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CREATION DU DOSSIER ET GENERALITES OF-01

1. L autorit de surveillance rend sa d cision et la notifie l office des faillites en 2 exemplaires gt lun pour le dossier de la faillite num riser via ORFEE gt l autre pour le secr tariat de direction r ception le secr tariat de direction vise puis num rise via le mopieur un exemplaire de la d cision de l autorit de surveillance La d cision de l autorit de surveillance est enregistr e dans le CREATION DU DOSSIER ET GENERALITES OF 01 01_v026 Domaine Faillite Page 22 31 r pertoire l Faillites Direction CSO Prolongations CSO directement dans le fichier propre au groupe concern A ce stade le document conserve le nom attribu lors de la num risation s rie de chiffres Ceci fait le secr tariat de direction e communique le lien pour acc der la version lectronique au moyen du Formulaire 20_25 o aux membres de la direction Les membres de la direction renomment les documents selon le sch ma suivant Date NomDossier ou e Date date de l ch ance fix e par l autorit de surveillance la date est inscrite selon le format AAAAMMJJ e NomDeossier nom du dossier enregistr l OF Exemple 20101231 _BoulangerieDuCoinSA 17 Plainte 17LP contre une d cision de l OF 17 1 Pr ambule Toute d cision de l office peut faire l objet d une plainte aupr s de l autorit de surveillance art 17 LP En principe le plaignant d pose sa plainte directeme
2. R publique et canton de Gen ve D partement des finances Office des faillites CREATION DU DOSSIER ET GENERALITES OF 01 01_v026 Domaine Faillite Entr e en vigueur 01 12 2008 Mise jour 09 09 2014 Responsable s Approbateur s ACO CPZ Sommaire T Charte graphid E si ce NN ne en ee fentes 2 2 Application informatique ORFEE mode d emploi 3 3 G SIIO des MOST MN Sn AEE NT 3 E PHACIP RESS EE ee es TAN PP ne nn re 3 e E E 6 101 0110 APS A A 3 3 3 Personnes physiques M es eee A tn dr 3 3 4 Personnes morales 3 3 5 FONNAl ES be nn ones a ion ion 3 3 6 Avocats et notaires ST nee oO rete 4 3 7 Administrations PUDIIQUES 2228 nn a de Ar tnt retiens 4 Elo le iel E SR Re E E E etes ci ete sait es 4 4 1 Avis pr alable d ouverture de faillite 4 4 2 Ouverture suspension EC CIOIUre nc inn niet pin pin sise 4 5 Actes d pos s aupr s des autorit s judiciaires 4 6 Comptabilisation des frais jusqu l appel 4 6al RE 22 61012 10 eoe a E E Ee a EEO AE ER Se ERE EE OEA 4 6 2 En cas dimmMme bl enar a a a a a a a a a aalas 5 Fi JEMOUMEntSLet frai Se nr a e a a a E a ae 6 Ji Eao E01 AE E E A A TA T 6 7 2 Consultation et copie de pi ces 6 7 2 1 Paiement des frais la caisse sieste nine esnesues 6 7 2 2 Paiement des frais distance 6 T 2N SD ACROSS D MR de ei nement ie ne ie dieu 6 7 3 Retour r acheminement d un courrier s
3. la caisse de l office en cas de demande d attestation crite le document peut tre tabli par l huissier h tesse d accueil contre paiement d un molument de F 17 Pour tout exemplaire suppl mentaire il y a lieu d ajouter F 8 par exemplaire gt En cas de paiement la caisse l attestation sera accompagn e d une quittance gt Si le renseignement est transmis par courrier les frais postaux doivent tre ajout s savoir o si frais d j pay s F 18 F 17 acheminement en courrier A F 1I o si frais pas encore pay s F18 F 17 acheminement en courrier A F 1 demander par invitation payer ORFEE demande de paiement attestation ne sera d livr e qu r ception du paiement o sile demandeur est une institution connue avec l accord de la direction et de la comptabilit F18 F 17 acheminement en courrier A F 1 demander par facture ORFEE envoyer par courrier attestation sera envoy e avec la facture dans un d lai de 24 heures compter de la r ception de la demande d attestation formul e par crit Les attestations de non faillite sont d livr es pour des faillites cl tur es depuis plus de cinq ans compter de la demande art 8a al 4 LP Toute attestation imprim e et annul e suite une erreur de saisie doit tre remise au la chef fe du service comptabilit 10 3 Demandes de renseignement Les demandes de renseignement doivent tre
4. 25 18 1 Courriers pour des successions avant le jugement 25 18 2 Jugements de faillite 00nnnnneneeeeennnnnentneeeeeetnennnrrtnseetrrrnnnnnnneeernnnnnnreeeet 26 18 3 Refus d ex cuter sense 27 18 4 Autres jugements nn neneet 29 18 5 C nyv catOnS eee neue 29 18 6 Liste des faillites r tract es fax e par la Cour de Justice 0sosssnnneeeeen 30 18 7 Enveloppe accus de r ception rouge du TPI et de l AS 30 19 Requ tes au tribunal es 30 19 1 Envoi ai TD UnAless ennuis 30 20 Administrations sp ciales 30 20 1 Proc s VOOR ENERE EEEE 30 20 2 Reto r CO m eTS eneeier iernii iai ieai ieai ieai iii 31 1 Charte graphique Les courriers sortants doivent tre conformes la charte graphique de l Etat de Gen ve De plus il y a lieu de respecter les consignes suivantes CREATION DU DOSSIER ET GENERALITES OF 01 01_v026 Domaine Faillite Page 3 31 e Dans le corps de texte du courrier il y a lieu d utiliser la mention nous e Les courriers seront sign s en bleu e Le sceau de l office ne doit pas tre appos sur les circulaires lettres et autres formulaires En revanche il doit tre utilis sur les attestations de faillite ou de non faillite les quittances de caisse ainsi que sur tout document qui ne comprend pas l ent te de l office des faillites e Tous les courriers doivent tre d p
5. Le service du courrier r ceptionniste va scanner ces jugements La liste accompagnant les jugements doit tre point e avec inscription d un vu c t de chaque jugement re u sign e scann e et plac e dans le r pertoire l Faillites Jugements 20XX listes envois Nouveaux jugements avec la date de r ception En cas de non correspondance entre la liste et les jugements effectivement re us il conviendra d adresser au maximum dans les 10 jours un courriel au greffe du TPI avec copie la Direction de l OF Ces jugements doivent tre trait s d s leur r ception sans attendre par le commis administratif en charge du traitement des jugements Le commis administratif r ceptionne les jugements et annexe les pi ces suivantes selon les jugements Type de faillite 166 188 190 191 192 193 Formulaire 25_03 imprimer et remplir les champs X X X X X X Faillite date jugement Immo v hicules article et cr ancier requ rant si il y a RFAI Extrait RC avec la radiation Extrait REG Calvin si p physique ou pour l administrateur Giop COS Giop RCH CAPITASTRA XIXIX XX X lt X lt OCAN impression du permis de circulation des v hicules en circulation XI XX IX XXI gt lt lt gt lt XI XXIX XX gt X lt gt x lt XI XXIX XX X lt gt x lt XI XXX XX gt X lt gt x lt XI XXIX XX X lt gt x lt Twixtel x lt P
6. Les risques suivants entre autres sont couverts pour les masses en faillite e Police nT81 0 052 142 o objet mobilier risques incendie d g ts d eau bris de glace vol dommages naturels sp ciaux o objet immobilier voir directive OF 09 01 risques incendie d g ts d eau RC dommages naturels sp ciaux limite Fr 8 000 000 d estimation CREATION DU DOSSIER ET GENERALITES OF 01 01_v026 Domaine Faillite Page 20 31 En cas de sinistre pri re de contacter par t l phone l Allianz Assurances au 2 0800 22 33 44 Indiquer le n de contrat 15 3 Comptabilisation dans les dossiers de faillite Le montant de la prime aupr s d Allianz est r percut automatiquement dans tous les dossiers sauf pour les refus d ex cuter En d but ann e le service administration v rifie e sila r partition de la prime doit tre adapt e cf calcul ci dessous e et cas ch ant informe LST DF OF Globale et modifier les param tres dans ORFEE via le superU Mode de calcul Pour d terminer le montant pr lever dans les dossiers de faillite sauf pour les refus d ex cuter il y a lieu de proc der comme suit e Diviser le montant de la prime de l ann e courante par le nombre de dossiers de l ann e pr c dente moins les dossiers refus d ex cuter Exemple e Faillite en 2005 1381 dossiers 1501 moins 120 refus Prime 2006 F 33167 40 A r percuter F 24 00 33167 40 136
7. faut d actifs selon un pr c dent jugement Selon l article 230 LP le failli peut tre poursuivi par voie de saisie dans les deux ans apr s la suspension de la liquidation lettre ORFEE 9006 e cas o une faillite est prononc e sur la base d une poursuite commenc e apr s l ouverture d une pr c dente faillite dont l objet est une pr tention n e apr s la d claration de la pr c dente faillite on doit distinguer deux cas de figure e la pr c dente faillite est cl tur e apr s le d p t de la continuation de la poursuite La poursuite ne peut se continuer que par voie de saisie lettre ORFEE 9007 e la pr c dente faillite est d j cl tur e lors du d p t de la continuation de la poursuite Ce type de faillite doit tre refus si elle est fond e sur une inscription au Registre du Commerce RC qui aurait d tre radi e Il arrive que le jugement de cl ture de la pr c dente faillite ne soit pas inscrit au RC Si tel est le cas il y a lieu de rechercher le dossier aux archives puis de pr parer un projet de courriel audit RC au moyen lettre ORFEE 0011 pour que l inscription soit radi e si on ne fait pas ce courriel l OP va continuer les poursuites suivantes par voie de faillite La poursuite ne peut se continuer que par voie de saisie lettre ORFEE 9008 sauf si le failli a cr dans l intervalle une CREATION DU DOSSIER ET GENERALITES OF 01 01_v026 Domaine Faillite
8. Courrier s questr 2 5 lite nettement 16 12 1 Courrier s questr de lAPCs ss est dinnn 16 12 2 Courrier s questr des autorit s judiciaires 16 13 Mandat des tiers 16 14 Repr sentation des parties snnneeeeeeeeeeeeenereeeeeeetttrnrrtneeerrtrnnnnrnnerrnnnnnnnneenne 17 15 Assurance contre les dommages assurances choses mobili res et IMMOOMIOTOS NS Sd ee dent ait ten 19 TS PC aae 19 15 2 Couverture en cas de faillite 19 15 8 Comptabilisation dans les dossiers de faillite 20 16 Demandes de prolongation 247 270 LP 20 16 1 Edition de laS teisene neue 20 16 2 R daction de la demande et annexes 20 16 3 EMOIDMENE nm eau 21 e4 ME NNBIRE a a ad aa da no dr mor mois 21 16 5 D cision de l autorit de surveillance sssssseeeeeseeseseerrnrnneseeerrrrnrnneeeee 21 17 Plainte 17LP contre une d cision de l OF aannneeenneeeeneeeeenneenenennnneenenneneennnn 22 17 1 PAS ae 22 17 2 Num risation ORFEE dn nnnenandannenannendaneanendanesnenentunun 22 1724 R GIONS RS SR A A nenene 22 17 4 R daction de la demande ses 23 175 Emol um nt ennemie 24 17 6 Rapport l autorit de surveillance sesssssssenereeeeeeeerrnnnnnreseerrnnrnnnrneeeee 24 17 7 D cision de l autorit de surveillance sssooooonoooeeeoeoeeeeeeerereerreeeeereeeeeeeeee 24 18 Courriers et jugements qui entrent l office des faillites
9. Page 29 31 nouvelle entreprise avec une nouvelle inscription au RC Il est important de v rifier que le RC a bien proc d la radiation dans un d lai de 2 semaines apr s l envoi du courriel Cas ch ant il faut relancer le RC Il faut bien conserver toutes les copies des documents courriel s jugement de cl ture Ce type de faillite doit tre refus e si l inscription au RC a t radi e mais que l OP a d termin la voie de la faillite du fait que la r quisition de continuer a t d pos e dans les six mois de l article 40 LP C est la voie de la saisie qui aurait d tre suivie lettre ORFEE 9009 Le commis administratif Va pr parer les pi ces suivantes en vue de soumettre le dossier la direction Jugement original La feuille Percom RFAI ORFEE de la faillite en force La feuille Percom RFAI ORFEE de la faillite refuser L extrait du RC Cas ch ant projet de courriel au RC avec jugement de cl ture cas de la lettre ORFEE 0011 Il va ensuite e D terminer l article LP du motif de refus 55 39 53 ou 230 Pr parer la lettre correspondante l article de loi Transmettre le tout la direction pour signature du courrier Cas ch ant cas de la lettre ORFEE 0011 envoyer courriel au RC avec jugement de cl ture puis v rifier la radiation au RC d lai de 2 semaines Tous ces documents doivent tre enregistr s dans ORFEE et vont permettre la direction de
10. distribution d pos s aupr s des autorit s judiciaires doivent porter en regard de la signature du collaborateur de l office l identit du signataire ainsi que sa fonction Les pi ces accompagnant les requ tes seront annex es en copie La page retour doit tre jointe la requ te gt avec un trombone pas d agrafes gt la fin du dossier apr s les annexes 6 Comptabilisation des frais jusqu l appel 6 1 Principe Tous les actes de l office sujets frais et moluments effectu s depuis le prononc du jugement de faillite jusqu l appel ventuel arr t de la Cour r tractant la faillite inclus doivent tre saisis par le groupe dans le sous compte du dossier CREATION DU DOSSIER ET GENERALITES OF 01 01_v026 Domaine Faillite Page 5 31 Le groupe doit encaisser le total figurant dans le sous compte y compris les ventuels d bours not les frais de publication FAO ainsi que les moluments d j saisis directement dans l application faillite notamment les vacations et courriers effectu s par les groupes La comptabilisation du versement effectu par le failli ou son repr sentant est effectu par la caisse Dans le cas o apr s le paiement des frais l effet suspensif est refus par la Cour de justice l office des faillites doit proc der la publication dans la FAO et la FOSC de l avis pr alable l ouverture de faillite Si la faillite est n anmoins r
11. figure d ailleurs dans la lettre ASB Si elle souhaite que les recherches soient tendues aux faillites prononc es avant 1994 les recherches sont effectuer dans la cartoth que la police doit le pr ciser dans sa demande CREATION DU DOSSIER ET GENERALITES OF 01 01_v026 Domaine Faillite Page 15 31 2 Le service RH de la police souhaite engager Y dans ses services Le renseignement sera limit aux cl tures intervenues durant les cinq derni res ann es Si une faillite est en cours de liquidation il appartient au groupe de fournir le renseignement selon la proc dure e f Pour les organismes disposant d un compte aupr s de l office une facture mensuelle lui est adress e par le service comptabilit avec informations sur les renseignements d livr s Toute attestation imprim e et annul e suite une erreur de saisie doit tre remise au la chef fe du service comptabilit 10 4 Attestations en cours de liquidation Les attestations en cours de faillites sont d livr es la demande de tiers afin de certifier que le la charg e de faillite ou tout autre membre du groupe g re une faillite particuli re qui se trouve en cours de liquidation Ce type d attestation est utile notamment pour les partenaires l tranger par exemple une banque un notaire un d biteur Utiliser la gt version fran aise au moyen de la de la lettre ORFEE 0004 gt version anglaise au moyen de
12. la de la lettre ORFEE 0005 11 Immunit de juridiction 11 1 Principe La notification d actes convocation lettre au d biteur avis d ouverture de faillite avis de collocation etc destin s aux gt Etats trangers gt Membres du personnel des missions permanentes et des organisations internationales gt Organisations internationales en Suisse et aux d l gations permanentes Gen ve doit se faire par l entremise de Mission permanente de la Suisse aupr s de l ONUG Section des Privil ges amp immunit s Rue de Varemb 9 11 Case postale 194 1211 Gen ve 20 T l 41 22 749 24 24 Fax 41 22 749 24 37 au moyen de la de la lettre ORFEE 0010 11 2 Liste des organisations internationales Vous trouverez ci apr s la liste des organisations internationales qui sont au b n fice d un accord de si ge conclu avec le Conseil f d ral suisse avec un acc s direct aux diff rents accords cliquer ici CREATION DU DOSSIER ET GENERALITES OF 01 01_v026 Domaine Faillite Page 16 31 Les accords sont disponibles dans les langues officielles suisses fran ais allemand et italien 12 Courrier s questr Lors de la cr ation du dossier l office demande la Poste de lui remettre les envois postaux et les ch ques adress s au failli art 32 OAOF Cette prestation est factur e par la Poste au prix de F 50 00 pour une dur e d une ann e Ces frais sont pr lev s directement
13. par le service administration comptabilit Le groupe d cide du moment o le s questre peut tre lev Si le s questre n est pas lev apr s une ann e la Poste demande l office s il souhaite poursuivre le s questre Dans l affirmative la prestation s l ve F 20 00 par mois que le groupe doit comptabiliser dans le compte de la faillite 12 1 Courrier s questr de l AFC Tout courrier s questr provenant de l administration fiscale cantonale doit tre ouvert en vue de recueillir des informations relatives la faillite Le cas chant une copie des documents sera effectu e et vers e au dossier Le courrier sera ensuite referm et trait de la mani re suivante gt personne physique apposer le tampon Bon d livrer gt personne morale succession apposer le tampon Retour l exp diteur En cas de r acheminement par pli recommand facturer les frais voir chapitre 7 3 12 2 Courrier s questr des autorit s judiciaires Tout courrier s questr provenant des autorit s judiciaires exemple jugement convocation doit tre ouvert en vue de recueillir des informations relatives la faillite Le courrier sera ensuite trait de la mani re suivante gt personne physique 1 effectuer une copie des documents qui sera vers e au dossier tel est le cas en cas de jugement au fond 2 fermer le courrier puis apposer le tampon Bon d livrer 3 cas ch ant prendre toutes les me
14. retraits effectu s aupr s de la Caisse de l Etat de Gen ve sont gratuits art 19 al 2 OELP Les versements sont effectu s au moyen de la t che ORFEE La consignation est productive d int r ts partir du soixante et uni me jour de la consignation et jusqu au jour du remboursement Les d consignations partielles seulement une partie du capital sont effectu es au moyen de la lettre ORFEE 8001 et les d consignations totales capital int r ts au moyen de la lettre ORFEE 8002 n est pas n cessaire de s adresser la Caisse de l Etat pour conna tre le montant des int r ts par contre les int r ts seront arr t s la date de la demande de cl ture du compte Lorsque l on veut individualiser une consignation exemple dans le cadre d une g rance l gale immobili re l agent immobilier d pose l quivalent du produit locatif mensuel titre de garantie sous la forme du d p t en esp ces Dans ce cas il est int ressant d individualiser le montant consigner en sorte de pouvoir conna tre le montant des int r ts au moment de la liquidation il est possible d effectuer la consignation via un sous compte au moyen d ORFEE Les d consignations partielles sont effectu es au moyen de la lettre ORFEE 8001 et les d consignations totales capital int r ts au moyen de la lettre ORFEE 8001 en indiquant la lettre du sous compte dans le COFFT Exemple 2009000100 sous compte A gt COFFT2009A00100 Les dividend
15. 1 par dossier prononc en 2006 Toute adaptation du montant r percuter est d cid par la direction 16 Demandes de prolongation 247 270 LP Le charg de faillites requiert aupr s de l autorit de surveillance des offices des poursuites et des faillites ci apr s AS une prolongation du d lai pour liquider la faillite art 270 LP ou pour d poser l tat de collocation art 247 LP 16 1 Edition de la liste La direction communique par courriel Formulaire 20_08 en d but de chaque mois la liste des dossiers concern s et fixe un d lai fin de mois pour que les charg s de faillites transmettent les demandes l autorit de surveillance 16 2 R daction de la demande et annexes Le charg de faillites pr pare sa demande de prolongation en indiquant le d lai sollicit La liste des pi ces devant tre jointes la demande de prolongation du d lai pour liquider la faillite CREATION DU DOSSIER ET GENERALITES OF 01 01 v026 Domaine Faillite Page 21 31 a le proc s verbal d interrogatoire du failli b l inventaire pr sent au juge de la faillite lors de la requ te en suspension pour d faut d actif ou de liquidation sommaire c l inventaire au jour de la demande de prolongation d l tat de collocation e toutes pi ces justifiant des motifs sp cifiques de la requ te de prolongation Les pi ces figurant sous lettres a b c et d peuvent tre transmises
16. 2005 l article 55 LCA pr voyait que la masse succ dait au preneur d assurance failli dans le contrat les r gles relatives au changement de propri taire de l ancien article 54 LCA tant alors applicables en cas de faillite du preneur d assurance Toutefois la masse pouvait refuser le transfert de l assurance en notifiant son refus par crit l assureur dans les quatorze jours d s l ouverture de la faillite D s le 1 janvier 2006 l article 55 al 1 LCA stipule que En cas de faillite du preneur d assurance le contrat prend fin la date d ouverture de la faillite L article 55 LCA a ainsi t adapt au nouveau texte de l article 54 LCA qui pr voit d sormais que Si l objet du contrat d assurance change de propri taire le contrat prend fin la date de la mutation L article pr voit une r serve pour les biens insaisissables la loi citant directement l article 92 LP qui s applique par le renvoi pr vu l article 224 LP pour lesquels le b n fice de l assurance reste acquis au d biteur soit au failli et sa famille Par analogie la m me r gle devrait s appliquer en cas de cl ture de la faillite pour d faut d actifs art 230 LP Cela signifie que la couverture contractuelle cesse ex lege pour tout dommage entra n par un sinistre survenu apr s le prononc de la faillite 15 2 Couverture en cas de faillite L office des faillites a conclu un contrat d assurance aupr s de Allianz assurances
17. Au pr alable une note la caisse doit tre remplie par le groupe via l application ORFEE par un collaborateur du groupe de faillites dont d pend le dossier de pr f rence celui qui a command la prestation le caissier et le comptable except s et valid e par un membre de la direction Dans des cas particuliers des avances peuvent tre autoris es pour le fonctionnement courant du service plus particuli rement dans le cadre de mesures prendre dans le traitement d un dossier de faillite II conviendra alors de remplir la note selon le m me proc d Cette avance doit tre restitu e la caisse au plus tard 15h30 le jour m me Dans le cas o l avance tarde tre restitu e le caissier en informe le pr pos ou le substitut qui prend les mesures n cessaires Pour la direction les seules personnes autoris es comme deuxi me signature sont gt M Christophe Pommaz pr pos gt Mme Sandy Cibrario gt M Olivier Crispin substitut La caisse peut ensuite proc der au d caissement la quittance sera sign e par l usager scann e et annex e l op ration de caisse dans ORFEE upload CREATION DU DOSSIER ET GENERALITES OF 01 01_v026 Domaine Faillite Page 11 31 8 Consignation Le groupe est tenu de consigner la Caisse de l Etat de Gen ve toute somme valeur et objet de prix dont l Office n a pas l emploi dans les 3 jours art 9 LP Les versements et les
18. En cas de demande de renseignement Donner suite la demande de renseignement si le mandataire non admis rend vraisemblable son int r t obtenir le renseignement art 8a LP En cas de production de cr ance Adresser un courrier au mandataire non admis expliquant que la production n est pas enregistr e mais que son client a la possibilit de d poser sa production directement l office des faillites Utiliser la de la lettre ORFEE 4005 Une copie de notre lettre sera adress e au cr ancier pour information Les consid rations qui pr c dent ne concernent pas les tiers notamment les soci t s de recouvrement qui agissent en qualit de cessionnaire de droits dans la mesure o lacte de cession a t remis l office des faillites CREATION DU DOSSIER ET GENERALITES OF 01 01_v026 Domaine Faillite Page 19 31 15 Assurance contre les dommages assurances choses mobili res et immobili res 15 1 Principe La loi f d rale sur le contrat d assurance ci apr s LCA contient des dispositions sp ciales l assurance contre les dommages aux articles 48ss L article 48 LCA d finit l objet de l assurance contre les dommages comme suit Tout int r t conomique qu une personne peut avoir ce qu un sinistre p ex incendie d g ts d eau bris de glace vol v nements naturels n arrive pas peut tre l objet d une assurance contre les dommages Jusqu au 31 d cembre
19. a Cour le RF facture F 300 suppl mentaire Autrement dit dans le cadre d un appel dans le mesure o l on ignore si un effet suspensif sera accord il y a lieu de percevoir de la part du failli la somme de F 600 pour assurer la couverture des moluments du RF pour la mention et cas ch ant de la suspension provisoire effet suspensif En pratique si une faillite est annul e sans que la Cour ait accord l effet suspensif la diff rence de F 300 sera restitu e au failli CREATION DU DOSSIER ET GENERALITES OF 01 01_v026 Domaine Faillite Page 6 31 7 Emoluments et frais 7 1 En g n ral Les moluments imput s la masse se d terminent d apr s l ordonnance sur les moluments per us en application de la loi f d rale sur la poursuite pour dettes et la faillite OELP Les moluments que les offices peuvent percevoir en application de l OELP sont automatiquement saisis dans l application faillite chaque fois qu une op ration est effectu e dans le cadre d un dossier Chacun est responsable de v rifier que les moluments sont comptabilis s au fur et mesure des op rations qu il effectue dans le cadre d une faillite et le cas ch ant de rattacher les critures au gage mobilier et immobilier Aux termes de l OELP les moluments consacr s la proc dure de faillite sont e Dispositions g n rales art 1 15 e Emoluments en mati re de faillite art 43 47 e Affa
20. ad hoc conserv dans le local de caisse gt distribue le tableau r capitulatif des d placements Formulaire 19 14 au collaborateur gt saisit les donn es sur le tableau ad hoc enregistr sous Carte TPG re Lors de chaque utilisation le d tenteur remplit le Formulaire 19 14 au fur et mesure Lorsqu il reste un solde sur la carte TPG une derni re course est possible par exemple si il reste Frs 1 une course Frs 3 est possible 7 4 3 3 Retour d une carte TPG Lorsque la carte est termin e son d tenteur doit faire contresigner par sa hi rarchie le Formulaire 19_14 rempli Cette carte et le tableau sont ensuite retourner la caisse de l office Une nouvelle carte ne pourra lui tre d livr e qu cette condition Le caissier gt remplit le Formulaire 19_13 collaborateur trice gt s assure que le Formulaire 19 _14 est rempli par le la collaborateur trice et sign par sa hi rarchie gt saisit les donn es sur le tableau ad hoc enregistr sous Carte _TPG gt place la carte termin e dans la fourre ad hoc 2 partie lequel est vis par le caissier et le la 7 4 3 4 Perte d une carte TPG En cas de perte de carte la direction se r serve le droit de prendre toutes les mesures n cessaires aupr s de la Direction D partementale des Finances du DF 7 4 3 5 D part d un e collaborateur trice de l office Le jour de son d part toute personne en possession d une carte remet sa
21. ans une liste chaque administration sp ciale correspond un classeur divis en rubriques Proc s verbaux par ann e Retour courriers Courriers divers 20 1 Proc s verbaux Les administrations sp ciales doivent remettre l office des faillites les proc s verbaux des s ances qu elles tiennent Les proc s verbaux sont transmis au centre expertise Les proc s verbaux sont class s CREATION DU DOSSIER ET GENERALITES OF 01 01_v026 Domaine Faillite Page 31 31 20 2 Retour courriers Toute correspondance re ue l office des faillites concernant une administration sp ciale doit tre retourn e cette derni re au moyen d un courrier enregistrer sous le r pertoire l Faillites Direction M tier Administrations sp ciales Classer dans le classeur la copie de la lettre Le retour du courrier s effectue le vendredi de pr f rence sauf les courriers urgents lesquels doivent tre exp di s d s r ception
22. c der comme si c tait une carte gris e si aucun nom appara t imprimer le r sultat gt Extrait de GIOP crans COS pour la poursuite qui a conduit la faillite et RCH afin d obtenir la liste des poursuites Tous ces documents doivent tre enregistr s dans ORFEE et vont permettre la direction d attribuer le dossier Ces jugements sont transmis remis via ORFEE la direction pour attribution Marche suivre entree jugements ORFEE doc 18 3 Refus d ex cuter Dans certains cas l office peut tre amen devoir refuser d ex cuter un jugement de faillite Voici les cas possibles e cas o un jugement de faillite en force existe d j art 55 LP Il s agit du cas le plus fr quent Dans ce type de refus on distingue entre le cas o un jugement de faillite en force existe d j alors qu un second jugement est prononc dans le cadre d une proc dure apr s poursuite art 166 LP lettre ORFEE 9001 le cas o un jugement de faillite en force existe d j alors qu un second jugement est prononc dans le cadre d une proc dure sans poursuite pr alable art 190 191 192 LP lettre ORFEE 9002 Attention une succession r pudi e alors qu une faillite existe d j pour la m me personne doit tre trait e e cas o le failli n est pas inscrit au Registre du Commerce en l une des qualit s num r es l article 39 LP Avant de proc der au refus d ex cuter il convient d effectuer un
23. carte au secr tariat de direction qui l achemine ensuite la caisse CREATION DU DOSSIER ET GENERALITES OF 01 01_v026 Domaine Faillite Page 10 31 7 4 3 6 Contr le Une fois par ann e les cartes usag es sont remises la responsable de la comptabilit ou son adjoint afin d tre retourn es la DDF du DF Tous les six mois une v rification de la tenue du classeur est effectu e 7 5 D caissement Par d caissement on entend les d penses faites pour le fonctionnement courant du service plus particuli rement dans le cadre de mesures prendre dans le traitement d un dossier de faillite En aucun cas les d bours et autres d penses diverses en faveur du personnel ne sont rembours s par la caisse de l office des faillites Ces frais sont rembours s par l office du personnel de l Etat De la m me mani re aucune avance sur salaire ni avance sur les indemnit s n est effectu e par la caisse de l office des faillites Les remboursements des tiers par exemple remboursements de montants per us tort ne doivent pas tre effectu s par la caisse Les d caissements doivent rester exceptionnels un autre moyen de paiement doit en principe tre trouv mission d une facture contre remboursement etc Le type de d caissement autoris est d termin par les personnes habilit es signer le document ad hoc En principe le d caissement ne doit pas exc der CHF 500
24. d placement doit tre pass e dans le compte de la faillite sans d lai apr s avoir effectu le d placement au plus tard lors du retour la place de travail L indemnit de d placement comprend tous les types de mouvement Il ne faut pas distinguer par rapport au montant selon que l on se d place en voiture moto transports publics ou pied Le temps consacr au voyage est pris en compte dans l indemnit de d placement autrement dit l molument de CHF 50 00 par demi heure pr vu l art 46 OELP doit tre calcul d s l instant o l on se trouve sur place Seuls les kilom tres effectivement parcourus sont pris en compte La distance entre le lieu de travail et le but du voyage est en principe d terminante Lorsqu il n est pas possible de se baser sur un compteur exemple d placement pied ou en transports publics l indemnit sera d termin e par estimation 1 Par frais de parking il faut comprendre uniquement ceux li s des mesures d ex cution forc e et pour lesquelles un v hicule est indispensable exemple transport de mobilier lourd et encombrant cf note de service du DF du 1 juin 2010 CREATION DU DOSSIER ET GENERALITES OF 01 01_v026 Domaine Faillite Page 8 31 Lorsque plusieurs dossiers sont concern s lors d un d placement le nombre de kilom tres sera r parti de la mani re suivante art 15 OELP o destination identique pour les dossiers r part
25. de num risation et classification dans ORFEE onglet Expertise dans l info dossier e transmet la version lectronique au moyen du Formulaire 20_23 o la personne ayant pris la d cision contest e destinataire direct aux membres de la direction copie au juriste copie toute autre personne int ress e copie O 0 O Parall lement ORFEE pour toute plainte un fichier est cr dans le r pertoire des plaintes enregistr sous SEDNA DAT SERVICES Faillites Direction CSO Plaintes CSO en utilisant l arborescence suivante 5 cso E Plaintes_C50 H Courrier AC Dossiers H N dossier_Mom H O Ncause A chaque dossier o une plainte est d pos e un fichier Ndossier Nom est cr O e N ossier num ro du dossier de faillite enregist r l OF Nom nom du dossier enregistr l OF Exemple 2010000645 BoulangerieDuCoinSA Pour chaque plainte relative un dossier plusieurs plaintes possibles pour un dossier un fichier N tause est cr o e N ause num ro de cause attribu par l autorit de surveillance Exemple A 1651 2010 Les plaintes et les d cisions finales doivent tre enregistr es dans le fichier Ntause Puis le secr tariat de direction saisit les donn es avec les liens dans le tableau des plaintes Le secr tariat de direction doit inscrire les d lais impartis par l autorit de surveillance dans l agenda Outlook afin de contr ler si la d termination de l o
26. e Page 4 31 3 6 Avocats et notaires Les avocats et notaires doivent tre cr s en tant que personne physique Autrement dit les avocat et notaires constitu s dans un dossier en qualit de mandataire doivent tre cr s en leurs nom et pr nom Le nom de l tude ne doit pas tre saisie 3 7 Administrations publiques Les administrations publiques doivent tre saisies en tant que personne morale Les communes doivent tre saisies sous Mairie de 4 Publications Les annonces officielles sont publi es dans la FAO et la FOSC de la mani re suivante 4 1 Avis pr alable d ouverture de faillite Les publications d avis pr alable d ouverture de faillite sont publi es le vendredi La t che est effectu e par le groupe puis valid e par le service administration 4 2 Ouverture suspension EC cl ture Les publications d ouverture de suspension d tat de collocation de modification d tat de collocation de cl ture et de r vocation sont publi es le mardi dans la FAO et la FOSC Cette publication est envoy e au plus tard le mercredi pr c dent la publication aux deux journaux FAO et FOSC Les saisies doivent tre termin es par le groupe le mercredi 12h Exemple mercredi 8 mai 2013 pour le mardi 14 mai 2013 La publication para tra dans la presse le 18 mai dans les journaux concern s 5 Actes d pos s aupr s des autorit s judiciaires Les requ tes inventaires ou tableaux de
27. e recherche au RC par administrateur e http rc etat ge ch cliquer sur le lien Recherche par administrateur acc s r serv CREATION DU DOSSIER ET GENERALITES OF 01 01_v026 Domaine Faillite Page 28 31 e identifiant voir super U e _ mot de passe voir super U Cette fonctionnalit est limit e votre activit professionnelle Tout autre usage des donn es consult es et toute transmission des tiers non autoris e sont interdits de contacter l office des poursuites service du contr le lequel peut tre en possession d informations et sera en mesure de confirmer ou non le cas de refus lettre ORFEE 9005 se peut aussi que la personne ait t d clar e en faillite par erreur en raison d un homonyme domicili une autre adresse lettre ORFEE 9004 e cas o le failli change de domicile apr s l avis de saisie apr s la commination de faillite ou apr s la notification du commandement de payer pour effet de change la poursuite se continue au m me domicile A contrario si le d biteur change de domicile avant la notification de tels actes la poursuite sera continu e au nouveau domicile ou au nouveau si ge art 53 LP Or dans certains cas le d biteur quitte le canton de Gen ve alors que la commination de faillite n a pas encore t notifi e lettre ORFEE 9005 e cas o le failli avait d j fait l objet d un prononc de faillite laquelle a t suspendue par d
28. e va les classer dans le classeur SUCCESSIONS qui est plac la r ception o ces documents restent dans le classeur en attente de l arriv e du jugement en provenance du Tribunal de premi re instance o apr s un mois si aucun jugement n a t r ceptionn il convient d effectuer des recherches et de renvoyer le cas ch ant les documents originaux l exp diteur au moyen de la lettre ASB 00_02 une copie de chacun des documents reste la r ception pour classement e courrier relatif une succession sans courrier de la Justice de Paix et sans r f rence une indication en rapport avec la Justice de Paix o la r ceptionniste va effectuer les recherches dans l application faillites et renvoyer le cas ch ant les documents originaux l exp diteur au moyen de la ettre ORFEE une copie de chacun des documents la r ception pour classement CREATION DU DOSSIER ET GENERALITES OF 01 01_v026 Domaine Faillite Page 26 31 18 2 Jugements de faillite Le Tribunal de premi re instance adresse l office des faillites plusieurs types de jugements de faillite savoir e faillite bas e sur une commination de faillite 166 LP e faillite bas e sur un effet de change 188 LP e faillite sans poursuite pr alable 190 LP e faillite personnelle 191 LP e d p t de bilan 192 LP e succession insolvable ou r pudi e 193 LP e ordonnance traitement identique faillite 192 LP
29. el au secr tariat de direction en indiquant le principal article de loi concern avec un tr s bref r sum du cas Exemple Art 230 LP avance de frais tardive Le secr tariat de direction e met jour le tableau des plaintes et le fichier de formation A cet effet il doit tout d abord copier le rapport transmis par courriel et l enregistrer dans les r pertoires o SEDNA DAT SERVICES Faillites Direction CSO Plaintes CSO o l Faillites Tousfaillites Formation Plaintei7LP sous l article de loi de la plainte e doit mettre jour le tableau des plaintes En cas de demande de report du d lai pour tablir le rapport explicatif l attention de l autorit de surveillance le secr tariat de direction doit en tre avis par courriel afin de mettre jour le tableau des plaintes 17 7 D cision de l autorit de surveillance Apr s avoir re u la d termination de l office des faillites l autorit de surveillance rend sa d cision A r ception le secr tariat de direction vise l avis de l autorit de surveillance puis num rise via le mopieur la plainte et les pi ces Ceci fait le secr tariat de direction e transmet la version papier dans la case du service administration en vue de num risation et classification dans ORFEE onglet Expertise dans l info dossier e transmet la version lectronique au moyen du Formulaire 20_03 o LST DF OF Charg s faillites 2 o LST DF OF Charg s faillit
30. es 1 o aux membres de la direction CREATION DU DOSSIER ET GENERALITES OF 01 01_v026 Domaine Faillite Page 25 31 o au juriste o toute autre personne int ress e copie Les d cisions de l autorit de surveillance et le courriel Formulaire 20_03 doivent tre enregistr s dans les r pertoires e SEDNA DAT SERVICES Faillites Direction CSO Plaintes CSO e Faillites Tousfaillites Formation Plainte17LP sous l article de loi de la plainte Il arrive parfois que la d cision de l autorit de surveillance fasse l objet d un recours au TF C est g n ralement le TF qui en informe l office La proc dure concernant la plainte d pos e aupr s de l autorit cantonale de surveillance est applicable au recours au TF mutatis mutandis 18 Courriers et jugements qui entrent l office des faillites 18 1 Courriers pour des successions avant le jugement Il existe deux sortes de succession e succession r pudi e e succession insolvable cela signifie qu il n existe pas d h ritiers connus Le service du courrier va placer les courriers re us de la Justice de Paix et les ventuelles productions pour des dossiers qui ne sont pas encore ouverts dans l application faillites dans le casier de la r ceptionniste Deux cas peuvent se pr senter e courrier de la Justice de Paix et courrier relatif une succession avec au pr alable un courrier de la Justice de Paix o la r ceptionnist
31. es qui n ont pas pu tre remis ou pay s aux cr anciers devront tre vers s la Caisse de l Etat La consignation devra intervenir de mani re individualis e par dividende gt Chaque versement sera effectu au moyen de la t che ORFEE avec l indication du nom du cr ancier dans le libell gt Chaque versement fera l objet d une criture comptable sur le compte de la faillite avec l indication du nom du cr ancier dans le libell La caisse de l Etat a ouvert son syst me l office des faillites nous disposons d sormais d un acc s g n rique en consultation D s lors si un utilisateur d sire consulter un dossier de consignation ou simuler des int r ts il convient de se connecter la CFI comptabilit financi re int gr e de l Etat selon la marche suivre suivante ET Marche suivre connexion consignation cfi tegf CREATION DU DOSSIER ET GENERALITES OF 01 01_v026 Domaine Faillite Page 12 31 9 Traitement des factures Le service de comptabilit n ex cute les ordres de paiement que si la facture originale rev t la double signature d un collaborateur du groupe faillites dont d pend le dossier de pr f rence celui qui a command la prestation et d un membre de la direction substituts ou pr pos Pour la direction les seules personnes autoris es comme deuxi me signature sont gt M Christophe Pommaz pr pos gt M Olivier Crispin substitut Lorsqu u
32. ffice des faillites a bien t adress e l autorit de surveillance son ch ance Si le dernier jour du d lai le charg de faillites ou le juriste n ont pas remis une copie de la d termination au secr tariat de direction ce dernier doit les relancer 17 4 R daction de la demande Le charg de faillites peut solliciter le juriste pour la r daction du rapport Le charg de faillites ou le juriste pr pare son rapport dans le d lai imparti par l autorit de surveillance Il utilise la ettre ASB 21_01 CREATION DU DOSSIER ET GENERALITES OF 01 01_v026 Domaine Faillite Page 24 31 17 5 Emolument La proc dure de plainte tant gratuite art 61 OELP aucun molument n est pr lev 17 6 Rapport l autorit de surveillance Le charg de faillites ou le juriste soumet par courriel son rapport la direction pour approbation en joignant le rapport par lien hypertexte Par direction on entend le pr pos ou substitut responsable du groupe service Sous r serve de modifications corrections apport es la direction donne son accord par retour de courriel Le rapport doit tre enregistr par le charg de faillites ou le juriste dans ORFEE sous l onglet Expertise dans l info dossier Puis le charg de faillites ou le juriste e adresse l original et les pi ces annexes l autorit de surveillance et classe la copie papier dans le dossier e transmet le rapport par courri
33. i ces classeur successions gt Recherche dans ORFEE si un jugement en force existe suivre le point 10 3 gt RC http rc rec etat ge ch gt REG http reg ge ch gt CALVIN afin de v rifier notamment l identit du failli e imprimer dans la fiche Emploi Profession et Employeur si disponible e si le d biteur ne se trouve pas la m me adresse que sur le jugement imprimer la fiche S jours e pour tous les jugements p physiques ou pour administrateur imprimer les fiches Emploi Etat civil Filiation et S jours CREATION DU DOSSIER ET GENERALITES OF 01 01_v026 Domaine Faillite Page 27 31 effectuer les impressions en format paysage gt CAPITASTRA afin de voir s il y a des immeubles m me si il n y a pas d immeuble il faut imprimer le r sultat de la recherche pour plus d informations voir la Directive OF 09 01 point 3 1 http etatprd etat ge ch 30002 intercapi info jsp frame _info jsp gt OCAN afin de voir s il y a des v hicules http solo1 8080 jsp home default jsp cliquer sur D tenteurs plusieurs cas e seul permis visible et pas de v hicule imprimer le r sultat e siles plaques sont visibles imprimer le permis de circulation si les plaques sont gris es passer la souris dessus et recopier le r sultat sur papier si le lien model v hicule est disponible avec la plaque affich e mais l ic ne carte grise n appara t pas pro
34. ires de poursuite et de faillite art 51 53 Le tableau r capitulatif ci apr s reprend les principaux moluments Annexe n 7 2 Consultation et copie de pi ces Les frais relatifs la consultation et copie de pi ces doivent tre comptabilis s sous moluments et non pas cas ch ant dans le compte de la faillite 7 2 1 Paiement des frais la caisse Le requ rant devra s acquitter de cet molument directement la caisse de l Office des faillites sur la t che ORFEE Proposition encaissement via l cran du compte de la faillite Une fois les frais acquitt s le renseignement d sir pourra lui tre remis 7 2 2 Paiement des frais distance Si le requ rant souhaite obtenir copie de documents sans se pr senter l Office des faillites il recevra ces renseignements contre remboursement ou apr s paiement des frais par bulletin de versement Le client recevra alors une facture au moyen de la lettre ORFEE Facture La facture est compos e des l ments suivants o Photocopie F 2 par copie art 9 al 3 OELP 7 2 2 1 Sur facture Les factures sont g r es par ORFEE et le suivi est effectu par la comptabilit au moyen de la CFI CREATION DU DOSSIER ET GENERALITES OF 01 01_v026 Domaine Faillite Page 7 31 7 3 Retour r acheminement d un courrier sous pli recommand Lorsqu un courrier sous pli recommand est retourn l office des faillites avec une mention telle
35. ition parts gales o destinations diff rentes r partition par estimation en fonction de l loignement La proc dure de remboursement des frais de d placement est d crite ci dessous tant pr cis que en cas d utilisation des transports publics des cartes TPG voir 7 4 3 doivent tre demand es la caisse 7 4 2 Remboursement des frais 7 4 2 1 Frais de d placement repas et logement qu un collaborateur peut avoir dans le traitement d un dossier Ces frais doivent faire l objet d une demande de remboursement cas ch ant accompagn e des pi ces justificatives via le formulaire ci dessous lequel pourra tre remis la hi rarchie au minimum tous les mois mais au maximum tous les trois mois gt 00 _04 Note de frais Ce document doit tre rempli au fur et mesure des frais occasionn s Il est indispensable d indiquer le n et le nom de la faillite ainsi que l objectif du d placement inventaire restitution des cl s pr paration vente etc 7 4 2 2 Frais de parking Ces frais doivent faire l objet d une demande de remboursement cas ch ant accompagn e des pi ces justificatives via le formulaire ci dessous lequel devra tre remis la hi rarchie semestriellement soit pour les ch ances de fin juin et fin d cembre gt 00 _04 Note de frais Ce document doit tre rempli au fur et mesure des frais occasionn s Il est indispensable d indiquer le n et le nom de la faillite ainsi
36. l autorit de surveillance par courriel au moyen du Formulaire 21_03 Les pi ces figurant sous lettre e doivent tre transmises avec la demande d ment motiv e et sign e par courrier En cas de demande s ult rieure s les pi ces figurant sous lettres a b et d d j remises lors de l envoi de la premi re demande de prolongation ne doivent pas tre communiqu es nouveau pour autant qu elles n aient pas t modifi es depuis lors 16 3 Emolument Les moluments qui doivent tre pr lev s sont 1 Fr 8 00 par page pour la demande de prolongation art 9 al 1 lettres a et b OELP 2 Fr 2 00 chaque annexe Un forfait peut tre admis par le charg de faillite suivant le volume des copies voir texte allemand de l article 9 al 3 OELP Les moluments doivent tre pass s dans le compte de la faillite 16 4 Envoi Le charg de faillites adresse l original et les pi ces annexes l autorit de surveillance Lorsque dans la demande de prolongation il est mentionn que le dossier est en traitement aupr s du centre d expertise une copie par courriel de la requ te doit tre adress e pour information au x membre s concern s du centre d expertise Le secr tariat de direction met jour le tableau ad hoc et classe par groupe les demandes de prolongation Un ordre alphab tique est respect l int rieur des classeurs selon le nom de la faillite 16 5 D cision de l autorit de surveillance
37. ne facture correspond une prestation soumise l accord pr alable de la direction cf chapitre 13 la copie du Formulaire 00_15 sur lequel figure l autorisation sera jointe la facture et ou note la comptabilit Toutes les factures transmises au service comptabilit doivent imp rativement contenir le montant payer les r f rences bancaires IBAN ou postales du b n ficiaire le num ro de la faillite le nom de la faillite le num ro du groupe OFA VNVYNYNY NV 10 Attestations et demandes de renseignement 10 1 Principe Les attestions de non faillite sont d livr es pour les personnes physiques ou morales qui souhaitent obtenir une attestation pour elles m mes Les demandes de renseignement sont d livr es pour les tiers qui souhaitent savoir si une personne physique ou morale est ou a t en faillite Les faillites annul es et refus es ne sont pas communiqu es m me si elles datent de moins de 5 ans Les faillites r voqu es sont communiqu es mais avec la mention de la r vocation Les faillites r tract es sont communiqu es mais avec la mention de la r tractation De m me il y a lieu d indiquer si une d cision judiciaire a prononc la r habilitation Les attestations en cours de liquidation sont d livr es la demande de tiers afin de certifier que le la charg e de faillite g re une faillite particuli re qui se trouve en cours de liquidation Ce type d attestation est
38. nt aupr s de cette autorit Dans certains cas la personne qui conteste une d cision transmet sa plainte l office des faillites qui doit alors imm diatement acheminer la plainte l autorit de surveillance 17 2 Num risation ORFEE Dans ORFEE tous les documents relatifs la proc dure de plainte dans tre class s sous l onglet Expertise dans l info dossier En parall le les donn es concernant le tableau des plaintes seront communiqu es au secr tariat de direction Le secr tariat de direction ne conserve dans ses propres fichiers que e la plainte et e a d cision de l autorit de surveillance 17 3 R ception D s qu une plainte est form e contre une d cision de l office des faillites l autorit de surveillance des OPF ci apr s AS transmet la plainte cas ch ant accompagn e des pi ces annexes L autorit de surveillance fixe un d lai pour que l office des faillites lui fasse part de sa d termination rapport AS Toute plainte communiqu e via l autorit de surveillance doit tre remise au secr tariat de direction A r ception le secr tariat de direction vise l avis de l autorit de surveillance puis num rise via le mopieur la plainte et les pi ces CREATION DU DOSSIER ET GENERALITES OF 01 01_v026 Domaine Faillite Page 23 31 Ceci fait le secr tariat de direction e transmet la version papier dans la case du service administration en vue
39. ntes ne peut s en charger gt changement de cylindres gt expertise mobili re La direction tient jour un tableau du suivi des mandats lequel est enregistr sous l Faillites Tousfaillites Mandat_ Tiers Le rapport interm diaire est effectu au moyen du Formulaire 00_16 Les collaborateurs veillent confier les travaux des tiers selon un syst me de rotation En ce qui concerne les g rances l gales voir la directive OF 09 01 Les prestations effectu es par des tiers sur mandat de l administration de la masse en faillite et pour le compte de cette derni re sont payables sur factures originales adress es l office des faillites Le service de comptabilit n ex cute les ordres de paiement que si la facture originale rev t la double signature d un collaborateur du groupe faillites dont d pend le dossier de pr f rence celui qui a command la prestation et d un membre de la direction Lorsqu une facture correspond une prestation soumise l accord pr alable de la direction la copie du Formulaire 00_15 sur lequel figure l autorisation sera jointe la facture et ou note la comptabilit 14 Repr sentation des parties Sont seuls admis en qualit de mandataires des parties aupr s des offices des poursuites et des faillites de art 1 de la loi r gissant la profession d agent d affaires E 6 20 a les avocats et les avocats stagiaires rattach s au barreau de Gen ve ou celui d un autre ca
40. nton b les notaires et les huissiers judiciaires nomm s par le Conseil d Etat c les agents d affaires autoris s par le Conseil d Etat exercer cette profession Gen ve d les mandataires autoris s par le Conseil d Etat en application de l article 27 alin a 2 de la loi f d rale sur la poursuite pour dettes et la faillite Aucune autorisation n a t d livr e ce jour par le Conseil d Etat sur la base de cette disposition l gale CREATION DU DOSSIER ET GENERALITES OF 01 01_v026 Domaine Faillite Page 18 31 Selon l art 3 de la loi sont dispens s de l obligation de solliciter l autorisation pr vue l article 1 lettre c a ceux qui sans en faire profession agissent exceptionnellement en qualit de mandataires des parties aupr s des offices b ceux qui tant domicili s dans un autre canton y exercent la profession d agent d affaires c ceux qui sont charg s de la g rance d un immeuble mais seulement pour les actes de poursuite qui en sont la suite et pour autant qu ils en justifient suffisamment par la production d une procuration Les syndicats des employ s et du patronat doivent tre admis en qualit de mandataires aupr s de l office des faillites Dans ce cas une procuration sera exig e des syndicats Quelle est la mani re de proc der lorsqu un mandataire non admis par la loi s adresse l office des faillites
41. os s dans le local courrier pli s dans les enveloppes idoines ouvertes Demeurent r serv s les envois multiples qui seront remis directement au service du courrier 2 Application informatique ORFEE mode d emploi Voir le manuel de l utilisateur disponible dans l application 3 Gestion des tiers 3 1 Principe L application a pour objectif de contenir un tiers unique Avant toute cr ation de nouveau tiers l utilisateur doit rechercher si le tiers n existe pas d j Si un tiers dispose de plusieurs adresses il est possible de cr er une adresse sp cifique du tiers un dossier Pour cela l utilisateur doit pr alablement associer le tiers au dossier pour ensuite cr er une adresse sp cifique passer par Modifier Tiers Afficher dossiers et mandataires et cliquer sur le n de dossier concern 3 2 Doublon Si un doublon a t cr l erreur doit imm diatement tre signal e la direction qui prendra les mesures pour fusionner les tiers 3 3 Personnes physiques Pour toute personne physique domicili e Gen ve le n CALVIN doit tre renseign 3 4 Personnes morales Pour toute personne morale domicili e en Suisse la raison sociale doit tre conforme au registre du commerce 3 5 Format Les tiers doivent tre cr s Nom de famille Majuscule Sans accent Raison sociale Majuscule Sans accent Pr nom Minuscule CREATION DU DOSSIER ET GENERALITES OF 01 01_v026 Domaine Faillit
42. ous pli recommand ssseseeeeeenne 7 7 4 D placement l ext rieur et frais inh rents snenneeeseeenennneeeerrnnnrnrenesereene 7 LL PFRCID R ES RES RAS Re mue es MO net 7 7 4 2 Remboursement des frais sn anan niinnidin ennen 8 7 4 2 1 Frais de d placement repas et logement qu un collaborateur peut avoir dans le traitement d un dossier sssssssssssrssettietinanieninnanansiss 8 7 4 2 2 Frais de DafKiNd 5 rs nn ne tn nn Ann ce ne nt nr 8 PDA Te R O LUE QUI AE RE AN E 8 d ES P O N PAIRS sement mettant 8 7 4 3 2 D livrance d une carte TPG et utilisation 9 7 4 3 3 Retour d une carte TPG ire 9 7 4 3 4 Perte d une carte TPS net etat 9 7 4 3 5 D part d un e collaborateur trice de l office 9 TA EE E A e 011K E E donrne 10 1492 DIE o ETIE E Re O O 10 8 Consigna tO EE RER SE ea eus AEA TAa 11 9 Traitement des factures ein iuniasnin ni ain ITU indus 12 10 Attestations et demandes de renseignement 12 COT PHNCID SLR ER ee 12 CREATION DU DOSSIER ET GENERALITES OF 01 01_v026 Domaine Faillite Page 2 31 10 2 Attestations de non faillite nnonoooooennoeeeeeeeeeeeeeeeeeerreeerrererrrrrrrrrrererrerreeeen 13 10 3 Demandes de renseignement 13 10 4 Attestations en cours de liquidation 15 11 Immunit de NIdIB HOME anna 15 AT PAMIDIDR nn e nn men one 15 11 2 Liste des organisations internationales ssssneeneeeeeeeneneneneeeeerrrrnnr nenene 15 12
43. que Destinataire introuvable l adresse indiqu e Non r clam Raison sociale n existe plus A d m nag D lai de r exp dition expir VNVNYN une taxe de mise en compte est factur e par la Poste elle correspond au prix d un courrier B Le groupe doit facturer ces frais dans le compte de la faillite au moyen de la t che ORFEE Cette comptabilisation sera possible jusqu au d p t du tableau de distribution respectivement du d compte DA L enveloppe qui aura t pr alablement agraf e au courrier par le service administration sera conserv e dans le dossier Lorsque dans le cadre du s questre postal l office doit r acheminer un courrier sous pli recommand le groupe doit galement facturer les frais postaux dans le compte de la faillite au moyen de la t che ORFEE Cette comptabilisation sera possible jusqu au d p t du tableau de distribution respectivement du d compte DA Une copie de l enveloppe sera conserv e dans le dossier 7 4 D placement l ext rieur et frais inh rents 7 4 1 Principe Tout d placement et autres frais inh rents y compris les frais de parking doit faire l objet d moluments titre d indemnit de d placement pour le compte de l office dont le montant est mettre la charge de la masse passive de la faillite L indemnit de d placement est de CHF 2 00 par kilom tre parking compris parcouru l aller et au retour art 14 OELP Cette indemnit de
44. que la justifi cation de l utilisation d un v hicule Obligation de recourir un v hicule priv transport du dossier et ou archives comptables Les demandes de remboursement figurant sous 7 4 2 1 et 7 4 2 2 doivent tre sign es par l int ress et vis es par un membre de la direction pr pos ou substitut r glement fixant les indemnit s de d placement aux membres du personnel de l Etat B 5 15 26 et r glement fixant les indemnit s pour l utilisation des voitures automobiles du personnel de l administration cantonale B 5 15 24 7 4 3 Carte TPG 7 4 3 1 G n ralit En fin de chaque ann e des cartes TPG cart bus sont command es par la direction aupr s de la DDF du DF en fonction du budget disponible et du stock restant CREATION DU DOSSIER ET GENERALITES OF 01 01_v026 Domaine Faillite Page 9 31 Elles sont plac es la caisse et enregistr es par le caissier dans le tableau disponible sous Carte TPG Ces cartes sont d volues aux d placements effectuer dans le cadre de l activit au sein de l office des faillites 7 4 3 2 D livrance d une carte TPG et utilisation Les cartes TPG peuvent tre obtenues la caisse de l office par toute personne travaillant l office des faillites Le caissier gt remplit le Formulaire 19 13 partie qui doit ensuite tre imprim et sign par le caissier et le la collaborateur trice L original est plac dans le classeur
45. refuser le jugement Ces cas de refus sont transmis remis via ORFEE la direction pour valider le refus Une fois le refus valid le service administration envoie les courriers 18 4 Autres jugements Les jugements d ouverture sommaire de suspension de r vocation de cl ture sont envoy s par le TPI ils sont r ceptionn s par le service du courrier r ceptionniste qui appose le timbre de la date de r ception puis sont transmis aux groupes concern s via ORFEE La liste accompagnant les jugements doit tre point e avec inscription d un vu c t de chaque jugement re u sign e scann e et plac e dans le r pertoire l Faillites Jugements 20XX listes envois Jugements groupes avec la date de r ception En cas de non correspondance entre la liste et les jugements effectivement re us il conviendra d adresser au maximum dans les 10 jours un courriel au greffe du TPI avec copie la Direction de l OF 18 5 Convocations Les convocations adress es l Office des faillites sont scanner et sont transmettre aux groupes concern s CREATION DU DOSSIER ET GENERALITES OF 01 01_v026 Domaine Faillite Page 30 31 18 6 Liste des faillites r tract es fax e par la Cour de Justice La liste des faillites r tract es est r guli rement fax e par la Cour de Justice elle est r ceptionn e par le service de la r ception qui va la photocopier et en transmettre une copie chaque groupe Ce
46. st transmis par courrier les frais postaux doivent tre ajout s savoir o si frais d j pay s F 18 F 17 acheminement en courrier A F 1 o si frais pas encore pay s F18 F 17 acheminement en courrier A F 1 demander par invitation payer ORFEE demande de paiement attestation ne sera d livr e qu r ception du paiement o sile demandeur est une institution connue avec l accord de la direction et de la comptabilit F18 F 17 acheminement en courrier A F 1 demander par facture ORFEE envoyer par courrier l attestation sera envoy e avec la facture Les services de l administration et le pouvoir judiciaire b n ficient de la gratuit pour les prestations rendues dans un d lai de 24 heures compter de la r ception de la demande d attestation O O Les demandes de renseignement sont d livr es pour les faillites en cours de traitement et cl tur es dans les cinq derni res ann es compter de la demande art 8a al 4 LP Cette limite ne concerne pas les autorit s administratives et judiciaires qui demandent des renseignements dans le cadre de proc dures Exemples 1 La police judiciaire m ne une enqu te de police dans le cadre d une proc dure p nale ouverte contre Z Il ny a aucune limite temporelle dans les renseignements demand s Il est pr cis n anmoins que les recherches sont limit es aux faillites prononc es depuis 1994 cette pr cision
47. sures utiles gt succession classer le courrier gt personne morale o si la soci t n a plus aucune activit classer le courrier o en revanche si la soci t est toujours en activit ex recours avec demande d effet suspensif demande de r vision etc agir comme pour une personne physique En cas de r acheminement par pli recommand facturer les frais voir chapitre 7 3 13 Mandat des tiers Toute t che par exemple mandat g rance l gale expertise immobili re exploitation provisoire confi e des tiers dans le cadre d une faillite doit tre soumis la direction au moyen du Formulaire 00_15 r ception du formulaire la direction examine la demande et communique au groupe sa d cision Si la demande est accept e un d lai est en principe fix au charg de faillites pour remettre un rapport interm diaire concernant l volution du mandat CREATION DU DOSSIER ET GENERALITES OF 01 01_v026 Domaine Faillite Page 17 31 Avant de confier un mandat il y a lieu de s assurer que le tiers ne figure pas sur la liste des entreprises ne respectant pas les conditions minimales de travail et les prestations sociales en usage Cette liste est diffus e sur le site Internet de l OCIRT acc s r serv aux membres de direction charg s de faillites et secr tariat de direction Ne sont pas concern s gt d m nagement de v hicules dans la mesure o le service des ve
48. tablies a lors de demandes en masse d livr es gratuitement du type police il est possible de r pondre directement sur la demande crite en apposant le timbre CREATION DU DOSSIER ET GENERALITES OF 01 01_v026 Domaine Faillite Page 14 31 humide Inconnu de nos services sur la demande m me ou en renvoyant par une annotation aux copies d cran ORFEE cran g n ral Dans tous les cas la r ponse sera accompagn e d une lettre ASB dont une copie sera consign e dans un classeur d pos la r ception o lettre ASB 01_08 pour le Pouvoir judiciaire o lettre ASB 01_09 pour la police enqu te o lettre ASB 01_ 12 pour le service de protection des mineurs lettre ASB 01_13 pour le service des tutelles d adulte lettre ASB 01_14 pour l OCIRT Sur papier filigran uniquement pour le Formulaire 01_01 le papier filigran dont le stock est g r et contr l par le la chef fe du service comptabilit doit imp rativement se trouver dans le local de la caisse ou dans le bureau de la r ception dans un tiroir ferm cl dans la mesure o le tiers doit justifier par crit un int r t vraisemblable obtenir des renseignements il n est pas n cessaire d exiger la pr sentation d une pi ce d identit Uniquement par les personnes autoris es la caisse de l office ainsi que par l huissier h tesse d accueil contre paiement la caisse d un molument de F 17 Si le renseignement e
49. tract e les frais et molument relatifs cette publication seront r clam s au failli au moyen de la lettre ORFEE 1013 Si le failli ne paie pas apr s un premier rappel il y a lieu o d obtenir lettre ORFEE 1015 de la part de l autorit de surveillance la mention selon laquelle la d cision de recouvrement ne fait l objet d aucune plainte d cision d finitive et ex cutoire et o d adresser via le juriste une r quisition de poursuite l office des poursuites comp tent Formulaire 21_01 L opportunit de poursuivre la proc dure mainlev e sera d termin e en accord avec la direction o Si le solde du compte doit finalement tre pass en perte sur molument un rapport explicatif doit tre tabli par le charg de faillites quelque soit le montant et doit tre valid par le pr pos ou un substitut avant que le service de la comptabilit ne passe l criture 6 2 En cas d immeuble Lorsque le failli est propri taire d un immeuble le registre foncier ci apr s RF doit r ception du jugement inscrire sur le feuillet de l immeuble une mention Faillite emp chant ainsi la r alisation par le failli au d triment des cr anciers En cas d effet suspensif le RF doit inscrire l indication Suspension provisoire en marge de la mention Faillite D une mani re g n rale la mention d une faillite radiation comprise est factur e F 300 Pour toute modification tel qu un effet suspensif accord par l
50. tte liste est ensuite scann e et plac e dans le r pertoire l Faillites Jugements 20XX Faillites retract es 18 7 Enveloppe accus de r ception rouge du TPI et de l AS Les enveloppes accus de r ception sont r ceptionn es par le service du courrier r ceptionniste qui appose le timbre de la date de r ception Une copie du talon de r ception est effectuer puis scann e et plac e dans l Faillites Jugements 20XX Enveloppes Accus r ception Le courrier ainsi que la copie du talon est remettre au groupe via ORFEE Le proc d est le m me pour les enveloppe accus de r ception de l l autorit de surveillance des offices des poursuites et des faillites AS qui sont remettre au secr tariat de direction 19 Requ tes au tribunal 19 1 Envoi au Tribunal Les groupes placent dans le casier Requ tes les requ tes transmettre au TPI jusqu au jeudi soir Le commis administratif en charge de la transmission des requ tes selon le planning disponible sous l Faillites Administration Plannings administration va les r cup rer et remplit la lettre ASB 19_14 une copie de la lettre est ensuite scann e avec une copie de la page de garde de la requ te sous l Faillites Requ tes 200XX mois date selon le volume plusieurs lettres ASB peuvent tre mises 20 Administrations sp ciales Les administrations sp ciales sont trait es par le centre expertise Les administrations sp ciales sont r pertori es d
51. utile notamment pour les partenaires l tranger Lorsque la demande ne comporte pas toutes les pi ces justificatives exig es il convient d utiliser la lettre ASB 01_15 pour demander les pi ces manquantes CREATION DU DOSSIER ET GENERALITES OF 01 01_v026 Domaine Faillite Page 13 31 10 2 Attestations de non faillite Les attestations de non faillites doivent tre tablies a au moyen d ORFEE en cas de demande par crit o ORFEE sans paiement si les frais et moluments sont d j pay s o ORFEE encaisser si le paiement intervient la caisse o ORFEE demande de paiement si une invitation payer est mise o ORFEE envoyer par courrier si une facture est mise uniquement si le demandeur est une institution connue et en l accord de la direction et de la comptabilit Sur papier filigran le papier filigran dont le stock est g r et contr l par le la chef fe du service comptabilit doit imp rativement se trouver dans le local de la caisse ou dans le bureau de la r ception dans un tiroir ferm cl contre pr sentation d une pi ce d identit et cas ch ant d une procuration crite la procuration n est pas n cessaire pour les conjoints et partenaires enregistr s pour les personnes morales un extrait du registre du commerce et cas ch ant une procuration crite seront exig es Uniquement par les personnes autoris es

CREATION DU DOSSIER ET GENERALITES OF-01

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