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1. 10 ans l agence avant versement aux archives de la CUB pour une conservation illimit e Comment archiver les dossiers papier Quelques r gles pratiques de conditionnement sont respecter l faut imp rativement veiller liminer tout mat riel pouvant nuire la conservation du papier lastiques trombones m talliques pochettes plastiques pingles adh sifs post it classeurs m talliques Les archives sont class es dans des bo tes ou cartons d archivage normalis es commander aupr s de Renaud Dutruy II faut viter les bo tes trop charg es qui se d forment ou se d chirent Les documents doivent tre class s par ordre chronologique la pi ce la plus r cente dessus Ils doivent tre organis s en dossiers Ils peuvent tre ensuite conditionn s en cartons ou bo tes d archives Deux tudes diff rentes peuvent tre class es dans la m me bo te Il est possible d crire sur les bo tes cependant il est imp ratif de laisser libre la face qui sert l ouverture de la bo te cette face servant coller l tiquette de cotation par la documentation Les versements Au moment de verser vos dossiers la documentation pour classement en archives interm diaires un bordereau de versement doit tre rempli Vous y d taillerez le contenu de chaque bo te service versant titre ou nature contenu chef de projet date du document le plus ancien date du document le plus r cent Vous tro2. a urba Cle agence d urbanisme Bordeaux m tropole Aquitaine L archivage l aurba Guide mode d emploi Sommaire Le projet Archives de l aurba Qu est ce que les archives Pourquoi archiver Quand archiver Que faut il archiver A qui demander conseil Comment trier Comment archiver les dossiers papier Les versements Comment retrouver et consulter ses archives 1 6 Archivage Guide mode d emploi Avril 2006 Archivage Guide mode d emploi Le projet archives de l aurba Le projet archives a t lanc en septembre 2004 par Francis Cuillier L objectif tait de mettre en place un syst me p renne d archivage afin de se conformer aux obligations juridiques et de respecter la fonction M moire de l volution de l agglom ration Il concerne toute l agence ainsi que le Sysdau Ce projet a t pilot par Annie Berthelot mis en uvre par Agn s Arnoux et coordonn par Sepp Rieffel Une grande op ration d archivage a ainsi t r alis e entre janvier 2005 et mars 2006 et des proc dures de fonctionnement et de gestion ont t mises en place Cette activit a une imputation en comptabilit analytique Pour 2006 06A41 Qu est ce que les archives Les archives sont l ensemble des documents quels que soient leur date leur forme et leur support mat riel produits ou re us par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou priv dans l exercice de leur acti
3. chitecture etd hg r krk Dossier ipte a o o R perap Teenie T un 7 ouembe 137 R al de fun 17 aurio E me momemeens fibue Ense pese 2 OA fe Toubuse Etide p abbk 204 e E E ES i E P Decime its de tra all D04 FRE RE Sas PP ERA ARS AN DBgrostt tenl tx UME Parmpuyr Et pr atbk D01 He u 202 PS Etide pr abbk R portd tpe D cembre D01 O fans L Eede pr atbk Note d tauall Mal 2001 1 ossa Dat de versement 122005 zi Aper u page 1 sur un total de 6 RSS CPE R marrer EN al amp E Bote d 4D Client BY Microso G archives 3E Micros 4 aag 10 50 Comment retrouver et consulter les archives interm diaires S il s agit de vos dossiers il suffit de vous reporter aux bordereaux dont vous aurez gard un exemplaire chaque archivage et de relever la cote de classement S il s agit d une recherche dans les archives d un autre p le la documentation effectuera une recherche partir d un fichier r capitulatif de l ensemble des bordereaux Les dossiers d archives interm diaires seront class s et stock s dans le local d archives interm diaires situ pr s de la cuisine Ce local est ferm clef Pour toute demande de consultation vous devrez vous adresser aux documentalistes et remplir le cahier d emprunt pr vu cet effet 6 6 Avril 2006
4. rchiver Une entreprise ne peut se dispenser de conserver ses archives Elle doit se conformer des obligations l gales Le code civil le code des imp ts le code du travail imposent la conservation de nombreux documents pendant une certaine dur e qui est d termin e par des prescriptions l gales Les agences d urbanisme de par leur activit produisent des archives publiques que la loi du 3 janvier 1979 d finit comme suit Les archives publiques sont les documents qui proc dent de l activit de l Etat des collectivit s locales des tablissements et entreprises publics les documents qui proc dent de l activit des organismes de droit priv charg de la gestion des services publics ou d une mission de service public art 3 al 1 et 2 Les archives pr sentent une utilit pratique Elles transmettent l exp rience qui a t acquise ou accumul e Elles constituent l information interne et la m moire de l entreprise Les archives pr sentent un int r t historique Sur le plan culturel les archives apportent le t moignage et les enseignements du pass Elles constituent pour l histoire une source de premi re main unique et irrempla able Quand archiver L id al d s la fin d une tude il faudrait pr voir syst matiquement la constitution d un dossier d archives faire le point trier lui donner une coh rence Que faut il archiver La production de l Agence Tout documen
5. t r alis par l Agence ou re u titre d information ayant servi produire une tude ou une note A une tude de l Agence doit correspondre un dossier d archives constitu de pi ces diverses courriers contrat devis plans notes et brouillons comptes rendus de r unions documents provisoires document final original distinct des 3 exemplaires vers s la documentation Les documents administratifs et comptables Organisation g n rale de l agence CA et instances bureau statuts et r glement Correspondance Comptabilit et gestion Personnel 3 6 Avril 2006 Archivage Guide mode d emploi A qui demander conseil Pour toute question g n rale sur les archives la documentation Pour des questions et des conseils sur l archivage de vos dossiers un r seau de correspondants archives est mis en place APG H l ne Dumora APU Jos Branco Raymonde Ducazeau Contrat de ville Christelle Lescarboura Habitat Martine Plissonneau M thodes Informatique Xavier Grin Modde Val rie Diaz Opus Jean Bernard Malauss na Planet Sandra Rinjonneau Plu Sylvia Lab que Sysdau C cile Pizel Attention ces correspondants n archivent pas votre place Ils peuvent vous donner des conseils pour archiver vous pr venir lorsque c est le moment vous fournir les outils guide mode d emploi bordereaux de versement Comment trier Les documents issus de t ches de gestion ou d ex cu
6. tion ont des d lais de conservation bien d finis les dossiers d tudes ont des d lais plus arbitraires ce qui ne facilite pas les choses Chaque type de document doit tre examin en fonction de son int r t utilit par rapport au fonctionnement et au travail de l Agence int r t historique et m thodologique gt A liminer sans tat d me e les doublons conserver de pr f rence les originaux e les brouillons et notes illisibles e les documents dont on ne peut pas identifier l origine ou l objet e les coupures de presse d j conserv es la documentation e les copies de textes r glementaires gt A conserver les comptes rendus de r union e les contrats d tude ou conventions e les documents d tape provisoires si les conclusions diff rent du rapport final les documents d finitifs Attention Les tudes re ues de l ext rieur ne doivent pas tre archiv es avec le reste des documents mais tre remises la documentation o elles seront plus utiles qu au fond d un carton Veillez tre vigilants dans votre tri et n h sitez pas demander conseil en cas de doute Un tableau des modalit s et des dur es de conservation des archives est consultable sur l Intranet Ce tableau d termine pour chaque type de document les dur es de conservation et leur sort final 4 6 Avril 2006 Archivage Guide mode d emploi Pour les tudes la r gle g n rale est une conservation de
7. uverez le mod le sous Commun Archives BordereauVersement archives aurba_Mod le xis et vous le transmettrez par mail la documentation une fois rempli Attention Un bordereau incomplet trop succinct ou impr cis ne permettra pas de faire une recherche ult rieure fructueuse et entra nera autant de perte de temps et d efficacit Le temps que vous prendrez r diger le bordereau sera un gain de temps pour la suite Une fois le bordereau valid et compl t par la documentation il vous sera renvoy pour conservation 5 6 Avril 2006 Archivage Guide mode d emploi Exemple de bordereau de versement rempli Suiv Pr c Imprimer Page Marges Aper u des sauts de page Fermer ide K Fe urba Bordereau de versement aux archives AFREEN tortera sopas igas E Num ro de Titre du donner Contenu du doser TA time ci la bo te propt d but RE SE a a a d mpact1992 195 D0 a oa S 1 pos Et pat et ass PE CC EE RE RE E Buse ampat ooo u dmpat 199 m ossa E re 1992 W ET CamplkatretFkisala angs ZAC Camplikat angs Etide d mpact J th 2000 a o MEE E d mpacti3 DW n u O Faa nes Etide d mpat Aott 1998 e lt on rik rs 1998 AID ZAC Fkasal Dossk rmodikatr O we tire a oi DoE 10 1997 Constnoton des gangs etatelk rs di Dose rem e aux Can dMat adm k Go1GoUIrapr s B mE tamwa MaTtise doetrure Coicorrs s kctior Ocbbre 197 J ai d ar
8. vit dont la conservation est organis e dans l int r t public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales publiques ou priv es que pour la documentation historique de la recherche Loi n 79 18 du 3 janvier 1979 sur les archives art 1 abrog par le Code du patrimoine Un document prend la qualit d archive au moment m me o il est cr ou re u La notion d archive est ind pendante de la forme ou du support On distingue trois stades qui jalonnent la vie des archives e Archives courantes ce sont les documents susceptibles d tre consult s fr quemment et dans un d lai rapide Ces archives vivantes doivent demeurer dans les bureaux ou dans les espaces communs des p les e Archives interm diaires d un usage moins courant puisqu elles concernent des tudes termin es mais qui peuvent tre encore demand es pisodiquement Ces archives sont stock es dans les locaux archives de l agence e Archives d finitives A ce stade les documents n ont plus d utilit pratique pour le service qui les a re us ou produits Ils sont donc conserv s pour leur int r t administratif juridique et ou historique Dans le cas de l Agence ces archives sont vers es pour conservation d finitive aux Archives de la Communaut urbaine Leur consultation par l agence doit rester exceptionnelle 2 6 Avril 2006 Archivage Guide mode d emploi Pourquoi a
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