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FileDirector Windows Client

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1. uss22222022000seennnnnnnsnnnnnennnnnnennnnnnnnsnnnnnennnnsnensnnnn 65 FFEIF Or EINTICHIEN ee ee 73 FAastensteuerung ZEIEHlaNEr aneeeeeneeeee 75 Zeitplaner z r Integritatspr fune nn een 76 ZeilDlaner tUr Container Speicher een 78 Zeitplaner zur Dokumenten Replikation uuss2000sseeesnnnnnnnessnnnnnnnensnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnensnnn 81 S S eA E a a a ne ren oee 82 DALE IMDOrL ZEN DIE aa E TE 82 INGEXIMDOrL Zeper ee 88 index und Datel Im POT ers ee 91 COLGO ZEIT ee ee 94 AMIED ZEEN ee ee ee ee ee EA 95 FISDITECLOr MDBOrEZEID Nele ee ee een 97 RetlleValOBOrE ZEIED SHE une ee een E E 97 Mal tore Ze planen ee ee ee ee 100 Lodeles CONOC ee ee re 108 Was sL Ger Codeless CONDECTOT ee een 108 Coaeless Connector KONfIEUrIErEN sorsoran Ee EEE EE Ea NAE 109 EIRFICHLEN der Tastaturk rzel E E E 109 Codeless Connector an Wenden ee ee 112 SICHEr E AEE PE en ee ee ee 112 SAP KONNE LION aaa ee rer 112 FiieDirector Lizenz f r SAP anne 112 FileDirector Archivelink 1 2 22zs02220en0n0eneneonenennonennenonnenenuonenunnonnnnenonnerennonensenonnenenennerensonenne 112 Konfiguration von FileDirector Web im IIS us 22200220200000nnnneesnnnnnennnnnnennnnnnnnnnnnnnennnnnnennnnnn 113 Konfiguration des FileDirector ArchiveLinks uss2020000020000eBnennnennnnnnesnnnnnnnnnnnnnennnnnensnenn 113 Verkn pfung zwischen SAP Content Repository und FileDirector 2222s2222220s Rennen 115 SAP Einstellu
2. COLD Importmasken Seite 259 FileDirector Enterprise Manager Hanse Indexfeld Seitenb ndelung Neuer Filter Schlie en Sobald der Filter gesetzt wurde erscheint er in der Filterliste und dem ausgeschnittenen Element kann eine Zeichenoption zugewiesen werden F COLD Vorlage EX Filter Allgemein Seiteneinstellungen Felder Taten ten zeichenoptionen s ltigkeitsbereich Seitentrenner Gesamte Zeile Ausschneiden Gesamte Zeile FE Susschneiden 7 Gesamte Zeile Seikentrenner Seitentrenner Ganze Zeile berschreiberi Keinen Zeilensorschub 1 Zeilerwarschub lan 2 Zeilenworsch be Ist der Seitentrenner definiert so kann man in der Vorlage mit den Pfeilen zwischen den Seiten hin und her bl ttern Will man die gefilterten Felder wieder einblenden so kann die Filterfunktionen Y im Vorlagen Fenster verwendet werden COLD Importmasken Seite 260 FileDirector Enterprise Manager Standardfilter f r COM1 Filter Hex Zeichenoptionen Gultigkeitsbereich Start Ende 31 Seitentrenrier r In dieser Zeile 1 a 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 31 Susschneiden In dieser Zeile 2E kenen Zeilenvorschub In dieser Zelle zE Ausschneiden In dieser Zeile zu 1 Zeilervorschub In dieser Zeile Zu Ausschneiden In dieser Zeile a0 2 Zeilenvworschube In dieser Zelle zu Ausschneiden In dieser Zeile z0 3 Zeilenworschube In dieser Zelle zo Ausschneiden
3. Sprachen Western OCR Engine F r die Erkennung k nnen verschiedene Sprachen eingestellt werden Die Western OCR Engine stellt folgende Sprachen zur Verf gung Englisch Deutsch Franz sisch Niederl ndisch Spanisch Italienisch Griechisch Russisch Norwegisch Schwedisch Finnisch D nisch Portugiesisch Katalanisch Polnisch Tschechisch Ungarisch Slowenisch T rkisch Brasilien Portugiesisch Durch Auswahl der entsprechenden Sprachen erm glicht man die Erkennung der landesspezifischen Sonderzeichen Erkennungsoptionen Die Qualit t einer OCR Erkennung h ngt im Wesentlichen von der Qualit t der Vorlage und der Lage der gescannten Seite ab Zur Verbesserung der Erkennung k nnen verschiedene Optionen eingestellt werden OCR Formularerkennung Seite 269 FileDirector Enterprise Manager Erkennung verbessern Dies ist eine allgemeine Option der OCR Engine Bei einer schlechten Vorlage kann diese Option die Erkennung verbessern helfen Schr glagenkorrektur Wird eine Seite manuell gescannt so kann ein schiefer Einzug der Seite dazu f hren dass die Zonen nicht erkannt werden k nnen Mit dieser Option wird die Seite softwareseitig justiert Bildverbesserung Mit der Bildverbesserung kann das erste Scanergebnis gefiltert werden um das Bild f r die Lesung des Identifikationsmerkmals im Formular zu verbessern Diese Einstellung greift wenn bei einer Formularerkennung zun chst noch nicht bekannt ist um welches Formular es si
4. Achten Sie bei einer Oracle Implementierung darauf dass die neuesten Oracle ODBC Treiber installiert sind Die standardm igen Microsoft ODBC Treiber sind nicht kompatibel In Oracle 9i w hlen Sie den Treiber Oracle in Orahome 92 der nach der Installation in der ODBC Treiberliste aufgef hrt ist So erstellen Sie einen DSN in Oracle 1 W hlen Sie Start gt Systemsteuerung Control Panel gt Verwaltung Administrative Tools gt Datenquellen ODBC Data Sources ODBC um das Dialogfeld ODBC Datenquellenadministrator ODBC Data Source Administrator zu ffnen 2 Klicken Sie im Dialogfeld ODBC Datenquellenadministrator ODBC Data Source Administrator auf die Registerkarte System DSN System DSN 3 Klicken Sie auf Hinzuf gen Add 4 W hlen Sie im Dialogfeld Neue Datenquelle erstellen Create New Data Source den Oracle ODBC Treiber aus 5 Machen Sie im Dialogfeld Oracle ODBC Treiber Installation Oracle ODBC Driver Setup die folgenden Angaben e Data Source Name Datenquellenname e Der Name f r den DSN den Sie hinzuf gen m chten Im Oracle Enterprise Manager ist der Name der Datenquelle der mit diesem Symbol SE e TNS Service Name Dienstname e Der Name der Oracle Instanz normalerweise im Format Datenbankname_Hostname Wenden Sie sich an den Oracle Datenbankadministrator um den richtigen Namen zu erfragen e UserlD Benutzerkennung und
5. Die Einstellung ob der Index auf der Image Seite angezeigt wird kann ab der Version 1 3 1 auch ber die Client Konfiguration im Enterprise Manager gesetzt werden Ob der Benutzer im WebServer Revisionen anzeigen darf kann hier ebenfalls vordefiniert werden Ereignisse Im Zweig Ereignisse zeigt FileDirector Informationen ber die zu einem Aktenschrank geh renden Aktivit ten sowie die aktiven Benutzer an Protokollierung Aktivit tenreport konfigurieren Markieren Sie den Zweig Protokollierung und klicken Sie auf Eigenschaften Um die Protokollierung zu verwenden muss sie nach der Installation erstmalig eingerichtet werden Systemkonfiguration Seite 51 FileDirector Enterprise Manager Einstellungen Konfiguration Aktivit tenreport 1 Einstellungen g Server f Sitzungen ER Aktivit ten a Der Aktivitatenreport ermoglicht eine detailierte Protokollierung der Spstemnuatzung und der Systemaktiwit ten Entferne 50 der Eintr ge wenn mehr als 1000 Eintr ge protokolliert worden sind Entferne Eintr ge lter als Tage Archiviere Protokolldaten Log files Aktivieren Verzeichnis w hlen Zu protok allierende Ereignistypen 4 Information A vw warnungen EJ WW Fehler Frotok oll jetzt laschen Abbruch Im Reiter Einstellungen wird konfiguriert nach welchen Kriterien FileDirector Eintr ge aus der Protokolldatenbank entfernt und welche Eintr ge protokolliert werden Hier k nnen Sie eins
6. Dokumentenrechte ndern Innerhalb eines Schrittes k nnen die Dokumentenrechte ge ndert werden Somit wird es m glich dass nach einem bestimmten Bearbeitungsschritt das Dokument z B von bestimmten Benutzern nicht mehr ge ndert werden darf Verz gerung nach Datum fragen Wird ein Schritt mit Verz gerung definiert so erscheint in diesem Schritt im Wintlient ein Kalender sobald ein Dokument diesen Schritt durchl uft Der Anwender ist somit in der Lage einen Zeitraum festzulegen wann das Dokument die n chste definierte Aktion durchf hren soll Verz gerung von Feld Bei dieser Option kann ein Datum aus einem Feld ausgelesen werden Es ist zwingend erforderlich dass dieses Feld als Datumsfeld oder Feld mit Datum und Zeit definiert ist Zu diesem Datum kann eine Zeitspanne in Tagen hinzugez hlt werden so dass immer eine Verz gerung von Datum n Tagen erfolgt Prozessmanagement Seite 245 FileDirector Enterprise Manager Neue Benutzeraktion anf gen Bei diesem Schritt Typ werden Entscheidungsschritte f r Benutzer definiert Einem Schritt werden ein oder mehrere Benutzer hinzugef gt die verschiedene Aktionen ausf hren m ssen Zudem kann hier definiert werden ob ein Benutzer zur Durchf hrung dieser vorgegebenen Aktion Genehmigen Ablehnen Kommentieren Anzeigen oder bernehmen eine Unterschrift leisten muss oder ob der Benutzer durch eine E mail mit einem Link auf das Dokument informiert wird 10 Neue Be
7. nachbearbeitet werden OCR Formularerkennung Seite 283 FileDirector Enterprise Manager Markierung OMR Inhaltstup Markierung OMF Inhaltzoptionen Erlaubte Zeichen Markierung gesetzt Markierung rich gesetzt Barcode Typ Barcode Einstellungen i Barcode Schwellwert Mit dem Inhaltstyp Markierung OMR k nnen angekreuzte Felder erkannt werden Ist dieser Inhaltstyp ausgew hlt so werden die Eintr ge Markierung geseltzf oder Markierung nicht gesetzf aktiv Eine Zone wird ber ein kl Feld gesetzt und es wird erkannt ob das K stchen angekreuzt ist oder nicht Dabei spielt es keine Rolle ob ein X oder ein M gesetzt wurde da die Routine auf diagonale Linien pr ft Felder k nnen daher auch interpretiert werden wenn sie handschriftlich angekreuzt wurden Hinweis Im manchen F llen kann diese Option auch f r Anwendungen verwendet werden wo ein bestimmter Text in ein Feld geschrieben werden soll wenn die Zone leer oder gef llt ist Ist z B eine bestimmte Stelle des Dokumentes beschrieben egal ob Text oder Grafik so wird die Zone als markiert erkannt und ein freier Text kann definiert werden Barcode Wird als Inhaltstyp f r die Zone Barcode gew hlt so werden die Felder Barcode Typ und Barcode Einstellungen aktiv Jeder Zone kann nur ein bestimmter Barcode zugewiesen werden Folgende Barcode Typen werden unterst tzt 2 of 5 interleaved Kann
8. Asiatisch Die Einstellungen f r die asiatische OCR Erkennung werden nur aufgef hrt wenn sie lizenziert ist Damit kann festgelegt werden in welcher Richtung die asiatische Schrift gelesen werden soll Asiatisch vertikal Markierung Mit dieser Option werden angekreuzte und nicht angekreuzte OMR Felder unterschieden Barcode Folgende Barcodes werden von FileDirector unterst tzt 2 of 5 interleaved Alpha 39 Codabar Code 128 und PDF 417 Positionsunabh n Wird einer Zone ein positionsunabh ngiger Barcode giger Barcode zugewiesen muss noch die Art des Barcodes ausgew hlt werden Ein positionsunabh ngiger Barcode wertet den ersten Barcode auf einer Seite aus den er von dem definierten Typ findet Hinweis Ein Barcode 2 of 5 interleaved ist ein sehr einfacher Barcode Ist eine Zone als positionsunabh ngiger Barcode mit dieser Einstellung definiert kann es zu Verwechslungen mit Grafiken kommen Ein Barcode der auf der ersten Seite eines Stapels erkannt wird kann auch als Dokumenttrenner bei einem Stapelscan fungieren Wird einer Zone ein Anker zugewiesen so werden die Positionen der weiteren Zonen auf dieser Seite relativ zu der Position des Ankers berechnet Wenn eine Verschiebung des Ankers festgestellt wird etwa durch einen etwas anderen Einzugs des Scanners oder einem OCR Formularerkennung Seite 282 FileDirector Enterprise Manager Versatz beim Drucken die Position der anderen Zonen auf dieser Seit
9. Die Option Ausf hren auf Server erm glicht es den Zeitplaner auf einem anderen Server ausf hren zu lassen damit dadurch die Last verteilt wird Hierzu muss auf dem Zielserver der FileDirector mit entsprechender Lizenz installiert sein Sollen die Dokumente ber eine OCR Formularerkennung indiziert werden Systemkonfiguration Seite 82 FileDirector Enterprise Manager muss auf diesem Server die Option OCR Client f r die Formularerkennung lizenziert sein Zeiteinstellung und Aktivierung Siehe gt Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner Monitor Verzeichnis Ist die Option Monitor Verzeichnis eingeschaltet so wird das Import Verzeichnis berwacht Durch ein Event das ausgel st wird wenn eine Datei in dieses Verzeichnis hineinkopiert wird wird eine neue Datei erkannt und der Datei Import Zeitplaner nach einigen Sekunden gestartet Hinweis Sollen Dateien abgeholt werden die sich bereits im Verzeichnis befinden so werden sie erst importiert wenn ein Event registriert wird also wenn die n chste Datei in das Verzeichnis kopiert wird F r diesen Fall kann man den Zeitplaner aber auch anf nglich manuell im FileDirector Enterprise Manager starten Systemkonfiguration Seite 83 FileDirector Enterprise Manager Datei Import Einstellungen Gig Dateiimport Frozess ndern D atei Import Aktenschrank Import Test D okumententyp OT Importwerzeichnis Documents and Settngs Sdministrator
10. Leer nicht erlaubt Dokumente k nnen nicht eingecheckt werden wenn das Feld leer ist In der Upload Statusanzeige im WinClient wird in diesem Fall eine Fehlermeldung erscheinen und darauf hinweisen welches Feld nicht leer sein darf Muss komplett gef llt sein Ist diese Option f r das Feld aktiviert m ssen in dem Feld alle Zeichen ausgef llt sein Auch hier erscheint bei falscher Eingabe beim Einchecken eine Fehlermeldung in der Upload Statusanzeige des WinClients Checksum Pr fsummen k nnen f r verschiedene Zahlencodes eingerichtet werden Zur Verf gung stehen folgende Codes Checksum ISBN Mod2 Mod10 Mod11 Mod11 1 Mod11 2 11 Check Wird eine Nummer in das Feld eingetragen werden im Hintergrund Algorithmen zur Pr fung des Codes durchgef hrt die die Richtigkeit des Feldinhaltes anhand der Pr fsumme berechnen Aktion bei doppeltem Index Diese Funktion pr ft ob ein Index bereits in den archivierten Indexfeldern vorkommt und f hrt dann die eingestellte Aktion aus Ablehnen Soll ein Dokument eingecheckt werden f r das in diesem Feld bereits der gleiche Index auf dem Server archiviert wurde wird das Einchecken grunds tzlich abgelehnt Erste nach einer Anderung des Feldinhaltes in einen Index den es noch nicht gibt kann das Dokument eingecheckt werden Anh ngen Anh ngen nach Best tigung Wird ein Index bereits auf dem Server gefunden kann eingestellt werden ob das Dokument mit oder ohne
11. Start Datum Zeit Ww iederhole am 26 08 2008 10 36 HH _ Endzeit Intervall Dieser Zeitplaner sorgt f r einen automatischen COLD Import von Spooldaten gem der verwendeten COLD Importmaske Zu festgelegten Zeiten und in festgelegten Intervallen wird der COLD Importproze die Spooldaten im eingestellten Verzeichnis mit der festgelegten COLD Importmaske verarbeiten Dabei werden die Indexdaten automatisch ausgelesen und die Textseiten im zugeh rigen Dokumententyp abgelegt Im Dialogfenster wird ein beschreibender Text eingegeben der sp ter in der Liste der Zeitplaner erscheint Aktivieren Sie den Zeitplaner damit er zu den vorgegebenen Zeiten anl uft Konfigurieren Sie im Bereich Zeitintervall zu welchem Datum und zu welcher Zeit der Zeitplaner starten und in welchen Zeitintervallen er aktiv werden soll Der Zeitplaner kann f r beliebige Tage der Woche aktiviert werden Zur Einrichtung einer COLD Importmaske siehe gt COLD Importmaske konfigurieren Ausf hren auf Server Die Option Ausf hren auf Server erm glicht es den Zeitplaner auf einem anderen Server ausf hren zu lassen damit dadurch die Last verteilt wird Hierzu Systemkonfiguration Seite 94 FileDirector Enterprise Manager muss auf dem Zielserver der FileDirector mit entsprechender Lizenz installiert sein Ist keine COLD Lizenz auf dem Ziel Server vorhanden so k nnen zwar COLD Masken konfiguriert werden aber der Zeitplaner kann nicht gestar
12. Wird die Datei aus diversen anderen Programmen erzeugt und exportiert kann es vorkommen dass die Datei einige Kopfzeilen enth lt die nicht mit eingelesen werden sollen Hierzu kann man die Anzahl der Kopfzeilen die bersprungen werden sollen einstellen Zuweisen der Wortliste zu einem Feld Ist eine Wortliste erstellt so wird sie dem Feld zugewiesen f r das die Liste im Wintlient erscheinen soll Legen Sie unter Felder ein neues Feld an oder markieren Sie ein bereits erstelltes Feld in der Rubrik Felder Siehe gt Felder Weisen Sie diesem Feld unter Beinhaltet den Eintrag Wortauswahl zu Jetzt wird der Bereich Wortauswahlliste im unteren Bereich der Einstellungsmaske aktiv Hier k nnen Sie nun die erstellte Liste zuordnen Hinweis Bei verkn pften Listen wird nur dem Feld die Liste zugewiesen das die bergeordnete Liste enth lt Alle untergeordneten Listen werden zwar bei Beinhaltet die Eigenschaft Wortauswahl enthalten aber die Listenzuordnung geschieht ber die verkn pften Felder in den Wortauswahllisten Manuelle Eingaben zulassen Ist diese Option eingestellt so k nnen manuelle Zusatzeintr ge in die Liste aufgenommen werden Die zus tzlichen Eintr ge werden nur im lokalen Cache des Verfassers gespeichert Wortauswahllisten Seite 208 FileDirector Enterprise Manager Erlaube Mehrfachauswahl Mit dieser Option wird eine Auswahl von mehreren Wortlisteneintr gen im WinClient erlaubt Die Worte werden ber
13. Beispiel 1 Konfiguration in der Datei web config UND Verkn pfung lt FDServer CombineSearchFieldsWithOR 0 AND 1 OR gt lt add key FDServer CombineSearchFieldsWithOR value 0 gt Ein Benutzer soll ein Dokument erst dann sehen d rfen wenn zwei Felder einen bestimmten Wert beinhalten Felder Seite 156 FileDirector Enterprise Manager Konfigurieren Sie jeweils den Filter in dem entsprechenden Feld f r den Benutzer Da die Filter in diesem Fall mit UND verkn pft werden darf der Benutzer das Dokument erst sehen wenn BEIDE Felder zutreffen Beispiel 2 Konfiguration in der Datei web config ODER Verkn pfung lt FDServer CombineSearchFieldsWithOR 0 AND 1 OR gt lt add key FDServer CombineSearchFieldsWithOR value 1 gt Ein Benutzer soll ein Dokument sehen d rfen wenn eins von zwei Feldern einen bestimmten Wert beinhaltet Konfigurieren Sie jeweils den Filter in dem entsprechenden Feld f r den Benutzer Da die Filter in diesem Fall mit ODER verkn pft werden darf der Benutzer das Dokument sehen wenn EINES der beiden Felder zutrifft Felder Seite 157 FileDirector Enterprise Manager Dokumententypen FileDirector organisiert und klassifiziert Dokumente in Dokumententypen Da jeder Dokumententyp individuell definiert und konfiguriert werden kann ist es m glich sich sehr eng an die Erfordernisse der Gesch ftsprozesse anzupassen FileDirector gestattet das Erzeugen einer unbegren
14. Die Overlays sind nicht f r eine Indexsuche ausgelegt da die Werte nur im Formular sichtbar sind Sobald einem Memofeld ein Overlay zugewiesen ist wird es nicht mehr sichtbar in der Trefferliste aufgef hrt da der Inhalt nicht im Indexfeld direkt angezeigt werden kann Die Eintr ge aus dem Overlay werden jedoch wie bei normalen Indexfeldern in den Volltext geschrieben so dass der Inhalt ber eine Volltextsuche mit Ssuchwort gefunden werden kann Voraussetzung ist daf r dass der Volltext konfiguriert wurde Einrichten eines Overlays Ein Formular f r ein Overlay wird mit einer Excel Tabelle realisiert Diese Excel Tabelle beinhaltet gesch tzte und nicht gesch tzte Felder Die nicht gesch tzten Felder werden in das Indexfeld bernommen Hinweis Eine Anleitung zum Sch tzen von Feldern in Excel finden Sie in der Hilfe von Excel Kurzbeschreibung f r eine M glichkeit Felder in Excel zu sch tzen Zun chst Felder der Tabelle w hlen gt Zellen formatieren rechte Taste gt Reiter Schutz anw hlen gt Schutz gesperrt aufheben Dann unter Extras 7 Blatt sch tzen Nun sind die Felder deren Schutz aufgehoben wurde nicht gesch tzt und es k nnen Eintr ge vorgenommen werden Verwendung im WintClient Um das Overlay verwenden zu k nnen muss Excel auf dem Client installiert sein Wird das Formular mit einem Klick auf das Indexfeld ge ffnet Reiter Bearbeiten und Werte eingetragen muss nach der Eingabe
15. F r den Benutzer fd server m ssen diese Verzeichnisse freigegeben und beschreibbar sein Im Idealfall befinden sich diese Verzeichnisse auf unterschiedlichen Festplatten so dass der Zugriff beschleunigt werden kann Nun k nnen die sub locations in die verschiedenen Speicherorte verteilt werden Beispiel 0000001 0000010 in storagelocation1 FD_CABID mit je 5000 Dokumenten 000001 1 0000020 in storagelocation2 FD_CABID 0000021 0000030 in storagelocation3 FD_CABID r E Storagelocation3 File Edit wiew Favorites Tools Help Gbak E pe Search Folders i Address E Storagelocations Folders O Storagelocationi E C FO _F742865D CAB C oo000012 C 00000013 C o0000014 G Storagelocation E IC FD_F 42865D CAB 00000015 000000165 E f oog000i7 y FD F742865D ZAB O 00000018 C 00000019 5 g0000020 ID oonoon21 Einrichten der Speicherorte im Enterprise Manager Wurden die Daten nun in verschiedene Verzeichnisse kopiert so m ssen die Speicherorte noch zugeordnet werden Alle Speicherorte die im Enterprise Manager aufgef hrt werden werden auf Dokumente durchsucht Die Priorit ten werden der Reihe nach gesetzt Alle Speicherorte die nicht mehr beschrieben werden sollen werden auf read only gesetzt Der letzte Speicherort in den die aktuellen Dokumente gespeichert werden sollen bleibt beschreibbar Hinweis Die Einstellung der Priorit ten kann auch umgeke
16. Revisionen herunterladen Wird das Recht Revisionen herunterladen verweigert so kann der Benutzer nur den letzten Stand des Dokumentes einsehen aber keine vorherige Revision aufrufen Anmerkungen ndern Sind Anmerkungen auf einer Seite gesetzt worden k nnen diese nicht ver ndert werden wenn dem Benutzer dieses Recht verweigert wurde Aktenschr nke Seite 128 FileDirector Enterprise Manager So k nnen z B Bereiche eines Dokumentes f r unbefugte Einsicht abgedeckt werden Scannen Wird dieses Recht verweigert so wird dadurch das Tab Scannen im WinClient f r diese Benutzer komplett ausgeblendet und es stehen keine Scanoptionen mehr zur Verf gung Bearbeiten Wird Bearbeiten verweigert wird auch hier das Tab im WinClient komplett ausgeblendet Drucken Ist Drucken nicht erlaubt so werden die Druckoptionen im Men inaktiv oder sind f r den Anwender nicht mehr verf gbar Replikation Voraussetzung zur Konfiguration der Replikation im Aktenschrank ist die Verbindungseinstellung zum Zielserrer 2 siehe Replikationsverbindung erstellen Aktenschrank f r Replikation konfigurieren In den Eigenschaften eines Aktenschankes rechtes Kontextmen auf Aktenschrank gt Eigenschaften befindet sich der Reiter zur Konfiguration der Replikationseinstellungen f r diesen Aktenschrank Konfiguration Aktenschrank Company Beschreibung URL RepikstonsZdielserver Kite em Ol debug1 Ahlechnechor skumentan
17. Sprache Test Yerkindung Geben Sie bei Server URL die URL zum FileDirector ein Ein g ltiger Eintrag besteht aus einem Protokollnamen http oder https einem Doppelpunkt mit zwei Schr gstrichen ihrem FileDirector Server IP Adresse oder DNS Name und dem virtuellen FileDirector Verzeichnis im IIS normalerweise FileDirector Wurde die Installation ber die Installationsseite des FileDirectors ausgef hrt so sollte die richtige Verbindung bereits beim ersten Start korrekt eingetragen sein Die Informationen der Verbindung werden aus der Datei App xmf ausgelesen die den Serverpfad beinhaltet nachdem das Branding durchgef hrt wurde Siehe gt Installationshandbuch Mit dem Button Test Verbindung kann die Verbindung zum Server mit dem entsprechenden Login getestet werden Der Benutzer muss dem FileDirector bei der Anmeldung bekannt sein d h er muss sich in einer der fd Gruppen befinden Enterprise Manager allgemein Seite 13 FileDirector Enterprise Manager Hinweis Soll eine Verbindung ber https eingerichtet werden ben tigen Sie dazu eine offizielle Zertifizierung zur Nutzung eines SSL Servers Automatisches Login verwendet aktuelles Windows Konto Der FileDirector verwendet die Benutzerstrukturen und Rechte von Windows Wird hier das aktuelle Windows Konto verwendet so muss sich der Anwender nicht explizit am FileDirector anmelden sondern im Hintergrund wird das Windows Konto verwendet F r jeden A
18. Yollstandiger Hame a Abbruch Aktenschrank W hlen Sie den Aktenschrank in dem die FreiForm Erkennung ausgef hrt werden soll W hlen Sie die Option FreiForm Erkennung und definieren Sie die Bedingungen sollen alle Dokumente des Aktenschrankes gelesen werden so setzen Sie den Dokumententyp auf ALLE und tragen keine weitere Bedingung f r den Wert des Indexfeldes ein Systemkonfiguration Seite 73 FileDirector Enterprise Manager Dokumententyp W hlen Sie den Dokumententyp in den die Dokumente f r die FreiForm Erkennung abgelegt werden Es kann hier ein einzelner Dokumententyp gew hlt werden oder alle Dokumententypen eines Aktenschrankes Sollten nur mehrere einzelne Dokumententypen eines Aktenschrankes FreiForm gelesen werden so m ssen mehrere Volltext Zeitplaner mit den entsprechenden Einstellungen angelegt werden Indexfeld Hier kann man f r ein Indexfeld des zuvor gew hlten Dokumententyps einen Wert definieren optional bei dem die FreiFrom Erkennung f r diesen Dokumententyp starten soll Ist die Bedingung erf llt so wird dieses Dokument der FreiForm Erkennung zugef hrt Standardeinstellung Land W hlen Sie hier ein Land Vereinigtes K nigreich Deutschland Frankreich Australien oder S dafrika um die Leistung der FreiForm Erkennung zu verbessern Sollten keine L ndereinstellungen vorgenommen werden so pr ft die FreiForm alle M glichkeiten Falls nur Dokumente aus einem bestimmten
19. Zone duplizieren Indexfelder Anpassen Breite anpassen Keine Ergebnisse Originalgr e Dokumentenidentifikation Ergebnisse Neto USLI USt 16 00 Neto USt2 Ust Netto UStO Endbetrag 4 560 00 728 00 EUR 5 Zahlbar nach Erhalt ohne Abzug Baad Kons 225002 179 OLE 20 300 00 SAFT Coria OLIS DE 33 Goshina Dirie Spota Hana aod n Marn Dr Markus Bunea Baasha Fombuig Kingetagen hem Amtsgericht Ding HRG J142 Abbruch Das Men Sichern Normalerweise wird bei einem Funktionswechsel gefragt ob die Einstellungen gespeichert werden sollen Hier kann man dies auch direkt ansto en Die Vorlagen eines OCR Formulars werden beim Speichern in der Datenbank abgelegt also nicht als separate Datei auf der Festplatte OCR Formularerkennung Seite 274 FileDirector Enterprise Manager Bild ndern Soll eine Vorlage nachtr glich ge ndert werden so wird hier das Fenster aufgerufen das bereits bei der Erstellung einer neuen Vorlage verwendet wurde Hier kann dann dem Formular eine neue Vorlage hinterlegt werden amp Bild Info ber die Bild Info sind einige statistische Angaben zum Formular und einige Bildinformationen zur Vorlage abrufbar Anzahl der Zonen Anzahl der Feldzuordnungen Dateityp Breite in Pixel H he in Pixel Aufl sung X DPI Aufl sung Y DPI Farbtiefe Bits Unkomprimierte Gr e Komprimierte Gr e und Kompressionsrate des Bildes Hinweis Die Vorlage muss immer
20. lt FD_12341234 gt angegeben werden E Mail Betreff Soll in den sp teren Betreff individuelle Informationen zum Prozess stehen so muss hier auf die Platzhalter zur ckgegriffen werden Email Text Der Text der Email kann entweder in einfacher Textform oder in HTML Code geschrieben werden Wird ein HTML Code verwendet so ist auch die Konfiguration der Schrift m glich wie z B Schriftfarbe oder Fettschrift Im Inhalt des E Mail Textes k nnen folgende Platzhalter eingesetzt werden lt CabinetName gt F ge den Namen des Aktenschranks ein lt DocTypeName gt F ge den Namen des Dokumententyps ein lt Processname gt F ge den Namen des Prozesses ein lt StepName gt F ge den Namen des Prozessschritts ein Prozessmanagement Seite 232 FileDirector Enterprise Manager lt ProcessAction gt F ge den Prozessaktion ein lt FDWinCLinkUser gt Zeige Dokument im pers nlichen Ordner des installierten Clients an lt FDWebLinkUser gt Zeige Dokument im pers nlichen Ordner an lt FDWinCWebLinkUser gt Zeige Dokument im pers nlichen Ordner im WebtClient an lt FD_IMGEMBEDOOI1 gt Zeige Dokumentenseite 1 im HTML K rper an lt FD_XXXXXXXX gt Inhalt des definierten Indexfeldes Anhang zum WinClient Start Der Name des Attachments kann hier hinterlegt werden Test Wenn alle Einstellungen gemacht worden sind kann man ber Test eine Email generieren lassen um das Ergebnis zu berpr fen Neuer Prozess Selektieren Sie
21. m EJE Encryption Condition Subject AND Mail from OR Ropt to Subject Wail from Rept to Ab FileDirector 2 6 kann MailStore 2003 die eml Dateien auch aus einem Verzeichnis importieren Es muss dann kein SMTP Dienst mehr installiert sein Stellen sie einfach den Pickup Path im MailStore Konfigurationsprogramm ein F r Exchange 2007 und 2010 gibt es ein separates MailStore welches die E Mails vom Exchange Transport Service abgreift F r Exchange 2003 ist nach wie vor das alte MailStore erh ltlich welches nach wie vor den Microsoft SMTP Dienst zum archivieren der E Mails benutzt Damit die Mails in das Verzeichnis geschoben werden muss dieses Tool mindestens einmal aufgerufen werden Hier wird unter Mailstore path der Pfad f r die zu archivierenden eml Dateien angegeben Unter den verschiedenen Reitern k nnen folgende Filter f r die Mails gesetzt werden Subject Betreff Mail from Absender Rcpt to Empf nger Mit Add oder Remove werden zus tzliche Filter hinzugef gt bzw gel scht Als Standardeinstellung werden alle Mails in das Verzeichnis geschoben Standardeinstellung ist das Sternchen Nachdem die Konfiguration mit OK best tigt wurde wird im Verzeichnis Systemkonfiguration Seite 101 FileDirector Enterprise Manager Programme Dieter Spielberg DMS GmbHi FileDirector MailStore die Konfigurationsdatei DSDMS FileDirector MailStore xmi erzeugt Diese Datei wird auch
22. markiert so kann ber das Sternchen ein neuer Server f r die Replikation bekannt gemacht werden SHER AX 9 5 http ew2003en1 Ailedirector Beschreibung URL il Systemkonfiguration 23E2F 58841 CC944 BAAGF EADAI Replikations http Yew2003det sE Ju A8287 D6309 42744 61D58 B6C07 ew2003en Aktiv Replikati P 2 ME H Replikation 2 Benutzer und Gruppen E Client Konfiguration Allgernein Ereignisse 5 zeitplaner Y Codeless Connector on ID 2AE 2F 5B841 CC944 BEAA6F E 4041 Aktenschr nke S http ew2003debug1 Ailedirector Beschreibung Feplikations Zielserver fig Systemkonfiguration URL http ew2003debug1 filedirector Aktenschranke Eu Canea Integrierte Windows Authentifizierung fd erver Felder Name ew20llsdebugl 4fd server Dokumententypen EN 5 Scanprafile Ei Ej Wortauswahllsten wiederholen ODEC Yerknupfungen Inline E3 Stempel TE Speicherpool b T h Frozessmanagement ID F r die ID des Servers wird die Lizenznummer verwendet ndert sich die Lizenznummer so bleibt die ID trotzdem diejenige mit der der Server zuerst erkannt wurde Hinweis Andern Sie hier nie die ID da diese ID mit den replizierten Daten bertragen wird Beschreibung Hier kann eine Beschreibung f r den entsprechenden Server eingestellt werden so dass man z B den Originalserver vom Klon unterscheiden kann z B Originalserver und Zielserver URL
23. Aktion durchf hren soll Im Bereich Variabel gibt es zus tzlich die M glichkeit die Benutzer aus einer anderen Quelle zu beziehen als aus der fest vorgegebenen Benutzerliste Folgende Einstellungen k nnen hier noch gemacht werden Bearbeiter Der Bearbeiter ist der Benutzer der das Dokument mit der Option bernehmen bernommen hat Dieser kann bei jeder Aktion ein anderer Benutzer sein so dass Prozessmanagement Seite 247 FileDirector Enterprise Manager der Bearbeiter wechseln kann und erst bei der Bearbeitung im Prozess festgelegt wird Benutzer fragen Unter Variabel kann au er einem Feld auch die Option Benutzer fragen gew hlt werden In diesem Fall wird der Benutzer der das Dokument auf einem Schritt bearbeitet erst im WinClient gefragt an welche Benutzer das Dokument weitergeleitet werden soll Bei der Konfiguration k nnen hier mehrere Benutzer eingetragen werden Im WinClient wird eine Liste mit der Auswahl der Benutzer die hier ausgew hlt wurden Die Aktion wird im Schritt des Prozesses festgelegt Um die Liste der Benutzer zu ndern oder zu erg nzen kann man den Befehl Bearbeiten e verwenden Indexfeld Feld mit FileDirector Benutzernamen Ein Benutzer kann auch aus einem Indexfeld ermittelt werden Im Bereich Variabel kann ein Feld aus den vorhandenen Indexfeldern gew hlt werden Hier muss ein Feld ausgew hlt werden dass den Benutzer beinhaltet an den ein Dokument
24. Allgemein Einstellungen Aktenschrank FreiFom 000000 ml Bedingung Dokumententypi utschriften Indexfeld Gesamtbetrag 2 Lk Abbruch Systemkonfiguration Seite 80 FileDirector Enterprise Manager Zeitplaner zur Dokumenten Replikation 133 Replikation planen Allgemein zu der unten angegebenen Zeit wir eine Replikation I N lm durchgef hrt Beschreibung Replikation Ausfuhren auf Server ew 003er v Zektnterall Start Datum Zeit ederhole am 742008 20 00 FH E ndzeit 21 00 H Intervall 00 05 Mit diesem Zeitplaner wird die Replikation von Daten in einen FileDirector Server an einem anderen Standort angesto en Damit die Replikation startet muss eine Lizenz auf dem Server freigeschaltet sein auf dem der Zeitplaner gestartet werden soll Damit Daten repliziert werden k nnen muss die Verbindungseinstellung in den Eigenschaften des zu replizierenden Servers auf Online stehen siehe gt Replikationsverbindung erstellen Im Dialogfenster wird ein beschreibender Text eingegeben der sp ter in der Liste der Zeitplaner erscheint Wird der Zeitplaner aktiviert so startet der Dateilmport zu den angegebenen Intervallen Konfigurieren Sie im Bereich Zeitintervall zu welchem Datum und zu welcher Zeit der Zeitplaner starten und in welchen Zeitintervallen er aktiv werden soll Der Zeitplaner kann f r beliebige Ta
25. Automatisches Login verwendet aktuelles Windows Konto 22us22220s0snnennnnennnnnennnnennnnne 19 EIN LEIIUMS AEI SL SE a E ee ee ee ee 19 Mehrere Server mit einem Enterprise Manager verwalten ussscssesssesseesnsnsnesnnnnnennnnnnennnnnnn 19 Systemkonfiguration u 22 2200220002n00nnn0nnnnnnnnunnnnennnn LO EEEE ee ee en nee rer 20 ARN ES FSEIVET ZEIT oa nee 20 RED KO ee 28 Replikationsverbinaung erstellen messen 28 BENUTZER UN GUDE ee ner 31 Interne Flle Direct Or Bent zen ee ae 31 Gruppenzugeh rigkeit zuweisen ceessssssessnsnsnesnnnsnennnnnnennnnnnnnnnnnnnennnnsnensnnsnnnsnnssnnsnsnsnenssssnnnsnnnn 34 Einer Gruppe oder mehreren Gruppen einen einzelnen Benutzer hinzuf gen 34 Einer Gruppe mehrere Benutzer hinzuf gen zsss222000020ssnesnnnnnnennnnnnennnnnnensnnnnnnnnnnnnennnnnen 35 Window BENUTZER ee ee ee ee ereeeeete Keeihn 36 Einrichten von Benutzern als Windows Benutzer uessssssesssssssesnnnnnnnsnnnnnnsnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 36 FileDirector Gruppen und ihre Basisrechte 220s22220000200sneennnnnnennnnnnennnnnnennnnnnnennnnnnennennnnn 37 Alte Gruppen aus den Versionen FileDirector 1 X X 2220s2222000020nnnennnnnnennnnnnensnnnnnnnnnnnnennenennn 38 Zugangsstrukturen Reihenfolge des Lizenzverbrauchs 2222222200022seennnnennnnne nenne nennen 38 EISENSCHATL EN ee ee ee ehe 40 Systemkonten IMMpPor ere heeii ee ee een 41 A
26. Benutzer befinden als Lizenzen vorhanden sind Sind alle Lizenzen belegt muss sich erst ein Benutzer wieder ausloggen und eine Lizenz freigeben damit sich der n chste einloggen kann fd user named Lizenz User named fr her keine Entsprechung Mitglieder dieser Gruppe k nnen recherchieren und Dokumente ndern Sie k nnen aber keine Dokumente neu scannen und anlegen In diese Gruppe werden bestimmte Benutzer gesetzt die mit dem FileDirector arbeiten sollen und f r jeden Benutzer wird eine Lizenz reserviert In der Gruppe d rfen sich nur so viele Benutzer befinden wie Lizenzen vorhanden sind fd user Lizenz User concurrent fr her fd web user In dieser Gruppe werden Benutzer eingerichtet die nur recherchieren und vorhandene Dokumente ndern k nnen Ist ein Benutzer nur in dieser Gruppe kann er sich nur mit den Rechten zur Suche und ndern von Dokumenten mit dem Wintlient einloggen In dieser Gruppe k nnen mehr Benutzer eingetragen werden als Lizenzen vorhanden sind concurrent Sind alle Lizenzen belegt so muss sich erst ein Benutzer wieder ausloggen und eine Lizenz freigeben damit sich der n chste Benutzer einloggen kann Alte Gruppen aus den Versionen FileDirector 1 x x Die Gruppen aus den alten FileDirector Versionen k nnen in der neuen Version beibehalten werden Die Entsprechungen der Gruppennamen und Lizenzen hier nochmals in der bersicht Alte FileDirector Neue FileDirector Versionen 1 x x Vers
27. Das Hilfsmittel hierf r ist der Ablagesystem Designer Dieser erm glicht es Ihnen in wenigen Schritten ein Ablagesystem f r den WinClient bereitzustellen Vorbereitungen Zuerst sollten im Knoten Felder eine entsprechende Anzahl an Feldern als Wortauswahllisten angelegt werden die als Ebenen f r das Ablagesystem verwendet werden sollen Siehe gt Felder anlegen Designer starten i ber den Button Ablagesystem Designer im Men Wortauswahllisten erscheint ein Dialogfenster zum Erstellen eines Ablagesystems A blagesystem Designer Allgemein Dokumententyp Baumstruktur iv Zeige neue Knoteneintr ge Indesfeldebene 1 Indesfeldebene 2 Firma Abteilung a Firma B EI Abteilung B1 Ef Neuer Eintrag H Firma C EI Abteilung C1 Ef Neuer Eintrag 5 H Fima G H Abteilung Fi Ef Neuer Eintrag Ef Neuer Eintrag Ablagesystem Designer Seite 172 FileDirector Enterprise Manager Dokumententyp Hier wird der Dokumententyp eingestellt mit dem die Felder Wortauswahlliste verkn pft sind Unterhalb dieser Auswahl werden die Indexfeldebenen angegeben Die Indexfeldebenen richten sich nach der Sortierung der Felder im Dokumententyp Das Wortauswahlfeld welches dort an oberster Stelle ist bildet hier die erste Ebene Zeige neue Knoteneintr ge Hier kann man die Option Neuer Eintrag am Ende einer Wortauswahlliste ein oder ausschalten Laden Hier kann man zuvor abgespeicherte Ablagesys
28. Die URL stellt die Verbindung zum Zielserver her Hier muss die URL als http Ziel Servername filedirector oder http Ziel IP Adresse filedirector angegeben werden Hinweis Alternativ kann auch eine sichere Verbindung mit https konfiguriert werden Systemkonfiguration Seite 29 FileDirector Enterprise Manager Benutzer fd server Konto mit Name Passwort angeben Um den Zielserver erreichen zu k nnen muss das fd server Konto des Zielservers angegeben werden Befinden sich beide Server in der gleichen Dom ne und verwenden sie somit das gleiche fd server Konto so kann die Integrierte Windows Authentifizierung fd server angehakt werden Unterscheiden sich die Dom nen jedoch so muss ein Konto des Zielservers mit Zieldom ne fd server angegeben werden das Zugriff auf den FileDirector hat d h ein Konto das sich in der Gruppe fd admins oder fd scan fd scan named des Zielservers befindet und die Berechtigung hat Daten anzulegen Bei lokalen FileDirector Server Installationen ist die Zieldom ne der Servername Online Damit eine Verbindung hergestellt werden kann muss die Einstellung auf Online stehen Eine Replikation findet sp ter ber einen Zeitplaner statt Dieser kann nur Daten replizieren wenn die Verbindung Online ist Ist sie offline so k nnen auch replizierte Daten eines anderen Servers nicht ausgecheckt und ge ndert werden Ist die Verbindung Online so werden die Daten auf dem Originals
29. Diese k nnen jederzeit erweitert ver ndert oder gel scht werden Felder werden global angelegt Sie k nnen gleichzeitig verschiedenen Dokumententypen zugewiesen werden was eine bergreifende Suche ber mehrere Dokumententypen erm glicht Neues Feld anlegen Selektieren Sie im linken Fenster des FileDirector Enterprise Managers die Rubrik Felder im Aktenschrank Legen Sie mit dem gelben Sternchen ein neues Feld an Allgemein Im Reiter Allgemein werden ein Name und ein das Feld beschreibender Text eingegeben sowie die Feldl nge und der erlaubte Inhalt spezifiziert Suche beschleunigen Mit der Option Suche beschleunigen wird in der Datenbank ein Schl ssel auf ein Indexfeld gesetzt So kann eine Suche bei h ufig verwendeten Feldern schnellere Ergebnisse erzielen Allerdings sollte man nicht alle Felder mit diesem Index versehen da die Datenbank dadurch vergr ert wird Felder Seite 140 FileDirector Enterprise Manager Allgemein Erweiterte Einstellungen Eingabemaske Filter _ Ein Indesfeld wird zur Speicherung won Indesinformationen zu ABC einem Dokument verwendet Einstellungen Anzeigename Abteilung L nge Beinhaltet Inhalte erweitert Beschreibung Suche beschleunigen F wWwortauswahlliste Name Abteilung Fur das Ablagesvstern verwenden Manuelle Eingaben zulassen Erlaube Mehrfachauswahl ID FABEASEL Alle Zeichen Wird ein Feld angegeben das alle Zeichen be
30. FD Filebirector Archivelink AO A Systemkonfiguration Seite 120 FileDirector Enterprise Manager Anwendungsserver und Systemnummer F r die genaue Einstellung im SAP System setzen Sie sich bitte mit Ihrem SAP Berater in Verbindung Systemkonfiguration Seite 121 FileDirector Enterprise Manager Aktenschr nke Aktenschrank erstellen Mit Klick auf den Button Neu wird ein Dialogfenster zum Anlegen eines neuen Aktenschranks ge ffnet Der Bereich Aktenschr nke muss im linken Teil des FileDirector Enterprise Manager Fensters selektiert sein Hinweis In Ausnahmef llen kann es vorkommen dass ein Aktenschrank mit einer ganz bestimmten vordefinierten ID ben tigt wird Um dies zu erreichen kann der Enterprise Manager mit dem folgenden Startparameter gestartet werden NewCabID 3D104E6C wobei dann 3DT0O4E6C die ID w re die bei der ersten Erstellung eines Aktenschrankes verwendet w rde Aktenschr nke Seite 122 FileDirector Enterprise Manager Eigenschaften Allgemein Konfiguration Aktenschrank Company Allgemein Sicherheit Replikation Ein Aktenschrank ist de Speichereinheit f r alle Arten won Dokumenten in FileDirector Einstellungen Hame Company Beschreibung Speicherort Das unten angezeigte Bild wird in der Stegerleiste des Winllients zum Aktenschrank angezeigt Wenn kein Bild definiert wurde wird das Standardbild verwendet XeSpielberg ID FO_ESSSETAH uf Abbruc
31. Friority Application 20000 Eschange Mtis Store Driver E schange MtfsCrw 26001 FileDirector Mails tore D50 MS FileDirector Wail Mails tore Werden die Daten ber den SMTP Server abgegriffen so k nnen verschiedene Programme zum Einsatz kommen die unterschiedliche Events ausl sen So kann z B ein Virenscanner oder Spamfilter ebenfalls auf die Mails im SMTP zugreifen Damit nur gefilterte E Mails archiviert werden muss man die Priorit t des MailStore Events so setzen dass es erst nach den Events von Spamfiltern oder Virenscannern ausgef hrt wird Unter dem Reiter Priority kann die Priorit t der aktiven Events auf dem SMTP Server aufgelistet werden Wenn die Einstellung SMTP event priority ge ndert wird so kann die Startfolge f r das MailStore Programm ge ndert werden Hinweis Wird die Priorit t ge ndert so wird diese Einstellung ebenfalls in der Datei DSDMS FileDirector MailStore xmi gespeichert Um die Anderungen zu bernehmen muss der Dienst FileDirector MailStore Service neu gestartet werden Archivieren interner E Mails Alle zu archivierenden Emails m ssen ber den Windows SMTP Server laufen Interne Emails laufen nicht ber den SMTP Server sondern verbleiben nur innerhalb des Exchange Servers Eine Archivierung interner Emails ist eigentlich un blich Es l sst sich aber realisieren wenn f r alle Exchange Benutzer eine weitere SMTP Adresse eingerichtet wird die au erhalb d
32. Hamburg da der Name Peter nicht eindeutig zugewiesen werden kann Hier sollte der ODBC Link also nur Feldern zugewiesen werden die einen eindeutigen Datensatz zur ckliefern k nnen Felder Seite 151 FileDirector Enterprise Manager Eingabemaske Bei Auswahl Eingabemaske k nnen Sie die m glichen Indexeintr ge durch eine Maske begrenzen Dabei kann zwischen einer einfachen Maske und einem regul ren Maskentyp gew hlt werden Um eine Maske einstellen zu k nnen muss in den allgemeinen Einstellungen des Feldes der Inhaltstyp kundenspezifische Maske ausgew hlt sein Allgemein Erweiterte Einstellungen Eingabemaske Filter 96 36 Eine Eingabemaske kann helfen ungultige Eingaben zu Minimieren Maskentyp Einfach Eingabemaske D 00004 Testfeld ber den Button l sst sich ein bersichtsfenster der g ltigen Markierungszeichen aufrufen In diesem bersichtsfenster wird ein Abschnitt zu den einfachen Masken und zu den regul ren Masken dargestellt W hlen Sie Einfach so sind die zu verwendeten Beschreibungen im Bereich g ltige Zeichen f r einfache Masken zu verwenden Ist der Maskentyp auf Regular eingestellt so werden die Zeichen aus dem Bereich Markierungszeichen regul re Maske verwendet Das Testfeld erm glicht eine Kontrolleingabe um zu testen ob die Maske die richtigen Zeichen zul sst Felder Seite 152 FileDirector Enterprise Manager G ltige Markierungszeiche
33. Off werden die Mails wie in den fr heren Versionen als msg Datei archiviert wie sie entsprechend von Outlook erzeugt wird Dateiname mit oder ohne Erweiterung Wird ber senden an oder drag amp drop aus dem Windows Explorer archiviert dann wird in das Feld der Dateiname mit max 255 Zeichen bernommen Dateierstellung Zeit Letzte Datei nderung Letzter Dateizugriff Das Format dieses Feldes ist ein Datumsfeld Hier werden die entsprechenden Eigenschaften einer Datei bernommen Zur Information wird rechts unten die eindeutige ID Nummer dieses Feldes im Aktenschrank angegeben Felder Seite 144 FileDirector Enterprise Manager Erweiterte Einstellungen Im Reiter Erweiterte Einstellungen werden Attribute f r das Feld vergeben Ein Feldattribut hilft bei der Indizierung durch automatische Aktionen verhindert Fehleingaben oder bestimmt was bei doppelt auftretendem Index geschehen soll l Neues Feld erstellen Ah Erweiterte Attribute beschleunigen das Indizieren und minimieren fehlerhafte Eingaben Feldattnbute Automatische Aktionen Setzt Systerndatum n Tage ka Anzahl der Tage a B Aktueller Z hlmert Frufung Inhalt Leer nicht erlaubt w Aktion bei dappeltem Index Anh ngen nach Best tigung a Feld Schutz Overlay nur Hemos ODBC Yerknupfung Hame Automatische Aktionen Keine Ist die Option Keine im Feld als automatische Aktion eingestellt so werden die eingetrag
34. Zum Test kann hier eine Datei ausgew hlt werden die sp ter importiert werden soll Dies kann z B eine vom VNP erzeugte Datei sein die zum Test erstellt wurde Hinweis Beachten Sie dass hier die Umrechnung der Formate und das Zusammenf gen des Bildes getestet wird Eine gr ere Abweichung der dpi Zahl von Overlay und endg ltigen Daten kann einen erheblichen Rechenaufwand und Qualit tsverlust bedeuten Auch kann dadurch die ben tigte Menge an Arbeitsspeicher erheblich ansteigen Zu PDF A konvertieren PDF A ist ein als ISO Norm verabschiedeter Standard zur Verwendung von PDF f r die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente Mit dieser Option werden die importierten Daten automatisch beim Einchecken in den Speicherpool in das PDF A Format konvertiert Errors Werden w hrend des Datei Importes einzelne Dokumente nicht erkannt so werden sie in ein Verzeichnis Errors geschoben und mit einem Datumstempel versehen N here Hinweise zum fehlgeschlagenen Import k nnen Sie evtl dem Protokoll im Enterprise Manager oder der Windows Ereignisanzeige f r OCR unter Applikation entnehmen Systemkonfiguration Seite 87 FileDirector Enterprise Manager Index Import Zeitplaner 3 Edit an index import process Allgemein Inden Import zu der unten angegebenen Zeit wird ein Indes Import ausgef hrt Beschreibung Index Import Ausfuhren auf Server Beliebig Aktivere Zeitplaner Status Leerlauf
35. ber den Button Neu ffnet sich ein Dialogfenster zur Eingabe eines neuen Wortes f r die Liste Wort ndern Worauss ahl BE Worteigenschaften andern Einstellungen Name Manibrief Krzel mb mar Beschreibung Erweiterte Einstellungen Verkn pfe Feld mit Liste Geben Sie im Bereich Einstellungen unter Namen den Text ein der sp ter im Indexfeld erscheinen soll Uber die K rzel k nnen die Eintr ge im WinClient schneller eingegeben werden K rzel Wenn mehrere K rzel f r einen Eintrag verwendet werden sollen so geben Sie diese im Feld K rzel jeweils durch ein Semikolon getrennt ein Wurde ein Tastenk rzel bereits f r ein anderes Wort vergeben so erscheint eine Hinweismeldung Tastenk rzel und Wortnamen d rfen nicht doppelt vergeben werden wobei hier nicht zwischen Gro und Kleinschreibung unterschieden wird Wortauswahllisten Seite 206 FileDirector Enterprise Manager Hinweis Leerzeichen werden als Teil der Abk rzung interpretiert Wird eine Beschreibung eingegeben erscheint sie in der bersicht der Wortauswahllisten des Enterprise Managers Im Bereich Erweiterte Einstellungen k nnen verkn pfte Listen eingerichtet werden wobei die Felder und Listen zur Auswahl zun chst eingerichtet werden m ssen Siehe gt Listen verkn pfen Import Schlagworte aus Datei Aufbau der Textdatei Die Textdatei setzt sich aus den Feldern Name K rzel und Beschreibung zusammen wobei man eine
36. das Wort RECHNUNG ber dieses Wort wird das Dokument eindeutig erkannt und das Formular kann zugeordnet werden Der Text der erkannt werden soll wird bei der Einrichtung nicht manuell eingetragen sondern ber einen Doppelklick auf die Zone automatisch erkannt Bei einem Erkennungstest ber Identifikations Ergebnisse anzeigen kann der Text nur entweder erkannt oder nicht erkannt werden d h als Erkennungswert wird ein prozentualer Wert von 0 oder 100 angezeigt Text an beliebiger Stelle der Zone finden Ist diese Option markiert so reicht es aus wenn der Text der im Textelement definiert ist irgendwo in der Zone zu finden ist die als Identifikationsmerkmal eingerichtet wurde Wird diese Zone zus tzlich einem Indexfeld zugeordnet so wird der gelesene Inhalt aber genauso behandelt wie der einer normalen Zone und muss ggf mit den Anpassungsoptionen bearbeitet werden k rzen ersetzen etc Identifikationsergebnisse optimieren mit lt RegEx gt F r das Identifikationsmerkmal in der OCR k nnen jetzt ab der FileDirector Enterprise Manager Version 1 5 2 10 regul re Ausdr cke als Filterung verwendet werden Somit kann eine ungenaue Erkennung z B bei Nadeldruck optimiert werden Dazu wird in der Zone der Identifikation lt RegEx gt vorangestellt Beispiel Page 1 De 2 wird manchmal als Pa3e De 2 erkannt Hier ist das g nicht eindeutig von der OCR erkennbar Um das Identifikationsme
37. dass bestimmte Gruppen von Benutzern die gleichen Men einstellungen verwenden Markieren Sie den Zweig Client Konfiguration und erstellen Sie ber Neu ein neues Layout Allgemein Auf dem Reiter Allgemein geben Sie den Namen und die Beschreibung f r die Clientkonfiguration ein Uber Hinzuf gen k nnen die Benutzer und Gruppen ausgew hlt werden die dieses Layout verwenden sollen Alle in den eingetragenen Gruppen befindlichen Benutzer erhalten bei Verwendung des Wintlients diese vordefinierte Konfiguration E Client Konfiguration x Allgemein Einstellungen Anordnung Upload Zeitplaner Web Server Hier konnen Sie f r den Client Bildschirmanordnungen sowie Optionen einstellen und sie Benutzergruppen zuordnen Hame Layout Beschreibung User Layout and Settings weise diese Konfiguration den folgenden Gruppen zu allstand ger Name Hame Beschreibung fi fd user Support fd user Member of this group have access to FileDirector data Abbruch Systemkonfiguration Seite 44 FileDirector Enterprise Manager Hinweis Befindet sich ein Benutzer in mehreren Gruppen so wird die erste Konfiguration verwendet die gefunden wird Achten Sie daher auf eine eindeutige Gruppenzugeh rigkeit der Benutzer Anordnung Im Reiter Anordnung kann die Ansicht der Men s angepasst werden Die Anpassung der Men s kann wie bei g ngigen Windows Anwendungen konfiguriert werden Jede Schaltfl che hat ein Pulldown Men das Sie
38. den angegebenen Aktenschrank ein F r jeden Aktenschrank kann ein eigener Zeitplaner und ein separates Verzeichnis angegeben werden Systemkonfiguration Seite 77 FileDirector Enterprise Manager Die folgenden Einstellungen k nnen f r das Protokoll konfiguriert werden 0 Byte Dateien als Fehler behandeln Ist diese Option angekreuzt so werden alle Dateien mit 0 Byte in das Protokoll geschrieben Beachten Sie dabei dass dies Dokumente sind die richtigerweise keine Seite beinhalten und nicht etwa Dokumente sind deren Seiten nicht im Files Verzeichnis korrekt abgelegt wurden Nur neue Dokumente pr fen Mit dieser Option werden alle neuen Dokumente auf Integrit t gepr ft Diese Einstellung beinhaltet eine Pr fung der Angaben der zum Dokument geh rigen XML Datei und den abgelegten Seiten im Files Verzeichnis Neue Dokumente sind die Dokumente die auf dem Server angelegt wurden seit der Zeitplaner zuletzt gestartet wurde Hinweis Ist diese Option nicht markiert so werden alle Dokumente durchlaufen Dies kann je nach Datenmenge eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen und sollte aus Performancegr nden zu einer Zeit stattfinden in der eine Belastung des Servers keine nachteiligen Auswirkungen hat Die Einstellung einer kompletten Pr fung sollte keine Standardeinstellung sein die in einem regelm igen Zeitintervall durchgef hrt wird Gel schte Dokumente pr fen Werden gel schte Dateien gepr ft so werden alle Dokume
39. hlen Sie im Kontextmen der rechten Maustaste des Knotens Volltext Katalog die Option Neuer Volltext Katalog Benennen Sie den Katalog in diesem Beispiel FileDirector und best tigen Sie mit OK Systemkonfiguration Seite 66 FileDirector Enterprise Manager I Text Catalog FD_687F0972 SS Script 4 Help Fulltest catalog name Fie Director Optiang I Set as default catalog Accent sensitivity Sensitive i Insensitive WIN JZASIZONHNX Connection WIN JZASIZ0ONVH N Administrata 4 View connection properties Der Katalog ist nun erfolgreich erstellt worden Br Microsoft SQL Server Management Studio Fie Edit View Tools Window Community He Ti New Query L 7A 5 o l G l g ag Object Explorer Connect 4 S m 7 RA A WIN JZ4SIZOWHNX SQL Server 10 0 1600 WIN QJ Databases System Databases Q Database Snapshots EI J FD_637F0372 E Database Diagrams C Tables Q views Q Synonyms Q Programmability 3 Service Broker 3 Storage Ser ul Text Catalogs Peg FileDirector Nachdem der Volltext Katalog erstellt wurde muss noch der Index definiert werden Systemkonfiguration Seite 67 FileDirector Enterprise Manager W hlen Sie die Datenbank Ihres Aktenschrankes und w hlen Sie die Tabelle dbo FD_Images und ffnen Sie das Kontextmen der rechten Maustaste und w hlen Sie Volltext Index gt Volltext Index definieren Ba Microsoft SQL Serv
40. rfen den Software Code nicht dekompilieren zur ckentwickeln zerlegen oder anderweitig auf eine f r den Menschen erkennbare Form reduzieren Sie d rfen die Software oder die Dokumentation nicht ndern anpassen bersetzen vermieten verpachten oder verleihen oder Derivate auf der Grundlage der Software oder Dokumentation herstellen EIGENTUM UND URHEBERRECHT Spielberg Microsoft Stellent Microplex ScanSoft DevExpress und Pixel behalten sich alle Rechte bez glich ihrer jeweiligen Software Module der Software sowie der Dokumentation vor Software und Dokumentation sind urheberrechtlich gesch tzt Die Anfertigung nicht genehmigter Kopien von der Software einschlie lich Teilen hiervon bzw von der Dokumentation ist ausdr cklich verboten EXPORTKONTROLLE Sie erkl ren sich damit einverstanden dass die Software und die Dokumentation nicht in ein Land versandt bertragen oder exportiert wird bzw in irgendeiner anderen Form zur Anwendung kommt die nach dem Export Kontrollgesetz der Vereinigten Staaten bzw anderen geltenden Gesetzen zur Exportkontrolle durch Exportbeschr nkungen oder bestimmungen der beteiligten L nder verboten sind FileDirector Enterprise Manager SUPPORT UND UPDATES Spielberg oder mit Spielberg verbundene Unternehmen deren Distributoren und H ndler sind nicht daf r zust ndig Ihnen die Verwendung der Software und der Dokumentation zu erm glichen bzw hierbei Unterst tzung zu leisten ausgenommen in
41. 47 FileDirector Enterprise Manager m Client Konfiguration _ Erlaube nderungen auf dem Client Erlaube offline zu arbeiten Allgemein Diverses Benachrichtigung Cache Drucken ffne zuletzt verwendeten Aktenschrank Losche neue Dokumente nach Einchecken L sche reyidierte Dokumente nach Einchecken Lokale Dokumente nach Senden auf Prozess l scher Lokales Dokument lascher nach Auschecken zur cksetzen Nicht von der Trefferliste entfernen Auto Einchecken neuer Dokumente Auto Einchecken neuer Dokumente nach Indexanderung Auto Einchecken archivierter Dokumente nach Index nderung Bei Frogrammende an Enchecken von neuen Dokumenten ennnem Bei Fragrammende an Einchecken von Dokumenten erinnern Integrit t van unsignierten Dokumenten prufen Warnung bevor ein Dokument ohne Seiten eingecheckt wird Warnung wenn ein Dokument ohne Seiten angezeigt werden soll m NNNMNN NN N Warnung wenn eine Anmerkungs nderung ein Auschecken bewirkt Sprache HB Windows definiert v MAL Liste loschen Abbruch Upload Zeitplaner Mit dem Upload Zeitplaner k nnen automatisch neue und ausgecheckte Dokumente von Benutzern eingecheckt werden In der Clientkonfiguration wird festgelegt f r welche Gruppen oder Benutzer diese Einstellung gelten soll Man kann Feldinhalte als Bedingung festlegen die erf llt sein m ssen damit ein automatisches Einchecken auf den Clients f r die konfigurierten Benutzer bzw Gruppen erfolgt E
42. Bearbeiten dieses Feld ausgef llt wird so wird eine Suche in der ODBC Datenbank ausgef hrt Werden die zu dem Feldinhalt zugeh rigen Indexdaten in anderen Feldern gefunden so werden diese bei der Indizierung im WinClient automatisch ausgef llt Eine solche Zuordnung erm glicht eine schnelle Indizierung mehrerer Felder im Wintlient die eindeutig zusammengeh ren Dies kann z B eine Kundennummer sein zu der eine eindeutige Adresse geh rt die in der ODBC Datenquelle zur Verf gung gestellt wird Hinweis Im Feld kann nur eine ODBC Quelle ausgew hlt werden wenn es in einer ODBC Zuordnung konfiguriert wurde Ist es keinem Feld in einer ODBC Verkn pfung zugewiesen so steht die Auswahl nicht zur Verf gung Felder Seite 150 FileDirector Enterprise Manager Ist der gleiche ODBC Link mehreren Feldern zugewiesen worden so findet bei der Eingabe des Indexes von jedem dieser Felder eine Suche nach erg nzenden Feldinhalten statt Allerdings muss die Datenstruktur f r jedes Feld in der ODBC Quelle eindeutig sein da ansonsten falsche Ergebnisse die Folge sein k nnen Beispiel ODBC Tabelle Kundennummer Name Stadt ODBC Link im Feld ODBC Link im Feld Nur in ODBC Konfiguration Wird nun im WinClient im Feld Kundennummer 200 eingegeben so wird der richtige Datensatz 200 Peter Duisburg angezeigt Wird aber im Feld Name Peter angegeben so wird immer der erste gefundene Datensatz angezeigt 100 Peter
43. Einstellung der Filter auch zu schlechteren Ergebnisse f hren kann OCR Formularerkennung Seite 280 FileDirector Enterprise Manager Zoneninhalt Ist eine Zone aufgezogen worden so kann zun chst der Inhalt der Zone definiert werden Eine Zone kann nur einen Inhaltstyp beinhalten aber der Inhalt einer Zone kann mehreren Indexfeldern zugewiesen werden Inhaltstypen OCR Formular Mame Dokumententyp Document Manage oneneinztelungen i Rauschen entfernen 1 m Bildverbesserung Rauschen entfernen 1 a Zoneninhalt Automatisch m Indexfeld Inhaltstyp Automatisch x Dokumenten Identifikd Inhaltsoptianen Automatisch O Grafisches Element Erlaubte Zeichen Omnifant a S Kadeldrucker Textelement Kal gt 4 Madeldrucker Ea arkierung nic u A _ Test an beliebiger Ste gesetzt Punktdigitale zahlen Barcode Typ Balkendigitale zahlen Setze Feld OCR A bez Barcode Einstellungen ecp g 1 Barcode Schwellwert MICR E 136 M pa Anker Text MICR MC 119 Asiatisch Asiatisch vertikal Markierung OMU Barcode Positionsunabh ngiger Barcode Automatisch Diese Einstellung versucht die entsprechenden Inhaltstypen au er Barcode und OMR automatisch zu erkennen Wenn die Zeichen hierbei nicht erkannt werden z B bei Nadeldruck so sollte man die eingeschr nkten speziellen Typen w hlen Omnifont Diese Einstellung erkennt gedruckten Text bzw Text von Las
44. Einstellungen sollten so vorgenommen werden dass nur das protokolliert wird was auch wirklich ben tigt wird Server Konfiguration Aktivit tenreport A Einstellungen g Server f Sitzungen Eea Aktivit ten Server Frozessmanagement Start start Ende Ende Aktwit ten Aktit ten K onfigurations nderungen Frotok olliere jeden Ereignistyp Frotok alliere jeden Ereigristyp zeitplaner Start _ Ende Aktmitaten Protokolliere jeden Ereignistyp Im Reiter Server k nnen Sie die zu protokollierenden Ereignisse getrennt f r den FileDirector Server das Prozessmanagement und die Zeitplaner festlegen Selektieren Sie die entsprechenden Boxen Die zugrunde liegenden Ereignistypen sind dabei unter dem Reiter Einstellungen festgelegt worden Informationen Warnungen Fehler Wenn Sie Protokolliere jeden Ereignistyp aktivieren werden unabh ngig davon Informationen Fehler und Warnungen in diesem Bereich protokolliert Systemkonfiguration Seite 53 FileDirector Enterprise Manager Sitzungen Konfiguration Aktivit tenreport 4 Seren amp Sitzungen E Aktivit ten Sitzung Start Ende Aktvitaten Frotok alliere jeden Ereignistyp Abbruch Im Reiter Sitzungen w hlen Sie die pro Sitzung zu protokollierenden Ereignisse aus Die zugrunde liegenden Ereignistypen sind dabei unter dem Reiter Einstellungen festgelegt worden Wenn Sie Protokolliere jeden Ereignistyp aktivieren werden unabh ngig davon alle Ereignistypen
45. Intervall 00 05 Im Dialogfenster wird ein beschreibender Text eingegeben der sp ter in der Liste der Zeitplaner erscheint Wird der Zeitplaner aktiviert so startet die Pr fung der Daten zu den angegebenen Intervallen Systemkonfiguration Seite 76 FileDirector Enterprise Manager Konfigurieren Sie im Bereich Zeitintervall zu welchem Datum und zu welcher Zeit der Zeitplaner starten und in welchen Zeitintervallen er aktiv werden soll Er kann f r beliebige Tage der Woche aktiviert werden Ausf hren auf Server Die Option Ausf hren auf Server erm glicht es den Zeitplaner auf einem anderen Server ausf hren zu lassen damit dadurch die Last verteilt wird Zeiteinstellung und Aktivierung Siehe gt Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner Beachten Sie dass die Protokolldatei im angegebenen Zeitintervall immer mit einem erneuten Zeitstempel abgelegt wird und das Protokollverzeichnis von Zeit zu Zeit manuell bereinigt werden sollte Es ist daher anzuraten das Zeitintervall nicht zu klein einzustellen 23 Integrit tspr fungs Prozess ndern Allgemein Integrit tspr fung Aktenschr nke Test F568584F ne Speicherort Log D ater D ntegritat_ Log m W D Byte Dateien als Fehler behandeln Nur neue Dokumente pr fen Gel schte Dateien pr fen Geben Sie den Aktenschrank an dessen Daten im Verzeichnis filedirector data auf Integrit t gepr ft werden sollen Geben Sie den Speicherort der Log Datei f r
46. Land eingelesen werden so ist die Landeswahl aus Performance und Erkennungsgr nden zu empfehlen Erkennungstyp Dies sind die internen Erkennungstypen der FreiForm Erkennung Hier stehen Gutschrift Lieferschein und Rechnung zur Auswahl Zieldokumententyp W hlen Sie f r jeden Erkennungstyp einen Dokumententyp indem ein erkanntes Dokument abgelegt werden soll und weisen Sie die Indexfelder des Dokumententyps den Erkennungsfeldern der FreiForm Erkennung zu Validieren Ist der Haken f r einen Index gesetzt so muss der erkannte Wert berpr ft worden sein Dies geschieht entweder durch einen Abgleich mit Eintr gen welche in einer Datenbank vorhanden sind oder durch die Gegenrechnung der erkannten Werte Ist der Wert nicht validierbar muss er von einem Benutzer best tigt oder korrigiert werden Dies geschieht in der Nacherfassung des WinClients Feld hinzuf gen Hier k nnen Felder zur FreiForm Erkennung hinzugef gt werden die dann mit der Lernfunktion antrainiert werden k nnen Felder die trainiert werden m ssen mit dem Haken validieren eingestellt werden Nachdem das Feld erfolgreich trainiert wurde kann der Haken in der Spalte validieren wieder entfernt werden Sollte der Haken nicht entfernt werden so werden diese Dokumente dem Benutzer weiterhin zum Anlernen Validieren vorgelegt Hinweis Es ist ausreichend den Firmennamen des Lieferanten zu validieren da gleichzeitig die vollst ndige Adresse mit d
47. Legen Sie ein Feld an das Wortliste als Eigenschaft hat Als Wortauswahlliste geben Sie nun die Wortliste an die mit der ODBC Verkn pfung hinterlegt ist Mischen von festen und dynamischen Eintr gen Die mit der ODBC Verkn pfung hinterlegte Wortliste kann auch um feste Worteintr ge erg nzt werden die im FileDirector wie blich eingetragen werden k nnen Bei der Anzeige der Eintr ge im WinClient werden dann zun chst die festen Eintr ge und danach die dynamischen Eintr ge angezeigt Wortauswahllisten Seite 212 FileDirector Enterprise Manager Dynamische Wortlisten ODBC und normale ODBC Verkn pfungen Wird eine Wortliste ber eine ODBC Verkn pfung gef llt so kann trotzdem noch eine Verkn pfung zu einer anderen ODBC Liste hergestellt werden Diese wird dann wie die normale Konfiguration ber Feld gt Eigenschaften Reiter Erweiterte Einstellungen gt ODBC Verkn pfung eingetragen Das F llen des Feldes kann beispielsweise so ablaufen K rzel wird in das Feld eingetragen Wort wird automatisch aus der ODBC Tabelle der Wortliste erg nzt Das erg nzte Wort wird in einer anderen ODBC Tabelle gefunden und mit diesem werden dann entsprechend der normalen ODBC F llmethode weitere Felder ausgef llt Hinweis Diese Einstellungen m ssen sehr sorgf ltig durchgef hrt werden um eine korrekte Konfiguration zu gew hrleisten Wortauswahllisten Seite 213 FileDirector Enterprise Manager Stempel Dokumen
48. Passwort ODBC Verkn pfungen Seite 202 FileDirector Enterprise Manager e Hier muss eine g ltige Benutzerkennung f r die Oracle Datenbank eingetragen werden Diese Person muss ber die Zugriffsrechte eines Datenbankeigent mers verf gen e Die Aktenschr nke des FileDirectors werden mit ihren ID Namen unter der Rubrik Schema in Oracle abgelegt Zu jedem Aktenschranknamen wird gleichzeitig ein Benutzer mit dem Namen der Aktenschrank ID erzeugt der Datenbankeigent mer ist Daher kann in der Standardeinstellung dieser Benutzer verwendet werden um ber den ODBC Treiber auf die Datenbank zuzugreifen e Als UserlD muss nun der berechtigte Benutzer und das Passwort eingetragen werden Beispiel AktenschrankID FD_DA15DA61 Passwort des Benutzers FD_DA15DA61 Kennwort Einstellung f r das Passwort im Oracle Enterprise Manager gt Sicherheit Benutzer gt FD_DA15DA61 Kennwort setzen UserlD FD_DA15DA61 Kennwort In diesem Beispiel wurde eine Tabelle manuell in einer Aktenschrank Datenbank f r diesen Zweck angelegt Ist die Tabelle in einer eigenen Datenbank so muss das Kennwort nat rlich f r diese eingerichtet werden 6 Testen Sie die Verbindung und Beenden Sie die Einrichtung mit wenn die Verbindung erfolgreich war Nun k nnen Sie wie zuvor beschrieben im FileDirector Enterprise Manager den ODBC Link einrichten ODBC Quelle ODBC Quellenname ODBC Tabelle Tabellenname angeben Ist die ODBC Verbindung
49. Quelle d rfen folgende Zeichen nicht vorkommen Leerzeichen lt gt ODBC Quelle im Windows einrichten Um die Datenquelle zu verkn pfen w hlen Sie auf dem FileDirector Server Start gt Systemsteuerung gt Verwaltung gt Datenquellen ODBC und selektieren Sie das Tab System DSN Klicken Sie auf Hinzuf gen und w hlen Sie die Art der Datenquelle aus hier am Beispiel einer Access Datenbank und klicken Sie auf fertigstellen Jetzt kann die Datenbankdatei ausgew hlt werden ODBC Verkn pfungen Seite 197 FileDirector Enterprise Manager on ax User DSN System DSN File DSH Drivers Tracing Connection Fooling About System Data Sources Add LocalSerser SOL Server Remove Create New Data Source Driver do Microsoft Access mdb Driver do Microsoft dBase db 4 Datenguellenname FileDirector ODEC DE Beschreibung Anbindung an Access Datenbank Abbrechen Datenbank Datenbank C AODBC Ydb1 mdb Hilfe 3 Erstellen Repareren komprimieren Erweitert M 5ystemdatenbank Keine Datenbank Optionen gt gt F r andere Arten von Datenquellen z B eine SQL Datenbank w hlen Sie den entsprechenden Typ aus und stellen Sie die f r den Zugriff ben tigten Optionen ein Stellen Sie sicher dass der Benutzer fd server Zugriffsrechte auf die ODBC Quelle besitzt sofern ein Treiber verwendet wird der keine
50. Rec seen ee een ee ee 291 Pror y POS ea E IUSHIEEREURTERESENESSTEREUEUPERH DERIEIFEHEURENNBERREEREEREENEERN 291 ERWEILEFLE Eins te UND ed E ee 292 Folgeseiten und Endseiten konfigurieren s 2222000200000nnnnnnennnnnnennnnnnennnnnnnnsnnnsnennnnsnensnnnn 292 Benutze Barcode als Stapelanfang Stapelende 00000022000200ennneneeeeeeeennnnnnnnnnnnnnnnnenn 293 Leere Zonen Als leer behande Mennenes ee ee ee 293 Benutzerdennie rne 2 IC He Nee see ee ee lese 293 Setze Feld au folgenden Wert anne ee 294 er T e E e E T E E A A E E 294 Erk enn ng testen Zuordnung pr fen euere 295 KON ENFAL ONE E ee 295 VOE aE EEHEEN ELF EERCERNEREU NEBEN EEE IERAUENSERTHE NE ERFR NGTESEHEEEIEIFEIIERLENGEERSHERREUER 297 DER Paramieter in FON ee EE E E 297 Deaktivieren eines OCR Formulars ee een ee ee 298 Ablaut d r Formularen iChtUNE een een 298 Forma 162 e E er EE A E E E 298 Manuelles Scannen mit dem WinClient sessessessssssssesseessssesressesresrssrsrrsrreresrrereereereereereseeesee 299 Automatische Formu larerkennUng sssusa sisne 299 Fristensteuerung 0u0 2002000000000nnn0nanunannnnnnnnunanunannnnnnnnnnn O Fristensteuierung einstellen un nein 300 Datum Dasler LAUT ante ee ee nr 300 PS ee ee E ee 300 Start AblAaufaklioniessscesssssneseisiaesesnne nee teren ee een 300 Fiskalisches Jahr anwenden eier 303 Alle mit einem Sternchen versehenen Optionen sind NICHT in der SBE Small Business Edition Vers
51. Rechtevergabe auf Aktenschrankebene erfolgen da zun chst gew hrleistet sein muss dass der Benutzer den Aktenschrank sieht und mit ihm arbeiten kann Auf Dokumententypebene kann danach eine Einschr nkung der Rechte erfolgen Um Rechte einzuschr nken gen gt es nicht den Haken nur zu entfernen er muss explizit auf Verweigern eingestellt werden Die Eigenschaften der Rechte sind hnlich der Rechte auf Aktenschrankebene Dokumententypen Seite 166 FileDirector Enterprise Manager Siehe gt Rechte auf Aktenschrankebene Rechte auf Dokumentenebene vergeben Wird f r einen Benutzer der Vollzugriff im Dokumententyp zugelassen so kann dieser im WinClient auch direkt Rechte f r ein einzelnes Dokument vergeben Siehe Benutzerhandbuch WinClient Rechte auf Dokumentenebene Vollzugriff Vollzugriff erlaubt es dem Benutzer Rechte zu vergeben man sollte darauf achten dass der fd admin im Normalfall immer diese Rechte haben sollte Verweigert man dem fd admin dieses Recht so kann er selbst keine Rechte mehr vergeben Hinweis Wird die Gruppe fd admins in der Tabelle CabRights gel scht so wird sie bei Neustart automatisch wieder mit allen Rechten hinzugef gt In der SQL Tabelle CabRights sind die User und Gruppen aufgef hrt Sollten Sie in dieser Tabelle Anderungen vornehmen wollen so l schen Sie dort die Datens tze aber nicht sofort sondern benennen Sie sie nur um Anlegen Ist Anlegen f r einen Benutzer verwei
52. Sie den Zeitrahmen des anzuzeigenden Protokolls Individuelles Start und Enddatum werden ber den Eintrag Kundenspezifisch im Feld Dauer eingestellt ber den Button Liste erstellen lassen Sie sich die gew nschten Eintr ge anzeigen Systemkonfiguration Seite 55 SEN amp m Gemer Ereignisse 5 Zeitplaner FileDirector Enterprise Manager Y2 5 0 http serverO1 FileDirector Systemkonfiguration Ereignisse Prot BAX ART https serverli FileDirector ia Systemkonfiguration en Benutzer und Gruppen E Client Konfiguration si Protokollierung Lc Aktive Benutzer FileDirector Enterprise Manager Dokumententpen Heute v 3 Eintr ge gefunden Ziehen Sie den Spaltenkopf in diesen Bereich um nach dieser Spalte zu gruppieren Kategorie Aktion Aktenschrank Dokume Machricht Erstellt am F Sitzung Start Kein Kein Ok c4 11 2010 09 09 13 i Sitzung Ende Kein kein OR 04 11 2010 09 09 02 A Sitzung Aktivit t Kein Kein Log deleted on 044 04 11 2010 09 07 54 Archivierte Protokolle anzeigen Da FileDirector nur eine einstellbar begrenzte Anzahl an Eintr gen vorh lt kann der Fall eintreten dass ein lterer Eintrag nicht mehr verf gbar ist Wenn Sie bei der Konfiguration des Aktivit tenreports die Archivierung der Protokolldaten aktiviert haben k nnen Sie durch die Auswahl Archiviert auf abgespeicherte Logdateie
53. Sie k nnen mit dem Mauszeiger auf der Anzeige durch Aufziehnen des gew nschten Bereichs hineinzoomen Im Falle von doppelseitigem Scannen wechseln Sie zwischen der Vorder und R ckseite durch die entsprechende Einstellung Passen Sie das Scan Resultat durch Ver nderung der Parameter an Ihre Bed rfnisse an und speichern Sie die Einstellungen durch Klick auf OK Die Parameter k nnen ber den Button Standard auf die Herstellergrundeinstellungen zur ckgesetzt werden Directory Scanner Mit dem Directory Scanner k nnen bereits gescannte Dateien aber auch andere Formate eingelesen werden Beim Scannen erscheinen sie auf der lokalen Liste im WinClient und k nnen dann indiziert und eingecheckt werden Scanprofile Seite 187 FileDirector Enterprise Manager T Einstellung Verzeichnis Scanner Worderseite Verzeichnis einrichten Seite Filter i Firter Calal iar Firer Aprpraeg en Senpmr frzi Werzeichriz Datei_ mpaortwerzeichnis Seite Yorderzeite Komprimierung JPEG 502 a LS ITE wi LE E er Laschen nach dem Scannen Mit Unterverzeichnis Dateien Subfolder A echungz tit Auftrag tif Barcodez tif Gutachr2 tif Lieterz tif Verzeichnis einrichten Unter Verzeichnis geben Sie den Pfad zu den zu importierenden Bilddateien an Pfade k nnen mit Laufwerksbuchstaben pr oder als UNC Pfade eingegeben werden Durch Klick auf den Button k nnen Sie diesen Vorgang auch interaktiv in einem Auswahl
54. Treffer Z B ww Wie 0 1 schlie en Felder Seite 153 FileDirector Enterprise Manager Filter Sicherheit Filter geh ren zum Sicherheitskonzept des FileDirectors Sie erm glichen die Filterung bestimmter Dokumente anhand eines Filterwertes f r bestimmte Benutzer oder Gruppen Falls ein Benutzer eine Suche oder eine erweiterte Suche im WinClient durchf hrt werden Dokumente gefiltert deren Dokumententyp dieses Indexfeld verwendet Ein Benutzerkonto f r das eine Filterregel eingerichtet ist erh lt nur diejenigen Dokumente als Suchergebnis angezeigt f r die der Vergleich des Indexinhalts mit dem Filterwert eine wahre Aussage ergibt Hinweis Ist dem Filterfeld eine Wortliste hinterlegt so kann nur der Vergleichswert gleich oder ungleich lt gt verwendet werden Alle anderen Vergleichswerte werden wie gleich behandelt Foldeigeuschaften ndern Kunde Algen Ermweiteiie Eimitellungen Eingubermailiun F Adada ermagbchen dee Zugilibeche nkung ad beiinate Inden oret Dobumente Konto Vergbeiche Fauwet Verstechen Standard S tusis Danuta Konto Feiirhat Ahehe Bartzer Korto Alt zeller Benuikzer Voit undiger Narna Atelier Batter Etsai i a fd adeuns en fd adens Konten tungen onen EP fdonouser RODIENI PO DrIH 00 er E iha en lfd user c Ql idrebuser ZOO Ten feuer ungen tO __Abench Konten hinzuf gen F gen Sie ber Konten hinzuf ge
55. abgelegt wurden und Speicherorte die die Einstellung nur lesen haben werden nicht gel scht Struktur speichern unter Strukturdatenexport Um die Strukturdaten eines Aktenschrankes zu exportieren wird der Aktenschrank im FileDirector Enterprise Manager markiert und ber den Befehl Struktur speichern unter aus dem Kontextmen der rechten Maustaste in eine XML Datei exportiert Der Dateiname der XML Datei wird mit Struktur von 12345678 XML bezeichnet wobei 12345678 f r die ID des Aktenschrankes steht Hinweis Beachten Sie vor dem Export den Abschnitt Wichtige Hinweise zum Strukturimport f r den Import im Kapitel Neu aus Struktur Neu aus Struktur Strukturdatenimport m Um einen Aktenschrank aus einer exportierten Struktur neu zu erzeugen wird der Zweig Aktenschr nke markiert und der Befehl Neu aus Struktur aus dem Kontextmen der rechten Maustaste ausgef hrt Hinweis Nach einem erfolgreichen Import muss ggf die Ansicht im Enterprise Manager aktualisiert werden Wichtige Hinweise zum Strukturimport Erstellungsort der Aktenschrankdatenbank Die Datenbank des Aktenschrankes wird in dem Pfad erstellt in dem sich die Konfigurationsdatenbank FDconfig befindet Aktenschr nke Seite 135 FileDirector Enterprise Manager SQL Datenbankversion Ein Strukturdatenexport zwischen SQL Server 2000 und SQL Server 2005 ist in beiden Richtungen m glich Der Strukturdate
56. aufklappen k nnen wenn Sie auf den jeweiligen Pfeil klicken Hier k nnen Sie die kompletten Werkzeugk sten ein oder ausblenden Client Konfiguration Allgemein Einstellungen Anardnung Upload Zeitplaner Web Server _ Erlaube nderungen auf dem Client Erlaube Schnellanpassung auf dem Client Befehle aktivieren deaktivieren Datei Bearbeiten Anzeige Extras Fenster 1 IE Aktenschrank Ctrl O Anpassen Ei Suchergebnisse Chri F6 Lokale Dokumente Chrl F7 Pers nlicher Ordner Chri F8 sl Grundeinstellunger Drucker Ctrl F Schnellst rt werkzeugleiste zur cksetzen Abbruch Erlaube nderungen auf dem Client Ist diese Option nicht markiert so ist es dem Benutzer dieses Layouts generell nicht erlaubt die Buttonanordnung zu ver ndern Ist sie erlaubt so kann man im WinClient mit der rechten Taste durch Doppelklick das Anpassungsmen ausw hlen Erlaube Schnellanpassung auf dem Client Die Schnellanpassung blendet die Pfeile zwischen den Icons f r die Benutzer dieses Layouts ein bzw aus Dadurch ist die Anpassung leichter vorzunehmen Befehle aktivieren deaktivieren Mit dieser Option wird erm glicht dass f r den Client Befehle aus der Men leiste und dem Steuerfeld komplett ausgeblendet werden k nnen Somit ist auch eine Einschr nkung der Befehle m glich wenn der Client selbst Anderungen vornehmen darf Systemkonfiguration Seite 45 FileDirector Enterprise Manager Kundenspez
57. aus der Liste der verf gbaren Prozesse im WinClient ausgeblendet Es k nnen also keine neuen Dokumente auf diesen Prozess gesendet werden Die noch auf Prozessen befindlichen Dokumente werden noch abgearbeitet Sollen einzelne Dokumente die sich bereits auf einem Prozess befinden nicht mehr auf einem Prozess weitergeleitet werden kann er ber die Info eines Dokumentes im WinClient siehe Benutzerhandbuch abgebrochen werden Hinweis Im SQL Server werden Dokumente die sich auf einem Prozess befinden in der Tabelle UserDocs gespeichert Hier werden die Daten f r die pers nlichen Trefferlisten der Benutzer bereitgestellt Prozess nicht w hlbar versteckt in Client Liste Werden verschachtelte Prozesse eingerichtet so sollen nicht immer alle verf gbaren Prozesse in der Auswahlliste der Prozesse f r den Benutzer im Prozessmanagement Seite 235 FileDirector Enterprise Manager Wintlient sichtbar sein Mit dieser Option kann man Prozesse f r den Benutzer unsichtbar schalten Bei Einchecken auf Prozess senden Neue Dokumente Werden neue Dokumente in der lokalen Liste des WinClients angelegt und bestimmte Felder mit definierten Werten ausgef llt so kann durch diese Feldinhalte das Versenden des Dokumentes auf einen Prozess angesto en werden Der Benutzer muss den Prozess in diesem Fall nicht mehr manuell ausw hlen Wird diese Option angew hlt so wird Neu hinter dem Prozessnamen angezeigt Existierende
58. behalten Frufen Stempeln Unterschrift 000 ER 1 2 Mur L Hr Bi p ooo Miniatura Pfa Revisions preien i a ERRFER Hinweis Wenn noch Punkte offen sind dann wird nur bei der Einstellung Genehmigen Ablehnen die Weiterleitung des Dokumentes nicht durchgef hrt Neue Verzweigung anf gen Bei diesem Schritt k nnen Verzweigungen eines Prozesses in Abh ngigkeit von Feldinhalten definiert werden Wird ein Index in einem Feld eines Dokumentes ge ndert das sich auf einem Prozess befindet oder findet das Prozessmanagement einen bestimmten Feldinhalt in einem Schritt so wird dieser Inhalt auf die eingestellten Bedingungen gepr ft Um eine Bedingung einzustellen w hlen Sie den Schritt aus der diese Bedingung beinhalten soll Klicken Sie auf Hinzuf gen und die Nummer der Bedingung wird hinzugef gt Dann w hlen Sie zu Bedingung 1 den Dokumententyp und das Feld aus das den abzufragenden Wert enthalten soll Prozessmanagement Seite 251 FileDirector Enterprise Manager Kommt das Feld in mehreren Dokumententypen vor so kann hier auch Alle ausgew hlt werden Das Feld kann mit UND oder ODER verkn pft werden und als Bedingung muss mindestens ein Feld angegeben werden Wurden zwei Felder angegeben so k nnen diese auch mit gleich oder ungleich lt gt verglichen werden Werden mehrere Bedingungen erzeugt so erscheint f r jede Bedingung ein Pfeil f r die Aktion die erfolgen sol
59. contains field StoragerRevwPage DSN CLontainer Trusted_connection ves Speicherpool zuordnen Die hier eingerichteten Speicherpools werden bei der Konfiguration im jeweiligen Dokumententyp zugeordnet Siehe gt Speicherpool im Dokumententyp Speicherpool spiegeln Soll aus Sicherheitsgr nden der Speicherpool zus tzlich an einem anderen Ort gespeichert werden so kann er gespiegelt werden Erstellen Sie dazu einen zweiten Speicherpool und geben Sie in diesem den Ort an an der er angelegt werden soll Markieren Sie den Speicherpool in den die Daten Ihres Archivs geschrieben werden und rufen Sie Eigenschaften auf In den Eigenschaften finden Sie die Option Spiegeln nach wo der neu erzeugte Speicherpool als Zielort ausgew hlt werden kann Auf das Zielverzeichnis muss der Benutzer fd server Zugriff erhalten um die Daten kopieren zu k nnen Speicherpools Seite 224 FileDirector Enterprise Manager Hinweis Ein bereits vorhandener Speicherpool wird NICHT kopiert Es werden nur Daten gespiegelt die nach der Einrichtung der Spiegeln Option eingecheckt werden Speicherpool Speicherorte l schen Ein Speicherort kann nur gel scht werden wenn er auf ein leeres Verzeichnis verweist Wird ein neuer Speicherort mit einem Verweis auf ein bereits mit Daten gef lltes Verzeichnis angelegt so kann er nicht gel scht werden Um den Eintrag trotzdem zu l schen stellen Sie den Pfad des Speicherortes auf ein leere
60. da der Ziel Dokumententyp verwendet wird der im erkannten Formular hinterlegt wurde Wird ein Dokument mit dem Scanprofil gescannt so werden alle Dokumenten Identifikationsfelder der Formulare untersucht Wenn die Erkennung ber dem eingestellten Schwellwert liegt und somit eindeutig erkannt werden konnte werden die Indexfelder des definierten Formulars ausgelesen und in die Scanprofile Seite 192 FileDirector Enterprise Manager entsprechenden Felder geschrieben Das Dokument selbst wird dem Dokumententyp zugeordnet der dem Formular hinterlegt ist Konnte ein Dokument nicht erkannt werden so wird es aussortiert und in den daf r vorgesehenen Dokumententyp f r nicht erkannte Dokumente geschoben Erkenne Formulare des gew hlten Dokumententyps ea scanprofil Allgemein Um eine konsistente Scangualit t zu gew hrleisten wird ern 5 Scanprafil mit vordehmerten Scannerenstellungen eingerichtet Mame Rechnungen Beschreibung Dokumententyp I2_ Rechnungen Erlaube manuelle Anderungen Stempel Hur auf erster Seite Setze Feld Auf folgenden Wert verwende OCA und Formularerkennurg Erlaube manuelle Abschalten verwende alle Formulare zur Erkennung Erkenne Formulare des gew hlten Dokumententop keme Formularerk ennung versende immer diese Formular ID ABDCOAB Diese Option ist dann interessant wenn mehrere Formulare einem einzigen Dokumententyp zugeordnet wurden
61. das SAP System eine ID die aus der CABID und der DocGUID ohne Bindestriche zusammengesetzt ist Diese ID hat eine L nge von 40 Zeichen Soll ein bereits archiviertes Dokument betrachtet werden kann man daf r sowohl den WinClient als auch den ScanClient konfigurieren F r diesen Aufruf wird der Befehl GUIViewDoc AID DID N wobei das N f r O oder 1 steht Bei der Einstellung 0 wird der ScanClient ge ffnet bei der Einstellung 1 ffnet sich der installierte WinClient F r die Einstellungen im SAP setzten Sie sich bitte mit Ihrem SAP Berater in Verbindung Der FileDirector ScanClient Zum Scannen ber die ArchiveLink Schnittstelle kann ein spezieller ScanClient installiert werden der sich in den Setups der FileDirector Installation befindet Es ist eine Minimalversion des WinClients die speziell f r die Anbindung an SAP zum Scannen und Betrachten ausgelegt ist Zur Installation des ScanClients ist wie f r den WinClient das NET Framework 2 0 Voraussetzung Bei Scannen mit dem ScanClient ber SAP ffnet sich diese Oberfl che im Layout von SAP FileDirector ScanGlient Scanprofil Bald Al Bea amp sap allow change Dokumententyp SAF target DocType bi Feldi Sapbocl u Feld For FD onld r En AY DieterSpielberg Document Management Systems GmbH Systemkonfiguration Seite 118 FileDirector Enterprise Manager Bei einer Suche steht im ScanClient in der rechten unt
62. das Verzeichnis angegeben in das mit dem MailStore Tool die Mails abgelegt worden sind Aktenschrank Um die Zieleinstellungen f r den MailStore Zeitplaner einzurichten geben Sie den Aktenschrank ein in den die Daten importiert werden sollen Bedingung F r den Import von Mails k nnen Bedingungen konfiguriert werden die eine Zuordnung zu einem Dokumententyp definieren Hier im Beispiel wird z B die Bedingung definiert dass das Wort Code in der Betreffzeile dazu f hrt dass die E Mail in den angegebenen Dokumententyp geschoben wird Als Feld k nnen auch die Dateinamen der Anh nge ausgew hlt werden so dass damit sp ter die M glichkeit besteht in diesem Feld nach den Anh ngen zu suchen Es k nnen auch mehrere Bedingungen eingetragen werden die je nach Einstellung mit UND oder ODER verkn pft werden Dokumententyp Geben Sie hier den Dokumententyp an in den die importiere E Mail archiviert werden soll die die konfigurierte Bedingung erf llt Felder setzen Im Bereich E Mail Feld werden die Felder einer E Mail zur bernahme der Eigenschaften angeboten So z B Mailfrom_Address RcptTo Address etc Diese Felder k nnen entsprechenden Feldern des Dokumententyps zugewiesen werden Achten Sie darauf dass die Zeichenl nge der Felder im Dokumententyp ausreicht da z B mehrere E Mailadressen mit Semikolon getrennt hintereinander geschrieben werden Um nun bestimmte Felder zu f llen k nnen Zuordnungen get
63. den F llen in denen zwischen speziellen Parteien d h zwischen Spielberg und Distributor Distributor und H ndler sowie zwischen H ndler und Endanwender entsprechende Vereinbarungen getroffen wurden F r die Software und die Dokumentation erfolgen keine Updates Fehlerbenebungen oder Supports mit Ausnahme der Ver ffentlichung solcher Uberarbeitungen Anderungen auf der Spielberg Website http www spielberg de oder http www filedirector com Eventuelle Updates Fehlerbehebungen oder Supports erfolgen auf der genannten Website lediglich nach freiem Ermessen von Spielberg f r die keinerlei Verpflichtung in dieser Hinsicht besteht HAFTUNGSBEGRENZUNG UND HAFTUNGSAUSSCHLUSS Eingeschr nkte Haftung Die Software wird so wie sie ist und ohne jede Art von ausdr cklicher oder stillschweigender Gew hrleistung zur Verf gung gestellt einschlie lich jedoch nicht beschr nkt auf gesetzliche Gew hrleistungen der Marktg ngigkeit und Eignung f r einen bestimmten Zweck Das vollst ndige Risiko bez glich der Qualit t und Leistung der Software wird von Ihnen getragen Sollte sich die Software als fehlerhaft erweisen werden die gesamten Kosten f r den erforderlichen Kundendienst die Reparatur bzw Fehlerbehebung von Ihnen getragen nicht von Spielberg den mit Spielberg verbundenen Unternehmen deren Distributoren oder H ndlern Spielberg die mit Spielberg verbundenen Unternehmen deren Distributoren und H ndler bernehmen keine Gew h
64. der Formularerkennung wird gleichzeitig der Volltext gelesen Hier handelt es sich ebenfalls nur um einen Test und keine Lesung deren Ergebnis archiviert wird Durch diesen Test kann man erkennen welcher Text bei konfigurierter Volltext Suche erkannt w rde Siehe gt Volltextlesung einrichten OCR Parameter im Formular In der Konfiguration der OCR Formulare gibt es einen Reiter f r die OCR Parameter die f r das gesamte Formular und nicht nur f r die einzelnen Zonen gelten Durch Auswahl der entsprechenden Sprachen wird die Erkennung der landesspezifischen Sonderzeichen erm glicht F r die Bildverbesserung werden zun chst die Einstellungen f r das gesamte Formular danach die Einstellungen f r die Zone verwendet Wie die Filter f r die Bildverbesserung zu konfigurieren sind lesen Sie bitte im Abschnitt gt Bildverbesserung Zonen Bei der Testerkennung w hrend der Formularerstellung und bei der Lesung der Zonen werden die Einstellungen f r das Formular verwendet Die verschiedenen Einstellungen f r die manuelle OCR Lesung werden im Scanprofil eingestellt Siehe gt Verwende OCR und Formularerkennung Auch bei der Verwendung der OCR Erkennung bei einem Datei Import ber einen Zeitplaner werden die Spracheinstellungen der OCR Parameter des Formulars herangezogen Siehe Datei Import Zeitplaner OCR Formularerkennung Seite 297 FileDirector Enterprise Manager Deaktivieren eines OCR Formulars In einer Formula
65. eseeeeesssserrsrrrrrrrrreeeeessssssrrrrrttrrrrrreensssssrrrerrtttrrrereeeesseeees 274 DIS MOn A E ee ee ee ee ee ee 274 Das Kontextmen der rechten Maustaste e neceesssssseesnensnesnnnnnnnsnnnnnnnnnnnnennnnnnnnsnnnnnesnnsnensnnnn 275 Dokumientent B Wahlen essen 277 Zone erstellen markieren ver ndern uu occseesaseseennnsssennnnnenennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennrnnnnnnnn 277 Dokumenten laentihikati n nee 277 Grafische Ele Oh ee ee 277 TOEO er 278 SCHWEINE ee ee ee I 279 Seite 11 FileDirector Enterprise Manager Bildverbesserung ZONEN ee en ee ee 279 ZOREN ee ee ee ee 281 AEE VE ee ee ee ee ee ee 281 EFLIUDTE ZECHE eo ee ee ge ee 283 Markierune OMR ee ee ee ee 284 Bar CO ee ee 284 Positionsunabhanpiger Barcode csereig iorra TEE EEE 286 Ha xeda NEE E 286 Zoneninhalt einem Indexfeld zuordnen ssssssssssesssssssssssssssssrsrrsrrsrrsressrsresresresreeressesrerseesee 287 Mehrere Zonen einem Indexfeld zuordnen u2240224022R Bene nennen nennen ernennen nnnnnnnnnnnn nennen 287 Zoneninhalt mehreren Indexfeldern zuordnen 2 02240224022sR Beeren nennen nen nnnnnnnn nennen nennen 288 Reihenfolge der Zeichenanpassung sss2222200022nsnennnnnnennnnnnnnnnnnnnennnnsnennnnnnnnsnnnsnennnnsnensnnnn 290 Entfernen Ersetzen durch een 291 Links k rzen Rechts k rzen uucaoeeseesasssnennenannennnnenennnnannnnnnennnnnnnnnennnnenennnnennnnnnnenennnnenennanen 291 Von links Von
66. f r die markierten Eintr ge protokolliert Systemkonfiguration Seite 54 FileDirector Enterprise Manager Aktivit ten Konfiguration Aktivit tenreport A Einstellungen g Server 9 Sitzungen EH Aktivit ten Suche Status nderungen Index Einchecken Yolltest Auschecken Allgemeine Datenabfrage Auschecken zur cksetzen Frotokolliere jeden Ereignistyp Fratokolliere jeden Ereignistyp Dokument Sonstige Abfrage _ Container export _ Erstellung Replication send Anderung Replication receive Loschen _ Protokolliere jeden Ereignistyp Frotokolliere jeden Ereignistyp Im Reiter Aktivit ten werden die zu protokollierenden Ereignisse individuell f r Dokumentsuche Dokumentenstatus Anderung und generelle Dokumentaktivit ten eingestellt Selektieren Sie die entsprechenden Boxen Die zugrunde liegenden Ereignistypen sind dabei unter dem Reiter Einstellungen festgelegt worden Wenn Sie Protokolliere jeden Ereignistyp aktivieren werden unabh ngig davon alle Ereignistypen in diesem Bereich protokolliert Protokollierung anzeigen Nachdem die Protokollierung konfiguriert wurde kann ein Protokoll eingesehen werden Wird Protokollierung im linken Teil des Enterprise Managers selektiert ffnet sich eine Maske im rechten Teil mit der man detaillierte Aktivit tsprotokolle erzeugen und analysieren kann Im oberen Teil k nnen Sie aus den verf gbaren Dokumententypen und Benutzern selektieren Spezifizieren
67. hinter dem Bezeichner steht in das Indexfeld bernommen OCR Formularerkennung Seite 289 OCR Formular D FR ao EEE Formulareinstellungen Erweiterte Einstellungen OCR Parameter Name Beschreibung Dokumententyp Rechnungen Rechnungen Zoneneinstellungen Bildverbesserung Kein Zoneninhalt Indexfeld C Dokumenten Identifik Graf sches Element Setze Feld Ergebnis der Erkennung Rechnungs Nr 000767 Auftrags Nr 110787 Datum 19 09 2002 Kunde 41070 Versandart Fax Indexfelder 000767 110757 vom 19 FileDirector Enterprise Manager Document Management Systems GmbH Diar Spaban OMS GmbH Wanteirunr Ser 30I D 47249 Ovistug Firma Schneider Indexfeld Zuordnung Zielfeld echnungs Sl Auftrags Nr Bezeichner berall su Pr fen O Zuordnung durch Indesnummer Zuordnung durch Bezeichner Feldtrenner 1 Zeichenanpassung Links k rzen Von links Pr fix Zeichenanpassung Rechts k rzen Yon rechts Postfix L schen wenn nicht Software Entwicklung f r Scanner und Archivsysteme Wanheinner Str 593 D 47249 Duisburg Germany Telefon 49 0 203 60 388 0 Telefax 49 0 203 60 888 77 Internet Hitp www spielberg de eMail in de USt KNr DE200036524 1 Texte itikat RECHNUNG 2 F1 F2 Rechnungs Nr 00076 7 Au
68. im Enterprise Manager den Zweig Prozessmanagement in einem Aktenschrank und erstellen Sie mit dem Button Neu einen neuen Prozess L Prozessmanagement Allgemein Rechnungen Heu A Rechnungen Rechnungsbetrag gt 1000 UND Status lm Rechnung bearbeiten Rechnungen Rechnungsbetrag gt 1000 UND Status offen Akzeptiere keine neuen Dokumente deaktiviere Prozess F Frozess nicht wahlbar Versteckt in Clent Liste F Bei Einchecken auf Prozess senden Neue Dokumente O K E istierende Dokumente Bedingung Dokumententyp r Prozessmanagement Seite 233 FileDirector Enterprise Manager Die grafische Oberfl che Wenn ein neuer Schritt f r einen Prozess eingerichtet wird erscheint zun chst das Fenster f r die allgemeinen Einstellungen des Prozesses A Mit diesem Button k nnen die Fenster zur besseren bersichtlichkeit eines Prozesses mit dem Button auf und eingeklappt werden Im oberen Bereich jedes Fensters werden die Einstellungen als Text zusammengefasst Wenn sie nicht komplett sichtbar sind so werden alle Angaben und Einstellungen in einem Flyout Fenster eingeblendet wenn man mit der Maus eine Sekunde auf dem Eintrag verbleibt Diese Info erh lt man auch dann wenn die Fenster eingeklappt sind und nicht alle Informationen lesbar sind Name des Prozesses Um den Namen des Prozesses zu definieren wird er markiert und in die gew nschte Bezeichnung umbenannt Beschr
69. in der Excel Tabelle noch ein anderes Feld angeklickt werden als das in das die letzte Eingabe gemacht wurde bevor mit OK best tigt werden kann Erst dann sind die Excel Eintr ge im Blatt gespeichert Ist das Formular wieder geschlossen so muss die nderung mit nderungen bernehmen im FileDirector gespeichert werden Dabei wird das Dokument ausgecheckt und die Anderung als Revision wieder eingecheckt Man erkennt an einem gelb hinterlegten Feld im Steuerfeld dass eine Anderung stattgefunden hat Die Indexeintr ge im Overlay k nnen nicht ber das Indexfeld selbst gesucht werden Sofern der Volltext konfiguriert ist kann aber nach den Eintr gen mit Suchwort gesucht werden Felder Seite 149 FileDirector Enterprise Manager ODBC Verkn pfung Um eine Feldverkn pfung mit einer ODBC Tabelle einzurichten muss zun chst die ODBC Quelle eingerichtet sein Siehe gt ODBC Verkn pfungen Allgemein Erweiterte Einstellungen Eingabemaske Filter Ah Erweiterte Attribute beschleunigen das Indizieren und minimieren fehlerhafte Eingaben Feldattnbute Automatische Aktionen beibehalten Anzahl der Tage Aktueller Zahlwert Frufung Inhalt Akton bei doppelter Index Feld Schutz Overlay nur Hemos UDEL Yerknupfung Hame Abbruch Ist dort eine Tabelle hinterlegt und die Feldzuordnungen konfiguriert kann dem Feld die ODBC Verkn pfung zugewiesen werden Wenn nun im WinClient unter
70. kann die Formularerkennung direkt auf dem Server angewendet werden Diese Einstellung ist im Dateiimport Zeitplaner vorzunehmen Hierf r muss die OCR Engine nur auf dem Server installiert sein Meist wird diese Einstellung zusammen mit der Verwendung des VNP angewendet um z B Ausgangspost im Hintergrund automatisch zu archivieren OCR Formularerkennung Seite 267 FileDirector Enterprise Manager Funktionsweise der OCR Formularerkennung Zur Verwendung der Formularerkennung wird vorausgesetzt dass die gescannten oder importierten Unterlagen eine gleichbleibende Struktur aufweisen d h dass bestimmte Bereiche die zur Indizierung ausgelesen werden sollen immer an der gleichen Stelle stehen damit Zonen zur Erkennung eingerichtet werden k nnen Die unterschiedlichen Dokumente werden ber eine Grafik z B Logo oder ber einen eindeutigen Text erkannt Dieses Merkmal muss auf allen Dokumenten f r die ein Formular eingerichtet werden soll gleich sein Konnte ein Dokument identifiziert werden so werden die eingerichteten Zonen ausgelesen und das Dokument in den zugeh rigen Dokumententyp geschoben Wurde das Dokument nicht erkannt so wird es in einen vordefinierten Dokumententyp f r alle nicht erkannten Dokumente geschoben Fallback Aus diesem Dokumententyp k nnen sie dann sp ter manuell nachindiziert werden OCR Parameter Eigenschaften Auf dem Zweig OCR f r die Formulareinstellung k nnen ber die rechte Ma
71. korrekt installiert erscheinen nach Best tigung des Tabellennamens die einzelnen Felder die den FileDirector Feldern zuzuordnen sind Um die Felder im WinClient auff llen zu k nnen vergessen Sie nicht den Link in den entsprechenden Feldern zu verkn pfen Weitere Informationen zu ODBC Einstellungen ODBC Treiber von Fremdanbietern Es kann nicht garantiert werden dass der FileDirector mit s mtlichen ODBC Treibern von Fremdanbietern einen Zugriff auf die entsprechenden Datenquellen erm glicht FileDirector arbeitet mit dem Standard von Microsoft und greift dar ber auf die ODBC Quellen zu Auf die Konfiguration der ODBC Treiber hat FileDirector keinen Einfluss Login nicht im ODBC Treiber konfigurierbar Muss ein Login f r den Zugriff auf eine Datenbank konfiguriert werden so l sst sich das im Normalfall im ODBC Treiber einstellen Sollte dies nicht der Fall sein ODBC Verkn pfungen Seite 203 FileDirector Enterprise Manager so bietet FileDirector die M glichkeit ein separates Login in der Datei web config auf dem Server zu konfigurieren Lesen Sie dazu im Installationshandbuch den Abschnitt 2 ODBC Connection mit Passwort verwenden ODBC Verkn pfungen Seite 204 FileDirector Enterprise Manager Wortauswahllisten FileDirector erm glicht eine Vereinfachung immer wiederkehrender manueller Indizierungen durch Wortauswahllisten In diesen Wortauswahllisten kann man Abk rzungen definieren die beim Indizier
72. llen ist der Barcode auf der letzten Seite und soll als Stapelende erkannt werden Mit der Einstellung Stapelende wird der Barcode als Dokumententrenner erkannt wenn er auf der letzten Seite eines Dokumentes steht Leere Zonen als leer behandeln Hat ein Feld die automatische Aktion Beibehalten eingestellt so wird das Feld beim Scannen mit dem zuvor eingetragenen Inhalt gef llt Bei der Erkennung mit OCR Zonen kann hier optional eingestellt werden ob eine Zone die einen Leerstring liest den zuvor bernommenen Inhalt leeren oder beibehalten soll Diese Einstellung kann unabh ngig voneinander f r OCR Zonen oder Barcode Zonen eingestellt werden Benutzerdefinierte Zeichen F r den Zoneninhalt werden hier die benutzerdefinierten erlaubten Zeichen f r das Formular definiert Wenn der Bereich Zoneninhalt aufgeklappt wird kann unter der Option Erlaubte Zeichen gt die Option Benutzerdefiniert angew hlt werden Damit werden in der Zone nur Zeichen erkannt die hier definiert wurden Die angegebenen Zeichen werden einfach direkt hintereinander eingetragen Hinweis Die Liste kann nicht f r jede Zone einzeln definiert werden sondern wird in jeder Zone herangezogen in der die Option Benutzerdefiniert gew hlt wurde OCR Formularerkennung Seite 293 FileDirector Enterprise Manager Setze Feld auf folgenden Wert Diese Option ist im Prinzip unabh ngig von der OCR Erkennung aber man kann dad
73. ndert werden Aktenschrankstruktur klonen oder kopieren Bei dem Import einer Datenstruktur XML Datei wird zun chst gepr ft ob die Aktenschrank ID bereits existiert Existiert die Datenbank ID noch nicht so erscheint eine Abfrage Soll ein neuer Aktenschrank als Klon erstellt werden Klone k nnen zur Replikation verteilter Standorte verwendet werden Wird diese Frage mit Ja best tigt so wird eine Datenbank mit der gleichen ID erstellt die exportiert wurde Bei Nein wird eine Kopie mit einer neuen Aktenschrank ID erstellt Wird bei einem Import die Aktenschrank ID im SQL Server bereits gefunden so wird f r die Kopie des Aktenschrankes eine neue CablD erstellt Die ID s der anderen Objekte wie z B Felder und Dokumententypen bleiben wie im Ursprungsaktenschrank erhalten Aktenschr nke Seite 136 FileDirector Enterprise Manager Aktenschrankstruktur klonen Beim Klonen eines Aktenschrankes wird auf dem Zielserver eine Replikation der Datenbank mit der gleichen CabinetlD erzeugt Es kann aber immer nur der Originalserver in seiner Struktur erg nzt werden Diese Erg nzungen nderungen k nnen ber Synchronisiere verwendete Struktur abgeglichen werden Ein Klon kann nicht manuell ver ndert werden Aktenschrankstruktur kopieren Um die Struktur eines kompletten Aktenschrankes zu kopieren kann eine exportierte XML Struktur in den gleichen FileDirector Server importiert werden Mit dem Befehl Struktu
74. o F2 0age270f d372 44d9 94ad c ML Dokumert CabinetID E Location SubID XML File 0a6e270f d372 44d9 94ad cdb8a7d45583 Fb GUID Document CO noo0000L REW 00000002 REY 5 Ofsde 6e 035c 407c b364 8883504599ed FDD u Idfagecd d240 4039 3466 3221c1d84023 FDD Mil z Objekteie Freier Speicherplatz 86 2 GB 22 8KB 7 My Computer Aktueller Unterordner Location SubID Der aktuelle Unterordner zeigt an wie viele Ordner bereits angelegt wurden und in welchen Ordner gerade archiviert wird Container ber den Zeitplaner werden die Daten aus dem Dateisystem in eine Containerdatei geschrieben Diese Containerdatei wird in das als Speicherort angegebene Verzeichnis geschrieben Der Benutzer fd server muss Zugriff auf dieses Verzeichnis haben In einem Speicherpool in dem ein Container angelegt werden soll muss immer zun chst ein Speicherort existieren aus dem die Daten ber den Zeitplaner in den Container geschoben werden Ein Container ist nur dann konfigurierbar wenn ein Speicherort existiert Maximale Gr e In dem angegebenen Verzeichnis werden die Containerdateien mit der maximalen Gr enbegrenzung abgelegt die hier vorgegeben wurde Somit k nnen die Daten in Datenpakete aufgeteilt werden die f r das verwendete Speichermedium optimiert sind Verschl sselung Die Datenverschl sselung wird ber einen Blowfish Algorithmus realisiert
75. ob Sie eine Lizenz haben um COLD einzurichten Ist diese Lizenz nicht vorhanden kann zwar eine COLD Maske erstellt werden aber der Zeitplaner wird nicht starten Erstellen Sie eine neue COLD Vorlage Geben Sie im Tab Allgemein der Vorlage einen Namen und tragen Sie den Spoolpfad ein aus dem sp ter die Spooldatei eingelesen werden soll Wechseln Sie auf das Tab Vorlage und laden Sie die Spooldatei als Vorlage Wenn Sie nicht wissen ob die Spooldatei ein bestimmtes Format erf llt COM 1 oder COM2 so k nnen Sie es automatisch im Reiter Seiteneinstellungen erkennen lassen Auf diese Weise k nnen bereits vordefinierte Filter f r die erkannten Formate automatisch gesetzt werden Kann der Seitentrenner nicht automatisch ber die Filter erkannt werden so definieren Sie ihn manuell Die Spooldatei muss so beschaffen sein dass es COLD Importmasken Seite 257 FileDirector Enterprise Manager einen Seitenrenner als Zeichen gibt oder dass eine feste Zeilenanzahl eingestellt werden kann Sind einzelne Zeichen z B noch auszuschneiden so setzen Sie daf r Filter Siehe gt Filter F r bestimmte Zeichen an immer derselben Stelle auf jeder Seite k nnen nun die Indexfelder zugewiesen werden Der markierte Text wird dann gelesen und in die zugewiesenen Indexfelder geschrieben Wenn in der Spooldatei mehrere Seiten in ein Dokument geschrieben werden sollen so b ndeln Sie die Seiten Richten Sie nach Erstellung der Ma
76. oder eine Hintergrundfarbe die Erkennung beeinflusst Systemkonfiguration Seite 111 FileDirector Enterprise Manager Codeless Connector anwenden Um die Feldinhalte direkt in den FileDirector zu bernehmen starten Sie die Anwendung und den WinClient Lassen Sie sich in Ihrer Anwendung die konfigurierten Felder anzeigen und wenden Sie die eingestellte Tastenkombination zur bernahme der Feldinhalte an Jetzt werden die ausgef llten Felder den zugeordneten Feldern ihres Aktenschrankes bergeben und die entsprechende Funktion Suche Bearbeiten Scannen durchgef hrt Ist ein Codeless Connector konfiguriert so erscheint im Infobereich unten rechts dieses Icon Sicherheit Die eingerichteten Connectoreintr ge k nnen jeweils bestimmten Benutzern zur Verwendung zugewiesen werden Markieren Sie den Zweig Codeless Connectors und klicken Sie auf Sicherheit gelber Schl ssel oder rechtes Mausmen Jetzt kann jeder eingerichtete Connector den Benutzern zur Verf gung gestellt werden die mit den entsprechenden Feldern arbeiten So k nnen f r jeden Benutzer unterschiedliche Felder aus verschiedenen Applikationen eingerichtet werden SAP Konfiguration FileDirector Lizenz f r SAP Um FileDirector zusammen mit SAP Archivelink nutzen ben tigen Sie eine Lizenz f r den FileDirector Die vorhandene Lizenz wird in den Eigenschaften der Knotens Server unter den Lizenzoptionen als SAP Archive Link angezeigt Fil
77. scan EEI Fd scan named ewz003debugi fd scan named FEI Fd user ewz003debug1ifd user EEI Fd user named ewz003debug1 fd user named f ul ewz003debugiiui f uz ewz003debugi iuz Ausgew hlt 0 Abbruch Rechte auf Aktenschrankebene Die Rechte sind hierarchisch aufgebaut so dass die Rechte der Aktenschr nke auf die Rechte der Dokumententypen vererbt werden Verweigern hat immer eine h here Berechtigung als Zulassen Sollen Rechte vergeben oder verweigert werden so sollte immer explizit Zulassen oder Verweigert markiert werden Wird nur das H kchen entfernt so werden die Grundrechte der Gruppen bzw die vererbten Rechte bernommen Vollzugriff erlaubt es dem Benutzer Rechte zu vergeben man sollte darauf achten dass der fd admin im Normalfall immer diese Rechte haben sollte Verweigert man dem fd admin das Recht so kann er selbst keine Rechte mehr vergeben Hinweis Wird die Gruppe fd admins in der Tabelle CabRights gel scht so wird sie bei Neustart automatisch wieder mit allen Rechten hinzugef gt In der SQL Tabelle CabRights sind die User und Gruppen aufgef hrt L schen Sie dort die Datens tze aber nicht sofort sondern benennen Sie sie nur um Aktenschr nke Seite 127 FileDirector Enterprise Manager Anlegen Ist Anlegen f r einen Benutzer verweigert darf dieser zwar Dokumente in der lokalen Liste anlegen nicht aber auf dem Server einchecken Dies betrifft nur das Anlegen neuer Dokumente Hinzu
78. sein Ist keine Lizenz vorhanden k nnen zwar COLD Vorlagen erstellt werden aber der Zeitplaner f r den Import der Spooldateien l uft nicht an OCR Server Um auf dem Server eine Volltextlesung einzurichten wird eine OCR Lizenz f r den Server ben tigt Die Volltextgenerierung wird nur auf dem Server ausgef hrt Sollen Formulare w hrend eines Dateiimportes automatisch erkannt werden wird ebenfalls eine OCR Serverlizenz ben tigt Damit der Server die OCR verwenden kann m ssen dort der Component Service und die OCR Engine installiert sein Codeless Connectors Der Codeless Connector erm glicht dem Client die bernahme von Feldinhalten aus externen Windows Programmen in die Indexfelder des FileDirectors ber einfache Tastenkombinationen Image Printer Der Imageprinter ist ein Druckertreiber der eine Umwandlung in ein TIFF Format durchf hrt wobei eine sofortige manuelle Indizier amp ung ber eine Indexerfassungsmaske erm glicht wird OCR Clients OCR Clientlizenzen werden zur Einrichtung der Formularerkennung ben tigt Soll eine automatische Indizierung ber Zonen eingerichtet werden so muss der Enterprise Manager die Component Services und die OCR Engine auf dem Server oder auf einem Client installiert werden Ist keine OCR Client Lizenz vorhanden so k nnen keine Zonen eingerichtet werden Systemkonfiguration Seite 24 FileDirector Enterprise Manager Hinweis Der Component Service wird f r Windows 98 n
79. und die Verbindungseinstellung im Aktenschrank muss online sein Fall3 In der Zentrale und in der Niederlassung werden Dokumente gescannt Daten sollen von der Zentrale in die Niederlassung und umgekehrt repliziert werden Die Verbindung muss auf beiden Servern f r den jeweils anderen Server eingerichtet werden Von beiden Servern sollen die Daten repliziert werden und ber einen Zeitplaner gestartet werden Daher ben tigen beide Server eine Lizenz f r die Replikation die Server m ssen jeweils auf beiden Systemen bekannt und die Verbindung muss online sein Dokumentenzust ndigkeit bertragen Wird ein Dokument auf jeweils einem der f r die Replikation vorgesehenen Server angelegt so wird ihm die ID dieses Servers zugewiesen HomeSN Daran kann erkannt werden welcher Server der Eigent mer des Originaldokumentes ist In einigen F llen kann es sinnvoll sein die Dokumentenzust ndigkeit auf den anderen Server zu bertragen Damit wird die ID des Dokumentes auf den Zielserver bertragen wird muss die Option Dokumentenzust ndigkeit bertragen vor der Replikation markiert werden Eine weitere Bearbeitung kann danach auf dem Zielserver erfolgen ohne dass eine erneute Verbindung zu dem Ursprungsserver aufgebaut werden muss Aktenschr nke Seite 131 FileDirector Enterprise Manager Beispiel Ein Dienstleistungsunternehmen scannt Daten f r einen Kunden Diese Daten sollen sp ter auf den Server des Kunden bert
80. von Aktionen ndern Werden mehrere Aktionen hintereinander geschaltet so werden sie grafisch mit einer Linie verbunden Es kann f r eine Aktion mehrere Eing nge aber immer nur einen Ausgang geben Um die Aktionen in der Schrittfolge zu ver ndern klicken Sie auf das Symbol z B die Filmklappe und ziehen Sie es auf den Verbindungspfeil bis das Plus Symbol erscheint Beim Loslassen wird dann der Schritt an die entsprechende Verbindungsstelle geschoben Um die Verbindungslinien zu ver ndern ziehen Sie den Pfeil mit drag amp drop auf die Verbindungsstelle mit der der Kontakt hergestellt werden soll Um die Verbindung zu l schen ziehen Sie das Symbol in einen leeren Zwischenraum und der Cursor wird zu einem roten X da keine Kontaktstelle gefunden werden kann Wird die Maustaste mit dem X Cursor im leeren Raum losgelassen so wird die Verbindungslinie gel scht Wenn eine Aktion aus dem Prozess herausgezogen wird und sie keine Eingangsverbindung mehr mit dem Anfangsschritt des Prozesses hat so wird dieser Schnitt nicht mehr ber cksichtigt Sp ter kann er aber durch verschieben und erneute Erstellung von Verbindungen wieder eingegliedert werden Hinweis So kann z B eine Verbindung zu einem anderen Schritt innerhalb des gleichen Prozesses geschaffen werden so dass auch Spr nge innerhalb eines Prozesses konfiguriert werden k nnen Akzeptiere keine neuen Dokumente Deaktiviere Prozess Mit dieser Option wird ein Prozess
81. werden Systemadministratoren genannt Hinweis Fd admins einer Unterdom ne haben keinen vollen administrativen Zugang zu FileDirector Ihr Zugriff im Enterprise Manager beschr nkt sich auf Ereignisse Benutzer Gruppen und Client Konfiguration ihrer Unterdom ne sowie den ihnen zugewiesenen Aktenschr nken Mitglieder dieser Gruppe werden Unteradministratoren genannt fd scan named Lizenz Scan named fr her fd prio user Da sich im Normalfall bei ausgesch pften Lizenzen kein Benutzer der concurrent Gruppen mehr anmelden kann erm glichen die named Gruppen einen Zugang zum Server f r bestimmte Benutzer Dieser Gruppe werden gezielte Benutzernamen zugeordnet Die Anzahl der hinzugef gten Benutzernamen darf die Anzahl der Lizenzen nicht berschreiten fd scan Lizenz Scan concurrent fr her fd user Mitglieder dieser Gruppe haben Zugang zum FileDirector und k nnen scannen und neue Dokumente erfassen Wenn f r einen Aktenschrank die Gruppe fd scan alle Rechte besitzt ist den Benutzern dieser Gruppe auch die Administration von Aktenschr nken erlaubt d h sie d rfen im Enterprise Manager Felder anlegen Rechte vergeben etc Die Systemkonfiguration wie z B Protokolleinsicht Zeitplaner einrichten oder Benutzer hinzuf gen im oberen Bereich des Enterprise Systemkonfiguration Seite 37 FileDirector Enterprise Manager Managers ist diesem Benutzer nicht erlaubt In dieser Gruppe k nnen sich mehr
82. wird automatisch als Unterverzeichnis save in dem Pfad angelegt in dem sich die Indexdatei befindet Damit die Indexdatei nach dem Indeximport verschoben wird setzt man den folgenden Schalter in der web config Datei des FileDirector Servers lt add key FDServer ImportSourceCopyTo value 1 gt Index und Datei Import Mit diesem Zeitplaner k nnen Dokumente importiert werden die als Importdatei und Bilddaten vorliegen Die Funktion ist vergleichbar mit dem Import im WinClient wobei der Zeitplaner den Import zeitgesteuert im Hintergrund erm glicht Im Dialogfenster wird ein beschreibender Text eingegeben der sp ter in der Liste der Zeitplaner erscheint Wird der Zeitplaner aktiviert so startet der Datei Import zu den angegebenen Intervallen Systemkonfiguration Seite 91 FileDirector Enterprise Manager Konfigurieren Sie im Bereich Zeitintervall zu welchem Datum und zu welcher Zeit der Zeitplaner starten und in welchen Zeitintervallen er aktiv werden soll Der Zeitplaner kann f r beliebige Tage der Woche aktiviert werden Ausf hren auf Server Die Option Ausf hren auf Server erm glicht es den Zeitplaner auf einem anderen Server ausf hren zu lassen damit dadurch die Last verteilt wird Hierzu muss auf dem Zielserver der FileDirector mit entsprechender Lizenz installiert sein Sollen die Dokumente ber eine OCR Formularerkennung indiziert werden muss auf diesem Server die Option OCR Server f r die Form
83. zum Bearbeiter des Dokumentes Die Schritte und Aktionen die danach eingerichtet werden k nnen nun auf den Bearbeiter bezogen werden Erstellen Sie dazu eine n chste Benutzeraktion an dem Ausgangspfeil f r bernehmen und f gen Sie hier den Benutzer Bearbeiter w hlbar unter Variabel mit einer Aktion wie z B Genehmigen Ablehnen ein E Signatur Unterschriften konfigurieren Unterschriften werden im WinClient konfiguriert Dazu werden ein Unterschriftenpad und drei hinterlegte Testunterschriften ben tigt Zur Installation und Konfiguration der Unterschriften lesen Sie bitte im Benutzerhandbuch das Kapitel Prozessmanagement Unterschrift zur cksetzen l schen Soll eine eingerichtete Unterschrift zur ckgesetzt werden so w hlen Sie unter der Rubrik Benutzer und Gruppen den entsprechenden Benutzer aus und ffnen Sie das Kontextmen der rechten Maustaste Hier kann nun ber den Befehl Unterschrift zur cksetzen die zuvor konfigurierte Unterschrift gel scht werden E Mail Wird diese Option in einem Prozess eingestellt so wird zu dem Anwender eine E Mail mit einem Link zum entsprechenden Dokument verschickt Zur Versendung von E Mails muss ein SMTP Server konfiguriert sein Siehe gt Installationshandbuch Die E Mailadresse der Benutzer kann in den Eigenschaften der Benutzer im Enterprise Manager hinterlegt werden ffnen Sie den Zweig Benutzer und Gruppen und w hle
84. 0 203 60 388 77 i iaa r Diebe Spaban DMS Gm H Wlanheimunr Ser SEI D 47249 Ovistung Internet hip www spielberg de Zoneninhalt Automatisch SE FHFZRg eMail nio dspielberg de USt KNr DE200036524 Firma Schneider Indexfeld F1 F2 F3 1 Texte itikat C Dokumenten Identifik amp IndexfeldZuordnung RECHNUNG Index Zielfeld Pr fen ie Rechnungs Nr 000767 Auftrags Nr 110787 vom 19 09 2002 Datum 19 09 2002 Kunde Versandart Setze Feld Menge is Rbt Zuordnung durch Indexnummer 30 00 O Zuordnung durch Bezeichner Feldtrenner CRLFF y 2 Coki 1Stck 5 000 ya Zeichenanpassung Ergebnis der Erkennung Firma Schneider Links k rzen Rechts k rzen Schneidersgasse 2 Ten o y hts 144444 Schneiderb ttel ll a YOn rechts Pr fix Mel roti Zeichenanpassung Indexfelder F1 Firma Schneider F2 Schneidersgasse 2 Ber F3 44444 Schneiderb t 6 FFschen wenn x nicht Netto USt 1 USt 16 00 Netto USt 2 ust Netto Usto 4 550 00 728 00 Zahlber nach Erhalt ohne Abzug Bankwertindung Korte 226 022 179 BLZ 360 508 amp 0 SIMFT Code DUIS DE 33 Gnsch fsf hrer Dister Splelbeng Hans Volker Mann Dr Markus Bonse Sascha Frefung Eingetragen bem Amtsgencht Dumbur HAN P42 Abbuch Man kann eine Zone erstellen in dem ein Text erfasst wird der auf mehrere Indexfelder verteilt we
85. Archivsysteme Benutze Barcode als Stapelanf lend Wanheimer Str 593 stapelanfang Stapelende D 47249 Duisburg Document Management Systems GmbH Germany C Seite verwerfen eite muss existieren Telefon 49 0 203 60 388 0 pA elefax Leere Zonen als leer I OCR Zonen er en re behandeln C Barcode Zonen Benutzerdefinierte Zeichen Firma Schneider Yenfizierungseinstellungen O Felder l schen Setze Feld G ltig Ung ltig en O Bezeichnung 0189V974 SF2002 Global Index 875 00 0189882 SF2002 Coki 5 000 00 0190V002 SF2002 50 Tickers Netto USt 1 USt 16 00 Netto USt 2 ust 4 550 00 728 00 Zahlber nach Erhalt ohne Abzug Banksertindung Korte 226 022 179 BLZ 360 508 amp 0 SMF Code DUIS DE 33 Gnsch fisf hrer Dister Spielberg Han s Volker Mann Dr Markus Bunse Sascha Feenu Eingeiagen bem Amtingencht Duisburg HAR 8142 Folgeseiten und Endseiten konfigurieren Mit dieser Option k nnen Folgeseiten und eine Endseite definiert werden die anders identifiziert werden als die erste Seite Au erdem besteht so die M glichkeit von Folgeseiten oder der Endseite Indexfelder zu f llen Klicken Sie auf den Reiter Folgende Seiten Es wird ein Link angezeigt ber den Sie eine Folgeseite als Vorlage laden k nnen um sie zu konfigurieren Die Endseite wird entsprechend ber den Reiter Letzte Seite definiert Ist die Vorlage geladen k nnen Identifikationsfelder und Ind
86. B ein Feld fest beim Import definieren um einen Status festzulegen oder einen Prozess anzusto en wenn mit dem Prozessmanagement gearbeitet wird Overlay Ein Overlay ist ein Image das hinter einen Text gelegt wird Wird z B ber den VNP nur der Textinhalt in eine Tiff Datei geschrieben so kann ber ein Overlay f r die Archivierung ein Briefkopf hinterlegt werden Dieses Overlay wird dann mit der importierten Tiff Datei verschmolzen und in FileDirector gespeichert Um ein Overlay hinzuzuf gen w hlen Sie ber E die Dateien aus und f gen Sie sie der Liste zu Die hinterlegten Dateien sollten mit der gleichen Aufl sung gescannt sein wie die sp ter importierten Daten Werden mehrere Overlays in die Liste geladen so stehen diese f r diesen Aktenschrank zur Auswahl im n chsten Datei Import Zeitplaner zur Verf gung Mit diesem Pfeil wird das zu hinterlegende Overlay aus der Liste ausgew hlt Um die hinterlegte Datei zu entfernen verwenden Sie diesen Button x Schwarzwei Seiten erzwingen Ist ein farbiges Overlay hinterlegt so kann man beim Import diese Datei trotzdem als Schwarzwei Bild mit den importierten Daten verschmelzen und speichern Das hat den Vorteil dass die Datenmenge der Images erheblich reduziert wird Systemkonfiguration Seite 86 FileDirector Enterprise Manager Vorschau des zusammengef gten Bildes Mit dieser Option kann ausprobiert werden wie die Vorlage mit den endg ltigen Daten zusammenpasst
87. CLink gt gt zeige Dokument im installierten Client lt ar lt p gt pa href lt FO WWinCLink User zeige Dokument im Personlichen Ordner im installierten Cient lt 7a lt p gt Himl Format cpta href lt FDWinCWebLink gt gt Zeige Dokument im webllient lt a gt lt p gt qpa href lt FO winCWeblinkU ser zege Dokument im Pers nlichen Ordner im webllent 3a gt 2p gt lt p gt lt a href lt FO webLink gt zeige Dokument im Webserver sapp lt p gt lt a href FDW ebLinkU ser Zeige Dokument im Personlichen Ordner 233 p gt lt p gt lt img src X FD_MGEMBE DOO gt gt lt 7pr lt r body lt html E Mail Von E Mail An E Mail Cc E Mail Bcc In den Adressfeldern kann entweder eine feste Emailadresse eingetragen werden oder es kann ein Feld ausgew hlt werden das sp ter Email Adressen beinhalten soll Mehrere Emailadressen k nnen mit Semikolon getrennt eingegeben werden Sollen mehrere Felder mit E Mail Adressen ausgelesen werden so k nnen diese ebenfalls mit Semikolon getrennt in der Form lt FD_12345678 gt lt FD_12341234 gt angegeben werden E Mail Betreff Soll in den sp teren Betreff der Inhalt eines Feldes geschrieben werden so kann die ID des entsprechenden Feldes in spitzen Klammern eingetragen werden z B Rechnung Nr lt FD_12345678 gt Email Text Der Text der Email kann entweder in einfacher Textform oder in HTML Code geschrieben werden Wird ein HTML Code verwendet so ist auch die Konfigur
88. Client Konfiguration Allgemein Einstellungen Anordnung Upload Zeitpl ner wieb Server Zeit Aktenschrank Dokumententyp Indesteld ergleich Feldwert Company Lieferscheine Lieferscheinhr 1000 lt gt Aktenschrank Dokumententpg Indesfeld Yergleich Feldwert Cam Ti chin Ti fine mu Tu Fo Systemkonfiguration Seite 48 FileDirector Enterprise Manager Voraussetzungen Der WinClient muss zum Zeitpunkt des automatischen Eincheckens beim Benutzer offen und unter dem konfigurierten Benutzer angemeldet sein Bedingungen f r das Einchecken konfigurieren Zun chst werden die Felder Aktenschrank und Dokumententyp im unteren Bereich ausgef llt so dass der Aktenschrank und der Dokumententyp definiert sind f r die das Einchecken der lokalen oder ausgecheckten Dokumente aktiviert werden soll Dann wird die Bedingung ber den Eintrag des Indexfeldes definiert Indexfeld Dieses Feld muss die folgende Bedingung enthalten Vergleich wenn dieser String irgendwo im Inhalt des Feldes gefunden wird genau dieser Feldinhalt gt gr er als der Feldinhalt gt gr er oder gleich dem Feldinhalt lt kleiner als der Feldinhalt wenn das Feld leer ist lt gt wenn das Feld nicht leer ist Feldwert Der Feldwert definiert den Inhalt den das angegebene Feld beinhalten muss um ein Einchecken zu angegebener Zeit zu starten Werden mehrere Eintr ge hintereinander als Bedingung zum Eincheck
89. DE TO E E E ee 143 Erweitert E Mail und Dateinamen zusss2220ss0esnnnnnennesnnnnnnnnsnnnnnnnnnsnnnnnnnnnsnnnnnnnensnnnnnn 143 Erweiterte EinstellUngen nneinen nennen 145 Automatische Aktionen eresuesereonenennonennenonnenenonnenennonensenonnnnenonnenensonenssnonsnsenonnerenennersnnonente 145 PrO UNE MOAI EEE EIERN E E EEE U RTEREEAEEINIESE AIEEEEOETSIRHERE 147 Aktion bei doppeltem Index s sessescsenesussnsureresurserurererunserureresunsersrererunserureresunsersrererunrerurerenuns 147 FEITO CNU 1ER REIHE RENNEN E E E EUR RTERFEIEEIIESE AIEEEEOE TORE 148 Overlay f r Memofelder 0 2222002220000020nnnennnnnnennnnnnnnsnnnnnennnnnnnnsnnnnnnsnnnsnnnnnnsnnnnnnsnnnsnnnnnnnnn 148 DDBENVerkRUDIUNd en een 150 EINEADEINICKE een ee een ee 152 G ltige Markierungszeichen uus222222020essnesnnnnnennnnnnnsnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnsnensnnnnnnsnnnnnennn 153 aliea U SICHEI IE esse nase E en er een 154 K nnten HINZUTUSEN nee see ee Ea 154 Vore ee a een een er 155 ELETT EEE NENNEN VEREINE RESET EENIREEEEIAUETHEE N SEHEEURFUNEEHEENEIRIERGE NIRR INNEN RIN NEN IIEEEEITENHE WIEN UIREERADIEEHERSEERRERETEDE 155 VEN en een 155 SEELA 72 do AAPP E A RESET EE EE E E A E E E 156 Verkn pfung von Filtern UND ODER sssseissisvrsisucssssisrsisnersssetdeienr ainnis rokni s eu niesie Eriin Eiei 156 Seite 7 Inhalt FileDirector Enterprise Manager Dokumententypen 0 2000000000nnunanunanunnnnnnnnnnu
90. Das Dokument kann im Originalformat angehangen werden Wahlweise kann das Dokument auch in ein PDF konvertiert werden In diesem Fall muss bei EDoc Umwandlung festgelegt werden wie elektronische Dokumente konvertiert werden sollen Dabei kann man zwischen Schwarzwei und Farbe Aufl sung und einer reduzierbaren JPEG Qualit t w hlen Verkn pftes Dokument Ein Dokument welches mit dem Dokument verkn pft ist welches sich auf dem Prozess befindet wird an die E Mail angehangen Die Einrichtung erfolgt wie unter Momentanes Dokument beschrieben Referenziertes Dokument Ein referenziertes Dokument wird an die E Mail angehangen Im Bereich darunter aktiviert sich eine Eingabe f r den Seitenbereich eines momentanen Dokuments Hier kann angegeben werden welche Seiten angehangen werden sollen Seit FileDirector Version 2 6 kann auch der Dateiname f r ein nach PDF konvertiertes Dokument siehe unten in diesem Feld eingegeben werden Beispiel Konvertiert_ lt FD_12345678 gt pdf 1 Der Dokumententyp des Referenzdokumentes muss angegeben werden Zus tzlich muss ein Indexfeld des momentanen Dokumententyps und das entsprechende Indexfeld des Referenzdokumentes miteinander verkn pft werden Das Dokument kann im Originalformat angehangen werden Wahlweise kann das Dokument auch in ein PDF konvertiert werden In diesem Fall muss bei EDoc Umwandlung festgelegt werden wie elektronische Dateien konvertiert werden sollen damit sie einem PDF Dok
91. Desktop Import Yerwende OCA und Formularerkennung Yerwende alle Formulare zur Erkennung Erk enne Formulare des gew hlten Dokumententyp Keme Formularerkennung Yerwende immer dieses Formular _ Einzelseitenmodus zus tzlicher Pfad und Dateinamen Separator Setze Feld Auf Folgenden Wert Fi se Teil des Dateinamens Overlay s lie vorschau des zusammengetugten Schwarzwei Seiten erzwingen Bildes zu POFA konvertieren Abbruch Aktenschrank Dokumententyp Legen Sie den Aktenschrank sowie den Dokumententyp fest in dem die zu importierenden Daten gespeichert werden sollen Sobald Sie einen Aktenschrank ausgew hlt haben werden die zugeh rigen Dokumententypen dieses Aktenschrankes als Ziel f r den Datei Import w hlbar Importverzeichnis Im Reiter Datei Import wird ein Dialog ge ffnet in dem das Importverzeichnis eingestellt werden kann Da der Zugriff auf dieses Verzeichnis vom FileDirector Systemkonfiguration Seite 84 FileDirector Enterprise Manager Server aus geschieht muss das Benutzerkonto fd server ber die entsprechenden Rechte f r dieses Verzeichnis verf gen Hinweis Beachten Sie dass w hrend eines Importes kein anderes Programm z B ein Virenscanner gleichzeitigen Zugriff auf die Dateien haben darf da es ansonsten m glicherweise zu Fehlern beim Import kommen kann wenn die Dateien blockiert werden Das Gleiche gilt f r das tempor re Verzeichnis Windows temp FileDirec
92. Dies k nnen z B verschiedene Rechnungsformulare sein wobei die Rechnungen alle in den gleichen Dokumententyp sortiert werden sollen Es werden also nur diejenigen Formulare gepr ft und erkannt die f r den eingestellten Dokumententyp definiert sind Scanprofile Seite 193 FileDirector Enterprise Manager Durch diese Vorauswahl der zu scannenden Dokumente werden die Performance und die Scangeschwindigkeit erh ht weil nicht alle verf gbaren Formulare gepr ft und identifiziert werden m ssen Keine Formularerkennung scanprofil Allgemein s Um eine konsistente Scangualit t zu gew hrleisten wird eir Scanprofil mit vordefinierten Scannereinstellungen eingerichtet Name Rechnungen Beschreibung Dokumententyp Erlaube manuelle Anderungen Stempel Hur auf erster Seite Setze Feld Auf folgenden Wert Verwende OCA und Formularerkennurg Erlaube manuelles Abschalten Yerwende alle Formulare zur Erkennung Erkenne Formulare des gew hlten Dokumententyp keme Formularerk ennung versende immer diese Formular 02 Rechnung ID ABDLDABG Verwende immer dieses Formular Ist keine Formularerkennung eingestellt wird immer das hier eingestellte Formular f r die Zonenerkennung zum F llen der Indexfelder verwendet Scanprofile Seite 194 FileDirector Enterprise Manager OCR Parameter F r die Sprachoptionen und Erkennungsoptimierung w
93. Dokumente Wird der Index f r ein existierendes Dokument ge ndert so kann hier definiert werden ob ein bestimmter Feldinhalt das Versenden des Dokumentes auf einen Prozess ausl st Das Versenden auf den Prozess erfolgt beim Einchecken sobald das bereits archivierte Dokument ge ndert wurde Wird diese Option angew hlt so steht wird Existierend hinter dem Prozessnamen angezeigt Bedingungen f r Feldwerte definieren In diesem Bereich werden die Bedingungen definiert die erf llt sein m ssen damit das Dokument automatisch auf einen Prozess gesendet wird Wird ein Dokument manuell im WinClient auf diesen Prozess gesendet so werden die Einstellungen f r die Bedingungen nicht ber cksichtigt Bitte beachten Sie dass hier nur der Einstiegspunkt f r einen Prozess definiert wird Sollen mehrere Bedingungen mit Verzweigungen f r das Dokument definiert werden so kann das in einem Verzweigungsschritt realisiert werden Lesen Sie dazu den Abschnitt Neue Verzweigung anf gen Die Bedingungen f r den Einstiegspunkt in einen Prozess k nnen mit und oder oder verkn pft werden Die definierte Bedingung muss eindeutig sein sonst kann der Prozess nicht gestartet werden Man kann auch den Vergleich zweier Feldeinhalte einstellen So sind die Optionen gleich und ungleich lt gt m glich Prozessmanagement Seite 236 FileDirector Enterprise Manager Neue Auto Aktion anf gen MeueAuto Akbon Senden an Be
94. Excel oder Outlook archiviert werden Dokumente k nnen au erdem durch Scannen von Papiervorlagen oder durch Import von Druckdaten z B eines Mainframe Systems erzeugt werden Automatische Prozesse FileDirector ist mit verschiedenen Zeitplanern ausgestattet die f r eine automatisierte B roumgebung sehr n tzlich sein k nnen Immer wiederkehrende Aktionen k nnen zeitgesteuert in regelm igen Abst nden im Hintergrund ausgef hrt werden Dokumente k nnen in einem definierten Prozess bearbeitet werden der durch eine feste Abfolge von Schritten definiert ist In jedem dieser Schritte m ssen bestimmte Benutzer das Dokument bearbeiten Anwendungen die nicht direkt elektronische Dokumente erzeugen k nnen diese durch den FileDirector Image Printer oder den virtuellen Netzwerkdrucker in Bilddokumente berf hren Diese Dokumente k nnen auch automatisch erfasst und indiziert werden Die vielseitige OCR Engine kann einen Volltextindex zur Volltextsuche erzeugen sowie Indexfelder durch eine Formularerkennung automatisch lesen Die Erkennung von Barcodes er ffnet eine weitere M glichkeit der automatischen Indizierung Durch einen integrierten Dokumenten Viewer kann FileDirector mehr als 200 verschiedene Dateiformate anzeigen und drucken ohne dass die zugeh rige Applikation installiert sein muss Erste Schritte nach der Installation Bei der Installation des FileDirectors werden die Icons f r folgende Applikationen auf dem Desk
95. FD_Images W hlen Sie die Spalte OCR Text unter den verf gbaren Spalten E Full Text Indexing Wizard Select Table Columns Select the characterbased or image based columns you want to be eligible for fulltext queries Language for Word Brea Type Column 1 Annotations I ContentType CreatedBy I DocGulIb 1 Hash be 7 HashType Image IT OCRDetails 1 OCRGUID V OCRTet 7 OveraylD 5APCompHeader N S5APCompib 1 SourceFileName 1 Thumbnail Help lt Back Next gt Finish Systemkonfiguration Seite 69 FileDirector Enterprise Manager W hle automatische Nachverfolgung E Full Text Indexing Wizard Select Change Tracking Choose how updates to tables and views are tracked Track changes on this table view as they occur Automatically C Manually C Do not track changes FF Stat tull population when index is created ip When you define automatic or manual change tracking a tull population of the index occurs To avoid a population at the end of this wizard select the Do Not Track Changes option and clear the Start Full Population When Index ls Created checkbox Help lt Back ne gt Hinish Cancel e W hlen Sie nun den zuvor eingerichteten Volltext Katalog E Full Text Indexing Wizard Select Catalog Index F legroup and Stoplist You must select an existing fulltext catalog or create one for this database f this is a large table or view or ff the c
96. Hochz hlen Runterz hlen Global Mit dieser Option wird ein globaler Z hler vom Server gesetzt Werden Daten eingecheckt wird nach der letzten Zahl auf dem Server gesucht und entsprechend der n chsten Zahl hoch oder runtergez hlt Setzt Systemdatum Setzt Systemzeit und weitere Zeiteintr ge Ist ein Feld auf ein Datum eingestellt dann kann das Systemdatum automatisch in das Feld eingetragen werden Zudem k nnen das Jahr die Woche und das Systemdatum n Tage gesetzt werden Hinweis Die Systemzeit des Clients darf nicht mehr als 5 Minuten von der Systemzeit des Servers abweichen da der Server sonst das Einchecken der Dokumente verweigert Setzt Benutzernamen Mit dieser Aktion wird der Benutzername mit vorangestellter Dom ne gesetzt Setzt kurzen Benutzernamen Diese Option setzt den Benutzernamen ohne vorangestellte Dom ne ein Setzt Computernamen Soll automatisch der Computername in ein Feld geschrieben werden so wird diese Aktion verwendet Setzt Gedruckt von Soll automatisch der Benutzername der das Dokument gedruckt hat gesetzt werden so wird diese Aktion verwendet Felder Seite 146 FileDirector Enterprise Manager Setzt Gedruckt am Soll automatisch das Datum an dem das Dokument gedruckt wurde gesetzt werden so wird diese Aktion verwendet Pr fung Inhalt Pflichtfelder werden im WinClient mit einem roten Ausrufezeichen gekennzeichnet und werden vom Server beim Einchecken gepr ft
97. Il Spalten einrichten Spalten vom Export ausgeschlossen werden Als Formate stehen PDF Excel RTF und CSV zur Verf gung Hilfe Tastenk rzel F1 Aufrufen der Hilfedatei Neu Tastenk rzel Alt N Mit dem Sternchen k nnen neue Elemente erzeugt werden wobei hier der markierte Zweig ma geblich ist 7 L schen Tastenk rzel Entf Mit diesem Befehl werden die markierten Elemente gel scht Sicherheit Sicherheitseinstellungen k nnen f r Aktenschr nke Dokumentententypen und Scanprofile vorgenommen werden gt Kopieren Einige Elemente k nnen bei der Einrichtung kopiert werden Dies gilt f r Dokumententypen Scanprofile Wortauswahllisten und Stempel Hinweis Ab FileDirector Version 2 6 stehen zus tzliche Tastenk rzel zur Verf gung Scheduler starten Alt R Scheduler stoppen Alt S Enterprise Manager allgemein Seite 17 FileDirector Enterprise Manager FileDirector Serververbindung Ist der Eintrag Verbunden mit Servername markiert so erscheint beim Aufruf der Eigenschaften ein Dialogfenster in dem die Verbindungseinstellungen zum FileDirector Server eingestellt werden k nnen Verbindung zu einem FileDirector Web Service erbindung o Die folgenden Informationen werden zur Yerbindung eines E FileDiector web Services benotigt Yerbndungseimnstellungern Gerver URL http devel fledirector lz B httpls Hostname FileD irector Automatisches Login verwendet aktuelles Windows Konto
98. Im WinClient erscheinen am Dokument im pers nlichen Ordner zwei Buttons denen jeweils die Genehmigen oder Ablehnen Funktion hinterlegt sind Der Text der hier f r die erscheinenden Ausgangsknoten definiert werden kann wird der sp tere Text auf den Buttons im WinClient Alle Benutzer m ssen die Aktion durchf hren Aktion im unentschiedenen Fall Durch diese Option kann konfiguriert werden ob es ausreicht dass nur einer der aufgef hrten Benutzer das Dokument bearbeitet oder ob alle Benutzer in diesem Schritt eine Aktion durchf hren m ssen Wird sie angehakt erscheint der Ausgang f r eine Aktion im unentschiedenen Fall Sollen in einem Schritt eine gerade Anzahl von Benutzern alle eine Aktion durchf hren bevor das Dokument weitergeleitet wird so kann es zu einem unentschiedenen Fall kommen Prozessmanagement Seite 249 FileDirector Enterprise Manager Wenn z B zwei Benutzer jeweils genehmigen oder ablehnen sollen der eine genehmigt der andere lehnt ab so muss der Prozess entscheiden k nnen was mit dem Dokument geschieht Dokument bernehmen Die Option Dokument bernehmen wird dann verwendet wenn z B ein Dokument in einer Abteilung von mehreren Benutzern bearbeitet werden kann Hier w rde man zun chst eine Benutzeraktion definieren die alle Mitarbeiter der Abteilung beinhaltet Diese Mitarbeiter werden alle mit der Aktion Ubernehmen versehen Der Mitarbeiter der nun das Dokument bernimmt wird
99. In Abh ngigkeit vom Passwort werden alle XML Dateien und Imagedateien beim Einchecken verschl sselt Das Passwort kann nur EINMAL vergeben werden Die Verschl sselung kann nur entschl sselt werden wenn das Passwort bekannt ist Gehen Sie daher sehr sorgf ltig damit um Das Passwort muss eine L nge von 6 10 Zeichen haben Speicherpools Seite 222 FileDirector Enterprise Manager Kompression Wird Kompression markiert werden die Daten in einem 7 zip Format komprimiert Dateiformate die bereits komprimiert sind k nnen ausgeschlossen werden Als Standardeinstellung ist hier zip rar und jpg bereits angegeben Infos zur Containerdatei Der Name der Datei wird aus der Aktenschrank ID und einer fortlaufenden Nummer zusammengesetzt Im angegebenen Speicherort werden in Abh ngigkeit von der maximalen Gr e mehrere Dateien erzeugt Die Gesamtgr e gibt die Gr e aller Containerdateien in diesem Verzeichnis an Die Gr e und der Name der Datei in die aktuell geschrieben wird wird unter Aktuelle Gr e und Aktueller Name angegeben Die Containerdateien haben die Erweiterung FDDC Field Document Container ODBC Container Mit dem ODBC Container kann man zus tzlich zum Container eine Datenbank konfigurieren in welche die Daten ebenfalls abgelegt werden sollen Ein Container muss aber existieren Hierzu muss man folgende Konfigurationen im Vorfeld vornehmen e Datenbank erstellen die Struktur der Dat
100. In dieser Zeile Standardfilter f r COM2 COLD Vorlage Allgemein Seiteneinstellungen Felder Filter Text Hes Zeichenoptionen Gultgk eitsbereich Start Ende 001 303031 Seitentrerner In dieser Zeile r el ASusschneiden In dieser Zeile zu Ausschneiden In dieser Zeile al 1 Zeilenvorschub In dieser Zeile 31 Ausschneiden In dieser Zeile Je 2 Zellerworschube In dieser Zeile 32 Ausschneiden In dieser Zeile 1E 4 30 Keinen Zellerworschub In dieser Zeile 4 A A A A A 33 3 ellenworschube In dieser Zeile 4 A 0 0 1 1 2 2 3 J 33 Ausschneiden In dieser Zeile COLD Importmasken Seite 261 FileDirector Enterprise Manager Felder Indexfelder definieren Nachdem die Filter zur Seitentrennung und zum Ausschneiden von Strings die sp ter nicht sichtbar sein sollen fertig gestellt ist k nnen die zu f llenden Indexfelder definiert werden Markieren Sie die Zahl oder das Wort das in ein bestimmtes Indexfeld eingetragen werden soll und w hlen Sie im Kontextmen rechte Maustaste oder in der Befehlszeile den Befehl Neues Indexfeld Joa zr915 bocce Seitenb ndelung Neuer Filter Schlie u __ Schlie en gt Neues Indexfeld Wechseln Sie nun auf das Tab Felder und stellen Sie das richtige Feld f r den markierten Bereich ein Sie sehen jetzt auf welcher Seite in welcher Zeile und in welcher Spalte der Eintrag gesucht wird Es
101. LELE Automatische Seitenunterdruckurg Schwelle des Schwarzanteil Aktuell ES T 2 5 Seitenbundelung Keine Feste Seitenanzahl Multipage TIFF Unterserzeichnis erade r chten Drucken Stop Abbruch Auf dem Tab Seite k nnen noch diverse Einstellungen gemacht werden Da die zu scannenden Seiten bereits in Dateiform vorliegen kann die Seitengr e hier nicht mehr eingestellt werden Die automatische Seitenunterdr ckung die Dokumententrennung und die Option Gerade richten und Speichern als PDF A verh lt sich wie bei den anderen Scannern Testscan im Scanprofil Scannen KB Um einen Testscan au erhalb des Einstellfensters durchzuf hren klicken Sie auf den Button Scan Da dies ein Testscan ist werden die Bilder nicht gespeichert Scanprozess anhalten Scannen wird gestoppt durch Klick auf den Button Scanprozess anhalten Scanprofile Seite 189 FileDirector Enterprise Manager Anpassen S ber Anpassen wird das aktuell angezeigte Bild durch eine Autozoomfunktion automatisch in den Anzeigebereich angepasst Breite anpassen a Das angezeigte Bild wird durch den Button Breite anpassen automatisch an die Breite des Anzeigefensters angepasst Originalgr e amp Das Bild wird durch den Button Originalgr e automatisch in seiner originalen Gr e angezeigt Bereich zoomen A Der Button Bereich zoomen schaltet den Modus Bereich zoomen ein Der Mauszeiger ver ndert sich in ein F
102. ML Vorlage bernommen werden Ausschnitt einer Beispiel HTML Vorlage J f Jl lt script gt lt head gt chody lt div class stylel gt sbr r nbsp nbsp nbsp TEST FORM lt hr sebr s gt erdiws lt div class stylez gt sbr s gt lt div style margin left 40px margin right 40px lt table style width 100 gt lt tr gt std Aa lt label id Labell applicant lt Tabels lt br s gt einput name F LBODOOKDA lt td gt In diesem Fall wird das Label Applicant mit dem Inhalt des Feldes FD_BODO042A gef llt Overlays Seite 180 FileDirector Enterprise Manager Scanprofile FileDirector benutzt Scanprofile f r definierte Scannereinstellungen angepasst f r Dokumententypen und eventuelle OCR Prozesse FileDirector gestattet das Erzeugen einer unbegrenzten Anzahl von Scanprofilen in einem Aktenschrank Diese k nnen im FileDirector Enterprise Manager jederzeit erweitert ver ndert oder gel scht werden In FileDirector werden Scanprofile benutzt um sicherzustellen dass Dokumente immer mit fest definierten Scanprofilen und somit konstanter Qualit t gescannt werden Scanprofile brauchen nur einmal konfiguriert und in einem Aktenschrank abgespeichert zu werden Mit einem Scanprofil kann man auch Dokumente in verschiedenen Dokumenttypen ablegen Hinweis Ab FileDirector Version 2 6 gibt es lokale ScanProfile Werden keine serverseitigen Scanprofile eingerichtet so wird beim Offnen eines Ak
103. Mail Konto ist deaktiviert Konto l uft ab am Benutzer muss Kennwort bei der n chsten Anmeldung ndern Passwort wiederhole Passwort Name Hier wird im Drop Down Men die virtuelle Dom ne ausgew hlt welche im ConfigUtility angegeben wird und der Anmeldename des Benutzers definiert Vollst ndiger Name Hier wird der vollst ndige Name des Benutzers angegeben Beschreibung Hier kann eine Beschreibung vergeben werden Systemkonfiguration Seite 32 FileDirector Enterprise Manager Gruppe Mit dieser Auswahl kann eine neue Gruppe angelegt werden Zum Anlegen einer Gruppe muss ein in den Abschnitten Name und vollst ndiger Name ein Name hinterlegt werden Hierbei wird der unter Name definierte Eintrag als Gruppenname genommen E Mail Hier wird die die E Mail Adresse des Benutzers hinterlegt Konto deaktiviert Wenn dieser Haken gesetzt ist ist der Zugang f r diesen Benutzer deaktiviert Konto l uft ab am Hier kann ein Ablaufdatum festgelegt werden Das Konto ist dann ab diesem Tag automatisch nicht mehr aktiv Diese Funktion empfiehlt sich f r Mitarbeiter die zeitlich begrenzt mit dem FileDirector arbeiten sollen Benutzer muss Kennwort bei der n chsten Anmeldung ndern Hier kann festgelegt werden dass das Kennwort welches durch den Administrator festgelegt wurde durch den Benutzer bei der ersten Anmeldung zwingend ge ndert werden muss Passwort Hier wird das
104. Markieren Sie den zu duplizierenden Eintrag und klicken Sie auf den Button Duplizieren in der oberen Men leiste Es erscheint ein Eintrag eines neuen Stempels gleichen Namens mit vorangestelltem Kopie von Dieser Stempel hat die gleichen Eigenschaften wie sein Original und kann durch Ver nderung der Eigenschaften angepasst werden Stempel Seite 217 FileDirector Enterprise Manager Speicherpools FileDirector speichert die Indexdaten der archivierten Dokumente in der SQL Datenbank und die Bilddaten im Speicherpool Dort wird zus tzlich zu jedem Dokument auch noch eine XML Datei abgelegt die die Dokumente bzw die Indexdaten beschreibt Neuer Speicherpool Durch Klicken auf den Button Neu im Men Speicherpools erscheint ein Dialogfenster zum Erzeugen eines neuen Speicherpools Allgemein Konfiguration Speicherpool Allgemein En Ein Speicherpool ist eine Gruppe von m glichen 9 Speicherorten ungen Speicherpool Name Standard Speicherpool Beschreibung Default storage pool for all type of documents Spiegeln nach Filedirector data Spiege ka Im Reiter Allgemein werden ein Name und ein den Speicherpool beschreibender Text eingegeben Speicherpools Seite 218 FileDirector Enterprise Manager Speicherort einrichten ber einen Doppelklick auf den ausgew hlten Speicherpool kann man die Konfiguration aufrufen Ein Dialogfenster erscheint in dem man den Speicheror
105. Nachfrage angeh ngt werden soll Anh ngen oder neues Dokument Wird ein Index bereits auf dem Server gefunden kann eingestellt werden ob das Dokument angehangen werden soll oder ob ein neues Dokument erstellt werden soll Dies geschieht durch einen Dialog im WinClient der im entsprechenden Fall angezeigt wird Felder Seite 147 FileDirector Enterprise Manager Voranstellen Voranstellen nach Best tigung Wird ein Index bereits auf dem Server gefunden kann eingestellt werden ob das Dokument mit oder ohne Nachfrage vorangestellt werden soll Dies bedeutet dass die Seiten des neuen Dokumentes am Anfang des existierenden Dokuments eingef gt werden Voranstellen oder neues Dokument Wird ein Index bereits auf dem Server gefunden kann eingestellt werden ob das Dokument dem existierenden Dokument vorangestellt werden soll oder ob ein neues Dokument erstellt werden soll Dies geschieht durch einen Dialog im Wintlient der im entsprechenden Fall angezeigt wird Ersetzen Ersetzen nach Best tigung Wird ein Index bereits gefunden kann eingestellt werden ob das Dokument mit oder ohne Nachfrage ersetzt werden soll Wird ein Dokument ersetzt so wird es immer als Revision ersetzt d h der urspr ngliche Zustand bleibt als Revision erhalten Ersetzen oder neues Dokument Wird ein Index bereits auf dem Server gefunden kann eingestellt werden ob das Dokument ersetzt werden soll oder ob ein neues Dokument erstellt werden soll Dies
106. Overlay einrichten In dem Tab Seiteneinstellungen kann bei einer Einrichtung ohne Overlay eine Formatgr e eingerichtet werden Wird ein Overlay eingerichtet dann richtet sich die Formatgr e nach der Vorlage COLD Vorlage a TE Allgemein Seiteneinstellungen Felder Filter Worlage Schriftart Seite Mame Courier New Automatische Erkennung des Dateityps iie lE DEM Multilingual Latin v Grabe an ateityp Spooldatei w Alle Schriftart Zeienpioste 0o S berspringe Nur Schriftarten mit festem Zeichenabstand Kopfzeilen Overlay Bild Erste Seite CACOLD ImparverzeichrisCOLDOdatenOverlayl tf m EHEN Folgende Seiten CACOLD ImportverzeichnisCOLDdaten4Dverlayh tf mu l schen Format x 29 Breite 10mm In H he 10mm s Ausnchtung Y Ausnchtung zellenabstand COLD Importmasken Seite 265 FileDirector Enterprise Manager Mit einem Overlay kann man eine TIFF Datei mit einem Briefkopf hinterlegen so dass zwar nur eine Textdatei Spooldatei eingelesen wird aber trotzdem alle Seiten mit Briefkopf im FileDirector erscheinen Auch k nnen zwei unterschiedliche Overlays f r das Deckblatt und die Folgeseiten eingerichtet werden Sollen die Folgeseiten auf einer wei en Seite abgelegt werden sollte auch hierf r ein wei es Overlay hinterlegt werden sofern es nicht 200x200 dpi aufweist Hinweis Eine automatisch generierte wei e Hintergrundseite hat immer 200x200 dpi weicht da
107. Passwort f r den Benutzer festgelegt welches gegebenenfalls bei der ersten Anmeldung ge ndert werden muss sofern diese Option f r dieses Konto gew hlt wurde Hinweis Die minimale Passwortl nge betr gt 5 Zeichen Wiederhole Passwort Hier muss das oben angegebene Passwort wiederholt werden Systemkonfiguration Seite 33 FileDirector Enterprise Manager Details Hier k nnen weitergehende Angaben gemacht werden wie zum Beispiel Titel Position oder verschiedene Telefonnummern fi Benutzer filedirector admin Allgemein Details Mitglied yon Abwesenheit GE Hier konnen Sie die Detalls f r das Konto einstellen Fr Titel w orname Position Firma Abteilung Adresse 1 Adresse Z FL Tel Durchwahl Tel Standard Tel Azs stent Internetzeite Gruppenzugeh rigkeit zuweisen Die interne FileDirector Benutzerverwaltung erm glicht es selbstverst ndlich auch mit Gruppen zu arbeiten Hierzu werden zuerst die entsprechenden Gruppen ber das Kontextmen der rechten Maustaste des Knotens Benutzer und Gruppen angelegt Hierf r wird ein Name und ein vollst ndiger Name vergeben und das K stchen Gruppe angehakt Einer Gruppe oder mehreren Gruppen einen einzelnen Benutzer hinzuf gen Nachdem die Gruppen angelegt wurden k nnen die Benutzer diesen hinzugef gt werden Systemkonfiguration Seite 34 FileDirector Enterprise Manager Dies geschieht indem d
108. Protokolldatei im angegebenen Zeitintervall immer mit einem erneuten Zeitstempel abgelegt wird und das Protokollverzeichnis von Zeit zu Zeit manuell bereinigt werden sollte Es ist daher anzuraten das Zeitintervall nicht zu klein einzustellen Systemkonfiguration Seite 98 FileDirector Enterprise Manager Retrieval Import Einstellungen 3 Retrieval Import bearbeiten Importdaten E Retreval 1 5chernes_EDEFOBS srl Sktenschrank FO 0A907287 Dokumententypen Quelle Ziel Status Y Lieferscheine 7 OK nicht erkannt 7 DK Rechnungen f OK Lieferscheine richt erkannt Rechnungen Indesfelder Quelle Datum Globallaunter Lieferscheinnummer Hame PLZ Rechnunganummer Strasse Ziel D atum GlobalCounter Lieferscheinnummer Mame PLZ Rechnungsnunmmer Strasse Status f OK 7 DK 7 OK 7 DK f OK f DK f OK f Retrieval configuration walid Importdatei Bei Ausf hrung des Exportbefehls im WinClient wird zus tzlich zu den anderen Exportdateien eine Schema Datei Schemes_CabID XML erstellt f r CabID steht die jeweilige Cabinet ID des exportierten Aktenschrankes Diese Datei beinhaltet die notwendigen Informationen zum Datenimport Um diese Schemadatei importieren zu k nnen muss sichergestellt werden dass der Benutzer fd server Zugriff auf die Datei und die Exportdaten hat Aktenschrank Hier wird der Zielaktenschrank aus
109. Seite 56 FileDirector Enterprise Manager Eintr ge k nnen durch Klick auf den Spaltenkopf alphabetisch nach Spalteninhalt absteigend oder aufsteigend sortiert werden Erneuter Klick kehrt die Sortierung um Durch Doppelklick auf einen Eintrag der Liste ffnet sich ein Detailanzeigefenster Falls der Eintrag direkt mit einem Dokument verkn pft ist besteht die M glichkeit durch Klick auf den Button Dokument anzeigen WinClient dieses Dokument direkt im WinClient anzeigen zu lassen Ausz ge aus dem Protokoll exportieren Um Ausz ge aus einem Protokoll zu exportieren wird der Abschnitt des Protokolls markiert der exportiert werden soll Das kann auch ein Abschnitt sein den man zun chst nach bestimmten Kriterien sortiert hat Nach der Markierung verwenden Sie den Befehl Liste exportieren und eine Liste der Eintr ge kann exportiert werden Ab FileDirector Version 2 6 k nnen vor dem Export der Liste ber Il Spalten einrichten Spalten vom Export ausgeschlossen werden Als Export Formate stehen PDF Excel RTF und CSV zur Verf gung Aktive Benutzer Durch Klick auf den Zweig Aktive Benutzer im linken Teil des Fensters des Enterprise Managers wird im rechten Teil des Fensters eine Liste aller aktuell mit dem FileDirector arbeitenden Benutzer angezeigt lee nn FileDirector Enterprise Manager V2 0 0 http 47192 168 0 4 FileDirector Systemkonfiguration Ere OES EEE PER e iin Systemkonfiguration E Benutze
110. Spielberg Solutions GmbH FileDirector Enterprise amp SBE Administrationshandbuch Version 2 6 Haftungsausschluss Dieses Dokument wurde mit der gr tm glichen Sorgfalt erstellt Trotzdem k nnen wir nicht garantieren dass es keine Fehler mehr enth lt Aus diesem Grund kann f r eventuelle falsche oder missverst ndliche Darstellungen oder daraus resultierende Folgen keinerlei Verantwortung bernommen werden Copyright 2012 Spielberg Solutions GmbH Alle Rechte vorbehalten Kein Teil dieses Dokuments darf reproduziert versendet oder gespeichert werden in irgendeiner Weise oder durch irgendeine Methode sei es mechanisch oder elektronisch zu irgendeinem Zweck ohne die ausdr ckliche schriftliche Genehmigung der Spielberg Solutions GmbH XeSpielberg FileDirector ist ein eingetragenes Warenzeichen der Spielberg Solutions GmbH Microsoft Windows Windows NT und Windows 2000 sind entweder Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation Andere erw hnte Fremdprodukte sind ggf ebenfalls eingetragene Warenzeichen ihrer Besitzer F r weitere Informationen Afrika Asien Europa und Amerika Spielberg Solutions GmbH Obere Kaiserswerther Str 17 D 47249 Duisburg Germany Email info spielberg de Web www spielberg de Gro britannien amp Irland Spielberg Solutions Ltd Imperial Buildings 68 Victoria Road Horley Surrey UK RH6 7PZ Email info spielbergsolutions com Web www spielbergs
111. Standardauthentifizierung verwendet kann es zu Sicherheitseinbu en f hren wenn Benutzer mit verschiedenen Rechten an einem Arbeitsplatz arbeiten Siehe gt Automatisches Login verwendet aktuelles Windows Konto Revisionen herunterladen Wird das Recht Revisionen herunterladen verweigert so kann der Benutzer nur den letzten Stand des Dokumentes einsehen aber keine vorherige Revision aufrufen Anmerkungen ndern Sind Anmerkungen auf einer Seite gesetzt worden k nnen diese nicht ver ndert werden wenn dem Benutzer dieses Recht verweigert wurde So k nnen z B Bereiche eines Dokumentes f r unbefugte Einsicht abgedeckt werden Scannen Wird dieses Recht verweigert so wird dadurch das Tab Scannen im WinClient f r diese Benutzer komplett ausgeblendet und es stehen keine Scanoptionen mehr zur Verf gung Bearbeiten Wird Bearbeiten verweigert wird auch hier das Tab im WinClient komplett ausgeblendet Drucken Ist Drucken nicht erlaubt so werden die Druckoptionen im Men inaktiv oder sind f r den Anwender nicht mehr verf gbar Ansichten im Dokumententyp Im Reiter Ansichten k nnen individuelle Einstellungen f r Benutzer und Gruppen vorgenommen werden welche sich auf die Anzeige der Felder im WinClient f r diesen Dokumententyp beziehen Diese Einstellungen k nnen jeweils f r den Reiter Suchen und die Reiter Bearbeiten Scannen gesetzt werden Zus tzlich k nnen die Ansichten f r d
112. Tage 10 w End ktion Fiskalisches Jahr anwenden Fristensteuerung Seite 301 FileDirector Enterprise Manager Beispiel f r einen Export der Bilddaten in ein Verzeichnis E Fristensteuerung Allgemein a B ro l d Abteilung 1 22 Gruppe B amp 22 Abteilung 2 Monate Tage Start Aktion 5 0 Kein End Akt on Export nach F skal sches Jahr anwenden Letzter Monat Export und Suche der Daten auf CD s Werden Daten in ein angegebenes Verzeichnis exportiert so wird in diesem Verzeichnis eine leere Datei mit dem Namen der Media ID Name Datum und Uhrzeit mit Tausendstel Sekunden z B FD 2005 01 17T17_03_48 096 mid und das Datenverzeichnis des Aktenschranks erstellt Diese Datei muss auf die CD kopiert werden damit die Daten eindeutig identifiziert werden k nnen In der Datenbank wird diese Media ID zu den entsprechenden exportierten Daten geschrieben ACHTUNG Wurde die Option Vernichten eingestellt werden die Daten endg ltig gel scht und es kann nicht mehr nach ihnen gesucht werden Um sp ter erneut eine Suche aus noch vorhandenen Indexdaten in der Datenbank anzeigen zu lassen muss das CD Laufwerk als alternativer Speicherpool angelegt werden Wird ein Datensatz gesucht so wird zun chst der Default Speicherpool bzw die Speicherorte nach ihren Priorit ten durchsucht Danach wird die in der Datenbank hinterlegte mid Datei gesucht Ist das CD Rom Laufwerk al
113. Verbindung nicht getrennt und eine Freigabe der Lizenz kann nicht stattfinden Skripte Der FileDirector bietet die M glichkeit Skripte zu hinterlegen welche im WinClient von zuvor definierten Benutzern ausgef hrt werden k nnen Im Kontextmen der rechten Maustaste kann mit Neu ein neues Skript hinterlegt werden F r jedes Skript k nnen eigene Sicherheitseinstellungen gew hlt werden 1 Allgemein Sa Hier konnen Sie Skripte definieren die vom Server ausgef hrt werden sollen Mame a Folonfig Benutzer und Gruppen Beschreibung Anzeigen der Benutzer und Gruppen Skript USE FDConfig SELECT Identity ame Full ame FROM Accounts WHERE IsGroup 0 SELECT Identity ame Full ame FROM Accounts WHERE IsGroup 1 Tabellennamen Benutzer Gruppen Standard Parameter Position Mame Ergebnisse Benutzer 3 Reihen Iderkitniame Fulname Filedireckor admin Admin Filedirectorithomas Thomas server0i administrator Abbruch Gruppen 11 Reihen IdenkibyName FullName filedirectorifd admins Fd admins filedirector fd scan fd scan filedirector fd scan named fd scan named Systemkonfiguration Seite 58 FileDirector Enterprise Manager Name Hier wird ein Name f r das jeweilige Skript hinterlegt Dies ist der Name welcher im WinClient angezeigt wird Beschreibung Hier kann eine Beschreibung hinterlegt werden was die Verwaltung der Skripte vereinfacht Skript Hier wird das Skript hin
114. Verkn pfung Allgemein Hier konnen ODBC Datenguellen f r den Indes Import konfiguriert werden Mame Beschreibung ODBC Quelle Ku DDEC Verbindungstent UDBL Tabelle T abelle1 Zuordnunger ODBC Spalte Indexfeld kF KFS ID rbl oc Damit die Indexdaten bei der Indizierung eines Feldes im WinClient automatisch aus der ODBC Tabelle gelesen werden muss einem Feld eine ODBC Verkn pfung zugewiesen werden Siehe gt ODBC Verkn pfung in Feldern Verbindungstext In diese Zeile wird der entsprechende Verbindungsstring f r die gew hlte ODBC Quelle eingetragen Beispiel DSN value UlD value PWD value Connection Timeout 600 ODBC Verkn pfungen Seite 199 FileDirector Enterprise Manager Suchen Spalte In dieser Spalte k nnen ODBC UND Abfragen konfiguriert werden Gibt an dass dieses Feld als Ausl ser ausgew hlt wurde Gibt an dass dieses Feld UND abgefragt wird ODBC Verkn pfung f r Excel Tabelle Um f r Excel eine ODBC Verkn pfung zu erstellen ben tigen Sie zun chst eine Tabelle Tabelle1 in Excel die wie folgt aussehen kann 12345 Richten Sie eine ODBC Quelle ein wobei der Treiber im Windows f r Excel ausgew hlt und ein ODBC Quellenname angegeben wird In diesem Treiber kann die xis Datei ausgew hlt werden die die Tabelle1 enth lt Erstellen Sie im Enterprise Manager eine ODBC Verkn pfung wie im vorherigen Abschnitt beschrieben und geben Sie folgen
115. Zeitintervall Start Datum Zeit ederhole am 5142008 ml 16 46 H F Monday Tuesday Endzeit zapo H Wednesday Intervall 00 05 e nterva Friday Saturday Sunday Abbruch Dieser Zeitplaner sorgt f r automatischen Import von Indexinformationen Sind bereits Indexinformationen erfasst worden z B eine Kundennummer so k nnen die zugeh rigen Kundendaten z B aus einer kommagetrennten Textdatei hinzu gelesen werden Wird ein neuer Index Import Zeitplaner erstellt vergeben Sie zun chst eine Beschreibung Zeiteinstellung und Aktivierung Siehe Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner Index Import Einstellungen Im Reiter Index Import wird ein Dialog ge ffnet in dem man das Importverzeichnis einstellen kann Da der Zugriff auf dieses Verzeichnis vom FileDirector Server aus geschieht muss das Benutzerkonto fd server ber die entsprechenden Rechte f r dieses Verzeichnis verf gen Beispiel einer Indexdatei ohne Steuerzeichen 201 Smith Walter 202 Kern Richard 203 Tiger Tina Systemkonfiguration Seite 88 FileDirector Enterprise Manager W hlen Sie den Aktenschrank und den Dokumententyp in den die Indexdaten importiert werden sollen Damit die Indexdatei korrekt analysiert werden kann definieren Sie den Feldtrenner hier Komma und die Anzahl der Felder Beinhaltet der Dokumententyp bereits ein indiziertes Feld z B KundenNr wird dieses Feld als Verkn pfungsfeld definiert Zu diesem Verkn pfung
116. Zeitplaner auf einem anderen Server ausf hren zu lassen damit dadurch die Last verteilt wird Hierzu muss der FileDirector auf dem Zielserver ebenfalls mit einer Lizenz installiert sein Systemkonfiguration Seite 75 FileDirector Enterprise Manager Bei Versendung von Dokumenten auf Prozesse werden die Prozesse auf dem Server verarbeitet auf dem eine Lizenz f r das Prozessmanagement gefunden wird Zeiteinstellung und Aktivierung Siehe gt Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner Zeitplaner zur Integrit tspr fung Der Zeitplaner zur Integrit tspr fung steht in der FileDirector Version 1 3 zur Verf gung Er erstellt Protokolle zu den bereits gespeicherten Daten eines Aktenschrankes Die vorhandenen Bilddaten werden mit den Eintr gen der erstellten XML Dateien verglichen Damit kann sichergestellt werden dass eine fehlerhafte bertragung von Daten ber das Netzwerk vom Client zum Server in einem Protokoll registriert wird Hinweis Eine Integrit tspr fung wird f r die Daten im verwendeten Speicherpool filedirector data gemacht Gespiegelte Speicherorte werden nicht gepr ft Zeitplaner zur Pr fung der Integrit t einrichten Allgemein Integrit atsprufung ge zu der unten angegebenen Zeit wid eine Integrit tsprufung ausgef hrt Beschreibung Integrit t Ausf hren auf Server Aktiviere Zeitplaner F Status ze tinterw ll Start Datum Zeit Ww iederhole am 6 32008 16 40 Endzeit 23 00
117. aben Feldattribute Automatische Aktionen Verwende Grundeinstellung Anzahl der Tage Aktueller Zahlwert Pr fung Inhalt Aktion bei doppeltem Index Feld Schutz Overlay nur Memos ODBC Verkn pfung Name Wortauswahllste ame Verwende Grundeinstellung Fur das blagesystem verwenden Manuelle Eingaben zulassen Erlaube Mehrfachauswahl Um diese Einstellungen f r jedes Feld auf Dokumentententypebene unterschiedlich einstellen zu k nnen k nnen Sie die Eigenschaften eines zum Dokumententyp zugeordneten Feldes ffnen Doppelklick und dort die Einstellung ver ndern Als Standardeinstellung werden zun chst die Optionen der Grundeinstellung bernommen In der bersicht der Felder auf der rechten Seite des FileDirector Enterprise Managers sehen Sie welche Einstellungen f r jedes Feld gesetzt wurden Auf dieser Ebene k nnen auch die Wortauswahllisten verkn pft werden so dass in unterschiedlichen Dokumententypen unterschiedliche Wortauswahllisten f r ein erstelltes Feld verwendet werden k nnen Dokumententypen Seite 162 FileDirector Enterprise Manager Hier kann auch f r jeden Dokumententyp eingestellt werden ob das Feld f r das Ablagesystem verwendet werden soll ob manuelle Eingaben zugelassen sind oder ob eine Mehrfachauswahl erlaubt ist Fristensteuerung im Dokumententyp einstellen Hinweis Ab der FileDirector Version 2 6 wurde die Fristensteuerung auf einen eigenen Knoten verlegt Alte Einste
118. adenkreuz Wird die linke Maustaste gehalten kann ein Zoombereich aufgezogen werden Zoom is Klick auf den Button Zoom vergr ert das angezeigte Bild um einen konstanten Faktor Zoom X Klick auf den Button Zoom verkleinert das angezeigte Bild um einen konstanten Faktor Sicherheit Scanprofile sichtbar unsichtbar schalten Scanprofile werden f r die jeweiligen Scanner der Firma konfiguriert Existieren in der Firma mehrere Scanner Arbeitspl tze mit verschiedenen Scannern so entsteht schnell eine un bersichtliche Liste von Scanprofilen wovon nicht jedes Profil an jedem Arbeitsplatz gebraucht wird Um eine bersichtlichkeit f r die Anwender zu schaffen k nnen sie jeweils nur f r die Benutzer im WinClient sichtbar gemacht werden die die Scanprofile verwenden Markieren Sie den Eintrag Scanprofile und klicken Sie auf Sicherheit ber den Button in der Men leiste oder ber das Kontextmen der rechten Maustaste Scanprofile Seite 190 FileDirector Enterprise Manager Benutzer und Gruppen zuweisen Scanprofil Sicherheit Sicherheit Benutzernamen und Gruppen pielberg dieter pielberg fd adr nz pielberg dieter f Aulassen verweigern Director Scanner DR 2080C DR F SOC ber Hinzuf gen k nnen Sie die jeweiligen Benutzernamen und Gruppen hinzuf gen und diesen dann im unteren Bereich die entsprechenden Scanprofile zur Verwendung zulassen o
119. anagement E COLD m OCA F Ill a Bereit Beschreibung Erweiterte Einstellungen Yerkn pfe Feld mit Liste Wortauswahllisten Seite 209 FileDirector Enterprise Manager Verkn pfe Feld mit Liste Wenn ein Land aus der Liste ausgew hlt wird sollen nur die St dte angezeigt werden die es in diesem Land gibt Also wird z B dem Eintrag Firma C die Liste der englischen St dte zugewiesen die im Feld Abteilung ausw hlbar sein sollen Verkn pfte Listen den Feldern zuordnen FileDirector Enterprise Manager V1 2 0 Verbunden mit devel Aktenschr nke Company Felder og ES EB ei Company L nge Inhalt Wortauswahlliste Gelder 30 wWortauswahl Dokumententypern 4 30 wortauswahl S Scanprofile E Wortauswahllister HB Wersandart B Englische St dte Allgemein E nweiterte Einstellungen Eingabemaske Filter S Deutsche St dte E L nderliste Ea Ein Indesfeld wird zur Speicherung von Indesinformationen zu FAN ES ABC einem Dokument verwendet Bereit Einstellungen Anzeigen ame Land L nge Beinhaltet Wortauswmahl t Inhalte erweitert Beschreibung wortauswa hllste Name L nderliste we ID 90D 1CE62 Abbruch Damit die Listen nun auch im WinClient entsprechend in den Feldern w hlbar werden m ssen sie noch den Feldern zugewiesen werden Das Feld Land soll die Liste der L nder anbieten und das Feld Stadt hat die unterge
120. arbeiter Senden an Benutzer A Senden an Benutzer Mach Name frac Senden an Benutzer Yon Feld Setze Feld auf Wert Andere Dokumententop Dokumentenrechte andern Senden an Bearbeiter Der Bearbeiter ist der Benutzer der das Dokument bearbeiten soll und w hrend des Prozesses bernommen hat Stehen mehrere Benutzer in dem definierten Benutzaktionsfenster so wird der Benutzer der das Dokument mit der Aktion bernehmen bernommen hat zum Bearbeiter Hat kein Benutzer das Dokument bernommen ist der Benutzer der Bearbeiter der das Dokument auf den Prozess geschickt hat Senden an Benutzer Bei dieser Option wird das Dokument an einen ganz bestimmten Benutzer geschickt der aus der Benutzerliste ausgew hlt werden kann sobald diese Option eingestellt wird Senden an Benutzer Nach Name fragen Soll der Benutzer der das Dokument im n chsten Schritt weiter bearbeiten soll erst w hrend der Bearbeitung ausgew hlt werden k nnen kann man hier einstellen dass der Anwender gefragt werden soll wer das Dokument im n chsten Schritt weiter bearbeiten soll Im WinClient erscheint dann eine Abfrage mit einer Benutzerliste Bei der Auswahl der Benutzer im Enterprise Manager k nnen hier mehrere Benutzer ausgew hlt werden Die Aktion die der gew hlt Benutzer durchzuf hren hat wird vordefiniert z B genehmigen ablehnen oder kommentieren Senden an Benutzer Von Feld Mit dieser Option kann e
121. arcode Die erweitere Suche ist eine Funktion die im Ausnahmefall f r schlecht erkennbare Barcodes verwendet werden kann Das gilt nicht f r positionsunabh ngige Barcodes Funktionsweise Im Normalfall ist ein Barcode mit einem Start und Endzeichen ausgestattet Dadurch wird ein Barcode eindeutig als Barcode identifiziert Wird eines dieser Merkmale nicht erkannt kann der Barcode nicht gelesen werden Mit dieser Option wird das Start und Endzeichen ignoriert so dass eine Zeichenfolge nur auf eine hnlichkeit mit einem Barcode gepr ft wird Das hat zur Folge dass ggf auch Zeichentfolgen als Barcode interpretiert werden die keine Barcodes sind Bei Verwendung dieser Option wird die Erkennung zudem erheblich verlangsamt Daher ist es immer ratsam die Umstellung auf eindeutig lesbare Barcodes durchzuf hren Diese Einstellung sollte nur im Ausnahmefall verwendet werden Sinnvoll kann die Einstellung dann sein wenn der schlecht lesbare Barcode z B auf einer Seite identifiziert werden soll die als Seitentrennblatt fungiert Hier ist der Inhalt des Barcodes von zweitrangiger Bedeutung Barcode Schwellwert Mit dem Barcode Schwellwert kann das R ckgabeergebnis der Barcodes beeinflusst werden nicht aber die Qualit t der gelesenen Werte Der Schwellwert wird nur in Ausnahmesituationen verwendet da er das Ergebnis einfach filtert Steht der Wert auf der Standardeinstellung 0 so werden alle gelesenen Werte zur ckgeliefert u
122. ata FD_ID CAB Aktenschrank leeren ber das Men der rechten Maustaste kann der Inhalt eines Aktenschrankes geleert werden d h sowohl die Daten im Speicherpool filedirector data als auch die Eintr ge f r die Dokumente in der Datenbank werden unwiederbringlich gel scht sofern keine Sicherung der Daten und der SQL Datenbank gemacht wurde Aktenschr nke Seite 133 FileDirector Enterprise Manager Es werden nur die Inhalte jedoch nicht die Konfiguration der Aktenschr nke Felder und Dokumententypen gel scht Aktenschrank leeren Aktenschrank leeren Jog Allgemein Hier konnen Dokumente vollstandig geloscht werden O Gesamten Aktenschrank Gew hlte Dokumententypen Hur gelaschte Dokumente Schlie en Gesamten Aktenschrankinhalt endg ltig l schen Wird die Option Gesamten Aktenschrank angew hlt und der Vorgang gestartet so werden die Dokumente aus allen Dokumententypen in diesem Aktenschrank gel scht Es werden alle Daten aus der Datenbank und aus den Speicherpools gel scht Die Konfiguration des Aktenschrankes bleibt bestehen Dokumente in gew hlten Dokumententypen endg ltig l schen Wird die Option Gew hlte Dokumententypen verwendet so werden nur die Dokumente und Daten in den markierten Dokumententypen bereinigt Die Konfiguration der Dokumententypen bleibt bestehen Nur gel schte Dokumente endg ltig l schen Werden Dokumente vom Benutzer im WinClient vom Serve
123. atenabgleiches oder f r Daten nderungen ber ein Netzwerk miteinander verbunden sein Die Replikation kann unter Systemkonfiguration gt Server gt Replikation konfiguriert werden Zur Replikation muss ein Aktenschrank auf einem Originalserver erstellt werden Von diesem wird dann ein Klon siehe ZAktenschrankstruktur klonen auf dem Replikationsserver erstellt Definition Originalserver Der Originalserver ist immer der Server der momentan f r die Dokumente zust ndig ist Wird ein Dokument auf einem Server erstellt bekommt dieses Dokument die ID des aktuellen Servers der dann die Zust ndigkeit besitzt Die Zust ndigkeit von Dokumenten kann auch auf den Zielserver bertragen werden der dadurch der Originalserver f r die Dokumente wird Hinweis a Nachdem der Klon auf dem Zielserver angelegt wurde muss sichergestellt werden dass der Speicherpool auf dem Zielserver verf gbar ist Sollte sich dieser in einem anderen Pfad befinden so muss er entsprechend angepasst werden da sonst keine Dokumente angelegt werden K nnen b Achten Sie au erdem darauf dass Die Zeiteinstellung bei beiden Servern identisch ist und nicht mehr als 5 Minuten voneinander abweicht Replikationsverbindung erstellen Im Bereich Replikation befindet sich zun chst der aktuelle Server Der Eintrag muss als ID die Nummer der Lizenz aufweisen Systemkonfiguration Seite 28 FileDirector Enterprise Manager 3 Wird der Zweig Replikation
124. ation der Schrift m glich wie z B Schriftfarbe siehe Beispiel oder Fettschrift lt IDOCTYPE HTML PUBLIC WSC DTD HTML 4 01 Transitional EN gt lt html gt lt head gt lt title gt E Mail Test lt title gt lt head gt lt body gt lt p style color red gt red lt p gt lt p style color blue gt blue lt p gt lt p style color black gt black lt p gt lt p gt Text lt FD_12345678 gt Text lt p gt lt body gt Prozessmanagement Seite 240 FileDirector Enterprise Manager lt html gt Auch im Inhalt des E Mail Textes k nnen Feldinhalte bernommen werden indem die Feld ID in spitzen Klammern eingetragen wird Anh ngen von Dokumenten Der versendeten E Mail kann auch ein Dokument angehangen werden Hierbei kann definiert werden ob das Dokument welches sich aktuell auf dem Prozess befindet ein mit dem sich auf dem Prozess befindenden verkn pftes Dokument oder ein referenziertes Dokument an die E Mail angehangen werden soll Momentanes Dokument Das momentan sich auf dem Prozess befindende Dokument wird an die E Mail angehangen Im Bereich darunter aktiviert sich eine Eingabe f r den Seitenbereich eines momentanen Dokuments Hier kann angegeben werden welche Seiten angehangen werden sollen Seit FileDirector Version 2 6 kann auch der Dateiname f r ein nach PDF konvertiertes Dokument siehe unten in diesem Feld eingegeben werden Beispiel Konvertiert_ lt FD_12345678 gt pdf 1
125. au umrandet Um eine andere Zone zu aktivieren klickt man sie einfach an oder wechselt sie ber die Buttons N chste Zone markieren bzw Vorherige Zone markieren Dokumenten Identifikation Zur Identifikation eines Dokumentes muss das Formular eine Zone enthalten die das Dokument eindeutig identifiziert Dies kann ein eindeutiger Text oder ein grafisches Element sein Grafisches Element Wird ein grafisches Element gew hlt so erh lt man im Ergebnisbereich einen Erkennungswert zwischen 0 und 100 Untersucht wird hierbei der bereinstimmende Pixelbereich in der Zone Ein grafisches Element kann z B ein Logo sein wobei sich bei unterschiedlichen Dokumenten dieses Logo nat rlich unterscheiden muss Hat man in mehreren Formularen den gleichen Identifier gew hlt so kann das Dokument nicht mehr eindeutig einem Formular zugewiesen werden und wird somit in Nicht erkannte Dokumente geschoben OCR Formularerkennung Seite 277 FileDirector Enterprise Manager Hinweis Bei der Verwendung von sehr vielen Formularen kann es die Performance beschleunigen wenn eine grafische Dokumenten Identifikation gew hlt wird da daf r die OCR Engine nicht zur Texterkennung gestartet werden muss Allerdings kann dadurch auch die Erkennungsrate sinken da ein grafisches Element nur ann hernd verglichen werden kann Textelement Eine Dokumenten Identifikation kann ein eindeutiger Text sein der auf allen Dokumenten gleich ist z B
126. auf Format definieren und w hlen Sie die gew nschte Datei aus Textformat definieren Tabellen Spalten lt default gt Yorschlagen bundeslander tzt kunden bst odbc caw W Spaltennamen in erster Zeile Format Benutzerdefiniert Datentyp Hinzuf gen Trennzeichen 5 Mame Andern zu scannende 125 Zeilen Zeichensatz AMSI OEM Breite Entfernen Abbrechen Hilfe Jetzt k nnen verschiedene Optionen definiert werden wie z B das Trennzeichen ob der Spaltenname in der ersten Zeile existiert Haben Sie die Konfiguration der ODBC Quelle f r die csv Datei abgeschlossen so kann im FileDirector der ODBC Link eingerichtet werden ODBC Verkn pfungen Seite 201 FileDirector Enterprise Manager Hier wird dann die ODBC Quelle zugeordnet und als Tabelle der Dateiname der csv Datei ODBC Quelle ODBC Quellenname ODBC Tabelle odbc csv Jetzt sollten nach Best tigung mit Return die Spalten der csv Datei erscheinen und zuweisbar sein ODBC Quelle f r Oracle einrichten Oracle 8i 9i Installieren Sie die Oracle Client Software einschlie lich der ODBC und Oracle Treiberoptionen Erstellen Sie in der ODBC Systemsteuerung einen System Datenquellennamen DSN Wenn der ODBC Treiber berpr ft ist und der DSN erstellt ist wenn hier eine Oracle Datenbank vorliegt fahren Sie im Enterprise Manager mit der Konfiguration der ODBC Verkn pfung wie oben beschrieben fort
127. auf dem Server verwendet z B C kann die Einstellung nur am Server selbst vorgenommen werden da ansonsten dieser Pfad von dem Arbeitsplatzrechner interpretiert wird Ist dies der Fall so werden die Daten auf dem Server nicht mehr gefunden und man muss die Einstellung erneut am Server selbst durchf hren Es sollten keine gemappten Laufwerke verwendet werden weil diese abh ngig von der Anmeldung sind Der fd server kann diese Laufwerke m glicherweise nicht sehen der Administrator aber schon Es sollten nur echte Laufwerke oder UNC Pfade angegeben werden Priorit t In einem Speicherpool kann eine beliebige Anzahl von Speicherorten definiert werden Welcher Speicherort aus dem Pool verwendet werden soll kann durch die Zuordnung von Priorit ten konfiguriert werden Sobald ein Speicherort voll ist wird der mit der n chsten Priorit t verwendet Die Gr e eines Speicherortes h ngt von der Plattengr e ab Um einen Speicherort zu wechseln muss der aktuelle Ort manuell auf nur lesen eingestellt werden Eine Priorit t kann nur einmal vergeben werden auch zwischen Containern und Dateisystem Speicherorten Speicherpools Seite 220 FileDirector Enterprise Manager Konfiguration des Speicherortes Dateisystem Anzahl von Dokumenten pro Unterverzeichnis Aktueller Unterordner Lontainer Eingebetteter Container Mar male Gro e Yerschlusselung kompression ASusschlie en Gesamtgro e 5 34 MB Akt
128. ausw hlt werden das vor der Erstellung des OCR Formulars erstellt wurde Nach Auswahl des Scanprofils k nnen Sie das Beispieldokument scannen Das gescannte Dokument wird nun zur Anzeige in die rechte Fensterh lfte geladen ffne Bild aus Datei Wenn das Dokument das als Vorlage dienen soll bereits gescannt vorliegt k nnen Sie ber den Button den Pfad ausw hlen die Datei laden Ki Scannen Ist ein Scanprofil ausgew hlt so kann hier die Vorlage gescannt werden OCR Formularerkennung Seite 272 FileDirector Enterprise Manager o Scanprozess anhalten Mit dieser Funktion kann ein Scanprozess abgehalten werden r H q Vorlage anpassen HG Breite anpassen i Originalgr e einstellen bs Zoom a Zoom Hinweise zur Vorlage Seit FileDirector Version 1 5 0 ist es nicht mehr zwingend notwendig f r die Vorlage die gleiche Aufl sung wie f r die sp ter gescannten Dokumente zu verwenden Trotzdem ist es empfehlenswert da z B verschiedene Filter wie z B Rauschen entfernen eine andere Wirkung auf Seiten mit unterschiedlichen dpi Aufl sungen haben Das kann dazu f hren dass das Erkennungsergebnis bei der Konfiguration im Enterprise Manager von der sp ter durchgef hrten Erkennung abweicht Erfahrungswerte haben gezeigt dass die optimale Aufl sung der TIFF Datei f r die OCR Erkennung bei 300x300 dpi liegt wobei die Erkennung auch mit der Qualit t der Vorlage zusammenh ngt Eine geringere Aufl sung ka
129. ch handelt Um zu wissen welche Auswirkungen diese Einstellungen haben sollten Sie die Filter und deren Reihenfolge in einem Formular zun chst testen Zur Einrichtung lesen Sie bitte den Abschnitt zur gt Bildverbesserung im Formular Hinweis Beachten Sie dass die Reihenfolge der Filter eine entscheidende Bedeutung f r die Erkennung hat und diese bei falscher Konfiguration auch verschlechtern kann Einstellungen f r die Formularerkennung F r die Formularerkennung werden in diesem Bereich noch der Schwellwert und der Dokumententyp f r die nicht erkannten Dokumente zugewiesen In einem Formular wird eine Dokumenten Identifikationszone angegeben die das Dokument eindeutig identifiziert Wird das Dokument mit ber 80 Wahrscheinlichkeit erkannt Standard Schwellwert so werden die Zonen ausgelesen und das Dokument dem hinterlegten Dokumententyp zugewiesen Diesen Schwellwert kann man ver ndern um die Erkennung entsprechend zu Justieren K nnen Dokumente nicht zu einem Formular zugeordnet werden so werden sie in den Fallback Dokumententyp Dokumententyp f r nicht erkannte Dokumente geschoben der f r diesen Zweck vorher angelegt werden muss Aus diesem Dokumententyp k nnen die Dokumente sp ter manuell nachindiziert werden Werden Formulare eingerichtet ist die Einstellung eines Fallback Dokumententyps Voraussetzung Bei der Konfiguration des ersten Formulars erscheint daher diese Maske automatisch damit ein entspre
130. chender Dokumententyp eingestellt wird Asiatische OCR Lizenzierung Ist die asiatische OCR lizenziert so wird in der Maske zus tzlich die Einstellung der asiatischen Sprachen aktiviert OCR Formularerkennung Seite 270 FileDirector Enterprise Manager Sprachen Asiatische OCR Engine F r die asiatische OCR werden folgende Sprachen von der Engine unterst tzt Japanisch Standard Erweitert Chinesisch traditionell Standard Erweitert Chinesisch vereinfacht Standard Erweitert Koreanisch Standard Erweitert L ndereinstellung Windows Um auf einem westlichen Windows System ostasiatische Sprachen anzeigen zu k nnen muss folgende Option installiert sein Systemsteuerung gt ZL ndereinstellungen gt Regions und Sprachoptionen Dateien f r ostasiatische Sprachen installieren Ebenen der OCR Parameter Die OCR Parameter Einstellungen gibt es auf Allgemeine Einstellungen f r den Aktenschrank in den Eigenschaften des OCR Knotens Auf Formularebene F r welchen Bereich die jeweiligen Einstellungen gelten sehen Sie in der Erl uterung der Scanprofile Einstellungen der OCR Engine Die OCR Engine fr her IPRO Engine stellt Zeichen die sie nicht sicher erkannt hat als Tilde dar Der Schwellwert dazu ist ber eine Config Datei einstellbar Bei einer Installation im Standardpfad ist die Datei unter zu finden C Programme Dieter Spielberg DMS GmbHi FileDirector Component Service OCR Engine FileD
131. chnis EMnstalsML_Imnport_Berpierabgaehot LSPI 13441 4m Bla Overlap ed display 2l Source tag Zielfeld lt INYOILE_DATE gt Date manuell lt NYOICE_NUMBER gt Feld 2 Abbruch Im Reiter XML Import wird ein Dialog ge ffnet in dem man das Importverzeichnis einstellen kann Da der Zugriff auf dieses Verzeichnis vom FileDirector Server aus geschieht muss das Benutzerkonto fd server ber die entsprechenden Rechte f r dieses Verzeichnis verf gen In diesem Verzeichnis liegt die XML Datei deren lt Tags gt ausgelesen und im unteren Bereich konfiguriert werden Systemkonfiguration Seite 96 FileDirector Enterprise Manager Beispiel einer XML Datei lt xml stylesheet type text xsl href edj_display xsl gt lt xml version 1 0 encoding utf 8 gt lt EDI_XML gt lt INVOICE gt lt INVOICE_HEADER gt lt INVOICE_TYPE gt INV lt INVOICE_TYPE gt lt INVOICE_NUMBER gt 2000004958 lt INVOICE_NUMBER gt lt INVOICGE_DATE gt 08 Apr 2005 lt INVOICE_DATE gt lt INVOICE_HEADER gt lt INVOICE gt lt EDI_XML gt Die angegebenen lt Tags gt werden aus der gew hlten Datei ausgelesen und k nnen den entsprechenden Zielfeldern zugewiesen werden Um Zielfelder ausw hlen zu k nnen muss der Aktenschrank und der Dokumententyp in den die Daten importiert werden sollen oben angegeben werden Um einer XML Datei ein Layout zu geben wird diese mit einer XSL Datei verkn pft Die XML Datei beinhaltet im Head
132. d gt lt body gt lt p gt Klicken Sie unten um das Dokument anzuzeigen lt p gt lt p gt lt a href lt FOWinCLnk gt Zeige Dokument im installierten Cient s a gt lt p gt lt p gt lt a href lt FDWinCLnkUser gt gt Zeige Dokument im Pers nlichen Ordner im installierten Cent 2 a gt amp p gt lt p gt lt a href lt FOWinCWeblink gt Zeige Dokument im Webllient s a gt lt p gt prea href lt FO WinC WebLinkUser gt zeige Dokument im Pers nlichen Ordner im Webllient a gt S p gt lt p gt lt a href lt FDO WebLink gt Zeige Dokument im WebServer lt a gt lt p gt lt p gt lt a href lt FO WebLinkUser gt zeige Dokument im Pers nlichen Ordner a gt lt S p gt lt p gt lt img src lt FD_IMGEMBEDM1 gt p gt 4 L momentanes E verkn pftes referenziertes Dokumententyp des momentanen Dokumentes Original EDoc Umwandlung Schwarzweil Aufl sung DPI Zu PDF konvertieren arbe JPEG Qualit t 3 Show document in personal folder Indexteld Ar yCharacter AnyCharacter Show document Im E Mail Text kann ein Link zum Aufruf des Dokumentes f r den WinClient oder den Webserver in einer HTML Definition konfiguriert werden Hilfe W hlt man ein Element aus der angebotenen Hilfe aus so wird dieser Eintrag an der Stelle des Vorschaufensters generiert wo sie der Cursor befunden hat Prozessmanagement Seite 238 FileDirector Enterprise Manager E Mail konfigu
133. dazu einen Reiter OCR Parameter gt OCR Parameter im Formular Wird das gesamte Formular abgedunkelt und zus tzlich danach die Zone so verdoppelt sich der Effekt Die Filter werden nacheinander abgearbeitet so dass die Reihenfolge der Filter f r das Ergebnis ausschlaggebend ist Wird zuerst die Seite abgedunkelt so OCR Formularerkennung Seite 279 FileDirector Enterprise Manager werden auch Rauschpunkte vergr ert Wird zuerst das Rauschen entfernt und danach die Seite abgedunkelt so wird der verbleibende Text hervorgehoben In der OCR Vorlage kann man das Ergebnis der Filtereinstellungen sofort sehen und berpr fen Filtereinstellungen wie z B Abdunkeln kann auch mehrfach gesetzt werden Die Reihenfolge der gesetzten Filter kann mit Drag amp Drop ver ndert werden d h Sie k nnen beispielsweise den 5 Eintrag an die 2 Stelle schieben und direkt die Ver nderung sehen Wird die Zone verschoben so sieht man den ver nderten Text sofort f r den Bereich der Zone Diese Optimierungen werden vor allen anderen Zeichenanpassungen die in einer Zone durchgef hrt werden k nnen durchgef hrt Erst nach diesen Ver nderungen wird eine OCR Lesung gemacht Hinweis F r die besten Einstellungen gibt es keine Empfehlungen Hier muss entsprechend der Vorlage getestet werden Besonders hilfreich k nnen diese Einstellungen bei schwach lesbaren Vorlagen Nadeldruck oder farbigem Papier sein Beachten Sie dass eine falsche
134. de Angaben zur Verkn pfung der Tabelle ein ODBC Quelle ODBC Quellenname ODBC Tabelle Tabelle1 Jetzt sollten nach Best tigung mit Return die Spalten der Excel Tabelle erscheinen und zuzuweisen sein Bei Excel ist die Angabe des Tabellennamens in eckigen Klammern und mit Dollarzeichen wichtig ODBC Verkn pfung f r csv Datei Eine csv Datei ist im Prinzip eine Textdatei die Indexdaten mit einem Semikolon getrennt beinhaltet Eine csv Datei kann z B aus einer Excel Tabelle exportiert werden Diese kann so aussehen dass die erste Zeile die Spaltennamen und die darauffolgenden Zeilen die Indexdaten beinhaltet Spielberg Erstellen Sie zun chst eine ODBC Quelle in der System DSN wie im Abschnitt gt ODBC Quelle im Windows einrichten beschrieben wird W hlen Sie den ODBC Microsoft Text Treiber der auch f r csv Dateien verwendet werden kann und w hlen Sie hier das Verzeichnis in dem sich die csv Datei befindet Klappen Sie den Bereich Optionen gt gt auf und entfernen Sie das H kchen aus Standard ODBC Verkn pfungen Seite 200 FileDirector Enterprise Manager ODBC Text Setup D atenguellenname ODBC Test OF Beschreibung e Datenbank Hilfe Werzeichniz D 00B Yerzeichniz ausw hlen Aktuelles Werzeichnis verwenden Dateien Erweiterungen Erweiterung Hinzufiigen Standard Format definieren Entfernen Klicken Sie
135. den Textzonen f r den Stempel erstellt Es k nnen f nf Zonen erstellt werden die entweder einen festgelegten Text oder einige automatische Informationen enthalten k nnen Bei Erstellung einer Zone wird ein roter Rahmen angezeigt F r diese aktive Zone kann im Feld Textein Text eingegeben werden der in der Zone angezeigt wird Microsoft Sanz Serif f F r jede Zone kann individuell die Schriftart und gr e sowie die Orientierung linksb ndig zentriert rechtsb ndig eingestellt werden Zur Automatisierung k nnen umgebungsspezifische Daten durch Einf gen von Ausdr cken angegeben werden Die Eingabe dieser Ausdr cke muss in Gro buchstaben erfolgen Benutzername Hinweis Die Anzeige der Datums und Zeitformate sind immer abh ngig von den im Windows System eingestellten L ndereinstellungen Stempel Seite 216 FileDirector Enterprise Manager Stempel Sicherheit Sicherheit Stempel Sicherheit Benutzernamen und Gruppen 2upporterugrpl upport fd admin Rechte f supportewwgrpl zulassen verneigern d Eingangsstempel F Genehmigt F Sbbruch bernehmen ber die Sicherheitseinstelluingen von Stempeln k nnen Stempel f r verschiedene Gruppen oder Benutzer zug nglich gemacht werden So k nnen z B nur die entsprechenden Abteilungen die Stempel verwenden die sie ben tigen Stempel duplizieren amp amp Bestehende Stempel eines Aktenschranks k nnen dupliziert werden
136. den diese Dokumente sp ter zur tats chlichen Archivierung in die revisionssicheren Ziel Dokumententypen verteilt Dokumententypen Seite 159 FileDirector Enterprise Manager Diese Einstellung l sst sich nur vornehmen wenn der Dokumententyp erstmalig erstellt wird Ist der Dokumententyp einmal angelegt l sst sich diese Option nicht mehr ndern In Volltext OCR einbeziehen F r die Volltextsuche k nnen die Dokumententypen einzeln markiert werden Ist ein Volltext Zeitplaner eingerichtet so durchl uft dieser nur die f r die Volltextsuche markierten Dokumententypen Zur Konfiguration der Volltextsuche siehe gt Volltext Zeitplaner Hinweis Wird diese Option erst aktiviert wenn bereits Dokumente erfasst wurden werden diese trotzdem noch gelesen Hinweis zur Volltexterkennung von pdf Dokumenten Bei pdf Dateien muss unterschieden werden Es gibt editierbare pdf Dateien und nicht editierbare pdf Dateien Nicht editierbare Dateien k nnen z B in das pdf Format umgewandelte tif Dateien sein Diese werden bei der Volltextlesung nicht entpackt und dann Volltext gelesen Im Normalfall k nnen nur editierbare pdf Dokumente Volltext gelesen werden wobei diese nicht komprimiert oder verschl sselt sein d rfen OCR Volltexterkennung sofort ausf hren Ist diese Option markiert so wird beim einchecken eines Dokumentes der Volltext durch die OCR Engine auf dem Server ausgef hrt Allerdings muss hier f r jedes Einchecken die Eng
137. der verweigern Verwende OCR und Formularerkennung Um im Scanprofil OCR und Formularerkennung zu verwenden m ssen zun chst ein oder mehrere OCR Formulare erstellt worden sein Ist die OCR Erkennung im Scanprofil aktiviert muss auf dem Rechner auf dem der WinClient mit diesem Scanprofil arbeitet die OCR Engine installiert sein Erlaube manuelles Abschalten Ist die Option Erlaube manuelles Abschalten aktiviert dann hat der Benutzer im WinGlient die M glichkeit die OCR Erkennung in diesem Scanprofil zu aktivieren oder zu deaktivieren Scanprofile Seite 191 FileDirector Enterprise Manager Verwende alle Formulare zur Erkennung scanprofil Allgemein Um eine konsistente Scanqualit at zu gew hrleisten wird ein E Scanprofil mit vordehmerten Scannerenstellungen eingerichtet Mame Rechnungen Beschreibung Dokumententyp I I J E daube manuelle Anderungen Stempel Hur auf erster Seite Setze Feld Auf folgenden Wert verwende OCH und Formularerkennung Erlaube manuelle Abschalten verwende alle Formulare zur Erkennung Erkenne Formulare des gew hlten Dokumententops kene Formularerk ennung versende Immer dieses Formular ID ABDCOAB Diese Einstellung erm glicht es einen nicht sortierten Stapel von Dokumenten zu scannen und automatisch zu indizieren Wird die Option aktiviert ist es nicht mehr m glich einen Dokumententyp manuell auszuw hlen
138. die gleiche Aufl sung haben wie die sp ter gescannten Dokumente Ist dies nicht der Fall so werden die Zonen an anderer Stelle positioniert und k nnen den entsprechenden Text nicht lesen Erkennen Mit dieser Option kann die Erkennung und die zugeh rigen Einstellungen getestet werden Man kann auch verschiedene Bl tter scannen um zu testen ob diese abweichend von der Vorlage erkannt werden Eine detailliertere Erl uterung dazu finden Sie im Abschnitt Erkennung testen H En Vorlage anpassen gt Breite anpassen Originalgr e einstellen a Zoom Zoom Zone erstellen N Zoom Fenster Zieht man ein Fenster auf wenn der Button der Lupe sichtbar ist dann wird ein Fenster gezoomt Mit Klick auf diesen Button wechselt man in den Zonenmodus und ein Fenster das jetzt aufgezogen wird erstellt eine neue Zone Zonen in der Sortierreihenfolge nach oben untern schieben Das Kontextmen der rechten Maustaste Zone erkennen Hier wird die OCR Engine f r die aktuelle Zone gestartet Alternativ kann diese Funktion auch ber einen Doppelklick auf die Zone ausgef hrt werden Werden Zeichen nicht korrekt erkannt so wird daf r eine Tilde eingesetzt OCR Formularerkennung Seite 275 FileDirector Enterprise Manager Alle Zonen erkennen Sollen alle Zonen gleichzeitig erkannt und das Resultat im Ergebnisbereich angezeigt werden kann man sich mit dieser Option eine Kontrolle verschaffen Die Zonen werden einz
139. drag amp drop mit Erstellung von Verbindungslinien zu den entsprechenden Aktionen Konfiguriert werden Prozessmanagement Seite 246 FileDirector Enterprise Manager Kopie beibehalten Die Option Kopie beibehalten erm glicht es dass eine Kopie des Dokumentes im pers nlichen Ordner des Mitarbeiters verbleibt wenn es nicht bearbeitet und nach der Zeit berschreitung zum n chsten konfigurierten Schritt weitergeleitet wurde Benutzer hinzuf gen Kt hinzuf gen wlentiernen ai pearbeiten Um einen Benutzer hinzuzuf gen klicken Sie auf Hinzuf gen in der linken Fensterh lfte und w hlen Sie den oder die Benutzer aus der Benutzerliste aus die eine Aktion in diesem Schritt durchf hren sollen Es k nnen nur Benutzer hinzugef gt werden die sich in den Gruppen des FileDirectors befinden und somit dem FileDirector bekannt sind Konten w hlen Kein Bearbeiter Benutzer fragen Fest Indexfeld vollst ndiger ODBC Verkn pfung f Betrachter won Schritt f Danijel kommentierender won Schritt EE fd admins zenehmigender f Ablehnender won Schritt e7 edi Dokument Zuletzt ge ndert wor en EEE Dokument Erstellt von BEE f fd server serverOlifd serwer en Fd user serwerQlifd user en Fd user named serwerQlifd user named f simon server llsimon f Thomas serverOlithomas Huelle Ausgewahlt 0 Abbruch Im Normalfall wird ein Benutzer aus der Liste ausgew hlt der die entsprechende
140. e markiert und ber Neu eine neue Verbindung erzeugt Der Text der Verbindung kann sp ter auch manuell ver ndert werden um die Verbindungen zu benennen Hinweis a Die Serverinstallationen sollten Version 2 0 sein da hier die Net Version 2 0 verwendet wird Das kann bei alten Serverversionen zu Fehlermeldungen f hren b Alle Einstellungen f r den Enterprise Manager werden im lokalen Cache Eigene Dateien FileDirector in der Datei EnterpriseManager fal gespeichert Wird der lokale Cache f r den WinClient gel scht und neu erzeugt so sollte diese Datei erhalten bleiben damit die Einstellungen f r den Enterprise Manager nicht erneut konfiguriert werden m ssen Enterprise Manager allgemein Seite 19 FileDirector Enterprise Manager Systemkonfiguration Um Ihre FileDirector Systemkonfiguration zu berpr fen und zu administrieren ffnen Sie den Zweig Systemkonfiguration Zur berwachung kann hier z B das Protokoll eingestellt und die Benutzereinrichtung durchgef hrt werden W hrend der Installation des FileDirectors werden au erhalb des FileDirector Enterprise Managers grundlegende Einstellungen durch das FileDirector Config Utility vorgenommen Dieses befindet sich auf dem Server auf dem der FileDirector installiert wurde Server Aktiv gt Serverzertifikat dis Systemkonfiguration Hier kann das aktuelle Serverzertifik at gesetzt werden w hle Zertifikat Version wor 06 03 2006 10 42 30 Aus
141. e automatisch an die Position des erkannten Ankers angepasst wird Hinweis Bei einer als Anker definierten Zone wird ein Anker Text definiert Dieser Anker Text sollte so gew hlt werden dass dieser einzigartig auf dieser Seite ist Sollte sich der definierte Anker Text mehrfach auf dieser Seite befinde so wird der erste Text gew hlt welcher dem definierten Text entspricht Eine Schr glagenkorrektur findet durch diese Auswahl nicht statt Erlaubte Zeichen Um zu testen welche Zeichen in einer Zone erkannt werden kann die Erkennung mit einem Doppelklick auf die Zone gestartet werden Sollen in der Zone nur bestimmte Zeichen gelesen werden so k nnen hier die erlaubten Zeichen auf Gro buchstaben Kleinbuchstaben Zahlen Interpunktion Sonstige Zeichen oder Benuftzerdefiniert eingeschr nkt werden Sollte ein Indexfeld bereits eine Einschr nkung beinhalten z B Zahlen so sollte man hier auch die Einschr nkung f r die Erkennung einstellen da es sonst m glicherweise dazu kommen kann dass z B eine Null als Buchstabe O erkannt wird Ist dies der Fall so kann der Datensatz nicht eingecheckt werden da das Feld keine Buchstaben erlaubt Die Einstellung Benutzerdefiniert verwendet die Zeichenauswahl die in der Hauptmaske der Formulareinstellung eingegeben wurde Durch die Inhaltsoptionen wird direkt definiert was die OCR lesen und weitergeben soll Die hier gelesenen Zeichen k nnen in der Indexfeldeinrichtung
142. e des Schwarzanteils Aktuell A b l 25 Seitenbundelung Feste Seitenanzahl _ Gerade richten Speichem als PDF A ze Be 37 GM Turm F IE Fr 4 Sic FEF Sup TE E War yr PE F4 ma en ben fe hj Fih jF m hhi mu Seitengr e Je nach Gr e des Scanners k nnen hier die Seitengr en vordefiniert werden Automatische Seitenunterdr ckung Bei der automatischen Seitenunterdr ckung wird der Schwarzanteil auf einer Seite analysiert Liegt der aktuelle Wert der Seite unter der Schwelle des Schwarzanteils wird die Seite als leer eingestuft und nicht gescannt Damit wird es m glich auch Seiten als leer auszusortieren auf denen sich z B nur ein Briefkopf befindet Der aktuelle Wert des Schwarzanteils wird bei einem Testscan angezeigt Dokumententrennung Mit Dokumententrennung kann eine Einstellung getroffen werden wie die importierten Bilddateien in Dokumente unterteilt werden sollen Durch die Auswahl Keine wird f r jede importierte Datei ein einzelnes Dokument erzeugt Auch Multipage TIFFs wie mehrseitige Faxdateien werden dann in Einzelseiten zerlegt Bei fester Seitenanzahl wird nach dem eingestellten Wert ein neues Dokument erzeugt Multipage TIFF Trennung bewirkt ein Zusammenfassen von Einzelseiten in ein Dokument Bereits vorliegende Multipage TIFFs werden als separate Dokumente importiert Scanprofile Seite 186 FileDirector Enterprise Manager Gerade richten Diese Option korrigiert die Lage der gescann
143. e in die Volltextindizierung mit einbezogen werden sollen muss die Option In Volltext OCR einbeziehen markiert werden Siehe gt Dokumententypen Systemkonfiguration Seite 62 FileDirector Enterprise Manager Funktion des Zeitplaners Dieser Zeitplaner f hrt automatisch eine Volltext OCR Lesung der Bilddaten der markierten Dokumententypen aus und schreibt die gelesenen Texte in die Datenbank des Aktenschrankes Hinweis Felder der SQL Datenbank Die gelesenen Inhalte werden ber den Zeitplaner in die Tabelle FD_Images geschrieben Dabei werden die Felder OCRReadOn und OCRText geschrieben Ist bereits ein Datum in der Spalte OCRReadOn eingetragen so wird dieser Datensatz nicht erneut gelesen In der Spalte OCRText erscheint bei korrekter Lesung der Eintrag lt langer Text gt Ist hier der Dateiname lesbar konnte das Dokument m glicherweise nicht korrekt gelesen werden oder es war eine Datei ohne Textinhalt Pr fen Sie in diesem Fall den Zugriff des Benutzers fd server auf die Daten Soll der Text eines Images erneut gelesen werden k nnen diese Spalten ber den SQL Enterprise Manager geleert werden Eintrag im SQL Server ber STRG 0 NULL Um die gelesenen Inhalte f r den WinClient verf gbar zu machen muss ein zweiter Zeitplaner im SQL Server erstellt werden um die Volltextkataloge des SQL Servers zu f llen Siehe gt SQL Server f r Volltextsuche konfigurieren Konfiguration d
144. eDirector ArchiveLink 1 2 FileDirector Archivelink ist die von der SAP AG zertifizierte Schnittstelle des FileDirectors zu SAP NetWeaver TM Sie stellt folgende Funktionalit t zur Verf gung SAP HTTP Content Server 4 5 OLE HTTP Frontend Barcode BAPI Damit das FileDirector System als Content Server verwendet werden kann muss der FileDirector WebServer installiert sein und fungiert dann zusammen mit dem FileDirector Server als Content Server Systemkonfiguration Seite 112 FileDirector Enterprise Manager Konfiguration von FileDirector Web im IIS Konfiguration anonymer Zugriff auf FileDirector ArchiveLink Im IIS muss f r den FileDirector ArchiveLink der anonyme Zugriff aktiviert sein Als Konto muss f r den anonymen Zugriff ein Konto eingestellt sein das in FileDirector Zugriff auf die SAP Dokumente hat Hinweis Die Option AllowAnonymousAccess in der web config des FileDirector Archivelinks WebsServers muss NICHT auf true gesetzt werden Unterst tzung des PUT Requests In der Standard Einstellung f r ein virtuelles Verzeichnis erlaubt der IIS keine PUT Requests Dies f hrt bei einigen SAP Anfragen zum Status Code 403 1 Sie ndern dieses Verhalten indem Sie unter IIS gt virtuelles Verzeichnis FileDirector Web Eigenschaften Verzeichnis Konfiguration gt aspx Bearbeiten Verben begrenzen auf den Text PUT hinzuf gen Konfiguration des FileDirector ArchiveLinks Allgemeine Einstellun
145. ea ee ee ee ee 214 SCPE KONIE UET E A ee ee 214 ffne Bilddatei Vorlagen laden uuuuunaeeesnseeenneeennnennnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnn 215 Anzeipe Und ZOO ee ee een 215 TEZON Werte ee ee ee 216 STEMPEI SIE HERNE ee een 217 STEMPEL AUpLZ Er Een een 217 Inhalt Seite 9 FileDirector Enterprise Manager SDEICHELDOO S ac nennen seen 2 10 Neuer Speicherpool re ee ee 218 AIEO AIE Ee EINEN EEE EOEEAE UIREENEDRENRTEENFEL GE NIIEETELSE NENNE E ENIERNEERNE NENNE GEIEUNREEER RENNER 218 Speicherort Einrichten nee nee ee een nee OEE Ea EENE 219 SPEIC NEON an een een een er 219 Allgemeines zu Dateisystem und Container ceessssssessnessessnnnnnesnnnnnennnnnnnnnnnnnnnsnnnnnennsnsnensnnnn 219 Einstellung eines Speicherortes 2uss222220220sseennnnnnennnnnnennnnnnnnnnnnnnennnnsnennnnnnnnnnnnsnesnnnsnensnnnn 219 POTA e e Ernaer R nr Eee En Eee ee 220 BE Se 11 E E E EEE EEE NENNE N NENNE GEN E NINE EIER NPEERAE 221 Aktueller Unterordner Location SublID 222200s020000neeRnnnnnnnnesnnnnnnennnnnnnnnnnsnnnnnnnenennn 222 FON ae ee ee 222 SDEIC EL DOOL ZUOT ON ee ee 224 SDEIC NEL DODO DIEBE ee ee 224 Speicherpool Speicherorte l schen 2220uusuueeeeeeeessnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnenennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnenn 225 Einen vorhandenen Speicherort aufteilen 2u0s22200002000nnennnnnennnnnnennnnnnnnsnnnnnnnnnnnnennnnnnn 225 EM Date ee ee ee 225 Einric
146. eblendet wurde etwas anderes hineingeschrieben hat Der Benutzer spielberg administrator sieht das Feld in seiner WinClient Oberfl che nicht Im Hintergrund wird immer beim Einchecken die Zeichenfolge 111 in das Feld geschrieben Wenn dieser Benutzer nach Dokumenten sucht wird er nur die Dokumente finden die genau diesen String in Filterfeld haben Die Benutzer in der Gruppe Bearbeiter sehen alle Dokumente die im Filterfeld eine Zahl gr er als 111 stehen haben Allerdings sieht er davon nichts da das Filterfeld ausgeblendet ist Legt dieser Benutzer ein Dokument an so wird kein Filterwert gesetzt Wenn es ein Benutzer ist der nur recherchiert braucht er keinen Filter zu setzen da dieser erst beim Einchecken eingetragen wird Verkn pfung von Filtern UND ODER a Werden in EINEM Indexfeld mehrere Eintr ge zu einem Benutzer eingestellt so werden diese Filtereintr ge mit ODER verkn pft Damit mehrere Eintr ge zu einem Benutzer in einem Indexfeld mit UND verkn pft werden kann der folgende Eintrag in der Datei web config gesetzt werden lt FDServer FieldFilterSetToAND 0 ODER 1 AND gt lt add key FDServer FieldFilterSetToAND value 1 gt b Werden f r einen Benutzer Filter in verschiedenen Feldern eingetragen so werden diese je nach Konfiguration in der web config mit UND oder ODER verkn pft Ist der Eintrag nicht in der web config vorhanden wird als Standardwert AND gesetzt
147. echung Verlust von betrieblichen Informationen oder andere Neben und Folgekosten der im Zusammenhang mit der Software deren Benutzung oder der Unf higkeit zur Nutzung der Software entsteht selbst wenn Spielberg die mit Spielberg verbundenen Unternehmen Distributoren oder H ndler ber die M glichkeit einer solchen Schadenersatzleistung informiert worden sind Verzicht auf Schadloshaltung Spielberg die mit Spielberg verbundenen Unternehmen Distributoren und H ndler sind nicht dazu verpflichtet Sie gegen ber allen Forderungen oder Klagen Dritter schadlos zu halten die behaupten ihr geistiges Eigentum werde durch die Software bzw deren Anwendung verletzt VERTRAGSDAUER Der vorliegende Vertrag tritt mit der Auswahl von Ja ich stimme dem Vertrag zu in Kraft und bleibt bis zu seiner Beendigung g ltig Sie k nnen diesen Vertrag durch Vernichtung der Software und ihrer Kopien beenden Der Vertrag endet ebenfalls wenn Sie eine der Bestimmungen des Vertrages nicht erf llen Spielberg ist dann zur Durchsetzung seiner gesetzlichen Rechte berechtigt und Sie m ssen die Software und alle Kopien davon umgehend vernichten ANERKENNTNIS Durch Auswahl von Ja ich stimme dem Vertrag zu best tigen Sie dass Sie den vorliegenden Vertrag gelesen und verstanden haben und bereit sind sich an die Vertragsbedingungen zu halten Sie sind ebenfalls damit einverstanden dass dieser Vertrag die vollst ndige und ausschlie liche Vereinbarung zwische
148. ector kann mit Hilfe von OCR Formularen Indexfelder automatisch f llen indem Text Barcodes oder angekreuzte Felder ber die Texterkennung aus gescannten Dokumenten gelesen werden Es k nnen Grafiken oder Texte als Identifikationsmerkmale eines Formulars definiert werden um so zwischen unterschiedlichen Formularen zu unterscheiden und automatische Zuordnungen zu verschiedenen Dokumententypen zu treffen Hinweis Seit der FileDirector Version 1 5 0 steht die ScanSoft OCR Engine der Version 15 zur Verf gung Diese OCR Engine ist nicht mehr kompatibel zu Windows 98 Client Betriebssystemen Voraussetzungen Die OCR Texterkennung wird in FileDirector von der OCR Engine ausgef hrt Diese muss auf jedem Computer installiert sein auf dem OCR Funktionen ausgef hrt werden sollen Diese l sst sich nur in Verbindung mit installierten Component Services verwenden Die OCR Engine ist eine lizenzierungspflichtige Option von FileDirector Zur Erstellung von Formularen muss mindestens eine OCR Client Lizenz verf gbar sein Es werden zwei Typen von OCR Verwendung unterschieden Manuelle Formularerkennung Die Formularerkennung kann manuell beim scannen ber ein Scanprofil angesto en werden Hier muss die OCR Engine auf dem Rechner installiert sein auf dem gescannt wird Die Dokumente werden zun chst auf die lokale Liste gescannt und nach manueller Pr fung der Indexfelder eingecheckt Automatische Formularerkennung Bei einem Dateiimport
149. eibung Der Name und die Beschreibung des Prozesses werden im WinClient bei der Auswahl eines Prozesses angezeigt So kann der Benutzer noch eine etwas genauere Beschreibung zum Prozess erhalten Das Men Im Men des Prozessmanagements k nnen die Fenster f r die Schritte des gesamten Prozesses gleichzeitig aufgeklappt und zugeklappt werden Alle Details zeigen Taste Bild f Alle Details verstecken Taste Bild 4 Aktion l schen Mit dieser Funktion werden einzelne Aktionsschritte gel scht we Drucken Mit der Druckfunktion wird eine bersicht der eingestellten Schritte und Optionen so gedruckt wie sie in den Fenstern dargestellt werden Aufgeklappte Fenster werden vollst ndig gedruckt eingeklappte Fenster entsprechend nur mit der Kopfzeile Unter dem Ausdruck werden zus tzlich nochmal die Details eines Prozesses und die Einstellungen f r jeden Schritt vollst ndig als Text aufgelistet so dass man eine bersicht der gesamten Einstellungen auf Papier bringen kann Wird ein neuer Schritt erstellt so erscheint am unteren Rand ein Pfeil Mit einem Klick auf diesen Pfeil wird das Men zur Auswahl der folgenden Aktionen angeboten Prozessmanagement Seite 234 FileDirector Enterprise Manager Neue Autbo Akkion anf gen Neue Benutzerakkion anf gen Neue Verzweigung anf gen Heuer Link anf gen Die Erl uterung der einzelnen Aktionen finden Sie in den n chsten Abschnitten Verbindungen und Reihenfolge
150. eigt COLD Importmasken Seite 256 FileDirector Enterprise Manager Feld Vorschau Sind Indexfelder definiert so kann man ber eine Vorschau sehen welche Indexfielder beim durchbl ttern gelesen werden Besonders bei zusammengesetzten Feldern ist dies sehr hilfreich Feld hinzuf gen Mit Klick auf diesen Button wechselt man zum Reiter Felder Filter hinzuf gen Um einen Filter hinzuzuf gen wird der zu filternde Text markiert und ber die Option Filter hinzuf gen ber diesen Button oder ber das rechte Mausmen hinzugef gt Die Ansicht springt sofort auf die Filterliste damit die Einstellungen f r den Filter vorgenommen werden k nnen Y Filter best tigen Mit Klick auf diesen Button wird der eingestellte Filter auf den angezeigten Text angewendet und der Button rastet ein Bei erneutem Klick wird die ungefilterte Ansicht angezeigt und der Button rastet wieder aus Grafische Ansicht Mit Klick auf diesen Button wird der Text der Spool Datei mit den Overlay Bildern zusammen angezeigt W hlen Sie die Overlays im Reiter Seiteneinstellungen Bei erneutem Klick wird zur ck auf die Textansicht ohne Overlays geschaltet Gehe zu Seite Bi Gehe zur ersten vorhergehenden n chsten bl letzten Seite Verwenden Sie diese Buttons um durch die Seiten der Spool Datei zu navigieren Die Seitennummer wird in der rechten oberen Ecke angezeigt Arbeitsablauf COLD Einrichtung Pr fen Sie zun chst
151. eine Indexeingabe Wird hier ein Feld als kundenspezifische Eingabemaske definiert so kann im der Reiter Eingabemaske die Konfiguration der Maske erfolgen Siehe gt Eingabemaske Wortauswahl Eine Wortauswahlliste erm glicht im WinClient eine schnelle Indizierung ber K rzel oder Indexlisten Soll ein Feld eine Wortauswahlliste enthalten so muss eine Wortauswahlliste definiert und im Bereich Wortauswahlliste in dieser Maske zugewiesen werden Manuelle Eingaben zulassen Ist diese Option markiert so k nnen zus tzlich zu den definierten Worten aus der Wortliste auch freie Eingaben im WinClient gemacht werden Erlaube Mehrfachauswahl Mit der Option Erlaube Mehrfachauswahf wird die Wortlistenauswahl im WinClient so konfiguriert dass mehrere W rter aus der Liste angehakt werden k nnen Die Worte werden dann mit einem Semikolon getrennt in das Indexfeld geschrieben F r das Ablagesystem verwenden Mit der Option F r das Ablagesystem verwenden wird die Wortlistenauswahl im WinClient benutzt um eine Baumansicht zu generieren die der Ansicht des Windows Explorers hnelt Der Inhalt der Wortauswahllisten generiert im WinClient Verzweigungen in die die Dokumente sehr einfach sortiert werden k nnen Beispiel Die Wortauswahlliste Firma enth lt die Begriffe Firma A Firma B und Firma C Nun hat der Benutzer im WinClient die M glichkeit zum Beispiel via Klicken und Ziehen ein Dokument in den entsp
152. eine Liste im WinClient angehakt und mit einem Semikolon getrennt eingetragen Listen verkn pfen Verkn pfte Listen werden dann verwendet wenn ein Listeneintrag in einem Feld nur noch eine eingeschr nkte Auswahl in einem anderen Feld erm glichen soll Hier wird eine beispielhafte Verwendung aufgezeigt die auf viele verschiedene Anwendungsm glichkeiten bertragbar ist Die Tiefe der Verschachtelung kann durchaus gr er sein als in diesem Beispiel Beispiel In einem Feld Land soll eine Auswahl an L ndern ber eine Wortauswahlliste eingetragen werden Ist ein Land ausgew hlt soll in einem zweiten Feld Stadt nur noch eine Stadt aus dem jeweiligen Land ausgew hlt werden k nnen Die bergeordnete Liste ist in diesem Fall eine Liste von L ndern Listen erstellen und verkn pfen Erstellen Sie eine L nderliste und zu jedem Land eine Liste von St dten e x EIER TEE Imp rt Test Felder Dokumententyperi Overlays S Scanprofile worauswahllsten Hame K rzel Beschreibung Abh ngigkeiten Erstellt Firma B verbinde 1 serverl verbinde 1 w serveri Wort ndern Wwortauswahl a Abteilung Firma B L 5 Abteilung Firma C 5 Abteilung Firma F A Worteigenechaften andern A Company E Department Company A Einstellungen Department Company B Department Company C Mame Firma C E Fima Klrzel a Spielberg E 0DEC Yerknupfungen u Stempel TE Speicherpools Fr Frozessm
153. eiter wird eine Email konfiguriert mit der die Benutzer einmal am Tag ber die Anzahl der wartenden Dokumente in ihrer pers nlichen Trefferliste informiert werden L Prozesseinstellungen Donnerstag EMAIL Von EMAIL Betreff Sie haben Count Dokumente in Ihrem pers nlichen Ordner EMAIL Text lt IDOCTYPE HTML PUBLIC AW3CAYDTD HTML 4 01 T html gt E shead L Tat Foma en Benachrichtigung lt title gt body lt p gt Sie haben lt span style colorred lt strong lt Lount gt 4 IM Html Format Anhang zum WinClhient Die folgenden Platzhalter k nnen benutzt werden lt Count Sende Benachrichtigungsemail jeden Hier kann ein Zeitpunkt eingerichtet werden zu dem Benachrichtigungsemails verschickt werden Dieser Zeitpunkt gilt f r jeden ausgew hlten Tag E Mail Von In das Adressfeld muss eine Absender Emailadresse eingetragen werden E Mail Betreff Soll in den sp teren Betreff die Anzahl der Dokumente geschrieben werden so sollet hier der Platzhalter zum Einsatz kommen lt Count gt Email Text Der Text der Email kann entweder in einfacher Textform oder in HTML Code geschrieben werden Wird ein HTML Code verwendet so ist auch die Konfiguration der Schrift m glich wie z B Schriftfarbe siehe Beispiel oder Fettschrift Prozessmanagement Seite 230 FileDirector Enterprise Manager lt IDOCTYPE HTML PUBLIC W3C DTD HTML 4 01 Transitional EN gt lt html gt lt head gt
154. eln nummeriert angezeigt auch wenn sie dem gleichen Indexfeld zugewiesen wurden Volltext erkennen Die Volltexterkennung in diesem Bereich hat nur eine Testfunktion Hier kann man sehen welcher Text bei einer sp teren Volltextsuche erkannt werden w rde Werden schlechte Vorlagen verwendet oder testet man die Erkennung in verschiedenen Sprachen so kann diese Option hilfreich sein Zur sp teren Verwendung der Volltextsuche muss sie aber auf dem Server konfiguriert werden Siehe gt Volltextlesung einrichten Volltext und Zonen erkennen Dieser Befehl kombiniert Alle Zonen erkennen und Volltext erkennen Das Ergebnis wird im Ergebnisbereich angezeigt Alle Indexfelder erkennen Im Ergebnisbereich erscheinen alle Zoneninhalte im Zusammenhang mit den zugewiesenen Zonen Wenn mehrere Zonen einem Indexfeld zugewiesen wurden so kann mit dieser Funktion getestet werden wie der Feldinhalt sp ter aussehen wird Ist der gelesene Feldinhalt zu lang f r das definierte Feld so erscheint ein Warnhinweis Sind Feldtrenner definiert worden gt Prefix Postfix so kann hier das Ergebnis berpr ft werden Identifikations Ergebnisse anzeigen Ist eine Dokumenten Identifikation gesetzt so kann berpr ft werden ob und zu wie viel Prozent Wahrscheinlichkeit ein Dokument erkannt wurde Bei der Einrichtung eines Textelementes kann das nur ein Ergebnis von 100 oder 0 sein Bei einer grafischen Identifikation kann sich auch ein Z
155. em Start des Enterprise Managers erscheint folgendes Fenster FileDirector Enterprise Manager Y2 0 0 http 771 Bax Min Srstemk anfguration m SEE Aktenschr rke El Aktiv Replikation Em Benutzer und Gruppen E Client Konfiguration Ereignisse il Frotokolierung LE Aktive Benutzer SF zeitplaner tr Codeless Connector EP SAF Aktenschranke fi serveri administrator Das Hauptmen des Enterprise Managers enth lt eine Toolleiste im Kopf des Fensters und eine Statusleiste am Fu wo der angemeldete Benutzer aufgef hrt wird Im Folgenden werden die Befehle kurz erl utert die berwiegend kontextsensitiv sind d h sie rufen Funktionen auf die im direkten Zusammenhang mit dem gerade markierten Element stehen Enterprise Manager allgemein Seite 16 FileDirector Enterprise Manager Das Men Eigenschaften Tastenk rzel Alt Return Der Button Eigenschaften ruft die Eigenschaften des gerade markierten Eintrages auf Diese Funktion kann auch ber die rechte Taste im Kontextmen aufgerufen werden Aktualisieren Tastenk rzel F5 Beim Klick auf Aktualisieren wird die Anzeige im FileDirector Enterprise Manager neu aufgebaut Uber F5 oder den Aufruf ber das Men der rechten Taste kann ebenfalls aktualisiert werden Export Liste Hiermit kann der selektierte Teil des FileDirector Enterprise Manager Fensters in eine Liste exportiert werden Ab FileDirector Version 2 6 k nnen vor dem Export der Liste ber
156. emadministrator eingerichtet werden Systemkonfiguration Seite 40 FileDirector Enterprise Manager 55 Sicherheitseinstellungen Entfernen Klickt man auf Hinzuf gen ffnet sich das Fenster Neue Dom ne hinzuf gen Dort kann der Name der neuen Unterdom ne eingegeben werden Nach dem Anlegen der neuen Dom ne werden automatisch die FileDirector Standardgruppen f r diese Dom ne erzeugt Entfernt man eine Unterdom ne aus der Liste werden gleichzeitig die ihr zugeh rigen Benutzer gel scht Systemkonten importieren Sind die Benutzer den jeweiligen Gruppen zugewiesen und sollen einzelne davon eingeschr nktere Rechte erhalten so m ssen sie beim Hinzuf gen zur Sicherheit des Aktenschrankes oder Dokumententyps w hlbar sein Dazu werden die Systemkonten aus den Gruppen importiert und k nnen dann zugeordnet und mit Rechten versehen werden Eh FileDirector Enterprise Manager V2 0 0 http 192 168 0 42 DEI 2 BB E _ FAR 5 http 7192 168 0 42 FileDirector Mame vollst ndiger Mame Jin Spgtemk onfiguration fi 5 Server 7 server i fd admins fd admins server0i fd scan fd scan E Client Konfiguration Meu amed fd scan named 1 amp 1 Ereigni fd En ea Eigenschaften er E 33 zeitpl ner j amed fd user named w ty Codeless Connecto Sicherheit gt Aktualisieren FS L schen Systemkonfiguration Seite 41 FileDirector E
157. en definiert so werden diese nacheinander abgearbeitet d h die angegebenen Feldwerte werden nicht verkn pft Achten Sie darauf dass die angegebenen Bedingungen logisch aufgebaut werden und sich nicht gegenseitig ausschlie en Einstellung der Zeit Die Zeit f r das Einchecken der Dokumente wird auf einen bestimmten Zeitpunkt des Tages festgelegt FileCirector Upload Scheduler Hext upload time 15 56 Ist ein Upload Zeitplaner f r einen Benutzer definiert so wird das ber ein Symbol in der rechten unteren Ecke des Windows Infobereiches angezeigt sobald der Anwender sich am WinClient anmeldet Um die Zeiteinstellung zu sehen fahren Sie mit der Maus ber das Symbol und verweilen dort einen Augenblick es erscheint ein Tooltip der die eingestellte Zeit anzeigt Die eingestellte Zeit richtet sich nach der Zeit des Clients Wird z B eine Zeit von 15 00 auf dem Server in Europa eingestellt wird der Upload Zeitplaner entsprechend der Zeit des Clients in Europa und zeitversetzt in USA um 15 Uhr ausgef hrt Systemkonfiguration Seite 49 FileDirector Enterprise Manager Hinweis Wird die Zeiteinstellung im Enterprise Manager ge ndert so ist der Neustart des WinClients erforderlich WebServer Einstellungen E Client Konfiguration Allgemein Einstellungen Anordnung Upload Zeitplaner web Server Erlaube nderungen auf dem Client Allgemein Sprache POF Download Trefferliste Gro e einer Tre
158. en kann der Dienst FileDirector MailStore Service ber Start gt Einstellungen gt Systemsteuerung gt Verwaltung gt Dienste gestoppt werden MailStore Zeitplaner im FileDirector Enterprise Manager Zum Import der eml Dateien aus dem Verzeichnis wird im Enterprise Manager ein neuer Zeitplaner eingerichtet W hlen Sie im Bereich Zeitplaner den MailStore Zeitplaner zur Konfiguration aus Systemkonfiguration Seite 104 FileDirector Enterprise Manager Hinweis Um den MailStore Zeitplaner zu verwenden muss zun chst eine Lizenz im F leDirector freigeschaltet werden 133 Festlegen eines Mailstore Prozesses Allgemein _MailStore zu der unten angegebenen Zeit wird der MailSstore Prozess ausgef hrt Beschreibung Mailstore Aktiviere Zeitplaner F Status Zeitintervall Start Datum Zeit wiederhole am 26 08 2008 10 37 Y Montag SuM Dienstag Endzeit a0 5 Mittwoch Intervall 00 05 Donnerstag Freitag Samstag Monitor Verzeichnis N Sonntag Abbruch Mit diesem Zeitplaner k nnen xml und eml Dateien importiert werden deren Infodaten in die Indexfelder eingelesen werden sollen Im Dialogfenster wird ein beschreibender Text eingegeben der sp ter in der Liste der Zeitplaner erscheint Wird der Zeitplaner aktiviert so startet der MailStore Import zu den angegebenen Intervallen Konfigurieren Sie im Bereich Zeitintervall zu welchem Datum und zu welcher Zeit der Zeitplane
159. en kann man die eigenen Anpassungen hier auf den Standard zur cksetzen Das Verhalten beim Ausklappen der Men s wird ber die Men Animation eingestellt Gro e Symbole ber die Einstellung Gro e Symbole k nnen die Men symbole zur besseren Erkennung vergr ert werden Systemkonfiguration Seite 46 FileDirector Enterprise Manager Quickinfo Das Quickinfo ist der Text der zu jedem Symbol erscheint wenn man mit dem Mauszeiger kurzzeitig verz gert auf ein Icon zeigt Hier kann konfiguriert werden ob das Quickinfo angezeigt und ob die Tastenkombination f r den Kurzbefehl dort aufgef hrt werden soll Einstellungen Im WinClient k nnen unter Extras gt Optionen verschiedene Grundeinstellungen vorgenommen werden Um diese Voreinstellungen f r bestimmte Gruppen von Clientanwendern vorzugeben k nnen Sie diese in der Clientkonfiguration unter dem Reiter Einstellungen einrichten Erlaube nderungen auf dem Client Ist diese Option markiert so ist der Bereich in Extras gt Optionen im WinClient f r den Benutzer aktiv Erlaube offline zu arbeiten Um immer eine Verbindung des WinClients mit dem Server zu gew hrleisten kann hier der Offline Modus erlaubt oder verweigert werden Damit kann z B verhindert werden dass ein Client versehentlich offline arbeitet und die gescannten Daten nicht einchecken kann Die Erl uterung der einzelnen Optionen finden Sie im Benutzerhandbuch zum Wintlient Systemkonfiguration Seite
160. en automatisch in den gew nschten Indexeintrag umgewandelt werden Falls mehrere Eintr ge m glich sind werden diese in einer Auswahlbox angezeigt FileDirector erm glicht das Anlegen einer unbegrenzten Menge von Wortauswahllisten Diese k nnen jederzeit hinzugef gt ver ndert oder entfernt werden Neue Wortauswahlliste erstellen Mit Klick auf den Button Neu wird ein Dialogfenster zum Anlegen einer neuen Wortauswahlliste ge ffnet Der Bereich Wortauswahlliste muss im linken Teil des Enterprise Manager Fensters selektiert sein Einstellungen 5 Erstelle neue Wortauswahlliste Eristellunger De Iolgenden Inamana werden zur Ersielurg Fr er Wiata berobgl Ham Yersandart Beschrebung Liste ha verschsedere Wer sardarer un am z Impant Schlagworte aus Daba Im Reiter Einstellungen vergibt man einen Namen und eine Beschreibung f r die Wortauswahlliste Eine Wortauswahlliste kann entweder durch Eingabe einzelner Eintr ge oder durch das Importieren aus einer Datei gef llt werden Siehe gt Import Schlagworte aus Datei Wortauswahllisten Seite 205 FileDirector Enterprise Manager Klick auf den Button OK legt die Wortauswahlliste an Dies wird durch einen neuen Eintrag im linken Teil des Enterprise Managers unter Wortauswahllisten angezeigt Neues Wort erstellen Um einen Eintrag einer Liste hinzuzuf gen muss der Name der Liste in der linken H lfte des FileDirector Enterprise Manager Fensters selektiert sein
161. en die Reihenfolge der Barcodes auf dem Blatt ber cksichtigt werden Das Blatt wird immer von oben links nach unten rechts nach Barcodes untersucht Der Barcode darf nicht zu schr g auf das Blatt positioniert werden z B bei Aufklebern Au erdem m ssen die Barcodes eine lesbare Gr e und Qualit t aufweisen Indexfeld zuordnen Bei der Zuweisung der Zonen zu den Indexfeldern muss besonders darauf geachtet werden dass das gew hlte Indexfeld ausreichend viele Zeichen fassen kann Hier m ssen die Prefix und Postfixangaben sowie die maximale Zeichenanzahl auf dem Dokument ber cksichtigt werden die beim sp ter gescannten Dokument von der verwendeten Vorlage abweichen kann OCR Formularerkennung Seite 286 FileDirector Enterprise Manager Zoneninhalt einem Indexfeld zuordnen Inderfeldsuordnung zielfeld Pr fen E m Zuordnung durch Indesnummer O Zuordnung durch Bezeichner rn m Li ap ai z Feldtrenner l Zeichenanpassung Hinzufugen Laschen amp Links k rzen Rechts k rzen 3 Von links Yon rechts 4 Pr fix Postfix mm mm z K IK Zeichen anpassung Hinzufuigen L E Pe Fi Ef E L schen wenn nicht Ziehen Sie eine Zone auf und klappen Sie die Maske neben dem Eintrag Indexfeld auf Hier k nnen die Zonen des ausgew hlten Zieldokumententyps gew hlt werden Bei Doppelklick auf die Zone wird im Erkennungsfenster der Inhalt der gelesenen Zone und de
162. en z B die ersten f nf Zeichen von Links stehen bleiben so tragen Sie eine 5 in das Feld Von Links ein Sollen rechts eine bestimmte Anzahl von Zeichen stehen bleiben so tragen Sie dies entsprechend in das Feld Von Rechts ein Hinweis In den Feldern Links k rzen rechts k rzen oder von links von rechts k nnen zus tzlich noch Einstellungen f r Leerzeichen oder Tabs eingestellt werden Dazu gibt man eine 1 f r Space und eine 2 f r Tab ein Dies kann zum Beispiel bei der Verwendung eines Bezeichners hilfreich sein bei dem nachfolgend mehrere Werte gelesen werden die mit Leerzeichen oder Tabs getrennt sind Prefix Postfix Werden mehrere Zonen einem Indexfeld zugeordnet so k nnen sie durch ein Zeichen getrennt werden das als Prefix oder Postfix definiert wird Ein Prefix steht immer vor dem Zoneninhalt ein Postfix hinter dem Zoneninhalt ber eine Liste k nnen auch Sonderzeichen wie z B Leerzeichen oder eine Zeilenumbruch CRLF gew hlt werden Hinweis Achten Sie darauf dass die Feldl nge des definierten Feldes immer die maximal m gliche Anzahl der Zeichen aufweist die diese Zonen zusammengenommen beinhalten k nnen incl Prefix und Postfix OCR Formularerkennung Seite 291 FileDirector Enterprise Manager Erweiterte Einstellungen a OCR Formular TETERBETT TEeREE Erste Seite Folgende Seiten Letzte Seite Festes Formular ohne Identifikation Software Entwicklung f r Scanner und
163. enbank ist im Bereich Fl angegeben e Diese Datenbank muss manuell erstellt werden BC Container Tabelle Tabellenlayout Inhat Char 36 Integer Integer Integer varchar 1255 Integer Image Blob m Compressed Integer Schlie en e Danach wird eine ODBC Datenverbindung im Windows zu dieser Datenbank e eingestellt siehe gt ODBC Quelle im Windows einrichten e Verwenden Sie eine andere Datenbank als SQL Server oder Oracle Hier finden Sie weitere Hinweise Weitere Informationen zu ODBC Einstellungen Speicherpools Seite 223 FileDirector Enterprise Manager ODBC Quelle Hier wird nach erfolgter Konfiguration der Name der angelegten ODBC Quelle angegeben ODBC Tabelle In der angelegten Datenbank wird hier der Name der ODBC Container Tabelle eingetragen Ist der Verbindungstest erfolgreich erscheint folgendes Fenster zur Kontrolle FileDirector Enterprise Manager ODBC Source Table Lonkainer ODBC Container Table Column SUIC the data type is String Column StorageRew the data bype is Int3z Column StoragerevPage the data type is Intaz Column SubID the data type is Int3z Column SourceFilellame the data type is String Column Pagesize the data type is Int3z Column Pagerile the data type is Byte Column Lompressed the data type is Int3 The primary key contains Field SUID The primary key contains field StorageRew The primary key
164. endet Dieses Tool wird auf dem Rechner installiert auf dem ein SMTP Server Dienst installiert ist Alle Mails die durch diesen Dienst geschleust werden werden in ein angegebenes Verzeichnis geschrieben und k nnen archiviert werden FileDirector MailStore Installation Zur Installation des FileDirector MailStores wird die Installationsdatei FileDirector MailStore msi auf der FileDirector CD zur Verf gung gestellt F hren Sie diese Datei auf dem Rechner aus auf dem ihr SMTP Serverdienst installiert ist Hinweis Der Dienst ist eine Komponente der Windows Installation vom IIS und wird in den Diensten Windows unter Simple Mail Transfer Protocol SMTP aufgef hrt Nach der Installation befindet sich das MailStore Programm unter C Programme Dieter Spielberg DMS GmbHi FileDirector MailStore und der Dienst FileDirector MailStore Service wird installiert und gestartet FileDirector MailStore Konfiguration Zur Konfiguration starten Sie das Programm FileDirector MailStore Config exe unter Start gt Programme gt FileDirector gt gt MailStoreConfig Systemkonfiguration Seite 100 FileDirector Enterprise Manager settings Priority Store mails Here you can configure FileDirector MailStore Press OK to save your configuration Pickup path i an alternate way to collect mails Mails will not be retrieved from SMTP service They are collected from a folder Pickup path Mail store path DS MalStoreimport
165. enen Feldern zur Kontrolle der Konfigurationen Wurden die Daten abgeholt so werden sie aus dem angegebenen Verzeichnis gel scht Sollte beim Import ein Fehler auftreten so wird ein Unterverzeichnis Errors erzeugt in das die Daten mit Zeitstempel geschrieben werden Das kann z B auftreten wenn die Zeichenanzahl der Zielfelder nicht ausreicht Achten Sie auch darauf dass der Benutzer fd server zur Abholung der Daten gen gend Rechte auf das Importverzeichnis hat da er die Daten lesen verschieben und l schen MUSS Wurde keine Bedingung f r eine E Mail definiert so verbleibt die E Mail im Verzeichnis und wird nicht abgeholt Sollen diese E Mails ebenfalls abgeholt werden so muss eine entsprechende Bedingung eingerichtet werden Beim n chsten Start des Zeitplaners werden diese Mails entsprechend importiert Codeless Connector Was ist der Codeless Connector Mit dem Codeless Connector kann eine Verbindung zwischen dem FileDirector und Feldern aus beliebigen anderen Windows Anwendungen hergestellt werden Es ist eine einfache Art bef llte Felder aus anderen Anwendungen ber eine Tastaturk rzeleingabe direkt zur Indizierung der Dokumente zu bernehmen ohne eine aufwendige Programmierung oder Anpassung vorzunehmen Hinweis g Das Prinzip des Codeless Connectors basiert auf der Ubernahme des Modulnamens und der ID vom Control Controls sind Objekte wie Buttons Men s und auszuf llende Felder Die Inhalte Con
166. enen Indexdaten beim Einzelseiten oder Stapelscannen nicht bernommen Beibehalten Beim Scannen im WinClient werden die in den Indexfeldern eingetragenen Werte f r das aktuell gescannte Dokument bernommen wenn f r das Feld Beibehalten eingestellt ist Wird ein weiteres Dokument bzw ein weiterer Stapel gescannt so wird das Feld nach dem Scannen nicht geleert und der Eintrag kann f r das folgende Dokument erneut verwendet werden ohne dass es noch einmal eingegeben werden muss Felder Seite 145 FileDirector Enterprise Manager Hochz hlen Wenn beim Scannen in diesem Feld eine Anfangszahl eingegeben wird so wird von dieser Zahl aus bei jedem neu gescannten Dokument hochgez hlt Runterz hlen Wird ein Anfangswert eingetragen so wird von diesem Wert aus heruntergez hlt Es sollte immer eine Zahl angegeben werden die bereits die Anzahl der Stellen anzeigt sobald in den Bereich unter O gez hlt wird Bei Minuswerten wird kein Minuszeichen angezeigt Tr gt man z B die Zahl 10 ein dann wird folgenderma en in den Minusbereich heruntergez hlt 01 00 99 98 Hochz hlen Runterz hlen Seitenweise Wird Seitenweise hoch bzw runterz hlen eingestellt so wird w hrend des Scannens die Anzahl der Seiten in das Indexfeld geschrieben Dies findet bergreifend ber die Dokumente statt so dass immer die Seitenzahl des vorherigen Dokumentes zu den Seiten zu des folgenden Dokumentes hinzugez hlt oder abgezogen wird
167. enschrank ermeut registrieren Schliellen Haben Sie einen Aktenschrank aus einer anderen Installation kopiert und die Datenbank dem SQL Server bekannt gemacht so k nnen Sie ihn auf diese Weise im FileDirector registrieren um ihn zur Verwendung zur Verf gung zu stellen Hinweis Sollte der Aktenschrank aus einem anderen Netzwerk kopiert worden sein beachten Sie dass ggf die Rechte angepasst werden m ssen Siehe Installationshandbuch Datenbank Upgrade El Datenbanken upgraden erm glicht es bereits erstellte Datenbankformate fr herer FileDirector Versionen auf die aktuelle Version zu aktualisieren Zum Update eines Aktenschrankes klicken Sie auf den Zweig Aktenschr nke so dass auf der rechten Seite die Liste der Aktenschr nke erscheint In der Spalte Version wird die aktuelle Versionsnummer des Aktenschrankes angezeigt Aktenschr nke Seite 138 FileDirector Enterprise Manager Markieren Sie auf der rechten Seite dann die Aktenschr nke die Sie updaten wollen und w hlen Sie aus dem Kontextmen der rechten Maustaste den Befehl Datenbanken upgraden Aktenschr nke Seite 139 FileDirector Enterprise Manager Felder In FileDirector werden Indexinformationen in der Datenbank zu den jeweiligen Dokumenten gespeichert Mit diesen Indexinformationen wird das Dokument abgelegt und sp ter recherchiert FileDirector gestattet das Erzeugen einer unbegrenzten Anzahl von Feldern in einem Aktenschrank
168. er oder Tintenstrahldruckern Maschinengeschriebene Texte in guter Qualit t werden in den meisten F llen auch erkannt 9 Nadeldrucker Verwenden Sie diese Einstellungen wenn Sie Seiten scannen die mit Nadeldruckern gedruckt wurden Beachten Sie aber OCR Formularerkennung Seite 281 FileDirector Enterprise Manager dass Nadeldrucker mit Farbb ndern arbeiten die unter 24 Nadeldrucker Umst nden so verblassen dass die Qualit t der OCR Erkennung mit der Qualit t der Vorlage nachl sst Punktdigitale Zeichen bestehen aus Punkten Zeichen Balkendigitale Zeichen bestehen aus Linien Zeichen OCR A Eine spezielle Schriftart die so gestaltet ist dass sich die einzelnen Zeichen durch ihre Form und im Kontrast so stark voneinander unterscheiden dass sie sich gut zum maschinellen Einlesen und zur Zeichenerkennung OCR eignet Die Schrift wird zum Beispiel auf Eurocheques verwendet OCR B Sie ist wie die OCR A Schriftt eine f r die optische Zeichenerkennung OCR konzipierte Schrift Allerdings hnelt die OCR B Schrift mehr den gewohnten Druckschriften Sie ist daher f r den Menschen leichter lesbar da sie der gew hnlichen Schreibweise n her kommt Magnetisierbare E 13B wird u a in USA Canada Australien und England Tinte verwendet Numerisch mit 4 Steuerzeichen MICR E 13B Magnetisierbrare CMC 7 wird u a in Frankreich Spanien und S damerika Tinte verwendet Numerisch mit 5 Steuerzeichen MICR CMC 7
169. er CD vorgesehen worin die Daten ohne die Installation eines FileDirector Servers mit dem Retrieval Client Systemkonfiguration Seite 97 FileDirector Enterprise Manager recherchierbar sind Mit dem Retrieval Import k nnen diese Daten wieder in einen vorhandenen FileDirector Server importiert werden Die exportierten Daten m ssen dazu nicht mit einem Ticker lizenziert werden 3 Retrieval Import bearbeiten zu der unten angegebenen Zeit wird ein Retnewal Import ausgef hrt Beschreibung Retrieval Import Ausfuhren auf Server Aktiviere Zeitplaner F Status Leerlauf Zeitintervall Start Datum Zeit wiederhole am R 15 01 E H Monday Endzeit 23 00 H Be Intervall 00 05 Thursday _ Friday _ Saturday Sunday Im Dialogfenster wird ein beschreibender Text eingegeben der sp ter in der Liste der Zeitplaner erscheint Wird der Zeitplaner aktiviert so startet die Pr fung der Daten zu den angegebenen Intervallen Konfigurieren Sie im Bereich Zeitintervall zu welchem Datum und zu welcher Zeit der Zeitplaner starten und in welchen Zeitintervallen er aktiv werden soll Er kann f r beliebige Tage der Woche aktiviert werden Ausf hren auf Server Die Option Ausf hren auf Server erm glicht es den Zeitplaner auf einem anderen Server ausf hren zu lassen damit dadurch die Last verteilt wird Zeiteinstellung und Aktivierung Siehe gt Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner Beachten Sie dass die
170. er Datenbank abgeglichen wird Systemkonfiguration Seite 74 FileDirector Enterprise Manager Zus tzlich wird zum Eintrag des Lieferanten eine Maske f r den dazugeh rigen Aufbau der Rechnungsnummer generiert Andert ein Lieferant den Aufbau seiner Rechnungsnummer so wird das neue Dokument bei der Nacherfassung wieder vorgelegt Fristensteuerung Zeitplaner 133 Zeiteinstellung einer neuen Frist Allgemein 3 zu der unten angegebenen Zeit wird der Fristensteuerungs Frozes gestartet Beschreibung Fristensteuerung Aktiviere Zeitplaner F Status ze tinterw ll Start Datum Zeit Ww iederhole am 26 08 2008 1032 E F Montag _ Endzeit Dienstag Intervall Samstag Sonntag Abbruch Dieser Zeitplaner sorgt f r eine Fristensteuerung gem der Einstellung in jedem Dokumententyp Basierend auf der Konfiguration des Dokumententyps k nnen sie einem Prozess im Prozessmanagement bergeben werden zu einem anderen Speicherort exportiert exportiert und gel scht oder einfach komplett entfernt werden Die Fristensteuerung wird falls aktiv ber alle Aktenschr nke hinweg ausgef hrt Siehe gt Fristensteuerung im Dokumententyp einstellen Geben Sie eine Beschreibung f r den Zeitplaner ein Aktivieren Sie diesen Zeitplaner durch die entsprechende Box Ausf hren auf Server Die Option Ausf hren auf Server erm glicht bei einer Installation mit mehr als einem FileDirector Server den
171. er Management Studio Fie Edit View Tools Window Community Help U New Query Li t i mg Ch E a g zl z Object Explorer Connect S S m T GA C System Databases CE Database Snapshots E i FO _587F0972 3 Database Diagrams 9 Tables System Tables E dbo AccountDocFilter E dbo Cabinet E dbo CabRights E dbo ColdTemplates E dbo Distribution Ej dbo DocLog E dbo DocOwners E dbo DocRights E dbo DocTypeFields E dbo DocTypeRights E dbo DocTypes E dbo FD_ Documents dbo FD_Imaqes Ei dbo FD_Re New Table E dbo FFCust Design dbo FFSupp an E dbo FFTrain Select Top 1000 Rows E dba Fields TE i dbo Keywor Script Table as E dbo Keywor view Dependencies E dbo OCRFo dbo OCRSe Full Text index Define Full Text Index E dbo ODBCLi u E dbo ODBCM Policies d Enable Full Text index E dbo Overlay Facets Disable Full Text index dbo Process 2 E dbo Rights Start PowerShell Delete Full Text index Systemkonfiguration Seite 68 FileDirector Enterprise Manager E Full Text Indexing Wizard Select an Index You must select a unique index for this table This index poses a unique constraint on a single table view column and is used to participate in joins using the SQL Server Query Processor Unique index PK_FD_lmages L Only valid indexes are available Hep lt Back nees Finish a W hlen Sie als eindeutigen Index f r diese Tabelle PK_
172. er einen Verweis auf diese Datei Um die Daten mit dem entsprechenden Layout zu importieren kann die XSL Datei als Overlay ausgew hlt werden Wurde ein Overlay einmal ausgew hlt wird es hinterlegt ber den Button k k nnen die Overlays ber eine Liste verwaltet werden Mit besteht die M glichkeit das hinterlegte Overlay aus der Auswahl zu entfernen Ist die Konfiguration fertig gestellt so kann ein Import der Daten aus dem angegebenen Verzeichnis stattfinden Die Dateien werden nach dem Import aus dem Verzeichnis gel scht Nach dem Import erscheint das Zeichen amp neben dem Importverzeichnis Dies bedeutet dass die angegebene Datei im Importverzeichnis gel scht wurde und die Felder der Konfiguration so lange nicht erweitert werden k nnen bis wieder eine Datei eingelesen werden kann aus der die lt Tags gt ausgelesen werden k nnen FileDirector Import Zeitplaner Dieser allgemeine Zeitplaner ist momentan nur f r spezielle Module vorgesehen und wird nur im Zusammenhang mit kundenspezifischen Programmanpassungen verwendet Retrieval Import Zeitplaner Der Zeitplaner zum Retrieval Import steht seit der FileDirector Version 1 5 2 zur Verf gung Mit diesem Zeitplaner k nnen Daten aus Aktenschr nken importiert werden die mit dem Retrieval Export im WinClient erzeugt wurden Lesen Sie bitte dazu das Kapitel gt Retrieval CD DVD erstellen im Benutzerhandbuch Im Prinzip ist der Retrieval Export zur Erstellung ein
173. erden siehe gt g ltige Markierungszeichen Eine allgemeine Beschreibung der verwendbaren Zeichen finden Sie bei Microsoft http msdn2 microsoft com en us library az24scfc vs 71 aspx Schwellwert Der Schwellwert der angibt ab wie viel Prozent ein Dokument erkannt wird wird in den OCR Parametern des Aktenschrankes angegeben da dieser Wert bergreifend ber alle Dokumententypen g ltig ist Bildverbesserung Zonen Mit der Bildverbesserung kann das erste Scanergebnis gefiltert werden um das Bild f r die OCR Lesung zu verbessern Folgende Filter k nnen verwendet werden Rauschen entfernen in 3 Stufen Horizontale Linien entfernen und Vertikale Linien entfernen Seite aufhellen oder Seite abdunkeln in je 2 Stufen Beim Rauschen entfernen 1 werden kleine Punkte auf der Seite entfernt bei Rauschen entfernen 3 dementsprechend gr ere Zus tzlich stehen noch die Optionen Hintergrund entfernen Text verbessern und Verkleinere horizontaf zur Verf gung Die Option Verkleinere horizontal erm glicht es den Inhalt einer Zone horizontal zu verkleinern und somit die Erkennungsrate der OCR zu erh hen Dies kann gerade bei Zeilen wichtig sein die durch Nadeldrucker gedruckt wurden Die Bildverbesserung f r die Zonen werden nach den Filtereinstellungen f r die OCR Optionen f r das gesamte Formular ausgef hrt F r die Einstellungen f r das gesamte Formular gibt es
174. erden die Einstellungen der OCR Parameter des definierten Formulars verwendet Bei den Optionen Verwende alle Formulare zur Erkennung und Erkenne Formulare des gew hlten Dokumententyps werden die Einstellungen f r die Erkennung des Identifikationsmerkmals herangezogen die in den Eigenschaften des OCR Knotens vorgenommen wurden Bei der Option Verwende immer dieses Formular werden die OCR Parameter herangezogen die im Formular selbst eingestellt wurden OCR Parameter im Formular Erweitert Im Reiter Erweitert k nnen Stempel gesetzt Felder auf vordefinierte Werte gesetzt und Personen f r die Nacherfassung benannt werden Hur auf erster Seite F Setze Feld Auf Folgenden wert Entfernen Hacherfassen Yollst ndiger Hame Hinzufugen Entfernen K Abbruch Scanprofile Seite 195 FileDirector Enterprise Manager Setze Feld auf folgenden Wert Wird im WinClient mit diesem Scanprofil gescannt k nnen gleichzeitig mehrere Indexfelder mit einem festen Wert belegt werden Werden mehrere Seiten hintereinander gescannt wird f r jedes Dokument das Indexfeld mit dem vorgegebenen Text gef llt Hinweis Bei der Zuordnung des Feldes muss darauf geachtet werden dass sich das zu f llende Feld auch in dem Dokumententyp befindet in den gescannt werden soll Deshalb ist hier zu empfehlen entweder einen festen Dokumententyp einzustellen und Erlaube manuelle nderungen nicht zu mar
175. eren Ecke nur die Option Schlie en zur Verf gung Das Men ins analog zum WinClient Eine Erl uterung der Buttons finden Sie im Benutzerhandbuch Hinweise zur Einstellung in SAP Funktionen f r SAP OLE automation 2 0 DSDMSAUTOM FDSAPOLE Archive from frontend Scan M GUIScanDoc AlD N N 1 gt Scanmode Single N 2 2 Scanmode Batch N 1 gt Open FileDialog N 2 gt Folder as Scanqueue G EID GUIScanDocRC G DID GUIScanDoclID Hinweis Ein M vor dem beschriebenen Eintrag bedeutet dieser Aufruf wird gesendet ein G definiert die R ckmeldung Ist in der FileDirector Konfiguration ein Scanprofil vordefiniert so k nnen dem Scanaufruf die oben genannten Zahlen mitgegeben werden windows SAPGUI OLE automation paor _________ Bas 10 un abgelegtes Dokument AEF z Bereitstellen Frontend Nicht gepflegt Ablage vorn Frontend Gepfegt Fenster schlie en Nicht gepflegt DSCMSAUTOM FDSAPOLE O O GUlSeanDoc AD 2 OR a EID GetGllScanDocRE 5 SIDE SENEE o a Display stored document View M GUIViewDoc AID DID N N 0 2 View in ScanClient N 1 gt View in WinClient G EID GUIViewDocRC Systemkonfiguration Seite 119 FileDirector Enterprise Manager DSDMSAUTOM FDSAPOLE J OUMewDoc AD DIDO Je ED Get6uviewDocRC S eO O i SAP content repository ald caen ArchiveLink Auswahl von Ablagesystemen ArchiveLink Auswahl won Ablagesystemen
176. erf gbaren Feldern aus Durch Hinzuf gen wird eine Liste der verf gbaren Felder angezeigt aus der Sie ausw hlen k nnen Einmal angelegte Felder k nnen auch in mehreren Dokumententypen verwendet werden so dass sp ter mit einem Indexfeldeintrag in mehreren Dokumententypen gesucht werden kann Die Felder werden beim Aufruf im WinClient f r diesen Dokumententyp in der Reihenfolge angezeigt die hier eingestellt ist Ein weiteres Feld wird an die Liste angef gt das Entfernen eines Feldes r ckt die darunter liegenden Felder nach oben Die Felder lassen sich in ihrer Reihenfolge per drag and drop umsortieren Markieren Sie dazu einen Eintrag und halten Sie dabei die linke Maustaste fest Schieben Sie den Eintrag jetzt an die gew nschte Position Dokumententyp Rechnungen ndern da Hier k nnen die Felder f r den Dokumententyp gew hlt und 1 worsortiert werden Dokumententypen Seite 161 FileDirector Enterprise Manager Erweiterte Einstellungen auf Dokumententypebene F r die Felder k nnen erweiterte Einstellungen wie z B Leer nicht erlaubt oder setzt Systemdatum eingestellt werden Die Grundeinstellungen werden beim Anlegen der Felder eingerichtet siehe gt Erweiterte Einstellungen Die dortige Konfiguration ist eine allgemeine Einstellung die f r alle Dokumententypen gilt Erweiterte Einstellungen Ah Erweiterte Attribute beschleunigen das Indizieren und minimieren fehlerhafte Eing
177. erver bei Anderung ausgecheckt Test Verbindung Beim erfolgreichen Test der Verbindung wird die ID des Zielservers geholt und eingetragen Nach erfolgreicher Verbindungserstellung k nnen die Aktenschr nke konfiguriert werden deren Daten repliziert werden sollen Siehe gt Aktenschrank f r Replikation konfigurieren Systemkonfiguration Seite 30 FileDirector Enterprise Manager Benutzer und Gruppen W hrend der Installation des FileDirectors werden ab der Version 2 0 f nf bisher vier spezielle Gruppen und ein Benutzer angelegt mit dem der FileDirector selbst arbeitet Aus Sicherheitsgr nden greift kein Endbenutzer auf die Daten des FileDirectors direkt zu sondern nur der eigene Benutzer fd server des FileDirectors Damit ein neu angelegter Benutzer mit dem FileDirector arbeiten kann muss er sich in einer der drei Gruppen befinden die der FileDirector anlegt Der FileDirector arbeitet mit dem Prinzip der Concurrent User d h eine bestimmte Anzahl von Lizenzen erlaubt den gleichzeitigen Zugriff auf den Server Trotzdem k nnen mehr Benutzer Applikationen des FileDirectors installiert haben als Lizenzen bestehen da sie nach einer bestimmten Zeit Standard 30 Minuten wieder freigegeben werden wenn keine Aktion stattfindet Interne FileDirector Benutzer Ab der FileDirector Version 2 5 bietet der FileDirector die M glichkeit einer eigenen Benutzerverwaltung welche unabh ngig von der Windows Benutzerverwaltu
178. es Exchange Servers liegt Auf dem SMTP Server k nnen diese Archivierungskopien dann ber die Konfiguration des SMTP Servers verworfen werden Systemkonfiguration Seite 103 FileDirector Enterprise Manager Hinweis Wird ein fremder Mailserver verwendet so sollte sichergestellt werden dass dieser die internen Mails an einen Windows SMTP Server umleiten kann Dieser kann dann vom MailStore Programm verwendet werden Mails manuell f r das Importverzeichnis bereitstellen FileDirector MailStore Settings Priority Store mails TSM allS tore 5200511111231 20 0 eml OK TSM allS tore 200511111151 0 eml OK TAM alls tore 52005111131 52 0 eml OK TSM ailS tore 2005111113053 0 eml OK TSM allS tore 200511117484 0 eml OK tore malla e Cena Sollen eml Dateien archiviert werden die nicht aus dem SMTP Server abgelegt wurden so k nnen diese auch noch manuell importiert werden und als eml Dateien in das konfigurierte Verzeichnis gespeichert werden Klicken Sie dazu auf den Button Store mails und w hlen Sie das Verzeichnis aus aus dem die eml Daten importiert werden sollen Hinweis Aus Microsoft Outlook k nnen die Dateien nicht direkt als emi abgespeichert werden Zur Anzeige von emli Dateien kann z B Outlook Express verwendet werden Abruf der Mails aus SMTP Server anhalten Um die bertragung der Mails vom SMTP Server in das angegebene Verzeichnis zu unterbrech
179. es Speicherpools sind im Handbuch zum Enterprise Manager zu finden Speicherpools Seite 227 FileDirector Enterprise Manager Prozessmanagement Mit FileDirector kann man Dokumente durch das Prozessmanagement in Workflow Prozesse integrieren In diesem Modul kann man den Weg eines Dokuments entlang eines existierenden Bearbeitungsprozesses elektronisch abbilden Ein Prozess besteht aus mehreren Schritten die nacheinander ausgef hrt werden In jedem dieser Schritte kann konfiguriert werden ob ein oder mehrere Benutzer das Dokument bearbeiten sollen oder ob eine bestimmte Aktion durchgef hrt werden soll Es werden bestimmte Aufgaben zugewiesen wie z B das Dokument zu genehmigen abzulehnen zu kommentieren oder einfach nur seine Kenntnisnahme zu best tigen Wenn die jeweilige Aktion ausgef hrt ist wird das Dokument zum n chsten Schritt des Prozesses weitergeleitet abh ngig vom Aufbau des Prozesses Das Prozessmanagement steuert den Lauf der Dokumente w hrend der jeweiligen Prozesse und registriert den Status und den Ort jedes Dokumentes F r das Prozessmanagement ist eine Lizenz erforderlich Ablauf von Prozessen Im Enterprise Manager werden Prozesse definiert die im WinClient ausgew hlt werden k nnen Ein Prozess besteht aus mehreren Schritten w hrend derer eine Aktion erfolgen kann Es k nnen auch ineinander verschachtelte Prozesse definiert werden wobei nur der Einstiegsprozess f r den Benutzer sichtbar i
180. es Volltext Zeitplaners Geben Sie zun chst eine Beschreibung f r den Zeitplaner ein Ausf hren auf Server Die Option Ausf hren auf Server erm glicht es den Zeitplaner auf einem anderen Server ausf hren zu lassen damit dadurch die Last verteilt wird Hierzu muss auf dem Zielserver der FileDirector mit einer OCR Lizenz installiert sein Zeiteinstellung und Aktivierung Siehe gt Allgemeine Einstellungen f r alle Zeitplaner SQL Server 2000 f r Volltext Katalog konfigurieren Um den gelesenen Volltext mit dem WinClient suchen zu k nnen muss im SQL Server ebenfalls ein Zeitplaner eingerichtet werden der die SQL Kataloge mit den gelesenen Daten auff llt Stellen Sie sicher dass der SQL Server mit der Option Volltext installiert ist Hinweis Um zu sehen ob der Volltext installiert ist kann man folgende Abfrage im SQL Server starten select FULLTEXTSERVICEPROPERTY isfulltextinstalled 0 nicht installiert 1 installiert Ermitteln Sie im FileDirector Enterprise Manager die ID desjenigen FileDirector Aktenschranks f r den Sie die Volltextsuche einschalten wollen Rufen Sie den SQL Enterprise Manager auf klappen Sie die Datenbank Ihres Aktenschrankes auf und markieren Sie den Eintrag Tabellen Systemkonfiguration Seite 63 FileDirector Enterprise Manager Auf der rechten Seite werden nun die Tabellen Ihres Aktenschrankes aufgef hrt Klicken Sie im rechten Teil des Fensters mit der rechten Mausta
181. eutschland Microplex ScanSoft B V eine niederl ndische Gesellschaft mit Sitz in Randstad 22 139 1316 BW Almere Niederlande ScanSoft Developer Express Inc eine Gesellschaft aus Nevada mit Sitz in 6340 Mcleod Dr Suitel Las Vegas NV 89120 USA DevExpress Pixel Translations a Division of Captva Software Corporation eine Gesellschaft aus Kalifornien mit Sitz in 1299 Parkmoor Drive San Jose California 95126 USA Pixel Sie wissen und erkennen hiermit an dass jedes zu der Software von Dritten geh rende Modul auch geeignet sein kann f r andere Software und oder Hardware bzw durch andere Soft und oder Hardware aufgerufen werden kann dies gilt f r Spielberg als unbefugte Benutzung der Software Dementsprechend erkl ren Sie sich bereit diese Software Module nur als Teil der Software und nicht in Verbindung mit bzw als Teil oder Komponente einer anderen Software und oder Hardware zu verwenden die diese Software Module aufrufen Spielberg erteilt Ihnen die pers nlichen nicht ausschlie lichen Rechte bei einer Einplatz Version der Software die Software in einem Einfachrechner nur f r interne Zwecke zu installieren und zu benutzen die Software gilt als in Betrieb befindlich wenn sie im Zwischenspeicher RAM oder Festspeicher Festplatte installiert ist bei einer Mehrbenutzer Version der Software die Software f r die im Installationskonfigurationsblatt des Softwarepakets genannte Anzahl an Rechnern oder
182. exfelder definiert werden Wird das gleiche Indexfeld auf mehreren Seiten zugeordnet so wird der Wert miteinander verglichen Hier muss der Wert eindeutig sein damit das Indexfeld mit dem korrekten Inhalt gef llt werden kann OCR Formularerkennung Seite 292 FileDirector Enterprise Manager Seite verwerfen In manchen F llen wird zum Stapelscannen einer Trennseite verwendet um verschiedene Stapel voneinander zu unterscheiden und ein neues Dokument zu beginnen Um z B eine solche Seite aus der Archivierung zu l schen kann eine Erkennung f r die Seite konfiguriert werden aber nach der Lesung kann diese Seite verworfen werden Diese Option kann nur f r die erste Seite eingestellt werden Seite muss existieren Diese Option kann f r Folgeseiten eingestellt werden Die erste Seite muss zur Identifikation immer vorhanden sein und wenn eine Endseite definiert ist muss auch diese zwingend existieren damit das Ende des Dokumentes erkannt werden kann Achtung Ist diese Option aktiviert und die Seite existiert NICHT so kann das zu Fehlermeldungen oder fehlerhaftem Dateilmport f hren wenn dieser mit der OCR konfiguriert ist Benutze Barcode als Stapelanfang Stapelende Diese Einstellung gilt nur f r ein festes Formular ohne Dokumenten Identifikation Im Normalfall steht diese Einstellung auf Stapelanfang so dass ein Barcode auf der ersten Seite eines Dokumentes immer als Dokumententrenner fungiert In seltenen Sonderf
183. f hat Ein Administrator oder ein Benutzer mit dem Recht Vollzugriff kann hier die Rechte der jeweiligen Benutzer und Gruppen konfigurieren Die allgemeinen Windows Grundrechte werden f r jeden Benutzer in der Windows Sicherheit festgelegt Um bestimmten Benutzern Rechte zuweisen zu k nnen siehe gt FileDirector Benutzer Gruppen Im FileDirector k nnen Rechte auf verschiedenen Ebenen vergeben werden Im Aktenschrank Im Dokumententyp Siehe gt Dokumententyp Sicherheit In Feldern Siehe gt Filter Im Ablagesystem Feldern Siehe gt Sicherheit Ablagesystem F r einzelne Dokumente im WinClient Siehe gt Benutzerhandbuch Allgemeine Regeln f r die Rechtevergabe Um Rechte korrekt zu vergeben m ssen diverse Regeln eingehalten werden So kann man Rechte f r Benutzer und f r Gruppen vergeben Rechte k nnen vererbt oder direkt gesetzt werden und es k nnen Rechte erlaubt und verweigert werden Folgende Regeln sind dabei zu beachten 1 Benutzerrechte gehen vor Gruppenrechten Wurde einer Gruppe das Recht auf z B L schen verweigert aber einem bestimmten Benutzer aus dieser Gruppe explizit dieses Recht erlaubt so ist diesem Benutzer das L schen erlaubt 2 Direkte Rechte gehen vor vererbten Rechten Werden im Aktenschrank Rechte vergeben so werden diese Rechte automatisch auf alle Dokumententypen vererbt Vererbte Rechte werden als K stchen direkte Rechte als H kchen angezeigt Wird einer Gruppe im Akten
184. f gbaren Benutzer und Gruppen angezeigt die ausgew hlt werden k nnen F r jede Gruppe und jeden Benutzer k nnen im unteren Teil des Fensters die Rechte durch markieren der entsprechenden Optionen Zulassen und Verweigern eingestellt werden Mit dem Button Entfernen k nnen Sie den selektierten Eintrag aus der Liste entfernen Hinweis Explizit gesetzte Berichtigungen f r Benutzer oder Gruppen im Ablagesystem Designer setzen die vererbten Berichtigungen des Dokumententyps au er Kraft Ablagesystem Designer Seite 175 FileDirector Enterprise Manager Ablagesystem Sicherheit Firma E ff ServerOl Scanuser1 verweigern Herunterladen Revisionen herunterladen Anmerkungen ndern Scannen Bearbeiten Drucken O 0a o0 oaoa a K E E E E Vollzugriff Vollzugriff erlaubt es dem Benutzer Rechte zu vergeben man sollte darauf achten dass der fd admin im Normalfall immer diese Rechte haben sollte Verweigert man dem fd admin dieses Recht so kann er selbst keine Rechte mehr vergeben Anlegen Ist Anlegen f r einen Benutzer verweigert darf dieser zwar Dokumente in der lokalen Liste anlegen nicht aber auf dem Server einchecken Dies betrifft nur das Anlegen neuer Dokumente Hinzuscannen oder ndern wird durch das Verweigern dieser Option nicht verboten L schen Ist das L schen verweigert so darf der Benutzer keinen eingecheckten Datensatz vom Server l schen Lokale Dokumente und Dokumente auf der pers nlic
185. fenster ausf hren Nach dem Einstellen des Verzeichnisses erscheinen im Feld Dateien die im gew hlten Verzeichnis zur Verf gung stehenden Daten Durch Doppelklick auf einen Eintrag l sst das zugeh rige Bild in der linken Fensterh lfte darstellen ber Testscan wird das Bild des ersten Eintrags dargestellt Das Verzeichnis wird hier vordefiniert kann aber vom Benutzer im WinClient auch manuell ver ndert werden Seite Dateien werden in alphabetischer Reihenfolge importiert Mit der Einstellung Seite k nnen sie entscheiden ob nur Vorderseiten nur R ckseiten oder beides erzeugt werden sollen In letzterem Fall werden zwei aufeinander folgende Bilddateien in einem Dokument zusammengefasst Komprimierung Werden farbige Dateien gescannt werden diese als jpg Dateien abgespeichert und entsprechend dieser Einstellung komprimiert Je h her die Komprimierungsrate desto kleiner wird die Datei und die Qualit t nimmt ab Scanprofile Seite 188 FileDirector Enterprise Manager L schen nach dem Scannen Wird die Option L schen nach dem Scannen aktiviert so ist das Verzeichnis nach dem Scannen leer Mit Unterverzeichnis Mit dieser Option werden auch alle Daten aus dem Uhnterverzeichnis gescannt T Einstellung Verzeichnis Scanner Vorderseite Verzeichnis einrichten selte Filter Seitengrolse Kr HR bhr a ie Arne C f BL LEE En m ee ee SLIOMalSsCcre Erl ZI GATTI F PERF E F EI DE L E
186. fferlisten Seite Treffer pro Seite Miniaturansicht Bild JPEG Qualitat 2 Index Revisionen F Wird ber den Zugang des WebServers ber einen Browser auf die Daten des FileDirectors zugegriffen so k nnen hier die Grundeinstellungen der Webansicht f r die Clients generell vordefiniert werden Soll der angemeldete Webbenutzer die Einstellungen f r sein eigenes Profil nicht ndern k nnen so entfernen Sie den Haken aus Erlaube Anderungen auf dem Client Allgemein Stellen Sie hier die Sprache der Weboberfl che ein die f r die Benutzergruppe gelten soll Wenn PDF Download markiert ist dann werden Dokumente die heruntergeladen werden automatisch in eine PDF Datei konvertiert Trefferliste Geben Sie hier an wie viele Dokumente bei der Suche auf einer Seite angegeben werden sollen und ob Miniaturansichten der Seiten angezeigt werden sollen Arbeitet der Benutzer mit einem kleinen Bildschirm so kann es hilfreich sein diese Option f r eine bessere bersicht entsprechend einzustellen Bild F r den WebServer kann die Qualit t der Bilder angegeben werden die zur Anzeige heruntergeladen werden Je h her die Prozentangabe desto besser ist Systemkonfiguration Seite 50 FileDirector Enterprise Manager die Qualit t und desto gr er ist die Datei Verwenden Sie also eine langsame Verbindung zum Server z B per Modem so kann die Einstellung einer geringeren Qualit t eine h here Geschwindigkeit bedeuten
187. ftrags Nr 110787 vom 19 09 2002 19 09 2002 Netto USIT Netto USLO 4 550 00 USt 16 00 Netto USt2 ust 728 00 Zahlber nach Erhalt ohne Abzug Barkwertindung Kona 220 022 179 BLZ 360 500 00 SWIFT Code DUIS DE 33 Gnsch tsl hrer Disker Spielberg Mans Volker Mann Dr Markus Bunse Sascha Freburg Abbuch Reihenfolge der Zeichenanpassung Die Ver nderungen nach Einlesen der Zone finden in der Reihenfolge der aufgef hrten Einstellungen statt Entfernen Ersetzen durch Links k rzen Rechts k rzen Von Links Von Rechts Prefix Postfix Entfernen Ersetzen durch Die Option 1 und 5 erscheint zweimal da es hier sinnvoll sein kann ein Ersetzen von Zeichen entweder an den Anfang oder an das Ende der Zeichenanpassung zu setzen OCR Formularerkennung Seite 290 FileDirector Enterprise Manager Entfernen Ersetzen durch Mit dieser Funktion k nnen nachtr glich Zeichen aus einer Zone entfernt oder ersetzt werden Es steht die gleiche Zeichenauswahl sichtbar und unsichtbar wie bei einem Feldtrenner zur Verf gung Links k rzen Rechts k rzen ber Links und Rechts k rzen k nnen Zeichen von dem Text abgeschnitten werden der gelesen wurde So kann man bei der Erstellung einer Zone einen gr eren Textteil erfassen als sp ter in der Zone stehen soll Von Links Von Rechts Soll eine bestimmte Anzahl von Zeichen im Indexfeld stehen bleiben so kann das hier konfiguriert werden Soll
188. g eintragen k nnen W hlen Sie den Zielaktenschrank aus einen Dokumententyp und das Indexfeld in das der Inhalt des Feldes aus der Applikation geschrieben werden soll Die Felder und Dokumententypen m ssen daf r zuvor angelegt worden sein damit sie w hlbar sind Felder l schen Mit dieser Option kann eingestellt werden ob bei einem erneuten bernehmen der Felder ber die Hotkeys alle Eintr ge zuvor geleert werden sollen oder ob sie nur zu den vorherigen Eintr gen erg nzt werden Dokument anzeigen Wird ein Dokument ber den Codeless Connector gesucht dann kann mit dieser Option eingestellt werden dass das Dokument sofort angezeigt wird Systemkonfiguration Seite 110 FileDirector Enterprise Manager Gefundener Text Neben diesem Feld ist ein kleines Fadenkreuz abgebildet Damit k nnen die Felder verkn pft werden ffnen Sie zun chst Ihre Windows Anwendung aus der Sie einen Feldeintrag bernehmen wollen und einen Codeless Connector Klicken Sie auf das Fadenkreuz und halten Sie es mit der linken Maustaste fest Ziehen Sie nun das Fadenkreuz auf ihr Zielfeld aus Ihrer Anwendung Im Testfeld Gefundener Text sehen Sie nun zur Kontrolle den Inhalt des ausgelesenen Textes aus dem verkn pften Feld Beispiel mit einem Adresseintrag von Outlook Express _ Quhook Peter Silie Eigenschaften Andere HetMeeting Digitale ID Zusammenfassung Mame Frivat Gesch ftlich Pers nlich Allgemein H
189. gang zum FileDirector bekommen uns k nnen recherchieren und ndern Dieser Gruppe d rfen nicht mehr Benutzer hinzugef gt werden als es Lizenzen gibt User konkurrierend Anzahl von FileDirector Benutzern die gleichzeitig arbeiten k nnen und sich in der Gruppe fd user fr her fd web user befinden Diese Benutzer k nnen eine Recherche ber den WinClient oder den WebServer durchf hren Soll ein Zugriff auf den WebServer stattfinden wird zus tzlich die Lizenz f r den WebServer Zugang ben tigt FreiForm Erkennung Anzahl der Dokumente die einer FreiForm Erkennung unterzogen werden k nnen Systemkonfiguration Seite 25 FileDirector Enterprise Manager Ticker Z hler Ticker werden ben tigt um Retrieval CD s erstellen zu k nnen Auf einer Retrieval CD befinden sich exportierte Daten die ber einen beigef gten Viewer einsehbar sind F r jede Erstellung einer CD wird ein Ticker verbraucht Ist eine CD einmal erstellt worden so kann diese CD beliebig oft kopiert werden ohne daf r Ticker zu verbrauchen L uft ab am Ist eine Lizenz zeitbegrenzt so wird hier das Ablaufdatum angezeigt Wenn eine Lizenz abgelaufen ist dann kann der FileDirector nach wie vor konfiguriert werden aber eine Suche ist nicht mehr m glich Au erdem werden die Zeitplaner nicht mehr gestartet so dass ggf eingerichtete Importe nicht mehr durchgef hrt werden Wartung l uft ab am Haben Sie einen Wartungsvertrag wird hier d
190. gbar sein so wird versucht eine Concurrent Lizenz zu belegen Systemkonfiguration Seite 39 FileDirector Enterprise Manager Hinweis In der Systemkonfiguration unter Aktive Benutzer k nnen Sie als Administrator die Liste der Benutzer sehen die eingeloggt sind und welche Lizenz im FileDirector jeweils belegt ist Eigenschaften ber das Kontextmenu des Knotens Benutzer und Gruppen kann man Eigenschaften setzen Passwortg ltigkeitsdauer gt Sicherheitseinstellungen f Hier k nnen Sie allgemeine Sicherheitseinstellungen a vornehmen este Hier kann die allgemeine G ltigkeitsdauer eines Passworts f r Benutzer der internen Benutzerverwaltung gesetzt werden e 0 Tage das Passwort l uft nie ab e Wert gt 0 Tage das Passwort l uft nach der eingestellten Zeitspanne ab Unter Dom nen Ab der FileDirector Version 2 6 k nnen Unterdom nen erstellt werden Mit Unterdom nen zu arbeiten leitet sich vom Hosting Gedanken ab und erm glicht eine vom Systemadministrator gr tenteils unabh ngige Verwaltung Nur Mitglieder der FileDirector Gruppe fd admins Systemadministratoren k nnen Unterdom nen einrichten Die fd admins der Unterdom ne werden als Unteradministratoren bezeichnet Ihr Zugriff beschr nkt sich im Enterprise Manager auf Aktenschranke und in der Systemkonfiguration auf Benutzer und Gruppen Ereignisse und Client Konfiguration Andere Funktionalit ten der Systemkonfiguration m ssen von einem Syst
191. ge der Woche aktiviert werden Ausf hren auf Server Die Option Ausf hren auf Server erm glicht es den Zeitplaner auf einem anderen Server ausf hren zu lassen damit dadurch die Last verteilt wird Hierzu muss auf dem Zielserver der FileDirector mit entsprechender Lizenz installiert sein Systemkonfiguration Seite 81 FileDirector Enterprise Manager Zeiteinstellung und Aktivierung Siehe gt Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner gt Import Zeitplaner Datei Import Zeitplaner Zeitplanung eines Importprozesses Allgemein Datei Import FF zur unten angegebenen Zeit wird der Datei Import Prozess gestartet Beschreibung zeitplaner Datei Import Ausf hren auf Server Aktiviere Zeitplaner Status ze tinterw ll Start Datumet w iederhole ar 34 S M Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Samstag Sonntag Monitor Verzeichnis Abbruch Dieser Zeitplaner sorgt f r automatischen Dateiimport mit oder ohne Formularerkennung Im Dialogfenster wird ein beschreibender Text eingegeben der sp ter in der Liste der Zeitplaner erscheint Wird der Zeitplaner aktiviert so startet der Dateilmport zu den angegebenen Intervallen Konfigurieren Sie im Bereich Zeitintervall zu welchem Datum und zu welcher Zeit der Zeitplaner starten und in welchen Zeitintervallen er aktiv werden soll Der Zeitplaner kann f r beliebige Tage der Woche aktiviert werden Ausf hren auf Server
192. ge zu Name und Beschreibung wieder Hier kann das Formular auch umbenannt oder die Beschreibung ge ndert werden a OCR Formular n oE SEE AR RU Formulareinstellungen Erweiterte Einstellungen OCR Parameter Erste Seite Folgende Seiten Letzte Seite Name Rechnungen Software Entwicklung f r DieterSpielberg Scanner und Archivaysteme a Pi j 3 Beschreibung i kiaii i aknrUr E08 D 47249 Duisburg Dokumententyp Rechnungen Document Management Systems GmbH Germany Zoneneinstellungen Telefon 49 0 203 amp 0 988 0 Talafax 49 0 203 60 482 77 Bildverbesserung Rauschen entfernen 1 Dieter Spisiterg DMS GmbH Vannaimar Sr SHS D4720 Duisburg internet htip aww spielbarg de aMail intospisiberg de Firma Schnaider Indexfeld Kein Schneid 3 1 Textide itikatoi Dokumenten Identifikation 44444 Schneklerb ttel RECHNUNG O Grafisches Element a perem t Datum Textelement RECHNUNG i Altmitrn tn Mast 000767 110787 vom 19 09 2002 Zone erkennen C Text an beliebiger Stelle der Zone finden Alle Zonen erkennen Bezeichnung Setze Feld Auf folgenden Wert Yolltext erkennen 0189V974 SF2002 Globalin Volltext und Zonen erkennen 0189V982 SF2002 Cold 0190V002 SF2002 50 Ticker Alle Indexfelder erkennen Identifikations Ergebnisse anzeigen Zone l schen Ergebnis der Erkennung E iid l schen RECHNUNG
193. gen f r die Barcode BAPI Funktionalit t Wird ein Dokument mit Barcode im FileDirector in einen Dokumententyp eingecheckt der mit einem SAP Content Repository verkn pft ist so werden der Barcode und die FileDirector Doc GulD an das SAP System geschickt Der Barcode selbst wird ber die OCR des FileDirectors gelesen wo auch die Art des zu lesenden Barcodes definiert wird Markieren Sie den Knoten SAP im Bereich der Systemkonfiguration und w hlen Sie Eigenschaften Systemkonfiguration Seite 113 FileDirector Enterprise Manager Allgemein Hier konnen Sie allgemeine Einstellungen f r de SAP Barcode BAFI vornehmen SAF Client ogg SAFP Benutzername SArlser Passwort des SAP Benutzer Passwort wiederholen Lomputername des 5AF Apem Demer SAF System Nummer 01 Lomputername des 5AF Gateway Host Name des SAF Gateway Semice Afc Trace schreiben SAP Client Hier wird der im SAP definierte Client eingetragen SAP Benutzername und Passwort SAP hat eine eigene Benutzerverwaltung Hier wird das SAP Konto eingestellt unter dem der FileDirector den Barcode an SAP schickt Weitere SAP Verbindungseinstellungen Die Verbindungseinstellungen des SAP Servers k nnen in den Feldern Computername des SAP Servers SAP Systemnummer Angabe des Gateway Host und des Gateway Service eingestellt werden F r die genauen ben tigen Angaben in diesem Bereich setzen Sie sich bitte mit Ihrem SAP Berater in Ve
194. gen von Benutzern Gruppen Soll einem Benutzer explizit ein Recht zugewiesen werden so muss er erst ber FileDirector Benutzer Gruppen importiert werden damit er in der Auswahlliste zur Verf gung steht Siehe gt FileDirector Benutzer Gruppen W hlen Sie dann Hinzuf gen damit Sie die Konten und Gruppen ausw hlen k nnen Tipp Wenn der Benutzer der den FileDirector administrieren darf als erstes die kompletten Berechtigungen erh lt dann wird er immer an alle Funktionen gelangen auch wenn er versehentlich der Gruppe fd admins den Vollzugriff verweigert hat Aktenschr nke Seite 125 FileDirector Enterprise Manager x Company Allgemein sicherheit Replikation Benutzernamen und Grupper F e 2003en1 fd admirs Hinzufugen Rechte fur euzungeni ie Zussen _ verweiem ern Yollzugriff z Anlegen L schen ver ndern Anzeigen Herunterladen Revisionen herunterladen Anmerkungen ndern Scannen EI E A E E A A A Kl 1 Ca EE E A ee e Bearbeiten ID FO ZF 25004F DK Abbruch k Konten w hlen Es k nnen mehrere Benutzer hintereinander markiert und der Auswahl hinzugef gt werden Die Anzeige der Benutzer und Gruppen kann alphabetisch sortiert werden indem auf dem Spaltennamen geklickt wird Aktenschr nke Seite 126 FileDirector Enterprise Manager f ewz003debug1 administrator f al ewz003debugiial EEI Fd admirs ewz003debugi fd admins EEI Fd scar ewz003debugi fd
195. genden Liste wird aufgef hrt in welcher Reihenfolge die Lizenzen des FileDirectors belegt werden ScanN Scan named ScanC Scan concurrent UserN User named UserC User concurrent X nicht lizenziert Benutzerzugang den EnterpriseManager Der Benutzer des EnterpriseManager belegt keine Lizenz mehr Benutzerzugang f r eine ScanStation Einrichtung des WinClients mit Parameter scanstation FD Admins ScanN gt ScanC gt X Scan Named ScanN gt Scan gt X Scan Concurrent ScanC gt X User Named ScanC gt X User Concurrent ScanC gt X Benutzerzugang f r eine Nicht Scanstation Recherche Einrichtung des WinClients ohne Parameter scanstation FD Admins ScanN 5 gt ScanC gt UserN gt UserC gt X Scan Named ScanN gt X Scan Concurrent ScanC DD X User Named UserN DD X User Concurrent UserC DD X Damit ein Benutzer der Gruppe FD admins eine Named Lizenz zugewiesen bekommt muss er Mitglied der Gruppe sein aus der er diese Lizenz erhalten soll Beispiel Meldet sich ein Benutzer aus der Gruppe FD admins an einer Nicht Scanstation an ohne dass er einer Named Gruppe zugeordnet wurde so wird f r ihn zun chst eine Scan Concurrent Lizenz verbraucht Sind hier alle belegt so wird die n chste freie User Concurrent Lizenz verwendet Sollte sich der Benutzer in einer Named Gruppe befinden so wird zun chst versucht eine Lizenz dieser Gruppe zu belegen Sollte keine entsprechende Lizenz verf
196. gert darf dieser zwar Dokumente in der lokalen Liste anlegen nicht aber auf dem Server einchecken Dies betrifft nur das Anlegen neuer Dokumente Hinzuscannen oder ndern wird durch das Verweigern dieser Option nicht verboten L schen Ist das L schen verweigert so darf der Benutzer keinen eingecheckten Datensatz vom Server l schen Lokale Dokumente und Dokumente auf der pers nlichen Liste d rfen gel scht werden Hinweis Serverseitiges L schen bedeutet kein L schen aus der Datenbank sondern in der Tabelle FD_Documents wird das Dokument als gel scht markiert Es wird somit nicht mehr in der Suchliste ber cksichtigt Ver ndern Ist diese Option verweigert so wird ein grunds tzliches Auschecken archivierter Dokumente verhindert Das Ver ndern neuer Dokumente auf der lokalen Liste und das anschlie ende Einchecken ist aber erlaubt Anzeigen Ist f r einen Aktenschrank die Anzeige grunds tzlich verweigert so kann der Benutzer den Aktenschrank beim ffnen nicht ausw hlen Dokumententypen Seite 167 FileDirector Enterprise Manager Herunterladen Ist das Recht Herunterladen verweigert so kann zwar in den Indexdaten gesucht werden aber die Seiten zu den Dokumenten werden nicht angezeigt weil sie nicht in den lokalen Cache heruntergeladen werden Anderungen der Indexdaten sind nicht m glich Hinweis Bei dieser Option sind die Verwaltung des lokalen Cache und die Anmeldung wichtig Wird hier die
197. geschieht durch einen Dialog im WinClient der im entsprechenden Fall angezeigt wird Hinweis Sollen erst mehrere Indexfelder zusammen einen eindeutigen Index ergeben so kann die Verwendung nach Best tigung zu unlogischen Abfragen f hren berlegen Sie daher genau an welcher Stelle es Sinn macht eine Best tigung zu verlangen Feld Schutz Ist f r ein Feld der Feldschutz aktiviert so wird dieses Feld f r die Indexeingabe im WinClient beim Bearbeiten und Scannen ausgegraut In Revisionen Wird der Feldschutz f r Revisionen angegeben so kann ein neues Dokument manuell indiziert und eingecheckt werden Nach erneutem Auschecken ist das Feld f r eine Index nderung jedoch gesperrt Immer Der Feldschutz Immer kann dann verwendet werden wenn in dieses Feld z B ein automatisches Datum eingef gt wird Dieses Feld ist bei bereits neu angelegten Dokumenten gesperrt und kann nicht manuell ge ndert werden Overlay f r Memofelder Overlays in Memofeldern sind vordefinierte Formulare in die spezielle Texte eingetragen werden k nnen damit Notizen zum Dokument als Formular gespeichert werden k nnen Als Overlay wird eine Excel Datei mit gesch tzten Felder Seite 148 FileDirector Enterprise Manager Feldern verwendet Wird ein Overlay zu einem Memofeld hinzugef gt so kann man dieses im WinClient sp ter als Formular ausf llen Es werden nur die Eintr ge in der Datenbank gespeichert nicht aber das gesamte Formular
198. gesendet werden soll Dies kann z B ein Feld sein das mit einer Wortliste hinterlegt ist die die entsprechenden Benutzernamen beinhaltet oder z B ein Feld dass automatisch mit dem Benutzer aufgef llt wird der das Dokument angelegt hat Hinweise a Der Benutzer kann auch als Full name eingetragen sein und muss nicht als logon name definiert sein Im Hintergrund wird der Full name vom Server in den logon name umgewandelt b Wird eine Wortauswahlliste verwendet ist darauf zu achten dass keine Mehrfachauswahl erlaubt wird Es kann nur ein Benutzer ausgew hlt werden ODBC Verkn pfung Unter Variabel kann au er einem Feld auch die Option ODBC Verkn pfung gew hlt werden In diesem Fall kommt die Benutzerliste von einer ODBC Quelle Die ODBC Quelle muss den vollst ndigen Benutzernamen oder den kurzen Benutzernamen enthalten Hierzu muss zuvor bei den Einstellungen der ODBC Verkn pfung ein Indexfeld f r Prozessmanagement Benutzer definiert worden sein Hinweis Mit Hilfe einer ODBC Verkn pfung kann keine ask user Aktion generiert werden Betrachter von Schritt Unter Variabel kann au er einem Feld auch die Option Betrachter von Schritt gew hlt werden In diesem Fall kann man einen Benutzer von einem vorherigen Schritt im Prozess Management aussuchen indem er als Betrachter benannt wurde Prozessmanagement Seite 248 FileDirector Enterprise Manager Kommentiere
199. gew hlt Felder und Dokumententypen mit der gleichen Bezeichnung werden sofort zugeordnet Systemkonfiguration Seite 99 FileDirector Enterprise Manager Dokumententypen Indexfelder Im Bereich Quelle werden die Dokumententypen und Indexfelder angezeigt die aus der Datei gelesen werden Im Bereich Ziel werden die Felder und Dokumententypen angezeigt die aus dem gew hlten Aktenschrank erkannt werden K nnen Felder nicht durch den Feldnamen automatisch gemappt werden so erscheint anstelle des gr nen Hakens ein rotes Ausrufezeichen Hier werden auch einige andere Hinweise angegeben wenn die Zuordnung fehlerhaft ist so z B wenn das F llen eines Feldes durch eine unterschiedliche Feldl nge nicht m glich ist Im Zielbereich also in der Auswahl der Aktenschrankfelder und Dokumententypen k nnen die Zuordnungen auch per Hand ge ndert bzw zugewiesen werden MailStore Zeitplaner Ab der Version 1 3 steht der MailStore Zeitplaner zur Verf gung Zur Verwendung des MailStore Zeitplaners m ssen E Mails in einem Verzeichnis als eml Dateien abgelegt werden Aus diesem Verzeichnis kann der Zeitplaner die eml und xml Daten abholen und die Eigenschaften Absender Betreff Empf nger etc der E Mails in Indexfelder bernehmen Die Mail selbst wird als Dokument archiviert FileDirector MailStore Um die E Mails als eml in ein Verzeichnis zu speichern wird das Zusatzprogramm FileDirector MailStore verw
200. gilt der Reiter bei dem keine Einstellungen vorgenommen wurden als verweigerte Ansicht und es werden keine Felder angezeigt Falls f r einen Benutzer keine Indexfelder angezeigt werden so kann durch diesen Benutzer auch keiner Einschr nkung der Suche in diesem Dokumententyp vorgenommen werden und man erh lt automatisch alle Dokumente als Ergebnis zur ck Bitte beachten Sie dass hier der Default Wert f r die maximalen Ergebnisse bei 1000 Dokumenten liegt Einstellungen f r den Reiter Suchen W hlen Sie im unteren Bereich des Fensters den Reiter Suchen Nun werden die verf gbaren Felder des Dokumententyps und gegebenenfalls die zuvor unter Felder angegebene Beschreibung angezeigt suche Bearbeiten Scannen Felder Index Trefferliste Mame Beschreibung Adresse 4 F ge einen Trenner hinzu ber die Symbole k nnen die Felder nun zugeordnet werden Gew hlte Felder zur Ansicht im aktiven Reiter Index Trefferliste hinzugef gt Gew hlte Felder zur Ansicht in beiden Reitern Index Trefferliste hinzugef gt Gew hlte Felder von der Ansicht im aktiven Reiter Index Trefferliste entfernen Gew hlte Felder von der Ansicht in beiden Reitern Index Trefferliste entfernen Verschiebt die ausgew hlten Elemente um eine Position nach oben Verschiebt die ausgew hlten Elemente um eine Position nach unten a w F ge einen Trenner hinzu F gt der Ansicht der Indexfelder einen Tren
201. gleichzeitigen Nutzern nur f r interne Zwecke zu installieren und zu nutzen haben Sie z B eine Lizenz f r 5 Anwender erworben dann k nnen Sie die Software f r die gleichzeitige Nutzung durch bis zu 5 Anwender in einem Netz installieren SICHERUNGSKOPIE Sie k nnen von der gelieferten FileDirector CD den Programmen Musterdateien und dem anderen darin enthaltenen Werbematerial die Anzahl an Kopien anfertigen die Sie f r angemessen halten Das Anwenderhandbuch oder ein Teil davon darf in so ausreichender Menge kopiert werden dass es den Anwendern zur Verf gung steht f r die Sie eine Lizenz besitzen und keinem anderen Sie m ssen den Copyright Vermerk und andere Eigentumsangaben von der Originalkopie der Software auf die Sicherungskopie bertragen Sie d rfen KEINE Kopie von der das Programm freischaltenden Lizenz anfertigen JEDER VERSUCH DIE LIZENZ ZU KOPIEREN GILT ALS VERSTOSS GEGEN DIE FREIGABELIZENZ Die Lizenz die einmalig freigeschaltet wurde ist nicht einfach austauschbar und stelt den vollen Anschaffungswert der Software dar Die freigeschaltete Lizenz kann AUSSCHLIESSLICH ber Befehle innerhalb der FileDirector Anwendung beeinflusst werden BESCHR NKUNGEN Sie d rfen die Software oder die Dokumentation nicht vermarkten vertreiben oder auf andere bertragen oder die Software ber ein Netzwerk elektronisch von einem Rechner auf einen anderen bertragen sofern dies hierin nicht ausdr cklich vorgesehen ist Sie d
202. gner 2 220 2002200an00nunnnunanunannnnnn 1 2 MODELLE Ung Eee ee ee 172 Doener STALLEN ee een east 172 ABlSEBsVsl em erstellen een 174 Sicherheit auf AB lag esvstemeene ee eser Russen 174 SCHE ee ee ee 175 EWO EE ee E E E E 178 ANI ACNE O ee 178 Ablagesystem ANSICHi nenne 178 OVEA S arae s 109 NEUES Overly oere A ee 179 Felder in HTML Vorlage bernehmen uss2222200200snesnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnsnnnsnnnnnesnnnsnnnnnnnnn 180 SCANDITO HIO nennt a O NEUES SEIN ee ee se rear 181 SCANDFOML AUDNZIET EN ee ee 181 ANE ENIC 2 PESNPERREEHEURERERNUERE SFR EPREEREIRINCEUEERTER PENHEEROPERTTRUEREAUNEERECTETERPESUEEESFERTRUEREIUHERRERLENRERCREIIERESTEERTERCHRENRR 182 Dokumententyp Wahlen see ee ee 182 QUEE WIO PRSETERSRANEEENFERE E NEHREOERTETSHCRENIESEEREERRNE GESONEERERLEUERURE HER EESRRENTERFORSIER 183 S e EURE NIEEREURERTER EUREN 183 TUN AN ee ee ee 184 Quelle eintichi en ee ee 184 EINS LEN SE ee ee E EE 185 E 1 E EEE NER RER ER T A E A 186 DECENA PIE Aa ee ee era 187 P e 187 O a E E A RES RHNETEETEUREEN OREENIREER ES 187 Directory scanne nee einen ee E E OTa 187 Tests HIN C TOT ee E E 189 ATRE ee ee ee ee ee ee 190 Seite 8 FileDirector Enterprise Manager Scanprofile sichtbar unsichtbar schalten 2222222222020ueeeeeeeeesnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnneeeennnnnnnnnn 190 Benutzer und Gruppen zuweisen eenessessensesnensennnnnnnnnnnnennnnnennennennennnsnnnsnnnnnsnsnnnensenssnnensssnnnenn
203. gt lt p gt lt a href lt FDWebLink gt gt Zeige Dokument im WebsServer lt a gt lt p gt lt p gt lt a hrei lt FDWebLinkUser gt gt Zeige Dokument im Pers nlichen Ordner lt a gt lt p gt lt p gt lt img src lt FD_IMGEMBEDOO1 gt gt lt p gt lt body gt lt html gt Hinweis zu Zusatzoptionen in der HTML Konfiguration Link in der automatischen E Mail zum WinClient oder zum WebServer In der Textdatei wird der Ausdruck lt FDWinCLink gt durch einen Link in der sp teren Email ersetzt Ebenso wird der Eintrag lt FDWebLink gt durch einen Link f r den WebServer zur Anzeige des Dokumentes ersetzt Eingebettete Vorschau der ersten Seite des Dokumentes in der E Mail Eine eingebettete Vorschau des Dokumentes in der Email kann dadurch eingerichtet werden indem man in den vordefinierten HTML Code Prozessmanagement Seite 239 FileDirector Enterprise Manager lt FD_IMGEMBEDOO1 gt einf gt 001 ist die Erste Seite des FileDirector Dokumentes Wenn die Seite nicht im gif jpeg oder png Format gefunden wird so wird sie in png konvertiert Der Eintrag muss in einen img src Tag in HTML verfasst werden Hier ein Beispiel EMAIL Text lt IDOCTYPE HTML PUBLIC er GCA DTO HTML 4 01 Transitional EN gt lt html gt chead title FrozessManagement Benachrichtigung title lt head lt body gt lt p gt Klicken Sie unten um das Dokument anzuzeigen s p O Test Format lt p gt lt a href lt FO wWin
204. h Im Reiter Allgemein werden der Name und ein beschreibender Text f r den Aktenschrank eingegeben Weiterhin wird der Speicherort angezeigt an dem der SQL Server die Datenbank dieses Aktenschrankes speichert Soll der Speicherort der Datenbank verlegt werden so ist dies ber die Konfiguration im Datenbank Server m glich Eine eindeutige ID wird f r diesen Aktenschrank automatisch angelegt und zu Ihrer Information angezeigt Sobald ein neuer Aktenschrank erzeugt wurde wird automatisch eine Datenbank mit dem Namen der ID Nummer erstellt Einrichtung eines Logos Das Logo wird mit dem Aktenschrank gespeichert Wenn ein neuer Aktenschrank erstellt wird kann in dieser Maske das Logo ge ndert werden Soll es erst sp ter ge ndert werden so markieren Sie den Aktenschrank und w hlen Sie Eigenschaften ber Logo ndern kann jetzt eine Grafik ausgew hlt werden Diese Grafik wird sp ter im Steuermen des WinClients sichtbar Aktenschr nke Seite 123 FileDirector Enterprise Manager Ist dem Aktenschrank kein Logo zugewiesen so erscheint das Logo das unter dem Namen custlogo gif im Programmpfad des WinClients gespeichert ist Hierzu finden Sie eine Erl uterung im Installationshandbuch Sicherheit Aktenschrank Im Reiter Sicherheit werden die Gruppen und Benutzer eingerichtet die diesen Aktenschrank verwenden d rfen Aktenschr nke k nnen im Enterprise Manager nur gesehen werden wenn der Benutzer Vollzugrif
205. hat COLD Importmasken Seite 258 FileDirector Enterprise Manager Filter Seitentrenner einrichten Als Vorlage eignen sich Textdateien die im g nstigsten Fall bereits ein Seitentrennzeichen am Anfang einer Seite beinhalten Ist dies nicht der Fall so sollten die Seiten so aufgebaut sein dass eine Seite durch eine konstante Zeilenanzahl beschrieben werden kann oder dass eine Zeichenfolge existiert die auf jeder Seite am Seitenanfang steht Es gibt Formate die mit einer festen Formatierung aus verschiedenen Systemen generiert werden COLD unterst tzt das COM1 und COM2 Format dass bereits vordefinierte Trennzeichen beinhaltet und so von COLD automatisch interpretiert werden kann Wird kein COM1 oder COM2 Format erkannt so ist f r den Seitentrenner das Standard Seitentrennzeichen 0C Formfeed vordefiniert Wird auch dieses Zeichen nicht am Seitenanfang gefunden so kann auch ein anderer String der als Seitentrennzeichen definiert ist als Filter angegeben werden Als zweiter Filter ist hier das Zeichen ausgeschnitten damit es nicht auf der Seite sichtbar ist COLD Vorlage BAX Allgemein Seiteneinstellungen Felder Filter Yorlage Hex Zeichenoptionen Gultigk eitsbereich Start Ende ausschneiden Gesamte Seite Markieren Sie dazu in der Vorlage das entsprechende Zeichen am Seitenanfang und setzen Sie einen Filter unter Verwendung des rechten Mausmen s oder ber den Button Filter hinzuf gen
206. heckt werden Daf r muss der Originalserver in der Aktenschrankeinstellung des Ziel Servers eingerichtet und die Verbindung online sein Aktenschr nke Seite 130 FileDirector Enterprise Manager Beispiele Zentrale Originalserver gt Niederlassung Zielserver In der Zentrale und in der Niederlassung werden Daten gescannt und eingecheckt Die Daten aus der Zentrale sollen in der Niederlassung zur Verf gung stehen Fallt In der Zentrale wird gescannt In der Niederlassung sollen die Daten der Zentrale recherchierbar sein aber nicht ge ndert werden Hier reicht eine Replikationsverbindung auf dem Zentralrechner zum Niederlassungsserver Der Zeitplaner wird in der Zentrale eingerichtet und ben tigt eine Lizenz zur Replikation Fall2 In der Zentrale wird gescannt In der Niederlassung sollen die Daten der Zentrale recherchierbar sein und ge ndert werden k nnen In der Zentrale werden die Daten der Niederlassung nicht ben tigt Die Replikationsverbindung muss dazu auf beiden Servern eingerichtet sein Die Daten werden von der Zentrale auf die Niederlassung mit dem Zeitplaner bertragen also ben tigt die Zentrale eine Lizenz Wird ein repliziertes Dokument der Zentrale von der Niederlassung aus ge ndert so muss das Dokument in der Zentrale ausgecheckt und wieder eingecheckt werden Dazu ben tigt auch der Niederlassungsserver eine Replikationslizenz Der Zentralserver muss im Niederlassungsserver bekannt gemacht sein
207. hen Liste d rfen gel scht werden Ablagesystem Designer Seite 176 FileDirector Enterprise Manager Hinweis Serverseitiges L schen bedeutet kein L schen aus der Datenbank sondern in der Tabelle FD_Documents wird das Dokument als gel scht markiert Es wird somit nicht mehr in der Suchliste ber cksichtigt Ver ndern Ist diese Option verweigert so wird ein grunds tzliches Auschecken archivierter Dokumente verhindert Das Ver ndern neuer Dokumente auf der lokalen Liste und das anschlie ende Einchecken ist aber erlaubt Anzeigen Ist f r einen Aktenschrank die Anzeige grunds tzlich verweigert so kann der Benutzer den Aktenschrank beim Offnen nicht ausw hlen Herunterladen Ist das Recht Herunterladen verweigert so kann zwar in den Indexdaten gesucht werden aber die Seiten zu den Dokumenten werden nicht angezeigt weil sie nicht in den lokalen Cache heruntergeladen werden nderungen der Indexdaten sind nicht m glich Hinweis Bei dieser Option sind die Verwaltung des lokalen Cache und die Anmeldung wichtig Wird hier die Standardauthentifizierung verwendet kann es zu Sicherheitseinbu en f hren wenn Benutzer mit verschiedenen Rechten an einem Arbeitsplatz arbeiten Siehe gt Automatisches Login verwendet aktuelles Windows Konto Revisionen herunterladen Wird das Recht Revisionen herunterladen verweigert so kann der Benutzer nur den letzten Stand des Dokumentes einsehen aber keine vorherige Re
208. hen zu k nnen muss im SQL Server ebenfalls ein Zeitplaner eingerichtet werden der die SQL Kataloge mit den gelesenen Daten auff llt Stellen Sie sicher dass der SQL Server mit der Option Volltext installiert ist Hinweis Um zu sehen ob der Volltext installiert ist kann man folgende Abfrage im SQL Server starten select FULLTEXTSERVICEPROPERTY isfulltextinstalled 0 nicht installiert 1 installiert Systemkonfiguration Seite 65 FileDirector Enterprise Manager Ermitteln Sie im FileDirector Enterprise Manager die ID desjenigen FileDirector Aktenschranks f r den Sie die Volltextsuche einschalten wollen Rufen Sie das SQL Server Management Studio auf klappen Sie die Datenbank Ihres Aktenschrankes auf und w hlen Sie Speicher gt Volltext Katalog Br Microsoft SQL Server Management Studio Fie Edit View Tools Window Community Help T1 New Query Liy Dr BA Fi E fe z ci 7 Object Explorer Connect EF ay ua T E GA E WIN IZ46IZ0WHNX SQL Server 10 0 1600 WIN JZ46IZ0WHNX Administrator El Databases System Databases 3 Database Snapshots E f Fo_687F0972 23 Database Diagrams Tables views Synonyms C Frogrammability 3 Service Broker E T Storage 7 Full Text Com Partition S New Full Text Catalog Partition F WER Rebuild All Full Text 5 H 2 Security Start Powershell T FDConfig Security Reports Server Objects Replication Refresh C Management E SOL Server Agent W
209. hlussart ab F r die verschiedenen Scanner k nnen die einstellbaren Optionen unterschiedlich sein je nach den M glichkeiten des Scanners und des Treibers Bei der Konfiguration von TWAIN Treibern wird der vom Hersteller mitgelieferte Treiber mit den zugeh rigen Einstellungen angezeigt TE Einstellung DR 2080C Einstellungen Seite Filter Info worderszeite EA Dieter Spielberg pocomant Nanapamamt Petina Aman Hirea Farbmodus Schwarzweil YorderRuckseite Einstellungen r ymer F amda nun Auflosung 00 200 sare ari NT Drehung Ib 1 IAAI nn i a a seite orderzeite En nn a er Irl arr Ars Fe dlhu mi i IP ae Leir AWE Ca Ee bpne u anle a e IN larrn L AI 1AT Helligkeit Kontrast nrin 25 J EZA in a neh k F drra ma T bier EJa Ham mibr har Br m es s mu m es gss mss mo al al al 5 Scanprofile Seite 184 FileDirector Enterprise Manager Einstellungen Im Reiter Einstellungen werden Einstellungen f r das gescannte Bild vorgenommen Je nach Scanner k nnen hier folgende Einstellungen eingerichtet werden Farbmodus Schwarzwei Graustufen Farbe Grafikmodus Ist Schwarzwei eingestellt so kann hier der Grafikmodus zwischen Text und Foto eingestellt werden Aufl sung Die Standardaufl sungen der unterschiedlichen Scanner k nnen verschieden sein Je h her die Aufl sung eingestellt wird desto gr er wi
210. hosen fulltext catalog has indexed or other large tables consider assigning this table or view its own fulltext catalog z Create a new catalog Hew catalog Mame E M Setas defaut catalog Select full ext catalog i Insenstive Accent sensitivity Select index filegroup Select full ext stoplist Help lt Back Next gt Seite 70 Systemkonfiguration FileDirector Enterprise Manager Erzeugen Sie danach einen Neuen Katalog und einen Neuen Katalogzeitplan entsprechend Ihren Erfordernisse E Full Text Indexing Wizard Define Population Schedules Optional Create or modify the population schedule for this fulltext catalog Population Type New Table Schedule Er Schede Edn Delete Help lt Back nt 2 Emish Nun wurde durch den Assistenten erfolgreich ein neuer Volltext Index angelegt E Full Text Indexing Wizard Full Text Indexing Wizard Progress i _ Click Stop to interrupt the operation w T 1 Total 0 Eror Success 1 Success D Waming Create fulltext index on FD_637F0972 dbo Success Systemkonfiguration Seite 71 FileDirector Enterprise Manager Hinweis Beachten Sie dass nachdem der FileDirector OCR Zeitplaner durchgelaufen ist der SQL Server Zeitplan gestartet werden muss Wenn diese Prozeduren erfolgreich abgelaufen sind ist es m glich die Volltextsuchfeatures des WinClients zu nutzen SQL Server Agent Der Dienst SQL Serve
211. hrt als im folgenden Beispiel erfolgen da die Speicherorte immer in der Reihenfolge der Priorit ten durchsucht werden Speicherpools Seite 226 FileDirector Enterprise Manager Beispiel Speicherpool Storagelocationi Priorit t 1 read only true 5000 Dokumente in 10 Sub locations 50000 Dokumente Storagelocation2 Priorit t 2 read only true 5000 Dokumente in 10 Sub locations 50000 Dokumente Storagelocation3 Priorit t 3 read only false current storagelocation 5000 Dokumente in 10 Sub locations 50000 Dokumente 4 FileDirector Enterprise Manager Y1 5 2 Connected to ew2003debug Cabinets CUSTOMERTEST F742865D Storage poa BESTE AERE Sie System configuration Locaon 0 N Description n Denver EE E MStoragelocationti Storagelocation ee Users and groups E SE w2003 Storagelocation Second device ar Client configuration Te WE w003 sStoragelocation3 Third device H E Events 93 Scheduler Yr Codeless connectors CAP SE Cabinets 4 H CUSTOMERTEST F742868 0 Fields ln Document types en Scan profiles H Keyword lists 9 ODBC links Aktuelle Dokumente werden nun in den dritten Speicherort gespeichert und die Speicherorte die auf read only gesetzt wurden k nnen durchsucht werden Die Daten in den schreibgesch tzten Speicherorten ver ndern sich nun nicht mehr so dass hier die Datensicherung erheblich erleichtert wird Weitere allgemeine Hinweise zur Einrichtung ein
212. hten der Speicherorte im Enterprise Manager uuss222sss220ssnesnnnsnennnnnnnsnnnsnennnnnennnenn 226 Prozessmanagement 2 0220 2000000n0nnunannnnunannnnunannnnennn LO PPU VONEPTOZESSEN ee need 228 Globale Eigenschaften f r Prozesse unse ee einen 229 BUFOZEIL EN ee ee ae Teen NE 229 PFOZESSHENacHLIERLIPUN DS WA ne ee 230 Benutzeraktion Emailbenachrichtigung ss22222002220000 nennen nnnnnnennnnnnnsnnnnnennnnnnennnenn 231 NEUER PLOZESS ee E are 233 Die grafiche Ober lache ee ee ee 234 Verbindungen und Reihenfolge von Aktionen ndern sss22222002200sennnnnnennennnennnnnnennnnnn 235 Akzeptiere keine neuen Dokumente Deaktiviere Prozess snncesseesssnesssnessnnnnnnnensnnnnnnneeennn 235 Prozess nicht w hlbar versteckt in Client Liste 22suss202000eesnnnnnneesnnnnnnensnnnnnnnenennnnnn 235 Bei Einchecken auf Prozess senden u eek 236 Neue Auto Aktion anf geN een 237 Seo SIRI Beil beiten ee E E E E A E ee 237 ANN CENI OT aiee ee ee ee 237 Senden an Benutzer Nach Name fragen eeesesssessssrssesrrrrresrrrereessrrreesrrrrrsesrrrrressrrrressreereeseene 237 Senden an Benutzer Von Feld sesssssssesssensessrrrrsesrrrrressrrrressrrereessrrrressrrereessrtrressrreressrerrreseens 237 EEEE Ee E A e E ee A E E ee ee 238 Pornar e DOKUMENT e een 242 ODBCINOE MDO ee ee ee ee are rer ee 244 SEIZE FE AU Ver ee ee ee 244 ndere DokumententyP uanssssansssnnnesnnnnnnnnnnnnnnnnn
213. icht mehr unterst tzt Asiatische OCR Clients F r die asiatische OCR muss sowohl eine Lizenz im FileDirector f r jeden Client der sie verwenden soll zur Verf gung stehen als auch eine externe Lizenz des OCR Engine Herstellers Wird die Engine installiert so kann diese externe Lizenz ber das Startmen registriert werden Virtueller Netzwerk Drucker VNP Unter VNP werden die Lizenzen f r den Virtual Network Printer angezeigt Der VNP druckt in ein Verzeichnis und wandelt die gedruckten Daten in TIFF Format um Diese Daten k nnen in den FileDirector importiert werden wobei hier die M glichkeit besteht eine automatische Indizierung ber einen Zeitplaner mit Formularerkennung einzurichten ISIS Clients Hier wird die Anzahl der Clients angegeben die mit einem ISIS Treiber scannen d rfen Scan benannt Anzahl namentlich zugewiesener Benutzer die sich in der Gruppe fd scan named fr her fd prio user befinden Diese Benutzer sollen auf jeden Fall Zugang zum FileDirector bekommen und d rfen Dokumente scannen und erfassen Dieser Gruppe d rfen nicht mehr Benutzer hinzugef gt werden als es Lizenzen gibt Scan konkurrierend Anzahl von FileDirector Benutzern die gleichzeitig arbeiten k nnen und sich in der Gruppe fd scan fr her fd user oder fd admins befinden User benannt Anzahl namentlich zugewiesener Benutzer die sich in der Gruppe fd user named befinden Diese Benutzer sollen auf jeden Fall Zu
214. ie Eigenschaften des entsprechenden Benutzers ge ffnet werden und der Reiter Mitglied von ausgew hlt wird Mit der Schaltfl che Hinzuf gen erh lt man ein Fenster indem man m gliche Gruppen zur Auswahl angeboten bekommt Hinweis Ein Benutzer darf immer nur Mitglied einer lizensierten Gruppe sein Bitte achten Sie hierauf beim Anlegen mehrere selbstdefinierter Gruppen wenn Sie diese anschlie end den lizensierten Gruppen zuordnen Allgemein Details Mitglied von Abwesenheit HF Hier kann die Gruppenzugehorigkeit f r das aktuelle Konto konfiguriert je werden fi fledirectorfd admins Yallst ndiger Name Fledirectorifd scan gi Fd scan named Fledirectorifd scan named fi Fd user Fledireckorifd user fi fd user named filedirector fd user named e7 Gruppenname filedirector gruppe Ausgew hlt 0 Abbruch Einer Gruppe mehrere Benutzer hinzuf gen Nachdem die Gruppen angelegt wurden k nnen auch mehrere Benutzer gleichzeitig einer Gruppe zugeordnet werden Dies geschieht indem man die Gruppe ausw hlt und die Eigenschaften dieser Gruppe ffnet Nun w hlt man den Reiter Mitglieder und die Schaltfl che Hinzuf gen Es ffnet sich ein Fenster mit einer Liste von m glichen Benutzern und Gruppen und man kann die Benutzer oder Gruppen w hlen die man dieser Gruppe hinzuf gen will Systemkonfiguration Seite 35 FileDirector Enterprise Manager ef Konten w hle
215. ie Indexfelder und die Trefferliste unabh ngig voneinander eingestellt werden Dokumententypen Seite 168 FileDirector Enterprise Manager Ansichten auf Dokumentenebene einstellen Hierf r w hlt man den gew nschten Dokumententyp in einem Aktenschrank f r den man die Ansichten konfigurieren m chte Anschlie end w hlt man in dem sich nun ffnenden Eigenschaften Fenster den Reiter Ansichten Dokumententyp Rechnungen ndern Name Beschrei KundenNr Hier kann man nun im oberen Abschnitt Benutzernamen und Gruppen die entsprechenden Benutzer und oder Gruppen hinzuf gen oder entfernen oder die Einstellung welche man f r eine bestimmte Gruppe vorgenommen hat f r eine andere Gruppe kopieren F gt Benutzer oder Gruppen zu den Ansichten hinzu Kopiert die Einstellungen eines ausgew hlten Benutzer oder einer existierenden Gruppe auf einen neuen Benutzer oder eine neue Gruppe Entfernt Benutzer oder Gruppen von den Ansichten Der untere Abschnitt wird f r die Einstellung der Felder im WinClient Reiter Suchen und Bearbeiten Scannen verwendet Die Einstellungen k nnen getrennt f r die Anzeige der Indexfelder und die Trefferliste vorgenommen werden Dokumententypen Seite 169 FileDirector Enterprise Manager Hinweis Sollten f r einen Benutzer oder einer Gruppe nur f r einen der beiden Reiter Suchen oder Bearbeiten Scannen Einstellungen vorgenommen worden sein so
216. ie zeitliche Begrenzung angezeigt Ist der Wartungszeitraum abgelaufen so k nnen keine Updates mehr eingespielt werden und der telefonische Support ist nicht mehr gew hrleistet DMZ Einstellungen Diese Option wird nur in Verbindung mit einer DMZ verwendet siehe Installationshandbuch Steht der Server in einer gesch tzten Zone k nnen hier gezielt die Funktionen freigeschaltet werden die der Server nur verwenden darf Damit wird sichergestellt dass keinerlei fremde Aktionen ausgef hrt werden k nnen Systemkonfiguration Seite 26 FileDirector Enterprise Manager FileDirector Server Einstellungen Lizenznehmer Lizenz Optianen DMZ Einstellungen DMZ Modus aktivieren Config access Data access Funktionen _ AbortProcess Addkerword2E istingList CheckOutllndo CloseSession Deletebocuments Get bsence Get ccounts _ Get ctverrocessDocDetails Get ctivefrocesslist Get mbiguousHitlist Getlabinets _ GetCertificate GetChentlonfig GetChentRights Getlountervalue GetbocLog GetbocTopes GetbiocumentFages Abbruch Systemkonfiguration Seite 27 FileDirector Enterprise Manager Replikation Clone D FileDirector Replication FileDirector Server Sind mehrere Standorte mit je einem FileDirector Server versehen so k nnen die Daten zwischen den Standorten abgeglichen werden Die Standorte m ssen dann nur f r die Zeit des D
217. ier konnen Sie die Codeless Connector konfigurieren C Geben Sie den Namen und die E Mail Informationen zu diesem Kontakt ein Mame Adressdaten Yorname Peter 2 Vorname Nachname Silie Beschreibung Titel Anzeige Rufname Sktenschrank Firma GmbH ur E Mail Adressen okumententyp g adexfeld Mame kd n peter silie web de Standard E Mail Adresse Als Standard Felder loschen Dokument anzeigen Gelundener Text _JE Mail als Nur Text senden em Sn dieser Zieloption ist die Verkn pfung von Feldern mit beliebigen Windows Applikationen m glich die mit Controls arbeiten Felder aus Java Applikationen aus einem Browser k nnen ab Version 1 2 6 verkn pft werden AN Ab Version 1 5 1 kann der Codeless Connector mit dieser Zieloption auch f r Anwendungen konfiguriert werden f r die eine Text Oberfl che mit OCR ausgelesen wird Damit kann der Codeless Connector z B f r Textoberfl chen in Terminalanwendungen verwendet werden Bei Verwendung dieser Option wird die Zielscheibe auf die Anwendung gezogen und es kann eine OCR Zone definiert werden Voraussetzung ist dass sich die Eintr ge im Zielfenster immer an der gleichen Stelle befinden damit die OCR Zone die richtigen Werte auslesen kann Hinweis Bei dieser Art der Konfiguration wird die OCR verwendet die den Text auf dem Bildschirm erkennt Hier kann es ggf zu Lesefehlern kommen wenn z B ein blinkender Cursor erfasst wird
218. iert werden indem man f r die Seitenzahl die Seite 0 eintr gt Mehrere Textabschnitte in ein Indexfeld einf gen Ein Indexfeld kann mehrfachen Textabschnitten zugewiesen werden Weisen Sie dazu das entsprechende Indexfeld mehrfach zu Die Reihenfolge der eingelesenen Textabschnitte wird ber den Eintrag in Sortierung gesteuert COLD Importmasken Seite 263 FileDirector Enterprise Manager Prefix Postfix Werden mehrere Texte in das gleiche Feld geschrieben so k nnen sie durch ein Trennungszeichen voneinander abgesetzt werden Achten Sie immer darauf dass das Indexfeld in das die Eintr ge gelesen werden sollen in den grunds tzlichen Einstellungen lang genug ist Feld Vorschau Im Tab Vorlage kann eine Feldvorschau eingeblendet werden Wenn Indexfelder bereits zugewiesen wurden dann kann hier getestet werden was erkannt wird Besonders hilfreich ist dies wenn mehrere Indexfelder aus dem Inhalt einer Zone gef llt werden oder wenn der Inhalt mehrerer Zonen mit Prefix Postfix in ein Indexfeld gelesen wird Inderfelder Feldname wert AuftragsHr 2ro5 L5 Datum 01 02 1994 Seitenb ndelung Sollen mehrere Seiten die hintereinander eingelesen werden geb ndelt werden muss es ein Merkmal geben dass auf den entsprechenden Seiten gefunden wird Dies k nnen folgende Optionen sein Keine B ndelung Wird keine B ndelung eingestellt dann wird f r jede Seite ein Dokument angelegt Aufsteige
219. ifische Anpassung Um kundenspezifische Anpassungen zu machen klicken Sie auf den Befehl Anpassen Unter dem Reiter Symbolleisten k nnen die kompletten Symbolleisten ein bzw ausgeblendet werden Im Reiter Befehle k nnen einzelne Befehle zu den Symbolleisten hinzugef gt werden indem man die aufgef hrten Icons per Drag amp Drop in die einzelnen Leisten hineinzieht Markieren Sie das Icon das Sie zu einer vorhandenen Symbolleiste hinzuf gen m chten und ziehen Sie es bei gedr ckter linker Maustaste in die Symbolleiste des Client Konfigurationsfensters Kundenspezifische Anpassung Befehle Datei Akterschrank CerlH Suchergebnisse Lokale Dokumente Pers nlicher Ordner HNavigat avigate pages D Grundeinstellungen Beschreibung Schlie en Entfernen eines Befehls aus dem Men Soll ein Befehl aus dem Men entfernt werden so ffnen Sie das Fenster f r die kundenspezifische Anpassung markieren Sie das Icon mit gehaltener linken Maustaste im Client Konfigurationsfenster und ziehen Sie es einfach aus der Symbolleiste in einen leeren Bereich auf dem Bildschirm Optionen Der Reiter Optionen der kundenspezifischen Anpassungen bietet die M glichkeit die Ansicht und das Verhalten der Men s zu ver ndern Hier kann eingestellt werden ob die Men s immer vollst ndig angezeigt werden sollen oder ob sie erst nach kurzer Verz gerung angezeigt werden Sollen die Men s wieder in den urspr nglichen Zustand versetzt werd
220. il wird wie die Eingabe f r ein Memofeld behandelt und hat keine L ngenbegrenzung E Mail Empfangen am E Mail Gesendet am Hier wird das Datumsfeld archiviert Das Format des Datums h ngt von den Einstellungen im Windows ab E Mail Betreff oder Dateiname mit oder ohne Erweiterung Hier sind wie f r den Betreff 255 Zeichen m glich Diese Option beinhaltet zwei Indizierungsm glichkeiten f r ein Indexfeld Felder Seite 143 FileDirector Enterprise Manager Wenn ber drag amp drop archiviert wird dann wird der Dateiname archiviert wenn das archivierte Objekt eine E Mail ist dann wird der Text aus dem Betreff Feld archiviert Anh nge bei der Archivierung von E Mails separat speichern Mit dem Component Service ab der FileDirector Version 1 3 2 wird eine Einstellungsdatei app xml im Programmpfad des Component Service angelegt Die Datei ist auf dem Client im folgenden Verzeichnis zu finden C Programme Dieter Spielberg DMS GmbHi FileDirector Component Service Sie enth lt folgenden Eintrag lt EMailSplit Ask On or Of gt Kommentarzeile lt add key EMailSplit value Off gt Bei der Einstellung Ask wird der Benutzer bei der Archivierung gefragt ob die Anh nge einer E Mail separat im Originalformat gespeichert werden sollen Der Text der E Mail und der Anhang werden dann jeweils als separate Seite im Dokument gespeichert Bei On werden sie ohne Nachfrage separat gespeichert und bei
221. ilfe Update Inde Full Text Indexing Wizard Select an Index You must select a unique indes for this table This index poses a unique constraint on a single table column and i used to participate n joine using the SOL Server Quer Processor Unigue index PE_FO_Images z lt Zur ck weiter gt Abbrechen Systemkonfiguration Seite 64 FileDirector Enterprise Manager W hlen Sie als eindeutigen Index f r diese Tabelle PK_FD_Images der als Defaultwert vorgeschlagen wird W hlen Sie in Tabellenspalten ausw hlen die Spalte OCR Text aus Full Text Indexing Wizard Select Table Columns Select the character based or image based columna you want to be eligible for full text queries Avallable columns Language for Word Breaker Document type column C SourceFilehl ame Image C Annotations C Thumbnail C OCRGUID C CreatedBy Fa ZUrLICK Abbrechen Erzeugen Sie danach einen Neuen Katalog und einen Neuen Katalogzeitplan angepasst an Ihre Erfordernisse Beachten Sie dass nachdem der FileDirector OCR Zeitplaner durchgelaufen ist der SQL Server Zeitplan gestartet werden muss Wenn diese Prozeduren erfolgreich abgelaufen sind ist es m glich die Volltextsuchfeatures des Wintlients zu nutzen Hinweis Bei Verwendung des SQL Servers 2005 muss mindestens das Servicepack 2 installiert sein SQL Server 2008 f r Volltext konfigurieren Um den gelesenen Volltext mit dem WinClient suc
222. in Benutzer ausgew hlt werden der in einem Feld steht Voraussetzung ist dass der Benutzer ein FileDirector Anwender ist und in der Kontenliste des FileDirectors aufgef hrt wird Es k nnen nur Felder mit einem Benutzernamen eingetragen werden Wird ein anderes Feld eingesetzt in dem kein Benutzer erkannt werden kann so wird die Einstellung ignoriert Prozessmanagement Seite 237 FileDirector Enterprise Manager E Mail senden Die Funktion E Mail senden steht seit der Enterprise Manager Version 1 5 2 8 FileDirector Server 1 5 2 27 zur Verf gung Um ber eine Auto Aktion in einem Prozess eine vorkonfigurierte Email zu versenden muss zun chst im Config Utility auf dem Server ein SMTP Server konfiguriert sein Siehe lnstallationshandbuch Mit dieser E Mail Funktion k nnen informative Mails innerhalb eines Prozessschrittes auch an Personen geschrieben werden die keinen Zugriff auf den FileDirector bzw auf die archivierten Dokumente haben E Mail konfigurieren ber den Befehl E Mail konfigurieren k nnen das Erscheinungsbild der sp ter zu versendenden E Mail und die Adressaten konfiguriert werden Nach der Auswahl E Mail konfigurieren erscheint folgendes Konfigurationsfenster amp E Mail konfigurieren malen rl 1 TE Loo EMAIL Betreff EMAIL Text lt DOCTYPE HTML PUBLIC 4 W3GYDTD HTML 4 01 Transitional EN html gt shead ttle ProzessManagement Benachrichtigung Atle lt hea
223. in Dokument nicht eindeutig erkannt werden so wird es in den Dokumententyp geschoben der als Dokumententyp f r Nicht erkannte Dokumente definiert wurde Im unteren Teil werden die Indexfelder angezeigt die gelesen wurden sofern ein Formular erkannt werden konnte Unabh ngig davon ob eine oder mehrere Seiten definiert sind muss immer als erstes eine Startseite erkannt werden Welche Seite erkannt wurde wird im Feld Status angezeigt Konfiguration mit Folgeseiten testen Soll eine Konfiguration mit Folgeseiten und Endseite getestet werden muss die Reihenfolge der Seiten eingehalten werden die erkannt werden sollen Scannen oder laden Sie zun chst die erste Seite und gehen Sie wie folgt vor e Stapel zur cksetzen e Dokumententyp alle oder jeweiligen Dokumententyp w hlen e Erkennen Startseite erkannt muss angezeigt werden OCR Formularerkennung Seite 296 FileDirector Enterprise Manager e Scannen oder laden Sie eine Folgeseite e Erkennen Folgeseite erkannt muss angezeigt werden e Scannen oder laden Sie die Endseite sofern konfiguriert e Erkennen Endseite erkannt muss angezeigt werden Sollte die entsprechende Seite nicht erkannt werden so pr fen Sie die Konfiguration auf fehlerhafte Einstellungen wie z B nicht eindeutig zugeordnete Identifikationszonen oder doppelt zugeordnete Indexfelder mit unterschiedlichen Inhalten auf verschiedenen Seiten Volltext Bei Ausf hrung
224. in muss Ist diese Lizenz nicht vorhanden k nnen zwar die Vorlagen eingerichtet werden aber der COLD Zeitplaner wird nicht gestartet so dass keine Daten eingelesen werden k nnen Allgemein COLD Vorlage neu erstellen ffnen Sie den FileDirector Enterprise Manager und legen Sie eine COLD Maske mit Neu an Markieren Sie dazu die Rubrik COLD und klicken Sie auf das gelbe Sternchen Vergeben Sie zun chst einen Namen und geben Sie den Spoolpfad an wo die sp ter einzulesenden Spooldateien abgelegt werden COLD Importmasken Seite 255 FileDirector Enterprise Manager Allgemein Seiteneinstellungen Felder Filter Yorlage Eine COLD Yorlage wird zur Definition von Feldern und Filtern in Spoaldateien verwendet Mame COLD Maske Beschreibung Dokumententyp Rechnungen Spooldatei Ffad CACOLD Importverzeichnis Vorlage einrichten Zu Beginn muss eine Vorlage ber Spooldatei ffnen geladen werden Die einmal geladenen Vorlagen werden nicht mit der Datenbank gesichert Zur sp teren Anderung der COLD Maske muss die Vorlage erneut geladen werden Men f r Vorlagen COLD Vorlage Allgemein Seiteneinstellungen Felder Filter Yorlage JATUNA A LAF EOLLIEFERSCHEIN LAR FEOL 25315 ZYEE LE Ol OZ L1l Bestell Nr Artikel Nr Bezeichnung a Spooldatei ffnen Mit Klick auf diesen Button ffnet man eine Spool Datei Der Inhalt der Spool Datei wird im Anzeigebereich angez
225. ine auf dem Server gestartet werden was eine leichte Verz gerung bedeuten kann Hinweis Eine Suche ber Volltext kann allerdings erst erfolgen wenn auch der Katalogzeitplaner im SQL Server durchgelaufen ist Siehe gt SQL Server f r Volltextsuche konfigurieren Akzeptiere nur signierte Dokumente Wenn in einen Dokumententyp nur signierte Dokumente eingecheckt werden sollen dann muss diese Option markiert werden F r Dokumente die ein Benutzer mit dem WinClient einchecken soll ben tigt der Benutzer dementsprechend eine Signatur die dem Benutzer bereitgestellt werden muss und die im WinClient ber Extras 5 gt Optionen geladen werden muss Erst wenn der Benutzer ein Zertifikat geladen hat kann er signierte Dokumente in diesen Dokumententyp einchecken Soll ein Zeitplaner die Dokumente in einen Dokumententyp einchecken der nur signierte Dokumente akzeptiert dann muss das Zertifikat dem FileDirector Server hinterlegt werden gt siehe Serverzertifikat ID des Dokumententyps Die ID des Dokumententyps wird dann gebraucht wenn in der Datenbank nach einem Dokument in einem bestimmten Dokumententyp gesucht wird Um in Dokumententypen Seite 160 FileDirector Enterprise Manager Erfahrung zu bringen in welchem Dokumententyp man sich gerade befindet wird hier die entsprechende ID angegeben Felder im Dokumententyp Im Reiter Felder w hlen Sie die ben tigten Felder zur Beschreibung und Ablage dieser Dokumente aus allen v
226. inhalten darf so kann das Feld bei der Erfassung im WinClient mit Zahlen Buchstaben und Sonderzeichen gef llt werden Au erdem kann eine Matchsuche in diesem Feld durchgef hrt werden d h es kann mit Sternchen gesucht werden oder es reicht ein Teil des Wortes bei der Suche damit die entsprechenden Eintr ge gefunden werden Zahlen Dieses Feld darf nur mit Zahlen 0 9 gef llt werden F hrende Nullen werden ignoriert Um f hrende Nullen darstellen zu k nnen kann man entweder das Feld Ale Zeichen verwenden oder man erstellt eine kundenspezifische Eingabemaske Zahlen erweitert In erweiterten Zahlen d rfen Zahlen 0 9 plus minus Komma und Punkt verwendet werden In der Einstellung wird die Zahl hinter dem Komma aktiv die die Anzahl der Nachkommastellen angibt Die Zahl vor dem Komma gibt die Gesamtzahl der Stellen inklusive Kommastellen an Felder Seite 141 FileDirector Enterprise Manager Datum Zeit Datum und Zeit Wird ein Datums bzw Zeitformat angegeben wird das Zeitformat der Windowseinstellung bernommen Soll das Format ge ndert werden wird es in den Windowseinstellungen unter Start gt Einstellungen gt Systemsteuerung gt Regions und Sprachoptionen ge ndert F r die Eintragung eines automatischen Systemdatums oder Systemzeit siehe gt Erweiterte Einstellungen Kundenspezifische Eingabemaske Die kundenspezifische Eingabemaske erm glicht eine genau vorgegebene Formatierung f r
227. ion ab 2 0 0 Fd admins__ Fd admins Fd prio user Bevorzugte Fd scan named Scan named Benutzer Scan concurrent Web Benutzer User concurrent Nicht existent 0 _ Fd usernamed User named Zugangsstrukturen Reihenfolge des Lizenzverbrauchs Parameter scanstation Benutzern der Gruppe fd user named und fd user ist es m glich den WinClient f r eine Suche und das Andern von Dokumenten zu verwenden scannen ist nicht m glich Sollen diese Benutzer sich aber an einer Scanstation anmelden d rfen um zu scannen so k nnen sie f r diesen Ausnahmefall eine Scan Lizenz erhalten Dazu wird der WinClient auf dem Scanner Arbeitsplatz installiert und ein Link zur folgenden Datei erstellt C Programme Dieter Spielberg DMS GmbHi FileDirector WintClient FileDirector WinClient exe Systemkonfiguration Seite 38 FileDirector Enterprise Manager In den Eigenschaften dieses Links kann dann der Parameter scanstation eingef gt werden Somit startet der WinClient mit dieser Option C Programme Dieter Spielberg DMS GmbHi FileDirector WinClient FileDirector WinClient exe scanstation Meldet sich nun der Benutzer aus einer der oben genannten Gruppen an diesem WinClient mit seinem Namen an so bekommt er vor bergehend eine fd scan Lizenz zugewiesen mit der er auch scannen kann Melden sich diese Benutzer an ihrem eigenen Rechner ohne diese Option an so erhalten sie nur die Rechte f r die Suchfunktionen In der fol
228. ion verf gbar Inhalt Seite 12 FileDirector Enterprise Manager Das Konzept des FileDirectors FileDirector ist eine Glient Server Applikation die ihre Daten in einem Datenbankserver wie zum Beispiel dem SQL Server ablegt Der FileDirector Server stellt einen XML basierten Webservice der zeitgem en webbasierenden Glient Server Technologie dar Dieser Server behandelt alle Anfragen die von den Netzwerkclients kommen und leitet sie an die Datenbank weiter Das System ist in mehrere Applikationen aufgeteilt um Konfiguration und Anwenderaufgaben zu trennen Mit dem Enterprise Manager werden die administrativen Aufgaben zur Konfiguration des Systems durchgef hrt Zur Recherche und zur Bearbeitung der Dokumente wird der WinClient verwendet der alle Funktionen zum Ablegen Recherchieren und Verteilen von Dokumenten enth lt Allen gemeinsam ist die Netzwerkf higkeit wobei das System in gleicher Weise im Intranet LAN sowie im Internet WAN arbeiten kann Alle Daten die zwischen Komponenten des FileDirectors ber das Netzwerk ausgetauscht werden werden auf dem Ubertragungsweg durch 128 Bit Verschl sselung gesichert Sicherheit und Stabilit t des Systems wird durch die Trennung in Clientapplikation FileDirector Server und Daten erh ht Der Zugriff auf die Datenbank und die Daten findet nur ber den FileDirector Server nicht ber einen Client statt Somit arbeitet der FileDirector in einem so genannten 3 Schicht Modell C
229. irector Import Retiewal Import MailStore Schlie en Volltext Zeitplaner 7 Datei Import gt Fristensteuerung 7 Index Import Integrit tspr fung Zlndex und Datei Import gt Container Speicher gt COLD Import Zeitplaner gt Dokumenten Replikation gt XML Import gt FileDirector Import 7 Retrieval Import gt MailStore Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner Ausf hren auf Server F r jeden Zeitplaner gibt es bestimmte Einstellungen Sind mehrere FileDirector Server vorhanden so kann man gezielt den Server mit der entsprechenden Lizenz zum passenden Zeitplaner ausw hlen Wird Beliebig eingestellt so wird der erste Server f r die Ausf hrung des Zeitplaners verwendet der eine g ltige Lizenz besitzt Hinweis Sind mehrere Server konfiguriert so ist der Start eines Zeitplaners nur m glich wenn der Enterprise Manager mit dem Server verbunden ist auf dem der entsprechende Zeitplaner gestartet werden soll Systemkonfiguration Seite 61 FileDirector Enterprise Manager Zeiteinstellung Das Startdatum gib das Datum an an welchem Tag der Zeitplaner grunds tzlich gestartet werden soll Die eingestellte Startzeit gilt f r jeden markierten Tag An jedem eingestellten Tag wird infolgedessen der Zeitplaner zur angegebenen Tageszeit gestartet Das wird dann im angegebenen Intervall bis 0 00 oder bis zur definierten Endzeit wiederholt Aktivierung Damit der Zeitplaner anl uft muss er vorher akt
230. irector OCR Engine exe config Voreingestellt ist dieser Wert auf 75 Der Maximalwert ist 100 Je gr er die Zahl desto toleranter ist die Engine key Certainty Threshold value 75 OCR Formularerkennung Seite 271 FileDirector Enterprise Manager OCR Formular erstellen ber den Button Neu im Men OCR erscheint ein Dialogfenster zum Erzeugen eines neuen OCR Formulars Im Reiter OCR werden ein Name und ein beschreibender Text eingegeben Erstelle ein neues OCR Formular Ex Drestoy Scanner mlS Fi Ein Formular wird zur Erkennung und Identifikation won Ara Arten Hit ap Dokumenten verwendet 2 B Rechnungen Lieferscheine Fade Baer etc Dieter Spielberg y ae gt ki PETER Warkarmen b 593 Kara Pr Ngcement Hanagement System GmbH Zar Rechnungstormular Mame g Trion ia DO Ci Taigi ET A T i Li Beschreibung Ausgangsrechnungen grenze DSH EIn RECHKUNG J EHRE ME vorm RJ SEIN Munde J MENET Sean Fan ZU Bria A TG Staliai him GEIL Eypan Kira FD Eart a Bad DIET STORE Marree KOCH ee Rn SEIT MT REF EN Tr Haie BL UE TOTS Katz UE aii E iat y Bl Ei Fa Ei a Fan prm H Yi Ja A rn BT er a E e NEP gt Er Laar Fe Bei der Erstellung des OCR Formulars werden Einstellungen anhand eines Beispielexemplars dieses Dokuments vorgenommen Die Vorlage kann aus einer Datei geladen oder falls Sie Zugriff auf einen Scanner haben kann in der Auswahlbox ein geeignetes Scanprofil
231. issen angewendet z B VNP da hier im Normalfall bereits ein Dokument je Unterverzeichnis abgelegt wird Folge und Endseitenkonfigurationen werden nur beim Import einer Multipage TIFF Datei ber cksichtigt Dateinamen aufspalten Diese Option steht nur dann zur Verf gung wenn entweder keine OCR aktiviert ist oder die Option Erkenne Formulare des gew hlten Dokumententyps markiert Systemkonfiguration Seite 85 FileDirector Enterprise Manager ist da nur bei dieser Option der Zieldokumententyp im oberen Bereich angegeben werden kann Sollen Daten eingelesen werden die die Indexdaten im Dateinamen angegeben haben so kann der Dateiname mit dieser Option entsprechend ausgelesen werden Voraussetzung daf r ist die Trennung der Felder durch einen Feldtrenner Beispiel In dem Importpfad befinden sich TIFF Dateien mit den folgenden Namen 0001_Schneider tif 0002_Schmitz tif Als Feldtrenner wird hier der Unterstrich _ angegeben die Anzahl der Felder betr gt 2 Werti wird dem Feld zugewiesen das sp ter den Inhalt 0001 erhalten soll z B Kundennummer Wert2 wird z B dem Feld Name zugewiesen Ist die Option Beziehe Pfad in Dateinamen ein aktiviert so wird der Pfad bei der Aufspaltung ber cksichtigt Feld auf festgelegten Wert setzen Hier k nnen bestimmte Felder beim Import auf jeweils einen festgelegten Wert gesetzt werden Diese Einstellung entspricht der Einstellung im Scanprofil Man kann z
232. iviert werden Der Status zeigt den aktuellen Status und den letzten Start des Zeitplaners an Diese Angaben sind auch in der bersicht der eingestellten Zeitplaner zu sehen Beenden eines Zeitplaners Mit dieser Option kann die Aktivit t eines Zeitplaners zu einem bestimmten Zeitpunkt beendet werden Somit wird es z B m glich einen Datenimport zu unterbrechen um ein Backup zu starten System Zeitplaner Volltext Zeitplaner FreiForm F r die Konfiguration der Volltextlesung muss dieser Zeitplaner aktiviert werden Voraussetzungen zur Volltextkonfiguration OCR Server Lizenz Installation des Component Services auf dem Server Das Verzeichnis filedirector data muss f r den Benutzer fd server freigegeben sein Die OCR Engine muss auf dem Server installiert sein IM SQL Server m ssen die Volltextkataloge installiert sein Hinweis Ist das Verzeichnis filedirector data auf einem anderen Rechner als der FileDirector Server so muss der Dienst FileDirector Component Service mit dem Benutzer fd server angemeldet werden Im Normalfall sollten sich die Daten aber auf dem F ileDirector Server befinden In der Datenbank Microsoft SQL Server MSDE sind Volltextkataloge nicht verf gbar Dokumententypen f r Volltext konfigurieren Die Volltextlesung wird nur f r bestimmte Dokumententypen durchgef hrt Diese m ssen entsprechend f r die Volltextindizierung markiert werden In den Eigenschaften der Dokumententypen di
233. kieren oder ein Feld zu w hlen dass sich in allen Dokumententypen befindet in die gescannt werden kann Nacherfassen Die Nacherfassung erm glicht es dass Dokumente an einem Scan Arbeitsplatz zentral eingescannt werden und dann von mehreren Anwendern indiziert werden k nnen Hierbei kann ein Anwender immer nur den ihm vom Server zugewiesenen Stapel abarbeiten Das Abrufen eines Stapels geschieht ber das Symbol Nacherfassungs dokumente im Reiter Bearbeiten des WinClients Nacherfassen Yollstand ger Name Name f semeri administrator f Thomas serrerl1 thomas ber die Schaltfl chen Hinzuf gen und Entfernen k nnen die entsprechenden Benutzer f r die Nacherfassung ausgew hlt werden Hinweis Der Nacherfassungsmodus setzt einen Stapelscan voraus Scanprofile Seite 196 FileDirector Enterprise Manager ODBC Verkn pfungen Voraussetzung ODBC bedeutet Open Database Connectivity und erm glicht ber eine standardisierte Schnittstelle den Zugang zu anderen Datenquellen Diese Datenquellen k nnen andere Datenbanken oder auch Tabellen aus Excel oder Textdateien sein ber eine eindeutige Feldverkn pfung k nnen so Daten aus anderen Quellen direkt f r die Indizierung hinzu gelesen werden Um auf diese Datenquelle z B auf eine Tabelle aus einer Datenbank zugreifen zu k nnen muss eine ODBC Verkn pfung auf Windowsebene eingerichtet werden Hinweis In den Spaltennamen einer ODBC
234. kumente ber ein Formular zugeteilt werden sollen e Erstellen Sie einen Dokumententyp f r nicht erkannte Dokumente e Erstellen Sie ein Formular im Enterprise Manager weisen Sie den Dokumententyp f r nicht erkannte Dokumente zu OCR Formularerkennung Seite 298 FileDirector Enterprise Manager e W hlen Sie den Ziel Dokumententyp in den das Dokument archiviert werden soll f r das das Formular erstellt wird e Wenn die Formatvorlagen automatische Formularerkennung erm glichen sollen dann erstellen Sie ein Dokumenten Identifikationsfeld mit eindeutigem Merkmal f r diese Art von Dokumenten e Weisen Sie die Indexfelder den entsprechenden Zonen zu e Testen Sie die Erkennung kontrollieren Sie die Erkennungsrate und die richtige Zuordnung Ihrer Dokumente Damit ist die Erstellung des Formulars abgeschlossen Manuelles Scannen mit dem WinClient Da die Erkennung f r das manuelle Scannen ber die Scanprofile l uft muss jetzt noch in den Scanprofilen die OCR Erkennung aktiviert werden Siehe gt Verwende OCR und Formularerkennung Automatische Formularerkennung Soll die Erkennung automatisch durch einen Datei Import auf dem Server erfolgen muss die OCR Einstellung hierzu noch im Datei Import Zeitplaner erfolgen Siehe gt Datei Import Zeitplaner OCR Formularerkennung Seite 299 FileDirector Enterprise Manager Fristensteuerung Fristensteuerung einstellen Mit der Fristensteuerung kann man eine Ab
235. l wenn die Bedingung zutrifft So ist es m glich zu einem Schritt mehrere Bedingungen zu definieren Ist die Bedingung erf llt so wird das Dokument an den n chsten Schritt weitergeleitet Heue Yerzweigung 1 Bedingung Rechnungen Rechnungsbetrag gt 5000 UND Status offe LE Hinweis Achten Sie darauf dass keine widerspr chlichen Bedingungen eingestellt werden da ansonsten keine korrekte Weiterbearbeitung erfolgen kann Neuen Link anf gen Mit einem Link kann der Prozess mit einem anderen Prozess verkn pft werden Der Prozess mit dem verkn pft werden soll muss vorher angelegt werden damit man ihn hier ausw hlen kann Es kann jeder beliebige Prozessschritt des anderen Prozesses angegeben werden Ein Link ist nur dann anzuf gen wenn auf die Aktion an die der Link angeh ngt wird keine weiteren Schritte mehr folgen Prozess Rechnung Info A Schritt Abteilung Prozess Rechnung Info Pr Schritt Abteilung Br Prozessmanagement Seite 252 FileDirector Enterprise Manager Prozess ndern Solange sich Dokumente auf einem Prozess in Bearbeitung befinden sollte ein Prozess nicht ge ndert oder gel scht werden Es ist aber m glich Prozesse zu kopieren so dass ein bestehender Prozess kopiert und dann ge ndert werden kann Wird ein Prozess ge ndert auf dem sich bereits Dokumente befinden so k nnen diese nur weiterverarbeitet werden wenn der Prozess in sich logisch bleibt und z B keine Sch
236. lauffrist einrichten ab wann ltere Daten aus dem Archiv entfernt oder auf definierte Prozesse gesendet werden sollen Die Fristensteuerung kann f r jeden Dokumententyp und jedes darin enthaltene Verzeichnis im Ablagesystem separat eingestellt werden Damit diese Aktion nach einem bestimmten Zeitraum angesto en wird muss die Fristensteuerung aktiviert und ber einen Zeitplaner berwacht werden Die eingestellten Aktionen werden dann durchgef hrt Siehe auch gt Fristensteuerung bei der Einrichtung der Zeitplaner Bei der Konfiguration definieren Sie das Basisdatum f r die Berechnung der Lebensdauer eines Dokuments die Lebensdauer selbst sowie die bei Ablauf der Lebensdauer auszuf hrende Aktion Hinweis Ab der FileDirector Version 2 6 wurde die Fristensteuerung auf einen eigenen Knoten verlegt Alte Einstellungen werden durch ein Aktenschrankupdate portiert Siehe auch gt Fristensteuerung Datum basiert auf Er ffnungsdatum Dies ist das erste Archivierungsdatum des Dokumentes Letztes Dies ist das Datum der letzten Revision nderungsdatum Letzte Das Datum an dem das letzte Mal eine Seite des Dokumentes Verwendung angeschaut wurde letztes Herunterladen in den lokalen Cache eines Benutzers Indexfeld Hier kann explizit ein Indexfeld ausgew hlt werden dass ein Datum beinhaltet Es werden automatisch alle verf gbaren Datumsfelder aus dem markierten Dokumententyp aufgef hrt Frist Wann die Fristensteuerung a
237. lient Server Datenbankzugriff Eingebettet in die Microsoft NET Technologie geh rt der FileDirector zur neuesten Generation von Software und erf llt die Anforderungen zuk nftiger Systeme Aktenschr nke FileDirector legt Dokumente in so genannten Aktenschr nken ab Diese virtuellen Aktenschr nke k nnen praktisch alle Arten von Dokumenten speichern Im FileDirector gibt es keine systembedingte Begrenzung hinsichtlich der Anzahl oder Gr e der zu speichernden Dokumente Im Normalfall wird f r ein Unternehmen ein Aktenschrank eingerichtet der verschiedene Dokumententypen beinhaltet Innerhalb des Aktenschrankes kann bergreifend ber die Dokumententypen gesucht werden Das Konzept des FileDirectors Seite 13 FileDirector Enterprise Manager Dokumententypen Um Dokumente einzuteilen und zu erfassen werden sie in unterschiedliche Dokumententypen gespeichert In einem Unternehmen k nnen dies z B Angebote Auftr ge und Rechnungen sein Ein Dokumententyp definiert sich haupts chlich durch eine Anzahl von Indexfeldern Diese werden aus einer Auswahl vorher definierter Felder die allen Dokumententypen zur Verf gung stehen selektiert In unserem Beispiel k nnten dies z B Auftragsnummer Rechnungsnummer Kundenname sein FileDirector verwaltet auch elektronische Dokumente von anderen Softwareapplikationen Mit der Office Integration k nnen Officedokumente direkt aus Applikationen des Microsoft Officepakets wie Word
238. llungen werden durch ein Aktenschrankupdate portiert Siehe auch gt Fristensteuerung Sicherheits bersicht f r alle Dokumententypen eines Aktenschranks W hlt man im Kontextmen des Knotens Dokumententypen Sicherheit so bekommt man eine bersicht ber alle Sicherheitseinstellungen f r alle Dokumententypen dieses Aktenschranks Dokumententypen Seite 163 FileDirector Enterprise Manager lt Sicherheit der Dokumententypen Stresstest Sicherheit Benutzernamen und Gruppen ei fledirectorfd admins EEI fledirectorfd scan named EEI serverli fd admina EEI serverll fd scan Rechte fur hledirector fd admins Di DE D3 Doug _Filter Invoice Michk erkannt Postkorb 1 Mitglieder Mitglied ch Ei hledirector admin B bernehrmen Hier kann man nun sehr einfach durch Auswahl der verschiedenen Felder die Rechte einstellen Es ist bei gedr ckter Strg oder Shift Taste auch eine Mehrfachauswahl m glich so dass ganz bequem ber die Leertaste die Einstellungen ge ndert werden k nnen Im unteren Teil sind auch die Gruppenmitgliedschaften des oben ausgew hlten Benutzers sichtbar ber die Schaltfl che Zeige Rechte f r kann man sich die individuellen Rechte auf Dokumententypen Ebene f r eine Gruppe oder einen Benutzer anzeigen lassen Dokumententypen Seite 164 FileDirector Enterprise Manager Rechte fur hledrector fd sca
239. lt title gt E Mail Test lt title gt lt head gt lt body gt lt p gt Sie haben lt span style color red gt lt Count gt lt span gt Dokumente in Ihrem pers nlichen Ordner lt p lt body gt lt html gt Im Inhalt des E Mail Textes kann ein Platzhalter eingesetzt werden lt Count gt Dieser Platzhalter wird beim Versenden durch die Anzahl der Dokumente im Pers nlichen Ordner ersetzt Anhang zum WinClient Start Der Name des Attachments kann hier hinterlegt werden Test Wenn alle Einstellungen gemacht worden sind kann man ber Test eine Email generieren lassen um das Ergebnis zu berpr fen Benutzeraktion Emailbenachrichtigung Mit diesem Reiter wird eine Email konfiguriert mit der die Benutzer ber eine Benutzeraktion informiert werden Prozessmanagement Seite 231 FileDirector Enterprise Manager F Prozesseinstellungen Prozessbenachrichtigungsmail EMAIL Von EMAIL Betreff Sie haben ein neues Dokument in Ihrem Posteingang Aktion lt ProcessAdion EMAIL Text lt DOCTYPE HTML PUBLIC AW3GYDTD HTML 4 01 Transitional EN html gt shead i ztitle Frozess Management Benachrichtigung title O Text Format lt head gt Html Format per z lt p gt Sie haben ein neues Dokument in Ihrem Posteingang Aktion lt span style color lt table border 0 cellpadding 0 cellspacing 0 gt 7 Ar gt td align left valigntop gt lt strang gt Aktenschrank strong gt td gt td align left valir lt t
240. m Scanner bei ISIS Scanner k nnen ebenfalls ber einen ISIS Treiber angeschlossen werden Der zugeh rige ISIS Treiber kann ber die Installationsseite des FileDirectors installiert werden In diesem Fall werden die Scannereinstellungen im dann erscheinenden ISIS Treiberfenster vorgenommen Die Verwendung der ISIS Treiber erfordern eine Lizenz Scanprofile Seite 183 FileDirector Enterprise Manager TWAIN Ist der zugeh rige TWAIN Treiber zum Scanner installiert kann dieser Treiber ber den Eintrag TWAIN konfiguriert werden Die TWAIN Treiber sind f r Scanner vorgesehen die z B ber die USB Schnittstelle angesprochen werden oder f r die das Programm keine direkten Scannertreiber zur Verf gung stellt Hinweis Da TWAIN Treiber nicht mit FileDirector ausgeliefert werden und meist direkt vom Scannerhersteller mitgeliefert werden haben wir keinen Einfluss auf den Leistungsumfang und die Performance die ein solcher Scannertreiber liefert In den meisten F llen wird auch die Ansteuerung eines Scanners ber einen TWAIN Treiber langsamer sein als ber einen der integrierten SCSI Scanner Quelle einrichten Nach dem Festlegen der Quelle ffnet sich ein Scannerkonfigurationsfenster hier am Beispiel des Canon DR 2080C Soll sp ter noch mal eine Anderung einer Konfiguration erfolgen erscheint dieses Fenster unter Quelle einrichten Generell h ngen alle hier angebotenen Optionen von der gew hlten Quelle und der Ansc
241. muss nat rlich auf jeder Seite der Eintrag in genau dieser Zeile stehen Da die Dokumente ber eine Spooldatei importiert werden sollten die Formateinstellungen immer gleich bleiben Bei einer Anderung der Vorlage m ssen diese Einstellungen ggf angepasst werden COLD Importmasken Seite 262 FileDirector Enterprise Manager Sortierung Seite Zelle Spalte L nge 1 25 ro AuftragsMr RechnungsNr KundenHr Hame Yorame Datum Setze Seite auf O fur letzte Seite des Dokumentes Prefix Postfix Bundeln wenn Spalte L nge Keine Bundelung ber die Spalte L nge kann die L nge des auszulesenden Feldes sp ter noch ge ndert werden Es sollte hier die maximal m gliche L nge des Feldinhaltes eingetragen werden Achten Sie auch darauf dass in der grunds tzlichen Felddefinition im Enterprise Manager ebenfalls eine gen gende L nge eingerichtet ist Texte von verschiedenen Seiten erfassen Indexfelder k nnen mit Texten gef llt werden die auf unterschiedlichen Seiten stehen Dazu gibt man ein Indexfeld an und setzt die Seitenzahl auf die zu lesende Seite Um diese Funktion zu nutzen m ssen ber die B ndelung mehrseitige Dokumente definiert sein Indexfeld von letzter Seite lesen Bestehen Dokumente aus mehreren Seiten die geb ndelt wurden so kann die Seitenanzahl sehr unterschiedlich sein Soll ein Eintrag immer von der letzten Seite gelesen werden z B eine Endsumme so kann das so konfigur
242. n G ltige M arkierungszeichen Universell gultige M arkierungszeichen Alle folgenden Buchstaben sind Gro buchstaben Alle folgenden Buchstaben sind m KBleinbuchstaben lgnorert Gro Rleinschreibung Regional angepasste Trennzeichen f r Datum Regional angepasste Trennzeichen f r Zeit Regional angepasstes W hrungssprmbol G ltige M arkierungszeichen einfache Masken L Erfordert ein alphabetische Zeichen Erlaubt ein alphabetische Zeichen Erfordert ein alphanumersches Zeichen Erlaubt ein alphanumersches Zeichen Erfordert ein Zeichen Erlaubt ein Zeichen Erfordert eine Zahl Erlaubt eine Zahl Erlaubt eine Zahl und oder Das folgende Zeichen ist ein Symbol l fA a C E 0 4 H i HMarkierungszeichen regul re Maske erlaubt alle Zeichen aeiou erlaubt alle Zeichen aus der Liste aeiou erlaubt alle Zeichen die nicht in der Liste stehen 0 9a fA F Der Bindestrich speaihziert einen Zeichenbereich u Entspricht beliebigen Zeichen Wie a z 0 9 DAFT Hicht wortbildende Zeichen wie a s4 20 9 ud Entspricht jeder Zahl Gleich wie 0 9 E L sst alles zu auber Zahlen Diese Symbole bestimmen Wiederholungen Spezifiziert genau n Treffer Z B 0 9121 Spezifiziert genau n Treffer Z B 0 3 2 Spezilfiziert genau n aber nicht mehr als m Treffer Spezifiziert Null oder mehr Treffer Z B Wwa Wie 0 Spezifiziert einen oder mehr Treffer Z B Ww Wie i1 r Spezifiziert Mull oder einen
243. n Yallst ndiger Mame serverQllfd admirs serverO1lfd scan serverOll fd scan named server fifd user serverOll fd user named Filedireckor admin filedirector fd admins filedirectorifd scan e7 fd scan named fi Fd user fi fd user named filedirector fd scan named filedirector fd user filedirector fd user named Ausgem hlt 0 Abbruch Windows Benutzer Die Windows Benutzer sind Benutzer welche lokal vom jeweiligen Windows Computer verwaltet werden oder zentral ber ein Active Directory mit Hilfe eines Windows Servers In diesem Fall werden die Benutzer mit den Werkzeugen des Betriebssystems angelegt und in den entsprechenden Gruppen der Organisation zugewiesen Einrichten von Benutzern als Windows Benutzer Zun chst werden die Benutzer mit den Werkzeugen des Betriebssystems im Windows angelegt F gen Sie die neuen Benutzer die mit dem FileDirector arbeiten sollen den FileDirector Gruppen hinzu Die Benutzer k nnen zus tzlich auch einer eigenen Gruppe zugewiesen werden der dann die Rechte im FileDirector zugewiesen werden Sollen einzelne Benutzer in den vorhandenen Gruppen andere Rechte erhalten als die Gruppe selbst k nnen die Benutzerkonten importiert werden Systemkonten importieren Systemkonfiguration Seite 36 FileDirector Enterprise Manager Sind die Konten verf gbar so k nnen sie auf Aktenschrankebene vergeben werden gt Sicherheit auf Aktenschrankebene Die bergeordneten Rech
244. n pfen Werden die Dokumenten IDs durch ein anderes System aus der Datenbank ausgelesen und f r den Indeximport zur Verf gung gestellt so kann im Index Import Zeitplaner die ID als Verkn pfungsfeld konfiguriert werden Dokumente mit 0 Seiten ber Indeximport anlegen Wird bei einem Index Import das Verkn pfungsfeld im FileDirector nicht gefunden so k nnen seit Version 1 3 1 optional Dokumente mit O Seiten angelegt werden Dazu wird in der web config des FileDirector Servers der folgende Eintrag gesetzt lt add key FDServer IndeximportCreateOPageDocs value 1 gt L schen von doppelten Dokumenten beim Indeximport Werden Dokumente mehrfach importiert so kann es vorkommen dass im System identische Dokumente mit gleichen Indexfeldern existieren Um diese doppelten Eintr ge zu l schen und aus dem Datenverzeichnis filedirector data zu l schen kann der folgende Eintrag in die web config gesetzt werden lt add key FDServer DeleteDuplicateDocuments value D Pfad gt Hinweis Der Pfad muss sich lokal auf der gleichen Festplatte befinden wie das Inetpub Verzeichnis des F leDirectors ACHTUNG Die Daten werden in das angegebene Verzeichnis geschoben und aus dem FileDirector Speicherpool und der Datenbank komplett gel scht Verschieben der Indexdatei in ein Save Verzeichnis Soll die Indexdatei nach einem Indeximport nicht erneut gelesen werden kann sie in ein Verzeichnis geschoben werden Dieses Verzeichnis
245. n Benutzernamen und Passwort verlangt Wird im ODBC Treiber ein Benutzer mit Passwort angegeben so muss dieser Zugriffsrechte auf die Datenquelle besitzen Hinweis Hier kann nur eine generelle Beschreibung der Einrichtung einiger ODBC Treiber erfolgen da die Treiber Fremdprodukte sind und nicht zum FileDirector Lieferumfang geh ren Bei Schwierigkeiten mit ODBC Treibern wenden Sie sich bitte an den Treiber Hersteller ODBC Verkn pfung konfigurieren Ist die Datenquelle im FileDirector hinterlegt so kann aus dem FileDirector darauf zugegriffen werden Selektieren Sie im Enterprise Manager den Zweig ODBC Verkn pfungen und klicken Sie auf Neu 2 Vergeben Sie f r die Verkn pfung einen Namen und ggf eine Beschreibung ODBC Verkn pfungen Seite 198 FileDirector Enterprise Manager Im Feld ODBC Quelle kann nun die ODBC Verkn pfung ausgew hlt werden die auf dem Server eingerichtet wurde Unter ODBC Tabelle geben Sie den Namen der Tabelle aus der verkn pften Datenbank an aus der die Felder ausgelesen werden sollen Die Tabellennamen werden hier nicht zur Auswahl gestellt sondern m ssen bei der Konfiguration bekannt sein Wurde die Tabelle eingetragen erscheinen nach der Best tigung mit Return die Felder aus der angegebenen Tabelle im Bereich ODBC Spalte Jetzt k nnen den angezeigten Eintr gen aus der ODBC Tabelle die Indexfelder zugewiesen werden die im FileDirector zur Verf gung stehen P ODBC
246. n Feldtrenner definieren sollte der bei der Verwendung von mehreren K rzeln kein Semikolon sein darf da dieses bereits f r die Trennung der K rzel verwendet wird Wird nur jeweils ein Tastenk rzel f r ein Wort verwendet kann als Feldtrenner auch ein Semikolon verwendet werden Beispiele Importdatei mit Trennzeichen Semikolon Frau Ulla Schmitz schm Sekretariat Herr Anton Miller mi Buchhaltung Importdatei mit Trennzeichen Komma und mehreren K rzeln Frau Ulla Schmitz schm Sekretariat Herr Anton Miller mi an Buchhaltung Leerzeichen k nnen in den Worten verwendet werden da sie nicht als Feldtrenner definiert werden k nnen Feldtrenner einstellen Kopfzeilen berspringen Um den Feldtrenner einzustellen markieren Sie die Rubrik Wortauswahllisten im FileDirector Enterprise Manager und ffnen Sie die Eigenschaften ber das Kontextmen der rechten Taste oder ber die Men leiste Wortauswahllisten Seite 207 FileDirector Enterprise Manager E Eigenschaften Wortauswahlliste Import Hier konnen die Parameter f r de Wortauswahllsten eingestellt werden Einstellungen Anzahl der Kopfzeilen die ubersprungen werden sollen ES Feldtrenner Abbruch Hier kann der verwendete Feldtrenner f r den Import von Wortauswahllisten eingestellt werden Feldtrenner k nnen z B Komma Semikolon Pipe oder andere sichtbare Zeichen sein Leerzeichen und Tabulatoren k nnen als Feldtrenner nicht angegeben werden
247. n Ihnen und Spielberg bez glich des Vertragsgegenstandes darstellt die alle Entw rfe oder fr heren Vereinbarungen sowohl m ndlicher als auch schriftlicher Form sowie alle anderen Mitteilungen zwischen Ihnen und Spielberg mit Bezug auf den Vertragsgegenstand au er Kraft setzt Anderungen dieses Vertrages sind nur g ltig wenn sie von einem Bevollm chtigten von Spielberg ordnungsgem unterzeichnet werden Wenn Sie Fragen zu diesem Vertrag haben oder sich aus irgendeinem Grund mit Spielberg in Verbindung setzen m chten wenden Sie sich bitte an Ihren autorisierten Lieferanten der Ihre Korrespondenz an die Vertriebsgesellschaft von Spielberg Solutions GmbH Spielberg Solutions Limited weiterleiten wird Inhalt Inhalt FileDirector Enterprise Manager Das Konzept des FileDirectors 2 0 200 000 0000nn0nanenan 19 ARLENSCHT ATI ee ee een 13 DOKUMIENLEN DEN ea ee nee ee 14 Automatische Prozesse ee ee ee 14 Erste Schritte nach der Installation 2222000222000000ennnnsnnnnnesnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnsnnnnnesnnnnnnn 14 Das Contig UV nn an eeeehenieafeirigeen 15 Der FileDirector Enterprise Manager uss222220s22snseesnnnnnnsnnnnnennnnnnnnsnnnnnennnnnnennnnnnnnnnnnnnnsnnnnnen 15 Der FileDirector WINGIIEN naeh 15 Erste Konfiguration ABlauf essen 15 Enterprise Manager allgemein 2200200 200200a20020n 10 DIMEN ee ee ee 17 FileDirector SerververpindUNg See ee era 18
248. n Sie den Benutzer aus ber das Kontextmen der rechten Maustaste w hlen Sie Eigenschaften Hier kann nun die E Mailadresse des jeweiligen Benutzers eingetragen werden Hinweis Die Absenderadresse wird vom Server automatisch aus fd server und der Dom ne zusammengesetzt Id serrer domain und kann nicht ge ndert werden Prozessmanagement Seite 250 FileDirector Enterprise Manager Benutzerdefinierte Aktionen Benutzerdefinierte Aktion Pr fen Stempeln Unterschrift l31 a4 33 Dokument genehmi Dokument ablehner Benutzerdefinierte Aktionen k nnen einzeln f r jeden Benutzer eingestellt werden Es k nnen mehrere Aktionen mit Semikolon getrennt aufgelistet werden Der Benutzer sieht diese Eintr ge im WinClient als Liste die abzuarbeiten ist bevor das Dokument weiterverarbeitet werden kann Im Falle der Genehmigung kann das Dokument erst weiterverarbeitet bzw genehmigt werden wenn alle Punkte erf llt sind Der Benutzer kann die Liste aufklappen und die einzelnen Punkte abhaken Sind die Punkte nicht vollst ndig bearbeitet so kann nur die Aktion Dokument ablehnen durchgef hrt werden Die einzelnen Eintr ge werden in den Kommentar geschrieben so dass man sp ter dort sehen kann welche Punkte der Liste bereits erf llt wurden So sehen die Eintr ge sp ter als Checkliste im WinClient f r den Bearbeiter aus q bX mU Dokument genehmig m 4 Dokument ablehnen zA Kommentare anzeig _ Kopie
249. n ein Konto hinzu das alle Dokumente mit einem bestimmten Filterwert sehen soll Felder Seite 154 FileDirector Enterprise Manager Vergleiche Im Bereich Vergleiche kann eine Einschr nkung f r die Auswahl des Strings getroffen werden der erlaubt sein soll Wenn sich die Zeichenfolge irgendwo im String befindet dann kann das Dokument gesehen werden Der Benutzer kann das Dokument sehen wenn genau dieser String im Feld gefunden wird Gr er als eine bestimmte Zahl Gr er oder gleich einer bestimmte Zahl Kleiner als eine Zahl Kleiner oder gleich einer bestimmten Zahl Ungleich Variabel Unter Variabel k nnen Kontoeintr ge ausgew hlt werden die sich erst im Arbeitsverlauf ergeben Hierzu m ssen in den Feldern die entsprechenden Werte stehen wie der Kontoname der vollst ndige Name des Benutzers oder die Email Adresse Beispiel Im Filterfeld befinden sich die Emailadressen der FileDirector Benutzer Diese Emailadressen m ssen in der Liste der Benutzer und Gruppen vorhanden sein Der angemeldete Benutzer soll nur die Dokumente sehen k nnen die mit seiner eigenen Emailadresse versehen sind Verwenden Sie in diesem Fall also den Eintrag Aktueller Benutzer E Mail und belassen Sie den Filterwert auf Feldinhalt Jetzt wird der Feldinhalt auf die Emailadresse des aktuell angemeldeten Benutzers berpr ft Das Verfahren f r die anderen Eintr ge Konto bzw vollst ndiger Be
250. n eindeutig sein m ssen und nicht mit anderen eingerichteten Tastaturk rzeln auch anderer Applikationen kollidieren d rfen Es k nnen einzelne oder alle eingerichteten Felder der verkn pften Applikation bernommen werden Folgende Funktionen sind mit Tastaturk rzeln zu belegen Systemkonfiguration Seite 109 FileDirector Enterprise Manager Codeless Connector Hotkeys Allgemein e Hier k nnen sie Hotkeys festlegen mit denen sie die Codeless Connector Funktionen aufrufen konnen Tastatur Maus Suchen Hotkey Einfach Stg W Shift Kene Suchen Hotkey Alle Stg Shift Linke Maustaste Einfach Linke Maustaste Doppelt l l Rechte Maustaste Einfach Bearbeiten Hotkey Einfach Strg W Shift Rechte Maustaste Doppelt Mittlere Maustaste Einfach Bearbeiten Hotkey Alle Stg Shift Mittlere Maustaste D Scanner Hotkey Einfach Stg w Shift Scannen Hotkey Alle Stg Shift e Suchen Hotkey Einfach nur das aktive Feld wird in die Suche bernommen e Suchen Hotkey Alle alle Felder werden in die Suche bernommen e Bearbeiten Hotkey Einfach usw e Bearbeiten Hotkey Alle e Scannen Hotkey Einfach e Scannen Hotkey Alle Einrichten einer Codeless Connector Verbindung Markieren Sie den Zweig Codeless Connector und klicken Sie auf das gelbe Sternchen um eine neue Verbindung zu einem Feld zu erstellen Es erscheint eine Maske in der Sie einen Namen und eine Beschreibun
251. n es vorkommen dass ein Zeitplaner zwischenzeitlich gestoppt werden soll Seit der Version 1 2 6 steht diese Funktion ebenfalls ber das rechte Mausmen zur Verf gung Betriebssystemkonten Import Zeitplaner Seit der Version 1 4 wird ein spezieller Zeitplaner vordefiniert der zum automatischen Import von Konten aus den FileDirector Gruppen eingestellt werden kann In den Einstellungen dieses Zeitplaners kann konfiguriert werden ob FileDirector Gruppen Konten oder beides importiert werden sollen Sollen Benutzer gel scht werden die nicht mehr auf dem Dom nencontroller oder bei einer lokalen Installation auf dem Computer existieren so kann das ebenfalls im Zeitplaner eingestellt werden Eine genaue Beschreibung zur Konfiguration der Benutzer und Gruppen finden Sie im Installationshandbuch und die Erl uterung der Rechtevergabe in den entsprechenden Kapiteln zum Enterprise Manager Systemkonfiguration Seite 60 FileDirector Enterprise Manager Neuer Zeitplaner ber den Button Neu bei ausgew hltem Zweig Zeitplaner ffnet sich ein Dialogfenster zum Erzeugen eines neuen Zeitplaners W hlen Sie den Typ des Zeitplaners aus der konfiguriert werden soll W hle Zeitplanertyp Piik bibb Zeitplarer System zZeitplarer Import Zeitplaner Yolltextlesung Datei Import Fistensteuerung Index Import Integrit tsprufung Indes und Datei Import Lontainer Speicher COLD Import Dokumenten A eplikation ML Import FileD
252. n named EJI DE D3 Doug _Filter Invoice Micht erkannt Fostkorb 1 Postkarb amp Postkorb 3 Postk rb 4 Frepend Rechnungen Mitglieder Mitglied von hledrector thonma Schlie en Dokumententypen Seite 165 FileDirector Enterprise Manager Sicherheit auf Dokumententypebene Im Reiter Sicherheit werden individuelle Zugangsprofile f r den jeweiligen Dokumententyp eingerichtet Uber Hinzuf gen wird eine Liste der verf gbaren Benutzer und Gruppen angezeigt die ausgew hlt werden k nnen F r jede Gruppe und jeden Benutzer k nnen im unteren Teil des Fensters die Rechte durch markieren der entsprechenden Optionen Zulassen und Verweigern eingestellt werden Mit dem Button Entfernen k nnen Sie den selektierten Eintrag aus der Liste entfernen Benutzemamen und Gruppen EF servern fd admins server01Ssimon server fd scan serrerll thomas spielberg fd admins Zulassen Verweigern Vollzugriff Anlegen L schen Ver ndern Anzeigen Herunterladen Revisionen herunterladen Anmerkungen ndern Scannen Bearbeiten Drucken M D n n E d E E E E m E a A a a a dag Grunds tzlich werden alle Rechte die auf Aktenschrankebene vergeben wurden in den Dokumententyp vererbt Wird ber Hinzuf gen ein neuer Benutzer oder eine neue Gruppe hinzugef gt so werden die vererbten Rechte Quadrate erst nach Best tigung des Fensters mit OK und erneutem Aufruf angezeigt Zur Vergabe der Rechte muss zuerst die
253. n zur ckgre ifen Beim Klick auf den Button Liste erstellen ffnet sich eine Liste aus der Sie die gespeicherte Logdatei aus dem bei der Archivierung angegebenen Pfad ausw hlen k nnen Die gespeicherten Logdateien sind mit einem Datumsstempel versehen bersichtliche Darstellung des Protokolls 4 D http serverO1 FileDirector ilo Systemkonfiguration m Server Benutzer und Gruppen m Client Konfiguration m amp Ereignisse Protokollierung LL Aktive Benutzer 8 Zeitplaner c Skripte Ya Codeless Connector SAP Aktenschr nke RAR 8 Bereit Dokumententypen Dauer Heute x 3 Eintr ge gefunden Ziehen Sie den Spaltenkopf in diesen Bereich um 2 2 2 Protokoll Details X Typ Kategorie Aktion Aktenschrank G Sitzung Start Kein a Sitzung Ende Kein De 3 Sitzung Aktivit t Kein Quelle Config ccess DeleteLOG Session ID b8999f30dee7424792ee6739506cbce96 IP Adresse 192 168 0 67 Benutzerkonto filedirectorsadmin Erstellt von serverli Erstellt am 04 11 2010 09 07 54 Nachricht Log deleted on 04 11 2010 09 07 54 lt Schlie en Eintr ge k nnen durch Ziehen des Spaltenkopfes in den dunklen Bereich oberhalb der Spaltenk pfe nach Spalten gruppiert werden Soll die Sortierung r ckg ngig gemacht werden ziehen Sie den Spaltenkopf zur ck in die Zeile Systemkonfiguration
254. nach einer Deinstallation des MailStore Programms beibehalten so dass eine einmal erstellte Konfiguration z B bei einem Update nicht mit den Standardeinstellungen berschrieben wird Eml Split In dem Exportverzeichnis steht eine XML Datei mit Datumsstempel und es wird ein gleichnamiges Unterverzeichnis erzeugt auf das in der XML Datei verwiesen wird Au erdem werden in der XML Datei die Dateinamen der Anh nge gespeichert die im MailStore Zeitplaner einem Feld zugewiesen werden k nnen So ist es dann auch m glich im FileDirector nach den Namen der angeh ngten Dateien zu suchen Werden die Mails ber den SMTP Server in das angegebene Verzeichnis abgelegt so werden sie automatisch als eml Datei und xml Dateien gespeichert wenn die Option Eml angekreuzt ist Ist die Option Split markiert so wird der Text der E Mail entsprechend des E Mailformates als html oder txt Datei in dem Unterverzeichnis gespeichert In diesem Unterverzeichnis werden dann die Anh nge der Mail im Originalformat abgelegt Ist beides markiert so wird die E Mail auf beide Arten gespeichert Au erdem k nnen durch diese Einstellungen die Bedingungen f r Betreff Absender oder Empf nger unabh ngig voneinander auf die unterschiedlichen Weisen gespeichert werden Systemkonfiguration Seite 102 FileDirector Enterprise Manager Priorit ten pa FileDirector MailStore Settings Priority Store maila SMTF event priority
255. nanenannnnnnn 1 DG Neuer DOKUMENtEN VD ee ee 158 Dokumententyp duplizieren uesnssseesnesssessnsssensnnnsnnsnnnnnennnnnnennnnnnnnsnnnnnennnnsnennnnsnnssnnnnnnsnsnsnnsnsnnnnn 158 Eigenschaften vom Knoten Dokumententypen eeessssseesnssssesnnnnnnesnnnnnnnnnnnnennnnnnnnsnnnnnnsnsnsnennnnnnnn 158 ASIEN ee ee en een ee 158 Speicherpool im DokumententyPp 22uss222ssssnnensnennnnsnensnnnnnnsnnnnnnnnnnnnennnnnnnnsnnnsnnnnnnsnensnnnnnennn 159 POST ROT De een a ee ee er 159 In Volltext OCR einbeziehen 2 22002222200nnnnnennnnnnesnnnnnennnnnnnnsnnnnnennnnnnennnnnnnnsnnnsnesnnnsnensnnnn 160 OCR Volltexterkennung sofort ausf hren uessssssesssessessnensnesnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnennnnnnnsnnnnnennn 160 Akzeptiere nur signierte Dokumente 2usss20sssesnensnessnennnnnnnnnnnsnnnnnennnnnnnnnnnnnnnsnnnsnennnsnensnnnn 160 ID des Dokumenten y DS een en O 160 Felder im Dokumente nt VD nee ee ENE 161 Erweiterte Einstellungen auf Dokumententypebene essesssessesesrrrssrreresrrrrsrrererrrressrereserreeene 162 Fristensteuerung im Dokumententyp einstellen ssesssssessesesrenssrrrrssrrrssrreresrrerssreresereessreresereeseeere 163 Sicherheits bersicht f r alle Dokumententypen eines Aktenschranks ssssseseesessensesrererrressseen 163 Sicherheit auf Dokumententypebene sssssssseesssreresrrrsssrrresrreresreresrrerssreresrrerssreresereessrereserersseeee 166 Ansichten im Dokumententyp nennen 168 Ablagesystem Desi
256. naustausch mit einem Oracle Server wird momentan noch nicht unterst tzt Identische FileDirector Server Versionsnummer Beachten Sie dass die Versionsnummer des exportierten FileDirector Aktenschrankes die gleiche Versionsnummer haben muss wie der FileDirector Server in den importiert werden soll Die exportierte Datenbank des Aktenschrankes muss also die gleiche Datenbankstruktur aufweisen wie der Zielserver Rechte werden nicht bernommen Die Rechtestruktur wird nicht aus dem Quellaktenschrank bernommen weder bei der Kopie noch bei dem Klon Sie m ssen entsprechend neu konfiguriert werden da entweder die Serverumgebung der Rechtestrukturen oder Zugriffsstrukturen bei der Kopie dem Klon anders sein k nnen Benutzer die in Prozessen konfiguriert wurden werden zun chst bernommen und m ssen sp ter nach dem Import berpr ft und ggf an die neue Benutzerstruktur angepasst werden ODBC Die eingerichteten ODBC Links werden in die Kopie den Klon bertragen wobei die ODBC Quellen im Windows entsprechend vorhanden sein oder eingerichtet werden m ssen Globaler Z hler Wird ein Feld in der Struktur exportiert das einen globalen Z hler auf dem Server beinhaltet so kann dieser Z hler nicht in einen Klon oder eine Kopie berf hrt werden Der Z hlwert eines globalen Z hlers wird auf den Standardwert 1 gesetzt Soll dieser Wert abweichen so muss der Z hler nach dem Import in der Konfiguration des Feldes ge
257. nd im WinClient sichtbar sobald man den entsprechenden Aktenschrank ausgew hlt hat Somit ist es m glich f r unterschiedliche Aktenschr nke dem Nutzer eine unterschiedliche Ansicht Ablagesystem Ansicht oder Standardansicht anzubieten Ablagesystem Ansicht Steuerfeld Import Test di Suche E Bearbeiten Scannen BI G Mi a verzeichnis Baumstruktur cga Baumstruktur Firma Firma amp 5 Firma er i aersnennenrennnennn i Abteilun Abteilun Al H Abteilung Al 5 3 Firma B I Abteilung E1 5 4 Firma C 7 Abteilung C1 Ablagesystem Designer Seite 178 FileDirector Enterprise Manager Overlays FileDirector bietet die M glichkeit von Overlays Diese k nnen im WinClient daf r benutzt werden dass hier hinterlegte HTML Seiten als Vorlagen angeboten werden Neues Overlay ber den Button Neu im Men Overlay erscheint ein Dialogfenster zum Hinzuf gen und Entfernen von Overlays Konvertieren Mit der Funktion Konvertieren wird das HTML Overlay in eine Bildatei konvertiert sobald im WinClient die Speichern Funktion der Vorlage genutzt wird Mame Beschreibung Dateiname In Y Konve Erstellt won Erstellt am index hkr F F Overlays Seite 179 FileDirector Enterprise Manager Felder in HTML Vorlage bernehmen Mit entsprechenden Anpassungen ist es m glich dass zuvor eingetragen Werte aus den Indexfeldern in die entsprechend zugewiesenen Feldern der HT
258. nd keine unsicher gelesenen Werte gefiltert Steht er auf 99 werden alle sicher gelesenen Werte zur ckgegeben Bei der Einstellung 100 werden keine Werte zur ckgeliefert Eine Pr fung auf unsichere Erkennung findet in folgenden Situationen statt wenn eine Pr fziffer eingestellt ist bei einem Barcodetyp 2 of 5 interleaved Hier wird die Strickst rke berpr ft und ggf kann dabei eine Unsicherheit auftreten die einen Wert von 50 zur ckgibt OCR Formularerkennung Seite 285 FileDirector Enterprise Manager Wird der Schwellwert in diesem Fall auf 51 eingestellt so werden die unsicher gelesenen Barcodes herausgefiltert Inhaltstyp Inhaltzaptionen Erlaubte Zeichen Markierung gesetzt gesetzt Barcode Typ Alpha 33 Barcode Drehung g0 Einstellungen Barcode Schwellwert U Positionsunabh ngiger Barcode Die Zone zur Erkennung eines positionsunabh ngigen Barcodes kann beliebig auf dem Blatt positioniert werden Prinzipiell gilt die Regel Index1 Zone1 beinhaltet ersten Barcode Index2 Zone2 beinhaltet den zweiten Barcode wenn Indexfelder zugeordnet sind Soll der zweite Barcode in einem Indexfeld gelesen werden muss ein Dummy f r den ersten Barcode eingerichtet werden Floating Barcode als Identifier Ein Floating Barcode kann nur den ersten Barcode als Identifier erkennen Der 2 Barcode kann kein Identifier mehr sein Daher muss bei Verwendung von Identifikationsmerkmal
259. nde Nummerierung B ndelung z B anhand von Seitenzahlen Wenn eine h here Seitenzahl gefunden wird dann soll eine B ndelung erfolgen Wenn bei einem neuen Dokument wieder z B die 1 folgt dann wir ein neues Dokument angefangen Leer auf n chster Seite Ist ein Text immer nur auf der ersten Seite an dieser Stelle z B Auftragsnummer auf den Folgeseiten ist die Zone jedoch leer dann werden die Seiten mit der leeren Zone angeh ngt Auf n chster Seite nicht leer Ist ein Feld immer nur auf der ersten Seite leer auf den n chsten Seiten steht aber ein Eintrag kann z B Nummerierung nach dem Deckblatt sein dann werden diese Seiten angeh ngt COLD Importmasken Seite 264 FileDirector Enterprise Manager Gleich auf n chster Seite Befindet sich z B auf jeder Seite einer Rechnung die Rechnungsnummer an der gleichen Stelle so werden diese Seiten zu einem Dokument geb ndelt Seiteneinstellungen Grafikmodus Im Vorlagefenster k nnen Sie in den Grafikmodus umschalten Hier wird sichtbar wie der Text auf einer Seite platziert wird Ist noch kein Overlay hinterlegt so sieht man nur den blanken Text auf einer wei en Seite Ohne die Einrichtung eines Overlays wird eine wei e TIFF Seite automatisch in 200x200 dpi Aufl sung mit dem Text aus der Spooldatei generiert ber die Seiteneinstellungen kann die Schrift richtig auf der Seite justiert werden und in der grafischen Ansicht kann man das Resultat kontrollieren
260. nder von Schritt Unter Variabel kann au er einem Feld auch die Option Kommentierender von Schritt gew hlt werden In diesem Fall kann man einen Benutzer von einem vorherigen Schritt im Prozess Management aussuchen indem er als Kommentierender benannt wurde Genehmigender Ablehnender von Schritt Unter Variabel kann au er einem Feld auch die Option Genehmigender Ablehnender von Schritt gew hlt werden In diesem Fall kann man einen Benutzer von einem vorherigen Schritt im Prozess Management aussuchen indem er als Genehmigender Ablehnender benannt wurde Dokument Zuletzt ge ndert von Dokument Erstellt von Die Felder Zuletzt ge ndert von und Erstellt von sind automatisch vom System mitgef hrte Felder die in der Info eines Dokumentes einsehbar sind Da diese Felder automatisch entsprechende Benutzernamen beinhalten k nnen sie auch in der Konfiguration von Benutzern in Prozessen verwendet werden Aktionen Anzeigen Der Benutzer muss das Dokument anzeigen und die Kenntnisnahme best tigen Hinweis Ab FileDirector Version 1 5 0 gibt es die Aktion Keine nicht mehr Konfigurationen aus fr heren Versionen mit dieser Aktion werden in Anzeigen konvertiert Kommentar Der Benutzer hat die Kenntnisnahme durch einen Kommentar zu best tigen Genehmigen Ablehnen F r den Genehmigungsfall oder den Ablehnungsfall kann jeweils eine separate Aktion definiert werden
261. ne Formularerkennung a Formular ID D70C14F5 oko Abbruch Dokumententyp w hlen Soll mit diesem Scanprofil nur in einen bestimmten Dokumententyp gescannt werden so wird der Zieldokumententyp eingestellt Erlaube manuelle Anderungen wird dazu nicht aktiviert Wird das H kchen Erlaube manuelle nderung gesetzt ist es im WinClient m glich den Zieldokumententyp frei aus den zur Verf gung stehenden Dokumententypen auszuw hlen Scanprofile Seite 182 FileDirector Enterprise Manager Quelle w hlen Direkte SCSI und USB Anbindung Bei der Auswahl von Direkte SCSI Anbindung kann entweder ein Verzeichnis auf dort abgespeicherte Dokumente Directory Scan durchsucht oder eine direkte Anbindung an einen Canon Dokumentenscanner gew hlt werden Die folgenden Dokumentenscanner k nnen direkt an FileDirector angeschlossen werden da die Treiber f r diese Ger te implementiert sind CR 180 Scheckscanner DR 2050C DR 2080C DR 2580C DR 3020 DR 3060 DR 3080C DR 3080Cl1 DR 4010C DR 5010C DR 5020 DR 5060F DR 5080C DR 6010C DR 6050C DR 6080 DR 7080C DR 7580 DR 9050C DR 9080C DR X10C MS 300 MS 350 Hinweis d ein ASPI Treiber ben tigt F r einen USB SEin Testscan ist mit einem Scanner nur m glich wenn dieser richtig erkannt wird F r die Installation eines SCSI Ger tes wircanner muss noch ein zum Scanner geh riger Treiber installiert werden Eine Software liegt de
262. ne ODBC Quelle eingerichtet werden Diese muss zur Verwendung lizenziert sein Zur Konfiguration eines ODBC Links lesen Sie bitte den Abschnitt gt ODBC Verkn pfungen WebServer Zugang Um auf einen WebServer zugreifen zu k nnen muss dieser installiert sein und diese Lizenz f r den Zugriff zum FileDirector vorhanden sein Protokollierung In der SBE Version kann nur auf die Eigenschaften der Protokollkonfiguration zugegriffen werden Um eine vollst ndige Protokollierung aller Aktionen zu erm glichen muss die Protokollierung lizenziert sein Systemkonfiguration Seite 23 FileDirector Enterprise Manager Container Das Speichern von Dokumenten in Container kann nur in der Vollversion eingerichtet werden sofern die Containeroption lizenziert ist Skripte Um Skripte ausf hren zu k nnen wird im FileDirector eine Lizenz ben tigt Unbegrenzte WebBenutzer Damit eine unbegrenzte Anzahl an Benutzern Zugang zum WebServer erh lt wird im FileDirector eine Lizenz ben tigt Server Bei gro en Installationen gibt es die M glichkeit mehrere Server zum Einsatz zu bringen Dies l sst sich in einem WebGarden oder eine WebFarm realisieren Kommen mehrere FileDirector Server zum Einsatz muss es f r jeden Server eine Lizenz geben Genauere Informationen ber die Lizenzmodelle finden Sie im Installationshandbuch COLD Server Damit ein COLD Zeitplaner zum Einsatz kommen kann muss eine Lizenz f r den COLD Server vorhanden
263. ner hinzu Mit Hilfe eines Trenners k nnen logische Unterteilungen innerhalb der Indexfelder vorgenommen werden Dokumententypen Seite 170 FileDirector Enterprise Manager Jedem Trenner kann in der Spalte Wert eine Bezeichnung zugewiesen werden welche im WinClient angezeigt wird Hinweis Der Trenner wird nicht mit dem Dokument verkn pft und wird somit auch nicht zusammen mit dem Dokument im FileDirector abgelegt Einstellungen f r den Reiter Bearbeiten Scannen W hlen Sie im unteren Bereich des Fensters den Reiter Bearbeiten Scannen Nun werden die verf gbaren Felder des Dokumententyps und gegebenenfalls die zuvor unter Felder angegebene Beschreibung angezeigt Wird nun f r ein Indexfeld im Reiter Index ein Wert angegeben so wird dieser dem Wintlient Benutzer als Wert als Standardwert angeboten Bsp Im unten gezeigtem Fall w rde das Feld F1 mit dem Wert Test gef llt werden sobald der Benutzer den Reiter Bearbeiten oder Scannen im WinClient w hlt Suche Bearbeiten Scannen Felder Index Trefferliste Mame Beschreibung Sn 4 F ge einen Trenner hinzu Die Zuordnung der Felder erfolgt wie beim Reiter Suche Dokumententypen Seite 171 FileDirector Enterprise Manager Ablagesystem Designer FileDirector bietet eine einfache M glichkeit ein Ablagesystem zu gestalten welches es erm glicht im WinClient eine Explorer hnliche Baumstruktur anzuzeigen
264. ng angelegt und gepflegt wird Diese Benutzerprofiie bieten eine mit den Windows Benutzerprofilen vergleichbare Funktionalit t So k nnen Konten mit einer zeitlichen Begrenzung angelegt werden Passw rter k nnen bei der ersten Anmeldung ge ndert werden oder Konten tempor r deaktiviert werden Hinweis F r die Nutzung der internen FileDirector Benutzerverwaltung sind ggf nderungen in den Einstellungen des IIS notwendig siehe Installation Guide Die Einrichtung der FileDirector Konten geschieht ber den EnterpriseManager Knoten Benutzer und Gruppen FileDirector Enterprise Manager V BlE amp a u http zerverD1 FileDirector a din Spstemkonfiguration m SEE ER Benutzer und Gruppen E Client Kanf guration amp u Ereignisse gi zeitplaner E Skripte we Codeless Connector 7 SAF Aktenschranke Systemkonfiguration Seite 31 FileDirector Enterprise Manager W hlen Sie ber das Kontextmen der rechten Maustaste auf dem Knoten Benutzer und Gruppen den Men punkt En Neu In dem nun folgenden Fenster k nnen mit Hilfe der beiden Reiter Allgemein und Details die entsprechenden Angaben f r den Benutzer hinterlegt werden Allgemein Hier k nnen die grunds tzlichen Einstellungen vorgenommen werden fi Neuen Benutzer oder Gruppe hinzuf gen Allgemein Details Hame fledirector Yollstand ger Name Beschreibung Gruppe E
265. ngen f r das Content Repository Details 222sss00000seesnnnnnneesnnnnnnneneenn 117 bersicht zur Konfiguration des OLE HTTP Frontends uunaeessnseesnneesnnnensnnennnnnnnnnnennnnennnen 117 Der FileDirector Scanllient nessninn innen 118 Hinweise zur Einstellung in SAP uesnceeeesnesseessesssessnensnesnnnnnennnnnnnnsnnnnnennnnsnnnnnnnnnnsnnnsnennsnsnensnnnn 119 SAP content repository au arena 120 Anwendungsserver und Systemnummer sssssssssessressrressressrresrressressrererreesrersrerssrersrersrrresrers 121 Aktenschr nke 2 uu0200a0a0nunanannunanannanannnnannnnunannnnanann 12 Aktenschrank EIS en ae ne een 122 EISENSCHA rENAUBENEN ee ee 123 Inhalt Seite 6 Inhalt FileDirector Enterprise Manager EINRICHEUNG CINES LOCOS ee ee ee ee en 123 SICHErDEIL AKTLENSCHEANK ee ee ee ee ee ee 124 Allgemeine Regeln f r die Rechtevergabe 2s0s22220000200snennnnnennnnnnnnnnnnnnennnnnnennnnnnnnsnnnn 124 Hinzuf gen von Benutzern Gruppen zunssssssssssssssssnnnnnnneneeensnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnsssssnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 125 Rechte auf Aktenschrankebene unsiensieieniieieieen 127 RED IK ON ee ee ee ee 129 Aktenschrank f r Replikation konfigurieren uss2222000200000nnnnnennnnnnnnnnnnnnennnnnnennnnnnennnnnn 129 AKteschrane O EIN cn a ee ee 133 AFN am LEE ee a ee E ee 133 Gesamten Aktenschrankinhalt endg ltig l schen 2220s2220000020nnnennnnnnen nennen snnn
266. nn 191 Verwende OCR und Formularerkennung us22222000200ssesnnnnnnnnnnnnennnnnnennnnnnnnsnnnnnesnensnnsnsnsnensnnnn 191 Erlaube manuelles Abschalten 191 Verwende alle Formulare zur Erkennung 222202222220ssnenseesnnnsnesnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnensnensnnnnensnnnn 192 Erkenne Formulare des gew hlten Dokumententyps us2222002200s0enennnennnnnnnnnnnnsnennnnnnennnenn 193 Kelne F OrmUul rerKkenNUNE nee een 194 OCR PAra OT seen E 195 EANO OTE een EE 195 Setze Feld Auf Tolgenden Welt euere E 196 EENE EEE i ee ee ae ee ee 196 VOTIS SE UU E 2 en 197 ODBC Quelle im Windows einrichten sssssssssssesesrensssrrrssrreesrrrresrrerssrrresererssrreesererssrereserereseeressne 197 ODBE Verkn pfung Konfig rieren ennnu een 198 VErDINO UNDSTENT ee E ee 199 SUCHEN SPA E e E ee oe 200 ODBC Verkn pfung f r Excel Tabelle uus220000s22ssseenensnesnnnnnennnnnnnnsnnnnnennnnnnennnnnnnnsnnnnnennn 200 ODBC Verkn pfung f r lt CV Datel u a ES 200 ODBC Quelle f r Oracle Einrichten N 202 Weitere Informationen zu ODBC Einstellungen ssssssssssessesrrrserrrresrrrrssreresrrrresreressrrrssrereserereseeee 203 ODBC Treiber von FremdanDietein euere ee 203 Login nicht im ODBC Treiber konfigurierbar sessseseseesessresesreresrrrsssreresrrrrerreessrrressrereseeressne 203 Wortauswahllisten aannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn LOD Neue Wortauswahlliste erstellen ssossssssssesesreesssreres
267. nn eine schlechtere Erkennungsrate bedeuten Je geringer die Aufl sung desto kleiner wird die Dateigr e der sp ter gescannten Dokumente Eine TIFF Datei mit 300x300 dpi wird eine Dateigr e von ca 30 60 KB haben Experimentieren Sie ein wenig mit Ihren Vorlagen Wenn die Qualit t sehr gut ist k nnen Sie evtl auch mit einer geringeren Aufl sung gute Ergebnisse erzielen Vorlagen aus Edocs Es kann auch direkt ein elektronisches Dokument als Vorlage geladen werden z B Word Dokument Excel Die Aufl sung kann hier aber nicht manuell eingestellt werden sondern es wird zur Erkennung im Hintergrund in eine png Datei mit 200x200 dpi umgewandelt Bei der Vorlagenverwendung von elektronischen Dokumenten kann es auch zu Abweichungen der Darstellung kommen wenn z B unterschiedliche Word Versionen verwendet werden Sollen elektronische Dokumente ber die Formularerkennung indiziert werden ist es eher zu empfehlen diesen Schritt ber den VNP zu realisieren Daf r sollte die Vorlage ber den VNP erzeugt werden und sp ter als Vorlage f r das Formular geladen werden Siehe VNP Installationshandbuch OCR Formularerkennung Seite 273 FileDirector Enterprise Manager Formulareinstellungen Konfiguration Durch Doppelklick auf einen Eintrag eines OCR Formulars ffnet sich das Konfigurationsfenster f r die Formulareinstellung In Formulareinstellungen finden sich die bei der Hinterlegung der Vorlage vergebenen Eintr
268. nneenn 134 Dokumente in gew hlten Dokumententypen endg ltig l schen uss222ss0s2eeseee nenn 134 Nur gel schte Dokumente endg ltig l schen 2220s22222000200nneennnnnennnnnnn nennen nnnnnnensennn 134 Struktur speichern unter Strukturdatenexport usss22222ssssnnsnennessnnnnnnnensnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnenennn 135 Neu aus Struktur Strukturdatenimport us 2222220ss000ssneeesnnnnnnnennnnnnnnnennnnnnnnnnsnnnnnnnnnsnnnnnnnensnnnenn 135 Wichtige Hinweise zum Strukturimport uusssssssesnnnsnessnnnnnesnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnsnennnnsnnnsnnnnnennn 135 Aktenschrankstruktur klonen oder kopieren s22222002200000nnnnnnnnnnnnennnnnnnesnnnnnennnnnnennnnnn 136 Synchronisiere verwendete Struktur esssessesssesssesnessnesnnnnnnnnnnnnesnnnnnennnnsnennnnnnnnnnnnnnnsnsnsnenssnsnensnnnn 137 SYACHFONISIeFEH eines Konsens ee 137 SYACHFONISIEFEN INer Kopie an nee ee 137 Eigenschaften ne l registrieren nee sense 138 Datenbank VUBETSle ee ee ee 138 Felder uunuunuunannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnunnnnunnunnunnnnunnunnunnunnununnunnunn IA Nettes Feld ale Do iu ee ee ee E 140 ANSEHEN ee ee ee een E 140 SUCHE DESCH EU SON ee een ee 140 ANEZI NE e E EA E ea 141 7 e A E N EINER NRIERLESEEERENETERTEEGEIRTERAENEREUTN 141 ZaNlERETWE LEE ee re re een 141 Datum Zeit Datum Und ZEI a ee a ee ee en reg 142 Kundenspezifische Eingabemaske nun een 142 IV Ort AI Wannsee ee er ee een 142 IV
269. nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnensnnnnnnnnensnnnnnnnnnnnnnnnnn 245 Dokumentenrechte Noel 245 Verz gerung nach Datum fragen usss2222220ssnnnnnnneesnnnnnnnensnnnnnnnnnsnnnnnnnnnsnnnnnnnensnnnennnennnnn 245 Verzoger ung von Feld ee ee ee een re 245 Neue Benutzeraktion anf gen sen nina 246 Verwende Zeit berschreitung 2220s22220000200snennnnnennnnnnennnnnnnnnnnnnennnnnnnnsnnnnnnsnnnsnennnsnensnnnn 246 AK LION ee ee 249 E S EN AL UF ne nee nee ee E ee een 250 EN ee ee ee 250 Benutzerdefinierte Aktionen ee eis 251 Neue Verzweigung anf gen en 251 Neuen Unk an Uge ee ee 252 Inhalt Seite 10 Inhalt FileDirector Enterprise Manager Prozess NET Eee ee 253 Frsetze Benutzer iM PrOZESS ee ee ee eine 253 Proceso KODIT M e a E A E E TEE 253 Protokollierung von Prozessen sssssssssessessressrrresrrrsrressrrnsrtrsrtesstresrtrsstensrensrtesstenstreseteseteeereeseeene 253 Prozesslast auf mehrere Server verteilen eeensssessssenssnennnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 253 COLD Importmasken ae ante LDD WaS E COLD E E ee 255 COLDILIZENZ aa ee rare 255 AO SIR ee a ee ee ee 255 COLD Vorlage Hellerste len en ee ea ee ee 255 VOR apE EMCE ean n nen 256 MENT VOR age ee ee ee 256 Arbeitsaplauf COLD Einficht ne 2 257 Verschiedene COLD 5p60lforMate unseau nn een 258 FI a eo 259 Seen Tenner EINRICHTEN ee nee ee 259 StAndsranlERTUr COM ee ee 261 St ANdarallleLTURCO ML een ee 261 Felde
270. nte ber cksichtigt bei denen in der Tabelle FD_Documents ein Flag in der Spalte deleted gesetzt ist Wird vom WinClient ein Dokument gel scht so wird es nicht vom Server gel scht sondern nur mit diesem Flag versehen und kann dementsprechend noch auf Integrit t gepr ft werden Allerdings werden diese Dokumente bei einer Suche mit dem WincClient nicht angezeigt da sie ja als gel scht markiert sind Zeitplaner f r Container Speicher Mit diesem Zeitplaner k nnen Container die in den Speicherpools zus tzlich zu den Speicherorten definiert sind aufgef llt werden Die Daten des Speicherpools werden in einem Container in komprimierter Form gespeichert und zur Datensicherung gespeichert Mit Containern kann die Datensicherung erheblich komfortabler stattfinden da die Datenmengen reduziert und die Datensicherung performanter wird Wird dieser Zeitplaner ausgef hrt so werden die Daten aus dem Datenverzeichnis Standard filedirector data in den Zielort des Containers berf hrt Daten in gespiegelten Speicherorten werden nicht in den Container geschoben Wird ein Dokument ge ndert so wird die Revision zun chst in den urspr nglichen Speicherort gespeichert und bei entsprechender Konfiguration gespiegelt Beim n chsten Durchlauf des Container Zeitplaners werden die Daten dann erg nzend in den Container geschoben Im Dialogfenster wird ein beschreibender Text eingegeben der sp ter in der Liste der Zeitplaner erschein
271. nter dem Reiter Lizenznehmer werden die Kontaktdaten des Lizenznehmers aufgef hrt Systemkonfiguration Seite 21 FileDirector Enterprise Manager Lizenz Optionen Unter dem Reiter Lizenz Optionen werden Informationen ber den Programmschutz und die verf gbaren Lizenzen angezeigt Die erste Anzeige zeigt die Seriennummer des Programmschutzes mj FileDirector Server Einstellungen Lizenznehmer Seriennummer CC459 4C614 69850 D 4060 43614 Lizenzoptior Wiert Froduktart Enterprize Serrertyp Stand alone Standortreplik ation d Frozessmanagement Ja Malstore Ja SAF Archwelink Ja ODBC J WebServer Zugang J Frotok alllerung Ja Container d Skripte d Unbegrenzte Web Benutzer Mein Server COLD Server OCH Server Codeless Connectors Image Frinter OCR Clients Asiatische OCH Clients Yirtueler Hetzwerk Drucker lais Clients Scannen benannt Scannen konkurrerend Benutzer benannt Benutzer konkurrerend FreiF orm Erkennung b000 Dokumente Ticker Z hler 0 L uft ab am L uft nie ab Wartung lauft ab am 30 04 2012 Abbruch Produktart Vom FileDirector gibt es die Enterprise Edition und die SBE Edition FileDirector Enterprise Edition Die Enterprise Edition ist die Vollversion und es k nnen alle Lizenzoptionen hinzugekauft und freigeschaltet werden FileDirector SBE Systemkonfiguration Seite 22 FileDirector Enterprise Manager Die Small Business Edition is
272. nterprise Manager F Importiere Systemkonten ber das rechte Kontextmen kann bei markiertem Eintrag Benutzer und Gruppen das Fenster Importiere Systemkonten ausgef hrt werden Seit der Version 1 4 werden die Benutzer und Gruppen nicht mehr ausgew hlt sondern es wird ein Zeitplaner gestartet der die Benutzer und Gruppen des FileDirectors importiert Anzahl der erlaubten Lizenzen pro Gruppe begrenzen Im Bereich Benutzer und Gruppen werden nach dem Import die Benutzer und Gruppen aufgef hrt die den Aktenschr nken und Dokumententypen zur Rechtevergabe zugewiesen werden k nnen Im rechten Fenster des Enterprise Managers k nnen die Gruppen ausgew hlt werden und mit einem Doppelklick oder Rechtsklick auf Eigenschaften kann die Anzahl der Lizenzen begrenzt werden die den Benutzern einer Gruppe gleichzeitig zur Verf gung stehen fi Benutzerkonto fd scan named Benutzer pro Gruppe EF Hier kann eine masimale Anzahl von aktiven Benutzern f r eine Gruppe aap konfiguriert werden Max mum benannter Scan Benutzer Max mum konkurmerender Scan Benutzer Maximum benannter Benutzer KIH KI Re I Maximum konkurrierender Benutzer Sind alle Lizenzen einer Gruppe belegt kann sich der n chste Benutzer erst anmelden wenn ein anderer Benutzer seine Lizenz freigegeben hat Somit kann eine Gruppe eine beliebige Anzahl von Benutzern beinhalten und die erworbenen Lizenzen k nnen gezielt auf verschiedene Gr
273. nungen Indexteld Abteilung Abteilung rungen Indexteld 8 Wert Abweichung Monate Tage O Eee abuh Hierf r gibt es zwei M glichkeiten Prozessmanagement Seite 244 FileDirector Enterprise Manager Setze Feld f r dieses Dokument Hier wird das Indexfeld ausgesucht in dem ein Wert eingetragen werden soll Je nach Feldtyp des Indexfeldes stehen folgende M glichkeiten zur Verf gung Wert Ein fester Wert wird in das Indexfeld eingetragen Datum Das Datum eines anderen Indexfeldes kann mit und ohne Datumsoffset in das Feld geschrieben werden Erweitert In das Indexfeld wird ein automatisch ermittelter Wert eingetragen Zur Verf gung stehen Hochz hlen Runterz hlen Systemdatum Systemzeit Systemdatum und Zeit Jahr Woche Benutzername und Kurzer Benutzername Setze Feld f r ein referenziertes Dokument Hier wird im unteren Abschnitt eingestellt welches referenzierte Dokument mit dem oberhalb angegebenen Wert gef llt werden soll Auf der linken Seite werden die Einstellungen f r das referenzierte Dokument vorgenommen und auf der rechten Seite das entsprechend zu vergleichende Feld des Dokuments welches sich aktuell auf dem Prozess befindet ndere Dokumententyp Wird die Aktion ndere Dokumententyp in einem Schritt gesetzt so wird ein Dokument nach der Bearbeitung in den angegebenen Dokumententyp verschoben Indexfelder die in beiden Dokumententypen existieren werden bernommen
274. nur Zahlen darstellen Alpha 39 Kann Zahlen und Buchstaben Codabar Kann und ABCDENT und die Sonderzeichen Code 128 Hat einen umfangreichen Zeichensatz mit Zahlen Buchstaben Gro schreibung Kleinschreibung und hohe Informationsdichte bei rein numerischen Werten Die Pr fziffer wird bei diesem Barcode immer gepr ft und nicht mit ausgegeben PDF 417 Der Barcode PDF 417 ist ein zweidimensionaler Barcode der bis zu 3000 Zeichen beinhalten kann Dieser Barcode kann den kompletten ANSI Zeichensatz enthalten Der Barcode beinhaltet OCR Formularerkennung Seite 284 FileDirector Enterprise Manager eine komplette eigene Pr fung die auch fehlerhafte Inhalte automatisch korrigieren kann Diese Pr fung wird bei jeder Lesung des Barcodes durchgef hrt DataMatrix DataMatrix ist ein 2D Barcode Die Gr e des quadratischen bei bestimmten Seitenverh ltnissen auch rechteckigen Codebildes wird dabei aus einer gro en Auswahlmenge bestimmt Die Symbol Elemente sind quadratisch oder rund Barcode Einstellungen F r die Barcodes k nnen zus tzlich noch verschiedene Einstellungen getroffen werden Ein Barcode kann eine Pr fziffer enthalten die bei einigen Barcodes wahlweise mitgelesen und getestet werden kann Ist der Barcode um auf dem Blatt um 90 Grad gedreht so kann diese Drehung hier eingestellt werden F r normale Indexfelder ist diese Drehung nicht m glich Erweiterte Suche nicht bei positionsunabh ngigem B
275. nutzeraktion 3 Benutzer Alle fZeituberschredung 14 j Benutzer fragen Ertasser Kollegel Akton Genehmigent blehne Beschreibung Rechnungspr furg versende Zeituberschreitung Kopie behalten Tage Stunden Minuten zeltinterw ll 1 4 E Benutzer Aktion E Signature E Mail Benutzer fragen Ertas benehmigen ble F F kollege Genehmigen ble F F sl E u e Alle Benutzer mussen die Aktion durchf hren gt Benutzerdefnierte Akton T lee Rechnungsbetrag pr fen Stempeln Dokument ubernehr nt EEH Verwende Zeit berschreitung F r jeden Schritt kann eine Aktion f r die Zeit berschreitung definiert werden In diesem Fall wird das Dokument automatisch nach WUberschreitung der festgesetzten Frist verarbeitet Sobald die Zeit berschreitung aktiviert wird erscheint ein kleines Uhrsymbol als weiterer Ausgang f r eine Aktion Hier kann mit einer neuen Aktion festgelegt werden was im Falle einer Zeit berschreitung geschehen soll Die Zeit berschreitung kann z B f r den Fall eingesetzt werden dass ein Mitarbeiter die Daten wegen Abwesenheit innerhalb des angegebenen Zeitraums nicht weiterverarbeiten kann und das Dokument somit nach einer bestimmten Zeitspanne automatisch z B an einen anderen Benutzer oder einen anderen Schritt weitergeleitet werden soll Hinweis Soll nach der Zeit berschreitung innerhalb des Prozesses auf einen anderen Schritt gesprungen werden so kann dies ber
276. nutzername erfolgt ebenso Filterwert Im obigen Beispiel wurde der Filterwert 23 eingestellt Achten Sie bei der Vergabe des Filterwertes darauf dass die L nge des Textes nicht die Zeichenl nge des Feldes berschreitet Anfangs wird als Filterwert automatisch der Kontoname eingetragen damit der Benutzer nur seine eigenen Daten sieht Verstecken Durch Aktivieren der Auswahlbox Verstecken wird dieses Indexfeld f r das betroffene Benutzerkonto nicht im Steuerfeld und in der Trefferliste dargestellt Indexfelder ohne Filter ausblenden Wird das Feld z B ohne eine bestimmten Filterwert f r einen Benutzer versteckt so kann dieser Benutzer zwar alle Dokumente suchen aber die Spalte des Feldes wird f r den Benutzer im WinClient ausgeblendet Felder Seite 155 FileDirector Enterprise Manager Standard Wenn Standard f r die Filterregel aktiviert wird wird dieses Indexfeld automatisch bei jedem Einchecken eines Dokuments mit dem Filterwert gef llt Beispiel Eintrag im Filterfeld Vergleiche Filterwert Standard EEE N spielberg ladministrator lt J11 000 spielberg Bearbeter gt It R DO Hier w rde der Benutzer spielberg administrator alle Daten sehen die im Filterfeld den String 111 beinhalten Legt dieser Benutzer Daten an und checkt sie ein so wird beim Einchecken immer der Wert 111 eingetragen auch wenn der Benutzer in das Feld das ber Verstecken nicht ausg
277. nwender der sich am FileDirector Server anmeldet wird ein eigener lokaler Cache auf seinem Rechner erzeugt So bleibt die Sicherheit der Daten von jedem Benutzer gewahrt da nur dieser berechtigt ist seine eigenen Daten zu sehen Verwendet man die Standardauthentifizierung Eintrag ohne H kchen so wird f r alle Benutzer auf diesem Rechner der gleiche lokale Cache verwendet Es erscheint beim Start der Applikation ein Anmeldefenster und es wird der lokale Cache des aktuell angemeldeten Windows Benutzers verwendet Aus Sicherheitsgr nden sollte mit der Windows Authentifizierung gearbeitet werden Manchmal kann es jedoch notwendig sein die Anmeldung direkt in der Applikation einzustellen Einstellung der Sprache Nach der Installation bernimmt der FileDirector Enterprise Manager zun chst die Sprache des Betriebssystems auf dem er installiert ist Wird eine Sprache ausgew hlt so muss danach der FileDirector Enterprise Manager neu gestartet werden damit die Sprachumstellung bernommen wird Folgende Sprachen k nnen eingestellt werden Windows definiert bernimmt die Sprache des Betriebssystems English UK English US Deutsch Francais Portugu s Espa ol Japanese Chinese Big5 Chinese Simplified Mehrere Server mit einem Enterprise Manager verwalten Um mehrere Serverinstallationen mit einem Enterprise Manager verwalten zu k nnen kann eine neue zus tzliche Verbindung hergestellt werden indem man die oberste Eben
278. nzahl der erlaubten Lizenzen pro Gruppe begrenzen essnsssessnssseesnensnennnnnnensnnnnnennnnnnennennnnn 42 KONO IE ee E ee 42 EM all dd Fressen NINer BE ee ee ee er 43 Abwesenheitsvertretung einstellen zeseesenenneneneonenennonenuenonnenenonnenenuonenennonensenonnenenennerenee 43 SIEHE IE a ee ee ee 44 EIIENE KOM ISURS ON ee es ee ee ee een ee 44 AEETI E 44 ANONN E rar E E EE 45 EINS TEN UNE O ee E E ee ee 47 UHO ZEIEDIANER ve ee ee er 48 WVEDSEIVEFE INS CUDNE E en een ee 50 Seite 5 FileDirector Enterprise Manager EEE ee een che rec E 51 Protokollierung Aktivit tenreport konfigurieren eueeeesssnssnnannnnnnnnnnnnnnnnnneeeneennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 51 Protokollierung ANZelBen ee E EE 55 ARIO BE Ze ee ee E ee 57 ST ee ee ee ee ee 58 ZELDA ee ee oe ee ee 59 DER E ee es ee ee 59 Zeitplaner sofort starten stoppen uuueeeeeeeesesssnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnneenenennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnsessssnnnnnnnen 60 Betriebssystemkonten Import Zeitplaner us2220000200snesnnnnnnnsnnnnnennnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 60 Neuer zelnen a ee 61 Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner uuss202ssesnssssesnnnnnssnnnnnesnnnnnennnnnnnnsnnnnnnsnnnnnesnennnnn 61 SUSTEIN ZI NET ee ee ee 62 VOlRSST ZEeitDlaner AFLEeIF Olitee ee EEEN 62 SQL Server 2000 f r Volltext Katalog konfigurieren usss222ssssnensnesnnnnnennnnnnnsnnnnnennnnnnensnenn 63 SQL Server 2008 f r Volltext konfigurieren
279. olutions co uk FileDirector Enterprise Manager Software Lizenzvertrag WICHTIG Lesen Sie diesen Vertrag vor der Installation von FileDirector Durch die Installation von FileDirector erkl ren Sie sich mit dieser Vereinbarung einverstanden Der vorliegende Lizenzvertrag ist eine rechtsf rmliche Urkunde zwischen Ihnen und Spielberg Solutions GmbH Sind Sie mit den Bedingungen dieses Vertrages nicht einverstanden sollten Sie das verschlossene Paket mit der Spielberg Solutions GmbH Anwendersoftware FileDirector die Software nicht ffnen und das verschlossene Paket die Begleitdokumentation die Dokumentation und Anderes umgehend zwecks Erstattung an den Absender zur ckschicken bevor sie ge ffnet ausgepackt oder verwendet werden Im Hinblick auf das Recht die Software anzuwenden erkl ren Sie sich bereit die Bedingungen dieses Vertrages einzuhalten LIZENZERTEILUNG Die Software besteht aus den Software Modulen von Spielberg Solutions GmbH eine deutsche im Handelsregister eingetragene Firma mit Sitz in Obere Kaiserswerther Str 17 47249 Duisburg Deutschland Spielberg Microsoft Corp eine Gesellschaft aus Washington mit Sitz in 1 Microsoft Way Redmond WA 98052 6399 USA Microsoft Stellent Inc eine Gesellschaft aus Illinois mit Sitz in 330 N Wabash Ave 15th Floor Chicago IL 60611 USA Stellent MICROPLEX Trading GmbH eine deutsche Gesellschaft mit Sitz in Leipziger Chaussee 191g 06112 Halle D
280. or admin Allgemein Details Mitglied on Abwesenheit I u u Das Frozessmanagement wird mit dem eingestellten Yertreter oder sofort mit der Zeituberschreitungsaktion fortfahren Donnerstag 4 Movember 2010 Abwesend bis auf Weiteres Vertreter Wird das Prozessmanagement verwendet so werden Dokumente an Benutzer geschickt die in der pers nlichen Liste zu bearbeiten sind Jeder Benutzer kann hierf r seine Abwesenheit im WinClient selbst einstellen Das Prozessmanagement verwendet dann den Vertreter zur Versendung der Dokumente Falls ein Benutzer z B wegen Krankheit die Abwesenheit nicht selbst Systemkonfiguration Seite 43 FileDirector Enterprise Manager einstellen konnte so kann dies auch zentral vom Administrator in den Eigenschaften eines jeden Benutzers gemacht werden ffnen Sie dazu den Knoten Benutzer und Gruppen und w hlen Sie in den Eigenschaften den Reiter Abwesenheit Stellen Sie hier den Zeitraum und den Vertreter f r die Abwesenheit ein Sicherheit Nachdem man Sicherheit vom Kontextmen eines Benutzers gew hlt hat erh lt man eine bersicht ber die Berechtigungen f r die vorhandenen Aktenschr nke von diesem Benutzer Diese bersicht kann auch f r eine ausgew hlt Gruppe generiert werden Client Konfiguration Mit der Clientkonfiguration k nnen die Men s und Einstellungen im Enterprise Manager f r die Clients vordefiniert werden So kann gew hrleistet werden
281. ordneten Listen die aus der bergeordneten Liste gezogen werden So muss dem Feld Stadt nur die Eigenschaft des Inhaltes zugewiesen werden also muss dieses Feld eine Wortliste beinhalten Wortauswahlliste duplizieren amp amp Bestehende Wortauswahllisten eines Aktenschranks k nnen dupliziert werden Markieren Sie die zu duplizierende Liste und klicken Sie dann auf den Button Duplizieren in der oberen Men leiste Es erscheint ein Eintrag einer neuen Wortauswahlliste gleichen Namens mit angeh ngter Nummerierung Diese Wortauswahllisten Seite 210 FileDirector Enterprise Manager Wortauswahlliste hat die gleichen Eigenschaften wie ihr Original ber Eigenschaften kann dieses Duplikat an die neuen Einstellungen angepasst werden Dynamische Wortlisten ber ODBC Um Wortlisten dynamisch f llen zu k nnen muss zun chst ein ODBC Link eingerichtet werden Uber den ODBC Link k nnen alle Datenquellen verwendet werden die durch ODBC Treiber angesprochen werden k nnen z B eine SQL Datenbank eine Access Datenbank eine Textdatei eine Excel Tabelle oder auch eine Oracle Datenbank Zur allgemeinen Einrichtung einer ODBC Quelle lesen Sie bitte das Kapitel 2 ODBC Quelle im Windows einrichten ODBC Verkn pfung f r Wortliste vorbereiten cF ODBC Verkn pfung Allgemein Hier konnen ODBC Datenquellen f r den Indes Import konfiguriert werden Name ODBC Keyword Beschreibung OCEC T abelle keywords Z
282. ordnung noch ber Entfernen Links Rechts k rzen Von links rechts oder mit Prefix und Postfix versehen werden Beispiel Abschnitt Index 1 Firma Schneider CRLF Abschnitt Index 2 Schneidergasse 2 CRLF Abschnitt Index 3 44444 Schneiderb ttel CRLF Index 1 F1 Der erste Abschnitt des Textes wird in das Indexfeld F1 geschrieben Firma Schneider Index 2 F2 Der zweite Abschnitt des Textes wird in das Indexfeld F2 geschrieben Schneidergasse 2 Index 3 F3 Der dritte Abschnitt des Textes wird in das Indexfeld F3 geschrieben 44444 Schneiderb ttel Zuordnung durch Bezeichner Findet die Zuordnung durch einen Bezeichner statt so kann ein Text zur Identifikation des Indexfeldinhaltes angegeben werden Im folgenden Beispiel werden die Felder durch den Bezeichner identifiziert der aber nicht in das Indexfeld gelesen wird So wird z B der Text Rechnungs Nr erkannt und die nachfolgende Zahl in das Indexfeld geschrieben Der Bezeichner selbst wird ignoriert und erscheint nicht im Indexfeld Leerzeichen zwischen Bezeichner und Text werden automatisch entfernt Hinweis Die Option berall suchen ist nur bei Zuordnung durch Bezeichner verf gbar Durch diese Option ist es m glich dass der Bezeichner etwas flexibler gew hlt werden kann Sollte es somit vorkommen dass vor dem gew hlten Bezeichner ein anderes Wort steht so wird dennoch der Wert welcher
283. ote Formularerkennung Rechnungen m F i aa EN mN Dokumententyp Seann Erbeicklurg Kr Trarrar ue i Ha prha Ta i i Murten Sr 2993 Stapel zur cksetzen Erkennen Dazument Management Systems GmbH CE Serme Dpp ES Die ill Sen BE Aa 2 kHH M E Feer F Ha Dt Bar Ergebnisse der Erkennung Batch Start W Seite verwerfen Gew hlte Formular Rechnungsformular bei 0 Zieldakumententyp Rechnungen Status Startseite erkannt u Formular ame Erkennungsrate SIEVA Keane 2062 Care 7 vi Tera Tri RA Lieferscheinformular AARRAITE AFALDU Fawad Rechnungstormular 100 Indesfeld Name Indesteld Wert RechnungsNr uulE1 Beleg RECHNUNG Mame Kunde Mustermann Strasse Musterstr 1 AuftragsHr 110784 Datum 15 09 2002 PLZ 11111 Urt Husterhausen a ae Ei a dia sch kiai oe de Kaurbaig ern ARET Konfiguration testen Test der OCR Erkennung von Dokumenten Sollte ein Dokument nicht richtig erkannt werden kann man mit dieser Funktion testen ob die OCR richtig funktioniert hat Man kann die Funktion w hrend der Formularerstellung zum Test verwenden wobei hier anhand der Vorlage getestet wird f r die die Zonen eingerichtet wurden Sollten Dokumente sp ter mit dieser Vorlage nicht richtig erkannt werden k nnen diese hier zum Test auch eingescannt werden und die Suche der Ursache f r eine fehlerhafte Erkennung wird erheblich erleichtert Folgende Punkte k nnen unter anderem Ursache f r eine fehlerhafte E
284. planer werden die Rubriken Typ Beschreibung Anfangszeit Intervall Aktiviert Status Erstellt von und Erstellt am aufgelistet Systemkonfiguration Seite 59 FileDirector Enterprise Manager Hinweis Um die Aktivit ten der Zeitplaner nachvollziehen zu k nnen sollten Sie hierf r im Aktivit tenreport die Einstellungen zu den Zeitplanern setzen damit im Protokoll entsprechende Eintr ge erzeugt und die Aktivit t der Zeitplaner nachvollzogen werden k nnen Siehe gt Aktivit tenreport konfigurieren Die Konfiguration der Zeitplaner steht immer im Zusammenhang mit anderen Konfigurationseinstellungen Verweise darauf finden Sie zu den einzelnen Beschreibungen der Zeitplaner Zeitplaner sofort starten stoppen 5 FileDirector Enterprise Manager V1 2 6 Verbunden mit su otg Peha E O Ee E E a S oh Yerbunden mit support iia Spstemk onfiguration al Server TE Benutzer und Grupper E Client Konfiguration Ereignisse FE Zzeitpl ner Yr Codeless Connectors AF SAP Aktenschr nke Beschreibung A T Neu Eigenschaften Sicherheit Zeitplaner starker Zeitplaner beenden Aktualisieren FS L schen A gt Bereit FM suppaort administrator Er Wenn ein Zeitplaner markiert ist dann kann er im Men der rechten Maustaste sofort gestartet werden Wird die Anzeige danach aktualisiert so wird f r den entsprechenden Zeitplaner die letzte Startzeit angezeigt Cr Werden sehr viele Daten importiert kan
285. plikation Diese Option ist wie die zuvor beschriebene Option f r die nachtr gliche Replikation vorgesehen Durch die m gliche Auswahl eines Datums m ssen also nicht alle lteren Dokumente in die Sync Tabelle aufgenommen werden Zeige Statistik Die Statistik zeigt die ungef hre Gr e und Anzahl der Dokumente in der Sync Tabelle an So kann abgesch tzt werden welche Datenmenge beim Start des Replikations Zeitplaners bertragen werden muss Die Gr e der XML Dateien wird dabei nicht ber cksichtigt Aktenschrank l schen Wird ein Aktenschrank neu angelegt so wird eine Datenbank mit der ID des Aktenschrankes angelegt Zus tzlich wird ein Eintrag in die SQL Datenbank FDConfig in der Tabelle Cabinets gesetzt Wird ein Aktenschrank gel scht so wird der Eintrag in der Tabelle Cabinets gel scht aber die SQL Datenbank beibehalten Dadurch ist es m glich eine Datenbank nach dem L schen wieder erneut zu registrieren Sind bereits Daten ber den WinClient eingescannt oder importiert worden so existiert zus tzlich ein Datenverzeichnis im Ordner filedirector data mit der ID des Aktenschrankes FD_ID CAB Dort werden die Bilddateien abgelegt Um einen Aktenschrank endg ltig zu entfernen m ssen folgende Komponenten entfernt werden Aktenschrank im FileDirector Enterprise Manager Datenbank im SQL Server hier werden die Indexdaten gespeichert Datenverzeichnis des Aktenschrankes filedirector d
286. port durchzuf hren der die Indexdaten aus einer ODBC Quelle z B einer Tabelle aus einer anderen Datenbank liest muss zun chst auf dem FileDirector Server eine ODBC Quelle eingerichtet werden Siehe ODBC Verkn pfung 633 Zeitplanung eines Index Importprozesses Allgemeir Index Import Index Quelle ODBC Yerknupfung des Indesfeldes Index Datei verkn pfte Wert mit Feld Werk Zielfeld Feldtrenner Feldbegrenzer Anzahl von Feldern Links abschneiden chars 0 Rechts abschneiden ichars W hlen Sie den Aktenschrank und den Dokumententyp aus in den die Indexdaten gelesen werden sollen Sind in diesem Dokumententyp bereits eindeutige Indexdaten enthalten so k nnen die zugeh rigen Daten aus der ODBC Quelle gelesen werden Sind im Dokumententyp z B Dokumente mit einer eindeutigen Kundennummer indiziert so k nnen die zugeh rigen Adressdaten aus einer ODBC Quelle gelesen werden die diese Daten in einer Tabelle beinhaltet Systemkonfiguration Seite 90 FileDirector Enterprise Manager Verkn pfe Wert mit Document ID Jedes Dokument bekommt eine individuelle Dokumenten ID Diese ID ist in der Datenbank des Aktenschrankes in der Tabelle FD_Documents gespeichert Anhand dieser ID kann ein Dokument eindeutig identifiziert werden Werden Importe aus anderen Systemen gesteuert so kann es hilfreich sein die Dokumente zur eindeutigen Indizierung ber die ID mit den Indexdaten zu verk
287. portieren Ja privaten Schl ssel exportieren privater Informationsaustausch PKCS 12 pfx Geben Sie nun das Passwort den Namen und den Speicherpfad f r die pfx Datei ein Hinweis Weiterf hrende Informationen sind dazu in der Hilfe des Internet Explorers und bei Microsoft zu finden pfx Datei im FileDirector importieren ffnen Sie im Enterprise Manager das oben genannte Fenster zum Import des Zertifikates f r den Server Geben Sie zuerst das Passwort ein das Sie f r die pfx Datei erstellt haben und laden Sie dann die pfx Datei ber den Befehl Neues Zertifikat laden SQL Parameter In der Maske des Serverzertifikates gibt es einen zus tzlichen Reiter mit dem die Einstellungen der Verbindung vom FileDirector zum SQL Server angezeigt werden Einstellungen dazu werden im Config Utility auf dem Server vorgenommen siehe Installationshandbuch Wenn Sie den Zweig Server gt Aktiv markieren werden auf der rechten Seite die eingerichteten FileDirector Server aufgef hrt Wird die Installation auf mehrere FileDirector Server verteilt so k nnen diese hier unabh ngig voneinander konfiguriert werden Uber Eigenschaften k nnen f r jeden Server die Lizenzoptionen eingesehen werden Hinweis Die Anzeige der aktiven Server wird alle 10 Minuten aktualisiert Wird ein Server nach 10 Minuten nicht mehr gefunden so wird er nicht mehr im FileDirector Enterprise Manager angezeigt Lizenznehmer U
288. r Inliexte der QeliNeten ee euren 262 Pen POSEI Keen E esse 264 FAIR VOR een ee ee ee 264 SEITEN DUNAEIUNE ae ae ne ne ee ee 264 elenen eUn EE van ee een A 265 O ET E E EE 265 VETY NCN E eer E E een 265 Codepage Zeichentabelle ausw hlen esesssesesrrrrrrrrrrseeesssssrsrrrrrrrrrrrrreesssssssrrrrrrrrrrreereeessesees 266 To CE e E ee 266 OCR Formularerkennung 2 2202222000an000nn00nnnnnnnnnn 207 VOLAUSSELZUND Oi ee eier 267 Manuelle FormularerkennUng sssssssessseeresrresssreresrrressreressresssreresrrressrereserrrssreresereessrerererresene 267 Automatische FormularerkennuUng essssesseessrresesrrressreresrrresrreresrrressreresrrressreresrereserereseeresene 267 Funktionsweise der OCR Formularerkennung sssssessssreresrrrssrreresrresssreresrrenssrereserersseereserreseeere 268 OCR Parameter Eigenschaften enusen einen 268 Sprachen Western OCR Engine 222ssss202sssneesnnnnnnnensnnnnnnnennnnnnnnnnnsnnnnnnnnsnnnnnnnensnnnnnnnennnnn 269 EEKEHNUINESODLIONIE TI Eee ee ee ge 269 ASIAEISEMEIOE Penzing 270 Ebenen der OCR Parameter uus2222ssssnensnesnnnnnensnnnnnesnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnsnennnnsnnnsnnnsnesssnsnensnnnn 271 Einstellungen der OCR Engine s 2222us22ssnesnnnsnesnennnesnnnnnennnnnnnnsnnnnnennnnsnennnnsnnnsnnnsnessnsnensnnnn 271 OCR Formular erstelle Nesrin EEEE EEEE TEATSE 272 Hinweise Z r Vorlage sssesriniersr ienien ee een arten 273 Formulareinstellungen Konfiguration
289. r Agent muss gestartet sein damit der Katalogzeitplaner des SQL Servers gestartet wird Konfigurieren Sie dies im Abschnitt Dienste unter Verwaltung der Systemsteuerung und setzen Sie den Starttyp auf automatisch Der Dienst SQLServerAgent sollte unter dem gleichen Konto gestartet werden wie der Dienst MSSQLServer Hinweis Um den Ablauf sofort testen zu k nnen kann das Auff llen des Kataloges auch ber FD_lImages rechte Maustaste gt Volltextindextabelle Vollst ndiges Auff llen starten direkt gestartet werden Ob der Katalog gef llt wurde kann man daran sehen ob sich in den Eigenschaften des Katalogs die Anzahl eindeutiger Schl ssel ge ndert hat Systemkonfiguration Seite 72 FileDirector Enterprise Manager FreiForm einrichten Die FreiForm Erkennung basiert auf der Volltext Lesung Daher wird diese auch ber den Volltext Zeitplaner eingerichtet es muss jedoch kein Volltext Katalog f r den entsprechenden Aktenschrank im SQL eingerichtet werden W hlen Sie Einrichten beim Volltext Zeitplaner 155 Yolltextlesung X Aktenschrank Freif orm FreiForm Erkennung Bedingung Dokumententop Eingangsbox Indesfeld Standardeinstellung Land Deutschland Indexfeld Erkennungsfeld Yalidierer Lieferant Firma Lieferant Strasse Lieferant Strasse F Lieferant PLZ Lieferant PLZ F Lieferant Stadt Lieferant Stadt F I E Feld hinzufugen m Hacherfassen
290. r daf r dass die in der Software enthaltenen Funktionen Ihren Anforderungen entsprechen bzw dass der Betrieb der Software Ihren Anforderungen entspricht oder dass der Betrieb der Software ohne Unterbrechung bzw fehlerfrei erfolgt Spielberg bzw die mit Spielberg verbundenen Unternehmen gew hrleisten jedoch unter der Voraussetzung normaler Einsatzbedingungen f r die Dauer von neunzig 90 Tagen ab Kaufdatum nachgewiesen durch Quittung oder andere Belege die einwandfreie Beschaffenheit und Verarbeitung der Compact Disc auf der die Software gespeichert ist RECHTSMITTEL DES KUNDEN Spielbergs gesamte Haftung und Ihr ausschlie liches Rechtsmittel erstreckt sich auf eine Ersatzlieferung f r die Compact Disk die nicht den Vorschriften der EINGESCHRANKTEN HAFTUNG entspricht und Spielberg bzw der Vertriebsgesellschaft von Spielberg Solutions GmbH Spielberg Solutions Limited zusammen mit einer Kopie Ihrer Quittung oder eines anderen Beleges zugeschickt wird Die EINGESCHRANKTE HAFTUNG gilt nicht wenn ein Ausfall der Compact Disk auf einen Unfall den Missbrauch oder die falsche Anwendung der Software zur ckzuf hren ist Keine Haftung f r Folgesch den Unter keinen Umst nden sind Spielberg die mit Spielberg verbundenen Unternehmen deren Distributoren oder H ndler haftbar f r Schadenersatz einschlie lich ohne darauf beschr nkt zu sein mittelbaren und unmittelbaren Schadenersatz f r Personensch den entgangenen Gewinn Betriebsunterbr
291. r gef llten Zone angezeigt Dieser Inhalt ist abweichend wenn ber Entfernen Links Rechts k rzen Von links rechts oder Prefix Postfix eine nachtr gliche Ver nderung stattgefunden hat So kann man direkt kontrollieren wie der Text in der sp ter gef llten Zone aussehen wird Mehrere Zonen einem Indexfeld zuordnen Jede Zone kann einem Indexfeld zugewiesen werden Werden mehrere Zonen in ein Indexfeld geschrieben so kann man hierf r einfach das gleiche Indexfeld wie f r eine andere Zone verwenden Durch eine Prefix oder Postfix kann dann der Inhalt der Zone voneinander getrennt werden Reihenfolge der Zonen ver ndern Die Zonen werden in der Reihenfolge hintereinander in das Indexfeld geschrieben in der sie angelegt werden Soll diese Reihenfolge ge ndert werden so kann sie ber die entsprechenden Buttons im Men ver ndert werden OCR Formularerkennung Seite 287 FileDirector Enterprise Manager Zoneninhalt mehreren Indexfeldern zuordnen OCR Formular mx EIFTEERELT TeRSIETE Formulareinstellungen Erweiterte Einstellungen OCR Parameter Erste Seite Folgende Seiten Letzte Seite Name Rechnungen Software Entwicklung f r Scanner und Archivsysteme Beschreibung Wanheimer Str 593 D 47249 Duisburg Germany Dokumententyp Rechnungen Document Management Systems GmbH Zoneneinstellungen Telefon 49 0 203 60 888 0 r Kein Telefax 49
292. r gel scht so werden die Daten und Datenbankeintr ge in der Datenbank als gel scht markiert So k nnen die gel schten Dokumente jederzeit wieder hergestellt werden Sollen diese Dokumente tats chlich endg ltig gel scht werden kann man dies ber diese Option einstellen Sie wird immer in Kombination mit den anderen beiden Optionen verwendet so dass einstellbar ist ob die als gel scht markierten Dokumente f r den gesamten Aktenschrank oder f r ausgew hlte Dokumententypen endg ltig gel scht werden sollen Aktenschr nke Seite 134 FileDirector Enterprise Manager Hinweis a Beim L schen der Dokumente werden sowohl ausgecheckte Dokumente gel scht als auch Dokumente die sich auf Prozessen befinden Hier kann es also dazu kommen dass Dokumente die sich auf der lokalen Liste von Benutzern befinden nicht mehr aufrufbar sind Daher sollte man daf r sorgen dass diese Dokumente vorher eingecheckt werden oder sp ter von der lokalen Liste gel scht werden b Folgende Aktionen werden beim Leeren durchgef hrt Die folgenden Inhalte der Tabellen in der Datenbank des Aktenschrankes werden teilweise oder ganz gel scht FD_Documents FD_Revisions FD_Ilmages Userdocs DocLog Zudem werden die Gr enangaben der Aktensch nke neu berechnet und die Daten aus den Speicherorten gel scht Die Sync Tabelle wird ebenfalls gel scht wobei dies nur f r die Verwendung der Replikation von Bedeutung ist c Daten die in Container
293. r gt lt td alignSieft valign top gt lt strang gt Dokumententyp lt strong gt lt td gt lt td align left vz lt tr gt lt td align Sleft valign top gt lt strang gt Prozess lt strong gt lt td gt lt td alignSleft valign top lt tr gt lt td align Sjeft valign top gt lt strang gt Schntt lt strong gt lt td gt td alignSIeft valign top lt tr gt lt td align Sieft valign top gt lt strang gt Aktion S strong gt lt td gt td aligneft valign top gt ir gt td alignSjett valign top gt lt strang gt Indesdeld lt strong gt lt td gt lt td align eft valign tc lt table gt lt p gt Klicken Sie unten um das Dokument anzuzeigen lt p gt lt p gt lt a href lt FOWinC Link User gt gt zeige Dokument im installierten Client 2 3 gt lt p gt Im Anhang zum WinClient Start Die folgenden Platzhalter konnen benutzt werden lt CabinetName gt lt DocTypehame Processhame gt lt Stephlame gt lt Process chon lt FOWAnCLinkUser lt FO WebLinklUser lt FD WinWweblinkUser lt FD_MGEMBEDONT gt lt FD_woouoor E Mail Von In das Adressfeld kann entweder eine feste Emailadresse eingetragen werden oder es kann ein Feld ausgew hlt werden das sp ter Email Adressen beinhalten soll Mehrere Emailadressen k nnen mit Semikolon getrennt eingegeben werden Sollen mehrere Felder mit E Mail Adressen ausgelesen werden so k nnen diese ebenfalls mit Semikolon getrennt in der Form lt FD_12345678 gt
294. r speichern unter wird die Struktur exportiert und danach wird die exportierte XML Datei mit dem Befehl Neu aus Struktur wieder importiert Da die Datenbank bereits existiert kann hier kein Klon eingerichtet werden sondern es wird automatisch eine Kopie mit einer anderen ID erzeugt Hinweis Bei der Pr fung auf eine bereits vorhandene ID wird die existierende Datenbank gepr ft nicht die in der Liste angezeigten registrierten Aktenschr nke So kann auch ein nicht registrierter Aktenschrank als vorhandene ID erkannt werden wenn die Datenbank im Hintergrund existiert Synchronisiere verwendete Struktur Wurde eine Struktur exportiert und ein vorhandener Klon Kopie soll synchronisiert werden so kann dies nur vorgenommen werden wenn die Version des FileDirector Servers auf beiden Servern identisch ist Sollte ein Update vorgenommen worden sein so muss dies auf beiden Servern durchgef hrt werden incl Update der Aktenschr nke Synchronisieren eines Klons Erg nzungen und nderungen zur Datenbankstruktur k nnen nur auf dem Quellserver hinzugef gt werden und danach mit dem Klon synchronisiert werden In einem Klon d rfen keine manuellen nderungen vorgenommen werden Synchronisieren einer Kopie nderungen werden nicht bernommen nderungen an bereits vorhandenen Feldern werden nicht synchronisiert und m ssen in der Kopie manuell ge ndert werden Strukturdaten werden nicht gel scht nur hinzugef gt Die St
295. r starten und in welchen Zeitintervallen er aktiv werden soll Er kann f r beliebige Tage der Woche aktiviert werden Ausf hren auf Server Die Option Ausf hren auf Server erm glicht es den Zeitplaner auf einem anderen Server ausf hren zu lassen damit dadurch die Last verteilt wird Systemkonfiguration Seite 105 FileDirector Enterprise Manager Zeiteinstellung und Aktivierung Siehe gt Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner MailStore Einstellungen 2 Festlegen eines Mailstore Prozesses Allgemein MailStore Importverzeichnis Aktenschrank Company E Mail Feld vergleich Feldwert EMAIL An we Dokumententyp E Mail Feld Feldtrennier Index Zielfeld Links kurzen lm 1 w k EINE Rechts kurzen Yon links Hinzufugen Yon rechta i Einstellungen testen Hinweis Ab FileDirector 2 6 m ssen sie auf ihrem Dokumententyp im dem sie E Mails archivieren den Haken Als E Mail Speicher benutzen aktivieren Der MailStore Zeitplaner ordnet nun auch automatisch die Indexfelder der Inhalte erweitert E Mail Von E Mail An E Mail Betreff etc den entsprechenden Feldern der E Mails zu Das BCC Feld ist nicht im Mailstore 2007 2010 nicht verf gbar Beispiel Betreffzeile einer E Mail zur Identifikation einer E Mail Code 123456 Systemkonfiguration Seite 106 FileDirector Enterprise Manager Importverzeichnis Als Importverzeichnis wird
296. ragen werden Wenn der Kunde die Daten bearbeitet soll aber keine Verbindung mehr zum Dienstleister aufgebaut werden sondern die Daten sollen komplett auf den Kundenserver bertragen werden als w ren sie dort gescannt worden F r dieses Szenario ben tigt der Dienstleister die Replikationslizenz und startet nach dem Scannen den Zeitplaner f r die Replikation auf den Kundenserver Auf dem Server des Dienstleisters muss der Kundenserver bekannt sein Wird bei der bertragung der Daten die Dokumentenzust ndigkeit auf den Kundenserver bertragen dann kann der Kunde mit den Daten autark weiter arbeiten Dokumente beim Einchecken replizieren Sollen Dokumente sofort nach dem Einchecken repliziert werden muss diese Option gesetzt sein Dabei wird der Zeitplaner ignoriert und die Dokumente werden sofort eingecheckt Ist der Remote Server offline so werden die Dokumente trotzdem in die Sync Tabelle geschrieben Diese werden dann sp ter mit dem Zeitplaner repliziert Dokumente f r Replikation einplanen Diese Option wird f r die nachtr gliche Replikation verwendet Die Menge an Dokumenten kann durch Status und Datum eingeschr nkt werden Status F r die Replikation markiert werden k nnen e Alle Dokumente e Noch nie replizierte Dokumente e Dokumente bei denen eine vorherige Replikation fehlgeschlagen ist Markieren bedeutet dass die Dokumente in die Tabelle Sync geschrieben werden und somit eine Liste mit den vorgeme
297. rbindung Rfc Trace schreiben Ist diese Option gesetzt werden die Barcode Sende Vorg nge des FileDirector Servers in trc Dateien gespeichert Die Dateien werden im virtuellen Verzeichnis des FileDirectors unter bin abgelegt inetpubi wwwrootifiledirector bin Hinweis Die Dateien werden ber eine Programmdatei dll von SAP generiert die der FileDirector zur Versendung des Barcodes verwendet Der FileDirector selbst hat keinen Einfluss auf den Inhalt dieser Protokollinhalte Systemkonfiguration Seite 114 FileDirector Enterprise Manager Verkn pfung zwischen SAP Content Repository und FileDirector Sollen aus SAP heraus Dokumente in den FileDirector abgelegt werden muss auf Seite des FileDirectors das Ziel eingerichtet werden Hier wird die Verkn pfung zwischen einem SAP Content Repository und einem FileDirector Dokumententyp eingestellt Erstellen Sie im Zweig SAP ber Neu eine Konfiguration f r die SAP Verbindung ED SAP E Allgemein Zertifikat Hier k nnen Zuordnungen zwischen SAF und FileDirector eingerichtet werden SAF content repository Ael Aktenschrank Saplest Ziel Dokumententyp SAF target Doctvpe Standard Scanprofil SAF alow change Yoreingestellter Dokumentschutz W Lesen W Anlegen W Aktualisieren M L schen Profil Passwort Passwort wiederholen Systemkonfiguration Seite 115 FileDirector Enterprise Manager SAP content repository Hier wird das
298. rd die Datei und desto besser wird die Qualit t Hinweis Zur Verwendung der OCR Texterkennung ist die Aufl sung 300x300 dpi zu empfehlen Eine h here Aufl sung wird m glicherweise nicht erkannt und eine niedrigere Aufl sung kann je nach Qualit t der Vorlage zu ungenaueren Ergebnissen f hren Drehung Eine Drehung der gescannten Seite ist in den Richtungen 0 90 180 270 m glich Seite Einige Scanner sind in der Lage Vorder und R ckseiten zu scannen Hier kann eingestellt werden ob nur die Vorderseite nur die R ckseite oder beide Seiten gescannt werden sollen Komprimierung Beim Scannen in Schwarzwei werden die Bilddaten in TIFFG4 Format abgelegt Wird in Farbe gescannt so werden die farbigen Dateien im komprimierten JPEG Format erzeugt und im Scanprofil kann die Komprimierungsrate eingestellt werden Je geringer die Komprimierung desto besser ist die Qualit t und desto gr er wird die Datei Hinweise Scanner mit einem C hinter dem Namen sind Farbscanner Color Im Scanprofil werden die Einstellungen auf dem Server hinterlegt Eine tempor re Feinjustierung ist im WinClient f r einzelne Scanvorg nge m glich Scanprofile Seite 185 FileDirector Enterprise Manager Seite Einstellung DR 2080C DR 2050C oleg Vorderseite Einstellungen Seite Filter Erweitert Seitengr e t 21297 cm Fr E EEE EEE De TE DE Automatische Seitenunterdruckurg Schwell
299. rden Dokumententypen Seite 158 FileDirector Enterprise Manager Dokumententyp Rechnungen ndern Ein Dokumententyp wird zur Kategorisierung won Dokumenten verwendet z B Rechnungen etc Einstellungen nzeigename Beschreibung Ausgangsrechnungen Speicherpocl Revisionen de aktivieren In Volted OCR einbeziehen OCR Voltexterkennung sofort ausf hren Akzeptiere nur signierte Dokumente Ist Verkn pfungsziel ID 610d6e30 Speicherpool im Dokumententyp Der Speicherpool beinhaltet die Bilddaten der Dokumente In der SQL Datenbank werden nur die Indexdaten abgelegt Als Standardverzeichnis wird hierf r w hrend der Installation das Verzeichnis flledirector data angelegt Der Benutzer fd server muss Vollzugriff auf diese Speicherpools haben Die Basiskonfiguration der Speicherpools erfolgt unter der Rubrik 3 gt Speicherpools Die dort eingerichteten Speicherorte k nnen hier zugewiesen werden Postkorb Bei der Erstellung des Dokumententyps kann dieser zur Verwendung als Postkorb eingerichtet werden Markieren Sie dies entsprechend bei Als Postkorb verwenden Diese Vorgabe verhindert das Erstellen von Revisionen in diesem Dokumententyp Diese Einstellung ist sinnvoll falls eine nderung nach dem Einchecken nicht als Revision nachgehalten werden soll beispielsweise f r Dokumente der Eingangspost Hier k nnen z B Anmerkungen gesetzt werden ohne dass diese als Revisionen gespeichert werden Im Normalfall wer
300. rden soll Dies ist in besonderem Ma e bei der Auslesung eines PDF 417 Barcodes der Fall Hier wird es am Beispiel einer Adresse verdeutlicht Es wird eine einzige Zone f r die gesamte Adresse gelesen aber es werden verschiedene Indexfelder mit dem Inhalt dieser Zone gef llt Feldtrenner F r einen Feldtrenner k nnen verschiedene Zeichen verwendet werden Diese Trennzeichen k nnen sichtbar sein wie z B Komma Pipe Punkt etc aber es k nnen auch unsichtbare Zeichen verwendet werden wie Space Leertaste CR Carriage Return Zeilenwechsel ILF Line Feed Zeilenvorschub CLRF Carriage Return Line Feed Zeilenwechsel mit Zeilenvorschub TAB Tabulator OCR Formularerkennung Seite 288 FileDirector Enterprise Manager Diese Zeichen k nnen ber eine Liste der Feldtrenner ausgew hlt werden wobei auch die Verwendung von mehreren Feldtrennern und die benutzerdefinierte Eingabe m glich ist Sollen nicht aufgef hrte Zeichen verwendet werden k nnen diese auch manuell eingetragen werden Ein Feldtrenner ist in diesem Fall ein Carriage Return mit Zeilenvorschub CRLF Jetzt werden die Indexfelder zugeordnet Durch den Feldtrenner wird der gesamte Text gesplittet und kann den Feldern zugewiesen werden Zuordnung ber Indexnummer Die jeweiligen Abschnitte die durch den Feldtrenner gesplittet wurden erhalten interne Indexnummern die den jeweiligen Feldern zugewiesen werden Diese k nnen dann nach der Zu
301. rechenden Ordner abzulegen Firma Firma A Felder Seite 142 FileDirector Enterprise Manager Firma B Firma C Siehe gt Ablagesystem Designer Siehe gt Wortauswahllisten Memo Ein Memofeld kann freien Text beinhalten der eine ann hernd unbegrenzte Anzahl von Zeichen beinhalten kann Ist die Volltextsuche konfiguriert dann wird der Inhalt von Memofeldern bei der Volltextsuche ber cksichtigt Einem Memofeld kann ein Excel Formular hinterlegt werden das im WinClient ausgef llt wird Im Memofeld werden dann nur die eingegebenen Daten verwaltet In den Erweiterten Einstellungen kann man ein Overlay zu einem Memofeld hinzuf gen Erweitert E Mail und Dateinamen Wenn der Inhalt Erweitert ausgew hlt wird kann darunter eine weitere Auswahl getroffen werden die die Archivierung von E Mails aus Outlook und Dateien aus dem Dateisystem Windows Explorer betrifft Im Outlook wird nach der Installation des Office Links Component Service ein Button zur Archivierung von Mails in den FileDirector angelegt Werden Mails ber diesen Button archiviert so k nnen automatisch die folgenden Felder einer E Mail bernommen und archiviert werden E Mail Von E Mail An E Mail Cc E Mail Bcc F r diese Felder werden 64 Zeichen reserviert Hier werden die E Mailadressen der jeweiligen Bereiche archiviert E Mail Betreff Das Betreff Feld einer E Mail kann maximal 255 Zeichen beinhalten E Mail Text Der Text einer E Ma
302. rerkennung werden alle eingerichteten Formulare ber cksichtigt Um Konfigurationsanpassungen oder Vorbereitungen machen zu k nnen k nnen Formulare aus der Formularerkennung ausgeschlossen werden damit sie bei einer Erkennung nicht ber cksichtigt werden Name Beschreibung Ziel TA Lieferscheinformular Liefe Neu Eigenschaften Sicherheit In Formularerkennung einbeziehen Yon Formularerkennung ausschlie en Aktualisieren F5 L schen Um ein Formular zu deaktivieren wird auf der rechten Seite des FileDirector Enterprise Managers das Formular markiert und ber das Kontextmen der Befehl In Formularerkennung mit einbeziehen oder Von Formularerkennung ausschlie en angeklickt Ist ein Formular in einem Scanprofil oder einem Zeitplaner direkt ber die Option Verwende immer dieses Formular zugewiesen so wird die Deaktivierung ignoriert So ist es m glich Formulare direkt zuzuweisen und diese f r die bergreifende Formularerkennung mit der Option Verwende alle Formulare zur Erkennung oder Erkenne Formulare des gew hlten Dokumententyps zu ignorieren Das f hrt zu einer verbesserten Steuerung der Formularerkennung und einem Performancegewinn Ablauf der Formulareinrichtung Formular erstellen e Pr fen Sie Ihre Lizenz ob die Einrichtung der Formularerkennung m glich ist e Erstellen Sie alle Dokumententypen mit Indexfeldern die als Zieldokumententypen fungieren sollen und in die Do
303. rieren Hilfe Verf gbare Platzhalter f r den DokumenterH aper Fuge Hyperlink in den HTML Korper ein lt a href lt FDWinCWeblink gt zeige Dokument lt a Zeige Dokument im installierten Client lt FDwinC Link zeige Dokument im Pers nlichen Ordner im installierten Cient FDWwinCLink User Zeige Dokument im Webllent FOWE w ebLink gt zeige Dokument im Fersonlichen Ordner im WwebClient lt FOWinCWeblLinkl ser Zeige Dokument im Webserver lt FO WebLink gt zeige Dokument im Pers nlichen Ordner lt FOWebLinkLlser gt Zeige Dokumentenzeite 1 im HTML K rper lt img stc lt FD IMGEMBEDOUT gt gt H nge Dokument an Seiten 1 und 3 Seiten 1 bis 3 Seiten bis Ende Uder eine Kombination der oberen Optionen Beispiel lt DOCTYPE HTML PUBLIC W3C DTD HTML 4 01 Transitional EN gt lt html gt lt head gt lt title gt ProzessManagement Benachrichtigung lt sftitle gt lt head gt lt body gt lt p gt Klicken Sie unten um das Dokument anzuzeigen lt p gt lt p gt lt a href lt FDWinCLink gt gt Zeige Dokument im installierten Client lt a gt lt p gt lt p gt lt a href lt FDWinCLinkUser gt gt Zeige Dokument im Pers nlichen Ordner im installierten Client lt a gt lt p gt lt p gt lt a href lt FDWinCWebLink gt gt Zeige Dokument im Web Client lt a gt lt p gt lt p gt lt a href lt FDWinCWebLinkUser gt gt Zeige Dokument im Pers nlichen Ordner im WebClient lt a gt lt p
304. ritte gel scht werden die f r Dokumente im vorherigen Prozess relevant waren Ersetze Benutzer im Prozess 2 Selektieren Sie im Enterprise Manager den Zweig Prozessmanagementf in einem Aktenschrank und w hlen Sie im rechten Fenster einen Prozess Nun haben Sie im Kontextmen der rechten Maustaste die Option Ersetze Benutzer im Prozess Mit dieser Option kann bei einem vorhandenen Prozess ein Benutzer gegen einen anderen Benutzer ersetzt werden ohne dass man dies in jedem Schritt von Hand ndern muss Prozess kopieren amp Ist ein Prozess bereits definiert und es soll ein hnlicher Prozess neu erstellt werden so kann er kopiert und ge ndert werden Protokollierung von Prozessen Es gibt verschiedene M glichkeiten zur Nachverfolgung von Prozessen Einstellung in der Protokollierung aktivieren damit Prozessaktivit ten protokolliert werden und im Enterprise Manager einsehbar sind Im WinClient Extras gt Prozess Status Hier werden die aktiven Prozesse angezeigt Im WinGlient Dokument markieren und ber das rechte Kontextmen der Maus die Info des Dokumentes einsehen Hier werden alle Aktionen aufgef hrt die ein bestimmtes Dokument durchlaufen hat Siehe auch gt Benutzerhandbuch Prozesslast auf mehrere Server verteilen Die Prozesslast kann auf mehrere FileDirector Server verteilt werden Prozessmanagement Seite 253 FileDirector Enterprise Manager Sind mehrere Server mit Einzelserver Lizen
305. rkennung sein OCR Formularerkennung Seite 295 FileDirector Enterprise Manager e Das Dokument wurde mit einer anderen Aufl sung gescannt als die Vorlage e Die Vorlage hat keine Zone zur Dokumenten Identifikation e Mehrere Vorlagen haben hnliche Dokumenten Identifikationen so dass kein eindeutiges Formular erkannt werden kann e Der Dokumententyp f r nicht erkannte Dokumente wurde nicht oder falsch zugeordnet e Die Aufl sung ist zu hoch e Die Aufl sung ist zu niedrig e Der Schwellwert ist zu hoch zu niedrig e Die OCR Engine ist nicht installiert e Das Bild ist gr er als 8400 x 8400 Pixel Dokumententyp w hlen Unter Formularerkennung kann das Formular ausgew hlt werden das erkannt werden soll Es wird immer das im Vorschaufester angezeigte Dokument untersucht Wird hier alle eingetragen wird das Dokument durch alle vorhandenen Formulare untersucht Um erneut eine Testerkennung durchzuf hren klicken Sie zun chst auf Stapel zur cksetzen Ergebnisse der Erkennung Wurden die Formulare aller Dokumententypen untersucht so wird unter Gew hltes Formular das Formular angegeben dass erkannt und f r die Indizierung verwendet wurde Unter Zieldokumententyp wird der Dokumententyp angegeben in das das Dokument nach der Erkennung geschoben werden w rde Es werden alle Formulare aufgef hrt die untersucht wurden und welche Erkennungsrate ein Dokument erzielt hat Konnte e
306. rkmal trotzdem erkennbar zu machen kann ein regul rer Ausdruck konfiguriert werden um das g zu ignorieren Das k nnte z B so aussehen Textelement lt RegEx gt Pa e 11 t De Hinweis Ein H kchen bei der Option Text an beliebiger Stelle der Zone finden verhindert dabei dass der Ausdruck wieder berschrieben wird wenn die Zone mit Doppelklick gelesen wird lt RegEx gt Muss am Beginn der Textelement Definition stehen um auszudr cken dass eine regular expression verwendet wird Das H kchen Text an beliebiger Stelle der Zone finden wird dabei ignoriert OCR Formularerkennung Seite 278 FileDirector Enterprise Manager Pa e Wir erwarten die Buchstaben Pa danach erlauben wir ein beliebiges Zeichen Anschlie end wird ein Doppelpunkt erwartet Alternativ 939 w rde die Zeichen g 3 und 9 zulassen I erlaubt 0 oder beliebig viele Leerzeichen 11 erlaubt eine 1 oder ein l aber eines von beiden muss da sein erlaubt einen Punkt Er darf aber auch fehlen Manchmal wurde 1 gelesen t erlaubt O oder beliebig viele Leerzeichen oder Tabs De dann wird die Zeichenfolge De erwartet Eine Oder Verkn pfung von mehreren Ausdr cken kann mit dem Trennzeichen erreicht werden Beispiel lt RegEx gt Ausdruck1 Ausdruck2 Hinweis Eine Auswahl von regul ren Ausdr cken kann der Konfiguration von regul ren Maskenfeldern entnommen w
307. rkten Dokumenten zusammengestellt wird Die Dokumente werden erst automatisch in die Sync Tabelle geschrieben wenn eine Verbindung konfiguriert und dem Aktenschrank zugewiesen wurde Sobald der Zielserver bekannt ist wird das Dokument beim einchecken automatisch in der Tabelle zur Synchronisation vorgemerkt Mein n chsten Start des Zeitplaners werden die Dokumente dann repliziert Ge ndert nach Durch die m gliche Auswahl eines Datums m ssen also nicht alle lteren Dokumente in die Sync Tabelle aufgenommen werden Markiere alle Dokumente f r die Replikation Diese Option wird f r die nachtr gliche Replikation verwendet Wurden bereits Dokumente gescannt ohne dass eine Replikationsverbindung konfiguriert war so k nnen die bestehenden Dokumente f r die Replikation markiert werden Aktenschr nke Seite 132 FileDirector Enterprise Manager Markieren bedeutet dass die Dokumente in die Tabelle Sync geschrieben werden und somit eine Liste mit den vorgemerkten Dokumenten zusammengestellt wird Die Dokumente werden erst automatisch in die Sync Tabelle geschrieben wenn eine Verbindung konfiguriert und dem Aktenschrank zugewiesen wurde Sobald der Zielserver bekannt ist wird das Dokument beim einchecken automatisch in der Tabelle zur Synchronisation vorgemerkt Mein n chsten Start des Zeitplaners werden die Dokumente dann repliziert Markiere alle nach Datum ge nderten Dokumente f r die Re
308. rname Computername Lizenz zugang Letzte Aktivit t um m Serer En Benutzer und Gruppen E Client Konfiguration Ereignisse Protokollierung a Bereit f serveril administrator Ablaufzeit Lizenzen Bei der Installation des FileDirectors wird im Config Utility eine Angabe f r Session time out in Minuten gesetzt Diese Zeitangabe gibt an nach wie vielen Minuten eine Lizenz wieder freigegeben wird wenn eine Applikation FileDirector Enterprise Manager oder FileDirector WinClient nicht genutzt wird Wird eine Applikation regul r geschlossen so wird die Lizenz sofort f r den n chsten Benutzer freigegeben Beim Beenden einer Applikation mit dem Task Manager von Windows wird die Lizenz erst wieder nach der Ablaufzeit Standardeinstellung 30 Minuten freigegeben Systemkonfiguration Seite 57 FileDirector Enterprise Manager SQL Tabelle Active User Die Liste der aktiven Benutzer wird in der Tabelle Active User in der Datenbank FDConfig gespeichert Um Verbindungen die nicht sofort freigegeben werden zu beenden k nnen die Eintr ge in dieser Tabelle gel scht werden Achtung Sie unterbrechen so zwangsweise die Verbindung eines aktuellen Benutzers Hinweis Ist eine zeitgesteuerte Benachrichtigung in den Optionen des WinClients eingestellt so wird immer wieder in diesem Zeitintervall erneut eine Verbindung aufgebaut Liegt diese Abholzeit unter dem Zeitintervall zur Freigabe der Lizenzen so wird die
309. roffen werden Der Doppelpunkt in der Betreffzeile kann als Feldtrenner definiert werden Die Nummer hinter dem Doppelpunkt soll in das Feld Sendungsnummer des Dokumententyps geschrieben werden Dementsprechend wird das Feld zugewiesen Wird ein Feld mit einem Feldtrenner gesplittet wie in unserem Beispiel so kann ein Email Feld mehrfach zu einem Index zugewiesen werden Feldtrenner Der Feldtrenner erm glicht die Aufteilung einer Zeile in Indexe die den Feldern zugewiesen werden k nnen Im Beispiel wird der Doppelpunkt als Feldtrenner eingesetzt was dazu f hrt dass der Index 2 die Zahl aus der definierten Betreffzeile enth lt Betreff Code 123456 Index 1 2 Code Feldwert Systemkonfiguration Seite 107 FileDirector Enterprise Manager l Feldtrenner 123456 Inhalt des Indexes 2 das dem Feld Sendungsnummer zugewiesen wurde Soll hinter der Nummer noch ein weiterer Text geschrieben werden dann muss ein weiterer Doppelpunkt dazwischen gesetzt werden damit es nicht mehr in das Feld 2 gelesen wird Ein Feldtrenner ist nur notwendig wenn der Inhalt eines Email Feldes z B Betreff in mehrere Indexfelder aufgeteilt werden soll Einstellungen testen Um die Einstellungen zu testen kann eine xmli Datei die bereits in das Importverzeichnis geschrieben wurde manuell geladen und ausgewertet werden Es erscheint eine Ergebnismaske mit allen Feldinhalten dem erkannten Zieldokumententyp und den zugewies
310. rrrsssreresrrrsssreresererssreressrerssrereserersseeresereesseere 205 ESC UNE ecane E E ee ee E ea rer 205 Neues Wort erste llearen E en 206 Import Schlagworte aus Datei soseeussseeresrrrrsrreresrrrsssreresrrrsssreresererssreresererssrereserersseereserrrsseere 207 Aul oau der Textdatei eat O E a 207 Feldtrenner einstellen Kopfzeilen berspringen eesessssssrrrrrrrrrrrrreeessssssrrrrrrrrrrrrreeeeesssseeens 207 Zuweisen der Wortliste zu einem Feld uss22222002200seennennnennnnnnennnnnnnnnnnnnnnsnnnnnnsnnnnnensnnnnnnsnenn 208 Manuelle Eingaben zulassen usssusssssnessnesnnnsnnssnennnnsnnnnnnnnnnnnnnsnnnnnnnnnnsnnnnnnnnnnsnnnsnesnsnsnensnnnn 208 Erlaube Mehrfachauswahl s22220000200000000nnnennnnnnesnnnnnennnnnnnnsnnnnnennnnnnnnnnnnnnnsnnnsnennsnsnensnnnn 209 EISTERNIVELKINLID TOT nee ae ee E 209 Wortauswahlliste duplizieren 2uus2222200022ssnesnnnsnesnnnnnensnnnnnennnnnnennnnnnennnnnnnnsnnnnnesnnnsnennnnsnensnnnn 210 Dynamische Wortlisten ber ODBC uuss222susssssseesnensnesnnnnnennnnnnnnnnnnnnennnnnnennnnnnnnsnnnnnnnnsnsnennnnnen 211 ODBC Verkn pfung f r Wortliste vorbereiten 220ss2222000220sneennnnnnennnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennn 211 ODBC Verkn pfung einer Wortliste zuordnen ess22220s2222ssesnennnesnnnnnnnsnnnnnennnnnnnnnnnnnnnsnnnnnennn 212 Stempel uuu u20022000020nnn00nnnunnnnunnnunnnnunnnnnnnnunnnnunnnnnnnnunnnnenn DIA Neuer Ste DE
311. rukturdaten werden beim Synchronisieren NICHT gel scht Sollten also Felder oder andere Objekte im Original gel scht werden so m ssen sie auch in der Kopie gel scht werden Werden Objekte in der Kopie gel scht so werden sie durch die Synchronisation des urspr nglichen Exports wieder erg nzt Aktenschr nke Seite 137 FileDirector Enterprise Manager Beispiel Werden z B Felder in der Kopie und im Original manuell angelegt so werden diese jeweils mit unterschiedlichen ID s angelegt Wird danach das Original erneut exportiert und die Kopie synchronisiert so existiert danach das Feld in der Kopie doppelt da die Synchronisation nicht Namen sondern ID s pr ft Eigenschaften neu registrieren Markieren Sie im FileDirector Enterprise Manager den Eintrag Aktenschr nke und klicken Sie auf Eigenschaften bzw w hlen Sie diesen Befehl aus dem Kontextmen rechte Maustaste aus Sie k nnen fr her gel schte Aktenschr nke markieren und ber Aktenschrank erneut registrieren wieder verf gbar machen Das ist nur m glich wenn die Datenbank zu dem Aktenschrank noch existiert Eigenschaften Aktenschr nke Jo Sktenschranke BA Eine Liste aller Aktenschranke inklusive geloschter Fr her geloschte Aktenschr nke konnen hier auch emeut gi registriert werden Beschreibung Yersion ID Grote Erstellt won 1 3 0 0 3E 364636 DEE suppor administrator gt X Firma GmbH Aktenschrank meiner Firma B0129EFE 0EB support elke kt
312. s Verzeichnis um und l schen Sie ihn dann Ein Speicherpool der neu angelegt wurde verwendet einen bereits bekannten Speicherort als Standardeinstellung Beinhaltet dieser Speicherort bereits Daten so kann auch der Speicherpool nicht sofort wieder gel scht werden Um einen Speicherpool l schen zu k nnen m ssen auch hier die Speicherorte leer sein Einen vorhandenen Speicherort aufteilen Sind bereits viele Dokumente in einem Speicherort abgelegt so kann es zu Schwierigkeiten bei der Datensicherung oder bei der Geschwindigkeit des Zugriffs kommen Beachten Sie dass es hier um EINEN Speicherpool Storagepool mit mehreren SpeicherORTEN Storagelocation geht Zur Aufteilung eines Speicherpools in mehrere Speicherorte gehen Sie wie folgt vor Im Normalfall befinden sich die Dateien in dem Verzeichnis filedirector data CABINETID CAB 00000001 00000002 00000001 ist hierbei die Sub Location Die Anzahl der Dokumente die sich innerhalb dieser Sub Location befinden kann in der Konfiguration der Speicherorte eingestellt werden hier 5000 Konfiguration des Speicherortes Dateisystem Anzahl von Dokumenten pro Unterwerzeichnig Aktueller U nterordner Splitten der Daten F r jeden neuen Speicherort muss nun ein neues Verzeichnis mit dem Unterverzeichnis der ID des Aktenschrankes angelegt werden z B filedirector data1 FD_CaBID siehe Screenshot Speicherpools Seite 225 FileDirector Enterprise Manager
313. s den Grad der Schutzw rdigkeit nicht mitschickt In diesem Fall soll die Default Einstellung des Content Servers verwendet werden die hier voreingestellt werden kann Passwort SAP sch tzt bertragungen an den Content Server mit einer Signatur Damit der Content Server diese Signatur berpr fen kann wird ein Zertifikat ben tigt Die Verwendung des Zertifikats kann hier mit einem Passwortschutz versehen werden Zertifikat Ein Zertifikat wird vom FileDirector ArchiveLink verwendet um die U bertragungssignatur zu pr fen Im oberen Bereich des Fensters steht das aktuelle Zertifikat das vom Archivelink verwendet wird Zur Aktualisierung kann von SAP ein neues Zertifikat gesendet werden dass zun chst im unteren Bereich angezeigt wird Zur Aktivierung des neuen Zertifikats muss es von einem Administrator akzeptiert werden damit sichergestellt wird dass es von einer autorisierten Person genehmigt wurde Systemkonfiguration Seite 116 FileDirector Enterprise Manager SAP Einstellungen f r das Content Repository Details Folgende Einstellungen sind f r die Konfiguration auf der SAP Seite von Bedeutung und m ssen von Ihrem SAP Berater eingerichtet werden Hinweis In der SapGui kann man die Einstellungsmaske im Normalfall folgenderma en erreichen SapGui gt Transaktion OACO Customizing Content Repositories gt Anlegen Content Repository Hier wird die ID angegeben die bereits im FileDirector f r das Content Reposi
314. s Deckblatt von dieser dpi Zahl ab so stimmen die Gr enverh ltnisse des Textes zur Seitengr e von Deckblatt zur Folgeseite nicht berein Die Verwendung der 2 Seite kann nur eingerichtet werden wenn mehrseitige Dokumente ber eine Seitenb ndelung erzeugt werden Codepage Zeichentabelle ausw hlen Wird eine Schriftart gew hlt so ist es empfehlenswert einen Textfont mit gleichem Zeichenabstand zu verwenden um z B Tabellen gleichf rmig darzustellen Wenn die COLD Maske mit einem Enterprise Manager erstellt wird die sich auf einem Glient Rechner befindet sollte sichergestellt werden dass der gew hlte Textfont auch auf dem Server f r den Import zur Verf gung steht Man kann verschiedene Zeichentabellen ausw hlen e OEM Multilingual Latin entspricht ASCII e ANSI Latin e Arabic ASMO 708 e Arabic ASMO 449 BCON V4 e SO 8859 6 Arabic Die verf gbaren Zeichentabellen k nnen ggf in zuk nftigen Versionen noch erweitert werden Textausrichtung Wechseln Sie wieder nachdem Sie das Overlay zugewiesen haben in die grafische Vorschau unter Vorlage Kontrollieren Sie hier ob die Ausrichtung des Textes auf Ihrem Overlay korrekt ist Ist dies nicht der Fall so k nnen Sie in den Seiteneinstellungen den Text mit X Ausrichtung Y Ausrichtung und Zeilenabstand auf das hinterlegte Blatt anpassen COLD Importmasken Seite 266 FileDirector Enterprise Manager OCR Formularerkennung FileDir
315. s alternativer Speicherpool angegeben so muss die CD mit der entsprechend angeforderten Media ID eingelegt werden Wird die Media ID Datei nicht gefunden so erscheint eine Meldung dass der entsprechende Datentr ger eingelegt werden soll Fristensteuerung Seite 302 FileDirector Enterprise Manager Daher ist es wichtig dass die CD s mit der richtigen ID beschriftet werden Hinweis Der Name der mid Datei wird bei Verwendung einer Oracle Datenbank ohne Tausendstel Sekunden erzeugt Fiskalisches Jahr anwenden Wird ein fiskalisches Jahr eingerichtet so wird beim Ablauf einer eingestellten Frist darauf geachtet dass die End Aktion erst am eingestellten Monatsende ausgef hrt wird Sollte es sich bei dieser Frist um Tage handeln kann die End Aktion unter Umst nden erst nach einem Jahr ausgef hrt werden Fristensteuerung Seite 303
316. scannen oder ndern wird durch das Verweigern dieser Option nicht verboten L schen Ist das L schen verweigert so darf der Benutzer keinen eingecheckten Datensatz vom Server l schen Lokale Dokumente und Dokumente auf der pers nlichen Liste d rfen gel scht werden Hinweis Serverseitiges L schen bedeutet kein L schen aus der Datenbank sondern in der Tabelle FD_Documents wird das Dokument als gel scht markiert Es wird somit nicht mehr in der Suchliste ber cksichtigt Ver ndern Ist diese Option verweigert so wird ein grunds tzliches Auschecken archivierter Dokumente verhindert Das Ver ndern neuer Dokumente auf der lokalen Liste und das anschlie ende Einchecken ist aber erlaubt Anzeigen Ist f r einen Aktenschrank die Anzeige grunds tzlich verweigert so kann der Benutzer den Aktenschrank beim ffnen nicht ausw hlen Herunterladen Ist das Recht Herunterladen verweigert so kann zwar in den Indexdaten gesucht werden aber die Seiten zu den Dokumenten werden nicht angezeigt weil sie nicht in den lokalen Cache heruntergeladen werden nderungen der Indexdaten sind nicht m glich Hinweis Bei dieser Option sind die Verwaltung des lokalen Cache und die Anmeldung wichtig Wird hier die Standardauthentifizierung verwendet kann es Zu Sicherheitseinbu en f hren wenn Benutzer mit verschiedenen Rechten an einem Arbeitsplatz arbeiten Siehe gt Automatisches Login verwendet aktuelles Windows Konto
317. schrank z B das Recht L schen verboten so kann es f r die gleiche Gruppe f r einen bestimmten Dokumententyp direkt gesetzt und erlaubt werden Diese Gruppe darf dann nur in diesem speziellen Dokumententyp Dokumente l schen In den anderen Dokumententypen darf von dieser Gruppe nicht gel scht werden da dort die gerbten Rechte des Aktenschrankes gelten 3 Verweigerte Rechte gehen vor erlaubten Rechten Ist z B ein Benutzer in zwei verschiedenen Gruppen und f r die eine Gruppe wird ein bestimmtes Recht erlaubt f r die andere aber verweigert so gilt das verweigerte Recht Aktenschr nke Seite 124 FileDirector Enterprise Manager 4 Rechtevergabe auf Aktenschrankebene ohne Zulassen Verweigern Wenn einem Benutzer auf Aktenschrankebene keine Rechte erteilt wurden dann k nnen keine Rechte vererbt werden und die Funktion wird zun chst nicht erlaubt Dadurch kann man erreichen dass die Rechte erst auf Dokumententypebene vergeben werden Beispiel Gruppe Verwaltung beinhaltet die Benutzer Peter und Paul Die Gruppe Verwaltung ist in Gruppe fd scan Verwaltung ist den Aktenschrankrechten zugeteilt aber es wurden hier keine H kchen gesetzt hat also auf Aktenschrankebene keine Rechte Da hier nun keine Rechte vererbt werden k nnen hat die Gruppe auf Dokumententypebene keine Rechte Hier k nnen jetzt der Gruppe die Dokumententypen freigegeben werden die sie sehen und bearbeiten sollen Hinzuf
318. sfeld werden dann entsprechend die anderen Felder zugeordnet Werden mehrere Felder als Verkn pfungsfelder verwendet so m ssen alle Felder zutreffen damit die Daten aus der Indexdatei hinzu gelesen werden Hinweis Mehrere Verkn pfungsfelder k nnen nur bei der Verwendung einer Indexdatei eingerichtet werden nicht bei der Verwendung einer ODBC Quelle Beim Import werden in diesem Beispiel beim Auffinden der bereits indizierten Kundennummer der Nachname und der Vorname hinzu gelesen 3 Index und Datei Import ndern Allgemein Indes und Datei Import Importverzeichni nt and Settings Administrator Desktop amp dminfImportverzeichnis Ind Feldtrenner gt Links abschneiden chars I Rechts abschneiden Feldbegrenzer chars Anzahl von Feldern A Bedingung Suellinde x Zielfeld Abbruch Beispiel einer Indexdatei mit Steuerzeichen Einge Programme erzeugen als Ausgabeformat eine Textdatei mit Steuerzeichen So eine Datei k nnte z B so aussehen Systemkonfiguration Seite 89 FileDirector Enterprise Manager 201 Smith Walter 202 Kern Richard 203 Tiger Tina Um auch ein solches Format einlesen zu k nnen m ssen die Steuerzeichen am Anfang und am Ende eines Indexeintrages ignoriert werden Das kann man erreichen indem man einzelne Zeichen ber rechts abschneiden und links abschneiden konfiguriert Index Import via ODBC Um einen Index Im
319. ske den Zeitplaner ein der die COLD Daten importiert Siehe gt COLD Import Zeitplaner Verschiedene COLD Spoolformate Es gibt verschiedene Spooldateien die verwendet werden k nnen Voraussetzung ist die M glichkeit durch Seitentrennzeichen oder feste Zeilenanzahl die einzelnen Seiten zu separieren Es gibt verschiedene Formate die bereits vordefinierte Trennzeichen beinhalten Ein solches Format kann z B von einer AS400 automatisch erzeugt werden Die Formate COM1 und COM2 k nnen im COLD durch eine automatische Erkennung eingerichtet werden wobei die Standardtrennzeichen und Filter dann automatisch vordefiniert werden Bei COLD werden die Indexdaten direkt aus der Textdatei ausgelesen Es findet keine OCR Lesung statt Im Tab Seiteneinstellungen kann die automatische Erkennung der Vorlage durchgef hrt werden Seite Automatische Erkennung des Dateityp Dateityp Loml Date Zeilen pro Seite 0 berspringe koptzeilen Wenn eine solche Datei erkannt wird so werden automatisch die f r dieses Format typischen Filter gesetzt Es m ssen jetzt nur noch die Zuordnung der Indexfelder und ggf die Overlays und die Textausrichtung definiert werden Wird in einer Spooldatei kein Seitentrenner gefunden so kann es sein dass eine Seitentrennung auch ber eine Zeilenanzahl definiert werden kann Hierf r muss die Spooldatei aber so aufgebaut sein dass jede Seite die gleiche Anzahl von Zeilen
320. st Im WinClient k nnen diese Prozesse dann aus einer Prozessliste ausgew hlt werden und ggf eine definierte Aktion durchgef hrt werden Die gesendeten Dokumente erscheinen auf der pers nlichen Trefferliste des jeweiligen Benutzers gt Siehe Benutzerhandbuch Bei der Definition von Prozessen sollte unbedingt auf den logischen Ablauf Wert gelegt werden da die M glichkeiten der Konfiguration sehr vielseitig sind Prozessmanagement Seite 228 FileDirector Enterprise Manager Globale Eigenschaften f r Prozesse Selektieren Sie im Enterprise Manager den Zweig Prozessmanagemenf in einem Aktenschrank und ffnen Sie mit der Schaltfl che Eigenschaften die globalen Eigenschaften f rs Prozessmanagement Die Eigenschaften beinhalten drei Reiter in denen jeweils verschiedene globale Einstellungen vorgenommen werden k nnen B rozeiten Hier hinterlegt man Arbeitszeiten damit Time Out Aktionen nicht au erhalb der Arbeitszeiten ausgef hrt werden 03 00 08 00 08 00 08 00 08 00 Sollten die Arbeitszeiten an jedem Tag gleich sein w hlt man eine vorgegebene Tagesspanne aus Beim klick auf Hinzuf gen werden die Tage automatisch eingetragen Bei t glich wechselnden Arbeitszeiten empfiehlt es sich die Tage einzeln hinzuzuf gen Mit Entfernen l scht man den markierten Arbeitstag aus der Liste Prozessmanagement Seite 229 FileDirector Enterprise Manager Prozessbenachrichtigungsmail Mit diesem R
321. ste auf die Tabelle FD_Images und w hlen Sie unter Volltextindextabelle den Eintrag Volltextindizierung f r eine Tabelle definieren a SQL Server Enterprise Manager Datei Aktion Ansicht Tools Fenster DE a x EEIE l Fo amp A8DE215 Tables 51 Items kJ FD_FOSFSESE I Create Dat J PE ABEE E AccountDocFilter dbo User 01 02 200 a E Cabinet dbo User 01 02 200 AS Views E Cabrights dba User 01 02 200 ColdTemplates dbo User 01 02 200 E bocLog dbo User 01 02 200 Doc winers dbo User 01 02 2008 DocRights dba User 01 02 200 Defaults E DocTypeFields dbo User 010z 200 User Defined Data Types DocTypeRights dba User 01 02 200 E User Defined Functions m DocTypes dbo User 01 02 200 Full Text Catalogs FD_Dacuments dbo User 01 02 200 ij FD_76627032 E dba User 01 02 2008 FD_B46DBD78 E Design Table dbo User 01 02 200 3 FD_B6FD4787 E open Table R dbo User 01 02 200 FD_BASIFFEC dha Llsgr nnz znnE E 3 FDSCAD6DS1 Full Text Index Table Define Full Text Indexing on a Table H H FD_SESEADUB IOo Edit Full Text Indexing H g FO_SE409AEE E E Ale Task d Remove Full Text I jie ing From a Table 13 Po a72F40 Ausschneiden l m f FD_ITESADAB Start Full Population 9 FD_9B43DE08 gt SOBleren Start Incremental Populatior FD_AGB61548 a Eee Stop Population j FD_EOABSCFE gE _4mbenennen ali en eraraecs Elgenseheiten enge ground H
322. steller LCN SUFF RTLett Dlssupport DC spielberg DC de Betreff E support spielberg de CN FileDirector Ol Supportserver 5pielberg L Daumenabdruck D2EES 1304C 87144 S03C7 F138 C2DB3 BArD4 24136 Gult g von 06 03 2006 10 00 46 Giltig bis 06 03 2007 10 10 46 Zertifikat anzeigen Fasswort f r den privaten Schlussel Passwort wiederholen Neues Zertifikat lader Abbruch Die Einstellung des Serverzertifikates erfolgt in den Eigenschaften des Zweiges Server gt Aktiv auf der linken Seite des Enterprise Manager Fensters Das Serverzertifikat wird ben tigt wenn Dokumente ber einen Zeitplaner signiert und automatisch in einen Dokumententyp eingecheckt werden sollen Die Einstellung Systemkonfiguration Seite 20 FileDirector Enterprise Manager dass nur signierte Dokumente akzeptiert werden wird in den Eigenschaften des Dokumententyps konfiguriert Um ein Zertifikat laden zu k nnen muss es als pfx Datei vorliegen Zertifikat erstellen Ein Zertifikat ist ber eine vertrauensw rdige Zertifizierungsstelle Trust Center zu erhalten Ist ein Zertifikat installiert so kann es ber den Internet Explorer exportiert werden Zertifikat als pfx Datei exportieren ber den Internet Explorer kann ein installiertes Zertifikat als pfx Datei exportiert werden ber Extras gt Internetoptionen gt Inhalte gt Zertifikate im Internet Explorer wird die Liste der installierten Zertifikate angezeigt W hlen Sie Ex
323. t Wird der Zeitplaner aktiviert so startet die Sicherung in die konfigurierten Container zu den angegebenen Intervallen Systemkonfiguration Seite 78 FileDirector Enterprise Manager Konfigurieren Sie im Bereich Zeitintervall zu welchem Datum und zu welcher Zeit der Zeitplaner starten und in welchen Zeitintervallen er aktiv werden soll Der Zeitplaner kann f r beliebige Tage der Woche aktiviert werden Ausf hren auf Server Die Option Ausf hren auf Server erm glicht es den Zeitplaner auf einem anderen Server ausf hren zu lassen damit dadurch die Last verteilt wird Zeiteinstellung und Aktivierung Siehe gt Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner 3 Container Speicher Update Allgemein Einstellungen u der unten angegebenen Zeit wird ein Update eine Lontainer Speichers durchgefuhrt Beschreibung Container Ausfuhren auf Server serwerll Aktiviert Leerlauf Zuletzt gestartet am Mittwoch 5 Status November 2008 17 35 01 Start D atume Ww iederhole am Endzeit Interwall Einstellungen Im Reiter Einstellungen kann man den Zeitplaner den Aktenschrank einstellen und entsprechende Bedingungen definieren Somit kann man einstellen dass innerhalb eines Aktenschrankes nur Dokumente in Container verschoben werden die entsprechende Bedingungen Dokumententyp Wert eines Indexfeldes erf llen Systemkonfiguration Seite 79 FileDirector Enterprise Manager
324. t seine Priorit t unter den Speicherorten und die Anzahl der pro Unterordner abzuspeichernden Dokumente einstellen kann Speicherorte Allgemeines zu Dateisystem und Container Im Dateisystem werden zun chst die Daten des FileDirectors als Bilddaten und XML Dateien gespeichert Diese Ordnerstrukturen bestehen aus vielen Dateien die bei einer Datensicherung erheblichen Speicherplatz ben tigen Wird ein Container angelegt so k nnen die Daten aus dem Dateisystem in regelm igen Abst nden die ber einen Zeitplaner gesteuert werden komprimiert und verschl sselt gespeichert werden Der FileDirector kann die Daten aus diesen Containern direkt wieder auslesen und bei der Recherche zur Verf gung stellen Vorteile der Containerverwendung e Die letzten aktuell geschriebenen Daten k nnen gesichert werden Fr here Daten m ssen nicht jedes Mal erneut gesichert werden inkrementelle Datensicherung e Der Speicherplatz wird durch die Kompression der Daten erheblich effizienter genutzt e Die Clustereinheiten werden durch die gr eren Datenpakete erheblich besser ausgenutzt und somit weniger Speicherplatz belegt e Durch die Blowfish Verschl sselung kann kein Benutzer Zugriff auf die Daten erhalten der evtl versehentlich Rechte auf das Datenverzeichnis des FileDirectors hat Auch der Administrator kann die Daten nicht manipulieren e Das Backup der Daten geht wesentlich schneller e Die Paketgr e der gesicherten Da
325. t f r kleinere Unternehmen gedacht die nicht alle Optionen ben tigen Die nicht verf gbaren Optionen sind mit einem Sternchen gekennzeichnet Um eine Option freizuschalten die nicht in der SBE Version zur Verf gung steht muss ein Update auf die Enterprise Edition erfolgen Servertyp Der Servertyp zeigt die Lizenz f r die Installationsart an Folgende Lizenz und Konfigurationsarten sind m glich Stand alone Webgarden oder eine WebFarm N here Informationen dazu finden Sie im Installationshandbuch Standortreplikation Damit ein Abgleich der Daten ber den Replikations Zeitplaner erfolgen kann muss eine Lizenz f r die Replikation freigeschaltet werden Die Konfiguration wird im Enterprise Manager unter Systemkonfiguration gt Server 5 gt Replikation vorgenommen Prozessmanagement Um das Prozessmanagement verwenden zu k nnen muss es lizenziert sein damit die Weiterleitung der Dokumente funktioniert Werden mehrere Server verwendet kann die Last des Prozessmanagements auf einen anderen Server verteilt werden MailStore ber das Modul MailStore k nnen E Mails automatisch archiviert werden die ber einen SMTP Server ein und ausgehen F r dieses Modul muss eine Lizenz freigeschaltet sein damit der Zeitplaner ausgef hrt wird SAP Archive Link Um die SAP Archive Link Schnittstelle verwenden zu k nnen wird im FileDirector eine Lizenz ben tigt ODBC ber die Funktion ODBC kann ein Zugriff auf ei
326. te aus dem Aktenschrank werden auf die Dokumententypen vererbt und k nnen dort ggf noch eingeschr nkt werden Hinweis Importierte Benutzerkonten befinden sich in der Tabelle Accounts der zum Aktenschrank geh rigen Datenbank Konten die auf Aktenschrankebene vergeben wurden befinden sich in der Tabelle CabRights und auf Dokumententypebene in DoctypeRights Rechte k nnen in der Datenbank nicht kopiert werden Werden alle Datens tze aus dieser Tabelle gel scht so wird automatisch der aktuelle Benutzer der in der Gruppe fd admins ist hinzugef gt So kann man bei Problemen eine Zugriffsbasis herstellen Allerdings sollte man auch daf r sorgen dass auf die Datenbank nur berechtigte Administratoren zugreifen K nnen FileDirector Gruppen und ihre Basisrechte Die folgenden Gruppen m ssen verwaltet werden um es Benutzern zu erm glichen mit dem FileDirector zu arbeiten Ein Benutzer sollte sich immer nur in einer dieser Gruppen befinden Ist ein Benutzer in mehreren Gruppen so sind die eingeschr nktesten Rechte ausschlaggebend Hinweis Wurden die Gruppen individuell benannt so kann man die Gruppenzuordnung im Config Utility unter Benutzer und Gruppen einsehen fd admins Konten dieser Gruppe haben vollen administrativen Zugang zu FileDirector Sie k nnen den Bereich der Systemadministration im Enterprise Manager die Benutzerverwaltung und die Zeitplaner auf dem Server einstellen Mitglieder dieser Gruppe
327. te k nnen in FileDirector mit Anmerkungen versehen werden Ein spezieller Typ davon ist der Stempel Stempel k nnen individuell angepasst werden und es k nnen eigenen Vorlagen f r Stempel erstellt werden indem man eine eigene TIFF Datei als Vorlage hinterlegt Neuer Stempel Durch Klicken auf den Button Neu im Men Stempel erscheint ein Dialogfenster zum Erzeugen eines neuen Stempels Stempel konfigurieren Im Reiter Stempel werden ein Name und ein den Stempel beschreibender Text eingegeben Stempel Seite 214 FileDirector Enterprise Manager Neuen Stempel erstellen Stempel Die folgenden Wildcards konnen im Textfeld verwendet werden USERF ZUSERL USERS DATEL DATES FTIMEL FTIMES STATION Hame Beschreibung mi Microsoft Sar s Serif Abbruch ffne Bilddatei Vorlagen laden ber den Button ffne Bilddatei k nnen Sie Vorlagen f r Stempel laden Der hier gezeigte Stempel ist die Standard Vorlage Sie k nnen sich aber auch beliebige Stempelvorlagen selbst erstellen indem Sie eine eigene TIFF Datei verwenden bzw eine Stempelvorlage einscannen Hinweis Werden Farbfl chen in einer Vorlage verwendet werden sie auf dem Stempel transparent farbig angezeigt Anzeige und Zoom Mit den Buttons Originalgr e z ZOOM jis und Zoom l l sst sich die Darstellung geeignet anpassen Stempel Seite 215 FileDirector Enterprise Manager Textzonen erstellen Mit diesem Button wer
328. tellen ob 50 der Eintr ge beim Erreichen einer bestimmten Menge entfernt werden oder ob die Eintr ge ab einem festgelegten Alter entfernt werden sollen Unter Archiviere Protokolldaten k nnen Sie ausw hlen ob Logdaten des Aktivit tenreports abgespeichert werden sollen Stellen Sie durch Klick auf den Button Verzeichnis w hlen den gew nschten Speicherort ein Alle Eintr ge des Aktivit tenreports die sonst entfernt w rden werden nun gespeichert wenn diese Funktion aktiviert ist Achten Sie bei dieser Option darauf dass der Speicherort des Protokolls gen gend Speicherplatz aufweist bzw von Zeit zu Zeit auch wieder von alten Protokolldateien befreit wird In diesem Fenster stellen Sie au erdem ein welcher Typ von Ereignis protokolliert werden soll W hlen Sie entsprechend Informationen Warnungen oder Fehler aus Bei Klick auf Protokoll jetzt l schen werden sofort alle Eintr ge gel scht Wenn Sie Archiviere Protokolldaten aktiviert haben wird das Protokoll nicht gel scht sondern analog zu oben in das angegebene Verzeichnis gespeichert Systemkonfiguration Seite 52 FileDirector Enterprise Manager Hinweis Das Protokoll sollte regelm ig gel scht werden da alle Eintr ge in der Datenbank gespeichert werden und dadurch die Datenbank entsprechend vergr ert wird Sollte der Export zu einem Timeout f hren so lesen Sie bitte den Abschnitt Optimierung der SQL Server Performance im Installationshandbuch Die
329. teme entweder aus dem Dateisystem oder von der Datenbank laden Ablagesystem Desiener Datei laden D ateiname Einstellungen laden Hame Sichern Hier kann man das erstellte Ablagesystem abspeichern Es kann in eine CSV oder XML Datei gespeichert werden oder die Struktur wird innerhalb der Datenbank abgelegt Mit der Option Datei speichern wird die Struktur als CSV oder XML Datei abgelegt Mit der Option Einstellungen speichern wird die Struktur in der Datenbank abgelegt und durch den Namen wieder geladen werden Ablagesystem Designer Seite 173 FileDirector Enterprise Manager i Ablagesystem Desiener Sichern Dateiname Einstellungen speichern Hame Speichern unter Der Ablauf erfolgt wie unter Sichern beschrieben Hinweis Diese Funktion unterscheidet sich von der Funktion Speichern da hier die internen ID s der Wortauswahllisten ge ndert werden Alles erweitern Hier kann man mit einem einzelnen Klick die Struktur des Ablagesystems vollst ndig ausklappen Alles reduzieren Hier kann man mit einem einzelnen Klick die Struktur des Ablagesystems vollst ndig zuklappen Ablagesystem erstellen Im unteren Teil des Fensters werden nun die Namen f r die verschiedenen Unterteilungen im Ablagesystem vergeben Dies geschieht durch einfaches Eintragen Nachdem man einen Eintrag mit Enter best tigt hat wird in derselben Kategorie ein neuer leerer Eintrag angelegt So
330. ten Bilder damit z B eine Zonenlesung pr zisere Werte liefern kann wenn das Bild schief eingescannt wurde Analysiert wird dazu der schwarze Rand der bei einer Schieflage entsteht Speichern als PDF A Die Scannerftreiber inkl dem Directory Scanner k nnen seit der Version 1 5 1 nicht nur als TIF und JPEG sondern auch als PDF A1b speichern Der Viewer kann diese PDF Dokumente direkt laden und ohne Stellent Viewer anzeigen PDF Dokumente die nicht ber die Scannertreiber vom FileDirector und PDF A Checkbox gespeichert wurden werden weiterhin ber den Stellent Viewer angezeigt Filter Werden Dokumente gescannt die auf farbigem Papier gedruckt wurden so kann beim Scannen ein schwarzes Blatt oder ein Grauschleier auf der Seite entstehen Um dies zu vermeiden kann die Hintergrundfarbe herausgefiltert werden Wenn Sie eine Farbe beim Scannen herausfiltern wollen w hlen Sie sie als Blindfarbe im Reiter Filter aus Info Im Reiter Info werden die Eigenschaften des durch den Treiber erkannten Scanners angezeigt Bei einem SCSI Scanner ist dies der Scannername die Versionsnummer die SCSI Anschlussadresse sowie der verwendete SCSI Host Adapter Durch Einlegen eines Blatts in den Scanner und Klick auf Testscan k nnen Sie die aktuell eingestellten Parameter pr fen Die gescannte Seite wird in der linken H lfte des Scannerkonfigurationsfensters angezeigt Benutzen Sie die Zoombuttons um die Anzeige entsprechend zu konfigurieren
331. ten im Container ist einstellbar wodurch die Datensicherung auf verschiedenen Medien erleichtert wird Hinweis Um mit Containern arbeiten zu k nnen wird eine Lizenz ben tigt Ist diese Lizenz nicht vorhanden k nnen Container zwar konfiguriert werden aber der Zeitplaner wird nicht gestartet Einstellung eines Speicherortes Als Default Einstellung werden die Bilddaten im Verzeichnis Ifiledirector data abgelegt Das Verzeichnis das als Speicherpool eingerichtet wird muss f r den Speicherpools Seite 219 FileDirector Enterprise Manager Benutzer fd server freigegeben sein da der FileDirector die Daten sonst nicht lesen oder ablegen kann Sobald im WinClient eine Seite eines Dokumentes angezeigt werden soll findet der Zugriff auf den Speicherpool statt um die Bilddaten herunterzuladen Hinweis Die Push Down Suche ist eine Einstellung f r die Verwendung von Jukeboxen Hier befinden sich die Daten immer erst in einem Unterverzeichnis Konfiguration des Speicherortes Allgemein Details Speicherorte werden zum Speicher und Wieder auffinden verwendet Speicherort E AFileD irector _Container Beschreibung Prioritat Speicherort kann nur gelesen werden Fush Ocwun Suche Jukebox Hinweis Wird bei der Pfadeinstellung ein UNC Pfad auf dem Netzwerk angegeben so kann man die Einstellung von einem Enterprise Manager vornehmen der auf einem beliebigen Rechner im Netz installiert ist Wird aber ein lokaler Pfad
332. tenschrankes nach lokal angeschlossenen Scannern gesucht Diese werden den Benutzern als lokale Scanprofile angeboten Die Einstellung der Scanprofile erfolgt ber die Scannereinstellung im WinClient Lokale Scanprofile k nnen nicht Benutzer oder Arbeitsplatz bergreifend genutzt werden Bitte richten Sie daf r ein serverseitiges Scanprofil ein Neues Scanprofil ber den Button Neu im Men Scanprofile erscheint ein Dialogfenster zum Erzeugen eines neuen Scanprofils Scanprofil duplizieren amp amp Bestehende Scanprofile eines Aktenschranks k nnen dupliziert werden Markieren Sie den zu kopierenden Eintrag und klicken Sie auf den Button Duplizieren in der oberen Men leiste Es erscheint ein Eintrag eines neuen Scanprofils gleichen Namens mit vorangestelltem Kopie von Dieses Scanprofil hat die gleichen Eigenschaften wie sein Original Passen Sie dieses Scanprofil unter Eigenschaften im Kontextmen an die neuen Anforderungen an Scanprofile Seite 181 FileDirector Enterprise Manager Allgemein Im Reiter Allgemein werden ein Name und ein das Scanprofil beschreibender Text eingegeben Allgemein Um eine kans stente Scangualit t zu gew hrleisten wird ein G Scanprofil mit vordefinierten Scannereinstellungen eingerichtet Erlaube manuelle nderungen F Verwende OCA und Formularerkennung Erlaube manuelles Abschalten verwende alle Formulare zur Erkennung Erkenne Formulare des gew hlten Dokumententyps Kei
333. terlegt Tabellenname Hier k nnen Namen f r die zur ckgegebenen Tabellen vergeben werden Werden mehrere Namen vergeben und dies durch Semikolon getrennt so bezieht sich der erste angegebene Name auf die erste Tabelle und die folgenden auf die weiteren Tabellen entsprechend der Anzahl der eingegebenen Namen und der Anzahl der Tabellen Parameter Hier k nnen Parameter f r das oben eingetragene Skript hinterlegt werden Die Parameter werden mit angegeben Hinweis Bei der Verwendung der Test Option werden die Parameter Einstellungen nicht ber cksichtigt und die entsprechenden Werte des Parameters m ssen manuell in das Skript eingef gt werden damit ein korrekter Skriptbefehl an den SQL gesendet werden kann Test Mit der Schaltfl che Test kann man das Ergebnis des zuvor oben eingetragenen Skriptes berpr fen und ggf anpassen Hinweis Die Sicherheitseinstellungen der Skripte ist wichtig da die Skripte vom Benutzer fd server auf dem SQL ausgef hrt werden welcher standardm ig administrative Rechte f r die Datenbank besitzt Zeitplaner Der FileDirector bietet konfigurierbare Zeitplaner f r z B OCR Volltextlesung Fristensteuerung f r Dokumente COLD Import Datei Import und Index Import bersicht Durch Klick auf den Zweig Zeitplaner im linken Teil des Enterprise Managers wird im rechten Teil des Fensters eine Liste aller aktuell in FileDirector eingerichteten Zeitplaner angezeigt F r jeden Zeit
334. tet werden Zeiteinstellung und Aktivierung Siehe gt Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner XML Import Zeitplaner 133 Festlegen eines XML Import Prozesses Allgemein lt hiL Import zu der unten angegebenen Zeit wir ein ML Import ausgef hrt Beschreibung ML Import Zeitplarer Aktivere Zeitplaner F Status Zeitintervall Start Datum Zeit ederhole am _ Endzeit Intervall Abbruch Mit diesem Zeitplaner k nnen XML Dateien importiert werden deren Tags als Indexdaten eingelesen werden sollen Im Dialogfenster wird ein beschreibender Text eingegeben der sp ter in der Liste der Zeitplaner erscheint Wird der Zeitplaner aktiviert so startet der XML Import zu den angegebenen Intervallen Konfigurieren Sie im Bereich Zeitintervall zu welchem Datum und zu welcher Zeit der Zeitplaner starten und in welchen Zeitintervallen er aktiv werden soll Der Zeitplaner kann f r beliebige Tage der Woche aktiviert werden Ausf hren auf Server Die Option Ausf hren auf Server erm glicht es den Zeitplaner auf einem anderen Server ausf hren zu lassen damit dadurch die Last verteilt wird Systemkonfiguration Seite 95 FileDirector Enterprise Manager Zeiteinstellung und Aktivierung Siehe gt Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner XML Import Einstellungen Gii XML Import Prozess ndern Allgemein ML Import Aktenschrank EWW Company 51FO6ADA w Dokumententyp Importwerzei
335. tiert werden sollen Dateiname Hier wird der Dateiname f r die CSV Datei angegeben Fertigstellungs Best tigungsdatei erstellen Je Dokument Wird diese Option gew hlt wird die entsprechende Datei f r jedes Dokument angelegt Prozessmanagement Seite 243 FileDirector Enterprise Manager Hinweis Der Dateiname richtet sich nach dem Dateinamen der ersten Seite wie sie im Speicherort des FileDirectors abgelegt wurde Je Seite Wird diese Option gew hlt wird die entsprechende Datei f r jede Seite angelegt Hinweis Der Dateiname richtet sich nach dem Dateinamen der Seite wie sie im Speicherort des FileDirectors abgelegt wurde Erweiterung Hier muss die Dateierweiterung definiert werden Hinzuf gen Wird diese Option gew hlt so wird die eingestellte Erweiterung an den Dateinamen angehangen Ersetzen Wird diese Option gew hlt so berschreibt die eingestellte Erweiterung die originale Erweiterung ODBC Indeximport Die Funktion ODBC Indeximport steht ab dem Enterprise Manager 2 0 1 4 zur Verf gung Um den Indeximport zu konfigurieren muss nur das entsprechende Feld welches den Ausl ser der ODBC Abfrage darstellt eingestellt werden Setze Feld auf Wert Bei der Konfiguration von Aktionen kann man ein Feld auf einen festen Wert setzen lassen wenn dieser Schritt durchlaufen wird Setze Feld auf Wert Setze Feld f r dieses Dokument O Setze Feld f r ein referenziertes Dokument Dokumententyp Rech
336. tion Ablauf Mit dem Enterprise Manager wird zun chst ein Aktenschrank konfiguriert der sp ter vom WinClient verwendet werden kann Ablauf der Einrichtung e Aktenschrank erstellen e Indexfelder erstellen und konfigurieren e Dokumententypen erstellen und Indexfelder zuordnen e Scanprofil erstellen mit dem Dokumente vom WinClient in die Dokumententypen des Aktenschrankes gescannt werden Nach dieser ersten Minimalkonfiguration k nnen nun Dokumente mit dem WinClient manuell gescannt und archiviert werden Sp ter k nnen noch Automatismen wie Zeitplaner automatische Indizierung durch OCR Texterkennung Volltexterkennung Prozessmanagement und verschiedene Sicherheitsmechanismen eingerichtet werden Das Konzept des FileDirectors Seite 15 FileDirector Enterprise Manager Enterprise Manager allgemein Mit dem FileDirector Enterprise Manager werden alle Konfigurationsaufgaben nach der Installation ausgef hrt Insbesondere die Einrichtung der Aktenschr nke Dokumententypen mit den zugeh rigen Indexfeldern f r die Erfordernisse Ihres Unternehmens Diese Applikation kann auf einer Workstation oder dem Server installiert werden Um alle Funktionen des Enterprise Managers verwenden zu k nnen muss der Benutzer Mitglied der Gruppe fd admins sein Es kann Mitgliedern der Gruppe fd scan oder fd scan named erlaubt werden Aktenschr nke zu verwalten wobei der Bereich Systemkonfiguration den fd admins vorbehalten bleibt Nach d
337. top erzeugt Das Konzept des FileDirectors Seite 14 FileDirector Enterprise Manager Das Config Utility das zur Konfiguration des FileDirector Servers vom Systemadministrator verwendet wird Hierzu finden Sie eine Beschreibung im Installationshandbuch Hinweis Uber das Config Utility wird der Name des FileDirector Server Kontos erzeugt In der Standardinstallation hei t dieses Konto fd server Wurde der Name im Config Utility benutzerspezifisch ge ndert so beziehen sich alle in diesem Handbuch beschriebenen Erl uterungen zum fd server auf den Benutzernamen der f r den FileDirector Server definiert wurde Der FileDirector Enterprise Manager der f r administrative Aufgaben im FileDirector verwendet wird z B Konfiguration von Aktenschr nken Feldern Sicherheitseinstellungen etc Der FileDirector WinClient mit dem der Anwender Dokumente suchen scannen und bearbeiten kann Diese Applikation wird im Benutzerhandbuch n her erl utert Starten Sie als erstes nun den FileDirector Enterprise Manager zur Konfiguration der Aktenschr nke Um mit dem FileDirector Enterprise Manager zu arbeiten und alle Funktionen verwenden zu k nnen muss sich der FileDirector Anwender in der Gruppe fd admins befinden die w hrend der Installation im System angelegt wurde Der Administrator wird automatisch zu dieser Gruppe hinzugef gt und kann daher sofort mit dem FileDirector Enterprise Manager arbeiten Erste Konfigura
338. topA dminfImportwerzeichnis4Ind m Feldtrenner Links abschneiden chars u Rechts abschneiden 1 Feldbegrenzer chars Anzahl von Feldern i Bedingung Duellinde x Zielfeld Abbruch Wie bei allen Zeitplanern sollte die Einstellung mit einem Enterprise Manager durchgef hrt werden der auf dem Server installiert ist W hlen Sie den Aktenschrank und den Dokumententyp aus in den die Dokumente eingelesen werden sollen ber den Index und Datei Import werden neue Daten importiert die f r jedes Dokument eine neue DocGulD erhalten Hinweis Sollen Daten an vorhandenen Daten angeh ngt werden so muss hier mit einem eindeutigen Index Einstellung in den Feldeigenschaften gearbeitet werden Die Optionen rechts abschneiden und links abschneiden sind wie bei dem Index Import f r spezielle Indexdaten mit Steuerzeichen gedacht Manche Externe Programme erzeugen Indexdaten mit entsprechenden Steuerzeichen die mit diesen Zeichen beim Import herausgelfiltert werden k nnen Systemkonfiguration Seite 93 FileDirector Enterprise Manager Hinweis Der Index und Datei Import Zeitplaner kann auch in Verbindung mit ODBC Konfigurationen verwendet werden COLD Import Zeitplaner 3 Zeitplanung eines COLD Importprozesses Allgemein zu der unten angegebenen Zeit wird der COLD Import Frozes gestartet Beschreibung COLD Ausf hren auf Server Aktiviere Zeitplaner F Status Zetnterall
339. tor Server Import Verwende OCR und Formularerkennung Sind OCR Formulare f r die zu importierenden Dateien definiert so k nnen sie w hrend des Importes im Hintergrund automatisch indiziert werden Beachten Sie dass die Formularerkennung f r diesen Vorgang lizenziert sein muss Die Konfiguration der Formulare sollte zuvor gr ndlich getestet werden bevor man einen automatischen Import durchf hrt Verwende alle Formulare zur Erkennung Sollen alle Formulare automatisch erkannt und in die zugeh rigen Dokumententypen sortiert werden so wird die Formularerkennung mit allen Formularen verwendet Erkenne Formulare des gew hlten Dokumententyps Sind mehrere Formulare f r den Dokumententyp definiert der im oberen Bereich angegeben ist so werden nur diese zur Erkennung verwendet Keine Formularerkennung Verwende immer dieses Formular Ist nur ein bestimmter Typ an Dokumenten zu indizieren kann hierf r auch ein bestimmtes Formular hinterlegt werden Siehe SOCR Formularerkennung Einzelseitenmodus Wird diese Option beim Import gew hlt so werden alle Dateien im Verzeichnis als einzelnes Dokument gelesen und Multipage TIFF Dateien aufgespalten und als einzelne Dokumente importiert Wichtige Hinweise zum Datenimport Eine Multipage TIFF Datei wird in der Standardeinstellung als ein mehrseitiges Dokument importiert Die Einstellungen in der Formularerkennung f r Folge und Endseiten wird nicht auf Dokumente in Uhnterverzeichn
340. tory vergeben wurde HTTP Server Name des Rechners auf dem der FileDirector WebServer Archivelink installiert ist Portnummer Normalerweise 80 bzw bei Abweichung je nach Einstellung des IIS HTTP Script Die URL von ArchiveLink ohne den Hostnamen Wenn also die vollst ndige URL lautet http hostname FileDirector web sapaccess aspx dann muss f r das http Script angegeben werden FileDirector web sapaccess aspx bersicht zur Konfiguration des OLE HTTP Frontends GUIScanDboc AlD N A m m m m dm mm fm e m m m GABID GLID FileDirector ScanClient GABID GUID EID GUIViewDocR i Ben FileDirector WinClient GUI ViewDoc AID DID 1 FileDirector Cabinet ArchiveLink Content Server In der SAPGUI Anwenderoberfl che von SAP werden zwei Aufrufe konfiguriert Ein Scan Aufruf und ein Aufruf um die archivierten Dokumente zu betrachten View Wird ein Dokument in SAP angelegt so wird ein Aufruf GUIScanDoc AlD N geschickt wobei sich der ScanClient ffnet Mit dem Aufruf kann der Parameter N mitgeschickt werden der eine automatische Aktion Singlescan Batchscan Systemkonfiguration Seite 117 FileDirector Enterprise Manager etc ausl st Die Aktionen sind im Abschnitt archive from frontend Scan beschrieben Mit dem ScanClient wird das Dokument gescannt und indiziert wobei die eingetragenen Indexdaten nur im FileDirector zur Recherche zur Verf gung stehen Als R ckmeldung erh lt
341. trols Felder werden ausgelesen und an den FileDirector bergeben So ist diese Art der Feld bergabe unabh ngig von der verwendeten Anwendung Systemkonfiguration Seite 108 FileDirector Enterprise Manager Voraussetzung Der Codeless Connector muss lizenziert sein F r jeden Anwender der Felder ber den Codeless Connector verwenden m chte wird eine Lizenz ben tigt Die Konfiguration erfolgt ber den FileDirector Enterprise Manager auf dem Arbeitsplatz auf dem die Windows Applikation installiert ist aus der die Felder ausgelesen werden sollen Codeless Connector konfigurieren Folgende Schritte m ssen zur Konfiguration vorgenommen werden e Einrichten der Tastaturk rzel zur bernahme der Feldinhalte e Erstellen einer oder mehrerer Codeless Connector Verbindung en zu diversen Feldern ber den FileDirector Enterprise Manager e Zuordnen der Felder im Codeless Connector zu den Feldern der Anwendung Einrichten der Tastaturk rzel ber einen Doppelklick auf den Zweig Codeless Connector oder den Aufruf der Eigenschaften dieses Eintrages im FileDirector Enterprise Manager k nnen die Tastaturk rzel eingerichtet werden F r jede Funktion Suchen Bearbeiten Scannen kann Strg Alt Shift und ein Buchstabe gew hlt werden Auch die Maus kann in diese Tastaturkombinationen mit einbezogen werden linke mittlere oder rechte Maustaste mit Einfach oder Doppelklick Beachten Sie dass die Kombinationen f r jede Funktio
342. uelle Grohe 5 34 MB Aktueller Name r F2568AF 0000000 DDEC Container ODEC Quelle UDEL Tabelle Abbruch Dateisystem Anzahl von Dokumenten pro Unterverzeichnis Die Anzahl der Dokumente in einem Uhnterverzeichnis kann beschr nkt werden Ist die eingestellte Anzahl erreicht wird ein neuer Unterordner Location SubID angelegt Die Dokumente werden in einem Verzeichnis des jeweiligen Aktenschrankes abgelegt das den Namen der CGabinetlD tr gt In diesem Verzeichnis werden die Dokumente in Unterverzeichnissen abgelegt die jeweils so benannt sind wie die GUID des Dokumentes Das Dokument beinhaltet eine XML Datei mit den Indexdaten die auch in der Datenbank abgelegt sind und die entsprechenden Tiff Files oder elektronischen Dokumente Die zugeh rigen Thumbnails werden nicht als separate Datei abgelegt sondern sind in der XML Datei implementiert Bei nderungen werden f r gescannte Daten nur die nderungen bzw die hinzu gescannten Seiten gespeichert bei Edocs wird das gesamte ge nderte Dokument erneut im Originalformat gespeichert Speicherpools Seite 221 FileDirector Enterprise Manager Im folgenden Bild wird die Struktur des Datenverzeichnisses filedirector data gezeigt C D Miledirector data devel FD_3EF07562 CAB 00000001 Wa6e270f d372 44d9 94ad cdb8a7d45583 FDD OO Bax Datei Bearbeiten Ansicht Favoriten Extras 7 G zu ck gt Bj pP Suchen IE Ordner Ordner G filedirector data A fies Er Eim
343. ularerkennung lizenziert sein Zeiteinstellung und Aktivierung Siehe gt Allgemeine Einstellungen f r Zeitplaner 63 Festlesen eines Index und Datei Import Prozesses Beschreibung Index Fileimport aktiviere Zeitplaner F Status lt eltinterw ll Start Datumeik Wwiederhole am 6 x22008 1431 G O Monday nf _ Endzeit Intervall Abbruch Index und Datei Import Einstellungen Im Reiter Index und Datei Import wird ein Dialog ge ffnet in dem man das Importverzeichnis einstellen kann Da der Zugriff auf dieses Verzeichnis vom FileDirector Server aus geschieht muss das Benutzerkonto fd server ber die entsprechenden Rechte f r dieses Verzeichnis verf gen Systemkonfiguration Seite 92 FileDirector Enterprise Manager Beispiel einer Index und Datei Import Datei ohne Steuerzeichen 201 Smith Walter 00000 1 tif 202 Kern Richard 000002 tif 203 Tiger Tina 000003 tif Die angegebenen Bilddaten hier z B 000001 tf m ssen sich im gleichen Verzeichnis befinden wie die Indexdatei damit sie bei einem Import gefunden werden k nnen W hlen Sie den Aktenschrank und den Dokumententyp in den die Daten importiert werden sollen Damit die Indexdatei korrekt analysiert werden kann definieren Sie den Feldtrenner hier Komma und die Anzahl der Felder 3 Index und Datei Import ndern ren Indes und Datei Import Importverzeichni amp mts and Settings amp dministrator Desk
344. ument angef gt werden k nnen Schwarzwei konvertiert die einzelnen Seiten nach TIFF mit 200 oder 300 DPI Aufl sung Prozessmanagement Seite 241 FileDirector Enterprise Manager Farbig erzeugt JPEG Dateien mit 200 oder 300 DPI Aufl sung Um die Gr e zu reduzieren kann man die Qualit t des JPEGs herabsetzen Anhang zum WinClient Start Der Name des Attachments kann unter Dokument anzeigen und Dokument in pers nlicher Trefferliste anzeigen hinterlegt werden Vorschau Wenn alle Einstellungen gemacht worden sind kann man ber Vorschau eine Email generieren lassen um das Ergebnis zu berpr fen Exportiere Dokument Die Funktion Exportiere Dokument steht ab dem Enterprise Manager 2 0 0 23 zur Verf gung Durch die Auswahl der Schaltfl che Export einrichten gelangen Sie in das Konfigurationsmen dieser Auto Aktion Export einrichten 8 Exportiere dieses Dokument C Exportiere referenziertes Dokument Dokumententyp Einstellungen Zielverzeichnis Seiten 0 hne Seiten exportieren Original EDoc Umwandlung Schwarzweil Aufl sung DPI 6 Zu PDF konvertieren JPEG Qualit t 3 4 Erstelle eine CSV Datei Feldtrenner I Ir Feldbegrenzer Spaltenuberschriften optional Zu exportierende Felder Dateiname Erstelle Fertigstellungs Best tigungsdatei Erweiterung Exportiere dieses Dokument Mit dieser Auswahl wird angegeben dass jedes Dokument welches diesen Pro
345. uordnungen ODBC Spalte Indexfeld Name lt Keyword name Shortcut lt Kepword shortcut Description Strasse rs Test u Time Yorname lt Keyword name lt Keyword shortcut I lt Keypword descriptions Die Wortliste die eingelesen werden soll muss sich in einer hinterlegten Tabelle befinden die aus den Spalten Name Beschreibung und K rzel besteht Sind diese drei Spalten vorhanden so k nnen sie bei der Einrichtung im FileDirector bei der Konfiguration der ODBC Verkn pfung zugeordnet werden Bei der Zuordnung werden am Ende der gelisteten Felder drei Rubriken f r die Wortlisten aufgef hrt Wortauswahllisten Seite 211 FileDirector Enterprise Manager lt Wortauswahl Name gt lt Wortauswahl K rzel gt lt Wortauswahl Beschreibung gt Werden diese Spalten entsprechend den Eintr gen in der Wortliste zugeordnet so kann der ODBC Link f r eine Einrichtung einer Wortliste verwendet werden ODBC Verkn pfung einer Wortliste zuordnen Um eine ODBC Verkn pfung einer Wortliste hinzuzuf gen klicken Sie auf die Eigenschaften einer angelegten Wortliste Hier kann die ODBC Verkn pfung ausgew hlt werden Wortauswahlliste ndern Einstellungen Eigenschaften Wort auswa hllste andern ODEL List Beschreibung ODBC Verkn pfung ODBC Linked Keywords pr Import Schlagworte aus Datei Abbruch Danach muss noch das Wortlistenfeld das den ODBC Link beinhalten soll definiert werden
346. uppen aufgeteilt werden Konten l schen Werden Konten ber das Kontextmen der rechten Maustaste in Benutzer und Gruppen gel scht so werden die Rechte in den Aktenschr nken nicht gel scht d h der Benutzer kann wieder hinzugef gt werden und die zuvor vergebenen Rechte bleiben bestehen Sollen die Rechte eines Benutzers aus dem FileDirector komplett gel scht werden so muss dieser Benutzer im Windows komplett gel scht werden und die Gruppe in der er sich befindet neu importiert werden Bei dieser Aktion wird erkannt dass der Benutzer nicht mehr im System existiert und die Rechte werden im FileDirector gel scht Systemkonfiguration Seite 42 FileDirector Enterprise Manager E Mailadresse hinterlegen F r das Prozessmanagement kann in den Eigenschaften der Benutzer die jeweilige E Mailadresse hinterlegt werden Siehe E Mail im Kapitel Prozessmanagement Werden die Benutzer aus dem ADS bernommen so werden die dort hinterlegten E Mailadressen automatisch bernommen Bei einer lokalen Installation bzw einer Installation ohne die Verwendung von ADS k nnten die E Mailadressen der Benutzer in den Eigenschaften der einzelnen Accounts im FileDirector Enterprise Manager hinterlegt werden Um eine nachtr gliche E Mailadresse aus dem ADS nach der nderung direkt zu bernehmen k nnen Sie die Benutzer aus den entsprechenden Gruppen erneut importieren Abwesenheitsvertretung einstellen f Benutzer filedirect
347. urch Felder bei einem Datei Import mit konstanten Inhalten vorbelegen Die Option ist wie im Scanprofil einstellbar wobei hier ein Wert im OCR Formular eine Einstellung die ggf im Scanprofil eingestellt ist berschreibt Verifizierungsfehler Hier k nnen die Einstellungen f r die Option Formulareinstellungen gt Indexfeld ZzIndexfeld Zuordnung gt Verifizieren vorgenommen werden Zum einen kann bei einer nicht erfolgreichen Verifizierung der Inhalt des Indexfeldes gel scht werden und zum anderen kann ein Feld des Dokumententyps auf einen vorgegebenen oder benutzerdefinierten Wert gesetzt werden Dies kann f r eine erfolgreiche Verifizierung und f r eine nicht erfolgreiche Verifizierung eingestellt werden Diese Einstellung erlaubt es sp ter sehr schnell nach bestimmten Dokumenten zu suchen die durch die Formularerkennung indiziert wurden Hinweis F r die zu validierenden Felder m ssen die Haken Pr fen gesetzt sein Es m ssen mindestens zwei Zonen f r die Pr ffunktion gew hlt sein die den identischen Inhalt f r ein entsprechendes Feld bereitstellen OCR Formularerkennung Seite 294 FileDirector Enterprise Manager Erkennung testen Zuordnung pr fen Erkennen ber den Button Erkennen kann getestet werden ob die Formulare die eingerichtet wurden das Dokument richtig erkennen dem richtigen Dokumententyp zuordnen und die Indexfelder richtig ausgef llt werden OCR Formularerkennung m mx OCR V
348. usgef hrt werden soll kann hier mit Tagen Monaten und Jahren eingestellt werden Start Ablaufaktion Die Start Aktion wird direkt zu Beginn der Frist ausgef hrt Die End Aktion wird am Ende der Frist unter Ber cksichtigung des fiskalischen Jahrs durchgef hrt Fristensteuerung Seite 300 FileDirector Enterprise Manager Exportieren Kopiert die Daten der Dokumente iledirector data in ein angegebenes Verzeichnis copy Die Indexdaten in der SQL Datenbank bleiben zur Suche bestehen Exportieren verschiebt die Daten der Dokumente iledirector data in ein und Verzeichnis move l schen Die Indexdaten in der SQL Datenbank bleiben zur Suche bestehen Exportieren Verschiebt die Daten der Dokumente filedirector data Dokumente in und ein Verzeichnis move Vernichten In der SQL Datenbank wird ein Flag auf gel scht gesetzt In der SQL Tabelle FD_Documents wird die Spalte delete markiert L scht die Daten der Dokumente filedirector data auf der Festplatte und die Indexdaten in der SQL Datenbank endg ltig Prozess Ist ein Prozess definiert k nnen die Dokumente auf einen Prozess geschickt werden Alle im Dokumententyp deklarierten Prozesse werden zur Auswahl angeboten Beispiel f r die Versendung der Dokumente auf einen Prozess zur Wiedervorlage E Fristensteuerung sE l Abteilung 1 E Gruppe A i Gruppe B amp 22 Abteilung 2 Indexfeld Eingang Jahre Monate
349. ustaste die Eigenschaften f r die OCR Parameter aufgerufen werden Hier k nnen allgemeine Eigenschaften f r die OCR Erkennung eingestellt werden die bekannt sein m ssen noch bevor die Einstellungen eines bestimmten Formulars gelesen werden k nnen Um ein OCR Formular erstellen zu k nnen muss zuvor ein Fallback Dokumententyp erstellt und zugewiesen worden sein Dies kann w hrend der Erstellung des ersten Formulars erfolgen oder nachtr glich in den Eigenschaften des OCR Knotens unter OCR Parameter konfiguriert werden In diesen Dokumententyp werden alle nicht erkannten Dokumente geschoben und k nnen dort nachindiziert und in die richtigen Dokumententypen geschoben werden Hinweis Soll ein Benutzer die OCR Formularerkennung verwenden so muss dieser auf alle Dokumententypen die erkannt werden k nnen ausreichende Rechte besitzen Auf den Fallback Dokumententyp f r nicht erkannte Dokumente muss bei Verwendung der Formularerkennung der Zugriff immer m glich sein OCR Formularerkennung Seite 268 FileDirector Enterprise Manager OCR Parameter DER Parameter Sprachen f r Erkennung Englisch Deutsch Ir Asiatischer Wolltext Japanisch Standard ka Erkennung verbessern Schr glagenkorrektur Bildverbesserung Kein Formularerkennung okumenten ldentihk ation Schwellwert Dokumententyp fur nicht erkannte Dokumente Fallback
350. vision aufrufen Anmerkungen ndern Sind Anmerkungen auf einer Seite gesetzt worden k nnen diese nicht ver ndert werden wenn dem Benutzer dieses Recht verweigert wurde So k nnen z B Bereiche eines Dokumentes f r unbefugte Einsicht abgedeckt werden Scannen Wird dieses Recht verweigert so stehen keine Scanoptionen mehr zur Verf gung Bearbeiten Wird Bearbeiten verweigert wird auch hier das Tab im WinClient komplett ausgeblendet Drucken Ist Drucken nicht erlaubt so werden die Druckoptionen im Men inaktiv oder sind f r den Anwender nicht mehr verf gbar Ablagesystem Designer Seite 177 FileDirector Enterprise Manager Erweitert Im Reiter Erweitert k nnen Sie die Rechte verfeinern das hei t dass die eingestellten Sicherheitseinstellungen nur gelten wenn eine hier eingerichtete Kondition zutrifft Ablagesystem Sicherheit Kondition Indexfeld Kondition Wortauswahlliste Koncilion r W hlen Sie daf r ein Indexfeld aus welches die abzugleichenden Werte enth lt Danach selektieren Sie eine Wortauswahlliste Ihr Inhalt wird in der darunter befindlichen Liste angezeigt Markieren Sie nun die Eintr ge f r die die eingestellten Rechte auf dem Sicherheitsreiter gelten sollen Wenn nun ein Dokument mit einem entsprechenden Eintrag im Indexfeld eingecheckt wird werden die eingestellten Rechte auf dieses Dokument angewendet Ansicht im WinClient Die hier vorgenommen Einstellungen si
351. werden nach und nach die verschiedenen Unterteilungen benannt Sicherheit auf Ablagesystemebene Sie k nnen den Zugriff auf die Ablagesystem Verzeichnisse steuern indem Sie Zugriffsberechtigungen festlegen Die Berechtigungen k nnen verwendet werden um die Zugriffsebene zu definieren die Sie f r bestimmte Benutzer und Benutzergruppen festlegen m chten Die geeignete Konfiguration der Berichtigungen im Ablagesystem Designer ist von entscheidender Bedeutung beim Verhindern von nicht autorisiertem Zugriff auf Dokumenten Ablagesystem Designer Seite 174 FileDirector Enterprise Manager Werden Rechte auf dem Ablagesystem Designer nicht konfiguriert gelten die vererbte Berichtigung vom Dokumententyp Explizit gesetzte Berichtigungen f r Benutzer oder Gruppen im Ablagesystem Designer setzen die vererbten Berichtigungen des Dokumententyps au er Kraft Z B wird f r einen Benutzer nur das Lesen Recht auf der Dokumententyp Ebene gew hrt aber ein Scan Recht auf einem Verzeichnis im Ablagesystem Designer zugelassen kann dieser Benutzer in diesem Verzeichnis scannen Markieren Sie ein Verzeichnis im Ablagesystem Designer und klicken Sie auf Sicherheit ber das Kontextmen der rechten Maustaste N Ei Neuer Eint Sicherheit Firma L Abteilung C1 IM Sicherheit Im Reiter Sicherheit werden individuelle Zugangsprofile f r die jeweiligen Ablagesystem Verzeichnisse eingerichtet Uber Hinzuf gen wird eine Liste der ver
352. wischenwert ergeben da hier nur die Pixel bereinstimmung untersucht wird L schen Mit diesem Befehl werden Zonen gel scht Anpassen Breite anpassen Originalgr e Hat man die Vorlage vergr ert dann kann man den Zoomausschnitt verschieben indem man mit gedr ckter rechter Maustaste das Bild anklickt und verschiebt OCR Formularerkennung Seite 276 FileDirector Enterprise Manager Dokumententyp w hlen Unter Dokumententyp w hlen Sie zun chst den Dokumententyp aus dem erkannte Dokumente dieses Formulars zugewiesen werden sollen Wird ein Dokument richtig erkannt so wird es beim scannen je nach Einstellung im Scanprofil dem richtigen Dokumententyp zugeordnet Zone erstellen markieren ver ndern Achten Sie darauf dass der Zonenmodus aktiv ist Ziehen Sie im dargestellten Bildbereich mit der Maus Zonen um die zu erkennenden Bereiche auf Der Mauscursor ver ndert sich beim berstreichen der Darstellung in ein Fadenkreuz Eine so erzeugte Zone l sst sich ver ndern indem man den Mauscursor ber ihre Randmarkierung bewegt Dann ver ndert er sich in einen Doppelpfeil und man kann bei gedr ckter linker Maustaste die Zone in der dargestellten Richtung ver ndern Bringt man den Mauscursor in den Innenbereich der Zone so wechselt er auf den normalen Mauspfeil und bei gedr ckter linker Maustaste kann die gesamte Zone verschoben werden Bei mehreren Zonen ist die aktive Zone rot und die restlichen bl
353. z im Einsatz so kann auf einem Server z B eine Lizenz mit OCR auf einem anderen das Prozessmanagement lizenziert sein Das Prozessmanagement wird auf dem Server verarbeitet wo die Lizenz f r das Prozessmanagement freigeschaltet ist F r die Lizenzmodelle WebFarm und WebGarden lesen Sie bitte die Erl uterungen im Installationshandbuch Prozessmanagement Seite 254 FileDirector Enterprise Manager COLD Importmasken Mit dem FileDirector k nnen von Rechnern erzeugte Spool Daten so genannte COLD Daten importiert werden FileDirector wird die Spool Daten beispielsweise von einem Mainframerechner erzeugte Rechnungen bernehmen und automatisch den Suchindex aus diesen Daten erzeugen FileDirector erm glicht in einem Aktenschrank das Anlegen von beliebig vielen Importmasken Diese k nnen jederzeit ge ndert oder entfernt werden Was ist COLD COLD bedeutet Computer Output on Laser Disc wobei diese Bezeichnung noch aus fr herer Zeit stammt Die eigentliche Anwendung besteht darin dass ein Druckstrom bzw eine erzeugte ASCIV ANSI Datei in den FileDirector bernommen wird daraus einzelne Seiten und Dokumente gemacht werden und diese sofort automatisch indiziert werden Diese Texte k nnen dann mit einer TIFF Datei das so genannte Overlay hinterlegt werden Das kann z B ein leeres Blatt mit einem vordefinierten Briefkopf sein COLD Lizenz Das COLD Modul ben tigt eine eigene Lizenz die freigeschaltet se
354. z sangen ertragen Uokumente beim Einchecken repl z eren Dokumente far Replikation einplanen Status Geandert nach Ib FO_AISTEBIA Aktenschr nke Seite 129 FileDirector Enterprise Manager Hinzuf gen Ist der Zielserver eingerichtet so kann er durch Hinzuf gen dem Aktenschrank zugewiesen werden So wird eingestellt mit welchem Server die Daten des Aktenschrankes repliziert werden sollen Dokumente k nnen nur mit Servern repliziert werden die in dieser Tabelle stehen Sollen replizierte Dokumente vom Originalserver ausgecheckt werden k nnen muss hier auf dem Zielserver auch der Originalserver eingef gt werden Eine Replikation zwischen zwei Zielservern ist nicht m glich siehe Abbildung Clone FileDirector Server Replication ID Original FileDirector Server Replication Clone FileDirector Server Hinweis Bei der Abbildung muss ber cksichtigt werden dass die Zust ndigkeit der Dokumente auf einen anderen Server bertragen werden kann Wird sie vom Originalserver zu einem Clone bertragen so wird der Clone somit zum Originalserver Scannen Ver ndern Suchen Wird im Originalserver gescannt und auf den Zielserver Clone repliziert so k nnen die Dokumente auf dem Zielserver gesucht und angezeigt werden Sollen bereits replizierte Dokumente des Originalservers auf dem Zielserver bearbeitet werden so ist das nur m glich wenn sie auf dem Originalserver ausgec
355. zessschritt durchl uft exportiert wird Prozessmanagement Seite 242 FileDirector Enterprise Manager Exportiere verkn pftes Dokument Mit dieser Auswahl wird angegeben dass jedes Dokument welches den definierten Kriterien entspricht exportiert wird Folgende Kriterien k nnen definiert werden Dokumententyp Hier wird der Dokumententyp des Referenzdokumentes angegeben Index Feld Hier wird das Indexfeld des aktuellen Dokumententyps und der des Referenzdokumententyps angegeben Einstellungen Zielverzeichnis Hier muss das Zielverzeichnis f r den Export angeben werden Seiten Gibt an welche Seiten exportiert werden sollen Original Zu PDF konvertieren Das Dokument kann im Originalformat angehangen werden Wahlweise kann das Dokument auch in ein PDF konvertiert werden In diesem Fall muss bei EDoc Umwandlung festgelegt werden wie elektronische Dateien konvertiert werden sollen damit sie einem PDF Dokument angef gt werden k nnen Schwarzwei konvertiert die einzelnen Seiten nach TIFF mit 200 oder 300 DPI Aufl sung Farbig erzeugt JPEG Dateien mit 200 oder 300 DPI Aufl sung Um die Gr e zu reduzieren kann man die Qualit t des JPEGs herabsetzen Erstelle eine CSV Datei Feldtrenner Hier kann ein entsprechender Feldtrenner selektiert werden Spalten berschriften Hier kann eine entsprechende Spaltenbezeichnung hinterlegt werden Zu exportierende Felder Hier werden die Felder angegeben die in die CSV Datei expor
356. zten Anzahl von Dokumententypen in einem Aktenschrank Diese k nnen jederzeit erweitert ver ndert oder gel scht werden Neuer Dokumententyp Bei Klick auf den Button Neu im Abschnitt Dokumententyp eines Aktenschrankes ffnet sich ein Dialogfenster zum Anlegen eines neuen Dokumententyps Der Bereich Dokumententyp muss im linken Teil des Enterprise Manager Fensters unterhalb des entsprechenden Aktenschranks markiert sein Dokumententyp duplizieren amp Bestehende Dokumententypen eines Aktenschranks k nnen dupliziert werden Markieren Sie den zu duplizierenden Eintrag und klicken Sie auf den Button Duplizieren in der oberen Men leiste Es erscheint ein Eintrag eines neuen Dokumententyps gleichen Namens mit angeh ngter Nummerierung Dieser Dokumententyp hat die gleichen Eigenschaften wie sein Original Bitte passen Sie diese unter Eigenschaften im Kontextmen rechte Maustaste an Eigenschaften vom Knoten Dokumententypen W hlt man auf dem Knoten Dokumententypen Eigenschaften so kann man einen Alias f r die Bezeichnung Dokumententypen angeben Allgemein Im Reiter Allgemein werden ein Name und ein den Dokumententyp beschreibender Text sowie der Speicherpool eingegeben Die Beschreibung wird im WinClient sp ter als Tooltipp angezeigt wenn man mit der Maus ber den Namen des ausgew hlten Dokumententyps f hrt So k nnen hier dem Anwender Zusatzinformationen zu einem Dokumententyp zur Verf gung gestellt we
357. zuvor in SAP konfigurierte Content Repository eingetragen Das SAP System kennt als Zuordnungseinheit innerhalb eines Content Servers nur das Content Repository das ber eine ID identifiziert wird SAP schreibt vor dass diese ID zweistellig ist oder mit Y oder Z beginnen muss Hinweis Es ist vorteilhaft zun chst den Eintrag in der FileDirector Konfiguration vorzunehmen damit die Verbindung bei der Einstellung im SAP direkt getestet werden kann Ziel Aktenschrank Ziel Dokumententyp Werden von SAP aus Daten geschickt bzw der ScanClient oder der WinClient aufgerufen so m ssen der Aktenschrank und der Dokumententyp bekannt sein in den gescannt werden soll Ein SAP Content Repository entspricht genau einem Dokumententyp innerhalb eines Aktenschrankes Der Dokumententyp wird hier dem SAP Content Repository zugewiesen Standard Scanprofil Ein Scanprofil kann muss aber nicht vordefiniert werden Ist es vordefiniert so kann bei der SAP Konfiguration eine sofortige Aktion hinterlegt werden Die Einstellung der m glichen Aktionen finden Sie unter gt Hinweise zur Einstellung in SAP Voreingestellter Dokumentschuftz Bei der Ablage eines Dokuments wird der Grad der Schutzw rdigkeit bestimmt Beim Zugriff auf ein Dokument wird definiert welche Funktion ein Benutzer auf diesem Dokument ausf hren darf F r genauere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren SAP Berater Es kann vorkommen dass SAP bei der Ablage eines Dokument

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