Guide pratique - Forum de la performance
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1. dur e est fonction du dispositif et de l outil s lectionn s 3 2 Tests et exp rimentations Il est recommand de se fixer un calendrier et de faire des essais petite chelle quelques semaines ou quelques mois avant la mise en place d finitive du dispositif Cela permet de d celer et de corriger d ventuelles failles ainsi que de faire ressortir quelques points d attention R diger des sc narios de test sc narios de toutes les utilisations possibles du dispositif y compris des anomalies Tester les fonctionnalit s est ce que le dispositif permet une remont e de l informa tion telle qu attendue Tester l ergonomie est ce que le dispositif est facile d appropriation et d utilisation Suivre et corriger les anomalies Pr voir d organiser un des retour s d exp rience avec l ensemble des contributeurs apr s la collecte afin d identifier non seulement les points forts mais aussi les axes d am lioration pour les collectes venir Guide pratique de la mesure du temps Club des contr leurs de gestion des minist res conomiques et financiers 3 3 D ploiement et accompagnement au d marrage NB L initialisation de l ensemble des donn es relatives aux personnels concern s aux nomencla tures et aux activit s ou la migration reprise de ces donn es partir d une application existante peut tre une tape chronophage Le contr leur de gestion devra tre vigilant son bon d roule ment et bien2. il faut prendre en compte certaines recommandations En cas de saisie d clarative e Recommander aux agents une p riodicit optimale de saisie quotidienne hebdo madaire l ach vement du dossier etc en fonction de la maille mesur e dossier activit etc pour concilier fiabilit de l information saisie et charge raisonnable e Faire des relances pr ventives et r guli res Pr ventives pour que les agents aient l esprit qu ils doivent d clarer le temps pass sur des dossiers R guli res pour viter une perte de m moire des t ches effectu es sur une p riode trop ancienne Guide pratique de la mesure du temps Club des contr leurs de gestion des minist res conomiques et financiers e Actualiser r guli rement le dispositif de saisie Mises jour des nomenclatures R ponses rapides aux questions pos es par les agents e D finir une m thode de v rification de la coh rence des donn es pour en assurer la fiabilit Soit par validation du responsable hi rarchique Soit par croisement avec d autres donn es existantes par ailleurs 4 Comment faciliter le succ s de la d marche L entr e dans un dispositif de mesure du temps peut susciter des inqui tudes de la part des utilisateurs qui peuvent craindre un syst me de surveillance et une complexit accrue de leur travail sans percevoir en contrepartie les b n fices en retirer Or leur adh sion compl te conditionne l
3. Rapha lle GREGOGNA SG IGPDE Patrick GRISELLE DG INSEE J r me HORGUE SG SEP 2A Silvia LAMBERTUCCI SG SEP 2A Philippe LATASTE DGDDI Franck ORIOL DGDDI B atrice SIMON DGFiP Laura VAN HOEK DG Tr sor Club des contr leurs de gestion des minist res conomiques et financiers AUS MUR RAR AURA SG Affaires financi res etimmobili res Sous direction des affaires budg taires et de la performance Bureau performance et contr le de gestion SAFI 1C MARS 2015
4. conna tre le co t de com bien de temps passe t on par exemple Le contr leur de gestion s attachera donc en premier lieu en faire pr ciser les principaux objectifs de fa on valuer au mieux les moyens y consacrer et la strat gie mettre en place e Besoins de type gestion du temps ind pendants d une valorisation Fournir des donn es objectives d aide la d cision en mati re de gestion des effectifs Pouvoir justifier au plus pr s des besoins les moyens demand s Optimiser la planification des charges et leur r partition entre les collaborateurs D tecter des d rives sur un e projet activit p le et prendre les mesures correctives pour atteindre l objectif Guide pratique de la mesure du temps Club des contr leurs de gestion des minist res conomiques et financiers Besoins de type temps facteur de co t li s une valorisation Justifier objectivement les co ts r els par projets activit s clients ou b n ficiaires afin de l gitimer une ventuelle refacturation une demande de moyens ou de sensibiliser les b n ficiaires Comparer pr cis ment le co t d une prestation interne avec celui d une prestation externe quivalente Aider au pilotage financier comparaison temps planifi temps r ellement pass Fournir des donn es inducteurs de co ts pour la comptabilit analytique Contribuer au pilotage strat gique travers des calculs d effic
5. g n raliser des services similaires Guide pratique de la mesure du temps Club des contr leurs de gestion des minist res conomiques et financiers Avantages co t faible Utilisation de donn es existantes valider o actualiser Inconv nients difficult de choisir les services repr sentatifs 2 2 Comment prendre en compte certaines fonctions particuli res Si la mesure du temps est demand e par produit ou prestation finale le temps des personnes exer ant des fonctions indivises par nature non rattachables un produit ou une prestation devra dans certains cas tre calcul Il en est ainsi par exemple des fonctions support dans lesquelles on peut choisir ou non d inclure les secr tariats et des fonctions de management S il n est pas possible aux titulaires de ces fonctions de d clarer leur temps sur les objets d analyse retenus la m thode classique consiste calculer et imputer ce temps au prorata des temps collect s pour les fonctions affectables dans leur p rim tre d intervention Le temps d un chef de bureau sera imput sur la base du temps collect des agents de son bureau le temps d un sous directeur sur la base du temps collect des agents de sa sous direction etc Exemple un organisme de 10 ETP dont 2 ETP non affectables travaillant pour l ensemble de l organisme Les 8 ETP affectables se r partissent en 2 ETP 25 sur l activit A 3 37 5 sur l activit
6. B 1 12 5 sur l activit C et 2 25 sur l activit D Les 2 ETP non affectables directement seront imput s hauteur de 0 5 25 sur l activit A 0 75 37 5 sur l activit B 0 25 12 5 sur l activit C et 0 5 25 sur l activit D 2 3 Unit s de mesure retenir pour la collecte de l information e Le pourcentage du temps de travail hebdomadaire mensuel annuel Avantages simple pour le d clarant simple valoriser pour le contr leur de gestion pas de contr le possible sur le nombre d heures travaill es donc moindre sentiment de surveillance pour les agents Inconv nients risque de donn e approximative adapt surtout dans le cas o la totalit du temps de travail est analys e Guide pratique de la mesure du temps Club des contr leurs de gestion des minist res conomiques et financiers mesure seulement le temps r glementaire au risque d ignorer des charges exceptionnelles donc ne permet pas de calculer la charge r elle lourd pour les d clarants multi activit s qui au cours d une journ e sont susceptibles de contribuer de mani re non programm e des t ches diff rentes e Le nombre d heures Avantages plus pr cis et plus simple dans le cas de t ches faciles chronom trer ex temps pass en r union adapt lorsque l analyse ne couvre pas la totalit des activit s plus proche de la r alit si les horaires sont largement su
7. Club des contr leurs de gestion des minist res conomiques et financiers Guide pratique de la mesure du temps r ER NEA y EX Libert galit Fraternit R PUBLIQUE FRAN AISE MINIST RE DES FINANCES MINIST RE DE L CONOMIE ET DES COMPTES PUBLICS DE L INDUSTRIE ET DU NUM RIQUE Guide pratique de la mesure du temps Club des contr leurs de gestion des minist res conomiques et financiers Sommaire Introduction 3 1 Objectifs champs et contextes de la mesure du temps 3 1 1 D terminer les objectifs de la mesure du temps 3 1 2 Pr ciser le champ de la mesure et son contexte 4 2 Les modalit s possibles de la collecte du temps 5 2 1 Origine des donn es 5 2 2 Comment prendre en compte certaines fonctions particuli res 1 2 3 Unit s de mesure retenir pour la collecte de l information 1 2 4 Le niveau de d tail du dispositif 9 2 5 Les outils 9 3 Conception et mise en place du dispositif 10 3 1 Conception et mod lisation 11 3 2 Tests et exp rimentations 12 3 3 D ploiement et accompagnement au d marrage 13 3 4 Le fonctionnement 13 4 Comment faciliter le succ s de la d marche 14 Conclusion 15 Guide pratique de la mesure du temps Club des contr leurs de gestion des minist res conomiques et financiers Introduction Dans l exercice de sa mission d aide la d cision le contr leur de gestion peut tre amen mesurer et valoriser le t
8. dividuelle des saisies des temps celui ci n est envisager que lorsque tous les autres moyens moins on reux ne peuvent r pondre au besoin 2 Les modalit s possibles de la collecte du temps 2 1 Origine des donn es e Saisie des temps d clarative a posteriori par les agents eux m mes Avantages repose sur la confiance donc peut r duire le sentiment de surveillance Inconv nients risque de subjectivit fiabilit non garantie exhaustivit difficile atteindre n cessit de relances chronophage pour les d clarants e Saisie des temps d clarative du service a posteriori par les sup rieurs hi rarchiques Avantages exhaustivit plus facile atteindre moins d interlocuteurs pour le contr le de gestion donc gestion plus simple des relances Inconv nients risques de donn es approximatives e valuation pr visionnelle par les responsables plans de charge issue d exp riences pr c dentes Guide pratique de la mesure du temps Club des contr leurs de gestion des minist res conomiques et financiers Avantages co t faible standardisation Inconv nients par nature peut ne pas prendre en compte l volution de la r alit v nements pouvant survenir qui augmentent ou r duisent le temps effectif par rapport la pr vision donc peut ne pas suffire pour justifier une facturation fine e Estimation partir de la programmation budg taire par activit s dans la mesure
9. e DAJ Projet suivi dans la dur e projet Chorus AIFE Activit ponctuelle organisation d un v nement tel que la venue du G20 Paris campagne de communication non r currente SIRCOM Quel est le p rim tre des personnes des activit s ou des b n ficiaires concern s ce qui renvoie la question de la nomenclature d activit s du niveau de maille de celle ci et de son volution dans le temps Quelle sera la p riodicit de la mesure quotidienne hebdomadaire mensuelle annuelle Guide pratique de la mesure du temps Club des contr leurs de gestion des minist res conomiques et financiers e Y a t il d j eu des exp riences de mesure de temps m me partielles S il y a eu des collectes de temps individuelles quels en ont t les outils Quel bilan quantitatif qualitatif du recensement peut on en tirer e quelles ressources internes ou externes peut on faire appel pour la mise en place et le fonctionnement du dispositif chaque tape le contr leur de gestion doit se poser la question des moyens humains sans oublier les fournisseurs d information et financiers n cessaires la conception et au fonctionnement du syst me On note en particulier qu une mesure des temps reposant sur la saisie des temps implique une charge r elle pour les personnes qui saisissent sur tout lorsque cette saisie est individuelle Par cons quent compte tenu du co t important d un dispositif de collecte in
10. e bon d roulement de l op ration lequel repose sur trois leviers de r ussite essentiels e Une communication pr alable e L association des contributeurs la conception de l outil de suivi du temps e L accompagnement des utilisateurs Une communication pr alable Une communication pr alable portant sur les objectifs les modalit s de la d marche et les b n fices pour les agents devra tre assur e pour e Expliciter les objectifs du suivi du temps am lioration de la connaissance des co ts aide la planification des activit s et l allocation des moyens etc e Illustrer les b n fices de ce nouvel outil pour les agents dans le cadre de leurs activi t s quotidiennes aide l organisation de leur temps de travail la gestion de leurs priorit s e Pr senter l outil de suivi du temps fonctionnalit s de l outil r le des diff rents acteurs impliqu s dans le suivi des temps e Pr ciser l utilisation concr te des donn es saisies par les agents format de restitution destinataires e R pondre aux questions et inqui tudes ventuelles suscit es par ce nouvel outil afin d instaurer un climat de confiance stricte confidentialit utilisation de donn es agr g es pas de remont e de donn es nominatives e Assurer l implication de la direction et de tous les chelons hi rarchiques concern s pour susciter et maintenir par la suite l adh sion la d marche L association des contributeurs La pri
11. e mesure peuvent videmment coexister selon les activit s t ches que l on cherche effectivement mesurer Guide pratique de la mesure du temps Club des contr leurs de gestion des minist res conomiques et financiers 2 4 Le niveau de d tail du dispositif Nomenclatures En fonction de l usage que le commanditaire de la mesure du temps souhaite faire et du type d activit la grille d analyse et de d coupage du temps sera plus ou moins fine Par exemple si l objectif est l analyse d une activit par client l information pourra tre collect e pour l ensemble de l activit si celle ci est homog ne en termes de temps d un dossier l autre il suffira ensuite de r partir sur chaque client au prorata du nombre de dossier de chaque client Mais il sera n cessaire de descendre au niveau du dossier si le temps requis sur chaque prestation adress e au client est variable La nomenclature doit la fois tre exhaustive on peut classer toutes ses activit s tre ais ment compr hensible on trouve facilement son activit ne pas laisser la place au doute ou le moins possible sur le classement de son activit tre bien adapt e aux besoins tre r sistante au temps et aux modifications d activit s tre en coh rence minimale avec les autres nomenclatures existantes en particulier budg taires P riodicit de la collecte En fonction du degr de d tail de l objet de la collecte client do
12. emps pass ou pr voir pour la r alisa tion de certaines t ches ou de certains projets Le but de ce guide est de fournir quelques orientations pratiques afin d aider le contr leur de gestion concevoir et mettre en place un dispositif de collecte et de valorisation des temps De multiples syst mes de mesure du temps sont possibles leur choix d pend de plusieurs param tres finalit du projet caract ristiques de l entit et de ses activit s moyens disponibles etc Le traitement technique du sujet ne doit pas occulter sa dimension manag riale La mesure du temps peut susciter des r ticences et le contr leur de gestion doit tre capable de les anticiper autant que possible le pr sent guide propose des pistes pour y parvenir 1 Objectifs champs et contextes de la mesure du temps 1 1 D terminer les objectifs de la mesure du temps Selon la structure le type d activit et le projet du d cideur la mesure du temps peut r pondre de multiples besoins Certains rel vent strictement de la gestion du temps en tant que telle d autres sont plus li s son aspect financier co ts de personnel La pr cision demand e pour le r sultat peut varier fortement entre la fourniture d un ordre de grandeur calcul d un retour sur investissement pr visionnel et celle d une mesure tr s pr cise voire auditable ou certifiable pour une refacturation La commande initiale est souvent tr s g n rale je veux
13. es donn es pour les besoins du calcul de co ts 3 Conception et mise en place du dispositif Une fois toutes les modalit s du dispositif d termin es le contr leur de gestion pourra s inspirer des suggestions et bonnes pratiques de fonctionnement ci apr s pour mettre en place l outil choisi le d ployer et le faire vivre Guide pratique de la mesure du temps Club des contr leurs de gestion des minist res conomiques et financiers 3 1 Conception et mod lisation L objectif est de formaliser le processus en partant d une conception g n rale vers une conception d taill e adapt e au besoin et la structure Sur la base de la commande du d cideur le contr leur de gestion con oit un projet et le soumet ventuellement via un groupe de travail l ensemble des parties impliqu es L objectif est de faire prendre en compte dans le dispositif propos par le contr leur de gestion les usages et contraintes de chaque partie pour aboutir une solution partag e et r aliste Conception g n rale e D crire l activit qu on veut mesurer acteurs p rim tre etc e Identifier l existant dans le domaine la fois l int rieur et l ext rieur de la struc ture et voir ainsi s il n existe pas d j des r alisations en cours ou pass es dont on pourrait s inspirer quitte les am liorer ou des syst mes de mesure qui ont fait leur preuve sur un p rim tre r duit et qu on pourrait d ployer sur le p
14. ience R aliser des tudes de valorisation des projets ex calcul du retour sur investissement d un projet informatique Autres besoins Organisation du travail d termination d organisations cibles c est dire du travail d quipes futures partir d l ments existants ou imaginer Management visibilit sur les activit s de son service valorisation du travail des agents 1 2 Pr ciser le champ de la mesure et son contexte La mesure du temps peut s appliquer des situations tr s diverses En fonction de ses finalit s elle peut ne concerner qu une activit cibl e mobilisant quelques personnes ou bien l ensemble des activit s de tout un service par exemple La p riodicit de la mesure la maille de mesure de l activit peuvent galement varier tr s largement Selon que pr existe ou non une exp rience de suivi du temps pass qu il existe d j ou non un outil de gestion des horaires les caract ristiques de la mesure et le degr de difficult et d investissement li sa mise en place seront tr s diff rents Le contr leur de gestion doit donc pr ciser un certain nombre d l ments concernant le champ de la mesure et le contexte dans lequel elle s inscrit S agit il de mesurer une activit r currente un projet que l on va suivre sur la dur e ou une activit ponctuelle mesur e une seule fois one shot Activit r currente recensement de la population Insee consultation juridiqu
15. inist res conomiques et financiers Ce document a t r alis dans le cadre du Club des contr leurs de gestion des minist res conomiques et financiers qui v V4 s attache l enrichissement mutuel de ses membres dans une optique de mont e en comp tence et de professionnalisation est un lieu d change d informations d exp riences et de r f rences vis e op rationnelle met en relation les contr leurs de gestion minist riels afin de mutualiser leurs bonnes pratiques et tendre ainsi vers une harmonisation progressive des modalit s d exercice et d utilisation du contr le de gestion au sein des minist res conomiques et financiers Le Club regroupe les directions et services suivants v AIFE Bureau des cabinets DAJ DGDDI DGE DGFIP DG INSEE DG Tr sor v Secr tariat g n ral CPFI DRH 2C DSI SAFI 1C SEP 1A SEP 2A Sircom Ont plus particuli rement contribu l laboration de ce guide Marlyse BOD AIFE Fran oise BRANCOURT SG SAFI 1C Roselyne COUPRIE DG INSEE Laurent GRANGERET SG SAFI 1C Gowtam JINNURI DGDDI Brigitte LEKIME SG SIRCOM Sylvie LEYGUE DAJ Emmanuel MOREAU SG I 1C St phanie ROCH DAJ RSR RSR A Ont galement apport leur soutien et leurs nom breux conseils C cile ARNAUD SG CPFI Patrick CARREL SG DSI Magali CLEMENT DGFiP Sylvie CORZANI Bureau des cabinets H l ne COUSIN DGFiP Arnaud DEMOY DGE
16. int grer ce temps n cessaire dans son plan de charge qu il fasse cette initialisation lui m me ou qu il la d l gue aux services informatiques D ploiement du dispositif C est la phase de g n ralisation qui intervient d s lors que les premi res exp rimentations relatives au processus de fonctionnement du dispositif s av rent concluantes Quelques tapes sont incontournables pour mener bien le d ploiement La r daction d un manuel d crivant le processus de fonctionnement et selon les cas un manuel utilisateur S agissant d une application informatique elle doit tre install e en quasi simultan sur tous les postes utilisateurs La pr sentation du dispositif final l ensemble des acteurs d crivant tous les usages possibles qu on peut en faire et rappelant les finalit s de la d marche Accompagnement Quel qu il soit le dispositif retenu va engendrer un changement dans la m thode de travail qu il est n cessaire d accompagner afin de faciliter l adh sion des contributeurs Cet accompagnement peut prendre plusieurs formes La formation des utilisateurs qui peut tre individuelle ou avec des groupes de taille moyenne en fonction de la complexit du dispositif En cas de saisie d clarative la mise disposition d un support pour pallier les ventuels probl mes de saisie La syst matisation des retours d information vers les agents 3 4 Le fonctionnement Pour assurer la p rennit du dispositif
17. itent pas de transmission d information via le web agr gation plus difficile de donn es complexes probl me de la gestion des volutions de la transmission de la documentation et de la p rennisation e Choix d une application d di e Avantages peut absorber un nombre important de d clarants syst me plus robuste et potentiellement plus s curis qu Excel restitutions rapides d s lors qu elles ont t pr vues lors de la conception du programme possibilit de restitutions complexes automatisation de certaines t ches li es au dispositif relances possibilit d utiliser les nouveaux supports de communication Inconv nients co t de la conception puis de la maintenance d lais de r alisation non ma tris s par le contr leur de gestion moins souple pour le contr leur de gestion contenu pas toujours ma tris par le contr leur de gestion une demande d volution peut tre refus e car trop co teuse rigidit potentielle face une volution des r f rentiels et nomenclatures si non pr vue dans le cahier des charges initial NB La saisie de donn es de temps peut galement s effectuer en ayant recours aux fonctionnalit s d un outil de comptabilit analytique Le module PCM Profitability and Cost Management de SAP qui a t retenu dans le cadre des travaux de pr conception d une comptabilit analytique dans Chorus int gre ainsi un dispositif de formulaires permettant le recueil de tell
18. mentaire permettant de mettre disposition des utilisateurs une information jour au fil de l eau qu il s agisse d une foire aux questions d un forum d une lettre d information ou de la mise jour en continu du mode d emploi se r v le en g n ral galement indispensable Conclusion La mesure du temps est un outil d aide la gestion et au management Les donn es collect es peuvent tre valoris es de diverses mani res en fonction des besoins et des objectifs pr sent s tout au long de ce guide Dans tous les cas il est essentiel de v rifier la coh rence de ces donn es pour s assurer de leur cr dibilit avant tout retraitement Si l on veut valuer la charge de travail d un projet on pourra calculer des jours hommes de travail ou des quivalents temps plein ETP Si l on cherche le co t financier d une activit pour faire de la refacturation ou pour r fl chir d autres modalit s de r alisation ex externalisation ou r internalisation on valorisera les temps pass s sur la base par exemple des masses salariales moyennes par cat gorie de personnel du taux horaire la r mun ration annuelle Quel que soit le dispositif retenu il importera toujours pour entretenir l adh sion des agents concern s par ce dispositif et donc la qualit des informations recueillies que ces r sultats leur soient communiqu s Guide pratique de la mesure du temps Club des contr leurs de gestion des m
19. o elle est exhaustive et tablie un niveau de d tail suffisant Avantages co t faible permet d tre coh rent dans les calculs de co ts complets Inconv nients peut tre tr s loin de la r alit du terrain e D compte des ETP directement partir de l organigramme ou des syst mes d infor mation des ressources humaines Avantages autonomie totale du contr leur de gestion pour l organigramme pas besoin de solliciter les agents _exhaustivit facile atteindre pas de relance pr voir Inconv nients n est adapt que dans le cas o gt l objectif de la mesure est la connaissance des temps par structure identifi e sur l organigramme ou par activit ou projet condition que les entit s ou les personnes soient mono activit s au regard de la nomenclature et du niveau de d tail retenus gt l objet de la mesure est une action programmable pr cis ment ex co t de la formation de 1000 agents si on sait qu il faut 2 agents pendant 2 jours pour former 15 personnes Peut ne plus convenir si l on souhaite zoomer sur une composante plus pr cise de l activit manque de connaissance ventuel des temps de travail r el des agents temps partiels difficult situer les agents hors organigramme ou hors syst me d information des ressources humaines e Estimations partir d audits enqu tes ponctuels cibl s sur un chantillon de services repr sentatifs ce qui permet de
20. p rieurs la plage classique soit du fait de l activit elle m me ex op ration coup de poing cl ture de gestion soit du fait de l inad quation des plans de charge Inconv nients lourd pour les d clarants multi activit s qui au cours d une journ e sont susceptibles de contribuer de mani re non programm e des t ches diff rentes idem premier point 1 transparent sur le temps global de travail donc risque de sentiment de surveillance r gle de conversion jours homme ou en ETP non vidente le nombre d heures dans une journ e de travail est diff rent selon les agents e Le nombre de journ es ou la fraction de journ e Avantages simple pour le d clarant adapt lorsque l analyse ne couvre pas la totalit des activit s Inconv nients impr cis risque de r serve des agents car transparence sur la dur e d une t che mesure seulement le temps r glementaire au risque d ignorer des charges exceptionnelles donc ne permet pas de calculer la charge r elle e Le nombre d ETP ou d ETPT adapt dans les cas assez simples analyser par exemple lorsque les donn es peuvent tre recueillies directement partir de l organigramme Avantages le contr leur de gestion n a plus qu agr ger les donn es variable plus rapide collecter Inconv nient suppose que la population interrog e comprenne bien les concepts d ETP et ou d ETPT Ces diff rentes unit s d
21. rim tre cible qui peut tre la structure enti re e D finir les r gles de gestion du dispositif de mesure mettre en place ce qu on veut faire comment on va le faire m canismes de validation contr les de coh rence e D finir ou pr d finir des listes typologies sur les axes que l on souhaite tudier Nomenclature d activit Nomenclature de projets dossiers Liste des clients b n ficiaires Nomenclature de t ches Autres Un glossaire doit tre r alis qui d finit pr cis ment chacun des l ments de nomenclature Conception d taill e e D finir un processus et une organisation de travail Workflow afin d automatiser de fluidifier et de s curiser les processus qui fait quoi comment quelle tape du processus Exemple en cas d une saisie d clarative Pr affecter chaque collaborateur en amont sur les activit s sur lesquelles il intervient Le collaborateur acc de sa feuille de temps sur Excel ou via une application d di e vide par d faut ou pr remplie pour la p riode en cours Le collaborateur alimente directement sa feuille en saisissant ses temps sur les t ches sur lesquelles il est affect ce stade il peut galement ventuellement en rajouter d autres facilit gr ce au param trage d une liste d activit s et de projets possibles Guide pratique de la mesure du temps Club des contr leurs de gestion des minist res conomiques et financiers Une fois les
22. se en compte des besoins et des attentes des contributeurs au moment de la conception du dispositif et lors de ses volutions futures est essentielle pour aboutir un outil simple non chronophage et accept Guide pratique de la mesure du temps Club des contr leurs de gestion des minist res conomiques et financiers Deux cat gories d utilisateurs devront faire l objet d une consultation privil gi e e Les agents saisissant les donn es de suivi du temps e Les utilisateurs exploitant les donn es issues de l outil et notamment les contr leurs de gestion Apr s la mise en place du dispositif de suivi du temps et l issue d une p riode de quelques mois un premier bilan tenant compte des retours d exp rience des contribu teurs permettra galement d apporter les adaptations n cessaires L accompagnement des utilisateurs Le succ s du dispositif repose galement sur un accompagnement des diff rents types d utilisateurs adapter selon la nature du dispositif mis en place Il est important que les utilisateurs disposent a minima d un mode d emploi clair et d une formation adapt e e Le mode d emploi permet d homog n iser les pratiques et de fiabiliser ainsi la collecte des informations il peut tre int gr dans un guide des nouveaux arrivants e La formation est incontournable aussi bien au d marrage cf partie 4 qu en r gime de croisi re aupr s des nouveaux arrivants notamment Un dispositif compl
23. ssier activit et de la fr quence demand e pour les bilans la p riodicit requise des contributeurs pour la fourniture des informations sera diff rente A priori plus le temps pass doit tre analys dans le d tail plus la fr quence recomman d e aux agents pour sa d claration sera lev e afin de limiter la marge d approximation 2 5 Les outils Le type d outil utiliser sera d termin par les caract ristiques de la structure taille dispersion g ographique les moyens financiers disponibles les modalit s de collecte envisageables le degr de complexit des diff rents l ments prendre en compte types d activit s le besoin exprim par le d cideur e Choix d un outil bureautique de type Excel Avantages co t global faible pas de co t suppl mentaire souplesse de gestion pour le contr leur qui peut int grer en toute autonomie et dans des d lais ne d pendant que de lui les ajustements souhait s Guide pratique de la mesure du temps Club des contr leurs de gestion des minist res conomiques et financiers Inconv nients n cessit de ma trise technique par le contr leur de gestion construction du fichier et conception des formules de calcul pour retraiter les donn es saisies par les agents charge pour le contr leur de gestion qui administre et maintient le syst me adapt surtout aux structures de taille modeste non dispers es g ographiquement qui ne n cess
24. temps saisis le collaborateur soumet sa feuille pour validation son responsable hi rarchique cette validation pouvant parfois se faire automatiquement sous certaines conditions Le responsable hi rarchique de l agent accepte ou rejette la feuille de temps La feuille de temps est renvoy e pour rectification au collaborateur Le collaborateur est relanc p riodiquement en cas de saisie incompl te par qui et comment Une fois les temps valid s ceux ci sont transmis au contr leur de gestion Exemple en cas de r cup ration d une source de donn es organigramme D terminer la source et tenir compte de ses fr quences de mise jour D finir les l ments structurants r cup rer de la source selon l exigence cette derni re n tant pas faite pour l objectif de saisie de temps qui est celui du contr leur de gestion Connaitre les modalit s d acc s cette source acc s direct via un r seau ou acc s indirect via un interm diaire D finir des solutions de contournement en cas de d faillance de la source ou d absence des interm diaires Les restitutions D finir le type de restitutions attendues Restitution permettant d avoir une vision consolid e des projets dossiers suivis Restitution permettant de suivre unitairement un projet Restitution r capitulative pour l agent en cas de saisie d clarative individuelle Entre la conception et les tests il faut pr voir des travaux de d veloppement dont la
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