notice technique départementale sur les budgets 2013 - CGT
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1. la collecte de la taxe d apprentissage par les tablissements agr s par la Pr fecture ressource sp cifique du service AP comptabilis e au service AP compte 7481 si elle est utilis e en fonctionnement ou en section d op ration en capital compte 13181 si elle est utilis e en investissement l acceptation de dons et legs ressource caract re universelle des services g n raux comptabilis e au service AP compte 7461 action de m c nat ou 7468 autres dons et legs Elle peut galement tre inscrite au service VE m mes comptes Le D partement ne tient pas compte des ressources propres des tablissements pour d terminer sa dotation de fonctionnement cependant au regard du contexte de contraintes budg taires il recommande aux tablissements d tre particuli rement attentifs aux d marches de recherche de financements voyages investissement Il est propos aux tablissements percevant des redevances de conventions d occupation pr caire d int grer leur service ALO l quivalent de la moiti de ces recettes pour am liorer l entretien des logements 1 3 Les ressources sp cifiques du D partement Il s agit d une ressource d cid e par la collectivit soit son initiative soit en r ponse favorable une demande du coll ge pour financer une action ne pr sentant pas un caract re obligatoire Les subventions sp cifiques sont destin es financer des op rations retrac es dans les s2. Elle est prise en charge par l ordonnateur d s r ception du budget ex cutoire et pour la totalit du montant notifi par un ordre de recettes au compte 7443 avec le compte 44122 comme contrepartie Ce dernier tant sold par l agent comptable lors de l encaissement de la dotation Elle est pay e aux coll ges en deux versements la moiti en janvier et le solde en ao t 1 2 Les ressources propres du coll ge Il s agit de ressources effectu es l initiative du coll ge en contrepartie de services facultatifs rendus Elles proviennent de la vente d objets confectionn s par les l ves dans le cadre de leur progression p dagogique ressource caract re universel comptabilis e au service AP compte 7088 pour l enseignement technologique et compte 701 pour l enseignement technique la location en convention d occupation pr caire de logements de fonction lorsque le s titulaire s a ont obtenu une d rogation l obligation de loger de la DSDEN ressource caract re universel du service g n ral comptabilis e au service ALO compte 7083 remarque le remboursement des charges locatives par les occupants sont comptabilis es au compte 7088 la mise disposition de locaux d enseignement du coll ge dans le respect des dispositions r glementaires et de la convention pr vue cet effet ressource caract re universelle du service g n ral comptabilis e de la m me mani re que les loyers des logements
3. r e sur la dotation de fonctionnement attribu e D s le mois de novembre 2012 ces tablissements pourront tre re us par la Direction de l Education et de la Jeunesse afin de faire le point sur leur situation financi re et sur les projets particuliers de l tablissement l exception des projets p dagogiques et des autres d penses restant la charge de l Etat selon l article D 211 14 du Code de l ducation Il Les r f rences l gales et r glementaires L article L 213 2 du Code de l ducation L article L 421 11 du Code de l ducation L article L 421 23 du Code de l ducation Les articles R421 1 et suivants du Code de l ducation Les articles R 216 4 et suivants du Code de l ducation Les articles R531 52 et 53 du Code de l ducation La r forme du cadre budg taire et comptable Instruction M9 6 Les pr sentes instructions VNVYNNNNNNN ll Le budget 2013 A Les services g n raux 1 Les ressources des services g n raux 1 1 La dotation g n rale de fonctionnement du D partement Il s agit d une dotation universelle destin e participer au financement dans la limite du montant notifi des charges g n rales de fonctionnement mat riel et p dagogiques li es aux enseignements obligatoires Elle abonde toutes les charges r elles et sinc res des services AP VE et ALO de la section de fonctionnement Elle n a pas vocation de par son caract re financer des d penses en capital
4. SeNe SdiNT DENIS LE D PARTEMENT _ NOTICE TECHNIQUE RELATIVE A L ELABORATION DES BUDGETS 2013 DES COLLEGES PUBLICS DE LA SEINE SAINT DENIS l attention des chefs d tablissements et des gestionnaires 24 10 2012 SOMMAIRE l La politique et les objectifs du D partement A Un suivi de gestion partag B Les modalit s de suivi du fonds de roulement et des subventions par les services du D partement C La reconduction de la prise en compte du niveau des fonds de r serves disponibles lors du calcul de la dotation de fonctionnement Il Les r f rences l gales et r glementaires Ill Le budget 2013 A Les services g n raux 1 Les ressources 2 Les charges 3 L quilibre r el B Le service restauration et h bergement C Les op rations en capital D La pr sentation la transmission et le caract re ex cutoire du budget I La politique et les objectifs du D partement A Un suivi de gestion partag Le D partement souhaite approfondir le partenariat avec les tablissements et d velopper un suivi de gestion partag Les dotations de fonctionnement 2013 ont t affin es du fait d une refonte des crit res de calcul des masses mais galement gr ce aux l ments fournis par les coll ges liste des contrats d entretien saisis dans Om re tats des d penses d lectricit et de gaz Exception faite pour les coll ges dont la dotation de fonctionnement a t d termin e en prenant en
5. compte le niveau de leurs fonds de r serves les dotations ainsi notifi es doivent permettre aux coll ges de fonctionner normalement pour 2013 sans aucun recours aux dotations compl mentaires Le cas ch ant toute demande de dotation compl mentaire devra tre motiv e par une circonstance exceptionnelle impr vue et impr visible et transmise apr s le vote du conseil d administration sur le compte financier de l exercice pr c dent La situation financi re de l tablissement sera alors tudi e notamment le montant des fonds disponibles au 31 d cembre de l ann e pr c dente avec prise en compte des DBM de type 3 valid es au d but de l exercice et les reliquats de subventions en classe 4 et un dialogue de gestion pourra lui tre propos Dans ce cas le chef d tablissement ordonnateur le gestionnaire et l agent comptable seront invit s un entretien au sein de la Direction de l Education et de la Jeunesse pour faire le point non seulement sur les recettes et les d penses du coll ge mais aussi sur les moyens accord s par le D partement et l utilisation qui en est faite par l tablissement B Les modalit s de suivi du fonds de roulement et des subventions par les services du D partement Une bonne gestion na pas pour corollaire des r serves disponibles pl thoriques Le D partement de la Seine Saint Denis renouvelle ses pr conisations en mati re de seuils de fonds disponibles soit pour le service g n
6. ervices AP ou VE Elles sont encaiss es au cr dit du compte 44128 subdivis avec des codes de gestion puis utilis es aux fins pr cis es dans la notification et font l objet d un ordre de recettes gal au montant des charges mis par l ordonnateur au compte 7443 Pour ce qui concerne les subventions sp cifiques d investissement la comptabilisation se fait selon le m me principe mais en utilisant les comptes 44123 et 1313 Afin d en faciliter le suivi notamment par les services d partementaux il conviendra de mettre en place lors de l laboration du budget 2013 les codes activit suivants pour les comptes de classe 4 6 et 7 mouvement s par ces ressources et d penses sp cifiques EIF Service Here I Libell activit Codification activit Soutien la gratuit scolaire Pause m ridienne Aide d partementale la demi pension Prise en charge surco t repas Acquisition d un logiciel d acc s au self Application d une convention restauration Appel projets p dagogiques Dispositif Odyss e Jeunes Dispositif ACTE Projets pr vention violence Education l cologie urbaine Projets p dagogiques internat Atelier artistique Soutien la parentalit 1 4 La participation des services sp ciaux aux charges communes Les charges induites par le fonctionnement du service restauration et h bergement SRH doivent tre retrac es dans ce m me service Le monta
7. es dans ce service viabilisation hygi ne et s curit administration Les cr dits relatifs la viabilisation Ils seront d termin s en se r f rant la moyenne par fluides des consommations des deux exercices ant rieurs apr s soustraction des pics de consommation dus des fuites r sorb es affect e du co t unitaire actualis de chacun de ces fluides Contrairement aux dotations de fonctionnement 2011 et 2012 la totalit des cr dits de viabilisation est notifi e aux coll ges pour 2013 d duction faite d une ponction de 5 sur les d penses estim es de gaz en lien avec la mutualisation des achats et d un effort de gestion de 6 demand solidairement tous les tablissements Le budget devra permettre de r gler toutes les factures d nergie et de fluides de l ann e car seules les situations exceptionnelles impr vues et impr visibles donneront lieu une subvention exceptionnelle en cours d ann e apr s examen de la situation financi re du coll ge concern Les cr dits relatifs l hygi ne et la s curit Les contrats sont class s en trois cat gories selon le tableau joint en annexe savoir les contrats conclus pour satisfaire aux contr les et v rifications obligatoires qui seront imp rativement souscrits par le coll ge en cas d absence de march d partemental les contrats d entretien obligatoires soit en application de la l gislation soit en raison de la technicit des quipements c
8. istration l ensemble des pi ces composant le budget doivent tre transmises aux autorit s de contr le Celles ci en accusent r ception par courrier postal Le dossier transmettre au D partement _ est compos en original des pi ces opposables les pi ces B1 1 renseigner dans tous les cas B1 6 du budget sur lesquelles le conseil d administration du coll ge a d lib r sont des pi ces opposables et pr valent sur les autres pi ces en cas de divergence des pi ces explicatives toutes les autres pi ces B2 B14 sont des pi ces explicatives qui doivent tre remplies avec soin et en vitant la m thode dite du 6 ou du 7 qui ne permet ni aux membres du conseil d administration ni aux autorit s de contr le d appr cier la nature exacte des charges et des produits pr vus du rapport du chef d tablissement c est un document essentiel pour l appr ciation de la sinc rit des charges et des produits tant par les membres du conseil d administration que par les autorit s de contr le Pour tre en mesure d appr cier si les moyens allou s sont en ad quation avec les besoins r els de chaque coll ge une proposition de structure de rapport budg taire est jointe la pr sente note 3 Le caract re ex cutoire du budget Si dans les trente jours qui suivent la r ception du dernier accus de r ception du budget les autorit s de contr le n ont pas fait connaitre leur d saccord le budge
9. nt Les recettes seront valu es avec un effectif de demi pensionnaires correspondant l effectif moyen de l exercice pr c dent Le rapport du chef d tablissement expliquera le cas ch ant un effectif diff rent en se basant notamment sur la d claration li e l enqu te lourde de rentr e il en sera de m me pour l valuation du nombre de repas servis aux commensaux Les recettes provenant des familles devront financer e L achat des denr es en y consacrant 2 du tarif soit 50 des recettes constat es au compte 7062 e Le fonctionnement en y consacrant 0 78 par repas soit 19 50 du compte 7062 et ventil comme suit indication 0 28 revers au service ALO au titre de la viabilisation 0 50 comptabilis au service R2 et retra ant toutes les autres charges de fonctionnement produits d entretien contrats administration etc 1 22 soit 30 du compte 7062 au titre du reversement la collectivit Les recettes provenant des commensaux devront financer e L achat des denr es en y consacrant 2 00 par repas e Le fonctionnement en y consacrant 0 78 par repas selon les m mes r gles que celles appliqu es aux familles e La diff rence entre le tarif qui est appliqu chaque cat gorie et 2 78 seront revers s la collectivit Pour plus de pr cisions se r f rer au mode demploi concernant le changement de tarification 2013 transmis pr c demment Il est vivemen
10. nt du reversement sera estim par le coll ge ou tabli dans le respect des instructions donn es par le D partement Les charges seront regroup es dans le code activit OCINT dans le service sp cial et elles feront l objet d une recette du m me montant au compte 7588 dans le service ALO pour constituer une ressource universelle 2 Les d penses des services g n raux La sinc rit du budget s impose aussi dans le domaine des pr visions de charges de l tablissement Le budget doit tre tabli en commen ant par d terminer les reversements des services sp ciaux aux services g n raux Puis sont comptabilis es la totalit des ressources notifi es provenant du D partement ainsi que les ressources de l Etat et les reliquats de subvention Enfin la totalit des charges est inscrite dans la limite du montant des ressources comptabilis es Le D partement a le l gitime souci de rechercher en permanence la satisfaction des besoins des coll ges pour l y aider il est opportun que les coll ges puissent faire l objet de comparaisons afin de mieux mettre en vidence les carts Pour ce faire il vous est demand de construire vos actes budg taires en respectant une certaine harmonisation et l ordre de priorit suivant dans la d termination des services ALO AP et VE 2 1 Le service administration et logistique ALO Conform ment l exemple de budget ci joint il est recommand de distinguer trois domain
11. oncern s et que le coll ge souscrira imp rativement et les contrats ne rentrant pas dans ces deux cat gories ci dessus et que le coll ge aura fait le choix de souscrire en fonction de ses capacit s de financement Ce domaine sera ensuite abond par les cr dits n cessaires pour assurer l entretien des b timents la charge du coll ge et par les cr dits concernant le mat riel et les produits de nettoyage La liste des contrats est dor navant communiqu e et mise jour sur la plateforme Om re il n est donc plus utile de l annexer au rapport budg taire Les cr dits relatifs aux charges administratives Les d penses de ce domaine seront bas es sur la moyenne des d penses constat es sur les trois derniers exercices Les d penses de photocopies location maintenance consommables imputables l administration seront comptabilis es avec un code activit d di 2 2 Le service activit s p dagogiques AP Les voyages scolaires et les projets p dagogiques seront distingu s des cr dits p dagogiques via des codes de domaine d di s Les d penses de l enseignement technique Segpa seront inscrites dans ce service Les d penses de photocopies location maintenance consommables imputables la p dagogie seront comptabilis es avec un code activit d di 2 3 Le service Vie de l l ve Les cr dits d aide la demi pension et de fonds sociaux seront inscrits dans ce service De m me que les cr di
12. r justifie pleinement une r faction de la dotation annuelle Le D partement consid re que chaque tablissement doit disposer de r serves disponibles approchant le seuil de 15 de la dotation de fonctionnement pour le service g n ral soit environ deux mois de fonctionnement et celui de 50 des charges nettes pour le service sp cial J1 soit six mois de fonctionnement de mani re pouvoir faire face des d penses de fonctionnement exceptionnelles impr vues et impr visibles Au mois d ao t 2012 15 coll ges avaient constitu au service g n ral des r serves sup rieures 30 de la dotation de fonctionnement et 11 coll ges avaient constitu au service de la segpa des r serves sup rieures 100 des charges nettes de ce service Ainsi 24 coll ges 2 cumuls les deux situations ont eu une d duction sur leur dotation de fonctionnement 2013 en lien avec le niveau de leurs fonds de r serves pour un montant total de 178 056 La dotation g n rale de fonctionnement attribu e ces tablissements a t diminu e du montant de leurs r serves disponibles exc dant le double du seuil pr conis sans que cette r faction ne puisse exc der la moiti de la dotation concern e La pr sentation d un budget sinc re et en quilibre r el impliquera donc un financement des charges par un pr l vement exceptionnel sur les fonds de r serves du service concern normalement d un montant proche de la d duction op
13. ral 15 de la dotation de fonctionnement du service g n ral environ deux mois de fonctionnement et pour le service restauration et h bergement 7 des charges nettes du chapitre R2 10 jours de fonctionnement La gestion du service restauration et h bergement en budget annexe en 2014 n tant pas exclue la subdivision du compte de r serves compte 1068 est recommand e d s 2013 car elle permettra de suivre individuellement les diff rentes composantes du fonds de roulement le service g n ral et la restauration Le fonds de roulement fera l objet d un suivi par les services d partementaux Apr s chaque contr le effectu sur les d cisions budg taires modificatives de pr l vement sur le fonds de roulement les fonds disponibles de l tablissement seront actualis s A l inverse les fonds de roulement inf rieurs nos pr conisations appelleront une vigilance particuli re de notre part dans le cadre de l instruction des budgets et des d cisions budg taires modificatives Un suivi accentu des subventions attribu es par le D partement aux EPLE a t mis en place en 2011 par les services d partementaux Une prise en compte des reliquats de subventions non utilis s et inscrits en comptes de classe 4 sur le compte financier est syst matis e Il peut tre proc d une requalification des subventions ou reliquats non utilis s dans les conditions suivantes la nature des d penses prises en charge apr
14. s requalification doit rester proche de l objet de la subvention initiale subventions restant selon les cas en fonctionnement ou investissement et la requalification doit faire l objet d une demande crite pour avis favorable du D partement Service des relations avec les coll ges Unit Territoriale concern e Il est donc demand de cr er des codes de gestion sp cifiques parmi les comptes de la classe 4 concern s qui permettront d identifier l origine du financement des charges comptabilis es dotations et ou subventions accord es par le D partement C La reconduction de la prise en compte du niveau des fonds de r serves disponibles lors du calcul de la dotation de fonctionnement Dans un souci de saine gestion des deniers publics que sont en majeure partie l origine via les dotations annuelles des fonds de r serves constat s dans les tablissements au service g n ral et au service sp cial J1 le principe d une prise en compte du niveau des fonds disponibles pour d terminer la dotation de fonctionnement est reconduit en 2013 Pour m moire la circulaire minist rielle du 25 juin 2007 sur l laboration et le contr le des budgets des EPLE rappelle que la collectivit de rattachement peut l gitimement prendre en compte les r serves disponibles dont le montant anormalement lev au regard du budget ou du besoin en fonds de roulement d un EPLE en l absence d un projet particulier finance
15. t conseill de suivre le cr dit nourriture mensuellement de fa on pouvoir r tablir la situation en cas de surestimation ou de sous estimation des recettes provenant des familles ou des commensaux C Les op rations en capital OPC Un bien d une valeur unitaire sup rieure ou gale 800 HT et ne disparaissant pas au premier usage doit tre immobilis un bien d une valeur unitaire inf rieure a 800 HT et ne disparaissant pas au premier usage peut tre immobilis La section d op rations en capital du budget initial ne peut tre financ e que par une subvention sp cifique d j notifi e ou des recettes propres D La pr sentation la transmission et le caract re ex cutoire du budget 1 La pr sentation au conseil d administration Le D partement notifie la dotation de fonctionnement et les tarifs d h bergement avant le 1 Novembre de l ann e pr c dent l exercice auquel se rapporte de budget Le conseil d administration devra d lib rer valablement au plus tard 30 jours apr s la date de l accus de r ception pr voir une marge pour tre en mesure de reconvoquer le CA dans le d lai en cas de non respect du quorum Le budget tant un acte en soi l envoi avec celui ci de la d lib ration du C A est inutile d s lors que le chef d tablissement renseigne avec pr cision la page B1 6 10 2 La transmission aux autorit s de contr le Dans les cinq jours qui suivent le conseil d admin
16. t devient ex cutoire de plein droit sans autre formalit Pendant ce d lai de trente jours les autorit s de contr le sont fond es demander au coll ge des pi ces manquantes ou des pr cisions sur ses propositions Pendant la p riode allant de la demande de l autorit de contr le la r ponse du coll ge ou la date limite de la r ponse le d lai d instruction de 30 jours est suspendu Si les autorit s de contr le font part de leur d saccord sur les propositions du coll ge elles en informent ledit coll ge suspendent le d lai d instruction et engagent la proc dure de r glement avec le Rectorat Le budget r gl conjointement ou arr t par la C R C sera alors notifi au coll ge par la Pr fecture repr sentant de l Etat 11
17. ts d animation et d infirmerie 3 L quilibre r el des services g n raux L quilibre r el n est pas seulement l galit des montants de d penses et de recettes il doit tre obtenu sans minoration ni majoration des charges ou des produits une galit sinc re et v ritable L quilibre du budget initial est obtenu avec les ressources pr visibles sans pr l vement sur les r serves disponibles des services qui en disposent L ventuelle r duction des charges qui s av rerait n cessaire pour rester dans les limites des ressources pr vues doit se faire dans l ordre inverse de celui qui a pr valu pour l laboration du budget service AP puis ALO B Le service restauration et h bergement Le d cret 2000 992 du 6 octobre 2000 imposait que la restauration soit g r e en service sp cial avec r serves L2 pour les groupements de services R2 hors groupement de services Cf circulaire du 30 octobre 1992 Minist re de l Education Nationale et de la Culture DGF 92 1159 et circulaire n 93 885 du 12 juillet 19 93 Dor navant l instruction M9 6 laisse la possibilit aux collectivit s de rattachement de proposer la gestion en service sp cial ou en budget annexe de la restauration En 2013 elle sera g r e en service sp cial Les tarifs prendre en compte pour laborer les pr visions budg taires du service d h bergement sont ceux notifi s chaque ann e par le D partement avec la dotation de fonctionneme
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