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Subscriber Options User Guide

1. vi Januar 2009 Einf hrung in Teilnehmeroptionen bersicht In diesem Handbuch erfahren Sie wie Sie Modular Messaging Teilnehmeroptionen auf Ihrem Computer einsetzen k nnen Wie Sie Subscriber Options auf Ihrem Computer installieren erfahren Sie in Kapitel 2 Installation von Subscriber Options Informationen ber die Einrichtung und Verwendung von Teilnehmeroptionen Kapitel 3 Verwenden der Teilnehmeroptionen finden Sie in Januar 2009 1 1 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Avaya Modular Messaging berblick Avaya Modular Messaging ist eine Unified Messaging L sung die Sprach Fax und Textnachrichten von einer zentralen Stelle aus zug nglich macht Da sich Avaya Modular Messaging in Ihr E Mail Programm einbindet k nnen Sie von Ihrem PC aus oder per Telefon Sprach Fax und Textnachrichten erstellen senden weiterleiten beantworten abrufen und abh ren Alle Sprach und Fax Nachrichten werden genauso behandelt wie E Mail Nachrichten Sie k nnen Nachrichten in pers nlichen Ordnern speichern Die Nachrichtenk pfe enthalten den Nachrichtentyp Sprache Fax oder Text den Namen des Absenders und den Betreff der Nachricht Sie k nnen daher schnell und m helos eine Nachricht ausw hlen und auf sie reagieren Avaya Modular Messagingerm glicht auch den telefonischen Zugriff auf Nachrichten Wenn Sie nicht im B ro sind k nnen Sie Ihre Nachrichten abrufen indem Sie sich
2. Jede Priorit tsstufe W hlen Sie die Nachrichtenpriorit t aus W hlen Sie eine der folgenden Optionen aus m Alle Standardeinstellung m niedrig m normaler m hoher Jeder Damit wird das Dialogfeld Adressbuch ge ffnet Sie k nnen die vollst ndige Postfachnummer f r einen Standort mit mehreren Sites MultiSite eingeben oder eine teilweise Postfachnummer f r eine Home Site oder eine E Mail Adresse Zum Eingeben der vollst ndigen Postfachnummer m ssen Sie das Wort E Mail erst ausw hlen und l schen bevor Sie die Nummer eingeben Sie k nnen auch mehrere Adressen eingeben und dabei diese durch ein Semikolon voneinander trennen Dies m ssen Adressen f r andere Teilnehmer sein Die Standardeinstellung ist Jedem Eine bersicht ber die MultiSite Funktion und eine ausf hrliche Beschreibung dieses Konzepts finden Sie im Avaya Handbuch Beschreibung der MultiSite Funktion Hinweis Wenn Sie Verteilerlisten oder Eintr ge aus Ihrem pers nlichen Adressbuch ausw hlen ignoriert das System diese Eingaben und zeigt eine Warnmeldung an Arbeit Dies ist die Standardtelefonliste zu der das System einen Benachrichtigungsanruf herstellt Bevor Sie eine andere Telefonliste verwenden k nnen m ssen Sie diese erst erstellen Siehe Telefonlisten einrichten auf Seite 3 98 10 Minuten Dies ist der Standardwert f r die Anzahl der Minuten die vergehen bevor das Postfach berpr ft ob es neue Nachrichten gibt Klicken Si
3. So sortieren Sie Nachrichten nach Medientyp 1 2 Starten Sie Teilnehmeroptionen Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Extras gt Optionen klicken Sie auf die Registerkarte Voicemail und dann auf Telefon Benutzerschnittstellenoptionen Klicken Sie auf die Registerkarte Nachrichtenreihenfolge Januar 2009 3 51 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch 3 W hlen Sie im Dialogfeld Nachrichten in folgender Reihenfolge auflisten die erste Option w hlen Sie einen Medientyp Sprache Text oder Fax und klicken Sie dann auf die Pfeilschaltfl chen Nach oben oder Nach unten um die Reihenfolge zu ndern 4 Klicken Sie auf eine der folgenden Schaltfl chen m bernehmen um die neue Einstellung zu akzeptieren m OK um die neue Einstellung zu akzeptieren und Teilnehmeroptionen zu schlie en m Abbrechen um Teilnehmeroptionen zu schlie en ohne die neue Einstellung zu speichern Hinweis Wenn Sie die Nachrichten nicht nach Medientyp sortieren m chten w hlen Sie die Option Keine Einstellung 3 52 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Standard Telefonnummer f r die Fax Ausgabe festlegen Sie k nnen eine Standard Telefonnummer eingeben die f r die Ausgabe von Fax Nachrichten verwendet wird Sie m ssen nur dann eine Nummer eingeben wenn Sie die Standardeinstellung ndern wollen die von Ih
4. 1 Starten Sie Teilnehmeroptionen Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 Klicken Sie auf die Registerkarte Assistent Markieren Sie Nachrichtenanzeige Das System f gt eine neue Nachrichtenanzeigeregel hinzu Achten Sie darauf dass die neue Regel mit einem H kchen markiert ist Wenn Sie den Namen der neuen Regel ndern m chten klicken Sie auf die Regel und geben Sie einen neuen Namen ein Um den Namen zu akzeptieren klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Feld Regeln oder dr cken Sie die EINGABETASTE Klicken Sie im Feld Regelbeschreibung auf die unterstrichenen Segmente und w hlen Sie die gew nschten Werte aus Weitere Informationen finden Sie unter Regelbeschreibung f r die Nachrichtenanzeige auf Seite 3 95 Klicken Sie auf eine der folgenden Schaltfl chen m bernehmen um die neue Einstellung zu akzeptieren m OK um die neue Einstellung zu akzeptieren und Teilnehmeroptionen zu schlie en m Abbrechen um Teilnehmeroptionen zu schlie en ohne die neue Einstellung zu speichern Januar 2009 3 95 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Hinweise m Um eine Regel zu l schen klicken Sie auf die Regel in der Liste und anschlie end auf x m Um eine Regel umzubenennen klicken Sie auf die Regel und berschreiben Sie deren Namen Regelbeschreibung Klicken Sie auf die folgenden Bedingungen und geben Sie die f r die gew nschten Werte ein
5. Nachrichtenanzeige Bedingung Beschreibung Nachrichtentyp Legen Sie den Nachrichtentyp fest Sie k nnen w hlen zwischen m Alle Standardeinstellung Hinweis Wenn Sie alle ausw hlen gilt die Regel f r alle Nachrichtentypen einschlie lich Anfragen wegen einer Besprechung Versandfehlerberichten und benutzerdefinierter Formulare Diese Regel gilt nicht f r Broadcast Nachrichten m E Mail m Sprach m Fax Priorit t Legen Sie die Nachrichtenpriorit t fest Sie k nnen w hlen zwischen m Alle Standardeinstellung m niedrig m normaler m hoher 3 96 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Zeitpl ne erstellen Mit Zeitpl nen k nnen Sie Zeiten f r den Einsatz von Regeln festlegen Sie k nnen mehrere Zeitpl ne erstellen So k nnen Sie z B jeweils einen Zeitplan f r Ihren Weg zur Arbeit f r Ihre Arbeitszeit und f r Ihre Mittagspause erstellen Hinweis Modular Messaging erstellt automatisch einen Zeitplan mit der Bezeichnung Immer Verwenden Sie diesen Zeitplan wenn die Bedingungen einer Regel jederzeit gelten sollen So erstellen Sie einen Zeitplan 1 Starten Sie Teilnehmeroptionen Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 Klicken Sie auf die Registerkarte Assistent Klicken Sie auf Zeitpl ne um das Dialogfeld Zeitpl ne anzuzeigen Klicken Sie auf die Schaltfl che Neuer Zeitplan Das System f
6. http www avaya com support Marken Avaya und Octel sind registrierte Marken von Avaya Inc Alle sonstigen Marken sind Eigentum der jeweiligen Inhaber Informationen zur Bestellung von Dokumenten Avaya Publications Center Die aktuellen Versionen der Dokumentation finden Sie auf der Avaya Support Website http www avaya com support COMPAS Dieses Dokument ist auch in der COMPAS Datenbank verf gbar Die COMPAS ID f r dieses Dokument lautet 130668 Avaya Support Avaya stellt Telefonnummern bereit unter denen Sie Hilfestellung bei technischen Problemen oder Fragen zum Produkt erhalten Die Support Telefonnummer in den USA lautet 1 800 242 2121 Weitere Support Telefonnummern finden Sie auf der Avaya Support Website http www avaya com support Inhalt Vorwort Chapter 1 Chapter 2 Chapter 3 Januar 2009 Einf hrung in Teilnehmeroptionen berSIchb aa eg BE RE ee ar 1 1 Avaya Modular Messaging berblick 2 22 2220 1 2 Was ist Teilnehmeroptionen 22222 nc sense eee nenn 1 3 Neue Funktionen in dieser Version 222 neenene rennen 1 6 Installation von Subscriber Options Einf hrung su 2 0 as era reine lan 2 1 Bevor Sie beginnen 22 ns nennen 2 1 Hardware und Softwareanforderungen 2 22 222 n rennen 2 2 Installation von Subscriber Options 22222222 een 2 3 Installationsassistent 22 222 none neeen nenne nenn 2 3
7. entweder 1 Stunde 15 Minuten oder 5 Minuten Eine Zelle kann einen von zwei Zust nden haben EIN blau bzw AUS wei Durch Anklicken einer Zelle k nnen Sie deren Zustand umschalten Wenn Sie unter Ansicht die Option 15 Minuten oder 5 Minuten ausw hlen erscheint unter dem Raster eine Bildlaufleiste mit deren Hilfe Sie alle Zellen anzeigen k nnen Tipps zur Verwendung des Zeitplanrasters m Klicken Sie auf einen Zeilenkopf um den Status der ersten Zelle in der Zeile umzuschalten und alle sonstigen Zellen in der Zeile auf denselben Status einzustellen m Klicken Sie auf einen Spaltenkopf um den Status der ersten Zelle in der Spalte umzuschalten und alle sonstigen Zellen in der Spalte auf denselben Status einzustellen m Klicken Sie auf eine Zelle und ziehen Sie den Mauszeiger ber andere Zellen um den Status der anderen Zellen auf den Status der ersten Zelle einzustellen m Klicken Sie auf den Kopf links oben um alle Zellen auf den Status der Zelle links oben einzustellen ndern Sie die Ansicht von 15 Minuten oder 5 Minuten wieder zur ck in 1 Stunde um Zellen die nicht f r die volle Stunde aktiviert sind als teilweise ausgew hlt anzuzeigen 3 98 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Telefonlisten einrichten Sie k nnen Telefonlisten f r Personensuche und R ckrufbenachrichtigungsregeln festlegen Telefonlisten enthalten eine Reihe von Telefonnummern an die nicht beantwortete Anruf
8. Server bezeichnet einen designierten Prozessor der eine Softwareanwendung f r mehrere Benutzer bereitstellt Der Begriff Software bezeichnet das urspr nglich von Avaya lizenzierte und vom Endbenutzer genutzte Computerprogramm im Objektcode unabh ngig davon ob das Produkt separat erworben wurde oder auf der Hardware vorinstalliert war Der Begriff Hardware bezeichnet die urspr nglich von Avaya verkauften und von Endbenutzer genutzten Standardhardwareprodukte Lizenztypen Lizenz f r designierte Systeme DS Der Endbenutzer darf jede Kopie der Software nur auf einem designierten Prozessor installieren und nutzen sofern nicht in der Dokumentation oder anderen Materialien die dem Endbenutzer zur Verf gung gestellt wurden eine andere Anzahl von designierten Prozessoren angegeben ist Avaya kann eine Identifikation des designierten Prozessors der designierten Prozessoren nach Typ Seriennummer Funktionsschl ssel Standort oder anderen Kriterien verlangen oder die bermittlung dieser Informationen durch den Endbenutzer auf speziell daf r von Avaya eingerichteten elektronischen Wegen anfordern Lizenz f r gleichzeitige Nutzung CU Concurrent Use Der Endbenutzer darf die Software auf mehreren designierten Prozessoren oder auf einem oder mehreren Servern installieren und nutzen vorausgesetzt dass nur die lizenzierte Anzahl von Einheiten gleichzeitig auf die Software zugreift und diese nutzt Der Begriff Einheit bezeic
9. 2 222 n nennen 3 36 Pers nliche Gru ansage aufnehmen 22 22 nnen nenn 3 38 Gesprochenen Namen aufnehmen 2 22 r seen 3 41 Gru ansage Sie werden verbunden aufnehmen 3 44 Aufzeichnen optionaler Gru ansagen 22222 eaaa 3 47 Gru ansage bei l ngerer Abwesenheit aufzeichnen 3 49 Arbeiten mit Modular Messaging ber die TUI Telefon Benutzerschnittstelle 2222220 nn 3 52 Sortieren von Nachrichten nach Priorit t und Empfangszeit 3 54 Sortieren von Nachrichten nach Medientyp 2 22e2 200 3 56 Standard Telefonnummer f r die Fax Ausgabe festlegen 3 58 Nachrichten beim Beenden der Telefon Benutzerschnittstelle l schen ui 2 re een ash ee 3 60 Die Eingabeaufforderungssprache f r Ihr Postfach ndern 3 61 Verwalten pers nlicher Verteilerlisten 2 222222 2 20 3 62 Pers nliche Verteilerlisten erstellen 222222222 3 63 Einer pers nlichen Verteilerliste Eintr ge hinzuf gen 3 69 Pers nliche Verteilerlisten ndern 222220 ceeee een 3 72 Festlegen von Regeln s22s 2202 3 74 Personensucheregeln 22nen seen nenn 3 75 R ckrufbenachrichtigungsregeln 2 22 222 3 76 Anrufbenachrichtigungs Regeln 2 2222 es seen 3 77 Regeln f r die Nachrichtenanzeige MWI 2 222 n cr 3 78 Regeln f r die Personensuche festlegen 2 222 n nn 3
10. Die Subscriber Options wurden aktualisiert damit Teilnehmer ihre bevorzugten Sortierreihenfolgen f r die unterschiedlichen Nachrichtentypen konfigurieren k nnen Die Nachrichten werden folgenderma en sortiert Neu Gespeichert Gel scht und Admin Nachrichten Die Nachrichtenkategorien sind f r jeden TUI Typ unterschiedlich Beim TUI Typ Aria werden alle vier Nachrichtenkategorien angezeigt Beim TUI Typ Serenade werden die Nachrichtenkategorien Neu Gespeichert und Gel scht angezeigt Beim TUI Typ Audix werden nur die Nachrichtenkategorien Neu und Gespeichert angezeigt 1 6 Januar 2009 Installation von Subscriber Options Einf hrung Zur Installation von Subscriber Options m ssen Sie lediglich das Setup Programm ausf hren und angeben wo die betreffenden Dateien gespeichert werden sollen Alles andere geschieht automatisch Beim Ausf hren des Setup Programms werden die folgenden Komponenten auf Ihrem Computer installiert m Avaya Modular Messaging Subscriber Options m Avaya Modular Messaging Voice Recorder Bevor Sie beginnen Sie m ssen sich vor der Installation von Ihrer E Mail Anwendung abmelden und diese beenden Um die ordnungsgem e Funktion des Voice Players von Avaya Modular Messaging Microsoft Outlook Client zu gew hrleisten gehen Sie folgenderma en vor 1 Klicken Sie auf Start gt Einstellungen gt Systemsteuerung 2 Doppelklicken Sie auf Sounds und Audioger te 3 Klicken Sie auf die R
11. ansagen 1 bis 9 stellen Anrufern eine personalisierte Nachricht zur Verf gung wenn die aktuellen Anrufbedingungen mit den Kriterien der Regel f r eine Gru ansage bereinstimmen oder eingehende Anrufe gesperrt werden Sie k nnen jede optionale Gru ansage in bis zu drei Sprachen f r die Verwendung mit einer Regel f r Gru ansagen aufzeichnen wenn Sie die mehrsprachige Anrufbeantwortung aktivieren Eine Gru ansage bei l ngerer Abwesenheit teilt Anrufern mit dass Sie nicht im B ro sind und Ihr Postfach nur in unregelm igen Abst nden auf Nachrichten berpr fen Hinweis Der Systemadministrator legt die maximale L nge f r Ihre pers nliche Gru ansage fest Sie k nnen aufgezeichnete Gru ansagen durch die Einrichtung der Funktionen f r die Verbindungsbearbeitung aktivieren Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von personalisierter Verbindungsbearbeitung und Gru ansagen auf Seite 3 12 Januar 2009 3 33 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Die Gru ansagen sollten folgende Bedingungen erf llen m Ihren Namen Ihre Abteilung und Ihre Firma nennen m Eine Tageszeit oder ein Datum nennen bis wann Anrufer eine Antwort erwarten k nnen m Eine alternative Kontaktperson vorschlagen die sofort erreichbar ist 3 34 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Pers nliche Gru ansage aufnehmen Mit der pers nlichen Gru ansage k nnen Sie Anrufer die mit Ihrem Po
12. ber die Telefon Benutzerschnittstelle TUI Telephone User Interface von Avaya Modular Messaging in Ihr Postfach einw hlen Die Text zu Sprache Funktion von Modular Messaging konvertiert Textnachrichten und Faxbetreffzeilen sodass Sie diese genauso bequem abh ren k nnen wie Sprachnachrichten Sie k nnen Sprach und Textnachrichten abh ren und Fax und Textnachrichten drucken ber das Telefon k nnen Sie Modular Messaging f r die folgenden Aufgaben einsetzen m Sprachnachrichten senden weiterleiten beantworten und anh ren m Textnachrichten und Fax Betreffzeilen mit Text zu Sprache wiedergeben m Text und Fax Nachrichten drucken 1 2 Januar 2009 Einf hrung in Teilnehmeroptionen Was ist Teilnehmeroptionen ffnen von Teilnehmeroptionen Teilnehmeroptionen ist Bestandteil der Software Avaya Modular Messaging Microsoft Outlook Client Bei der Installation von Modular Messaging legt der Systemadministrator Standardeinstellungen f r die Bearbeitung von ankommenden Anrufen und Nachrichten fest Dazu geh rt z B welche Gru ansage abgespielt wird wenn Ihr Anschluss besetzt ist oder Sie nicht zu erreichen sind Diese Einstellungen werden f r Ihr Postfach gespeichert Mit Teilnehmeroptionen k nnen Sie einige oder alle Standard Postfacheinstellungen ndern Mit Teilnehmeroptionen k nnen Sie Modular Messaging f r folgende Aufgaben einrichten berwachung eingehender Nachrichten Benachrichtigung beim
13. cken Sie STRG N um der Liste der R ckrufbenachrichtigungsregeln eine neue Regel hinzuzuf gen Dann f gt das System dieser Liste einen neuen Eintrag hinzu 5 Geben Sie einen Namen f r die neue Regel ein Um den Namen zu akzeptieren klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Feld Regeln oder dr cken Sie die EINGABETASTE 6 Klicken Sie im Feld Regelbeschreibung auf die unterstrichenen Segmente und w hlen Sie die gew nschten Werte aus 7 Klicken Sie auf eine der folgenden Schaltfl chen m bernehmen um die neue Einstellung zu akzeptieren m OK um die neue Einstellung zu akzeptieren und Teilnehmeroptionen zu schlie en m Abbrechen um Teilnehmeroptionen zu schlie en ohne die neue Einstellung zu speichern Hinweise m Um eine Regel zu l schen klicken Sie auf die Regel in der Liste und anschlie end auf X m Um eine Regel umzubenennen klicken Sie auf die Regel und berschreiben Sie deren Namen Siehe Regeln f r die R ckrufbenachrichtigung festlegen auf Seite 3 76 Siehe Telefonlisten einrichten auf Seite 3 98 3 80 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Regeln f r die Anrufbenachrichtigung festlegen Informationen zu Regeln f r die automatische Benachrichtigung Um die Funktion Anrufbenachrichtigung nutzen zu k nnen m ssen Sie zun chst Regeln daf r festlegen Sie k nnen Regeln f r die automatische Benachrichtigung oder eine vom Anrufer angeforderte Benachrichtigung festl
14. gt Optionen klicken Sie auf die Registerkarte Voicemail und dann auf Anrufbeantwortungsoptionen Klicken Sie auf die Registerkarte Gru ansagen W hlen Sie im Abschnitt Sprachen f r Anrufer eine der folgenden Optionen im zweiten Dropdown Listenfeld aus m Immer Wenn Sie diese Option ausw hlen kann die Gru ansage nur in der Erstsprache aufgezeichnet werden 3 30 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen 1 weitere Sprache zulassen Wenn Sie diese Option ausw hlen kann die Gru ansage in der Erst und in der Zweitsprache aufgezeichnet werden W hlen Sie die gew nschte Sprache im zweiten Dropdown Listenfeld aus Ihre Wahlm glichkeiten umfassen alle auf dem Modular Messaging System installierten Sprachen mit Ausnahme der Erstsprache 2 weitere Sprachen zulassen Wenn Sie diese Option ausw hlen kann die Gru ansage in der Erst der Zweit und der Drittsprache aufgezeichnet werden W hlen Sie die gew nschte Sprache im dritten Dropdown Listenfeld aus Ihre Wahlm glichkeiten umfassen alle auf dem Modular Messaging System installierten Sprachen mit Ausnahme der Erst und der Zweitsprache 4 Klicken Sie auf eine der folgenden Schaltfl chen bernehmen um die neue Einstellung zu akzeptieren OK um die neue Einstellung zu akzeptieren und Teilnehmeroptionen zu schlie en Abbrechen um Teilnehmeroptionen zu schlie en ohne die neue Einstellung zu speichern Januar 2009 3 31 Modular
15. m glicherweise in der Systemsprache und nicht in der ausgew hlten Sprache angezeigt Januar 2009 2 3 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch 10 11 12 13 14 15 m Wenn Sie zus tzliche Sprachoptionen zur Verf gung stellen m chten kopieren Sie die gew nschten Sprachdateien in das Verzeichnis in dem sich das Setup Programm befindet F hren Sie dann erneut das Setup Programm aus Sie k nnen dann die gew nschte Sprache im Dialogfeld Sprachpaketauswahl ausw hlen Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator Klicken Sie auf Weiter Das System zeigt das Dialogfeld Benutzerinformationen an Geben Sie Ihren Namen und den Namen Ihrer Organisation ein Klicken Sie auf Weiter Das Dialogfeld Eingabe des Namens f r den Message Application Server wird angezeigt Geben Sie den vollst ndigen Namen FODN des MAS oder die IP Adresse ein Sie erhalten diese Informationen von Ihrem Systemadministrator Klicken Sie auf Weiter Das System zeigt das Dialogfeld Setup Typ wird an Hinweis In dem Dialogfeld Setup Typ wird der mit dem MAS verbundene Nachrichtenspeichertyp angezeigt F hren Sie einen der folgenden Schritte aus m W hlen Sie Typisch um Subscriber Options und Modular Messaging Outlook Client f r den Nachrichtenspeicher zu installieren m W hlen Sie Benutzerdefiniert um die Funktionen auszuw hlen die Sie installieren m chten Hinweis Sie m sse
16. ndern auf Seite 3 66 Januar 2009 3 57 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Pers nliche Verteilerlisten erstellen In Subscriber Options k nnen Sie die PDL Listennummer numerische Kennung und den aufgezeichneten gesprochenen Namen einer in der E Mail Anwendung erstellten Liste zuweisen oder ndern Informationen zum Erstellen einer PDL aus einer Liste finden Sie unter So erstellen Sie eine pers nliche Verteilerliste aus einer Verteilerliste auf Seite 3 59 Wichtig Je nach dem vom Modular Messaging System verwendeten Server f r die Nachrichtenspeicherung k nnen Sie pers nliche Verteilerlisten m glicherweise nicht in Web Subscriber Options erstellen ndern oder l schen Tipp Wenn das System einen Microsoft Exchange Nachrichtenspeicher verwendet k nnen Sie nur Web Subscriber Options verwenden um die Listennummer und den aufgezeichneten Namen einer pers nlichen Verteilerliste zu ndern die Sie in der E Mail Anwendung oder ber die TUI erstellt haben Wenn Ihr System einen Lotus Domino Nachrichtenspeicher verwendet sollten Sie die E Mail Datenbank auf dem Domino Server mit dem lokalen Adressbuch synchronisieren nachdem Sie nderungen an den pers nlichen Verteilerlisten vorgenommen haben So erstellen Sie pers nliche Verteilerlisten 1 Starten Sie Teilnehmeroptionen Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 Klicken Sie in Microsoft Out
17. 1 2 Das System fordert Anrufer auf ihren Namen zu nennen Anschlie end wird der Anruf an Ihre Nebenstelle weitergeleitet Wenn Sie den Anruf annehmen h ren Sie zun chst den Namen der anrufenden Person Sie k nnen dann entscheiden ob Sie den Anruf annehmen m chten oder nicht Um den Anruf anzunehmen dr cken Sie um ihn abzulehnen dr cken Sie 1 Wenn Sie den Anruf annehmen wird er vom System an Sie weitergeleitet Wenn Sie den Anruf ablehnen oder nicht an Ihrem Platz sind haben Anrufer die M glichkeit eine Nachricht zu hinterlassen an eine andere Nebenstelle oder an die Zentrale umgeleitet zu werden Hinweise Sie k nnen diese Option nur verwenden wenn Ihr Systemadministrator die Verbindungs berwachung aktiviert hat Der Anruf ber die automatisierte Telefonzentrale eingeht Anrufe die direkt bei Ihrer Nebenstelle eingehen sind davon nicht betroffen So berwachen Sie Anrufe 1 Starten Sie Teilnehmeroptionen Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Extras gt Optionen klicken Sie auf die Registerkarte Voicemail und dann auf Anrufbeantwortungsoptionen 2 Klicken Sie auf die Registerkarte Gru ansagen 3 18 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen 3 Aktivieren Sie das Kontrollk stchen Anrufe der automatisierten Telefonzentrale berwachen 4 Klicken Sie auf eine der fol
18. 3 81 Werte f r automatische Benachrichtigung sregeln auf Seite 3 83 Werte f r automatische E Mail Benachrichtigungen auf Seite 3 84 und Werte f r die automatische Benachrichtigung per numerischem Funkruf auf Seite 3 87 So richten Sie die automatische Benachrichtigung ein 1 Starten Sie Teilnehmeroptionen Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Extras gt Optionen klicken Sie auf die Registerkarte Voicemail und dann auf Telefon Benutzerschnittstellenoptionen 2 Klicken Sie auf die Registerkarte Assistent 3 Aktivieren Sie das Kontrollk stchen Anrufbenachrichtigung Automatische Benachrichtigung Wenn noch keine Regeln f r die automatische Benachrichtigung festgelegt sind f gt das System der Liste automatisch eine neue Regel hinzu Stellen Sie sicher dass das Kontrollk stchen der neuen Regel f r die automatische Benachrichtigung aktiviert ist y 4 Klicken Sie auf 5 oder dr cken Sie STRG N wenn Sie der Liste eine neue Regel f r die automatische Benachrichtigung 3 82 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen hinzuf gen m chten Dann f gt das System dieser Liste einen neuen Eintrag hinzu Klicken Sie auf den Namen der Regel die Sie bearbeiten m chten Geben Sie einen Namen f r die neue Regel ein Um den Namen zu akzeptieren klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Feld Regeln oder dr cken Sie die EINGA
19. Ansagen abgespielt werden Weitere Informationen zum ndern der Ansagesprache finden Sie unter Die Eingabeaufforderungssprache f r Ihr Postfach ndern auf Seite 3 55 So w hlen Sie die Anzeigesprache aus 1 Starten Sie Teilnehmeroptionen Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Extras gt Optionen klicken Sie auf die Registerkarte Voicemail und dann auf Desktop Benutzerschnittstellenoptionen Klicken Sie auf die Registerkarte Sprache W hlen Sie im Feld Bevorzugte Sprache die Sprache aus in der die Modular Messaging Software angezeigt werden soll Hinweis Wenn Sie zus tzliche Sprachoptionen zur Verf gung stellen m chten kopieren Sie die gew nschten Sprachdateien in das Verzeichnis in dem sich die Installationsdateien befinden Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator Januar 2009 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Verwalten von personalisierter Verbindungsbearbeitung und Gru ansagen Mithilfe von Subscriber Options k nnen Sie eine personalisierte Verbindungsbearbeitung zum Nutzen der Anrufer bei Ihrem Postfach einrichten Ihr Systemadministrator legt Standardeinstellungen f r die Verbindungsbearbeitung f r Ihre Nebenstelle fest Sie k nnen f r die Aufnahme und Wiedergabe von Gru ansagen ein Telefon oder einen Medienplayer recorder verwenden je nach der Konfiguration I
20. GL 4 Posteingang Definition GL 4 Postfach Definition GL 4 Postfachregeln 3 53 Privatnachrichten Definition GL 4 R Regeln Anrufbenachrichtigung 3 77 einrichten 3 74 Nachrichtenanzeige 3 78 3 100 Passwort 3 5 Personensuche 3 75 3 79 3 104 Postfach 3 53 R ckrufbenachrichtigung 3 76 3 82 3 104 Zeitplan 3 102 Regeln f r die automatische Benachrichtigung aktualisieren 3 94 Regeln f r optionale Gru ansagen 3 24 Registerkarte Sonstige 3 109 R ckrufbenachrichtigung 3 76 3 82 3 106 Definition GL 4 R ckrufbenachrichtigungsregeln 3 76 3 82 3 104 S Standard Verbindungsbearbeitung 3 29 Status von Gru ansagen 3 25 Subscriber Options ffnen 3 3 Subscriber Options schlie en 3 3 T Teilnehmer Definition GL 5 Telefon Benutzerschnittstelle Definition GL 5 V Verbindungen berwachen 3 18 Verbindungsbearbeitung Optionen 3 22 3 51 berspringen 3 12 Verbindungs berwachung Definition GL 5 Verteilerlisten Definition GL 5 Voicemail Dom ne Definition GL 5 Vollst ndige Postfachnummer Definition GL 5 W Wiedergabesteuerung Definition GL 5 Z Zeitpl ne 3 82 einrichten 3 102 Zeitzone 3 108 IN 2 Januar 2009 Glossar Active Directory Dieser Verzeichnisdienst speichert Informationen ber Objekte im Netzwerk und stellt diese Informationen autorisierten Benutzern und Netzwerkadministratoren zur Verf gung Active Directory erm glicht Netzwerkbenutzern nach einem einzigen
21. Gebrauchs der Telefon Benutzerschnittstelle den Empf ngernamen auf dem Tastenfeld des Telefons buchstabiert Nachrichtenanzeige MWI Eine Methode um Teilnehmer auf den Eingang von Nachrichten in ihren Postf chern hinzuweisen die bestimmte Kriterien erf llen Die Teilnehmer werden entweder durch eine Leuchte an ihrem Telefon oder einen Signalton stotternder W hlton aufmerksam gemacht wenn Sie den H rer abnehmen Die Anzeige wird deaktiviert wenn die Nachricht in Outlook ge ffnet oder ber die Telefon Benutzerschnittstelle gespeichert oder gel scht wird ber die Teilnehmeroptionen kann der Teilnehmer Regeln f r die Verwendung der Nachrichtenanzeige festlegen So kann er beispielsweise festlegen dass er nur auf dringende Sprachnachrichten hingewiesen wird Nachrichten Empfangsbest tigung Eine Meldung zur Best tigung dass eine Nachricht ihrem Empf nger zugestellt wurde Namensansage Eine individuelle Ansage bei der der Name des Teilnehmers angegeben wird wenn die Nebenstelle dieses Teilnehmers besetzt ist oder nicht abgenommen wird bzw wenn keine pers nliche Gru ansage aufgenommen wurde Nebenstellenanlage NStAnl Eine Telefonvermittlungsstelle in einem bestimmten Unternehmen die Telefondienste eher verwendet als bereitstellt Auch Vermittlungsstelle genannt Numerische Adresse Eine Folge von Ziffern die einen Empf nger innerhalb einer Organisation eindeutig identifiziert Eine numerische Adresse wird von der Te
22. Informationen ber Voice Form und Voice Recorder finden Sie im Avaya Modular Messaging Version 5 0 Microsoft Outlook Client Benutzerhandbuch Hinweis Sie k nnen zur Aufnahme und Wiedergabe von Nachrichten auch den Windows Media Player oder den Windows Sound Recorder verwenden Bei Sound Recorder m ssen Sie darauf achten dass die Soundkarte richtig installiert und ein Audioeingabeger t wie beispielsweise ein Mikrofon an den Computer angeschlossen ist 3 8 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Erstellen von Gru ansagen In Subscriber Options k nnen Sie Gru ansagen mit dem Telefon oder mit Multimedia Anwendungen erstellen Siehe m Sprache ber ein Telefon vom Desktop aus aufzeichnen auf Seite 3 9 m Sprache ber Multimedia vom Desktop aus aufzeichnen auf Seite 3 10 Sprache ber ein So nehmen Sie Sprache vom Desktop aus ber ein Telefon auf Telefon vom Desktop aus 1 aufzeichnen Starten Sie Subscriber Options Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Extras gt Optionen klicken Sie auf die Registerkarte Voicemail und dann auf Desktop Benutzerschnittstellenoptionen Klicken Sie auf die Registerkarte Medien einrichten W hlen Sie Telefon im Feld Beim Zusammenstellen von Sprachnachrichten aus Klicken Sie auf Konfigurieren Geben Sie in dem Dialogfeld Telefoneigenschaften Folgendes ein m Nebenst
23. Je nach Netzwerkkonfiguration design und Topologie k nnen Leistung Zuverl ssigkeit und Sicherheit des Produkts in unterschiedlichen Umgebungen voneinander abweichen auch wenn das Produkt garantiegem funktioniert Standards Avaya Inc haftet nicht f r St rungen des Funkverkehrs oder der Fernseh bertragung die durch unbefugte nderungen an der Anlage oder durch Verwendung oder Anschluss anderer Verbindungskabel oder Ger te als der von Avaya Inc angegebenen entstehen Die Behebung von St rungen die durch solche unbefugten nderungen Austausch oder Erg nzung verursacht werden liegt im Verantwortungsbereich des Benutzers Gem Abschnitt 15 der Richtlinien der Federal Communications Commission wird der Benutzer darauf hingewiesen dass durch nderungen die nicht ausdr cklich von Avaya genehmigt wurden die Betriebsgenehmigung f r diese Anlage nichtig werden kann Erkl rung der Federal Communications Commission Abschnitt 15 Hinweis Dieses System wurde berpr ft und entspricht den Einschr nkungen eines digitalen Ger tes der Klasse A gem Abschnitt 15 der Richtlinien der FCC Die Einschr nkungen sind vorgesehen um angemessenen Schutz gegen nachteilige Beeintr chtigungen zu bieten wenn die Ger te in einem gesch ftlichen Umfeld eingesetzt werden Dieses System erzeugt verwendet und strahlt Hochfrequenzwellen aus und kann nachteilige Beeintr chtigungen im Bereich der Funkkommunikationen ausl sen wenn es
24. Systemadministrator festgelegt Der kleinstm gliche Standardwert wird vom Systemadministrator festgelegt Wenn der Systemadministrator den Standardwert ver ndert bleibt in den bestehenden Regeln der urspr ngliche Wert erhalten und in den neuen Regeln wird der neue Wert verwendet es sei denn der neue Standardwert ist h her als der Wert in bereits existierenden Regeln Wenn der neue Standardwert h her ist als der Wert in den bereits existierenden Regeln zeigt das System beim Zugriff der Benutzer auf Teilnehmeroptionen eine Warnmeldung an und passt die bestehenden Regeln dem neuen kleinstm glichen Standardwert an So legen Sie eine Regel f r die R ckrufbenachrichtigung fest 1 Starten Sie Teilnehmeroptionen Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Extras gt Optionen klicken Sie auf die Registerkarte Voicemail und dann auf Telefon Benutzerschnittstellenoptionen 2 Klicken Sie auf die Registerkarte Assistent 3 Aktivieren Sie das Kontrollk stchen R ckrufbenachrichtigung Wenn noch keine R ckrufbenachrichtigungsregeln festgelegt sind f gt das System der Liste der R ckrufbenachrichtigungsregeln automatisch eine neue Regel hinzu Stellen Sie sicher dass das Kontrollk stchen f r die neue R ckrufbenachrichtigungsregel aktiviert ist Januar 2009 3 79 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch 4 Klicken Sie auf gt oder dr
25. Unterbinden unbefugter Zugriffe auf Ihr Postfach ber die Telefon Benutzerschnittstelle TUI Sie m ssen beim Einrichten des Passworts unbedingt die Anweisungen beachten Siehe ndern des Passworts auf Seite 3 6 Modular Messaging vom Desktop aus verwenden Mit Modular Messaging k nnen Sie Sprachaufnahmen ber das Telefon oder ber Multimedia Anwendungen aufzeichnen und wiedergeben Siehe Modular Messaging vom Desktop aus verwenden auf Seite 3 8 3 2 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen So ffnen SieTeilnehmeroptionen 1 Verwenden Sie eine der folgenden Methoden Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Extras gt Optionen und w hlen Sie die Registerkarte Voicemail aus Klicken Sie auf Start gt Einstellungen gt Systemsteuerung und doppelklicken Sie auf Modular Messaging Software Hinweis Windows XP Klicken Sie auf Start gt Einstellungen gt Systemsteuerung und doppelklicken Sie dann auf Modular Messaging Klicken Sie auf Start gt Programme gt Avaya Modular Messaging und w hlen Sie Teilnehmeroptionen aus 2 Geben Sie im Dialogfeld Benutzeranmeldung Folgendes ein Postfach Geben Sie Ihre vollst ndige oder teilweise Postfachnummer ein Passwort Geben Sie Ihr Postfachpasswort ein Unter Passwortregeln auf Seite 3 5 finden Sie weitere Informationen zu Kennw rtern Message Application Server Geben Sie den Namen oder d
26. ansagen zu ndern indem Sie auf den Link Optionale Gru ansagen klicken und bereits f r alle neun optionalen Gru ansagen eine Regel vorhanden ist zeigt das System die Nachricht an Es sind keine verf gbaren optionalen Gru ansagen vorhanden Wenn Sie eine bestimmte optionale Gru ansage w nschen w hlen Sie die Gru ansage aus die dieser optionalen Gru ansage bereits zugeordnet ist 3 22 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Den Regeln f r Gru ansagen ist ein Lautsprechersymbol zugeordnet das den Status der Gru ansage anzeigt Lautspre Aufnahmestatus chersymbol c Die Gru ansagen wurden nicht aufgezeichnet d Die Gru ansagen wurden f r alle Sprachen aufgezeichnet J Die Gru ansagen wurden f r einige der Sprachen i aufgezeichnet Hinweis Wenn mehrere Gru ansagen aktiv sind wertet das System die Regeln in der Reihenfolge aus in der sie im Abschnitt Regeln f r Gru ansagen auf der Registerkarte Gru ansagen angezeigt werden Das System gibt die Gru ansage wieder die der ersten Regel f r Gru ansagen zugeordnet ist die den aktuellen Anrufbedingungen entspricht Wenn keine Regel mit den aktuellen Anrufbedingungen bereinstimmt gibt das System Ihre pers nliche Gru ansage oder die Standard Gru ansage des Systems wieder Das Lautsprecher Symbol f r die Gru ansagen Regel zeigt den Status der Aufnahme an Januar 2009 3 23 Modular Messaging Outlook
27. auf die sie verweisen kann nicht garantiert werden da sie au erhalb der Kontrolle von Avaya liegen Garantie Avaya Inc gew hrt eine eingeschr nkte Garantie f r dieses Produkt Die Bedingungen der eingeschr nkten Garantie entnehmen Sie bitte Ihrem Kaufvertrag Dar ber hinaus finden Sie die normalen Garantiebedingungen von Avaya sowie Informationen ber den w hrend der Garantiezeit angebotenen Support f r dieses Produkt auf der Avaya Support Website http www avaya com support Lizenz MIT DER NUTZUNG ODER INSTALLATION DIESES PRODUKTES STIMMT DER ENDBENUTZER DEN HIERIN ENTHALTENEN BESTIMMUNGEN UND DEN AUF DER AVAYA WEBSITE http support avaya com Licenselnfo VERF GBAREN ALLGEMEINEN LIZENZBESTIMMUNGEN ALLGEMEINE LIZENZBESTIMMUNGEN ZU FALLS SIE MIT DIESEN BESTIMMUNGEN NICHT EINVERSTANDEN SIND M SSEN SIE DIESE S PRODUKT E INNERHALB VON ZEHN 10 TAGEN NACH LIEFERUNG AN DIE VERKAUFSSTELLE ZUR CKGEBEN DER KAUFPREIS WIRD ERSTATTET ODER GUTGESCHRIEBEN Avaya gew hrt dem Endbenutzer eine Lizenz im Rahmen der nachfolgend beschriebenen Lizenztypen Die Lizenz wird f r einen 1 Computer bzw eine 1 Kapazit tseinheit gew hrt sofern nicht in der Dokumentation oder anderen Materialien die dem Endbenutzer zur Verf gung gestellt wurden eine andere Anzahl von Lizenzen oder Kapazit tseinheiten angegeben ist Der Begriff designierter Prozessor bezeichnet ein einzelnes unabh ngiges Computerger t Der Begriff
28. beim Auflegen des H rers nicht auf Stopp E klicken kann es sein dass am Ende Ihrer Aufnahme Stille oder der W hlton zu h ren ist 3 36 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen 7 Klicken Sie auf eine der folgenden Schaltfl chen m bernehmen um die neue Aufnahme zu akzeptieren m OK um die neue Aufnahme zu akzeptieren und Teilnehmeroptionen zu schlie en m Abbrechen um Teilnehmeroptionen zu schlie en ohne die neue Aufnahme zu speichern So l schen Sie eine pers nliche Gru ansage 1 Starten Sie Teilnehmeroptionen Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 2 Klicken Sie auf die Registerkarte Gru ansagen 3 W hlen Sie unter Standard Verbindungsbearbeitung die Option Pers nliche Gru ansage abspielen aus 4 Klicken Sie in der Sprachsteuerung unten auf der Registerkarte Gru ansagen auf X Januar 2009 3 37 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Gesprochenen Namen aufnehmen Die Aufnahme f r den gesprochenen Namen enth lt nur Ihren Vor und Nachnamen Das System verwendet diese Ansage f r die telefonische Anrufbeantwortung So nehmen Sie den gesprochenen Namen auf 1 Starten Sie Teilnehmeroptionen Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Extras gt Optionen klicken Sie auf die Registerkarte Voicemail und dann auf Anrufbeantwortungsoptionen Klicken
29. der einem Benutzer den Zugriff auf die Software gestattet benannt sein Packungslizenz SR Shrinkwrap License Software die von Drittanbietern bereitgestellte Elemente enth lt darf der Endbenutzer gem den Bestimmungen und Bedingungen der mit der Software gelieferten Packungslizenz installieren und nutzen Der Text der Packungslizenz wird auf Anfrage des Endbenutzers von Avaya zur Verf gung gestellt weitere Informationen s u Abschnitt Copyright Copyright Sofern nicht anders angegeben ist das Produkt urheber und eigentumsrechtlich gesetzlich gesch tzt Die unerlaubte Vervielf ltigung bertragung und oder Nutzung kann straf und zivilrechtlich verfolgt werden Drittanbieterkomponenten Bestimmte im Produkt enthaltene Softwareprogramme oder Teile davon k nnen Software enthalten deren Weitergabe vertraglichen Vereinbarungen mit anderen Anbietern unterliegt Drittanbieterkomponenten Diese k nnen die Bestimmungen zur Nutzung bestimmter Teile des Produkts erweitern oder einschr nken Drittanbieterbestimmungen Informationen zu Drittanbieterkomponenten und den entsprechenden Drittanbieterbestimmungen finden Sie auf der Avaya Support Website unter http support avaya com ThirdPartyLicense Drittanbietervereinbarungen ber geb hrenfreie Lizenzen Dieses Produkt und k nftige Aktualisierungen und Servicepacks f r diese Produkt k nnen lizenzgeb hrenfreie Technologie von Drittanbietern enthalten die Ihnen im Rah
30. ein Bedingung Aktion Beschreibung Zeitplanname W hlen Sie einen Zeitplan aus Modular Messaging erstellt automatisch einen Zeitplan mit der Bezeichnung Immer Dies ist der Standardzeitplan wenn Sie noch keine Zeitpl ne erstellt haben Wenn Sie Zeitpl ne erstellt haben wird standardm ig der erste Eintrag in Ihrer Zeitplanliste ausgew hlt Telefonlisten W hlen Sie eine Telefonliste aus zu deren Nummern Anrufe weitergeleitet werden sollen Die Modular Messaging Sofware Avaya Unified Messenger erstellt automatisch eine Telefonliste mit Ihrer Nebenstellennummer Diese Telefonliste ist standardm ig ausgew hlt wenn Sie noch keine anderen Telefonlisten erstellt haben Wenn Sie Telefonlisten erstellt haben wird standardm ig der erste Eintrag in Ihrer Liste von Telefonlisten ausgew hlt 3 76 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Regeln f r die R ckrufbenachrichtigung festlegen Definition von R ckrufbenachrich tigungsregeln Um die Funktion R ckrufbenachrichtigung nutzen zu k nnen m ssen Sie zun chst Regeln f r sie festlegen Diese Regeln k nnen Sie durch die Auswahl von Werten in der folgenden Beschreibung bestimmen Falls Alle neuen Nachrichten mit Jede Priorit tsstufe von Jeder ankommen wenn Zeitplan mmer aktiv ist Telefonnummern in Liste Arbeit innerhalb von 70 Minuten und dann in Intervallen von 70 Minuten anrufen Sie k
31. gt der Zeitplanliste unter Zeitplannamen einen neuen Eintrag hinzu Geben Sie den neuen Zeitplannamen ein und dr cken Sie die EINGABETASTE W hlen Sie die gew nschten Zeiten mit Hilfe des Zeitplanrasters aus Siehe Arbeiten mit dem Zeitplanraster auf Seite 3 97 Klicken Sie auf eine der folgenden Schaltfl chen m OK um den neuen Zeitplan zu best tigen und das Dialogfeld Zeitpl ne zu schlie en m Abbrechen um das Dialogfeld Zeitplan zu schlie en Wichtig Wenn Sie einen Zeitplan erstellen der sich mit einem anderen Zeitplan innerhalb einer aktivierten Regel berschneidet wird das Dialogfeld Informationen zur Zeitplan berschneidung angezeigt Stimmen Sie die Zeitpl ne so aufeinander ab dass alle berschneidungen beseitigt werden bevor Sie fortfahren Januar 2009 3 97 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Arbeiten mit dem Zeitplanraster Hinweise m Um einen Zeitplan zu l schen w hlen Sie den Zeitplan aus und klicken Sie auf x m Um einen Zeitplan umzubenennen klicken Sie auf den Zeitplan berschreiben Sie den Namen des Zeitplans und dr cken Sie die EINGABETASTE Mithilfe des Zeitplanrasters k nnen Sie eine Zeit oder einen Zeitblock f r den Zeitplan ausw hlen Im Raster finden Sie die Wochentage entlang der Spalten und die Tageszeit entlang der Zeilen Die Zellen des Rasters stellen ein Zeitintervall dar je nach der aktuellen Einstellung in Ansicht
32. ist erkrankt oder in Urlaub sodass Sie die Anrufe an einen anderen Operator weiterleiten m ssen Sie erledigen Arbeiten f r ein anderes Team und m ssen den f r dieses Team zust ndigen Operator angeben Ihr Team hat keinen bestimmten Operator Sie und Ihre Kollegen wechseln sich ab bei Unterst tzung von Anrufern sodass die Nummer des Operators regelm ig ge ndert werden muss Hinweis Sie k nnen die Konfiguration des pers nlichen Operators nur ndern wenn Ihr Administrator diese Funktion f r Sie freigegeben hat So richten Sie den pers nlichen Operator ein 1 Starten Sie Teilnehmeroptionen Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Extras gt Optionen klicken Sie auf die Registerkarte Voicemail und dann auf Anrufbeantwortungsoptionen Klicken Sie auf die Registerkarte Sonstige Geben Sie im Feld Nummer die vollst ndige Postfachnummer f r MultiSite oder eine teilweise Postfachnummer f r eine Home Site oder die kanonische Telefonnummer an an die Anrufer weitergeleitet werden sollen wenn sie Unterst tzung anfordern Nebenstellennummern au erhalb des Modular Messaging Systems werden nur akzeptiert wenn der Administrator externe Nummern aktiviert hat Sie k nnen nicht die Nummer Ihres eigenen Postfachs oder Ihrer Nebenstelle angeben Eine bersicht ber die MultiSite Funktion und eine 3 104 Januar 2009 Verwenden der Teilne
33. zu l schen 3 68 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Festlegen von Regeln Siehe Personensucheregeln auf Seite 3 69 Regeln f r die Personensuche festlegen auf Seite 3 73 R ckrufbenachrichtigungsregeln auf Seite 3 70 Regeln f r die R ckrufbenachrichtigung festlegen auf Seite 3 76 Anrufbenachrichtigungs Regeln auf Seite 3 71 Regeln f r die automatische Benachrichtigung einrichten auf Seite 3 81 Einrichten von Regeln f r vom Anrufer angeforderte Benachrichtigungen auf Seite 3 90 Regeln f r die Nachrichtenanzeige MWD auf Seite 3 72 Einrichten von Regeln f r die Nachrichtenanzeige MWD auf Seite 3 94 Telefonlisten einrichten auf Seite 3 98 Zeitpl ne erstellen auf Seite 3 96 Januar 2009 3 69 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Personensucheregeln Mit der Personensuchefunktion kann Ihr Postfach Anrufe die nicht angenommen werden an eine Liste von Telefonnummern weiterleiten Es leitet die Anrufe an jede Telefonnummer in der Liste weiter wenn Sie die Anrufe nicht annehmen Wenn Sie unter keiner der Nummern aus der Liste antworten wird der Anrufer gefragt ob er eine Nachricht hinterlassen m chte Hinweis Die Software Modular Messaging unterst tzt die Personensuchefunktion nicht bei analogen Sprachkarten Je nach Systemkonfiguration ist Personensuche m glicherweise nicht verf gbar Die Regeln f r die Pers
34. 009 3 5 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch ndern des Passworts Das Passwort muss unterschiedliche Ziffern enthalten Kennw rter wie 111111 oder 9999 werden zur ckgewiesen Die Mindestl nge des Passworts wird von Ihrem Systemadministrator festgelegt Wenn Sie ein Passwort eingeben das unter der Mindestl nge liegt erhalten Sie eine Fehlermeldung und werden aufgefordert Ihr Passwort erneut einzugeben Die H chstl nge f r Kennw rter betr gt 15 Zeichen Wenn Sie ein falsches Passwort eingeben und die Anzahl der Eingabeversuche den festgelegten Wert berschreitet der vom Systemadministrator festgelegt wurde werden Sie automatisch abgemeldet da Ihr Postfach gesperrt ist Wenden Sie sich in diesem Fall an den Systemadministrator der die Sperrung Ihres Postfachs aufheben muss Bei der Passwort nderung k nnen Sie zuvor bereits verwendet Kennw rter f r eine festgelegte Anzahl von nderungen nicht erneut benutzen Diese Anzahl kann vom Systemadministrator konfiguriert werden Wenn Ihr Passwort abgelaufen ist werden Sie aufgefordert dieses zu ndern bevor Sie Nachrichten ber die TUI senden oder empfangen k nnen Das Passwort kann nicht in k rzeren Zeitabst nden als zwei Minuten ge ndert werden Diese Einstellung wird durch die Modular Messaging Systemkonfiguration bestimmt So ndern Sie ein Passwort 1 Starten Sie Teilnehmeroptionen Siehe ffnen und Schlie en von Teiln
35. 09 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Modular Messaging Dokumentation Weitere Informationen zu Modular Messaging finden Sie in der folgenden Dokumentation die bereitsteht auf Modular Messaging Dokumentations CD ROM m Avaya Modular Messaging Version 5 0 Telefon Benutzerschnittstelle Benutzerhandbuch Dieses Dokument enth lt Informationen zur Verwendung der Modular Messaging Telefon Benutzerschnittstelle TUI m Avaya Modular Messaging Version 5 0 Microsoft Outlook Client Benutzerhandbuch Dieses Dokument enth lt Informationen ber die Installation Einrichtung und Verwendung von Avaya Modular Messaging Microsoft Outlook Client Konventionen In diesem Handbuch werden die folgenden Konventionen verwendet Konvention Beschreibung In Namen von Anwendungen Programmen Anf hrungs Men optionen und Dialogfeldern stehen in zeichen Anf hrungszeichen Beispiel das Dialogfeld Setup Sprache ausw hlen kursiv Dokumenttitel sind kursiv gedruckt Beispiel Avaya Modular Messaging Telefon Benutzerschnittstelle Benutzerhandbuch Fettdruck Namen von Feldern und Schaltfl chen und Men optionen erscheinen in Fettdruck Beispiel Klicken Sie auf Weiter um mit der Installation fortzufahren TASTE Tastenkombinationen bei denen eine Taste gedr ckt TASTE gehalten und dann eine weitere Taste gedr ckt wird Beispiel Dr cken Sie Strg Pfeil nach unten
36. 4 3 46 to 3 49 3 51 Integrated Services Digital Network ISDN GL 2 Interner Personensuchruf 3 21 Definition GL 2 K Kanonische Adressierung Definition GL 3 Kennw rter Definition GL 3 L Lokale Postfachnummern Definition GL 2 M Mehrsprachige Anrufbeantwortung 3 31 Mehrteilige Nachrichten Definition GL 2 Messaging Application Server Definition GL 2 Januar 2009 IN 1 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch MMC Definition GL 2 Multimedia Definition GL 2 MWI Definition GL 3 MWI Siehe Nachrichtenanzeige MWI GL 2 N Nach Namen w hlen Definition GL 3 Nachrichtenanzeigeregeln 3 78 3 100 Nachrichten Empfangsbest tigung Definition GL 3 Namensansage Definition GL 2 to GL 3 Nebenstelle besetzt 3 35 3 38 keine Antwort 3 21 Numerische Adresse Definition GL 3 oO Optionale Gru ansage Definition GL 3 Ordner Gel schte Objekte Definition GL 3 Ordner Gesendete Objekte Definition GL 3 P Passwort 3 2 3 5 PBXs Definition GL 3 PC Benutzerschnittstelle Definition GL 3 PC Client Anwendungen Definition GL 4 Personensuche 3 79 3 104 Definition GL 4 Personensucheregeln 3 75 3 79 3 104 Pers nliche Gru ansage Definition GL 4 Pers nliche Verteilerliste 3 62 ndern einer pers nlichen Verteilerliste 3 72 Erstellen einer pers nlichen Verteilerliste 3 63 Listeneintr ge von pers nlichen Verteilerlisten 3 69 Pers nlicher Operator 3 109 Definition
37. 79 Regeln f r die R ckrufbenachrichtigung festlegen 3 82 Regeln f r die Anrufbenachrichtigung festlegen 3 86 Einrichten von Regeln f r die Nachrichtenanzeige MWI 3 100 Zeitpl ne erstellen 2 222m nnnerneneeenen nennen 3 102 Telefonlisten einrichten 22H 2 22a as 3 104 Einstellen der Zeitzone 22 neneeeer rennen 3 108 Einrichten eines pers nlichen Operators 2 22 2222 3 109 Januar 2009 Vorwort bersicht Zielgruppe Kapitel bersicht In diesem Handbuch erfahren Sie wie Sie Avaya Modular Messaging Teilnehmeroptionen auf Ihrem PC einrichten und verwenden k nnen Au erdem wird erl utert wie Sie Teilnehmeroptionen an Ihre Anforderungen anpassen k nnen Dieses Handbuch ist f r Benutzer der Client Software f r Avaya Modular Messaging Subscriber Options vorgesehen Dieses Handbuch umfasst die folgenden Kapitel Kapitel bersicht Kapitel 1 Einf hrung in Teilnehmeroptionen Enth lt eine Einf hrung zu Avaya Modular Messaging Teilnehmeroptionen Kapitel 2 Installation von Subscriber Options Enth lt eine Beschreibung wie Sie Subscriber Options auf Ihrem Computer installieren Kapitel 3 Verwenden der Teilnehmeroptionen Enth lt eine Beschreibung wie Sie Teilnehmeroptionen einrichten Gru ansagen aufnehmen und Ihre eigene Teilnehmeroptionen Umgebung definieren Januar 20
38. AVAYA Modular Messaging Version 5 0 mit Avaya Message Storage Server mit Microsoft Exchange Subscriber Options Benutzerhandbuch Januar 2009 2009 Avaya Inc Alle Rechte vorbehalten Hinweis Die Informationen in diesem Dokument wurden vor dem Druck sorgf ltig auf Vollst ndigkeit und Richtigkeit berpr ft Avaya Inc haftet jedoch nicht f r eventuelle Fehler K nftige Ausgaben dieses Dokuments k nnen nderungen und Korrekturen enthalten Haftungsausschluss f r die Dokumentation Avaya Inc haftet nicht f r nderungen Zus tze oder Streichungen in der urspr nglich ver ffentlichten Version dieser Dokumentation die nicht von Avaya vorgenommen wurden Der Kunde und oder der Endbenutzer verpflichten sich zur Schadloshaltung und Entsch digung von Avaya seinen Vertretern Angestellten und Mitarbeitern in Bezug auf jedwede Forderungen Klagen Anspr che und gerichtliche Entscheidungen die im Zusammenhang mit oder aus nderungen Zus tzen und Streichungen in dieser Dokumentation entstehen die der Kunde oder der Endbenutzer ausf hrt Haftungsausschluss f r Links Avaya Inc haftet nicht f r den Inhalt und die Zuverl ssigkeit der Informationen auf Websites auf die in dieser Dokumentation durch Links verwiesen wird Die auf diesen Websites angebotenen Produkte Dienstleistungen und Informationen werden von Avaya nicht notwendigerweise unterst tzt Die korrekte Funktion solcher Links und die Verf gbarkeit der Seiten
39. Anmeldungsvorgang auf alle Ressourcen im gesamten Netzwerk zuzugreifen f r die sie entsprechende Berechtigungen haben Netzwerkadministratoren verf gen so ber eine intuitive hierarchische bersicht ber das Netzwerk und einen zentralen Verwaltungspunkt f r alle Netzwerkobjekte Anrufbenachrichtigung Eine Funktion mit der ein Teilnehmer ein Funkrufger t ein SMS f higes Digitaltelefon oder ein anderes Ger t verwenden kann um auf Anrufe in seinem Modular Messaging Posteingang hingewiesen zu werden Ansage Eine gesprochene Begr ung oder Anweisung f r Anrufer die ber die automatisierte Telefonzentrale weitergeleitet wurden Ansage Sie werden verbunden Eine individuell angepasste Ansage die Anrufer ber die von ihnen angew hlte Nebenstelle informiert w hrend sie zu einer Nebenstelle umgelegt werden Antworten Ein Befehl zur Beantwortung einer Nachricht Im Normalfall wird die Originalnachricht nicht in die Antwort aufgenommen Automatische Benachrichtigung Wenn Sie die Anrufbenachrichtigung auf automatische Benachrichtigung eingestellt haben k nnen Sie bestimmen ob Sie generell benachrichtigt werden m chten wenn Anrufer Nachrichten in Ihrem Postfach hinterlassen oder ob Sie nur ber dringende Nachrichten informiert werden m chten Automatisierte Telefonzentrale Ein automatisierter Dienst der Anrufer begr t und ihnen Anweisungen gibt wie sie weiter vorgehen k nnen Sie k nnen auch andere Verbindungsbea
40. BETASTE Klicken Sie im Feld Regelbeschreibung auf die unterstrichenen Segmente und w hlen Sie die gew nschten Werte aus den Dropdown Listen aus Weitere Informationen finden Sie unter Werte f r automatische Benachrichtigung sregeln auf Seite 3 83 Verwenden Sie eine der folgenden Optionen m Wenn Sie die Benachrichtigung per E Mail ausw hlen f llen Sie die Felder f r automatische E Mail Benachrichtigungen aus Weitere Informationen finden Sie unter Werte f r automatische E Mail Benachrichtigungen auf Seite 3 84 m Wenn Sie die Benachrichtigung per Funkruf ausw hlen f llen Sie die Felder f r automatische Funkrufbenachrichtigungen aus Weitere Informationen finden Sie unter Werte f r die automatische Benachrichtigung per numerischem Funkruf auf Seite 3 87 Klicken Sie auf eine der folgenden Schaltfl chen m bernehmen um die neue Einstellung zu akzeptieren m OK um die neue Einstellung zu akzeptieren und Teilnehmeroptionen zu schlie en m Abbrechen um Teilnehmeroptionen zu schlie en ohne die neue Einstellung zu speichern Hinweise Um eine Regel zu l schen w hlen Sie die Regel in der Liste aus und klicken anschlie end auf x Um eine Regel umzubenennen klicken Sie auf die ausgew hlte Regel und berschreiben Sie deren Namen Januar 2009 3 83 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Werte f r automatische Benachrichtigung sregeln Klicken Sie auf die fo
41. Befehlszeileninstallation 22 coneaeeen nennen 2 5 Stille Installation 22222 om one eenene er eee nenn nnn 2 6 Gruppenrichtlinienobjekt mit Active Directory 222222220 2 6 Deinstallation von Subscriber Options 22 2 2222 nee 2 7 Verwenden der Teilnehmeroptionen Erste Schritte 4 4 nr 3 2 ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen 3 3 Info zuKennw rten 22 2 nH nennen nennen nenn 3 5 Modular Messaging vom Desktop aus verwenden 2 222 200 3 8 Erstellen von Gru ansagen 22 22 neee nennen nn 3 9 Anzeigesprache ausw hlen 22 2222 2 seen 3 11 Verwalten von personalisierter Verbindungsbearbeitung und Gru ans gen 2 2 2 De ae eh ea 3 12 Gru ansage bei l ngerer Abwesenheit ein ausschalten 3 14 Sperren von Gru ansagen f r Anrufe 22 222 en seen 3 16 Verbindungen berwachen 222 2 nen seen 3 18 ii Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Index Glossar Verwendung von internem Personensuchruf wenn eine Nebenstelle nicht antwortet Erkas EAEE E nee nn 3 21 Einrichten von Regeln f r optionale Gru ansagen 3 24 Einrichten der Standard Verbindungsbearbeitung 3 29 Einrichten mehrerer Sprachen f r die Anrufbeantwortung 3 31 Gru ansagen vom Desktop aus aufzeichnen 22222220 3 35 Gru ansagen aufzeichnen TIPPS
42. Client Benutzerhandbuch Sie k nnen die folgenden Kriterien f r jede Regel f r Gru ansagen angeben Anruftyp Anrufantwort Uhrzeit Interne Belegt W hrend der Gesch ftszeiten Externe Keine Antwort Au erhalb der Gesch ftszeiten Alle Besetzt oder nicht Zu jeder Zeit aktiv Standarde entgegengenommen Standardeinstellung instellung Standardeinstellung Hinweis Die angezeigten Anruftypoptionen h ngen von der Vermittlungsstellenintegration Switch Integration SWIN Ihres Systems ab Wenn die Vermittlungsstellenintegration die Unterscheidung zwischen internen und externen Anrufen unterst tzt werden alle Anruftypoptionen angezeigt andernfalls wird beim Einrichten der Regeln f r optionale Gru ansagen nur die Anruftypoption Intern oder Extern auf der Registerkarte Gru ansagen angezeigt Mehrsprachige Anrufbeantwortung und optionale Gru ansagen Wenn Sie mehrere Sprachen f r Anrufer im Abschnitt Sprachen f r Anrufer einrichten wertet das System die Regeln aus um zu bestimmen ob einer Regel f r Gru ansagen die mit den aktuellen Anrufbedingungen bereinstimmt auch eine optionale Gru ansage in der bevorzugten Sprache des Anrufers zugeordnet ist m Wenn f r eine passende Regel eine optionale Gru ansage in der bevorzugten Sprache aufgezeichnet wurde gibt das System diese optionale Gru ansage wieder m Wenn f r keine passende Regel eine optionale Gru ansa
43. E Mail Adresse als Teilnehmer Eine bersicht ber die MultiSite Funktion und eine ausf hrliche Beschreibung dieses Konzepts finden Sie im Avaya Handbuch Beschreibung der MultiSite Funktion Hinweis Stellen Sie sicher dass die E Mail Adresse an die das System die automatische Benachrichtigung sendet nicht die Adresse des berwachten Postfachs ist Wenn Sie die Regel f r die automatische Benachrichtigung als f r alle neuen Nachrichten g ltig belassen und das System die Benachrichtigungen an das berwachte Postfach sendet l st die Benachrichtigungsmeldung eine zus tzliche Benachrichtigung aus Sie k nnen mehrere Adressen eingeben und diese durch ein Semikolon voneinander trennen Zum ffnen eines gr eren Eingabefeldes f r Adressen klicken Sie auf das Adressbuch rechts im Fenster Adresse Damit wird das Dialogfeld Adressbuch ge ffnet 3 86 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Bedingung Aktion Beschreibung Nachricht Wenn Sie auf diesen Wert klicken wird ein Dialogfeld mit folgendem Standardtext angezeigt Eine Nachricht mit Priorit t und Priorit tstyp wurde vom Absender um Uhrzeit am Datum hinterlassen Das System sendet diese oder eine von Ihnen angepasste E Mail Nachricht wenn die in der Regel f r die automatische Benachrichtigung angegebenen Bedingungen erf llt sind Sie k nnen den Nachrichtentext auf folgende Weise anpassen Geben Sie
44. Eintreffen einer Nachricht in Ihrem Postfach Benachrichtigung beim Eintreffen einer neuen Sprach Text oder Faxnachricht die bestimmte Bedingungen erf llt die Sie mit Modular Messaging Regeln festgelegt haben Umleitung nicht entgegengenommener Anrufe zu einem anderen Ort und Festlegung dieses Orts entsprechend der Tageszeit Wiedergabe unterschiedlicher Gru ansagen wenn ein Anruf nicht entgegengenommen wird oder die Nebenstelle besetzt ist Verwaltung pers nlicher Verteilerlisten Nachrichten nach Medientyp sortieren Einstellen der Zeitzone Aktivieren der mehrsprachigen Anrufbeantwortung auf Postfachebene Weiterleiten von Anrufen an einen pers nlichen Operator Sie k nnen Teilnehmeroptionen ber das Startmen von Windows starten Klicken Sie auf 1 2 Start Programme Avaya Modular Messaging R Teilnehmeroptionen Januar 2009 1 3 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Verwenden der Teilnehmeroptionen Das Dialogfeld Modular Messaging Software Benutzereigenschaften wird ge ffnet Hinweis Wenn Sie Microsoft Outlook verwenden k nnen Sie auf Teilnehmeroptionen auch ber dieses Programm zugreifen Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Extras gt Optionen und dann auf die Registerkarte Voicemail Weitere Informationen finden Sie unter ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 Informationen zur Verwendung von Verwalten von personalisierter Ve
45. Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Gru ansagen vom Desktop aus aufzeichnen Gru ansagen aufzeichnen Tipps Informationen dazu welche Details Sie aufzeichnen sollten und wie Sie innerhalb einer Aufnahme navigieren k nnen Siehe Gru ansagen aufzeichnen Tipps auf Seite 3 32 Pers nliche Gru ansage aufnehmen Mit der pers nlichen Gru ansage k nnen Sie Anrufer die mit Ihrem Postfach verbunden werden mit Ihren eigenen Worten begr en falls Ihr Anschluss besetzt ist oder nicht antwortet Siehe Pers nliche Gru ansage aufnehmen auf Seite 3 34 Aufzeichnen eines gesprochenen Namens Die Namensansage besteht nur aus Ihrem Vor und Nachnamen Das System verwendet diese Ansage f r die telefonische Anrufbeantwortung sofern Sie keine anderen Verbindungsbearbeitungsfunktionen eingerichtet haben Siehe Gesprochenen Namen aufnehmen auf Seite 3 37 Aufzeichnen einer Gru ansage Sie werden verbunden Diese Gru ansage sagt die ausgew hlte Nebenstelle an w hrend Anrufer an diese weitergeleitet werden Siehe Gru ansage Sie werden verbunden aufnehmen auf Seite 3 39 Aufzeichnen optionaler Gru ansagen Sie k nnen Ihr Postfach als pers nliches Anrufbeantwortungssystem verwenden indem Sie bis zu neun optionale Gru ansagen aufzeichnen Sie k nnen diese Gru ansagen abspielen wenn Ihre Nebenstelle besetzt ist bzw nicht antwortet oder wenn ankommende Anrufe blockiert werden Siehe Aufzeic
46. Sie auf die Registerkarte Gru ansagen W hlen Sie unter Standard Verbindungsbearbeitung die Option Eine Standard Gru ansage mit meinem gesprochenen Namen abspielen wenn keine pers nliche Gru ansage aufgezeichnet ist Hinweise Wenn Gesprochener Name mit einem gr nen Symbol markiert ist ist der Name bereits aufgenommen worden Sie k nnen ihn jedoch neu aufzeichnen Die Aufnahme des gesprochenen Namens darf bis zu sieben Sekunden lang sein Klicken Sie auf Aufzeichnen j Verwenden Sie eine der folgenden Methoden m Wenn Sie ein Telefon verwenden Warten Sie bis das Rufzeichen ert nt nehmen Sie den H rer ab und nehmen Sie dann die Gru ansage auf m Wenn Sie Multimedia verwenden Nehmen Sie die Gru ansage auf Klicken Sie nach Beendigung der Aufnahme auf Stopp m Klicken Sie zum Abh ren der Aufnahme auf Wiedergabe 3 38 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Hinweis Denken Sie daran bei einer Aufnahme ber das Telefon am Ende der Aufnahme auf Stopp zu klicken Wenn Sie beim Auflegen des H rers nicht auf Stopp E klicken kann es sein dass am Ende Ihrer Aufnahme Stille oder der W hlton zu h ren 1st 7 Klicken Sie auf eine der folgenden Schaltfl chen m bernehmen um die neue Aufnahme zu akzeptieren m OK um die neue Aufnahme zu akzeptieren und Teilnehmeroptionen zu schlie en m Abbrechen um Teilnehmeroptionen zu schlie en ohne die neue Aufnahme z
47. Voicemail und dann auf Telefon Benutzerschnittstellenoptionen 3 60 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen 3 Klicken Sie auf die Registerkarte Pers nliche Verteilerlisten Im Dialogfeld Pers nliche Verteilerlisten werden alle bereits vorhandenen pers nlicher Verteilerlisten sowie die in der E Mail Anwendung erstellte Verteilerliste angezeigt 4 W hlen Sie die Verteilerliste aus und klicken Sie auf die Schaltfl che zum ndern der Verteilerliste Das Dialogfeld Eigenschaften der pers nlichen Verteilerliste wird angezeigt Hinweis Sie k nnen auch auf eine PDL doppelklicken um das Dialogfeld Eigenschaften der pers nlichen Verteilerliste zu ffnen 5 Geben Sie im Dialogfeld Eigenschaften Pers nliche Verteilerliste Folgendes ein m Kennung Zeigt die eindeutige Kennung f r die pers nliche Verteilerliste an Diese Kennung die auch als Name der gefilterten Liste bezeichnet wird stellt den ersten Teil der E Mail Adresse der PDL dar Kennung Hostdom ne com Sie k nnen dieses Format verwenden wenn Sie eine PDL ber die Client Benutzerschnittstelle adressieren Wenn Sie den Anzeigenamen f r die PDL eingeben kopiert das System automatisch diese Zeichen in das Feld Leerzeichen und Sonderzeichen sind ausgeschlossen Sie k nnen den Namen der gefilterten Liste auch bearbeiten Die zul ssigen Zeichen sind A Z a z 0 9 _ Unterstrich Bindestrich m Listennummer Geben Sie eine eindeuti
48. Wenn mehrere Kontakte vorhanden sind die den Kriterien entsprechen wird eine Liste zur Auswahl angezeigt W hlen Sie den gew nschten Namen aus und klicken Sie auf OK m Klicken Sie auf Hinzuf gen um der PDL diesen Eintrag hinzuzuf gen 7 Um eine andere Verteilerliste hinzuzuf gen gehen Sie folgenderma en vor m W hlen Sie die Option Aus Liste hinzuf gen m W hlen Sie im Dropdown Listenfeld die Option Verteilerlisten Januar 2009 3 65 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch m Im Feld Geben Sie einen Namen ein oder w hlen Sie ihn aus der Liste k nnen Sie den Namen der Verteilerliste eingeben oder eine vorhandene Verteilerliste aus der Liste ausw hlen m Klicken Sie auf Hinzuf gen um der PDL diesen Eintrag hinzuzuf gen Wiederholen Sie diese Schritte f r jeden Eintrag den Sie der PDL hinzuf gen m chten So entfernen Sie einen Eintrag aus der Liste 1 W hlen Sie den Eintrag aus und klicken Sie auf die Schaltfl che Eintrag entfernen Ein Best tigungsdialogfeld wird angezeigt 2 Klicken Sie auf Ja um den Eintrag zu l schen 3 66 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Pers nliche Verteilerlisten ndern Je nach dem vom Modular Messaging System verwendeten Nachrichtenspeicher Server k nnen Sie mit Subscriber Options pers nliche Verteilerlisten auf folgende Weise ndern ndern des Anzeigennamens der Nummer oder der Kennung Neuaufnahme des Listenn
49. achrichten nach Priorit t und Empfangszeit sortieren Siehe Sortieren von Nachrichten nach Priorit t und Empfangszeit auf Seite 3 48 Sortieren von Nachrichten nach Medientyp Sie k nnen festlegen welche Nachrichten zuerst abgespielt werden sollen wenn Sie Ihr Postfach ber die TUI anrufen Sie k nnen Nachrichten nach Medientyp sortieren Die verschiedenen Medien sind Sprache Text und Fax Siehe Sortieren von Nachrichten nach Medientyp auf Seite 3 50 Standard Telefonnummer f r die Fax Ausgabe festlegen Sie k nnen eine Standardtelefonnummer f r die Fax Ausgabe eingeben Siehe Standard Telefonnummer f r die Fax Ausgabe festlegen auf Seite 3 52 Nachrichten beim Beenden der Telefon Benutzerschnittstelle l schen Wenn Sie diese Option ausw hlen werden alle Nachrichten sowohl Sprache als auch E Mail die w hrend einer TUI Sitzung zur L schung markiert wurden gel scht Siehe Nachrichten beim Beenden der Telefon Benutzerschnittstelle l schen auf Seite 3 54 Die Eingabeaufforderungssprache f r Ihr Postfach ndern Ihr Systemadministrator legt bei der Installation von Modular Messaging fest welche Sprache standardm ig f r die Sprachansagen verwendet wird die Sie beim Zugriff auf Ihr Postfach h ren Sie k nnen diese Standardsprache ndern Siehe Die Eingabeaufforderungssprache f r Ihr Postfach ndern auf Seite 3 55 Januar 2009 3 47 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuc
50. amens Hinzuf gen oder Entfernen von Listeneintr gen L schen von Listen Tipp Wenn das System einen Microsoft Exchange Nachrichtenspeicher verwendet k nnen Sie nur Web Subscriber Options verwenden um die Listennummer und den aufgezeichneten Namen einer pers nlichen Verteilerliste zu ndern die Sie in der E Mail Anwendung oder ber die TUI erstellt haben Wenn Ihr System einen Lotus Domino Nachrichtenspeicher verwendet sollten Sie die E Mail Datenbank auf dem Domino Server mit dem lokalen Adressbuch synchronisieren nachdem Sie nderungen an den pers nlichen Verteilerlisten vorgenommen haben So ndern Sie eine pers nliche Verteilerliste 1 Starten Sie Teilnehmeroptionen Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Extras gt Optionen klicken Sie auf die Registerkarte Voicemail und dann auf Telefon Benutzerschnittstellenoptionen Klicken Sie auf die Registerkarte Pers nliche Verteilerlisten Im Feld Geben Sie einen Namen ein oder w hlen Sie ihn aus der Liste geben Sie den Namen einer PDL ein ODER w hlen Sie eine PDL im Listenfeld Pers nliche Verteilerlisten Wenn Sie die ersten Zeichen des PDL Namens eingeben zeigt Modular Messaging jeweils den ersten PDL Namen an der mit den eingegebenen Zeichen bereinstimmt Klicken Sie auf die Schaltfl che Verteilerliste ndern Das Dialogfeld Eigenschaften der pers nlichen Verteilerliste wird ang
51. arbeitung die Option Meine Ansage Sie werden verbunden abspielen wenn ein Anrufer in die Warteschlange eingestellt wird 4 Klicken Sie in der Sprachsteuerung unten auf der Registerkarte Gru ansagen auf X Januar 2009 3 41 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Aufzeichnen optionaler Gru ansagen Sie k nnen Ihr Postfach als pers nliches Anrufbeantwortungssystem verwenden indem Sie bis zu neun optionale Gru ansagen aufzeichnen Hinweis Sie k nnen optionale Gru ansagen nur verwenden wenn Ihr Systemadministrator Ihnen Zugriff auf die verschiedenen Optionen auf der Registerkarte Gru ansagen erteilt hat und diese Funktion von Ihrer Nebenstellenanlage unterst tzt wird So nehmen Sie eine optionale Gru ansage auf 1 Starten Sie Teilnehmeroptionen Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Extras gt Optionen klicken Sie auf die Registerkarte Voicemail und dann auf Anrufbeantwortungsoptionen 2 Klicken Sie auf die Registerkarte Gru ansagen 3 W hlen Sie die gew nschte optionale Gru ansage im Bereich Regeln f r Gru ansagen aus Hinweise m Wenn die optionalen Gru ansagen mit einem gr nen Symbol markiert sind sind sie bereits aufgenommen worden Sie k nnen sie jedoch neu aufzeichnen m Wenn Sie die mehrsprachige Anrufbeantwortung aktiviert haben k nnen Sie die optionalen Gru ansagen in bis zu
52. chalten m chten deaktivieren Sie das Kontrollk stchen Gru ansage bei l ngerer Abwesenheit abspielen Klicken Sie auf eine der folgenden Schaltfl chen m bernehmen um die neue Einstellung zu akzeptieren m OK um die neue Einstellung zu akzeptieren und Teilnehmeroptionen zu schlie en 3 14 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen m Abbrechen um Teilnehmeroptionen zu schlie en ohne die neue Einstellung zu speichern Januar 2009 3 15 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Sperren von Gru ansagen f r Anrufe Je nach Ihrer Nebenstellenanlagenintegration k nnen Sie die Standardeinstellungen der Verbindungsbearbeitung au er Kraft setzen und die Gru ansagen die Anrufer h ren selbst ausw hlen Alle Anrufer werden direkt zu Ihrem Postfach weitergeleitet wo sie eine Nachricht hinterlassen k nnen Hinweise Sie k nnen diese Option nur unter folgenden Bedingungen ausw hlen Ihr Systemadministrator hat die nderung der Verbindungsbearbeitungsoptionen auf der Registerkarte Gru ansagen f r Sie aktiviert Der Anruf geht ber die automatisierte Telefonzentrale ein Anrufe die direkt bei Ihrer Nebenstelle eingehen sind davon nicht betroffen Wenn Sie die Gru ansage bei l ngerer Abwesenheit aktivieren wird die Option ignoriert So berspringen Sie die Verbindungsbearbeitung 1 Starten Sie Teilnehmeroptionen Siehe ffnen und Schlie en von T
53. cht abnehmen Wenn ein Teilnehmer nicht auf den Personensuchruf reagiert wird der Anrufer zum Postfach des Teilnehmers umgelegt Die Postfachnummer eines Teilnehmers einer Multisite aktivierten Voicemail Dom ne mit abgeschnittener Standortkennung Teilnehmer k nnen die kurze Postfachnummer verwenden um Sprachnachrichten an andere Teilnehmer des gleichen Standorts zu senden Lokale Postfachnummer Eine Methode der Adressierung von Sprachnachrichten ber die Telefon Benutzerschnittstelle an Empf nger in einer Voicemail Dom ne Mehrsprachige Anrufbeantwortung Ein Feature das die Aufnahme und Wiedergabe von Gru ansagen f r Anrufer bei Ihrer Nebenstelle in bis zu drei verschiedenen Sprachen erm glicht Welche Sprachen zur Verf gung stehen h ngt davon ab welche Sprachen in Ihrem Modular Messaging System installiert wurden Mehrteilige Nachricht Eine Nachricht die aus mehreren Teilen besteht Jedes Mal wenn Sie eine Sprachnachricht weiterleiten oder die Originalnachricht in Ihre Antwort aufnehmen wird der Originalnachricht ein neuer Teil hinzugef gt Message Application Server Ein Avaya Programm das als Windows NT 2000 Dienst ausgef hrt wird Multimedia Ein PC hat Multimediaf higkeiten wenn er ber eine Soundkarte ein Mikrofon sowie Lautsprecher bzw Kopfh rer verf gt MWI Siehe Nachrichtenanzeige MW GL 2 Januar 2009 Index Nach Namen w hlen Eine Adressierungsmethode bei der ein Teilnehmer w hrend des
54. dass ein Teilnehmer unter einer bestimmten Telefonnummer oder ber eine Telefonliste angerufen werden kann wenn er eine Nachricht erh lt die bestimmte Kriterien erf llt Der Teilnehmer kann sich dann bei Modular Messaging anmelden um die Nachricht abzurufen ber Teilnehmeroptionen kann der Teilnehmer R ckrufbenachrichtigungsregeln festlegen SMS Short Message Service Bei SMS dem Suchruf vergleichbar handelt es sich um einen Dienst zum Versenden von Nachrichten mit einer L nge von bis 160 alphanumerischen Zeichen an Mobiltelefone Ein Modular Messaging Standort ist ein Ort oder eine Gemeinschaft von Teilnehmern Ein Standort wird durch eine Nummer identifiziert die auch am Anfang aller Postfachnummern der Teilnehmer steht die zu diesem Standort geh ren Eine Standortgruppe ist eine Sammlung von Standorten typischerweise auf Basis ihrer Lage Boston Denver und San Francisco k nnen z B Mitglieder der Standortgruppe U S A sein Eine Standortgruppe kann auch andere Standortgruppen enthalten Eine Standortgruppe kann eine Kennung haben oder auch nicht GL 4 Januar 2009 Index Teilnehmer Ein Benutzer dessen Profil f r Sprachnachrichten aktiviert ist Ein Teilnehmer kann sowohl die Telefon Benutzerschnittstelle als auch die grafische Benutzerschnittstelle von Teilnehmeroptionen verwenden Telefon Benutzerschnittstelle TUI Eine Schnittstelle durch die Anrufer und Teilnehmer ber ihr Telefon Zugriff auf Modular Messa
55. der Systemadministrator die Benutzer anweisen diesen Befehl in dem Ordner auszuf hren in dem das Setup Programm gespeichert ist Hinweis Wenn Sie Subscriber Options auf einem MAS installieren m ssen Sie die Nachrichtenanzeigen MWI Message Waiting Indicator die Postfach berwachung und die R ckrufbenachrichtigungsdienste neu starten Au erdem m ssen Sie den MAS neu starten Januar 2009 2 5 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Stille Installation Systemadministratoren k nnen auch eine Batchdatei f r eine stille Installation von Subscriber Options erstellen Dabei braucht der Benutzer nur in geringem Ma e oder berhaupt nicht einzugreifen Der Systemadministrator kann Benutzer darauf hinweisen dass sie an der MS DOS Eingabeaufforderung einen Befehl eingeben m ssen Mit diesem Befehl wird Subscriber Options im Hintergrund installiert ohne dass die Bildschirme des Installationsassistenten angezeigt werden Das Befehlsformat f r die stille Installation ist Setup exe s v qn MAS masname LANGUAGE _ID language ADDLOCAL SubscriberOptions wobei Setup exe der Name des Setup Programms und masname der FODN oder die IP Adresse des Messaging Application Server MAS ist Sie k nnen mehrere MAS Namen oder Adressen eingeben jeweils durch ein Komma getrennt Sprache ist die Hexadezimalkennung der Sprachdatei Beispiel Die Kennung des deutschen Sprachpakets ist 407 Sie k nnen m
56. dergegeben werden sollen wenn Ihr Telefon entweder besetzt ist oder Anrufe nicht entgegengenommen werden Sie k nnen Regeln einrichten die bestimmen welche optionale Gru ansage f r einen Anrufer abgespielt wird Beim Einrichten von Regeln f r Gru ansagen m ssen Sie die Kriterien angeben die erf llt sein m ssen damit f r einen Anrufer die einer Regel zugeordnete Gru ansage abgespielt wird Siehe Einrichten von Regeln f r optionale Gru ansagen auf Seite 3 21 Einrichten der Standard Verbindungsbearbeitung Sie k nnen aufgezeichnete Gru ansagen durch die Einrichtung der Funktionen f r die Verbindungsbearbeitung aktivieren Je nach den f r Sie g ltigen COS Einstellungen k nnen Sie die Optionen f r Pers nliche Gru ansage die Standardgru ansage unter Verwendung des gesprochenen Namens und die Ansage Sie werden verbunden im Abschnitt Standard Verbindungsbearbeitung anzeigen Beim Ausw hlen der Regel kann der Teilnehmer die Gru ansage in der Sprachsteuerung aufzeichnen bearbeiten abspielen oder l schen Siehe Einrichten der Standard Verbindungsbearbeitung auf Seite 3 26 Einrichten der mehrsprachigen Anrufbeantwortung Je nach Ihrer Nebenstellenanlagenintegration k nnen Sie die Standardeinstellungen f r die mehrsprachige Anrufbeantwortung au er Kraft setzen und die Erst Zweit oder Drittsprache in der Ansagen f r Anrufer abgespielt werden selbst ausw hlen Siehe Einrichten mehrerer Sprachen f r die Anr
57. dete Nachrichten beim Beenden der Telefon Benutzerschnittstelle speichern m Die Sprache der Eingabeaufforderungen f r Ihr Postfach ndern m Regeln f r Ihr Postfach festlegen um Sie auf neue Nachrichten hinzuweisen Informationen zum Einrichten von Regeln f r die folgenden Teilnehmeroptionen Funktionen finden Sie unter Festlegen von Regeln auf Seite 3 68 m Personensuche f r die Umleitung nicht angenommener Anrufe zu einer Liste von Telefonnummern m R ckrufbenachrichtigung ber die Sie unter einer festgelegten Telefonnummer angerufen werden wenn Sie Nachrichten erhalten die bestimmten Kriterien entsprechen m Anrufbenachrichtigung als Hinweis auf Nachrichten in Ihrem Postfach m Nachrichtenanzeige als Hinweis auf Nachrichten in Ihrem Postfach die bestimmte Kriterien erf llen Im Abschnitt Verwalten pers nlicher Verteilerlisten auf Seite 3 56 finden Sie Informationen zur Verwendung von Subscriber Options f r folgende Aufgaben m Pers nliche Verteilerlisten erstellen bearbeiten oder l schen m Einer pers nlichen Verteilerliste Eintr ge hinzuf gen oder daraus l schen Im Abschnitt Einstellen der Zeitzone auf Seite 3 102 finden Sie Informationen zur Verwendung von Subscriber Options f r folgende Aufgaben m ndern der Zeitzoneneinstellungen Im Abschnitt Einrichten eines pers nlichen Operators auf Seite 3 103 finden Sie Informationen zur Verwendung von Subscriber Options f r folgende Aufgaben m Anruf
58. drei Sprachen f r die Anrufbeantwortung aufzeichnen Die Anwendung zeigt Ihre Sprachen f r die Anrufbeantwortung im Abschnitt Sprachen f r Anrufer an Siehe Einrichten mehrerer Sprachen f r die Anrufbeantwortung auf Seite 3 28 m Ihr Systemadministrator legt die maximale L nge f r eine optionale Gru ansage fest 4 Klicken Sie auf Aufzeichnen 5 Verwenden Sie eine der folgenden Methoden m Wenn Sie ein Telefon verwenden Warten Sie bis das Rufzeichen ert nt nehmen Sie den H rer ab und nehmen Sie dann die Gru ansage auf 3 42 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen m Wenn Sie Multimedia verwenden Nehmen Sie die Gru ansage auf Klicken Sie nach Beendigung der Aufnahme auf Stopp B Klicken Sie zum Abh ren der Aufnahme auf Wiedergabe Hinweis Denken Sie daran bei einer Aufnahme ber das Telefon am Ende der Aufnahme auf Stopp zu klicken Wenn Sie beim Auflegen des H rers nicht auf Stopp M klicken kann es sein dass am Ende Ihrer Aufnahme Stille oder der W hlton zu h ren 1st Klicken Sie auf eine der folgenden Schaltfl chen m bernehmen um die neue Aufnahme zu akzeptieren m OK um die neue Aufnahme zu akzeptieren und Teilnehmeroptionen zu schlie en m Abbrechen um Teilnehmeroptionen zu schlie en ohne die neue Aufnahme zu speichern So l schen Sie eine optionale Gru ansage 1 Starten Sie Teilnehmeroptionen Siehe ffnen und Schlie en von Teilneh
59. e 3 3 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Extras gt Optionen klicken Sie auf die Registerkarte Voicemail und dann auf Telefon Benutzerschnittstellenoptionen Klicken Sie auf die Registerkarte Pers nliche Verteilerlisten Im Feld Pers nliche Verteilerlisten werden die Namen und die Listennummern aller PDLs angezeigt die Sie erstellt haben 3 64 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen 3 W hlen Sie eine PDL aus und klicken Sie auf die Schaltfl che Verteilerliste ndern Das Dialogfeld Eigenschaften der pers nlichen Verteilerliste wird angezeigt Hinweis Sie k nnen auch auf eine PDL doppelklicken um das Dialogfeld PDL Eigenschaften zu ffnen 4 Klicken Sie im Dialogfeld Eigenschaften der pers nlichen Verteilerliste auf die Schaltfl che g Eintrag erstellen Das Dialogfeld Adressen wird angezeigt 5 Um eine E Mail Adresse hinzuzuf gen gehen Sie folgenderma en vor m W hlen Sie die Option E Mail Adresse hinzuf gen m Geben Sie im Feld E Mail eine E Mail Adresse ein m Klicken Sie auf Hinzuf gen um der PDL diesen Eintrag hinzuzuf gen 6 Um einen lokalen oder Remote Teilnehmer hinzuzuf gen gehen folgenderma en vor m W hlen Sie die Option Aus Liste hinzuf gen m W hlen Sie im Dropdown Listenfeld die Option Globale Kontakte m Geben Sie im Feld Adresse die numerische Adresse die vollst ndige Postfachnummer oder den Benutzernamen f r den Teilnehmer ein
60. e an Ihr Postfach weitergeleitet werden bei Personensuche oder an die Benachrichtigungsanrufe erfolgen k nnen bei R ckrufbenachrichtigung Wenn die Bedingungen einer Regel erf llt sind leitet das System einen Anruf an jede Telefonnummer aus der Liste beginnend mit der ersten Nummer so lange weiter bis Sie antworten Wenn Sie bei keiner Nummer in der Liste antworten fragt das System den Anrufer ob er bei der Personensucheregel eine Nachricht hinterlassen m chte oder sendet eine Benachrichtigung an eine angegebene Nummer nachdem der Anrufer bei der R ckrufbenachrichtigungsregel eine Nachricht hinterlassen hat So richten Sie eine Telefonliste ein 1 Starten Sie Teilnehmeroptionen Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Extras gt Optionen klicken Sie auf die Registerkarte Voicemail und dann auf Telefon Benutzerschnittstellenoptionen 2 Klicken Sie auf die Registerkarte Assistent 3 Klicken Sie auf Telefonlisten um das Dialogfeld Telefonlisten zu ffnen 4 Klicken Sie auf Re Schaltfl che Neue Telefonliste Das System f gt in dem Dialogfeld Telefonlisten eine neue Eingabe hinzu Ist dies der erste Eintrag in der Liste erstellt Teilnehmeroptionen automatisch eine Standard Telefonliste mit der Bezeichnung Arbeit Bei Bedarf k nnen Sie diese Telefonliste umbenennen 5 Geben Sie den Namen der Telefonliste ein Der Name der Telefon
61. e hier um diesen Wert zu erh hen bzw zu verringern Hinweis Der kleinstm gliche Standardwert wird vom Systemadministrator festgelegt Wenn der Systemadministrator den Standardwert ver ndert bleibt in den bestehenden Regeln der urspr ngliche Wert erhalten und in den neuen Regeln wird der neue Wert verwendet es sei denn der neue Standardwert ist h her als der Wert in bereits existierenden Regeln Wenn der neue Standardwert h her ist als der Wert in den bereits existierenden Regeln zeigt das System beim Zugriff der Benutzer auf Subscriber Options eine Warnmeldung an und passt die bestehenden Regeln dem neuen kleinstm glichen Standardwert an 3 78 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Alle 10 Minuten Dies ist der Standardwert f r die Anzahl der Minuten die vergehen bevor das System Sie zur ckruft wenn Sie sich nach Erhalt einer R ckrufbenachrichtigung nicht bei der TUI anmelden Wenn z B das zweite Intervall zwanzig Minuten betr gt und Sie einen Anruf mit R ckrufbenachrichtigung nicht entgegennehmen und sich nicht bei der Telefon Benutzerschnittstelle anmelden ruft das System Sie erst wieder nach zwanzig Minuten an Sobald Sie sich jedoch bei der Telefon Benutzerschnittstelle anmelden pr ft die Modular Messaging Software mit dem ersten Intervall ob neue Nachrichten vorliegen Klicken Sie hier um diesen Wert zu erh hen bzw zu verringern Hinweis Der kleinstm gliche Standardwert wird vom
62. e zugewiesen hat Benachrichtigungsanforderung durch Anrufer einrichten Sie k nnen Modular Messaging so einrichten dass Sie benachrichtigt werden wenn Anrufer eine Nachricht f r Sie hinterlassen haben Siehe Einrichten von Regeln f r vom Anrufer angeforderte Benachrichtigungen auf Seite 3 90 Automatische Benachrichtigung einrichten Sie k nnen Modular Messaging so einrichten dass Sie automatisch benachrichtigt werden sobald Anrufer Nachrichten in Ihrem Postfach hinterlassen haben Alternativ k nnen Sie sich nur dann benachrichtigen lassen wenn dringende Anrufe eingegangen sind Siehe Regeln f r die automatische Benachrichtigung einrichten auf Seite 3 81 3 72 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Regeln f r die Nachrichtenanzeige MWI Die Nachrichtenanzeige MWI weist Sie darauf hin dass Nachrichten in Ihrem Postfach eingegangen sind die bestimmte Kriterien erf llen Das System macht Sie entweder durch eine Leuchte an Ihrem Telefon oder durch einen Signalton stotternder W hlton darauf aufmerksam Das System l scht die Nachrichtenanzeige wenn Sie die Nachricht in Ihrer E Mail Anwendung ffnen oder sie ber die TUI speichern bzw l schen Die Regeln f r die MWI werden ber die Registerkarte Assistent festgelegt Sie k nnen diese Funktion nur verwenden wenn Ihr Systemadministrator Ihnen die entsprechenden Rechte zugewiesen hat In Modular Messaging MSS Systemen wird die Nac
63. egel weist eine Aufnahme f r die zugeordnete Gru ansage auf 3 28 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Einrichten mehrerer Sprachen f r die Anrufbeantwortung Modular Messaging verf gt ber eine Funktion die als mehrsprachige Anrufbeantwortung bezeichnet wird Mit Modular Messaging Subscriber Options k nnen Sie bis zu drei verschiedene Sprachen Erst Zweit und Drittsprache f r Anrufer Ihrer Nebenstelle festlegen Welche Sprachen zur Verf gung stehen h ngt davon ab welche Sprachen in Ihrem Modular Messaging System installiert wurden Sie k nnen beispielsweise Deutsch als Prim rsprache Englisch als Sekund rsprache und Franz sisch als dritte Sprache ausw hlen Hinweis US English TTY wird automatisch zusammen mit US English installiert sodass Sie TTY als eine Ihrer Sprachen ausw hlen k nnen sofern der Systemadministrator TTY aktiviert hat Weitere Informationen ber den Systemzugriff f r h rgesch digte Benutzer mit TTY Ger ten finden Sie auf der Modular Messaging Dokumentations CD ROM Wenn Sie die mehrsprachige Anrufbeantwortung aktivieren werden Anrufer Ihrer Nebenstelle aufgefordert eine Sprache auszuw hlen Nach Auswahl der Sprache durch den Anrufer erfolgen alle nachfolgenden Gru ansagen in der ausgew hlten Sprache Der Option Sprachen f r Anrufer ist ein Lautsprechersymbol zugeordnet das den Status der Gru ansagen anzeigt Lautspre Aufnahmestatu
64. egen Hinweis Regeln f r die Textbenachrichtigung k nnen nur eingerichtet werden wenn Ihr Administrator diese Funktion aktiviert und Ihnen die Berechtigung zu ihrer Verwendung erteilt hat Wenn Sie Regeln f r die automatische Benachrichtigung einrichten werden Sie automatisch benachrichtigt wenn Anrufer oder Absender Nachrichten in Ihrem Postfach hinterlassen Mit den Regeln f r die automatische Benachrichtigung k nnen Sie festlegen ob Sie grunds tzlich bei allen Nachrichten oder nur bei bestimmten Nachrichten und Priorit tsstufen benachrichtigt werden m chten Sie k nnen auch angeben ob Sie per E Mail oder durch einen numerischen Funkruf benachrichtigt werden m chten Hinweis Standardm ig ruft das System alle drei Minuten Nachrichten ab Wenn Sie offline arbeiten und ein angegebener Zeitplan wirksam ist sendet das System Ihnen keine automatischen Benachrichtigungen Die Benachrichtigung kann nur erfolgen wenn Nachrichten bei Ihrem Postfach ankommen Sie k nnen mehrere Regeln f r die automatische Benachrichtigung festlegen Sie k nnen z B in einer Regel festlegen dass Sie beim Eintreffen dringender Nachrichten w hrend der morgendlichen Fahrt zum Arbeitsplatz einen numerischen Funkruf auf Ihrem Mobiltelefon erhalten m chten und in einer zweiten Regel definieren dass Sie zu Hause eine E Mail Benachrichtigung erhalten m chten wenn Nachrichten beliebigen Typs am Abend eintreffen Um eine Regel zu ak
65. egisterkarte Audio 4 Deaktivieren Sie das Kontrollk stchen Nur Standardger te verwenden Berechtigungen f r Sie m ssen lokale Systemadministratorrechte oder gehobene Einstellungen Zugriffsrechte f r den Computer haben auf dem Sie die Subscriber Options Software installieren Januar 2009 2 1 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Hardware und Softwareanforderungen Mindestanforderungen f r Hardware und Software Hardware m Prozessorgeschwindigkeit normale Microsoft Empfehlungen m 512 MB RAM Minimum m 100 MB freier Speicherplatz Minimum Software Betriebssystem m Microsoft Windows Vista 32 Bit Version m Microsoft Windows 2000 Professional Service Pack 4 m Microsoft Windows XP Professional Service Pack 2 m Microsoft Windows XP Professional Netzwerk E Mail Clients mit Microsoft Windows 2000 m Microsoft Outlook 2000 SP3 m Microsoft Outlook 2002 SP3 m Microsoft Outlook 2003 SP1 E Mail Clients mit Microsoft XP SP2 oder Microsoft XP Networking m Microsoft Outlook 2000 SP3 m Microsoft Outlook 2002 SP3 m Microsoft Outlook 2003 SP1 m Microsoft Outlook 2007 Avaya Modular Messaging m Name oder IP Adresse des Message Application Server MAS m Name oder IP Adresse des Message Storage Server MSS 2 2 Januar 2009 Installation von Subscriber Options Installation von Subscriber Options Sie finden das Setup Programm f r Subscriber Options im Unterverzeichnis Cli
66. ehmeroptionen auf Seite 3 3 Klicken Sie auf die Registerkarte Sicherheit Geben Sie Ihr aktuelles Passwort im Feld Altes Passwort ein Hinweis Eingegebene Kennw rter werden auf dem Bildschirm aus Sicherheitsgr nden nur als Sternchen dargestellt Geben Sie im Feld Neues Passwort das gew nschte neue Passwort ein Geben Sie im Feld Passwort best tigen das neue Passwort noch einmal ein Wenn Sie das neue Passwort dort nicht eingeben akzeptiert das System Ihre nderung nicht 3 6 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen 6 Klicken Sie auf eine der folgenden Schaltfl chen bernehmen um das neue Passwort zu akzeptieren OK um das neue Passwort zu akzeptieren und Teilnehmeroptionen zu schlie en Abbrechen um Teilnehmeroptionen zu schlie en ohne das neue Passwort zu speichern Januar 2009 3 7 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Modular Messaging vom Desktop aus verwenden Bei Verwendung von Subscriber Options k nnen Sie mit dem Telefon oder mit Multimedia Anwendungen Gru ansagen erstellen Siehe Erstellen von Gru ansagen auf Seite 3 9 Die Aufnahme und Wiedergabe von Nachrichten ist mit Subscriber Options nicht m glich Mit Modular Messaging Voice Form k nnen Sie Nachrichten aufzeichnen und wiedergeben Beachten Sie dass nach der Installation des Modular Messaging Client alle Sprachnachrichten standardm ig in Voice Form ge ffnet werden Weitere
67. ehrere Sprachdateien eingeben jeweils durch ein Komma getrennt ADDLOCAL ist der Name der Optionen die installiert werden sollen Sie m ssen den Computer u U neu starten damit die nderungen in Kraft treten Gruppenrichtlinienobjekt mit Active Directory Systemadministratoren oder Dom nencontroller k nnen Subscriber Options unter Verwendung eines Gruppenrichtlinienobjekts mit Active Directory f r Windows 2000 oder Windows XP installieren Dazu m ssen Sie ein Paket f r das Setup Programm im Administrationsprogramm von Active Directory erstellen und dann die Software zuweisen die beim Systemstart auf den Computern der Benutzer installiert werden soll Auf diese Weise k nnen Systemadministratoren oder Dom nencontroller Subscriber Options auf allen Systemen innerhalb einer Netzwerkdom ne installieren 2 6 Januar 2009 Installation von Subscriber Options Deinstallation von Subscriber Options Mit den folgenden Schritten k nnen Sie Subscriber Options von Ihrem Computer entfernen So entfernen Sie die Subscriber Options Software 1 Schlie en und beenden Sie Ihre E Mail Anwendung 2 Klicken Sie auf Start gt Einstellungen gt Systemsteuerung und doppelklicken Sie auf Software 3 W hlen Sie MM Client aus und klicken Sie auf Entfernen 4 Klicken Sie auf Ja wenn Sie gefragt werden ob Sie den MM Client entfernen wollen Das System entfernt die Subscriber Options Software von Ihrem Computer 5 Star
68. eilnehmeroptionen auf Seite 3 3 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Extras gt Optionen klicken Sie auf die Registerkarte Voicemail und dann auf Anrufbeantwortungsoptionen Klicken Sie auf die Registerkarte Gru ansagen Aktivieren Sie das Kontrollk stchen Anrufe der automatisierten Telefonzentrale sperren und abspielen W hlen Sie in der Dropdownliste Optionale Gru ansage die entsprechende Optionale Gru ansage aus Die Standardeinstellung ist Keine 3 16 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen 5 Klicken Sie auf eine der folgenden Schaltfl chen m bernehmen um die neue Einstellung zu akzeptieren m OK um die neue Einstellung zu akzeptieren und Teilnehmeroptionen zu schlie en m Abbrechen um Teilnehmeroptionen zu schlie en ohne die neue Einstellung zu speichern Hinweis Wenn Sie die Verbindungsbearbeitung nicht mehr berspringen wollen deaktivieren Sie das Kontrollk stchen Anrufe der automatisierten Telefonzentrale sperren und abspielen Daraufhin werden Anrufe wieder normal an Ihre Nebenstelle weitergeleitet Januar 2009 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Verbindungen berwachen Sie k nnen Modular Messaging so einrichten dass Anrufer ihren Namen nennen m ssen bevor Sie deren Anrufe annehmen Auf diese Weise k nnen Sie entscheiden welche Anrufe Sie annehmen wollen Die Aktivierung der Verbindungs berwachung bewirkt folgende Ereignisabfolge
69. ellennummer Geben Sie Ihre Nebenstellen oder kanonische Telefonnummer ein m Postfachnummer Das ist ein schreibgesch tztes Feld Wichtig Wenn SO von der MSS Nachrichtenverwaltung von Visual Voice Editor Voice Recorder und Caller Application Editor aus gestartet wird wird die Postfachnummer aktiviert 6 m Message Application Server Name W hlen Sie den Namen des Message Application Servers zu dem eine Verbindung hergestellt werden soll Alternativ k nnen Sie auf Durchsuchen klicken um den Message Application Server zu suchen Informationen erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator Klicken Sie auf eine der folgenden Schaltfl chen Januar 2009 3 9 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Sprache ber Multimedia vom Desktop aus aufzeichnen m bernehmen um die neue Einstellung zu akzeptieren m OK um die neue Einstellung zu akzeptieren und Teilnehmeroptionen zu schlie en m Abbrechen um Teilnehmeroptionen zu schlie en ohne die neue Einstellung zu speichern In Subscriber Options k nnen Sie Gru ansagen mit Multimedia abh ren und aufzeichnen Hinweise m Wenn Sie Gru ansagen mit Multimedia aufzeichnen achten Sie darauf dass die Aufnahmelautst rke korrekt eingestellt ist Das k nnen Sie testen indem Sie die Gru ansage vor dem Einstellen abspielen Wenn Sie die Aufnahmelautst rke ndern m ssen k nnen Sie dazu ein beliebiges Programm auf Ihrem Computer
70. en sich mit der R ckrufbenachrichtigung an einer anderen Nummer beispielsweise auf Ihrem Mobiltelefon anrufen lassen Weitere Informationen finden Sie unter R ckrufbenachrichtigungsregeln auf Seite 3 70 8 W hlen Sie Nur einmal anrufen aus wenn Sie nur einmal unter einer Nummer angerufen werden m chten Wenn diese Option ausgew hlt ist werden Sie unter dieser Nummer nur einmal angerufen ungeachtet der eigentlichen Anzahl von erhaltenen Januar 2009 3 101 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Nachrichten die die aktive Regel erf llen Sie wollen m glicherweise nur einmal unter Ihrer Mobiltelefonnummer oder einer Nummer die automatisch zur Voicemail umgelegt wird angerufen werden Klicken Sie auf die Schaltfl che Neue Telefonnummer und wiederholen Sie die Schritte 6 bis 8 um die Liste der Telefonnummern zu vervollst ndigen Klicken Sie auf OK um die neuen Einstellungen zu best tigen und das Dialogfeld Telefonlisten zu schlie en Hinweise Um eine Telefonliste zu l schen w hlen Sie die entsprechende Telefonliste im Feld Telefonlisten aus und klicken Sie auf x Sie k nnen die erste Telefonliste nicht l schen Um eine Telefonliste umzubenennen klicken Sie auf die entsprechende Telefonliste im Listenfeld berschreiben Sie deren Namen und dr cken Sie die EINGABETASTE Um eine Telefonnummer zu l schen w hlen Sie die entsprechende Telefonnummer im Dialogfeld Telefonnummern a
71. ent auf der Modular Messaging CD ROM Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator Zur Installation von Subscriber Options k nnen Sie eine der folgenden Methoden verwenden Installationsassistent Installationsassistent empfohlen Befehlszeileninstallation Stille Installation Gruppenrichtlinienobjekt mit Active Directory Sie k nnen Avaya Modular Messaging Microsoft Subscriber Options installieren indem Sie auf das Setup Programm doppelklicken Zur Installation von Subscriber Options f hren Sie folgende Aktionen aus l 2 ffnen Sie den Windows Explorer W hlen Sie das Laufwerk und das Client Unterverzeichnis des Modular Messaging Verzeichnisses auf dem Netzwerk bzw der CD ROM aus in dem auf der das Setup Programm gespeichert ist Doppelklicken Sie auf Setup exe Das Dialogfeld Setup Sprache ausw hlen wird angezeigt W hlen Sie die Anzeigesprache f r das Setup Programm aus und klicken Sie auf OK Das Dialogfeld Willkommen wird angezeigt Lesen Sie die Informationen in diesem Dialogfeld Willkommen und klicken Sie auf Weiter Das Dialogfeld Sprachpaketauswahl wird angezeigt W hlen Sie die Anzeigesprache f r Subscriber Options aus Die Sprachauswahl ist nur verf gbar wenn die entsprechenden Sprachdateien sich in demselben Ordner befinden wie das Setup Programm Hinweis m Wenn Sie eine andere Sprache als Ihre Systemsprache ausw hlen werden einige Schaltfl chen und Dialogfelder
72. er die um Unterst tzung bitten an eine zuvor festgelegte Postfach oder Nebenstellennummer weiterleiten wenn Sie keine Anrufe entgegennehmen k nnen Januar 2009 1 5 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Neue Funktionen in dieser Version Diese Version von Modular Messaging Subscriber Options bietet die folgenden neuen Funktionen Unterst tzung f r MultiSite Avaya Modular Messaging enth lt eine neue Funktion MultiSite mit der ein einzelnes Modular Messaging System das aus vielen MASs besteht verwendet werden kann um eine globale Organisation zu bedienen Mit MultiSite k nnen Sie verteilte Modular Messaging Standorte unter einer Voicemail Dom ne VMD zusammenfassen Eine Voicemail Dom ne kann maximal 500 Standorte und Standortgruppen enthalten ber MultiSite kann ein MAS mit vielen konfigurierten Vermittlungsstellen kommunizieren wobei jede einen anderen W hlplan haben kann Aus diesem Grund werden alle Telefonnummern in MM im kanonischen Format gespeichert wenn MultiSite aktiviert ist So wird die Nummer z B in der Form 17203564088 gespeichert Das f hrende Pluszeichen gibt an dass die Nummer im kanonischen Format ist so erkennt Modular Messaging wann eine Nummer im vermittlungstelleneigenen Format ist MAS konvertieren Telefonnummern mithilfe von Regeln f r die Telefonnummern bersetzung zu und aus dem kanonischen Format Neue Funktionen f r das Sortieren von Nachrichten
73. esendet werden soll Je nach Modular Messaging Systemkonfiguration k nnen Sie ein Komma eingeben um eine Pause im W hlvorgang zu bewirken Beispiel Sie k nnen die Funkrufger tnummer 540 918007598888 eingeben wobei 540 ein Zugriffscode der Telefonanlage ist das Komma eine Pause im W hlvorgang signalisiert und 918007598888 die Nummer zum Herstellen der Anfangsverbindung mit dem Funkrufunternehmen angibt Der Standardwert f r dieses Feld ist Ihre Nebenstellennummer Wichtig Wenn f r den Funkrufempf nger eine Kontonummer oder eine PIN Nummer erforderlich ist geben Sie diese Informationen in der Nachricht ein nicht im Wert der Funkrufnummer 3 88 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Informationen zum Update von Regeln f r die automatische Benachrichtigung Bedingung Aktion Beschreibung Nachricht Geben Sie alle numerischen Informationen ein die zum Senden der Nachricht an das Funkrufger t erforderlich sind Geben Sie in diesem Feld alle der folgenden Werte ein die zutreffend sind Die f r das Funkrufger t erforderliche Kontonummer oder PIN Nummer a Eventuelle Pausen Kommas die f r das Funkrufunternehmen erforderlich sind Eine numerische Nachricht z B eine Telefon oder Postfachnummer Die Ziffer 0 oder einen anderen vordefinierten Code z B das Symbol das das Ende der Eingabe signalisiert Beispiel Wenn Sie in diesem Feld 7102639 5383044 eingeben b
74. ew nschten Position befindet Klicken Sie auf bernehmen um die neue Einstellung zu speichern So l schen Sie eine Regel f r Gru ansagen 1 Starten Sie Subscriber Options Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 Klicken Sie auf die Registerkarte Gru ansagen und w hlen Sie im Bereich Regeln f r Gru ansagen die zu l schende Regel aus Klicken Sie in der Symbolleiste f r optionale Gru ansagen auf X 3 26 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Einrichten der Standard Verbindungsbearbeitung Je nach den f r Sie g ltigen COS Einstellungen k nnen Sie die Optionen f r Pers nliche Gru ansage die Standardgru ansage unter Verwendung des gesprochenen Namens und die Ansage Sie werden verbunden im Abschnitt Standard Verbindungsbearbeitung anzeigen Beim Ausw hlen der Regel kann der Teilnehmer die Gru ansage in der Sprachsteuerung aufzeichnen bearbeiten abspielen oder l schen Siehe Gru ansagen vom Desktop aus aufzeichnen auf Seite 3 31 Sie k nnen die folgenden Optionen im Abschnitt Standard Verbindungsbearbeitung anzeigen m Pers nliche Gru ansage abspielen Diese Option erm glicht dem Teilnehmer das Aufzeichnen Bearbeiten Abspielen oder L schen der pers nlichen Gru ansage ber die Sprachsteuerung Das Lautsprecher Symbol f r die Regel zeigt den Status der Aufnahme an m Eine Standard Gru ansage mit meinem gesprochenen Namen abspiele
75. ewirken die Kommas Pausen im W hlvorgang 7102639 ist die PIN jedes kennzeichnet das Ende der Eingabe und 5383044 ist die Nachricht die das Funkrufger t anzeigt Der Standardwert f r dieses Feld ist der Absender Dadurch wird die Telefon oder Postfachnummer des Absenders angezeigt wenn dieser Wert verf gbar ist Wenn kein numerischer Wert f r den Absender verf gbar ist wird in der Nachricht die Ziffer 0 angezeigt Wenn Sie bereits vorher Regeln f r die automatische Benachrichtigung eingerichtet haben und Ihr Administrator Ihre Subscriber Options Software auf Version 3 1 oder h her geupdatet hat m ssen Sie Ihre Regeln f r die automatische Benachrichtigung berpr fen und erneut speichern Hinweis Sie k nnen weiterhin eine Version von Subscriber Options vor R3 1 verwenden wenn Sie nur die automatische Benachrichtigung f r Anrufbeantworternachrichten verwenden m chten Sobald Sie Ihre Regeln f r die automatische Benachrichtigung berpr fen und in R3 1 der Software oder h her erneut speichern k nnen Sie die erstellten Benachrichtigungsregeln nicht mehr mit der fr heren Softwareversion verwenden Januar 2009 3 89 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Informationen zu Regeln f r vom Anrufer angeforderte Nachrichten Wenn Sie vorhandene Regeln in Subscriber Options R3 1 oder h her speichern k nnen die folgenden Unterschiede in den Regeln f r die automatisc
76. ezeigt ndern Sie in diesem Dialogfeld die Eigenschaften der pers nlichen Verteilerliste nach Bedarf Weitere Informationen finden Sie in Pers nliche Verteilerlisten erstellen auf Seite 3 57 Januar 2009 3 67 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch So l schen Sie eine PDL in Modular Messaging Exchange In Modular Messaging Exchange k nnen Sie eine PDL nur aus den Kontakten Ihrer E Mail Anwendung l schen Informationen zum L schen von Verteilerlisten finden Sie im Online Hilfesystem Ihrer E Mail Anwendung So l schen Sie eine ausgew hlte PDL in Modular Messaging MSS 1 Starten Sie Teilnehmeroptionen Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Extras gt Optionen klicken Sie auf die Registerkarte Voicemail und dann auf Telefon Benutzerschnittstellenoptionen Klicken Sie auf die Registerkarte Pers nliche Verteilerlisten Im Feld Geben Sie einen Namen ein oder w hlen Sie ihn aus der Liste geben Sie den Namen einer PDL ein ODER w hlen Sie eine PDL im Listenfeld Pers nliche Verteilerlisten Wenn Sie die ersten Zeichen des PDL Namens eingeben zeigt Modular Messaging jeweils den ersten PDL Namen an der mit den eingegebenen Zeichen bereinstimmt Klicken Sie auf die Schaltfl che x Verteilerliste entfernen um die PDL zu l schen Ein Best tigungsdialogfeld wird angezeigt Klicken Sie auf Ja um den Eintrag
77. g 1 dargestellt wobei 1 das numerische Suffix ist Wenn Sie nun weitere PDLs mit demselben Namen erstellen werden diese als Marketing 2 Marketing 3 Marketing 4 usw dargestellt m Kennung Zeigt die eindeutige Kennung f r die pers nliche Verteilerliste an Diese Kennung die auch als Name der gefilterten Liste bezeichnet wird stellt den ersten Teil der E Mail Adresse der PDL dar Kennung Hostdom ne com Sie k nnen dieses Format verwenden wenn Sie eine PDL ber die Client Benutzerschnittstelle adressieren Wenn Sie den Anzeigenamen f r die PDL eingeben kopiert das System automatisch diese Zeichen in das Feld Leerzeichen und Sonderzeichen sind ausgeschlossen Sie k nnen den Namen der gefilterten Liste auch bearbeiten Die zul ssigen Zeichen sind A Z a z 0 9 Unterstrich Bindestrich m Listennummer Geben Sie eine eindeutige Listennummer f r die PDL ein Mithilfe der Listennummer k nnen Sie eine PDL identifizieren wenn Sie eine Nachricht ber die Telefon Benutzerschnittstelle adressieren Die Listennummer besteht aus maximal 32 Zeichen und muss innerhalb Ihrer pers nlichen Verteilerlisten einmalig sein 5 Verwenden Sie den Recorder um einen gesprochenen Namen f r die PDL aufzunehmen So nehmen Sie den gesprochenen Namen auf Januar 2009 3 59 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch m Klicken Sie auf Aufzeichnen j Verwenden Sie eine der folgenden Methoden Wenn S
78. g ausgew hlt sind Wenn Sie die Standardnachricht wiederherstellen m chten klicken Sie auf Standard wiederherstellen im Dialogfeld f r den Nachrichtentext Januar 2009 3 93 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Bedingung Aktion Beschreibung Betreff Dies ist ein Textfeld Der Standardtext im Feld Betreff lautet MM Benachrichtigung Bearbeiten Sie dieses Feld um den Betreff einer Benachrichtigung zu ndern Keine Kopie Dies ist der Standardwert f r dieses Feld W hlen speichern Sie einen anderen Wert aus um Kopien der Benachrichtigungen in Ihrem Posteingang zu speichern 3 94 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Einrichten von Regeln f r die Nachrichtenanzeige MWI Zur Verwendung der Nachrichtenanzeige m ssen Sie zuerst eine Nachrichtenanzeigeregel einrichten Sie richten eine Nachrichtenanzeigeregel ein indem Sie Werte in der folgenden Regelbeschreibung ausw hlen Nachrichtenanzeige aktivieren wenn Nachrichten vom Nachrichtentyp mit Dringlichkeit Dringlichkeit empfangen wurden Um eine Regel zu aktivieren oder zu deaktivieren markieren Sie das Kontrollk stchen neben der Regel oder heben Sie die Markierung auf Zum Ausschalten der Anzeige deaktivieren Sie das Kontrollk stchen Nachrichtenanzeige Hinweis Sie k nnen nur eine Nachrichtenanzeigeregel einrichten So richten Sie eine Nachrichtenanzeigeregel ein
79. ge Listennummer f r die PDL ein Mithilfe der Listennummer k nnen Sie eine PDL identifizieren wenn Sie eine Nachricht ber die Telefon Benutzerschnittstelle adressieren Die Listennummer besteht aus maximal 32 Zeichen und muss innerhalb Ihrer pers nlichen Verteilerlisten einmalig sein 6 Verwenden Sie den Recorder um einen gesprochenen Namen f r die PDL aufzunehmen So nehmen Sie den gesprochenen Namen auf Januar 2009 3 61 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch m Klicken Sie auf Aufzeichnen j Verwenden Sie eine der folgenden Methoden Wenn Sie ein Telefon verwenden Warten Sie bis das Rufzeichen ert nt nehmen Sie den H rer ab und nehmen Sie dann den gesprochenen Namen auf Wenn Sie Multimedia verwenden Nehmen Sie den gesprochenen Namen auf m Klicken Sie nach Beendigung der Aufnahme auf Stopp m Klicken Sie zum Abh ren der Aufnahme auf Wiedergabe Hinweis Denken Sie daran bei einer Aufnahme ber das Telefon am Ende der Aufnahme auf Stopp zu klicken Wenn Sie beim Auflegen des H rers nicht auf Stopp M klicken kann es sein dass am Ende Ihrer Aufnahme Stille oder der W hlton zu h ren ist 7 Klicken Sie auf OK Damit ist die Erstellung einer pers nlichen Verteilerliste aus einer Verteilerliste die Sie mit Ihrer E Mail Anwendung erstellt haben beendet Im Feld Pers nliche Verteilerlisten werden die Namen und die Listennummern aller PDLs angezeigt die Sie erstell
80. ge in der bevorzugten Sprache aufgezeichnet wurde gibt das System Ihre pers nliche Gru ansage oder die Standard Gru ansage des Systems wieder Die Standard Gru ansage des Systems wird in der vom Anrufer ausgew hlten Sprache abgespielt So f gen Sie eine Regel f r Gru ansagen hinzu 1 Starten Sie Subscriber Options Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 3 24 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Klicken Sie auf die Registerkarte Gru ansagen Klicken Sie auf b2 oder dr cken Sie UMSCHALT STRG N um eine neue Regel f r optionale Gru ansagen hinzuzuf gen Dann f gt das System der Liste der optionalen Gru ansagen einen neuen Eintrag hinzu ODER Klicken Sie auf eine vorhandene optionale Gru ansage und w hlen Sie die gew nschte Gru ansage im Dropdown Listenfeld aus So konfigurieren Sie eine Regel f r Gru ansagen Regeln f r optionale Gru ansagen k nnen nur unter diesen Bedingungen eingerichtet werden m Der Systemadministrator hat Ihnen durch Aktivieren der entsprechenden COS Einstellungen in Ihrem Modular Messaging Postfach Zugriff auf die verschiedenen Optionen auf der Registerkarte Gru ansagen erteilt m Sie haben mindestens eine optionale Gru ansage aufgenommen Wenn Sie mehrsprachige Anrufbeantwortung aktiviert haben zeigt die Anwendung Ihre Anrufbeantwortungssprachen im Abschnitt Sprachen f r Anrufer an Siehe Einrichten mehrerer Sprachen f r d
81. genden Schaltfl chen m bernehmen um die neue Einstellung zu akzeptieren m OK um die neue Einstellung zu akzeptieren und Teilnehmeroptionen zu schlie en m Abbrechen um Teilnehmeroptionen zu schlie en ohne die neue Einstellung zu speichern Hinweis Wenn Sie Anrufe nicht mehr berwachen wollen deaktivieren Sie das Kontrollk stchen Anrufe der automatisierten Telefonzentrale berwachen Daraufhin werden Anrufe wieder normal an Ihre Nebenstelle weitergeleitet Januar 2009 3 19 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Verwendung von internem Personensuchruf wenn eine Nebenstelle nicht antwortet Sie k nnen Modular Messaging so einstellen dass Sie mit dem internen Personensuchruf benachrichtigt werden wenn Sie sich nicht in Ihrem B ro befinden Nachdem Sie ausgerufen wurden m ssen Sie zu Ihrer Nebenstelle zur ckkehren um den Anruf anzunehmen Wenn Sie nicht auf den Personensuchruf reagieren leitet das System die Anrufer auf Ihr Postfach um Hinweise m Sie k nnen diese Option nur verwenden wenn Ihr Systemadministrator Ihnen die entsprechenden Rechte zugewiesen hat Modular Messaging unterst tzt den Personensuchruf auf Amtsleitungsebene nur mit einem entsprechenden Hardwareger t eines Drittanbieters das zwischen Modular Messaging der Nebenstellenanlagen und dem Suchrufsystem eingebaut wird Diese Option wird ignoriert wenn Sie die Gru ansage bei l ngerer Abwesenheit akt
82. ging erhalten Die Telefon Benutzerschnittstelle ist auch eine automatisierte Telefonzentrale und ein Nachrichten bermittlungssystem f r Sprachnachrichten das die Verbindungsbearbeitung steuert Sie begr t ankommende Anrufer und gibt ihnen Anweisungen wie sie weiter vorgehen k nnen Verbindungs berwachung Eine Anrufannahmeoption bei der Anrufer ihren Namen nennen m ssen bevor ein Teilnehmer den Anruf entgegennimmt Wenn ein Anruf berwacht wird und der Teilnehmer den Anruf nicht entgegennehmen kann erh lt der Anrufer die M glichkeit entweder eine Nachricht zu hinterlassen oder zu einer anderen Nebenstelle bzw zum Operator weitergeleitet zu werden Verteilerliste Ein einer Gruppe von Empf ngern zugewiesener Name Wenn Sie eine Nachricht an eine Verteilerliste adressieren erh lt jeder Teilnehmer auf der Liste diese Nachricht Voicemail Dom ne Eine Message Application Server Gruppe von Modular Messaging die ber einen gemeinsamen Satz von Eigenschaften verf gen Alle Teilnehmer die ber ein Telefon verf gen das ber diese Message Application Server Anrufe erh lt geh ren ebenfalls derselben Voicemail Dom ne an Vollst ndige Postfachnummer Die vollst ndige Postfachnummer eines Teilnehmers in einer Multisite aktivierten Voicemail Dom ne umfasst die Standortgruppe und die Standortkennung sowie die kurze Postfachnummer Beispiel Wenn John zum Standort Boston Standortkennung 617 der Teil der Standortgruppe U S A i
83. gmente und w hlen Sie die gew nschten Werte aus den Dropdown Listen aus Weitere Informationen finden Sie unter Werte f r Regeln f r vom Anrufer angeforderte Benachrichtigungen auf Seite 3 91 5 Klicken Sie auf eine der folgenden Schaltfl chen m bernehmen um die neue Einstellung zu akzeptieren m OK um die neue Einstellung zu akzeptieren und Teilnehmeroptionen zu schlie en m Abbrechen um Teilnehmeroptionen zu schlie en ohne die neue Einstellung zu speichern Werte f r Regeln f r Klicken Sie auf die folgenden Bedingungen oder Aktionen und geben Sie vom Anrufer die gew nschten Werte ein angeforderte Benachrichtigungen Bedingung Aktion Beschreibung lt teilnehmer avaya com gt Geben Sie als Zieladresse die vollst ndige Postfachnummer f r MultiSite oder eine teilweise Postfachnummer f r eine Home Site oder eine E Mail Adresse ein an die das System Ihre Benachrichtigungsmeldung schicken soll Bei Eingabe eines Postfachs konvertiert das System diese nach dem Speichern Ihrer nderungen in eine E Mail Adresse Eine bersicht ber die MultiSite Funktion und eine ausf hrliche Beschreibung dieses Konzepts finden Sie im Avaya Handbuch Beschreibung der MultiSite Funktion Sie k nnen mehrere Adressen eingeben und diese durch ein Semikolon voneinander trennen Zum ffnen eines gr eren Eingabefeldes f r Adressen klicken Sie auf das Adressbuch rechts im Fenster Adresse Damit wird da
84. gung erhalten wenn Sie sich nicht an Ihrem Arbeitsplatz befinden Anrufer k nnen Sie unabh ngig vom Aufsprechen einer Nachricht benachrichtigen und sie k nnen auch dann eine Nachricht hinterlassen wenn sie keine Benachrichtigung angefordert haben Anrufer k nnen entweder ihre Anrufkennung sofern vorhanden oder eine neue Telefonnummer eingeben Hinweis Das System sendet vom Anrufer angeforderte Benachrichtigungsregeln f r die bermittlung alle 30 Sekunden Wenn Sie offline arbeiten stellt das System vom Anrufer angeforderte Benachrichtigungsnachrichten f r die Zustellung bei wieder bereitstehendem Mailserver in die Warteschlange ein 3 90 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Einrichten von Regeln f r vom Anrufer angeforderte Benachrichtigungen Sie k nnen jeweils nur eine Regel f r vom Anrufer angeforderte Benachrichtigungen einschalten Um die Regel f r vom Anrufer angeforderte Benachrichtigungen zu aktivieren oder zu deaktivieren markieren Sie das Kontrollk stchen neben der Regel oder heben Sie die Markierung auf Siehe Einrichten von Regeln f r vom Anrufer angeforderte Benachrichtigungen auf Seite 3 90 Zur Verwendung der Benachrichtigungsanforderung durch Anrufer m ssen Sie zuerst eine Regel f r die Benachrichtigungsanforderung durch Anrufer einrichten Sie richten eine Regel f r die Benachrichtigungsanforderung durch Anrufer ein indem Sie Werte in der folgenden Regelbeschreib
85. h Regeln f r Ihr Postfach festlegen Sie k nnen Benachrichtigungsregeln f r die Funktionen Personensuchruf R ckrufbenachrichtigung Anrufbenachrichtigung und Nachrichtenanzeige MWD festlegen Siehe Festlegen von Regeln auf Seite 3 68 3 48 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Sortieren von Nachrichten nach Priorit t und Empfangszeit Sie k nnen festlegen welche Nachrichten zuerst abgespielt werden sollen wenn Sie Ihr Postfach ber die TUI anrufen Sie haben die folgenden Sortierungsoptionen zur Auswahl m Dringende Nachrichten zuerst dann restliche Nachrichten neueste zuerst m Dringende Nachrichten zuerst dann restliche Nachrichten lteste zuletzt m J ngstes Eingangsdatum zuerst m J ngstes Eingangsdatum zuletzt Hinweis Die Einstellung die Sie in Subscriber Options ausw hlen hat keine Auswirkungen auf die Reihenfolge in der die Nachrichten in Ihrer E Mail Anwendung angezeigt werden Die neuen Nachrichten werden basierend auf vier neuen Nachrichtenkategorien sortiert m Neue oder ungelesene Nachrichten m Gespeicherte Nachrichten m Gel schte Nachrichten m Admin Nachrichten oder Zustellungsbenachrichtungen Die Nachrichtenkategorien sind f r jeden TUI Typ unterschiedlich Beim TUI Typ Aria werden alle vier Nachrichtenkategorien angezeigt Beim TUI Typ Serenade werden die Nachrichtenkategorien Neu Gespeichert und Gel scht angezeigt Beim TUI Typ Audix werden nur die Nachrichte
86. he Benachrichtigung auftreten m Die Nachrichtengr e ist nicht mehr verf gbar Das Gr entoken wird nicht mehr im Nachrichtentext der Benachrichtigung angezeigt Wenn Sie die Regel vorher nicht verschoben und dieses Token entfernt haben wird der Nachrichtentext Ihrer Regel mit unbekannter L nge angezeigt m Die automatische Benachrichtigung wird deaktiviert angezeigt Beim ersten Anzeigen Ihrer automatischen Benachrichtigungsregel wird die Funktion als deaktiviert nicht markiert angezeigt Diese Funktion ist f r die fr here Funktionalit t von Subscriber Options aktiviert d h lediglich Benachrichtigung f r Anrufbeantworternachrichten Um das Feature f r die erweiterte Funktionalit t aus Subscriber Options R3 1 oder h her zu aktivieren m ssen Sie das Kontrollk stchen Anrufbenachrichtigung Automatische Benachrichtigung aktivieren m Die standardm igen Nachrichtentypen haben sich ge ndert Wenn Sie die erweiterte Funktionalit t der automatischen Benachrichtigungsregeln durch erneutes Speichern der Regeln aktivieren ndert sich die Standardeinstellung f r die einzelnen Benachrichtigungsregeln in alle neuen Nachrichten Sie k nnen diesen Standardwert ndern Weitere Informationen finden Sie unter Werte f r automatische Benachrichtigung sregeln auf Seite 3 83 Wenn Sie eine Regel f r vom Anrufer angeforderte Benachrichtigungen einrichten k nnen Anrufer veranlassen dass Sie eine Benachrichti
87. hen m bernehmen um die neue Einstellung zu akzeptieren m OK um die neue Einstellung zu akzeptieren und Teilnehmeroptionen zu schlie en m Abbrechen um Subscriber Options zu schlie en ohne die neue Einstellung zu speichern Je nach Ihrer Fax Implementierung f hren Sie eine der folgenden Aktionen aus m Geben Sie die Landes und Ortskennzahl sowie die Fax Nummer in die entsprechenden Felder ein Beispiel 49 40 6221622 Dies gilt f r die kanonische Adressierung m Geben Sie die Landes und Ortskennzahl sowie die Fax Nummer in das Feld ein Zum Beispiel 0049406221622 Dies gilt f r die nicht kanonische Adressierung Januar 2009 3 105 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch 3 106 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Januar 2009 3 107 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch 3 108 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Januar 2009 3 109 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch 3 110 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Januar 2009 3 111 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch 3 112 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Januar 2009 3 113 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch 3 114 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Januar 2009 3 115 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch 3 116 Ja
88. hmeroptionen ausf hrliche Beschreibung dieses Konzepts finden Sie im Avaya Handbuch Beschreibung der MultiSite Funktion Wenn sie eine Postfachnummer oder eine kanonische Nummer als Nummer des pers nlichen Operators angeben wird die Nummer vom System berpr ft Wenn Sie eine Postfachnummer teilweise oder eine Nebenstellennummer eingegeben haben die das System nicht erkennt m ssen Sie die Nummer selbst berpr fen W hlen Sie im Feld Zeitplan einen Zeitplan aus der angibt wann der pers nliche Operator aktiv sein soll Sie k nnen auf der Seite Pers nlicher Operator Zeitpl ne einsehen und ausw hlen aber nicht erstellen oder ndern Nur der Administrator kann Zeitpl ne erstellen die f r den pers nlichen Operator verwendet werden Hinweis Wenn Sie sich in einer anderen Zeitzone als das Postfach des pers nlichen Operators befinden wird der Zeitplan Ihrer eigenen Zeitzone entsprechend angezeigt Beispiel Wenn Sie sich in London GMT befinden und Ihr pers nlicher Operator in Nairobi GMT 3 wird der Zeitplan des pers nlichen Operators von 9 00 bis 17 00 Uhr angezeigt als von 6 00 bis 14 00 Uhr Die Zeiten in denen der pers nliche Operator aktiv ist werden Ihrer eigenen Zeitzone entsprechend angezeigt Wenn ein Anrufer au erhalb des Zeitplans Ihres pers nlichen Operators anruft und um Unterst tzung bittet wird er an den Systemoperator weitergeleitet 5 Klicken Sie auf eine der folgenden Schaltfl c
89. hnen optionaler Gru ansagen auf Seite 3 41 Gru ansage bei l ngerer Abwesenheit aufnehmen Sie k nnen diese Gru ansage aufzeichnen um Anrufern mitzuteilen dass Sie derzeit nicht im B ro sind und Ihr Postfach nur in unregelm igen Abst nden berpr fen Siehe Gru ansage bei l ngerer Abwesenheit aufzeichnen auf Seite 3 43 3 32 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Gru ansagen aufzeichnen Tipps Sie k nnen Modular Messaging so einrichten dass beim bergeben von Anrufern an Ihre Nebenstelle pers nliche Gru ansagen abgespielt werden ber Gru ansagen erfahren Anrufer dass Sie zwar derzeit nicht erreichbar sind jedoch regelm ig Ihr Postfach abh ren und Anrufe beantworten Gru ansagetypen Sie k nnen folgende Arten von Gru ansagen aufzeichnen und abspielen Der gesprochene Name besteht aus Ihrem Vor und Nachnamen Das System verwendet diese Ansage f r die Anrufbeantwortung sofern Sie keine anderen Verbindungsbearbeitungsfunktionen eingerichtet haben Eine pers nliche Gru ansage begr t Anrufer mit einer personalisierten Nachricht wenn Ihre Nebenstelle besetzt ist oder der Anruf nicht angenommen wird Hinweis Sie k nnen eine pers nliche Gru ansage nur aufzeichnen wenn der Systemadministrator dieses Feature f r Sie aktiviert hat Die Gru ansage Sie werden verbunden sagt die ausgew hlte Nebenstelle an w hrend Anrufer an diese weitergeleitet werden Optionale Gru
90. hnet die Einheit die Avaya nach eigenem Ermessen als Grundlage f r die Preisgestaltung der Lizenzen verwendet Dabei kann es sich um einen Agenten einen Port oder Benutzer ein auf den Namen einer Person oder einer Funktion im Unternehmen z B Webmaster oder Helpdesk lautendes E Mail oder Voicemail Konto oder einen Verzeichniseintrag in der vom Produkt genutzten Administrationsdatenbank der einem Benutzer den Zugriff auf die Software gestattet handeln Einheiten k nnen mit einem bestimmten identifizierten Server verkn pft sein Namentliche Nutzungslizenz NU Named User Der Kunde ist berechtigt i die Software auf einem einzigen designierten Prozessor oder Server pro namentlich genannten autorisierten Benutzer Definition s u zu installieren und nutzen oder ii die Software auf einem Server zu installieren und nutzen auf den nur namentlich genannte autorisierte Benutzer Zugriff haben um die Software zu benutzen Der Begriff namentlich genannter Benutzer bezeichnet einen Benutzer oder ein Ger t der das von Avaya ausdr cklich autorisiert wurde auf die Software zuzugreifen und diese zu nutzen Ein namentlich genannter Benutzer kann nach Avayas eigenem Ermessen nach dem Namen der Funktion im Unternehmen z B Webmaster oder Helpdesk nach einem auf den Namen einer Person oder eine Funktion im Unternehmen lautendem E Mail oder Voicemail Konto oder einem Verzeichniseintrag in der vom Produkt genutzten Administrationsdatenbank
91. hres Modular Messaging Systems Weitere Informationen finden Sie unter Gru ansagen vom Desktop aus aufzeichnen auf Seite 3 31 Hinweis Wenn Sie die Optionen f r Regeln zur Verbindungsbearbeitung und f r Gru ansagen auf der Registerkarte Gru ansagen nicht verwenden oder ndern k nnen wenden Sie sich an den Systemadministrator damit er die entsprechenden COS Einstellungen Class of Service Dienstklasse in Ihrem Modular Messaging Postfach aktiviert Hinweis Die vertikale Priorit tsleiste links auf der Registerkarte Gru ansagen zeigt die abnehmende von oben nach unten Ausf hrungspriorit t der Regeln f r Gru ansagen an Einrichten von Au erkraftsetzungen Je nach Ihrer Nebenstellenanlagenintegration k nnen Sie die Standardeinstellungen der Verbindungsbearbeitung au er Kraft setzen und die Gru ansagen die Anrufer h ren selbst ausw hlen Alle Anrufer werden direkt zu Ihrem Postfach weitergeleitet wo sie eine Nachricht hinterlassen k nnen Siehe Gru ansage bei l ngerer Abwesenheit ein ausschalten auf Seite 3 14 Siehe Sperren von Gru ansagen f r Anrufe auf Seite 3 15 Siehe Verbindungen berwachen auf Seite 3 17 Siehe Verwendung von internem Personensuchruf wenn eine Nebenstelle nicht antwortet auf Seite 3 19 3 12 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Einrichten von Regeln f r optionale Gru ansagen Sie k nnen bis zu neun Optionale Gru ansagen aufzeichnen die wie
92. hrichtenanzeigen nicht bei Rundsendungen aktiviert F r solche Konfigurationen k nnen Administratoren eine ELA Liste erstellen und Listeneintr ge f r Rundsendungen einbeziehen um sicherzustellen dass Rundsendenachrichten die MWI aktivieren Wichtig ELA Listen werden nur in der MSS Version von Modular Messaging unterst tzt Siehe Einrichten von Regeln f r die Nachrichtenanzeige MWD auf Seite 3 94 Januar 2009 3 73 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Regeln f r die Personensuche festlegen Um die Funktion Personensuche nutzen zu k nnen m ssen Sie zun chst Regeln f r sie festlegen Diese Regeln k nnen Sie durch die Auswahl von Werten in der folgenden Beschreibung bestimmen Wenn Anrufe f r mich eingehen w hrend der Zeitplan Zeitplanname aktiviert ist Telefonnummern in Telefonliste anrufen Um f r diesen Befehl eine Liste mit Alternativm glichkeiten zu den Standardwerten anzuzeigen doppelklicken Sie entweder auf den entsprechenden Wert oder verwenden Sie die Tastenkombination STRG Pfeil nach unten Sie k nnen mehrere Regeln f r die Personensuche festlegen So haben Sie beispielsweise die M glichkeit ber eine Regel Anrufe w hrend Ihrer Mittagspause und ber eine andere Regel Anrufe w hrend Ihrer Urlaubszeit umzuleiten Um eine Regel zu aktivieren oder zu deaktivieren markieren Sie das Kontrollk stchen neben der Regel oder heben Sie die Markierung auf Regelliste
93. icemail und dann auf Telefon Benutzerschnittstellenoptionen 2 Klicken Sie auf die Registerkarte Telefonzugriff 3 Aktivieren Sie das Kontrollk stchen Nachrichten bei Beenden l schen unter Postfachaktionen 4 Klicken Sie auf eine der folgenden Schaltfl chen m bernehmen um die neue Einstellung zu akzeptieren m OK um die neue Einstellung zu akzeptieren und Teilnehmeroptionen zu schlie en m Abbrechen um Teilnehmeroptionen zu schlie en ohne die neue Einstellung zu speichern Januar 2009 3 55 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Die Eingabeaufforderungssprache f r Ihr Postfach ndern Ihr Systemadministrator legt bei der Installation von Modular Messaging fest welche Sprache standardm ig f r die Ansagen verwendet wird die Sie beim Zugriff auf Ihr Postfach h ren Sie k nnen diese Standardsprache ndern Die Sprachoptionen h ngen von Ihrer Systemkonfiguration und von den eingerichteten Sprachen ab Dar ber hinaus k nnen Anrufer die Sprache ausw hlen in der sie die Eingabeaufforderungen h ren wollen Dies h ngt wiederum von Ihrer Systemkonfiguration ab So ndern Sie die Eingabeaufforderungssprache f r Ihr Postfach 1 Starten Sie Teilnehmeroptionen Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Extras gt Optionen klicken Sie auf die Registerkarte Voicemail und dann auf Telefon Benutzerschnittstellenop
94. ie Anrufbeantwortung auf Seite 3 28 Hinweis Eine Regel f r optionale Gru ansagen kann nur gespeichert werden wenn die zugeordnete optionale Gru ansage aufgezeichnet wurde F r Gru ansagen in mehreren Sprachen muss eine Aufnahme in mindestens einer der bevorzugten Sprachen des Anrufers vorliegen Siehe Aufzeichnen optionaler Gru ansagen auf Seite 3 41 So ndern Sie eine Regel f r Gru ansagen 1 Starten Sie Subscriber Options Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 Klicken Sie auf die Registerkarte Gru ansagen W hlen Sie die gew nschte Regel aus um sie zu ndern W hlen Sie im Bereich Optionale Gru ansage die Kriterien Anruftyp Anrufbeantwortung und Uhrzeit f r die Regel aus Januar 2009 3 25 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Siehe Sie k nnen die folgenden Kriterien f r jede Regel f r Gru ansagen angeben auf Seite 3 23 Klicken Sie auf bernehmen um die neue Einstellung zu speichern So ndern Sie die Reihenfolge von Regeln f r Gru ansagen 1 Starten Sie Subscriber Options Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 Klicken Sie auf die Registerkarte Gru ansagen und w hlen Sie im Bereich Regeln f r Gru ansagen die zu verschiebende Regel aus Klicken Sie auf um nach oben zu verschieben oder um nach unten zu verschieben bis sich die Regel an der g
95. ie IP Adresse des Message Application Server ein Informationen erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator Alternativ k nnen Sie auf Durchsuchen klicken um Ihren Message Application Server zu suchen Hinweis Geben Sie beim ersten Einloggen in Subscriber Options das von Ihrem Systemadministrator festgelegte Passwort ein Bei der ersten Anmeldung werden Sie zum ndern Ihres Passworts aufgefordert Schritt 1 Geben Sie im Feld Altes Passwort das Standardpasswort ein Schritt 2 Geben Sie im Feld Neues Passwort das neue Passwort ein Schritt 3 Geben Sie in dem Feld Best tigung das neue Passwort erneut ein Januar 2009 3 3 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch 3 Klicken Sie auf OK Das System zeigt das Fenster Modular Messaging Software Benutzereigenschaften an So schlie en Sie Teilnehmeroptionen Sie k nnen Teilnehmeroptionen schlie en durch Klicken auf m OK um die vorgenommenen nderungen zu akzeptieren m Abbrechen um die vorgenommenen nderungen zu verwerfen 3 4 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Info zu Kennw rtern Kennw rter Passwortregeln Siehe Kennw rter auf Seite 3 5 ndern des Passworts Sie k nnen Ihr Postfachpasswort zwar zu einem beliebigen Zeitpunkt ndern sollten das aber in regelm igen Zeitabst nden tun Siehe ndern des Passworts auf Seite 3 6 Das Einrichten eines Passworts ist eine Sicherheitsma nahme zum Un
96. ie ein Telefon verwenden Warten Sie bis das Rufzeichen ert nt nehmen Sie den H rer ab und nehmen Sie dann den gesprochenen Namen auf Wenn Sie Multimedia verwenden Nehmen Sie den gesprochenen Namen auf m Klicken Sie nach Beendigung der Aufnahme auf Stopp m Klicken Sie zum Abh ren der Aufnahme auf Wiedergabe Hinweis Denken Sie daran bei einer Aufnahme ber das Telefon am Ende der Aufnahme auf Stopp zu klicken Wenn Sie beim Auflegen des H rers nicht auf Stopp M klicken kann es sein dass am Ende Ihrer Aufnahme Stille oder der W hlton zu h ren ist Sie k nnen der pers nlichen Verteilerliste jetzt oder zu einem sp teren Zeitpunkt Eintr ge hinzuf gen Unter den Schritten 4 bis 7 in Einer pers nlichen Verteilerliste Eintr ge hinzuf gen auf Seite 3 63 erhalten Sie weitere Informationen 7 Klicken Sie auf OK Damit ist die neue pers nliche Verteilerliste angelegt Im Feld Pers nliche Verteilerlisten werden die Namen und die Listennummern aller PDLs angezeigt die Sie erstellt haben So erstellen Sie eine pers nliche Verteilerliste aus einer Verteilerliste 1 Erstellen Sie eine Verteilerliste in Ihrer E Mail Anwendung Informationen dazu finden Sie in der Online Hilfe der E Mail Anwendung Starten Sie Teilnehmeroptionen Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Extras gt Optionen klicken Sie auf die Registerkarte
97. ieren klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Feld Regeln oder dr cken Sie die EINGABETASTE Klicken Sie im Feld Regelbeschreibung auf die unterstrichenen Segmente und w hlen Sie die gew nschten Werte aus den Dropdown Listen aus Weitere Informationen finden Sie unter Beschreibung von Personensuche regeln auf Seite 3 75 Klicken Sie auf eine der folgenden Schaltfl chen m bernehmen um die neue Einstellung zu akzeptieren m OK um die neue Einstellung zu akzeptieren und Teilnehmeroptionen zu schlie en m Abbrechen um Teilnehmeroptionen zu schlie en ohne die neue Einstellung zu speichern Wichtig Wenn Sie eine Regel f r die Personensuche mit einem Zeitplan erstellen oder aktivieren m chten der sich mit einem anderen Zeitplan innerhalb einer anderen aktivierten Regel zur Personensuche berschneidet wird das Dialogfeld Informationen zur Zeitplan berschneidung angezeigt Um fortfahren zu k nnen m ssen Sie die Zeitpl ne so anpassen dass alle berschneidungen beseitigt werden Hinweise m Um eine Regel zu l schen w hlen Sie die Regel in der Liste aus und klicken anschlie end auf x m Um eine Regel umzubenennen klicken Sie auf die Regel und berschreiben Sie deren Namen Januar 2009 3 75 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Beschreibung von Personensuche regeln Klicken Sie auf die folgenden Bedingungen oder Aktionen und geben Sie die gew nschten Werte
98. iert ist ist sie bereits aufgenommen worden Sie k nnen sie jedoch neu aufnehmen m Ihr Systemadministrator legt die maximale L nge f r die Gru ansage Sie werden verbunden fest 5 Klicken Sie auf Aufzeichnen ej f 6 Verwenden Sie eine der folgenden Methoden m Wenn Sie ein Telefon verwenden Warten Sie bis das Rufzeichen ert nt nehmen Sie den H rer ab und nehmen Sie dann die Gru ansage auf m Wenn Sie Multimedia verwenden Nehmen Sie die Gru ansage auf 7 Klicken Sie nach Beendigung der Aufnahme auf Stopp m Klicken Sie zum Abh ren der Aufnahme auf Wiedergabe gt 3 40 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Hinweis Denken Sie daran bei einer Aufnahme ber das Telefon am Ende der Aufnahme auf Stopp zu klicken Wenn Sie beim Auflegen des H rers nicht auf Stopp E klicken kann es sein dass am Ende Ihrer Aufnahme Stille oder der W hlton zu h ren 1st 8 Klicken Sie auf eine der folgenden Schaltfl chen m bernehmen um die neue Aufnahme zu akzeptieren m OK um die neue Aufnahme zu akzeptieren und Teilnehmeroptionen zu schlie en m Abbrechen um Teilnehmeroptionen zu schlie en ohne die neue Aufnahme zu speichern So l schen Sie die Gru ansage Sie werden verbunden 1 Starten Sie Teilnehmeroptionen Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 2 Klicken Sie auf die Registerkarte Gru ansagen 3 W hlen Sie unter Standard Verbindungsbe
99. ivieren So richten Sie den internen Personensuchruf ein 1 Starten Sie Teilnehmeroptionen Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Extras gt Optionen klicken Sie auf die Registerkarte Voicemail und dann auf Anrufbeantwortungsoptionen Klicken Sie auf die Registerkarte Gru ansagen Aktivieren Sie das Kontrollk stchen Wenn ein Anruf von der automatisierten Telefonzentrale nicht von mir entgegengenommen wird mich ber Sprechanlage benachrichtigen 3 20 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen W hlen Sie eine der folgenden Optionen f r den internen Personensuchruf aus dem Dropdown Listenfeld Benutzern erm glichen zu Wenn Sie diese Option ausw hlen und keine anderen Verbindungsbearbeitungsoptionen angegeben haben werden die Anrufer gefragt ob die Person ausgerufen werden soll Wenn Sie andere Verbindungsbearbeitungsoptionen einrichten erhalten diese Vorrang vor dem Personensuchruf Automatisch Wenn an Ihrer Nebenstelle keine Antwort erfolgt wird automatisch ein Personensuchruf nach Ihnen durchgef hrt Wenn Sie auf den Personensuchruf nicht reagieren bietet das System Verbindungsbearbeitungsoptionen an Klicken Sie auf eine der folgenden Schaltfl chen bernehmen um die neue Einstellung zu akzeptieren OK um die neue Einstellung zu akzeptieren und Teilnehmeroptionen zu schlie en Abbrechen um Teilneh
100. lar Messaging System verwendeten Server f r die Nachrichtenspeicherung k nnen Sie pers nliche Verteilerlisten m glicherweise nicht in Web Subscriber Options erstellen ndern oder l schen Wenn das System einen Microsoft Exchange Nachrichtenspeicher verwendet k nnen Sie nur Web Subscriber Options verwenden um die Listennummer und den aufgezeichneten Namen einer pers nlichen Verteilerliste zu ndern die Sie in der E Mail Anwendung oder ber die TUI erstellt haben Wenn Ihr System einen Lotus Domino Nachrichtenspeicher verwendet sollten Sie die E Mail Datenbank auf dem Domino Server mit dem lokalen Adressbuch synchronisieren nachdem Sie nderungen an den pers nlichen Verteilerlisten vorgenommen haben Sie k nnen einer pers nlichen Verteilerliste Adressen von lokalen oder Remote Teilnehmern Fax Adressen E Mail Adressen oder andere Verteilerlisten hinzuf gen Sie k nnen Eintr ge sofort beim Erstellen einer neuen PDL oder auch zu einem sp teren Zeitpunkt hinzuf gen oder l schen Hinweis Fax Adressen die Sie einer pers nlichen Verteilerliste hinzuf gen m ssen das Format fax nnnn mymss domain com aufweisen und auf dem Message Storage Server MSS konfiguriert sein Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator So f gen Sie einer pers nlichen Verteilerliste einen neuen Eintrag hinzu 1 Starten Sie Teilnehmeroptionen Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seit
101. lefon Benutzerschnittstelle als Mittel zur Adressierung einer Nachricht verwendet Optionale Gru ansage Ein individuell angepasstes Antwortsystem f r die Begr ung von Anrufern wenn die Nebenstelle eines Teilnehmers besetzt ist oder nicht abgenommen wird oder wenn ankommende Anrufe blockiert werden Ordner Gel schte Objekte Ein Ordner in Ihrem E Mail Programm in dem von Ihnen gel schte Elemente gespeichert werden Sie k nnen Objekte aus dem Ordner Gel schte Objekte abrufen Sie k nnen Ihr E Mail Programm so einrichten dass die Objekte in diesem Ordner dauerhaft gel scht werden sobald Sie sich vom Client abmelden Ordner Gesendete Objekte Ein Ordner in Ihrem E Mail Programm in dem normalerweise eine Kopie von jeder von Ihnen gesendeten Nachricht gespeichert wird Passwort Teilnehmer m ssen ihr Passwort eingeben um ber die Telefon Benutzerschnittstelle Zugriff auf Modular Messaging zu erhalten Die Teilnehmer k nnen ihr Passwort mithilfe der Telefon Benutzerschnittstelle oder ber Modular Messaging ndern PC Benutzerschnittstelle Eine Schnittstelle ber die Teilnehmer von ihrem PC aus Zugriff auf das Modular Messaging System erhalten Januar 2009 GL 3 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch PC Client Anwendungen Eine Gruppe von Anwendungen ber die Teilnehmer und Systemadministratoren von Ihrem PC aus auf Modular Messaging zugreifen k nnen Die PC Clientanwendungen umfasse
102. lgenden Bedingungen oder Aktionen und geben Sie die gew nschten Werte ein Bedingung Aktion Beschreibung Immer Dies ist der Standard Zeitplan Klicken Sie hier um eine Liste der erstellten Zeitpl ne anzuzeigen W hlen Sie einen anderen Zeitplan aus der Liste aus um die Standardeinstellung zu ndern alle neuen Nachrichten Legen Sie den Nachrichtentyp fest Sie k nnen w hlen zwischen Alle Standardeinstellung E Mail Sprach Sprache umfasst Sprachnachrichten von beliebiger Quelle einschlie lich anrufbeantworteter Sprachnachrichten Sprachnetzwerke oder Nachrichten bermittlung von Teilnehmer zu Teilnehmer Fax mit Anruf beantwortete Sprachnachricht Als Teilmenge von Sprache umfassen anrufbeantwortete Sprachanwendungen von Teilnehmern ber Modular Messaging hinterlassene Sprachnachrichten wenn das Telefon eines Teilnehmers besetzt war oder nicht entgegengenommen wurde Jede Priorit tsstufe Legen Sie die Nachrichtenpriorit t fest Sie k nnen w hlen zwischen Alle Standardeinstellung niedrig normaler hoher 3 84 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Werte f r automatische E Mail Benachrichti gungen Bedingung Aktion Beschreibung jedem Damit wird das Dialogfeld Adressbuch ge ffnet Sie k nnen die vollst ndige Postfachnummer f r MultiSite teilweise Postfachnummern f r eine Home Site oder E Mail Adressen der Anrufer oder Ab
103. liste kann bis zu 254 alphanumerische Zeichen umfassen und muss einmalig sein Um den Namen zu akzeptieren dr cken Sie die EINGABETASTE oder klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Feld Telefonlisten Das System f gt der Liste in dem Dialogfeld Telefonnummern eine neue Eingabe hinzu Standardm ig wird die Nebenstellennummer Ihres Arbeitsplatzes verwendet Sie k nnen diesen Standardwert ndern wenn Sie eine andere Nummer verwenden m chten 6 Geben Sie unter Name eine Beschreibung der Telefonnummer ein die in die Liste aufgenommen werden soll Der Name kann Januar 2009 3 99 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch bis zu 254 alphanumerische Zeichen umfassen und muss einmalig sein 7 Zum ndern der Nummer klicken Sie unter Nummer auf Ihre Nebenstellennummer geben Sie eine andere Nummer ein und dr cken Sie dieEINGABETASTE Zul ssige Zeichen sind 1234567890 amp Die maximale L nge f r eine Telefonnummer kann 50 Ziffern betragen Informationen zur 3 100 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Verwendung der Zeichen und amp in Nummern finden Sie im folgenden Hinweis Hinweise m Externe Nummern Bei externen Nummern m ssen Sie m glicherweise einen ein Pr fix und einen Code vor der eigentlichen Nummer angeben Betrachten Sie beispielsweise die Nummer 9 3035352575 Hier ist das Pr fix und 9 der Code f r die externe Nummer 3035352575 Je nach Ihrem Telefonsyste
104. lnehmeroptionen Januar 2009 3 137 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch 3 138 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Januar 2009 3 139 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch 3 140 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Januar 2009 3 141 Index A Aktualisieren von Regeln f r die automatische Benachrichtigung 3 94 anmelden 3 3 Anrufbenachrichtigung 3 86 Definition GL 1 Anrufbenachrichtigungs Regeln 3 77 Anrufkriterien f r Gru ansagen Regeln 3 26 Ansage Definition GL 1 Antworten Definition GL 1 Automatische Benachrichtigung 3 87 3 89 Automatisierte Telefonzentrale Definition GL 1 B Benachrichtigung Anforderung durch Anrufer Definition GL 2 automatisch 3 87 vom Anrufer angefordert 3 96 Benachrichtigung festlegen automatisch 3 77 vom Anrufer angefordert 3 77 Benachrichtigungsanforderung durch Anrufer 3 97 D Durchschnittliche Haltezeit Definition GL 4 F Fax drucken 3 52 Nachricht 3 82 3 89 3 101 Nachrichten 3 5 Nummer 3 52 3 58 Fax Autorisierungscode 3 58 G Gesprochener Name 3 35 3 41 Gru ansage individuell 3 36 l ngere Abwesenheit 3 14 3 35 optional 3 35 3 47 pers nlich 3 38 Sie werden verbunden 3 35 3 44 Gru ansage bei l ngerer Abwesenheit Definition GL 2 Gru ansagen aufnehmen 3 35 3 38 Definition GL 2 Gru ansagen Registerkarte 3 16 3 18 3 21 3 40 to 3 41 3 43 to 3 4
105. lnehmeroptionen auf Seite 3 3 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Extras gt Optionen klicken Sie auf die Registerkarte Voicemail und dann auf Telefon Benutzerschnittstellenoptionen 2 Klicken Sie auf die Registerkarte Zeitzone Standardm ig wird die vom Systemadministrator eingestellte Dienstklassenzeitzone verwendet 3 W hlen Sie im Dropdown Listenfeld Lokale Zeitzone eine Zeitzone aus Standardm ig wird die vom Systemadministrator eingestellte Dienstklassenzeitzone verwendet 4 Klicken Sie auf OK m bernehmen um die neue Einstellung zu akzeptieren m OK um die neue Einstellung zu akzeptieren und Teilnehmeroptionen zu schlie en m Abbrechen um Teilnehmeroptionen zu schlie en ohne die neue Einstellung zu speichern Januar 2009 3 103 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Einrichten eines pers nlichen Operators Das System kann Anrufer die um Unterst tzung bitten an eine zuvor festgelegte Postfach oder Nebenstellennummer weiterleiten wenn Sie keine Anrufe entgegennehmen k nnen Dieses Postfach oder diese Nebenstelle wird als pers nlicher Operator bezeichnet Ihr Administrator kann eine Nummer f r den pers nlichen Operator einrichten oder Ihnen gestatten die Nummer des pers nlichen Operators selbst zu ndern Eine nderung der Nummer Ihres pers nlichen Operators kann beispielsweise in folgenden Situationen notwendig sein Der f r Ihr Team bestimmte Operator
106. look auf Extras gt Optionen klicken Sie auf die Registerkarte Voicemail und dann auf Telefon Benutzerschnittstellenoptionen Klicken Sie auf die Registerkarte Pers nliche Verteilerlisten Verwenden Sie eine der folgenden Methoden m eben Sie im Feld Geben Sie einen Namen ein oder w hlen Sie ihn aus der Liste den Namen einer PDL ein Klicken Sie auf die Schaltfl che g Verteilerliste erstellen Das Dialogfeld Verteilerliste hinzuf gen wird angezeigt Klicken Sie auf Erstellen Das Dialogfeld Eigenschaften der pers nlichen Verteilerliste wird angezeigt ODER 3 58 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen m Klicken Sie auf die Schaltfl che c Verteilerliste erstellen 4 Geben Sie im Dialogfeld Eigenschaften der pers nlichen Verteilerliste Folgendes ein m Name Geben Sie einen Anzeigenamen f r die PDL ein Der Anzeigenamen kann aus bis zu 255 alphanumerischen Zeichen bestehen und muss innerhalb der Verteilerlisten einmalig sein Stellen Sie sicher dass der Anzeigenamen mindestens ein Zeichen enth lt das keine Ziffer ist um die Einmaligkeit der E Mail Adresse der pers nlichen Verteilerliste zu gew hrleisten Hinweis Wenn Sie mehr als eine PDL mit demselben Namen erstellen wird dem PDL Namen automatisch ein numerisches Suffix angeh ngt Beispiel Wenn Sie bereits eine PDL namens Marketing haben und eine zweite PDL mit demselben Namen erstellen wird der Name dieser PDL als Marketin
107. m m ssen Sie m glicherweise ein Komma zwischen dem Code und der eigentlichen Nummer einf gen Das Komma bewirkt beim W hlen der externen Telefonnummer eine Verz gerung zwischen den beiden Ziffern in diesem Falle 9 und 3 Verwenden Sie zum Trennen von Ziffern in einer Telefonnummer keine Leerstellen oder Bindestriche m Verwendung des Zeichens amp in einer Nummer Sie k nnen das Zeichen amp zum Teilen einer Nummer verwenden Betrachten Sie beispielsweise die Nummer 93035383886 amp 5236327 Beim W hlen dieser Nummer zeigt das Zeichen amp dem System an dass die Ziffern 93035383886 die Ziffern vor amp von den brigen Ziffern 5236327 Ziffern nach amp getrennt werden soll Sie k nnen das Zeichen amp verwenden wenn Sie eine Nummer f r einen Anruf bei einem Suchrufsystem angeben Das Zeichen amp darf nur einmal in einer Telefonnummer vorhanden sein Zus tzliche Vorkommen von amp werden ignoriert und k nnen Fehler beim W hlvorgang bewirken m Verwendung der Zeichen und in einer Nummer Die Zeichen und entsprechen den Tasten auf Ihrem Telefon und haben keine spezielle Funktion wenn Sie sie in einer Nummer verwenden Betrachten Sie beispielsweise die Nummer 9011442088674031 Beim W hlen dieser Nummer werden die Ziffern und das Zeichen als Bestandteile der gew hlten Nummer an die Vermittlungsstelle gesendet Die Zeichen Komma und d rfen mehrfach in einer Telefonnummer vorhanden sein Sie k nn
108. men von Bestimmungen und Bedingungen zur Verf gung gestellt werden die von denen der Avaya Lizenzvereinbarung f r dieses Produkt abweichen Eine Datei mit den Drittanbietervereinbarungen ber geb hrenfreie Lizenzen mit dem Namen 3plirdme txt oder einem hnlichen Namen befindet sich im Stammverzeichnis der Produkt CD Die Nutzung der in dieser Datei beschriebenen Technologie unterliegt den Lizenzvereinbarungen der Drittanbieter nicht der Avaya Lizenzvereinbarung f r das Produkt Geb hrenhinterziehung verhindern Bei Geb hrenhinterziehung handelt es sich um die unbefugte Nutzung Ihrer Telekommunikationsanlage durch eine nicht berechtigte Person z B durch jemand der kein Mitarbeiter Vertreter oder Lieferant Ihres Unternehmens und nicht im Namen Ihres Unternehmens t tig ist Beachten Sie dass auch in Verbindung mit Ihrem Telekommunikationssystem das Risiko der Geb hrenhinterziehung bestehen kann In einem solchen Fall w rden Ihnen erhebliche zus tzliche Kosten f r Ihre Telekommunikationsdienste entstehen Avaya Fraud Intervention Wenn Sie den Verdacht haben dass Sie Opfer von Geb hrenhinterziehung sind und technische Unterst tzung ben tigen rufen Sie die Hotline f r Geb hrenhinterziehung des Technical Service Center an 1 800 643 2353 USA und Kanada Weitere Support Telefonnummern finden Sie auf der Avaya Support Website http www avaya com support Sicherheit in der Telekommunikation Sicherheit in der Telekom
109. meroptionen auf Seite 3 3 W hlen Sie auf der Registerkarte Gru ansagen die zu l schende optionale Gru ansage aus Klicken Sie in der Sprachsteuerung unten auf der Registerkarte Gru ansagen auf X Hinweis Wenn Sie eine aufgezeichnete Sprachversion einer optionalen Gru ansage l schen und es sich dabei um die einzige aufgezeichnete Version der betreffenden optionalen Gru ansage handelt l scht das System zugleich auch die zugeordnete Regel f r die optionale Gru ansage falls vorhanden Wenn Sie die mehrsprachige Anrufbeantwortung aktiviert und die optionale Gru ansage in mehr als einer Sprache aufgezeichnet haben k nnen Sie die Regel f r Gru ansagen speichern Januar 2009 3 43 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Gru ansage bei l ngerer Abwesenheit aufzeichnen Sie k nnen diese Gru ansage aufzeichnen um Anrufern mitzuteilen dass Sie derzeit nicht im B ro sind und Ihre Nachrichten nur in unregelm igen Abst nden berpr fen So nehmen Sie eine Gru ansage bei l ngerer Abwesenheit auf 1 Starten Sie Teilnehmeroptionen Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Extras gt Optionen klicken Sie auf die Registerkarte Voicemail und dann auf Anrufbeantwortungsoptionen Klicken Sie auf die Registerkarte Gru ansagen Aktivieren Sie Gru ansage bei l ngerer Abwesenheit abspielen Hinwei
110. meroptionen zu schlie en ohne die neue Einstellung zu speichern Januar 2009 3 21 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Einrichten von Regeln f r optionale Gru ansagen Sie k nnen Ihr Postfach als pers nliches Anrufbeantwortungssystem verwenden indem Sie basierend auf Regeln f r Gru ansagen bis zu neun optionale Gru ansagen aufzeichnen Standardm ig h ren Anrufer die pers nliche Gru ansage sofern aufgezeichnet wenn Ihre Nebenstelle besetzt oder Sie den Anruf nicht entgegennehmen ist Je nach Modular Messaging Systemkonfiguration k nnen Sie stattdessen die Systemansage oder eine optionale Gru ansage ausw hlen Hinweis Sie k nnen optionale Gru ansagen nur verwenden wenn Ihr Systemadministrator Ihnen Zugriff auf die verschiedenen Optionen auf der Registerkarte Gru ansagen erteilt hat und diese Funktion von Ihrer Nebenstellenanlage unterst tzt wird Sie k nnen Regeln einrichten die bestimmen welche optionale Gru ansage f r einen Anrufer abgespielt wird wenn Ihr Anschluss besetzt ist oder der Anruf nicht beantwortet wird Sie m ssen die Kriterien angeben die einer Regel f r Gru ansagen zugeordnet werden sollen Beispielsweise k nnen Sie Regeln einrichten die verschiedene Gru ansagen f r interne und externe Anrufer oder verschiedene Gru ansagen f r Anrufe innerhalb und au erhalb der Gesch ftszeit abspielen Hinweis Wenn Sie versuchen eine Regel f r optionale Gru
111. munikation bei der bermittlung von Sprache Daten und oder Videos ist gegeben wenn jegliches unbefugte oder b swillige Zugreifen auf die oder Nutzen der Telekommunikationsanlage Ihres Unternehmens unterbunden wird Die Telekommunikationsanlage Ihres Unternehmens umfasst sowohl dieses Avaya Produkt als auch sonstige Sprach Daten Videosysteme auf die ber dieses Avaya Produkt zugegriffen werden kann d h die vernetzte Anlage Unbefugt sind alle Personen die kein Mitarbeiter Vertreter oder Lieferant Ihres Unternehmens sind oder nicht im Namen Ihres Unternehmens t tig sind Als b sartig ist jede auch ansonsten befugte Person anzusehen die in b sartiger oder in sch digender Absicht auf Ihre Telekommunikationsanlage zugreift Derartige Zugriffe k nnen entweder auf ber synchrone Zeitmultiplex und oder schaltkreisbasierte oder asynchrone auf Zeichen Nachrichten oder Datenpaketen basierende Systeme oder Schnittstellen aus folgenden Beweggr nden erfolgen Nutzung von Funktionen die vom betreffenden System geboten werden Diebstahl wie etwa von geistigem Eigentum Finanzverm gen oder Zugriff auf geb hrenpflichtige Einrichtungen Abh ren Eindringen in die Privatsph re Unfug st rende aber offensichtlich harmlose Eingriffe Sch digung wie etwa sch digendes Eingreifen Verlust oder Ver nderung von Daten unabh ngig von Motiv oder Absicht Ber cksichtigen Sie stets das Ri
112. n Teilnehmeroptionen Personensuche Eine Funktion mit deren Hilfe Ihr Postfach nicht entgegengenommene Anrufe an eine Liste von Telefonnummern weiterleiten kann Falls Sie nicht antworten werden ankommende Anrufe an jede Nummer aus der Liste weitergeleitet Wenn Sie unter keiner der Telefonnummern aus der Liste antworten wird der Anrufer gefragt ob er eine Nachricht hinterlassen m chte Pers nliche Gru ansage Eine individuell angepasste Ansage mit der Anrufer begr t werden wenn sie zum Postfach eines Teilnehmers umgelegt werden weil die Nebenstelle besetzt ist oder nicht abgenommen wird Pers nlicher Operator Eine zuvor festgelegte Postfach oder Nebenstellennummer zu der das System Anrufer die um Unterst tzung bitten weiterleitet wenn Sie keine Anrufe entgegennehmen k nnen Ihr Administrator kann eine Nummer f r den pers nlichen Operator einrichten oder Ihnen gestatten die Nummer des pers nlichen Operators selbst zu ndern Posteingang Ein Ordner in dem normalerweise Ihre neu eingegangenen E Mails gespeichert werden Postfach Ein bermittlungsort f r eingehende Voicemail E Mail und Faxnachrichten Privatnachrichten Als privat gekennzeichnete Nachrichten Sie k nnen Privatnachrichten nicht ber die Telefon Benutzerschnittstelle senden Solche Nachrichten k nnen jedoch ber die Telefon Benutzerschnittstelle beantwortet und weitergeleitet werden R ckrufbenachrichtigung Eine Funktion die es erm glicht
113. n wenn keine pers nliche Gru ansage aufgezeichnet ist Diese Option erm glicht dem Teilnehmer das Aufzeichnen Bearbeiten Abspielen oder L schen des Vor und Nachnamens ber die Sprachsteuerung Das System verwendet diese Ansage f r die Anrufbeantwortung sofern Sie keine anderen Verbindungsbearbeitungsfunktionen eingerichtet haben Das Lautsprecher Symbol f r die Regel zeigt den Status der Aufnahme an m Meine Ansage Sie werden verbunden abspielen wenn ein Anrufer in die Warteschlange eingestellt wird Diese Option erm glicht dem Teilnehmer das Aufzeichnen Bearbeiten Wiedergeben oder L schen der Ansage Sie werden verbunden ber die Sprachsteuerung Diese Gru ansage sagt die ausgew hlte Nebenstelle an w hrend Anrufer an diese weitergeleitet werden Das Lautsprecher Symbol f r die Regel zeigt den Status der Aufnahme an Hinweis Wenn Sie die Optionen f r die Verbindungsbearbeitung nicht verwenden oder ndern k nnen bitten Sie den Systemadministrator die entsprechenden COS Einstellungen in Ihrem Modular Messaging Postfach zu aktivieren Januar 2009 3 27 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Den Standardoptionen f r die Verbindungsbearbeitung ist ein Lautsprechersymbol zugeordnet das den Status der Gru ansage anzeigt Lautspre Aufnahmestatus chersymbol c Die ausgew hlte Regel weist keine Aufnahme f r die zugeordnete Gru ansage auf d Die ausgew hlte R
114. n diese Option ausw hlen wenn Sie nur die Subscriber Options installieren m chten Klicken Sie auf Weiter Das Dialogfeld Benutzerdefiniertes Setup wird angezeigt W hlen Sie die Optionen aus die Sie installieren m chten Klicken Sie auf Weiter Das System zeigt das Dialogfeld Bereit das Programm zu installieren an 2 4 Januar 2009 Installation von Subscriber Options 16 Klicken Sie auf Weiter Nach beendeter Installation zeigt das System das Dialogfeld InstallShield Wizard abgeschlossen an 17 Klicken Sie auf Fertig stellen 18 Starten Sie den Computer neu Damit ist die Installation von Subscriber Options auf Ihrem Computer abgeschlossen Hinweis Wenn Sie Subscriber Options auf einem MAS installieren m ssen Sie die Nachrichtenanzeigen MWI Message Waiting Indicator die Postfach berwachung und die R ckrufbenachrichtigungsdienste neu starten Au erdem m ssen Sie den MAS neu starten Befehlszeileninstallation Systemadministratoren k nnen Subscriber Options auch von der Befehlszeile aus installieren Das Befehlsformat f r die Installation ist Setup exe v MAS masname ADDLOCALS SubscriberOptions wobei Setup exe der Name des Setup Programms und masname der Name oder die IP Adresse des Message Application Server MAS ist Sie k nnen mehrere MAS Namen oder Adressen eingeben jeweils durch ein Komma getrennt Wichtig Befindet sich das Setup Programm an einem anderen Ort muss
115. n werden in ihrer Reihenfolge von oben nach unten durchgearbeitet Bevor Sie eine Regel festlegen k nnen m ssen Sie eine Telefonliste und einen Zeitplan eingerichtet haben Siehe m Telefonlisten einrichten auf Seite 3 98 m Zeitpl ne erstellen auf Seite 3 96 Hinweis Die Software Modular Messaging unterst tzt die Personensuchefunktion nicht bei analogen Sprachkarten Je nach Systemkonfiguration ist Personensuche m glicherweise nicht verf gbar So legen Sie eine Regel f r die Personensuche fest 1 Starten Sie Teilnehmeroptionen Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Extras gt Optionen klicken Sie auf die Registerkarte Voicemail und dann auf Telefon Benutzerschnittstellenoptionen 2 Klicken Sie auf die Registerkarte Assistent 3 Aktivieren Sie das Kontrollk stchen Personensuche Wenn noch keine Personensucheregeln festgelegt sind f gt das System der 3 74 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Liste der Personensucheregeln automatisch eine neue Regel hinzu Stellen Sie sicher dass das Kontrollk stchen f r die neue Personensuchregel aktiviert ist y Klicken Sie auf 5 oder dr cken Sie STRG N wenn Sie der Liste der Personensucheregeln eine neue Regel hinzuf gen m chten Dann f gt das System dieser Liste einen neuen Eintrag hinzu Geben Sie einen Namen f r die neue Regel ein Um den Namen zu akzept
116. neuen Text in das Dialogfeld ein a Ersetzen Sie die Standardtextbl cke durch andere indem Sie aufeinen Textblock klicken und einen neuen Wert aus der Liste w hlen F gen Sie der Nachricht weitere Textbl cke hinzu indem Sie auf den Pfeil rechts neben dem Feld Neuer Inhalt klicken Die verf gbaren Textbl cke haben folgende Werte Priorit t Typ a Absender Dies ist eine numerische Telefonnummer Postfachnummer oder E Mail Adresse Name des Absenders Zeigt den Namen des Absender an sofern verf gbar Uhrzeit Datum Wenn Sie die Standardnachricht wiederherstellen m chten klicken Sie auf Standard wiederherstellen im Dialogfeld f r den Nachrichtentext Betreff Dies ist ein Textfeld Der Standardtext im Feld Betreff lautet MM Benachrichtigung Bearbeiten Sie dieses Feld um den Betreff einer Benachrichtigung zu ndern Januar 2009 3 87 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Werte f r die automatische Benachrichtigung per numerischem Funkruf Die folgenden Werte gelten nur wenn Sie numerischen Funkruf als Typ der Benachrichtigung ausgew hlt haben die Sie vom System erhalten m chten Klicken Sie auf die folgenden Bedingungen oder Aktionen und geben Sie die gew nschten Werte ein Bedingung Aktion Beschreibung diese Funkrufger t nummer Geben Sie als Zieladresse die Nummer des Funkrufger ts an an das die Benachrichtigung g
117. nicht im Einklang mit den Anweisungen im Handbuch installiert und verwendet wird Betrieb dieses Systems in einem Wohngebiet verursacht h chstwahrscheinlich nachteilige Beeintr chtigungen In diesem Fall muss der Anwender den Schaden auf eigenen Kosten beheben Funkentst rungsinformationen des Canadian Department of Communications DOC Dieses digitale Ger t der Klasse A entspricht dem kanadischen ICES 003 Cet appareil num rique de la classe A est conforme la norme NMB 003 du Canada Dieses System entspricht den g ltigen technischen Daten f r Enger te von Industry Canada Dies ist durch die Registrierungsnummer ausgewiesen Die Abk rzung IC vor der Registrierungsnummer bedeutet dass die Registrierung auf Basis einer Konformit tserkl rung erfolgte die besagt dass die technischen Spezifikationen von Industry Canada eingehalten werden Sie beinhaltet nicht dass Industry Canada das System gepr ft hat Konformit tserkl rung der Europ ischen Union CE Avaya Inc erkl rt dass die in dieser Dokumentation beschriebene Anlage das CE Siegel Conformit Europ enne tr gt und den EU Richtlinien f r Funk und Telekommunikationsanlagen 1999 5 EC entspricht einschlie lich der Richtlinien zur elektromagnetischen Kompatibilit t 89 336 EEC und der Niederspannungsrichtlinien 73 23 EEC Kopien dieser Konformit tserkl rungen erhalten Sie bei Ihrem lokalen Vertriebsbeauftragten und auf der Avaya Support Website
118. nkategorien Neu und Gespeichert angezeigt So sortieren Sie Nachrichten nach Priorit t und Empfangszeit 1 Starten Sie Teilnehmeroptionen Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Extras gt Optionen klicken Sie auf die Registerkarte Voicemail und dann auf Telefon Benutzerschnittstellenoptionen 2 Klicken Sie auf die Registerkarte Nachrichtenreihenfolge Januar 2009 3 49 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch 3 W hlen Sie eine der folgenden Optionen unter Nachrichtensortierung aus Dringende zuerst dann restliche Nachrichten neueste zuerst wenn Nachrichten mit hoher Priorit t zuerst abgespielt werden sollen Dringende zuerst dann restliche Nachrichten lteste zuerst Nachrichten mit hoher Priorit t zuerst abspielen dann die restlichen Nachrichten mit der zuletzt empfangenen Nachricht zuletzt J ngstes Eingangsdatum zuerst wenn Nachrichten in absteigender Reihenfolge abgespielt werden sollen Dabei wird die zuletzt empfangene Nachricht als erste abgespielt Dies ist die Standardeinstellung J ngstes Eingangsdatum zuletzt wenn Nachrichten in aufsteigender Reihenfolge abgespielt werden sollen Dabei wird die zuletzt empfangene Nachricht als letzte abgespielt Hinweis Die Nachrichten werden f r jede der Nachrichtenkategorien unterschiedlich sortiert Neu Gespeichert Gel scht und Admin Nachrichten Die Nachrich
119. nnen mehrere Regeln f r die R ckrufbenachrichtigung festlegen Zum Beispiel Sie m chten dass das System Sie w hrend Ihrer morgendlichen Anfahrt zur Arbeit oder w hrend der Mittagspause auf Ihrem Mobiltelefon ber den Eingang einer dringenden Nachricht benachrichtigt Um eine Regel zu aktivieren oder zu deaktivieren markieren Sie das Kontrollk stchen neben der Regel oder heben Sie die Markierung auf Das System arbeitet die Regellisten in ihrer Reihenfolge von oben nach unten ab Bevor Sie eine Regel festlegen k nnen m ssen Sie eine Telefonliste eingerichtet haben Siehe m Telefonlisten einrichten auf Seite 3 98 m Zeitpl ne erstellen auf Seite 3 96 Klicken Sie auf die folgenden Bedingungen oder Aktionen und geben Sie die gew nschten Werte ein Um f r diesen Befehl eine Liste mit Alternativm glichkeiten zu den Standardwerten anzuzeigen doppelklicken Sie entweder auf den entsprechenden Wert oder verwenden Sie die Tastenkombination STRG Pfeil nach unten Immer Dies ist der Standardzeitplan Klicken Sie hier um eine Zeitplanliste anzuzeigen W hlen Sie einen anderen Zeitplan aus der Liste aus um die Standardeinstellung zu ndern Siehe Zeitpl ne erstellen auf Seite 3 96 Alle neuen Nachrichten W hlen Sie den Nachrichtentyp aus W hlen Sie eine der folgenden Optionen aus m Alle Standardeinstellung m E Mail m Sprach m Fax Januar 2009 3 77 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch
120. nuar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Januar 2009 3 117 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch 3 118 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Januar 2009 3 119 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch 3 120 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Januar 2009 3 121 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch 3 122 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Januar 2009 3 123 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch 3 124 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Januar 2009 3 125 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch 3 126 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Januar 2009 3 127 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch 3 128 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Januar 2009 3 129 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch 3 130 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Januar 2009 3 131 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch 3 132 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Januar 2009 3 133 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch 3 134 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Januar 2009 3 135 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch 3 136 Januar 2009 Verwenden der Tei
121. olgende Auswirkungen m Alle anderen Verbindungsbearbeitungsoptionen werden deaktiviert m Anrufer bei Ihrer Nebenstelle erhalten die M glichkeit eine andere Nummer einzugeben eine Nachricht zu hinterlassen oder zur automatisierten Telefonzentrale zur ckzukehren Wichtig Die hier beschriebenen Schritte gelten nur f r die Aufnahme einer Gru ansage bei l ngerer Abwesenheit Um diese Gru ansage verwenden zu k nnen m ssen Sie sie aktivieren bzw einschalten Weitere Informationen zum Aktivieren einer Gru ansage bei l ngerer Abwesenheit finden Sie unter Gru ansage bei l ngerer Abwesenheit ein ausschalten auf Seite 3 14 So l schen Sie eine Gru ansage bei l ngerer Abwesenheit 1 Starten Sie Teilnehmeroptionen Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 2 W hlen Sie auf der Registerkarte Gru ansagen die Option Gru ansage bei l ngerer Abwesenheit abspielen 3 Klicken Sie in der Sprachsteuerung unten auf der Registerkarte Gru ansagen auf X 3 46 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Arbeiten mit Modular Messaging ber die TUI Telefon Benutzerschnittstelle ber Teilnehmeroptionen k nnen Sie die Einstellungen f r die Telefon Benutzerschnittstelle TUI einrichten Sortieren von Nachrichten nach Priorit t und Empfangszeit Sie k nnen festlegen welche Nachrichten zuerst abgespielt werden sollen wenn Sie Ihr Postfach ber die TUI anrufen Sie k nnen N
122. onensuche werden ber die Registerkarte Assistent festgelegt Sie k nnen diese Funktion nur verwenden wenn Ihr Systemadministrator Ihnen die entsprechenden Rechte zugewiesen hat Siehe Regeln f r die Personensuche festlegen auf Seite 3 73 3 70 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen R ckrufbenachrichtigungsregeln ber die R ckrufbenachrichtigung kann Ihr Postfach Sie unter einer festgelegten Telefonnummer anrufen sobald Sie Nachrichten erhalten die bestimmten Kriterien entsprechen Sie k nnen z B einrichten dass Sie w hrend Ihrer morgendlichen Fahrt zur Arbeit auf Ihrem Mobiltelefon angerufen werden falls in dieser Zeit dringende Nachrichten f r Sie eingehen Wenn Sie einen Anruf mit R ckrufbenachrichtigung erhalten haben Sie die M glichkeit sich in Ihr Postfach einzuw hlen um die Nachricht abzuh ren Die Regeln f r die R ckrufbenachrichtigung werden ber die Registerkarte Assistent festgelegt Sie k nnen diese Funktion nur verwenden wenn Ihr Systemadministrator Ihnen die entsprechenden Rechte zugewiesen hat Siehe Regeln f r die R ckrufbenachrichtigung festlegen auf Seite 3 76 Januar 2009 3 71 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Anrufbenachrichtigungs Regeln Mit der Anrufbenachrichtigung k nnen Sie sich ber Nachrichten in Ihrem Postfach informieren lassen Sie k nnen diese Funktion nur verwenden wenn Ihr Systemadministrator Ihnen die entsprechenden Recht
123. ows Faxdienst Januar 2009 3 53 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Ihre Faxberechtigungen autorisiert Dieses Feld ist schreibgesch tzt Beispiel C4AB19B8 Hinweis Verwenden Sie beim Eingeben der Fax Nummer keine Leerzeichen oder Bindestriche 4 Klicken Sie auf eine der folgenden Schaltfl chen m bernehmen um die neue Einstellung zu akzeptieren m OK um die neue Einstellung zu akzeptieren und Teilnehmeroptionen zu schlie en m Abbrechen um Teilnehmeroptionen zu schlie en ohne die neue Einstellung zu speichern 3 54 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Nachrichten beim Beenden der Telefon Benutzerschnittstelle l schen Wenn Sie diese Option ausw hlen l scht Modular Messaging alle Nachrichten dauerhaft die w hrend einer TUI Sitzung gel scht wurden Wenn Sie diese Option nicht ausw hlen speichert das System die gel schten Nachrichten in dem Ordner Gel schte Objekte Ihres E Mail Programms Hinweis Wenn Sie diese Option ausw hlen hat dies keine Auswirkungen auf Nachrichten im Ordner Gel schte Objekte die nicht im Laufe einer TUI Sitzung gel scht wurden So l schen Sie Nachrichten beim Beenden der Telefon Benutzerschnittstelle TUI 1 Starten Sie Teilnehmeroptionen Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Extras gt Optionen klicken Sie auf die Registerkarte Vo
124. rbeitungsfunktionen wie z B Interner Personensuchruf und Verbindungs berwachung mit der automatisierten Telefonzentrale verwenden Wenn sie aktiviert ist werden Anrufer zur Nebenstelle des Teilnehmers umgelegt Januar 2009 GL 1 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Wenn sie deaktiviert ist werden Anrufer direkt zum Postfach des Teilnehmers weitergeleitet wo sie eine Nachricht hinterlassen k nnen Benachrichtigungsanforderung durch Anrufer Wenn die Anrufbenachrichtigung auf Benachrichtigungsanforderung durch Anrufer eingestellt ist werden Anrufer gefragt ob Sie ber ihren Anruf informiert werden sollen Dienstklasse COS Eine Kategorie die dazu dient den Zugriff von Teilnehmern auf die Optionen und Funktionen des Systems festzulegen Der Systemadministrator weist jedem Teilnehmer eine COS zu Gesprochener Name Eine individuell gestaltete Ansage die Anrufern Ihren Namen mitteilt wenn Ihr Anschluss besetzt ist oder nicht antwortet und Sie noch keine pers nliche Gru ansage aufgenommen haben Gru ansage bei l ngerer Abwesenheit Eine Gru ansage die Anrufern mitteilt dass Sie nicht im B ro sind und Nachrichten m glicherweise nur in unregelm igen Abst nden abh ren Gru ansagen Ansagen die Anrufer h ren wenn Ihr Anschluss besetzt ist oder Sie nicht an Ihrem Arbeitsplatz sind Interner Personensuchruf Eine Methode f r den automatischen Personensuchruf nach Teilnehmern die ihre Telefone ni
125. rbindungsbearbeitung und Gru ansagen auf Seite 3 12 f r die folgenden Aufgaben finden Sie unter Teilnehmeroptionen m Giru ansage bei l ngerer Abwesenheit ein ausschalten m Verbindungsbearbeitung berspringen m Verbindungen berwachen m Giru ansage f r eine besetzte Nebenstelle ausw hlen m Giru ansage f r Keine Antwort ausw hlen m Mechrsprachige Anrufbeantwortung aktivieren m Internen Personensuchruf verwenden wenn eine Nebenstelle nicht antwortet Informationen zur Verwendung von Teilnehmeroptionen f r die folgenden Aufgaben finden Sie unter Gru ansagen vom Desktop aus aufzeichnen auf Seite 3 31 m Gesprochenen Namen Vor und Nachnamen aufnehmen m Pers nliche Gru ansage aufnehmen m Gru ansage Sie werden verbunden aufnehmen sagt die ausgew hlte Nebenstelle an w hrend Anrufer an diese weitergeleitet werden m Optionale Gru ansagen aufnehmen m Giru ansage bei l ngerer Abwesenheit aufnehmen um Anrufer darauf hinzuweisen dass Sie nicht im B ro sind Informationen zur Verwendung von Arbeiten mit Modular Messaging ber die TUI Telefon Benutzerschnittstelle auf Seite 3 46 f r die folgenden Aufgaben finden Sie unter Teilnehmeroptionen m Nachrichten nach Priorit t und Empfangszeit sortieren Januar 2009 Einf hrung in Teilnehmeroptionen m Nachrichten nach Medientyp sortieren m Eine Standardtelefonnummer f r die Faxausgabe festlegen m Nachrichten bei Beenden l schen m Gesen
126. rem Systemadministrator eingerichtet wurde Hinweise m Sie k nnen diese Funktion nur verwenden wenn Ihr Systemadministrator Ihnen die entsprechenden Rechte zugewiesen hat M glicherweise m ssen Sei den Fax Autorisierungscode im Windows Faxclient konfigurieren F r weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator So legen Sie die Standard Telefonnummer f r die Fax Ausgabe fest 1 Starten Sie Teilnehmeroptionen Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Extras gt Optionen klicken Sie auf die Registerkarte Voicemail und dann auf Telefon Benutzerschnittstellenoptionen Klicken Sie auf die Registerkarte Faxzugriff Hinweis Je nach Ihren Einstellungen f r den Message Application Server sind die Felder f r Landes und Ortskennzahl m glicherweise deaktiviert Je nach Ihrer Fax Implementierung f hren Sie eine der folgenden Aktionen aus m Geben Sie die Landes und Ortskennzahl sowie die Fax Nummer in die entsprechenden Felder ein Beispiel 49 40 6221622 Dies gilt f r die kanonische Adressierung m Geben Sie die Landes und Ortskennzahl sowie die Fax Nummer in das Feld ein Zum Beispiel 0049406221622 Dies gilt f r die nicht kanonische Adressierung Der von Ihrem Windows Benutzerprofil bereitgestellte Fax Autorisierungscode wird im n chsten Feld angezeigt Dies kann erforderlich sein damit der Wind
127. s chersymbol c Die Gru ansagen wurden nicht aufgezeichnet d Die Gru ansagen wurden f r alle Sprachen aufgezeichnet J Die Gru ansagen wurden f r einige der Sprachen aufgezeichnet Januar 2009 3 29 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch So legen Sie die Prim rsprache f r die Anrufbeantwortung fest 1 Starten Sie Teilnehmeroptionen Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Extras gt Optionen klicken Sie auf die Registerkarte Voicemail und dann auf Anrufbeantwortungsoptionen Klicken Sie auf die Registerkarte Gru ansagen W hlen Sie im Abschnitt Sprachen f r Anrufer die Erstsprache im ersten Dropdown Listenfeld aus Hinweis Wenn Sie keine Sprache ausw hlen wird die vom Systemadministrator eingestellte Systemsprache als Prim rsprache f r die Anrufbeantwortung verwendet 4 Klicken Sie auf eine der folgenden Schaltfl chen m bernehmen um die neue Einstellung zu akzeptieren m OK um die neue Einstellung zu akzeptieren und Teilnehmeroptionen zu schlie en m Abbrechen um Teilnehmeroptionen zu schlie en ohne die neue Einstellung zu speichern So legen Sie Sprachen f r die mehrsprachige Anrufbeantwortung fest 1 Starten Sie Teilnehmeroptionen Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Extras
128. s Dialogfeld Adressbuch ge ffnet 3 92 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Bedingung Aktion Beschreibung Nachricht Wenn Sie auf diesen Wert klicken wird ein Dialogfeld mit folgendem Standardtext angezeigt Anrufer Telefonnummer hat um Ihre Benachrichtigung gebeten um Uhrzeit am Datum Das System sendet diese oder eine von Ihnen angepasste E Mail Nachricht wenn die in der Regel f r die vom Anrufer angeforderte Benachrichtigung angegebenen Bedingungen erf llt sind Sie k nnen den Nachrichtentext auf folgende Weise anpassen Geben Sie neuen Text in das Dialogfeld ein Ersetzen Sie die Standardtextbl cke durch andere indem Sie aufeinen Textblock klicken und einen neuen Wert aus der Liste w hlen F gen Sie der Nachricht weitere Textbl cke hinzu indem Sie auf den Pfeil rechts neben dem Feld Neuer Inhalt klicken Die verf gbaren Textbl cke haben folgende Werte Anrufer Telefonnummer Dies ist eine numerische Telefonnummer Postfachnummer oder Durchwahlnummer falls verf gbar a Uhrzeit Datum Anrufername Dies ist der Anzeigename des Anrufers sofern verf gbar Wenn das System keinen Anzeigenamen finden kann ersetzt das System das Token f r den Namen eines Anrufers im Nachrichtentext der Benachrichtigung durch Unbekannter Name a Token l schen Wenn Sie diesen Wert w hlen werden alle Werte entfernt die in der Regelbeschreibun
129. se m Wenn Gru ansage bei l ngerer Abwesenheit mit einem gr nen Symbol markiert ist ist diese Ansage bereits aufgenommen worden Sie k nnen sie jedoch neu aufnehmen Ihr Systemadministrator legt die maximale L nge f r Ihre Gru ansage bei l ngerer Abwesenheit fest Klicken Sie auf Aufzeichnen 2j Verwenden Sie eine der folgenden Methoden m Wenn Sie ein Telefon verwenden Warten Sie bis das Rufzeichen ert nt nehmen Sie den H rer ab und nehmen Sie dann die Gru ansage auf m Wenn Sie Multimedia verwenden Nehmen Sie die Gru ansage auf Klicken Sie nach Beendigung der Aufnahme auf Stopp B Klicken Sie zum Abh ren der Aufnahme auf Wiedergabe gt 3 44 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Hinweis Denken Sie daran bei einer Aufnahme ber das Telefon am Ende der Aufnahme auf Stopp zu klicken Wenn Sie beim Auflegen des H rers nicht auf Stopp E klicken kann es sein dass am Ende Ihrer Aufnahme Stille oder der W hlton zu h ren ist Januar 2009 3 45 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch 7 Klicken Sie auf eine der folgenden Schaltfl chen m bernehmen um die neue Aufnahme zu akzeptieren m OK um die neue Aufnahme zu akzeptieren und Teilnehmeroptionen zu schlie en m Abbrechen um Teilnehmeroptionen zu schlie en ohne die neue Aufnahme zu speichern Hinweise Wenn Sie die Gru ansage bei l ngerer Abwesenheit verwenden hat dies f
130. sender eingeben bei denen das System Sie benachrichtigen soll Sie k nnen auch mehrere Adressen eingeben und dabei diese durch ein Semikolon voneinander trennen Die Standardeinstellung ist Jeder Eine bersicht ber die MultiSite Funktion und eine ausf hrliche Beschreibung dieses Konzepts finden Sie im Avaya Handbuch Beschreibung der MultiSite Funktion Hinweis Wenn Sie Verteilerlisten oder Eintr ge aus Ihrem pers nlichen Adressbuch ausw hlen ignoriert das System diese Eingaben und zeigt eine Warnmeldung an E Mail W hlen Sie aus welche Art der Benachrichtigung Sie erhalten m chten Folgende Optionen stehen zur Verf gung E Mail Numerischer Funkruf Die folgenden Werte gelten nur wenn Sie E Mail als Typ der Benachrichtigung ausgew hlt haben die Sie vom System erhalten m chten Klicken Sie auf die folgenden Bedingungen oder Aktionen und geben Sie die gew nschten Werte ein Januar 2009 3 85 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Bedingung Aktion Beschreibung lt teilnehmer avaya com gt Geben Sie als Zieladresse die vollst ndige Postfachnummer f r MultiSite oder eine teilweise Postfachnummer f r eine Home Site oder eine E Mail Adresse ein an die das System Ihre Benachrichtigungsmeldung schicken soll Bei Eingabe eines Postfachs konvertiert das System diese nach dem Speichern Ihrer nderungen in eine E Mail Adresse Der Standardwert ist Ihre
131. siko des unbefugten Zugriffs auf Ihre Anlage und oder Ihre vernetzten Systeme Bedenken Sie auch dass Ihrem Unternehmen durch einen solchen Zugriff unterschiedliche Sch den zugef gt werden k nnen insbesondere in Bezug auf Privatsph re Datenschutz geistiges Eigentum Sachverm gen Finanzmittel Arbeitskosten und oder Rechtskosten Ihre Verantwortung f r die Sicherheit der Telekommunikationsanlage Ihres Unternehmens Die letztendliche Verantwortung f r die Sicherung dieser Anlage wie auch der vernetzten Systeme liegt bei Ihnen dem Systemadministrator beim Avaya Kunden Ihren Telekommunikationspartnern und Ihren Ressortleitern Kommen Sie Ihrer Verantwortung durch die Nutzung von Kenntnissen und Ressourcen aus unterschiedlichen Quellen nach wie etwa Installationsdokumente Systemkonfigurationsdokumente Sicherheitsdokumente Hardware Software Sicherheitstools Austauschen von Informationen zwischen Ihnen und Ihren Partnern Telekommunikationssicherheitsexperten Um den unbefugten Zugriff auf Ihre Telekommunikationsanlage zu verhindern m ssen Sie und Ihre Partner folgende Systeme sorgf ltig programmieren und konfigurieren Von Avaya gelieferte Telekommunikationssysteme und deren Schnittstellen Von Avaya gelieferte Softwareanwendungen wie auch die diesen zugrunde liegenden Hardware Softwareplattformen und Schnittstellen Alle sonstigen Systeme die mit Ihren Avaya Produkten vernetzt sind TCP IP Einrichtungen
132. st Standortkennung 1 geh rt und seine kurze Postfachnummer 3564088 ist dann lautet seine vollst ndige Postfachnummer 16173564088 Wenn die L nge der Standortkennung gleich 4 ist und die L nge der kurzen Postfachnummer gleich 7 dann ist die L nge der vollst ndigen Postfachnummer gleich 11 Wenn sich jedoch Standortkennung und kurze Postfachnummer berlappen ist die letzte Ziffer der Standortkennung gleichzeitig die erste Ziffer der kurzen Postfachnummer Beispiel Die L nge von Marys vollst ndiger Postfachnummer ist auf 8 eingestellt Wenn die Standortkennung 4 Ziffern umfasst 8867 und die L nge der kurzen Postfachnummer gleich 5 ist 74092 dann ist die 7 die die letzte Ziffer der Standortkennung und die erste Ziffer der kurzen Postfachnummer ist die gemeinsame Ziffer Wiedergabesteuerung Eine mit der eines CD Spielers vergleichbare Steuerung ber die Sie Nachrichten wiedergeben anhalten sowie vor und zur cklaufen lassen k nnen Januar 2009 GL 5 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch GL 6 Januar 2009
133. stfach verbunden werden mit Ihren eigenen Worten begr en falls Ihr Anschluss besetzt ist oder nicht antwortet So nehmen Sie eine pers nliche Gru ansage auf 1 Starten Sie Teilnehmeroptionen Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Extras gt Optionen klicken Sie auf die Registerkarte Voicemail und dann auf Anrufbeantwortungsoptionen Klicken Sie auf die Registerkarte Gru ansagen W hlen Sie unter Standard Verbindungsbearbeitung die Option Pers nliche Gru ansage abspielen aus Hinweise Wenn Pers nliche Gru ansage mit einem gr nen Symbol markiert ist ist die Gru ansage bereits aufgenommen worden Sie k nnen sie jedoch neu aufzeichnen Ihr Systemadministrator legt die maximale L nge f r Ihre pers nliche Gru ansage fest Klicken Sie auf Aufzeichnen 3 Verwenden Sie eine der folgenden Methoden m Wenn Sie ein Telefon verwenden Warten Sie bis das Rufzeichen ert nt nehmen Sie den H rer ab und nehmen Sie dann die Gru ansage auf m Wenn Sie Multimedia verwenden Nehmen Sie die Gru ansage auf Klicken Sie nach Beendigung der Aufnahme auf Stopp B Klicken Sie zum Abh ren der Aufnahme auf Wiedergabe Januar 2009 3 35 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Hinweis Denken Sie daran bei einer Aufnahme ber das Telefon am Ende der Aufnahme auf Stopp zu klicken Wenn Sie
134. t haben So entfernen Sie eine PDL aus der Liste Bei der Exchange Version von Modular Messaging k nnen Sie eine PDL nur von Ihrer E Mail Anwendung aus l schen w hrend Sie bei der MSS Version von Modular Messaging eine PDL nur von Subscriber Options aus l schen k nnen So entfernen Sie eine PDL in Modular Messaging Exchange L schen Sie die pers nliche Verteilerliste aus den Kontakten in Ihrer E Mail Anwendung Informationen dazu finden Sie in der Online Hilfe der E Mail Anwendung So entfernen Sie eine PDL in Modular Messaging MSS 1 Starten Sie Teilnehmeroptionen Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Extras gt Optionen klicken Sie auf die Registerkarte Voicemail und dann auf Telefon Benutzerschnittstellenoptionen 3 62 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen 2 Klicken Sie auf die Registerkarte Pers nliche Verteilerlisten Im Feld Pers nliche Verteilerlisten werden alle bereits vorhandenen PDLs angezeigt 3 Geben Sie den Namen der zu l schenden PDL ein oder w hlen Sie hn aus 4 Klicken Sie auf die Schaltfl che X Verteilerliste entfernen Ein Best tigungsdialogfeld wird angezeigt 5 Klicken Sie auf Ja um den Eintrag zu l schen Januar 2009 3 63 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Einer pers nlichen Verteilerliste Eintr ge hinzuf gen Wichtig Je nach dem vom Modu
135. ten Sie den Computer neu Januar 2009 2 7 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch 2 8 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Dieses Kapitel enth lt Informationen ber die Einrichtung und Verwendung der Avaya Modular Messaging Subscriber Options Es enth lt die folgenden Themen Erste Schritte Modular Messaging vom Desktop aus verwenden Verwalten von personalisierter Verbindungsbearbeitung und Gru ansagen Gru ansagen vom Desktop aus aufzeichnen Arbeiten mit Modular Messaging ber die TUI Telefon Benutzerschnittstelle Festlegen von Regeln Verwalten pers nlicher Verteilerlisten Einstellen der Zeitzone Einrichten eines pers nlichen Operators Januar 2009 3 1 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Erste Schritte Bei der Installation von Avaya Modular Messaginglegt der Systemadministrator Standardeinstellungen f r die Bearbeitung von ankommenden Anrufen und Nachrichten fest Dazu geh rt z B welche Gru ansage abgespielt wird wenn Ihr Anschluss besetzt ist oder Sie nicht zu erreichen sind Diese Einstellungen werden f r Ihr Postfach gespeichert Mit Teilnehmeroptionen k nnen Sie einige oder alle Standard Postfacheinstellungen ndern Teilnehmeroptionen ffnen und schlie en Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 ndern von Kennw rtern Das Einrichten eines Passworts ist eine Sicherheitsma nahme zum
136. tenkategorie ist f r jeden TUI Typ unterschiedlich 4 Klicken Sie auf eine der folgenden Schaltfl chen bernehmen um die neue Einstellung zu akzeptieren OK um die neue Einstellung zu akzeptieren und Teilnehmeroptionen zu schlie en Abbrechen um Teilnehmeroptionen zu schlie en ohne die neue Einstellung zu speichern 3 50 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Sortieren von Nachrichten nach Medientyp Sie k nnen festlegen welche Nachrichten zuerst abgespielt werden sollen wenn Sie Ihr Postfach ber die TUI anrufen Sie k nnen Nachrichten nach Medientyp sortieren Die verschiedenen Medien sind Sprache Text und Fax Hinweis Je nach Ihrer Systemkonfiguration ist eine Sortierung der Nachrichten nach Medientyp unter Umst nden nicht m glich Diese Option ist beispielsweise bei Verwendung der Telefon Benutzerschnittstelle Aria f r Modular Messaging nicht verf gbar Die in Subscriber Options ausgew hlte Einstellung gilt nicht f r die MSS Version von Modular Messaging F r die Sortierung von Nachrichten nach dem Medientyp stehen folgende Sortierreihenfolgen zu Verf gung Keine Einstellung Sprache Text Fax Sprache Fax Text Text Sprache Fax Text Fax Sprache Fax Sprache Text Fax Text Sprache Hinweis Die Einstellung die Sie in Subscriber Options ausw hlen hat keine Auswirkungen auf die Reihenfolge in der die Nachrichten in Ihrer E Mail Anwendung angezeigt werden
137. terbinden unbefugter Zugriffe auf Ihr Postfach ber die Telefon Benutzerschnittstelle Ohne Passwort k nnen unbefugte Anrufer nicht auf Ihre Sprach Text und Fax Nachrichten zugreifen Wenn Ihr Systemadministrator Modular Messaging entsprechend eingerichtet hat werden Sie in regelm igen Abst nden aufgefordert Ihr Passwort zu ndern Wenn dies nicht der Fall ist sollten Sie die Passwort nderung trotzdem bei der ersten Anmeldung und danach in regelm igen Abst nden vornehmen Sie k nnen Ihr Passwort jederzeit ber die TUI ber Teilnehmeroptionen oder ber Web Subscriber Options ndern Hinweis Stellen Sie sicher dass Sie ein Standardpasswort vom Systemadministrator zum erstmaligen Zugriff auf das Postfach haben Passwortregeln Die folgenden Passwortregeln k nnen je nach der Systemkonfiguration von Modular Messaging variieren m Sie k nnen alphanumerische Zeichen f r das Passwort eingeben Wenn Sie eine andere Sprache als Deutsch verwenden oder Ihre Systemkonfiguration keine alphanumerischen Zeichen zul sst verwenden Sie nur Ziffern m Die erste Ziffer des Passworts darf nicht Null sein m Das Passwort darf nicht die Postfachnummer sein m Das Passwort darf nicht die Umkehrung der Postfachnummer sein m Das Passwort darf keine aufeinander folgenden Ziffern in auf oder absteigender Reihenfolge enthalten Das System weist zum Beispiel folgende Kennw rter zur ck 123456 9876 89012 2109 Januar 2
138. tionen 2 Klicken Sie auf die Registerkarte Telefonzugriff 3 W hlen Sie in dem Feld Bevorzugte Sprache eine Sprache aus Hinweis Wenn Ihr System ausschlie lich f r den Gebrauch der Standardsprache eingerichtet wurde ist dieses Feld nicht verf gbar 4 Klicken Sie auf eine der folgenden Schaltfl chen m bernehmen um die neue Einstellung zu akzeptieren m OK um die neue Einstellung zu akzeptieren und Teilnehmeroptionen zu schlie en m Abbrechen um Teilnehmeroptionen zu schlie en ohne die neue Einstellung zu speichern 3 56 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Verwalten pers nlicher Verteilerlisten Eine pers nliche Verteilerliste PDL Personal Distribution List ist eine Liste von Adressen die Sie erstellen und unter einem E Mail Aliasnamen speichern k nnen Eine Nachricht die an eine pers nliche Verteilerliste adressiert wird geht an alle in der Liste aufgef hrten Adressen Mithilfe einer PDL k nnen Sie auf einfache Weise Nachrichten an eine ganze Gruppe von Personen senden ohne die Adressen einzeln eingeben zu m ssen In diesem Abschnitt wird die Verwendung von Subscriber Options f r die Arbeit mit pers nlichen Verteilerlisten PDLs beschrieben In den folgenden Abschnitten erhalten Sie weitere Informationen Pers nliche Verteilerlisten erstellen auf Seite 3 57 Einer pers nlichen Verteilerliste Eintr ge hinzuf gen auf Seite 3 63 Pers nliche Verteilerlisten
139. tivieren oder zu deaktivieren markieren Sie das Kontrollk stchen neben der Regel oder heben Sie die Markierung auf Das System arbeitet die Regellisten in ihrer Reihenfolge von oben nach unten ab Siehe Regeln f r die automatische Benachrichtigung einrichten auf Seite 3 81 Januar 2009 3 81 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Regeln f r die automatische Benachrichtigung einrichten Zur Verwendung der automatischen Benachrichtigung m ssen Sie zuerst eine Regel f r die automatische Benachrichtigung einrichten Sie richten eine Regel f r die automatische Benachrichtigung ein indem Sie Werte in der folgenden Regelbeschreibung ausw hlen Wenn der Zeitplan mmer aktiv ist beim Eintreffen beliebiger neuer Nachrichten mit jeder Priorit tsstufe von jedem eine E Mail an teilnehmer avaya com mit diesem Nachrichtentext und Betreff senden Klicken Sie auf einen unterstrichenen Wert um einen Standardwert in der Regel zu ndern Hinweis An ein anderes Ger t gesendete Benachrichtigungen k nnen eine begrenzte L nge haben Beispielsweise ist eine an ein Mobiltelefon gesendete SMS Nachricht auf maximal 160 Zeichen begrenzt Einige Ger te zeigen m glicherweise nur den Betreff oder nur den Text der Benachrichtigung an Weitere Informationen ber das Einrichten automatischer Benachrichtigungsregeln finden Sie unter So richten Sie die automatische Benachrichtigung ein auf Seite
140. u speichern So l schen Sie einen gesprochenen Namen 1 Starten Sie Teilnehmeroptionen Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 2 Klicken Sie auf die Registerkarte Gru ansagen 3 W hlen Sie unter Standard Verbindungsbearbeitung die Option Eine Standard Gru ansage mit meinem gesprochenen Namen abspielen wenn keine pers nliche Gru ansage aufgezeichnet ist 4 Klicken Sie in der Sprachsteuerung unten auf der Registerkarte Gru ansagen auf X Januar 2009 3 39 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Gru ansage Sie werden verbunden aufnehmen Die Gru ansage Sie werden verbunden sagt die ausgew hlte Nebenstelle an w hrend Anrufer an diese weitergeleitet werden So nehmen Sie die Gru ansage Sie werden verbunden auf 1 Starten Sie Teilnehmeroptionen Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Extras gt Optionen klicken Sie auf die Registerkarte Voicemail und dann auf Anrufbeantwortungsoptionen 2 Klicken Sie auf die Registerkarte Gru ansagen 3 W hlen Sie unter Standard Verbindungsbearbeitung die Option Meine Ansage Sie werden verbunden abspielen wenn ein Anrufer in die Warteschlange eingestellt wird 4 W hlen Sie die Gru ansage Sie werden verbunden aus Hinweise m Wenn die Gru ansage Sie werden verbunden mit einem gr nen Symbol mark
141. ufbeantwortung_ auf Seite 3 28 Januar 2009 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch Gru ansage bei l ngerer Abwesenheit ein ausschalten Wenn Sie l ngere Zeit nicht im B ro sind k nnen Sie Anrufer ber Ihre Abwesenheit informieren und sie bitten eine Nachricht zu hinterlassen Hinweise m Sie m ssen eine Gru ansage bei l ngerer Abwesenheit aufgenommen haben Diese Option hat Vorrang vor anderen Verbindungsbearbeitungsoptionen Siehe Gru ansage bei l ngerer Abwesenheit aufzeichnen auf Seite 3 43 Jedes Mal wenn Sie auf Ihr Postfach zugreifen und die Gru ansage bei l ngerer Abwesenheit aktiviert ist werden Sie aufgefordert die Gru ansage zu deaktivieren Anrufer bei Ihrer Nebenstelle erhalten die M glichkeit eine andere Nummer einzugeben eine Nachricht zu hinterlassen oder zur automatisierten Telefonzentrale zur ckzukehren So k nnen Sie die Gru ansage bei l ngerer Abwesenheit ein Jausschalten 1 Starten Sie Teilnehmeroptionen Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Extras gt Optionen klicken Sie auf die Registerkarte Voicemail und dann auf Anrufbeantwortungsoptionen Klicken Sie auf die Registerkarte Gru ansagen Wenn Sie die Gru ansage aktivieren m chten klicken Sie auf das Kontrollk stchen Gru ansage bei l ngerer Abwesenheit abspielen ODER Wenn Sie die Gru ansage auss
142. ung ausw hlen Wenn jemand anruft und um meine Benachrichtigung bittet eine Nachricht an E Mail mit dieser Nachricht und diesem Betreff senden Keine Kopie speichern im Posteingang Klicken Sie auf einen unterstrichenen Wert um einen Standardwert in der Regel zu ndern Hinweis Benachrichtigungen die an andere Ger te z B Mobiltelefone gesendet werden k nnen eine maximale L nge von 160 Zeichen haben Einige Ger te zeigen m glicherweise nur den Betreff oder nur den Text der Benachrichtigung an Weitere Informationen ber Regeln f r vom Anrufer angeforderte Benachrichtigungen finden Sie unter So richten Sie die Benachrichtigungsanforderung durch Anrufer ein auf Seite 3 90 und Werte f r Regeln f r vom Anrufer angeforderte Benachrichtigungen auf Seite 3 91 So richten Sie die Benachrichtigungsanforderung durch Anrufer ein 1 Starten Sie Teilnehmeroptionen Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Extras gt Optionen klicken Sie auf die Registerkarte Voicemail und dann auf Telefon Benutzerschnittstellenoptionen 2 Klicken Sie auf die Registerkarte Assistent 3 Aktivieren Sie das Kontrollk stchenAnrufbenachrichtigung Benachrichtigungsanforderung durch Anrufer Januar 2009 3 91 Modular Messaging Outlook Client Benutzerhandbuch 4 Klicken Sie im Feld Regelbeschreibung auf die unterstrichenen Se
143. us und klicken Sie auf x Um eine Telefonnummer zu ndern klicken Sie auf die entsprechende Telefonnummer im Feld Telefonnummern berschreiben Sie diese und dr cken Sie die EINGABETASTE Um eine Telefonnummer in der Liste nach oben zu verschieben w hlen Sie die Telefonnummer aus und klicken Sie auf Um eine Telefonnummer in der Liste nach unten zu verschieben w hlen Sie die Telefonnummer aus und klicken Sie auf 3 102 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Einstellen der Zeitzone Wenn ein umfangreiches Nachrichtensystem mit verschiedenen Standorten eingerichtet wird kann es sein dass die Teilnehmer sich in unterschiedlichen Zeitzonen befinden Ihr Systemadministrator legt eine Standardzeitzone fest Sie k nnen diese Einstellungen ber Subscriber Options ndern Wenn Sie beispielsweise einer Dienstreise nach Gro britannien unternehmen k nnen Sie die dortige Zeitzone einstellen Die Zeitzoneneinstellungen werden f r die Telefon Benutzerschnittstelle den Modular Messaging Web Client und f r Fax Deckbl tter verwendet In Subscriber Options werden die Zeitzoneneinstellungen auch f r die Anrufbenachrichtigungs und Personensucheregeln verwendet Hinweis Wenn Sie keine Zeitzoneneinstellungen vornehmen werden die vom Systemadministrator konfigurierten Standardeinstellungen verwendet So stellen Sie die Zeitzone ein 1 Starten Sie Teilnehmeroptionen Siehe ffnen und Schlie en von Tei
144. verwenden das ein Einstellen der Lautst rke erlaubt Normalerweise finden Sie Programme dieser Art unter Zubeh r im Men Start Sie k nnen das Medium Telefon oder Multimedia auch nur f r die aktuelle Nachricht ndern So nehmen Sie Sprache ber Multimedia vom Desktop aus auf 1 Starten Sie Subscriber Options Siehe ffnen und Schlie en von Teilnehmeroptionen auf Seite 3 3 Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Extras gt Optionen klicken Sie auf die Registerkarte Voicemail und dann auf Desktop Benutzerschnittstellenoptionen Klicken Sie auf die Registerkarte Medien einrichten W hlen Sie Multimedia im Feld Beim Zusammenstellen von Sprachnachrichten aus Klicken Sie auf eine der folgenden Schaltfl chen m bernehmen um die neue Einstellung zu akzeptieren m OK um die neue Einstellung zu akzeptieren und Teilnehmeroptionen zu schlie en m Abbrechen um Teilnehmeroptionen zu schlie en ohne die neue Einstellung zu speichern 3 10 Januar 2009 Verwenden der Teilnehmeroptionen Anzeigesprache ausw hlen Sie k nnen die Sprache ausw hlen in der Modular Messaging angezeigt werden soll Hinweise m Wenn Sie eine andere Sprache als Ihre Systemsprache ausw hlen werden einige Schaltfl chen und Dialogfelder m glicherweise in der Systemsprache und nicht in der ausgew hlten Sprache angezeigt Die Auswahl der Anzeigesprache hat keinen Einfluss auf die Sprache in der Ihre

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