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Réussir ses comptes rendus

1. Pr positions Adverbes Possessifs Quand n cessit Parfois si n cessaire dun axe de sens Respectez une unit grammaticale lors de vos prises de notes Il faut noter que la pens e hi rarchise mieux les id es quand la compa raison porte sur des mots exprim s sur la m me base grammaticale noms ou verbes l infinitif encha n s Pour cette raison les pr senta tions visualis es en hauteur utilisent d ja ce proc d 29 REUSSIR SES COMPTES RENDUS Exemple de prise de notes avec unit grammaticale des t tes de phrase Dossier fiche signal tique test de logique photo d identit N cessit de transmettre doc ensemble des services v rifier dossiers clients utiliser TIC R flexions sur le passage obligatoire de oral l crit l aide du sch ma de la page 32 il vous sera ais de constater que pour transmettre un m me contenu il faut se d barrasser progressivement l crit de beaucoup d l ments li s la redondance de la forme Loral sera n cessairement plus volumineux Pour choisir une comparai son mat rielle l oral serait un peu comme du chocolat au lait parfois tr s laiteux voire blanc quand il est tr s redondant 1 et Pecrit serait du chocolat noir souvent tr s dense parfois 100 chocolat dans le cas des comptes rendus synoptiques de type 5 sous forme de tableaux La dif ficult est
2. m d np uoypsiupB1Q 4 uuop D ans sipq p s p s u u anol np 31P10 anbydouds np jqp uuoj snos y d ap dui x3 uonesiueBuo p suonupa 71 REUSSIR SES COMPTES RENDUS uonesiueBuo p SUO IPJ BQUUD sino ND d i ap aun Jnod s jip91000 s uisiupBio sep seidno plang siosupay Jod siud 212 juouAep JVA s np oo d s Ins sjuawauBblesual seq urouoold HAD JUDAD saydIDWED S p 5 inb plang sio ubaq p seyuos juos pupu p p je Bppq Jod s oop p 6 6 op d ue lqild sns l l os p aydieyoed p Hub D 1u usj uuo id ox uluuii S S uolun l juny d S qpioApJ SIAD Uf eo u lu dx3 p sinboy s p uoHopiloA 3VA O T b l ouo2 sjusweuUBblesueL s p Jod s ss l lul JUOS seuuosied 9 suas 92 s l 6 xnp s p p un pu p s uuop pi p is soana 000 uoJlAu 9 6 s oA sjalgo s p uoyowys a DAJAIU P sow un D uollDuloj s llos sio supp Jnol slinpoid juos as sjoa s nbilpuuoju jqosuods 1 slogng u l
3. np uouloq x ou s u l dulo s p uouuund y sil suo suoyisodoiq p s ipuy s puoqp spadsy op 1 lqp np s i un p uoyojupjdw supp unululo p log uonesiueBuo p suonip3a 123 REUSSIR SES COMPTES RENDUS uonesiueBuo p SUO IPJ supp JUDINSSD US JDHUOD pow J jS Q e 8921 5 SAP 59 s w1 s p uolllulJ p p s10 JAWO9 JIU sjyoalqo S S 980 2 unululoo p 10d s Bip SUOJUSAUOD sjeloid s p sunayosgdo xno jupsodoid u uolproo u J DIDO auNWWOD p anod s roo5 u snjd sineypiedo x s l 100 seBipeu pl p s y sep UOYOSIJYN e 27 SUOLU AUO2 uouluyoq ppupul xubl D ysnos ulpulop np UOHUSAUOI 015590402 uollpiloydx p un JISIOYD enbipunl s joB suoyo qo s p snd ue unululo2 p 2810 sagubis suollu Auo2 sin lsnid no aun supp uuollu ui t vl BbSuz nbipiunl eltounos lqp np s i np s nbiisiu jopipo s p uoyu w AS jupanod seBinyo s p s luD
4. s un l p i d np enbysi6o p Jeunssy p Jueuiejeuuoydeoxe u l n y l uuosi d ll ins seybo puny siul is lqoloAD SIAD un s nboy s p uollopilpA 3VA D UOWeOUOD spjuawsu esua s p qod s ss l ul juos sauuosied s ulDH s jps xnp 5 aBpog 6 6 1 5 Ud SIW p 5104 UN p s jjos sio supp Jno n l n juDAD joa l lqold ououuv Inapo NDAANOU un p xI0U9 0 p Ino urbyooid HAD Q sasiounol je siuouoduul sjual gt S 9eAD na d jueweoun s un l p p d s lipd jiu H d sipiq 10d uoyoorunwwop sjouuorssajosd seulzoBow f l sjods od p lj qnd s lsilpi ds liqnd 6 ajqnop lqi siu ul opld p s inod jueueBuni inod nbilpid t d l s id jqojnpou 4inposd uoldios q lioq p jueWedUD SaSJOAIP suous ne soana 000 suouIAUa D a9h OAg Salon sjalgo s p 5100 Sap LOUDULUS jouayow JOA ap ul lqolq Jounalap m d un p uo
5. JIJJUOD 5 s pup enduoueui 2 0561 uolsnix auawouaud np unp eapedsoid UOlS A ayuor ayny nelue aans6 snid llbl dooo AUDSSIO12 p u B juo joA 1002 91 1295 aUSI10119 s oipuoui uol D10qD 09 1149 alquiajdes L np sjueweuers 95111295 XND 891 SOUSIDSUOD SLI puoul HSS S N uopnpoulu nddp p S 40 S P s pup p upid uonesiueBuo p suonip3a 121 REUSSIR SES COMPTES RENDUS uonesiueBuo p SUO IPJ Sv 6 sejissneu s p 8 7 seido sinoue sap jeddoy ws pnjod opis XIOY sin jji ui s JUDSID Ua jpuoupuu lu upjd ins 5 ua H p 84jU0d jo puow uollllpo s nbupq s p suolipioossp s p un j s np p nu lqo SUOISI29P xno juaweddojessp ua skod s qIssluusupij s lpp puu SIJDUILULO SJUO JAN
6. s nb juasued sj JUSWSUUOSIDI UN p 1u ui ulpuou supp eye quoAnod un Ua y w jeued spiud i lpo un p uoysoddo asiw p suas l 1921oJu 1 anod spuud ap l l ue silp lpo p uoups l n OlAH S SEP ul s ND aINDOYU ql xn ounod Z 2 sap ul s enbiuype Ju Js p sJ spiud l ue si lns swouodd s p Iupsijin u nb eyeu snd upipddo s po s p juawaujoyoue dnoonpeq siojp juassed u s 6 l S L DA sou l p BpjupAD JUBIYO S L sino5 suoyoo s nb sow se pj juos swou 592 syooujonb sup lpo p 2 aspiyd l l ua sunwuwo swou uolps ll n sno s nuuo spd s nbipunl s sjuodoyiod s p ajquiasua p slu uunoop sao UO sil Z s nbipiunl s p jJupinoo no sno sod quos eu sieluep s Jaye UZ uodioyod s p ajquiesua p slu uun oop seo JUO sil nu lJuipui juawayinjiod js 0510 uolsseidui elns wouoid np olill d i p uiuddns is snjd aq np
7. un H S D N s nbiu udiu d s olA1 s s p uolnjoa Issnp sipu s lu lip s n s s p uoyouoj sod uou XIOU2 un JlulJ9Q e 2192 np s 1 l ins sesodoid wwp osd npeanou enboyo inod VS np uoyogoiddo 1epupueq e 19 np p p gyouDW ins UOJAUE s p XIOU gt l aaAld 9191005 ND S I linilsuo ajdwexe 100 W3S ue np s i linisuo suoyooiddo z s p inod 13 dO 001106 091 05 ap lqissod juowp sn d sl l p HSS N e np s i np senbiuyde s yipuuolouo xno lli Melmiedpd l ls s SOUD IOAINS 9 94 BUUO O 9I94 nb uko piA Ipuop j l 50214 XNDAANOU SP D lnH AnO n s l np juopu d pu l5olouuo l 9861 60 08 o VE 2 9440 sup oz lu ul j njopiluoo uolipjiojdx p aging oupJu guuosied p pedseu sip upiu lss idx p s p ow sejpioue unuluuo2 p uoysodoid 115 l r os BUN p DND p 10d s qp2 xnp s 1 s p uolipsii jno jpunwwoo ou j duio2 xnp s juawassi g oja enbiuyoe uoyosiojno lqp inod uollpsioino qnod
8. chapitre 3 Points d ancrage d coute en r union Quatre moments rep rer Le contexte bien d finir le cadre cececcessssesesstecereseseeeseseseseseeeeeees Moment de participation les propositions La d cision t te pensante des comptes rendus L action comme volont op rationnelle Votre joker d efficacit les d tails de fonctionnement chapitre 4 Comment prendre des notes utiles Prendre des notes lin aires l ancienne Les notes en tableau pour davantage de performance REUSSIR SES COMPTES RENDUS Comment prendre ses notes dans le tableau 2 Le mot cl au service de la prise de notes efficace Respectez une unit grammaticale lors de vos prises de notes R flexions sur le passage obligatoire de l oral l crit Densit des contenus mis lors des expos s chapitre 5 Reporter fid lement des changes oraux en r union Le compte rendu de type 1 Le compte rendu de type 1 enregistrement par crit de l expression m caz lordlar m s d n Affiner la fo
9. np s v sl nau A s sn xq pud W UT TNM TV u rn TV solg TV puen q TV TV 1 s rdo sju s 1d o0c unl Z np 1u ui upd p ap sjey gt s p uoiunai ydulo y d snpu i saydwiod nod in Bipi uoypjuss91q 88 Editions d Organisation COMMENT PRESENTER MATERIELLEMENT UN COMPTE RENDU Conseils utiles autour de l organisation mat rielle du compte rendu 4 ordres sont possibles pour pr senter les participants O l ordre alphab tique le plus d mocratique et le plus apte ne vexer personne bien adapt aux r unions de coordination l ordre hi rarchique le plus d licat manier car il n cessite une bonne connaissance de l organigramme de l entreprise ou de l ordre des lus dans le cas d un conseil municipal cette organi sation r clame toutefois de respecter nouveau un ordre alphab tique d s le m me niveau hi rarchique O l ordre sexue le plus lt vieille France gt les femmes d abord les hommes ensuite de moins en moins en usage O l ordre fonctionnel utilis dans le b timent organisation selon l arriv e des corps de m tier sur le chantier Pr noms et noms des participants Selon le type de compte rendu il sera souhaitable d introduire le pr nom en entier c t du nom ou seulement par une initiale O Formule la plus
10. des faits des actions mener Donner la possibilit de voir appara tre des raisonnements e Transmettre des informations la hi rarchie e Reformulation plus claire par th mes e Analyse et synth se d j effectu es pour le lecteur Ton souple e Clair et concis phrases courtes Pr sence de transitions raisonnements facilit s e Ton souple e Pas d ordre chronologique dans la pr sentation e Moins synth tique que le compte rendu n 5 Donner une vision d ensemble imm diate Retenir les bilans d information ou d actions entreprendre Permettre ventuellement un travail en commun sur le document e Bonne visualisation compr hension spontan e e Souplesse tr s grande d utilisation e Tr s synth tique e N cessit du choix d un vocabulaire pr cis et explicite sinon risques d interpr tations Ton directif REUSSIR SES COMPTES RENDUS Les principales lois servant de base la r daction d un compte rendu Exigences Commentaires REFORMULATION PLUS OU MOINS IMPORTANTE DES PROPOS TENUS Selon le type de compte rendu choisi la reformulation des propos sera plus ou moins importante tant par le choix des mots que par le volume des phrases Seul le 1 type de compte rendu est la retranscription exacte des phrases prononc es les autres comptes rendus comportent tous des reformulations l faut prendre cons
11. Editions d Organisation Editions d Organisation POINTS D ANCRAGE D COUTE EN REUNION L action comme volont op rationnelle Les actions ou suites donner s effectueront dans le futur imm diat ou plus lointain de la r union voire tr s proche dans le cas o celles ci doi vent tre op rationnelles tr s vite apr s la r union Elles sont d ordre concret par comparaison avec la d cision Par ailleurs il faut noter que d une seule d cision peuvent d couler plusieurs dizaines d actions D cision Cr ation d un poste d hotesse Actions pouvant en d couler tudier le meilleur emplacement pour situer le poste rechercher une personne comp tente pour assumer ce poste contacter un tailleur pour commander un uniforme ad quat d finir les fonctions exactes de ce poste commander un bureau design pour b tesse valuer le co t de ce poste tudier le meilleur moment pour le d but de cette action informer le personnel de leurs obligations par rapport ce poste etc Il est efficace d s la demande de l action de nommer express ment dans le texte le responsable de celle ci afin de le responsabiliser vraiment Cependant si la volont est tr s op rationnelle il faut galement noter les dates butoirs de r alisation Votre joker d efficacit les d tails de fonctionnement Plus on mart le aux r dacteurs de comptes rendus Faites synth tique plus ces perso
12. Commentaires Reconstruire le texte l est conseill de reconstruire le texte afin d introduire la plus grande coh rence possible au sein d un document d j difficile lire par sa longueur Le fait de synth tiser n est pas exclure sauf dans le cas de participants tr s susceptibles n ayant pas vraiment compris le r le d un compte rendu viter les que et qui plus fr quents que dans les autres comptes rendus l emploi des lt qui gt et lt que est habituel dans ce type de compte rendu Il est en effet fr quent d utiliser des conjonctions dans les cas d expression d une opinion je pense que Ins rer parfois des titres mais jamais de sous titres Ce texte suit la chronologie de la r union il n est donc pas indispensable de cr er des titres Cependant par souci de lisibilit quand le texte est un peu long des titres peuvent tre ins r s pour rappeler les tapes de l ordre du jour Par contre il n est pas d usage de cr er des sous titres Sauter une ligne chaque intervention Afin d intensifier l impact du message il est habile de sauter une ligne entre chaque intervention voire au sein d une m me intervention un peu longue viter de r p ter trop souvent le m me verbe Ce type de compte rendu est difficile r diger car il n cessite de nombreux verbes conjugu s transmettant l opinion ou l attitude de personnes pense que admet r sout Afin d
13. lire par l impression donn e d tre v ritablement en prise directe avec la r alit On peut le rencontrer dans des situations o il est le moyen d analyser de mani re exhaustive les contenus d un oral ainsi que la forme choisie pour s y adapter Par exemple dans le monde de la radio quand il s agit ainsi de retenir par crit les questions des auditeurs Ce document devient toutefois rapidement fastidieux quand l intention de l auteur n est pas centr e sur la forme du texte Il est alors a d con seiller vivement Or souvent l objectif des comptes rendus de r union est ax sur le fond plut t que sur la forme Ce document volumineux n est pas alors d une grande efficacit pour communiquer l essentiel De plus le destinataire doit seul faire l effort de synth se Affiner la forme en reformulant un peu Il est possible galement dans la situation de ces retranscriptions n ces saires de propos exacts pris en st no de reformuler un peu pour d gager le texte des redondances de l oral de ses r p titions de mots d une lan gue aux constructions plus maladroites Voici ci dessous comment le m me d but de texte aurait t trait selon ce principe Observez combien le texte est proche de l oral initial de la page 35 par sa construction ses d veloppements ses r p titions Le texte se pr sente 41 REUSSIR SES COMPTES RENDUS comme une pi ce de th tre Les intervenants sont nomm s et s expri
14. Loral est dans une expression relativement relach e Les mots choisis sont peu recherch s Des repetitions parsement le texte sans complexes La description se dilue toujours l oral Proposition 35 REUSSIR SES COMPTES RENDUS Texte de l oral Commentaire Max Zetin Le nom est pas trop long Luce Daumier On a bien tudi notre cible et on communique avec un personnage que l on voudrait rendre aussi familier que le Marsupilami C est un petit mille pattes la t te tr s rigolote vraiment tr s sympa Nous aurions besoin que vous nous qidiez organiser le petit d jeuner qui devrait avoir lieu le 6 avril Max tu peux faire quelque chose Max Zetin Je peux m occuper bien s r de toute la logistique installation du mat riel tables chaises buffet Luce peuxtu foccuper du traiteur car je suis pas au top pour ces choix l 2 Luce Daumier Sans probl mes On m a d ailleurs conseill un nouveau traiteur Un jeune qui vient de cr er son entreprise et qui propose des produits originaux quelques sp cialit s trang res dont un petit g teau portugais un vrai d lice 1 En plus il n est pas trop cher Ses pr sentations de buffet sont super jolies Il a un godt tr s s r 1 Francois David Tu ne pourrais pas r duire les co fs en demandant de faire quelque chose au chef de notre restaurant Luce Daumier A non Je ne veux pas recommencer ce genre de prestation La derni re
15. ment en style direct Muriel Lagher Nous allons nous r unir aujourd hui assez bri vement car nous devons par ticiper 11 h la r union g n rale du Groupe Dans cet objectif nous avons mis seulement deux points l ordre du jour le lancement de notre nouveau produit lsotoutpetit aupr s de nos clients les plus importants et le r glement des probl mes li s des vols de mat riel Tout d abord Julie pouvez vous r sumer ce que vous avez pr vu pour le lancement d Isotoutpetit 2 Julie Vertin Je ne sais pas si chacun conna t ce nouveau produit qui permet d isoler les aliments dans le r frig rateur sans trace d humidit l int rieur de la boite Sa formule pr sente de plus l originalit d tre modulable car replia ble selon les besoins C est tr s pratique Ce nouveau produit offre Pavantage de ne plus avoir plusieurs bo tes de dimensions diff rentes qui encombrent vos placards de cuisine et votre r frig rateur Luce Daumier C est en effet tr s pratique galement pour les pique niques Plus besoin de transporter des bo tes encombrantes dans son sac dos Julie Vertin Je souhaite organiser un petit d jeuner avec nos meilleurs clients pour leur pr senter ce produit 1 Il s agira surtout de responsables des achats Il serait int ressant galement d inviter aussi deux ou trois journalistes Le texte est comme vous le constatez l g rement modifi par rapport au texte brut pr
16. partir de mots cl s Ne vous inqui tez pas des redondances vous les liminerez par la suite lors de la r daction du texte d finitif Ne pas h siter a demander en apart la fin de la r union quelques informations de d tail mal comprises Si vous pou vez vous le permettre demandez une explication ou un d tail aux personnes concern es Cette pr cision pourra vous apporter ensuite de l assurance et vous permettra de renforcer la qualit de votre compte rendu surtout si les donn es sont tr s techniques ou comportent des chiffres ou des sigles n R diger le plus rapidement possible le compte rendu 48 heures maximum est le d lai le plus efficace surtout si votre m moire vous fait parfois d faut Un compte rendu n a pas besoin d tre m ri Au contraire le temps est un risque la subjectivit peut se d velopper mesure que l effort de m moire s accro t O Ne pas oublier qu un compte rendu est lt une reformulation en langage crit gt Ne cherchez donc pas tre fid le aux mots prononc s la fid lit de restitution des propos doit tre centr e sur le sens les mots en sont seulement le nouvel habillage Or ce dernier peut tre diff rent plus soutenu pour les comptes rendus de type 1 et 2 et obligatoirement un autre texte plus synth tique Editions d Organisation Editions d Organisation 10 ETAPES INCONTOURNABLES POUR REUSSIR VOS COMPTES RENDUS quand il s agit
17. aura d j amorc l acte de synth se Gr ce cette approche les sujets acteurs humains deviennent secondai res pour une mise en valeur des faits Des noms de personnes peuvent bien entendu tre retenus mais seulement pour indiquer un d saccord une marginalisation une responsabilit individuelle ou tout simple ment la volont tactique de mettre en valeur une personne Seuls les 1 et 2 types de comptes rendus r clament de noter syst ma tiquement le nom des intervenants car chaque opinion personnelle doit apparaitre au sein de ceux ci Ordre Synth se des d bats du jour Contexte Propositions D cisions Notez ici les informations contextuelles r sum du probl me bilan besoin Suite donner Notez ici les actions r aliser et le nom des responsables de celles ci ventuellement les dates butoirs Reproduisez ici les titres de l ordre du jour ou le th me du point abord en l absence d ordre du jour Notez en retrait les d cisions prises en les mettant en valeur oo 25 REUSSIR SES COMPTES RENDUS Les notes sont prises sur la page en format paysage pour mieux exploiter le contenu des colonnes Comment prendre ses notes dans le tableau Lavantage de prendre des notes dans un tableau est de contraindre le preneur de notes a beaucoup de rigueur intellectuelle 1 Colonne d
18. celles ci n aboutissent pas une action Or m me si la suggestion est retenue l aspect tr s pratique et direct de ce type de compte rendu conduira ne reproduire que le r sultat de la proposition c est dire la d cision Ne pas introduire de phrases avec verbes conjugu s au sein des textes Un vigilance d criture doit s instaurer lors de la r daction d un compte rendu synoptique En effet m me comprise intellectuellement la contrainte de ne pas employer de verbes conjugu s est facilement oubli e au c ur de l action Lors de la relecture il est donc indispensable de bien v rifier l application de cette r gle En effet les comptes rendus de ce type pour tre admis par tous doivent donner une impression d extr me rigueur Le lecteur per oit en fait cette derni re sans remarquer la contrainte stylistique que s est impos e le r dacteur Cependant lorsque cette contrainte n est plus respect e le texte devient moins cr dible pour le lecteur m me si celui ci ne saisit pas d o provient cette impression 79 REUSSIR SES COMPTES RENDUS Conseils Commentaires Bien choisir les mots lors de la r daction du texte Ces documents sont tr s percutants car le moindre mot compte tant donn leur nombre plus restreint Il est donc indispensable de bien v rifier la port e de chacun Un mot mal choisi peut d former le sens du texte ou pr ter d sourire Les r dacteurs qui mai
19. er un frein de lecture l serait souhaitable de se donner comme contrainte de ne pas d passer six lignes dactylographi es lors de la r daction d un paragraphe Ce volume est indispensable au lecteur pour bien saisir la teneur des contenus et surtout pour ne pas tre rebut d s la lecture Il ne faut pas oublier que personne n est forc de lire votre compte rendu l est donc indispensable de capter l attention Editions d Organisation 14 Editions d Organisation SAVEZ VOUS QU IL EXISTE 5 TYPES DE COMPTES RENDUS Questions Reponses Est ce que la phrase longue est de mise dans un compte rendu Non le compte rendu suit les m mes lois de syntaxe que la lettre Afin d tre lisible il doit respecter les contraintes du cr neau de lisibilit moyen d un Fran ais cr neau situ entre huit et seize mots La phrase de seize mots sera donc la plus fr quente Elle correspond des phrases de deux lignes dactylographi es maximum Bien entendu dans des cas particuliers une phrase un peu plus longue peut tre adopt e mais ce doit tre un fait exceptionnel Comment prendre des notes en vue de la r daction d un compte rendu Il est absurde de donner un conseil de cet ordre avant de bien percevoir les lois pr sidant la r daction de chaque type de compte rendu En effet la prise de notes doit tre adapt e au compte rendu choisi Aussi des m thodes de prises de notes vous s
20. moyen vous permettra de noter plus vite n ayant plus a r fl chir aux ini tiales du nom de chacun Ce papier d tach des notes sera pos c t de vous pour favoriser une consultation rapide durant toute la r union 49 REUSSIR SES COMPTES RENDUS 5 6 7 8 9 Nom Nom Nom Nom Nom 4 Nom Nom 110 3 Nom Nom 11 Nom 112 2 Nom 1 Nom Animateur Ce tour de table num rot est une m thode galement valable pour tous les types de comptes rendus Remarque il est plus difficile de num ro ter au dela de 12 personnes Exemple de compte rendu de type 2 a propos de la m me r union Compte rendu de type 2 litt ral reformule sur la st notypie de la p 35 Muriel Lagher d bute la s ance 4 9 h 30 et pr sente les deux points a l ordre du jour le lancement du nouveau produit Isotoupetit et le r gle ment des probl mes de vol de mat riel Julie Vertin expose tout d abord les avantages de la nouvelle bo te tan che sans humidit int rieure et surtout pr sentant l originalit d tre modulable et r tractable apr s emploi ce qui la rend particuli rement pra tique pour le rangement dans les placards et le r frig rateur 50 Editions d Organisation Editions d Organisation METTRE EN VALEUR LES OPINIONS DE CHACUN Luce Daumier renforce sa prise de position en d montrant que ce produit est particuli rement bien adapt au transport de pique niques Julie Vertin exprime alors son souh
21. utilis dans les situations tr s tendues Editions d Organisation 110 Editions d Organisation NUANCER SES TEXTES PAR LE VERBE LE PLUS JUSTE Mots guides Mots synonymes Nuances V rifier Contr ler Examiner Soumettre alors que v rifier est moins fort e Consid rer avec r flexion et attention avec une connotation d objectivit action rigoureuse de contr le Afin de poursuivre cette d marche avec davantage d acuit il pourrait tre int ressant de proc der a ce type de recherche pour vous m me mais en s lectionnant des noms et des adjectifs adapt s vos pr occupa tions et a votre secteur sp cifiques A vous de jouer 111 Editions d Organisation Le vocabulaire professionnel transmet des messages sur le mode subliminal Au cours de mes ann es d audit en entreprise j ai progressivement pris conscience que le langage employ dans un crit professionnel maitris n tait pas innocent En effet curieusement lors d un travail de groupe sur la qualit des crits les plus familiers de Pecriture professionnelle proposent des changements spontan s ressentis par les autres comme une am lioration certaine du texte tudi Les mots d origine n taient pourtant pas incorrects J ach ve une formation la Chambre de Commerce et d Industrie de Paris Transform en Je termine Quelles rai
22. Fran ois David Dis de suite que je suis radin Luce Daumier Mais pas du tout tu es notre comptable pr f r 1 Expression de langage parl 1 Action Ton badin jamais ensuite retranscrit l crit 39 REUSSIR SES COMPTES RENDUS Texte de l oral Commentaire Max Zetin Bon Fran ois tu te charges de cette recherche et des Action devis pour le mois prochain J aimerais bien qu on prenne une d cision sans plus tarder avant que tout le mat riel disparaisse 1 Muriel Lagher Comme nous sommes tous convi s la r union de 11h et qu il reste tr s peu de temps nous allons exception nellement terminer cette r union plus t t que d habitude Souhaiteriez vous quand m me soulever des questions non pr vues l ordre du jour Luce Daumier Certaines personnes m ont demand des renseignements Question sur les VAE validation des acquis professionnels Il serait peut tre bien que l on approfondisse la question 2 Muriel Lagher J y suis tr s favorable En effet c est une d marche tr s Action motivante qui peut dynamiser des quipes Fran ois pourriez vous vous renseigner et constituer un dossier des organismes qui sont accr dit s ce sujet J aimerais bien lancer au moins une proc dure cette ann e Cela pourrait faire boule de neige Bon je crois qu il faut maintenant terminer car il est presque 11h et on risque d tre en retard Les questions diverses s
23. Sp cifier Synonyme de signaler en mentionnant de fa on tr s pr cise des indications Stipuler e Ins rer une information comme une condition dans un contrat un acte connotation juridique 107 REUSSIR SES COMPTES RENDUS Mots guides Mots synonymes Nuances Concevoir Elaborer 172 tape passant par la conception puis 2 tape l laboration Approche moins intellectuelle que concevoir Pr parer Anficiper de fa on mat rielle avec l id e d une autre tape pouvant tre r ussie gr ce cette d marche Confirmer Certifier e Assurer qu une chose est vraie alors qu une id e de d monstration ou de preuve r side dans confirmer Corroborer Donner un appui en ajoutant de la force une id e ou une opinion Maintenir Affirmer avec fermet et constance Se conformer Appliquer e Mettre en pratique alors que se conformer signifie se mettre en accord Ex cuter Appliquer mais de fa on non critique un projet ou une d cision verbe Observer connotation n gative e Se conformer mais de fa on tr s Respecter r guli re des directives souvent crites Etre vigilant de ne pas porter atteinte Contribuer Collaborer Travailler en commun quelque chose avec quelqu un contribuer ayant le sens d apporter sa pierre l difice Concourir Tendre un objectif commun avec d autres Coop rer e Collaborer conjointe
24. UOHDAOUIY suosipi s p inod si nunu snos u suollol do s p eguuD h UOISIAIG p suolipi do sap ilol p l ans uolun 1 1 luu 1d y Jupinp np siyy 14 uollpsiupBio 1 dq UOHDAOUSY HSIA p ap lqo 4 uuop p aJins sipq p s p asayjuds anol np 21P10 di und y inod a6od anbyayjuAs snos JayUDY npusi d 82 EFFECTUER POUR LES AUTRES L EFFORT DE SYNTH SE uopo anod UOHPULOJUI INO anol addy nod sajou ap asiid ayy uonesiueBuo p suonip3 83 Editions d Organisation Comment pr senter materiellement un compte rendu Lensemble des comptes rendus propos s dans ce livre qu ils soient tra ditionnels ou pr sent s sous forme de tableaux synoptiques peuvent tous d buter de la m me mani re C est cette pr sentation type qui vous sera conseill e au cours de ce chapitre Rompre avec d anciennes facons de faire Le r le de la tradition de service est puissant En effet la plupart des comptes rendus font l erreur de m ler d s la premi re page renseigne ments administratifs et contenu Cette habitude r dactionnelle a t prise il y a maintenant une trentaine d annees une poque o la dupli cation des documents d pend
25. assurer cette prestation Luce Daumier prend alors fermement position contre cette proposition rappelant la lourdeur administrative rencontr e pr c demment lors d un petit d jeuner de ce type De plus elle souhaite proposer une prestation sortant de l ordinaire et estime donc le jeune traiteur mieux adapt cette exigence 51 REUSSIR SES COMPTES RENDUS Les participants approuvent alors ce choix Julie Vertin s engage ensuite avec Pappui de Luce Daumier r server le nouveau traiteur pour le 6 avril prochain et 4 transmettre les cartons d invitation aux 50 personnes concern es a partir de la liste tablie lors de la manifestation pr c dente et de lui transmettre d ventuelles suggestions d autres personnes Francis Duprat et Muriel Lagher proposent de lui transmettre leur liste avant le d but de la semaine de la mi mars Le second point l ordre du jour est ensuite r sum par Max Zetin En effet il s agit d un probl me de vol r cent de mat riel signal depuis un mois par S bastien Dubois responsable du mat riel vid o et de l informa tique Les objets vol s 4 des moments diff rents et 4 un mois d intervalle sont un vid o projecteur deux micro portables et un grand cran plat Fran ois David rel ve la nouveaut de vols de cette ampleur la somme globale du pr judice tant estim e 4 5 000 euros environ Max Zetin fait remarquer que ces vols ont eu lieu dans la journ e a des heu
26. c dent en faveur d une traduction en langage crit Le tutoiement est toutefois limin dans cette version pur e qui n aurait jamais t utilis e dans une r union aussi d contract e les mots de lan gage parl sont reformul s les constructions affin es 42 Editions d Organisation Editions d Organisation REPORTER FIDELEMENT DES ECHANGES ORAUX EN REUNION Commentaires critiques sur les comptes rendus de type 1 Il est g n ralement maladroit d utiliser ce type de compte rendu en situation professionnelle classique r unions comme c est le cas dans Pexemple ci dessus Quand on le rencontre pour des r unions de coor dination il s agit la plupart du temps d une lt erreur technique gt les r dacteurs ou les prescripteurs de ce compte rendu n ayant pas appro fondi la r alit concr te de cette commande En effet au premier degr de r action il para t logique d enregistrer en st no des propos pour les retranscrire l crit dans leur forme la plus exacte Or ce type de compte rendu pr sente plusieurs inconv nients majeurs O reproduire les maladresses de l expression orale normales dans une situation improvis e o l on travaille sans filet O entra ner des r p titions l oral tant moins structur que l crit pour la m me raison qu au dessus O reporter une expression trop d lay e l oral tant toujours plus d velopp qu un crit pour une meill
27. compte rendu choisi Il est donc indispensable de poss der une vue panoramique des documents notre disposition afin de s lectionner le document ad quat 11 REUSSIR SES COMPTES RENDUS R ponses vos questions lors de la r daction d un compte rendu Questions Reponses Quelle difference existe t il entre le proc s verbal et le compte rendu Le proc s verbal est en fait un compte rendu litt ral reformul du type n 1 ou n 2 rarement un n 3 voir p 8 et 9 Cependant contrairement au compte rendu o les participants d couvrent le texte achev les participants ont lu au pr alable le texte et l ont ventuellement modifi Le document mis est donc diffus avec leur approbation Ils ont d ailleurs souvent sign pour manifester leur accord sur la teneur des contenus Peut on s impliquer personnellement dans un compte rendu Que fait on quand on est la fois le r dacteur du compte rendu et un participant actif Non le r dacteur pourtant souvent professionnellement tr s impliqu doit jouer le jeu d une personne en retrait poss dant un certain recul Il faudra donc viter syst matiquement l emploi des pronoms personnels lt je gt et m me nous Par voie de cons quence les possessifs du type nos services gt seront galement cart s Afin d accro tre la cr dibilit du document il est indispensable de donner l impression d un r dacteur ne
28. conviviale Dominique LECORRE Cette fa on d crire est int ressante pour introduire de bons rapports humains entre les personnes Elle est g n ralement utilis e pour les r u nions de travail au cours desquelles les participants s appellent par leur pr nom et ou se tutoient 89 REUSSIR SES COMPTES RENDUS Nuance plus administrative LECORRE Dominique Cette approche est tr s pratique car elle permet de rechercher facilement les noms par ordre alphab tique O Formules plus officielles M D LECORRE ou M LECORRE Cette pr sentation permet de donner un ton tr s officiel la liste des par ticipants En introduisant M Mme Mlle cette forme pr sente l avan tage de pr ciser s il s agit d un homme ou d une femme mari e ou non ce qui peut viter des impairs au t l phone ou lors d une discussion avec des personnes nouvelles La suppression du pr nom entier insuffle un ton plus officiel Formules tr s officielles Mme D LECORRE Chef de service Mme LECORRE Chef de service Il s agit de la m me pr sentation que pr c demment mais en nommant la fonction de la personne ce qui rend les rapports tr s formels en met tant en exergue les pouvoirs hi rarchiques de chacun Remarque li e l air du temps il est de plus en plus fr quent de mettre les noms des personnes en minuscules et non plus en majuscules comme ci dessus Cette nouvelle fa on d crire offre l avantage de respect
29. d argumen tations seules les id es forces cl s chapeautant l argumentation seront retenues Cette forme de prise de notes limine l enveloppe du brillant d expression la prise de notes est centr e sur le contenu Il ne s agit pas de retenir une bonne formule Comme des pierres cl s assises de la pen s e quelques mots aux contenus essentiels vont donc tre juxtapos s Une prise de notes de ce type comporte environ deux huit mots pour exprimer une seule id e Cependant dans le cas de grande maitrise d un sujet ou d une excellente m moire un seul mot pourrait suffire cha cun de juger de ses capacit s rebondir sur son propre volume de notes Ai je trop not ou pas assez Le sch ma suivant permet d avoir une vision d ensemble du type de mots g n ralement retenus lors d une prise de notes par mots cl s 28 Editions d Organisation Editions d Organisation COMMENT PRENDRE DES NOTES UTILES Prise de notes pour les bilans Pass Pr sent Noms communs Adiectifs ou participes pass s pour les bilans employ s comme adjectifs si n cessaires au sens Pr positions Adverbes parfois Possessifs Quand n cessit Si n cessaire Si n cessaire dun axe de sens de nuancer le sens Prise de notes pour les actions entreprendre Futur Verbes a l infinitif 77 f Noms communs ou pa e 7 pour les actions employes comme adjectifs
30. dans les situations qui s y pr tent Vous serez tonn s de leur impact et du soulagement des destinataires et des r dacteurs Il faut en effet d mystifier l crit ne pas croire qu crire en peu de mots de mani re dense appauvrit la langue Bien au contraire crire de cette fa on clarifie la pens e du r dacteur qui peut s autoriser ce changement de registre mais en s appuyant d sormais sur une base saine parce que structur e Depuis quelques ann es ph nom ne li l apparition du traitement de texte et une influence anglo saxonne certaines entreprises ou certains services emploient de plus en plus fr quemment des documents synop tiques tr s visuels o certains aspects mettre en valeur sont pr sent s par colonnes Ce ph nom ne est g n ralement li des initiatives per sonnelles plus innovantes dans le souci de recherche d un plus grand impact des documents Osez crire autrement Particuli rement lisibles ces documents sont en outre aptes transmet tre sur un mode tr s explicite les messages reconnus comme impor tants Certaines personnes h sitent cependant les utiliser La tradition culturelle prime trop souvent en France sur l efficacit On pr f re dans certains cas prendre le risque de ne pas tre lu plut t que de concevoir des documents dont l impact sera pourtant plus fort Il arrive m me 66 Editions d Organisation Editions d Organisation VISUALISER L
31. de 119 un devis pr alable Par contre si le texte ne comporte aucune virgule il faut en placer une la fin de chaque ligne et renoncer au point virgule Nous vous prions de trouver ci joints un document comptable deux factures un devis pr alable Donner de la force vos textes en mettant un nom en t te de phrase La forme impersonnelle est souvent utilis e l crit pour donner un ton neutre aux crits Il semble int ressant de transmettre ce document comptable l ensemble des services Cependant il est plus efficace de mettre le nom en t te de phrase le texte devient plus dynamique Le document comptable devra tre transmis l ensemble des services 94 Editions d Organisation Editions d Organisation ADOPTER UN STYLE TRES PROFESSIONNEL Conseils d am lioration Commentaires Exemples ventuels Inverser la logique adopt e l oral mettre la conclusion en d but de paragraphe et les explications ensuite e Afin d tre tr s percutant lors de la transmission des messages il est vivement conseill de mettre en t te de paragraphe la conclusion laquel aboutit le d veloppement la derni re r union des chefs de service il s est av r que la moiti d entre eux ignoraient la date de la prochaine promotion Une note avait pourtant t diffus e au cours du mois de septembre Il est donc constat des d ficienc
32. de notes enrichies 5 e Pr sentation sous forme de tableau e Retranscription sans verbes conjugu s avec pronoms et articles utilisation de noms et de verbes l infinitif 20 du texte initial Plan th matique SAVEZ VOUS QU IL EXISTE 5 TYPES DE COMPTES RENDUS Objectifs de chaque compte rendu Avantages Inconv nients Donner une information pr cise et compl te sur le d roulement d une r union e Pr senter les opinions des personnes en conservant leur forme d expression la plus proche de l oral e Informer sur les interventions individuelles e Pr senter les opinions de chacun sur un sujet Responsabiliser les personnes par rapport leurs prises de position en faisant syst matiquement apparaitre leur nom e Document de r f rence fiable e Relativement d taill e Clart de la mise en page Connaissance de l opinion de chacun e Formulation trop longue l ments ou d tails inutiles e Non synth tique risque de confusion e Fastidieux lire e Limit aux r unions bien dirig es et structur es risque de confusion dans le cas contraire e Faciliter la compr hension des sujets abord s Effectuer pour le lecteur l effort d analyse et de synth se Faciliter la lecture au moyen de titres Renforcer l esprit d quipe les faits tant mis en valeur au d triment des personnes e Pr sentation au bilan par colonnes
33. de restituer le contexte les propositions les d ci sions ou les actions dans les comptes rendus de type 3 4 5 Transcrivez donc les expressions de langage parl en langage crit II ne vous sera jamais reproch une plus grande maftrise de la lan gue fran aise Beaucoup en effet restent persuad s qu un compte rendu doit tre la retranscription exacte des mots prononc s Ce n est pas le cas Ce qui importe c est le sens La en revanche vous devez faire preuve de beaucoup d objectivit O Ins rer les titres transmis aux participants avant la r union ne pas cr er d autres titres lors de la r daction du texte que ceux envoy s en ordre du jour L int r t est donc de bien anticiper la qualit des titres lors de l envoi de l ordre du jour O Cr er une premi re page administrative Ne pas d buter le texte du compte rendu sur la premi re page la r server aux infor mations administratives noms des participants par ordre alpha b tique ou par ordre hi rarchique Attention reprendre l ordre alphab tique pour ins rer des noms au m me niveau hi rarchique Notez y galement le nom des absents excus s et absents et ven tuellement le nom des personnes auxquelles a t diffus le compte rendu pour information Il est galement int ressant de rappeler en encadr les points a Pordre du jour ou les th mes abord s en cas d absence d ordre du jour pr vu l avance pour le futur classement du texte e
34. de saisir comment conduire son expression vers l limination du lait devenu d sormais inutile lors de la r daction d un document tr s synth tique Densit des contenus mis lors des expos s Cette densit vous l avez d j per ue lors de certains expos s durant les gt quels l orateur souvent d butant ou timide lit son texte devant son 30 Editions d Organisation Editions d Organisation COMMENT PRENDRE DES NOTES UTILES public Soudain votre prise de notes s est r v l e un acte tr s difficile Vous aviez conscience de l importance de ce qui tait dit envie de beau coup noter et vous n en aviez pas le temps Il vous semblait que votre pens e ne parvenait plus a suivre le rythme des mots entendus Celle ci ne semblait plus capable de dig rer le contenu mis Pour cette raison il est conseill de ne jamais crire de phrases compl tes lors d un expos afin de se donner la chance de d velopper sa pens e autour de mots cl s les seuls not s et d tre ainsi accessible tous Prendre des notes a partir d un veritable oral est plus ais En effet des temps de repos sont m nag s par le lt lait gt redondances r p titions redites Or les r unions sont des situations o les personnes s expri ment la plupart du temps dans ces conditions a part le cas ponctuel de lecture de notes enti rement r dig es ou lors de r unions aux contenus tr s bi
35. e Attendre l expiration d un d lai pour proc der l application de la mesure connotation juridique Suspendre e Arr ter dans les situations d indecision d absence de solutions Arriver Aboutir Id e d arriver quelque chose apr s des Conclure efforts continus Derniers l ments avant la fin permettant Parvenir d expliciter la logique de l ensemble mis e Arriver avec l id e de difficult s rencontr es avant cette tape Avoir Acqu rir e Mots multiples synonymes Assumer A viter pour cette raison car entra ne une Compter impr cision du texte par le nombre de D tenir possibilit s de compr hension 105 REUSSIR SES COMPTES RENDUS Mots guides Mots synonymes Nuances Employer Exercer Fournir e Indispensable de rechercher syst mati Justifier de quement un synonyme tr s pr cis pour transmettre l id e sous jacente plac e Obtenir derri erri re lt avoir gt Poss der Produire Rassembler Recueillir Calculer Chiffrer e Donner une indication tr s pr cise de prix tablir e Plus g n ral id e d avoir au pr alable effectu des calculs et de s tre mis Estimer d accord e D terminer le prix ou la valeur par une valuer appr ciation globale Porter un jugement sur la valeur et l exprimer id e plus approximative parfois subjective Causer Apporter Fournir un l ment de connaissance Cr er tre la cause de quelque ch
36. ensuite dans le texte comme un point l ordre du jour ou comme un th me abord en l absence d ordre du jour pr vu Vavance Moment de participation les propositions A la suite d un debat li un probleme ou une situa tion particuli re des personnes prendront l initiative de rechercher des solutions et de les soumettre au groupe au cours de la r union Il s agit alors de suggestions parfois de critiques Ce moment est rep rable l oral par la pr sence de conditionnel pour les suggestions lt on pourrait ouvrir le bureau le samedi matin gt Les critiques sont for mul es souvent l oral sur un mode interrogatif lt Le nom du produit n est il pas trop long 2 gt Toujours reformul es ensuite dans les comptes rendus de type 1 et 2 tr s proches de P opinion de chacun celles ci sont g n ralement absentes des comptes rendus plus synthetiques Elles pourraient m me tre troublantes lorsque la d cision prise est finale ment tr s diff rente des suggestions mises En lisant vite en effet cer taines personnes peuvent par erreur retenir en d cision une simple proposition part cas particulier en Voccurrence lorsqu il serait mala Propositions 19 REUSSIR SES COMPTES RENDUS droit d liminer la suggestion de quelqu un Les deux derniers comptes rendus synoptiques de type 4 et 5 retiendront exclusivement les d ci sions prises pourtant n es de propositions non report e
37. envie de lire de trans mission subliminale de s rieux de formalisation concr te des id es en mots bien choisis Un compte rendu bien conduit peut devenir un v ri table v hicule des id es pour un groupe de travail En effet les contenus gr ce lui d sormais stabilis s exercent un r le de clarification et par la m me de stimulation des quipes REUSSIR SES COMPTES RENDUS Cinq r les pour un m me compte rendu Renforcer la qualit Rediger de la cohesion pour les absents interne Raviver la memoire des participants une memoire crite des exp riences v cues Fournir un outil de travail efficace Editions d Organisation Editions d Organisation Savez vous qu il existe 5 types de comptes rendus Avant d aborder tout conseil pratique il faut tout d abord savoir que cing types de comptes rendus circulent actuellement dans le monde pro fessionnel avec m me quelques nouvelles tentatives innovantes li es aux nouvelles technologies Cette diff renciation s est progressivement mise en place pour r pondre a des besoins ponctuels le traitement de texte ayant permis ces derni res ann es le d veloppement croissant de comptes rendus synoptiques sous forme de tableaux Remettre en question ses habitudes Prisonniers de nos habitudes de service li es la culture du milieu pro fessionnel imm diat nous n avons pas toujours la possibilit de
38. r pond cette critique s indigne sous enlend surprend les participants tol re Crainte craint redoute un diff rend s l ve alors sur une argumentation contraire alors s inqui te de met des r ticences s ensuit 57 REUSSIR SES COMPTES RENDUS uonesiueBiO p suonip3 suoHoy suols s q suoysodoiq sipq p s p nuajuoD ouguinu ipd sop WON s pioqp Souny V Jaidnd uns ap ips Hil Z Ady lduio5 inod s lou ap asiud adAy l 58 Editions d Organisation Comprendre en synthese les contenus Le compte rendu de type 3 Excellent pour renforcer l esprit d quipe pour cr er la coh sion d un groupe ce type de compte rendu est tr s efficace pour transmettre des contenus pour information des personnes peu impliqu es dans les sujets trait s Leffort de synth se est effectu par le r dacteur pour les destinataires Il les guide par son biais vers l essentiel sans leur imposer les m andres des d bats Seuls les points aboutissant 4 une d cision et aux actions mener seront retenus sans entrer dans une description trop pr cise du cheminement ayant conduit a ces choix la Bien entendu tous les d tails n cessaires au bon fonctionnement du ser vice et a la r alisation des actions a entreprendre seront syst matique ment reprod
39. s et refusent la retranscription lit rale du message mis N anmoins ne vous tonnez plus si vous l avez abandonn e depuis longtemps lors de la r daction d un compte rendu Vous en comprenez maintenant la raison 16 Editions d Organisation Editions d Organisation Points d ancrage d coute en r union En r union beaucoup se sentent perdus lors de la prise de notes En effet les propos s rieux c toient des moments informels m l s d apart s hors sujets d anecdotes d instants d humour il para t alors tr s diffi cile de savoir quoi noter quand A la difficult de percevoir Vessentiel se m le aussi une autre difficult celle de se rep rer dans le bain des dif f rents niveaux de langue chacun ne s exprimant pas forc ment sur le m me registre de langue dans une situation d expression souvent infor melle voire rel ch e Quatre moments rep rer Le preneur de notes doit en fait s auto guider en voix int rieure En effet il doit constamment rep rer et particuli rement couter quatre moments participant une cha ne de raisonnement conduisant l action Ces quatre moments sont en quelque sorte ses objectifs inter m diaires pour d clencher l acte de prise de notes En effet il ne s agit pas de noter rythme r gulier C est pourtant l erreur de certains En prenant ses notes il faut garder en t te ces quatre situations phares bien les identifier et d
40. sino np J9 WOUOI9 S UA no niisur UOSIDI JOW np uollpsijun J HA is UBAOW jupsyouuds sa ua s spuud tu ui ubu jpu3 s Bp uDAy uoyisodsip 3140A D S9P9 94d s luqns 5405101 s p o d xnpdisutid yuDsyayyUAS np qp 100 RENFORCER LA COHERENCE PAR LES LIAISONS s poul ul s p op d eyeul yinsu siuued D in aya SAINPE00 d 110181 D s u ulD l UO sJJ Z s p aopjd ue linsu siuu d p in py 80 410491 D seueuD l UO sJJ Jiio lpp un p p id wou un 00 jaopjdwes sinolno Inoj su d p un p uoissaidxe i jou asodwis sduepiAg oun pnuqou IO yueWeauUUOS DJ un p sino5 ND b gt jow s old l p juenbay is unwiwo gt wou un upd lt b gt juawaulpyoua p jou np juowarnjduiay supp pnoy snid dnoonp q s op d ag juoanod sjow sjuauumop s u ul l inyou Sed siolo 5 s pi s p JUSLISUIDUDUS exe l supp pnoy snjd gsijyn jow un ins in jo JeAoaue jawed jyoysuowsp Jilb lpp1 syyo ysuowap sup lpo p UOYDSII s dui x3 s Bp uDAy uoyisodsip 3140A D 5 2 uonesiueBu
41. synth se Il sera en effet plus ais de rep rer les liens entre les diff rentes id es for ces si celles ci sont regroup es sur la m me colonne centrale selon les contraintes d criture du compte rendu de type 5 sans sujets et ver 119 REUSSIR SES COMPTES RENDUS bes conjugu s La colonne de droite sera consacr e aux informations d appui et la colonne de gauche au plan d taill per u en permanence au cours de la prise de notes ou ajout 2 la fin Analyse r ceptive ou analyse active Deux d marches sont possibles une approche r ceptive ot la seule initiative est concentr e dans Peffort de repartition de la mati re entre les colonnes une approche active pour laquelle le lecteur ou l auditeur aura pr alablement cr une grille sp ciale adapt e 3 ses besoins et retiendra seulement au sein de celle ci les l ments susceptibles de Pinteresser II est possible de s entra ner ces m thodes en analysant des articles de journaux de magazines et en prenant en notes des missions Quelques applications vous sont presentees ci apr s af n de vous permettre par Vexemple d utiliser ces methodes synoptiques Par cette d marche vous accroitrez progressivement vos qualit s d ana lyse et de synth se et vous renforcerez vos potentialit s de m morisation Un article de journal analyse r ceptive e Une coalition mondiale contre la pauvret article de James D Wolfensohn
42. vu pour le lancement d sofoufpefif 9 Julie Vertin Je ne sais pas si tout le monde conna t ce nouveau produit qui permet d isoler les aliments dans le r frig rateur sans trace d humidit l int rieur de la bo te Sa formule pr sente de plus l originalit d tre modulable car repliable selon les besoins C est tr s pratique cela permet de ne plus avoir plusieurs bo tes de dimensions diff rentes qui encombrent vos placards de cuisine et votre frigo Luce Daumier C est en effet super pratique aussi pour les pique niques Plus besoin de transporter des bo tes encombrantes dans son sac dos Julie Vertin Je souhaite organiser un petit d jeuner avec nos meilleurs clients pour leur pr senter le produit Ce seront surtout des responsables des achats On pourrait inviter aussi deux ou trois journalistes Je pr vois une cinquantaine de personnes Max Zetin Oui ce serait bien Quand d marre la campagne de pub officielle 2 Luce Daumier Le 6 avril prochain par des spots t l et des pubs dans des magazines professionnels pour toucher la fois le grand public et les sp cialistes C est une campagne qui nous co te cher mais qui devrait avoir un impact sur notre image Reformulation syst matique des expressions de langage parl quand on passera au compte rendu Jamais de tutoiement dans les crits professionnels sauf sur les messageries lectroniques Description du 1 contexte
43. 2 120 chapitre 16 10 tapes incontournables pour r ussir vos comptes TENUE 127 Conel sion nasqanta lama E 131 Une diapositive Seal i l ordre d 131 Pour aller plus loin dans l efficacit 132 Bibliographie th matique 133 VII Editions d Organisation Mais enfin qu est ce qu un compte rendu Cette interrogation est celle de beaucoup de personnes confront es pour la premi re fois a la r daction d un compte rendu Ce document tr s utile pour stabiliser Pinformation est en effet peu d fini concr tement par les ouvrages de r f rence Beaucoup d utilisateurs par voie de cons quence n en cernent pas bien les contraintes et les fonctions Un document rarement enseign par les parcours de formation Un constat peut tre cependant tabli Rares sont les formations propo sant une approche pratique du compte rendu De plus en formation ini tiale ce type de document est rarement enseign m me si le r sum de texte proc de d une d marche intellectuelle similaire Plus tard en milieu universitaire il est implicite d en avoir acquis les m thodes sans pour autant avoir rencontr l opportunit d tre initi sa r daction au cours de son cycle d tudes Or la r daction de comptes rendus est souvent un signe d volution en contexte pr
44. ES CONTENUS DE MANIERE PLUS CLAIRE que certains fassent du volume pour faire bien Ce type de d rive est v ritablement a endiguer Les livres traitant des mati res les plus diverses adoptent actuellement les presentations en tableau per ues comme claires par la plupart Deve nue relativement habituelle pour les textes imprim s l utilisation des approches synoptiques l est plus rarement pour les comptes rendus ou les rapports Elle serait m me encore d avant garde Cependant d j employ e par certains par intelligence des situations cet outil se r v le d une efficacit tonnante Deux comptes rendus en tableau pour des situations diff rentes Dans l approche du compte rendu deux mani res de traiter le texte pourraient tre distingu es une d marche plus souple le compte rendu synoptique de type 4 en fran ais courant une d marche plus incisive et plus directe le compte rendu synoptique de type 5 en prise de notes enrichies Si vous avez pour objectif primordial de vous adresser 3 votre hi rarchie un client ou d autres services il serait souhaitable d utiliser le compte rendu de type 4 Par ses contenus ce dernier ne se distingue pas beau coup du compte rendu de synth se de type 3 Seule la pr sentation par son d coupage en colonnes offre l int r t de mettre en valeur des l ments indispensables comme les d cisions ou les actions Toutefois les colonnes contraign
45. IONNEL Conseils d am lioration Commentaires Exemples ventuels Utiliser l incidente comme un atout pour all ger les textes l incidente est cet l ment secondaire ins r entre virgules ou la fin de la phrase derri re une virgule Peu utilis e l oral elle ne coule pas naturellement l crit Elle permet d viter pourtant des qui et des que et offre des textes plus percutants Ils ont t charg s de vous transmettre cette information qui est actuellement tr s importante pour nous suppression de qui est Vous devez leur transmettre cette information qui jouera un r le d cisif dans l avenir suppression de lt qui jouera un r le mettre lt information d cisive Bien placer les mots au point d harmonie de la phrase L quilibre de la phrase tient un point d harmonie qu il faut d couvrir G n ralement la fin de la phrase doit s achever par le mot dont le sens est le plus fort Savoir utiliser les virgules en situation professionnelle La ponctuation professionnelle est surtout grammaticale la virgule est utilis e dans quelques cas bien limit s phrases juxtapos es Nous avons transmis les documents au service du personnel nous avons ensuite mini inversion de la phrase Afin de vous permettre de fixer votre choix nous vous adressons notre catalogue num ration Je me permets de vous transmettre la brochure la pho
46. Il est ainsi fr quent d entendre le mot rapport employ la place du mot compte rendu Cette incertitude lexicale prouve bien combien l absence de d finition concr te p se sur ce type d crit Cette confusion est d ailleurs ren forc e par les professionnels eux m mes qui intitulent rapporteur le r dacteur d un compte rendu tandis que d autres lors des r unions officiel les lui donnent en revanche le nom sp cifique de secr taire de s ance Ce titre est d ailleurs le seul existant pour d crire un r dacteur de compte rendu mais par son c t officiel il appara t comme trop pompeux pour les r unions plus informelles comme les r unions de coordination de service Editions d Organisation Editions d Organisation INTRODUCTION Pour y voir plus clair diff rences entre compte rendu et rapport Compte rendu Rapport O Absence de probl matique de d part pouvant ne comporter aucune introduction selon le type de compte rendu choisi O Probl matique de d part comportant toujours une introduction de contexte et l insertion d une probl matique ou du moins de l angle d analyse choisi O Document compl tement objectif n engageant son r dacteur que sur la qualit de la forme O Document engageant la responsabilit du ou de ses r dacteurs O Reformulation g n ralement plus synth tique d un contenu exprim l oral ou l crit sans modification du sens O Document p
47. Livres Outils EFFICACIT PROFESSIONNELLE R ussir ses comptes rendus prises de notes r daction du plan pr sentation g n rale 3 edition Reussir ses comptes rendus Michelle Fayet Reussir ses comptes rendus Troisi me dition Deuxi me dition 2009 EYROLLES Editions d Organisation Editions d Organisation Groupe Eyrolles 61 bd Saint Germain 75240 Paris cedex 05 www editions organisation com www editions eyrolles com CHEZ LE MEME EDITEUR Michelle FAYET R digerSans complexes Michelle FAYET LS courrier d entreprise Ren e SIMONET La prise de notes Le code de la propri t intellectuelle du 12 juillet 1992 interdit en effet express ment la photocopie usage collectif sans autorisation des ayants droit Or cette pratique s est g n ralis e notamment dans Tenseignement provoquant une baisse brutale des achats de livres au point que la possibilit m me pour les auteurs de cr er des ceuvres nouvelles et de les faire diter correctement est aujourd hui menac e LE Ea En application de la loi du 11 mars 1957 il est interdit de reproduire int gralement ou partiellement le pr sent ouvrage sur quelque sup port que ce soit sans autorisation de l Editeur ou du Centre Fran ais d Exploitation du Droit de copie 20 rue des Grands Augustins 75006 Paris Cet ouvrage a fait l objet d un reconditionnement l occasion de son deuxi me tirage nouvelle co
48. O s j uuo ss Jo d seuizoBow l l sjods ap aod p loiuqnd s lsilpio ds oliqnd 6 lqi situ ui op d p s inod ja yuswa un inod nbyoud iojdw sudo qpiopil91 saunalap yqoynpour ejoq jnpoid np uoyduoseq m d un p lloq lf Anou p jueweoun uolpsiupBio D sipq p s p esayuds anol np i nbudouZs np qp snos nuaquo gt uonesiueBuo p suonip3a 45 Editions d Organisation Mettre en valeur les opinions de chacun Le compte rendu de type 2 ou proc s verbal Beaucoup distinguent difficilement le proc s verbal du compte rendu pensant m me qu il s agit la de deux documents tr s diff rents Diff rence entre compte rendu et proc s verbal La diff rence est tr s simple le proc s verbal est en fait un compte rendu litteral reformul comme le compte rendu ci apr s mais obligatoire ment relu par chaque participant Il est ventuellement modifi apr s leurs suggestions valid ainsi avant diffusion par tous les pr sents avec signature ou non En effet il arrive souvent que ce type de compte rendu soit appel proc s verbal par des structures professionnelles sans syst matiquement tre sign par les participants En effet leur simple vali dation avant diffusion est dans ce cas consid r e comme une reconn
49. PUOPOH abekelag 1810 32 Editions d Organisation Reporter fidelement des changes oraux en reunion Le compte rendu de type 1 Au cours de ce livre le texte de l oral de r union ci dessous sera utilis plusieurs fois comme base de travail pour tre d clin en plusieurs types de comptes rendus au cours des prochains chapitres Cette r u nion est un pr texte pour d gager les lois inh rentes 4 chaque type de document Les conseils qui en d couleront sont bien entendu valables pour tous vos futurs contenus Il sera ainsi plus facile par le m me exemple d en comprendre les diff rences en s appuyant sur cette m me base de contenu Cette derni re est simple comprendre l objectif tant de centrer l attention sur les m thodes et conseils et non sur la teneur sp cifique d un contenu forc ment toujours variable Le compte rendu de type 1 enregistrement par crit de expression exacte de oral Nous allons d abord observer et commenter un oral comportant deux points a Pordre du jour et une question non pr vue a celui ci Nous nous poserons tout au long du texte des questions sur les l ments a retenir 33 REUSSIR SES COMPTES RENDUS par la suite pour les autres comptes rendus Nous rep rerons galement les tournures liminer ou reformuler Cette st notypie de r union pourrait tre quasiment le texte du compte rendu de type 1 qui est la retranscription d un text
50. Pour des informations li es a la notion de bilan Oral Ecrit Nous avons organis une r union R union d info organis e pour salari s d information destin e aux salari s Il est donc primordial de rep rer lors de l coute ou de la lecture le nom mot sur lequel se centralisent les r sultats de tous les actes pass s ou pr sents En revanche quand il s agira de retenir des actions futures entrepren dre le verbe a l infinitif guidera dans ce cas la prise de notes Dans le cas d une action mener Oral crit l faut organiser une r union d information Organiser r union d info pour salari s destin e aux salari s Dans le cas d une proposition le nom commun reprendra sa position en t te de phrase il sera alors suivi du verbe l infinitif Dans le cas d une proposition Oral crit est n cessaire d organiser une r union N cessit organiser r union info pour d information pour les salari s salari s 27 REUSSIR SES COMPTES RENDUS Le style de la prise de notes sera donc t l graphique et seront cart es toutes les phrases compos es d un sujet et d un verbe conjugu Lobjec tif est d liminer toute redondance afin de centrer la pens e et la m mo risation sur les contenus Il est reconnu par ailleurs que toute d marche de synth se joue sur les volumes seules sont retenues les id es forces En effet lors
51. a langue en mettant par exemple un nom ou un verbe en t te de phrase Cette organisation du texte apporte a la fois beaucoup de coh rence sous jacente a celui ci mais galement un meilleur style En effet nulle monotonie ne peut s instaurer les constructions tant constamment diversifi es Lobjectif principal dans cette prise de position d criture est de renoncer aux pronoms sujets en t te de phrase facteurs de r p titions mono tones des m mes sujets En outre en t te de phrase ceux ci mettent tr s en valeur les acteurs au d triment des faits ou actions report s plus loin dans la phrase Or en situation de compte rendu il est particuli rement int ressant de mettre ainsi en exergue les faits surtout comptes rendus de type 3 4 5 En effet on y traite de situations de besoins de probl mes il est souvent moins n cessaire de connaitre la position personnelle et par la m me parfois subjective des personnes En effet c est par les actes que s exprime la comp tence Seuls les comptes rendus de type 1 et 2 mettent en valeur syst matiquement les sujets humains en t te de phrase Marie Thermier approuve ce projet Les autres types de compte rendu choisiront d crire Ce projet est approuv par Marie Thermier 99 REUSSIR SES COMPTES RENDUS uonesiueBuo p SUO IPJ SL apolied ue Is nag Z S Jqp pA
52. ainer les subordonn es faut renoncer presque syst matiquement un 2 et surtout un 3 qui ou lt que gt Dans ce il est int ressant de r diger deux phrases Ils renoncent exploiter ces documents commerciaux qui sont actuellement en cours d impression et qui pourraient entra ner une d valorisation de leur image Ils renoncent exploiter ces documents commerciaux actuellement en cours d impression En effet ceux ci pourraient entra ner une d valorisation de leur image Le paragraphe doit tre une unit de raisonnement tr s courte pour tre accessible rapidement Il est souhaitable dans cette perspective d viter les paragraphes longs Lors d une unit de raisonnement longue demandant des d veloppements il faut choisir alors un d coupage Toutefois il faudra d buter le nouveau paragraphe par un mot de liaison afin de ne pas rompre le mouvement d ensemble Relier davantage vos id es Le d faut principal des textes professionnels est le manque de liaison Tout r dacteur encha ne int rieurement son raisonnement Cependant beaucoup oublient ensuite de transmettre cet encha nement l crit Les en effet explicatifs les lt en outre gt permettant d accumuler les lt par ailleurs cr ant l occasion de changer brusquement de sujet ne sont pas suffisamment utilis s Editions d Organisation 92 Editions d Organisation ADOPTER UN STYLE TRES PROFESS
53. aissance de l exactitude des propos mis Quand il n est pas valid par les participants avant diffusion ce m me texte est appel compte rendu Il sagit alors d un compte rendu litt ral reformul de type 2 dans notre tableau de la page 8 47 REUSSIR SES COMPTES RENDUS Caract ristiques du compte rendu litt ral reformul de type 2 Proc s verbal ou compte rendu litt ral reformul ces deux documents se pr sentent par un texte g n ralement sans titres et surtout sans sous titres IL comporte chaque fois le nom de l intervenant en d but de phrase la 3 personne style indirect au pr sent de narration Dominique Millet affirme que cet aspect est primordial Lattitude ou la position de la personne par rapport au sujet est gale ment mentionn e d approuve s indigne Mettre en valeur la position individuelle des participants Lobjectif premier de ce type de document est en effet de mettre en valeur les opinions parfois diff rentes voire divergentes de chacun Il est par cons quent souvent employ dans les situations o les responsa bles s expriment au nom d une direction d une quipe d un service ou d un groupe r unions entre partenaires entre directions avec les parte naires sociaux Il permet de retranscrire fid lement le d veloppement d une argumen tation dans son ensemble Ce document prend en compte et renforce par cons quent les prises de positi
54. ait d organiser un petit d jeuner avec les responsables des achats des meilleurs clients pour leur pr senter ce pro duit en invitant galement deux ou trois journalistes Max Zetin approuve ce projet et s enquiert de la date de d marrage de la campagne de publicit officielle Julie Vertin pr cise que celle ci aura lieu le 6 avril prochain par des spots a la t l vision et des publicit s ins r es dans des magazines professionnels afin d atteindre parall lement le grand public et les sp cialistes Elle rap pelle toutefois qu il s agit d une campagne co teuse mais par laquelle la soci t esp re obtenir un bon impact d image Max Zetin s inqui te alors de la longueur du nom du produit Luce Daumier le rassure en stipulant que la cible a bien t tudi e De plus le personnage publicitaire choisi pour communiquer un petit mille pattes s apparentant au Marsupilami par son c t ludique Elle demande alors la coop ration de Max Zetin pour organiser la manifestation du 6 avril Max Zetin accepte d y participer mais souhaite cependant assumer exclu sivement les aspects logistiques de l installation du mat riel Luce Daumier signale alors sa volont de choisir un traiteur d butant dont elle a pu d j appr cier l originalit et les qualit s de s rieux Ses prix sont de surcro t particuli rement int ressants Fran ois David objecte alors de s adresser au chef du restaurant d entre prise pour
55. ait du papier carbone l espace tait alors exploit au maximum Par habitude d conomie d espace li e a des contraintes maintenant d pass es cet usage est actuellement encore en vigueur malgr son absence d int r t depuis l apparition de la photocopie Cette fa on de 85 REUSSIR SES COMPTES RENDUS faire pr sente l inconv nient de m ler informations administratives et texte du compte rendu dans une confusion de d part Optimiser l impact de la premi re page Il est plus percutant une poque o le traitement de texte permet des pr sentations plus s duisantes de d gager la premi re page des autres en y centralisant toutes les informations d ordre administratif Cette page comprendra le titre du compte rendu le lieu ventuel dans le cas de plusieurs sites le temps ventuel de la r union indication efficace mais peu adopt e en raison des risques de critiques sur les temps de r union au regard des contenus mis le nom des participants des excus s des absents le nom des personnes auxquelles ce document est diffus ou envoy en copie l ordre du jour ou l intitul lt th mes abord s gt en l absence d ordre du jour le nom optionnel du r dacteur du compte rendu nouvelle tendance non encore v ritablement entr e dans les moeurs mais tr s efficace pour obtenir des pr cisions suppl mentaires sur le contenu Bien g r e cette for
56. athique Quant la cible celle ci est double grand public et sp cialistes 62 Editions d Organisation Editions d Organisation COMPRENDRE EN SYNTHESE LES CONTENUS La logistique du petit d jeuner sera assum e par Max Zetin Toutefois afin de proposer une prestation plus originale qu l ordinaire un nouveau trai teur int ressant par son rapport qualit prix sera sollicit par Luce Dau mier La responsabilit de transmettre les cartons d invitation aux 50 personnes concern es partir de la liste tablie lors de la manifestation pr c dente lui incombera galement Une liste suppl mentaire d invit s sera de plus fournie en d but de semaine du 25 mars par Muriel Lagher et Francis Duprat 2 Probl mes de vol de mat riel Le second point a l ordre du jour concerne un probleme de vol de mat riel signal depuis un mois par S bastien Dubois responsable du mat riel vid o et de l informatique Ces vols perp tr s de jour se sont produits dans trois salles de formation un mois d intervalle Lestimation des objets vol s vid o projecteur deux micro portables et un grand cran plat s l ve environ 5000 euros Apr s avoir renonc a la proposition de mettre en place un systeme de porte avec code il est d cid l unanimit de donner a chacun un badge d acc s aux salles de formation et de les quiper en ce sens La recherche de la soci t susceptible de mettre en pla
57. ce ce syst me d acc s par badge et la demande de devis sont confi s Fran ois David qui s engage a effectuer ces d marches avant le 15 avril prochain Questions diverses Certaines personnes sont par ailleurs int ress es par l obtention de rensei gnements concernant la VAE Validation des Acquis d Exp rience Un avis favorable sur la pertinence de ce type de d marche est mis par la res ponsable de la r union En raison de l lan suscit par ce type de bilan per sonnel des renseignements devront tre pris par Fran ois David concernant ce sujet aupr s des organismes accr dit s En effet il serait sou haitable qu au moins une d marche de VAE d bute au cours de l ann e civile La r union s est termin e exceptionnellement 11 h en raison de la pr sence de la r union g n rale du groupe 63 REUSSIR SES COMPTES RENDUS uonesiueBiO p suonip3 4 uuop D ans sibq p s p s uiu s anol np g edA ap asayjuds npuas aydwiod unod sajou ap sud apoyjow 64 Editions d Organisation Visualiser les contenus de maniere plus claire Le compte rendu synoptique de type 4 L crit n est pas un acte naturel Nos parents nous ont appris parler pas crire C est la soci t par l interm diaire des structures scolaires que revient initiation Pecriture et la lecture Or d s Pabord confi aux instituteurs charg s galement de
58. chniques de l expression crite et orale T1 et T2 D BARIL et S GUILLET Editions Sirey e Dictionnaire des synonymes G YOUNES Marabout Laboratoire des crits michelle fayet wanadoo fr 134 Editions d Organisation N d diteur 3177 Dep t legal juin 2009 Renforcez Uimpact de vos comptes rendus L art du compte rendu est une des cl s de l efficacit professionnelle b Cinq types de comptes rendus mais savoir r diger des comptes rendus de qualit n est pas si simple accompagn s de leurs Sp cialiste de cette question Michelle Fayet vous guidera pour mieux methodologies sp cifiques choisir le compte rendu adapt aux besoins de votre service pour a adapter selon vos besoins prendre des notes et le presenter mat riellement selon les normes b gt Des conseils clairs et pr cis voulues Elle vous donnera galement les conseils de style et de qui expliquent pr cis ment vocabulaire pour r ussir cette synth se crite comment faire En vous fournissant les rep res m thodologiques n cessaires ce guide facilitera votre t che r dactionnelle et vous aidera tablir des documents utiles lisibles et percutants b Des exemples clairants et des matrices d aide la pr sentation Michelle FAYET est professeur au centre Advancia N gocia de la Chambre de Commerce et d Industrie de Paris Elle anime des stages de formation et r alise des expertises la demande des entreprises et des ad
59. cience qu un oral m me bien maitris ne poss de pas les m mes contraintes qu un crit le rythme de passage de l oral l crit est donc d terminant RESUME PLUS OU MOINS SYNTHETIQUE DES CONTENUS A TRANSMETTRE Le texte d un compte rendu n est pas aussi d lay que l oral correspondant Ce dernier veut forcer l coute l crit est quant lui toujours plus dense plus ax sur la synth se Cependant les comptes rendus peuvent tre plus ou moins d taill s selon l objectif recherch l est donc primordial de choisir le type de compte rendu le mieux adapt aux besoins voir les 5 types de comptes rendus p 8 9 PLAN D ENSEMBLE CONSTRUIT SELON LA CHRONOLOGIE DES D BATS MAIS POUVANT TRE R ORGANIS DANS CERTAINS CAS Il serait fort maladroit d organiser le texte de fa on diff rente du plan propos par lt l ordre du jour gt Par contre il est indispensable sans ordre du jour d organiser le texte par th mes abord s Par ailleurs lors de r unions mal dirig es les contenus parpill s seront regroup s dans les rubriques s lectionn es par l ordre du jour ou propos s sous forme de th mes abord s 10 ditions d Organisation Editions d Organisation SAVEZ VOUS QU IL EXISTE 5 TYPES DE COMPTES RENDUS Exigences Commentaires ABSENCE D INITIATIVES PERSONNELLES AUTRES QUE SUR LA FORME OU LA CONSTRUCTION e I serait tr s maladro
60. connai tre d autres savoir faire Ces limites engendrent fr quemment la cr ation de documents mal adapt s nos besoins r els C est l que la formation continue peut jouer un r le de miroir et conduire des remi ses en question par comparaison ou recul critique En effet les forma teurs ont eux acc s tous les terrains toutes les sortes de documents et de situations Par ce regard panoramique ils capitalisent naturelle ment des exp riences et acc dent par l m me une vision plus globale REUSSIR SES COMPTES RENDUS Cette exp rience permet une th orisation par typologies et par voie de cons quence favorise l importation de savoir faire plus performants issus d autres structures Ce regard panoramique vous est offert la page suivante Par ce tableau il vous sera possible de percevoir en synth se les caract ristiques de cha que type des comptes rendus actuellement en circulation Cette descrip tion est tablie par typologies de compte rendu r sultat d une exp rience de formatrice en entreprise dans des secteurs tr s vari s Ce tableau r capitulatif sera le document de r f rence de ce livre nous devrons par cons quent nous y reporter fr quemment Il est noter que dans ce tableau le compte rendu de visite n est pas inclus car selon les besoins il pourra tre en effet con u selon le type 3 4 ou 5 Il est toutefois plus op rationnel de le concevoir en tableau Qualit s requise
61. d eun uyo no enblun uoyueauoo un p uolopp l uollpioob u ules np uoissnosip eun p p juonb ena ep suiod eoueBieaiq D p nuayuo gt s pioqp sil suo suoysodoiq uonpniis D s ipuy spodsy 012941 uonesiueBuo p suonip3a 125 REUSSIR SES COMPTES RENDUS uonesiueBuo p SUO IPJ 1upss J lul snjd llu jod un 11140 inod s unululoo juewednoifes loid Wdioiunw qo2 n s i olloyloydx D sgl sapupu sanbsii s l hul uyo s uuoqp p lupsilns iquou un s niopuluoo suoyojei s p uollpss 502 np s i np stid i s lluul pul lijppoui ouuoo uy S UD S P UOISIAQI uollpliojdx p 4019p 502 ue sin iol do xno s lljodiolunuu sep sinoses jupnbijdui s ull Iq s s snp ajuenbey vu s x e pdiotunul lqg no s H l p soo ue XNDUNWWOD spuo uollpilolilos nbsiy e SJUDAINS sjulod s p n pu inod snol j lu l o sueues sjuaseyIp o s ydopo s s l rupul un napisdo ue P N uyo s nbyoid syo sin lsn d 5 s iasuo gt suoyisodoi s ipu A I Hi d HENS p p puy spodsy 126 Edit
62. dapt e au compte rendu sauf compte rendu de type 1 ventuel lement de type 2 voir tableau p 8 et 9 En effet le preneur de notes est alors ax sur la retranscription de la forme et perd de vue le fond Beau coup de d cideurs font ainsi l erreur de choisir leur assistante sur ses qualit s de st no alors que seules ses qualit s d coute et de reformula tion seraient a prendre en compte quand il s agit de lui confier la r dac tion des futurs comptes rendus du service Elle peut donc bien s r ignorer la st no Le r dacteur doit tre le responsable de la r union ou l un de ses assistants Il est indispensable de prendre en charge la r daction du compte rendu quand on fait partie des personnes les plus concern es par les enjeux de la r union En effet il faut bien saisir les contraintes les nuances pour r diger un bon compte rendu Le nouvel arriv m me r dacteur perfor mant ne produira pas forc ment un bon compte rendu Il n est ainsi pas possible dans des domaines reli s des contenus tr s techniques la culture professionnelle d un lieu de bien comprendre le fond et d en sai sir tous les aspects avec subtilit sans une bonne insertion dans ce milieu sp cifique Le compte rendu est donc une plaque tournante d enregistrement sorte de photographie des id es permettant de repartir chaque r union sur de bonnes bases sans tout recommencer Il ne s agit pas de faire un compte rendu pou
63. davantage de performance Prendre des notes dans un tableau en trois colonnes est la m thode retenir pour les r unions Le classement des notes sera effectu par le r dacteur en cours de r union gr ce l aide visuelle des colonnes L coute en est alors renforc e En effet c est un v ritable travail d ins rer au bon endroit au sein des colonnes les informations retenues Il est en outre plus facile de r diger ensuite partir d un texte dont les ancrages de sens sont d j visuellement tr s structur s Selon le choix effectu la prise de notes s appuiera sur la st no compte rendu de type 1 ou des mots cl s pour les autres Dans presque tous les cas les tableaux synoptiques faciliteront votre prise de notes Cette m thode de prise de notes sur des grilles pr tablies a prouv son efficacit m me dans les cas o le type de compte rendu choisi est un texte r dig de mani re traditionnelle Ces grilles sont en fait un sup 24 Editions d Organisation Editions d Organisation COMMENT PRENDRE DES NOTES UTILES port rigoureux permettant de renforcer la vigilance intellectuelle du r dacteur Lecoute devenue plus active plus intense par Teffort d organisation des notes la m morisation du d bat en sera alors plus forte Il sera plus ais par la suite de reformuler De plus l utilisation permanente de mots cl s au lieu de phrases compl tes capt es directement sur l oral
64. des messages superpos s aux messages officiellement mis les crits professionnels au moyen des mots sugg rent des impressions pouvant renforcer ou alt rer l image Cette approche habituellement de l ordre du registre intuitif peut par formalisation devenir beaucoup plus cons truite Elle peut s int grer alors une strat gie de transmission des mes sages internes ou externes Toutefois afin de ne pas rendre la d marche trop complexe parfois m me subjective je ne me permets pas de transmettre au cours de ce livre l ensemble du lexique qui une fois imprim fausserait bien vi demment la d marche et pourrait cr er de nouvelles r ticences d criture par la pr sence de nouvelles interdictions 114 Editions d Organisation Editions d Organisation LE VOCABULAIRE PROFESSIONNEL TRANSMET DES MESSAGES Je me contenterai donc de pr senter les causes de rejet qui selon moi jus tifient ces modifications et de les illustrer au moyen d exemples qui per mettront de saisir avant tout la logique a suivre lors du choix lexical Au cours d un stage je ne proc de pas d une autre mani re me gardant bien de proposer une liste de mots interdits mais encourageant chacun a percevoir le moyen par autocensure de transmettre une image valori sante Pecrit en fonction de la culture de son entreprise ou pour valori ser son image personnelle En effet tant par son courrier que ses comptes rendus ou rapports
65. dno 3VA s l ins sjueweuBlesuel s p iilll ns y U 11 p Juewaleuuoydeoxa u l n y lj euuos1 d uoynjoag p ll ins eu D puny suu is e GDJOAD SIAD u eocu luodxg p sinbov s p uollopiloA 3VA 1ubuu ouo2 sjuawau osua s p Jod s ss l lul juos seuuosied seul S SJ AIP suols ne sona 000 SUOJAUS D UOHDUL O BP S J DS o nnr sajon salgo s p s p p Bpoq 6 5 un p X1A4 S UD ASIW sif s p UOYOUIIS plang siouna 0200 Siow H lpul IHAD JUDAD SIA p UN JepUOWAp ul js s UN p UOYDWIOJ s yos soy supp anol n l n JOA ap op d lqild sns 1205 p Jeyoueydey UDAD JOA l lqold un p cguouuy ut qo1d Ipidnq 5 0 0 194607 j unwj uipuoojd sipu Z n llpaj npaANOU un p 104 l JUDAD aulojuawe ddns as p eujjowsudd ltilqnd p 1771500 semg anol ulpuoold HAD 9 s silpulnol syuDjsodu OG SUOYDIIAU s l 1890 in yini 1SPDJUOT d l od cal SJUSIPD Se 28AD na d juewWedUD 1eunelep d xoyyl eunelep i d np nbilsi5o p y jyadnojos seyod e 1uu H d un p sipiq uolipolunuiujo
66. e vous aider dans cette t che utilisez la liste de verbes de la page 103 N utiliser ce compte rendu que dans les cas o il est indispensable de mettre en valeur l opinion des personnes l serait dommage d utiliser une approche aussi d taill e alors que votre objectif est d effectuer une synth se V rifiez bien par le tableau de la p 8 que vous souhaitez r ellement adopter ce type de d marche 55 REUSSIR SES COMPTES RENDUS Conseils Commentaires Ne pas h siter Le d faut fr quent relatif ce type de compte rendu est d tre synth tiser r dig de fa on trop d lay e L orol l est souvent mais ce n est et reconstruire pas la peine de reproduire ce d faut l crit Un participant les interventions relisant les moments de son intervention ne se souviendra pas de la forme qu il a employ e pour transmettre son contenu mais seulement du message qu il voulait faire passer Mettre les points forts en M me si l oral le point fort est venu en conclusion il est t te de phrase important de le mettre en premier l crit et de donner l explication en deuxi me temps Aidez vous des verbes suivants pour am liorer la qualit stylistique du compte rendu litt ral reformul Attitudes positives Attitudes n gatives Introduction et cl ture des d bats Restriction anime le d bat craint d bute la r union croit n cessaire de cl t les d ba
67. e contrat officieux entre les participants fige et enregistre un instant T les engagements de chacun Lors des cursus d tude certains r sum s de textes sont parfois appe l s comptes rendus mais c est une reprise des id es essentielles d un contenu plus d velopp En effet il s agit de recevoir de l information et de la reformuler de mani re synth tique Il n est pas question la de la traiter dans une perspective d action Les techniques de r sum ne seront donc pas le propos de ce livre Les comptes rendus envisag s ici auront pour origine un change oral Toutefois le dernier chapitre sugg rera des m thodes pouvant tre utilis es pour le compte rendu d un texte ou d un dossier Cinq types de comptes rendus pour une efficacit maximum La forme stylistique des comptes rendus peut quant elle consid ra blement fluctuer selon l objectif du document tant par le vocabulaire choisi que par le volume de texte produit En effet il existera des comp tes rendus plus ou moins synth tiques selon la situation en pr sence En effet sans que vous le sachiez peut tre encore cing types de comptes XI Editions d Organisation Editions d Organisation INTRODUCTION rendus sont 2 votre disposition pour reformuler les changes au gr de vos s ances de travail Vous les c toyez r guli rement sous plusieurs formes Leurs particularit s parfois tr s sp cifiques peuvent m me vous donner l illu
68. e gauche Cette colonne reprend les titres de l ordre du jour En revanche en cas d absence d ordre du jour le texte des notes sera alors r organis a posteriori sous des titres La colonne prendra alors pour titre Th mes Insertion des titres abord s gt 2 Colonne centrale Cette colonne la plus large reprendra trois aspects le bref r sum du contexte du point pr cis trait l ordre du jour avant tout travail de r flexion en groupe ventuellement les propositions mises par Mots cl s centr s sur des noms luq les participants et imp rativement les communs ae h d cisions prises sera ensuite habile de d tacher mat riellement les d cisions en les mettant en valeur par un gras ou un italique par exemple 3 Colonne de droite Cette colonne sera r serv e aux actions mener suites donner l sera en outre tr s efficace de mentionner les responsables des actions afin de fortement les Mots cl s centr s sur des verbes responsabiliser Dans certains cas les dates Finlinirf butoirs seront galement pr cis es pour renforcer la rigueur d avancement du planning 26 Editions d Organisation Editions d Organisation COMMENT PRENDRE DES NOTES UTILES Le mot cl au service de la prise de notes efficace Une prise de notes efficace retient en mots cl s les noms porteurs de Vid e Seront limin s les sujets et les verbes conjugu s
69. e parfois que ce type de compte rendu soit diffus plusieurs services incluant des niveaux hi rarchiques diff rents voire l ext rieur ou des partenaires Le ton imp ratif propos por l infinitif ne serait pas de mise Dans ce cas il faut utiliser des noms communs le ton assoupli par ceux ci permet alors d utiliser ce type de compte rendu dans d autres situations que les r unions internes de service Rappeler syst matiquement chaque page le titre en haut des colonnes Il est indispensable en situation de compte rendu synoptique de rappeler le titre en haut de chaque page En effet cette contrainte est n cessaire pour bien cerner intellectuellement le d coupage propos 78 Editions d Organisation Editions d Organisation EFFECTUER POUR LES AUTRES L EFFORT DE SYNTH SE Conseils Commentaires Ne pas d terminer une action en face d un texte inexistant dans la colonne information Toute action ou toute d cision dans la mesure o le compte rendu comporte une colonne information ou synth se des d bats doit correspondre un texte ins r dans cette colonne l serait en effet fort maladroit de d terminer une action ou une d cision en face d un blanc liminer les suggestions et les propositions des comptes rendus synoptiques ll est g n ralement admis de supprimer les suggestions ou propositions mises par les participants dans la mesure o
70. e plus de force qu assurer possession de preuves Moins fort qu affirmer car du domaine de l hypoth se Affirmer avec force souvent en authentifiant par un crit pouvant tre sign Affirmer avec constance Donner l impression d affirmer en sugg rant une critique celui qui coute Affirmer avec force en s appuyant sur un raisonnement Annoncer avec l id e que plusieurs personnes re oivent la m me information Annoncer de fa on officielle parfois un peu solennelle Envoyer chacun de fa on organis e des informations Divulguer tous une information de fa on neutre Tr s voisin d annoncer attitude neutre Donner une information avec l id e d un changement de lieu 104 Editions d Organisation Editions d Organisation NUANCER SES TEXTES PAR LE VERBE LE PLUS JUSTE Mots 000 Mofs synonymes Nuances Apprendre Aviser Avertir au moyen d un avis connotation administrative Faire savoir Porter la connaissance de beaucoup Indiquer Apprendre quelqu un une information pr cise Informer Transmettre une information de fa on neutre Pr ciser e Rajouter une information de d tail afin de clarifier le message Argumenter Plaider Argumenter mais avec une approche plus juridique et plus construite id e de d fendre quelqu un Arr ter Interrompre e Id e d un arr t momentan viter stopper arr t net et n ologisme Surseoir
71. e pris en st no Toutefois ce type de compte rendu peut tre galement l g rement reformul quand les phrases sont inachev es lors de r p titions Ce choix d pend de la volont du commanditaire En effet il peut s agir de retrouver l exactitude pr cise de la forme des propos r ellement tenus pour analyser par exemple des niveaux de langue ou pour enregistrer une d claration tr s pr cise lors d une d claration de type proc s verbal R union de coordination de service 15 mars 2005 Fabricant de mat riel de conditionnement liste des participants Muriel Lagher Responsable du d partement animatrice de la r union Luce Daumier Secr taire Fran ois David Service comptabilit Francis Duprat Responsable du service commercial Julie Vertin Responsable de la communication Max Zetin Responsable de la s curit 34 Editions d Organisation Editions d Organisation REPORTER FIDELEMENT DES ECHANGES ORAUX EN REUNION Texte de l oral Commentaire Muriel Lagher Nous allons nous r unir aujourd hui assez bri vement car nous devons participer 11 h la r union g n rale du Groupe C est pour cette raison que nous avons mis seulement deux points l ordre du jour le lancement de notre nouveau produit sofoufpefif aupr s de nos plus gros clients et le r glement des probl mes li s des vols de mat riel Tout d abord Julie peux tu nous parler de ce que tu as pr
72. en pr par s 31 REUSSIR SES COMPTES RENDUS snid e lisu p B sJ9A 1UED ou 1810000 1102 aew uonesiueBuo p SUO IPJ ouejq 151020U2 81104 Je ne 1eyo2ov0 210 afew sanBnluoo s uuo109 sed s q l n fedno q sjains dane senfinluo S SSELIE sage je sl ns s n B R Ud UOISUSUSIdLLUO E Sbi qt S d lil nod n H dns np said Smolno s uuo o2 Jed UOIJEUILUI T ns eBednoseq suononysuose 177575 enbnauju s ap S u 1103 snid 109u lqui su p uollg nuuod suonu u lul s p oll H pou H q s ulu s ol 1454 s 1duuo2 sap 1199 19 IB40 1 SuOSIesedwo4y sno p p 0228 4n lPA OWAN UOHUSAISUI nbeu 1nod S UlU S UOIEINUO 1109 abebue ue UONP NUWOJOY Z oU 1193 139 ue UOISS dX uoyonpel suo n9d91 s p uoissauddns S99UEPUOP91 s p UOIEUILUI S Lu 11493 saddojanep S91 s duu x3 SUOUSAISJUI S aqua NESAIU 59009 s npu lu snos SIOHEd SUOS ET SUOHUSAIS UI SEP up d 015500 900990 sajqissod S90U9J9YOOUT nu lnos dou sloped uolss ldxz 99 dou slowed uolss ldxz suol d k SODUE
73. endus Le compte rendu est une force encore trop n glig e au sein des structures professionnelles par m connaissance de sa port e ou de sa m thodologie de r daction ou pour ces deux raisons m l es S il retranscrit certes des changes verbaux le compte rendu est efficace sous plusieurs angles pour un manager d quipes R diger pour les absents Peu de r unions sont r guli rement pl ni res Il est en effet tr s fr quent de se r unir en l absence de certains absence li e d autres obligations professionnelles ou des cong s En outre il est galement indispensa ble de renseigner sa hi rarchie ses clients ses fournisseurs ses partenai res ou le public sur les th mes abord s lors de certaines r unions L information circule ainsi gr ce ce document pivot vers le haut vers le bas vers l ext rieur au gr des besoins Le compte rendu en ce sens est un vecteur de communication parfait pour une structure objectivit et rigueur au rendez vous condition bien entendu qu il soit bien r dig REUSSIR SES COMPTES RENDUS Le compte rendu offre de surcro t la possibilit de transmettre les con tenus de mani re plus ou moins synth tique selon le type de compte rendu choisi Ainsi certains types de comptes rendus transcriront syst matiquement la position et l attitude des personnes voire le ton des d bats tandis que d autres z contrario retiendront exclusivement le fond des message
74. ent souvent le r dacteur a tre plus synth tique 67 REUSSIR SES COMPTES RENDUS D coupage par colonnes oui mais quelles colonnes Pour les comptes rendus de r unions quatre types de matrices peuvent tre envisag es Formule 1 Ordre du jour Synth se des d bats Suite donner 1 2 3 Les d cisions sont ins r es dans la colonne 2 La colonne 3 ne retient que les lt suites a donner gt toutes les actions entreprendre Formule 2 Actions d mener Dates butoirs Ordre du jour eee D cision prise 1 2 3 4 Cette matrice offre l avantage de mettre en valeur les d cisions tout en les d tachant des actions qui en d coulent Elle peut tre utilis e de fa on efficace au sein de structures prenant difficilement des d cisions Formule 3 0 Synth se n Ordre du jour da Decisions 1 2 3 Il n est pas utile nous l avons vu plus haut de mettre en valeur les pro positions qui d ailleurs disparaissent souvent des comptes rendus n 3 lorsqu elles ne sont pas retenues Cependant dans certains cas il est indispensable de conserver en m moire des propositions pouvant tre 68 Editions d Organisation Editions d Organisation VISUALISER LES CONTENUS DE MANIERE PLUS CLAIRE r utilis es plus tard dans un autre contexte par exemple lors de r union de centres de loisirs En effet dans ce contexte la
75. entr e et de la demande de devis pour le mois prochain Muriel Lagher conclut alors en rappelant les contraintes horaires de la journ e et demande cependant si quelqu un souhaite poser une question suppl mentaire Questions diverses Luce Daumier signale alors la pr sence d un groupe de personnes int res s es par des renseignements sur les VAE Validation des Acquis d Expe rience Muriel Lagher met 2 ce propos un avis favorable sur ce type de d marche toujours tr s motivante pour le personnel Elle demande par cons quent a Francois David de se renseigner a ce sujet aupr s des organismes accr dit s concernant la VAE et souhaite qu au moins une d marche de VAE d bute au cours de l ann e civile La r union se termine exceptionnellement a 11 h en raison de la program mation ce jour la de la r union g n rale du groupe Comprendre le r le de ce type de compte rendu Le compte rendu litt ral reformul est surtout utile pour bien saisir la position de chacun sur un sujet Il est particuli rement adapt aux situa tions o les avis divergent C est un compte rendu percutant pour trans mettre aux absents l atmosph re d une r union et les opinions individualis es de chacun voire les d bats contradictoires 53 REUSSIR SES COMPTES RENDUS Il est indispensable dans les situations au cours desquelles il est fonda mental de faire ressortir les engagements des services de diff rentes directions ou de pl
76. er vices Il est pr n par les structures les plus sensibles la rapidit de transmission des messages internes C est le document percutant par excellence car par son style il pure les l ments redondants li s la forme pour accentuer l impact des messages Il est de plus d une lecture facile comme le compte rendu de type 4 par son d coupage visuel en colonnes Un document avec secret de fabrication Toutefois il faut constater que ce type de compte rendu est plus complexe a r diger malgr son apparente facilit En effet sa clart finale laisse 3 pen ser que sa r daction est plus simple sans phrases compl tes avec sujet et verbe conjugu Or ce n est pas le cas Ecrire en effet de cette mani re tout en restant toujours tr s clair exige une attention constante sur sa propre 75 REUSSIR SES COMPTES RENDUS criture Les constructions habituelles mergent sans cesse au gr d un rela chement Or la rigueur finale de ce document provient du r sultat produit par cette criture tr s dense Chaque mot compte et il n est pas si facile de respecter l uniformit de constructions grammaticales du m me type noms en t te de phrase pour les bilans verbes l infinitif pour les actions Le lecteur d ailleurs n aura pas forc ment conscience a sa lec ture de l absence des constructions habituelles Toutefois il en percevra Pimpact fait de rigueur et de clart Il est donc v ritablement po
77. er la pr sence des accents int ressants pour la prononciation orale d un nom Dominique Lecorr De plus les noms en minuscules sont plus noy s dans le texte et ne d tournent pas lecteur des contenus 90 Editions d Organisation Editions d Organisation Adopter un style tres professionnel Les conseils suivants vous aideront 4 engager une d marche critique face au style de vos propres textes et par la m me vous serez en mesure de les am liorer Issues d une r flexion progressivement affin e par des audits effectu s en secteur professionnel ces quelques directives vous permettront d viter les cueils les plus fr quemment rencontr s en situation de compte rendu Toutefois ces conseils pourraient tre suivis lors de la r daction du cour rier ou des rapports tous les crits professionnels pr sentant des con traintes de style similaires 91 REUSSIR SES COMPTES RENDUS Conseils d am lioration Commentaires Exemples ventuels Respecter la phrase courte est imp ratif d utiliser des phrases courtes ne comportant pas plus de trois lignes dactylographi es au del de ce volume le taux de lisibilit plac entre huit et seize mots pour la moyenne des Fran ais est largement d pass Renoncer syst matiquement aux subordonn es enchain es Construire des paragraphes d environ 6 lignes l oral s appuie beaucoup sur les lt qui gt et lt que gt pour ench
78. eront propos es au cours des chapitres traitant en d tail des conseils de r daction de chaque type de compte rendu Quel type de plan est suivi lors de la r daction d un compte rendu Le plan des comptes rendus n 1 et 2 est un plan chronologique Le r dacteur suit parfaitement le d roulement de la r union partir des comptes rendus n 3 4 et 5 le plan est organis par th mes Si la r union est bien dirig e et respecte l ordre du jour il suffit de suivre chronologiquement le rythme des d bats eux m mes organis s par th mes Par contre dans le cas de r unions mal dirig es ou informelles il serait extr mement maladroit de suivre le rythme des d bats Il faudra dans ce cas reclasser et organiser le texte selon un plan th matique Doit on faire syst matiquement appara tre le nom des personnes s exprimant au cours de la r union Non seuls les comptes rendus n 1 et n 2 imposent cette contrainte partir du compte rendu n 3 de synth se le nom d une personne est not uniquement si celle ci se d marque du groupe par une opinion diff rente s engage r aliser une action a besoin d tre valoris e 15 REUSSIR SES COMPTES RENDUS Questions Reponses Dans les autres cas les personnes disparaissent au profit des contenus Les comptes rendus n 3 4 ou 5 renforcent donc l esprit d quipe En effet le texte semble maner d un groupe et no
79. es dans la circulation de l information au sein des services Beaucoup plus efficace serait d crire Constat est actuellement fait de d ficiences dans la circulation de l information au sein des services En effet la derni re r union 95 Editions d Organisation Renforcer la coh rence par les liaisons Les liaisons basiques au fil de la phrase Les mots de liaison r pertori s dans le tableau ci dessous sont des outils pratiques pouvant tre plac s en charni res pour renforcer la coh rence des id es entre les phrases structur es sur le mode classique Sujet Verbe Compl ment Nous avons analys votre demande en suivant les tapes propos es Nous avons ainsi fait le n cessaire pour cerner vos attentes Utiliser ce type de liaison est donc relativement simple il suffit de pen ser l organisation logique de l ensemble et au regard du destinataire Curieusement l oral nul n oublie les liaisons Elles font partie de la structuration naturelle du discours l crit situation plus artificielle les mots de liaison disparaissent souvent peut tre tout simplement parce que le r dacteur les met en voix int rieure mais oublie de les trans crire par la suite Les liaisons sont pour lui trop videntes Or entre deux id es plaqu es l une c t de l autre il est parfois difficile de saisir en quoi celles ci sont li es Il est alors possible pour le lecteur de plaq
80. eure perception du message dans ce contexte syndrome du chocolat au lait voire du chocolat blanc produire un texte trop volumineux l crit est en effet le moment privil gi de la synth se le lecteur g n ralement press ayant besoin d aller l essentiel 43 REUSSIR SES COMPTES RENDUS Quelques situations imposent sa pr sence O Quand les diff rents participants sont de mauvaise foi et contes tent la moindre reformulation de leurs propos il est habile de Putiliser pour pr venir toute contestation O Quand une tude doit tre effectu e sur la forme orale des propos mis En situation d enregistrement de propos ayant une r percussion juridique d clarations aveux Les deux extr mes par l observation Observez l efficacit du m me texte trait en tableau sur la page suivante sous la forme type 5 vous le retrouverez dans le chapitre consacr cette forme de compte rendu p 75 Sa facilit de lecture vous permettra d ailleurs de prendre en compte rapidement des contenus de cette tude de cas En effet c est ce m me texte qui sera d clin aux cours des pages suivantes sous le v tement des autres types de compte rendu 44 Editions d Organisation ECHANGES ORAUX EN REUNION REPORTER FIDELEMENT DES pang s1oSuD14 JIAI9 QUUD sino addy oun ujo s usipBio sep s
81. fois il a fallu que je fasse signer une tonne de papiers pour une prestation au final tr s banale du type croissant jus d orange caf et th J estime que pour ce lancement il faut faire beaucoup mieux Quitte ce que cela co te un peu plus cher Je ne sais pas ce que vous en pensez Jamais de pronom on dans les crits professionnels m me si l oral les a utilis s Oubli de la n gation non repris l crit D cision d action Faute de fran ais de l oral oubli de la n gation qui ne sera jamais report e dans un crit Le langage oral est rel ch et d lay L crit devra donc tre une reformulation Nous sommes nouveau sur le contexte Proposition 36 Editions d Organisation Editions d Organisation REPORTER FIDELEMENT DES ECHANGES ORAUX EN REUNION Texte de l oral Commentaire Julie Vertin Tu as raison On ne peut plus se permettre de proposer la m me prestation que les petits d jeuners des stages de formation ou d un accueil ponctuel client D j qu on fait maintenant l conomie d un d jeuner midi Approbation des participants Julie Vertin On se charge Lucie et moi de contacter le traiteur de le r server pour le 6 et d envoyer les cartons d invitation Pouvez vous me lister vos souhaits d invitations suppl mentaires en compl tant la liste de la derni re fois que vous avez d tous conserver Francis a pe
82. ibres et nous sommes quand m me 7 soci t s occuper cet immeuble Max Zetin Ces vols ont eu lieu un mois d intervalle environ Ce mat riel provenait de trois salles de formation ouvertes dans la journ e seulement ferm es le soir Julie Vertin Et dire que je n ai jamais rien vu ni entendu Mon bureau est pourtant c t d une des salles de formation pas loin des autres non plus et ma porte est presque toujours ouverte Je supporte pas de la fermer Je suis un peu claustrophobe J aurais d voir quelque chose mais je vous assure je n ai rien vu de suspect Il est vrai que je ne l ve pas le nez toutes les 5 minutes Luce Daumier Tu rigoles Quand tu t l phones tu es tellement concentr e que je pourrais passer en faisant la roue dans le couloir que tu ne remarquerais rien En plus tr ve de plaisanterie tu sais c est facile de ne rien voir actuellement Il suffit de ranger ce mat riel dans une grande besace ni vu ni connu surtout pour la derni re g n ration de micro ordinateurs extra plats 1 Autrefois il fallait de grands sacs de sport pas du tout discrets pour transporter ce type de mat riel bient t il sera transportable dans sa poche Il faut peut tre prendre des mesures Max Zetin Description du contexte Encore une n gation oubli e l oral 1 Humour jamais repris dans un compte rendu sauf volont de ton ponctuelle C est tout simple il suffirait de mettre une po
83. ions d Organisation 10 etapes incontournables pour reussir vos comptes rendus Les 10 conseils suivants resument les tapes susceptibles de vous donner les moyens de rediger avec le maximum de confort un compte rendu de qualit O D terminer d abord le type de compte rendu r diger type 2 3 4 5 En effet en fonction du choix vous noterez le nom des personnes qui parlent type 2 lors de toutes leurs interventions ou vous ne les noterez pas les autres types de comptes rendus Vous prendrez aussi plus ou moins de notes en fonction du degr de synth se souhait O Faire photocopier des grilles de prise de notes en 3 colonnes Vous tablirez au d but de la r union un plan de table pour noter qui parle s il s agit d un compte rendu n 2 Ce plan de table vous permettra galement dans les autres cas de lister les participants sur la premi re page du compte rendu 127 128 REUSSIR SES COMPTES RENDUS O couter attentivement la r union simul e ou r elle en rep rant les points d ancrage des contenus trait s Ne prenez pas forc ment vos notes rythme r gulier En effet peu de notes doi vent tre prises quand les personnes cherchent leur pens e dans le cas o la situation n a pas encore t m rie par elles l avance Centrez votre attention sur le contexte bilan probl me besoin sur les propositions les d cisions mener et les actions d finies Noter dans les colonnes
84. ispq Jod 5 is jaliejoW ap joa un S9SISAIP suolls nio H rul JOA ap ul lqo d 4 uuop p ans sipq p sap s u u anol np ipiO 72 Editions d Organisation VISUALISER LES CONTENUS DE MANIERE PLUS CLAIRE Une synth se syst matique des propos tenus Ce compte rendu comme les autres comptes rendus est crit au pr sent de narration Les acteurs disparaissent ou sont signal s par leur nom quand ils s engagent r aliser une action L effort de synth se commence tre vident les propos d lay s sont densifi s les redondances suppri m es les exemples recouverts par un terme g n rique placard de cui sine et frigo devenant des rangements II clarifie beaucoup la pens e du lecteur qui ne se perd plus de mani re fastidieuse dans le d dale des d bats Les deux comptes rendus de type 4 5 suivent dans les grandes lignes les m mes principes 73 REUSSIR SES COMPTES RENDUS uonesiueBiO p suonip3 uopo anod uolpulo ul INO y odA inod sajou ap sud ap 14 anol 91p10 74 Editions d Organisation Effectuer pour les autres l effort de synth se Le compte rendu tr s synth tique en tableau de type 5 Ce compte rendu est le plus op rationnel pour les r unions de coordina tion ou les r unions informelles au sein d un m me service ou entre s
85. it galement d intervenir person nellement sur la teneur des contenus e Aucun rajout personnel d importance ne doit tre effectu m me si d apr s nous le texte comporte des oublis ou des points non suffisamment d velopp s e Aucune introduction ou conclusion ne doit tre cr e si le d bat n en comporte pas l faut sans cesse en effet jouer le jeu de l objectivit IMPLICATION PERSONNELLE INEXISTANTE PAR SOUCI PERMANENT D OBJECTIVITE M THODOLOGIE VOISINE DE CELLE DU RESUME DE TEXTE e Dans cette perspective d objectivit le r dacteur du texte choisit de fa on constante de ne pos s impliquer bannit donc les je et m me les nous qui l introduiraient par le sens au sein de l quipe de travail aux yeux du lecteur e Afin de comparer le compte rendu un exercice scolaire bien connu la m thode suivie peut tre rapproch e de celle du r sum de texte e La dissertation serait voisine de la m thodologie du rapport ADAPTATION INDISPENSABLE DU COMPTE RENDU SES PROPRES BESOINS SP CIFIQUES e La plupart des professionnels ignorent que cing types de comptes rendus sont leur disposition En l absence de cette information ils utilisent g n ralement le type de compte rendu adopt par leur service sans trop d esprit critique son propos 15 s tonnent ensuite du peu d impact du document sans comprendre que celui ci d pend troitement du type de
86. l entit professionnelle entreprise publique priv e ou administration tend a rejeter tous les l ments ne lui permettant pas de proposer une image de pr cision s rieux clart positivit maftrise de soi r flexion tenue d f rence recherche Je vous propose ci apr s la grille d analyse des causes de rejet que j ai pu progressivement mettre en place Chaque point correspond une cause de rejet vous remarquerez que certains mots en comportent plusieurs Les mots pr sentant plusieurs causes de rejet sont tr s bien rep r s par tous En revanche ceux qui n en comportent qu une ne le sont g n ralement que par les r dacteurs performants Vous comprendrez gr ce cette ana lyse les r actions que vous avez d j ressenties et les raisons pr sidant des corrections qui ont pu alors vous para tre enti rement subjectives 115 REUSSIR SES COMPTES RENDUS Les 8 causes de rejet de mots Mots sens ors 5 uz Mots rejet s forge a 2 sens sugg rant m RES ie de abstractions 1 2 3 4 aujourd hui d sol achever r fl chir gros cher petit R argent payer chafauder qssez crire trouver 116 LE VOCABULAIRE PROFESSIONNEL TRANSMET DES MESSAGES en situation d ecrif professionnel Mots issus du langage parle le plus quotidien Mots exprimant une non
87. l men bien sur le plan concret apr s l laboration par l esprit d un projet 109 REUSSIR SES COMPTES RENDUS Mots guides Mots synonymes Nuances Envoyer Adresser e Plus orient nominativement vers le destinataire qu envoyer gt Exp dier Id e qu il s agit d un paquet ou d un colis Faire parvenir e A utiliser dans les cas o le document est transmis par quelqu un et ne suit pas le circuit habituel Payer R gler e G n ralement employ dans un crit professionnel la place de payer mot rarement utiliser dans un crit professionnel S acquitter Connotation un peu administrative Proc der au r glement Formules les plus fr quemment utilis es Effectuer un r glement la place de payer Penser Consid rer e Plus usit que penser souvent trop abstrait impression d avoir envisag toutes les donn es de fa on objective Estimer niroduire une notion d appr ciation de la valeur dans la notion d opinion Permettre Amener e Conduire progressivement quelqu un alors que permettre introduirait la notion de supprimer tous les obstacles Engager e D buter une d marche D terminer e D limiter avec pr cision un sujet pour engager ensuite une action Inciter e Conduire quelqu un un type de comportement en l influen ant R clamer Demander Forme faible de la r clamation la demande Exiger Forme forte de l ordre
88. lus lisible Le principe serait de mettre toujours une seule id e par phrase voire une id e sur deux phrases A l oral les conclusions ne viennent qu en fin de d veloppement est extr mement habile l crit d ins rer d abord la conclusion pour donner ensuite l explication ou la justification Le cheminement est exactement l inverse de celui g n ralement suivi l oral Il est tr s percutant galement de bien d tacher les propositions mises g n ralement peu report es les d cisions et les actions par des paragraphes diff rents 60 Editions d Organisation Editions d Organisation COMPRENDRE EN SYNTHESE LES CONTENUS Conseils Commentaires Introduire les informations administratives en fin de partie Le d veloppement ne sera pas perturb par des informations de type administratif celles ci seront en effet report es en fin de th me En effet il est dommage de ne pas proposer l essentiel en premier pour ensuite apporter des informations du type dates noms de personnes ou de lieu Beaucoup ont trop tendance proposer toutes ces informations l endroit m me o la personne les a num r es l oral Cette fa on de faire d truit la force du contenu souhaitant tre transmis Concevoir des titres cadr s Les titres utilis s dans les comptes rendus sont ceux propos s par l ordre du jour Dans le cas d une r union informelle il sera habile d en cr er pou
89. maitrise de la situation 6 7 Mots affectifs Mots a connotation n gative Mots de remplacement ce jour surpris terminer tudier important volumineux co teux succinct peu volumineux bref somme due somme acquitt e r glement effectuer un r glement mot payer utilis en 3 letire de relance pour un ton tr s imp ratif concevoir suffisamment r diger d celer 117 Editions d Organisation Elargissement au compte rendu de lecture de conf rence ou de dossier Les m thodes synoptiques peuvent tre galement l outil de travail des prises de notes de lecture de cours ou de conf rences Lapproche sera diff rente de celle des r unions ot les objectifs des notes sont concentr s sur les contextes a chaque tape de l ordre du jour les propositions ven tuelles les d cisions et les actions 4 mener En situation d coute de conf rence texte ou oral magistral il s agit exclusivement de d gager les id es forces devant tre m moris es des informations compl mentaires d appui pouvant ventuellement tre oubli es Un effort de prise de notes effectu sur tableau synoptique permet parall lement d accomplir un r el travail intellectuel lors de la prise de notes ce mouvement spatial d criture r clamant une coute plus concentr e et d entra ner constamment ses facult s d analyse et de
90. me de pr sentation pourra tre tr s utile par la suite lors du classement ou de la recherche d une information pr cise Observez les deux pages suivantes au cours desquelles vous est propos e une pr sentation type adapt e aux comptes rendus n 1 2 3 et une autre en travers de la page 88 plus particuli rement congue pour les comptes rendus n 4 et 5 86 Editions d Organisation Editions d Organisation COMMENT PRESENTER MATERIELLEMENT UN COMPTE RENDU Pr sentation en hauteur pour comptes rendus de type 1 2 3 Presents Copies Redacteur Compte rendu de r union des chefs de d partement du 12 juin 2005 M Benard M Bertrand M Bros M Julien M Krein M Pinet Excus s ventuels Chefs de d partement Chefs de rayon M Bertrand ORDRE DU JOUR embauch s e Circulation de l information au sein des services e Mise en place d un poste d h tesse e Planning des horaires de la cantine e Cr ation d une plaquette d information destin e aux nouveaux 87 REUSSIR SES COMPTES RENDUS uonesiueBuo p suonip3 s q nequr XNEIANOU XNE uns p un p uorr21 e uraue2 S zTETOQ sap SUT UUT Q e ss 3ou p 3sod un p aovyd ua IST e S TAZ S S P UT S NE UOTIWUWIOJUT UONE NIIIT e wnof nd TAAYO puen g TV uo ez SPYD
91. ment avec quelqu un souvent id e de solidarit Participer e Avoir effectu un travail parfois bref au sein d une d marche collective connotation positive Editions d Organisation 108 Editions d Organisation NUANCER SES TEXTES PAR LE VERBE LE PLUS JUSTE Mots guides Mots synonymes Nuances D celer Constater e Id e plus passive du mot lt constater gt observer de fa on neutre que du mot lt d celer gt o une certaine perspicacit est n cessaire Relever Rep rer une id e diff rente de la vision d ensemble et la faire remarquer Remarquer Avoir l intelligence critique suffisante pour percevoir des l ments non mis en valeur D terminer D finir D finir tant plus neutre que lt d terminer gt Donner des limites un sujet D limiter e Mettre en place un champ d action par tablir des r gles pr cises e D terminer de fa on tr s concr te les Fixer limites d un sujet Clarifier Elucider Plus fort que clarifier Rendre clair ce qui pr sente pour l esprit des difficult s avec souvent un raisonnement d ductif Expliciter e Rendre clair et pr cis en non ant formellement Effectuer Accomplir Id e plus valorisante qu effectuer terme plus g n rique remplacant faire Ex cuter e Entreprendre un travail en suivant des ordres stricts connotation n gative R aliser Effectuer avec l id e d un travai
92. ministrations dans le domaine de la communication crite et des m thodes r dactionnelles Elle est l auteur de nombreux ouvrages sur le sujet dont R diger sans complexes Savoir r diger le courrier d entreprise et Mod les types de lettres et courriers lectroniques chez le m me diteur Code diteur 654380 ISBN 978 2 212 54380 3 www lo monaco fr Livres Outils
93. moindre proposition peut tre conserv e en lt bofte id es gt pour une p riode ult rieure quand le budget sera plus important Lors de situations tr s techniques o les imp ratifs du cahier des charges exigeraient un respect absolu des dates limites et une responsabilisation optimum des personnes l utilisation d une colonne lt responsables des actions avant le pourrait renforcer visuellement ces contraintes Les titres des colonnes sont indicatifs vous devez bien entendu les modifier selon vos besoins et votre culture d entreprise Caract ristiques du compte rendu synoptique de type 4 en francais courant Conseils Commentaires R diger l ensemble du texte avec des verbes conjugu s serait maladroit sous pr texte que le travail s effectue colonnes d crire en style t l graphique prise de notes Cette erreur est tr s fr quente la pr sence des colonnes entra nant ce type de rel chement d criture Utiliser toutes les ressources de la langue l avantage de ce compte rendu est de permettre de nuancer le texte tout en facilitant la lecture par une gestion du texte par colonnes Il est possible d utiliser des futurs des conditionnels des pass s la voix passive et la forme impersonnelle Cet avantage stylistique offre la possibilit d assouplir les textes et de donner un ton moins imp ratif que le compte rendu de type 5 en prise de notes enrichies san
94. n de personnes fortement individualis es Les responsabilit s sont d sormais prises ainsi en quipe et la cr ativit d un seul peut alors sembler celle du groupe Les comptes rendus de synth se sont donc conseiller pour renforcer l esprit d quipe Est il pr f rable de conna tre la st nographie pour pr parer un compte rendu Non au contraire si le 1 type de compte rendu parce qu il est tr s proche des paroles mises permet une situation de prises de notes en st nographie il est pr f rable par contre de ne pas utiliser celle ci lors d une prise de notes destin e la r daction d un compte rendu 2 3 4 5 En effet la prise de notes est dans ces cas compl tement ax e sur le sens Elle ne r clame donc pas la m me d marche intellectuelle que la prise de notes en st no En effet lors de cette derni re l effort de concentration s effectue plus particuli rement sur la retranscription des sons entendus Proc der aux deux d marches intellectuelles en parall le n est du ressort que de ceux tr s rares qui poss dent un r flexe d criture en st no quasi automatique Certaines secr taires se plaignent d ailleurs parfois d avoir perdu leur esprit de synth se par une utilisation excessive de celle ci Cependant il ne faut pas bien entendu tre trop intransigeant Certains professeurs de pointe proposent en effet lors de l apprentissage de la st no des exercices par mots cl
95. nnes liminent les d tails associant l acte de synth se au 21 REUSSIR SES COMPTES RENDUS souvenir scolaire des r sum s quand il fallait liminer tous les d tails Cette attitude est logique Or dans un compte rendu m me de synth se le d tail de fonctionnement persiste tre fondamental Par exemple s il est dit dans la rubrique Action Tous les formateurs doivent prendre la cl de leur salle dans le bureau 112 Si ce d tail en apparence anodin est omis dans le compte rendu la confusion est assur e un matin l entr e du centre de formation quand les 20 formateurs vont errer la recherche de la cl de leur salle avec leurs 200 stagiaires Les informations communiquer mal g r es peuvent tre les grains de sable qui enrayent la bonne restitution du contexte des propositions des d cisions ou actions mener vous d avoir l intelligence d en mesurer la port e pratique Retenez donc bien les quatre ancrages d finis ci dessus v ritables cartes atouts de vos comptes rendus N oubliez pas non plus la carte lt joker gt qui elle regroupe toutes les informations susceptibles de bien huiler les rouages de fonctionnement de la structure concern e 22 Editions d Organisation Editions d Organisation Comment prendre des notes utiles La prise de notes comme le compte rendu a rarement t enseign e A partir de Ventr e au lyc e les professeurs ne dictent plu
96. o p suonip3a 101 Editions d Organisation Nuancer ses textes par le verbe le plus juste Les mots qui suivent sont des synonymes utilisables en contexte profes sionnel Pour plus de souplesse d utilisation le travail est centr sur les verbes moments cl s de Fexpression des actions En effet un compte rendu pour tre tr s efficace doit tre extremement pr cis sur ce type de mots Ce lexique doit galement jouer un r le pour am liorer le choix de vos verbes a l infinitif dans la colonne de droite des comptes rendus de type 5 Mots guides Accepter Mots synonymes Accueillir une proposition Admettre Adopter Agr er Approuver Nuances e Moins fort qu accepter connotation positive Accepter avec une r ticence Accepter avec l id e d int grer tr s rapidement l objet de l acceptation Donner son agr ment connotation un peu administrative Partager la m me opinion sur l objet de l acceptation 103 REUSSIR SES COMPTES RENDUS Mots guides Mots synonymes Nuances Consentir Souscrire Accepter avec r ticence argumentation Donner son adh sion avec l id e de s engager apr s Affirmer Assurer Attester Avancer Certifier Maintenir Pr tendre Soutenir Annoncer Communiquer D clarer Diffuser Faire connaitre Informer Transmettre Affirmer avec force Affirmer avec encor
97. objectif serait une transmission tr s dynamique des contenus sans besoin particulier de nuances Editions d Organisation VISUALISER LES CONTENUS DE MANIERE PLUS CLAIRE Ipidnd spuna 19uBp jeun 300 ulpyooid sipW GZ JUDAD S HAUI p 40 5 as eun URJA l nr JaIWINDG n liliqosuods l snos JuoJ s sauuosied Q s p UOHDJIAUI l NDBANOU DEAD 20 402 UH Z XDW 10d uinssp pues s un l p i d nbilsiSo p m d np uoyDjsaid pi inssp anapo np Anou uf sayod e jiu q d un p sipiq 00 uol oolunuluo D Bpjjoqus sajsijpiogds ojgnd lqnop un inod joodwi un s npueyn jyoelqo sjeuuoissejoid seulzoBow s p suop s l sul 591121 0 0 je f l siods 10d bl ni s aye rqnd nol ulpysoid HAD 9 s lsilouinol sap syudjiodwi sjuel gt s p 2 AD NAgUd 5 1eunelep d un ueusondep s l inod l nod anbyosd juewerelnoyod 1o dwe s ido ajqnjon j9 lqoynpoui apoq un p ju uu ocup apolied us ju usj niop s dnojos ucupi loq j anou p np Anou un p
98. ofessionnel Il est en effet fr quent de r clamer ce document IX REUSSIR SES COMPTES RENDUS aux personnes exer ant des responsabilit s charg es de diffuser l informa tion au sein des services De plus la situation se complique actuellement par le fait que chacun peut tre amen transmettre par messagerie le compte rendu d une pr c dente r union Nouveaux supports technologi ques donc nouvelles fa ons de faire Par cons quent sans initiation pr alable les r dacteurs persistent tre mal l aise face ce document que l on pr suppose connu de tous Contraints d en r diger un ils ressentent cette t che comme un pensum Certains s en d chargent vite d ailleurs sur quelqu un d autre 1 Quelques uns plus cons ciencieux feuillettent les dossiers la recherche de comptes rendus existants pour trouver rapidement un mod le quand ils ne savent comment s pren dre Il s agit d entrer dans le moule sans faire trop de vagues Or par man que de m thodologie et de conseils s rieux ces r dacteurs peuvent alors p renniser innocemment de mauvaises habitudes r dactionnelles lorsque les documents consult s devenus d sormais leur r f rence ne sont pas en fait de grande qualit La confusion entre compte rendu et rapport un classique Il est noter galement que le compte rendu sans doute en raison d absence de d finition claire est souvent assimil voire confondu avec le rapport
99. oit on num roter l ordre du jour et par voie de cons quence le texte Que fait on en l absence d ordre du jour Les deux fa ons de faire num rotation ou ordre du jour non num rot sont actuellement en vigueur La 2 formule est cependant plus fr quente En effet il peut tre maladroit de num roter un texte laissant croire ainsi que certaines rubriques sont plus importantes que d autres Or dans la plupart des comptes rendus les rubriques ne sont pas hi rarchis es par ordre d importance l vaut mieux laisser la num rotation au rapport qui lui hi rarchise la construction du texte ou utiliser celle ci lors des comptes rendus volumineux par souci exclusif de lisibilit Le compte rendu qui en d coulera ne pourra tre qu un compte rendu de synth se n 3 4 ou 5 Il sera parall lement indispensable de cr er des titres mais ils ne pourront tre int gr s un ordre du jour car celui ci est forc ment un plan envoy l avance Cependant il pourrait tre habile de cr er un titre th mes abord s gt et de lister ces th mes en 1 page Les lecteurs s habitueront vite distinguer les deux titres ordre du jour ou th mes abord s Gr ce cette sorte de sommaire en 172 page il sera ais de rechercher l information 13 REUSSIR SES COMPTES RENDUS Questions Reponses Doit on signaler le nom du r dacteur du compte rendu Peu de personnes en l absence d ord
100. on les contestations les argumentations contraires Il est donc maladroit de Putiliser dans les situations de travail en quipe o l objectif premier est de faire ressortir un consensus de groupe et de travailler sur les contenus et non sur la subjectivit de vision de chacun 48 Editions d Organisation Editions d Organisation METTRE EN VALEUR LES OPINIONS DE CHACUN M thode de prise de notes pour ce type de compte rendu Un premier conseil serait de s efforcer ne pas tout noter le d faut fr quent lors de la pr paration de ce type de compte rendu tant le volume de notes prises par le r dacteur Il serait m me conseill et c est l une m thode inhabituelle de noter sous forme de tableaux synoptiques afin d avoir clairement 3 Fesprit lors de la reformulation les propositions les d cisions et les actions demandees Cette m thode permet une approche plus structur e des contenus et donc une reformulation plus coh rente de Toral initial Cependant il ne faut pas omettre de noter tr s rigoureusement le nom des personnes lors de chaque intervention pour ne pas m langer les opi nions qui pourraient tre divergentes En effet il s agit de parfaitement mettre en valeur leur prise de position personnelle et l attitude qu ils adoptent a propos d un sujet Afin de faciliter cette prise de notes un tour de table peut tre rapide ment esquiss sur papier avec en face de chaque nom un num ro Ce
101. onc tre d sormais en mesure de savoir dans quelle 17 REUSSIR SES COMPTES RENDUS situation le groupe se trouve a chaque tape de la r union On notera alors intens ment par moments peu d autres et on s interrompra lors de digressions lorsqu il s agit d un moment hors sujet Ces cartes jouer salvatrices sont les suivantes Contexte Bilan besoin probl me Joker Informations de fonctionnement Propositions D cisions Actions Cette vigilance int rieure permet de saisir les moments cl s des r unions au del des bavardages et digressions Les notes seront prises en s appuyant sur ces quatre cartes jouer guidant la perception des contenus 18 Editions d Organisation Editions d Organisation POINTS D ANCRAGE D COUTE EN R UNION Le contexte bien d finir le cadre Les r unions sont organis es autour de bilans besoins Bilan problemes dysfonctionnements Seules les struc s tures peu performantes se r unissent pour ne rien dire v ritablement En effet si des temps de rencontre sont pr vus dans une organisation c est pour y faire le point sous forme de bilans ou pour soulever un besoin devant tre analys Il s agit aussi surtout de r gler les probl mes les dysfonctionnements de la structure Une reformulation claire du contexte devient par l m me la base de travail de d part d un aspect trait identifi
102. ont toujours retranscrites mais d gag es nettement de l ordre du jour dans le compte rendu Expression de langage parl jamais reprise ensuite l crit Ce compte rendu pourrait tre dans certains cas un peu remani s un compte rendu de type 1 Ce dernier est le seul texte proche d une prise de notes en st nographie En effet le texte de ces comptes rendus est peu loign de la forme utilis e l oral Cependant il est forc ment long fastidieux lire sans aucun filtrage de forme Deux heures de r union peuvent repr senter qua rante pages de texte Toutefois il pr sente l avantage d offrir l int gralit des d bats en style direct dans une expression tr s voisine de l oral 40 Editions d Organisation Editions d Organisation REPORTER FIDELEMENT DES ECHANGES ORAUX EN REUNION Ce type de compte rendu est cependant indispensable pour retranscrire exactement des propos du type d claration aveux situations o les risques pris par une reformulation pourraient entra ner de graves con s quences juridiques Il est galement utilis dans les r unions tr s offi cielles pour retranscrire avec exactitude l atmosph re des d bats Dans la situation d une r union de service il serait absurde En revanche dans le cadre d une conf rence dont les th mes sont pr par s l avance ce style de compte rendu peut retranscrire la vie des d bats et tre rela tivement agr able
103. orteur d une r flexion autour d une probl matique de d part Transmission de sujets trait s de mani re informative et neutre sans aucune analyse personnelle O Analyse personnelle d un sujet avec proposition de solutions concr tes O Reformulation ventuelle d argumentations mises par d autres dans l objectif exclusif de tenir inform O Argumentation personnelle d ploy e par le r dacteur dans l objectif de faire adh rer voire de convaincre Pas de conclusion rajout e la conclusion mise oralement O Conclusion pouvant modifier le regard port sur un sujet avec ouverture ventuelle sur l environnement ou le futur O Aucun engagement du r dacteur sur le fond mais forme sous son enti re responsabilit O Engagement personnel du r dacteur sur le fond et la forme XI REUSSIR SES COMPTES RENDUS Une d finition des comptes rendus de r unions de travail Par comparaison avec le rapport la d finition du compte rendu pourrait tre la suivante Le compte rendu est la retranscription fid le du contenu de propos tenus lors d une r union d une rencontre de travail entre des person nes rassembl es provisoirement pour pr senter des bilans ou discuter de besoins probl mes ou dysfonctionnements Dans ces derniers cas il s agit de d terminer plusieurs les solutions et les actions suscepti bles d tre men es pour les mettre en place Le texte du compte rendu sorte d
104. ose avec D clencher Engendrer Occasionner l id e de responsabilit e tre l l ment qui entra ne brusquement une causalit quasi m canique e Produire avec l id e d tre physiquement responsable de la chose tre l origine de quelque chose de n gatif 106 Editions d Organisation Editions d Organisation NUANCER SES TEXTES PAR LE VERBE LE PLUS JUSTE Mots guides Mots synonymes Nuances Provoquer Inciter quelqu un par une sorte de d fi souvent li une action n gative parfois violente Soulever Poser un probl me non encore percu Susciter e Faire na tre une id e pour aider ou contrecarrer en tant qu ami ou adversaire Changer Am liorer Apporter des modifications positives Modifier Changer mais pas obligatoirement en positif plus neutre Perfectionner e Am liorer de fa on positive avec une approche scientifique Remanier Apporter des modifications un ouvrage de l esprit par un nouveau travail Remodeler Transformer en modifiant la forme peut s employer pour une organisation Restructurer Donner une nouvelle structure quelque chose d organis Transformer Donner un autre aspect une autre forme relativement diff rente Comporter Contenir Comprendre en soi dans sa capacit son tendue sa substance Tr s voisin de comporter plus abstrait Mentionner Signaler sans trop insister
105. paru le 9 10 01 dans Le Monde Une pr sentation de rapport analyse active R le de la commune dans l implantation d un r seau cabl 120 Editions d Organisation ELARGISSEMENT AU COMPTE RENDU DE LECTURE DE CONFERENCE OU DE DOSSIER o uoynyndod p uolipiu uBnp nb sioyo sulou ue s sAnod suolillui 002 lusog US ib IDAD1I eddy DPUDAN OJUSO JOW JUSLUQ BYDOg PION nbuyy ue xiod shod 0 2840 IN p supp s sijp pl p d suoyoy puoBe in p s stid suolsi p Jedioysod s ldn d xno eijowed u l u yups nueaes UOYDIBQUI pioos UOIS UO D uoyowoid s lB lpis sep 11 4019 QUID lins p p 100 p JEUIDDIUS UlDM INS 5 l sUOYOD 100 S HUO se H A Sajqosuadsipul saunsaw s si pu B1pui s sno uyo yol os olisn p olsnipx l 410Anoulold l pj 1enbipois nbupid ua seu p silp lqo p sounsay slupju p SLOW s lAnpd sowejqoid xnp nb snjd p 5991 juaAnos s u nB s p s snp s p qulou oubssiolo ina inod ayn ins s sAnpd s p lupisix ap JUDUJDUS S D 402 L LOMH
106. pre besoin faire par exemple ressortir sur une colonne les d cisions pour les d marquer des actions ou bien d gager nettement une colonne pour noter les d lais et les responsables des actions Pensez utiliser plus fr quemment des outils de ce type qui renforcent la qualit des coordinations et des transmissions de messages Un compte rendu de chantier vous est propos ensuite titre d exemple 81 REUSSIR SES COMPTES RENDUS uonesiueBuo p SUO IPJ liel W esudeyue h UOJUSAIQUI 102 n n joao np d i D suo MH A sloqnq yy uoyoD eyes aang o uoyojdeso0 anod jase eslideyue i jpjuoo 2 s nbu vis s yulpayuo s p p anod np unq UOHDAOU N e S AnOU j SSUUSIDUD s ruod s l eue jq s a d enbyeyse pods q sinol np aun mod snagid uosu x p xnDADI 414 p ep uoypsiunBiogy 1 XN92 ap sjupdno20 s p sanbiuoydeya s p 1115 np asiidayua DIA 10d asiig s p s nul s p SJOS s p UOISIIEG sinol ulpzulnb un p ajjeuuoisiagud luplsissp UOS Ydd np xnp inq S P UOHDAOU L XNDADY s p 0 0 T l 11490 S UD SIX xnp inq s p
107. r dire qu il en existe un Il faut savoir en exploiter tou tes les ressources REUSSIR SES COMPTES RENDUS 5 types de comptes rendus votre disposition Types de comptes rendus Description Compte rendu compl tement litt ral e Pr sentation comme une pi ce de th tre Reprise litt rale de la totalit des propos tenus mais g n ralement en fran ais crit gt 90 du volume du texte initial en style direct Plan lin aire chronologique Compte rendu litt ral reformul e Utilisation du style indirect la 3 personne du singulier au pr sent de narration e Reprise des paroles en fran ais correct de fa on synth tique gt 60 du volume du texte initial e Identification des participants par leur nom ou leur fonction Plan lin aire chronologique Compte rendu synth tique e Retranscription tout fait synth tique en fran ais correct des propos tenus e Apparition de titres voire de sous titres e Pas de rappel syst matique des noms des intervenants gt 40 du volume du texte initial Plan th matique Compte rendu synoptique en fran ais courant 4 e Pr sentation sous forme de tableau g n ralement en 3 colonnes e R daction en fran ais correct tr s synth tis e Phrases tr s courtes 16 mots maximum 30 du volume du texte initial Plan th matique Compte rendu synoptique en prise
108. r organiser une mati re diffus e parfois de fa on d sordonn e Le titre doit en outre cadrer le message et non introduire une prise de position Bon titre Evolution du march au cours de l ann e 2005 Titre viter dans un compte rendu le titre plein Stagnation du march au cours de l ann e 2005 Les titres cadr s sont en effet dans la logique de l approche objective des comptes rendus Les titres pleins plus engag s ne pr sentant pas cette objectivit seront r serv s aux rapports Ne pas num roter les titres Les titres des comptes rendus n ont entre eux aucune logique organisationnelle est d usage de ne pos les num roter ce qui donnerait une importance injustifi e au premier titre par exemple Cette affirmation est nuancer dans le cas d un document de plusieurs pages par souci de lisibilit Cr er ventuellement des sous titres pour viter l accumulation des mots de liaison Les mots de liaison en trop grand nombre peuvent donner une impression un peu artificielle Afin de r soudre ce probl me il suffit de cr er des soustitres non num rot s eux aussi qui vitent de justifier le lien de ce nouveau paragraphe avec les autres 61 REUSSIR SES COMPTES RENDUS Conseils Commentaires Ne jamais s impliquer l faut parler de soi la troisi me personne du singulier Ce dans le compte rendu document est selon Fran ois Martin vous le r dac
109. re du jour prennent actuellement l habitude d adopter cette formule de cr ation de sommaire Il est fr quent de rencontrer des comptes rendus ne comportant pas le nom du r dacteur Or il serait plus efficace de toujours signaler le nom de ce dernier En effet on saurait ainsi qui s adresser pour des pr cisions compl mentaires C est un usage pr ner Est il possible de se d marquer du langage parl C est presque une obligation Les comptes rendus les plus maladroits sont ceux reprenant les tournures de l oral sans aucune reformulation Or le code oral et le code crit ne s organisent pas de la m me mani re Les mots choisis ne sont pas non plus les m mes Une reformulation syst matique est donc de r gle lors de la r daction d un crit professionnel ce propos vous trouverez une r flexion sur les types de mots rejet s l crit lors de la r daction de documents Que faire quand un timide ou un volubile s expriment Dans les comptes rendus de synth se 3 4 5 le probl me ne se pose pas puisque les personnes sont peu ou pas nomm es Cependant dans les comptes rendus n 1 et 2 litt ral et litt ral reformul celui ci se rencontre fr quemment Dans ce cas il faut regrouper et enrichir par la formulation l intervention h sitante et synth tiser la plus redondante Quelle longueur doit on adopter pour les paragraphes II faut viter les textes denses et compacts pouvant cr
110. res d affluence la s curit de Pimmeuble tant assur e seulement le filtrage au bas de la tour effectu par la soci t de gardiennage Or plu sieurs soci t s cohabitent dans l immeuble Il est donc difficile d assurer vraiment la s curit Par ailleurs le mat riel d rob provenait de trois sal les de formation diff rentes seulement ferm es cl le soir Julie Vertin s tonne de ne rien avoir remarqu alors que son bureau est proche des salles concern es Luce Daumier fait remarquer que ce mat riel n est pas encombrant et peut donc tre ais ment dissimul dans un grand sac Max Zetin sugg re de r gler ce probl me en munissant les portes d un code pour chaque salle de formation Luce Daumier n estime pas cette mesure tr s fiable car il serait difficile de changer fr quemment le code d acc s en raison des probl mes li s l apprentissage d un nouveau code 52 Editions d Organisation Editions d Organisation METTRE EN VALEUR LES OPINIONS DE CHACUN Julie Vertin propose alors une solution plus pratique pour tous les membres du personnel donner a chacun un badge d acc s aux salles de formation Max Zetin estime que cette solution pourrait tre essay e en raison de ses aspects pratiques et fiables Les participants approuvent cette mesure Max Zetin charge alors Fran ois David de rechercher la soci t susceptible de mettre en place un syst me par badge d
111. rme en reformulant un peu 2 Commentaires critiques sur les comptes rendus de type 1 Quelques situations imposent sa pr sence Les deux extr mes par l observation nas chapitre 6 Mettre en valeur les opinions de chacun Le compte rendu de type 2 ou proc s verbal Diff rence entre compte rendu et proc s verbal Caract ristiques du compte rendu litt ral reformul de type 2 Mettre en valeur la position individuelle des participants M thode de prise de notes pour ce type de compte rendu Comprendre le r le de ce type de compte rendu Insertion artificielle de titres par souci de lisibilit chapitre 7 Comprendre en synth se les contenus Le compte rendu de type 3 chapitre 8 Visualiser les contenus de mani re plus claire Le compte rendu synoptique de type 4 Le compte rendu synoptique bouleverse les mentalit s face l crit Osez crire autrement Deux comptes rendus en tableau pour des situations diff rentes D coupage par colonnes oui mais quelles colonnes Une synth se syst matique des propos tenus chapi
112. rte avec code 1 Proposition pour les salles de formation Editions d Organisation 38 Editions d Organisation REPORTER FIDELEMENT DES ECHANGES ORAUX EN REUNION Texte de l oral Commentaire Luce Daumier Oui mais tout le monde finirait par savoir le code Max Zetin l suffirait de le changer tous les mois Julie Vertin C est un peu compliqu de le changer souvent imagine quand on a besoin de q salle de r union pour un rendez vous avec un client il faudrait toujours se tenir inform du code C est un peu prise de t te Ne vaudraitil pas mieux que l on y acc de avec un badge Au moins on serait s r que seuls les membres de notre soci t y 2 Proposition auraient acc s Cela limiterait certainement les d g ts 1 Max Zetin Oui vous avez raison Julie me semble que c est une solution pratique et rationnelle pas compl tement fiable pourtant mais on a quand m me pas mal confiance dans notre personnel On pourrait tenter cette formule Qu en pensez vous Les participants oui on pourrait essayer D cision Max Zetin Qui veut se charger de la recherche de la soci t pour s curiser ces salles par le biais d un badge et nous faire une premi re estimation des co ts Fran ois David Je veux bien m en charger cela ne doit pas tre trop compliqu et au moins je saurai contr ler les co ts Luce Daumier C est s r on peut te faire confiance sur ce point
113. s mis vous donc de choisir le document de la situation Raviver la m moire des participants Les r unions se multiplient actuellement et par voie de cons quence na t le besoin d en poss der une m moire crite par souci de fiabilit Cette derni re est d ailleurs toujours renforc e par un crit commun ne laissant pas d initiative aux d rives possibles manant de prises de notes imparfai tes seules r f rences en l absence de ce document d enregistrement De plus si certains ressentent des difficult s personnelles r sumer une r union la lecture du compte rendu leur permettra sans aucun doute de raviver leur m moire en restituant le souvenir des d bats et l atmos ph re de celle ci Fournir un outil de travail efficace Le compte rendu permet de poursuivre une r flexion commune en vi tant les confusions possibles entra n es par la vari t des notes prises par des personnalit s diff rentes aux pr occupations parfois divergentes Gr ce au compte rendu chacun est d sormais impr gn du m me texte facteur de consensus Par cette sorte de m moire collective d sormais mise en place l action peut d couler tr s rapidement avec r activit Pour se convaincre de l importance du r le des comptes rendus il suffit d observer la circulation de l information et le rythme des prises de d cision au sein de services poss dant une r elle politique de comptes rendus comparativement ceux q
114. s ils deman dent a leurs l ves de prendre d sormais des notes mais rares sont ceux qui donnent alors des conseils m thodologiques approfondis Chacun va donc d s l adolescence se forger une fa on de faire personnelle notation de bribes de phrases capt es au vol ou dans une volont plus synth ti que mots cl s reformulant une partie des propos Les d rives sont mul tiples trop de notes notes mal prises notes trop succinctes Par observation de Fexistant on remarque la pr sence de deux grandes m thodes la premi re est naturelle la seconde est g n ralement acquise Prendre des notes lin aires a ancienne La prise de notes lin aire est la plus traditionnelle 90 des personnes notent de cette mani re Sans initiation sp cifique a la prise de notes elles suivent en effet logiquement le rythme de Fecrit Lors d une r u nion le texte pris en notes met alors au m me niveau les informations 23 REUSSIR SES COMPTES RENDUS de teneur diff rente contexte de chaque point l ordre du jour d cision prise et actions a mener Certains par souci de clart utilisent un surli gneur pour mettre en valeur certains passages Les notes sont alors un peu plus faciles a exploiter ensuite l initiative est donc int ressante mais ce n est pas encore une approche compl tement performante Titre Le texte est pris en notes sur la page utilis e en format portrait Les notes en tableau pour
115. s dans le texte L tape des propositions est donc souvent absente lors de la reformula tion crite afin de retenir exclusivement les r sultats en d coulant d ci sions et ou actions Une nuance est cependant a apporter Il est indispensable de retranscrire par crit les propositions quand aucune d cision n est prise ce jour l l action tournera alors autour de Pappro fondissement des suggestions mises La d cision t te pensante des comptes rendus De l ordre du pr sent de la r union la d cision est d ordre intellectuel Elle pr c de toute forme d action Une d cision est prise au cours d une r union mais elle peut bien entendu concerner des v nements futurs la d cision est prise le 22 avril de cr er un poste d h tesse partir du 2 mai Cette d cision sera pourtant enregistr e dans la rubrique d cisions En effet une fois cette d ci sion prise nul ne reviendra dessus dans le futur La d cision est g n ra lement le fait d un consensus de groupe votes ventuels mais peut galement tre l initiative d un sup rieur hi rarchique se responsabili sant seul sur celle ci ou marquant par l son autorit Il survient aussi D cisions qu elle soit sous entendue Probl me de rambarde de s curit L action est de suite engag e Changer z rambarde D cision et action se superposent Dans le compte rendu seule l action mener est retenue dans ce cas 20
116. s pour r diger des comptes rendus Nous venons de voir qu il serait maladroit de confier au premier venu la r daction d un compte rendu ou m me de proposer au sein d une quipe de le r diger tour de r le selon l humeur Pourtant dans les faits les choses se d roulent souvent ainsi par peur g n ralement de l acte d criture En effet beaucoup vitent de r diger par eux m mes par crainte d tre jug s Or la r side l erreur Seuls les plus impliqu s dans une situation savent mettre en exergue les enjeux de la situation et le compte rendu sera alors leur atout outil d efficacit Toutefois pour r diger un excellent compte rendu la motivation ne suf fit pas il faut galement faire preuve de plusieurs qualit s O Lobjectivit de l coute un point fondamental Le preneur de notes en vue d un compte rendu ne doit pas tre quelqu un effectuant par temp rament une coute s lective Lors d un compte rendu Editions d Organisation Editions d Organisation SAVEZ VOUS QU IL EXISTE 5 TYPES DE COMPTES RENDUS il faut en effet tre capable de reformuler avec une certaine objectivit sans d formations et rajouts personnels un compte rendu est crit certes avec d autres mots mais il ne doit jamais alt rer le sens d origine Lors de la prise de notes l coute doit tre centr e sur le fond et non sur la forme C est pour cette raison que la prise de notes en st no n est pas bien a
117. s verbes conjugu s 69 REUSSIR SES COMPTES RENDUS Conseils Commentaires Ne nommer les personnes que dans les cas de responsabilisation de celles ci par rapport aux actions Comme dans les comptes rendus de synth se et peut tre encore davantage les personnes n apparaissent que dans un objectif particulier ne pas les vexer faire ressortir leurs divergences ou les rersponsabiliser lors du suivi des actions Lier les id es Ce compte rendu permet d encha ner et de parfaitement relier les actions entre elles Il serait donc maladroit de plaquer une id e la suite d une autre sans enchainement Ce compte rendu offre l avantage d tre tr s explicite pour des personnes peu au courant des faits Choisir ce type de compte rendu lors de transmission des sup rieurs hi rarchiques 70 Dans le cas o la diffusion du compte rendu implique au niveau des actions la hi rarchie elle m me il est habile d utiliser ce type de compte rendu permettant d introduire un style plus d f rent l serait maladroit d crire Transmettre cette information l ensemble du personnel gt compte rendu n 5 ll est plus habile dans ce cas d opter pour la formulation suivante Il serait souhaitable que la Direction transmette cette information l ensemble du personnel gt compte rendu n 4 serait int ressant cependant de choisir le compte rendu n 5 dans les cas o l
118. sera v rifi d s le d but l avanc e des actions mener Cette forme de compte rendu rend particuli rement actif un groupe de travail et renforce consid rablement l esprit d quipe vous de r fl chir maintenant au compte rendu le mieux adapt votre contexte professionnel 132 Editions d Organisation Editions d Organisation ORGANISATION DE LA PENS E e M thodes de la communication crite et orale M FAYET J D COMMEIGNES Dunod Synth se mode d emploi M FAYET J D COMMEIGNES Dunod e Structurer sa pens e structurer sa phrase G NIQUET Hachette La m thode SPRI pour organiser ses id es et bien r diger L TIMBAL DUCLAUX Retz e La prise de notes efficace L TIMBAL DUCLAUX Retz Techniques de l expression crite et orale T1 et T2 D BARIL et J GUILLET ditions Sirey Savoir prendre des notes vite et bien G HOFFBECK et J WALTER Dunod e De la prise de notes au compte rendu efficace M A GIRAUDY P GUERIN L expression crite crire pour communiquer L TIMBAL DUCLAUX ditions E S F 133 REUSSIR SES COMPTES RENDUS e La prise de notes intelligente R SIMONET Editions d Organisation e Ecrire pour agir A MARRET R SIMONET J SALZER Editions d Organisation FORME STYLISTIQUE e La lisibilit F RICHAUDEAU Editions Retz e 100 cl s pour bien crire et r diger M J GOURMELIN Marabout Te
119. sion de la pr sence de documents diff rents II s agira au cours de ces pages de vous offrir une vision d ensemble des diff rents types de comptes rendus accompagn s de leur m thodologie sp cifique et de conseils issus de situations presque exclusivement pro fessionnelles Il est en effet essentiel pour votre efficacit future de balayer l ensemble des probl mes sp cifiques li s aux diff rents types de compte rendu Vous pourrez tre ainsi en mesure de r diger non seule ment des comptes rendus de qualit mais aussi tre en mesure de deve nir force de propositions en introduisant des documents mieux adapt s aux situations que vous rencontrerez d sormais coute objectivit et synth se les trois mots cl s des comptes rendus Sur le plan intellectuel le compte rendu est presque toujours un travail de synth se exigeant du r dacteur une part importante d objectivit Le souci permanent est au cours de sa r daction d liminer toute forme d implication personnelle Afin d viter la moindre distorsion la qua lit d coute du r dacteur doit tre par cons quent particuli rement d velopp e Pour toutes ces raisons le compte rendu est un document relativement d licat r diger r clamant des qualit s la fois humaines intellectuel les et r dactionnelles Veillez ne pas le confier au premier venu XIII Editions d Organisation o objectifs cl s sous tendant les comptes r
120. sons sous jacentes ces remplacements en apparence non r fl chis J ai alors cherch effectuer une analyse des impressions d am lioration ressenties par l ensemble d un groupe de travail D sor mais rendue vigilante aux r actions provoqu es par le vocabulaire j ai aussi constat que certains documents plus particuli rement affin s 113 REUSSIR SES COMPTES RENDUS dans le sens du vocabulaire choisi permettaient ensuite d obtenir plus facilement une large adh sion Par curiosit intellectuelle j ai pris Pinitiative voila quelques ann es de noter syst matiquement les mots rejet s et le nombre de cas de ren contre de ceux ci Cette d marche m a amen e constituer progressive ment un lexique d environ 300 mots fr quemment vit s par les r dacteurs performants Une fois ce travail accompli j tais alors en mesure de r fl chir aux causes justifiant ce rejet quasi syst matique des m mes mots dans des contextes pourtant diff rents l origine simples hypoth ses de travail ces causes me paraissent d sormais apr s r flexion parfaitement justifi es par l image valori sante que les secteurs professionnels souhaitent faire passer travers leurs crits Il serait m me possible d voquer la pr sence d un style subliminal En effet comme les images publicitaires qui par milli mes de secondes sugg rent un besoin non conscient par des images charg es de transmet tre
121. ssible de parler de secret de fabrication Il est en effet fort difficile de concevoir un texte de ce type sans tre initi a ses lois et contraintes Un document valable dans toutes les situations o operafionnalife doit primer J ai longuement test ce document au sein de structures tr s diff rentes dans des contextes vari s administrations secteurs industriels et com merciaux I ma toujours t possible de transcrire les contenus de d part en compte rendu de type 5 Afin de percevoir l int r t de cette approche entrainez vous transfor mer un document existant g n ralement de type 3 en compte rendu 5 pour vous heurter concr tement aux lois pr sidant au passage d un document a Fautre 76 Editions d Organisation EFFECTUER POUR LES AUTRES L EFFORT DE SYNTH SE plang stouna sino no aun uyo sawsiuDB10 s p seidno 3VA se ins syuawauBlasuad s p iilll n y prog sioSupsy ulp oold HAD l JUDAD SIA8P un l s s opid lll u lqild sns j loos p JeYyoseyoy judg spuna s uBo jun uouypoid sipu Z ubao s HAul p aulojuewigjddns ajsi p d usupi uen lnf 1 ttunpq sendgud seuuosied OS XND SUOYO AU s J8OUD 49 7 uyez
122. t pour l historique du service O Relire son texte au moins deux fois pour ne pas laisser passer des erreurs de fond et de forme La premi re lecture est centr e sur le sens la seconde exclusivement sur les r actions grammati cales les fautes de grammaire les plus fr quentes tant li es aux accords de participes pass s 129 Editions d Organisation Vous avez maintenant en t te les diff rentes possibilit s votre disposi tion pour crire un compte rendu Vous en percevez les m thodes et les conseils vous auront permis d viter les cueils les plus courants Vous avez galement not la pertinence d utiliser des comptes rendus sous forme de tableaux beaucoup plus performants outils la fois de com munication mais aussi de management d quipe Il est toutefois 4 noter qu une nouvelle tendance commence 4 se dessiner li e aux nouvelles technologies le compte rendu r alis avec Power Point et le compte rendu r dig en direct en r union avec un micro por table et un vid o projecteur Une diapositive par point a ordre du jour Le compte rendu r alis a partir de PowerPoint est tr s synth tique Ses logiques sont de type 5 Il faut r server une diapositive l introduction une autre aux participants encore une autre la pr sentation des points l ordre du jour Ensuite chaque diapositive restituera en synth se le contexte bilan probl me ou besoin la d cision prise
123. teur l l ment primordial mettre en valeur Cet effort d criture un peu artificiel permet de positionner le texte sous un angle tr s objectif le r dacteur n apparaissant pas comme partie prenante Il faut bien entendu viter les nous et les je comme pour les autres types de compte rendu Compte rendu de synth se type 3 La s ance a d but 9 h 30 et comporte deux points l ordre du jour le lancement du nouveau produit Isotoupetit le r glement des probl mes de vol de mat riel 1 Organisation du petit d jeuner de lancement d un nouveau produit La nouvelle bo te tanche Isotoupetit est actuellement en p riode de lance ment Il s agit d une bo te modulable et r tractable apr s emploi particu li rement pratique De plus son tanch it est parfaite Ce produit est donc particuli rement bien adapt aux rangements et aux d placements lors de pique niques Afin de lancer ce produit sur le march un petit d jeuner doit tre orga nis le 6 avril prochain avec les responsables des achats des clients les plus importants et quelques journalistes jour de d marrage de la campagne de publicit Cette derni re s effectuera sous forme de spots t l et de publi cit s ins r es dans des magazines professionnels et devra avoir un impact d am lioration de l image La communication s effectuera par le biais d 150 toupetit un petit mille pattes l allure symp
124. tocopie Dans les autres cas la ponctuation est li e au sens En effet les id es forces sont mises en valeur par l utilisation des virgules qui signalent les informations secondaires d appui nous avons le 5 janvier dernier omis de vous transmettre cette information nous avons omis de vous transmettre cette information comme nous vous l avons d j pr cis par t l phone Derri re les mots de liaison en t te de phrase un usage actuellement implant veut que soit utilis e syst matiquement une virgule Cette fa on de ponctuer met en valeur la liaison 93 REUSSIR SES COMPTES RENDUS Conseils d am lioration Commentaires Exemples ventuels qui dans ce langage est un rouage de raisonnement volontairement fort Par contre dans le corps du texte le mot de liaison peut tre encadr de virgules ou ne pas l tre Dans ce dernier cas il s agit des situations o Fon cherche noyer davantage la liaison pour la rendre plus subtile S entra ner utiliser le point virgule dans le cas des pr sentations visualis es Le pointvirgule est une lt survirgule gt une sorte de 1 Il alors que la virgule serait 1 2 Il faut donc l utiliser syst matiquement dans les pr sentations visualis es quand le texte comporte d j des virgules Nous vous prions de trouver ci joints un document comptable aux r f rences A et B des factures l une de 88 l autre
125. traiter d autres mati res Pecrit est progressivement dans le secondaire l exclusivit des professeurs de fran ais Etroitement associ la litt rature l crit est alors le v hicule de la notion de Beau il initie l l ve la musicalit de la langue ses nuances les plus subtiles lui permettant par mim tisme de mouler sa phrase sur son mod le Cette relation entre l crit et la litt rature a fait de l acte r dactionnel un acte solennel souvent inqui tant charg des souffrances de l apprentis sage et d un profond respect li la grandeur des auteurs rencontr s Par la suite beaucoup gardent au sein du monde professionnel des senti ments mitig s face lui et reculent sans trop en conna tre les raisons le moment de r diger Lecrit est devenu par voie de cons quence un pou voir angoissant plus qu un outil Il faut toutefois savoir le d v tir de ce manteau litt raire qui p se sur son utilisation quotidienne 65 REUSSIR SES COMPTES RENDUS Le compte rendu synoptique bouleverse les mentalit s face l crit Les comptes rendus synoptiques permettent de saisir en quoi crit pro fessionnel peut se d gager de son aura litt raire pour tre concr tement un outil efficace de travail L crit d gag d sormais d une forme trop florissante offre la rigueur de l essentiel exprim en peu de mots d une port e extr mement efficace Osez adopter les comptes rendus synopti ques
126. tre 9 Effectuer pour les autres l effort de synth se Le compte rendu tr s synth tique en tableau de type 5 Un document avec secret de fabrication VI 65 66 66 67 73 75 75 Editions d Organisation Editions d Organisation SOMMAIRE Un document valable dans toutes les situations o l op rationnalit Te 76 Compte rendu de visite en tableau 81 chapitre 10 Comment pr senter mat riellement un compte rendu 85 Rompre avec d anciennes fa ons de faire 2222 85 Optimiser l impact de la pri s PIJE dd 86 Conseils utiles autour de l organisation mat rielle du compte rendu 89 Pr noms et noms des participants 89 chapitre 11 Adopter un style tr s professionnel 91 chapitre 12 Renforcer la coh rence les liaisons 97 Les liaisons basiques au fil de la phrase 222 2222 97 Les liaisons plus subtiles et la vari t stylistique 99 chapitre 13 Nuancer ses textes par le verbe le plus juste 103 chapitre 14 Le vocabulaire professionnel transmet des messages sur le mode subliminal R 113 chapitre 15 Elargissement au compte rendu de lecture de conf rence ou de dossier 119 Analyse r ceptive ou analyse active
127. trisent bien le compte rendu synoptique de type 5 sont d ailleurs g n ralement des personnes en possession parfaite des nuances de la langue francaise Ne pas tre sch matique dans l criture sous pr texte que le texte est d une teneur plus synth tique que les pr c dents Le d faut de certains est d crire de fa on tr s sch matique sous pr texte que le texte se doit d tre synth tique l ne faut pas confondre synth se et herm tisme Un texte trop ramass peut en effet tre parfaitement obscur au lecteur Or ce n est pas l objectif de ce type de compte rendu l faut donc enrichir la phrase de pr positions d adjectifs et atteindre environ deux lignes de texte pour chaque id e mais toujours sans verbes conjugu s Pour cette raison j ai intitul cette fa on d crire prise de notes enrichies 80 Editions d Organisation Editions d Organisation EFFECTUER POUR LES AUTRES L EFFORT DE SYNTH SE Compfe rendu de visite en tableau Lors des visites de chantier de magasins ou rencontres diverses il est particuli rement habile d utiliser ce type de compte rendu Dans ce cas il faut prendre les notes pendant les changes a partir d un bloc de grilles pr tablies Ce document support de prise de notes permet en effet une grande souplesse d utilisation tre debout par exemple Il est indispensable galement d adapter le d coupage des colonnes son pro
128. ts doute du bien fond de conclut les interventions par indique l ve la s ance interroge r sume introduit Affirmation mentionne aborde met en vidence accepte de objecte affirme oppose constate pr cise d finit reproche demande donne connaissance donne son point de vue donne son accord de principe 56 ditions d Organisation Editions d Organisation METTRE EN VALEUR LES OPINIONS DE CHACUN Attitudes positives Attitudes n gatives explicite explique indique indique note pr cise pr sente r it re sa demande signale v rifie Assurance ajoute appelle l attention sur apporte des pr cisions sur attire l attention sur appuie son argumentation par autorise d fend dirige le d bat mentionne met en vidence Encouragement abonde dans ce sens approuve corrobore croit n cessaire de exprime le souhait invite chacun propose de Concession admet adresse conc de met des restrictions s tonne de tient faire remarquer souligne soumet Divergence de point de vue critique carte cet argument s l ve contre s entend pour fait allusion fait preuve fait remorquer fait reconna tre nie avoir objecte r clame r fute reproche r torque
129. uer 97 REUSSIR SES COMPTES RENDUS ses interpr tations personnelles sur le sens du texte initial et souvent d ailleurs sans s en rendre compte Monsieur Fervier est bien accept dans le service n approuve pas ce nouveau projet Monsieur Fervier est bien accept dans le service car il n approuve pas ce nouveau projet Monsieur Fervier est bien accept dans le service Toutefois il n approuve pas ce nouveau projet Tableau des principaux mots de liaison Rouage du raisonnement Or Accumulation De plus En outre De surcro t Opposition restriction En revanche e Toutefois Par contre Cependant D une part e N anmoins D autre part Hormis Cons quence Donc en cours de phrase En cons quence cons quence d ensemble Par cons quent e En conclusion En d finitive e De ce fait Explication e Aussi Ainsi En effet En fait Comme Liaision pour id es disparates e Par ailleurs 98 Editions d Organisation Editions d Organisation RENFORCER LA COHERENCE PAR LES LIAISONS Les liaisons plus subtiles et la vari t stylistique Un autre type de liaison existe Beaucoup plus subtil que le pr c dent celui ci r clame en effet une modification de la structure de la phrase Par le choix de ce type de liaison le r dacteur est amen a jouer avec la construction de l
130. ui n en ont pas Les r sultats sont tr s Editions d Organisation Editions d Organisation 5 OBJECTIFS CLES SOUS TENDANT LES COMPTES RENDUS probants Le compte rendu outil de communication entre les acteurs permet d viter bien des pertes de temps et beaucoup d incompr hen sion lorsqu il s agit d etre en phase avec ses clients ses partenaires ses fournisseurs Cr er une m moire crite d un vecu collectif II est aussi habile de ne pas toujours tout recommencer Les exp riences v cues au sein des services peuvent tre pour plus tard riches d ensei gnement et permettre alors davantage de r activit efficacit oblige En effet les difficult s professionnelles tant parfois les m mes il peut tre utile tous de poss der le moyen d utiliser les id es ou conclusions de situations d j analys es et cern es Renforcer la qualit de la coh sion interne Ce point est plus important qu il n y para t au premier abord En effet par des mots communs structurant la m moire de tous une coh sion est susceptible de na tre progressivement au del m me des disparit s individuelles et des enjeux diff rents de chacun Il arrive m me par le biais de comptes rendus de synth se supprimant Findividualisation des opinions de renforcer l esprit d quipe La m thode employ e et la fluidit du style ne sont donc pas n gliger En effet les qualit s d criture sont porteuses d
131. uits II ne faut en effet pas faire l erreur d associer dans un compte rendu la notion de synth se a l absence de d tails Ces derniers sont les rouages indispensables d une parfaite harmonisation des actions 59 REUSSIR SES COMPTES RENDUS Caract ristiques du compte rendu de synth se Conseils Commentaires Eliminer ou mettre en position secondaire les noms des participants l s agit maintenant de mettre en valeur les faits au d triment des personnes La plupart des phrases d buteront donc par des noms communs Quand des noms de personnes sont retenus c est uniquement pour signaler leur d saccord avec le groupe sur un point ou lors d un engagement personnel Une r union d information devrait tre organis e au cours du mois de d cembre prochain Tous approuvent cette d cision mis part M Durand Utiliser le pr sent de narration Le temps employ est g n ralement le pr sent de narration afin de rendre plus vivants les messages transmis Les documents sont diffus s l ensemble du service Faire des phrases courtes Mettre en t te de paragraphe la conclusion pour donner ensuite l explication Il est plus facile de construire le texte en phrases courtes En effet la phrase longue peut cr er des probl mes de lisibilit et pr senter des risques de fautes de construction La phrase courte g n ralement seize mots deux lignes dactylo graphi es est plus maniable et p
132. un 1490 sanbipunl s nbiuuo l SUONJOS HS AIp Un il lqo p UHD s lnippipup s ju Jj jip s H H S S DLO LM S HANO O s sup sinajpr edop s ubiuods s iniopipuoo ajuenbey uoydeo9y sap x ou sil suo suoyisodoiq p s ipuy Bpd z s pioqp spadsy 124 ELARGISSEMENT AU COMPTE RENDU DE LECTURE DE CONFERENCE OU DE DOSSIER nypdiotunul p syyoalgo sel 2 AD p10990 llp lo un p 1in lpi do p h oo sulipu Z 1100 np p 3911p uolipi2osso l supp xIou2 sed s o2u nb suo2 s l J Ins W e 1u uj j niop s liiqissod xNeq e uoHD3UUDI sjeuuorssaoid s olA1 s AL s lniluinol uoypiooBeu sinoo no in jpi do inod l snjx p lqoqold OPpupusq e SODIAJ9S xnp Anou snjal odunu lqp 10959 gn inajorgdo jueweBowwopep un np s oons no jeyuajod l li seAyoa joo s uu jup nasa np uollpoljIpou s inod lpunululo uoy sod un suomsodoid ep ainjn uonupid oop unuiuioo p 10d juewa qojoeud aluyep Ins souNnWWOD elaypys un supp h s p juenbey jueweBoBu eue Buoj p ejjenpoyuos nejpiedo un D ep suoyueauos sinelsni
133. upsiupbuo 4 uuop p ns sipq p s p s uiu s anol np 21P40 anbydouds np jqp uuoj snos adAy ap ydulo dui x3 uonesiueBuo p suonip3a 77 REUSSIR SES COMPTES RENDUS Caract ristiques du compte rendu synoptique n 5 Conseils Commentaires Respecter la m me unit grammaticale au sein d une m me colonne Si vous choisissez d utiliser des substantifs noms communs ou des verbes l infinitif au sein d une colonne vous devez respecter cette loi jusqu la fin du compte rendu l serait en effet d stabilisant de rompre l unit grammaticale d utiliser par exemple un substantif et apr s un infinitif En effet dans ce cas le lecteur cherche inconsciemment une logique et attribue ce changement de rythme une raison particuli re faussant ainsi votre d marche Utiliser des infinitifs pour indiquer les actions entreprendre sur un ton relativement imp ratif Dans la colonne r serv e aux actions entreprendrre il est plus dynamique d utiliser syst matiquement des verbes l infinitif En effet les responsables des actions se sentiront davantage concern s par lt Transmettre cette information d l ensemble du personnel gt que par lt Transmission de cette information Employer un substantif nom commun pour indiquer les actions entreprendre dans des situations o le ton imp ratif ne serait pas de mise arriv
134. usieurs repr sentants de diff rents syndicats Le document pr c dent aurait pu tre trait en compte rendu de syn th se n 3 Il aurait permis plus vite l essentiel mais aurait fait disparaitre les positions personnelles de chacun Insertion artificielle de titres par souci de lisibilit Il faut remarquer que traditionnellement ce compte rendu ne pr sente pas de titres comme dans exemple propos Toutefois de plus en plus fr quemment ce type de document en comporte en reprenant les titres mis l ordre du jour En effet cette approche accro t la lisibilit du texte surtout pour les comptes rendus longs bien que les titres apparaissent alors comme un peu artificiels au milieu d un texte tr s chronologique Caract ristiques du compte rendu litt ral reformul M thodologie prendre des notes d taill es par mots cl s Conseils Commentaires Mettre le nom Les personnes sont mises en valeur de fa on tr s importante des participants en t te L opinion de celles ci est l l ment dominant Certaines personnes par souci de vari t stylistique ne mettent pas vraiment en valeur syst matiquement les noms propres en t te c est un tort R diger au pr sent L utilisation du pr sent de narration donne davantage de vie de narration l expression 54 Editions d Organisation Editions d Organisation METTRE EN VALEUR LES OPINIONS DE CHACUN Conseils
135. ut tre des exigences commerciales que je ne cerne pas Francis Duprat Je vais y r fl chir Je t envoie ma liste en d but de semaine prochaine Muriel Lagher J aurai sans doute aussi quelques noms rajouter Je te les enverrai aussi en d but de semaine Plus rien dire sur ce sujet On passe donc au second point l ordre du jour Il faut qu on r gle tr s vite ces probl mes de vol Max r sume le probl me Max Zetin Oui S bastien Dubois qui est responsable du mat riel vid o et de l informatique m a alert depuis d j un mois propos de plusieurs vols r cents un vid o projecteur deux micro portables et un grand cran plat ce n est pas anodin tout de m me Fran ois David Nous n avions jamais eu de vol de cette ampleur jusqu pr sent En effet ces vols sont quand m me estim s environ 5 000 euros a a D cision Action Forme interrogative a partir d une affirmation jamais reprise l crit sous cette forme Dans les comptes rendus 2 3 4 5 les interrogations sont toujours indirectes Action Action Autre contexte 37 REUSSIR SES COMPTES RENDUS Texte de l oral Commentaire Max Zetin En plus ces vols ont eu lieu dans la journ e un moment o certains auraient pu voir quelque chose l est vrai que la circulation est constante sur les 11 tages Le barrage se fait en bas par la soci t de gardiennage mais les tages sont l
136. utre vis vis de la situation La situation id ale serait de confier la r daction du compte rendu une personne parfaitement l coute ne participant pas de mani re active la r union Cependant dans la r alit le r dacteur du compte rendu est souvent un participant actif voire le pr sident de s ance Dans ce cas afin de donner au ton du texte un maximum d objectivit il lui faudra jouer le jeu du personnage ext rieur et parler de luim me comme s il s agissait d une tierce personne 12 Editions d Organisation Editions d Organisation SAVEZ VOUS QU IL EXISTE 5 TYPES DE COMPTES RENDUS Questions Reponses Doit on consacrer une page aux renseignements noms des participants lieu ordre du jour ou commencer le compte rendu d s la 1 page Uhabitude veut que beaucoup de comptes rendus d butent sur la 1 page Cette fa on de faire est n e l poque des doubles effectu s sur un papier carbone Or actuellement avec le traitement de texte il est beaucoup plus percutant et esth tique de consacrer toute la 1 5 page aux renseignements administratifs pour ne commencer le texte qu en 2 page De plus il est plus facile ensuite de rechercher une information En effet il sera possible de toujours rappeler l ordre du jour sur cette page Cependant les deux formules sont adopt es seuls le go t et le souci d efficacit de chacun permettront de trancher D
137. uverture Le texte de l ouvrage reste inchang par rapport au tirage pr c dent Groupe Eyrolles 1994 2000 2005 pour le texte de la pr sente dition Groupe Eyrolles 2009 pour la nouvelle pr sentation ISBN 978 2 212 54380 3 Editions d Organisation Introduction Mais enfin qu est ce qu un compte rendu Un document rarement enseign par les parcours de formation La confusion entre compte rendu et rapport un classique Une d finition des comptes rendus de r unions de travail Cinq types de comptes rendus pour une efficacit maximum Ecoute objectivit et synth se les trois mots cl s des comptes rendus chapitre 1 5 objectifs cl s sous tendant les comptes rendus R diger pour les absents Raviver la m moire des participants s s sssessnsosise esensi serere ee serere Fournir un outil de travail efficace Cr er une m moire crite d un v cu collectif Renforcer la qualit de la coh sion interne chapitre 2 Savez vous qu il existe 5 types de comptes rendus Remettre en question ses habitudes cccccsceseeseseseeeeeeeeeseeeeseneees Qualit s requises pour r diger des comptes rendus
138. ventuellement et les actions mener Ces derni res seront reproduites en caract res dif f rents italique gras par exemple 131 REUSSIR SES COMPTES RENDUS Ces comptes rendus apparaissent comme tr s op rationnels Par leur nouveaut ils peuvent influencer favorablement un client et sugg rer votre grande capacit a tre efficace et r actif Pour aller plus loin dans l efficacit Certains font encore plus fort Ils r alisent en direct un compte rendu de type 5 pendant la r union elle m me Il faut dans ce cas avoir sa disposition un micro portable et un vid o projecteur Le r dacteur de pr f rence une personne moins active que l animateur de la r union prend sur micro la r union en direct sous forme de compte rendu de type 5 Toutefois il enregistre exclusivement le contexte les d cisions prises en commun et les actions 4 mener Ce compte rendu joue en effet la carte de la synth se Tous les points not s sont valid s par l ensemble des participants 425 puisement du point trait Cette approbation est effectu e en direct pendant le d roulement m me de la r union Des mots sont alors modi fi s au gr des suggestions et commentaires de chacun Un exemplaire de ce compte rendu est ensuite donn la fin de la r union chaque par ticipant Ce document devient alors un v ritable outil de travail exploi table comme base de r flexion la s ance suivante au cours de laquelle il
139. xnpipuouu s ui qoid xnp jpuolipui lu uolinjos BUN UO UD L e 1ojdw JU W SSHS AUI 9 9 sin lo s XND 10 J8 qI9 e sesAnod sAod s p 1n8AD US OUOYOUJAJU l 1002 DWO sewwos s p joy 1 sey anbiyy Inojuns EPID 21410190 uolsn puo SUD uuos d sip op OZ 9 1 1upADiDBp pipuou uolip ndod p uoyojuawbno ssod nbuuy piy nol un p nbiuiouoo uoyouBnys 5 supp S SLOAD D SEP e sujow uoup ndod 02 21028 5 p s ul lqold xnaiquou s u1 ouoo seuUOsiad SPADI ILU Z luDs p uoliponp UuOIIDIOI UID SUD 9 Cy jusweddojergp lOA sAod s p s nbuuyod s p ep ssod lA oubl ds uolploljup P 391 SUD oz sind p p SS DQ s lqoordd SQJHO P SUIOW ZZ MSSn S USOGI 502 JISOd nddp p s 40 s pi s ipup p ul upid 122 ELARGISSEMENT AU COMPTE RENDU DE LECTURE DE CONFERENCE OU DE DOSSIER s j uuolinilisu sa ID0s S UIDHUOD 59 H L Q s r upuli nbiuuo2 l aloud np liliqosio

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