Rules of Robert
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1. 2 3 vote 6 Chair puts the question if there is no more discussion or if a motion to stop debate is adopted a vote is taken the President asks Is there any debate or Are you ready for the question the President announces the results This Table is based on The a b c s of Parliamentary Procedure 2011Edition Hamburg March 2012 Annette Binder District 27 Parliamentarian International Director 2004 2006 102. a trained US Parliamentarian or have one sitting at your table MOTIONS AND HOW TO PRESENT THEM Trying a pragmatic approach we are going to address some basic motions that occur more frequently Please find below the table called Robert s Rules at a Glance How to present Your Motion This summary shall serve you as a guideline what to do when it is your time to speak Please take it along with you to the convention business meetings for a quick glance during debate A Motions are formal proposals by members in a meeting in order that the assembly takes certain action There are different kinds of motions Main Motions introduce subjects for consideration and can be voted on only when no other motion is pending In the order of precedence of motions the main motion ranks lowest meaning that all other motions need to be dealt with first Example I move that we purchase Subsidiary Motions change or affect how the main motion is handled Example I move to amend the motion by striking out or I move to limit or extend limits of debate More information regarding time limits see below Privileged Motions concern special or important matters not related to the pending business but dealing with special matters of immediate importance like the right of members Example I move to raise a question of privilege i e when you want to complain about heat or noise in the room or too cold ai
3. cial qui suspendra la proc dure vote aux 2 3 La Pr sidente pose la question e Silny a pas de d bat ou si la motion pour clore la discussion est adopt e le vote a lieu e La Pr sidente demande Etes vous pr tes votert ou Y a t il discussion e La Pr sidente annonce le r sultat Ce tableau est bas sur la pr oc dure reglementaire de l Edition 2011 Hambourg Mars 2012 Annette Binder Parlementaire D 27 DI 2004 2006 Lyon Traduction Mars 2012 Genevi ve Sauve Comit s d Area 02 PFA et membre Francophonie We will conduct this mediation effort according to Robert s Rules of Order and if need be the Marquis of Oucensbury s Rules Original Artist i Reproduction rights obtainable fron waww CartoonStock com Robert s Rules or How Zontians Get Their Say At Conventions INTRODUCTION For Zonta business at Conventions we need rules in order to debate in a fair and democratic way The Parliamentary Rules of Zonta International are based on US parliamentary law In Europe however parliamentary procedure does not use Robert s Rules RRs So European Zontians need to get familiar with RRs in order to get their say at Zonta International Conventions This paper is to offer you some introduction and training with respect to debating during business sessions at convention WHAT ARE ROBERT S RULES ABOUT Robert s Rules is a set of rules going back to the early English parliaments and c
4. d bat sur la question Il est n c ssaire que l assembl e vite de perdre du temps avec des discussions sur un sujet qui n a d int r t que pour une seule personne Vous aurez besoin d un second soutien si vous voulez changer les statuts ou l ordre du jour des s ances de travail Le second doit aussi donner son nom le nom de son club et dire uniquement J appuie la motion et rien d autre Puis vous demandez un des moniteurs ceux celles qui aident au bon d roulement de vous donner Pimprim pour crire en anglais of course votre motion qui sera transmise la Pr sidente La Pr sidente nonce votre motion la Pr sidente r p te votre motion en commencant par ces mots il est propos et soutenu ou appuy que Cela signifie que votre motion est devenue la propri t de l assembl e et que vous n y pouvez plus rien chnger sans le consentement de tous les membres Vous d veloppez votre motion si vous d sirez d velopper votre motion vous devez parler la premi re Attention au temps de parole donn Vous pourrez reprendre la parole lorsque toutes les autres interventions sur le sujet seront finies Vous pourrez parler une troisi me fois apr s un vote sp cial qui suspendra la proc dure vote aux 2 3 La Pr sidente pose la question de mani re pr parer l assembl e au vote la Pr sidente demande Etes vous pr tes votert ou moins formellement Y a t il discu
5. move that Please say I move that we instead of I move that we do not Stay on the subject be short and concise and avoid personal attacks 3 You wait for a second Often you need somebody to support second your motion The reason is to show that also other delegates want to debate on your issue The assembly avoids losing time by discussing an issue that is of interest only for a single person A seconder is needed for instance when you want to change the bylaws or the business agenda The seconder will also give her name and name of her club and say I second the motion nothing more Then you ask one of the monitors to give you an application form to write down your motion and have it passed on to the President 4 The Chair states your motion The President repeats your motion by saying It is moved and seconded that we This means that your motion has become assembly property and you cannot change it anymore without consent of the other members Now debating or voting can occur 5 You expand on your motion Should you want to expand on your motion you may speak first Keep to the time limit for soeaking You may speak again after all other soeakers are finished You may even speak a third time by a special motion to suspend the rules with a 2 3 vote 6 The chair puts the question In order to prepare the assembly for voting the President asks Are you ready for the question or les
6. DISTRICT XXVII AREA 02 ZONTA En route pour Turin 2012 3 pour se bien pr parer la 61 Convention a f SY jynn ten m i Inte i du i i we a ae on 7 r DT aA i ae ES AE IE er A E e er ARTE Pere al TENE o a 2 Da i Y 7 Ca y TENTION TORING D O Ae 2012 r mn L y A p BS 3 EL Ex 7 L 11 L f Ante b of mV wf Tale mianvs iate on Q lmiaumle Te LD Pe M ZA 114 E wv ni Tw 4 SL G amp S vin 1 L2 LO ROBERTS RULES Traduction du mode d emploi usage de la d l gu e du club tabli par Annette Binder Parlementaire 2010 2012 du D27 DI 2004 2006 ZC Hambourg Elbuter E bufer Embouchure de l Elbe Les traductions relatives aux Bylaws seront remises mi mai et au plus tard Chatillon s Seine le 3 Juin 2012 Les fameuses Robert s Rules RRs Ou Comment les Zontiennes prennent la parole lors des Conventions texte anglais d Annette en fin de document INTRODUCTION Pour les sessions de travail lors des Conventions nous avons besoin de r gles de mani re a d battre de fa on courtoise et d mocratique Ces r f rences parlementaires du ZI sont bas es sur les proc dures am ricaines En Europe cependant les proc dures n utilisent pas les Roberts Rules C est pourquoi les zontiennes d Europe ont besoin de se familiariser avec ces RRs de mani re
7. a pouvoir prendre la parole au cours des Conventions du ZI Ce topo vous donne quelques explications introductives et vous entraine a respecter ces modes d expression d bats durant les r unions de travail DE QUOI TRAITENT LES ROBERT S RULES Ces r gles sont un ensemble de r gles note de la traductrice d sol e pour la r p tition venues des anciens parlements anglais et arriv es aux Etats Unis avec les premiers colons europ ens En 1876 Henry Robert publia son manuel de la loi parlementaire Aujourd hui les Robert s Rules Revis es RRR en sont leur 11 dition note de la traductrice cf E lettre N 12 du mois de d cembre 2011 qui annon ait cette nouvelle dition et sont le livre de base non seulement du Zonta mais aussi de nombreuses organisations sises aux USA Les RRs sont garantes de la d mocratie prot gent les droits des d l gu es donnent de la souplesse et une bonne coute de chacune selon les principes suivants Justice et impartialit R flexion sur un seul sujet la fois Droit de la minorit tre entendue Droit de la majorit statuer Les RRs permettent chaque d l gu e de participer au processus de prise de d cision Actuellement les districts ou les clubs peuvent aussi utiliser une proc dure r glementaire reconnue dans leur pays Mais que faire quand un district regroupe plusieurs pays C est pourquoi plusieurs districts internation
8. ame to America with the first European settlers In 1876 Henry Robert published his manual on Parliamentary Law Today Robert s Rules of Order Newly Revised 11th edition is the basic handbook of operation not only for Zonta but also for many other organizations located in the US RRs grant democracy protect the rights of the delegates give flexibility and a fair hearing for everyone by the following principles Justice and fairness to all Consideration of one subject at a time Right of the minority to be heard Right of the majority to rule RRs allow delegates to participate in the decision making process Actually Zonta districts and clubs may also use a recognized parliamentary procedure of their own country But what to do with a district comprising several countries So most international Zonta districts follow the Parliamentary Authority of Zonta International Using RRs on district level also makes sense as a good training for convention At conventions debating bylaws amendments can become very demanding especially as a non native English speaker and at the same time not being familiar with the RRs In fact RRs is a handbook comprising more than 800 pages it is not only about the many motions but also about the whole procedure of conduct of business in a deliberate assembly about voting boards and committees bylaws conventions etc In order to deal with RRs properly you need to be either
9. ate approaches the procedure mic and says I move to extend the limits of debate A 2 3 vote is required without debate 5 To ask for more information A delegate approaches the procedure mic and says I have a request for information No voting required SUMMARY Robert s Rules at a Glance How to Present Your Motion Tableau repris sur le texte en francais donc non repris sur le texte en anglais Genevieve Sauve 1 Obtain the floor approach the correct microphone pro con procedure 2 Make your motion Madam President am of Zonta Club move that not move that we do not speak clearly and concisely stay on the subject avoid personal attacks 3 Wait for a second uSually needed otherwise you motion will not be considered the Seconder states her name the name of her club and I second the motion write down your motion on an application form and pass it on to the monitor 4 Chair states your motion the President states It is moved and seconded that we then debating or voting can occur your motion has become assembly property and you cannot change it without consent of the assembly 5 Expand on your motion as the mover you may speak first direct all comments to the President keep to the time limit for speaking you may speak again after all other speakers are finished you may speak a third time by a motion to suspend the rules with a
10. attention sur deux sortes de motions de mani re a vous pr venir de surprises d sagr ables Le temps de parole est contraint voulant vous exprimer sur un sujet il est obligatoire que vous sachiez que le temps de parole est limit et qu il peut etre tendu en formulant la motion je propose un allongement du temps de parole Cl ture des d bats soyez attentive au fait que n importe qui peut peut faire cesser la discussion alors m me que vous tes dans la file d attente pour aller vous exprimer en formulant la motion je propose de revenir au point pr c dent b Comment pr senter votre motion Vous obtenez la parole vous gagnez le bon micro Il y a diff rentes sortes de micro le micro pour le micro contre et le micro pr oc dure qui vous est utile pour signaler que vous voulez parler en faveur ou contre la motion ou juste pour rappeler une proc dure Vous allez noncer votre motion d abord vous donnez votre nom le nom de votre club par exemple I am Genevei ve sauve from Zonta Club Lyon S il vous pla t positivez la tournure de phrase et dites je demande que nous Plut t que je demande que nous ne Concentrez vous sur le sujet soyez br ve et concise et viter les attaques personnelles Vous faites appuyez votre motion souvent vous avez besoin d un membre qui supporte votre motion La raison est de montrer que d autres d l gu es d sirent le
11. aux utilisent les r gles parlementaires du ZI Ainsi s en servir au niveau du district a du sens et est un bon entrainement pour la Convention Car aux Conventions d battre sur les amendements des statuts internationaux Bylaws peut devenir difficile notamment pour celles dont l anglais n est pas la langue maternelle et qui plus est ne sont pas familieres des Robert s Rules En fait les RRs c est un ouvrage de plus de 800 pages non seulement sur les diff rentes cat gories de motions mais aussi sur toute la proc dure de conduite des assembl es d lib rantes sur le vote les bureaux et les comit s les statuts etc Pour utiliser convenablement les RRs il vous faudrait tre une parlementaire am ricaine form e ou en avoir une vos c t s LES DIFFERENTES MOTIONS et COMMENT LES PRESENTER Tentons une apparoche pragmatique et voyons quelles sont les motions qui se pr sentent le plus fr quemment Merci de vous reporter au tableau ci joint page 5 appel Les Roberts Rules en bref Comment pr senter votre motion Ce r capitulatif vous servira de guide pour savoir quoi faire lorsque vous aurez parler Gardez le avec vous tout au long des sessions de travail un rapide coup d il durant les d bats vous aidera a Motions Ce sont des propositions formelles faites par les membres dans une r union de mani re ce que l assembl e prenne la d cision la plus sure Il y a diff rentes so
12. ement de cot Je propose la reprise des d bats sur Reconsider A Hasty Action I move to reconsider the vote on Majorite R examiner une d cision hative Je propose de r xaminer Vous obtenez la parole e vous gagnez le bon micro micro pour micro contre et micro pr oc dure Vous allez noncer votre motion e Madame la Pr sidente I am Genevei ve sauve from Zonta Club Lyon e je demande que nous Et pas je demande que nous ne parlez clairement soyez br ve et concise et vitez les attaques personnelles Vous faites appuyez votre motion e souvent vous avez besoin d un membre qui supporte votre motion sinon elle ne sera pas consid r e e Le second doit aussi donner son nom le nom de son club et dire uniquement J appuie la motion e Vous crivez votre motion et la donnez un moniteur La Pr sidente nonce votre motion e la Pr sidente dit il est propos et soutenu ou appuy que puis la discussion ou le vote peuvent commencer votre motion est devenue la propri t de l assembl e et vous n y pouvez plus rien changer sans le consentement de tous les membres Vous d veloppez votre motion e En tant que motionnaire vous parlez la premi re e Attention au temps de parole donn e Vous pourrez reprendre la parole lorsque toutes les autres interventions sur le sujet seront finies Vous pourrez parler une troisi me fois apr s un vote sp
13. mething I move to refer the matter to committee Majorite Obtenir un examen plus complet de qqchose Je propose de mettre ce point a l tude d un comit Amend a motion I move to amend a motion by Majorite Amender une motion Je propose d amender une motion Introduce Business I move that Majorite Introduire un sujet Je propose que Ci dessus mention dans l ordre de pr c ance ci dessous pas d ordre Protest Breach of Rules or Conduct I rise a point of order pas de vote Protester contre une rupture du r glement Je soul ve un point du r glement Vote on a Ruling of the Chair I appeal from the Chair s decision Majorite Mettre aux voix une d cision de la Pr sidente Je fais appel de la d cision de la pr sidente Suspend Rules Temporarily I move to suspend the rules so that 2 3 Suspendre momentan ment les r gles Je propose de suspendre les r gles pour Avoid Considering An improper matter I object to consideration of this motion Eviter de traiter un sujet Je m oppose l examen de ce point Verify a voice vote by having Members stand I call for a division Pas de vote V rifier un vote en faisant se lever les voatnts Je suis en d saccord Request Information I have a request for information pas de vote Demander des informations renseignements Je demande un point d information Take up a Matter Previously Tabled I move to take from the table Majorite Reprendre une question mise pr alabl
14. oc dure et dit Je propose de revenir au point pr c dent Un vote aux 2 3 sera n cessaire pour clore le d bat sur le champ 4 Allonger le temps de la discussion une d l gu e s approche du micro proc dure et dit je propose d allonger le temps de la discussion Un vote aux 2 3 sera n cessaire 5 Demander des renseignements une d l gu e s approche du micro proc dure et dit je demande un point d information Pas de vote requis RECADPITULATIF LES ROBERT S RULES EN BREF Comment pr senter sa motion Pour faire Vous devez dire Adjourn Meeting I move to adjourn Majorite Ajourner la s ance Je propose d ajourner Call an intermission I move to recess fot Majorit Demander une interruption Je propose que lon interrompe Complain About Heat Noise etc I rise to a question of privil ge pas de vote Se plaindre du bruit de la chaleur etc Je soul ve une question de privil ge Temporarily Suspend Consideration of an Issue I move to lay the motion on the table Majorit Suspendre l tude d un point Je propose de mettre de cot l examen de ce point End Debate et Amendments I move the previous question aux 2 3 Clore les d bats Je propose que l on revienne au point pr c dent Postpone Discussion for a certain time I move to postpone the discussion until Majorit Suspendre la discussion pour un temps Je propose de reporter la discussion 4 Give Closer Study of so
15. r conditioning Incidential Motions deal with questions of procedure that arise out of other motions They must be decided immediately before business can proceed Example I rise to a point of order i e when you want to protest against breaching of rules or conduct Motions that bring a question again before the assembly enable certain items to be reconsidered Example I move to reconsider would like to draw your attention to the following 2 motions in order to prevent unpleasant surprises Time limits Should you want to speak to an issue it is mandatory to Know the time limit for speaking and that it can become extended by putting the motion I move to extend time of debate Stop debate Be aware that somebody could end debate immediately when you are still waiting in line to speak by putting the motion move the previous question In both cases a 2 3 vote is mandatory however in the past sometimes delegates not familiar with RRs were taken by surprise losing their say which was frustrating B How to Present Your Motion 1 You obtain the floor Please approach the correct microphone There are different mics the pro con procedure mics which you need to use in order to signal whether you want to speak in favour or against the motion or just address the procedure 2 You make your motion First give you name the name of your club like Madam President am XXX of ZC of YYY
16. rtes de motions Motions principales elles introduisent les sujets consid rer et ne peuvent tre vot es que si aucune autre motion n est en instance Dans l ordre de priorit pr c ance des motions la motion principale est la moins importante ce qui signifie que toutes les autres motions doivent tre trait es en premier Ex je propose que Motions subsidiaires elles changent ou ont une incidence sur le traitement de la motion principale Ex je propose d amender la motion en enlevant ou je propose de limiter ou d accroitre le temps de la discussion Attention voir ci dessous Limitation du temps Motions privil gi es elles concernent des points particuliers ou importants sans rapport avec les points en cours mais qui ont un caractere d urgence par exemple les droits des membres Ex je soul ve une question de privil ge si vous voulez vous plaindre du bruit ou de la chaleur dans la salle ou de Pair conditionn Motions incidentes elles traitent des questions de proc dure soulev es par d autres motions Elles doivent tre trait es imm diatement avant la continuation de la r union Ex je soul ve un point de r glement si vous voulez protester contre une rupture du r glement Motions pour relancer un point devant l assembl e de mani re a ce qu il soit reconsid r Ex Je propose de r examiner Je souhaite maintenant attirer votre
17. s formally Is there any debate If there is no more debate or if a motion to stop debate is adopted a vote is taken Voting will be by your electronic voting machine The president announces the results by saying The ayes have it or the no s have it ROLE GAME TRAINING Proposal for Practising Robert s Rules Actors 2 club delegates 2 seconders president 3 monitors Equipment Headtable 3 mics dummies 3 monitors at each mic one monitor seating in parliamentary order role cards for the actors with arguments green and red voting cards in reality voting is by e machines the document about bylaws amendments Role Cards in English language about a specific bylaws amendment for the 2 delegates one card with pro arguments the other one with con arguments and one card for each of the other participants Proposed Tasks 1 To debate 2 delegates speak alternatively pro and con at the pro and con mic At the end of time to speak delegates vote by showing green and red cards 2 To amend the motion A delegate approaches the procedure mic and says I move to amend the motion by The seconder I second the motion In case a majority vote cannot be reached the Original main motion needs to be voted on 3 To end debate A delegate approaches the procedure mic and says I move the previous question A 2 3 vote is needed to finish debate immediately 4 To extend time of debate A deleg
18. ssion Sil n y a pas de d bat ou si la motion pour clore la discussion est adopt e le vote a lieu Le vote se passera par proc dure lectronique La Pr sidente annoncera le r sultat comme suit les oui l emportent les non Vemportent Jeux de Roles Entrainement Acteurs 2 del gu es de club 2 secondes une pr sidente et 3 moniteurs Equipement table d honneur 3 micros factices et un moniteur chaque micro S asseoir dans l ordre parlementaire les acteurs ayant leur role ur texte avec les arguments les cartes de vote rouge ou verte en r alit le vote se passera par lectronique et enfin le document sur les amendements aux statuts R le en anglais sur un amendement particulier par deux d l gu es un r le avec les arguments pour et un role avec les arguments contre et un role pour chaque autre participante Taches propos es 1 D battre 2 d l gu es parlent alternativement pour ou contre au micro d di au pour ou au contre A la fin du temps de parole imparti les d legu es votent en montrant le carton soit vert soit rouge 2 Amender la motion une d l gu e s approche du micro proc dure et dit je propose d amender la motion La seconde dit jf appuye la motion Dans le cas ot il n y a pas de majorit la motion principale doit tre vot e 3 Clore la discussion une d l gu e s approche du micro pr
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