Showbook.fr – Mode d`emploi
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1. ou choisir de le modifier si certaines choses ne vous conviennent pas Une fois valid le contrat sera soumis au chef de troupe de la structure qui assurera la prestation qui pourra le valider son tour et enfin l envoyer au client pour signature Showbook fr Version 0 4 7 B ta as2. 2015 par ValooWart Mail envoy ce jour avec pour objet Test informatique CIE TONTONBALLONS 83 100 alooWart gt Tontonballons et les Zaventures du Petit Roi BALO7 TB1 770 le 25 04 5 02 2015 par ValooWart 2015 6 Mail envoy ce jour avec pour objet test N 2 PLACE DE L AUGUSTE DELA 71 100 on 26240 martin showbook fr http SAINT VALLIER www stupidteam fr alooWart gt Tontonballons et les Zaventures du Petit Roi X France mec sympall 04 75 90 78 75 Rappeler le 08 06 2015 pour D l apot se du t st gt 21 08 Relance pour le devis 2202 542 2013 pour le spectacle Une Avalanche de ballons BALOX AVALBA Reporter Supprimer 663 gt 21 08 2013 06 20 19 10 79 289 300 Stucture affili e ce contact Objectif Lune Rappeler le 04 06 2015 pour 199 gt 21 08 2013 Rappeler JEUDI 4 JUIN 9h30 h atre de l amp chapp TO le 2015 05 28 10 07 38 par ValooWart 0621247976 Mise jour du profil vec toutes nos excuses gt 21 202 Rappeler JEUDI 4 la cie 8 2013 Mois de l v nement enjeliveur pour mise jour du profil Janvier Fevrier Mars Avril Mai Juin Juillet Aout Septembre Octobre Novembre Decembre Noel Carnaval t Hiver Rue Salle Invitation NewsLetter La fiche client affiche toutes les informations connues d un contact ou client Elle pr sente un suivi de client que vous pouvez renseigner selon vos envie sans restriction A c t est pr sen
3. g re la vente les frais de d placement aller retour et la TVA Le prix peut tre ajust dans la case Cout prestation ou la case r duction La diff rence entre ces deux cases est que si la case r duction est renseign e une note apparaitra sur le devis Le troisi me tableau permet d indiquer les chambres d h tel qui peuvent tre n cessaire pour l quipe de la prestation Enfin le dernier cadre indique le prix TTC qui sera propos votre client La valeur est automatiquement ajust e en cas de modifications du cout de la prestation d ajout de r duction ou de suppression de la part commerciale En tete du devis Edition du mail A Source D ll A AE a a a Q lE g A e E 9 Pie NID FF Q 7 Styles Format Police X Taille A B pre al En vous souhaitant une agr able journ e je reste votre disposition pour tout compl ment d information et vous remercie pour l attention port e nos spectacles et cette proposition Cordialement Votre nom Votre adresse Votre ville Votre t l phone Votre Mail body p Recevoir ce devis en copie Aucun fichier a joindre a Plaquette import e Showbook fr Version 0 4 7 B ta m Showbook fr Mode d emploi La section En t te du devis situ juste en dessous de la case Prix TTC permet de choisir une photo que vous souhaiteriez voir apparaitre sur la premi re page de votre devis Viens ensuite la zone de texte qui vous p
4. 0 SAINT VALLIER Tontonballons et les Zaventures du Petit Roi 770 Contrat Une fois votre devis valid un formulaire d information sera envoy a votre client pour qu il puisse renseigner ses informations personnelles n cessaires a la cr ation du contrat Une fois que votre client aura remplis et renvoy le formulaire une notification vous sera soumise sur votre compte Showbook Vous pourrez alors v rifier les informations saisis par votre client pour ventuellement les compl ter Showbook fr Version 0 4 7 B ta Er Showbook fr Mode d emploi D Mon Compte Une fois votre formulaire de contrat complet et valide vous pourrez choisir les articles qu il convient d ins rer dans votre Ma structure Mes spectacles contrat de session Showbook vous Mes membres proposera une s rie d article par d faut Mes collaborateurs que vous pourrez librement retirer de votre Article contrat s lection Il vous sera galement possible Suivi de gestion ce moment de choisir un de vos articles Preparation de prestation personnel que vous aurez enregistr dans le menu Articles Contrat cf ci contre Une case en bas de page vous permettra aussi de r diger un article si vous souhaitez ajouter des conditions particuli res sp cifiques ce contrat Une fois vos articles s lection et r dig cliquez en bas de page sur Valider et un aper u vous sera pr sent de votre contrat Vous pourrez alors le valider d finitivement
5. Showbook fr Mode d emploi Mode d emploi du site Showbook Showbook fr Version 0 4 7 B ta Showbook fr Mode d emploi Table des mati res A Po E E E E E 4 INSCROTON SUE SAOWDDO EAE E 4 Premiere MUS O rara ia ia ico 5 Stats OS MENOS sra 5 AS e A E 5 A A A E A E E A E 5 RSS ES A E 6 Mes SPee E ii A E E T T 6 MEP o oe 6 MESCO NADO LES ira e EEZEEEZEZ 6 A A ue nn E E E E E EA 7 A E E A 7 Prepara onde o S aO e E E 8 NO 1 26108 14 5 161 da 8 MON Panne pEr ONNE i ranner E citer o di benniteneie dodtetn EA edt te melti 8 MIS OA rascar 8 MESS tds 8 VOF MES PDROSTaCON Susto ne a a ea di oi di an N 8 Mons div AeA OR E iia 9 Help o e A 9 LISte conta Ci io noia 9 Eo A o ni A 9 A AA eo enn EE ZE 10 loto A e o A O nn 10 SR ed a ee 10 Node ION edo 10 ES CO A EG ED CR a ds ae a Ge ae de du 11 VAS AR a TE A IO PG PES On A A 11 A ee is is ds iia 11 DUQUE ds 11 or q on o o o 11 Showbook fr Version 0 4 7 B ta ERA Showbook fr Mode d emploi SD ends 11 ER a a 11 pe Po E E TEA ETNEN A ET A EEE EE ET 11 COUN O oaan E EEE E E E E ac 11 DOS 11 D o oo 11 Envoyer un DEVIS ne babe a de ea on de ie cn 12 Cr er un contrat En cour de d veloppement cccooocccccnnccnnnonoccnnnonacinononocanonancnnnonarononononononanrnnnonaronnnnnncnnnonanins 14 Showbook fr Version 0 4 7 B ta ao Showbook fr Mode d emploi Pr sentation Showbook est un site applicatif d di au spectacle viva
6. T l phone Adresse Mail Confirmez l adresse mail J accepte les Condition G n rales d Utilisation et m engage les respecter S enregistrer Showbook fr Version 0 4 7 B ta ao Showbook fr Mode d emploi Premi re utilisation Lors de la premi re connexion Showbook les acc s aux fonctions de diffusion ne sont pas accessibles Seuls les menus permettant de renseigner ses informations personnelles et les informations relatives sa ses structure s et le menu du Showbook sont disponibles II suffit de suivre les instructions de la page d accueil pour commencer a utiliser les fonctions du site Tout d abord il faut commencer par enregistrer ses informations personnelles et les informations de sa structure association entreprise individuelle S A Une fois les informations valid es et sauvegard es vous aurez alors acc s toutes les fonctionnalit s du site Showbook Statuts des membres Chef de troupe a acc s toutes les fonctionnalit s Showbook Administrateur a acc s toutes les fonctionnalit s Showbook mais ne peut ajouter de nouveaux membres Diffuseur acces tout ou partie de votre fichier pour diter des devis des mailings mais ne peut pas cr er de prestation ajouter des membres ni diter de contrats Membre Simple utilisateur Le menu principal Le menu est l l ment de base de Showbook Peu importe l action que vous souhaitez entreprendre il faudra obligatoirement pass
7. er par les fonctionnalit s du Menu Structure Structure Mon Compt Le menu structure reprend toutes les informations qui sont relatives la structure et qui pourront tre consult par tous les utilisateurs rattach la Mes spectacles structure C est de ce menu que vous pourrez acc der a vos fiches spectacles que vous pourrez enregistrer vos collaborateurs personnes travaillant avec vous Mes collaborateurs sur vos prestations n tant pas forcement utilisatrices Article contrat du Showbook r diger vos articles sp cifiques de contrat et pr parer vos prestation avant la date en g n rant feuilles de routes factures contrat de 1 Preparation de prestation session et contrats d embauche Mes structures Mes membres Suivi de gestion Showbook fr Version 0 4 7 B ta E Showbook fr Mode d emploi Mes structures Le menu mes structure est un tableau d information dans lequel vous pouvez ajouter une structure administrative avec laquelle vous effectuez votre travail de diffusion Mes Structures a Structure utilis Crouer Ouvrir la fiche structure Nom Raison Sociale Structure premi re Suppression Fermer ma liste de structure Vous pouvez d ici ajouter autant de structure que n cessaire permettant ainsi de s parer concr tement le travail que vous effectuez sur vos diff rentes compagnie ou troupes sans avoir besoin de changer de compte Showbook Mes spectacle
8. er sans calculer vos frais de d placement Showbook vous avertira que vos frais de d placement sont null Vous pourrez alors choisir de faire votre calcul ou de valider vos frais de d placement null Ce bouton Valider vous permettra d acc der la fen tre d dition du devis Showbook fr Version 0 4 7 B ta wo Showbook fr Mode d emploi T De Compagnie Tontonballons Cout prestation HT Pour AGULLO MARTIN l Part Com 0 Ville de d part 07370 SARRAS E E Frais d placement 1 2 km Lieu de prestation 26200 MONTELIMAR 26 nn or Prestation propos e Tontonballons et les Zaventures du Petit Roi Part Paye 8 Date de la prestation mm aaaa on f p R duction 8 Date de relance 19 06 2014 Montant Hors Taxe Part Showbook 1 Commentaire Prix TTC 255 Le premier tableau indique la structure qui envoi le devis le client le lieu d o va partir la troupe le lieu o sera jou la prestation le titre de la prestation propos la date laquelle la prestation doit tre jou cette information est facultative La case commentaire permet d ajouter une note en bas du devis l intention de votre client Le deuxi me tableau r capitule les informations qui permettront de calculer le prix de la prestation On y retrouve le cout de la prestation la part r serv au commercial la part paye qui sert au frais administratif de la structure qui
9. er un mail votre client directement depuis le Showbook avec votre propre adresse Mail Courrier Permet de g n rer un courrier au format PDF qui sera ensuite imprimable pour pouvoir tre envoy au format papier Dossier Permet d envoyer une plaquette de pr sentation d une prestation a votre client par email Devis Permet d envoyer un devis votre client pour une prestation de votre choix parmi celle enregistr sur le Showbook Showbook fr Version 0 4 7 B ta o Showbook fr Mode d emploi Envoyer un Devis Une fois que vous avez choisi la prestation que vous souhaitez proposer votre client VOUS arrivez sur la page de calcul des frais de d placement D part Code Postal et Ville 07370 SARRAS Pays FRANCE Arriv e Code postal 26200 ville MONTELIMAR Pays 26 Cout km 0 6 Distance parcourir km Frais de dep Valider Les champs sont remplis par d faut avec les informations que vous aurez saisi sur votre fiche contact ou votre fiche spectacle Vous pouvez cependant les modifier volont Cliquez sur Calculer pour obtenir vos frais de d placement Si la destination o le lieu de d part n est pas valide une petite fen tre d information vous en informera et vous pourrez corriger Une fois que les champs Distance parcourir et Frais de d placement sont renseign vous pourrez cliquer sur le bouton Valider Si vous cliquez sur le bouton Valid
10. ermet de personnaliser le mail qui servira envoyer votre devis Enfin vous pouvez demander recevoir ce devis en copie et de joindre votre devis la plaquette du spectacle si elle a ajout sur la fiche spectacle Une fois que vous semble bon cliquez sur g n rer le devis Vous acc derez ensuite un aper u de la page qui sera envoy votre client Vous pouvez choisir de revenir en arri re pour modifier votre devis en cliquant en bas de la page sur le bouton retour Si le devis vous convient cliquer sur G n rer et envoyer Le devis sera automatique g n rer au format PDF et envoy a votre client en pi ce jointe d un mail Cr er un contrat En cour de d veloppement Un contrat ne peut tre cr qu partir d un devis envoy pr alablement au client Pour cela r f rez vous au chapitre Envoyer un devis Une fois le devis envoy rendez vous sur la page Mon suivi de diffusion Cette page affiche tous les devis que vous avez envoy s du plus r cent au plus ancien Il est possible de retrouver un devis gr ce son num ro ok LA v Y AL ShowBaoc Structure Mon Compte Contacts ShowBook Forum 2 D connexion Mon panneau personnel Ma messagerie ES a is Mon suivis de diffusion Voir mes prestations Mes den N Date du Nom Client Spectacle Prix Valider Devis devis pe 8 26 06 2014 26240 SAINT VALLIER Tontonballons et les Zaventures du Petit Roi 770 Contrat 1227 26 06 2014 2624
11. es groupes Les groupes sont des zones de m moire dans lesquels vous allez pouvoir ranger des contacts Cela vous permettra ensuite de retrouver ces contacts facilement depuis la liste contacts De plus c est a partir de ce menu que vous pourrez partager temporairement une partie de vos contacts avec une de vos relations Showbook Vous pourrez retirer le partage a tout moment Partager un Groupe CE Benoit Tontonballons Selectionner Groupe v DESCHAMPS OBJECTIF LUNE A Selectionner Groupe v Partager 69 thomas DESCHAMPS Thomas OBJECTIF LUNE a biii Selectionner Groupe Contact diff Showbook 26 O OT 26 07 44 z 70 Stephanie Coudoux St phanie OBJECTIF LUNE Sour nia CE Pour Nial 1 Selectionner Groupe v daii has gt SN Selectionner Groupe ce Partager Selectionner Groupe v Bici Mora ANAN p e Partager Showbook fr Version 0 4 7 B ta a Showbook fr Mode d emploi Alarmes Cette page affiche un tableau qui r pertorie toutes vos alarmes et relance Les alarmes peuvent tre cr e sur une fiche client L envoi d un devis cr er automatiquement une alarme une semaine plus tard pour recontacter le contact qui vous avez fait le devis Cette date est bien s r enti rement modifiable Import Contact Permettra l import de vos fichiers client sur Showbook a partir d un fichier au format CSV ou vCard Tous les d tails sont affich s sur la page du format que vous souhaitez utilise
12. estations Mes mails type C est dans ce menu que vous pourrez enregistrer vos mail types pour pouvoir les utiliser facilement et rapidement de n importe ou Voir mes prestations Cette page est tableau r capitulatif des dates prochaines que vous avez de pr vu et qui ont t vendu avec le Showbook Showbook fr Version 0 4 7 B ta SU Showbook fr Mode d emploi Mon suivi de diffusion Cette page affiche tous les devis que vous avez envoy s gr ce au Showbook C est de l que vous allez pouvoir valider un devis en cas de vente La validation entrainera la proc dure de cr ation de contrat avec votre client Contacts Le menu Contacts regroupe toutes les fonctionnalit s qui vous permettrons de g rer facilement et agr ablement vos contacts et client Contacts Liste contacts Ce bouton vous permet d afficher votre liste compl te de contacts client A partir de cette page vous pourrez Groupes ouvrir vos fiches contacts rechercher des contacts ou travailler sur des groupes cf Groupes ci dessous Liste contacts Alarmes Suivi de diffusion Cette page poss de son propre menu Export Contact Alpha indispensable pour la cr ation de nouvelles Import Contact Alpha fiches et la recherche de fiche existante Chaque liste de contact est propre chaque structure Compagnie troupe Il n y a aucune mise en commun des contacts saisis ou import Groupes Ce menu vous permet de cr er d
13. icher permet d afficher la feuille de r partition qui s ouvre dans un nouvel onglet Afficher Afficher Pr paration de prestation Cette page vous permettra de composer votre quipe pour votre prestation a partir de votre liste de collaborateurs de g n rer et envoyer vos facture et feuilles de routes vos collaborateurs ainsi que vos contrats d embauche et enfin de g n rer une feuille de r partition du contrat Tous les documents g n r seront stock sur votre espace Showbook et consultables n importe quel moment Mon compte Le bouton Mon Compte est le premier et seul bouton disponible lors de la premi re connexion au site C est de ce menu que pourrez acc der vos informations personnelles Mon Compte Mon panneau personnel Mon panneau personnel C est de ce menu que vous acc derez toutes vos informations personnelles Relations avec Ma messagerie les autres utilisateurs de Showbook statistiques informations administrative et gestion de mot de passe et vos historiques de navigation Mes relations Mes mails type Voir mes prestations Mes relations Ce menu est un lien direct vers vos relations avec les autres utilisateurs de Showbook Ce menu est particuli rement important parce qu il vous permettra de collaborer avec d autres utilisateurs du site dans votre diffusion par exemple en partageant certains de vos contacts avec eux ou en leur donnant des droit exclusif de diffusion de vos pr
14. ns ce menu que vous allez pouvoir r diger ces articles qui seront ensuite s lectionnable lors de la cr ation de votre contrat Suivi de Gestion Le suivi de Gestion sera un petit module de r capitulation comptable qui reprendra tous les contrats que vous aurait fait via le Showbook et proposera un bilan d exercice des l ments enregistr s sur le Showbook pour votre structure Ce bilan sera affich sous forme d un tableau qui affiche les contrats de la compagnie par mois Nombre de Montant Montant Montant TVA Nombre Part Part Frais Cout reel du Date N Facture Titre Spectacle Lieu Nom du chent Structure du chent repr sentation s pee TIC HT TVA dintervenan s commerciale Showbook gestion spectacle Afficher Un total sera fait chaque fin de mois ainsi qu un bilan annuel Total D cembre Total ann e Les premi res colonnes seront toutes des informations de base sur le contrat la date le spectacle fait le lieu Nombre de Date N Facture di E i Titre Spectacle Lieu Nom du client Structure du client repr sentation s La deuxi me partie du tableau concerne les montants des contrats avecle r capitulatif Montant Montant Montant TWA Nombre Part Part Frais Cout reel du TTC HT TVA d intervenants commerciale Showbook gestion spectacle Afficher Showbook fr Version 0 4 7 B ta zo Showbook fr Mode d emploi chaque fin de ligne un bouton aff
15. nt qui permet d diter et d envoyer automatiquement vos prospects documents informations devis personnalis frais de d placement inclus des contrats mailings relances vos contacts clients Il offre galement a ses membres la possibilit de diffuser ou d tre diffus par les membres de la communaut contre r mun ration Voir CGU pour les engagements financiers Inscription sur Showbook Saisissez dans la barre d adresse de votre navigateur l adresse showbook fr et une fois sur la page d accueil cliquez sur le bouton s inscrire Remplir le formulaire d inscription toutes les informations sont n cessaire pour que l inscription soit prise en compte Pensez cocher la case confirmant que vous acceptez les conditions g n rales d utilisation que vous aurez lue avant de vous inscrire Une fois l inscription effectu e vous recevrez un mail sur l adresse que vous aurez saisi qui contiendra votre mot de passe et qui vous permettra de confirmer la cr ation de votre compie Un message de confirmation apparaitra confirmant la cr ation de votre compte apr s avoir cliqu sur le lien d activation S inscrire sur Showbook ShowBook vous aide diffuser vos prestation Que ce soit au sein d une compagnie ou que vous soyez ind pendant showbook met a votre disposition toute une batterie d outil pour faciliter votre diffusion Attention Le login ne doit comporter aucun caract re sp cial ou accentu ni d espace
16. r pour l importation de vos contacts Mailing Permet de programmer un envoi de mail massif un groupe de contact pr d fini Fonction priv e ll se peut que vous n ayez pas acc s a cette fonction ShowBooK Ce bouton vous donne acc s la liste compl te de tous les spectacles enregistr sur le site Showbook fr C est ici que vous devez vous rendre pour vous renseigner sur un spectacle si vous souhaitez le diffuser correctement Showbook dispose d un forum pour permettre une discussion Forum entre ses utilisateurs Conseil annonce et discutions en tout types peuvent avoir lieu sur ce forum On vous donne acc s la foire aux Condition G n rale d Utilisation e a questions aux conditions g n rales Foire Aux Questions d utilisation du site et au pr sent mode Mode d emploi PDF J d emploi Notification A partir de ce bouton vous aurez acc s toutes les informations que le Showbook souhaitera vous communiquer Si le bouton notification affiche les quatre points d exclamation cela signifie qu une notification est en attente Showbook fr Version 0 4 7 B ta CE Showbook fr Mode d emploi La fiche contact client Fiche N 35079424 AGULLO MARTIN Alarme Dupliquer Partager Supprimer Etiquette Historique Mail Enregistrer Dossier Devis MR alooWart gt Une Avalanche e ballons BALOX AVALBA 542 le 01 06 2015 4 AGULLO MARTIN 37 50 alabada saines 5 02
17. s Les menu Mes spectacles est l interface qui va vous permettre de g rer rapidement vos fiche technique et les informations de ventes de vos spectacles Vous pouvez y attribuer des photos et des plaquettes d informations Mes membres Le menu Mes membres r pertorie les utilisateurs Showbook tant attribu la m me structure que vous Si vous tes le chef de troupe de votre structure c est aussi sur ce menu que vous pourrez modifier le statut de vos membres Mes collaborateurs Cette page vous permet d enregistrer toutes les personnes avec qui vous travaillez sur vos prestations Les informations saisis permettront ensuite de g n rer les contrats d embauche automatiquement et d envoyer en un clic la feuille de route en cas de prestation Il est important de savoir que si vous en enregistrez un collaborateur qui poss de un compte Showbook les informations de votre collaborateur seront instantan ment synchronis es avec les informations du compte Showbook de la personne en question Showbook fr Version 0 4 7 B ta NN Showbook fr Mode d emploi Article contrat Showbook permet la g n ration automatique et rapide de contrat de cession envoyer vos clients lors de la vente d une prestation Les articles obligatoires et importants reprenant les informations du devis sont g n r automatiquement Cependant certaines de vos prestations peuvent avoir besoin de conditions particuli res qui leur sont propre C est da
18. t le suivi de devis qui pr sente toutes les devis qui ont t envoy ce client En dessous est pr sent un cadre pr sentant les diff rents mailings que ce client a re u Pour faciliter votre saisi la case ville est quip e d un assistant a la saisi qui vous permet de retrouver plus vite votre ville accompagn de son code postal En bas gauche de la fiche se trouve une s rie de bouton Alarme Permet de cr er une Alarme personnalis a propos de ce client L alarme se manifestera la date souhait e dans vos notifications Enregistrer Permet simplement d enregistrer les modifications apport es la fiche ATTENTION si vous fermez une fiche sans l avoir enregistr les informations Saisis seront perdu Dupliquer Permet de cr er un doublon de la fiche Cette fonction peut tre utile si l ont d sir enregistrer plusieurs contacts au sein d une m me structure Partager Permet de passer le contact dans le pot de contact commun du Showbook Il sera alors accessible par tous les autres utilisateurs du Showbook Showbook fr Version 0 3 0 B ta ECS Showbook fr Mode d emploi supprimer Permet tout simplement de supprimer la fiche Attention toute suppression est irr m diable Etiquette L tiquette permet de rassembler les informations d un client dans une petite fen tre pour les rendre plus facilement copiable collable Viens ensuite le cadre Envoyer Email Permet d envoy
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