Un logiciel de gestion logistique pour les ONG
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1. Van Jean Vande Marc Vandeb Thierry Vander Luc Pichot Marie Figure 6 Exemple de s lection dans une liste D veloppement technique LogiH 2 Diff rents types de feuilles LogiH est compos de plusieurs types de feuilles a Les feuilles d indicateurs Les tableaux d indicateurs ne n cessitent aucune manipulation des coop rants et affichent des indicateurs d duits partir des informations rentr es dans les feuilles compl ter Pour viter qu un utilisateur ne supprime pas m garde les formules des indicateurs les cases seront bloqu es A B C D E F G H J K P 2 Accueil nn mp Indicateurs v hicules Tableau d indicateurs 6 Totaux 2 878 2 863 45 500 s AEN c m f A E 8 E PE z E T FE aE O9 u uv Sa FT L E E 2 E E w E gt pes 3 gt x 3 0 0 S G E O 0 0 7 O u 52 0 E a 6 gt 3 3 nu a n E x E 3 x L g 6 6 5 z E s E 9 G 5 G S o o x 7 xt YU 2 y v y Re a v v e 8 EDF Ho 4x4 486 450 3 4 14 200 0 9 0 55 Normale 81 9 GDT Ho 4x4 1 502 1 561 9 3 16 100 1 0 0 51 Faible 75 10 LKJ Ho 4x4 570 532 4 1 13 900 0 9 0 62 Normale 71 11 OIU To Vill 320 320 24 6 1300 1 0 3 Tr s faible 80 17 Figure 7 Exemple de feuille d indicateurs ici avec les indicateurs li s aux v hicules b Les feuilles compl ter Les feuilles compl ter sont des carnets de bord num2. tre utilisable sur le terrain sans un soutien permanent d un consultant et donc appropri par les utilisateurs tre installable et d ployable en un jour par un consultant au terme de la formation Le logiciel devra donc couvrir le champ d utilisation le plus large possible tout en restant d coup en modules pour que les ONG ne doivent pas utiliser un logiciel trop grand et effrayant et puissent seulement s lectionner les modules int ressants Utilisation de LogiH LogiH Ill Utilisation de LogiH 1 Pour quelles ONG LogiH est destin aux petites et moyennes ONG qui ont besoin d une gestion appuy e par un syst me informatis facile d ployer Leurs besoins peuvent tre tr s pr cis on veut seulement s assurer que les v hicules ne consomment pas trop ou tr s larges on veut g rer toute la chaine d achats des stocks et des entrep ts 2 Qu est ce que le logiciel va apporter Le logiciel n cessite de prendre le temps de rentrer des informations dans des carnets de bord informatis s qui ensuite seront trait es dans des tableaux d indicateurs Ce temps peut sembler une contrainte au premier abord mais en r alit c est un gain consid rable et ce temps sera d ailleurs r cup r lorsqu il s agira par exemple de rechercher des donn es Gr ce aux indicateurs qui se d gagent d ailleurs en couleur vous ciblerez les probl mes de l ONG mais vous verrez aussi la progressi
3. 21 2 LogiH C D E G H J Fiche Besoin N Fiche Bes 7 Fiche Besoin Demandeur Vande Marc Fait le 11 04 2012 Projet Associ Mat riel demand Responsable Projet Van Jean Refus Accept Le 11 04 2012 Signature du responsable projet Responsable Financier Van Jean Le 11 04 2012 Refus Accept Signature du responsable financier Figure 9 Exemple de Fiche pour impression ici une fiche de besoin n cessaire au passage d une commande 3 Diff rentes parties de LogiH LogiH est d coup en plusieurs parties elles m mes compos es de modules a Essentiels A B D 3 i Essentiels Accueil 5 6 Essentiels Type F V hicules Tableau compl ter amp indicateurs 8 Employ s Tableau compl ter amp indicateurs 9 Fournisseurs Tableau compl ter amp indicateurs 10 Entrep ts Tableau compl ter amp indicateurs 11 Postes amp Perdiems Tableau compl ter 12 Distances inter villes Tableau compl ter Figure 10 Menu d Accueil Cette premi re contient les feuilles les plus importantes qui d finissent les v hicules le personnel les fournisseurs de l ONG et ses entrep ts Elle contient aussi les feuilles qui sont tr s rarement modifi s distances entre les villes perdiems Les 4 feuilles v hicules personnel fournisseurs entrep ts contiennent les informations de bases rentr es par le logisticien ainsi que les principaux indicateurs qui sont copi es des
4. Les grandes ONG que LogiH n a pas pour vocation d aider pourront elles d velopper des solutions internes sur mesure ce que fait par exemple MSF 2 Petits ERP L cosyst me des ERP permet de trouver des solutions gratuites de qualit OpenERP en est un bon exemple Cependant ces ERP ne sont pas adapt s et n ont pas t con u pour les ONG du sud et quasiment impossible de prise en main sans une formation pouss e et ch re 3 ERP traditionnels SAP Pour les m mes raisons que les petits ERP des grosses solutions comme SAP ne sont pas adapt es aux ONG de par leur complexit et leur co t M me les plus grosses telles que MSF pr f reront utiliser une solution d velopp e en interne Conclusion LogiH VII Conclusion La logistique est le point central de tout projet principalement pour des ONG peu importe leur budget Le projet LogiH va permettre aux ONG de facilement am liorer leur logistique en s appropriant un logiciel d aide la gestion Nous avons pr sent ce projet divers logisticiens et qui nous ont confirm que nous pouvons tre optimistes Nous avons travaill dans un souci du d tail mais toujours dans une approche tr s simple d utilisation id ale pour de pour petites ONG Tout ceci est consitue bien s r du temps gagn et donc du temps profit des projets L avantage que nous avons pris soin de d velopper se situe aussi au niveau de la s curit tant au niveau de l acc s que
5. autres parties D veloppement technique b V hicules 19 20 21 77 A B C D V hicules Menu V hicules Type z Carburant Consommation et carburant Tableau compl ter Fiche carburant Fiche pour impression Indicateurs conducteurs Tableau d indicateurs Indicateurs v hicules Tableau d indicateurs Km mensuels Tableau d indicateurs D placements Tableau d placements Tableau compl ter Fiche de d placement Fiche pour impression Analyse des d placements Tableaux crois s dynamiques Entretiens Entretiens amp R parations Tableau compl ter Indicateurs entretiens Tableau d indicateurs Fiche d entretien r paration de v hicule Fiche pour impression Analyse des entretiens Tableaux crois s dynamiques A Figure 11 Menu de la partie V hicules sous utilis LogiH La partie V hicule est compos e de trois de carburant des v hicules et des groupes modules g rant la consommation lectrog nes leurs d placements et les entretiens Voici quelques questions auxquelles cette partie permet de r pondre Est ce que ce v hicule ne me coute pas trop cher en entretien Est ce que les coop rants utilisent les voitures des fins personnelles Est ce qu un v hicule est sur ou Est ce qu un chauffeur vole du carburant Quelle pompe essence est le plus utilis e par les chauffeurs Est ce qu un v hicule n cessite d aller un entretien c Res
6. des back up quotidien pour une fiabilit maximale Enfin si LogiH peut para tre imposant nous insistons sur son caract re adaptable et modulable qui est en fait sa grande force car qui peut le plus peut le moins Nous esp rons ainsi aider les ONG et ASBL dans leurs projets tre encore plus efficientes en ma trisant leurs pertes et les co ts superflus
7. ent te renseignant la date et le nom de la feuille D velct e F LL 100 1 10 10 1 120 10 100 10 10 100 1 10 1 0 10 100 120 10 1 0 100 120 120 100 120 100 10 10 o9 10 12 15 vunsouabnnsneossmenununussosesenuuu tu es nelt 6B888kh Figure 5 Aper u avant impression d un tableau a ia ta Ea ia tg a a ia TE aa a ta ta 4 dbdettotuteditenddeneteuneunueununurd Uh Us Au us dub dus La tu A Un Li du lt FESFESETETELT RARE RRRENRNE 200000000000 9jp ECECEC ELEC CEL SR TRS RSR RSR 999999999999 909998999990999989 o opoppoppoooppooop0o0orooroopropoorooopooooooo0op HWhhhahbhhhahmhhha8mh 8h a8nbu8hamhmhahnhh 88 BESELSEBELSESESSESESESSESSSE LogiH L impression est aussi r gl e pour que les tableaux soient automatiquement r tr cis pour tenir en une page de large lorsqu ils seront imprim s d Listes Excel permet de d finir des listes comme la liste des employ s des v hicules Ces listes permettront d obliger l utilisateur entrer des informations contenues dans cette listespour certaines cases Ainsi si le logiciel vous demande de choisir un chauffeur vous ne pourrez indiquer que le nom d un chauffeur d fini dans un autre tableau Cette technique permet ainsi d acc l rer la saisie puisqu Excel propose une compl tion automatique et d emp cher les erreurs de frappe Ccture 2 Pichet Th r se b
8. riques o le responsable devra saisir des informations journali res A B C D E F G H l J K i Accueil 2 Distributions 4 B n ficiaires B n ficiaires B n ficiaires Stocks B n ficiaires Diff rence Date Lieu Responsable _ e de mat riel distril 3 TERG i ame jaena 6 x lt 5 E pr vus pr sents servis distribu non servis pr visions r alit 7 01 01 2012 Bunia Vande Marc matos1 14 10 10 10 40 8 14 01 2012 Kinshasa Pichat Madelaine matos2 17 15 15 15 13 9 27 01 2012 Bunia Vander Luc matos3 30 30 30 30 0 10 09 02 2012 Bunia Vanden Paul matos4 50 40 40 40 25 11 22 02 2012 Kinshasa Vander Luc matos1 50 50 50 70 0 12 06 03 2012 Bunia Vande Marc matos2 50 65 65 60 23 13 19 03 2012 Kinshasa Pichat Madelaine matos3 80 73 73 80 10 14 01 04 2012 Bunia Vander Luc matos3 80 90 30 20 60 11 15 14 04 2012 Kinshasa Vanden Paul matos3 20 10 10 30 100 16 27 04 2012 Bunia Vander Luc matos4 20 30 30 30 33 17 15 05 2012 Kinshasa Pichot Marie matos4 20 20 20 20 0 18 Ale Figure 8 Exemple de feuille compl ter ici avec les distributions effectu es par l ONG c Les fiches pour impression Les fiches pour impression permettent d imprimer rapidement des fiches administratives partir des informations contenues dans les feuilles compl ter D veloppement technique Commande 6 i 10 1 12 13 14 15 16 17 18 19 20
9. Les vid os seront aussi donn es sur une cl usb lors de l installation du logiciel pour les avoir sans connexion internet iv Des fiches d utilisation orient es r sultats Des fiches d utilisation permettront de donner des exemples d utilisation du logiciel Par exemple l une des fiches est intitul e 7 cas d utilisation frauduleuse du carburant ou des v hicules et permet pour chacun des 7 cas ex un coop rant vole du carburant dans son v hicule un coop rant utilise un v hicule pour ses trajets personnels de savoir o le logiciel d tectera l utilisation frauduleuse et quels indicateurs passeront au rouge Une autre fiche explique comment choisir ses fournisseurs privil gi s partir des indicateurs fournis dans LogiH b Formation des formateurs locaux Une fois la formation cr il faudra former des formateurs locaux Ces formateurs seront des employ s locaux d Axyom C est eux qui donneront la formation aux coop rants G3 Distribution du logiciel LogiH 2 Syst me de distribution a Formations pour les ONG La formation durera une semaine et pourra au choix d Axyom avoir comme pr requis une premi re formation de logistique Comme elle sera donn e par des employ s locaux son prix sera li au cout de la vie A Kinshasa Axyom l habitude de proposer des formations 400 la semaine pour des ONG Nous proposerons un prix de 450 pour une formation associ e l utilisation de
10. LogiH A la fin de la formation les ONG pr sentes recevront le logiciel ainsi que le mat riel d utilisation Ensuite elles payeront un consultant le formateur une journ e pour qu il vienne installer le logiciel Sur les 450 50 seront vers s ULB Notre partenaire Axyom a relev le besoin pour ce type de formation associ e un logiciel hauteur d au moins 2 formations pour 20 ONG chacune par an dans la r gion de Kinshasa Dans un deuxi me temps le logiciel sera distribu par notre partenaire partout o ils auront un bureau permanent b Installation A la fin de la semaine de formation le formateur ira installer le logiciel pendant une journ e aux frais de l ONG sur place Lors de cette installation il am nagera le logiciel pour l ONG en retirant les modules inutiles 3 Apr s vente aller plus loin a Cr ation de modules sur mesure Si l ONG le souhaite l ULB pourra cr er un module sur mesure Le prix d pendra de la possibilit de re utiliser ce module pour d autres ONG Concurrence LogiH VI Concurrence Nous voyons trois types de concurrents pour LogiH 1 Solutions internes l Chaque ONG est tent e de d velopper ses propres feuilles de calcul Cependant LogiH la am ne une solution de qualit professionnelle et plus large Le risque d utiliser des feuilles de calcul home made est que chaque coop rant d veloppe la sienne et qu elles ne soient pas compatible ou peu utilisable
11. Logih Un logiciel de gestion logistique pour les ONG Delphine Evrard amp Nicolas Vandeput 13 04 2012 ARNOM ve EE LIBRE DE BRUXELLES AB UNIVERSITE D EUROFE Inspiring Non Profit Tables des mati res LogiH Tables des mati res CR E E E E EE 2 Il Cahier des charges Public cibl rss 3 Me GiG onde LOE rriren aS aE E E A E NN 4 t Pour gueles ONE E a 4 2 Qu est ce que le logiciel va apporter 2 4 3 Quiutilise le logiciel au sein de PONG 2 4 VS Developpement I CNNIQUE 285 ra ctrencesee amener encens sense sense Deesea basse do sectes 5 ER COL COS CCE E EE E E E 5 2 Diff rents types de Ode ra at os ns 8 3 Diff rentes parties de LogiHessisississstiiserrivissversriiisas vateur danse Naa aV as 9 Ve Dibtributonau loni Ae eeri EE E 12 1 En amont du syst me de distribution ss 12 2 Systeme de distiDUtION rserisissrerssrenroninrinrenes carence iore a ns Ere E ERNE aies dates EEEa 13 3 Apr s vente aller plus loin ssnessssnesunsnesursresunsrusurererunererurererunsrenunsrenunererunererunerersrerenae 13 YE COMORES ee 14 1 SOMI IONS ATOS a E deb de de La 14 OCR E E ETE E E TTE 14 3 ERP traditionnels SAP e eesessesessnsesrnssrenesrrresrrssrrrnsrrrnsrrrnsrressrreserresrtrnsrreserresrrreseeresns 14 VIL Concl siON sses E NA in 15 Contexte LogiH I Contexte Axyom est une soci t belge de conseil historiquement sur le plan financier et comptable aux ONG qui est g ographiquement b
12. enu de la partie Stocks et Mat riel Est ce que nos estimations du nombre de b n ficiaires pr sents taient justes de b n ficiaires taient pr sents lors de cette distribution Est ce qu un entrep t n cessite un tat des lieux Est ce que nous avons encore assez de ce type de mat riel Qui utilise cet ordinateur et o est il Distribution du logiciel LogiH V Distribution du logiciel 1 En amont du syst me de distribution a Cr ation d une formation Dans un premier temps ULB devra cr er une formation qui durera une semaine Cette formation sera associ e du mat riel consistant en i Un manuel de l utilisateur Ce manuel permettra l utilisateur de se retrouver dans le logiciel et constituera un mode d emploi d taill de chacune des pages mais aussi de comment utiliser 100 le logiciel listes impression coloration tris ii Un manuel de l installateur Ce manuel permettra l installateur au formateur de savoir quels colonnes ou feuilles cach es diter pour masquer ou modifier des modules iii Des vid os disponible en ligne et hors ligne Ces vid os viendront illustrer le mode d emploi Ce sont des vid os d utilisation et d exemples du logiciel Si elles sont vues en ligne les coop rants pourront laisser un commentaire pour poser des questions Ces vid os seront post es sur un site internet www logistique humanitaire com associ au projet
13. es LogiH Cette partie est consacr au processus de commande besoin acceptation commande r ception back order Elle permet aussi de g rer la commande de services Voici quelques exemples de questions auxquelles ces modules permettent de r pondre Qui a demand ce mat riel Est ce que la demande que j ai faite a t accept e par le responsable financier Quia r ceptionn cette commande quand et o Combien de back order avons nous en attente Quel est le retard moyen observ chez ce fournisseur e Stocks et Mat riel les de ces de A B C D 2 Cette derni re partie contient 3 sol 2 3 Stocks et Mat riel Accueil plusieurs modules g rant les 5 6 Stocks et Mat riel Type stocks les entrep ts de ver distributions et le mat riel 8 tat des lieux Tableau compl ter 9 Fiche Inventaire Stock Fiche pour impression utilis pa r les COO p ra nts Voici 10 Stocks 11 Mouvements de Stocks Tableau compl ter q uelq ues exem ples 12 Stocks Tableau d indicateurs 13 Fiche Mouvement de Stock Fiche pour impression questions auxquelles 14 Distributions 15 Distributions Tableau compl ter mod u les permette nt 16 Analyse des Distributions Tableaux crois s dynamiques i 17 Fiches Distributions Fiche pour impression re pond res 18 Fiches B n ficiaires Fiche pour impression 19 Mat riel 20 Mat riel de l ONG Tableau compl ter 3 Com bien Figure 14 M
14. ien implant e dans la zone des Grands Lacs Depuis quelques ann es il a t constat que les formations logistiques pour les ONG locales que donne Axyom ont un certain succ s mais que les coop rants aimeraient aller plus loin Axyom avait d j d velopp un logiciel Excel pour soutenir la comptabilit des ONG et forte de ce succ s aimerait donc d velopper un logiciel quivalent sp cialement d di la gestion logistique des ONG Pour ce faire Axyom a fait appel l Universit Libre de Bruxelles ULB pour qu elle d veloppe un logiciel de gestion logistique adapt aux petites et moyennes ONG Ce logiciel sera distribu par les consultants d Axyom sur le terrain sous forme de formations et sera d velopp et mis jour par l Universit Libre de Bruxelles Nous allons voir comment ci apr s Cahier des charges Public cibl LogiH Il Cahier des charges Public cibl Ce logiciel devrait tre donc adapt aux ONG de taille moyenne ou petite C est dire qu il devra tre utilisable par un coop rant au terme d une formation d une semaine pouvoir tre d ploy sur n importe quel ordinateur pourvu d excel r pondre au diff rents besoins des ONG susceptibles d tre int ress es par un tel logiciel et donc tre adaptable Pour ce faire le logiciel devra tre modulable il est compos de diff rents modules et chaque ONG choisira quels module elle d sire utiliser
15. iques une date sup rieur aujourd hui une valeur qui n a pas de sens la case sera color e en rouge Ce qui permet de constater toute erreur de manipulation ou toute anomalie dans les quantit s Si ceci parait simple cela constitue un gain de temps et donc d efficacit pour le manager au sommet de la pyramide qui contr le la logistique z Q g 2 E YU a x T 3 ko Mis O E E e e ar 1350 1250 100 Figure 1 Coloration en rouge ici le Km au d part est sup rieur au Km l arriv e Si des donn es n cessaires sont manquantes la case sera color e en jaune A B D E F G H z Tableau d placements 4 5 z E hi DA f zZ n Q g m v 3 T T 2 u L m y O 3 es S g O p d 5 z A v Z v v v 7 01 01 2011 Vandeb Thierry 1 D placement du personnel pour la formation Bunia Q NILAI NINA A1 Mtsndakh Thiarmis 2 NAnlarnman Aus marrnnnal nauir la farmatinn Drimi a Nnn Figure 2 Coloration en jaune p le ici il manque l heure de d part de ce d placement D veloppement technique LogiH Si la case contient des donn es n cessitant un contr le parce que la valeur repr sente une situation probl matique comme un v hicule avec une consommation trop lev e la police change pour une criture rouge en gras AB c D M G 2 Consommation et carburant 4 6 Date 11 V hicule Km au compteu Nombre litres Prix au litre Prix to
16. on de l ONG Vous pourrez vous fixer des objectifs chiffr s SMART Vous pourrez surveiller que certains v nements n arrivent pas ex une pompe essence doit tre vit e au profit d une autre Des fiches administratives pr tes tre imprim es permettront de gagner beaucoup de temps en se remplissant automatiquement 3 Qui utilise le logiciel au sein de l ONG Les tableaux sera rempli par un responsable souvent un logisticien Il sera disposition de tous les coop rants gr ce un syst me de partage comme Dropbox qui pr sente en plus la possibilit d effectuer automatiquement des back up Les coop rants auront donc acc s aux informations sans pouvoir les modifier D veloppement technique LogiH V D veloppement technique 1 Excel comme outil L utilisation d Excel nous parait logique puisqu Excel permet d tre facilement utilisable sur le terrain m me les plus petites structures ont Excel poss der un ordinateur tant devenu une n cessit notamment pour rendre des comptes aux bailleurs et permet aussi une grande flexibilit dans son utilisation et dans ses capacit s Nous avons utilis dans le d veloppement de notre Logiciel certaines fonctionnalit s plus ou moins connues d Excel a Colorations automatiques Excel offre la possibilit de colorer ou de modifier la police des cases Cette priorit sera utilis dans trois cas Si les donn es sont illog
17. sources humaines A B C D 2 Accueil 3 s i Ressources Humaines Accueil 3 6 Ressources Humaines Type 7 Cong s 8 Demandes de Cong s Tableau compl ter 9 Analyse des Cong s Tableau d indicateurs 10 Fiche de Demande Cong 11 Missions 12 Description des Missions 13 Tableau des Missions 14 Analyse du Personnel en mission 15 Fiches Missions Fiche pour impression Fiche pour impression Tableau compl ter Tableau compl ter Tableau d indicateurs Figure 12 Menu de la partie Ressources Humaines Cette partie est consacr e au personnel de l ONG Les deux modules qui la contiennent permettent de g rer les cong s et les missions Voici quelques exemples de questions auxquelles ces modules permettent de r pondre Quel v hicule a t utilis pour cette mission Combien de jours est parti cet employ le mois pass en mission Combien de perdiems seront ou ont t pay s pour cette mission Combien de jours de cong a pris ce coop rant D veloppement technique d Commandes A B C D gt 3 i Commandes Accueil 5 6 Commandes i Type 7 Tableau des commandes Tableau compl ter 8 Fiche Besoin Fiche pour impression 9 Fiche de Comit d achat Fiche pour impression 10 Fiche de Commande Fiche pour impression 11 Fiche de R ception Fiche pour impression 12 Fiche de Back Order Fiche pour impression Figure 13 Menu de la partie Command
18. tal 10 14 01 2012 EDF Ho 4x4 1 300 86 1 05 90 r Figure 3 Exemple de coloration en rouge gras ici le nombre de litres du plein est sup rieur la taille du r servoir du v hicule b Tri et S lections Excel permet si l on d finit des tableaux de faire des tris ou des s lections sur les l ments d une ou plusieurs colonnes Permettant ainsi de mieux trier l information par date par prix par nom ou de n afficher que les informations utiles pour mieux les voir en ne s lectionnant que certains v hicules par exemple ou seulement certains utilisateurs Consommation et carburant V hicule Km au compte Nombre litres Prix au litre 1 300 86 1 05 1 500 50 1 06 Trier par couleur b 1700 30 1 00 11 500 80 1 00 7 600 80 1 00 Filtres textuels b 7 800 80 1 00 Rechercher p 11 600 80 1 00 M S lectionner tout 11 800 80 1 00 E so ap 8 400 80 1 02 M LKJ Ho 4x4 11 700 80 1 00 i V OIU To Vill 11 900 g0 1 00 12 100 80 1 00 12 300 80 1 00 11 800 80 1 00 13 000 80 1 00 OK Annuler 13 200 80 1 00 12 000 80 1 00 27 27 02 2012 lou Ta Vill d 13 100 RA 1 00 Figure 4 Exemple de s lection de tri ou de s lection sur une colonne c Impression rapide Excel permet de pr enregistrer des pr f rences d impression Ainsi lorsqu un utilisateur voudra imprimer une feuille du logiciel l impression est d j programm e pour que seul le tableau soit imprim avec un
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