Manuel d`utilisation
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1. e et n apparait donc plus dans la liste de traitement en masse e La tacite reconduction s applique si l utilisateur est muni du module et si le produit service ne dispose pas de date de fin Page 11 sur 15 Facturation et envoi en masse Ce compl ment de module se base sur le module de facturation en masse pr sent pr c demment Celui ci ajoute une option permettant d envoyer toutes les factures g n r e par mail L envoi ou non des factures se fait via la case cocher suivante Envoyer par Emai Afin de rendre l envoi le plus flexible possible le module propose un gabari de mail g n ral ainsi que la possibilit de modifier ce gabari pour chaque entreprise si besoin L objet et le contenu du mail sont ainsi param trables Le gabari g n ral est modifiable via le panneau de configuration du module Facturation en masse des abonnements nn Valeur ne Objet Test d envoi Modifier Bonjour Ceci est un test d envoi de facture via le module d abonnement de Dolibarr Cdt Message Modifier Utilisez COMPANY et PERIOD dans le message du mail pour ajouter le nom du tiers et la p riode courante Un onglet Abonnement est ajout sur la fiche client afin de modifier le mail pour un client sp cifique E Tiers Fiche Client Agenda Marges Abonnements Note Consommation Fichiers joints Suivi Nom du tiers Client 1 OO Code client Facturation en masse des abonnements Valeur nn nn Objet objet Message2. 01 03 2013 au 31 03 2013 50 d 01 04 2013 au 30 04 2013 50 d 01 05 2013 au 31 05 2013 50 O 01 06 2013 au 30 06 2013 50 d 01 07 2013 au 15 07 2013 25 d Page 13 sur 15 Exemple avec l option Non H test test 16 07 2012 au 16 08 2012 16 08 2012 au 16 09 2012 16 09 2012 au 16 10 2012 16 10 2012 au 16 11 2012 1611 2012 au 16 12 2012 16 12 2012 au 16 01 2013 16 01 2013 au 16 02 2013 16 02 2013 au 16 03 2013 16 03 2013 au 16 04 2013 16 04 2013 au 16 05 7201 3 16 05 2013 au 16 06 7201 3 16 06 2013 au 15 07 2013 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 OCO0OO0OO0OO0OCOO0 D En d but de p riode Modifier Annuler Page 14 sur 15 Partie 3 Autres N h sitez pas me contacter pour tout d veloppement sp cifique l adresse maxime tuxserv fr en me faisant parvenir votre cahier des charges Fin du document Page 15 sur 15
3. ation de la facture correspondante Dans la version 3 3 le module affiche galement le prix avant remise et apr s remise si un pourcentage a t saisi sur le contrat Impression d un abonnement Le bouton Imprimer les p riodes situ en bas de l interface vous permet i D Imprimer les p riodes d exporter le statut actuel des p riodes pour le ou les abonnements en cours Les dates les montants le type d abonnement chu ou choir ainsi que le statut factur ou non y sont affich s yar Impression des abonnements Soci t L Tiers de test Contrat de l abonnement d CT1207 0002 Afficher les montants totaux Afficher la description M Note publique Imprimer Abonnements imprimer Sel R f Descript test test Suivant la version du module l export peut tre r alis soit en PDF 3 1 et pr c dent soit en ODT 3 2 et suivant Page 6 sur 15 Si votre impression est en ODT vous avez la possibilit de modifier le template en ditant directement le fichier contratabonnement tpl contratabonnement odt Pour plus d informations http Wwiki dolibarr org index php CrXC3 A9er un mod XC3 A8le de document ODT Suivi d un abonnement Bien que le suivi puisse tre r alis au cas par cas en visualisant le statut de chaque abonnement le module dispose d une boite plac e sur la page d accueil de Dolibarr Abonnements fact
4. d faut le module se base sur les p riodes civiles vous permettant d tablir toute votre facturation la m me date ce comportement peut tre modifi l aide du module p riodes non civiles voir partie deux Une p riode commence donc toujours en d but de mois et finira toujours en fin de mois sauf ventuellement pour la premi re et la derni re p riode qui est bas e sur les dates r elles du produit service le calcul du montant tant au prorata du nombre de jours dans la p riode Abonnement N 1 Serice P riode en cours R p tition Facturer D test test 16 07 2012 au Tous les mois En d but de p riode Ek 31 0 71201 2 Un clic sur le bouton modifier vous permettra de visualiser les diff rentes p riodes et den modifier ventuellement le montant ainsi que son statut Page 5 sur 15 16 07 2012 au 31 07 2012 En d but de p riode Modifier 01 08 2012 au 31 08 2012 01 09 2012 au 30 09 2012 0110 2012 au 3110 2012 0111 2012 au 30 11 2012 0112 2012 au 31 12 2012 01 01 2013 au 31 01 2013 01 02 2013 au 28 02 2013 01 03 2013 au 31 03 2013 01 04 2013 au 30 04 2013 01 05 2013 au 31 05 2013 01 06 2013 au 30 06 2013 01 07 2013 au 15 07 2013 Annuler ID D Les cases factur pr sentes sur la capture ci dessus permettent de sp cifier si la p riode a d j t factur e Cette case peut tre modifi e manuellement en cas de besoin mais elle est automatiquement renseign e lors de la cr
5. en d taillant son utilisation permettant ainsi une utilisation plus ais e Des modules compl mentaires ont t s d velopp s afin de r pondre des besoins plus sp cifiques Ils seront galement pr sent s Note concernant les mises jour Les mises jour de ce module incluent g n ralement en plus de la compatibilit avec les nouvelles versions de Dolibarr un certain nombre de nouveaut s corrections qui m ont sembl es pertinentes la plupart tant remont e par les utilisateurs du module Ce document pr sente 1 Le module contrat d abonnements partie 1 2 Les modules compl mentaires partie 2 a Tacites reconductions b Facturation en masse c P riodes non civiles 3 Autres partie 3 Page 3 sur 15 Partie 1 Contrat d abonnement Le module contrat d abonnement permet de g rer des abonnements sur les produits et les services de Dolibarr Venant compl ter l interface de contrat actuel de Dolibarr ce module permet de cr er les p riodes d abonnement selon l ch ancier d fini calculant automatiquement les dates et montants de ces derni res Une boite est galement pr sente sur la page d accueil vous informant des abonnements facturer Installation et configuration du module L installation du module se fait par simple copier coller du module Vous pouvez au choix e Copier les fichiers dans htdocs vous retrouvez alors le dossier contratabonnement dans htdocs
6. personnalis pour client 1 Modifier Message Utilisez COMPANY et PERIOD dans le message du mail pour ajouter le nom du tiers et la p riode courante A noter que vous avez la possibilit d ajouter deux variables pour rendre le contenu dynamique le nom du tiers ainsi que la p riode factur e Page 12 sur 15 P riodes non civiles Comme mentionn pr c demment le module contrat d abonnement se base sur les p riodes civiles pour tablir les dates de ses p riodes Ce choix a t fait afin de permettre l utilisateur final d tablir la majorit de ses factures le m me jour en d but ou en fin de mois Si ce comportement ne correspond pas votre activit le module compl mentaire P riodes non civiles permet de ne pas opter pour ces ch ances Une fois install il est activable d sactivable dans le panneau de configuration du module d abonnements Baser les ch ances sur les p riodes civiles Mon ze Modifier D s que l option est Non les p riodes seront bas es strictement sur les dates sp cifi es sur le produit service contrat de base de Dolibarr Exemple avec l option Oui EE 16 07 2012 au 31 07 2012 25 d En d but de p riode Modifier 01 08 2012 au 31 08 2012 50 d Annuler 01 09 2012 au 30 09 2012 50 O 0110 2012 au 31 10 2012 50 d 0171112012 au 30 11 2012 50 F 0111212012 au 31 12 2012 50 d 01 01 2013 au 31 01 2013 50 O 01 02 2013 au 28 02 2013 50 F
7. 00 HT 1217319 HT Date facturation 26 02 2013 E Maintenant Facturer les p riodes s lectionn es Le module propose dans sa version 3 2 e La s lection de toutes les p riodes d un seul clic Tout Aucun e La sp cification de la date de facturation date du jour par d faut e La validation automatique ou non des factures dans le cas contraire les factures restent l tat de brouillon La version 3 3 apporte les ajouts suivants e Affichage de la somme des montants des p riodes s lectionn es et affichage du montant total facturer e Option G n rer les factures e Option Consid rer comme pay D autres options sont pr vues pour les versions sup rieures cocher comme pay etc Une fois les factures cr es la liste des factures g n r es est ajout e en tant que nouvelle action dans lagenda si il est activ Page 10 sur 15 Fiche v nement Fichiers joints Suivi R f 24 A Type Autre Titre Facturation en masse des abonnements v nement sur la journ e Mon Date d but 150772012 10 27 CE Date fin 150772012 10 27 e better tat Pourcentage E R alis 100 Leu Wue jour Action enregistr e par e SuperAdmin Action affect e Action faite par Ev nement concernant la soci t Aucun Contact Aucun Priorit Description Liste des factures cr es e FA1207 0021 Modifier Supprimer Note e La p riode est automatiquement coch e comme factur
8. Manuel d utilisation CONTRAT D ABONNEMENT DOLIBARR MAXIME MANGIN 07 2012 02 2013 02 2013 01 2014 Version Commentaire Auteur FO Cr ation du document Maxime Ajout des fonctionnalit s des versions 3 3 1 0 Actualisation du document et traduction en anglais Ajout du module d envoi de factures en masse Page 1 sur 15 Table des mati res RAA LOL 0 LU Leg 10 ME 3 Partie L Contrat Wl elt ET EE 4 Installation et configuration du module sise 4 Gestion d un abonnement sisi senneesseeccennseecceneseeccceenseeceeneneeceeeeenseeseenenes 4 Impression d un abonnement Eee dia nomade nd onde dau dont 6 SUN GUN AO ORNE a non E borne RO on Re be OR dt ln butte D tire 7 Facturation d un abonnemen E ne ane eos nb en aan dde teens don to enr eiae 7 BEE ee ee 9 TACIESS ee al eg e EE 9 Facturation en un 10 Kieler 12 P riodes non Civiles EEEEZEEZEZEZEZEZE 13 PE ARS EEEE EE EEE EE ee EN E EEEE E E E 15 Page 2 sur 15 Introduction Ce document est le manuel d utilisation du module Contrat d abonnement d velopp pour Dolibarr par Maxime MANGIN lt maxime tuxserv fr gt Ce module est disponible directement sur ma boutique l adresse suivante http boutique tuxserv fr L objectif de ce module est de permettre la cr ation et la gestion des abonnements au sein de Dolibarr venant ainsi compl ter les contrats existants Ce document vise d crire les fonctionnalit s principales de ce module
9. at de base Dolibarr Exemple Si vous facturez 3 p riodes d un abonnement 3 nouvelles p riodes sont automatiquement ajout es l abonnement Vous avez la possibilit de stopper la tacite reconduction tout moment en ne cochant pas l option correspondante lors de la facturation des p riodes Contrat de l abonnement d CT1207 000 Cocher comme factur A Reconduire les p riodes A Cr er brouillon Page 9 sur 15 Facturation en masse Certains utilisateurs de Dolibarr g rants une quantit importantes de factures la cr ation manuelle de ces derni res peut vite s av rer fastidieuse Dans cette optique ce compl ment de module vient s int grer sur la boite disponible sur la page d accueil CR T GL Ps LE Wonnen af DI wm l Eat A CT1207 000 3 Tiers de test 16 07 2012 SOHT 20 OR oM OR A CT1206 0001 3 MyBigCompary 17 07 2012 90 HT 30O 0 0 OD Facturation en masse des abonnements L interface permet de s lectionner toutes les p riodes que vous d sirez facturer et ce peu importe les contrats tiers Facturation en masse des abonnements Valider les factures Cl G n rer les factures CIM arquer les factures comme pay es Contrat Tiers P riode Date d ch ance Montant CT1302 0001 F Client 1 25 02 2013 au 28 02 2013 25 02 2013 31 HT CT1302 0001 FE Client 1 01 03 2013 au 31 03 2013 01 03 2013 198 HT TT CT1302 0001 F Client 1 01 03 2013 au 31 03 2013 01 03 2013 1
10. e Utiliser le r pertoire custom de dolibarr version 3 3 et sup rieur Dans ce cas pensez activer les deux param tres dans le fichier de configuration Une fois les fichiers copi s le module est activable dans les modules de Dolibarr d Contrats d abonnement Gestion des abonnements sur les contrats Dolibarr 32 1 WIR wl Apr s activation vous devez proc der au param trage du module l aide du bouton de configuration le petit ordinateur dans mon cas Cette interface peut varier en fonction du nombre de module compl mentaires que vous avez install Dans sa version de base le module vous propose de configurer le nombre de jours d alerte avant et apr s la date d ch ance pour la boite sur la page d accueil Si vous sp cifiez 15 dans nombre de jours avant cela signifie que vous d sirez tre pr venu 15 jours avant la date d ch ance des p riodes Inversement pour le nombre de jours apr s Pensez pour finir activer la boite sur la page d accueil afin d tre inform des p riodes facturer Gestion d un abonnement La cr ation d un abonnement d bute dans la partie Contrat de Dolibarr sur laquelle un nouvel onglet est venu s ajouter Si ce n est pas d j fait ajoutez un produit ou un service sur la fiche contrat composant Dolibarr de base avec une date de d but et une date de fin sauf cas du compl ment de module tacites reconductions voir partie 2 Rend
11. ez vous ensuite sur le nouvel onglet abonnements afin de retrouver votre article dans la premi re liste intitul e Produits Services trouv s Page 4 sur 15 D A H RX O m Accueil Tiers Produits Senvices Commercial Compta fTr so Outils Agenda Configuration Fiche contrat Contacts Adresses Abonnements Note Fichiers joints Suivi Infos Syst me R f CT1207 0002 Client Tiers de test Outils Systeme AS S oons Services Produits dans le contrat Prixpar 1 R p ter Facturer F Tiers Produits Services trouv s ze Mois a Tous les mois v En d but de p riode M Ajouter Go k Contacts 3 SC Imprimer les p riodes Go 3 Produits Services Go S lectionnez la valeur d sir e pour la colonne Prix par Cette liste permet de sp cifier si le prix indiqu sur le produit service du contrat doit tre consid r comme le prix pour un mois pour un an etc L utilisateur final tant libre quant sa m thode de facturation cette liste est n cessaire afin de garder une facturation coh rente Le champ R p ter permet de sp cifier le mode d abonnement Les p riodes peuvent se r p ter e Tous les mois e Tous les trimestres e Tous les semestres e Tous les ans Pour finir s lectionnez la date de facturation de la p riode termes chu ou termes choir Au clic sur le bouton Ajouter le module cr automatiquement les p riodes correspondantes Par
12. t les cases suivantes en rouge EES 16 07 2012 au 31 07 2012 25 En d but de p riode Modifier 01 08 2012 au 31 05 2012 50 Annuler ANNAN an ANANI An L abonnement et la facture sont li s apr s la cr ation de cette derni re Page 8 sur 15 Partie 2 Modules compl mentaires Ces modules compl mentaires viennent s ajouter au module Contrat d abonnement pour r pondre des besoins plus sp cifiques Ils sont galement disponibles sur ma boutique A noter qu ils ne peuvent fonctionner sans la version de base contrat d abonnement Il est important de noter que les diff rents modules compl mentaires sont compatibles entre eux on peut par exemple utiliser la facturation en masse avec les tacites reconductions Tacites reconductions D finition Clause d un contrat qui indique que l accord est reconductible automatiquement d une p riode une autre si aucune des parties ne se manifeste Ce compl ment permet de reconduire automatiquement les abonnements Il est bas sur deux principes e Un nombre X de p riodes est cr lors de la cr ation de l abonnement e Le nombre de p riodes factur es est automatiquement recr ind finiment Pour que la tacite reconduction s applique il suffit de renseigner le nombre de p riodes initiales dans les param tres du module Nombre de p riodes cr er pour la reconduction 5 Modifier puis ne de pas sp cifier de date de fin sur le produit service contr
13. urer de A CT1206 0001 F MyBigCompanmy 24 06 2012 1333HT 111 o0 od 0 A CT1206 00014 ES MyBigComparmy 01 07 2012 200HT 111 o od Dn CT1207 000 E Tiers de test 16 07 2012 25HT 1O oB 0 o Cette boite affiche les informations suivantes e R f rence du contrat e Tiers e Date de facturation En tenant compte du terme chu ou choir e Montant facturer e Statuts du contrat de base e Nombre de jours de retards au survol du triangle d avertissement Merci de vous r f rer la partie de param trage du module afin modifier les d lais d alertes Un clic sur le contrat vous redirigera vers l abonnement correspondant Vous avez la possibilit de facturer tout ou partie des abonnements d un seul clic l aide du compl ment de module facturation en masse d crit en partie deux Facturation d un abonnement La facturation d un abonnement se fait l aide du bouton Cr er a ge Cr er Facture abonnement facture abonnement situ en bas de l interface des abonnements B 8 Il vous est ensuite demand de cocher les p riodes facturer pour permettre la cr ation du brouillon Par d faut le module s lectionne la p riode courante ou la p riode venir dans le cadre d un abonnement choir Libre vous d accepter ou non ce choix Page 7 sur 15 La case Cocher comme factur permet de consid rer les p riodes factur es comme tel sur l abonnement Cela revient cocher manuellemen
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