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INFO - NoRA

1. lt 7 SL em 02 u P i i gt peste verpassen Ich bin der neue FACTS Abonnent E Ja ich m chte FACTS und FACTS office zur n chsten erreichbaren Ausgabe f r 2 Monate kostenlos testen Das FACTS VIP Abo verl ngert sich nach Ablauf der ersten 12 Monate um jeweils 1 Jahr zum Preis von 49 50 inkl MwSt und Versandkosten wenn es nicht sp testens 6 Wochen vor Ablauf der Frist gek ndigt wird Eine kurze Nachricht an uns gen gt FACTS Verlag GmbH Frau Nicole J hring Theodor Althoff Str 45 45133 Essen E Mail nicole joehring factsverlag de Nach Erhalt der Rechnung Firma Name Vorname Stra e PLZ Ort Telefon Datum Unterschrift Bitte ankreuzen und faxen an 02 01 8 71 26 811 oder per Post an FACTS Verlag GmbH Frau Nicole J hring Theodor Althoff Str 45 45133 Essen sE g FACHHANDELSMAGAZIN
2. 8 2014 ein zweifaches Sch tteln des iPhones Die entsprechenden Dateien werden im AAC Format lokal gespeichert der Nutzer hat jederzeit den kompletten berblick ber Dateinamen gr e Aufnahmedatum L n ge und Speicherbedarf Das Versenden der Diktate zur Weiterverar beitung etwa ins Sekretariat zwecks Transkription oder an ein professionelles Schreibb ro bernimmt der sogenannte Der SpeechExec Dictation Hub versendet die SpeechExec Dictation Hub Service Diktatdateien an eine vorgegebene E Mail Adresse oder einen FTP Speicherort So lassen sich die Sprachdateien schnell und unkompli ziert an den Zielort transportieren egal wo sie aufgenommen wurden Daniel M ller m MOBILE HELFER Mithilfe des Philips Diktier Recorders lassen sich iPhones Android Handys und BlackBerrys schnell und ein fach in ein professionelles Diktier ger t verwandeln 2 2013 FACTS Jederzeit ein Partner Was Sie auch vorhaben wir machen es m glich Leasing und Finanzierung f r Ihre Investitionen Als traditioneller Partner des Mittelstandes bietet die MKB MMV Gruppe Leasing flexible Produkte und L sungen aus den Bereichen Investitionsfinanzierung Mietkauf und Absatzf rderung an Damit er ffnen wir Ihnen optimale M glichkeiten Finanzierung f r eine erfolgreiche Unternehmensentwicklung Sprechen Sie mit uns Absatzf rderung Wir setzen gerne Ma st be MKB Bank MMV Leasing MKB Mittelrhei
3. Bei manchen Besprechungen ist es schon wichtig und n tzlich wenn die Parteien zumindest Teilergebnisse schwarz auf wei in der Hand halten Wenn die Probleme und L sungen komplexer werden ist es ein guter Service allen etwas in die Hand dr cken zu k nnen das sie noch einmal in Ruhe stu dieren k nnen Nat rlich arbeiten die Anw lte bei Schumacher amp Partner sehr h ufig am Schreibtisch Sie sind aber auch oft unter wegs So sch tzt Seniorpartner Vomfell die Vorteile des digitalen Diktierens bei der mo bilen Arbeit sehr Ich bin oft unterwegs da ich mit vielen internationalen Mandanten sprechen muss und sie entweder in Deutsch land am Flughafen oder gleich in ihrem Hei matland treffe Es ist eine enorme Erleichte rung meine Diktate von unterwegs zu schi cken und zu wissen dass sie entweder fertig auf meinem Schreibtisch liegen wenn ich zur ckkomme oder dass sie ausgedruckt die richtigen Empf nger erreicht haben Wissen Sie was mir am besten beim digi talen Diktieren gef llt fragt uns Peter Mann heim ein weiterer Seniorpartner und selbst Fachanwalt f r Verwaltungs Bau und Archi 8 2014 Es gibt mir ein gutes Gef hl wenn meine Diktate in bester Tonqualit t und ohne Aussetzer bei meinen Mitarbeitern ankommen PETER MANNHEIM Seniorpartner bei Schumacher amp Partner tektenrecht und antwortet selbst Die hohe Qualit t der Aufnahmen Ich arbeite sehr sorg f lti
4. sichtigen zu k nnen Informationen und Know how leichten Zu gang zu Datenbanken Etwa ein Viertel der Angestellten haben laut einer Studie von Cisco zugegeben mit Freunden Familie oder sogar mit Unbekannten ber sensible Daten zu sprechen Fast die H lfte aller befragten Ange stellten teilten ihre Arbeitsger te ohne ber wachung mit Personen au erhalb des Unter nehmens was dazu f hrte dass vertrauliche Daten in gro er Menge verloren gingen oder entwendet wurden In der heutigen vernetzten Welt ist der Schutz vertraulicher Informationen vor fort geschrittenen Hacking Techniken eine extrem schwierige Aufgabe Fast alle elektronischen Ger te lassen sich von au en angreifen sei es ber Mobilnetzwerke oder WLAN Um die Vo raussetzungen dazu zu schaffen dass wichti ge Daten verschl sselt und f r Datendiebe von au erhalb nicht verwendbar sind arbei tet Philips Speech Processing bei der Entwick lung und Herstellung professioneller Diktier und Sprachtechnologien daher eng mit den Anwendern digitaler Diktierl sungen zusam men beispielsweise mit dem NHS National Health Service dem staatlichen Gesundheits system in Gro britannien und einer Reihe weiterer namhafter Unternehmen MISSBRAUCH AUSGESCHLOSSEN Das Ergebnis dieser Entwicklung sind die professionellen Diktierger te der Digital Po cket Memo 8000 Serie und der dazugeh rigen SpeechExec Pro Software die h chsten Si cherheitsstandards ents
5. Abrechnungseinheit 15 Min 15 Min 30 Min Preis je Abrechnungseinheit DIE 20 00 58 50 Kosten f r 4 Std Installation 380 00 320 00 468 00 ee zZ Stundensatz 95 00 50 00 122 23 Abrechnungseinheit 15 Min 15 Min 1 Std Preis je Abrechnungseinheit AIDE 150 8 12223 0 Kosten f r 4 Std Schulung 380 00 200 00 488 92 BEE f r je 1x An und 1 x Abfahrt Pauschale 100 1 00 je Kilometer bei Anreise per KFZ 88 20 45 km amp 0 30 13 50 34 Min 0 90 30 60 Euro je Fahrtstrecke It Google Maps bei Anreise per Bahn oder Flugzeug entsprechend g nstiger Staffelpreise f r das u 1022 25 jank i gt nen Mitarbeiter erheblich und zweitens spielen reibungslos funktionierende Abl ufe im Backoffice einer Kanzlei eine wesentliche Rolle bei der Betreuung der Mandanten ein nicht zu untersch tzender Aspekt in Zeiten in denen der Wettbewerb unter Juristen ste tig zunimmt Selbstverst ndlich nutzt auch die Rechts anw ltin Corinna Stein aus Essen die M g lichkeiten und Vorz ge moderner EDV f r e a 34 FACTS NoRA Advanced F r monatlich 153 Euro ist die Software aus dem Hause NoRA erh ltlich 8 2014 ihren Arbeitsalltag Allerdings sind die Anw l tin die sich auf Baurecht Zivil Straf Fami lien und Arbeitsrecht spezialisiert hat und ihre beiden Mitarbeiterinnen bislang ohne eine Spezialsoftware ausgekommen Seit d
6. Anbieters von Sicherheits software McAfee hat der Diebstahl von Unterneh mensdaten insgesamt bereits weltweit Sch den in H he von 1 Billion US Dollar verur sacht Und diese Zahl wird inden kommenden Jahren vermutlich noch steigen So geht das Cisco Wei buch Data Leakage Worldwide davon aus dass sich in den vergangenen f nf Jahren die weltweit vorhandene Datenmenge um 900 Prozent erh ht hat im zur ckliegen den Jahr betrug sie die schwer vorstellbare Zahl von 1 8 Milliarden Terabytes Parallel zur 52 FACTS Menge w chst allerdings die Abh ngigkeit der Unternehmen von diesen Daten Geraten die se n mlich in die falschen H nde lassen sie sich dazu missbrauchen eine Marke den Um satz den Aktienpreis und das Vertrauen in das Unternehmen zu sch digen Darum wird es f r Unternehmen immer schwieriger und gleichzeitig immer wichtiger ihre vertrauli chen Daten zu sch tzen UNBEDACHTER UMGANG Vor allem die im Unternehmensnetzwerk gespeicherten Daten stellen ein Risiko dar weil diese zug nglicher sind als je zuvor Un ternehmen erteilen f r den Austausch von 8 2014 Dokumentenberge der Druck steigender Kosten und alle Arten von Sicherheitsfragen erh hen die Messlatte f r digitale Diktierger te in bedeutendem Ma e Bei der Entwicklung und Verbesserung professioneller Diktierl sungen spielt insbeson dere der st ndige Kontakt zu Anwendern eine wichtige Rolle um deren Anforderungen ber ck
7. Aufgrund der ber die Jahre gewachsenen Datenbank der Gew hnung der Mitarbeiter an die Produkte und die bew hrte Zusam menarbeit sind wir mit NoRA quasi verhei ratet sagt Willand Daher sei der Dienst leister auch bei k nftigen Erweiterungen und Modernisierungen der IT Infrastruktur auf jeden Fall der erste Ansprechpartner Daniel M ller wm FACTS 81 IDEAL gelaufen Vor circa einem Jahr hat sich die Rechtsan waltskanzlei Kl nne Klein amp Partner f r den Langzeittest des Aktenvernichters IDEAL 2604 aus dem Hause Krug amp Priester zur Verf gung gestellt FACTS wollte nun von Rechtsanwalt Michael Mohr wissen ob er das sehr gute Urteil des FACTS Labortest teilt W rden Sie bitte kurz die Kanzlei Kl nne Klein amp Partner vorstellen Derzeit sind sechs Rechtsan w lte darunter drei Anwaltsnotare und ein Team von mehr als 13 Mitarbeitern in unserer Kanzlei besch ftigt Gegr ndet wurde das Un ternehmen 1983 von Dr Horst Kl nne Wolf gang Klein und Klaus Kl nne Durch den Um fang und die Auswahl der von uns bearbeiteten Rechtsgebiete ist es uns m glich alle Man danten umfassend au ergerichtlich und ge richtlich vor s mtlichen Amts Land und Oberlandesgerichten in ganz Deutschland zu betreuen Zu unseren Mandanten z hlen mit telst ndische Unternehmen Selbstst ndige und Privatpersonen Welche T tigkeitsschwerpunkte stehen in Ihrer Kanzlei im Vordergrund Das sind unter ander
8. Wie wichtig ist der pers nliche Kontakt zu Kanzleien beziehungsweise Anwendern wenn es um den Aufbau und die Weiterent wicklung der Software geht G cke Der pers nliche Kontakt zum Anwen der ist der wesentliche Pfeiler in der Bezie hung zu unseren Kunden Wir legen gro en Wert auf eine partnerschaftliche Zusammen arbeit denn nur der Kunde der mit dem Ein satz unserer Software nachhaltig erfolgreich ist wird auch langfristig unser Kunde sein Einige Kanzleien setzen bereits seit ber drei Big Jahren unsere L sungen ein nat rlich immer in der jeweils aktuellen Version Unse re Berater sind regelm ig im Dialog mit den Anwendern und besuchen die Kanzleien mehrfach im Jahr So bekommen die Anwen der immer aktuelle Informationen ber die Software und deren Nutzung Gleichzeitig er halten wir n tzliche Hinweise an welchen Stellen Verbesserungen oder nderungen ge w nscht werden 8 2014 FACTS Worauf m ssen Anw lte beim Kauf ei ner Softwarel sung achten Welche Rolle spielt der Preis und welche Softwaremodule sind die wichtigsten G cke Der Anschaffungspreis ist ein Wert der zwar wichtig aber sicher nicht allein entschei dend ist Viel wichtiger sind die Wartungs und Pflegekosten und die sollte eine wirtschaftlich denkende Kanzlei f r einen Zeitraum von min destens f nf Jahren vergleichen Pauschal kann man auch nicht sagen welche Softwaremodule wichtig sind da jede Kanzlei etwas and
9. ber den B ro stuhl bis hin zu hochwertigen High End Mo dellen Die Produktpalette hat sich in den letz ten Jahren deutlich erweitert wodurch sich WAGNER immer mehr zu einem Komplettaus statter in Sachen Sitzm bel und zu einem kompetenten Partner f r Planer Architekten und Einrichter entwickelt Mit dem Launch des neuen Katalogs 2013 ging auch die neue Website www wagner architecture de online WAGNER pr sentiert dort seine Modelle in k hlen Farben und klaren Formen gleich 26 FACTS 8 2014 4 2014 FACTS Wohlf hlen entsteht im Wechselspiel von Ruhe und Bewegung Sitting in motion daf r steht unser Name Gesch ftsf hrer von WAGNER 6 DR RAINER WAGNER WAGNER ARCHITECTURE Auf der neuen Website pr sentiert sich das Unternehmen mit klaren Formen und k hlen Farben und wurde daf r mehrfach ausgezeichnet zeitig steht aber immer der Wohlf hlfaktor im Vordergrund Wohlf hlen entsteht im Wechselspiel von Ruhe und Bewegung er l utert Dr Rainer Wagner Gesch ftsf hrer von WAGNER Sitting in motion daf r steht unser Name Das neue Design der Website fand nicht nur bei den Kunden Anklang Auch die Fachjury des FACTS 4 2014 Red Dot Design Awards zeigte sich begeistert und zeichnete sie im Sommer 2013 mit dem be gehrten Preis aus Im Februar 2014 gewann die Website mit der dazugeh rigen Brosch re den weltweit anerkannten iF communication de sign award 2014 und setzt so
10. das bereits heute entsprechende Leistungen anbietet FACTS Welchen Stellenwert haben Service und Support G cke Service und Support hat sich heute je der Anbieter auf die Fahnen geschrieben F r uns ist wichtig dass unsere Mitarbeiter den Servicegedanken wirklich leben und st ndig daran arbeiten dass unsere Kunden unsere Softwarel sung NoRA Advanced Technische Spezifikationen E Elektronische Aktenf hrung einschl Workflow Funktionen Produkte erfolgreich und gewinnbringend einsetzen k nnen Dazu m ssen unsere Mit arbeiter ber das erforderliche Wissen verf gen und sich st ndig fortbilden Wir pflegen ein sehr pers nliches Verh ltnis zu unseren Anwendern und erzielen dadurch ein hohes Zufriedenheitspotenzial wie auch entspre chende Umfragen best tigen FACTS Welche Rolle spielt das Zusammenspiel aus Software und Hardware zum Beispiel im Hinblick auf Bereiche wie Datensicherheit und Datenschutz G cke Datenschutz und Datensicherheit sind im juristischen Umfeld von elementarer Be deutung und daher legen wir auf eine kompe tente Beratung gro en Wert Unser System zz an j E ia mn er E a 22 z 2000 E EEE Pi P m 5 p E aa i m ETTET abhi haus ist enge Partnerschaften mit wichtigen Herstellern eingegangen um die Themen In ternet und E Mail Sicherheit Virenschutz und Datensicherung aber auch Hardware und Systemsoftware kompetent
11. fts f hrer und Chefentwickler Oliver Schr der ein neues Modul mit dem sich juristische Doku mente wie etwa Vertragswerke oder auch ein Testament mithilfe eines dynamischen Doku mentenmanagements und der Verkn pfung mit der NoRA Software weitestgehend auto matisiert und zeitsparend erstellen lassen GEMEINSAM ENTWICKELT Vorteile dieser Methode die beide am Bei spiel eines Testaments live pr sentieren Zum einen sinkt die Fehlerquote infolge der auto matisierten Erstellung der Dokumente er l utert Dr Beckervordersandfort der das Mo dul gemeinsam mit Oliver Schr der entwi ckelte Zum anderen wird ein Rechtsanwalt oder ein Notar damit von einem hohen admi nistrativen Arbeitsaufwand befreit und hat mehr Zeit um den Mandanten individuell be raten zu k nnen Wie sich Kanzleien mithilfe der modernen M glichkeiten einer revisionssicheren Archi vierung Produktivit tsvorteile sichern und Ar beitsabl ufe beschleunigen k nnen das pr sentierte Thomas Hartmann Business Alliance Manager der Bochumer windream GmbH Hersteller und Anbieter des gleichnamigen ECM Systems windream Zu diesem Zweck ha ben windream und NoRA eine gemeinsame Schnittstelle entwickelt und alle Funktionali t ten der windream Software in die gewohnte NoRA Plattform integriert Vorteil f r den An wender Er muss sich nicht an die Bedienung einer neuen Software gew hnen Ein weiterer inhaltlicher Schwerpunkt des K
12. ikk m F ih EZ Ez Inio Cemer 07 112013 Dal Dockic 1 Schr GmbH Br Dr 2 Over iea cihna Ahr 13000015 Betr mi 92 00000 mm m m 11 00 TE as I axi Ah 1 i Paa Ber MaR h i Waak s ee ee f GOCH ee a FACTS bliert So auch bei den Juristen denen inzwi schen entsprechende L sungen angeboten werden Einer dieser Anbieter ist mdi amp NoRA dessen App den Kunden schon in der zweiten Version zur Verf gung steht Der Name NoRA steht laut Gesch ftsf hrer Hans Herman G cke f r innovative Software l sungen f r Rechtsanw lte Notare Rechts abteilungen und Inkasso Dienstleister Mit mehr als vier Jahrzehnten Erfahrung und als wohl erster Anbieter von Software L sungen f r den juristischen Anwender in Deutschland verf gen wir ber ein umfangreiches Know how sagt G cke In unserer Unternehmens gruppe mdi amp NoRA stehen Ihnen Software und Systemspezialisten zur Verf gung die f r Sie an unseren Standorten Ibbenb ren und F hren mit unseren Service Leistungen be reitstehen ZUGRIFF VON BERALL Mit der NoRA App 2 0 hat der Anwalt die M glichkeit weltweit auf alle wichtigen Ak teninformationen und Dokumente aus der eigenen Kanzleisoftware zuzugreifen So ist es unter anderem m glich von unterwegs Arbeitszeiten in die Mandantenakten f r eine direkte Abrechnung einzutragen oder auch aktuelle Fristen und Sachst nde abzurufen
13. llung Weiterleitung und Gegenzeichnung an seinen Lieferanten abgegeben ist er daran gebunden KAUFBERATUNG 68 Genial digital Das analoge Fernseh programm ber Satellit wird in K rze abgeschaltet Ebenso abgeschaltet werden auch immer mehr analoge Diktierger te denn schon lange istin diesem Bereich die digitale Technik auf dem Vormarsch TITEL 74 Besser zu geizig als zu gro z gig Aussp h Aff re Datenlecks und geknack te E Mail Konten das Thema Sicher heit beherrscht die IT Welt derzeit wohl wie kein weiteres Dirk Remke Certified IMPRESSUM Verleger FACTS Verlag GmbH Theodor Althoff Stra e 45 45133 Essen Fax 0201 87126 810 redaktion factsverlag de http www factsverlag de Beiratsvorsitzender Elmar H F M ller Tel 0201 87126 813 Gesch ftsf hrer Heinz Georg Ahle heinz georg ahle factsverlag de Ressortleitung Wirtschaft Graziella Mimic mim graziella mimic factsverlag de Ressortleitung M bel Design Nadia Hamdan nh nadia hamdan factsverlag de Ressortleitung Office Automation Daniel M ller dam daniel mueller factsverlag de IT Business Manager Datenschutz beauftragter und auditor T V bei der Unternehmensgruppe mdi und NoRA gibt hilfreiche Hinweise f r die Praxis 84 Investieren ist die richtige Entschei dung Die zunehmende Digitalisie rung stellt viele Rechtsanwaltskanzleien vor die Aufgabe ihre vorhandene tech nische Infrastruktur zu berpr
14. sammenarbeiten Immerhin gibt es ja die M g lichkeit ber einen Onlineshop einzukaufen Schwiecker Das h ngt davon ab was man will Wer spezifische Anforderungen hat bei denen es darauf ankommt das Beste aus einer L sung herauszuholen der ist bei einem Fach h ndler am besten aufgehoben Nat rlich kann man sich in einem Onlineshop einen Re corder bestellen und wenn man einigerma en IT versiert ist kann man diesen auch ganz einfach installieren beziehungsweise zum Laufen bringen Der Fachh ndler ber t Sie al lerdings kompetent ber den optimalen Ge brauch der L sungen Und darauf kommt es schlie lich im professionellen Einsatz von Sprachtechnologie an FACTS office Welche Fachhandelsaktionen haben Sie f r dieses Jahr geplant Schwiecker Es gibt viele Anwender die mit Sprachtechnologien noch gar nicht gearbeitet haben oder immer noch mit veralteten Ger ten arbeiten Wir werden diesen Leuten im Laufe des Jahres den Einstieg oder Umstieg in moderne Sprachverarbeitung finanziell sehr attraktiv gestalten Das kann unter anderem ber sogenannte Trade in Aktionen laufen wo alte Ger te g nstig gegen neue getauscht werden k nnen Oder sie bekommen bei uns die M glichkeit Produkte und L sungen ein gehend und kostenlos zu testen FACTS office Was k nnen wir von Philips Speech au erdem im Jahr 2013 erwarten Brin gen Sie neue L sungen auf den Markt Schwiecker Ich m chte da noch nicht zu viel ve
15. terreichischen Immobilienmarkt ein Hin sichtlich der neuen Smartphone L sung f r unser Unternehmen war ein schlagendes Ar gument dass man das Smartphone immer und berall dabei hat berichtet Herr Loidolt IT Leiter bei ELK S mtliche beruflichen Themen werden heute ber das Smartphone abgewickelt und jetzt kann damit auch dik tiert werden von jedem Ort der Welt und so fort nach der Fertigstellung des Diktats ist die Information bereits im Office einsehbar Auch die User m chten die Vorteile der neuen Smartphone L sung heute nicht mehr missen wie Karl Hackl Bereichsleiter bei ELK und langj hriger Diktier User be 24 FACTS SONDERVER FFENTLICHUNG 8 2014 richtet Ganz besonders gef llt mir dass ich an das Diktat ein Foto anh ngen kann Das brauche ich in meinem Job sehr h ufig und ich erspare mir das Zusammenf hren von Text und Foto Vorher ben tigte ich unter wegs mein Mobiltelefon mein Diktierger t und eine Kamera jetzt brauche ich nur noch mein Smartphone IN WORKFLOW INTEGRIERT Im Detail l sst sich der Diktierworkflow bei ELK am nachfolgenden Beispiel beschrei ben Karl Hackl leitet eine Baustelle und f hrt eine Begehung zur Aufnahme des Projektsta tus durch Er nimmt sein Smartphone startet 7 2014 FACTS Ganz besonders gef llt mir dass ich an das Diktat ein Foto anh ngen kann Das brauche ich in meinem Job sehr h ufig und ich erspare mir das Zusammenf h
16. 9 2010 FACTS bedienen und auch mit meiner Brille kann ich das Display gut ablesen L wenau sch tzt auch die erweiterten M glichkeiten der digitalen Arbeitsweise Jetzt kann er nachtr glich zus tzliche Details oder auch Arbeitsanweisungen einf gen Ein weiterer Aspekt ist ihm wichtig n mlich die Sicher heit Es ist doch ein wirklich gro er Vorteil gegen ber den B ndern dass ich mir keine Gedanken mehr dar ber machen muss ob meine Diktate zuf llig bei dem falschen Emp f nger landen k nnen Die Verschl sselung beim Sprachstandard DSS Pro sorgt daf r dass dies auch so bleibt Wenn L wenau m chte kann er nach dem Diktat noch des sen Priorit t festlegen ansonsten kommt das Ger t in die Docking Station und der Dik tier Fall ist erledigt DAS MOBILE DIKTAT Eine besondere Qualit t haben jetzt Be sprechungen mit mehreren Teilnehmern ge wonnen und zwar dank des Einsatzes der Philips LAN Docking Station Daf r braucht man keinen eigenen PC sondern muss das Ger t nur ans Netzwerk anschlie en Bei 5 amp P steht es im gro en Konferenzraum wo auch die Besprechungen in gr eren Runden statt finden Kurze Zusammenfassungen oder Ver tragsentw rfe werden schnell diktiert und per FACTS 9 2010 LAN Station zur Assistentin geschickt die kurz darauf die gedruckten Texte liefert Thomas Vomfell Fachanwalt f r Arbeits Handels und Gesellschaftsrecht erl utert die Vorteile
17. Beispiel f r das Drucken von mobilen Endger ten aus erfreuen sich bei Usern von Smartphones und Tablets zuneh mender Beliebtheit Was ist bei der Nutzung im Hinblick auf die IT Sicherheit eines Unterneh mens zu beachten Remke Die Verbreitung von Apps schafft v llig neue M glichkeiten Nicht nur auf Smartpho nes und Tablets werden sie vielfach genutzt sondern zunehmend auch auf dem heimi schen Fernseher und in Zukunft auf vielen Haushaltsger ten Grunds tzlich bin ich im mer wieder berrascht wie weitreichend die Berechtigungsanforderungen vieler Apps sind Fine einfache App zum Drucken vom Tablet aus beispielsweise fordert bei der Installation das Recht auf Kontakte des Users und seinen Standort zuzugreifen Prozesse zu starten und zu beenden und vieles mehr Vor der Instal lation dieser kleinen Helferlein sollte man also sehr genau auf die Berechtigungsanfor derungen achten Mein Tipp ist sie nur aus vertrauensw rdigen Quellen und von vertrau ensw rdigen Anbietern zu installieren Zudem kann ich nur empfehlen Seien Sie besser eher geizig als zu gro z gig mit der Preisgabe pers nlicher Daten Nutzen Sie verschiedene Passw rter und wechseln Sie diese auch in regelm igen Abst nden Daniel M ller m 3 2014 FACTS Das Diktierger t Philips Pocket Memo Mit vielen Ideen die wir speziell f r Rechtsanw lte entwickelt haben Testen Sie kostenlos Philips Diktierger te D Seit 60 Jahren D
18. Beschr nkte sich das Monitoring fr her in erster Linie auf einige wenige Leis tungsparameter wie etwa die CPU Auslastung bei einer Datenbanktransaktion beinhaltet ein IT Monitoring heute nahezu alle Bereiche der IT inklusive Sicherheit Verf gbarkeit oder auch Nutzungsverhalten von Anwendern PROAKTIVE BERWACHUNG Viele Bereiche der IT wie beispielsweise Festplatten kritische Ger te wie Netzteile oder Applikationen lassen sich proaktiv berwachen Wird eine St rung ber eine verschl sselte Ver bindung an unser Rechenzentrum gemeldet kann der Techniker nach vorheriger Auswer tung sofort entsprechend reagieren erl utert Dirk Remke Certified IT Business Manager Datenschutzbeauftragter und auditor T V bei der Unternehmensgruppe mdi amp NoRA diese hat sich im Laufe ihres ber 30 j hrigen Beste hens zu einem f hrenden Anbieter von Soft warel sungen f r Rechtsanw lte Notare und Rechtsabteilungen entwickelt Angeschlossen an die Entwicklungs und Beratungsgesellschaft ist mit dermdi GmbH amp Co KG ein eigenes IT Systemhaus das von der Beratung bis zur technischen Umsetzung und Betreuung vollumf ngliche IT Dienst leistungen bietet Die dritte Komponente der Unternehmensgruppe mit Sitz in Ibbenb ren ist die S G Web Services die Consulting Hosting und typische Rechenzentrumsleis tungen anbietet alle Dienste also rund um das Thema Internet Zu den Kunden von mdi amp NoRA z hlen in
19. Mitarbeiter ihre privaten Smart phones oder Tablets f r die Arbeit nutzen kann von ffentlichen WLAN Netzen und von mani pulierten Anwendungen Links oder Websites eine ernsthafte Bedrohung ausgehen Welche Sicherheitsmafnahmen empfehlen Sie rund um das Thema Bring your own Device Remke Der einfachste Weg f r Unternehmen w re die Strategie Bring your own Device home Alternativ dazu gibt es mittlerweile aber auch L sungen mit denen sich betriebli che und private Daten sicher voneinander trennen lassen Auch das Orten L schen und Sperren von Daten l sst sich technisch realisie ren Die dazu erforderliche technische Ausstat tung ist jedoch nicht ganz g nstig Daher rech nen sich viele dieser Modelle erst ab einer Anzahl von mindestens 100 Ger ten die ver waltet werden sollen F r kleinere Umgebun gen lassen sich alternativ Online Plattformen nutzen In ihnen ist der administrative Auf wand in der Regel h her da nicht auf bereits im Netzwerk vorhandene Daten zur ckgegriffen werden kann Daher kann es insgesamt gese hen f r viele Unternehmen sicherer und kos teng nstiger sein eine Strategie zu verfolgen die die User dazu verpflichtet Unternehmens daten nur auf Unternehmensger ten zu spei 76 FACTS SONDERVER FFENTLICHUNG 8 2014 chern Dazu werden alle erforderlichen Richt linien fest auf dem Ger t eingerichtet und alle unerw nschten Funktionen werden gesperrt FACTS Apps zum
20. Standopp Die Umsetzung des papierlosen B ros kann nicht von heute auf morgen erfolgen sondern ist ein langwieriger Prozess f r den zun chst die internen Arbeitsabl ufe die vor handene Software und das Handeln der Mit arbeiter optimiert werden m ssen Zudem sind viele L sungen bereits etliche Jahre alt und bed rfen zun chst einer gr ndlichen Modernisierung Das papierlose B ro tr gt nicht nur dazu bei wertvolle Ressourcen ein zusparen sondern auch dazu durch ge nder te Arbeitsweisen f r eine h here Effizienz der Prozesse zu sorgen brigens begleiten wir jedes Unternehmen auf seinem Weg zum pa pierlosen B ro ganz gleich ob die Pl ne schon weit fortgeschritten sind oder ob das Projekt noch in den Kinderschuhen steckt Un abh ngig davon ob die Verantwortlichen nach einem kraftvollen DMS Paket suchen oder erst jetzt darangehen ein erstes kleines digitales Archiv zu erstellen wir sind bei jedem Schritt hin zum papierlosen B ro behilflich Daniel M ller m FACTS 19 BRANCHE Interview Bevor Sie vom Hocker fallen Nicht erst seit gestern gilt Leasing bei der Anschaffung von Autos Maschinen oder IT Equipment als eine erprobte Finanzierungs alternative nicht so jedoch 10 Sachen B roeinrichtung Dass sich das Leasen von B rom beln besonders lohnt erl utert Marcus Holbeck Verkaufsleiter Deutschland bei MMV Leasing FACTS Die Vorteile des Leasings im Allgemei nen sind inzwischen jed
21. Technik mittlerweile sehr ausgereift ist ber viele n tzliche Funktionen verf gt und sich mit entsprechender Software sogar in den Workflow eines Unternehmens einbinden l sst technik Um beim Diktieren stets ein optimales Ergebnis zu bekommen hat Philips daf r das DPM8000 mit einer 360 Grad Tonaufnahme ausgestattet die unter anderem bei Tagungen und Interviews eine hervorragende Qualit t lie fert Ein besonders pfiffiges Feature dabei ist der Bewegungssensor Das DPM8000 erkennt automatisch anhand der Platzierung in der Hand gehalten oder auf dem Tisch liegend welche Mikrofone aktiviert werden m ssen Zu dem schaltet das Diktiersystem auf inaktiv wenn nicht gesprochen wird Das spart Strom und erh ht die Akkuleistung Eine intelligente Technologie passt zudem die Helligkeit des Dis plays an um den Akku zu schonen Apropos Akkuleistung Die Batterielebensdauer betr gt bis zu 23 Stunden im Aufnahmemodus Eine vollst ndige Aufladung des Diktierger ts dauert drei Stunden Der Lithium Ionen Akku kann 8 2014 dabei einfach ber eine Standard Micro USB Buchse aufgeladen werden Besonders gefallen hat den FACTS Redak teuren das gro e Display das mit seiner hohen Aufl sung alle Anzeigen leicht und in jeder Si tuation erkennen l sst Das gilt sogar bei direk ter Sonneneinstrahlung Die volle Punktzahl gab es auch f r die einfache Bedienung des Ge r ts Der Blick in das sehr gut strukturierte Handbuch ist f
22. abzudecken F r unsere Spezialisten ist schon die Konfigurati on und Einrichtung der Systemkomponenten von gr ter Wichtigkeit Denn es ist ber haupt nicht egal wie ein Server System ausge stattet und installiert wie eine Datensiche rung organisiert und durchgef hrt oder wel che Firewall eingesetzt wird Wir stehen unse ren Kunden immer beratend zur Seite damit unsere Anwender vom ersten Moment mit ei nem zuverl ssigen System aus Hard und Soft ware arbeiten k nnen Daniel M ller wm z En 96552 E Dokumentenerstellung mit Vorlagen H hen daii E Dokumentenmanagement mit akten a spezifischer Organisationsstruktur Fon o ee TEN E integrati Diktier und Sprach u gt ir SE n egra 1011 von 168 0 prac T Tg pe u i in za erkennungsl sungen E DE Bu HEr i E Abrechnungserstellung nach RVG 2 u j ur u 0510 eem men u m N Ei E Finanzbuchhaltung Rechnungsaus nn nem zum r mm ie i T ul Een 03 Eu Im rm gangsbuch Mahnwesen z e d m eee E Betriebswirtschaftliche E mik kiinni ee An Kan T Auswertungen en rm a Ban e ee E Gewinnverteilungsberechnungen Ta Fimi Ban vn nach Soziet tsvertrag 1 z ee dar T T 2 i o bi E Mandanten Informationswerkzeuge a Online Reporting SharePoint usw E Detaillierte Im Exportfunktionen E Schnittstellen zu ERP Anbie
23. diese f r die Beantwortung des Anschreibens und die Zusendung von entsprechenden Informa tionsmaterialien in Form von Brosch ren und Datenbl ttern Ebenfalls wurde um die Nennung von Refe renzen gebeten um sich im Bedarfsfall mit Be rufskollegen in Verbindung setzen zu k nnen und sich in direktem Kontakt nach deren Erfah rungen und Zufriedenheitsgrad zu erkundigen Bei R ckfragen sollten sich die Anbieter aus schlie lich per E Mail an Corinna Stein wen den Hintergrund In dieser ersten Bestands aufnahme sollte es zun chst darum gehen die groben Kosten absch tzen zu k nnen die auf die Kanzlei zuk men Mit den funktionalen Un terscheidungen der einzelnen Angebote wollte sich die Rechtsanw ltin noch gar nicht besch f tigen das sollte in einem zweiten Schritt fol gen in dem die Anbieter zu einer individuellen Pr sentation vor Ort gebeten werden sollten Zuvor galt es aber alle eintreffenden Infor mationen zu sichten und auszuwerten Dies war bereits nach wenigen Tagen m glich Vier FACTS 4 2013 AnNofext Wolters Kluwer GmbH der f nf angeschriebenen Unternehmen reichten ihre Angebote ein In ihrer Hauspost fand Corinna Stein sehr umfangreiches und teilweise hervorragend aufbereitetes Informa tionsmaterial von NoRA der Rummel AG und DATEV vor ebenso wie die Visitenkarte eines pers nlichen Ansprechpartners an den alle R ckfragen gerichtet werden sollten Der An bieter
24. eine L sung f r das schnelle und einfache Versenden von Daten Die Daten bleiben bei der gesamten bertra gung verschl sselt und damit vollst ndig ge sch tzt Die Verschl sselung kann in drei ver schiedenen Sicherheitsstufen erfolgen und die Datengr e ist nahezu unbegrenzt Mit mail Schutz de werden E Mails datenschutzkon form verschickt Das schafft Vertrauen bei Mandanten Kunden und Partnern FACTS Auch Rechtsanw lte sch tzen es von unterwegs aus Zugriff auf alle relevanten Un terlagen zu haben Welche Hilfsmittel und technischen L sungen w rden Sie f r das The ma mobiles Arbeiten empfehlen Worin be steht der Nutzen f r den Anwender Br ning Zun chst stiftet das mobile Arbeiten nur dann einen Nutzen wenn es richtig betrie ben wird Wir m chten dem Juristen die M g lichkeit geben Akten mobil zur Hand zu haben und gegebenenfalls zu bearbeiten Folglich kann ein Anwalt seine Akten f r Gerichtster mine auf das Ger t laden und hat alle Informa tionen in digitaler Form vor sich kein Papier chaos und kein unn tiges Mitf hren von ver traulichen Daten Das mobile Arbeiten ist ein gro er Vorteil f r Juristen aber die Wahl der technischen Hilfsmittel sollte gut berlegt sein Unsere L sung die NoRA App 2 0 ist zum Beispiel nur f r Ger te von Apple erh ltlich Der Jurist l dt sich die ben tigten Akten auf sein mobiles Ger t und hat die Daten berall verf gbar Es besteht keine Gefa
25. erm g licht die Verkn pfung mit einer Sprachdatei durch einfaches Scan nen eines Barcodes FACTS 8 2013 INFO Klassik Modus mehr als ein Gimmick Was auf den ersten Blick wie ein Gimmick aussieht ist der Klassik Modus optio nal Diese Funktion erm glicht dem Anwender eine noch h here Bedienerfreund lichkeit weil sie das Look and Feel eines analogen Ger tes mit Kassette vermit telt Auf dem Display erscheint dabei eine drehende Kassette und die Anzeigen konzentrieren sich auf das Wesentliche Auf die Vorteile der digitalen Technik muss dabei nicht verzichtet werden FACTS hat das DPM8000 auch in Verbin dung mit der Spracherkennungssoftware Dragon getestet Das Ergebnis Selbst ohne vorgenommenes Lernprogramm der Sprach erkennung wurden einwandfreie Resultate erzielt Die bergabe des Diktats von der SpeechExec Workflow Software zur Dragon Software ist selbsterkl rend Ausgeliefert wird das DPM8000 mit ei nem praktischen und hochwertigen Leder etui und einer Dockingstation f r die schnel le Aufladung und f r die bertragung der Aufnahmen an den Computer Optional kann sich der Anwender unter anderem noch f r einen Fu schalter ein Telefon Pick up Mikrofon und einen WLAN Adapter entscheiden Klaus Leifeld m 8 2014 Philips bietet f r einen annehmbaren Preis ein schickes Diktierger t mit vie len n tzlichen Funktionen Die Sprach qualit t kann sich h ren lassen und ist sowo
26. fen und bei Bedarfan moderne Gegebenheiten anzupassen INTERIEUR 16 Dynamik f r den Anwalt Wer geho benen Stil mit dynamischem komfor tablem Sitzen verbinden m chte kommt nicht um einen modernen B ro drehstuhl herum 26 Sitting in motion Durch eine stetige Erweiterung seiner Produktpalette kann das Unternehmen WAGNER inzwischen nahezu alle Bereiche im Unternehmen abdecken und mausert sich immer mehr zu einem fachkundigen Profi in der Objektausstattung 54 Klassische Formgebung mit neuester Sitztechnologie Um ganz entspannt zu kommunizieren und konzentriert zu arbeiten hat Interstuhl mit VINTAGEis5 klassische Konferenzsessel in vielen Varianten im Programm Ressortleitung Test amp Technik Klaus Leifeld kl klaus leifeld factsverlag de Dajan Mimic dajan mimic factsverlag de Ressortleitung Office Anna Sieradzki as anna sieradzki factsverlag de Verlagsassistenz Nicole J hring nicole joehring factsverlag de Media Beratung Sarah Bartel sarah bartel factsverlag de Artdirection Silke Cremer Thietmar Schorm Marc Jedamus Bildrechte Alle Fotos Produkthersteller oder Fotoagenturen 8 2014 86 Das kann dauern Der Konferenzraum ist das Herz vieler Kanzleien hier wird mit Mandanten gesprochen mit Part nern debattiert und es werden Ent scheidungen getroffen Die Einrichtung sollte deshalb nicht nur repr sentativ sondern auch f r lange Arbeitstage ausgelegt sein TE
27. hnliches gilt f r Wiedervorlagen und Fristen die der Anwalt von berall in die Akte einpflegen kann sodass die Kanzleimit 8 2014 arbeiter sofort mit der Weiterverarbeitung der bermittelten Daten beginnen k nnen Zudem l sst sich beispielsweise auch das Ho norar f r ein gef hrtes Telefonat oder einen diktierten Brief sofort berechnen Die erfass ten Daten k nnen dann direkt nach ber mittlung der Akte von den Mitarbeitern in der Kanzlei weiterberechnet werden Die Nutzung der App auf dem iPad oder auf dem Systemvoraussetzungen EB NoRA Advanced Stand min 28 01 2014 E Microsoft SharePoint 2003 oder h her oder besser NoRA SharePoint 1 Zugang je Ger t E iPad iPhone oder iPod touch ab IOS 7 empfohlen ab iPad 3 iPhone 4s iPod touch 5G E WLAN in der Kanzlei f r den mobi len Datenabgleich empfiehlt die Redak tion ein Ger t mit dem Standard 3G oder 4G 4 2014 FACTS iPhone setzt in der Kanzlei allerdings eine Bedingung voraus die Installation der Soft warel sung NoRA Advanced und einen NoRA SharePoint Zugang beziehungsweise der Zugang ber WLAN INTUITIV BEDIENBAR Wie auch f r den Test der ersten App Ver sion hat NoRA f r die FACTS Redaktion eine fiktive Mandantenakte angelegt sodass sich die einzelnen Funktionali t ten pr fen lassen konn ten Positiv aufgefallen ist sofort die intuitive Installa tion der App Nach dem Laden aus dem iT
28. hochgesch tzten Kassetten fiel am Ende nie 78 FACTS mandem schwer auch nicht den Tra ditionalisten Seniorpartner Wolfgang Heitmann erinnert sich In meiner An fangszeit haben wir mit ziemlich un handlichen Ger ten diktiert deshalb kann ich den Komfort der digitalen Dik tierger te noch mehr genie en als unse re jungen Kollegen Bei Schumacher amp Partner wird die Software SpeechExec Enterprise von Philips eingesetzt die Diktat und digitale Mandantenakte verkn pft und so f r einen einfachen aber effizienten Workflow sorgt Alle Anw lte arbeiten mit Digital Pocket Memos die sie nach dem Diktat in ihre Docking Sta tionen stecken Die Software sorgt daf r dass die Datei bei den richtigen Schreibkr ften lan det Aber nicht nur das Auch wer zu einem Au entermin unterwegs ist wer von zu Hause arbeitet oder wer leider aus dem Urlaub aktiv werden muss der schickt einfach eine E Mail mit der Sprachdatei und wei dass sie sofort bearbeitet wird Komfort und Effizienz sind passende Stichworte f r unsere neuen digitalen Werk zeuge meint Rudi L wenau ebenfalls Seni orpartner von S amp P Das Digital Pocket Me mo liegt prima in der Hand ist einfach zu GEGR NDET 1960 Schumacher amp Partner geh rt mittlerweile zu den zw lf gr ten Kanzleien im Ruhrgebiet Heute arbeitet ein gro es Team daran die Mandanten der Soziet t bestm glich und individuell zu beraten 8 2014
29. kompetenter Fachleute verlassen zu k nnen Denn Der technische Support und die pers nliche Ansprechbarkeit des stets freundlichen NoRA Teams sind ein ganz gro es Plus dieses Anbieters ZUK NFTIGE PROJEKTE Und mit dieser Unterst tzung im R cken sollen auch zuk nftige IT Projekte angegangen werden wie beispielsweise die Einrichtung von Heimarbeitspl tzen mit gesicherten Datenver bindungen die weitere technische Integration der Telefonanlage oder die Nutzung der NoRA App f r das iPad Mit dieser k nnen die Juris ten von berall auf alle wichtigen Akteninfor mationen und Dokumente aus der eigenen Kanzleisoftware zugreifen Damit ist es bei spielsweise m glich von unterwegs Arbeitszei ten in die Mandantenakten f r eine direkte Abrechnung des Zeithonorars einzutragen Ebenso k nnen aktuelle Fristen Sachst nde oder Wiedervorlagen abgerufen oder einge pflegt werden sodass die Kanzleimitarbeiter sofort mit der Weiterverarbeitung der bermit telten Daten beginnen k nnen Daniel M ller wm FACTS 67 KAUFBERATUNG Digitale Diktierger te Genial digital In K rze schauen viele Fernsehzuschauer die ihre 000 Fernsehtechnik nicht auf digital umgestellt haben uf eine schwarze Mattscheibe Das analoge Fernsehpi a me gramm ber Satellit wird in Deutschland abgeschaltet Ebenso abgeschaltet werden auch immer mehr analoge Diktierger te denn schon lange ist auch in diesem Be
30. nicht anwaltlichen Personals werden die traditio nellen Ausbildungsprofile f r rechtliche Bera tung und Notarangelegenheiten kaum noch eine Rolle spielen weil diese Aufgaben mithil fe technologischer Unterst tzung von exter nen Dienstleistern bereitgestellt von Hoch schulabsolventen mit juristischem Hinter grund bernommen oder von Anw lten selbst durchgef hrt werden Und schlie lich werde die Nutzung von Informations und Kommu nikationstechnologien in der Mandatsbear beitung E Akte und in der Mandantenkom munikation bis 2030 f r alle Personengruppen selbstverst ndlich sein KEINE ZUNFT MEHR Nicht zuletzt helfen zeitgem e Technolo gien Arbeitsort und zeit zu flexibilisieren und somit den kommenden Generationen die zunehmend aus Frauen und aus Angeh rigen der sogenannten Generation Y beste hen f r Letztere kommt neben dem Beruf auch dem Privatleben eine gro e Bedeutung zu flexible Arbeitsmodelle zu bieten Also wird sich weiterhin viel tun im Rechts beratungsmarkt Keine Frage Wandel ist heute die einzige Konstante im Markt und der aufWirtschaftskanzleien lastende Innova tionsdruck nimmt best ndig zu schreiben Prof Dr Thomas Wegerich und Markus Har tung im Vorwort ihres Buchs Der Rechts markt in Deutschland berblick Analysen Erkenntnisse siehe Kasten und betonen die Notwendigkeit der richtigen Positionierung der Soziet ten mit Blick auf die stets kompli zierter w
31. sch tzen wissen Mit diesem Wissen an der Hand ist Corinna Stein bei ihrem Investiti onsvorhaben jedenfalls bereits ein ganzes St ck schlauer und besser beraten Ob sich die Rechtsanw ltin letztendlich f r die Anschaffung einer Spezialsoftware entschei det und falls ja f r welchen Anwender dar ber wird auf jeden Fall noch in einer der weiteren FACTS Ausgaben zu lesen sein Klaus Leifeld Daniel M ller w 4 2013 FACTS Wir integrieren Technik Was auch immer Wo auch immer www cp de DRAG C P M belsysteme GmbH amp Co KG Tel 49 0 6465 919 370 info cp de PRAXIS Mobiles Arbeiten Von unterwegs aus im Zug am Flughafen oder zu Hause im Home Office das gesprochene Wort in geschriebenen Text umzuwandeln spart Zeit und erh ht die Flexibilit t im Arbeitsalltag Auch daf r lassen sich mittlerweile Smartphones verwenden Voraussetzung Das kleine handliche Multitalent wurde vorher mittels App in ein professionelles digitales Aufnahmeger t verwandelt 40 FACTS 8 2014 eben Laptops oder Tablet PCs sind Smartphones in zwischen unverzichtbare Hilfsmittel um von unter wegs oder von zu Hause aus zu arbeiten Laut An gaben des Bundesministeriums f r Wirt schaft und Technologie sind aktuell bereits 20 Millionen Smartphones in Deutschland im Einsatz Tendenz immer noch stark stei gend Aufgrund ihrer Leistungsf higkeit und der zahlreichen zus tzlichen Funktionalit ten werden
32. von FACTS ist vor al lem das journalistische Konzept Die Kombination aus Testma gazin und Wirtschaftsmagazin mit dem Schwerpunkt IT setzt eine bestimmte Ausbildung und Arbeitsweise voraus So findet man weder fremdrecherchierte Meldungen noch Gazettenge schichten denn die FACTS Journalisten sind vom Fach Jeder Mitarbeiter der 15k pfigen Redaktion kommt aus der IT Branche was beson ders bei den Tests eine wichtige Rolle spielt Im eigenen Testcenter werden Produkte und L sungen nicht nur auf ihre technische Leis tungsf higkeit gepr ft sondern auch auf Qualit t Preis und vor allem den tats chlichen Nutzen f r den Anwender FACTS behandelt in den Spezialausgaben brisante Themen einer bestimmten Branche und berichtet ber die aktuellsten Trends in den Bereichen Hardware Software und Organisation sowie ber intelligente und stilvolle B rom bell sungen Basis jeder der monatlich erscheinenden Ausgaben sind 40 000 hoch qualifizierte Leser aus Top Unternehmen der deutschen Wirtschaft Die mehrmals im Jahr publizierten Schwerpunktaus gaben und Specials erreichen je nach Zielgruppe Auflagen zwischen 25 000 und 100 000 Exemplaren Insgesamt erreicht die FACTS heute so ber 500 000 unterschiedliche Entscheider pro Jahr quer durch alle Branchen www factsverlag de FACTS VON ABISZ Leistungstest Kauf beratung Company Story Anwenderbericht Arena und vieles mehr 8 2014 FACTS 95 a gt
33. wichtige Grundregeln E Zun chst gilt erst denken dann sprechen Der Diktierende sollte genau wissen wem er was sagen will E Eine deutliche Aussprache ist wichtig Auch empfiehlt es sich das Mikrofon etwa zehn Zentimeter seitlich neben dem Mund zu halten E Auf den Sprechrhythmus sollte der Sprechende ebenfalls achten E Eine falsche Interpunktion kann den Sinn des Briefs ver ndern Da her ist es ratsam die Satzzeichen anzusagen WE Kurze S tze sind leichter zu verstehen Verschachtelte Formulierun gen dagegen bringen die Schreibkraft in Schwierigkeiten Wiederholun gen wirken ebenfalls verwirrend E Eine Absprache zwischen Diktierendem und Schreibkraft kann sich als sehr hilfreich erweisen um festzulegen welche Aspekte Letztere gut beherrscht etwa Zeichensetzung Einteilung von Abschnitten oder bersetzung se das Direktspeichern von Diktaten und zu s tzlichen Informationen wie dem Namen des Verfassers oder auch einem Passwort ein wei terer Vorzug der digitalen Helfer So funktio niert es Die Speicherkarte wird ber das digitale Diktierger t mittels eines Daten ber tragungskabels via USB Schnittstelle in den 8 2014 PC eingelesen Die weitere Verarbeitung der Sprachdatei sowie ihre Einbindung in den Workflow erfolgt dann ber eine entsprechen de Software Mit diesen Diktatdateien kann der Anwender genauso wie mit Textdateien umgehen Er kann W rter und S tze l schen oder einf
34. zunehmenden Nutzung von Cloud Computing Diensten steigen nun auch die Sicherheitsbedenken der User Viele IT Verantwortliche sind aus Sorge ber Kont rollverlust oder Sp h Attacken derzeit aber immer noch nicht bereit auf Cloud Compu ting zu setzen Was empfehlen Sie professionel len Nutzern Remke Cloud ist ein schwer zu definierender Begriff daher kann ein Anwender auch kaum entscheiden was f r seine pers nliche Anfor derung die richtige L sung ist Oftmals haben Anwender den Wunsch keine eigene Server IT mehr im eigenen Rechenzentrum betreiben zu wollen Eine Auslagerung bedarf allerdings aus gefeilter Konzepte und Vertr ge mit denen eine ganze Reihe rechtlicher und technischer Klip pen umschifft werden muss Daneben gibt es Cloud Computing Angebote f r die Umset zung von Anforderungen wie E Mail Diensten das Speichern von Dokumenten und die Nut zung einer speziellen Anwendung Hierbei m ssen selbstverst ndlich auch viele rechtliche Gegebenheiten beachtet werden aufgrund des genauer definierten Umfangs ist das jedoch wesentlich einfacher umzusetzen In beiden F llen w rde ich immer Anbieter von Cloud Computing Diensten empfehlen die nach IT Irends und Strategien pa deutschem Recht arbeiten ihr eigenes Rechen zentrum auf deutschem Boden betreiben und eine pers nliche Form der Ansprache bieten Denn wenn es zu Problemen kommen sollte sollte man wissen wer verantwortlich ist FACTS Wenn
35. zur Datensiche rung sowie Virenschutz und berwachung von Exchange oder SQL Servern um den ein wandfreien E Mail Verkehr und Betrieb von Datenbanken zu gew hrleisten SINNVOLL INVESTIERT Dabei hat der Kunde die Wahl zwischen ei nem Dienstleistungspaket mit oder ohne Mo nitoring Appliance Bei der ersten Variante erh lt der Kunde ein fertig vorkonfiguriertes Ger t f r sein Netzwerk Bei der zweiten Vari ante installieren die Experten von mdi amp NoRA auf dem System des Kunden eine entsprechen de Monitoring Software Neben einer einmali gen Geb hr f r die Einrichtung fallen dann lediglich monatliche berwachungsgeb hren in H he von 54 beziehungsweise 79 Euro an Mithilfe dieser Ma nahmen hat der Kunde eine unabh ngige externe Expertensicht auf seine IT Systeme sodass insgesamt der Grund stein f r ein gleichbleibendes Ma an Qualit t f r die IT gelegt ist sagt Remke Insofern d rften Unternehmen gerne bereit dazu sein diese sinnvolle und berschaubare Investition in ihre IT Infrastruktur zu t tigen Daniel M ller m FACTS 73 FACTS TITEL Besser zu geizig als zu gro z gig Aussp h Aff re Datenlecks und k rzlich 16 Millionen geknackter E Mail Konten das Thema Sicherheit beherrscht die IT Welt derzeit wohl wie kein weiteres Dirk Remke Certified IT Business Manager Datenschutzbeauftragter und auditor T V bei der Unternehmensgruppe mdi und NoRA u ert
36. AUGUST 2014 DEUTSCHLAND 3 90 STERREICH 4 10 MimeOftiee 8 JURISTEN SPEGIAL 2014 S INHALT Juristen Special 2014 AKTUELL 64 4 Anwalt 2030 Wie in vielen anderen Branchen findet in der Anwaltschaft seit einigen Jahren ein Wandel statt Doch wie wird es in zwei Jahrzehnten im Rechtsmarkt aussehen Die Antwort gibt der Deutsche Anwaltverein DAV in einer aktuellen Studie 78 14 Eine illustre Runde Durch das Kn pfen von Netzwerken und die Mitgliedschaft in Berufsverb nden wie etwa dem VDA e V haben Rechts anw lte Notare und Steuerberater die M glichkeit eine ganze Reihe von Vorteilen in Anspruch zu nehmen 12 BRANCHE UNTERNEHMEN 20 Bevor Sie vom Hocker fallen Leasing gilt bei der Anschaffung von Autos Maschinen oder IT Equipment als eine erprobte Finanzierungsalterna tive Dass sich auch das Leasen von B rom beln lohnt erl utert Marcus Holbeck Verkaufsleiter Vertriebsleasing Deutschland bei MMV Leasing 18 48 Wir investieren in die Zukunft Welchen Stellenwert Schreibdienstleis tungen in Deutschland haben wann es von Vorteil ist mit einem Fachh ndler zusammenzuarbeiten und warum man Investitionen in eine moderne Zukunft 22 wagen sollte verr t Florian Schwiecker im Interview 88 Fit f r die Zukunft Die Nutzung von Informations und Kommunikations technologien in der Mandatsbearbeitung wird immer mehr zur Selbstverst nd lichkeit das wurde auch beim die
37. App einer wirk lich gro en Zahl von Nutzern zur Verf gung zu stellen hat Philips f r weitere Flexibilit t gesorgt Die aufgenommenen Diktate lassen sich nicht nur in den Philips eigenen Desk top Produkten SpeechExec Enterprise und SpeechExec Pro wiedergeben sondern sie k nnen auch in allen professionellen Diktier systemen wie beispielsweise von Grundig oder Olympus abgespielt werden Im FACTS Test konnte sowohl die Bedie nung als auch die Sprachqualit t voll ber zeugen Auch die bermittlung von Diktaten etwa zur Abschrift erfolgt binnen Sekunden und ist nicht komplizierter zu bewerkstelligen als das Versenden einer E Mail a FAZIT Die einfache Handhabung und die um fangreichen Editier und Bearbeitungs m glichkeiten sowie die Anbindung zum SpeechExec Mobile Server machen die Philips Dictation Recorder App zu einem berzeugenden Business Tool Nette Features wie beispielsweise das Starten oder Beenden einer Aufnahme ber eine Sch ttelbewegung des Smart phones runden das sehr gute Gesamt paket ab Produkt Philips Dictation Recorder Beschreibung Diktier App Preis 30 Tage kostenlos dann 8 Euro Monat Kontakt www philips com dictation BEURTEILUNG Handhabung DEREN EN ENG Funktionalit t euere Produktivit t DEREN ERER ENG Sprachqualit t tet Gesamtergebnis sehr gut FACTS 38 2012 interstuhl EVERYbody A x gt Ni uno EVERYwhere EVERY Produktgestal
38. Aufwand der f r die Aus und Weiterbildung eines Datenschutzbeauftragten zus tzlich anf llt sagt Remke Neben dem Thema Sicherheit wird auch die Verf gbarkeit der IT Infrastruktur immer wichtiger vor allem f r Kleinunternehmen und Kanzleien Denn sobald IT Komponenten wie Server oder Switches ausfallen entstehen hohe Kosten Um Ausfallzeiten zu vermeiden beziehungsweise so gering wie m glich zu hal ten bietet NoRA ein spezielles IT Monitoring an mit dem sich alle kritischen Systeme wie Festplatten Server Switches und Applikatio nen permanent berwachen lassen Insgesamt berwacht NoRA im Rahmen des Monitorings bereits mehrere Hundert Serversysteme Viele Bereiche berwachen wir dabei proaktiv Das hei t wir k nnen noch bevor etwa die Kapa zit t einer Festplatte erreicht ist oder die CPU am Limit l uft die entsprechenden Gegen ma nahmen einleiten erl utert Remke Um teure Ausfallzeiten der IT zus tzlich zu minimieren und den normalen Gesch ftsbe trieb so wenig wie m glich zu st ren bietet NoRA bei Bedarf an notwendige Umstellungs oder Wartungsarbeiten an Wochenenden oder nach Dienstschluss durchzuf hren Ein weite rer zus tzlicher Erfolgsfaktor ist es dass jeder Kunde seinen pers nlichen Ansprechpartner 8 2014 hat der sich im Bedarfsfall schnell und un kompliziert um seine Anliegen k mmert Da her spielen der pers nliche Kontakt und der regelm ige Austausch mit ihren Kund
39. Aufzeichnung der Sprache bis hin zum fertigen Produkt bieten wir alles aus einer Hand Das bedeutet Ein Anwalt mit eigener Schreibkraft kann von uns die Hardware und die notwendige Software bekommen Wenn ein Immobilienmakler dagegen keine Sekre t rin hat bieten wir ihm auch die M glich keit des Zugriffs auf Schreibdienstleistungen an Bei der bertragung der Daten achten wir auch hier darauf dass diese sicher und verschl sselt sind und den Anforderungen der jeweiligen Berufsst nde entsprechen 3 2013 FACTS Schreibdienstleistungen sind f r jemanden der berhaupt gar keine Schreibkr fte auch nicht tempor r wie zum Beispiel im Urlaub oder bei Krankheit hat aber ein geschrie benes Produkt braucht elementar wichtig Und dazu verhelfen wir den Leuten FACTS office In den USA gibt es bereits ein Mo dell bei dem man die Schreibdienstleistungen minutengenau in Anspruch nehmen und bezah len kann Wie funktioniert das in Deutschland Schwiecker In Deutschland sind Schreibleis tungen in unterschiedlicher Form im Ange bot Oft m ssen Kunden zun chst einen Rah menvertrag abschlie en manchmal zahlen sie auch eine monatliche Grundpauschale Ich bin der Meinung ein Kunde sollte nur das zahlen was er auch nutzt Das k nnen in diesem Monat vielleicht f nf Minuten sein w hrend er in den n chsten drei Monaten nichts verwendet und danach wieder 150 Mi nuten in Anspruch nimmt Das hei t er zahlt tats chlich nur d
40. Ausschlag daf r mit NORA zusammenzuarbei 10 2013 FACTS ten und mithilfe der IT Experten gelang die Umstellung von Kugelkopfschreibmaschinen und gro en Buchungsmaschinen auf die mo dernen Hilfsmittel der EDV erfolgreich Wie sehr der Einsatz moderner Hilfsmittel den Berufsalltag vereinfacht hat verdeutlicht Rump an einem konkreten Beispiel Als Notar bin ich dazu verpflichtet beim Abschluss ei nes Kaufvertrags ber eine Immobilie das Grundbuch einzusehen Fr her war die Ein sichtnahme in das Grundbuch vor der Beur kundung eines Vertrags mit einem erhebli chen Zeitaufwand und Fahrtkosten zu den einzelnen Grundbuch mtern verbunden Heute dagegen kann der Notar die Grundb cher und auch die Kataster in Sekunden schnelle digital einsehen womit sich der fr here Aufwand praktisch erledigt hat Angesichts der rasanten technologischen Entwicklung auf diesem Gebiet sagt Rump Sicherlich ist es schwierig in einer kleineren Kanzlei s mtliche EDV Neuerungen stets nachvollziehen zu k nnen und in der Praxis umzusetzen Daher sind wir auf eine seri se und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Fachleuten angewiesen Von einem IT Dienstleister erwartet der Rechtsanwalt und Notar daher eine hohe Dienstleistungsbereit schaft und eine kompetente Beratung zu aktu ellen Themen Ein Beispiel Das gerade neu verabschiedete Kostenrecht f r Notare struk turiert deren gesamte Kostenrechnung um und stellt sie v l
41. DATENSCHUTZ Aktenvernichter f rs B ro Erfahren Sie mehr unter ideal de Klare Form tr fft auf nte Der neue IDEAL 2265 shreddert datenschutzgerecht und sicher Der komfortable UNTERNEHMEN Speech Processing Solutions FACTS office Welches Potenzial w rden Sie di gitalen Diktierger ten zuschreiben wenn Smart phones durch entsprechende Apps nahezu das Gleiche leisten k nnen Florian Schwiecker Je nach Einsatzszenario ist wahlweise das eine oder das andere Ger t die bessere Alternative Digitalen Diktierger ten w rde ich in den Bereichen eine gro e Zukunft zuschreiben in denen Menschen t glich ber einen l ngeren Zeitraum mit Sprache arbeiten Die Handhabung eines Diktierrekorders ist einfacher als die eines iPhones Das liegt dar an dass man bei einem iPhone auf das Display schauen muss damit man die richtigen Tasten dr ckt einen Diktierrekorder kann man blind handhaben 48 FACTS Beim Arbeiten au erhalb des B ros nimmt man dann etwas weniger Komfort in der Be dienung gerne in Kauf um den Vorteil der Mo bilit t zu nutzen Sie haben die M glichkeit die entstandene Datei direkt vom Smartphone zur sofortigen Weiterverarbeitung zum Bei spiel ans Sekretariat verschicken zu k nnen FACTS office Wie sieht eine effektive Diktier Kom plettl sung aus Und was bieten Sie da an Schwiecker Eine effektive L sung
42. FACTS Damit sie optimal beraten und vertreten werden k nnen spielt auch das Thema Weiter bildung eine wichtige Rolle Daher behalten die vier Rechtsanw ltinnen und Rechtsanw l te stets die neueste Rechtsprechung f r die Anliegen ihrer Mandanten im Blick Und auch hinsichtlich der organisatorischen und techni schen Ausstattung will die Kanzlei stets auf der H he der Zeit sein Um die Kanzlei auf den elektronisch gef hrten Rechtsverkehr mittels sogenannter E Akte vorzubereiten und sie damit auf die Zukunft auszurichten stellten die Verantwortlichen bereits fr hzeitig die Weichen und begaben sich auf die Suche nach einem geeigneten IT Anbieter SORGF LTIG AUSGEW HLT Gemeinsam mit den Mitarbeitern wurde ein Anforderungskatalog formuliert und an potenzielle Dienstleister weitergegeben Dar aufhin wurden drei Anbieter in die engere Auswahl genommen die dann in der Kanzlei ihre jeweiligen Softwareangebote pr sentier 8 2014 ten Nach einer intensiven Beratung mit den Mitarbeitern und der Arbeit mit einer Testver sion entschlossen sich die Verantwortlichen f r das Angebot der Unternehmensgruppe NoRA eines Anbieters von Softwarel sungen f r Rechtsanw lte und Notare mit angeschlos senem Systemhaus Die Implementierung der Spezialsoftware NoRA Advanced mit komplett integrierter elektronischer Akte erfolgte im Januar 2013 Dazu wurde ein neuer Zentralserver durch ei nen weiteren IT Dienstleister der
43. FACTS Welche Eigenschaften waren das im Einzelnen Mohr F r uns war es besonders wichtig dass der Aktenvernichter eine starke Motorleistung hat die uns eine gleichzeitige Zufuhr von mehreren Seiten und Umschl gen erm glicht Dar ber hinaus war eine hohe Sicherheitsstu fe f r uns unverzichtbar FACTS Wie setzen Sie den Aktenvernichter ein Mohr Vernichtet wird internes Schriftgut Auf grund der bei uns tagt glich anfallenden ver traulichen Daten ist der Aktenvernichter st n dig im Einsatz Die Gew hrleistung dass vertrauliche Informationen und Daten von Mandanten nicht in falsche H nde gelangen ist f r uns eine Selbstverst ndlichkeit FACTS Hat der von FACTS zur Verf gung ge stellte IDEAL 2604 Ihre Anforderungen erf llt Mohr Dieser Shredder ist genau das richtige System f r uns und hat w hrend der gesam ten Stellzeit keinerlei Probleme verursacht Er ist motorstark vernichtet mehrere Seiten auf einmal und hat zudem keine Probleme mit B roklammern Dar ber hinaus lassen sich mit der Maschine auch CDs und Kredit karten problemlos vernichten F r die Ver nichtung sehr gro er Mengen Altakten beauftragen wir allerdings einen zertifizier ten Dienstleister 717707 Michael Mohr Rechtsanwalt Fachanwalt f r Familienrecht Fachanwalt f r Versicherungsrecht T tigkeitsschwerpunkte E Familienrecht E Versicherungsrecht Kreditvertragsrecht Die Inbetriebnahme des IDEAL 2604 war s
44. INNOVATIONSDRUCK Die Entwicklung neuer juristischer Produkte und Services gewinnt f r die Anwaltschaft k nftig an Bedeutung 6 FACTS 8 2014 Rechnung zu kriegen die Sie nicht bezahlen k nnen ist im Grunde schon tot sie wei es nur noch nicht brachte es im vergangenen Juni auf dem Internetportal Legal Tribune online dem Rechtsmagazin von Jurion das Zitat von Rechtsanwalt Markus Hartung Gr ndungsdirektor des Bucerius Center on the Legal Profession auf den Punkt NETZWERKKOOPERATIONEN Der Weg aus der Misere scheint zun chst ber die Spezialisierung zu f hren Unter den proaktiven Kanzleien stellt die fachliche Spe zialisierung die wichtigste Strategie dar Im merhin die H lfte der Kanzleiinhaberinnen und inhaber verweist auf eine fachliche Spe zialisierung der eigenen Kanzlei fand die Befragung heraus F r die Mehrheit der Man danten gilt eine Spezialisierung der Kanzlei als Qualit tsmerkmal und ist Ausdruck von Kom petenz Dies belegt die wachsende Zahl an Fachanw lten und Fachanwaltstiteln Eine zweite h ufige Wettbewerbsstrategie in der Anwaltschaft ist laut der Befragung die Konzentration auf bestimmte Mandantenseg mente je gr er die Kanzlei desto st rker die Fokussierung Doch w hrend Boutiquen mittelgro e Kanzleien mit mehr als elf Be rufstr gern und international t tige Gro 4 2014 FACTS kanzleien bereits diese Spezialisierungsstra tegie verfolgen verf gen
45. Kanzlei die Firma net tronix Network Solutions aus Landau installiert Die bernahme und ber tragung der vorhandenen Daten erfolgte durch die Experten von NoRA die dazu die Weihnachtsfeiertage nutzten um den regul ren Betrieb der Kanzlei so wenig wie m glich zu beeintr chtigen Auch der zeitliche Auf wand f r die anschlie ende Schulung des System administrators und der Mitarbeiter in der Handhabung der Software hielt sich in Grenzen wie sich Rechtsanw ltin Dr Eva L tz Binder erinnert Obwohl wir im Zuge 5 2013 FACTS der Einf hrung der Software unsere gesamten Abl ufe umgestellt haben und seitdem nur noch mit elektronischen Postf chern und elektronisch erfasster Eingangspost arbeiten waren nur zwei Arbeitstage f r die Schulung der Benutzer erforderlich Vier Wochen nach dem Rollout der Software gab es eine kurze Nachschulung um speziellere Fragen zur Software zu kl ren Dank der bersichtlichkeit und der einfa chen Handhabung von NoRA Advanced m chten die Mitarbeiter der Kanzlei die Soft ware bereits heute nicht mehr missen Die Anwendung ist sehr bersichtlich aufgebaut und dadurch sehr anwenderfreundlich Die M glichkeit die gewohnten Strukturen der papierbasierten Bearbeitung der Mandanten akte in das Programm zu bernehmen hat uns gut dabei geholfen uns schnell an die neuen papierlosen Abl ufe zu gew hnen er l utert Dr Eva L tz Binder die Vorz ge der Software die nich
46. RA MICRO leitete die Anfrage an die Firma Michgehl amp Partner aus D sseldorf wei ter die per E Mail alle notwendigen Unterla gen bersendete REFERENZEN GENANNT Positiv Der Mitarbeiter von Michgehl amp Partner machte sich als Einziger die M he und schl sselte alle Einzelkosten wie ge w nscht auf Weiterer Pluspunkt f r RA MICRO war die Nennung von zehn verschiedenen An waltskanzleien in der Stadt Essen als Refe renzpartner auf eine solche n tzliche Infor mation h tte Corinna Stein eigentlich von allen Anbietern gehofft Die Anfrage an AnNo 8 2014 S WINMACS Anwender die sich f r die Anwaltssofware von Rummel entscheiden bezahlen monatlich 215 Euro Text seit dem Jahr 2002 ein Unternehmen von Wolters Kluwer Deutschland blieb bis Redak tionsschluss komplett unbeantwortet sodass diese Software f r den weiteren Vergleich un ber cksichtigt bleiben musste Um bei diesem zu aussagekr ftigen Ergeb nissen zu kommen wurden zun chst alle an fallenden Kosten der Software f r das erste Nutzungsjahr sowie das Folgejahr berechnet und zwar bei einer Finanzierung mittels Mietgesch ft Bei dieser Gegen berstellung landete die Software NoRA Advanced der Unternehmensgruppe NoRA aus Ibbenb ren mit einem Preis von 1 680 Euro vorne gefolgt von dem Produkt WinMACS der Rummel AG mit einem Preis von 1 881 Euro im ersten Jahr Da die Software zu speziellen Einstei gerkonditionen mit ges
47. Rolle auch des halb weil die Kommunikation mit den Handelsregistern nur noch ber das Elektronische Gerichts und Verwal tungspostfach kurz EGVP m glich ist Hierbei handelt es sich um eine virtuelle 8 2014 Poststelle mit der sich Schrifts tze und an dere Dokumente in elektronischer Form rechtswirksam an alle teilnehmenden Ge richte oder Beh rden schnell und sicher bermitteln lassen Insgesamt 13 Arbeitsplatzrechner und zwei Server geh ren hardwareseitig zur IT Ausstattung als Spezialsoftware f r Rechts anw lte und Notare kommt die Softwarel 12 2013 FACTS RECHTSAHW LTE UND NOTARE BADE UND KOLLEGEN Seit Anfang der 50er Jahre in der L becker Innenstadt ans ssig geh rt die Soziet t zu den f hrenden Anwaltsb ros auf dem Gebiet des Zivil und Wirtschaftsrechts sung NoRA Advanced vom gleichnamigen Anbieter der Unternehmensgruppe NoRA aus Ibbenb ren zum Einsatz Gesch ftliche Verbindungen zwischen der Kanzlei Bade und Kollegen und NoRA bestehen bereits seit dem Jahr 1992 Im Laufe dieser Zeit ha be NoRA die Erwartungen der Juristen aus L beck an einen IT Dienstleister stets er f llt Bei Fehlern oder Anwendungspro blemen sind die Mitarbeiter von NoRA je derzeit erreichbar und helfen schnell weiter In den meisten F llen werden die Probleme gleich per Fernwartung mit Team Viewer gel st sagt Rechtsanwalt und Notar Wilken Willand gemeinsam mit Rechtsanw
48. S Spezialsoftware und IT Dienstleistung Hinein 10 die Papierlosigkeit Bei der Kommunikation mit Mandanten oder Gerichten ersetzt der elektronisch gef hrte Rechtsverkehr zunehmend die klassische papierbasierte Aktenf hrung Bei der Einf hrung einer entsprechenden Spezialsoftware und der Umstellung der dazugeh rigen Arbeitsabl ufe kommt jeder Kanzlei die Begleitung und Beratung durch erfahrene Experten sehr zugute Diese Erfahrung machte auch die Kanzlei L tz Binder amp Kollegen rfahrung und Kompetenz so wie eine pers nliche und in dividuelle Beratung bei der der Mandant als Mensch im Vordergrund steht das ist der Anspruch der Kanzlei L tz Binder amp Kollegen aus Landau in der Pfalz Gegr ndet wurde sie im Jahr 1972 vom Rechtsanwalt und Strafverteidiger Bernd L tz Binder der als Protagonist in dem Do kumentarfilm Der Strafverteidiger Anwalt aus Leidenschaft bundesweit bekannt wur de Heute f hrt seine Tochter Dr Eva L tz Binder mit ihm zusammen die Tradition der renommierten Kanzlei fort Besondere Kom petenz zeichnet die Kanzlei in den Fachberei chen Strafrecht Familienrecht Arbeitsrecht und Verkehrsrecht aus Im Strafrecht steht Prof Dr Meyer Go ner Vorsitzender Richter am BGH a D und Verfasser eines renommier ten Strafprozesskommentars den Rechtsan w lten beratend zu Seite Zu den Mandanten z hlen mittelst ndische Unternehmen eben so wie auch Privatpersonen 22
49. ST LANGZEITTEST ANWENDERTEST 28 Philips Pocket Memo DPM8000 Diktieren auf h chstem Niveau 32 Hinter die Maske geschaut Die Anschaffung von Spezialsoftware hat so mancher Rechtsanwaltskanzlei viele Vorteile beschert Doch vor allem kleinen Kanzleien f llt es schwer die Angebote auf dem Markt zu vergleichen Ein mit der FACTS Redaktion durchge f hrtes Mystery Shopping bringt n tz liche Aufschl sse und Erkenntnisse 44 Francotyp Postalia PostBase Serie Immer wieder besser 62 Philips Dictation Recorder App Gesch ttelt nicht ger hrt 82 Krug amp Priester Aktenvernichter IDEAL 2604 IDEAL gelaufen 92 NoRA App 2 0 Unterwegs beim Klienten und vor Ort Test und Wirtschaftsmagazin SONDERDRUCK NoRA GmbH Rudolf Diesel Stra e 32 49479 Ibbenb ren http www nora software de Speech Processing Solutions GmbH Tauentzienstra e 9 12 10789 Berlin http www philips com dictation Urheber und Verlagsrechte Alle in dieser Zeitschrift ver ffentlichten Beitr ge insbesondere auch Tests und deren Ergebnisse sind urheberrecht lich gesch tzt Der Rechtsschutz gilt auch gegen ber Datenbanken und hnli chen Einrichtungen Kein Teil dieser Zeitschrift darf au erhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ohne schriftliche Genehmigung des Verla ges in irgendeiner Form durch Nachdruck Kopie Mikrofilm oder andere Ver fahren reproduziert oder in eine von Maschinen insbesondere von Datenver
50. USGESCHLOSSEN Die Sounddateien k nnen erst einmal lo kal gespeichert werden Eine bersicht ber alle Diktate im AAC Format gespeichert bie 62 FACTS 8 2014 tet das Recordings Fenster Es zeigt den Namen die Gr e das Aufnahmedatum die L nge und den Speicherbedarf der Aufnah men an Um die Diktate nicht nur lokal auf dem Smartphone zu speichern sondern zur Wei terverarbeitung zum Beispiel an das Unter nehmen zu bermitteln hat der Anwender Express Mode PHILIPS Alle Aumar Aufnahme sta rger t Wie und Ob a diaa Ahhlication nutzen lasstsolliderFACTS Test zeigen 8 2012 zwei M glichkeiten die auf extra gesicherten Servern gehostete ASP L sung SpeechExec Dictation Hub oder die ab zehn Usern erh lt liche Inhouse L sung SpeechExec Mobile IFHILIPS FACTS Test 200 Fa Fip ige 8 2012 FACTS Server Beide Varianten erh lt man ab 8 Euro pro Monat bei entsprechend zertifizierten Philips Dictation Partnern In der Praxis f hrt die neue App zu erh hter Mobilit t und Flexi bilit t f r den Diktierer Wie man es von Philips kennt sind alle Aufnahmen so gesi chert dass sich kein Unbefugter die Diktate anh ren kann Nicht nur die Dateien sondern auch die Anwendung selbst l sst sich somit gegen Missbrauch sch tzen Die optional ver schl sselten Diktate werden ber https ber tragen und sind somit optimal gesichert Um die iPhone Recorder
51. alt und Notar R diger Peters verantwortlich f r die IT Ausstattung der Kanzlei Hilfreich sei in diesem Zusammen hang vor allem die Kontinuit t beim Dienstleister wie Willand erl utert W h rend bei vielen Hardware und Softwarean bietern die Mitarbeiterfluktuation hoch ist stehen uns bei NoRA mit Herrn Oberfrank und Herrn Stuckenbr ker bereits seit vie len Jahren erfahrene und kompetente An sprechpartner zur Verf gung Aufgrund der langj hrigen und guten Zusammenarbeit mit NoRA entschieden sich Anfang des Jahres zwei Sozien die neu FACTS 12 2013 zur Kanzlei Bade und Kollegen hinzukamen und die bislang mit einem Softwareprodukt des Anbieters RA Micro arbeiteten eben falls f r die Software NoRA Advanced Die NoRA Software bietet eine sehr gute Verkn pfung von Stammdaten und Textver arbeitung sowie ein hohes Ma an Flexibili t t bei der Erstellung eigener Vorlagen erl utert Willand die Vorteile der Software Und sein Kollege R diger Peters erg nzt Als 1992 die Einf hrung einer Anwaltssoft ware anstand setzte NoRA bereits Symbole und Icons ein w hrend die Nutzer von Kon kurrenzprodukten eine Vielzahl von Tasta turk rzeln auswendig lernen mussten SELBST AUSPROBIERT Die Implementierung der NoRA Software war innerhalb weniger Tage komplett abge schlossen Dabei war wichtig und hilfreich dass jeder User gleich an seinem eigenen Rechner mitgemacht und die Funktionalit
52. alts und Notarsoziet t die sowohl beratend als auch prozessf hrend t tig ist Die Kanzlei besteht zurzeit aus acht Rechtsanw lten und anw ltinnen von denen vier das Amt des Notars aus ben Seit Anfang der 50er Jahre in der L becker Innenstadt ans ssig geh rt die Soziet t seit vielen Jahren zu den f hrenden Anwaltsb ros auf dem Gebiet des Zivil und Wirtschaftsrechts Die Schwerpunkte der Kanzlei liegen ne ben dem Notariat im Bereich des Gesell schafts und Wirtschaftsrechts in der juris des Verkehrsrechts des Erb und Familien tischen Unternehmensberatung rechts und der Strafverteidigung Grund s tzlich setzen die Rechtsanw ltinnen und Rechtsanw lte der Kanzlei Bade und Kolle gen auf eine pers nliche und individuelle Betreuung der juristischen Belange ihrer Mandanten Ein hohes Ma an juristischer 80 FACTS Kompetenz wirtschaftlichem Verst ndnis Qualit t und Flexibilit t sind dabei selbst verst ndlich Weniger wichtig f r die eigentliche an waltliche T tigkeit daf r aber umso wichti ger f r alle administrativen Prozesse ist die Ausstattung der Kanzlei mit einer modernen und leistungsstarken IT Infrastruktur inklu sive aller dazu erforderlichen Hardware und Software Speziell f r die Dokumenten verarbeitung die Korrespon denz via E Mail und die Nutzung des Internets zu Recherchezwecken von Ge setzen und Urteilen spielt ei ne reibungslos funktionierende IT eine wichtige
53. arbeitungsanlagen verwendbare Sprache bertragen werden Entsprechendes gilt auch f r die sonstige Verbreitung insbesondere in elektronischen Medien FACTS 3 AKTUELL Rechtsberatungsmarkt 8 2014 4 2014 FACTS Wie n vielen anderen Branchen findet in der Anwaltschaft seit einigen Jahren ein Wandel statt Doch wie wird es in zwei Jahrzehnten im Rechtsmarkt aussehen Die Antwort auf diese Frage gibt der Deutsche Anwaltsverein DAV in einer vor Kurzem vorgestellten Studie ie werden sich wirt schaftliche demo grafische gesell schaftliche und technologische Entwicklungen l auf den Rechtsdienstleistungsmarkt in den kommenden zwanzig Jahren auswirken Wie agieren Anwaltskanzleien heute Sind sie f r die Zukunft gewappnet Das sind die Fragen mit denen sich die Prognos AG im Rahmen des im Auftrag des DAV durchgef hrten For schungsprojekts Rechtsdienstleistungsmarkt 2030 intensiv besch ftigte mehr als 5 000 Kanzleiinhaber gaben Ausk nfte zu Themen rund um das Kanzleimanagement Der Tenor der Studie Viele Kanzleien wer den in Zukunft immense Schwierigkeiten ha ben in einem immer umk mpfteren Markt zu berleben Insbesondere kleine Kanzleien und Einzelk mpfer stehen immer noch ohne jegliche Strategie da um mit dem zunehmen den Wettbewerb und den stets steigenden Anspr chen der Mandanten fertig zu werden Eine hohe Anzahl an Kanzleien verfolgt kei ne expliziten Wettbewerbsstra
54. as was er wirklich nutzt FACTS office Nicht alle Kunden m chten Hardware und Software direkt kaufen Bieten Sie auch Mietmodelle an Schwiecker Es gibt Unternehmen die bei spielsweise eine Sprachverarbeitungsl sung ben tigen aber pro Mitarbeiter nur ein be stimmtes monatliches Budget zur Verf gung haben Oft ist der Kauf von IT oder Dienst leistungen berhaupt nicht vorgesehen und auch das Leasing nicht gestattet F r diese Unternehmen bieten wir Mietmodelle f r MOBILE HELFER Mit hilfe des Philips Diktier Recorders lassen sich iPhones Android Handys und BlackBerrys schnell und einfach in ein pro fessionelles Diktierger t verwandeln FACTS 3 2013 Von der Aufzeichnung der Sprache bis hin zum fertigen Produkt bieten wir alles aus ei ner Hand an Das un terscheidet uns von anderen Anbietern FLORIAN SCHWIECKER Leader Global Sales SPS Vice Pre sident amp Sales Director Germany von Speech Processing Solutions Hardware und Software an Das bedeutet dass wir dem Kunden gegen ein monatliches Entgelt die Ger te und L sungen zur Verf gung stellen die er ben tigt 8 2014 FACTS office Wie sch tzen Sie die Zukunft des Sprachverarbeitungsmarktes ein Schwiecker Ich glaube da befinden wir uns in einem Wandel Den Sprachverarbeitungs markt wie wir ihn jetzt kennen wird es bald nicht mehr geben Das ist vergleichbar mit dem Wandel von der Schreibmaschine zum PC Di
55. at sich die Unternehmens gruppe mdi amp NoRA zu einem f hrenden Anbieter von Softwarel sungen f r Rechts anw lte Notare und Rechtsabteilungen entwi ckelt Angeschlossen an die Entwicklungs und Beratungsgesellschaft ist zus tzlich ein eige nes IT Systemhaus die mdi GmbH amp Co KG das sogar noch zehn Jahre l nger am Markt ist 8 2014 und das von der Beratung bis zur technischen Umsetzung und Betreuung vollumf ngliche IT Dienstleistungen bietet Dritte S ule der Unternehmensgruppe ist die S GWeb Services die sich um die Bereitstellungen von Diensten und Dienstleistungen rund um das komplexe Thema Internet k mmert Dabei handelt es sich um Consulting Hosting und typische Rechenzentrumsleistungen Mit unserem eigenen Rechenzentrum an unserem Hauptstandort in Ibbenb ren sind wir in der Lage unseren Kunden eine hohe Verf gbarkeit sowie gesicherte und schnelle Leitungsverbindungen gew hrleisten zu k n nen erl utert Dirk Remke Certified IT Busi 6 2014 FACTS ness Manager und Datenschutzbeauftragter beziehungsweise auditor T V bei NoRA Ge nerell spielen die Aspekte Datenschutz und Datensicherheit eine gro e Rolle f r die Kun den von NoRA und zwar nicht nur in Kanz leien und Rechtsabteilungen die in etwa die H lfte der Gesamtkundschaft ausmachen In einer eigenen Rubrik auf der Unternehmens Website kann man sich ber zahlreiche zu friedene Anwender der NoRA Software infor mieren Zu
56. ate Grunewald und Vanessa Krause v l n r verf gen ber langj hrige Erfahrung in ihren jeweiligen Fachanwaltstiteln NoRA Advanced die Nase vorn Die Software berzeugt im Alltag durch einfache und ber sichtliche Bedienung und erm glicht eine schnelle und direkte Kommunikation direkt aus der Akte heraus erl utert Dr Nugel die Vor z ge der Software die in einigen Punkten an die individuellen Anforderungen und W nsche der Kanzleimitarbeiter angepasst wurde Danach wurden die Mitarbeiter im Rahmen einer zwei t gigen Schulung mit der Handhabung der Software vertraut gemacht Das Programm er ffnet schnelle Kommunikationswege und hebt sich auch durch ein gutes Preis Leistungs Ver h ltnis von den Angeboten anderer Hersteller positiv ab sagt Dr Nugel Ein weiteres wichtiges Mittel um die Kom munikation insgesamt zu beschleunigen stellt die Nutzung digitaler Diktiertechnologie im Zu sammenspiel mit automatisierter Spracherken nung und verarbeitung dar Die integrierte L sung von Grundig Business Systems wurde von den Speech Processing Experten von NoRA eingerichtet Nach einer ersten Einar beitungsphase funktioniert das Arbeiten mit der digitalen Diktierweise und mit der Dragon Spracherkennung sehr gut und erleichtert uns die Arbeit erheblich Zus tzliche Erleichterung bietet Dr Nugel und seinen Kolleginnen die Ge 8 2014 wissheit sich im Fall der F lle auf die schnelle Hilfestellung
57. chstermin in kompri mierter und verschl sselter Form zum Beispiel an den firmeneigenen Server Von dort werden die Dateien entweder durch eine automatische Spracherkennung oder alternativ durch Mitarbeiter im Innen dienst die administrative T tigkeiten ber nehmen in einen geschriebenen Text umge setzt Sollte das eigene Backoffice einmal berlastet sein bietet SPS den Service einer sogenannten virtuellen Assistenz Diese er stellt bei Bedarf Angebote Rechnungen oder eben auch Besuchsberichte MITARBEITER ENTLASTEN Kommt ein Au endienstmitarbeiter nach seinen Au er Haus Terminen ins B ro oder auch Home Office zur ck sind die vom lau fenden Tag erstellten Besuchsberichte bereits in Schrift umgesetzt und lassen sich ins CRM bernehmen Auch weitere T tigkeiten die nach einem Kundenbesuch anfallen lassen sich ber die Speech App initiieren wie bei spielsweise der Versand einer E Mail an den Kunden Anweisungen an das Sekretariat oder eine Nachricht an das Vertriebsteam Die Erstellung von Besuchsberichten ist f r Verk ufer ein zeitraubender Aufwand der auf der Basis handschriftlicher Aufzeichnun gen zumeist am Ende eines Arbeitstags oder einer Arbeitswoche durchgef hrt wird er l utert Florian Schwiecker Sales Director von SPS Ein solcher Prozess kann durchaus 15 bis 20 Minuten in Anspruch nehmen Mithil fe des Einsatzes der Speech App lasse sich dieser Vorgang erheblich verk rz
58. den Erfolg des neuen Corporate Auftritts von WAGNER fort Mit WAGNER ARCHITECTURE sind wir auf 8 2014 reddot design award winner 2013 dem Weg ein professioneller Partner f r alle Architekten und Einrichter zu werden erkl rt Dr Rainer Wagner abschlie end Die langle bigen Produkte die in Erscheinung und Funk tion jede B roumgebung wirkungsvoll akzen tuieren sindein Bausteinf rPlanungssicherheit und eine hochwertige Grundlage f r gesundes Sitzen in jeder Situation as FACTS 27 TEST Philips Pocket Memo DPM8000 hilips bietet mit dem neuen Po cket Memo DPM8000 ein mo dernes und handliches Diktier system das mit der bew hrten SpeechExec Software ausgelie fert wird die den Workflow von Diktatdateien und fertigen Dokumenten zwi schen Autor und Schreibkraft organisiert V llig neu am DPM8000 ist das Mikrofon Der FACTS Test best tigt beste Aufnahmeer gebnisse und das beim normalen Diktieren sowie bei der Aufnahme von Gespr chen wie beispielsweise Interviews N tzlich unter die sem Gesichtspunkt ist auch dass der Anwender zwischen den Aufnahmeformaten DSSPro DDS Digital Speech Standard PCM und MP3 f r die Stereowiedergabe w hlen kann Der Grund f r die hohe Aufnahmegqualit t ist eine v llig neu entwickelte 3 D Mikrofon 28 FACTS Diktieren aut h chstem Niveau Mit digitalen Diktierger ten l sst sich die t gliche Arbeit wesentlich er leichtern da diese
59. der Anwender bei der Nutzung alle wichtigen In formationen wie Status Batterie und Aufnah mezeit im Blick Bei der Bedienung eines digitalen Diktier ger ts muss sich der Anwender kaum umstel len da die Nutzung den analogen Pendants nachempfunden ist Dazu befindet sich wie gewohnt an der Seite der bekannte Schiebe schalter f r die Einhandbedienung Alle wich tigen Funktionen wie Aufnahme Wiedergabe Vor und Zur ckspulen erledigt der Daumen Das bertragen von Sprache in Text wird ebenfalls erleichtert da sich die Wiederga begeschwindigkeit bei vielen Ger ten erh hen oder verringern l sst ohne den Ton zu beintr chtigen Eine digitale Speicherung erlaubt zudem die Integration von Diktierl sungen in die vorhandene EDV Struktur So ist beispielswei Diktate von digitalen Dik tiersystemen Mit modernen Spracherkennungsprogram men lassen sich auch Audi odateien die zuvor mit ei nem Diktiersystem aufge nommen wurden in ein Textdokument umwandeln In der Fachsprache redet man hier vom Transkribie ren Im FACTS Test funktio nierte das Transkribieren von Sprachdateien erstaun lich gut In der Markt ber sicht Diktierger te in der FACTS Ausgabe 1 2012 hat die Redaktion einige digita le Diktierger te vorgestellt die besonders gut f r eine automatische Spracherken nung geeignet sind FACTS 4 2012 FACTS TIPP Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen So gibt es auch beim Diktieren einige
60. der elektronischen Akte abgelegt Dank Workflows und elektronisch gef hrter Fristen und Wiedervorlagen werden Aufgaben entsprechend erledigt FACTS F r viele Kanzleien ist es heute schwie rig qualifizierte Mitarbeiter f r die Verwal tung und das Backoffice zu gewinnen wes halb die internen Arbeitsabl ufe besonders FACTS 8 2014 4 Informationsmanagement und B rokommunikation effizient sein m ssen Welche technischen M glichkeiten bietet mdi amp NoRA in diesem Zusammenhang Br ning Es ist wichtig L sungen einzuf hren die die Arbeitsabl ufe verk rzen und erleich tern NoRA CTI Computer Telephony Integ ration zum Beispiel zeigt beim Anruf direkt die Daten und Akten zum Anrufer an Mit nur einem Klick ist man in der Akte und kann das Telefonat direkt einpflegen Aber auch die In tegration von Outlook und anderen Program men in die Kanzleisoftware erleichtert die t gliche Arbeit Schnell sind E Mails zur Akte gespeichert und im Gespr ch mit Mandanten liegen alle Dokumente und Daten in der Akte vor E Mails werden direkt zugeordnet und Termine in die NoRA integriert FACTS In der Kommunikation zwischen An walt und Mandant aber auch mit mtern und Kunden spielt die E Mail eine immer gr ere Rolle Gleichzeitig wachsen die Anforderungen hinsichtlich der Sicherheit und Vertraulichkeit beim Austausch sensibler Daten Br ning Um diesen Spagat zu bew ltigen bie ten wir mit mail Schutz de
61. dungstr ger oder Rechtsanwaltskanzleien haben alle eins gemeinsam Sie sind auf eine hoch verf gbare und moderne IT Ausstattung angewiesen die ihre eigentliche Kernt tigkeit und die Mitarbeiter im Backoffice so weit wie m glich unterst tzt Daf r wiederum bedarf es kompetenter Unterst zung durch Experten die stets auf der H he der t schen Entwicklung sind gal in welcher Branche ein Unternehmen agiert und egal welche Gr e es hat Ohne eine effiziente leis tungsf hige und jederzeit verf gbare IT Infrastruktur kommt es heute nicht mehr aus IT Investiti onen leisten daher einen unverzichtbaren Beitrag zur Wertsch pfung und damit zur Zukunftssicherung Angesichts der Komple xit t des Themas und mit Blick auf kurze technologische Innovationszyklen und stren ge gesetzliche Richtlinien rund um die The men IT Sicherheit sowie Datenschutz sind Unternehmen gerade auch kleinerer und 90 FACTS i r i p a es i E TE LE m Pe Ze aaa Eu En nn M Hm TEREFE E m E a P q Eht E LLELLE Jo ib Fa kh wm E m EFEFEF EEEREN E b 2 1 l l p mittlerer Gr e gut beraten auf die Unter st tzung kompetenter und erfahrener Dienst leister zu setzen BERATUNG UND BETREUUNG Im Laufe ihres mittlerweile ber 30 j hri gen Bestehens h
62. e Internet wivyv nora soTtWareige NORA GmbH Rudolf Diesel Str 32 49479 Ibbenb ren FINANZEN UND STEUERN Wie war das mit der Katze im Sack as Oberlandesgericht Hamm hat mit seinem Urteil vom 15 Februar 2012 AZ 12 U 3 11 die Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs zur Erf llungsgehilfeneigen schaft des Lieferanten im Verh ltnis zum Leasinggeber f r den Fall der abredewidrigen Ausf llung eines Blanko Leasingantrags durch den Lieferanten erg nzt Hinsichtlich des Inhalts des blanko von dem Leasingneh mer unterzeichneten Leasingantrags ist die Lieferantin nicht Erf llungsgehilfe des Lea singgebers sondern Erkl rungsgehilfe des Leasingnehmers der das Blankett der Liefe rantin berl sst Dem Rechtsstreit lag folgender Sachver halt zugrunde Der beklagte Leasingnehmer hatte 2004 von der Lieferantin die Hardware 60 FACTS und Software WX 2004 erworben und ber Leasing finanziert Am 13 M rz 2007 unter breitete die Lieferantin vertreten durch die Mitarbeiterin X dem Leasingnehmer ein An gebot ber die Lieferung der Software WX Professional 2007 bei vorzeitiger Abl sung des Alt Leasingvertrags und den Abschluss eines neuen Leasingvertrags mit angeblich g nstigeren Leasingraten ohne Ver nderung der Gesamtlaufzeit bei einer anderen Lea singgesellschaft Der Leasingnehmer unterzeichnete dar aufhin ein von Frau X vorbereitetes Leasing antragsformular der
63. e M glichkeiten So finden wir mit dem Kun den und dem Lieferanten die optimale L sung wie etwa eine Weiternutzung zu deut lich verringerten Raten oder die R ckgabe der M bel Auch an diesem Punkt steht die Zufriedenheit unserer Partner nat rlich an erster Stelle FACTS Wer muss die Objekte bilanzieren Holbeck Unter der Voraussetzung dass der Leasingvertrag erlasskonform geschlossen wurde rechnet das Bundesministerium f r Finanzen das Eigentum an den Leasingob jekten dem Leasinggeber zu Daher ist dieser auch f r deren Bilanzierung zust ndig FACTS 7 2013 FACTS Wie sollen diejenigen vorgehen die ihre B rom bel bisher immer gekauft haben wenn sie diese nun leasen m chten Zun chst 8 2014 stellen sie ihre Wunscheinrichtung zusam men und dann Holbeck Bei MMV Leasing gehen wir wie folgt vor Nachdem unser Kunde die f r ihn geeignete B roausstattung und den ent sprechenden Lieferanten gew hlt hat sind wir an der Reihe und erarbeiten f r ihn ein individuelles Angebot das den Vorstellun gen unseres Kunden unter Ber cksichtigung der steuerlichen Rahmenbedingungen voll entspricht FACTS Wer bezahlt die M bel Holbeck Wir begleichen sofort nach Best tigung der ordnungsgem en bernahme durch den Leasingnehmer den Kaufpreis Der Kunde zahlt ab dem Zeitpunkt der ber nahme f r die vereinbarte Laufzeit jeden Monat die vereinbarte Rate Graziella Mimic w FACTS 21 PRAXI
64. e Arbeitsabl ufe etwa von Facility Managern Maklern oder Architekten erheblich effizienter gestalten Das jedenfalls behauptet Florian Schwiecker Sales Director der Speech Processing Solutions GmbH dem Hersteller der Philips Diktatl sungen FACTS Wenn es um den Einsatz von Diktier be ziehungsweise Sprachverarbeitungstechnologie geht denkt man an Berufsgruppen wie Rechts anw lte oder rzte Aber dar ber hinaus Florian Schwiecker Sicherlich sind Juristen und Mediziner klassische Zielgruppen Es gibt allerdings noch eine ganze Reihe weiterer An wendungen f r bestimmte Berufsgruppen die durch den Einsatz moderner Sprachverarbei tung erheblich profitieren F r die Berufsgrup pe der Immobilienmakler die sich mit dem Vertrieb von Wohnungen und H usern be sch ftigen bieten wir beispielsweise eine branchenspezifische L sung ebenso f r Ar 12 FACTS chitekten Facility Manager Einrichtungspla ner oder auch Schadensregulierer von Versi cherungen Anwender die h ufig Dokumente au erhalb ihres B ros aufzeichnen m ssen Eine weitere Zielgruppe sind Au endienstmit arbeiter egal welcher Branche die mit einem CRM System arbeiten und dort regelm ig Daten wie Ergebnisse von Kundenbesuchen oder Forecasts einpflegen m ssen Sie werden durch den Einsatz einer speziellen Speech App mit der sich das gesprochene Wort schnell und zuverl ssig in geschriebenen Text umwan deln l sst von l stiger und zeitaufwe
65. e Hersteller von Schreibmaschinen sind nahezu alle ausgestorben weil sie nicht mit der Zeit gegangen sind Die wenigsten haben in die Zukunft investiert und damit ihr eigenes Ende eingel utet Uns war schnell klar Wir m ssen schon heute in die Technologie von morgen inves tieren und diesen Weg auch unseren Part nern und Kunden anbieten Gleichzeitig bieten wir nat rlich weiterhin unsere etab lierten Produkte an Wir schauen sozusagen in die Zukunft ohne die Gegenwart zu ver nachl ssigen Das hei t ganz konkret Wir werden nat rlich auch Kassetten herstellen und ausliefern so lange jemand eine gt FACTS 49 UNTERNEHMEN Speech Processing Solutions gt Philips Kassette haben m chte Wir wer den daf r sorgen dass alle unsere Anwender und alle unsere Partner weiter von uns unter st tzt werden und sich auf uns verlassen k n nen Zus tzlich haben wir einen vollkommen neuen Bereich aufgemacht FACTS office Wie sieht momentan Ihr Fach h ndlernetzwerk aus Schwiecker Wir verf gen ber ein Fachh nd lernetzwerk das alle Anspr che des Marktes abdeckt Ob der Kunde mit dem lokalen B ro arbeitet oder mit dem national agierenden IT Systemhaus zusammenarbeitet h ngt von seinen Anforderungen ab Eine bersichtliche Auflistung der Vor Ort Partner und deren Leistungsspektrum finden Sie auf unserer Homepage unter www philips com dictation Unsere Partner analysieren die Arbeitsweise der Anwender Auf dieser Basi
66. e Vibrationen F r Komfort sorgt die Fernbedienung Mit ihr l sst sich die Auf nahme starten oder anhalten und es lassen sich bestimmte Punkte in der Aufzeichnung durch das Setzen von Indexmarkierungen einfach wiederfin den Auf Knopfdruck kann das System auch den n chsten Punkt der Agenda in einer neuen Datei aufzeichnen Die SpeechExec Workflow Software unterst tzt Datei Routing sowie die Bearbeitung und Archivierung aller Aufzeichnungen Das Zweikanal Stereomikrofon verwandelt das Pocket Memo 8900 in ein Interview Aufnahmeger t mit Stereoqualit t Verschiedene Aufzeichnungsfor mate wie Audio CD DSS DS2 oder MP3 erm gli chen f r jedes Einsatzgebiet die passende Datei gr e und Qualit t SCHMUCKST CK Der Pocket Memo Meeting B B 58 FACTS 8 2014 Unser B ro NoRA Advanced Unsere Mandanten Software f r Juristen Unsere Software Die Softwarel sung NoRA Advanced f r Rechtsanw lte Notare und Rechts abteilungen ist im Dialog mit unseren Kunden entstanden Aus der Praxis f r die Praxis Mit mehr als 30 Jahren Erfahrung Profitieren auch Sie davon Ihre individuellen Anforderungen lassen sich schnell und einfach verwirk lichen Flexibilit t und Service sind unsere St rken berzeugen auch Sie sich NoRA Advanced f r Ihren wirtschaftlichen Erfolg Sie haben Fragen zu unserem Produkt ii ind Tel 05451 921 0 Fax 05451 921 8 4 T E Mail info nora software d
67. ehr einfach es musste lediglich der Stecker in die Steckdose gesteckt werden Eine Einweisung war nicht erforderlich da die Bedienung intu itiv erfolgen kann Klaus Leifeld m BEWERTUNGSSCHL SSEL 1 0 1 9 sehr gut 2 0 2 9 gut 3 0 3 9 befriedigend 4 0 4 9 ausreichend ab 5 0 mangelhaft BEURTEILUNG DES ANWENDERS Wie verst ndlich ist die Betriebsanleitung FACTS 4 2014 8 2014 SONDERVEROFFEN TLICHUNG FACTS 83 FACTS TITEL o 0020 F boas FACTS In der Anwaltschaft und der Justizver waltung erh lt der elektronische Rechtsverkehr verst rkt Einzug Weitgehend computergest tz te Prozesse sollen die Verarbeitung der F lle insgesamt einfacher und effizienter machen so weit die Theorie Wie sieht es bei Ihren Kun den tats chlich aus Anne Br ning Der elektronische Rechtsver kehr nimmt stetig zu und immer mehr Prozes se lassen sich ber das Internet beziehungs weise elektronisch abwickeln Statt Briefen werden E Mails versendet und mit Versiche rungen wird ber Webdienste kommuniziert Post wird eingescannt und im elektronischen Postfach abgelegt direkt zur Akte gespeichert 84 FACTS n 1 und mittels integrierter elektronischer Work flows bearbeitet Handelsre
68. eichnungen verwenden ber die gewohnte Touchscreen Steuerung hat der Benutzer nun die M glichkeit aufzuzeichnen wiederzuge ben zur ck und vorzuspulen zu pausieren Texte einzuf gen oder sie zu berschreiben Zudem lassen sich Aufnahmen mit Priorit ten kennzeichnen Stichw rter beziehungs weise Kategorien definieren oder Aufnah mebezeichnungen bearbeiten Ebenfalls praktisch Fotos k nnen direkt an ein Diktat angef gt werden TEXTE SICHER VERSCHL SSELT Auch in puncto Sicherheit steht die Dicta tion Recorder App professionellen Diktier ger ten in nichts nach Alle Diktatdateien lassen sich verschl sseln und zus tzlich kann die Anwendung mit einem PIN Code gesperrt werden sodass die Aufnahmen vor dem Zugriff Unbefugter zuverl ssig gesch tzt 42 FACTS 170 Das sagt der Anwender Andreas Obermeier Projektleiter der Forschungsgruppe Innovative Galenik am Klinikum rechts der Isar in M nchen In wissenschaftlichen Abtei lungen eines Krankenhauses ist der Schreibaufwand immens hoch und muss neben der t gli chen Laborarbeit geleistet wer den Der Einsatz einer Diktier l sung die ich sogar mit mei nem Smartphone bedienen kann ist daher eine gro e Hil fe Ich spare t glich ber eine Stunde ein und kann mich bes ser auf die wissenschaftliche Arbeit konzentrieren sind Die Handhabung ist einfach und be quem Um die Diktierfunktion zu starten be ziehungsweise wieder zu beenden gen gt
69. eini gung f r Erb und Familienrecht e V oder der VDAA Verband deutscher Arbeitsrechts Anw lte e V DER KREIS WURDE GR SSER Diese Fachverb nde wurden in der Re gel alle zu einem fr heren Zeitpunkt ge gr ndet als der VDA e V sodass der Kreis der Verb nde mit jedem neuen Verband gr er wurde Als letzte Verb nde kamen der VDA selbst und TaxLegis de Verband f r den Mittelstand in Deutschland e V hin zu erl utert J rgen M thrath Rechtsan walt und Fachanwalt f r Strafrecht und 14 FACTS 8 2014 4 2014 FACTS Weitere Informationen ber _ den VDA Verband Deut scher Anw lte e V und seine Verbandspartner finden sich im Internet unter www verband deut scher anwaelte de Telefon 0711 128 50 27 0 E Mail info verband deutscher anwaelte de Vizepr sident des VDA e V Nach diesem Zu sammenschluss wurde ein gemeinsames Konzept entwickelt um Kooperationspart ner aus der Wirtschaft f r alle Verb nde und deren Mitglieder zu suchen Daraufhin schloss der VDA im Herbst des vergangenen Jahres eine Kooperation mit der Unternehmensgruppe NoRA mit Sitz in Ibbenb ren NoRA entwickelt und vertreibt bereits seit mehr als 40 Jahren Spezialsoft ware f r Rechtsanw lte und Notare Zur Un ternehmensgruppe z hlt zus tzlich das IT Systemhaus mdi GmbH amp Co KG das sich auf alle Themen des IT Gesch fts konzent riert von der Beratung bis zur technischen Umsetzung und Betreu
70. einmalige Lizenzgeb hr Kosten f r Zu satzmodule Serviceleistungen und die Lizenzkosten pro Jahr zu machen f r eine Software die von insgesamt vier Kanzleimit arbeitern genutzt werden w rde Zus tzlich sollte sich die angebotene Software f r ein No tariat eignen Der besseren bersicht halber wurde dem Ausschreibungstext eine einfach gestaltete Excel Tabelle beigef gt in der die Anbieter die einzelnen Kostenpunkte auf schl sseln sollten Versendet wurde die Aus schreibung klassisch per Post an insgesamt f nf etablierte Anbieter von Kanzleisoftware und zwar an die Adresse des jeweiligen Haupt Kosten bei Kauf Die Firmen NoRA und Rummel haben ihren Angeboten auch eine Kaufpreisberechnung beigef gt Produktname E Win macs Wins O OO Anbieter NoRA GmbH Rummel AG Kontakt www nora software de www rummel ag de Kaufpreis ohne mtl Servicepauschale 4 429 00 5 104 00 Wartungspauschale pro Monat 89 00 96 00 Pauschale pro Jahr 1 068 00 1 152 00 Gesamtkosten im Folgejahr 1 068 00 1 152 00 Gesamtkosten bei 5 Jahren 9 769 00 10 410 00 8 2014 4 2013 FACTS 36 FACTS DATEV _______DATEV Anwalt classicpro_ Anno Ted DATEV eG 3 369 00 2 604 00 571 44 571 44 1 142 88 keine Angabe von Fahrtkosten 0 00 f r 1 2 Jahr danach 9 00 bzw 25 00 je Anruf 14 927 88 u sitzes Knapp vier Wochen Zeit hatten
71. eiten ist die eigene Vorstellungskraft Die Macht der Gewohnheit wird die meisten leider noch lange am Papier festhalten lassen Als Software Entwicklungs und Bera tungsgesellschaft f r Notare und Rechtsanw l te ist die Unternehmensgruppe NoRA mit den Arbeitsgewohnheiten und Abl ufen in dieser Berufsgruppe bestens vertraut Wie ist es um das Thema papierloses B ro bei dieser Be rufsgruppe bestellt Das Thema hat in den letzten Jah ren eine immer gr ere Bedeutung erfah ren Viele Kanzleien verbringen t glich sehr viel Zeit damit wichtige Informationen in ihren Handakten oder abgelegte Akten im Archiv zu suchen Alle kanzleirelevanten Unterlagen in digitaler Form vorliegen zu haben hat f r Kanzleien den Vorteil be stimmte Dokumente deutlich schneller su i chen und finden zu k nnen Ein weiterer Vorteil ist dass die Gr e f r das Dokumen tenarchiv mithilfe einer M glichkeit zur di sitalen Archivierung von oftmals mehreren 18 FACTS 8 2014 5 2014 FACTS R umen auf die Gr e eines Serverschranks schrumpfen kann Beides wiederum tr gt dazu bei Kosten in den Bereichen Personal und Miete senken zu k nnen Grunds tzlich aber sind die Anschaffungskosten f r die re visionssichere Archivierung unter Ber ck sichtigung aller gesetzlichen Vorgaben noch relativ hoch weshalb vielfach noch Zur ck haltung besteht FACTS Mit welchen Instrumenten und Ange boten bietet NoRA ihren Kunden Hilfest
72. ellung und M glichkeiten der Optimierung hin sichtlich Themen wie Arbeitseinsparung und Effizienzerh hung Standopp Dank der Zusammenarbeit mit dem Archivsystemhersteller windream ist die Un ternehmensgruppe NoRA in der Lage ihre Dokumentenmanagement L sung beson ders kosteng nstig anbieten zu k nnen Im Zuge der Kooperation wurde eine Archivl sung in die Spezialsoftware NoRA Advanced integriert was f r den Anwender einen gro en Schritt hin zum papierlosen B ro be deutet Zus tzlich haben wir in NoRA Advan ced weitere Schnittstellen integriert wie zum Beispiel zur e Consult Web und Schadenakte und zu Anwendungen wie Supercheck zur Ad ressermittlung und zum Schadenmanage ment System drebis Diese Schnittstellen er m glichen unseren Kunden den digitalen Datenaustausch inklusive Workflowfunktion FACTS Wie ist die bisherige Resonanz auf das neue Angebot Standopp Das Interesse ist sehr hoch denn mit einer Dokumentenarchivl sung erfolgt die Ablage automatisch und gesetzeskon form NoRA Advanced bietet damit die M g lichkeit komplett papierlos zu arbeiten Wir stellen unseren Kunden mit NoRA Advanced wichtige und prozessoptimierende Funktio nen wie etwa integrierte betriebswirtschaft liche Auswertungen und prozessoptimieren de Workflowfunktionen zur Verf gung mit deren Hilfe sich beispielsweise vollelektro nische Arbeitsanweisungen an Mitarbeiter zuweisen lassen Effizienzsteigerung und Arbe
73. em maene dem dei DATEN An olext Ta DATEV Anwalt classic pro DATEV eG Wolters Kluwer GmbH LEd pgm Ve 08 a eh TE www datev de www annotext de hi ze eg z 217 00 uhr tan ei E Frare 2 604 00 INFO e z 765 00 1 i E a 5 U un 222 3 369 00 E Zwei Jahre kostenlos dann 9 00 je Anruf 25 00 je Eilanruf C nn Fit 142 86 i De er 1 Std 0 142 86 m TE ggg pa 571 44 PE m am 0000 142 86 1 Std n in 142 86 nis 571 44 m am oe T 10022 E keine Angabe von Fahrtkosten DE u nF gynnan RA MICRO OBEN UND DATEV Bei der DATEV kostet die Software pro Monat 249 Euro und bei RA MICRO 261 Euro Umzug der Kanzlei Anfang des vergangenen nn 77 f TT Jahres und der PADEN der kompletten self iii IT und Kommunikationsinfrastruktur hat r TTT sich Corinna Stein jedoch des fteren Gedan ken gemacht ob die Anschaffung eines sol chen Tools nicht auch sinnvoll w re um die Kanzlei auf die Zukunft und alle Anforderun gen des elektronischen Rechtsverkehrs aus zurichten Als treue FACTS Leserin hatte die Rechtsanw ltin mitbekommen wie die FACTS Redaktion einem befreundeten Unter nehmen bei der Anschaffung neuer Multi funktionsger te mithilfe einer Mystery Shop ping Ausschreibung unter die Arme gegriffen hatte und nahm K
74. em bekannt D rfte dieser Weg der Finanzierung angesichts der langen steuerlichen Abschreibung von 13 Jah ren bei der Anschaffung von B rom beln nicht besonders vorteilhaft sein Marcus Holbeck Absolut W hrend beim Kauf die Abschreibungsfrist starr vorgegeben ist entscheidet der Kunde beim Leasing wei testgehend selbst ber die Verteilung der Kosten Die Mindestlaufzeit f r einen Lea singvertrag f r B rom bel betr gt 63 Mona te Dies wird durch den Leasingerlass vorge geben wonach die Laufzeit eines Leasing vertrags mindestens 40 Prozent und maximal 90 Prozent der AfA Dauer des jeweiligen Wirtschaftsguts betragen muss Nur wenn dies der Fall ist erfolgt die Zurechnung der Leasingobjekte beim Leasinggeber Dies wie derum ist die Voraussetzung daf r dass die Leasingraten vom Leasingnehmer ertrags mindernd als Betriebsausgaben geltend gemacht werden k nnen Beim Kauf hin gegen ist der Kunde verpflichtet die M bel als Anlageverm gen zu aktivieren und auf 13 Jahre linear abzuschreiben 20 FACTS 8 2014 Il E F I 7 2013 FACTS W hrend beim Kauf die Abschreibungsfrist starr vorgegeben ist entscheidet der Kunde beim Leasing weitestgehend selbst ber die Verteilung der Kosten MARCUS HOLBECK Verkaufsleiter Deutschland bei MMV Leasing FACTS Was geschieht nach Ablauf der Ver tragszeit Holbeck Zum Ende der Laufzeit eines Lea singvertrags mit der MMV bestehen mehrer
75. em die Themen Arbeitsrecht Architektenrecht Arzthaftungs recht Baurecht Erbrecht Familienrecht Ge sellschaftsrecht Immobilienrecht Kreditver tragsrecht Maklerrecht Mietrecht Sozialrecht Verkehrsrecht Vertragsrecht und Wohnungs eigentumsrecht Jeder einzelne Partner hat unterschiedliche Qualifikationen die wir so einsetzen dass unsere Klienten immer von Spezialisten betreut werden k nnen Spielt eine technisch wertige und mo derne B roausstattung in Ihrer Kanzlei eine gro e Rolle Ja nat rlich Gerade in einer Kanzlei unserer Gr enordnung ist es wichtig neben einer hohen fachlichen Kompetenz auch in Sachen technische Ausstattung up to date zu sein um unseren Mandanten das h chste Ma an Leistung bieten zu k nnen 82 FACTS E Funktion ECC Electronic Capacity Control ber Leuchtdioden l sst sich die Kapazit ts auslastung w hrend des Shreddervorgangs anzeigen Diese Elektronik signalisiert dem Anwender ob Papiermengen im gr nen Bereich zugef hrt werden und erm glicht so ein staufreies Arbeiten mit entsprechen den Leistungsreserven 8 2014 F R FACTS IM EINSATZ Jana Bozkurt und Dr Tobias Branz Funktion SPS Safety Protection System Mit SPS will IDEAL einen besonders hohen Sicherheitsstandard setzen Das zentrale Element von SPS ist eine elektronisch kont rollierte transparente Sicherheitsklappe in der Zuf hr ffnung Dieses Sicherheitsele ment dient a
76. en auf eine Dauer von durchschnittlich etwa 90 Sekun den wie Schwiecker kalkuliert VERTRIEBSKRAFT STEIGERN Neben der zeitlichen Ersparnis komme eine h here Qualit t der CRM Eintr ge hin zu denn die Berichte werden unmittelbar nach dem Kundentermin erstellt also dann wenn die Gedanken noch frisch im Kopf sind Durch die zeit liche Entlastung hat ein Verk ufer mehr Zeit um sich seiner eigentlichen Kernt tigkeit dem Verkau fen zu widmen Das wie derum erh ht die Schlag kraft im Vertrieb und tr gt dazu bei Ums tze zu stei gern sagt Schwiecker Ein weiterer Vorteil aus Sicht des Unternehmens bestehe darin dass dieses jederzeit ber ein gepflegtes CRM verf gt auch dann wenn 8 2014 etwa langj hrige Mitarbeiter das Unterneh men verlassen Last but not least seien In vestitionen und Lizenzen in einem laut Schwiecker absolut berschaubaren finan ziellen Rahmen Die Vereinfachung und Verschlankung ad ministrativer Vorg nge mithilfe der Speech App machen sich zahlreiche Anwender bereits zunutze wie beispielsweise die Lighting Spar te von Philips USA Die Verk ufer der Philips Licht und Beleuchtungsprodukte sprechen ihre Besuchsberichte bereits seit drei Jahren einfach in das Smartphone und senden sie an die Zentrale die die Berichte in das CRM ein pflegt In Deutschland testet das Verkaufsteam der Occhio GmbH Hersteller hochwertiger Designleuchten die Philips Speech A
77. en Kooperation Kunden die sich f r eine Mitgliedschaft in ei nem der Verb nde interessieren vermittelt NoRA die Kontaktaufnahme zu einem Ver bandsvertreter Zus tzlich ist die Mitglied schaft f r NoRA Kunden in den ersten drei Monaten kostenlos wodurch der Kunde zum Beispiel das Seminarprogramm der jeweiligen Verb nde in Anspruch nehmen kann Zus tz lich haben Mitglieder die M glichkeit bei der Fernuniversit t Hagen zu Sonderkonditionen die theoretischen Kenntnisse zur Erlangung eines Fachanwaltstitels zu erwerben bezie hungsweise eine der von den Verb nden ange botene Zertifizierung erg nzt M thrath ber das wechselseitige Gew hren von Sonderkonditionen hinaus soll durch den gegenseitigen Erfahrungsaustausch und ge meinsame Seminare eine Zusammenarbeit entstehen die laut M thrath eine Qualit ts sicherung f r alle Beteiligten zur Folge hat Die Unternehmensgruppe NoRA kann hier bei ihre jahrzehntelange Erfahrung im IT Bereich einbringen die Verb nde tragen ihr breit gestreutes Erfahrungswissen aus der T tigkeit der Rechtsanw lte Notare und Steuerberater bei beschreibt M thrath den Nutzen der Kooperation f r beide Seiten Durch die Kooperation mit dem VDA e V bewegt sich NoRA in einer illustren Runde aus namhaften Unternehmen verschiedener Be reiche die alle f r die Berufsgruppen der Rechtsanw lte Notare oder Steuerberater in teressant sind Weitere Kooperationspartner sind die Ho
78. en f r die IT Experten eine gro e Rolle Die gemeinsame Planung mit unseren Kunden steht immer im Zentrum unserer Ar beit Dabei ist es von gro er Bedeutung deren vorhandene Prozesse und Workflows zu ver stehen um Ansatzpunkte zu finden wie sich diese mithilfe moderner Hardware und Soft ware weiter optimieren lassen beschreibt Remke das Selbstverst ndnis der IT Dienst leister Aus diesem Grunde investiert das Unternehmen berdurchschnittlich in die Be reiche Aus und Weiterbildung der eigenen Mitarbeiter Um komplexe IT Systeme planen und realisieren zu k nnen reicht es nicht nur sich gen gend Zeit f r einen Kunden nehmen Vor allem sollte man ber die j ngsten techni schen Entwicklungen informiert sein und da mit eine ausgepr gte Beratungs und L sungs kompetenz bieten zu k nnen Und wer diese Anspr che stets erf llen kann der hat gute Voraussetzungen um sich als Dienstleister bei seinen Kunden unentbehrlich zu machen Daniel M ller m FACTS 91 TEST NoRA App 2 0 Unterwegs beim Klienten und vor Ort Die Unternehmensgruppe mdi amp NoRA hat Ende 2012 eine App f r Juristen entwi ckelt mit der sich unter an derem weltweit Informationen ber Mandanten aus dem eigenen Netzwerk abrufen lassen Mittlerweile bietet das Unternehmen die Weiter entwicklung NoRA App 2 0 an die FACTS nun ebenfalls im Test hatte as Thema Mobility hat sich in sehr vielen Bereichen eta
79. en gefragt um eine Kanzlei f r die Zukunft zu wappnen Da mit steigt der Druck auf die Verantwortlichen um das Backoffice aus technisch administra tiver Sicht so effizient wie m glich zu gestal ten Schlie lich werde so ein weiteres Ergeb nis der Studie die Nutzung von Informations und Kommunikationstechnologien in der Mandatsbearbeitung E Akte bis 2030 selbst verst ndlich sein N tzliche Hilfsmittel und technische Inno vationen f r das t gliche Kanzleimanagement standen daher im Mittelpunkt des regelm ig stattfindenden Kundentags der Unterneh mensgruppe NoRA eines Anbieters von Soft warel sungen f r Rechtsanw lte Notare und Rechtsabteilungen der im TOP Tagungszent rum in Dortmund stattfand und zu dem beste 5 2014 FACTS hende und potenzielle Neukunden eingeladen waren die der Einladung der IT Experten zahlreich folgten Wie die Spezialsoftware NoRA Advanced in ihrer aktuellen Version dabei behilflich sein kann die t gliche Arbeit zu erleichtern das demonstrierten die beiden NoRA Mitarbeiter Andreas Standopp und Bernhard Block an ganz konkreten Beispielen Dass bei der steti gen Weiterentwicklung und Optimierung der Software der direkte Austausch mit den An wendern kein blo es Lippenbekenntnis son dern gelebte Praxis ist wurde im anschlie en den Vortrag deutlich In diesem pr sentierte der M nsteraner Notar Dr Ansgar Beckervor dersandfort gemeinsam mit NoRA Gesch
80. er digitalen Sprachdaten kaum umzustellen denn die meisten Hersteller bieten auch daf r spezielle Arbeitsplatzl sungen an Diese beinhalten wie gewohnt einen Kopfh rer und eine Fu steuer einheit mit der sich die Sprachdaten wie bei einem herk mmlichen analogen Diktiersystem steuern lassen Klaus Leifeld m FAZIT Obwohl es die digitale Diktier technik schon mehrere Jahre gibt wird sie immer noch nicht von allen Anwendern genutzt Gerade aber im professionellen Bereich l sst sich der Workflow mit digitalen Diktierge r ten um ein Vielfaches erh hen Das spart Geld und macht zudem auch noch Spa Was fr her gut war muss heute nicht unbedingt schlecht sein dieser Spruch gilt nicht f r analoge Diktierge r te da die moderne Technik f r den Anwender immense Vorteile bringt FACTS r t Alle Anwender die im Businessbereich noch mit veralteten i Diktiersystemen arbeiten sollten diese Ger te schnellstens austauschen Digitales Diktieren BE Analoges Diktieren 1 4 2012 FACTS we E i i 8 2014 Form Funktion Lebensr ume Das B ro als Lebensraum ist ein dynamischer Ort der sich mit einer flexiblen M blierung ebenso schnell neuen Bedingungen anpassen k nnen muss wie die Menschen die darin arbeiten Als Hersteller eines gro en Sortiments hochwertiger modularer M bel zeigen wir Ihnen gern wie Ihr B ro von morgen aussehen k nnte FLEISCHER Flei
81. er verwalteten Da ten in eine der drei Schutzklassen Die Schutz klasse 1 wird gew hlt bei normalem Schutzbe darf f r interne Daten normale Korrespon denz Werbebriefe personalisierte Werbung Wurfsendungen Geeignet f r diese Schutz klasse sind die Sicherheitsstufen 1 bis 3 VERSCHIEDENE SCHUTZKLASSEN Der hohe Schutzbedarf f r vertrauliche Daten Personaldaten Bilanzen Angebote Gehaltsabrechnungen Steuerunterlagen wird der Schutzklasse 2 zugeordnet die durch die Sicherheitsstufen 3 bis 5 optimal 8 2014 gesch tzt sind Besonders vertrauliche und geheime Daten Forschungsunterlagen Un terlagen aus beh rdlichen Bereichen Gut achten geheimdienstliche oder milit rische Dokumente f r die ein sehr hoher Schutzbe darf besteht fallen unter die Schutzklasse 3 Hier kommen die h chsten Sicherheitsstu fen 4 bis 7 zum Tragen Werden Datentr ger verschiedener Schutzklassen an einer Stelle verwaltet ist dort die h chste Schutzklasse f r die Wahl geeigneter Shredder festzule gen um optimale Datensicherheit zu ge w hrleisten Erstmals definiert die Norm 66399 sechs unterschiedliche Datentr gerklassifizierun gen die auch die Gr e der Informationsdar stellung auf den Datentr gern ber cksichtigt Es handelt sich dabei um die Datentr ger kategorien P 1 bis P 7 f r Datentr ger in Ori ginalgr e zum Beispiel Papierdokumente oder Filme F 1 bis F 7 f r Datentr ger mit verkleinerter Infor
82. erchem glichkeiten jederzeit m g lich ohne st ndig in einer Papierakte bl t tern zu m ssen Das ist w hrend eines Ge spr chs bei einem Mandanten oder bei einem Gerichtstermin sehr praktisch FACTS Die Anzahl der Anbieter f r Rechtsan waltssoftware ist hoch Welches sind die Allein stellungsmerkmale der NoRA Software G cke F r uns stehen der Anwender und die effiziente Erledigung seiner Aufgaben im Mit telpunkt Zwei Punkte m chte ich dabei be sonders hervorheben Einerseits die elektroni sche Aktenf hrung mit Workflow und die In tegration von Microsoft Office andererseits die betriebswirtschaftlichen Analyse Tools die in NoRA Advanced integriert sind Nat r lich sind auch alle anderen Module auf die pers nlichen Bed rfnisse unserer Kunden an passbar Einen typischen Kunden gibt es f r uns nicht Gerade dieser Individualit tsfaktor wird von unserer Software NoRA Advanced in einem besonderen Ma beherrscht sodass FACTS 11 2010 Eine gute Softwarel sung muss schnell und einfach auf Ver nderungen reagieren k nnen Entscheidend dabei ist letztendlich die Ausgestal tung der Arbeitsabl ufe HANS HERMANN G CKE Gesch ftsf hrer bei der NORA GmbH wir von uns sagen k nnen Jede Kanzlei findet mit unserem Produkt die richtige L sung egal ob es sich um einen Einzelanwalt oder eine Gro kanzlei mit weit ber hundert Juris ten und mehreren Standorten handelt FACTS
83. erdende Wettbewerbssituation Ei nes ist klar Das Verh ltnis zwischen Anw lten und Unternehmen wird neu justiert Verst rk ter Kostendruck im Unternehmen wird wei tergereicht an die Kanzleien stellen die Au toren fest Rechtsdienstleistungen werden zunehmend als Produkte eingekauft Die rechts und wirtschaftsberatende Branche sei l ngst keine Zunft mehr keine Versamm lung von Organen der Rechtspflege die sich unabh ngig von ihrem wirtschaftlichen Um feld entwickelt Sie sei hnlichen Ver nde rungsprozessen wie andere Industrien ausge setzt nur mit Verz gerung Graziella Mimic w FACTS 7 ORGANISATION Kanzleisoftware Der pers nliche Kontakt ist entscheidend Bei der Ausstattung von Rechtsanwalts und Notar Kanzleien mit der passenden Organisationssoftware kommt es auf kurze Wege und einen intensiven Dialog mit dem Kunden an das sagt Hans Hermann G cke Gesch fts f hrer der NORA GmbH einem Anbieter von Rechtsanwalts software Denn jede Kanzlei ist anders und die vorhandenen Systeme m ssen sich stets neuen Entwicklungen anpassen 8 FACTS 8 2014 FACTS Die Digitalisierung macht vor Juristen kanzleien keinen Halt mehr Zudem sind An w lte heute mehr denn je aufgefordert unter nehmerisch zu denken und zu handeln Welche Rolle spielt in diesem Zusammenhang eine Softwarel sung Hans Hermann G cke Die steigende Anzahl zugelassener Anw lte zwingt eine Kanzlei da zu betriebs
84. erforderlich R ckfragen zur Handhabung der Software las sen sich in der Regel schnell und unkompli ziert telefonisch kl ren wobei sich der After sales Support von NoRA positiv bemerkbar mache Sobald wir ein Problem te lefonisch anmelden erhalten wir entweder sofort oder sehr zeitnah eine L sungsm glich keit sagt Rump Die NoRA Mitarbeiter hel fen uns bei Fragen und Problemen immer kurzfristig und kompetent weiter Zwischen unseren Mitarbeitern und den Mitarbeitern von NoRA herrscht schon ein kollegiales Ver h ltnis Man kennt sich pers nlich und arbei tet effektiv zusammen Da NoRA in regelm igem Kontakt zu den Mitarbeitern der Kanzlei steht und mit den Arbeitsweisen bestens vertraut ist werden die vorhandenen Systeme stets an die jeweiligen Erfordernisse angepasst Das gilt f r den HP Kanzleiserver der mit einem MS SB Server 8 2014 2011 inklusive MS SQL und MS Exchange aus gestattet ist ebenso wie f r verschiedene Do kumentendrucker Scanner und Multifunk tionsger te Und auch f r den Bereich der elektronischen Sprachverarbeitung ist NoRA Ansprechpartner Digitale Diktatl sungen von Philips sind ebenso im Einsatz wie die Sprach erkennungsl sung NaturallySpeaking Legal von Dragon wie Rump erl utert Das digitale Diktat ist fester Bestandteil unseres Alltags und die entsprechenden Systeme werden da zu auch vollst ndig von allen Mitarbeitern und Anw lten genutzt Die automat
85. erheit beim Diktieren gew hr leisten sollen heitsanforderungen werden die Dateien in f nf bis zehn Sekunden lange Pakete aufge teilt die erst beim Adressaten wieder zusam mengesetzt werden Bei der Verteilung dieser Daten kann der Kreis der m glichen Bearbei ter zentral definiert werden Das Diktat landet dann nur bei einer ganz bestimmten Schreib kraft Der Autor kann seine Daten auch mit einem Codewort versehen sodass nur Bear beiter die dieses Codewort verwenden die Datei h ren k nnen Diese Codierung kann auch bei der weiteren Bearbeitung und Archi vierung das Dokument sch tzen Die Diktierger te der Serie Pocket Memo 8000 wurden einzig zum Zweck des Diktierens entwickelt Keine Fotos keine Songs kein Ra dio keine E Mails keine Anrufe st ren den Anwender bei der konzentrierten effizienten Arbeit Die Ausstattung mit einem ergonomi schen 4 Positions Schalter erm glicht es das Diktierger t ohne Hinschauen zu bedienen Das ebenfalls ergonomisch geformte leichte Metallgeh use und das sto feste LCD Display erlauben das Arbeiten auch ber lange Zeit r ume hinweg Die Aufnahme von Sprachauf zeichnungen erfolgt im effizienten DSS Digital Speech Standard Pro Format einem herstel ler bergreifenden Audioformat zur verlustar men Speicherung von Sprachdaten Dieser wurde speziell f r hochqualitative Stimmauf nahmen bei gleichzeitig geringer Dateigr e entwickelt Das gew hrleistet eine niedrige Netzwe
86. ers auf gestellt ist Eine gute Softwarel sung muss aber schnell und einfach auf Ver nderungen reagie ren k nnen Entscheidend dabei ist letztendlich die Ausgestaltung der Arbeitsabl ufe Das hei t wie funktioniert die elektronische Aktenbear beitung wie einfach ist die Erstellung von Do kumenten gibt es ein Dokumentenmanage ment Ganz wichtig ist auch die Antwort auf die Frage wie die einzelnen Softwaremodule mitei nander vernetzt sind FACTS Welche aktuellen Entwicklungen im Anwaltsmarkt verlangen nach Anpassungen im Hinblick auf die Software G cke Die weitere Entwicklung des elektro nischen Rechtsverkehrs ist sicher ein gt FACTS 9 ORGANISATION Kanzleisoftware gt wichtiger Punkt der die Abl ufe einer An waltskanzlei zuk nftig stark beeinflussen wird Hier sind wir bereits sehr gut aufge stellt beobachten aber die Fortf hrung und insbesondere auch die Gesetzgebung sehr genau Die Einbeziehung mobiler Endger te ist aktuell ein wichtiges Thema Verschiedene Anwender wissen zum Beispiel unsere iPad Anbindung zu sch tzen Die elektronische Akte bei der wir aus unserer Sicht f hrend sind wird sicher ein weiterer Schwerpunkt sein Zuk nftig wird nat rlich auch der Markt f r juristische Software von den Themen Vir tualisierung und Cloud Computing stark be einflusst werden Auch hier sind wir sehr gut aufgestellt denn zu diesen Themen haben wir in unserer Gruppe ein spezialisiertes Un ternehmen
87. erster Linie Kanzleien und Rechtsabteilungen aber auch zahlreiche Unternehmen aus den Bereichen Industrie und sonstiges Gewerbe verschiedene Organisationen der ffentlichen Hand sowie Bildungseinrichtungen wie etwa Schulen Um IT Ausfallzeiten bei ihren Kun den gar nicht erst entstehen zu lassen bezie hungsweise sie so gering wie m glich zu hal ten bietet NoRA ein spezielles IT Monitoring an mit dem sich alle kritischen Systeme wie Festplatten Server Switches und Applikatio nen permanent berwachen lassen Im Rahmen dieses Monitorings werden bereits mehrere Hundert Serversysteme berwacht wie Remke erl utert Viele Berei che berwachen wir dabei proaktiv Das hei t wir k nnen noch bevor etwa die Kapa zit t einer Festplatte erreicht ist oder die CPU am Limit l uft die entsprechenden Gegen ma nahmen einleiten Insgesamt soll das IT Monitoring dazu dienen Probleme so rechtzeitig zu erkennen dass sie sich beseitigen lassen bevor gr ere Sch den entstehen Weiteres Ziel beim Moni toring ist die Ursache eines Problems zu iden 8 2014 DIRK REMKE Certified IT Business Manager Datenschutzbeauftragter und auditor T V bei der Unternehmensgruppe NoRA tifizieren und zu lokalisieren sowie durch Know how Zugewinn zuk nftige Probleme durch Fr herkennung ganz zu vermeiden erg nzt Remke Dazu bietet mdi amp NoRA ne ben Server Virtualisierungs und Infrastruk turmonitoring Ma nahmen
88. etzt voll auf die M glich keiten der modernen Technik und zus tzlich auf die Unterst tzung durch die Experten von NoRA die stets auf der H he der Zeit sind und bei Problemen immer ein offenes Ohr und die richtige L sung parat haben och spezialisiert auf die Ge biete des Haftungs Ver kehrs und Versicherungs rechts hat sich die Kanzlei grunewald nugel amp collegen mit Sitz in Essen Die Fach kompetenz der Kanzlei mit ihren vier Rechtsan w ltinnen und Rechtsanw lten zeigt sich neben der langj hrigen Erfahrung in Fachanwaltsti teln Publikationen und dem kanzleieigenen Informationsdienst Versicherungsrecht Kom pakt Stets im Vordergrund stehen die pers n liche Betreuung der Mandanten und die enge Zusammenarbeit mit erfahrenen Sachverst n digen sowie Ermittlern ZU JEDER ZEIT AN JEDEM ORT Im Zuge der Vertretung ihrer Mandanten in Rechtsstreitigkeiten vor Amtsstellen und Ge richten sind die Rechtsexperten zu einem gro en Teil mit der Abfassung und dem Studium entsprechender Schrifts tze besch ftigt Die M glichkeiten moderner Kommunikation zu jeder Zeit und an jedem Ort nutzen zu k nnen spielt im Berufsalltag der Kanzlei eine wichtige Rolle Unverzichtbarer Bestandteil in diesem 66 FACTS Zusammenhang ist eine leistungsstarke und moderne IT Infrastruktur Mobile Erreichbar keit ein gesicherter und zuverl ssiger Daten austausch etwa ber die internetbasierte Kommunikationsplat
89. g und verlange das auch von meinen Mit arbeitern Es gibt mir ein sehr gutes Gef hl wenn meine Diktate in bester Tonqualit t und ohne Aussetzer bei ihnen ankommen Vor al lem bei den teilweise sehr anspruchsvollen und langen Texten die in meinem Fachgebiet manchmal notwendig sind ist das die beste Voraussetzung f r ein fehlerfreies Ergebnis EFFIZIENTES ARBEITEN Bei Schumacher amp Partner hat das digitale Diktiersystem von Philips wie in so vielen Unternehmen Arbeitsabl ufe optimiert und sie verk rzt Auch die M glichkeit in Spitzen zeiten also bei sehr hohem Diktataufkommen oder akutem Personalmangel in Ferien oder Grippezeiten Diktate per E Mail an externe Dienstleister zu vergeben hat schon oft ge holfen unn tige Hektik zu vermeiden Fr her mussten in solchen F llen die Schreibkr fte enorme Zusatzleistungen erbringen heute ist dieser Stress vorbei kommen die fertigen Word Dateien per E Mail vom Dienstleister Zum Schluss noch einmal Seniorpartner Heitmann Nicht alles was die moderne Technik so an Ver nderungen mit sich ge bracht hat finde ich gut Dass aber die leidi ge Schreibarbeit und die damit verbundenen T tigkeiten dank digitaler Diktiersysteme so effizient und komfortabel erledigt werden k nnen ist wirklich ein Fortschritt f r alle Beteiligten FACTS 79 ie Kanzlei Bade und Kolle gen Rechtsanw lte und Notare ist eine zivilrecht lich ausgerichtete Rechts anw
90. gen gt FACTS 69 FAZIT gt Au erdem hater die M glichkeit die Da teien an einen externen Arbeitsplatz via In ternet zu versenden oder einem bestimmten Mitarbeiter zuzuordnen F hrungskr fte die sich auf Reisen befinden k nnen zum Bei spiel in ihre mobilen Diktierger te sprechen und die Dokumente via E Mail oder VPN Virtual Private Network den zust ndigen Mitarbeitern im Unternehmen oder an ex terne Schreibpools senden Ein weiterer nicht unwichtiger Vorteil ist die bernahme der Diktate in eine Spracher kennungssoftware die wie FACTS getestet hat siehe Ausgabe 4 2011 mittlerweile sehr gut funktioniert siehe Kasten Alle Sprach erkennungs Softwarepakete wie sie bei spielsweise von den Firmen Nuance oder Linguatec angeboten werden haben aber eines gemeinsam Das fehlerlose Umwan 4 deln von Sprach in Textdateien ben tigt auch heute noch viel Geduld und Zeit Auch was die Abmessungen betrifft sind digitale Diktierger te klar im Vorteil gegen ber den analogen Systemen da sie technisch be dingt viel kleiner gebaut werden Zudem sind Features wie Terminkalender Wecker und ex terne Speicherm glichkeiten vorhanden Viele Ger te sind auch mit vollst ndigen MP3 Funk tionen ausgestattet damit der Anwender bei Bedarf auch komfortabel Musik h ren kann Die Mitarbeiter im Schreibb ro die bisher Diktate von B ndern bearbeitet haben brau chen sich bei der Bearbeitung d
91. gen und robusten Edelstahlgeh use FACTS Welche Highlights bietet das neue Produkt Schwiecker Dazu z hlt zum einen sicherlich die 3 D Mikrofontechnik die Tonaufnahmen mehrerer Tonquellen ber 360 Grad erm glicht was beispielsweise bei Tagungen gute Dienste leistet und das bei erstklassigen Spracherken nungsergebnissen Zus tzlich erkennt ein inte grierter Bewegungssensor ob das Ger t auf ei nem Tisch platziert oder in der Hand gehalten wird und w hlt entsprechend das passende Mikrofon f r die Aufnahmesituation aus Mit hilfe eines integrierten Barcode Scanners las sen sich Kunden oder Patientendaten durch einfaches Scannen mit einer aufgenommenen Datei verkn pfen sogar von einem Bildschirm Das stellt die zuverl ssige Zuweisung von Kun den oder Patienten IDs sicher und beschleu nigt Workflows FACTS Welche Bestandteile geh ren ber die Hardware hinaus zu einer Gesamtl sung Schwiecker Das richtet sich immer nach den Bed rfnissen des Anwenders Ein Anwaltsb ro mit zwei Rechtsanw lten und einer Sekret rin ist mit einer Basisl sung von zwei Diktierger ten und einer Abspielstation bereits perfekt ausgestattet Der Rechtsanwalt spricht in sein Diktierger t und seine Sekret rin die im Ne benraum sitzt tippt das Diktat wie gewohnt ab Wir bieten f r jeden Bedarf das passende Kom plettpaket von der Aufzeichnung der Sprache 8 2014 FLORIAN SCHWIECKER Sales Director der Speech Processi
92. gend mit dem Datentr ger Papier befasste die heutige Vielfalt an weitverbreiteten Datentr gern wie CDs DVDs Speichersticks Disketten Chipkarten oder Festplatten jedoch nicht ber cksichtigt wur de Aufgrund der Tatsache dass aktuell neben Papier auch optische magnetische und elek tronische Datentr ger in ein wirkungsvolles Sicherheitskonzept eingeschlossen werden m ssen wurde die Einf hrung der neuen DIN 66399 beschlossen Gerade bei Juristen Unternehmen und Verwaltungen landen tagt glich viele Akten sensible Unterlagen und vertrauliche Doku mente mit personenbezogenen Daten auf dem Schreibtisch die es unbedingt zu sch t zen gilt Dies umfasst zum einen die kanzlei beziehungsweise unternehmensinternen Daten wie Abrechnungen Bankunterlagen Personaldaten Buchhaltungs und Steuerun terlagen Zum anderen geht es um die perso nenbezogenen und streng vertraulichen Do kumente von Mandanten und Gesch ftspart nern wie beispielsweise Prozessunterlagen Bilanzen Vertr ge Mandantenlisten Steuer und Verwaltungsunterlagen oder auch Mar ken und Patentanmeldungen 64 FACTS Die neue DIN 66399 unterteilt sechs Daten tr gerkategorien mit jeweils sieben Sicher heitsstufen Letztere definieren sich durch unterschiedliche Partikelgr en bei einer me chanischen Vernichtung von Datentr gern Welche Sicherheitsstufe relevant ist ergibt sich zun chst aus der Ermittlung des Schutzbe darfs und der Einstufung d
93. gisterausz ge wer den online abgerufen Viele weitere Schnitt stellen und Kooperationen best tigen diese Entwicklung zus tzlich FACTS Effiziente Arbeitsprozesse gelten f r Ju risten als eine wichtige Voraussetzung f r wirt schaftlichen Erfolg und eine hohe Mandanten zufriedenheit Dennoch zeigen sich vor allem viele Rechtsanw lte gegen ber dem elektroni schen Rechtsverkehr zur ckhaltend Worauf f hren Sie diese Skepsis zur ck Br ning Ein wichtiger Punkt bei der elektro nischen Verarbeitung von Daten der viele abschreckt ist das Thema Datenschutz Das Digitalisieren von Daten und elektronisches Arbeiten bergen auch Risiken Gesetzeskon form elektronisch zu arbeiten erfordert eini ge Vorarbeit und unter Umst nden auch Schulungen Ein weiterer Punkt ist die Macht der Gewohnheit Warum soll man seine ber Jahre eingespielten Arbeitsabl ufe ndern wenn doch alles auch so l uft Die Umstel lung auf den elektronischen Rechtsverkehr nimmt viel Zeit und auch Geld in Anspruch 8 2014 Investieren 191 die ichtree Entscheidung Die zunehmende Digitalisierung stellt viele Rechtsanwaltskanzleien vor die Aufgabe ihre vorhandene technische Infrastruktur zu berpr fen und bei Bedarf an moderne Gegebenheiten anzupassen Was die Verantwortlichen dabei bedenken sollten und auf welche Hilfsmittel sie dabei zur ckgreifen k nnen erl utert Anne Br ning Sales Representative bei mdi IT Kommunikationsl sungen eine
94. gs durch den Lieferanten zurechnen lassen wenn der Leasinggeber kei ne Kenntnis von anders lautenden m ndli chen oder schriftlichen leasinguntypischen Zusagen des Lieferanten hatte E Hinsichtlich des Inhalts des blanko von dem Leasingnehmer unterzeichneten Leasing antrags ist die Lieferantin nicht Erf llungsge hilfe des Leasinggebers sondern Erkl rungs gehilfe des Leasingnehmers der das Blankett der Lieferantin berl sst Das gilt selbst dann wenn der Lieferant wegen leasingtypischer Zusagen oder Vereinbarungen nach den obi gen Grunds tzen ansonsten Erf llungsgehilfe des Leasinggebers ist Lothar Breitfeld Rechtsanwalt und Justiziar bei MMV Leasing wm FACTS 6l en App Store ffnen die Philips Dictation Recor der App kostenlos down loaden und sie nach wenigen Sekunden der Installationsphase ff nen Schon hat der Anwender das Smart phone in ein Diktierger t verwandelt Genau wie mit einem Profiger t haben Anwender jetzt die M glichkeit Diktate auf zunehmen wiederzugeben zur ck und vorzuspulen zu pausieren Texte einzuf gen oder sie einfach zu berschreiben Wie bei den professionellen digitalen Diktierger ten von Philips blich k nnen Diktate mit Metadaten wie Kategorie Dring lichkeit oder Anmerkungen versehen wer den Im sogenannten Express Modus reicht ein zweifaches Sch tteln des iPhones um die Diktierfunktion zu starten oder die Auf nahme zu beenden MISSBRAUCH A
95. haben Rechtsanw lte Notare Steuerberater die M glichkeit eine ganze Reihe von Vorteilen in Anspruch zu nehmen Hintergrund ist auch die enge Kooperation des VDA mit verschiedenen Anbietern und Dienst leistern die f r diese Berufsgruppen besonders interessant sind wie zum Beispiel die Unternehmensgruppe NoRA aus Ibbenb ren ei dem VDA e V handelt es sich um eine bundesweite Vertretung der gesamten Anwaltschaft Der Verband versteht sich selbst weniger als politische Interessen vertretung der Anwaltschaft sondern pri m r als Organisation die sich f r konkrete Anliegen ihrer Mitglieder einsetzt Das gilt insbesondere f r die Wahrung Pflege und F rderung der Qualit t von anwaltlichen Leistungen insbesondere durch Aus Fort und Weiterbildung sowie den Erwerb von beruflichen Zusatzqualifikationen und die F rderung des juristischen Nachwuchses Vor diesem Hintergrund stellt der VDA seinen Mitgliedern allj hrlich ein umfassen des Fort und Weiterbildungsprogramm zur Verf gung das in aller Regel Weiterbildungs anspr chen nach Paragraf 15 FAO Fach anwaltsordnung entspricht Kooperations partner in rechtlicher und steuerlicher Hinsicht ist eine Reihe weiterer Interessen verb nde und Organisationen wie zum Beispiel der DASV Deutsche Anwalts und Steuerberatervereinigung f r die mittelst n discheWirtschaft e V der DANSEF Deutsche Anwalts Notar und Steuerberaterver
96. halten Mit der zunehmenden Anspruchshaltung der Mandanten und der gestiegenen Kostensensi bilit t werden die internen Kanzleiabl ufe und das Management der Kanzlei zentrale In den vergangenen 25 Jahren hat sich der Rechtsmarkt in Deutschland st r misch entwickelt Die letzte Ver nderungswelle wurde durch den Ausbruch der Finanzkrise in den Jahren 2007 2008 ausgel st Vor diesem Hintergrund ger t die Zusammenarbeit zwischen wirtschaftsberatenden Kanzleien und ihren Mandanten auf den Pr fstand Im Handbuch der Herausgeber Thomas Wegerich und Markus Hartung bieten namhafte Autoren Antworten auf die Fragen die sich Kanzleiinhaber stellen Wie bringt man eine Kanzlei auf Wachstumskurs Welche Gesch ftsmodelle sind in einem sich dramatisch wandelnden wirtschaftlichen Umfeld nach haltig und damit zukunftsf hig Welche Erwartungshaltung haben Unter nehmen heute an professionelle und effiziente anwaltliche Dienstleistung Anhand konkreter Praxistipps und Beispiele angefangen bei Kleinkanzleien und Boutiquen bis hin zu multidisziplin ren Partnerschaften durchleuchtet das Werk den Rechtsmarkt und seine Strukturen FACTS 4 2014 Thomas Wegerich Markus Hartung Hg Der Rechtsmarkt in Deutschland berblick Analysen Erkenntnisse Frankfurter Allgemeine Buch Januar 2014 518 Seiten 79 90 Euro ISBN 978 3 89981 187 2 8 2014 Stellschrauben schreiben die Verfasser der Zukunftsstudie des DAV Im Bereich des
97. he Anteo sind auch die Sitzm bel f r den Kon ferenzbereich mit vier unterschiedlichen Be zugsstoffen erh ltlich mit 3D Optik in der Matrix Variante einem Netzr cken Net work klassisch mit Soft sowie mit Tube Bezug Letzterer mit dem Komfort einer Voll polsterung jedoch schlank und filigran in der Optik Eine solche schlanke R ckenlehne hat K HL seit Kurzem auch mit dem SlimLine FACTS 4 2014 Bezugsstoff Dieser bietet den Komfort einer Vollpolsterung verleiht jedoch der R cken lehne eine besonders schmale Silhouette Doch der ideale Stuhl f r den Konferenz bereich in dem es bekanntlich auch mal SOFT UND MATRIX Die Anteo Konferenzst hle gibt es mit vier verschiedenen Bezugsstoffen mit und ohne Rollen sowie als Freischwinger oben 8 2014 l nger dauern kann sieht nicht nur anspre chend aus es l sst sich auch gut auf ihm sitzen Wie von den K HL St hlen gewohnt bieten auch die Konferenz und Bespre chungsvarianten des Anteo einen hohen Sitzkomfort unterst tzen den Nutzer in je der Sitzposition und regen in allen Varian ten ob Freischwinger oder Drehstuhl zur Bewegung an Und last not least stammen die Sitzm bel aus dem Hause K HL aus kologisch nachhaltiger Produktion und ihre Bestand teile sind zu 98 Prozent recycelbar nh m FACTS 87 BRANCHE Unternehmen 88 FACTS Fit T r die Zukun In Zeiten zunehme
98. he ausf hrlich Beitrag auf den Seiten 16 bis 21 Insbesondere in kleine ren Rechtsanwaltskanzleien und soziet ten aber ebenso in vielen Notariaten Rechtsabtei lungen oder auch Inkassob ros ist die Nutzung einer Spezialsoftware mit ihren verschiedenen Funktionalit ten wie etwa der Erstellung be triebswirtschaftlicher Auswertungen und Re portings Adress und Fristenmanagement einem Dokumentenmanagement System oder einer angeschlossenen Sprachverarbeitung l ngst noch nicht selbstverst ndlich Diejenigen Kanzleien die sich allerdings f r die Einf hrung einer Spezialsoftware entschieden haben lernen die Vorz ge die ses Tools in den meisten F llen bereits nach k rzester Zeit zu sch tzen denn erstens entlastet eine Kanzleisoftware die eige gt 8 2014 FACTS 33 TEST Mystery Shopping Spezialsoftware f r Rechtsanw lte und Notare ra micrm 0 5 Win MACS Produktname Anbieter NoRA GmbH Rummel AG Michgehl amp Partner GmbH Kontakt www nora software de www rummel ag de www ra micro de Kosten pro Monat bei Miete 140 00 156 75 184 50 212 35 240 245 00 Kosten pro Jahr bei Miete 1 680 00 1 881 2 214 2 548 20 2 880 2 940 00 Einmalkosten entf llt entf llt entf llt Kosten im 1 Jahr 1 680 00 1 881 00 2 940 00 zus tzliche Kosten f r Hotline Kauf o Miete 0 00 0 00 0 00 E Stundensatz 95 00 80 00 117 00
99. hl f r Diktate und f r das Auf zeichnen von Gespr chen als auch f r die Weitergabe an eine Sprach erkennungssoftware bestens geeignet ber die Bedienung war man sich 10 der FACTS Redaktion ebenfalls einig Klasse Produkt Pocket Memo DPM8000 Beschreibung Digitales Diktierger t Anbieter Philips Preis ab 549 Euro exkl MwSt Kontakt www philips com dictation BEURTEILUNG Handhabung rtttrh thtttt Sprachqualit t drtrtetrtrtr Artrit sehr gut Funktionalit t Design Gesamtergebnis FACTS 29 PRAXIS Pflege von CRM Daten Nie wieden 3esucchsberichte schrei i ol Nnre el me 18 Jar Belle V erour qer di EIl ni TIK vor Em euch te einem qualitativ besseren Ergebnis Eesi sich die CRM Daten mithilfe der Philips Speech App f r Verk ufer pflegen e gr er das Wissen das ein Unter nehmen ber seine eigenen Kunden besitzt desto besser lassen sich die Kundenbeziehungen gestalten Da her werden im Rahmen des soge nannten Customer Relationship Managements kurz CRM Daten und Informationen zum Kunden regelm ig und m glichst vollst ndig ermittelt gepflegt und f r verschiedene Bereiche wie Marketing Vertrieb und Kundenservice eingesetzt Damit soll sowohl die Bestandskundenpflege als auch die Gewinnung neuer Kunden bestm g lich unterst tzt werden Aber Ein CRM System kann nur dann seine volle Leistungsf higkeit erbringen 30 FACTS wenn es rege
100. hr vertrauli che Ausdrucke liegen zu lassen oder gro e Mengen an Dokumenten in der Aktentasche zu sammeln Alles ist auf einem Ger t und es kann direkt in der Akte gearbeitet werden FACTS Das Forschungsprojekt Rechtsdienst leistungsmarkt 2030 kommt zu dem Ergebnis dass die Nutzung von IT und TK Technologien in der Mandatsbearbeitung bis 2030 selbstver st ndlich sein wird Schliefen Sie sich dieser Prognose an und was raten Sie Kanzleien und Soziet ten Br ning Es ist sehr wahrscheinlich dass in na her Zukunft ein Gro teil der Kanzleien in elek tronischer Form arbeiten wird Schon heute werden immer mehr Dienste online angebo ten Auch die Zeitersparnis ist beim elektroni schen Arbeiten enorm Jedoch wird es noch einige Zeit dauern bis alle Kanzleien in der Form arbeiten Jeder Rechtsanwalt und jede Soziet t sollte sich gewissenhaft informieren und f r sich die optimale EDV Ausstattung finden Die Investition in EDV ist definitiv die richtige Entscheidung Es muss ja nicht direkt die volle Ausstattung mit allen Zusatzproduk ten die es auf dem Markt gibt sein Daniel M ller m 8 2014 SONDERVER FFENTLICHUNG FACTS 85 INTERIEUR Konferenzsitzm bel askann dauern Der Konferenzraum ist das Herz vieler Kanzleien hier wird mit Mandanten gesprochen mit Partnern debattiert und es werden Entscheidungen getroffen Die Einrichtung sollte deshalb nicht nur repr sentativ sondern auch f r lange Arbeit
101. hutz klassen sowie die Materialklassifi zierungen sind darin anschaulich dargestellt und bieten wichtige Entscheidungshilfen f r die Erstellung eines Datenschutz und Sicher heitskonzepts Die Informationsbrosch re mit dem Titel Das sollten Sie wissen Informati onen zur neuen DIN Norm 66399 f r die Vernichtung von Datentr gern findet sich im Internet unter www din 66399 com und kann kostenlos heruntergeladen werden als im Juristen oder Verwaltungsb ro ist es f r ein funktionierendes Datenschutzkonzept unabdingbar bereits Einzelarbeitspl tze mit dezentralen Schreibtischger ten auszustat ten Ganz aktuell wurde das IDEAL Angebot an Schreibtisch Aktenvernichtern erg nzt Bei den Einstiegsmodellen in der Baureihe a aradarnlellarg m ngeissgrabe 29 Paper filme retten Pen P T AWEH Maralime Fol Gi Pete F 1 6110 32413 10 auf Galmina a Hi nalen Be 7 rforeateadurniellang sl Suageeinichen eriin 1 ee T bei T T I Ag len Iserller VE ai i maianiHier su Feriplriiit m EFE H iita Hihiri Tekehetialufen E1 b HP Arthes helly aci eleklisraschen Jalestrgern EB Sperber ri Zen E I bi ET 2014 S lt 59 99 E 9_ EREEEEE E gt I IDEAL 2240 bis IDEAL 2270 wurden drei neue Modelle in der Sicherheitsstufe P 5 mit 2 x 15 Millimeter Partikelschnitt eingef hrt f r professi
102. ie Kanzlei aus einer An w ltin und drei Anw lten Rechtsanwalt Erich Rump ist dar ber hinaus seit 1988 als Notar t tig Die Gr e der Soziet t erm glicht es eine Spezialisierung der einzelnen Anw lte in 56 FACTS Anbetracht der immer komplexer werdenden einzelnen Rechtsgebiete zu gew hrleisten Um das hohe Niveau der Beratungst tigkeit aufrechtzuerhalten nehmen die Anw lte der Kanzlei st ndig an Fortbildungsveranstaltun gen teil und arbeiten eng mit Experten ande rer Fachrichtungen zusammen Neben dem Rechtsberatungs Team sorgen insgesamt zehn Mitarbeiterinnen daf r dass die Kanzlei als modernes Dienstleistungsun ternehmen den Anforderungen ihrer Man danten stets gerecht wird Eine moderne und zuverl ssig funktionierende IT Infrastruktur 8 2014 aus Hardware und Software ist im Kanzleiall tag sowohl f r die Anw lte als auch f r die Mitarbeiter nicht mehr wegzudenken Als Seniorchef der Kanzlei besch ftigt sich Erich Rump bereits seit mehr als 30 Jahren mit diesem Thema Bereits seit 1981 setzt Rump auf die Zusammenarbeit mit der Unternehmens gruppe NoRA aus Ibbenb ren einem Anbieter von Softwarel sungen f r Rechtsanw lte und Notare mit angeschlossenem Systemhaus Sei nerzeit verf gten wir als eine der ersten Kanz leien im Westm nsterland berhaupt ber ei nen Computer erinnert sich Rump Die da mals angebotenen L sungen der Textverarbei tung sowie der Buchhaltung gaben den
103. ie kalkulierte Ab schlusszahlung Der Leasingnehmer zahlte in der Folgezeit 36 Raten ohne R ckfragen zum Vertragsinhalt an die Leasinggesellschaft zu 10 2013 FACTS stellen Mit Schreiben vom 21 Januar 2010 er kl rte der Leasingnehmer die K ndigung des Leasingvertrags nach Ablauf der nach seiner Sicht vereinbarten 36 Monate Mit der Klage verlangt nunmehr die Leasinggesellschaft vom Leasingnehmer die Abschlusszahlung gem der Tabelle im Leasingvertrag auf Basis der kalkulierten 60 Monate Das Oberlandesgericht Hamm befand OLG Hamm Aktenzeichen 12 U 3 11 Der Kl gerin steht ein Anspruch auf Aus gleichszahlung nach vorzeitiger Beendigung des Leasingvertrags zwischen den Parteien zu Zwischen den Parteien ist ein wirksamer Lea singvertrag mit einer kalkulatorischen Laufzeit von 60 Monaten geschlossen worden Der Leasingnehmer hat durch seine Unter schrift auf dem Vertragsformular am 13 M rz 2007 und dadurch dass er dieses Formular zum Zwecke der Ausf llung Weiterleitung und Gegenzeichnung durch die Kl gerin ab gegeben hat ein wirksames Vertragsangebot abgegeben Der Umstand dass das Formular m glicherweise nicht vollst ndig ausgef llt war hindert die Annahme eines wirksamen Angebots nicht Wer ein Blankett mit seiner Unterschrift freiwillig aus der Hand gibt muss sich entsprechend 162 Abs 2 BGB den Inhalt als seine Willenserkl rung zurechnen lassen selbst wenn das Blankett sp ter abredewidrig ausgef ll
104. iktierweltmeister 1954 2014 Zwei Ger te 10 einem Ein Bewegungssensor verwandelt Ihr Pocket Memo durch sein 3 D Mikrofon in ein professionelles Aufnahmeger t f r Mandanten Partner oder Mitarbeitergespr che Die unendliche Kassette Rechtsanw lte die weiterhin analog diktieren m chten k nnen dies jetzt auch digital ohne Umgew hnung Unser Klass k Modus simuliert das Diktieren mit einer Kassette Das sch nste Diktierger t Entscheiden Sie Geb rstetes Edelstahlgeh use verschlei freier Schiebeschalter hochaufl sendes Farbdisplay und perfekte Ergonomie f r den professionellen Viel Diktierer Ein Ger t f r jedes Budget Vom High End Ger t mit Barcode Scanner bis hin zum preiswerten Einsteiger Set f r Anwalt und Schreibplatz Philips bietet Jedem deutschen Rechtsanwalt immer eine L sung die 10 sein Budget passt und das in der ber hmten Philips Qualit t Testen Sie jetzt die L sungen von Philips Ihrem Partner f r das Diktieren in der Rechtsanwaltskanzlei Einfach QR Code scannen oder unser Test Formular ausf llen unter www philips com dictation PHILIPS ORGANISATION Diktieren Fortschritt f r alle Beteiligten Der Einsatz von digitaler Technik beschleunigt Arbeitsabl ufe enorm Das wei auch die Anwalts kanzlei Schumacher amp Partner aus Essen die schon seit Jahren auf Diktiersysteme von Philips setzt chumacher amp Partner wurde 1960 vom Rechtsanwa
105. in abgestimmt worden war HIERAUS ERGEBEN SICH FOLGENDE ALLGEMEI NE PRAXISHINWEISE E Der Lieferant ist Erf llungsgehilfe Ver trauensperson Repr sentant und Wissens vertreter des Leasinggebers wenn zwischen der aufgetragenen Verrichtung und der Hand lung nicht nur ein kausaler und zeitlicher Zusammenhang sondern auch ein innerer sachlicher Zusammenhang besteht und da mit die vorgenommene Handlung zu dem allgemeinen Umkreis des Aufgabenbereichs geh rt zu dessen Wahrnehmung er bestellt worden ist 8 2014 a p 02 Fer 2 Q LeTo 00 08 eb i 1 gt gt gt O ue RA DIPL ING LOTHAR BREITFELD Rechtsanwalt und Justiziar bei der MMV Leasing GmbH E Hat der Leasinggeber der den Lieferan ten mit der Vorbereitung des Leasingvertrags betraut keine Kenntnis von einer atypischen Sondervereinbarung des Lieferanten mit dem Leasingnehmer oder einer leasinguntypischen Zusage des Lieferanten muss er sich das Ver halten und die Kenntnis des Lieferanten nicht entgegenhalten lassen E Leasinguntypische Zusagen und atypi sche Sondervereinbarungen trifft der Liefe rant gerade nicht als Erf llungsgehilfe des Leasinggebers sondern f r den Leasingneh mer ersichtlich in eigener Verantwortung nur bei Gelegenheit der ihm vom Leasingge ber bertragenen Aufgaben E Der Leasingnehmer muss sich ein abre dewidriges Ausf llen eines blanko berlasse nen Leasingantra
106. in aktuelles Schutz programm wie eine Internet Security Suite er kennt viele Phishing Versuche und sorgt f r entsprechenden Schutz vor Betr gern die sich mittels Phishing Mails Kontodaten Passw r ter und TAN Nummern erschleichen wollen Ein weiterer wichtiger Schritt ist es die Mitar beiter zu schulen Erhalten diese eine E Mail mit einem Anhang namens IhreRechnung pdf exe sollten sie sie auf gar keinen Fall ff nen Meine Erfahrung zeigt dass die Schu lungsinvestitionen in den letzten Jahren deut lich gesunken sind Zur Begr ndung hei t es die Mitarbeiter seien sicher im Umgang und Was die Sicher ngeht gibt es trauensverlust 8 2014 IT Irends und Strategien Unternehmen sind selbst gefordert IT Schutzmafsnahmen umzusetzen vonseiten der Politik werden sie vielfach im Regen stehen gelassen DIRK REMKE Certified IT Business Manager Datenschutzbeauftragter und auditor T V bei der Unternehmens gruppe mdi und NoRA aus Ibbenb ren ber potenzielle Risiken aufgekl rt In den Schulungsgruppen stelle ich dann aber oft fest dass viel Halbwissen vorhanden ist und viele Mitarbeiter nicht gerne zugeben dass sie unsicher im Umgang mit den Medien sind FACTS Auch auf der diesj hrigen CeBIT steht IT Sicherheit ganz oben auf der Agenda Top thema dabei Datability der Begriff ist eine Kombination aus dem Markttrend Big Data sowie den M glichkeiten seiner verantwor tungs
107. ische Spracherkennung ist bei uns im Aufbau und wird in Zukunft mehr Platz einnehmen Daran muss noch gearbeitet werden berhaupt spielt die IT Infrastruktur eine wichtige Rolle wenn es darum geht die Wett bewerbsf higkeit der Kanzlei zu erhalten Unsere Kanzlei hat ein bestimmtes Leis tungsprofil und eine Kapazit t erreicht die aufgrund der rtlichen und wirtschaftlichen Situation nicht mehr steigerungsf hig ist Das Niveau in unserer Praxis nach den vorge schriebenen Kriterien zu halten erfordert schon aufgrund der Wettbewerbssituation ei nen erh hten Einsatz Die Wettbewerbsf hig keit l sst sich im Ergebnis nur mithilfe neues ter IT L sungen erhalten sagt Rump Und diesbez glich setzt der Jurist auch weiterhin auf die kompetente Unterst tzung der Unter nehmensgruppe NoRA aus Ibbenb ren Daniel M ller w FACTS 57 DIKTIERSYSTEME jedes Wort z hlt er Pocket Memo Meeting Recorder 8900 von Philips eignet sich f r die Aufzeich nung von Interviews oder Konferenzen sowie zur digitalen Archivierung oder Nieder schrift Das mit dem iF product design award aus gezeichnete Konferenzmikrofon bietet selbst in gro en R umen eine sehr gute Tonqualit t Der tellerf rmige Fu liefert die Leitoberfl che f r den Ton und nutzt den Schalldruck der Tischoberfl che um einen 360 Grad Aufnahmebereich abzu decken Eine spezielle Gummibeschichtung ver hindert unerw nscht
108. itseinsparung erm glichen wir unseren Kunden unter anderem auch in den Berei chen Speech Processing digitales Diktat und Spracherkennung stets integriert in NoRA Advanced FACTS 5 2014 UNN TIG UND TEUER In vielen Kanzleien wird noch immer viel Zeit daf r verwendet wichtige Informati onen in Handakten abgelegten Akten oder im Archiv zu suchen FACTS Welche speziellen Anforderungen gibt es beispielsweise bei der Zielgruppe der Notare und welche dazu passenden L sungen oder Dienstleistungen bietet NoRA Standopp Notare m ssen gem der Dienst ordnung f r Notarinnen und Notare DONot ihre B cher und Verzeichnisse in Papierform f hren und aufbewahren Jedoch k nnen sie Der Traum vom papier losen B ro wird wohl eine Utopie bleiben aber die Schritte zum papier armen B ro werden immer leichter ANDREAS STANDOPP Vertriebsbeauf tragter der Unternehmensgruppe NoRA 8 2014 diese auch vollst ndig in digitaler Form in NoRA Advanced generieren und im Rahmen des elektronischen Rechtsverkehrs versenden Zum Beispiel findet der Datenaustausch mit den Handelsregistern ausschlie lich elektro nisch statt Auch gescannte Dokumente lassen sich schnell der elektronischen Akte hinzuf gen damit diese stets vollst ndig bleibt FACTS Welche konkreten Tipps k nnen Sie IT Verantwortlichen geben damit diese dem Ziel beziehungsweise der Idealvorstellung papier loses B ro n herkommen
109. itzenaus lastung von 10 000 Drucken pro Monat an Das kompakte und anwenderfreundliche Design des netzwerkf higen Modells erm g licht auch auf kleinen Schreibtischen eine bequeme Positionierung Die praktische Be dienung von vorne erleichtert den Austausch des Verbrauchsmaterials oder das Einlegen von Papier Der Aficio SG K3100DN soll sich zudem durch einen besonders niedrigen Strom verbrauch auszeichnen Mit einem gerin gen Energieverbrauch von nur 26 7 Watt 8 2014 im Druckbetrieb und einem TEC Wert von 0 255 kWh pro Woche ist das Modell beson ders kosteneffizient und umweltschonend Das System profitiert dabei besonders von den Eigenschaften des Liquid Gels wie zum Beispiel einer vergleichsweise niedrigen Aufw rmzeit Dank der Quick Start up Tech nologie kann das Modell praktisch direkt aus dem Ruhemodus drucken Die kurze Trock nungszeit des Gels erm glicht eine hohe Geschwindigkeit beim standardm igen Duplexdruck Die ergiebige Kartusche ent h lt Gel f r den Druck von 10 000 Seiten und reduziert die Kosten pro Druck dadurch auf den niedrigsten Wert auf dem Markt Der Aficio SG K3100DN von Ricoh ist zu einem Preis von 218 25 Euro UVP inkl MwSt und UHG im Fachhandel erh ltlich kl FACTS 51 PRAXIS Diktieren und Datenschutz Abh ren ausgeschlossen Eine immer mobiler werdende Gesch ftswelt wachsende er Verlust wichtiger Unter nehmensdaten kann teuer werden Laut Angaben des
110. klagenden Leasingge sellschaft ber die Software WX Professional 2007 wobei bez glich der Laufzeit der Ver merk auf unbestimmte Zeit eingetragen wurde Nach Eingang der Formulare nderte die klagende Leasinggesellschaft die hand 8 2014 Hat ein Leasingnehmer einen Blanko Leasingantrag unter schrieben und zwecks Ausf llung Weiterleitung und Gegenzeichnung an seinen Lieferanten abgegeben ist er daran gebunden unabh ngig davon ob das Formular abspra chegem ausgef llt wurde oder nicht F r leasinguntypi sche Zusagen des Lieferanten tr gt der Leasinggeber keines falls Verantwortung Anhand eines Beispiels aus der Rechtsprechung gibt Lothar Breitfeld Justiziar von MMV Leasing n tz liche Praxishinweise um Leasingnehmer vor b sen berraschungen zu sch tzen 2 schriftlich eingesetzte Nutzungsdauer auf 60 Monate ab und bersandte ein unter schriebenes Exemplar des Leasingvertrags unter Hinweis auf die vorgenommene nde rung an den Leasingnehmer Dieser erkun digte sich bei der Lieferantin und bekam dort die Auskunft der neue Vertrag habe wie m ndlich besprochen eine kalkulato rische Laufzeit von 36 Monaten und die Leasingrate sei 36 Monate lang an die Lea singgesellschaft zu zahlen Die Leasinggesellschaft erwarb die in dem Angebot beschriebene Software und zahlte den Kaufpreis an die Lieferantin Die Lieferan tin leistete sodann f r den Leasingnehmer an den alten Leasinggeber d
111. klassi scher Eleganz und smarten Funktionen gef llt auch den Jurys renommierter Designpreise VINTAGEis5 wurde f r den Deutschen Design preis nominiert ist Finalist beim FX Award und hat bereits den iF product design award erhalten Die Nutzer der internationalen Design und Architekturplattform Stylepark w hlten den Konferenzsessel von interstuhl im M rz auf Platz 4 von 50 Top Produkten nh m F R JEDEN GESCHMACK VINTAGEIis5 gibt es mit zahlreichen Bezugsstoffen als Ausf hrungen in Leder und mit verschiedenen Gestellvarianten FACTS 4 2014 8 2014 SONDERVER FFENTLICHUNG FACTS 55 Kugelkopfschreibmaschine war fr her r Wie sehr der Einsatz moderner Technik den Berufsalltag eines Rechtsanwalts und Notars ver ndert hat das kann Rechtsanwalt und Notar Erich Rump aus eigener mittlerweile ber 35 j hriger Berufserfahrung attestieren Ebenfalls best tigen kann der Jurist Soll die IT Infrastruktur einen Beitrag zur Wettbewerbsf higkeit der Kanzlei leisten ist das Thema am besten in den H nden von Spe zialisten aufgehoben ie Anwalts und Notariats kanzlei Rump amp Partner in Nottuln im M nsterland wurde 1977 durch die Rechtsanw lte Diethard Kruschke und Erich Rump gegr ndet Im Laufe der Jahre entwickelte sich aus einer Allgemeinpraxis eine Fachan walts und Notariatskanzlei die sowohl den einzelnen Rechtsuchenden als auch mittel st ndische Unternehmen kompetent ber t Gegenw rtig besteht d
112. kleine Kanzleien und Einzelanw lte dagegen nur selten ber Spezialisierungen im Bereich der vertretenen Fachgebiete und Mandanten Mit der deutlichen Gestaltung von Ge sch ftsfeldern sowie dem Anbieten von be gleitenden Dienstleistungen oder der Ent wicklung neuer juristischer Produkte und Services besch ftigen sich der Umfrage nach fast ausschlie lich Gro kanzleien Um die fachliche Expertise bereitstellen und eine interdisziplin re Beratung anbieten zu k nnen kann sich der Anwalt von morgen vor allem zweier Instrumente bedienen Das erste davon bilden Netzwerkkooperationen berhaupt beschert die Kooperation mit ei nem oder mehreren Kollegen erhebliche Vor teile Nicht nur die Tatsache dass die fachli chen Kompetenzen und Fertigkeiten der LITERATURTIPP verschiedenen Juristen sich erg nzen und sich dadurch neue Mandanten gewinnen las sen kommt solchen Verbunden zugute Auch erlauben sie es die finanzielle B rde zu ver teilen und dank gemeinsamer Nutzung der Ressourcen die Betriebskosten zu senken Generell gilt dass Einzelanw lte in Zeiten der Globalisierung nicht mehr in der Lage sind Rechtsberatung aus eigener Kraft zu leisten Im Team arbeitende Spezialisten die L sungen aus einer Hand liefern haben da viel bessere Karten Neben Kooperationen stellen moderne technische Mittel eine wichtige Unterst tzung f r den Juristen dar Sie erlauben es Kanzleien ein hocheffizientes Backoffice zu unter
113. lage ja ja ja Manueller Briefschlie er optional optional optional allerdings nur mit einem zus tzlich ange Automatische Briefzuf hrung entf llt entf llt optional schlossenen PC auf dem die Software Na Taktgeschwindigkeit Sendungen Min 30 45 65 vigatorBasic oder NavigatorPlus instal Integrierte Waage Kapazit t in kg 3 optional 5 5 optional 7 iiertist Differenzwiegen optional optional optional Diese Softwarel sungen und die damit verbundene digitale Anbindung an das Fran Software E cotyp Postalia Online Portal sind die gr Portalnutzung ja ja ja ten Besonderheiten der PostBase womit das NavigatorBasic PC Steuerungssoftware optional ja ja Unternehmen darauf reagiert dass der fran NavigatorPlus Kostenmanagement optional optional optional kierte Brief nur noch ein Teil der modernen Portotabelle Basisversion ja ja ja Brief Kommunikation ist Mit dieser An XL Version inkl Premiumadress optional ja ja bindung wird die PostBase zum Mail Ma a optional ja ja nagement Terminal und der Anwender be Kostenstellen 10 optional 20 20 optional 50 50 optional 100 kommt die M glichkeit die Abholung und NIEREN ESEL 000 INN 30 Konsolidierung des frankierten Postguts Systemklischees Ostern Weihnachten optional ja ja SMS Zusatztext Anzahl 8 optional 12 10 optional 12 schnell und einfach zu organisieren Zudem lassen sich Briefe und Mailings ber das In ternet verschicken und es ka
114. lig neu auf Mithilfe der Un terst tzung von NoRA konnte dieses Problem exzellent gel st werden sagt Rump UNSCHLAGBARES SYSTEM Herzst ck der IT Infrastruktur ist die NoRA Spezialsoftware die in der neuesten Version NoRA Advanced auf allen Arbeits platzrechnern installiert ist Das Hauptkriteri um bei der Auswahl der Softwarel sung war die damalige schon sehr weit entwickelte Text verarbeitung die individuell an die Anspr che der Kanzlei angepasst wurde Die Effizienz beziehungsweise die Anwenderfreundlichkeit des NoRA Systems ist einfach unschlagbar und kann durch kein anderes mir bekanntes System besser ersetzt werden zeigt sich Rump hochzufrieden mit der Software Da der Wechsel zu einer anderen L sung im Laufe der ber 30 j hrigen Zusammenar FACTS 10 2013 RECHTSBERATUNGSTEAM Stefan Haller Erich Rump Ludolf Sch ne und Angelika Wes sel von links nach rechts beit nicht infrage kam wurden alle Kanzleida ten bei der Lieferung neuer Software und Hardware stets zu 100 Prozent bernommen und eingepflegt Die komplette Umstellung auf ein neues System verursacht nur noch ei nen Aufwand von etwa 24 Stunden Die Einar beitungszeit ist kurz Die neuesten L sungen k nnen direkt von unseren Mitarbeitern be dient werden da sie sich auch schon seit Jahr zenten mit dem NoRA System auskennen erl utert Rump Aus diesem Grund sind Schulungen seit 15 Jahren berhaupt nicht mehr
115. lm ig mit Informationen ge pflegt wird Daf r zust ndig sind gerade in kleineren und mittelst ndischen Unterneh men neben den hauseigenen Abteilungen und Niederlassungen vor allem die Mitar beiter im Au endienst die regelm ig Be suchsberichte erstellen und diese in ein CRM Tool wie beispielsweise das CRM Sys tem salesforce com eintragen m ssen AUS SPRACHE WIRD SCHRIFT Um Au endienstmitarbeitern dabei von l stiger und zeitaufwendiger Schreibarbeit zu entlasten hat die Speech Processing Solu tions GmbH SPS eine spezielle Speech App 8 2014 entwickelt mit der sich das gesprochene Wort schnell und zuverl ssig in geschriebenen Text umwandeln l sst Einzige Voraussetzung ist ein Smartphone Die weiteren Schritte um die Speech App zu installieren und nutzen zu k nnen sind App Store besuchen Dictation Recorder App herunterladen und nach kurzer Installationsphase ffnen schon l sst sich das Smartphone f r professionelle Sprachauf zeichnungen verwenden ber die gewohnte Touchscreen Steuerung hat der Benutzer da nach die M glichkeit aufzuzeichnen wieder zugeben zur ck und vorzuspulen zu pausie ren Texte einzuf gen oder sie zu berschrei ben Zudem lassen sich Aufnahmen mit Priorit ten kennzeichnen Stichw rter bezie 6 2013 FACTS hungsweise Kategorien definieren oder Auf nahmebezeichnungen bearbeiten Der Ver sand der so erstellten Dateien erfolgt unmit telbar nach dem Besu
116. ls Finger und Krawattenschutz und dar ber hinaus als Splitterschutz beim Vernichten von Datentr gern wie CDs DVDs oder Kreditkarten 4 2014 FACTS Technische Daten des IDEAL 2604 Anwendungsbereich B ro Arbeitsbreite 260mm Schnittbreite 4 x 40 mm Partikelschnitt Sicherheitsstufe DIN 66399 P 4 Blattleistung 70g m 80g m 25 27 21 23 Vernichtet auch B roklammern Kreditkarten CDs DVDs Arbeitsgeschwindigkeit 0 08 m s 00000 Volumen Unterschrank Schnittgutbeh lter 125 Liter 100 Liter Strom und Leistung 230 V 50 Hz 640 Watt Ma e H 926 x B 495 x T470 mm Gewicht 48 kg FACTS Der Bereich Aktenvernichtung ist gera de in einer Kanzlei von besonderer Wichtigkeit da es hier um das sichere Vernichten von viel fach sehr vertraulichen Dokumenten geht Wa rum haben Sie sich vor einem Jahr entschieden ihren alten Shredder auszutauschen Mohr Der damals verwendete Aktenvernich ter war schon etwas in die Jahre gekommen und entsprach nicht mehr der heute empfoh lenden Sicherheitsstufe Es musste unbedingt ein neues Ger t her Wir haben daher sehr gern das Angebot der FACTS Redaktion ange nommen den IDEAL 2604 in einem Anwen dertest unter die Lupe zu nehmen da das Sys tem genau die technischen Features aufwies die wir uns vorgestellt hatten Ey Produkt IDEAL 2604 Kontakt www ideal de Beschreibung Aktenvernichter Anbieter Krug amp Priester
117. lt und Notar Franz Schumacher in Essen gegr ndet und geh rt mittlerweile zu den zw lf gr ten Kanzleien im Ruhrgebiet Heute arbeitet ein vielk pfiges Team von Rechtsanw lten und Steuerberatern von de nen viele ber fach bergreifende Zusatzaus bildungen verf gen daran die Mandanten der Soziet t bestm glich und individuell zu beraten Die Kanzlei betreut viele mittelst n dische Kunden aus der Region ber t aber auch internationale Investment Gruppen die sie bei der Neuausrichtung deutscher Un ternehmen unterst tzt Eines der wichtigsten Hilfsmittel die Rechtsanw lte und Mitarbeiter dabei t glich ben tigen ist das Diktierger t Schon seit vie len Jahren geh rt dieses Instrument zur Stan dardausstattung der Mitarbeiter Da es die Anw lte der Kanzlei Schumacher amp Partner in Essen aber irgendwann satthatten in der gut vernetzten Kanzlei Diktierb nder in Mappen zu legen und hin und herzutragen hat man die analogen Diktiersysteme gegen neue digi tale Systeme ausgetauscht BYE BYE KASSETTE Insgesamt f nfzehn Anw lte Notare und Steuerberater haben sich in k rzester Zeit umgew hnt erz hlt der IT Verantwortliche Markus H bner und erg nzt Auch die Schreibkr fte und Assistenten waren gleich begeistert Von Anfang an gefielen ihnen die verbesserte Tonqualit t und das leichtere Handling der neuen digitalen Diktierger te von Philips Der Abschied von den fr her durchaus
118. ltag eines Rechts anwalts und Notars ver ndern kann und ver ndert hat das kann Rechtsanwalt und Notar Erich Rump aus eigener mittlerweile ber 35 j hriger Berufser fahrung best tigen So geht Kommunizieren heute Die Kanzlei grunewald nugel amp collegen setztin Sachen Kommunikation voll auf die M glichkeiten der modernen Technik und zus tzlich auf die Unter st tzung durch die Experten von NoRA die stets auf der H he der Zeit sind Alles im gr nen Bereich Beim IT Monitoring geht es um die perma nente und automatisierte berwachung und Beobachtung aller relevanten IT Sys teme und Services durch Experten Fehler k nnen so fr hzeitig erkannt werden bevor sie zum Problem werden Sozusagen miteinander verheiratet Kontinuit t gilt im heutigen Gesch fts leben als hohes Gut Diese Auffassung vertritt auch die Kanzlei Bade und Kollegen Rechtsanw lte und Notare die es sch tzt sich bei allen Fragen rund um das Thema IT auf die Unterst tzung und die Hilfe kompetenter Dienstleister verlassen zu k nnen 90 An der IT kommt keiner vorbei Industriebetriebe ffentliche Verwal tungen Bildungstr ger oder Rechts anwaltskanzleien sind auf eine hoch verf gbare und moderne IT Ausstattung angewiesen Daf r bedarf es kompe tenter Unterst tzung durch Experten FINANZEN UND STEUERN 60 Wie war das mit der Katze im Sack Hat ein Leasingnehmer einen Blanko Leasingantrag unterschrieben und zwecks Ausf
119. m Teil der Unternehmens gruppe mdi amp NoRA ein Anbieter von Softwarel sungen f r Rechtsanw lte Notare und Rechtsabteilungen Viele scheuen sich vor dieser Investition und Ver nderung FACTS Laut einer Einsch tzung der Bundes rechtsanwaltskammer BRAK bestehen bei der deutschen Anwaltschaft Schwachpunkte vor allem im Hinblick auf eine verbesserungsbe d rftige oder sogar g nzlich fehlende Fachsoft ware Warum ist eine Fachsoftware heute un entbehrlich Br ning Viele Kanzleien die an uns herantre ten sind unzufrieden mit ihrer aktuellen Soft ware Oft werden die L sungen den Anforde rungen der Kanzlei nicht gerecht oder durch Jeder Rechtsanwalt und jede Soziet t sollte sich ge wissenhaft informieren und f r sich die optimale EDV Ausstattung finden ANNE BR NING Sales Representative bei mdi IT Kommunikationsl sungen Teil der Unternehmensgruppe mdi amp NoRA Ver nderungen der Kanzleiprozesse reicht die Software nicht mehr aus Wir bieten unseren Kunden mit der NoRA Advanced eine Soft ware die auf die Kanzlei zugeschnitten wird und erweiterbar ist Eine Fachsoftware stellt eine enorme Arbeitserleichterung dar Gerade im juristischen Bereich geht viel Zeit der Mit arbeiter mit der Suche nach Akten oder Doku menten verloren Und das dann oft nur f r kleinste Informationen Mithilfe einer juristi schen Softwarel sung wie NoRA Advanced werden alle Informationen und auch Doku mente in
120. mationsdarstellung etwa 4 2013 FACTS Mikrofilme O 1 bis O 7 f r optische Daten tr ger zum Beispiel CDs DVDs T 1 bis T 7 f r magnetische Datentr ger Disketten ID Karten E 1 bis E 7 f r elektronische Daten tr ger Speichersticks Chipkarten und H 1 bis H 7 f r Festplatten mit magnetischen Da tentr gern Statt bisher f nf Sicherheitsstu fen definiert die neue DIN 66399 jetzt sieben Sicherheitsstufen Je h her die Sicherheits stufe ist desto kleiner sind die Partikel Daten von Juristen Unternehmen und Verwaltungen sind in der Regel als vertrauli che und pers nliche Daten einzustufen Um nicht gegen Berufsgeheimnisse Vertr ge oder Gesetze zu versto en m ssen Datentr ger daher absolut sicher vernichtet werden und sind damit mindestens der Schutzklasse 2 oder auch der Schutzklasse 3 innerhalb der Norm 66399 zuzuordnen Mit seinem breit gef cherten Aktenver nichtersortiment bietet IDEAL Krug amp Priester f r alle Schutzklassen und Sicherheitsstufen den passenden Aktenvernichter und h lt da mit die jeweils passende Datenschutzl sung f r unterschiedliche Sicherheitsanforderun gen vor Aufgrund des brisanten Datenmateri Eine Informationsbrosch re zur Datentr gervernichtung nach DIN 66399 bietet eine praktische bersicht ber die wichtigsten Neuerungen und nderungen im Vergleich zur alten Norm Die neuen Sicherheitsstufen die Ermittlung des Schutzbedarfs und die Einteilung der Sc
121. nden Konkurrenz drucks kann es sich heute keine Rechtsanwaltskanzlei und kein Notariat mehr erlauben veraltete Technologien und Hilfsmittel im Backoffice einzusetzen Die Nutzung von Informations und Kommunika tionstechnologien in der Mandats bearbeitung wird immer mehr zur selbstverst ndlichkeit das wurde auch beim diesj hrigen Kundentag der Unternehmensgruppe NoRA in Dortmund deutlich echtsanwaltskanzleien wer den in Zukunft zunehmend Schwierigkeiten haben in einem h rter werdenden Wettbewerb dauerhaft zu berleben Zu diesem er n chternden Fazit kommt das im Auftrag des Deutschen Anwaltsvereins DAV durchge f hrte Forschungsprojekt Rechtsdienstleis tungsmarkt 2030 Das Problem bestehe dabei insbesondere darin dass der Gro teil der Kanzleien keine explizite Wettbewerbsstrate gie verfolge um sich am Markt erfolgreich zu positionieren Hinzu kommt Die Anzahl neu gegr ndeter Kanzleien ist weiter gestiegen und laut der Erhebung buhlen 54 000 Anwalts kanzleien um die Gunst der Mandanten Mehr denn je sind fachliche Spezialisie rung die Konzentration auf bestimmte Man 8 2014 KUNDENTAG Die beiden NoRA Ge sch ftsf hrer Hans Hermann G cke und 4 Oliver Schr der oben von links begr ten die G ste Thomas Hartmann rechts in formierte ber das Thema revisionssi chere Archivierung dantensegmente und das Schlie en von Ko operationen mit anderen Jurist
122. ndiger Schreibarbeit entlastet 8 2014 FACTS Wie funktioniert das im Einzelnen Schwiecker Die einzige Voraussetzung um die Speech App nutzen zu k nnen ist ein Smartphone Die App ist im App Store ver f gbar und kann f r professionelle Sprach aufzeichnungen unmittelbar verwendet werden Dabei hat der Benutzer ber die Touchscreen Steuerung die M glichkeit nach Belieben aufzuzeichnen wiederzuge ben zur ck und vorzuspulen zu pausieren Texte einzuf gen oder sie zu berschreiben Damit lassen sich nun beispielsweise Be suchsberichte verbal aufzeichnen und das ist im Gegensatz zu zeitraubenden hand 7 2013 FACTS schriftlichen Aufzeichnungen am Ende ei nes Arbeitstags oder einer Arbeitswoche in wenigen Augenblicken erledigt Und Die Qualit t dieser Informationen ist h her als die der schriftlichen Berichte denn die Sprachaufzeichnungen werden unmittelbar nach dem Termin erstellt dann wenn die Gedanken noch ganz frisch im Kopf sind FACTS Und danach Schwiecker Die Aufnahmen lassen sich mit Priorit ten kennzeichnen Stichw rter be ziehungsweise Kategorien definieren oder Aufnahmebezeichnungen bearbeiten Der Versand der so erstellten Dateien erfolgt an schlie end in komprimierter und verschl s selter Form zum Beispiel an den firmenei genen Server Von dort werden die Dateien entweder durch eine automatische Spra cherkennung oder alternativ durch Mitar beiter im Innendienst in einen gesch
123. ng Solutions GmbH bis hin zum fertigen Produkt alles aus einer Hand Das bedeutet Ein Anwalt mit eigener Schreibkraft kann von uns die Hardware und die notwendige Software bekommen Wenn ein Immobilienmakler dagegen keine Sekret rin hat bieten wir ihm auch die M glichkeit des Zugriffs auf Schreibdienstleistungen an FACTS Und welche Bedeutung hat die Beratung in diesem Zusammenhang Schwiecker Auf jeden Fall eine sehr zentrale Hat sich zum Beispiel ein Unternehmen mit 500 Au endienstmitarbeitern zum Ziel gesetzt pro Au endienstmitarbeiter eine Stunde Zeiter sparnis am Tag durch den Einsatz intelligenter Sprachl sungen zu erzielen sprechen wir hier von einer riesigen finanziellen Ersparnis Und daf r ist der qualifizierte Fachhandel der richti ge Ansprechpartner Bei einer ma geschneider ten L sung kommt es darauf an Faktoren wie die vorhandene IT Struktur die Einsatzgebiete der Au endienstmitarbeiter die verwendeten CRM Systeme und nat rlich den gew nschten Zweck zu ber cksichtigen Die Unterst tzung durch einen Spezialisten ist meiner Meinung nach die einzige M glichkeit wirklich professi onell betreut zu werden Wer das nicht beach tet zahlt nach meiner Einsch tzung am Ende immer drauf Daniel M ller m FACTS 13 AKTUELL Netzwerke und Kooperationen Eine Illustre Runde Durch das Kn pfen von Netzwerken und die Mitgliedschaft in Berufs verb nden wie etwa dem VDA Verband Deutscher Anw lte e V
124. ngeht gibt es in Deutschland einen massiven Vertrauens verlust Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuel le Umfrage des BITKOM Sp ren Sie diese Ver unsicherung auch bei Ihren Kunden Wo besteht momentan der gr te Beratungsbedarf Remke In der Tat Wir merken deutlich dass die Nachfrage nach Cloud Produkten zur ck geht und die Skepsis w chst Hier werden ins besondere die gro en Anbieter Federn lassen m ssen Besonders hohen Beratungsbedarf haben unsere Kunden hinsichtlich der Absi cherung ihrer digitalen Kommunikation Die bislang angebotenen Verschl sselungsverfah ren f r E Mails wie SMIME oder PGP k nnen zwar in einer umrissenen Anwenderschaft mit wenigen Beteiligten helfen sind aber bei der Kommunikation mit verschiedenen und im mer neuen Anwendern auf Dauer keine prak tikable L sung Hierzu haben wir bei mdi und NoRA eine L sung geschaffen die einfach umzusetzen und trotzdem sicher ist Unser Service Sicherer Datenaustausch richtet sich komplett nach deutschem Datenschutzrecht und alle dazugeh rigen Daten werden aus schlie lich in Deutschland gespeichert FACTS Online Kriminelle haben in der Vergan genheit stets versucht aktuelle Anl sse als Auf h nger f r ihre Zwecke zu missbrauchen zu letzt die Umstellung der Kontonummern auf SEPA Welche Schutzma nahmen gilt es zu tref fen Worauf sollte besonders geachtet werden Remke Zun chst k nnen technische Ma nah men getroffen werden E
125. nische Bank GmbH Ferdinand Sauerbruch Stra e 7 56073 Koblenz Niederlassungen und B ros in Ihrer N he MMV Leasing GmbH Telefon 0261 9433 0 Telefax 0261 9433 555 Bayreuth Berlin Bielefeld Dresden Frankfurt info mmv leasing de www mmv leasing de G ttingen Hamburg Krefeld M nchen Stuttgart Oftmals scheint es dass man gerade bei Produkten wie beispielsweise der guten alten Frankiermaschine keine Innovationen mehr erwarten kann weil die Technik schon lange ausgereift und nicht mehr verbesse rungsw rdig ist Dass dieser Schein tr gt zeigt Francotyp Postalia mit der neuen PostBase eim Test fiel sofort das unge w hnliche Bedienkonzept der PostBase Serie auf Das System verf gt nur ber ei nen Knopf den der Anwen der zum Einschalten des Systems ben tigt Solange der Bediener das System nicht wieder ausschalten m ch te bleibt dieser Knopf druck auch der einzige Francotyp Postalia nennt dieses Bedienkonzept One Button Technologie Nachdem die PostBase auto matisch die Erstinstallation durchgef hrt hat ist die Betriebsbereitschaft auch sofort hergestellt Alle durchgef hrten Schritte wer den ber den 4 3 Zoll gro en Touchscreen angezeigt sodass der Bediener immer bes tens informiert ist Der Touchscreen ist dabei 44 FACTS 8 2014 6 2012 FACTS Francotyp Postalia PostBase Serie Briefdurchlassst rke 10 Millimeter 10 Millimeter 10 Millimeter Streifengeber nein ja ja Briefab
126. nn sogar die vollelektronische Kommunikation ber den reddot design award winner 2012 FACTS 6 2012 so konstruiert dass sowohl f r gro e als auch f r kleine Personen keine Probleme entste hen da sich der Neigungswinkel sehr gut an passen l sst Die einzelnen Funktionen las sen sich ber den Touchscreen hnlich wie die Apps bei einem iPhone steuern Noch mehr Bedienkomfort erh lt der An wender bei der Verwendung des externen optionalen Touchscreens Zwar sieht der Be r hrungsmonitor etwas berdimensioniert aus es l sst sich aber prima und sehr kom fortabel damit arbeiten Das funktioniert rechtsverbindlichen De Mail Versand ver wendet werden Das FP Online Portal er m glicht dem Anwender au erdem das Er stellen eigener Werbeklischees um den Briefumschlag als Informations und Werbe fl che zu nutzen Eine detaillierte bersicht der eigenen FP Produkte die Bestellung von Zubeh r und die st ndige Kontrolle der Tin tenst nde sind ebenfalls m glich HOHER BEDIENKOMFORT ber die vereinfachte Bedienung des gro en Touchscreens kann der Anwender dar ber hinaus sehr bequem alle Briefzu satzleistungen der Deutschen Post AG sowie die Kostenstellenverwaltung bearbeiten Die PostBase ist in drei Versionen erh lt lich Der gr te Unterschied zwischen den Systemen 30 45 und 65 ist die Geschwindig keit W hrend die PostBase 30 mit einer Taktgeschwindigkeit von 30 Sendungen in der Minu
127. nung zu verwenden Egal ob f r das Erfassen von Ideen Memos oder Terminen oder das Formulieren von Arbeitsanweisungen oder Berichten von Kun denbesuchen Wer sich einmal daran ge FACTS 2 2013 f r iPhone f r Android f r BlackBerry u SONDERVER FFENTLICHUNG FACTS 41 w hnt hat ein Diktierger t zur Sprachauf zeichnung zu benutzen m chte dieses Hilfs mittel nicht mehr missen Denn von unter wegs aus etwa im Zug am Flughafen oder von zu Hause zu diktieren und die Diktate zur weiteren Verarbeitung beispielsweise an das Sekretariat zu versenden tr gt nicht nur da zu bei die Durchlaufzeit von Dokumenten zu verringern sondern steigert auch die Flexibi lit t der Smartphone Nutzer Weiterer Vorteil F r die Aufzeichnung und bertragung von digitalen Diktaten ist einzig und allein das Smartphone erforderlich weitere Kommu nikationsger te wie etwa ein Laptop werden nicht mehr gebraucht MITTELS APP VERWANDELT Einzige Voraussetzung um ein Smartpho ne als Diktierger t nutzen zu k nnen ist es einen Diktier Recorder zu installieren gt In PRAXIS Mobiles Arbeiten gt beispielsweise den sogenannten Speech Exec Diktier Recorder von Philips f r iPhone BlackBerry und Android Das Funktionsprin zip App Store besuchen Dictation Recorder App herunterladen und nach kurzer Installa tionsphase ffnen schon l sst sich das Smartphone f r professionelle Sprachauf z
128. onellen Datenschutz direkt am Ar beitsplatz Dadurch bietet der Balinger Her steller in dieser wichtigen Sicherheitsstufe preislich attraktive Aktenvernichter an Wie bei allen IDEAL Aktenvernichtern wird bei diesen Modellen auf die b roklammerfesten Schneidwalzen aus geh rtetem Spezialstahl die am meisten beanspruchten Aktenver nichterteile eine Lifetime Garantie bei be stimmungsgem em Gebrauch gew hrt PROFESSIONELL AUSGESTATTET Ausgerichtet auf den Einzelarbeitsplatz oder das kleine Gruppenb ro ist aber auch der Aktenvernichter IDEAL 2404 CC mit Schneidwerken f r 4x 40 Millimeter und 2x 15 Millimeter Partikelschnitt empfehlenswert Damit werden die Sicherheitsstufen P 4 und P 5 innerhalb der Schutzklassen 2 und 3 der DIN Norm 66399 abgedeckt Eine gute Blatt leistung und ein hohes Auffangvolumen von 35 Litern eine Lichtschranke f r automati schen Start Stopp sowie weitere Automatik funktionen geh ren zur professionellen Aus stattung dieses leistungsf higen Shredders Energiesparend ist die Funktion Zero Energy Consumption die f r eine komplette auto matische Abschaltung des Shredders und da mit f r einen Null Energie Verbrauch nach 30 Minuten Stand by Modus sorgt dam m FACTS 65 a Mobile Erreichbarkeit Zugriff auf wichtige Akteninforma tionen von berall aus internetbasierter Datenaustausch und elektronische Aktenf hrung Keine Frage die Kanzlei grunewald nugel amp collegen s
129. ontakt zu FACTS auf mit der Bitte ihr ebenfalls auf der Suche nach ei nem geeigneten Anbieter zu helfen FACTS kam dieser Bitte gerne nach und Anfang des Jahres formulierten Corinna Stein und die FACTS Redaktion gemeinsam einen Ausschreibungstext f r die Anschaffung gt monatliche Gesamtkosten bei einem Nutzungszeitraum von 60 Monaten FACTS 4 2013 8 2014 FACTS 35 0 TEST Mystery Shopping Spezialsoftware f r Rechtsanw lte und Notare Zusammenfassung 5 Win MACS ra micrm 0 Produktname WinMACS Anbieter NoRA GmbH Rummel AG Michgehl amp Partner GmbH Kosten im 1 Jahr bei Miete 1 680 00 1 881 00 2 940 00 Kosten im Folgejahr bei Miete 1 680 00 2 Jahr 2 214 3 Jahr 2 548 20 2 940 00 4 und 5 Jahr 2 880 Installationskosten 380 00 320 00 468 00 Schulungskosten 380 00 200 00 488 92 Kosten f r den Start Installation Schulungskosten 760 00 520 00 956 92 Reisekosten 100 00 je nach Art der Anreise 88 20 Hotline 0 00 0 00 0 00 Gesamtkosten f r 5 Jahre F r Schulung und Installation wurdenjeweils vier Stunden festgelegt In der Gesamtberechnung sind eventuell entstehende Reisekosten nicht enthalten gt und Nutzung von Spezialsoftware f r Rechtsanw lte und Notariate Darin wurden die Softwareanbieter gebeten Angaben zu al len anfallenden Anschaffungs und Folgekos ten
130. opiert werden Schnelltasten lassen sich so programmieren dass h ufig verwendete Applikationen direkt erreichbar sind dadurch kann der Anwender Zeit sparen Eine weitere Neuheit in diesem Segment ist der interne Finisher Er bietet mit umfangreichen Loch und Heftfunktio nen vielf ltige Optionen f r ein professionelles Finishing Bei den Modellen MP C4503 A SP MP C5503 A SP MP C6003SP k nnen Nutzer je nach Bedarf zwischen 1 000 oder 3 000 Blatt Finishern w hlen Zudem erm glicht die Funktion Poster druck eine einfache Produktion von Postern indem sie ein Bild automatisch auf mehrere Seiten verteilt Die Systeme drucken mit einer Geschwindigkeit von bis zu 60 Seiten pro Minute F r einen allgemein niedrigen Ger usch pegel schaltet sich die L ftung im Ruhemodus aus Bei der R ck kehr aus dem Ruhemodus bewegen sich die Komponen ten nur minimal Auch im Betrieb sollen die Systeme sehr leise sein as 94 FACTS 8 2014 5 2014 FACTS Wissenswertes FACTS 8 13 B rokommunikation FACTS 3 13 IT und Technik FACTS Special 9 13 FACTS 51 3 Steuern und Finanzen Outputmanagement ber FACTS Seit ber 20 Jahren liefert FACTS brandaktuelle Storys und er freut sich seit dem ersten Tag guter Leserquoten Tendenz stei gend So konnte die IT Fachzeitschrift im vergangenen Jahr ihren Umsatz verdreifachen und ist l ngst nicht aus der Puste Entscheidend f r den anhaltenden Erfolg
131. pp in ei nem ausgedehnten Feldversuch Und auch das eigene Verkaufsteam der Speech Proces sing Solutions Deutschland nutzt die Tech nologie um generierte Kontakte und Leads auf Messen schnell in das CRM einzupflegen Damit lassen sich die auf den Messen verein barten Termine sofort an geeignete Ver triebspartner weiterleiten die dann die Ab schl sse bernehmen Daniel M ller w FACTS 31 TEST Mystery Shopping Spezialsoftware f r Rechtsanw lte und Notare Hinter die Maske geschaut Die Anschaffung einer Spezialsoftware hat so mancher Rechtsanwaltskanzlei bereits zahlreiche Vorteile beschert und den Mitarbeitern so manche M he erspart M hsam allerdings ist es vor allem f r kleinere Kanzleien die Angebote auf dem Markt zu vergleichen Ein gemeinsam mit der FACTS Redaktion durchgef hrtes Mystery Shopping sollte daher n tzliche Aufschl sse und Erkenntnisse f r die Entscheidungsfindung bringen 8 2014 4 2013 FACTS FACTS 4 2013 er Einsatz einer modernen Spezialsoftware f r die Bed rfnisse von Rechtsan w lten und Notaren tr gt dazu bei die Orga nisation einer Kanzlei und ihrer Arbeitsabl u fe erheblich effizienter zu gestalten Aber Die Wanderung der papierbasierten Gerichtsakte auf die Festplatte dauert nach wie vor an und noch immer bleibt die elektronische Akten f hrung einschlie lich aller dazugeh rigen Workflows in Deutschland hinter den Erwar tungen zur ck sie
132. prechen Mit Philips SpeechExec Pro 7 1 und den Ger ten der Serie Pocket Memo 8000 lassen sich Diktatdateien in der heutzutage h chstm glichen Verschl s selung von 256 Bit entsprechend dem AES Advanced Encryption Standard codieren und zwar noch w hrend der Aufnahme Zu dem sind die Diktierger te vollst ndig schreib gesch tzt womit sich die wichtigste Ursache f r Datenverluste in Unternehmen n mlich die missbr uchliche Speicherung von firmen eigenen Daten auf einer Speicherkarte wir kungsvoll ausschlie en l sst Die 9600er Po L m cket Memos k nnen zentral als read only konfiguriert werden niemand kann sie dann noch als tragbare USB Massenspeicher miss brauchen Neben der Verschl sselung in Echtzeit wird das Diktierger t per PIN Eingabe gegen Nut zung durch Unbefugte gesichert Wer also das Ger t findet oder sonstwie in seinen Besitz gelangt kommt eben nicht an die Daten her an N chster Punkt ist die Datenweitergabe Sie erfolgt immer noch verschl sselt zum Beispiel bers Intranet per E Mail oder noch sicherer per FTP mit SSL Bei hohen Sicher BENUTZERFREUNDLICH Die f r die Verwendung mit nur einem Daumen durch den ergonomi schen 4 Positions Schalter entwickelte Pocket Memo 8000 Serie erm glicht es Nutzern ihr Diktierger t ohne Hinschauen zu bedienen 8 2014 POCKET MEMO 8000 Die Diktierger te der Philips Serie sind mit speziellen Features aus gestattet die Sich
133. r jemanden der den Umgang mit einem Diktiersystem gewohnt ist nicht ein mal notwendig EDEL UND FUNKTIONELL Der Schiebeschalter ber den sich alle Auf nahme und Wiedergabefunktionen abrufen lassen l sst sich leicht und vor allem einh ndig bedienen Da dieser Schalter am h ufigsten ge 8 2013 FACTS nutzt wird arbeitet er mit einer optischen Ab tastung die ihn quasi verschlei frei macht F r die Sicherheit hat Philips ebenfalls gesorgt Alle Aufnahmen lassen sich mittels Advanced Encryption Standard AES oder Rijn dael Algorithmus mit einer Schl ssell nge von 256 Bit verschl sseln AES bietet einen u erst hohen Grad an Sicherheit Selbst die USA haben AES genehmigt um Regierungsinformationen der h chsten Geheimhaltungsstufe zu sichern und gerade das will bei den aktuellen politischen Diskussionen um Geheimhaltung was hei en Der Anwender kann seine Dateien aber auch einfach durch einen PIN Code sichern um eine unautorisierte Verwendung zu vermeiden BARCODESCANNER Die DPM8000er Serie besteht aus f nf ver schiedenen Ger ten die sich in den Schieb schalterfunktionen und durch die im Paket ent haltene Software unterscheiden Beim DPM8500 hat Philips noch einen Barcodescanner inte griert mit dem der Anwender Kunden oder Patientenakten durch einfaches Scannen eines Barcodes mit einer aufgenommenen Datei ver kn pfen kann GUTE IDEE Der integrierte Bar codescanner beim DPM8500
134. reich die digitale Technik auf dem Vormarsch _ Kr A d osteng nstiger und effekti ver arbeiten das sind Ziele die sich gerade kleine und mittlere Kanzleien immer wieder setzen um auch in Zukunft profitabel zu bleiben Effektiver arbeiten hei t aber nicht dass das Arbeitspensum der Mitarbeiter noch steigen muss sondern dass bei einigen wichtigen und wesentlichen Arbeitsabl u fen ein Umdenken stattfinden muss und das Potenzial der modernen Technologie ausgesch pft werden soll Fine dieser t glichen Aufgaben ist das Ar beiten mit dem Diktierger t Zum einen kostet es dem Anwalt beim Aufsprechen eine Menge Zeit und das Abh ren beziehungsweise Ab schreiben dieser Diktate ist f r die Kanzlei kraft ebenfalls ein gro er Zeitfaktor 68 FACTS po a h j5 S s as E F u Obwohl in diesem Bereich die digitale Technik bereits ausgereift ist arbeiten immer noch viele Kanzleien mit analogen Ger ten und uralten Kassetten bei denen die Sprach qualit t schon mehr als unzureichend ist EINFACH BESSER MACHEN Und nicht nur das Der Arbeitsablauf in vielen Kanzleien sieht h ufig immer noch wie folgt aus Nachdem der Anwalt eine Mini Kas sette in das analoge Diktierger t eingelegt hat kann die Aufnahme starten Doch nach 90 Mi nuten ist die Kapazit t der Kassette schon er reicht Nach dem Diktat bringt er dann die bespielte Kassette zur Schreibkraft und wenn die Schrif
135. ren ein Entwickler von Spezialsoftware f r Rechtsanw lte und Notare mit angeschlossenem Systemhaus durch und machte das Rennen Nicht zuletzt deshalb weil NoRA eine ganze Reihe guter Referenzen von gesch tzten Berufskollegen die mit dem Unternehmen zusammenarbei ten vorweisen konnte wie Dr Nugel die Ent scheidungsfindung erl utert HOMEPAGE UND NEWSLETTER Als Komplettdienstleister ist NoRA heute f r die Ausstattung der Kanzlei mit Hardware und Software einer modernen Telefonanlage sowie f r Service Wartung und Support zu st ndig Zus tzlich hat der IT Dienstleister die Gestaltung und das Hosting der Kanzlei website bernommen Bei Bedarf k nnen wir unsere Website ohne gro en Aufwand in Eigenregie erg nzen Auch bei der Erstellung und dem erstmaligen Versand unseres eige nen Newsletters an unsere Mandanten leiste te NoRA wertvolle Unterst tzung zeigt sich Dr Nugel zufrieden mit dem umfangreichen Dienstleistungsportfolio von NoRA das den Kanzleimitarbeitern die t gliche Arbeit ent scheidend vereinfacht Einfache Bedienung und Kommunikation nahtlose Integration der Web Akte und die M glichkeit des Ausbaus zur rein digitalen Akte so lauteten die Hauptkriterien der Kanz lei bei der Auswahl einer Software f r die elek tronische Aktenf hrung Auch in diesem Be reich hatte NoRA mit der Eigenentwicklung FACTS 2 2014 SPEZIALISIERT Die Rechtsexperten Agnes Schumann Dr Michael Nugel Be
136. ren von Text und Foto wi ben tigte ich unterwegs mein Mobiltelefon mein Diktierger t und eine Kamera jetzt brauche ich nur noch mein Smartphone die SpeechExec Diktier Recorder App und h lt verbal genau den Status der einzelnen Gewerke fest Zus tzlich macht er vor Ort Fo tos und h ngt diese an das Diktat an Nach Fertigstellung wird das Diktat inklusive Foto sofort sicher verschl sselt ber den Mobile Server an den Empf nger geschickt und di rekt in die Workflow Software SpeechExec Enterprise von Philips geladen Das Diktat er scheint dort umgehend in der Arbeitsliste der Software und alle notwendigen weiteren Schritte k nnen sofort im Office get tigt wer den selbst w hrend sich Hackl noch auf der Baustelle befindet SELBST GEHOSTET Beispielhaft bei der L sung von ELK ist dass die IT Abteilung beschlossen hat den Mobile Server dieser L sung selbst zu hos ten berichtet Othmar Schrempf Sales Ma nager f r sterreich bei Speech Processing Solutions Das erm glicht dem Kunden die User selbst auszurollen und laufend zu admi nistrieren es muss lediglich eine Lizenz ge kauft werden Den Philips Diktier Recorder f r Smartphones gibt es zurzeit f r iPhone FACTS 7 2014 66 KARL HACKL Bereichsleiter bei ELK und langj hriger Diktier User BlackBerry und Android Othmar Schrempf In vielen derzeitigen Diktierumgebungen bei Kunden sehe ich dass die App zus tzlich zum bestehenden Diktie
137. rger t verwendet wird So hat der User auch bei ELK oft noch im B ro sein gewohntes Ger t und f r unterwegs hat er ohnehin immer das Smartphone dabei Das Diktieren mit der Smartphone App auf der Baustelle ist f r uns aufjeden Fall die 8 2014 Zukunft rundet Loidolt ab Man braucht nur ein einziges Ger t mitzunehmen das Smartphone Bild und Diktat werden sofort und sicher nach Fertigstellung ans Unter nehmen bertragen Die Bilanz des IT Lei ters von ELK Mehr Komfort und mehr Effi zienz f r unsere Mitarbeiter im Au endienst und ein weiterer Beitrag f r den Erfolg unse res Unternehmens dam IMMER DABEI Der Philips Diktier Recorder ist f r iPhones Android Handys und BlackBerrys verf gbar und verwandelt diese in ein professionelles Diktierger t FACTS 25 INTERIEUR Design B rost hle Sitting In motion Durch eine stetige Erweiterung seiner Produktpalette kann das Unter nehmen WAGNER inzwischen nahezu alle Bereiche im Unternehmen abdecken und mausert sich immer mehr zu einem fachkundigen Profi in der Objektausstattung Mit WAGNER ARCHITECTURE ist der Hersteller auf dem besten Weg professioneller Partner f r Architekten und Einrichter zu werden k eit einigen Jahren bewegt das Unternehmen WAGNER aus Lan genneufnach die Menschen mit seinem patentierten DONDOLA Sitzgelenk und seinen hochwer tigen Design B rost hlen Vom klassischen Gastronomiestuhl
138. richtet sich immer nach dem Vorhaben des Anwenders Ein Beispiel Fin Anwaltsb ro mit zwei Anw l ten und einer Sekret rin ist mit einer Basisl sung mit zwei Diktierger ten und einer Ab spielstation perfekt ausgestattet Der Anwalt 8 2014 spricht in sein Diktierger t und seine Sekret rin die im Nebenraum sitzt tippt das Diktat wie gewohnt ab Ist auf der anderen Seite ein Verk ufer eines Unternehmens in der gesamten Bundesre publik unterwegs und muss rund um die Uhr Besuchsberichte erstellen sieht eine solche L sung komplett anders aus Er m sste an seinem Smartphone eine Aufzeichnungs m glichkeit haben eine App f r Sprachauf zeichnungen die ihm erm glicht die Be suchsberichte schnell in die Zentrale zu sen den Dort w rde eine verantwortliche Person die Datei bearbeiten und gegebenenfalls weitere notwendige Schritte vornehmen Ist die Zentrale nicht besetzt oder ist sie ausge lastet m sste die Datei zum Beispiel an ei nen externen Dienstleister geleitet werden um dort geschrieben zu werden Das Einzigartige an den Philips Sprach l sungen ist dass wir im Unterschied zu den meisten anderen Anbietern alle Spektren in diesem Bereich abdecken und alle Bed rf nisse erf llen FACTS office Welchen Stellenwert haben Schreib dienstleistungen heute in Unternehmen Schwiecker Einen sehr gro en Deshalb ha ben wir uns auch eines zum Ziel gesetzt Wir bieten bei Bedarf Komplettpakete an Von der
139. riebe nen Text umgewandelt Sollte das eigene Backoffice einmal berlastet sein bietet SPS den Service einer sogenannten virtuellen Assistenz Diese erstellt bei Bedarf Angebo te Rechnungen oder eben auch Besuchsbe richte Auch weitere T tigkeiten die nach einem Kundenbesuch anfallen lassen sich ber die Speech App initiieren wie bei spielsweise der Versand einer E Mail an den Kunden Anweisungen an das Sekretariat oder eine Nachricht an das Vertriebsteam QUALIT T UND FUNKTIONALIT T Die neu en Modelle der Digital Pocket Memo Reihe von Philips bieten zahlreiche neue Features FACTS 7 2013 FACTS Aber wof r werden dann berhaupt noch klassische Diktierger te gebraucht Schwiecker Anwender die ihre Sprachauf zeichnungen editieren m ssen also zum Beispiel vor und zur ckspulen um einen Gedanken logisch fortf hren zu k nnen le gen auf ein professionelles Ger t mit Schie beschalter viel Wert Denn gerade ber l n gere Zeitr ume ist die Handhabung eines Diktierrekorders komfortabler als die eines iPhones Das liegt daran dass man bei ei nem iPhone auf das Display schauen muss damit man die richtigen Tasten dr ckt ein Diktierrekorder hingegen l sst sich blind handhaben und bietet zus tzliche Fea tures die beispielsweise das iPhone nicht bereitstellt Ein Beispiel daf r ist das neu este mobile professionelle Diktierger t der Digital Pocket Memo Reihe von Philips in einem sehr hochwerti
140. rkbelastung und einen geringen Ver brauch von Speicherkapazit t dam A FACTS 53 Alass sche Formgebung mit neuester Sitztechnologie Um ganz entspannt zu kommunizieren und auch nach Stunden noch konzentriert zu arbeiten hat interstuhl mit VINTAGEIsb klassische Konferenzsessel in vielen Varianten im Programm German Design Award NOMINEE 2014 54 FACTS SONDERVER FFENTLICHUNG 8 2014 4 2014 FACTS n Kanzleien und Unternehmensbera tungen dominiert nach wie vor meist der klassische Stil Designklassiker in Schwarz und Chrom klare Linien funktionale Elemente In dieser Tra dition steht die Konferenzsesselfa milie VINTAGEis5 von interstuhl Klassische klare Linien edle Bez ge aus Leder oder Stoff und eine ausgekl gelte Sitztechnik machen den seit Ende 2013 erh ltlichen Konferenzses sel schon heute zum Klassiker Das Besondere an VINTAGEis5 ist die Sitz schale die bis in den Lordosenbereich der R ckenschale reicht und als eine Art Docking station dient an der alle weiteren Kompo nenten wie B gelarmlehne oder R ckenpols terelemente andocken Das ergibt nicht nur eine interessante Optik die dem klassischen Design eine gewisse Raffinesse verleiht son dern sorgt auch f r einen angenehmen leicht federnden Sitzkomfort VINTAGEis5 ist mit hoher und niedriger R ckenlehne als Frei BETTER IN schwinger und als h henverstellbarer Dreh sessel erh ltlich Die Verbindung von
141. rraten Aber wir werden im Laufe des Jahres L sungen auf den Markt bringen die die Mo bilit t erh hen und dabei gleichzeitig absolute Sicherheit und Vertraulichkeit gew hrleisten Berufsgruppen wie Anw lte und rzte sind ja per Gesetz Berufsgeheimnistr ger Sie m ssen sich also auf absolute Sicherheit verlassen k nnen Wir wissen das und liefern deshalb entsprechende L sungen Unsere Produkte funktionieren in h chstem Ma e zuverl ssig und sind sicher daf r stehen wir Anna Sieradzki m EL E E Ta Erd ai F res Nne A FT 8 2014 3 2013 FACTS GELPRINTER it dem Aficio SG K3100DN stellt Ricoh erstmals einen Schwarz wei drucker im Rahmen seines Geljet Port folios vor Das neue Modell eignet sich laut Hersteller dank seiner kompakten Ma e und seines bedienerfreundlichen Designs ideal f r B ror ume mit wenig Stellplatz Dar ber hinaus soll diese Geljet Variante besonders kosteneffizient und umweltschonend sein Nach einer Aufw rmzeit von nur 35 Se kunden liefert der Aficio SG K3100DN den ersten Druck in weniger als 5 5 Sekunden Pro Minute erstellt das System bis zu 29 Sei ten Der mit dem PCL 5c 6 Treiber ausge stattete Geljet verf gt ber eine standardm FACTS 8 2013 Bige 250 Blatt Papierkassette und l sst sich optional auf eine Kapazit t von 850 Blatt erh hen Sein durchschnittliches Volumen gibt Ricoh mit 1 000 bis 2 500 Drucken pro Monat bei einer einmaligen Sp
142. s tzlich betreut NoRA aber auch zahlreiche Unternehmen aus den Bereichen Industrie und sonstiges Gewerbe verschiede ne Organisationen der ffentlichen Hand so wie verschiedene Bildungseinrichtungen wie etwa Schulen KOMPLEXE ANFORDERUNGEN Jedes Unternehmen und jede Organisati on die personenbezogene Daten im Auftrag anderer verarbeitet ist durch den Gesetzgeber dazu verpflichtet spezielle Anforderungen in puncto Datenschutz innerbetrieblich umzu setzen sagt Remke Daher bietet NoRA an als externer Datenschutzbeauftragter zu agieren Vorteil f r die Auftraggeber Sie erhalten einen guten Einblick in den aktuell geltenden Sicher heitsstandard und senken somit das Risiko der Unternehmerhaftung Die Experten von NORA k mmern sich um die effektive und zuverl s sige Umsetzung aller gesetzlichen Vorgaben und Bestimmungen Und Aus dem mit NoRA abgeschlossenen Beratervertrag bilden sich FACTS 6 2014 Heutzutage ist jedes Unternehmen auf eine leistungsstarke IT Infra struktur angewiesen die stets verf gbar ist und m glichst wenig Aufwand verursacht DIRK REMKE Certified IT Business Manager Datenschutzbeauftragter und auditor T V bei der Unternehmens gruppe NoRA fest kalkulierbare Kosten die f r die Analyse des Sicherheitsstandards und eine kontinuier liche Beratung und Betreuung anfallen Da mit bleiben Unternehmen rechtlich gesehen stets auf der sicheren Seite und sparen sich den kompletten
143. s beraten sie dann die Kunden individuell welche L sung aus dem Sprachmarkt am besten passt FACTS office Wie kann man sich das an ei nem Beispiel vorstellen Schwiecker Angenommen alle Mitarbeiter verlassen kaum die Kanzlei und arbeiten haupts chlich am PC im B ro dann brau chen sie weniger eine Smartphone L sung als vielmehr nur station re Ger te Im Ge gensatz dazu ben tigen sie bei T tigkeiten die haupts chlich au erhalb des B ros statt finden wo es auf die Geschwindigkeit und Verarbeitung im System ankommt entspre chende Apps Die richtigen Datentarife auf den Mobiltelefonen um eine m glichst schnelle bertragung zu erm glichen spie len dann ebenso eine Rolle FACTS office Welche Vorteile hat ein Fachh nd ler wenn er mit Philips zusammenarbeitet Schwiecker Wir bieten ein komplettes Sorti mentan das der Gegenwart genauso Rechnung tr gt wie der Zukunft Zudem haben wir unter schiedliche Bezahlmodelle Im Grunde hei t das dass wir eine berechenbare Zukunftspers pektive bieten k nnen Bei uns wei der Fach h ndler wie er in den n chsten vier bis f nf Jahren sein Geld verdienen wird Er kann sich sicher sein dass wir Produkte liefern die auch noch in f nf Jahren nachgefragt werden Deshalb kann er verl sslich in die Zukunft blicken und sein Unternehmen weiter profitabel ausbauen 50 FACTS FACTS office Welchen Vorteil haben Endkun den wenn sie mit einem Ihrer Fachh ndler zu
144. scher B rom belwerk GmbH amp Co KG www fleischer bueromoebel de PRAXIS IT Monitoring Beim IT Monitoring geht es um die permanente und automatisierte berwachung und Beobachtung aller relevanten IT Systeme und Services Dieses konstante Pr fen und Auswerten durch erfahrene Techniker wie etwa die Experten der Unternehmensgruppe mdi amp NoRA erm glicht es Fehler fr hzeitig zu erkennen bevor sie zum Problem werden Damit lassen sich teure Ausfallzeiten verk rzen beziehungsweise sogar ganz vermeiden ine st ndige Verf gbarkeit kann es sich heutzutage leisten dass die IT zum Beispiel kann im Notfall sehr unange der IT Systeme ist heute in auch nur in Teilbereichen nicht funktioniert nehm und teuer werden jedem Unternehmen egal Hintergrund Versagen wichtige IT Kompo F r den reibungslosen Betrieb einer IT ob gro oder klein und egal nenten wie Server oder Switches ihren Infrastruktur gilt es daher sicherzustellen welcher Branche zugeh rig Dienst hat dies zur Folge dass sofort hohe dass sich alle vorhandenen IT Komponenten absolute Pflicht Kein Betrieb Kosten entstehen Ein ausgefallenes Back up innerhalb der dazu notwendigen Parameter 72 FACTS 8 2014 7 2014 FACTS bewegen Diese Parameter werden im Rah men des sogenannten IT Monitorings also der permanenten und automatisierten ber wachung beziehungsweise Beobachtung von qualit tsrelevanten Systemen und Services bestimmt
145. sen miteinem Unterschied von 3 763 20 Euro W hrend bei NoRA Rummel und RA MICRO zudem f r die Nutzung der Kundenhotline im Service fall ber den gesamten Zeitraum hinweg keinerlei zus tzliche Kosten anfallen lohnt es sich beim Angebot der DATEV genauer hinzusehen Dort sind zwar ebenfalls alle Serviceanrufe im ersten und zweiten Jahr der Softwarenutzung f r Neukunden kos tenlos Ab dem dritten Jahr allerdings wer den sogenannte telefonische Servicege spr che mit 9 00 Euro berechnet F r besonders dringende Anfragen steht ein spezieller Eilservice zur Verf gung bri gens zu denselben Gesch ftszeiten wie der Normalservice montags bis freitags von 7 45 Uhr bis 18 00 Uhr Die Nutzung dieses service hat allerdings ihren Preis und wird mit einem Pauschalbetrag von 25 00 Euro pro Anruf berechnet Und Bei komplexeren Fra gestellungen erfolgt laut DATEV Angaben eine Fernwartung via ISDN Achtung Die Be rechnung dieser Dienstleistung erfolgt indi viduell Immerhin hei t es weiter Reklama tionen sind selbstverst ndlich kostenlos 8 2014 Da es bei der Nutzung von Spezialsoft ware durchaus vorkommt dass sich erst ab einem gewissen Nutzungszeitraum Schwie rigkeiten einstellen sollten sich Interessen ten diesen potenziellen Kostentreiber bei ihrer Entscheidung besonders vor Augen f hren Empfehlung der FACTS Redaktion Bei mittelst ndisch gepr gten Anbietern wie etwa der Unternehmen
146. sgruppe NoRA oder der Rummel AG sind die Ansprechpartnerin der Regel nach einer gewissen Zeit pers n lich bekannt und mit den jeweiligen Anfor derungen einer Kanzlei vertraut Das hat in den meisten F llen positiv zur Folge dass bestimmte Problemstellungen innerhalb ei ner kurzen Zeitspanne gel st sind und zwar im direkten Kontakt mit einem be kannten Gesicht und nicht einer anonymen Kundenhotline Ebenfalls interessant an den Angeboten von NoRA und Rummel Beide bieten ihre Software auch mit Kaufoption an siehe Kasten was aus steuerlichen Gr n den f r den K ufer interessant sein k nnte Insgesamt am besten haben Rechtsan w ltin Stein und auch der Redaktion die An gebote von NoRA und Rummel gefallen Der Grund sind sicherlich auch die u erst g nstigen Preise Die Ausschreibung hat gezeigt dass es sich lohnt die Angebote ge nau zu vergleichen Dabei hat mich ber rascht dass die Preise der vermeintlich klei neren Anbieter viel g nstiger sind sagt Corinna Stein Letztendlich war FACTS dazu aufgefordert der Anw ltin einen Tipp der Redaktion zu geben Dabei machte NoRA am Ende das Rennen vor Rummel Ein weiterer Vorteil f r das Ibbenb rener Unternehmen Mit der mdi GmbH amp Co KG ist ein eigenes IT Systemhaus unter dem Fir mendach integriert Gerade kleinere Kanz leien und Rechtsanwaltsb ros die nicht ber einen IT Fachmann in ihren Reihen verf gen d rften dieses Gesamtpaket zu
147. sich im Interview zu aktuellen Entwicklungen und gibt hilfreiche Hinweise f r die Praxis FACTS Das Thema IT Sicherheit dominiert be reits seit einigen Monaten die Schlagzeilen Wie ist Ihr Eindruck Haben IT Sicherheitspannen zugenommen oder ist die Wahrnehmung ledig lich ausgepr gter Dirk Remke Viele Angriffe auf die Privatsph re von Personen die erst heute bekannt werden laufen schon seit Jahren Bislang konnte sich 74 FACTS auch niemand vorstellen dass der staatliche bergriff so weitreichend ist Zwar hat die starke mediale Pr senz des Themas dazu ge f hrt die Sensibilit t vieler Benutzer zu sch r fen doch der Gro teil macht sich nach wie vor zu wenig Gedanken um die digitale Sicherheit Viele Unternehmen haben keine Passwort richtlinien Benutzer haben nur ein Passwort 8 2014 f r alle Zug nge das macht es den Aussp henden einfach Hinzu kommt Von allen po litischen Stellen wird der nach und nach be kannt werdende Umfang der Spionage immer noch als eine unverzichtbare Ma nahme zur Terrorabwehr deklariert Dabei bietet die berwachung in einem solchen Ausma wei tere ungeahnte M glichkeiten zum Beispiel 3 2014 FACTS f r eine gro angelegte Industriespionage Unternehmen sind also gefordert Schutz ma nahmen selbst umzusetzen vonseiten der Politik werden sie vielfach im Regen ste hen gelassen FACTS Was die Sicherheit von Daten und die Integrit t von Diensten im Internet a
148. sie nicht allein zum Telefonieren genutzt L ngst ist etwa die Terminverwal 2 2013 FACTS So einfach l sst sich der Speech Exec Dictation Recorder auf dem Smartphone installieren 1 Zun chst erfolgt das Herunterladen der Anwendung aus dem App Store iPhone dem Google PlayStore And roid Handys beziehungsweise dem RIMStore BlackBerry siehe QR Codes rechts 2 Der Nutzer hat nun die Wahl zwi schen einer kostenlosen Light Vari ante der Philips Diktier App oder der professionellen Suite f r einen Preis von 96 Euro pro Jahr Die kosten pflichtige professionelle Suite bein haltet alle wichtigen Funktionen wie die Verschl sselung des Diktats und die Anbindung an die Diktiersoftware der Schreibkr fte 3 Um die professionelle Philips Smartphone Diktierl sung f r die Dauer von 30 Tagen kostenlos testen zu k nnen aktivieren die Nutzer von iPhones unter dem Men punkt Ein stellungen und dann Mehr den so genannten Dictation Hub und fol gen den weiteren Instruktionen in der Anwendung Bei Fragen oder f r wei tere Informationen stehen die Berater von Philips gerne zur Verf gung E Mail an info de speech com tung die E Mail Korrespondenz oder Inter netrecherche v llig selbstverst ndlich ge worden EINE PRAKTISCHE SACHE Und da iPhone BlackBerry und Co f r den Umgang mit Sprache bestimmt sind Was l ge als n her als sie auch f r die professio nelle Sprachaufzeich
149. sj h rigen Kundentag der Unternehmens 24 gruppe NoRA in Dortmund deutlich ORGANISATION 8 Der pers nliche Kontakt ist entscheidend Bei der Ausstattung von Rechtsanwalts und Notarkanzleien mit der passenden Organisationssoft ware kommt es auf kurze Wege und 30 einen intensiven Dialog mit dem Kunden an 2 FACTS 8 2014 Die Anklage lautet mangelhaft gesch tzt Mit der Einf hrung der DIN 66399 r cken die Themen Daten schutz und Datensicherheit wieder in den Blickpunkt H chste Zeit beste hende Datenschutzkonzepte gr ndlich 40 zu berdenken Fortschritt f r alle Beteiligten Der Einsatz von digitaler Technik beschleu nigt Arbeitsabl ufe enorm Das wei auch die Anwaltskanzlei Schumacher amp Partner aus Essen die schon seit Jahren auf Diktiersysteme von Philips setzt 5 PRAXIS Sprechen statt Zwei Finger Such system Viele Berufsgruppen vergeuden Zeit mit dem Erstellen schriftlicher Dokumente Dabei w rde der Einsatz moderner Diktiertechnologie die 56 Arbeitsabl ufe erheblich effizienter gestalten Das jedenfalls behauptet Florian Schwiecker Sales Director der Speech Processing Solutions GmbH SPS Wird der Traum Wirklichkeit Wie realistisch die Wunschvorstellung vom papierlosen B ro ist und mit welchen Mitteln Unternehmen diesem Ideal n her kommen k nnen erl utert Andreas Standopp Vertriebsbeauf tragter der Unternehmensgruppe NoRA Hinein in die Papierlosigkei
150. stage ausgelegt sein Der Sitzm belhersteller K HL hat zu diesem Zweck neue Konferenzst hle im Programm r dient als Visitenkarte des Unternehmens und spiegelt sein Renommee wider Der Einrichtung des Konferenz raums kommt in der Kanzlei schon deshalb besondere Bedeutung zu Ob schlicht und elegant oder modern und kreativ in jedem Fall sollte die Einrichtung variabel sein und sich an zu k nftige nderungen anpassen Und was die St hle angeht sollten sie so bequem sein dass es sich auch viele Stunden lang auf ih nen aushalten l sst F R JEDEN DER RICHTIGE Beide Kriterien erf llen die neuen Konfe renzst hle Anteo von K HL Es gibt sie in 86 FACTS 8 2014 T 4 2014 FACTS HINGUCKER Die scheinbar schwebende R ckenlehne verleiht den Konferenz st hlen eine interessante Optik und sorgt f r angenehmen Sitzkomfort drei Gestellvarianten als Freischwinger Drehstuhl mit Gleitern oder Drehstuhl mit Rollen Das verchromte Gestell l sst sich je nach Wunsch mit dezentem Schwarz oder mit farbigen Bezugsstoffen kombinieren je nach Wunsch Geschmack und der weiteren M blierung Alle Varianten haben eines gemeinsam Umlaufende Armlehnen verbinden die Sitz fl che mit der R ckenlehne Dadurch ergibt sich eine scheinbar schwebende Optik der Lehne die dem ansonsten dezenten Design der St hle eine gewisse Raffinesse verleiht NICHT NUR DIE OPTIK Z HLT Wie schon die Drehst hle aus der Rei
151. statt reagie ren Mithilfe des IT Monitorings lassen sich kritische Komponenten wie Festplatten Ser ver und Switches sowie Applikationen per manent berwachen und auswerten sodass die NoRA Techniker im Bedarfsfall sofort handeln k nnen Zum Abschluss des Kundentags stellte Dirk Remke mit mail Schutz de eine schnel le und einfache L sung vor mit der sich ver trauliche Dokumente schnell und sicher aus tauschen lassen zum Beispiel mit mtern Kunden und Mandanten Dabei bleiben die Dateien w hrend des gesamten bertra gungsprozesses verschl sselt und damit voll st ndig vor dem Zugriff Unbefugter gesch tzt Beim Versand kann der Absender zwischen drei verschiedenen Sicherheitsstufen aus w hlen Bei anderen L sungen zum Doku mentenaustausch wie beispielsweise Drop box erfolgt die Speicherung auf einem Server bei dem nicht erkennbar ist in welchem Land und nach welchem Recht die Daten gespei chert werden erl utert Remke Bei mail Schutz de dagegen erfolgt das Zwischenspei chern ausschlie lich auf NoRA Servern am Hauptsitz in Ibbenb ren wo deutsches Recht und Datenschutzgesetz gelten Insgesamt kombiniere mail Schutz de die Einfachheit der E Mail mit hohen Sicherheitsstandards und erm gliche damit einen einfachen Ver sand vertraulicher Unterlagen Daniel M ller w FACTS 89 PRAXIS IT Dienstleistungen An der II kommt keiner vorbei Industriebetriebe ffentliche Verwaltungen Bil
152. t Bei der Kommunikation mit Mandanten oder Gerichten ersetzt der elektronisch gef hrte Rechtsverkehr zunehmend die da papierbasierte Aktenf hrung Welche Erfahrungen die Kanzlei L tz Binder amp Kollegen bei der Einf hrung einer Spezi alsoftware machte erz hlt sie in FACTS Diktieren mit dem Smartphone Um die t glichen Immobilienprojekte best m glich zu dokumentieren diktieren die Mitarbeiter der Firma ELK digital und nutzen einen speziellen Diktier 80 rekorder f r Smartphones der mit der SpeechExec Enterprise Software unver zichtbarer Bestandteil des Workflows ist Nie wieder Besuchsberichte schreiben Die Erstellung von Besuchsberichten ist f r Au endienstmitarbeiter oft mit zeit aufwendiger Schreibarbeit verbunden Einfacher lassen sich die CRM Daten mithilfe der Philips Speech App f r Verk ufer pflegen Vom Wort zum Text Von unterwegs aus im Zug am Flughafen oder zu Hause im Home Office das gesprochene Wort in geschriebenen Text umzuwan deln spart Zeit und erh ht die Flexibi lit t im Arbeitsalltag Auch daf r lassen sich mittlerweile Smartphones verwenden Abh ren ausgeschlossen Eine immer mobiler werdende Gesch ftswelt wach sende Dokumentenberge der Druck steigender Kosten und alle Arten von Sicherheitsfragen erh hen die Messlatte f r digitale Diktierger te in bedeu tendem Ma e Kugelkopfschreibmaschine war fr her Wie sehr der Einsatz moderner Technik den Berufsal
153. t waren sogar noch einige Millimeter mehr drin bevor es zu Pa 8 2014 NEUE TECHNIK Ein Laufband sorgt f r einen sanften und ger uscharmen Durchlauf des Postguts pierstaus kam FACTS hat bewusst einige Staus produziert um die Maschine ebenfalls bei der Fehlerbehebung bewerten zu k nnen Auch in dieser Disziplin kam das System auf die volle Punktzahl da sich ein Papierstau in Sekundenschnelle durch ein Hochklappen der Schlie einheit beheben l sst Ein weite rer Vorteil der neuen Transport Technologie ist die u erst geringe Ger uschentwicklung der PostBase Man h rt das System zwar aber hier handelt es sich eher um ein sanftes nicht weiter st rendes Rauschen Klaus Leifeld m F r den Anwender ist die PostBase als ganz normales Frankiersystem nutzbar Alle notwendigen Funktionen die ein Ger t in dieser Klasse enthalten sollte sind auch vorhanden Das Besondere sind die einfache intuitive Bedienung ber den optionalen Touchscreen und die Anbindung an das FP Online Portal die dem Nutzer einen sehr hohen Mehr wert bietet Produkt PostBase Serie Beschreibung Frankiermaschine Anbieter Francotyp Postalia Preis ab 1 290 Euro exkl MwSt Kontakt www francotyp de BEURTEILUNG Handhabung tt tt witt sehr gut Funktionalit t Produktivit t Qualit t Ausdruck Gesamtergebnis 6 2012 FACTS lligente Technik Made in Germany DIE PERFEKTE FORM VON
154. t wird Dieses Angebot hat die kla gende Leasinggesellschaft unter Ab nderung der Vertragslaufzeit angenommen Das Han deln der klagenden Leasinggesellschaft ist ge m 150 Abs 2 BGB als Ablehnung des An gebots der Beklagten verbunden allerdings mit einem neuen Angebot aufzufassen Sein Einverst ndnis mit dem Angebot der klagenden Leasinggesellschaft hat der beklag FACTS 10 2013 te Leasingnehmer gezeigt indem er die ge leaste Software genutzt und die Leasingraten gezahlt hat ohne der nderung und den sons tigen vertraglichen Konditionen zu widerspre chen wie sie sich aus der schriftlichen Ver tragsurkunde dem Begleitschreiben und der ersten Rechnung eindeutig und widerspruchs frei ergaben Eventuelle Kenntnisse der Lieferantin muss sich die Leasinggesellschaft nicht gem S 166 BGB zurechnen lassen da unstreitig we der die Lieferantin noch f r sie handelnde Personen bevollm chtigt waren den Vertrag betreffende Willenserkl rungen als Vertreterin der Kl gerin abzugeben Hieran ndern auch die Erkl rungen der Lieferantin beziehungs weise Schreiben mit der Best tigung der Pflicht zur Zahlung der Leasingraten nur f r 36 Monate nichts Unstreitig hat die Kl gerin von diesem Schreiben zum damaligen Zeit punkt keine Kenntnis erlangt Auch aus Sicht des Leasingnehmers lagen keinerlei Anhalts punkte vor die daf r sprachen dass der Inhalt des Schreibens der Lieferantin mit der Kl ge r
155. t zuletzt auch durch ein sehr gutes Preis Leistungs Verh ltnis berzeuge Bei Fragen oder Problemstellungen helfen die Mitarbeiter von NoRA bei Bedarf schnell weiter und zwar nicht ber eine anonyme Hotline sondern ber pers nliche und be kannte Ansprechpartner Und diese beschreibt Dr Eva L tz Binder als kompetente h fliche und sehr l sungsorientierte Dienstleister Um auf den kompletten Datenbestand der Kanzlei jederzeit auch von au erhalb Zugriff zu haben beispielsweise w hrend eines Ge FAMILIENSACHE Der Kanzleigr nder Rechtsanwalt und Buchautor Bernd L tz Binder links im Gespr ch mit seiner Tochter Dr Eva L tz Binder Rechts und Fachanw ltin f r Straf und Familienrecht richtstermins eines Mandantenbesuchs oder von zu Hause aus befindet sich die NoRA App derzeit im Praxistest bei drei Rechts anw lten Bei dieser handelt es sich um eine Eigenentwicklung der Unternehmensgruppe NoRA die sich in ihrer Steuerung eins zu eins an der NoRA Software anlehnt und neben dem Zugriff mittels iPad auf alle Informatio nen auch Funktionen wie etwa eine effiziente Form der Zeiterfassung bietet Das wiederum KOMPETENZ UND ERFAHRUNG Neben Dr Eva L tz Binder und Bernd L tz Binder stehen die Rechtsanw lte Jan Frederik Ernemann Mitte und Stefan Beck ganz rechts den Mandanten zur Verf gung beraten wird die Kanzlei durch Prof Dr Lutz Meyer Go ner zweiter von rechts 8 2014 leis
156. taffelten Preisen an geboten wurde ergeben sich f r die Folge jahre h here Preise siehe Tabelle Negativer Spitzenreiter in Sachen Kosten f r Installation und Schulung ist DATEV mit einem Wert von 1 142 88 Euro Ein stattlicher Betrag also der noch vor dem ersten Nut gt FACTS 37 TEST Mystery Shopping Spezialsoftware f r Rechtsanw lte und Notare a gt zungstag auf die Kanzlei zukommt Vorsicht geboten ist auch beim Thema Reisekosten ber die in diesem Angebot keinerlei Angaben gemacht wurden Ebenfalls abschreckend beim DATEV Angebot war f r Corinna Stein dass sie um als Kunde die Software DATEV Anwalt classic pro nutzen zu k nnen zun chst Mit glied der genossenschaftlich organisierten DATEV eG werden muss Denn Als Genossen schaft der steuer und rechtsberatenden Beru fe unterst tzt das Unternehmen DATEV Anm d Redaktion seine Mitglieder durch informa tions und kommunikationstechnische Pro dukte und Dienstleistungen So lautet die Er kl rung in der Angebotsinformation Der Preis f r diese Unterst tzung ist der Erwerb von ins gesamt drei Gesch ftsanteilen Kostenpunkt insgesamt 765 00 Euro Die Anteile werden bei K ndigung wieder ausbezahlt LAUFZEIT 5 JAHRE In einem zweiten Schritt wurden die Ge samtkosten auf eine Nutzungszeit von f nf Jahren hochgerechnet Beim anschlie en den Ranking konnte NoRA die Rummel AG 38 FACTS auf den zweiten Rang verwei
157. te arbeitet ist mit den Systemen 45 und 65 wie es die Produktbezeichnung schon verr t die Bearbeitung von 45 bezie hungsweise 65 Sendungen in der Minute m glich Weitere Unterschiede der ein gt 8 2014 FACTS 45 TEST Francotyp Postalia PostBase Serie PRAKTISCH In den Versionen PostBase 45 und PostBase 65 ist ein automatischer Streifengeber verf gbar gt zelnen Ger tetypen sind beispielsweise ein Streifengeber die Anzahl der Kosten stellen oder die PC Steuerungssoftware Einzelheiten lassen sich der Tabelle auf Sei te 147 entnehmen Im Test wurden neben der Handhabung auch die Produktivit t und die Laufsicher heit des Systems untersucht Die Nennge schwindigkeit konnte das System mit Leichtigkeit einhalten Sowohl mit Ver schlie ung der Kuverts als auch ohne kam das System auf 67 Frankierungen in der Mi nute Ein weiterer Test war das neue Fran cotyp Postalia System einem 15 min tigen UNTER DIE LUPE GENOMMEN Mit der PostBase gab es im Test betrieb keinerlei Probleme 46 FACTS Dauerbetrieb zu unterziehen Hier waren f r die Tester keinerlei Auff lligkeiten zu verzeichnen SEHR GUTE TESTWERTE Der Grund f r die hohe Laufsicherheit ist eine neuartige Technologie im Brieftransport durch das System das mit einer Art B rste realisiert wird Dieses neu konzipierte Lauf band erm glicht einen sanften Durchlauf f r Kuverts mit einer St rke von bis zu zehn Mil limetern Im Belastungstes
158. tegien um sich am Markt erfolgreich zu positionieren fan den die Experten von Prognos heraus VIELE NEBENBUHLER Dies erweist sich als besonders problema tisch mit Blick auf die Tatsache dass sich der Konkurrenzdruck nicht nur innerhalb der An waltschaft versch rft hat die Anzahl der Kanzleigr ndungen in den vergangenen zehn Jahren stieg regelm ig und inzwischen sind in Deutschland laut der Untersuchung 54 000 Anwaltskanzleien vorhanden Infolge des Rechtsdienstleistungsgesetzes RDG beka men die Anw lte weitere Mitbewerber auf grund des Erscheinens immer zahlreicherer nicht anwaltlicher Anbieteraufdem Markt gt FACTS 4 2014 8 2014 SONDERVER FFENTLICHUNG FACTS 5 AKTUELL Rechtsberatungsmarkt EINZELK MPFER ADE Im Team arbeitende Spezialisten die L sungen aus einer Hand liefern haben viel bessere Karten gt Im Zuge der Lockerung des Anwaltsmono pols durften diese pl tzlich im Bereich der au ergerichtlichen Rechtsdienstleistung mit wirken So wurden auf dem Gebiet der Un fallregulierung etwa Autoh ndler Werkstatt betreiber Sachverst ndige und Mietwagen firmen zu Nebenbuhlern von examinierten Juristen Beratungsmandate holten sich von nun an auch Banken Versicherungen und Finanzberater Die Kanzlei an der Ecke bei der Sie dem Anwalt Ihre Lebensgeschichte erz hlen die er nicht versteht um dann rechtliche Ausf hrun gen zu h ren die Sie nicht verstehen und eine
159. telgruppe ACCOR die Fluggesell schaft Air Berlin der Autovermieter AVIS oder American Express Daniel M ller m Die Unternehmensgruppe NoRA kann ihre Erfahrung im IT Bereich einbringen die Verb nde tragen ihr breit gestreutes Erfahrungs wissen aus der T tigkeit ihrer Mitglieder bei J RGEN M THRATH Rechtsanwalt und Fachanwalt f r Strafrecht und Vizepr sident des VDA e V 8 2014 SONDERVER FFENTLICHUNG FACTS 15 INTERIEUR B rodrehst hle Dynamik f r den Anwalt Wer gehobenen Stil mit dynamischem komfortablem Sitzen verbinden m chte kommt nicht um einen modernen B rodrehstuhl herum den es allerdings nicht beim Baumarkt an der n chsten Stra enecke sondern nur im Fachhandel zu kaufen gibt En s z Ieup gt er B rodrehstuhlexperte K HL bietet in der Edel klasse die Drehsesselserie SALVEO an die aus einer Kombination von wertigen Materialien und technischen Funk tionen besteht wie unter anderem dem Ta schenfederkern Sitz TFK und der K HL Bandscheibenst tze Die SALVEO Drehsessel erf llen damit alle Anspr che an Komfort und Unterst t zung bei den Herausforderungen des Ar beitsalltags Die R ckenau enschale ist in strapazierf higem Leder oder Netz erh lt lich Mit einer Vielfalt an Bezugsmaterialien und Farben l sst sich der Sessel in jede Art von B rogestaltung integrieren Die Luxusklasse der Stuhlserie ist der SALVEO Solitaire Mit einer e
160. ten selbst ausprobiert hat erinnert sich Peters Effizienz und Anwenderfreundlichkeit beurteilen die Kanzlei User als gut Unver zichtbar ist die Software f r die Recherche nach Vorlagen alten Dokumenten und Text bausteinen KomMa Sicherlich wird es das papierlose B ro auch bei uns in den n chs ten Jahren nicht geben aber die Software ver einfacht die administrative Arbeit sehr und dadurch sparen wir viel Zeit sagt Willand So bietet die Software die wichtige Ver netzung der Dokumentenverwaltung mit dem E Folder der elektronischen Akte was beispielsweise den Versand von E Mails di rekt aus der Akte erm glicht Die Soft waremodule von NoRA Advanced wie zum Beispiel Adressverwaltung E Folder Fris ten Terminkalender Forderungseinzug Rechnungserstellung in RVG Rechtsanwalts verg tungsgesetz und GNotKG Gerichts und Notarkostengesetz greifen auf die glei chen Daten zu Sie sind auch mit MS Word und Outlook ber Add Ins verkn pft und auch mit der Lohn und Finanzbuchhaltung die ihrerseits Schnittstellen mit der ELSTER Meldung an das Finanzamt oder StarMoney hat Wichtig sei in diesem Zusammenhang auch dass NoRA stets neuen Anforderungen etwa infolge von Gesetzes nderungen wie dem neuen Zwangsvollstreckungsrecht oder 8 2014 R DIGER PETERS Rechtsanwalt und Notar WILKEN WILLAND Rechtsanwalt und Notar der neuen Geb hrenordnung nachkomme und entsprechende Aktualisierungen biete
161. tern E Automatischer Vollzug von Urkunden im Notariat E Weitere Informationen unter www nora software de E Anbindung von mobilen Endger ten Apple iPad Smartphones usw E Integration von Microsoft Office 2010 10 FACTS SONDERVER FFENTLICHUNG 8 2014 11 2010 FACTS Im Fall eines Herzstillstands bleiben weniger als vier Minuten um die berlebens wichtigen Ma nahmen ein zuleiten So schnell treffen die Rettungskr fte meist nicht ein Der professionelle Notfall manager DOC Defibrillator Operational Connected von SafeTIC schlie t die L cke in der Rettungskette und erlaubt es die Zeitspanne bis zum Eintreffen des Rettungsdienstes zu verk rzen und zu n tzen DOC ruft automatisch die Notrufnummer 112 an und h lt die Verbindung ber eine Freisprecheinrichtung aufrecht sodass dem Ersthelfer jederzeit professionelle Unterst tzung zur Verf gung steht Tritt im B ro der Ernstfall ein ist jeder jede in der Lage DOC zu benutzen und einem Kollegen das Leben zu retten Powered by SafeTIC AG Flo w rthstra e 57 68199 Mannheim Tel 49 0 621 842 528 0 Fax 49 0 621 842 528 999 Internet www safe tic de Defibrillator Operational Connected PRAXIS Sprachverarbeitung Sprechen statt Zwel Finger Suchsystem Viele Berufsgruppen vergeuden immer noch eine Menge Zeit mit dem m hsamen Erstellen schriftlicher Dokumente Dabei w rde der Einsatz moderner Diktiertechnologie di
162. tet einen weiteren Beitrag um die Trans parenz gegen ber dem Mandanten zu er h hen und damit seine Zufriedenheit noch weiter zu steigern Mitteln und Wegen um Letzteres zu erreichen sind die Verantwort lichen der Kanzlei L tz Binder amp Kollegen immer aufgeschlossen Daniel M ller m FACTS 23 PRAXIS Digitale Sprachverarbeitung iktieren am u u Das Smartphone ist f r die Mitarbeiter vieler Unternehmen heute ein st ndiger Begleiter das gilt auch f r die Firma ELK Um die t glichen Immobilienprojekte bestm glich zu dokumentieren diktieren die Mitarbeiter bereits seit vielen Jahren digital und nutzen seit einigen Monaten einen speziellen Diktier Recorder f r Smartphones der im Zusammenspiel mit der SpeechExec Enterprise Software inzwischen unverzichtbarer Bestandteil des Workflows ist eit mehr als 30 Jahren ist die ELK Fertighaus AG erfolgrei cher Player am sterreichi schen Immobilienmarkt Ne bendemBauvonFertigteil und Blockh usern werden heute auch zahlreiche Services rund um Immobi lien f r Privat und Firmenkunden angebo ten Eines haben dabei alle Portfoliobereiche gemeinsam Exakte Dokumentation ist un erl sslich Von der Projektleitung bis hin zum Management wird daher bereits seit vielen Jahren digital diktiert um Projekte bestm glich abzuwickeln Seit dem vergangenen Jahr setzt ELK auf eine Smartphone Diktierl sung von Philips und nimmt damit eine Vorreiterrolle am s
163. tform e Consult und die papierlose Akte das sind Dinge auf die wir heutzutage im Alltag nicht mehr verzichten 50 geht kommuniziere k nnen sagt Dr Michael Nugel Rechtsanwalt und Fachanwalt f r Verkehrsrecht sowie Fach anwalt f r Versicherungsrecht und innerhalb der Kanzlei zust ndig f r das Thema IT Der gro en Bedeutung des Themas entspre chend haben Dr Nugel seine Berufskollegen und die insgesamt sieben weiteren Kanzleimit URBAN UND ZENTRAL Im Haus der Wirtschaft mitten 10 der Essener City hat die Kanzlei grunewald nugel amp collegen ihren Sitz 8 2014 2 2014 FACTS arbeiter eine hohe Erwartungshaltung an IT Dienstleister und Lieferanten Wir legen gro en Wert auf kanzleibezogene individuelle L sungen und die Einbindung aller in der Pra xis geforderten Kommunikationswege sagt Dr Nugel Ebenso wichtig seien eine gute Er reichbarkeit und schnelle Hilfe bei Problemf l len denn langwierige und damit kostspielige Ausf lle der IT Infrastruktur kann sich die Kanzlei keinesfalls leisten Bevor die Kanzlei im Juni 2013 aus der Vor g ngersoziet t herausgel st wurde und im Haus der Wirtschaft im Herzen der Essener Innenstadt eine neue Heimat beziehen konn te sondierten die Kanzleiverantwortlichen den Markt nach einem geeigneten IT Dienst leister Aus einer Vielzahl qualifizierter Anbie ter setzte sich letztendlich die Unternehmens gruppe NoRA aus Ibbenb
164. tst cke fertiggestellt sind gibt die Kanzleikraft die Kassetten dem Diktanten zu 8 2014 f F Ba r i B T gt ones r Ja i r ck damit er sie mit neuen Aufnahmen ber spielen kann Eine Archivierung der alten Auf nahmen findet meist nicht statt Eine weitere Gefahr Die Kassetten k nnen bei einem m g lichen Verlust von Dritten abgeh rt werden oder die B nder k nnen rei en Da im Ger t viele mechanische Teile bewegt werden ist der Stromverbrauch zudem ziemlich hoch Batterien und Akkus m ssen permanent ge wechselt oder nachgeladen werden Kein Bandsalat eine komfortable Bedie nung eine exzellente Sprachqualit t und eine problemlose Weiterverarbeitung der aufge nommenen Texte das sind nur einige wenige Vorz ge die die digitale Diktiertechnik ver spricht Anstelle der ausgedienten Kassetten sind diese Ger te die unter anderem von Philips Olympus oder Grundig angeboten 4 2012 FACTS werden mit einem Wechseldatentr ger f r die Sprachaufnahme ausgestattet der das Diktie ren ber viele Stunden mit einer wesentlich verbesserten Audioqualit t erm glicht Ein weiterer Vorteil ist die sofortige Verf gbarkeit der aufgenommenen Diktate die sich einfach zur Abschrift auf den PC der Schreibkraft bertragen lassen Die meisten auf dem Markt befindlichen Ger te sind mit gut lesbaren Displays ausge stattet die neben alphanumerischen Zeichen auch eindeutige Symbole anzeigen So hat
165. tung ID AID Sven von Boetticher Jetzt noch entspannter arbeiten EVERYis1 Chillback EVERYis1 bedeutet Vielfalt gutes Design und hoher Komfort f r jeden jederzeit und berall Er ist unkompliziert und innovativ zugleich Die erfolgreiche EVERYis1 Familie hat jetzt Zuwachs bekommen Mit dem EVERYis1 Chillback sind alle Stuhlvarianten nun auch mit Polster erh ltlich Egal in welcher Ausf hrung EVERYis1 steht f r gutes Sitzen ohne Kompromisse EVERYis1 ist der Einstieg in die Welt von interstuhl Interstuhl B rom bel GmbH amp Co KG Br hlstra e 21 D 72469 Me stetten Tieringen www interstuhl de ORGANISATION Datensicherheit und schutz Die Anklage lautet mangelhaft gesch tzt Mit der Einf hrung der DIN 66399 r cken die Themen Datenschutz und Datensicherheit wieder in den Blickpunkt F r Juristen Unternehmen und Verwaltungen ergeben sich dadurch neue Richtlinien und nde rungen beim Umgang mit nicht mehr ben tigten Datentr gern H chste Zeit bestehende Datenschutzkonzepte gr ndlich zu berdenken ber viele Jahre hinweg defi nierte die alte DIN 32757 die Aktenvernichter Sicher heitsstufen um unter schiedlichen Sicherheitsan forderungen gerecht zu werden Zwischenzeitlich wurde diese Norm durch die neue DIN 66399 abgel st Der wich tigste Grund f r die berarbeitung der alten Norm mit ihren f nf Sicherheitsstufen war dass diese sich vorwie
166. undentags waren die Themen IT Sicherheit und Datenschutz Dirk Remke Certified IT Business Manager und Datenschutzbeauf tragter beziehungsweise auditor T V bei NoRA informierte die Besucher in diesem Zusammenhang ber die Chancen und Risi ken bei der Erfassung Speicherung und Aus wertung riesiger Datenbest nde die unter dem Schlagwort Big Data zusammengefasst werden Dabei mahnte Remke zur Vorsicht bei der Nutzung von Diensten wie Whats App oder Facebook durch die Mitarbeiter einer PRAXISNAH Der Notar Dr Ansgar Beckervorder sandfort links demons trierte dynamisches Do kumentenmanagement am Beispiel eines Testa ments T i Fi PE Li 8 2014 Kanzlei Auch beim Thema mobiles Arbeiten gelte es eine Reihe wichtiger Sicherheits standards zu gew hrleisten um Datenverlust oder missbrauch durch Unbefugte zuverl s sig auszuschlie en Zus tzlich erinnerte Remke daran dass jedes Unternehmen das personenbezogene Daten im Auftrag anderer verarbeitet dazu verpflichtet ist spezielle Anforderungen in puncto Datenschutz in nerbetrieblich umzusetzen und machte in diesem Zusammenhang auf die verschiede nen Datenschutzangebote der Unterneh mensgruppe NoRA aufmerksam AGIEREN STATT REAGIEREN Wie Kanzleien Ausfallzeiten ihrer IT Kom ponenten verringern beziehungsweise sogar ganz vermeiden demonstrierte NoRA Mitar beiter Daniel Geers in seinem Vortrag zum Thema IT Monitoring Agieren
167. unes Store ist es lediglich erforderlich die URL den Benutzernamen und das von NoRA zur Verf gung gestellte Passwort f r den SharePoint Zugriff einzutra gen Danach ist die komplette Mobilsoftware einsatzbereit Die Benutzerf hrung der App sowie das gesamte Design ist in der zweiten Generati on noch einmal verbessert worden So ist beispielsweise jetzt das Arbeiten im Hoch und Querformat sowie das Bl ttern in PDFs m glich Das Gleiche gilt f r die Geschwin digkeit der Synchronisation mit dem Haupt server die immer dann durchgef hrt wer den muss wenn Daten ber die App in den Server gelangen sollen Hierzu ist nur ein Klick notwendig und die ge nderte Akte ist auf dem SharePoint Server abgelegt und kann von der Kanzleisoftware entsprechend importiert werden NEUE M GLICHKEITEN Die NoRA App 2 0 l sst sich neben dem iPad auch auf dem iPhone und dem iPod touch installieren 8 2014 S Wie auch die Version 1 ist die NoRA App 2 0 kostenlos ber den App Store erh ltlich Lediglich f r die Softwarepflege berechnet das Unternehmen 14 Euro im Monat In die sem Preis sind drei NORA SharePoint Zug n ge enthalten Die neue Version der NoRA App ist ein fach zu installieren und intuitiv zu be dienen Der Anwalt hat alle wichtigen Akteninformationen und Dokumente stets im Blick Die NoRA App 2 0 ist daher ein idealer Begleiter f r den Anwalt Klaus Leifeld w Produkt NoRA App 2 0 Beschreib
168. ung Dritte S ule ist die S G Web Services die sich um die Bereit stellungen von Diensten und Dienstleistun gen rund um das Thema Internet k mmert wie etwa Consulting Hosting und typische Rechenzentrumsleistungen SONDERKONDITIONEN Sinn und Zweck der Kooperation ist es den VDA Mitgliedern NoRA Produkte wie beispielsweise die Softwarel sungen NoRA Advanced und NoRA KomMA oder auch k nftige Produkte und Services zu Sonder konditionen anzubieten Dazu geh ren ne ben Rabatten auf Dienstleistungen und Schulungen besondere Zahlungsvereinba rungen mit verl ngerten Zahlungszielen die rabattierte Bereitstellung eines Daten schutzbeauftragten und oder eines Daten schutzauditors sowie Sonderpreise f r IT FACTS 4 2014 Monitoring Webhosting und design oder Sonderkonditionen f r digitales Diktieren und Spracherkennungsl sungen MITGLIEDSCHAFT VERTEILEN Um diese Vorz ge in Anspruch nehmen zu k nnen ist die Mitgliedschaft von nur einem Rechtsanwalt beziehungsweise einer Rechtsanw ltin in einem der Verb nde aus reichend Von einer Mitgliedschaft profitie ren interessierte Kanzleien allerdings am st rksten wenn alle Anw lte beziehungs weise Anw ltinnen Mitglied werden oder wenn sie ihre Mitgliedschaften auf die un terschiedlichen Verb nde verteilen sagt Hans Hermann G cke Gesch ftsf hrer der Unternehmensgruppe NoRA Daneben profitieren auch die Kunden von NoRA von der gemeinsam
169. ung Mobiler Zugriff auf Man dantenakte ber iPad iPhone iPod touch Anbieter NORA GmbH Preis kostenlos f r Service und Share Point Zugang 14 Euro im Monat Kontakt www nora software de BEURTEILUNG Funktionalit t ET e Ti Bedienbarkeit trtrtrfefrtr Datensicherheit Hraaertt Gesamtergebnis Tipp der Redaktion FACTS 93 ee A E kepe 1 FARB MULTIFUNKTIONSSYSTEME ls erste Ricoh Farbsysteme im mittleren Segment unter st tzen die neuen Modelle MP C3003SPB MP C3503SP MP C4503 A SP MP C5503 A SP und MP C6003SP das im Vergleich zu A3 etwas gr ere SRA3 Format So k nnen Anwen der bei Probedrucken auch Schnittmarken ausdrucken Neben kleinen und mittelgro en Unternehmen beispielsweise Werbe und Designagenturen die einen schnellen SRA3 Druck w n schen und viel mit Farbdruck arbeiten profitieren auch gro e Unternehmen von den hochwertigen Farbdrucken mit vielseitigen Finishing M glichkeiten Die Modelle sind jeweils mit einem hochwertigen GWNX Con troller ausgestattet der eine Reihe von Features zur Verbesserung der Produktivit t bereith lt Beispielsweise integriert die Funktion Durchsuchbare PDFs einen unsichtbaren Text auf den einge scannten PDF Dateien um die Suche nach einem Dokument sp ter zu vereinfachen ber die Funktion Ausweiskopie k nnen Vorder und R ckseite kleiner Originaldokumente wie zum Beispiel Aus weise auf eine Seite k
170. vollen Nutzung ability responsibility Wie ist die nachhaltige und verantwortungs volle Verwendung gro er Datenmengen sicher zustellen Wo gibt es Verbesserungspotenzial Remke Bei Big Data geht es um unvorstellbare Datenmengen die in Tera und Petabyte ge messen werden Derzeit gibt es meinem Kenntnisstand nach keinen gesetzlichen Rah men der diese Speicherung und Nutzung auch nur ansatzweise reguliert Sicherlich gibt es einen gro en Nutzen der in der Nutzung der Daten steckt Allerdings geht es dabei schon lange nicht mehr nur allein um die Da ten selbst sondern auch immer st rker um die Metadaten das hei t wann wurde wo was von wem und wie erzeugt Doch bereits das Beispiel der Internetsuche zeigt wie sehr der Nutzer bevormundet wird Bei dieser werden nicht alle Ergebnisse angezeigt sondern nur die von denen der Suchmaschinenanbieter glaubt dass der User sie sehen will Indem gt FACTS 75 FACTS TITEL i i HERAUSFORDERUNGEN In dem Thema Big Data steckt eine Menge Potenzial f r Bevormundung und Missbrauch ein Ordnung u rahmen fehlt allerdings klare Regeln sollten in Unternehmen f r die Nutzung privater mobiler Endger te getroffen werden gt Thema Big Data steckt also leider sehr viel Potenzial f r Bevormundung und Missbrauch Hier ist die Politik gefragt Regeln aufzustellen und vor allem auch im Internet Verantwort lichkeiten zu schaffen FACTS Infolge einer
171. wirtschaftlich zu denken um im Wettbewerb zu bestehen Aus diesem Grund muss eine Rechtsanwaltssoftware vor allem das Tagesgesch ft exzellent erledigen k nnen 11 2010 FACTS Eine gute Softwarel sung umfasst daher alle Arbeitsschritte zur Aktenbearbeitung mit Workflow Funktionen Telefonintegration und der ausschlie lich elektronischen Aktenf h rung Sie l sst die Nutzung von Microsoft Of fice Produkten zu um Einf hrungs und Schulungskosten zu minimieren und gew hr leistet die reibungslose Integration von Soft wareprodukten von Drittanbietern etwa zur Spracherkennung Einfach zu bedienende Auswertungswerkzeuge sollten zudem zur Ver f gung stehen damit sich die Kosten und Er l ssituation der Kanzlei des Sachgebietes oder des Bearbeiters genau durchleuchten lassen FACTS Neben der reinen Aktenf hrung wird f r Kanzleien das Wissensmanagement immer wichtiger Welche Punkte sollten sie dabei im Einzelnen ber cksichtigen G cke Wissensmanagement ist f r einen er folgreichen Rechtsanwalt heute unabdingbar denn die Rechtsberatung wird durch die Ge setzgebung zunehmend komplexer F r uns f ngt dieses Thema bereits beim F hren der eigenen Akten an insbesondere im Hinblick auf die elektronische Aktenf hrung und indi viduelle Strukturierungsm glichkeiten So ist mit unserer Softwarel sung der Zugriff auf die vollst ndige Akte einschlie lich des Doku menteneingangs und des E Mail Verkehrs mit allen Rech
172. xklusiven Le derpolsterung in edler Rautensteppung ver 16 FACTS zen leiht er repr sentativen B ror umen einen eigenen Akzent Die Polsterung wird in Handarbeit in der Polstermanufaktur aus chromfrei gegerbtem Rindsnappaleder her gestellt SALVEO und SALVEO Solitaire sind beide als Konferenzdrehsessel Drehsessel in Vollausstattung und Lounge Chair erh ltlich und sollen eine edle Ausstrahlung mit ergono misch perfektem Sitzen verbinden Der R cken wird entlastet und langes erm dungs freies Arbeiten erm glicht Dar ber hinaus zeigen sich so repr sentative B ros nicht nur von einer exklusiven sondern durchaus auch von einer entspannten Seite Klaus Leifeld m B 8 2014 LUXUS Die Polsterung des SALVEO Solitaire wird in Handarbeit gefertigt L IM TEST FACTS hat den SALVEO Solitaire a bereits auf Herz und Nieren berpr ft Das Urteil der Redaktion sehr gut Bar 4 2012 FACTS Wird der Traum Wirklichkeit Wie ist Ihre Einsch tzung Wird bezie hungsweise ist der Traum vom papierlosen B ro Realit t oder wird es f r immer beim Mythos bleiben Der Traum vom papierlo sen B ro wird wohl eine Utopie bleiben aber die Schritte zum papierarmen B ro werden immer leichter Und die positiven Auswirkun auf das Informationsmanagement und ie Arbeitsabl ufe machen schnell die An schaffungskosten wett Der einzige Grund nicht rein digital zu arb

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