Présentation démarche SimpA aux dpts_v1.3
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1. Phase 1 Identification des id es Phase 2 Phase 3 T M Analyse D cision ME esures 5 des mesures ter train 2 CS CD CE l i Phase 4 Phase 5 T Mesures i Analyse des mesures en suspens D cision Rapport Il 5 et des nouvelles mesures 2e train v l EMPL D N l p CD CE l L l l Phase 6 pee Projets en cours Mise en uvre des mesures projets cs final l I I l y lt Fin mai Fin juillet Fin nov gt lt Fin f v Fin mai gt 2010 2011 2012 D marche de simplification comit de pilotage Pr sentation de la d marche F vrier 2010 page 8 5b D roulement du 1er train de mesures QUAND Phase d identification Phase d analyse Phase de d cision Bo te id es opportunit Les CS acceptent D cision de modifient ou refusent principe les mesures des GT et mesures compl tent la BD avec CE leurs propres id es Rapp au GC sur progr EMPL D Mesures CE par les GT Aupr s des publics cibles et selon les m thodes d cid es ER Die PCE par chaque GT y cision sur modif Les CS compl tent les mesures CD et r glement pee fiches en remplissant validation Identification de les champs pertinents mesures CE pistes par les CS pour la prise de pour son service ou d cision d autres services Mesures CS selon les m thodes d cid es par chacun CMars Avril Mai Juin Juillet Ao t Sept oct Nov gt D marche de simplificat2. base et mise disposition d un manuel d utilisation fin mars gt La d marche communique r guli rement au travers des supports habituels de communication interne et externe D marche de simplification comit de pilotage Pr sentation de la d marche F vrier 2010 page 12 9 Leviers de simplification et pistes explorer COMMENT Interroger le cadre r glementaire Repenser les processus et les structures Am liorer l interaction aux usagers vaid suppression ou adaptation de lois de r glements et de standards qui n ont plus lieu d tre modification de leur condition d exercice d lais p riodicit informations requises p riodicit des contr les am lioration des proc dures et pratiques internes suppression des activit s sans valeur ajout e diminution des erreurs ma trise des d lais processus con us et optimis s au del des fronti res des services tra abilit des op rations diminuant le besoin de contr le a priori structures responsabilisantes accessibilit et disponibilit de l information guichet unique et ou virtuel accompagnement la mise en uvre de la r glementation hotline ou bureau d aide guides pour la formulation de requ tes D marche de simplification comit de pilotage Pr sentation de la d marche F vrier 2010 page 13 10 Exemples de mesures d j r alis es COMMENT ya d canton de Diminution du nombre d an
3. de Au travers des diff rentes mesures qui seront propos es la d marche poursuit les objectifs sp cifiques suivants gt Des r gles moins tatillonnes et des proc dures moins lourdes en particulier pour les entreprises afin de minimiser le fardeau administratif gt Des informations et des prestations aupr s des usagers plus faciles d acc s d livr es dans des d lais plus courts et moindre co ts gr ce notamment aux technologies de l information et de la communication TIC gt Des proc dures transversales facilitatrices de changements en vue d accro tre l efficience de l Administration tout en garantissant la coh rence interne gt Une image de ACV am lior e gr ce une efficacit et une efficience accrues de son fonctionnement et des relations simplifi es avec ses usagers gt Une contribution la baisse des co ts de fonctionnement de ACV Cette d marche rec le un potentiel important d conomies Cependant elle ne poursuit pas d objectif budg taire Les gains de productivit d coulant de mesures de simplification pourront soit couvrir l accroissement des besoins soit financer des projets du programme de l gislature ou encore tre vers s par les entit s qui les r alisent comme contribution la ma trise des charges impos e par la planification financi re D marche de simplification comit de pilotage Pr sentation de la d marche F vrier 2010 page 6 4 Organisation d
4. Simplification de l Administration D marche de simplification administrative de l Administration cantonale vaudoise Pr sentation de la d marche Version 1 3 24 3 2010 D marche de simplification comit de pilotage Pr sentation de la d marche F vrier 2010 page 1 Table des mati res ile 2 3 4 5 6 7 8 g Contexte et origine de la d marche Publics cibles et enjeux QUOI Objectifs Organisation de projet QUI D roulement de la d marche QUAND R gles de traitement des id es Responsabilit s des chefs de service et des GT Supports associ s COMMENT Leviers de simplification et pistes explorer 10 Exemples de mesures d j r alis es D marche de simplification comit de pilotage Pr sentation de la d marche F vrier 2010 page 2 1 Contexte et origine de la d marche QUOI La d marche de simplification r pond des attentes multiples gt gt elle fait cho au v u de l usager re notamment dans le monde des PME d avoir avec l ACV des relations directes rapides et sans formalit s excessives elle permet aux communes aux institutions aux organismes parapublics ou aux associations subventionn es d envisager une plus grande fluidit dans leurs relations partenariales au Canton elle r pond des attentes exprim es dans diverses interventions des d put e s elle exprime le souhait des chef fe s de service qu un certain nombre de contraintes int
5. alyses de laboratoire en fonction du risque de s curit alimentaire Mise en place d un portail internet pour les communes facilitant l acc s l ensemble des prestations de l Etat Mise en ligne de la jurisprudence du Tribunal cantonal Coordination des contr les v t rinaires et de denr es alimentaires pour exploitations agricoles suite la fusion du SVET et du LC Mise en place d une centrale CAMAC pour la gestion de la circulation des dossiers d autorisation de construire gt Acc l ration de la proc dure ordinaire de naturalisation et introduction d un droit de recours Mise en place d examens th oriques de conduite sans rendez vous Simplification de l indemnisation des d g ts du gibier par l introduction de forfaits et de franchises Commande et paiement en ligne des actes d tat civil Application VaudTax formulaire et aide en ligne r cup ration des donn es Prise de rendez vous par internet pour expertises de v hicules au SAN D centralisation des examens pour motocycles D l gation aux collaboratrices de la centrale t l phonique de l ACI du traitement des questions g n rales Services de l ACV gt Suppression des demandes d autorisation de d passements budg taires dans le cadre de la LFin Gestion des tablissements scolaires par enveloppe financi re selon une base forfaitaire ECU D mat rialisation des commandes CADEV d articles de bureau par la mise en ligne de for
6. de efficience et efficacit dans la production de leurs prestations sans oublier les proc dures transversales la fois garantes de la coh rence interne et facilitatrices de changements ainsi que les proc dures communes porteuses de potentiels d am lioration D marche de simplification comit de pilotage Pr sentation de la d marche F vrier 2010 page 4 3a Objectifs globaux QUOI La d marche poursuit les objectifs globaux suivants gt faciliter et all ger les proc dures administratives des particuliers des entreprises des communes et des autres partenaires institutions organismes parapublics associations subventionn es etc en vue d am liorer leurs relations avec l ACV gt faciliter et rationaliser le travail des collaborateurs de l ACV en vue de contribuer la ma trise des charges Les technologies de l information et de la communication contribuent cette d marche de rationalisation du fonctionnement de ACV Concr tement les mesures de simplification se traduisent par une diminution des co ts et ou du temps consacr s la prestation par l usager ou le collaborateur de ACV une meilleure accessibilit et lisibilit de l information utile un gain en termes de d lais et qualit dans la d livrance de la prestation D marche de simplification comit de pilotage Pr sentation de la d marche F vrier 2010 page 5 3b Objectifs sp cifiques QUOI va d canton
7. e projet QUI D l gation du Conseil d Etat Jean Claude Mermoud DEC pr s Pascal Broulis DFIRE Fran ois Marthaler DINF Comit de pilotage Daniel Christen DGEO pr s Vincent Grandjean CHANC Michel Rubattel SG DINF Pascal Chatagny SAN Fr d ric Rouyard DEC Dominique Hayoz UCA resp d marche L j L j L j L l L L 1 L L Rationalisation Entreprises et Particuliers et Processus communs l organigramme collectivit s publiques relations la population et ou transversaux ACV port e externe port e externe port e interne regroupements Ph Maillard A Jordan port e interne GT 4 Pas de A 3 restructuration i Cyberadministration et syst mes d information globale envisag e P Amaru court terme Las memes nas L UCA assure la conduite op rationnelle de la d marche Les SG sont charg s de la coordination au sein de leur d partement D marche de simplification comit de pilotage Pr sentation de la d marche F vrier 2010 page 7 5a D roulement alobal de la d marche QUAND La d marche est structur e en deux tapes afin de tenir compte du degr de maturit variable des id es ou pistes de simplification Elle s articule ainsi autour de e 1er train de mesures identifier pour fin mai et analyser pour fin juillet 2010 e 2e train de mesures identifier pour fin novembre et analyser pour fin f vrier 2011
8. ernes purement administratives soient all g es elle s inscrit dans le cadre de la strat gie anticyclique du Conseil d Etat qui annonce clairement une d marche de simplification administrative elle figure comme mesure dans le programme de l gislature visant notamment limiter la croissance des charges de l Etat cf mesure 19 D marche de simplification comit de pilotage Pr sentation de la d marche F vrier 2010 page 3 2 Publics cibles et enjeux QUOI La d marche de simplification s adresse aux trois publics cibles suivants gt Les entreprises pour qui l enjeu est conomique la lourdeur des proc dures administratives repr sentant selon le SECO un co t pour les entreprises d environ 2 du PIB pour la Suisse ce qui constitue un frein la croissance conomique ils s agit donc de minimiser la charge administrative co ts salariaux indemnit s ou pertes de productivit que provoquent les r gles et les proc dures tatiques gt Les usagers pour qui l enjeu est moins conomique que soci tal il s agit non seulement de faciliter et d all ger l acc s aux prestations mais galement de garantir l galit de traitement et de d velopper la confiance des citoyens dans leurs autorit s en vue d am liorer l image de l Etat sur laquelle se fonde en partie cette confiance gt Les services de l ACV pour qui l enjeu consiste optimiser les proc dures internes de l ACV en vue d une plus gran
9. in f vr Analyse 2 train 2011 Phase 5 e Idem phase 3 Fin mai D cision 2 train 2011 Phase 6 Mise en uvre des mesures en fonction des d cisions prises pr c demment Selon calendrier des Mise en oeuvre e Rapport succinct sur la mise en oeuvre et les r sultats dans le cadre des directives de De Re de ouciemen D marche de simplification comit de pilotage Pr sentation de la d marche F vrier 2010 page 11 8 Supports associ s COMMENT gt Un site internet www vd ch simpa ouvert au public fournit une information g n rale sur la d marche gt Une page internet www vd ch acteurs simpa destin e aux personnes directement concern es par la d marche collaborateurs de ACV et partenaires cibl s r unit la documentation les outils et les informations n cessaires la d marche gt Une bo te id es www vd ch id es simpa permet aux collaborateurs de ACV et certains repr sentants des usagers et partenaires d sign s par les GT de faire part de leurs id es en mati re de simplification administrative gt Un vade mecum de la d marche est adress aux chefs de service et mis disposition sur la page internet www vd ch acteurs_ simpa gt Une base de donn es Lotus permet au CS de compl ter les id es issues des GT par leurs propres pistes pour leur service de documenter les mesures l examen d opportunit et l analyse de faisabilit et de g rer le processus d cisionnel ouverture de la
10. ion comit de pilotage Pr sentation de la d marche F vrier 2010 page 9 6 R gles de traitement des id es COMMENT gt Les auteurs des id es cf bo te id es pour autant qu ils s identifient et en manifestent le souhait doivent pouvoir conna tre le sort r serv leurs propositions tra abilit gt Les mesures qui p nalisent un autre acteur viter de simplifier sur le dos des autres qui entra nent une augmentation p renne des co ts de fonctionnement pour l Administration ou dont le retour sur investissement est incertain sont susceptibles d tre rejet es analyse au cas par cas gt Les mesures en cours c est dire celles qui ont d j t initi es et qui ont d j obtenus les d cisions n cessaires peuvent tre vers es la d marche de simplification afin d en valoriser les effets gt Les mesures propos es par un service mais qui concernent un autre service sont sugg r es directement au service concern ou via les GT pour celles qui concernent plusieurs services seules les mesures concernant leur propre service peuvent tre saisies directement dans la base de donn es par les CS gt Toutes les id es ou pistes de simplification sont soumises un service porteur qui prend position examen d opportunit gt Dans la phase d analyse de faisabilit pour les mesures concernant plusieurs services le service porteur g re la consultation des autres services concern s gt Tou
11. mulaires Am lioration de la mise jour des sites Internet par la gestion autonome des contenus par les services R organisation de la DSI et mise disposition d un r pondant unique par domaines m tiers de l Etat Fusion des commissions de manifestations et mise en place d un bureau des manifestations interlocuteur unique en charge de toutes les demandes d autorisation coord POLCANT D marche de simplification comit de pilotage Pr sentation de la d marche F vrier 2010 page 14
12. t rejet d une id e quelle que soit l instance qui y proc de doit tre accompagn d une justification D marche de simplification comit de pilotage Pr sentation de la d marche F vrier 2010 page 10 7 Responsabilit s des chefs de service et des GT Phases Responsabilit s tertrain 2e train Phase 1 Collecte des id es aupr s des partenaires externes selon les m thodes d finies par chaque Identification GT par les GT e D signation d un service porteur pour les mesures concernant plusieurs services Fin mai Fin nov Identification e Inventaire des projets en cours ou en gestation pouvant tre vers s la d marche 2010 2010 par les CS e Collecte d id es aupr s des cadres et des collaborateurs du service Transmission aux GT des id es impliquant d autres services Phase 2 Examen de l opportunit des mesures attribu es par les GT et saisies dans la base de Analyse 1 train donn es des propositions de mesures pour son propre service Analyse de la faisabilit des mesures valid es par CD et documentation au travers de la base de donn es Fin juillet 2010 Consultation des services concern s pour les mesures touchant plusieurs services Phase 3 _ Informations compl mentaires la demande des diff rentes instances intervenant dans le Ein oct D cision 1 train processus d cisionnel notamment r daction des textes pour l EMPL EMPD ou des PCE 2010 n cessaires Phase 4 Idem phase 2 F
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