Transfert ProEco vers ComptEco / Bob
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1. J R cup rer les soldes l ve de ComptEco Dans ComptEco pour g n rer le fichier des soldes prenez le menu Outils El ves cliquez sur le bouton Dans ProEco dans la fen tre transfert ComptEco et Bob voir ci dessus prenez l onglet R cup rations et cliquez sur le bouton soldes Ceci permet de r cup rer les soldes de chaque l ve afin de conna tre sa situation comptable et ventuellement d en tenir compte lors de la prochaine facturation Ce point efface tous les paiements encod s manuellement et les remplace par le montant r cup r de ComptEco dans la premi re ligne des paiements avec la date de transfert et le type S Le Solde Final dans ProEco correspond alors exactement celui qui se trouve dans ComptEco K Encodage des paiements dans ProEco Si vous n utilisez pas l exportation vers un logiciel comptable le th me 18 de la fiche l ve vous permet d encoder manuellement le montant que l l ve a pay la date de paiement et par quel moyen ex B pour banque C pour comptant Vous pouvez dans listes rapides dans le th me 17 imprimer le solde l ve la somme des factures et la somme des paiements de l l ve Le point El ves Gestion des Frais Statistiques Paiements vous permet d obtenir une synth se des paiements par l ve classe moyen de paiement p riode etc L Rappels de paiement dans Pro Eco Si vous facturez partir de PROECO puis vous transf rez les2. Ce programme wa cr er les fichiers de transfert Client d f Chent dbt levez LFac HFac dbf notes de frais et LFin HFin dEf Faiements I va galement compl ter les matricules comptables des fiches l ves Le r pertoire de transfert est voir param tres El ves C CptE co amp Exportation El ves Exportation Motes de frais Exportation Paiements EM F cup rations M Exporter les notes de frais ProEco Compl ter le HFac d j g n r iuelles factures 7 Ann e comptable Poor Journal YEN Factures non encore export es i Factures num rot es de fs fa Fi Associer num ros comptables par table de correspondance Corresp Transf rer i Fermer Diff rentes possibilit s sont pr vues pour choisir les factures exporter e ann e comptable ann e civile des factures exporter importer dans la bonne ann e comptable e factures non encore export es la proc dure normale e factures num rot es de permet de recommencer une exportation qui s est mal pass e Page 10 Les num ros de plan comptable associ s aux diff rents articles des factures ont t d finis dans la configuration des articles S il manque un n comptable un article export le transfert s arr te et demande de compl ter l article N anmoins la possibilit d associer d autres num ros comptables gr ce une table de correspondance a t maintenue Il suffit de cocher
3. d filantes du th me 46 n apparaissent pas Une pr visualisation est pr vue par l Utilitaire Gestion des frais Impression Documents factures Page 14 Annexe 1 Encodage de l analytique dans ProEco La zone CodeAna est une cha ne de 20 caract res compos de 11 parties analytiques s par es par des Ces 11 parties analytiques sont positionnels c d que si vous utilisez la 3 partie sans utiliser les 2 premi res vous devez l indiquer en commen ant par P EX Crit re3 Comme 20 caract res c est tr s peu pensez utiliser de pr f rence les 1 param tres analytiques pour la facturation des frais l ves 1 Vous utilisez ComptEco La 1 partie repr sente un code r partition parmi ceux que vous avez d fini dans ComptEco par le menu Outils R partitions Analytiques Les parties 2 11 sont les 10 crit res analytiques en 1 caract re que vous avez d finit dans ComptEco par le menu Outils Crit res Analytiques Exemple REP 1 vous utilisez la r partition REP1 REP2 F VOUS Utilisez la r partition REP2 avec le 2 me crit re analytique disant p ex que c est un article lt F gt acultatif 2 Vous utilisez Bob Vous devez d finir dans Bob un des plan s analytique s avec les noms qu a pr d fini ProEco Ces noms sont dans l ordre REP CRIT1 CRIT2 CRIT3 CRIT4 CRITS5 CRIT6 CRIT7 CRIT8 CRIT9Y CRITA Dans chaque plan analytique vous ne pouvez avoir
4. l ves ainsi que Lfac dbf et Hfac dbf pour l int gration des notes de frais Ex dossier 01 gt chemin C BOB50 Link lt 01 Lors de la premi re r cup ration sous bob50 SQL ou apr s toute nouvelle installation il faut introduire le chemin du r pertoire LINK dans le fichier BOB ini du r pertoire de votre bob50 dans la zone des chemins des r pertoires utilis s par BOB50 EX Page 11 DIR LINK C BOBS5SO LINK Il faut ensuite lancer les deux petits fichiers de commande BoblinEleves bat et BobinFac bat que nous vous avons fournis et qui doivent se trouver dans le r pertoire de Bob pour int grer les donn es ils font appel un module externe de Bob qui va r aliser le transfert BoblinEleves bat permet l importation des l ves alors que BobinFac bat importe les notes de frais Si vous ne disposez pas de ces deux fichiers vous pouvez nous les demander ou alors les cr er vous m me en cr ant un nouveau fichier avec votre diteur de texte notepad et en enregistrant les fichiers dans le r pertoire de Bob l o se trouve le fichier Bob exe Voici leur contenu BoblinEleves bat BOBLINK USR UTILISATEUR CIE COMPAGNIE MNF CLIENT DBF MOD CUSTOMER EMPTYFIELD BoblinFac bat BOBLink USR UTILISATEUR CIE COMPAGNIE HDF HFac dbf LNF LFac Dbf MOD ENTRYSAL O UTILISATEUR de USR UTILISATEUR doit tre remplac par votre code utilisateur et DOSSIER de CIE DOSSIER par la r f rence du dossier de votre soci t
5. on aurait un journal Notes de frais VE1 et dans le 2 ProEco un journal VE2 Le transfert lui m me El ves Transferts Transferts El ves vers ComptEco et BOB Transfert El ves onglet Exportation des El ves Le programme de transfert vers ComptEco Bob permet de transf rer les l ves vers le logiciel comptable Il g n re automatiquement un matricule comptable pour l l ve qui n en a pas du type E n ProEco matricule informatique l ve sur 6 chiffres NB Pour effectuer ce transfert il vaut mieux tre le seul exploiter les l ves dans Pro co car il doit mettre jour la date d exportation et donc bloquer la fiche l ve A Transfert vers Comptabilit X Transfert des El ves et Frais vers ComptEco ou BOB Ce programme va cr er les fichiers de transfert Client dbf Client dbt l ves LFac HPac dbf notes de frais et LFin HFin dEf Paiements I va galement compl ter les matricules comptables des fiches l ves Le r pertoire de transfert est voir param tres El ves C XCptE co Exportation El ves Exportation Notes de frais Exportation Paiements EM F cup rations M Exporter les l ves Pro co Le num ro ProEco pour la g n ration des matricules comptables l ve est 1 Le nom principal et l adresse dans la comptabilit du responsable ptions BOB Ecoles ss aF Choix Ecoles D finition des cat gories BOB Conversion Tous les l
6. res de s lection classe date inscription 2 Le bouton conversion permet de transf rer la situation de l l ve dans l cole via une table de conversion dans laquelle l utilisateur devra mettre en rapport les Ann es Classes de ProEco avec les Cat gories Bob qui pourront tre utilis es ult rieurement lors de s lections exemple 3 TQ a MECA gt 3TM 3 L activation de la case cocher Initialise la cat gorie des l ves sortants Bob plus la d finition du contenu zone cat gorie par d faut permet d effectuer un transfert pour tous les l ves en les mettant dans la cat gorie classe ZZZ par d faut donc en les sortant automatiquement de l cole Il suffit ensuite de refaire un transfert sans cocher cette option et uniquement pour les l ves pr sents et ainsi Bob est actualis automatiquement en ce qui concerne votre population scolaire Pour les utilisateurs ComptEco 1 Laissez toujours coch transf rer le m mo c est indispensable pour avoir un signal tique exhaustif dans ComptEco 2 Le bouton conversion est inutile pour ComptEco cela se fait automatiquement via le champs m mo Transfert Factures onglet exportation des notes de frais II permet galement d exporter dans un journal de vente les factures g n r es cocher Exporter les notes de frais Fat Transfert vers Comptabilit i X Transfert des El ves et Frais wers ComptEco ou BOB
7. 2 Le Miveau Ann e El ve E VIDE a E E D amp y g W B v Voici quelques propositions d utilisation e liste des articles Lignes El ve Colonnes Article Volets Niveau Ann e e liste des factures Lignes El ve Colonnes Libell ou Date Facture Volets Niveau Ann e e facturier comparer avec logiciel comptable Lignes Num ro comptable facture Colonnes Num Compte Article Page 7 liste des classes d j factur es Lignes Niveau Ann e Classe Colonnes libell facture ou articles Les options de filtrage permettent de d finir ce qu il faut prendre en compte tous les l ves ou les l ves de la s lection active tous les l ves ou uniquement les l ves qui ont t factur s les factures sur base de bornes sur leur num ro comptable et ann e civile de facturation les factures sur base de bornes sur la date de facture afficher la somme des montants la somme des quantit s ou le nombre de factures Voir galement les explications sur l utilisation des statistiques libres pour les autres fonctionnalit s impression exportation sous totaux pourcentages graphiques verrouillage des calculs utilisation des volets couches Fiche l ve C t Factures th me 17 e Poubelles Effacer la ligne facture faire avec la plus grande prudence car cela supprime toute trace de cette facture e Voir Contenu de la facture permet de visualiser r impr
8. Al TRES Grant a OO D D OO CE CCR mu Fhoto T estes D Exploitation des donn es des articles facturer A ce stade les articles facturer sont pr ts dans les fiches l ves Plusieurs exploitations peuvent tre faites faire des listes ou des documents sur base du th me 16 Attention ce th me est d filement sauf le total articles Date Fay T I d T T I I I A T I l I O C f E Solde Final A Payer 33 00 LS y Tope Pau 06701704 105 00 Ba Al Page 4 faire une liste et l exporter en Excel e utilisation des Statistiques libres sur les articles facturer Voyez les explications au point Statistiques Factures Certains utilisateurs s arr teront ici dans l exploitation des frais ProEco ne servant qu encoder les articles facturer Les stades suivants travaillent avec les factures E G n ration des factures D finition des facturations Le point El ves Gestion des frais D finition des Facturations permet de d finir les facturations et pr ciser les articles concern s pour chaque facturation Bu D finition des Facturations EN a Modification B D finition des Facturations pour les El ves H Libell Compte Num 3 N Libell O O OOOO Joumal de classe T 10000 710030 nr 710020 CE 7200 C Pro co DocuFacture TELE C TJ O OSS Date de la Facture fi 6 09 03 Affichage du Groupe Nbre A
9. Articles facturer 16 Config Facturations Factures 17 Articles imprimer 46 Factures imprimer 47 Paiements 18 Modules d exploitation Statistiques Articles Statistiques Factures Listes rapides Editeur de documents Statistiques Paiements Page 17
10. Associer n comptables par table de correspondance Dans ce cas la fin du transfert le logiciel vous propose donc de lui indiquer ces num ros Si vous voulez utiliser l analytique consultez l annexe 1 pour savoir comment remplir cette colonne sinon laissez blanc Su Modifier le Num ro comptable dans la Liste E Ioj x DARS ArticlestAnFoFi N Comptable Dor mi 1 rm Dor mi Journal de classe 1 Journal de classe 1 M Journal de classe 1 Mz Journal de classe 1 M3 Journal de classe 1 F1 Journal de classe 1 P2 Journal de classe 1 P3 Modifier 1 Supprimer Dor miti 1 704000 REPL F Les fichiers Client dbf et Client dbt pour les l ves LFac dbf et HFac dbf pour les factures sont les fichiers de transfert int grer dans le logiciel de comptabilit H Importation dans ComptEco Avant toute chose faites un backup de votre comptabilit En cas de probl mes ou d erreurs vous pourrez facilement revenir en arri re Configuration de ComptEco Avant de faire cette importation pour la 1 fois il faut configurer ComptEco Prenez le menu Outils Options onglet cole cochez la case j utilise ProEco et ensuite dans la zone R pertoire de transfert donnez le r pertoire dans lequel vous avez mis les fichiers g n r s par ProEco cfr ci dessus Importation des l ves Avant la r cup ration des factures cette r cup ration des l ves est indispensable la 1 fo
11. Eleve 10 Nom Eleve Classe fAnFF 123 Classe ss Article Calcul Article Montant Article Num ro Anicle iodt 0 Caleu Articllo 0 Montant I D a i Total Le montant total de la note de frais se monte Total Fact 102421 4 payer avant Echeance Fact 1028 W eillez indiquer sur votre paiement la communication CS Facture 02 E La direction Prenom Directeur 1000 Nom Directeur 0006 Sur la bande principale d posez des l ments tels que Nom Pr nom Niveau Ann e FF Classe des l ments du th me 47 Facture imprimer Libell de facture Date Avec le gestionnaire de bandes ajoutez un d filement de la table 46 Lignes facture imprimer avec champs s lectionner N ligne Article Montant article Nombre d articles et Calcul article Sur la bande Suite1 d posez le Total du th me 47 Am liorez la pr sentation des titres de colonnes largeurs alignement droite pour les montants Sauvez le document sous un nom celui qui est noter pr s du libell de facture en configuration de base Attention au sigle il ne passe pas sur toutes les imprimantes Pr f rez alors EUR Page 13 Le montant peut tre mis en toutes lettres NB L diteur de documents permet galement l impression sur des virements Utiliser ventuellement le num ro de communication pr vu Remarque Si les factures n ont pas t g n r es auparavant en pr visualisation du document dans l diteur les valeurs
12. de l ensemble Le bouton vous permet de recopier la d finition d un autre ensemble Le bouton vous permet de supprimer l Ensemble Attribution Automatique des Ensembles aux El ves Une fois configur s vous distribuez dans les fiches l ves th me 16 les Ensembles d articles pr par s au point pr c dent Proc dez la s lection d l ves qui correspond l Ensemble aux Ensembles que vous voulez distribuer et prenez le point El ves Gestion des frais Attribution Automatique des Ensembles aux El ves Page 3 Initialisation Frais hitialisation Articles Frais aux El ves Ce programme permet d attribuer automatiquement des articles frais et les montants correspondants tous les l ves de la s lection courante Entrez les codes des Ensembles d rhicles Sttibuer aux l ves s lectionn s PF Vider tous les articles et montants qui sont d j chez les l ves Hombre d l ves s lectionn s 5 Encodage direct des articles encodez le num ro sous la forme 1 2 Chois pour Ensembles 7 pour Articles 2 y OK i Ce Ce point efface les ventuelles anciennes valeurs des articles et compl te chez les l ves s lectionn s les lignes du th me 16 par les valeurs d finies dans les Ensembles choisis Cochez Vider tous les articles et montants pour effacer tous les articles facturer th me 16 chez les l ves s lectionn s Ceci permet de recommencer z ro une dis
13. des th mes temporaires qui peuvent tre exploit s dans les listes et l diteur de document Chaque op ration de Contr le par Liste de G n ration de facture ou de R impression est susceptible de supprimer les anciennes donn es de ces th mes Option G n ration des nouvelles factures C est la seule option qui quand l impression est demand e g n re effectivement de nouvelles factures une ligne dans le th me 17 La pr visualisation ne sauve pas la facture et ne vide pas les articles factur s e N facture reprend le num ro de la derni re facture g n r e par ProEco plus 1 e Confirmation manuelle permet l utilisateur de confirmer chaque l ve avant de les facturer e Enlever les montants des articles vider permet de vider les lignes du th me 16 articles facturer des articles pris en compte dans cette facturation qui ont un O dans leur propri t Vider apr s facturation voir A Configuration des articles Page 6 Voici les donn es qui sont g n r es pour chaque facture e le num ro de facture bas sur le renseignement N facture de d part e a date de facture Date de r f rence e la date d ch ance Date d ch ance e le libell celui encod dans la configuration de la facturation e la communication structur e g n r e comme suit Num ro ComptEco sur 1 caract re Ann e civile sur 2 caract res Num ro de la facture sur 7 caract res Les
14. x ai 2a n Ene P Modification D finition des Ensembles d Articles pour les Frais El ves Code PRIMI eee EE e EE E E 250 250 Lait am Fi 50 00 50 00 10 00 10 00 Libell Base des primaires Remarque ns mm Di mmm 5 iig al o 1 Ti 5 mm LO mm L L 1 Affichage du Groupe Md i Li ns 1 1 Ti 1 L mm OO0O0000O0O000onneEl ey erak 0 E Un Ensemble est simplement une liste d articles distribuer avec leur montant et quantit Le syst me est souple et vous permet d organiser l affectation des articles aux l ve comme vous le d sirez Des ensembles diff rents peuvent tre pr vus par exemple e par niveau maternel primaire 1er degr e par ann e 6e primaire 3e g n rale e par moment de facture rentr e 1er trimestre 2e trimestre e par cours livres de fran ais J Quand vous d finissez des Ensembles pensez galement la fa on dont vous allez s lectionner les l ves pour leur attribuer les articles Les combinaisons sont possibles les m mes articles peuvent appartenir des Ensembles diff rents avec des montants et quantit s diff rentes ce qui vous permet de g rer des tarifs diff rents suivant les l ves ou suivant les p riodes Le bouton vous permet d imprimer la liste des articles
15. 2 chiffres de v rification e le montant total e la liste des articles factur s e certaines donn es concernant l l ve Niveau Ann e AnFF matricule informatique J ainsi que pour chaque article factur le libell de l article le montant le montant unitaire et la quantit l explication du calcul Apr s avoir factur il est int ressant d imprimer une liste des factures g n r es sur base du th me 47 et 46 s il faut le d tail des articles ou des statistiques voir apr s Option R impression de factures d j g n r es Pour r imprimer les factures d une facturation reprenez ce point La donn e Duplicata du th me 47 est remplie F Exploitation des donn es des factures Listes En reprenant le point Option Contr le par Liste de la G n ration des Factures vous pouvez reg n rer les th mes 46 et 47 des factures l ves s lectionn s Des listes rapides avec le th me 47 permettent de faire des listes des l ves factur s Des listes rapides avec les th mes 46 et 47 permettent de faire des listes des l ves factur s avec le d tail des articles Statistiques Factures Le point Statistiques Factures permet de cr er des listes et des synth ses concernant les articles factur s Il se base sur l objet des statistiques libres tableau crois dynamique Pen Statistiques Factures Situation Factures Ecoles 1 Lignes amp M Lignes vides Colonnes 2 4 Col vides Q Volets
16. La gestion des frais dans ProEco R vision du 20 10 2011 La gestion des frais depuis ProEco 3 1 a t revue profond ment Voici les grandes lignes de ces changements le nombre d articles n est plus limit 12 il est possible de travailler sur les 2 ann es scolaires l organisation des articles est maintenant totalement libre gr ce au syst me des ensembles par ann e d tude par section par tarif pr f rentiel le nombre de facturations n est plus limit la facturation globale sur toute l cole est possible et n est plus obligatoirement organis e par niveau ann e FF l cran de g n ration des factures a chang il permet une v rification avant facturation plus ais e les transferts vers la compta ComptEco ou Bob sont rendus plus souples les num ros de plan comptable sont associ s d s le d part aux articles l encodage des paiements dans ProEco est possible dans un nouveau th me 18 ind pendant des factures des statistiques sont pr vues pour obtenir une vue de ce qui a t pay dans une p riode donn e la donn e solde est disponible dans les s lections une nouvelle donn e solde initial permet d encoder ce que l l ve devait avant les factures faites dans ProEco un mode d emploi en ligne est fourni La fiche l ve de ProEco dispose d un onglet qui contient les informations pour g rer les frais des l ves Vous y trouvez les th mes e th me 16 Articles fac
17. c le nom de l l ve et non celui du responsable veuillez cocher la case nom transf rer de l l ve veuillez galement v rifier si vous g rez les notes de frais dans proeco que l abr viation du journal de vente de Bob correspond bien ce qui est renseign dans la zone correspondante de cet cran Page 8 10 x Param tres de configurations l ves Param tres Comptables El ves ENS Transferts vers Compte co amp Bob ppal EE Num ro de ProEco pour Comptabilit p D faut 1 Ann e Comptable active 2007 te Pr R pertoire de Destination pour les Fichiers de Transfert FE Parcourir Hom transf rer i duresponsable de l l ve Adresse transf rer du responsable C de l l ve P Utiliserle Matricule HE comme Matricule Comptable Joumaus Hotes de Frais VEN Banque BAN Enveloppes ENV Solde N gligeable 1 00 Mineral Etrangers l UE 0 SE 12 B 2 mk ae 5 OK J x An G n ral El ves S lections Zones de R serve Zones de S lection Documents El ves Horaires Comptabilit Pour ceux qui doivent faire des transferts partir de plusieurs ProEco diff rents vers un m me dossier comptable ComptEco ou Bob veillez avoir dans les param tres de configurations l ves de chacun des ProEco un N de ProEco pour Comptabilit diff rent ainsi que des journaux diff rents Par exemple dans le 1 ProEco
18. e vous sera octroy e gratuitement sur simple appel t l phonique Infodidac Page 1 A Configuration des articles El ves Gestion des frais D finition des Articles Eu Entr e des Articles lioj x D D finition des Articles pour les Frais El ves LR Re LEE EE Comme Om l Journal de classe 2 50 700000 0 Lait 0 40 701000 H Dor mi 2 00 700020 T 1 04 Piscine 1 00 700010 N 1 DE 1 05 1 10 1 14 1 15 T 16 1 18 10 1 xl Choix du Groupe Affich 1 2 3 afs5s e 7z e safioji i2 pasruar X amu La d finition des articles est globale pour tout ProEco Pour vous permettre d organiser vos articles par th me ProEco permet de rassembler les articles dans 12 groupes disponibles Chaque groupe peut contenir 99 articles diff rents Le groupe peut tre nomm Les articles sont identifi s par le num ro de groupe 1 12 et leur num ro au sein du groupe 1 99 Le num ro de l article au sein du groupe d finit galement l ordre d apparence de l article dans les notes de frais les listes statistiques etc Vous pouvez laisser des vides dans la num rotation des articles pour pouvoir y ins rer de futurs articles La d finition des articles peut tre compl t e au fur et mesure des nouveaux besoins de l tablissement Il n est pas recommand de r utiliser des articles d j d finis pour leur attribuer une autre signification Si vous voulez utiliser l analytique con
19. factures dans COMPTECO et si vous transf rez les soldes de COMPTECO vers PROECO dans ce cas vous pouvez sur base d une s lection de crit res sp ciaux rep rer tous les l ves dont le solde final est diff rent de Z ro M Rappels de paiement dans ComptEco Rappels imprim s via l diteur de documents de ComptEco Pour diter des rappels de paiement dans ComptEco prenez le menu Outils El ves Ech ancier Cliquez sur le bouton avec la petite enveloppe Vous avez 2 documents pr d finis _ C CptEco docu RappelEl QR2 pour diter un rappel par facture Si un l ve a plusieurs factures il y aura plusieurs rappels mais les rappels feront r f rence la facture et aux articles concern s Il y a une gestion de 3 niveaux de rappel Pour imprimer des rappels de factures n ayant fait l objet d aucun rappel il faut s lectionner 1 dans le niveau Pour imprimer des rappels de factures ayant fait l objet de 2 ou plus rappels il faut s lectionner 3 dans le niveau Page 12 _ C CptEco docu RappelEl sid QR2 pour diter un rappel par l ve Pour un l ve quelle que soit le nombre de factures un seul rappel sera dit Mais comme on se base sur l l ve plut t que sur la facture il n y aura pas de gestion de niveaux et les filtres sur le journal et les N de facture resteront sans effet Il n y aura aucune r f rence une facture puisque le rappel peut concerner une ou plusieurs factures Pour modifier les fichie
20. imer la facture G Exportation vers ComptEco et BOB Principes Le transfert des donn es vers le logiciel de comptabilit peut avoir deux buts diff rents e soit transf rer uniquement les l ve pour faire la facturation dans le logiciel comptable Bob les frais ne sont alors PAS g r s dans ProEco e soit transf rer les l ves ET les factures ProEco ayant servi de module de facturation au logiciel de comptabilit ComptEco ou Bob Ce dernier doit alors g rer la suite du processus on y retrouvera les factures g n r es par ProEco dans le journal de vente et dans la fiche du client l ve Les paiements seront encod s ou r cup r s via fichier VCS CODA dans le logiciel comptable Vous pourrez alors faire les exploitations comptables classiques balances clients ch anciers rappels en fonction des possibilit s du logiciel comptable Avant de lancer le transfert v rifiez les param tres dans El ves Param tres El ves onglet Comptabilit le n Pro Eco le r pertoire d envoi le code du journal de vente l adresse l ve exporter Pour ComptEco en principe vous ne devez rien modifier veillez seulement ce que le r pertoire de destination soit le m me que celui inscrit dans ComptEco au point Outils Options onglet Ecole et que le code du journal de vente est bien correct Le nom et l adresse transf rer doivent tre ceux du responsable Pour Bob par contre si vous souhaitez travailler ave
21. is et ou s il y a eu des modifications ajouts dans le signal tique l ves de ProEco Prendre le menu Actions R cup rations externes R cup ration l ves et ensuite cliquez sur le bouton Import Vous pouvez cocher la case simulation si vous voulez faire une importation factice dans le but de contr ler vos donn es avant de faire l importation r elle Si l importation s est termin e avec succ s vous pourrez voir vos l ves par le menu Outils El ves Importation des factures Prendre le menu Actions R cup rations externes R cup ration Factures lei il est fortement conseill de faire d abord une simulation et ensuite s il ny a pas de messages d erreur de faire l importation r elle Si l importation s est termin e avec succ s prenez le menu Outils Journaux d placez le bandeau sur le bon journal de vente et cliquez sur le bouton historique Vous pourrez ainsi voir vos notes de frais ProEco NB ComptEco ne v rifie pas la continuit de la num rotation des factures import es I Importation dans Bob ProEco g n re des fichiers compr hensibles par Bob Il faut une fois le transfert depuis ProEco termin pr parer l int gration dans Bob Pour cela il faut cr er un r pertoire LINK dans le dossier r pertoire de votre bob50 et dans ce dernier un r pertoire du nom de votre dossier et y copier le fichier Client dbf et client dbt pour le m mo si vous le souhaitez pour l importation des
22. naux E Centralisateur Comptes annuels sch ma abr g Comptes annuels sch ma complet Grand livre DF D compte Final TT Etats Impression Moureau Editer D marrez toujours d un mod le existant Prenez le menu Impressions Etats Modifier S lectionnez C CptEco docu RappelEl QR2 ou C CptEco docu RappelEl sid QR2 suivant le type de rappel sur base des factures ou sur base des l ves que vous utilisez Premi re chose faire est d enregistrez votre document sous un autre nom de mani re toujours garder intact le mod le originel Ensuite c est vous de jouer N oubliez pas de sauvez r guli rement votre travail en cas de fausse man uvre vous reviendrez facilement en arri re Enfin dites ComptEco qu il doit utiliser votre document de rappels et plus celui par d faut Cela se fait par le menu Outils Options onglet Ecole Page 16 Annexe 3 Diagramme d utilisation des donn es frais dans ProEco Modules de mise jour D finition Articles D finition Ensembles Attribution des Ensembles D finition Facturations G n ration Factures y Did e gr Did R impression R g n ration Factures PL PEG s s s PE s s s s s s Donn es Config Articles Config Ensembles
23. que des valeurs de maximum 5 caract res Page 15 Annexe 2 Modifier un document de rappels de paiement dans ComptEco Si vous tes un utilisateur exp riment vous pourrez utiliser l diteur Infodidac pour modifier les documents de rappels de paiement Pour viter d embrouiller les utilisateurs peu exp riment s avec des menus superflus le menu de l diteur Infodidac n appara t pas par d faut Il faut le r activer Allez dans le sous r pertoire PROG de ComptEco et ditez le fichier CptEco ini avec le bloc notes de Windows NotePad Cherchez une ligne System Si elle ne S y trouve pas encore rajoutez la en fin de fichier Ensuite rajoutez une ligne juste en dessous et encodez Editeur 0O Ne modifiez rien d autre enregistrez et quitter Dans ComptEco vous devez maintenant voir dans le menu Impression un point Etats BA CPTECO INI Bloc notes SIBER Fichier Edition Format Affichage 7 Type de Journaux AC Achats FE Financier de Bangue FC lt Financier de Caisse H Note de cr dit sur achats Ny hote de cr dit sur ventes VE VEeNtEes GD Gp rations Diverses Non modifiables Go Gp rations Diverses Ouverture G 0p rations Diverses Cl ture GF Gp rations Diverses Dec Fin Plan Comptable Fichier RCMNCGEC DE CompteEtudiants 4 00010 Compteclients 400 20 H ComptEco 3 34 Fichier Encodage Impressions Outils Actions Fen tre Tu E Balances j arand livre Jour
24. rs de rappels pr d finis consultez l annexe 2 en fin de document Rappels imprim s via les fonctionnalit s de publipostage de Word Pour diter des rappels de paiement dans ComptEco vous pouvez galement passer par les fonctionnalit s de publipostage de Word Par le menu Outils Ech ancier El ves et vous obtiendrez la liste des factures non pay es Cliquez droit dans cette fen tre et prenez S lectionner colonne pour rendre visible les adresses Ensuite cliquez droit et s lectionnez publipostage Si un l ve a plusieurs factures il y aura plusieurs rappels mais les rappels feront r f rence la facture et aux articles concern s Par le menu Outils Outils libres Liste des l ves non sold s dans cette fen tre cliquez droit et s lectionnez publipostage Ici on se base sur l l ve plut t que sur la facture et donc il n y aura aucune r f rence une facture puisque le rappel peut concerner une ou plusieurs factures Vous pouvez consulter le document Exportations et publipostage qui se trouve sur la page documentation de ComptEco N Pr paration d une facture par l Editeur de documents Quelques id es mettre en forme Pr Nom Ecole 10001 Rue Ecole 10002 CPost Ecole 10003 Localite Ecole 10005 INomPrenom Resp 205 Adresse Responsable 10 LPost Adhesp 13 Localit AdResp 15 Mote de frais Numero Facture 026 Libell Fact 10251 Date Date Note 102351 Pour Prenom
25. rticles S lectionn s x Annuler HEEN t Pour pr parer une nouvelle facturation appuyez sur le bouton Pour modifier une d finition de facturation encodez son num ro et cliquer sur OK Bien que ce soit possible il n est pas recommand de changer en cours d ann e scolaire le libell de facturation des factures d j g n r es Cela peut perturber la g n ration des factures Une facturation est identifi e par un num ro incr mental automatique g r par ProEco Toutes les d finitions des anciennes facturations sont gard es Pr cisez le mod le de facture nom du fichier mod le chemin clic sur dossier pour parcourir Ce fichier ELE doit avoir t pr par par l Editeur de documents voir point N Pr paration d une facture par l Editeur de documents Encodez la date pr vue de facturation Elle pourra tre chang e lors de la facturation G n ration des factures Point El ves Gestion des frais G n ration des Factures Cette phase permet deux choses e g n rer les factures partir des articles encod s dans la fiche l ve th me 16 de mani re compl te et compatible avec les logiciels de comptabilit n de facture communication structur e et sauver cette facture dans la ligne correspondante du th me 17 e pr parer les donn es des th mes 46 et 47 afin que ceux ci contiennent toutes les informations n cessaires pour vous permettre d exploiter ces factures dans les liste
26. s et diteur de documents Avant de pouvoir g n rer des factures d une facturation vous devez v rifier la configuration de la facturation voir ci avant e nommer la facturation e choisir quels sont les articles facturer dans cette facturation Page 5 e d finir un document utilisateur pour l impression des factures voir ci apr s G n ration des Notes de Frais Chois de la Facturation Options Num 4 us S DK Contr ler par Listes avant facturation Facturation 4 Quatri me Chois des El ves DLEI ES de la S lection i Eho par Niveau Annee e facturation 0 Eho par Classe i Chois par GrpEl Mod le C Prosecwin Docus F act Frais ELE Articles P Lasserles donn es des factures pr c dentes 101 Journal de classe Ecole N 10e Lait G n rer les nouvelles factures 103 Dor mi 104 Piscine J H facture de d part 11 P Modifier Date de r f rence psazo Date d ch ance 20 01 04 F Confirmation manuelle pour chaque l ve M Enlever les montants des articles vider R lmprimer les factures d j g n r es Es Pr wis x Annuler 13 l ves s lectionn s Eonfig Choix des El ves e s lectionnez les l ves concern s par la facturation e ou faites une s lection au pr alable Choix de la Facturation Utilisez le pour choisir la facturation Lorsque la facturation traiter est choisie
27. sultez l annexe 1 pour savoir comment remplir cette colonne sinon laissez blanc Pour chaque article vous devez d finir e son libell e son montant unitaire par d faut il pourra tre modifi dans un Ensemble et par l ve de m me que la quantit d articles pourra tre d finie voir plus loin e e fait que cet article doit tre vid chez l l ve colonne V apr s facturation de celui ci O pr vu pour tre factur une seule fois N c est un montant r current chaque facturation Si vous utilisez l exportation vers une compta e le num ro de plan comptable associ l article classe 7 e le code analytique comptable associ l article pas obligatoire Vous pouvez galement d finir e une remarque Le bouton gt Tableau R capitulatif Global des Articles permet d imprimer la liste des articles d finis Vous pouvez donner cette liste au tr sorier pour qu il y compl te les num ros de plan comptable associer chaque article Une fois cr es en configuration ces rubriques seront utilis es par tous les autres points de la gestion des frais B Attribution des articles aux l ves D finition des Ensembles d Articles Point El ves Gestion des frais D finition des Ensembles d Articles Page 2 L utilisation d Ensembles d articles permet de pr parer efficacement la distribution des articles facturer aux l ves Ba D finition des Ensembles d articles _ oi
28. tribution aupr s de ces l ves Recommencez cette op ration autant de fois que n cessaire avec d autres s lections d l ves ventuellement apr s avoir cr de nouveaux Ensembles Vous pouvez aussi distribuer directement un article en encodant le num ro de l article sous forme de 1 2 La quantit sera mise 1 C V rification correction des montants par l ve Des modifications pour des l ves en particulier sont possibles directement dans les fiches dans l onglet Frais ALAMBERT Leslye Modification PE AT 16 Articles Frais Ensemble PRIT ET 1 02 Lait 1 03 Dor mi 1 04 Piscine El ve Adresses Parents onf 1 ooe RE Re Re Re E Re Re Re 2002 2003 PT 41 17 Factures 2 l O Totaus 20 40 Historique Divers Les boutons de ce th me 16 Ensemble et vous permet de choisir un Ensemble d Articles pour compl ter la fiche de l l ve Les articles ajout s sont en bleu les articles modifi s sont en rouge On peut aussi choisir directement un article en encodant le num ro de l article sous forme de 1 2 Poubelle Vider tous les montants et quantit s des articles les articles sont mis z ro et disparaissent au moment du sauvetage de la fiche l ve Diver R serve Frais Facturation n 1 Rentr e 2003 Deuxi me trimestre J6 200372004 eja E 18 Payements A Payer Initial 5 00 fisara 16 50
29. turer e th me 17 Factures g n r es chaque ligne facture contenant en fait beaucoup plus d informations accessibles dans les th mes 46 et 47 apr s pr paration de la facturation e th me 18 Paiements Plusieurs points du menu permettent de g rer ces informations et vous pouvez choisir jusqu quel point vous voulez g rer les frais des l ves dans ProEco Les grands principes d utilisation de ces donn es sont Configuration des libell s des articles et montants Attribution des articles aux l ves V rification correction des montants par l ve Exploitation des donn es des articles facturer G n ration des factures Exploitation des donn es des factures Exportation vers ComptEco et BOB Importation dans ComptEco Importation dans Bob R cup rer les soldes l ve de ComptEco Encodage des paiements dans ProEco Rappels de paiement dans ProEco Rappels de paiement dans ComptEco Pr paration d une facture par l diteur de document ZETRACTIONMOOwx Attention la terminologie dans ce mode d emploi utilise le mot Facture L utilisation du terme Note de frais doit tre pr f r e sur les documents pour les parents De plus vous devez videmment vous assurer de respecter les d crets de la Communaut Fran aise concernant la gratuit de l cole Pour acc der dans ProEco aux fonctionnalit s de ce module de facturation l ves vous devez poss der la licence Frais scolaires Ell
30. une description des articles pr vus sur cette facturation appara t Option Contr le par Liste Ce point vous permet d afficher dans une Liste les donn es qui vont tre ou ont t g n r es dans les factures Les l ves concern s sont envoy s vers la s lection J et les th mes 46 et 47 sont g n r s pour ces factures Utilisez e uniquement les factures qui vont tre g n r es pour v rifier attentivement les nouvelles factures avant facturation e avec les factures d j g n r es pour obtenir une vue globale sur la facturation choisie Il faut alors avoir aussi s lectionn les l ves qui ont d j t factur s e toutes les facturations d j g n r es pour obtenir une vue globale sur les facturations d j op r es Il faut alors avoir s lectionn les l ves qui ont d j t factur s Le point laisser les donn es des factures pr c dentes vous permet de rajouter la liste pr c dente aux donn es des th mes 46 47 les factures des l ves s lectionn s pr c demment Les th mes 46 et 47 contiennent temporairement les informations sur les factures derni rement g n r es Le th me 46 Articles imprimer contient la liste des articles de ces factures libell quantit montant Le th me 47 Factures imprimer contient les informations de ces factures dates num ro comptable montant total communication structur e Attention ces th mes 46 et 47 sont
31. ves El ves de la s lection active PF F initialiser la cat gorie BOB zzz Uniquement les l ves pr sents Uniquement les nouveaux l ves sans matric compta yels l ves 7 MW Transf rer le memo D faut Oui Uniquement les l ves concern s par les factures Transf r Hi Fermer Choix des l ves Le cadre Quels l ves permet de pr ciser quels l ves doivent tre transf r s Page 9 Attention au cas o vous transf rez galement les factures voir apr s il est indispensable que tous les l ves concern s par les factures soient dans le logiciel comptable Outre le choix des coles lorsque ProEco g re plusieurs coles vous pouvez restreindre le nombre d l ves e tous les l ves m me les prochains P et les sortis N e l ves de la s lection active uniquement disponible s il y a une s lection active e uniquement les l ves pr sents sans les prochains P ou les sortis N e uniquement les nouveaux l ves ceux qui n ont pas encore t transf r s c est dire sans matricule compta e uniquement les l ves concern s par les factures factures concern es par l exportation des notes de frais voir ci apr s Pour les utilisateurs Bob 1 Laissez toujours coch transf rer le m mo sauf si vous utilisez la partie M mo du signal tique client pour vos l ves Ce m mo contient des commentaires p ex crit
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