Les brefs de février
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1. Les contr les sur les comptes pr sentant un solde cr diteur anormal Les comptes Exercices ant rieurs En r gle g n rale trois comptes concerneront les tablissements Compte 4111 Familles Frais scolaires Exercices ant rieurs Compte 4117 Familles Voyages scolaires Exercices ant rieurs Compte 4121 Autres clients Exercices ant rieurs pour les GRETA Compte 4631 Autres comptes d biteurs Ordres de recettes recouvrer Exercices ant rieurs Ce qui caract rise ces comptes c est le fait De ne pas pr senter un solde cr diteur le solde est d biteur ou nul De n enregistrer aucune op ration au d bit du compte que celle du bilan d entr e D bit Cr dit Compte Bilan Op Total Bilan Op Total Solde Solde Entr e Exercice exercice Entr e Exercice exercice d biteur cr diteur 4111 4113 4115 4117 4121 4631 pr Rs Ce qui est interdit est signal en en rouge ou en fonc sur la balance d tail Si des montants apparaissent dans la colonne D bit Op rations de l exercice en cours ceci signifie que des op rations ont t enregistr es tort au d bit de ce compte Si le compte pr sente un solde cr diteur ce solde est anormal et sera bloquant pour le compte financier La circulaire n 91 132 du 10 juin 1991 d crit le fonctionnement des comptes 4111 4121 et 462. cutoire urgence certifi e par l ordonnateur L urgence en mati re de march s publics L urgence invoqu e comme moyen d autorisation de l achat public ne dispense en aucun cas le chef d tablissement de d roger au code des march s publics et aux principes de la commande publique Le code des march s publics int gre la notion d urgence il prend en compte les circonstances exceptionnelles auxquelles les acheteurs peuvent tre confront s Le code pr voit une gradation des dispositions selon qu il s agit d une urgence imp rieuse ou d une urgence simple L urgence simple L urgence simple permet principalement de raccourcir les d lais normaux de consultation elle est pr vue dans diff rents articles de proc dure des d lais pour la r ception des candidatures et des offres les d lais normaux tant rendus impraticables ils sont du fait de l urgence raccourcis R duction des d lais de r ception des candidatures de 37 jours 15 jours pr vue l article 60 II pour l appel d offres restreint et l article 65 II pour les proc dures n goci es R duction des d lais de r ception des offres de 40 jours 10 jours pr vue l article 62 III pour l appel d offres restreint R duction dans des proportions adapt es la situation du d lai existant entre la notification de la d cision de rejet aux candidats non retenus et la signature du march Il n est pas possible de r d
3. Adjoint du gestionnaire Adjoint du gestionnaire Adjoint du gestionnaire Adjoint du gestionnaire Adjoint du gestionnaire Adjoint du gestionnaire Adjoint du gestionnaire La fiche de livraison ou la facture portant bon de livraison La chemise des bons de commande en attente Un tampon dateur du service fait DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 Page 20 La nomenclature des pi ces justificatives pr vue par l article D1617 19 du code g n ral des collectivit s territoriales Le trieur de factures liquid es en attente de mandatement La nomenclature des march s publics de l tablissement Le plan comptable La situation des d penses engag es La situation de L EPCP La liste des liquidations L existence de la livraison La conformit de la livraison au bon de commande Le datage du service fait Le point de d part du d lai global de paiement o L enregistrement de la date d arriv e de la facture ila facture sert de bon de livraison le point de d part du d lai de paiement est la date de r ception de la facture Si le bon de livraison est diff rent de la facture e Ant rieur date de l enregistrement de la facture e Post rieur date de la livraison La v rification des l ments de la liquidation o Facture informatique par sondage o Facture manuscrite contr le syst matique fournir une bande machine l
4. Bureau Aide et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 Page 36 nombre de jours de tourn e pr ciser le cas ch ant si l agent est log gratuitement est nourri l un des repas de midi ou du soir est nourri et log gratuitement aux repas de midi et du soir nature et montant des frais divers expos s Pr ciser le total des droits de l agent le montant ventuel des avances consenties le total des sommes dues l agent a L agent certifie l exactitude des renseignements port s sur l tat de frais demande le versement de la somme indiqu e au point III date et signe l tat de frais b L autorit territoriale certifie l exactitude de l ensemble des indications port es sur l tat de frais date et signe DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 Page 37 Quelques pr cisions sur la notion d urgence L urgence c est le caract re de ce qui est urgent c est quelque chose dont on doit s occuper sans retard en toute h te sans d lai L urgence est souvent li e l id e de n cessit les circonstances de fait si les choses restent en l tat en l absence de toute r action entra neraient un grave pr judice La notion d urgence repose donc sur l id e que tout retard serait pr judiciable ou entra nerait un grave pr judice En droit les circonstances de fait doivent pr sen
5. DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 Page 17 Fiche L engagement de la d pense L engagement c est l acte ou le fait juridique dont na t l encontre d une personne publique une obligation qui se r soudra par une charge budg taire d pense L engagement se traduit par un bon de commande crit de l tablissement et sign par l ordonnateur n existe aucune d l gation de signature formalis e ACTIVITE ECHEANCE RESPONSABLE SUPPLEANT T che 1 La cr ation du fournisseur T che 2 La demande de RIB T che 3 La cr ation du bon de commande T che 4 L imputation T che 5 La disponibilit des cr dits T che 6 La signature de la commande T che 7 L envoi du bon de commande T che 8 La diffusion aux services concern s Si n cessaire Si n cessaire Syst matique Syst matique Syst matique Syst matique Si n cessaire Si n cessaire Gestionnaire Gestionnaire Gestionnaire Gestionnaire Gestionnaire Ordonnateur Gestionnaire Gestionnaire chronologiquement O Module approvisionnement O L tat pr visionnel de la commande publique Les bons de commande issus de presto Documents des approvisionnements La nomenclature des march s publics de l tablissement Carnet de bons de commande en triple exemplaires num rot de 1 100 utilis Bon de commande r dig d taill
6. appui de la facture La v rification des montants avec les fiches fournisseurs de presto pour les denr es alimentaires La v rification de la conformit de la facture o Au bon de commande o Ala livraison La v rification de la l galit de la facture o Mentions r glementaires La v rification du RIB du fournisseur La pr paration du mandatement o Mettre le tampon ORIGINAL sur la facture o Mettre le tampon DUPLICTA sur le 2 me exemplaire de la facture o Accrocher le bon de commande au duplicata de la facture La mise en forme des documents pour le mandatement o Originaux Pr sence de la facture R f rence la comp tence de l ordonnateur e R f rence l EPCP du e R f rence du contrat sign DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 Page 21 o Soit photocopie o Soit r f rence du 1 mandatement o l on trouve le contrat e R f rence des cr dits ouverts par DBM pour information du conseil d administration e urgence o Duplicata Duplicata de la facture e avec bon de commande agraf e bon de livraison le cas ch ant R f rence la comp tence de l ordonnateur e R f rence l EPCP du e R f rence du contrat sign o Soit photocopie o Soit r f rence du 1 mandatement o l on trouve le contrat e R f rence des cr dits ouverts par DBM pour information du conseil d administration e R f rence l urgence Liquide
7. chambre r gionale des comptes ou des autres informations dont il dispose Il requiert en cas de besoin l application de l amende pour immixtion dans les fonctions de comptable public Lui sont obligatoirement communiqu s avec pi ces l appui les rapports fin de jugement ou d ordonnance les rapports concernant les demandes d inscription d office d une d pense obligatoire en application de l article L 1612 15 du code g n ral des collectivit s territoriales et de d cision sur la comp tence Il pr sente ses conclusions crites sur ces rapports S il n a pas conclu la d charge du comptable il saisit la formation de jugement pour la mise en jeu de la responsabilit personnelle et p cuniaire du comptable par des r quisitions crites et motiv es en droit Il participe aux audiences publiques Il y pr sente ses conclusions V Dans les cas de proc dure non juridictionnelle les rapports avec pi ces l appui lui sont communiqu s soit sa demande soit sur d cision du pr sident de la chambre ou du pr sident de section Il pr sente ses conclusions crites sur ces rapports Il peut assister aux s ances des formations pr vues aux articles R 212 32 et R 212 33 et y pr senter des observations orales ll ne prend pas part au d lib r DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 Page 10 La mise en place d un contr le interne de la d pense Nota bene Les dive
8. constat s et des tickets repas sur un logiciel priv e Liquidation et contr le de la liquidation des d penses y compris les d penses alimentaires Gestion des l ves absences de la demi pension saisie des oublis de carte Ce travail peut aussi bien relever de la vie scolaire L objectif poursuivi est la mise en place du contr le interne comptable de la d pense pour un tablissement rattach tablissement de six cent l ves avec demi pension de quatre cent l ves dans un souci de s curiser la d pense il s agit aussi d instaurer la tenue de la comptabilit de l engagement pour conna tre la r alit des cr dits disponibles et ainsi d viter les cons quences qui r sultent de son inexistence absence du suivi des cr dits d passement des cr dits ouverts double paiement factures non mandat es L id e essentielle qu il faut avoir lorsqu on confectionne ces outils ou documents c est D une part d avoir sous la main une sorte de guide permettant o etde se contr ler o et de savoir sur quoi portera le contr le D autre part de pr senter un outil permettant une personne nouvelle et sans formation d exercer ce travail Cet outil doit donc tre la fois simple et complet Le r f rentiel de la d pense sera la compilation de plusieurs documents La description de l organisation de la d pense o Chronologie et r partition des t ches o Les consignes de l ordonnateur o Les co
9. et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 Les diff rentes cat gories de d penses L achat public o Alimentation o Autres que l alimentation Les aides et transferts La paye des contrats aid s Les frais de d placement Rappel Un march public est un contrat conclu titre on reux par une personne de droit public d s le premier euro avec des personnes publiques ou priv es pour r pondre ses besoins en mati re de travaux de fournitures de services Les outils Les outils informatiques O O O O O Logiciel PRESTO Suivi des d penses de l alimentation Logiciel GFC Suivi des d penses autres que l alimentation Logiciel SCONET et logiciel priv Suivi des aides et transferts Logiciel de Paye Paye des contrats aid s Logiciel GFC Suivi des frais de d placement Logiciel IG ou EGIMMO Tenue et suivi des inventaires Les outils non informatiques O O O O O La r glementation Le r glement int rieur de la commande publique de l tablissement La nomenclature des march s de l tablissement Le guide de GFC mode d emploi Le plan comptable Les fiches de suivi Fiches de suivi de d penses e Consommation de viabilisation e Consommation des fournitures courantes o Papeterie o Produits d entretien e Contrats Fiches de suivi des subventions affect es et des contrats aid s DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vri
10. gle de fonctionnement est fix e au paragraphe 22428 de la circulaire n 91 132 du 10 juin 1991 o Ils sont cr dit s par le d bit d un compte de tr sorerie du montant des avances re ues des clients o lls sont d bit s apr s constatation des droits du montant de ces avances par le cr dit de la subdivision du compte 411 ou 412 Plusieurs rapports d audit du Tr sor public subordonnent l utilisation de ces comptes une autorisation pr alable du conseil d administration ce dernier doit avoir pris une d lib ration autorisant par avance le versement de ces frais frais scolaires voyages objets confectionn s En absence de d lib ration les exc dents de versements doivent tre comptabilis s au compte 4664 DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 Page 9 L actualit de la semaine 4 sur l intranet de la DAF Publi au JORF du 8 janvier 2009 le d cret n 2009 14 du 7 janvier 2009 relatif au rapporteur public des juridictions administratives et au d roulement de l audience devant ces juridictions change l appellation du commissaire du gouvernement en rapporteur public Ses missions ne sont pas modifi es par ce texte puisque l article L 7 du code de justice administrative dispose Un membre de la juridiction charg des fonctions de rapporteur public expose publiquement et en toute ind pendance son opinion sur les questions que pr sentent juger les requ
11. tes et sur les solutions qu elles appellent L article 106 du d cret n 2008 1397 du 19 d cembre 2008 portant r forme des proc dures juridictionnelles devant la Cour des comptes et les chambres r gionales des comptes avait d j modifi le nom de commissaire du gouvernement devant les chambres r gionales des comptes en procureur financier dont les missions sont pr vues par l article R212 19 du code des juridictions financi res L Le procureur financier exerce le minist re public par voie de r quisitions de conclusions ou d avis Il met en mouvement et exerce l action publique Il veille l application de la loi Il Il requiert l installation des magistrats dans leurs fonctions en audience solennelle Ill Il donne son avis sur le programme des travaux de la chambre r gionale des comptes et s informe de leur ex cution IV Il veille la production des comptes dans les d lais r glementaires et en cas de retard requiert l application de l amende pr vue par la loi Il d f re la chambre r gionale des comptes les op rations qu il pr sume constitutives de gestion de fait sur communication du repr sentant de l Etat dans la r gion la collectivit territoriale de Corse ou dans les d partements du ressort de la chambre des tr soriers payeurs g n raux des procureurs de la R publique ou du procureur g n ral pr s la Cour des comptes son initiative ou au vu des constatations faites lors d un contr le de la
12. 2009 Plusieurs points en ce qui concerne plus particuli rement la comptabilit g n rale sont souligner parmi les multiples volutions de GFC 2009 La r f rence au d cret n 85 924 est remplac e par les articles respectifs du code de l ducation GFC prend en compte la suppression de l utilisation des CCP par les tablissements les op rations relatives aux CCP sont consid r es comme des virements bancaires dans la place codification code 3 La formalisation et la s curisation des proc dures de recouvrement des EPLE pour tenir compte de jurisprudences r centes pour m moire arr t de la cour administrative de Versailles du 28 d cembre 2006 Commune de Ris Orangis et l article des brefs d octobre intitul Le point sur les ordres de recettes o Avec l ajout d un paragraphe sur les relances amiables pr cisant les d lais et voies de recours Le recouvrement des titres ex cutoires est poursuivi jusqu opposition devant la juridiction comp tente article R421 68 du code de l ducation Toute contestation sur le bien fond d une cr ance de nature administrative doit tre port e dans le d lai de deux mois suivant sa notification devant la juridiction administrative comp tente d cret n 65 29 du 11 01 1965 o Avec l ajout d un paragraphe sur les avis avant poursuite Du fait de cette poursuite vous vous exposerez des frais suppl mentaires qui seront enti rement votre charge d
13. 31 Il faudra raisonner par analogie pour les autres comptes de racine 411 concern s notamment le 4117 DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 Page 6 Les comptes Exercice courant Comptes 41 Clients et comptes rattach s Compte 4112 Familles Frais scolaires Exercice courant Compte 4114 Collectivit s diverses Frais scolaires Exercice courant Compte 4116 Etablissements h berg s Frais scolaires Exercice courant Compte 4118 Familles Participation aux voyages scolaires Exercice courant Compte 4122 Autres clients exercice courant Compte 416 Cr ances contentieuses Ce qui caract rise ces comptes c est De ne pas pr senter un solde cr diteur le solde est d biteur ou nul Sur l tat de d veloppement l absence de sommes au cr dit du solde D bit Cr dit Compte Bilan Op Total Bilan Op Total Solde Solde Entr e Exercice exercice Entr e Exercice exercice d biteur cr diteur 4112 4114 4116 4118 4122 416 4632 Ce qui est interdit est signal en en rouge ou en fonc sur la balance d tail Si le compte pr sente un solde cr diteur ce solde est anormal et sera bloquant pour le compte financier Si des montants apparaissent dans la justification du solde au cr dit du compte ceci signifie qu il reste d
14. Les brefs de f vrier Diverses informations parues ou recueillies depuis la parution des brefs de d cembre et janvier 2009 certaines de ces informations permettront de cr er ou d actualiser les r f rentiels et fiches de proc dure du contr le interne comptable d autres d apporter des claircissements sur les volutions en cours Plusieurs rapports d audit d inspecteurs v rificateurs du Tr sor Public r alis s depuis la rentr e scolaire de septembre viennent de signaler la n cessit de s engager dans une d marche de qualit comptable et de ma trise des risques il est crit dans ces rapports que des axes de progression peuvent tre d gag s afin de fiabiliser les proc dures comptables et d optimiser davantage la gestion de l agence comptable L attention de l agent comptable est particuli rement attir e sur une s curisation accrue des op rations relatives La r alisation d une d marche d autodiagnostic corr l e l dification d un plan d action pertinent afin de maitriser le risque organisationnel de la structure La formalisation des contr les internes Le caract re incontournable du contr le interne comptable se trouve confirm La derni re partie de ce num ro sera consacr e la mise en place d un contr le interne de la d pense Informations Cr dits globalis s Exercice 2008 Enqu te sur la Consommation des cr dits d Etat dans les EPLE note au BA du j
15. PLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 Page 40
16. R f rence du contrat sign DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 Page 24 o Soit photocopie o Soit r f rence du 1 mandatement o l on trouve le contrat e R f rence des cr dits ouverts par DBM pour information du conseil d administration e urgence Le contr le de la pr sence du bon de commande au duplicata du mandat La signature du mandatement par l ordonnateur Le transfert l agence comptable o V rifier la pr sence l appui du mandatement Disquette de transfert Liste du transfert Situation des d penses engag es apr s mandatement Liste des liquidations tenant compte des observations de l agence comptable Liste des engagements Situation de l EPCP Le classement du mandatement o Originaux Al agence comptable o Duplicata Au coll ge Mandatement sans bon de commande Mandatement sans engagement Mandatement hors d lai r glementaire Absence de mandatement des int r ts moratoires pour les factures pay es hors d lai L absence de bon de commande agraf au duplicata L absence de mise en forme du mandatement avant signature de l ordonnateur Le retard dans le classement DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 Page 25 Le plan d action visait D une part s curiser la d pense D autre part instaurer la tenue et le suivi de la compta
17. anvier 09 DIFIN447 463 pdf 237 93 Ko Documents diter et lire sur le site acad mique de la bascule GFC2009 o Les documents sur La liste des volutions de GFC 2009 Les cr ances l ves de voyage o Les PowerPoint sur Evolutions et am liorations GFC 2009 un certain nombre d extractions ou de nouvelles ditions seront tr s utiles comme outils de v rification dans les fiches de proc dures Le compte financier Pr sentation des nouveaux contr les Comme indiqu s dans les brefs de d cembre et janvier 2009 l objectif est de faire de GFC un outil d aide au contr le interne comptable via les v rifications p riodiques et aussi un outil de s curisation du compte financier o Lire la note sur quelques volutions de GFC GFC 2009 DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 Les contr les effectuer sur les comptes pouvant pr senter des soldes anormaux pour le compte financier 2008 Stage en entreprise O La loi n 2006 396 du 31 mars 2006 sur l galit des chances a r form en profondeur le statut des stagiaires avec pour objectif d am liorer les conditions de travail des stagiaires et de les pr munir contre les abus en encadrant le d roulement du stage La circulaire n 2008 091 du 29 12 2008 a pour objet de pr ciser les modalit s d application du d cret n 2008 96 du 31 janvier 2008 relatif la gratification et au suivi des stage
18. bilit des engagements Le premier objectif s curiser la d pense est atteint Par l existence de ruptures de cha ne dans le cycle de la d pense o Les t ches sont r parties entre trois acteurs qui interviennent dans la d pense de l tablissement Le gestionnaire L adjoint au gestionnaire L ordonnateur o Deux personnes interviennent au niveau de l agence comptable Le collaborateur de l agent comptable charg de cet tablissement L agent comptable Par la formalisation des proc dures o Trois fiches de proc dures retracent et d crivent les t ches accomplir ainsi que leurs contr les o Les annexes ci apr s permettent d avoir les outils n cessaires l appui de ces t ches Par l existence de contr les mutuels Contr le du gestionnaire par l adjoint du gestionnaire Contr le de l adjoint du gestionnaire par le gestionnaire Contr le du gestionnaire par l ordonnateur O O Contr le de l agence comptable Le deuxi me objectif la tenue de la comptabilit de l engagement est atteint Par l instauration de contr le de l engagement Contr le de l engagement lors de la liquidation Contr le de engagement lors du mandatement du fait de la pr sence du duplicata du bon de commande au duplicata du mandatement o Contr le de la situation des d penses engag es avec la liste des engagements Par l ordonnateur la fin de chaque mois Par le comptable lors du trans
19. cessaire Syst matique Syst matique Syst matique Syst matique Syst matique Gestionnaire Gestionnaire Gestionnaire Gestionnaire Gestionnaire Gestionnaire Gestionnaire Gestionnaire Gestionnaire Gestionnaire Ordonnateur Ordonnateur Gestionnaire Gestionnaire Le trieur de factures liquid es en attente de mandatement DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 Page 23 La nomenclature des pi ces justificatives pr vue par l article D1617 19 du code g n ral des collectivit s territoriales Les chemises du mandatement o Chemise des originaux o Chemise des duplicata La situation des d penses engag es La situation de l EPCP Le plan comptable La liste des liquidations La liste des op rations transf r es La liste des liquidations La qualit de l ordonnateur La comp tence de l ordonnateur L imputation Le d passement des cr dits ouverts au budget Le d passement des cr dits autoris s par l tat pr visionnel de la commande publique Le double paiement L identit du fournisseur Le RIB du fournisseur La cession de cr ance La prise en consid ration des observations de l agence comptable La mise en forme du mandatement o Originaux et duplicata Pr sence de la facture R f rence la comp tence de l ordonnateur e R f rence l EPCP du e
20. cret n 96 1080 du 12 d cembre 1996 modifi portant fixation du tarif des huissiers de justice en mati re civile et commerciale notamment l article 8 o Sur l autorisation pr alable de poursuite o R f rence du num ro de cr ance o Ajout du nom de l ordonnateur o Signature de l ordonnateur o Surla lettre l huissier Les frais de recouvrement doivent tre imput s int gralement au d biteur en application de l article L1617 5 du code g n ral des collectivit s territoriales l tablissement public devant percevoir le montant net de la cr ance rendue ex cutoire conform ment l article L252 A du livre des proc dures fiscales et R 421 68 du code de l ducation DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 Page 4 Les v rifications p riodiques L objectif est de faire de GFC un outil d aide au contr le interne comptable via les v rifications p riodiques et aussi un outil de s curisation du compte financier De nouveaux contr les bloquants pour le compte financier sont introduits Contr le Balance et Journal g n ral des valeurs g n rales Contr le Balance et Journal g n ral des valeurs inactives Coh rence des d pr ciations O O Coh rence des soldes une nouvelle colonne indique les contr les bloquants Toute une premi re s rie de soldes anormaux sera bloquante d s le compte financier 2008 les autres pour l exercice suivant Les com
21. e du tarif de transport public de voyageurs le moins on reux indiquer le prix du mode transport public retenu Indemnisation sous forme d indemnit s kilom triques En cas d utilisation du v hicule personnel voiture indiquer la puissance fiscale du v hicule le nombre de kilom tres parcourus depuis le d but de l ann e civile pour les besoins du service le nombre de kilom tres r alis s au titre du d placement dont l indemnisation est demand e le ou les taux applicables le montant des indemnit s kilom triques En cas d utilisation d une motocyclette d un v lomoteur ou un autre v hicule moteur indiquer la cylindr e du v hicule le nombre de kilom tres r alis s au titre du d placement dont l indemnisation est demand e le ou les taux applicables le montant des indemnit s kilom triques 2 2 1 Missions et int rims en m tropole Indiquer le nombre de repas pris au cours de la mission ou de l int rim le nombre de nuit es effectu es au cours de la mission ou de l int rim 2 2 2 Missions outre mer ou l tranger Indiquer nombre de jours de mission pr ciser le cas ch ant si l agent est log gratuitement est nourri l un des repas de midi ou du soir est nourri et log gratuitement aux repas de midi et du soir nature et montant des frais divers expos s 2 2 3 Tourn e outre mer ou l tranger Indiquer DIFIN
22. e r ception ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine ou Pour une cession ou un nantissement de droit commun attestation de d sistement d finitif d livr e par le cessionnaire ou le b n ficiaire du nantissement de droit commun par lettre recommand e avec demande d avis de r ception ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine L acquit lib ratoire du cr ancier Pi ces communes O Justification de l identit Pr sentation d une pi ce d identit O Justification de l tat civil Pr sentation du livret de famille ou copie du livret de famille ou production d un extrait de l acte d enregistrement de la convention effectu aupr s du greffe du tribunal d instance PACS ou certificat sur l honneur de l int ress justifiant la non s paration de corps O Justification du domicile et de r sidence Justification par tous moyens y compris une d claration sur l honneur DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 Page 31 Les pi ces justificatives La liste des pi ces justificatives n cessaire au mandatement et au paiement est fix e par l article D 1617 19 du code g n ral des collectivit s locales annexe 1 d cret n 2007 450 du 25 mars 2007 publi au journal officiel du 28 mars 2007 Cette liste pr sente un caract re obligatoire tant pour l ordonnateur que pour le comptable elle est limitative La pi ce j
23. en situation d urgence imp rieuse quel que soit leur montant Le paiement des associations Copie des statuts d faut num ro SIRET Ou R f rence de la publication au Journal officiel DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 Page 33 Les aides et transferts Les bourses 1 D cision fixant les modalit s d attribution 2 D cision individuelle ou tat collectif certifi conforme aux d cisions individuelles 3 Etat de liquidation des bourses Fonds social lyc en coll gien et cantine rubrique Aide facultative 1 D lib ration fixant les conditions d octroi et les modalit s de l aide 2 En cas de paiement un tiers d cision de l autorit ex cutive 3 tat nominatif ou collectif mentionnant le s b n ficiaire s et le montant des aides verser ou ordre de paiement acquitt par le b n ficiaire en cas d urgence La paye des contrats aid s Les pi ces g n rales o Premier paiement Acte d engagement mentionnant e La r f rence la d lib ration cr ant l emploi ou la d lib ration autorisant l engagement pour les agents des services publics industriels et commerciaux les contrats aid s ou les vacataires e L identit de l agent la date de sa nomination e Les modalit s de recrutement et les conditions d emploi temps complet non complet partiel e Le grade l chelon l indice de traitement ou le taux h
24. er 2009 Les consignes de l ordonnateur Le chef d tablissement tient signer tous les bons de commande de l tablissement aucune d l gation de signature n est donn e au gestionnaire Pour s assurer du suivi et de la tenue de la comptabilit de l engagement deux mesures sont prises Le contr le des duplicata agrafage du bon de commande au mandat La liste des engagements jointe la situation des d penses engag es fournies chaque fin de mois Les consignes de l agence comptable Pour tenir compte du raccourcissement du d lai global de paiement de quarante cinq jours quarante jours confer les brefs de d cembre et janvier2009 et de la v rification du mandatement au moment de la liquidation l agent comptable accepte de faire un mandatement par semaine selon le calendrier suivant D p t des factures au plus tard Le lundi matin Visa de l Agent Comptable feu vert Lundi fin de matin e Edition mandat et signature CE Venue l agence comptable 1fois semaine MARDI Apr s Midi 14H au plus tard Des consignes particuli res sont donn es pour les vacances scolaires notamment les grandes Le respect du calendrier Le respect des horaires Transmission par porteur des factures originales si factures manuscrites plusieurs pi ces ou factures clat es entre divers comptes joindre bande machine de contr le et des documents d crits ci dessous Edition liste des liquidations informatio
25. es op rations r gulariser ordre de recettes ou ordre de reversement non pass compte utilis tort La circulaire n 91 132 du 10 juin 1991 d crit le fonctionnement des comptes 4112 4122 et 4632 II faudra raisonner par analogie pour les autres comptes de racine 411 concern s notamment le 4118 pour ce dernier compte se r f rer aux critures dans les Brefs de d cembre et janvier DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 Page 7 Les comptes Exercice courant Compte 5132 Num raire Ce compte retrace depuis l instauration d un compte Tr sor par tablissement les mouvements en num raires de l tablissement rattach Ce qui caract rise ce compte c est De ne pas pr senter un solde cr diteur le solde est d biteur ou nul Un solde cr diteur signifie que la caisse de l tablissement rattach est n gative D bit Cr dit Compte Bilan Op Total Bilan Op Total Solde Solde Entr e Exercice exercice Entr e Exercice exercice d biteur cr diteur SE D Ce solde est rapprocher de la v rification de la caisse de l agence comptable Solde d biteur Compte 531 Registre de caisse Depuis l instauration d un compte tr sor public par tablissement les intitul s et la codification des comptes 452 et 513 ont t modifi s en 2008 Il y a d sormais un compte 452X dans
26. es outils doivent permettre qu en cas d absence d une personne une autre personne puisse accomplir ce travail Le plan d action suppose galement l existence d indicateurs pour valuer si le ou les objectifs sont atteints Vous en retrouverez quelques exemples ainsi que quelques commentaires et une analyse sur le contr le interne comptable mis en place DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 Page 13 L organisation de la d pense Approvisionnement Chronologie et r partition des t ches Mandatement Etapes T che Documents Comptables Responsable Suppl ant Fournisseurs Saisir les fournisseurs Fiche fournisseur Gestionnaire Adjoint du gestionnaire Approvisionnements Saisir la commande Bon de commande Gestionnaire Adjoint du gestionnaire Engagement Gestionnaire Adjoint du Saisir le bon de commande gestionnaire Liste des engagements Situation des d penses engag es Liquidation Saisir les d penses Adjoint du Gestionnaire Liste des gestionnaire liquidations Situation des d penses engag es Mandatement Mandats Gestionnaire Adjoint du Bordereau journal gestionnaire Situation des d penses engag es Transfert Gestionnaire Adjoint du Transf rer les propositions d critures automatiques vers le module Comptabilit g n rale Liste des transferts gestionnaire DIFIN Bureau Aide
27. et sign par l ordonnateur Le r glement int rieur de la commande publique de l tablissement fiches d approvisionnement et bons de commande DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 R f rences o Le plan comptable o Les codes de gestion L existence ou non d un march o Un march existe le bon de commande ex cute le march v rifier le bon de commande avec les termes du march o Iln y a aucun march Publicit Mise en concurrence Respect du r glement int rieur de la commande publique de l tablissement Le respect de l tat pr visionnel de la commande publique ou de la d lib ration du conseil d administration autorisant le chef d tablissement signer un march Avec une situation des d penses engag es o L imputation de la commande o L existence de cr dits disponibles L envoi du bon de commande La diffusion aux services concern s pour r ceptionner la marchandise Le classement du double du bon de commande dans la chemise bon de commande en attente La commande sans bon de commande La signature du bon de commande la place de l ordonnateur en absence de toute d l gation _ L absence d engagement L engagement avec un montant estim non conforme aux offres r sultant de la mise en concurrence un montant sous estim symbolique n est pas possible car il ne permet pas de s assurer de l existence des c
28. fert du mandatement Par les contr les mutuels de chacun des acteurs o Contr le du gestionnaire par l adjoint du gestionnaire o Contr le de l adjoint du gestionnaire par le gestionnaire DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 Page 26 o Contr le du gestionnaire par l ordonnateur o Contr le de l agence comptable Pour s assurer du respect du contr le interne comptable de la d pense plusieurs indicateurs sont mis en place Des fiches de signalement d anomalies fiche absence d engagement o Lors de la liquidation par l adjoint du gestionnaire o Lors du contr le de la liquidation par l agence comptable o Fiche de signalement de l ordonnateur Absence du bon de commande sign par l ordonnateur agraf au duplicata du mandatement Rapprochement bons de commande sign et liste des engagements avec la situation mensuelle des d penses engag es Le nombre de relance des fournisseurs Le nombre de double paiement o Avoirs o Ordres de reversement DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 Page 27 Annexes Le r glement int rieur de la commande publique de l tablissement La nomenclature des march s publics de l tablissement Le plan comptable Les mentions obligatoires sur les factures ou sur les m moires Les v rifications obligatoires La qualit de l ordonnateur Les moyens de paiement l acqui
29. hiffrables lors de l op ration et directement li s cette op ration 1 L arr t en lettres ou en chiffres par l ordonnateur du montant total payer est obligatoire lorsqu une modification a t op r e la suite d une erreur commise dans le montant de la facture ou du m moire tabli par le cr ancier DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 Page 29 Les v rifications obligatoires La qualit de l ordonnateur 3 situations peuvent se produire Cas g n ral o La d cision d signant l ordonnateur La d l gation o La d cision de d l gation L emp chement o Le cas ch ant mention sur le mandat de l emp chement de l ordonnateur Les moyens de paiement Paiement par virement o Le cas ch ant le relev d identit bancaire RIB Paiement cons cutif une autorisation de paiement o Premier pr l vement suite autorisation 1 Autorisation de pr l vement vis e par l ordonnateur 2 Facture ou relev de consommation o Pr l vements suivants Facture ou relev de consommation Paiement des sommes dues des cr anciers trangers o 1 Version fran aise des pi ces ou le cas ch ant traduction des pi ces r dig es en langue trang re par la collectivit ou l tablissement public local 2 Dans l hypoth se d une facture mise par le repr sentant fiscal ou le mandataire d un cr ancier tranger copie de la conventi
30. hors la r sidence familiale Ordre de mission indiquant notamment l objet du d placement la classe autoris e et le moyen de transport utilis Annexe A FRAIS DE D PLACEMENT DES AGENTS Annexe A FRAIS DE D PLACEMENT DES AGENTS Pr ciser nom pr nom grade ou emploi la r sidence familiale la r sidence administrative 1 Une mention rappellera l attention des agents que les pi ces justificatives en leur possession doivent tre produites l appui de l tat leur service gestionnaire Indiquer le lieu du d placement le motif du d placement DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 Page 35 2 1 Les frais de transport de personnes Pour les d placements dont le remboursement des frais est demand pr ciser le trajet effectu le mode de transport utilis ou la nature du v hicule utilis 2 1 1 Utilisation de transports publics a Cas g n ral indiquer le prix du titre de transport acquitt b Pour l agent qui se d place fr quemment l int rieur du territoire de la commune de r sidence administrative de la commune o s effectue le d placement temporaire ou de la commune de r sidence familiale indiquer le prix de l abonnement acquitt 2 1 2 Utilisation d un v hicule personnel a Utilisation d un v hicule terrestre moteur personnel Indemnisation r alis e sur la bas
31. la comptabilit g n rale de l tablissement support et un compte 5132 dans les tablissements rattach s la nouvelle d nomination du compte 5132 est Num raire services comptabilit distincte avec personnalit juridique L galit suivante doit toujours exister Solde cr diteur Solde d biteur 452X 5132 Un nouveau contr le sur la caisse est effectuer le montant de la caisse ne doit pas tre inf rieur du total des 452X Montant Total de la caisse Compte 531 Sup rieur ou gal Etablissement rattach Compte 4520 gt Etablissement rattach Compte 4521 gt Etablissement rattach Compte 4522 gt Etablissement rattach Compte 4523 gt Etablissement rattach Compte 4524 gt Yv Total des 452X Le montant des 452X doit tre inf rieur ou gal au montant de la caisse DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 Page 8 Les contr les sur les comptes pr sentant un solde d biteur anormal Les comptes de racine 419 Comptes 4191 et 4192 Avances re ues Les comptes 4191 et 4192 enregistrent les avances re ues par l tablissement sur les commandes livrer les travaux ex cuter ou les services rendre D bit Cr dit Compte Bilan Op Total Bilan Op Total Solde Solde Entr e Exercice exercice Entr e Exercice exercice d biteur cr diteur 4191 4192 La r
32. ns g n rales c d avec RIB cpte par nature et nombre de pi ces DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 Page 16 Une situation des d penses engag es Un tableau comparatif EPCP pour v rifier disponibilit cr dits Une liste des liquidations en attente class es par montant bande machine correspondant au total des pi ces fournies Transmettre l ensemble l agent comptable pour contr le et accord Accord de l Agent Comptable par signature sur liste et renvoi par fax ou mail avec observations Le respect des observations de l agent comptable La prise en compte des modifications effectuer Transmission de la DK avec documents du mandatement bordereau sign de l ordonnateur et mandats lors de la venue du gestionnaire ou de son adjoint e Agrafage des Pi ces Justificatives originaux de factures Classement Pas de prise en charge de mandatement en l absence du bordereau sign du chef d tablissement Pour certains mandats urgents ou simples genre paye ou ARE transmission de la DK et des documents du mandatement possible par porteur et phase de prise en charge et paiement sans la pr sence d un personnel de l intendance de l tablissement rattach Le respect des consignes de l agent comptable La mise en forme du mandatement La m ticulosit du classement Le respect des fiches de proc dure et des annexes
33. nsignes sp cifiques de l agence comptable Au niveau du calendrier des mandatements Au niveau de la proc dure suivie en l esp ce l agent comptable entend voir le mandatement en pr paration apr s la liquidation des factures et avant le mandatement des documents sont demand s cet effet Les fiches de proc dures o Fiche relative l engagement de la d pense DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 Page 12 O O Fiche relative la liquidation Fiche relative au mandatement Des annexes O O O O Le guide de GFC mode d emploi Le r glement int rieur de la commande publique de l tablissement La nomenclature des march s publics de l tablissement Le plan comptable Les mentions obligatoires sur les factures ou sur les m moires Les v rifications obligatoires La qualit de l ordonnateur Les moyens de paiement acquit lib ratoire du cr ancier Les pi ces justificatives L achat public Le paiement des associations Les aides et transferts La paye des contrats aid s Les frais de d placement Quelques pr cisions sur la notion d urgence Etc L ensemble de ces annexes ci dessus n est nullement exhaustif l utilit de ces annexes c est d avoir en quelques lignes sous la main l essentiel de la r glementation respecter Ainsi par exemple l annexe sur les pi ces justificatives Il ne faut pas perdre de vue que c
34. o Lettre n 5 de l Acad mie de Reims o Lettre d informations de novembre 2008 de l Acad mie de Lille Toujours de l Acad mie de Reims o Aspects r glementaires d une politique d achat public en EPLE janvier 2009 La cr ation d un site d di la publication des march s publics par les journaux officiels boamp fr o Les Journaux officiels mettent en ligne boamp fr un site d di aux march s publics qui devient par ailleurs le seul site de publication lectronique des avis BOAMP Ce nouveau portail reprend l int gralit des annonces d j publi es la rubrique march s publics du site journal officiel gouv fr et permet un acc s rapide et gratuit l ensemble des avis de march publi s au Bulletin officiel des annonces des march s publics BOAMP ainsi qu aux avis lectroniques concernant les march s publics proc dure adapt e MAPA inf rieurs 90 000 HT La r forme de la justice administrative continue le commissaire du gouvernement devient le rapporteur public lire l actualit de la semaine 4 sur l intranet de la DAF Le r f rentiel de comptabilit budg taire de l Etat vient de para tre o D couvrir et t l charger le r f rentiel de comptabilit budg taire o Circulaire DF MNC 09 3004 du 22 janvier 2009 relative la diffusion du r f rentiel de comptabilit budg taire DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 Page 3 GFC
35. on traduite en fran ais le cas ch ant pass e entre l entreprise trang re et le repr sentant fiscal ou le mandataire pr cisant l tendue de la d l gation accord e Le paiement des cr ances frapp es d opposition o Cession ferme ou nantissement Paiement un tablissement de cr dit cessionnaire ou b n ficiaire d un nantissement e 1 Notification de la cession ou du nantissement par lettre recommand e avec demande d avis de r ception ou tout autre moyen permettant de donner date certaine 2 Le cas ch ant notification de la transmission du bordereau par le b n ficiaire de la transmission par lettre recommand e avec demande d avis de r ception ou tout autre moyen permettant de donner date certaine DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 Page 30 Paiement un cessionnaire ou un b n ficiaire de nantissement de droit de commun 1 Exemplaire original de signification de la cession ou du nantissement non ant la qualit du comptable assignataire du c dant ou du cr ancier l initiative du nantissement du cessionnaire ou du b n ficiaire du nantissement et d signant la cr ance c d e ou nantie 2 Original de l acte de cession Paiement au c dant ou au cr ancier l initiative du nantissement Mainlev e de la cession ou du nantissement donn e par l tablissement de cr dit par lettre recommand e avec demande d avis d
36. oraire ou les modalit s de la r mun ration de l agent e Le cas ch ant certificat de cessation de paiement o Les pi ces exig es pour les paiements ult rieurs Pi ces g n rales e 1 tat nominatif d compt individuel ou collectif non ant le cas ch ant les mentions suivantes pour chaque agent Le grade l chelon l indice l indication du temps de travail le taux horaire e La p riode ouvrant droit r mun ration et le nombre d heures effectives e Le traitement brut mensuel e Le montant des r mun rations soumis aux pr comptes e Les montants de ces pr comptes e Le traitement net mensuel e La somme nette payer DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 Page 34 Les frais de d placement Pi ces g n rales o 1 tat de frais voir annexe A 2 Pour les frais d h bergement selon le cas D lib ration fixant les taux du remboursement forfaitaire des frais d h bergement pour la m tropole 3 Le cas ch ant d lib ration fixant une d finition d rogatoire la notion de commune 4 Le cas ch ant d lib ration fixant des r gles d rogatoires d indemnisation et pr cisant leur dur e d application 5 D lib ration autorisant d une mani re g n rale la prise en charge des frais de transport lors de l admission d un agent un concours Pi ces particuli res o Mission accomplie hors la r sidence administrative et
37. pation salariale est au moins gale la moiti du forfait avantage en nature soit 2 15 arrondis euros en 2009 est applicable aux salari s Dans le cas o le montant de la gratification est au moins gal au montant de la franchise de cotisations si la prise de repas la cantine par le salari respecte les limites fix es par la circulaire minist rielle aucune cotisation ne sera due l avantage en nature tant dans ce cas n glig Le montant de l avantage en nature repas est fix 4 30 pour 2009 Mais pour les salari s nourris dans une cantine ou restaurant d entreprise l avantage en nature peut tre n glig lorsque la participation du salari est au moins gale la moiti de ce montant soit 2 15 La gratuit accord un salari ou un stagiaire ou un prix inf rieur 2 15 entra ne le paiement de cotisations DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 Page 2 o Lire la lettre circulaire n 2009 001 du 13 01 09 de l ACOSS relatif l valuation des avantages en nature o La note du BA du 12 janvier 2009 sur les Avantages en nature logement et les d clarations remplir DIFIN446 462 pdf 367 52 Ko Le rapport du minist re de l ducation sur l tat de l Ecole Minist re de l Education nationale L tat de l cole Rapport Octobre 2008 Les lettres d informations et des documents de nos coll gues d autres acad mies
38. ptes concern s sont Pour 2008 4111 solde cr diteur anormal 4112 solde cr diteur anormal 4118 solde cr diteur anormal 416 solde cr diteur anormal 5132 solde cr diteur anormal O OO 419 solde d biteur anormal Pour 2009 4081 solde d biteur anormal 4621 solde d biteur anormal 463 solde cr diteur anormal 466 solde d biteur anormal 4672 solde d biteur anormal 4682 solde cr diteur anormal O O O O O O O O O O 4686 solde d biteur anormal Pour conna tre le sens des soldes il est conseill de se reporter aux documents le compte financier en ligne sur le site de la DAF rubrique kiosque acad mie d Aix Marseille Il ne faut pas oublier que les tats de d veloppement de solde doivent tre d velopp s en coh rence avec le sens des soldes m me sens si un solde est d biteur l tat de d veloppement ne doit comprendre que des sommes au d bit du solde S il est cr diteur l tat de d veloppement ne doit comprendre que des sommes au cr dit du solde Il convient donc avant la confection du compte financier de d velopper les soldes et d apporter les corrections pour les sommes qui apparaissant tort au d bit ou au cr dit de ces comptes DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 Page 5 Les contr les effectuer sur les comptes pouvant pr senter des soldes anormaux pour le compte financier 2008
39. r dits La d pense doit tre valu e toutes taxes comprises sa juste valeur frais induits compris L absence d imputation Le d passement de cr dit en cas d indisponibilit des cr dits le gestionnaire doit par crit attirer l attention du chef d tablissement sur l insuffisance des cr dits DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 Page 19 Fiche La liquidation La liquidation c est l op ration post rieure l engagement consistant arr ter le montant exact d une charge payer apr s avoir v rifi la r alit de la prestation qui devait tre fournie la personne publique ACTIVITE ECHEANCE RESPONSABLE SUPPLEANT T che 1 Le suivi de la commande T che 2 La livraison T che 3 La v rification de la livraison T che 4 La v rification du service fait T che 5 Le datage du service fait T che 6 L enregistrement de la date d arriv e de la facture T che 7 La v rification des l ments de la liquidation T che 8 La v rification de la conformit de la facture T che 9 La v rification des RIB T che 10 La pr paration du mandatement Syst matique Syst matique Syst matique Syst matique Syst matique Pour les factures manuscrites Syst matique Syst matique Syst matique Adjoint du gestionnaire Adjoint du gestionnaire Adjoint du gestionnaire
40. r sans bon de commande ou service fait Liquider sans bon de commande accroch au duplicata DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 Page 22 Fiche Le mandatement Le mandatement c est l acte administratif donnant conform ment aux r sultats de la liquidation l ordre au comptable public de payer la dette de la personne publique ACTIVITE ECHEANCE RESPONSABLE SUPPLEANT T che 1 La v rification du service fait T che 2 La v rification de l imputation T che 3 La v rification de la disponibilit des cr dits T che 4 La v rification de l existence d une cession de cr ances T che 5 La v rification de la qualit de l ordonnateur T che 6 La sauvegarde avant mandatement T che 7 La transmission de la liste des liquidations l agence comptable T che 8 Les modifications apporter suite aux observations de l agence comptable T che 9 La sauvegarde apr s les modifications suite aux observations de l agence comptable T che 10 La mise en forme du mandatement T che 11 Le contr le de la pr sence du bon de commande au duplicata du mandat T che 12 La signature de l ordonnateur T che 13 Le transfert l agent comptable T che 14 Le classement du mandatement Syst matique Syst matique Syst matique Syst matique Syst matique Syst matique Syst matique Si n cessaire Si n
41. rieuse les interventions imm diates faisant suite une temp te la rupture d une digue L acheteur public doit tre en mesure de motiver le recours l urgence imp rieuse il devra la limiter et dans le temps et aux prestations strictement n cessaires pour faire face au caract re imp rieux de cette urgence Le code propose trois types d am nagements des proc dures de passation des march s en cas d urgence imp rieuse L acheteur public peut recourir une proc dure n goci e sans publicit ni mise en concurrence la condition que les modalit s de passation requises par la situation soient incompatibles avec les d lais inh rents aux proc dures d appel d offres ou de march n goci avec publicit et mise en concurrence pr alable article 35 II 1 Par d rogation l article 13 et lorsque l urgence imp rieuse est incompatible avec la pr paration des documents d un march la passation du march est confirm e par un change de lettres l article 25 pr voit par ailleurs que le pouvoir adjudicateur peut se dispenser de r unir la commission d appel d offres l article 80 pr voit que le d lai existant entre la notification de la d cision de rejet aux candidats non retenus et la signature du march n a pas tre appliqu dans les situations d urgence imp rieuse justifiant la n gociation sans publicit pr alable avec un seul soumissionnaire DIFIN Bureau Aide et conseil aux E
42. rses donn es retenues notamment le nombre de personnes ou la r partition des t ches ne constituent que des hypoth ses de travail qu il est possible de rencontrer dans un certain nombre d tablissements de l acad mie les donn es ne sont l que pour illustrer comment il est possible d entrer dans cette d marche Le plan d action et les fiches de proc dure ne sauraient en aucun cas constituer un mod le obligatoire pour les tablissements Pr sentation des donn es de l tablissement rattach Dotation en personnel o Deux agents aux services intendance Un gestionnaire Un adjoint au gestionnaire R partition des t ches o Le gestionnaire Gestion administrative de l tablissement e Actes de l tablissement enqu tes march s publics contrats e Gestion du personnel de service et des contrats aid s e Relations avec la collectivit de rattachement Gestion mat rielle de l tablissement e Entretien et s curit des locaux e S curit du personnel et des usagers e Suivi des travaux e Acc s et h bergement e Tenue de l inventaire Gestion financi re de l tablissement e Budget d cisions budg taires modificatives suivis des cr dits e D penses sauf liquidation e Recettes e R gie o L adjoint du gestionnaire Gestion financi re e Bourses e Droits constat s DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 Page 11 e Encaissement des droits
43. s en entreprise et de diffuser les r ponses apport es par l ACOSS aux questions soulev es l occasion de la mise en uvre de la r forme des r gles relatives aux stagiaires T l chargez la circulaire 2008 91 Note de service n 2008 176 du 24 d cembre 2008 pr sentant la convention type relative la formation en milieu professionnel des l ves de lyc e professionnel publi e au BO n 2 du 8 janvier 09 Lire la note de service n 2008 176 Le bar me 2009 des Avantages en nature sur le site de l URSSAF O Les avantages en nature constituent un l ment de r mun ration soumis cotisations dans des limites fix es par la r glementation pour chaque type d avantage en nature Aux termes d une circulaire minist rielle du 7 janvier 2003 la fourniture du repas la cantine moyennant une participation des salari s constitue un avantage en nature Cet avantage doit en principe tre int gr dans l assiette des cotisations pour un montant valu la diff rence entre le montant du forfait avantage en nature et le montant de la participation personnelle du salari Toutefois cette circulaire minist rielle introduit une tol rance en permettant de n gliger cet avantage en nature lorsque la participation du salari est au moins gale la moiti du forfait La tol rance minist rielle pr voyant que l avantage en nature r sultant de la prise de repas la cantine ne soit pas pris en compte lorsque la partici
44. t lib ratoire du cr ancier Les pi ces justificatives L achat public Le paiement des associations Les aides et transferts La paye des contrats aid s Les frais de d placement Quelques pr cisions sur la notion d urgence DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 Page 28 Les mentions obligatoires sur les factures Extrait de l article D1617 19 du code g n ral des collectivit s territoriales Les mentions pr vues l annexe C doivent figurer sur les factures ou sur les m moires Aucun formalisme autre que celui pr vu par le code g n ral des imp ts n est exig pour les factures ou les m moires transmis titre de pi ce justificative Il suffit que les mentions suivantes y figurent explicitement 1 1 Le nom ou la raison sociale du cr ancier 2 Le cas ch ant la r f rence d inscription au r pertoire du commerce ou au r pertoire des m tiers 3 Le cas ch ant le num ro de SIREN ou de SIRET 4 La date d ex cution des services ou de livraison des fournitures et d signation de la collectivit d bitrice 5 Pour chacune des prestations rendues la d nomination pr cise selon le cas les prix unitaires et les quantit s ou bien les prix forfaitaires 6 Le montant et le taux de taxe sur la valeur ajout e l galement applicable ou le cas ch ant le b n fice d une exon ration 7 Tous rabais remises ristournes ou escomptes acquis et c
45. ter un caract re d ext riorit elles ne doivent pas r sulter du fait de la personne en l occurrence de l tablissement l urgence est prise en compte par la r glementation elle sera g n ralement invoqu e non seulement en s appuyant sur l article 8 2 c du d cret n 85 924 du 30 ao t 1985 qui autorise le chef d tablissement en qualit de repr sentant de l Etat au sein de l tablissement prend toutes dispositions en liaison avec les autorit s administratives comp tentes pour assurer la s curit des personnes et des biens l hygi ne et la salubrit de l tablissement mais aussi de fa on beaucoup plus large pour faire face des v nements inopin s r paration d quipements de fuite etc Ces circonstances de fait apportent et justifient certaines tol rances dans la rigueur des r gles de comp tence et de forme en faveur de nombreux actes publics indispensables Elles ne signifient en aucun cas quand l urgence est invoqu e que plus aucune r gle n est applicable que tout est permis sans aucune condition Cette notion d urgence est en effet prise en compte par la r glementation elle est pr vue aussi bien dans le d cret 85 924 du 30 ao t 1985 r gissant les tablissements publics locaux d enseignement article 16 que dans le d cret n 2006 975 du 1 ao t 2006 portant code des march s publics gt L urgence comme moyen d autorisation d achat public l urgence est l un des quatre moyens au
46. torisant l achat public il s agit de permettre l ordonnateur en cas d urgence d engager une d pense non pr vue dans l tat pr visionnel de la commande publique et financ e sur des ressources non affect es lorsqu elle est indispensable au bon fonctionnement de l tablissement ou d un service annexe Ces march s doivent se rattacher des op rations de gestion courante pour un montant est inf rieur 5000 HT ou des travaux et quipements jusqu 15000 HT La gestion courante recouvre les fournitures non immobilis es ainsi que les prestations de service telles par exemple la r paration inopin e d quipements de s curit ou de mat riels informatiques En cas d urgence les op rations de gestion courante d un montant inf rieur 5 000 HT ou des travaux et quipements jusqu 15 000 HT L urgence permet donc de s affranchir de la r gle normale qui est l autorisation donn e par le conseil d administration soit contrat par contrat soit globalement par l tat pr visionnel de la commande publique DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 Page 38 Mais lorsque ce moyen sera utilis une obligation incombera sur le chef d tablissement il devra informer le Conseil d administration le plus proche Il devra galement pour que l agent comptable ne refuse le mandat indiquer au comptable le moyen utilis par la mention ex
47. uire les d lais pour des motifs d urgence en appel d offres ouvert ou en dialogue comp titif pour les march s pass s selon une proc dure adapt e la r duction de ces d lais est possible si elle est pr vue dans le r glement int rieur de la commande publique de l tablissement L acheteur public doit tre en mesure de motiver le caract re objectif de l urgence ainsi que l impossibilit r elle de respecter les d lais normaux pour des raisons s rieuses ne r sultant pas de leur fait La situation d urgence ne doit pas r sulter du fait du pouvoir adjudicateur L urgence doit tre mentionn e dans l avis d appel public la concurrence l urgence imp rieuse La notion d urgence imp rieuse correspond un cas renforc d urgence et doit tre distingu e de l urgence simple Elle renvoie la notion de force majeure de la jurisprudence administrative L urgence est clairement circonscrite aux ph nom nes impr visibles ext rieurs et irr sistibles pour l acheteur public DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 Page 39 Cette condition interdit d invoquer les cas d urgence r sultant d irr gularit s ou de n gligences commises dans la passation du march L urgence imp rieuse doit rendre impossible le respect des d lais normaux y compris les d lais r duits pour cause d urgence simple Par exemple peut constituer un cas d urgence imp
48. ure formalis e article 26 du DIFIN Bureau Aide et conseil aux EPLE Acad mie d Aix Marseille f vrier 2009 Page 32 m me code Autres prestations 1 M moire ou facture 2 Fiche de recensement des march s L arr t du 11 d cembre 2006 publi au journal officiel du 19 d cembre 2006 relatif au recensement conomique de l achat public a pr vu dans son article 4 un seuil de 90 000 HT pour l tablissement de la fiche de renseignement Une fiche de recensement est tablie selon le mod le en annexe pour chaque contrat march ou accord cadre d un montant sup rieur 90 000 HT par le repr sentant l gal de l organisme qui passe le contrat le march ou l accord cadre Les mentions suivantes sont n cessaires et doivent se retrouver sur tout bon de commande ou document contractuel crit Annexe G mentions n cessaires A Mentions n cessaires un march public pass selon une proc dure adapt e pr vue par les articles 28 ou 30 du code des march s publics faisant l objet d un crit 1 1 Identification des parties contractantes 2 R f rence la d lib ration 2 autorisant la personne publique passer le march 3 D finition de l objet du march 4 Prix ou modalit s de sa d termination 5 Conditions de r glement 1 Les mentions list es au A s appliquent galement au cas sp cifique des march s pass s sur change de lettres
49. ustificative est obligatoire partir de 230 Aucune d pense ne peut tre pay e sans la pi ce justificative correspondante seule la production d un original permet de prouver la r alit et la r gularit de la d pense Elle doit donc tre claire pr cise coh rente et exhaustive son impr cision emp chera le comptable de payer La d pense est pr sent e sous la seule responsabilit de l ordonnateur selon l une des rubriques pr vues par le d cret n 2007 450 du 25 mars 2007 et pr sent es ci dessous instruction n 07 024 MO du 30 mars 2007 March s publics Un march public est un contrat conclu titre on reux par une personne de droit public d s le premier euro avec des personnes publiques ou priv es pour r pondre ses besoins en mati re de travaux de fournitures de services NE 1 Contrat et le cas ch ant avenant Prestations fix es par contrat 2 M moire ou facture 3 Fiche de recensement des march s Prestations dont le paiement donne lieu 1 Document crit encadrant l avance l acompte ou la avance acompte ou retenue de garantie retenue de garantie 2 M moire ou facture 3 Fiche de recensement des march s Achats pouvant faire l objet d un march Pi ces correspondantes pr vues la rubrique des proc dure adapt e articles 28 ou 30 du code march s formalis s des march s publics mais passes express ment selon une proc d
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