Rapport de la sous-commission chargée de l`analyse du projet SIEF
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1. tabli par le centre de comp tence du DFJC pr sentant au cours du temps l volution du nombre d anomalies d tect es et corrig es l on n observe pourtant pas d am lioration notable dans le traitement des anomalies ce qui ne laisse pas pr sager une r solution rapide du probl me Les logiciels open source ne servent qu la gestion des serveurs web l application principale reste la propri t du mandataire le code n est pas accessible l UID du DFJC et ne peut ainsi pas tre corrig en interne Le mandant ne peut ainsi couper ses liens avec le mandataire et les relations sont d licates 108 Les responsables du projet estiment que les progr s sont tangibles et qu il y a lieu de relever de nombreux points positifs ainsi les interfaces avec d autres logiciels comme Procofiev et la migration des donn es qui s est bien pass e malgr la n cessit de d finir des structures complexes en amont Ils reconnaissent cependant que la phase d valuation est probl matique que la phase test chez le mandataire est beaucoup trop sommaire que le nombre de fili res possibles au sein des coles professionnelles n a visiblement pas t correctement estim pourtant l EMPD faisait mention de la complexit du projet cet l ment expliquait en partie l importance du montant investir Une difficult suppl mentaire pr vue dans l EMPD est le d veloppement simultan de PIAM Identification Au2. 106 La CTSI sera tr s attentive au suivi de ce projet et demandera de mani re ponctuelle un point de situation sur les diff rentes tapes venir Elle les transmettra galement aux membres de la COGES Durant toute l analyse de ce cas la sous commission rel ve un point que la DSI ne devrait pas sous estimer dans le futur La communication a t totalement oubli e Une information du suivi permettrait de sensibiliser tous les acteurs aux probl mes apparus et viterait des rumeurs ou d sagr ments non n cessaires Il appara t de plus que les moyens de suivi de projets la DSI sont inadapt s aux 400 600 projets en cours Avec les projets d envergure que traite la DSI il serait n cessaire d avoir un outil performant afin de laisser plus de temps pour les employ s consacrer leur m tier d informaticien et non aux reportings Excel ou autre syst me maison Pour les entit s d cisionnelles cet outil permettrait galement d avoir un meilleur moyen de suivi et elles pourraient constater les risques et les retards pris dans de gros et importants projets assez rapidement et ainsi prendre les d cisions ad quates La commission rel ve que l absence d un tel outil est aussi une des causes des dysfonctionnements relev s et il semble n cessaire de mettre rapidement en place un syst me de gestion des projets la hauteur des activit s de la DSI 2 observation Perspectives du SIEL La CT
3. dans l ancien logiciel Eco400 n ont pas t r cup r s Il sera donc n cessaire de r introduire trois ans de valeurs soit pr s de 10 000 notes et la solution pour cette migration n est pas encore trouv e Un grand effort de rep rage des erreurs a t entrepris Y est galement r pertori un grand nombre de manipulations aberrantes ou tracassi res Le logiciel dans sa version 2 comporte des erreurs sur des fonctionnalit s simples et basiques et des d fauts d utilisation qui ne devraient pas appara tre dans un produit aussi co teux En voici quelques exemples Calcul d une moyenne pond r e des notes le r sultat n est pas s r fonctionnalit de base non remplie les moyennes ne sont pas recalcul es automatiquement et il faut effacer les moyennes pour relancer le calcul aspect pratique la visibilit par l ve est inutilisable et les moyennes de classe non disponibles La saisie des notes par les clients l gers savoir les instituteurs est particuli rement malais e coefficients modifi s une seule note introduite par l ve par jour gestion des absences inutilisable La liste des l ves d une classe ou d un tablissement n est pas compl te le d placement d un l ve d un groupe l autre ou en cas de redoublement est malais manuel la proc dure de facturation des l ves non vaudois oublie la moiti des l ves lorsqu une erreur est enregistr e dans
4. SI a pris connaissance des futurs d veloppements du SIEL Syst me d information ex cutif et l gislatif Elle se pose la question de la n cessit d une application Safari tant donn que les documents du Grand Conseil sont du domaine public Le Conseil d tat est invit renseigner le Grand Conseil s il a la volont d ouvrir l acc s Safari Grand Conseil nouvelle application au public par le biais du site hternet du Canton de Vaud Rapport de la sous commission charg e de l analyse du projet SIEF M Fabienne Despot rapportrice La sous commission tait compos e de MM Alexis Bally Jean Fran ois Cachin Lucas Girardet Philippe Randin et M Fabienne Despot rapportrice La sous commission tait charg e d investiguer afin de r pondre aux questions de la COGES concernant le SIEF Syst me d information des tablissements de formation De quelle mani re les besoins des utilisateurs ont ils t valu s Quels sont les crit res retenus qui ont conduit au choix de ce syst me qui fonctionne ailleurs Quels sont l interne du DFJC les moyens et ressources mis disposition pour rem dier aux probl mes rencontr s dans la mise en place de ce nouveau syst me dans les diff rents tablissements scolaires gymnases coles professionnelles etc Elle s est r unie le 26 f vrier 2008 avec deux repr sentants de la COGES M Catherine Labouch re et M Andr Chatelain E
5. anque de hi rarchisation a probablement conduit l laboration d une usine gaz soit au niveau du cahier des charges soit lors de demandes compl mentaires en cours de d veloppement L on se retrouve dans la situation de devoir utiliser des plans B soit des utilisations simples d velopp es sous Excel ou Filemaker pour assurer les fonctions de base tant au niveau de la gestion des classes des l ves que de l tablissement des bulletins de notes Le choix d une option co teuse n en assure pas le bon fonctionnement Le choix du logiciel est peu ad quat D velopp pour l enseignement primaire et secondaire il est bas sur une philosophie des classes laquelle philosophie est peu compatible avec la logique des coles professionnelles L l ment de base sur lequel le logiciel devait se construire tat non la classe ou l horaire mais l l ve Au vu de ce qui pr c de la sous commission conclut que le projet doit aboutir mais qu il est n cessaire de remettre le train sur de bons rails et propose les d marches suivantes S assurer la coop ration rapide et efficace du mandataire dans la correction des anomalies de fonctionnement Red finir un planning des corrections du logiciel en marquant des priorit s afin d assurer les fonctions de base recentrer le chantier sur les fichiers d l ves et l tablissement des bulletins S lectionner ainsi les exigences aupr s de HP afin de ne pa
6. ation manque et que les doyens ont d eux m mes laborer un guide que les listes de dysfonctionnements transmises au Copil n ont re u d cho que tardivement ou pas du tout Finalement les directeurs d coles professionnelles ont demand r guli rement que les ma tres d apprentissage soient inform s des difficult s rencontr es afin qu ils fassent preuve de compr hension face aux retards subis Aucun courrier ne semble leur avoir t adress en ce sens provenant du Copil et les directeurs doivent accuser les critiques La commission a t surprise d observer l incoh rence du programme d implantation du projet et l absence de choix d une cole pilote En fait il semble que le CPNV Centre professionnel du Nord vaudois ait eu quelque temps ce r le d cole pilote Un premier essai Sainte Croix conduit des critiques de la part des utilisateurs il en va ensuite de m me sur les deux autres sites du CPNV Yverdon et Payerne Alors que les premi res critiques auraient d donner l alerte et stopper l implantation du prot dans les autres coles le Copil semble n avoir eu d autre souci que de d brancher le ou les anciens syst mes une date fixe ind pendamment du bon fonctionnement du nouveau produit L aspect qui a le plus heurt la sous commission est celui du secret entretenu entre les diff rentes coles Le Copil a tu les critiques des uns aux autres Il a probablement cherch mi
7. dmissibles Un plan B sera appliqu avec des logiciels de d pannage pour tablir ces CFC En r sum d apr s les directions au stade actuel il faut parer au plus press soit se fixer des objectifs r alistes et se focaliser sur des besoins simples et imm diats 3 4 Conclusions L implantation du projet s est fait la hussarde sans cole pilote sans planning coh rent sans suivi Le choix d implanter le logiciel en premier lieu dans les coles professionnelles se comprend mais pas l implantation forc e sans souci des critiques ni de la r cup ration des donn es ant rieures Le Copil a d branch les anciens syst mes sous le pr texte d viter leur utilisation simultan e avec le projet Si les doyens n avaient eu la saine r action de sauver ce qui pouvait l tre avant de d brancher la prise ces donn es essentielles auraient t perdues A titre d exemple gr ce au contr le comptable effectu partir de l ancien syst me l EPSIC a pu d tect une erreur importante dans la facturation des l ves extracantonaux l ves oubli s dans SIEF erreur qui aurait co t 1 4 millions de francs l Etat Le manque de communication est flagrant le Comit de pilotage est loign des gens de terrain Probablement insatisfait du produit livr le Copil ne semble pas avoir eu le coura de le d fendre de 110 vive voix aupr s des utilisateurs Au lieu de clarifier la situation et d an
8. lle a rencontr le 10 mars 2008 le Secr tariat g n ral du DFJC MM Jean Paul Jubin et Thierry Hogan les chefs du progt M Chiara Tanteri et M Pierre Jaccard et une repr sentante de la DSI M Danielle Simons ainsi que plusieurs repr sentants de direction de centres d enseignement professionnel 3 1 Les informations de base transmises par la COGES La r union avec les repr sentants de la COGES a permis de cerner l historique de la mise en place du projet informatique et les probl mes que rencontre cette mise en place 107 Le projet SIEF est pilot par un comit compos notamment du Secr tariat g n ral du DFJC et des chefs du projet au sein de l UID Unit informatique d partementale du DJFC structure ind pendante de la DSI La pr sentation effectu e par MM Jubin Christen Jaccard et par M Tanteri en octobre 2007 a favorablement impressionn la COGES les options et possibilit s statistiques du SIEF paraissant pointues et remarquables Pourtant quelques temps plus tard les difficult s de mise en place parvinrent aux oreilles de la COGES La COGES a l impression que l h t rog n it des besoins n a pas t vrament mesur e Le nombre de modules ou fili res diff rents est beaucoup plus important dans le cas de la formation vaudoise 300 450 selon les sources que dans celui de l Autriche 8 Elle observe galement que le fournisseur a de la peine g rer puis r soudre les a
9. nimiser les probl mes pour faciliter la r ception du projet aupr s des tablissements en vitant les critiques crois es Il ressort de l entretien que la sous commission a eu avec les dirigeants et les doyens que la volont d implanter le nouveau syst me existe bel et bien que le nouvel outil tait bienvenu qu il e t t nettement plus ais et plus rapide pour les tablissements scolaires de d velopper des fonctionnalit s sous Excel ou FileMaker avec des r sultats plus s rs et de laisser le projet en sourdine Les dirigeants d tablissements n ont pas choisi cette solution de facilit et ont visiblement d gag un temps important pour faire le travail de test qui ne leur incombait pas Par contre si n cessit d un nouvel outil il y avait l on est moins convaincu par la complexit du gt y projet Les directions d tablissement estiment que l on a fix la barre trop haut en envisageant trop de proc dures optionnelles sans assurer les priorit s Le calendrier des futures ch ances est beaucoup plus imm diat pour les gens de terrain que pour le Copil A fin avril les milliers de notes des examens interm diaires devront tre int gr s dans le syst me Les coles professionnelles signalent qu en l tat il n est pas envisageable d tablir les CFC sur la base de SIEF le risque de remettre des CFC non m rit s et de refuser des CFC m rit s est trop grand et les erreurs n y sont pas a
10. nomalies qu il a ralenti le d veloppement du logiciel puis d cid de le relancer en esp rant vendre les nouvelles fonctionnalit s d autres clients La COGES remarque aussi que la bascule fut soudaine et pratiqu e la hussarde courant 2007 L on a voulu viter la coexistence de deux syst mes Selon le DFJC les doyens ont parfois fait montre d inertie face au nouveau syst me Ils refusent notamment de perdre d anciennes options pourtant d su tes Finalement la collaboration avec les doyens est insuffisante Le DFJC a galement mal communiqu 3 2 Les informations fournies par le DFJC La discussion avec le Secr tariat g n ral du DFJC et les responsables du projet a permis d claircir les points suivants Le choix de commencer l implantation du SIEF dans le secteur le plus complexe savoir celui des coles professionnelles tait dict par la faiblesse des applications utilis es disparates ou plus mises jour La fragilit des outils existants dans les coles professionnelles semble plus grande que dans les autres secteurs et explique l urgence s occuper de ce secteur Le calendrier de mise en uvre du projet ne suit pas celui indiqu dans l EMPD La premi re livraison datant d octobre 2006 comporte un grand nombre d anomalies amp de lacunes Face aux critiques du Copil Comit de pilotage du projet SIEF le mandataire HP promet d am liorer le produit par une nouvelle pha
11. noncer les probl mes rencontr s avec la soci t HP le Copil a fait preuve d un optimisme d plac Preuve en est le num ro sp cial SIEF des informations du DFJC dat de d cembre 2007 qui ne parle du d ploiement du projet qu en termes enthousiastes et satisfaits une ou deux r serves pr s et qui pr sente un planning obsol te au moment de sa publication Qui plus est les critiques de la base n ont pas t entendues au Copil l on a cherch loigner les utilisateurs critiques les uns des autres les questions pertinentes ont t balay es A notre sous commission et la COGES les responsables du projet ont parl de r ticence et d inertie face un nouveau projet nous n avons pas ressenti cette inertie Au contraire aupr s des deux tablissements contact s l on fait manifestement preuve de bonne volont et le nouveau syst me est d sir Le temps n cessaire en terme d heures de travail pour la mise en route concr te du projet n a pas t valu de mani re r aliste Le Copil esp rait probablement recevoir un programme fonctionnel et il ne devait pas tre du r le des doyens de servir de centre de test Cependant l absence de litt rature et de mode d emploi montre quel point cet l ment n a pas t pris en compte ou du moins pas temps Le projet est fauss sa base et ce pour deux raisons Il n a pas t labor avec des priorit s concr tes et ce m
12. s briser les liens entre mandant et mandataire Assurer la collaboration avec les gens de terrain les doyens les commissions d apprentissage fournir des modes d emploiet des informations claires et r alistes organiser des r unions d utilisateurs avec plusieurs tablissements ne pas viter mais encourager les contacts entre utilisateurs Annoncer au plus vite si les d lais des utilisateurs fin de semestre fin d ann e rentr e 2008 seront respect s ou non et proposer des solutions pour faire face aux ch ances court terme La sous commission de la CTSI mandat e par la COGES a exig de la part du Copil un suivi notamment par la demande d un rapport succinct et d un graphe mensuel ou bimensuel du listing des anomalies rep r es et trait es Elle compte recevoir ce suivi r gulier et le transmettre la COGES
13. se de tests et des mesures correctives La 2 version en mars 2007 comporte pourtant d importantes anomalies tel point que le mandant refuse la version Le Copil exige des mesures mais la r action de HP n est pas la hauteur Le centre de comp tence du DFJC assure le travail de test et d nombre des anomalies par centaines anomalies qui ne sont pas ou que tardivement corrig es Le contrat pr voit quatre versions La version 3 a t re ue d but mars 2008 et est actuellement en phase de test au DFJC elle se distingue de la pr c dente version par un nouveau socle technique et un nouveau module de la gestion des personnes L on signalera que le mandat est sign au forfait Plus d une entreprise n avait pas r pondu l offre car les risques d investir un grand nombre d heures de d veloppement non pay es sont importants Ceci explique l attitude peu collaboratrice du mandataire Il faut parfois de longs pourparlers afin de faire accepter au mandataire telle ou telle demande L attitude du mandataire s est pourtant modifi e en octobre 2007 avec pour premier l ment tangible le changement du chef de projet chez HP Le mandataire semble d s lors plut t miser sur la satisfaction du client que sur la rentabilit du projet esp rant que les d veloppements pourront tre rentabilis s aupr s d autres clients Il investit en ressources humaines sur le projet huit nouveaux collaborateurs Sur la base d un diagramme
14. thentification Management g rant les codes d acc s pour l ensemble des utilisateurs de l Etat de Vaud Il semble que le lien entre le SIEF et la plateforme IAM ait pu tre r alis avec succ s et n ait rencontr que des difficult s mineures de premi re utilisation Le Copil consid re qu il existe une r action d inertie de la part des futurs utilisateurs r action exacerb e par les difficult s rencontr es l utilisation du logiciel Aux yeux de la sous commission il appara t que les difficult s d valuation des besoins rel vent d une mauvaise communication entre le Copil et les futurs utilisateurs mauvaise communication qui s observe galement au moment de l implantation du nouveau syst me Le calendrier des futures ch ances est dessin avec de plus en plus d h sitation Le Copil s est fix la date butoir de la rentr e 2008 3 3 L installation sur le terrain dans une cole professionnelle L analyse des erreurs et incongruit s d utilisation nous a t livr e travers ce cas d cole si l on peut dire Ce qui est pr sent comme un succ s sous l aspect du Copil la lettre du SIEF N 1 dat e du 03 03 08 est en fait le r sultat d une grande d brouillardise o les 2 3 des travaux sont effectu s hors SIEF De m me le Copil consid re que la migration des donn es s est pass e sans souci alors que l cole professionnelle signale que les r sultats qui exStaient
15. une colonne de notes par l ve toutes les notes doivent tre effac es une une pour ensuite ter la colonne erron e Le manque de communication entre le Copil et les utilisateurs ressort clairement des discussions D une part les renseignements sur les fili res m tiers n ont t demand s aupr s des doyens que quelques semaines avant l implantation du produit dans les tablissements alors qu ils auraient d tre int gr s au stade de l laboration du cahier des charges avant la r daction de l EMPD D autre part le soutien apport aux doyens en charge de faire fonctionner le projet dans les tablissements est largement insuffisant le coach annonc n est jamais apparu Dans un tablissement l on estime que l quipe informatique du DFJC a travaill au mieux pour r pondre aux probl mes de blocages mais 109 qu elle fonctionne en sous effectif et qu elle n a pu r pondre que tardivement aux mandes des doyens et pas du tout pour ce qui concerne la param trisation Cet l ment est manifestement un des points faibles de la mise en route du projet car les doyens et les secr taires d j fort sollicit s pour retranscrire les plans d tudes et pour la saisie des notes ont vu ainsi leur charge augmenter Un doyen n a pas os transmettre les codes d acc s aux enseignants de crainte d une lev e de boucliers g n rale devant les difficult s rencontr es Il faut ajouter que la document
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