Loi Sarbanes-Oxley, mode d`emploi
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1. gt Tenrox Logiciel int gr de contr le op rationnel et de conformit Ao t 2003 COLLECTION GUIDES DE GESTION La fraude et les abus en milieu professionnel d lesteront les entreprises en 2002 de 6 de revenus soit 600 milliards de dollars D apr s une tude de l Association of Certified Fraud Examiners CFE Plus de 80 des pratiques frauduleuses portent sur les d tournements de fonds en esp ces ou quivalents qui sont dans 90 des cas intentionnels La fraude est touffee en moyenne pendant 18 mois avant d clater au grand jour Plus de la moiti des entreprises victimes de ces fraudes perdent au moins 100 000 Ces fraudes donnent lieu dans un Cas Sur six a des pertes valu es a un million de dollars ou plus Les plus grosses pertes sont occasionn es par des cadres sup rieurs ou interm diaires CFE Loi Sarbanes Oxley mode d emploi La loi Sarbanes Oxley a fait de la gouvernance des entreprises un l ment fondamental en mati re d laboration des tats financiers de contr le op rationnel et de gestion quotidienne des soci t s cot es en bourse En outre les investisseurs institutionnels font de plus en plus pression sur les soci t s cot es afin qu elles se conforment elles aussi la loi Sarbanes Oxley Avec les fraudes et les scandales financiers qui ont maill les derni res ann es les actionnaires tout autant que le gouvernement demandent des comptes2. 302 qu aucune d faillance n existe au titre du contr le interne Il est indispensable d valuer chaque trimestre tout contr le interne sous jacent au contr le d information et de signaler selon une p riodicit trimestrielle tous changements mat riels intervenant au niveau de ces contr les Section 409 Communication rapide La section 409 oblige les soci t s a rendre publics de fa on rapide et r guli re communication rapide tous changements mat riels Cette proc dure implique que les syst mes de contr le internes de la soci t peuvent faire tat en temps r el des informations relatives a ses projets et ses op rations La soci t doit tre en mesure d valuer sa situation pr sente de facon pr cise et instantan e Section 906 Responsabilit de la soci t pour les rapports financiers Cette section lie les d clarations effectu es au titre des sections 302 404 et 409 aux dispositions du code p nal Ainsi la section 906 numere les p nalit s incluant les peines d emprisonnement et les amendes qui peuvent s lever a des millions de dollars qu encourent les dirigeants en charge de la certification des rapports financiers en cas de manquements aux dispositions de la loi Sarbanes Oxley D lai de conformit Les sections 302 et 906 entrent en vigueur imm diatement Les soci t s doivent satisfaire aux dispositions des sections 404 et 409 dans le rapport annuel de contr le
3. en justice et entrainera les poursuites l gales appropri es erreur ou omission substantielle et que la soci t dispose des m canismes internes de contr le pour se prot ger contre toutes tentatives frauduleuses ou impr cisions dans les tats financiers Section 404 Efficacit des contr les internes La section 404 traite de l efficacit des contr les internes qui permettent d intercepter et de d tecter toute activit irr guli re frauduleuse douteuse ou interdite au sein de la soci t Cette section impose la compagnie d laborer un rapport annuel de contr le interne ICR en plus de rapports trimestriels sur les changements significatifs aux contr les internes Le rapport annuel de contr le interne ICR doit faire appara tre La responsabilit de la direction quant l tablissement et au maintien d une structure de contr le interne et de proc d s d information financi re appropri s Les crit res ayant permis d valuer l efficacit des contr les internes Les conclusions de la direction quant l efficacit des contr les internes Un v rificateur un comptable agr doit certifier et dresser un rapport sur l valuation de la direction Selon les r gles de contr le interne de la SEC la direction de l entreprise ne doit nullement conclure l efficacit de ses contr les internes s il y subsiste une ou plusieurs faiblesses mat rielles Si la direction de la soc
4. aux entreprises et organisations La loi Sarbanes Oxley exige des dirigeants de certifier les rapports financiers des organisations dont ils ont la direction Les organismes publics qui ne se conforment pas aux dispositions de cette loi pourront s exposer a la col re de leurs actionnaires et cr anciers nonobstant les enqu tes et les lourdes p nalit s de la SEC commission de contr le des op rations de bourse Ce livre blanc se doit d tre une lecture indispensable pour toute organisation appel e se conformer cette loi Section 302 D claration tendue des cadres certificateurs Aux termes de la Section 302 les cadres dirigeants que sont le CEO directeur g n ral et le CFO directeur financier sont chacun tenus de certifier eu gard aux informations contenues dans chacun des rapports annuels et trimestriels de la soci t qu ils ont revu le rapport que ce rapport ne contient a leur connaissance aucune Tous droits r serv s Aucune partie de ces documents ingluant sans exclure les titres phrases concepts codes m thodologies et ou processus ne peut tre sa redistribu e pr sent e enregistr e dans un syst me de r cup ration ou transmise sous toute forme ou par quelque moyen que ce soit lectronique m canique photocopie enregistrement en personne ou autrement sans la permission pr alable crite de Tenrox Toute violation de ces droits tant domestiquement qu internationalement sera traduite
5. eants de collaborer en toute s curit et en temps r el avec toutes les parties prenantes au sein de l entreprise dont les responsables de la production les gestionnaires de projets et les directeurs financiers de m me qu elle leur permet de faire rapidement face toute situation in dite Les fonctions suivantes du logiciel Tenrox permettent aux entreprises de veiller ce que le travail et les d penses soient en parfaite conformit avec la loi Sarbanes Oxley Approbation et routage des proc dures de travail l aide de flux de d roulement graphiques Toutes les entr es des utilisateurs sont valid es d s le point d entr e Les exceptions sont facilement relev es pour faciliter la d tection pr matur e des situations probl matiques Rapports d taill s sur tous les projets payables facturables financ s et capitalis s Visibilit et transparence des transactions projets budgets co ts charges d penses et revenus R gles param trables de paie et de facturation pour valider d s le point d entr e les feuilles de temps les rapports de d penses les factures imputations et les demandes Contr le de politique et communication Approbation automatis e et gestion des exceptions des travaux d penses et d placements des employ s Gestion des documents en fonction des organigrammes fonctionnel et technique Piste de v rification qui permet de connaitre toutes les op rations effectu es dans le sy
6. i t certifie que ses contr les internes sont efficaces cela quivaut attester que ces contr les mat riels ne souffrent aucune faiblesse mat rielle La responsabilit ultime en mati re de rapports financiers est d volue d apr s la SEC aux cadres certificateurs Conform ment aux dispositions r glementaires en mati re de contr le comptable ces cadres certificateurs doivent veiller ce que toutes les transactions de la soci t soient autoris es et enregistr es De surcro t ils ont la responsabilit de pr server les actifs de l entreprise contre tout usage abusif ou non autoris L entreprise doit par ailleurs se conformer aux r gles et dispositions r gissant l laboration des rapports financiers Cependant la loi Sarbanes Oxley ne traite pas de l efficacit des op rations de l entreprise ni de sa conformit avec les autres textes r glementaires Relation entre les proc dures et r gles de contr les internes et les r gles de communication de l information les proc dures en mati re de contr le de l information sont d taill es dans la section 302 Les contr les internes en ce qui concerne l laboration des rapports financiers sont eux abord s au niveau de la section 404 IL existe un recoupement consid rable entre ces deux types de contr les et proc dures Les soci t s doivent se conformer aux dispositions de la section 404 tout en assurant aux cadres certificateurs vis s dans la section
7. interne de la direction pour l exercice cl tur le 15 septembre 2003 ou apr s avec indication des conclusions de la direction quant a l efficacit des contr les internes de la soci t Les commissaires aux comptes ind pendants de la soci t doivent galement certifier les conclusions de la direction De plus les rapports de gestion MD amp A doivent inclure les informations relatives aux arrangements hors bilan dans les rapports p riodiques pour les exercices cl tur s le 15 juin 2003 ou ult rieurement Logiciel Tenrox Informations de gestion en temps r el Comment les cadres de votre entreprise peuvent ils certifier les informations financi res de la soci t quand les contr les internes se font avec du support papiers ou l aide de feuilles de calcul ou pire encore quand l organisation combine plusieurs logiciels de gestion disparates avec du personnel administratif saisissant manuellement les donn es ou effectuant des op rations manuelles d importation et d exportation entre ces syst mes Les dirigeants d entreprises ne doivent tout simplement pas d pendre de tels syst mes op rationnels si sujets a l erreur et qui peuvent ruiner tout une carri re Dans le pire des cas ces types d infrastructures faibles peuvent d boucher sur des activit s criminelles des erreurs une mauvaise appr ciation des choses et ou sur des actes frauduleux ou interdits non d clar s Pour pouvoir dresser rapidemen
8. mpliance Software www tenrox com fr 1 877 4 TENROX info tenrox com
9. rapports informatiques en place tout en facilitant la conformit financiers aux sections 404 et 409 le logiciel Tenrox aide les cadres certificateurs pr senter en temps opportun leurs rapports identifier les transactions et pratiques douteuses et viter en fin de compte tous d m l s avec la justice En clair les exigences de conformit sont une raison de plus qui devraient inciter les organisations a informatiser leurs processus d affaires Cette automatisation ne manquera pas de leur apporter des avantages non n gligeables plus de revenus pr visibles une visibilit et une transparence accrues des projets r alis s dans les d lais prescrits des frais d exploitation r duits et moins de frais g n raux Tenrox offre un logiciel unique destin r pondre aux importants d fis que repr sentent le contr le op rationnel le contr le interne la communication rapide et la conformit a toutes les dispositions r glementaires dont la loi Sarbanes Oxley Nous vous invitons prendre contact avec nous pour que nous puissions discuter ensemble de la mani re dont nous pouvons vous aider satisfaire les normes mises en place par la loi Sarbanes Oxley et appliquer la conformit par une rentabilisation de vos infrastructures informatiques existantes Pour contacter Tenrox veuillez appeler le 1 877 4TENROX ou visiter le site http www tenrox com Notes 4 gt Tenrox Integrated Operational Control amp Co
10. st me S curit et acc s aux donn es selon le profil de s curit des utilisateurs Loi Sarbanes Oxley Comment le logiciel Tenrox facilite la conformit Section 302 D claration Les contr les internes soumis aux proc dures et la tendue des cadres v rification permettent aux cadres certificateurs de signer certificateurs les rapports financiers de l entreprise en toute confiance Section 404 Efficacit des Processus d affaires centralis s g r s v rifi s et contr les internes institutionnalis s comme la gestion du temps et des d penses la facturation et l imputation l approbation des d penses la mise en route des projets et le changement de p rim tre ainsi que le suivi des proc dures de travail sont automatiquement v rifi s pour en conna tre la conformit puis valid s d s le point d entr e Ceci permet de disposer de donn es v rifiables et de contr le internes fiables Section 409 Communication Les informations centralis es et d taill es sur Les rapide proc dures de travail permettent d laborer des rapports et d analyser en temps r el les activit s de l entreprise Par cons quent elle peut rapidement fournir des informations sur sa situation financi re ou sur tous changements mat riels de fa on trimestrielle ou une p riodicit qui lui convient Section 906 Responsabilit En permettant de rentabiliser les investissements de la soci t sur ses
11. t les tats financiers de la soci t ou relever les changements mat riels vos syst mes op rationnels doivent vous permettre de disposer d informations de gestion en temps r el Ces informations doivent tre collect es en totale conformit avec la r glementation en vigueur le respect de vos r gles de gouvernance et l observation des dispositions de la loi Sarbanes Oxley Le logiciel Tenrox est une solution int gr e de contr le op rationnel de conformit et de gouvernance qui s adapte votre infrastructure informatique en place Les solutions facilitent consid rablement la conformit en ce sens qu elles dotent les dirigeants d outils efficaces de gestion et de v rification de leurs entreprises La gestion des processus d affaires est l l ment cl qui permet d instaurer la confiance en votre organisation Une entreprise g r e par les proc dures A une visibilit meilleure et imm diate de ses op rations tant au niveau global que d taill Peut corriger plus rapidement ses erreurs Integre des proc dures et processus pr d finis centralis s institutionnalis s et automatiquement g r s permettant d appliquer automatiquement la conformit et la gouvernance Supporte des syst mes d information s curis s bas s sur les r les et constamment soumis la v rification R duit consid rablement ses frais g n raux et d exploitation L automatisation des processus permet aux dirig
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