BFC-E Manuel d`utilisation
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1. Ann e Montant T 0 00 0 00 7 0 00 kai 0 00 x 0 00 Total 0 00 Indiquer la nature comptable du pr budget de recette Vous pouvez utiliser l aide la recherche Le syst me affiche automatiquement le libell correspondant Indiquer l ann e du pr budget de recette cr er Saisir le montant du pr budget de recette cr er R p ter l op ration autant de fois que de couples Nature comptable Ann e cr er S lectionner dans la liste d roulante le centre financier repr sentatif du pr budget de d pense cr er Le syst me affiche automatiquement le libell correspondant Indiquer la nature comptable du pr budget de d pense Le syst me affiche automatiquement le libell correspondant Indiquer l ann e du pr budget de d pense cr er Saisir le montant du pr budget de d pense cr er Vous pouvez alors Contr ler les donn es de l onglet Gestion des pr budgets en cliquant sur le bouton Valider la saisie Sauvegarder les donn es de mani re d finitive en cliquant sur le bouton va egarde d finitive Les centres financiers propos s dans la liste sont ceux renseign s pr alablement dans le tableau des unit s participantes Une fois que tous les onglets sont d gris s le bouton Formulaire de saisie unique des contrats Page 15 sur 26 Version 1 4 Octobre 2014 BFC E Manuel d utilisation CONTRAT s affiche La nature comptable de pr budget de re2. BFBFC Budget Finances Comptabilit WWW Cnrs fr Manuel d utilisation Formulaire de saisie unique des contrats Version 1 4 Octobre 2014 D passer les fronti res Advancing the frontiers BFC E Manuel d utilisation CONTRAT Mises jour du document Ce qui est nouveau Th me Chapitre Contr le d absence de blocage des partenaires 2 1 2 3 Saisie des partenaires et 11 donn es de gestion du contrat Contr les sur l article 2 1 2 3 Saisie des partenaires et 11 donn es de gestion du contrat Restriction de la liste des jalons 2 1 2 5 Saisie de l ch ancier de facturation du contrat Contr le de coh rence entre les natures comptables 2 1 2 6 Saisie des donn es de 16 de pr budget de recette et les comptes articles pr budgets du contrat Sauvegarde automatique au bout d un certain d lai 2 1 3 1 Sauvegarder 19 provisoirement un contrat Pop up la sauvegarde d finitive pour alerte 2 1 3 2 Sauvegarder un contrat 21 Impression de mani re d finitive Ce qui a volu 7 Renommage des zones Unit en C F 2 1 2 2 Saisie des donn es g n rales du contrat 12 2 1 2 4 Saisie des donn es 16 21 d organisation du contrat 2 1 2 6 Saisie des donn es de pr budgets du contrat 2 1 3 2 Sauvegarder un contrat de mani re d finitive Formulaire de saisie unique des contrats Page 2 sur 26 Version 1 4 Octobre 2014 BFC E Manuel d utilisation CONTRAT Table des mati res Misesa
3. Une fois le num ro de contrat provisoire retrouv cliquer sur Valider la saisie Toutes les zones m moris es lors de la pr c dente sauvegarde du contrat repris sont renseign es automatiquement par le syst me Seuls les contrats sauvegard s par l utilisateur lui m me peuvent tre affich s et compl t s La restitution du contrat sauvegard de mani re provisoire diff re en fonction de l avancement de la saisie pr c demment effectu e Si la sauvegarde provisoire a t faite sans que les donn es du premier onglet Donn es g n rales du contrat ne soient valid es par le bouton amp Valider la saisie Seul cet onglet est affich et accessible en modification Dans le cas contraire l onglet Donn es g n rales du contrat n est plus modifiable tous les onglets sont affich s ne sont d gris s que les onglets qui avaient fait l objet d une pr c dente saisie m me partielle Formulaire de saisie unique des contrats Page 20 sur 26 Version 1 4 Octobre 2014 BFC E Manuel d utilisation CONTRAT 2 1 4 Imprimer un contrat de recherche suivi 2 1 4 1 Impression au format brouillon La fonctionnalit d impression est disponible d s validation du choix du traitement effectuer Tant que les donn es ne sont pas cr es elle offre la possibilit d imprimer les donn es saisies au format brouillon Pour imprimer les donn es du contrat saisies au format brouillon cliquer sur le bout
4. 2014 BFC E Manuel d utilisation CONTRAT Q La valeur de la zone Jalon est erron e En raison de contraintes techniques lors de la cr ation d un ch ancier du contrat de vente en r f rence un EOTP recette le nombre maximum de jalons pouvant tre pris en compte est limit 15 Au del le syst me cr e bien les jalons de l EOTP recette mais ne reprend AUCUN de ces jalons dans le calendrier de facturation des postes de contrat li s cet EOTP recette Cette action sera faire manuellement Cf chapitre Cr ation d un contrat justifi du manuel d utilisation Contrat BFC MUT CTR Un message d avertissement s affiche alors d s la saisie d un 16 me jalon pour un m me EOTP recette Au del de 15 jalons par EOTP le cal de fact est saisir manuellement Formulaire de saisie unique des contrats Page 14 sur 26 Version 1 4 Octobre 2014 BFC E Manuel d utilisation CONTRAT 2 1 2 6 Saisie des donn es de pr budgets du contrat Cr er un nouveau contrat Reprendre un contrat sauvegard provisoirement Es Retour y Valider la saisie Q Sauvegarde provisoire H Sauvegarde d finitive E imprimer le r capitulatif Gestion des pr budgets Gestion des pr budgets de recette FRE Nat comptable Libell Ann e Montant 0 00 0 00 0 00 0 00 0 00 Total 0 00 Gestion des pr budgets de d pense pl CIF Libell CF Nat comptable Libell
5. 3 Proc dure d reprise en cas d chec de cr ation fon ans dates til i eietes 26 Formulaire de saisie unique des contrats Page 3 sur 26 Version 1 4 Octobre 2014 BFC E Manuel d utilisation CONTRAT A propos de ce manuel Les conventions utilis es Identifie des informations lire et ou ex cuter imp rativement Identifie des remarques utiles mais sans incidence sur le cours de la proc dure expos e Identifie un renvoi vers un chapitre une partie ou une page o est d crite la suite de la proc dure Formulaire de saisie unique des contrats Page 4 sur 26 Version 1 4 Octobre 2014 BFC E Manuel d utilisation CONTRAT Ce manuel d crit l utilisation du formulaire de saisie unique des contrats de recherche et subventions pluriannuels Le formulaire de saisie unique des contrats est r serv la cr ation des contrats de recherche et subventions uniquement Le formulaire permet d alimenter les donn es des domaines fonctionnels concern s Budget Recette Comptabilit analytique Il ne peut pas tre utilis pour cr er de nouveaux contrats de vente en relation avec des structures OTP ou programmes CB existants I ne peut pas tre utilis non plus pour cr er des contrats non suivis Le formulaire ne permet pas la cr ation des l ments suivants Le pr budget de d pense de la version XLA n cessaire l envoi des mises en place de cr dits vers GESLAB Les critures de mise en
6. S lectionner un motif de commande dans la liste d roulante Renseigner un n de commande d achat Saisir un num ro de donneur d ordre ou utiliser l aide la recherche Valider par Entr e Le syst me affiche les partenaires Factur et Payeur automatiquement partir des donn es de la fiche client du donneur d ordre Ces champs peuvent toutefois tre modifi s Les libell s correspondants aux partenaires sont affich s par le syst me Saisir les num ros d articles ou utiliser l aide la recherche Le syst me affiche automatiquement les libell s et les comptes comptables correspondants Dans le cas d un contrat portant sur 2 programmes CB renseigner le num ro de tranche correspondant l article Valider la saisie Valider l cran en cliquant sur le bouton La saisie des signataires est facultative Si le client payeur est bloqu la facturation pour le domaine commercial correspondant la DR pilote du contrat alors le syst me affiche le message d erreur suivant Formulaire de saisie unique des contrats Page 10 sur 26 Version 1 4 Octobre 2014 BFC E Manuel d utilisation CONTRAT Q Ecritures bloqu es pour le client 0003000187 dans le domaine commercial 0003 01 01 Si le client payeur est bloqu la comptabilisation pour le domaine commercial correspondant la DR pilote du contrat alors le syst me affiche le message d erreur suivant T Commandes bloqu es pour le client
7. dans un onglet le syst me affiche le message d erreur correspondant et positionne l utilisateur sur l onglet concern afin de permettre la correction de la Saisie La sauvegarde d finitive a pour cons quence de g n rer dans BFC les l ments suivants La structure OTP au statut LANC Le ou les programme s CB avec une date de fin de contrat Formulaire de saisie unique des contrats Page 18 sur 26 Version 1 4 Octobre 2014 BFC E Manuel d utilisation CONTRAT syst matiquement positionn e au 31 12 9999 Les adresses budg taires de d pense et de recette Les pr budgets pluriannuels de d penses et de recettes en version 0 Le contrat de vente La sauvegarde d finitive du formulaire ne g n re pas la cr ation des l ments suivants Le pr budget de d pense de la version XLA n cessaire l envoi des mises en place de cr dits vers GESLAB Les critures de mise en place de cr dits Celles ci seront trait es par la d l gation r gionale en dehors du formulaire Une fois la sauvegarde d finitive des donn es effectu e et si celle ci s est correctement d roul e Le contrat temporaire ventuellement g n r lors d une pr c dente sauvegarde provisoire est supprim Les donn es cr es ne sont plus consultables ni modifiables via le formulaire de saisie unique Les donn es cr es sont consultables et modifiables via les transactions standards BFC Dans de rares cas la sa
8. onglet Ech ancier de facturation doivent tre renseign es correctement avant de pouvoir acc der l onglet suivant Indiquer la valeur nette du contrat S lectionner dans la liste d roulante le poste de contrat auquel se rapporte la premi re ch ance de facturation Indiquer la date de la premi re ch ance S lectionner le type de jalon correspondant Le syst me affiche automatiquement le libell correspondant Saisir le montant de l ch ance R p ter l op ration autant de fois que d ch ances cr er CE Valider la saisie Valider l cran en cliquant sur le bouton Les postes de contrat propos s dans la liste sont ceux renseign s pr alablement dans le tableau des articles Dans le cas d un contrat portant sur 2 programmes CB le N de tranche est renseign automatiquement par le syst me Chacun des postes doit obligatoirement tre r f renc au moins une fois dans l ch ancier de facturation Le cumul du montant des ch ances doit tre gal la valeur nette du contrat sinon un message d erreur s affiche Total des valeurs factur es diff rent de la valeur nette du contrat Le montant des jalons correspondant des avances financi res Z0016 ne sont pas cumul s dans le total Les jalons saisis doivent tre de type Z Dans le cas contraire le message d erreur suivant s affiche Formulaire de saisie unique des contrats Page 13 sur 26 Version 1 4 Octobre
9. our du doc ment osana iiaa aaa a nr tale rennes dm ete 2 Table des DATIOrROS 22 ne ne nn a le Sd nn he is 3 A Propos dece Manuels SR Ne nr 4 E eE i a E E E E E E E E E E E E 5 2 Contrats de recherche et subyventionS s ss sssssssassssossnssossosnsossossasstsoosnsossossasossoosnsossossnssbsoosnsossossassosss nsossso 6 2 1 1 PE SCNTAUOME RSS a de di aie died 6 2 1 2 Saisir UNCONTAL US recherche SUIVI Eee ent UE 7 212251 Chox dimaem a a a a EN g 212411 Legende d s bo tons disponibles isimse a E A ER 7 21 22 Saisie des donn es ceneRaAleS CU CONHEAL oreraa aaa AOE E a E a N 7 2 1 2 3 Saisie des partenaires et donn es de gestion du contrat sooooeeeeesssssssssssssseeterrressssssssssese 10 2 1 2 4 Saisie des donn es d organisation du contrat 11 2 125 Saisie del ch ancier d tacturation du C ntral ns un dm ns E A 13 2 1 2 6 Saisie des donn es de pr budo ts du Contrat ein den ets eitnit nen these 15 21027 Annulauonde lasase CU CONMI FPAL nn A a te lies 17 2 1 3 SAUVE SALUT UE contat AE T CHETCRE SUN ES nd ali it 17 2 1 3 1 Sauvegarder provisoirement un contrat 17 2 1 3 2 Sauvegarder un contrat de mani re d finitive ss 18 2 1 3 3 Compl ter la saisie d un contrat PrOVISOIT 28350600 ee de Mind etes inner ab tennii ete 19 2 1 4 Hnpamerun contat de reCherohe SUN casai dde a t 21 ZE AmpessonautonmaL POION sie nan LR hi Nine ee 21 2142 Impression tinale ESS RE Re ete nn ions che 23
10. 0003000187 dans le domaine commercial 0003 01 01 Les articles saisis doivent OBLIGATOIREMENT tre de type non tarif et exister dans la division correspondant au centre financier pilote Dans le cas contraire les messages d erreur suivants sont affich s g La valeur de la zone Article est erron e iH L article 000000000003000365 n est pas cr dans la division 0113 Dans le cas d un contrat portant sur 2 programmes CB il est imp ratif de r f rencer chacune des tranches au moins une fois dans le tableau des articles Cela s applique galement aux contrats mono article pour lesquels il conviendra de r f rencer l article une premi re fois pour la tranche T1 et une deuxi me fois pour la tranche T2 2 1 2 4 Saisie des donn es d organisation du contrat Cr er un nouveau contrat Reprendre un contrat sauvegard provisoirement Donn es g n rales du contrat Partenaires et donn es de gestion Donn es d organisation Ech ancier de facturat Gestion des pr budgets Unit s participantes E CIF Libell C F DR Institut FonctEquipt Personnel Les donn es de l onglet Donn es d organisation doivent tre renseign es correctement avant de pouvoir acc der l onglet suivant Saisir un centre financier Vous pouvez utiliser l aide la recherche Le syst me affiche automatiquement le libell correspondant ainsi que la DR pilote et l institut S lectionner la nature des d penses Fonct Equipt
11. aire quitt ces informations ne peuvent pas tre nouveau imprim es Formulaire de saisie unique des contrats Page 25 sur 26 Version 1 4 Octobre 2014 BFC E Manuel d utilisation CONTRAT 3 Proc dure de reprise en cas d chec de cr ation Lors de la sauvegarde d finitive des donn es tout chec intervenu lors de la cr ation des l ments suivants Structure OTP du contrat Programme s CB Adresses budg taires de Recettes et de D penses Pr budget de Recettes et de D penses Document contractuel de suivi logistique sera rattrap d une mani re unique Supprimer manuellement via les transactions habituelles les l ments cr s dans le syst me Si le contrat avait t sauvegard provisoirement avant l ex cution de la sauvegarde d finitive rouvrir le contrat provisoire Cf 2 1 3 3 Compl ter la saisie d un contrat provisoire Dans le cas contraire effectuer une nouvelle cr ation du formulaire Cf 2 1 2 Saisir un contrat de recherche Modifier la saisie afin de corriger l erreur identifi e Relancer la sauvegarde d finitive Formulaire de saisie unique des contrats Page 26 sur 26 Version 1 4 Octobre 2014
12. ble d diter au format PDF les informations saisies dans le formulaire ainsi que l tat r capitulatif des documents g n r s dans BFC Pour proc der l impression finale des donn es du contrat cr es cliquer sur le bouton Le syst me ouvre alors une fen tre contenant un aper u de la page imprimer Formulaire de saisie unique des contrats Page 23 sur 26 Version 1 4 Octobre 2014 BFC E Manuel d utilisation CONTRAT R capitulatif des donn es du contrat cr le 29 09 2014 DONNEES GENERALES DU CONTRAT CF pilote 0012 Dielesation Provence et Corse DR DE Pilote 0012 Institut D signation Test 15 jalons TEST 15 JALONS 01 01 2014 31 122013 31 12 2016 2014 TEST 15 JAL 2 programmes CB EQFE TINES Motif de RE N Commande d achat TEST D onneur d ordre 3000187 SOCIETE CTVILE CERFACS Facture 3000187 SOCIETE CIVILE CERFACS Publication de presse soumise a SEE CP CP Valeur nette 3 000 00 EUR asie gooo nap ie Seient Enea nS mwa AI WWI Lam Ein Griontif Erhsanre 7 TAG Wi Utiliser les fonctionnalit s TIE propos es pour Enregistrer une copie du document g n r Ra Lancer l impression papier Formulaire de saisie unique des contrats Page 24 sur 26 Version 1 4 Octobre 2014 BFC E Manuel d utilisation CONTRAT L impression finale n est possible qu la fin de la sauvegarde d finitive des donn es Une fois le formul
13. cette doit OBLIGATOIREMENT correspondre un compte de classe 10 7 ou 13 sans quoi le syst me affiche un message d erreur La nature comptable de PBR est erronn e Veuillez saisir 7 10 ou 13 La nature comptable de pr budget de recette doit correspondre un des comptes comptables d articles saisis dans l onglet Partenaires et donn es de gestion Si ce n est pas le cas le syst me affiche le message d avertissement suivant d Nature comptable du PBR diff rente du compte associ l article Le cumul des montants de pr budgets de recettes saisis doit tre gal la valeur nette du contrat sinon le message d erreur suivant appara tra la sauvegarde d finitive du formulaire Montant total des PBR diff rent de la valeur nette du contrat La nature comptable doit tre 96000000 pour les d penses de Fonct Equipt ou 96400000 pour celles de personnel sans quoi le syst me affiche un message d erreur La nature comptable PBD erronn e Veuillez saisir 96000000 ou 96400000 A la saisie des natures comptables de d pense et de leurs pr budgets associ s le syst me v rifie la coh rence entre cette saisie par centre financier tableau des pr budgets de d pense et la structuration des EOTP tableau des unit s participantes Ainsi si un pr budget est saisi pour la nature des d penses de personnel pour un centre financier donn et qu au niveau des unit s participantes il n es
14. eau contrat C Reprendre un contrat sauvegard provisoirement E gt Valider la saisie Choisissez l option Cr er un nouveau contrat Valider la saisie Cliquez sur Le syst me affiche de nouveaux boutons de navigation ainsi que l onglet de saisie des donn es g n rales 2 1 2 1 L gende des boutons disponibles Cf 2 1 2 7 Annulation de la saisie du contrat E Valider la saisie Permet de valider la saisie des donn es de l onglet courant Cf Erreur Source du renvoi introuvable Erreur Source du renvoi introuvable Cf 2 1 4 Imprimer un contrat de recherche suivi Cf 2 1 3 2 Sauvegarder un contrat de mani re d finitive Bouton d aide la recherche disponible sur les zones de saisie contr l es Permet d ajouter des lignes suppl mentaires dans un tableau de saisie Permet de supprimer une ligne s lectionn e dans un tableau de saisie 2 1 2 2 Saisie des donn es g n rales du contrat Formulaire de saisie unique des contrats Page 7 sur 26 Version 1 4 Octobre 2014 BFC E Manuel d utilisation CONTRAT Cr er un nouveau contrat Reprendre un contrat sauvegard provisoirement ES Retour Valider la saisie QA Sauvegarde provisoire L Imprimer le r capitulatif Donn es g n rales du contrat CIF pilote 1 a DR Pilote Institut D signation D D signation courte D Date de d but Date de derni re signature M Date de fin Type de contra
15. estination du partenaire Le N de partenariat est utilis dans l identifiant du ou des programmes CBs cr s Lors de la validation des donn es g n rales du contrat le syst me contr le qu il n existe pas d j un programme CB pour ce N de partenariat Si un tel programme CB existe le syst me affiche le message d erreur suivant T Ce num ro de programme CE est d ja cr Pour les contrats utilisant 2 programmes CB 1 par tranche contractuelle il est n cessaire de r partir certaines donn es du contrat sur chacune de ces tranches postes du contrat ch ances de facturation participation des unit s et pr budgets Les donn es ainsi saisies doivent pr ciser la tranche T1 ou T2 laquelle elles se rapportent Formulaire de saisie unique des contrats Page 9 sur 26 Version 1 4 Octobre 2014 BFC E Manuel d utilisation CONTRAT 2 1 2 3 Saisie des partenaires et donn es de gestion du contrat Valider la saisie D Imprimer le r capitulatif Donn es g n rales du contrat Partenaires et donn es de gestion Motif commande E M N Commande d achat Donneur d ordre m Factur m Payeur m Signataires BE N Client Nom Articles BE Poste Article D signation Compte g n ral 000010 000020 000030 000040 000050 Les donn es de l onglet Partenaires et donn es de gestion doivent tre renseign es correctement avant de pouvoir acc der l onglet suivant
16. et ou Personnel R p ter l op ration autant de fois que de centres financiers participants r f rencer Er Valider la saisie Valider l cran en cliquant sur le bouton Formulaire de saisie unique des contrats Page 11 sur 26 Version 1 4 Octobre 2014 BFC E Manuel d utilisation CONTRAT Dans le cas d un contrat portant sur 2 programmes CB il n est pas obligatoire de r f rencer toutes les tranches Les deux natures de d penses peuvent tre s lectionn es pour un m me centre financier participant Dans tous les cas l une des deux natures de d penses doit tre obligatoirement choisie Si aucune des deux natures de d penses n est s lectionn e le message d erreur suivant est affich Dans le cas d un contrat portant sur 2 programmes CB la saisie du N de tranche est obligatoire Formulaire de saisie unique des contrats Page 12 sur 26 Version 1 4 Octobre 2014 BFC E Manuel d utilisation CONTRAT 2 1 2 5 Saisie de l ch ancier de facturation du contrat Cr er un nouveau contrat Reprendre un contrat sauvegard provisoirement E Valider la saisie Sauvegarde provisoire Donn es g n rales du contrat Partenaires et donn es de gestion Donn es d organisation Ech ancier de facturation Gestion des pr budgets Valeur nette El Poste de contrat concern Date Jalon Libell jalon Montant hai 0 00 T 0 00 hai 0 00 hai 0 00 ha 0 00 Total 0 00 Les donn es de l
17. n est utilis e pour le nommage du ou des programme s CB Pour cette raison la longueur du n de partenariat diff re selon le nombre de Formulaire de saisie unique des contrats Page 8 sur 26 Version 1 4 Octobre 2014 BFC E Manuel d utilisation CONTRAT programmes CB cr er 17 caract res maximum sont autoris s si l option 1 programme CB est s lectionn e 14 caract res maximum sont autoris s si l option 2 programmes CB EQPX INBS est s lectionn e Choisir la cr ation d un ou deux programme s CB CE Valider la saisie Valider l cran en cliquant sur le bouton Le syst me affiche les quatre onglets de saisie suivants Si aucune valeur n est saisie pour le champ Acronyme le syst me affiche le message d avertissement suivant amp La zone Acronyme est vide Si la valeur s affiche dans le champ Institut cela est du au fait que le centre financier participant s lectionn n est rattach aucun institut La saisie des donn es g n rales du contrat est structurante pour ensemble du contrat C est pourquoi ces donn es sont gris es et non modifiables une fois l onglet valid Toutefois en cas de besoin il est possible d utiliser le bouton pour en modifier le contenu Cette action a pour cons quence d annuler la saisie de tous les autres onglets Cf 2 1 2 7 Annulation de la saisie du contrat La d signation du contrat est dit e sur la facture d
18. on rimer le r capitulatif Le syst me ouvre alors une fen tre contenant un aper u de la page imprimer avec l inscription Brouillon en filigrane Formulaire de saisie unique des contrats Page 21 sur 26 Version 1 4 Octobre 2014 BFC E Manuel d utilisation CONTRAT R capitulatif des donn es du contrat cr le 29 09 2014 DONNEES GENERALES DU CONTRAT CIF pilote 0012 D l gation Provence et Corse DE DE Hilote 1112 Institut 7 D sienation Test 15 jalons D signation Courte TEST 15 JALONS Date de debut 01 01 2014 Date de derni re signature 31 12 2013 Date de fm 31 122016 Type de contrat l ANE hors USARE Procedure Part 1 Compta a l avancement Ss Acronyme NC R f du contrat i N Resroupement N Partenariat TEST 15 JAL ig S Le contrat pr voit 2 programmes CB EQPX INBS Fa PARTENAIRES ET DONNEES DE GESTION 000010 3000056 ihlica 70120000 T1 5 i Bn zr DONNEES D organig SS 100 00 O Moo 01 012014 Lea ONE mmo loc T2 po Rap Fin amp Scientif Ech ance 3 Ms Mel ANT FH Bon Fin amp Griantif Erhsanrs 7 TAD mi Utiliser les fonctionnalit s syst me propos es pour El Enregistrer une copie du document g n r Lancer l impression papier Formulaire de saisie unique des contrats Page 22 sur 26 Version 1 4 Octobre 2014 BFC E Manuel d utilisation CONTRAT 2 1 4 2 Impression finale Une fois la sauvegarde d finitive effectu e il est possi
19. peut tre sauvegard de mani re d finitive Pour sauvegarder un contrat de mani re d finitive cliquer sur le bouton Sauvegarde d finitive Si toutes les donn es sont correctes le syst me Masque les boutons Valider la saisie Sauvegarde provisoire et Sauvegarde d finitive _ Grise toutes les zones de saisie qui sont alors non modifiables Affiche un onglet suppl mentaire Donn es cr es indiquant les identifiants de tous les l ments g n r s dans BFC Retour Imprimer le r capitulatif N de contrat 30037982 N Programme CB 000000 T EST_OBL1 509 Adresses budg taires Centre fin Comptebudg t Fonds Domaine fonct Programme CB 0012 NB 1 A3MOYDR 000000 TEST_OBL1509 Structure OTP 50043 N EOTP Recette 50043R EOTP de d pense CIF Libell C F DR Institut FonctEquipt Personnel 0012 D l gation Provence et Corse DR 0012 500431 500432 Imprimer le r capitulatif des donn es cr es Utiliser le bouton pour saisir les donn es d un nouveau contrat L impression des donn es n est plus possible d s lors que la page r capitulant les donn es cr es est ferm e La pop up suivante en informe l utilisateur Formulaire du contrat L impression ne sera plus disponible ult rieurement Le traitement de sauvegarde d finitive effectue un contr le des donn es onglet par onglet Si une erreur est identifi e lors du contr le des donn es
20. place de cr dits Celles ci seront trait es par la d l gation r gionale en dehors du formulaire I ne permet pas non plus la modification de donn es BFC existantes Formulaire de saisie unique des contrats Page 5 sur 26 Version 1 4 Octobre 2014 BFC E Manuel d utilisation CONTRAT 2 Contrats de recherche et subventions 2 1 1 Pr sentation Le formulaire de saisie unique permet de faciliter et d optimiser la cr ation des contrats de recherche et subventions en synth tisant la saisie des donn es relatives A la structure OTP du contrat AU Xx programme s CB Aux adresses budg taires de Recettes et de D penses Aux pr budgets de Recettes et de D penses Au document contractuel de suivi logistique Un cran de synth se restitue les l ments ainsi cr s par le syst me Pr requis Toutes les donn es utilis es lors de la cr ation du formulaire doivent exister dans la base BFC Type de contrat IA Acronyme clients articles Formulaire de saisie unique des contrats Page 6 sur 26 Version 1 4 Octobre 2014 BFC E Manuel d utilisation CONTRAT 2 1 2 Saisir un contrat de recherche suivi 2 1 2 1 Choix du traitement La saisie d un contrat de recherche et subventions se fait via le chemin d acc s Comptabilit analytique gt Gestion des OTP gt Formulaire de Saisie Unique Au lancement du formulaire seul l cran proposant le choix du traitement effectuer est affich Cr er un nouv
21. provisoire des donn es est disponible d s l affichage de l onglet des Donn es g n rales du contrat Elle permet l utilisateur de quitter tout moment le formulaire de cr ation des contrats sans g n rer les documents dans BFC et tout en conservant sa saisie partielle Sauvegarde Pour sauvegarder provisoirement un contrat cliquer sur le bouton Le syst me affiche alors une pop up indiquant l utilisateur le num ro de contrat provisoire Sauvegarde provisoire effectu e sous le num ro 171 Poursuivre la saisie R mitialiser le formulaire Cliquer sur Poursuivre la saisie pour fermer la fen tre et revenir l tat du formulaire en cours de saisie OU Cliquer sur R initialiser le formulaire pour retourner la page d accueil du formulaire Le num ro de sauvegarde provisoire du contrat est diff rent de celui qui O sera attribu au contrat lors de sa cr ation d finitive dans BFC Lors de la saisie d un contrat une sauvegarde provisoire est effectu e automatiquement par le syst me au bout de 30 minutes d inactivit par l utilisateur Le comportement syst me est le m me que lorsque l utilisateur proc de lui m me la sauvegarde provisoire Formulaire de saisie unique des contrats Page 17 sur 26 Version 1 4 Octobre 2014 BFC E Manuel d utilisation CONTRAT 2 1 3 2 Sauvegarder un contrat de mani re d finitive Une fois toutes les donn es saisies dans le formulaire le contrat
22. t Ooo D Proc dure Part O A Acronyme A R f du contrat I Mill sime N Regroupt RE N Partenariat D Le contrat pr voit 1 programme CB 2 programmes CE EQPXINES PE a Les zones obligatoires sont celles marqu es d une toile rouge Les donn es de l onglet Donn es g n rales du contrat doivent tre renseign es correctement avant de pouvoir acc der l onglet suivant Saisir le centre financier pilote du contrat cr er Si vous ne connaissez pas le n du centre financier pilote utilisez l aide la recherche Faire ensuite Entr e le libell du centre financier pilote est renseign automatiquement par le syst me De la m me mani re la DR pilote est d duite du centre financier pilote choisi Saisir la d signation du contrat Saisir la d signation courte du contrat Saisir la date de d but la date de derni re signature et la date de fin du contrat La date de derni re signature du contrat appara t dans la facture envoy e au partenaire S lectionner un type de contrat gr ce l aide la recherche Le syst me affiche automatiquement le libell correspondant S lectionner une proc dure particuli re en utilisant l aide la recherche Le syst me affiche automatiquement le libell correspondant Les donn es Acronyme R f du contrat Mill sime et N Regroupt sont saisir de mani re facultative Entrer un n de partenariat Cette informatio
23. t pas pr vu la cr ation d un EOTP de d pense de personnel pour ce m me centre financier le syst me renvoie le message d erreur suivant Le syst me ne contr le pas que tous les centres financiers list s dans les Donn es d organisation Cf 2 1 2 4 Saisie des donn es d organisation du contrat ont bien fait l objet d une saisie de pr budget de d pense Dans le cas d un contrat portant sur 2 programmes CB la saisie du N de tranche est obligatoire pour le pr budget de recette comme pour le pr budget de d pense Formulaire de saisie unique des contrats Page 16 sur 26 Version 1 4 Octobre 2014 BFC E Manuel d utilisation CONTRAT 2 1 2 7 Annulation de la saisie du contrat A tout moment au cours de la saisie du contrat de recherche et subventions il est possible d utiliser le bouton pour revenir sur l onglet Donn es g n rales du contrat afin de modifier notamment le choix concernant le nombre de programmes CB g rer revenir sur l cran initial du formulaire afin de modifier le choix du traitement effectuer Cr er un nouveau contrat ou Reprendre un contrat sauvegard provisoirement L utilisation du bouton en cours de saisie a pour cons quence la perte des donn es n ayant pas fait l objet d une pr c dente sauvegarde provisoire 2 1 3 Sauvegarder un contrat de recherche suivi 2 1 3 1 Sauvegarder provisoirement un contrat La fonctionnalit de sauvegarde
24. uvegarde simultan e par plusieurs utilisateurs peut engendrer un d lai de traitement un peu long Lorsque le d lai d attente d une minute est d pass un message indique l utilisateur d effectuer une nouvelle sauvegarde d finitive ult rieurement La sauvegarde a t interrompue Veuillez r essayer ult rieurement Les donn es saisies ne sont pas perdues les fonctionnalit s de sauvegarde provisoire et d finitive restent disponibles imm diatement apr s affichage du message 2 1 3 3 Compl ter la saisie d un contrat provisoire La fonctionnalit de reprise d un contrat sauvegard provisoirement permet l utilisateur de compl ter sa saisie ult rieurement Pour ouvrir un contrat provisoire s lectionner l option Reprendre un contrat sauvegard provisoirement sur l cran d accueil du formulaire C Cr er un nouveau contrat e Reprendre un contrat sauvegard provisoirement Er Valider la saisie Saisir le num ro de contrat provisoire Si vous ne connaissez pas le num ro du contrat provisoire utiliser l aide la recherche Formulaire de saisie unique des contrats Page 19 sur 26 Version 1 4 Octobre 2014 BFC E Manuel d utilisation CONTRAT Hum ro de sauvegarde du contrat Liste g n rale des valeurs m EJ Masquer crit res de recherche Liste de valeurs personnelle Options N sauvegarde Utilisateur ACronyme L Lancer recherche R initialiser OK
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