mode emploi2014
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1. MEL Ville de Dunkerque DOSSIER DE SUBVENTION 2014 Mode d emploi 1 L instruction de vos demandes de subventions pour 2014 Pour 2014 le dossier complet accompagn des pi ces justificatives doit tre retourn avant le 15 octobre 2013 par courrier Monsieur le Maire Mairie de Dunkerque Direction des Finances BP 6 537 59386 DUNKERQUE Cedex 1 Le respect de ce d lai est n cessaire pour garantir l instruction de votre demande de subvention dans le cadre de la pr paration du budget 2014 Les dossiers de subventions sont disponibles aux accueils de la mairie centrale et des mairies de quartier et sont mis en ligne sur le site Internet de la Ville www ville dunkerque fr Pour 2014 2 types de dossier sont mis en place gt Le dossier uniformis pour les associations qui pr sentent galement une demande de subvention la Communaut Urbaine Un nouveau dossier de subvention a t mis en place en 2012 pour faciliter la formalisation des dossiers de demandes de subvention Ce dossier a t tabli partir du formulaire CERFA utilis par les services de l Etat depuis quelques ann es en tenant compte des sp cificit s de nos 2 structures Ville de Dunkerque et Communaut urbaine de Dunkerque Les associations peuvent donc adresser la Ville ce nouveau dossier qui se pr sente sous le m me format que le dossier qui est mis en place par la Communaut Urbaine Les proc dures de demande et d inst2. la fin de l exercice pour lequel la subvention a t attribu e son rapport annuel d activit et les derniers comptes approuv s et valid s en Assembl e G n rale Sur un plan comptable la pr sentation des comptes est un l ment fondamental de communication d s lors que l association sollicite une subvention Lorsque l association est soumise au Plan Comptable G n ral de par son activit elle peut pr senter la collectivit les documents comptables officiels de son association Documents CERFA Si ce n est pas le cas il est souhaitable que l association retienne les r gles du plan comptable g n ral pour tenir sa comptabilit argumenter sa demande de subvention et justifier de l utilisation des aides publiques Dans tous les cas la pr sentation d un compte de r sultat et d un bilan est donc n cessaire y LE COMPTE DE RESULTAT C est le document qui r capitule les produits recettes et les charges d penses de l exercice indique comment s est form le r sultat Les produits et les charges sont pr sent s sous 3 rubriques les produits comptes 70 75 et 78 et les charges comptes 60 65 et 68 d exploitation les produits compte 76 et charges compte 66 financi res les produits compte 77 et charges compte 67 exceptionnels Le compte de l exercice fait appara tre par diff rence le b n fice ou la perte de l exercice Pour l exercice en cours au moment de la dem
3. ande il vous est propos de pr senter une situation interm diaire une date que vous voudrez bien pr ciser ex 30 septembre Pour la subvention sollicit e il est imp ratif de compl ter le tableau pr visionnel pour l ann e venir en y int grant dans la partie recettes le d tail des subventions demand es aux diff rents partenaires V LE BILAN Le Bilan d une association peut tre consid r comme une photographie du patrimoine d tenu un instant donn par l Association Il est retrac sous 2 angles F Actif qui d crit les biens poss d s en r pondant la question Quels sont les biens et valeurs poss d s par l association et le Passif qui permet de r pondre la question Qui a fourni les fonds ayant permis d acheter les richesses d crites Description du financement Ville de DUNKERQUE 3 le contenu de l Actif Les postes de l Actif donnent donc la liste des biens ou droits poss d s par l organisme o L actif Immobilis Ces postes correspondent la structure permanente de l association Il s agit des biens achet s pour une dur e sup rieure un exercice biens durables Ils repr sentent la valeur des investissements de l association Immobilisations incorporelles Ce sont essentiellement les droits d exploitation Etudes logiciels fonds de commerce n cessaires l exploitation Immobilisations corporelles Il s agit de
4. ionnel de l association e Bilan des 2 derniers exercices clos gt Le dossier uniformis pour les associations financ es par _ la ville et la communaut urbaine Il est compos de plusieurs fiches dont le contenu est identique aux informations figurant dans le dossier de la Communaut urbaine Fiches n 4 1 1 2 et 1 3 Pr sentation de l association Fiches n 2 1 et 2 2 Budget pr visionnel de l association Fiches n3 1 3 2 et 3 3 Pr sentation et budget d une action sp cifique gt si demande d une subvention de fonctionnement pour une action sp cifique Fiches n4 1 et 4 2 Projet en Investissement gt concerne essentiellement la Communaut Urbaine Fiche n5 Attestation sur l honneur Fiches n 6 6 1 et 6 2 Pi ces joindre et documents comptables renseigner Fiche n7 Annexe compl ter uniquement pour le dossier Ville sur les adh rents les cotisations et pour les associations sportives sur les licenci s et les quipes En outre le service Instructeur pourra tre amen vous demander des informations financi res plus pr cises notamment lorsque la subvention concerne une action sp cifique respect des dispositions fix es par l arr t minist riel du 24 mai 2005 pr sent en page d accueil 3 Rappel des r gles relatives au suivi des subventions et la tenue comptable des associations Les subventions vers es par les collectivit s s inscrivent dans une relation de pa
5. rtenariat avec la collectivit qui par le versement de subventions et d autres aides indirectes contribue encourager et soutenir le dynamisme associatif du territoire Sur un plan juridique il est important de rappeler que ces subventions sont e non obligatoires c est dire soumises l appr ciation de la collectivit La collectivit tudie les demandes de subventions et attribue les participations en coh rence et en compl mentarit avec les actions conduites directement par la collectivit e ponctuelles Elles ne sont pas automatiquement reconduites Ville de DUNKERQUE 2 Les associations doivent constituer chaque ann e un dossier de demande de subvention pr cisant les objectifs du projet son contenu les publics concern s les moyens mis en oeuvre les points forts e conditionnelles Elles doivent ob ir certaines obligations de l galit L association doit avoir une existence juridique Il faut que son action soit d int r t public et de la collectivit Si ge social de l association localis sur la collectivit et ou actions men es principalement pour des publics du territoire de la collectivit La signature d une convention entre l association et la collectivit est obligatoire pour les subventions de plus de 23 000 Et enfin rappelons que la subvention est soumise au contr le de son utilisation L association doit obligatoirement adress e dans les 6 mois suivant
6. ruction restent n anmoins sp cifiques chacune des 2 collectivit s Les associations devront donc pr senter comme les ann es pr c dentes des demandes de subventions distinctes accompagn es du dossier de demande de subvention de la collectivit Pour la ville ce nouveau dossier reste r serv aux associations qui souhaitent faciliter la formalisation des demandes de Subventions Communaut urbaine et Ville gt Le dossier standard propos pour les associations qui ne souhaitent pas utiliser le nouveau dossier Ce dossier de subvention 2014 reste identique aux ann es pr c dentes 2 La composition du dossier Le dossier doit tre rempli avec les pr cisions n cessaires son instruction et accompagn des pi ces justificatives suivantes Pour la premi re demande Statuts de l Association R c piss de d claration en Sous Pr fecture Compte rendu de la derni re assembl e g n rale Relev d Identit Bancaire Pour les demandes suivantes Si modifications Nouveaux statuts et R c piss de modification en Sous Pr fecture Compte rendu de la derni re assembl e g n rale Relev d identit Bancaire gt Le dossier standard I comprend une partie administrative qui apporte une information sur l association son objet son mode d organisation son projet des fiches financi res e Compte de r sultat simplifi des 2 derni res ann es ainsi que le budget pr vis
7. s l ments mat riels dont la possession permet l organisme de fonctionner terrains construction installations diverses outillage mobilier Immobilisations financi res Ce sont les capitaux investis pour une dur e sup rieure un exercice pr ts a L actif Circulant Ces postes indiquent la valeur des l ments du cycle d exploitation au moment o est tabli le bilan Ces l ments se transforment sans cesse les stocks Pour la plupart des associations il n y pas de gestion des stocks les cr ances Une cr ance est le droit pour l association de percevoir une certaine somme une certaine ch ance Ne figurent ici que des cr ances dont l ch ance est proche moins d un an les cr ances long terme tant consid r es comme des immobilisations financi res Les liquidit s Il s agit de l argent liquide ou plac CCP compte bancaire caisse valeurs mobili res de placement le contenu du Passif Le Passif indique l origine des fonds dont dispose l association au moment du bilan 2 cat gories Les capitaux propres qui sont la propri t de l Association les fonds associatifs Ce sont les apports des fondateurs soit la cr ation soit ult rieurement les subventions d investissement per ues Ce sont les participations re ues par l association pour l acquisition de ses immobilisations Les r sultats pr c dents Il s agit du r sultat cumul des e
8. xercices pr c dents Le r sultat de l exercice exc dent ou perte constat au compte de r sultat n Les dettes Emprunts et dettes Sous cette rubrique figurent les emprunts ayant fait l objet d un contrat sp cifique en g n ral avec un tablissement financier en vue de l acquisition d un bien durable Dettes Fournisseurs et comptes rattach s On enregistre ici la dette contract e envers les fournisseurs de biens et services l occasion d achat cr dit Dettes fiscales et sociales Imp ts URSSAF Instrument de tr sorerie En cas de manque de liquidit s l association peut faire appel une ligne de tr sorerie ou un d couvert aupr s de la banque Il s agit des dettes de l association envers sa banque Produits constat s d avance ce poste reprend les recettes dues et restant encaisser Le Bilan est lui aussi un document normalis qui doit tre pr sent en quilibre Actif Passif Ville de DUNKERQUE 4
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