Convention d`étude concernant un portail wallon de l`e
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1. 5 Yves Chaufourreaux SWL o Compte rendu 6 Dominique Vaes FOREM o Compte rendu o Exemple de crit re de s lection qualitative 7 Vincent Mignolet MET o Compte rendu 8 Jean Pierre Kinnaert DGPL o Compte rendu 9 Christophe Rizzo AWIPH o Compte rendu 10 Lionel Descamps ISSEP o Compte rendu 26 Centre Interfacultaire de Technology Assessment Groupe de Recherche en Informatique et Sciences Humaines Les textes l gaux La l gislation belge o La loi du 24 d cembre 1993 est la loi de base sur les MP o L A R 8 janvier 1996 est l arr t le plus complet Il concerne surtout la publicit faire sur les diff rents type de march s travaux services fournitures et les diff rences suivant le mode de passation adopt appel d offre g n ral appel d offre restreint adjudication publique proc dure n goci e avec sans publicit o Loi du 26 septembre 1996 sur le cahier g n ral des charges se concentre surtout sur l ex cution du march et le respect du cahier des charges o L A R du 26 septembre 1996 donne en annexe le format du cahier g n ral des charges o L A R du 22 avril 2002 prend en compte les 12 formats standards d avis de march s publics issus d une directive europ enne Elle prend en compte l arriv de nouveau moyen de communication tel Internet Les directives europ ennes o Brochure explicative o Sp cificit par type de m2. 19 http europa eu int ISPO ida 19 Centre Interfacultaire de Technology Assessment Groupe de Recherche en Informatique et Sciences Humaines CCR Central Contractor Registration ce site permet aux fournisseurs potentiels de s enregistrer s ils veulent obtenir un contrat concernant le minist re de la d fense Les informations introduites sont directement partag es avec l agence f d rale des finances afin de faciliter les paiements gr ce aux transferts de fonds lectroniques Fonctionnalit s Le site dodbusopps com permet aux acheteurs publics et aux fournisseurs potentiels de se rencontrer sur le march des offres publiques du minist re de la d fense Les offres pr sent es sur ce site proviennent de diff rents d partements US Army US Air Force Defense Logistics Agency US Navy Le processus d e procurement est complet et se compose des tapes suivantes La demande faite par un des bureaux publics est identifi e 1 et re ue par le bureau de gestion des ressources Celui ci s assure que des fonds sont bien disponibles et les alloue au contrat 2 La demande est publi e en ligne 3 les fournisseurs potentiels peuvent donc la consulter et y r pondre 4 Une fois les diff rentes r ponses re ues la s lection est effectu e et le contrat est attribu 5 Le fournisseur remplit son contrat 6 et le paiement est effectu 7 S 1ls veulent se voir attribuer un contrat les f
3. Mode d emploi Ce site propose la liste des appels d offres nationaux en ligne cette liste peut tre consult e de diff rentes mani res La recherche peut tre r alis e par d partement au d part de la page d accueil en cliquant sur le d partement souhait s affiche alors la liste des appels d offres pour ce d partement Il est galement possible d effectuer la recherche sur l ensemble des appels d offres nationaux au d part de mots cl s libres ou de certains crit res pr d finis ma tre d ouvrage proc dure de passation type de travaux aire g ographique S affiche alors la liste des appels d offres correspondants aux crit res s lectionn s ou reprenant le mot cl choisi Dans les deux cas chaque appel d offres tel que repris dans la liste est pr sent de mani re sommaire sur base des indications suivantes le titre complet de l appel d offre le num ro du d partement initiateur le ma tre d ouvrage l tat le conseil r gional la commune le type d appel d offre ouvert n goci restreint le type de march fournitures et services b timent ainsi que les dates d envoi et de cl ture du march http saomap cstb fr http saomap cstb fr 15 Centre Interfacultaire de Technology Assessment Groupe de Recherche en Informatique et Sciences Humaines Pour chaque appel d offre il est galement possible de consulter l avis
4. autorisation d ouverture de proc dure Dans ce cas il suffit que le services concern envoie le montant et l objet du march la direction charg e de l approuver L change de donn es en interne se fait par mail le plus souvent V rification Aval Cette v rification peut tre nous venons de le dire r alis e par un service juridique L aval par contre doit tre obtenu d un ou de plusieurs sup rieurs ainsi que d un inspecteur des finances sauf pour les OIP qui ont une identit juridique propre Pour chaque DG il existe un arr t de d l gation qui d finit la capacit de signature du directeur g n ral en fonction du montant et du type de march Au del de ce montant l autorisation doit venir du ministre de tutelle voir du gouvernement Vous trouverez les textes de lois reprenant les d l gations en annexe o Pour le MET Promulgation le 14 octobre 1993 o Pour le MRW Promulgation le 14 octobre 1993 o Pour le MET et le MRW l avis de l inspecteur des finances est requis suivant les montants et le type de march s Promulgation le 17 juillet 1997 o Pour le FOREM Promulgation le 2 mars 2000 Pour l ISSEP Promulgation le 27 septembre 2000 o Pour la SWL Promulgation le 13 d cembre 2001 O Centre Interfacultaire de Technology Assessment Groupe de Recherche en Informatique et Sciences Humaines o La DGPL a un pouvoir de tutelle sur les pouvoirs locaux Promulgation de le 14 oct
5. simap eu int FR pub src welcome htm http europa eu int ISPO ida http ect cstb fr Sites Benchmark http saomap cstb fr http www e tenders gov ie http www map es csi silice htm http www dodbusopps com http www cyprg arizona edu Source textes juridiques http wallex wallonie be http 194 7 188 126 justice index_fr htm Echelles d valuation de sites administratifs Huang C J amp Chao M H 2001 Managing WWW in public administration Uses and Misuses Government Information Quarterly 18 pp 357 373 La Porte T de Jong M and Demchak C C 1999 Public Organizations on the World Wide Web Empirical Correlates of Administrative Openness Submitted to Administration and Society 29
6. conomique de ces march s publics MP travers des chiffres sur le volume mon taire que ceux ci repr sentent dans la r gion est une information qui fait actuellement d faut Ensuite une pr sentation br ve des autorit s les plus consommatrices de march s publics permettrait de mieux cerner les domaines les plus actifs en mati re de march s publics En plus de cette pr sentation la cr ation d un lien vers le site de ces administrations ainsi qu un lien vers les diff rents avis de march s mis par celles ci peut tre un point d entr e dans le portail ad quat Parmi ces acteurs il y en a un qui reste souvent dans l ombre Il s agit de la Commission March s publics de la R gion Wallonne Celle ci pourrait avoir un r le plus important avec l arriv e d Internet comme source d informations Cette suggestion a t mise par les personnes interview es et est d taill e dans la partie consacr e ces suggestions Actuellement la Commission est charg e A G W 16 07 1998 1 d mettre un avis la demande d un membre du Gouvernement d une direction g n rale de ses services ou d un para r gional sur toute question non contentieuse en rapport avec l application des dispositions l gales et r glementaires r gissant les march s publics de travaux de fournitures et de services 2 de formuler des propositions en vue d harmoniser au sein des services du Gouvernement les pratiques administratives et le
7. value tout simplement l actualisation de information 1 Cyberspace Policy Research Group www cyprg arizona edu 23 Centre Interfacultaire de Technology Assessment Groupe de Recherche en Informatique et Sciences Humaines L interactivit est une mesure de la convivialit ou encore du degr de feedback imm diat Au plus le site sera interactif sur les quatre premiers crit res de la transparence au plus le minist re d montrera sa volont de convivialit pour le citoyen et de vitesse de communication entre le minist re et le citoyen e L appartenance regarde si le minist re permet un contact facile avec le citoyen e Atteignable se pr occupe de l existence d une bo te de dialogue ou de la disponibilit de l adresse e mail de hauts fonctionnaires ou du ministre e Information op rationnelle et organisationnelle value la rapidit de navigation travers la structure organisationnelle Plus pr cis ment on parlera de la diffusion technologique travers le minist re e R ponse value le degr de manipulation de donn es par le citoyen Bien s r le degr d ouverture des sites publics travers le monde n est pas vraiment l information qui nous int resse proprement parl Cependant reli s aux objectifs d achats de chaque minist re ces crit res de transparence et d interactivit permettent une premi re bauche de l architecture du site portail Plusieurs structures types so
8. accept pour ne pas carter les soci t s qui n ont pas les possibilit s techniques Par contre cela pose le probl me de la confidentialit qui doit tre respect e jusqu l ouverture des offres et qui prot ge l agent en charge des MP de toute tentative de corruption puisque le contenu des offres reste inconnu Ouverture et r ception des offres par le groupe de travail Un format lectronique permettrait de facilit la t che puisque actuellement ils doivent demander un certain nombre d exemplaire suivant le nombre de personne dans le groupe de travail On pourrait imaginer un syst me o l acc s aux offres est limit aux membres du groupe de travail Ce qui permettrait une authentification des personnes qui vont chercher l offre et une preuve qu elle a re ue l offre De plus cela permettrait de rappeler les r gles d usages vis vis des offres Le site portail D Centralisation Un bon moteur de recherche serait ad quat avec des cl s de recherches bien d finies avec indication d une personne de contact pour le march trouv Tout ce qui est publication d avis de march devrait tre centralis sur un site unique la RW Avantages Dans le cas de petits march s de services ou de fournitures la diffusion en ligne permettrait de toucher aussi ceux qui ne lisent pas le Bulletin des Adjudications D savantages Le probl me avec les petits march s est que les petits fournisseurs aptes r p
9. courrier lectronique les r sum s des appels d offres correspondants des crit res de s lection particuliers ce service est gratuit Un Forum dont l objectif est de permettre aux utilisateurs de faire des suggestions d am liorations d changer leurs points de vue sur le serveur et sur leurs pratiques professionnelles Enfin une rubrique A propos donne des informations d taill es sur SAOMAP et pour toute autre question une adresse e mail est propos e Adresse internet http saomap cstb fr B Irlande the Irish Public Sector Procurement Portal Fonctionnalit s Le portail d appels d offre du secteur public irlandais fournit un acc s lectronique tous les appels d offres du secteur public en Irlande publi s dans l OJEC Official Journal of the European Communities et dans la presse nationale et locale ainsi qu aux opportunit s qui sont mises disposition directement sur ce site 5 http saomap cstb ft http europa eu int ISPO ida 16 Centre Interfacultaire de Technology Assessment Groupe de Recherche en Informatique et Sciences Humaines B n fices Actuellement les d penses annuelles du secteur publique des biens et services avoisinent les 8 8 milliards d euros L ventail des travaux fournitures et services est immense il y a donc des opportunit s pour un grand nombre d entreprises et d industries C est une erreur de croire que le s
10. outils de mise en ligne des appels d offre sont fournis par les acteurs du march Jusqu pr sent il existe un outil PLYCA offert par ICON Medialab deux autres sont attendus prochainement http europa eu int ISPO ida 18 Centre Interfacultaire de Technology Assessment Groupe de Recherche en Informatique et Sciences Humaines B n fices Mode d emploi Les diff rents processus d appels d offre sont pris en consid ration proc dures n goci es ouvertes ou restreintes L ensemble du processus est lectronique mais il permet aussi d introduire ou de r colter de l information sur support papier toutes les tapes de la proc dure Le syst me aborde galement l usage de l enregistrement des soumissionnaires l int gration d un support workflow suivant chaque tape du processus ainsi que la codification des entit s contractantes Les outils dont il est fait mention plus haut sont des logiciels qui doivent tre install s aupr s de tous les acteurs concern s par la proc dure d appel d offres Ce logiciel propose des fen tres standards de r colte de donn es qui doivent tre remplies par les utilisateurs Il s agit de logiciele s apparentant ceux qui sont utilis s par les clients d une banque et qui souhaitent r aliser leurs op rations depuis leur domicile Adresse internet http www map es csi silice htm Ce site est une pr sentation du p
11. Centre Interfacultaire de Technology Assessment Groupe de Recherche en Informatique et Sciences Humaines Convention d tude concernant un portail wallon de l e gouvernement AWT CITA GRISH Rapport Final Juillet 2002 Centre Interfacultaire de Technology Assessment Groupe de Recherche en Informatique et Sciences Humaines Introduction RON 4 Contenu potentiel direct ou indirect hyperliens du portail March s publics en R gion Wallonie 5 INTOEMAUONS D N TAIR Sn nn an di 5 Sur les march s publics en R gion Wallonne cen rmnine tn sua 5 S t la r glementation sadece nne a ds nids 5 Description br ve du cadre juridique Sr sms is mnt 6 La l gislation belge it AA A ARA GER AAA AAA 6 Les directives UP E a 6 Concernant UE e 6 Informations sur l e procurement dans le secteur public 6 B Informations sur la gestion des avis de march en R gion Wallonne 7 A AS te ne PS nn A DE tt ee ne 7 Venfication AN ALES RTE A A et ne 7 P blicatiot manoti a nn RER Re A St IAE 8 DIFFUSION nn nn au rene non tisse tes 8 Solution technologique d encodage et d envoi d un avis de march 9 Consultation et acquisition du cahier des charges 9 C Gestion des informations de r ponse aux avis de march 9 Demande d informatio Ses A A Te ne amiens 9 R ception et tratemos de Rene nee des ne 10 E Suggestions de fonctionnalit s propos es par les personnes interview es ooocoocciccconos 11 Ayis de marche PU
12. DRE 11 Contenudes AVIS Te MS do 11 Envoi d un avis de Mac a ias 11 Modalit du Cahier sp cial des charges has irradia 11 Paiement cenie aeia a A aE E a A E EEES 11 Lert l echargement aaa E E AEA 11 Demande d information sur CSC nn aia 11 EIN HOME A AAA AA AAA AAA AA 11 ACC S IMIE nn nn nn nn EE QE TE A Ne me 12 Remise et traitement des Ote as 12 Ouverture et r ception des offres par le groupe de travail 12 SSI DORA en e a a a r A dia 12 D Centralisation EL se nn en AAA Ea 12 NA A A E A EE E E E RS ee AT 12 D savanta deS A O 12 Informations G n rale S A A A 13 ERRO T E E EAE E IN 13 E en 13 Pour les administrations ENS nt ass 13 Pour l s soumissionnalres Le enr tobera 13 Q i doit tehirce r le PERS A A neue 13 Consid rations nr LS en nr ne en Ge der at 14 S curisation amp gestion de PALOMO Lars GR ns ne RS Sa 14 Les craintes par rapport Inte diiniita id male 14 Description de l existant en mati re de portail e procurement se 15 Centre Interfacultaire de Technology Assessment Groupe de Recherche en Informatique et Sciences Humaines A France SAOMAP Service d Appels d Offres pour les March s Publics 15 A tee EAT 15 B A TICES oreina ARR me ns Te Ann en A es qe 15 Mode PA met RE 15 ES E A A Sd 16 B Irlande the Irish Public Sector Procurement Portal 16 a A TON 16 B n fices ost ii ata 17 Mode d Emplea 17 Adresse A a a dado ea 18 C Espagne Silice Sistema de Informa
13. Groupe de Recherche en Informatique et Sciences Humaines B Informations sur la gestion des avis de march en R gion Wallonne Le texte qui suit est une description g n rale des tapes qui composent le processus d avis de march Il reprend les t ches par lesquelles doivent passer les avis de march Chacune de ces t ches est r alis e par un acteur bien pr cis Toutefois les acteurs diff rent en fonction des administrations concern es Aussi pour les proc dures d taill es au cas par cas nous vous renvoyons aux comptes rendus des interviews en annexe En effet la proc dure est plus simple dans le cas des OIP qui ont une ligne hi rarchique r duite De plus dans certains cas le montant des budgets ainsi que leur allocation sont vot s pr alablement les march s ne viennent donc plus qu en application de ses programmes budg taires et donc la d cision de les approuver ne vaut plus que sur la forme R daction L avis de march et le cahier des charges sont r dig s par un agent traitant ou par le fonctionnaire dirigeant du service concern Ceux ci peuvent ou doivent cela d pend des services demander l aide du service juridique ou tout autre personne comp tente afin de v rifier e fond et la forme du document d un point de vue l gal et ou technique La r daction de l avis de march peut tre ce sera le cas si la v rification par un juriste n est pas obligatoire pr c d e d une demande d
14. Sciences Humaines Revue des articles scientifiques sur l E government Les articles en la mati re ne sont pas encore tr s r pandu Cependant il en sort tout de m me quelques r flexions int ressantes Un premier article de Huang amp Chao 2001 nous donne une m thode d valuation de site adapt e de celle de Nielsen au administration publique Elle pourra servir pour le benchmarking mais aussi comme liste de crit res d valuation du site portail L auteur se pose aussi une s rie de questions fondamentales e Pourquoi avons nous besoin du site e Avec qui devra t il communiquer e Qu est ce que le visiteur peut reprendre avec lui e Quelles sont les informations et donn es de valeurs que l on peut communiquer via le site De ces questions fondamentales d coulent d autres plus pr cises Tout d abord comme il s agit d un site portail cela pose directement le probl me de centralisation de l information S il y a centralisation il y a n cessairement standardisation de l dition de l information S il y a d centralisation comment uniformis l dition de l information ex uniformit pour un certain type d information standard commune tout type d offre et toute information sp cifique en fichier attach De plus il faudra se poser la question du niveau d acc s l information Cet acc s devra tre clairement distingu entre le citoyen entreprise et le foncti
15. Tandis que la rubrique Awarding authority est compos es de diff rentes sous rubriques destin es aux autorit s publiques qui souhaitent 7 http www e tenders gov ie http europa eu int ISPO ida 17 Centre Interfacultaire de Technology Assessment Groupe de Recherche en Informatique et Sciences Humaines publier une annonce sur le site qu il s agisse d une autorit qui n a pas encore publi sur le site ou les habitu s La rubrique FAQs information links r pond aux questions les plus fr quemment pos es propose des informations concernant le site introduction buts contenu ainsi que des liens vers le site du SIMAP et de l European Union Online Un lien permet galement de contacter l administrateur du site soit par formulaire online soit par t l phone le num ro d appel tant indiqu sur le formulaire La rubrique About this site reprend les m mes informations que la rubrique pr c dente Hormis ces rubrique principales la barre d tat situ e dans le haut de la page propose galement certaines fonctionnalit s Trois d entre elles sont d j trait es dans les rubriques ci dessus 1l s agit de la consultation des annonces des informations concernant les autorit s qui souhaitent publier une annonce et de l aide concr tis e travers les rubriques FAQs et About this site La quatri me fonctionnalit Public User permet au
16. ans le domaine des march s publics et tait repr sentatif des diff rentes administrations de la R gion Wallonne MET MRW OIP Ces interviews ont eu pour objectif l investigation de la phase se situant entre le moment o l appel d offres est r dig accept et pr t la publication et celle o le march est attribu Les proc dures internes n ont pas t prises en compte dans cette description Le but du travail tant de mettre jour la proc dure d ensemble des l ments qui interviennent dans une proc dure d appel d offres et de r aliser un sch ma simplifi de l articulation acteurs informations Ce rapport tente de r pondre dans un premier temps aux questions relatives au contenu potentiel du portail March s publics en R gion Wallonne Il expose ensuite l existant en mati re de portail trangers de l e procurement La troisi me section est quant elle consacr e la revue scientifique Enfin une conclusion ainsi que les annexes reprenant le d tail des documents qui ont servi notre travail terminent ce rapport Le guide d interview se trouve en annexe Centre Interfacultaire de Technology Assessment Groupe de Recherche en Informatique et Sciences Humaines Contenu potentiel direct ou indirect hyperliens du portail March s publics en R gion Wallonne A Informations g n rales Sur les march s publics en R gion Wallonne Mettre en avant l importance
17. arch i Travaux ii Services iii Fournitures Les sp cificit s r gionales o Les d l gations i Pour le MET Promulgation le 14 octobre 1993 ii Pour le MRW Promulgation le 14 octobre 1993 iii Pour le MET et le MRW Pavis de l inspecteur des finances est requis suivant les montants et le type de march s Promulgation le 17 juillet 1997 iv Pour le FOREM Promulgation le 2 mars 2000 v Pour l ISSEP Promulgation le 27 septembre 2000 vi Pour la SWL Promulgation le 13 d cembre 2001 vii La DGPL a un pouvoir de tutelle sur les pouvoirs locaux Promulgation de le 14 octobre 1991 o La Commission March s Publics R gion Wallonne 27 Centre Interfacultaire de Technology Assessment Groupe de Recherche en Informatique et Sciences Humaines o La s lection qualitative Les codes de secteurs d activit s 11 Les codes NUTS 12 Autres codes CPV NACE Les solutions technologiques 13 Le JEPP 14 La solution d encodage CAP GEMINI MET 15 Les crit res de recherches pour un site March s Publics Crit res d analyse de sites gouvernementaux 16 Echelle d valuation de site web de Huang amp Chao adaptation chelle de Nielsen 17 Echelle de mesure de l ouverture des sites publics 28 Centre Interfacultaire de Technology Assessment Groupe de Recherche en Informatique et Sciences Humaines Bibliographie Sites d information sur l E procurement http simap eu int http
18. ase de donn es avec des r ponses sp cifiques concernant la l gislation ou encore le t l chargement en ligne des cahiers sp ciales des charges ou encore le contr le des acc s l information contenue dans les offres Cependant ces fonctionnalit s sont conditionn es par d autres aspects technologiques tels qu un acc s s curis la signature lectronique ou encore le recommand lectronique Ensuite il ne faut pas oublier la complexit de la l gislation en la mati re Il faudra en tenir compte dans le d veloppement des fonctionnalit s Enfin il reste que tous les acteurs des MP n avancent pas la m me vitesse dans l adoption de nouvelles technologies En effet certaines PME ne sont pas dot es de ces technologies et le principe d galit des soumissionnaires doit tre respect D s lors dans un premier temps le travail risque fort d tre doubl pour les agents traitants 25 Centre Interfacultaire de Technology Assessment Groupe de Recherche en Informatique et Sciences Humaines Les annexes au rapport Les Interviews 1 Le Guide d interview 2 Mireille Francotte MET o Compte rendu o Sch ma explicatif 3 Dany Charlier MRW DG Communication o Compte rendu 4 Carine Vreux MRW DGRE o Compte rendu o Exemple d avis de march avant la prise en compte de la l gislation de fa on complete o Exemple d avis de march apr s prise en compte de la l gislation
19. chnology Assessment Groupe de Recherche en Informatique et Sciences Humaines Consid rations g n rales S curisation amp gestion de l information Il est important de filtrer les soumissionnaires l entr e afin de ne pas tre surcharg d offres analyser Il faut veiller lors du passage l Internet toujours satisfaire au principe d galit du traitement des soumissionnaires De plus il y a un danger l change d information lectronique celui du court circuitage de la hi rarchie Il faudra galement penser une proc dure particuli re pour les march s qui ont une dur e de plusieurs ann es Toutes les informations remises par les entrepreneurs doivent tre marqu es du sceau de la confidentialit il est donc important de veiller la s curit des changes d informations par internet Les craintes par rapport Internet Une crainte par rapport l utilisation de l Internet serait d avoir un syst me trop global ne tenant pas compte des sp cificit s des OIP organismes d int r ts publics Il faut pouvoir travailler avec le niveau technologique du moins performant c est dire tenir compte de l quipement ou du non quipement des soci t s locales La remise d offre lectronique ne serait pas possible par exemple aujourd hui tant donn les moyens dont disposent les soci t s locales Pour l instant les limitations l gales mais aussi technologiques
20. ci n para la Licitaci n y Contrataci n Electr nica A a a As 18 Fonctionnalll s msi risa keanan a ANa ASESOR NATS lan nistites 18 B A TIC S OO 19 Mode A a Ro 19 Adresseinternet edsane A A O Te 19 D USA DoDBizOpps Department of Defense solicitations ooooncnnnonnnnncnocnncnnoncnnnnnneo 19 a Ce EEA 20 B n fices nur an A une bss 20 Mode da 21 Adresses MEE iS 22 Revue des articles scientifiques sur l E government ssssssssssse 23 EN on PO 25 Les annexes au rapport eesssoessoesssesssesssoossooesoosesoessseessocssoossooesssesssecesoossoossosessoessseessoossoosess 26 A TT N 26 Les textes D aUx Ss IAN ES ER A 2T La l gislation DE A E a a late 27 Les directives CUrop e ines AA A a 27 L s sp cificit s r gionales nar rei la ak 27 Les codes de secteurs ARNO Se e Sn 28 ESS solutions technologiques sin near en nan el t ann AAEE 28 Crit res d analyse de sites gouvernementaux ccoooocoococonoconononnnonnnoconononnnonn nono cnc no cnnncnnnccanncins 28 BID OEPM Rea 29 Sites d information sur l E procurement coronan nnnnncconncinns 29 Sites Benchmark iio ets 29 Source textes JUndiqUes ai iii 29 Echelles d valuation de sites administratifs oocooonicccnocccooccconoconaconn nono nonnoconocnncnnnncnnncnns 29 Centre Interfacultaire de Technology Assessment Groupe de Recherche en Informatique et Sciences Humaines Introduction La convention pass e entr
21. d appel public la concurrence en format PDF ainsi que de t l charger le DCE ou de le commander par CD ROM envoi par la poste le CD ROM est gratuit Lorsque l on t l charge le DCE le nom ainsi que l adresse e mail de l entreprise sont demand s afin d tre averti automatiquement des compl ments ou modifications futurs apport s aux documents Ce site propose galement une bo te outils reprenant d une part une rubrique Utilitaires qui permet de t l charger et d utiliser gratuitement les utilitaires n cessaires l exploitation des fichiers lectroniques composant le DCE Acrobat Reader Volo View Express D autre part une rubrique foire aux questions qui r pond aux questions les plus fr quemment pos es au sujet de SAOMAP Enfin la rubrique liens utiles qui propose d autres sites concernant les march s publics tels que Le portail des march s publics Le guichet des formulaires n cessaires pour r pondre aux appels d offres Ainsi qu une s rie de sites connexes tels que le site Service Public le portail d acc s l administration fran aise et l information administrative ou encore le site LEGIFRANCE les textes l gislatifs et r glementaires essentiels Outre le service de recherche proprement dit deux autres services sont offerts sur ce site Un service d Abonnement qui permet de s inscrire afin de recevoir directement par
22. dopt e par le Bulletin des Adjudications BDA pour ces publications De nos premi res interview il ressortait que l unique avantage de publier les avis sur un portail RW provenait du d lai publication existant au BDA de l ordre de 10 jours En effet d un point de vue l gal c est la date d envoi qui pr vaut et donc un envoi simultan vers un autre portail n entrave pas le principe d galit entre les soumissionnaires et m me les avantagent puisque le d lai pour les remises de dossier courent eux aussi partir de la date d envoi A partir du moment o le BDA opte pour la solution JEPP il va de soi que le d lai de 10 jours passera 1 jour et donc le portail RW n offre pas de r el avantage concernant la publication des avis de march En ce qui concerne le choix entre le JEPP et la solution CAP GEMINI la deuxi me assure que les standards technologiques utilis s seront compatibles avec la premi re Il semble aussi que pour le MET il faudra acheter aussi la licence JEPP Reste que pour le MRW et les OIP le choix se fera entre l une et ou l autre solution Donc la publication des avis sur un site portail RW pourra se faire en parall le si d autres fonctionnalit s y sont d velopp es comme suit Concernant le JOCE il permet l envoi par e mails des avis de march s suivant un des 12 formats standards Ces formulaires sont t l chargeables sous format WORD La solution CAP GEMINI pr voit aussi ces formula
23. dre aurait un r le d arbitre Mais c est essentiel en terme de d veloppement conomique mais il y a un probl me d ontologique Il ne s agira pas d un conseil technique mais plut t une aide qui donnerait le plus de chance une entreprise d tre s lectionn e Dans le but par exemple d viter qu une offre soit rejet e pour irr gularit C est vraiment dommage d liminer des entreprises sur base de documents manquants Qui doit tenir ce r le L metteur de l information devrait tenir ce r le En l occurrence la commission f d rale MP Il s agit d un principe de base que celui qui est l metteur de l information est celui qui doit mettre disposition le service le plus ad quat et l information mise jour sans quoi l information n a pas de valeur officielle d un point de vue l gal Donc il faut monter au niveau du f d ral et m me au niveau europ en puisque les directives ont un poids de plus en plus important Le probl me avec la commission est qu elle intervient dans l ex cution du march Or ici on parle de la mise en uvre du CSC et des avis ce qui ajoute une grande complexit D s lors cela devrait tre un service administratif proprement dit et de caract re multidisciplinaire Ce service pourrait aider les entreprises se positionner en terme de capacit financi re et conomique donc cela demande d autres comp tences 13 Centre Interfacultaire de Te
24. e Cette recherche peut se faire sur le site complet ou sur certaines sections seulement choisir parmi une liste restreinte Le menu se compose ensuite de 4 sections La premi re concerne la recherche d appels d offres rapide ou avanc e La recherche rapide s effectue gr ce au moteur de recherche ci dessus tandis que la recherche avanc e permet de pr ciser les r sultats souhait s par une s rie de crit res tels que l agence d o provient l offre la date d mission etc La seconde section reprend les fonctionnalit s particuli res propos es par le site comme la rubrique mes favoris qui permet aux fournisseurs potentiels d enregistrer leurs crit res de recherche afin de reproduire la m me recherche chaque fois qu ils viennent sur le site elle leur permet galement d enregistrer les offres qui les int ressent afin d en conserver la liste pour une seule consultation en fin de visite La rubrique suivante auto notification des appels d offre explique la d marche suivre afin de recevoir directement par e mail les offres qui correspondent aux crit res du fournisseur La derni re rubrique version sans fil explique comment il est possible de consulter les offres lorsque l on n est pas au bureau gr ce un palm pilot La troisi me section propose une liste de liens comme la rubrique CCR o l on explique comment y inscrire son entreprise Les autres rubriques sont principalement d
25. e la R gion Wallonne et AWT a pour objet est une mission d tude visant soutenir la R gion dans son projet de restructuration de l ensemble de ses sites WEB Ceci en vue d offrir aux utilisateurs un meilleur acc s l information et de pr parer les futurs sites s int grant dans le projet e gouvernement Dans cette optique l AWT a souhait partir d un domaine d application concret C est la probl matique des march s publics qui a t d sign e comme tel par le Gouvernement Wallon celle ci concernant en effet de nombreuses entreprises Le travail confi la CITA Centre Interfacultaire de Technology Assessment des FUNDP et au GRISH Groupe de Recherche en Informatique et Sciences Humaines de l ULB par l AWT dans le cadre de cette convention concerne l tude qualitative des besoins en mati re de portail d appels d offres pour les march s publics ainsi que l analyse des initiatives existantes en la mati re Ce travail s est d roul en deux tapes Dans un premier temps nous avons r alis une description de sites portail d e governement existants ou en voie de cr ation ainsi qu une synth se de la litt rature scientifique en mati re de E government Dans un second temps nous avons r colt aupr s du groupe de travail form pour cette convention des informations relatives au march s publics Ce groupe de travail tait compos d une douzaine de personnes ayant une ma trise d
26. ecteur public pr f re traiter avec les grandes compagnies Souvent en effet les plus petites compagnies proposent un niveau de flexibilit un service et un engagement qui est tr s attractif pour les acheteurs du secteur public De plus de faibles frais g n raux signifient souvent que ces compagnie peuvent tre tr s comp titives Ce site permet ces compagnies d acc der plus facilement aux offres publics Pour les autorit s en charge de l attribution des projets ce site propose un nouveau moyen gratuit pour la publication de leur exigences en mati re d achats Il offre galement l opportunit d largir le r seau de fournisseurs potentiels Ce portail offre des b n fices aux acheteurs et aux fournisseurs non seulement en concentrant les achats sur un seul point de vente mais galement en fournissant d autres informations relatives aux appels d offres publics Il minimise les co ts de publication mais aussi la charge administrative associ e aux processus papier traditionnel Mode d emploi Le site comprend cinq rubriques principales tr s facile d acc s Nous allons les pr senter en d tails les unes apr s les autres La premi re rubrique Tenders permet la consultation des appels d offre Dans la fen tre de droite se trouve la liste de l ensemble des appels d offres remise jour quotidiennement La fen tre de gauche propose quant elle une recherche par cat gorie ou par mots cl
27. es liens vers d autres sites reli s comme le site fedbizopps Enfin la derni re section Rechercher de l information sur propose de l information sur les diff rents codes et syst mes de classification utilis s La page d accueil quant elle est constitu e de 5 sections Mission Getting started Outreach About us DoD Procurement Processes La premi re Mission reprend les trois principaux objectifs de ce site savoir aider les fournisseurs potentiels trouver des opportunit s de vente aider ces m mes fournisseurs d marrer le processus de r ponse un appel d offre en ligne et enfin leur apprendre vendre au gouvernement f d ral La seconde section Getting Started premiers pas explique aux nouveaux arrivants la marche suivre pour utiliser ce site de la mani re la plus optimale Ainsi peuvent ils savoir ce 21 Centre Interfacultaire de Technology Assessment Groupe de Recherche en Informatique et Sciences Humaines qu il est possible de faire avec Dodbusopps et comment il est possible d y arriver comment r aliser une recherche rapide ou avanc e comment tre averti par mail d une nouvelle offre correspondant leurs crit res comment rechercher les codes correspondants aux produits offerts comment pointer les offres int ressantes et y revenir plus tard afin de pouvoir continuer visiter le site Cette section propose galement d
28. es liens vers d une part diff rents sites li s l e government d autre part des sites permettant de t l charger des outils informatiques n cessaires au traitement de certaines offre un lien enfin vers les sites des diff rents d partements et agences ayant r diger les offres et sur lesquels les fournisseurs potentiels doivent remettre leurs propositions La section suivante Outreach en savoir plus met disposition diff rents documents ou d autres mat riels susceptibles d aider les fournisseurs potentiels obtenir leur march La quatri me rubrique About us A propos du site r pond aux questions telles que Qui a d velopp le site Pourquoi a t il t d velopp Comment fonctionne t 1l La derni re rubrique enfin retrace le processus complet de mise en ligne et de r ponse des appels d offres Il s agit du processus que nous avons d j r sum au point 4 1 ci dessus Pour terminer la barre de lien qui reste affich e en haut de la page propose les liens suivants l accueil le plan du site les outils internet offerts pour une meilleure navigation sur ce site un feedback qui permet l utilisateur d envoyer ses commentaires ou ses questions par mails et la page des questions les plus fr quemment pos es Adresses internet http www dodbusopps com 22 Centre Interfacultaire de Technology Assessment Groupe de Recherche en Informatique et
29. fication du processus En effet elle facilitera la t che des soumissionnaires mais aussi des administrations En effet les soumissionnaires doivent souvent se balader d une administration une autre pour se procurer leur attestation De plus une fois la demande introduite la d livrance de l attestation met elle aussi beaucoup de temps L agent traitant de son c t devra souvent v rifier que les documents sont bien complet et valable Un syst me pouvant g n r ce type de proc dures de fa on automatique serait une valeur ajout e certaine 10 Centre Interfacultaire de Technology Assessment Groupe de Recherche en Informatique et Sciences Humaines E Suggestions de fonctionnalit s propos es par les personnes interview es Avis de march public Contenu des avis de march s Dans le contenu de l avis de march publi en ligne il y a des informations essentielles que l on ne peut omettre l identit du service qui va piloter le march la personne de contact l objet du march les crit res de s lection s ils sont indispensables le type de proc dure qui va tre utilis la date de limitation de r ception des offres s il s agit d un march lots la date d ouverture des offres si c est un march ouvert Ces informations sont n cessaires pour que l entrepreneur d cide si oui ou non il va demander le cahier des charges De plus ce sont des informations qui sont d j publi es au bul
30. font que actuellement seul le travail d envoi et de r ception seraient doubl s et peu simplifi s 14 Centre Interfacultaire de Technology Assessment Groupe de Recherche en Informatique et Sciences Humaines Description de l existant en mati re de portail e procurement A France SAOMAP Service d Appels d Offres pour les March s Publics Fonctionnalit s SAOMAP permet de consulter les Avis d Appels Public la Concurrence et de t l charger les Dossiers de Consultation des Entreprises pour les March s Publics du Minist re de l Equipement Administration Centrale et services d concentr s Directions D partementales de l Equipement Centres d Etudes Techniques de l Equipement SAOMAP permet galement de t l charger gratuitement les Dossiers de Consultation des Entreprises DCE ou de commander les DCE sur CD ROM B n fices Pour les entreprises pouvoir disposer sous forme lectronique des dossiers de consultation devrait leur permettre de r utiliser sans avoir les ressaisir les documents constitutifs des DCE Par exemple les entreprises pourraient s abstenir de digitaliser les plans papier et r utiliser directement dans leurs logiciels de traitement les fichiers lectroniques contenant les plans Pour l administration la mise disposition des entreprises des DCE sur serveurs peut amener des conomies cons quentes ce qui va dans le sens de la ma trise des d penses publiques
31. gne On peut imaginer une s ance de Q R organis e sp cifi e dans le CSC Lors de la s ance les questions ont t r pondues publiquement mais en plus on peut mettre en ligne l ensemble du PV Toutes questions avant remise des offres peuvent tre post es avec la r ponse sur un site La publicit est faite avec les moyens dont on dispose Cependant il faut respecter l galit des soumissionnaires dans chaque proc dure de passation Il faut aussi assurer l galit de l information papier et de celle lectronique D s lors comme seul le FD est au courant de toutes ses infos il est le plus m me de les mettre dans le 11 Centre Interfacultaire de Technology Assessment Groupe de Recherche en Informatique et Sciences Humaines syst me Une autre mani re est d imposer que les questions soient post es sur le site ainsi que les r ponses en notant l adresse du site dans le CSC ou l avis de march Acc s limit Les questions doivent maner d une personne int ress e par le march et pas monsieur tout le monde Pour ne pas d border le FD Donc il faut un filtre l entr e avant le FD Si pas soumissionnaires on revoit vers un glossaire de contact pour les rediriger ailleurs Il faut viter les d rives en demande d information Remise et traitement des offres Si la signature lectronique est accept e alors cela ne pose pas de probl me de r ception Pour autant que le support papier soit encore
32. ion Le contexte actuel en mati re de march s publics est assez mouvement En effet nous sommes dans une p riode o les initiatives sont prises tous les niveaux de pouvoir de la D412 jusqu au gouvernement f d ral Cela ne facilite pas la t che et l on comprend mieux l attitude attentiste adopt e par la cellule wal on line actuellement De ce fait il serait dommage d investir dans des solutions co teuses qui sont d j en d veloppement d autre niveau de pouvoir Bien s r il faut s assurer de ces synergies Pour se faire un groupe de travail s est constitu rassemblant l ensemble des acteurs de la Belgique en mati re d E government Pour l instant la t che de ce groupe de travail est d tablir une taxonomie commune pour les sites publiques En somme il s agit de d finir l ensemble des v nements de vie pertinents pour chaque activit Je cr e mon entreprise Je veux r pondre un appel d offres En ce qui concerne les MP l initiative JEPP existe au niveau f d ral et semble conditionner les initiatives au niveau wallon dans la mesure o celle ci peut convenir aux sp cificit s wallonnes Bien s r m me si cela conditionne les investissements en d veloppement technologiques Il reste qu un portail march s publics pour la r gion wallonne peut avoir une r elle valeur ajout e pour les soumissionnaires mais aussi pour les administrations Pensons au d veloppement d une b
33. ires standards Consultation et acquisition du cahier des charges Comme nous l avons d j dit le cahier des charges est demand au service qui a mis l avis la personne de contact inscrite comme telle dans l avis de march ou bien la D412 dans le cas du MET Certains services envoie ce cahier par mail c est le cas principalement lorsqu il ne fait que quelques pages ou dans le cas d une proc dure n goci e sans publicit o le CSC n est pas obligatoire La plupart des services l envoie par courrier papier Certains services ne diffusent pas l enti ret du cahier des charges et proposent aux soumissionnaires de venir consulter la partie non publi e dans un lieu et une date fix es Ce cahier est payant dans le cas du MET mais l est tr s rarement dans les autres cas sauf quand celui ci occasionne des frais important au service metteur C Gestion des informations de r ponse aux avis de march Demande d information Toutes les personnes qui le souhaitent peuvent faire appel la personne de contact indiqu e dans le cahier des charges pour obtenir des renseignement sur un march particulier Ces demandes peuvent faire l objet d un avis rectificatif Si les informations demand es sont importantes mais ne donne pas lieu la r daction d un avis rectificatif alors l agent traitant se chargera de pr venir l ensemble des soumissionnaires Centre Interfacultaire de Technology Assessment Gr
34. letin des adjudications il ne s agit donc pas de favoriser les utilisateurs de l Internet Envoi d un avis de march L envoi de l avis de march au bulletin des adjudications et au JOCE devrait se faire en m me temps que l enregistrement de celui ci en ligne de mani re ce qu il apparaisse d abord sur le site ce qui garantirait l attractivit du site L id al serait que l avis de march puisse para tre sur le site le lendemain de l envoi officiel au JOCE et ou au Bulletin des Adjudications Modalit du Cahier sp cial des charges Paiement Sous forme de fichier avec un paiement s curis pr alable au t l chargement Le t l chargement Le t l chargement en ligne du CSC pose un probl me l gal puisque le d lai de 6 jours ne peut tre d pass entre le d p t de la candidature et l envoi du CSC donc il faut pouvoir faire la preuve de l envoi du CSC Cela marchera s il y a un accus de r ception l gal Un autre probl me est la s curisation de l acc s et du contenu du CSC Dans le cas d une proc dure restreinte seuls les candidats retenus doivent pouvoir avoir acc s au CSC Quand un CSC est envoy les soumissionnaires renvoient la partie formulaire originale compl t e v rifiable car pour certaines parties on voit qu il y a eu copie Il est impensable de pouvoir v rifier que chaque ligne est bien conforme celle de l original Demande d information sur le CSC Forum en li
35. nn es sur les MP et les cas particuliers de la l gislation mais nous y reviendront dans nos suggestions Informations sur l e procurement dans le secteur public Diff rents groupes de travail ont mis sur pied des partenariats europ ens ou internationaux afin de faire partager leurs exp riences aux diff rents tats et administrations C est le cas de IDA Interchange of Data between Administrations qui rassemble entre autre les tudes de cas qui illustrent les meilleures pratiques en mati re d e procurement et organise des rencontres d experts nationaux travaillant dans ce champ Voir http europa eu int ISPO ida Deux autres groupes sont galement signaler L eCT electronic Calls for Tenders d une part qui tudie les partenariats public priv possibles afin de faciliter l acc s et l utilisation des appels d offres en mati re de travaux publics Voir http ect cstb fr SIMAP Syst me d Informations pour les March s Publics d autre part qui vise contribuer l effectivit du March Unique en encourageant fournisseurs et entit s adjudicatrices adopter les meilleures pratiques et utiliser les nouvelles technologies de l information et du commerce lectronique pour fournir toute l information n cessaire la meilleure rentabilit des march s publics Voir http simap eu int 2 http simap eu int FR pub src welcome htm Centre Interfacultaire de Technology Assessment
36. nt propos es par le groupe de recherche Celles ci d pendent de trois strat gies e Social Beta Test il s agit de tester l application en situation r elle avec un feedback de la part des utilisateurs e Firewalls dont le but est d viter les dommages caus s par diff rents types d intrusions e Leak backs ont pour but de synchroniser lentement les op rations internes de l organisation et Internet Nous avan ons que dans notre cas que les minist res devront combiner ces strat gies de diff rentes mani res suivant le type d information qu elle d cide de mettre en ligne Par exemple on pourrait s parer l information de la mani re suivante Acc s complet pour O Guide de la d marche suivre pour r pondre un appel d offre O L inscription en tant que fournisseur dans la base de donn es du minist re O Description de l appel d offre de mani re succincte Acc s prot g un profil individuel permettant O De consulter les informations compl tes concernant les appels d offres O L envoi prot g de fichier au minist re concern s L interactivit est minimale dans ce cas puisqu elle n intervient que lors de l inscription de l entreprise Ensuite il ne s agit que de poster des fichiers sur un site prot g o seul l acc s est contr l 24 Centre Interfacultaire de Technology Assessment Groupe de Recherche en Informatique et Sciences Humaines Conclus
37. obre 1991 Ici aussi l change en interne se fait par mail et par courrier papier Publication Les avis sont envoy s au bulletin des adjudications et au JOCE dans le cas d un march europ en soit directement par l agent traitant soit via l envoi pr alable la D412 la direction g n rale des services techniques qui centralise l ensemble des avis pour le MET L avis n est publi que dans le cas d une proc dure ouverte c est dire dans tout les cas sauf en proc dure n goci e sans publicit La publication des avis rectificatifs suit le m me chemin que celle des avis de march La plupart du temps ce sont les demandes faites par les soumissionnaires qui vont donner lieu la r daction de ces avis Dans ce cas la publicit faire sur la modification est laiss e l appr ciation de l agent traitant qui garde toujours le respect de l galit entre les soumissionnaires en t te Dans d autres cas c est la relecture apr s publication au bulletin des adjudications qui entra nera la demande de r daction d un tel avis Les avis indicatifs pr alable aux avis de march s ainsi que les avis de march pass ne sont publier que dans le cas de march europ en L envoi la publication se fait par fax ou par courrier ou par e mail au niveau de publicit europ enne Diffusion Aucune diffusion n est faite par le pouvoir adjudicateur hormis la publication officielle Dans le cad
38. ondre la demande ne sont pas syst matiquement branch s l internet Pour ce qui est du CSC comme il y en a beaucoup qu ils sont en g n ral tr s volumineux Il serait mieux de les stocker sur des serveurs propres au MET et au MRW et dans les OIP 12 Centre Interfacultaire de Technology Assessment Groupe de Recherche en Informatique et Sciences Humaines Informations G n rales Les OFP Les questions pos es qu elles soient g n rales ou qu elles concernent un march particulier devraient appara tre ainsi que leurs r ponses sur le site En lien direct avec le march concern s il s agit de demandes de pr cisions sur celui ci Aide en ligne Pour les administrations La cr ation d une permanence en ligne pour toutes questions pr cises et ou d licates sur les MP Celle ci devrait tre cr e par la Commission RW March s Publics dirig e par Monsieur Georges Dereau Donc on pourrait imaginer que ce soit un service ouvert exclusivement aux administrations et o la r ponse est donn e par un juriste et est plac e dans une base de donn e accessible tous via un moteur de recherche efficace Pour les soumissionnaires Une aide la r daction des offres la lecture des avis ce que l entreprise doit faire Donc une aide en ligne soit par des pages d information soit un forum en direct Mais c est d licat car la personne au niveau de la R gion Wallonne qui s occuperait de r pon
39. onnaire Il existe un groupe de recherche CyPRG dont le centre d int r t est le d veloppement des sites Internet dans les administrations publiques plus pr cis ment ils tentent de mesurer et d expliquer l ouverture de chaque minist re Cette ouverture d pend de deux caract ristiques la transparence et l interactivit Pour chacune de ces caract ristiques ils ont d velopp une s rie de crit res permettant de mesurer le degr de transparence et d interactivit La transparence concerne la disponibilit de l information n cessaire pour naviguer travers un syst me social grande chelle Les cinq crit res d terminent la profondeur d acc s et la profondeur de la connaissance des processus que l agence est pr te r v ler Il s agit e Du test d appartenance qui vise d terminer le degr d implication du minist re dans son site e Du contact permettant au visiteur de contacter des individus ou des d partements du minist re e De l information op rationnelle et organisationnelle a pour but d valuer le degr de communication concernant les processus les proc dures propres aux activit s du minist re mais aussi la fa on dont elle communique ses objectifs et sa vision e Cons quences pour le citoyen la fa on dont le minist re exploite le site pour y exposer des lois des d crets mais aussi les formulaires disposition du citoyen e L actualisation de l information
40. oupe de Recherche en Informatique et Sciences Humaines D un point de vue l gal aucune information ne peut tre publi e entre l ouverture des offres et l attribution du march La demande d information dans cette p riode mane de l adjudicateur pour des pr cisions sur le prix par exemple Pour les demandes d ordre g n ral elles sont le plus souvent canalis es aupr s des services comp tents Les demandes peuvent se faire par tous les canaux d informations Il y est souvent r pondu par le m me canal Sauf en cas de demande importante n cessitant une r ponse officielle celle ci doit parvenir par courrier et le plus souvent sign e par un sup rieur R ception et traitement des offres Les soumissionnaires sont appel s remettre leur offre avant une certaine date limite Date laquelle l on peut proc der l ouverture des offres Les offres sont remises par courrier papier L ouverture des offres est un acte officiel r alis par un pr sident de s ance le directeur g n ral ou un juriste et ses assesseurs C est le service concern qui d pouille les offres et proc de un classement motiv apr s avoir cart d une part les soumissionnaires ne r pondant pas aux crit res de s lection qualitative ONSS TVA et d autre part ceux qui ne r pondent pas aux crit res indiqu s dans le cahier des charges L analyse des offres se fait en g n ral en deux tapes La premi re pa
41. ournisseurs doivent d abord s inscrire en ligne sur le site CCR Central Contractor Registration Et s ils veulent pouvoir y r pondre ils doivent disposer des interfaces ad quates Celles ci sont disponibles en ligne via certains sites qui proposent des plate forme compl tes pour les entreprises qui n en disposeraient pas encore B n fices Pour les fournisseurs potentiels Augmentation de la visibilit des opportunit s Un meilleur acc s de l information utile pour d cider d offrir ou non Un temps de r ponse r duit de mani re significative Pour le D partement de la D fense Plus de vendeurs potentiels et donc plus d offres comp titives Des d lais d approvisionnement plus courts 20 Centre Interfacultaire de Technology Assessment Groupe de Recherche en Informatique et Sciences Humaines Une r duction des co ts de publication des offres Une plus grande visibilit des sites des agences qui mettent les appels d offre La conservation d un degr de libert au niveau de l agence Plus de commerce lectronique et moins d op rations papier Mode d emploi Le site se compose d un menu gauche d une page d accueil sur la droite et d une barre de lien en haut de page Le menu de gauche ainsi que la barre de liens restent affich s lorsqu on se d place travers le site Le menu propose tout d abord une recherche rapide par mot libre introduir
42. r l agent traitant qui fait une premi re analyse sur les crit res de s lection qualitative et sur les crit res de choix du CSC Cette analyse est soumise ensuite un juriste ou un comit d analyse des offres qui fait un choix de l offre la plus appropri e Ce choix doit tre ent rin par la hi rarchie de ce service ou par la direction dont il d pend L envoi de la d cision aux entrepreneurs non s lectionn s et ceux dont l offre n a pas t retenue est faite par courrier soit par l agent traitant sous couvert de son sup rieur soit par la direction dont d pend le service concern Il en est de m me pour la notification l entrepreneur qui emporte le march La motivation de l attribution doit tre demand e par le soumissionnaire cette demande devra faire l objet d une r ponse dans les quinze jours Dans certains cas comme au MET par exemple ce choix doit tre avalis par l inspecteur des finances et par la direction des contentieux Il est important que les informations fournies par les soumissionnaires attestation TVA ONSS bilans puissent tre attest e d une mani re ou d une autre Id alement le syst me devrait g n rer les attestations lui m me gr ce un dialogue avec les bases de donn es existantes D s lors il y aurait deux tapes la r ception de l offre et l acceptation de l offre r guli re irr guli re Cette tape est cruciale en mati re de simpli
43. re des march s de travaux cependant les f d rations d entrepreneurs reprennent les avis publi s au bulletin pour les rediffuser via leur site ou leur propre publication S il s agit d une proc dure restreinte le dossier de candidatures est dans un premier temps envoy sur demande des soumissionnaires La s lection qualitative est r alis e sur base du dossier de candidature par le service concern et approuv e par sa hi rarchie directe ou par la hi rarchie de la direction g n rale dont le service d pend Le CSC est envoy aux candidats s lectionn s les autres sont notifi s de leur non s lection qui peut tre motiv e sur demande du candidat Il est bien s r envisageable de cr er des listes de diffusions suivant certains crit res tels que le secteur d activit s le montant ou autres codes NUTS ou CPV Pour se faire les soumissionnaires devront s inscrire au pr alable sur le site portail Centre Interfacultaire de Technology Assessment Groupe de Recherche en Informatique et Sciences Humaines Solution technologique d encodage et d envoi d un avis de march Il existe actuellement deux solutions d encodage d avis en Belgique L une d velopp e par CAP GEMINI pour le MET et l autre JEPP1 pour la d fense La premi re est apparemment plus d taill e que la seconde et semble pouvoir s adapter au MRW sans trop de difficult s Pour ce qui est de la solution JEPP Il semble qu elle va tre a
44. rojet SILICE il ne s agit pas d un portail permettant la mise en ligne et la r ponse en ligne des appels d offre publics Le premier outil commercial disponible actuellement a permis de lanc un projet pilot en 2001 dans les Iles Canaries Le syst me complet de proc dures de mise en ligne d appels d offres devrait tre op rationnel cette ann e dans les Iles Canaries D USA DoDBizOpps Department of Defense solicitations Diff rentes initiatives en mati re de e procurement ont t mises au point aux USA Une architecture commune a t mise en place travers laquelle tous les services de l e gouvernement peuvent interagir Les trois principales initiatives sont les suivantes FedBizOpps Federal business opportunities il s agit du point d entr e unique pour l enregistrement ou la consultation de tous les appels d offres f d raux de plus de 25 000 Il permet aux administrations de publier directement leurs appels d offres sur le site et aux fournisseurs potentiels de rechercher suivre et retrouver ces m mes appels d offre L efficacit de ce site est garantie par un change de donn es plus facile entre le site et le syst me d appels d offres de chaque agence DodBusOpps Department of Defense business opportunities ce site est similaire au pr c dent ceci pr s qu il ne concerne que les appels d offres manent du minist re de la d fense sans limite inf rieure de budget
45. s Il est galement possible de demander un affichage de la liste dans la fen tre de droite par type d annonces les appels d offres seulement toutes les annonces les contrats attribu s La liste r sultats affich e reprend pour chaque annonce le titre complet l autorit en charge de l attribution du projet la date de cl ture ainsi que la date de publication Lorsque l on s lectionne un appel d offre une fiche plus compl te le concernant s affiche l cran dans la partie droite toujours Cette fiche reprend les indications br ves suivantes le titre l autorit en charge de l attribution du projet un court r sum la date de remise des r ponses la date de publication de l annonce ainsi que la date de cl ture de l appel et le type d annonce suit une version compl te de l annonce ainsi qu une liste de contact par e mail pour toute question relative cette annonce Il est en effet possible de contacter par mail l autorit concern e pour des questions techniques administratives ou g n rales Deux lien permettent enfin d une part de t l charger les documents relatifs cette annonce s ils existent et si l utilisateur s est enregistr au pr alable et d autre part d envoyer cette annonce par mail soi m me ou un tiers La rubrique First Time User reprend une liste de conseils et d explication l usage des utilisateurs qui d couvrent le site
46. s diverses probl matiques concr tes qui pourraient surgir dans les comp tences r gionales en mati re de march s publics notamment l impact socio conomique de ces march s publics 3 de coordonner les points de vue et les interventions des repr sentants du Gouvernement au sein de la Commission des march s publics institu e aupr s des Services du Premier Ministre ci apr s d nomm e la Commission f d rale Sur la r glementation La l gislation concernant les march s publics est vaste et complexe Il semblerait selon les sp cialistes que le l gislateur a voulu pr voir tous les cas de figure Par exemple la constitution d un avis de march d un cahier sp cial des charges ne peut se faire sans une relecture de la loi et de ses diff rents articles Les acteurs sont d s lors partag s entre la pr cision de certains articles et l interpr tation que l on peut faire d autres articles Certes ce probl me est plus du sort de la simplification administrative mais il est tout de m me important de soulign le poids de cette l gislation Devant une telle complexit il nous est difficile de vous fournir une version simplifi e ou lisible de ces textes Nous avons mis l ensemble de ces textes de lois en annexe Centre Interfacultaire de Technology Assessment Groupe de Recherche en Informatique et Sciences Humaines Description br ve du cadre juridique La r glementation en mati re de march s publics es
47. t une comp tence f d rale La publicit faite sur les march s est r gie par des directives europ ennes La l gislation belge o La loi du 24 d cembre 1993 est la loi de base sur les MP o L A R 8 janvier 1996 est l arr t le plus complet Il concerne surtout la publicit faire sur les diff rents type de march s travaux services fournitures et les diff rences suivant le mode de passation adopt appel d offre g n ral appel d offre restreint adjudication publique proc dure n goci e avec sans publicit o Loi du 26 septembre 1996 sur le cahier g n ral des charges se concentre surtout sur l ex cution du march et le respect du cahier des charges o L A R du 26 septembre 1996 donne en annexe le format du cahier g n ral des charges o L A R du 22 avril 2002 prend en compte les 12 formats standards d avis de march s publics issus d une directive europ enne Elle prend en compte l arriv de nouveau moyen de communication tel Internet Les directives europ ennes Les textes sont disponibles en annexe mais aussi sur le site http simap eu int Un lien est galement souhaitable avec le site du Minist re de la Justice qui met jour la r glementation relative aux march s publics mais des descriptifs de ces textes et proc dures devraient pouvoir tre trouv s sur le site Concernant les OFP Etant donn la complexit des MP il semblerait int ressant de cr er une base de do
48. x utilisateurs du site de s enregistrer L enregistrement n est pas n cessaire pour l utilisation du site et donc l acc s aux appels d offres publi s en ligne Les utilisateurs ne doivent s enregistrer que s ils d sirent t l charger des documents relatifs aux appels d offre Une copie de l enregistrement est alors conserv e par l autorit qui a mis l appel d offre t l charg de mani re pouvoir inform les utilisateurs concern s des ventuels modifications ou ajouts apport s aux documents Adresse internet http www e tenders gov ie C Espagne Silice Sistema de Informaci n para la Llcitaci n y Contrataci n Electr nica Fonctionnalit s SILICE est une sp cification produite dans le cadre de la promotion et l adoption de l e procurement dans l administration espagnole que doivent suivre les outils commerciaux utilis s pour la mise en ligne des processus d appel d offres SILICE couvre l enti ret du processus de mise en ligne des appels d offres il inclut l ensemble des diff rentes tapes telles que la pr paration de l offre la publication la soumission lectronique l ouverture le paiement SILICE aborde tant les probl mes de s curit que les probl mes techniques et fonctionnels il pr voit donc l utilisation de la signature lectronique Le minist re de l administration publique est le propri taire de la sp cification cependant les
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