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OX App Suite - Open-Xchange Software Directory

1. 55 6 5 6 Afficher le code source d un message ssssssssserrestssesrerrrestrsssrerrreeerssssse 55 6 5 7 Travailler avec les brouillons de courriels sssssssessessssssserrressssssrserreseess 56 6 5 8 Demander un rappel de courriel sssssssesssssssssssrerrrsssssssreersesrsssereerressssssreens 56 6 5 9 Ajouter un courriel au portail ss 56 6 5 10 Enregistrer des courriels ss 56 6 5 11 Importer des courriels 57 6 5 12 Imprimer des courriels ss 57 6 5 13 Supprimer des courriels sesssssssssesresssssssstrreetrssreserreersestsseerereessssssreeet 57 6 5 14 Modifier plusieurs messages la fois eeesssesessssssssesrrresrssssrrrrrersssssreens 58 6 5 15 Modifier tous les messages d un fil de discussion 58 6 6 Courriels au sein d une quipe sise 60 6 6 1 Partager deS Courriels asservir iini ies n A ss 60 6 6 2 S abonner des dossiers de courrier 60 6 6 3 Inviter tous les destinataires d un courriel un rendez vous s 60 6 6 4 Enregistrer tous les destinataires d un message en tant que liste de diffU SION PR TS AR RER Re 60 6 7 Comptes de courrier lectronique externes essesesssssssserrrsssssrerrrerersssesrrreeeess 62 6 7 1 Configurer et modifier la configuration des comptes externes s e 62 6 7 2 Utiliser un compte de courrier externe ssssssssserressssssserrrestrsssssrrrerenessese 62 6 8 R glages d COUPrISl ennemie eee nn nue 64 7 Carnet d adresses oooseoo
2. Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 101 OX Fichiers G rer les fichiers 9 5 G rer les fichiers Certaines techniques pour organiser des fichiers supposent que vous ayez d j cr vos propres dossiers Vous trouverez des informations sur la cr ation de dossiers dans Dossiers page 129 Les possibilit s suivantes vous sont offertes Envoyer les fichiers comme lien Envoyer des fichiers comme pi ces jointes Afficher le lien vers un fichier Modifier des noms de fichiers Modifier des descriptions D placer des fichiers Copier des fichiers Ajouter des fichiers au portail Supprimer des fichiers Modifier plusieurs fichiers la fois Travailler avec des versions 9 5 1 Envoyer les fichiers comme lien Vous pouvez envoyer un lien vers un fichier comme pi ce jointe d un courriel un utilisateur Vous pouvez envoyer des liens vers plusieurs fichiers la fois en tant que pi ces jointes d un courriel R f rez vous galement aux indications de Section 9 6 Fichiers et quipes Pour envoyer un lien vers un fichier comme pi ce jointe un courriel 1 Selon la vue choisie utilisez une des m thodes suivantes Dans la vue c nes cliquez sur un fichier Dans la fen tre qui s ouvre cliquez sur Plus Dans le menu cliquez sur Envoyer comme lien Dans la vue Z ste choisissez un fichier dans la barre lat rale Dans la zone d affichage cliquez sur Plus Dans le m
3. Cr er un nouveau contact Importer des contacts depuis des fichiers Importer des contacts depuis des r seaux sociaux 7 3 1 Cr er un nouveau contact Pour cr er un nouveau contact vous devez saisir au moins un nom dans la fen tre Ajouter un contact Toutes les autres donn es sont facultatives Pour cr er un nouveau contact 1 Ouvrez un carnet d adresses dans l arborescence des dossiers Remarque ouvrez un carnet d adresses dans lequel vous avez les droits permettant de cr er des objets 2 Cliquez sur l ic ne Ajouter Ed dans la barre d outils Cliquez sur Ajouter un contact 3 Saisissez les donn es 4 Pour joindre des pi ces au contact cliquez sur Pi ces jointes Cliquez sur Parcourir S lectionnez un ou plusieurs fichiers Pour supprimer une pi ce jointe cliquez sur l ic ne Supprimer X Pour cacher les champs de saisie cliquez sur Pi ces jointes Les pi ces jointes ajout es le resteront Conseil vous pouvez galement joindre une pi ce en glissant un document depuis un navigateur de fichiers ou depuis le bureau vers la fen tre de contacts et en le d posant l 5 Cliquez sur Enregistrer 7 3 2 Importer des contacts depuis des fichiers Vous trouverez des informations sur l importation de contacts depuis diff rents formats de fichiers dans importer des donn es page 142 7 3 3 Importer des contacts depuis des r seaux sociaux Vous pouvez importer vos contacts depuis les r seaux s
4. Utilisez des dossiers de courrier pour organiser vos courriels Coop rez avec votre quipe en partageant des dossiers de courrier choisis Mettez profit les autres applications en cr ant un nouveau contact depuis une adresse de courriel ou en cr ant un nouveau rendez vous partir d une pi ce jointe au format iCal En savoir plus 45 Carnet d adresses Organisez et g rez vos contacts priv s et professionnels Utilisez le carnet d adresses global pour communiquer avec les participants internes Cr ez des carnets d adresses personnels pour garder une vue d ensemble sur vos contacts Utilisez les dossiers de contacts pour organiser vos contacts Coop rez avec votre quipe en partageant des dossiers de contacts choisis Utilisez les fonctionnalit s de publication et d abonnement pour rester en relation avec vos contacts sur les r seaux sociaux Cela vous permet d utiliser OX App Suite comme un point de regroupement central de vos contacts Travaillez avec des partenaires externes en envoyant des donn es de contact au format vCard ou en partageant les dossiers de contacts par publication et abonnement En savoir plus 67 18 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Qu est ce que OX App Suite D buter avec OX App Suite OX Agenda Gardez une vue d ensemble de vos rendez vous priv s et professionnels Utilisez les rendez vous isol s ou r currents pour pr voir vos r unions et vos activit
5. 9 5 8 Ajouter des fichiers au portail Vous pouvez ajouter un fichier au portail en tant que pav Pour ajouter un fichier au portail Selon la vue courante utilisez une des m thodes suivantes Cliquez sur un fichier dans la vue c nes Cliquez sur Plus dans la fen tre qui s ouvre Cliquez sur Ajouter au portail dans le menu Dans la vue Z ste choisissez un fichier dans la barre lat rale Cliquez sur Plus dans la zone d affichage Cliquez sur Ajouter au portail dans le menu 9 5 9 Supprimer des fichiers Vous pouvez supprimer un seul fichier ou plusieurs fichiers la fois Attention Un fichier supprim ne peut pas tre r cup r Pour supprimer un fichier 1 La m thode utiliser d pend de la vue courante Dans la vue c nes cliquez sur un fichier Dans la fen tre qui s ouvre cliquez sur Supprimer Dans la vue Liste choisissez un fichier dans la barre lat rale Cliquez sur Supprimer dans la zone d affichage 2 Confirmez que vous voulez supprimer le fichier R sultat le fichier sera supprim 9 5 10 Travailler avec des versions Les possibilit s suivantes vous sont offertes pour travailler avec des versions ouvrir ou enregistrer une version mettre en ligne une nouvelle version d finir une version du document comme tant la version actuelle supprimer une version 104 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 OX Travailler avec des versions Fichiers Pour ouvrir ou e
6. Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 OX Envoyer un message d absence Courriel Pour cr er et activer un message d absence 1 6 Cliquez sur l ic ne Menu syst me EJ droite de la barre de menu Choisissez R glages dans le menu Cliquez sur Message d absence dans la barre lat rale Saisissez le sujet et le texte du message d absence Indiquez l intervalle de temps pendant lequel il faudra r pondre avec le message d absence plusieurs messages provenant du m me exp diteur Pr cisez l intervalle de temps pendant lequel le message d absent doit tre envoy Remarque en fonction de votre installation il se peut que cette option ne soit pas disponible pour plusieurs raisons Si c est le cas contactez votre administrateur ou votre h bergeur Activez le message d absence en l activant pour au moins une adresse sous Activ pour les adresses suivantes Remarque pour d sactiver le message d absence d sactivez l adresse sous Activ pour les adresses suivantes Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 53 OX Courriel G rer les courriels 6 5 G rer les courriels Certaines des techniques pour organiser des messages supposent que vous avez mis en place auparavant vos propres dossiers de courrier Vous trouverez des informations sur la cr ation de dossiers dans Dossiers page 129 Les possibilit s suivantes s offrent vous D placer des messages Copier des messages Marquer des
7. Pour le r diger au format HTML cliquez sur HTML Une barre de mise en forme appara t Pour mettre en forme le texte a S lectionnez du texte b Cliquez sur un l ment de la barre de mise en forme 5 Vous pouvez utiliser d autres fonctionnalit s envoyer des copies choisir l adresse de l exp diteur joindre des pi ces ajouter une signature ajouter une carte de visite demander un accus de r ception ou r gler la priorit du message 6 Cliquez sur Envoyer R sultat le courriel est envoy Pour utiliser les fonctionnalit s suppl mentaires quand vous envoyez des courriels On suppose ici que vous vous trouvez dans la page R diger un nouveau courriel 50 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 OX R pondre des courriels Courriel 1 Si vous souhaitez envoyer des copies du message d autres destinataires proc dez comme suit Si les destinataires sont cens s voir qui re oit une copie du message cliquez sur Copie carbone CC Saisissez l adresse lectronique du destinataire de la copie Si vous voulez emp cher les destinataires de voir qui re oit une copie du message cliquez sur Copie carbone invisible CCI Saisissez l adresse lectronique du destinataire de la copie invisible S il y a plusieurs destinataires vous pouvez saisir le nom d une liste de diffusion 72 Pour cacher les champs de saisie cliquez sur Copie carbone CC ou sur Copie carbone invisible CCI
8. 5 2 Personnaliser le Portail ss 43 5 2 1 Changer l ordre des pav s du portail ssssssssessessssssssrrrersssesrereresersssesrrrees 43 5 2 2 Ajouter des pav s au portail sssssssssseesrssssssrsreerrssseserreersesrsseerereessssssreees 43 5 2 3 Changer les r glages des pav s de portail 43 6O Courriel names een oennenee ete ennemies 45 6 1 Les composants de Courriel siennes 46 6 2 Afficher des courriels ss 48 6 3 Afficher ou enregistrer les pi ces jointes un courriel n essssssssersessssssrsrrresssesre 49 6 4 Envoyer des messages lectroniques sssessssssssesrestssesestrrestrssseerrreetrsssesrrreeesss 50 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 3 OX OX App Suite 6 4 1 Envoyer un nouveau message lectronique sssssesessssssrerrrerrssssrerrrerees 50 6 4 2 R pondre des courriels issus 51 6 4 3 Transmettre des courriels 52 6 4 4 Faire suivre automatiquement des courriels 52 6 4 5 Envoyer un message d absence sssssseseesssssssserrestrssseserreerrssssstrreereessssere 52 6 5 G rer les Courriels 3 354 rntnsrnnneminnadteneesteneniRentenanene ten tente etre 54 6 5 1 D placer des messages sssssseseessssssrserrestssesterrtertrssstettreetnssssserreereesssseere 54 6 5 2 Copier des messages iii 54 6 5 3 Marquer des courriels comme lus ou non lUS sssessesessssssssesrrsessssssrrrerresssss 55 6 5 4 Recueillir les adresses sise 55 6 5 5 Cat goriser des courriels avec des tiquettes
9. Afficher des fichiers Par d faut le contenu de votre dossier de fichiers priv est affich Le dossier est nomm Mes fichiers Vous pouvez choisir une des vues suivantes lavueenliste a vue en ic nes 9 2 1 Afficher des fichiers dans la vue en liste Pour afficher un fichier dans la vue en liste 1 Cliquez sur l ic ne Vue EI de la barre d outils Cliquez sur Liste Ouvrez un dossier dans l arborescence des dossiers w N Pour trouver rapidement un fichier donn utilisez la fonctionnalit de recherche A Cliquez sur un fichier dans la barre lat rale Les donn es du fichier sont affich es dans la zone d affichage Pour certains fichiers un aper u est affich 5 Ilya plusieurs m thodes pour afficher un autre fichier Cliquez sur un autre fichier dans la barre lat rale Utilisez les touches fl ch es pour naviguer dans la liste 9 2 2 Afficher des fichiers dans la vue en ic nes Pour afficher un fichier dans la vue en ic nes 1 Cliquez sur l ic ne Vue BI dans la barre d outils Cliquez sur Ic nes 2 Choisissez un dossier dans le chemin de navigation en haut de la zone d affichage ou ouvrez un dossier dans l arborescence des dossiers 3 Pour trouver rapidement un fichier donn utilisez la fonctionnalit de recherche 4 Cliquez sur l ic ne d un fichier dans la zone d affichage Les donn es sont affich es dans la fen tre qui s ouvre Pour certains types de fichiers un aper u est a
10. OX App Suite Manuel de l utilisateur OX OX App Suite OX App Suite Manuel de l utilisateur Date de publication mercredi 10 avril 2013 Version 7 2 Copyright 2006 2013 OPEN XCHANGE Inc Ce document est la propri t intellectuelle de Open Xchange Inc Ce document peut tre copi en totalit ou en partie condition que chaque copie contienne cette note de copyright Les informations contenues dans cet ouvrage ont t compil es avec le soin le plus extr me N anmoins des affirmations erron es ne peuvent tre exclues d embl e Open Xchange Inc les auteurs et les traducteurs ne peuvent tre tenus responsables des erreurs ventuelles ni de leurs cons quences Les noms des logiciels et des mat riels utilis s dans cet ouvrage peuvent tre des marques de commerce d pos es ils sont cit s sans garantie de libre usage Open Xchange Inc se conforme g n ralement aux conventions typographiques des fabricants La reproduction de noms de marques de d nominations sociales de logos etc dans ce livre m me sans annotation particuli re ne permet pas de supposer que de tels noms puissent tre consid r s comme libres au sens des r glementations sur les marques de commerce et les noms de marque 2 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Table des mati res 1 propos de cette documentation nn 9 1 1 qui s adresse ce document ini 10 1 2 Que d crit ce document cencia aa 11 1 3 Convent
11. Saisissez le texte ou collez le texte depuis le presse papiers Pour modifier le texte utilisez les techniques usuelles des applications famili res Pour mettre en forme des caract res ou des paragraphes utilisez les outils de la barre de documents Pour finir cliquez sur l ic ne Fermer le document E droite de la barre de document 112 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Modifier les documents Documents OX 10 3 Modifier les documents Lorsque vous modifiez les documents vous pouvez modifier du texte mettre en forme des caract res et des paragraphes t l charger ou imprimer le document s lectionn Pour modifier un document 1 2 3 6 Lancez l app Fichiers Ouvrez un dossier contenant des documents dans l arborescence des dossiers Remarque ouvrez un dossier dans lequel vous avez le droit de cr er des objets Selon la vue choisie utilisez l une des m thodes suivantes Dans la vue en c nes cliquez sur un document Dans la fen tre qui appara t cliquez sur Modifier Dans la vue en ste s lectionnez un document dans la barre lat rale Dans la zone d affichage cliquez sur Modifier Le document sera ouvert en modification Pour modifier le texte utilisez les techniques usuelles des applications Office famili res Pour mettre en forme des caract res ou des paragraphes utilisez les outils de la barre de document Remarque toutes les modifications sont imm diatement enr
12. ouvrir ou fermer l arborescence des dossiers changer la largeur de l arborescence des dossiers ouvrir ou choisir un dossier dans l arborescence des dossiers Pour ouvrir l arborescence des dossiers Utilisez une des m thodes suivantes Cliquez sur l ic ne Dossier oui non M dans la barre d outils Cliquez sur le nom du dossier sous la liste dans la barre lat rale Pour changer la largeur de l arborescence des dossiers 1 Approchez le curseur du bord droite de l arborescence Une double fl che appara t 2 Faites glisser ce bord vers la droite en maintenant le bouton de la souris appuy Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 129 OX Organiser les donn es Cr er des dossiers Pour fermer l arborescence des dossiers Utilisez une des m thodes suivantes Cliquez sur l ic ne Fermer E sous l arborescence des dossiers Cliquez sur l ic ne Dossier oui non M dans la barre d outils Pour ouvrir un dossier donn 1 Si l arborescence des dossiers est ferm e vous pouvez l ouvrir avec une des m thodes suivantes Cliquez sur l ic ne Dossier oui non M dans la barre d outils Cliquez sur le nom du dossier sous la liste dans la barre lat rale 2 Pour voir les sous dossiers d un dossier cliquez sur la fl che c t du nom du dossier 3 Pour ouvrir un dossier cliquez dessus R sultat le contenu du dossier est affich 12 2 3 Cr er des dossiers Vous pouvez cr er un nombre arbitraire de sous
13. 2012 2013 Modifier plusieurs contacts la fois Carnet d adresses OX Pour supprimer un contact Attention lorsque vous supprimez un contact celui ci est perdu jamais Choisissez un contact dans la barre lat rale N Cliquez sur Supprimer dans la zone d affichage 3 Confirmez que vous voulez supprimer le contact R sultat le contact est supprim 7 5 9 Modifier plusieurs contacts la fois Les fonctionnalit s suivantes peuvent s appliquer plusieurs contacts la fois envoyer un courriel plusieurs contacts inviter des contacts un rendez vous d placer ou copier des contacts dans un autre dossier envoyer des contacts en tant que vCard jointe supprimer des contacts Pour appliquer une fonctionnalit plusieurs contacts la fois 1 Cliquez sur l ic ne Choisir sous la barre lat rale Une case cocher appara t c t de chaque contact dans la barre lat rale 2 Cochez les cases cocher correspondant au moins deux contacts 3 Cliquez sur une action dans la zone d affichage Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 75 OX Carnet d adresses Contacts au sein d une quipe i z 7 6 Contacts au sein d une quipe Vous pouvez partager vos contacts avec des partenaires internes et externes Diff rentes m thodes peuvent tre employ es en fonction des besoins Le carnet d adresses global contient les informations de contact de tous l
14. Enregistrer automatiquement les brouillons des messages D finit l intervalle d enregistrement des messages en cours de r daction dans le dossier roui lons L option D sactiv d sactive cette fonction Autoriser les courriels au format HTML D finit si vous souhaitez ou non autoriser l affichage de messages en HTML Les messages en HTML n cessitent plus de d bit et peuvent pr senter un risque pour la s curit puisqu ils peuvent contenir des scripts dangereux Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 65 OX Courriel R glages de courriel Bloquer le pr chargement des images li es de fa on externe Indique si les images externes r f renc es dans les messages HTML sont affich es sous forme d aper u Quand cette option est activ e les images externes ne sont pas affich es directement Cette valeur prot ge votre vie priv e Quand cette option est d sactiv e les images externes sont charg es et affich es lorsque vous recevez un message HTML Afficher les motic nes sous forme graphique dans les courriels Indique si les motic nes sont pr sent es sous forme d images ou de caract res Par exemple si vous tapez un smiley celui ci sera affich soit comme une image soit sous la forme du texte Colorer les lignes cit es Indique si le texte du message original est mis en valeur et introduit par une ligne verticale Le texte et vos r ponses sont imbriqu s Cette option suppos
15. Entr e Pour supprimer un participant cliquez sur l ic ne X c t de son nom Pour ajouter plusieurs participants vous pouvez saisir le nom d une liste de diffusion 72 Pour ajouter des pi ces jointes la t che cliquez sur Pi ces jointes Cliquez sur Choisissez un fichier Choisissez un ou plusieurs fichiers Pour supprimer une pi ce jointe cliquez sur l ic ne Supprimer X Pour cacher les champs de saisie cliquez sur Pi ces jointes Les pi ces jointes ajout es le resteront Conseil pour ajouter une pi ce jointe vous pouvez aussi faire glisser un document partir d un navigateur de fichiers ou partir du bureau et le d poser dans la fen tre de t che Pour ajouter des d tails tels que les informations de facturation cliquez sur D tails Saisissez les donn es n cessaires 118 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 R pondre des invitations des OX t ches T ches 11 4 R pondre des invitations des t ches Si un autre utilisateur ou un partenaire externe vous ajoute comme participant une t che vous en serez averti d au moins une des fa ons suivantes Vous serez inform de la t che dans la zone d informations Vous recevrez une invitation par courriel la t che Vous pouvez accepter accepter titre provisoire ou refuser de participer la t che Pour r pondre une invitation une t che apparue dans la zone d informations 1 Cliquez sur l ic ne Nouv
16. Si vous cr ez un nouveau dossier dans le dossier Dossiers publics ou dans le dossier D p t de donn es 1 D p t de donn es public Vous en tes le propri taire Les autres utilisateurs n auront pas de droit Vous devez d finir les droits pour le nouveau dossier Si vous cr ez par la suite de nouveaux sous dossiers dans ce dossier les droits de ce dossier sont repris pour les nouveaux sous dossiers Vous trouverez des informations sur l attribution de droits dans 12 3 4 Partager des dossiers page 134 Si vous cr ez un nouveau dossier dans le dossier partag d un autre utilisateur Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 133 OX Organiser les donn es Partager des dossiers L utilisateur qui a partag le dossier est le propri taire Vous m me ainsi que les autres utilisateurs obtiennent les m mes droits que sur le dossier parent 12 3 4 Partager des dossiers Pour pouvoir partager des donn es avec d autres utilisateurs il faut partager un ou plusieurs dossiers Vous pouvez partager un dossier en accordant d autres utilisateurs des droits particuliers sur le dossier Vous pouvez accorder des droits sur un dossier modifier les droits sur un dossier accorder des droits en appliquant un r le d utilisateur et supprimer les droits d un dossier Remarque prenez en consid ration les restrictions suivantes Pour pouvoir accorder des droits sur un dossier un autre utilisateur vous d
17. acc der aux comptes de courrier lectronique que vous avez aupr s d autres fournisseurs utiliser les r glages de Courriel Utilisez une des m thodes suivantes pour lancer l application Courriel Cliquez sur Courriel dans la barre de menus Ouvrez la page Apps et cliquez sur Courriel en dessous de Vos applications Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 45 OX Courriel Les composants de Courriel 6 1 Les composants de Courriel Vous trouverez une introduction l interface utilisateur dans L interface utilisateur La barre d outils Contient les ic nes suivantes L ic ne Cr er Ei cr e un nouveau courriel 50 L ic ne Dossier oui non B ouvre ou ferme l arborescence des dossiers L ic ne Recherche oui non louvre un champ de saisie qui permet de chercher 128 des courriels ayant un certain exp diteur ou un certain sujet L arborescence des dossiers Affiche les dossiers de courrier Permet de naviguer dans la structure des dossiers 129 Pour ouvrir l arborescence des dossiers cliquez sur l ic ne Dossier oui non D dans la barre d outils Les possibilit s suivantes s offrent vous En cliquant sur un dossier les courriels qu il contient s affichent Les ic nes Ajouter un dossier El et Modifier le dossier E sous les dossiers permettent d organiser les donn es 127 et de cr er un compte de courrier externe 62 L ic ne Fermer E ferme l arborescence des dossiers La barre lat rale
18. es Apprenez changer des donn es avec d autres applications Vous pouvez importer des rendez vous t ches et contacts cr s avec d autres applications Vous pouvez exporter des rendez vous t ches et contacts Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 141 OX changer des donn es importer des donn es 13 1 importer des donn es La fonctionnalit d importation permet d importer les donn es cr es dans d autres applications Vous pouvez Importer des rendez vous et des t ches au format iCal Importer des contacts au format vCard Importer des contacts au format CSV 13 1 1 Importer des rendez vous et des t ches au format iCal Voici des informations qui vous aideront importer avec succ s des donn es au format iCal Quels objets iCal sont import s Quelles propri t s d objet iCal ne sont pas prises en charge Effectuer une importation iCal 13 1 1 1 Quels objets iCal sont import s Tous les objets iCal sont d crits dans le document RFC2445 fhttp tools ietf org html rfc2445 Le tableau suivant indique quels objets iCal sont import s et lesquels ne le sont pas Les informations de la colonne rendez vous et t ches ont la signification suivante Un X indique que l objet sera import La valeur de l objet est d finie dans la RFC2445 Un nombre tel que 255 signifie que l objet sera import La valeur d signe le nombre maximal de caract res autor
19. s cette machine fermez le navigateur Attention si vous fermez le navigateur web sans vous tre d connect vous restez connect vis vis du serveur Si une autre personne saisit l adresse du serveur cette personne sera automatiquement connect e avec votre identit et aura acc s toutes vos donn es D connectez vous toujours du serveur quand vous avez fini de travailler Attention les l ments d authentification vous concernant peuvent rester en m moire aussi longtemps que le navigateur est ouvert Cela peut repr senter un risque pour la s curit Fermez le navigateur pour effacer les l ments d authentification vous concernant de la m moire du syst me 22 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 OX 3 Premiers pas Ce que vous devriez faire pour commencer Li Vous familiariser avec l interface utilisateur de OX App Suite Adapter les r glages de base de OX App Suite V rifier vos donn es de contact personnelles Modifiez les ou compl tez les si n cessaire Pour des raisons de s curit vous devriez changer votre mot de passe Pour acc der des contacts de r seaux sociaux comme les contacts sur Facebook il vous faut configurer les comptes de r seaux sociaux Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 23 OX Premiers pas L interface utilisateur 3 1 L interface utilisateur L interface utilisateur de OX App Suite est compos e de Une barre de menu au sommet Une
20. sente son contenu complet y compris toutes les donn es de ses en t tes Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 55 OX Travailler avec les brouillons de Courriel courriels Pour afficher le code source du message 1 Choisissez un message dans la barre lat rale 2 Cliquez sur Plus dans la zone d affichage Choisissez Afficher le code source dans le menu Le code source est affich dans la fen tre Afficher le code source Conseil le menu contextuel vous permet de s lectionner le code source pour le copier dans le presse papiers 6 5 7 Travailler avec les brouillons de courriels Les possibilit s suivantes s offrent vous enregistrer un courriel en tant que brouillon quand vous r digez le message envoyer un brouillon de courriel enregistr Pour enregistrer un courriel en tant que brouillon 1 Dans la fen tre R diger un nouveau courriel cliquez sur Enregistrer 2 Dans le menu cliquez sur Enregistrer en tant que brouillon R sultat le message est enregistr dans le dossier Zrouf ons Pour envoyer un courriel enregistr auparavant 1 Ouvrez le dossier Zrouil ons 2 S lectionnez un brouillon de courriel dans la barre lat rale 3 Cliquer sur Modifier dans la zone d affichage 4 Compl tez les diff rents champs puis cliquez sur Envoyer 6 5 8 Demander un rappel de courriel Vous pouvez demander un rappel d un courriel Cette fonctionnalit cr e une t che pour vous ra
21. sentes dans un dossier 13 2 1 Exporter des donn es depuis un dossier Vous pouvez exporter les objets suivants Les contacts d un dossier de contacts priv ou public Les rendez vous d un dossier d agenda priv ou public Les t ches d un dossier de t ches priv ou public Pour exporter les objets d un dossier 1 Dans l arborescence des dossiers Ouvrez un dossier priv ou public 2 Cliquez sur l ic ne Modifier le dossier E sous l arborescence des dossiers Choisissez Exporter 3 Choisissez un format de donn es Cliquez sur Exporter 148 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 OX 14 Bonnes pratiques Questions g n rales iii 149 O puis je trouver mes donn es et r glages personnels ssssserrrrerrssrerrrrres 149 Comment puis je changer mon mot de passe sssseeeessssssssrerrrssrestrrerrresrssrererreesess 149 Pourquoi ne puis je pas trouver certains boutons ou certaines zones de saisie 149 Comment suis je pr venu de nouveaux courriels ou de nouvelles invitations des F ndez VOUS sise nie E aiientitee teen a train 150 Comment puis je lire les messages r cents en provenance des r seaux sociaux ou les pages de nouvelles issus 150 Questions propos des courriels et des contacts esssesssssesresrrsssssrrreerrssreseererreeessseere 150 Comment puis je envoyer un courrier plusieurs adresses la fois 150 quoi servent les boutons Copie et Copi
22. ssssssssessreseneenenetrsenan eneneletenetes aeenesienaeneneeienenste 117 113 Cr er d s t ches and e i a e EE Ea 118 11 4 R pondre des invitations des t ches ss 119 11 5 Gererles t ches Rem Ne roae EE a 120 11 5 1 Modifier des t ches sise 120 11 5 2 Marquer des t ches comme termin es sesesssssesesssesesersrerererererererereres 120 11 5 3 Changer la date d ch ance d une t che VU 120 11 5 4 D placer des t ches eseeesssssssesesesesrsesrsrorsrororerereerrorerorererererreererereeeeee 121 11 5 5 Modifier les confirmations de t ches sssssessesssssssssrsssssssrsrsssssssssssss 121 11 5 6 Imprimer des t ches usine diirstria eatiitelelilisendtiieretentes 121 11 5 7 Supprimer des t ches siennes 121 11 5 8 Modifier plusieurs t ches la fois 122 11 6 T ches au sein d une quipe esssesessssesrsrerseersesesrsereseseseresesesesesesesereresesereseres 123 11 6 1 Partager des t ches isisssissisisisrisniinsdiiaissaiiinsiai aiidas ia 123 11 6 2 D l guer des t ches ssssssssssssssssssssssesssesssesssssesssssssssteressresssssssessrsesne 123 11 7 changer des donn es avec d autres applications ssssssssesesisessrssisierererisns 124 11 8 R glages des t ches iii 125 12 Organiser les donn es ssesossssesessssocccesesesssssssocccsesessesessoocessessssee 127 12 1 Chercher des objets iscisrainisetrameenecerteseereussenie tiereuteess 128 122 0 ECTS Sonnen a a a EEE a E EE 129 12 231 Types
23. vider le cache 30 R glages de courrier lectronique Adresse d exp diteur par d faut 65 Afficher les motic nes sous forme graphique dans les courriels 66 Ajouter une carte de visite 65 Autoriser les courriels au format HTML 65 Bloquer le pr chargement des images li es de fa on externe 66 collecter automatiquement les contacts lors de l envoi 64 collecter automatiquement les contacts lors de la lecture 64 colorer les lignes cit es 66 Enregistrer automatiquement les brouillons des messages 65 Lors de l envoi de courriels aller la ligne apr s 65 mettre en forme les messages 65 police en chasse fixe 64 Reprendre le texte du message initial dans la r ponse 65 S lectionner automatiquement le premier courriel 65 signature 66 Supprimer d finitivement les messages effac s 64 Transf rer les messages 65 vue par fils de discussion 65 R glages de l agenda afficher les rendez vous refus s 93 chelle de temps en minutes 93 Heure de d but de travail 93 Heure de fin de travail 93 Heure par d faut pour le rappel 93 Notification par courriel pour le cr ateur du rendez vous 93 Notification par courriel pour le participant au rendez vous 93 Notification par courriel pour Nouveau Modifi Supprim 93 Vue 93 R glages des fichiers Audio activ e 108 Vid o activ e 108 vue par d faut 108 R glages des pav s du portail bouton Activer button 44 bouton Couleur 44 bouton D s
24. Affiche une liste des messages dans le dossier courant Dans la vue on affiche l exp diteur le sujet et la date ou l heure de r ception Les messages non lus sont marqu s avec l ic ne Won u M Le cas ch ant d autres ic nes sont affich es ic ne de pi ce jointe tiquette de couleur nombre de messages dans le fil de discussion Les fonctionnalit s suivantes sont disponibles Lorsque l on clique sur un message son contenu s affiche dans la zone d affichage Lorsque l on clique sur l ic ne Fil de discussion I tous les messages pr c dents du fil de discussion sont affich s ou cach s sous le message courant Lorsque l on clique sur un de ces messages pr c dents son contenu s affiche dans la zone d affichage Lorsque l on clique sur l ic ne S lectionner sous la liste une case cocher s affiche en face de chaque message Vous pouvez s lectionner plusieurs messages afin de les modifier ensemble 58 Le texte sous la liste contient le nom du dossier s lectionn Lorsque l on clique sur ce nom cela ouvre l arborescence des dossiers En cliquant sur l ic ne Trier sous la liste un menu qui vous aide trier les messages appara t 46 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Les composants de Courriel Courriel OX Zone d affichage Affiche le contenu du message et les fonctionnalit s disponibles Le nom de l exp diteur du courriel Lorsque l on clique sur un nom une fen tre s ouvre E
25. Les adresses saisies seront conserv es 2 Si vous avez mis en place des comptes de courriel externes 62 vous pouvez utiliser ces adresses comme adresses d exp diteur Pour cela proc dez comme suit Cliquez sur Exp diteur Choisissez une adresse lectronique dans la liste Pour cacher la liste cliquez sur Exp diteur Remarque selon le dossier choisi telle ou telle adresse d exp diteur sera choisie par d faut 3 Sivous souhaitez joindre des pi ces au message cliquez sur Pi ces jointes Cliquez sur S lectionner les fichiers S lectionnez un ou plusieurs fichiers Pour supprimer une pi ce jointe cliquez sur l ic ne Supprimer X Pour cacher les champs de saisie cliquez sur Pi ces jointes Les pi ces jointes seront conserv es Conseil vous pouvez aussi ajouter une pi ce jointe en faisant glisser un document depuis un navigateur de fichiers ou le bureau et en le d posant dans la fen tre de courriel 4 Si vous avez d fini des signatures vous pouvez attacher une signature au texte du message Pour cela proc dez comme suit Cliquez sur Signatures Choisissez une signature dans la liste Pour cacher la liste cliquez sur Signatures 5 Pour afficher des options suppl mentaires cliquez sur Plus dans l barre lat rale Vous pouvez utiliser les fonctionnalit s suivantes r gler la priorit demander un accus de r ception joindre votre carte de visite Pour cacher les options cliquez sur Options
26. Les r glages seront conserv s 6 4 2 R pondre des courriels Lorsque vous r pondez un courriel certains des champs du message sont pr remplis L exp diteur du message et les autres destinataires du message sont automatiquement indiqu s comme destinataires de la r ponse Le sujet du courriel est ajout au champ de sujet de la r ponse Le sujet est pr c d du texte Re Le texte du message est cit dans la r ponse Chaque ligne est pr c d e du caract re gt pour indiquer qu il s agit d une citation Pour r pondre un courriel 1 Choisissez un message dans la barre lat rale 2 Cliquez sur R pondre dans la zone d affichage Pour r pondre aussi aux autres destinataires cliquez sur R pondre tous 3 Saisissez le texte du message Vous pouvez utiliser les fonctionnalit s suppl mentaires comme les pi ces jointes 4 Cliquez sur Envoyer Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 51 OX Courriel Transmettre des courriels R sultat le courriel est envoy 6 4 3 Transmettre des courriels Si vous transmettez un courriel certains des champs du message sont pr remplis Le sujet du message initial est utilis comme sujet pour le message transmis Le sujet du message transmis est pr c d du texte Fwd Le texte du message est ins r dans le courriel transmis Le texte est pr c d des d tails suivants L en t te Message original L ex
27. OX Fichiers Modifier plusieurs fichiers la fois 9 5 11 Modifier plusieurs fichiers la fois Vous pouvez effectuer les op rations suivantes sur plusieurs fichiers la fois ouvrir ou enregistrer les versions courantes envoyer des liens vers les fichiers envoyer les versions courantes comme pi ces jointes un courriel afficher des liens vers les fichiers d placer ou copier des fichiers vers un autre dossier supprimer des fichiers Pour effectuer une op ration sur plusieurs fichiers la fois 1 Dans la vue ste cliquez sur l ic ne Choisir sous la barre lat rale Une case cocher appara t 2 3 c t de chaque fichier dans la barre lat rale Cochez les cases cocher correspondant au moins deux fichiers Cliquez sur une action dans la zone d affichage 106 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Fichiers et quipes Fichiers OX 9 6 Fichiers et quipes Vous pouvez partager vos fichiers avec des utilisateurs internes Diff rentes m thodes peuvent tre employ es en fonction des besoins Dans le D p t de donn es public wous pouvez trouver les dossiers de fichiers partag s par d autres utilisateurs Pour partager des fichiers avec des utilisateurs internes proc dez comme suit Cr ez un nouveau dossier priv ou public dans lequel vous pouvez copier ou d placer les fichiers concern s Partagez ce dossier avec tous les utilisateurs ou seulement avec c
28. barre d outils gauche L arborescence des dossiers pr s de la barre d outils L espace restant est utilis pour la barre lat rale et la zone d affichage Selon l action effectu e une nouvelle fen tre ou la zone de notification recouvrent la zone d affichage Les textes ou les ic nes d interface utilisateur sur lesquels on peut cliquer sont affich s en bleu Vous pouvez galement utiliser le clavier pour acc der aux fonctionnalit s de l interface utilisateur Les captures d cran suivantes montrent l interface utilisateur en prenant l application Courrie comme exemple Barre de menu LYENI Ad Contient les ic nes et les boutons suivants L ic ne pour lancer des App ications Des boutons pour lancer des applications comme Courrie ou Agenda Selon le contexte des boutons suppl mentaires peuvent appara tre par exemple lorsque l on compose un courriel ou lorsque l on modifie un rendez vous L indication Non lus E vous informe du nombre de nouveaux objets par exemple des courriels non lus ou des invitations programm es des rendez vous En cliquant dessus la zone de notification s ouvre L ic ne Actualiser E recharge des objets depuis le serveur M me sans faire appel cette fonctionnalit les objets sont actualis s intervalles r guliers L ic ne Menu syst me El ouvre un menu contenant les l ments suivants o R glages Ouvre une page qui permet de personnaliser la configuration du logiciel
29. dans 6 4 Envoyer des messages lectroniques page 50 Texte explicatif Le texte qui d crit plusieurs fonctionnalit s ou possibilit s est crit sous forme de liste Exemple Les possibilit s suivantes s offrent vous Envoyer un nouveau courriel R pondre un courriel Transmettre un courriel Instructions pas pas Les instructions sont affich es sous forme de liste num rot e Si les instructions ne comportent qu une tape ou consistent en un choix entre plusieurs op rations la num rotation n est pas syst matique Les instructions sont toujours pr c d es d une explication sur ce quoi elles s appliquent Habituellement le r sultat est mentionn la fin des instructions Exemple Pour r pondre un courriel 1 Choisissez un message dans la liste lat rale N Cliquez sur R pondre dans la zone d affichage c t de l en t te du courriel 3 Saisissez le texte du message 4 Cliquez sur Envoyer dans la barre de menu R sultat le courriel est envoy 12 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Conventions de pr sentation propos de cette documentation OX Conseils pour faciliter le travail Les conseils pour faciliter le travail font r f rence des proc dures optionnelles par exemple des alternatives la d marche propos e Un conseil est pr c d du mot Conseil Exemple Conseil vous pouvez aussi ajouter une pi ce jointe en faisant glisser
30. de dOSSier mrrssiiansiarinsairniaatainraiiraid eia iar eiaa Ei 129 12 2 2 Naviguer dans la structure des dossiers sesssesesesssesesesssssssesssesssesssese 129 12 2 3 Cr er des dOSSIRrS 3 nienie aen an a i a Ia N aAa 130 12 2 4 Renommer des dossiers issus 130 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 OX App Suite OX 12 2 5 D placer des dossiers ss 130 12 2 6 Supprimer des dossiers sssssesesssesssesssesesesesesesssesesssesesesesesesesesesesesee 131 12 3 Droit S soi erga rerni aaay EE EA EEE EAEE EAE EA A Ri 132 12 3 1 Quels droits peuvent tre accord s 7 132 12 3 2 Droits sur les dossiers existants ereere eses ereeeserereresesesesesess 133 12 3 3 Droits sur les nouveaux dossiers ssssssesssesesssssesesesesesesesesesesesesesesesesee 133 12 3 4 Partager des dossiers sesssesesesesesesesssssesesesesesesesesesesesesesesesesesesesesesesesee 134 12 4 Publier etS abonner ssst essentiels rennes 136 12 4 1 S abonner des donn es ss 136 12 4 2 Publier des donn es ss 137 12 4 3 G rer les dossiers auxquels vous vous tes abonn et que vous avez OL LOL LEE i 138 13 changer des donn es er rrnnrnesnnrses 141 13 1 importer des donn es nn 142 13 1 1 Importer des rendez vous et des t ches au format iCal 142 13 1 1 1 Quels objets iCal sont import s sssssssssessrererererererrrerererreereeees 142 13 1 1 2 Quelles propri t s d objet iC
31. des dossiers Indiquez les rendez vous afficher Pour afficher tous les rendez vous de vos agendas priv s cochez tout afficher Pour n afficher que les rendez vous de l agenda courant d cochez tout afficher Cliquez sur l ic ne Imprimer E dans la barre d outils 5 Sile besoin s en fait sentir modifiez les r glages d impression Cliquez sur Imprimer en utilisant la bo te de dialogue syst me en bas gauche 88 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Supprimer des rendez vous Agenda OX Pour imprimer les donn es d un rendez vous 1 En fonction de la vue courante utilisez une des m thodes suivantes Dans les vues our Semaine ouvr e Semaine ou Mois cliquez sur un rendez vous Dans la fen tre qui s ouvre cliquez sur Imprimer Dans la vue en Z ste choisissez dans la barre lat rale un rendez vous Cliquez dans la zone d affichage sur Imprimer 2 Sile besoin s en fait sentir modifiez les r glages d impression Cliquez sur Imprimer en utilisant la bo te de dialogue syst me en bas gauche 8 5 6 Supprimer des rendez vous Vous pouvez supprimer un rendez vous individuel ou plusieurs rendez vous en m me temps Pour supprimer un rendez vous Attention lorsque vous supprimez un rendez vous celui ci est perdu jamais 1 Selon la vue courante utilisez une des m thodes suivantes Cliquez sur un rendez vous dans la vue our Semaine ouvr e Semaine o Mois Cliquez sur Suppr
32. des objets Droits sur les dossiers nouveau dossier Droits sur les objets lire tous les objets pas de droits de modification pas de droits de suppression Droits administratifs aucun 152 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Bonnes pratiques OX Example 3 un utilisateur ne doit pas voir d objets dans un dossier Il doit cependant tre capable d en cr er et d en modifier de nouveaux Droits sur les dossiers cr er des objets Droits sur les objets lire les siens modifier les siens supprimer les siens Droits administratifs aucun Exemple 4 un utilisateur doit tre capable de voir et de modifier tous les objets Il doit pouvoir cr er et modifier les sous dossiers et ses propres objets Droits sur les dossiers cr er des objets et des sous dossiers Droits sur les objets lire tous les objets modifier tous les objets supprimer tous les objets Droits administratifs aucun Exemple 5 un utilisateur doit avoir tous les droits Cet utilisateur doit pouvoir attribuer des droits d autres utilisateurs Droits sur les dossiers cr er des objets et des sous dossiers Droits sur les objets lire tous les objets modifier tous les objets supprimer tous les objets Droits administratifs oui Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 153 154 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Index A Afficher contacts 70 courriers lectroniques 48 fichiers 98 fic
33. dossiers dans un dossier priv Pour cr er des sous dossiers dans un dossier partag ou public vous devez avoir les droits 132 requis Pour cr er un nouveau dossier 1 Dans l arborescence des dossiers s lectionnez le dossier dans lequel vous voulez cr er un nouveau sous dossier Si vous ne choisissez pas de dossier le nouveau sous dossier sera cr dans la racine de votre dossier priv Remarque choisissez un dossier dans lequel vous avez les droits permettant de cr er des sous dossiers 2 Cliquez sur l ic ne Ajouter un dossier El sous l arborescence des dossiers Choisissez Ajouter un sous dossier 3 Saisissez un nom dans la fen tre Ajouter un nouveau sous dossier Cliquez sur Ajouter un dossier 12 2 4 Renommer des dossiers Vous pouvez renommer les sous dossiers de vos dossiers priv s Pour les autres dossiers vous avez besoin des droits 132 ad quats Pour renommer un dossier Remarque pour renommer un dossier vous devez avoir les droits d administration sur le dossier 1 Dans l arborescence des dossiers choisissez le dossier que vous voulez renommer 2 Cliquez sur l ic ne Modifier le dossier E sous l arborescence des dossiers Choisissez Renommer 3 Modifiez le nom ou saisissez un nouveau nom Cliquez sur Renommer 12 2 5 D placer des dossiers Vous pouvez d placer les sous dossiers de vos dossiers priv s Pour les autres dossiers vous avez besoin des droits 132 ad quats Pour d place
34. fois Les fonctionnalit s suivantes peuvent s appliquer plusieurs messages la fois transmettre des courriels d placer ou copier des courriels dans un autre dossier marquer des courriels comme lus ou non lus supprimer des courriels enregistrer des courriels sous la forme de fichiers Pour appliquer une m me action plusieurs courriels la fois 1 Cliquez sur l ic ne S lectionner sous la barre lat rale Dans la barre lat rale en face de chaque courriel il y aura une case cocher Cochez les cases correspondant au moins deux courriels 3 Cliquez sur l ic ne correspondant une fonctionnalit dans la zone d affichage 6 5 15 Modifier tous les messages d un fil de discussion Vous pouvez lancer les actions suivantes pour tous les courriels d un fil de discussion d un seul coup transmettre des courriels d placer ou copier des courriels dans un autre dossier marquer des courriels comme lus ou non lus cat goriser des courriels avec des tiquettes supprimer des courriels 58 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Modifier tous les messages d un fil de OX discussion Courriel Pour lancer une m me action pour tous les message d un fil de discussion 1 S lectionnez le message courant dans le fil de discussion dans la barre lat rale Il appara t au sommet du fil de discussion 2 Cliquez sur Ze fi de discussion entier en haut du message dans la zone d a
35. iCal 1 Choisissez un courriel avec une pi ce jointe iCal dans l application Courriel 2 Cliquez sur le nom de la pi ce jointe dans la zone d affichage Choisissez Ajouter au calendrier dans le menu 8 3 3 Importer des rendez vous depuis des fichiers Vous trouverez des informations sur l importation depuis des fichiers dans importer des donn es page 142 8 3 4 S abonner des rendez vous d autres agendas Vous pouvez importer dans un dossier d agenda des rendez vous provenant d autres agendas par exemple depuis Google calendar Pour cela abonnez vous l autre agenda Vous trouverez des informations ce sujet dans S abonner des donn es page 136 84 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 R soudre les conflits de rendez vous Agenda OX 8 3 5 R soudre les conflits de rendez vous Un conflit de rendez vous survient dans les conditions suivantes Vous participez un rendez vous existant Votre disponibilit dans Afficher comme a l une des valeurs suivantes R serv Provisoire ou Absent Vous cr ez un nouveau rendez vous Votre disponibilit dans Afficher comme a l une des valeurs suivantes F serv Temporaire ou Absent Le nouveau rendez vous est la m me heure qu un rendez vous existant D s que vous cliquez sur Cr er le message Conflits d tect s s affiche Les rendez vous la source du conflit sont affich s Pour r soudre le conflit vous pouvez utiliser l une des m
36. partager avec d autres Enregistrez n importe quel fichier note ou lien internet Donnez votre quipe l acc s en lecture et en criture des dossiers de documents choisis Envoyez les diff rents fichiers comme pi ces jointes des courriels ou comme des liens _ Fournissez des informations aux partenaires externes en partageant des dossiers de documents par publication et abonnement En savoir plus 95 Dossiers et droits d acc s Les dossiers et les droits sur ces dossiers jouent un r le important dans l change d informations avec d autres utilisateurs Chaque objet du collecticiel est enregistr dans un certain dossier L arborescence des dossiers permet de g rer les dossiers et leurs droits Utilisez les dossiers personnels pour classer vos courriels vos contacts vos rendez vous vos t ches et vos l ments du d p t de donn es Aidez votre quipe en partageant certains dossiers en lecture ou en lecture criture B n ficiez des informations des autres pour votre travail en utilisant les objets qui se trouvent dans des dossiers publics ou partag s Les fonctionnalit s de r seaux sociaux du collecticiel utilisent aussi les dossiers pour collecter ou partager des informations avec des partenaires externes En savoir plus 127 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 19 OX D buter avec OX App Suite Configuration requise 2 2 Configuration requise Pour pouvoir travaille
37. partenaires externes Fichiers Utilisez le d p t de fichiers pour tenir jour des informations de fa on centralis e ou pour partager des informations avec les autres Utilisez les fichiers au bureau la maison et sur la route Partagez des fichiers avec des utilisateurs et des partenaires externes T ches Planifiez et organisez vos activit s Utilisez le rappel des t ches chues D l guez des t ches aux autres 38 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Travailler avec les Applications Applications OX 4 4 Travailler avec les Applications Pour lancer une application 1 Pour afficher un certain type d applications cliquez sur une des vues dans la barre lat rale 2 Cliquez sur D marrer dans la zone d affichage sous l application R sultat la page Apps se ferme et l application est lanc e Pour ajouter une application vos applications favorites 1 Cliquez dans la vue Install es dans la barre lat rale 2 Cliquez sur Marquer comme favorite dans la zone d affichage sous l application R sultat l application est ajout la vue des applications favorites Un ast risque sera ajout c t du nom de l application Pour ajouter une application vos favoris 1 Cliquez sur la vue Install es dans la barre lat rale 2 Cliquez sur un des choix dans la zone d affichage sous l application R sultat l application mise jour est install e Copyright Open Xchange
38. peut accorder des droits d autres utilisateurs sur le dossier Droits sur le dossier cr er des objets et des sous dossiers Droits sur les objets lire tous les objets modifier tous les objets et supprimer tous les objets Droits d administration oui Administrateur L administrateur d un dossier a tous les droits sur ce dossier L administrateur peut accorder des droits d autres utilisateurs sur le dossier Droits sur le dossier cr er des objets et des sous dossiers Droits sur les objets lire tous les objets modifier tous les objets et supprimer tous les objets Droits d administration oui Auteur Un auteur a le droit de modifier les objets existants de cr er et de modifier de nouveaux objets et de cr er des sous dossiers Droits sur le dossier cr er des objets et des sous dossiers Droits sur les objets lire tous les objets modifier tous les objets et supprimer tous les objets Droits d administration non Invit Un invit a le droit de lire les objets existants mais pas de les modifier L invit a le droit de cr er des sous dossiers et d y cr er et d y modifier de nouveaux objets Droits sur le dossier nouveau dossier Droits sur les objets lire tous les objets pas de droit de modification pas de droit de suppression Droits d administration non 132 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 OX Droits sur les dossiers existants Organiser les donn es Les droits pr d finis
39. peuvent tre affin s Les droits suivants peuvent tre attribu s Droits sur les dossiers a nouveau dossier 2 cr er des objets a cr er des objets et des sous dossiers Droits sur les objets lecture a pas de droit en lecture lire ses propres objets lire tous les objets Droits sur les objets modification a pas de droit en modification a modifier ses propres objets a modifier tous les objets Droits sur les dossiers supprimer a pas de droit de suppression 2 supprimer ses propres objets 2 supprimer tous les objets Droits d administration a Oui a non 12 3 2 Droits sur les dossiers existants Vous avez les droits suivants sur les dossiers existants Vous tes le propri taire de vos dossiers priv s Chaque utilisateur est un invit du dossier Dossiers publics Chaque utilisateur est un invit du dossier Carnet d adresses global Chaque utilisateur est un invit des dossiers D p t de donn es et D p t de l utilisateur Chaque utilisateur est un invit du dossier D p t de donn es public 12 3 3 Droits sur les nouveaux dossiers Selon l endroit o vous cr ez un nouveau dossier des droits particuliers vous sont attribu s dans un dossier priv 133 dans un dossier public 133 dans un dossier partag 133 Si vous cr ez un nouveau dossier dans un dossier priv Vous en tes le propri taire Les autres utilisateurs h ritent des droits qu ils ont sur le dossier parent
40. s vers un dossier de l arborescence des dossiers et d posez les l 7 5 5 Copier des contacts Vous pouvez copier un ou plusieurs contacts la fois dans un autre dossier Pour copier un contact dans un autre dossier Vous devez au pr alable avoir les droits permettant de cr er des objets dans le dossier cible 1 Choisissez un contact dans la barre lat rale 2 Cliquez sur Plus dans la zone d affichage Choisissez Copier dans le menu 3 Choisissez un dossier dans la fen tre Coper Cliquez sur OK 7 5 6 Envoyer des contacts sous forme de vCard Vous pouvez envoyer un ou plusieurs contacts la fois en tant que pi ces jointes un courriel Pour envoyer un contact en tant que vCard jointe 1 Choisissez un contact dans la barre lat rale 2 Cliquez sur Envoyer comme vCard dans la zone d affichage 3 Ajoutez les d tails n cessaires pour envoyer un nouveau courriel 50 7 5 7 Imprimer des contacts Pour imprimer des contacts imprimer une liste de contacts Pour imprimer une liste de contacts 1 Ouvrez un carnet d adresses dans l arborescence des dossiers 2 Cliquez sur Imprimer dans la zone d affichage 3 Sile besoin s en fait sentir modifiez les r glages d impression Cliquez sur Imprimer en utilisant la bo te de dialogue syst me en bas gauche 7 5 8 Supprimer des contacts Vous pouvez supprimer un contact individuel ou plusieurs contacts la fois 74 Copyright Open Xchange Inc
41. sur Ajouter 5 Apr s un court d lai vous tes inform que le compte externe a t mis en place Cliquez sur Fermer Vous pouvez pr sent utiliser le compte de courrier externe Conseil vous pouvez galement mettre en place un compte de courrier externe en cliquant sur le bouton sous l arborescence des dossiers de courrier Choisissez Ajouter un compte de courrier lectronique dans le menu Pour modifier les r glages d un compte de courrier externe Remarque normalement il n est pas n cessaire de changer les r glages d un compte externe 1 Cliquez sur l ic ne Menu syst me EJ dans la barre de menu Choisissez R glages dans le menu Cliquez sur Comptes de courrier et sur les r seaux sociaux dans la barre lat rale 3 S lectionnez un compte de courrier externe dans la zone d affichage en dessous de Comptes de courrier et sur les r seaux sociaux 4 Cliquez sur Modifier Les r glages apparaissent dans une fen tre 5 Modifiez les r glages Cliquez sur Enregistrer en bas de la fen tre Pour supprimer un compte de courrier lectronique externe 1 Cliquez sur l ic ne Menu syst me EJ dans la barre de menu Choisissez R glages dans le menu 2 Cliquez sur Comptes de courrier et sur les r seaux sociaux dans la barre lat rale 3 S lectionnez un compte de courrier externe dans la zone d affichage en dessous de Comptes de courrier et sur les r seaux sociaux 4 Cliquez sur Supprimer Confirmez que v
42. tre de l app 6 5 12 Imprimer des courriels Pour imprimer des messages vous pouvez imprimer le contenu d un courriel Pour imprimer le contenu d un courriel 1 S lectionnez un message dans la barre lat rale Cliquez sur Plus dans la zone d affichage Choisissez Imprimer dans le menu 2 Sile besoin s en fait sentir modifiez les r glages d impression Cliquez sur Imprimer en utilisant la bo te de dialogue syst me en bas gauche 6 5 13 Supprimer des courriels Les possibilit s suivantes s offrent vous Supprimer des messages isol s ou des fils de discussion complets Par d faut les messages sont mis dans le dossier Corbeille Supprimer tous les messages d un dossier de courriel Par d faut les messages sont mis dans le dossier Corbeille R cup rer des courriers mis la corbeille auparavant Supprimer de fa on permanente les messages de courrier lectronique de la corbeille Les messages supprim s de fa on permanente sont perdus jamais Attention si vous activez le r glage du courrier lectronique Supprimer d finitivement les messages effac s vous ne serez plus en mesure de r cup rer les courriels supprim s Il est recommand de ne pas utiliser ce r glage Pour supprimer des courriels 1 Choisissez un message dans la barre lat rale 2 Cliquez sur Supprimer dans la zone d affichage R sultat le message est mis dans le dossier Corbeflle Conseil vous pouvez g
43. vous abonner une source de messages ou un flux RSS ajoutez un nouveau pav au Portail Les r glages d une source de messages ou d un flux RSS peuvent tre modifi s par la suite 42 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Personnaliser le Portail Portail OX 5 2 Personnaliser le Portail Les possibilit s suivantes vous sont offertes Changer l ordre des pav s du portail Ajouter des pav s au portail Changer les r glages des pav s de portail 5 2 1 Changer l ordre des pav s du portail Vous pouvez d finir l ordre des pav s Pour modifier l ordre des pav s du portail 1 Faites glisser un pav vers sa nouvelle position 2 D posez le l emplacement souhait 5 2 2 Ajouter des pav s au portail Vous pouvez compl ter les pav s existants en en ajoutant de nouveaux Pour ajouter de nouveaux pav s au portail 1 Cliquez dans l app Portal droite au dessus de Personnaliser cette page 2 Dans la rubrique R glages du portail cliquez sur Ajouter un composant graphique Choisissez un l ment 3 Certains pav s ont besoin d informations suppl mentaires Saisissez les valeurs demand es Cliquez sur Enregistrer Conseil dans l app ch ers Vous pouvez ajouter un fichier en tant que pav du portail Conseil dans l app Courriel Vous pouvez ajouter un courriel en tant que pav du portail 5 2 3 Changer les r glages des pav s de portail Pour modifier les r glages des pa
44. 12 2013 17 OX D buter avec OX App Suite 2 1 Qu est ce que OX App Suite Qu est ce que OX App Suite D couvrez quelles applications constituent OX App Suite Jetez un premier coup d il ce que vous pouvez accomplir avec ces applications Applications Organisez les applications comme Courriel ou Carnet d adresses Faites vous une id e d ensemble des applications disponibles Am liorez OX App Suite en ajoutant des applications suppl mentaires En savoir plus 35 Portail C est votre centre d informations pour les rendez vous planifi s les nouveaux courriels ou les messages provenant de plate formes de messagerie comme Twitter Facebook ou les journaux en ligne Avoir une vue d ensemble des rendez vous actuels et des nouveaux messages Lancez l app Agenda ou l app Courrie en cliquant sur un rendez vous ou sur un message lectronique Lisez les messages r cents depuis votre source de messages favorite Suivez les nouvelles en provenance de vos r seaux sociaux Lancez des applications comme Courriel Carnet d adresses o Agenda d un clic de souris En savoir plus 41 Courriel Envoyez recevez et organisez vos courriels c t de votre compte de messagerie lectronique interne utilisez les comptes de courrier externes que vous avez aupr s d autres fournisseurs Cherchez des courriels l aide de plusieurs crit res de recherche Suivez des fils de conversation par courriel
45. 6 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Les composants de Fichiers Fichiers OX La zone d affichage dans la vue Ziste Affiche les donn es du fichier Le nom le nom du fichier Les boutons Ouvrir 99 T l charger 99 et Supprimer 1041 Lorsque l on clique sur un document dans la barre lat rale le bouton Modifier 113 s affiche Lorsque l on clique sur Plus un menu s ouvre et propose les fonctionnalit s suivantes Envoyer comme lien 102 Envoyer par courriel 102 Afficher le lien 102 Renommer 103 Modifier la description 103 D placer 103 et Copier 104 et Ajouter au portail 104 Remarque certains boutons ne sont pas affich s si vous n avez pas les droits ad quats Lorsque l on clique sur un document dans la barre lat rale le choix Modifier en tant que nouveau 114 appara t dans le menu sous Plus Un aper u du fichier s il est disponible Les commentaires sur le fichier Un bouton pour t l charger une nouvelle version Une liste de versions si un fichier a plusieurs versions La version courante se trouve en haut de la liste Pour chaque version les informations suivantes sont affich es s le nom de fichier de la version s les commentaires de la version si disponibles 2 le nom de l utilisateur qui a mis en ligne la version 2o la date et l heure de la mise en ligne de la version Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 97 OX Fichiers Afficher des fichiers 9 2
46. Active ou d sactive le lecteur vid o 108 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 OX 10 Documents Apprenez travailler avec l app Documents Les composants Documents cr er des documents modifier des documents modifier un document sous un nouveau nom 114 Pour chercher organiser ou partager des documents avec d autres utilisateurs documents with other users utilisez l app ch ers 95 Pour lancer l app Documents Utilisez une des m thodes suivantes Cliquez sur Documents dans la barre de menu Ouvrez la page Apps et cliquez sur Documents sous Vos applications Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 109 OX Documents Les composants de Documents 10 1 Les composants de Documents Barre d outils La barre d outils se trouve gauche Elle contient les ic nes suivantes L ic ne T l charger El T l charge le document s lectionn L ic ne Imprimer Cr e un fichier PDF et le t l charge Ce fichier PDF peut alors tre imprim comme l accoutum e L ic ne Recherche oui non Affiche le formulaire de recherche ou de remplacement de cha nes de caract res Fen tre du document La fen tre du document se trouve au centre Elle vous permet de cr er et de modifier le contenu du document 110 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Les composants de Documents Documents OX Barre de document La barre de document se trouve sur la droite El
47. Carnet d adresses vous avez les possibilit s suivantes Cliquez sur Carnet d adresses dans la barre de menu Cliquez sur Carnet d adresses dans la page Vos applications sous Vos applications Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 67 OX Carnet d adresses Les composants de Carnet d adresses 7 1 Les composants de Carnet d adresses Vous trouverez une introduction l interface graphique dans L interface utilisateur La barre d outils Contient les ic nes suivantes l ic ne Ajouter El Cr e un nouveau contact 71 ou une nouvelle liste de diffusion 71 Remarque cette fonctionnalit n est disponible que si vous avez le droit de cr er des objets dans le carnetd adresses que vous avez ouvert l ic ne Dossier M Ouvre ou ferme l arborescence des dossiers l ic ne Recherche Ouvre un champ de saisie pour chercher 128 des contacts avec un nom donn L arborescence des dossiers Affiche les dossiers de contacts et vous permet de naviguer dans la structure des dossiers 129 Pour ouvrir l arborescence des dossiers cliquez sur l ic ne Dossier oui non M de la barre d outils Les fonctionnalit s suivantes sont disponibles Lorsque l on clique sur un dossier ses contacts sont affich s Les ic nes Ajouter un dossier El et Modifier le dossier El sous les dossiers permettent d organiser les donn es 127 et de les changer 141 l ic ne Fermer El ferme l arborescence des dossiers La b
48. EXTENNES eusina mainii aiana apaa aa een dise saaoe ose iei 152 Comment puis je partager certains documents avec mes partenaires externes 152 Je souhaite partager un dossier avec d autres utilisateurs Quels droits dois je regler P nsniinen ennemie ti an entendent ee 152 Questions g n rales O puis je trouver mes donn es et r glages personnels Vous pouvez personnaliser les donn es et les r glages suivants Le mot de passe pour acc der au logiciel de travail collaboratif peut tre trouv dans les r glages du collecticiel Apprenez modifier vos donn es personnelles Apprenez personnaliser les r glages de base Apprenez mettre en place des comptes de courriel suppl mentaires 62 Comment puis je changer mon mot de passe Pour changer votre mot de passe cliquez sur Mon mot de passe dans le pav Donn es utilisateur de l app Portail Pour plus d informations suivez ces instructions Pourquoi ne puis je pas trouver certains boutons ou certaines zones de saisie Si certains boutons ou champs de saisie n apparaissent pas cela peut tre d aux raisons suivantes Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 149 OX Bonnes pratiques Une fonctionnalit n est pas disponible dans le contexte courant Pour garder l interface utilisateur aussi propre que possible certains l ments de l interface graphique rarement utilis s ne sont pas affich s Dans ce cas un bouton intitul Plus
49. Inc 2012 2013 39 40 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 OX 5 Portail Apprenez travailler avec l application Portail les composants personnaliser le contenu Il y a plusieurs fa ons de lancer l application Portail Cliquez sur Portail dans la barre de menu Cliquez sur l ic ne Apps dans la barre de menu Cliquez sur Portail dans la page Vos applications Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 41 OX Portail Composants 5 1 Composants Connect en tant que Affiche le nom d utilisateur que vous avez utilis pour vous connecter Le bouton Personnaliser cette page En cliquant sur ce bouton une page permettant de personnaliser 43 le Portail appara t Le pav Rendez vous Affiche vos rendez vous en cours partir de l Si vous cliquez sur Rendez vous l app 4genda s ouvre Si vous cliquez sur un rendez vous une fen tre appara t et donne les d tails du rendez vous Si vous cliquez sur un participant une autre fen tre appara t Pour fermer une fen tre qui est apparue cliquez sur Fermer dans le coin en haut droite Le pav Zo te de r ception Affiche les nouveaux courriels partir de l Si vous cliquez sur Bo te de r ception l app Courrie s ouvre Si vous cliquez sur un courriel une fen tre appara t et donne le contenu du courriel Pour r pondre au courriel le supprimer ou le transmettre cliquez sur le bouton correspondant
50. Pour trouver des messages partir d un terme de recherche utilisez la fonctionnalit de recherche Pour trier la liste des messages cliquez sur l ic ne Trier sous la barre lat rale Choisissez un crit re de recherche dans le menu Pour n afficher que les messages non lus de la liste cliquez sur l ic ne Trier sous la barre lat rale Choisissez Seulement les non lus dans le menu Cliquez sur un message dans la barre lat rale Le contenu du message sera affich dans la zone d affichage Si le message appartient un fil de discussion la r ponse correspondante sera affich e en haut et le message originel en bas Si le message appartient un fil de discussion les fonctionnalit s suivantes s offrent vous Pour afficher tous les messages pr c dents appartenant la discussion dans la barre lat rale cliquez sur l ic ne Fil de discussion E Pour afficher le contenu d un message pr c dent cliquer dessus dans la barre lat rale Pour afficher le contenu de tout un fil de discussion cliquer sur le message courant dans la barre lat rale Pour cacher les messages pr c dents dans la barre lat rale cliquez nouveau sur l ic ne Fil de discussion E Si le message cite du texte d un courriel pr c dent les fonctionnalit s suivantes s offrent vous Pour afficher la citation compl te cliquez sur la barre verticale sur le c t gauche de la citation ou sur Afficher plus Pour afficher un autre mess
51. able avoir les droits permettant de cr er des objets dans le dossier cible 1 Selon la vue choisie utilisez une des m thodes suivantes Dans la vue c nes cliquez sur un fichier Dans la fen tre qui s ouvre cliquez sur Plus Dans le menu cliquez sur D placer Dans la vue ste cliquez sur un fichier dans la barre lat rale Dans la zone d affichage cliquez sur Plus Dans le menu cliquez sur D placer 2 Choisissez un dossier dans la fen tre D v acer Cliquez sur D placer Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 103 Copier des fichiers Conseil pour d placer des fichiers par glisser d poser activez la vue en ste view S lectionnez un ou plusieurs fichiers dans la barre lat rale Faites glisser les fichiers s lectionn s vers un dossier de l arborescence des dossiers 9 5 7 Copier des fichiers Vous pouvez copier un fichier ou plusieurs fichiers la fois dans un autre dossier Pour copier un fichier Vous devez au pr alable avoir les droits permettant de cr er des objets dans le dossier cible 1 La m thode utiliser d pend de la vue courante Dans la vue c nes cliquez sur un fichier Dans la fen tre qui s ouvre cliquez sur Plus Dans le menu cliquez sur Copier Dans la vue ste cliquez sur un fichier dans la barre lat rale Dans la zone d affichage cliquez sur Plus Dans le menu cliquez sur Copier 2 Choisissez un fichier dans la fen tre Coprer Cliquez sur Copier
52. activer 44 bouton Modifier 43 bouton Supprimer 44 R glages des t ches Intervalle entre deux rappels en minutes 125 Notification par courriel pour Accept D clin 125 Notification par courriel pour le cr ateur de la t che 125 Notification par courriel pour le participant la t che 125 R glages du carnet d adresses Afficher les contacts du groupe administrateur 78 Rendez vous 79 afficher 82 158 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Index OX afficher dans la vue en liste 82 afficher dans une vue en calendrier 82 changer l tat 88 confirmer une invitation 86 coop rer avec d autres personnes 90 couleurs 82 cr er 83 cr er partir de donn es iCal jointes 84 cr er une liste de diffusion partir de la liste de participants 90 d placer dans un dossier 88 d placer 121 exporter 148 g rer 120 importer 142 imprimer 121 marquer comme termin 120 modifier 120 modifier la confirmation 121 modifier plusieurs 122 supprimer 121 travailler avec d autres personnes 123 Terminologie 14 Transmettre des courriels 52 Travail en quipe envoyer un courriel aux participants 90 exporter 148 g rer 87 importation depuis d autres agendas 84 importation depuis des fichiers 84 contacts 76 courriers lectroniques 60 importer 142 fichiers 107 imprimer 88 rendez vous 90 inviter depuis le carnet d adresses 73 t ches 123 modifier 87 modifier pa
53. age Cliquez sur un autre message dans la barre lat rale Utilisez les touches fl ch es pour parcourir la liste 48 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Afficher ou enregistrer les pi ces OX jointes un courriel Courriel 6 3 Afficher ou enregistrer les pi ces jointes un courriel Les noms des fichiers en pi ces jointes apparaissent dans la zone d affichage Les fonctionnalit s suivantes sont disponibles afficher un aper u de la pi ce jointe d marrer un diaporama si plusieurs images constituent des pi ces jointes ouvrir la pi ce jointe dans un nouvel onglet t l charger la pi ce jointe enregistrer la pi ce jointe dans l app cers 95 Remarque selon le format de fichier de la pi ce jointe certaines fonctionnalit s peuvent ne pas tre disponibles Pour manipuler les pi ces jointes 1 Dans la barre lat rale cliquez sur un courriel poss dant une pi ce jointe 2 Cliquez sur le nom de la pi ce jointe dans la fen tre de vue d ensemble Un menu proposant plusieurs choix appara t 3 Cliquez sur l action d sir e Selon ce que vous avez choisi d autres actions peuvent tre offertes Conseil si un courriel comporte plusieurs pi ces jointes vous pouvez appliquer la m me action plusieurs pi ces jointes la fois Pour cela cliquez sur Toutes les pi ces jointes puis sur l action mener Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 49 OX Courriel Envoye
54. aisissez l adresse de courrier lectronique des suggestions sont affich es Vous pouvez accepter une suggestion comme suit Naviguez dans la liste l aide de la barre de d filement Cliquez sur une suggestion Choisissez une suggestion l aide des touches fl ch es Appuyez sur Entr e Pour supprimer un participant cliquez sur l ic ne X c t de son nom Pour ajouter plusieurs participants vous pouvez saisir le nom d une liste de diffusion 72 Pour informer tous les participants du rendez vous cochez nformer tous les participants par courriel Conseil pour trouver des plages horaires libres pour tous les participants vous pouvez utiliser la vue de planification 91 5 Pour ajouter une pi ce jointe un rendez vous cliquez sur Choisissez un fichier sous P ces jointes Choisissez un fichier Cliquez sur Ajouter Pour ajouter des pi ces jointes suppl mentaires r p tez la proc dure Pour supprimer une pi ce jointe cliquez sur l ic ne Supprimer X Conseil pour ajouter une pi ce jointe vous pouvez aussi faire glisser un document partir d un navigateur de fichiers ou partir du bureau et le d poser dans la fen tre de rendez vous 8 3 2 Cr er des rendez vous partir de pi ces jointes au format iCal Vous pouvez cr er un rendez vous partir d une pi ce jointe au format iCal Une telle pi ce jointe se reconna t son extension ics Pour cr er un rendez vous partir d une pi ce jointe
55. al ne sont pas prises en charge 145 13 1 1 3 Effectuer une importation iCal 146 13 1 2 Importer des contacts au format vCard sesssssssssesesesssesssesssesesesesesesesese 146 13 1 3 Importer des contacts au format CSV 146 13 2 Exporter des donn es sise 148 13 2 1 Exporter des donn es depuis un dossier s esse ssssssrsserssssssse 148 14 Bonnes pratiques esssssssooscsesssssssossosccssesssssossococsesesssssosoccesesssssssssoo 149 Lake C E E TETE E E R ASO ENE NE E A 155 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 7 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 OX 1 propos de cette documentation Les informations qui suivent vous aideront tirer le meilleur profit de la documentation qui s adresse ce document Que d crit ce document Quelles conventions de pr sentation sont utilis es Quelle terminologie est utilis e dans la documentation Quels autres sources d aide sont disponibles Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 OX propos de cette documentation qui s adresse ce document 1 1 qui s adresse ce document Ce document s adresse l utilisateur final 10 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Que d crit ce document propos de cette documentation OX 1 2 Que d crit ce document Cette documentation d crit le travail avec une installation et une configuration typiques de OX App Suite La version install e et la config
56. alement supprimer plusieurs courriels la fois ou tous les courriels d un fil de discussion Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 57 OX Courriel Modifier plusieurs messages la fois Pour supprimer tous les messages d un dossier 1 Dans l arborescence des dossiers s lectionnez le dossier dont vous voulez supprimer les messages 2 Cliquez sur l ic ne Modifier le dossier El sous l arborescence des dossiers Choisissez Vider le dossier R sultat les messages sont mis dans le dossier Corbe l e Pour r cup rer des messages supprim s 1 Ouvrir le dossier Corbeille dans l arborescence des dossiers 2 Choisissez un message dans la barre lat rale 3 Cliquez sur Plus dans la zone d affichage Choisissez D placer dans le menu 4 S lectionnez un dossier dans la fen tre D p acer Cliquez sur D placer R sultat le message est d plac dans le dossier s lectionn Pour supprimer d finitivement un courriel qui se trouve dans le dossier Corbeille Attention les messages supprim s d finitivement ne peuvent pas tre r cup r s Avant de supprimer de fa on permanente un message assurez vous que vous n en avez plus besoin Ouvrir le dossier Corbeille dans l arborescence des dossiers Choisissez un message dans la barre lat rale wW ND Cliquez sur Supprimer dans la zone d affichage R sultat le message est supprim de fa on permanente 6 5 14 Modifier plusieurs messages la
57. ar courriel pour le cr ateur de la t che Notification par courriel pour le participant la t che Intervalle entre deux rappels en minutes D finit l intervalle de temps par d faut pour le rappel d ch ance de t che Notification par courriel pour Accept D clin Indique si vous recevez une notification par courriel lorsqu une t che laquelle vous participez a t re cr e modifi e ou supprim e Notification par courriel pour le cr ateur de la t che Indique si vous recevez une notification par courriel lorsqu un participant a accept ou d clin une t che que vous avez cr e Notification par courriel pour le participant la t che Indique si vous recevez une notification par courriel lorsqu un participant a accept ou d clin une t che laquelle vous participez Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 125 126 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 OX 12 Organiser les donn es Apprenez organiser vos donn es Trouver des objets en utilisant la fonctionnalit de recherche Travailler plus efficacement avec la gestion des dossiers Organisez votre quipe en attribuant des droits Utilisez vos donn es de r seaux sociaux comme vos donn es Linkedin ou partagez des informations avec des partenaires externes l aide de Publier et s abonner Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 127 OX Organiser les donn es Chercher des objets 12 1 Chercher des
58. arre de navigation A B c Affiche dans la barre lat rale les contacts commen ant par la lettre choisie La barre lat rale Affiche les noms des contacts dans le carnet d adresses ouvert Le nom et la premi re adresse de courrier lectronique sont affich s Les fonctionnalit s suivantes sont disponibles Lorsque l on clique sur un contact ses donn es sont affich es dans la zone d affichage Lorsque l on clique sur l ic ne Choisir sous la barre lat rale une case cocher appara t c t de chaque contact Vous pouvez choisir plusieurs contacts pour les modifier tous en m me temps 75 Le nom du dossier courant appara t sous la liste Lorsque l on clique sur le nom l arborescence des dossiers s ouvre La zone d affichage Affiche les donn es du contact et les fonctionnalit s disponibles 68 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Les composants de Carnet d adresses Carnet d adresses OX La photo le nom le poste la profession Les boutons Envoyer le courriel 73 Inviter au rendez vous 73 Modifier 73 Supprimer 74 Lorsque l on clique sur Plus un menu avec les fonctionnalit s suivantes s ouvre D placer 74 et Copier 74 Remarque certains boutons peuvent ne pas s afficher si vous ne disposez pas des droits ad quats Les adresses priv e et professionnelle Les num ros de t l phone priv et professionnel Les adresses de courrier lectronique Lorsque l on c
59. c ne Choisir sous la liste une case cocher appara t c t de chaque rendez vous Vous pouvez choisir plusieurs rendez vous pour les modifier tous en m me temps 89 Le nom du dossier courant appara t sous la liste Lorsque l on clique sur le nom l arborescence des dossiers s ouvre Lorsque l on clique sur l ic ne Trier sous la liste un menu pour trier les rendez vous s ouvre La case cocher tout afficher permet d indiquer si vous ne souhaitez voir que les rendez vous de l agenda courant ou au contraire tous les rendez vous de tous vos agendas priv s La zone d affichage dans la vue Z iste Affiche les donn es du rendez vous et les fonctionnalit s disponibles La date le type de r p tition pour les rendez vous r currents l heure et le fuseau horaire Le sujet Le lieu du rendez vous s il a t indiqu Les boutons Modifier 87 Modifier l tat 88 D placer 88 et Supprimer 89 La description du rendez vous si elle a t donn e Le nom des participants s ils existent Lorsque l on clique sur un nom une fen tre s ouvre Elle contient les l ments suivants a Les informations de contact de la personne a Si vous avez chang des courriels avec cette personne ils sont affich s sous Conversations r centes a Si vous avez des rendez vous planifi s avec cette personne ils sont affich s sous endez vous Lorsque vous cliquez sur un rendez vous ou sur un courriel une fen tre suppl men
60. cipe un rendez vous ou un t che Comptes de courrier Votre compte de messagerie lectronique OX App Suite Vous lectronique internes obtiendrez automatiquement ce compte Vous ne pouvez pas le supprimer Compte de courrier Un compte de courriel que vous avez mis en place aupr s d un autre lectronique externe fournisseur par exemple un compte Google mail Vous pouvez acc der aux comptes externes sans quitter OX App Suite Fil de conversation Un fil de conversation par courrier lectronique est une liste dynamique de toutes les r ponses successives relatives un message d origine Tous les messages d un fil de conversation ont le m me sujet Le message courant correspond la derni re r ponse 14 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Plus d aide propos de cette documentation OX 1 5 Plus d aide Le contenu de cette documentation aide en ligne est aussi disponible dans l aide en ligne en tant que document PDF Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 15 16 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 OX 2 D buter avec OX App Suite Les informations qui suivent vont vous aider d buter avec OX App Suite Quelles fonctionnalit s sont offertes par OX App Suite Quelle est la configuration requise pour votre machine Quelles aptitudes sont requises pour manipuler le collecticiel Comment est ce que l on se connecte ou se d connecte Copyright Open Xchange Inc 20
61. contact cliquez sur X c t du contact 7 Cliquez sur Cr er une liste 72 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Organiser des contacts Carnet d adresses OX 7 5 Organiser des contacts Certaines techniques pour organiser des contacts supposent vous ayez d j cr des dossiers de contacts La cr ation de dossiers est expliqu e dans Dossiers page 129 Les possibilit s suivantes vous sont offertes Envoyer des courriels partir du carnet d adresses Inviter des contacts un rendez vous Modifier les contacts D placer des contacts Copier des contacts Envoyer des contacts sous forme de vCard Imprimer des contacts Supprimer des contacts Modifier plusieurs contacts la fois 7 5 1 Envoyer des courriels partir du carnet d adresses Vous pouvez envoyer un courriel partir de votre carnet d adresses un contact plusieurs contacts ou une liste de diffusion Pour envoyer un courriel depuis un carnet d adresses 1 Choisissez un contact ou une liste de diffusion dans la barre lat rale 2 Cliquez sur Envoyer le courriel dans la zone d affichage 3 Remplissez les champs n cessaires pour envoyer un nouveau courriel 50 7 5 2 Inviter des contacts un rendez vous Vous pouvez utiliser le carnet d adresses pour inviter un contact plusieurs contacts ou une liste de diffusion un rendez vous Pour inviter des contacts un rendez vous 1 Choisissez un contact ou un
62. courriels comme lus ou non lus Recueillir les adresses Cat goriser des courriels avec des tiquettes Afficher le code source d un message Demander un rappel de courriel Ajouter un courriel au portail Enregistrer des courriels Importer des courriels Imprimer des courriels Travailler avec les brouillons de courriels Supprimer des courriels Modifier plusieurs messages la fois Modifier tous les messages d un fil de discussion 6 5 1 D placer des messages Vous pouvez d placer un message isol ou un fil de discussion complet dans un autre dossier Pour d placer un message Il faut auparavant que vous disposiez du droit de cr er des objets dans le dossier cible 1 Choisissez un message dans la barre lat rale 2 Cliquez sur Plus dans la zone d affichage Choisissez D placer dans le menu 3 S lectionnez un dossier dans la fen tre D v acer Cliquez sur le bouton D placer Conseil vous pouvez aussi d placer plusieurs messages la fois ou tous les messages d un fil de discussion Conseil pour d placer des courriels par glisser d poser s lectionnez un ou plusieurs messages dans la barre lat rale Faites glisser les messages s lectionn s vers un dossier de l arborescence des dossiers et d posez les l 6 5 2 Copier des messages Vous pouvez copier un message isol ou un fil de discussion complet dans un autre dossier Pour copier un courriel Il faut auparavant que vous disposi
63. cts de r seaux sociaux comme Linkedin Pour cela proc dez comme suit 1 2 3 Ajoutez des contacts de vos r seaux sociaux dans un carnet d adresses Cr ez un nouveau dossier de contacts Copiez tous les contacts que vous voulez partager depuis votre carnet d adresses dans ce dossier de contacts Publiez ce dossier de contacts Vous trouverez des informations ce sujet dans Publier des donn es page 137 Comment puis je partager certains documents avec mes partenaires externes Vous pouvez partager le contenu de dossiers de documents avec des partenaires externes Pour cela proc dez comme suit 1 2 Dans l app ch ers vous pouvez rassembler les documents en question dans un dossier part Publiez ce dossier Vous trouverez des informations ce sujet dans TITLE Je souhaite partager un dossier avec d autres utilisateurs Quels droits dois je r gler Exemple 1 un utilisateur doit tre capable de voir les objets d un dossier mais pas de les modifier ou de les supprimer Cet utilisateur ne doit pas pouvoir cr er de nouveaux objets R glages Droits sur les dossiers nouveau dossier Droits sur les objets lire tous les objets pas de droits de modification pas de droits de suppression Droits administratifs aucun Exemple 2 un utilisateur doit pouvoir voir les objets d un dossier mais ne doit pas pouvoir les modifier ni les supprimer Cet utilisateur doit pouvoir cr er et modifier
64. dans la barre de menu Cliquez sur Mon mot de passe dans le pav de portail Donn es utilisateur Saisissez un mot de passe Saisissez le nouveau mot de passe deux fois Cliquez sur Changer le mot de passe Remarque ils se peut que ce pav ne soit pas affich Si c est le cas vous pouvez l ajouter 32 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Configurer des comptes de r seaux OX sociaux Premiers pas 3 5 Configurer des comptes de r seaux sociaux Pour configurer un compte permettant d acc der des r seaux sociaux 1 Cliquez sur l ic ne Menu syst me El sur la droite de la barre de menu Dans le menu choisissez R glages 2 Cliquez sur Comptes de courrier et sur les r seaux sociaux dans la barre lat rale 3 Cliquez sur Ajouter dans la zone d affichage Choisissez un r seau social dans le menu par exemple Facebook Vous serez redirig vers la page du r seau social o il faudra prouver votre identit 4 Saisissez vos l ments d authentification aupr s du r seau social Pour terminer la proc dure cliquez sur le bouton ad quat Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 33 34 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 OX 4 Applications Apprendre travailler avec les Apps les composants Apps quelles Apps existent et ce qu elles offrent lancer une application comme Courriel ou Carnet d adresses organiser les applications par exemple marquer une application comme fa
65. dans la fen tre qui est apparue Pour fermer une fen tre qui est apparue cliquez sur Fermer dans le coin en haut droite Pour r diger un nouveau courriel cliquez sur le bouton R diger un nouveau courriel Le pav 7 ches Affiche les t ches non termin es partir de l Si vous cliquez sur T ches l app ches s ouvre Si vous cliquez sur une t che une fen tre appara t et montre les caract ristiques du rendez vous Pour fermer une fen tre qui est apparue cliquez sur Fermer dans le coin en haut droite Le pav Fichiers chang s r cemment Affiche les nouveaux fichiers ainsi que les fichiers chang s r cemment Remarque il se peut que ce pav ne soit pas affich Si c est le cas vous pouvez l ajouter Le pav R glages utilisateur Offre des liens vers les fonctionnalit s suivantes Changer vos donn es de contact personnelles Changer votre mot de passe Remarque il se peut que ce pav ne soit pas affich Si c est le case vous pouvezl ajouter Le pav Quotas Affiche les quotas actuellement utilis s par votre compte sur le serveur Remarque il se peut que ce pav ne soit pas affich Si c est le cas vous pouvezl ajouter Les pav s contenant des Nouvelles Affichent les messages r cents provenant de diverses sources Les messages r cents de r seaux sociaux comme Facebook ou Twitter Les messages des flux RSS Des photos de sites web comme Flickr or Tumblr Pour
66. dez vous afficher 2 Si elle est coch e tous les rendez vous de tous vos agendas priv s sont affich s 2 Si elle est d coch e seuls les rendez vous de l agenda courant sont affich s Dans les vues our Semaine ouvr e et Semaine une zone pour cr er 83 des rendez vous sur toute la journ e appara t en haut de l agenda Dans les vues our Semaine ouvr e et Semaine l heure actuelle est indiqu e par une ligne rouge sur l agenda Dans les vues Semaine ouvr e Semaine et Mois le jour actuel est indiqu dans l agenda par une couleur de fond diff rente Dans la vue Wors le mois choisi la semaine calendaire et l ann e sont affich s droite de l agenda Une barre de d filement droite permet de choisir un autre mois Selon l tat de confirmation les rendez vous sont indiqu s avec diff rentes couleurs 82 Lorsque l on clique sur un rendez vous une fen tre s ouvre Elle affiche les m mes informations que la zone d affichage de la vue en ste 80 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Les composants de Agenda Agenda OX La barre lat rale dans la vue en Z ste Affiche la liste des rendez vous du dossier courant La date l heure le fuseau horaire l ic ne de rendez vous priv le sujet et le lieu sont affich s Les possibilit s suivantes s ouvrent vous Lorsque l on clique sur un rendez vous ses donn es sont affich es dans la zone d affichage Lorsque l on clique sur l i
67. duire Pour jouer des fichiers vid o 1 Cliquez sur l ic ne Vue EI dans la barre d outils Cliquez sur Ic nes 2 Choisissez un dossier contenant des fichiers vid o dans le chemin de navigation en haut de la zone d affichage Vous pouvez aussi ouvrir un dossier contenant des fichiers vid o dans l arborescence des dossiers 3 Cliquez sur Jouer des fichiers vid o dans la zone d affichage Une fen tre de lecteur s ouvre 100 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Cr er des fichiers Fichiers OX 9 4 Cr er des fichiers Un fichier consiste en une description une ou plusieurs versions d un fichier enregistr localement des commentaires Pour cr er un nouveau fichier 1 Ouvrez un dossier dans l arborescence des dossiers Remarque ouvrez un dossier pour lequel vous avez les droits permettant de cr er des objets 2 Cliquez sur l ic ne Ajouter Ed dans la barre d outils Cliquez sur T l charger un nouveau fichier 3 Saisissez une description dans la fen tre Ajouter un nouveau fichier 4 Pour t l charger un ficher enregistr localement cliquez sur Choisissez un fichier Choisissez un fichier 5 Vous pouvez saisir des informations suppl mentaires dans le champ Commentaires 6 Cliquez sur Enregistrer Conseil vous pouvez aussi cr er un nouveau fichier en faisant glisser un fichier depuis votre bureau jusqu la fen tre de l app Fichiers et en le d posant dans la partie sup rieure
68. e Modifier 87 le rendez vous Supprimer 89 le rendez vous 8 2 2 Afficher des rendez vous dans la vue en liste Pour afficher un rendez vous dans la vue en liste 1 Cliquez sur l ic ne Vue BI de la barre d outils Cliquez sur Liste 2 Ouvrez un dossier d agenda dans l arborescence des dossiers 3 Indiquez les rendez vous afficher Pour afficher tous les rendez vous de tous vos agendas priv s cochez tout afficher Pour n afficher que les rendez vous de l agenda courant d cochez tout afficher 4 Pour trouver rapidement un rendez vous donn utilisez la fonctionnalit de recherche 5 Cliquez sur un rendez vous dans la barre lat rale Les donn es du rendez vous s affichent dans la zone d affichage 6 Pour afficher un autre rendez vous vous pouvez utiliser une des m thodes suivantes Cliquez sur un autre rendez vous dans la barre lat rale Utilisez les touches fl ch es pour naviguer dans la liste 8 2 3 Comment les rendez vous sont ils affich s Dans les vues en calendrier les rendez vous sont color s en fonction de la disponibilit Provisoire jaune Disponible vert R serv bleu Absent rouge 82 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Cr er des rendez vous Agenda OX 8 3 Cr er des rendez vous Les possibilit s suivantes vous sont offertes Cr er de nouveaux rendez vous Cr er des rendez vous partir de pi ces jointes au format iCal Importer des rend
69. e des pi ces jointes les noms des pi ces jointes 49 s affichent Les boutons R pondre tous R pondre 51 Transmettre 52 Marquer comme non lu Marquer comme lu 55 et Supprimer 57 Lorsque l on clique sur Plus un menu s ouvre dans lequel on peut choisir parmi les fonctionnalit s suivantes D placer 54 Copier 54 Afficher le code source 55 Rappel 56 Ajouter au portail 56 et Enregistrer comme fichier 56 Si le message fait partie d un fil de discussion des boutons suppl mentaires apparaissent en haut de la zone d affichage Ces boutons permettent d appliquer des fonctionnalit s tous les messages du fil de discussion 58 Le texte du message Les citations des pr c dents messages sont introduites avec une barre verticale Lorsque l on clique sur la barre ou sur Afficher plus la citation compl te s affiche Dans un fil de discussion la r ponse correspondante est affich e en haut et le message originel en bas Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 47 OX Courriel Afficher des courriels 6 2 Afficher des courriels Par d faut le contenu de la bo te de r ception s affiche Les autres dossiers de courrier peuvent tre ouverts depuis l arborescence des dossiers Pour afficher un message lectronique 1 2 5 6 Ouvrez un dossier de courrier dans l arborescence des dossiers Pour trouver rapidement un message donn utilisez une des m thodes suivantes
70. e documents Pour les autres fichiers une fen tre du syst me s ouvre et permet de t l charger le fichier Conseil pour apprendre t l charger une version donn e d un fichier lisez Section 9 5 10 Travailler avec des versions Pour t l charger un fichier 1 Ouvrez un dossier contenant des fichiers dans l arborescence des dossiers 2 Selon la vue choisie utilisez une des m thodes suivantes Cliquez sur un fichier dans la vue c nes Cliquez sur T l charger dans la fen tre qui s ouvre Dans la vue ste choisissez un fichier dans la barre lat rale Cliquez sur T l charger dans la zone d affichage 3 Effectuez les tapes restantes permettant de t l charger le fichier Conseil pour apprendre t l charger une version donn e d un fichier lisez Section 9 5 10 Travailler avec des versions 9 3 2 Afficher le contenu des documents Vous pouvez afficher le contenu des documents aux formats suivants Traitement de textes Tableaux Pr sentations Documents PDF Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 99 OX Fichiers Jouer des fichiers multim dia Pour afficher le contenu de documents 1 Ouvrez un dossier contenant des documents dans l arborescence des dossiers 2 Selon la vue courante utilisez une des m thodes suivantes Cliquez sur un document dans la vue en c nes Cliquez sur Ouvrir dans la fen tre qui s ouvre Dans la vue en ste choisissez un document da
71. e invisible 5 0 sssssisisrsrsissrrese 150 J envoie r guli rement des courriels au contenu identique ou semblable Comment puis je acc l rer ce processus ssesesesssssssserrestsssstetrteststssretttestesssestereeeeeerese 150 Puis je acc der aux courriels envoy s par exemple mon compte Google Mail 150 Comment puis je automatiquement faire suivre des messages mon F MplAGANt serrer ia ennemie MeN t entente tte raides 150 Comment puis je utiliser mes contacts dans lesr seaux sociaux auxquels je participe Pireneos na EE eE EA amants die AE E EEEE 151 Questions sur les t ches les agendas et les rendez vous ssssessseserresrssssrsrrresrssssreers 151 Quand dois je utiliser une t che et quand dois je utiliser un rendez vous 151 Comment puis je cr er une t che partir d un courrier lectronique ss cc 151 Comment puis je organiser les rendez vous d une personne que je repr sente 151 Comment puis je utiliser la disponibilit par exemple Disponible Occup Absent BCP rare rseesriu secteur e ne nie sp enne scene A todo ien tres dons oh 151 Comment puis je utiliser les r glages de s ries de rendez vous neseser 151 Comment trouver des cr neaux libres quand on cr e des rendez vous nse 152 Questions sur l organisation des donn es et le travail en quipe 152 Comment puis je mettre certains contacts disposition de mes partenaires
72. e liste de diffusion dans la barre lat rale 2 Cliquez sur Inviter au rendez vous dans la zone d affichage 3 Remplissez les champs n cessaires pour cr er un rendez vous 7 5 3 Modifier les contacts Les donn es d un contact peuvent tre modifi es ult rieurement La fen tre de modification affiche les donn es les plus souvent utilis es On peut aussi afficher les autres donn es Pour modifier un contact Vous devez au pr alable avoir les droits appropri s pour modifier des objets dans le dossier contenant le contact Choisissez un contact dans la barre lat rale Cliquez sur Modifier dans la zone d affichage Les donn es du contact s affichent Modifiez les donn es PUNA Cliquez sur Enregistrer Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 73 OX Carnet d adresses D placer des contacts 7 5 4 D placer des contacts Vous pouvez d placer un ou plusieurs contacts la fois dans un autre dossier Pour d placer un contact dans un autre dossier Vous devez au pr alable avoir les droits permettant de cr er des objets dans le dossier cible 1 Choisissez un contact dans la barre lat rale 2 Cliquez sur Plus dans la zone d affichage Choisissez D placer dans le menu 3 Choisissez un dossier dans la fen tre D p acer Cliquez sur OK Conseil pour d placer des contacts par glisser d poser s lectionnez un ou plusieurs contacts dans la barre lat rale Faites glisser les contacts s lectionn
73. e nom d un fichier Pour modifier le nom d un fichier Vous devez au pr alable avoir les droits permettant de modifier les objets dans le dossier contenant le fichier 1 La m thode utiliser d pend de la vue courante Dans la vue c nes cliquez sur un fichier Dans la fen tre qui s ouvre cliquez sur Plus Dans le menu cliquez sur Renommer Dans la vue ste cliquez sur un fichier dans la barre lat rale Cliquez sur Plus dans la zone d affichage Dans le menu cliquez sur Renommer 2 Modifiez le nom du fichier Prenez garde l extension du fichier 3 Cliquez sur Renommer 9 5 5 Modifier des descriptions Vous pouvez modifier la description d un fichier Pour modifier la description d un fichier Vous devez au pr alable avoir les droits permettant de modifier des objets dans le dossier contenant le fichier 1 Selon la vue choisie utilisez une des m thodes suivantes Dans la vue c nes cliquez sur un fichier Dans la fen tre qui s affiche cliquez sur Plus Dans le menu cliquez sur Modifier la description Dans la vue ste cliquez sur un fichier dans la barre lat rale Dans la zone d affichage cliquez sur Plus Dans le menu cliquez sur Modifier la description 2 Modifiez la description 3 Cliquez sur Enregistrer 9 5 6 D placer des fichiers Vous pouvez d placer un fichier ou plusieurs fichiers la fois dans un autre dossier Pour d placer un fichier Vous devez au pr al
74. e nombreux fournisseurs de services de de courrier comme par exemple Google Mail Pour cela il vous faut seulement les donn es du compte chez ce fournisseur D s que vous avez cr le compte de courrier externe vous avez acc s aux messages depuis l arborescence des dossiers Vous trouverez des informations ce sujet dans TITLE Comment puis je automatiquement faire suivre des messages mon rempla ant Activez la fonctionnalit 7ransfert automatique dans les r glages Vous trouverez des informations ce sujet dans TITLE 150 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Bonnes pratiques OX Comment puis je utiliser mes contacts dans lesr seaux sociaux auxquels je participe Vous pouvez utiliser vos contacts dans les r seaux sociaux comme Facebook Linkedin ou Xing en vous abonnant aux contacts Vous trouverez des informations ce sujet dans S abonner des donn es page 136 Questions sur les t ches les agendas et les rendez vous Quand dois je utiliser une t che et quand dois je utiliser un rendez vous Pour savoir s il vaut mieux utiliser un rendez vous ou une t che vous pouvez vous aider des crit res suivants Un rendez vous a lieu un point pr cis dans le temps Si vous avez besoin de mener une action un point pr cis dans le temps cr ez un rendez vous pour cette action Une t che poss de une date d ch ance et parfois une priorit Si la d roulement dans le tem
75. e que le texte du message initial n est pas mis en pi ce jointe mais repris dans le message Signature Une signature de courriel est un texte ajout automatiquement aux messages lorsqu ils sont r dig s Les signatures sont souvent utilis es pour ins rer le nom l entreprise et l adresse de contact en bas du texte des messages Les actions suivantes sont disponibles Bouton Ajouter Pour cr er une nouvelle signature cliquez sur ce bouton Dans la fen tre qui s ouvre saisissez un nom pour la signature ainsi que ses donn es Cliquez sur Enregistrer Bouton Modifier Pour modifier une signature s lectionnez une signature dans la liste puis cliquez sur Modifier Modifiez les donnez dans la fen tre qui appara t Cliquez sur Enregistrer Bouton Supprimer Pour supprimer une signature s lectionnez la dans la liste et cliquez sur supprimer 66 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 OX 7 Carnet d adresses Apprenez utiliser l application Carnet d adresses les composants de Carnet d adresses trouver et afficher des contacts cr er et ajouter des contacts partir de diverses sources combiner plusieurs contacts en listes de diffusion modifier et organiser des contacts partager des contacts avec d autres utilisateurs acc der aux contacts de vos r seaux sociaux changer des contacts avec d autres applications Utiliser les r glages de Carnet d adresses Pour d marrer l application
76. e vous avez cr s dans d autres applications Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 77 OX Carnet d adresses R glages du carnet d adresses 7 8 R glages du carnet d adresses Pour configurer le carnet d adresses 1 Cliquez sur l ic ne Menu syst me El sur la droite de la barre de menus Choisissez R glages dans le menu 2 Cliquez sur Carnet d adresses dans la barre lat rale 3 Modifiez les r glages 78 Les r glages suivants sont disponibles Afficher les contacts du groupe administrateur Afficher les contacts du groupe administrateur Pr cise si les contacts du groupe administrateur sont affich s 78 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 OX 8 Agenda Apprenez utiliser l application Agerda les composants d Agerda afficher des rendez vous cr er des rendez vous r pondre des invitations des rendez vous g rer des rendez vous partager des agendas avec d autres utilisateurs utiliser les r glages d Agerda Plusieurs possibilit s s offrent vous pour ouvrir l application Agenda Cliquez sur Agenda dans la barre de menu Cliquez sur Agenda dans la page Vos applications sous los applications Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 79 OX Agenda Les composants de Agenda 8 1 Les composants de Agenda Vous trouverez une introduction l interface graphique dans L interface utilisateur La barre d outils Contient les ic nes suivantes
77. eaux objets dans la barre de menu E La zone d informations est affich e 2 Dans nvifations choisissez Accepter D cliner 3 Saisissez un commentaire dans la fen tre Modifier l tat de confirmation Cliquez sur l un des boutons Confirmer Temporaire D cliner Pour r pondre une invitation une t che par courriel 1 Affichez un courriel contenant une invitation une t che dans l application Courriel 2 Cliquez sur un des boutons Confirmer Temporaire D cliner dans la zone d affichage sous l indication Ce message contient une t che Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 119 OX T ches G rer les t ches 11 5 G rer les t ches Certaines techniques pour organiser des t ches supposent que vous ayez cr vos propres dossiers de t ches auparavant La cr ation de dossiers est expliqu e dans Dossiers page 129 Les possibilit s suivantes vous sont offertes Modifier des t ches Marquer des t ches comme termin es Changer la date d ch ance d une t che D placer des t ches Modifier les confirmations de t ches Imprimer des t ches Supprimer des t ches Modifier plusieurs t ches la fois 11 5 1 Modifier des t ches Vous pouvez modifier par la suite les donn es d une t che Pour modifier une t che Vous devez au pr alable avoir le droit de cr er des objets dans le dossier contenant la t che 1 Choisissez une t che dans la barre lat rale 2 Clique
78. egistr es Pour t l charger ou imprimer le document s lectionn cliquez sur l ic ne T l charger M ou Imprimer B dans la barre de document sur la droite Pour arr ter les modifications et fermer le document cliquez sur l ic ne Fermer le document Ei dans la barre de document sur la droite Remarque quand vous avez termin les modifications une nouvelle version 104 du document est cr e Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 113 OX Modifier des documents sous un Documents nouveau nom 10 4 Modifier des documents sous un nouveau nom Vous pouvez cr er un nouveau document partir d une copie d un document existant en le modifiant sous un nouveau nom Pour modifier un document sous un nouveau nom 1 Lancez l app Fichiers 2 Ouvrez un dossier contenant des documents dans l arborescence des dossiers Remarque ouvrez un dossier dans lequel vous avez le droit de cr er des objets 3 En fonction de la vue s lectionn e utilisez une des m thodes suivantes Dans la vue en c nes cliquez sur un document Dans la fen tre qui appara t cliquez sur Plus Dans le menu cliquez sur Modifiez en tant que nouveau Dans la vue en ste s lectionnez un document dans la barre lat rale Dans la zone d affichage cliquez sur Plus Dans le menu choisissez Modifier en tant que nouveau Le document sera ouvert en modification 4 Cliquez sur Sans nom en haut droite de la barre de document Saisissez un
79. ent Envoyer un courriel contenant les donn es d acc s avec Partager le lien par courriel 5 Quand vous avez fini cliquez sur Publier Conseil un dossier qui contient des donn es publi es est marqu avec l ic ne Nuage E En cliquant sur l ic ne les r glages Publications et abonnements sont ouverts 12 4 3 G rer les dossiers auxquels vous vous tes abonn et que vous avez publi s Pour avoir un aper u sur les donn es auxquelles vous vous tes abonn et que vous avez publi es et les g rer vous pouvez afficher tous les abonnements ou publications activer ou d sactiver des abonnements ou des publications modifier les r glages d une publication ou d un abonnement supprimer des abonnements ou des publications Pour afficher tous les abonnements ou publications 1 Cliquez sur l ic ne Menu syst me EJ dans la barre de menu Choisissez R glages dans le menu 2 Cliquez sur Publications et abonnements dans la barre lat rale 3 Les fonctionnalit s suivantes permettent d afficher plus de d tails Pour afficher le dossier de la publication ou de l abonnement cliquez sur le chemin de navigation sous le nom de la publication ou de l abonnement Pour afficher une page web correspondant la publication cliquez sur Lien pr s du nom de la publication Conseil vous limiter les informations que vous voyez un seul dossier Pour cela dans l arborescence des dossiers cliquez sur l ic ne Publication
80. enu cliquez sur Envoyer comme lien 2 Dans la page diger un nouveau courriel remplissez les d tails n cessaires pour envoyer le courriel 50 9 5 2 Envoyer des fichiers comme pi ces jointes Vous pouvez joindre la version courante un courriel Vous pouvez joindre la version courante de plusieurs fichiers la fois un courriel Pour envoyer la version courante comme pi ce jointe un courriel 1 Selon la vue choisie utilisez une des m thodes suivantes Dans la vue c nes cliquez sur un fichier Dans la fen tre qui s ouvre cliquez sur Envoyer par courriel Dans la vue Z ste choisissez un fichier dans la barre lat rale Cliquez sur Envoyer par courriel dans la zone d affichage 2 Saisissez les donn es n cessaires pour envoyer le courriel 50 dans la page A diger un nouveau courriel 9 5 3 Afficher le lien vers un fichier Vous pouvez afficher le lien vers un fichier qui a t enregistr dans l application chers 102 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Modifier des noms de fichiers Fichiers OX Pour afficher le lien vers un fichier Selon la vue choisie utilisez une des m thodes suivantes Dans la vue c nes cliquez sur un fichier Dans la fen tre qui s ouvre cliquez sur Afficher le lien Dans la vue Z ste choisissez un fichier dans la barre lat rale Cliquez sur Afficher le lien dans la zone d affichage 9 5 4 Modifier des noms de fichiers Vous pouvez modifier l
81. eoseocsoosscssssscoseosscssocssosscssesseosecssessscsssssesssese O7 7 1 Les composants de Carnet d adresses ss 68 7 2 Afficher des Contacts si naar dinar anse d darasdlare site iesiri iieis 70 7 3 AjoUter des CONTACTS 24 hnenreenbernebeseceerenetemebeseeeneeatel neb decor elesendtetetehenteseelene t 71 7 3 1 Cr er un nouveau Contact ii iieierereeeeeeeeseseneseses 71 7 3 2 Importer des contacts depuis des fichiers eeessssssssesrrrersssssrrrrrersssssreens 71 7 3 3 Importer des contacts depuis des r seaux sociaux eeeeereererrrerrreees 71 7 4 Cr er des listes de diffusion sise 72 7 5 Organiser des CONTACTS 42h vin rurterinnreneeietiirenrdruntesetetetenttenetete tentes 73 7 5 1 Envoyer des courriels partir du carnet d adresses 73 7 5 2 Inviter des contacts un rendez vous ssssssssssssssssssssrssssssssssssssssssssssses 73 7 5 3 Modifier les contacts sisi nr ean a E E a 73 7 9 4 D placer des COMtACtS sisirin akida a ana iaa a E inai 74 79 5 Copier des contacts nn 74 7 5 6 Envoyer des contacts sous forme de vCard ssssssssseserrsssssesrrerrersssesreens 74 7 5 7 Imprimer des contacts sssesesesesesesesesesssesesessseseseseseseseseseseseseseseseseseseseseses 74 7 5 8 Supprimer des contacts ssssssircidtiressesieieneideesresstiensedtdreseessiiesetetdeeesss 74 4 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 OX App Suite OX 7 5 9 Modifier plusieurs contacts la fOis sssssssss
82. er our Semaine ouvr e ou Semaine Heure de d but de travail D finit le d but des heures ouvrables Heure de fin de travail D finit la fin des heures ouvrables Vue Indique la vue par d faut pour les rendez vous Afficher les rendez vous refus s Indique si les rendez vous que vous avez refus s sont affich s Heure par d faut pour le rappel D finit un intervalle de temps pr d fini pour le rappel de rendez vous Notification par courriel pour Nouveau Modifi Supprim Indique si vous recevez une notification par courriel lorsqu un rendez vous auquel vous participez a t re cr modifi ou supprim Notification par courriel pour le cr ateur du rendez vous D finit si vous recevez une notification par courriel lorsque d autres participants ont accept ou refus un rendez vous que vous avez cr Notification par courriel pour le participant au rendez vous Indique si vous recevez une notification par courriel lorsqu un participant a accept ou d clin un rendez vous auquel vous participez Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 93 94 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 OX 9 Fichiers Apprenez vous servir de l application Fichiers les composants de Fichiers chercher et afficher des fichiers ouvrir des fichiers et afficher leur contenu afficher ou jouer des fichiers multim dia cr er des fichiers organiser des fichiers partager des f
83. ersssssrrees 88 8 5 4 D placer des rendez vous dans un autre dossier eeeesssssssreerrrsssssrrees 88 8 5 5 Imprimer des rendez vous ssssssssssessesssssssstrrestssssestrrestrssseserretereesssesreeete 88 8 5 6 Supprimer des rendez vous sssssssseesessssssssrertrsssestrterrrsstesesrereeenrssesreereeses 89 8 5 7 Modifier plusieurs rendez vous la fois 89 8 6 Rendez vous d quipe ssssssisssssssessseninnnrens enisnsenns enceninsnereneestenstens 90 8 6 1 Partager des rendez vous ss 90 8 6 2 Envoyer un courriel aux participants ssssssssssssssssssssssssssssssssssrsssssssssssss 90 8 6 3 Cr er une liste de diffusion partir de la liste de participants s 90 8 6 4 Planifier des rendez vous avec plusieurs participants 91 8 7 R glages de l agenda ss issiissssseeeeneeeesnnse 93 9 Fichiers PRES RE RE ER RE T oito isss 95 9 1 Les composants de Fichiers sienne 96 9 2 Afficher des fichiers Ardenne nn nm iei 98 9 2 1 Afficher des fichiers dans la vue en liste eessssesesssssssserrersssssrerrresresssesee 98 9 2 2 Afficher des fichiers dans la vue en ic nes seseeessssssssrrerrerrsresrerrresssse 98 9 3 Ouvrir des fichiers et afficher leur contenu sseessssssssssrerrssssssrsreersssrssesrereeesssssere 99 9 3 1 Afficher le contenu d un fichier ss 99 9 3 2 Afficher le contenu des documents sssssssssesressssssserrrestrsssrerrreerrsssesrrees 99 9 3 3 Jouer des fichiers multim dia sssssssseess
84. ertains d entre eux Vous pouvez aussi partager un dossier existant avec des droits en lecture ou en criture Vous trouverez plus d informations dans Droits Pour partager des fichiers avec des partenaires externes proc dez comme suit Cr ez un nouveau dossier priv ou public puis copiez y ou d placez y les fichiers concern s Utilisez la fonctionnalit de publication pour publier ce dossier Vous trouverez des informations compl mentaires dans Publier des donn es Lorsqu un autre utilisateur a publi un dossier de fichiers vous pouvez acc der aux fichiers en vous abonnant au dossier de fichiers Vous trouverez plus d informations dans S abonner des donn es Lorsqu un autre utilisateur a partag un dossier de fichiers avec vous vous pouvez utiliser les fichiers qui s y trouvent Vous trouverez plus d informations dans Droits Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 107 OX Fichiers R glages des fichiers 9 7 R glages des fichiers Pour utiliser les r glages des fichiers 1 Cliquez sur l ic ne Menu syst me EJ droite de la barre de menu Cliquez sur R glages dans le menu 2 Cliquez sur Fichiers dans la barre lat rale 3 Modifiez les r glages 108 Les r glages suivants sont disponibles Vue par d faut Audio activ e Vid o activ e Vue par d faut Indique la vue par d faut pour les fichiers Audio activ e Active ou d sactive le lecteur audio Vid o activ e
85. es utilisateurs Tous les utilisateurs peuvent utiliser ces contacts Pour rendre disponibles aux utilisateurs internes des contacts suppl mentaires proc dez comme suit Cr ez un nouveau dossier priv ou public dans lequel vous pouvez copier ou d placer les contacts d sir s Partagez ce dossier avec tous les utilisateurs ou certains d entre eux Vous pouvez galement partager un dossier existant avec des droits en lecture ou en criture Vous trouverez plus d informations dans Droits Pour partager des contacts avec des partenaires externes proc dez comme suit Cr ez un nouveau dossier priv ou public et copiez ou d placez dedans les contacts d sir s Utilisez la fonction de publication pour publier ce dossier Vous trouverez des informations compl mentaires dans Publier des donn es Siun autre utilisateur a publi un dossier de contacts Vous pouvez acc der ces contacts en vous abonnant ce dossier de contacts Vous trouverez plus d informations dans S abonner des donn es Siun utilisateur a partag un dossier de contacts avec vous vous pouvez utiliser ces contacts Vous trouverez plus d informations dans Droits 76 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 3 changer des contacts avec d autres OX applications Carnet d adresses 7 7 changer des contacts avec d autres applications Vous pouvez exporter 148 des contacts pour les utiliser dans d autres applications importer 142 des contacts qu
86. eseesssssssserresrrsssserrreerrssssserees 75 7 6 Contacts au sein d une quipe ss 76 7 7 changer des contacts avec d autres applications 77 7 8 R glages du carnet d adresses ssssssssseesersssssesresrrsssestrreeerssseserreteeessesesreeeeesese 78 Le 2 T2 21 0j Penn 79 8 1 Les composants de Agenda ere 80 8 2 Afficher des rendez vous sise 82 8 2 1 Afficher les rendez vous dans une vue en calendrier 82 8 2 2 Afficher des rendez vous dans la vue en liste 82 8 2 3 Comment les rendez vous sont ils affich s eeeesssssssererrrserssrsrrrrreess 82 8 3 Cr er des rendez VoUs usines 83 8 3 1 Cr er de nouveaux rendez Vous ssssssessessssssssrstrsersssesrrertessssssterereseessseeet 83 8 3 2 Cr er des rendez vous partir de pi ces jointes au format iCal 84 8 3 3 Importer des rendez vous depuis des fichiers ssssseseeesssssssrerrrrsssssreees 84 8 3 4 S abonner des rendez vous d autres agendas 84 8 3 5 R soudre les conflits de rendez vous s sssseseessssssssssresrrssssstrrererserssesrrereessss 85 8 4 R pondre des invitations des rendez vous sssssssssesssssssssssrrresrssesrrreresssseseeene 86 8 5 G rer les rendez Vous iii 87 8 5 1 Modifier un rendez vous ss 87 8 5 2 Modifier des rendez vous par glisser d poser 87 8 5 3 Changer l tat d un rendez vous ssesessssssssssserressssssreerrestssssrerrree
87. est affich Pour voir toutes les fonctionnalit s offertes cliquez sur ce bouton Comment suis je pr venu de nouveaux courriels ou de nouvelles invitations des rendez vous S il y a de nouvelles notifications de courriels ou de rendez vous l indication Won us E droite de la barre de menu affiche le nombre de nouveaux objets Cliquez sur cette indication pour ouvrir la zone de notification Celle ci contient des informations sur les nouveaux objets Vous pouvez directement agir partir de l par exemple pour lire le nouveau message lectronique ou pour confirmer le nouveau rendez vous Plus d informations sont disponibles dans L interface utilisateur Comment puis je lire les messages r cents en provenance des r seaux sociaux ou les pages de nouvelles Dans l app Portai vous pouvez lire les messages r cents provenant des r seaux sociaux auxquels vous participez et de pages de nouvelles ou voir des photos provenant de certaines pages web en ajoutant des pav s avec de nouveaux composants graphiques Questions propos des courriels et des contacts Comment puis je envoyer un courrier plusieurs adresses la fois Pour envoyer un message plusieurs destinataires la fois vous avec le choix entre les m thodes suivantes Saisissez l ensemble des destinataires dans les champs de saisie Copie ou Copie invisible Utilisez l auto compl tement pour saisir plus facilement les adresses Cette Foire Aux Qu
88. estions explique la diff rence entre ces champs de saisie i vous envoyez r guli rement des courriels au m me groupe de gens cr ez une liste de diffusion dans l app Carnet d adresses et ajoutez leurs adresses la liste de diffusion Vous trouverez plus d informations dans TITLE quoi servent les boutons Copie et Copie invisible Les destinataires saisis dans les champs ou Copie sont vus par tous les autres participants figurant dans les champs et Copie Les destinataires saisis dans les champs Copie invisible ne peuvent tre vus par les autres destinataires figurant dans les champs Copie et Copie En pratique cela signifie que Si vous envoyez un message une quipe et si chaque destinataire doit tre capable de voir qui d autre re oit le courriel saisissez les destinataires dansles champs ou Copie Si vous envoyez un courriel des destinataires qui ne devraient pas voir les noms des autres destinataires saisissez les destinataires dans le champ Copie invisible J envoie r guli rement des courriels au contenu identique ou semblable Comment puis je acc l rer ce processus Utilisez la possibilit d enregistrer des messages en tant que brouillons Vous trouverez des informations ce sujet dans TITLE Puis je acc der aux courriels envoy s par exemple mon compte Google Mail Vous pouvez cr er des comptes de courrier lectronique externes pour d
89. evez disposer des droits d administration sur ce dossier Vous ne pouvez pas partager votre dossier priv Bo te de r ception Pour pouvoir autoriser d autres utilisateurs acc der vos courriels partagez un dossier de courrier lectronique situ sous votre dossier Softe de r ception Les autres utilisateurs devront s abonner ce dossier R f rez vous 6 6 2 S abonner des dossiers de courrier page 60 Vous avez les droits exclusifs sur vos dossiers priv s d agenda de contacts et de t ches Vous ne pouvez pas accorder de droits d administration sur ces dossiers d autres utilisateurs Vous trouverez des exemples de r glages pratiques dans les questions propos de l organisation des donn es et du travail en quipe Pour accorder des droits sur un dossier 1 Ouvrez un dossier dans l arborescence des dossiers Remarque vous devez avoir les droits d administration sur ce dossier 2 Cliquez sur l ic ne Modifier le dossier El sous l arborescence des dossiers Choisissez Droits La fen tre Droits sur les dossiers affiche les droits actuels sur ce dossier 3 Saisissez en bas de la fen tre le nom d un utilisateur Cliquez sur l ic ne L utilisateur acquiert les droits par d faut 4 Cliquez sur les droits d un utilisateur pour les modifier Vous trouverez des exemples de r glages dans les questions propos de l organisation des donn es et du travail en quipe 5 Si n cessaire r p tez ces tapes po
90. ez comme suit Affichez la vue en quipe Ajoutez les diff rents noms d utilisateurs ou s lectionnez une quipe existante Vous trouverez des informations compl mentaires dans Afficher des rendez vous Pour partager un agenda avec votre quipe proc dez comme suit Cr ez un nouveau dossier d agenda priv ou public Partagez ce dossier avec tous les utilisateurs de votre quipe Si d autres membres de l quipe doivent avoir le droit d ajouter des rendez vous partagez le dossier avec des droits en criture Vous trouverez des informations compl mentaires dans Droits Pour inviter des partenaires externes un rendez vous proc dez comme suit Lorsque vous cr ez un rendez vous ajoutez les partenaires externes comme participants externes Assurez vous de cocher l option rformer tous les participants par courriel Le partenaire externe re oit un courriel avec une invitation au rendez vous au format iCal Vous trouverez des informations ce sujet dans Afficher des rendez vous 8 6 2 Envoyer un courriel aux participants Vous pouvez envoyer un courriel tous les participants d un rendez vous Pour envoyer un courriel tous les participants d un rendez vous 1 Selon la vue courante utilisez une des m thodes suivantes Dans les vues our Semaine ouvr e Semaine ou Mois cliquez sur un rendez vous Dans la fen tre qui s affiche cliquez sur Envoyer un courriel tous les participants Dans la vue Z ste choisiss
91. ez du droit de cr er des objets dans le dossier cible 1 Choisissez un message dans la barre lat rale 2 Cliquez sur Copier dans la zone d affichage Choisissez Copier dans le menu 3 S lectionnez un dossier dans la fen tre Cop er Cliquez sur Copier Conseil vous pouvez aussi copier plusieurs messages la fois ou tous les messages d un fil de discussion 54 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Marquer des courriels comme lus ou non lus Courriel OX 6 5 3 Marquer des courriels comme lus ou non lus Les messages non lus sont identifi s avec une ic ne Won u M dans la barre lat rale Pour marquer un message comme lu ou non lu vous pouvez marquer un message isol ou un fil de discussion complet comme lu ou non lu marquer tous les messages d un dossier de courrier comme non lus Pour marquer un message comme non lu 1 Choisissez un message lu dans la barre lat rale 2 Cliquez sur Marquer comme non lu dans la zone d affichage Pour marquer ce courriel comme lu cliquez sur Marquer comme lu Conseil vous pouvez galement marquer plusieurs courriels la fois ou tous les courriels d un fil de discussion comme lus Pour marquer tous les messages d un dossier comme lus 1 S lectionnez un dossier de courrier dans l arborescence des dossiers 2 Cliquez sur l ic ne Modifier le dossier E sous l arborescence des dossiers Choisissez Marquer tous les messages comme lus 6 5 4 Recueillir le
92. ez sur le bouton Ajouter El sous l arborescence des dossiers Choisissez S abonner des dossiers IMAP 3 Dans la fen tre S abonner des dossiers IMAP cochez les cases correspondant aux dossiers auxquels vous souhaitez vous abonner Cliquez sur Enregistrer 6 6 3 Inviter tous les destinataires d un courriel un rendez vous S il y a plusieurs destinataires un message ils peuvent tre invit s en bloc un nouveau rendez vous Pour inviter tous les destinataires du message un rendez vous 1 Choisissez un courriel dans la barre lat rale 2 Cliquez sur Tous les destinataires dans la zone d affichage Remarque ce bouton ne s affiche que si le message comporte plusieurs destinataires 3 Choisissez Inviter un rendez vous dans le menu 4 Compl tez les champs pour cr er un rendez vous 83 6 6 4 Enregistrer tous les destinataires d un message en tant que liste de diffusion Si un message s adresse plusieurs destinataires vous pouvez les enregistrer tous dans une nouvelle liste de diffusion 60 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Enregistrer tous les destinataires d un OX message en tant que liste de diffusion Courriel Pour enregistrer les destinataires d un courrier lectronique en tant que liste de diffusion 1 Choisissez un courriel dans la barre lat rale 2 Cliquez sur Tous les destinataires dans la zone d affichage Remarque ce bouton ne s affiche que si le message compo
93. ez un rendez vous dans la barre lat rale Cliquez sur Envoyer un courriel tous les participants dans la zone d affichage 2 Remplissez les champs n cessaires l envoi du courriel 50 8 6 3 Cr er uneliste de diffusion partir de la liste de participants Vous pouvez cr er une liste de diffusion partir de la liste de participants un rendez vous 90 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Planifier des rendez vous avec OX plusieurs participants Agenda Pour cr er une liste de diffusion partir de la liste de participants un rendez vous 1 Selon la vue utilisez une des m thodes suivantes Dans les vues our Semaine ouvr e Semaine ou Mois cliquez sur un rendez vous Dans la fen tre qui s ouvre cliquez sur Enregistrer comme liste de diffusion Dans la vue ste choisissez un rendez vous dans la barre lat rale Cliquez sur Enregistrer comme liste de diffusion dans la zone d affichage 2 Remplissez les champs n cessaires pour cr er une liste de diffusion 72 8 6 4 Planifier des rendez vous avec plusieurs participants Quand on veut mettre en place un rendez vous avec plusieurs participants la vue de planification affiche les cr neaux libres et occup s des utilisateurs que vous souhaitez ajouter comme participants Pour utiliser cette vue vous pouvez Quand vous cr ez un rendez vous utiliser la vue de planification depuis la page de cr ation de rendez vous Directement ouv
94. ez vous depuis des fichiers S abonner des rendez vous d autres agendas 8 3 1 Cr er de nouveaux rendez vous Pour cr er un nouveau rendez vous les possibilit s suivantes s offrent vous Cr ez un rendez vous en saisissant un sujet une heure et un lieu Utilisez des fonctionnalit s suppl mentaires cr ez un v nement r current ajoutez d autres participants d finissez la disponibilit ou ajoutez des pi ces jointes Pour cr er un nouveau rendez vous 1 Ouvrez un dossier d agenda dans l arborescence des dossiers Remarque ouvrez un dossier d agenda dans lequel vous avez le droit de cr er des rendez vous 2 Cliquez sur l ic ne Ajouter Ed dans la barre d outils 3 Saisissez un sujet Si n cessaire saisissez le lieu et une description 4 Indiquez la date de d but et de fin du rendez vous Pour les rendez vous sur toute une journ e cochez la case journ e enti re 5 Pour que le rendez vous vous soit rappel choisissez un r glage dans Rappel 6 Si n cessaire vous pouvez utiliser des fonctionnalit s suppl mentaires cr er un v nement r current ajouter d autres participants d finir la disponibilit ou ajouter des pi ces jointes 7 Cliquez sur Cr er Conseil vous pouvez aussi utiliser une des m thodes suivantes Choisissez une des vues en calendrier our Semaine ouvr e Semaine ou Mois Double cliquez sur une zone libre de l agenda Choisissez une des vues en calendrier
95. ffich 98 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Ouvrir des fichiers et afficher leur OX contenu Fichiers 9 3 Ouvrir des fichiers et afficher leur contenu En fonction du contenu d un fichier diff rentes fonctionnalit s sont disponibles afficher ou t l charger le contenu d un fichier 99 afficher le contenu de documents aux formats de fichier Office 99 jouer des fichiers multim dia 100 9 3 1 Afficher le contenu d un fichier Il y a plusieurs m thodes pour afficher le contenu d un fichier Les fichiers de texte ou les images dans des formats courants peuvent tre affich s ou t l charg s dans le navigateur Vous pouvez t l charger les fichiers et les ouvrir avec un logiciel appropri Des fonctionnalit s sp ciales sont votre disposition pour les documents 99 et les fichiers multim dia 100 Pour afficher le contenu d un fichier 1 Ouvrez un dossier contenant des fichiers dans l arborescence des dossiers 2 Selon la vue choisie utilisez une des m thodes suivantes Cliquez sur un fichier dans la vue c nes Cliquez sur Ouvrir dans la fen tre qui s ouvre Dans la vue Z ste choisissez le fichier dans la barre lat rale Cliquez sur Ouvrir dans la zone d affichage 3 Le r sultat d pend du contenu du fichier Les fichiers texte et les images dans des formats courants sont affich s directement dans le navigateur Les documents sont affich s dans l Affcheur d
96. ffichage Choisissez une action dans le menu Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 59 OX Courriel Courriels au sein d une quipe 6 6 Courriels au sein d une quipe Les possibilit s suivantes s offrent vous Partager des courriels S abonner des dossiers de courrier Inviter tous les destinataires d un courriel un rendez vous Enregistrer tous les destinataires d un message en tant que liste de diffusion 6 6 1 Partager des courriels Vous pouvez partager vos messages avec les utilisateurs internes Suivant les besoins on peut passer par des m thodes diff rentes Pour mettre des messages disposition des utilisateurs internes proc dez comme suit Cr ez un nouveau dossier personnel dans lequel vous allez copier ou d placer les messages que vous d sirez partager Partagez ce dossier avec tous les utilisateurs ou seulement certains utilisateurs Les utilisateurs doivent s abonner votre dossier de courrier partag pour pouvoir acc der aux messages Si un autre utilisateur a partag un dossier de courrier avec vous vous devez vous y abonner afin d avoir acc s aux courriels 6 6 2 S abonner des dossiers de courrier Pour pouvoir voir les dossiers de courrier lectronique partag s par d autres utilisateurs vous devez vous abonner ces dossiers Pour vous abonner des dossiers de courrier lectronique partag s 1 Ouvrez l arborescence des dossiers 2 Cliqu
97. gler les droits 152 partager des contacts avec des participants externes 152 Partager des documents avec des partenaires externes 152 trouver des boutons ou des champs de saisie 149 trouver des cr neaux libres quand on cr e des rendez vous 152 utiliser les t ches ou les rendez vous 151 Fonctionnalit d finition 14 G G rer courriers lectroniques 54 l iCal importer 146 Images dans un diaporama 100 Importation de donn es 142 importer courrier lectronique 57 Importer contacts au format CSV 146 contacts au format vCard 146 importer des fichiers iCal 146 rendez vous 142 t ches 142 Importer depuis des fichiers rendez vous 84 Importer depuis un fichier contacts 71 Imprimer contacts 74 courrier lectronique 57 feuille de calendrier 88 rendez vous 88 t ches 121 Interface utilisateur arborescence des dossiers 25 barre d outils 24 barre de menu 24 barre lat rale 27 d finition 14 fen tre qui appara t 27 ic ne Dossier oui non 24 ic ne Recherche 25 indication non lus 24 plein cran 24 saisie au clavier 29 zone d affichage 27 Zone de notification 28 J Jouer des fichiers audio 100 Jouer des vid os 100 L Les apps Carnet d adresses 67 Fichiers 95 T ches 115 Liste de diffusion envoyer un courriel 73 inviter un rendez vous 73 M Manipuler OX App Suite 21 Message d absence 52 Modifier contacts 73 description du fichier 103 doc
98. hange Inc 2012 2013 Importer des rendez vous et des t ches au format iCal changer des donn es Cat gorie Objet iCal RELATED RELTYPE ROLE RSVP SENT BY TZID VALUE Rendez vous T ches 13 1 1 2 Quelles propri t s d objet iCal ne sont pas prises en charge Prenez garde aux restrictions suivantes Les rendez vous de type le dernier samedi du mois sont pris en charge Les rendez vous pour lesquels les jours sont compt s partir de la fin du mois par exemple l avant dernier dimanche du mois ne sont pas pris en charge Si un rendez vous contient des informations de ce type le rendez vous n est pas import Le logiciel ne prend pas en charge les rappels r p t s par exemple Me rappeler quatre fois Si un rendez vous contient des informations de ce type elles sont ignor es Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 145 OX changer des donn es Importer des contacts au format vCard 13 1 1 3 Effectuer une importation iCal Lorsque vous importez des donn es au format iCal pr tez attention au point suivant Assurez vous que le fichier importer contient des donn es iCal correctes Pour importer des rendez vous ou t ches au format iCal 1 Lancez l application Agenda o T ches 2 Dans l arborescence des dossiers s lectionnez le dossier o vous souhaitez importer des rendez vous ou des t ches Cliquez sur l ic ne Modifier le dossier El sous l a
99. hiers dans la vue en ic nes 98 fichiers dans la vue en liste 98 Pi ce jointe un courriel 49 rendez vous 82 t ches 117 Afficher des documents PDF 99 Afficher le code source d un message marquer des messages 55 Afficher le contenu fichiers 99 Agenda 79 composants 80 App Agenda 79 App Carnet d adresses 67 App Courriel 45 App Documents 109 App Fichiers 95 App T ches T ches 115 Application d finition 14 Applications 35 Apps Agenda 79 composants 36 Courriel 45 Documents 109 Gestionnaire d applications 37 Arborescence des dossiers changer la largeur 129 ouvrir 129 Bonnes pratiques 149 C Carnet d adresses 67 composants 68 envoyer un courriel 73 inviter un contact un rendez vous 73 r glages 78 Carnet d adresses global d finition 14 Changer l tat d un rendez vous 88 Changer le mot de passe 32 Chercher 128 Compte de courrier lectronique externe d finition 14 Comptes de courrier lectronique externes 62 configurer 62 modifier 62 OX utiliser 62 Comptes de courrier lectronique internes d finition 14 Configuration des r seaux sociaux 33 Connexion d connexion 22 Contacts afficher 70 ajouter 71 copier 74 cr er 71 d placer 74 envoyer comme vCard 74 envoyer un courriel 73 exporter 148 importer au format CSV 146 importer au format VCard 146 importer depuis un fichier 71 imprimer 74 inviter un rendez vous 73 liste de diffusi
100. ichiers avec d autres utilisateurs ou des partenaires externes utiliser les r glages de chiers Pour d marrer l application Fichiers les possibilit s suivantes s offrent vous Cliquez sur Fichiers dans la barre de menu Cliquez sur Fichiers sous Vos applications sur la page Vos applications Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 95 OX Fichiers Les composants de Fichiers 9 1 Les composants de chjers Vous trouverez une introduction l interface graphique dans L interface utilisateur La barre d outils Contient les ic nes suivantes _L ic ne Ajouter El Propose les fonctionnalit s suivantes s T l charger un nouveau fichier Cr e un nouveau fichier 101 o Nouveau document de texte Cr e un nouveau document de texte 112 l ic ne Vue BI Permet de choisir une des vues suivantes pour la zone d affichage o Ic nes o Liste l ic ne Dossier oui non BI Ouvre ou ferme l arborescence des dossiers l ic ne Recherche oui non E Ouvre un champ de saisie pour chercher 128 des fichiers avec un nom donn L arborescence des dossiers Affiche les dossiers Permet de naviguer dans la structure des dossiers 129 Pour ouvrir l arborescence des dossiers cliquez sur l ic ne Dossier oui non M dans la barre d outils Les fonctionnalit s suivantes sont disponibles Lorsque l on clique sur un dossier ses dossiers sont affich s Les ic nes Ajouter un dossier El et Modifier le doss
101. ier E sous les dossiers permettent d organiser 127 les donn es l ic ne pingler M indique si l arborescence des dossiers recouvre la barre lat rale ou la zone d affichage ou si au contraire elle s affiche c t de la barre lat rale ou de la zone d affichage La zone d affichage dans la vue c nes Affiche les informations suivantes Le chemin de navigation jusqu au dossier s lectionn Pour ouvrir un autre dossier cliquez sur le chemin Si le dossier contient des fichiers images audio ou vid o les options permettant de jouer des fichiers multim dia 100 sont affich es Une ic ne pour chaque fichier du dossier s lectionn ainsi qu un aper u du fichier s il est disponible Lorsque l on clique sur un fichier ses donn es s affichent dans une nouvelle fen tre Cette fen tre comporte les m mes informations que la zone d affichage de la vue en Zjste La barre lat rale dans la vue Z ste Affiche une liste des fichiers du dossier courant Les fonctionnalit s suivantes sont disponibles Lorsque l on clique sur un fichier ses donn es sont affich es dans la zone d affichage Lorsque l on clique sur l ic ne Choisir sous la liste une case cocher appara t c t de chaque fichier Vous pouvez choisir plusieurs fichiers pour les modifier tous en m me temps 106 Le nom du dossier courant appara t sous la liste Lorsque l on clique sur ce nom l arborescence des dossiers s ouvre 9
102. ilis e que pour le dossier Bo te de r ception Si Activ pour tous les dossiers de courriel est choisi la vue par fils de discussion sera utilis e pour tous les dossiers de courrier ainsi que leurs sous dossiers Si D sactiv est choisi la vue par fils de discussion ne sera pas utilis e Remarque apr s avoir modifi ce r glage vous devez vous reconnecter pour activer le changement Transf rer les messages Indique comment le texte d un message est envoy lorsque vous transmettez un message Lorsque vous choisissez l option Dans le corps du message le texte est envoy dans le corps du nouveau message Lorsque vous choisissez l option En pi ce jointe le texte est envoy en pi ce jointe au nouveau message Mettre en forme les messages D finit la mise en forme des messages envoy s Si vous choisissez l option HTML le courriel est envoy balis en HTML Cela vous permet de mettre en forme le texte Si vous choisissez l option Texte pur le courriel est envoy en texte pur sans aucune mise en forme Si vous choisissez l option HTML et texte pur le message est envoy la fois balis en HTML et sous forme de texte pur Lors de l envoi de courriels aller la ligne apr s Indique le nombre de caract res apr s lequel un saut de ligne est ins r dans le texte d un nouveau message Adresse d exp diteur par d faut Permet de r gler l adresse d exp dition pr d finie pour les nouveaux courriels
103. imer dans la fen tre qui s ouvre Dans la vue Z ste choisissez un rendez vous dans la barre lat rale Cliquez sur Supprimer dans la zone d affichage 2 Confirmez que vous souhaitez supprimer le rendez vous en cliquant sur Supprimer R sultat le rendez vous est supprim 8 5 7 Modifier plusieurs rendez vous la fois Vous pouvez effectuer les op rations suivantes sur plusieurs rendez vous la fois D placer des rendez vous dans un autre dossier Pour effectuer une op ration sur plusieurs rendez vous la fois 1 Dans la vue ste cliquez sur l ic ne Choisir sous la barre lat rale Une case cocher appara t c t de chaque rendez vous dans la barre lat rale 2 Cochez les cases cocher correspondant au moins deux rendez vous 3 Cliquez sur une action dans la zone d affichage Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 89 OX Agenda Rendez vous d quipe 8 6 Rendez vous d quipe Les possibilit s suivantes vous sont offertes Partager des rendez vous Envoyer un courriel aux participants Cr er une liste de diffusion partir de la liste de participants Planifier des rendez vous avec plusieurs participants 8 6 1 Partager des rendez vous Vous pouvez partager vos rendez vous avec des partenaires internes comme externes Diff rentes m thodes peuvent tre employ es en fonction des besoins La we en quipe de l agenda affiche les plages horaires libres Proc d
104. ions de pr sentation ss 12 1 T MINOlIOgIC Er sterersennsn de rrterten ter aiena ve ein eret te sec tee center e EEE TNE EE EaR 14 1 5 PIUS d aide ornini ent nie an ent san E a 15 2 D buter avec OX App Suite sgisssnsoenenentisenssssennatemneenses 17 2 1 Qu est ce que OX App SUITE Permis iseia s ier aide E EN reset iiuese 18 2 2 Configuration requise sise 20 2 3 Mod d MplOl ssh RAA nee anadaka needs 21 2 4 Se connecter se d connecter ss 22 3 Premiers Das sieste esstebiertitnenss denses eme eent estate 23 3 1 L interface Utilisateur smtp depend nano aai 24 3 2 Personnaliser les r glages de base sssssssessssrsssssesrserrssssssoreerresssssoreressssesssecese 30 3 3 Modifier les donn es de contact personnelles ssssssssessrssssssssrerrsssrssesrerrsesssseere 31 3 4 Changer le mot de passe eee 32 3 5 Configurer des comptes de r seaux sociaux essssssssserrrrsssessrrrerstsrsserrereeesssseere 33 A ADPIICATIONS ssssscsdssscrnsssnsseseaseressesstester p opens ges teesppatetesegsane ses 35 4 1 Les Composants ADS iiaa AoE E 36 4 2 Le Gestionnaire d applications ssssssssssesesesssrsssssesessersssssesererrsssssesereeresssseseeeesessssene 37 4 3 Quelles sont les applications qui existent esssssssssssrrssssssssrsrreersssesrerrressssese 38 4 4 Travailler avec les Applications ss 39 5 Portail sen ent tan ntes ner scie senti en les 41 5 1 COMPOSANTS iioii ieii iioii oiai idnina erstdperne dat s duree ont e 42
105. is La valeur illimit signifie que l objet sera import Il n y a pas de limite pour le nombre maximal de caract res signifie que l objet ne sera pas import 142 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Importer des rendez vous et des t ches au format iCal changer des donn es Cat gorie Propri t s de l agenda Les composants l agenda Propri t s composants Objet iCal CALSCALE METHOD PRODID VERSION deVALARM VEVENT VEREEBUSY VJOURNAL VTIMEZONE VTODO d e SATTACH ATTENDEE CATEGORIES CLASS COMMENT COMPLETED CONTACT CREATED DESCRIPTION DTEND DTSTAMP DTSTART DUE DURATION EXDATE EXRULE FREEBUSY GEO LAST MODIFIED LOCATION ORGANIZER Rendez vous X Illimit x XxX XxX X X 255 T ches Illimit X XxX XxX X Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 143 OX changer des donn es Importer des rendez vous et des t ches au format iCal Cat gorie Param tres propri t s Objet iCal PERCENT COMPLETE PRIORITY RDATE RECURRENCE ID RELATED TO REPEAT REQUEST STATUS RESOURCES RRULE SEQUENCE STATUS SUMMARY TRANSP TRIGGER TZID TZNAME TZOFFSETFROM TZOFFSETTO TZURL UID URL de sCUTYPE DELEGATED FROM DELEGATED TO DIR ENCODING FMTTYPE FBTYPE LANGUAGE MEMBER PARTSTAT RANGE Rendez vous 255 x XxX XxX X X X X T ches 255 x XxX X X X XxX X XxX 144 Copyright Open Xc
106. its 12 3 Droits Les droits d finissent ce qu un utilisateur peut faire avec un dossier et avec son contenu Les utilisateurs individuels ont certains droits sur les dossiers Pour autoriser un autre utilisateur acc der l un de vos dossiers priv s vous devez accorder cet utilisateur des droits sur ce dossier On appelle cela partager le dossier Remarquez ce qui suit Vous ne pouvez pas partager des l ments isol s seulement des dossiers complets R fl chissez aux droits dont l autre utilisateur a besoin Si un utilisateur ne doit que lire le contenu d un dossier les droits en criture ne lui sont pas n cessaires pour ce dossier Vous ne pouvez pas partager des objets isol s seulement des dossiers complets Vous trouverez une description compl te des droits dans 12 3 1 Quels droits peuvent tre accord s page 132 Une liste des droits pr d finis pour des dossiers particuliers se trouve dans 12 3 2 Droits sur les dossiers existants page 133 et dans 12 3 3 Droits sur les nouveaux dossiers page 133 Des informations sur la fa on d accorder des droits se trouve dans 12 3 4 Partager des dossiers page 134 12 3 1 Quels droits peuvent tre accord s Pour faciliter les combinaisons de droits usuelles il existe diff rents r les pr d finis Propri taire Administrateur Auteur Invit Propri taire Le propri taire d un dossier a tous les droits sur ce dossier Le propri taire
107. l ic ne Cr er El Cr e un nouveau rendez vous 83 Remarque cette fonctionnalit n est disponible que si vous avez le droit de cr er des objets dans l agenda que vous avez ouvert L ic ne Vue BI Choisit une des vues suivantes pour la zone d affichage a Jour Semaine ouvr e Semaine Mois o Liste l ic ne Dossier oui non BI Ouvre ou ferme l arborescence des dossiers L ic ne Recherche oui non E Ouvre un champ de saisie pour chercher 128 des rendez vous correspondant un sujet donn L arborescence des dossiers Affiche les dossiers d agenda Permet de naviguer dans la structure des dossiers 129 Pour ouvrir l arborescence des dossiers cliquez sur l ic ne Dossier oui non M dans la barre d outils Les fonctionnalit s suivantes sont disponibles Lorsque l on clique sur un dossier les rendez vous de ce dossier s affichent Les ic nes Ajouter un dossier El et Modifier le dossier E sous les dossiers permettent d organiser les donn es 127 l ic ne Fermer El ferme l arborescence des dossiers La zone d affichage dans les vues d agenda our Semaine ouvr e Semaine Mois Affiche la vue de l agenda pour l intervalle de temps choisi l intervalle de temps choisi est affich dans le coin en haut gauche de l agenda La barre de navigation au dessus de l agenda permet de choisir l intervalle de temps La case cocher tout afficher dans le coin en haut droite de l agenda indique quels ren
108. le contient les composants suivants outils de base zama gt x 2 annuler la derni re action ao refaire la derni re action o cacher la barre de document o fermer le document le nom de fichier du document Pour renommer le document cliquez sur son nom de fichier outils de mise en forme FA PA P N Fe Fo Par a choix du type de police et de la taille a ic nes de mise en forme outils de mise en forme de paragraphe o mise en forme de paragraphe 2 alignement horizontal et vertical d un paragraphe 2 bordure et remplissage a listes puces et num rot es outils pour ins rer des objets H a cr ation de table 2 insertion d image a insertion d hyperlien outils de v rification orthographique German Y m a choix de la langue du document 2 activer le v rificateur orthographique Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 111 OX Documents Cr er des documents 10 2 Cr er des documents Vous pouvez cr er des documents contenant du texte mis en forme des tables et des images Pour cr er un nouveau document 1 2 n mn 8 w Lancez l app Fichiers Ouvrez un dossier dans l arborescence des dossiers Remarque ouvrez un dossier dans lequel vous avez le droit de cr er des objets Cliquez sur l ic ne Nouveau E dans la barre d outils Choisissez Nouveau document de texte Cliquez sur Sans nom en haut droite de la barre de document Saisissez un nom pour le document
109. lique sur une adresse une page s ouvre pour crire un nouveau courriel 50 Les boutons Afficher le code QR Lorsque l on clique dessus un code QR contenant des donn es importantes sur le contact s affiche Le chemin de navigation jusqu au dossier courant La quantit d informations pr sente peut varier Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 69 OX Carnet d adresses Afficher des contacts 7 2 Afficher des contacts Par d faut les contacts du Carnet d adresses globa sont affich s Votre carnet d adresses personnel se trouve dans l arborescence des dossiers sous Contacts Pour afficher un contact 1 Ouvrez un carnet d adresses dans l arborescence des dossiers 2 Il existe plusieurs m thodes pour trouver rapidement le contact d sir Pour n afficher que les contacts avec un nom ou un pr nom donn utilisez la fonctionnalit de recherche Pour afficher les contacts avec une initiale donn e cliquez sur la lettre dans la barre de navigation 3 Cliquez sur un contact dans la barre lat rale Les donn es du contact sont affich es dans la zone d affichage 4 Il y a plusieurs m thodes pour afficher un autre contact Cliquez sur un autre contact dans la barre lat rale Naviguez dans la liste avec les touches fl ch es 70 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Ajouter des contacts Carnet d adresses OX 7 3 Ajouter des contacts Les possibilit s suivantes vous sont offertes
110. lle contient les composantes suivants a Les donn es de contact de la personne 2 Siles donn es de contact de la personne ont t enregistr es l emplacement des donn es s affiche 2 Si vous avez d j chang des courriels avec cette personne ils sont affich s dans la rubrique Conversations r centes 2 Si vous partagez des rendez vous avec cette personne ils sont affich s sous la rubrique endez VOUS partag s Lorsque vous cliquez sur un rendez vous ou un message une fen tre suppl mentaire s ouvre Si vous cliquez sur l ic ne Chercher pr s du nom de l exp diteur cela lance une recherche des messages envoy s par cet exp diteur La date de r ception Le sujet Le bouton tiquette 55 Ouvre un menu qui vous permet d apposer une tiquette de couleur au message Sile message fait partie d un fil de discussion il s affiche un nombre repr sentant sa place dans le fil de discussion suivi par une barre oblique et le nombre total de messages dans le fil de discussion Le nombre 1 correspond au message le plus ancien Sile message a t envoy plusieurs destinataires les composants suivants s affichent a Tous les autres destinataires Lorsque l on clique sur un nom une fen tre s ouvre s Le bouton Tous les destinataires Lorsque l on clique dessus les l ments de menu Enregistrer comme liste de diffusion 60 et Inviter un rendez vous 60 s affichent Sile courriel comport
111. llez r fl chir soigneusement l endroit o vous enregistrez et qui vous transmettez des donn es personnelles Veuillez garantir une protection d acc s appropri e par exemple en prot geant ces donn es par mot de passe La fonctionnalit de publication de donn es permet d autres utilisateurs ou des utilisateurs externes d utiliser les donn es que vous avez publi es Vous pouvez Publier le contenu de tout un carnet d adresses ou d un dossier de fichiers Activer d sactiver ou supprimer une publication Vous trouverez des informations ce sujet dans G rer les dossiers auxquels vous vous tes abonn et que vous avez publi s page 138 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 137 OX G rer les dossiers auxquels vous vous Organiser les donn es tes abonn et que vous avez publi s Pour publier le contenu d un carnet d adresses ou d un dossier de fichiers Lancez l app Agenda ou Fichiers N S lectionnez le dossier de fichiers qui contient le contenu publier dans l arborescence des dossiers p Cliquez sur l ic ne Modifier le dossier El sous l arborescence des dossiers Choisissez Publier A Indiquez un nom de publication dans la fen tre Pub ier le dossier Les possibilit s suivantes s offrent vous Utiliser un mod le pour r gler le contenu et l affichage des donn es publi es Emp cher d acc der sans autorisation aux donn es publi es avec Ajouter un code de chiffrem
112. m et origine de l application une description des buts dans lesquels vous pouvez utiliser l application un bouton pour lancer l application un bouton pour marquer l application comme favorite ou pour supprimer une marque Un ast risque pr s du nom indique que l application a t marqu e comme favorite Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 37 OX Quelles sont les applications qui Applications existent 4 3 Quelles sont les applications qui existent Portail Le point central d informations pour de nouveaux courriels ou pour des plate formes de messagerie comme Twitter Facebook ou les nouvelles en lignes Le contenu peut en tre configur conform ment vos besoins Courriel Envoyez recevez ou organisez vos courriels Partagez les courriels avec d autres utilisateurs Gardez une vue d ensemble sur tous vos comptes de courrier lectroniques aupr s de fournisseurs externes Carnet d adresses Organisez et tenez jour des contacts priv s et professionnels Utilisez les contacts provenant de vos r seaux sociaux Partagez des contacts avec les autres Agenda Une vue d ensemble de vos rendez vous priv s et d affaire Organisez des r unions avec les utilisateurs internes et les participants externes Documents Cr ez modifiez et imprimez des documents mis en forme aux formats Office usuels Utilisez les autres apps pour organiser vos documents ou les partager avec d autres utilisateurs et vos
113. n Dupont All recipients Reply All Reply MarkUnread Delete More Hello all the OX App Suite has been launched successfully Please have a look at the data sheet Regards Timo En fonction de l application et de la vue choisie la zone d affichage montre le contenu de l objet choisi dans la barre lat rale ou le contenu du dossier s lectionn Par exemple si vous avez s lectionn un courriel la zone d affichage montrera les l ments suivants l ent te et le contenu du courriel des boutons particuliers l application pour r pondre au courriel le transmettre ou pour accomplir d autres actions Lorsque l on clique sur un objet dans la zone d affichage cela fait appara tre une fen tre Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 27 OX Premiers pas L interface utilisateur Fen tre qui appara t Close Scrum meeting mall meeting roor Edit Change status Move Delete Extraordinary meeting Development team and documentation team m Brian Connor Piet Jansen Piotr Nowak Solveigh Schmidt Timo Meier Tina Lloyd Tom Green Send mail to all particioants Save as distribution list Affiche des informations d taill es sur un objet pr sent dans la zone d affichage Pour ouvrir la fen tre cliquez dans le logiciel de travail collaboratif sur un objet de la zone d affichage Si vous lisez un courriel dans la zone d affichage et cliquez sur le nom de l exp diteur les l ments suivants s affiche
114. nalit s suivantes D placer 121 Modifier l tat de confirmation 121 Description de la t che si disponible Date de d but de la t che si disponible 116 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Afficher des t ches T ches OX 11 2 Afficher des t ches Pour afficher les t ches 1 Ouvrir un dossier de t ches dans l arborescence de t ches 2 Il existe plusieurs m thodes pour trouver rapidement une t che donn e Pour trouver les t ches correspondant un sujet donn utilisez la fonctionnalit de recherche Pour trier la liste de t ches cliquez sur l ic ne Trier sous la liste Choisissez un crit re de tri dans le menu Pour n afficher que les t ches faire dans la liste cliquez sur l ic ne Trier t sous la liste D cochez la case Afficher les t ches achev es dans le menu 3 Cliquez sur une t che dans la barre lat rale Les donn es de la t che s affichent dans la zone d affichage 4 Ilya plusieurs m thodes pour afficher une autre t che Cliquez sur une autre t che de la barre lat rale Utilisez les touches fl ch es pour naviguer dans la liste Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 117 OX T ches Cr er des t ches 11 3 Cr er des t ches Pour cr er une nouvelle t che proc dez comme suit Cr ez une t che en saisissant le sujet et la date d ch ance Utilisez des fonctionnalit s suppl mentaires ajouter des participants et des resso
115. ne de notification cliquez nouveau sur l indication Non lus Saisie au clavier la place de la souris vous pouvez utiliser les touches suivantes Pour d placer le curseur l int rieur des champs de saisie utilisez les touches fl ch es Orig et Fin Pour parcourir une liste utilisez les touches fl ch es Pour choisir une fonctionnalit utilisez les touches Tab Maj Tab La fonctionnalit choisie est mise en vidence Pour ex cuter la fonctionnalit choisie appuyez sur Entr e Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 29 OX Premiers pas Personnaliser les r glages de base 3 2 Personnaliser les r glages de base Pour personnaliser les r glages de base 1 Cliquez sur l ic ne Menu syst me EJ dans la barre de menu Choisissez R glages dans le menu 2 Cliquez sur R glages de base dans la barre lat rale 3 Changer les R glages 30 Les r glages suivants sont disponibles Langue Fuseau horaire Intervalle d actualisation Th me App par d faut apr s la connexion Ouvrir automatiquement la zone de notification en cas de nouvelle notification Vider le cache Langue D finit la langue de l interface utilisateur Fuseau horaire D finit le fuseau horaire auquel toutes les donn es temporelles se r f rent Intervalle d actualisation D finit l intervalle de temps entre deux r cup rations d objets sur le serveur Th me D finit le je
116. niser votre courrier lectronique Objets Les objets sont cr s et organis s par l utilisateur Des exemples d objets sont les courriels le contacts les rendez vous les t ches et les documents Fonctionnalit Une possibilit d action offerte l utilisateur Exemples envoyer un courriel effacer un rendez vous Interface utilisateur Il s agit de l interface utilisateur de OX App Suite L interface utilisateur consiste en diff rents l ments l ments Des l ments de l interface utilisateur Exemples des fen tres des titres des boutons Fen tres syst me Des bo tes de dialogue qui proposent certaines des fonctionnalit s du syst me d exploitation Des exemples de telles fonctionnalit s sont imprimer ouvrir une pi ce jointe un courriel et choisir un fichier Selon votre syst me d exploitation sur la machine locale l aspect des fen tres syst me peut changer Utilisateur Une personne travaillant avec OX App Suite Chaque utilisateur a un nom d utilisateur et un mot de passe L ensemble des utilisateurs de OX App Suite forme le groupe des utilisateurs internes Carnet d adresses global Contient les donn es de contact pour tous les utilisateurs internes Les utilisateurs peuvent modifier les donn es personnelles qui les concernent dans le carnet d adresses global Participant Un utilisateur invit un rendez vous ou sur une t che Participant externe Une personne qui n est pas un utilisateur mais qui parti
117. nn es 3 Cliquez sur Enregistrer 8 5 2 Modifier des rendez vous par glisser d poser Dans les vues en calendrier vous pouvez utiliser le glisser d poser pour d placer un rendez vous une autre date modifier l heure d un rendez vous modifier l heure de d but ou de fin d un rendez vous Vous devez au pr alable avoir le droit de modifier des objets dans le dossier contenant le rendez vous Pour d placer un rendez vous un autre jour 1 Choisissez une des vues suivantes Semaine ouvr e Semaine ou Mois 2 Choisissez un rendez vous 3 Faites glisser le rendez vous un autre jour Pour changer l heure d un rendez vous 1 Choisissez une des vues suivantes Jour Semaine ouvr e ou Semaine 2 Choisissez un rendez vous 3 Faites glisser le rendez vous une autre heure Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 87 OX Agenda Changer l tat d un rendez vous Pour changer le d but ou la fin d un rendez vous 1 Choisissez une des vues suivantes Jour Semaine ouvr e ou Semaine 2 Choisissez le d but ou la fin d un rendez vous 3 Faites glisser l heure de d but ou de fin une autre heure 8 5 3 Changer l tat d un rendez vous Vous pouvez changer l tat d un rendez vous ult rieurement Pour modifier l tat d un rendez vous 1 Selon la vue courante vous pouvez utiliser une des m thodes suivantes Cliquez sur un rendez vous dans la vue our Semaine ouvr e Semaine ou Moi
118. nom pour le document 5 Vous pouvez maintenant utiliser les fonctions pour modifier un document 114 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 OX 11 T ches Apprenez travailler avec l application 7 ches les composants de 7 ches afficher des t ches cr er des t ches r pondre une invitation une t che organiser des t ches partager des t ches avec d autres utilisateurs changer des t ches avec les autres applications utiliser les r glages de ches Il y a plusieurs fa ons de lancer l application 74ches Cliquez sur T ches dans la barre de menu Cliquez sur T ches sous Vos applications sur la page Vos applications Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 115 OX T ches Les composants de ches 11 1 Les composants de 7 ches Vous trouverez une introduction l interface graphique dans L interface utilisateur La barre d outils Contient les ic nes suivantes Ic ne Ajouter El Cr e une nouvelle t che 118 l ic ne Dossier oui non BI Ouvre ou ferme l arborescence des dossiers L ic ne Recherche oui non E Ouvre un champ de saisie pour chercher 128 des t ches avec un sujet donn L arborescence des dossiers Affiche les dossiers de t ches Permet de naviguer dans la structure des dossiers 129 Pour ouvrir l arborescence des dossiers cliquez sur l ic ne Dossier oui non M dans la barre d outils Les fonctionnalit s suivantes sont disponibles Lors
119. nregistrer la version courante La m thode utiliser d pend de la vue courante Dans la vue c nes cliquez sur un fichier Une fen tre s ouvre Pour ouvrir la version cliquez sur Ouvrir Pour enregistrer la version cliquez sur T l charger Dans la vue Z ste choisissez un fichier dans la barre lat rale Pour ouvrir la version cliquez sur Ouvrir dans la zone d affichage Pour enregistrer la version cliquez sur T l charger dans la zone d affichage Conseil s il existe un aper u du document vous pouvez aussi enregistrer la version courante en faisant glisser l aper u et en le d posant sur le bureau Pour mettre en ligne une nouvelle version 1 La m thode utiliser d pend de la vue courante Dans la vue c nes cliquez sur un fichier Dans la fen tre qui s ouvre cliquez sur Choisissez un fichier sous 7 charger une nouvelle version Choisissez un fichier Dans la vue Z ste choisissez un fichier dans la barre lat rale Cliquez sur Choisissez un fichier sous 7 charger une nouvelle version dans la zone d affichage Choisissez un fichier 2 Saisissez un commentaire pour la version 3 Cliquez sur T l charger Conseil vous pouvez aussi t l charger une nouvelle version en faisant glisser un fichier depuis votre bureau vers la zone d affichage et en le d posant dans la partie basse Pour ouvrir ou sauvegarder une version donn e 1 La m thode utiliser d pend de la vue courante Da
120. ns la barre lat rale Cliquez sur Ouvrir dans la zone d affichage l 4fficheur de documents affiche le contenu du document 3 Pour naviguer dans des documents de plusieurs pages utilisez les ic nes en haut du document 4 Pour fermer l 4ffcheur de documents cliquez sur l ic ne Fermer droite de la barre d outils Office 9 3 3 Jouer des fichiers multim dia Vous pouvez utiliser les fonctionnalit s multim dia suivantes voir des images dans un diaporama jouer des fichiers audio jouer des fichiers vid o Pour voir les images dans un diaporama 1 Cliquez sur l ic ne Vue BI dans la barre d outils Cliquez sur Ic nes 2 Choisissez un dossier contenant des images dans le chemin de navigation en haut de la zone d affichage Vous pouvez aussi ouvrir un dossier contenant des images dans l arborescence des dossiers 3 Cliquez sur Afficher le diaporama dans la zone d affichage Pour voir le diaporama en plein cran cliquez sur Plein cran Pour jouer des fichiers audio 1 Cliquez sur l ic ne Vue BI dans la barre d outils Cliquez sur Ic nes 2 Choisissez un dossier contenant des fichiers audio dans le chemin de navigation en haut de la zone d affichage Vous pouvez aussi ouvrir un dossier contenant des fichiers audio dans l arborescence des dossiers 3 Cliquez sur Jouer les fichiers audio dans la zone d affichage Une fen tre de lecteur s ouvre Pour jouer les fichiers audio en arri re plan cliquez sur R
121. ns la vue c nes cliquez sur un fichier Dans la fen tre qui s ouvre cliquez sur le nom d une version sous Versions Un menu s ouvre Dans la vue Z ste choisissez un fichier dans la barre lat rale Cliquez sur le nom d une version dans la zone d affichage sous Versions Un menu s ouvre 2 Pour ouvrir la version cliquez sur l l ment Ouvrir du menu Pour enregistrer la version cliquez sur l l ment T l charger du menu Pour d finir une version donn e d un fichier comme la version courante 1 La m thode utiliser d pend de la vue courante Dans la we c nes cliquez sur un fichier Cliquez sur le nom d une version dans la fen tre qui s ouvre sous Versions Un menu s ouvre Dans la vue ste cliquez sur un fichier dans la barre lat rale Cliquez sur le nom de fichier d une version dans la zone d affichage sous Versions Un menu s ouvre 2 Cliquez sur l l ment Faire de cette version la version actuelle du menu Pour supprimer une version donn e 1 La m thode utiliser d pend de la vue courante Dans la vue c es cliquez sur un fichier Cliquez sur le nom d une version dans la fen tre qui s ouvre sous Versions Un menu s ouvre Dans la vue ste cliquez sur un fichier dans la barre lat rale Cliquez sur le nom de fichier d une version dans la zone d affichage sous Versions Un menu s ouvre 2 Cliquez sur Supprimer la version dans le menu Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 105
122. ns le dossier Adresses collect es lors de l envoi d un nouveau courriel Le dossier Adresses collect es est situ sous votre dossier personnel de contacts Collecter automatiquement les contacts dans le dossier Adresses collect es lors de la lecture D finit si les nouvelles adresses de courriel sont recueillies automatiquement dans le dossier Adresses collect es lors de la lecture d un nouveau courriel Le dossier Adresses collect es est situ sous votre dossier personnel de contacts Utiliser une police chasse fixe pour les courriels de texte Indique s il faut utiliser une police de caract res o tous les caract res ont la m me largeur lorsque l on compose un courrier de texte pur 64 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 R glages de courriel Courriel OX S lectionner automatiquement le premier courriel Indique si l on se place automatiquement sur le premier message lorsque l on ouvre un dossier de courriel Ajouter une carte de visite Indique si vos informations de contact sont jointes au format vCard un nouveau message Reprendre le texte du message initial dans la r ponse Indique si le texte du message original est ajout un message de r ponse Vue par fils de discussion Indique les dossiers de courriel pour lesquels il faudrait activer la vue par fils de discussion Si Activ uniquement pour la bo te de r ception est choisi la vue par fils de discussion ne sera ut
123. nt dans la fen tre qui appara t les donn es de contact de l exp diteur desinformations pertinentes par exemple vos rendez vous partag s ou votre conversation avec l exp diteur des boutons pour certaines actions comme de copier les donn es de contact de l exp diteur dans un dossier Si lorsque l on clique sur un certain l ment de la fen tre qui appara t une fen tre suppl mentaire peut appara tre Pour fermer une fen tre qui appara t cliquez sur Fermer dans le coin en haut droite Pour fermer toutes les fen tres qui sont apparues cliquez sur Tout fermer Zone de notification Reminder LES OXS 2012 11 12 2012 9 00 AM Over due Remind me again in 5 minutes Over due Tasks OXS 2012 11 12 2012 9 00 AM Over due Done 28 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 L interface utilisateur Premiers pas OX Affiche des informations sur les objets suivants les courriels non lus les nouvelles invitations des rendez vous les t ches en attente les t ches avec une date d ch ance dans le pass Pour ouvrir la zone de notification cliquez sur l indication Non lus E sur la droite de la barre de menus Les actions suivantes sont possibles Pour lire un nouveau courriel cliquez dessus Pour ouvrir la bo te de r ception cliquez sur Afficher la bo te de r ception Pour confirmer de nouveaux rendez vous cliquez sur le bouton de confirmation Pour fermer la zo
124. nu Cliquez sur Enregistrer Pour supprimer les droits d un utilisateur sur un dossier 1 Ouvrez un dossier dans l arborescence des dossiers Remarque vous devez avoir les droits d administration sur ce dossier Cliquez sur l ic ne Modifier le dossier E sous l arborescence des dossiers Choisissez Droits Pour supprimer les droits d un utilisateur cliquez sur l ic ne X c t du nom de l utilisateur Cliquez sur Enregistrer Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 135 OX Organiser les donn es Publier et s abonner L 12 4 Publier et s abonner Publier et s abonner vous aide utiliser les donn es en provenance des r seaux sociaux ou partager certaines donn es avec des partenaires externes Les possibilit s suivantes vous sont offertes Importer des contacts en provenance de r seaux sociaux ou des donn es publi s par d autres utilisateurs en vous abonnant ces donn es Partager les donn es d un dossier de contacts ou de documents avec d autres utilisateurs et des partenaires externes en publiant le dossier de contacts ou de documents Gardez une vue d ensemble sur les donn es auxquelles vous vous tes abonn ainsi que sur celles que vous avez publi es en les g rant sur une page d aper u commune i x 12 4 1 S abonner des donn es Les possibilit s suivantes s offrent vous Vous abonner des contacts des r seaux sociaux Pour cela vous devez d clarer vos comptes en pr ci
125. objets Utilisez la fonctionnalit de recherche pour trouver des objets tels que des courriels ou des contacts l aide d un terme de recherche Pour chercher un objet 1 Dans l arborescence des dossiers ouvrez le dossier que vous souhaitez parcourir 2 Cliquez sur l ic ne Recherche oui non E de la barre d outils 3 Saisissez un terme de recherche Appuyez sur Entr e ou cliquez sur l ic ne Rechercher c t du champ de saisie La barre lat rale affiche les objets correspondant au terme de recherche Selon l application des cases cocher apparaissent c t du champ de saisie Pour trouver des objets correspondant certaines propri t s cochez les cases correspondantes 4 Utilisez une des m thodes suivantes pour r initialiser le r sultat de la recherche Cliquez nouveau sur l ic ne Recherche oui non EI dans la barre d outils Cliquez sur Annuler la recherche sous la barre lat rale 128 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 OX Dossiers Organiser les donn es 12 2 Dossiers Les dossiers vous aident garder une vue globale de vos objets partager des informations avec d autres utilisateurs et des partenaires externes chercher certaines informations et les retrouver rapidement Apprenez en plus sur les dossiers et la mani re de les utiliser les types de dossier 129 naviguer dans la structure des dossiers 129 cr er 130 renommer 130 supprimer 131 et d place
126. ociaux comme LinkedIn ou Facebook dans un dossier de contacts en vous abonnant aux contacts Vous trouverez des information ce sujet dans S abonner des donn es page 136 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 71 OX Carnet d adresses Cr er des listes de diffusion 7 4 Cr er des listes de diffusion Une liste de diffusion vous permet d envoyer simultan ment un courriel plusieurs destinataires en indiquant la liste de diffusion dans le champ de destinataires du courriel Pour cr er une nouvelle liste de diffusion saisissez un nom dans la page Cr er une liste de diffusion et ajoutez des contacts Pour cr er une nouvelle liste de diffusion 1 Ouvrez un carnet d adresses dans l arborescence des dossiers Remarque ouvrez un carnet d adresses dans lequel vous avez les droits permettant de cr er des objets 2 Cliquez sur l ic ne Ajouter E dans la barre d outils Cliquez sur Ajouter une liste de diffusion Saisissez un nom pour la liste de diffusion dans le champ Nom de la liste 4 Saisissez le nom d un contact et son adresse de courrier lectronique Conseil lorsque vous saisissez un nom des suggestions pertinentes sont affich es Cliquez sur une suggestion pour ajouter le nom et l adresse de courrier lectronique 5 Cliquez sur c t de l adresse de courrier lectronique pour ajouter le contact la liste de diffusion Pour ajouter d autres contacts r p tez les tapes pr c dentes Pour supprimer un
127. on 72 modifier 73 modifier plusieurs 75 organiser 73 s abonner des r seaux sociaux 71 supprimer 74 Conventions de pr sentation 12 Copier contacts 74 courrier lectronique 54 fichiers 104 Courriel 45 afficher le code source 55 ajouter au portail 56 brouillons 56 cat goriser avec des tiquettes 55 composants 46 comptes de courrier lectronique externes 62 copier 54 demander un rappel 56 d placer 54 enregistrer 58 enregistrer au format EML 56 enregistrer les destinataires en tant que liste de diffusion 60 envoyer 50 envoyer un message d absence 52 faire suivre automatiquement 52 g rer 54 importer depuis le format EML 57 imprimer 57 inviter les destinataires un rendez vous 60 marquer comme lus 55 marquer comme non lus 55 marquer un dossier comme lu 55 recueillir les adresses 55 r pondre 51 s abonner un dossier 60 signature 66 transmettre 52 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 155 OX Index Courriel voir Courriel 45 Courriels afficher 48 afficher les pi ces jointes 49 coop rer avec les autres 60 enregistrer les pi ces jointes 49 envoyer aux participants d un rendez vous 90 envoyer depuis le carnet d adresses 73 modifier modifier un fil de discussion complet 58 Cr er contact 71 fichier 101 rendez vous 83 t che 118 Cr er une liste de diffusion partir de la liste de participants 90 D D buter 17 D finitions applica
128. ossiers est ouverte ou ferm e Elle contient une liste tri e par ordre alphab tique des dossiers propres aux diff rentes applications en fonction de l application des sections pour les dossiers priv s publics et partag s une barre d ic ne contenant 2 Des ic nes Ajouter El et Modifier El qui permettent de g rer les dossiers s Une ic ne Fermer El qui ferme l arborescence des dossiers 26 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 L interface utilisateur Premiers pas OX Barre lat rale Timo Meier 22 05 2012 OX7 upcoming Brian Connor 23 Speech summary Timo Meier 23 12 2010 eMail m Timo Meier 20 01 2010 Re Fact Sheet Open Xchange Express Jean Dupont 16 12 2009 Votre commande a t trait e Jean Dupont 16 12 2009 Sales meeting agenda draft Bill Keens 16 12 2009 Reworked Evaluation Process amp Bill Keens 16 12 2009 Customer request for OX Express Edition Bill Keens 16 12 2009 New marketing brochures Irene Murphy 16 12 2009 iE Inbox LA La barre lat rale affiche une liste d objets du dossier courant qui d pend de l application et de la vue choisie En fonction de l application des boutons suppl mentaires apparaissent sous cette liste par exemple pour trier les objets Si l arborescence des dossiers est ferm e elle peut tre ouverte en cliquant sur le nom de dossier sous la liste Zone d affichage timo_meier docboat App Suite launched Brian Connor Frank Meyer Jea
129. our Semaine ouvr e o Semaine Pour cr er un rendez vous sur toute une journ e double cliquez en haut de l agenda Choisissez une des vues en calendrier our Semaine ouvr e Semaine ou Mois Dans l agenda d finissez une tendue en faisant glisser la souris du d but la fin du nouveau rendez vous Pour utiliser des fonctionnalit s suppl mentaires lorsque vous cr ez des rendez vous Vous devez au pr alable avoir ouvert la page pour cr er un nouveau rendez vous Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 83 OX Cr er des rendez vous partir de Agenda pi ces jointes au format iCal 1 Pour cr er un rendez vous r current cochez R p ter Les r glages de r p tition actuels s affichent Pour r gler les r p titions cliquez sur la valeur Vous trouverez des exemples dans les Questions et r ponses propos de l agenda Pour cacher les r glages de r p tition cliquez sur l ic ne Fermer X Pour les afficher nouveau cliquez sur Modifier 2 Affich comme vous permet de r gler l affichage de la disponibilit Vous trouverez des exemples dans Questions et r ponses propos de l agenda 3 Sile sujet doit tre cach aux autres utilisateurs cochez Priv Les rendez vous priv s sont marqu s avec l ic ne Priv 4 Pour ajouter d autres participants saisissez l adresse de courrier lectronique dans le champ de saisie sous Participants Cliquez sur l ic ne Conseil lorsque vous s
130. ous 2 Cliquez sur un des boutons Confirmer Temporaire ou D cliner dans la zone d affichage sous le texte Ce message contient un rendez vous 86 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 G rer les rendez vous Agenda OX 8 5 G rer les rendez vous Certaines techniques pour organiser des rendez vous supposent que vous ayez cr des dossiers d agenda auparavant Vous trouverez des informations sur la cr ation de dossiers dans Dossiers page 129 Les possibilit s suivantes vous sont offertes Modifier un rendez vous Modifier des rendez vous par glisser d poser Changer l tat d un rendez vous D placer des rendez vous dans un autre dossier Imprimer des rendez vous Supprimer des rendez vous Modifier plusieurs rendez vous la fois 8 5 1 Modifier un rendez vous Vous pouvez modifier par la suite toutes les donn es saisies lors de la cr ation du rendez vous Pour modifier un rendez vous Vous devez au pr alable avoir le droit de modifier des objets dans le dossier contenant le rendez vous 1 Selon la vue courante utilisez une des m thodes suivantes Cliquez sur un rendez vous dans la vue our Semaine ouvr e Semaine ou Mois Dans la fen tre qui s ouvre cliquez sur Modifier Dans la vue Z ste choisissez un rendez vous dans la barre lat rale Cliquez sur Modifier dans la zone d affichage Les donn es du rendez vous sont affich es dans une nouvelle page Modifiez les do
131. ous souhaitez bien supprimer le compte de courrier lectronique externe 6 7 2 Utiliser un compte de courrier externe Les possibilit s suivantes s offrent vous 62 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 OX Utiliser un compte de courrier externe Courriel afficher les messages d un compte de courrier externe Envoyer un message et saisir l adresse d un compte externe dans le champ destinataire Pour afficher des messages d un compte externe de courrier lectronique Il faut auparavant avoir configur un compte de courrier externe 1 Cliquez sur Courriel dans la barre de menu 2 Dans l arborescence des dossiers ouvrez le dossier portant le nom du compte de courrier externe Pour envoyer un courriel depuis un compte de courrier externe Il faut auparavant avoir configur un compte de courrier externe 1 Dans l arborescence des dossiers ouvrez le dossier portant le nom du compte de courrier externe 2 Cliquez sur R diger un nouveau courriel 3 Remplissez les champs n cessaires pour envoyer un message 50 Cliquez sur Envoyer Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 63 OX Courriel R glages de courriel 6 8 R glages de courriel Pour configurer le courrier lectronique 1 Cliquez sur l ic ne Menu syst me EJ dans la barre de menu Choisissez R glages dans le menu 2 Cliquez sur Courrier lectronique dans la barre lat rale 3 Modifiez les r glages 64 Les r glages sui
132. p diteur le destinataire la date et le sujet du message original Pour transmettre un courriel 1 Choisissez un message dans la barre lat rale 2 Dans la zone d affichage cliquez sur Transmettre 3 Choisissez un ou plusieurs destinataires Ce sujet est d taill dans Pour envoyer un nouveau message page 50 4 Saisissez le texte du message Vous pouvez utiliser les fonctionnalit s suppl mentaires comme les pi ces jointes 5 Cliquez sur Envoyer R sultat le courriel est envoy Conseil vous pouvez galement transmettre plusieurs messages la fois ou tous les messages d un fil de discussion 6 4 4 Faire suivre automatiquement des courriels Vous pouvez faire suivre automatiquement les courriers lectroniques une autre adresse Pour faire suivre vos messages automatiquement 1 Cliquez sur l ic ne Menu syst me El droite de la barre de menu Choisissez R glages dans le menu Cliquez sur Transfert automatique dans la barre lat rale 3 Saisissez l adresse de courrier lectronique o vous souhaitez faire suivre les messages Cliquez sur Activ 6 4 5 Envoyer un message d absence Un message d absence informe l exp diteur d un courrier lectronique que vous n avez pas acc s vos messages pendant un certain temps Vous pouvez r gler les options suivantes le sujet et le texte du message d absence la p riode de temps pendant laquelle il faudra envoyer le message d absence 52
133. ppeler la date d ch ance Pour mettre en place le rappel de courrier lectronique 1 Choisissez un message dans la barre lat rale 2 Cliquez sur Plus dans la zone d affichage Choisissez Rappel dans le menu 3 R glez les d tails dans la fen tre Me e rappeler Choisissez une date dans la liste d roulante Me le rappeler Cliquez sur Cr er un rappel 6 5 9 Ajouter un courriel au portail Vous pouvez mettre un message en pav du portail Pour ajouter un courriel au portail 1 Choisissez un message dans la barre lat rale 2 Cliquez sur Plus dans la zone d affichage Choisissez Ajouter au portail dans le menu 6 5 10 Enregistrer des courriels Vous pouvez enregistrer un message en tant que fichier de texte Le fichier de texte aura pour extension eml 56 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 OX Importer des courriels Courriel Pour enregistrer un courriel 1 Choisissez un message dans la barre lat rale 2 Cliquez sur Plus dans la zone d affichage Choisissez Enregistrer dans un fichier dans le menu 3 Suivez les instructions afin d enregistrer le fichier EML 6 5 11 Importer des courriels Vous pouvez importer un message au format EML Pour importer un courriel 1 Ouvrez le dossier de messages dans lequel vous souhaiter importer le courriel 2 Faites glisser le fichier EML depuis le bureau de votre syst me d exploitation vers la fen tre de l app Courriel D posez le dans la fen
134. ps est flexible et qu il faut seulement respecter la date d ch ance cr ez une t che pour cette action Comment puis je cr er une t che partir d un courrier lectronique Utilisez la fonctionnalit de aope propos e dans la zone d affichage de l app Courriel Vous trouverez plus d informations ce sujet dans TITLE Comment puis je organiser les rendez vous d une personne que je repr sente Demandez la personne que vous repr sentez de partager un dossier d agenda Cr ez ensuite les rendez vous de cette personne dans le dossier partag L autre personne sera vue comme l organisateur des rendez vous Comment puis je utiliser la disponibilit par exemple Disponible Occup Absent etc Si vous voulez viter les conflits lorsque vous cr ez des rendez vous utilisez Disponible Toutes les autres disponibilit s provoquent des messages de conflit lorsque des rendez vous se chevauchent Comment puis je utiliser les r glages de s ries de rendez vous Exemple 1 un rendez vous doit avoir lieu tous les deux jours partir du 07 01 2013 Il doit avoir lieu cinq reprises Commence le 07 01 2013 Quotidien Le rendez vous le r p te tous les deux jours La s rie se termine apr s 5 rendez vous Exemple 2 un rendez vous doit avoir lieu tous les mardis et vendredis partir du 08 01 2013 Commence le 08 01 2013 Hebdomadaire Le rendez vous se r p te chaque semaine le mardi vendredi La s rie ne se
135. que l on clique sur un dossier ses t ches sont affich es Les ic nes Ajouter un dossier El et Modifier le dossier E sous les dossiers permettentd organiser les donn es 127 et de les changer 141 l ic ne Fermer El ferme l arborescence des dossiers La barre lat rale Affiche une liste de t ches dans le dossier choisi Le sujet l tat ou la date d ch ance et l avancement sont affich s Les fonctionnalit s suivantes sont disponibles Lorsque l on clique sur une t che ses donn es sont affich es dans la zone d affichage Lorsque l on clique sur l ic ne Choisir sous la liste une case cocher appara t c t de chaque t che Vous pouvez choisir plusieurs t ches Le nom du dossier choisi appara t sous la liste Lorsque l on clique sur ce nom l arborescence des dossiers s ouvre Lorsque l on clique sur l ic ne Trier sous la liste un menu pour trier les t ches s affiche Vous pouvez aussi indiquer dans ce menu si les t ches termin es doivent tre affich es La zone d affichage Affiche les donn es de la t che et les fonctionnalit s disponibles Sujet Date d ch ance si elle a t saisie tat et progression Ic ne d importance Sila t che a des pi ces jointes le nom des pi ces jointes est affich Boutons Modifier 120 Supprimer 121 Termin 120 et Modifier la date d ch ance 120 En cliquant sur Plus un menu s ouvre pour proposer les fonction
136. r 130 des dossiers 12 2 1 Types de dossier L arborescence des dossiers contient des dossiers appartenant aux types suivants Dossiers priv s a Les dossiers priv s contiennent vos courriels contacts rendez vous t ches et fichiers Les autres utilisateurs ne peuvent pas voir vos dossiers priv s moins que vous ne les partagiez avec d autres utilisateurs a Vos dossiers priv s pour les contacts rendez vous t ches et fichiers se trouvent dans Pr dans l arborescence des dossiers 2 Votre dossier de fichiers priv se trouve dans Mes fichiers Dossiers publics a Les dossiers publics contiennent les contacts rendez vous et documents qui sont d int r t commun tous les utilisateurs Chaque utilisateur peut cr er des dossiers publics et les partager avec d autres utilisateurs a Les dossiers publics se trouvent dans l arborescence dans Pb ic Vous y trouverez le carnet d adresses global contenant les donn es de contact de tous les utilisateurs a Les dossiers de fichiers publics se trouvent dans Fichiers publics Dossiers partag s a Les dossiers partag s ont t partag s avec vous par d autres utilisateurs avec des droits en lecture ou en criture 2 Les dossiers partag s se trouvent dans l arborescence des dossiers dans Partag s Les dossiers de fichiers partag s se trouvent dans Fichiers partag s 12 2 2 Naviguer dans la structure des dossiers Les fonctionnalit s suivantes sont disponibles
137. r correctement avec OX App Suite la machine sur laquelle vous travaillez doit satisfaire aux exigences suivantes R solution et dimensions de l cran La r solution de l affichage minimale est 1024 x 768 Navigateur Google Chrome derni re version R glages du navigateur Les cookies doivent tre activ s JavaScript doit tre activ Les fen tres qui apparaissent spontan ment pop ups doivent tre autoris es 20 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Mode d emploi D buter avec OX App Suite OX 2 3 Mode d emploi Les techniques suivantes doivent tre connues Utiliser le bouton gauche de la souris pour cliquer sur des l ments Utiliser le glisser d poser S lectionner plusieurs l ments en appuyant sur la touche lt ctrl gt ou lt cmd gt sur un Macintosh Travailler avec plusieurs fen tres Ouvrir enregistrer et fermer des fichiers Ouvrir fermer et s lectionner des fichiers dans une arborescence de dossiers Des informations sur ces techniques se trouvent par exemple dans la documentation de votre syst me d exploitation Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 21 OX D buter avec OX App Suite Se connecter se d connecter 2 4 Se connecter se d connecter Pour vous connecter il vous faut conna tre l adresse du serveur votre nom d utilisateur et votre mot de passe Ces informations sont fournies par votre administrateur ou votre h bergeur Pou
138. r des messages lectroniques 6 4 Envoyer des messages lectroniques Les possibilit s suivantes s offrent vous Envoyer un nouveau message lectronique R pondre des courriels Transmettre des courriels Faire suivre automatiquement des courriels Envoyer un message d absence 6 4 1 Envoyer un nouveau message lectronique Pour r diger un nouveau message vous pouvez R diger un message en saisissant le destinataire le sujet et le corps du message Utiliser d autres fonctionnalit s envoyer des copies joindre des pi ces ajouter une carte de visite demander un accus de r ception ou r gler l importance du message Pour envoyer un nouveau message 1 Cliquez sur l ic ne Cr er E dans la barre d outils 2 Saisissez l adresse de courriel du destinataire dans le champ de la barre lat rale Appuyez sur Entr e S il y a plusieurs destinataires r p tez cette action Vous pouvez galement saisir le nom d une liste de diffusion 72 Pour supprimer un destinataire cliquez sur l ic ne Supprimer X Conseil pendant que vous saisissez l adresse de courrier lectronique plusieurs adresses sont sugg r es Pour accepter une suggestion a Choisissez une suggestion l aide des touches fl ch es ou de la souris b Appuyez sur Entr e 3 Saisissez un sujet Saisissez le texte du message Pour r diger le courriel au format texte cliquez sur Texte pr s de Format du texte
139. r glisser d poser 87 U modifier plusieurs 89 E Utilisateur planifier avec plusieurs participants 91 d finition 14 r soudre les conflits 85 supprimer 89 V trouver des cr neaux libres 91 Renommer Vider le cache 30 fichiers 103 Vue Renommer des dossiers 130 R pondre des courriels 51 R pondre une invitation une t che 119 R pondre une invitations un rendez vous 86 R soudre les conflits de rendez vous 85 S S abonner dossiers de courrier lectronique 60 Social voir Publier et s abonner 136 Souscrire flux RSS 43 messages en provenance de r seaux sociaux 43 Souscrire des flux RSS 43 Structure des dossiers naviguer 129 Supprimer contacts 74 dossier 131 fichiers 104 rendez vous 89 t ches 121 T T ches 115 116 afficher 117 changer la date d ch ance 120 confirmer une invitation 119 cr er 118 d l guer d autres personnes 123 rendez vous 82 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 159 160 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013
140. r un dossier Remarque pour d placer un dossier vous devez avoir les droits d administration sur le dossier ainsi que le droit de cr er des sous dossiers dans le dossier cible 130 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Supprimer des dossiers Organiser les donn es OX 1 Dans l arborescence des dossiers choisissez le dossier que vous voulez d placer 2 Cliquez sur l ic ne Modifier le dossier El sous l arborescence des dossiers Choisissez D placer 3 S lectionnez un dossier dans la fen tre D v acer le dossier Cliquez sur D placer 12 2 6 Supprimer des dossiers Vous pouvez supprimer des sous dossiers dans vos dossiers priv s Pour les autres dossiers vous devez avoir les droits 132 requis Pour supprimer un dossier Attention si vous supprimez un dossier tous les sous dossiers et objets de ce dossier seront galement supprim s Les sous dossiers et objets supprim s ne peuvent pas tre restaur s Remarque pour supprimer un dossier vous devez avoir les droits d administration sur ce dossier 1 Dans l arborescence des dossiers choisissez le dossier que vous souhaitez supprimer N Cliquez sur l ic ne Modifier le dossier El sous l arborescence des dossiers Choisissez Supprimer 3 Confirmez que vous voulez supprimer le dossier R sultat le dossier et ses objets sont supprim s d finitivement Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 131 OX Organiser les donn es Dro
141. r vous connecter au serveur 1 Ouvrez un navigateur web 2 Saisissez l adresse du serveur dans la barre d adresse et validez La page de connexion s affiche CS CNRS E Stay signed in 3 Saisissez votre nom d utilisateur et votre mot de passe Notez que la diff rence entre majuscules et minuscules est importante 4 Pour enregistrer localement vos l ments d identification cochez Rester connecter Attention n utilisez cette option que si vous tes le seul utiliser cet ordinateur Quand vous vous connectez depuis une machine en acc s public n utilisez pas cette option 5 Cliquez sur Se connecter Remarque si vous vous trompez dans le nom d utilisateur ou dans le mot de passe un message d erreur est affich Essayez nouveau de saisir les informations correctes R sultat le bureau s affiche Une barre de menu au sommet de l cran donne acc s aux fonctionnalit s disponibles dans l ensemble des applications Choisir des applications p ex Portail Courriel Carnet d adresses Autres fonctionnalit s organiser les applications actualiser les donn es ouvrir la section d aide se d connecter En bas de l cran plusieurs informations utiles sont affich es Votre nom d utilisateur La date et l heure actuelles Pour se d connecter 1 la droite de la barre de menu cliquez sur l ic ne Menu syst me E3 Cliquez sur Se d connecter Vous revenez l cran de connexion 2 Si quelqu un d autre a acc
142. rborescence des dossiers Choisissez Importer Dans la fen tre rporter vers cliquez sur Choisir le fichier S lectionnez un fichier au format iCal n e w Cliquez sur Importer R sultat les rendez vous ou les t ches apparaissent dans le dossier 13 1 2 Importer des contacts au format vCard Lorsque vous importez des donn es au format vCard pr tez attention aux points suivants Assurez vous que le fichier importer contient des donn es vCard correctes Pour chaque contact une seule adresse priv e et une seule adresse professionnelle sont import es Si le fichier vCard contient d autres adresses priv es et professionnelles ces adresses sont ignor es lors de l importation Pour importer des contacts au format vCard Lancez l app Carnet d adresses N Dans l arborescence des dossiers s lectionnez le dossier o vous souhaitez importer les contacts pa Cliquez sur l ic ne Modifier le dossier E sous l arborescence des dossiers Choisissez Importer B Choisissez le format vCard dans la fen tre mporter vers Cliquez sur Choisir le fichier S lectionnez un fichier au format vCard 5 Cliquez sur Importer R sultat les contacts apparaissent dans le dossier 13 1 3 Importer des contacts au format CSV Les fichiers CSV suivants sont pris en charge a Fichiers CSV standard avec des valeurs s par es par des virgules Fichiers CSV provenant des versions suivantes de Microsoft Outlook o Mic
143. re D v acer Cliquez sur Of Conseil pour d placer des t ches par glisser d poser s lectionnez une ou plusieurs t ches dans la barre lat rale Faites glisser les t ches s lectionn es vers un dossier de l arborescence des dossiers et d posez les l 11 5 5 Modifier les confirmations de t ches Vous pouvez modifier par la suite l tat de confirmation d une t che Pour modifier la confirmation d une une t che 1 Choisissez une t che dans la barre lat rale 2 Cliquez sur Plus dans la zone d affichage Choisissez Modifier l tat de confirmation dans le menu 3 Dans la fen tre qui s ouvre choisissez l tat de confirmation d sir Si le besoin s en fait sentir saisissez un message 4 Cliquez sur Modifier l tat 11 5 6 Imprimer des t ches Pour imprimer des t ches vous pouvez imprimer les caract ristiques d une t che Pour imprimer les caract ristiques d une t che 1 Choisissez une t che dans la barre lat rale 2 Cliquez sur Plus dans la zone d affichage Choisissez Imprimer dans le menu 3 Sile besoin s en fait sentir modifiez les r glages d impression Cliquez sur Imprimer en utilisant la bo te de dialogue syst me en bas gauche 11 5 7 Supprimer des t ches Vous pouvez supprimer une ou plusieurs t ches Pour supprimer une t che Attention lorsque l on supprime une t che celle ci est perdue jamais Choisissez une t che dans la barre lat rale N a Cliquez
144. rendez vous Une couleur est associ e chaque participant Les rendez vous des participants Chaque rendez vous est affich e dans la couleur associ e au participant Vous pouvez Pour choisir une autre plage horaire utilisez la barre de navigation au sommet du calendrier Ajouter ou supprimer des participants Pour changer de vue active cliquez sur Changer de vue en bas droite S lectionnez la souris une zone libre du calendrier qui traduit la plage horaire du nouveau rendez vous La page Cr er un rendez vous s ouvre Remplissez les d tails du nouveau rendez vous 83 92 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 R glages de l agenda Agenda OX 8 7 R glages de l agenda Pour utiliser les r glages de l agenda 1 Cliquez sur l ic ne Menu syst me El droite de la barre de menu Choisissez R glages dans le menu 2 Cliquez sur Agenda dans la barre lat rale 3 Modifiez les r glages 93 Les r glages suivants sont disponibles chelle de temps en minutes Heure de d but de travail Heure de fin de travail Vue Afficher les rendez vous refus s Heure par d faut pour le rappel Notification par courriel pour Nouveau Modifi Supprim Notification par courriel pour le cr ateur du rendez vous Notification par courriel pour le participant au rendez vous chelle de temps en minutes Indique l intervalle de division de la grille de temps pour les vues en calendri
145. rir la vue de planification pour cr er un rendez vous dans un cr neau libre Les deux m thodes sont quivalentes Pour utiliser la vue de planification depuis la page de cr ation de rendez vous 1 Ajoutez un ou plusieurs utilisateurs comme participants au rendez vous sur la page Cr er un rendez Vous 2 Cliquez sur Trouver un horaire libre 3 La page P anification recense les informations suivantes Les participants au rendez vous Une couleur est associ e chaque participant Les rendez vous des participants Chaque rendez vous est affich e dans la couleur associ e au participant Vous pouvez Pour choisir une autre plage horaire utilisez la barre de navigation au sommet du calendrier Ajouter ou supprimer des participants Pour changer de vue active cliquez sur Changer de vue en bas droite 4 S lectionnez la souris une zone libre du calendrier qui traduit la plage horaire du nouveau rendez vous La page Cr er un rendez vous s ouvre 5 Remplissez les d tails du nouveau rendez vous 83 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 91 OX Planifier des rendez vous avec Agenda plusieurs participants Pour ouvrir directement la vue de planification 1 2 3 Cliquez sur l ic ne Planification B dans la barre d outils Ajoutez d autres utilisateurs en tant que participants en bas gauche de la page de P anjfication Cette page recense les informations suivantes Les participants au
146. rosoft Outlook 2003 2007 a Versions fran aise anglaise et allemande Le bon format du fichier CSV est reconnu automatiquement L affectation des donn es tel ou tel champ de donn es d pend de vos r glages Pour plus d informations consulter votre administrateur ou votre h bergeur Pour importer des contacts depuis un fichier CSV Lancez l app Carnet d adresses N Dans l arborescence des dossiers s lectionnez le dossier o vous souhaitez importer les contacts p Cliquez sur l ic ne Modifier le dossier E sous l arbre des dossiers Choisissez Importer A Choisissez le format de donn es Cliquez sur Importer 146 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Importer des contacts au format CSV changer des donn es OX R sultat les contacts apparaissent dans le dossier Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 147 OX changer des donn es Exporter des donn es 13 2 Exporter des donn es La fonctionnalit d exportation vous permet d exporter certaines donn es dans un fichier que vous pourrez exploiter dans d autres programmes Vous pouvez exporter les donn es suivantes Des contacts aux formats suivants o CSV o vCard o hCard Des rendez vous aux formats suivants o iCalendar Des t ches aux formats suivants o iCalendar Ces formats sont standardis s et peuvent ensuite tre import s dans de nombreux autres programmes Vous pouvez exporter les donn es pr
147. rte plusieurs destinataires 3 Choisissez Enregistrer comme liste de diffusion dans le menu Compl tez les champs pour cr er une liste de diffusion 72 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 61 OX Comptes de courrier lectronique Courriel externes 6 7 Comptes de courrier lectronique externes Si vous utilisez des comptes de courriel externes comme Google Mail vous avez acc s ces comptes depuis le collecticiel condition de les avoir d clar s dans les r glages Chaque compte externe se verra attribuer son propre dossier de courrier D abord vous devez configurer les comptes de courrier externes Vous pouvez alors les utiliser 6 7 1 Configurer et modifier la configuration des comptes externes Les possibilit s suivantes s offrent vous r gler un compte de courrier externe modifier un compte de courrier externe supprimer un compte de courrier lectronique externe Pour configurer un compte de courrier lectronique externe Cliquer sur l ic ne Menu syst me E dans la barre de menu Choisissez R glages dans le menu N Cliquez sur Comptes de courrier et sur les r seaux sociaux dans la barre lat rale w Cliquez sur Ajouter dans la zone d affichage Choisissez Compte de courrier dans le menu A Dans la fen tre Ajouter un compte de courrier lectronique saisissez l adresse de courrier lectronique du compte externe Saisissez le mot de passe correspondant et cliquez
148. s Utilisez les dossiers d agenda pour organiser les rendez vous Indiquez les membres d quipe qui ont le droit d acc der tel ou tel agenda Utilisez les fonctionnalit s de la vue en quipe pour trouver des plages horaires libres et v rifier si des ressources comme des salles ou des appareils sont disponibles Quand vous planifiez des rendez vous avec des participants externes les fonctionnalit s iCal vous permettent des g rer des invitations automatis es En savoir plus 79 T ches Planifiez et organisez vos activit s Utilisez la date d ch ance pour organiser vos t ches Faites vous rappeler les t ches qui sont arriv es ch ance G rez votre quipe en d l gant certaines t ches aux autres Utilisez les dossiers de t ches pour organiser vos t ches Indiquez les membres d quipe qui ont le droit d acc der telle ou telle t che En savoir plus 115 Documents Cr ez modifiez et imprimez des documents mis en forme aux formats Office usuels Utilisez les documents de traitement de texte pour votre correspondance Exploitez les tables et les images pr sentes dans ces documents Mettez profit les autres apps pour organiser vos documents pour les envoyer par courriel ou pour les partager avec d autres utilisateurs ou des partenaires externes Pour en savoir plus 109 Fichiers Utilisez le d p t de fichiers pour g rer des informations de fa on centralis e ou les
149. s Dans la fen tre qui s ouvre choisissez Modifier l tat Dans la vue Z ste choisissez un rendez vous dans la barre lat rale Cliquez sur Modifier l tat dans la zone d affichage 2 Saisissez un commentaire dans la fen tre Modifier l tat de confirmation Cliquez sur un des boutons D cliner Provisoire ou Accepter 8 5 4 D placer des rendez vous dans un autre dossier Vous pouvez d placer un rendez vous individuel ou plusieurs rendez vous la fois dans un autre dossier Pour d placer un rendez vous dans un autre dossier Vous devez au pr alable avoir le droit de cr er des objets dans le dossier cible 1 Selon la vue courante utilisez une des m thodes suivantes Dans les vues our Semaine ouvr e Semaine ou Mois cliquez sur un rendez vous Dans la fen tre qui s ouvre cliquez sur Mois Dans la vue Z ste choisissez un rendez vous dans la barre lat rale Cliquez sur D placer dans la zone d affichage 2 Choisissez un dossier dans la fen tre D v acer Cliquez sur D placer 8 5 5 Imprimer des rendez vous Pour imprimer des agendas et des rendez vous vous pouvez imprimer une feuille de calendrier avec des rendez vous imprimer les donn es d un rendez vous Pour imprimer une feuille de calendrier avec des rendez vous 1 Cliquez sur l ic ne Vue dans la barre d outils Cliquez sur un des l ments suivants Jour Semaine ouvr e Semaine ou Mois 2 Ouvrez un dossier d agenda dans l arborescence
150. s Aide Ouvre l aide en ligne o Plein cran Bascule en mode plein cran ou revient en mode fen tr o Se d connecter Vous d connecte du logiciel de travail collaboratif 24 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Premiers pas OX L interface utilisateur Barre d outils La barre d outils est gauche Elle contient les ic nes suivantes l ic ne Woureau E sert cr er de nouveaux objets comme un nouveau message lectronique ou un nouveau contact l ic ne Dossier oui non El ouvre ou ferme l arborescence des dossiers l ic ne Recherche oui non E ouvre ou ferme le champ de saisie de la recherche Selon l application utilis e d autres ic nes peuvent tre disponibles par exemple une ic ne pour choisir un type de vue de la zone d affichage La zone de saisie Recherche a W From M To wicc F Subject 7 Mail text Si vous cliquez sur l ic ne Recherche oui non dans la barre d outils la zone de Recherche est ouverte ou ferm e Quand vous saisissez un terme chercher la barre lat rale n affiche que les l ments qui contiennent le terme chercher Pour r initialiser le r sultat de la recherche cliquez nouveau sur l ic ne Recherche dans la barre d outils Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 25 OX Premiers pas L interface utilisateur Arborescence des dossiers Lorsque vous cliquez sur l ic ne Dossier oui non dans la barre d outils l arborescence des d
151. s adresses Vous pouvez recueillir les adresses de courrier lectronique en les ajoutant un carnet d adresses Les possibilit s suivantes s offrent vous Recueillir automatiquement les nouvelles adresses de courrier lectronique lorsque vous envoyez et recevez des messages en activant cette fonctionnalit dans les R glages de courrier Ajouter la main les adresses de courrier lectronique un carnet d adresses Pour ajouter manuellement une adresse de courrier lectronique un carnet d adresses 1 Choisissez un message dans la barre lat rale 2 Cliquez sur le nom de l exp diteur ou du destinataire dans la zone d affichage 3 Cliquez sur Copier dans la fen tre qui s affiche Choisissez un dossier dans la fen tre Copier 6 5 5 Cat goriser des courriels avec des tiquettes Vous pouvez placer un message isol ou un fil de discussion complet dans une certaine cat gorie l aide d une tiquette color e Pour cat goriser un courriel avec une tiquette 1 Choisissez un message dans la barre lat rale 2 Cliquez sur l ic ne tiquette dans la zone d affichage 3 Choisissez une tiquette dans le menu Pour enlever l tiquette cliquez sur Aucune dans le menu tiquette Conseil vous pouvez aussi cat goriser avec une tiquette plusieurs messages la fois ou tous les messages d un fil de discussion 6 5 6 Afficher le code source d un message Le code source d un message lectronique repr
152. s et abonnements El accol e un dossier comportant une publication ou un abonnement Pour d sactiver ou activer des publications ou des abonnements 1 Cliquez sur l ic ne Menu syst me EJ dans la barre de menu Choisissez R glages dans le menu 2 Cliquez sur Publications et abonnements dans la barre lat rale 3 Cliquez sur D sactiver ou Activer dans la zone d affichage c t d une publication ou d un abonnement Pour changer les r glages des publications ou des abonnements Cliquez sur l ic ne Menu syst me E dans la barre de menu Choisissez R glages dans le menu N Cliquez sur Publications et abonnements dans la barre lat rale w Cliquez sur Modifier pr s d une publication ou d un abonnement dans la zone d affichage a Modifiez les r glages Quand vous avez fini cliquez sur Publier 138 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 G rer les dossiers auxquels vous vous OX tes abonn et que vous avez publi s Organiser les donn es Pour supprimer des publications ou des abonnements 1 Cliquez sur l ic ne Menu syst me E dans la barre de menu Choisissez R glages dans le menu 2 Cliquez sur Publications et abonnements dans la barre lat rale 3 Cliquez sur l ic ne Supprimer X dans la zone d affichage en face d une publication ou d un abonnement Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 139 140 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 OX 13 changer des donn
153. sant comment y acc der Vous trouverez plus d informations ce sujet dans S abonner des donn es page 136 Vous abonner vos rendez vous sur Google calendar Vous abonner aux donn es des autres utilisateurs en utilisant une invitation par courriel Actualiser les donn es auxquelles vous tes abonn D sactiver activer modifier ou supprimer un abonnement Vous trouverez des informations ce sujet dans G rer les dossiers auxquels vous vous tes abonn et que vous avez publi s page 138 Pour vous abonner des donn es issues d un r seau social Il vous faut auparavant avoir d clar un compte et avoir indiqu les donn es d authentification n cessaires pour consulter la source de donn es 1 Dans l application Carnet d adresses choisissez un dossier de contacts priv Cliquez sur l ic ne Modifier le dossier E sous l arborescence des dossiers Choisissez S abonner 3 La fen tre S abonner s ouvre Indiquez les donn es auxquelles vous souhaitez vous abonner Choisissez la source de donn e dans la liste d roulante Source Choisissez le compte pour cette source de donn es dans la liste d roulante Compte 4 Siles donn es auxquelles vous vous abonnez doivent tre associ es un nouveau dossier cochez Ajouter un nouveau dossier pour cet abonnement 5 Cliquez sur S abonner Les donn es sont import es ce qui peut prendre un certain temps Conseil un dossier contenant des donn es obtenues par abonnement est marq
154. sessssssreresessssssrereerssssssrereersesss 100 9A Cr er d s OMIS ne ane en ne aN nes none 101 9 5 G rer les fIChIGrS 45 sr enaos antenne sant teneurs AE EE n es 102 9 5 1 Envoyer les fichiers comme lien 102 9 5 2 Envoyer des fichiers comme pi ces jointes eesseseeesresssrrerrrrrsresrerrreses 102 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 5 OX OX App Suite 9 5 3 Afficher le lien vers un fichier iii 102 9 5 4 Modifier des noms de fichiers sssssssssssssrsesrstersrsrsrsrererersrseereeereeseeeses 103 9 5 5 Modifier des descriptions iii 103 9 5 6 D placer des fichiers seen 103 9 5 7 Copier des fichiers serres 104 9 5 8 Ajouter des fichiers au portail 104 9 5 9 Supprimer des fichiers ie 104 9 5 10 Travailler avec des versions iii 104 9 5 11 Modifier plusieurs fichiers la fois ssssssssseessesrsrsreeersrereeerreeesesrseees 106 9 6 Fichiers et QUIP S sscsssss rirancsararssargrareses ratatet raresdrararas t repedes teters re res s vere 107 9 7 R glages des fichiers een 108 10 DOCUMEMES nent fatessedaaennsnnse nes sn nenes ses soss t enes uen sn 109 10 1 Les composants de Documents ire 110 102 Er erd s documents harnais 112 10 3 Modifier les documents sesesessssersrsrsrsrsrsrsrsesrsesesesesesesesesesesesesesesesesesereseses 113 10 4 Modifier des documents sous un nouveau nom 114 d OS s nie ee road E T 115 11 1 Les composants de Zches eee 116 11 2 Afficher d s taches
155. sur Supprimer dans la zone d affichage 3 Confirmez que vous voulez supprimer la t che R sultat la t che est supprim e Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 121 OX T ches Modifier plusieurs t ches la fois 11 5 8 Modifier plusieurs t ches la fois Vous pouvez effectuer les op rations suivantes sur plusieurs t ches la fois D placer des t ches dans un autre dossier Marquer des t ches comme termin es ou non termin es Supprimer des t ches Pour effectuer une op ration sur plusieurs t ches la fois 1 Cliquez sur l ic ne Choisir Une case cocher appara t dans la barre lat rale c t de chaque t che 2 Cochez les cases cocher correspondant au moins deux t ches 3 Cliquez sur une action dans la zone d affichage 122 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 T ches au sein d une quipe T ches OX 11 6 T ches au sein d une quipe Les possibilit s suivantes s offrent vous Partager 123 des t ches avec d autres utilisateurs D l guer 123 des t ches d autres utilisateurs 11 6 1 Partager des t ches Vous pouvez partager vos t ches avec des partenaires internes et externes Diff rentes m thodes peuvent tre employ es en fonction des besoins Pour partager un dossier avec votre quipe proc dez comme suit Cr ez un nouveau dossier de t ches priv ou public Partagez ce dossier avec tous les utilisateurs de
156. t goriser des courriels 55 Exporter contacts 148 rendez vous 148 t ches 148 Exporter des donn es 148 F FAQ voir foire aux questions 149 Fen tres syst me d finition 14 Fichiers 95 affichage 98 afficher dans la vue en ic nes 98 afficher dans la vue en liste 98 afficher des documents 99 afficher le contenu 99 afficher le lien 102 ajouter au portail 104 composants 96 copier 104 cr er 101 d placer 103 envoyer comme lien 102 envoyer comme pi ce jointe un courriel 102 156 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Index OX g rer 102 modifier des versions 104 modifier la description 103 modifier plusieurs 106 ouvrir 99 renommer un fichier 103 supprimer 104 Fil de conversation d finition 14 Foire aux questions 149 agenda cr ez des rendez vous pour quelqu un d autre 151 agenda utiliser la disponibilit 151 agenda utiliser les rendez vous en s rie 151 changer le mot de passe 149 contacts des r seaux sociaux 151 Courriel comptes de courriel externes 150 Courriel r duire la saisie 150 Courriel transfert automatique 150 Courriel utilisation de Copie et de Copie invisible 150 cr er des t ches partir de courriels 151 donn es et r glages personnels 149 envoyer un courriel plusieurs adresses la fois 150 Informer de la pr sence de nouveaux objets 150 messages des r seaux sociaux ou pages de nouvelles 150 partage de dossier r
157. taire s ouvre Si le rendez vous comporte d autres participants les boutons Envoyer un courriel tous les participants 90 et Enregistrer comme liste de diffusion 90 sont affich s Les d tails a la disponibilit a quel dossier a qui a cr le rendez vous et quand a qui a modifi le rendez vous pour la derni re fois Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 81 OX Agenda Afficher des rendez vous 8 2 Afficher des rendez vous Vous pouvez choisir les vues suivantes la vue en liste des rendez vous d un agenda les vues en calendrier des rendez vous d un agenda Dans les r glages de l agenda vous pouvez d finir la vue par d faut 8 2 1 Afficher les rendez vous dans une vue en calendrier Pour afficher les rendez vous dans une vue en calendrier 1 Cliquez sur l ic ne Vue Bdans la barre d outils Cliquez sur un des l ments suivants Jour Semaine ouvr e Semaine ou Mois 2 Ouvrez un dossier d agenda dans l arborescence des dossiers 3 Indiquez les rendez vous afficher Pour afficher tous les rendez vous de tous vos agendas priv s cochez Tout afficher Pour n afficher que les rendez vous de l agenda courant d cochez tout afficher 4 Cliquez sur un rendez vous dans l agenda Les donn es de l agenda sont affich es dans la fen tre qui s ouvre Vous pouvez effectuer les op rations suivantes Afficher les d tails d un participant en cliquant sur son nom Une fen tre suppl mentaire s ouvr
158. termine jamais Example 3 un rendez vous doit avoir lieu un mercredi sur deux partir du 09 01 2013 Le dernier rendez vous a lieu le 27 03 2013 Commence le 09 01 2013 Hebdomadaire Le rendez vous se r p te toutes les 2 semaines le mercredi La s rie se termine le 27 03 2013 Exemple 4 un rendez vous doit avoir lieu le premier lundi de chaque mois partir du 04 02 2013 Le rendez vous doit avoir lieu douze fois Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 151 OX Bonnes pratiques Commence le 04 02 2013 Mensuel Le rendez vous se r p te chaque premier lundi du mois La s rie se termine apr s 12 rendez vous Exemple 5 un rendez vous doit avoir lieu chaque ann e le dernier vendredi de novembre partir du 29 11 2013 Commence le 29 11 2013 Annuel Le rendez vous se r p te chaque dernier vendredi de novembre La s rie ne se termine jamais Comment trouver des cr neaux libres quand on cr e des rendez vous Cliquez sur Trouver un horaire libre quand vous cr ez un rendez vous ou cliquez sur l ic ne Planification E dans la barre d outils Vous trouverez des informations ce sujet dans 22TITLE Questions sur l organisation des donn es et le travail en quipe Comment puis je mettre certains contacts disposition de mes partenaires externes Vous pouvez laisser vos partenaires externes acc der aussi bien vos carnets d adresses dans le logiciel de travail collaboratif qu vos conta
159. thodes suivantes Pour cr er le rendez vous malgr le conflit cliquez sur Ignorer les conflits Pour r soudre le conflit cliquez sur Annuler Modifiez l heure du rendez vous ou donnez la valeur Disponible au champ Affich comme Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 85 OX R pondre des invitations des Agenda rendez vous 8 4 R pondre des invitations des rendez vous Si un utilisateur ou un partenaire externe vous ajoute aux destinataires du rendez vous vous en serez averti d au moins une des fa ons suivantes Vous serez inform du rendez vous dans la Zone d informations Vous recevrez une invitation par courriel au rendez vous Vous pouvez accepter accepter titre provisoire ou refuser de participer la t che Vous pouvez toujours changer votre tat de confirmation plus tard Pour r pondre une invitation un rendez vous dans la zone d informations 1 Cliquez sur l indication Non lus dans la barre de menu E La zone de notification appara t 2 Cliquez sur Accepter D cliner sous nvitations 3 Saisissez un commentaire dans la fen tre Modifier l tat de confirmation Cliquez sur un des boutons D cliner Provisoire ou Accepter Vous pouvez aussi modifier l tat d un rendez vous ult rieurement Pour r pondre une invitation un rendez vous dans une invitation par courriel 1 Dans l application Courrie ouvrez un courriel contenant une invitation un rendez v
160. tion 14 carnet d adresses global 14 compte de courrier lectronique externe 14 compte de courrier lectronique interne 14 l ments 14 fen tres syst me 14 fil de conversation 14 fonctionnalit 14 interface utilisateur 14 objets 14 OX App Suite 14 participant externe 14 participants 14 utilisateur 14 D placer contacts 74 courrier lectronique 54 dossier 130 fichiers 103 rendez vous dans un autre dossier 88 t ches 121 Documentation 9 aide 15 Contenu 11 conventions de pr sentation 12 groupe vis 10 Documents 109 afficher le contenu 99 composants 110 cr er 112 cr er des documents 112 imprimer 113 modifier 113 modifier sous un nouveau nom 114 t l charger 113 Donn es de contact personnelles 31 Dossiers 129 accorder 134 accorder des droits 134 cr er 130 d placer 130 dossiers partag s 129 dossiers priv s 129 dossiers publics 129 naviguer dans la structure des dossiers 129 ouvrir 129 renommer 130 s abonner dossier de courrier lectronique 60 supprimer 131 type 129 Dossiers partag s 129 Dossiers priv s 129 Dossiers publics 129 Droits 132 accorder 134 sur les dossiers existants 133 sur les nouveaux dossiers 133 change de donn es 141 contacts 77 t ches 124 l ments d finition 14 Enregistrer courrier lectronique 56 58 Envoyer contacts sous forme de vCard 74 courriers lectroniques 50 Envoyer une vCard 74 tiquette ca
161. u avec l ic ne Nuage E3 Lorsque l on clique sur cette ic ne les r glages Publications et abonnements sont ouverts Pour vous abonner des rendez vous de votre agenda Google Calendar 1 Dans l application Agenda s lectionnez un dossier d agenda priv 2 Cliquez sur l ic ne Modifier le dossier El sous l arborescence des dossiers Choisissez S abonner 3 Dans la fen tre S abonner choisissez les donn es auxquelles vous souhaitez vous abonner Choisissez la source de donn e dans la liste d roulante Source Saisissez le nom d utilisateur et le mot de passe de votre compte Google 4 Siles donn es auxquelles vous vous abonnez doivent tre associ es un nouveau dossier cochez Ajouter un nouveau dossier pour cet abonnement 5 Cliquez sur S abonner Les donn es sont import es ce qui peut prendre un certain temps 136 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Publier des donn es Organiser les donn es OX Pour vous abonner des donn es en utilisant une invitation par courriel Un autre utilisateur doit au pr alable avoir publi un dossier et vous avoir envoy une invitation par courriel Cette invitation contient une note ainsi que le bouton S abonner cette publication Dans l application Courrie choisissez un message contenant l invitation vous abonner 2 Cliquez sur S abonner cette publication sous Quelqu un a partag un dossier avec vous dans la zone d affichage Pour actualiser les donn es auxq
162. u de couleurs pour l interface utilisateur App par d faut apr s la connexion D finit l application qui s affiche apr s qu on se soit connect Ouvrir automatiquement la zone de notification en cas de nouvelle notification D termine si la zone de notification s ouvre automatiquement lorsqu une nouvelle notification est re ue Vider le cache En cliquant sur le bouton les copies enregistr es localement sont supprim es Ces copies locales sont utilis es pour augmenter la vitesse d acc s Dans certaines circonstances un comportement d fectueux de l interface utilisateur peut tre corrig en vidant le cache 30 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Modifier les donn es de contact OX personnelles Premiers pas 3 3 Modifier les donn es de contact personnelles Pour modifier vos donn es personnelles de contact 1 Cliquez sur l ic ne Menu syst me El sur la droite de la barre de menu Dans le menu choisissez R glages 2 Dans l a barre lat rale cliquez sur Mes donn es de contact 3 Modifiez les r glages Cliquez sur Enregistrer Conseil vous pouvez galement modifier vos donn es de contact personnelles en passant par le pav de portail Donn es utilisateur dans l application Portai Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 31 OX Premiers pas Changer le mot de passe 3 4 Changer le mot de passe Pour changer votre mot de passe 1 2 3 4 Cliquez sur Portail
163. uelles vous vous tes abonn De la m me fa on que les autres objets les donn es auxquelles vous vous tes abonn sont actualis es intervalles r guliers Vous pouvez galement actualiser manuellement les donn es des dossiers auxquelles vous vous tes abonn 1 Cliquez sur l ic ne Menu syst me El droite de la barre de menu Choisissez R glages dans le menu 2 Cliquez sur Publications et abonnements dans la barre lat rale 3 Cliquez sur Actualiser pr s d un abonnement dans la zone d affichage 12 4 2 Publier des donn es Vie priv e Lorsque vous utilisez cette fonctionnalit de publication vous devez en tant que propri taire actuel des donn es vous assurer du respect des r gles relatives au respect de la vie priv e et observer les obligations l gales droit d auteur et lois sur le respect de la vie priv e Vous tes la partie responsable dans le cadre de la loi Informatique et libert s ou d autres lois sur le respect de la vie priv e de votre pays en particulier lorsque vous publiez des donn es priv es Selon les r glements europ ens et autres r glements nationaux vous en tant que partie responsable tes en charge du cycle de vie des donn es et ne devez pas publier ou transmettre des donn es personnelles sans le consentement de la personne Au del des obligations l gales Open Xchange souhaite inciter apporter un soin extr me lors du traitement des donn es nominatives Veui
164. uments 113 114 rendez vous 87 t ches 120 versions 104 Modifier la confirmation d une t che 121 Multim dia images audio vid o 100 N Nouveau courrier lectronique 50 dossier 130 O Objets Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 157 OX Index d finitions 14 Organisation des donn es 127 OX App Suite configuration requise 20 d finition 14 description 18 interface 24 manipuler 21 P Partage 132 Partager des dossiers 134 Participant externe d finition 14 Participants d finition 14 Pav du portail ajouter 43 Pav s du portail changer l ordre 43 Portail 41 ajouter un courriel 56 ajouter un fichier 104 composants 42 personnaliser 43 Premiers pas 23 Publier et s abonner publier des donn es 137 Publier et s abonner 136 aper u sur les dossiers 138 g rer les dossiers 138 s abonner des donn es 136 R Racine du dossier priv 129 Rappel courrier lectronique 56 Recueillir les adresses 55 R glages agenda 93 changer le mot de passe 32 configurer des comptes de r seaux sociaux 33 courrier lectronique 64 donn es de contact personnelles 31 fichiers 108 pav s du portail 43 r glages de base 30 t ches 125 R glages de base 30 App par d faut apr s la connexion 30 fuseau horaire 30 intervalle d actualisation 30 langue 30 Ouvrir automatiquement la zone de notification en cas de nouvelle notification 30 th me 30
165. un document depuis un gestionnaire de fichiers ou depuis le bureau et en le d posant dans la fen tre du courriel Note de dysfonctionnement Une note de dysfonctionnement indique les actions qui ne peuvent tre ex cut es dans la situation actuelle Une note de dysfonctionnement aide viter les erreurs de manipulation Une erreur de manipulation est pr c d e du mot Remarque Exemple Remarque si vous voulez ajouter une signature vous devez auparavant en avoir cr une dans les r glages des courriels Avertissements de s curit ou de risque de perte de donn es Un avertissement de perte de donn es indique une action qui efface irr vocablement des donn es d s que l action est ex cut e Un risque de s curit indique une action qui met en danger la s curit de vos donn es Un avertissement est pr c d du mot Attention Exemple Attention les courriels effac s de mani re permanente seront d finitivement perdus Avant d effacer des messages de mani re permanente assurez vous que vous n en avez plus besoin Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 13 OX propos de cette documentation Terminologie 1 4 Terminologie La documentation utilise les termes suivants OX App Suite Le logiciel d crit dans cette documentation Application Une application est un composant qui fournit certaines fonctionnalit s Par exemple avec l application Courrie vous pouvez envoyer recevoir et orga
166. ur accorder des droits suppl mentaires 6 Cliquez sur Enregistrer Conseil un dossier partag est marqu avec l ic ne Partag E Lorsque l on clique sur l ic ne la fen tre Droits sur les dossiers s ouvre Pour modifier les droits sur un dossier 1 Ouvrez un dossier dans l arborescence des dossiers Remarque vous devez avoir les droits d administration sur ce dossier 2 Cliquez sur l ic ne Modifier le dossier El sous l arborescence des dossiers Choisissez Droits La fen tre Droits sur les dossiers affiche les droits actuels sur ce dossier 3 Cliquez sur un droit pour le modifier Vous trouverez des exemples de r glages dans les questions propos de l organisation des donn es et du travail en quipe Remarque vous ne pouvez pas modifier les droits d administration d un dossier priv 4 Cliquez sur Enregistrer 134 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Partager des dossiers Organiser les donn es OX Pour accorder des droits en utilisant un r le d utilisateur 1 2 3 4 Ouvrez un dossier dans l arborescence des dossiers Remarque vous devez avoir les droits d administration sur ce dossier Cliquez sur l ic ne Modifier le dossier E sous l arborescence des dossiers Choisissez Droits La fen tre Droits sur les dossiers affiche les droits actuels sur ce dossier Cliquez sur Appliquer le r le c t du nom d un utilisateur Choisissez un r le utilisateur 132 dans le me
167. uration de votre logiciel de travail collaboratif peuvent tre diff rents de ce qui est d crit ici Si ce document d crit des fonctionnalit s qui ne sont pas disponibles dans votre installation veuillez contacter votre administrateur ou votre h bergeur Comme OX App Suite est un logiciel modulaire form de diff rentes applications il est possible d acheter des applications ou des fonctionnalit s suppl mentaires au moyen de mises jour de logiciel Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 11 OX propos de cette documentation Conventions de pr sentation 1 3 Conventions de pr sentation Afin d tre plus lisible le texte de ce guide est illustr en respectant les conventions de pr sentation suivantes Boutons Les boutons ou les fonctionnalit s sur lesquelles on peut cliquer sont mis en gras Exemple Cliquez sur crire un nouveau message Titre Les titres des l ments de l interface comme les titres des fen tres ou les noms des champs de saisie sont mis en a ique Exemple La page crire un nouveau message s affiche Libell des touches Les libell s des touches sont affich s entre crochets S il faut appuyer sur plusieurs touches le signe est ajout entre les libell s des diff rentes touches Exemple ctrl c permet de copier le contenu du presse papiers Liens Les liens dans le texte apparaissent en bleu Exemple Vous trouverez des d tails ce sujet
168. urces ajouter des pi ces jointes ajouter des d tails Pour cr er une nouvelle t che 1 6 7 Ouvrir un dossier de t ches dans l arborescence de t ches Remarque choisissez un dossier dans lequel vous avez le droit de cr er des t ches Cliquez sur l ic ne Cr er El dans la barre d outils Saisissez un sujet Saisissez une description si n cessaire Pour voir le formulaire complet cliquez sur D ployer le formulaire Indiquez la date de d but de la t che et la date d ch ance Si vous souhaitez que la t che vous soit rappel e choisissez un r glage dans le champ d roulant Me le rappeler Vous pouvez utiliser des fonctionnalit s suppl mentaires ajouter des participants et des ressources ajouter des pi ces jointes ajouter des d tails Cliquez sur Cr er Pour utiliser des fonctionnalit s suppl mentaires lorsque vous cr ez une t che 1 La bo te de dialogue pour cr er une nouvelle t che doit tre ouverte au pr alable Pour ajouter un participant saisissez l adresse de courrier lectronique du participant dans le champ de saisie sous Participants Cliquez sur l ic ne Conseil lorsque vous saisissez les adresses de courrier lectronique des suggestions sont affich es Vous pouvez accepter une suggestion comme suit Naviguez dans la liste l aide de la barre de d filement Cliquez sur une suggestion Choisissez une suggestion l aide des touches fl ch es Appuyez sur
169. v s de portail 1 Cliquez sur l ic ne Menu syst me E dans la barre de menu Cliquez sur R glages dans le menu 2 Cliquez sur Portail dans la barre lat rale 3 Changez les r glages 43 Conseil vous pouvez aussi afficher les r glages des pav s du portail en cliquant sur Personnaliser cette page dans l app Portai Les r glages suivants sont disponibles Le bouton Modifier Le bouton Couleur Le bouton D sactiver Le bouton Supprimer Le bouton Modifier Permet de modifier les r glages d un pav par exemple l URL ou la description Remarque ce bouton n est disponible que pour certains pav s Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 43 OX Changer les r glages des pav s de Portail portail Le bouton Couleur D finit la couleur utilis e pour afficher le nom d un pav de portail Le bouton D sactiver Masque un pav du portail Pour afficher nouveau le pav cliquez sur le bouton Activer Le bouton Supprimer Attention si vous supprimez un pav tous les r glages du pav seront perdus Cette ic ne supprime la fois un pav du portail et de la liste des pav s sur la page des r glages 44 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 OX 6 Courriel Apprenez utiliser l application Courriel les composants de Courriel chercher et afficher des courriels envoyer des courriels g rer les courriels partager des courriels avec d autres utilisateurs
170. vants sont disponibles Supprimer d finitivement les messages effac s Collecter automatiquement les contacts dans le dossier Adresses collect es lors de l envoi de courriels Collecter automatiquement les contacts dans le dossier Adresses collect es lors de la lecture Utiliser une police chasse fixe pour les courriels de texte S lectionner automatiquement le premier courriel Ajouter une carte de visite Reprendre le texte du message initial dans la r ponse Vue par fils de discussion Transf rer les messages Mettre en forme les messages Lors de l envoi de courriels aller la ligne apr s Adresse d exp diteur par d faut Enregistrer automatiquement les brouillons des messages Autoriser les courriels au format HTML Bloquer le pr chargement des images li es de fa on externe Afficher les motic nes sous forme graphique dans les courriels Colorer les lignes cit es Signature Supprimer d finitivement les messages effac s D finit siles messages sont supprim s d finitivement lorsque vous cliquez sur le bouton Supprimer ou s ils sont d plac s dans le dossier Corbeille Attention les messages supprim s d finitivement ne peuvent pas tre r cup r s Collecter automatiquement les contacts dans le dossier Adresses collect es lors de l envoi de courriels D finit si les nouvelles adresses de courriel sont recueillies automatiquement da
171. vorite tendre les fonctionnalit s en installant une nouvelle application Pour lancer des Apps Cliquez sur l ic ne Apps dans la barre de menu Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 35 OX Applications Les composants Apps 4 1 Les composants 4pps Pour une introduction l interface utilisateur voir L interface utilisateur Sur la page Vos applications se trouvent Le bouton G rer les applications Ce bouton lance le gestionnaire d applications qui vous permet d organiser vos applications un aper u de l ensemble des applications disponibles Pour lancer une application cliquez sur l ic ne de cette application 36 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 Le Gestionnaire d applications Applications OX 4 2 Le Gestionnaire d applications Barre lat rale Il contient plusieurs vues sur les applications Vos Apps Offre des vues sur 2 toutes les applications install es s toutes les applications marqu es comme favorites a toutes les applications pour installer des mises jour Cat gories Offers des vues sur a les applications de base a les applications de productivit a les applications de d veloppement Le nombre c t d une vue refl te le nombre d applications comprises dans cette vue Zone d affichage Affiche les applications qui sont contenues dans la vue s lectionn e Pour chaque application les informations suivantes sont affich es ic ne no
172. votre quipe Pour autoriser les autres membres de l quipe cr er des rendez vous partagez ce dossier avec des droits en criture Vous trouverez plus d informations dans Droits Pour inviter des partenaires externes une t che proc dez comme suit Lorsque vous cr ez une t che ajoutez les partenaires externes comme participants externes 11 6 2 D l guer des t ches Vous pouvez d l guer une t che un utilisateur interne lorsque vous cr ez de nouvelles t ches Pour cela saisissez le nom de l utilisateur interne en tant que participant Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 123 OX 11 7 changer des donn es avec d autres applications Les possibilit s suivantes s offrent vous changer des donn es avec d autres T ches applications exporter 148 des t ches afin de les utiliser dans d autres applications importer 142 des t ches que vous avez cr es dans d autres applications 124 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 R glages des t ches T ches OX 11 8 R glages des t ches Pour utiliser les r glages des t ches 1 Cliquez sur l ic ne Menu syst me E3 droite de la barre de menus Choisissez R glages dans le menu 2 Cliquez sur T ches dans la barre lat rale 3 Modifiez les r glages 125 Les r glages suivants sont disponibles Intervalle entre deux rappels en minutes Notification par courriel pour Accept D clin Notification p
173. z sur Modifier dans la zone d affichage Les donn es de la t che s affichent Pour voir le formulaire complet cliquez sur D ployer le formulaire 3 Modifiez les donn es 4 Cliquez sur Enregistrer 11 5 2 Marquer des t ches comme termin es Vous pouvez marquer une ou plusieurs t ches comme termin es Pour marquer une t che comme termin e Vous devez au pr alable avoir le droit de modifier des objets dans le dossier contenant la t che 1 Choisissez une t che dans la barre lat rale 2 Cliquez sur Termin dans la zone d affichage 11 5 3 Changer la date d ch ance d une t che Vous pouvez modifier la date et l heure d ch ance d une t che Pour changer la date d ch ance d une t che Vous devez au pr alable avoir le droit de cr er des objets dans le dossier contenant la t che 1 Choisissez une t che dans la barre lat rale 2 Cliquez sur Modifier la date d ch ance dans la zone d affichage Choisissez un l ment dans la liste 120 Copyright Open Xchange Inc 2012 2013 D placer des t ches T ches OX 11 5 4 D placer des t ches Vous pouvez d placer une ou plusieurs t ches dans un autre dossier Pour d placer une t che Vous devez au pr alable avoir le droit de cr er des objets dans le dossier cible 1 Choisissez une t che dans la barre lat rale 2 Cliquez sur Plus dans la zone d affichage Choisissez D placer dans le menu 3 Choisissez un dossier dans la fen t

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