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Profils d`identificateur - DSI

1. PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 81 106 Descriptions de t ches 6 6 Param tres de Files d attente Pour acc der cette bo te de dialogue l aide du module Manager cliquez sur Files d attente dans la description de t che Ces r glages peuvent tre ajust s dans les descriptions de t che Interpret Verify et transfer Traite uniquement les factures ou les lots s lectionn s dans les Utiliser des files d attente files d attente D fini Affiche la liste des files d attente disponibles Affiche la liste des files d attente g r es par la description de S lectionn t che courante gt D place la file d attente s lectionn e vers la liste S lectionn gt gt D place toutes les files d attentes vers la liste S lectionn lt D place la file d attente s lectionn e vers la liste D fini lt lt D place toutes les files d attente vers la D fini Conseils Si vous ne s lectionnez pas Utiliser les files d attente les factures ou les lots sont trait s qu ils soient dans une file d attente ou non D finie s comprend les files d attente 1 32 et toutes les files que vous avez d finies Le num ro de file d attente appara t suivi du nom Si vous avez pr vu de d finir une file d attente plus tard vous ne pouvez pas la s lectionner maintenant 6 7 Param tre de Tri Pour acc der cette bo te de
2. Ev nements 86 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Descriptions de t ches 7 2 Choix des tats transf rer Le choix des tats de factures transf rer se fait dans le cadre de la cr ation ou de la modification d une description de t che Transfer Cependant les param tres par d faut sont souvent appropri s Cr ez ou ouvrez une description de t che Transfer Cliquez sur Etat pour afficher les param tres Etat Pr cisez les factures qui doivent tre trait es en fonction de leur tat de facture ou de leur tat de lot selon que l on choisit ou non Utiliser le mode batch dans les param tres g n raux Seules les factures avec les tats s lectionn s sont transf r es Le contenu et le format des donn es transf r es d pendent de la description de transaction 7 3 Param tres Etat Pour acc der cette bo te de dialogue l aide du module Manager Cliquez sur Etat dans la descrip tion de t che Transfer Le choix des tats transf rer fait partie de la cr ation d une description de t che Transfer Ces pa ram tres identifient les factures qui doivent tre trait es en fonction de leur tat de facture ou de leur tat de lot selon que l on choisit ou non Utiliser le mode batch dans les param tres g n raux Etats de lots traiter Transf re les factures dont l tat est Approuv Approuv G n ralement seuls les factures ou les lots don
3. Dans la bo te de dialogue lt Description de t che gt du module Scan s lectionnez les para m tres Endosseur S lectionnez Autoriser endosseur Dans la zone d dition Valeur de d part tapez le num ro endosser sur la premi re facture trait e par la t che La valeur de d part ne doit pas comporter plus de 17 chiffres Dans la zone Quantit entrez le nombre de factures num riser et endosser Tout nombre compris entre 1 et 99999 est valide Lorsque ce nombre est atteint INVOICES arr te le scan ner et informe l op rateur Exemple Si vous avez d fini Valeur de d part sur 20000 et Quantit sur 999 l endosseur endosse les factures 20000 20001 et ainsi de suite jusqu la 20998 Ensuite INVOICES arr te le scanner PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 73 106 Descriptions de t ches 4 8 Endosseurs utilisation d un compteur de base de donn es Utilisation d un compteur de base de donn es Les valeurs d endosseur pour le comptage continu sont stock es dans une base de donn es que vous devez cr er l aide du module Manager Pour activer l option endosseur et s lectionner le comp teur de la base de donn es utilisez la description de t che Scan Pour cr er un compteur d endosseur A l aide de Manager choisissez Param tres gt Compteurs d endosseur Lorsque la bo te de dialogue lt Compteurs d endosseur appara t cliquez sur Ajouter nou veau Un
4. 74 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Descriptions de t ches 5 2 Param tres de Source Pour acc der cette bo te de dialogue l aide du module Manager cliquez sur Source dans la des cription de t che Interpret Ces r glages d terminent la mani re dont les factures entrent dans le syst me Pour plus d informa tions reportez vous Sources des factures Source des factures Traite les factures une fois celles ci num ris es par le module Interne Scan Traite les factures qui sont dans un format de fichier image pris Importer des fichiers image en charge Cliquez sur Configurer pour sp cifier l emplacement des fichiers Traite les factures provenant de COLLECTOR de DOCUMENTS ou d un autre produit en option Cliquez sur Con figurer pour sp cifier les emplacements des fichiers et les autres param tres de la source de donn es Extension de source de donn es 5 3 Param tres de S lection Pour acc der cette bo te de dialogue l aide du module Manager cliquez sur S lectionner dans la description de t che Ces param tres permettent de r acheminer des lots dans Interpret Verify et Transfer Option uniquement disponible si Utiliser le mode batch est s lectionn e dans la description de t che Traite les lots s lectionn s par l utilisateur ou les lots avec un pr fixe sp cifique S lectionn par l utilisateur l op rateur s
5. PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 93 106 Descriptions de t ches 7 12 Param tres Ev nements Pour acc der cette bo te de dialogue l aide du module Manager cliquez sur Ev nements dans la description de t che Ces param tres contr lent l utilisation des gestionnaires d v nements pour personnaliser INVOICES Ev nement fonction VBA Indique l v nement qui d clenche le code VBA d j ajout la t che Nouveau Affiche la bo te de dialogue D tails d v nement Editer Affiche la bo te de dialogue D tails d v nement pour l v nement s lectionn Supprimer Supprime l v nement s lectionn 7 13 Suppression des factures transf r es Lors de la cr ation ou de la modification d une description de t che Transfer vous pouvez choisir de Conserver les factures transf r es dans la base de donn es Supprimer les factures dans la base de donn es d s qu elles sont transf r es S lectionnez les param tres Etat de la description de t che Transfer Ces informations doivent tre sp cifi es s par ment pour chaque tat de facture Si vous le souhai tez vous pouvez sp cifier des traitements diff rents pour chaque tat de facture Si vous conservez les factures transf r es dans la base de donn es vous pouvez les supprimer ult rieurement l aide du module Manager Pour cela Cliquez avec le bouton droit de la souris su
6. Pour les champs normaux saisissez une sp cification de format pr cise Pour les champs de date laissez le champ Sp cification vide ou saisissez une sp cification de format Remarque Interpret supprime tous les caract res sp ciaux des champs SupplierVATRegistrationNumber quelle que soit la sp cification du format S lectionnez une langue pour les champs de date Cette op ration indique Interpret quels noms de mois rechercher pour l interpr tation des dates Conseils 32 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Profil de champ Si Interpret rencontre des probl mes pour capturer un champ essayez d am liorer la sp cification du format Cela peut avoir une incidence majeure sur le taux de capture Si un champ est dot d un for mat bien d fini identique sur toutes les factures ou sur toutes les factures d un m me fournisseur d finissez une sp cification de format pr cise 16 1 Sp cification du format pour les champs et les identifiants Lors de la d finition du format des champs saisissez une sp cification aussi pr cise que possible selon les r gles d crites ci dessous Pour les codes barres utilisez le m me syst me Indiquez le nombre de caract res d un type donn autoris s en utilisant le format C f t o C repr sente le type de caract re f la longueur minimale et t la longueur maximale Les espaces ne sont pas autoris s dans la sp cification d
7. Pour les profils d article unique et de ligne article ces param tres se trouvent dans les pa ram tres g n raux de la bo te de dialogue lt Profil de champs a Pour les d finitions de champs d article unique ces param tres se trouvent dans la bo te de dialogue lt Avanc gt format des champs et dans la bo te de dialogue lt apprentissage de champ gt sp cification de format Pour les d finitions de champ de ligne article ils se trouvent dans les param tres g n raux de la bo te de dialogue lt D finition de champ de ligne articlez Il nest pas n cessaire d ajuster ces param tres pour les champs date et montant car la sp cification est automatiquement renseign e Pour les champs normaux s lectionnez tous les types de caract res pouvant figurer dans le champ Num rique Pour les nombres Alphab tique majuscules Pour les lettres majuscules Alphab tique minuscules Pour les lettres minuscules Caract res sp ciaux Pour les caract res tels que les virgules et les points Espace Pour les espaces blanc Normalement les espaces et les caract res sp ciaux sont ignor s et ne n cessitent aucune sp cification dans la cha ne du format Lorsque l option Caract res sp ciaux est s lection n e le programme s attend ce que ces caract res apparaissent dans la sp cification dans la zone Sp cification Indiquez une sp cification de format dans le champ Sp cification
8. rrrnnrrrsssnneesssneeesssnenensee 49 4 Utilisation des descriptions de transaction ss 49 5 Champs individuels de transactions is aaa sasaaa assii rasian 54 6 Variables SySi me sisi iania 60 Descriptions detaches ansisee 63 1 Gestion des descriptions de t ches 5snssetissrssessarnasnsssensesssnnsesssrasareacesste 63 2 Ex cution de t ches comme des services Windows 67 3 Param tres g n raux pour les descriptions de t che 68 4 Description detache SCahiissinuannhanniianahinimanuianiesiuianiuensnhanidiinss 69 5 Description detache nterpret ssisnns aaa i 74 amp Descriphonde tache Verifysnssicseisnanp ea niisiiihs 79 Zs Description detache Transfer ss anna ann ais 86 BONE DE receptiOi sirensis oenina erise ea ean onist penis bio seins Dehe naaran EnS niet 99 is Pi esemMah nussonennia a es na dan lents Dennis dia rain 99 2 Cr ation d une bolle de F CEDHON 2 nement sm raa der ont esse eet 99 3 Edition des r les et des utilisateurs pour la vue Bo te de r ception s s ssussunsunnuneunnnnnnnnnnna 100 4 Sp cification de l ordre des champs dans Verify 100 5 Choix des colonnes afficher dans la liste des factures 101 Pag s de ACID sinna a se none nettes eus 102 1 IFACHHES FOCIO VOISO dense teens 102 e FaCIUPES MHNTIDAGOS S RS nimes 102 3 Faces avec annexes ses net 103 est de votre COMIQUFALION isusnmnnnareenmonnonnasarsnmuenaannanmarissaanidi
9. Trie les factures d apr s leur tat Les factures sont tri es du Tri par tat de facture niveau le plus lev quantit d erreurs la plus faible au niveau le moins lev quantit d erreurs la plus importante Trie les factures d apr s l heure de leur num risation Utilisez Croissant pour traiter en premier les factures les plus an ciennes Utilisez D croissant pour traiter en premier les fac tures les plus r cemment num ris es Tri par heure de num risation Uniquement disponible dans les descriptions de t ches Verify et Transfer s il existe un profil de champ avec tri de champ activ Trie les factures d apr s la valeur du champ s lectionn dans la zone Trier par valeur de champ Tri par valeur de champ Ordre de tri des lots Trie les lots d apr s leur tat L tat du lot est l tat de facture le Trier par erat de lat plus bas de toutes les factures du lot Trie les lots d apr s l heure de leur num risation Apr s avoir s lectionn cette option s lectionnez Croissant ou D crois sant pour traiter les lots du plus r cemment num ris au plus ancien croissant ou dans l ordre contraire d croissant Tri par heure de num risation 76 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Descriptions de t ches 5 6 Param tres Ev nements Pour acc der cette bo te de dialogue l aide du module Manager cliquez sur Ev nem
10. Convertit le format de facture XML ReadSoft interne au format Conversion au format XML externe sp cifi dans le fichier de conversion XSL indiqu ci dessous Nom du fichier de conversion au Indique le fichier XSLT utiliser pour convertir le format de fac format XSL ture XML ReadSoft interne au format externe souhait PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 91 106 Descriptions de t ches 7 9 Param tres d Image Pour acc der cette bo te de dialogue l aide du module Manager cliquez sur Image dans la des cription de t che Transfer Ces param tres concernent tous les fichiers image quel que soit le format de fichier Conversion d image Conserver le fichier d origine Conserve les fichiers image d origine lorsque vous choisissez Convertir l image vers Si vous souhaitez uniquement garder les fichiers image convertis ne s lectionnez pas ce r glage Convertir l image vers Convertit les fichiers image dans un format diff rent avant de les transf rer S lectionnez l un des formats pris en charge Remarque vous ne pouvez pas utiliser ce r glage si vous s lectionnez Transf rer les factures multipages comme multi TIFF Les fichiers image convertis ne sont pas enregistr s en couleur Les fichiers JPG sont enregistr s en niveaux de gris Les fichiers TIF sont enregistr s en noir et blanc Multi TIFF Transf rer la facture multip
11. Pour une facture multipage avec annexes seule la premi re page de la facture est interpr t e Inter pr t traite les autres pages comme des pages annexes Dans Verify l op rateur peut s lectionner la derni re page r elle de la facture INVOICES peut en suite interpr ter les champs de toutes les pages de facture et obtenir le m me r sultat que celui indi qu ci dessus dans Factures multipages sans annexes Pour traiter des factures multipages Dans le profil de facture vous sp cifiez pour chaque profil de champ d article unique si le champ peut appara tre sur la premi re page sur la derni re page ou indiff remment sur l une ou l autre Dans la description de t che Scan sp cifiez qu il existe au moins une facture avec plusieurs pages Lorsque vous pr parez les factures num riser vous devez ins rer une feuille blanche entre chaque facture moins que vous n utilisiez la s paration code barres ou la s paration auto matique de documents L op rateur Verify peut visualiser toutes les pages de factures et d annexes Il peut marquer une page recto comme derni re page de la facture Verify interpr te ensuite les pages de la facture Si INVOICES ne parvient pas capturer un champ sur une page l op rateur Verify peut entrer la va leur tout en v rifiant la facture 3 Factures avec annexes Certaines factures comportent une ou plusieurs pages d informations suppl mentaires telles que des des
12. SuppINumber X 50 Num ro du fournisseur Time Abies Heure syst me laquelle les factures ont t num ris es ou lues Title X 20 Cette variable est d finie par COLLECTOR UserName X 500 ne de connexion de l utilisateur qui approuve la acture s Date de transfert Variable utilis e pour les descrip Pledd AANA tions de transactions de d but et de fin uniquement Heure de transfert Variable utilis e pour les descrip AEISNTR ARMES tions de transactions de d but et de fin uniquement aRecords N 6 Le nombre d enregistrements de la transaction Pour les transactions de d but et de fin uniquement 62 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Descriptions de t ches Descriptions de t ches 1 Gestion des descriptions de t ches 1 1 Gestion de la production l aide des descriptions de t che Une description de t che contient vos instructions destin es chaque module de production Scan Interpret Verify et Transfer Vous pouvez cr er et modifier une description de t che l aide de l un ou l autre des modules fournis Toutefois les autres modules vous permettent seulement de modifier les param tres relatifs au module consid r Nous faisons souvent r f rence des descriptions de t ches en relation avec le nom du module de production par exemple description de t che Verify Cette d nomination d signe la partie de la des cription de t che qui con
13. aide des touches PgPr c et PgSuiv 4 7 Chargement papier Utilisez la commande Chargement papier de la bo te de dialogue R glages du scanner pour s lec tionner le mode de chargement des factures dans le scanner lors de leur traitement Si vous s lectionnez Alimentation automa tique vous placez une pile de factures dans le Alimentation automatique scanner au lieu de les charger une par une Cette option est disponible pour la plupart des scanners S lectionnez ce param tres si vous pr f rez Alimentation manuelle charger les factures une par une dans le scan ner S lectionnez Scanner plat si votre scanner poss de une plaque de verre prot g e par un couvercle sur laquelle vous pouvez d poser la Scanner plat facture num riser La num risation plat est utile lorsque les pages num riser sont trop fines ou ne peuvent tre charg es d une autre mani re pour une raison quelconque Apr s la num risation de chaque page la bo te de dialogue lt Contr le de l op rateur s affiche et vous devez cliquer sur Continuer pour num riser la page suivante Si vous choisissez cette option vous ne pouvez pas utiliser les fonctions de traitement par lots et d endossement PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 47 106 Descriptions de transaction Description de transactions 1 Donn es de sortie Lorsque les factures ont t trait es par Scan Interpret et
14. es contiennent galement des donn es syst me telles que le num ro de l endosseur et la date et l heure de num risation PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 87 106 Descriptions de t ches Vous pouvez transf rer ces factures notamment si votre workflow externe requiert des informations sur les factures entrant dans le syst me Remarque si vous utilisez des lots les lots Num ris s peu vent galement contenir des factures Approuv es Ajust es Rejet es ou Compl tes R glages de transfert suppl mentaires Pour chaque tat que vous transf rez avec le module Transfer vous pouvez d finir des r glages sup pl mentaires qui d terminent ce qui arrive aux factures lorsqu elles sont transf r es Cela vous per met d effectuer diff rentes actions sur des factures en fonction de leur tat Par exemple vous souhai terez sans doute transf rer les factures approuv es et rejet es dans des dossiers s par s des fins d archivage Supprimer les factures transf r es Supprime les factures de la base de donn es INVOICES une fois trait es par le module Transfer Conserver l tat Conserve l tat le plus r cent de chaque facture plut t que de passer l tat Transf r une fois la facture trait e par le mo dule Transfer D placer les fichiers images D place les images de facture vers un r pertoire sp cifi lorsqu elles sont trait
15. lectionne Lots s lectionn s le lot traiter partir d une liste au d marrage de la t che non disponible dans la t che Interpret Vous ne pouvez pas combiner ce param tre avec les autres de cette page Avec pr fixe seuls les lots ayant le pr fixe que vous entrez ici seront trait s Traite uniquement les factures lots num ris e s pendant une S lectionner les factures lots p riode d termin e Utilisez les zones Heure de d but et num ris e s entre Heure de fin pour indiquer la p riode Les formats des dates sont sp cifi s dans le format de date court de Windows Traite uniquement les factures lots qui contiennent une va riable d finie par l utilisateur avec une valeur sp cifique S lectionner les factures lots Dans la zone Nom de la variable saisissez le nom de la va contenant une variable utilisa riable que vous avez cr e l aide de l interface de program teur mation d INVOICES Dans la zone Valeur de variable saisissez la valeur souhait e pour la variable d finie par l utilisateur PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 75 106 Descriptions de t ches 5 4 Param tres de Files d attente Pour acc der cette bo te de dialogue l aide du module Manager cliquez sur Files d attente dans la description de t che Ces r glages peuvent tre ajust s dans les descriptions de t che Interpret Verify et transfer
16. re non significatif et de cinq chiffres suppl mentaires Champ 123 45678 A Exclusion Syntaxe N 0 voir d autres exemples Signification tout chiffre isol l exception de 0 Champ 2 Requis Syntaxe A 5 Signification le champ doit contenir cinq carac t res alphab tiques Champ Abcde Caract re sp cifi Syntaxe N 139 voir d autres exemples Signification un seul chiffre qui peut tre 1 3 ou 9 Champ 3 Plusieurs formats Syntaxe N 5 IN 10 Signification champ cinq ou dix chiffres Champ 12345 Op rateur ou utilis pour s pa rer plusieurs formats lorsqu il est permis d utiliser plusieurs for mats Syntaxe N 5 IN 10 Signification champ cinq ou dix chiffres Champ 1234567890 Remarque Si le nombre est n gatif il est pr c d d un signe moins dans la transaction r sultante Si le nombre est positif et pr c d d un signe plus il est pr c d d un signe plus dans la transaction 16 2 Exclusion de certains caract res A l aide de crochets vous pouvez limiter les caract res valides dans une sp cification de format Exemple Ce format Signifie N 1357 1 chiffre gal 1 3 5 ou 7 34 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Profil de champ N 1357 3 3 chiffres chacun pouvant tre g
17. ressant de traiter s par ment les factures avec annexes Vous pouvez ex cuter une t che s par e pour les factures multipages au lieu de les m langer avec des factures page unique Dans la transaction standard vous pouvez inclure des variables qui d crivent les annexes L op rateur Verify peut visualiser toutes les pages de factures et d annexes Il peut marquer une page recto comme derni re page de la facture Verify interpr te ensuite les pages de la facture Si INVOICES ne parvient pas capturer un champ sur une page l op rateur Verify peut entrer la va leur lors de la v rification de la facture 104 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Personnalisation Test de votre configuration 1 Test d un profil de facture Normalement avant d utiliser INVOICES pour le traitement de factures avec un profil de facture parti culier il est essentiel de tester le profil de facture Ces tests r v leront les ajustements qui permettront d am liorer le taux d interpr tation d INVOICES Testez le profil de facture Pour tester un profil de facture utilisez le profil de facture en production avec certaines factures de test repr sentatives en contr lant les statistiques lors du travail et en comparant les factures r elles au fichier de transfert D finissez plusieurs profils de facture suppl mentaires avec diff rents para m tres et sous programmes de validation afin de d termin
18. Ev nements Pour acc der cette bo te de dialogue l aide du module Manager cliquez sur Ev nements dans la description de t che Ces param tres contr lent l utilisation des gestionnaires d v nements pour personnaliser INVOICES Ev nement fonction VBA Indique l v nement qui d clenche le code VBA d j ajout la t che Nouveau Affiche la bo te de dialogue D tails d v nement Editer Affiche la bo te de dialogue D tails d v nement pour l v nement s lectionn Supprimer Supprime l v nement s lectionn 6 11 R interpr tation de champs et de factures En g n ral le module Interpret se charge d interpr ter les factures et leurs champs Toutefois vous pouvez demander Verify de les r interpr ter Pour d finir cette option vous devez utiliser les para m tres Contr le de la description de t che Verify Interpr tation ou r interpr tation de champs par Verify Si la facture poss de de nouveaux champs qu Interpret ne peut pas apprendre vous n avez pas be soin de saisir manuellement les valeurs de ces champs Le module Verify interpr te les champs et enregistre leurs valeurs ce qui vous vite de devoir traiter nouveau les factures au moyen d Inter pret apr s qu elles aient t apprises Interpr tation ou r interpr tation de factures par Verify Lorsque Interpret ne parvient pas interpr ter l identificateur d une facture vous pouvez apprendr
19. Les lignes articles sont automatiquement valid es d apr s les valeurs d finies dans Eiglobalextra ini Chaque champ de ligne article est accompagn d une ic ne d crivant son tat Chaque table de lignes articles pr sente un tat qui s affiche dans l onglet correspondant Ainsi vous pouvez facile ment d terminer si une table requiert votre attention sans qu il soit n cessaire de parcourir tous ses champs Si vous corrigez une valeur la ligne article est de nouveau valid e et l ic ne de l tat est mis jour en cons quence Vous pouvez d sactiver la validation de ligne article pour les factures pour lesquelles la validation choue fr quemment en raison de leur complexit ou autres 10 Utiliser des champs de ligne article Pr paration de la production D finissez des profils de champs de table pour les champs de ligne article Ajoutez dans la description de transaction standard la variable syst me Lineltems pour les lignes articles Une variable syst me unique transf re alors les valeurs de tous les champs de ligne article sur une facture Auto apprentissage des factures Les op rateurs d Optimize optimisent la page de lignes articles et les champs de ligne article pour chaque nouveau type de facture V rification de factures Les op rateurs de Verify utilisent la table de lignes articles pour ajouter supprimer ou modifier facile ment les valeurs des champs de ligne article 11 Capturer automatiquem
20. Monnaie dans le module Manger cr ez en un puis attribuez lui la valeur Inactif 14 Choix du type de format des champs 14 1 Choix du type de format de champ normal date ou montant Il existe trois types de champs d article unique et de champs de ligne article Le type de format des champs d crit le contenu de ces champs Vous devez s lectionner un type de format de champ pour chaque champ Les champs normaux peuvent contenir n importe lequel des caract res autoris s Vous Normal er sp cifiez les informations concernant le contenu du champ dans le format de champ Date PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 23 106 Profils de champ Les champs de date sont des champs contenant un jour un mois et une ann e Vous ne sp cifiez le format d un champ de date que si vous le souhaitez Remarque Tous les champs de date l exception de la date de facturation et la date d ch ance requi rent un titre Les champs Montant sont des champs contenant une valeur mon taire Vous ne pouvez Moniani pas sp cifier le format d un champ de montant Seul le format par d faut est utilis Pour choisir le type de format de champ Ouvrez le profil de facture v rifiez qu il est inactif puis ouvrez le profil de champ S lectionnez les param tres g n raux de la bo te de dialogue lt Profil de champ gt S lectionnez le type de format de champ dans le champ
21. Traite uniquement les factures ou les lots s lectionn s dans les Utiliser des files d attente files d attente D fini Affiche la liste des files d attente disponibles Affiche la liste des files d attente g r es par la description de S lectionn t che courante gt D place la file d attente s lectionn e vers la liste S lectionn gt gt D place toutes les files d attentes vers la liste S lectionn lt D place la file d attente s lectionn e vers la liste D fini lt lt D place toutes les files d attente vers la D fini Conseils Si vous ne s lectionnez pas Utiliser les files d attente les factures ou les lots sont trait s qu ils soient dans une file d attente ou non D finie s comprend les files d attente 1 32 et toutes les files que vous avez d finies Le num ro de file d attente appara t suivi du nom a Si vous avez pr vu de d finir une file d attente plus tard vous ne pouvez pas la s lectionner maintenant 5 5 Param tres de Tri Pour acc der cette bo te de dialogue l aide du module Manager cliquez sur Tri dans la descrip tion de t che Ces param tres peuvent tre ajust s dans les descriptions de t che Interpret Verify et Transfer et d terminent l ordre de traitement des factures et des lots Les factures d un lot sont toujours trait es dans l ordre dans lequel elles ont t num ris es Ordre de tri des factures
22. Verify vous pouvez utiliser le module Transfer pour transf rer des donn es des factures trait es de la base de donn es d INVOICES vers un autre syst me INVOICES transf re les donn es en les crivant dans un fichier texte appel fichier de transfert Sp cifiez le contenu la pr sentation et le format de ces donn es dans les descriptions de transaction configur es l aide du module Manager Le module Transfer crit g n ralement dans un fichier une transaction comprenant un enregistrement pour chaque facture Une fois les donn es g n r es par chaque facture correctement transf r es la facture et toutes les informations associ es sont supprim es de la base de donn es sauf indication de votre part 2 Pr sentation de description de transactions Une transaction est un bloc de donn es r sultant d une facture trait e qu INVOICES transf re vers un autre syst me apr s le traitement Une transaction se compose d un enregistrement Une description de transaction que vous cr ez l aide de Manager est un mod le pour les donn es de sortie Elle sp cifie les l ments suivants Donn es transf r es pas le contenu en g n ral e Donn es de factures trait es e Donn es de traitement telles que la date et l heure repr sent es par les variables sys t me e Vos propres donn es nom de l utilisateur nom du projet s parateurs en t te ou autres informations utile Format de
23. affiche un message descriptif vous permettant d effectuer les corrections et de poursuivre ou d interrompre la num risation Les r glages suivants peuvent tre configur s dans une description de t che Scan G n ral Pages Endosseur Traitement par lots Ev nement PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 69 106 Descriptions de t ches 4 1 Param tres de Pages Pour acc der cette bo te de dialogue l aide du module Manager cliquez sur Pages dans la des cription de t che Scan Ces r glages d terminent le traitement des factures multipages et des factures avec annexes Factures multipages ou factures avec annexes Permet le traitement des factures avec plusieurs pages ou des annexes Si vous disposez d un scanner prenant en charge la num ri sation recto verso vous pouvez galement indiquer si vous souhaitez num riser les deux c t s de la facture Image verso de la premi re page Num risez le verso de la premi re page d une facture uni quement Pour activer ce param tres ou Image verso de toutes les pages et annexes vous devez tre quip d un scanner qui prend en charge la num risation recto verso sp cifi e dans une description de scanner Cette description de scanner doit galement tre s lectionn e dans les param tres G n raux de la description de t che Scan Image verso de toutes les pages annexes Num risez le verso de ch
24. approuve Cette m thode offre une meilleure s curit puisque deux personnes diff rentes ajustent et approuvent la facture qui est donc examin e deux fois Principe des quatre yeux Si vous changez le fournisseur d une facture R interpr ter Verify r interpr te automatiquement la facture si cette option est s lectionn e S lectionnez ce r glage pour autoriser l op rateur du module Verify v rifier une facture plusieurs fois Pour utiliser cette option vous devez gale ment s lectionner Ajust Rejet et Approuv dans les param tres Etat de la description de t che Verify Rev rifier Une fois que l op rateur Verify a approuv ou rejet une facture il peut y revenir autant de fois qu il le souhaite L op rateur peut modifier les donn es de la facture puis l approuver la rejeter ou la supprimer L op rateur ne peut pas rev rifier une facture une fois que celle ci a t transf r e ou supprim e PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 83 106 Descriptions de t ches 6 9 Param tres de l ordre de v rification Pour acc der cette bo te de dialogue l aide du module Manager Cliquez sur Ordre de v rifica tion dans la description de t che Verify Ces param tres permettent d ajuster l ordre des champs pour Verify D place le champ s lectionn vers le bas D place le champ s lectionn vers le haut 6 10 Param tres
25. archivage vous devez sp cifier la description de transac tion utiliser et l emplacement o doivent tre enregistr es les donn es dans la description de t che Transfer 4 8 Utilisation d une disposition commune pour vos descriptions de transactions Si vous utilisez plusieurs profils de facture ou si plusieurs syst mes externes cible doivent recevoir des donn es en provenance d INVOICES il est int ressant d analyser la situation et de d terminer une disposition coh rente de la description de transaction pour l ensemble des profils de facture ou des syst mes cibles Une disposition commune permet d viter les conflits entre les transactions et les syst mes externes PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 53 106 Descriptions de transaction Dans de rares cas il est possible d avoir des descriptions de transaction standard identiques pour l ensemble des profils de facture et des syst mes externes Cependant diff rentes descriptions de transaction standard sont souvent n cessaires Dans ce cas chaque description de transaction requiert un champ constant qui signale au syst me cible la transac tion par d faut en cours d utilisation 5 Champs individuels de transactions 5 1 Sp cification du format des donn s de sortie Lorsque vous cr ez des descriptions de transactions le format d un champ de transaction repr sente le format r el des donn es transf rer vers un autre syst
26. autres types de texte dans une descrip tion de transaction Dans une description de transaction vous pouvez ins rer manuellement des champs de transaction avec des caract res de remplissage des commentaires sous forme de texte etc inclure dans le fichier de transfert Par exemple vous pouvez ins rer Un retour chariot saut de ligne une position sp cifique Un en t te d crivant les donn es qui suivent Une tabulation une position sp cifique Un symbole ASCII l aide des caract res ASCII un smiley par exemple Pour ins rer un en t te ou un champ de texte proc dez comme suit Placez le curseur dans le champ de transaction avant lequel vous voulez ins rer le nouveau texte Cliquez sur le bouton Nouveau champ bouton du haut La bo te de dialogue lt Propri t s gt s affiche Entrez un Nom de fichier que vous pourrez reconna tre N indiquez pas de nom de fichier existant dans le profil de facture m me si ce champ n appartient pas la description de tran saction Le nom ne doit pas commencer par des caract res sp ciaux ou n Dans Format tapez X 1 o 1 repr sente le nombre de caract res du texte ins rer Dans Caract re de remplissage tapez le caract re de votre choix un ast risque par exemple Cette entr e est obligatoire mais n affecte pas la sortie Dans la zone Longueur entrez nouveau le nombre de caract res PROJET D
27. bas droite e Sila position du champ peut changer verticalement sur la facture mais que sa position ho rizontal reste toujours la m me s lectionnez le bouton en bas gauche e Si la position du champ peut changer horizontalement sur la facture mais que sa position verticale est toujours la m me s lectionnez le bouton en haut gauche e Si la position du champ peut changer aussi bien verticalement qu horizontalement sur la facture s lectionnez le bouton en haut droite 15 5 Sp cification du traitement des champs dans Verify Cette rubrique vous explique comment proc der si vous souhaitez que l op rateur de Verify applique un traitement sp cial au champ Ouvrez le profil de facture v rifiez qu il est inactif puis ouvrez le profil de champ S lectionnez les param tres de validation S lectionnez les param tres dans la zone de choix Traitement des champs dans Verify Les r glages sont diff rents selon le type de champ que vous utilisez La section suivante d crit les options possibles pour les champs de caract res de date et de montant L op rateur Verify doit appuyer sur la touche Entr e pour le champ dans COnATEr la bo te de dialogue d approbation Cela fonctionne de la fa on suivante L op rateur Verify doit ressaisir la valeur du champ apr s avoir appuy sur Entr e pour ce champ Cela vous permet de confirmer l interpr tation du champ par INVOICES est correcte et qu il s agit d u
28. ceptions Cliquez sur Editer les dossiers pour afficher la bo te de dialogue lt Modifier les dossiers Cr ez une vue de dossier pour les op rateurs Verify Utilisez les boutons et les r glages Informations du dossier pour cr er et organiser la vue de dossier Vous pouvez cr er des n uds pour classer les factures en fonction de leur tat de leur profil ou de l acheteur S lectionnez le n ud utiliser pour repr senter un groupe de factures puis cochez la case Crit res L ic ne du n ud change Par la suite lorsque vous double cliquez sur ce n ud dans Verify il affiche une liste des factures qui correspondent aux Crit res Chaque crit re s lectionn ou d fini cr e une condition qui doit tre v rifi e pour qu une fac ture figure dans la liste des factures du n ud actuel Ainsi si vous s lectionnez Erreur de champ dans la liste des tats seules les factures dont l tat est erreur de champ sont affi ch es Si vous s lectionnez des crit res suppl mentaires ces crit res doivent galement tre v rifi s pour que la facture s affiche Ajustez les r glages Crit res pour le n ud actuellement s lectionn R p tez les 2 derni res tapes jusqu ce que vous ayez d fini des crit res pour tous les n uds de s lection de factures PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 99 106 Bo te de r ception 3 Edition des r les et des utilisateurs pour la vue Bo
29. dans des descriptions de transactions Variable syst me Format Explication Noms des fichiers images contenant les annexes FAR SNOIESS 1804 associ es la facture BatchDate YYYYMMDD Lot date Batchldx N 4 Num ro d ordre de la facture dans le lot d fini par le 60 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Descriptions de transaction syst me BatchNo N 6 Num ro de lot d fini par l utilisateur ou le syst me BatchPrefix X 6 Pr fixe de lot d fini par l utilisateur ou le syst me BatchSize N 4 nr pages du lot d fini par l utilisateur ou le BatchTime Hhmmss Heure de cr ation du lot Buyer X 100 Nom de l acheteur BuyerNumber X 50 Num ro de l acheteur La valeur de cette variable est la suivante Credit X 1 1 facture marqu e comme cr dit Q facture non marqu e comme cr dit Currency X 3 ina en trois lettres de la devise utilis e dans a d finition de facture Date AAMMJJ E To laquelle les factures ont t num ri Description X 128 Cette variable syst me est d finie par COLLECTOR Le GUID de la facture INVOICES affecte un GUID saui M pret ld X 20 Cette variable syst me est d finie par COLLECTOR Nom du fichier source contenant l image de la pre Imagefile X 260 mi re page recto de la facture Utilis lors de l interpr tation des fichi
30. dans une description de t che Scan L op rateur doit saisir les valeurs d endosseur utiliser au d but de chaque t che Scan S il ne sp cifie aucune valeur les valeurs pr c dentes sont r utilis es Utilisation d un compteur de la base de donn es La derni re valeur d endosseur provenant de la derni re t che Scan est enregistr e et utilis e comme valeur de d part pour la pro chaine s quence d endosseur En d autres termes il n est pas n cessaire de red marrer la s quence d endosseur chaque nouvelle t che Scan Au lieu de cela le compteur de la base de donn es continue la num rotation partir de la s quence d endosseur pr c dente Remarque Pour permettre au scanner d inclure le num ro imprim sur la facture dans le fichier de transfert ins rez la variable syst me StampNumber dans la description de transaction Lorsque vous utilisez un endosseur pour les factures contenant des annexes INVOICES v rifie que le m me num ro de s quence est endoss sur une facture et toutes ses annexes Les param tres d endosseur sont enregistr s dans le fichier Eiglobal ini et peuvent y tre modifi s 4 7 Param trage des valeurs de compteur d endosseur dans une description de t che Scan Utilisez la description de t che Scan pour d finir les valeurs du compteur d endosseur si aucun comp teur de base de donn es n est utilis Utilisation d un compteur d fini Ouvrez la description de t che Scan
31. de facture pour lequel vous souhaitez ouvrir une description de transaction Pour ouvrir et diter une description de transaction cliquez sur le signe plus en regard du dossier Descriptions de transaction et double cliquez sur la description de transaction Pour ouvrir une description de transaction sous la barre d objets Description de transaction proc dez comme suit Gile profil de facture est ouvert ferme le Cliquez sur la barre d objets Descriptions de transaction Pour ouvrir et diter une description de transaction double cliquez dessus 4 3 Edition d une description de transaction Proc dez comme suit pour diter une description de transaction en modifiant ses champs de transac tion Ouvrez la description de transaction diter La bo te de dialogue lt description de transac tion gt s affiche Ajustez les param tres Y Afficher ou modifier un champ de transaction S lectionnez le champ de transaction et cliquez sur le bouton de propri t s Les propri t s du champ s affichent dans la bo te de dialogue propri t s o vous pouvez les diter i Cr er un nouveau champ de transaction 50 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Descriptions de transaction G n ralement les champs de transaction pr d finis sont ins r s partir de la liste Champs dispo nibles vous pouvez toutefois cliquez sur ce bouton pour ins rer votre propre champ unique Placez l
32. donn es e Siles donn es sont sous forme de texte de chiffres ou d autres caract res e Longueur de chaque enregistrement e Mani re dont les donn es sont justifi es et sign es Disposition des donn es e Endroit o les donn es apparaissent dans l enregistrement sur une nouvelle ligne e Mani re dont les divers l ments de donn es sont s par s par des virgules des tabula tions ou rien du tout 48 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Descriptions de transaction 3 Types de descriptions de transactions Il existe trois mani res d utiliser les descriptions de transaction selon la fa on dont votre syst me utilise les donn es qu INVOICES lui transf re Le mode d utilisation d une description de transaction d termine son contenu son application sp cification et la destination des donn es Description de transaction standard Description de transaction de d but et de fin Description de transaction d archivage profils de factures Vous pouvez modifiez supprimer ou permuter les descrip O Vous pouvez utiliser les m mes descriptions de transactions avec diff rentes tions de transactions tout moment 4 Utilisation des descriptions de transaction Dans le module Manager sous la barre d objets Profils de facture vous pouvez utiliser le dossier suivant Dossier Descriptions de transaction Ce dossier contient les descriptions de transaction que vous avez ajout
33. du scanner lorsque vous cr ez votre description de scanner 4 6 Endosseur Si votre scanner poss de un endosseur vous pouvez sp cifier des param tres d endosseur dans une Description de t che Scan Les endosseurs sont g n ralement constitu s de deux parties un pr fixe et un compteur Le comp teur est la partie la plus utile et la plus fr quemment utilis e Les pages sont num rot es pendant la num risation et le num ro est imprim sur chaque page Cependant certains scanners comportent galement des caract res fictifs qui permettent d ins rer la date et l heure actuelles en plusieurs for mats Vous devez les saisir vous m me dans la zone Pr fixe Certains scanners prennent en charge uniquement l endossement manuel d autres uniquement l en dossement automatique et d autres encore les deux modes Si votre scanner l accepte vous pouvez sp cifier la position verticale de l endosseur Certains mo d les de scanners ne permettent pas de r gler la position horizontale Le module Scan enregistre la valeur de l endosseur dans la base de donn es d INVOICES en m me temps que les autres donn es relatives la facture Un lien est ainsi cr entre la facture physique et la facture num ris e Il existe deux mani res de compter les factures l aide d endosseurs 72 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Descriptions de t ches Configuration des valeurs de compteur de l endosseur
34. factures du m me type comportant les m mes identificateurs parviennent jusqu Interpret avant que la d finition de facture ne soit compl te les deux cas de figure suivants peuvent se pr senter i les identificateurs ont d j t appris et que la nouvelle facture est identifi e Interpret uti lise la d finition de facture partiellement apprise pour interpr ter et valider la facture i les identificateurs n ont pas t appris la nouvelle facture ne peut pas tre identifi e Une nouvelle d finition de facture est cr e et Interpret essaie de l apprendre Par la suite vous devrez indiquer l aide d Optimize que les deux factures appartiennent une m me d fini tion de facture elles seront ainsi r duites une d finition de facture unique 5 8 Mode Attente Si vous ex cutez les modules Interpret ou Transfer de mani re autonome sans autre module alors l interpr tation et le transfert continuent jusqu ce qu il n y ait plus de factures pr tes pour ces traite ments Si d autre part vous avez plus d un module ouvert simultan ment et souhaitez traiter les factures lorsqu elles arrivent d un module pr c dent s lectionnez Mode Attente dans la description de t che Quand il n y a plus de factures pr tes pour ce traitement le module attend et v rifie la pr sence de factures traiter toutes les 30 secondes PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 77 106 Descriptions
35. l image Indique o d placer le fichier R f rence du document D placer le fichier de r f rence D termine s il faut d placer ou non le fichier de r f rence du du document document Chemin vers le fichier de r f Indi d placer le fichier rence du document dique o d placer le fichie R f rence du certificat D placer le fichier de r f rence D termine s il faut d placer ou non le fichier de r f rence du du certificat certificat Chemin vers le fichier de r f rence du certificat Indique o d placer le fichier 7 11 Param tres Avanc s Pour acc der cette bo te de dialogue l aide du module Manager cliquez sur Avanc dans la des cription de t che Transfer Descriptions des transactions de d but et de fin D but D termine quelle description de transaction de d but utiliser Fin D termine quelle description de transaction de fin utiliser Transaction d archivage D finit un fichier de transfert suppl mentaire utiliser pour les Fichier de transfert d archive transactions d archivage Description de la transaction D termine quelle description de transaction d archivage utiliser Ajoute les transactions d archivage au fichier de transfert s il Ajouter un fichier existe d j Ins re un retour chariot et un saut de ligne apr s chaque tran Terminer avec CR amp LF k saction
36. l apprentissage automatique Sans titre de champ INVOICES ne peut pas apprendre automatiquement le champ la premi re fois qu il traite un certain type de facture De plus un titre est requis pour un champ ou un indicateur de valeur dont la position varie d une facture l autre pour des factures du m me type Exemple Un champ de montant peut tre imprim sur une ligne diff rente chaque facture selon le nombre d articles qui figurent sur la facture Dans le profil de facture les titres ne doivent comporter que des lettres et des espaces Si le titre con tient d autres caract res vous devez le sp cifier dans la d finition de facture Un profil de champ ou un identificateur de valeur doit inclure tous les titres possibles qu INVOCES doit rechercher lorsqu il trouve le champ sur des factures non apprises PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 29 106 Profils de champ Une d finition de champ ou une d finition d identificateur de valeur n inclut qu un seul titre celui qui est utilis sur la facture unique Sp cification des titres dans un champ ou un profil d identificateur Ouvrez le profil de facture v rifiez qu il est inactif puis ouvrez le profil de champ ou le profil d identificateur de valeur S lectionnez les param tres de titres Si le champ ou l identificateur n a pas de titre d s lectionnez Utiliser les titres pour recher cher la valeur Cliquez sur Ok Vous pouve
37. la liste d roulante ppp de la bo te de dialogue lt R glages du scanner L option ppp permet de configurer la r solution en points par pouce Les valeurs disponibles sont g n ralement comprises entre 100 et 400 ppp Seules les r solutions disponibles pour votre scanner s affichent dans la zone de liste Plus la r solution est faible plus le traitement de l image est rapide Pour une num risation en noir et blanc nous recommandons d utiliser le param tre par d faut 300 ppp la plupart du temps Pour la num risation en niveaux de gris et en couleur nous recommandons d utiliser 150 ppp 44 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Descriptions de scanner 4 3 Dimensions et orientation du papier S lectionnez les dimensions et l orientation de la facture dans la zone Papier de la bo te de dialogue lt R glages du scanner gt La bo te de dialogue indique les dimensions minimum et maximum pour votre scanner Si vous s lec tionnez une valeur non comprise dans la fourchette de dimensions disponibles pour votre scanner INVOICES affiche un message d erreur lorsque vous tentez de fermer la bo te de dialogue Parfois les utilisateurs veulent changer lat ralement des factures A4 dispos es en portrait dans le scanner car cette m thode permet quelquefois de r duire le temps de num risation Dans ce cas s lectionnez A4 de pr f rence A4L L paysage M me si la page est introduite lat ralem
38. lectionnez Para m tres S lectionnez G n raux V rifier les informations de la zone d informations Etat en bas de la bo te de dialogue Si vous souhaitez choisir l option Actif modifiez le profil de facture pour corriger les erreurs S lectionnez Actif ou Inactif Cliquez sur Ok Enregistrez ou fermez le profil de facture 9 D finition des factures d apprentissage Une facture d apprentissage est une copie d une facture que vous utilisez pour l apprentissage dans le module Optimize Ces copies sont g n ralement enregistr es dans la base de donn es et ne sont pas enregistr es comme fichiers TIFF Chaque d finition de facture doit avoir au moins une ou plusieurs factures d apprentissage associ es Comment les cr er Dans les r glages du profil de facture d finissez le nombre maximum de factures d apprentissage pour chaque d finition de facture Vous pouvez galement choisir de n avoir de factures d apprentis sage que pour les factures non identifi es ou pour toutes les factures Le module V rify cr e une facture d apprentissage dans les cas suivants Chaque fois qu une facture a l tat Non identifi Lorsque vous attribuez une facture non identifi e un fournisseur existant si le nombre maximum n est pas atteint Lorsque vous approuvez une facture si le r glage de profil de facture Toutes les factures est s lectionn et si le nombre maximum n est pas atteint L op rateur de
39. les interpr ter de mani re n gative sur l aptitude d INVOICES trouver et interpr ter les Le choix d un jeu de caract res incompatible avec le profil de pays peut influer champs de la facture 10 7 Param tre Ev nements Pour acc der cette boite de dialogue cliquez avec le bouton droit de la souris sur un profil de fac ture ouvert s lectionnez lt Param tres gt puis cliquez sur lt Ev nements gt Ces param tres contr lent l utilisation des gestionnaires d v nements pour personnaliser INVOICES Ev nement fonction VBA Indique l v nement qui d clenche le code VBA d j ajout la t che Nouveau Affiche la bo te de dialogue D tail d v nement Modifier Affiche la bo te de dialogue D tails d v nement pour l v nement s lectionn Supprimer Supprime l v nement s lectionn 14 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Profil d identificateur Profils d identificateur 1 Pr sentation Les profils d identificateur d crivent la m thode utilis e par INVOICES pour identifier les fournisseurs de vos factures lls indiquent INVOICES comment rechercher l identificateur sur les factures Selon le ou les types d identificateurs choisis un profil d identificateurs peut galement contenir des para m tres de formatage et de validation Lorsque vous cr ez un nouveau profil de facture vous devez d finir au minimum un profil d id
40. nom de compteur par d faut comme Compteurl appara t dans la zone d dition Nom La valeur initiale du compteur est O par d faut Le nom et la valeur du compteur sont modifiables dans leurs zones d dition respectives D s que vous avez nomm votre compteur d endosseur et d fini la valeur initiale du comp teur cliquez sur Mettre jour pour ajouter le compteur au syst me Pour activer l endosseur et le compteur de base de donn es Ouvrez la description de t che Scan Dans la bo te de dialogue Description de t che du module Scan s lectionnez les param tres Endosseur S lectionnez Auto dans la zone de groupe Endosseur S lectionnez Utiliser le compteur de la base de donn es Dans la zone Nom s lectionnez le compteur de base de donn es utiliser Cliquez sur OK pour enregistrer la description de la t che 5 Description de t che Interpret Le module Interpret vous permet d interpr ter d apprendre et de valider vos factures Les factures peuvent arriver dans le module Interpret depuis le module Scan ou depuis une multitude d autres sources comme Internet Une fois trait es par le module Interpret les factures sont normalement envoy es au module Verify 5 1 Param tres de description de t che Interpret Les param tres suivants peuvent tre configur s dans une description de t che Interpret G n ral a Source a Acheteur S lectionner a Files d attente Tri Ev nements
41. ou visualiser un profil d identificateur Pour diter un profil d identificateur vous devez avoir ouvert un profil de facture Les modifications effectu es n affectent pas les d finitions de facture existantes Double cliquez sur le profil de facture pour l ouvrir et afficher ses composants Rendez le inactif D veloppez le dossier Profils d identificateur Double cliquez sur le profil d identificateur pour l ouvrir Vous pouvez pr sent diter ses pa ram tres Apr s avoir modifi les param tres cliquez sur Ok Rendez le profil de facture actif puis enregistrez vos modifications Pour visualiser un profil d identificateur vous devez fermer le profil de facture 5 Cliquez sur le signe plus situ en regard du profil de facture pour afficher les composants du profil D veloppez le dossier des Profils d identificateur Double cliquez sur le profil d identificateur pour l ouvrir Vous pouvez pr sent parcourir ses param tres Apr s avoir parcouru les param tres cliquez sur Ok Supprimer un profil d identificateur Pour supprimer un profil d identificateur vous devez avoir ouvert un profil de facture inactif De plus il ne doit y avoir aucune d finition de facture associ e au profil de facture Ouvrez le profil de facture et rendez le inactif Avec le bouton droit de la souris cliquez sur le profil d identificateur puis s lectionnez Sup primer Activez le profil de facture puis
42. souris et s lectionnez Par d faut PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 49 106 Descriptions de transaction 4 1 Cr ation d une nouvelle description de transaction standard Vous devez cr er au moins une description de transaction standard pour chaque profil de facture Cliquez sur le signe en regard du profil de facture pour lequel vous souhaitez cr er une description de transaction standard Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier des Descriptions de transaction s lectionnez Ajouter La bo te de dialogue lt Description de transaction gt s affiche Cliquez sur Par d faut pour afficher une description de transaction standard pour le profil de facture La page par d faut contient plusieurs champs de transaction indiquant des informa tions syst me suivis d un champ de transaction par profil de champ actif dans l ordre de d fi nition des champs Ajoutez supprimez ou modifiez les champs de transaction pour obtenir les champs souhait s Choisissez le type de s paration entre champs d sir Cliquez sur OK Tapez un nom pour la description de transaction standard et cliquez sur OK Sile profil de facture est ouvert fermez le et enregistrez le 4 2 Ouverture de descriptions de transactions Pour ouvrir une description de transaction sous la barre d objets Profils de facture proc dez comme suit Cliquez sur le signe plus pour d velopper le profil
43. sur le signe plus en regard de l ic ne Profils de champ pour afficher tous les profils de champs existants Avec le bouton droit de la souris cliquez sur le profil de champ supprimer et s lectionnez Supprimer Avec le bouton droit de la souris cliquez sur le profil de facture et s lectionnez Fermer ou Enregistrer 20 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Profil de champ 7 Editer ou visualiser un profil de champ Modifier un profil de champ Double cliquez sur un profil de facture pour l ouvrir et afficher ses composants Avec le bouton droit de la souris s lectionnez Param tres et v rifiez que le param tre Inactif est s lectionn a Cliquez sur le signe plus en regard de l ic ne Profils de champ pour afficher tous les profils de champ existants Double cliquez sur le profil de champ que vous souhaitez diter Editez le profil de champ Cliquez sur Ok pour enregistrer vos modifications ou sur Annuler pour quitter la bo te de dia logue d dition sans les enregistrer Avec le bouton droit de la souris cliquez sur le profil de facture puis s lectionnez Enregis trer Visualiser un profil de champ V rifiiez que le profil de facture est ferm Cliquez sur le signe plus situ en regard du profil de facture pour afficher ses composants Cliquez sur le signe plus en regard de l ic ne Profils de champ pour afficher tous les profils de champ existants Dou
44. tard vous ne pouvez pas la s lectionner maintenant 7 6 Param tres de Tri Pour acc der cette bo te de dialogue l aide du module Manager cliquez sur Tri dans la descrip tion de t che Ces param tres peuvent tre ajust s dans les descriptions de t che Interpret Verify et Transfer et d terminent l ordre de traitement des factures et des lots Les factures d un lot sont toujours trait es dans l ordre dans lequel elles ont t num ris es Ordre de tri des factures Tri par tat de facture Trie les factures d apr s leur tat Les factures sont tri es du niveau le plus lev quantit d erreurs la plus faible au niveau le moins lev quantit d erreurs la plus importante Tri par heure de num risation Trie les factures d apr s l heure de leur num risation Utilisez Croissant pour traiter en premier les factures les plus an ciennes Utilisez D croissant pour traiter en premier les fac tures les plus r cemment num ris es Tri par valeur de champ Uniquement disponible dans les descriptions de t ches Verify et Transfer s il existe un profil de champ avec tri de champ activ Trie les factures d apr s la valeur du champ s lectionn dans la zone Trier par valeur de champ Ordre de tri des lots Trier par tat de lot Trie les lots d apr s leur tat L tat du lot est l tat de facture le plus bas de toutes les factures du lot Tri par heure de
45. te de r cep tion La bo te de dialogue lt Modifier les r les et les utilisateurs gt vous permet d effectuer les op rations suivantes Rattacher les utilisateurs d INVOICES des r les G rer les autorisations D terminer les autorisations d affichage de la vue du dossier de la bo te de r ception Dans le module Manager s lectionnez Param tres gt Configuration de la bo te de r cep tion pour afficher la bo te de dialogue lt Configuration de la bo te de r ceptionz Cliquez sur Modifier les r les et les utilisateurs pour afficher la bo te de dialogue lt VWodlfier les r les et les utilisateurs Cliquez sur Ajouter pour cr er un r le Dans la bo te de dialogue qui s affiche saisissez un nom pour ce r le Dans la zone Utilisateurs connect s s lectionnez les utilisateurs associer ce r le Cliquez sur OK pour enregistrer le nouveau r le Vous pouvez d sormais associer le nouveau r le aux dossiers s lectionn s dans la bo te de dialogue lt Modlifier les dossiers gt Remarque Si plusieurs utilisateurs acc dent au m me dossier de la bo te de r ception ils risquent de s lectionner les m mes factures v rifier Cela ne pose aucun probl me pour le syst me car INVOICES verrouille chaque facture pendant sa v rification Cependant cela peut provoquer une certaine confusion si les op rateurs Verify ne le savant pas Ainsi si un op rateur Verify a s lectionn quatre facture
46. traiter les lots du plus r cemment num ris au plus ancien croissant ou dans l ordre contraire d croissant Tri par heure de num risation 82 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Descriptions de t ches 6 8 Param tre de Contr le Pour acc der cette bo te de dialogue l aide du module Manager cliquez sur Contr le dans la description de t che Verify identifi Ce r glage vous permet de modifier et de corriger les valeurs des champs lors de la v rification Si vous voyez qu un champ sur une facture est mal interpr t vous pouvez diter sa valeur au lieu de rejeter toute la facture Vous pouvez aussi choisir cette option si vous souhaitez simplement contr ler les donn es sans n cessairement les modi fier Ajuster Lorsque cette option est s lectionn e vous ne pouvez pas modifier les valeurs des champs lors de la v rification Vous devez indiquer Verify si une facture est approuv e ou non Si vous n ap prouvez pas une facture vous pouvez la rejeter ou l ignorer Approuver Cette option vous permet d diter des valeurs de champ et d approuver une facture lorsque vous la Ajuster et approuver v rifiez Si un seul champ d une facture est mal interpr t vous pouvez par exemple ajuster ce champ et ensuite approuver la facture Options S lectionnez ce r glage pour qu un utilisateur ajuste les factures et qu un autre les
47. un champ de date laissez le champ Sp cification vide dans la zone de groupe Format pour permettre INVOICES de s lectionner les formats de date dans le fichier Eiglobal ini Vous pouvez galement taper une sp cification pour le champ en entrant le format de chacune des trois parties requises de la date jour mois ann e dans leur ordre d apparition sur la facture 24 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Profil de champ Les sp cifications de format de date autoris es sont les suivantes Format Autre Format Signification D D 1 Quanti me du mois exprim avec un ou deux chiffres 1 31 DD D 2 Quanti me du mois exprim avec deux chiffres 01 31 M M 1 Mois exprim avec un ou deux chiffres 1 9 10 11 ou 12 MM M 2 Mois exprim avec deux chiffres 01 12 MMM M 3 E Ra avec les trois premi res lettres du nom JAN MMMM M 4 Nom complet du mois y Y 1 Ann e exprim avec un ou deux chiffres 8 98 le chiffre des dizaines pouvant tre omis pour les ann es 2000 2009 YY Y 2 Ann e exprim e avec deux chiffres 00 YYYY Y 4 Ann e exprim avec quatre chiffres 2000 X Caract re de s paration Remarque Pour garantir une meilleure validation des dates seules les dates comprises entre les deux limites suivantes sont valides Les dates compter de la date courante moins 150 ans Les dates compter de
48. 8 2 Sp cification de la langue d un champ de date La zone Langue vous permet de s lectionner la langue du champ de date de la facture Le r glage Langue sp cifie les noms de mois et les noms courts qu INVOICES utilise lors de l interpr tation et de la validation des champs de date Ce r glage est n cessaire pour les dates o le mois appara t sur la facture en caract res alphab tiques et non sous forme num rique Exemple Janvier ou Jan au lieu de 1 Ce r glage est sans effet sur l affichage du champ de date dans le module Optimize ou Verify 18 3 Param tres g n raux Vous pouvez ajuster ces param tres pour les profils de champ d article unique et les profils de champ de ligne article ainsi que pour les d finitions de champ de ligne article Le nom du profil de champ tel qu il est indiqu Nom dans le profil de facture Les types disponibles sont d termin s par le profil de pays que vous utilisez En choisissant un type de champ vous connectez ce champ une logique m tier Type Type de format du champ Type de champ S lectionnez une ou plusieurs des options de Format format de champ Saisissez une sp cification d crivant les carac cification gt M Specii t res autoris s et la longueur des champs 18 4 Param tres des titres Ces param tres vous permettent de d finir des titres Si le champ comporte un titre sur les factures Utilisez les tit
49. CES Dans la zone Valeur de variable saisissez la valeur souhai t e pour la variable d finie par l utilisateur 88 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Descriptions de t ches 7 5 Param tres de Files d attente Pour acc der cette bo te de dialogue l aide du module Manager cliquez sur Files d attente dans la description de t che Ces r glages peuvent tre ajust s dans les descriptions de t che Interpret Verify et transfer Utiliser des files d attente Traite uniquement les factures ou les lots s lectionn s dans les files d attente D fini Affiche la liste des files d attente disponibles S lectionn Affiche la liste des files d attente g r es par la description de t che courante gt D place la file d attente s lectionn e vers la liste S lectionn gt gt D place toutes les files d attentes vers la liste S lectionn lt D place la file d attente s lectionn e vers la liste D fini lt lt D place toutes les files d attente vers la D fini Conseils Si vous ne s lectionnez pas Utiliser les files d attente les factures ou les lots sont trait s qu ils soient dans une file d attente ou non D finie s comprend les files d attente 1 32 et toutes les files que vous avez d finies Le num ro de file d attente appara t suivi du nom a Si vous avez pr vu de d finir une file d attente plus
50. Facture Administration d INVOICES 17 106 Profils de champ Profils de champ 1 Pr sentation Un profil de facture comporte un profil de champ pour chaque zone de la facture qui comporte des donn es capturer Un profil de facture et ses profils de champ peuvent tre utilis s pour des cen taines voire des milliers de types de factures diff rents INVOICES utilise les informations dans le profil de champ pour Rechercher le champ lorsque vous num risez une facture d un nouveau fournisseur Cr er une d finition de champ pour le champ Valider le champ Diff rents profils de champ sont d j inclus dans les diff rents profils de facture selon le profil de pays que vous utilisez Plusieurs types de champ pr d finis sont galement disponibles lorsque vous cr ez un profil de champ Lorsque vous choisissez l un de ces types de champs dans les param tres g n raux les r gles de validation int gr es et la logique m tier sont appliqu es Il existe plusieurs types de profils de champ Le type que vous utilisez est celui qui d crit les informa tions que vous avez besoin de capturer a Les profils de champ d article unique d crivent des champs individuels tels que la date le num ro de bon de commande etc Les profils de champs code barres d crivent les champs code barres que vous souhaitez cap turer Les profils de champ de table d crivent une suite de profils de champs d articles uniq
51. Forma 14 2 Sp cification des champs de montant Le type Montant s applique aux champs de la facture qui contiennent des valeurs mon taires Les champs de montant sont trait s de fa on sp ciale au moment de leur interpr tation et lors de la capture de la valeur Un format de champ pr d fini et une sp cification de format sont utilis s Par cons quent lorsque vous s lectionnez Montant comme type de format les champs Type et Sp cification sont d sac tiv s dans les param tres g n raux du profil de champ INVOICES interpr te la valeur d un champ Montant correctement d s lors qu elle respecte l un des formats suivants 100 00 100 00 100 100 100 INVOICES affiche les champs de montant dans Optimize et Verify et transf re leur valeur de mani re conventionnelle quelle que soit la notation utilis e pour la facture Lorsque la d cimal est absente 00 est ajout la valeur Le s parateur des milliers et celui des d cimales sont normalis s en fonction des formats d affichage des montants indiqu s dans le fichier Eiglobal ini Les champs Montani peuvent comporter de 0 7 d cimales INVOICES affiche le nombre r el de d cimales dans les modules Verify et Optimize Le nombre de d cimales transf rer pour un champ Montant est de 2 par d faut mais vous pouvez modifier cette valeur dans la description de la transac tion 14 3 Sp cification des champs de date Lorsque vous cr ez
52. MF D mat Facture Administration d INVOICES 57 106 Descriptions de transaction Dans la zone d dition Expression tapez entre guillemets les caract res sp cifiques que vous souhaitez voir appara tre dans le fichier de transfert par exemple Trans A ou le code ASCII pr c d d une barre oblique 042 par exemple Le nombre maximum de carac t res autoris s dans une expression est 255 Cliquez sur OK pour fermer la bo te de dialogue lt Propri t sz Il est impossible de r cup rer le texte d un champ et de l affecter un autre champ de texte d fini par l utilisateur Par exemple l expression Sp cial TexteA n est pas valide pour un champ de texte Cependant vous pouvez obtenir un r sultat identique en ins rant un champ de transaction con tenant Sp cial suivi du champ de transaction TexteA 5 5 Insertion et dition de champs partir de factures dans une des cription de transaction Si vous utilisez la barre de menus Profils de facture Si vous cliquez sur Par d faut dans la bo te de dialogue lt Description de transaction gt lorsque vous y acc dez via le profil de facture INVOICES ins re automatiquement les champs de transaction pour l article unique et les champs de ligne article d finis sur cette facture Vous pouvez les modifier les couper et les coller ou les supprimer selon vos besoins Une autre m thode permettant d ins rer un champ de transaction consiste s
53. Pour enregistrer des statistiques de t che dans un fichier Lorsque les statistiques d une t che sont affich es cliquez sur le bouton Enregistrer de la bo te de dialogue lt Statistiques de t che gt Les statistiques de t che sont alors enregistr es dans un fichier Entrez un nom de fichier dans la bo te de dialogue L extension du fichier est sjs ijs vjs ou tjs selon le module de production auquel les statistiques sont associ es Pour supprimer les statistiques de t che enregistr es Si des statistiques de t che sont enregistr es dans la base de donn es vous pouvez les supprimer avec le module Manager A l aide du module Manager cliquez sur la barre de menus Descriptions de t ches Cliquez avec le bouton droit sur la description de t che puis s lectionnez Supprimer les statistiques de la t che 7 21 Sortie XML INVOICES peut transf rer des donn es captur es au format XML Vous pouvez utiliser le format XML propre INVOICES ou tout autre format XML externe La sortie XML fait partie du module Transfer et peut tre utilis e pour les factures XML les factures num ris es et les images import es Lors de l utilisation d une sortie XML la description de transaction n est pas utilis e 98 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Bo te de r ception Bo te de r ception 1 Pr sentation La bo te de r ception permet de choisir les factures v rifier Il s agit d un
54. Verify peut cr er une facture d apprentissage pour une facture de son choix Le module Optimize cr e une facture d apprentissage dans le cas suivant Lorsque vous utilisez Optimize pour apprendre une d finition de facture laquelle aucune fac ture d apprentissage n est encore associ e PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 11 106 Profils de facture Comment les supprimer Les factures d apprentissage sont supprim es lorsque vous supprimez la d finition de facture laquelle elles sont rattach es Si vous avez une d finition de facture laquelle sont associ es plusieurs factures d appren tissage vous pouvez toutes les supprimer sauf une en cliquant avec le bouton droit de la sou ris puis en s lectionnant Supprimer la facture d apprentissage dans la bo te de dialogue lt Factures d apprentissage gt Optimize gt Affichage gt Factures d apprentissage A quoi servent elles Dans Optimize les factures d apprentissage vous permettent d effectuer les op rations suivantes Apprendre manuellement des identificateurs et des champs d une d finition de facture qui n ont pas t appris par Interpret Appliquer des filtres aux champs qui seront utilis s lors du traitement des factures R apprendre des identificateurs ou des champs dans une d finition de facture afin d am liorer le taux d interpr tation Comment les afficher et les visualiser Vous pouvez afficher les factures d appren
55. WWW cnrs fr PROJET DMF D mat Factures Manuel d utilisation Administration d INVOICES Version 1 0 Mai 2013 R alis par la Direction des syst mes d information du CNRS DSI A propos de ce manuel Mises jour du manuel 1 0 Mai 2013 Cr ation du document Table des mati res Apropos de c man el n es lenealrunnneldeitu es ilauteen 5 1 Utilisation de Ce MANUBL vsssrm asrrssssnnnirnisnsssssnnnnersannrsninnnariinsssniinnnnsrniannranissnaaaren ssssa sons 5 2 GONE S ssn end rennes re tin re euinedieus 5 3 ASSISTA CO sens creme nissan ne end este E raa een seen nent ls tetes es ee ie 5 DMF DEMAT FACTURES sssosssssspassesspmesennassossnnasmesssnsenmsennasmessnpanenee 6 MOQUE Manag f sscscentrcc hsncecenecn ee ce tnsceteroe esse anason asseure es bles tu ceters sets etats ts ee 7 1 Pr sentation du Modtil Manag ismiinisisiine naa a esmnn asset anne 7 2 Acc s au Mod le Manag r ssssssismionnn aaa a danse ien bein dns 7 Profils de facture srsti a a aaa aa aaaea 8 1 Qu est qu un profil de factures sssssssrrsssnrssssstinrssennnnnsnstsnsseenrensssesistenenriannseieenenrsseuiaieses 8 2 Cr ation d un profil de facture ssrcrscssnmsssnnsnsssnenmenssnnensenessnnmmennusenensteisinteessanseeisses 8 3 Actions sur profils de fACIUFO 2c22srs062288206222s20cannssssansonuscasosassanssnsscanssssssansensscansensssansesssas 8 4 Recherche d erreurs dans la d finition de facture 9 5 Modification
56. age comme multi TIFF Cr e un fichier image multi TIFF unique qui contient toutes les images associ es la facture Pour les factures ne comportant qu une image ce r glage est sans effet Le fichier multi TIFF contient les images pour les pages de fac ture et pour les pages d annexe recto et verso Les images sont dans le m me ordre que lors de leur traitement par INVOICES Le nom de fichier est identique au fichier image de la premi re page de la facture L extension de fichier est TIF Le fichier se trouve dans le r pertoire o INVOICES met les images identi fi es Les images trait es par INVOICES ne sont pas affect es sauf l image de la premi re page de la facture Ce fichier image est remplac par le fichier image multi TIFF Vous ne pouvez pas utiliser ce r glage si vous s lectionnez Convertir l image vers 92 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Descriptions de t ches 7 10 Param tres R f rences Pour acc der cette bo te de dialogue l aide du module Manager cliquez sur R f rences dans la description de t che Transfer Ces param tres d finissent le traitement des fichiers de r f rence associ s aux fichiers PDF et XML lors du transfert R f rence de l image D placer le fichier de r f rence D termine s il faut d placer ou non le fichier de r f rence de de l image l image Chemin vers le fichier de r f rence de
57. aie Sp cification de la notation de monnaie pour les champs de montants lors du traitement des factures Dans la bo te de dialogue lt Apprentissage de champ les r glages de la notation de devise vous permettent d indiquer une notation de monnaie pr d finie ou de saisir n importe quelle notation de monnaie non pr d finie attribuer la d finition de champ 15 2 Sp cification de la page d apparition du champ Dans les param tres Options des profils de champ utilisez les param tres Occurrence pour indiquer la page d apparition d un champ d article unique Interpret recherche d abord le champ sur la premi re page d une facture la derni re page ou sur ces deux pages selon la configuration choisie 26 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Profil de champ Si Interpret ne parvient pas trouver automatiquement le champ sur la page sp cifi e vous pouvez dessiner la position correcte du champ l aide d Optimize ou de Verify Vous pouvez r aliser cette op ration m me si le champ n appara t pas sur la premi re ou la derni re page Si vous sp cifiez les deux pages l apprentissage et l interpr tation seront ralentis Sp cifiez ces deux pages seulement pour les champs dont vous n tes pas s r de la page sur laquelle ils apparaissent Exemple Le champ de total appara t toujours sur la derni re page d une facture Sp cifiez par con s quent Derni re page Le cham
58. al 1 3 5 ou 7 X N 4 Le caract re suivi d un 4 X AaBb 1 caract re soit A a B ou b Le symbole d exclusion permet d exclure les caract res non valides Le symbole d exclusion doit appara tre en premi re position de la cha ne tous les caract res qui le suivent sont exclus non autoris s Exemple X H lt 1 caract re soit lt O X M Sp cification non valide Si le caract re n est pas plac en d but de cha ne c est qu il s agit d un caract re valide Exemple Un caract re sur les 6 suivants possibles lt 1 3 ou X lt 135 3 16 3 Caract res de s paration dans les champs de donn es Pour d finir des caract res de s paration dans les champs de donn es utilisez le champ Sp cifica tion dans la page des param tres g n raux du champ Vous ne devez pas sp cifier de caract res de s paration tels que barre oblique point virgule trait d union et espace qui peuvent appara tre dans un champ de donn es de facture Si vous ne sp cifiez pas de caract res de s paration la sp cification DDMMYY peut signifier 251299 25 12 99 25 12 99 25 12 99 Notez que les espaces dans les dates ne sont pas inclus dans la cha ne de sortie de la date Cependant comme la barre oblique peut tre facilement
59. am tres gt puis cliquez sur lt Factures d apprentissagez Ces param tres contr lent le nombre de factures d apprentissage cr es pour une d finition de fac ture Les factures d apprentissage sont cr es par le module Verify et son op rateur Toutes les factures Verify cr e une facture d apprentissage pour toutes les factures Factures non identifi es uniquement Verify cr e uniquement une facture d apprentissage pour les factures non identifi es par Interpret Nombre maximum de facture d apprentissage cr er Indique le nombre maximum de factures d apprentissage cr er pour chaque d finition de facture 10 6 Param tre de jeu de caract res Pour acc der cette bo te de dialogue cliquez avec le bouton droit de la souris sur un profil de fac ture ouvert s lectionnez lt Param tres gt puis cliquez sur lt Jeu de caract resz Les param tres Jeu de caract res d terminent les caract res pouvant tre reconnus et interpr t s Si un caract re non inclus dans le jeu de caract res figure sur une facture il ne peut pas tre interpr t Si un caract re non inclus dans le jeu de caract res figure sur une facture il ne peut pas tre interpr t Dans le module Verify vous pouvez saisir des caract res qui n appartiennent pas au jeu de carac t res Dans le module Optimize il est d conseill de saisir des caract res ne se trouvant pas dans le jeu de caract res car le programme ne peut pas
60. ant que service d marrez le service sur l ordinateur qui ex cute normalement le module Interpret PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 67 106 Descriptions de t ches 3 Param tres g n raux pour les descriptions de t che 3 1 S lection de factures traiter Lorsque vous cr ez une nouvelle description de t che ou que vous ouvrez une description existante regardez d abord la zone Profil de facture dans les param tres g n raux de la description de t che La zone Profil de facture r pertorie le profil de facture inclus dans la description de t che actuelle Pour traiter les factures avec un seul profil de facture s lectionnez le profil de facture que vous souhaitez utiliser dans la zone Profil de facture S lectionnez le profil lt SYSTEM gt pour utiliser tous les profils de facture Si le profil de facture de votre choix n est pas indiqu fermez le profil de facture et recommencez ou cr ez la description de t che en cliquant avec le bouton droit sur le dossier Descriptions des t ches dans le profil de facture ouvert 3 2 Param tres G n raux Pour acc der cette boite de dialogue l aide du module Manager double cliquez sur une descrip tion de t che La page G n raux contient des param tres qui s appliquent tous les modules de cette description de t che Vous pouvez supplanter les param tres Enregistrer les statistiques et Mode Attente pour tous les modules d
61. aque page Mode de s paration des documents Page vierge S lectionnez Page vierge si vous utilisez des feuilles de pa pier vierges pour s parer vos factures multipages Code barres S lectionnez Code barres puis s lectionnez le type de code barres si toutes vos factures comportent un code barres sur le recto et que vous souhaitez utiliser ce code barres pour s parer vos factures multipage Lorsque vous utilisez cette option n ins rer pas de feuille vierges entre les factures 4 2 Param tres d endosseur Pour acc der cette bo te de dialogue l aide du module Manager cliquez sur Endosseur dans la description de t che Scan Ces param tres sp cifient les param tres de l endosseur de votre scanner Endosseur Aucun D sactive l endosseur Manuel Active l endossement manuel Auto Active l endossement automatique Pos Horizontale Sp cifie la position horizontale de l endosseur Voir les d tails ci dessous Pos Verticale Sp cifie la position verticale de l endosseur Voir les d tails ci dessous Pr fixe Sp cifie le pr fixe de l endosseur y compris les caract res de remplissage du compteur Compteur Utiliser le compteur de la base de Ce param tre devient disponible si endossement est activ et 70 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Descriptions de t ches donn es s
62. ateur sont galement ac ceptables 90 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Descriptions de t ches 7 8 Param tres Format de sortie Pour acc der cette bo te de dialogue l aide du module Manager cliquez sur Format de sortie dans la description de t che Transfer Ces param tres permettent de sp cifier le format de sortie de la t che Transfer Format ASCII Terminer par CR Termine chaque enregistrement par un retour chariot LF Termine chaque enregistrement par un saut de ligne Type ASCII ANSI Utilise des caract res Windows dans le fichier de transfert PC Utilise des caract res DOS dans le fichier de transfert D termine si les enregistrements de votre transaction doivent Taille d enregistrement avoir une longueur fixe ou variable Au lieu d une longueur fixe chaque enregistrement a sa propre Variable longueur lorsqu il est transf r par INVOICES selon la quantit de donn es provenant du mat riel Compl te les enregistrements avec des espaces pour qu ils aient la taille que vous avez sp cifi e quelle que soit la disposi tion de la description de transaction associ e aux factures indi viduelles incluses dans la description de t che Taille fixe La taille sp cifi e doit tre au moins la taille du plus grand enregistrement de la t che Dans le cas contraire INVOICES tronque certains enregistrements Format XML
63. ble cliquez sur le profil de champ que vous souhaitez visualiser Visualisez le profil de champ Cliquez sur Annuler pour quitter la bo te de dialogue de visualisation 8 Copier des profils d identificateur dans les profils de champ Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le profil d identificateur et s lectionnez Copier dans le champ d article unique Dans la bo te de dialogue lt Cr er un champ de donn es entrez un nom pour le champ de profil et cliquez sur Ok Vous venez de cr er un profil de champ contenant tous les param tres du profil d identificateur initial 9 Champs de ligne article De nombreuses factures incluent une liste d articles Exemple Une facture d outillage contiendra une liste d outils Chaque ligne article de la liste contient les m mes champs Exemple On peut avoir comme champs la quantit la r f rence la d signation et le prix Une liste peut contenir un nombre quelconque de lignes articles Exemple Si vous avez achet un outil elle ne contient qu une seule ligne article Si vous avez achet 75 outils diff rents elle contient 75 lignes articles Type de donn es captur es dans une liste par INVOICES PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 21 106 Profils de champ Pour capturer les informations contenues dans une liste utilisez des champs de ligne article d finis dans un champ de table Validation automatique de la ligne article
64. bouton droit de la souris cliquez sur le profil de facture puis s lection nez Fermer ou Enregistrer Enregistrer sous Cliquez sur le profil de facture puis s lectionnez Enregistrer sous Saisis sez le nom du nouveau profil de facture puis cliquez sur Ok Copier Avec le bouton droit de la souris cliquez sur le profil de facture puis s lectionnez Copier Ajustez les param tres dans la bo te de dialogue puis cliquez sur Ok Fermer Avec le bouton droit de la souris cliquez sur le profil de facture puis s lectionnez Fermer Vous pouvez ensuite choisir d enregistrer ou non vos modifications Supprimer Avec le bouton droit de la souris cliquez sur le profil de facture puis s lection nez Supprimer Vous ne pouvez pas supprimer un profil de facture s il est actif ou si la base de donn es contient encore des factures lui appartenant Exemple Des factures en attente de v rification ou de transfert 8 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Profil de facture 4 Recherche d erreurs dans la d finition de facture Vous pouvez v rifier chaque profil de facture avant de l utiliser A l aide du module Manager cliquez sur la barre d objets Profils de facture ou Avec le bouton droit de la souris cliquez sur le Profils de facture puis s lectionnez Para m tres INVOICES affiche les param tres g n raux Si des erreurs sont d tect es dans le profil de facture les messages
65. champ est gale 1234 56 le r sultat sera 34 5 et non 34 56 A 10 3 8 Champ alphab tique 10 caract res dont seuls les caract res en position 3 10 sont transf r s justifi gauche et compl t par des espaces Lorsque vous modifiez la taille d une variable n oubliez pas de modifier galement sa Longueur 5 2 Composants des champs de transaction Voici une br ve description de chaque partie d un champ de transaction Le num ro d ordre est un simple num ro de r f rence num rant N ae les champs contenus dans la description de transaction Un libell qui relie le champ de transaction aux l ments suivants Un champ r el sur une facture Des dates ou des heures de traitement Une valeur que vous d finissez Pour qu un champ de transaction corresponde un champ r el dans une facture le nom de champ figurant dans la description de transaction doit tre identique au nom d un champ dans la d finition de facture Nom de champ L indice indique le num ro d un champ dans une s rie de champs Index Les champs non index s autonomes ont pour indice 0 Les champs que vous ajoutez vous m me ont galement pour indice 0 D termine si le champ de transaction doit tre compl t sa lon gueur maximale Long 1 compl ter le champ 0 ne pas compl ter le champ Cela vous permet de ne pas tenir compte du param tre Compact pour certains champs T
66. compl t s par des z ros tandis que les champs al phab tiques et alphanum riques sont compl t s par des espaces Pour indiquer un caract re de remplissage sp cifique mettez le caract re de remplissage entre guillemets par exemple ou le code ASCII pr c d d une barre oblique nnn de vant le format Exemples PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 55 106 Descriptions de transaction SN 2 Champ num rique sign 2 chiffres justifi gauche et compl t par des ast risques au lieu de z ros 042A 8 Champ alphab tique 8 caract res compl t par des ast risques au lieu d espaces Il est possible d inclure seulement une partie de la cha ne dans le fichier de transfert Le for mat est alors le suivant x y o x repr sente la position du premier caract re inclure et y le nombre de caract res inclure Si y est gal 0 tous les autres caract res de la cha ne sont transf r s partir de la position indiqu e par la valeur x Exemples N 7 2 4 Champ num rique 7 chiffres dont seuls les chiffres en position 2 5 sont transf r s justifi droite et compl t par des ast risques 0 N 4 NNSG 4 Champ num rique 4 chiffres dont seuls les chiffres en position 3 6 sont transf r s justifi droite et compl t par des z ros Notez que le point est consid r comme un caract re Si une valeur de
67. confondue avec le chiffre un 1 pendant l interpr tation il est recommand de sp cifier des caract res de s paration en utilisant le caract re de format X comme indiqu ci dessous Pour sp cifier un ou plusieurs caract res de s paration particuliers entrez les entre crochets apr s le X Exemples X deux points X deux points ast risque ou point X espace X pas de caract re de s paration autoris Exemple DDX MMX YYYY Correspond cette date 24 11 2000 DX JMMMMYYYY Correspond cette date 18 Novembre 2002 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 35 106 Profils de champ 17 Param tres des profils de champs de ligne article Les param tres des profils de champs de ligne article sont les suivant G n ral Le nom le type le format et la sp cification du format du champ Interpr tation Param tres affectant l interpr tation 17 1 Param tres g n raux Vous pouvez ajustez ces param tres pour les profils de champ d article unique et les profils de champs de ligne article ainsi que pour les d finitions de champs de ligne article N Le nom du profil de champ tel qu il est indiqu om dans le profil de facture Les types disponibles sont d termin s par le Type de champ profil de pays que vous utilisez En choisissant un type de champ vous connectez ce champ une logique m tier Format Type Type de
68. correspondant apparaissent dans la zone de message en bas de la bo te de dialogue Remarque NVOICES ne recherche pas les erreurs logiques Vous devez vous assurer que les tables utilis es dans le profil de facture sont correctes que les sous programmes externes le cas ch ant le sont galement et que la description de transaction est adapt e vos objectifs Vous devez galement ex cuter vos propres tests de profils facture avant d envoyer le profil en production 5 Modification d un profil de facture utilis en production Si vous modifiez un profil de facture qui a t utilis en production vous devez prendre garde de ne pas provoquer de probl mes dans votre syst me de production Vous ne devez modifier le profil de facture que s il n est utilis par aucune t che en cours et lorsqu aucune optimisation n est effectu e sur les d finitions de facture correspondant ce profil Si vous modifiez un profil de champ anticipez la fa on dont les modifications affecteront vos d fini tions de factures existantes Si les modifications doivent affecter un grand nombre de d finitions de facture il est recommand de sauvegarder la base de donn es avant de continuer Modifications apport es aux descriptions de transactions ou aux descriptions de t ches Vous pouvez tout moment modifier une description de transaction ou de t che Modifications apport es aux param tres du profil de facture aux profil
69. criptions de travaux d ordre etc Ces pages suppl mentaires ou pi ces jointes qui suivent la fac ture en elle m me sont galement appel es annexes Les annexes ont toujours une mise en page diff rente des pages de facture INVOICES ne capture pas les informations qui apparaissent sur les annexes Vous pouvez cependant enregistrer leurs images Num risation Vous pouvez num riser toutes vos factures dans la m me t che de Scan qu elles comportent des annexes ou non Interpr tation Pour d terminer si une facture comporte des annexes ou non Interpret compare l apparence de la premi re et de la derni re page S il existe des annexes seule la premi re page de la facture est interpr t e Interpret traite le reste des pages comme des pages annexes V rification L op rateur peut s lectionner la v ritable derni re page de la facture INVOICES peut interpr ter les champs de toutes les pages de la facture PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 103 106 Pages de facture Traitement des factures avec annexes Pour traiter des factures comportant des annexes a Dans la description de la t che Scan sp cifiez qu il existe au moins une facture avec an nexes Lorsque vous pr parez les factures num riser ins rer une feuille vierge apr s chaque fac ture de la t che Vous devez le faire m me s il n existe qu une seule facture avec annexes C est pourquoi il peut tre int
70. ction choisissez Statistiques dans le menu lt Fichierz Pour afficher les statistiques de toutes les t ches d j ex cut es Si vous avez ex cut des t ches qui enregistrent des statistiques cliquez sur la barre de menus R sultats de la t che pour afficher les statistiques enregistr es Informations donn es par les statistiques de t che En haut de la bo te de dialogue lt Statistiques de t che gt apparaissent les informations suivantes Le Profil de facture associ Le Nom d utilisateur de l op rateur qui a ex cut la t che La date et l heure de D but et de Fin de la t che Le Temps coul de la t che Le nombre de Factures trait es Le nom de la Description de t che Le milieu de la bo te de dialogue contient des informations diff rentes pour chaque module Statistiques de Scan Statistiques d Interpret Statistiques de Verify Statistiques de Transfer Pour imprimer des statistiques de t che Cliquez sur le bouton Imprimer dans la bo te de dialogue lt Statistiques de t che gt pour imprimer une copie des statistiques de t che sur une imprimante connect e 78 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Descriptions de t ches Pour enregistrer des statistiques de t che dans un fichier Lorsque les statistiques d une t che sont affich es cliquez sur le bouton Enregistrer de la bo te de dialogue lt Statistiques de t che gt Les statistiqu
71. ction standard Vous pouvez galement d finir une des cription de transaction de d but une description de transaction de fin et une description de transaction d archivage et les sp cifier dans votre description de t che Transfer D marrage et ex cution du module Transfer La premi re tape d une op ration de transfert consiste cr er une description de t che de transfert qui sp cifie les donn es transf rer ainsi que leur mode de transfert Vous pouvez ensuite ex cuter automatiquement le module Transfer l aide des services Windows Vous pouvez galement utiliser l interface graphique comme indiqu ci dessous Pour lancer le transfert ouvrez la description de t che dans Transfer et cliquez sur D marrer Lorsque vous d marrez Transfer une zone d information affiche l tat actuel du syst me la date et l heure le format de la date et de l heure sont bas s sur vos param tres Windows Lorsque vous d marrez une t che de transfert la date de d marrage l heure de d marrage et le temps d ex cution coul s affichent galement dans cette zone et un diagramme barres indique le nombre de fac tures transf r es de chaque type 7 1 Param tres de description de t che Transfer Les param tres suivants peuvent tre configur s dans une description de t che Transfer G n ral Etat S lectionner a Files d attente Tri Sortie Format de sortie Image R f rences Avanc
72. d un profil de facture utilis en production 9 6 Modification des param tres du profil de facture 10 7 Utilisation des r glages modifi s d un profil de facture ssseasonnsnnnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnnn 10 8 Activation et d sactivation d un profil de facture ss 11 9 D finition des factures d apprentissage si rrssssnnrrrrrrssssssssnneeneensessnnee 11 10 Param tres des profils de facture aa i i 12 Profils d identificateUr sssiscssssncnscnnsesniecsennenneincretinsnstdenuntiecneredn ins enncnt 15 f Presentalon PER OR PI RE 15 2 Utilisation des profils d identificateur ss 15 3 Ajouter un profil d IdGNtICA QGUr 35 dr srasennerenenannnnnsennmsscennmnnnenneiennnenarinnenese 15 4 Editer ou visualiser un profil d identificateur ss 16 5 Supprimer un profil d identificateur ni issssssscerrrrssssssscennennenss 16 6 Param tres de profils d identificateurs ss 16 Profils de champ id ab tata nat tt aan tad 18 1 PI SSMAUON hne i ennemie ee eee ia nie esse line te dede 18 2 Profils d finitions et types de champs 18 3 UtISaon de profis de ChaMp 5500 nr nn en dr ti 19 4 Ajouter un profil de champ d article unique ss 19 5 D finition d un champ avec capture du titre en tant que valeur s ssssssnnunnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnennnnn 20 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 3 106 chapitre courant 6 Supprimer n profil de ChaMp sisrmssprisirsnetsinstrerins
73. de facture Les profils de facture inactifs ne peuvent tre utilis s dans aucune t che a Pour changer l tat d un profil sur Inactif vous devez d abord terminer de traiter les factures qui utilisent ce profil ou les supprimer de la base de donn es Pays Pays d origine du fournisseur Il s agit du pays s lectionn lors de la cr ation du profil de fac ture Type de facture Indique le type de champ Les types de factures sont utilis s pour la classification des factures Modifi Date du dernier enregistrement du profil de facture Version Num ro de version du profil de pays utilis lors de la cr ation du profil de facture Les messages de la zone Etat vous indiquent si le profil de facture est complet Messages d erreur Vous devez corriger l erreur avant d activer le profil de facture Messages d avertissement Vous pouvez activer le profil de facture mais il n est pas termin 10 2 Param tres d identification Pour acc der cette boite de dialogue cliquez avec le bouton droit de la souris sur un profil de fac ture ouvert s lectionnez lt Param tres gt puis cliquez sur lt dentification gt Cette zone sp cifie a Un identificateur utiliser lors de l identification de la facture Et Ou Une relation logique entre les zones de s lection Ce param tre est uniquement utilis si la d finition de la facture recourt plusieurs identificateurs 10 3 Param tre de monna
74. de facture existantes ne sont pas affect es Fournisseur Utilis s uniquement pour les factures qui appartiennent de nouvelles d finitions de facture Les factures qui appartiennent des d finitions de facture existantes ne sont pas affect es Factures d apprentissage Utilis s pour toutes les factures Jeu de caract res Utilis s pour toutes les factures Ev nements Utilis s pour toutes les factures 10 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Profil de facture 8 Activation et d sactivation d un profil de facture Les r glages Actif Inactif vous permettent de savoir si vous pouvez utiliser un profil de facture en production Vous pouvez activer un profil de facture aux conditions suivantes poss de au minimum un profil d identificateur n a aucun message d erreur affich dans la page de param tres g n raux Vous pouvez d sactiver un profil de facture s il n a aucune facture associ e dans la base de donn es Si vous souhaitez d finir le profil de facture sur Inactif utilisez le module Manger pour v rifier qu aucune facture ne lui est associ e dans la base de donn es Si n cessaire supprimez des factures de la base de donn es Sous la barre d objets Profils de facture cliquez avec le bouton droit de la souris sur Profils de facture et s lectionnez Ouvrir Avec le bouton droit de la souris cliquez sur le Profils de facture puis s
75. de facture pour l ouvrir et afficher ses composants Avec le bouton droit de la souris cliquez sur le dossier Profils de champ sous le profil de fac ture que vous utilisez et s lectionnez Ajouter un champ d article unique La bo te de dia logue lt Profil de champ d article unique gt appara t Dans le champ Nom saisissez le nom du profil de champ S lectionnez un type de champ Les types disponibles sont d termin s par le profil de pays que vous utilisez S lectionnez un type de format e Pour les champs normaux s lectionnez un format de champ PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 19 106 Profils de champ 5 e Pour les champs normaux et ventuellement pour les champs de date saisissez une sp cification de format Dans la partie gauche de la bo te de dialogue ajustez les param tres de chaque groupe N oubliez pas d indiquer des titres dans les param tres Titre Il existe des valeurs par d faut pour les autres r glages Vous pouvez accepter les para m tres par d faut maintenant et les modifier ult rieurement lors du test du profil de facture Vous pouvez galement v rifier les r glages pour les modifier maintenant votre convenance pour achever le profil de champ Cliquez sur OK pour enregistrer le profil de champ Enregistrez le profil de facture D finition d un champ avec capture du titre en tant que valeur Pour d finir un champ qui indique si un texte e
76. de t ches Par exemple si vous souhaitez interpr ter les factures au fur et mesure de leur num risation s lec tionnez Mode Attente dans les param tres G n raux du module Interpret Vous pouvez alors ex cuter simultan ment les modules Scan et Interpret Si le module Interpret est cours de factures il attend contr lant la pr sence ventuelle de factures toutes les 30 secondes Pendant que les modules Interpret ou Transfer attendent leur tat est En attente Pour relancer l ex cution avant 30 secondes s lectionnez Continuer dans le menu T che ou cliquez sur le bouton de la barre d outils Pour arr ter l attente et mettre fin une t che choisissez Arr ter Conseil pour le module Verify envisagez de cr er une bo te de r ception 5 9 Statistiques de t che Les modules Interpret Verify et Transfer g n rent des statistiques pour chaque t che effectu e Les statistiques de la t che courante s affichent lorsqu elle est en cours d ex cution en pause et apr s son arr t Lorsque vous d marrez une t che les statistiques repartent de z ro Vous pouvez galement enregistrer les statistiques de toutes les t ches Pour afficher les statistiques de t che Utilisez le module dans lequel la t che a t ex cut e Vous ne pouvez pas afficher les statistiques de t che l aide du module Manager Pour afficher les statistiques de la derni re t che ex cut e Dans tous les modules de produ
77. dialogue l aide du module Manager cliquez sur Tri dans la descrip tion de t che Ces param tres peuvent tre ajust s dans les descriptions de t che Interpret Verify et Transfer et d terminent l ordre de traitement des factures et des lots Les factures d un lot sont toujours trait es dans l ordre dans lequel elles ont t num ris es Ordre de tri des factures Trie les factures d apr s leur tat Les factures sont tri es du Tri par tat de facture niveau le plus lev quantit d erreurs la plus faible au niveau le moins lev quantit d erreurs la plus importante Trie les factures d apr s l heure de leur num risation Utilisez Croissant pour traiter en premier les factures les plus an ciennes Utilisez D croissant pour traiter en premier les fac tures les plus r cemment num ris es Tri par heure de num risation Uniquement disponible dans les descriptions de t ches Verify et Transfer s il existe un profil de champ avec tri de champ activ Trie les factures d apr s la valeur du champ s lectionn dans la zone Trier par valeur de champ Tri par valeur de champ Ordre de tri des lots Trie les lots d apr s leur tat L tat du lot est l tat de facture le Tner par etar de lot plus bas de toutes les factures du lot Trie les lots d apr s l heure de leur num risation Apr s avoir s lectionn cette option s lectionnez Croissant ou D crois sant pour
78. e alternative l ex cution de t ches La bo te de r ception donne aux administrateurs d INVOICES et aux op rateurs Verify davan tage de pouvoir sur le processus de v rification Le nombre de factures dans chaque dossier est indiqu sur la droite entre parenth ses Les administrateurs ont la possibilit de cr er des vues de dossiers hi rarchis es et personnalis es qui organisent les factures v rifier en fonction de leur syst me de production La vue de dossier peut tre adress e aux utilisateurs d INVOICES en fonction de leur niveau d autorisation Les factures peu vent tre regroup es et filtr es en fonction d un grand nombre de crit res notamment Profil de facture vous pouvez en s lectionnez plusieurs Etat de la facture Acheteur Variables d finies par l utilisateur File d attente Pour que les op rateurs V rify puissent tirer parti de la fonctionnalit de bo te de r ception un admi nistrateur doit d finir les r glages d autorisation des utilisateurs et cr er une vue de dossier 2 Cr ation d une bo te de r ception Pour que les op rateurs V rify puissent tirer parti d une bo te de r ception un administrateur doit d fi nir les r glages d autorisation des utilisateurs et cr er une vue de dossier Dans le module Manager s lectionnez Param tres gt Configuration de la bo te de r cep tion pour afficher la bo te de dialogue lt Configuration de la bo te de r
79. e ce champ manuellement l aide du module Optimize Apr s l interpr tation de l identificateur Verify re cherche une d finition de facture correspondante Si la recherche aboutit l ensemble de la facture est r interpr t Une r interpr tation est galement effectu e en cas de modification du fournisseur apr s l interpr ta tion de la facture Cette situation peut se produire si vous interpr tez plusieurs factures du m me type sans les v rifier II n est pas n cessaire que la d finition de facture soit compl te pour qu une facture soit r interpr t e 84 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Descriptions de t ches 6 12 Statistiques de t che Les modules Interpret Verify et Transfer g n rent des statistiques pour chaque t che effectu e Les statistiques de la t che courante s affichent lorsqu elle est en cours d ex cution en pause et apr s son arr t Lorsque vous d marrez une t che les statistiques repartent de z ro Vous pouvez galement enregistrer les statistiques de toutes les t ches Pour afficher les statistiques de t che Utilisez le module dans lequel la t che a t ex cut e Vous ne pouvez pas afficher les statistiques de t che l aide du module Manager Pour afficher les statistiques de la derni re t che ex cut e Dans tous les modules de production choisissez Statistiques dans le menu lt Fichier gt Pour afficher les statistiques de t
80. e contr le utilis s par Interpret Validation de champ lors de la validation de la valeur d un champ nu m rique Expression utilis e par Interpret lors de la valida Validation de la facture tion de la valeur d un ou de plusieurs champs num riques d une factures 40 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Profil de champ 18 10 Param tres de validation de table Les param tres de validation de table correspondant un profil de champ d crivent La validation des valeurs de champs l aide des valeurs figurant dans les tables La traduction des valeurs de champ l aide de tables Il s agit des param tres Validation de champ Table utiliser pour la validation de champ Tables utiliser pour la validation de champ Table de connexion lorsqu une valeur de champ d pend d une autre valeur de champ Table de traduction Table qui contient des valeurs de traduction 18 11 Param tres Ev nements Les param tres Ev nements d un champ d crivent les gestionnaires d v nements d finis pour ce champ Vous pouvez utiliser ces r glages pour ajouter diter ou supprimer des gestionnaires d v nements 18 12 Param tres d interpr tation Le r glage dans la page Interpr tation d un profil de champ d article unique et d un profil de champ de ligne article est Dans les situations particuli res modifiez le pa S curit
81. e curseur sur la ligne juste en dessous de l endroit o vous souhaitez ajouter un champ de transac tion Utilisez la bo te de dialogue propri t s pour modifier le champ de transaction Vous pouvez cr er les types de champs de transaction suivants Champs d article unique de facture Champs de ligne article de facture Variables syst me En t te et autres types de texte Champs num riques Variables de lot P Couper des champs de transaction S lectionnez le champ de transaction couper Cliquez ensuite sur Couper Les champs coup s sont plac s dans le presse papiers Vous pouvez les coller dans un autre emplacement une autre descrip tion de transaction ou le bloc notes S lectionnez le champ de transaction copier Cliquez sur Copier Les champs copi s sont plac s dans le presse papier Vous pouvez les coller dans un autre emplacement une autre description de transaction ou le bloc notes Coller des champs de transaction Apr s avoir coup ou copi des champs de transaction s lectionnez la ligne juste en dessous de celle o vous souhaitez les ins rer Cliquez alors sur Coller Xi Effacer des champs de transaction S lectionnez le champ de transaction supprimer Cliquez alors sur le bouton Supprimer Vous ne pouvez pas annuler cette action T D placer des champs de transaction Utilisez les fl ches pour d placer un champ s lectionn vers le haut ou vers le bas dans la fen tre L ord
82. e de groupe Description de transaction de d but et de fin dans une zone d dition ou les deux entrez ou s lectionnez le nom d une description de transaction exis tante Cliquez sur OK Si vous travaillez dans un profil de facture ouvert cliquez avec le bouton droit de la souris sur ce profil de facture et cliquez sur Enregistrer ou Fermer 7 15 Sp cification d une description de transaction d archivage dans la t che Transfer Si vous avez une description de transaction d archivage vous pouvez indiquer cette description de transaction suppl mentaire et le fichier de transfert dans la description de t che Transfer Proc dez comme suit Cliquez sur Avanc dans la description de t che Transfer La proc dure suivante porte sur la zone de groupe Transaction d archivage Dans la zone d dition Archive entrez ou s lectionnez le nom d un fichier de transfert sup pl mentaire pour les transactions d archivage S lectionnez le nom d une description de transaction d archivage existante dans la zone Des cription de transaction Pour ajouter des transactions d archivage la fin d un fichier de transfert existant s lection nez Ajouter au fichier D s lectionnez Terminer avec CR amp LF si vous ne voulez pas terminer chaque transaction d archivage par un retour chariot et un saut de ligne Cliquez sur OK Si vous travaillez dans un profil de facture ouvert cliquez avec le bouton droit de la souris sur ce profil d
83. e facture et cliquez sur Enregistrer ou Fermer 7 16 Param trage de la taille d enregistrement Dans une description de t che Transfer vous pouvez indiquer si les enregistrements de votre transac tion doivent avoir une longueur fixe ou des longueurs variables Par d faut la taille des enregistrements est variable Chaque enregistrement a sa propre longueur lorsqu il est transf r par INVOICES selon la quantit de donn es provenant du mat riel et non une longueur fixe Toutefois il se peut que les enregistrements doivent avoir une taille fixe ind pendamment de la dispo sition de la description de transaction associ e aux factures individuelles inclues dans la description de t che Si vous sp cifiez une taille fixe pour les enregistrements INVOICES compl te les enregis trements avec des espaces jusqu obtenir la taille que vous avez choisie Dans la description de t che Transfer cliquez sur Sortie Dans la zone de groupe Taille d enregistrement s lectionnez Taille fixe Tapez la taille de votre choix dans la zone d dition PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 95 106 Descriptions de t ches La taille fixe que vous sp cifiez doit correspondre au moins la taille du plus grand enregis trement contenu dans la t che Dans le cas contraire INVOICES tronque certains enregistre ments Cliquez sur OK Si vous travaillez dans un profil de facture cliquez avec le bouton droit de la
84. e format Symbole Signification Exemples Syntaxe N 7 N Caract res num riques Signification champ num rique 7 chiffres Champ 1234567 Syntaxe 2 5 Signification champ alphab tique contenant 2 A Caract res alphab tiques 5 caract res Champ Abc Syntaxe X 5 Caract res alphanum riques et Signification Champ contenant 5 caract res dont X caract res sp ciaux tels que chacun peut tre une lettre un chiffre ou un ca Ho gt etc ract re sp cial Champ Abc3D Syntaxe N 3 WN 2 Signification champ contenant 3 chiffres un w Espace blang espace et 2 chiffres suppl mentaires Champ 123 45 Syntaxe SN 3 Signification champ num rique 3 chiffres pr S EE avec Un signe c d du signe plus ou moins Voir remarque ci dessous Champ 425 Syntaxe N 4 X Signification le caract re est supprim au mo Supprimer les caract res avant ment du transfert de ce champ 4 chiffres le transfert Champ 1234 Sortie 1234 Syntaxe N 1 5 NN Nombre d cimal PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 33 106 Profils de champ Signification champ num rique contenant un cinq chiffres suivis d un point d cimal et de deux chiffres suppl mentaires Champ 24 99 Caract res non significatifs Syntaxe N 3 N 5 Signification trois chiffres suivis d un caract
85. e module Verify le champ appara t et a toujours l tat Complet Ce r glage est disponible pour les champs d article unique normaux Ce param tre n est pas autoris si l option Pas Capture du titre en tant que valeur 1 d interpr tation est s lectionn e ou si l option Utiliser les titres pour rechercher la valeur est d s lectionn e dans la page des param tres Titres Ce param tre n est pas disponible que pour les champs d article unique normaux Lorsque vous utilisez ce param tre vous pou vez par exemple avoir un gestionnaire d v nements qui v rifie la valeur du champ et fournit les fonctions dont vous avez besoin PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 39 106 Profils de champ Avec le mode Format libre Interpret recherche le champ dans toute la facture Cette fonction peut Toujours interpr ter en mode format libre se r v ler tr s utile lorsqu un champ ne figure pas syst matiquement au m me endroit sur la facture Ce param tre d termine si l tat du champ a une incidence sur l tat de la facture Si l option Affecte l tat de la facture est s lec tionn e l tat du champ est utilis lors de la d termination de l tat de la facture Si l option Affecte l tat de la facture n est pas s lectionn e l tat du champ n est pas utilis lors de la d termination de l tat de la facture Autrement dit la facture peut avoir l tat comple
86. e num rique ou X pour un caract re alphanum rique i tant la longueur des donn es Pour modifier le format s lectionnez le champ puis cliquez sur le bouton Propri t s droite S lectionnez ensuite le format dans la zone Format et cliquez sur OK pour accepter les modi fications Tapez S devant le format pour indiquer un champ sign Le champ a une valeur n gative s il contient un signe lorsqu il est interpr t ou si un signe est tap au cours de la v rifi cation manuelle Utilisez un point pour indiquer une d cimale Exemples N 5 NN Champ num rique 5 chiffres suivis d un point d cimal et de 2 autres chiffres justifi droite et compl t par des espaces amp SN 1 3 NN Champ num rique sign avec 1 3 chiffres suivis d un point d cimal et de 2 autres chiffres justifi gauche et compl t par des signes amp Dans le format de sortie par d faut les valeurs num riques sont justifi es droite et les va leurs alphab tiques et alphanum riques sont justifi es gauche Vous pouvez modifier cette d finition en mettant un signe devant la description de format pour justifier la sortie gauche ou un signe pour la justifier droite Par d faut le format de certaines variables syst me contient le signe Exemple SN 3 Champ num rique sign 3 chiffres justifi gauche Par d faut les champs num riques sont
87. e production Pour ce faire utilisez la page G n raux de la description de t che de chaque module Cliquez sur le nom de module pour acc der la page G n raux correspondante Les param tres g n raux du module peuvent galement contenir les param tres r pertori s dans la page principale des param tres g n raux Vous devez cr er ou diter une description de t che pour acc der cette bo te de dialogue Profil de facture D termine les factures traiter Utilisez ce param tre pour traiter des lots de factures Utilisation du mode batch Remarque Ce param tre affecte les descriptions de t che Scan Interpret Verify et Transfer Enregistrer les statistiques Enregistre les statistiques de t che Affiche masque le Mode Attente Vous pouvez utiliser la place du Mode Attente que vous pouvez s lectionner dans les t ches Transfer et Interpret la bo te de r ception Mode Attente Description du scanner D termine quelle description de scanner utiliser Scan uniquement Sortie XML G n re une sortie au format XML Si cette option est s lection Transfer uniquement n e la description de transaction n est pas utilis e Utilisez ce param tre pour s lectionner la description de t che utiliser pour les donn es de sortie Cette option n est pas disponible si l option Sortie XML est s lectionn e dans le tra vail Description de transaction stan dard Transfer u
88. enregistrez vos modifications Param tres de profils d identificateurs 6 1 Identificateurs d image param tres g n raux Pour acc der cette bo te de dialogue cliquez sur profil d identificateur et s lectionnez ouvrir Nom Indique le nom de l identificateur d image 6 2 Identificateurs de valeur param tres g n raux La page G n raux du profil d identificateur de valeur propose les param tres suivants Nom Saisissez le nom attribuer l identificateur de valeur Format S lectionnez un ou plusieurs formats 16 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Profil d identificateur Sp cification Saisissez une sp cification d crivant les caract res autoris s et la longueur des champs 6 3 Identificateurs de valeur param tres de positionnement La page Positionnement du profil d identificateur de valeur propose le param tre suivant Emplacement de la valeur Indique la ou les positions possibles de la partie valeur de l identificateur de valeur par rapport au titre 6 4 Identificateur de valeur param tres d interpr tation La page nterpr tation du profil d identificateur de valeur propose le param tre suivant S curit Dans les situations particuli res modifiez le param tre de s curit La modification de ce r glage peut avoir une incidence sur l ensemble du sys t me de traitement des factures PROJET DMF D mat
89. ent varier d un champ un autre Les r sultats peuvent varier consid rablement en fonction de la qualit de la facture et de son image Testez les effets de vos modifications sur un grand nombre de factures Une interpr tation lev e ou maximale peut cacher des erreurs Un champ dont l tat est Complet peut faire appara tre des caract res erron s Ne l uti lisez que pour les champs dont la validation s effectue par rapport des va leurs valides ou pour ceux dont les valeurs n ont pas l obligation d tre cor rectes Conseils N utilisez pas ce param tre pour corriger une mauvaise interpr tation due des images de facture de mauvaise qualit ou une utilisation incorrecte du module Optimize Corrigez plut t ces probl mes la source Essayez la conversion de couleurs et l optimisation des d finitions de facture Le r glage normal est 5 5 point partir de la gauche PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 31 106 Profils de champ Les modifications que vous apportez ce param tre n affectent pas les d finitions de facture existantes Ce param tre affecte seulement les valeurs de champ et non le mode d interpr tation des titres de champ 16 Sp cification du format des champs Vous pouvez d finir le format des champs pour tous les champs except pour les identificateurs de logo Cette op ration s effectue au niveau du profil et de la d finition de champ
90. ent dans le scanner vous devez donc s lectionner le format de papier correspondant au format d affichage sur l cran Ensuite s lectionnez la rotation appropri e Les normes europ ennes de tailles de papier A3 A3L A4 A4L A5 et B5 ainsi que le normes am ri caines letter et legal sont pr d finies et ne sont pas modifiables Vous pouvez s lectionnez un format de papier plus grand que la facture r elle Toutefois ne s lec tionnez pas un format de papier inf rieur car vous risqueriez de perdre les informations sur les bords de la facture Vous pouvez personnaliser le format de papier si vous le souhaitez S lectionnez un ast risque comme format de papier et tapez un nouveau nom une largeur et une hauteur Les mesures sont indiqu es en millim tres par d faut ou en pouces selon les r glages du fichier Eiglobal ini Le nou veau format de papier appara t ensuite dans la bo te de dialogue avec les formats pr d finis Taille min et Taille max apparaissant dans la section Dimensions du papier de la bo te de dialogue R glages du scanner Dans le cas contraire Scan ne fonc Assurez vous que les tailles personnalis es ici sont comprises entre les limites tionnera pas si vous tentez de les utiliser Remarques importantes concernant les formats de papier personnalis s Pour les utilisateurs de formats de papier europ ens notez que les dimensions de nom breuses factures d passent l g rement le
91. ent la ligne article Lorsque des champs de ligne article ont t d finis dans le profil de facture Interpret tente automati quement de rechercher et d interpr ter les tables de lignes articles La capture automatique des lignes articles est activ e par d faut avec les profils de pays 12 Champ D bit Cr dit Le profil du champ D bit Cr dit peut servir convertir une facture en un avoir et inversement Ce type de champ est contr l par la section InvoiceCredit dans Eiglobalextra ini Si Interpret trouve l une des valeurs r pertori es dans le param tre CreditValues Valeur d avoir dans ce fichier la fac ture est class e en tant qu avoir Si aucun des titres n est trouv la facture est class e en tant que facture Ce profil de champ est ajout automatiquement aux profils de facture m me si Vous avez un profil de facture existant qui ne comporte par ce profil de champ Vous avez cr un profil de facture sans ce profil de champ 22 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Profil de champ Lorsque ce profil de champ est ajout automatiquement de cette mani re il n appara t pas dans le profil de facture Si vous ne voulez pas utilisez ce profil de champ vous devez cr er un profil de champ avec ce type de champ si vous ne pouvez pas afficher le profil de champ dans Manager et d finir les param tres Activation sur Inactif param tre de champ d article unique Op
92. entificateur Vous pouvez d finir trois profils d identificateur au maximum II existe deux sortes d identificateurs Image Valeur 2 Utilisation des profils d identificateur Dans le module Manager sous la barre d objets Profils de facture vous pouvez utiliser le dossier suivant Dossier Profils d identificateur Ce dossier contient les profils d identificateur Vous pouvez effectuer les op rations suivantes Ajouter un profil d identificateur Editer ou visualiser un profil d identificateur Supprimer un profil d identificateur 3 Ajouter un profil d identificateur Pour ajouter un profil d identificateur vous devez avoir ouvert un profil de facture Double cliquez sur un profil de facture pour l ouvrir et afficher ses composants Avec le bouton droit de la souris cliquez sur l ic ne Profils d identificateur sous le profil de facture actuel puis s lectionnez le type de l identificateur ajouter La bo te de dialogue lt dentificateur de valeur gt ou lt ldentificateur d image gt s affiche Elle pro pose une liste de param tres dans sa partie gauche S lectionnez chaque param tre et si n cessaire modifiez les valeurs affich es Cliquez sur Ok pour enregistrer le profil d identificateur Cliquez sur le profil de facture puis s lectionnez Enregistrer PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 15 106 Profils d identificateur 4 Editer
93. ents dans la description de t che Ces param tres contr lent l utilisation des gestionnaires d v nements pour personnaliser INVOICES Ev nement tonton VBA Indique l v nement qui d clenche le code VBA d j ajout la t che Nouveau Affiche la bo te de dialogue D tails d v nement Editer Affiche la bo te de dialogue D tails d v nement pour l v nement s lectionn Supprimer Supprime l v nement s lectionn 5 7 Interpr tation et apprentissage de factures Factures non identifi es Lorsqu interpret traite une facture non identifi e il tente automatiquement de l apprendre Il cr e une nouvelle d finition de facture pour la facture en question Pour identifier les champs il recherche d abord les titres sp cifi s dans les profils de champ puis les valeurs de champ correspondantes Si Interpret ne peut pas apprendre tous les champs d une facture vous devez d finir les champs manquants l aide du module Optimize Factures identifi es En principe il existe des d finitions de facture compl tes pour la plupart des factures que vous traitez En effet avant de passer en production vous devez avoir appris les factures associ es vos princi paux fournisseurs Interpret traite ces factures c est dire les interpr te et les valide l aide de leurs d finitions G n ralement aucun apprentissage suppl mentaire n est requis pour ces factures Cependant si d autres
94. equel la t che a t ex cut e Vous ne pouvez pas afficher les statistiques de t che l aide du module Manager Pour afficher les statistiques de la derni re t che ex cut e Dans tous les modules de production choisissez Statistiques dans le menu lt Fichier gt Pour afficher les statistiques de toutes les t ches d j ex cut es Si vous avez ex cut des t ches qui enregistrent des statistiques cliquez sur la barre de menus R sultats de la t che pour afficher les statistiques enregistr es Informations donn es par les statistiques de t che En haut de la bo te de dialogue Statistiques de t che apparaissent les informations suivantes Le Profil de facture associ Le Nom d utilisateur de l op rateur qui a ex cut la t che La date et l heure de D but et de Fin de la t che Le Temps coul de la t che Le nombre de Factures trait es Le nom de la Description de t che PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 97 106 Descriptions de t ches Le milieu de la bo te de dialogue contient des informations diff rentes pour chaque module Statistiques de Scan Statistiques d Interpret Statistiques de Verify Statistiques de Transfer Pour imprimer des statistiques de t che Cliquez sur le bouton Imprimer dans la bo te de dialogue lt Statistiques de t che gt pour imprimer une copie des statistiques de t che sur une imprimante connect e
95. er la meilleure configuration pour ces fac tures Proc dez comme suit pour cr er un nouveau profil de facture bas sur un profil existant Cliquez sur le profil de facture existant S lectionnez Enregistrer sous dans le menu lt Fichier gt Entrez un nouveau nom et cliquez sur OK pour l enregistrer S lectionnez Param tres dans le menu lt Edition gt D finissez l tat du profil de facture sur Inactif A pr sent vous pouvez apporter tous les modifications souhait es au nouveau profil de facture Vous devez le r activer et le r enregistrer avant de l utiliser 2 Test de votre configuration l aide de fichiers image Vous pouvez utiliser des fichiers image cr s au cours de la num risation pour tester et optimiser pratiquement tous les aspects d INVOICES tels que La validit et la fonctionnalit du profil de facture Le taux d interpr tation Les descriptions des t ches Tous les gestionnaires d v nements cr s sauf s ils sont d clench s dans le module Scan L utilisation de fichiers image lors des tests vous vite d avoir les num riser chaque fois Proc dure de base Pour cr er les fichiers image ex cutez une t che Scan et num risez les factures utiliser pour les tests Lors de la premi re interpr tation des factures s lectionnez Interne comme source de fac ture de votre t che Interpret S lectionnez ensuite Importer des fichiers image comme
96. ers images Nom du fichier source contenant l image de la pre Imagefile2 X 260 mi re page verso d une facture Utilis lors de l interpr tation des fichiers images Valeurs des champs de ligne article Lineltems X 120 Cette valeur n est jamais tronqu e NoOfAppx N 3 Nombre de pages recto des annexes la facture NoOfAppxFB N 3 T de pages recto verso des annexes la fac HNoOIvPages Ce NoOfinvPagesFB NG E E NoOfPages N 3 Nombre de pages recto de la facture et des annexes NoOfPagesFB N 3 rs de pages de la facture et des annexes recto Originator X 40 Cette variable syst me est d finie par COLLECTOR Pages X 8000 a de fichier images de la facture et de ProcessLog X 150 Contenu du journal de traitement pour la facture PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 61 106 Descriptions de transaction Cette valeur n est jamais tronqu e Si le sys t me cible analyse le fichier de transaction en fonc tion de positions fixes dans le fichier nous conseil lons de placer cette variable la fin de la description de la transaction Profile X 11 Nom du profil de facture StampNumber X 10 Num ro d endosseur de la facture Etat de facture La valeur est la suivante Complet 02 3 NE Approuv 11 tatus 2 Ajust 13 Rejet 14 Num ris 17 Suppldesc X 15 Description Supplier X 15 Nom du fournisseur
97. es 7 4 Param tres de s lection Pour acc der cette bo te de dialogue l aide du module Manager cliquez sur S lectionner dans la description de t che Ces param tres permettent de r acheminer des lots dans Interpret Verify et Transfer Lots s lectionn s Option uniquement disponible si Utiliser le mode batch est s lectionn e dans la description de t che Traite les lots s lectionn s par l utilisateur ou les lots avec un pr fixe sp cifique S lectionn par l utilisateur l op rateur s lec tionne le lot traiter partir d une liste au d marrage de la t che non disponible dans la t che Interpret Vous ne pouvez pas combiner ce param tre avec les autres de cette page Avec pr fixe seuls les lots ayant le pr fixe que vous entrez ici seront trait s S lectionner les factures lots num ris e s entre Traite uniquement les factures lots num ris e s pendant une p riode d termin e Utilisez les zones Heure de d but et Heure de fin pour indiquer la p riode Les formats des dates sont sp cifi s dans le format de date court de Windows S lectionner les factures lots contenant une variable utilisateur Traite uniquement les factures lots qui contiennent une va riable d finie par l utilisateur avec une valeur sp cifique Dans la zone Nom de la variable saisissez le nom de la variable que vous avez cr e l aide de l interface de pro grammation INVOI
98. es au profil de facture Vous pouvez effectuer les op rations suivantes Ajouter une description de transaction Vous pouvez ajouter les l ments suivants o Une description de transaction Un transfert d archive O o Une description de transaction de d but o Une description de transaction de fin Sp cifiez lesquelles utiliser dans la t che transfert Pour ajouter une description de transaction cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier Description de transaction puis s lectionnez Ajouter Ouvrir une description de transaction pour l diter En ouvrant une description de transaction vous pouvez ditez ses r glages Vous pouvez diter la description de transaction n importe quel moment m me si le profil de facture est actif Les modifications s appliqueront la prochaine t che de transfert qui suivra l enregistrement de la description de transaction Pour ouvrir une description de transaction double cliquez dessus ou avec le bouton droit de la souris s lectionnez Ouvrir Marquer une description de transaction comme description de transaction standard par d faut La description de transaction par d faut sera utilis e au d marrage de la prochaine t che de transfert si cette derni re sp cifie Utiliser la description de transaction standard par d faut Pour marquer une description de transaction comme description de transaction par d faut cliquez dessus avec le bouton droit de la
99. es aux champs de montants sont toujours num riques Elles ne contien nent jamais de d signations de monnaie La d signation de monnaie est contenue dans le champ Monnaie En outre certains avantages sont li s la sp cification de la notation de monnaie pour les champs de montants a Les champs sont interpr t s de mani re plus pr cise Ainsi si l interpr teur sait que la men tion figure avant la valeur il peut la rejeter l ignorer sans se poser la question de savoir si ce symbole peut tre un 5 Lorsqu ils sont affich s dans le module Verify les champs ne comprennent pas la notation de monnaie il est donc plus facile de v rifier rapidement le montant num rique Sp cification de la notation de monnaie pour les champs de montants lors de la configuration La section InvoiceCurrency du fichier Eiglobal ini r pertorie toutes les monnaies susceptibles d tre utilis es sur les factures Assurez vous que les monnaies que vous utilisez sont in cluses pour plus d informations reportez vous la rubrique D finition de la gestion des mon naies Dans la bo te de dialogue lt Profil de facture gt acc dez aux r glages de monnaie et sp cifiez la monnaie par d faut Cette monnaie est automatiquement attribu e tous les champs de ce profil de facture Facultatif dans la description de transaction ajoutez une variable syst me qui repr sente l abr viation trois lettres de la monn
100. es de t che sont alors enregistr es dans un fichier Entrez un nom de fichier dans la bo te de dialogue L extension du fichier est sjs ijs vis ou tjs selon le module de production auquel les statistiques sont associ es Pour supprimer les statistiques de t che enregistr es Si des statistiques de t che sont enregistr es dans la base de donn es vous pouvez les supprimer avec le module Manager A l aide du module Manager cliquez sur la barre de menus Descriptions de t ches Cliquez avec le bouton droit sur la description de t che puis s lectionnez Supprimer les statistiques de la t che 6 Description de t che Verify Utilisez le module Verify pour corriger et approuver des factures trait es par Interpret Vous pouvez galement contr ler des donn es ne pr sentant aucun tat d erreur si vous d sirez les confirmer V rifier signifie contr ler compl ter et corriger les factures interpr t es Le programme affiche les valeurs des champs interpr t s et vous pouvez confirmer ajouter ou corriger les valeurs si n ces saire Choisissez les factures que vous souhaitez v rifier et corriger Vous pouvez limiter votre travail aux factures et aux champs pr sentant un certain tat et choisir entre plusieurs options pour sp cifier votre mode d interaction avec le programme au cours du processus Tous ces param tres sont d finis dans la description de t che Verify Une fois qu une facture a t approuv e et tra
101. es options profil de facture et le profil de champ affectent la m thode de v rification de la fac ture La description de t che Verify d termine les tats de facture v rifier dans une t che donn e et d autres options PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 79 106 Descriptions de t ches 6 2 Param tres d une description de t che Verify Les param tres suivants peuvent tre configur s dans une description de t che Verify G n ral Etat S lectionner a Files d attente Tri Contr le Ordre de v rification Ev nements 6 3 Choix des tats v rifier Le choix des tats de factures v rifier se fait dans le cadre de la cr ation d une description de t che Verify Cependant les param tres par d faut sont souvent appropri s Cr ez ou ouvrez une description de t che Verify Cliquez sur Etat pour afficher les param tres Etat En fonction de leur tat pr cisez les factures qui doivent tre trait es Si l option Utiliser le mode batch est s lectionn e dans les param tres G n raux de la des cription de t che Verify cliquez sur Lot et choisissez les tats 6 4 Param tres Etat Pour acc der cette bo te de dialogue l aide du module Manager cliquez sur Etat dans la descrip tion de t che Verify Le choix des tats v rifier fait partie de la cr ation d une description de t che Verify Sp cifiez ici quelles factures doivent
102. ez pas s lectionn l option Annexer au fichier existant dans les r glages de Sortie Description de t che Transfert le fichier de transfert sera cras chaque d marrage de la t che Pour automatiser les modules Interpret et Transfer vous devez Dans le module Manger s lectionnez Administration gt Services La bo te de dialogue lt Service gt s affiche Cliquez sur Ajouter pour programmer un nouveau service La bo te de dialogue lt Service gt s affiche Ajustez les r glages de la bo te de dialogue lt Service gt puis cliquez sur OK Modifiez le compte Windows pour le service Installation r seau uniquement Le compte Syst me local est utilis par d faut pour les services Interpret et transfer Ce compte n est cependant pas autoris se connecter avec les autres ordinateurs de votre ins tallation INVOICES l ordinateur sur lequel vous enregistrez vos images num ris es par exemple Vous devez modifier le compte et en utiliser un qui puisse se connecter avec ces ordinateurs e Ouvrez l application Services sous Windows e Ouvrez les Propri t s pour ce service e Dans l onglet Connexion s lectionnez Ce compte et entrez le nom d utilisateur et le mot de passe valides R p tez les tapes ci dessus pour chaque module Interpret ou Transfer automatiser D marrez le service sur les ordinateurs qui ex cutent les modules automatiser Par exemple si vous souhaitez ex cuter Interpret en t
103. f rentes alternatives pos sibles pour chacun des quatre types de descriptions de t che Scan Interpret Verify et Transfer En essayant diff rents r glages vous pouvez personnaliser INVOICES en fonction de vos besoins et rendre ainsi le processus de v rification particuli rement efficace N h sitez pas d finir un certain nombre de descriptions de t che avec diff rents param tres pour voir lesquels fonctionnent le mieux avec diff rents profils de facture ou pour diff rents utilisateurs Proc dez comme suit pour fonder une description de t che sur une autre avec le module Manager ou l un des modules de production Ouvrez une description de t che d j cr e Effectuez toutes les modifications souhait es Cliquez sur OK pour fermer la bo te de dialogue lt Description de t ches Enregistrez la description de t che sous un nouveau nom Avec le bouton droit de la souris cliquez sur la description de t che s lectionnez Enregistrer sous puis saisissez un nouveau nom 1 6 Enregistrement de descriptions de t che A l aide du module Manager Cliquez sur OK dans la bo te de dialogue lt Description de t chez il s agit d une nouvelle description de t che entrez un nom et cliquez sur OK Si vous avez cr la description de t che dans un profil de facture et que celui ci est ouvert enregistrez le ou fermez le A l aide d un module de production Si vous utilisez Scan Interp
104. format A4 Comme le num ro de compte bancaire appara t souvent en bas de la facture il peut tre tronqu de l image si vous choisissez le format de papier A4 Dans ce cas nous recommandons de cr er et d utiliser un format de pa pier personnalis l g rement sup rieur au format A4 Lorsque vous d finissez les dimensions d un format de papier personnalis ajoutez environ 1cm la longueur et la largeur de la facture r elle Ainsi INVOICES r ussira plus facilement d tecter tous les champs des factures comprenant un champ proximit d un bord Un format de papier d fini par l utilisateur peut tre dit librement mais il est n cessaire de proc der avec beaucoup de pr cautions Les modifications apport es un format de papier utilis par les d finitions de facture affectent ces derni res et cette op ration n est pas autori s e INVOICES ne peut r soudre automatiquement ce probl me Vous devez donc vous as surer que les modifications de format de papier sont valides PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 45 106 Descriptions de scanner 4 4 Num risation en couleurs et en niveaux de gris Vous pouvez acc der aux r glages de num risation en couleur et en niveaux de gris partir de la bo te de dialogue R glages du scanner Noir amp blanc Il s agit du param tre par d faut qui convient presque toutes les factures Etant donn que INVOICES reconvertit au
105. format du champ Format S lectionnez une ou plusieurs des options de format de champ Sp cification Saisissez une sp cification d crivant les carac t res autoris s et la longueur des champs 17 2 Param tres d interpr tation Le r glage dans la page Interpr tation d un profil de champ d article unique et d un profil de champ de ligne article est S curit Dans les situations particuli res modifiez le param tre de s curit La modification de ce param tre peut avoir une incidence sur l ensemble du syst me de traitement des factures 18 Param tres des profils de champs d article unique 18 1 Bo te de dialogue Profils de champs d article unique Les param tres suivant sont disponibles lorsque vous ajoutez un profil de champ d article unique G n ral Le nom le type le format et la sp cification de format du champ Titres Titres et fichier optionnel contenant des titres Positionnement Position et rotation des champs 36 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Profil de champ Param tres d occurrence d activation de traite Options ment et de tri des champs Validation Param tres de validation des champs Param tres de validation et de traduction des OP champs l aide des tables Ev nements Param tres des gestionnaires d v nements Interpr tation Param tres affectant l interpr tation 1
106. ge Pas de contact avec le scanner SCSI V rifiez le scanner et les c bles SCSI s affiche maintenant il existe un probl me R solvez le probl me et revenez au 3 point 4 Param tres des descriptions de scanner 4 1 Luminosit et contraste S lectionnez la luminosit et la contraste l aide des curseurs Luminosit et Contraste de la bo te de dialogue lt R glages du scanner gt L option Luminosit contr le l intensit lumineuse utilis e lors de la num risation des factures La valeur par d faut est optimale pour les factures normales dont les champs d finis comportent un ar ri re plan blanc ou de couleur unie Modifiez cette valeur uniquement si la couleur d arri re plan des champs r duit la qualit de l image num ris e Faites glissez le curseur Luminosit vers la gauche pour r duire la valeur si les images sont particuli rement claires ou p les La valeur par d faut de Contraste est optimale pour les factures ordinaires dont les champs d finis comportent un arri re plan blanc ou de couleur claire Faites glisser le curseur Contraste vers la gauche pour r duite la valeur uniquement si le contraste de la page num ris est m diocre Un con traste plus lev convient mieux des factures comportant des lignes pleines Certains mod les de scanners ne permettent pas de r gler le contraste 4 2 Ppp r solution S lectionnez une r solution en points par pouce ppp pour la facture dans
107. i P ram tre de s curit La modification de ce param tre peut avoir une incidence sur l ensemble du syst me de traitement des factures PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 41 106 Descriptions de scanner Descriptions de scanner Les descriptions du scanner permettent de d finir des r glages appropri s pour le scanner N apportez aucune modification la description de scanner apr s le lancement de l ex cution en production Si vous modifiez les types ou les descriptions de scanner apr s cr ation d une d finition de facture vous risquez de g n rer de faibles taux d identification 1 Cr ation d une description de scanner Pour cr er une description de scanner Le scanner doit tre connect et sous tension Par ailleurs le pilote appropri doit tre instal l Cliquez sur la barre d objets Description de scanner et s lectionnez Nouveau Menu lt Fi chier gt Le message Pas de contact avec le scanner SCSI V rifiez le scanner et les c bles SCSI S affiche Cela est normal puisque vous n avez pas encore d fini les param tres du scanner Cliquez sur Ok S lectionnez le scanner connect Dans la bo te de dialogue lt R glages du scanner cliquez sur les autres param tres qui vous int ressent Cliquez sur Ok Tapez un nom pour la description de scanner Cliquez sur Ok Vous pouvez s lectionner la description de scanner
108. i vous avez d fini un compteur de base de donn es D finir le compteur Ce param tre devient disponible si l endosseur est activ Saisissez le num ro endosser sur la premi re facture trait e Valeur de d part par la t che La Valeur de d part ne doit pas comporter plus de 17 chiffres Saisissez le nombre de factures num riser et endosser Tout nombre compris entre 1 et 99999 est valide Lorsque ce nombre est atteint INVOICES arr te le scanner et informe l op rateur Quantit Pos horizontale et Pos verticale Sp cifie en millim tres ou en pouces selon les param tres du fichier Eiglobal ini la position d impression de la cha ne par rapport au coin sup rieur gauche de la facture Le premier caract re de la cha ne est imprim la position sp cifi e 4 3 Param tres de lots Pour acc der cette bo te de dialogue l aide du module Manger Cliquez sur Traitement par lots dans la description de t che Scan Utilisez cette bo te de dialogue pour contr ler la mani re dont les lots sont num ris s Le nombre total de pages de factures y compris les annexes mais sans les pages de s paration inclure dans le lot Ce param tre d finit la valeur de la variable de lot BatchSize Taille de lot Jusqu 12 caract res pour aider identifier le lot ou laisser vide Ce param tre d finit la valeur de la variable de lot Bat chPrefix Pr fixe de lot Renseig
109. ie Pour acc der cette bo te de dialogue cliquez avec le bouton droit de la souris sur un profil de fac ture ouvert s lectionnez lt Param tres gt puis cliquez sur lt Monnaie gt Ces param tres d terminent a La monnaie utilis e lors de l interpr tation des champs de montants La monnaie utilis e si INVOICES ne parvient pas identifier la facture en fonction d une d fi nition de facture et ne peut pas en d terminer la monnaie 10 4 Param tre de fournisseur Pour acc der cette bo te de dialogue cliquez avec le bouton droit de la souris sur un profil de fac ture ouvert s lectionnez lt Param tres gt puis cliquez sur lt Fournisseurs Ces param tres d terminent comment les fournisseurs sont cr s pour une d finition de facture D fini par l utilisateur Permet l op rateur d indiquer le fournisseur lors du premier traitement d une nouvelle facture dans le module Verify ou Optimize PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 13 106 Profils de facture A partir de la d finition de champs INVOICES utilise le champ indiqu pour identifier le fournisseur dans Verify S il ne parvient pas trouver le champ appropri la facture est Non identifi e et aucun fournisseur n est d fini 10 5 Param tre des factures d apprentissage Pour acc der cette bo te de dialogue cliquez avec le bouton droit de la souris sur un profil de fac ture ouvert s lectionnez lt Par
110. ie les actions effectu es la souris ou au clavier 3 Assistance En cas de probl me dans l ex cution des instructions expos es dans ce manuel vous avez la possibi lit de contacter L assistance aux utilisateurs du lundi au vendredi de 8h30 12h00 et de 14h00 17h30 au 05 62 24 25 31 ou via assistance dsi cnrs fr PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 5 106 DMF D mat Factures 6 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Module Manager Module Manager 1 Pr sentation du Module Manager Le module Manager vous permet de pr parer INVOICES la production et de la g rer Pour pr parer INVOICES la production vous devez D finir des profils de facture D finir les descriptions de t che D finir les r glages du scanner D finir les utilisateurs D finir les tables de validation facultatif D finir ventuellement les lots Vous devez galement G rer de nombreuses sortes d objets utilis s par INVOICES tels que les profils de facture les profils utilisateur etc G rer la base de donn es INVOICES 2 Acc s au Module Manager Lancez le module Manager gt en double cliquant sur le logo suivant pr sent sur le bureau du poste Une fen tre d identification appara t Rentrez votre nom d utilisateur et votre mot de passe puis cliquez sur le bouton OK PROJET DMF D mat Facture Administ
111. ie ne correspond pas Confirmez la L op rateur Verify doit ressaisir la valeur et appuyer sur la touche En tr e Le champ doit comporter une valeur L op rateur Verify doit saisir une valeur pour le champ si Interpret nen a renseign e aucune Ce para m tre n est pas autoris pour un champ si Pas de v rification est s lec tionn dans la page des param tres Options Cela fonctionne de la fa on suivante POR Si le champ contient une valeur l op rateur Verify traite le Doit tre champ de la fa on habituelle renseign Sile champ est vide l op rateur Verify voit appara tre un F indi quant une erreur de champ Si l op rateur appuie sur Entr e sans saisir de valeur pour le champ un message appara t de mandant l op rateur de le faire L utilisateur peut saisir une valeur et appuyer sur la touche En tr e ou il peut autoriser le champ rester vide en s lectionnant Ok pour enregistrer le champ 15 6 Sp cification des titres Ces informations s appliquent aux champs d article unique et aux identificateurs de valeur La plupart des champs des factures ont un titre Un titre de champ est un texte qui figure sur une fac ture et qu INVOICES utilise pour rechercher ce champ Exemple Le titre d un champ de date pourrait tre Date de facturation Il en est de m me pour les identificateurs de valeur Un titre est requis pour chaque champ ou identificateur de valeur dont vous souhaitez
112. iquez sur S lectionner dans la description de t che Ces param tres permettent de r acheminer des lots dans Interpret Verify et Transfer Lots s lectionn s Option uniquement disponible si Utiliser le mode batch est s lectionn e dans la description de t che Traite les lots s lectionn s par l utilisateur ou les lots avec un pr fixe sp cifique S lectionn par Putilisateur l op rateur s lec tionne le lot traiter partir d une liste au d marrage de la t che non disponible dans la t che Interpret Vous ne pouvez pas combiner ce param tre avec les autres de cette page Avec pr fixe seuls les lots ayant le pr fixe que vous entrez ici seront trait s S lectionner les factures lots num ris e s entre Traite uniquement les factures lots num ris e s pendant une p riode d termin e Utilisez les zones Heure de d but et Heure de fin pour indiquer la p riode Les formats des dates sont sp cifi s dans le format de date court de Windows S lectionner les factures lots contenant une variable utilisateur Traite uniquement les factures lots qui contiennent une va riable d finie par l utilisateur avec une valeur sp cifique Dans la zone Nom de la variable saisissez le nom de la variable que vous avez cr e l aide de l interface de pro grammation INVOICES Dans la zone Valeur de variable saisissez la valeur souhai t e pour la variable d finie par l utilisateur
113. istiques sont associ es Pour supprimer les statistiques de t che enregistr es Si des statistiques de t che sont enregistr es dans la base de donn es vous pouvez les supprimer avec le module Manager PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 85 106 Descriptions de t ches A l aide du module Manager cliquez sur la barre de menus Descriptions de t ches Cliquez avec le bouton droit sur la description de t che puis s lectionnez Supprimer les statistiques de la t che 7 Description de t che Transfer Le module Transfer permet de transf rer les donn es des factures trait es vers un syst me cible ou un fichier Les donn es sont transf r es dans les transactions Une transaction est un ensemble d informations transf r es par le programme vers un autre syst me informatique en l enregistrant dans un fichier de transfert Une transaction se compose g n ralement de plusieurs enregistrements dont le format est sp cifi par une ou plusieurs descriptions de transaction Une description de transaction standard fait partie d un profil de facture complet Normalement seules les donn es des factures l tat Complet ou Approuv sont transf r es Tou tefois vous pouvez sp cifier que les donn es des factures l tat Num ris doivent tre transf r es Le module Transfer formate les donn es de sortie selon le contenu des descriptions de transaction Vous devez d finir une description de transa
114. it e par Verify l image de la facture et ses donn es peuvent tre transf r es dans un fichier l aide du module Transfer D marrage et ex cution du module Verify Pour d marrer le processus vous devez commencer par ouvrir ou cr er une description de t che Verify indiquant Verify quelles factures d un tat donn vous souhaitez v rifier Lancez ensuite le processus en s lectionnant D marrer dans le menu lt T ches 6 1 V rification des factures Une fois que vos factures ont t interpr t es vous devez utiliser le module Verify pour v rifier que les donn es interpr t es sont correctes Verify affiche les valeurs et les tats des champs et vous permet d ajuster et ou d approuver l interpr tation faite par INVOICES Le processus de v rification est une t che interactive vous devez interagir avec le programme et s lectionner ou saisir des valeurs de champ pour garantir l exactitude des donn es Il arrive souvent qu une d finition de facture associ e un nouveau fournisseur indique les sugges tions d Interpret pour les champs Vous pouvez consulter ces suggestions et choisir la bonne Si au cune ne correspond au champ imprim sur la facture vous pouvez enregistrer la d finition pour une optimisation ult rieure Vous pouvez choisir le mode de v rification et les l ments concern s Vous pouvez choisir parmi plusieurs options Les options et les param tres sont s lectionn s deux endroits L
115. la date courante plus 100 ans 14 4 Champs sp ciaux Vous pouvez d finir des champs d article unique pour ces objets sp ciaux Champ de saisie manuelle Champ dont la valeur est saisie par l op rateur Verify Champ dont la valeur est d finie et utilis e par un pro Champ de programme externe gramme externe Le champ n appara t pas l op rateur Verify L tat du champ est r gl sur complet Champ dont la valeur est param tr e sur 1 si le texte champ ONNEO QE d un titre sp cifi appara t sur la facture Pour cr er ces champs s lectionnez les param tres de traitement de champ suivants dans la page Option Champ de saisie manuelle S lectionnez Pas d interpr tation S lectionnez Pas d interpr tation et Pas de v rifica Champ de programme externe tion PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 25 106 Profils de champ Champ On Off 1 0 S lectionnez Capturer le titre en tant que valeur 15 Param tres des profils de champ 15 1 Sp cification de la notation des devises dans les champs Mon tant Les montants d une facture sont dans une certaine monnaie exemple en dollars US ou en euros Normalement la monnaie est sp cifi e en un ou plusieurs points sur la facture notamment au niveau des montants mon taires Cependant dans INVOICES la monnaie est s par e des valeurs num riques dans les champs de montants Les valeurs donn
116. la premi re utilise le module Manger la seconde un module de production Pour configurer une nouvelle description de t che l aide du module Manager ou de l un des modules de production S lectionnez Nouveau menu lt Fichier gt Ensuite e Si vous utilisez le module Manager s lectionnez Description de t che puis cliquez sur OK dans la bo te de dialogue lt Nouveau gt e Si vous utilisez un module de production la bo te de dialogue lt Description de t che gt ap para t Ajustez les r glages de votre description de t che G n raux Scan Interpret Verify Transfer Cliquez sur OK Entrez un nom pour la production de t che puis cliquez sur OK Apr s avoir enregistr la description de t che vous pouvez l ouvrir nouveau partir du module Ma nager ou des modules de production Remarque Lorsque vous cr ez une description de t che l aide d un module de production une description de t che compl te est cr e pour l ensemble des modules m me si vous ne pouvez visualiser que les param tres s appliquant au module de production que vous tes en train d utiliser 1 4 Ouverture et modification d une description de t che Pour ouvrir une description de t che l aide du module Manger ou d un module de production cliquez sur la barre d objets Descriptions de t che Double cliquez ensuite sur la description de t che que vous souhaitez ouvrir Lorsque vous ouvrez une de
117. lectionner le champ de transaction dans la zone Champs disponibles et l ajouter dans la description de transaction en cliquant sur la fl che Si vous utilisez la barre de menus Descriptions de transaction S lectionnez d abord le profil de facture dans la zone Connect au profil de facture Cliquez ensuite sur Par d faut ou s lectionnez les champs dans la zone Champs disponibles comme indiqu ci dessus Vous pouvez affectez une valeur par d faut un champ de transaction en entrant une constante ou une expression conforme au format du champ de transaction dans la zone Expression de la bo te de dialogue lt Propri t s gt Les caract res autoris s dans des expressions pour affecter une valeur num rique par d faut un champ sont les m mes que pour l insertion de champs num riques La seule diff rence est que vous devez entre un signe gal avant l expression Si le champ a t format pour inclure du texte la valeur par d faut peut tre du texte Entrez le texte dans la zone Expression entre guillemets apr s le signe gal Vous pour galement utiliser une barre oblique Cependant vous ne pouvez pas r cup rer le texte d un champ pour l affecter un autre champ comme valeur par d faut Par exemple Nom n est pas une expression par d faut correcte pour un champ de texte Remarque Le nombre maximum de caract res autoris s dans une expression est 255 a Une valeur par d faut s app
118. les de lot d finies par l utilisateur relatives aux factures num ris es par lots Pour inclure ces variables D finissez vos propres variables de lot Dans la bo te de dialogue lt Traitement par lots gt de la description de t che Scan s lectionnez le fichier mod le de bordereau de lot Dans la bo te de dialogue lt Description de transaction cliquez sur Options Dans la zone Fichier mod le de bordereau de lot s lectionnez le nom du fichier modifier Cliquez sur OK La zone Champs disponibles affiche d sormais les variables d finies par l utilisateur conte nues dans le mod le de bordereau de lot S lectionnez des variables et cliquez sur la fl che pour les ins rer dans la description de transaction Cliquez sur OK si vous avez ex cut cette proc dure partir de la barre d objets Profils de facture et qu un profil de facture est ouvert enregistrez le 5 9 S lection d un champ de transaction Trouvez le champ de transaction modifier Si n cessaire faites d filer la description de transaction l aide de la barre de d filement droite Cliquez sur le champ de transaction pour le s lectionner Vous pouvez s lectionner plusieurs champs de transaction en appuyant sur la touche Ctrl ou Maj dont l action est l g rement diff rente tout en cliquant sur les champs s lectionner 6 Variables syst me Les variables syst me d INVOICES pr sent es ci dessous peuvent tre ins r s
119. leurs sont tri es par ordre Croissant les factures dont les champs de tri comportent des erreurs d interpr tation sont tri es en premier suivies des factures avec champs de tri complets Exemple Vous pouvez utiliser cette m thode pour trier des factures en fonction de la valeur du champ date d ch ance Le r sultat est que vous allez v rifier et transf rer les factures en commen ant par celles dont les dates d ch ance sont les plus anciennes Ouvrez le profil de facture v rifiez qu il est inactif puis ouvrez le profil de champ d article unique S lectionnez les param tres Options S lectionnez les param tres de la zone Tri par un champ S lectionnez Autoriser un tri par ce champ PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 27 106 Profils de champ 15 4 Sp cification de position de champs Vous devez sp cifier si la valeur du champ appara t toujours la m me position sur toutes les fac tures d un fournisseur particulier ou si elle peut varier d une facture l autre pour le m me fournis seur Ouvrezle profil de facture v rifiez qu il est inactif puis ouvrez le profil de champ S lectionnez les param tres de positionnement S lectionnez un ou plusieurs boutons dans la zone de choix Position de la valeur sur la fac ture e Si le champ a une position fixe c est dire s il appara t toujours au m me endroit sur la facture s lectionnez le bouton en
120. lique exclusivement au champ de transaction particulier dans le quel vous l avez indiqu e Elle ne s applique pas ce champ lorsqu il est mentionn dans une autre transaction ni ce champ lorsqu il est r p t ailleurs dans la m me description de tran saction 58 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Descriptions de transaction La valeur par d faut d un champ ne peut pas tre associ e sa propre valeur lorsqu un champ a une valeur l expression par d faut est ignor e Les nombres d cimaux sont autoris s dans toutes les expressions Cependant assurez vous que le format des champs de transaction tient compte du nombre maximal de d cimales pou vant r sulter de l expression 5 6 Insertion de champs de ligne article dans une description de transaction Pour ins rer tous les champs de ligne article d une facture dans une description de transaction pro c dez comme suit Placez le curseur dans le champ de transaction avant lequel vous voulez ins rer les champs Dans la zone Champs disponibles s lectionnez Lineltems et cliquez sur la fl che Ne modifiez pas les propri t s de champ dans Linelltems Le format et la longueur de champ affich s dans la description de transaction ne doivent pas tre mo difi s II ne s agir pas des valeurs r elles utilis es dans la transaction proprement dite Les valeurs r elles varient d une transaction l autre selon les do
121. liser pendant l interpr tation des factures param tre jeu de carac t res Le ou les gestionnaires d v nements d finis pour le profil de facture param tre v nements Pour modifier les param tres 7 Sous la barre d objets Profils de facture Avec le bouton droit de la souris cliquez sur profil de facture puis s lectionnez Ouvrir Avec le bouton droit de la souris cliquez de nouveau sur le Profils de facture puis s lection nez R glages S lectionnez le type de param tre modifier dans la zone Param tres qui occupe la partie gauche de la bo te de dialogue Modifiez les r glages de la page dans la partie droite de la bo te de dialogue Apr s avoir modifi les param tres cliquez sur Ok Enregistrez ou fermer le profil de facture Utilisation des r glages modifi s d un profil de facture Les modifications que vous apportez un profil de facture s appliquent aux t ches que vous lancez apr s son enregistrement Aucune t che en cours ou en attente n est affect e G n raux Utilis s lorsque vous enregistrez le profil de facture Identification Utilis s uniquement pour les factures qui appartiennent de nouvelles d finitions de facture Les factures qui appartiennent des d finitions de facture existantes ne sont pas affect es Monnaie Utilis s uniquement pour les factures qui appartiennent de nouvelles d finitions de fac ture Les factures qui appartiennent des d finitions
122. lisez Optimize pour apprendre les factures d un fournisseur vous pouvez modifier les r glages Facultatif et Inactif pour ce fournisseur 18 8 Param tres de traitement Les param tres Options suivants sont disponibles pour les profils de champ d article unique Les trois premiers param tres vous permettent de d finir des champs sp ciaux Interpret ne tente pas de trouver le champ Inter pret r gle l tat du champ sur Saisie manuelle Dans le module Verify le champ appara t et Pas d interpr tation 1 l op rateur peut taper une valeur Pas d interpr tation est galement utile si vous sou haitez r gler la valeur d un champ l aide d un programme externe Le champ n est pas affich dans Verify Les r glages Traitement des champs dans Verify pour le champ Confirmer Ressaisir et Doit tre ren seign ne sont pas utilis s Utilisez ce param tre conjointement l option Pas de v rification 1 Pas d interpr tation pour cr er un champ qui n apparait pas dans le module Verify et dont la valeur est d finie par un programme externe Ce param tre n est pas autoris si l option Doit tre renseign est s lectionn e dans la page des param tres de Validation Afficher dans Optimize Affiche le champ dans Optimize Interpret r gle la valeur du champ sur 1 si le texte du titre appara t sur la facture Si le texte n appara t pas sur la facture Interpret r gle sa valeur sur 0 Dans l
123. logue lt Configuration de la bo te de r ceptions Cliquez sur Editer les colonnes pour afficher la bo te de dialogue lt Editer les colonnesz Cliquez sur Ajouter pour ajouter une nouvelle colonne La bo te de dialogue lt Editer la co lonne gt s affiche Cliquez sur OK pour ajouter la colonne la liste R p tez les 2 tapes pr c dentes pour chaque colonne ajouter Utilisez les boutons D placer vers le haut et D placer vers le bas pour choisir l ordre d affichage des champs PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 101 106 Pages de facture Pages de facture 1 Factures recto verso Certaines factures ou annexes comportent des informations imprim es au verso d une ou de plusieurs pages Ces documents sont appel s factures recto verso INVOICES peut capturer les champs d article unique sur la premi re et la derni re page resto uni quement Il peut capturer les champs de ligne des deux c t s resto et verso de chaque page Pour activer cette option utilisez le param tre ConvertAllBackPagesToFrontPagesinTheseJobs de la section Op tions du fichier Eiglobal ini Traitement des factures recto verso Pour traiter des factures et des annexes dont les pages poss dent des informations imprim es au vers Dans la description du scanner s lectionnez le param tre correspondant la num risation recto verso Votre scanner doit permettre la num risation recto ver
124. mages ou dans l un de ses sous r pertoires Vous pouvez sp cifier que les images doivent tre plac es dans un autre r pertoire apr s le transfert Ces informations doivent tre sp cifi es s par ment pour chaque tat de facture Vous pouvez sp ci fier des traitements diff rents pour chaque tat de facture Si vous ne d placez pas les images comme d crit ici elles continuent r sider dans le r pertoire jusqu ce que vous les d placiez ou que vous les supprimiez l aide d une des m thodes s lection n es hors INVOICES Dans la description de t che Transfer dans les param tres Etat choisissez un tat de facture traiter dans le module Transfer S lectionnez D placer les fichiers images Dans la zone d dition situ e sous D placer les fichiers images sp cifiez le chemin du r pertoire o les fichiers image doivent tre d plac s R p tez la proc dure ci dessus pour traiter les autres tats de facture dans le module Trans fer 96 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Descriptions de t ches 7 19 Mode Attente Si vous ex cutez les modules Interpret ou Transfer de mani re autonome sans autre module alors l interpr tation et le transfert continuent jusqu ce qu il n y ait plus de factures pr tes pour ces traite ments Si d autre part vous avez plus d un module ouvert simultan ment et souhaitez traiter les factures lorsqu elles arrivent d un
125. manmnant 105 1 Test d un profil de factUre ssssisssssesrmssnsennmrteneesnsnnisstenenesnrmiaieeniensarmisstnnitennss 105 2 Test de votre configuration l aide de fichiers image 105 3 Test de descriptions de transaction in rsssnrssssrrssssnrnessssenns 106 4 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES A propos de ce manuel A propos de ce manuel Ce manuel a pour but d expliquer l administration du module MANAGER de la solution INVOICES II permet de pr parer INVOICES la production et de le g rer 1 Utilisation de ce manuel Pr ciser s il y a lieu les consignes d utilisation ex suivre le document pas pas rep rer les cha pitres correspondants au cas du lecteur etc 2 Conventions Ce pictogramme identifie des remarques utiles mais sans incidence sur le cours des instructions expos es imp rativement qui peuvent influencer le cours des instructions suivantes Ce pictogramme identifie des informations lire et ou ex cuter Ce pictogramme identifie un renvoi vers un chapitre une partie ou une page o est d crite la suite des instructions lt Nom menu gt Identifie le nom des menus de l application Nom ongle Identifie le nom des onglets d une page Nom champ ldentifie le nom des champs de saisie de l application Option1 0ption2 lIdentifie les options successives d un menu s lectionner lien hypertexte Identifie un lien hypertexte O identif
126. me G n ralement les champs de transaction pr d finis sont ins r s partir de la liste Champs dispo nibles bo te de dialogue Description de transaction Vous n avez pas besoin de les diter ou de cr er vos propres champs Si vous cliquez sur l option Par d faut dans la bo te de dialogue lt Description de transaction gt lorsque vous y acc dez via le profil de facture INVOICES ins re automatiquement des champs de transaction en attribuant le format correct chaque champ d article unique d fini sur ce profil de facture et plu sieurs variables syst mes Il est donc rarement n cessaire de sp cifier ou de modifier soi m me le format Pour ins rer votre propre champ placez le curseur sur la ligne avant laquelle vous souhaitez ins rer un champ de transaction Cliquez sur le bouton repr sentant un petit signe plus La bo te de dialogue Propri t s s affiche Pour afficher ou diter un champ de transaction existant s lectionnez le dans la bo te de dialogue lt Description de transactions Cliquez sur le bouton de Propri t s Les propri t s du champ s affichent dans la bo te de dialogue lt Propri t s gt o vous pouvez les diter Le format comporte les parties suivantes a Justification La justification d un champ est indiqu e par un signe ou Dans le format de sortie par d faut les valeurs num riques sont justifi es droite et les valeurs alphab tiques et al pha
127. module pr c dent s lectionnez Mode Attente dans la description de t che Quand il n y a plus de factures pr tes pour ce traitement le module attend et v rifie la pr sence de factures traiter toutes les 30 secondes Par exemple si vous souhaitez interpr ter les factures au fur et mesure de leur num risation s lec tionnez Mode Attente dans les param tres G n raux du module Interpret Vous pouvez alors ex cuter simultan ment les modules Scan et Interpret Si le module Interpret est cours de factures il attend contr lant la pr sence ventuelle de factures toutes les 30 secondes Pendant que les modules Interpret ou Transfer attendent leur tat est En attente Pour relancer l ex cution avant 30 secondes s lectionnez Continuer dans le menu lt T che gt ou cliquez sur le bouton de la barre d outils Pour arr ter l attente et mettre fin une t che choisissez Arr ter Conseil pour le module Verify envisagez de cr er une bo te de r ception 7 20 Statistiques de t che Les modules Interpret Verify et Transfer g n rent des statistiques pour chaque t che effectu e Les statistiques de la t che courante s affichent lorsqu elle est en cours d ex cution en pause et apr s son arr t Lorsque vous d marrez une t che les statistiques repartent de z ro Vous pouvez galement enregistrer les statistiques de toutes les t ches Pour afficher les statistiques de t che Utilisez le module dans l
128. ne v rification utile pour les champs contenant des donn es dont l interpr tation s est d j r v l e d licate Cela fonctionne de la fa on suivant Ressaisie L op rateur Verify corrige d abord les erreurs d interpr tation ca ract res incertains ou non interpr tables de la fa on habituelle Lorsque l op rateur V rify appuie sur la touche Entr e pour le champ un message appara t et l op rateur doit alors saisir la va leur du champ dans une bo te de dialogue Si l op rateur entre une valeur diff rente de celle interpr t e le message d avertissement suivant appara t A ce stade l op rateur Verify peut indiquer en appuyant sur la touche En 28 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Profil de champ tr e que la valeur ressaisie doit tre utilis ou encore remplacer cette valeur par une autre et appuyer deux fois sur Entr e pour l utiliser Lorsque les deux options Confirmer et Ressaisir sont s lectionn es l op rateur peut saisir une nouvelle valeur mais doit la ressaisir pour qu elle soit accept e Confirmer Le r sultat est le m me que pour Ressaisir si l utilisateur ressaisit la E m me valeur que celle d j interpr t e et ventuellement corrig e t Ea g x in a Si la valeur ressaisie n est pas la m me que celle interpr t e et ven Ressaisir tuellement corrig e le message d avertissement suivant appara t La valeur ressais
129. nez ce r glage si vous ex cutez plusieurs modules Scan le m me date le m me heure et le m me num ro pourraient tre attribu s au deux lots G n ralement la zone Pr fixe de lot est renseign e avec les initiales de l op rateur Scan Le num ro du premier lot Si la zone N de lot est r gl e sur N de lot 0 ou laiss e vierge le num ro du premier lot est 0 Ce param tre d finit la valeur de la variable de lot BatchNo Fichier mod le de bordereau de Cliquez sut l utilitaire de recherche de fichier puis s lection lot nez le fichier mod le de bordereau de lot utiliser Imprimer un bordereau de lot Imprime un bordereau de lot apr s la num risation de chaque apr s chaque traitement de lot lot S lectionnez cet l ment pour num roter les lots dans l ordre compter de la valeur figurant dans N de lot Par exemple si la valeur de cette zone est 0 le premier lot aura le 0 le deuxi me le num ro 1 le troisi me le num ro 2 etc Si vous ne s lectionnez pas Incr mentation auto du num ro de lot le num ro de lot est toujours identique celui figu rant dans N de lot Incr mentation auto du num ro de lot Conseil Les r glages de taille de pr fixe et de num ro de lot sont affich s au d but de chaque lot L op rateur peut les modifier PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 71 106 Descriptions de t ches 4 4 Param tres Ev neme
130. niquement 68 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Descriptions de t ches 3 3 Param tres Acheteur Pour acc der cette bo te de dialogue l aide du module Manger Cliquez sur Acheteur dans la description de t che Interpret Lors de la cr ation d une nouvelle description de t che ces param tres d terminent parmi quels acheteurs INVOICES peut choisir lors de l identification de l acheteur d une facture S lectionnez cette option pour utiliser tous les acheteurs du registre des acheteurs lors de l identification de l acheteur Trier en utilisant tous les ache d une facture teurs Remarque Si un seul acheteur figure dans le registre des acheteurs toutes les factures seront connect es cet acheteur S lectionnez cette option pour n utilisez que les acheteurs Trier en utilisant la liste des s lectionn s dans la liste de s lection de l acheteur acheteurs Remarque Si un seul acheteur est s lectionn toutes les factures seront connect es cet acheteur Liste des acheteurs parmi lesquels vous pouvez choisir lorsque S lection de l acheteur us Les vous s lectionnez des acheteurs sp cifiques 4 Description de t che Scan Le module Scan permet de num riser des factures apr s avoir cr des profils de facture loi les images des factures sont captur es et enregistr es au format TIFF Tag Image File Format puis utili
131. nn es de ligne article transf r es 5 7 Insertion de champs num riques dans une description de tran saction Vous pouvez ins rer vos propres champs dans les descriptions de transactions en leur affectant des valeurs constantes ou des valeurs calcul es par des expressions Pour ins rer ce type de champ de transaction proc dez comme suit Placez le curseur dans le champ de transaction sous la position laquelle vous voulez ins rer le champ num rique Cliquez sur le bouton Nouveau champ bouton du haut La bo te de dialogue lt Propri t s gt s affiche Entrez un Nom de champ que vous pourrez reconna tre N indiquez pas de nom de champ existant dans le profil de facture m me si ce champ n appartient pas la description de tran saction Le nom ne doit pas commencer par des caract res sp ciaux ou n Dans Format tapez N o i repr sente la longueur maximale possible de la valeur que vous voulez ins rer Dans Caract re de remplissage tapez le caract re de votre choix un ast risque par exemple qui sera utilis comme caract re de remplacement au cas o la valeur r elle serait inf rieure la longueur sp cifi e Vous pouvez galement entre le code ASCII d un caract re 1 lt valeur lt 255 Dans la zone Longueur entrez nouveau le nombre de caract res Dans la zone d dition Expression entrez le nombre sp cifique que vous voulez voir appa ra tre da
132. ns le fichier de transfert ou une expression qui calcule la valeur que vous voulez voir appara tre Voir ci dessous pour obtenir des informations suppl mentaires sur les expres sions Cliquez sur OK pour fermer la bo te de dialogue lt Propri t s gt Les nombres d cimaux sont autoris s dans toutes les expressions Cependant assurez vous que le format des champs de transaction tient compte du nombre maximal de d cimales pouvant r sulter de l expression R gles relatives aux expressions PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 59 106 Descriptions de transaction Le nombre maximum de caract res autoris s dans une expression est 255 Dans l expression vous pouvez d signer des champs contenant ou recevant des valeurs nu m riques mais vous ne pouvez pas d signer des champs contenant du texte N utilisez pas le signe gal pour attribuer une valeur vos propres champs num riques Un signe gal affecte une valeur par d faut un champ de transaction La valeur affect e ce type de champ qu elle soit constante ou d riv e d une expression ne doit pas comporter plus de 15 chiffres significatifs ni contenir de d cimale Les nombres con tenant plus de 15 chiffres sont tronqu s 5 8 Insertion de variables d finies par l utilisateur dans les transac tions Une description de transaction standard ou une description de transaction d archivage peuvent con tenir des variab
133. nsssssaten insiste tsssinsm sde 20 7 Editer ou visualiser un profil de champ us sssssrrissescrssresnnneses 21 8 Copier des profils d identificateur dans les profils de champ 21 S Champs de ligne artiCl isisisi anaana iaeiae relen ei iiesresrssaniiahens ses 21 10 Utiliser des champs de ligne article sn rrrsnnrrrssnneesssneeesssennnse 22 11 Capturer automatiquement la ligne article sssssssrssrrssse 22 12 Champ D bit Credit nn anne manner nn das entente sn Pn seen ons dau eee sms 22 13 Champ Monnaie 22e nn N A A 23 14 Choix du type de format des champs ss irrrsrrssnessrrssnressnnses 23 15 Param tres des profils de champ issamens iiia 26 16 Sp cification du format des champs 32 17 Param tres des profils de champs de ligne article 36 18 Param tres des profils de champs d article unique sssssssssssunnsnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 36 Descriptions de SCAN amas nids 42 1 Cr ation d une description de scanner nrrsssssrrrrersssssnssnnennessessssennns 42 2 R glages du scanner et op rations de filtrage 43 3 S lection d un Scanneri inn nn is sa een a nets nn SARR Rent nana iaaa aas 44 4 Param tres des descriptions de scanner 44 D scrpbtion de lrAnSACHONS tssscccroncaocinncesertcncscscsanctenctrece ec snctagescececensundetestneces 48 1 Donn es d SON rtinns ne nn ee dm en et ET nn 48 2 Pr sentation de description de transactions 48 3 Types de descriptions de transactions
134. nts Pour acc der cette bo te de dialogue l aide du module Manager cliquez sur Ev nements dans la description de t che Ces param tres contr lent l utilisation des gestionnaires d v nements pour personnaliser INVOICES Indique l v nement qui d clenche le code VBA d j ajout Ev nement fonction VBA A la t che Nouveau Affiche la bo te de dialogue D tails d v nement Affiche la bo te de dialogue D tails d v nement pour Editer SE i gt l v nement s lectionn Supprimer Supprime l v nement s lectionn 4 5 Annexes dans les descriptions de t ches Scan Si vous devez traiter des factures comportant des pages ou des pi ces jointes suppl mentaires indi quez le dans les param tres Pages de la bo te de dialogue lt Description de t che Scan gt Les pages ou pi ces jointes suppl mentaires sont appel es annexes dans INVOICES INVOICES n identifie pas les annexes et ne traite pas leurs donn es mais les sauvegarde dans des fichiers images avec les images de factures Le nombre maximum d annexes autoris es est limit 999 Lorsque vous ex cutez la t che vous devez ins rer une feuille de papier vierge apr s chaque facture compl te facture ou facture plus annexes pour qu INVOICES puisse identifier l endroit o commence chaque nouvelle facture Pour inclure des annexes recto verso choisissez Recto verso dans la bo te de dialogue R glages
135. num riques sont justifi es gauche Exemple 0 N 3 Champ num rique justifi gauche 3 chiffres le caract re de remplissage tant le z ro 0 Pour modifier la justification s lectionnez le champ puis cliquez sur le bouton Propri t s droite S lectionnez ensuite Gauche ou Droite dans la bo te de dialogue et cliquez sur OK pour accepter les modifications Si un champ est tronqu et justifi gauche les caract res sont tronqu s droite du champ et inversement Caract re de remplissage 54 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Descriptions de transaction Les champs dont les valeurs sont plus courtes que leur format sont compl t s par le caract re de remplissage par d faut Le caract re de remplissage d un champ est indiqu entre guille mets Exemple SN 2 Un champ num rique sign 2 chiffres justifi gauche et compl t par des as t risques au lieu de z ros Pour modifier le caract re de remplissage s lectionnez le champ puis cliquez sur le bouton Propri t s droite S lectionnez ensuite le caract re dans la zone Caract re de remplis sage et cliquez sur OK pour accepter les modifications Vous pouvez galement entrer le code ASCII d un caract re 1 lt valeur lt 255 Format Le format est affich sous la forme T i o T peut tre remplac par A pour un caract re al phab tique N pour un caract r
136. num risation Trie les lots d apr s l heure de leur num risation Apr s avoir s lectionn cette option s lectionnez Croissant ou D crois sant pour traiter les lots du plus r cemment num ris au plus ancien croissant ou dans l ordre contraire d croissant PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 89 106 Descriptions de t ches 7 7 Param tres de Sortie Pour acc der cette bo te de dialogue l aide du module Manager cliquez sur Sortie dans la des cription de t che Transfer Ces param tres concernent le fichier de transfert principal Reportez vous galement Param tres Avanc s R pertoire de sortie Chemin vers le r pertoire de sor tie Entrez le chemin vers le r pertoire de sortie ou cliquez sur le bouton de navigation et acc dez au dossier appropri Cr er un sous r pertoire pour chaque jour Cette option permet de cr er chaque jour un sous r pertoire distinct Renommer temporairement le fichier actif Cette option permet de renommer temporairement le fichier actif dans le dossier de sortie Cela permet l int gration de modules d extension destin s uniquement aux fichiers termin s Cette option est d sactiv e par d faut Fichier de sortie unique Fichier de sortie unique S lectionnez cette option pour transf rer les donn es d une facture dans un fichier unique Nom de fichier Nommez le fichier ver
137. orsque vous utilisez une t che syst me Si vous utilisez une description de t che bas e sur le profil de facture syst me vous n avez pas besoin de cr er de description de transaction pour chaque profil de facture Vous pouvez la place effectuer les op rations suivantes 52 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Descriptions de transaction e Cr ez une description de transaction pour chaque type de facture V rifiez ensuite que chaque description de transaction contient tous les champs de chaque profil de facture du m me type La description de transaction pour les factures sur bon de commande par exemple doit contenir des variables syst me pour tous les champs de tous les profils de ces factures e Dans la description de t che Transfer choisissez tout profil de facture de la zone Descrip tion de transaction standard sauf lt Par d faut gt INVOICES comprend alors qu il doit utiliser toutes les descriptions de transaction cr es l tape 1 Si vous choisissez lt Par d faut gt le syst me utilise la description de transaction par d faut pour chaque profil de facture S il n en existe pas la t che s arr te 4 7 Cr ation d une description de transaction d archivage pour l criture de la sortie dans un second fichier de transfert Vous pouvez galement utiliser une description de transaction d archivage pour obtenir deux fichiers diff rents pour les m mes facture
138. oujours compl ter Indique la longueur des donn es de sortie en nombre de carac Long t res Indique la position au sein de l enregistrement o doivent commen Pos cer les donn es de sortie de ce champ de transaction INVOICES d termine la position automatiquement 56 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Descriptions de transaction Sp cifie le texte inclure dans la sortie D finit une valeur par d faut pour un champ Expression D finit une constante ou une expression devant tre calcul e et attribu e un champ de transaction num rique que vous cr ez vous m me 5 3 Sp cification d un s parateur de champs Pour ins rer un caract re de s paration entre les champs de donn es au sein d un enregistrement dans le fichier de transfert Ouvrez la description de transaction Dans la bo te de dialogue lt Description de transaction cliquez sur Options Sp cifiez le s parateur de champ dans la bo te de dialogue lt Option de description de tran saction gt Cliquez sur OK pour fermer la bo te de dialogue lt Option de description de transactions Remarque Le dernier champ d un enregistrement est suivi du caract re s parateur Autres param tres affectant la sortie e Format des donn es de sortie e Utilisation d une table pour traduire des valeurs de champ e Param tres de la t che Transfer 5 4 Insertion d en t te et d
139. outes les t ches d j ex cut es Si vous avez ex cut des t ches qui enregistrent des statistiques cliquez sur la barre de menus R sultats de la t che pour afficher les statistiques enregistr es Informations donn es par les statistiques de t che En haut de la bo te de dialogue Statistiques de t che apparaissent les informations suivantes Le Profil de facture associ Le Nom d utilisateur de l op rateur qui a ex cut la t che La date et l heure de D but et de Fin de la t che Le Temps coul de la t che Le nombre de Factures trait es Le nom de la Description de t che Le milieu de la bo te de dialogue contient des informations diff rentes pour chaque module Statistiques de Scan Statistiques d Interpret Statistiques de Verify Statistiques de Transfer Pour imprimer des statistiques de t che Cliquez sur le bouton Imprimer dans la bo te de dialogue lt Statistiques de t che gt pour imprimer une copie des statistiques de t che sur une imprimante connect e Pour enregistrer des statistiques de t che dans un fichier Lorsque les statistiques d une t che sont affich es cliquez sur le bouton Enregistrer de la bo te de dialogue lt Statistiques de t che gt Les statistiques de t che sont alors enregistr es dans un fichier Entrez un nom de fichier dans la bo te de dialogue L extension du fichier est sjs ijs vjs ou tjs selon le module de production auquel les stat
140. p de date appara t toujours sur la premi re page Sp cifiez par cons quent Premi re Page Proc dure Ouvrezle profil de facture v rifiez qu il est inactif puis ouvrez le profil de champ S lectionnez les param tres Options Dans la zone de groupe Occurrence e Sile champ appara t toujours sur la premi re page s lectionnez Premi re page e Sile champ appara t toujours sur la derni re page s lectionnez Derni re page e Si le champ appara t indiff remment sur la premi re ou la derni re page s lectionnez la fois Premi re page et Derni re page 15 3 Tri par valeur de champ S lectionnez Autoriser un tri par ce champ dans la param tres Options du profil de champ si le champ d article unique peut tre utilis en tant que champ de tri pour les t ches Verify et Transfer S il s agit d un champ de date les factures sont tri es par date en utilisant le format YYYYMMDD quel que soit le format dans lequel la date appara t sur la facture Ne s lectionnez pas ce r glage pour tous les profils de champ D cidez des champs qui seront utiles pour le tri et sp cifiez le r glage uniquement pour ces champs Les factures sont tri es en fonction de la valeur et de l tat du champ de tri i les valeurs sont tri es par ordre D croissant les factures avec champs de tri complets sont tri es en premier suivies des factures dont les champs de tri comportent des erreurs d interpr tation Si les va
141. pouvez utiliser le dossier suivant Dossier Descriptions de t ches Ce dossier contient les descriptions de t ches associ es au profil de facture Pour utiliser des descriptions de t ches vous pouvez galement vous servir de la barre d objets Des criptions de t ches Elle vous permet d effectuer toutes les op rations d crites ici La diff rence r side dans le fait que la barre d objets Description de t ches vous permet d utiliser toutes les descrip tions de t ches pour tous les profils de facture Vous pouvez effectuer les op rations suivantes Ajouter une description de t che Vous pouvez ajouter autant de description de t ches que vous le souhaitez Pour ajouter une description de t che cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier Descriptions de t ches puis s lectionnez Ajouter PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 63 106 Descriptions de t ches Chaque description de t che associ e au profil de facture se pr sente sous la forme d une ic ne a Ouvrir une description de t che pour l diter En ouvrant une description de t che vous pouvez diter ses r glages Vous pouvez modifier la description de t che n importe quel moment m me si le profil de facture est actif Les modifications s appliqueront au prochain d marrage de la t che 1 3 Cr ation d une description de t che Il existe deux m thodes pour cr er une nouvelle description de t che
142. r peut inclure des lignes vierges Enregistrez le fichier avec l extension txt L emplacement par d faut de ce fichier est le r per toire INVOICES bin mais vous pouvez galement le stocker dans n importe quel autre r per toire Pour s lectionner des titres dans le fichier S lectionnez les r glages Titres pour le profil de champ ou le profil d identificateur de valeur Cliquez sur Fichier de titres S lectionnez le fichier de titres et cliquez sur Ouvrir Le contenu du fichier de titres s affiche pr sent dans la zone Titres dans le fichier de la bo te de dialogue Titres S lectionnez un titre et cliquez sur Ajouter ou cliquez sur Tout ajouter pour ajouter les titres la zone Titres s lectionn s 30 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Profil de champ 15 8 Sp cification de la s curit des champs Le param tre S curit doit uniquement tre modifi dans des cas tr s particuliers Ajustez tous les r glages concernant le profil de champ ou le profil d identificateur de valeur l exception du param tre de S curit pour obtenir les meilleurs r sultats possibles Lorsque vous aurez test les r sultats sur vos factures passez l tape suivante Ouvrez le profil de facture v rifiez qu il est inactif puis ouvrez le profil de champ ou le profil d identificateur de valeur S lectionnez les param tres Interpr tation Attribuez au r glage de S curi
143. r le profil de facture contenant les factures sup primer puis s lectionnez Factures S lectionnez les factures supprimer Cliquez avec le bouton droit de la souris sur votre s lection puis s lectionnez Supprimer Voici quelques unes des raisons justifiant le besoin de conserver les factures transf r es dans la base de donn es Pour les transf rer nouveau Par exemple vous pouvez transf rer des informations concer nant une facture vers diff rents fichiers de transfert Remarque vous devez s lectionner Conserver l tat pour que les factures puissent tre transf r es nouveau Pour viter si vous proc dez des essais avec les descriptions de transaction ou les divers param tres de la t che de transfert de r p ter les processus de num risation d interpr tation et de v rification chaque fois que vous voulez essayer une nouvelle t che de transfert ou des cription de transaction Remarque vous devez s lectionner Conserver l tat pour que les fac tures puissent tre transf r es nouveau 94 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Descriptions de t ches 7 14 Sp cification des transactions de d but et de fin dans la t che Transfer Pour utiliser une description de transaction de d but ou de fin proc dez comme suit pour la sp cifier dans la description de t che Transfer Cliquez sur Avanc dans la description de t che Transfer Dans la zon
144. r m me Choisissez l une des options suivantes en fonction de votre carte et de votre scanner Kofax Kodak ATP Fujitsu IPC ou B we Bell Howell ACE SCSI Kodak ATP Fu jitsu IPC Ricoh ou B we Bell Howell IPU ou B we Bell Howell ACE Images avant r ception par le programme Affecte les fichiers image cr s par INVOICES notamment les annexes PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 43 106 Descriptions de scanner 3 S lection d un scanner Le choix d un scanner entre dans le cadre de la cr ation d une description de scanner Le scanner doit tre connect et sous tension Par ailleurs le pilote appropri doit tre instal l a Cliquez sur la barre d objets Descriptions de scanner Cliquez avec le bouton droit de la souris sous la barre d objets et s lectionnez Nouveau Le message Pas de contact avec le scanner et les c bles SCSI s affiche Cela est nor mal puisque vous n avez pas encore d fini les param tres du scanner Cliquez sur Ok Dans la bo te de dialogue lt R glages du scanner cliquez sur S lectionner scanner Selon le type de carte de scanner utilis la bo te de dialogue lt S lection du scanner gt affiche diff rents types de scanners S lectionnez le type de scanner utilis Consultez la documentation de votre scanner pour trouver le num ro de mod le Cliquez ensuite sur Ok Si le messa
145. ration d INVOICES 7 106 Profils de facture Profils de facture 1 Qu est qu un profil de facture Un profil de facture est une description g n rale des informations capturer dans un groupe particu lier de factures Le m me profil de facture peut tre utilis pour les factures provenant de plusieurs fournisseurs diff rents Un profil de facture indique INVOICES comment il doit num riser les factures Il lui indique gale ment les informations rechercher sur les factures inconnues 2 Cr ation d un profil de facture A l aide du module Manager cliquez sur la barre d objets Profils de facture Avec le bouton droit de la souris cliquez sous la barre d objets Profil de facture puis s lectionnez Nouveau La bo te de dialogue lt Nouveau gt profil de facture s affiche Dans la zone Nom saisissez un nom pour le profil de facture Dans la zone Pays indiquez le pays de provenance de vos factures Cette zone d finit le profil de pays utilis Dans la zone Type s lectionnez le type de facture Les types disponibles d pendent du profil de pays utilis Cliquez sur Ok Vous pouvez pr sent travailler sur le nouveau profil de facture que vous venez d ouvrir 3 Actions sur profils de facture La barre d objets Profils de facture propose les options suivant Ouvrir Avec le bouton droit de la souris cliquez sur le profil de facture puis s lectionnez Ouvrir Enregistrer Avec le
146. re Occurrence page la derni re ou sur l une et l autre de ces pages Activation e a a rechercher le champ Indiquez si le champ N est pas interpr t N est pas v rifi Est pr sent la valeur est d finie sur 1 Est toujours interpr t en mode format Traitement libre Interpret recherche le champ dans la facture compl te Cette approche est utile si un champ n appara t pas toujours la m me position sur la facture Affecte l tat de la facture dans Verify Pr sente une valeur unique pour le four nisseur Tri des champs Indiquez si la valeur de ce champ peut tre utili s e pour le tri des factures trait es par Verify et Transfer 18 7 Param tres d activation 38 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Profil de champ Ces param tres vous permettent de d finir l activation des champs Les param tres suivant sont dis ponibles pour les champs d article unique dans les param tres Options Interpret recherche le champ sur toutes les factures Si le champ Facultatif est absent Interpret r gle l tat du champ sur Complet Dans le module Verify le champ est indiqu comme tant Complet et n a aucune valeur Inactif Le champ n appara t dans aucun module de production Si vous s lectionnez ces r glages dans le profil de champ le r glage est utilis par d faut pour toutes les factures Lorsque vous uti
147. re dans lequel les donn es sont transf r es est affect par cette op ration Enregistrez la description de transaction 4 4 Enregistrement de descriptions de transactions Pour enregistrer une description de transaction tout en travaillant sous la barre d objets Profils de facture proc dez comme suit PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 51 106 Descriptions de transaction Cliquez sur OK dans la bo te de dialogue description de transaction apr s avoir ajout ou modifi une description de transaction Pour ajouter la description de transaction entrez son nom et cliquez sur OK Si le profil de facture est ouvert cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et s lection nez Enregistrer ou Fermer Pour fermer une description de transaction sous la barre d objets Descriptions de transaction pro c dez comme suit Cliquez sur OK dans la bo te de dialogue lt description de transaction gt apr s avoir ajout ou modifi une description de transaction Pour ajouter la description de transaction entrez son nom et cliquez sur OK 4 5 Suppression et impression de descriptions de transaction Si vous travaillez sous la barre d objets Profils de facture vous pouvez supprimer ou imprimer des descriptions de transactions Si vous travaillez sous la barre d objets Descriptions de transaction vous pouvez supprimer ou imprimer des descriptions de transactions Cliquez sur la barre d obje
148. res pour rechercher des valeurs telle que la date de facturation cochez cette case Gr ce au champ Titre et la liste Titres dans le fichier cr ez une liste dans les Titres s lection Titres s lectionn s n s de tous les titres possibles associ s ce champ susceptibles d appara tre sur les fac tures PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 37 106 Profils de champ Fichier de titres Facultatif Utilisez un fichier texte contenant des titres que vous ajoutez la liste Titres s lection n s Si vous utilisez un fichier de titres s lec tionnez Fichier de titres 18 5 Param tres de positionnement Emplacement de la valeur Indiquez l emplacement de la partie valeur du champ par rapport au titre E 5 Tite M UM NM Ainsi la valeur peut se trouver droite ou sous le titre mais jamais gauche ni au dessus Position de la valeur sur la facture S lectionnez un bouton qui d crit la position de la valeur sur la facture Rotation Si le titre et la valeur du champ sont imprim s verticalement ou de mani re invers e cliquez sur le bouton Abc pour indiquer le sens d affichage de ce champ sur la facture 18 6 Param tres d Options Les param tres suivant sont disponibles lorsque vous ajoutez un profil de champ d article unique ou que vous ajoutez un profil de champ code barres Ce champ peut tre pr sent sur la premi
149. ret Verify ou Transfer pour modifier les r glages dans une description de t che vous n avez pas besoin d enregistrer une description de t che pour utiliser les nouveaux r glages Si vous fermez le module sans enregistrer la description de t che une bo te de dialogue vous demande si vous souhaitez l enregistrer Pour enregistrez une description de t che l aide d un module de production s lectionnez Enregistrer dans le menu lt Fichier gt S il s agit d une nouvelle description de t che saisissez un nom puis cliquez sur OK PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 65 106 Descriptions de t ches 1 7 Suppression de descriptions de t che Utilisez le module Manger pour supprimer une description de t che Il existe deux m thodes e Si vous travaillez sous la barre d objets Profils de facture vous pouvez supprimer des descriptions de t ches e Si vous travaillez sous la barre d objets Description des t ches vous pouvez supprimer une description de t che uniquement lorsque le profil de facture est ferm A l aide du module Manger cliquez sur la barre d objets Profils de facture ou Descriptions des t ches Cliquez avec le bouton droit sur la description de t che puis s lectionnez Supprimer a Si vous travaillez sous la barre d objets Profils de facture et si le profil de facture est ouvert enregistrez le ou fermez le 1 8 Cr ation de raccourcis personnalis s Si vous ou
150. s v rifier mais qu un autre op rateur effectue la m me v rification au m me moment le premier op rateur ne les v rifiera pas toutes les quatre 4 Sp cification de l ordre des champs dans Verify Il s agit d une section facultative de la cr ation d une bo te de r ception Dans le module Manager s lectionnez Param tres gt Configuration de la bo te de r cep tion pour afficher la bo te de dialogue lt Configuration de la bo te de r ceptions Cliquez sur Modifier l ordre des champs dans Verify pour afficher la bo te de dialogue lt Modifier l ordre des champs dans Verify gt S lectionnez les profils de facture configurer Dans la zone Ordre des champs dans Verify les champs du profil de facture s lectionn s affichent dans l ordre dans lequel ils apparaissent dans le module Verify S lectionnez le champ d placer vers le haut ou vers le bas dans la liste Cliquez sur Mou our d placer le champ vers le haut ou vers le bas 100 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Bo te de r ception 5 Choix des colonnes afficher dans la liste des factures Lorsqu un op rateur Verify double clique sur un dossier de la bo te de r ception une liste de facture s affiche Vous pouvez choisir les colonnes de cette liste et leur ordre Dans le module Manager s lectionnez Param tres gt Configuration de la bo te de r cep tion pour afficher la bo te de dia
151. s es par les autres modules INVOICES Vous pouvez galement demander INVOICES d enregistrer les fichiers TIFF pour archivage ou traitement hors du programme Pour d marrer le processus vous devez commencer par ouvrir ou cr er une description de t che Scan indiquant au module Scan le profil de facture utiliser lors du traitement des factures Le module Scan utilise le profil de facture pour rechercher la description de scanner utiliser Lancez ensuite la t che en s lectionnant D marrer dans le menu lt T che gt Le module Scan d marre votre scanner connect puis traite et enregistre les images de factures provenant de ce dernier Lorsque vous ex cutez une t che Scan une zone d information affiche l tat du syst me ainsi que la date et l heure les formats de la date et de l heure sont conformes vos param tres Windows Lors que vous lancez la num risation la date de d but l heure de d but et le temps d ex cution coul sont galement affich s dans cette zone L cran pr sente galement un diagramme barres indi quant le nombre de factures num ris es Le module Scan prend en charge le traitement par lots des factures num ris es si bien que vous pouvez traiter des piles de factures en un seul lot pour mieux en assurer le suivi Au cours de la num risation vous devrez intervenir dans certaines situations par exemple en cas de bourrage ou de chargeur de papier vide Dans ce cas INVOICES
152. s d identificateur ou aux profils de champ Dans le module Manager d sactiver le profil de facture Vous pouvez maintenant e Modifier les param tres du profil de facture e Ajouter des profils d identificateur Ajouter ou supprimer des profils de champ e Modifier des param tres de profil de champ Avec le bouton droit de la souris cliquez sur le profil de facture et s lectionnez Param tres Dans les lt param tres g n raux gt s lectionnez Actif puis cliquez sur OK Avec le bouton droit de la souris cliquez sur le profil de facture puis s lectionnez Fermer La bo te de dialogue lt Mise jour de la d finition gt s affiche Elle vous permet de sp cifier l effet des modifications du profil de champ sur les d finitions de facture existantes PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 9 106 Profils de facture 6 Modification des param tres du profil de facture Les param tres d un profil de facture contr lent La disponibilit du profil de facture pour une utilisation en production et ses r glages de lo gique applicative param tres g n raux La mani re dont les profils d identificateur sont utilis s lors de l identification de facture para m tre d identification L activation ou la d sactivation de la gestion des monnaies param tres de monnaie Les factures d apprentissage cr er param tres factures d apprentissage Le jeu de caract res uti
153. s lequel vous souhaitez qu INVOICES transf re les donn es Pour ne pas craser des fichiers de transfert existants vous pouvez utiliser un ast risque comme extension lorsque vous indiquez le nom du fichier nom_fichier dans la zone Nom du fichier Dans ce cas INVOICES cr e une extension unique pour chaque transfert Le premier caract re de cette extension indique le jour du mois de 1 9 pour les neuf premiers jours du mois A pour 10 B pour 11 C pour 12 etc et les deuxi me et troisi me caract res forment un indice deux chiffres 01 99 qu INVOICES incr mente automatiquement Ajouter un fichier existant Ajoute les nouvelles donn es la fin d un fichier de transfert existant Fichier de sortie multiples Fichier de sortie multiples S lectionnez cette option pour transf rer les donn es de facture vers des fichiers de sortie multiples en fonction des options s lectionn es ci dessous Factures maxi dans chaque fi chier Un nouveau fichier de sortie est cr chaque fois que le fichier de sortie actuel atteint le nombre de factures indiqu ici Cr ation du nom du fichier Indique s il faut utiliser le GUID ou l heure lors de la cr ation du nom du fichier de sortie Extension Indique l extension utiliser lors de la cr ation du fichier de sortie Les formats disponibles sont les suivants log rdy txt xml Des extensions d finies par l utilis
154. s trait es La description de transaction standard d termine le contenu d un fichier de sortie et la description de transaction d archivage d termine le contenu de l autre fichier de sortie La premi re tape consiste cr er et enregistrer une description de transaction d archivage qui sp cifie le contenu et le format des donn es transf rer dans un fichier de sortie distinct Elle peut contenir tous les champs figurant g n ralement dans la description de transaction standard Proc dez comme suit pour ouvrir la bo te de dialogue lt Description de transaction gt et cr er une des cription de transaction d archivage S lectionnez Nouveau dans le menu lt Fichier gt Dans la bo te de dialogue lt Nouveau gt s lectionnez Description de transaction et cliquez sur OK La bo te de dialogue lt Description de transaction gt appara t Dans la zone Connect au profil de facture s lectionnez le profil de facture avec lequel uti liser cette transaction Si le profil de facture souhait n appara t pas cliquez sur Annuler fermez le profil de facture et reprenez la proc dure Modifiez les champs de transaction Cliquez sur Options et choisissez le type de s paration entre champs souhait Cliquez sur OK dans la bo te de dialogue lt Description de transaction gt pour la fermer Tapez un nom pour la description de transaction et cliquez sur OK Pour utiliser la description de transaction d
155. scription de t che dans le module Manger la bo te de dialogue Description de t che s ouvre pour modification a Lorsque vous ouvrez une description de t che dans un module de production elle s ouvre pour vous permettre d ex cuter la t che Cliquez sur Modifier pour modifier la t che ou sur D marrer pour commencer la t che 64 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Descriptions de t ches Modification de descriptions de t che l aide d un module de production Bien que seule la description de t che du module de production correspondant soit affich e vous disposez toujours d une description de t che compl te pour tous les modules Lorsque vous cr ez et enregistrez une nouvelle description de t che l aide d un module de production une description de t che compl te pour tous les modules est sauvegard e Les param tres pour Profil de facture et Utiliser le mode batch sont copi s dans les para m tres G n raux qui s appliquent tous les modules Lorsque vous ditez une description l aide d un module de production vous pouvez ignorer tous les param tres G n raux Toutes les modifications apport es aux param tres Profil de facture et Utiliser le mode batch sont copi es dans les param tres G n raux appliqu s tous les modules 1 5 Personnalisation des descriptions de t che Avant d utiliser INVOICES pour traiter des factures informez vous sur les dif
156. so Dans la description de la t che Scan indiquez que vous souhaitez enregistrer les images des versos Dans la transaction standard vous pouvez inclure le nombre de pages recto verso enregis tr es Si vous souhaitez capturer les l ments de ligne des deux c t s de toutes les pages de fac ture utilisez le param tre ConvertAIlBackPagesToFromPagesinTheseJobs de la section Op tions du fichier Eiglobal ini pour voir la liste des descriptions de t che qui incluent ces fac tures Remarque Si vous proc dez de la sorte et que le param tre Occurrence d un champ d article unique est d fini sur Derni re page ce champ est galement captur sur les deux c t s de la derni re page de la facture 2 Factures multipages Vous pouvez utiliser la m me t che Scan pour toutes vos factures multipages qu elles soient accom pagn es ou non d annexes Pour d terminer si une facture comporte des annexes ou non Interpret compare l apparence de la premi re et de la derni re page Factures multipages sans annexes Par d faut Interpret n interpr te que les champs d article unique sur la premi re page et sur la der ni re page de la facture vous pouvez cependant utiliser Optimize pour optimiser des champs sur chaque page INVOICES interpr te les champs de lignes sur tous les rectos 102 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Pages de facture Factures multipages avec annexes
157. source de la facture PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES 105 106 Personnalisation Apr s chaque ex cution utilisez l Explorateur Windows pour remettre les fichiers images in terpr t s dans le r pertoire source partir des r pertoires d sign s par l option D placer les fichiers vers 3 Test de descriptions de transaction Le traitement des factures avec INVOICES g n re une sortie des donn es provenant de ces factures Le contenu et le format de ces donn es sont galement des l ments importants Un test de la des cription de transaction permet de d terminer les ajustements pouvant tre r alis s pour obtenir le format de sortie le mieux adapt au syst me cible l aide du fichier de transfert Pour tester une description de transaction vous devez ex cuter les factures plusieurs fois de suite dans Transfer en contr lant le fichier de transfert apr s chaque t che Transfer pour valuer les r sul tats Ce processus est relativement long car vous devez chaque fois interpr ter v rifier et transf rer des fichiers images tests mais il est utile d ajuster le contenu et le format de vos donn es de sortie 106 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES
158. souris sur ce pro fil de facture puis sur Enregistrer ou sur Fermer 7 17 Conserver l tat Lors de la cr ation ou de la modification d une description de t che Transfer s lectionnez Conserver l tat dans les param tres Etat si vous ne voulez pas que le statut de chaque facture passe Trans f r apr s le transfert Si Conserver l tat n est pas s lectionn le statut Transf r est attribu aux factures apr s le trans fert Si Conserver l tat est s lectionn les factures conservent leur statut apr s le transfert Ces informations doivent tre sp cifi es s par ment pour chaque tat de facture Vous pouvez sp ci fier des traitements diff rents pour chaque tat de facture Conserver l tat permet g n ralement de transf rer des factures vers un workflow externe imm dia tement apr s la num risation tout en les conservant dans la base de donn es d INVOICES pour un traitement ult rieur Dans la Description de t che de transfert sur la page des r glages Etat s lectionnez un tat de facture traiter dans le module Transfer S lectionnez Conserver l tat Ce r glage n a aucun effet si Supprimer les factures trans f r es est s lectionn R p tez la proc dure ci dessus pour traiter les autres tats de facture dans le module Trans fer 7 18 D placer les fichiers images Une fois le module Interpret ex cut les fichiers image sont stock s dans le r pertoire INVOICES I
159. st dans la facture Ajouter un profil de champ d article unique S lectionnez les param tres g n raux S lectionnez le type Normal Ne modifiez ni le format ni la sp cification de format Ils seront d finis en Num rique et N 1 S lectionnez les param tres de titres S lectionnez Utiliser les titres pour rechercher la valeur Saisissez un ou plusieurs mots rechercher dans Titre et ajoutez les dans Titres s lection n s S lectionnez les param tres de positionnement S lectionnez un emplacement de valeur pour d finir la position du titre N ajustez pas les param tres Emplacement de la valeur Rotation ni Paragraphe car ils ne sont pas utilis s S lectionnez les param tres des Options S lectionnez Occurrence et Capturer le titre en tant que valeur Facultatif s lectionnez Inactif Pas de v rification et Tri par un champ Ne s lectionnez pas Pas d interpr tation Facultatif s lectionnez les param tres Validation validation de la table et Ev nements Ajoutez les param tres si n cessaire Les param tres Interpr tation doivent uniquement tre ajust s dans des cas sp ciaux Avant de sp cifier la s curit des champs lisez les informations relatives au param tre S cu rit 6 Supprimer un profil de champ Pour supprimer un profil de champ un profil de facture doit tre ouvert et inactif a Double cliquez sur un profil de facture pour l ouvrir et afficher ses composants Cliquez
160. t m me si le champ comporte une erreur Bien que le fait de d s lectionner l option Affecte l tat de la facture supprime le champ du calcul de l tat de la facture Verify ne vous autorise pas pour autant approuver une facture comportant des erreurs de champ Si vous voulez qu un champ court circuite compl tement Verify d s lectionnez l option Affecte l tat de la facture et s lectionnez l option Pas de v rification Gr ce cette combinaison d options le champ devient invisible pour Verify et son op rateur vous pou vez donc approuver la facture ind pendamment de l tat du champ Affecte l tat de la facture 1 La valeur trouv e dans la facture d apprentissage est enregistr e Cette m me valeur est alors utilis e pour chaque facture provenant de ce fournisseur L op rateur Verify peut modifier cette valeur Interpret ne recherche pas les champs de fournisseur Champ fournisseur 1 Ce param tre s applique tous les fournisseurs Vous ne pouvez pas changer ce param tre dans Optimize 18 9 Param tre de validation Les param tres de validation d un profil de champ d crivent Le traitement sp cial du champ dans le module Verify Les validations qu Interpret peut effectuer directement apr s avoir interpr t le champ Ces param tres contr lent le mode de traitement Traitement des champs dans Verify du champ dans le module Verify Intervalle et total d
161. t une valeur que vous pensez correcte Enregistrez le profil de champ ou d identificateur de valeur Enregistrez et activez le profil de facture Testez les r sultats sur vos factures Reprenez les tapes pr c dentes jusqu obtenir des r sultats satisfaisants 15 9 Param tre de s curit Vous pouvez d finir le param tre de s curit pour tous les champs except pour les identificateurs de logo Cette op ration s effectue au niveau du profil et de la d finition de champ a Pour les profils d article unique et de ligne article ces param tres se trouvent dans les pa ram tres Interpr tation de la bo te de dialogue lt Profil de champs Pour les d finitions de champs d article unique ces param tres se trouvent dans la bo te de dialogue lt Avanc s gt Pour les d finitions de champ de ligne article ils se trouvent dans les param tres Interpr ta tion de la bo te de dialogue lt D finition de champ de ligne article gt Utilisez le curseur de s curit pour ajuster le degr de s curit qu Interpret doit attribuer chaque caract re Une s curit maximale signifie qu Interpret doit tre absolument s r de chaque caract re Une interpr tation maximale signifie qu Interpret devine les caract res dont il n est pas s r Plus la s curit est lev e moins Interpret devine et plus le r sultat est s r Ce param tre peut donner des r sultats inattendus L effet peut fortem
162. t l tat est Approuv sont transf r s Transf re les factures dont l tat est Ajust Les factures Ajust es sont valid es et compl tes Normale ment ces factures ne sont pas transf r es Vous devez at tendre qu elles soient approuv es avant de les transf rer Remarque Si vous utilisez des lots les lots ajust s peuvent galement contenir des factures Approuv es Ajust Transf re les factures qui ont t rejet es dans le module Verify Vous pouvez configurer votre syst me pour que les factures Rejet es soient envoy es dans un fichier de sortie s par Remarque si vous utilisez des lots les lots Rejet s peuvent galement contenir des factures Approuv es ou Ajust es Rejet Transf re les factures dont l tat est Complet Une fois interpr t es les factures Compl tes n ont normale ment besoin d aucune interaction de la part d un op rateur Elles ont pass toutes les validations et peuvent tre envoy es Complet directement vers un syst me externe avec un haut niveau de fiabilit Remarque Si vous utilisez des lots les lots Complets peuvent galement contenir des factures Approuv es Ajust es ou Rejet es Traite les factures num ris es mais non interpr t es ou asso ci es une d finition de facture Tous les champs de ces factures ont les r glages par d faut Num ris du profil de facture plut t que des donn es interpr t es Les factures Num ris
163. tient les instructions destin es au module Verify Param tres par d faut d une description de t che A chaque cr ation d une description de t che et tant que vous ne les modifiez pas tous les para m tres prennent des valeurs par d faut Cela signifie que vous pouvez cr er une description de t che exploitable juste en ouvrant la bo te de dialogue en choisissant un profil de facture en fermant la bo te de dialogue et en enregistrant la description de t che M me si vous proc dez ainsi depuis l un des modules de production la description de t che peut tre utilis e dans tous les modules car tous les r glages ont des valeurs par d faut Personnalisation des descriptions de t che Il n est pas n cessaire d utiliser la m me description de t che pour toutes les factures d un type don n Vous pouvez cr er des descriptions de t che diff rentes pour le m me profil de facture afin de r partir votre travail de diff rentes mani res ou de permettre chaque utilisateur de personnaliser ses r glages Vous pouvez cr er autant de description de t ches que vous le d sirez pour diff rents objectifs et vous pouvez les modifier avec le module Manger ou le module concern jusqu ce que vous les utilisiez Si vous ouvrez fr quemment la m me description de t che vous pouvez viter cette tape 1 2 Utilisation des descriptions de t ches Dans le module Manager sous la barre d objets Profils de facture vous
164. tions 13 Champ Monnaie Tous les profils de factures cr es dans INVOICES contiennent un champ Monnaie INVOICES utilise ce champ pour d terminer la devise de la facture recherche une abr viation trois lettres Exemple USD GBP ou EUR ou la notation de la monnaie sur la facture L objet de sa recherche est d termin par votre profil de pays Si sa recherche est fructueuse il param tre la valeur du champ Monnaie sur l abr viation trois lettre d finie pour identifier cette devise Exemple signe trouv sur une facture gt EUR Si aucune monnaie n a t trouv e c est celle de la d finition de la facture qui est utilis e S il n existe pas de d finition c est la devise du profil de facture Dans un cas comme dans l autre le champ Monnaie est marqu vous savez donc qu il requiert votre attention et vous pouvez remplacer sa valeur par une autre monnaie dans le module Verify a Pour inclure la d signation de la monnaie cod e sur trois lettres sur la sortie ajoutez la va riable syst me la description de transaction L utilisation d un champ Monnaie dans un profil de facture am liore normalement l efficacit de votre syst me Vous pouvez ajuster cette fonctionnalit le cas ch ant Pour la d sactiver compl tement attribuez au param tre Activation la valeur Inactif param tre du champ d article unique Options Si vous ne parvenez pas voir le profil du champ
165. tissage pour une d finition de facture avec le module Op timize et le module Manager 10 Param tres des profils de facture 10 1 Param tre g n raux Pour acc der cette bo te de dialogue cliquez avec le bouton droit de la souris sur un profil de fac ture ouvert puis s lectionnez lt Param tres gt Les param tres g n raux contr lent l tat du profil de facture et indiquent les param tres de la lo gique m tier appliquer Actif Choisissez l tat Actif pour utiliser le profil de facture dans les t ches Vous ne pouvez pas choisir l tat Actif si la zone d informations Etat contient des erreurs Vous ne pouvez pas modifier ajouter ni supprimer de profils d identificateur ni de profils de champs Vous ne pouvez pas supprimer le profil de facture Vous pouvez modifier l tat d un profil de facture actif ou supprimer ce dernier uniquement si la base de donn es ne contient aucune facture de ce type Inactif Lorsqu un profil de facture est inactif il est retir de la production Choisissez l tat Inactif pour apporter des modifications aux profils d identificateur ou de champ Pendant la cr ation d un profil de facture celui ci est Inactif 12 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Profil de facture Les profils de facture inactifs peuvent contenir des profils de champ incomplets ou non va lides cela est normal si vous travaillez avec un nouveau profil
166. tomatiquement les images en noir et blanc pour l interpr tation Noir amp blanc convient aussi aux factures e _ Imprim es en niveaux de gris e Imprim es en couleur e Imprim es dans deux tons autres que le noir et blanc bleu et blanc par exemple La num risation en noir et blanc est plus rapide que la num risation en couleur et produit des fi chiers image plus petits Si vous ne savez pas quel r glage choisir consid rer que la couleur est g n ralement ajout e sur les factures pour aider les personnes qui manipulent les feuilles et non pour am liorer l interpr tation par INVOICES La num risation en noir amp blanc est g n ralement plus appropri e Niveaux de gris couleur Vous utiliserez probablement la num risation en niveaux de gris ou en couleur si la facture papier est imprim e en niveaux de gris ou en couleur et si votre mod le de scanner prend en charge cette fonc tionnalit La num risation en niveaux de gris ou en couleur est recommand e dans les cas suivant e Vous souhaitez pouvoir distinguer l cran les l ments dans une couleur autre que le noir et blanc Par exemple les op rateurs de v rification ont parfois besoin de pouvoir dis tinguer une image couleur Qualit de num risation Si vous avez s lectionn Niveaux de gris ou Couleur vous pouvez ajuster la qualit de num risa tion Plus la qualit est lev e plus le fichier est volumineux Cet ajustement n a d effet que si
167. tre trait es en fonction de leur tat Deux onglets sont disponibles Facture D termine les factures qui doivent tre trait es D termine les lots qui doivent tre trait s Actif uniquement si Lot Utiliser le mode batch est s lectionn dans les param tres g n raux du module Verify Etats de factures traiter Traite les factures num ris es mais non interpr t es ou asso ci es une d finition de facture Tous les champs de ces fac tures ont les r glages par d faut du profil de facture et aucun des champs n est appris Num ris Traite les factures qui ont t interpr t es Quand Interpr t est s lectionn vous pouvez galement choisir quelles fac tures interpr t es vous souhaitez v rifier en fonction de leur tat dans la zone Interpr ter les tats traiter Interpr t Permet de traiter les factures d j ajust es dans le module Ajuste Verify 80 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Descriptions de t ches Rejet Permet de traiter les factures d j rejet es dans le module Verify Approuv Permet d examiner des factures d j approuv es dans le mo dule Verify Etats Interpret traiter Sp cifie les tats de facture n cessitant une attention particuli re 6 5 Param tres de s lection Pour acc der cette bo te de dialogue l aide du module Manager cl
168. ts Profils de facture ou Descriptions de transaction Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la description de transaction et s lectionnez Supprimer o Imprimer Si vous s lectionnez Supprimer alors que le profil de facture est ouvert enregistrez ou fer mez le profil de facture 4 6 Description de transaction par d faut Chaque profil de facture requiert au moins une description de transaction pour vous permettre de transf rer des donn es l aide du module Transfer La transaction par d faut est celle utilis e dans la t che Transfer mais vous pouvez la modifiez Vous pouvez effectuer les op rations suivantes Marquer une description de transaction comme la description de transaction standard par d faut Pour cela ouvrez le profil de facture cliquez avec le bouton droit de la souris sur la descrip tion de transaction et s lectionnez Par d faut Une fois la description de transaction standard par d faut marqu e elle est utilis e dans les t ches Transfer si celles ci indiquent lt Par d faut gt S lectionner une description de transaction standard dans la t che Transfer Pour cela ditez la description de t che s lectionnez la page de param tres Transfer et choisissez la description de transaction d sir e dans la zone Description de transaction Pour utiliser la transaction standard par d faut s lectionnez Par d faut Utiliser une description de transaction pour chaque type de facture l
169. ues li s entre eux au plan physique ou logique 2 Profils d finitions et types de champs Profils de champ Les profils de champ indiquent INVOICES les champs qu il doit rechercher au moment de l interpr tation des nouvelles factures lls sont utilis s chaque fois que vous lancez l interpr tation d une nouvelle facture non identifi e lls indiquent galement INVOICES comment valider et inter pr ter les champs Vous cr ez et ditez les profils de champ l aide du module Manager D finitions de champ Les d finitions de champ indiquent INVOICES comment et o il doit rechercher les champs sur un type de facture unique et comment il doit les valider et les interpr ter Les d finitions de facture et les d finitions de champ sont normalement cr es par Interpret chaque fois qu un nouveau type de facture est trait Les d finitions de champ sont au d part identiques aux 18 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Profil de champ profils de champ correspondants Vous pouvez cependant les modifier au cours de l optimisation pour qu elles correspondent aux caract ristiques particuli res du type de facture Types de champs Les types de champs contiennent des caract ristiques de base qui d crivent un type particulier de champ INVOICES int gre plus de soixante types de champs syst me qui couvrent la plupart des types de factures Vous pouvez toutefois ajouter vos propres t
170. uez sur OK a Modifiez le nom du raccourci afin qu il refl te le nom du module et la description de t che sp cifique Pour modifier ce nom cliquez dessus avec le bouton droit de la souris puis s lection nez Renommer puis saisissez un nouveau nom Conseil si vous souhaitez que Windows les conserve dans un ordre particulier m me si vous les visionnez sous forme de liste attribuez leur des noms commen ant par 1 2 etc 66 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Descriptions de t ches 2 Ex cution de t ches comme des services Windows Vous pouvez ex cuter Interpret et Transfer automatiquement avec les services Windows Les services d marrent et s arr tent automatiquement aux heures que vous indiquez Ils peuvent s ex cuter sans fin sans qu aucune interaction ne soit n cessaire Les services Interpret et Transfer sont appel s INVOICES Interpret et INVOICES Transfer dans la bo te de dialogue lt Services gt de Windows La bo te de dialogue lt Services gt vous permet de sp cifier le mode de d marrage du service Manuel Automatique D sactiv Pour plus d informations sur les services Windows consulter l aide de Windows Remarque Les informations de cette rubrique concernent les installations d INVOICES qui utilisent plusieurs ordi nateurs en r seau Il n est pas recommand d ex cuter ces services sur une installation autonome Si vous n av
171. utiliser dans les param tres G n raux de la t che Scan Si vous traitez les fichiers image import s dans Interpret s lectionnez la description de scanner dans la bo te de dialogue Configuration de la source et des destinations du fichier image Vous pouvez utiliser plusieurs descriptions de scanner pour un m me profil de facture soit en cr ant plusieurs description de t che soit en modifiant le choix de descriptions de scanners dans une des cription de t che d j cr e 42 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Descriptions de scanner 2 R glages du scanner et op rations de filtrage Les r glages dans Peuvent tre effectu s dans la bo te de dialogue Et affectent Bo te de dialogue S lection du INVOICES scanner Le scanner utilis Traitement des images r 7 d INVOICES INVOICES Pole en PG ne Rogge du L interpr tation ainsi que les scanner fichiers image cr s par le pro gramme Interface SCSI Il est possible de r gler l interface SCSI Toutefois de nombreux scanners SCSI pos s dent leurs propres fonctions int gr es d am lioration de limage Reportez vous R glages avanc s du scanner r glages SCSI et cliquez sur le lien vers la rubrique concernant votre scan ner N A Carte de scanner Kofax Bo te de dialogue R glages Kofax Images avant r ception par le programme Affecte l interpr tation Scanne
172. vous d placez les images de factures dans un dossier sp cifi apr s leur traitement ou dans quelques cas si les r glages du scanner sont effectu s partir d INVOICES avec un scanner couleur Kodak par exemple 4 5 Rotation S lectionnez la rotation de la facture l aide des boutons Pivoter recto et Pivoter verso de la bo te de dialogue lt R glages du scanner gt Dans certains cas il peut s av rer avantageux ou n cessaire de faire pivoter une facture pendant la num risation Pour cela Notez le sens de changement des factures dans le scanner Cliquez sur les boutons Pivoter recto et Pivoter verso jusqu obtenir la rotation souhait e Vous pouvez faire pivote s par ment le verso et le recto des factures recto verso Toutefois les pa ram tres doivent tre soit identiques soit directement oppos s c est dire diff rents de 180 degr s 46 106 PROJET DMF D mat Facture Administration d INVOICES Descriptions de scanner 4 6 D finitions de facture recto verso Si cette fonctionnalit est disponible sur votre scanner s lectionnez l option Recto verso dans la bo te de dialogue lt R glages du scanner gt pour num riser simultan ment les deux c t s d une facture recto verso Les d finitions de facture recto verso sont d finies comme les d finitions de facture recto Lorsque vous affichez l image d une facture recto verso vous pouvez passer d un c t l autre l
173. vrez fr quemment la m me description de t che vous pouvez ignorer cette tape Copiez le raccourci du module partir du dossier de programme Avec le bouton droit de la souris cliquez dessus puis s lectionnez Copier Copiez le raccourci sur votre bureau en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le bu reau puis en s lectionnant Coller Si vous pr f rez vous pouvez colle le raccourci dans votre propre dossier de programmes Pour cr er votre propre dossier de programmes cliquez avec le bouton droit de la souris sur le bureau puis s lectionnez Nouveau gt Dossier Entrez ensuite un nom pour votre nouveau dossier Double cliquez sur le dossier pour l ouvrir puis collez y le raccourci Avec le bouton droit de la souris cliquez sur le raccourci puis s lectionnez Propri t s a Cliquez sur l onglet Raccourci Entrez le nom de la description de t che entre guillemets la fin de la ligne Cible Si vous voulez que la t che commence automatiquement ajoutez s apr s le nom de la t che Si vous souhaitez que le module se ferme automatiquement lorsque la t che est termin e unique ment pour les t ches Interpret et Transfer pour lesquelles l option Attendre n est pas s lec tionn e ajoutez galement d avec un espace entre s et d Par exemple vous pouvez remplacer la ligne Cible d un raccourci vers le module Scan par C Program Files ReadSoft INVOICES Bin Eiscan exe mat che s Cliq
174. ypes de champs Les types de champs constituent la base des profils de champ chaque profil de champ doit tre as soci un type de champ 3 Utilisation de profils de champ Lorsque vous utilisez le module Manager sous la barre d objets Profils de facture vous pouvez utiliser ce dossier Dossier profils de champ Les profils de champ se trouvent dans ce dossier Chaque profil de champ se pr sente sous la forme d une ic ne Vous pouvez effectuer les op rations suivantes Ajouter un profil de champ e Pour ajouter un profil de champ cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier Profils de champ et s lectionnez Ajouter a Ouvrir un profil de champ pour le visualiser ou l diter e En ouvrant un profil de champ vous pouvez voir ses param tres Selon que le profil de facture est ouvert ou ferm et actif ou inactif vous pouvez visualiser les param tres ou les diter Pour ouvrir un profil de champ double cliquez dessus ou avec le bouton droit de la souris s lectionnez Ouvrir Supprimer un profil de champ e Selon que le profil de facture est ouvert ou ferm et actif ou inactif vous pouvez supprimer ou non un profil de champ Pour supprimer un profil de champ cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et s lectionnez Supprimer 4 Ajouter un profil de champ d article unique Pour ajouter un profil de champ un profil de facture doit tre ouvert Double cliquez sur le profil
175. z ignorer les tapes suivantes Si le champ ou l identificateur a un titre sur la facture s lectionnez Utiliser les titres pour re chercher la valeur Pour saisir manuellement les titres susceptibles d appara tre sur les factures entrez les titres un par un dans la zone Titre puis s lectionnez Ajouter pour ajouter chaque titre la zone Titres s lectionn s Si vous utilisez un fichier de titres s lectionnez Fichier de titres Utilisez ensuite les boutons Ajouter et Tout ajouter pour ajouter les titres d sir s qui figurent dans la zone Titres dans le fichier la zone Titres s lectionn s Une case cocher est propos e en regard de chaque titre Cochez la case en regard d un titre si e Ilne fait aucun doute que ce titre trouv s agit bien du champ que vous recherchez e Le texte du titre n appara t qu une seule fois sur la facture Si Interpret trouve ce titre il ignore alors tous les autres titres pour ce champ L utilisation de cette fonction augmente la s curit et la fiabilit de l interpr tation 15 7 Utilisation d un fichier de titres Lorsque vous d finissez des titres pour un profil de champ ou pour un profil d identificateur de valeur vous pouvez s lectionner les titres dans un fichier texte Le fichier texte peut contenir n importe quel nombre de titres Pour cr er un fichier de titres Utilisez un diteur de texte pour cr er un fichier texte comportant un titre par ligne Le fichie

Profils d`identificateur - DSI

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