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Présentation générale du module Administration de GFC

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1. Saisir l ancien mot de passe Saisir le nouveau mot de passe Confirmer en saisissant une seconde fois le nouveau mot de passe Cliquer sur le bouton Ok Cliquer sur le bouton OK du message d information Changement du mot de passe administrateur effectu avec succ s VVYNYNN Effectuer les op rations courantes 99 gt Lors du prochain lancement de G F C Administration vous devez saisir le nouveau mot de passe ainsi cr 5 4 Effectuer un compte financier en cours d exercice Cette op ration peut tre effectu e pour un ou des tablissements qui ferment en cours d exercice en g n ral en fin d ann e scolaire 31 ao t Lors du basculement au d but de l exercice suivant les tablissements ayant fait leur compte financier en cours d exercice ne seront pas bascul s sur le nouvel exercice Ils ne seront pas propos s pour le compte financier standard Pour effectuer le compte financier en cours d exercice il faut gt tre en possession du CD d installation que seul le CRIA peut d livrer e Apr s avoir install le CD gt S lectionner le menu Utilitaires gt Cliquer sur Maj base avant Cofi pour mettre jour la base de l exercice e Les tablissements vont pouvoir tre identifi s dans l tape suivante gt Cliquer sur l option Cofi en cours d exercice du menu Utilitaires e Un assistant guide l utilisateur Assistant de s lection des tablissements autoris s
2. 1 S lectionner l utilisateur 2 S lectionner un profil d utilisation 3 Autoriser l acc s l tablissement _ AN pour l utilisateur aA P a js ag 4 D finir si n cessaire des restrictions sur les chapitres E 7 Pr parer les acc s au module Comptabilit g n rale 77 gt S lectionner l utilisateur en cliquant sur l onglet qui porte son nom en bas de la fen tre La liste des tablissements non encore accessibles l utilisateur est affich e dans la colonne Etablissements Dispo gt S lectionner dans la liste des profils le profil d utilisation que vous souhaitez associer cet utilisateur et pour cet tablissement Dans la colonne tablissements Dispo gt Cliquer sur l tablissement que vous souhaitez rendre accessible l utilisateur gt Cliquer sur le bouton gt Si vous souhaitez limiter les chapitres autoris s vous devez d finir les restrictions sur les chapitres Cf Point suivant Exemple Acc s de l utilisateur Mozart Gestionnaire Agent Comptable aux tablissements 0000000A et 0000001B en suivant la proc dure d crite ci dessus au 2 5 L utilisateur Mozart a ainsi tous les droits sur l ensemble des modules et des tablissements 78 Pr parer les acc s au module Comptabilit g n rale 3 7 D finir les restrictions sur les chapitres Outre le choix d un profil d utilisation qui restreint ventuellement l acc s de l utilisateur
3. 000000 PERGOLESE SYLVIE x ne 7 Pr parer les acc s au module R gies 95 4 7 D finir les restrictions sur les chapitres Outre le choix d une restriction de r gie qui limite ventuellement l acc s de l utilisateur au moins une r gie vous avez galement la possibilit de limiter les chapitres auxquels l utilisateur pourra acc der La restriction sur les chapitres s op re pour chaque tablissement auquel l utilisateur pourra acc der La d finition des restrictions sur les chapitres s effectue partir de la fen tre de gestion des profils Si cette fen tre n est pas d j affich e gt S lectionner dans le menu Administration l option Utilisateurs et Profils gt S lectionner l utilisateur en cliquant sur l onglet qui porte son nom en bas de la fen tre Dans le tableau des tablissements accessibles gt Cliquer avec le bouton droit de la souris sur la ligne de l tablissement pour lequel vous souhaitez op rer des restrictions Si des restrictions ont d j t d finies vous pouvez soit les modifier soit les supprimer S lectionner l option Ajouter une restriction sur les chapitres Afficher et consulter la fen tre d aide D finir les restrictions C gt gt gt gt Cliquer sur OK Exemple Pour un exemple sur les Restrictions de chapitres pour un utilisateur suivre la proc dure d crite ci dessus au 4 7 Par exemple l ut
4. l tranger il est possible de choisir le format de la date utilis e en cliquant sur l onglet Options gt Pour les tablissements l tranger hors zone euro il faut indiquer le Montant maximum par nature de d pense en cliquant sur l onglet Options La modification du montant est autoris e tant que les habilitations des r gies n ont pas t transf r es gt Cliquer sur OK 82 Pr parer les acc s au module R gies Pour une ou des R gies seule s ou avec une Comptabilit Budg taire seule il ne faut pas renseigner les informations pr sentes sous cet onglet Les zones de saisie doivent rester blanc Param tres GFC G n ral Agence Comptable Options Num ro Patronyme Support F A R P f OK X Annuler 4 2 Cr er le ou les tablissement s g rer g A Pour chaque tablissement outre son num ro et son nom vous devez pr ciser si un autre module est install Cl LE En Pour afficher la fen tre de gestion des tablissements gt S lectionner dans le menu Administration l option Etablissements gt Afficher et consulter la fen tre d aide Pour cr er un tablissement gt S lectionner dans le menu Etablissements l option Ajouter gt Afficher et consulter la fen tre d aide 7 Pr parer les acc s au module R gies 83 Cr ation d un tablissement Num ro Patronyme Modules utilis s par l tablissement I Comptabilit Budg
5. ni supprim Ce profil autorise toutes les op rations sur la Comptabilit g n rale ainsi que certaines op rations de consultation en Comptabilit budg taire fournisseurs et gestion ayant une s lection avanc e Le profil r gisseur est fourni avec l application et ne peut tre ni modifi ni supprim Ce profil autorise toutes les op rations sur les r gies de recettes et d avances Selon les besoins vous pouvez cr er autant de profils d utilisation que n cessaire par exemple Intendant Recettes D penses Magasinier Stagiaire R gie Av Voyages Pr sentation g n rale du module Administration de GFC Le ou les utilisateur s du module Comptabilit budg taire Chaque utilisateur est d fini par un nom identit personnelle ou de fonction A chaque utilisateur est associ un mot de passe qui peut tre modifi par l utilisateur dans le module Comptabilit budg taire Le ou les utilisateur s du module Comptabilit g n rale Chaque utilisateur est d fini par un nom identit personnelle ou de fonction A chaque utilisateur est associ un mot de passe qui peut tre modifi par l utilisateur dans le module Comptabilit g n rale Windows Le ou les utilisateur s du module R gies Chaque utilisateur est d fini par un nom identit personnelle ou de fonction A chaque utilisateur est associ un mot de passe qui peut tre modifi par l utilisateur dan
6. Le ou les tablissement s g rer dans le module Comptabilit budg taire et ou le module Comptabilit g n rale et ou le module R gies Pour chaque tablissement outre son num ro et son nom vous devez pr ciser si la comptabilit g n rale WINDOWS de l tablissement est install e sur le m me poste Les Centres de Formation d Apprentis utilisent d sormais les nomenclatures de r f rence Le module R gies Windows installer sur le poste concern implique d identifier en plus le nom du r gisseur ou des r gisseurs attach s cet tablissement Pr sentation g n rale du module Administration de GFC 15 Le ou les profils d utilisation Les profils d utilisation permettent de restreindre l acc s certaines op rations engageant la responsabilit de leurs auteurs Un profil d utilisation d finit Les fonctionnalit s accessibles pour les modules Comptabilit budg taire Comptabilit g n rale R gies Le type d acc s autoris consultation ou mise jour L autorisation d effectuer ou non des op rations particuli res d passement de cr dits validation d tape Trois profils par d faut sont pr sents Le profil ordonnateur est fourni avec l application et ne peut tre ni modifi ni supprim Ce profil autorise toutes les op rations sur la Comptabilit budg taire Le profil Agent Comptable est fourni avec l application et ne peut tre ni modifi
7. Pour l instant vous n allez pas r aliser d op ration sur la fen tre Param tres GFC vous allez donc la fermer Lorsque vous cliquez sur le bouton Annuler d une fen tre les informations que vous avez saisies ou modifi es sur cette fen tre ne sont pas enregistr es gt Cliquer sur le bouton 2 Annuler e La fen tre Param tres GFC se ferme 36 D marrer le module Administration de GFC Va Barre d tat La barre d tat situ e en bas de la fen tre principale fournit les indications suivantes Date du jour Nom de e oiam Z GFCADMIN Lorsque vous d signez un bouton de la barre de commandes son libell s affiche dans la barre d tat Barre des t ches de Windows D marrer Xt Administration GFC AGO ETC 11 50 Lors de l utilisation du module Administration de GFC vous pouvez tre amen utiliser les commandes suivantes D marrer Cette commande vous permet si n cessaire de d marrer un autre logiciel par exemple un logiciel Bureautique Word Excel y Administration GFC Lorsque vous masquez temporairement une fen tre par exemple la fen tre principale du module ou la fen tre d aide vous devez cliquer sur le bouton de la fen tre pour la r afficher Cette commande Log permet d afficher double clic la ir liste des v nements qui se sont d roul s avec GFC depuis le d but de la session de travail fen tre Log Elle contient des messages En
8. Budg taire Ajout d une restriction sur les chapitres pour l utilisateur BACH Chapitres disponibles Recettes V D penses T par ET Services ext rieurs Autres services ext rieurs Imp ts taxes vers assimil s Charges de personnel Autres charges gestion cour Charges financi res Charges exceptionnelles Dotations aux amo t et Activ duc p dago RE GEN duc p dago RE SPE ation F ansfert G Particip d penses communes H1 Frais de personnel H2 Frais p dagogiques Chapitres autoris s X Annuler hide Ajout d une restriction sur les chapitres pour l utilisateur BACH Chapitres disponibles Filtrer par type I Recettes V D penses Autres services ext rieurs Imp ts taxes vers assimil s Charges de personnel Autres charges gestion cour Charges financi res Charges exceptionnelles Dotations aux amort et prov G Particip d penses communes H1 Frais de personnel H2 Frais p dagogiques H3 Frais d occupation des locaux H4 Frais de d placement H5 Frais g n raux J38 Autres projets J4 Zone ducation prioritaire J5 Sections sports tudes J6 Actions insertion profess Chapitres autoris s 60 Achats et variations de stocks 41 Activ duc p dago RE GEN 42 Activ duc p dago RE SPE B Viabilisation C Entretien D Autres charges g n rales F Aides et transferts J1 Ense
9. Comptabilit G n rale de l agence comptable Apr s la pr paration des acc s au module Comptabilit budg taire la saisie des param tres g n raux les utilisateurs du module Comptabilit budg taire peuvent commencer l utiliser Q Op rations courantes pouvant tre r alis s partir du module Administration de GFC Outre la pr paration des acc s aux modules Comptabilit budg taire et Comptabilit g n rale qui s effectue apr s l installation le module Administration de GFC permet en cours d ann e d effectuer diff rentes op rations Lib ration du r seau cette op ration doit tre effectu e lorsque l acc s aux modules de GEC est bloqu Remise z ro du mot de passe d un utilisateur cette op ration est n cessaire lorsqu un utilisateur a oubli son mot de passe Q Op rations exceptionnelles pouvant tre r alis es partir du module Administration de GFC Si une mise jour de l application n cessite une op ration sur les donn es de la base d un des modules de GFC une option est ajout e au menu Utilitaires Maj Base cette op ration est n cessaire avant tout travail sur l un des modules Une fois l action r alis e la ligne passe en gris Si un tablissement est ferm d finitivement en cours d ann e civile exemple au 31 ao t un compte financier doit tre produit apr s 24 Pr sentation g n rale du module Administration de GFC cette
10. Limitation des Secr taire chapitres intendance 1 autoris s Haendel 00000001 RECETTES Limitation des Secr taire chapitres intendance 2 autoris s Marais 00000001 MAGASINIER Limitation des Agent Chef chapitres autoris s Concernant les possibilit s offertes pour d finir l acc s des utilisateurs aux tablissements les points suivants doivent tre soulign s Un utilisateur peut acc der plusieurs tablissements Un utilisateur peut avoir acc s diff rents tablissements avec des profils diff rents Par exemple acc s avec mise jour sur un tablissement et acc s en consultation uniquement sur un autre tablissement Un utilisateur peut avoir acc s diff rents modules avec un m me profil La limitation sur les chapitres est d finie pour chaque tablissement auquel peut acc der l utilisateur 5 Pr sentation g n rale du module Administration de GFC 19 Q D finition de l acc s aux tablissements pour les utilisateurs du module Comptabilit g n rale L acc s un tablissement pour un utilisateur est d fini par les 4 l ments suivants A me L Lu Hi ead Nom de N de Profil Restrictions l utilisateur l tablissement d utilisation sur les chapitres Outre le choix d un profil d utilisation qui restreint ventuellement l acc s de l utilisateur certaines fonctionnalit s du module Comptabilit g n rale
11. S lectionner dans le menu Administration l option Utilisateurs et Profils gt Afficher et consulter la fen tre d aide Pour cr er un nouveau profil gt Cliquer avec le bouton droit de la souris sur le profil affich par d faut AGENT COMPTABLE ORDONNATEUR ou R GISSEUR e Un menu contextuel s affiche gt S lectionner l option Cr er un nouveau profil mi 1 AGENT COMPTABLE Cr er un nouveau profil Modifier le profil _ lt Supprimer le profil Visualiser le profil lt i gt Afficher et consulter la fen tre d aide gt D finir les caract ristiques du profil gt Cliquer sur OK Exemple Cr ation du profil D PENSES gt Cliquer avec le bouton droit de la souris sur le profil affich par d faut AGENT COMPTABLE ou ORDONNATEUR e Un menu contextuel s affiche gt S lectionner l option Cr er un nouveau profil e La fen tre Ajout d un profil d acc s GFC appara t Ajout d un profil d acc s GFC Profil Droit aux op rations particuli res Lignes disponibles Lignes autoris es Filtrer par cat gorie Approvisionnements articles en Approvisionnements documents Type d acc s Bpprovisionnements param tres FConsteion El Approvisionnements saisie pertain z Etat des modifications tats du budget 7 historiques R ception de la Pr paration z gt gt Variation des produits scolair Versement au FCS
12. l option Ajouter Afficher et consulter la fen tre d aide Saisir les caract ristiques de l tablissement Num ro RNE Patronyme VV V 7 Pr parer les acc s au module Comptabilit Budg taire 49 Cr ation d un tablissement Num ro Patronyme Modules utilis s par l tablissement I Comptabilit Budg taire Comptabilit G n rale F R gies Nom des r gisseurs X nnuler side gt Cocher Compta Budg taire Windows Si un autre module doit aussi figurer sur le m me poste vous reporter aux informations d velopp es dans ce manuel pour chacun des modules pr sents gt Cliquer sur OK 50 Pr parer les acc s au module Comptabilit Budg taire 2 3 Cr er le ou les profil s d utilisation Un profil d utilisation d finit Les fonctionnalit s accessibles du module Comptabilit budg taire Le type d acc s autoris consultation ou mise jour L autorisation d effectuer ou non des op rations particuli res d passement de cr dits validation du budget Le profil Ordonnateur est fourni avec l application et ne peut tre ni modifi ni supprim Ce profil autorise toutes les op rations sur la Comptabilit budg taire Selon les besoins vous pouvez cr er autant de profils d utilisation que n cessaire par exemple Intendant Magasinier Stagiaire Pour afficher la fen tre de gestion des profils gt
13. produire Cofi en exercice en cours S lection des tablissements Etablissement Patronyme Cofi ann e en cours 00000004 LYC E MONTEVERDI 00000018 COLL GE MARAIS 0000002 COLLEGE MOZART X Fermer bide gt S lectionner l tablissement dans la liste 100 Effectuer les op rations courantes 00000008 LYC E MONTEVERDI 00000018 COLL GE MARAIS 0000002 COLLEGE MOZART ide gt Cliquer sur le bouton droit de la souris e La mention Modifier appara t ET Non Non Modifier Non rx gt Cliquer sur le bouton gauche de la souris la valeur Non passe Oui Assistant de s lection des tablissements autoris s produire Cofi en exercice en cours x S lection des tablissements Eaimon Pae rena 00000004 LYC E MONTEVERDI 00000018 COLL GE MARAIS 0000002C COLLEGE MOZART hide Effectuer les op rations courantes 101 Autre m thode plus rapide apr s avoir s lectionn l tablissement faire un double clic La valeur passe de Non Oui gt Une fois l op ration effectu e cliquer sur le bouton Suivant Assistant de s lection des tablissements autoris s produire Cofi en exercice en cours x Cliquez sur Terminer pour valider la s lection 00000004 LYC E MONTEVERDI Non 00000018 COLL GE MARAIS 0000002 COLLEGE MOZART Terminer X Fermer hide gt Cliquer sur le bouton Terminer Assistant de s lection des tablisseme
14. taire F Comptabilit G n rale M R gies Nom des r gisseurs X nnuler Aide gt Saisir les caract ristiques de l tablissement RNE Patronyme gt Cocher R gies Windows Si un autre module doit aussi figurer sur le m me poste vous reporter aux informations d velopp es dans ce manuel pour chacun des modules pr sents gt Cliquer sur OK gt Afficher et consulter la fen tre d aide Exemple Cr ation de l identification de la r gie PERGOL SE SYLVIE pour un r gisseur avances gt Cliquer sur la case R gies Windows 84 Pr parer les acc s au module R gies Cr ation d un tablissement Num ro O0 Patronyme LYC E MONTEVERDI M Modules utilis s par l tablissement Comptabilit Budg taire Comptabilit G n rale Nom des r gisseurs X Annuler hide gt Cliquer avec le bouton droit de la souris dans la fen tre Nom des r gisseurs pour faire appara tre le menu contextuel suivant Ajouter Ins Modifier gt Cliquer sur l option Ajouter avec le bouton gauche de la souris ou appuyer sur la touche INSER INS e L cran de saisie de la cr ation du r gisseur s affiche Cr ation d un r gisseur Nom du r gisseur X Annuler Aide gt Saisir l identit du r gisseur et valider en cliquant sur OK 7 Pr parer les acc s au module R gies 85 Attention respecter imp rativement l orthographe et l
15. vous avez galement la possibilit de limiter les chapitres auxquels l utilisateur peut acc der A savoir si un utilisateur doit faire l objet d une restriction sur les chapitres il ne faut pas le rattacher un profil existant Il faut cr er pour lui un Profil sp cifique avec d finition de cette caract ristique A titre d exemple le tableau suivant illustre des acc s d finis pour le module Comptabilit g n rale 20 Pr sentation g n rale du module Administration de GFC Nom de N de Profil Restrictions l utilisateur l tablissement d utilisation sur les chapitres Mozart 0000000A INTENDANT Aucune Gestionnaire 0000001B restriction sur les Agent comptable chapitres Lully 0000001B AGENT Aucune Attach COMPTABLE restriction sur les chapitres Bach 0000000 COMPTABILIT Limitation des Secr taire chapitres intendance 1 autoris s Haendel 00000001 COMPTABILIT Limitation des Secr taire chapitres intendance 2 autoris s Scarlatti 00000001 ENCAISSES Limitation des Secr taire chapitres intendance 3 autoris s Concernant les possibilit s offertes pour d finir l acc s des utilisateurs aux tablissements les points suivants doivent tre soulign s Un utilisateur peut acc der plusieurs tablissements Un utilisateur peut avoir acc s diff rents tablissements avec des profils diff rents Par exemple acc s avec mise jour sur
16. 114 Mode d emploi du manuel et de l aide en ligne 3 Mode d emploi du manuel et de l aide en ligne Pour apprendre utiliser le module Administration de GFC et tre guid lors de son utilisation 2 moyens vous sont propos s Ce manuel Une aide en ligne que vous pouvez consulter lors de l utilisation du module Administration de GFC Le mode d emploi r pond aux questions suivantes 1 Comment sont organis s le manuel et l aide en ligne 2 Comment utiliser le manuel et l aide en ligne lors de l utilisation du module Administration de GFC 1 Comment sont organis s le manuel et l aide en ligne Q Organisation du manuel du module Administration de GFC Ce manuel a t con u afin de vous guider lors de l utilisation du module Administration de GFC Outre le sommaire et le mode d emploi le manuel comporte 2 parties Pr sentation Cette partie vous pr sente ce que permet le g n rale module Administration de GFC Guide Cette partie vous guide lors de l utilisation du d utilisation module Afin de faciliter sa lecture et son utilisation les conventions suivantes sont utilis es dans le manuel pr sentation Ces symboles signalent les diff rents points d une nement imp rativement R sultat de l action o e num raon O z Renvoi l aide en ligne du module Administration de GFC Le manuel de GFC Administration est accessible depuis le menu Aide Documentation PDF Manue
17. Budg taire 2 6 D finir les restrictions sur les chapitres Outre le choix d un profil d utilisation qui restreint ventuellement l acc s de l utilisateur certaines fonctionnalit s du module Comptabilit budg taire vous avez galement la possibilit de limiter les chapitres auxquels l utilisateur pourra acc der La restriction sur les chapitres s op re pour chaque tablissement auquel l utilisateur pourra acc der La d finition des restrictions sur les chapitres s effectue partir de la fen tre de gestion des profils Si cette fen tre n est pas d j affich e gt S lectionner dans le menu Administration l option Utilisateurs et Profils gt S lectionner l utilisateur en cliquant sur l onglet qui porte son nom en bas de la fen tre Dans le tableau des tablissements accessibles gt Cliquer avec le bouton droit de la souris sur la ligne de l tablissement pour lequel vous souhaitez op rer des restrictions Si des restrictions ont d j t d finies vous pouvez soit les modifier soit les supprimer gt S lectionner l option Ajouter une restriction sur les chapitres gt Afficher et consulter la fen tre d aide gt D finir les restrictions gt Cliquer sur OK Exemple Restrictions de chapitres pour l utilisateur Bach Secr taire intendance 1 Pr parer les acc s au module Comptabilit Budg taire 61 Pour op rer une restriction de ch
18. Compte Financier X Annuler side gt Apr s v rification cliquer sur OK pour valider la saisie e Le profil est ainsi cr i Chaque utilisateur est d fini par un nom A chaque utilisateur est associ un mot de passe qui peut tre modifi par l utilisateur dans le module R gies Aussi vaut il mieux cr er un utilisateur pour chaque r gie et appliquer une restriction de r gie La cr ation des utilisateurs s effectue partir de la fen tre de gestion des profils Si cette fen tre n est pas d j affich e S lectionner dans le menu Administration l option Utilisateurs et Profils Pour cr er un utilisateur S lectionner dans le menu Gestion des profils l option Ajouter un utilisateur Saisir le nom de l utilisateur Cliquer sur OK Exemple Cr ation de l utilisateur Pergol se R gisseur d une r gie d avances sous le nom de PERGOLESE SYLVIE de l tablissement 0000000A pour les voyages en Italie en suivant la proc dure d crite ci dessus au 44 Cr ation d un nouvel utilisateur Nor PERGOLESE X Annuler Aide Le mot de passe d un nouvel utilisateur est gfe L utilisateur peut modifier son mot de passe dans le module R gies Menu Param tres Option Application Volet Utilisateur Si l utilisateur oublie son mot de passe vous pouvez le r initialiser cf chapitre 5 2 et il redeviendra gfc 90 Pr parer les acc s au modul
19. S lectionner Tout fd Profil utilisateur Etablissements Dispo Etablissements accessibles Etablissement Rest Chapitre Rest R gie L_ Etablssement Pro l Rest Chapire PREDEFINI est R gie D Profil cr 54 Pr parer les acc s au module Comptabilit Budg taire r 2 4 Cr er le ou les utilisateur s du module Comptabilit budg taire Chaque utilisateur est d fini par un nom A chaque utilisateur est associ un mot de passe qui peut tre modifi par l utilisateur dans le module Comptabilit budg taire La cr ation des utilisateurs s effectue partir de la fen tre de gestion des profils Si cette fen tre n est pas d j affich e gt S lectionner dans le menu Administration l option Utilisateurs et Profils Pour cr er un utilisateur gt S lectionner dans le menu Gestion des profils option Ajouter un utilisateur gt Saisir le nom de l utilisateur gt Cliquer sur OK A Le mot de passe d un nouvel utilisateur est gfc L utilisateur peut modifier son mot de passe dans le module Comptabilit budg taire Menu Param tres Option Application Volet Utilisateur Si l utilisateur oublie son mot de passe vous pouvez le r initialiser cf chapitre 5 2 et il redeviendra gfc Exemple Cr ation de l utilisateur Bach Secr taire intendance 1 7 Pr parer les acc s au module Comptabilit Budg taire 55 gan olch e pure Je
20. acc s au centre de l cran Exemple Mise jour gt Cliquer avec la souris sur le bouton pour transf rer l ensemble des informations s lectionn es 74 Pr parer les acc s au module Comptabilit g n rale Ajout d un profil d acc s GFC Profil Indendant Lignes disponibles Lignes autoris es Filtrer par cat gorie Toutes gt Balance des valeurs g n rales Mise je Balance des valeurs inactives Mise jc es Mise jc HORS Bordereau g n ral Mise jc Mise jour zl Compte de r sultat Mise jc Contr les Mise jc E D veloppement des charges Mise jc D veloppement des charges par chapitre Mise jc E D veloppement des produits Mise jc E D veloppement des produits par chapitre Mise jc E Edition compl te Mise jc gt Etat de concordance Mise jc E Etat des consommations Mise jc Etat des modifications Mise jc Etat d veloppement compte CCP Mise jc lt lt gt gt Comptabilit budg taire Comptabilit g n rale gt Apr s v rification cliquer sur OK pour valider la saisie e Le profil est ainsi cr 7 Pr parer les acc s au module Comptabilit g n rale 75 3 5 Cr er le ou les utilisateur s du module Comptabilit g n rale pe utilisateur est d fini par un nom A chaque J utilisateur est associ un mot de passe qui peut tre modifi par l utilisateur dans
21. cas de probl me avec GFC votre CRIA peut vous demander d imprimer cette liste et de la lui communiquer Lorsqu un dysfonctionnement s est produit avec GFC un point rouge s affiche sur l ic ne de cette commande CT Q Utiliser le clavier D marrer le module Administration de GFC 37 Le clavier par des combinaisons de touches permet un acc s direct certains crans du module G F C Administration Combinaisons de touches Fen tres Ctrl E Ctrl U Ctrl M Gestion des tablissements Utilisateurs et Profils Param tres GFC Il faut maintenir la touche Ctrl enfonc e et taper sur la touche de la lettre indiqu e Q Utiliser l aide en ligne du module Administration de GFC A partir de la fen tre principale vous allez voir comment Consulter le lexique Afficher la fen tre d aide de la fen tre principale Afficher une proc dure Afficher la d finition d un terme ou d une expression Acc der au sommaire de l aide en ligne Acc der aux autres fen tres d aide contextuelle Acc der aux proc dures Acc der une fen tre d aide partir de l index Acc der une fen tre d aide partir du volet Rechercher Afficher la fen tre d aide pr c dente M Afficher la fen tre d aide de la fen tre principale La fen tre d aide contextuelle peut tre affich e de 2 fa ons diff rentes En tapant sur la touche ff En cliquant sur le bouton _ tide Lorsque la fen tre ne c
22. certaines fonctionnalit s du module Comptabilit g n rale vous avez galement la possibilit de limiter les chapitres auxquels l utilisateur pourra acc der La restriction sur les chapitres s op re pour chaque tablissement auquel l utilisateur pourra acc der La d finition des restrictions sur les chapitres s effectue partir de la fen tre de gestion des profils Si cette fen tre n est pas d j affich e gt S lectionner dans le menu Administration l option Utilisateurs et Profils gt S lectionner l utilisateur en cliquant sur l onglet qui porte son nom en bas de la fen tre Dans le tableau des tablissements accessibles gt Cliquer avec le bouton droit de la souris sur la ligne de l tablissement pour lequel vous souhaitez op rer des restrictions Si des restrictions ont d j t d finies vous pouvez soit les modifier soit les supprimer gt S lectionner l option Ajouter une restriction sur les chapitres gt Afficher et consulter la fen tre d aide gt D finir les restrictions gt Cliquer sur OK Exemple Pour un exemple sur les Restrictions de chapitres pour un utilisateur suivre la proc dure d crite ci dessus au 2 6 4 Pr parer les acc s au module R gies 79 Pr parer les acc s au module R gies Un r sum des principales tapes de la pr paration des acc s au module R gies est fourni dans le chapitre Pr sentation g n
23. ci gt Suivre les instructions 12 Mode d emploi du manuel et de l aide en ligne Q Pour conna tre la signification d un terme Lorsque vous souhaitez conna tre la signification d un terme ou d une expression utilis dans le module Administration 2 Fen tres d aide gt Dans la fen tre d aide cliquer sur le Ou gt Cliquer sur le bouton Rubriques d aide Sommaire de de la fen tre d aide ou s lectionner l aide l option Rubriques d aide du menu Aide gt Cliquer 2 fois sur Lexique 2 Lexique gt Cliquer sur le terme ou l expression Minist re de l ducation nationale de l enseignement sup rieur et de la recherche Gestion Financi re et Comptable Module Administration GFC Admin Version Windows 7 1 D cembre 2006 5 Pr sentation g n rale du module Administration de GFC 13 Z Pr sentation g n rale du module Administration de GFC Le module Administration de GFC est utilis apr s son installation pour pr parer les acc s aux modules install s par exercice en cours ou ant rieur Cette pr paration s effectue en plusieurs tapes Saisie des param tres g n raux de GFC Cr ation des l ments de base D finition de l acc s aux tablissements pour les utilisateurs du module Comptabilit budg taire D finition de l acc s aux tablissements pour les utilisateurs du module Comptabilit g n rale Q D finition de l acc s aux tablissement
24. colonne D finition du Profil les informations li es la cr ation de nouveaux profils Rappel les profils ORDONNATEUR AGENT COMPTABLE REGISSEUR sont propos s par d faut et ne supportent ni suppression ni modification d utilisation PN ss HE Nom du D finition du Nom de N de Restrictions sur Profil profil l utilisateur l tablissement les chapitres 7 Pr parer les acc s au module Comptabilit Budg taire 47 2 1 Renseigner les param tres g n raux de GFC gt S lectionner dans le menu Param tres l option Application Param tres GFC G n ral Agence Comptable Options Implantation g ographique M tropole C DOM C TOM C Etranger p a MV Utilisation des Nomenclatures de r f rence Ann e de l exercice 2007 f OK X Annuler e Les informations de l onglet G n ral doivent tre saisies en premier lieu e Pour les tablissements l tranger il est possible de choisir le format de la date utilis e en cliquant sur l onglet Options e Pour les tablissements l tranger hors zone euro il faut indiquer le Montant maximum par nature de d pense en cliquant sur l onglet Options La modification du montant est autoris e tant que les habilitations des r gies n ont pas t transf r es gt Valider la saisie en cliquant sur le bouton OK Dans le cas d une implantation sur le m me poste des Comptabili
25. dans le menu Administration l option Etablissements gt Afficher et consulter la fen tre d aide Pour cr er un tablissement gt S lectionner dans le menu Etablissements l option Ajouter gt Afficher et consulter la fen tre d aide Cr ation d un tablissement Num ro Patronyme Modules utilis s par l tablissement Comptabilit Budg taire Comptabilit G n rale D R gies Nom des r gisseurs f K X Annuler bide 7 Pr parer les acc s au module Comptabilit g n rale 69 gt Saisir les caract ristiques de l tablissement RNE et Patronyme gt Cocher Comptabilit G n rale Windows Si un autre module doit aussi figurer sur le m me poste vous reporter aux informations d velopp es dans ce manuel pour chacun des modules pr sents gt Cliquer sur OK 3 3 Renseigner les param tres g n raux de GFC onglet Agence comptable Apr s identification de la Comptabilit G n rale Windows sur le poste il est n cessaire de sp cifier dans les Param tres GFC les informations concernant l Agence Comptable gt S lectionner dans le menu Param tres l option Application Param tres GFC G n ral Agence Comptable Options Num ro 00000004 v Patronyme LYC E MONTEVERDI Support F A R P I X Annuler Aide gt Saisir les informations de l onglet Agence comptable gt Valider la saisie en cliquant sur le bouton OK gt Afficher et consulter
26. endommag es vous devez toujours quitter le module avant d teindre votre ordinateur option Quitter du menu Administration Que faire apr s Pour r aliser une op ration avec le module Administration vous devez s lectionner l option correspondante dans un menu ou dans la barre de commandes Par exemple si vous venez de d marrer l utilisation du module Administration vous pouvez 2 cr er un tablissement L aide en ligne a t con ue afin de vous guider lors de l utilisation du module Administration de GFC Pour chaque fen tre du module vous pouvez afficher une fen tre d aide contextuelle par exemple E 6 Mode d emploi du manuel et de l aide en ligne 0 Une fen tre d aide contextuelle peut comporter jusqu 5 sections B Indique ce que permet de faire la fen tre ER Signale les op rations r aliser au pr alable D crit les diff rents l ments de la fen tre rubriques boutons L e a A E efficacement la fen tre EI uniinenell apr s A partir d une fen tre d aide contextuelle vous pouvez m Consulter des d finitions du lexique E Afficher une proc dure suivre E Acc der au Sommaire de l aide Consulter des d finitions du lexique Dans les fen tres d aide en cliquant sur les mots ou expressions en vert lexique du module Administration de GFC Par exemple Description de la fen tre Iof x Fabius dde Fiche d un tablissement A
27. et consulter la fen tre d aide gt Cliquer sur le bouton Suivant gt Identifier l tablissement attributaire de cette op ration Assistant de suppression d un compte financier Cette tape est obligatoire si une comptabilit budg taire a t rapatri e suite des modifications dans cette comptabilit Il faudra alors recommencer le travail propre au compte financier pour cet tablissement Etablissement EX Pr c dent Suivant 0 X Fermer hide gt Cliquer sur le bouton Terminer pour lancer l op ration de suppression gt Cliquer sur le bouton Fermer pour quitter l assistant
28. fermeture sans attendre le basculement comptable L option du menu Utilitaires Cofi en cours d exercice permet la mise en place de cette op ration Q Op rations de fin d exercice pouvant tre r alis s partir du module Administration de GFC Deux types d op ration sont effectuer partir du module Administration de GFC le basculement et les actions li es la gestion du Compte Financier selon le type d implantation des modules de comptabilit Ils sont pr sent s sous forme de tableau Le basculement La proc dure de changement d exercice doit tre effectu e en d but du nouvel exercice et permet ainsi l acc s au travail de l exercice ant rieur et du nouvel exercice Le basculement se fait globalement pour la totalit des tablissements install s en Comptabilit budg taire et ou Comptabilit g n rale et ou R gies Le basculement se lance toujours depuis GFC Administration de l exercice en cours menu Administration Basculement comptabilit apr s installation de la nouvelle version de GFC diffus e cet effet Le Compte financier La r cup ration d une comptabilit budg taire Windows Cet utilitaire permet aux utilisateurs de la version Windows de la Comptabilit G n rale et par suite de la version Windows du Compte Financier de r cup rer et d int grer les informations n cessaires l laboration du Compte Financier WINDOWS Il est accessible
29. hide Pr parer les acc s au module R gies gt V rifier que l onglet R gies est s lectionn Il doit tre en gris gt Identifier le profil dans la zone Profil en haut gauche Exemple VOYAGES gt Cocher ventuellement Droit aux op rations particuli res gt Au centre de l cran s lectionner le type d acc s Exemple Mise jour gt Cliquer avec la souris sur le bouton pour transf rer l ensemble des informations s lectionn es Ajout d un profil d acc s GFC Profil VOYAGES FN Droit aux op rations particuli res Lignes disponibles Lignes autoris es Fiter par cat goie oee Jens Toutes D caissements D penses Mise jc D caissements Versements l agent comptable Mise jc Encaissements Cr ances r ception Mise jc Encaissements Cr ances visualisation Mise jc Encaissements Recettes Mise jc Encaissements Versements de l agent comptable Mise jc _ Fin de p riode Mise je Historiques Bordereaux Mise jc Historiques Joumaux divisionnaires Mise jc Historiques Joumaux divisionnaires r capitulatifs Mise jc Historiques Relev s P riodiques Mise jc Historiques Transferts Mise jc Journal g n ral Mise jc Mouvements internes Mise jc Param tres Application Mise jc a Type d acc s gt Comptabilit budg taire Comptabilit g n rale
30. la fen tre d aide Rappel pour une Comptabilit Budg taire seule pour une ou des R gies seules ne pas renseigner les informations pr sentes sous cet onglet Les zones de saisie sont blanc 70 Pr parer les acc s au module Comptabilit g n rale 3 4 Cr er le ou les profil s d utilisation Un profil d utilisation d finit Les fonctionnalit s accessibles du module Comptabilit g n rale Le type d acc s autoris consultation ou mise jour L autorisation d effectuer ou non des op rations particuli res d passement de cr dits validation du budget Le profil Agent comptable est fourni avec l application et ne peut tre ni modifi ni supprim Ce profil autorise toutes les op rations sur la Comptabilit g n rale et certaines op rations de consultation en Comptabilit budg taire Selon les besoins vous pouvez cr er autant de profils d utilisation que n cessaire par exemple Intendant Attach Stagiaire Pour afficher la fen tre de gestion des profils gt S lectionner dans le menu Administration l option Utilisateurs et Profils gt Afficher et consulter la fen tre d aide Pour cr er un nouveau profil gt Cliquer avec le bouton droit de la souris sur le profil affich e Un menu contextuel s affiche gt S lectionner l option Cr er un nouveau profil Etablissements acc Profils _ Etablissement Pr AD ba Cr er un nouve
31. le module Comptabilit lt G n rale La cr ation des utilisateurs s effectue partir de la fen tre de gestion des profils Si cette fen tre n est pas d j affich e gt S lectionner dans le menu Administration l option Utilisateurs et Profils Pour cr er un utilisateur gt S lectionner dans le menu Gestion des profils l option Ajouter un utilisateur gt Saisir le nom de l utilisateur gt Cliquer sur OK Le mot de passe d un nouvel utilisateur est gfe L utilisateur peut modifier son mot de passe dans le module Comptabilit g n rale Menu Param tres Option Application Volet Utilisateur Si l utilisateur oublie son mot de passe vous pouvez le r initialiser cf chapitre 5 2 et il redeviendra gfc 76 Pr parer les acc s au module Comptabilit g n rale 3 6 D finir l acc s aux tablissements pour les utilisateurs Une pr sentation des principes de la d finition des acc s aux tablissements est fournie dans le chapitre Pr sentation g n rale La d finition de l acc s aux tablissements pour les utilisateurs s effectue partir de la fen tre de gestion des profils Si cette fen tre n est pas d j affich e gt S lectionner dans le menu Administration l option Utilisateurs et Profils La proc dure suivre pour d finir l acc s un tablissement pour un utilisateur du module Comptabilit g n rale est r sum e dans le sch ma suivant
32. marrer le module Administration de GFC d crit en d tail comment utiliser l aide en ligne du module Q Pour conna tre le d roulement des op rations r aliser avec le module Guide d utilisation Sommaire Fen tres d aide g Mode d emploi du manuel et de l aide en ligne 11 Q Pour tre guid lors des op rations r alis es sur une fen tre Lorsque vous vous posez une question sur une fen tre du module Administration de GFC que saisir pour telle rubrique quoi sert ce bouton pourquoi ne puis je pas r aliser 2 Fen tres telle op ration nous vous conseillons d aide d afficher la fen tre d aide contextuelle afin de consulter les informations fournies A partir des fen tres d aide contextuelle vous pouvez galement Consulter la d finition des termes utilis s Cliquer sur le Afficher une proc dure suivre terme 2 Cliquer sur le nom de la proc dure Q Pour tre guid dans l ex cution d une proc dure Lorsque vous souhaitez conna tre comment r aliser une proc dure donn e gt Dans la fen tre d aide cliquer sur le nom Fen tres de la proc dure signal e par le symbole d aide E Ou gt Cliquer sur le bouton Rubriques d aide Sommaire de de la fen tre d aide ou s lectionner l aide l option Rubriques d aide du menu Aide gt Cliquer 2 fois sur Proc dures 2 Proc dures gt Rechercher un nom de proc dure et cliquer 2 fois sur celle
33. quoi sert cette fen tre Elle permet de saisir et de mettre jour les informations relatives un tablissement a Description de la fen tre Hum ro Pour les tablissements publics d enseignements cette Registre National des Etablissements Chaque tablissement est identifi par un num ro du Registre National des Etablissements compos de 7 chiffres et d 1 caract re 0 Mode d emploi du manuel et de l aide en ligne 7 M Afficher une proc dure suivre Dans les fen tres d aide les proc dures suivre sont signal es par le symbole En cliquant sur le texte en vert et soulign en trait plein vous pouvez afficher la proc dure suivre par exemple E de la fen tre M Que faire apr s Pour r aliser une op ration avec le module Administration vous devez s lectionner l option correspondante dans un menu ou dans la barre de commandes Par exemple si vous venez de d marrer l utilisation du module Administration vous pouvez Wl cr er un tablissement di Proc dures de GFC Admin RE gt S lectionner dans le menu Administration l option Etablissements gt S lectionner dans le menu Etablissements l option Ajouter gt Saisir les informations relatives l tablissement gt Cliquer sur OK M Acc der au Sommaire de l aide L option Rubriques d aide du menu Aide et le bouton Rubriques d aide des fen tres d aide vous permettent d afficher le somm
34. rale Cette section pr sente comment 4 1 Renseigner les param tres g n raux de GFC onglet G n ral 4 2 Cr er le ou les tablissement s g rer avec Pidentification de la r gie ou des r gies pr sentes sur le poste 4 3 Cr er le ou les profil s d utilisation 4 4 Cr er le ou les utilisateur s du module R gies 4 5 D finir l acc s aux tablissements pour les utilisateurs 4 6 D finir les restrictions de r gie 4 7 D finir les restrictions sur les chapitres Conseils Un travail pr paratoire s impose avant toute mise en place des acc s aux modules de GFC Windows Comptabilit budg taire Comptabilit g n rale R gies 1 Il est n cessaire de d finir sous la forme d un tableau par exemple les attributions et t ches effectu es par les personnels du service d intendance qui fait quoi sur quel poste quel module de GFC quelles fonctionnalit s de l application sont utilis es etc Nom Attributions Modules Fonctionnalit s Commentaires pr nom T ches de GFC de GFC Fonction 80 Pr parer les acc s au module R gies 2 Ce travail doit permettre de renseigner le tableau suivant o seront regroup es les informations partir de l identification des Profils en sp cifiant dans une colonne D finition du Profil les informations li es la cr ation de nouveaux profils Rappel les profils ORDONNATEUR AGE
35. AO r ception DBM Fonds de roulement Comptabilit budg taire Comptabilit g n rale Compte Financier R gie X Annuler side gt V rifier que l onglet Comptabilit budg taire est s lectionn Il doit tre en gris gt Identifier le profil dans la zone Profil en haut gauche Exemple INTENDANT gt Cocher Droit aux op rations particuli res 72 Pr parer les acc s au module Comptabilit g n rale gt Au centre de l cran s lectionner le type d acc s Exemple Mise jour gt Cliquer avec la souris sur le bouton 2 pour transf rer l ensemble des informations s lectionn es Ajout d un profil d acc s GFC Profil Indendant Lignes disponibles Lignes autoris es Les reem is Toutes gt Approvisionnements articles Mise je 1 Approvisionnements documents Mise jc TE Approvisionnements param tres Mise jc METRE Approvisionnements saisie Mise jc Mise jour z Etat des modifications Mise jc tats du budget Mise jc historiques Mise jc R ception de la Pr paration Budg taire Mise jc validation Mise jc gt Variation des produits scolaires Mise jc El Versement au FCSH Mise jc gt gt visualisation Mise jc Budget initial saisie Mise jc Clients saisie Mise jc E Cumul des op rations par compte d penses Mise jc 3 B Comptabilit budg tai
36. Afficher et consulter la fen tre d aide L assistant propose un premier cran commun tous les modules qui rappelle la r gle en usage avant ce type d op ration effectuer des sauvegardes Assistant de basculement de la Comptabilit Budg taire et G n rale Windows Cet assistant va vous guider pour effectuer le basculement comptable Avant d effectuer le basculement assurez vous que les donn es de l exercice ant rieur ont t sauvegard es Des fen tres avec des messages de mises en garde sont propos es en fonction de la comptabilit ou des comptabilit s pr sentes Effectuer les op rations de fin d exercice 105 Par exemple pour la Comptabilit G n rale vous devez imp rativement diter AVANT le basculement un Etat des cr ances qui sera joint la pi ce N 19 du Compte Financier Assistant de basculement de la Comptabilit Budg taire et G n rale Windows x Avant d effectuer le basculement vous pouvez diter l tat des cr ances que vous pourrez joindre l tat 19 du Compte financier en tant que Etat d taill joint d j calcul Vous devez quitter le basculement pour effectuer cette dition EX Pr c dent L assistant offre ces fonctionnalit s classiques Pr c dent pour revenir la fen tre ant rieure Suivant pour acc der la prochaine tape Fermer pour quitter l assistant en cours de proc dure ou en fin de travail Term
37. Contr le de Vous pouvez transf rer les recettes Non Bloquant l existence de externes Recettes Externes non transf r es vers Stage Contr le des ordres Vous devez diter et valider les ordres Bloquant de recouvrements de recouvrements Contr le des Vous devez effectuer le r glement des Bloquant pr l vements automatiques pr l vements automatiques pour toutes les ch ances 112 Effectuer les op rations de fin d exercice Q Basculement des Comptabilit s Budg taire et G n rale Pour tout tablissement du groupement comptable dont la Comptabilit Budg taire est dans la m me implantation que la Comptabilit g n rale les contr les suivants ont lieu Situation Message Contr le Contr le des Vous devez transf rer les critures Bloquant critures en automatiques en Comptabilit provenance de la G n rale les r ceptionner et les traiter Comptabilit Budg taire critures en attente de transfert de la Comptabilit Budg taire vers la Comptabilit G n rale Contr le des Vous devez r ceptionner les critures Bloquant critures automatiques en provenance de la automatiques en Comptabilit Budg taire et les traiter attente de r ception en Comptabilit G n rale Contr le des Vous devez r ceptionner les cr ances Bloquant Recettes externes Recettes Externes en provenance de la Comptabilit Budg taire Contr le des Vous devez r ceptionner les cr an
38. GFC 28 Guide d utilisation 7 D marrer le module Administration de GFC 29 1 D marrer le module Administration de GFC Le module Administration de GFC tant install sur le micro ordinateur lors de l installation de la version Windows du module Comptabilit budg taire et ou du module Comptabilit g n rale vous devez au pr alable avoir install ce ou ces modules en vous r f rant la notice de l outil d installation Ce chapitre pr sente Comment acc der au module Administration de GFC Comment saisir le mot de passe La fen tre principale du module Administration Comment utiliser l aide en ligne du module Administration de GFC DUDD Q Acc der au module Administration de GFC Le module Administration de GFC peut tre appel depuis le lanceur de l application GFC Lors de l installation l ic ne d un raccourci permettant l acc s au lanceur de GFC a t install sur le bureau de votre micro ordinateur Le lanceur de GFC peut galement D D marrer tre d marr partir du menu D Programmes D marrer D GFC Windows D GFC Dans ce guide les actions effectuer sont signal es par le symbole gt les r sultats de l action par le symbole e 30 D marrer le module Administration de GFC 7 Si ce n est d j fait gt Mettre sous tension votre ordinateur Dans certains contextes la s lection d un l ment s op re au moyen d un double clic V
39. H gt visualisation Budget initial saisie Clients saisie Cumul des op rations par compte d p Cumul des op rations par compte rec AD d penses en attente DAO documents DAO r ception DBM Fonds de roulement validation gt Comptabilit budg taire Comptabilit g n rale Compte Financier R gie 52 Pr parer les acc s au module Comptabilit Budg taire gt V rifier que l onglet Comptabilit budg taire est s lectionn Il doit tre en gris gt Identifier le profil dans la zone Profil en haut gauche exemple D PENSES gt Cocher Droit aux op rations particuli res L utilisateur attach sera autoris faire des d passements de cr dits Dans le cas contraire laisser blanc gt Au centre de l cran s lectionner le type d acc s Mise jour gt Parmi les Lignes disponibles choisir en s lectionnant de la mani re suivante pour les informations en continu dans la liste maintenir la touche SHIFT appuy e et cliquer avec la souris bouton gauche pour sauter certaines options dans la liste appuyer sur la touche CTRL et cliquer avec la souris bouton gauche Exemple gt S lectionner toutes les lignes Approvisionnements la Visualisation du budget Cumul des op rations par compte de d penses toutes les lignes pour les DAO Engagements saisie Fournisseur gestion Historique des mandats Historique des rever
40. La proc dure de basculement se fait l aide d un assistant qui guide l utilisateur En fonction de la structure comptable install e pr sence d une seule comptabilit budg taire ou g n rale de plusieurs comptabilit s budg taire et g n rale l assistant propose un nombre variable de fen tres qui correspondent des contr les bloquants ou non bloquants En cas de contr le bloquant vous devez diter le document recensant l anomalie d tect e Il mentionne aussi l tablissement sur lequel elle a t d tect e Un fois la correction effectu e il faut reprendre la proc dure de basculement son d but 104 Effectuer les op rations de fin d exercice A Rappel en fin de proc dure de basculement il est obligatoire d effectuer une sauvegarde par le module MEN_svg pour les deux exercices pr sents exercice ant rieur exercice en cours Le lancement du basculement a lieu depuis le menu Administration Basculement comptabilit dans GFC Administration de l exercice en cours Cette fonctionnalit est activ e d s lors que la mise jour li e la prise en compte de la nouvelle version de GFC Windows a t faite A Aucun autre utilisateur ne doit tre connect au x module s concern s par le basculement pendant cette op ration gt S lectionner le menu Administration Basculement comptabilit gt Suivre l assistant qui guide l utilisateur gt
41. NT COMPTABLE REGISSEUR sont propos s par d faut et ne supportent ni suppression ni modification PEEN 2 Nom du D finition N de Restrictions Profil du profil l utilisateur l tablissement sur les r gies d utilisation et nom dela et ou sur les R gie chapitres 4 1 Pr parer les acc s au module R gies 81 Renseigner les param tres g n raux de GFC gt S lectionner dans le menu Param tres l option Application Param tres GFC G n ral Agence Comptable Options Implantation g ographique M tropole C DOM C TOM C Etranger F a M Utilisation des Nomenclatures de r f rence Ann e de l exercice 2007 2 X Annuler bide gt Saisir en premier lieu les informations de l onglet G n ral gt Valider la saisie en cliquant sur le bouton OK gt Afficher et consulter la fen tre d aide Les Param tres g n raux de GFC s appliquent tous les tablissements install s Dans le cas o des tablissements doivent tre install s avec des param tres diff rents par exemple un tablissement avec les nomenclatures de r f rence et un autre sans les nomenclatures de r f rence vous devez installer ces tablissements sur diff rents postes gt Pr ciser les param tres de GFC suivants implantation g ographique utilisation ou non des nomenclatures de r f rence ann e d exercice gt Pour les tablissements
42. Nom de N de Profil Restrictions l utilisateur l tablissement d utilisation sur les r gies et ou les chapitres Delamer 0000001B REGIE_REC Limitation sur la Secr taire R gie r gie avec des Intendance 3 DELAMER chapitres autoris s Apollinaire 0000002C R GISSEUR Aucune Gestionnaire R gie restriction sur les APOLLINAIRE chapitres Pergol se 0000000 VOYAGES Limitation sur les Enseignant R gie r gies autoris es PERGOL SE Concernant les possibilit s offertes pour d finir l acc s des utilisateurs aux tablissements les points suivants doivent tre soulign s Un utilisateur peut avoir acc s diff rents tablissements avec des profils diff rents Par exemple acc s avec mise jour sur un tablissement et acc s en consultation uniquement sur un autre tablissement Un utilisateur peut avoir acc s diff rents modules avec un m me profil La limitation sur les chapitres est d finie pour chaque tablissement auquel peut acc der l utilisateur 5 Pr sentation g n rale du module Administration de GFC 23 Pour le module R gies Windows un utilisateur acc de uniquement la R gie pour laquelle il est habilit si une restriction de r gie est d finie Lors de la cr ation faire attention l orthographe et la casse d une part de l identit de la r gie dans GFC Administration et d autre part lors de la saisie de l habilitation dans le module
43. Param tres l option Application Saisir les informations de l onglet Agence Comptable alider la saisie en cliquant sur le bouton OK gt gt gt V gt Afficher et consulter la fen tre d aide 64 Pr parer les acc s au module Comptabilit Budg taire gt Pour les tablissements l tranger il est possible de choisir le format de la date utilis e en cliquant sur l onglet Options 3 Pr parer les acc s au module Comptabilit g n rale 65 Pr parer les acc s au module Comptabilit g n rale Un r sum des principales tapes de la pr paration des acc s au module Comptabilit g n rale est fourni dans le chapitre Pr sentation g n rale Cette section pr sente comment 3 1 Renseigner les param tres g n raux de GFC onglet G n ral 3 2 Cr er le ou les tablissement s g rer 3 3 Renseigner les param tres g n raux de GFC onglet Agence comptable 3 4 Cr er le ou les profil s d utilisation 3 5 Cr er le ou les utilisateur s du module Comptabilit g n rale 3 6 D finir l acc s aux tablissements pour les utilisateurs 3 7 D finir les restrictions sur les chapitres Conseils Un travail pr paratoire s impose avant toute mise en place des acc s aux modules de GFC Windows Comptabilit budg taire Comptabilit g n rale R gies 1 Il est n cessaire de d finir sous la forme d un tableau par exemple les attributions et t ches effec
44. Sommaire Sommaire Mode d emploi du manuel et de l aide en ligne e s00s000000000000 3 1 Comment sont organis s le manuel et l aide en ligne sesesooso00000000 3 2 Comment utiliser le manuel et l aide en ligne ss 9 Pr sentation g n rale du module Administration de GFC 13 L Guide d utilisation 27 1 D marrer le module Administration de GFC ss 29 2 Pr parer les acc s au module Comptabilit budg taire 45 2 1 Renseigner les param tres g n raux de GFC sesererecerereeee 47 2 2 Cr er le ou les tablissement s g rer sssseesssssssessesssesrserrseessee 48 2 3 Cr er le ou les profil s d utilisation 50 2 4 Cr er le ou les utilisateur s du module Comptabilit budg taire 54 2 5 D finir l acc s aux tablissements pour les utilisateurs 0 00 00 57 2 6 D finir les restrictions sur les chapitres eeeeeeeeeeeeeeeeeeerereereee 60 2 7 Impression de la liste des utilisateurs 63 2 8 Renseigner les param tres g n raux de GFC sseseeerereerereere 63 3 Pr parer les acc s au module Comptabilit g n rale 65 3 1 Renseigner les param tres g n raux de GFC onglet G n ral 67 3 2 Cr er le ou les tablissement s g rer enesssesssesseessesesesesssesses 68 3 3 Renseigner les param tres g n raux de GFC onglet Agence Comptables seieren eesse ie re Tae er esta Ea NETE SEa IRE Eea tr 69 3 4 Cr er le ou les profil s d utilisation 70 3 5 Cr er le
45. a t Ajouter une restriction sur les chapitres Ajouter une restriction de r gie Si des restrictions ont d j t d finies vous pouvez soit les modifier soit les supprimer gt S lectionner l option Ajouter une restriction de r gie gt Afficher et consulter la fen tre d aide gt D finir les restrictions gt Cliquer sur OK 7 Pr parer les acc s au module R gies 93 Exemple Pour un tablissement donn 0000000 tous les r gisseurs cr s apparaissent a Ajout d une autorisation de r gie pour l utilisateur PERGOLESE x R gies de l tablissement R gies autoris es DAD CENTRE PERGOLESE SYLVIE PRADA MANUEL NELLIGAN EMILE AKERE J 2 nnuler hide En suivant la proc dure d crite ci dessus au 4 6 faire basculer l aide du bouton symbolis par la fl che El l identit du r gisseur PERGOLESE SYLVIE de la partie gauche R gies de l tablissement vers la partie droite R gies autoris es 94 Pr parer les acc s au module R gies Ajout d une autorisation de r gie pour l utilisateur PERGOLESE x R gies de l tablissement R gies autoris es PERGOLESE SYLVIE NELLIGAN EMILE gt Cliquer sur le bouton OK pour valider la transaction e L utilisateur Pergol se appartenant au profil VOYAGES a ainsi acc s sa seule r gie lors de l entr e dans le module S lection d une r gie Liste des r gies disponibles
46. a casse 30 caract res maximum Elles doivent tre en conformit avec les param tres de l habilitation identit du r gisseur Modules utilis s par l tablissement D Comptabilit Budg taire Comptabilit G n rale M R gies Nom des r gisseurs PERGOLESE SYLVIE 86 4 3 A4 VNYN NV Pr parer les acc s au module R gies Cr er le ou les profils d utilisation Un profil d utilisation d finit Les fonctionnalit s accessibles du module R gies Le type d acc s autoris consultation ou mise jour L autorisation d effectuer ou non des op rations particuli res d passement de cr dits validation du budget Le profil R gisseur est fourni avec l application et ne peut tre ni modifi ni supprim Ce profil autorise toutes les op rations sur R gies Selon les besoins vous pouvez cr er autant de profils d utilisation que n cessaire par exemple Voyages Attach Reg_Avances Pour afficher la fen tre de gestion des profils S lectionner dans le menu Administration l option Utilisateurs et Profils Afficher et consulter la fen tre d aide Pour cr er un nouveau profil Cliquer avec le bouton droit de la souris sur le profil affich e Un menu contextuel s affiche S lectionner l option Cr er un nouveau profil Afficher et consulter la fen tre d aide D finir les caract ristiques du profil Cliquer sur OK 7 Pr pa
47. aire de l aide Rubriques d aide GFC Administration v 6 1 20 09 2005 PR Sommaire Index Rechercher Cliquez sur une rubrique puis sur Afficher Du cliquez sur un autre onglet tel que Index D Fen tres d aide contextuelle gt Proc dures Imprimer Annuler Le sommaire de l aide vous permet d acc der directement Aux d finitions du lexique Aux fen tres d aide contextuelle Aux proc dures du module Administration de GFC Le contenu de l ensemble des fen tres d aide est galement fourni dans le fichier GFCAdmin PDE Ce fichier peut tre imprim au moyen du logiciel Adobe Acrobat Il est accessible depuis le menu Aide Documentation PDF Aide en ligne Si vous pr f rez tre guid partir d un document papier plut t qu partir de l aide en ligne nous vous conseillons d imprimer ce fichier g Mode d emploi du manuel et de l aide en ligne 2 Comment utiliser le manuel et l aide en ligne Cette section d crit les moyens utiliser pour chacune des tapes de la mise en uvre du module Administration de GFC et de son apprentissage u m 0 Q Q Q Prise de connaissance du module Administration de GFC Installation du module Administration de GFC sur le micro ordinateur Pour conna tre le d roulement des op rations r aliser avec le module Administration de GFC Pour tre guid lors des op rations r alis es sur une fen tre Pour tre guid
48. apitre gt S lectionner dans tablissements accessibles l utilisateur correspondant au profil voulu gt Cliquer sur le bouton droit de la souris et choisir dans le menu contextuel qui appara t l option Ajouter une restriction sur les chapitres e L cran suivant s affiche Ajout d une restriction sur les chapitres pour l utilisateur BACH Chapitres disponibles Filtrer par type F Recettes F D penses Chapitres autoris s Achats et variations de stocks Services ext rieurs Autres services ext rieurs Imp ts taxes vers assimil s Charges de personnel Autres charges gestion cour Charges financi res Charges exceptionnelles Dotations aux amort et prov Ventes prestations de services Production stock e Production immobilis e 741 Subventions tat 744 Subvent collectivit s publ 746 Dons et legs 748 Autres subvent exploitation 75 Autres produits gestion cour 76 Produits financiers Dans cet exemple sur l cran Ajout d une restriction sur les chapitres pour l utilisateur BACH il est possible de d finir les autorisations En d cochant Recettes vous obtenez un filtre uniquement sur les chapitres de D penses facilitant ainsi la s lection gt S lectionner les chapitres concern s dans Chapitres disponibles gt Utiliser le bouton gt pour basculer l information retenue dans Chapitres autoris s Pr parer les acc s au module Comptabilit
49. ateur La section suivante pr sente la fen tre principale du module Administration de GEC et les op rations que vous pouvez y effectuer 7 D marrer le module Administration de GFC 33 Q Pr sentation de la fen tre principale La fen tre principale comporte 6 zones selon le sch ma suivant Titre de la fen tre Principale Barre de menus Barre de commande Zone d affichage des fen tres Barre d tat Barre des t ches Windows Titre de la fen tre principale Commandes Nom du module de GFC de la fen tre Administration GFC iaf x La commande E R duire permet de masquer temporairement la fen tre principale du module Pour r afficher la fen tre vous devez cliquer sur le bouton Administration GFC dans la barre des t ches de Windows La commande a Restaurer permet de r duire la fen tre principale La commande X Fermer permet de quitter le module Administration de GFC 34 D marrer le module Administration de GFC Va Barre de menus Administration Affichage Param tres Utilitaires Fen tre Aide Chaque menu propose une ou plusieurs options permettant d acc der des fen tres du module Administration de GFC ou de r aliser diverses op rations quitter le module r organiser les fen tres en cascade ou en mosa que lorsque plusieurs d entre elles sont ouvertes A titre d exercice vous allez afficher le menu Administration en utilisant l une des 2 m thodes su
50. au profil Modifier le profil lt Supprimer le profil Visualiser le profil lt lt 7 Pr parer les acc s au module Comptabilit g n rale 71 gt Afficher et consulter la fen tre d aide gt D finir les caract ristiques du profil gt Cliquer sur OK Exemple Cr ation du profil INTENDANT permettant la fois un acc s aux Comptabilit s budg taire et g n rale et au Compte financier gt Cliquer avec le bouton droit de la souris sur le profil affich par d faut AGENT COMPTABLE ORDONNATEUR R GISSEUR e Un menu contextuel appara t gt S lectionner l option Cr er un nouveau profil e La fen tre Ajout d un profil d acc s GFC s ouvre Ajout d un profil d acc s GFC Profil I Droit aux op rations particuli res Lignes disponibles Lignes autoris es jaded Type dac Toutes x gt Approvisionnements articles A 4 Approvisionnements documents Type d acc s Approvisionnements param tres Consultation Approvisionnements saisie sebapa Budget Etat des modifications Budget tats du budget Budget historiques Budget R ception de la Pr paration Budget validation el Budget Variation des produits scolair Budget Versement au FCSH gt Budget visualisation Budget initial saisie gt Clients saisie Cumul des op rations par compte d p Cumul des op rations par compte reci DAO d penses en attente DAQ documents D
51. ces Bloquant Recettes M moires Recettes M moires en provenance de la Comptabilit Budg taire Tous les autres contr les num r s dans les paragraphes ci dessus s appliquent aussi cette situation Effectuer les op rations de fin d exercice 113 Pour les Pr l vements automatiques lors de la phase de basculement des informations sont r cup r es pour le nouvel exercice Ce sont e Les tarifs e Les ch ances du nouvel exercice e Les d biteurs soumis pr l vement OK pour pr l vement avec leurs l ves ou dont les avances ne sont pas sold es e Les l ves pour lesquels le responsable a t r cup r e Les cr ances non sold es Pour les d biteurs qui ont t r cup r s e La zone Avances ex ant rieur prend la valeur du total de l avance e Les zones Sommes vers es Sommes utilis es Sommes d gag es sont remises z ro D autres informations sont trait es lors du basculement Pour les tablissements sans nomenclatures de r f rence leurs nomenclatures sont conserv es dans le nouvel exercice Pour les tablissements des TOM les modes de paiement sont conserv s ainsi que les classements pour les r glements Pour les tablissements Hors m tropole les modes de paiement sont conserv s dans le nouvel exercice Pour les tablissements l tranger le format de date est initialis en fonction de celui de l ann e pr c dente Des op rat
52. dans l ex cution d une proc dure Pour conna tre la signification d un terme Q Prise de connaissance du module Administration de GFC La lecture de la Pr sentation g n rale de ce Pr sentation manuel vous permet de prendre connaissance g n rale des op rations qui seront r alis es au moyen du module Administration de GFC Q Installation du module Administration de GFC sur le micro ordinateur L installation du module Administration Notice s effectue lors de l installation de la version d installation Windows du module Comptabilit budg taire et de GFC ou du module Comptabilit g n rale Pour tre Windows guid lors de l installation reportez vous la Comptabilit notice d installation budg taire Comptabilit g n rale Mode d emploi du manuel et de l aide en ligne Administration de GFC Selon les op rations que vous souhaitez faire avec le module Administration de GFC reportez vous la section correspondante D marrer le module Administration de GFC Pr parer les acc s aux modules Comptabilit budg taire et ou Comptabilit g n rale Effectuer les op rations courantes Pour localiser une op ration particuli re consulter le sommaire de ce manuel Ind pendamment des conseils donn s par le manuel les fen tres d aide contextuelle vous guideront lors des op rations que vous r aliserez sur les fen tres du module Administration de GEC Le chapitre 1 D
53. depuis GFC Administration de l exercice ant rieur I se lance depuis le menu Utilitaires Pr sentation g n rale du module Administration de GFC 25 La suppression d un compte financier Cet utilitaire permet aux utilisateurs la suppression d un compte financier sous Windows Attention cette op ration peut avoir des implications sur certains documents du Compte Financier en fonction du degr d avancement des op rations dans ce module soldes des classes 6 et 7 d j effectu s Il est accessible depuis GFC Administration de l exercice ant rieur Il se lance depuis le menu Utilitaires 7 Guide d utilisation 27 Guide d utilisation Cette partie est destin e vous guider lors de la r alisation des op rations que vous pouvez mettre en uvre avec le module Administration de GFC O 1 BR D D marrer le module Administration de GFC Pr parer les acc s au module Comptabilit budg taire Pr parer les acc s au module Comptabilit g n rale Pr parer les acc s au module R gies Effectuer les op rations en cours d exercice Effectuer les op rations de fin d exercice En compl ment de ce manuel l assistance l utilisation du module Administration de GFC est assur e par l aide en ligne Les modalit s d utilisation de l aide en ligne sont d crites en d tail dans le chapitre 1 de ce guide d utilisation D marrer le module Administration de
54. des r gies vous devrez transf rer les habilitations vos r gisseurs apr s avoir effectu les ventuelles modifications Un message rappelle qu il faut apr s le basculement mettre jour les profils cr s par rapport aux nouvelles lignes de menus Seuls les profils par d faut ont t actualis s automatiquement Ci apr s les op rations de contr les sont d crites pour chaque module de GFC Windows sous forme de tableau Effectuer les op rations de fin d exercice 107 Q Basculement de la Comptabilit Budg taire Liste des contr les effectu s lors de la pr paration du basculement pour chaque tablissement concern par l op ration Situation Message Contr le Contr le sur le type Bloquant d tablissement Contr le concernant Des liquidations sont en attente de Non Bloquant des liquidations en mandatement Apr s le basculement attente de elles seront trait es en tant que mandatement Charges Payer durant la p riode d inventaire Contr le concernant Des recettes sont en attente d dition Non Bloquant des recettes en des ordres de recette Apr s le attente d dition basculement elles seront trait es en d ordres de recettes tant que Produits Recevoir durant la p riode d inventaire Contr le concernant Vous devez diter les documents du Bloquant des Mandats en mandatement attente d dition des documents de mandatement Contr le des Vous devez transf rer les crit
55. e R gies 4 5 D finir l acc s aux tablissements pour les utilisateurs Une pr sentation des principes de la d finition des acc s aux tablissements est fournie dans le chapitre Pr sentation g n rale La d finition de l acc s aux tablissements pour les utilisateurs s effectue partir de la fen tre de gestion des profils Si cette fen tre n est pas d j affich e gt S lectionner dans le menu Administration l option Utilisateurs et Profils La proc dure suivre pour d finir l acc s un tablissement pour un utilisateur du module R gies est r sum e dans le sch ma suivant 1 S lectionner l utilisateur 2 S lectionner un profil d utilisation 3 Autoriser l acc s l tablissement pour l utilisateur 4 D finir une restriction de r gie et si n cessaire des restrictions sur les chapitres gt S lectionner l utilisateur en cliquant sur l onglet qui porte son nom en bas de la fen tre 7 Pr parer les acc s au module R gies 91 La liste des tablissements non encore accessibles l utilisateur est affich e dans la colonne Etablissements Dispo gt S lectionner dans la liste des profils le profil d utilisation que vous souhaitez associer cet utilisateur et pour cet tablissement Dans la colonne tablissements Dispo gt Cliquer sur l tablissement que vous souhaitez rendre accessible l utilisateur gt Cliquer sur le bouton gt Si vous souhaitez l
56. en tre du module Administration Afin de faciliter la consultation conjointe de l aide et de la fen tre de GFC vous pouvez tre amen d placer la fen tre de GFC affich e par exemple en haut et gauche de l cran Pour cela gt Cliquer sur la fen tre de GFC affich e Connexion Administration GFC e Lafen tre redevient active Son titre s affiche sur fond bleu gt Cliquer sur le titre de la fen tre de GFC Connexion Administration GFC gt Maintenir le bouton de la souris enfonc puis d placer la souris 32 D marrer le module Administration de GFC 7 E Saisir le mot de passe Pour tre guid dans les op rations r aliser sur cette fen tre gt Prendre connaissance des informations fournies dans la fen tre d aide gt Saisir le mot de passe par d faut gfc en minuscules Lorsque le relief d un bouton de commande est accentu comme c est le cas pour le bouton OK de cette fen tre apr s saisie du mot de passe vous pouvez valider imm diatement la saisie du mot de passe en tapant sur la touche touche Entr e pour acc der la fen tre suivante Pour valider la saisie gt Taper sur la touche e La fen tre principale du module Administration de GFC s affiche Le mot de passe de l administrateur de G F C Windows GFCADMIN peut tre chang voir ci apr s 5 3 pour proc der cette op ration Mais attention ne pas oublier ce nouveau mot de passe de l administr
57. ignement technique J2 Stages Form en entreprise J31 Projets artist ou culturel J32 Projets scient et technique N1 Fonds de la vie lyc enne N2 Actions d animation N3 ppariements voyages changes R2 Serv annexe h berglhors G S ZD D penses en capital X Annuler Aide gt Cliquer sur le bouton OK e Restriction de chapitre passe de Non Oui dans la fen tre Gestion des profils 2 7 Impression de la liste des utilisateurs Il est possible de visualiser et d imprimer la liste des utilisateurs cr s avec leur rattachement aux modules et aux tablissements gt S lectionner dans le menu Gestion des profils l option Imprimer gt Afficher et consulter la fen tre d aide 2 8 Renseigner les param tres g n raux de GFC Attention pour la Comptabilit Budg taire Windows seule pour une ou des R gies seules ne pas renseigner les informations pr sentes sous cet onglet les champs sont blanc Param tres GFC G n ral Agence Comptable Options Implantation g ographique M tropole C DOM C TOM C Etranger M Utilisation des Nomenclatures de r f rence Ann e de l exercice 2007 2 X Annuler hide Uniquement dans le cas d une implantation de la Comptabilit G n rale Windows sur le m me poste ne pas oublier de sp cifier dans les Param tres de GFC les informations concernant l Agence Comptable S lectionner dans le menu
58. ilisateur Pergol se pour une r gie d avances peut avoir une restriction de chapitres en ne conservant que les chapitres de d penses et en allant plus loin un acc s limit certains chapitres 96 Pr parer les acc s au module R gies 7 Effectuer les op rations courantes 97 5 Effectuer les op rations en cours d exercice Cette section pr sente comment 5 1 Lib rer le r seau 5 2 R initialiser le mot de passe d un utilisateur 5 3 Changer le mot de passe de l administrateur de G F C 5 4 Effectuer un compte financier en cours d exercice 5 1 Lib rer le r seau GFC est utilis e en r seau Lorsqu un ou plusieurs utilisateurs ne peuvent plus acc der l un des modules de GFC par exemple dans le cas o une coupure est intervenue lors de la saisie du budget ou des DBM vous devez lib rer le r seau Lors de cette op ration aucun utilisateur ne doit travailler sur GFC gt Demander aux utilisateurs de quitter le ou les modules de GFC sur lesquels ils travaillent gt S lectionner dans le menu Administration l option Lib ration r seau gt Cliquer sur OK 5 2 R initialisation du mot de passe d un utilisateur Lors de la cr ation d un utilisateur le mot de passe d fini par d faut est gfe Ce mot de passe peut tre modifi par l utilisateur dans le module R gies Menu Param tres Option Application volet Utilisateur Si l utilisateur oublie son
59. imiter les chapitres autoris s vous devez d finir les restrictions sur les chapitres Cf Point suivant Exemple Acc s de l utilisateur Pergol se R gisseur l tablissement 0000000A en suivant la proc dure d crite ci dessus au 4 5 L utilisateur Pergol se a de fait tous les droits sur le module R gies pour toutes les r gies de l tablissement 00000000A Cette situation doit tre affin e en mettant en place des restrictions sur les r gies afin d avoir acc s sa seule r gie avances 92 Pr parer les acc s au module R gies 4 6 D finir les restrictions de r gie Outre la restriction sur les chapitres voir ci apr s pour les r gies vous avez galement la possibilit de limiter les r gies auxquelles l utilisateur pourra acc der La restriction sur les r gies s op re pour chaque tablissement auquel l utilisateur pourra acc der La d finition des restrictions sur les r gies s effectue partir de la fen tre de gestion des profils Si cette fen tre n est pas d j affich e gt S lectionner dans le menu Administration l option Utilisateurs et Profils gt S lectionner l utilisateur en cliquant sur l onglet qui porte son nom en bas de la fen tre Dans le tableau des tablissements accessibles gt Cliquer avec le bouton droit de la souris sur la ligne de l tablissement pour lequel vous souhaitez op rer des restrictions e L cran suivant appar
60. iner pour lancer l op ration de basculement action irr versible Aide pour consulter l aide en ligne Il propose aussi en fonction de l op ration effectuer des boutons sp cifiques Ils impliquent une action caract re obligatoire Liste des fournisseurs de m me RIB diter pour lancer l impression du document de contr le Lors du contr le des r gies en Comptabilit G n rale il faut indiquer si la fin de p riode est termin e pour chacune des r gies pr sentes En cliquant avec le bouton droit de la souris sur le Non affich par d faut un menu contextuel appara t avec la mention Modifier Effectuer les op rations de fin d exercice En cliquant sur cette mention Modifier avec le bouton gauche de la souris le Oui s inscrit pour la r gie s lectionn e Il est possible d obtenir directement la modification par un double clic sur la valeur Non qui passe alors Oui En fin de transaction l assistant propose dans un compte rendu les op rations effectuer apr s le basculement Elles doivent tre faites imp rativement Assistant de basculement de la Comptabilit Budg taire et G n rale Windows E Le basculement a t r alis avec succ s Les DAD ne fonctionnent automatiquement que pendant l exercice courant Vous devez renseigner les comptes de DAO dans les param tres de comptabilit g n rale du nouvel exercice pour chaque tablissement Si vous g rez
61. ions de r gie lt Nom du r gisseur de r gie s l tablissement lt N tablissement Contr le de la fin de Bloquant p riode de r gie s pour une seule et des transferts r ponse n gative Contr le de la Bloquant cl ture de r gie s et pour une seule des transferts r ponse n gative Les encaissements qui font partie int grante du module Comptabilit G n rale de l tablissement support de l Agence comptable sont v rifi s selon les modalit s suivantes Les contr les concernent tout tablissement faisant partie du groupement comptable Situation Effectuer les op rations de fin d exercice 111 Message Contr le Contr le des cr ances en attente de validation Des cr ances lt Type de cr ance gt sont en attente de validation Bloquant Contr le des bordereaux ch ques Le bordereau lt Type de bordereau doit tre dit Bloquant avec un message par type de bordereau diter Contr le de Des trop per us sont en attente Non Bloquant l existence de trop per us non affect s Contr le des Fiches Vous devez diter les fiches Bloquant Quotidiennes quotidiennes d encaissement d Encaissement Contr le des Fiches Vous devez diter les fiches Bloquant d critures d critures Contr le de Des tats annexes d encaissement Non Bloquant l existence des tats n ont pas t dit s annexes d encaissement non dit s
62. ions de traitement sont aussi effectu es lors du basculement Lors de la r cup ration des codes de gestion les caract res blanc en d but de code sont supprim s Et s il existe plusieurs codes de gestion identiques un num ro est ajout en fin de code pour les diff rencier Si des Profils vides existent lors du basculement ils sont renomm s automatiquement en sans_nom et devront tre trait s par la suite 114 Effectuer les op rations de fin d exercice 6 2 Le Compte financier Les deux fonctionnalit s suivantes li es au Compte Financier sont g r es depuis le module G F C Administration 1 Les Liaisons compte financier pour les tablissements qui ont tenu pendant l exercice N 1 leurs Comptabilit s Budg taire et G n rale sur des postes s par s 2 La Suppression d un compte financier pour les tablissements ayant utilis pendant l exercice N 1 les modules G F C WINDOWS de Comptabilit Budg taire et de Comptabilit g n rale sur des postes autonomes Q Liaisons Compte financier Cette option dans le menu Utilitaires permet d exporter et d importer la Comptabilit Budg taire pour la production du Compte financier qui se fait avec le module Compte Financier sous GFC Windows Cette transaction est utiliser dans le cas o la Comptabilit Budg taire n est pas dans la m me implantation que la Comptabilit G n rale situation d un tablissement rattach par e
63. issement Contr le des rejets Vous devez transf rer les rejets en Bloquant Comptabilit Budg taire Contr le de Vous devez valider la r ception des Bloquant validation des critures automatiques critures automatiques en provenance de la Comptabilit Budg taire Contr le des rejets Bloquant Contr le de Vous devez r ceptionner les paiements Bloquant r ception des internes paiements internes Contr le des V rifie s il existe des paiements diff r s Non Bloquant paiements diff r s qui peuvent tre soit trait s soit list s et d truits Contr le des V rifie s il existe des paiements Non Bloquant paiements manuels manuels qui peuvent tre soit trait s en attente de soit list s et d truits traitement Contr le de Vous devez valider les paiements Bloquant validation des paiements 110 Effectuer les op rations de fin d exercice Situation Message Contr le Contr le du Vous devez effectuer le r glement des Bloquant r glement des paiements paiements Contr le des ordres Vous devez diter les ordres de Bloquant de paiements paiements En Comptabilit G n rale les contr les portent aussi sur les r gies situation des habilitations L utilisateur doit n anmoins v rifier avec les r gisseurs la situation de chacune des r gies solde transferts de fin de p riode Situation Message Contr le Contr le des Vous devez valider la cl ture de la Bloquant habilitat
64. ivantes gt Cliquer sur le nom du menu par exemple Administration ou gt Taper sur la touche puis sur la lettre soulign e du nom du menu par exemple d pour Administration e Le menu s affiche Lorsqu une option est inaccessible dans le contexte elle s affiche en gris Pour effacer le menu gt Cliquer en dehors du menu ou gt Taper sur la touche L option A propos du menu Aide permet de consulter le num ro de la version du module que vous utilisez ainsi que sa date de diffusion Ces informations devront tre communiqu es votre CRIA si vous tes amen produire des rapports d anomalies 7 D marrer le module Administration de GFC 35 Barre de commandes La barre de commandes reprend certaines options des menus et permet un acc s direct certaines fen tres Param tres application Profils v elas Etablissements Pour s lectionner une commande vous devez cliquer sur son ic ne Par exemple pour afficher la fen tre des param tres de GFC gt Cliquer sur l ic ne e La fen tre Param tres GFC s affiche Zone d affichage des fen tres Cette zone affiche la ou les fen tre s ouverte s du module Administration de GFC L ouverture simultan e de plusieurs fen tres n est pas toujours possible Par exemple lorsque vous ouvrez la fen tre Param tres GFC aucune autre fen tre du module Administration de GFC ne peut l tre tant que celle ci est ouverte
65. l utilisateur Ce fichier peut tre imprim au moyen du logiciel Adobe Acrobat Mode d emploi du manuel et de l aide en ligne Q Organisation de l aide en ligne ol Daseription de la fen tre Pour savoir ce que an de faire chacun des boutons de la Selon le contexte certaines options de menu sont inactives elles sont affich es en gris A titre d exemple tant qu aucune fen tre n est ouverte les options du menu Fen tre sont inactives Points importants Pour chaque fen tre du module Administration vous pouvez afficher une fen tre d aide contextuelle Pour afficher cette fen tre vous devez cliquer sur le bouton Aide s il existe ou taper sur la touche F1 A partir de chaque fen tre d aide le bouton Rubriques d aide permet d afficher le Sommaire de l aide en ligne ind pendamment de l aide contextuelle vous pouvez ainsi acc der en permanence la fen tre d aide que vous souhaitez consulter lexique fen tre d aide d une option du module Administration proc dure du module Administration L organisation de la fen tre principale du module Administration et les op rations que vous pouvez y effectuer sont pr sent es en d tail dans le Manuel Le num ro de version du module ainsi que sa date de diffusion peuvent tre affich s partir de l option A propos du menu Aide Ces informations vous seront utiles si vous tes amen signaler une anomalie Afin d viter que vos donn es ne soient
66. liquer sur M cr er un tablissement e La fen tre des proc dures s affiche en bas gauche La fen tre des proc dures vous permet d tre guid lors des op rations que vous r alisez avec le module Administration de GFC Pour fermer la fen tre Proc dures gt Cliquer sur sa case de fermeture X M Afficher la d finition d un terme ou d une expression Dans les fen tres d aide une d finition peut tre affich e pour les mots A titre d exemple gt Cliquer dans la fen tre d aide sur le bouton e Sa d finition s affiche Pour masquer la d finition gt Cliquer n importe o e La d finition s efface M Acc der au sommaire de l aide en ligne Ind pendamment des fen tres d aide affich es partir des fen tres de travail vous pouvez tout moment acc der au sommaire de l aide en ligne Cet acc s peut s effectuer Au moyen du bouton Rubriques d aide de la fen tre d aide A partir de l option Rubriques d aide du menu Aide A titre d exemple dans la fen tre d aide gt Cliquer sur le bouton Rubriques d aide e La fen tre Rubriques d aide Assistance l utilisation de GFC Admin s affiche 40 D marrer le module Administration de GFC Cette fen tre comporte 3 volets Sommaire de l aide Index Rechercher Le volet Sommaire de l aide permet d acc der Au lexique Aux fen tres d aide contextuelle Aux proc dures M Consulter le lexique Dans le volet So
67. mmaire de l aide gt Cliquer 2 fois sur Lexique e La fen tre Lexique s affiche e Cette fen tre pr sente la liste des termes ou expressions pour lesquels une d finition est fournie A titre d exercice vous allez consulter la d finition du terme RNE gt D placer si n cessaire l ascenseur vers le bas de la fen tre e La d finition du terme s affiche Pour masquer la d finition gt Cliquer n importe o e La d finition s efface Pour fermer la fen tre Lexique gt Cliquer sur sa case de fermeture x 7 D marrer le module Administration de GFC 41 M Acc der aux autres fen tres d aide contextuelle Pour r afficher le sommaire de l aide dans la fen tre d aide gt S lectionner dans le menu Aide l option Rubriques d aide e La fen tre Rubriques d aide Assistance l utilisation de GFC Admin s affiche La rubrique Fen tres d aide contextuelle permet d acc der directement une fen tre d aide contextuelle gt Cliquer 2 fois sur Fen tres d aide contextuelle e La liste des fen tres d aide s affiche Pour acc der une fen tre d aide vous devez cliquer 2 fois sur son nom par exemple gt Cliquer 2 fois sur Ajout d un profil e La fen tre d aide pour l ajout d un profil d utilisation s affiche Vous allez maintenant revenir au sommaire de l aide gt Cliquer sur le bouton Rubriques d aide e La fen tre Rubriques d aide Assistance l utilisation de GFC Admin s affiche Pour fe
68. mot de passe vous pouvez le r initialiser et il redevient gfc 98 Effectuer les op rations courantes La r initialisation du mot de passe d un utilisateur s effectue partir de la fen tre de gestion des profils Si cette fen tre n est pas d j affich e gt S lectionner dans le menu Administration l option Utilisateurs et Profils gt S lectionner l utilisateur en cliquant sur l onglet qui porte son nom en bas de la fen tre gt S lectionner dans le menu Gestion des profils l option RAZ du mot de passe gt Confirmer la r initialisation du mot de passe en cliquant sur Oui Apr s la r initialisation de son mot de passe l utilisateur doit acc der au module R gies au moyen du mot de passe gfc Il peut nouveau modifier son mot de passe Menu Param tres Option Application Volet Utilisateur 5 3 Changement du mot de passe de l administrateur de G F C Lors de l installation de G F C Windows l utilisateur GFCADMIN administrateur de la base et du module G E C Administration est d fini par l application avec un mot de passe par d faut gfe Ce mot de passe peut tre modifi par l administrateur et bloquer ainsi l acc s au module Administration de G F C depuis le menu Utilitaires Option Changement mot de passe administrateur Si l administrateur oublie son mot de passe il lui contacter son CRIA Pour changer le mot de passe de l administrateur de G F C
69. n d exercice gt Identifier l tablissement attributaire de cette op ration avec l unit de transfert d nomination de l unit et ou dossier de transfert en s aidant du bouton Parcourir Assistant de liaison Compte financier Windows Renseignez l tablissement concern par l exportation ainsi que le dossier de transfert Etablissement Dossier de transfert AN Parcourir Ei Pr c dent x Fermer ide gt Cliquer sur le bouton Terminer pour lancer l op ration de transfert exportation ou importation gt Cliquer sur le bouton Fermer pour quitter l assistant Q Conditions n cessaires pour l exportation Cette exportation n est pas possible si l une des conditions suivantes n est pas r alis e La base exporter doit tre celle de l exercice trait et correspondre la situation exercice ant rieur Le budget de l tablissement doit tre ex cutoire et valid Il ne doit pas exister de liquidation en attente de mandatement Il ne doit pas exister d ordre de reversement en attente d dition Il ne doit pas exister d ordre de recette en attente d dition Il ne doit pas exister d ordre d annulations de recettes en attente d dition Il ne doit pas exister de certificat de r imputation en attente d dition Ilne doit pas exister de bordereau de rejet en attente d dition Il ne doit pas exister de D A O en attente de validation Ilne doit pa
70. nts autoris s produire Cofi en exercice en cours x La s lection est effectu e vous pouvez produire le compte financier des tablissements s lectionn s enf T X Femer 7 Aide gt Cliquer sur le bouton Fermer Les fonctionnalit s d exportation et d importation de la Comptabilit budg taire sont accessibles voir le 6 2 102 Effectuer les op rations courantes Le compte financier pour l tablissement s lectionn est alors disponible S lection d un tablissement f Liste des tablissements disponibles E x Annuler ide 7 Effectuer les op rations de fin d exercice 103 6 Effectuer les op rations de fin d exercice Cette section pr sente les deux op rations li es la fin de l exercice comptable 6 1 Le basculement 6 2 Le Compte Financier 6 1 Le Basculement La proc dure de changement d exercice doit tre effectu e en d but du nouvel exercice et permet ainsi l acc s au travail de l exercice ant rieur et du nouvel exercice Le basculement se fait globalement pour la totalit des tablissements install s en Comptabilit budg taire et ou Comptabilit g n rale Le basculement est lanc depuis le module GFC Administration de l exercice en cours Rappel la proc dure de basculement tant par excellence une op ration irr versible il est obligatoire d effectuer au pr alable une sauvegarde par le module MEN _ svsg
71. odule Comptabilit budg taire Un r sum des principales tapes de la pr paration des acc s au module Comptabilit budg taire est fourni dans le chapitre Pr sentation g n rale Cette section pr sente comment 2 1 Renseigner les param tres g n raux de GFC 2 2 Cr er le ou les tablissement s g rer 2 3 Cr er le ou les profil s d utilisation 2 4 Cr er le ou les utilisateur s du module Comptabilit budg taire 2 5 D finir l acc s aux tablissements pour les utilisateurs 2 6 D finir les restrictions sur les chapitres 2 7 Impression de la liste des utilisateurs 2 8 Renseigner les param tres g n raux de GFC Conseils Un travail pr paratoire s impose avant toute mise en place des acc s aux modules de GFC Windows Comptabilit budg taire Comptabilit g n rale R gies 1 Il est n cessaire de d finir sous la forme d un tableau par exemple les attributions et t ches effectu es par les personnels du service d intendance qui fait quoi sur quel poste quel module de GFC quelles fonctionnalit s de l application sont utilis es etc 46 Nom pr nom Fonction Attributions T ches Modules de GFC Fonctionnalit s de GFC Commentaires 2 Ce travail doit permettre de renseigner le tableau suivant o seront regroup es les informations partir de l identification des Profils en sp cifiant dans une
72. omporte pas le bouton _ de l affichage de la fen tre d aide s effectue au moyen de la touche 38 D marrer le module Administration de GFC Va A titre d illustration gt Taper sur la touche e Lafen tre d aide s affiche Lorsque le contenu d une fen tre d aide n est pas totalement affich les boutons plac s en haut de la fen tre d aide permettent un acc s direct l une de ses sections He Indique ce que permet de faire la fen tre E E Signale les op rations r aliser au pr alable io D crit les diff rents l ments de la fen tre rubriques boutons de commandes LE mp efficacement la fen tre no a apr s Par exemple gt Cliquer sur le bouton e La section Points importants s affiche en haut de la fen tre d aide A titre d exercice gt Utiliser les diff rents boutons de la fen tre d aide pour prendre connaissance des informations qui y sont fournies E Afficher une proc dure Lorsqu une fen tre d aide contextuelle signale une op ration susceptible d tre r alis e la proc dure suivre pour r aliser cette op ration peut tre affich e dans une fen tre d aide sp cifique L acc s une proc dure est signal par le symbole A suivi de son nom de couleur verte et soulign en trait plein A titre d exemple gt Cliquer sur le bouton 7 D marrer le module Administration de GFC 39 e La section Que faire apr s s affiche en haut de la fen tre gt C
73. ou les utilisateur s du module Comptabilit g n rale 75 3 6 D finir l acc s aux tablissements pour les utilisateurs 76 3 7 D finir les restrictions sur les chapitres eeeeeeeeeeeeeeeeeeereree 78 2 Sommaire 4 Pr parer les acc s au module R gieSs seessesocsseeocsscesoescesoesocsseeocsse 79 4 1 Renseigner les param tres g n raux de GFC 81 4 2 Cr er le ou les tablissement s g rer 82 4 3 Cr er le ou les profils d utilisation sssessseesssesssesssessssssssessssssses 86 4 4 Cr er le ou les utilisateur s du module R gies 89 4 5 D finir l acc s aux tablissements pour les utilisateurs 90 4 6 D finir les restrictions de r gie eesneeeesereseerseeeeresresresresserrees 92 4 7 D finir les restrictions sur les chapitres sseeeeeeereeeererrereeee 95 5 Effectuer les op rations en cours d EXerCiCe sseseessesocsseccosocssecocese 97 Si Eib rer l r seau fine a tin rene tire titi site tds 97 5 2 R initialisation du mot de passe d un utilisateur seeeeeeeeeeeee 97 5 3 Changement du mot de passe de l administrateur de G F C 98 5 4 Effectuer un compte financier en cours Q Exercice s es 99 6 Effectuer les op rations de fin d exercice seen 103 Gi Le Basculements sfursssinnn tnt ni a 103 6 2 Le Compte financiers eisnmemeihanimutementemenne
74. ous devez alors cliquer 2 fois cons cutivement sur l l ment Sur le bureau de votre micro ordinateur gt Cliquer 2 fois sur l ic ne du raccourci e La fen tre Gestion Financi re et Comptable s affiche Gestion Financi re et Comptable version 6 1 Exercice ant rieur Exercice en cours Exercice en pr paration o As C Comptabilit Budg taire As C Comptabilit Budg taire 2 C Pr paration Budg taire 0 A C Compte Financier C Compte Financier gt Cliquer sur Administration de l Exercice en cours gt Cliquer ensuite sur le bouton Lancer 7 D marrer le module Administration de GFC 31 Q Saisir le mot de passe La fen tre Connexion Administration GFC permet la saisie du mot de passe de l administrateur de GFC Connexion Administration GFC Information utilisateur E im poom o o Mot de passe l Lo X Annuler hide Vous allez partir de cet cran apprendre lire les informations disponibles et lancer le module GFC Administration E Afficher la fen tre d aide E D placer la fen tre Connexion E Saisir le mot de passe M Afficher la fen tre d aide Pour chaque fen tre du module vous pouvez afficher une fen tre d aide afin d tre guid lors des op rations r aliser dans le contexte gt Cliquer sur le bouton Aide e Lafen tre d aide s affiche L organisation de l aide en ligne est pr sent e dans le mode d emploi de ce manuel E D placer une f
75. rcher une fen tre d aide o le terme Profil est utilis gt Dans la zone 2 cliquer sur le terme Profil e Les contextes o ce terme est utilis s affichent dans la zone 3 gt Cliquer 2 fois sur Gestion des profils e Une fen tre d aide qui mentionne le terme Profil s affiche M Afficher la fen tre d aide pr c dente Lorsque vous avez affich successivement plusieurs fen tres d aide le bouton Pr c dent de la fen tre d aide permet de revenir sur les fen tres pr c dentes A titre d illustration gt Cliquer plusieurs fois sur le bouton Pr c dent 44 D marrer le module Administration de GFC Va Pour fermer la fen tre d aide gt Cliquer sur sa case de fermeture x Rappel le contenu de l ensemble des fen tres d aide est fourni dans le fichier GFCAdmin PDF Ce fichier peut tre imprim au moyen du logiciel Adobe Acrobat Il est accessible depuis le menu Aide Documentation PDF Aide en ligne Si vous pr f rez tre guid partir d un document papier plut t qu partir de l aide en ligne nous vous conseillons d imprimer ce fichier Vous venez de voir comment est organis e la fen tre principale et les op rations que vous pouvez y r aliser Vous pouvez maintenant commencer pr parer les acc s au module Comptabilit budg taire et ou au module Comptabilit g n rale et ou R gies 2 Pr parer les acc s au module Comptabilit Budg taire 45 Pr parer les acc s au m
76. re Comptabilit g n rale Compte Financier h ge X Annuler side gt S lectionner l onglet Comptabilit g n rale e Il passe en gris gt S lectionner le type d acc s au centre de l cran Exemple Mise jour gt Cliquer avec la souris sur le bouton 2 pour transf rer l ensemble des informations s lectionn es 7 Pr parer les acc s au module Comptabilit g n rale 73 Ajout d un profil d acc s GFC Profil Indendant Lignes disponibles r Lignes autoris es Pr peoo Toutes p Autes docs Dev soldes Titres Mise jc Autres docs Developpements CCP Mise jc QE Autres docs Developpements soldes Mise je Telo Developpements Tr sor Mise jc Mise jour zl Autres docs Inventaire Mise jc utres docs PV de caisse Mise jc Bordereaux ch ques Mise jc Budget r ception Mise jc Budget visualisation Mise jc gt Cr ances Recouvrement Documents Mise jc Cr ances Recouvrement Saisie Mise jc gt Cr ances Saisie Mise jc Cr ances automatiques Cr ances en attente Mise jc Cr ances automatiques R ception Mise jc DAO d penses en attente Mise jc a gt Comptabilit budg taire Comptabilit g n rale X Annuler bide gt S lectionner l onglet Compte Financier e Il passe en gris gt S lectionner le type d
77. rer les acc s au module R gies 87 Etablissements acc El Etablissement Pr Cr er un nouveau profil Modifier le profil _ lt Supprimer le profil Visualiser le profil lt 1 Exemple Cr ation du profil VOYAGES permettant un acc s aux R gies Windows consacr es aux voyages gt Cliquer avec le bouton droit de la souris sur le profil affich par d faut AGENT COMPTABLE ORDONNATEUR REGISSEUR e Un menu contextuel appara t gt S lectionner l option Cr er un nouveau profil e La fen tre Ajout d un profil d acc s GFC s ouvre Ajout d un profil d acc s GFC Profil I Droit aux op rations particuli res T Lignes disponibles Lignes autoris es Filtrer par cat gorie l Toutes X Approvisionnements articles A J Approvisionnements documents Type d acc s Approvisionnements param tres Consultation Approvisionnements saisie DEN Etat des modifications tats du budget historiques R ception de la Pr paration validation lt gt gt Versement au FCSH visualisation Budget initial saisie Clients saisie Cumul des op rations par compte d p Cumul des op rations par compte reci DAO d penses en attente DAO documents DAO r ception DBM Fonds de roulement Variation des produits scolair gt Comptabilit budg taire Comptabilit g n rale Compte Financier X Annuler
78. rmer la section Fen tres d aide contextuelle gt Cliquer 2 fois sur Fen tres d aide contextuelle E Acc der aux proc dures La troisi me section du sommaire de l aide Proc dures permet d acc der directement une proc dure du module Administration de GFC gt Cliquer 2 fois sur Proc dures e Le plan des proc dures s affiche Lorsque vous souhaitez tre guid pour la r alisation d une op ration vous devez vous r f rer la section correspondante et rep rer l op ration r aliser A titre d exemple pour savoir comment remettre z ro le mot de passe d un utilisateur 42 D marrer le module Administration de GFC gt Cliquer 2 fois sur G rer les mots de passe gt Cliquer 2 fois sur Remettre z ro le mot de passe d un utilisateur e La proc dure suivre s affiche Pour fermer la fen tre Proc dures gt Cliquer sur sa case de fermeture x Vous allez maintenant revenir au Sommaire de l aide gt Cliquer sur le bouton Rubriques d aide e La fen tre Assistance l utilisation de GFC Admin s affiche Pour fermer la section G rer les mots de passe gt Cliquer 2 fois sur G rer les mots de passe M Acc der une fen tre d aide partir de l index Le syst me d aide vous permet d acc der une fen tre d aide partir d une entr e d index Vous pouvez ainsi acc der directement une fen tre d aide partir d un mot ou d une expression Dans la fen tre Rubriques d aide Assi
79. s exister de D B M non dit es et non valid es 7 Effectuer les op rations de fin d exercice 117 La base export e est compact e au format ZIP Le fichier contenant la Comptabilit Budg taire est nomm ChudCofi Zip Q Conditions n cessaires pour l importation La base import e doit tre celle de l tablissement s lectionn La base import e doit tre celle de l exercice trait et correspondre la situation exercice ant rieur La base import e ChudCofi Zip est d compact e dans le r pertoire WinTmp GEFCWINGFCxxxx COFARNE xxxx repr sente l ann e de l exercice RNE le num ro de l tablissement ex C Program Files nterBase Corp interBase Bin gbak exe of x opened file C XWinTmpNGFCYINNGFC2863 COFI NCBudCof i gbk transportable backup data in XDR format backup file is compressed Vous devez laisser l op ration s effectuer et ne pas intervenir D compression des fichiers Au bas de cette fen tre la mention and going home appara t alors La transaction est achev e Une fois l op ration termin e gt Cliquer sur la croix en haut droite de la fen tre Q Suppression d un Compte financier Cette option dans le menu Utilitaires permet sous certaines conditions de supprimer le Compte Financier fait partir du module Compte Financier disponible sous GFC Windows 118 Effectuer les op rations de fin d exercice Cette fonctionnalit e
80. s le module R gies Pr sentation g n rale du module Administration de GFC Q D finition de l acc s aux tablissements pour les utilisateurs du module Comptabilit budg taire L acc s un tablissement pour un utilisateur est d fini par les 4 l ments suivants ss ele m JA l utilisateur N de l tablissement Profil d utilisation Restrictions sur les chapitres Outre le choix d un profil d utilisation qui restreint ventuellement l acc s de l utilisateur certaines fonctionnalit s du module Comptabilit budg taire vous avez galement la possibilit de limiter les chapitres auxquels l utilisateur peut acc der A savoir si un utilisateur doit faire l objet d une restriction sur les chapitres il ne faut pas le rattacher un profil existant Il faut cr er pour lui un Profil sp cifique avec d finition de cette caract ristique A titre d exemple le tableau suivant illustre des acc s d finis pour le module Comptabilit budg taire Pr sentation g n rale du module Administration de GFC Nom de N de Profil Restrictions l utilisateur l tablissement d utilisation sur les chapitres Mozart 00000001 INTENDANT Aucune Gestionnaire 0000001B restriction sur les Agent comptable chapitres Lully 0000001B ORDONNATEUR Aucune Attach restriction sur les chapitres Bach 0000000A D PENSES
81. s pour les utilisateurs du module R sies UD m En cours d ann e le module Administration de GFC peut tre utilis pour effectuer certaines op rations Q Op rations courantes pouvant tre r alis es partir du module Administration de GFC Q Op rations de fin d exercice pouvant tre r alis es partir du module Administration de GFC Si des mises jour ont lieu en cours d ann e il faut souvent passer par le menu Utilitaires pour rendre effectives les corrections apport es l application D s qu une mise jour est diffus e elle doit tre effectu e La validit des informations fournies dans ce manuel se limite l tat d avancement du projet pour la version Windows 7 1 du module Administration de GFC D cembre 2006 Pr sentation g n rale du module Administration de GFC Q Saisie des param tres g n raux de GFC Les param tres g n raux de GFC s appliquent tous les tablissements et concernent l implantation g ographique des tablissements la monnaie utilis e l utilisation ou non des nomenclatures de r f rence l ann e de l exercice Q Cr ation des l ments de base La pr paration des acc s au module Comptabilit budg taire et ou au module Comptabilit g n rale et ou au module R gies commence par la cr ation des l ments de base Le tableau suivant pr sente les 3 types d l ments de base cr er EE
82. saisie en cliquant sur le bouton OK Les informations de l onglet Agence Comptable ne peuvent pas tre renseign es imm diatement Il faut d abord avoir cr l tablissement ce qui est l objet de l tape suivante avant de revenir sur cet onglet cf ci apr s 3 3 gt Pour les tablissements l tranger il est possible de choisir le format de la date utilis e en cliquant sur l onglet Options gt Afficher et consulter la fen tre d aide Les Param tres g n raux s appliquent tous les tablissements install s Dans le cas o des tablissements doivent tre install s avec des param tres diff rents par exemple un tablissement avec les nomenclatures de r f rence et un autre sans les nomenclatures de r f rence vous devez installer ces tablissements sur diff rents postes gt Pr ciser les param tres de GFC suivants implantation g ographique utilisation ou non des nomenclatures de r f rence ann e d exercice gt Cliquer sur OK 68 Pr parer les acc s au module Comptabilit g n rale 3 2 Cr er le ou les tablissement s g rer Pour chaque tablissement outre son num ro et son nom vous devez pr ciser si la Comptabilit budg taire de l tablissement est install e sur le m me poste Les Centres de Formation d Apprentis utilisent d sormais la nomenclature de r f rence Pour afficher la fen tre de gestion des tablissements gt S lectionner
83. sements Liquidations internes Mandatement Ordres de reversement R f rences R imputations Rejets Reversements Situations des d penses engag es Transfert des critures automatiques gt gt Cliquer avec la souris sur le bouton El pour transf rer les informations s lectionn es D s qu il y a choix effectuer parmi les Lignes disponibles bien prendre ce bouton pour passer des Lignes disponibles aux Lignes autoris es Si toutes les lignes disponibles sont prises appuyer sur le bouton symbolis par 2l Ajout d un profil d acc s GFC Profil DEPENSES Droit aux op rations particuli res Lignes disponibles Lignes autoris es pFiterparoatsooie Poeem S S E Toutes we D Approvisionnements articles Approvisionnements documents pprovisionnements param tres Approvisionnements saisie Etat des modifications tats du budget historiques R ception de la Pr paration validation Variation des produits scolair Versement au FCSH visualisation Budget initial saisie Clients saisie Cumul des op rations par compte d f Cumul des op rations par compte rec DAO d penses en attente DAQ documents DAO r ception DBM Fonds de roulement Comptabilit budg taire Comptabilit g n rale Compte Financier gt Apr s v rification cliquer sur OK pour valider la saisie e Le profil est ainsi cr Gestion des profils
84. st n cessaire dans le cas o Comptabilit Budg taire et Comptabilit G n rale ne sont pas implant es sur le m me poste exemple des tablissements rattach s En cas de modification de la Comptabilit Budg taire apr s le lancement du Compte Financier cette tape est obligatoire Vous devez faire la Suppression d un Compte Financier pour enlever cette Comptabilit Budg taire puis recommencer l importation de la Comptabilit Budg taire par le menu Liaison Compte Financier Windows Cette op ration doit TOUJOURS tre effectu e apr s analyse de la situation comptable notamment en tenant compte des op rations effectu es avant ou apr s le solde des classe 6 et 7 Si l tat d avancement du Compte Financier permet d effectuer la remont e acad mique tous les documents constituant un compte financier ayant t dit s l utilisateur est pr venu qu il a la possibilit d effectuer la remont e acad mique Aucun autre utilisateur ne doit tre connect au Compte Financier ni la base import e de Comptabilit Budg taire pendant cette op ration 7 Effectuer les op rations de fin d exercice 119 gt S lectionner le menu Utilitaires Suppression d un compte financier gt Suivre l assistant qui guide l utilisateur Assistant de suppression d un compte financier Cet assistant va vous guider pour supprimer le compte financier d un tablissement gt Afficher
85. stance l utilisation de GFC Admin gt Cliquer sur l onglet Index e La liste des entr es d index s affiche La premi re rubrique de ce volet permet de saisir le terme ou l expression recherch e A titre d exemple gt Taper ad e L entr e d index Administrateur est s lectionn e dans la liste des entr es d index gt Cliquer 2 fois sur Administrateur e La liste des rubriques trouv es s affiche gt Cliquer 2 fois sur Administrateur e La fen tre d aide correspondant cette entr e d index s affiche 7 D marrer le module Administration de GFC 43 Vous allez maintenant revenir au Sommaire de l aide gt Cliquer sur le bouton Rubriques d aide e La fen tre Rubriques d aide Assistance l utilisation de GFC Admin s affiche M Acc der une fen tre d aide partir du volet Rechercher Le troisi me volet de la fen tre Rubriques d aide Assistance l utilisation de GFC Admin vous permet d acc der une fen tre d aide partir d un mot ou d une expression utilis dans l aide Pour cela le syst me d aide doit la premi re fois proc der l inventaire de l ensemble des mots et expressions de l aide en ligne gt Cliquer sur l onglet Rechercher e L assistant cr ation de recherche s affiche gt Cliquer sur Suivant gt Cliquer sur Terminer e L inventaire des mots et expressions s op re Lorsque l inventaire est termin e Le volet Rechercher s affiche A titre d exemple vous allez reche
86. t s budg taire et g n rale sous WINDOWS vous devez renseigner les informations de l onglet Agence Comptable Mais au pr alable vous devez avoir cr l tablissement avant de revenir sur cet onglet Cf ci apr s 2 2 et 2 8 gt Afficher et consulter la fen tre d aide 48 Pr parer les acc s au module Comptabilit Budg taire Les Param tres de GFC s appliquent tous les tablissements install s Dans le cas o des tablissements doivent tre install s avec des param tres diff rents par exemple un tablissement avec les nomenclatures de r f rence et un autre sans les nomenclatures de r f rence vous devez installer ces tablissements sur diff rents postes gt Pr ciser les param tres de GFC suivants implantation g ographique utilisation ou non des nomenclatures de r f rence ann e d exercice gt Cliquer sur OK 2 2 Cr er le ou les tablissement s g rer A Pour chaque tablissement outre son num ro et son d 4 nom vous devez pr ciser si la Comptabilit g n rale WINDOWS de l tablissement est install e sur le m me poste Les Centres de Formation d Apprentis utilisent les nomenclatures de r f rence Pour afficher la fen tre de gestion des tablissements gt S lectionner dans le menu Administration l option tablissements gt Afficher et consulter la fen tre d aide Pour cr er un tablissement S lectionner dans le menu tablissements
87. t Chapte PREDEFPE Ren Rage 15 05 2003 BGFc oMmN Pour cr er l utilisateur BACH et le rattacher au nouveau profil D PENSES il faut avoir obligatoirement affich dans la zone Profils le profil voulu et cr soit D PENSES dans notre exemple ci dessus gt Cliquer sur l ic ne de cr ation d un utilisateur ou sur la touche INSER Cr er ou Ajouter un Modifier un utilisateur Supprimer un utilisateur touche utilisateur touche INSER SUPPR E 56 Pr parer les acc s au module Comptabilit Budg taire Cr ation d un nouvel utilisateur Nom m X Annuler Aide gt Cliquer sur le bouton OK e L onglet BACH appara t en bas gauche de l cran Utilisateur cr 2 5 Pr parer les acc s au module Comptabilit Budg taire 57 D finir l acc s aux tablissements pour les utilisateurs Une pr sentation des principes de la d finition des acc s aux tablissements est fournie dans le chapitre Pr sentation g n rale La d finition de l acc s aux tablissements pour les utilisateurs s effectue partir de la fen tre de gestion des profils Si cette fen tre n est pas d j affich e S lectionner dans le menu Administration l option Utilisateurs et Profils La proc dure suivre pour d finir l acc s un tablissement pour un utilisateur du module Comptabilit budg taire est r sum e dans le sch ma suivant 1 S lec
88. tionner l utilisateur 2 S lectionner un profil d utilisation 3 Autoriser l acc s l tablissement pour l utilisateur 4 D finir si n cessaire des restrictions sur les chapitres 58 Pr parer les acc s au module Comptabilit Budg taire gt S lectionner l utilisateur en cliquant sur l onglet qui porte son nom en bas de la fen tre La liste des tablissements non encore accessibles l utilisateur est affich e dans la colonne tablissements Dispo gt S lectionner dans la liste des profils le profil d utilisation que vous souhaitez associer cet utilisateur et pour cet tablissement Dans la colonne tablissements Dispo gt Cliquer sur l tablissement que vous souhaitez rendre accessible l utilisateur gt Cliquer sur le bouton gt Exemple Acc s de l utilisateur Bach Secr taire intendance 1 l tablissement 00000004 OS ETUI Cr 1505200 DCS CADMN gt gt Pr parer les acc s au module Comptabilit Budg taire 59 S lectionner le RNE dans tablissements dispo Cliquer sur le bouton Amin Goo des profis Aiha Paren tres Leltares Fendre Aide gian olnix g Sooo its Pour SRE DEFENSES E st pjo DEFENSES 1608200 Borcam Si vous souhaitez limiter les chapitres autoris s vous devez d finir les restrictions sur les chapitres cf Point suivant 60 Pr parer les acc s au module Comptabilit
89. tu es par les personnels du service d intendance qui fait quoi sur quel poste quel module de GFC quelles fonctionnalit s de l application sont utilis es etc 66 Pr parer les acc s au module Comptabilit g n rale Nom Attributions Modules Fonctionnalit s Commentaires pr nom T ches de GFC de GFC Fonction 2 Ce travail doit permettre de renseigner le tableau suivant o seront regroup es les informations partir de l identification des Profils en sp cifiant dans une colonne D finition du Profil les informations li es la cr ation de nouveaux profils Rappel les profils ORDONNATEUR AGENT COMPTABLE R GISSEUR sont propos s par d faut et ne supportent ni suppression ni modification JA Cal el Nom du Profil d utilisation D finition du profil l utilisateur N de l tablissement Restrictions sur les chapitres 3 1 Renseigner les param tres g n raux de GFC onglet G n ral gt S lectionner dans le menu Param tres l option Application Param tres GFC G n ral Agence Comptable Options Implantation g ographique M tropole C DOM C TOM Etranger M Utilisation des Nomenclatures de r f rence 2007 i Ann e de l exercice X Annuler bide gt Saisir en premier lieu les informations de l onglet G n ral gt Valider la
90. un tablissement et acc s en consultation uniquement sur un autre tablissement Un utilisateur peut avoir acc s diff rents modules avec un m me profil La limitation sur les chapitres est d finie pour chaque tablissement auquel peut acc der l utilisateur Pr sentation g n rale du module Administration de GFC Q D finition de l acc s aux tablissements pour les utilisateurs du module R gies L acc s un tablissement pour un utilisateur est d fini par les 4 l ments suivants JA ss ele m N de Profil Restrictions sur l utilisateur l tablissement d utilisation les r gies et ou et nom de la les chapitres R gie Outre le choix d un profil d utilisation qui restreint ventuellement l acc s de l utilisateur certaines fonctionnalit s du module R gies vous avez galement la possibilit de limiter les r gies et les chapitres auxquels l utilisateur peut acc der A savoir si un utilisateur doit faire l objet d une restriction sur les chapitres en plus d une restriction sur les r gies il ne faut pas le rattacher un profil existant Il faut cr er pour lui un Profil sp cifique avec d finition de cette caract ristique A titre d exemple le tableau suivant illustre des acc s d finis pour le module R gies Pr sentation g n rale du module Administration de GFC
91. ures Bloquant critures en attente automatiques en Comptabilit de transfert vers la G n rale les r ceptionner et les traiter Comptabilit G n rale Contr le des rejets Vous devez r ceptionner les rejets en Bloquant de Comptabilit provenance de la Comptabilit G n rale en attente G n rale et les traiter de r ception Contr le des Vous devez terminer le traitement des Bloquant m moires et m moires et rectificatifs m moires rectificatifs m moire Contr le des Vous devez terminer le traitement des Bloquant recettes externes recettes externes 108 Effectuer les op rations de fin d exercice Q Basculement des R gies Rappel pour les r gies toutes les op rations comptables doivent avoir t achev es Les r gies doivent tre sold es et la fin de p riode termin e avec transfert des informations l agence comptable Liste des contr les effectu s lors de la pr paration du basculement pour chaque r gie concern e par l op ration Situation Message Contr le Contr le sur le Vous devez solder le compte Bloquant compte 5112 Ch ques encaissement Effectuer les op rations de fin d exercice 109 Q Basculement de la Comptabilit G n rale Liste des contr les effectu s lors de la pr paration du basculement pour chaque tablissement concern par l op ration Situation Message Contr le Contr le sur le type Bloquant d tabl
92. xemple Pr parer au moins une disquette vierge format e Les fichiers sont recopi s sur la disquette pour tre transf r s vers ce nouveau module GFC Windows Les fichiers peuvent tre aussi dans un premier temps copi s dans un r pertoire du disque dur avant d tre copi s par l utilisateur sur une disquette Effectuer les op rations de fin d exercice 115 A Aucun autre utilisateur ne doit tre connect aux modules pr sents sur le poste ou la station Comptabilit Budg taire pour la phase d exportation Comptabilit G n rale et Compte Financier pour la phase d importation gt S lectionner le menu Utilitaires Liaisons compte financier gt Suivre l assistant qui guide l utilisateur Assistant de liaison Compte financier Windows Cet assistant va vous guider pour changer les donn es de comptabilit budg taire d un tablissement avec l agent comptable en vue de production de son compte financier X Fermer hide gt Afficher et consulter la fen tre d aide gt Identifier le type d op ration effectuer exportation d une comptabilit budg taire ou Importation d une comptabilit budg taire Assistant de liaison Compte financier Windows Vous devez choisir le type de liaison exportation d une comptabilit budg taire importation d une comptabilit budg taire EX Pr c dent x Fermer hide 116 Effectuer les op rations de fi

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