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Programme GEVER Bund 2008-2012

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1. A c t de ces activit s le programme GEVER Bund a coordonn l valuation d une deuxi me solution standard en l occurrence GEVER Office Outre les co ts globaux du programme GEVER les co ts des diff rents projets du programme GEVER Bund peuvent tre d taill s de la mani re suivante sans compter les frais de personnel des collaborateurs du programme GEVER Bund 2 Projet GEVER DP Lors de la phase Concept le projet GEVER DP avait t estim Fr 1 870 750 00 Finalement le calendrier et le budget ont t parfaitement tenus puisque le projet a co t Fr 1 703 351 00 Ann e Phase Co ts aw 2009 Analyse preliminaire Fr 92 140 00 r 2010 Concept F 343 480 00 2011 R alisation Fr 1 005 395 00 2012 Introduction Fr 262 436 00 Total Fr 1 703 351 00 Les co ts d exploitation du systeme de Fr 580 520 00 par ann e sont assur s jusqu fin 2014 par une montant de Fr 570 000 00 annuel tir amp de IKT Wachstum Les Fr 10 520 00 restants seront financ s par la Chancellerie f d rale sur son budget KVOR 26 est probable que les montants budg t s pour 2012 ne soient pas tous utilis s 20 25 Le chef du projet GEVER DP a estim 3000 heures le travail des collaborateurs internes de l administration Dans ces 3000 heures sont compt es les s ances de coordination et les phases de test On peut donc estimer les montants internes de GEVER DP Fr 277 500 00
2. une plate forme de transmission de donn es standardis e Sedex par ex Depuis le 01 07 2012 c est la section GEVER LOG Gesch ftsverwaltung und Logistik de la Chancellerie f d rale qui est responsable de l exploitation de UDP en troite collaboration avec la section des affaires du Conseil f d ral Une organisation de suivi a t mise en place avec un Kerngruppe UDP responsable des processus et un Change Board UDP charge des modifications techniques apporter au syst me Ces groupes de travail interd partementaux se rencontrent r guli rement pour apporter en permanence des corrections et des am liorations au syst me Durant les prochains mois il s agira de consolider les processus d j tablis dans DP avant de songer en identifier d autres et les mettre en place 2 3 Elaboration d une documentation GEVER le socle selon la figure 2 Afin d assurer une gestion lectronique des affaires transparente tra able s re et conforme au droit il est n cessaire que les d partements puissent s appuyer sur un socle solide form de toute une s rie de sp cifications d ordre organisationnel fonctionnel et technique Ces sp cifications ont t labor es dans le projet Erschliessung und Aussonderung EA d une mani re neutre par rapport aux produits Le r sultat de ces travaux est une documentation GEVER qui se divise en quatre parties Titre Description Destinataires Manu
3. d ration sur proposition de USIC en collaboration avec le programme GEVER Bund particuli rement la Fachstelle GEVER a accompagn tous les processus de standardisation et pris les d cisions en mati re de standards et d exceptions aux standards Depuis l entr e en vigueur de la nouvelle ordonnance sur l informatique de la Conf d ration le 1 janvier 2012 cette t che rel ve directement de la comp tence de l USIC rebaptis UPIC Unit de pilotage informatique de la Conf d ration La figure 1 d crit cette organisation GEVER D p 3 Offices Les 16 Ordonnance du 9 d cembre 2011 sur l informatique et la telecommunication dans l administration f d rale Ordonnance sur l informatique dans l administration f d rale OIAF RS 172 010 58 8 25 Quant l organisation interne de l quipe du programme GEVER Bunad elle s est bas e sur la m me structure durant toute la dur e des travaux Elle est repr sent e sch matiquement de la mani re suivante Organisation Programmleitung Programmleitung Public Relations PERIE Controlling Reporting GEVER Delegierte Nathalie Falcone Budget Vertragsmanagement Riskmanagement und Qualit tssicherung Programmunterst tzung Programmspezifische Unterst tzung Koordination in den Departementen Stv Programmleitung Stv Projektleitung GEVER Anforderungsmanagement Projektleitung GEVER Anforderung
4. de base l acquisition de nouveaux produits II se base sur la documentation GEVER voqu e dans ce chapitre sur les directives en mati re de s curit informatique au sein de l administration f d rale et sur les standards actuels de GEVER Les sp cifications sont divis es en deux groupes les sp cifications obligatoires les muss Anforderungen et les sp cifications facultatives kann Anforderungen selon les r gles de l OFCL BBL Le but est de d finir les muss Anforderungen strictement n cessaires afin de permettre l interop rabilit et la conformit aux r gles du droit de la solution choisie Le catalogue des sp cifications doit laisser une certaine marge de manoeuvre pour permettre d examiner d autres facteurs tels que les co ts l aisance d utilisation et l innovation Soumis une expertise externe visant assurer la justesse de vue de cette division entre sp cifications obligatoires et facultatives ce cahier des charges a t approuv par le Programmausschuss GEVER Bund lors de sa s ance du 14 12 2012 Le catalogue des sp cifications sera disponible sur la page internet du programme GEVER Bund ai 2 3 4 Mode d emploi GEVER GEVER Leitfaden Ce mode d emploi permettra l administration f d rale d avoir une compr hension uniforme et simplifi e de GEVER et lui servira de fil rouge pour l introduction d un nouveau syst me ou la migration d un ancien syst me vers un nouveau Le
5. finir les r les de chacun Cette partie Il le permet e Partie Ill Proc dures Verfahren description de la gestion des affaires tout au long du cycle de vie d un document depuis son laboration jusqu son archivage ou sa destruction 14 25 La Conference des secr taire g n raux GSK a approuv la version 1 0 de ce manuel lors de sa s ance du 29 08 2011 et l a rendue obligatoire En 2012 cette version a encore t compl t e Actuellement on trouve la version 1 1 sur la page internet du programme GEVER Bund 2 3 2 Description du systeme GEVER GEVER Systemkonzept Le GEVER Systemkonzept est la description compl te et neutre du point de vue du produit de toutes les sp cifications fonctionnelles d un systeme GEVER afin qu il puisse traiter les documents g rer depuis leur laboration jusqu leur archivage tout au long de leur cycle de vie Cette description tient compte des aspects juridiques et de s curit afin d assurer la legal compliance du syst me ainsi que son interop rabilit La version 1 0 de cette description a galement t approuv e et rendue obligatoire par la Conf rence des secr taires g n raux lors de sa s ance du 29 08 2011 Compl t e en 2012 la version 1 1 est disponible aupr s du programme 2 3 3 Catalogue des sp cifications GEVER Anforderungskatalog Le GEVER Anforderungskatalog d crit les sp cifications techniques de tout produit GEVER et sert
6. partement f d ral de l conomie a lanc en 2004 un programme GEVER pour tous ses offices Dans plusieurs offices et d partements l introduction de GEVER a t stopp e apr s des d buts h sitants et face aux r actions hostiles des collaborateurs En tout ce sont trois tentatives d introduction de GEVER de mani re centralis e qui ont chou au moins en partie GEVER Strategie en 1999 le programme PLATON en 2001 et l Organisation GEVER en 2008 Dans son rapport du 21 03 2007 intitul Querschnittspr fung im Bereich Gesch ftsverwaltung GEVER Bund le Contr le f d ral des finances dressa un constat s v re de l tat de r alisation de GEVER dans l administration f d rale Auch bedingt durch die f deralistische Organisationsstruktur beim Bund wurden GEVER Anwendungen oft unkoordiniert und unabh ngig voneinander entwickelt Dies behindert unter anderem einen wirtschaftlichen und systematischen Einsatz der elektronischen Gesch ftsverwaltungssysteme Es bedarf einer starken F hrung von oben um die gemeinsamen Anstrengungen abzustimmen und um einheitliche organisatorische technologische und sicherheitsrelevante Voraussetzungen zu schaffen Donnant suite un rapport du DFI du 10 01 2008 le Conseil f d ral a d cid le 23 01 2008 de mettre un peu d ordre dans ce paysage h t rog ne Il instaura les bases du programme GEVER Bund lan ant ainsi la quatri me tentative d introduction de GEVER d une mani
7. valuation prospective du systeme de classement par les AFS 2 Elaboration des prescriptions en mati re d organisation Organisationsvorschriften 3 Mise en uvre de la gestion des documents Aktenf hrung selon les points 1 et 2 4 Utilisation du syst me GEVER pour la conduite des processus Prozessf hrung et le contr le des affaires Gesch ftskontrolle La mise en oeuvre de GEVER est consid r e comme achev e si un d partement et ses unit s d organisation faisant partie de l administration f d rale centrale selon OLOGA annexe 1 ont introduit un produit GEVER standard etsi les crit res organisationnels 1 4 sont remplis Voici en r sum l tat de r alisation de GEVER dans les diff rents d partements 2 1 1 Chancellerie f d rale GEVER a t introduit en automne 2010 dans toute la Chancellerie f d rale Elle travaille actuellement avec la version 8 0 du produit Fabasoft eGov Suite CH Le syst me de classement de la Chancellerie f d rale a t approuv formellement par les AFS en avril 2012 Tous les documents importants li s aux dossiers gesch ftsrelevant sont enregistr s dans le syst me GEVER ce qui signifie que les dossiers complets Masterdossiers sont maintenant g r s lectroniquement La liste n gative a t approuv e par les AFS le 18 09 2012 GEVER est utilis pour la conduite des processus et pour le contr le des affaires La Chancellerie f d rale g re en tout 29 proces
8. 3 Documentation GEVER Ann e Phase Co ts aw 2009 Initialisation du projet Fr 41 600 00 2009 11 Support externe Fr 205 200 00 2011 R daction Organisations Fr 60 800 00 handbuch et Systemkonzept 2011 12 GEVER Leitfaden Fr 76 000 00 2012 GEVER Anforderungskatalog Fr 119 225 00 TOTAL Fr 502 825 00 4 Co ts internes du programme GEVER Bund estimation bas e sur le nombre de s ances et de journees de tests Jahr Kosten Programmausschuss Fr 222 000 00 Fachgruppe GEVER Fr 408 480 00 5 Travaux en lien avec la standardisation d un deuxi me produit Ann e EC Co ts 2009 11 Direction du projet Fr 32 400 00 2009 11 Support externe Fr 86 080 00 2009 10 Financement du pilote Organisation Fr 150 000 00 Migration Fr 50 000 00 2010 Change Board GEVER Bund Fr 48 830 00 2010 TOTAL Fr 367 310 00 7 Les co ts internes sont calcul s sur la base suivante Fr 740 00 par jour 8 heures par jour Un total de 3000 heures quivaut donc 375 jours de travail soit un total de Fr 277 500 00 8 partir de 2011 les frais du Change Board GEVER Bund toujours environ Fr 50 000 00 par an confi s un mandataire externe ont t assum s par tous les d partements sur le budget propre au moyen d une cl de r partition 21 25 Projets des d partements La r alisation de GEVER dans les d partements relevant de leur seule comp tence et tant
9. ans apr s la fin du programme Sur proposition de la Chancellerie f d rale dat e du 30 05 2011 l activit du programme GEVER Bund a t prolong e d un an jusqu fin 2012 Le BRB du 06 06 2012 faisait la liste des mesures devant tre mises en place par le programme jusqu son ach vement la mise en place des processus suprad partementaux DP la mise en place des bases assurant la communication entre les diverses autorit s de mani re s re et conforme au droit interop rabilit la description compl te des sp cifications organisationnelles fonctionnelles et techniques de tout syst me GEVER Rang e sous le titre g n ral de documentation GEVER cette description devait tre neutre du point de vue du produit produktneutral la pr paration de l impl mentation uniforme de ces sp cifications dans les diff rents produits standards GEVER la transmission la ligne la fin du programme 31 12 2012 des t ches de coordination et de pilotage assur es par le programme GEVER Bund ce qu on appelle Nachfolgeorganisation ou organisation de suivi l laboration d un concept de financement centralis de prestations utiles au fonctionnement de GEVER dans toute l administration f d rale 1 BRB du 16 12 2009 EXE 2009 2984 12 BRB du 04 06 2010 EXE 2010 1051 13 BRB du 06 06 2011 EXE 2011 1250 5 25 1 3 Les defis L introduction de la gestion lectronique des affaires GEVER e
10. au programme GEVER Bund le DFJP Office f d ral de la justice a t charg de r pondre jusqu la fin de l ann e 2011 aux questions juridiques qui se posaient dans le cadre du programme Le Conseil f d ral BRB du 06 06 2011 le chargea d laborer une ordonnance sur le sujet L OJ mit sur pied un groupe de travail compos s de repr sentants de la Chancellerie f d rale service juridique et programme GEVER Bund des AFS et du Secr tariat g n ral du DFJP La base l gale de l ordonnance GEVER est l art 57h de la LOGA qui pr cise dans son al 1 que Tout organe f d ral au sens de loi f d rale du 19 juin 1992 sur la protection des donn es peut g rer un syst me d information et de documentation des fins d enregistrement de gestion d indexation et de contr le de la correspondance et des dossiers L ordonnance doit assurer pour l avenir un traitement des documents lectroniques qui soit s r conforme au droit efficace et tra able en accord avec la strat gie de cyberadministration du Conseil f d ral Cette ordonnance contiendra les l ments suivants e Le champ d application s tend aux unit s de l administration centrale Les d partements et la Chancellerie d cident s ils souhaitent soumettre galement cette ordonnance les unit s d centralis es e Les documents labor s par l administration f d rale doivent tre si possible trait s de mani re lectronique et les documents le
11. coordination et la mise en musique de toutes ces actions sont plac es sous la responsabilit du Programme GEVER Bund Cette strat gie de mise en uvre a t choisie dessin Le Programme GEVER Bund tait convaincu que seul un d veloppement d centralis de GEVER dans les diff rentes unit s administratives connaissant leurs besoins leur organisation et leurs utilisateurs permettrait d aboutir avec succ s Le r le de la D l gu e tait d assurer partout une compr hension commune de GEVER en laborant les sp cifications de base d un tel syst me et en assurant l interop rabilit entre les diff rentes solutions Pour ce faire le Programme GEVER Bund a travaill de mani re modulaire 1 Il s est charg d une part de l laboration des sp cifications de bases de GEVER socle du programme Ces sp cifications ont t r alis es dans le cadre d un projet du programme GEVER Bung intitul Erschliessung und Aussonderung ou Anforderungsmanagement comprenant galement les sp cifications li es la s curit de GEVER 2 D autre part le programme GEVER Bund a pris la responsabilit du projet GEVER DP pour berdepartementale Prozesse qui constitue la parenth se permettant de r unir tous les projets GEVER sous un m me toit 3 Les d partements sont charg s par le BRB du 23 01 2008 de mettre en uvre le syst me GEVER de mani re autonome et sur leur propre budget Les d partement g rent leur p
12. de ses divers syst mes GEVER d ici fin 2013 et la migration des solutions jouissant d un statut d exceptions IGEKO et i Engine d ici fin 2015 Une fois d cid e la strat gie d ensemble appel d offre OMC pour un autre solution ou poursuite du d veloppement de Fabasoft actuel le DFAE mettra en uvre la solution choisie d ici fin 2015 pour le domaine Inland en tout cas Les postes de travail situ s l tranger seront quip s plus tard Le DFF doit maintenant rapidement lancer l appel d offres OMC pour le choix d une nouvelle solution GEVER Il attendait pour le faire l existence du catalogue des exigences du programme GEVER Bund Anforderungskatalog Une fois le produit choisi il s agira de relancer les projets des diff rents offices actuellement bloqu s En attendant le DFF met en uvre une solution provisoire sur la base de Fabasoft pour g rer au minimum les processus suprad partementaux Les travaux au DFF devraient s achever fin 2015 4 2 D finition des r les et valuation des postes Dans le manuel d utilisation tous les r les n cessaires l exploitation de GEVER ont t d finis Comp tents pour l valuation des postes les d partements mettent au concours des postes de sp cialistes GEVER de mani re autonome sans concertation On constate de grandes disparit s entre les valuations des diff rents d partements Les d partements sont tenus l avenir d valuer les fonctions li
13. le Conseil f d ral a d cid de l organisation de suivi pour GEVER et de la r partition des comp tences entre les diff rents acteurs notamment la Chancellerie f d rale les AFS et l UPIC Ces comp tences sont ancr es dans l ordonnance GEVER approuv e par le Conseil f d ral le 30 11 2012 Il appartient d s lors aux unit s concern es de s organiser pour la suite des travaux 2 11 Mise en place d un single point of Orientation SPO Le BRB du 23 01 2008 chargeait le DFI AFS de soumettre la Conf rence des secr taires g n raux une solution pour un registre de consultation des documents officiels selon la loi sur la transparence Les AFS ont mis au point un concept ainsi qu une application pilote SPO Ces travaux sont r guli rement pr sent s la Conf rence des secr taires g n raux Conform ment au mandat donn par le BRB du 06 06 2011 le programme GEVER Bund a labor les sp cifications des syst mes GEVER permettant la r alisation du SPO Ce projet se d roulera d sormais de mani re totalement ind pendante Les premiers r sultats du projet ont t soumis la Conf rence des secr taires g n raux Un groupe de travail interd partemental sera prochainement mis sur pied pour accompagner le processus d appel d offres selon les r gles de l OMC 4 L Ordonnance GEVER a t approuv e par le Conseil f d ral le 30 11 2012 Le champ d application est donc maintenant connu BRB du 15 02 2012
14. office re oivent syst matiquement le produit GEVER leur place de travail Dans les petites unit s du Surveillant des prix et du Bureau de la consommation seuls les tats majors sont quip s de GEVER Les autres collaborateurs le seront en 2013 Pour Agroscope Stations f d rales de recherche en agronomie qui d pend de OFAG on passera d abord l introduction de GEVER dans les amp tats majors L introduction de GEVER chez tous les collaborateurs d pendra de l organisation future de Agroscope Les processus intrad partementaux se d roulent depuis 2007 avec tous les offices par le biais de GEVER Au DFE fin 2012 env 2 000 collaborateurs travaillent avec ce syst me Gr ce l existence d une solution technique unique la collaboration entre tous les offices au niveau du programme du d partement est optimale Tous les documents importants lies aux dossiers gesch ftsrelevant sont enregistres dans GEVER ce qui signifie que les dossiers complets Masterdossiers sont maintenant g r s lectroniquement GEVER est galement utilis pour la conduite des processus et pour le contr le des affaires Les offices du DFE g rent d j tous leurs processus d affaires dans GEVER Aujourd hui le DFE travaille avec la version 7 0 de Fabasoft eGov Suite CH et pr voit en 2013 une migration la derni re version de Fabasoft eGov Suite CH 2012 Afin de r pondre aux derni res exigences du programme GEVER Bund plusieur
15. pers nliche Post version 1 0 https geverbk bk intra admin ch bk fscasp content bin fscvext dII mx CO0 2094 301 6 1298916 Merkblatt Empfang elektronischer Unterlagen version du 29 11 2010 https geverbk bk intra admin ch bk fscasp content bin fscvext dil mx COO 2094 301 5 1298915 Merkblatt Digitale Signatur und Verschl sselung version du 13 12 2010 https geverbk bk intra admin ch bk fscasp content bin fscvext dil mx COO 2094 301 6 1298917 Bericht Projektschlussbeurteilung DP Version 1 1 du 26 06 2012 https geverbk bk intra admin ch bk fscasp content bin fscvext dII mx CO0 2094 301 2 2371230 Schlussbericht Projekt Erschliessung und Aussonderung version 1 0 du 10 12 2012 https geverbk bk intra admin ch bk fscasp content bin fscvext dil mx COO 2094 301 2 2360175 25 25
16. raisons de non rentabilit Le mandat de rechercher au moins un deuxi me produit afin de remplir les exigences de la strat gie mod r e plusieurs produits moderate Mehrproduktestrategie est de ce fait toujours actuel BRB du 23 01 2008 EXE 2008 01 14 5 L Ordonnance GEVER a t approuv e le 30 11 2012 par le Conseil f d ral BRB du 23 01 2008 EXE 2008 01 14 2 25 Les Archives f d rales suisses AFS ont accompagn et accompagnent toujours les services dans l laboration des syst mes de classement y inclus l approbation et l valuation prospective de ces syst mes De plus les AFS soutiennent l administration f d rale dans l laboration des prescriptions en mati re d organisation Organisationsvorschriften et par diff rentes offres de formation Durant l amp t amp 2009 les AFS ont mis en production un syst me d archivage num rique Il est actuellement possible d archiver des donn es provenant d applications GEVER de bases de donn es relationnelles et de syst mes de fichiers Cette archive lectronique est mise jour en permanence pour s adapter aux nouvelles versions de la solution standardis e Les AFS ont publi le 17 09 2009 une brochure Guide GEVER l attention des dirigeants La gestion lectronique des affaires au sein de la Conf d ration ouvrage compl t le 21 04 2010 par un guide intitul Ma triser l information pour voir plus loin L Unite de strat g
17. re coordonn e Il apporta toutefois une diff rence de taille par rapport aux pr c dentes tentatives les comp tences n taient plus centralis es mais restaient aupr s des d partements et des unit s administratives de la Conf d ration et aupr s des offices sp cialis s tels que les Archives f d rales AFS ou l Unit de strat gie informatique de la Conf d ration USIC La collaboration entre ces diff rents organismes sous l gide d un D l gu du Conseil f d ral tait rendue obligatoire par cette d cision 1 2 Mandat du Conseil f d ral du 23 janvier 2008 et mandats subs quents Portant le nom de plan d action relatif au traitement des dossiers des donn es et des documents lectroniques le programme GEVER Bund comportait les projets partiels suivants Jusqu fin 2011 les d partements f d raux taient charg s de mettre en place dans toutes leurs unit s d organisation et de mani re d centralis e un syst me GEVER choisi dans les produits standards approuv s par la Conf d ration Les solutions GEVER mises en place devaient r pondre aux exigences l gales notamment loi sur l organisation du gouvernement et de l administration loi sur l archivage loi sur la Querschnittspr fung im Bereich Gesch ftsverwaltung GEVER Bund Rapport du Contr le f d ral des finances 2007 pages 4 et 5 Bericht zum Umgang mit elektronischen Akten Daten und Dokumenten und Umsetzung Rapport d
18. 6 2011 jusqu la fin de l ann e 2012 Les AFS mettent en place une archive digitale afin de recevoir les documents les dossiers et les affaires lectroniques destin es l archivage Les exigences faites aux offices pour un archivage conforme doivent tre d finies par les AFS et impl ment es dans les unit s organisationnelles et dans les projets GEVER de mani re coordonn e dans le cadre du programme GEVER de la Conf d ration La Chancellerie f d rale met en place le d roulement des affaires suprad partementales UDP de mani re lectronique sans rupture de m dias ce projet est plac sous la responsabilit du programme GEVER Bund L Unit de strat gie informatique de la Conf d ration USIC est charg e de mettre en place les bases techniques l introduction de GEVER Par bases techniques l introduction de GEVER on pense l architecture g n rale de GEVER aux services standardis s et la d finition d au moins une deuxi me solution standard c t de Fabasoft eGov Suite CH afin de r pondre aux imp ratifs de la strat gie de moderate Mehrprodukte Strategie d cid e par le Conseil informatique de la Conf d ration Les diff rents projets doivent pr voir des interfaces permettant aux services 1 de livrer les dossiers archivables aux AFS 2 de communiquer entre eux sans rupture de m dias et 3 de communiquer avec leurs partenaires cantons communes sans rupture de m dias La
19. EXE 2012 0053 19 25 3 Co ts Programme GEVER Bund La Chancellerie f d rale a g r les co ts du programme GEVER Bund uniquement l unit charg e de la coordination sans les projets d partementaux et les co ts du projet GEVER UDP 1 On peut dire que le d but effectif du projet programme GEVER Bund a t le 01 01 2009 Entre le 1 09 2008 et le 31 12 2008 les frais initiaux env Fr 200 000 ont t assum s par la Chancellerie f d rale sur la base d un cr dit transf r de la r serve informatique de la Conf d ration Les co ts centraux du programme GEVER Bund tous projets compris pour le d tail voir sous 2 8 et 4 sont les suivants Ann e Co ts 2009 Fr 1 027 142 00 2010 Fr 1 366 762 00 2011 Fr 1 883 770 00 2012 d j pay Fr 1043 227 00 Total d j pay Fr 5 320 901 00 Total budget fin 2012 Fr 5 727 674 00 Ces sommes ont t allou es au fur et mesure de l avancement du projet sur les budgets IKT Wachstum ou directement sur les budgets de la Chancellerie f d rale Le programme GEVER Bund s est organis de mani re modulaire en trois parties principales le tout coordonn par l quipe du programme GEVER Bund Le toit form par le projet GEVER UDP r alis sous l gide de la Chancellerie f d rale Le socle destin produire la documentation GEVER Les piliers form s par les projets et les programmes dans les d partements
20. Les co ts de d veloppement du produit GEVER Office pour atteindre les exigences de GEVER sont en effet trop lev s Le DFF se retrouve donc devant l obligation de choisir une nouvelle solution pour GEVER Il est pr vu qu il se joigne l appel d offres OMC qu envisage le DFAE pour d finir le meilleur produit sur le march L introduction de la solution choisie se fera pour l entier du d partement Le calendrier se calquera sur celui du DFAE le DFAE pr voit une introduction en 2015 Durant la phase transitoire le DFF pr voit de travailler avec une solution provisoire du fait que le produit GEVER Office actuellement en place ne sera plus support par l OFIT d s 2013 Afin de r duire au maximum les co ts et les travaux inutiles le DFF a l intention de ne g rer que les processus DP avec une solution Fabasoft provisoire mise en place en collaboration avec l OFIT et le ISCCeco DFE Pour les autres processus intrad partementaux le DFF travaillera toujours par courriel 18 Selon la proc dure approuv e par le Conseil f d ral le 30 11 2012 dans le cadre de l Ordonnance GEVER 12 25 En raison de cette situation peu claire de nombreux offices du DFF ou les dispositions d organisation taient pourtant pr tes ont provisoirement stopp tous leurs projets 2 1 7 DFE Le DFE a introduit le produit standard Fabasoft par tapes dans tous ses offices partir de 2004 Lors de chaque introduction tous les collaborateurs de l
21. VER le standard Fabasoft dans sa version 8 0 et le produit IGEKO l OFSP qui jouit d une exception jusqu la fin de l ann e 2015 Le Secr tariat g n ral du DFI a introduit GEVER en juin 2012 Il l utilise pour la gestion des documents et le contr le des affaires La gestion des processus n a pas encore t mise en uvre Les AFS travaillent avec GEVER selon tous les crit res mentionn s depuis 2007 Les syst mes de classement des autres offices ne sont pas encore approuv s formellement par les AFS Les AFS l OFSP introduction le 29 04 1997 sur le syst me iGEKO OFS introduction 11 25 toutes les places de travail d ici la fin de l ann e 2012 et l OFAS introduction depuis le 1 1 2007 utilisent GEVER pour la gestion des documents Aktenf hrung la gestion des processus et le contr le des affaires Ils ont d j d fini certains processus d affaires qui sont int gr s GEVER La mise en oeuvre compl te de GEVER selon les crit res mentionn s ci dessus devrait tre achev e en grande partie la fin de l ann e 2013 au sein du DFI D ici fin 2015 il est pr vu que les offices qui travaillent avec les produits non standardis s ayant re u le statut d exceptions migrent sur un standard L OFSP est dans ce cas de figure 2 1 4 DFJP Le DFJP a introduit GEVER en 2002 d j mais sous une forme sensiblement diff rente bas e sur la version 5 0 de Fabasoft Actuellement le DFJP travaille ave
22. VO Schweizerische Eidgenossenschaft Chancellerie federale CHF Conteceration suisse Programm GEVER Bund Confederazione Svizzera Confederaziun svizra Nathalie Falcone 12 12 2012 Programme GEVER Bund 2008 2012 Rapport final l attention du Conseil f d ral Version 1 0 l attention du Conseil f d ral 0 R sum Le programme GEVER Bund initialement mis en place par le Conseil f d ral jusqu la fin 2011 puis prolong d une ann e touche sa fin Les activit s du programme retourneront la ligne selon les d cisions prises par le Conseil f d ral au d but de l ann e 2012 Le programme GEVER Bund a permis de lancer une action coordonn e au niveau de toute l administration f d rale pour une introduction de GEVER Le terme technique GEVER est l abr viation accept e depuis le d but des ann es 1990 pour elektronische Gesch ftsverwaltung Cette abr viation est galement utilis e en fran ais et en italien dans l administration f d rale D une mani re g n rale la m thode choisie par le programme GEVER Bunad celle de la collaboration entre les diff rents acteurs avec leurs comp tences respectives a permis d atteindre des r sultats globaux positifs Le programme a galement permis le d veloppement de collaborations plus fortes entre tous les acteurs permettant l exploitation des synergies Ces collaborations sont les suivantes Gr ce au Programme GEVER Bund et ses diff re
23. agen und Vorgaben Version 1 1 du 19 10 2012 Site http www gever admin ch Organisationshandbuch Teil Il Aufgaben Funktionen und Rollen Version 1 1 du 19 10 2012 Site http www gever admin ch Organisationshandbuch Teil III GEVER Verfahren Version 1 1 du 19 10 2012 Site http www gever admin ch GEVER Systemkonzept Version 1 1 du 19 10 2012 https geverbk bk intra admin ch bk fscasp content bin fscvext dil mx COO 2094 301 2 2348 419 Anforderungskatalog Version 1 0 approuv e le 14 12 2012 https geverbk bk intra admin ch bk fscasp content bin fscvext dil mx CO0O 2094 301 2 2370 458 Fachanforderungen an die Sicherheit von GEVER Systemen Version 0 37 https geverbk bk intra admin ch bk fscasp content bin fscvext dII mx CO0 2094 301 5 5921 90 La version 1 0 ne sera pr te qu au milieu de l ann e 2013 au plus t t GEVER L sungsarchitektur Version 1 5 du 24 4 2012 https geverbk bk intra admin ch bk fscasp content bin fscvext dII mx CO0 2094 301 6 944710 Proof of Concept Integrale Sicherheit f r GEVER POC Dokumentation Version 0 5 du 07 12 2012 https geverbk bk intra admin ch bk fscasp content bin fscvext dil mx COO 2094 301 6 1180467 Projektantrag f r die Erprobung der End zu End Sicherheit der DP Version 0 5 du 23 11 2012 pas encore approuv e par une instance https geverbk bk intra admin ch bk fscasp content bin fscvext dII mx CO0 2094 301 2 2331604 Merkblatt Private
24. c le produit standard Fabasoft dans sa version 7 0 Les syst mes de classement et les prescriptions en mati re d organisation sont actuellement adapt s aux directives du programme GEVER Bund GEVER est utilis pour la gestion des documents et en partie pour le contr le des affaires Certains processus d affaires internes sont d finis et impl ment s dans le systeme GEVER La mise en uvre pleine et enti re selon les crit res d finis ci dessus devrait tre achev e d ici mi 2013 2 1 5 DDPS Le DDPS travaille encore avec trois produits le standard Fabasoft dans sa version 8 0 uniquement aux Services de renseignement IGEKO et i Engine ces deux derniers produits jouissant d un statut d exceptions jusqu la fin 2015 Les syst mes de classement et les directives en mati re d organisation sont actuellement mis jour pour r pondre aux exigences du programme GEVER Bund Au sein du DDPS tous les documents importants sont enregistr s dans un syst me GEVER En revanche GEVER n est pas encore install de mani re transversale partout Les Services de renseignement utilisent GEVER Fabasoft pour l enregistrement des documents la gestion des processus et le contr le des affaires Six processus d affaires ont t d finis et introduits dans GEVER Au DDPS il n existe pas de programme d partemental pour l introduction de GEVER et aucun programme de ce type n est pr vu Chaque unit d organisation ou office est a
25. chiv s L UPIC et l OFIT ach veront d ici fin de l ann e 2013 la description de l architecture GEVER L UPIC assurera d ici la fin de l ann e 2013 la mise sur pied des services standardis s n cessaires la s curit et l interoperabilite de GEVER Il s agit notamment de l laboration d une plate forme de transport des services n cessaires la s curit de GEVER de la mise en uvre d une banque de donn es d adresses d un service de conversion pour l archivage Le concept de s curit de GEVER est poursuivi dans le cadre de l organisation de suivi en troite collaboration avec l UPIC sur la base des travaux initi s par le programme GEVER Bund et le Secr tariat du DDPS Il est difficile de formuler ici un d lai Conform ment aux dispositions de l Ordonnance sur l informatique de la Conf d ration l UPIC demeure responsable de la strat gie de produits GEVER maintien de la strat gie mod r e plusieurs produits ou moderate Mehrproduktstrategie ou modification de cette strat gie en collaboration avec les d partements et la Chancellerie f d rale Selon Ordonnance GEVER approuv e le 30 11 2012 par le Conseil f d ral toute d cision d exception cette strat gie de produits sera prise par UPIC sur proposition du comit de pilotage GEVER apr s consultation de la Conf rence des secr taires g n raux En cas de divergence avec une d cision de l UPIC tout d partement peut en r
26. ctroniques doivent en principe tre conserv s dans un systeme GEVER e Les documents labor s sur support lectronique ne doivent en principe plus tre conserv s sur support papier mais d truits Il s agit d viter le double archivage e Les documents dignes d tre prot g s en vertu de la loi sur la protection des donn es ou de l ordonnance sur la protection de l information doivent tre soumis des dispositifs de s curit plus efficaces tels que par exemple des syst mes de cryptage et une r glementation claire des droits d acc s L ordonnance est en cela compatible avec les mesures d j d cid es par le Conseil f d ral et avec les standards actuels e L ordonnance ancre l organisation de suivi charg e de la reprise par la ligne des activit s du programme GEVER Bund Elle fixe dans le droit les d cisions prises par le Conseil f d ral le 15 02 2012 Il convient de rappeler que les autres bases juridiques restent valables et ne sont nullement remises en cause par l Ordonnance GEVER C est le cas entre autres de la Loi sur l archivage ou de la loi sur la protection des donn es 2 5 Situation des produits et standardisation Le 30 06 2003 suite l chec du programme PLATON le Conseil informatique de la Conf d ration IRB d cidait de d finir le standard GEVER sous la forme du domaine d application A290 Il d cidait en outre de poursuivre une strat gie mod r e plusieurs produits moderate Mehrprodu
27. d partements int ress s devront se baser sur le catalogue des sp cifications Anforderungskatalog pr par par le programme GEVER Bund ainsi que sur l Ordonnance GEVER 2 6 Interface entre les syst mes GEVER Afin de rendre les syst mes GEVER interop rables entre eux il est n cessaire de disposer de trois pr requis Des d finitions de GEVER semblables de part et d autre C est chose faite avec la documentation GEVER Une interface d change de dossiers GEVER Dossierschnittstelle une telle interface nomm es eCH 0039 existe depuis le 16 06 2010 dans sa version 2 0 Elle a t mise au point dans le cadre de la communaut eCH La transmission des dossiers et des documents pour DP utilise un nouveau standard d interface le standard eCH 0147 qui existe depuis le 28 06 2012 Un chemin permettant aux dossiers d tre chang s Pour GEVER DP la plate forme d change sedex a t mise contribution Il appartiendra l UPIC d aider la mise sur pied d un service standardis d change pour GEVER 2 7 Architecture GEVER Ne voyant aucune solution se dessiner et sous la pression des diff rents d partements le programme GEVER Bund a organis avec l USIC et OFIT la r alisation d une architecture g n rale pour GEVER Il s agit d une description formelle du syst me logique de GEVER avec toutes les composantes qui sont sa base sa structure ses d pendances et ses interactions avec les aut
28. e proof of concept montrant comment les liminer Cette premi re tape doit maintenant trouver sa suite sous la forme d un projet pilote qui devra tre r alis dans le cadre de l organisation de suivi en collaboration avec UPIC dans le but de r aliser une solution standardis e Le programme GEVER Bund et le SG du DDPS mettront leur documentation disposition de la suite des travaux Les co ts de l introduction d une telle solution ont fait l objet d une premi re estimation par le Programme GEVER Bund l attention de la proposition du DFJP du 20 11 2012 au Conseil f d ral pour l approbation de l Ordonnance GEVER On voque un montant unique total de Fr 5 450 000 00 pour l investissement initial co ts internes et externes et de Fr 2 800 000 00 pour les frais d exploitation annuels 29 Concept de financement Le BRB du 23 01 2008 chargeait galement la D l gu e d tablir un concept de financement pour GEVER Des le d but il fut clair pour les membres du Conseil de l informatique de la Conf d ration du Programmausschuss GEVER et de la GSK que les d partements devaient financer eux m mes l introduction de GEVER au sein du d partement Le Programme GEVER Bund a donc esquiss en mars 2009 l attention du Conseil informatique de la Conf d ration puis de la GSK un premier concept de financement pour les t ches transversales se basant sur une solution standard fabasoft et sur deux solutions standa
29. el d organisation GEVER Organisationshandbuch Listes de toutes les mesures d ordre organisationnel n cessaires l introduction de GEVER Utilisateurs d partements et offices et surtout chefs des projets Description du syst me GEVER Systemkonzept Description de toutes les sp cifications fonctionnelles n cessaires tout syst me GEVER Chefs de projets Responsables des produits Catalogue des sp cifications GEVER Anforderungskatalog Cahier des charges n cessaire l acquisition ou l laboration d un produit Responsables des projets pour les appels d offres et responsables des produits Mode d emploi GEVER GEVER Leitfaden Page intranet permettant l introduction syst matique de GEVER dans une unit d organisation Responsables des projets 2 3 1 Manuel d organisation GEVER GEVER Organisationshandbuch ou OHB Le manuel d organisation pr sente tout d abord une d finition commune de ce qu est un syst me GEVER Il permet tout d partement ou office d introduire GEVER en bon ordre et selon les exigences unifi es Ce manuel est compos de trois volumes e Partie I Bases et directives Grundlagen und Vorgaben ces directives doivent tre reprises voire pr cis es ou largies par les d partements puis par les offices e Partie Il T ches fonctions et r les Aufgaben Funktionen und Rollen dans une organisation GEVER il est n cessaire de d
30. es GEVER sur la base des fonctions d crites dans le cadre du catalogue des fonctions de r f rence Ils assureront ainsi une application plus cons quente de leurs valuations Ils peuvent toujours se r f rer l OFPER en cas de cahiers des charges m lant plusieurs fonctions 4 3 GEVER DP La solution GEVER DP sera remise jour en fonction des besoins des utilisateurs Les processus doivent encore tre optimis s et d velopp s et les affaires confidentielles introduites dans le syst me L archivage des donn es lectroniques de DP doit tre organis avec les AFS 4 4 Travaux dans le cadre de l organisation de suivi Les organes charg s du suivi du programme GEVER Bund poursuivront leurs activit s selon les comp tences et les t ches qui leur sont d volues par la d cision du Conseil f d ral BRB du 15 02 2012 l ordonnance GEVER et l ordonnance sur l informatique de la Conf d ration Cela concerne notamment les points suivants Les services de la Chancellerie f d rale tiendront jour la documentation GEVER et coordonneront les travaux des diff rents organes d sign s 2 BRB du 15 02 2012 EXE 2012 0053 23 25 Les AFS poursuivront l accompagnement des d partements dans la mise en uvre de GEVER et la mise en place de l archive lectronique afin de pouvoir permettre jusqu la fin de l ann e 2015 la reprise de tous les documents lectroniques des syst mes GEVER destin s tre ar
31. f rer au Conseil f d ral Le Programme GEVER Bund se range derri re ces d cisions de base Enfin conform ment au BRB du 15 02 2012 le syst me GEVER dans son ensemble sera valu et d cision sera prise si GEVER ne peut pas tre exploit l avenir comme service standardis En parall le et une fois connus le nombre de services et d utilisateurs de GEVER le nombre de syst mes GEVER standardis s le nombre de centre de calcul charg s de l exploitation de GEVER et une fois d finis tous les services standardis s le Conseil f d ral sera en mesure de prendre des d cisions en mati re de financement des services transversaux sur proposition de l UPIC Cette d cision devrait tre prise id alement avant la fin de l ann e 2015 La Chancellerie f d rale et le BBL vont clarifier la situation li e l acquisition et au contrat sign avec la firme Fabasoft au d but des ann es 2000 L une des bases de cette clarification sera l expertise juridique de la firme swisslegal du 22 novembre 2012 sur la question Bezug zus tzlicher Lizenzen des Fabasoft Produkts eGov Suite CH und entsprechender Pflegeleistungen unter beschaffungsrechtlichen Aspekten Sur la base de ces r sultats l organisation de suivi d cidera de la suite donner cette question apr s consultation de la Conference des secr taires g n raux 24 25 5 gt Documents de reference Documentation GEVER Organisationshandbuch Teil Grundl
32. financ e sur leurs propres budgets les informations leur sujet sont disponibles dans les d partements Autres co Ne sont pas voqu s dans ce rapport les co ts assum s par le DDPS pour d finir les exigences de GEVER en mati re de s curit ni ceux assumes par les AFS et USIC pour effectuer leur part du mandat GEVER Bund 22 25 4 Recommandations de la D l gu e au Programme GEVER Bund Arriv e la fin de son mandat la D l gu e constate avec satisfaction les r sultats obtenus mais rel ve aussi les lacunes dans la mise en uvre du Programme GEVER Bund Afin que GEVER continue vivre dans les d partements elle met les recommandations suivantes 4 1 Dans les d partements L tat de mise en uvre dans les d partements est tr s variable Selon le bilan tir des travaux ce jour le programme GEVER Bund met les recommandations suivantes La Chancellerie f d rale et le DFE ont achev le travail de base Ils assureront la mise jour r guli res de leur syst me GEVER en fonction des volutions Le DFJP le DFI et le DETEC ach veront la mise niveau de leur syst me GEVER d ici fin 2013 Au sein du DFI GEKO et du DETEC OS ECM les offices qui ont une solution jouissant d un statut d exceptions assureront leur migration d ici fin 2015 Afin qu il adopte une d marche mieux coordonn e nous recommandons au DDPS de mettre sur pied un programme Il ach vera la mise niveau
33. ie informatique USIC a collabor l laboration de l architecture g n rale de GEVER avec le programme GEVER Bund et l OFIT L organisation de suivi est en place et pr te fonctionner partir du 01 01 2013 L essentiel des responsabilit s en mati re de GEVER reste aupr s des d partements mais les t ches de coordination sont assum es par la Chancellerie f d rale en troite collaboration avec les AFS et UPIC La r partition des t ches et des responsabilit s est r gl e dans la d cision du Conseil f d ral du 15 f vrier 20127 dans l Ordonnance GEVER et dans l ordonnance du 9 d cembre 2011 sur l informatique dans l administration f d rale RS 172 010 58 Le concept de financement souhait au d but du programme n a pas pu tre r alis du fait que de trop nombreux l ments manquaient nombre et qualit des solutions GEVER nombre des centres de calcul g rant les solutions GEVER d finition des services centralis s Standarddienste exigences en mati re de s curit La seule d cision prise en 2009 d j par la Conf rence des secr taires g n raux GSK tait que chaque d partement finance sur ses propres budgets l introduction de GEVER dans ses unit s administratives Enfin les premiers r sultats du projet de single point of orientation confi au DFI AFS ont t soumis la Conf rence des secr taires g n raux Un groupe de travail interd partemental sera prochainement mis s
34. iption de l organisation du programme Le 30 05 2008 le Conseil f d ral nommait Mme Nathalie Falcone Goumaz au poste de D l gu e du Conseil f d ral au programme GEVER Bund et accordait la Chancellerie f d rale des ressources limit es pour la gestion de ce programme Tir es de la r serve informatique de la Conf d ration en 2008 puis du cr dit IKT Wachstum pour les ann es suivantes les sommes r serv es permettaient en fait uniquement de financer les activit s de la petite quipe de la D l gu e Secr taire g n rale suppl ante du D partement f d ral de l conomie DFE la D l gu e a t d tach e ce poste pour la dur e du programme un taux d occupation de 80 entre le 01 09 2008 et le 31 12 2010 puis de 80 entre le 01 01 2011 et le 31 12 2012 Les d partements et les offices tant express ment charg de l introduction de GEVER ils devaient galement en assurer le financement Aucun financement centralis n tait pr vu Apr s l chec de trois tentatives d introduire GEVER de mani re centralis e le Conseil f d ral a mis sur une Introduction en r seau bas e sur les comp tences existantes On peut d crire les actions de ce r seau dont le r sultat est un grand puzzle de la mani re suivante 6 25 Les d partements mettent en uvre une strat gie d introduction de GEVER dans toutes leurs unites administratives d ici amp fin 2011 delai prolonge par le BRB du 06 0
35. ique de la Conf d ration Il s agit des produits suivants Optima Systems OS ECM actuellement en service l OFCOM _i Engine qui jouit d un statut d exception jusqu fin 2015 en service dans plusieurs unit s du DDPS IGEKO de la firme ABF qui jouit galement d un statut d exception jusqu fin 2015 Derni rement IGEKO a d pos une demande de standardisation de fait de facto Standardisierung en se basant sur le fait qu il tait en fonction au Secr tariat g n ral du DDPS et qu il fonctionnait parfaitement avec le syst me DP La demande a t rejet e par l USIC le 10 10 2012 Face cette situation de monopole les d partements qui ne veulent pas ou ne veulent plus Fabasoft ceux qui souhaitent acqu rir un produit concurrent l actuel standard et ceux qui doivent remplacer d ici fin 2015 leurs produits jouissant d un statut d exceptions ont l intention de lancer un appel d offres selon les r gles de l OMC afin de trouver sur le march une solution GEVER qui remplisse au mieux les exigences g n rales de GEVER mais aussi les exigences de co ts et de simplicit d utilisation Un tel appel d offres devrait permettre de clarifier la situation et de mettre enfin en uvre la moderate Mehrproduktestrategie toujours en vigueur dans l administration f d rale pour GEVER Plusieurs d partements ont manifest leur int r t pour une telle proc dure Pour r diger leur appel d offres les
36. ktstrategie et de ne d clarer que Fabasoft comme standard Dans le BRB du 23 01 2008 respectant cette d cision de 2003 le Conseil f d ral chargeait le DFF USIC de d finir une deuxi me solution standard GEVER c t de Fabasoft Sur proposition de l USIC le conseil informatique de la Conf d ration demandait la standardisation du produit d velopp par l OFIT GEVER Office Le programme GEVER Bund a particip de mani re approfondie aux travaux de test de cette solution par le biais de son groupe d experts Fachgruppe GEVER Il confirma que GEVER Office remplissait les exigences pos es et le Conseil informatique de la Conf d ration d cida le 27 06 2011 de standardiser le produit GEVER Office Plus tard cette solution se r v la ne pas tre rentable et l OFIT d cida le 16 11 2012 de renoncer son exploitation Fabasoft reste donc toujours le seul produit remplissant les exigences faites un produit GEVER et b n ficiant d une d cision de standardisation par les autorit s comp tentes 1 L Ordonnance GEVER a t approuv e par le Conseil f d ral le 30 11 2012 16 25 Trois autres produits dans la Conf d ration remplissent les exigences d un produit GEVER mais ils n ont obtenu pour l instant que des statuts d exceptions Cela signifie qu ils peuvent continuer tre utilis s jusqu une migration sur un standard effectu e au plus tard fin 2015 selon les d cisions prises par le Conseil informat
37. me GEVER Ces 15 solutions existaient en diverses variantes et versions d velopp es dans chaque unit administrative ses propres frais sans coordination des besoins La plupart des solutions GEVER n taient mises en oeuvre qu en tant que syst mes d archivage pour les dossiers et les documents importants et la fonction de gestion des processus n existait que dans quelques offices 1 4 La strat gie GEVER Estimant que GEVER doit tre consid r comme un syst me complet le programme GEVER a d velopp la strat gie suivante A moyen terme toutes les unit s administratives de la Conf d ration sont en tat de saisir de mani re syst matique et structur e les informations importantes gesch ftsrelevant dans un syst me GEVER standardis Ces informations doivent tre disponibles en permanence quel que soit le lieu de la place de travail et il doit tre possible de les retrouver rapidement A long terme GEVER doit devenir un instrument de conduite indispensable permettant la coordination des processus d affaires En outre l change de dossiers au sein de la Conf d ration ainsi qu avec les partenaires externes cantons communes institutions entreprises doit pouvoir se faire de mani re transversale s re automatique sans rupture de m dias et conforme au droit L introduction de GEVER a pour but de donner l activit de l Etat plus d efficacit de transparence d conomie et de tra abilit 1 5 Descr
38. mment charge de d finir une deuxi me solution standardis e c t du produit de la firme Fabasoft d j choisi Sise la Chancellerie f d rale et plac e sous la direction d un D l gu du Conseil f d ral l quipe de projet de GEVER Bund devait soutenir les d partements dans la mise en oeuvre de leurs projets respectifs coordonner leur action assurer le contr le de l avance des travaux et la gestion des risques faire une proposition de financement pour les applications GEVER Le D l gu du Conseil f d ral devait faire r guli rement rapport la Conf rence des secr taires g n raux et tait soutenu par un comit de programme Programmausschuss Le programme tait limit fin 2011 Par la suite le programme GEVER Bund a re u deux mandats suppl mentaires Lors de sa s ance du 23 02 2009 le Conseil informatique de la Conf d ration a charg le programme de pr sider le groupe de sp cialistes qui devait examiner sous l angle de la compatibilit avec les exigences GEVER les produits pour lesquels avait t d pos e une demande de standardisation Standardisierungsfachgruppe GEVER Par son BRB du 16 12 2009 explicit dans le BRB du 04 06 2010 et de son annexe le Conseil f d ral chargeait le programme GEVER Bund de la coordination et de la mise en oeuvre des dispositions techniques n cessaires la s curit de l information dans les syst mes GEVER Le d lai tait fin 2013 soit deux
39. mode d emploi sera termin la fin de l ann e 2012 date laquelle il sera publi sous forme d une page intranet 2 3 5 Projet M tamorphose Dans le cadre de la documentation GEVER un certain nombre de questions concernaient directement les AFS Alors qu auparavant avec le travail sur papier les Archives n intervenaient qu en fin de processus au moment o on d cide de l archivage ou non d un dossier avec la gestion lectronique des documents il est n cessaire d int grer la r flexion sur la conservation des dossiers tr s t t dans le processus Concernant le processus de triage et de transfert des dossiers aux archives les AFS ont lanc le projet M tamorphose pour automatiser au maximum les travaux dans les unit s de l administration et la transformation des documents issus de GEVER dans des paquets num riques qui peuvent tre vers s aux archives via un interface Elles ont test ce syst me dans un versement pilote avec les documents lectroniques de l Office f d ral des assurances sociales Cette solution est disposition des diff rents utilisateurs de GEVER Il s agit maintenant de proc der aux premi res livraisons et de les organiser 19 http www bk admin ch themen 04609 047 19 index htmI lang fr 2 http www bk admin ch themen 04609 04719 index html lang fr 15 25 2 4 Ordonnance sur la gestion lectronique des affaires dans l administration f d rale Ordonnance GEVER Parall lement
40. ns nous en rester une strat gie plusieurs produits Pr f rons nous un seul syst me qui repr senterait un quasi monopole Une telle d cision rel ve d sormais des comp tences de l UPIC sur proposition du comit de pilotage GEVER apr s consultation de la Conf rence des secr taires g n raux En cas de divergence avec une d cision de UPIC tout d partement peut en r f rer au Conseil f d ral La tendance g n rale est de conserver la strat gie actuelle plusieurs produits mais les d partements attendent les r sultats du futur appel d offres selon les r gles de l OMC e D termination du nombre du centre de prestations qui exploiteront les solutions GEVER standardis es 3 Une fois ces d cisions prises il s agira encore de d finir les services standardis s mettre en oeuvre pour assurer la s curit et l interop rabilit de GEVER et d en faire le mod le de march Selon la nouvelle ordonnance sur l informatique ces d cisions doivent tre coordonn es par l UPIC avec l aide des utilisateurs et des responsables des processus Toutes ces raisons expliquent pourquoi il a t impossible ce jour d tablir un concept de financement pour GEVER Ce n est qu une fois r alis s les points 2 et 3 ci dessus que le DFF UPIC pourra saisir le Conseil f d ral d un projet de d cision 2 10 Organisation de suivi Nachfolgeorganisation mise en place et mandats Lors de sa s ance du 15 02 2012
41. nts groupes de travail une collaboration entre tous les services int ress s et toutes les activit s touchant GEVER s est d velopp e durant les ann es 2008 2012 Cette collaboration constante a permis une compr hension commune de GEVER la mise disposition d une documentation de base jour et le dialogue coordonn avec les prestataires de produits La dynamique ainsi cr e va se poursuivre l avenir et il ne sera plus possible de revenir en arri re Le projet GEVER DP a t l l ment d clencheur et le moteur poussant les d partements travailler avec GEVER et collaborer entre eux pour profiter des synergies Les d partements ont mis en place leurs syst mes de classement leurs directives en mati re d organisation et leurs processus leur rythme selon leurs propres besoins ou sont en voie de le faire ci desssous des r sultats plus pr cis par d partement sont num r s Ils ont b n fici du soutien des Archives f d rales suisses AFS L laboration des bases techniques communes notamment architecture GEVER pour toute l administration f d rale a n cessit la collaboration troite avec l Unit de strat gie informatique USIC et l Office f d ral de l informatique et des t l communications OFIT Pour la mise en place des solutions informatiques et contrairement aux tentatives pr c dentes les utilisateurs se sont r unis en groupes d utilisateurs user groups leur permet
42. obl mes dans la livraison de la version 2012 eGov Suite CH par Fabasoft 2 2 GEVER DP le toit selon la figure 2 Le projet berdepartementale Prozesse GEVER DP a permis de mettre en place les bases organisationnelles sp cifiques et techniques permettant de passer une gestion transversale et enti rement lectronique des affaires du Conseil f d ral et du Parlement Cette r ussite a t possible gr ce une collaboration entre la Chancellerie f d rale les secr tariats g n raux des d partements et les services du Parlement Le projet GEVER DP s est achev avec succ s le 30 06 2012 Le syst me DP int gre les 6 processus d affaires suivants e Pr parer une proposition au Conseil f d ral Effectuer la proc dure de co rapport Pr parer la s ance du Conseil f d ral R aliser la planification des messages au Parlement Coordonner le traitement des lettres au Conseil f d ral Le traitement des affaires confidentielles du Conseil f d ral n a pas encore t r alis Il n est en effet pas encore possible de crypter de mani re transversale un document class CONFIDENTIEL le long de toute la cha ne de travail GEVER et surtout au del vers les autres unit s d organisation 13 25 Le projet GEVER DP a galement renonc introduire la proc dure de consultation des offices Une telle introduction exigerait que toutes les unit s d organisation disposent d un syst me GEVER et d
43. oul son programme son rythme s attachant d abord aux aspects organisationnels prescriptions en mati re d organisation syst me de classement d finition des processus puis ou en parall le l introduction de la solution informatique Le but tait que chaque unit administrative ait introduit GEVER pour toutes les affaires importantes et chez tous les collaborateurs concern s par ces affaires d ici fin 2011 puis avec la prolongation du programme par le Conseil f d ral d ici la fin 2012 Le chapitre 2 pr sente l tat de r alisation des programmes de chaque d partement Au sein du programme GEVER de la Conf d ration les deux projets se sont d roul s selon leur propre plan d action 9 25 Pour le projet GEVER DP qui peut tre qualifi de projet organisationnel avec une bonne part d informatique dans un ordre de grandeur de 70 30 on a suivi les phases pr vues par la m thode Herm s avec ses diff rentes bornes Voranalyse Konzept Realisierung et Einf hrung Le projet s est achev le 30 06 2012 Pour le projet Erschliessung und Aussonderung on a tout d abord d fini 29 chantiers d crivant les questions et probl mes r soudre par les diff rentes instances impliqu es dans le programme L tat de r alisation de ces 29 chantiers est annex au pr sent rapport Les travaux se sont ensuite poursuivis dans les offices transversaux et dans les diff rents groupes de travail On pe
44. r et d y changer des affaires class es ou non class es Sur la base du mandat du Conseil f d ral du 16 12 2009 demandant au programme GEVER Bund de coordonner et de mettre en oeuvre les dispositions techniques n cessaires la s curit de l information dans les syst mes GEVER l quipe du programme a d cid de r diger en collaboration avec le Secr tariat du DDPS les sp cifications techniques de GEVER en mati re de s curit Cette description existe actuellement dans sa version 0 37 Elle montre comment l avenir on pourra traiter dans un syst me GEVER ou entre plusieurs syst mes des documents et des dossiers class s de mani re diff rente normal interne ou confidentiel Cette description n est pas enti rement achev e Elle le sera quand l architecture GEVER sera enti rement d crite La description de l architecture GEVER et la r daction des sp cifications techniques de GEVER ont montr les possibles lacunes de GEVER en mati re de s curit des informations Ces lacunes sont d ordre organisationnel qui a acc s quelles informations examens de s curit de ces personnes par ex juridique les bases l gales existent le plus souvent mais ne sont pas toujours mises en oeuvre mais aussi technique notamment au moment du passage d un syst me l autre Le programme GEVER Bund et le Secr tariat g n ral du DDPS ont d crit ces lacunes de s curit et ont mis en oeuvre un prototype sous forme d
45. ramme d partemental de mani re d centralis e Il dispose de trois solutions GEVER dont deux ne sont pas standardis es iGEKO et i Engine mais jouissent d un statut d exceptions La solution standardis e Fabasoft 8 0 est en activit dans l un de ses offices Le mandat du Conseil f d ral de janvier 2008 pr voyait la recherche d un deuxi me produit standardis c t de Fabasoft eGov Suite CH Le DFF a mis beaucoup d nergie faire standardiser le produit GEVER Office d velopp par l OFIT afin de l introduire dans tout le d partement La standardisation a t d cid e le 27 06 2011 par le Conseil de l informatique de la Conf d ration et le produit GEVER Office a t introduit au Secr tariat g n ral sous forme de pilote ainsi qu l OFIT et l Office f d ral des constructions et de la logistique mais lOFIT d cida le 16 11 2011 de ne pas poursuivre l exploitation de cette solution pour des raisons de non rentabilit Le DFF dispose de toutes les bases organisationnelles pour travailler avec GEVER large chelle Mais il n a pas encore d fini son produit GEVER pour l ensemble du d partement Il est pr vu qu il se joigne l appel d offres OMC qu envisage le DFAE pour d finir le meilleur produit sur le march Sous la direction du programme GEVER Bund et en collaboration avec les secr tariats g n raux de tous les d partements la Chancellerie f d rale a introduit dans les d lais souhai
46. rds fabasoft et le deuxi me produit devant encore tre d fini par le Conseil de l informatique de la Conf d ration Le concept de financement tel que pr sent a t finalement retir en septembre 2009 suite la r ticence marqu e du Conseil de l informatique de la Conf d ration Les travaux ont t repris dans le cadre de l laboration de l organisation de suivi et ont t abandonn s en automne 2011 pour les motifs suivants 1 Aussi bien le comit de programme GEVER Bund s ance du 04 11 2011 que la Conf rence des secr taires g n raux s ance du 11 11 2011 taient d avis que a L introduction et l exploitation de GEVER sont de la responsabilit des d partements et doivent tre financ es de mani re d centralis e 2 GSK du 27 03 2009 18 25 b Le financement des services d infrastructures n cessaires l interop rabilit et la s curit informatique doit tre r gl dans le cadre de la nouvelle ordonnance sur l informatique de la Conf d ration 2 Avant de pouvoir conna tre clairement les besoins totaux en financement de GEVER il faut encore des d cisions dans les domaines suivants e Definition du champ d application dans le cadrede l ordonnance GEVER qui permettra de conna tre d finitivement le nombre de services d offices et d utilisateurs de GEVER dans l administration f d rale e D cision quant au nombre de standards GEVER dans l administration f d rale voulo
47. res syst mes Une architecture a un caract re normatif et sert de base la sp cification des concepts sp cialis s comme par exemple la s curit La r alisation de cette architecture est n cessaire pour rendre les syst mes GEVER interop rables entre eux et pour d velopper les sp cifications de GEVER en mati re de s curit Les l ments suivants doivent notamment tre d crits pour ensuite tre d velopp s et mis en uvre Authentification deux facteurs Zwei Faktor Authentifizierung M canisme de cryptage bas sur les r les Rollenbasierter Verschl sselungsmechanismus S curit de la place de travail et d finition des r gles appliquer selon les diff rents niveaux de s curit interne confidentiel etc Suite l approbation de l ordonnance sur l informatique dans l administration f d rale l USIC Unit de strat gie informatique de la Conf d ration est devenue l UPIC Unit de pilotage informatique de la Conf d ration 17 25 Processus de gestion des identit s Identity Management Prozesse en lien avec l administration des cl s et des certificats Les travaux ne sont pas termin s lls vont se poursuivre en 2013 sous la responsabilit de UPIC 2 8 Sp cifications techniques de GEVER en mati re de s curit La s curit des syst mes GEVER est un l ment fondamental de leur mise en oeuvre Il doit en effet tre possible d y travailler d y enregistre
48. rogramme GEVER comme ils le souhaitent Les d partements sont les piliers du programme GEVER Bund Ils peuvent travailler de mani re centralis e avec un programme et un cr dit d partementaux ou de mani re d centralis e o chaque office dispose d une large marge de manoeuvre jusque dans le choix du produit Les sept d partements ont agi de mani re diff rente d s le d but la Chancellerie f d rale le DFAE le DFJP et le DFE ont travaill sous la forme d un programme Ils ont t rejoints par le DFF Le DFI et le DETEC ont commenc travailler de mani re d centralis e laissant chaque office une large marge de manoeuvre Avec l exp rience acquise dans la structure GEVER Bund ces deux 14 BRB du 06 06 2011 EXE 2011 1250 5 BRB du 23 01 2008 EXE 2008 0114 7 25 d partements ont ensuite d cid de travailler galement sous la forme d un programme Seul le DDPS n a pas mis sur pied une organisation sous forme de programme 4 Les AFS l USIC et le Conseil de l informatique de la Conf d ration ont particip de mani re troite l avancement du programme selon les comp tences qui leur sont d l gu es par les lois et ordonnances en vigueur Les AFS ont mis en place l archive digitale d fini les exigences pour un archivage conforme et soutenu les unit s organisationnelles dans l laboration de leur syst me de classement et de leurs directives en mati re d organisation Le Conseil informatique de la Conf
49. s offices r visent actuellement leurs syst mes de classement et leurs directives en mati re d organisation L OFFT bient t remplac par le SEFRI l OFAG l OFAE l OFL le ZIVI et la CTI travaillent d j avec des syst mes de classement et des directives en mati re d organisation approuv es par les AFS Les autres sont en train de faire ce travail On peut dire qu au d but de l ann e 2013 le DFE futur DEFR aura achev la mise en oeuvre de GEVER selon tous les crit res mentionn s y compris au nouveau Secr tariat d Etat la formation la recherche et l innovation SEFRI 2 1 8 DETEC Le DETEC a t le premier d partement introduire la version 2012 de Fabasoft eGov Suite CH en novembre 2012 On peut dire que cette version r alise toutes les sp cifications d finies actuellement dans la documentation GEVER Le DETEC met galement en uvre toutes les directives en mati re d organisation Les offices suivants travaillent depuis longtemps avec des versions ant rieures de GEVER qu ils utilisent essentiellement pour la gestion des documents la gestion des processus et le contr le des affaires OFROU OFCOM travaille avec un produit jouissant d une exception jusqu fin 2015 OS EMC 6 1 BAFU et ARE L introduction pleine et enti re de GEVER selon les crit res mentionn s ci dessus sera achev e en tr s grande partie au milieu de l ann e 2013 Le retard par rapport la fin du programme s explique par des pr
50. smanagement Projektleitung GEVER Leitfaden Controlling Reporting EA Leitung von User Groups Budget Vertragsmanagement EA Kommunikation und Publishing Leitung von Fachgruppen und User Groups Konzept Nachfolgeregelung und zentrale Finanzierung Programm GEVER Bund Gurtengasse 3 3003 Bern www gever admin ch Figure 2 Enfin le programme GEVER Bund a t soutenu par plusieurs prestataires de services externes dans le cadre des diff rents projets Pour le projet Erschliessung und Aussonderung Rexult IBM et le D Kampfmeyer de la firme Project Consulting Pour le projet GEVER DP Wistar Antexis Rigert Consulting APP et Fabasoft Pour le suivi de la standardisation de la deuxi me solution GEVER GEVER Office Rexult et Xelcor Pour les sp cifications directement li es a la s curit les firmes Corisecio Insecor Fabasoft et ABF A c t des comp tences techniques USIC et organisationnelles AFS mentionn es ci dessus le programme a travaill en troite collaboration avec les sp cialistes de l Office f d ral de la justice pour l laboration ou la mise jour des bases juridiques de tout le programme avec ceux de la s curit informatique du DFF et du DDPS et avec les architectes de l OFIT et de l USIC 1 6 Plan d action Le plan d action chronologique du programme GEVER Bund s est galement d roul selon le sch ma d centralis mentionn sous 1 5 Chaque d partement a d r
51. st un pr requis indispensable au d veloppement du gouvernement lectronique dans l administration f d rale et au del II n est plus acceptable qu au moment o gouvernement et entreprises gouvernement et citoyens communiquent par le biais de syst mes lectroniques les services f d raux continuent s changer des informations par de multiples canaux fax mails courriers papier etc rendant difficiles le suivi des dossiers l interne et leur conservation de mani re permettre de reconstruire leur d veloppement Au moment de l instauration du programme GEVER de la Conf d ration en 2008 la situation tait particuli rement insatisfaisante Les unit s administratives avaient adopt des pratiques totalement h t rog nes en mati re de conduite d organisation et de d veloppement technologique rendant impossible l utilisation syst matique du potentiel que repr sente la gestion lectronique des affaires M me si quelques d partements et offices ont d velopp en leur sein souvent avec succ s des solutions GEVER utilis es par leurs collaborateurs il manquait la volont sup rieure au niveau de toute l administration f d rale de r aliser une gestion des affaires et des processus sur une base lectronique et sans rupture de m dias Au moment o d butait l activit du programme en 2008 on comptait dans l administration f d rale pas moins de 15 solutions GEVER ou solutions s approchant d un syst
52. sus d affaires diff rents dans son syst me Le Programme GEVER Bund constate que la Chancellerie f d rale a achev la mise en uvre de GEVER selon les crit res fix s 2 1 2 DFAE La partie nationale du DFAE EDA Inland travaille avec le produit standard Fabasoft depuis 2001 pour la DDC et depuis 2009 pour le reste du D partement Le DFAE a mis en uvre la version 8 0 de Fabasoft mais uniquement pour l enregistrement des dossiers et des affaires DMS Suite l introduction de GEVER DP le DFAE a introduit un certain nombre de processus d affaires au sein du secr tariat g n ral et entre le secr tariat g n ral et les services les plus importants Le DFAE travaille avec 6 syst mes de classement approuv s l poque de leur mise en uvre par les AFS Actuellement le DFAE est en train de pr parer un nouveau syst me de classement pour l ensemble du d partement en Suisse et l tranger un manuel d organisation pour la Suisse et l tranger et des prescriptions en mati re d organisation pour toutes les directions En outre le DFAE pr pare une valuation conforme aux r gles des march s publics selon l OMC pour d finir plusieurs solutions GEVER ou DMS Pour toutes ces raisons la mise en uvre de GEVER selon les crit res mentionn s n aura pas lieu au DFAE avant l ann e 2015 pour les places de travail situ es en Suisses et plus tard pour l tranger 2 1 3 DFI Le DFI travaille avec deux produits GE
53. t s un syst me centralis permettant le traitement lectronique et sans rupture de m dias des affaires du Conseil f d ral et du Parlement processus suprad partementaux ou berdepartementale Prozesse UDP Les bases n cessaires l interop rabilit des diff rents syst mes d une part entre eux et d autre part avec les solutions du Parlement des tribunaux des cantons voire m me des communes sont d finies par le biais de la documentation GEVER manuel d organisation description du syst me catalogue des sp cifications de la d finition d une interface entre les syst mes et de l laboration d une architecture GEVER Les bases juridiques des syst mes GEVER ont t examin es pour permettre une exploitation conforme au droit Elles sont int gr es dans une nouvelle ordonnance du Conseil f d ral l Ordonnance GEVER ainsi que dans la documentation GEVER Le mandat initial du Conseil f d ral pr voyait la standardisation d une deuxi me solution GEVER c t de Fabasoft Le Conseil de l informatique de la Conf d ration a d cid la standardisation du produit GEVER Office d velopp par l OFIT Cette standardisation a t rendue possible par une action concert e avec le programme GEVER Bund Les instances du programme ont notamment proc d l examen de la compatibilit de GEVER Office avec les sp cifications g n rales de GEVER L OFIT a d cid le 16 11 2011 de ne plus exploiter ce produit pour des
54. tant de prioriser leurs besoins pour exiger les changements change management et de parler d une seule voix avec les prestataires de services BRB du 23 01 2008 EXE 2008 01 14 BRB du 06 06 2011 EXE 2011 1250 BRB du 15 02 2012 EXE 2012 0053 Dans les d tails et en suivant les points de la d cision du Conseil f d ral du 23 01 2008 les principaux r sultats du programme sont les suivants Dans les d partements des programmes d partementaux ont permis la Chancellerie f d rale au DFI au DFJP au DFE et au DETEC d introduire dans tous leurs offices quelques exceptions pr s une solution GEVER standardis e en l occurrence Fabasoft eGov Suite CH dans l une ou l autre de ses versions la version 7 0 8 0 ou pour le DETEC la version 2012 S ils ne sont pas enti rement achev s les travaux le seront durant la premi re moiti de 2013 Le DFAE a introduit une solution GEVER en l occurrence Fabasoft eGov Suite CH version 8 0 dans tout son domaine int rieur l exception des repr sentations suisses l tranger mais uniquement pour la fonction document management DMS Il a commenc introduire quelques processus d affaires au Secr tariat g n ral Avant d introduire les processus dans tout le d partement le DFAE tudie la possibilit de rechercher un deuxi me produit GEVER sur le march appel d offres selon les r gles de l OMC et de le faire standardiser Le DDPS a travaill sans prog
55. u DFI du 10 janvier 2008 1 BRB du 23 01 2008 EXE 2008 0114 4 25 transparence loi sur la protection des donn es ordonnance sur la s curit de l information etc et tre terme interop rables entre elles et avec les syst mes du Parlement des cantons des communes des tribunaux et des priv s Dans le m me d lai fin 2011 la Chancellerie f d rale tait charg e de mettre en place un syst me permettant de g rer sur une base lectronique et sans rupture de m dias les affaires du Conseil f d ral et du Parlement dites affaires suprad partementales berdepartementale Prozesse ou DP Les AFS taient charg es de soutenir les unit s d organisation pour l laboration des syst mes de classement Ordnungssysteme et des directives d organisation Organisationsvorschriften pour ce faire elles devaient laborer des documents de r f rence tels qu un F hrungsleitfaden En outre les AFS devaient mettre sur pied jusqu fin 2010 un registre central comme base d orientation sur les dossiers donn es et documents accessibles de la Conf d ration Registre conforme au texte du Message relatif la loi sur la transparence du 12 02 2003 1878 appel aussi single point of orientation ou SPO Avec le soutien du Conseil informatique de la Conf d ration l USIC tait charg de la mise en place de toutes les bases techniques au programme GEVER Bund et de leur standardisation L USIC tait nota
56. ur pied pour accompagner le processus d appel d offres selon l OMC Certains points du mandat du Conseil f d ral n ont pas t atteints ou ne lont t que partiellement Le programme GEVER Bund fait au Chapitre 4 un certain nombre de recommandations pour la suite des travaux dont certaines d entre elles feront l objet de la proposition au Conseil f d ral 7 BRB du 15 02 2012 EXE 2012 0053 3 25 1 Introduction 1 1 GEVER depuis la fin des ann es 90 GEVER fait partie du paysage informatique de l administration f d rale depuis plus de 20 ans Au milieu des ann es 1990 d j on a esquiss des strat gies concr tes et promulgu des standards pour la mise en oeuvre de GEVER sans succ s En 2001 suite un appel d offres selon les r gles de l OMC le produit EgovSuite de la firme autrichienne Fabasoft fut choisi Cette solution fut standardis e en 2003 par le Conseil informatique de la Conf d ration IRB Malgr l existence de ce standard les d partements et les offices ont poursuivi des strat gies h t rog nes de d veloppement GEVER La cause principale de ce d veloppement non coordonn fut l chec de toutes les tentatives de coordination GEVER sans parler de l absence d un financement centralis apr s l abandon en 2001 du programme PLATON gestion centralis e de GEVER et budget ad hoc Les premiers efforts de coordination se sont faits au niveau de certains d partements C est ainsi que le D
57. ut distinguer deux phases distinctes dans le projet 1 Une premi re phase allant du d but du programme jusqu au milieu de l ann e 2011 visait faire approuver la documentation de base GEVER manuel d organisation ou Organisationshandbuch et conception du syst me ou Systemkonzept par la Conf rence des secr taire g n raux GSK La GSK a approuv la documentation GEVER version 1 0 lors de sa s ance du 29 08 2011 2 Suite la prolongation du programme GEVER d une ann e par le Conseil f d ral BRB du 20 05 2011 la documentation GEVER a t compl t e pour aboutir une version 1 1 la fin du programme au 31 12 2012 17 Voir annexe Projet EA 29 Auftr ge an die Querschnitts mter 10 25 2 R sultats dans l ordre des points du BRB du 23 08 2008 2 1 GEVER dans les departements les piliers selon la figure 2 Selon le mandat du Conseil f d ral la Chancellerie f d rale et les d partements introduisent une solution GEVER standardis e par la Conf d ration A c t de l introduction proprement dite d une solution standard les d partements f d raux doivent proc der aux adaptations organisationnelles suivantes 1 Elaboration d un syst me de classement Ordnungssystem e Description de la structure des dossiers et des sous dossiers e D finition des m tadonn es e Evaluation prospective prospektive Bewertung par chaque office concernant l archivage ou non des dossiers e Approbation et
58. utonome et responsable de l introduction de GEVER pour la gestion de ses documents La mise en oeuvre compl te de GEVER selon les crit res mentionn s ci dessus devrait tre achev e en grande partie durant l ann e 2013 au sein du DDPS D ici fin 2015 les offices qui travaillent avec les produits ayant re u le statuts d exceptions devront proc der la migration sur un standard Suivant la situation des produits GEVER dans l administration il n est pas exclu qu ils d posent une nouvelle demande d exception sur laquelle devra statuer l ISB apr s consultation de la Conference des secr taires g n raux sur proposition du futur Comit de pilotage GEVER 2 1 6 DFF Le DFF avait pr vu d introduire dans pratiquement toutes ses unit s d organisation le deuxi me standard GEVER Office Les syst mes de classement et les dispositions en mati re d organisation seront achev s la fin de l ann e 2012 et le d partement est pr t recevoir un produit GEVER Il a d ailleurs r alis avec succ s le projet pilote GEVER Office au sein du Secr tariat g n ral Ce produit lui permet de reprendre et de traiter les affaires du Conseil f d ral issues de GEVER UDP A la suite de ce pilote GEVER Office a t introduit avec succ s au sein de OFIT et de l Office des contructions et de la logistique Le 16 11 2011 l OFIT decidait cependant de ne plus exploiter ni d velopper GEVER Office pour des raisons de non rentabilit

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