Vade-mecum: inscription Code PIC - Association de la Ville et des
Contents
1. de registre N d entreprise Camille LEPINAY Projets europ ens Vademecum PIC FINAL 13 07 2015 AVCB VSGB 13 ii Formulaire Identit financi re remplir tous les champs et faire signer cachet de la banque 17 Definir qui fait quoi a La personne qui cr e le compte doit tre la personne de r f rence car elle sera au d part consid r comme personne de contact b Ensuite il faut nommer un responsable l gal autoris LEAR pour Legal Entity Authorised Representative dont la nomination est contr l e par la Commission si le projet est selectionne i Il est charge de g rer les informations l gales et financi res de l organisation et de d cider par la suite quelles personnes seront habilit es a signer des engagements financiers Ce LEAR peut tre toute personne dans la commune ayant cette comp tence ii Des communes peuvent choisir de nommer le secr taire communal ou le receveur communal sur la base d une d cision du Coll ge cf tape n 5 pour la proc dure de validation du LEAR une fois le projet s lectionn c Le LEAR d finira ensuite qui sont les personnes qui ont acc s au compte et avec quels droits 18 Regrouper et scanner en pdf les documents suivants a Pour les communes i Un courrier officiel du bourgmestre et du secr taire communal mentionnant 1 La date de cr ation de la Commune 2 Le num ro TVA si le document ii n est pas disponible ii Document d2. de suivre le manuel de l AEF plus sp cifique L inscription se fait en plusieurs tapes d crites ci dessous Popen Cr erun COR ECS a da a ee ee 2 Etape 2 creci UM code PiCcaa EREE D ca eee 4 Etape n 3 Pr parer les documents compl mentaires sisi ssesereseense 13 Etape n 4 Finalisation d lPINSCTIDUOM 2282222 rennes stee ns rN EEE idee coeur ein 15 Etape n 5 finaliser la nomination du LEAR apr s s lection 23 Etape n 6 attribution des r les Horizon 2020 ec ec ec ececeeeeececececeeeseeeeeeesvavavavavavavavavanaeas 25 Les tapes n 1 et n 2 peuvent tre r alis es en environ 2 3 heures par un agent communal autoris par exemple la personne identifi e pour les projets europ ens pour obtenir le code PIC Elles sont indispensables pour tre partenaire un projet coordonn par un autre acteur Les tapes n 3 et n 4 exigent plus de temps et une r union du Coll ge conseil de l action sociale tape n 3 mais doivent tre r alis es avant de postuler pour un appel projets Elles sont Rue d Arlon Aarlenstraat 53 4 Bruxelles 1040 Brussel Tel 32 0 2 238 51 40 Fax 32 0 2 280 60 90 welcome avcb vsgb be www avcb be 1 indispensables pour postuler comme coordinateur a un appel a projets mais pas pour tre partenaire L tape n 5 concerne les projets s ectionn s donc apres avoir postul L tape n 6 concerne surtout le programme Horizon 2020 Il est conseill
3. assujettissement la TVA avec le num ro de TVA et le nom iii Copie de la Nouvelle loi communale inforum n 17978 b Pour les CPAS i Preuve d enregistrement la Banque d entreprise ii Document d assujettissement la TVA avec le num ro de TVA et le nom si le CPAS a un n TVA 19 Soumettre ces documents a Pour les communes au Coll ge pour signature par le bourgmestre et le Secr taire communal b Pour les CPAS au Coll ge pour signature par le Pr sident et Secr taire 20 Scanner les documents sign s et les enregistrer en format pdf Camille LEPINAY Projets europ ens Vademecum PIC FINAL 13 07 2015 AVCB VSGB 14 Etape n 4 Finalisation de l inscription 21 Retournez sur http ec europa eu education participants portal desktop en home cliquer sur login si vous avez t d connect et redonner vos codes ECAS Education Audiovisual Ssre Citizenship and Volunteering European Commission Participant P 0 rtal European Commissionz Education amp Training gt Participant Portal gt Home DRE VS Europe for Citizens EU Aid pee If vou plan to submit a project proposal under one of these programmes or wish to participate as an independent expert you are required to register your organisation or expert details here For informal groups of young people one member of the group should register as a natural person in the Organisation tab on behalf af the group In the Org
4. pour les CPAS e Does it have a website Cliquer sur yes et indiquer le site web de la commune du CPAS Puis cliquer sur next English e ORGANISATION CONTACT PROGRAMME SUBMIT DONE Registration overview The Registration Wizard will quide you through the process of registration At the end ft will assign and depiay the Participant identification Code PIC of your organisation Please keep the basic legal information Registration extract WAT data of the organisation at hand so you can fill in the forms quickly and correct The registration process normally takes about 5 10 minutes to complets The current Welcome page will prompt you for some preliminary information about your organisation required to check if this organisation has alresdy been registered as Well as to entity any existing PIC numbers of similar organisations thaticould potentially match your request Please enter the data of the organisation that WOU are registering lf you register on behalf of another entity please fill in the data accordingly Note TO Secess a previous registration of vours Close this window and select the relevant PIC number from Aly Organisations gt Organisation tab in the Participant Portal Welcome What is the Legal Name of your organisation What is the Country of registration Does your organisation have a Value Added Tax VAT number Does it have a Business Registration Nu
5. FSA Print Delete Draft i 15 L cran suivant vous r sume toutes les informations donn es et la fin vous donne votre code PIC Vous recevrez galement ce num ro par email l adresse indiqu dans le formulaire Camille LEPINAY Projets europ ens Vademecum PIC FINAL 13 07 2015 AVCB VSGB 12 Etape n 3 Pr parer les documents compl mentaires 16 Remplir la fiche d entite l gale obligatoire pour l enregistrement et la fiche identification financi re obligatoire terme pour postuler comme demandeur principal un appel projets a T l charger la fiche d entite l gale et la fiche identification financi re i Cliquer sur la langue de votre choix FR ou NL FINANCIAL PROGRAMMING AND BUDGET European Commission European Commission gt gt contracts and grants gt information for contre ors legale ties se ae ined fers x cements i res ana ar 2013 In the news Report on budgetary and financial manageme Legal entities NPABHI CYBEKTM es PR VN SUBJEKTY OFFENTLIGRETLIG ENHg RECHTSTRAGER zl NOMIKH ONTOTH Informations for contractors t TEISES y Al e Doing business with the Iv JURIDI A BERSONAS Commission mq ENTITA EGALI ni JURIDISCHE ENTITEIT e Financial identification e InforEuro En LEGAL ENTQTIES OSOBY PRAWNE Legal entities Es ENTIDAD UG ENTIDADE LEGAL e Low value contracts et JURIIDILI sti ro ORGAN
6. d utiliser en priorit les logiciels de navigation Firefox et Google Chrome ou d faut Internet Explorer dans leurs versions les plus r centes Sources Bureau International pour la Jeunesse Mode d emploi code pic AEF Europe guide URF janvier 2015 Commission europ enne Technical guidelines for completing application e Forms en anglais Agence Europ enne ex cutive pour l ducation l audiovisuel la culture EACEA Frequently Asked Questions FAQ en anglais Horizon 2020 portail des b n ficiaires o Horizon 2020 online manuel en anglais o Frequently Asked Questions en anglais Etape n 1 Cr er un compte ECAS galement repris dans Vade mecum Inscription Compte ECAS 1 Ouvrir la page web suivante s lectionner en haut a droite votre langue https webgate ec europa eu cas wavyf caller 2Fcas 2Feim 2Fexternal 2Fregister cai SERVICE D AUTHENTIFICATION DE LA COMMISSION ESA EUROP ENNE ECAS Commission europ enne Commission europ enne IntraComm gt Service d authentification gt D o venez vous D o venez vous Bienvenue au service d authentification de la Commission europ enne ECAS Choisissez l institution ou l organisme pour lequel vous souhaitez vous connecter Choisissez Externe si vous ne travaillez pas pour une institution ou un organe de l Union europ enne Choisissez W 7 si vous poss dez un compte externe sp cial compos de la lettre W
7. of the organi the registration in the documentation of the g application ion and programme related information at hand You can check the information you will need for for proposals Please note that you have to register your organisation before submitting a project You can pause the registration proce at any time and continue it later The system automatically saves your draft registration and will keep it until you complete it or for up to one y after its last edit REGISTER ORGANISATION RESUME REGISTRATION How to update your organisation data Modify registered data Upload supporting documents Modify validated data If the Validation Services have not started If the Validation Services have already If your data has been validated by the the validation of your data yet started the validation process Validation Services Camille LEPINAY Projets europ ens Vademecum PIC FINAL 13 07 2015 AVCB VSGB 5 9 Une nouvelle fen tre s ouvre Remplissez les champs ouverts puis les champs qui s affichent au fur et a mesure a What is the Legal Name of your organisation Nom de la commune du CPAS b What is the Country of registration Selectionner Belgium c Does your organisation have a Value Added Tax VAT number Cliquer sur yes si la communes CPAS a un num ro de TVA no sinon d Does it have a Business Registration Number Cliquer sur no pour les communes yes
8. user Do you already have an ECAS account European Communities Camille LEPINAY Projets europ ens Vademecum PIC FINAL 13 07 2015 AVCB VSGB 15 23 Acceptez les conditions d utilisations cliquer sur la petite case devant agree RESEARCH amp INNOVATIO European Commission Participant Portal European Commission gt Research amp Innovation gt Home gt TERMS AND CONDITIONS OF USE OF THE ELECTRONIC EXSHANGE SYSTEM p 1 SUBJECT MATTER AND SCOPE 1 1 The European Commission provides the electronic exchange system 8 in the My Area section of the Participant Portal for applicants beneficiaries candidates and winners managing Grants and prizes in EU funding programmes external experts in the context of EU funding programmes It allows beneficiaries to register in the Beneficiary Register and view and edit their da create revise and submit proposals prepare grants sign grant agreements and submit deliverabf reports and payment requests during the implementation of their action It allows experts to create or update their profile manage t expert contract and submit supporting documents and payment requests 1 2 These Terms and Conditions govern the relation be the European Commission and its Executive Agencies fid funding bodies using the EES collectively the European Commission and e beneficiaries experts and users in relation to their
9. Association de la Ville et des Communes cwikernist de la R gion de Bruxelles Capitale asbl Sr ins Vereniging van de Stad en de Gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest vzw Projets europ ens Vade mecum Inscription Code PIC A destination des communes et des CPAS de la R gion de Bruxelles Capitale Le code PIC Participant Identification Code est n cessaire pour s inscrire entre autres aux programmes suivants de l Union europ enne Erasmus Europe pour les citoyens Europe cr ative Horizon 2020 Pour plus d information sur ces programmes veuillez consulter la base de donn es subsides et la presentation g n rale des programmes Pour anticiper de futures candidatures et demandes de partenariats les communes et CPAS sont encourag es obtenir d ores et d j leur code PIC au moins les tapes n 1 et n 2 Une commune ou un CPAS ne peut avoir qu un seul code PIC Cependant plusieurs personnes de la commune peuvent avoir acc s au compte PIC sur le portail des participants Chacune de ces personnes doit avoir un compte ECAS cf tape n 1 Attention le crit re pour avoir un code PIC est d avoir une personnalit juridique donc les entit s li es une commune mais ayant une personnalit juridique propre doivent avoir leur propre code PIC Pour autant les tablissements scolaires ayant un num ro FASE doivent avoir leur propre code PIC et il leur est conseill
10. Haut de la page 4 Lorsque vous aurez rempli les donn es personnelles demand es un email vous sera automatiquement envoy avec un lien pour choisir votre mot de passe Vous avez 90 min pour cliquer sur ce lien Si vous ne recevez pas ce mail prevenez le support ECAS NB ce compte ECAS est aussi valable pour obtenir un num ro PADOR pour la coop ration internationale et pour de nombreux autres portails s curis s de la Commission europ enne Camille LEPINAY Projets europ ens Vademecum PIC FINAL 13 07 2015 AVCB VSGB 3 Etape n 2 cr er un code PIC Tous les crans sont en anglais Il est possible tout moment de cliquer sur save draft pour sauver les donn es et poursuivre plus tard l enregistrement Pour reprendre un enregistrement reprenez les tapes 5 8 mais sur l cran 8 cliquer sur resume registration 5 Cliquez sur http ec europa eu education participants portal desktop en home html disponible uniquement en anglais 6 Introduisez vos identifiant et mot de passe ECAS 7 Cliquez sur l onglet Organisation puis sur Register Contact Legal Notice Education Audiovisual Culture Citizenship and Volunteering Commission Participant Portal European Commission gt Education amp Training gt Participant Portal gt Home HOME v EXPERTS SUPPORTY a WS My Organisations acion Audio visual Culture Citizenship and Volunteering Participant Portal Search ntry point for th
11. ISME JURIDICE Useful links F ENTITES LEGALES PRAVNY SUBJEKT VE and tate PRE SSSR RARE El ee e Frequently asked questions fru JOGI SZEM LYEK fi OIKEUSSUBJEKTI RFEA t SOGGETTO DI DIRITTO fv R TTSSUBJEKT EU budget news Contact The Adobe Acrobat forms which you will find hereafter are intended to help you in communicating to the Commission departments who would request you to forward your legal so that those can be recorded in the Legal Entity File LEF managed Under the terms of the regulatory provisions mentioned hereafter the services with which you intend to sign a financing convention or a contract and or which will allocate funds to you cannot launch awarding procedures for a contract or a subvention nor can they proceed to the authorisation of payments in your favour as long as your co ordinates are not recorded and centrally validated ii S lectionner Entit de droit public bancaires PERSONNE PHYSIQUE SOCI T PRIVEE ENTITE DE DROIT PUBLIC b Remplir ces deux formulaires directement sur la version pdf avec Adobe Reader puis les imprimer pour signatures et cachet i Formulaire Entit l gal entit de droit public 1 Pour les communes a Lieu d enregistrement non applicable b Date d enregistrement non applicable c N de registre non applicable 2 Pour les CPAS a Lieu d enregistrement Bruxelles b Date d enregistrement la Banque Carrefour d entreprises c N
12. Q section 3 Roles gt gt gt The Legal Entity Appointed Representatives LEARs role gt gt gt How can appoint a LEAR Erasmus Street Name and Number PO Box Postal Code CEDEX France only City Country Enter your country x Region County Please Select Phones Update your data Reset filter User manual Camille LEPINAY Projets europ ens Vademecum PIC FINAL 13 07 2015 AVCB VSGB 27 Cliquer sur l onglet documents puis sur add a new document Welcome Camille JE Y you can edit Association de la Viy t des 940208003 English J Messages Documents Mion Legal Address Contact Person a Documents Add a new document On this page you can review add and update documents for the current organisation You can upload document files with sizes up to 6 Mb per file Important Your updates here take immediate effect when you click the Submit for processing button Disclaimer Before you upload a supporting document always ensure their consistency and quality Scan your documents for viruses or any other data which may potentially harm recipient user systems It is recommended to use PDF file format when you submit the following document types FEL Form Legal Entity Form VAT extract VAT exemption and Registration Documents Extract of registration Erasmus Update your data D Reset filter User manual U
13. access to and use of the EES For the avoidance of doubt the award of grants Ses and expert contracts shall not be governed by these Terms and Conditions 1 3 Requesting access to the EES accessing or using the EES signifies unconditional acceptance of these Terms and Conditions in the then current version I Camille Lepinay agree with the Terms and Conditions of use Camille LEPINAY Projets europ ens Vademecum PIC FINAL 13 07 2015 AVCB VSGB 16 24 Sur l cran suivant cliquer sur le bouton rouge MO pour modification Bea Education Audiovisual Culture European Commission Participant Portal itizenship and Volunteering European Commission gt Education amp Training gt Participant Portal gt My Organisations SUPPORT Ceci HOME ORGANISATIONS EXPERTS v My organisations LEGEND vo View Organisations mo Modify Organisations NAME 2 PIC gt VAT STATUS Assocation de la Ville et des 940208003 BE0451516390 Communes de la R gion de Bruxelles Capitale asbl DECLARED to in ltolofier i een European Communities Camille LEPINAY Projets europ ens Vademecum PIC FINAL 13 07 2015 AVCB VSGB 17 25 Vous retrouvez toutes les donn es que vous avez fourni la premiere fois et que vous pouvez ainsi modifier De nouveaux onglets sont aussi apparus que vous devez remplir pour finaliser la creation de votre compte Attention afin que les nouvelles informati
14. anisation tab you will be able to search for registered organisations Are you a new user Do you already have an ECAS account European Communities 22 Une fois connect votre compte ECAS vous tes redirig vers la page pr c dente cliquer sur organisations puis my organisation Il faut attendre quelques heures apr s l inscription pour que votre commune CPAS soit consid r e d clar e et apparaisse dans My FA ane a Co eee i mas AU AN oc SS Edu ation Audiovisual Culture Citizenship and Volunteering European Commission Par Cipant Portal European Commission gt Education amp Tra ag gt Participant Portal gt Home Se Sa ee HOME ORGANISATIONS Sav SUPPORT Register My Organisations Gaii ane idio visual Culture Citizenship and Volunteering Participant Portal Ste eee E point for the a one min tre on of EU funded projects s under the pr programmes Creative Europe Erasmus e Europe for Citizens EU Aid Volunteers If you plan to submit a project proposa under one of these programmes or wish to participate as an independent expert you are required to register your organisation or expert details here For informal groups of young people one member of the group should register as a natural person in the Organisation tab on behalf of the group In the Organisation tab you will be able to search for registered organisations Are you a new
15. ant affiliation la TVA si c est le cas Camille LEPINAY Projets europ ens Vademecum PIC FINAL 13 07 2015 AVCB VSGB 21 c D crire le document et cliquer sur original language puis sur submit for processing Welcome Camille LEPINAY you can edit Association de la Ville et des 940208003 English et Messages Documents Organisation Legal Address ContactPerson LEAR EAC Documents 7 i F On this page you can review add i File Aucun fichier s lectionn ee PL Srey Sree eC ES VS i Ses shes Fah and update documents for the current organisation You can x Document Type Archive upload document files with sizes up to 6 Mb per file Important Your updates here take immediate effect when you click the Submit for processing button Disclaimer Before you upload a supporting document always ensure their consistency and quality Scan your documents for viruses or any other data which may potentially harm recipient user Description systems lt is recommended to use PDF file format when you submit the following document types FEL Form Legal Entity Form VAT extract VAT exemption and Registration Documents Extract of registration Original Language m Erasmus Update your data User manua Il est possible de modifier les documents ult rieurement Apr s avoir t l charg tous les documents afin que les nouvelles informations
16. e electronic administration of EU funded projects under the programmes e Creative Europe e Erasmus e Europe for Citizens e EU Aid Volunteers If you plan to submit a project proposal under one of these programmes or wish to participate as an independent expert you are required to register your organisation or expert details here For informal groups of young people one member of the group should register as a natural person in the Organisation tab on behalf of the group In the Organisation tab you will be able to search for registered organisations Are you a new user Do you already have an ECAS account Camille LEPINAY Projets europ ens Vademecum PIC FINAL 13 07 2015 AVCB VSGB 4 8 Cliquer sur Register Organisation r LS Education Audio European Commission Participant Portal Bual Culture Citizenship and Volunteering European Commission gt Education amp Training gt Participant Portal gt Re ster An Organisation HOME ORGANISATIONS EXPERTS SUPPORTY Register an Organisation To participate in proposals and projects you must re ter your organisation first After registration a unique identifier is assigned tour organisation This is the 9 digit PIC Participant Identificati Code number that will be used as a reference by the Commission in any future interactions A single registration is required for each orga ion in the system Please keep the legal data
17. et de 7 chiffres En cas de doute s lectionnez l option Je ne sais pas pour obtenir de l aide r r H 1 i 1 oa i H i 1 Es E o twopean H H Commission europ enne Externe Commission europ enne et agences ex cutives Partenaires chercheurs et citoyens W7 J ai un compte w 7 chiffres Comptes externes sp ciaux Je ne sais pas En savoir plus sur cet cran 2 Cliquer sur externe Camille LEPINAY Projets europ ens Vademecum PIC FINAL 13 07 2015 AVCB VSGB 2 3 Sur l cran M enregistrer remplir les champs et notamment a Le nom d utilisateur doit commencer par une lettre et ne peut contenir que des lettres des chiffres des points des tirets et des tirets bas _ b Email la Commission recommande l utilisation d une adresse mail professionnelle individuelle EUROPA gt Service d authentification gt M enregistrer amp Connexion Nouveau mot de passe gweld Aide l Le domaine s lectionn est il correct Externe Changer M enregistrer Aide aux utilisateurs externes Choisir un nom d utilisateur MN N MMII LLL A A Confirmer l adresse lectronique QOYGYY R R AAA Langue des courriels ke FM D claration de confidentialit en cochant cette case vous reconnaissez avoir lu et compris la d daration de confidentialit M enregistrer Champs obligatoires Derni re mise 3 jour 25 03 2014 3 7 0 gsa 3 ms amp
18. f the recistration process will be associated with that other ls it a NGO mes Neo organisation s0 pease provide contact data thats relevant to that entity incheding a Business Name Contact Person who wil be requested to provide supporting documents during the Business Registration Number process of validation of ihe data not applicable Registration Date 01 01 1900 Registration Authority not applicable Establishment Registration Country Belgium BE B Region County Please select B Legal Name Commune de English en Delete Draft Official Language Camille LEPINAY Projets europ ens Vademecum PIC FINAL 13 07 2015 AVCB VSGB 8 11 Sur l ecran suivant Enter Legal Address information remplir les champs d hoan Street Name and Number rue et num ro Postal Code code postal City commune Region County s lectionner Arr Admin Bruxelles Capitale Country s lectionner Belgium Main phone t l phone du standard de la commune CPAS pr c d de 32 et sans le 0 au d but Fax num ro de fax standard de la commune CPAS pr c d de 32 et sans le 0 au d but Internet web address website site web de la commune CPAS Englishi Legal address data Enter Legal Address information Enter the registered official aeea Address theorganisation If you are registering on Street Name and Number behalf of another organisation please provide
19. iness registration number laisser not applicable Registration Date a Pour les communes comme non applicable laisser la valeur par d faut 01 01 1900 b Pour les CPAS date d enregistrement la Banque Carrefour des Entreprises Registration Authority a Pour les communes comme non applicable laisser la valeur par d faut not applicable champ obligatoire b Pour les CPAS Banque Carrefour des Entreprises Establishment Registration Country s lectionner Belgium Region County s lectionner Arr Admin Bruxelles Capitale Legal Name nom de la Commune Official Language choisir fran ais ou n erlandais VAT Number le num ro de TVA doit s afficher s il a t renseign pr c demment au point 9c NACE code ne rien s lectionner legal form champ obligatoire UNKNOWN Puis cliquer sur next WELCOME ORGANISATION ADDRESS CONTACT PROGRAMME SUBMIT DONE Organisation data Enter information about your organisation Please enter the required data for the Are you registering on behalf of No im Yes organisation you are registering another organisation ls the organisation a Legal Person i Yes No I m a natural person you are registering on behalf of another organisation click Yes on the respective ls it a non profit organisation Yes No prompt atthe top of the page In this case the Participant Identification Code PIC that is SES public body Yes No sssiqmed at the end o
20. ion sont d finis par le LEAR cf point 32 Camille LEPINAY Projets europ ens 13 07 2015 AVCB VSGB 25
21. mber Does it have a website B Yes No S Yes No Yes Mo Commune de Belgium Camille LEPINAY Projets europ ens Vademecum PIC FINAL 13 07 2015 AVCB VSGB 6 f NB sila commune le CPAS a d j un code PIC l cran suivant apparaitra Cliquer sur more details pour voir si les informations d j renseign es sont compl tes et jour Sinon envoyer un mail la personne r f rence pour apporter les modifications n cessaires The following organisations were found based on your search criteria Next steps Click Mare details dite dats found corresponds to the data of LIL ade tel EMA 2 Click Het to continue the registration process for the mew entity in case the data found does not farreteond Lo ihe dma of wa OFOANES HEIN Agence Europe 24 26 26 quai des chartrons 33080 BORDEAUX PIC 49670450 VAT 167 512 512 000 54 National registratron number 187 542512 000 34 Siatus DECLARED Vies all search results Camille LEPINAY Projets europ ens Vademecum PIC FINAL 13 07 2015 AVCB VSGB 7 10 Sur l ecran suivant Enter Information about your organisation remplir les champs d O D Sa oa N Are you registering on behalf of another organisation Cliquer sur no Is the organisation a Legal Person Yes Is it a non profit organisation YES Is it a public body Yes Is ita NGO No Business Name ne pas remplir Bus
22. ne nouvelle partie s affiche droite de l cran elle permet de telecharger toutes les pieces justificatives cf point 16 Welcome Camille LEPINAY you can edit Association de la Ville et des 940208003 English et Messages Documents Organisation Legal Address Contact Person LEAR EAC Documents On this page you can review add File Parcourir Aucun fichier s lectionn and update documents for the current organisation You can ji i Document Type Archive upload document files with sizes up to 6 Mb per file Important Your updates here take immediate effect when you click the Submit for processing button Disclaimer Before you upload a supporting document always ensure their consistency and quality Scan your documents for viruses or any other data which may potentially harm recipient user Description systems It is recommended to use PDF file format when you submit the following document types FEL Form Legal Entity Form VAT extract VAT exemption and Submit for processing Registration Documents Extract of registration Original Language m Erasmus Update your data Reset filter User manual Camille LEPINAY Projets europ ens Vademecum PIC FINAL 13 07 2015 AVCB VSGB 20 a Pour chaque document cliquer sur Parcourir une fen tre s ouvre qui vous affiche les fichiers de votre ordinateur selectionner le_ficher puis cliquer sur
23. ons soient enregistr es il faut avant de fermer la fen tre cliquer sur Update your data Pour toutes les modifications du nom l gal num ro et pays d enregistrement il faut galement indiquer la date effective du changement Welcome Camille LEPINAY you can edit Association de la Ville et es 940208003 English Effective Date e Organisation Data PIC 9403003 Is the organisation a Legal Person W Yes No am a Natural Person Please enter the data for the organisation Is it a Non Profit Organisation Yes No Is it a Public Body D Yes No Is it a NGO Yes No Legal Name A Association de la Ville et des Comm Business Name Official Language A French x Establishment Registration Cory A Belgium Legal Form A Please Select VAT number Yes No 5E0451516390 A 78 94 A 06 01 1994 Business Registration Nygper Registration Date Registration Authority 0 Moniteur belge A Please Select NACE code Erasmus x Update your data Reset filter Camille LEPINAY Projets europ ens Vademecum PIC FINAL 13 07 2015 AVCB VSGB 18 26 Cliquer sur l onglet LEAR Remplir les coordonn es de la personne d sign e comme responsable l gal autoris LEAR cf point 17 a Title Madame Monsieur Position in the organisation fonction Department service Professional E mail email professionnel Gende
24. ouvrir Envoi du fichier CONE gt Biblioth ques gt Organiser Rechercher dans Biblioth ques D a Fr Favoris zl Biblioth ques Ouvrir une biblioth que po 4 Bureau 4 4 Biblioth ques Documents Images ad Musique E Vid os LEPINAY Camille 4 Ordinateur Bibliotheque hpstorage01 B amp Disque local C a Lecteur DVD RW D a Disque amovible E Disque amovible F Disque amovible G Disque amovible H ew Disque amovible Le company hpstorage01 M GA cal hpstorage01 redirected my doc amp software sbs2008 X Gu R seau EN Panneau de configuration E Corbeille Nom du fichier v Tous les fichier C Anner b Une fois le document t l charg s lectionner le type de document document type i Pour les communes 1 Formulaire d identification legal FEL Form Public entity 2 Un courrier officiel du bourgmestre et du secr taire communal mentionnant la date de cr ation de la Commune 3 document attestant affiliation la TVA ou num ro mentionner dans le courrier 2 4 Formulaire d identification financi re Other et indiquer alors dans le descriptif formulaire d identification financi re 5 Copie de la loi communale inforum n 17978 ii Pour les CPAS 1 Formulaire d identification l gal FEL Form Public entity 2 Preuve d inscription la Banque Carrefour des entreprises 3 document attest
25. pour chacun f Copie d une preuve d identit avec photo et signature du LEAR 29 Envoyer ces documents a Pour les programmes g r s par l Agence ex cutive europ enne pour l Education la Culture et l Audiovisuel REA URF VALIDATION ec europa eu b Pour Horizon 2020 Commission europ enne Agence Ex cutive de Recherche H2020 Support A1 COV2 13 132 B 1049 Bruxelles 30 Dans votre compte en ligne aller dans l onglet Documents cf point 27 et charger les documents du point 28 et cliquer sur Update your data 31 Le LEAR pourra activer son compte apres avoir lui m me cr un compte ECAS cf tape 1 en utilisant a L identifiant envoy par email par la Commission europ enne avec des instructions pour l activation b Un code d activation PIN envoy au LEAR par la poste 32 Le LEAR peut d l guer ses t ches un ou plus administrateurs de comptes et d signer d autres r les en se connectant au compte de la commune puis en cliquant sur OR onglet Camille LEPINAY Projets europ ens Vademecum PIC FINAL 13 07 2015 AVCB VSGB 23 bleu qui apparaitra alors Il est vivement recommander de pr voir une telle possibilit de d l gation en cas d absence cong s du LEAR A Z Stemap About this site Contact Legal Notice English v Fea RESEARCH amp INNOVATION European Commission Participant Portal European Commission Research amp Innovation gt Participan
26. r male homme ou female femme First name pr nom Last name nom Sa moa anos Address Use the existing Legal Person s address Cliquer sur YES pour utiliser la m me adresse que celle de la commune pour une autre adresse remplir nouveau les champs de l adresse cf point11 i Phones Use the existing Legal Person s phone numbers Cliquer sur YES pour utiliser le num ro de t l phone du standard de la commune pour la ligne directe remplir nouveau les champs cf point1 1 Attention afin que les nouvelles informations soient enregistr es il faut cliquer sur Update your data cf point 25 JP Welcome Camille LEPINAY you can edit Association de la Ville et des 940208003 English e Messages Documents Organisation Legal Address Contact Person LEAR i EAC Title A LEAR Enter information about the LEAR of the organisation The LEAR is responsible for maintaining the data of the organisation Position in the organisation Department Professional E mail After LEAR nomination the LEAR will be automaticaly invited and enabled to access the registered data on the Participant Portal Gender First Name Male Female Last N To nominate a LEAR please send fen Ener the LEAR appointment form to the Address following email REA URF Use the existing Legal Person s Yes No VALIDATION ec europa eu sddriss r prai See details and access your LEAR appointment form from the FA
27. s champs cf point 11 Puis cliquer sur next English e ORGANISATION ADDRESS CONTACT PROGRAMME SUBMIT DONE WELCOME Contact data Enter contact information Wate a a Contact official contact information for communication Sri relating to your organisation duning the validation process and asa future Position in the organisation participant The Validation Services will use this information to contact you or the Department designated Contact Person during the data process of Validation of your organisation Professional E mail camille lepinay avcb vsgb be Gender Male Female Last Name LEPINAY First Name Camille Address Use the existing Legal Persons Yes No address Street Name and Number FO Box Postal Code CEDEX France only City itu Save Draft Delete Draft Camille LEPINAY Projets europ ens Vademecum PIC FINAL 13 07 2015 AVCB VSGB 10 13 Sur l ecran suivant Programme Specific Information is your organisation a small medium sized entreprise SME cliquer sur no car une commune n est pas une PME Puis Cliquer sur Finish your registration Registration of an organisation Mozilla i https ec europa eu research participants urf secure education program do English en z CONTACT PROGRAMME SUBMIT DONE ORGANISATION Programme specific data Programme Specific Information Thank you for completing
28. soient enregistr es il faut indiquer cliquer sur Update your data cf point 25 Camille LEPINAY Projets europ ens Vademecum PIC FINAL 13 07 2015 AVCB VSGB 22 Etape n 5 finaliser la nomination du LEAR apr s s lection Cette tape concerne les projets s ectionn s pour une subvention a demande de la Commission europ enne pour Horizon 2020 ou de l Agence ex cutive pour l Education la Culture et l Audiovisuel EACEA Pour m moire l Agence EACEA g re les programmes suivants Les volets ci dessous du programme ERASMUS o ERASMUS Manifestations sportives europeennes a but non lucratif o ERASMUS Projets de collaboration dans le domaine du sport o ERASMUS Renforcement des capacit s dans le domaine de la jeunesse EUROPE POUR LES CITOYENS 2014 2020 EUROPE CREATIVE 2014 2020 28 Pour officialiser la nomination du LEAR la commune devra fournir les documents suivants qui devront tre approuves par le College signature du bourgmestre et du secr taire communal et cachet de la commune a Lettre de nomination du LEAR LEAR appointment letter b Descriptif des r les du LEAR LEAR role and duties c Signature de la d claration de consentement aux conditions d utilisation du portail des participants d Document prouvant que les personnes nommant le LEAR bourgmestre et secr taire communal sont comp tentes et representantes legales de la commune Copie d une preuve d identit
29. t Portal gt My Organisations Cheese HOME FUNDING OPPORTUNITIES HOW TO PARTICIPATE EXPERTS SUPPORT FA DEMC sn My Organisation s My Proposalis My Organisations H2020 ONLINE MANUAL My Project s My Notification s To access and manage your organisation data online you must have registered the data initially or been nominated as a Legal Entity Appointed Representative LEAR or an Account Administrator appointed by the LEAR s a Financial Statement Authorised Signatory FSIGN you can have a view of your organisation data LEARs and Account Administrators can view all the roles of their organisabon nominate and revoke roles as well es access the list of projects and proposals My Expert Area My Registered Organisations View Modi Vier View vo MIE LEGEND ve Orgs nisations a nn g Proposals Roles Projects el 10 A il NAME PIC VAT STATUS ACTIONS TEST ORGANISATION 999999999 BE123456789 VALIDATED Do you want to continue egistration of you anisation to receive a PIC NB Il est possible ult rieurement de modifier la nomination du LEAR en suivant la m me proc dure que pour la nomination Camille LEPINAY Projets europ ens Vademecum PIC FINAL 13 07 2015 AVCB VSGB 24 Association de la Ville et des Communes Psp ER de la R gion de Bruxelles Capitale asbl te ao Vereniging van de Stad en de Gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest vzw Etape n 6 attribu
30. the first S S AREENA j i step in registering your organisation Before finishing your registration you can still provide information regarding your SME status Now you can either Is your organisation a Yes i No provide SME data or small medium sized enterprise SME finish your registration 15 19 29 01 2015 Camille LEPINAY Projets europ ens Vademecum PIC FINAL 13 07 2015 AVCB VSGB 1 14 Sur l ecran suivant Review the organisation information you entered v rifier les informations donn es et si besoin revenir aux crans pr c dents a Organisation point 10 b Address e point 11 c Contact point 12 Puis cliquer sur Confirm English WELCOME ORGANISATION ADDRESS CONTACT PROGRAMME SUBMIT DONE Summary Review the organisation information you entered Once you review and verify your Jrganisation contact Specific programs organisation data click Confirm to submit it Organisation information After that you will be able to upload Establishment Registration Belgium Supporting documents Country x Legal Name Association de la Ville et des Communes de la R gion de Bruxelles Capitale asbl Official Language French Business Name Business Registration Number 78 94 VAT number BE0451516390 NACE code Registration Date 1994 01 06 Registration Authority Moniteur belge Legal Form Legal Address information Ms 4 Kio md Al bno moo SAS
31. the relevant Legal Address PO Box information tor the other entity Postal Code CEDEX France only City Region County Arr Admin Bruxelles Capitale Country Belgium Phones Main Phone Fax secondary Phone Internet Address Internet web address website www aveb be Mandatory data Delete Dratt Camille LEPINAY Projets europ ens Vademecum PIC FINAL 13 07 2015 AVCB VSGB 9 12 Sur l cran suivant Enter Contact information remplir les champs d hoan tQ Title titre de la personne qui enregistre la commune le CPAS et qui sera point de contact pour la Commission au d but Position in the organisation fonction de la personne de contact Department service de la personne de contact Professional email email de la personne de contact Gender sexe de la personne de contact Last name nom de famille de la personne de contact par d faut nom li au compte ECAS First name pr nom de la personne de contact par d faut pr nom li au compte ECAS Address Use the existing Legal Person s address Cliquer sur YES pour utiliser la m me adresse que celle de la commune du CPAS pour une autre adresse remplir nouveau les champs de l adresse cf point 11 Phones Use the existing Legal Person s phone numbers Cliquer sur YES pour utiliser le num ro de t l phone du standard de la commune du CPAS pour la ligne directe remplir nouveau le
32. tion des r les Horizon 2020 Cette tape concerne surtout le programme Horizon 2020 Si la commune le CPAS postule pour un projet Horizon 2020 le LEAR devra identifier 1 Une personne de contact coordinateur principale primary coordinator contact pour le consortium Une personne de contact pour le coordinateur et par partenaire Un responsable l gal LEAR par partenaire Un signataire l gal par partenaire uw AUN Un signataire financier par partenaire Une personne peut avoir plusieurs r les Seules les fonctions de personne de contact coordinateur principale et responsable l gal LEAR sont v rifi es par la Commission Suivant son role chaque personne a des droits diff rents Lectur Ecritur Soumission Signature Signature Acc s aux Vue de la des des des donn es liste des formulaires formulaire formulaire organisatio projets et S s l gaux n proposition financiers Fd te S principal Point contact coordinateur Point de contact participant responsable l gal LEAR administrate ur du compte signataire l gal Proc dure de nomination La personne qui introduit un dossier en r ponse un appel projets Horizon 2020 est automatiquement le personne de contact coordinateur principale Les personnes de contact des organisations du consortium deviennent automatiquement les Points de contact participant Les autres r les propres l organisat
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