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Guide des collectivités locales

1. Fiche n 8 la gestion des demandes d attestation d accueil Tout tranger non ressortissant de l Union Europ enne qui souhaite s journer en France dans le cadre d une visite familiale ou priv e n exc dant pas trois mois doit pr senter un justificatif d h bergement Ce justificatif prend la forme d une attestation d accueil sign e par la personne qui se propose d h berger l tranger Elle est accompagn e de diff rentes pi ces justificatives et notamment de l engagement de l h bergeant de prendre en charge pour la dur e de validit du visa de l tranger accueilli ou une dur e de trois mois compter de son entr e dans l espace Schengen les frais de s jour de la personne h berg e dans l hypoth se o celle ci ne pourrait plus les assumer M 1 Le r le du maire L attestation d accueil est obligatoirement soumise pour validation au maire de la commune du lieu d h bergement agissant en qualit d agent de l tat Le maire peut refuser de valider l attestation d accueil dans certains cas num r s par la loi d faut de pr sentation des pi ces justificatives absence de conditions normales de logement inexactitude des mentions port es sur l attestation non respect de la l gislation par l h bergeant dans le cadre d h bergements ant rieurs la demande du maire des agents sp cialement habilit s des services de la commune en charge des affaires sociales ou du log
2. La mise en uvre d un traitement de g olocalisation ne doit pas permettre la collecte d informations concernant les ventuels d passements des limitations de vitesse doit n cessairement s accompagner de la mise en place de mesures de s curit afin de limiter l acc s aux donn es de g olocalisation aux seules personnes qui dans le cadre de leur fonction peuvent l gitimement en avoir connaissance implique de fixer une dur e de conservation ad quate de ces donn es g n ralement deux mois LA G OLOCALISATION Les employ s investis d un mandat lectif ou syndical ne peuvent pas tre g olocalis s lorsqu ils agissent dans le cadre de l exercice de leur mandat i7 N E 3 L information des agents concern s FICHE La collectivit doit proc der la consultation des instances repr sentatives du personnel et l information individuelle des agents concern s avant la mise en uvre d un dispositif de g olocalisation Cette information doit porter sur la finalit pr cise du traitement de g olocalisation les donn es de localisation trait es leur dur e de conservation les destinataires de ces donn es La collectivit doit galement rappeler aux int ress s comment exercer leurs droit d acc s de rectification et d opposition Chaque agent doit pouvoir acc der aux donn es de g olocalisation le concernant M 4 Comment d clarer
3. O 1 3 La d claration simplifi e La plupart des fichiers des collectivit s locales peuvent faire l objet de d clarations simplifi es qui peuvent tre effectu es par l interm diaire du site web de la CNIL www cnil fr rubrique Comment d clarer M 4 Les formalit s particuli res Certains traitements des collectivit s locales peuvent relever d un r gime d autorisation ou de demande davis s agit de r gimes plus protecteurs qui s appliquent aux fichiers consid r s comme sensibles ou comportant des risques pour la vie priv e ou les libert s COMMENT D CLARER 2 La proc dure d autorisation concerne art 25 les traitements qui comportent des donn es dites sensibles num r es Particle 8 de la loi les traitements qui comportent des donn es relatives aux infractions ou condamnations les traitements qui proc dent l interconnexion de fichiers dont les finalit s correspondent des int r ts publics diff rents les traitements de donn es comportant des appr ciations sur les difficult s sociales des personnes les traitements qui utilisent des donn es biom triques D EMPLOI MODE Le traitement devra respecter en tout point le cadre fix par l autorisation d livr e par la CNIL La proc dure de demande d avis art 27 concerne principalement les traitements comportant le num ro de s curit sociale NIR ou n cess
4. Si le dispositif de g olocalisation des agents par l interm diaire de leur v hicule est en tout point conforme aux prescriptions de la norme simplifi e n 51 le responsable du traitement peut proc der en ligne une d claration de conformit cette norme Dans les autres cas il lui appartiendra d adresser une d claration normale la CNIL OOOO IE rs MORA Mode d emploi comment d clarer al La d claration est une obligation l gale dont le non respect est p nalement sanctionn Tout fichier ou traitement informatis comportant des donn es personnelles doit donc tre d clar la CNIL pr alablement sa mise en uvre sauf s il est express ment exon r de d claration Cette proc dure de d claration peut prendre plusieurs formes selon le fichier concern En cas de doute sur le r gime d claratif dont rel ve le traitement il suffit de remplir un formulaire de d claration normale la CNIL se chargera de qualifier le dossier et de contacter le d clarant COMMENT D CLARER 2 Dans tous les cas la d signation d un correspondant informatique et libert s dispense l organisme concern de devoir accomplir les formalit s relatives aux fichiers relevant de la d claration simplifi e et de la d claration normale M 1 Les dispenses de d claration D EMPLOI Un certain nombre de traitements d crits dans le tableau r capitulatif figurant ci apr s son
5. OOOO TE l a D CLARATION POUR QUEL FICHIER QUELLE TABLEAU R CAPITULATIF O L AUTORISATION o W FINALIT DU FICHIER OBSERVATIONS T o Traitements ayant pour objet l interconnexion SIG n entrant pas dans le champ de E de fichiers dont les finalit s correspondent Pautorisation unique n 1 l des int r ts publics diff rents syst mes w d information g ographiques cartes J multiapplicatives E Traitement de donn es comportant Ne concerne que les fichiers qui recourent gt des appr ciations sur les difficult s des typologies pour caract riser les difficult s 2 sociales des personnes fichiers des centres sociales des personnes communaux d action sociale Les fichiers de gestion de l aide sociale l gale Es rel vent de la d claration normale Utilisation de donn es biom triques Dispositifs biom triques n entrant pas n cessaires au contr le de l identit dans le champ des autorisations uniques lt l des personnes contr les d acc s par n 7 et 8 o enregistrement de l empreinte digitale dans un uu a fichier syst mes de vid osurveillance utilisant une technologie de reconnaissance faciale E l W En pratique a Utiliser le formulaire de d claration normale t l chargeable sur le site de la CNIL www cnil fr Joindre un descriptif du fichier tabli l aide des mod les d annexes propos s notamment sur les s curit s mises en place
6. O M 3 Qui peut acc der aux donn es Le maire ne peut partager ces informations qu avec ses adjoints ayant re u d l gation en mati re de placement ou d attribution d avantages sociaux ainsi qu avec les services municipaux comp tents dans ces domaines M 4 Quelle information donner aux demandeurs d emploi FICHIERS SOCIAUX Les demandeurs d emplois doivent tre clairement inform s de l existence de ce fichier des destinataires des informations et des conditions d exercice de leurs droit d opposition d acc s et de rectification aux donn es les concernant LES 4 La CNIL recommande en outre que les services municipaux comp tents pr cisent d s le premier courrier adress un demandeur d emploi que le code du travail autorise l ANPE communiquer aux maires qui en font la demande la liste des demandeurs d emploi de la commune FICHE N M 6 Comment d clarer En cas d informatisation du fichier des demandeurs d emploi le maire doit pr alablement adresser une d claration normale la CNIL GUIDE PRATIQUE COLLECTIVIT S LOCALES m C C L i C C Fiche n 5 les communes et la pr vention de la d linquance La loi du 5 mars 2007 relative la pr vention de la d linquance a plac le maire au c ur de dispositifs nouveaux visant notamment rep rer et ac compagner les familles en difficult et le rend destinataire de nombreu
7. Les donn es contenues dans les fichiers ne peuvent tre consult es que par les services municipaux habilit s y acc der en raison de leurs fonctions par exemple un fichier cadastral ne peut tre utilis a priori que par les services de l urbanisme du cadastre et de la voirie et ne peuvent tre com muniqu es qu des destinataires et des personnes autoris s en conna tre en application de dispositions l gislatives particuli res Ainsi le Tr sor Public est il en droit d obtenir ponctuellement des informations d tenues par les communes pour le recouvrement de cr ances fiscales ou des amendes et condamnations p cuniaires En revanche les organismes de recouvrement de cr dit ne peuvent en aucun cas avoir acc s aux fichiers d une commune PERSONNELLES Le maire en tant que responsable du traitement est astreint une obligation de s curit il doit faire prendre les mesures n cessaires pour garantir la confidentialit des donn es et viter leur divulgation Il convient par exemple de veiller ce que chaque agent ait un mot de passe individuel r guli rement chang et que les droits d acc s soient pr cis ment d finis en fonction des besoins r els M 5 Le principe du respect du droit des personnes PROTECTION DES DONN ES a Informer les int ress s ET Lors de l informatisation de tel ou tel service ou lorsque des donn es sont recueillies par exemple par voie de questionn
8. l une de ces trois autorisations uniques il suffit d adresser la CNIL une simple d claration de conformit qui peut s effectuer en ligne sur www cnil fr Les traitements ne relevant pas de l une de ces autorisations uniques doivent faire l objet d une demande d autorisation Cette demande est constitu e du formulaire de d claration compl t et sign par le responsable du traitement ou son repr sentant accompagn des annexes s curit galement disponibles sur le site web de la CNIL ainsi que de tout l ment justifiant la mise en place du dispositif de reconnaissance biom trique envisag LES APPLICATIONS BIOM TRIQUES 16 FICHE N OOOO IEA Fiche n 17 la g olocalisation al Les collectivit s locales qui g rent une flotte importante de v hicules professionnels pour l entretien des espaces publics la collecte des ordures m nag res les interventions sur la voirie etc peuvent vouloir les quiper d un dispositif de g olocalisation en temps r el La g olocalisation d un v hicule permet de fait de savoir o se trouvent son conducteur et ses passagers et de tracer ainsi les d placements des personnes Compte tenu des risques d atteinte aux droits et libert s des personnes que comporte l utilisation de ces dispositifs la CNIL a estim n cessaire de pr ciser dans une recommandation du 16 mars 2006 les conditions dans lesquelles ils pouvaient tre utilis s LA G OLO
9. Le l gislateur ayant pr vu un usage limit de ces informations la CNIL vous recommande la formule ci dessous qui vous permet d assurer la diffusion des v nements familiaux tout en pr servant le droit des personnes DODODOdon O M La formule suivante peut tre adopt e pour figurer sur les documents distribu s aux personnes accomplissant des d marches relatives l tat civil a o La mairie de vous propose de faire part de la naissance de votre A enfant de votre mariage dans le bulletin municipal Afin de respecter votre lt vie priv e cette diffusion n cessite votre accord E M Mme Nom Pr nom accepte qu une information relative l v nement d tat civil d clar ce jour soit publi e dans le bulletin municipal E a AA date e Ll I o M 3 L information des personnes et le respect de leurs droits aj a W Les administr s doivent tre inform s de l informatisation des donn es d tat civil les concernant et des conditions d exercice de leur droit d acc s et de rectification par exemple par voie d affichage dans les locaux du service de l tat civil E FA Ll M 4 Comment d clarer ml Les fichiers informatiques mis en uvre par les services d tat civil peuvent faire l objet de la part de la commune d une d claration simplifi e d s lors qu ils sont conformes la norme simplifi e n 48 GUIDE PRA
10. es cadastrales ou du SIG QUO ET SYST MES D INFORMATION G OGRAPHIQUE FICHIERS CADASTRAUX N 6 FICHE o M 2 Pour quels utilisateurs Les communes ne peuvent acc der qu aux donn es cadastrales de leur territoire en cas de constitution d un SIG intercommunal ou d partemental elles ne doivent pas pouvoir acc der aux donn es caract re personnel des autres communes Seuls doivent disposer d un acc s direct aux informations les services ayant un besoin permanent de ces donn es au titre d une au moins des finalit s d clar es du fichier par exemple les services du foncier de l urbanisme de la voirie Lorsqu elle intervient dans un projet men par une collectivit locale une soci t d conomie mixte une agence d urbanisme ou tout autre prestataire peut tre destinataire des informations cadastrales strictement n cessaires la r alisation de sa mission pendant la dur e de celle ci La d tention ou l acc s permanent aux fichiers cadastraux d un territoire est r serv aux organismes ayant une mission de service public et condition que la finalit de leur traitement le justifie OM 3 Quelles limites la communication des informations cadastrales ET SYST MES D INFORMATION G OGRAPHIQUE La documentation cadastrale comporte la fois des informations de nature fonci re et des donn es recueillies des fins purement fiscales description des loca
11. favorable la constitution par une commune d un fichier d adresses destin diligenter des enqu tes concernant des d biteurs du Tr sor public 19 La commission souligne galement que les collectivit s ne peuvent collecter a l occasion de d marches aupr s d elles inscription aux activit s a p riscolaires cantines etc des informations sans lien avec la finalit du I fichier et susceptibles uniquement de permettre de r pondre aux demandes 9 Lu ventuelles d organismes tiers sur l employeur par exemple 14 On se reportera la fiche n 1 pour les demandes d extraits ou de copies d actes de l tat civil 15 La CNIL a notamment estim dans une d lib ration du 7 d cembre 1993 que les communes n ont aucune d marche positive accomplir pour r pondre aux demandes des services du Tr sor Public qui sont fond es sur le droit de communication saisi d une telle demande le d tenteur de l information doit se borner la communiquer s il la conna t GUIDE PRATIQUE COLLECTIVIT S LOCALES C L L i C C Fiche n 11 les fichiers de communication municipale Que ce soit pour les informer sur des v nements de la vie municipale ou les services offerts les consulter sur des projets accueillir les nouveaux arrivants ou encore r aliser des enqu tes les communes souhaitent l gitimement conna tre leurs administr s cet effet elles peuvent tre conduites rec
12. l autorisation pr fectorale pr voit que des agents des services de la police ou de la gendarmerie nationales sont destinataires des images et enregis trements ceux ci doivent tre individuellement d sign s et d ment habili t s par le chef du service dans lequel ils sont affect s GUIDE PRATIQUE COLLECTIVIT S LOCALES F1 C L L i C C Fiche n 16 les applications biom triques Les dispositifs biom triques parce qu ils permettent d identifier une personne par ses caract ristiques physiques biologiques voire comportementales sont particuli rement sensibles et sont donc soumis un contr le particulier de la CNIL Ainsi ces dispositifs ne peuvent tre mis en uvre sans autorisation pr alable de la CNIL La biom trie qu est ce que c est La biom trie regroupe l ensemble des techniques informatiques permettant de reconna tre automatiquement un individu partir de ses caract ristiques physiques biologiques voire comportementales Les donn es biom triques sont des donn es caract re personnel car elles permettent d identifier une personne Elles ont pour la plupart la particularit d tre uniques et permanentes ADN empreintes digitales Elles se rapprochent ainsi de ce qui pourrait tre d fini comme un identificateur unique universel permettant de fait le tra age des individus E 4 Le cadre juridique Tous les dispositifs de reconnaissance b
13. le cas ch ant le nombre de personnes les centres d int r t ou la qualit de pr sident d une association par exemple FICHIERS DE LES M 4 Comment mettre jour le fichier 11 Les donn es doivent bien entendu tre effac es du fichier lorsque la commune a connaissance du d c s de la personne ou de son d part de la commune ex renvoi du courrier pour NPAI radiation de la liste lectorale ou encore lorsqu elle a manifest le souhait d tre retir e du fichier La mise jour des fichiers peut se faire au moyen du fichier des personnes ayant d m nag d finitivement communiqu par les services de la Poste contrat Charade l exclusion de la communication de la nouvelle adresse N FICHE GUIDE PRATIQUE COLLECTIVIT S LOCALES C C C L i C C ag OW 5 Le cas particulier des syst mes d alerte Les communes ont de plus en plus recours des syst mes automatis s d alerte destin s appeler les habitants en particulier en cas de risque naturel ou industriel L efficacit de ces syst mes repose sur l adh sion volontaire du plus grand nombre la d marche de la commune Pour tre efficace la mise en uvre d un syst me d alerte doit donc tre pr c d e d une campagne d information qui permettra d expliquer aux administr s l int r t pour la commune comme pour eux d un tel syst me L alerte des habitants pouvant se faire par d aut
14. pouvez galement contacter le service de la CNIL en charge des correspon dants LOCALES M 6 Un interlocuteur privil gi de la CNIL COLLECTIVIT S Afin de permettre au correspondant d exercer ses fonctions dans des condi tions optimales la CNIL propose aux correspondants un accueil privil gi qui b n ficient ainsi d un traitement prioritaire La CNIL a cr un service enti rement d di aux correspondants qui propose des formations g n ra listes sur la loi ainsi que des formations th matiques adapt es aux besoins de chacun GUIDE PRATIQUE COLLECTIVIT S LOCALES ES E C C L i C C Fiche n 1 les fichiers de l tat civil EN Les services d tat civil recourent des applications informatiques pour assurer en particulier la tenue des registres l dition des tables annuelles et d cennales la transmission des informations certaines administrations la r daction assist e par ordinateur des actes et l dition d extraits et de copies des actes La tenue des registres d tat civil constitue donc une obligation pour les maires et les personnes concern es ne peuvent s opposer l informatisation des actes les concernant L TAT CIVIL LES BONNES PRATIQUES M 1 Les utilisations des informations collect es aux fins de tenue de l tat civil Les donn es enregistr es par les services d tat civil l occasion de l tablissement ou de l actualisat
15. OE 2 Le contr le de la conformit des fichiers la loi La CNIL v rifie lors de l instruction des d clarations de fichiers qui lui sont adress es que les caract ristiques des traitements concern s sont bien conformes la loi et autorise la mise en uvre des traitements qui aux termes de la loi n cessitent une attention particuli re du fait de leur contenu ou de leur finalit PERSONNELLES C est galement ce titre que la Commission peut simplifier les formalit s d claratives voire exon rer de d claration certains fichiers La CNIL dispose d un pouvoir de contr le qui permet ses membres et ses agents d acc der tous les locaux professionnels Sur place ses membres et agents peuvent demander communication de tout document n cessaire et en prendre copie recueillir tout renseignement utile et acc der aux pro grammes informatiques et aux donn es M 3 Le pouvoir de sanction Au titre de son pouvoir de sanction la CNIL peut adresser des avertissements et des mises en demeure de faire cesser un manquement la loi prononcer une injonction de cesser le traitement ou un retrait de l autorisation et en cas d urgence d cider l interruption du traitement ou le verrouillage des donn es prononcer des sanctions p cuniaires pouvant aller jusqu 300 000 en cas de r it ration d noncer au parquet les infractions la loi dont elle a connaissance ET PROTECTI
16. claration Aucune formalit d clarative requise Finalit du fichier Texte de r f rence Information et communication externes Dispense n 7 S applique notamment aux sites internet qui ne collectent des informations caract re personnel qu des fins d information et de communication l exclusion des t l services S applique l utilisation de la liste lectorale des fins de communication municipale Exclut toute sollicitation commerciale Gestion des r mun rations paie d clarations fiscales et sociales tenue des registres obligatoires Dispense n 1 Comptabilit g n rale D lib ration n 80 34 du 21 octobre 1980 Gestion des fichiers de fournisseurs Dispense n 4 Gestion d mat rialis e des march s publics Dispense n 3 T l transmission des actes soumis au contr le de l galit Dispense n 5 Conservation d archives Article 36 de la loi du 6 janvier 1978 Registres des personnes g es ou handicap es mis en uvre dans le cadre du plan d alerte et d urgence d partemental en cas de risques exceptionnels fichiers canicule grands froids D cret n 2004 926 du 1 septembre 2004 pris en application de l article L 121 6 1 du code de l action sociale et des familles Exclut les syst mes automatis s d alerte de la population en cas de risque naturel ou industriel qui doivent faire l objet d une d clara
17. couvertes par le secret statistique M 2 Les traitements informatiques mis en uvre l occasion du recensement Le d cret d application de la loi instaurant le recensement r nov autorise les communes ou les EPCI mettre en uvre des traitements automatis s aux seules fins de suivre l avancement de la collecte article 38 111 calculer les l ments de r mun ration des agents recenseurs article 38 IV assurer le contr le d exhaustivit de la collecte article 39 cet effet les communes ou les EPCI peuvent utiliser des donn es extraites du fichier de la taxe d habitation FTH localisation pr cise et cat gorie du logement nombre de logements par adresse et nombre de personnes par logement OOOO IE POPULATION LA RECENSEMENT DE LE 7 FICHE N O M En concertation avec la Direction g n rale des imp ts les directions r gionales de lINSEE mettent ainsi la disposition des communes ou des EPCI demandeurs un fichier comportant les informations n cessaires aux op rations de contr le de l exhaustivit de la collecte Cet extrait du fichier de la taxe d habitation ne peut tre conserv que 10 jours apr s la fin de la collecte des donn es du recensement POPULATION LA M 3 Les modalit s actuelles de diffusion des donn es du recensement Les collectivit s locales peuvent tre destinataires sous certaines conditions de statistiques su
18. cret n 2005 937 du 2 ao t 2005 acte r glementaire unique n 1 T l service Demande d acte de naissance Arr t du 6 f vrier 2006 acte r glementaire unique n 2 Ne s applique qu aux communes adh rentes au portail acte de naissance de la DGME En pratique Prendre connaissance du texte correspondant la proc dure indiqu e norme simplifi e autorisation unique ou acte r glementaire unique le traitement doit respecter en tout point le cadre fix par la d cision D clarer en ligne sur le site de la CNIL www cnil fr ou utiliser le formulaire de d claration simplifi e t l chargeable Un r c piss de la d claration est adress au responsable du traitement dans les meilleurs d lais GUIDE PRATIQUE COLLECTIVIT S LOCALES E C C C L i C C l a D CLARATION POUR QUEL FICHIER QUELLE TABLEAU R CAPITULATIF La D CLARATION NORMALE Si d signation d un correspondant aucune formalit d clarative requise FINALIT DU FICHIER Tout traitement automatis comportant des donn es caract re personnel d s lors qu il n est conforme aucune des normes pr cit es dispense norme simplifi e autorisation unique acte r glementaire unique et qu il ne rel ve pas d une proc dure d autorisation ou d avis pr alable voir ci apr s Exemples Gestion fonci re am nagement du territoire sans interconnexion ou mise en
19. des mod les d annexes propos s notamment sur les s curit s mises en place et les changes de donn es ventuels Pour la demande d avis joindre en plus un projet d acte r glementaire arr t z ou d cision de l organe d lib rant de l tablissement y Le traitement devra respecter en tout point le cadre fix par l autorisation d livr e ou par l acte r glementaire accompagn de l avis de la CNIL E o w a lt W l ea lt E OOOO Modeles de notes d information al MODELE DE NOTE D INFORMATION A PORTER SUR LES FORMULAIRES DE COLLECTE ET indication de l identit du responsable du traitement Les informations recueillies font l objet d un traitement informatique destin pr ciser la finalit Les destinataires des donn es sont pr cisez Conform ment la loi informatique et libert s du 6 janvier 1978 mo difi e en 2004 vous b n ficiez d un droit d acc s et de rectification aux infor mations qui vous concernent que vous pouvez exercer en vous adressant RIA AAA AR pr ciser le service et l adresse vous pouvez galement pour des motifs l gitimes vous opposer au traitement des donn es vous concernant NOTE D INFORMATION MOD LE DE NOTE D INFORMATION SUSCEPTIBLE D ETRE AFFICHEE MOD LES DE Le S Sorvico Suecia siens citer le nom du ou des servi ces concern s dispose nt de mo
20. et priv s concern s et peut d finir des objectifs communs pour la pr servation de la s curit et de la tranquillit publiques LA D LINQUANCE Dans ces conditions la Commission est vigilante sur ces changes de don n es en particulier en ce qui concerne la nature des donn es susceptibles d tre chang es la confidentialit de celles ci ainsi que sur la mise en place d ventuels traitements informatiques tels que des outils cartographi ques ou des fichiers de donn es individuelles LES COMMUNES ET LA PR VENTION DE 5 FICHE N GUIDE PRATIQUE COLLECTIVIT S LOCALES C C C L i C C Fiche n 6 fichiers cadastraux et systemes d information g ographique Le cadastre recense d crit et fixe les limites des propri t s fonci res et en donne une valuation utilis e en mati re fiscale Dans la mesure ou il comporte notamment l identit des propri taires fonciers il constitue un fichier de donn es caract re personnel Les collectivit s locales et leurs groupements utilisent la documentation cadastrale de leur territoire pour la gestion fonci re urbanisme et les op rations d am nagement du territoire ainsi que pour renseigner le public Dans certains cas les groupements de communes ou les conseils g n raux centralisent l acquisition des fichiers aupr s des services fiscaux pour les mettre disposition des communes et collectivit s de leur ressort souvent au sein de
21. nements etc Les lecteurs ne peuvent s opposer la transmission des informations les concernant issues de la liste lectorale Les demandeurs prenant co pie de la liste lectorale doivent donc d s le premier contact par courrier rappeler aux personnes auxquelles elles s adressent qu elles peuvent se faire radier du fichier GUIDE PRATIQUE COLLECTIVIT S LOCALES C C C L i C C O M 3 L utilisation de la liste lectorale par des tiers a Les conditions de communication de la liste Le code lectoral permet tout lecteur tout candidat et tout parti ou groupement politique de prendre communication et copie de la liste lectorale condition de s engager ne pas en faire un usage commercial utilisation par une agence de publicit par une entreprise commerciale ou par un agent immobilier en vue de d marches de prospection par exemple LECTORALE LISTE Apr s avoir v rifi que le demandeur entre bien dans une des cat gories pr vue par la loi les services municipaux peuvent donc d livrer copie de la liste lectorale Si cette d livrance est faite sur support informatique cette facilit doit tre offerte tous les demandeurs et factur e de fa on identique si elle implique un co t pour la commune LA 2 On rappellera que la Commission d acc s aux documents administratifs CADA est seule comp tente pour examiner les questions relatives l acc s aux l
22. ou mobile Ne s applique pas aux dispositifs d coute ou d enregistrement des conversations t l phoniques ou la localisation d un employ partir de son t l phone portable G olocalisation des v hicules utilis s par les employ s Norme simplifi e n 51 QUO IEA D CLARATION POUR QUEL FICHIER QUELLE TABLEAU R CAPITULATIF LA D CLARATION DE CONFORMIT UNE AUTORISATION UNIQUE OU UN ACTE R GLEMENTAIRE UNIQUE Finalit du fichier Texte de r f rence Syst mes d information g ographique SIG ou autres traitements associant donn es cadastrales d urbanisme et ou des SPANC services publics de l assainissement non collectif Autorisation unique n 1 S applique toutes les collectivit s locales et leurs groupements EPCI syndicats de communes Dispositifs biom triques pour le contr le d acc s la gestion des horaires et de la restauration sur les lieux de travail contour de la main Autorisation unique n 7 Ne s applique qu aux syst mes reposant sur la reconnaissance du contour de la main Dispositifs biom triques de contr le de l acc s aux locaux sur les lieux de travail empreintes digitales Autorisation unique n 8 Ne s applique qu aux syst mes reposant sur la reconnaissance de l empreinte digitale enregistr e sur un support individuel d tenu par la personne concern e Validation des attestations d accueil D
23. papier par l interm diaire de l agent municipal habilit cette fin Conditions de communication des informations cadastrales e Si vous tes propri taire de la parcelle et que vous avez justifi de cette qualit ou que vous avez d sign un mandataire qui pourra attester de cette qualit l ensemble des donn es vous concernant peuvent vous tre d livr es D INFORMATION CADASTRE e En tant que tiers demandeur vous pouvez avoir communication des r f rences cadastrales et de l adresse d un bien de son valuation pour la d termination de la taxe fonci re valeur locative ainsi que des nom pr nom et adresse du ou des propri taires Vous ne pouvez pas avoir acc s aux date et lieu de naissance du propri taire ni aux mentions relatives aux motifs d exon ration fiscale MODELE DE NOTE Conditions de r utilisation des informations cadastrales e La r utilisation des informations cadastrales est soumise en l tat actuel de la l gislation au consentement de la personne concern e le propri taire ou lPanonymisation pr alable des informations par l autorit d tentrice de ces donn es conform ment l article 13 de la loi du 17 juillet 1978 modifi e relative acc s aux documents administratifs et la r utilisation des informations publiques e En outre tout traitement ult rieur ou constitution d un fichier comportant des donn es caract re personnel est soumis aux dispositions d
24. quence avoir acc s ces donn es que si elles disposent d une telle autorisation Les maires qui permettraient une consultation des registres sans cette autorisation verraient leur responsabilit p nale engag e En revanche la consultation des registres d tat civil datant de plus de cent ans est libre en application des dispositions du code du patrimoine Les informations sur le demandeur d un extrait ou d une copie int grale d un acte de l tat civil peuvent tre conserv es un an aux seules fins de preuve dans un ventuel contentieux Ces informations se limitent au nom au pr nom la qualit l adresse du demandeur ainsi qu la date de d livrance et au type de l acte demand LES N 1 FICHE 4 D lib ration CNIL n 2005 183 du 5 juillet 2005 portant avis sur le projet d arr t cr ant un traitement de donn es caract re personnel mettant en place le t l service demande d acte de naissance OOOO IE Fiche n 2 la liste lectorale J M 1 La tenue et la gestion de la liste lectorale par la commune En application des dispositions du code lectoral le maire en tant qu agent de l tat est responsable de la tenue de la gestion et de la r vision annuelle de la liste lectorale de la commune LECTORALE Pour assurer la mise jour de la liste lectorale la commune peut le cas ch ant transmettre la liste des personnes dont la carte d lecteur
25. syst mes d information g ographique SIG intercommunaux ou d partementaux Chaque commune ou groupement de communes d tenant ses propres fichiers cadastraux ou acc dant une base de donn es g r e distance doit d finir les utilisations qu il va faire des donn es cadastrales M 1 Pour quelles finalit s Le fichier du cadastre ou le SIG peut notamment tre utilis pour instruire les demandes d autorisation d occupation du sol permis de construire d am nager ou de d molir d claration pr alable etc g rer et exploiter les d clarations d intention d ali ner constituer des dossiers d acquisitions ou de ventes fonci res g rer les permissions de voiries envoyer aux propri taires fonciers des courriers d information sur des op rations d am nagement ou d entretien les concernant g rer le service public de l assainissement non collectif SPANC d livrer des relev s aux propri taires et r pondre aux personnes souhaitant obtenir des renseignements concernant une parcelle d termin e dans la limite des informations communicables et dans les conditions rappel es ci dessous quelles limites la communication des informations cadastrales Chaque commune ou groupement de communes ayant ses propres fichiers cadastraux ou acc dant une base de donn es du cadastre g r e distance doit d finir pr cis ment les utilisations qu elle ou il souhaite faire des donn
26. un tiers qui n a pas qualit pour les recevoir des donn es caract re personnel dont la divulgation aurait pour effet de porter atteinte la consid ration de l int ress ou l intimit de sa vie priv e constitue une infraction p nale punie de cinq ans d emprisonnement et de 300 000 euros d amende LES ADMINISTR S 1 Dans quelles conditions une commune peut elle communiquer des M tiers des renseignements sur ses administr s Cette communication ne peut tre effectu e que sur demande ponctuelle crite visant des personnes nomm ment d sign es identifi es directement ou indirectement est exclu qu elle porte sur l int gralit d un fichier La demande doit pr ciser le texte l gislatif fondant ce droit de communication ainsi que les cat gories d informations sollicit es La collectivit saisie de la requ te doit s assurer de sa conformit aux textes invoqu s et peut toujours en cas de doute interroger la CNIL FOURNIR DES RENSEIGNEMENTS SUR 2 Quels sont les tiers autoris s obtenir ponctuellement des M informations sur des personnes d tenues par les communes o a L administration fiscale a Le Tr sor public direction g n rale de la comptabilit publique e uniquement dans les conditions fix es par les articles L 81 L 95 du Livre des a Proc dures fiscales pour le recouvrement de cr ances fiscales ou des I amendes et condamnations p cuniaires article 90 de la loi de finan
27. CALISATION OE 1 Pour quelles utilisations i7 Un dispositif de g olocalisation ne peut tre mis en uvre que pour les finalit s suivantes contribution la s curit des personnes ou des marchandises transport es travailleurs isol s transports de fonds et de valeurs etc meilleure gestion des moyens en personnel et v hicules prestations accomplir en des lieux dispers s suivi et facturation d une prestation par exemple ramassage scolaire nettoyage des accotements d neigement routier patrouilles de service sur le r seau routier etc suivi du temps de travail lorsque ce suivi ne peut tre r alis par d autres moyens FICHE N En revanche le recours la g olocalisation n est pas justifi lorsqu un employ dispose d une libert dans l organisation de ses d placements visiteurs m dicaux VRP etc Quelle que soit la finalit envisag e l utilisation d un dispositif de g olocalisation ne doit pas conduire un contr le permanent de l employ concern En outre le responsable du traitement ne doit pas g olocaliser ses employ s en dehors de leurs horaires de travail lorsque les v hicules peuvent tre utilis s des fins priv es les employ s doivent donc pouvoir d sactiver le dispositif de g olocalisation l issue de leur temps de travail GUIDE PRATIQUE COLLECTIVIT S LOCALES C C C L i C C o E 2 quelles conditions
28. L du 9 mai 2006 9 Les fichiers constitu s des fins d alerte de la population doivent faire l objet d une d claration normale 16 D lib ration CNIL n 2006 138 du 9 mai 2006 d cidant de la dispense de d claration des traitements constitu s des fins d information ou de communication externe OOOO E Fiche n 12 le fichier des logements vacants M 1 Pour quel usage La loi pr voit que les informations relatives aux logements vacants recens s par l administration fiscale pour l tablissement de la taxe d habitation peuvent tre utilis es pour favoriser la politique sociale d aide au logement Seuls les communes les d partements et les tablissements publics intercommunaux fiscalit propre sont autoris s recevoir et exploiter le fichier des logements vacants cette fin Ces informations peuvent tre utilis es pour envoyer aux propri taires de logements inoccup s des courriers d information sur les aides la r habilitation des logements et leur remise sur le march propo s es par la collectivit ou des questionnaires anonymes ou nominatifs selon l exploitation qui en est faite sur les causes d inoccupation des logements ou encore pour la r alisation de statistiques sur l volution du parc immobilier vacant Toute exploitation de ces donn es des fins trang res aux objectifs fix s par le l gislateur est interdite Ainsi les courr
29. LE DE NOTE D INFORMATION VID OSURVEILLANCE page 76 Ce guide est t l chargeable sur le site internet de la CNIL www cnil fr CIO O M Nos collectivit s locales sont amen es recourir de fa on croissante aux moyens informatiques pour g rer les nombreux services dont elles ont la comp tence tat civil listes lectorales inscriptions scolaires action sociale gestion fonci re et urbanisme facturation de taxes et redevances etc Simultan ment les dispositifs de contr le li s aux nouvelles technologies se multiplient vid osurveillance applications biom triques g olocalisation etc et le recours au r seau Internet facilite le d veloppement des t l services locaux de l administration lectronique destination des administr s Ces applications ou fichiers recensent de nombreuses informations sur les personnes administr s de la collectivit ou autres usagers La loi Informatique et Libert s fixe un cadre la collecte et au traitement de ces donn es afin de les prot ger dans la mesure o leur divulgation ou leur mauvaise utilisation est susceptible de porter atteinte aux droits et libert s des personnes ou leur vie priv e Les maires et les pr sidents d tablissements publics de coop ration intercommunale sont responsables de ces traitements informatiques et de la s curit des donn es personnelles qu ils contiennent Ils peuvent ainsi voir leur responsabilit notamment p nal
30. LES GUIDES DE LA CNIL LES COLLECTIVIT S LOCALES dition 2009 LI E LI Sommaire COLLECTIVIT S LOCALES ET PROTECTION DES DONN ES PERSONNELLES page 2 FICHE N 1 les fichiers de l tat civil page 9 FICHE N 2 la liste lectorale page 14 FICHE N 3 la fiscalit locale page 17 FICHE N 4 les fichiers sociaux page 21 FICHE N 5 les communes et la pr vention de la d linquance page 27 FICHE N 6 fichiers cadastraux et syst mes d information g ographique page 31 FICHE N 7 le recensement de la population page 35 FICHE N 8 la gestion des demandes d attestation d accueil page 37 FICHE N 9 le contr le de l galit le traitement actes page 39 FICHE N 10 fournir des renseignements sur les administr s page 40 FICHE N 11 les fichiers de communication municipale page 43 FICHE N 12 le fichier des logements vacants page 46 FICHE N 13 le fichier des associations subventionn es page 49 FICHE N 14 administration lectronique locale et t l services page 50 FICHE N 15 les dispositifs de vid osurveillance page 52 FICHE N 16 les applications biom triques page 55 FICHE N 17 la g olocalisation page 58 MODE D EMPLOI COMMENT D CLARER page 61 TABLEAU R CAPITULATIF QUELLE D CLARATION POUR QUEL FICHIER page 65 MOD LES DE NOTE D INFORMATION page 72 MOD LE DE CLAUSE DE CONFIDENTIALIT page 73 MODELE DE NOTE D INFORMATION CADASTRE page 75 MOD
31. ON DES DONN ES LOCALES I L ATOUT MA TRE LE CORRESPONDANT INFORMATIQUE ET LIBERT S Institu en 2004 l occasion de la refonte de la loi du 6 janvier 1978 le correspon dant la protection des donn es ou correspondant informatique et libert s est un acteur et un relais incontournable de la culture informatique et libert s COLLECTIVIT S GUIDE PRATIQUE COLLECTIVIT S LOCALES 6 Li C C L i C C ag M 1 Pourquoi d signer un correspondant La d signation de ce correspondant qui reste facultative exon re de d claration la plupart des fichiers En contrepartie le correspondant doit tenir et mettre jour la liste des traitements exon r s de d claration qui sont mis en uvre par l organisme qui l a d sign Les autres fichiers relevant de la demande d avis et de la demande d autorisation continuent tre soumis la CNIL PERSONNELLES M 2 Un relais interne de l application de la loi La d signation d un correspondant informatique et libert s ne se r sume pas une simple mesure d all gement des formalit s d claratives Le cor respondant contribue une meilleure application de la loi et r duit ainsi les risques juridiques pesant sur le responsable de l organisme et s agissant des collectivit s locales sur les maires les Pr sidents de conseils g n raux ou conseils r gionaux E 3 Un acteur de la s curi
32. TIQUE COLLECTIVIT S LOCALES C C C L i C C O M Il POUR ALLER PLUS LOIN E 1 qui peut on communiquer l galement les donn es de l tat civil Les donn es caract re personnel enregistr es dans le registre d tat civil ne doivent tre communiqu es qu aux destinataires suivants L TAT CIVIL a L INSEE en application du d cret n 82 103 du 22 janvier 1982 relatif au r pertoire national d identification des personnes physiques et de l ins truction g n rale de l tat civil Les donn es que le maire est tenu de recueillir l occasion de la transcription d un acte pour le compte de l INSEE qui est charg de l exploitation statistique nationale des bulletins tat civil sont couvertes par le secret statistique et ne peuvent en aucun cas tre exploit es pour son propre compte par la mairie En outre elles ne peuvent tre conserv es que six mois au plus au del de ce d lai le traitement doit pr voir un dispositif d effacement b Les services des imp ts pour les informations relatives aux d c s art L 102 A du Livre des proc dures fiscales l exclusion des informa tions portant sur les h ritiers c Les services de protection maternelle et infantile du Conseil g n ral pour les extraits d actes de naissance et les copies d actes de d c s des enfants g s de moins de 6 ans conform ment l article 16 du d cret n 92 785 du 6 ao t 1992
33. UIDE PRATIQUE COLLECTIVIT S LOCALES C C C i L Ml C C Fiche n 3 la fiscalit locale EN LES R LES DES IMP TS LOCAUX POURQUOI FAIRE LOCALE Les collectivit s locales et leurs groupements re oivent chaque ann e de l administration fiscale les r les g n raux des imp ts directs locaux qui comportent les impositions mises leur profit Attention La loi interdit express ment toute utilisation de ces informations des fins commerciales politiques ou lectorales de m me que leur communication ou cession un tiers sous forme nominative FISCALIT LA 3 Le maire le pr sident de la collectivit ou de l tablissement public de coop ration intercommunale EPCI doit prendre toute disposition pour emp cher l utilisation d tourn e ou frauduleuse des supports transmis et mettre en uvre toute mesure utile notamment en termes de s curit physique pour assurer la conservation des documents et informations Il doit galement informer les personnes qui utilisent les informations ou en ont connaissance des peines encourues en cas de violation du secret professionnel N FICHE En cas de recours un prestataire de services une convention doit d finir pr cis ment les traitements qui lui sont demand s Le prestataire doit prendre les mesures de s curit n cessaires et s engager ce que les informations communiqu es ne soient pas conserv es utilis es ou dupliqu e
34. aires les usagers concern s et le personnel de l organisme doivent tre inform s de la finalit du traite ment du caract re obligatoire ou facultatif du recueil des destinataires des donn es et des modalit s d exercice des droits qui leur sont ouverts au titre de la loi Informatique et Libert s droit d acc s et de rectification mais aussi droit de s opposer sous certaines conditions l utilisation de leurs donn es LOCALES Cette information doit tre diffus e par exemple au moyen d affiches ap pos es dans les services recevant du public et port e sur les formulaires tablis par la commune ainsi que sur les courriers adress s aux usagers voir mod les la fin du guide COLLECTIVIT S GUIDE PRATIQUE COLLECTIVIT S LOCALES E C C L i C C o b Les droits d acc s et de rectification Toute personne usager agent municipal peut demander communication de toutes les informations la concernant contenues dans un fichier municipal et a le droit de faire rectifier ou supprimer les informations erron es c Le droit d opposition Toute personne a le droit de s opposer pour des motifs l gitimes ce que des donn es la concernant soient enregistr es dans un fichier informatique sauf si celui ci pr sente un caract re obligatoire par exemple un registre d tat civil Un administr peut ainsi s opposer figurer dans un fichier dit de population et doit tre inform du c
35. and le dispositif de vid osurveillance Z est install dans un lieu qui est public ou ouvert au public et qui comporte galement des zones non ouvertes au public par exemple un supermarch o lieux mixtes et si les images sont enregistr es et conserv es dans des traitements informatis s ou des fichiers structur s qui permettent d iden tifier des personnes physiques par exemple en rapprochant les images avec des informations d tat civil contenues dans un autre fichier Ces deux hypoth ses posent clairement la question de l interpr tation donner aux dispositions de l article 10 de la loi de 1995 les comp tences de la CNIL et de l autorit pr fectorale sont elles exclusives l une de l autre ou cumulatives OOOO E O Deuxi me cas le syst me s accompagne d un dispositif biom trique de reconnaissance faciale Il doit alors faire l objet d une demande d autorisation aupr s de la CNIL puisqu il fait appel une technique biom trique voir fiche n 16 Compte tenu du fait que les images sont dans ce cas enregistr es et conserv es dans des traitements informatis s ou des fichiers structur s qui permettent d identifier des personnes physiques doit on consid rer que l autorisation pr fectorale est galement n cessaire si le dispositif de vid o surveillance est install dans un lieu public ou ouvert au public M 3 Les garanties respecter Le n cessaire r
36. aract re facultatif de l inscription dans un tel fichier PERSONNELLES Il LES MISSIONS DE LA CNIL La Commission nationale de l informatique et des libert s autorit administrative ind pendante charg e d assurer le respect des dispositions de la loi du 6 janvier 1978 a deux missions principales informer les personnes concern es de leurs droits et les responsables de traitements de leurs obligations ET PROTECTION DES DONN ES veiller ce que les traitements de donn es caract re personnel soient mis en uvre conform ment aux dispositions de la loi du 6 janvier 1978 modifi e en 2004 LOCALES M 1 Le r le de conseil et d information La CNIL conseille et renseigne les personnes et les organismes qui envisagent de mettre en uvre des fichiers informatiques que ce soit au t l phone par courrier ou par ses pu blications Elle re oit galement les plaintes concernant le non respect de la loi Elle s est dot e d un service d orientation et de renseignement afin d apporter une r ponse rapide aux requ tes des particuliers comme des professionnels sur l application de la loi COLLECTIVIT S 1 Les textes cit s en r f rence la loi du 6 janvier 1978 modifi e en 2004 normes simplifi es applicables aux collectivit s locales d lib rations et guides sont disponibles sur simple demande aupr s de la CNIL ainsi que sur son site web http www cnil fr CIC IE aF
37. ation des ordures m nag res Norme simplifi e n 10 Les donn es doivent avoir t collect es directement aupr s des personnes concern es Consommations de gaz d lectricit d eau et redevances d assainissement facturables Norme simplifi e n 8 Les d clarants sont les services publics conc d s afferm s en r gie directe ou int ress e Lutte contre la vacance des logements Norme simplifi e n 49 S applique uniquement l envoi de courriers personnalis s li s la politique d aide au logement Logement social Norme simplifi e n 20 Enqu tes des fins statistiques Norme simplifi e n 19 Pr ts de livres disques documents d archives publiques Norme simplifi e n 9 S applique aux biblioth ques m diath ques Gestion courante des ressources humaines gestion administrative mise disposition d outils informatiques organisation du travail gestion des carri res et de la formation Norme simplifi e n 46 Ne s applique pas aux dispositifs de contr le des employ s vid osurveillance badgeuses cybersurveillance Contr les d acc s aux locaux des horaires et de la restauration administrative Utilisation des services t l phoniques sur les lieux de travail Norme simplifi e n 42 Ne s applique pas aux dispositifs d identification biom trique Norme simplifi e n 47 S applique aux services de t l phonie fixe
38. ces 2 Lu pour 1987 L article L 1617 5 du code des collectivit s territoriales a en outre tendu le droit de communication des comptables du Tr sor pour le recouvrement des cr ances des collectivit s locales et de leurs tablissements publics Les communes en particulier peuvent donc tre destinataires de demandes de renseignements portant sur des cr ances hospitali res GUIDE PRATIQUE COLLECTIVIT S LOCALES C C C L i C C La direction g n rale des imp ts ou la direction g n rale des douanes en vue de l tablissement de l assiette du contr le du recouvrement des imp ts articles L 81 L 95 du Livre des proc dures fiscales et pour le recouvrement des cr ances domaniales article L 79 du code du domaine de l tat LES ADMINISTR S b Les organismes sociaux Les organismes d biteurs de prestations familiales ou en charge du versement du RMI dans les conditions pr vues par l article L 583 3 du code de la s curit sociale Les organismes d biteurs de prestations familiales ou les huissiers de justice au titre de leur mission de recouvrement des cr ances alimentaires impay es article 7 de la loi 73 5 du 2 janvier 1973 c Les administrations de la justice de la police et de la gendarmerie Les magistrats dans le cadre des dispositions des codes de proc dure p nale et de proc dure civile notamment les articles 56 57 92 97 du code de proc dure p nale L
39. chier municipal ne peut tre utilis des fins commerciales ou politiques par exemple un fichier cadastral ne peut tre c d des fins commerciales de m me le fichier des inscriptions scolaires ou des deman deurs d emploi ne peut tre utilis des fins de communication politique Tout d tournement de finalit est passible de sanctions p nales OE 2 Le principe de proportionnalit Seules doivent tre enregistr es les informations pertinentes et n cessaires pour assurer la gestion des services municipaux par exemple ne pas enre gistrer la situation de famille lorsque sont seuls n cessaires au regard des finalit s du traitement le nom et l adresse de la personne M 3 Le principe de dur e limit e de conservation des donn es Les informations ne peuvent tre conserv es de fa on ind finie dans les fi chiers informatiques Une dur e de conservation doit tre tablie en fonction de la finalit de chaque fichier par exemple un mois pour les enregistre ments de vid osurveillance deux ans compter de la derni re aide pour le fichier d aide sociale un an apr s le dernier contact avec l int ress pour le fichier des demandeurs d emploi etc Au del les donn es doivent tre archiv es sur un support distinct CIO CES PERSONNELLES ET PROTECTION DES DONN ES LOCALES COLLECTIVIT S IN M 4 Le principe de s curit et de confidentialit
40. chiers des associations consulter le guide Associations sur le site de la CNIL NB Depuis une d cision de la CNIL du 9 mai 2006 les fichiers de gestion des membres ou donateurs des associations r gies par la loi de 1901 sont dispens s de d claration dispense n 8 OOOO E FICHIER DES ASSOCIATIONS SUBVENTIONN ES N 13 FICHE Fiche n 14 administration lectronique locale et t l services Les collectivit s locales souhaitent de plus en plus faciliter les d marches des administr s en particulier en permettant l accomplissement d un certain nombre de formalit s par internet ou encore en recourant pour la facturation de certains services des cartes puce multiapplicatives Ces applications d s lors qu elles sont appel es comporter des donn es caract re personnel rel vent de la loi informatique et libert s La mise en place d une t l proc dure ne doit conduire ni imposer l identification pr alable des usagers si la d marche administrative ne le n cessite pas ni recueillir des donn es suppl mentaires qui ne seraient pas pertinentes par exemple demander le num ro de carte d identit pour la d livrance d un extrait d acte d tat civil Les donn es recueillies ne doivent servir que pour les finalit s expos es au moment de leur collecte 17 LOCALE ET T L SERVICES Dans tous les cas les m mes r gles juridiques doivent s appliquer aux p
41. cte leur gard de la conservation ventuelle de leurs donn es dans un fichier et donc de leur droit de s opposer y figurer sans qu il en r sulte de cons quences leur gard des destinataires des informations et des conditions d exercice de leur droit d acc s de rectification et de suppression COCO ICE IN M 2 Quels fichiers utiliser La commune peut utiliser la liste lectorale pour constituer un fichier de communication municipale la condition d en informer clairement les administr s lors de leur inscription sur la liste lectorale Ainsi s ils le souhaitent ils peuvent s opposer recevoir de la communication municipale La commune peut galement choisir de collecterles informations n cessaires mais toujours de fa on facultative en d posant des questionnaires dans les bo tes aux lettres des habitants La commune peut acqu rir aupr s des services de la Poste un fichier des nouveaux arrivants constitu partir du fichier des personnes ayant signal leur changement d adresse et ne s tant pas oppos es ce que cette information soit communiqu e des tiers Ces donn es ne peuvent servir qu communiquer avec les habitants COMMUNICATION MUNICIPALE M 3 Quelles informations sont n cessaires Les informations susceptibles d tre conserv es doivent se limiter l identit la date ou l ann e de naissance et l adresse ainsi que
42. d Les services de l tat civil des autres mairies e Les autorit s judiciaires dans la limite de leurs attributions f Le service municipal des vaccinations conform ment l article L 1422 1 du code de la sant publique et au d cret du 28 f vrier 1952 g Le service municipal en charge du recensement au titre du service national en vertu de l article R 111 9 du code du service national h La commission administrative charg e de la r vision de la liste lectorale au titre de l article R 7 du code lectoral exclusivement pour les personnes d c d es FICHIERS DE LES N 1 FICHE M 2 Qui peut obtenir un extrait ou une copie d un acte de l tat civil Des copies ou extraits d actes de naissance de mariage ou de d c s peuvent tre d livr s sous les conditions suivantes a Tout requ rant peut obtenir un extrait d acte de naissance ou de mariage sans filiation DODODOdon IN b Il n est possible d obtenir une copie int grale ou un extrait d acte de naissance ou de mariage avec filiation que sur indication pr cise par le demandeur du lieu de naissance des noms pr noms et dates de naissance de l int ress ainsi que des noms et pr noms usuels des parents de la personne dont l acte est r clam pour les int ress s majeurs ou mancip s il convient d indiquer les parents les grands parents les enfants le conjoint le repr sentant l gal ou le curate
43. e engag e en cas de non respect des dispositions de la loi C est pourquoi notre commission charg e de veiller au respect de ces principes souhaite accompagner les lus locaux dans l accomplissement de leurs obligations en les informant sur les modalit s d application de la loi et en les conseillant sur les mesures adopter pour s y conformer C est l objet de ce guide qui s adresse tous les acteurs des collectivit s locales impliqu s dans la mise en uvre d applications informatiques ou Pexploitation de donn es personnelles ll a pour vocation de leur donner les cl s pour bien utiliser ces outils et les fichiers mis en uvre dans les diff rents domaines de la vie locale C est aussi le sens du nouveau dispositif du correspondant informatique et libert s interlocuteur privil gi de la CNIL au sein de la collectivit et dont la d signation permet celle ci d int grer pleinement la probl matique de la protection des donn es personnelles dans sa gestion quotidienne Alex T RK Pr sident de la CNIL CCOO ICE E Collectivit s locales et protection al des donn es personnelles Les informations que les collectivit s traitent informatiquement pour remplir leurs missions de service public qu elles agissent comme repr sentantes de l tat ou comme entit s locales doivent tre prot g es parce qu elles rel vent de la vie priv e et parce que leur divulgation est susceptible de por
44. e adresse lectronique sp cifique ce qui exclut les adresses g n rales d accueil des mairies ou CCAS accessible seulement apr s indication d un identifiant et d un mot de passe par l agent charg de traiter ces questions et de r pondre au fournisseur d lectricit FICHIERS SOCIAUX LES 4 La CNIL rappelle que cette communication a pour seul but la prise en charge par les agents habilit s du CCAS de la situation des personnes concern es La conservation de ces donn es limit e quatre mois compter de leur r ception doit galement faire l objet de toutes mesures garantissant leur confidentialit FICHE N GUIDE PRATIQUE COLLECTIVIT S LOCALES C C C L i C C lIl LE FICHIER DES DEMANDEURS D EMPLOI Les collectivit s territoriales jouent un r le de plus en plus important dans la lutte contre le ch mage Les communes peuvent ainsi recevoir des offres d emploi effectuer des op rations de placement en faveur de leurs administr s la recherche d un emploi dans le cadre de conventions avec l tat et ANPE et galement mettre en place des plans pour l emploi visant une population d termin e FICHIERS SOCIAUX E 4 quelles conditions constituer un fichier des demandeurs d emploi LES En application de l article L 311 11 du code du travail les maires peuvent leur demande tre destinataires de la liste des demandeurs d emploi domicili s da
45. e finalit ainsi que les modalit s de son assistance dans la d claration z adress e la CNIL i Ea o ml GUIDE PRATIQUE COLLECTIVIT S LOCALES C C C L i C C Fiche n 4 les fichiers sociaux al l LES FICHIERS DES CENTRE COMMUNAUX D ACTION SOCIALE Le centre communal d action sociale CCAS est aujourd hui le point d entr e pour de nombreux dispositifs d aide aide sociale l gale CMU RMI CASU Il peut ainsi tre amen g rer directement des services ou des tablissements sp cifiques cr ches r sidences pour personnes g es ou handicap es et donc collecter et traiter des informations d taill es sur les difficult s sociales ou m dico sociales de leurs usagers FICHIERS SOCIAUX Attention Des garanties particuli res permettant d carter tout risque d atteinte la vie priv e et de stigmatisation des populations prises en charge doivent entourer l utilisation de ces fichiers Le fichier g r par le CCAS ne peut tre utilis que pour remplir ses missions et ne peut en aucun cas tre exploit d autres fins par exemple de communication politique LES 4 FICHE N M 1 Quelles donn es le CCAS peut il recueillir Le CCAS ne peut demander d autres informations et pi ces justifi catives que celles pr vues par le s texte s d finissant les conditions d attribution de l aide sollicit e Ainsi Poctroi des aides l ga
46. e la loi du 6 janvier 1978 modifi e relative l informatique aux fichiers et aux libert s OOOO E Modele de note d information vid osurveillance TABLISSEMENT SOUS VID OSURVEILLANCE Nous vous informons que cet tablissement est plac sous vid osurveillance pour des raisons de occmmcononnnnnos indiquer les finalit s poursuivies Pour tout renseignement s adresser au Service s OUA saarea identifier la personne ou le service comp tent aupr s duquel vous pouvez galement exercer votre droit d acc s conform ment la loi Informatique et Libert s GUIDE PRATIQUE COLLECTIVIT S LOCALES C C C i L Ml C C MOD LE DE NOTE D INFORMATION VID OSURVEILLANCE www cnil fr 8 rue Vivienne CS 30223 75083 Paris cedex 02 T l O 53 73 22 22 Fax 01 53 73 22 00 Agence Aristophane
47. e procureur de la R publique la demande de l huissier de justice porteur d un titre ex cutoire et au vu d un relev certifi sinc re des recherches infructueuses qu il a tent es pour l ex cution article 40 de la loi n 91 650 du 9 juillet 1991 Les officiers de police judiciaire de la police et de la gendarmerie nationales agissant en flagrant d lit sur commission rogatoire ou dans le cadre d une enqu te pr liminaire articles 57 1 60 1 et 76 3 du code de proc dure p nale y compris par voie informatique ou t l matique article 60 2 du m me code Les bureaux d aide judiciaire afin de demander la v rification des ressources FOURNIR DES RENSEIGNEMENTS SUR o en vue de l attribution de l aide judiciaire loi n 72 11 du 3 janvier 1972 modifi e par la loi du 31 d cembre 1982 relative l aide judiciaire A ra d Les autres administrations b n ficiant d un droit de communication w Les services ext rieurs du travail et de l emploi dans le cadre du contr le E de la recherche d emploi ordonnance n 86 1286 du 20 d cembre 1986 articles L 351 1 et R 351 32 du code du travail Les services en charge de la gestion des allocations suppl mentaires pr vues aux articles L 815 2 et 3 du code de la s curit sociale fonds de solidarit vieillesse et fonds sp cial d invalidit pour le recouvrement sur la succession des h ritiers articles L 815 12 et L 815 15 du code de la s curit s
48. eil g n ral du Val d Oise cr ant un traitement de donn es caract re personnel mettant en place la carte de vie quotidienne Cartevaloise GUIDE PRATIQUE COLLECTIVIT S LOCALES C C L L i C IN M 2 La transparence gage de confiance pour les administr s Les internautes doivent tre inform s par des mentions explicites figurant sur les pages du site du caract re obligatoire ou facultatif des renseignements collect s de la finalit de la collecte des destinataires des informations trait es ainsi que de l existence d un droit d acc s et de rectification voir mod les de note d information en fin de guide En outre si la collectivit envisage de diffuser l annuaire nominatif des services de la mairie les personnes concern es doivent tre pr alablement inform es de cette diffusion et mises en mesure de s y opposer ET T L SERVICES S agissant de donn es contenues sur des cartes puce toutes mesures doivent tre prises exemple bornes d acc s pour permettre aux titulaires de ces cartes de consulter le contenu de celles ci La CNIL estime qu il ne doit pas y avoir de centralisation de fait de toutes les donn es des administr s Chaque service concern par une carte multiapplicative ne doit acc der qu aux donn es le concernant 19 LOCALE Dans le cas de la mise en place d un t l service celui ci doit essentiellement servir faire transiter les infor
49. els chiffrement des dossiers chang s par messagerie lectronique Les statistiques produites par le CCAS pour rendre compte de son activit ne doivent en aucun cas porter sur des donn es permettant d identifier m me indirectement un usager FICHIERS SOCIAUX 1 2 Qui peut acc der aux donn es LES Attention Les donn es trait es ne peuvent tre communiqu es qu aux services et organismes habilit s en conna tre c est dire ceux mentionn s dans le texte l gislatif r glementaire ou conventionnel encadrant le dispositif social concern 4 FICHE N Toutefois certaines entit s peuvent ponctuellement et sur demande motiv e obtenir communication d informations relatives un usager En cas de doute il appartient au CCAS de v rifier aupr s de Porganisme demandeur le fondement l gislatif autorisant ce dernier obtenir des donn es couvertes par le secret professionnel M 3 Une dur e de conservation n cessairement limit e Parce que les fichiers des CCAS recensent une population socialement fragile la dur e de conservation sur support informatique doit tre limit e vingt quatre mois apr s la derni re aide accord e Par exception les informations concernant les dossiers qui donnent lieu recours sur succession peuvent tre conserv es jusqu la fin de l op ration de recette li e ce recours Ces pr conisations ne font pas obstacle l a
50. ement ou de l Agence nationale de l accueil des trangers et des migrations ANAEM peuvent proc der des v rifications sur place E 2 La gestion informatis e des demandes de validation des attestations d accueil Afin de lutter contre les d tournements de proc dure les demandes de validation des attestations d accueil peuvent tre trait es et conserv es dans un fichier informatique 19 Les conditions de mise en uvre de ce fichier ont t pr cis es par un d cret du 2 ao t 2005 Ce texte num re limitativement les cat gories d informations susceptibles d tre enregistr es qu elles concernent l h bergeant ou l tranger accueilli la dur e de conservation de ces informations sur support informatis les personnes susceptibles d tre rendues destinataires de ces informations et les conditions d exercice par les int ress s de leurs droits d acc s et le cas chant de rectification 10 Article L 211 7 du code de l entr e et du s jour des trangers et du droit d asile CIC IEA LA GESTION DES DEMANDES D ATTESTATION D ACCUEIL N 8 FICHE Ce d cret rappelle galement les conditions de mise jour des informations trait es ainsi que l interdiction faite au responsable du traitement d tablir une interconnexion une mise en relation ou un rapprochement de ce fichier avec un autre M 3 Comment d clarer Afin de faciliter les formalit s d claratives a
51. ent informer le maire et le pr sident du Conseil g n ral lorsqu ils constatent que l aggravation des difficult s sociales ducatives ou mat rielles d une personne ou d une famille appelle l intervention de plusieurs professionnels Afin d optimiser l intervention de ces diff rents profession nels qui pourront partager des informations confidentielles le maire peut d signer un coordonnateur de l action sociale LES COMMUNES 5 FICHE N OOOO E O Dans son avis sur le projet de loi relatif la pr vention de la d linquance la CNIL a estim que les transmissions au maire d informations sur les difficult s sociales de ses administr s devaient tre limit es au strict n cessaire et que toute mesure devait tre prise pour pr server la confidentialit des informations Elle rappelle que ces changes d informations sont susceptibles de constituer des traitements de donn es caract re personnel soumis aux dispositions de la loi du 6 janvier 1978 et que conform ment aux dispositions de l article 25 l 7 de cette loi les traitements automatis s de donn es comportant des appr ciations sur les difficult s sociales des personnes doivent tre autoris s par la CNIL LA D LINQUANCE La loi permet galement au maire de cr er au sein de sa commune un Conseil pour les droits et devoirs des familles Celui ci est charg de dialoguer avec les familles de les informer de leurs droits et devoi
52. er des personnes physiques GUIDE PRATIQUE COLLECTIVIT S LOCALES C C C L i C C LES DISPOSITIFS DE VID OSURVEILLANCE 15 FICHE N Deuxi me cas seule une d claration aupr s de la CNIL est n cessaire C est le cas quand le dispositif est install dans un lieu non public et que les images sont enregistr es ou conserv es dans des traitements informatis s ou des fichiers structur s qui permettent d identifier des personnes physi ques La CNIL recommande aux responsables de tels traitements ou ceux qui envisagent de s en doter de se reporter la fiche La vid osurveillance sur les lieux de travail quelles garanties apporter extraite du Guide prati que pour les employeurs OE 2 Le r gime juridique n est pas clair et pose probl me dans deux cas Premier cas la question complexe et d licate mais heureusement rare du cumul de l autorisation pr fectorale et de la d claration aupr s de la CNIL La question se pose quand le dispositif de vid osurveillance est install dans un lieu public ou ouvert au public et que les images sont enregistr es et conserv es dans des traitements informatis s ou des fichiers structur s qui permettent d identifier des personnes physiques par exemple en rap LES DISPOSITIFS DE VID OSURVEILLANCE prochant les images avec des informations d tat civil contenues dans un Lo autre fichier ug o La question se pose galement qu
53. erritoriale celles en mati re d urbanisme les d cisions d attribution d aide prises par les centres communaux d action sociale mais aussi les compte rendus de conseil municipal comprenant la liste des personnes pr sentes ou les d lib rations adopt es par la collectivit pr sents intervenants I 2 Comment d clarer La CNIL prenant en compte la fois l encadrement l gislatif et r glementaire de cette proc dure et le nombre de d clarants potentiels a d cid par sa d lib ration du 2 mars 2006 de dispenser de d claration les collectivit s qui recourent un dispositif de t l transmission pour soumettre les actes qu elles prennent au contr le de l galit obligatoire ou non du repr sentant de l Etat 12 Articles L 2131 1 et L 2131 2 actes de la commune L 3131 1 et L 3131 2 actes du d partement L 4141 1 et L 4141 2 actes de la r gion et L 5211 3 actes des tablissements publics de coop ration intercommunale 13 R 2131 1 2131 4 OOOO IE ACTES LE TRAITEMENT 9 LE CONTR LE DE L GALITE N FICHE Fiche n 10 fournir des renseignements sur les administr s La loi permet des autorit s publiques de se faire communiquer dans le cadre de leurs missions et sous certaines conditions des informations issues de fichiers En dehors de ces cas le fait pour un responsable du traitement de porter la connaissance d
54. espect de la vie priv e les dispositifs de vid osurveillan ce ne doivent permettre de visualiser ni l int rieur des immeubles d habita tion ni de fa on sp cifique leurs entr es Une dur e de conservation limit e pour les lieux publics ou ouverts au public et sauf enqu te ou information judiciaire les enregistrements doivent tre d truits dans le d lai de conservation fix par l autorisation pr fectorale qui ne peut exc der un mois La dur e de conservation des images doit tre la m me pour les syst mes de vid osurveillance install s dans les lieux non ouverts au public LES DISPOSITIFS DE VID OSURVEILLANCE Lo L information des personnes l existence du syst me de vid osurveillan 5 ce et l identit de l organisme qui le g re doivent tre port es la connais gt sance de toute personne film e ou susceptible de l tre Cette information i doit tre assur e de fa on claire et permanente par exemple au moyen de E panonceaux appos s l entr e des locaux ouverts au public 2 Lu Droit d acc s toute personne peut demander au responsable du syst me avoir acc s aux enregistrements qui la concernent ou v rifier leur effa cement dans le d lai pr vu Les coordonn es nom ou qualit et num ro de t l phone du responsable doivent appara tre sur les supports d infor mation voqu s ci dessus Les destinataires des images ils doivent tre pr cis ment vis s et si
55. est revenue avec l indication N habite pas l adresse indiqu e NPAI aux services de la Poste pour v rification du changement d adresse Cette v rification ne peut porter sur l int gralit de la liste lectorale mais seulement au cas par cas LA LISTE 2 E 2 Lutilisation de la liste lectorale par le maire la fois d positaire de la liste lectorale en tant qu agent de l tat lecteur et parfois candidat sa r lection le maire est dans une situation particuli re s agissant des diverses utilisations de la liste lectorale FICHE N a des fins de communication politique Il ny a videmment aucun obstacle que ce soit dans le code lectoral ou dans la loi informatique et libert s ce qu un maire utilise la liste lectorale en p riode lectorale Dans ce cas le maire candidat doit veiller s appliquer lui m me les r gles de stricte galit entre candidats support de la copie d lai de traitement de sa demande co t de la prestation pour la commune le cas ch ant qu il est charg de faire respecter en tant qu agent de l tat b des fins de communication municipale De la m me fa on et sous r serve des r gles rappel es ci dessous encadrement des tris information sur l origine des informations utilis es un maire peut utiliser la liste lectorale des fins de communication institutionnelle ou municipale vie de la commune v
56. et les changes de donn es ventuels z Le traitement devra respecter en tout point le cadre fix par l autorisation d livr e y A f ue 5 ou par l acte r glementaire accompagn de l avis de la CNIL E a lt o w a lt W l ea lt E GUIDE PRATIQUE COLLECTIVIT S LOCALES C C C L i C C O LA DEMANDE D AVIS o W FINALIT DU FICHIER OBSERVATIONS I Utilisation du NIR ou consultation du r pertoire Si l utilisation du NIR a d j t autoris e par national d identification des personnes d cret le traitement est soumis d claration physiques RNIPP normale H Recensement de la population m tropole et Les fichiers mis en place par les communes J collectivit s d outre mer pour suivre l avancement du processus de collecte ou calculer la paie des agents gt recenseurs n ont pas tre d clar s la CNIL 2 Leur dur e de conservation doit cependant tre limit e au strict n cessaire Es Les donn es relatives au recensement proprement parler ne doivent pas tre lt conserv es par les communes E T l services de l administration lectronique utilisant un identifiant des personnes tu physiques demandes d actes inscription 5 des services E l W En pratique a Utiliser le formulaire de d claration normale t l chargeable sur le site de la CNIL www cnil fr Joindre un descriptif du fichier tabli l aide
57. evront tre inform es des trans missions de donn es les concernant LA PR VENTION DE ET III LE CONSEIL LOCAL DE S CURIT ET DE PR VENTION DE LA D LINQUANCE Parce qu il coordonne la mise en uvre de la politique de pr vention de la d linquance sur le territoire de la commune le maire doit tre inform sans d lai par les responsables locaux de la police ou de la gendarmerie nationales des infractions causant un trouble l ordre public commises sur le territoire de la commune Il est galement inform sa demande par le procureur de la R publique des classements sans suite des mesures alter natives aux poursuites ou des poursuites lorsque ces d cisions concernent les infractions pr cit es LES COMMUNES 5 ll est en outre pr vu la cr ation dans toutes les communes de plus de 10 000 habitants et dans celles qui comportent une zone urbaine sensible ZUS d un Conseil local de s curit et de pr vention de la d linquance pr sid par le maire FICHE N COCO CE Un d cret du 23 juillet 2007 est venu pr ciser la composition et le fonc tionnement de ce Conseil qui a pour fonctions principales d laborer une politique locale de s curit de suivre et d valuer les contrats locaux de s curit de d velopper des actions de pr vention et de lutte contre l ins curit Il favorise aussi l change d informations entre les responsables des institutions et organismes publics
58. icle L 135 B du Livre des proc dures fiscales les communes peuvent communiquer aux services fiscaux les informations n cessaires au recensement des bases des impositions directes locales M 1 Les modalit s de l aide au recensement des bases d imposition Aucun texte ne d finissant les modalit s de ce recensement celles ci r sultent souvent dans les faits du seul choix de la collectivit locale ou d un accord m me informel avec les services fiscaux locaux La CNIL rappelle que le contr le des situations fiscales reste de la comp tence exclusive de l administration fiscale et que toute transmission des tiers de donn es fiscales est interdite Ainsi les communes ne peuvent empi ter sur les comp tences propres de l administration fiscale par exemple en mettant des agents communaux disposition du centre des imp ts en cr ant un service de contr le fiscal ou une brigade d enqu teurs ou d analystes municipaux en exploitant et rapprochantles sources d informations les plus diverses permis de construire renseignements financiers ou commerciaux pour ensuite transmettre l administration fiscale des analyses visant au redressement de certains contribuables locaux en passant des march s avec des soci t s priv es sp cialis es dans la recherche de renseignements sur les contribuables etc De m me les renseignements communiqu s aux services fiscaux ne peuvent r sulter de l analyse de
59. iers adress s aux propri taires pour leur pr senter les diff rentes aides ne doivent comporter aucun message connotation commerciale notamment sur les partenaires priv s de l op ration de r habilitation ou politique M 2 Une utilisation transparente vis vis des administr s Afin de pr venir toute plainte ou incompr hension de la part des propri taires concern s il est essentiel que les courriers pr cisent l identit de la collectivit responsable du traitement et de l envoi la finalit et le fondement juridique de ce traitement l article L 135 B 4 alin a du livre des proc dures fiscales l origine des donn es trait es les destinataires des informations le caract re facultatif des r ponses demand es lorsque le responsable du traitement pr voit de conserver les coordonn es des personnes afin de leur adresser plusieurs courriers les modalit s d exercice des droits d acc s de rectification et d opposition GUIDE PRATIQUE COLLECTIVIT S LOCALES Li C L L i C C LOGEMENTS VACANTS FICHIER DES LE 12 FICHE N OM 3 Des conditions d utilisation visant emp cher le d tournement des donn es Le responsable du traitement ne doit conserver que les informations n cessaires au regard de l utilisation qu il entend en faire et de la finalit du traitement De m me l issue de la phase d envoi des courriers personnalis s les info
60. informations comportant des donn es caract re personnel est galement subordonn e au respect des dispositions de la loi informatique et libert s du 6 janvier 1978 modifi e en 2004 Le public ne peut acc der directement au logiciel de consultation par quelque moyen que ce soit Le demandeur doit tre clairement inform des conditions d utilisation des informations communiqu es A cet gard la CNIL propose aux collectivit s un mod le de note d information remettre pr alablement la d livrance des donn es document disponible la fin de ce guide Attention La CNIL rappelle que la diffusion de donn es cadastrales directement ou indirectement nominatives sur des bornes interactives ou des sites web publics comporte un risque d utilisation de ces informations d autres fins notamment commerciales sans que les personnes concern es y aient consenti ET SYST MES D INFORMATION G OGRAPHIQUE M 4 Des mesures de s curit particuli res Les niveaux d acc s l application informatique doivent tre d finis avec pr cision en fonction des besoins des utilisateurs S agissant d organismes autres que les communes EPCI syndicat mixte les services ne doivent pouvoir acc der sauf exception motiv e qu aux donn es g n rales num ro de la parcelle localisation nom et adresse du propri taire Un SIG en intranet ou extranet doit de pr f rence faire appel
61. iom trique sont soumis autorisation pr alable de la CNIL quel que soit le proc d technique retenu contour ou forme de la main empreinte digitale Il appartient chaque collectivit locale d adresser une demande d autorisation la CNIL Chaque application fait l objet d un examen au cas par cas en fonction notamment de la caract ristique biom trique utilis e ATTENTION La CNIL n agr e pas et ne labellise pas les dispositifs biom triques Les soci t s qui commercialisent ce type de dispositifs ne peuvent donc en aucune fa on se pr valoir d un quelconque agr ment de la CNIL sur leur produit OOOO E LES APPLICATIONS BIOM TRIQUES FICHE N 16 LIM 2 Des formalit s all g es pour certains dispositifs biom triques Afin de faciliter les formalit s la Commission a d fini un cadre appel autorisation unique applicable certains dispositifs biom triques Le principe est le suivant lorsque par exemple une collectivit locale souhaite mettre en uvre un dispositif biom trique qui r pond aux conditions d finies dans ce cadre elle peut b n ficier d une proc dure simplifi e II lui suffit alors d adresser la CNIL une simple d claration de conformit Cette proc dure d autorisation unique s applique aux dispositifs reposant sur la reconnaissance du contour de la main pour assurer le contr le d acc s au restaurant scolaire autorisation n AU 009 d
62. ion d un acte ne peuvent tre utilis es que pour l accomplissement des missions dont sont investis les maires en leur qualit d officier de l tat civil et ne doivent tre communiqu es qu aux destinataires habilit s en conna tre FICHIERS DE LES 4 Des extraits du traitement relatif la gestion de l tat civil peuvent tre constitu s pour alimenter le fichier de vaccination de la commune le fichier de recensement des jeunes en vue de la journ e d appel de pr paration a la d fense ou la commission administrative charg e de la r vision des listes lectorales pour ces seules fins et dans la limite des textes existants N FICHE Attention Les informations enregistr es ne peuvent tre utilis es des fins commerciales Aucune cession du fichier de l tat civil ne peut avoir lieu M 2 La diffusion des v nements familiaux Les donn es enregistr es aux fins d inscription d un acte sur le registre de l tat civil ne peuvent tre utilis es par les lus municipaux pour adresser des f licitations ou des condol ances De m me ces informations ne peuvent tre diffus es dans la presse ou sur tout autre support que si les personnes concern es ont au moment de l tablissement de l acte donn leur accord ce message personnalis ou cette publication Les informations collect es pour ces seules fins ne peuvent tre conserv es ni alimenter un fichier permanent
63. istes lectorales FICHE N b La limitation des tris et des s lections Aucune disposition l gale n interdit d effectuer une s lection sur l ge ou l adresse des int ress s il est en cons quence possible de choisir de s adresser des populations sp cifiques jeunes personnes g es r sidents d un quartier d termin es partir de ces crit res Les tris op r s sur la consonance des noms qui sont susceptibles de faire appara tre les origines raciales ethniques ou les appartenances religieuses r elles ou suppos es des personnes concern es sont en revanche inter dits compte tenu des risques de discrimination qu ils comportent article 226 19 du code p nal En outre la Commission consid re que les tris op r s sur le lieu de naissance des lecteurs ne sont pas justifi s au regard du principe de finalit en effet cette information figure uniquement sur les listes lectorales pour s assurer de l identit de l lecteur et viter les fraudes lors du scrutin 5 Articles L 28 second alin a et R 16 troisi me alin a OOOO E _ __ ____ A c La n cessaire information des personnes En cas d utilisation des listes lectorales pour proc der l envoi de courriers ou la r alisation d enqu tes la CNIL recommande que les administr s soient inform s de l origine des informations ayant permis de les contacter et de leur possibilit de se faire radier sur simp
64. itant une interrogation du r pertoire national d identification des personnes physiques RNIPP et les t l services de l administration lectronique comportant un identifiant des personnes physiques La demande d avis doit tre accompagn e d un projet d arr t ou de d cision de l organe d lib rant destin autoriser le traitement une fois l avis de la CNIL rendu GUIDE PRATIQUE COLLECTIVIT S LOCALES C C C L i C C a CTI 5 Une fois le dossier compl t dans le cas d une t l d claration la CNIL adresse imm diatement apr s envoi un accus de r ception lectronique dans le cas d un d claration au moyen du formulaire papier cette derni re doit tre adress e par envoi recommand avec demande d avis de r ception postal la CNIL 8 rue Vivienne CS 30223 75083 Paris Cedex 02 ou d pos aupr s de la CNIL contre re u La CNIL d livre ensuite par voie postale ou lectronique un r c piss de d claration indiquant le num ro sous lequel le traitement d clar est enregistr COMMENT D CLARER 2 Pour les proc dures particuli res d autorisation ou d avis la CNIL adresse au d clarant une notification de l autorisation ou de l avis qu elle a rendu D EMPLOI MODE COCO EB GUIDE PRATIQUE COLLECTIVIT S LOCALES C C E L C C Tableau r capitulatif quelle d claration pour quel fichier L EXON RATION ou LA DISPENSE de d
65. l association Attention Cette disposition financi re et comptable a pour seul but de permettre la commune concern e de contr ler l utilisation qui est faite de l argent public Une commune ne peut donc ce titre exiger la liste nominative des membres d une association qu elle a subventionn e Le Conseil tat a d ailleurs rappel dans un arr t du 28 mars 1997 que la communication l autorit communale de la liste nominative des adh rents d une association m me si cette transmission est assortie de l interdiction pour la commune de garder copie de cette liste m connaissait le principe de la libert d association lequel a valeur constitutionnelle En revanche la commune peut dans le cadre d un contrat d objectifs pass avec l association par exemple d finir des modalit s de certification du nombre d adh rents ou de leur origine g ographique commune ou hors commune sans qu il y ait communication des noms des personnes La transmission une commune de donn es statistiques anonymes sur les adh rents d une association est admise De fa on g n rale une association ne peut sauf cas pr vus par la loi communiquer des tiers la liste nominative de ses adh rents que dans la mesure o ces derniers en ont t pr alablement inform s et ne s y sont pas oppos s Pour toute information compl mentaire sur les conditions d application de la loi informatique et libert s aux fi
66. la situation fiscale des assujettis par la commune mais uniquement de constatations objectives M 2 L information des administr s En pratique ce recensement passe le plus souvent par l envoi direct de questionnaires aux personnes ou par la collecte de donn es sur les lieux de l habitation Dans tous les cas les administr s doivent tre inform s des finalit s de ce recueil d informations des cons quences leur gard de leurs r ponses et de leur droit d acc s En outre les administr s doivent pouvoir pr senter des observations avant la transmission des informations QUO LOCALE LA FISCALIT N 3 FICHE O M les concernant aux services fiscaux Cette transparence permet aux lus W d afficher les objectifs de l action engag e ainsi que ses modalit s o Les communes ne peuvent collecter des renseignements susceptibles d tre 9 transmis aux services fiscaux l insu des int ress s l occasion d enqu tes de voisinage par exemple ou sous couvert d un autre objectif r alisation a d une enqu te caract re g n ral sur les acteurs conomiques locaux par F exemple lt o Lo ml M 3 Comment d clarer A l L informatisation des r les transmis par l administration fiscale doit faire l objet d une d claration normale Si la commune choisit de proc der au 5 recensement des bases d imposition des imp ts locaux elle devra mentionner 4 cett
67. le demande des fichiers ainsi constitu s LECTORALE M 4 Comment d clarer LISTE Les traitements informatis s de gestion de la liste lectorale et de la liste lectorale compl mentaire des ressortissants d un tat membre de l Union Europ enne doivent faire l objet de d clarations de conformit en r f rence respectivement la norme simplifi e n 24 et la norme simplifi e n 38 Les traitements de communication politique d put maire ou maire candidat sa r lection par exemple constitu s partir des seules informations figurant sur les listes lectorales sont exon r s de d claration depuis un jugement du tribunal de grande instance de Paris du 17 octobre 1994 La CNIL a r cemment dispens de d claration les fichiers constitu s des fins d information et de communication externe et en cons quence les utilisations de la liste lectorale des fins de communication municipale d s lors que le maire respecte les obligations rappel es pr c demment qui lui incombent LA 2 FICHE N Attention La CNIL rappelle aux responsables de traitements que cette exon ration de d claration ne dispense pas de respecter l ensemble des dispositions de fond de la loi dont les plus importantes sont rappel es dans l introduction de ce guide 6 Rubrique Approfondir d cisions de la CNIL normes simplifi es du site web de la CNIL G
68. les est subordonn conform ment aux dispositions du code de l action sociale et des familles des conditions de r sidence stable en France et l absence de ressources suffisantes Ces crit res conduisent l gitimement le CCAS recueillir des informations sur les conditions de r sidence et sur la situation familiale professionnelle et financi re du demandeur Le CCAS peut galement recueillir des informations sur les difficult s d insertion sociale ou professionnelle des allocataires du RMI lorsqu il a pour mission d laborer le contrat d insertion de cet allocataire L enregistrement de la nationalit des demandeurs d aide sociale n est pas pertinent pour l attribution de l aide en effet le CCAS n a besoin pour appr cier la situation du demandeur que de savoir si celui ci est Fran ais ressortissant de l Union europ enne ressortissant d un pays ayant pass une convention d assistance avec la France ou ressortissant d un autre pays 7 Aux termes du d cret n 95 562 du 6 mai 1995 le CCAS doit notamment constituer et tenir jour un fichier des personnes b n ficiaires d une prestation d aide sociale ou d aide m dicale qui r sident sur le territoire de la commune OOOO IE O En outre les donn es trait es par le CCAS sont couvertes par le secret professionnel et ne peuvent donc tre divulgu es Des mesures de s curit visant limiter acc s au fichier doivent tre prises mots de passe individu
69. lution 5 ainsi que sur la proportion que repr sente cet imp t parmi l ensemble des ressources de la collectivit z wW L information ainsi diffus e doit videmment tre objective et exclure toute T exploitation politique de l utilisation d un imp t par une collectivit ou ha u des incidences d une d cision d une autre collectivit sur le montant global de ce m me imp t Seuls les noms et adresses des contribuables port s dans le fichier doivent tre utilis s dans ce but afin que le m me courrier soit adress l ensemble des contribuables locaux et que soit exclu tout envoi de courriers cibl s tenant compte par exemple du niveau d imposition Il est enfin recommand que les courriers indiquent la provenance et l origine des informations utilis es pour leur envoi M 3 Comment d clarer Les fichiers informatis s des r les g n raux d imp ts locaux doivent faire l objet d une d claration de conformit la norme simplifi e n 45 ou d une d claration normale s ils ne respectent pas les conditions fix es par cette norme l exclusion de traitements plus sensibles en particulier pour les communes souhaitant intervenir dans le recensement des bases d imposition ou en cas d interconnexion avec des fichiers de nature diff rente GUIDE PRATIQUE COLLECTIVIT S LOCALES C C C L i C C Il COMMENT RECENCER LES BASES DES IMP TS LOCAUX Dans le cadre de l art
70. mations vers les applications m tiers La dur e de conservation des donn es dans le t l service lui m me doit rester tr s br ve LECTRONIQUE Si des changes de donn es entre administrations sont pr vus l usager doit en tre inform et avoir donn son consentement M 3 Comment d clarer La mise en uvre par une collectivit locale d un t l service comportant un identifiant personnel doit faire l objet d une demande d avis aupr s de la CNIL au moyen du formulaire de d claration normale Les sites internet vitrines pr sentant l organigramme des services de la collectivit ou collectant des donn es caract re personnel uniquement pour l envoi d informations sont exon r s de d claration ADMINISTRATION 14 N Le d veloppement d une carte multiapplicative doit faire l objet d une demande d autorisation des lors que les traitements concern s donnent lieu une interconnexion de fichiers dont les finalit s correspondent des int r ts publics diff rents ou sinon d une d claration Dans tous les cas utiliser le formulaire de d claration normale FICHE 18 La DGME met la disposition des porteurs de projet de cartes de vie quotidienne un r f rentiel juridique labor en collaboration avec la CNIL www cvq fr OOCL E Fiche n 15 les dispositifs de vid osurveillance Quelles sont les conditions respecter avant de mettre en place de
71. ment des prestations familiales d une part les chefs d tablissement scolaire et l inspecteur d acad mie d autre part N FICHE GUIDE PRATIQUE COLLECTIVIT S LOCALES C C C L i C C O Outre la liste compl te des enfants de la commune soumis l obligation scolaire ce traitement permet d enregistrer les informations relatives au d faut d assiduit scolaire des l ves le cas ch ant sanctionn par des avertissements prononc s par l inspecteur d acad mie ou des sanctions d exclusion temporaire ou d finitive de l tablissement Le d cret d application de l article L 131 6 du code de l ducation non encore publi la date de r daction de ce guide doit pr ciser les donn es qui pourront tre enregistr es les mesures de s curit dans les transmis sions d informations ainsi que les modalit s selon lesquelles les communes devront ventuellement accomplir des formalit s aupr s de la CNIL LA D LINQUANCE En tout tat de cause les traitements mis en uvre pour assurer la mise en place et le suivi des mesures d accompagnement social ou ducatif desti nation des familles en difficult devront faire l objet de d clarations et le cas ch ant de demandes d autorisation s ils comportent des appr ciations sur les difficult s sociales des personnes La CNIL rappelle que conform ment l article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifi e en 2004 les familles concern es d
72. ndre toutes pr cautions utiles afin de pr server la s curit des informations et notamment d emp cher qu elles ne soient d form es endommag es ou communiqu es des per sonnes non autoris es DE CONFIDENTIALIT La soci t common s engage donc respecter de fa on absolue les obligations suivantes et les faire respecter par son personnel c est dire notamment DE CLAUSE ne prendre aucune copie des documents et supports d informations confi s par la soci t a et utilis s par la soci t lexception de celles n cessaires pour les besoins de l ex cution de sa prestation objet du pr sent contrat ne pas utiliser les documents et informations trait s des fins autres que celles sp cifi es au pr sent contrat ne pas divulguer ces documents ou informations d autres personnes qu il s agisse de personnes priv es ou publiques physiques ou morales prendre toutes mesures permettant d viter toute utilisation d tourn e ou frauduleuse des fichiers informatiques en cours d ex cution du contrat prendre toutes mesures notamment de s curit mat rielle pour assurer la conservation des documents et informations trait s tout au long de la dur e du pr sent contrat MOD LE OOOO IE et en fin de contrat s engage proc der la destruction de tous fichiers manuels ou informatis s stockant les informations saisies ou restituer int g
73. ns leur commune et ce exclusivement pour les besoins du placement ou pour la d termination d avantages sociaux 4 N Dans ce m me objectif les maires peuvent obtenir la liste des salari s domicili s dans leur commune dont le contrat de travail va prendre fin aupr s d entreprises en liquidation ou mettant en uvre un plan social d s lors que les personnes concern es en ont t pr alablement inform es et n ont pas exprim d opposition cette communication FICHE Toute utilisation de ces fichiers d autres fins et notamment des fins de communication politique est proscrite E 2 Quelles donn es la commune peut elle recueillir Les informations communiqu es par l ANPE par l interm diaire des agences locales pour l emploi comportent g n ralement les noms pr noms et adresses des demandeurs d emploi ainsi que le cas ch ant l indication du versement d un revenu de remplacement La CNIL admet que la qualification professionnelle des demandeurs d emploi puisse tre galement communiqu e aux maires La commune peut ensuite compl ter son fichier par des informations recueillies aupr s des demandeurs d emploi afin de les aider dans leur r insertion professionnelle formation exp rience professionnelle disponibilit s par exemple Dans tous les cas la CNIL recommande de ne pas conserver les donn es au del d un d lai d un an apr s le dernier contact avec l int ress COCO E
74. ociale QUO O Attention Aucun fondement l gislatif n autorise la communication d informations aux particuliers ou des soci t s priv es telles que les agences de recouvrement de cr ances 14 M 3 Quelles sont les informations qui peuvent tre communiqu es LES ADMINISTR S Les communes ne peuvent bien videmment communiquer aux autorit s publiques habilit es les demander que les informations dont elles disposent dans leurs fichiers manuels ou informatis s elles ne sauraient dans le simple but de satisfaire une demande de renseignement rechercher les informations dont elles ne disposent pas ou constituer des services d enqu te cette fin De m me les services municipaux ne peuvent pas utiliser les fichiers des centres communaux d action sociale CCAS qui constituent des tablissements publics distincts de la commune pour r pondre des demandes de renseignements adress es aux communes E 4 Quelles limites aux recherches incombant la commune Les communes peuvent tre tent es de diligenter des enqu tes pour r pondre des demandes d organismes ext rieurs puis de conserver les renseignements obtenus sur leurs administr s La CNIL rappelle qu aucune disposition l gislative ne permet aux mairies de diligenter de telles enqu tes m me la demande de tiers autoris s FOURNIR DES RENSEIGNEMENTS SUR Elle a ainsi rendu un avis d
75. oivent faire l objet d une demande d autorisation particuli re ET SYST MES D INFORMATION G OGRAPHIQUE FICHIERS CADASTRAUX N 5 FICHE GUIDE PRATIQUE COLLECTIVIT S LOCALES C C L i L i C C Fiche n 7 le recensement de la population M 1 Le nouveau recensement La loi du 27 f vrier 2002 a instaur un recensement r nov de la population qui consiste dans les communes de moins de 10 000 habitants effectuer un recensement exhaustif de la population mais selon un principe de rotation annuelle une commune sur cinq est recens e chaque ann e dans les communes de 10 000 habitants ou plus proc der une enqu te par sondage effectu e chaque ann e aupr s de 8 de la population totale de la commune Les communes oules tablissements publics de coop ration intercommunale EPCI sont d sormais charg s de la pr paration et de la r alisation des enqu tes de recensement En liaison avec l INSEE ils recrutent et forment les agents recenseurs pr parent sur le terrain la collecte des donn es suivent l avancement de la collecte et participent au contr le de son exhaustivit Attention La CNIL rappelle que les communes ne sont pas habilit es conserver et traiter pour leurs propres fins les donn es socio d mographiques recueillies l occasion des op rations du recensement Seul l INSEE peut tre destinataire de ces donn es qui sont
76. onditions Les registres pr vus par l article L 121 6 1 du code de l action sociale et des familles afin de favoriser l intervention des services sociaux en cas de risques exceptionnels sont exon r s de d claration s ils r pondent aux conditions pos es par ce d cret s agissant notamment de la population concern e personnes g es d au moins 65 ans et handicap es Ce dispositif concerne principalement les p riodes de canicule Les traitements concernant d autres risques exceptionnels climatiques ou autres et recensant d autres cat gories de population doivent faire l objet d une d claration normale 8 Conform ment au d cret n 2004 926 du 1 septembre 2004 pris apr s avis de la CNIL qui fixe les conditions de recueil et d utilisation des donn es personnelles dans le cadre de ce dispositif COIN O Il LE SIGNALEMENT DES IMPAY S EN MATI RE D LECTRICIT Le d cret n 2005 971 du 10 ao t 2005 organise le signalement au maire par les fournisseurs d lectricit des situations d impay s concernant des personnes r sidant sur la commune La transmission des donn es nom pr nom adresse option tarifaire et montant de la dette doit tre entour e de toutes les pr cautions utiles afin de garantir la s curit et la confidentialit des donn es notamment lorsqu elle est effectu e par internet Dans ce cas les informations doivent tre transmises par l interm diaire d un
77. orales Normes simplifi es n 24 et 38 Communication politique Norme simplifi e n 34 Le d clarant est le parti politique l lu ou le candidat des fonctions lectives Gestion des communes de de 2000 habitants gestion de l tat civil du fichier lectoral facturation des consommations d nergie et d eau et des redevances d assainissement mise en recouvrement de taxes et redevances facturation des services offerts aux parents gestion des pr ts de livres et disques Norme simplifi e n 32 S applique uniquement aux communes de de 2000 habitants Exclut la facturation de la redevance d enl vement des ordures m nag res Gestion des l ves des coles maternelles et l mentaires Norme simplifi e n 33 S applique uniquement aux fichiers des mairies Exclut l enregistrement du n INSEE ou n de s curit sociale GUIDE PRATIQUE COLLECTIVIT S LOCALES BODODdDOd a D CLARATION POUR QUEL FICHIER QUELLE TABLEAU R CAPITULATIF Facturation des services offerts aux parents gestion des transports et restaurants scolaires centres a r s et garderies coles de musique cr ches municipales Norme simplifi e n 27 Ne s applique pas aux t l services Recouvrement de certaines taxes et redevan ces droits de voirie droits immobiliers taxes sur le chauffage et clairage par lectricit taxes et redevances de cimeti res factur
78. pplicables aux fichiers de gestion des demandes de validation des attestations d accueil la CNIL met la disposition des communes partir de son site internet 1 une proc dure de d claration de conformit au d cret du 2 ao t 2005 LA GESTION DES DEMANDES D ATTESTATION D ACCUEIL N 8 FICHE 11 Rubrique D clarer t l proc dures d claration de conformit un acte r glementaire unique GUIDE PRATIQUE COLLECTIVIT S LOCALES C C C L i C C Fiche n 9 le contr le de l galit le traitement actes M 1 La possibilit nouvelle de t l transmission des actes Modifi par la loi relative aux libert s et responsabilit s locales le code g n ral des collectivit s territoriales 2 permet d sormais aux collectivit s de transmettre par voie lectronique au repr sentant de l tat les actes soumis au contr le de l galit et fixe dans sa partie r glementaire 9 les modalit s pr cises de cette t l transmission identification et authentification de la collectivit territoriale mettrice int grit des flux de donn es relatives aux actes s curit et confidentialit de ces donn es Ces traitements sont soumis la loi informatique et libert s puisque les actes concern s peuvent comporter des donn es caract re personnel par exemple les d cisions individuelles de nomination d avancement ou de sanction d agents de la fonction publique t
79. r la population qu elles administrent d lib rations de la CNIL du 24 mars 1998 et du 11 d cembre 2001 Moyennant la signature d une licence d usage avec la direction r gionale de l INSEE concern e les collectivit s territoriales et leurs regroupements peuvent obtenir l ilot d une part des fichiers d tail concernant les logements d autre part des comptages listes et tableaux pr d finis et sur mesure ne comportant pas de donn es sensibles ex nationalit nationalit ant rieure des Fran ais par acquisition pays de naissance date d arriv e en m tropole RECENSEMENT DE LE 7 Des r sultats sur les variables sensibles peuvent tre diffus s sous forme de tableaux pour les communes de plus de 5 000 habitants et pour des zones infracommunales fixes regroupant environ 6 000 personnes Ces modalit s de diffusion vont tre prochainement modifi es afin de tenir compte des nouvelles conditions de r alisation du recensement FICHE N OE 4 Comment d clarer Les traitements informatiques mis en uvre par les communes pour suivre avancement de la collecte des donn es du recensement et pour le calcul de la paie des agents recenseurs n ont pas tre d clar s aupr s de la CNIL ll en est de m me en cas d utilisation du fichier de la taxe d habitation aux fins exclusives de contr le d exhaustivit de la collecte GUIDE PRATIQUE COLLECTIVIT S LOCALES C C C L i C C
80. r ne doit servir qu l installation des donn es sur un poste de travail dont les acc s a l application doivent tre strictement limit s ses utilisateurs habilit s Le support amovible ne doit tre ni dupliqu ni transmis en dehors des locaux du service destinataire OOOO IEA LOGEMENTS VACANTS FICHIER DES LE FICHE N Les destinataires doivent acc der aux informations au moyen d un identifiant et d un mot de passe individuel ou par tout autre dispositif s curis M 5 Comment d clarer Les collectivit s utilisant le fichier des logements vacants de leur territoire peuvent proc der sur le site de la CNIL une d claration de conformit la norme simplifi e n 49 si le traitement est en tout point conforme aux prescriptions de ce document Dans le cas contraire elles doivent tablir une d claration normale GUIDE PRATIQUE COLLECTIVIT S LOCALES C C C L i C C LOGEMENTS VACANTS FICHIER DES LE 12 FICHE N Fiche n 13 le fichier des associations subventionn es En application de l article L 1611 4 du Code g n ral des collectivit s territoriales toute association ayant re u une subvention durant l ann e est tenue de transmettre la commune qui l a ainsi subventionn e la copie certifi e de son budget celle des comptes de l exercice coul et de lui communiquer tout document faisant appara tre les r sultats de l activit de
81. ralement les supports d informations selon les modalit s pr vues au pr sent contrat A ce titre galement la soci t ne pourra sous traiter l ex cution des pres tations une autre soci t ni proc der une cession de march Les supports d infor mations qui lui seront remis devront tre trait s sur le territoire fran ais m tropolitain EPA se r serve le droit de proc der toute v rification qui lui para trait utile pour constater le respect des obligations pr cit es par la soci t ll est rappel que en cas de non respect des dispositions pr cit es la responsabilit du titulaire peut galement tre engag e sur la base des dispositions des articles 226 17 et 226 5 du code p nal pourra prononcer la r siliation imm diate du contrat sans indemnit en faveur du titulaire en cas de violation du secret professionnel ou de non respect des dispositions pr cit es GUIDE PRATIQUE COLLECTIVIT S LOCALES C C C i L Ml C C DE CONFIDENTIALIT MOD LE DE CLAUSE Mod le de note d information cadastre a INFORMATION PR ALABLE LA CONSULTATION OU LA D LIVRANCE D EXTRAITS D INFORMATIONS CADASTRALES Vous avez souhait obtenir des informations cadastrales relatives une propri t d termin e partir de sa localisation adresse ou de son identification cadastrale n de parcelle Les informations vous seront remises sous forme
82. rchivage sur des supports distincts des dossiers des usagers dans le respect des dur es d finies par les Archives de France GUIDE PRATIQUE COLLECTIVIT S LOCALES C C C L i C C O OE 4 Quelle information assurer aux usagers sur leurs droits Les demandeurs doivent tre clairement inform s notamment par voie d affichage et par des mentions explicites sur les formulaires de demande d aide de l informatisation des donn es les concernant du caract re obligatoire ou facultatif des renseignements qui leur sont demand s des cons quences d un d faut de r ponse de l identit des destinataires des informations et de l existence et des modalit s d exercice de leurs droits d opposition d acc s et de rectification voir mod les de notes d information en fin de guide FICHIERS SOCIAUX LES M 5 Comment d clarer 4 Les fichiers de gestion de l aide sociale l gale comme facultative doivent faire l objet d une d claration normale N Si le CCAS et non la mairie envisage la mise en uvre de traitements de donn es comportant des appr ciations sur les difficult s sociales des personnes il doit adresser la CNIL une demande d autorisation FICHE Les fichiers mis en uvre pour la gestion des cr ches haltes garderies ou centres a r s peuvent faire l objet d une d claration de conformit la norme simplifi e n 27 s ils respectent ses c
83. relation de fichiers diff rents Etudes et actions d am lioration de l habitat Gestion des ordures m nag res Gestion des cimeti res Observatoire fiscal et aide au recensement des bases d imposition Alertes de la population en cas de risque naturel ou industriel plans communaux de sauvegarde Gestion des demandes de pi ces d identit et autres documents administratifs Gestion des aires d accueil des gens du voyage Gestion de l aide sociale l gale et facultative Fichier des demandeurs d emploi Syst me de vid osurveillance install dans un lieu public ou ouvert au public lorsque les enregistrements sont contenus dans des fichiers Systeme de vid osurveillance implant dans les locaux d une collectivit non accessibles au public OBSERVATIONS Hors syst mes d information g ographiques logiciels d urbanisme ou de SPANC qui rel vent d une autorisation voir autorisation unique n 1 et c d roms VisDGlI cadastre qui font l objet d une d claration simplifi e voir norme simplifi e n 44 Hors fichiers canicule dispens s de d claration En pratique D clarer en ligne sur le site de la CNIL www cnil fr ou utiliser le formulaire de d claration normale t l chargeable Un r c piss de la d claration sera adress post rieurement au responsable du traitement Le traitement devra respecter en tout point les termes de la d claration
84. res vecteurs que le t l phone cette campagne d information doit permettre dans tous les cas de rappeler aux administr s que ce dispositif est facultatif En outre il faut les informer du service destinataire des donn es et de l absence de r utilisation d autres fins que l alerte COMMUNICATION MUNICIPALE S agissant de la constitution des fichiers d appel la CNIL recommande que les coordonn es t l phoniques soient recueillies directement aupr s des personnes concern es cette d marche permet la commune de disposer du bon num ro de t l phone en cas d urgence y compris le cas ch ant celui des personnes inscrites en liste rouge et orange pourvu que l int r t de la d marche ait t clairement expliqu et d informer aussi de la mise en place du dispositif informatis d alerte FICHIERS DE LES La commune peut constituer ces fichiers partir de la liste des abonn s t l phoniques r guli rement acquise aupr s des op rateurs concern s c est dire expurg e des personnes inscrites en listes orange et rouge 11 N M 6 Comment d clarer FICHE Les fichiers ayant pour seules finalit s la constitution et l exploitation d un fichier d adresses des fins d information ou de communication externe en rapport avec les activit s de la collectivit l exclusion de toute sollicitation commerciale sont dispens s de d claration en vertu de la d lib ration de la CNI
85. rmations re ues de la DGI doivent tre effac es ou rendues anonymes Le fichier des logements vacants ne peut donc servir l enrichissement d autres fichiers Si la collectivit re oit chaque ann e le fichier actualis des logements vacants elle ne peut conserver que les donn es issues de la version la plus r cente du fichier l exception de la liste des personnes qui ont refus de recevoir tout nouveau courrier de m me nature M 4 Des acc s s curis s Les informations communiqu es par l administration fiscale restent soumises au secret professionnel en cons quence elles ne peuvent tre ni transmises ni c d es en tout ou partie un tiers Leur acc s doit tre r serv aux personnels charg s par la collectivit de la gestion de l envoi des courriers de leur retour ou de l tablissement des statistiques En cas de recours un prestataire pour l envoi des courriers la convention sign e entre les parties doit d crire les engagements qu il prend pour garantir leur s curit leur confidentialit et leur non utilisation d autres fins que celles d finies dans la convention Voir mod les de clauses de sous traitance la fin du guide La CNIL recommande que les donn es transmises sur support amovible par l administration fiscale soient chiffr es la cl de d chiffrement tant d livr e de mani re s curis e De m me le support amovible de transmission du fichie
86. roc dures distance et aux proc dures sur place ou par courrier LECTRONIQUE M 1 Des t l services s curis s La CNIL recommande que l acc s au t l service permettant de consulter distance ces demandes d actes soit contr l par un code d acc s et un mot de passe alphanum rique d une longueur de huit caract res minimum Les collectivit s pourront galement se r f rer au r f rentiel g n ral de s curit en cours de finalisation par la Direction g n rale de la modernisation de l tat DGME Celui ci d finira les modalit s plus ou moins fortes d authentification selon la nature du t l service ADMINISTRATION Les informations re ues distance ne peuvent tre stock es que le temps n cessaire la transmission vers le service concern sans donner lieu la constitution d une nouvelle base de donn es Les changes de donn es doivent tre s curis s ainsi le recueil de donn es caract re personnel au moyen d un site internet doit faire l objet de liaisons chiffr es https 14 N En mati re de vote lectronique la CNIL a adopt le 1 juillet 2003 une recommandation sur la s curit de ces syst mes disponible sur le site www cnil fr On trouvera galement sur le site de la CNIL dossier e admi nistration les positions de la CNIL sur cette question FICHE 17 D lib ration CNIL n 2005 074 du 21 avril 2005 portant avis sur le projet d arr t du cons
87. rs vis vis des enfants et de leur adresser des recommandations ll peut aussi lorsqu il ressort de constatations ou d informations port es la connaissance du Conseil que l ordre la s curit ou la tranquillit publics sont menac s raison du d faut de surveillance ou d assiduit scolaire d un mineur leur proposer des mesures d accompagnement parental voire la signature d un contrat de responsabilit parentale avec le pr sident du Conseil g n ral La CNIL qui a mis des r serves dans son avis sur ce dispositif de signa lement des mineurs et des familles probl mes rappelle ici aussi que les traitements de donn es caract re personnel mis en uvre pour assurer le suivi des familles et des enfants en difficult devront faire l objet des forma lit s pr alables pr vues par la loi du 6 janvier 1978 modifi e en 2004 et tre le cas ch ant autoris s par elle ET LA PR VENTION DE LES COMMUNES Il LES FICHIERS DE SUIVI DE L ASSIDUIT SCOLAIRE 5 Le maire doit proc der chaque ann e au recensement des enfants r sidant dans sa commune et soumis l obligation scolaire L article 12 de la loi sur la pr vention de la d linquance pr voit qu il peut pour faciliter ce recensement et am liorer le suivi de l obligation d assiduit scolaire mettre en uvre un traitement de donn es caract re personnel partir des informations trans mises par les organismes charg s du verse
88. s d autres fins que celles indiqu es par la convention l issue de sa mission il doit d truire tous les fichiers manuels ou informatis s servant de supports aux informations saisies M 4 Lanalyse de la fiscalit locale Les collectivit s locales peuvent utiliser les r les g n raux d imp ts locaux pour analyser partir de statistiques non nominatives tablies au niveau de la commune ou du quartier l exclusion de toute analyse la rue ou l adresse pr cise la r partition et l volution de l assiette des imp ts locaux ainsi que les ressources qui en r sultent QRO IEA O effectuer en mati re de taxe professionnelle des tudes similaires sur un uy chantillon de contribuables repr sentatif ou correspondant une part significative de l assiette de cette imposition conna tre la situation cono o mique des entreprises par secteur ou zone d activit 9 effectuer des tudes et simulations globales sur les cons quences d une modification des taux d imposition ou d abattements ba 4 lt E 2 L information adress e aux contribuables A ra La CNIL admet que chaque collectivit ou groupement de collectivit s puisse utiliser les r les des imp ts locaux pour informer ses administr s sur les modalit s de calcul des cotisations des imp ts locaux l volution des conditions d imposition qu elle a d finie les raisons de cette vo
89. s dispositifs de vid osurveillance Deux pr alables Premier pr alable bien comprendre la distinction entre un lieu public et un lieu priv non ouvert au public pour savoir quelle formalit est n cessaire le lieu public ou ouvert au public tout lieu du secteur public ou du secteur priv o le public peut acc der Exemple le guichet d une mairie ou une boulangerie le lieu priv lieu non ouvert au public tout lieu du secteur public ou du secteur priv o le public ne peut pas acc der Exemple la cha ne de montage d une entreprise automobile ou le parking du personnel d une mairie Second pr alable l tat actuel du droit se caract rise par la concurrence de deux r gimes juridiques applicables celui de la loi informatique et libert s du 6 janvier 1978 modifi e en 2004 et celui de l article 10 de la loi du 21 janvier 1995 modifi e d orientation et de programmation pour la s curit Ceci explique le caract re al atoire et complexe du r gime juridique applicable en la mati re E 1 Le r gime juridique est clair et confirm dans deux cas Premier cas seule une autorisation pr fectorale est n cessaire C est le cas quand le dispositif de vid osurveillance est install dans un lieu public ou ouvert au public et qu aucune image n est enregistr e ni conser v e dans des traitements informatis s ou des fichiers structur s qui permet tent d identifi
90. ses informations caract re personnel provenant la fois des autorit s polici res et judiciaires des institutions ducatives et des acteurs sociaux LA D LINQUANCE Le maire joue d sormais un r le pivot puisqu aux termes de la loi il anime sur le territoire de la commune la politique de pr vention de la d lin quance et en coordonne la mise en oeuvre La loi a pr vu trois grands dispositifs pour permettre au maire de mener bien cette mission la promotion d une information partag e entre les diff rents acteurs notamment dans le cadre de la mise en place d un Conseil pour les droits et devoirs des familles la transmission d informations lui permettant d assurer le suivi de l obliga tion d assiduit scolaire des enfants de sa commune l institution d un Conseil local de s curit et de pr vention de la d linquance LA PR VENTION DE ET L INFORMATION PARTAG E ET LE CONSEIL POUR LES DROITS ET DEVOIRS DES FAMILLES La loi organise la transmission de donn es personnelles entre les profes sionnels de l action sociale le maire et le pr sident du Conseil g n ral y compris par la lev e du secret professionnel pour les informations confiden tielles recueillies par les travailleurs sociaux Le nouvel article L 121 6 2 du code de l action sociale et des familles d finit le cadre de ces transmissions d informations les professionnels de l action sociale doiv
91. st consult avant la mise en uvre de tout nouveau traitement la recommandation il traduit les obligations de la loi en r gles internes ou en codes de conduite propres au secteur d activit concern la p dagogie le correspondant est le relais de la culture informatique et libert s qu il diffuse dans l organisme concern la m diation il re oit les plaintes des personnes fich es et les requ tes en relation avec le fonctionnement des traitements concern s Palerte le correspondant informe le responsable du traitement du non respect des obligations qu il constate ou dont il acquiert la connaissance l information il dresse un bilan annuel de son activit traitements examin s recommandations mises actions entreprises etc PERSONNELLES M 5 Un statut sp cifique PROTECTION DES DONN ES Pour s acquitter de sa t che le correspondant informatique et libert s doit disposer de la libert d action et des moyens qui lui permettront de recommander des solutions organisationnelles ou techniques adapt es II doit pouvoir exercer pleinement ses missions en dehors de toute pression et jouer son r le aupr s du responsable de traitement ET Pour toute information compl mentaire sur le correspondant sa d signation et ses missions consulter le dossier Correspondant sur le site internet de la CNIL ou le Guide du Correspondant Informatique et Libert s Vous
92. t juridique PROTECTION DES DONN ES Au del des formalit s pr alables le responsable de traitement doit en effet assurer galement le respect des droits des personnes droit d opposition droit d acc s droit de rectification et de radiation en les informant sur les traitements mis en uvre Il doit aussi veiller ce que les caract ristiques des fichiers mis en uvre soient adapt es et donc proportionn es leur finalit Enfin il doit assurer la s curit et la confidentialit des donn es trai t es afin notamment qu elles ne soient pas communiqu es des person nes n ayant aucune raison de les conna tre ET LOCALES En l absence de correspondant ces t ches s ajoutent l obligation d cla rative et sont m me parfois n glig es alors que le respect de ces droits et de ces obligations est essentiel en mati re de protection des droits des personnes et que la violation de ces dispositions de fond de la loi est plus s v rement sanctionn e que la non d claration d un fichier COLLECTIVIT S QUOTE ag E 4 Des moyens d action adapt s L action en interne du correspondant informatique et libert s peut prendre des formes multiples c est lui en liaison avec le responsable du traitement de d terminer celles qui sont les plus adapt es a la structure et la culture de l organisme concern On peut ainsi citer le conseil le correspondant e
93. t La CAF disposait d un fondement l gal pour contr ler la situation des allocataires et interroger les mairies sur les seules informations pertinentes ll en va diff remment pour les CPAM qui ne disposent pas de cette base juridique l gard des communes GUIDE PRATIQUE COLLECTIVIT S LOCALES C C C L i C C IN cet gard la CNIL recommande aux mairies mettant en uvre un t l service permettant d effectuer en ligne des demandes d extraits ou de copies d actes de l tat civil de diffuser sur le site web correspondant destination de leurs administr s la liste des seuls organismes juridiquement habilit s par ce d cret demander de tels extraits ou copies L TAT CIVIL d La copie d un acte de d c s peut tre d livr e tout requ rant e Une copie int grale ou un extrait d acte de l tat civil peut tre demand ou d livr par voie lectronique dans le respect des conditions l gales L acte d livr doit tre authentifi par l officier de l tat civil Les don n es transmises par internet doivent tre chiffr es et les exp diteurs et destinataires identifi s FICHIERS DE f La consultation des registres d tat civil datant de moins de cent ans est r serv e aux agents de l tat habilit s cet effet et aux personnes munies d une autorisation crite du Procureur de la R publique Les personnes effectuant des recherches g n alogiques ne peuvent en cons
94. t dispens s de d claration par une d cision de la CNIL paie des personnels d mat rialisation du contr le de l galit des march s publics MODE ATTENTION Le fait d tre exon r ne signifie pas pour autant que vous m avez aucune obligation Vous devez notamment garantir le droit d information des personnes ainsi que la s curit des donn es LIM 2 La d claration normale Le r gime de droit commun est la d claration normale lorsque le fichier ne rel ve pas d une proc dure particuli re art 22 de la loi du 6 janvier 1978 modifi e en 2004 Le traitement peut tre mis en uvre d s r ception du r c piss d livr par la CNIL Le r c piss atteste de l accomplissement des formalit s de d claration mais n exon re pas le responsable du traitement des autres obligations pr vues par la loi respect de la finalit du fichier s curit et confidentialit respect des droits des persomnes 20 Article 226 16 du code p nal Le fait y compris par n gligence de proc der ou de faire proc der des traitements de donn es caract re personnel sans qu aient t respect es les formalit s pr alables leur mise en uvre pr vues par la loi est puni de cinq ans d emprisonnement et de 300 000 d amende 21 Le r gime d claratif des principaux fichiers mis en uvre par les collectivit s locales est indiqu dans le tableau r capitulatif figurant ci apr s QUO
95. ter atteinte aux droits et libert s des personnes concern es PERSONNELLES La loi du 6 janvier 1978 modifi e en 2004 a d fini les principes respecter lors de la collecte du traitement et de la conservation de ces donn es La loi pr voit galement un certain nombre de droits pour les personnes dont les donn es personnelles ont t recueillies Le respect par les collectivit s locales des r gles de protection des don n es caract re personnel est un facteur de transparence et de confiance l gard des usagers C est aussi un gage de s curit juridique pour les lus qui responsables des fichiers mis en uvre doivent veiller ce que la finalit de chaque traitement informatique et les ventuelles transmissions d informations soient clairement d finies les dispositifs de s curit informa tique pr cis ment d termin s et les mesures d information des administr s appliqu es ET PROTECTION DES DONN ES LOCALES COLLECTIVIT S GUIDE PRATIQUE COLLECTIVIT S LOCALES F1 C C L i C C CINQ PRINCIPES CL S RESPECTER CIM 1 Le principe de finalit une utilisation encadr e des fichiers Les donn es caract re personnel ne peuvent tre recueillies et trait es que pour un usage d termin et l gitime correspondant aux missions de la collectivit responsable du traitement En tant que responsable du fichier le maire a l obligation d en fixer la finalit Ainsi un fi
96. tion normale Gestion des activit s sociales et culturelles par les comit s des uvres sociales ou les d l gu s du personnel Dispense n 10 Attention Le fait d tre exon r de d claration ne signifie pas pour autant que vous n avez aucune obligation Vous devez notamment garantir la loyaut de la collecte le droit l information des personnes la dur e de conservation ainsi que la s curit des donn es En pratique Prendre connaissance du texte correspondant l exon ration ou dispense le traitement doit respecter en tout point le cadre fix par la d cision OOOO E FICHIER 2 POUR QUEL QUELLE D CLARATION TABLEAU R CAPITULATIF La D CLARATION de CONFORMIT une norme simplifi e une autorisation unique ou un acte r glementaire unique LA D CLARATION DE CONFORMIT UNE NORME SIMPLIFI E Si d signation d un correspondant aucune formalit d clarative requise Finalit du fichier Texte de r f rence VisDGI cadastre Norme simplifi e n 44 S applique uniquement l utilisation des c d roms de type VisDGl par les communes R les des imp ts locaux Norme simplifi e n 45 S applique aux c d roms de type VISDGl et aux fichiers complets Exclut la finalit d aide au recensement des bases d imposition Gestion de l tat civil Norme simplifi e n 43 Gestion des listes lect
97. u contour de la main pour assurer le contr le d acc s et la gestion des horaires et de la restauration sur les lieux de travail autorisation n AU 008 de l empreinte digitale exclusivement enregistr e sur un support individuel d tenu par la personne concern e pour contr ler l acc s aux locaux professionnels autorisation n AU 007 LES APPLICATIONS BIOM TRIQUES ATTENTION E L utilisation de dispositifs de reconnaissance biom trique o pour la gestion des contr les d acc s aux locaux des horaires Z et de la restauration ne peut tre d clar e en r f rence la norme w simplifi e n 42 relative aux traitements de contr le d acc s LL M 3 La n cessaire information pr alable des int ress s Les personnes concern es par le dispositif biom trique doivent tre clairement inform es de ses conditions d utilisation de son caract re obligatoire ou facultatif des destinataires des informations et des modalit s d exercice de leurs droits d opposition d acc s et de rectification En outre et conform ment la l gislation applicable la fonction publique territoriale les instances repr sentatives du personnel CAP doivent le cas ch ant tre consult es et inform es avant la mise en uvre des dispositifs GUIDE PRATIQUE COLLECTIVIT S LOCALES C C C L i C C IN M 4 Comment d clarer Si le dispositif biom trique est conforme
98. ueillir et conserver dans des fichiers dits de population des renseignements individuels sur les administr s l occasion de l accomplissement de formalit s administratives de la gestion de certains services gaz eau recouvrement de taxes etc ou encore par le biais de questionnaires diffus s aux habitants Attention Le fichier de communication municipale constitue un lien entre la collectivit et ses administr s il ne peut tre utilis d autres fins En particulier il ne peut tre utilis des fins de communication politique par les lus membres de ces collectivit s pas plus qu il ne peut tre c d des fins commerciales FICHIERS DE COMMUNICATION MUNICIPALE M 1 Une collecte des donn es n cessairement facultative ao Cette collecte de donn es ne peut constituer une obligation pour les w administr s En effet le recensement exhaustif et permanent de l ensemble 7 des coordonn es des administr s ne repose sur aucun fondement l gal la diff rence par exemple du registre d tat civil dont la tenue est W obligatoire et il n existe pas en France l exception des d partements i d Alsace et de Moselle d obligation de d clarer son domicile ou son a changement de domicile i aa Les administr s doivent en cons quence tre clairement inform s de 9 Lu l origine des donn es utilis es pour ce traitement de sa finalit du caract re facultatif de cette colle
99. un r seau de terminaux d di s r seau VPN par exemple ou un syst me d authentification permettant de s assurer que le poste informatique acc dant aux donn es est bien celui d une des collectivit s partenaires FICHIERS CADASTRAUX N 6 FICHE COCO IE O M Lorsque les informations cadastrales sont transmises sur support amovible c d rom ou par r seau les donn es caract re personnel doivent tre chiffr es et la cl de d chiffrement d livr e de mani re s curis e Le support amovible doit dans la mesure du possible servir l installation des donn es cadastrales sur un poste de travail ou un serveur dont les acc s sont limit s et tre conserv en toute s curit ll ne peut tre dupliqu ni transmis en dehors des services municipaux habilit s M 5 Comment d clarer La consultation du cadastre au moyen des c d roms VisDGI doit faire l objet d une d claration de conformit la norme simplifi e n 44 d s lors que les conditions pos es par ce texte sont respect es L exploitation des fichiers cadastraux g n raux dits Majic2 en lien avec les informations d urbanisme ou de l assainissement non collectif SIG logiciels d urbanisme ou de SPANC peut faire l objet d une d claration de conformit la d cision d autorisation unique n 1 Les syst mes d information g ographique ne correspondant pas au cadre fix par cette d cision d
100. ur le mandataire notaire avocat avec indication de la qualit de la personne qui a donn le mandat L TAT CIVIL c Une administration un tablissement public un organisme ou une caisse contr l e par l tat en charge de l instruction d un dossier administra tif peut demander directement une copie int grale ou un extrait d acte de l tat civil l officier de l tat civil d s lors qu un texte l gislatif ou r glementaire fonde cet organisme requ rir cette copie int grale ou cet extrait d acte Cette demande s effectue apr s information des personnes concern es et dans le seul but pr vu par le texte fondant cette demande FICHIERS DE LES 4 Depuis un d cret du 26 d cembre 2000 une simple photocopie d un document attestant de l identit de l tat civil de la situation familiale ou de la nationalit est suffisante quand une disposition l gislative ou r glementaire exige une telle information Ce texte pr voit explicitement que la production du livret de famille ou de sa photocopie remplace la production d un extrait d acte de naissance N FICHE 2 Article 11 1 du d cret n 62 921 du 3 ao t 1962 modifiant certaines r gles relatives aux actes de l tat civil 3 La CNIL a ainsi dans sa d lib ration n 2005 300 du 8 d cembre 2005 autoris titre exp rimental des changes d information entre la CAF des Deux S vres et quelques mairies du d partemen
101. ux situation fiscale date et lieu de naissance des propri taires etc Ces derni res ne peuvent tre communiqu es qu au contribuable concern Toute personne peut obtenir communication ponctuelle d extraits d informations cadastrales relatives des parcelles de terrain ou biens immobiliers d termin s partir du num ro de parcelle ou de l adresse du bien Ainsi peuvent tre communiqu es toute personne les r f rences cadastrales et l adresse d un bien son valuation pour la d termination de la taxe fonci re Valeur locative ainsi que les nom pr nom et adresse du ou des propri taires FICHIERS CADASTRAUX En revanche ne peuvent pas tre communiqu s des tiers les date et lieu de naissance du propri taire ainsi que les mentions relatives aux motifs d exon ration des taxes fonci res lorsqu elles donnent une information sur le mode de financement de la construction ou la situation personnelle du propri taire personne conomiquement faible Seul le propri taire foncier peut obtenir communication de l ensemble des informations le concernant N 6 FICHE GUIDE PRATIQUE COLLECTIVIT S LOCALES C C L i L i C C O Les informations cadastrales directement ou indirectement nominatives ne peuvent faire l objet d une r utilisation que si la personne int ress e savoir le propri taire y a consenti ou si une disposition l gislative ou r glementaire le permet La r utilisation d
102. yens informatiques destin s g rer plus facilement T indiquer la finalit du traitement Les informations enregistr es sont r serv es l usage du ou des service s concern s et ne peuvent tre communiqu es qu aux destinataires suivants pr ciser les destinataires Conform ment aux articles 39 et suivants de la loi n 78 17 du 6 janvier 1978 modifi e en 2004 relative l informatique aux fichiers et aux libert s toute personne peut obtenir communication et le cas ch ant rectification ou suppression des informations la concernant en s adressant au service citer le nom du service ou des services concern s 22 A ne pas faire figurer si le traitement pr sente un caract re obligatoire GUIDE PRATIQUE COLLECTIVIT S LOCALES C C C i L Ml C C Modele de clause de confidentialit al MODELE DE CLAUSE DE CONFIDENTIALIT DANS LE CADRE D UN CONTRAT DE SOUS TRAITANCE Les supports informatiques fournis par la et tous documents de quelque nature qu ils soient r sultant de leur traitement par la soci t restent la propri t dela iii acia Les donn es contenues dans ces supports et documents sont strictement couvertes par le secret professionnel article 226 13 du code p nal Conform ment l article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifi e en 2004 la soci t sesen s engage pre

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