SOF SURVEILLANCE DES ORGANISMES DE FORMATION
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1. Les dates d finitives de l audit doivent tre fix es au plus tard T 2 mois et communiqu es l ORG Les p riodes d audit sont pr vues dans le plan de surveillance de chaque OF Tout changement significatif de date doit tre signal l ORG par le RA 3 2 2 3 La fiche de r f rence Le RA labore la fiche de r f rence de l audit conform ment aux mod les contenus en annexe la pr sente proc dure La fiche de r f rence contient e le champ d application de l audit e le r f rentiel audit e e plan d audit qui organise l audit sur site horaires amp fonctions audit es Le RA envoie cette fiche de r f rence au responsable formation de l organisme audit au plus tard T 2 mois Le RA transmet la fiche de r f rence aux auditeurs 3 2 2 4 La revue documentaire Le RA se procure entre T 2 mois et T 2 semaines les documents suivants n cessaires la revue documentaire le dossier d homologation les plans de formation la demande et le rapport d agr ment linguistique tableau RBO PNA tout constat ayant un impact sur la formation r alis pr c demment l analyse du p le SMN des changements de l entit audit e en mati re de navigation a rienne analyse du p le CNA d v nement significatif en mati re de s curit de l entit audit e tout autre document pertinent vis vis des th mes audit s Le2. Les modifications mineures ne feront pas l objet d une transmission formelle 3 AUDITER 3 1 Etapes principales Dans toute la proc dure qui suit e T repr sente le jour de la r union d ouverture de l audit e T repr sente le jour de la r union de cl ture de l audit Etapes principales d un audit Qui Au plus tard Prise de contact avec l OF et ou le CF audit RA T 4 mois Dates d audit fix es RA T 2 mois 1 Dans la suite il sera indiqu l entit audit e MANUEL DU CONTROLE TECHNIQUE DE LA NAVIGATION AERIENNE Page 9 sur 24 SOF Approuv le SURVEILLANCE DES ORGANISMES DE FORMATION 09 12 2013 Documents obtenir dans le cadre des th mes d audit identifi s o th mes g n raux et particuliers ventuels o rapports d audit des audits pr c dents ayant eu lieu sur le m me site o dossier d homologation RA T 2 mois o dossier m thodes d valuation linguistiques o plans de formation PFU et PCU o derniers changements NA o autres informations relatives au site audit tableau RBO PNA Envoi de la fiche de r f rence l organisme audit RA T 2 mois TO de T 2 mois T 2 Coordination avec les p les SMN et CNA RA Semaines Effectuer la revue documentaire PAI DE T A mosa Te auditeurs semaine R union de pr paration coordination de l quipe d audit k CAT avant l audit sur site organisation strat gie d audit et D N m A consolidation de
3. Un d lai de 30 jours minimum de traitement est requis entre la date de demande et la date de d livrance ventuelle du nouveau certificat Dans le cadre d une prorogation si aucune demande n est parvenue la DSAC le lendemain de la fin de validit du certificat VOF sera averti qu aucune formation ne pourra tre reconnue Dans ce cas un engagement dat de mise jour du dossier d homologation est requis afin de valider les formations dispens es A la r ception du dossier d homologation mis jour la DSAC applique un d lai de 30 jours afin de r aliser la revue documentaire Si cette mise jour apr s analyse de la DSAC satisfait aux exigences r glementaires un certificat sera d livr Par ailleurs la DSAC se r serve le droit de planifier un audit sur site compl mentaire afin de v rifier la mise en uvre des modifications du document Afin de permettre la DSAC d organiser son travail de revue documentaire la demande d homologation DEMHOM se fera via la communaut Bravo Victor du p le PNA sous la forme du tableau ci dessous MANUEL DU CONTROLE TECHNIQUE DE LA NAVIGATION AERIENNE SOF Page 6 sur 24 Approuv le SURVEILLANCE DES ORGANISMES DE FORMATION 09 12 2013 DEMHOM Demande d Homologation 1 1 2 Revue documentaire du dossier par la DSAC Apr s r ception du dossier d homologation le p le PNA de la DSAC envoie un accus de r ception via la communaut BV l OF pr cisant la date d
4. 22 11 2013 d finissant la formation et l agr ment des examinateurs de comp tences et la r alisation des examens pratiques sur la position Note d information technique DSAC du 22 11 2013 d finissant la formation et la fonction d instructeur sur la position Instruction DSAC du 02 juin 2009 fixant les conditions relatives l agr ment des proc dures d valuation linguistique Dans la pr sente proc dure on entend par Organisme de formation OF organisme de formation dont la surveillance est exerc e pour la formation des contr leurs de la circulation a rienne par l chelon central de la DSAC Centre de formation CF centre de formation d livrant la formation aux contr leurs a riens d pendant d un OF MANUEL DU CONTROLE TECHNIQUE DE LA NAVIGATION AERIENNE SOF Page 2 sur 24 Approuv le SURVEILLANCE DES ORGANISMES DE FORMATION 09 12 2013 Organisateur de l audit ORG Chef de P le PNA ou son adjoint Client de l audit le directeur ANA Responsable d Audit RA d sign par le client de l audit via l organisateur de l audit il est responsable du bon d roulement d un audit donn depuis sa pr paration jusqu la cl ture des carts Responsable de Suivi d Audit RSA assure les interactions avec l OF dans le cadre du suivi des carts Responsable s curit responsable SMI pour la DSNA et les organismes BACE ALAVIA CFCCA A
5. ch ance de l analyse du document et organise son travail pour l homologation du document re u Le p le PNA de la DSAC effectue une revue documentaire et demande si n cessaire des l ments compl mentaires l organisme de formation 1 1 3 D livrance du certificat Si la revue documentaire confirme la conformit de l OF aux exigences applicables la DSAC r dige un rapport de certification et d livre POF un certificat d homologation selon le mod le associ la pr sente proc dure pr sent en annexe La dur e du certificat est a priori de trois ans mais peut tre modul e en fonction de l indicateur de maturit mesur sur la base du tableau RBO_PNA Lors de la d livrance du certificat le p le PNA de la DSAC envoie par courrier postal l organisme de formation le certificat d homologation accompagn d un rapport En termes de gestion documentaire les dossiers d homologation sont num rot s ABCD Doc Hom Part _B ABCD tant le nom de l organisme de formation ou le code OACI de l unit L int gralit du processus de gestion via la communaut Bravo Victor du p le PNA est d crite dans la PRO 204 GECOM MANUEL DU CONTROLE TECHNIQUE DE LA NAVIGATION AERIENNE SOF Page 7 sur 24 Approuv le SURVEILLANCE DES ORGANISMES DE FORMATION 09 12 2013 1 2 Amendements du dossier d homologation 1 2 1 Demande d amendement par OF Des modifications peuvent intervenir sur le dossier d homologation en
6. et conclusions de l audit et les r diger 3 2 3 4 La r union de cl ture L quipe d audit sous le contr le et l organisation du RA pr sente les constats et conclusions de l audit au cours d une r union de cl ture qui rassemble l quipe d audit les observateurs ventuels les responsables de l organisme audit les personnels audit s le niveau de participation est laiss la discr tion de l organisme audit Afin de garantir pr cision et exhaustivit chaque constat est pr sent conform ment ce que l quipe d audit a r dig pendant l audit et contient au minimum e le lieu de la constatation e l exigence li e au constat MANUEL DU CONTROLE TECHNIQUE DE LA NAVIGATION AERIENNE Page 14 sur 24 SOF Approuv le SURVEILLANCE DES ORGANISMES DE FORMATION 09 12 2013 e le libell du constat Le RA informe l organisme audit que le fond des constats tablis ne pourra pas tre modifi dans le rapport final N anmoins en cas d cart majeur le RA doit le porter l attention de OF pour que des actions soient rapidement engag es suite l audit L opportunit de pr senter oralement une premi re proposition de classification des constats en carts majeur significatif mineur ou observations lors de la r union de cl ture est laiss e l appr ciation du RA en fonction du contexte Si le RA d cide de pr senter oralement la classification des constatations il pr cise de fa o
7. la revue documentaire RA aT Audit sur site auditeurs DeT T Remise du QRI l organisme audit RA Lors de anne du rapport d audit Envoi du rapport l organisme audit RA T 30 jours 3 2 Proc dure Les prescriptions de la pr sente proc dure seront amend es par des recommandations issues du retour d exp rience et des bonnes pratiques 3 2 1 R les et responsabilit s L auditeur participe la pr paration de l audit s assure que les entretiens qu il m ne restent dans le cadre pr d fini de l audit documente ses r sultats et les coordonne avec le RA contribue l tablissement du rapport d audit labor parle RA et sa note compl mentaire e meten uvre les orientations fix es par le RA Le responsable d audit RA MANUEL DU CONTROLE TECHNIQUE DE LA NAVIGATION AERIENNE Page 10 sur 24 SOF Approuv le SURVEILLANCE DES ORGANISMES DE FORMATION 09 12 2013 est auditeur coordonne l quipe d audit pilote la pr paration de l audit est responsable du bon d roulement de l audit assure l interface avec l organisme audlit assure le cas ch ant l interface avec d autres entit s de la DSAC m ne les r unions d ouverture et de cl ture sur site tablit et signe le rapport d audit tablit la note compl mentaire L organisateur de l audit ORG e transmet les th mes de l audit au RA e signe le courrier accompagnant le rapport d audit 3 2 2 Pr
8. paration des audits Le RA se r f re la liste de contr le RA associ e la pr sente proc dure 3 2 2 1 Les th mes de l audit Pour les centres de formation de la DSNA de la BACE ALAVIA CFCCA AT et DGA EV le RA obtient de ORG du p le PNA les th mes d audit sur la base du tableau RBO PNA d identification des risques dans lequel sont report s tout au long de l ann e les l ments li s la surveillance de la licence et de la formation des ATCO Ces th mes sont d termin s chaque ann e n 1 lors de la r union strat gique dans le cadre de la pr paration du programme d audit Si le p le PNA le juge n cessaire des th mes particuliers peuvent tre fix s par ailleurs au cours de l ann e n 3 2 2 2 Le premier contact avec l organisme audit Le RA prend contact avec l entit audit e par t l phone ou par mail aupr s du responsable formation T 4 mois avant l audit Lors de cet change le RA e v rifie que l entit est au courant qu elle va tre audit e Si ce n est pas le cas il en informe ORG Dans le cas des prestataires militaires le contact a lieu avec l autorit hi rarchique la DIRCAM tant en copie des changes MANUEL DU CONTROLE TECHNIQUE DE LA NAVIGATION AERIENNE Page 11 sur 24 SOF Approuv le SURVEILLANCE DES ORGANISMES DE FORMATION 09 12 2013 e d finit la p riode de l audit en tenant compte de la disponibilit de l ensemble des auditeurs
9. 5 1 3 D livrance de l AGr MenEs 2 nm nn on sente 20 5 2 Amendements de PFI PFU PCU et PEL iii eeeeensseeeennnns 21 5 2 1 Demande d amendement par l OF CF 21 5 2 2 robation de l amendement par la DSAC ssnsssessssenenernnenessseenrrnrersserrrrrrn n 21 6 SUIVI DER CHANGENENTSNAS inde nuent tien rune mation 22 6 1 Cadre D rAl2 2 2 ane 22 6 2 Donn es MON nn aan ane ee nine 22 6 3 CA E EE EE E A E 22 6 3 1 Base de CONM SS sanitaire m me 22 6 3 2 Mode d analyse documentaire 22 6 3 3 Autres modes d analyse 2 esse ee irnn tresse dames tee nent 23 7 SURVEILLANGE CONTINUE nina einnsenauenemmenaun 23 7 1 AG LL LS Le Se ee 23 7 2 Plans de surveillance LE 2 a de nnee 23 7 3 Modalit s de surveillance Continue sssssesersreeeseretrrrrrresstrrnrrnnnrrsertnrnrrnnn esent 23 7 3 1 R union de p le PNA SES deu 23 7 3 2 R unions de coordination sseseeessseseeerrrersstrrrrrrntttstrrnrrnntntstrrnnnnnnnnnseeennne 24 MANUEL DU CONTROLE TECHNIQUE DE LA NAVIGATION AERIENNE SOF Page 4 sur 24 Approuv le SURVEILLANCE DES ORGANISMES DE FORMATION 09 12 2013 Historique des modifications N de Date Modifi par Pages sections Description des version r vision modifi es modifications F SEGURA V1 01 10 2013 J OPPENL NDER Toutes Cr ation du document E LATUILLE Approbation AUTORITE NOM ET SIGNATURE DATE V rification gt Chef du p le des gt Marc ALVARE
10. ANUEL DU CONTROLE TECHNIQUE DE LA NAVIGATION AERIENNE Page 18 sur 24 SOF Approuv le SURVEILLANCE DES ORGANISMES DE FORMATION 09 12 2013 HRA a Libell du constat Action Corrective R ponse Action Corrective Ces tableaux sont post s dans la discussion associ e au suivi de l audit formation dans l espace priv concern De plus ceux ci sont envoy s par voie postale avec une lettre d accompagnement permettant la formalisation de la r ponse au PAC propos La date figurant dans le courrier envoy par voie postale est reprise dans le suivi de l audit sous SIGNAL section Date r elle de r ponse au PAC Les l ments du REPAC sont repris dans l outil SIGNAL sous la forme d un m mo attach chaque action corrective Le suivi des carts r ponse et ou relance est effectu dans la communaut P le PNA au travers d une discussion d di e dans l espace priv de OF concern L OF a possibilit de charger les preuves demand es par le RSA afin de clore un cart Ces pi ces seront charg es dans un dossier d di Audit de l espace priv de l OF Lorsque le RSA l estime il cl t l cart en le stipulant dans le fil de messages de l cart concern et renseigne SIGNAL pr cisant notamment si l cart est clos dans les d lais ou non Enfin dans un dernier temps lorsque l ensemble des carts sont clos le RSA poste le tableau ci dessous dans lesquels figure dans la section Statut la
11. E 7 1 Contexte La surveillance continue est l ensemble des actions conduites par l autorit de surveillance pour s assurer que les OF restent conformes aux r f rentiels applicables et mettent en uvre les mesures n cessaires pour corriger les carts constat s La surveillance est pilot e au cours des r unions suivantes r union de p le PNA r union strat gique PNA r union de coordination avec la DIRCAM r union de coordination avec les OF 7 2 Plans de surveillance Le plan de surveillance annuel comprend a minima un bilan de la surveillance de l ann e pr c dente le programme d audit annuel les points de rencontre formels pr vus avec les entit s concern es Le plan de surveillance fixe le cas ch ant les th mes devant au cours de l ann e faire l objet d un suivi particulier ou d un change avec les OF 7 3 Modalit s de surveillance continue 7 3 1 R union de p le PNA Celle ci est r alis e dans la mesure du possible hebdomadairement et a pour but d assurer Un suivi de la gestion des licences de contr leur de la circulation a rienne Une collecte des l ments sur la gestion de la licence relatif la surveillance et int gr s dans le tableau RBO PNA MANUEL DU CONTROLE TECHNIQUE DE LA NAVIGATION AERIENNE Page 24 sur 24 SOF Approuv le SURVEILLANCE DES ORGANISMES DE FORMATION 09 12 2013 Une surveillance des organismes de formation compte rendu de divers
12. MANUEL DU CONTROLE TECHNIQUE DE LA NAVIGATION AERIENNE SOF Page 1 sur 24 Approuv le SURVEILLANCE DES ORGANISMES DE FORMATION 09 12 2013 P_115_SOF SURVEILLANCE DES ORGANISMES DE FORMATION DES CONTR LEURS DE LA CIRCULATION AERIENNE OBJET Cette proc dure a pour but de d crire la surveillance des organismes de formation des contr leurs de la circulation a rienne CHAMP D APPLICATION Cette proc dure est applicable pour la surveillance de l ensemble des organismes de formations des contr leurs de la circulation a rienne pour lesquels la DSAC est l autorit comp tente DESTINATAIRES POUR ATTRIBUTION ET POUR INFORMATION L application de cette proc dure est de la responsabilit de tout agent intervenant au nom de la DSAC dans la surveillance des organismes de formation notamment le p le PNA de la DSAC REFERENCES ET DEFINITIONS R glement UE n 805 2011 de la Commission du 10 aout 2011 tablissant les modalit s relatives aux licences et certains certificats de contr leurs de la circulation a rienne en vertu du r glement CE n 216 2008 R glement UE n216 2008 modifi par le r glement CE n4108 2009 concernant des r gles communes dans le domaine de l aviation civile et instituant une Agence europ enne de la s curit a rienne Instruction DSAC du 06 juin 2008 fixant les exigences relatives l agr ment des examinateurs Note d information technique DSAC du
13. RA coordonne avec les entit s suivantes e p le CNA pour le domaine v nement de s curit li la formation des contr leurs Extrait de la base INCA et ECCAIRS MANUEL DU CONTROLE TECHNIQUE DE LA NAVIGATION AERIENNE Page 12 sur 24 SOF Approuv le SURVEILLANCE DES ORGANISMES DE FORMATION 09 12 2013 e p le SMN pour conna tre les changements notifi s les changements accept s et les conditions associ es le cas ch ant les changements en cours de suivi les ventuelles d rogations Le RA envoie ces documents l quipe d audit qui proc de la revue documentaire conform ment l organisation mise en place par le RA Le RA organise une r union de pr paration avec tous les auditeurs entre T 2 mois et T 1 semaine dans le but de consolider la revue documentaire Cette revue documentaire d termine e es incoh rences au sein du dossier d homologation des plans de formation PFU et PCU et de la demande d agr ment pour les valuations linguistiques par exemple principes nationaux non repris ou repris diff remment localement e les carts du contenu du dossier d homologation des plans de formation PFU et PCU et de la demande d agr ment pour les valuations linguistiques au r f rentiel r glementaire e les questions suppl mentaires poser pendant les entretiens en lien avec les l ments de surveillance report s dans le tableau RBO PNA identification des risque
14. T et DGA EV responsable qualit et s curit de l ENAC responsable cellule qualit du CICDA Responsable formation chef de la subdivision Instruction ou chef ou son adjoint Circulation A rienne pour les organismes de la DSNA responsable de la formation pour les organismes BACE ALAVIA CFCCA AT et DGA EV PFI Plan de Formation Initiale PFU Plan de Formation en Unit PCU Programme de Comp tences en Unit PEL Proc dure d Evaluation Linguistique QRI questionnaire de retour d information DOCUMENTS ASSOCIES Liste de contr le RSA Mod le de certificat homologation Mod le de fiche de r f rence Mod le de pr sentation de r union de clot re QRI Mod le de rapport d audit Mod le de note compl mentaire DESCRIPTION DE LA PROCEDURE 1 HOMOLOGUER 2 PLANIFIER 3 AUDITER 4 SUIVI D AUDIT 5 AGREER 6 SUIVI DES CHANGEMENTS NA 7 SURVEILLANCE CONTINUE MANUEL DU CONTROLE TECHNIQUE DE LA NAVIGATION AERIENNE SOF Page 3 sur 24 Approuv le SURVEILLANCE DES ORGANISMES DE FORMATION A 09 12 2013 SOMMAIRE T HOMOLOGUER SR donne aan een ne 5 1 1 Homologation initiale ou prorogation du certificat d homologation 5 1 1 1 Demande d homologation initiale ou de prorogation du certificat de POF 5 1 1 2 Revue documentaire du dossier par la DSAC nnnnnnnseesseesnnerrreerseeennrrnersserrrnne 6 1 1 3 D livr
15. Z aptitudes des personnels de la ORIGINAL SIGNE 09 12 2013 navigation a rienne ou son repr sentant V rification gt Chef du p le gt Pierre OUTREY certification des prestataires de services de la ORIGINAL SIGNE 16 12 2013 Navigation a rienne ou son repr sentant Approbation gt Directeur a roports et gt Alain PRINTEMPS navigation a rienne ou son repr sentant ORIGINAL SIGNE 19 12 2013 MANUEL DU CONTROLE TECHNIQUE DE LA NAVIGATION AERIENNE SOF Page 5 sur 24 Approuv le SURVEILLANCE DES ORGANISMES DE FORMATION 09 12 2013 1 HOMOLOGUER 1 1 Homologation initiale ou prorogation du certificat d homologation 1 1 1 Demande d homologation initiale ou de prorogation du certificat de l OF Une demande d homologation initiale est requise pour un organisme de formation nouvellement cr qui souhaite fournir une formation au profit des contr leurs de la circulation a rienne La prorogation du certificat d homologation est requise la fin de la date de validit d un certificat pr c demment d livr La demande d homologation initiale ou de prorogation est faite travers un questionnaire dossier d homologation dans lequel POF d crit ses moyens de conformit aux exigences du chapitre IV du r glement 805 2011 Une demande d homologation initiale ou de prorogation du certificat DEMHOM est d pos e dans l espace d di de la communaut Bravo Victor du p le PNA
16. ance du certificat sssini raiione naa aka EA ENEE 6 1 2 Amendements du dossier d homologation 7 1 2 1 Demande d amendement par POF ss 7 1 2 2 robation de l amendement par la DSAC sonnnseeessseenereneeeseererrrnrnrsserrrrrrre 7 2 PLANIF FER EE TEA E A E A A en AE E A 7 2 1 R union Strat gique semer ie seems Re 7 2 2 Planification esre or aa a EE E EAE A S 8 2 3 SIGNAL sor ar E E E E 8 3 AUDE R ae E E EEE EEEE A E EE E E A E 8 3 1 Etapes DriNiGIDAleS nee ennemi eue 8 3 2 PTOC CUP S SSSR SE ia n eiae aa aa aea iiaa raa adta r adi 9 3 2 1 R les et responsabilit s esesssnnneeeesseessennetrrrttsserttttrnntrrtnernnnnesrernntnnn nenen ennet 9 3 2 2 Pr paration des audits 2 dde 10 32 37 Laudit SUSIE a 2 Eiaa 12 3 2 4 Remise du ORIE Sn iii 14 3 2 5 Elaboration du rapport audit nnsseeeseeeeeeeeeseeenntrrntensertrnrrrntntstrtrnnrnnnensernnne 14 3 2 6 Traitement d un cart majeur sienne nniti een retire tite e 15 3 2 7 Elaboration de la note compl mentaire sessseeenenneeeeseeennrrrnrreserrrnnrrnnreserrrnne 15 3 2 8 Envoi du rapport A a 16 3 2 9 SON de l archivage des preuves d audit 16 SA SE Le ER EEE 16 4 SUIVI D AUDIT FORMATIONS ennuis A EEEE EENE 16 SC CS ER Re NES Eee RE AR Re 19 5 1 Agr ment initial ou renouvellement d agr ment de PFI PFU PCU et PEL 19 5 1 1 Demande d agr ment initial ou de renouvellement d agr ment par l OF CF 19 5 1 2 Revue documentaire du dossier 20
17. arre imm diatement apr s l envoi du rapport d audit OF concern par l audit formation MANUEL DU CONTROLE TECHNIQUE DE LA NAVIGATION AERIENNE Page 17 sur 24 SOF Approuv le SURVEILLANCE DES ORGANISMES DE FORMATION 09 12 2013 Le RA est responsable du suivi de l audit RSA et en assure les interactions avec l OF Ces interactions sont organis es autour de la communaut P le PNA Dans un premier temps OF poste dans son espace priv les tableaux ci dessous et les transmet par voie postale SAF Suivi d Audit Formation Organisme de Formation Centre de Formation Unit Date de l audit Libell du constat 1 Action Corrective E La date figurant dans le courrier arriv par voie postale est reprise dans le suivi de l audit sous SIGNAL section date r elle de r ception du PAC Les l ments du PAC sont repris dans les sections ad hoc de l outil SIGNAL Dans un second temps le PAC re u est analys par le pool d auditeurs du p le PNA dans le cadre d une r union appel e REPAC Cette r union consiste analyser et r pondre au PAC propos par l OF Le REPAC est formalis au travers des tableaux ci dessous SAF Suivi d Audit Formation Organisme de Formation o Centre de Formation Unit o Dadia Date de signature Responsable du suivi d audit Original i sign Dans le cas des prestataires militaires une coordination est effectu e avec la DIRCAM M
18. cas de modifications administratives et organisationnelles de l OF de modifications par OF dans la strat gie de formation vis vis des exigences r glementaires op rationnelles et techniques __ d volutions op rationnelles et techniques n cessitant des actions de formation L OF avertit le p le PNA en utilisant le formulaire DEMHOM 1 2 2 Approbation de l amendement par la DSAC Apr s r ception de l amendement le p le PNA de la DSAC envoie un accus de r ception via la communaut BV Cet accus de r ception pr cise si l amendement re u est retenu par l autorit comp tente pour une analyse suivie d une approbation ou si l accus de r ception fait office d approbation sans analyse particuli re Cependant une revue documentaire d un amendement qui n aura pas fait l objet d une analyse particuli re pourra intervenir a posteriori si cela s av re n cessaire Si l amendement fait l objet d une analyse avant approbation le p le PNA en effectue une revue documentaire et demande si n cessaire des l ments compl mentaires l OF Suite son analyse l autorit comp tente communique l OF l approbation de l amendement au dossier d homologation au travers de la communaut Bravo Victor du p le PNA 2 PLANIFER 2 1 R union Strat gique Le p le PNA organise au moins une fois par an une r union strat gique r unissant tous les personnels techniques du p le Cette r union planifi e du
19. es r unions changements NA PFU PFI PCU PEL A l issue de la r union sur la base du compte rendu le charg de programme Homologation doit renseigner le tableau RBO PNA avec les diff rentes actions de surveillance identifi es 7 3 2 R unions de coordination Lorsque la DSAC identifie un besoin d information ou de coordination le p le PNA a la possibilit de participer aux r unions suivantes R union des subdivisions instruction R union annuelle de coordination des modalit s de surveillance avec DSA SDSA R union mensuelle avec le p le SMN dans le cadre du suivi des changements impactant la navigation a rienne _ R union semestrielle de suivi de conformit continue de la DSNA en coordination avec le p le CNA _ R union semestrielle avec MEAS en coordination avec CNA dans le cadre des actions de promotion de la s curit d cid es dans le cadre du PSE ou en r ponse aux diverses recommandations La DSAC a galement la possibilit d organiser les r unions suivantes R union de coordination avec SDRH R union de coordination avec les Etats majors et la DIRCAM R union de coordination avec l ENAC R union de coordination avec le CICDA
20. jet d une analyse particuli re pourra intervenir a posteriori si cela s av re n cessaire Si l amendement fait l objet d une analyse avant approbation le p le PNA en effectue une revue documentaire et demande si n cessaire des l ments compl mentaires l OF Suite son analyse le p le PNA communique l OF CF l approbation de l amendement au PFI au PFU au PCU ou la PEL au travers de la communaut Bravo Victor du p le PNA MANUEL DU CONTROLE TECHNIQUE DE LA NAVIGATION AERIENNE Page 22 sur 24 SOF Approuv le SURVEILLANCE DES ORGANISMES DE FORMATION 09 12 2013 6 SUIVI DES CHANGEMENTS NA 6 1 Cadre g n ral Les CF notifient leurs changements impactant la formation des contr leurs a riens conform ment aux dispositions d crites dans le PCU de chaque unit agr par la DSAC Cette partie pr cise les moyens par lesquels ces changements sont analys s et suivis par la DSAC 6 2 Donn es d entr e Un changement est connu par la DSAC par les moyens suivants notification de changement d un centre pr sentation p riodique des organismes de formation analyse PNA SMN des tudes de s curit analyse PNW SMN CNA des typologies d v nements s curit 6 3 Outils 6 3 1 Base de donn es Le p le SMN dispose d un extrait SPIRIT envoy mensuellement par DSNA MSQS Autant que de besoin des changes auront lieu avec le p le PNA afin d ventuellement s lectionner et suivre des cha
21. mande d agr ment sera refus e 5 1 2 Revue documentaire du dossier Apr s r ception du PFI du PFU du PCU ou d une PEL le p le PNA envoie un accus de r ception au centre de formation et organise son travail pour l agr ment du document re u Le p le PNA effectue une revue documentaire du document soumis son agr ment et demande si n cessaire des l ments compl mentaires l organisme de formation La revue documentaire sera effectu e au travers d une discussion sur la communaut Bravo Victor du p le PNA 5 1 3 D livrance de l agr ment Lors de la d livrance de l agr ment du PFI du PFU du PCU ou une PEL la DSAC envoie par courrier postal l organisme de formation le certificat pour l agr ment En termes de gestion documentaire les agr ments de PFU sont num rot s ABCD 1U ABCD tant le code OACI de l unit A partir de ABCD 2U il s agit de PFU personnalis s La num rotation des agr ments des PCU s effectue de la m me mani re ABCD 1C A partir de ABCD 2C il s agit de PCU sp cifiques Les agr ments de PFI sont num rot s ORG MODULE X I ORG tant le nom de l organisme de formation initiale MODULE le nom du module BASIC ADI X le num ro de la formation 1 pour la formation standard et partir de 2 des formations sp cifiques Les agr ments de PEL sont num rot s ORG LNG NIVIX ORG est le nom de l organisme ou du centre de formation LNG la langue ANG ou FRA X le
22. mention Clos CLOPAC CLOPAC Cl ture du Plan d Actions Correctives Responsable du REPAC Original sign Organisme de Formation Centre de Formation Unit Date de l audit CLOS Statut des Ecarts CLOS Responsable du suivi d audit Original sign Ce tableau est galement envoy par voie postale accompagn d une lettre formalisant ainsi l OF la fin du processus de suivi des actions La discussion est alors export e pour archive vers un dossier pr vu cet effet dans l espace priv de l OF et sera supprim e du fil de discussions MANUEL DU CONTROLE TECHNIQUE DE LA NAVIGATION AERIENNE Page 19 sur 24 SOF Approuv le SURVEILLANCE DES ORGANISMES DE FORMATION 09 12 2013 5 AGREER 5 1 Agr ment initial ou renouvellement d agr ment de PFI PFU PCU et PEL 5 1 1 Demande d agr ment initial ou de renouvellement d agr ment par l OF CF Une demande d agr ment initial est requise pour un organisme de formation nouvellement homologu et qui souhaite faire agr er un PFI PFU PCU ou une PEL Le renouvellement d agr ment est requis la fin de la date de validit de l agr ment pr c demment d livr pour un PFI un PFU un PCU ou une PEL Une demande d agr ment initial ou de renouvellement de l agr ment de PFI de PFU de PCU ou une PEL est d pos e sur l espace d di de la communaut Bravo Victor du p le PNA Un d lai de 30 jours minimum de traitement est requis ent
23. mpagn d une lettre sign e par ORG qui pr cise les conclusions de l audit et s il y a lieu le nombre d carts Une r ponse aux ventuels carts constat s est attendue dans un d lai de 2 mois Cette lettre constitue la demande de plan d actions correctives PAC Adressage du courrier d envoi du rapport d audit Prestataire Destinataires DSNA SDRH copie papier MSQS CNA et au centre audit D FENSE l Etat Major concern par l audit copie papier DIRCAM l organisme audit et CNA Note Le rapport ne peut plus tre modifi apr s son envoi au prestataire 3 2 9 Gestion de l archivage des preuves d audit Les constats d audit sont bas s sur des preuves factuelles A ce titre les documents recueillis doivent tre conserv s et archiv s A l issue de la r union d harmonisation les preuves d audit sont class es dans un dossier propre l audit qui est lui m me archiv dans une boite archive d di e l entit concern e par l audit 3 2 10 SIGNAL La base de donn es SIGNAL une fois renseign e permet de calculer automatiquement certains indicateurs de performances Pour cela la fin de chaque audit tous les participants doivent entrer leur activit dans la base de donn es 4 SUIVI D AUDIT FORMATION Le suivi d audit formation SAF consiste assurer le suivi des actions correctives dans le cadre d un plan d actions correctives PAC Le SAF d m
24. n explicite que cette classification n est pas d finitive Le mod le de pr sentation de r union de cl ture sous format powerpoint pourra tre utilis pour pr senter les conclusions de l audit Au cours de la r union de cl ture les auditeurs r pondent aux demandes d claircissement de l organisme A moins qu un audit n apporte un l ment de preuve factuel suppl mentaire les conclusions de l audit ne peuvent pas tre remises en question 3 2 4 Remise du QRI Le RA transmet un questionnaire de retour d informations QRI destination du responsable formation de l entit audit e qui doit tre renvoy au p le PNA Le mod le de ce questionnaire est un document associ cette proc dure Le RA d termine le moment le plus appropri pour remettre le QRI Les r ponses re ues sont analys es et peuvent donner lieu des actions dans le cadre de la d marche d am lioration continue de l activit d audit navigation a rienne 3 2 5 Elaboration du rapport d audit Le rapport d audit est r dig l issue de la r union d harmonisation qui a lieu apr s l audit au p le PNA par le RA De mani re g n rale il convient de r diger le rapport rapidement apr s l audit Si le d lai indiqu ne peut tre tenu il convient d en avertir l ORG Dans tous les cas les d lais d finis au 3 2 8 doivent tre respect s Le module d di au domaine Navigation A rienne de SIGNAL permet au RA de pr r dige
25. ngagement qualit au travers du Questionnaire de Retour d Information 3 2 3 2 Les entretiens Chaque auditeur s assure au cours des entretiens e de respecter les horaires tablis dans le plan d audit e de respecter les techniques usuelles d entretien d audit questions ouvertes e de maintenir un climat de confiance avec la personne audlit e e de r cup rer les preuves d audit documents observations en temps r el etc La pr sence d observateurs externes l quipe d audit durant les entretiens est soumise la discr tion du RA Il doit tre explicitement annonc l observateur qu en participant l entretien celui ci s engage ne pas intervenir ni interf rer de quelque fa on que ce soit avec son bon d roulement et que l quipe d audit se r serve la possibilit de lui faire quitter l entretien si n cessaire La confirmation de la pr sence d observateurs pendant les entretiens doit tre abord e clairement en r union d ouverture 3 2 3 3 Les r unions d auditeurs pendant l audit L quipe d audit fait r guli rement un point sur l avancement des entretiens afin de s changer des informations permettant d valuer l avancement du travail et d orienter les entretiens suivants Ces r unions permettent galement de commencer r diger les constats qui seront pr sent s en r union de cl ture Avant la r union de cl ture les membres de l quipe d audit doivent s accorder sur les constats
26. ngements 6 3 2 Mode d analyse documentaire Le p le PNA et le p le SMN se r unissent sur une base mensuelle si possible afin d analyser les donn es d entr e et de d finir les besoins d action propres chaque dossier L analyse portera sur l analyse des dossiers nouveaux le suivi des dossiers en cours la prise en compte de toutes les modifications de dossier les contentieux ventuels Le p le PNA peut demander aux OF CF des l ments compl mentaires d appr ciation afin d affiner son analyse Ces l ments comportent a minima p rim tre du changement domaines impact s les moyens de formation et d valuation MANUEL DU CONTROLE TECHNIQUE DE LA NAVIGATION AERIENNE Page 23 sur 24 SOF Approuv le SURVEILLANCE DES ORGANISMES DE FORMATION 09 12 2013 6 3 3 Autres modes d analyse Lorsque le p le PNA estime que l analyse documentaire n est pas suffisante pour juger de la pertinence d une formation des visites de surveillance peuvent tre organis es L quipe de visite de surveillance pourra tre compl t e selon le besoin par des experts d sign s Chaque visite de surveillance fait l objet d un rapport qui est envoy en cas de suivi au p le SMN Toute action corrective ventuelle sera ajout e au plan d actions correctives formation de l organisme et le cas ch ant des restrictions peuvent tre appliqu es aux agr ments de plans de formation 7 SURVEILLANCE CONTINU
27. niveau OACI L int gralit du processus de gestion via la communaut Bravo Victor du p le PNA est d crite dans la PRO 204 GECOMI 5 Sauf cas contraire l agr ment est d livr pour une dur e de trois ans MANUEL DU CONTROLE TECHNIQUE DE LA NAVIGATION AERIENNE Page 21 sur 24 SOF Approuv le SURVEILLANCE DES ORGANISMES DE FORMATION 09 12 2013 5 2 Amendements de PFI PFU PCU et PEL 5 2 1 Demande d amendement par l OF CF Des modifications peuvent intervenir sur le PFI le PFU le PCU ou une PEL en cas de modifications administratives et organisationnelles de POF relatives au plan de formation consid r ou la proc dure d valuation linguistique de modifications par OF dans la strat gie de formation ou d valuation linguistique vis vis des exigences r glementaires op rationnelles et techniques __ d volutions op rationnelles et techniques n cessitant des actions de formation Le CF ou l OF avertit le p le PNA via la communaut en utilisant le m me formulaire DAD 5 2 2 Approbation de l amendement par la DSAC Apr s r ception de l amendement le p le PNA envoie un accus de r ception via la communaut p le PNA Cet accus de r ception pr cise si l amendement re u est retenu par pour une analyse suivie d une approbation ou si l accus de r ception fait office d approbation sans analyse particuli re Cependant une revue documentaire d un amendement qui n aura pas fait l ob
28. r le rapport d audit Le manuel d utilisation de cet outil se trouve dans la documentation de SIGNAL et le kit auditeur 3 2 5 1 Structure du rapport Le mod le de rapport d audit est un document associ la pr sente proc dure Il contient MANUEL DU CONTROLE TECHNIQUE DE LA NAVIGATION AERIENNE Page 15 sur 24 SOF Approuv le SURVEILLANCE DES ORGANISMES DE FORMATION 09 12 2013 e la fiche de r f rence de l audit mise jour e la conclusion d audit Cette conclusion doit tre courte et refl ter les principales constatations en termes g n raux une fiche de points forts e une fiche d observations une fiche par cart constat 3 2 5 2 Classifications des constats Les constats d audits sont class s conform ment la note associ e la proc dure AUDITER qui d finit le classement des carts des audits relatifs aux domaines NA et AER La classification des carts n est d finitive que lors de l envoi du rapport d auditet sera communiqu e l organisme de formation cette occasion 3 2 6 Traitement d un cart majeur Lors de la r union d harmonisation post audit si un cart est caract ris majeur au sens de la note associ e la proc dure AUDITER l ensemble des participants de la r union d finit des mesures conservatoires imm diates mettre en uvre afin de revenir un niveau de s curit acceptable A l issue de la r union d harmonisation l ORG et le RA consultent le directe
29. rant l t a pour but de d terminer les th mes d audit de l ann e n 1 partir des l ments de surveillance inscrits dans le tableau RBO PNA pr parer la gestion strat gique des projets et changements majeurs des OF et volutions internationales piloter et planifier la surveillance deux ans pr parer et valider le plan de surveillance n 1 MANUEL DU CONTROLE TECHNIQUE DE LA NAVIGATION AERIENNE SOF Page 8 sur 24 Approuv le SURVEILLANCE DES ORGANISMES DE FORMATION 09 12 2013 2 2 Planification A l issue de la r union strat gique un programme d audit est formalis pour l ann e suivante pour chaque OF Les r sultats de la surveillance continue sont chaque ann e utilis s pour d terminer les domaines o une v rification du respect des exigences r glementaires de s curit s impose en priorit tableau RBO PNA Ce programme d audit est annuel Il doit tre transmis avant la fin du mois de novembre de chaque ann e 2 3 SIGNAL Lorsque le plan de surveillance a t envoy la base de donn es SIGNAL doit tre renseign e avec les donn es du plan de surveillance audit sur site et r unions programm es En cours d ann e le plan de surveillance peut tre mis jour afin de refl ter les actions de surveillance effectu es Cette mise jour peut donner lieu une nouvelle version du plan de surveillance communiqu e formellement l entit concern e en cours d ann e
30. re la date de demande et la date souhait e de mise en uvre Ce d lai peut tre r duit 15 jours dans le cas des PFU personnalis s entre la date de demande et la date souhait e de mise en uvre Dans ce cas lorsqu une approbation est d livr e la DSAC consid re que ce n est pas un profil qui est approuv mais bien une formation personnalis e pour un agent d fini Le num ro d approbation s incr mente alors avec le nombre de formation personnalis e Afin de permettre au p le PNA de la DSAC d organiser son travail de revue documentaire la demande d agr ment ou d approbation se fera via la communaut Bravo Victor du p le PNA sous la forme du tableau ci dessous DAD Demande d Approbation Agr ment Documentaire Organisme de formation Centre de Formation Unit Type de document Version du document Date souhait e de mise en uvre Dans la mesure du possible pour les PFU personnalis s le temps de r ponse sera minimal MANUEL DU CONTROLE TECHNIQUE DE LA NAVIGATION AERIENNE Page 20 sur 24 SOF Approuv le SURVEILLANCE DES ORGANISMES DE FORMATION 09 12 2013 Description succincte Responsable Original Date de signature don Un accus de r ception sera envoy via la communaut p le PNA l OF CF pr cisant la date d ch ance de l analyse du document L agr ment de formation ne peut tre demand si l organisme de formation n est pas homologu Dans ce dernier cas la de
31. s Si la revue documentaire met en vidence des probl mes sp cifiques comme par exemple une inad quation importante de la documentation ou des probl matiques sp cifiques li es la s curit le RA en informe ORG qui organise une r union extraordinaire afin de d cider de la suite donner 3 2 3 L audit sur site 3 2 3 1 La r union d ouverture Le plan d audit contient une r union d ouverture de l audit qui rassemble e l quipe d audit e les observateurs ventuels e les responsables de l organisme audit e les personnels audit s le niveau de participation est laiss la discr tion de l organisme audlit Elle est men e par le RA et comprend la pr sentation des auditeurs un rappel sur le r le des observateurs ventuels l objectif g n ral le principe g n ral de l activit de surveillance et de l audlit le rappel du champ de l audit r f rentiels amp th mes audit s le rappel du plan d audit sans d tails les aspects logistiques le rendez vous pour la r union de cl ture MANUEL DU CONTROLE TECHNIQUE DE LA NAVIGATION AERIENNE Page 13 sur 24 SOF Approuv le SURVEILLANCE DES ORGANISMES DE FORMATION 09 12 2013 e principes de la r union de cl ture num ration des constats sans classement e les modalit s de r daction du rapport final apr s la r union d harmonisation points forts observations carts les clauses de confidentialit e e
32. ur de la DSAC ANA afin de valider les d cisions de mesure conservatoire imm diate Un courrier formel est adress l OF en charge du CF concern afin de l informer des mesures prises et de lui demander de mettre en uvre les actions li es ventuelles Lorsque les mesures imm diates n cessaires auront t mises en uvre d autres actions correctives pourront tre demand es l OF Note un cart majeur ne peut jamais tre d class et cela malgr la mise en place de mesures conservatoires 3 2 7 Elaboration de la note compl mentaire Le RA tablit une note compl mentaire l intention des auditeurs du p le PNA Cette note confidentielle a pour objectif de e servir de retour d exp rience vis vis de l organisation des audits e de tracer certains points relevant par exemple de risques identifi s qui n ont pas pu tre creus s au cours de l audit e formaliser les suites donn es aux objectifs sp cifiques d finis par ORG et aux demandes formul es au cours de la pr paration Le mod le de note compl mentaire est un document associ cette proc dure MANUEL DU CONTROLE TECHNIQUE DE LA NAVIGATION AERIENNE Page 16 sur 24 SOF Approuv le SURVEILLANCE DES ORGANISMES DE FORMATION 09 12 2013 3 2 8 Envoi du rapport final Le rapport d audit est envoy au plus tard T 30 jours apr s la r union de cl ture par l organisateur de l audit OF et en copie au CF Il est acco
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