Dossier de presse - Conférence des présidents d`université (CPU)
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1. Dossier de presse Informatique et libert s D cembre 2007 l 6amue CNIL CONFERENCE DES PR SIDENTS D UNIVERSIT Le r seau des correspondants Informatique et Libert s dans les universit s Dossier de presse CNIL Elsa Trochet Tel 01 53 73 22 48 etrochet cnil fr CPU Sophie Dotaro Tel 01 44 32 9127 sophie dotaro cpu fr Amue Quitterie Ladonne Tel 01 44 32 90 79 quitterie ladonne amue fr Dossier de presse Informatique et libert s D cembre 2007 gt La loi Informatique et Libert s La loi Informatique et Libert s du 6 janvier 1978 modifi e par la loi du 6 ao t 2004 d finit les principes respecter lors de la collecte du traitement et de la conservation des donn es personnelles Elle renforce les droits des personnes sur leurs donn es pr voit une simplification des formalit s administratives d claratives et pr cise les pouvoirs de contr le et de sanction de la CNIL Elle est applicable d s lors qu il existe un traitement automatis ou un fichier manuel c est dire un fichier informatique ou un fichier papier contenant des informations personnelles relatives des personnes physiques Les informations que les universit s et les tablissements de l enseignement sup rieur traitent informatiquement pour remplir leurs missions de service public doivent tre prot g es parce qu elles rel vent de la vie priv e et parce que leur divulgation est susceptible de por2. Utilisation de la photographie d une personne Enqu tes statistiques portant sur le devenir professionnel et le suivi de cohortes d tudiants tudes men es au sein de l enseignement sup rieur afin de mesurer la diversit des origines des tudiants et les pratiques discriminatoires Mise disposition ou acc s des ressources num riques via des dispositifs de f d ration d identit s Utilisation du t l phone sur le lieu de travail Mise en place des espaces num riques de travail ENT Contr le de l utilisation des moyens informatiques Cr ation de sites internet blog Enregistrement et utilisation du num ro de s curit sociale Communication des tiers autoris s d informations relatives aux personnels et aux tudiants Utilisation de la biom trie Dispositifs de vid osurveillance Mise en place d une carte tudiante multiservices Tenue de listes de contacts pour un colloque scientifique organis par une Unit Mixte de Recherche UMR 3 Annexes 5 Mode d emploi comment d clarer Mod les de clauses ou de mentions d information Mod le de projet d acte r glementaire Les r f rences l gislatives et r glementaires Lexique Le guide est mis en ligne sur les sites de la CPU www cpufr de l AMUE www amue fr et de la CNIL www cnil fr CNIL Elsa Trochet Tel Tel 01 53 73 22 48 etrochet cnil fr 6 CPU Sophie Dotaro Tel 01 44 32 91 27 sophie dotaro cpu fr Amue Quitterie Ladonne Tel 01 44 32 90 79 quitterie
3. re personnel toute op ration ou tout ensemble d op rations portant sur de telles donn es quel que soit le proc d utilis et notamment la collecte l enregistrement l organisation la conservation l adaptation ou la modification l extraction la consultation l utilisation la communication par transmission diffusion ou toute autre forme de mise disposition le rapprochement ou l interconnexion ainsi que le verrouillage l effacement ou la destruction Exemples Fichiers de gestion des tudiants et des personnels Annuaire en ligne des anciens dipl m s Espaces num riques de travail gt Qu est ce qu une donn e caract re personnel Des donn es sont consid r es comme caract re personnel d s lors qu elles permettent d identifier directement ou indirectement des personnes physiques ex nom n d immatriculation n de t l phone photographie l ments biom triques tels que l empreinte digitale ADN num ro d identification Nationale tudiant INE ensemble d informations permettant de discriminer une personne au sein d une population certains fichiers statistiques tels que par exemple le lieu de r sidence et profession et sexe etage Il peut en effet s agir d informations qui ne sont pas associ es au nom d une personne mais qui permettent ais ment de l identifier et de conna tre ses habitudes ou ses go ts gt Qui est responsable du traitement de ces donn es Le responsable du traiteme
4. ladonne amue fr
5. e pratique de l informatique et des libert s dans l enseignement sup rieur et l organisation de la premi re rencontre annuelle du r seau des correspondants informatique et libert s CIL gt Le r seau des correspondants informatique et libert s CIL Une large campagne de sensibilisation aupr s des pr sidents et directeurs d tablissement entre janvier et d cembre 2007 a permis la d signation d une vingtaine de correspondants cf carte des CILs un des objectifs de la journ e du 5 d cembre tant d largir ce r seau Le correspondant informatique et libert s a vocation tre un interlocuteur sp cialis en mati re de protection des donn es caract re personnel dans les tablissements En faisant le lien entre les responsables de traitement des donn es dans les tablissements et la CNIL il occupe une place centrale dans le d veloppement maitris des nouvelles technologies de l information et la communication La d signation d un CIL constitue en effet un moyen efficace de veiller la bonne application de la loi dans les universit s et constitue ainsi une aide pr cieuse pour leurs pr sidents Sa seule d signation permet d tre exon r de l obligation de d claration pr alable des traitements ordinaires et courants CNIL Elsa Trochet Tel 01 53 73 22 48 etrochet cnil fr 2 CPU Sophie Dotaro Tel 01 44 32 91 27 sophie dotaro cpu fr Amue Quitterie Ladonne Tel 01 44 32 90 79 quitterie ladonne amue fr Do
6. niversit ou directeur d tablissement Il contribue une meilleure application de la loi et r duit ainsi les risques juridiques pesant sur l organisme concern Il a un r le de conseil de veille et d alerte en mati re de d ploiement des projets informatiques au sein de l organisme Il joue galement un r le essentiel dans la formation et la sensibilisation des personnels de l tablissement aux principes informatique et libert s 3 Quelles sont les comp tences requises pour tre Correspondant Informatique et Libert s Le CIL peut tre un employ de l tablissement ou une personne externe comme par exemple un consultant un avocat La loi a fix des seuils pour d terminer les cas dans lesquels il est possible de choisir un CIL interne ou externe l tablissement Ainsi il existe une libert de choix lorsque moins de 50 personnes sont charg es de la mise en uvre des traitements ou qui y ont directement acc s Le choix est limit lorsque plus de 50 personnes sont charg es de la mise en uvre des traitements ou y ont directement acc s En pratique pour conna tre le seuil applicable il convient de d terminer le nombre de personnels qui sont charg s du d veloppement et de la maintenance des applications tel que par exemple le service informatique de la saisie des donn es ou de la consultation ex service juridique comptable ou des ressources humaine La plupart des correspondant
7. nt est la personne pour le compte de laquelle est r alis le traitement Afin de d terminer l identit du responsable du traitement il est possible de faire appel aux crit res suivants celui de la ma trise d ouvrage du traitement quoi servira t il et comment fonctionnera t il celui de la mise en uvre du traitement qui d cide de s en servir et qui s en sert Le responsable du traitement sera notamment la personne en charge de veiller au respect des principes de la protection des donn es personnelles d informer les personnes au sujet de l existence de leurs droits d acc s de rectification et d opposition de d signer le cas ch ant un Correspondant Informatique et Libert s de proc der l accomplissement des formalit s aupr s de la CNIL sauf en cas de d signation d un Correspondant Informatique et Libert s Il doit tre distingu des personnes qui interviennent dans le cadre de sa mise en uvre du traitement tels que par exemple les sous traitants Le sous traitant est un ex cutant ext rieur Il ne peut agir que sous l autorit du responsable du traitement et sur instruction de celui ci Toute personne traitant des donn es caract re personnel pour le compte du responsable du traitement est consid r e comme un sous traitant au sens de la loi La sous traitance ne d charge pas le responsable du traitement de sa responsabilit 1 En dehors du cas o un texte sp cifique en dispo
8. s ont une formation informatique mais ce n est pas une obligation l gale L important est qu il puisse si n cessaire b n ficier d une formation tant technique que juridique qui soit adapt e la taille de l tablissement S il n est pas pr vu d agr ment par la CNIL celle ci doit n anmoins enregistrer la d signation et notifier celle ci au responsable du traitement CNIL Elsa Trochet Tel 01 53 73 22 48 etrochet cnil fr 3 CPU Sophie Dotaro Tel 01 44 32 91 27 sophie dotaro cpu fr Amue Quitterie Ladonne Tel 01 44 32 90 79 quitterie ladonne amue fr Dossier de presse Informatique et libert s D cembre 2007 Quel que soit le choix fait l essentiel est qu il y ait une tr s bonne collaboration entre le CIL le RSSI Responsable de la S curit des Syst mes d Information le CRI Centre de Ressources Informatiques et le service juridique de l tablissement Enfin pour s acquitter de sa t che le Correspondant Informatique et Libert s doit disposer de la libert d action et des moyens qui lui permettront de recommander des solutions organisationnelles ou techniques adapt es Il doit pouvoir exercer pleinement ses missions en dehors de toute pression et jouer son r le aupr s du responsable du traitement 4 Qui peut d signer un Correspondant Informatique et Libert s Il appartient au responsable du traitement d exercer un choix Ainsi dans le secteur public les collectivit s territoriales les administrations de l Eta
9. se autrement le responsable du traitement est le repr sentant l gal de l organisme ex pr sident d universit directeur d tablissement CNIL Elsa Trochet Tel 01 53 73 22 48 etrochet cnil fr CPU Sophie Dotaro Tel 01 44 32 91 27 sophie dotaro cpu fr Amue Quitterie Ladonne Tel 01 44 32 90 79 quitterie ladonne amue fr Dossier de presse Informatique et libert s D cembre 2007 gt Le Guide Informatique amp Libert s l usage des correspondants des tablissements d enseignement sup rieur L objectif de ce guide fruit d une troite collaboration entre la CPU l AMUE la CNIL et les correspondants informatique et libert s eux m mes est d apporter une r ponse concr te toutes les questions pos es dans le cadre des actions qui font appel au traitement des donn es annuaire des anciens espaces num rique de travail votes lectroniques Les auteurs esp rent que ce guide permettra ainsi de contribuer au respect et l application de la loi informatique et libert s et la diffusion de la culture informatique et libert s au sein des tablissements Sommaire du guide 1 Fiches Th matiques 4 D finitions des notions cl s de la loi 1 et L Principes de la protection des donn es personnelles R le de la CNIL pour d fendre ces principes Correspondant Informatique et Libert s 2 Fiches pratiques 16 Mise en place d un annuaire des dipl m s Diffusion des r sultats d examen et des notes sur internet
10. ssier de presse Informatique et libert s D cembre 2007 gt Les correspondants informatique amp libert s en 5 questions r ponses 1 Qu est ce que le Correspondant Informatique et Libert s Institu l occasion de la refonte de la loi Informatique et Libert s le Correspondant Informatique et Libert s est un acteur et un relais incontournable de la culture informatique et libert s Il a vocation tre un interlocuteur sp cialis en mati re de protection de donn es caract re personnel tant pour le pr sident d universit ou directeur d tablissement que dans les rapports de ce dernier avec la CNIL Le CIL occupe ainsi une place centrale dans le d veloppement ma tris des nouvelles technologies de l information et de la communication Cette fonction existe d j chez plusieurs de nos voisins europ ens Allemagne Pays Bas Su de Luxembourg 2 Pourquoi d signer un Correspondant Informatique et Libert s La fonction de correspondant r pond un double objectif o Elle emporte un all gement consid rable des formalit s aupr s de la CNIL Sa d signation permet en effet d tre exon r de l obligation de d claration pr alable des traitements ordinaires et courants Seuls les traitements identifi s comme sensibles dans la loi demeurent soumis autorisations et continuent faire l objet de formalit s o Le Correspondant Informatique et Libert s apporte une aide pr cieuse au pr sident d u
11. t les tablissements publics etc peuvent faire le choix de d signer un correspondant Il en va de m me des PME des entreprises multinationales des associations La d signation d un correspondant est facultative et traduit l engagement du responsable du traitement respecter les dispositions l gales 5 Qui sont les CILs aujourd hui dans les universit s Si le profil des CIL est principalement informatique ce jour le niveau et la nature des comp tences devront tre d finis au cas par cas Cependant la personne d sign e devrait ainsi avoir des comp tences en informatique et en droit conseil et management m diation et p dagogie gt Les correspondants informatique amp libert s en 5 dates clefs 1 Convention de partenariat CPU CNIL sign e le 25 janvier 2007 2 Plan d action de mise en uvre du partenariat sign le 30 avril 2007 3 23 CIL de d sign s de janvier avril 8 juristes 11 informaticiens 5 autres 1 CIL mutualis Grenoble Chamb ry 5 Lancement officiel du r seau le 5 d cembre 2007 la CNIL 80 participants CNIL Elsa Trochet Tel 01 53 73 22 48 etrochet cnil fr 4 CPU Sophie Dotaro Tel 01 44 32 91 27 sophie dotaro cpu fr Amue Quitterie Ladonne Tel 01 44 32 90 79 quitterie ladonne amue fr Dossier de presse Informatique et libert s D cembre 2007 gt Notions clefs gt En quoi consiste le traitement de donn es caract re personnel Constitue un traitement de donn es caract
12. ter atteinte aux droits et libert s des personnes concern es Le respect par les universit s et les tablissements de l enseignement sup rieur des r gles de protection des donn es caract re personnel est un facteur de transparence et de confiance l gard des personnes tudiants personnels C est aussi un gage de s curit juridique pour les pr sidents d universit et directeurs d tablissement qui responsables des fichiers mis en uvre doivent veiller ce que la finalit de chaque traitement informatique et les ventuelles transmissions d informations soient clairement d finies les dispositifs de s curit informatique pr cis ment d termin s et les mesures d information des usagers appliqu es gt La collaboration CPU AMUE CNIL Afin de faciliter l appropriation de ce droit et son application effective au sein des tablissements de l enseignement sup rieur la Conf rence des Pr sidents d Universit CPU et la Commission Nationale de l informatique et des Libert s CNIL ont concr tis le 25 janvier 2007 leur partenariat en signant une convention qui vise notamment promouvoir la nouvelle fonction de Correspondant Informatique et Libert s CIL L avenant du 30 avril cette convention confie l Agence de Mutualisation des Universit s et Etablissements AMUE la conduite de certaines des actions concr tes qui en r sultent en troite collaboration avec ses signataires l dition du guid
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