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1. d chets de papier mais accro t aussi la protec tion de l information confidentielle dans la mesure o les notes ne tra nent pas quelque part en route argumentent nos h tes Autre point positif pour la protection de l information gr ce la clean desk policy les factures et autres documents importants ne sont plus visibles par tout qui passe proximit Libre choix NWOW ou le nouveau travail en g n ral ne signifie pas que l on chasse les collaborateurs du b timent affirme Marc Dick Tout le monde peut tra vailler la maison mais celui qui pr f re travailler au bureau est ici le bienvenu L autodiscipline et l auto organisation sont inh rentes au NWOW comme le coaching virtuel par le management Le 24 d cembre 2010 nous avons enregistr le taux d occupation le plus bas avec peine 15 personnes en raison des fortes chutes de neige NWOW a galement t l occasion de d velopper une politique relative au calcul des co ts li s au travail domicile Ceci sur base d un business case d bou chant sur la r partition des collaborateurs en 3 cat gories selon la part de travail effectu e domicile ou l ext rieur Une indemnit mensuelle forfaitaire a t rete nue L achat group de chaises de bureau pour le travail domicile n tait pas une option parce que ceci aurait men une administration pour le suivi des chaises et leur r cup ration lors du2. d part d un collaborateur De plus du mobilier d j utilis aurait t impos aux nouveaux collaborateurs Marc Dick A l avenir on tudiera s rieusement une contri bution l achat d appareils person nels par les collaborateurs L utili sation d un seul appareil pour le travail et le priv n est pas seule ment pratique mais permet aussi tout le monde d effectuer les meilleurs choix en fonction des perceptions individuelles Effet favorable La clean desk policy qui fait partie de NWOW exclut que l on mange encore sur le lieu de travail Tout le monde uti lise d sormais l espace chaleureusement am nag pour prendre le lunch ce qui favorise en outre les contacts r ciproques Gr ce la r alisation de ce projet l orga nisation facilitaire est lib r e des d m nagements internes et peut se concentrer sur l accroissement de l efficacit de fonc tionnement On note une conomie de 24 sur l aspect facilitaire Apr s 9 mois d application le NWOW a g n r de nouveaux contrats et attire de nombreux nouveaux contacts d sireux de le d couvrir Le change management est le premier pas in vitable qui doit tre effectu et pour lequel Getronics propose du consulting Les clients existants vien nent aussi plus souvent en visite depuis que le nouveau si ge principal a t mis en service M
3. une constatation interpellante explique Ivan Cols qui faisait partie du groupe de travail Facilities amp Design Il tait vident que le nouvel espace devait tre am nag en fonction des activit s AOS Studley a ensuite fait des propositions Ces propositions ont d bouch sur des clusters form s des personnes qui colla boraient le plus les uns avec les autres Ces clusters ont t int gr s au plan masse comme des taches S en est suivi le calcul du taux d occupation exprim en pourcentage par cluster et de l espace de r union n cessaire par cluster Ergonomie amp bien tre L am nagement a t abord en fonction du profil avec des tests de mobilier dans l ex si ge principal Le choix des si ges et des couleurs a t filtr Comme il n est pas possible de tout tester des simula tions 3D ont jou un r le important dans l harmonisation des couleurs et des mat riaux L apport du comit pour la s curit et la sant tait ici aussi important PROFACILITY MAGAZINE N 31 SEPTEMBRE 2011 15 PRO FM I LE NOUVEAU TRAVAIL Il a ainsi t possible pour des raisons hygi niques de choisir un clavier per sonnel puisqu un clavier partag pour un poste de travail flexible peut propager des bact ries parmi les coll gues L attribu tion d un clavier personnel a des cons quences sur le format des casiers person nels qui devaient tre plus profonds Get
4. PRO FM I LE NOUVEAU TRAVAIL I sXiste diff rents types de salles de r union selon Le type de r union qu il faut ou pas r server e lt A ey E 25 m n _ nn n nn om TOF Ce hebvertonmen UNIT VER RUN ikheb M wen TRUST VE st confionce R jST VST ik kheb vert Tona MN i n TRUST Ik heb ve TOUwen J ai conf yen TRUST 1 ml erce i rouw n TRUST paiconbinct A i l ai confinke TRUST le i i Jai confiance M j Llu V ik ALU awya alcont lance ik heb vertrouwen 4 al jance MUST Jar cor i pe itr Ut J ai cons TRUST ph dors rl Tp dLcogliancs al CONIA 14 PROFACILITY MAGAZINE N 31 SEPTEMBRE 2011 ts a Ja tanion A hed verte ar l Confiance MUST TROUW EN LCE TRUST rm if 9 fin Getr nics Le change Facili Project of the year 2011 inner 1 prize Management a KPN company management en guise de defi La soci t ICT Getronics a d fini le nouveau travail comme une mission multifacettes le bien tre des collaborateurs l attraction de jeunes et nouveaux talents l optimalisation des co ts et l utilisation de son propre projet comme showcase et fonction d exemple vis vis des clients de la soci t Le projet a t baptis NWOW New World of Work M Eduard CODD e concept part de la culture d en L et soutient le travail o et quand on le souhai
5. a fonctionne bien mieux qu une modifica tion pas pas La nouvelle implantation pour le si ge principal de Getronics date de 2001 et tait pourvue de sols techniques et de plafonds surbaiss s Bien que le b ti ment soit lou il a b n fici sur initia ietro i THN iiih LE Il tive propre de la soci t d un make over vert C est ainsi que tous les interrup teurs lectriques ont t remplac s par des d tecteurs de mouvement afin d ex clure tout gaspillage d nergie d un clairage allum inutilement Le choix des armatures d clairage constitue une autre contribution au fonctionnement peu nergivore Le souci cologique ne se limite pas au b timent Moins se d pla cer vers le bureau et utiliser les nouvelles techniques ont une influence positive directe sur la consommation d nergie Autre exemple d une attitude verte le Le Change Management est crucial pour la r ussite d un tel projet placement de 13 lots pour la collecte de d chets au lieu de la poubelle indi viduelle habituelle Ce choix g n re une conomie sur les co ts de nettoyage glo baux et limite l usure du rev tement de sol tapis souill par des taches autour de la poubelle Marc Dick nous confie encore une anecdote Au d part trois codes couleurs pendaient au dessus des lots pour le tri des d chets Dans la mesure o ils taient diff rents de ceux auxque
6. ansport public et une pr f rence affirm e pour une situation proximit d une station Le si ge principal de Getronics se situe 100 m peine de la station de Diegem NWOW s inscrit aussi dans le plan d action ESR de notre soci t souligne Marc Dick Ceci implique entre autres que nous voulons r duire le nombre de d pla cements en utilisant des techniques modernes telles que la vid oconf rence et viter le gaspillage d nergie et la pollution dues l immobilisation dans les files 16 PROFACILITY MAGAZINE N 31 SEPTEMBRE 2011 200 desks ont t pr vus mais au total il y a quelque 400 places mises disposi tion pour travailler gr ce des possibili t s d utilisation tr s flexibles Par beau temps il est m me possible de travailler autour du b timent gr ce au r seau WiFi et aux petits bancs dispos s sur le gazon d clare Ivan Cols avec enthousiasme La communication est essentielle pour la r ussite d un projet tel que NWOW confirment nos deux interlocuteurs Impliquer les gens expliquer pourquoi quelque chose va se produire permet de faire dispara tre les cueils et l an L attribution d un clavier personnel a eu un impact sur les casiers personnels goisse automatique face au changement La r alisation d un programme stricte ment d fini court terme est une autre composante du succ s Lorsque le b ti ment a t acquis tout tait pr t et cel
7. ls les collaborateurs taient habi tu s la maison ils apportaient la confu sion D sormais des logos d velopp s en interne informent les collaborateurs par le biais d crans dans le b timent Mode d emploi Pour Marc Dick ce n est pas l impl men tation du nouveau travail qui constitue LE d fi pour l entreprise mais bien la prise en compte individuelle de la nou velle situation Le change management est crucial pour la r ussite d un tel pro jet souligne t il Les gens doivent apprendre utiliser le nouveau travail et les techniques qui y sont associ es C est ainsi que l utilisation de la vid oconf rence en remplacement de la r union physique traditionnelle demande une adaptation Getronics a organis pour la cause des sessions d information Dans le nouveau b timent toutes les salles de r union sont toujours pr tes tre utilis es Les bureaux de direction Pour Marc Dick Director Finance amp Administration l impl mentation du nouveau travail n est pas LE d fi majeur pour l entreprise mais plut t une d marche d adaptation personnelle la nouvelle situation cr e ont disparu parce que ce sont justement les membres de la direction qui sont les moins pr sents dans leur bureau et les plus impliqu s dans les r unions Les salles de r union sont quip es de smart boards au lieu des vieux flipcharts Ceci n exclut pas seulement les
8. ronics a opt lors du d m nage ment pour une impression centralis e au moyen de 4 imprimantes multi fonctionnelles identiques Ce choix a g n r une conomie de 58 Cette conomie remarquable s explique par l introduction de l impression follow me qui garantit que les documents imprim s soient effectivement pris Vu que l imprimante ne se trouve pas c t de l utilisateur on r fl chit davantage la n cessit d imprimer Les MFP sont r gl s de s rie pour permettre l impression noir blanc recto verso Un cran est install pr s des imprimantes indiquant l conomie de CO r alis e gr ce la consommation moindre de papier et donc le nombre d arbres sauv s Les conomies se font sentir au niveau de la consommation de papier et d encre des co ts d entretien pour les imprimantes de la facture d nergie et des co ts cach s de personnel Aupa ravant les coll gues situ s proximit des imprimantes taient toujours g n s par des questions sur les probl mes d impression remarque Marc Dick D sormais les personnes de la r ception font une ronde quotidienne pour remplir l appareil de papier et de blocs de cire L impression se d roule ainsi sans perturbation Dans la recherche d une nouvelle implantation la mobilit tait avec la disponibilit et Le co t un des 3 principaux crit res de s lection Concr tement cela signifie de bonnes liaisons avec le tr
9. te NWOW est compos de 3 volets un volet de coordi nation qui vise renforcer les liens entre la soci t et les collaborateurs un volet ICT qui permet de travailler partout et le volet RH L attractivit du lieu de travail est fortement li e l image de la soci t et est d terminante dans la transmission de la Corporate Culture aux collaborateurs Un projet de d m nagement est la base de l intention d introduire le nouveau travail un rythme acc l r Le nou veau travail n est plus nouveau depuis longtemps d j constate Marc Dick Director Finance amp Administration acceptation par le top management est le facteur d terminant pour qu il fonc tionne pleinement Evaluation des processus La pr paration est extr mement impor tante Rien ne doit tre laiss au hasard L introduction du NWOW est d s lors all e de pair avec une r flexion approfon die sur les processus Tout d abord une information a t r colt e sur l organisa tion existante Ceci via AOS Studley et des collaborateurs propres Il est apparu que se r unir tait d j l activit essentielle pour laquelle le si ge principal d Evere tait utilis Dans 70 75 des cas il s agissait de r u nions informelles de 2 4 personnes qui duraient 0 5 1 h L am nagement de l es pace du b timent n tait plus du tout en phase avec son utilisation r elle Ce fut
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