Home

windream 4.0 - Administrationshandbuch

1. E Konsolenstamm Name Dom ne vollst ndiger Mame E F4 windream si 7 EE lt Lokal gt UHW2K5SP2 Administrator UHWZ2KSP2 Administrator E E windream Administration Administrator W2OO3NATIVEDOM Administrator a e Indeo i localuser1 UHW2KSP2 localUser1 H E Auswahlisten G useri WZO03NATIVEDOM useri ii gt ara f user2 WZOO3NATIVEDOM user2 ne A windream W2003NATIYEDOM windream 3 windream Speicher H a windeeam Kontextmen f windream UHWZ2KSP2 windream Hauptbenutzer Benutzer und Gruppen 21 9 windream Smees E E Alle Gruppen windream Benutzer UHW2KSP2 windream DomainAdmins W2003NATIVEDOM ba windream DomainBenutzer W2003NATIYEDOM 29 Alle Dom nen ER Netzwerkumgebung ACLs H E windream Tools H E windream DMS Browser Abbildung 3 58 Eintr ge in der Benutzerverwaltung der WMC vor der Umstellung 3 150 Benutzer und Gruppen verwalten Benutzer und Gruppen verwalten F r die Verwaltung der windream Benutzer und Gruppen starten Sie die WMC ber das windream Control Center oder ber den Befehl Start gt Programme gt windream gt Management Console Wechseln Sie vom Konsolenstamm in den Ordner windream gt lt windreamServer gt gt gt windream Administration gt Benutzer und Gruppen mi Windream Konsolenstamm windream lt Lokal gt DOKUTEST windream Administration Benutzer und Gruppen lolx Kim Datei Aktion Ansicht Favoriten Fenster 181 x C
2. Organisationseinheite dream Produktmanagement ACLs dream Test 5 B windream Tools dream Vertrieb 5 n en amp windream DMS Browser Gruppen zu windream hinzuf gen x dream tratoren 5 t 2 ee ee PE EER r Benutzer und Gruppencache erver x Status Cache nicht gef llt Gef llt am Ohne Cache ausf hren 4 2l E ebprvienn ab Cache f llen C B che l schen Aktion ohne Cache ausf hren J Untergeordnete Gruppen bernehmen 4 Abbrechen Abbildung 2 4 Benutzer und Gruppen hinzuf gen 5 Schritt Zehn Schritte bis zur Inbetriebnahme von windream Die Administratorengruppe festlegen Als n chstes legen Sie die Administratorengruppe fest indem Sie einer windream Gruppe die Administrationsrechte f r windream zuweisen siehe auch Thema Die Gruppe f r die windream Administration im Kapitel windream Administration Die Gruppe aller windream Benutzer ist vom Setup als windream Gruppe eingetragen worden Initial erh lt diese Gruppe auch die Rechte zur Administration Bevor Sie mit windream arbeiten wird dringend empfohlen dass Sie eine weitere Gruppe als Administratorengruppe einrichten Dieser Gruppe weisen Sie dann die Administrationsrechte zu und ordnen ihr ausschlie lich entsprechend autorisierte Anwender Administratoren als Mitglieder zu Danach entziehen Sie der Gruppe aller windream Benutzer den Zugang zur Administration
3. Die Zugriffsrechte von windream Benutzern und Gruppen auf Dokumente und Ordner werden ber die Registerkarte Rechte aus den Objekteigenschaften verwaltet An den einzelnen windream Arbeitsstationen k nnen die Zugriffsrechte auf Dokumente und Ordner von Benutzern die die entsprechenden Rechte besitzen erweitert oder eingeschr nkt werden Weitere Hinweise hierzu und die Beschreibung wie Sie windream Dokumenten und Ordnern Rechtetr ger zuordnen finden Sie in der Benutzerdokumentation oder der Online Hilfe der Anwendung Anwender und Administratorenrechte auf Objekttypen Benutzer bzw Administratoren die die Eigenschaften der Objekttypen in der windream Administrationsanwendung bearbeiten bzw ndern wollen m ssen dazu ebenfalls ber ein entsprechendes Recht verf gen Mit Hilfe dieser anwender und administratorenbezogenen Rechteverwaltung f r Dokument und Ordnertypen kann die Bearbeitung von Objekttypen auf verschiedene Administratoren festgelegt werden d h nicht alle Administratoren d rfen alle Objekttypen bearbeiten Weiterhin kann festgelegt werden dass bestimmte Anwender einen Objekttyp bei der Indizierung von Dokumenten nur aus einer eingeschr nkten Liste w hlen k nnen Es werden nur diejenigen Objekttypen in der Liste angezeigt die der Anwender dem zu indizierenden Dokument auch zuweisen darf Die Zugriffsrechte von windream Rechtetr gern auf Dokument und Ordnertypen werden ber die Registerk
4. Objekttypen anlegen und verwalten 3 59 Indexfelder bezeichnen Schaltfl chen bezeichnen und Skript zuordnen ber das Kontextmen k nnen Sie auch Felder die Sie definiert haben in die Zwischenablage kopieren und in eine andere Layout Registerkarte einf gen Dadurch k nnen Sie zum Beispiel eine komplette Registerkarte mit allen Elementen kopieren und die gesamte Karte einem anderen Dokumenttyp zuordnen Hinweis Kombinationsfelder erm glichen neben der Auswahl vorgegebener Listenelemente auch die freie Eingabe eines Suchbegriffs mit Wildcard Dadurch wird die M glichkeit er ffnet auch nach Dokumenten bzw in Indexfeldern mit Listenelementen zu suchen die in der Management Console zwischenzeitlich gel scht ersetzt oder ge ndert wurden Die richtige Auswahl der Feldtypen Bei der Definition eines Objekttyps im Layout Editor legen Sie die einzelnen Indexfelder Dialogfelelemente f r die Bearbeitung der Indexkriterien fest Dabei ist die Auswahl der Dialogfeldelemente abh ngig von der Art der anzuzeigenden bzw aufzunehmenden Daten und der daf r festgelegten Typindexe eines Objektyps Zudem werden einigen Dialogfeldelementen keine Indexe zugeordnet da diese ausschlie lich der Anzeige Statisches Textfeld f r Feldbezeichnungen dienen oder Aktionen ausl sen Schaltfl che Um ein Indexfeld zu bezeichnen plazieren Sie auf der Registerkarte Layont ein statisches Textfeld Markieren Sie das Textfe
5. Anzeige des Servernamens Server der aktuell ausgew hlt ist Aufruf des Dialogfelds zur Serverauswahl und Umschaltung auf einen anderen Server Die ausf hrliche Beschreibung der Serverauswahl und Umschaltung finden Sie in der Benutzerdokumentation bzw der Online Hilfe der Anwendung windream Control Center automatisch bei Systemstart aktivieren windream Control Center und alle windream Dienste beenden Online Hilfe ffnen Lizenz und Patch Informationen zur aktuellen windream Version Hinweis Nach der Installation wird das windream Control Center in der Regel automatisch gestartet Ist dies nicht der Fall m ssen Sie das windream Control Center und die windream Dienste einmal manuell starten Danach k nnen Sie die Einstellungen so festlegen dass das windream Control Center und oder die windream Dienste automatisch beim Systemstart aktiviert werden Die im windream Control Center verf gbaren Funktionen unterscheiden sich auf einem windream Client von denen eines windream Servers Sie k nnen einzelne Men punkte im Control Center auf den Arbeitsstationen aktivieren bzw deaktivieren So k nnen die einzelnen Funktionen benutzerspezifisch zur Verf gung gestellt werden Diese Einstellung erfolgt entweder ber die entsprechenden Eintr ge in der Windows Registrierungsdatenbank unter dem Schl ssel HKEY_CURRENT USER oder auf dem windream Server ber entsprechende Einstellungen in der windream Datenbank entwed
6. 13 Setzen bzw entziehen Sie die Rechte der einzelnen Rechtetr ger durch Markieren bzw Demarkieren der Kontrollk stchen Zum Beispiel Benutzergruppen Zugriffsrechte windream Administratoren Lesen Index Ordner ndern Datei Ordner anlegen Abonnieren Rechte windream Dokumentation Lesen windream Lesen Index Ordner ndern Produktmanagement Datei Ordner anlegen Abonnieren Rechte Lesen Index Ordner ndern Rechte 14 Entziehen Sie den Gruppen die keinen Zugriff erhalten sollen alle Rechte durch Demarkieren des Kontrollk stchens f r das Recht Lesen Beispielsweise f r die Gruppe windream Benutzer Zehn Schritte bis zur Inbetriebnahme von windream 2 31 Eigenschaften von Produktmanagement Allgemein af Indexe Historie aP Volltext F Rechte Anpassen Urdnerrechte Y Ei windream Dok DOKUTEST Ei windream Pro DOKUTEST Ei windream Wert DOKUTEST En windream Adm DOKUTEST A Besitzer Hinzuf gen Abbildung 2 17 Beispiel f r initiale Rechte auf einen Ordner im windream Laufwerk Auch ber die Schaltfl che Hinzuf gen k nnen Sie weiteren Benutzern und Gruppen Zugriffsrechte auch den Ordner zuweisen oder die existierenden Rechte bearbeiten 15 Aktivieren Sie die Schaltfl che OK um die Einstellungen zu speichern Wiederholen Sie die Schritte 10 bis 15 f r alle Ordner dene
7. Meldungen Men Ein Ausgang Report verbindungen Filter valltext Allgemein Lizenzen Yerzeichnisse Tempor rmrerzeichniz Neustart der Dienste notwendig D FProgrammewindream GmbH wundresm Temp Globales Skriptwerzeichni D Programme windrsam GmbH mindream S cripte CA Fur Konfiguration des Ffades auf ein windream Laufwerk izt der Pfad manuell einzugeben Haben die angeschlossenen Arbeitspl tze verschiedene Laufwerksbuchstaben f r das wundream Laufwerk konfiguriert ist kein L ufwerksbuchstabe anzugeben 2 b Global Scripts Annotatonen Objekttyp Annotation Annotationenverzeichnis windream Ffad ohne Laufwerksbuchstabe SystemsAnnotations Cache Datenbank verbindungen zii A bjektzpeicherwerbindungen Einardateien 1000 HLS Server NLS bersetzungen aus Server Datenbank verwenden Lizenz erforderlich Sprache nur f r lokale Dialoge f Sonstiges M Rechte auf Dokumenttypen Auswahllisten Attribute etc aktivieren Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 4 11 windream Konfiguration Allgemein 4 26 Tempor r verzeichnis Globales Skriptverzeichnis Allgemein Verzeichnisse Hier legen Sie das Tempor rverzeichnis fest in dem windream Tempor rdateien ablegt Folgende Dateien werden hier tempor r gespeichert e Alle Dateien die regelm ig aus den angeschlossenen windream Objektspeichern ausgelesen werden Die Anzahl der
8. T Benutzer und Gruppen aktualisieren Befehl Abgleich durchf hren Ordner in der WMC windream gt windream Administration gt Benutzer und Gruppen gt windream gt Alle Gruppen gt Benutzer und Gruppen deaktivieren Benutzer und Gruppen Befehl Aus windream entfernen Abbildung 3 47 Benutzer und Gruppenverwaltung in der WMC 3 132 Benutzer und Gruppenverwaltung Hinweis Ab der Version 4 0 k nnen in windream auch windream interne Gruppen angelegt werden die nicht im Betriebssystem Windows Active Directory vorhanden sind Diese Gruppen werden in der Benutzer und Gruppenverwaltung von windream angelegt und verwaltet und wie andere windream Gruppen f r Zugriffsberechtigungen eingesetzt siehe auch windream interne Gruppen verwalten ab Seite 3 160 Gruppe aller windream Benutzer Es muss eine Betriebssystemgruppe eingerichtet sein und in der windream Benutzer und Gruppenverwaltung existieren in der alle Benutzer Mitglied sind die mit windream arbeiten sollen Standard windream Benutzer Siehe dazu das Thema Vordefinierte windream Gruppen ab Seite 3 134 Zugriffsrechte auf Dokumente und Ordner verwalten Die Zugriffsrechte von windream Benutzern und Gruppen auf Dokumente und Ordner in windream werden ber die Registerkarte Rechte aus den Objekteigenschaften an den angeschlossenen Arbeitsstationen verwaltet Die Beschreibung der Zuugriffsrechteverwaltung finden Sie u
9. Rechte einer Auswahlliste verwalten 3 83 Auswahllisten Beispiele 3 86 Beispiel einer CSV Datei 3 89 WMC Alle Sprachen 3 90 Eigenschaften einer Sprache 3 91 WMC Neue Sprache 3 92 WMC Eine Sprache 3 96 Figenschaften von lt Objekt gt bersetzung 3 97 Neuen Schl sselwert f r eine Sprache einf gen 3 99 Index bersetzungen 3 101 Objekttyp bersetzungen 3 102 Layout Editor bersetzungen 3 103 Eigenschaften eines windream Speichers 3 108 windream Speicher neu anlegen 3 110 windream Speicher bearbeiten 3 111 Rechte eines windream Speichers verwalten 3 116 windream Kontextmen 3 118 Eigenschaften des Haupteintrags des windream Kontextmen s 3 119 Beispiel f r Men konfigurationen des windream Kontextmen s 3 123 Abbildung 3 43 Men einstellungen zum Bearbeitungsmodus und Status von Objekten 3 125 Abbildung 3 44 Abbildung 3 45 Abbildung 3 46 Abbildung 3 47 Abbildung 3 48 Abbildung 3 49 Abbildung 3 50 Abbildung 3 51 Abbildung 3 52 Abbildung 3 53 Abbildung 3 54 Eintr ge des Kontextmen s sortieren 3 126 Rechte eines Kontzextmen eintrags verwalten 3 127 windream Kontextmen Eintrag neu erstellen 3 128 Benutzer und Gruppenverwaltung in der WMC 3 131 Beispiel f r ein Dummy Benutzerkonto im AD der Dom ne 3 139 Ugadjust Benutzer und Gruppendaten vor der Umstellung 3 141 Ugadjust Dom nenname ge ndert und Check durchgef hrt 3 142 Ugadjust IDs korrigiert 3
10. X 19 E Zehn Schritte bis zur Inbetriebnahme von windream ae v g Wechseln zu x Name A DDienste Dokumentation Einkauf Empfang O Gesch ftsf hrung Global Marketing Produkte O Produktmanagement Projekte Sekretariat O Test Tmp vertrieb Gr e Typ Dateiordner Dateiordner Dateiordner Dateiordner Dateiordner Dateiordner Dateiordner Dateiordner Dateiordner Dateiordner Dateiordner Dateiordner Dateiordner Dateiordner Ge ndert am 13 08 2003 13 12 13 08 2003 13 14 13 08 2003 13 14 13 08 2003 13 15 13 08 2003 13 24 13 08 2003 13 15 13 08 2003 13 16 13 08 2003 13 16 13 08 2003 13 17 13 08 2003 13 17 13 08 2003 13 16 13 08 2003 13 17 13 08 2003 13 16 13 08 2003 13 17 O Produkte O Produktmanagement ID Ausschreibungen OD Informationsmaterial OD Partner OD Produkte DO Protokolle OD Tmp O Projekte OD Sekretariat O Test O Tmp OD vertrieb E B Systemsteuerung O Gemeinsame Dokumente FI Nateien van Administrator lt Abbildung 2 15 windream Laufwerk Beispiel einer Ablagestruktur Zugriffsrechte Die Zugriffsrechte der Benutzer auf die Dokumente werden ber die Rechte der entsprechenden Benutzergruppen auf die einzelnen Ordner bestimmt Beachten Sie dass die Rechte vererbt werden d h alle Objekte Dokumente und Ordner die in einem Ordner abgelegt werden erhalten standardm ig automatisch die Rechte des Ordners in dem sie gespe
11. e Juerrecherche in einer Adressdatenbank zur Index bernahme e Dynamische Generierung von Auswahllisten zur Eingabeunterst tzung windream eine Einf hrung e berpr fung von Benutzereingaben gegen Werte aus einer Datenbank e Automatische bernahme von E Mails e Extraktion von Indexinformationen aus den Dokumenten windream erweitert die Dateieigenschaften Durch die freie Definition von Dokument und Ordnertypen Objekttypen und frei w hlbaren Indexmerkmalen Indizes werden die im Dateisystem vorhandenen Dateieigenschaften DMS spezifisch erweitert Damit stehen zus tzliche Merkmale zur Beschreibung eines Dokuments einer Datei oder eines Ordners zur Verf gung die das Wiederfinden der Dokumente Dateien Ordner erheblich erleichtern windream erm glicht den Zugriff auf Dokumente ber das Betriebssystem Alle Anwendungen k nnen auf die in windream gespeicherten Dokumente ber das Betriebssystem transparent zugreifen ffnen Kopieren Verschieben Eine gesonderte Behandlung von Dokumenten die im DMS abgelegt wurden ist damit berfl ssig windream erlaubt die Verwendung von anwendungsspezifischen Vorlagen ber den Men punkt Dazei gt Nen der Standardanwendungen k nnen anwendungsspezifische Vorlagendateien dot xlt f r neue zu erstellende Dokumente ausgew hlt werden die auch f r einen gemeinsamen Zugriff auf einem Datei Server liegen d rfen Workgroup Vorlagen Die VFS Technolog
12. Die windream Tools Der Ereignisdienst Abonnements See windream 4 0 erm glicht es Anwendern Dokumente und Ordner zu abonnieren windream Nutzer k nnen bestimmte Objekte ausw hlen um sich bei definierten Ereignissen automatisch informieren zu lassen Die Benachrichtigung erfolgt per E Mail ber das Standard Mail Programm der Arbeitsstation Die E Mail Adressen die daf r verwendet werden sollen werden in der windream Benutzer und Gruppenverwaltung festgelegt Der windream Ereignisdienst unterst tzt dar ber hinaus auch die Verwaltung von Ereignissen auf verschiedene andere windream Objekte beispielsweise Dokumenttypen Benutzer Gruppen oder Attribute Hier k nnen dann nicht nur Nachrichten bei Ereignissen dieser Objekte versendet sondern auch Aufgaben automatisiert werden Die Abonnements f r ausgew hlte Ereignisse auf Dokumente und Ordner k nnen windream Anwender an den jeweiligen windream Arbeitsstationen einrichten Die Voraussetzung daf r ist immer dass sie ber das Recht Objekte zu abonnieren Recht Abonnieren f r die ausgew hlten windream Objekte verf gen Objekte werden ber den Befehl Abonnieren aus dem windream Kontextmen abonniert Damit die Funktion im Kontextmen verf gbar ist muss der entsprechende Eintrag in der windream Management Console freigeschaltet sein siehe windream Kontextmen verwalten Seite 3 118 Die Verwaltung der Abonnements auf andere windream Objekte erfol
13. Steht f r Benutzereingaben Beispiel Bitte geben Sie in das Eingabefeld Index ein um Bezeichner f r Tasten auf der Tastatur Beispiel Bet tigen Sie die Taste RETURN um Das windream SBX Symbol weist darauf hin dass die im Anschluss beschriebene Funktion nur ab der Standard Business Extension SBX von windream zur Verf gung steht die optional erh ltlich ist Das windream BE Symbol weist darauf hin dass die im Anschluss beschriebene Funktion nur ab der Business Edition BE von windream zur Verf gung steht die optional erh ltlich ist Das windream WMX Symbol weist darauf hin dass die im Anschluss beschriebene Funktion nur in der windream Management Extension WMX eine Erweiterung der windream Management Console WMC zur Verf gung steht die optional erh ltlich ist Dieses Symbol k ndigt besonders wichtige Hinweise an die unbedingt beachtet werden sollten Dieses Symbol weist darauf hin dass die im Anschluss beschriebene Funktion nur unter Windows 95 98 und unter Windows NT 4 0 zur Verf gung steht Erste Schritte Einf hrung in die windream Administration 2 1 Dieses Kapitel beschreibt in zehn Schritten die Konfigurationen die nach der Installation des windream Servers und Clients erforderlich sind um das windream Dokumenten Management Systems in Betrieb zu nehmen Einf hrung in die windream Administration Sie haben windream erfolgreich installiert windream Server und windream Clie
14. Vertretungen Es besteht die M glichkeit Vertretungen f r windream Benutzer einzutragen Dabei kann der Zeitraum f r die Vertretung festgelegt werden Zudem wird bestimmt welche Rechte eine Vetretung bernimmt und somit auf welche Dokumente und Ordner der Vertreter Zugriff erh lt Folgende Rechte kann die Vertretung bernehmen e die Berechtigungen des Benutzers selbst e die Berechtigungen der Gruppen des zu vertretenden Benutzers e die Besitzerrechte e Rechte auf gesperrte Dokumente des zu vertretenden Benutzers e die Administrationsrechte auf windream Objekte wie beispielsweise Dokumenttypen Auswahllisten etc Benutzer und Gruppen verwalten 3 155 Hinweis Die Konfiguration der Vertretungen kann ausschlie lich vom windream Hauptbenutzer durchgef hrt werden Eine Vertreter Vertretung ist nicht m glich Die Verwaltung der Vertretungen erfolgt ber die Registerkarte Vertretungen aus den Eigenschaften eines windream Benutzers Eigenschaften ron Mustermann Allgemein vertretungen vertreter F r Start f Schneider DOKUTEST 21 05 2007 03 06 21 I Hinzuf gen L schen vertreten durch DOKUTEST 14 05 2007 21 05 2 gt Hinzuf gen L schen Abbrechen berriehmen Hilfe Abbildung 3 63 Vertretungen Im Bereich Vertretungen f r werden die windream Benutzer eingetragen f r die der aktuelle Benutzer die Vertretung bernimmt Im Bereich Ver
15. 10 11 Legen Sie abh ngig vom gew hlten Datentyp die weiteren Optionen in den Bereichen Text und Festkomma fest z B Volltextsuchbar maximale Gr e und das Format Bestimmen Sie im Bereich Ve ior die Anzahl der Zeilen des Vektorfeldes Aktivieren Sie die Option Datenbankindex wenn ein Datenbankindex angelegt werden soll siehe auch Datenbankindex anlegen l schen oder erneuern Seite 3 17 Best tigen Sie die Eingabe mit einer der Schaltfl chen OK oder bernehmen Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 10 so oft bis Sie alle ben tigten Indexe angelegt haben Die Indexe werden nun unter dem eingetragenen Namen in die Liste aller verf gbaren Indexe eingef gt So legen Sie einen globalen Vektorindex an 1 Starten Sie die WMC Wechseln Sie in den Ordner windream gt lt windream Server gt gt windream Administraton gt Indexe gt Alle Indexe W hlen Sie den Befehl Neu gt Typunabh ngiger Vektorindex Tragen Sie im Dialogfeld Eigenschaften von lt Indexname gt im Feld Name die Indexbezeichnung f r den Index ein siehe auch Abschnitt Eigenschaften eines Index ab Seite 3 13 Geben Sie im Feld Spalte den Bezeichner des Index an unter dem dieser in der Datenbank angelegt werden soll 6 W hlen Sie im Feld Typ den Datentyp des neuen Vektorfeldes aus 7 Legen Sie abh ngig vom gew hlten Datentyp die weiteren 10 11 Optionen in den Bereichen Text und Fest
16. 4 15 So f gen Sie einen Eintrag der Liste hinzu 1 Aktivieren Sie die Schaltfl che Hinzuf gen 2 Geben Sie in dem eingeblendeten Feld Eintrag bearbeiten den Dateityp ein den Sie hinzuf gen m chten 3 Schlie en Sie das Eingabefeld mit der Schaltfl che OK So bearbeiten Sie einen Eintrag in der Liste 1 W hlen Sie aus der Liste den Eintrag den Sie bearbeiten m chten 2 Aktivieren Sie die Schaltfl che Bearbeiten f r den Eintrag der bearbeitet werden soll 3 Geben Sie in dem eingeblendeten Feld Eintrag bearbeiten die gew nschten nderungen ein 4 Schlie en Sie das Eingabefeld mit der Schaltfl che OK So l schen Sie einen Eintrag aus der Liste 1 W hlen Sie aus der Liste den Eintrag den Sie l schen m chten 2 Aktivieren Sie die Schaltfl che L schen um den Eintrag zu l schen T Hinweis Die nderungen werden erst wirksam wenn Sie das Dialogfeld Liste bearbeiten schlie en und die vorgenommenen nderungen in den windream Konfigurationen mit einer der Schaltfl chen OK oder bernehmen aus dem Dialogfeld windream Konfiguration sichern Beispiele f r die Wiederherstellung und Zwischenspeicherung In der Liste der Dateitypen f r die keine Wiederherstellungsinforma tion gespeichert werden soll existiert der Eintrag TMP In der Liste der von der Zwischenspeicherung der Indexinformation auszuschlie Benden Prozesse existieren die Eintr ge explorer und winfile Ein Doku
17. A Lieferschein a g w MailFile nn H E Rechnung A VektorIndizes A vektorListControl A Vertrag H E E Dokumentationi i 7 E nomee a e H E amp Felder es Alle Ordnertypen nE 29 Sprachen m J z windream Speicher windream Kontextmen NLS ren Name Status_deBeabenng windream Tools Schreibgesch tzt E Position 270 LIION Beim Indexieren anzeigen IV HB WDServer DOKUTEST2 OK Abbrechen bernehmen gen Gr e pei a WDServerl W2k3x64 In der Suche anzeigen M Textfarbe E Hintergrundfarbe E Erweitert Abbildung 2 13 Layout festlegen Beschriftung zuordnen 13 Markieren Sie nun beide Felder Text und Auswahlliste auf der Registerkarte Layout E aO aus 14 F hren Sie den Befehl Beschriftung zuordnen windream generiert aus dem Titelfeld des Anzeigefeldes einen Bezeichner ber den eine Verbindung zwischen den Feldern hergestellt wird hier Status der Bearbeitung Der Bezeichner wird als Name f r das Anzeigefeld und als Titel f r das Indexfeld eingetragen Registerkarte Fe d der Eigenschaften des Dialogfeldelements F gen Sie nun auf dem gleichen Weg alle weiteren Dialogfeldelemente ein F r den Dokumenttyp Dokumentation sind dies Dialogfeldelemente Eigenschaften Feldbezeichner Indexfeld Typindex Datenfeld Text Dokumentart Auswahlliste Typ Typ Text Status der Bearbeitung Auswahlliste 2 26 Zehn Schritte b
18. Abbildung 4 18 windream Konfiguration Ein Ausgang Generell muss eine Vorbelegung immer mit einem gesetzten H kchen im Kontrollk stchen A amp zviert markiert sein damit die Vorbelegung Ein Ausgang 4 45 wirksam wird Falls das jeweilige Kontrollk stchen deaktiviert ist bietet windream statt einer Vorbelegung immer die jeweils letzte Einstellung an die von einem Anwender gew hlt wurde Auswahlliste Typ Die Auswahlliste Typ enth lt zwei Listenelemente Auschecken Einchecken und Exportieren Importieren Die Einstellungen auf der Registerkarte Ein Ausgang k nnen je nach aktiviertem Listenelement separat vorgenommen werden Es gelten deshalb unterschiedliche Einstellungen f r das Aus Einchecken und f r den Export Impott Hinweis Eine detaillierte Beschreibung der Funktionen Check In Check Out sowie Import Export finden Sie in Kapitel Dokumente bearbeiten der Benutzerdokumentation der Anwendung Backup Verzeichnis Beim Einchecken oder Importieren von Dokumenten k nnen Sicherungskopien der Dokumente erstellt werden Den Ort an dem diese Kopien gespeichert werden sollen legen Sie im Feld Backup Verg fest Geben Sie ein Verzeichnis ein oder w hlen Sie eins ber die Schaltfl che amp aus Wenn Sie beim Check In oder Import der Dokumente die Option f r die Erstellung der Sicherung eingestellt haben legt windeam in diesem Verzeichnis f r jedes Dokument einen Ordner an in den die Kopie gespeic
19. C Konsolenstamm Name Dom ne Mailadresse Kein Rechtetr ger Deaktiviert P vindem a de E E lt Lokal gt DOKUTEST Pi Windream Dokumentation DOKUTEST E windream Administration E Indexe Auswahllisten Objekttypen E Sprachen windream Speicher ER windream Produktmanagement DOKUTEST ER windream Test DOKUTEST windream Test DOKUTEST x ER windream Vertrieb DOKUTEST ER windream Administration intern WINDREAM ER windream Administratoren DOKUTEST E windream Kontextmen P windream Benutzer DOKUTEST Benutzer und Gruppen 21 9 windream Alle Benutzer t Alle Dom nen EI Netzwerkumgebung E a DOKUTEST windream ACLs oi gt windream Tools Abbildung 3 64 windream Alle Gruppen H B windream DMS Browser WDServer DOKUTEST2 l8 Objekt e ber die Spalte Administratoren k nnen Sie die Gruppen ermitteln die windream Administrationsrechte besitzen Eingabe von x als Filter in der Spalte Administratoren Die Gruppe aller windream Benutzer Standard windream Benutzer finden Sie ber die Suche in der Spalte AVe Benutzer Eingabe von x als Filter in der Spalte Ade Benutzer ber den Befehl Aus windream entfernen aus dem Kontextmen entfernen Sie zuvor ausgew hlte windream Gruppen aus der Benutzer und Gruppenverwaltung von windream Entfernte Gruppen und deren Mitglieder werden zun chst deaktiviert und durch die Symbole bzw dargestellt Aus der Datenbank gel sc
20. Die Annotationen werden analog der Miniaturansichten Thumbnails in einem Unterverzeichnis des windream Laufwerks abgelegt Dieses Verzeichnis muss vorhanden und f r jeden entsprechend authorisierten windream Benutzer les und schreibbar sein Es muss auf dem windream Server in der Windows Registrierungsdatenbank unter dem Schl ssel CommonFiles AnnotationDir registriert sein Ausserdem ist ein Dokumenttyp erforderlich der den Annotationen zugewiesen wird Diesen k nnen Sie entweder manuell erstellen oder Sie importieren den Dokumenttyp Annotation der als XML Datei Annotation xml auf der Installations CD zur Verf gung gestellt und standardm ig installiert wird Verzeichnis windream im Programmverzeichnis der windream Installation Der Objekttyp kann mit dieser Datei einschlie lich der f r diesen Objekttyp vorgesehenen Indexe in ein bestehendes windream System importiert werden Das Verzeichnis und der zu verwendende Dokumenttyp m ssen in den windream Konfigurationen auf dem windream Server festgelegt werden Siehe hierzu Abschnitt Allgemein in Kapitel Systemeinstellungen Server Verzeichnis f r die Ablage der Annotationen windream speichert die erstellten Annotationen in dem festgelegten Verzeichnis auf dem windream Laufwerk unter einem automatisch generierten Namen mit der Endung waf Alle Annotationen werden dort in Unterverzeichnissen dieses windream Ordners abgelegt und ihnen wird der Dok
21. Dokumentation Dokumentation Dokumentation Dokumentation Projektliste Projektliste Dokumentation Inhalt wurde ge Attribute wurde Objekt wurde a Inhalt wurde ge Objekt wurde a Inhalt wurde ge Attribute wurde Objekt wurde a Objekt wurde a Rechte wurden Rechte wurden Objekt wurde v Rechte wurden Objekt wurde v Ein neue versio Ein neues Obje Ein neues Obje Objekt wurde a Benutzer Marku Benutzer Marku Benutzer Marku Benutzer Marku Benutzer Marku Benutzer Marku Benutzer Marku Benutzer Marku Benutzer Marku Benutzer Marku Benutzer Marku Benutzer Marku Benutzer Helga Benutzer Helga Benutzer Helga Benutzer Marku Gruppe windrea Benutzer Marku G ltig G ltig G ltig G ltig G ltig G ltig G ltig G ltig G ltig G ltig G ltig G ltig G ltig G ltig G ltig G ltig G ltig G ltig 39 Objekt e Abbildung 3 86 Liste der Abonnements in der windream Management Console Die Liste umfasst die Abonnements der windream Benutzer sowie die Abonnements auf windream Objekte die ber die windream Management Console eingerichtet sind Befehl Abonnement gt Nen Ein Abonnement auf ein Objekt ist solange g ltig Spalte G ltigkeit wie das Objekt existiert Sobald das Objekt gel scht wird wird das Abonnement als ung ltig gekennzeichnet ber die Eigenschaften
22. Neuer Schlusselmert bersetzung bersetzung fur Neuer Schlusselwert bersetzungsoptionen W bersetzt Il Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 3 32 Neuen Schl sselwert f r eine Sprache einf gen So f gen Sie einen neuen Eintrag in die Liste der Schl sselwerte einer Sprache ein 1 Wechseln Sie vom windream Ordner der Management Console in den Ordner windream Administration gt Sprachen gt Alle Sprachen Markieren Sie die Sprache f r die Sie einen neuen Eintrag einf gen m chten und ffnen Sie das Kontextmen W hlen Sie den Befehl New gt bersetzungen aus dem Kontextmen Das Fenster Eigenschaften von Neu mit der Registerkarte Allgemein wird ge ffnet 4 Legen Sie ber die Auswahlliste Objek die Art des Objekts fest Geben Sie Schl sselwert und bersetzung in den gleichnamigen Feldern ein 6 Legen Sie fest ob der Eintrag als bersetzt markiert werden soll 7 Im Feld Bemerkung k nnen Sie optional einen Text eingeben Best tigen Sie die Eingaben mit bernehmen bzw OK 3 100 NLS Unterst tzung bersetzungen f r neue Objekte Index oder Objekttyp festlegen bersetzungen f r neue Elemente Indexe und Objekttypen k nnen Sie direkt in den Eigenschaften der Objekte festlegen ber die Schaltfl che NLS im Dialogfeld Eigenschaften von lt Objekf gt wird eine Liste der vorhandenen Sprachen ge ffnet siehe auch Abschnitt Eine neue Sprache einf gen ab Seit
23. 3 Klicken Sie auf den Eintrag Management Console Oder 1 ffnen Sie das Kontextmen des windream Control Centers mit einem Klick der rechten Maustaste auf das windream Symbol 2 W hlen Sie den Befehl Management Console Die windream Management Console wird ge ffnet Auf dem Bildschirm erscheint im rechten Fenster das Titelbild der Management Console w hrend im linken Fenster das Hauptverzeichnis Konsolenstamm und der Ordner Windream dargestellt werden Detailansicht in zus tzlichen Fenstern und Ansichtsoptionen ber das Men Vorgang in der Symbolleiste k nnen Sie weitere Fenster ffnen in denen einzelne Unterverzeichnisse angezeigt werden die integrierte Online Hilfe aufrufen oder abh ngig vom gew hlten Ordner Men befehle ausf hren Alternativ dazu k nnen Sie auch mit einem Klick auf die rechte Maustaste das Kontextmen des jeweiligen Ordners ffnen und den entsprechenden Ordner in einem separaten Fenster anzeigen lassen ber die Optionen im Men Ansicht passen Sie das Layout des aktiven Fensters Ihren individuellen Bed rfnissen an Die einzelnen Ansichtsoptionen der windream Management Console und die Funktionen der Symbole in der Men leiste sind mit denen des Windows Explorers identisch windream Administrationsfunktionen Im folgenden werden die spezifischen Funktionen die Sie mit der windream Management Console ausf hren k nnen beschrieben Sie gelangen zu den einzelnen Funktion
24. 5 Objekt e Abbildung 3 74 Alle Access Control Lists In der Liste werden die ACLs mit dem Symbol N einer Beschreibung Liste der Mitglieder der Anzahl der Mitglieder und der Anzahl der Objekte denen die ACL zugewiesen ist aufgef hrt Eine genaue Auflistung k nnen Sie ber die Eigenschaften einer ACL einsehen Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen ACLs denen keine aktiven Mitglieder mehr zugeordnet sind erhalten den Eintrag keine aktiven Mitglieder und werden durch ein entsprechendes Symbol als deaktiviert gekennzeichnet Symbol D Zus tzlich wird in der Spalte Kerne aktiven Mitglieder der Eintrag X gesetzt Diese ACLs werden bei einer Reorganisation des Systems aus ACLs verwalten 3 183 der Datenbank gel scht siehe auch Thema Reorganisation der Benutzer und Gruppendaten ab Seite 3 187 Anhand des Eintrags X in der Spalte Keine Dokumente zugewiesen k nnen Sie erkennen dass keine Dokumente in der Datenbank existieren denen diese ACL zugewiesen ist Diese ACLs werden bei der n chsten Reorganisation des Systems aus der Datenbank gel scht siehe auch Thema Reorganisation der Benutzer und Gruppendaten ab Seite 3 187 F r Dokumente die aktuell in Bearbeitung sind oder die aus windream gel scht aber noch nicht aus der windream Datenbank entfernt wurden k nnen die Eintr ge in den Spalten Objekte und Keine Dokumente zugewiesen voneinander abweichen Eintrag 0 in der Spalte Objekte aber kein X
25. Allgemein 4 25 Verzeichnisse 4 26 Annotationen 4 27 Cache 4 27 NLS 4 28 Sonstiges 4 29 Lizenzen 4 30 Lizenzdaten 4 31 Meldungen 4 33 Dialoganzeige 4 34 Debug Ausgaben und Level zur Fehlerr ckverfolgung 4 35 Debug Level Serverspezifisch 4 36 Einstellungen jetzt aktivieren 4 37 Men 4 38 Kontextmen bearbeiten 4 39 Reihenfolge der Men befehle festlegen 4 41 Aufruf eines Programms exe Datei aus dem windream Kontextmen 4 41 Ein Ausgang 4 44 Auswahlliste Typ 4 45 Backup Verzeichnis 4 45 ffnen ohne Abfrage 4 45 Ausgehende Dokumente Auschecken Exportieren 4 46 Eingehende Dokumente Einchecken Importieren 4 47 Report 4 48 Auswahlliste Report f r 4 49 Dialog 4 50 Protokolldatei 4 50 Setup Standard Einstellungen wiederherstellen 4 53 windream Server 4 54 windream Client 4 56 Passwort des windream Hauptbenutzers pr fen und ndern 4 57 Diagnose 4 60 5 Weitere windream Dienste Dienstmanager und Systemmonitor Der windream Dienst Manager 5 1 Verwaltung der windream Dienste 5 1 Der windream Agent 5 3 Zugriff auf den windream Agenten 5 3 Task 5 4 Zeitplan 5 4 Erweitert 5 4 Einstellungen 5 5 Protokolldatei 5 5 Wichtige Hinweise zur Erstellung eines Zeitplans 5 5 Miniaturansichten f r Dokumente 5 7 Generierungsprozess f r Miniaturansichten starten 5 7 vi 6 Anhang Inhaltsverzeichnis Speicherung der Miniaturdateien 5 7 Konfiguration des Dienstes auf dem windream Server 5 8 Einstellungen auf der Re
26. Bei Update Installationen sind bestimmte Einstellungen nicht mehr erforderlich bei anderen beispielsweise bei nderungen an bestehenden Konfigurationen sind Abweichungen in der Vorgehensweise von den hier beschriebenen Abl ufen m glich Wie Sie in diesen F llen vorgehen oder auch f r weitergehende Konfigurationsm glichkeiten beispielsweise die Anpassung des windream Kontextmen s finden Sie unter den entsprechenden Themen im Kapitel windream Administration der vorliegenden Dokumentation oder in der Benutzerdokumentation und der Online Hilfe der Anwendung erl utert Einf hrung in die windream Administration In den windream Konfigurationen nehmen Sie zus tzliche Einstellungen zur Anpassung der windream Systemumgebung vor z B Logging Einstellungen Filter zur Indizierung oder Volltexterstellung allgemeine Pfad Einstellungen oder Verbindungsparameter Sie k nnen windream allerdings ohne Anpasssungen mit den Standardeinstellungen in Betrieb nehmen nderungen in der Konfiguration sind jederzeit auch nach der Inbetriebnnahme von windream m glich Einstieg in die Funktionen der WMC Die Dokumentation erm glicht Ihnen ber die Ersten Schritte einen schnellen und sicheren Einstieg in die grundlegenden Administrationsfunktionen der windream Management Console WMC Eine komplette und ausf hrliche Beschreibung aller Funktionen der WMC finden Sie in den anschlie enden Kapiteln der vorliegenden Dokumentation Die
27. Gel schte Objekte 3 192 Objekte 3 215 Wiederherstellung gel schter Dokumente Index windream Konfiguration 4 11 Willkommen 1 1 windream 1 3 Administration 4 1 Konfiguration 4 1 Leistungsmerkmale 1 11 Lizenzen 1 14 Systemeinstellungen 4 1 windream Administration Allgemein 4 25 Filter 4 7 Lizenz 4 30 Meldungen 4 33 Men 4 38 Verbindungen 4 4 Volltext 4 19 windream Dateiablage 3 106 windream Dienst Ereignisdienst 3 202 Konfigurieren 3 208 windream DMS Browser 3 213 windream Gruppe Mailadresse 3 160 windream interne Gruppen Mitglieder 3 160 Neu anlegen 3 160 Verwalten 3 160 windream Konfiguration Allgemein 4 25 Cache 4 27 Dateifilter 4 9 Filter 4 7 Kein windream Rechtetr ger 3 159 Lizenz 4 30 Meldungen 4 33 Men 4 38 NLS Unterst tzung 4 28 Prozesse aussschlie en 4 13 Server NLS verwenden 4 28 Verbindungen 4 4 Verzeichnisse indexieren 4 9 Volltext 4 19 Volltext erstellen f r 4 16 Volltext Zeiten einstellen 4 20 Wiederherstellung gel schter Dokumente 4 11 Zugang Administration 3 159 Zwischenspeicherung f r Indexe 4 13 windream Kontextmen Siehe Kontextmen Windream Management Console 3 1 Eigenschaften eines windream Servers 3 3 Starten 3 6 Wartungsmodus 3 3 windream Rechte Dokumente Ordner ohne Rechte 3 183 Flag 32768 3 183 Flag keine Rechte 3 183 Index windream Server Nur Lesen Modus 3 3 3 190 windream Speicher 3 106 windream web portal pro Zugriff 3 178 windream Administratoren Be
28. Objekttypen anlegen und verwalten Symbol BE abli TOE Befehl in der Palette Befehl Beschriftung zuordnen Befehl Element einf gen gt Kontrollk stchen Befehl Element einf gen gt Schaltfl che Befehl Datum Befehl Zeit Befehl Element einf gen gt Date Picker Befehl Element einf gen gt Kombinationsfeld Befehl Element einf gen gt Auswahlliste Befehl Element einf gen gt Listenfeid Befehl Element einf gen gt Tabelle 3 43 Bemerkung Weist zwei markierten Dialogfeldelementen Textfeld f r Bezeichnung und zugeh riges Datenfeld z B ein Textfeld eine Beschriftung zu ber den Befehl Beschriftung zuordnen generiert windream aus dem Inhalt des Titelfeldes des Anzeigefeldes einen Bezeichner Dieser wird als Name f r das Anzeigefeld und als Titel f r das Datenfeld eingetragen Registerkarte Feld der Eigenschaften des Dialogfeldelements Hinweis F r das Clipboard Indexing werden in einem Auswahlmen die m glichen objekttypspezifischen Indexfelder aufgelistet in die Eingaben ber die Zwischenablage bernommen werden k nnen Es werden dort nur die Felder aufgef hrt die ber einen symbolischen Namen eines statischen Textfeldes Bezeichner im Feld Name mit einem Indexfeld verbunden sind Bezeichner im Feld Titel F gt ein Kontrollk stchen ein F gt eine Schaltfl che ein F gt ein Datumstfeld ein F gt ein Zeitfeld ein F gt ein Datums und Ze
29. Registerkarte Lebenszyklus des Dialogfeldes Eigenschaften von lt Dokumenttyp gt Ser Hinweis Durch Zuweisung entsprechender Rechte kann die Auswahl der windream Speicher f r die Konfiguration von 3 106 windream Dateiablage windream Speicher verwalten Objekttypen eingeschr nkt werden siehe Rechte auf windream Speicher Seite 3 115 Es wird unterschieden zwischen Speicherbereichen f r Dokumente die zur Bearbeitung vorgesehen sind Bearbeitungsbereiche und Bereichen in denen archivierte Dokumente abgelegt werden Archivierungsbereiche Sie k nnen windream Speicher sowohl f r Bearbeitungs als auch f r Archivierungsbereiche konfigurieren Nach Aktivierung des Ordners Alle windream Speicher ber den Pfad windream gt lt windream Server gt gt windream Administration gt windream Speicher werden alle momentan verf gbaren windream Speicher eines windream Servers im rechten Konsolenfenster gelistet Es wird au erdem angezeigt ob es sich bei den betreffenden Speichern um eine Dateiablage f r zu bearbeitende Dokumente handelt oder um Objektspeicher f r archivierte Dokumente windream Verzeichnisse zur Dateiablage Es wird unterschieden zwischen zwei Arten von windream Speichern f r die Verwaltung der bearbeitbaren und der archivierten Dokumente e windream Dateiablage e windream Objektspeicher wenn windream Archiv lizensiert und installiert ist Bei der Konfiguration der Dokumenttypen
30. angezeigten Inhalte F r Indexe der Kategorien Fester und Variabler Typindex kann ausschlie lich der Name ge ndert werden nderungen an den Felddefinitionen sind nicht m glich F r Textfelder kann zus tzlich die Option Volltextsuchbar gesetzt werden Eine nderung des Namens ist auch f r Systemindexe m glich Das Dialogfeld zeigt folgende Felder an Name Der aktuelle Bezeichner des Indexes Als Voreinstellung tragen typspezifische Indexe den Namen ihrer Bezeichnung in der Datenbank Diese Bezeichnung kann durch die Vergabe eines neuen Namens ge ndert werden Die Indexbezeichnung wird in Ergebnislisten oder in der Listenansicht des Explorers f r die Spalten berschrift der anzuzeigenden Indexmerkmale verwendet Zudem erscheint ein Index unter dieser Bezeichnung in den Listen der Indexe zur Festlegung der Suchkriterien in der Indexsuche 3 14 Objekttypen anlegen und verwalten Spalte Der Bezeichner des Index in der Datenbank Wenn Sie einen neuen Index Vektorindex oder Erweiterter Volltextindex anlegen vergeben Sie hier einmalig den Bezeichner der Datenbankspalte unter dem der Index in der Datenbank angelegt wird Eine nderung des Bezeichners ist nicht m glich Typ Der Datentyp des Indexfeldes zum Beispiel Text Zahl Datum etc Sie k nnen den Typ f r Indexe der Kategorie Erweiterter Volltext und Vektorindex ndern wenn dieser Index noch keinem Objekttyp zugeordnet ist Ansonsten ist eine
31. den Sie bearbeiten m chten 2 Aktivieren Sie die Schaltfl che Bearbeiten 3 Geben Sie in dem eingeblendeten Feld Eintrag bearbeiten die gew nschten nderungen ein 4 Schlie en Sie das Eingabefeld mit der Schaltfl che OK So l schen Sie einen Dateityp aus der Liste L schen 1 W hlen Sie aus der Liste den Eintrag den Sie l schen m chten 2 Aktivieren Sie die Schaltfl che L schen f r den Eintrag der aus der Liste gel scht werden soll Hinweis Die nderungen werden erst wirksam wenn Sie das Dialogfeld Liste bearbeiten schlie en und die vorgenommenen nderungen in den windream Konfigurationen mit einer der Schaltfl chen OK oder bernehmen aus dem Dialogfeld windream Konfiguration sichern Volltext Volltext l schen Volltext generieren 4 23 Generieren und L schen des Volltextes nach Anderung von Dokumentinhalten Bin robjekten In festgelegten Zeitabst nden durchsucht der Volltext Indexierungsdienst die Datenbank nach neu eingestellten oder ge nderten Dokumenten f r die der Volltext erstellt werden soll Wenn Dokumentinhalte Bin robjekte oder Dateinamen der Dokumente ge ndert wurden wird die Volltextgenerierung nur f r die Dokumente Dateitypen ausgef hrt die in dem Dateifilter f r die Volltexterstellung festgelegt sind und denen die Programme f r die Extraktion zugeordnet sind Bei Dokumenten deren Dateityp nicht f r die Volltexterstellung vorgesehen ist wird nach
32. die Filter f r die Dokumente einzutragen f r die Volltext erstellt werden soll z B TIF und DOC Dokumente Die jeweilig zu nutzenden Extraktoren sind dann auf den beiden Servern unterschiedlich z B auf dem ersten Server nur DOC gt INSO Text Extraktor und auf dem zweiten Server nur TIF gt Kodak Imaging Professional einzutragen Beide Volltext Dienste suchen jetzt die ber die Filter Einstellung zur Volltexterkennung markierten Dokumente und finden sowohl DOC als auch TIF Dokumente Um jetzt eine Markierung der Dokumente 4 24 Volltext mit dem Hinweis Extraktor nicht gefunden zu verhindern muss auf beiden Servern noch ein Registry Eintrag manuell erstellt werden HKEY LOCAL MACHINE SOFTWARE A 9 GmbH windream 3 6 Fulltext IgnoreMissingExtractor DWORD 1 Hierdurch werden weder die Dokumente markiert noch erfolgt ein Eintrag im Volltext log Allgemein 4 25 Allgemein Auf der Registerkarte Allgemein werden das Tempor rverzeichnis und das globale Verzeichnis der Skripte festgelegt Zudem k nnen hier Einstellungen f r die Verbindungen zum windream DMS Service und f r die NLS Unterst tzung vorgenommen werden F r die Verwaltung der Annotationen werden hier der Dokumenttyp und das Basisverzeichnis f r die Ablage der Annotationen in windream eingetragen windream Konfiguration x Server Registerkarten beziehen Daten won lt LO AL gt sowie aus der lokalen Registrierungsdatenba nk
33. eigenen Timeout z B in der windream Suche bergeben Dies betrifft z B das Navigieren im Explorer Voreingestellt sind 30 Sekunden Allgemein L uft der windream DMS Service z B wegen Zugriffsproblemen auf cine Dom ne nicht unter dem windream Mainuser Account sondern unter dem SYSTEM Account UND ist eine Archivierung inklusive XML Daten notwendig so k nnen diese XML Daten nur erstellt werden wenn der DMS Dienst vorher eine Impersonifizierung als Hauptbenutzer beim Erstellen dieser XML Daten durchf hrt Diese Option ist also nur in diesem Fall zu setzen DMS Service l uft als SYSTEM UND XML Daten Archivierung notwendig Filter 4 7 Filter Auf der Registerkarte Fz er werden die Einstellungen f r den Indexierungsdienst Index Service f r die Wiederherstellung von Dokumenten die Zwischenspeicherung von Indexen und f r die Erstellung des Volltextes verwaltet windream Konfiguration E x Server Registerkarten beziehen Daten won lt LO AL gt sowie aus der lokalen Registrierungsdatenbank Meldungen Men Ein Ausgang Report verbindungen Filter volltext Allgemein Lizenzen Indexierungsauftr ge Aktiviert 7 I auch f r Yerzeichnisse Dateifilter f r Indesterung federherstellung geloschter Dokumente Ken Wiederherstellen fur Zagchenspeicherung von Indexen Frozesse ausschlie en Volltext Erstellung starten fur Beachten Sie bitte dass die hier g
34. hlen einen Eintrag aus der Liste Falls Sie unmittelbar nach dem Anlegen eines Indexfeldes ein dazu passendes Beschriftungsfeld generieren und es entsprechend positionieren listet windream unter der Dropdown Liste Tzie die m glichen Namen der typspezifischen Indexe auf die dem jeweiligen Indexfeld zugeordnet werden k nnen Der gew hlte Name wird dann in das Beschriftungsfeld bernommen Alternativ k nnen Sie auch einen neuen Beschriftungstext eingeben oder einen bereits vorhandenen modifizieren Der Text wird in dem statischen Textfeld auf der Registerkarte Layout angezeigt Beschriftung zuordnen Auch ber den Befehl Beschriftung zuordnen aus dem Kontextmen oder ber das entsprechende Symbol auf der Palette k nnen Sie einem Dialogfeldelement Indexfeld einen Titel zuordnen Mit diesem Befehl werden ein statisches Textfeld Anzeigefeld zur Beschriftung und ein zugeh riges Indexfeld miteinander verbunden Daf r werden ein Anzeigefeld und das zugeh rige Dialogfeldelement z B ein Textfeld markiert ber den Befehl Beschriftung zuordnen generiert windream aus dem Inhalt des Titelfeldes des Anzeigefeldes einen Bezeichner Dieser wird als Name f r das Anzeigefeld und als Titel f r das Indexfeld eingetragen Schreibgesch tzte objekttypspezifische Indexfelder Mit der Option Schreibgesch tzt k nnen Felder auf der Registerkarte Indexe in den Objekteigenschaften schreibgesch tzt werden ohne dass auch die
35. r die im Filter festgelegten Dateitypen werden bei der Erfassung oder bernahme von Dokumenten in das DMS automatisch die entsprechenden Indexierungsauftr ge an die Arbeitsstationen gesendet In zwei Listen einer Positiv und einer Negativ Liste werden die Dateifilter konfiguriert d h es werden die Dateitypen festlegt die bei der synchronen asynchronen Indexierung mit dem Indexierungsdienst ber cksichtigt bzw ausgeschlossen werden sollen 4 10 Zu indexierende Dokumente NICHT zu indexierende Dokumente Hinzufugen Filter Listen bearbeiten En X 2u ndesierende Dokumente Beim Anlegen von NICHT zu indesierende Dokumente Beim Anlegen Dokumenten der hier aufgef hrten Dateitypen wird yon Dokumenten der hier aufgef hrten Dateitypen automatisch ein Indesierungsauftrag gesendet wird kein Indesierungsauftrag gesendet 774 BAK Bearbeiten FM LCK Laschen LDB LHK GAW TMP WER DESKTORF IMI THUMES DE is Hinzufuigen Hinzufugen Bearbeiten Loschen ui ui Abbrechen Abbildung 4 4 Dateifilter Liste der Dateitypen die bei der Indexierung der Dokumente mit dem Indexierungsdienst ber cksichtigt werden F r diese Filter werden Indexierungsauftr ge gesendet Positiv Liste Liste der Dateitypen die bei der Indexierung der Dokumente mit dem Indexierungsdienst ausgeschlossen werden F r diese Filter werden grunds tzlich keine Indexierau
36. windream Administration 4 7 windream Konfiguration 4 7 Filterfunktion Benutzer und Gruppen 3 176 Firmenlogo Einf gen 3 46 Firmenlogo einf gen Layout Editor 3 46 Flag 32768 windream Rechte 3 183 Flag keine Rechte windream Rechte 3 183 Freigeben Gesperrte Dokumente 3 199 6 10 G Gel schte Dokumente Aktueller Benutzer 3 195 Geplante Vorg nge windream Agent 5 3 Zeitplan erstellen 5 3 gesperrte Dokumente Bearbeiter suchen 3 201 Globaler Vektorindex 3 11 Anlegen 3 18 Globales Skriptverzeichnis Konfiguration 4 26 Gruppe Eigenschaften 3 152 3 158 windream interne 3 160 Gruppen Hierarchie 3 133 3 169 H Hauptbenutzer Benutzerkennung ndern 4 57 Kennwort ndern 4 57 Hierarchisches Speichermanagement a Hinzuf gen Dateifilter 4 10 4 12 4 17 4 22 Men befehl 4 40 Prozess 4 15 Typindex 3 68 HSM Siehe Hierarchisches Speichermanagement Import Objekttyp 3 76 Import Export Registerkarte Ein Ausgang 4 44 Vorbelegung 4 44 Importieren Sprache 3 94 Inaktive Sprache 3 92 Index Anlegen 3 18 Ausw hlen 3 15 Benennen 3 11 Datenbankindex 3 17 Datentypen 3 64 Eigenschaften 3 13 3 22 Einmal editierbar 3 36 Erweiterter Volltext 3 11 Fester Typindex 3 11 Festlegen 3 11 Globaler Vektorindex 3 11 Mu feld 3 36 Namen ndern 3 13 3 15 Neu anlegen 3 11 Objekttypzuordnung 3 22 Rechte 3 22 Index Schreibgesch tzt 3 36 3 48 Systemindex 3 11 Typspezifischer Index 3 11 bersetzungen 3 96 Variabler Typin
37. windream Hauptbenutzer Speichern Sie die nderungen in windream Beachten Sie bitte dass Sie f r die LDAP Unterst tzung den Namen im DNS Format eingeben hier W2003NATIVEDOM MERLIN AIS GmbH de windrean Die Beschreibung von WMShdw exe finden Sie unter Passwort des windream Hauptbenutzers pr fen und ndern im Kapitel Systemeinstellungen Server dieser Dokumentation 3 146 Hinweise zum Einsatz von LDAP mit windream 4 0 7 Die DCOM Einstellungen und Konfigurationen f r die windream Dienste anpassen WMStpCfg exe Starten Sie das Programm WMStpCfg exe ber den Befehl Erweitert gt Setup Config Tool Stellt Setup Standard wieder her aus dem windream Programm Men Geben Sie im Bereich zur Konfiguration des windream Servers die Benutzer und Gruppendaten der Active Directory Dom ne f r den windream Hauptbenutzer und der windream Benutzergruppe ein Beachten Sie bitte dass Sie f r die LDAP Unterst tzung die Namen im DNS Format eingeben hier W2003NATIVEDOM MERLIN AIS GmbH de windream und W2003NATIVEDOM MERLIN AIS GmbH de windream Bet tigen Sie die Schaltfl che Save Server Defaults um die Standard Einstellungen auf dem windream Server mit den ge nderten Benutzer und Gruppendaten zu setzen sindream Default Configuration Dix vndream Serer r sindream Main User Click button below Enter with Domain Frefis iF user i a Domain user UNLY or windream seryer installations to Account Na
38. 3 67 Index Eigenschaften eines Dokumenttyps ndern 3 67 Typspezifische Indexe von Dokumenttypen ndern 3 68 Typspezifische Indexe verschiedenen Dokumenttypen zuordnen 3 69 Der Standard Dokumenttyp 3 70 Dokumenttypen l schen 3 71 Ordnertypen anlegen und verwalten 3 73 Typindexe f r Ordnertypen festlegen 3 73 Eigenschaften von Indexen bei Ordnertypen 3 75 Objekttypen exportieren und importieren 3 76 Besonderheiten des Imports 3 77 Kopien von Objekttypen erzeugen 3 79 Auswahllisten anlegen und verwalten 3 80 Auswahllisten anlegen 3 81 Rechte auf Auswahllisten 3 82 Auswahllisten in Indexfelder einbinden 3 84 Auswahllisten bearbeiten 3 86 Inhaltsverzeichnis i NLS Unterst tzung 3 88 CSV Dateien 3 89 Administrationsfunktionen zur NLS Unterst tzung in der WMC 3 90 Eine neue Sprache einf gen 3 91 Eine Sprache kopieren 3 94 Eine Sprache importieren oder exportieren 3 94 bersetzungen einer Sprache initialisieren 3 96 bersetzungen f r neue Objekte Index oder Objekttyp festlegen 3 100 bersetzungen im Layout Editor bearbeiten und testen 3 102 windream Speicher verwalten 3 105 windream Verzeichnisse zur Dateiablage 3 106 windream Speicher neu anlegen oder bearbeiten 3 107 Einstellungen auf der Registerkarte Allgemein der windream Speicher 3 112 Rechte auf windream Speicher 3 115 windream Kontextmen verwalten 3 118 Allgemeine Konfigurationen 3 119 Einstellungen Bearbeitungsmodi und Stati der Objekte 3 123 E
39. 30 Lizenzen Lizenzen Auf der Registerkarte Lizenzen k nnen die Lizenzdaten eingesehen und der Lizenzschl ssel falls erforderlich ge ndert werden windream Konfiguration x Server Registerk arten beziehen Daten von lt LON AL gt sowie aus der lokalen Registrierungsdatenbank Meldungen Men Ein Ausgang Report verbindungen Filter voalltext Allgemein Lizenzen Lizenzdaten E Allgemeine bei der Installation won H Yersionsnummer windream angegebene Daten E Lizenzen E Sonstiges Schlussel LELEL ELELEE TILTI LITITZ TTII2III IZIT II III ILITITIRIII ALLELE A LAEE TILLI PI TIITII III ITP rRRIIIIII IA E ERETT xl Aus Datei Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 4 12 windream Konfiguration Lizenz Lizenzen Lizenzdaten Schl ssel 4 31 Lizenzdaten Die bei der Installation von windream angegebenen Daten zum Benutzernamen der Abteilung und dem Unternehmen sowie alle weiteren im Lizenzschl ssel enthaltenen Informationen werden angezeigt Zu jedem Eintrag wird entweder der jeweilige Wert Name Abteilung Unternehmen Produktversion G ltig bis Anzahl der Benutzer usw oder ein kurzer Hinweis f r die jeweilige Kategorie angezeigt Benutzerdaten Versionsnummer G ltigkeitsdatum Lizenzen Sonstiges Nach einer Installation sind die Lizensierungsdaten zu berpr fen Sollten bei der Eingabe Fehler gemacht worden sein so sind au er den Benutzerdaten keine
40. B Namen ge ndert ein neues Benutzerkonto eingerichtet oder Gruppenzugeh rigkeiten in der Benutzer und Gruppenverwaltung des Betriebssystems ergeben m ssen die entsprechenden Benutzer und Gruppendaten in windream aktualisiert werden Um die Daten in der windream Benutzer und Gruppenverwaltung zu aktualisieren f hren Sie einen Abgleich auf die Benutzer bzw Gruppendaten durch Funktion Abgleich durchf hren aus dem Kontextmen Sie k nnen einzelne Benutzer oder Gruppen f r den Abgleich ausw hlen oder die Aktualisierungsfunktion auf mehrere Benutzer oder Gruppen gleichzeitig anwenden Wenn Sie einen Abgleich auf dem Knoten Alle Benntzer oder Alle Gruppen durchf hren werden alle Benutzer bzw Gruppen aktualisiert Beachten Sie bitte dass die Zeit die dieser Vorgang ben tigt abh ngig ist von der vorhandenen Anzahl an Benutzern bzw Gruppen Hinweis Bei einem Abgleich auf Gruppen werden nur Gruppen ber cksichtigt die bereits als windream Gruppen klassifiziert sind d h bereits in der windream Benutzer und Gruppenverwaltung existieren Benutzerdaten werden nur dann aktualisiert wenn die entsprechenden Benutzer mindestens der Gruppe aller windream Benutzer zugewiesen sind 3 172 Benutzer und Gruppen verwalten So f hren Sie einen Abgleich auf Benutzer oder Gruppendaten durch 1 Wechseln Sie vom Konsolenstamm in den Ordner windream gt lt windreamServer gt gt windream Administration gt Benntzer und Gruppen gt win
41. Batchimpotte automatische bernahmen von Altdatenbest nden und andere Aufgaben automatisiert werden ohne nderungen oder Anpassungen vornehmen zu m ssen Die offenen Schnittstellen COM DCOM OLE DB ADO ActiveX XML und HTML dienen der flexiblen Anbindung von Fremdsoftware Architektur windream windream Internet Client On Micrasoft windream Standard Client 5 Cla Micrasoft a 5 la AT Office Caoffice Xx windream HE Be u W web portal ui j Z m windream Client Laufwerk SBE SBX als UNC Share 1 77 P 7 7 1 7 7 Web Server I windream i windream Web Datenbank Management Interface Microsoft 2 Jukeboxen Einzel Harddisk CD DVD laufwerk NT LINUX RJeleT 1071 MO UNIX i 2000 XP 0 00 Mi D D 0 D1 N pjp OS 2 Abbildung 1 4 windream Architektur Hierarchisches Speichermanagement und integriertes Information Lifecycle Management Mit windream l sst sich ein hierarchisches Speichermanagement HSM das die effiziente und permanente Bereitstellung wichtiger Dokumente gew hrleistet auf einfache Weise realisieren Durch die M glichkeit unterschiedlichste Speichersysteme ber eine in windream integrierte Provider Schnittstelle an die windream Speicherverwaltung anzubinden kann windream ideal f r den Ausbau einer bestehenden IT Umgebung zu einem u
42. Dateitypen von dieser Wiederherstellungsfunktion auszuschlie en Einige Anwendungen l schen Dokumente w hrend der Bearbeitung und legen sie danach unter gleichem Dateinamen wieder an bzw benennen sie w hrend der Bearbeitung beliebig um 4 12 Filter F r die hier festgelegten Dateitypen wird diese Wiederherstellungsinformation nicht gespeichert D h e Es ist keine Wiederherstellung von gel schten Dokumenten dieser Typen m glich e Es wird insbesondere keine Zwischenspeicherung von Indexen vorgenommen Kein Wiederherstellen f r Mit der Schaltfl che Kein Wiederherstellen f r wird das Dialogfeld Lzsze Hinzufugen bearbeiten ge ffnet in der die Dateitypen festgelegt werden f r die windream keine Wiederherstellungsinformation speichert Liste bearbeiten a E x Beim Loschen Umbennen von Dokumenten der hier k anf gurierten Dateitypen wird keine Wiederherstellungsinformationen gespeichert i E P E CHE EIERN ioo Hinzufiigen r a Bearbeiten BAK FM L schen LEK LDB LNK TMF WBE DESKETOF INI THUMBS DE ui I Abbrechen Abbildung 4 5 Keine Wiederherstellung f r Dateitypen Diese Liste wird bei der Installation des windream Servers vom Setup Programm voreingestellt und es ist in der Regel nicht notwendig nderungen vorzunehmen Falls weitere Einschr nkungen notwendig sind m ssen die entsprechenden Angaben
43. Dezimalstellen hinter dem Komma wird der Wert auf die entsprechende niedrigere bzw h here Ganzzahl auf bzw abgerundet Als Eingabehilfe zum Beispiel zur Kennzeichnung von Zahlengruppierungen kann ein Punkt beliebig verwendet werden Die Verwendung von Punkten ist jedoch abh ngig von den spezifischen L ndereinstellungen des Betriebssystems die unter Windows im Dialogfeld Eigenschaften von L ndereinstellungen angepasst werden k nnen Date Datum erm glicht die Eingabe bzw Auswahl eines Datums Tag Monat Jahr in einem definierten Datumsfeld weistellige Jahresangaben werden vom System intern zu einer vierstelligen Jahreszahl erweitert Wenn Sie als Beispiel die zweistellige Angabe 36 w hlen kann dies bedeuten dass auf unterschiedlichen Systemen eine automatische Erweiterung zu 1936 oder zu 2036 vorgenommen wird Da es sich bei dieser Funktion um eine betriebssysteminterne Umsetzung handelt m ssen Sie die korrekte Angabe der Jahreszahl im Datumsfeld berpr fen In der Windows Systemsteuerung k nnen Sie unter den L ndereinstellungen die generelle Darstellung einer vierstelligen Jahreszahl festlegen Float Flie kommazahl dieser Datentyp erlaubt die Eingabe einer beliebigen Anzahl von Dezimalstellen hinter dem Komma in einem Eingabefeld Es wird nicht auf bzw abgerundet M gliche Werte 1 79 bis 1 79 Bool Datentyp mit den m glichen Werten wahr Falsch oder Ja Nein entspricht der Aktivieru
44. Die Objekte werden dann entweder mit einem Standard Icon bzw mit einem gecacheten Icon jeweils mit zus tzlicher Offline Kennzeichung gelistet Dadurch kann bereits im Explorer navigiert werden obwohl noch kein Zugriff auf die Dateien erfolgt ist windream Speicher verwalten 3 113 Feldbezeichnung Beschreibung Mit dieser Einstellung wird das FILE FLAG WRITE THROUGH Flag beim Schreiben von Dateien im Filestore gesetzt Direkt auf Festplatte speichern Hierdurch wird die Schreib Performance reduziert Durch Setzen dieses Flags k nnen Fehler beim Schreiben auf den Filestore synchron erkannt werden die ansonsten erst zu sp t durch die Windows Lazy Write Aktion gemeldet werden wenn diese einen Delayed Write auf eine nicht verf gbare Netzwerk Resource durchf hrt oder einen Fehler von einem Hard Disk Controller Cache die einen Write Cache aktiviert haben zur ckbekommt Dieses Flag wird von Standard Applikationen in der Regel NICHT gesetzt d h diese w rden beim direkten Schreiben auf den entsprechenden Filestore den Fehler nicht erkennen windream odert dieses Flag hinzu und erzwingt dadurch die WRITE THROUGH Aktion und verringert dadurch die Schreib Performance Diese Option WRITE THROUGH wird ggf von der genutzen Hardware bzw Software Disk Controller z b SAN nicht unterst tzt Dateiablage Option zur Konfiguration eines Speichers vom Typ Dateiablage Ist die Option markiert we
45. Die folgende Verfahrensanweisung beschreibt in chronologischer Reihenfolge alle notwendigen Schritte die zur Erstellung eines neuen Dokumenttyps in windream erforderlich sind Hinweis Die folgende Auflistung der Schritte soll nicht die ausf hrliche Dokumentation ersetzen Detailliertere Informationen zu den einzelnen Schritten finden Sie in den nachfolgenden Kapiteln dieses Handbuchs Erstellung eines neuen Dokumenttyps mit der WMC Wechseln Sie vom Konsolenstamm in den Ordner windream gt windream Administration gt Indexe gt alle Indexe P Markieren Sie im rechten Konsolenfenster einen gew nschten Index f gt F hren Sie den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen dieses Indexes aus 1 4 Vergeben Sie im Feld Name des angezeigten Dialogfelds einen Namen f r den gew hlten Index und klicken Sie auf OK um die Eingabe zu speichern Wiederholen Sie die Schritte 1 1 bis 1 4 f r alle Indexe die Sie ben tigen Wechseln Sie vom Konsolenstamm in den Ordner windream gt windream Administration gt Objekttypen gt Alle Do umenttypen Markieren Sie den Ordner Ale Do amp nmenttypen und w hlen Sie den Befehl Neu aus dem Kontextmen dieses Ordners Vergeben Sie im Feld Name des eingeblendeten Dialogfelds einen Namen f r den neuen Dokumenttyp Nehmen Sie auf der Registerkarte Lebenszyklus die Einstellungen f r die Lebenszyklus Verwaltung vor und klicken Sie auf OK um die Eingaben zu speichern 3 10 Objekttypen an
46. Feldtypen ab Seite 3 59 Sie k nnen einen Typindex auch mehrfach entsprechenden Dialogfeldelementen auf verschiedenen Indexseiten zuordnen Wenn ein Index bereits einem Feld auf einer Indexseite zugewiesen ist wird der betreffende Eintrag in der Liste der verf gbaren Typindexe blau dargestellt Registerkarte Auswahlliste ber diese Registerkarte weisen Sie einem markierten Feld der Registerkarte Layout eine Auswahlliste zu Die Zuordnung von Auswahllisten ist nur f r bestimmte Dialogfeldelemente m glich e Kombinationsfeld e Auswahlliste e Listenfeld e Tabelle e Gruppe von Optionsschaltfl chen e Gruppe von Kontrollk stchen und e Liste mit Kontrollk stchen 3 52 Objekttypen anlegen und verwalten Eigenschaften Kombinationsteld an Position 96 142 ji x Feld Index Auswahlliste Skript Auswahlliste Typ Max Grobe 128 Format P l p Mehrfachauswahl Abbildung 3 20 Das Dialogfeld Eigenschaften mit der Registerkarte Skript W hlen Sie aus dem Dropdown Listenfeld Name die gew nschte Auswahlliste aus In Abh ngigkeit von Datentyp Feld Typ des Indexfeldes werden die verf gbaren Auswahllisten vom gleichen Datentyp aufgelistet Mehrfachauswahl Diese Option k nnen Sie aktivieren wenn es sich bei dem Feld um eines der folgenden Dialogfeldelemente handelt und das zugeordnete Indexfeld ein Vektorindex ist e Listenfeld e Gruppe von Kontrollk stchen oder e liste mit
47. If wenn die Option Alle Level aktiviert ist Mit den Kontrollk stchen wird festgelegt bis zu welchem Level Programm oder Fehlermeldungen im Debug Viewer angezeigt werden Je h her der Level eingestellt wird desto ausf hrlicher erfolgt die Protokollierung im Dialogfeld des Debug Viewers T Hinweis Die Einstellungen dienen ausschlie lich der Fehlerr ckverfolgung der Problemlokalisierung und Problembehebung f r den 3 Level Support Im allgemeinen sollten an den Standardeinstellungen die bei der Installation vom Setup Programm gesetzt werden keine nderungen vorgenommen werden Debug Level Serverspezifisch Alle Einstellungen in diesem Bereich dienen ausschlie lich der Problemanalyse und Fehlerr ckverfolgung nderungen sollten nur auf Anforderung der windream Hotline ge ndert bzw aktiviert werden Verschiedene Debug Level k nnen hier eingestellt werden Schreibt eine DMS Log Datei in das angezeigte Verzeichnis Hier legen Sie den Loglevel und die Protokolldatei f r Benutzer und Gruppenabgleich fest Traceoptionen f r den windream TCP Service Die Traceoptionen bestimmen wie ausf hrlich die Protokollierung erfolgt Voreingestellt sind die Optionen fatal error warning Nach nderungen der Optionen ist ein Neustart des windream TCP Service erforderlich Sie k nnen den Dienst ber den windream Dienst Manager aus dem windream Control Center beenden und neu starten Hinweis Die Einstellun
48. Konsolenstamm re windream 7 windream J lt Lokal gt DOKUTEST ER Netzwerkumgebung windream Administration Indexe Auswahllisten Objekttypen Sprachen windream Speicher windream Kontextmen Benutzer und Gruppen 2 9 windream Alle Benutzer E Alle Gruppen Alle Dom nen Netzwerkumgebung ACLs windream Tools B windream DMS Browser WDServer DOKUTEST2 2 Objekt e F F F FE Abbildung 3 59 Benutzer und Gruppenverwaltung in der WMC windream Alle Dom nen Der Ordner zeigt den windream Server und alle weiteren windream Dom nen an Um Benutzer und Gruppen in die windream Benutzerverwaltung bernehmen zu k nnen m ssen Sie zun chst die Dom nen hinzuf gen auf denen die entsprechenden Benutzer und Gruppenkonten eingerichtet sind Mit der bernahme der Dom nen in die windream Benutzerverwaltung werden diese als windream Dom nen gekennzeichnet om P E3 Kim Datei Aktion Ansicht Favoriten Fenster z xl e 3m B8 C Konsolenstamm ev windream lt Lokal gt DOKUTEST A DOKUTEST x windream Administration dh Server Indexe dh Server2 x Auswahllisten Ah WINDREAM x Objekttypen Sprachen windream Speicher windream Kontextmen Benutzer und Gruppen us windream Alle Benutzer Alle Gruppen Alle Dom nen E
49. Laufwerk aktiviert werden Au erdem lassen sich die Referenzen per E Mail verschicken windream erm glicht hierarchisches Speichermanangement HSM mit Information Lifecycle Management ILM Mit windream l sst sich ein hierarchisches Speichermanagement HSM realisieren Aufgrund der M glichkeit unterschiedlichste Speichersysteme ber eine in windream integrierte Provider Schnittstelle an die windream Speicherverwaltung anzubinden kann windream ideal f r ein Daten Infrastruktursystem mit integriertem Information Lifecycle Management ILM genutzt werden windream bernimmt dabei die gesamte Steuerung der integrierten Provider und deren Storage Systeme windream unterst tzt verteilte Serverumgebungen windream unterst tzt ab der Version 4 0 auch verteilte Serverumgebungen Anwender k nnen von einem Client Rechner simultan auf mehrere windream Server zugreifen Es ist m glich die Server im Windows Explorer entweder unter verschiedenen oder unter einem gemeinsamen Laufwerksbuchstaben anzuzeigen Die Suche nach Dokumenten kann gezielt auf einen bestimmten windream Server eingeschr nkt werden windream ist auch ein normales DMS Alle Merkmale die ein Anwender von einem DMS erwartet werden unterst tzt Dazu geh ren e Umfangreiche Recherchefunktionen e Revisionssichere Dokumentablage e Versionsverwaltung e Lebenszyklus Verwaltung f r Dokumente optional ab SBX Version e Check In Check Out von Dokumenten op
50. Laufwerk wird freigegeben Die angeschlossenen Arbeitsplatzrechner verbinden die Freigabe mit einem freien Laufwerksbuchstaben Der VFS Netzwerktreiber kann auch auf einem Terminal Server installiert werden Das Laufwerk wird freigegeben Die Freigabe wird dann von den Terminal Client Benutzern mit einem freien Laufwerksbuchstaben verbunden Unterst tzung verteilter Serverumgebungen Anwender k nnen mit windream ab der Version 4 0 von einem Client Rechner simultan auf mehrere windream Server zugreifen verteilte Serverumgebung Es ist m glich ein Standard windream Laufwerk und mehrere Share Laufwerke oder ausschlie lich mehrere Share Laufwerke parallel zu nutzen Die jeweiligen windream Laufwerke werden im Windows Explorer als Netzlaufwerke unter verschiedenen Laufwerksbuchstaben dargestellt In der windream Management Console existiert f r jeden konfigurierten windream Server der Systemumgebung ein eigener Knoten unter dem die Administrationsfunktionen zur Verwaltung des jeweiligen windream Dokumenten Management Systems zu erreichen sind Auf den windream Arbeitsstationen kann eine Suche im Datenbestand eines einzelnen ausgew hlten Servers durchgef hrt werden Die simultane Ausf hrung von Suchabfragen auf mehreren windream Servern wird nicht unterst tzt Dar ber hinaus ist der Indexierungsdienst bei der Erfassung von Dokumenten im windream Dokumenten Management System f r bestimmte Server aktivierbar Die
51. Ordner mit dem Namen des neu angelegten Dokumenttyps 2 Markieren Sie das Unterverzeichnis Registerkarten 3 39 3 Aktivieren Sie im rechten Fenster den Eintrag Indexe bzw Indexe lt n gt mit einem Doppelklick der linken Maustaste oder ber das Kontextmen Men punkt Eigenschaften Der Layout Editor wird gestartet und die drei Dialogfelder Eigenschaften von Indexe mit der Registerkarte Layoud Eigenschaften Registerkarte an Position lt n gt sowie Palette werden eingeblendet Die Palette stellt eine Reihe von Werkzeugen zur Verf gung mit denen Sie Eingabe und Aktionsfelder auf der Registerkarte Layout die zun chst noch leer ist erzeugen ber das Dialogfeld Eigenschaften lt Dialogfeldelement gt an Position lt x y gt weisen Sie einem erzeugten Feld einen Index zu Eigenschaften ron Indexe Layout Palette k T bpe Ci a C ab abl ko mogh A a HAE H pi a A AH Eigenschaften Registerkarte an Pi Ei Feld Index Auswahlliste Skript HLS i p Indexe Textf arbe I Be Hintergrundfarbe Abbildung 3 11 Die Dialogfenster Eigenschaften von Indexe Palette und Eigenschaften lt Dialogfeldelement gt an Position lt x y gt m ee E Le x Titel Indexe ki Hame TabPage Schreibgesch tet Ei pre fuo Beim Indexi igen w eim Indexieren ae e at 7a 78 In der Suche anzeigen v Erweitert 3 40 Dialogfelder definieren
52. Originaldateien der Dokumente die lokal f r erneuten Zugriff im Cache Speicher vorgehalten werden NLS Mit der NLS Unterst tzung bietet windream die M glichkeit bersetzungen der Oberfl chenelemente der Anwendung in beliebigen Sprachen zu verwalten siehe auch Abschnitt NLS Unterst tzung im Kapitel windream Administration Die Verwaltung erfolgt mit Hilfe von CSV Dateien und entsprechenden Administrationsfunktionen aus der windream Management Console Server NLS bersetzungen Um die NLS Unterst tzung in vollem Umfang nutzen zu k nnen m ssen Sie die Option Server NLS verwenden Lizenz erforderlich markieren Nur dann werden die bersetzungen nach einer Sprachumstellung auch entsprechend angezeigt Hinweis F r die NLS Unterst tzung ist eine separate Lizenz erforderlich die Sie bei der windream GmbH oder einem ihrer Partner erwerben k nnen Allgemein 4 29 Sprache f r lokale Dialoge Hier k nnen Sie die Sprachversion f r der Oberfl chenelemente der lokalen windream Dialogfelder ndern Dies sind beipielsweise die Dialoge der windream Konfiguration oder der windream Management Console Voreingestellt ist die Sprachversion die ber das Setup bei der Installation festgelegt ist Sie k nnen die Sprachversion ndern durch die Eingabe der Sprach ID der gew nschten Sprache z B 7 f r Deutsch 9 f r Englisch Die ID k nnen Sie aus der Auswahlliste der Sprachen beispielsweise im Dialogfeld Eigensc
53. Sie expliet zus tzlich Uber das Tool wrnstpeig exe Setup configuration tool vornehmen Fur den wundreesm Objekspeicher Dienst wird der neue Benutzer allerdings automatisch autorsiert wenn der bjektspeicher Dienst auf diesem Computer lokal lauft Anmeldung Mame bzw DOMAIN SN amel windream Passwort berpr fen Neue Hauptbenutzerdaten Mame bzw DOMAINSN ame windreamN EL Passwort Pe Faszwortwiederhalung Abbrechen Abbildung 4 22 Benurtzerdaten f r den windream Hauptbenutzer ndern Die ge nderten Daten werden in der Passwortdatei gespeichert Hinweis Weitere Hinweise zur nderung der Benutzerkennung des windream Hauptbenutzers finden Sie in der windream Server Installationsanleitung im Kapitel Wichtige Hinweise zur Installation und Konfiguration unter dem Thema Benutzerkennung Name Passwort des windream Hauptbenutzers ndern 4 60 Diagnose Diagnose Mit dem Dialgnose Iool WMDiagXt stellt windream ein Werkzeug zur Verf gung das zur Unterst tzung von Problemanalysen und zur Fehlerbehebung eingesetzt werden kann Es dient ausschlie lich Support Zwecken und sollte nur in R cksprache mit der windream Hotline genutzt werden Sie starten das Programm mit der Funktion Diagnose gt Diagnose Tool WMDiagXt aus dem windream Programm Men windream Diagnostic eXTensible tool Ioj x Lag maximum of 5000 E vents Local System indream Conti
54. User Group adjustment tool i Jalx User Group View wE C a st fjs w2003NATIVEDOM MERLIN AIS GMBH DE windream Benutzer 00000487 MR W2003NATIVEDOM MERLIN AIS GMBH DE windream 00000458 windream Hauptbenutzer E w2003NATIVEDOM MERLIN AIS GMBH DE Administrator 000001f4 Administrator W2003NATIVEDOM MERLIN AIS GMBH DE locall ser 00000430 locall ser da W2003NATIVEDOM MERLIN AISGMEHDE 00 ER w2003NATIVEDOM MERLIN AIS GMEH DE windream DomainBenutzer 0000049e ER W2003NATIVEDOM MERLIN AIS GMBH DE windream Domainddmins 00000495F W2003NATIVEDOM MERLIN AIS GMBH DE dummy2 000004a4 Administrator amp w2003NATIVEDOM MERLIN AIS GMBH DE dummy 0000043 windream amp w2003NATIVEDOM MERLIN AIS GMBH DE user 00000479 user E W2003NATIVEDOM MERLIN AIS GMBH DE 0000047a user2 da W2003NATIVEDOM O 00 PE A WINDREAM Connected Abbildung 3 53 Ugadjust nderungen in die Datenbank bernommen Fehler bei der Aktualisierung der windream Datenbank Falls Fehler bei der Aktualisierung der Benutzer und Gruppendaten auftreten z B aufgrund doppelter Eintr ge die noch nicht auf einen neuen Namen ge ndert wurden gibt das Programm entsprechende Meldungen aus windream User Group adjustment tool 2 Unique constraint violation on Domain WZO03NATIVEDOM gt W2003NATIVEDOM MERLIN AIS GMBH DE Name Administrator ID 000001f4 cannot rd be avoided Skip Abbildung 3 54 Ugadjust Fehlermeldung bei der Aktualisierung der
55. Verbindung 4 5 Datenbankindex Anlegen 3 17 Erneuern 3 17 L schen 3 17 Datentyp Bool 3 64 Currency 3 64 Date 3 64 der Auswahllisten 3 80 Float 3 64 Integer 3 64 String 3 64 Text 3 64 Timestamp 3 64 Vektor lt Datentyp gt 3 64 Volltext 3 64 windream variable 3 64 Datentypen Eigenschaften 3 64 Typspezifische Indexe 3 64 Verbinden mit Dialogfeldelementen 3 61 Datumsfeld Eigenschaften 3 63 Diagnose Tool 4 60 WMDiagXt 4 60 Dialogfeld Layout 3 40 Dialogfeldelemente 3 45 Auswahl 3 59 in der Palette 3 44 3 45 Mit Datentypen verbinden 3 61 Dienst Beenden 5 1 Starten 5 1 Dienst Manager 5 1 Direkte Mitglieder 3 133 3 169 DMS Dienst Nur Lesen Modus 3 190 Verbindung 4 5 DMS Objekte Session abmelden 3 201 Dokumentationen 2 2 readme htm 1 2 Dokumente Bearbeitungssperre aufheben 3 192 Besitzerrechte 3 153 Gel schte wiederherstellen 3 192 L schen 3 215 Wiederherstellen 3 215 Dokumente freigeben 3 199 Dokumente Ordner ohne Rechte windream Rechte 3 183 Dokumenttyp Anlegen 3 24 Anpassen an SBX 3 29 Index Exportieren und importieren 3 76 Kopieren 3 79 Lebenszyklus 3 27 L schen 3 71 Optionen 3 25 Standard 3 70 Verwalten 3 9 Dokumenttyp erstellen Kurzanleitung 3 9 Dokumenttyp l schen Voraussetzung 3 71 Dokumenttypen Typspezifische Indexe zuordnen 3 69 Verwalten 3 67 Dropdown Kombinationsfeld Eigenschaften 3 80 E Eigenschaften ACL 3 184 Datentypen 3 64 Gruppe 3 152 3 158 Index 3 13 Indexe bei Ordnertyp
56. aus dessen Inhalt angezeigt werden soll z B den Index Erfasser Best tigen Sie Ihre Eingaben in dem Dialogfeld mit OK bzw bernehmen 3 56 Das Layout kontrollieren Objekttypen anlegen und verwalten 6 Klicken Sie auf den Eintrag Registerkarten im linken Fenster 7 Aktivieren Sie im rechten Fenster den Eintrag Indexe bzw Indexe n Die Dialogfelder Eigenschaften von Indexe Palette und Eigenschaften Registerkarte an Position lt n gt werden angezeigt 8 F gen Sie auf der Registerkarte Layout an der gew nschten Position ein entsprechendes Dialogfeldelement ein 9 Markieren Sie das Feld auf der Registerkarte Layout 10 W hlen Sie den Systemindex aus dem Dropdown Listenfeld Name auf der Registerkarte Index Dialogfeld Eigenschaften lt Dialogfeldelement gt an Position lt x y gt aus der dem Feld zugeordnet werden soll 11 Best tigen Sie die Zuordnung mit der Schaltfl che bernehmen auf der Registerkarte Layout und schlie en Sie die Dialogfelder mit OK Aktuelle Einstellungen testen und Layout Kontrolle Um die aktuellen Einstellungen auf der Registerkarte Layout zu berpr fen k nnen Sie im Layout Editor ber das Kontextmen oder die Palette den Befehl Teszen aktivieren und das Layout bzw die Funktionen der angelegten Dialogfeldelemente berpr fen windream schaltet dann in den Test Modus um und bildet das Dialogfeld Eigenschaften von Indexe genau so ab wie es auf dem Arbeitsplatz d
57. bearbeitenden Dokumente direkt ausw hlen Schritt 6 oder zun chst einen Suche durchf hren um die Liste auf bestimmte Dokumente einzuschr nken ab Schritt 2 2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich des rechten Konsolenfensters und w hlen Sie im Kontextmen den Befehl Eigenschaften 3 Geben Sie im Dialogfeld Eigenschaften von Ansgecheckte Objekte die Suchkriterien ein anhand derer nach ausgecheckten Dokumenten gesucht werden soll 4 Legen Sie in der Gruppe Einstellungen die Anzahl der angezeigten Treffer fest optional 5 Starten Sie die Suche mit der Schaltfl che OK Die windream Tools 3 197 Die gefundenen Dokumente werden im rechten Konsolenfenster angezeigt 6 Markieren Sie die Dokumente f r die das Check Out r ckg ngig gemacht werden soll und w hlen Sie den entsprechenden Befehl aus dem Kontextmen Der Check Out Proze wird aufgehoben Die Dokumente stehen anschlie end wieder f r alle Benutzer zur Bearbeitung zur Verf gung nderungen die bereits nach dem Check Out bzw vor der Aufhebung eingegeben wurden werden nicht bernommen windream generiert f r die Historien der bearbeiteten Dokumente einen entsprechenden Eintrag Hinweis Starten Sie die Suche ohne Eingabe von weiteren Suchkriterien werden alle im DMS ausgecheckten Dokumente gefunden Falls die Anzahl der gefundenen Objekte gr er ist als die unter Einstellungen angegebene fordert wi
58. ber Administratorrechte auf dem Arbeitsplatzrechner verf gt Die Einstellungen werden in der Windows Registrierungsdatenbank abgelegt Bei fehlender Schreibberechtigung k nnen ggf vorhandene Eintr ge nur eingesehen werden Schaltfl che Bearbeiten nderungen sind nicht m glich Benutzerdefinierte Befehle der Symbolleiste der Ergebnisliste Auf einem windream Client k nnen die benutzerdefinierten Befehle auch ber die Symbolleiste Benutzer in den Ergebnislisten der windream Suchen ausgef hrt werden siehe auch Abschnitt Ergebnisliste im Kapitel Dokumente recherchieren der Benutzerdokumentation Hinweis Damit in der Symbolleiste f r einen Befehl auch ein spezielles Symbol angezeigt werden kann muss eine entsprechende Icon Datei existieren windream erwartet diese Datei im selben Verzeichnis in dem auch das Skript abgelegt ist das ber diesen Befehl ausgef hrt wird Der Dateiname muss identisch sein mit dem Dateinamen des Skripts und der zus tzlich angeh ngten Endung ico nach dem Muster lt Skriptname gt ico Beispiel MeinSkript vbs ico Findet die Anwendung keine zugeh rige Symboldatei wird ein Standardsymbol verwendet Kontextmen bearbeiten Die Liste der benutzerdefinierten Men cintr ge bearbeiten Sie ber die entsprechenden Schaltfl chen Sie k nnen neue Men eintr ge hinzuf gen bereits bestehende Befehle ndern oder l schen und die Reihenfolge im Kontextmen bestimmen Die benutzerdefiniert
59. bernehmen L schen HTML Export Umbenennen R Docview Eigenschaften Men punkte in Untermen neu gruppiert Abbildung 3 42 Beispiel f r Men konfigurationen des windream Kontextmen s Einstellungen Bearbeitungsmodi und Stati der Objekte Auf dieser Registerkarte legen Sie anhand der m glichen Bearbeitungsmodi und Stati ausgew hlter Dokumente fest ob der betreffende Men eintrag im Kontextmen verf gbar ist oder nicht Hinweis Alle Einstellungen auf der Registerkarte werden nur bei Finfachauswahl ausgewertet d h die berpr fung findet nur f r einzelne Objekte statt F r die Standardmen eintr ge des windream Kontextmen s sind die Einstellungen mit Standardwerten vorbelest Bearbeitungsmodi Alle hier gemachten Einstellungen werden nur bei Einfachauswahl ausgewertet Die eingestellten Bearbeitungsmodi m ssen f r den aktuellen Benutzer erlaubt sein d h er muss die entsprechenden Rechte auf das Dokument haben und das Dokument muss sich in dem f r den markierten Modus zul ssigen Zustand befinden z B Einchecken nur m glich f r ein ausgechecktes Dokument Standard Hier werden die Standard Bearbeitungsmodi angeboten Sie legen durch Aktivieren der angebotenen Optionen die m glichen Bearbeitungen f r ein Dokument fest F r die einzelnen windream Standardmen punkte sind die erforderlichen Optionen voreingestellt Speziell Erm glicht die Angabe eines speziellen Bearbeitungsmodus 3 124 St
60. dem Kontextmen des zu bearbeitenden Indexeintrags in der Baum oder Listenansicht der windream Management Console Markieren Sie im Ordner windream Administration gt Indexe gt Alle Indexe den gew nschten Index ffnen Sie ber den Befehl Eigenschaften das Dialogfeld Eigenschaften von lt Indexname gt Eigenschaften ron Betreff l x Allgemein Objekttypzuordrung echte Hame Doma ne Beschreibung Lesen Zuwelzer Ei windrsam Ben DOKUTEST H Hinzufugen Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 3 6 Rechte eines Index verwalten In der Liste werden die Benutzer und Gruppen mit ihren zugewiesenen Rechten aufgef hrt Neue Benutzer und Gruppen f gen Sie ber die Schaltfl che Hinzuf gen der Liste hinzu Hinweis Beachten Sie bitte dass sobald Sie einem Benutzer oder einer Benutzergruppe Zugriffsrechte auf einen Index erteilt haben auch nur ausschlie lich diese die betreffenden Rechte erhalten Die m glichen Zugriffsrechte auf einen Index Der Indexeintrag ist in der Administration in der 3 24 Objekttypen anlegen und verwalten Il windream Management Console sichtbar Zuweisen Der Index kann von dem Benutzer den Benutzer der Gruppe einem Objekttyp zugewiesen werden Das Recht Lesen muss f r den Benutzer die Benutzer ebenfalls gesetzt sein ansonsten l sst sich das Recht Zuweisen f r den Index nicht setzen Suchbar Der Index ist f r den Benutzer die Benutzer der Gruppe in den Auswahlliste
61. der Men punkt wird entsprechend der Einstellungen im Bereich Anzeige nicht ausf hrbarer Menipunkte der Registerkarte Allgemein entweder ausgegraut oder gar nicht angezeigt Sobald die Auswertung aller anderen Einstellungen ergibt dass ein Men punkt angezeigt werden soll wird das Skript ausgef hrt Wenn dann die Bedingungen des Skriptes ergeben dass der Men punkt nicht windream Kontextmen verwalten 3 121 angezeigt werden darf dann wird der Men punkt entsprechend der Einstellungen im Bereich Anzeige nicht ansf hrbarer Men punkte der Registerkarte Allgemein entweder ausgegraut oder gar nicht angezeigt Beispiel f r ein Skript zur berpr fung der Anzeige Sub On ShowContextMenultem Set oPDObject WM_PDCollection Item 0 aName oPDObject aName If Len aName gt 3 Then aName Right aName 3 If LCase aName doc Then WM _ScriptData SetAt CTX_ShowItem true Else WM _ScriptData SetAt CTX_ShowItem false End If End If End Sub Mit Ordnerinhalt Bestimmte Bearbeitungen wie beispielsweise das Auschecken von ausf hren Dokumenten werden nicht auf dem selektierten Ordner selbst ausgef hrt sondern auf den Inhalt des Ordners Diese Option muss aktiviert sein damit diese Aktionen auch bei Einfachauswahl nur ein Ordner ausgew hlt auf die darin enthaltenen Objekte ausgef hrt werden k nnen Standardm ig ist die Option aktiviert In Toolbar Aktivieren Sie diese Option wenn die serverseitig ko
62. die Schaltfl che Bearbeiten um in den Bearbeitungsmodus umzuschalten Die Eingabefelder zur Konfiguration des gew hlten windream Speichers werden aktiviert Abh ngig davon ob der gew hlte Speicherbereich bereits verwendet wird oder nicht k nnen die zu bearbeitenden Angaben variieren 4 Geben Sie die gew nschten nderungen ein So k nnen Sie beispielsweise den Namen den Kommentar oder auch den Typ der Dateiablage von Datetablage in Objektspeicher ndern windream Speicher verwalten 3 111 5 Speichern Sie die ge nderten Einstellungen mit einem Klick auf bernehmen bzw OK Hinweis Die m glichen nderungen an der aktuellen Konfiguration sind immer abh ngig davon ob in dem zu bearbeitenden windream Speicher bereits Objekte abgelegt worden sind Wird ein Speicher bereits verwendet zeigt windream einen entsprechenden Hinweis an nderungen an den bestehenden Einstellungen sind dann nur noch eingeschr nkt m glich Eigenschaften von Dateiablage BE Allgemein Rechte windream Speicher Bearbeiten Hame D ateiablage Kommentar indresm Dateiablage HSM Ablage Direkt auf Festplatte schreiben Offlineattribute anzeigen Dateiablage DL Frogramme wundream GmbH blage Pfad D Frogrammetwindream GmbH Ablage Yerzeichnisebenen 3 Durchsuchen Schreibgesch tzt C Dbjektspeicher Archwprowider Lib Seen Anschlu Pool fo Aktualisieren OF Abbr
63. eingerichtet sind aufgef hrt ber die Spalte windream k nnen Sie die Gruppen ermitteln die bereits in die Benutzer und Gruppenverwaltung von windream bernommen wurden Eingabe von X als Filter in der Spalte windream Zur Anzeige der Mitglieder einer Gruppe w hlen Sie die entsprechende Gruppe aus In der Liste werden die Benutzer mit dem Symbol dem Loginnamen der Dom ne auf der die Konten eingerichtet sind und dem vollst ndigen Namen aufgef hrt Anhand der Spalte windream k nnen Sie erkennen welche der Benutzer bereits in die Benutzer und Gruppenverwaltung von windream bernommen wurden Eintrag X in der Spalte windream ber den Befehl Zu windream hinzuf gen aus dem Kontextmen bernehmen Sie zuvor ausgew hlte windream Gruppen in die Benutzer und Gruppenverwaltung von windream Dabei werden untergeordnete Gruppen nur nach expliziter Best tigung bernommen siehe auch Themen Hierarchische Gruppen in windream ab Seite 3 133 und Benutzer und Gruppen zu windream hinzuf gen ab Seite 3 168 Erste Schritte nach der Installation von windream Nach der Installation von windream m ssen Sie folgende Aktionen durchf hren e Alle Dom nen der windream Benutzerverwaltung hinzuf gen auf denen Konten von Benutzern und Gruppen eingerichtet sind die als windream Benutzer und Gruppen bernommen werden sollen e Auf die Gruppe aller windream Benutzer Standard windream Benutzer einen Abgleich durchf
64. eingetragen werden So f gen Sie einen Dateityp in die Liste ein 1 Aktivieren Sie die Schaltfl che Hinzuf gen 2 Geben Sie in dem eingeblendeten Feld Eintrag bearbeiten den Dateityp ein den Sie hinzuf gen m chten 3 Schlie en Sie das Eingabefeld mit der Schaltfl che OK Filter Bearbeiten L schen 4 13 So bearbeiten Sie einen Dateityp in der Liste 1 W hlen Sie aus der Liste den Eintrag den Sie bearbeiten m chten 2 Aktivieren Sie die Schaltfl che Bearbeiten 3 Geben Sie in dem eingeblendeten Feld Eintrag bearbeiten die gew nschten nderungen ein 4 Schlie en Sie das Eingabefeld mit der Schaltfl che OK So l schen Sie einen Dateityp aus der Liste 1 W hlen Sie aus der Liste den Eintrag den Sie l schen m chten 2 Aktivieren Sie die Schaltfl che L schen T Hinweis Die nderungen werden erst wirksam wenn Sie das Dialogfeld Liste bearbeiten schlie en und die vorgenommenen nderungen in den windream Konfigurationen mit einer der Schaltfl chen OK oder bernehmen aus dem Dialogfeld windream Konfiguration sichern Zwischenspeicherung f r Indexe Mit der Wiederherstellungsfunktion Recovery Tool aus der windream Management Console WMC k nnen Dokumente die an den einzelnen Arbeitsstationen aus dem windream Laufwerk gel scht wurden wiederhergestellt werden Die Funktion ist vergleichbar mit dem Papierkorb des Windows Desktop d h gel schte Dokumente werden nicht dir
65. entsprechenden Server z B windream Server oder PDC in die Benutzer und Gruppenverwaltung des Betriebssystems Dort l schen Sie die betreffenden Benutzereintr ge aus der Gruppe aller windream Benutzer Anschlie end wechseln Sie in der WMC in die Benutzer und Gruppenverwaltung von windream und f hren f r diese Gruppe einen Abgleich durch Um die Benutzer und Gruppendaten zu aktualisieren k nnen Sie einen Abgleich durchf hren auf e den Ordner Alle Benutzer oder e die Gruppe aller windream Benutzer in dem Ordner Alle Gruppen Wenn Sie einen Abgleich auf den Ordner AVe Benutzer ausf hren werden f r alle Benutzer die Gruppenzugeh rigkeiten gepr ft und aktualisiert D h alle Gruppen in denen die Benutzer Mitglied sind werden aktualisiert Beachten Sie bitte dass die Zeit die dieser Vorgang ben tigt abh ngig ist von der vorhandenen Anzahl an Benutzern bzw Gruppen Falls Sie einen Abgleich auf die Gruppe aller windream Benutzer durchf hren in dem Ordner Alk Gruppen so wird nur diese Gruppe aktualisiert Andere Gruppen in denen die Benutzer Mitglied sind werden dann nicht ber cksichtigt Diese M glichkeit sollte gew hlt werden wenn bekannt ist dass die Benutzer z B ausschlie lich Mitglieder in der Gruppe aller windream Benutzer sind da der Abgleich auf eine einzelne Gruppe schneller ausgef hrt werden kann als auf alle Benutzer oder alle Gruppen auf die Knoten Alle Benutzer oder Alk Gruppen Abg
66. es angelegt und die Servereinstellungen werden falsch gesetzt Vollst ndiger Name des windream Hauptbenutzers Passwort des windream Hauptbenutzers Confirm Passwort des windream Hauptbenutzers best tigen Password windream 3 6 Policy Diese Funktion dient ausschlie lich Support Zwecken und darf nur auf Anforderung der windream Hotline gesetzt werden windream All Users Group Hier muss der Benutzername der windream Gruppe aller windream Benutzer eingegeben werden der beim Setup angegeben wurde i d R windream Benutzer Geben Sie den Namen inklusive des Dom nenbezeichners ein wenn es sich um ein Dom nenbenutzerkonto handelt Comment Beschreibung optional Use existing Markieren Sie die Option Use existing group Dies ist group auch die Voreinstellung Alle anderen Optionen neue Gruppe anlegen d rfen nur auf Anforderung Setup Standard Einstellungen wiederherstellen 4 55 der windream Hotline f r Support Zwecke verwendet werden Standard Einstellungen speichern Bet tigen Sie die Schaltfl che Save Server Defaults um die Standard Einstellungen auf dem windream Server zu setzen Hinweis Bitte diese Einstellungen nur auf einem windream Server ausf hren Schaltfl che Save Server Defaults Auf keinen Fall die Schaltfl che Set Chent DCOM bet tigen Wichtiger Hinweis Betrifft den Fehler 42 windream DMS Service Service stopped with Errors Falscher Parameter Fehlerklasse ERRCLS_SYS_HRE
67. gliche Optionen sind e Dokument und Ordner e Dokument e Ordner Diese Einstellung wird nur bei Einfachauswahl ausgewertet Je nach gew hlter Objektart wird dieser Men punkt angezeigt nicht angezeigt bzw ausgegraut Men punkt wird bei Einfachauswahl angezeigt nicht angezeigt bzw ausgegraut Diese Option muss eingeschaltet sein wenn die Einstellungen auf der Registerkarte Einstellungen zum Bearbeitungsmodus und Status eines Objekts auch ausgewertet werden sollen Standardm ig ist die Option aktiviert Men punkt wird bei Mehrfachauswahl angezeigt nicht angezeigt bzw ausgegraut Standardm ig ist die Option aktiviert Die berpr fung ob ein Men punkt angezeigt nicht angezeigt wird bernimmt ein Skript Diese Option kann nur f r zus tzliche neue Men punkte aktiviert werden nicht f r die windream Standardmen eintr ge Standardm ig ist die Option deaktiviert Hinweis Wenn Sie diese Option aktivieren m ssen Sie im Feld Script das Skript angeben das diese berpr fung bernehmen soll Diese Option wird nur bei Einfachauswahl ausgewertet Diese Option erm glicht es die Entscheidung ob der Men punkt angezeigt wird oder nicht zus tzlich von einem Skript ber eine spezielle Funktion zu behandeln Das Ergebnis wird mit den anderen Einstellungen logisch mit UND verkn pft Schlie en diese Einstellungen die Anzeige eines Men punktes bereits aus wird das Skript nicht mehr ausgef hrt und
68. gt Alle Auswahllisten 2 Markieren Sie den Ordner Ale Auswahllisten 3 ffnen Sie das Kontextmen und w hlen Sie den Befehl Neu gt Auswahlliste windream ffnet das Dialogfeld Eigenschaften von Auswahlliste mit der Registerkarte Allgemein 4 Im Feld Auswahlliste geben Sie unter Name eine Bezeichnung f r die neue Auswahlliste ein 5 W hlen Sie aus der Dropdown Liste Typ den Datentyp f r die Auswahlliste aus 6 Legen Sie abh ngig vom gew hlten Datentyp die Gr e und das Format in den entsprechenden Feldern fest 7 Tragen Sie im Feld Elemente alle Elemente ein die in der neuen Auswahlliste enthalten sein sollen Bet tigen Sie die RETURN Taste nach der Eingabe eines Elementes 8 Bet tigen Sie die RETURN Taste erneut um eine Leerzeile einzuf gen optional 9 Wenn Sie alle erforderlichen Elemente eingetragen haben klicken Sie auf OK bzw auf bernehmen um die neue Auswahlliste zu speichern 3 82 Auswahllisten anlegen und verwalten Die neue Auswahlliste wird im linken Fenster der Management Console im Ordner Al Auswahllisten angezeigt Wenn Sie mit einem Doppelklick den Eintrag mit dem Namen der neuen Liste aktivieren erhalten Sie im rechten Fenster eine Liste der eingetragenen Elemente Die Auswahlliste k nnen Sie nun bei der Defintion der Objekttypen verwenden indem Sie sie einem entsprechenden Indexfeld zuordnen Eine Auswahlliste kann Indexfeldern verschiedener Objekttypen zu
69. immer eine neue Yersion erstellen Neue Yersion archiyierter Dokumente I Datei nicht bearbeitbar Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 3 7 Das Dialogfeld Eigenschaften zur Festlegung eines neuen Dokumenttyps Einstellungen auf der Registerkarte Allgemein eines Dokumenttyps Auf der Registerkarte Allgemein vergeben Sie in den Bereichen Objekttyp und Do amp ument Optionen einen Namen f r den Dokumenttyp und nehmen allgemeine Einstellungen vor die die Zuordnung von Dokumenten betreffen Vergeben Sie in diesem Feld einen Namen f r den Dokumenttyp Wenn dieses Kontrollk stchen aktiviert ist k nnen diesem speziellen Dokumenttyp keine Dokumente zugeordnet werden Die Aktivierung dieser Funktion ist zum Beispiel dann sinnvoll wenn der Dokumenttyp noch weiter bearbeitet werden soll bevor ihm Dokumente zugeordnet werden oder falls es sich um einen veralteten Typ handelt dem keine weiteren Dokumente mehr zugeordnet werden sollen Diese Option wird zus tzlich in einer Spalte der WMC Listenansicht angezeigt Bei dem Versuch trotz der Sperre ein Dokument zuzuordnen wird ein entsprechendes Hinweisfeld eingeblendet 3 26 HSM Unterst tzung lt ER SeX Vorversionen archivieren lt C sex Bearbeitung nur ber CheckOut sex Beim ChecklIn immer eine neue Version erstellen lt C sex Editierbar nur ber in Bearbeitung nehmen sex Bei in Bearbeitung nehmen immer eine neue Version erstellen Neue V
70. jede Sprache eindeutig identifiziert Sprachoptionen Aktivieren Sie die Option Standardsprache wenn die aktuelle Sprache als Standardsprache verwendet werden soll Zuvor m ssen Sie ggf die Option Inaktive demarkieren Auch ber den entsprechenden Befehl aus dem Kontextmen k nnen Sie eine zuvor in dem Ordner Ale Sprachen markierte Sprache als Standardsprache markieren ber die Option Inaktive wird die Sprache als aktiv inaktiv markiert Nur die bersetzungen von aktiven Sprachen werden bei der Umschaltung in andere Sprachen ber cksichtigt Inaktive Sprachen sind in einer gleichnamigen Spalte in der Liste der Sprachen entsprechend gekennzeichnet NLS Unterst tzung 3 93 Bemerkung Hier k nnen Sie optional einen Text als Bemerkung zu einer Sprache eingeben Initialisieren ber diese Schaltfl che initialisieren Sie eine neue Sprache D h f r jedes zu bersetzende Element Indexe E Objekttypen und Objekttypfelder a wird jeweils ein Eintrag in der Liste der Ubersetzungen der Sprache generiert Dabei werden die jeweiligen Schl sselwerte als Vorbelegung f r die bersetzungen Spalte bersetzung eingetragen Hinweis F r Sprachen mit einem Haupteintrag und Untereintr gen z B Deutsch Deutsch Deutschland Deutsch Schweiz w hlen Sie zun chst den Haupteintrag Deutsch und initialisieren die bersetzungseintr ge f r die Sprache F r alle weiteren Untereintr ge z B Deutsch
71. kann Dateien im Text oder HIML Format versenden Standardm ig ist HTML Format eingestellt Const UsePlainTextMail False Es werden zwei Dateien Default mail undtemplate textonly mail mit ausgeliefert die als Vorlagen f r die zu verschickenden Benachrichtigungen verwendet werden k nnen siehe auch 5 Die Standard Mail Dateien anpassen Die Datei Default mail ist im HTML Format und kann unver ndert genutzt werden Sollen Mails im Nur Text Format gesendet werden ist dies im Skript sevMail vbs einzustellen Const UsePlainTextMail True Die Datei template textonly mail die Vorlage f r Benachrichtigungen im Text Format muss dann inDefault mail umbenannt und in das Verzeichnis Subscription kopiert werden Erstellung der Mails testen Zu Testzwecken k nnen Sie auch das Beispielskript AboLogScript vbs statt des Skripts SevMail vbs in der Windows Registrierungsdatenbank s o Wert SendMailScript konfigurieren Dieses Skript loggt die generierten Benachrichtigungen ausschliesslich in eine Datei und versendet keine E Mails Die Nachrichten sollten in diesem Fall im Text Format erstellt werden damit die Logausgaben nicht im HTML Format sondern lesbar in Text Format generiert werden D h Sie m ssen die Mail Vorlagedatei template textonly mailinDefault mail umbenennen und als einzige Musterdatei in das Verzeichnis Subscription einstellen 3 Die Mail Adressen der Benutzer eintragen Damit die Nachrichten an die Abonnent
72. lokal im Ordner Scripts Shell im Programmverzeichnis von windream oder im globalen Skriptordner Shell Globales Skriptverzeichnis 3 ffnen Sie die windream Konfiguration und w hlen Sie die Registerkarte Men 4 Aktivieren Sie die Schaltfl che Hinzuf gen um das Dialogfeld Bearbeiten Kontextmen zu ffnen 5 Geben Sie im Textfeld Men eintrag den Text ffnen mit Notepad und im Textfeld A amp ron den Skriptnamen start notepad vbs ein 6 bernehmen Sie die durchgef hrten nderungen mit der Schaltfl che OK Anschlie end k nnen Sie eine zuvor im windream Laufwerk ausgew hlte Textdatei ber den Befehl ffnen mit Notepad aus dem windream Kontextmen ffnen Hinweis Der Dateiname f r das VB Skript kann frei gew hlt werden Allerdings ist dabei zu beachten dass die Datei mit der Endung vbs gespeichert wird Zudem muss der Name der Datei mit dem entsprechenden Eintrag im Dialogfeld Bearbeiten Kontextmen f r den neuen Kontextmen Eintrag identisch sein Um ein anderes Programm als Notepad zu verwenden ersetzen Sie den Ausdruck windir notepad exe im Beispiel Skript durch den Dateinamen einschlie lich vollst ndiger Pfadangabe des Programms das gestartet werden soll Der Ausdruck muss in Anf hrungszeichen stehen T Hinweis In dem Beispiel Skript wird nicht gepr ft ob die ausgew hlte Datei mit dem angegebenen Programm gestartet werden kann Gegebenenfalls gibt das Programm bei falschem Dat
73. mit Kontrollk astchen C Option 1 Option 1 C Option 1 C Option 2 Option 2 C Option 2 Option 3 Option 3 l 10otior 3 hd Indexe Indexe z Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 3 22 Layout Editor Alle Dialogfeldelemente Dialogfeldelement Index vom Datentyp Statisches Textfeld Kein Index 3 62 Besondere Eigenschaften von Mu feldern Kontrollk stchen Schaltfl chen und Tabellen Objekttypen anlegen und verwalten Dialogfeldelement Index vom Datentyp Eingabefeld einzeilig Alle Datentypen Textfeld mehrzeilig Text Kontrollk stchen Bool Schaltfl che Kein Index Datum Datum Zeit Uhrzeit Datum und Zeit Datum und Uhrzeit Tabelle Vektorfeld lt alle Datentypen gt Kombinationsfeld Alle Datentypen keinVolltext Auswahlliste Alle Datentypen keinVolltext Listenfeld Alle Datentypen keinVolltext Gruppe von Optionsschaltfl chen Alle Datentypen keinVolltext Gruppe von Kontrollk stchen Alle Datentypen keinVolltext Liste mit Kontrollk stchen Alle Datentypen keinVolltext Tabelle 3 6 Dialogfeldelemente mit den passenden Datentypen Auswahllisten ohne Typindex Es ist m glich Auswahllisten auch ohne Verbindung zu einem typspezifischen Index anzulegen Dies ist besonders bei der Ausf hrung von Skripten sinnvoll die einer Auswahlliste hinterlegt sind Zur besseren Erkennung von Mu feldern bei der Erfassung von Dokumenten im DMS werden Mu felder mit einem besonderen Rahmen geken
74. nicht gel scht werden k nnen Die WMC basiert auf der Microsoft Management Console MMC und stellt dem Anwender eine Benutzeroberfl che zur Verf gung die dem Microsoft Standard f r Administrationstools angepasst ist Insofern setzt die Dokumentation der windream Management Console Kenntnisse in der Handhabung der Microsoft Management Console MMC voraus Weitere Informationen zur MMC erhalten Sie in den entsprechenden Microsoft Dokumentationen 3 2 Die windream Management Console WMC Hinweis f r Administratoren Die Administrationsanwendungen der windream Management Console sollten jeweils nur durch einen einzelnen Systemverwalter durchgef hrt werden Falls zwei Administratoren zur gleichen Zeit auf denselben Administrationsbereich zugreifen z B auf die Benutzer und Gruppenverwaltung und dabei berschneidungen bei der Ausf hrung von Befehlen auftreten kann es zu Fehlermeldungen kommen die zum Abbruch der jeweiligen Aktion f hren Die entsprechenden Fehlermeldungen werden nur im Reporting Dialog angezeigt windream in verteilten Serverumgebungen Ab der Version 4 0 unterst tzt die windream Business Edition verteilte Serverumgebungen Dies erm glicht Anwendern von einem Client Rechner simultan auf mehrere windream Server zuzugreifen Es erlaubt ein Standard windream Laufwerk und mehrere Share Laufwerke oder ausschlie lich mehrere Share Laufwerke parallel zu nutzen Die jeweiligen windream Laufwerke werden auf
75. r die Erstellung zugeordnet ist 3 Die Schaltfl che Dareitypzuordnung ffnet das Dialogfeld Liste bearbeiten Hier wird f r jeden Dateityp die Software angeben die f r die Volltexterstellung verwendet werden soll Liste bearbeiten Zuordnung von Extraktormodulen zu Dateitypen x POL gt IN5S0O Text Estatu HTM gt INSO Text Extractor HTML gt INSO Test Estractor Eearbeiten POF gt INSO Test Extractor PFT gt INSO Test Estractor L schen TAT gt INSO Test Estractor LO gt INSO Test Estractor Hinzufuigen ui Abbrechen Abbildung 4 9 Zuordnung der Extraktor Module zu Dateitypen 4 22 Volltext Diese Liste wird bei der Installation des windream Servers vom Setup Programm voreingestellt So ordnen Sie einem Dateityp ein Extraktor Modul zu Hinzuf gen 1 Aktivieren Sie die Schaltfl che Hingufiigen 2 Geben Sie in dem eingeblendeten Feld Eintrag bearbeiten den Dateifilter ein den Sie hinzuf gen m chten Eintrag bearbeiten E xX Dateifilter E traktions Soft vare T _ Abbrechen Abbrechen Abbildung 4 10 Dateitypzuordnung f r Volltexterstellung 3 W hlen Sie aus der Liste der verf gbaren Extraktions Software das f r den gew hlten Dateityp zu verwendende Programm aus 4 Schlie en Sie das Eingabefeld mit der Schaltfl che OK So bearbeiten Sie einen Dateityp in der Liste Bearbeiten 1 W hlen Sie aus der Liste den Eintrag
76. sind Hinweise zum Einsatz von LDAP mit windream 4 0 3 143 E7 windream User Group adjustment tool User Group View D Ski neS p Aj UHW2KSP2 gt W2003NATIVEDOM MERLIN AIS GMBH DE windream Benutzer 000003f2 gt 00000487 Changed OK hati UHW2KSP2 gt W2003NATIVEDOM MERLIN AIS GMBH DE windream 000003 gt 00000458 windream Hauptbenutzer Changed OK f UHW2KSP2 gt W2003NATIVEDOM MERLIN AIS GMBH DE Administrator 0000014 Administrator Changed OK amp UHW2KSP2 gt W2003NATIVEDOM MERLIN AIS GMBH DE locall ser 0000033 gt 000004a0 localU ser Changed OK Fr UHWZ2KSP2 gt W2003NATIVEDOM MERLIN AIS GMBEH DE eee o o Changed OK ER W2003NAT VEDOM gt W2003NATIVEDOM MERLIN AIS GMBH DE windream DomainBenutzer 0000049e Changed OK ER W2003NAT IVEDOM gt W2003NATIVEDOM MERLIN AIS GMBH DE windream Domainddmins 0000049f Changed OK amp w2003NATIVEDOM gt W2003NATIYEDOM MERLIN AIS GMBH DE Administrator 000001F4 Administrator Changed OK amp w2003NATIVEDOM gt W2003NATIVEDOM MERLIN AIS GMBH DE windream 00000458 windream Changed OK amp w2003NATIVEDOM gt W2003NATIVEDOM MERLIN AIS GMBH DE userl 00000479 user Changed OK amp w2003NATIVEDOM gt W2003NATIVEDOM MERLIN AIS GMBH DE 00000473 user Changed OK da W2OOSNATWVEDOM ee OK 2 WINDREAM Connected Abbildung 3 51 Ugadjust IDs korrigiert Namen der doppelten Benutzer und Gruppeneintr ge ndern 8 ndern Sie nun f r alle doppelten B
77. sollen hier z B windream Dokumentation windream Produktmanagement windream Vertrieb und windream Administratoren Eigenschaften von Objects auf Windream W 7 x Allgemein a Hi torie F Rechte Abonnements Urdnerrechte Beschreibung windream Ber DOKUTEST Ei windream Adm DOKUTEST Ei windream Dok DOKUTEST E windream Pro DOKUTEST Ei windream Wert DOKUTEST gKHAKHE gt Besitzer Hinzuf gen Abbildung 2 16 Beispiel f r iniatiale Rechte auf den Root Ordner des windream Laufwerks 2 30 Zehn Schritte bis zur Inbetriebnahme von windream Die hinzugef gten Benutzer und Gruppenkonten werden in der Liste der Rechtetr ger auf der Registerkarte Rechte aufgelistet Durch Markieren bzw Demarkieren der Kontrollk stchen setzen bzw entziehen Sie die Rechte der einzelnen Benutzer 8 Aktivieren Sie die Schaltfl che OK um die Einstellungen zu speichern Ablagestruktur festlegen 9 Legen Sie die erforderliche Ordnerstruktur im windream Laufwerk an Rechte auf die Ordner im windream Laufwerk vergeben 10 Markieren Sie im windream Laufwerk einen Ordner f r den Sie die Rechte vergeben m chten beispielsweise den Ordner Produktmanagement 11 W hlen Sie aus dem Kontextmen den Befehl Eigenschaften 12 Wechseln Sie auf die Registerkarte Rechte Die bereits hinzugef gten Benutzer und Gruppen werden in der Liste der Rechtetr ger auf der Registerkarte Rechte aufgelistet
78. spezifisch Fester T spezifisch Fester T spezifisch Fester T spezifisch Fester T spezifisch Fester T spezifisch Fester z Text X 1 8 E E la Ile G m Datenbankeinstellungen Datenbankindex Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 2 8 Indexe festlegen und benennen 2 18 S Zehn Schritte bis zur Inbetriebnahme von windream Wechseln Sie vom Konsolenstamm in den Ordner windream gt lt windreams erver gt gt windream Administrabon gt Indexe gt Alle Indexe Markieren Sie den gew nschten Index in der Liste beispielsweise String03 ffnen Sie das Kontextmen und f hren Sie den Befehl Eigenschaften aus Tragen Sie im Feld Name die neue Indexbezeichnung f r den Index ein hier Bemerkung Best tigen Sie die Eingabe mit der Schaltfl che OK W hlen Sie nun den n chsten Index aus und benennen ihn entsprechend der Vorgaben um Wiederholen Sie diese Schritte 2 bis 5 f r alle Indexe der Dokument und Ordnertypen die Sie anlegen m chten F r den Typ Dokumentation in diesem Beispiel sind das Indexe Typindexe Typ und Max Gr e Bemerkung String 03 Text 255 Titel String 12 Text 128 Dp Sana 2 Darum Dare 00 Hinweis Sie k nnen einen hier benannten Index auch verschiedenen Objekttypen als typspezifischen Index zuor
79. sselwert und die bersetzung fest Nach einer Initialisierung sind diese Felder bereits vorbelegt wobei der Eintrag f r die bersetzung mit dem jeweiligen Schl sselwert vorbelegt wird Hier geben Sie die bersetzung ein Anschlie end markieren Sie das Objekt als bersetzt Hinweis Der Schl sselwert bezeichnet immer genau einen Index einen Objekttyp oder ein Objekttypfeld ber den Schl sselwert erfolgt die Zuordnung der verschiedenen bersetzungen zu genau diesem bezeichneten Objekt Falls Sie den Schl sselwert eines Objekts in einer Sprache nachtr glich ndern beachten Sie bitte dass dann eine korrekte Darstellung in der jeweiligen Sprache unter Umst nden nicht mehr m glich ist Die bersetzungen der Objekte einer Sprache m ssen pro Typ der Objekte Index Objekttyp oder Objekttypfeld eindeutig sein D h beispielsweise f r zwei Objekttypfelder mit den zwei 3 98 NLS Unterst tzung Schl sselwerten Feldbezeichner1 und Feldbezeichner2 kann nicht die gleiche bersetzung Mein Feldbezeichner eingetragen werden bersetzt Aktivieren Sie diese Option um den aktuellen Eintrag als bersetzt zu markieren Auch ber den entsprechenden Befehl aus dem Kontextmen k nnen Sie einen zuvor in der Liste markierten Eintrag als bersetzt markieren Bemerkung Hier k nnen Sie optional einen Text als Bemerkung zu einer bersetzung eingeben So bersetzen Sie ein Objekt 1 Wechseln Sie vom windream Ordner
80. und Anordnen der Dialogfeldelemente auf der Registerkarte Layout 3 44 Tabelle 3 5 Befehle ber das Kontextmen der Registerkarte Layout ausf hren 3 58 Tabelle 3 6 Dialogfeldelemente mit den passenden Datentypen 3 62 Tabelle 3 7 Liste aller Indexe welche Datentypen werden den einzelnen typspezifischen Indexen in der Datenbank zugeordnet 3 66 Tabelle 3 8 Rechte auf Auswahllisten 3 84 Tabelle 3 9 Einstellungen auf der Registerkarte Allgemein der windream Speicher 3 115 Tabelle 3 10 Rechte auf windream Speicher 3 117 Tabelle 3 11 Rechte auf Men eintr ge des windream Kontextmen s 3 127 Tabelle 3 12 Rechte f r Vertretungen 3 156 Tabelle 3 13 Ereignisse des windream Ereignisdienstes 3 207 Tabelle 3 14 Entit ten des windream Ereignisdienstes 3 208 Tabelle 3 15 Platzhalter f r den Versand spezieller Informationen bei abonnierten Dokumenten 3 212 Tabelle 5 1 Objekttypspezifische Indexe des Objekttyps f r Annotationen 5 15 Index Index A Abgleich durchf hren Benutzer und Gruppen 3 171 Abonnement Bearbeiten 3 203 L schen 3 203 Neu 3 203 Rechte 3 203 Abonnements 3 202 Konfigurieren 3 208 Verwalten 3 203 ACL Alle ACL 3 181 Alle ACLs 3 182 Eigenschaften 3 184 Statistik 3 181 WMC 3 181 Administration 4 1 Agent windream 5 3 Aktive Sprache 3 92 Aktueller Benutzer Suchen 3 195 3 198 Alle Benutzer Gruppe aller Benutzer ffnen 3 151 Alle Dom nen 3 150 3 162 Alle Gruppen Gruppe der windream
81. und Erweiterter Volltext Iyp Vektor lt Datentyp gt bzw Volltext neu anzulegen wobei Vektorfelder f r alle Datentypen definiert werden k nnen siehe auch Abschnitt Indexe festlegen und verwalten ab Seite 3 11 Folgende Datentypen stehen zur Verf gung Beschreibung String Zeichenfolge erm glicht die Eingabe beliebiger Zeichenfolgen einschlie lich Sonderzeichen Umlaute und Zahlen in einem Texteingabe oder Listenfeld Bei der Zuweisung eines Datentyps String zu einem typspezifischen Index ist die unterschiedliche L nge der Strings zu beachten Einem Texteingabefeld in dem nur eine relativ kurze Texteingabe zu erwarten ist zum Beispiel in einem m glichen Feld Ort sollte demnach auch ein kurzer String 64 Zeichen zugeordnet werden Dadurch k nnen lange Strings f r entsprechend lange Texteingaben reserviert werden zum Beispiel 512 Zeichen f r ein m gliches Eingabefeld Bemerkungen Folgende unterschiedliche Strings stehen zur Verf gung 2 Strings mit je 512 Zeichen 8 Strings mit je 255 Zeichen 16 Strings mit je 128 Zeichen 14 Strings mit je 64 Zeichen Objekttypen anlegen und verwalten 3 65 Beschreibung Integer Ganzzahl erm glicht die Eingabe einer ganzen Zahl in einem Eingabefeld ohne Dezimalstellen bzw Komma M gliche Werte 2 2 147 483 648 bis 2 1 2 147 483 647 Innerhalb dieses Spektrums kann jede ganze Zahl verwendet werden Bei Verwendung einer oder mehrerer
82. von Neu Die Liste aller Indexe die Sie dem Objekttyp zuweisen k nnen wird angezeigt 4 W hlen Sie aus der Liste aller verf gbaren Indexe eine der Indexbezeichnungen aus die Sie zuvor bei der Definition der Indexe vergeben haben typspezifischer Index Oder w hlen Sie einen System oder einen typunabh ngigen Index aus Die 3 38 Objekttypen anlegen und verwalten Eigenschaften dieses Indexes werden auf der Registerkarte im Bereich Index angezeigt 5 Geben Sie im Feld V orbelegung an ob bzw welcher Eintrag in dem Dialogfeld bei der Indexierung von Dokumenten standardm ig als Voreinstellung angezeigt werden soll Die m glichen Angaben in diesem Feld sind abh ngig von dem jeweiligen Datentyp des Indexes So kann z B ein Datumsfeld mit dem aktuellen Tagesdatum vorbelegt werden oder ein Textfeld mit einem Standardtext 6 Mit den Kontrollk stchen Schrerbgesch tzt Einmal ed tierbar und Muf feld geben Sie an ob das aktuelle Indexfeld in dem Dialogfeld schreibgesch tzt oder einmal editierbar ist oder ob ein Eintrag zwingend erforderlich ist Wenn das Kontrollk stchen Einmal editierbar aktiviert ist H kchen im Kontrollk stchen wird dem Anwender nur ein einmaliger Eintrag in dem betreffenden Indexfeld erlaubt Danach ist das Feld schreibgesch tzt 7 Best tigen Sie Ihre Eingaben in dem Dialogfeld mit OK bzw bernehmen Die Einstellungen werden gespeichert 8 Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 7 so o
83. windream Alle Gruppen E Organisationseinh E ACLs windream Tools H B windream DMS Browser FE WNServer IDOKLTFSTZN m gt Schneider DOKUTEST TBenutzereinstellungen windream DOKUTEST Keine Besitzerrechte J Signaturberechtigung Mailadresse Mitglied von Name Dome ER windream Dokumentation DOKUTEST ER windream Produktmanagement DOKUTEST ER windream Test DOKUTEST ER windream Vertrieb DOKUTEST ER windream Administratoren DOKUTEST windream Benutzer DOKUTEST ER windream Administration intern WINDREAM 3 T Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 2 6 Eigenschaften der Benutzer festlegen Hinweis Sie k nnen diese Eigenschaften auch f r mehrere Benutzer gleichzeitig festlegen Dazu markieren Sie im Ordner Ale Benutzer anter windream gt windream Administration gt Benntzer und Gruppen gt windream die entsprechenden Benutzereintr ge und w hlen beispielsweise den Befehl Ale Tasks gt V ollzugriff w2p2 aus dem Kontextmen Zehn Schritte bis zur Inbetriebnahme von windream 7 Schritt Die ben tigten windream Speicher anlegen Nun legen Sie die erforderlichen windream Speicher Dateiablagen und Objektspeicher f r die Ablage und Archivierung der Dokumente an siehe Thema windream Speicher verwalten im Kapitel windream Administration Die Standard Dateiablage von windream WORK haben Sie bereits ber das Setu
84. windream der windream Management Console WMC auf dem windream Server durchgef hrt der Rechner auf dem Sie die windream Serverdienste installiert haben Hinweis Wenn Sie den Microsoft SQL Server als windream Datenbank einsetzen k nnen Sie sich auch unter der Kennung anmelden unter der Sie die Serverinstalltion ausgef hrt haben z B Administrator Beim Einsatz von Oracle ist die Anmeldung als windream Hauptbenutzer zwingend erforderlich Die Kennung Benutzername und Kennwort f r den Hauptbenutzer haben Sie beim Setup bei der Benutzer und Gruppenkonfiguration festgelegt Das Setup richtet den Hauptbenutzer anhand dieser Angaben in der Windows Benutzerverwaltung ein Starten Sie die windream Management Console WMC nach der Anmeldung ber den Befehl Programme gt windream gt Management Console aus dem Windows Startmen oder aus dem windream Control Center Ai Windream Konsolenstamm windream lt Lokal gt DOKUTEST RB ol x fim Datei Aktion Ansicht Favoriten Fenster l x lt gt om B CI Konsolenstamm E ev windream EB lt Lokal gt DOKUTEST 2 E windream Administration wi n d re d m Indexe J E Auswahllisten Objekttypen Sprachen windream Speicher E windream Kontextmen gt Benutzer und Gruppen E ACLs E windream Tools 09 wine DMS Browser Management E wDServer DOKUTEST2 oO windream Administration I
85. windream und w hlen Sie den Befehl Neu aus dem Kontextmen 3 W hlen Sie den Eintrag Separator 3 130 windream Kontextmen verwalten 4 Wechseln Sie auf die Registerkarte Allgemein 5 Geben Sie im Feld Name den Separator ein Das Feld wird 10 vorbelegt und Sie k nnen die Vorbelegung bernehmen Legen Sie ber die Optionen Anzeigen bei Ei nfachanswahl und anzeigen bei Mehrfachauswahl fest ob der Eintrag bei Einfach oder Mehrfachauswahl oder in beiden Situationen ausf hrbar sein soll Bestimmen Sie mit Hilfe der Optionen Ausgegrant anzeigen und Nicht anzeigen was mit einem Eintrag geschehen soll der im aktuellen Kontext f r den aktuellen Anwender nicht ausf hrbar ist Wechseln Sie auf die Registerkarte Einstellungen um weitere Einstellungen zu definieren optional Wechseln Sie auf die Registerkarte Rechte um die Zugfriffsrechte der windream Benutzer und Gruppen auf den Eintrag festzulegen bzw einzuschr nken optional Speichern Sie die Eingaben mit einem Klick auf bernehmen bzw OK Men eintr ge per Drag amp Drop verschieben Men eintr ge lassen sich in der Listenansicht der windream Management Console per Drag amp Drop verschieben So k nnen Sie beispielsweise bestehende Men eintr ge bequem in ein neues Untermen verschieben und auf diese Weise neu gruppieren So berpr fen Sie das Men f r einzelne Benutzer windream bietet die M glichkeit in der windream
86. zugeordneten Indexfelder Typindexe schreibgesch tzt sind D h in diesen Feldern ist ber die Oberfl che die Dialogfelder der Anwendung keine Eingabe m glich Die Indexdaten in den entsprechenden Feldern k nnen allerdings ber andere Prozesse beispielsweise Skripte erfasst und bearbeitet werden Wenn der Typindex selbst schreibgesch tzt sein soll m ssen Sie die entsprechende Option bei der Definition der Typindexe eines Objekttyps aktivieren siehe auch Abschnitt Typspezifische Indexe f r Dokumenttypen festlegen ab Seite 3 36 Beim Indexieren und in der Suche anzeigen Mit den Optionen Beim Indexieren anzeigen und In der Suche anzeigen k nnen Sie bestimmen ob das betreffende Indexfeld bzw die Objekttypen anlegen und verwalten 3 49 betreffende Registerkarte im Indexierungsdialog Registerkarte Indexe der Objekttypeigenschaften bzw in der Objekttypsuche angezeigt werden soll Option aktiviert oder nicht Option deaktiviert Standardm ig sind beide Optionen aktiviert Wenn keine Option aktiviert ist wird das betreffende Element immer angezeigt Text und Hintergrundfarbe von Indexfeldern ber die Schaltfl chen Textfarbe und Hintergrundfarbe k nnen Sie die Farbeinstellungen f r die Felder ndern Bi 21x Grundfarben m enutzerdefimerte Farben men mE U U g EE TI EETHEN TI EEREN TI IEEENH Farben definieren gt gt Abbrechen Abbildung 3 16 Registerkarte Fe d Farbein
87. 143 Ugadjust Benutzername auf Dummy Namen ndern 3 143 Ugadjust nderungen in die Datenbank bernommen 3 144 Ugadjust Fehlermeldung bei der Aktualisierung der Datenbank 3 144 Abbildungsverzeichnis Abbildung 3 55 Ugadjust Eintrag All Users Group in der Datenbank anpassen 3 145 Abbildung 3 56 DCOM Einstellungen und Konfigurationen f r die windream Dienste anpassen WMStpCfg exe 3 146 Abbildung 3 57 Eintr ge in der Benutzerverwaltung der WMC nach der Umstellung 3 148 Abbildung 3 58 Eintr ge in der Benutzerverwaltung der WMC vor der Umstellung 3 149 Abbildung 3 59 Abbildung 3 60 Abbildung 3 61 Abbildung 3 62 Abbildung 3 63 Abbildung 3 64 Abbildung 3 65 Abbildung 3 66 Abbildung 3 67 Abbildung 3 68 Abbildung 3 69 Abbildung 3 70 Abbildung 3 71 Abbildung 3 72 Abbildung 3 73 Abbildung 3 74 Abbildung 3 75 Abbildung 3 76 Abbildung 3 77 Abbildung 3 78 Abbildung 3 79 Abbildung 3 80 Abbildung 3 81 Abbildung 3 82 Benutzer und Gruppenverwaltung in der WMC 3 150 windream Alle Dom nen 3 150 windream Alle Benutzer 3 152 Eigenschaften eines Benutzers 3 153 Vertretungen 3 155 windream Alle Gruppen 3 157 Eigenschaften windream Gruppe 3 159 Neue windream Gruppe anlegen 3 161 Gruppe f r die windream Administration festlegen 3 166 Benutzer und Gruppencache verwenden 3 168 Hinzuf gen von Benutzern und Gruppen 3 169 Benutzer und Gruppencache
88. 2 F gen Sie in der ersten Zeile ein K rzel und die Sprach ID der neuen Sprache ein z B ITAL 16 f r Italienisch 3 Geben Sie nun f r jeden Eintrag in der Datei in der neuen Spalte die entsprechende bersetzung ein Administrationsfunktionen zur NLS Unterst tzung in der WMC F r die Verwaltung der bersetzungen starten Sie die WMC ber das windream Control Center oder ber den Befehl Start gt Programme gt windream gt Management Console Wechseln Sie vom Konsolenstamm in den Ordner windream gt windream Administration gt Sprachen Ai Windream Konsolenstamm windream windream Administration Sprachen Alle Sprachen i l0 x Konsole Fenster 2 181xI1 I Vorgang Ansicht G em B Name sprach inaktiv Standardsprache_ 7 x Struktur C Konsolenstamm H E windream H 0 windream Administration Indexe 3 Auswahllisten Objekttypen C Sprachen m Q Deutsch Englisch Q Franz sisch Q Italienisch g Spanisch 9 windream Speicher Benutzer und Gruppen C ACLs windream Tools windream DMS Browser ER F F F 5 Objekte Abbildung 3 27 WMC Alle Sprachen Der Ordner Ade Sprachen enth lt alle vorhandenen Sprachen In der Liste werden die Sprachen mit dem Namen und der Sprach ID aufgef hrt Anhand des Eintrags X in der Spalte S andardsprache k nnen Sie erkennen welche Spra
89. 2 Markieren Sie den Eintrag f r den gew nschten windream Server z B lt Lokal gt DOKUTEST 3 W hlen Sie aus dem Kontextmen den Befehl Nur Lesen Modus Starten 4 Best tigen Sie die eingeblendete Sicherheitsabfrage mit der Schaltfl che Ja Best tigung u x P Soll vorher eine Sperrpr fung auf momentan zur Bearbeitung gelockke Dokumente erfolgen r IA Falls momentan Dokumente gelockt sind nicht in den Mur Lesen Modus gehen MEIN Auf jeden Fall in den Hur Lesen Modus gehen jedoch eine Liste gelockter Dokumente ausgeben Beachten Sie dass diese Dokumente nachdem der Nur Leser Modus aktiv ist noch ge ndert werden k nnen Abbildung 3 79 Nur Lesen Modus f r den windream Server aktivieren 5 Wenn windream eine Liste der gesperrten Dokumente erstellen soll best tigen Sie die eingeblendete Abfrage mit der Schaltfl che Ja Nach der Durchf hrung wird eine Meldung angezeigt die ber die Beendigung des Prozesses informiert Nur Lesen Modus eines Servers 3 191 Ai Windream Konsolenstamm windream lt Lokal gt DOKUTEST Km Datei Aktion Ansicht Favoriten Fenster m L C Konsolenstamm windream m lt Lokal gt DOKUTEST windream 29 Read Only d Fertig Abbildung 3 80 windream Server im Nur Lesen Modus So beenden Sie den Nur Lesen Modus Mit dem Befehl Nur Lesen Modus beenden aus dem Kontextmen beenden
90. 214 Der windream DMS Browser m glich Indexe Version Historie Volltext Lebenszyklus und Rechte Die Beschreibung der einzelnen Funktionen finden Sie unter den entsprechenden Themen in der Benutzerdokumentation bzw der Online Hilfe der Anwendung Die folgenden windream Funktionen zur weiteren Bearbeitung der Dokumente und Ordner sind auch hier ber das Kontextmen verf gbar e Neue Version erstellen e L schen inklusive Vorversionen e Auschecken e Einchecken e Auschecken r ckg ngig e Exportieren e Importieren e In Bearbeitung nehmen e Bearbeitung beenden e Sofort archivieren e Regeln bernehmen e HTML Export e DocView Insbesondere ist auch hier die Dokumentvorschau mit Hilfe von windream DocView m glich Die Beschreibung der einzelnen Funktionen finden Sie unter den entsprechenden Themen in der Benutzerdokumentation bzw der Online Hilfe der Anwendung Die Bearbeitung der Originaldateien ist ber den windream DMS Browser nicht m glich Dies muss ber die Originalanwendungen z B aus dem Windows Explorer heraus erfolgen Dateioperationen Objekte inklusive der Objekteigenschaften innerhalb des DMS kopieren Die Dateioperationen Ausschneiden Kopieren Einf gen L schen und Umbenennen k nnen auf die Objekte im DMS kontextabh ngig wie im Windows Explorer angewendet werden Dabei ist zu beachten dass die Funktionen die ber die Befehle Kopieren Einf gen und L schen ausgef hrt wer
91. 36 Untergeordnete Gruppen abgleichen Benutzer und Gruppen 3 173 Untergeordnete Gruppen hinzuf gen Benutzer und Gruppen 3 133 3 169 Upgrade SBE zu SBX 3 29 V Variabler Typindex 3 11 Vektorindex 3 11 Anlegen 3 18 Verbindungen Registerkarte 4 4 Systemeinstellungen 4 4 windream Administration 4 4 windream Konfiguration 4 4 Verbindungsversuch Datenbank 4 5 DMS Dienst 4 5 6 14 Verschieben Archivierte Dokumente 3 216 Vorversionen 3 216 Versenden Auftr ge 4 8 Verteilte Serverumgebungen 1 4 Vertretungen 3 154 Verwalten Benutzer und Gruppen 3 131 Dokumenttyp 3 9 Dokumenttypen 3 67 Objekttypen 3 9 Ordnertyp 3 73 Verzeichnis indexieren Systemeinstellungen 4 9 Verzeichnisse Indexieren 4 9 Verzeichnisse indexieren windream Konfiguration 4 9 VES Siehe Virtual File System Virtual File System 1 3 Volltext Registerkarte 4 19 Systemeinstellungen 4 19 windream Administration 4 19 windream Konfiguration 4 19 Volltext erstellen f r windream Konfiguration 4 16 Volltext Zeiten einstellen windream Konfiguration 4 20 Volltexterstellung Dateitypen 4 16 Extraktoren 4 21 Logging 4 20 Zeitintervall 4 20 Voraussetzung Asynchrone Indexierung 4 8 Synchrone Indexierung 4 8 Voraussetzungen Benutzer und Gruppen 3 132 Vorbelegung Index 3 36 Typindex 3 36 Vorversionen Verschieben 3 216 W w2p2 Zugriff 3 178 Warnhinweis Registerkarte Layout 3 63 Wartungsmodus Beenden 3 187 Starten 3 187 Wiederherstellen Dokumente 3 215
92. 4849 doc 1 Rech us Mu p 4 Rechnung 00000404850 1 Rechnung Markus Mustermann 01 2006 13 31 56 WNEinkauf Rechnungen ED Nach Personen Rechnung 00000404851 e C er e e I IS W Einkauf Rechnungen E Rechnung 0000040485 0 lefhni ark i 0 8 w Einkauf Rechnungen a Rechnung 00000404853 doc 1 Rechnung Markus Mustermann 11 01 2006 13 31 58 Ww Einkauf Rechnungen 4 Rechnung 00000404854 doc 1 Rechnung Markus Mustermann 11 01 2006 13 31 59 w Einkauf Rechnungen lt gt y Rechnung Markus Mustermann 11 01 2006 13 31 55 w Einkauf Rechnungen Suchen in Abbildung 1 3 Recherche im windream DMS Der windream Web Client F r den Zugriff auf das DMS via Internet oder ein Intranet k nnen Sie die windream Module windream web portal bzw die erweiterte Professional Version windream web portal pro einsetzen Diese Anwendungen erm glichen autorisierten Anwendern g ltiges windream Benutzerkonto den standortunabh ngigen Zugriff auf das DMS ber das Internet oder ein Intranet mit einem g ngigen Browser Das windream web portal bietet die Recherche die Ansicht der Dokumente und Dokumenteigenschaften und den Download von Dokumenten W hrend das windream web portal pro zus tzlich alle weiteren DMS Funktionen bereitstellt die auch auf einem lokalen windream Rechner zur Verf gung stehen Dazu z hlen u a die direkte Erstellung und Bearbeitung von Ordnern und der Objekteigenschaften sowie der Upload von Dok
93. 76 So entfernen Sie Mitglieder aus einer windream internen Gruppe 1 Wechseln Sie vom Konsolenstamm in den Ordner windream gt lt windreamServer gt gt windream Administration gt Benutzer und Gruppen gt windream 2 ffnen Sie den Ordner Alle Gruppen 3 Markieren Sie die windream interne Gruppe der Sie die Mitglieder hinzuf gen m chten z B windream Administration intern 4 Markieren Sie in der Liste der Mitglieder der Gruppe diejengen Benutzer und Gruppen die Sie entfernen m chten 5 ffnen Sie das Kontextmen und w hlen Sie den Befehl Aus Gruppe entfernen Die ausgew hlten Benutzer und Gruppeneintr ge werden aus der Gruppe gel scht windream blendet einen Report Dialog ein in dem der Ablauf des Vorgangs und evtl auftretende Fehler protokolliert werden siehe auch Thema Protokoll der Bearbeitungsabl ufe Reporting ab Seite 3 176 Netzwerkumgebung Alle Dom nen In diesem Knoten werden der windream Server und wenn vorhanden der PDC und ggf weitere Dom nen Trusted Domains aufgelistet Benutzer und Gruppen verwalten 3 163 Der windream Server ist anhand der angeh ngten Bezeichnung windream erkennbar Nach der Auswahl des Ordners Ale Gruppen eines Servers in dem Ordner windream gt Alle Dom nen werden die Gruppen angezeigt die auf der gew hlten Dom ne eingerichtet sind In der Liste werden die Gruppen mit dem Symbol fji dem Namen und der Dom ne auf der die Konten
94. Administration die Konfiguration des Kontextmen s f r die einzelnen Benutzer zu testen Sie k nnen so berpr fen wie sich das Kontextmen f r die einzelnen Anwender an den Arbeitststationen darstellt ohne dies an den einzelnen Clients selbst berpr fen zu m ssen 1 5 Dazu wechseln Sie in die windream Benutzer und Gruppen Verwaltung der windream Management Console Knoten windream Administration gt Benutzer und Gruppen ffnen Sie den Ordner Benutzer und markieren Sie den Eintrag f r den Benutzer f r den Sie das Men berpr fen m chten W hlen Sie den Befehl Kontextmen aus dem Kontextmen Stellen Sie im Dialogfeld Kontextmen die Bedingungen ein f r die Sie das Men testen m chten Sie k nnen w hlen wie sich das konfigurierte Men f r Dokumente Ordner oder Dokumente und Ordner sowie bei Einfach oder Mehrfachauswahl verh lt Aktivieren Sie die Schaltfl che Anzeigen Das Kontextmen wird f r den gew hlten Benutzer so angezeigt Benutzer und Gruppenverwaltung 3 131 Benutzer und Gruppenverwaltung Der Benutzer und Gruppenverwaltung von windream liegt das Gruppen und Benutzerkonzept von Windows NT bzw Windows 2000 2003 zugrunde Die Betriebssystembenutzer und Gruppenkonten sowie die Gruppenzugeh rigkeiten der Benutzer werden in der Benutzeradministration des Betriebssystems festgelegt Benutzer und Benutzergruppen m ssen als Betriebssystembenutzer bzw Gruppenko
95. Administratoren 3 157 Alle Sprachen 3 90 Allgemein Registerkarte 4 25 Systemeinstellungen 4 25 windream Administration 4 25 windream Konfiguration 4 25 ndern Benutzerkennung des Hauptbenutzers 4 57 Typindex 3 68 Anlegen Auswahlliste 3 80 Dokumenttyp 3 24 Erweiterter Volltext 3 18 Globaler Vektorindex 3 18 Index 3 18 Ordnertyp 3 73 Vektorindex 3 18 Anmerkungen Szehe Annotationen Annotationen Konfiguration 4 27 5 13 Objekttyp 5 13 Verwalten 5 13 Verzeichnis f r die Ablage 5 13 6 7 Anpassen Ansicht 3 6 Ansicht Anpassen 3 6 Archivierte Dokumente Verschieben 3 216 Archivierungszeitraum Lebenszyklus 3 31 Asynchrone Indexierung Voraussetzung 4 8 Auftr ge Versenden 4 8 Aus windream entfernen Benutzer und Gruppen 3 174 ausgecheckte Dokumente Aktueller Benutzer 3 198 Auswahl Dialogfeldelemente 3 59 Feldtypen 3 59 Ausw hlen Index 3 15 Auswahlliste Anlegen 3 80 Beabeiten 3 80 Bearbeiten 3 86 Datentypen 3 80 Eigenschaften 3 82 Einbinden in Indexfeld 3 84 Feldtypen 3 80 Funktion 3 80 Integrieren 3 60 Leerzeile als Element 3 81 Mehrfachauswahl 3 52 Rechte 3 82 Testen 3 85 B Bearbeiten Auswahlliste 3 80 3 86 Dateifilter 4 11 4 13 4 17 4 22 Men befehl 4 41 Prozess 4 15 Bearbeiter Suchen 3 201 Bearbeitungssperre aufheben 3 192 Bearbeitungssprerre Aufheben 3 199 Bearbeitungszeitraum Lebenszyklus 3 31 Benennen Index 3 11 Benutzer Mailadresse 3 154 umbenennen 3 172 Vertretungen 3 154 Benutzer und Gr
96. Angaben zu schen und es wird beim Aufruf der Registerkarte Lizenzen eine Fehlermeldung ausgegeben Bei einer fehlerhaften Eingabe k nnen Sie die Benutzerdaten korrigieren indem Sie mit einem Doppelklick auf den Ordner Benutzerdaten das Dialogfeld zur Bearbeitung der Lizenzdaten ffnen In diesem Dialogfeld k nnen Sie in den entsprechenden Feldern die gew nschten nderungen vornehmen ber die Schaltfl che Aus Datei k nnen Sie die von Ihrem windream Partner erhaltenen Lizenzdaten aus der Datei WMCustom ini einlesen Den Lizenzschl ssel erhalten Sie entsprechend der vorliegenden Lizenzdaten von dem Hersteller oder dem Partner bei dem Sie windream erworben haben Diesen Schl ssel geben Sie bei der Installation von windream ein Im Feld Schl sse wird dieser Lizenzschl ssel angezeigt und kann ge ndert werden Bei nderungen der Lizenzdaten z B Erh hung der Benutzerlizenzen erhalten Sie einen entsprechend ge nderten Lizenzschl ssel den Sie hier eintragen und speichern Der alte Schl ssel wird durch den neuen ersetzt Sie k nnen den ge nderten Lizenzschl ssel auch aus der Datei WMCustom ini einlesen die Sie von Ihrem windream Partner erhalten Dazu ffnen Sie mit einem Doppelklick auf den Ordner Benutzerdaten das Dialogfeld zur Bearbeitung der Lizenzdaten und laden die Lizenzdaten ber die Schaltfl che Aus Datei Hinweis In dem Feld f r den Lizenzschl ssel werden alle Eingaben akzeptiert Wenn der Liz
97. BH DE amp UHW2KSP2 gt W2003NATIVEDOM MERLIN AIS GMBH DE amp UHW2KSP2 gt W2003NATIVEDOM MERLIN AIS GMBH DE dh UHW2KSP2 gt W2003NATIVEDOM MERLIN AIS GMBH DE ER W2003NATIVEDOM gt W2003NATIVEDOM MERLIN AIS GMBH DE ER W2003NATIVEDOM gt W2003NATIVEDOM MERLIN AIS GMBH DE amp w2003NATIVEDOM gt W2003NATIVEDOM MERLIN AIS GMBH DE amp w2003NATIVEDOM gt W2003NATIVEDOM MERLIN AIS GMBH DE amp w2003NATIVEDOM gt W2003NATIVEDOM MERLIN AIS GMBH DE amp w2003NATIVEDOM gt W2003NATIVEDOM MERLIN AIS GMBH DE Aa W2003NATIVEDOM E WINDREAM windream Benutzer windream Administrator localUser1 windream DomainBenutzer windream D omaind dmins Administrator windream user user D SF mme sta 00000312 00000311 000001F4 00000373 0000049e 0000049f 0000014 00000458 00000479 0000047a windream Hauptbenutzer Administrator localU sert Administrator windream user user Changed ID wrong Changed ID wrong Changed OK Changed ID wrong Changed OK Changed OK Changed OK Changed OK Changed OK Changed OK Changed OK OK Connected Abbildung 3 50 Ugadjust Dom nenname ge ndert und Check durchgef hrt IDs korrigieren 7 Markieren Sie nun in der Liste alle Eintr ge mit dem Status ID wrong und aktivieren Sie den Befehl User Group gt Correct ID Die korrigierten IDs werden in der Spalte ID angezeigt Am Status erkennen Sie dass die Eintr ge nun in Ordnung
98. Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen k nnen Sie sich die Mitglieder einer ACL anzeigen lassen Markieren Sie den Eintrag f r eine ACL und ffnen Sie die Eigenschaften mit dem gleichnamigen Befehl aus dem Kontextmen Angezeigt werden alle Benutzer und Gruppen die der gew hlten ACL zugewiesen sind Deaktivierte Mitglieder sind durch die entsprechenden Symbole bzw gekennzeichnet ACLs verwalten 3 185 Eigenschaften ron DOKUSRY windream Benukzer Allgemein itglleder en windream B enutzer DOKUSAW Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 3 75 Eigenschaften ACL ACL Statistiken In diesem Ordner werden statistische Angaben zu relevanten windream Objekten angezeigt Anhand dieser Angaben kann u a abgesch tzt werden ob und wann eine Reorganisation der Datenbank erforderlich ist Wenn z B die Anzahl der ACLs ohne zugewiesene Dokumente oder ohne aktive Mitglieder zur Gesamtanzahl der vorhandenen ACLs verh ltnism ig mehr zugenommen hat wird empfohlen eine Reorganisation der Datenbank durchzuf hren Ai Windream Konsolenstamm windream lt Lokal gt DOKUTEST windream Administration ACLs ACL Statistiken Km Datei Aktion Ansicht Favoriten Fenster la xl e amare C Konsolenstamm Beschreibung 3 9 windream G Datum Uhrzeit 5 3 2007 8 14 49 AM Ea a lt Lokal gt DOKUTEST G Anzahl
99. COM Konfiguration nicht m glich 4 56 Setup Standard Einstellungen wiederherstellen windream Client Das Programm WMStpCfg exe setzt f r das Konto ANONYMOUS ANMELDUNG das Recht Remote Zugriff Klicken Sie daf r die Schaltfl che Set Chent DCOM Hinweis Bitte diese Einstellungen nur auf windream Client Rechnern ausf hren Schaltfl che Ser Chent DCOM Passwort des windream Hauptbenutzers pr fen und ndern 4 57 Passwort des windream Hauptbenutzers pr fen und andern Um die Benutzerkennung des windream Hauptbenutzers zu ndern neues Passwort vergeben und oder neuen Namen m ssen folgende Schritte durchgef hrt bzw Konfigurationen angepasst werden Die windream Dienste und windream Control Center beenden Die Benutzerkennung auf allen Windows Servern ndern auf denen der windream Hauptbenutzer eingerichtet ist Die Betriebssystemrechte f r den windream Hauptbenutzer auf dem windream Server vergeben Die DCOM Einstellungen und Dienste Einstellungen anpassen mit Hilfe von WMStpCfg exe Die Benutzerkennung f r das Ausf hren des Tasks windream Objekte archivieren und l schen anpassen Die Benutzerkennung des windream Datenbank Benutzers mit den Verwaltungsfunktionen der eingesetzten Datenbank ndern Die Kennung f r den windream Hauptbenutzer in windream ber die Datei WMShdw exe ndern Die windream Control Center und windream Dienste starten Mit der Funktion Erwestert gt Passwort D
100. Dateien wird im Feld Bin rdateien in dem Bereich Cache festgelegt e Alle tempor r vom windream Volltext Dienst erstellten Kopien der Dokumente f r die Volltext erstellt werden soll e Protokolldateien Log Dateien die vom windream TCP Service und vom Volltext Service erzeugt werden Voreingestellt ist das Verzeichnis das f r das Tempor rverzeichnis bei der Installation von windream festgelegt wurde Standard lt windreamPfad gt Temp Das Verzeichnis darf nicht identisch sein mit dem Verzeichnis der windream Dateiablage das auch vom Setup Programm angelegt wird Nach einer nderung des Tempor rverzeichnisses m ssen die windream Dienste erneut gestartet werden damit die nderungen wirksam werden Bei der Einstellung dieses Verzeichnisses ist darauf zu achten dass ausreichend Festplattenplatz zur Verf gung steht um die aufgef hrten Tempor rdateien aufzunehmen Informationen zur Mindestgr e der windream Dateiablagen und des Tempor rverzeichnisses finden Sie in der Dokumentation der windream Server Installation unter den Systemvoraussetzungen Im Feld Globales Sferiptverzeichnis wird das globale Verzeichnis eingetragen in dem die auf dem Server f r alle Arbeitspl tze verf gbaren Skripte VisualBasic oder Java Scripts stehen Dieser Eintrag wird auf dem windream Server vom Systemadministrator eingestellt In den windream Systemkonfigurationen an den einzelnen Arbeitsstationen kann zus tzlich ein lokales Skri
101. Datenbank Korrigieren Sie die Ursachen des Fehlers und speichern Sie anschlie end erneut die nderungen in der Datenbank Hinweise zum Einsatz von LDAP mit windream 4 0 3 145 5 Mit Hilfe des Tools ugadjust den Eintrag AllUsersGroup Tabelle Setting in der windream Datenbank korrigieren In der windream Datenbank muss in der Tabelle Setting f r den Eintrag AllUsersGroup Spalte szKey der Eintrag in der Spalte szTextValue korrigiert werden Daf r w hlen Sie den Befehl User Group gt Change All Users Group Setting aus dem Programm ugadjust Geben Sie den neuen Namen f r die windream Hauptgruppe ein lt ADDom ne gt windream Benutzer und speichern Sie die nderungen in der Datenbank mit OK Beachten Sie bitte dass Sie f r die LDAP Unterst tzung den Namen im DNS Format eingeben hier W2003NATIVEDOM MERLIN AIS GmbH de windream Benutzer Curent name UHW2KS Fewwundream Benutzer Mew name frin als gmbh de windrearmEenutzer Abbildung 3 55 Ugadjust Eintrag All Users Group in der Datenbank anpassen 6 Die Benutzerdaten des windream Hauptbenutzers in windream mit Hilfe des Tools wMShdw exe ndern Rufen Sie das Programm WMShdw exe mit der Funktion Erweitert gt Passwort Datei Pr fen ndern aus dem windream Programm Men auf Melden Sie sich mit der urspr nglichen Benutzerkennung des Hauptbenutzers an und geben Sie die neuen Benutzerdaten Name und Passwort f r den windream Hauptbenutzer ein lt ADDom ne gt
102. Deutschland oder Deutsch Schweiz f hren Sie keine Initialisierung durch sondern geben nur die jeweils abweichenden bersetzungen f r die jeweilige Sprache an Wird nun einer der Untereintr ge z B Deutsch Deutschland oder Deutsch Schweiz als Sprache verwendet sucht windream f r die jeweilige Sprache die abweichenden bersetzungen und verwendet ansonsten die bersetzungen des Haupteintrags So f gen Sie eine neue Sprache ein 1 Wechseln Sie vom windream Ordner der Management Console in den Ordner windream Administration gt Sprachen gt Alle Sprachen 2 Markieren Sie den Ordner Ale Sprachen und ffnen Sie das Kontextmen 3 W hlen Sie den Befehl Nex gt Sprache Das Fenster Eigenschaften von Neu mit der Registerkarte Allgemein wird ge ffnet 4 W hlen Sie aus der Liste Sprachen die gew nschte Sprache aus 5 Geben Sie im Feld Name den Bezeichner f r die Sprache ein Unter diesem Namen wird die neue Sprache in der WMC angezeigt Knoten Sprachen 6 Legen Sie fest ob die Sprache als aktiv markiert und oder als Standardsprache verwendet werden soll 7 Im Feld Bemerkung k nnen Sie optional einen Text eingeben 8 Um f r jedes zu bersetzende Element einen Eintrag in der neuen Sprache zu generieren klicken Sie auf die Schaltfl che Imitiahisieren 9 Best tigen Sie die Eingaben mit bernehmen bzw OK Der Name der neuen Sprache wird in der Liste aller Sprachen angezeigt Bei der Initia
103. Gruppe in windream bernommen und somit als windream Gruppe klassifiziert Gruppen zu windream hinzuf gen Betriebssystem Benutzer 1A Benutzer 3A fi Benutzer 1B fi Benutzer 2B NT 2000 Gruppe windream Benutzer Gruppe A Gruppe B Benutzer 1A fi Benutzer 2A Benutzer 3A Gruppe B fi Benutzer 1B f Benutzer 2B f Benutzer 3B Gruppen zu windream hinzuf gen Untergeordnete Gruppen hinzuf gen f Benutzer 1A Benutzer 3A Benutzer 1B Benutzer 2B A Gruppe windream Benutzer Gruppe A Gruppe ee Benutzer 1A fi Benutzer 3A Benutzer 1B Benutzer 2B Abbildung 3 69 Hinzuf gen von Benutzern und Gruppen Gruppe B ESN Benutzer 1B Benutzer 2B Gruppe windream Benutzer f Benutzer 1A Benutzer 3A fi Benutzer 1B fi Benutzer 2B A Gruppe A D f Benutzer 1A Benutzer 3A 3 170 Benutzer und Gruppen verwalten So f gen Sie Gruppen der windream Benutzer und Gruppenverwaltung hinzu 1 Wechseln Sie vom Konsolenstamm in den Ordner windream gt lt windreamServer gt gt windream Administration gt Benutzer und Gruppen gt Netzwerkumgebung 2 W hlen Sie den Eintrag f r den windream Server oder die gew nschte Dom ne 3 ffnen Sie den Ordner Alle Gruppen 4 Markieren Sie die Gruppen die Sie zu windream hinzuf gen m chten 5 W hlen Sie den Befehl Zu windream hinzuf ge
104. In diesem Fall werden Skripte zum Beispiel direkt bei der Indexierung von Objekten oder beim Aufruf bzw Verlassen des Dialogfelds Eigenschaften von lt Datei bzw Ordnername gt ausgef hrt Markieren Sie die entsprechende Indexseite und ffnen Sie das Dialogfeld Eigenschaften Registerkarte an Position lt n gt Auf der Registerkarte S amp rspr w hlen Sie das Skript aus und legen fest bei welchem Ereignis das Skript ausgef hrt werden soll Ein Skript f r Registerkarten kann f r die Ereignisse Erhalt Fokus und Verliert Fokus ausgef hrt werden Beim Ereignis Erhalt Fokus wird ein Skript ausgef hrt nachdem der betreffende Objekttyp Dokument bzw Ordnertyp zur Indexierung von Objekten ausgew hlt und die entsprechenden Eingaben auf der jeweiligen Registerkarte vorgenommen wurden Au erdem wird das Skript ausgef hrt wenn das Dialogfeld Eigenschaften von lt Datei bzw Ordnername gt aufgerufen wird Ein Skript f r das Ereignis Verhert Fokus wird nur bei der Speicherung von Eingaben in den Dialogfeldelementen auf der jeweiligen Registerkarte ausgef hrt jedoch nicht beim Verlassen des Dialogfelds bzw beim Schlie en der Eingabemaske Anzeige von nicht editierbaren Indexmerkmalen Mit Hilfe statischer Textfelder k nnen Indexmerkmale in den Objekttypeigenschaften eines Dokuments angezeigt werden die nicht editierbar sein sollen Dazu m ssen Sie zun chst dem betreffenden Objekttyp den Typindex zuweisen dessen Inh
105. Kontrollk stchen Hiermit wird die Mehrfachauswahl von Elementen aus Dialogfeldern bei der Erfassung der Indexe oder auch bei der Recherche erm glicht Auswahllisten definieren Sie in der Management Console im Ordner windream gt windream Administration gt Auswahllisten gt Alle Auswahllisten siehe auch Abschnitt Auswahllisten anlegen und verwalten ab Seite 3 80 Registerkarte Skript ber diese Registerkarte k nnen Sie einem Objekttyp oder einem markierten Feld der Registerkarte Layout ein Skript Visual Basic oder Java zuweisen das bei der Indexierung von Objekten f r bestimmte Freignisse ausgef hrt wird Dies kann ein Skript zur berpr fung der Eingabe in bestimmten Indexfeldern sein oder ein Skript das automatisch Daten zur Indexierung einem Dokument einer anderen Anwendung entnimmt So besteht zum Beispiel die M glichkeit den Inhalt von Textmarken aus einem Word Dokument auszulesen und in das Dialogfeld zur Indexierung zu bertragen Objekttypen anlegen und verwalten 3 53 Dialogfeldelementen Skripte zuordnen Diese Skripte m ssen in einem bestimmten Verzeichnis abgelegt sein das in den windream Konfigurationen festgelegt wird siehe auch Abschnitt Registerkarte Allgemein in Kapitel Systemeinstellunegn Server Eigenschaften Eingabefeld an Position 12 14 indexe xX Feld Indes Auswahlliste Skript Skript EEE Skript fiir Erh lt Fokus diese Ereignisse Werliert Fokus ausfuhren wWert n
106. Listenansicht des rechten Fensters der WMC haben Sie zus tzlich die M glichkeit einen Listeneintrag durch einen Doppelklick aufzurufen Ansicht der Ordnerstruktur aktualisieren Wenn Sie nderungen in der Ordnerstruktur vornehmen k nnen Sie die Ansicht durch eine der folgenden M glichkeiten aktualisieren e Sie w hlen aus dem Men Vorgang den Men punkt Aktualisieren oder e Sie bet tigen die Schaltfl che Aktualisieren in der Symbolleiste oder e Sie bet tigen die Taste F5 3 8 Starten der windream Management Console Jede einzelne Funktion aktualisiert die Ansicht der Ordner die Datenbankobjekte enthalten Der Inhalt der Ordner wird neu aus der Datenbank ausgelesen Wichtiger Hinweis Zur Vermeidung m glicher Konflikte und Fehlermeldungen wird generell empfohlen nur ein aktives Fenster der WMC ge ffnet zu halten Das gleichzeitige ffnen mehrerer Fenster kann unter Umst nden zu Fehlermeldungen f hren Objekttypen anlegen und verwalten 3 9 Objekttypen anlegen und verwalten Die Objekttypen die windream verwaltet sind grunds tzlich in zwei verschiedene Klassen von Typen unterteilt Dokumenttypen und Ordnertypen Sie k nnen sowohl Dokument als auch Ordnertypen neu anlegen und bestehende Typen bearbeiten Als Dokument oder Ordnertypen k nnten zum Beispiel die m glichen Typen Brief Rechnung Lieferschein usw erstellt werden Kurzanleitung So verfahren Sie bei der Festlegung von Dokumenttypen
107. MAIN M ame nn Passwort e Faszwortwederhalung en o Passwort berpr fen Abbildung 4 21 Konfiguration der windream Hauptbenutzer Anmeldung Speichern Abbrechen I Der Name der aktuellen windream Passwortdatei wird angezeigt Anmeldung In diesem Bereich geben Sie den Benutzernamen und das Passwort des aktuellen Hauptbenutzers ein Der Name wird vom Programm vorbelegt Aktivieren Sie die Schaltfl che berpr fen um die Benutzerkennung zu pr fen und die Eingabefelder f r die neuen Benutzerdaten zu aktivieren Neue Hauptbenutzerdaten Hier geben Sie die neuen Benutzerdaten f r den windream Hauptbenutzer ein Passwort des windream Hauptbenutzers pr fen und ndern 4 59 X Konfiguration windream Hauptbenutzer Anmeldung t x Anmeldungsdatei Aktuell benutzte Anmeldungsdatei DPR OGRA TTYWINDRE T windreamwindreanm pwa Infos zu Hauptbenutzer nderung erden die Daten des wi ndream Hauptbenutzers ge ndert 0 mu dieser sowohl als Windows Benutzer mit diesem Namen Fasswort als auch als windream Datenbankbenutzer SUL Oracle mit dieser Passwort und allen notwendigen Rechten eingerichtet sein Ihm mussen ausserdem die Berechtigung Windows Dienste zu starten sowie lokale Windows Administratorrechte gegeben werden us tzlich i t die Konfigurationen der wundream Dienste DLCOM Systernstegerung Dienste Start art zu andern Die Berechtigung Dienste DCOM Konfigurationen mussen
108. Netzwerkumgebung ACLs windream Tools windream DMS Browser HB WDServer DOKUTEST2 x 2 Objekt e H amp F FH F F Abbildung 3 60 windream Alle Dom nen ber den Befehl Aus windream entfernen aus dem Kontextmen entfernen Sie zuvor ausgew hlte windream Dom nen aus der Benutzer und Gruppen verwalten 3 151 Benutzer und Gruppenverwaltung von windream Entfernte Dom nen werden zun chst deaktiviert und durch ein entsprechendes Symbol dargestellt Aus der Datenbank gel scht werden deaktivierte Dom nen erst ber die entsprechende Funktion bei der Reorganisation des Systems durch einen zust ndigen Systemadministrator ber die Spalte Deaktiviert k nnen Sie die Dom nen ermitteln die aus windream entfernt wurden Eingabe von x als Filter in der Spalte Deaktivier Hinweis Bei der Aktualisierung der Benutzer und Gruppendaten werden nur die Benutzer und Gruppen ber cksichtigt f r die Konten auf den Dom nen eingerichtet sind die in windream bernommen wurden Wenn eine Gruppe in windream bernommen werden soll deren Konto auf einer Dom ne eingerichtet ist die noch nicht in windream existiert m ssen Sie zun chst diese Dom ne zu windream hinzuf gen ber die Funktion Zu windream hinzuf gen Anschlie end k nnen Sie die Gruppe in di
109. OK Der Name des neuen Dokumenttyps wird in der Liste aller bestehenden Dokumenttypen angezeigt windream generiert gleichzeitig die Unterverzeichnisse Typindexe Registerkarten und Felder Die automatische Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten SSBX Dje Standard Business Extension SBX von windream bietet komfortable M glichkeiten zur automatischen Verwaltung der Lebenszyklus Daten von Dokumenten bzw Dokumenttypen Ab der SBX Version von windream k nnen umfangreiche Einstellungen zur automatisierten Verwaltung von Lebenszyklen vorgenommen werden Die Standard Business Extension er ffnet damit die M glichkeit das Dokumentenmanagementsystem optional zu einer integrierten Komplettl sung bestehend aus DMS und einem Langzeitarchiv wie dem windream Archivsystem zu erweitern Hinweis Die Funktionen der Lebenszyklus Verwaltung stehen in der Standardversion von windream nur in eingeschr nktem Umfang zur Verf gung Falls Sie die Standardversion ohne SBX Funktionen erworben haben sind bestimmte Eingabefelder auf der Registerkarte Lebenszyklus ausgegraut und stehen nicht zur Verf gung Hinweis zum Archivsystem Weitere Informationen zur Installation und zum Betrieb des windream Archivsystems und des Objektspeicherdienstes finden Sie in den entsprechenden Dokumentationen auf der Installations CD 3 28 Ansicht der Lebenszyklus Daten in den Dokument Eigenschaften Objekttypen anlegen und verwalten Definition d
110. OKUTEST Otto Bachmann x Li Meier DOKUTEST Paul Meier M ller DOKUTEST Frank M ller i Mustermann DOKUTEST Markus Mustermann 6 Schmitt DOKUTEST Helga Schmitt 6 Schneider DOKUTEST Sabine Schneider i windream DOKUTEST windream Hauptbenutzer x C Konsolenstamm ev windream H lt Lokal gt DOKUTEST EI windream Administration H E Indexe H Auswahllisten Objekttypen H E Sprachen al windream Speicher windream Kontextmen Benutzer und Gruppen 21 9 windream Alle Benutzer Alle Gruppen Alle Dom nen Netzwerkumgebung H a DOKUTEST windream ACLs SE gt E windream Tools Abbildung 3 61 windream Alle Benutzer w windream DMS Browser E WDServer DOKUTEST2 l3 Objekt e In der Liste werden die Benutzer mit dem Symbol dem Loginnamen der Dom ne auf der die Konten eingerichtet sind und dem vollst ndigen Namen aufgef hrt ber die Spalte Angemeldet k nnen Sie ermitteln welche Anwender aktuell angemeldet sind Die Anzeige kann u U vom tats chlichen Zustand abweichen wenn eine Abmeldung nicht ordnungsgem erfolgt ist z B bei Abbruch der Verbindung durch ein Reset des Rechners Den windream Hauptbenutzer k nnen Sie ber die Suche in der Spalte Hauptbenutzer finden Eingabe von x als Filter in der Spalte Hauptbenntzer Einzelne Benutzer k nnen nicht aus windream entfernt werden Sie k nnen immer nur Gruppen a
111. Ordnertypen Sprachen E windream Speicher E windream Kontextmen E Benutzer und Gruppen E ACLs H windream Tools J Neue Version archivierter Dokumente E F J Datei nicht bearbeitbar Abbrechen Abbildung 2 10 Dokumenttyp anlegen Zehn Schritte bis zur Inbetriebnahme von windream 2 21 11 12 Wechseln Sie vom Konsolenstamm in den Ordner windream gt lt windreamServer gt gt windream Administration gt Objekttypen gt Alle Doknmenttypen Um einen Ordnertyp zu erstellen wechseln Sie stattdessen in den Ordner Alle Ordnertyben Markieren Sie den Ordner Ale Do amp umenttypen und ffnen Sie das Kontextmen W hlen Sie den Befehl Neu gt Do umenttyp Tragen Sie im Feld Name auf der Registerkarte Allgemein die Bezeichnung f r den neuen Dokumenttyp ein hier Dokumentation Sie k nnen hier noch weitere Dokument Optionen festlegen beipielsweise die Bearbeitung ist nur ber Check Out Check In m glich F r diesen Dokumenttyp bernehmen Sie aber einfach die Standardeinstellungen Wechseln Sie auf die Registerkarte Lebenszyklus Markieren Sie die Option Bearbeitungsdauer und legen Sie ber die Listen den Zeitraum fest hier 2 Jahreab Monatsanfang der Erstellung Markieren Sie die Option Nach Ablauf der Bearbeitungsdaner automatisch archivieren Legen Sie den Archivbereich fest hier ARCHIV 10 Markieren Sie die Optio
112. Romma fest z B maximale Gr e und das Format Bestimmen Sie im Bereich Ve ior die Anzahl der Zeilen des Vektorfeldes Aktivieren Sie die Option Datenbankindex wenn ein Datenbankindex angelegt werden soll siehe auch Datenbankindex anlegen l schen oder erneuern Seite 3 17 Best tigen Sie die Eingabe mit einer der Schaltfl chen OK oder bernehmen Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 10 so oft bis Sie alle ben tigten Indexe angelegt haben Die Indexe werden nun unter dem eingetragenen Namen in die Liste aller verf gbaren Indexe eingef gt 3 22 Objekttypen anlegen und verwalten So legen Sie einen erweiterten Volltextindex an 1 Starten Sie die WMC 2 Wechseln Sie in den Ordner windream gt lt windream Server gt gt windream Administration gt Indexe gt Alle Indexe 3 W hlen Sie den Befehl Ne gt Erweiterter Volltext 4 Tragen Sie im Dialogfeld Eigenschaften von lt Indexname gt im Feld Name die Indexbezeichnung f r den Index ein siehe auch Abschnitt Eigenschaften eines Index ab Seite 3 13 5 Geben Sie im Feld Spate den Bezeichner des Index an unter dem dieser in der Datenbank angelegt werden soll 6 Best tigen Sie die Eingabe mit einer der Schaltfl chen OK oder bernehmen 7 Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 6 so oft bis Sie alle ben tigten Indexe angelegt haben Die Indexe werden nun unter dem eingetragenen Namen in die Liste aller verf gbaren Indexe einge
113. S k nnen sowohl im Rahmen der blichen ber die integrierte Vindows Suche als auch ber die windream Recherche Funktion windream durchgef hrt werden Die windream Recherche Funktion wird aus Suchfunktion dem Windows Startmen aufgerufen und erm glicht Suchen anhand der Dateigenschaften und der Volltexte der im DMS gespeicherten Dokumente Zugriff auf das DMS ber Internet oder Intranet Drei Schichten Modell Erweiterungen und windream eine Einf hrung Suche nach Dokumenten Recherche in Schnellsuche Inder Obiekiiyp Optionen windream Otay Bearbeiten Ansidk Hile Rechnung S Neues Office Dokumenk Las Offe Dokument ffnen Datum amp Programmzugriff und standardi u Y ndows Update nii Ta Y ndows Katalog EH vanzp a Programme AutrageNi Kurden ti D 1122334 Leteschint D Suchfunktion Dateiname Version Objekttyp Eifasser Erstelt 00000404846 doc 3 Rechnung Markus ustermann 12 01 2006 10 50 21 W Einkauf Rechnungen mann 11 01 2006 13 31 50 W Einkauf Rechnungen lustermann 11 01 2006 13 31 53 W Einkauf Rechnungen lustermann 11 01 2006 13 31 54 W Einkauf Rechnungen x en 3 EI Nach Dateien oder Ordnern Rechnung 00000ADABSS Bir T Rech ImiInternet Rechnung 00000404847 doc 1 Rechnung Markus Rechnung 00000404848 doc 1 hr Bp Mik Microsoft Outlook Rechnung 0000040
114. SULT Fehler 2147024809 hex 0x80070057 Das Programm WMStpCfg exe geht davon aus dass nur die windream Hauptgruppe i d R windream Benutzer und der windream Hauptbenutzer in der DCOM Konfiguration des DMS Service konfiguriert sind Sind dort noch zus tzliche Benutzer oder Gruppen eingetragen kann es auch NACH der Ausf hrung von WMStpCfg exe noch zu diesem Fehler kommen In diesem Fall ist dann die DCOM Konfiguration Befehl Start gt Ansf hren gt dcomenfg aufzurufen der windream DMS Service auszuw hlen und bei einer der Benutzer oder Gruppen im DMS Service ein H kchen beispielsweise die f r die Option Remote Aktivierung zu entfernen und wieder zu setzen Danach die Einstellungen mit OK speichern Hierdurch werden Microsoft interne Inkonsistenzen wieder entfernt Diese manuelle nderung ber die DCOM Konfiguration ist nur bei windream Versionen 3 6 0 14 oder h her m glich Bis windream 3 0 0 13 ist es notwendig dass VOR der Ausf hrung von WMStpCfg exe tats chlich ausschliesslich der windream Hauptbenutzer i d R windream und die windream Hauptgruppe in der DCOM Konfiguration des DMS Service eingetragen sind oder vorher die Zugriffs UND Startberechtigungen auf Standard zur ckgestellt werden Dann werden die notwendigen Einstellungen mit Hilfe von WMStpCfg exe auch korrekt gesetzt und der DMS Service startet korrekt Ein nachtr gliches Einf gen von weiteren Benutzern oder Gruppen ist dann ber die D
115. Sie den Nur Lesen Modus f r den betreffenden Server 1 Wechseln Sie vom Konsolenstamm in den Ordner windream 2 Markieren Sie den Eintrag f r den windream Server f r den der Nur Lesen Status aufgehoben werden soll z B lt Lokal gt DOKUTEST 3 W hlen Sie aus dem Kontextmen den Befehl Nur Lesen Modus beenden Information 1 Der Server ist wieder im Normalmadus beschreibbar Abbildung 3 81 Nur Lesen Modus des windream Servers beendet 3 192 Die windream Tools Die windream Tools ber den Ordner Windream Tools der Management Console k nnen gel schte Objekte Dokumente und Ordner wiederhergestellt oder endg ltig gel scht werden Des weiteren ist es m glich ber die windream Tools den Check Out Status von Dokumenten r ckg ngig zu machen oder gesperrte Dokumente wieder freizugeben Bearbeitungssperre aufheben Desweiteren k nnen Lizenzen durch Abmelden entsprechender Sessions wieder freigegeben werden BE In der windream Business Edition ist unter den windream Tools der Knoten Ereignisdienst f r die Konfiguration des windream Ereignisdienstes und die Abonnementverwaltung integriert Gel schte Objekte wiederherstellen Die Funktion zur Wiederherstellung gel schter Objekte ist vergleichbar mit dem Papierkorb des Windows Desktop Gel schte Objekte werden nicht unwiderruflich gel scht sondern zun chst im Papierkorb abgelegt Hinweis Bei der Wiederherstellung g
116. So bestimmen Sie die Administratorengruppe 1 Wechseln Sie vom Konsolenstamm der WMC in den Ordner windream gt lt windreamServer gt gt windream Administration gt Benntzer und Gruppen gt windream ffnen Sie den Ordner Alle Gruppen 3 Markieren Sie die Gruppe der Sie die Administrationsrechte vergeben m chten z B windream Administratoren W hlen Sie den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen 5 Markieren Sie das Kontrollk stchen Zugang Administration im Dialogfeld Eigenschaften von windream Administratoren 6 Speichern Sie die Einstellungen mit der Schaltfl che OK I Datei Aktion Ansicht Favoriten Fenster 8 x gt Ba E ale C Konsolenstamm Name Demine Mailadresse Kein Rechtetr ger Deaktivie EHP vindrem v J lt Lokal gt DOKUTEST Fi windream Dokumentation DOKUTEST 2 09 windream Administration P windream Produktmanagement DOKUTEST A Indexe Rwindream Test DOKUTEST 1 Auswahlisten ER windream Vertrieb I Objekttypen sel E Sprachen E E windream Speicher A Alle windream Speicher windream Administratoren E Abgleich durchf hren ree windream Benutzer Aus windream entfernen l windream Kontextmen Neues Fenster ERBE E Een xi el Benutzer und Gruppen Feen ame F windream E as gt Alle Benutzer Radts S Alle Gruppen _ rare Dokume Hilfe eci windream Produkt 17 Kein windream Rechtetr ger windream Test Di E
117. Systemeinstellungen in der windream Konfiguration finden Sie ausf hrlich beschrieben im Kapitel Systemeinstellungen Server der vorliegenden Dokumentation und in der Online Hilfe der Anwendung Wo finden Sie weiterf hrende Dokumentationen Die mitgelieferten Dokumentationen zur Anwendung k nnen Sie entweder von der Installations CD oder ber den Befehl Start gt Programme gt windream aufrufen Die Dokumentationen stehen als Online Hilfen und als PDF Dateien zur Verf gung die Sie bei Bedarf auch drucken k nnen Die Online Hilfe erreichen Sie auch direkt ber den Befehl Hz f aus dem windream Control Center Das windream Control Center 2 3 Das windream Control Center Das windream Control Center ist das Steuerungselement des DMS auf dem windream Server und den windream Arbeitsstationen Auf einem windream Client sind ber das Control Center die windream Komponenten auf der Arbeitsplatzebene zu erreichen beispielsweise das Starten und Beenden des VFS und des Indexierungsdienstes oder auch die windream Client Systemeinstellungen Sie finden die ausf hrliche Beschreibung in der windream Benutzerdokumentation Auf dem Server werden ber das windream Control Center die windream Systemeinstellungen und die windream Management Console aufgerufen Zudem k nnen Sie hier ber den windream Dienst Manager starten oder Sie k nnen einstellen dass das windream Control Center beim Systemstart automatisch gestartet wird windre
118. Trefferliste im rechten Konsolenfenster die Objekte die Sie wiederherstellen m chten 3 ffnen Sie das Kontextmen und w hlen Sie den Befehl Wiederherstellen 4 Geben Sie den Speicherort an in dem die ausgew hlten Objekte wieder hergestellt werden sollen Falls Sie einzelne Objekte zur Wiederherstellung ausw hlen k nnen Sie zus tzlich auch den Namen festlegen unter dem ein Objekt gespeichert werden soll Alternativ k nnen Sie Dokumente auch per Drag amp Drop im windream DMS Browser in der WMC wiederherstellen Dazu markieren Sie im Ordner windream gt windream Tools gt Wiederherstellung gt Gel schte Objekte die wiederherzustellenden Dokumente und ziehen sie in das gew nschte Verzeichnis im windream DMS Browser Objekte endg ltig l schen Neben der Funktion zur Wiederherstellung k nnen Objekte auch endg ltig gel scht werden Sie stehen dann nicht mehr zur Bearbeitung zur Verf gung 3 194 Die windream Tools So l schen Sie ein Objekt endg ltig aus dem Papierkorb 1 ffnen Sie in der windream Management Console den Ordner windream gt windream Tools gt W iederherstellung gt Gel schte Objekte Der Ordner Gel schte Objekte ist durch ein Papierkorb Symbol gekennzeichnet 2 Markieren Sie in der Trefferliste im rechten Konsolenfenster die Objekte die Sie endg ltig l schen m chten 3 ffnen Sie das Kontextmen und w hlen Sie den Befehl L schen um die markierten Objekte e
119. Typ zugeordneten windream Dateiablage Das Verzeichnis f r diese Dateiablage wird im Setup konfiguriert In den windream Objektspeichern verwaltet windream die mit dem windream Archiv archivierten Dokumente Ein windream Objektspeicher verweist auf einen Pool des windream Archivs Die m glichen Pools werden in der Administration des windream Objektspeicherdienstes windream Archiv konfiguriert Der Archivbereich eines Dokuments wird auf einen windream Objektspeicher konfiguriert wenn Archivierung ber ein windream Archiv erfolgt Ansonsten wird der Archivbereich eines Dokuments auf eine entsprechende windream Dateiablage konfiguriert Wenn Archivierungsfunktionen mit dem windream Archiv gew nscht sind muss der windream Objektspeicherdienst f r windream lizensiert und installiert werden Falls anstelle des windream Archivs andere Speichersysteme eingesetzt werden sind dort die erforderlichen Speicherbereiche zu konfigurieren die als windream Objektspeicher verwendet werden sollen Der Archivbereich eines Dokuments wird durch die Zuweisung eines dieser windream Objektspeicher dann auf diese Speicherbereiche konfiguriert windream Speicher neu anlegen oder bearbeiten Um die Einstellungen bestehender windream Speicher einzusehen und zu bearbeiten oder neue Speicher einzurichten wechseln Sie in der windream Management Console in den Ordner windream gt windream Administration gt windream Speicher gt Alle windr
120. ad angezeigt unter dem der Task Name abgelegt ist Zeitplan Auf der Registerkarte Zeztblan wird eingestellt wann und in welchen Zeitintervallen der windream Agent gestartet wird Der aktuelle Zeitplan wird auf der Registerkarte neben dem windream Symbol angezeigt Erweitert Nach einem Klick auf die Schaltfl che Erweitert wird das Dialogfeld Weitere Zeitplanoptionen angezeigt Hier k nnen zus tzliche Angaben zum Startdatum zum Enddatum und zum Wiederholungsintervall des geplanten Tasks eingetragen werden Wiederholungsintervall Nach Aktivierung des Kontrollk stchens Wiederholungsintervall wird der entsprechende Bereich der Registerkarte freigeschaltet Es k nnen anschlie end weitere Angaben zu den Intervallen eingetragen innerhalb derer der Task ausgef hrt wird Der windream Agent Einstellungen Auf der Registerkarte Einstellungen werden Angaben eingetragen die das Ende des geplanten Tasks die Leerlaufzeiten und die Energieverwaltung festlegen Protokolldatei Alle Prozesse die der windream Agent ausgef hrt hat werden in einer Protokolldatei unter dem Namen ArchiveAndDelete log gespeichert Diese Logdatei befindet sich standardm ig im Verzeichnis C Programme windream GmbH windream Reporting Die Logdatei beinhaltet neben der Auflistung aller durchgef hrten Prozesse eine Zusammenfassung der Ergebnisse in der auch eventuell aufgetretene Fehler protokolliert werden Aus diesem Grund ist es empfehlens
121. alt dargestellt werden soll Dann f gen Sie auf der Registerkarte Indexe des betreffenden Objekttyps ein statisches Textfeld an der Stelle ein an der der Textinhalt angezeigt werden soll Abschlie end ordnen Sie den Typindex diesem Textfeld zu Der Inhalt des Typindex wird dann auf der Registerkarte Indexe angezeigt So k nnen Sie nicht editierbare Indexmerkmale anzeigen 1 Wechseln Sie in der windream Management Console in den Ordner windream Administration gt Objekttypen gt Alle Dokumenttypen bzw in den Ordner windream Administration gt Objekttypen gt Alle Ordhnertypen 2 Doppelklicken Sie in der Liste aller Dokument Ordnertypen den Namen des Dokument Ordnertyps dessen Eigenschaften Sie ndern m chten Objekttypen anlegen und verwalten 3 55 ffnen Sie im Ordner Typindexe das Kontextmen und w hlen Sie den Befehl Neu gt Typindex W hlen Sie aus dem Dropdown Listenfeld Name im Dialogfeld Eigenschaften von Neu den Index aus dessen Inhalt angezeigt werden soll Best tigen Sie Ihre Eingaben in dem Dialogfeld mit OK bzw bernehmen 6 Klicken Sie auf den Eintrag Registerkarten im linken Fenster 7 Aktivieren Sie im rechten Fenster den Eintrag Indexe bzw Indexe n 11 Die Dialogfelder Eigenschaften von Indexe Palette und Eigenschaften Registerkarte an Position lt n gt werden angezeigt F gen Sie auf der Registerkarte Layout an der gew nschten Position ein statisc
122. am bernehmen oder beim Abgleich ber cksichtigen k nnen die auf den Dom nen eingerichtet sind die Sie in windream bernommen haben Auch Benutzer die Mitglieder der Gruppe aller windream Benutzer sind werden nur dann ber cksichtigt wenn die Dom nen auf denen die Konten eingerichtet sind vorab als windream Dom nen klassifiziert worden sind iojxj 18l x E C Konsolenstamm FA windrearn OJalle Gruppen 3 8 lt Lokal gt DOKUTEST J rganisationseinheiten m a atn un Indexe Auswahllisten SDjerztype Sprachen windream Speicher F Alle windream Speicher HEESE gt windream Kontextmen gt Benutzer und Gruppen jJ Sollen die ausgew hlten Dom nen zu windream hinzugef gt werden windream ACLs 9 09 windream Tools Ansicht gt MRAC A D enaa ieues Fenster 9 8 wDServer DOKUTEST2 HLS wDServerl W2k3x64 Neue Taskpadansicht Aktualisieren Liste exportieren Hilfe Abbildung 2 3 Dom nen hinzuf gen Zehn Schritte bis zur Inbetriebnahme von windream 2 11 4 Schritt Die Benutzer und Gruppen zu windream hinzuf gen Jetzt bernehmen Sie die Benutzergruppen deren Benutzer Zugriff auf windream erhalten sollen in die windream Benutzer und Gruppenverwaltung ber die Funktion Zu windream hinzufiigen unter windream gt lt windreamServer gt gt windream Administration gt Benutzer und Gruppen gt Netzwerkumgebung Siehe auch A
123. am Anwendung das heisst in dem Dialogfeld zur Eingabe Erfassung und Indexierung sowie bei der Suche von Dokumenten im DMS so dargestellt wie sie hier festgelegt werden Die Palette In der Palette werden die Funktionen und Befehle des Layout Editors f r die Festlegung von Art und Layout der Indexfelder eines Dokumenttyps als Symbol zur Verf gung gestellt Objekttypen anlegen und verwalten Ek 3 HE DU 10 A a Er Eu Cb B o E o S O eax ie E a 3 41 Abbildung 3 12 Palette zur Gestaltung und Erzeugung von Index bzw Datenfeldern Im folgenden sind die einzelnen Befehle zum Editieren und Anordnen der Dialogfeldelemente auf der Registerkarte Layout aufgef hrt Befehl in der Palette Befehl Ausw hlen Befehl Ades Markieren Befehl Ausschneiden Befehl Kopieren Befehl Einf gen Befehl L schen Befehl Eigenschaften Befehl Teszen Bemerkung F r die Auswahl einzelner Dialogfeldelemente auf der Registerkarte Layout Markiert die Dialogelemente in einem ausgew hlten Bereich auf der Registerkarte Layout f r das Verschieben oder Kopieren Schneidet die aktuell markierten Dialogfeldelemente aus z B f r das Einf gen an anderer Stelle auf der Registerkarte Layoun Kopiert zuvor markierte Dialogfeldelemente in die Zwischenablage F gt Dialogfeldelemente aus der Zwischenablage in die Registerkarte Layout ein L scht Dialogelem
124. am Control Center starten Das windream Control Center wird manuell mit dem Befehl Programme gt windream Control Center aus dem Windows S7ar Men aufgerufen Damit das windream Control Center automatisch bei jedem Systemstart gestartet wird muss die Option Automatisch starten aus dem Control Center aktiviert sein Konfiguration Management Console Dienst Manager Serverausw ahl H Automatisch starken Meuskark Beenden Hilfe ber Abbildung 2 1 windream Control Center windream Server w In der Taskleiste wird nach dem Start das windream Symbol angezeigt Mit einem Klick der rechten Maustaste auf das Symbol ffnen Sie das windream Control Center Konfiguration Management Console Dienst Manager Serverauswahl Automatisch starten Beenden Hilfe ber Das windream Control Center ber das windream Control Center f hren Sie folgende Befehle aus Aufruf der windream Systemkonfiguration auf dem windream Server Die detaillierte Beschreibung der einzelnen Einstellungen finden Sie im Kapitel Systemeinstellungen Server der vorliegenden Dokumenation ffnet die windream Management Console zur Administration des windream DMS Eine detaillierte Beschreibung der Funktionen finden Sie unter dem Thema windream Administration dieser Dokumentation Aufruf des windream Dienst Managers Die ausf hrliche Beschreibung finden Sie im Kapitel windream Dienst Manager der vorliegenden Dokumenation
125. an F r den Fall dass die Benutzer und Gruppenkonten auf einer Dom ne verwaltet werden und der windream Server auf einem separaten Rechner installiert ist der Mitglied der Dom ne ist melden Sie sich als Administrator auf der Dom ne an Die Gruppe aller windream Benutzer z B windream Benutzer haben Sie bereits ber das Setup bei der Benutzer und Gruppenkonfiguration festgelegt Das Setup richtet diese Gruppe anhand dieser Angaben in der Windows Benutzerverwaltung ein Hinweis Die Beschreibung der Benutzer und Gruppenadministration in der Windows Computerverwaltung ist nicht Bestandteil der vorliegenden Dokumentation Hinweise dazu finden Sie in den entsprechenden Microsoft Dokumentationen z B der Online Hilfe Beachten Sie dass nur diejenigen Benutzer die Mitglieder der Gruppe aller windream Benutzer sind berechtigt sind mit windream zu arbeiten Auch der Administrator muss Mitglied dieser Gruppe sein Abh ngig von der vorhandenen Systemarchitektur k nnen die Benutzer und Gruppen auch auf verschiedenen Rechnern Dom nen verwaltet werden so dass auch die Anpassungen in der Benutzer und Gruppenverwaltung des Betriebssystems unter Umst nden auf mehreren Rechnern erforderlich sind Zehn Schritte bis zur Inbetriebnahme von windream 2 9 2 Schritt Als windream Hauptbenutzer anmelden und die windream Management Console WMC starten Die weiteren Konfigurationen werden jetzt in der Administrationsfunktion von
126. anderen aktuellen Benutzers ersetzt werden z B Mike M ller Daraufhin werden alle Dokumente gefunden die von Mike M ller in Bearbeitung genommen wurden Hinweis zur Datensicherung Eine Sicherung der Daten des windream Laufwerks muss auf dem Server erfolgen da die Daten nicht auf dem Client abgelegt werden Es ist daher dringend davon abzuraten ber Backup Programme auf dem Client eine Datensicherung zu starten DMS Objekte lt sex F r die Freigabe von Lizenzen k nnen ausgew hlte Sessions abgemeldet werden Unter dem Knoten eines windream Servers ist daf r im Knoten der windream Tools der Knoten DMS Objekte integriert Konsolenstamm windream windream Server windream Tools DMS Objekte Session abmelden Im Ordner Sessions werden alle aktuellen Sessions f r DMS Objekte aufgelistet Um eine Session abzumelden markieren Sie den gew nschten Eintrag in der Liste ffnen Sie das Kontextmen und aktivieren Sie den Befehl Session abmelden Best tigen Sie die eingeblendete Sicherheitsabfrage mit Ja Die Session wird abgemeldet und die betraffende Lizenz freigegeben Best tigung E B x Beim Abmelden einer Session wird die genutzte Lizenz wieder frei Es k nnen won dieser Session dann keine weiteren Aktionen vorgenommen werden und noch eine evtl laufende Applikation die diese Session nutzt wird Fehler erhalten Soll die Session abgemeldet werden Abbildung 3 85 DMS Objekte Session abmelden 3 202
127. ang mit dem Befehl Wartungs Modus starten aus dem Kontextmen F r die Dauer der Reorganisation sind alle anderen Administrationsfunktionen nicht verf gbar die Ordner unterhalb des Ordners windream werden nicht angezeigt Zudem ist w hrend des Vorgangs von den Arbeitsstationen kein Zugriff auf windream m glich Ggf sind die angemeldeten windream Benutzer vor der Durchf hrung einer Reorganisation entsprechend zu informieren Die bestehenden Verbindungen m ssen beendet werden So starten Sie den Wartungs Modus 1 Wechseln Sie vom Konsolenstamm in den Ordner windream 3 188 Reorganisation der Benutzer und Gruppendaten 2 Markieren Sie den Eintrag f r den lokalen windream Server z B lt Lokal gt DOKUTEST 3 W hlen Sie aus dem Kontextmen den Befehl Wartungs Modus starten 4 Best tigen Sie die eingeblendete Sicherheitsabfrage mit der Schaltfl che Ja Der windream DMS Service wird beendet und anschlie end im Wartungs Modus erneut gestartet windream f hrt die f r die Reorganisation notwendigen Schritte durch z B das L schen der deaktivierten Gruppen oder der ACLs ohne aktive Mitglieder Die Zeit die dieser Vorgang beansprucht ist abh ngig vom Umfang der vorhandenen Daten in der Datenbank W hrend der Reorganisation kann die WMC auch geschlossen werden Nach der Reorganisation wird eine Meldung angezeigt die ber die Beendigung dieses Prozesses informiert Ai Windream Konsolen
128. arte Rechze aus den Objekteigenschaften eines Objekttyps in der windream Management Console verwaltet siehe Rechte auf Objekttyp ab Seite 3 34 Rechte auf Indizes Auswahllisten und windream Speicher Auf alle Elemente die zur Konfiguration eines Objekttyps ben tigt werden k nnen auch entsprechende Rechte vergeben werden So kann festgelegt werden welcher Anwender welche Indexe Auswahllisten und windream Speicher f r die Einrichtung eines Dokument oder Ordnerttyps verwenden darf Die windream Management Console WMC 3 5 Die Zugriffsrechte von windream Rechtetr gern auf Attribute Auswahllisten und windream Speicher werden ber die Registerkarte Rechte aus den Objekteigenschaften des jeweiligen Objekts in der windream Management Console verwaltet siehe Rechte auf Indexe ab Seite 3 22 Rechte auf Auswahllisten ab Seite 3 82 und Rechte auf windream Speicher ab Seite 3 115 Starten der windream Management Console Starten der windream Management Console Ansichtsoptionen anpassen Sie starten das Administrationsprogramm ber den Befehl Programme gt windream gt Management Console im Windows Start Men Alternativ dazu kann die Management Console auch ber das windream Control Center ge ffnet werden So starten Sie die windream Management Console 1 ffnen Sie das Windows S7art Men mit einem Klick auf das Start Symbol der Taskleiste 2 W hlen Sie im Men Programme den Eintrag Windream
129. arte ordnen Sie einem markierten Dialogfeldelement der Registerkarte Layont einen Typindex zu Eigenschaften Textfeld an Position 12 27 Indexe Eik Feld Index Auswahlliste Skript Mame il I Spalte szTex00 Typ Test Max Grobe ale Format l Max Zelen Yoltextzuchbar Y Yorbelegung Schreibgeschultet p P Einmal editierbar E Mu feld Y Abbildung 3 19 Dialogfeld Eigenschaften Registerkarte Index Objekttypen anlegen und verwalten 3 51 W hlen Sie aus dem Dropdown Listenfeld Name den Index aus der dem aktuellen Feld zugeordnet werden soll Die Eigenschaften des gew hlten Index werden angezeigt Die Angaben k nnen nicht ge ndert werden Die Eigenschaften die das Indexfeld beschreiben wie Spalte Typ Max Gr e und Zeilen werden bei der Festlegung der Indexe definiert siehe Abschnitt Indexe festlegen und verwalten ab Seite 3 11 Die Optionen Schreibgesch tzt Einmal editierbar und Muf feld legen Sie bei der Zuordnung der Typindexe zu einem Dokumenttyp fest siehe Abschnitt Typspezifische Indexe f r Dokumenttypen festlegen ab Seite Seite 3 36 Hinweis Wenn Sie auf der Registerkarte Layout Dialogfeldelemente Schaltfl chen Auswahllisten und andere Feldtypen festlegen ist es wichtig dass diese Typen mit den entsprechenden typspezifischen Indexen bereinstimmen N here Informationen ber die Auswahl von Feldtypen erhalten Sie im Abschnitt Die richtige Auswahl der
130. as Objekt einer Entit t ber die entsprechenden Auswahllisten aus die Sie ber die Schaltfl che ffnen Interne IDs des gew hlten windream Objekts Die windream Tools Untergeordnete Objekte einbeziehen Eigene Ereignisse ignorieren Ereignis Abonnent 3 205 Markieren Sie die Option wenn das Abonnement auch f r untergeordnete Objekte des gew hlten windream Objekts gelten soll beispielsweise f r die Unterordner eines Ordners Deaktivieren Sie die Option Eigene Ereignisse ignorieren nur dann wenn Sie auch benachrichtigt werden m chten wenn Sie selbst das Ereignis auf die gew hlten Objekte ausgel st haben Liste der Ereignisse In der Liste werden die Ereignisse angeboten die unter dem Knoten windream Server windream Tools Ereignisdienst Ereignisse f r den Freignisdienst aktiviert sind siehe Abschnitt Ereignisse der Abonnements verwalten Seite 3 207 Hier wird der Abonnent ein windream Benutzer oder eine windream Gruppe festgelegt Sie w hlen den Abonnenten aus der Liste der m glichen Benutzer und Gruppen die Sie ber die Schaltfl che ES ffnen Rechte eines Abonnements einsehen und ndern Sie k nnen die Rechte auf Abonnements f r Benutzer oder Benutzergruppen einschr nken Standardm ig sind keine Zugriffsrechte gesetzt Auf der Registerkarte Rechte werden die Rechtetr ger gelistet ber die Schaltfl che Hinguftigen ffnen Sie das Dialogfeld Benutzer und Gruppen hi
131. atei Pr fen ndern aus dem windream Programm Men k nnen das Programm WMShdw exe gestartet und die Einstellungen in windream vorgenommen werden F r alle weiteren Anpassungen beachten Sie bitte die Informationen zur nderung der Hauptbenutzerkennung im Dialogfeld Konfiguration windream FHauptbenutzer Anmeldung 4 58 Passwort des windream Hauptbenutzers pr fen und ndern X Konfiguration windream Hauptbenutzer Anmeldung x Anmeldungsdatei Aktuell benutzte Anmeldungsdaten PS PROGRA IN DRE Twundream WWindream p uf Infos zu Hauptbenutzer nderung erden die Daten des windream Hauptbenutzers geandert s0 mu dieser sowohl als Windows Benutzer mit diesem HNamen Paszwort als auch als windream Datenbankbenutzer SOL Oracle mit diesem Passwort und allen notwendigen Rechten eingerichtet zein Ihm mussen ausserdem die Berechtigung Windows Dienste zu starten sowie lokale Windows Administratorrechte gegeben werden us tzlich izt die Konfigurationen der wundream Dienste DLOM Systemsteuerung Dienste St rtart zu andern Die Berechtigungs Dienste DLOM Konfigurationen mussen Sie esplizt zus tzlich uber das Tool w rnstpefg exe Setup configuration tool vornehmen Fur den windream bjekspeicher Dienst wird der neue Benutzer allerdings automatisch autonsiert wenn der bjektspeicher Dienst auf diesem Computer lokal lauft Anmeldung Mame bzw DOMAINSM amel windrearm Heue Hauptbenutzerdaten Hame bzw DO
132. ation ESN win dre am C ontrol C ente r S Lizenzen C Verbindungen C Fiter C Allgemein C Treiber Meldungen Men Ein Ausgang Report S Verbindungen SJFiter SJVoltert S Allgemein Konfiguration Datenbank Management Console gt Server SQL Instanz RSS RETTET Konfiguration Dienst Manager Provider saLd LEDEB Server gt Name windream Indexierungsdienst gt YFS Dienst gt TCP Service windream Konfiguration v Automatisch starten biektspeic Beenden OB icher Nur Vorbelegung fur Management Lonsole Servername DOKUCLIENT Hilfe Administration Port CAE Verbindungsversuche DMS Dienst Datenbank Anzahl Versuche 1 m Windream Konsolenstamm windream windream Administration Verz gerung 10000 Millisek im Datei Aktion Ansicht Fenster Hierdurch sind wiederholte Anmeldungsversuche an die 2 windream Datenbank m glich wenn diese z B nach Reboot nicht sofort zur Verfiigung steht Abbrechen Hilfe 7 indream Speicher 2 in x sicher enutzer und Gruppen enutzer und Gruppen z 5 indream Tools iederherstelluni CheckOut aufheben windream Management Bearbeitungssperre aufheben DMS Objekte C WM C windream DMS Browser 0 ns 0 e 7 Objekte Abbildung 1 6 Konfiguration und Administrationsanwendungen Die windream Management Console WMC windream Management Console ist die Administrationsanwendung
133. atus gesetzt Status nicht gesetzt Alle selektierten Stati abgleichen Darf Dateityp nicht haben windream Kontextmen verwalten Liste der Stati Hier legen Sie die Stati fest die f r die Anzeige des Men punktes berpr ft werden sollen Angeboten werden die Stati in den sich ein windream Objekt befinden kann F r die einzelnen windream Standardmen punkte sind die erforderlichen Stati voreingestellt Ein Men punkt wird angezeigt wenn das Dokument den gew hlten Status die gew hlten Statuswerte hat Standardm ig ist Option aktiviert Ein Men punkt wird angezeigt wenn das Dokument den gew hlten Status die gew hlten Statuswerte nicht hat Markieren Sie diese Option wenn abh ngig von der Option Status gesetzt auf das Dokument alle Statuswerte zutreffen m ssen Option Status gesetzt aktiviert bzw das Dokument keinen der selektierten Stati haben darf Option Status nicht gesetzt aktiviert Wenn die Option Alk selektierten Stati berpr fen nicht aktiviert ist muss das Dokument abh ngig von der Option Status gesetzt bzw Status nicht gesetzt mindestens einen der gew hlten Statuswerte besitzen Option Status gesetzt aktiviert bzw darf das Dokument mindestens einen der selektierten Stati nicht haben Option Status nicht gesetzt aktiviert Liste der Dateitypen Hier k nnen Sie aus der Liste der angebotenen Dateitypen diejenigen ausw hlen die f r die Anzeige des Men punktes berpr ft
134. aus dem DMS gel scht werden Das L schen kann dann nur ber den entsprechenden Befehl aus dem windream DMS Browser ber die windream Management Console erfolgen So l schen Sie Dokumente aus dem DMS die nur ber Check Out zu bearbeiten sind 1 Starten Sie die windream Management Console ber den gleichnamigen Befehl aus dem Control Center 2 Wechseln Sie im windream DMS Browser in den Ordner in dem die zu l schenden Dokumente abgelegt sind 3 Markieren Sie die zu l schenden Dokumente und w hlen Sie den Befehl L schen aus dem Kontextmen oder der Symbolleiste 4 Best tigen Sie die eingeblendete Sicherheitsabfrage mit der Schaltfl che Ja um die Dokumente aus dem DMS zu entfernen Wiederherstellen von Dokumenten per Drag amp Drop Im DMS gel schte Objekte werden analog der Papierkorbfunktion des Windows Explorers zun chst nicht endg ltig aus windream gel scht sondern im Papierkorb Gel schte Objekte abgelegt Mit Hilfe der Funktion zur Wiederhetstellung aus den windream Tools der WMC k nnen diese Dokumente wiederhergestellt oder endg ltig aus dem DMS gel scht werden Das Wiederherstellen der Objekte erfolgt 3 216 Der windream DMS Browser entweder ber die Funktion Wiederherstellen aus dem Kontextmen oder per Drag amp Drop ber den windream DMS Browser So stellen Sie Dokumente per Drag amp Drop wieder her 1 Starten Sie die windream Management Console ber den gleichnamigen Befehl aus
135. ausschlie lich der Name f r diesen Dokumenttyp bestimmt und festgelegt ob der Objekttyp hierarchisches Speichermanagement unterst tzt Option HSM Unterst tzung Se Auf der Registerkarte Rechte k nnen Sie Anwendern Rechte auf den Dokumenttyp vergeben siehe auch Rechte auf Objekttyp ab Seite 3 34 Dokumenttypen l schen Dokumenttypen k nnen ber die WMC gel scht werden Dazu m ssen jedoch folgende Voraussetzungen bzw Bedingungen erf llt sein e Es d rfen sich keine Dokumente mehr im DMS bzw im windream Laufwerk befinden die dem zu l schenden Dokumenttyp zugeordnet sind Falls dies dennoch der Fall ist m ssen diese Dokumente zuvor entweder gel scht einem anderen Dokumenttyp zugeordnet oder au erhalb des windream Laufwerks gespeichert werden e Bereits gel schte Dokumente dieses Typs die aber ber die Wiederherstellungsfunktion der WMC noch wiederhergestellt werden k nnen m ssen endg ltig gel scht werden Es ist nicht m glich einen Dokumenttyp zu l schen so lange eine der genannten Bedingungen nicht erf llt ist Weitere Informationen zur Wiederherstellung bzw zum endg ltigen L schen von Dokumenten finden Sie unter dem Thema Die windream Tools ab Seite 3 192 So l schen Sie einen Dokumenttyp 1 Stellen Sie sicher dass dem zu l schenden Dokumenttyp keine Dokumente mehr zugeordnet sind 2 Falls erforderlich f hren Sie eine Suche nach gel schten Dokumenten in den w
136. b nehmen Ausf hrlich werden dann die Funktionen und Abl ufe f r die Konfiguration und Administration des Systems mit Hilfe der windream Management Console beschrieben Auch die verschiedenen Konfigurationseinstellungen Systemeinstellungen auf dem windream Server werden in einem Kapitel ausf hrlich dokumentiert In weiteren Kapiteln werden der windream Agent der windream Dienst Manager und weitere Administrations Funktionen z B System Monitoring Miniaturansichten f r Dokumente beschrieben Das vorliegende Dokument dient Ihnen als Hilfestellung bei der Konfiguration des Systems Dies sollte durch einen Systemadministrator erfolgen da zum einen Administratorrechte ben tigt und insbesondere auch Kenntnisse des Betriebssystems erforderlich sind und vorausgesetzt werden Die Adminstrationsanwendung windream Management Console basiert auf der Microsoft Management Console MMC Die Dokumentation der windream Management Console setzt daher Kenntnisse in der Handhabung der Microsoft Management Console MMC voraus Weitere Informationen zur MMC erhalten Sie in den entsprechenden Microsoft Dokumentationen Willkommen Hinweise zu weiterf hrenden Dokumentationen windream ist f r die grafische Benutzeroberfl che Windows konzipiert und auf der Basis der VFS Technologie in das Betriebssystem Microsoft Windows integriert worden Der Anwender sollte mit der Bedienung der eingesetzten Version des Betriebssystems vertraut sein Die Bes
137. bei der Indexierung von Dokumenten Sie erm glichen die Reduzierung von Eingaben auf eine vordefinierte Anzahl von Elementen einer Liste aus der ein Element ausgew hlt wird Eine Auswahlliste enth lt eine vom Administrator bestimmbare Anzahl von Elementen die in der laufenden Anwendung in einem Listenfeld angezeigt werden Eine Auswahlliste mit der Bezeichnung Vertragsart k nnte zum Beispiel die Elemente Mietvertrag Arbeitsvertrag Leasingvertrag enthalten Da Auswahllisten eine vordefinierte Anzahl von Listenelementen zur Verf gung stellen muss der gew hlte Feldtyp f r die Zuordnung einer Auswahlliste geeignet sein Wenn Sie bei der Gestaltung des Dialogfelds Eigenschaften von Indexe Registerkarte Layout zur Indexierung von Dokumenten eine Auswahlliste zuordnen m chten k nnen Sie die folgenden Dialogfeldelemente verwenden e Dropdown Kombinationsfeld e Dropdown Listenfeld Auswahllisten e Listenfeld e Gruppe von Optionsschaltfl chen e Gruppe von Kontrollk stchen oder e iste von Kontrollk stchen Auswahllisten k nnen abh ngig vom Inhalt f r jeden Datentyp generiert werden z B Text Zahl Bool Datum Bei der Zuordnung der Auswahllisten zu den entsprechenden Indexfeldern eines Objekttyps ist zu beachten dass der Datentyp des Indexfeldes mit dem der Auswahlliste bereinstimmen muss Ein Dropdown Kombinationsfeld gestattet im Gegensatz zu den anderen Feldern auch die freie Eingabe ei
138. beim Abgleich verwenden 3 173 Dialogfeld Eigenschaften Zugang w2p2 3 179 Kontextmen All Tasks 3 179 Verwaltung der Access Control Lists 3 182 Alle Access Control Lists 3 182 Eigenschaften ACL 3 185 ACL Statistiken 3 185 Reorganisation durchgef hrt 3 188 Wartungs Modus beendet 3 189 Nur Lesen Modus f r den windream Server aktivieren 3 190 windream Server im Nur Lesen Modus 3 191 Nur Lesen Modus des windream Servers beendet 3 191 Dialogfeld zur Eingabe von Suchkriterien bei der Suche nach gel schten Objekten 3 195 Abbildung 3 83 Dialogfeld zur Eingabe von Suchkriterien bei der Suche nach ausgecheckten Objekten 3 198 Abbildung 3 84 Dialogfeld zur Eingabe von Suchkriterien bei der Suche nach gesperrten Objekten 3 200 Abbildung 3 85 Abbildung 3 86 Abbildung 3 87 Abbildung 3 88 DMS Objekte Session abmelden 3 201 Liste der Abonnements in der windream Management Console 3 203 Eigenschaften eines Abonnements 3 204 Neues Abonnement f r ein windream Objekt 3 206 Abbildung 4 1 windream Konfiguration 4 2 Abbildung 4 2 Abbildung 4 3 Abbildung 4 4 Abbildung 4 5 Abbildung 4 6 Abbildung 4 7 Abbildung 4 8 Abbildung 4 9 windream Konfiguration Verbindungen 4 4 windream Konfiguration Filter 4 7 Dateifilter 4 10 Keine Wiederherstellung f r Dateitypen 4 12 Prozesse ausschlie en 4 14 Dateitypen f r die der Volltext erstellt werden soll 4 17 windream Konfiguration Vollt
139. beitsweise nicht zu ndern einzig das Dialogfeld zur Indexierung beim Speichern muss zus tzlich ausgef llt werden gt Auch das restriktive Arbeiten mit Dokumentvorlagen ist m glich um z B zu gew hrleisten dass Dokumente im DMS in einer bestimmten Ablage Ordner gespeichert werden windream kommt ohne eigene Oberfl che aus Der Windows Explorer bzw Windows selbst dienen als Oberfl che f r das Dokumenten Management System Dadurch wird eine volle Unterst tzung aller unter Windows verf gbaren Mechanismen gew hrleistet z B Drag amp Drop Funktionen Verkn pfungen erstellen Die Recherchefunktionen sind direkt in die Suchdialoge des Betriebssystems eingebunden windream ist ein offenes skalierbares System windream ist so einfach dass ein versierter Anwender die Anpassungen selber vornehmen kann Diese hohe Flexibilit t erm glicht auch zuk nftig das Erfassen von neuen Dokumentarten wie Audio Dateien Mitschnitte von Kundenanrufen Voice Mails multimediale Nachrichten von Maschinen produzierte Zustandsprotokolle usw Die Informationen unterschiedlicher Herkunft die inhaltlich in Beziehung zueinander stehen werden in Mappen zusammengefasst Durch die Verwendung von Links k nnen die Dokumente auf unterschiedlichen Servern lokalisiert werden die im Intranet bzw Internet verteilt sind Individuelle Anpassungen sind durch die Verwendung von Skripten m glich Diese Anpassungen k nnen u a sein
140. bschnitt Benutzer und Gruppen zu windream hinzuf gen im Kapitel windream Administration Die Gruppen werden in die Benutzer und Gruppenverwaltung von windream bernommen m Windream Konsolenstamm windream lt Lokal gt DOKUTEST windream Administration Benutzer und Gruppen Netzwerkumgebung Dt fal x Im Datei Aktion Ansicht Favoriten Fenster a a x e SE C Konsolenstamm ev windream lt Lokal gt DOKUTEST windream Administration Indexe Auswahllisten Objekttypen Sprachen windream Speicher A Alle windream Speicher windream Kontextmen Name Dome mindream fi Administratoren DOKUTEST f Benutzer DOKUTEST fZ Distributed COM Benutzer DOKUTEST RDruck Operatoren DOKUTEST ER G ste DOKUTEST RHauptbenutzer DOKUTEST Leistungsprotokollbenutzer DOKUTEST reti Netzwerkkonfigurations Operatoren DOKUTEST 1 l 1 l 12 Benutzer und Gruppen PRemotedesktopbenutzer DOKUTEST Pl windream TReplikations Operator DOKUTEST Alle Benutzer f Sicherungs Operatoren DOKUTEST Alle Gruppen Systemmonitorbenutzer DOKUTEST Alle Dom nen ER Hilfedienstgruppe DOKUTEST Netzwerkumgebung R s_wrs DOKUTEST DOKUTEST windream Telnetclients DOKUTEST Alle Gruppen am Dokumentation Zu windream hinzuf gen
141. che Einstellungen jetzt aktivieren auf der Registerkarte Meldungen 3 Der Objekttyp Annotation muss aus der Datei Annotation xml in windream mit Hilfe der windream Management Console importiert werden alternativ kann der Objekttyp auch manuell erstellt werden s unten Wie Sie einen Objekttyp importieren finden Sie in Kapitel windream Administration unter Objekttypen exportieren und importieren detailliert beschrieben Manuelle Konfiguration eines Objekttyps f r Annotationen Es ist m glich einen anderen als den standardm ig vorgegebenen Objekttyp f r die Annotationen anzulegen und zu konfigurieren Falls ein anderer Objekttyp gew hlt wird so muss dieser zun chst in der windream Management Console mit den folgenden Indexen eingerichtet werden Typ Geinder __ deeChangedTime Einstellungen f r die Verwaltung der Annotationen Manueller Volltext Inge autom za o Inge fates za o ftManualFulltext 9 15 Volltext Inge augen za o Inge aut za fo Besoa avtegn za o Inge augen Jaa o Inge aut za o Inge aut za o Inge aut ran o Tabelle 5 1 Objekttypspezifische Indexe des Objekttyps f r Annotationen Ai Windream Konsolenstamm windream lt Lokal gt DOKUTEST windream Administration Objekttypen Alle Dokumenttypen ah Datei Aktion Ansicht Fenster gt Baer iR 2 C Konsolenstamm E E Alle Dokumenttypen szT
142. che L schen f r die Liste deren Eintrag gel scht werden soll T Hinweis Die nderungen werden erst wirksam wenn Sie das Dialogfeld Listen bearbeiten schlie en und die vorgenommenen nderungen in den windream Konfigurationen mit einer der Schaltfl chen OK oder bernehmen aus dem Dialogfeld windream Konfiguration sichern Wiederherstellung gel schter Dokumente Mit der Wiederherstellungsfunktion Recovery Tool aus der windream Management Console WMC k nnen Dokumente die an den einzelnen Arbeitsstationen aus dem windream Laufwerk gel scht wurden wiederhergestellt werden Die Funktion ist vergleichbar mit dem Papierkorb des Windows Desktop d h gel schte Dokumente werden nicht sofort unwiderruflich gel scht sondern zun chst in der Datenbank auf dem Server gespeichert Papierkorb der WMC Der zust ndige Systemadministrator kann die dort abgelegten Dokumente endg ltig l schen oder wiederherstellen d h diese Dokumente werden wieder an ihrem urspr nglichen Speicherort abgelegt Die f r die Wiederherstellungsfunktion ben tigten Informationen werden grunds tzlich f r gel schte Dateien Dokumente aller Dateitypen und bei bestimmten Prozessen siehe auch Zwischenspeicherung f r Indexe auch beim Umbennen von Dateien gespeichert um einen Verlust von Index Informationen zu verhindern Aufgrund von Besonderheiten der Windows Anwendungen beim Bearbeiten von Dokumenten ist es notwendig bestimmte
143. che aktuell als Standardsprache verwendet wird In der Spalte Ina amp r v sind die inaktiven Sprachen mit einem X gekennzeichnet Mit den entsprechenden Funktionen aus dem Kontextmen k nnen Sie sich die Eigenschaften zu einer Sprache anzeigen lassen oder auch die Standardsprache festlegen NLS Unterst tzung Eigenschaften von Englisch Allgemein Spracheinstellungen Sprachen Mame Englisch Sprach ID E Aktuelle Benutzer Sprach ID 1031 Sprachoptionen M Standardeprache I Inaktive I 4 Initialisieren Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 3 28 Eigenschaften einer Sprache Eine neue Sprache einf gen ber den Befehl New gt Sprache aus dem Kontextmen auf dem Ordner Alle Sprachen f gen Sie eine neue Sprache ein 3 92 NLS Unterst tzung Eigenschaften von Neu e x Allgemein Spracheinstellungen Sprachen Mame Englisch Sprach ID fs Aktuelle Benutzer Sprach ID 1031 Sprachoptionen 1 Standardsprache W Inaktive Canan Initialisieren Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 3 29 WMC Neue Sprache Spracheinstellungen In der Auswahlliste Sprachen werden die m glichen Sprachen zur Auswahl angeboten Nach der Auswahl werden die Felder Name und Sprach ID vorbelegt Die Eingaben k nnen Sie ndern Das Feld Name enth lt den Namen unter dem die Sprache in der WMC unter dem Knoten Sprachen erscheint ber die Sprach ID wird
144. chnissen die Miniaturdateien gespeichert werden sollen Miniaturansichten f r Dokumente z B w System WMThumbs Unterhalb dieses Ordners erstellt windream eine Verzeichnisstruktur von 10 000 Unterordnern 100 x 100 mit folgender Struktur lt Hauptverzeichnis der Miniaturdatelen gt 00 00 99 99 Konfiguration des Dienstes auf dem windream Server Bei der Konfiguration des Dienstes sind folgende Schritte auszuf hren 1 Vor dem Generieren von Miniaturen ist zun chst das Hauptverzeichnis im windream Laufwerk zu erstellen in dessen Unterordnern die Miniaturdateien gespeichert werden sollen Standard System WMThumbs Dieses Verzeichnis wird sp ter die Unterordner f r die Ablage der Miniaturen enthalten 2 Das Hauptverzeichnis f r die Speicherung der Miniaturen muss mit dem Attribut Versteckt versehen werden 3 Falls weitere Benutzer Miniaturen generieren sollen so muss f r diese Benutzer das Schreibrecht gesetzt sein Andernfalls wird das Schreibrecht nur f r den windream Hauptbenutzer gesetzt alle anderen Anwender erhalten nur das Leserecht 4 Der Objekttyp Thumbnail muss aus der Datei Thumbnail xml in windream importiert werden alternativ manuelle Erstellung s unten Manuelle Konfiguration eines Objekttyps f r Miniaturdateien Es ist m glich einen anderen als den standardm ig vorgegebenen Objekttyp f r die Miniatur Dateien anzulegen und zu konfigurieren Falls ein anderer Objekttyp
145. chreibung von Windows ist nicht Bestandteil dieses Handbuchs Sie finden Informationen zu Windows in den entsprechenden Dokumentationen von Microsoft windream Dokumentationen und Online Hilfen Ausf hrliche Beschreibungen der Systemvoraussetzungen der Installation und Konfiguration des windream Servers und des windream Clients finden Sie in den entsprechenden Dokumentationen von windream auf der Installations CD z B windream Serverinstallation und windream Clientinstallation Die detaillierten Beschreibungen der Bedienung des windream Dokumenten Management Systems sowie der verschiedenen Abl ufe zur Erfassung Indizierung Speicherung und Recherche von Dokumenten finden Sie in der Benutzerdokumentation von windream und in der Online Hilfe der Anwendung Die Verzeichnisse der Server und Client Installation auf der Installations CD enthalten die HTML Datei Readme htm Diese Datei erm glicht den einfachen Zugriff auf die mitgelieferten windream Dokumentationen Zudem werden die Dokumentationen bei der Installation im Programmordner von windream installiert so dass Sie die Dokumentationen auch ber den Befehl Start gt Programme gt windream aufrufen k nnen Die Dokumentationen stehen als Online Hilfen und als PDF Dateien zur Verf gung die Sie bei Bedarf auch drucken k nnen Die Online Hilfe erreichen Sie auch direkt ber den Befehl Hz fe aus dem windream Control Center windream eine Einf hrung 1 3 windream ein
146. chten Dabei ist zu beachten dass nach nderungen der Gruppenzugeh rigkeiten auf Betriebsystemebene der Cache mindestens einmalig neu gef llt werden muss wenn Sie den Cache anschlie end bei der Aktualisierung der Benutzer und Gruppendaten in windream verwenden wollen Untergeordnete Gruppen bernehmen Beim Abgleich von Gruppen k nnen Sie w hlen ob der Abgleich auch auf untergeordnete Gruppen angewendet werden soll Kontrollk stchen Unzergeordnete Gruppen bernehmen 3 174 Benutzer und Gruppen verwalten Benutzer und Gruppen aus windream entfernen Um Benutzern und Benutzergruppen den Zugriff auf windream zu entziehen m ssen die betreffenden Gruppen aus der Benutzer und Gruppenverwaltung von windream entfernt werden ber die WMC k nnen Sie aus der windream Benutzer und Gruppenverwaltung keine Benutzer sondern nur Gruppen entfernen Wenn Sie windream Gruppen entfernen werden die Gruppen und deren Mitglieder zun chst deaktiviert und durch die Symbole fE bzw sowie den Eintrag X in der Spalte Deaktiviert gekennzeichnet Aus der windream Datenbank gel scht werden deaktivierte Gruppen erst ber die Funktion der Reorganisation des Systems durch einen zust ndigen Systemadministrator Deaktivierten Benutzern und Gruppen stehen die Funktionen aus dem Kontextmen nur eingeschr nkt zur Verf gung Um eine deaktivierte Gruppe wieder f r windream zu autotisieren m ssen Sie die betreffende Gru
147. ck auf bernehmen bzw OK Das Abonnement wird in der Liste der Abonnements angezeigt Eigenschaften von Abonnement Neu i x Allgemein Entit t Choicekit 0 Ffad N ame Projektliste ID 7 D atenbank ID 42 Untergeordnete Objekte einbeziehen Ereignis NEw Abonnent DoKuT EST windrear Admiristratoren a Ok Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 3 88 Neues Abonnement f r ein windream Objekt Die windream Tools 3 207 Ereignisse der Abonnements verwalten Unterhalb des Knoten windream Server windream Tools Ereignisdienst Ereignisse werden die Ereignisse des windream Ereignisdienstes aufgelistet und k nnen hier f r den Dienst aktiviert bzw deaktiviert werden Standardm ig sind alle Ereignisse aktiviert und k nnen so f r das Abonnieren von Objekten an den Arbeitstationen verwendet werden Deaktivieren Sie die Ereignisse f r die Anwender keine Abonnements erstellen sollen Aktivieren bzw Deaktivieren von Ereignissen Markieren Sie die Ereignisse in der Liste die Sie deaktivieren aktivieren m chten W hlen Sie den Befehl Deaktivieren bzw Aktivieren aus dem Kontextmen Der Eintrag in der Spalte S7atus ndert sich f r die bearbeiteten Eintr ge in der Liste von Aktiviert in Deaktiviert und umgekehrt Tabelle 3 13 Ereignisse des windream Ereignisdienstes Entit ten der Abonnements verwalten Unterhalb des Knoten windream Server windream Tools Ereignisd
148. dem Control Center 2 ffnen Sie den Ordner windream gt windream Tools gt Wiederherstellung gt Gel schte Objekte 3 Markieren Sie in im rechten Konsolenfenster die Objekte die Sie wiederherstellen m chten 4 Ziehen sie die ausgew hlten Objekte in das gew nschte Verzeichnis im windream DMS Browser Archivierte Dokumente oder Vorversionen verschieben Archivierte Dokumente oder Vorversionen k nnen im windream DMS Browser verschoben werden Einzelne Dokumente verschieben Sie per Drag amp Drop Mehrere Dokumente werden mit Hilfe der Befehle Ausschneiden und Einf gen verschoben So verschieben Sie archivierte Dokumente 1 Starten Sie die windream Management Console ber den gleichnamigen Befehl aus dem Control Center 2 Wechseln Sie im windream DMS Browser in den Ordner in dem die archivierten Dokumente abgelegt sind die Sie verschieben m chten 3 Markieren Sie die zu verschiebenden Dokumente und verschieben Sie diese ber die Befehle Ausschneiden und Einf gen aus dem Kontextmen oder der Symbolleiste in das gew nschte Verzeichnis Alternativ verschieben Sie einzelne Dokumente per Drag amp Drop vom Quell in das gew nschte Zielverzeichnis So verschieben Sie Vorversionen von Dokumenten 1 Starten Sie die windream Management Console ber den gleichnamigen Befehl aus dem Control Center 2 Wechseln Sie im windream DMS Browser in den Ordner in dem die Vorversionen abgelegt sind die Sie ver
149. dem Dialogfeld Eigenschaften von Neu Im Bereich Index wird der typspezische Index ausgew hlt und dessen Eigenschaften werden hier angezeigt Im Bereich Typindex k nnen Sie bestimmen ob das Feld schreibgesch tzt oder nur einmalig zu beschreiben ist oder ob eine Eingabe in diesem Feld zwingend erforderlich sein soll Desweiteren k nnen Sie eine Vorbelegung f r das Feld festlegen die standardm ig angezeigt wird wenn das Dialogfeld von windream zur Erfassung bzw Indexierung von Dokumenten Objekttypen anlegen und verwalten 3 37 ge ffnet wird Die Art der Vorbelegung ist abh ngig vom Datentyp des gew hlten Index Eigenschaften von Neu 2 xj Allgemein Mas Gro e Format Mas Zeilen Yolltestzuchbar Trpinder Schreibgeschutzt Einmal editierb r Mlu feld Yorbelegung Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 3 10 Das Dialogfeld Eigenschaften zur Festlegung eines neuen Typindexes Das Dropdown Listenfeld Name im Dialogfeld Eigenschaften von Neu enth lt eine Liste aller typspezifischen System und globalen Indexe die einem Objekttyp zugewiesen werden k nnen So legen Sie einen neuen Typindex an 1 ffnen Sie im Verzeichnis aller Dokumenttypen den Ordner der den Namen des neu angelegten Dokumenttyps tr gt 2 ffnen Sie im Ordner Typindexe das Kontextmen und w hlen Sie den Befehl Neu gt Typindex 3 ffnen Sie das Dropdown Listenfeld Name in dem Dialogfeld Eigenschaften
150. den von denen im Windows Explorer abweichen Wenn Sie Objekte innerhalb des windream DMS Browsers kopieren und an anderer Stelle wieder einf gen Befehle Kopieren Einf gen werden nicht nur die Dokumentinhalte sondern auch die zugewiesenen Indexmerkmale Objekttyp inklusive objekttypspezifischer Indexe kopiert Es k nnen nur Dokumente kopiert werden denen bereits ein Objekttyp zugewiesen wurde Der windream DMS Browser 3 215 Mit dem Befehl L schen lassen sich zudem Objekte l schen die im Windows Explorer nicht gel scht werden k nnen Dokumente die nur ber einen Check Out Vorgang zu bearbeiten sind Desweiteren besteht die M glichkeit Dokumente per Drag amp Drop wiederherszustellen Mit Hilfe der Befehle Ausschneiden und Einf gen oder auch per Drag amp Drop k nnen auch bereits archivierte Dokumente oder Vorversionen von Dokumenten innerhalb des DMS verschoben werden Dokumente l schen die ausschlie lich ber Check Out zu bearbeiten sind Bei der Definition der Objekttypen in der WMC durch den zust ndigen Systemadministrator kann f r Dokumenttypen festgelegt werden dass eine Bearbeitung der entsprechenden Dokumente ausschlie lich ber die Check Out Funktion m glich ist Dokumente denen bei der Indexierung ein solcher Typ zugewiesen wurde k nnen dann nur ge ndert werden wenn sie zur Bearbeitung ausgecheckt werden Dokumente dieses Typs k nnen ber den Windows Explorer nicht
151. den windream Arbeitsstationen im Windows Explorer als Netzlaufwerke unter verschiedenen Laufwerksbuchstaben dargestellt F r jeden in der Systemumgebung konfigurierten windream Server existiert in der Baumansicht der windream Management Console ein eigener Knoten Darunter sind die Administrationsfunktionen zur Verwaltung des jeweiligen windream Dokumenten Management Systems zu erreichen Hinweis In der windream Management Console existiert f r einen Server nur dann ein eigener Verwaltungsbereich wenn in den windream Alias Einstellungen windream Serverauswahl aus dem windream Control Center eine entsprechende Verbindung konfiguriert und dieser Verbindung das Modul Management Console zugeordnet ist Sie erreichen die windream Alias Einstellungen auch ber den Befehl Serverliste verwalten aus dem Kontextmen des Root Eintrags windream in der Baumansicht der windream Management Console Auf den windream Arbeitsstationen kann eine Suche im Datenbestand eines einzelnen ausgew hlten Servers durchgef hrt werden Die simultane Ausf hrung von Suchabfragen auf mehreren windream Servern wird nicht unterst tzt Dar ber hinaus ist der Indexierungsdienst bei der Erfassung von Dokumenten im windream Dokumenten Management System f r bestimmte Server aktivierbar Die lokalen und globalen Systemeinstellungen in der windream Konfiguration werden abh ngig von dem jeweils aktuell eingestellten Server verwaltet Die windream Managemen
152. der nderung des Bin robjekts Dokumentinhalts evtl vorhandener Volltext gel scht Der Volltext wird gel scht sobald das Bin robjekt der Inhalt des Dokuments ge ndert wird und f r das Dokument kein neuer Volltext generiert werden soll kein Eintrag f r den Dateityp des Dokuments im Dateifilter f r die Volltexterstellung Der Volltext wird erneut generiert wenn sich das Bin robjekt selbst oder der Name des Bin robjekts ge ndert hat und wenn f r den neuen Namen Volltext erzeugt werden soll Eintrag des Dateityps im Dateifilter f r die Volltexterstellung Volltexterstellung auf mehreren windream Servern Es besteht die M glichkeit den windream Volltext Indexierungsdienst auf verschiedenen windream Servern zu installieren wobei auf jedem der Server eine einzelne Art der Extraktion vorgenommen werden kann Z B auf dem einen nur Standard Volltext und auf dem anderen nur OCR Hierzu ist auf dem zweiten Server der jetzt AUSSCHLIESSLICH zur Volltext Erstellung genutzt werden kann eine windream Serverinstallation ohne Datenbankkomponenten vorzunehmen dann dort in der DCOM Einstellung des DMS Service den Remote Servernamen auf den ersten DMS Server umzustellen sodass der Volltext Service ebenfalls auf den ersten DMS Server zugreift Alle windream Dienste bis auf den Volltext Service sind auf dem zweiten Server selbstverst ndlich zu deaktivieren Auf dem ersten Server sind dann in den Filter Optionen Volltext Erstellung
153. der Registerkarte Layout verschiedene Befehle ausf hren Um Befehle ber das Kontextmen auszuf hren klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen freien Bereich der Registerkarte Layout oder auf ein markiertes Dialogfeldelement um die Eigenschaften des entsprechenden Feldes zu ver ndern Sie k nnen folgende Aktionen ausf hren Neue Registerkarte F gt eine weitere Indexseite ein Sie k nnen einf gen die typspezifischen Indexfelder auf mehreren Registerkarten anordnen Registerkarten Indexe Indexe 1 bis Indexe n Registerkarte nach Verschiebt die aktuell markierte Registerkarte rechts links um eine Position nach rechts oder links verschieben Element einf gen ffnet ein Untermen aus dem Sie ein Element ausw hlen das eingef gt werden soll Ausschneiden Schneidet auf der Registerkarte Layout markierte Felder aus Kopieren Kopiert markierte Elemente in die Zwischenablage Einf gen F gt markierte Elemente aus der Zwischenablage ein L schen L scht markierte Elemente von der Registerkarte 3 58 Objekttypen anlegen und verwalten Beschriftung Weist zwei markierten Dialogfeldelementen zuordnen Textfeld f r Bezeichnung und zugeh riges Datenfeld eine Beschriftung zu Daf r werden ein Anzeigefeld und das zugeh rige Dialogfeldelement z B ein Textfeld markiert ber den Befehl Beschriftung zuordnen generiert windream aus dem Inhalt des Titelfeldes des Anzeigefeldes einen Bez
154. der Gruppen in windream 6 windream Administration amp Anzahl der Benutzer in windream 9 B Indexe j G Anzahl aller Dokumente in windream 380 F an G Anzahl aller Ordner in windream 107 s e h G Anzahl der ACLs in windream 5 rachen p A D Anzahl der ACLs ohne zugewiesene Dokumente 1 windream Speicher po T 2 n G Anzahl der ACLs ohne aktive Mitglieder 0 windream Kontextmen hid an Benutzer und Gruppen S Anzahl der mehrfach vorhandenen ACLs 0 4 ACLs G3 Alle ACLs 2 ACL Statistiken windream Tools amp windream DMS Browser HB wDServer DOKUTEST2 9 Objekt e Abbildung 3 76 ACL Statistiken 3 186 ACLs verwalten Die angezeigte Statistik k nnen Sie ber den Befehl Lzsze exportieren aus dem Kontextmen als CSV Datei speichern Wenn diese Statistik in regelm igen Abst nden gespeichert wird l t sich aus diesen CSV Dateien mit MS Excel eine ACL Statistik generieren anhand derer Sie die Entwicklung der Daten in Abh ngigkeit von Benutzer und Gruppenanzahl Anzahl von Objekten und ACLs auswerten k nnen Reorganisation der Benutzer und Gruppendaten 3 187 Reorganisation der Benutzer und Gruppendaten Mit der Funktion der Wartung der windream Datenbank bietet windream die M glichkeit zur automatischen Reorganisation der Benutzer und Gruppendaten Dabei werden zuvor in der WMC deaktivierte Gruppen aus der windream Datenbank gel scht Zudem w
155. der Management Console in den Ordner windream Administration gt Sprachen gt Alle Sprachen 2 Markieren Sie die Sprache f r die Sie die bersetzungen bearbeiten m chten 3 Markieren Sie den Schl sselwert f r den Sie die bersetzung eingeben m chten 4 W hlen Sie den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen Das Fenster Eigenschaften von lt Objekt gt mit der Registerkarte Allgemein wird ge ffnet Legen Sie ber die Auswahlliste Obje r die Art des Objekts fest ndern Sie ggf den Schl sselwert im gleichnamigen Feld Geben Sie im Feld bersetzung die bersetzung ein Legen Sie fest ob der Eintrag als bersetzt markiert werden soll von oa wu Im Feld Bemerkung k nnen Sie optional einen Text eingeben 10 Best tigen Sie die Eingaben mit bernehmen bzw OK Neuen Schl sselwert f r eine Sprache einf gen Es ist auch m glich neue Eintr ge Schl sselwerte f r eine Sprache zu definieren S So k nnen auch bersetzungen von Elementen sprachenabh ngig verwaltet werden bei denen es sich nicht um windream Oberfl chenelemente Inhalte der CSV Dateien oder Bezeichnern von Indexen Objekttypen und Objekttypfeldern handelt Dies k nnen beliebige Elemente sein die beispielsweise von Skripten verwendet werden NLS Unterst tzung 3 99 Eigenschaften ron Neu xj Allgemein Sprache D eutsch bersetzungseinstellungen Objekt Undefiniert Z Schlusselwert
156. der manuell an die neue Regel angepa t werden m ssen oder weiterhin der urspr nglichen Regel unterliegen Einstellungen auf der Registerkarte Lebenszyklus Auf der Registerkarte Lebenszyklus werden alle Einstellungen vorgenommen die den Bearbeitungs und den Archivierungszeitraum von Dokumenten eines bestimmten Typs betreffen Hinweis f r die windream SBE Version ohne SBX Funktionen Falls Sie die SBE Version von windream ohne die zus tzlichen SBX Funktionen erworben haben sind alle Felder der Registerkarte Lebenszyklus ausgegraut Es k nnen dann nur die Kontrollk stchen Nach Typzuordnung sofort archivieren und Ohne Indexdaten aktiviert bzw deaktiviert werden Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen um die sofortige bergabe eines Dokuments an das Archiv zu bewirken Die bergabe erfolgt unmittelbar nach der Indexierung des Dokuments und der damit verbundenen Zuweisung eines Dokumenttyps Das Dokument kann anschlie end nicht mehr bearbeitet werden Beachten Sie dass bei der Aktivierung des Kontrollk stchens ein Archivbereich Speicher f r archivierte Dokumente definiert sein muss damit die Dokumente in dem festgelegten Speicher archiviert werden k nnen Der Archivbereich kann auf einen windream Speicher im Dateisystem windream Dateiablage oder einen Speicherbereich im windream Archivsystem windream Objektspeicher Pool konfiguriert sein Voraussetzung f r die Archivierung in einem windream Archiv ist dass das wind
157. der manuell oder ber die Schaltfl che ein 3 196 Die windream Tools Der Wert aktueller Benutzer kann dar ber hinaus durch den realen Namen eines anderen aktuellen Benutzers ersetzt werden z B Mike M ller Daraufhin werden alle Dokumente gefunden die von Mike M ller gel scht wurden Check Out aufheben und nach ausgecheckten Dokumenten suchen sex Ab der SBX Version bietet windream die M glichkeit Dokumente auf einen lokalen Datentr ger auszuchecken und sie nach der Bearbeitung wieder in das DMS Laufwerk einzuchecken Gleichzeitig wird dem Administrator mit dieser Funktion die M glichkeit gegeben einen Check Out Proze r ckg ngig zu machen oder nach Dokumenten zu suchen die von einem Anwender ausgecheckt worden sind Durch diese Funktion kann jederzeit festgestellt werden welche bzw wie viele Dokumente zu einem bestimmten Zeitpunkt von den windream Anwendern ausgecheckt sind Hinweis N here Erl uterungen zum Check In und Check Out Proze finden Sie unter dem Thema Dokumente aus und einchecken in der Benutzerdokumentation bzw der Online Hilfe der Anwendung So f hren Sie eine Suche nach ausgecheckten Dokumenten durch und heben einen Check Out Proze wieder auf 1 Wechseln Sie vom Konsolenstamm in den Ordner windream gt windream Tools gt CheckOut aufheben gt Ausgecheckte Objekte Im rechten Konsolenfenster werden alle ausgecheckten Dokumente aufgelistet Sie k nnen die zu
158. derung 7 Bet tigung d programmewsundream gmbhWwundreanm scnpts index Abbildung 3 21 Das Dialogfeld Eigenschaften mit der Registerkarte Skript W hlen Sie aus dem Dropdown Listenfeld S amp rpt das gew nschte Skript aus Legen Sie dann ber die Kontrollk stchen Erhalt Focus Verliert Focus Wert nderung und Bet tigung fest f r welche Ereignisse das Skript ausgef hrt werden soll Ein Skript kann bei der Aktivierung Erh lt Focus beim Verlassen Verliert Focus eines Dialogelements oder nach der nderung des Inhalts eines Dialogfeldes Werzt nderung ausgef hrt werden Zudem k nnen Sie einer Schaltfl che ein Skript zuordnen das nach Bet tigung der Schaltfl che ausgef hrt wird Kontrollk stchen Bet tigung Hinweis Falls auch Dateioperationen ber Skripte ausgef hrt werden ist darauf zu achten dass die Pfadnamen inklusive Dateinamen eine L nge von insgesamt 254 Zeichen nicht berschreiten Weitere Hinweise zur Ausf hrung von exe Dateien ber Skripte finden Sie unter dem Thema Aufruf eines Programms exe Datei aus dem windream Kontextmen in der Benutzerdokumentation bzw der Online Hilfe der Anwendung 3 54 Objekttypen Skripte zuordnen Objekttypen anlegen und verwalten Skripte k nnen nicht nur einem einzelnen Dialogfeldelement sondern auch einzelnen Indexseiten Registerkarten Indexe Indexe 1 bis Indexe n und somit einem Objekttyp Dokument bzw Ordnertyp zugewiesen werden
159. desmal sobald die betreffende Aktion ausgef hrt wird eine neue Protokoll Datei erstellt in der die Informationen zum Ablauf des aktuellen Vorgangs geschrieben werden Eine ggf vorhandene Protokolldatei wird dabei gel scht Es wird empfohlen diese Einstellung zu aktivieren ber diese Schaltfl che wird ein Auswahldialog ge ffnet mit dem der Pfad und der Name der Report Datei festgelegt wird unter dem windream die Protokolldatei speichert Der jeweils g ltige Pfad kann f r jede in der Auswahlliste selektierte Aktion separat festgelegt werden Voreingestellt ist der Standardordner f r die Ablage von Report Dateien der von windream bei der Installation im Programmverzeichnis mit angelegt wird lt windreamPfad gt Reporting Die einzelnen Protokoll Dateien werden in diesem Ordner standardm ig unter entsprechend voreingestellten Dateinamen gespeichert Diese Voreinstellungen k nnen Sie ndern Die Protokolldateien werden im CSV Format gespeichert und k nnen zur Ansicht mit Microsoft Excel oder einem Texteditor ge ffnet werden Unter folgenden Namen werden die einzelnen Protokolldateien standardm ig abgelegt e AdoptRules log Lebenszyklusregeln bernehmen e ArchiveAndDelete log Archivieren und L schen von Dokumenten e ArchiveNow log Sofort archivieren e ChecklIn log Dateien einchecken e CheckOut log Dateien auschecken e DielPreVersion log L schen inklusive Vorve
160. dex 3 11 Vektorindex 3 11 Vorbelegung 3 36 Indexe Eigenschaften 3 38 Layout 3 38 Typspezifische Indexe zuordnen 3 69 Indexfeld Auswahlliste zuordnen 3 84 Indexfelder Bezeichnen 3 59 Schreibgesch tzt 3 48 Indexierung Ordner 4 9 Verzeichnisse 4 9 Indirekte Mitglieder 3 133 3 169 Initialisieren 3 93 Sprache 3 93 3 96 J Jahresangaben Eigenschaften bei zweistelliger Angabe 3 63 Jahreszahlen Eigenschaften 3 63 K Kein windream Rechtetr ger 3 159 Kennwort ndern Hauptbenutzer 4 57 Konfiguration 4 1 Annotationen 4 27 Globales Skriptverzeichnis 4 26 Protokoll 4 48 Report 4 48 Tempor rverzeichnis 4 26 Konfiguration Server Report 4 48 Konfigurationen blau 4 3 rot 4 3 Konfigurieren Ereignisdienst 3 208 Kontextmen Allgemein 3 119 Bearbeiten 3 128 Bearbeitungsmodi und Stati 3 123 Eigenschaften 3 118 3 119 3 123 3 125 3 126 3 128 3 130 Einstellungen testen 3 130 Eintr ge sortieren 3 125 Eintr ge verschieben 3 130 Globale Einstellungen 3 122 Rechte 3 126 Index Registerkarte Layout 3 57 Verwalten 3 118 Kontrollk stchen Eigenschaften 3 62 Konventionen 1 16 Kopieren Objekttyp 3 79 Kurzanleitung Dokumenttyp erstellen 3 9 L Layout Dialogfeld 3 40 Eigenschaften von Indexe 3 40 Kontextmen 3 57 Von Indexen 3 38 Layout Editor Beschriftung zuordnen 3 48 3 58 Bitmap einf gen 3 46 Eigenschaften 3 46 Eigenschaften Auswahlliste 3 51 Eigenschaften Feld 3 47 Eigenschaften Index 3 50 Eigenscha
161. dexe verschiedenen Dokumenttypen zuordnen Sie k nnen typspezifische Indexe die Sie aus der Liste aller verf gbaren Indexe ausgew hlt haben verschiedenen Dokumenttypen zuordnen So kann beispielsweise ein Datumsfeld als Index f r verschiedene Dokumenttypen definiert werden zum Beispiel in den m glichen Dokumenttypen Brief Vertrag Lieferschein Rechnung usw So ordnen Sie einen typspezifischen Index verschiedenen Dokumenttypen zu 1 ffnen Sie in dem Verzeichnis aller Dokumenttypen den Ordner des Typs dem Sie einen typspezifischen Index zuweisen m chten 2 ffnen Sie das Kontextmen im Ordner Typindexe und w hlen Sie den Befehl Neu gt Typindex 3 ffnen Sie das Dropdown Listenfeld Name in dem Dialogfeld Eigenschaften von Neu 4 W hlen Sie aus der Liste der verf gbaren Indexe einen Index aus der dem aktuellen Dokumenttyp zugewiesen werden soll Die Eigenschaften dieses Indexes werden auf der Registerkarte in der Gruppe Index angezeigt 5 Best tigen Sie die Auswahl auf der Registerkarte mit einem Klick auf OK bzw bernehmen 6 Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 5 f r alle Dokumenttypen denen Sie diesen typspezifischen Index zuweisen m chten Hinweis Unter Umst nden kann es erforderlich sein die windream Serverdienste ber den Dienst Manager zu beenden und erneut zu starten um sicherzustellen dass die Eingaben wirksam werden Typspezifische Indexe per Drag amp Drop zuordnen Sie k nnen d
162. die Benutzereigenschaften kann ein Zugangsrecht auch ber den Kontextmen Befehl Ale Tasks gt Kein Zugriff Lesender Zugriff V ollzugriff zugewiesen werden Diese Funktion erm glicht auf bestimmten Knoten auch die Mehrfachauswahl Multiselektion von Benutzern bzw Gruppenmitgliedern f r die ein gemeinsames Zugriffsrecht vergeben werden kann Abgleich durchf hren kein Zugriff wzpz Lesender Zugriff wzp Aktualisieren Yollzugriff wzpz Eigenschaften keine Signaturberechtigung Signaturberechtigung Aus sindream enthernen Hilfedatei anzeigen Abbildung 3 72 Kontextmen All Tasks 3 180 Zugriff auf das windream web portal pro w2p2 Der Befehl Ale Tasks steht in folgenden Knoten bzw Pfaden der WMC zur Verf gung e Konsolenstamm gt windream gt windream Administration gt Benutzer und Gruppen gt windream gt Alle Benutzer erm glicht Multiselektion von Benutzereintr gen und e Konsolenstamm gt windream gt windream Administration gt Benutzer und Gruppen gt windream gt Alle Gruppen gt Gruppenname erm glicht Multiselektion von Mitgliedern einer ausgew hlten Gruppe ACLs Access Control Lists 3 181 ACLs Access Control Lists Zur Optimierung der Zugriffsgeschwindigkeit Performance auf die Objekte in windream wird jedem windream Objekt eine Access Control List ACL zugewiesen Eine ACL enth lt alle Rechtetr ger Benutzer und Gruppen die Leserechte auf ein Objek
163. die windream Management Extension WMX Das windream Rechtekonzept See Mit dem Rechtekonzept der windream 4 0 Business Edition ist eine getrennte Rechteverwaltung f r Dokumente und Ordner und f r die assoziierten windream spezifischen Objekteigenschaften wie Indizes Historie Volltext und Einstellungen des Lebenszyklus m glich Rechte Datei Ordner ndern Index ndern So kann das Schreibrecht auf Index und Originaldatei bzw Index und Ordnerdaten getrennt voneinander erteilt werden Mit der M glichkeit das Leserecht Recht Verweigerung Ordner auflisten Ordner bzw Verweigerung Daten lesen Dokumente einzuschr nken kann das nicht autorisierte Lesen von Dokument oder auch Ordnerinhalten von Objekten verhindert Die windream Management Console WMC werden die im Windows Explorer oder Ergebnislisten aufgelistet werden Zudem k nnen die Rechte eines windream Ordners getrennt von den Rechten der darin enthaltenen Dokumente vergeben werden Wenn nicht die standardm ige Vererbung der Rechte von Ordner auf die darin enthaltenden Objekte genutzt werden soll Ordnerrechte kann bestimmt werden dass Dokumente die festgelegten Dokumentrechte und Ordner die Vererbungsrechte f r Ordner erben Vererbbare Dateirechte Vererbbare Ordnerrechte Anwender k nnen so individuell entscheiden ob die Dokumente eines Ordners mit jeweils eigenen Rechten ausgestattet werden oder mit den Rechten die auch f r den Ordner gelten
164. dnen Als n chstes legen Sie nun die ben tigten Auswahllisten an Zehn Schritte bis zur Inbetriebnahme von windream 2 19 b Die Auswahllisten anlegen m Windream Konsolenstamm windream lt Lokal gt DOK IKUTEST windream A h Dein an Anscht Fayen fenster 2 x lt gt Be BER 2 C Konsolenstamm g windream lt Lokal gt DOKUTEST Name Typ windream Administration Tun Indexe yp Text o Og A Ndase i Max Gr e 64 1 265 5 Objekttypzuordnung G Auswahllisten i Format E a Alle Auswahllisten Sprache B Mitarbeiterliste Typ B status il E Mailkategorie Handbuch Manual Mailtyp Einon ressemitteilung E Projektliste Spezifikation 8A Vertrag Vorlage E Mitarbeiterliste Impo 1 9 Objekttypen Sprachen windream Speicher windream Kontextmen Benutzer und Gruppen ACLs dream Tools dream DMS Browser Allgemein Rechte m Auswahlliste m s r Elemente B Mitarb DELELE E E 7 E VE E ee Bi Abbildung 2 9 Auswahlliste anlegen 1 Wechseln Sie vom Konsolenstamm in den Ordner windream gt lt windreamServer gt gt windream Administration gt Auswahllisten gt Alle Auswahllisten 2 ffnen Sie auf dem Ordner Ale Auswahllisten das Kontextmen und w hlen Sie den Befehl Neu gt Auswahlliste 3 Im Feld Auswahlliste geben Sie unter Name e
165. dream 2 ffnen Sie einen der Ordner Alle Benutzer oder Alle Gruppen 3 Markieren Sie die Benutzer bzw die Gruppen f r die Sie einen Abgleich durchf hren m chten 4 W hlen Sie aus dem Kontextmen den Befehl Abgleich durchf hren 5 Markieren Sie eine der Optionen zur Verwendung des Cache je nachdem ob Sie den Cache benutzen neu f llen oder l schen m chten 6 Aktivieren Sie das Kontrollk stchen Untergeordnete Gruppen bernehmen wenn auch untergeordnete Gruppen aktualisiert werden sollen windream aktualisiert die Benutzer und Gruppendaten und blendet einen Report Dialog ein in dem der Ablauf des Aktualisierungsvorgangs und evtl auftretende Fehler protokolliert werden siehe auch Thema Protokoll der Bearbeitungsabl ufe Reporting ab Seite 3 176 Hinweis W hrend der Durchf hrung eines Abgleichs auf Benutzer und Gruppen k nnen die Funktionen im Report Dialog nicht angew hlt werden Insbesondere kann der Vorgang nicht abgebrochen werden weil dies u U zu Inkonsistenzen in der Datenbank f hren w rde Benutzernamen umbenennen Namen von Benutzern k nnen ber die Benutzerverwaltung des Betriebssystems ge ndert bzw umbenannt werden Falls Namen umbenannt wurden so sind die nderungen anschlie end in der WMC abzugleichen und zu aktualisieren damit die ge nderten Namen in windream wirksam werden Der Abgleich und die Aktualisierung k nnen entweder auf dem Knoten windream Administrat
166. dw ccessListID System Systemindex 3 Annotation Text Annotation Text ft nnotationFulltext Typspezifisch Erweiterter a9 Anzahl nderungen Anzahl nderungen dwChangeCount System Systemindex 3 Archivierungsregel Archivierungsregel dw rchivePeriod System Systemindex a3 Archivierungszeit Archivierungszeit dw rchiveDate System Systemindex 3 Archivreferenz Archivreferenz szReference System Systemindex a3 Art Art art Typspezifisch Vektorindex 54 Attribute Attribute dwFSFlags System Systemindex a9 Auftragsnummer Auftragsnummer szText34 Typspezifisch Fester Typin a2 Autor Autor szText28 Typspezifisch Fester Typin a2 Bearbeiter DB ID Bearbeiter DB ID dwworkLockUserDBID System Systemindex 3 Bearbeiter ID Bearbeiter ID dwworkLockUserID System Systemindex 3 Bearbeitungsregel Bearbeitungsregel dwEditPeriod System Systemindex a3 Bearbeitungszeit Bearbeitungszeit dwEditDate System Systemindex a2 Benutzer Flags Benutzer Flags dwUserFlags System Systemindex a2 Besitzer DB ID Besitzer DB ID dwOwnerDBID System Systemindex t t H 3 Besitzer ID Besitzer ID dwOwnerID System Systemindex 3 Betreff Betreff szText16 Typspezifisch Fester Typin w gt 1189 Objekt e Abbildung 3 2 WMC Alle Indexe Unter Spalte und Max Gr e wird die Bezeichnung des Indexfeldes in der Datenbank und die Gr e des Indexfeldes angef hrt Die Spalte Typ listet die verschiedenen Feldtypen de
167. e 3 91 Hier k nnen Sie f r jede dieser Sprachen die bersetzung eintragen Jeder bersetzte Eintrag wird automatisch auch in die Liste der zu bersetzenden Elemente der jeweiligen Sprache eingetragen und dort als bersetzt gekennzeichnet siehe auch Abschnitt bersetzungen einer Sprache initialisieren ab Seite 3 96 Auch ber den Befehl bersetzungen aus dem Kontextmen auf einem in der Listenansicht der WMC selektierten Objekt z B ein Index aus Indexe gt Alle Indexe ffnen Sie die Tabelle zur Bearbeitung der bersetzungen Hinweis Die bersetzungen der Objekte einer Sprache m ssen pro Typ der Objekte Index Objekttyp oder Objekttypfeld eindeutig sein D h beispielsweise f r zwei Indexe mit den zwei Schl sselwerten Index1 und Index2 kann nicht die gleiche bersetzung Mein Index eingetragen werden Einen Index benennen oder einen neuen Index anlegen Wenn Sie einen Index neu benennen oder anlegen geben Sie bei der Festlegung der Eigenschaften auch die bersetzungen f r die vorhandenen Sprachen ein Schaltfl che NLS NLS Unterst tzung 3 101 Eigenschaften von Autor zu xj Allgemein Objekttypzuordrung Rechte Index Hame Autor NLS Spalte szText28 bersetzungen Tyg Text Mas Grohe bersetzung Deutsch alltextzuchb Englisch Franzaosisch Festkomma Format Wektor Mas Zeiler Datenbankei Datenbank
168. e Einf hrung windream windows drive enhanced archive management ist ein Programm f r Dokumenten Management und Archivierung auf der Basis der VFS Technologie Virtual File System Technology VFS die Technologie VES Virtual File System ist eine Basistechnologie die die Funktionen eines Dokumenten Management Systems in Windows integriert Hierzu wird ein Dateisystemtreiber im Betriebssystem installiert der sich wie ein normales Dateisystem verh lt der aber auf dem Dokumenten Management System genauer auf der DMS Datenbank und dem Archivsystem aufsetzt Die Ablagestruktur des Dokumenten Management Systems stellt sich dem Anwender optisch genauso dar wie die eines normalen Laufwerks EN Objects auf Windream W En lol x Datei Bearbeiten Ansicht Favoriten Extras Zur ck gt suchen ordner Averlauf E X A E Adresse gt wi wechseln zu Ordner x Objekttyp Erfasser wi Desktop IC Briefe 1 Standard Administrator Dateiordner EN Eigene Dateien C Dokumentation 1 Standard Administrator Dateiordner ei Arbeitsplatz C Einkauf 1 Standard Administrator Dateiordner B Er 31 Diskette A C Empfang 1 Standard Administrator Dateiordner H E WINSS C C Images 1 Standard Administrator Dateiordner WINNT D CI mail 1 Standard Administrator _ Dateiordner WIN2000 E C Marketing 1 Standard Administrator Dateiordner Lo
169. e der Liste der Typindexe des Objekttyps vorab hinzuf gen 9 Wechseln Sie auf die Registerkarte Auswahlliste 10 W hlen Sie aus dem Dropdown Listenfeld Auswahlliste die Auswahlliste die dem auf der Registerkarte Layout markierten Feld zugewiesen werden soll Es werden nur die Auswahllisten zur Auswahl angeboten bei denen der Datentyp mit dem Datentyp des zugeordneten Indexfeldes Typindex bereinstimmt 11 Aktivieren Sie ggf die Option Mehrfachauswahl Dies ist nur m glich f r bestimmte Dialogfeldelemente Listenfeld Gruppe von Kontrollk stchen und Liste mit Kontrollk stchen und wenn es sich bei dem Index um einen entsprechend definierten Vektorindex handelt 12 Best tigen Sie die Eingaben mit bernehmen bzw OK Die Eingaben werden gespeichert Hinweis Weitere Informationen zur Anwendung der Palette erhalten Sie unter dem Thema Layont und Eigenschaften von Indexen Um die Funktion zu berpr fen k nnen Sie im Layout Editor ber das Kontextmen den Befehl Teszen aktivieren und einen Probelauf durchf hren Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich der Registerkarte Layout und w hlen Sie den Befehl Testen windream bildet dann das Dialogfeld Eigenschaften von Indexe genau so ab wie es in der Anwendung bei der Indexierung von Dokumenten angezeigt wird Wenn Sie w hrend des Tests das Indexfeld mit der hinterlegten Auswahlliste aktivieren werden die Elemente der entsprechenden Aus
170. e die Bezeichnung des Index in der Datenbank angezeigt Diese Bezeichnung kann durch die Vergabe eines neuen Namens ge ndert werden Allgemein bjekttypzuordnung Rechte Index Mame Spalte szT ext 5 Typ Text Text Mars Gro e TASS Yolltextzuchbar m Festkomma Format l Wektor Max Zeilen r unbegrenzt Datenbankeinstelunger Datenbankindex E Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 3 4 Das Dialogfeld Eigenschaften von lt Indexname gt am Beispiel eines m glichen Index Betreff So vergeben Sie einen Namen f r einen Index 1 Starten Sie die WMC 2 Wechseln Sie in den Ordner windream gt gt lt windream Server gt gt windream Administraton gt Indexe gt Alle Indexe 3 Markieren Sie den Indexeintrag in der Liste den Sie benennen m chten 4 ffnen Sie das Kontextmen zu diesem Indexeintrag und w hlen Sie den Befehl Eigenschaften 5 Tragen Sie in dem Dialogfeld Eigenschaften von lt Indexname gt im Feld Name die Indexbezeichnung f r den aktuellen Index ein siehe auch Abschnitt Eigenschaften eines Index ab Seite 3 13 In der Voreinstellung bernimmt windream zun chst die Bezeichnung aus der Datenbank Sie kann durch die Vergabe eines neuen Objekttypen anlegen und verwalten 3 17 Namens berschrieben und unter diesem Namen in der Liste aller Indexe abgelegt werden 6 Legen Sie abh ngig vom gew hlten Datentyp die weiteren Optione
171. e erweiterter Volltextfelder k nnen Sie zus tzlich zu extrahiertem und manuellem Volltext und Volltext aus volltextsuchbaren Stringfeldern weitere Texte als Volltexte zu Dokumenten erfassen und bearbeiten Um zu Dokumenten bestimmter Dokumenttypen erweiterten privaten Volltext erfassen zu k nnen muss bei der Definition der Objekttypen zun chst ein Volltext Index erweiterter Volltext generiert werden Anschlie end wird dieser dann als dokumenttypspezifisches Indexfeld einem Dokumenttyp zugeordnet Dieser Volltext wird wie andere objekttypspezifische Indexmerkmale ber die Registerkarte Indexe aus den Dateieigenschaften erfasst und bearbeitet Hinweis Analog k nnen Sie auch f r Ordner erweiterte Volltextfelder definieren die Sie als objekttypspezifische Indexfelder einem Ordnertyp zuordnen So legen Sie einen Vektorindex an 1 Starten Sie die WMC 2 Wechseln Sie in den Ordner windream gt lt windream Server gt gt windream Administration gt Indexe gt Alle Indexe 3 W hlen Sie den Befehl Neu gt Vektorindex 4 Tragen Sie im Dialogfeld Eigenschaften von lt Indexname gt im Feld Name die Indexbezeichnung f r den Index ein siehe auch Abschnitt Eigenschaften eines Index ab Seite 3 13 5 Geben Sie im Feld Spalte den Bezeichner des Index an unter dem dieser in der Datenbank angelegt werden soll 6 W hlen Sie im Feld Typ den Datentyp des neuen Vektorfeldes aus Objekttypen anlegen und verwalten 3 21
172. e k nnen autorisierte Systemverwalter neue Dokument und Ordnertypen anlegen typspezifische Indexe benennen und bestehende Objekte und Indexe bearbeiten Zudem ist es m glich die Lebenszyklen von Dokumenten mit der WMC zu verwalten Die ben tigten windream Speicher werden hier angelegt und bearbeitet In der Benutzer und Gruppenverwaltung werden die windream Benutzer und Gruppen verwaltet Die integrierten Funktionen zur Verwaltung des windream Kontextmen s erm glichen die Konfiguration des Kontextmen s unter Ber cksichtigung von Bearbeitungsmodus Status und Rechten der Dokumente Zudem k nnen neue Men eintr ge erstellt und die Men struktur angepasst werden ber die windream Tools in der WMC werden gel schte Objekte aus dem Papierkorb wiederhergestellt oder endg ltig gel scht Des weiteren kann nach ausgecheckten oder gesperrten Dokumenten gesucht und der Check Out Vorgang f r diese Dokumente r ckg ngig gemacht bzw die Bearbeitungssperre f r Dokumente aufgehoben werden Hier werden auch die erforderlichen Einstellungen f r den windream Ereignisdienst f r die Erstellung und Verwaltung der Abonnements festgelegt ber den windream DMS Browser k nnen Administratoren auf Objekte im windream Laufwerk direkt aus der Administrationsanwendung zugreifen und von dort bearbeiten Insbesondere k nnen Dokumente gel scht werden die ausschlie lich ber Check Out zu bearbeiten sind und im Windows Explorer
173. e windream Benutzerverwaltung bernehmen siehe auch Abschnitte Dom nen der windream Benutzerverwaltung hinzuf gen ab Seite 3 163 und Benutzer und Gruppen zu windream hinzuf gen ab Seite 3 168 Ab der Version 4 0 k nnen in windream auch windream interne Gruppen angelegt werden die nicht im Windows Betriebssystem vorhanden sind siehe auch windream interne Gruppen verwalten ab Seite 3 160 Als Dom ne wird bei diesen Gruppen immer die Dom ne WINDREAM zugewiesen Die Dom ne wird vom Setup bei der Installation von windream im Ordner Alle Dom nen eingetragen windream Alle Benutzer Der Ordner zeigt alle Benutzer an die mit windream arbeiten k nnen Die Liste der Benutzer ist identisch mit den Mitgliedern der Gruppe aller windream Benutzer Standard windream Benutzer ber den Befehl Gruppe Alle Benutzer ffnen aus dem Kontextmen des Ordners windream gt Alle Benutzer l t sich die Gruppe ffnen und die Benutzer werden angezeigt siehe auch Thema Vordefinierte windream Gruppen ab Seite 3 134 3 152 Benutzer und Gruppen verwalten Ai Windream Konsolenstamm windream lt Lokal gt DOKUTEST windream Administration Benutzer und Gruppen windreamk lle Benutzer Kim Datei Aktion Ansicht Favoriten Fenster a je x e mare Name Dom ne Vollst ndiger Name Mailadresse Angemeldet Deaktis i Administrator DOKUTEST Administrator x Aufermann DOKUTEST Andrea Aufermann Bachmann D
174. eam DomainBenutzer 0000049e Unchecked ER W2OO3NATIVEDOM windream Domainddmirs 0000049f Unchecked amp WZOO3NATIVEDOM Administrator 000001 f4 Administrator Unchecked fi WZ2OO3NATIVEDOM windream 00000458 windream Unchecked 6 W2003NATIVEDOM user 000004793 user Unchecked 6 W2003NATIVEDOM user2 0000047a user Unchecked da W2003NATIVEDOM 022 Unchecked da WINDREAM 00 ee Unchecked Connected mZ Abbildung 3 49 Ugadjust Benutzer und Gruppendaten vor der Umstellung 3 142 Hinweise zum Einsatz von LDAP mit windream 4 0 Dom nenbezeichner ndern 4 Markieren Sie in der Liste alle Eintr ge bis auf die Eintr ge f r die windream Dom ne immer WINDREAM und die AD Dom ne hier W2003NATIVEDOM 5 W hlen Sie den Befehl User Group gt Change Domain um den Dom nenbezeichner zu ndern Beachten Sie dass Sie den Namen im DNS Format eingeben hier W2003NATIVEDOM MERLIN AIS GmbH de Sie m ssen auch alle Eintr ge der Dom ne ndern da der Einsatz des LDAP Providers die Namen im DNS Format erfordert Speichern Sie die nderungen mit OK 6 Selektieren Sie erneut alle Eintr ge der Liste und w hlen Sie den Befehl User Group gt Check um die Daten zu pr fen Am Status k nnen Sie das Ergebnis der berpr fung erkennen 7 windream User Group adjustment tool User Group View lol x DSH teea fl UHW2KSP2 gt W2003NATIVEDOM MERLIN AIS GMBH DE FR UHW2KSP2 gt W2003NATIVEDOM MERLIN AIS GM
175. eam Speicher Die Bearbeitung der einzelnen Speicherbereiche erfolgt ber das Dialogfeld Eigenschaften von lt Speichername gt das Sie ber einen der Befehle Eigenschaften oder Neu aus dem Kontextmen aufrufen 3 108 windream Speicher verwalten Eigenschaften von WORK x Allgemein Fechte windream Speicher Hame Kommentar 1 HSk blage 17 Direkt auf Festplatte schreiben N Hffineattnbute anzeigen f Dateiablage DL Frogrammewuindresam GmbH Filestore Pfad D Frogrammetwindream ambH Filestore Yerzeichnisebenen 2 Purchzuchen N Schreibgesch tet f Dbjektspeicher Archprowider Lib Seren Anschlu Foal fo Aktualisieren Dieser windream Speicher wird bereits verwendet OF Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 3 36 Eigenschaften eines windream Speichers So legen Sie einen neuen windream Speicher an 1 Wechseln Sie vom Konsolenstamm der WMC in den Ordner windream gt windream Administration gt windream Speicher gt Alle windream Speicher Markieren Sie den Eintrag Ale windream Speicher und w hlen Sie den Befehl Neu aus dem Kontextmen Vergeben Sie im Feld Name einen Namen f r den neuen Speicher 4 Optional k nnen Sie im Feld Kommentar einen zus tzlichen Kommentartext verfassen Markieren Sie die Option HSM Ab lage wenn der windream Speicher f r hierarchisches Speichermanagement verwendet werden soll Aktivi
176. echen bernehmen Hilfe Abbildung 3 38 windream Speicher bearbeiten 3 112 windream Speicher verwalten Einstellungen auf der Registerkarte Allgemein der windream Speicher Feldbezeichnung Beschreibung Bearbeiten Schaltfl che zur Aktivierung des Bearbeitungsmodus f r Eingaben Name Texteingabefeld zur Benennung des aktuell gew hlten Speichers Kommentar Kommentarfeld f r zus tzlichen Kommentartext HSM Ablage Markiert den windream Speicher als HSM Speicher die Option muss gesetzt sein wenn der Speicher f r hierarchisches Speichermanagement genutzt werden soll Offlineattribute Diese Option dient der Verbesserung der anzeigen Performance langsamer windream Objektspeicher die beispielsweise optische Medien einsetzen Oder f r den Fall dass der windream Objektspeicher Offline d h nicht erreichbar bzw die darin gespeicherten Dateien nicht direkt im Zugriff sind erhalten die Objekte im Explorer das Offline Attribut und k nnen mit dem als Offline gekennzeichneten Icon angezeigt werden Wenn die Einstellung aktiviert ist wird f r die Objekte des windream Speichers das Dateisystemattribut Offline O gesetzt und der Explorer greift nicht synchron auf die Dateien zu um ihre Icons anzuzeigen sondern asynchron in einem separaten Thread D h bei der Anzeige dieser Objekte im Explorer auf dem windream Client werden nicht sofort die Originaldateien Bin rdaten gelesen und die Original Icons angezeigt
177. echseln Sie in den Layout Editor generieren ein entsprechendes Indexfeld auf der Registerkarte Layout im Dialogfeld Eigenschaften von Indexe und weisen diesem Indexfeld ber das Dialogfeld Eigenschaften lt Dialogfeldelement gt an Position lt x y gt Registerkarte Auswahlliste eine Auswahlliste zu So weisen Sie einem Indexfeld eine Auswahlliste zu 1 ffnen Sie in der Management Console den Ordner Alle Dokumenttypen 2 Aktivieren Sie durch einen Doppelklick den Eintrag zu einem Dokumenttyp 3 Klicken Sie auf den Eintrag Regsterkarten Im rechten Fenster werden die Eintr ge f r die einzelnen Registerkarten angezeigt 4 Markieren Sie einen der Eintr ge und aktivieren Sie den Befehl Eigenschaften Die Dialogfelder Eigenschaften von Indexe Eigenschaften lt Dialogfeldelement gt an Position lt x y gt und Palette werden eingeblendet 5 W hlen Sie ber die Palette oder aus dem Kontextmen das gew nschte Dialogfeldelement z B ein Listenfeld oder ein Dropdown Kombinationsfeld und plazieren Sie es auf der Registerkarte Layout an der gew nschten Position 6 Markieren Sie das Feld 7 Wechseln Sie zum Dialogfeld Eigenschaften lt Dialogfeldelement gt an Position lt x y gt und aktivieren Sie die Registerkarte Index Auswahllisten anlegen und verwalten 3 85 Eine neue Auswahlliste testen 8 W hlen Sie aus der Liste Name den Index aus der dem Indexfeld zugeordnet werden soll Den Index m ssen Si
178. eichner Dieser wird als Name f r das Anzeigefeld und als Titel f r das Datenfeld eingetragen Registerkarte Fe d der Eigenschaften des Dialogfeldelements Hinweis F r das Clipboard Indexing werden in einem Auswahlmen die m glichen objekttypspezifischen Indexfelder aufgelistet in die Eingaben ber die Zwischenablage bernommen werden k nnen Es werden dort nur die Felder aufgef hrt die ber einen symbolischen Namen eines statischen Textfeldes Bezeichner im Feld Name mit einem Indexfeld verbunden sind Bezeichner im Feld Tze Standardfarben Setzt die Farbeinstellungen f r die markierten verwenden Dialogfeldelemente auf die Standardwerte zur ck Textfarbe schwarz Hintergrundfarbe wei Alles markieren Markiert alle Elemente auf der Registerkarte Verschieben Verschiebt ein markiertes Element nach links rechts oben oder unten durch Bet tigen der entsprechenden Taste auf dem Zahlenblock der Tastatur Gr e ndern ndert die Gr e eines markierten Elements schmaler breiter niedriger h her durch Bet tigen der STRG Taste und der entsprechenden Taste auf dem Zahlenblock der Tastatur Ansicht Raster auf der Registerkarte anzeigen bzw verwenden oder die Palette anzeigen Eigenschaften Blendet das Dialogfeld Eigenschaften ein Testen Startet einen Testlauf zur Funktions berpr fung Tabelle 3 5 Befehle ber das Kontextmen der Registerkarte Layout ausf hren
179. eichniss im windream Laufwerk verweist m ssen alle Arbeitsstationen den gleichen Laufwerksbuchstaben f r das windream Laufwerk konfiguriert haben dies wird grunds tzlich auf jeden Fall empfohlen In diesem Fall verweist der Pfad immer auf ein windream Verzeichnis und alle Arbeitsstationen Clients k nnen diese Skripte aufrufen auch wenn dort das windream Laufwerk auf verschiedene Laufwerksbuchstaben konfiguriert ist Annotationen Der Objekttyp der von windream f r die Ablage der Annotationen verwendet wird z B Annotation Dieser Objekttyp muss in windream existieren Ggf m ssen Sie einen entsprechenden Objekttyp mit den Funktionen der der windream Management Console einrichten siehe auch Annotationen verwalten in Kapitel Weitere windream Dienste Dienstmanager und Systemmonitor Hier geben Sie das Basisverzeichnis ohne Laufwerksbuchstaben an in dem windream die Annoationen ablegen soll Dabei muss es sich um ein Verzeichnis des windream Laufwerks handeln Damit windream die Annotationen dort speichern kann m ssen Sie ein Verzeichnis mit dem hier angegebenen Namen im windream Laufwerk anlegen beispielsweise System Annotations Cache Hier k nnen die maximal vom windream DMS Service immer aufrechterhaltenen Verbindungen konfiguriert werden die f r die Kommunikation zwischen Arbeitsstationen und dem windream DMS Service ben tigt werden Aus Gr nden der Leistungsf higkeit des Systems kann hier eine max
180. eiformat eine Fehlermeldung aus Eine Pr fung ist m glich setzt aber weiterreichende Programmierkenntnisse voraus Language lt VBSscript gt windream script sample to start an application exe file and parse the selected file as argument Men 4 43 Ikkxkxkxkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk kkkkkkkkkkkkkkkkkxk Dim WM File Dim WM_LoopPDObject Sub On ContextMenu On Error Resume Next Call On PreAction For each WM LoopPDObject in WM _PDCollection WM File WM LoopPDObject aPath Call On ItemAction Next Call On PostAction End Sub Sub On ItemAction Dim WshShell Dim sProgCall On Error Resume Next sProgCall windir notepad exe amp amp WM Driveletter amp amp WM File Set WshShell CreateObject WScript Shell If Err Number lt gt 0 Then wdErrHandler CreateObject amp Chr 34 amp WsScript Shell Chr 34 amp Exit Sub WshShell Run sProgCall Else If Err Number lt gt 0 Then wdErrHandler amp sProgCall Exit Sub End If End IF End Sub Ikkxkxkxkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk kkkkkkkkkkkkkkkkkxk Ikkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk kkxkkkkkkkkkkkkxkkkk Sub wdErrHandler sArg Dim sMesg sMesg Systemfehler amp sArg WM_MsgHandler ComErrHRes Err Number WM MsgHandler ComErrDesc Err Description WM _ MsgHandler ShowError sMesg End Sub Ikkxkxkxkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk
181. ein und muss im Bitmap Format vorliegen bmp F r die Anzeige des Bildes im windream web portal pro muss die Bilddatei zus tzlich auf dem windream Laufwerk verf gbar sein Dabei ist zu beachten dass die Verzeichnisstruktur identisch ist mit der auf dem windream Server Zudem muss sichergestellt sein dass die windream Gruppe aller windream Benutzer mindestens das Recht Lesen f r die Datei besitzt Beispiel Datei auf dem windream Server D Images Logos bitmapl bmp Datei auf dem windream Laufwerk W Images Logos bitmapl bmp Das Dialogfeld Eigenschaften ber die Registerkarten des Dialogfelds Eigenschaften lt Dialogfeldelement gt an Position lt x y gt werden die Eigenschaften eines einzelnen Indexmerkmals festgelegt Angezeigt werden die Eigenschaften f r die aktuell markierte Indexseite oder eines auf der Registerkarte Layout markierten Indexfeldes Objekttypen anlegen und verwalten 3 47 Eigenschaften Registerkarte an Position 1 x Feld Index Auswahlliste Skript Titel Indexe 1 MLS Name TabPaget Schreibgeschute Position 1 0 Beim Indexi igen Im eim Indexieren nel vr Eiche 790 73 In der Suche anzeigen m Testfarbe Hintergrundtarbe Erweitert Abbildung 3 14 Das Dialogfeld Eigenschaften Registerkarte an Position lt n gt Registerkarte Feld Auf der Registerkarte Fe d geben Sie den symbolischen Namen und den Titel f r die aktuelle Indexseite bzw das aktuell markier
182. eisystem vorhanden ist Andernfalls erhalten Sie die M glichkeit den Konfigurationsdialog windream Miniaturansicht zu starten und die Systemumgebung entsprechend einzurichten Report Dateien und Fehlerkontrolle Es wird eine Report Datei f r die erzeugten Miniaturansichten angelegt sowie eine Fehler Datei f r Dokumente aus denen keine Miniaturen generiert werden konnten F r diese Dokumente kann der Erstellungsprozess erneut manuell initiiert werden Miniaturansichten f r Dokumente Eintr ge im Windows NT Taskmanager zur automatisierten Erzeugung von Miniaturen Die Generierung von Miniaturen kann automatisiert werden Dazu wird im Windows NT Taskmanager ein Prozess definiert der zeitgesteuert abl uft Der Prozess muss bestimmte Angaben enthalten die nachfolgend aufgelistet sind als Beispiel Name windream Thumbnail auto creation Schedule Once a day e g at 22 00 Execute C winnt system32 wscript exe lt windream Installationsverzeichnis gt startcrawl vbs Run as windream mailnuser Da der Generierungsprozess Systemressourcen beansprucht wird empfohlen den Prozess zu Zeiten geringer Systemauslastung z B nachts zu starten Anzeige und Erstellung von Miniaturen auf einem windream Client Berechtigte Benutzer k nnen Miniaturen auch auf einem windream Client Computer manuell erstellen und anzeigen Voraussetzung f r die Generierung ist dass das Skript CreateThumbs vbs verf gbar ist und ausgef
183. eiten m chten Ordner windream gt windream Administration gt windream Kontextmen gt windreanm Die Bearbeitung der einzelnen Men eintr ge erfolgt ber das Dialogfeld Eigenschaften von lt Name gt das Sie ber einen der Befehle Eigenschaften oder Nen aus dem Kontextmen aufrufen Eigenschaften von Neu x Allgemein Einstellungen Rechte Menueinstellungen Mame Script Ausf hren mit Dokument und Ordner M Anzeigen bei Einfachauswahl In Toolbar anzeigbar M Anzeigen bei Mehrfachauswahl Mit Ordnerinhalt ausf hren Anzeige durch Script pr fen Anzeige nicht ausf hrbarer Menupunkte Ausgegraut anzeigen Nicht anzeigen Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 3 46 windream Kontextmen Eintrag neu erstellen windream Kontextmen verwalten 3 129 So erstellen Sie einen neuen Men oder Untermen eintrag ie Wechseln Sie vom Konsolenstamm der WMC in den Ordner windream gt lt windream Server gt gt windream Administration gt windream Kontextmen gt windream Markieren Sie den Eintrag windream und w hlen Sie den Befehl Neu aus dem Kontextmen W hlen Sie den Eintrag Men eintrag oder Untermen je nachdem was Sie anlegen m chten Der Eintrag Separator f gt einen Separator ein siehe auch So f gen Sie einen Separator ein Seite 3 129 4 Wechseln Sie auf die Registerkarte Allgemein Vergeben Sie im Feld Name einen Namen f r den ne
184. ekt unwiderruflich gel scht sondern zun chst in der Datenbank auf dem Server gespeichert Papierkorb der WMC Der zust ndige Systemadministrator kann die dort abgelegten Dokumente endg ltig l schen oder wiederherstellen d h diese Dokumente werden wieder an ihrem urspr nglichen Speicherort abgelegt Einige Anwendungen l schen Dokumente w hrend der Bearbeitung und legen sie danach unter gleichem Dateinamen wieder an bzw benennen sie w hrend der Bearbeitung beliebig um Aufgrund dieser Besonderheiten von Windows Anwendungen beim Bearbeiten von Dokumenten ist es notwendig f r bestimmte Prozesse die Klassifizierung der Wiederherstellungsinformation f r die Zwischenspeicherung von Indexen auszuschlie en Um einen Verlust von Index Informationen zu verhindern werden die f r die Wiederherstellungsfunktion von windream ben tigten Informationen grunds tzlich f r gel schte Dateien Dokumente aller Dateitypen siehe auch Wiederherstellung gel schter Dokumente und bei bestimmten Prozessen auch beim Umbennen von Dateien gespeichert Zus tzlich zu der Information f r das Wiederherstellen eines Dokuments wird bei gel schten Dokumenten vermerkt ob eine Prozesse ausschlie en Filter Zwischenspeicherung der Indexe erfolgt ist Beim erneuten Anlegen der Datei unter dem gleichen Namen bzw beim Umbennen eines Tempor rdokuments auf den Originalnamen werden diese Informationen bernommen Indexinf
185. ekttypfeldern Feldbezeichner verwaltet Die daf r implementierten Funktionen und Erweiterungen der WMC stehen nur zur Verf gung wenn eine entsprechende Lizenz vorhanden ist Originaldokumente und Feldinhalte werden nicht bersetzt Die Dokumente und Indexdaten sind immer in der Sprache im DMS abgelegt in der Sie erfasst und archiviert worden sind Hinweis F r die NLS Unterst tzung ist eine separate Lizenz erforderlich die Sie bei der windream GmbH oder einem ihrer Partner erwerben k nnen Zus tzliche Hinweise zur NLS Unterst tzung finden Sie in der technischen Beschreibung NLSOverview txt auf der windream Installations CD Konfiguration der NLS Unterst tzung Die bersetzungen der ber die WMC verwalteten Dialogelemente der Anwendung werden nur verwendet wenn die entsprechende Option in der windream Konfiguration eingeschaltet ist Dazu ffnen Sie auf dem windream Server die Konfigurationen ber den Befehl Konfiguration aus dem windream Control Center Wechseln Sie auf die Registerkarte Allgemein und markieren Sie die Option Server NLS verwenden Lizenz erforderlich Siehe auch Abschnitt Allgemein im Kapitel Systemeinstellungen Server NLS Unterst tzung 3 89 CSV Dateien In den Dateien werden die Dialogfeldelemente und Meldungen der Anwendung verwaltet Die Dateien enthalten spaltenweise die bersetzungen der einzelnen Sprachen wobei die erste Spalte immer den Schl sseleintrag enth lt der n
186. el schter Dateien und der entsprechenden Verzeichnisse ist auf die richtige Reihenfolge der Ablaufschritte zu achten wenn die Objekte wieder an ihrem urspr nglichen Speicherort abgelegt werden sollen Es m ssen zuerst immer die Verzeichnisse wiederhergestellt werden und anschlie end die gel schten Dateien die urspr nglich in den entsprechenden Ordnern abgelegt waren Falls diese Reihenfolge nicht eingehalten wird k nnen gel schte Dateien nicht an ihrem urspr nglichen Speicherort wiederhergestellt werden da die zugeh rigen Verzeichnisse nicht mehr existieren Bei der Wiederherstellung gel schter Dokumente die zuvor einen Nur Lese Status hatten ist folgendes zu beachten Der Nur Lese Status wird bei der Wiederherstellung entfernt so dass die entsprechenden Dokuemente nach der Wiederherstellung nicht mehr schreibgesch tzt sind Der Grund f r dieses Verhalten liegt darin dass der Explorer beim L schvorgang den Nur Lese Status entfernt da die Dokumente ansonsten nicht gel scht werden k nnen Zugriff auf gel schte ber den in der Management Console integrierten Papierkorb kann ein Objekte ber den Papierkorb Systemverwalter auf gel schte Objekte zugreifen und sie wieder im DMS ablegen Dabei ist es m glich die Objekte unter ihrem urspr nglichen oder einem neuen Namen entweder an ihrem urspr nglichen oder an einem anderen Speicherort abzulegen Die windream Tools Nach gel schten Objekten suchen Einstellung
187. emachte Einstellung die jeweiligen Dokumente nur F r eine Yolltext E Atrak tion markiert Die jeweilig dafur zu nutzenden Wolltest E straktormnodule sind zus tzlich separat auf Karteik arte Yolltest einzustellen Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 4 3 windream Konfiguration Filter Indexierungs auftr geauftr ge Auftr ge versenden Filter Indexierungsauftr ge In diesem Bereich werden die Einstellungen f r den Indexierungsdienst festgelegt die systemweit gelten sollen An den einzelnen Arbeitsstationen k nnen diese Einstellungen auf der Benutzerebene entsprechend den gew nschten Anforderungen weiter eingeschr nkt werden Die Systemeinstellungen werden vom Systemverwalter auf dem windream Server eingetragen und k nnen an den Arbeitsstationen nicht ge ndert werden Wenn Einstellungen in den Systemeinstellungen deaktiviert sind z B Auftr ge versenden oder auch f r Verzeichnisse ist eine Aktivierung dieser Einstellungen auf der Arbeitsplatz bzw Benutzerebene wirkungslos Alle hier festgelegten Einstellungen gelten nur wenn das Kontrollk stchen A amp zviert markiert ist Voreinstellung vom Setup bei der Installation von windream Auftr ge versenden Bei der Indexierung der Dokumente Ordner an den Arbeitsstationen besteht die M glichkeit einzustellen ob die Indexierung synchron oder asynchron oder ob die Indexierung ohne DMS spezifische Indexierung d h nur ber Systemind
188. en 3 193 Wenn Sie den Ordner Gel schte Objekte ffnen werden im rechten Konsolenfenster alle im DMS gel schten Dokumente angezeigt Falls Sie nur bestimmte Objekte wiederherstellen m chten k nnen Sie eine entsprechende Suche durchf hren ber den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen ffnen Sie das Dialogfeld Eigenschaften von Gel schte Objekte Durch die Eingabe entsprechender Suchkriterien k nnen Sie die Suche nach gel schten Dokumenten einschr nken Die Suchergebnisse werden dann als Trefferliste im rechten Konsolenfenster angezeigt In der Ergebnisliste der Suche werden Dokumente und Ordner durch zwei unterschiedliche Symbole dargestellt Das Dialogfeld zur Eingabe der Suchkriterien ist identisch mit dem des Befehls Suchen gt In windream aus dem Windows Startmen Die eingegebenen Suchkriterien werden als Suchprofil automatisch gespeichert und beim erneuten ffnen der Suchmaske angezeigt Im Dialogfeld Eigenschaften von Gel schte Objekte k nnen Sie in der Gruppe Einstellungen die Anzahl der angezeigten Treffer in der Ergebnisliste einer entsprechenden Suche festlegen Der Standardwert betr gt 50 Treffer So stellen Sie gel schte Objekte wieder her 1 ffnen Sie in der windream Management Console den Ordner windream gt windream Tools gt Wiederherstellung gt Gel schte Objekte Der Ordner Gel schte Objekte ist durch ein Papierkorb Symbol gekennzeichnet 2 Markieren Sie in der
189. en Men befehle erscheinen im Kontextmen unter dem Men punkt windream und dort unterhalb der von windream eingetragenen Befehle Die Festlegung und Bearbeitung der einzelnen Men eintr ge erfolgt im Dialogfeld Bearbeiten Kontextmen das Sie mit den Schaltfl chen Hinzuf gen oder Bearbeiten ffnen Im Feld Men eintrag wird der Bezeichner f r den Men befehl bearbeitet Unter dieser Bezeichnung erscheint der Befehl im Kontextmen des Windows Explorers 4 40 Aktion Hinzufugen Men Hier wird die Aktion festgelegt die mit dem zugeh rigen Men befehl ausgef hrt werden soll z B ein Skript Die Eingaben in dem Feld erfolgen manuell oder ber das Standarddialogfeld ffnen das mit der Schaltfl che E aufgerufen wird Hinweis W hrend im Feld Menzieintrag eine Eingabe zwingend erforderlich ist kann das Feld A amp ton zun chst leer bleiben In diesem Fall gibt windream jedoch bei Aufruf des Men eintrags eine Fehlermeldung aus Error while executing the script Diese Meldung wird auch dann angezeigt wenn unter Akon kein tats chliches Skript sondern eine andere Aktion zum Beispiel ein DOS Befehl hinterlegt wurde Bei der Bearbeitung des Kontexmen s d rfen keine Pfade sondern nur der jeweilige Skriptname angegeben werden da windream die Skripte automatisch in dem betreffenden lokalen bzw globalen Skriptverzeichnis sucht Das Feld Men eintrag darf maximal 255 Zeichen enthalten Die nderu
190. en indem Sie zun chst durch einen Doppelklick auf den Ordner windream weitere Unterverzeichnisse des windream Ordners im linken Fenster ffnen Starten der windream Management Console 3 7 m Windream Konsolenstamm windream lt Lokal DOKUTESTY windream Administration I TE Datei Aktion Ansicht Faworiken Fenster 7 e ame E Konsalenstamm 3 9 windream a Alle Indexe Eu lt Lokal gt DOKUTEST Objekttypzuordnung E windream Administration H E Auswahllisten Objektbywpen Sprachen windream Speicher windream Kontextmen Benutzer und Gruppen E ACLs H J windream Tools H windream DMS Browser E E wDServer DOKUTEST2 H E windream Administration H E windream Tools EN windream DMS Browser E Objektle Abbildung 3 1 Darstellung der Ordnerstruktur in der windream Management Console I Exp Optionen f r die Ausf hrung von Befehlen in der WMC Sie k nnen die spezifischen Funktionen und Befehle in der windream Management Console auf zwei verschiedene Arten aktivieren 1 Markieren Sie den gew nschten Ordner oder einen Listeneintrag und ffnen Sie mit einem Klick auf die rechte Maustaste das Kontextmen um den gew nschten Befehl auszuf hren Oder 1 Markieren Sie den gew nschten Ordner bzw einen Listeneintrag und w hlen Sie dann in der Symbolleiste der Konsole das Men Vorgang um den entsprechenden Befehl auszuf hren In einer
191. en m ssen Sie auf den jeweiligen Servern in der Tabelle Setting den Eintrag CCMenuMode O0 setzen F r die Administration der Setting Tabelle existiert auf dem windream Setver ein Script CommonCCMenuMode vbe Die Administration ber die UserProperty Tabelle kann nur manuell in der Datenbank erfolgen 2 6 Das windream Control Center Folgende Werte Einstellungen f r CCMenuMode sind m glich Aktiviert den Befehl Eintrag im Control Center 0x00000000 0x00000001 0x00000002 0x00000004 0x00000008 0x00000010 0x00000020 0x00000040 0x00000080 0x00000100 0x00000200 0x00000400 0x00000800 0x00001000 0x00002000 0x00004000 0x10000000 a T a Indexierungsdienstes aktivieren Tabelle 2 1 Werte f r CCMenuMode zur Aktivierung der Eintr ge des Control Centers Zehn Schritte bis zur Inbetriebnahme von windream 2 7 Zehn Schritte bis zur Inbetriebnahme von windream 1 Schritt 2 Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5 Schritt 6 Schritt 7 Schritt 8 Schritt 9 Schritt 10 Schritt Die Benutzerkonten in der Benutzer und Gruppenverwaltung des Betriebssystems f r alle Benutzer die Zugriff auf windream erhalten sollen einrichten und die Konten anschlie end der Gruppe aller windream Benutzer zuordnen Falls erforderlich weitere Gruppenkonten einrichten und die Benutzer den jeweiligen Gruppen zuordnen Auf dem windream Server anmelden mit der Benutzerkennung des windream Hauptbenutzer
192. en 3 187 Wartungs Modus beenden 3 188 Nur Lesen Modus eines Servers 3 190 Die windream Tools 3 192 Gel schte Objekte wiederherstellen 3 192 Objekte endg ltig l schen 3 193 Auswahl gel schter Dokumente einschr nken 3 194 Check Out aufheben und nach ausgecheckten Dokumenten suchen 3 196 Bearbeitungssperre aufheben und nach gesperrten Dokumenten suchen 3 199 Hinweis zur Datensicherung 3 201 DMS Objekte 3 201 Der Ereignisdienst Abonnements 3 202 Den Ereignisdienst konfigurieren 3 208 Der windream DMS Browser 3 213 Dokumente l schen die ausschlie lich ber Check Out zu bearbeiten sind 3 215 Wiederherstellen von Dokumenten per Drag amp Drop 3 215 Archivierte Dokumente oder Vorversionen verschieben 3 216 Die windream Management Console schlie en 3 217 4 Systemeinstellungen Server Grundlagen der windream Konfigurationen Server 4 1 Verbindungen 4 4 Datenbank 4 5 TCP Service 4 5 Objektspeicher 4 5 Verbindungsversuche DMS Dienst Datenbank 4 5 SQL Server Command Timeouts 4 6 Allgemein 4 6 Filter 4 7 Indexierungsauftr ge 4 8 Wiederherstellung gel schter Dokumente 4 11 Zwischenspeicherung f r Indexe 4 13 Beispiele f r die Wiederherstellung und Zwischenspeicherung 4 15 Volltext 4 16 Volltext 4 19 Zeiten 4 20 Logging 4 20 Extraktoren 4 21 Generieren und L schen des Volltextes nach nderung von Dokumentinhalten Bin robjekten 4 23 Volltexterstellung auf mehreren windream Servern 4 23 Inhaltsverzeichnis
193. en 3 75 Layout Editor 3 46 Von Indexen 3 38 windream Gruppe 3 152 3 158 Eigenschaften Auswahlliste Layout Editor 3 51 Mehrfachauswahl 3 52 Eigenschaften Feld Erweitert 3 49 Layout Editor 3 47 Eigenschaften Index Layout Editor 3 50 Eigenschaften Skript Layout Editor 3 52 Eigenschaften von Indexe Layout 3 40 Ein Ausgang Registerkarte 4 44 Einf gen Bitmap in die Registerkarte Layout 3 46 Firmenlogo 3 46 Einleitung 1 3 Einmal editierbar Index 3 36 Typindex 3 36 Einstellungen blau 4 3 rot 4 3 testen 3 56 Einstellungen jetzt aktivieren 4 37 Element einf gen 3 57 Entit ten Ereignisdienst 3 207 Verwalten 3 207 Ereignisdienst 3 202 6 9 Entit ten 3 207 Ereignisse 3 207 Konfigurieren 3 208 Ereignisse Ereignisdienst 3 207 Verwalten 3 207 Erweiterte Eigenschaften Feld 3 49 Erweiterte Eigenschaften f r Tabellen 3 49 Erweiterte Eigenschaften f r Vektor Indexfelder 3 49 Erweiterte Fehleranzeige 4 33 Erweiterter Volltext Anlegen 3 18 Index 3 11 Export Objekttyp 3 76 Exportieren Sprache 3 94 Extraktoren f r die Volltexterstellung 4 21 F Fehleranzeige Erweitert 4 33 Fehlerliste 4 33 Speichern 4 35 Fehlerlokalisierung 4 33 Fehlerr ckverfolgung 4 33 Feldtypen 3 44 3 45 Auswahl 3 59 in Auswahllisten 3 80 Feldtypen Dialogfeldelemente m ssen mit typspezifischen Indexen bereinstimmen 3 60 Fester Typindex 3 11 Festlegen Index 3 11 Typindexe 3 36 3 73 Filter Registerkarte 4 7 Systemeinstellungen 4 7
194. en 4 15 L schen 4 15 Prozesse aussschlie en windream Konfiguration 4 13 R Readme htm 1 2 Rechte Auswahlliste 3 82 Besitzerrechte 3 153 Index 3 22 Objekttyp 3 34 Signaturberechtigung 3 154 windream Speicher 3 115 Registerkarte Allgemein 4 25 Filter 4 7 Lebenszyklus 3 29 Lizenz 4 30 Meldungen 4 33 Men 4 38 Verbindungen 4 4 Volltext 4 19 Registerkarte Layout Kontextmen 3 57 Registerkarte nach rechts links verschieben 3 57 Reihenfolge bestimmen Men befehl 4 41 Reihenfolge festlegen Men befehl 4 41 Reorganisation der Benutzer und Gruppendaten 3 187 Report Konfiguration 4 48 Konfiguration Server 4 48 Server Konfiguration 4 48 S Schaltfl chen Bezeichnen und Skript zuordnen 3 59 Eigenschaften 3 62 Schlie en Management Console 3 217 Schreibgesch tzt Index 3 36 3 48 Typindex 3 36 3 48 Schreibgesch tzte Indexfelder 3 48 Server 4 28 Server NLS verwenden 3 88 Server Konfiguration Report 4 48 Setup Standard Einstellungen wiederherstellen 4 53 Signaturberechtigung 3 154 Skript Index Objekttyp zuordnen 3 52 3 54 Skripte Dialogfeldelementen zuordnen 3 52 Skriptzuordnung Bet tigung 3 53 Erh lt Fokus 3 53 Verliert Fokus 3 53 Wert nderung 3 53 Speichern Fehlerliste 4 35 Warnhinweis 3 63 Sprache 4 29 Einf gen 3 91 Einf gen in CSV Datei 3 89 Exportieren 3 94 Importieren 3 94 Initialisieren 3 96 Kopieren 3 94 Spracheinstellungen 3 92 Sprach ID 3 92 Sprachoptionen 3 92 Sprachunterst tzun
195. en Listeninhalt der aktuell angezeigten Elemente einschr nken Durch die Eingabe eines Wertes in den Feldern der ersten Zeile einer Spalte wird der Inhalt der Liste auf die Elemente eingeschr nkt die in der jeweiligen Spalte den eingegebenen Wert enthalten Durch die Eingabe von Werten in mehreren Spalten l t sich der Listeninhalt weiter begrenzen Als Eingabewerte sind alphanumerische Zeichenfolgen erlaubt Die Eingabe von Platzhaltern und wird unterst tzt In Spalten mit dem Wertkein Filter ist die Filterfunktion nicht verf gbar Eingaben in diesen Feldern werden nicht ber cksichtigt Zus tzlich ist in bestimmten Spalten die Eingabe von x Eigenschaft ist gesetzt oder Leerzeichen Eigenschaft ist nicht gesetzt erlaubt Dies betrifft die Spalten Ale Benutzer Administratoren Deaktiviert Hauptbenntzer und windream Nach der Eingabe eines Wertes wird der Filtervorgang mit der Taste RETURN oder automatisch nach Ablauf einer Sekunde ausgef hrt ber die Schaltfl chen W neben den Eingabefeldern setzen Sie die Werte auf den Wert zur ck Mit diesem Wert werden alle Elemente einer Spalte gefunden Die eingegebenen Filterwerte und der daraus resultierende Listeninhalt werden nicht gespeichert Protokoll der Bearbeitungsabl ufe Reporting Alle Aktionen die Sie auf Benutzer und Gruppendaten in windream ausf hren Benutzer und Gruppen abgleichen zu windream hinzuf gen oder aus windream entf
196. en Report Dateien geschrieben werden e Abonnieren e Archivieren und L schen von Dokumenten e Auschecken r ckg ngig e Bearbeitung beenden e Benutzer und Gruppen e Dateien auschecken e Dateien einchecken e Dokumente l schen e Eigenschaften e HTML Indexdaten anzeigen e In Bearbeitung nehmen e Lebenszyklusregeln bernehmen e L schen inklusive Vorversionen e Miniaturansicht Erzeugung e Neue Version erstellen e Objekte exportieren e Objekte importieren e Sofort archivieren Hinweis Eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Aktionen finden Sie in den entsprechenden Kapiteln der windream Benutzerdokumentation Dialog Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen wenn nach dem Start der in der Auswahlliste selektierten Aktion ein Dialogfeld angezeigt werden soll das Sie ber den Verlauf des Prozesses informiert Das Dialogfeld wird nach Beendigung des Prozesses automatisch geschlossen wenn dieses Kontrollk stchen aktiviert ist Protokolldatei Wenn diese Option aktiviert ist wird f r den jeweiligen Vorgang eine Protokolldatei Logfile geschrieben sobald eine entsprechende Aktion Report schreiben An bestehende Datei anh ngen durchgef hrt wird Es wird empfohlen diese Einstellung zu aktivieren Mit dieser Option wird das aktuelle Protokoll an eine bereits bestehende Report Datei f r die entsprechende Aktion angeh ngt Ist das Kontrollk stchen nicht aktiviert wird je
197. en Sie den windream Dienst Manager 1 ffnen Sie das Kontextmen des windream Control Centers mit einem Klick der rechten Maustaste auf das windream Symbol in der System Tray 2 W hlen Sie den Befehl Dienst Manager Das Dialogfeld windream Dienst Manager wird ge ffnet Verwaltung der windream Dienste Der windream Dienst Manager verwaltet alle Dienste die auf dem lokalen Server Server auf dem der Dienst Manager installiert ist zur Verf gung stehen Dies sind e windream ObjectStore Service e windream DMS Service e windream ICP Service e windream Fulltext Service e windream Ihumbnail Service e windream Event Service e windream Agent 5 2 Der windream Dienst Manager In der Auswahlliste Diensze des windream Dienst Managers werden die einzelnen windream Server Dienste in dieser Reihenfolge angezeigt Falls die Dienste heruntergefahren werden m ssen z B nach einer nderung der Dokumenttypen so sind die Dienste in genau dieser Reihenfolge zu beenden bzw in umgekehrter Reihenfolge wieder zu starten Hinweis Weitere Informationen zu den einzelnen windream Diensten erhalten Sie unter den entsprechenden Themen dieser Dokumentation So berpr fen starten oder beenden Sie einen Dienst 1 W hlen Sie aus der Dropdownliste Dienste den Dienst aus den Sie berpr fen starten oder beenden wollen 2 Bet tigen Sie die Schaltfl che Starten um den entsprechenden Dienst zu aktivieren oder bet tige
198. en Untergeordnete Gruppen bernehmen wenn auch untergeordnete Gruppen aktualisiert werden sollen windream aktualisiert die Benutzer und Gruppendaten Die Mitglieder der Gruppe werden in die Benutzer und Gruppenverwaltung von windream bernommen sofern noch nicht vorhanden Zus tzlich wird im Betriebssystemknoten Ordner windream gt lt windreamServer gt gt windream Administration gt Benntzer und Gruppen gt Netzwerkumgebung die Kennzeichnung als windream Benutzer X in der Spalte windream f r die betreffenden Benutzer gesetzt windream blendet einen Report Dialog ein in dem der Ablauf des Aktualisierungsvorgangs und evtl auftretende Fehler protokolliert werden siehe auch Thema Protokoll der Bearbeitungsabl ufe Reporting ab Seite 3 176 Die Gruppe f r die windream Administration F r den Zugriff auf die windream Administrationsfunktionen werden Administrationsrechte ben tigt Dazu m ssen Sie ber die WMC eine Betriebssystemgruppe in die Benutzer und Gruppenverwaltung von windream bernehmen Funktion Zu windream hinzuf gen Anschlie end m ssen Sie dieser windream Gruppe die Administrationsrechte zuweisen Es k nnen auch mehrere Gruppen Administrationsrechte erhalten 3 166 Benutzer und Gruppen verwalten Gruppe f r die windream Administration festlegen 1 Gruppe zu windream hinzuf gen Ordner in der WMC windream gt windream Administration gt Benutzer und Gruppen gt Netzwerkumgebung
199. en festgelegten Dokumenttypen auch per Drag amp Drop typspezifische Indexe zuordnen Dazu ffnen Sie die Liste aller verf gbaren Indexe in einem neuen Fenster ber das Men Vorgang gt Nenes Fenster und w hlen dort den gew nschten Index aus Ziehen Sie den Index mit der Maus in die Liste der typspezifischen Indexe eines Dokumenttyps Der Index wird in die Liste eingef gt 3 70 Standardobjekttyp f r Dokumente die noch keinem Dokumenttyp zugeordnet wurden Dokumenttypen verwalten Typspezifische Indexe durch Kopieren zuordnen Die Zuordnung typspezifischer Indexe kann auch ber die Kopierfunktion im Kontextmen erfolgen Markieren Sie dazu in der Liste aller Indexe den gew nschten typspezifischen Index und w hlen Sie im Kontextmen den Men punkt Kopieren Selektieren Sie den Ordner mit den typspezifischen Indexen des betreffenden Dokumenttyps und f gen Sie den kopierten Index ber die Funktion Einf gen des Kontextmen s in die Liste der typspezifischen Indexe des betreffenden Dokumenttyps ein Das Zuordnen von Indexen ber Drag amp Drop und ber die Kopierfunktion des Kontextmen s ist nur f r typspezifische Indexe m glich die dem bertreffenden Dokumenttyp noch nicht zugeordnet sind sex Hinweis Ab der SBX Version von windream k nnen Indexe einem Dokumenttyp auch per Mehrfachauswahl Multiselektion zugewiesen werden Der Standard Dokumenttyp In der Liste aller bestehenden Dokumenttypen finden S
200. en mit bernehmen bzw OK Der Name der neuen Sprache wird in der Liste aller Sprachen angezeigt Beim Kopieren generiert windream f r jedes Element der kopierten Sprache einen entsprechenden Eintrag f r die neue Sprache Eine Sprache importieren oder exportieren Sie k nnen eine Sprache auch importieren ber die windream Management Console k nnen Sprachen aus dem DMS Knoten windream Administration gt Sprachen gt Alle Sprachen ex und importiert werden Dabei werden alle Elemente einer Sprache Indexe E Objekttypen A und Objekttypfelder 3P inklusive der Schl sselwerte und bersetzungen in Form einer XML Datei ex bzw importiert Diese Funktion bietet die M glichkeit bereits existierende bersetzungen Sprachen vollst ndig aus einem installierten windream DMS in ein anderes windream System zu bernehmen NLS Unterst tzung 3 95 Somit m ssen beispielsweise erforderliche Sprachen auf einem neu installierten System nicht erneut angelegt und initialisiert werden Hinweis Um die Im und Exportfunktion f r Sprachen nutzen zu k nnen muss MSXML 3 Service Pack 2 installiert sein Die Installation erfolgt durch Ausf hrung der Datei msxml3sp2 exe auf der windream Installations CD Die Ex und Import Funktionen werden ber die entsprechenden Befehle aus dem Kontextmen aufgerufen und ausgef hrt Die Befehle sind sowohl f r einzelne in der Baumstruktur als auch f r mehrere markierte Elemente in der L
201. en mit anderen Anwendungen zu Problemen f hren wenn die ausgecheckten bzw exportierten Dateien mit dem Schreibschutz versehen sind Ggf ist es dann erforderlich den Schreibschutz vor bergehend zu entfernen Vor dem Einchecken Importieren der Dateien ist der Schreibschutz allerdings unbedingt erneut zu setzen da sonst der Check In Import Vorgang fehlschl gt Ein Ausgang Wie ausgegangen lt Pfad gt Von lt bestimmtem Verzeichnis gt Untergeordnete Ordner einbeziehen Neue Version erstellen ReadOnly Flag l schen 4 47 Eingehende Dokumente Einchecken Importieren In diesem Bereich der Registerkarte werden alle Vorbelegungen eingestellt die den Import bzw die Check In Prozesse von Dokumenten betreffen Dokumente werden aus demjenigen Verzeichnis wieder eingecheckt importiert in das sie zuvor ausgecheckt exportiert worden sind Die Dokumente werden aus einem bestimmten vom Anwender festgelegten Verzeichnis eingecheckt importiert ber die Schaltfl che wird ein Auswahldialog ge ffnet ber den ein Pfad festgelegt werden kann der als Vorbelegung angeboten wird Dieser Eintrag ist nur dann aktiv wenn das Kontrollk stchen Von aktiviert ist Es werden alle Dokumente eingecheckt impottiert die sich in untergeordneten Verzeichnissen des aktuellen Pfades befinden Beim Check In Import wird automatisch eine neue Version der eingecheckten importierten Dokumente erstellt W
202. en versandt werden k nnen m ssen deren E Mail Adressen bekannt sein Diese Mail Adressen k nnen manuell ber die Benutzer und Gruppenverwaltung der windream Management Console eingetragen oder aus dem Active Directory mit Hilfe eines Abgleichs der Benutzer und Gruppendaten bernommen werden Siehe hierzu das Thema Benutzer und Gruppen abgleichen ab Seite 3 171 Die Mailadresse der windream Benutzer verwalten Sie in den Eigenschaften eines Benutzers in der windream Benutzer und Gruppenverwaltung siehe Thema Eigenschaften windream Benutzer ab Seite 3 152 Die windream Tools 3 211 4 Die Abonnement Rechte vergeben Damit Anwender Dokumente und Ordner abonnieren k nnen m ssen Sie daf r die entsprechende Berechtigung besitzen Diese erhalten Sie mit dem Recht Abonnieren das wie andere Rechte auf Dokumente und Ordner ber die Registerkarte Rechte der Objekteigenschaften vergeben wird Standardm ig ist das Recht nicht gesetzt d h nach der Installation von windream besitzt zun chst kein Anwender dieses Recht Es muss erst explizit f r die betreffenden windream Dokumente und Ordner vergeben werden Wie Sie die Rechte auf Dokumente und Ordner verwalten finden Sie in der windream Benutzerdokumentation oder der Online Hilfe der Anwendung unter dem Thema windream Rechte ausf hrlich beschrieben 5 Die Standard Mail Dateien anpassen Es werden zwei Musterdateien als Vorlage f r die zu generierenden Nachrichten
203. en werden ber einen Befehl des Kontextmen s in der WMC kopiert Klicken Sie dazu in der Baumstruktur der WMC mit der rechten Maustaste auf einen bestehenden Objekttyp und w hlen Sie den Befehl Kopze einf gen Der Objekttyp wird kopiert und das Dialogfeld Eigenschaften von Objekttypname Kopie 1 Neu ge ffnet In diesem Dialogfeld kann dann der bestehende Name durch eine neue Bezeichnung berschrieben werden Nach Best tigung der Eingabe mit OK wird das Dialogfeld geschlossen und die Kopie des Objekttyps mit dem neuen Namen in die Baumstruktur der WMC eingef gt 3 80 Auswahllisten anlegen und verwalten Auswahllisten anlegen und verwalten Funktion der Auswahllisten M gliche Feldtypen f r Auswahllisten Datentypen der Auswahllisten Besonderheit eines Dropdown Kombinationsfeldes Die windream Management Console bietet die M glichkeit Auswahllisten zu definieren und zu pflegen Diese Auswahllisten k nnen Sie dann bei der Definition der Objekttypen im Layout Editor Registerkarte Layout einzelnen Indexfeldern zuordnen Voraussetzung daf r ist dass der Datentyp des Indexfeldes eines Objekttyps und der Datentyp der Auswahlliste bereinstimmen Ser Hinweis Durch Zuweisung entsprechender Rechte kann die Auswahl der windream Auswahllisten f r die Konfiguration von Objekttypen eingeschr nkt werden siehe Rechte auf windream Auswahllisten Seite 3 82 Auswahllisten dienen als Eingabehilfe
204. ende M Ohne Indesdatern M Die Archivierungsdauer ist als Dokument Eigenschaften editierbar re amp Nach Ablauf der rchivierungsdauer automatisch l schen Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 3 8 Registerkarte Lebenszyklus zur Einstellung der Lebenszyklus Daten eines Dokumenttyps So legen Sie den Lebenszyklus f r Dokumente eines bestimmten Typs fest 1 Wechseln Sie vom Konsolenstamm der windream Management Konsole in das Verzeichnis windream gt windream Administration gt Objekttypen gt Alle Do umenttypen 2 ffnen Sie das Kontextmen eines bestehenden Dokumenttyps dessen Lebenszyklus Einstellungen Sie festlegen m chten mit einem Klick der rechten Maustaste 3 W hlen Sie den Befehl Eigenschaften 4 Aktivieren Sie die Registerkarte Lebenszyklus im Dialogfeld Eigenschaften von lt Do umenttyp gt 5 Legen Sie die Kriterien zur Definition des Lebenszyklus auf der Registerkarte fest 6 Best tigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf bernehmen bzw OK Die Lebenszyklus Daten f r den aktuellen Dokumenttyp werden gespeichert Hinweis Nachtr gliche nderungen in den Lebenszyklus Einstellungen eines Dokumenttyps werden nicht automatisch an die Dokumente angepasst die diesem Typ bereits zugeordnet sind Objekttypen anlegen und verwalten 3 31 Nach der Typzuordnung sofort archivieren II a Arbeitsbereich Dies bedeutet dass Dokumente die schon im DMS gespeichert sind entwe
205. enden Vertreten durch Der Vertreter erh lt die Rechte des Benutzers Besitzer Vertreter f r Der Benutzer erh lt die Besitzerrechte des zu Vertretenden Der Vertreter erh lt die Besitzerrechte des Benutzers Gesperrt Vertreter f r Der Benutzer erh lt das Recht gesperrte Dokumente des zu Vertretenden zu bearbeiten Vertreten durch Der Vertreter erh lt das Recht gesperrte Dokumente des Benutzers zu bearbeiten Administrations Vertreter f r Der Benutzer erh lt die Rechte der gruppe Administrationsgruppen des zu Vertretenden Vertreten durch Der Vertreter erh lt die Rechte der Administrationsgruppen des Benutzers Administrations Vertreter f r Der Benutzer erh lt die Rechte des zu benutzer vertretenden windream Administrators Vertreten durch Der Vertreter erh lt die Rechte des Benutzers windream Administrator Tabelle 3 12 Rechte f r Vertretungen Benutzer und Gruppen verwalten 3 157 windream Alle Gruppen Der Ordner zeigt alle windream Gruppen an In der Liste werden die Gruppen mit dem Symbol fji dem Namen und der Dom ne auf der die Konten eingerichtet sind aufgef hrt m Windream Konsolenstamm windream lt Lokal gt DOKUTEST windream Administration Benutzer und Gruppen windream Alle Gruppen H E fia Datei Aktion Ansicht Favoriten Fenster 181xI e omore
206. enigen Indikatoren f r die das Monitoring durchgef hrt werden soll Multiselektion m glich 5 Optional Um weitere Erkl rungen zu den einzelnen Leistungsindikatoren zu erhalten klicken Sie auf die Schaltfl che Erkl rungen 6 Klicken Sie auf die Schaltfl che Hinzuf gen um das Monitoring zu starten Die gew hlten Leistungsindikatoren werden in Form einer Grafik angezeigt Hinweis Das Systemmonitor Progrtamm wird standardm ig mit dem Windows Betriebssystem ausgeliefert Weitere Informationen zu den Einstellungen des Systemmonitors finden Sie deshalb auch in den entsprechenden Dokumentationen von Microsoft Abbildungsverzeichnis 6 1 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 1 windream Laufwerk 1 3 Abbildung 1 2 windream DMS wie Windows 1 5 Abbildung 1 3 Recherche im windream DMS 1 6 Abbildung 1 4 windream Architektur 1 7 Abbildung 1 5 windream Speichermanagement 1 8 Abbildung 1 6 Konfiguration und Administrationsanwendungen 1 9 Abbildung 1 7 windream Control Center windream Server 1 10 Abbildung 1 8 windream Control Center windream Client 1 10 Abbildung 2 1 windream Control Center windream Server 2 3 Abbildung 2 2 Die windream Management Console 2 9 Abbildung 2 3 Dom nen hinzuf gen 2 10 Abbildung 2 4 Benutzer und Gruppen hinzuf gen 2 11 Abbildung 2 5 Zugang zur Administration vergeben 2 12 Abbildung 2 6 Eigenschaften der Benutzer festlegen 2 14 Abbildung 2 7 windream Speiche
207. enn die Option ReadOnly Flag setzen aktiviert ist muss auch die Option ReadOnly Flag l schen gesetzt sein Nur dann kann der Schreibschutz f r die Dokumente der beim Check Out Export gesetzt wurde beim Undo Check Out oder Check In Import auch wieder aufgehoben werden Siehe dazu die Beschreibung der Option ReadOnly Flag setzen im Abschnitt Ausgehende Dokumente auschecken exportieren Seite 4 46 4 48 Report Report F r bestimmte Aktionen oder Vorg nge zur Bearbeitung von Dokumenten und Ordnern k nnen Protokolldateien generiert werden die Art Ablauf und Status der jeweiligen Aktion protokollieren Reporting Zu diesen Aktionen z hlen unter anderem das Ausf hren eines Im und Exports von Dokumenten das Widerrufen eines Check Out Prozesses oder L sch und Archivierungsprozesse Der Verlauf dieser Prozesse wird jeweils in einer separaten Datei als Bericht Report erfasst der den erfolgreichen Ablauf oder aufgetretene Fehler w hrend des jeweiligen Prozesses protokolliert Diese Report Dateien k nnen Sie sich w hrend oder nach Abschluss eines Prozesses anzeigen lassen um so den Fortgang einer Aktion kontrollieren zu k nnen Auf der Registerkarte Report in der windream Konfiguration k nnen Sie benutzerspezifische Einstellungen zur Protokollierung der einzelnen Aktionen vornehmen Hier stellen Sie u a ein f r welche Aktionen Protokolldateien geschrieben werden sollen ob diese direkt nach Ausl
208. enn dies nicht der Fall ist werden die entsprechenden ACLs neu generiert Bei den ACLs handelt es sich ausschlie lich um Abbildungen der zugewiesenen Leserechte der Rechtetr ger auf Objekte Weitere Rechte wie das Recht zum ndern von Objekten oder das Recht zur Rechtevergabe werden in den Listen nicht abgebildet Die Vergabe und Verwaltung der Zugriffsrechte Lesen ndern und Recht zur Rechtevergabe auf die Objekte oder auch die Zuordnung weiterer Rechtetr ger erfolgt ber die Rechteverwaltung von windream siehe dazu Thema windream Rechte in der Benutzerdokumentation bzw der Online Hilfe der Anwendung Hinweis Die Verwaltung der ACLs erfolgt ausschlie lich auf dem windream Server durch einen zust ndigen Systemadministrator Dabei ist zu beachten dass die Ansicht der ACL Statistik eingeschr nkt ist auf die jeweiligen pers nlichen Rechte des aktuell angemeldeten Administrators ACLs verwalten ACLs verwalten F r die Verwaltung der ACLs starten Sie die WMC ber das windream Control Center oder ber den Befehl Start gt Programme gt windream gt Management Console Wechseln Sie vom Konsolenstamm in den Ordner windream gt lt windreamServer gt gt windream Administration gt ACLs Ai Windream Konsolenstamm windream lt Lokal gt DOKUTEST windream Administration ACLs lalx la x fil Datei Aktion Ansicht Favoriten Fenster e EX C Konsolenstamm E ev windream
209. ente in einem ausgew hlten Bereich auf der Registerkarte Layout Zeigt Eigenschaften eines auf der Registerkarte Layout markierten Dialogfeldelements an Startet einen Testlauf zur berpr fung der korrekten Felddefinitionen auf der Registerkarte Layout 3 42 ab E ab abl Befehl in der Palette Befehl Neue Registerkarte einf gen Befehl Registerkarte nach links verschieben Befehl Registerkarte nach rechts verschieben Befehl Element einf gen gt Bitmap Befehl Element einf gen gt Gruppierungsrahmen Befehl Element einf gen gt Text Befehl Element einf gen gt Eingabefeld Befehl Element einf gen gt Textfeld Objekttypen anlegen und verwalten Bemerkung F gt eine neue Registerkarte ein Verschiebt die aktuell markierte Registerkarte nach links Verschiebt die aktuell markierte Registerkarte nach rechts F gt ein Bitmap ein z B ein Firmenlogo F gt einen Gruppierungsrahmen ein Die Beschriftung f r den Rahmen geben Sie im Feld Tire auf der Registerkarte Feld in den Eigenschaften des Rahmens ein Die Gr e ndern Sie durch Ziehen ber die Eck und Seitenpunkte des Rahmens F gt ein statisches Textfeld ein das zum Beispiel als Bezeichner von Indexfeldern verwendet werden kann Dieses Element kann auch f r die Darstellung nicht editierbarer Indexmerkmale genutzt werden F gt ein einzeiliges Textfeld ein F gt ein mehrzeiliges Textfeld ein
210. entsprechenden Dropdown Listenfeldern den Server den Anschlu und den Poo des Speichersystems z B des windream Archivs aus auf den der windream Speicher verweisen soll Dies ist nur m glich wenn der windream Objektspeicherdienst lizensiert und installiert ist und die ben tigten Pools eingerichtet sind ber die Schaltfl che Aktualisieren k nnen Sie die Angaben f r den gew hlten Objektspeicher aktualisieren 12 Speichern Sie die Eingaben mit einem Klick auf bernehmen bzw OK 3 110 windream Speicher verwalten Eigenschaften von Neu x Allgemein Fechte windream Speicher Bearbeiten Hame D ateiablage Kommentar Windresm Dateiablage HSM Ablage M Direkt auf Festplatte schreiben Offlineattribute anzeigen Dateiablage Ffad D Programme windream GmbH blagel Yerzeichnisebenen 3 Durchzuchen Schreibgesch tzt C Dbjektspeicher Archprowider Lib Seen Anschlu Foal DOKUTEST E01 Aktualisieren Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 3 37 windream Speicher neu anlegen So bearbeiten Sie einen windream Speicher 1 Wechseln Sie vom Konsolenstamm der WMC in den Ordner windream gt windream Administration gt windream Speicher gt Alle windream Speicher 2 ffnen Sie im rechten Konsolenfenster das Kontextmen zu einem der in der Liste angezeigten Speicher und w hlen Sie den Befehl Eigenschaften 3 Aktivieren Sie
211. enutzer und Gruppeneintr ge jeweils den Namen auf einen Dummy Namen Verwenden Sie hierf r die zuvor im AD eingerichteten Dummy Konten Sie m ssen immer jeweils den Eintrag ndern der bereits auf der Dom ne eingerichtet war Hier beispielsweise das Hauptbenutzer Konto der Dom ne E W2003NATIVEDOM gt W2DO3NATIVEDOM MERLIN AIS GMEH DE windream ndern in E W2003NATIYEDOM gt W2OO3NATIVEDOM MERLIN AIS GMEH DE windream gt dummy Hinweis Mit den Symbolen in der Spalte Domain sind die Eintr ge der urspr nglichen Konten des windream Hauptbenutzers und der windream Gruppe aller windream Benutzer gekennzeichnet 9 Markieren Sie den ersten zu ndernden Eintrag in der Liste und w hlen Sie den Befehl User Group gt Change Name Name 3 Curent name indream He name dummy Abbildung 3 52 Ugadjust Benutzername auf Dummy Namen ndern 3 144 Hinweise zum Einsatz von LDAP mit windream 4 0 10 Geben Sie den neuen Namen ein und speichern Sie mit OK 11 Wiederholen Sie dies f r alle Eintr ge deren Namen auf einen Dummy Namen ge ndert werden muss 12 F hren Sie erneut einen Check durch Befehl User Gronp gt Check um die nderungen zu pr fen Wenn danach der Status aller Fintr ge OK ist k nnen Sie die nderungen in die Datenbank bernehmen nderungen in die windream Datenbank schreiben 13 W hlen Sie den Befehl Write changes into database aus dem Men User Group windream
212. enzschl ssel nicht g ltig ist ist das Arbeiten mit windream nicht m glich Um sicherzustellen dass der eingetragene Schl ssel nach einer nderung g ltig ist kann das Dialogfeld windream Konfiguration geschlossen und erneut aufgerufen werden Bei einem ung ltigen Schl ssel blendet windream einen entsprechenden Hinweis ein und Sie k nnen die Eingabe korrigieren Auch mit einemWechsel der Registerkarten und erneutem Wechsel auf die Registerkarte Lizenz k nnen Sie auf diese Weise ohne die windream Konfigurationen zu schlie en die G ltigkeit des Lizenzschl ssels pr fen 4 32 Lizenzen Schaltfl che Aus Datei Ab windream Version 3 5 0 9 ist es m glich den Lizenzschl ssel ber die Schaltfl che direkt aus der Datei auszulesen die den Schl ssel enth lt Meldungen 4 33 Meldungen Auf der Registerkarte Me dungen werden Einstellungen f r den Support zur Problemanalyse und Problembehebung vorgenommen windream Konfiguration x Server Registerkarten beziehen Daten won lt LO AL gt sowie aus der lokalen Registrierungsdatenbank verbindungen Filter Yolkext Allgemein Lizenzen Meldungen Men Ein Ausgang Report Dialoganzeige Debug Ausgaben Fehler uckverfolgung Ausgabe aktivieren Level hex Debug Level algemein Me Leve iv a S ne Debug Level Sermerspealfsch E Level 1 standard Lewel 1 m Nur auf Anforderung der Hotline zu aktwieren Performance und Stabilit
213. er ber entsprechend definierte Auswahllisten vorgegeben oder k nnen wie andere objekttypspezifische Indexmerkmale ber die Registerkarte Indexe aus den Dateieigenschaften erfasst und bearbeitet werden Vektorindexe k nnen f r jeden Datentyp generiert werden Dabei k nnen Sie abh ngig vom Datentyp z B die Feldgr e festlegen oder bestimmen dass dieser Index volltextsuchbar sein soll Zudem k nnen Sie die maximale Anzahl der Zeilen eines Vektorfeldes angeben 3 20 Objekttypen anlegen und verwalten Typunabh ngige Vektorindexe globale Indexe Sie k nnen mit Hilfe der typunabh ngigen Vektorindexe globale Indexfelder generieren die automatisch allen Objekttypen zugewiesen werden Abh ngig von der Art der Indexfelder werden die Inhalte entweder ber entsprechend definierte Auswahllisten vorgegeben oder k nnen wie objekttypspezifische Indexmerkmale ber die Registerkarte Indexe aus den Dateieigenschaften erfasst und bearbeitet werden Globale Vektorindexe k nnen f r jeden Datentyp generiert werden Dabei k nnen Sie abh ngig vom Datentyp z B die Feldgr e festlegen oder bestimmen dass dieser Index volltextsuchbar sein soll Zudem k nnen Sie die maximale Anzahl der Zeilen eines Vektorfeldes angeben Hinweis Damit die neu angelegten globalen Indexe auch verf gbar sind ist ein Neustart der windream Serverdienste beispielsweise ber den Dienst Manager erforderlich Erweiterte Volltextfelder Mit Hilf
214. er in der Setting Tabelle f r alle Das windream Control Center 2 5 Benutzer oder in der Tabelle UserProperty f r einzelne Benutzer Men punkte des windream Control Center aktivieren deaktivieren In der windream Datenbank k nnen Sie serverseitig festlegen welche Funktionen im windream Control Center an den Arbeitstationen zur Verf gung stehen In der Tabelle UserProperty wird dies f r einzelne Benutzer ber die Eintr ge szKey CCMenuMode unddwValue lt Modus gt festgelegt In der Tabelle Setting wird dies f r alle Benutzer ber die Eintr ge szKey CCMenuMode dwUserId 0 unddwValue lt Modus gt gesteuert Nach dem Start des Control Centers wird versucht diesen Wert vom Server zu ermitteln zuerst aus UserProperty dann aus der Setting Tabelle und in die CURRENT _ USER Registry zu schreiben Ist der Server nicht erreichbar wird die Einstellung aus der HKEY CURRENT USER Registry genutzt ggf zuvor aus der HKEY_LOCAL_MACHINE Registry kopiert Standardeinstellung ist CCMenuMode 0 d h alle Funktionen des Control Centers stehen uneingeschr nkt zur Verf gung Existieren auf dem Server keine Einstellungen dann werden die lokalen Einstellungen aus der Windows Registrierungsdatenbank verwendet auch nach einer Umschaltung auf einen anderen windream Server Wenn bei einer Serverumschaltung auch immer die im Control Center verf gbaren Befehle und Funktionen angepasst werden soll
215. erden zur Optimierung des Systems ACLs ohne aktive Mitglieder oder ohne zugewiesene Dokumente und ggf mehrfach vorhandene ACLs aus der Datenbank entfernt F r die Reorganisation wird der windream DMS Service beendet und in einem Wartungs Modus Maintenance Mode gestartet Funktion Wartungs Modus starten Anschlie end f hrt windream die Reorganisation der Datenbank durch und beendet nach Abschluss des Vorgangs den DMS Service Um aus dem Wartungs Modus wieder in den Betriebs Modus zu schalten muss der Wartungs Modus beendet und der DMS Service im normalen Modus erneut gestartet werden Funktion Wartungs Modus beenden W hrend der Wartung ist von angeschlossenen Arbeitsstationen der Zugriff auf das DMS windream nicht m glich In der WMC sind alle anderen Administrationsfunktionen nicht verf gbar Hinweis Die Reorganisation kann nur von der Konsole auf dem lokalen windream Server durchgef hrt werden F r Remote Server kann der Wartungsmodus nicht gestartet werden Gestartet und beendet wird der Vorgang aus der WMC ber entsprechende Befehle durch einen zust ndigen Systemadministrator Wartungs Modus starten Um eine Reorganisation durchzuf hren starten Sie auf dem windream Server die windream Management Console Anschlie end wechseln Sie vom Konsolenstamm in den Ordner windream Markieren Sie den Eintrag f r den lokalen windream Server f r den die Reorganisation durchgef hrt werden soll und starten Sie den Vorg
216. eren Sie die Einstellung Offiineattribute anzeigen wenn f r den Fall dass der windream Objektspeicher Offline d h nicht erreichbar bzw die darin gespeicherten Dateien nicht direkt im Zugriff sind die Objekte im Explorer das Offline Attribut erhalten windream Speicher verwalten 3 109 und mit dem als Offline gekennzeichneten Icon angezeigt werden sollen siehe Einstellungen auf der Registerkarte Allgemein der windream Speicher Seite 3 112 7 Aktivieren Sie die Option Direkt auf Festplatte speichern wenn das FILE_FLAG_WRITE_THROUGH Flag beim Schreiben von Dateien im Filestore gesetzt sein soll siehe Einstellungen auf der Registerkarte Allgemein der windream Speicher Seite 3 112 8 W hlen Sie eine der Optionen Dateiablage oder Objektspeicher abh ngig vom Typ der Dateiablage des neu einzurichtenden windream Speichers 9 Falls Sie die Option Datetablage gew hlt haben legen Sie den Pfad f r die Dateiablage fest und w hlen Sie aus der Dropdown Liste Verzeichnisebenen die gew nschte Anzahl aus 10 Markieren Sie das Kontrollk stchen Schrerbgesch tzt wenn in diesem windream Speicher keine neuen Dateien mehr gespeichert werden sollen Siehe auch Einstellungen auf der Registerkarte Allgemein der windream Speicher Seite 3 112 11 Falls Sie die Option Objektspeicher gew hlt haben geben Sie im Feld Archivprovider Lib zun chst die Provider DlIl an die der Objektspeicher verwenden soll W hlen Sie dann aus den
217. ernen k nnen protokolliert werden windream blendet dann zu Beginn eines Bearbeitungsvorgangs Benutzer und Gruppen verwalten 3 177 einen Report Dialog ein in dem der Ablauf des aktuellen Vorgangs und evtl auftretende Fehler protokolliert werden ber die Schaltfl che Details im Report Dialog k nnen Sie nach dem Abschluss der Bearbeitung Einzelheiten ber den Bearbeitungsablauf einsehen Zus tzlich kann abh ngig von den Einstellungen in den windream Konfigurationen eine Protokolldatei geschrieben werden Standard lt windreamPfad gt Reporting UserGroup log Die Konfiguration der Protokolldatei finden Sie unter dem Thema Report in der Benutzerdokumentation bzw der Online Hilfe der Anwendung beschrieben Hinweis W hrend der Durchf hrung eines Abgleichs auf Benutzer und Gruppen k nnen die Funktionen im Report Dialog nicht angew hlt werden Insbesondere kann der Vorgang nicht abgebrochen werden weil dies u U zu Inkonsistenzen in der Datenbank f hren w rde Fehler w hrend der Bearbeitung Tritt w hrend des aktuellen Bearbeitungsvorgangs ein Fehler auf wird die Verarbeitung abgebrochen Alle bis dahin durchgef hrten nderungen werden nicht zur ckgenommen Anhand der Protokolldatei k nnen Sie nach Abschluss der Bearbeitung kontrollieren ob der Vorgang erfolgreich durchgef hrt wurde 3 178 Zugriff auf das windream web portal pro w2p2 Zugriff auf das windream web portal pro w2p2 Kein Zugriff Lese
218. erneut aktiviert Daf r wird in den Konfigurationen eingetragen f r welche Dateitypen und mit welcher Software die Erstellung durchgef hrt werden soll Die Dateitypen werden auf der Registerkarte Fer festgelegt Die Zuordnung der Software f r die Extraktion erfolgt auf Registerkarte Volltext Die Volltexterstellung erfolgt asynchron d h nicht zeitgleich mit der Ablage der Dokumente im DMS In bestimmten Zeitabst nden sucht der Volltext Indexierungsdienst in der Datenbank nach neu eingestellten oder ge nderten Dokumenten f r die Volltext erstellt werden soll Anschlie end wird die Volltextgenerierung durchgef hrt Die Zeitabst nde werden auf der Registerkarte Volltext in den windream Konfigurationen festgelegt Mit der Schaltfl che Erstellung starten f r wird das Dialogfeld Lzsze bearbeiten ge ffnet in der die Dateitypen festgelegt werden f r die die Volltexterstellung durch den windream Volltext Indexierungsdienst gestartet werden soll Filter Hinzufugen Bearbeiten L schen Liste bearbeiten Beim Anlegers ndern von Dokumenten der hier k anf gurierten Dateitypen wird die Yolltesterstellung gestartet Ix i PUp ioo Hinzufiigen HTML Bearbeiten PDF PPT L schen TT Abbrechen Abbildung 4 7 Dateitypen f r die der Volltext erstellt werden soll Diese Liste wird bei der Installation des windream Servers vom Setup Programm voreingestellt So
219. ersion archivierter Dokumente TBseX Datei nicht bearbeitbar Objekttypen anlegen und verwalten Aktivieren Sie diese Option wenn der Speicher f r das hierarchische Speichermanagement genutzt werden soll siehe auch windream Speicher verwalten ab Seite 3 105 Die HSM Unterst tzung erfordert eine separate Lizenz siehe auch Separat zu lizensierende windream Module in Kapitel Einf hrung in windream Die Aktivierung dieser Dokument Option bewirkt die automatische Archivierung von Vorversionen der Dokumente dieses Typs Diese Option wird zus tzlich in einer Spalte der WMC Listenansicht angezeigt Eine manuelle Archivierung von Vorversionen ist ebenfalls m glich da Vorversionen von Dokumenten genau so wie Hauptdokumente betrachtet werden Dokumente sind nach Aktivierung dieser Option nur dann zu bearbeiten wenn sie vor der Bearbeitung ausgecheckt werden Eine direkte Bearbeitung in einem windream Verzeichnis unter dem entsprechenden Laufwerksbuchstaben ist dann nicht m glich Diese Option wird zus tzlich in einer Spalte der WMC Listenansicht angezeigt Es wird immer eine neue Version der bestehenden Dokumente generiert wenn Dokumente f r die diese Option gilt in das DMS eingecheckt werden Dokumente des Dokumenttyps sind nach Aktivierung dieser Option nur dann zu editieren wenn sie ber die Funktion In Bearbeitung nehmen f r die Bearbeitung gesperrt werden Es wird immer eine neue V
220. ersion der bestehenden Dokumente generiert wenn Dokumente f r die diese Option gilt in Bearbeitung genommen werden Dies erm glicht dass wenn ein Anwender eine Bearbeitungssperre setzt indem er ein Dokument in Bearbeitung nimmt so kann hier eingestellt werden dass windream automatisch eine neue Version des Dokuments erstellt Falls diese Option aktiviert ist k nnen auch von archivierten Dokumenten dieses Typs neue Versionen erstellt werden Bei Dokumenten denen ein Dokumenttyp mit diesem Merkmal zugewiesen wird kann danach das Originaldokument die Bin rdatei nicht mehr bearbeitet werden Auch der windream Hauptbenutzer hat kein Bearbeitungsrecht Diese Option berschreibt auch evtl anders vergebene Zugriffsrechte Objekttypen anlegen und verwalten 3 27 So legen Sie einen neuen Dokumenttyp an 1 Wechseln Sie vom windream Ordner der Management Console in den Ordner windream Administration gt Objekttypen gt Alle Dokumenttypen 2 Markieren Sie den Ordner Ale Dokumenttypen und ffnen Sie das Kontextmen 3 W hlen Sie den Befehl Neu gt Do amp umenttyp Das Fenster Eigenschaften von Dokumenttyp 1 Neu mit der Registerkarte Allgemein wird ge ffnet 4 Tragen Sie im Feld Name eine Bezeichnung f r den neuen Dokumenttyp ein zum Beispiel Brief Rechnung Vertrag usw 5 Nehmen Sie auf der Registerkarte Allgemein die notwendigen Einstellungen vor und best tigen Sie die Eingaben mit bernehmen bzw
221. erwaltung von windream bernommen siehe auch Thema Voraussetzungen f r Benutzer und Gruppen ab Seite 3 132 Hinweis Alle Benutzer die Zugriff auf windream erhalten sollen m ssen Mitglied in der Gruppe aller windream Benutzer sein Standard windream Benutzer Dies gilt unabh ngig davon in welchen anderen Gruppen sie Mitglied sind siehe auch Thema Vordefinierte windream Gruppen ab Seite 3 134 Zudem m ssen alle Dom nen als windream Dom nen klassifiziert sein auf denen die Konten der Gruppen und Benutzer eingerichtet sind die Zugriff auf windream erhalten sollen siehe Abschnitt windream Alle Dom nen ab Seite 3 150 Einzelne Benutzerkonten k nnen nicht in die Benutzer und Gruppenverwaltung bernommen werden Benutzer werden durch die Zugeh rigkeit zur Gruppe aller windream Benutzer und die bernahme der Gruppen in denen sie Mitglied sind zu windream Benutzern Benutzer und Gruppencache verwenden Gruppen zu windream hinzuf gen x Benutzer und Gruppencache Status Cache gefull Gefullt am 12 09 2002 10 14 45 Aktuellen Cache benutzen Cache neu f llen Cache l schen Aktion ohne Cache ausf hren Untergeordnete Gruppen bernehmen Abbrechen Abbildung 3 68 Benutzer und Gruppencache verwenden Benutzer und Gruppencache Die Benutzer und Gruppendaten k nnen zur Verbesserung der Ablaufgeschwindigkeit von Aktualisierungsaktionen auf Benutzer und Gruppenda
222. es Anwenders bei der Indexierung von Dokumenten angezeigt wird So f hren Sie einen Test durch 1 Aktivieren Sie das Dialogfeld Eigenschaften von Indexe mit der Registerkarte Layour 2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich der Registerkarte und w hlen Sie aus dem Kontextmen den Befehl Testen windream schaltet vom Editier in den Testmodus um Die Registerkarte Eigenschaften von Indexe mit den definierten Eingabefeldern und Schaltfl chen wird angezeigt 3 Pr fen Sie die korrekte Funktion der einzelnen Elemente auf der Registerkarte 4 Beenden Sie den Test indem Sie das Kontextmen erneut aufrufen und den Befehl Tesz beenden w hlen windream schaltet zur ck auf den Editiermodus 5 Falls notwendig ndern Sie mit der Palette und ber die Registerkarte Eigenschaften lt Dialogfeldelement gt an Position lt x y gt die aktuellen Einstellungen und das Layout der Felder Hinweis Wenn Sie auf der Registerkarte Layout Dialogfeldelemente Schaltfl chen Auswahllisten und andere Feldtypen festlegen ist es wichtig dass diese Typen mit den Objekttypen anlegen und verwalten 3 57 entsprechenden typspezifischen Indexen bereinstimmen N here Informationen ber die Auswahl von Feldtypen erhalten Sie im Abschnitt Die richtige Auswahl der Feldtypen ab Seite 3 59 Befehle ber das Kontextmen der Registerkarte Layout ausf hren Neben der Aktivierung des Tests k nnen Sie im Kontextmen
223. es Lebenszyklus f r Dokumente eines zugeordneten Typs Der Lebenszyklus eines im DMS gespeicherten Dokuments basiert auf den Lebenszyklus Einstellungen Regeln des Dokumenttyps dem das gespeicherte Dokument zugeordnet wurde Einem Dokument werden automatisch diejenigen Daten des Lebenszyklus zugewiesen die f r den entsprechenden Dokumenttyp gelten mit Ausnahme manueller Einstellungen im Dialogfeld Eigenschaften eines Dokuments Die Verwaltung des Lebenszyklus bezieht sich immer auf einzelne Dokumente und auf die den Dokumenten zugeordneten Dokumenttypen Der Lebenszyklus gilt nicht f r Ordner da Ordner selber keine Dokumente sind Bestimmte Einstellungen die den Lebenszyklus eines Dokuments festlegen k nnen auch ber den Aufruf der Dokument Eigenschaften aus dem Explorer vorgenommen oder nachtr glich ge ndert werden Zudem ist es ber diese Funktion m glich den aktuellen Status des Lebenszyklus eines Dokuments abzufragen Hinweis Weitere Informationen zur Abfrage der aktuellen Lebenszyklus Einstellungen eines Dokuments ber die Dokument Eigenschaften erhalten Sie unter dem Thema Lebenszyklus in der Benutzerdokumentation bzw Online Hilfe der Anwendung Der gesamte Lebenszyklus eines Dokuments von der Erstellung bis zum endg ltigen L schen wird allgemein durch die folgenden Zeitpunkte und Zeitr ume festgelegt Zeitpunkt Zeitraum Beschreibung Erstellungszeitpunkt Zeitpunkt der Erstellung eine
224. esetztem Provider WinNT oder LDAP verschiedene Besonderheiten f r die windream Benutzer und Gruppenverwaltung zu ber cksichtigen Siehe hierzu auch Hinweise zum Einsatz von LDAP mit windream 4 0 ab Seite 3 136 Windows Active Directory WinNT Provider Standard in windream 3 6 Besonderheiten e Es werden nur die Funktionalit ten des WinNT Providers genutzt d h nur das was bereits unter Windows NT4 m glich war e Es k nnen lokale Benutzer und Gruppen vom windream Server genutzt werden sowie auch Benutzer und Gruppen von der Active Directory Dom ne e Es kann nur eine Gruppen Hierarchiestufe genutzt werden D h cine globale oder Universalgruppe kann Mitglied einer lokalen windream Gruppe sein Es werden keine weiteren Gruppenhierarchien ausgewertet D h insbesondere Gruppenverschachtelungen sind NICHT m glich Windows Active Directory LDAP Provider Besonderheiten e Es werden die Funktionalit ten des LDAP Providers genutzt e Es k nnen AUSSCHLIESSLICH Benutzer und Gruppen von der Active Directory Dom ne genutzt werden Dies betrifft auch den windream Hauptbenutzer und die Gruppe aller windream Benutzer windream Benutzer e Es k nnen mehrere Gruppen Hierarchiestufen genutzt werden D h eine globale oder Universalgruppe kann Mitglied einer lokalen windream Gruppe sein Es werden auch weitere Gruppenhieratchien ausgewertet D h es sind insbesondere Gruppenverschachtelungen m glich Hierarch
225. estgelegt windream Konfiguration Server Registerkarten beziehen Daten von LOCAL sowie aus der lokalen Registrierungsdatenbank Meldungen Men Ein Ausgang Report verbindungen Fiter voltet Allgemein Lizenzen Datenbank Server SQL Instanz ORA Serice Frowider fsaLo LEDE Name windream TCP Sermice Fort pad Ubjektzpeicher Mur Worbelegung fur Management Console Servername DOKUTEST Port fem 1 Yerbindungsversuche DMS5 Dienst Datenbank Anzahl Versuche a Yerzogerung f 0 Sekunder Notwendig bei verzogertem DB Start nach Reboot SOL Server Command Timeouts Wahrend Dienstst rt feo Sekunden Standard 30 Sekunden Allgemein Impersonifizierung f r xML Archivierung Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 4 2 windream Konfiguration Verbindungen Verbindungen Server SQL Instanz Oracle Service Provider Name Port Servername Port Datenbank In dem Feld wird der Name des windream Servers angezeigt oder ge ndert auf dem der windream Datenbankdienst l uft SQL Server Oracle Datenbank In der Regel ist dies der lokale Computername Dieser Eintrag wird bei der Installation vom Setup Programm gesetzt Hier wird der OLEDB Provider f r die windream Datenbank eingetragen F r die Mehrplatzversion von windream ist dies SQOLOLEDB bzw ORACLEDB oracle Dieser Eintrag wird bei der Installation gesetzt Es wird empfohlen den Eintrag nic
226. estlegen und benennen m Windream Konsolenstamm windream lt Lokal gt DOKUTE Km Datei Aktion Ansicht Favoriten Fenster e daB ERBE C Konsolenstamm E FA windream H lt Lokal gt DOKUTEST E windream Administration Indexe a2 Alle Indexe 5 Objekttypzuordnung zj Auswahllisten Objekttypen Sprachen E windream Speicher 29 windream Kontextmen Benutzer und Gruppen H E ACLs windream Tools amp Q windream DMS Browser WDServer DOKUTEST2 WDServerl W2k3x64 Allgemein Objekttypzuordnung Rechte Name 9 String 00 Index 02 String 01 aS String 03 Name Bemerkung NLS 02 String 04 02 String 05 Spalte sT e03 a String 06 String 08 Typ 9 String 09 er gt 2 er 5 Max Gr a 8 us a String 19 Yolltextsuchbar Mv 02 String 20 String 21 m Festkomma aS String 22 Format 3 string 23 u os String 24 Vektor 95 String 25 Max Zeilen Z unbegrenzt 9 String 27 a2 String 33 02 String 35 02 string 36 string 37 02 string 38 02 Strina 39 spezifisch Fester T spezifisch Fester T spezifisch Fester T spezifisch Fester T spezifisch Fester T spezifisch Fester T spezifisch Fester T spezifisch Fester T spezifisch Fester T spezifisch Fester T spezifisch Fester T spezifisch Fester T spezifisch Fester T spezifisch Fester T spezifisch Fester T spezifisch Fester T spezifisch Fester T spezifisch Fester T
227. exe erfolgen soll Voraussetzung f r die DMS spezifische Indexierung ist dass vom windream Server entsprechende Indexierungsauftr ge erstellt und an die jeweilige Arbeitsstation versendet werden F r jeden Indexierauftrag wird an der Arbeitsstation das Dialogfeld Eigenschaften von lt Datei bzw Ordnername gt zur Eingabe der DMS spezifischen Indexmerkmale Registerkarte Indexe eingeblendet Mit dieser Option wird eingestellt ob f r die im Bereich Indexzerauftr ge des Dateifilters festgelegten Dateitypen Indexierungsauftr ge erstellt und versendet werden Wenn diese Option eingeschaltet ist werden die Indexierungsauftr ge erstellt und gesendet Vom Setup bei der Installation von windream voreingestellt Ist die Option ausgeschaltet werden unabh ngig von den weiteren Einstellungen auf System oder Benutzerebene keine Indexierungsauftr ge erstellt und versendet Wenn auch Ordner an den Arbeitsstationen bei der Anlage oder bernahme in das DMS synchron oder asynchron indexiert werden sollen Option auch f r Verzeichnisse werden die entsprechenden Indexierungsauftr ge nur erstellt und versendet wenn die Option Auftr ge versenden eingeschaltet ist Hinweis Unabh ngig von diesen Einstellungen kann zu jeder Zeit eine Nachindexierung der im DMS gespeicherten Dokumente Ordner mit DMS spezifischen Indexmerkmalen ber das Dialogfeld Eigenschaften von lt Datei bzw Ordnername gt erfolgen Filter M auch f
228. ext 4 19 Zuordnung der Extraktor Module zu Dateitypen 4 21 Abbildungsverzeichnis Abbildung 4 10 Dateitypzuordnung f r Volltexterstellung 4 22 Abbildung 4 11 windream Konfiguration Allgemein 4 25 Abbildung 4 12 windream Konfiguration Lizenz 4 30 Abbildung 4 13 windream Konfiguration Meldungen 4 33 Abbildung 4 14 windream Konfiguration Erweiterte Fehleranzeige aus 4 34 Abbildung 4 15 windream Konfiguration Erweiterte Fehleranzeige ein 4 34 Abbildung 4 16 windream Konfiguration Zus tzliche Informationen 4 35 Abbildung 4 17 windream Konfiguration Men 4 38 Abbildung 4 18 windream Konfiguration Ein Ausgang 4 44 Abbildung 4 19 windream Konfiguration Report 4 49 Abbildung 4 20 Setup Config Tool zur Wiederherstellung der Standardeinstellungen 4 53 Abbildung 4 21 Konfiguration der windream Hauptbenutzer Anmeldung 4 58 Abbildung 4 22 Benurtzerdaten f r den windream Hauptbenutzer ndern 4 59 Abbildung 4 23 windream Diagnostic eXtensible tool 4 60 Abbildung 5 1 Dialogfeld zur Konfiguration der Miniaturansichten 5 9 Abbildung 5 2 Der Objekttyp Annotation 5 15 Tabellenverzeichnis 6 5 Tabellenverzeichnis Tabelle 2 1 Werte f r CCMenuMode zur Aktivierung der Eintr ge des Control Centers 2 6 Tabelle 3 1 Rechte auf Indexe 3 24 Tabelle 3 2 Lebenszyklus eines Dokuments Zeitpunkte und Zeitr ume 3 29 Tabelle 3 3 Rechte auf Objekttypen 3 36 Tabelle 3 4 Befehle zum Editieren
229. ext00 szCreatorName decChangedTime E windream Text lt Lokal gt DOKUTEST Integer 00 dwInteger00 Zahl 0 E windream Administration amp Integer ol dwInteger01 Zahl o E Indexe R Integer 02 dwInteger02 Zahl 0 is Auswandern Integer 03 dwInteger03 Zahl 0 Objekttypen Text Datum amp Uhrzeit Standard 5 3 Annotation Fee 04 dwIntegerO4 Zahl 0 48 Typindexe 43 Integer 05 dwInteger05 Zahl 0 M Registerkarten Integer 06 dwInteger06 zahl 0 E Felder a string 01 szText01 Text 512 E Dokumentation Integer 07 dwIntegerO Zahl 0 E Fax a Integer 08 dwInteger08 Zahl 0 E i Rechnung 8 Manueller voltext ftManualFulltext Volltext 0 E EA Vertrag a Alle Ordnertypen windream Speicher windream Kontextmen Benutzer und Gruppen A ACLs e Abbildung 5 2 Der Objekttyp Annotation Weitere Informationen zum Anlegen eines Objekttyps finden Sie in den entsprechenden Kapiteln des Administrationshandbuchs 5 16 System Monitoring System Monitoring lt S wmx In der windream Management Extension WMX eine Erweiterung der windream Administrationstools k nnen aktuelle Daten einer windream Umgebung abgefragt und in Form einer Grafik ausgegeben werden Zu diesem Zweck ist das Windows eigene System Monitor Programm um windream spezifische Eintr ge erweitert worden ber die bestimmte Systemzust nde der aktuellen windream Umgebung z B Anzahl der momentan aktiven Arbeitsstationen a
230. f gen Sie einen Dateityp der Liste hinzu 1 Aktivieren Sie die Schaltfl che Hinzuf gen 2 Geben Sie in dem eingeblendeten Feld Eintrag bearbeiten den Dateityp ein den Sie hinzuf gen m chten 3 Schlie en Sie das Eingabefeld mit der Schaltfl che OK So bearbeiten Sie einen Dateityp in der Liste 1 W hlen Sie aus der Liste den Eintrag den Sie bearbeiten m chten 2 Aktivieren Sie die Schaltfl che Bearbeiten 3 Geben Sie in dem eingeblendeten Feld Eintrag bearbeiten die gew nschten nderungen ein 4 Schlie en Sie das Eingabefeld mit der Schaltfl che OK So l schen Sie einen Dateityp aus der Liste 1 W hlen Sie aus der Liste den Eintrag den Sie l schen m chten 2 Aktivieren Sie die Schaltfl che L schen f r den Eintrag der aus der Liste gel scht werden soll 5 gt Hinweis Die Anderungen werden erst wirksam wenn Sie das Dialogfeld Liste bearbeiten schlie en und die vorgenommenen Anderungen in den windream Konfigurationen mit einer der 4 18 Schaltfl chen OK oder bernehmen aus dem Dialogfeld windream Konfiguration sichern Filter Volltext 4 19 Volltext Auf der Registerkarte Volltext werden die f r den windream Volltext Indexierungsdienst ben tigten Zeitintervalle f r die Volltextgenerierung verwaltet Zudem legen Sie hier die Logging Einstellungen des Volltextdienstes fest und Sie bestimmen welche Extraktor Module f r welche Dateitypen zur Volltexterstellung eingesetzt we
231. f gt Objekttypzuordnung der Indexe ber die Figenschaften eines Index k nnen Sie einsehen welchen Objekttypen ein bestimmter objekttypspezifischer Index bereits zugeordnet ist Markieren Sie im Ordner windream Administration gt Indexe gt Alle Indexe den gew nschten Index ffnen Sie ber den Befehl Eigenschaften das Dialogfeld Eigenschaften von lt Indexname gt Auf der Registerkarte Objekttypzuordnung werden die Objekttypen aufgelistet denen der gew hlte Index bereits zugeordnet 1St Wenn Sie die Zuordnung aller Indexe zu den vorhandene Objekttypen einsehen m chten klicken Sie auf den Eintrag Objekttypzuordnung im Ordner windream gt windream Administration gt Indexe Im rechten Fenster werden dann in Listenform alle Indexe aufgelistet mit der Angabe welchen Objekttypen sie bereits zugeordnet sind Hinweis Die Zeit die windream f r diesen Vorgang ben tigt ist abh ngig von der Anzahl der objekttypspezifischen Indexe und der vorhandenen Objekttypen Rechte auf Indexe See Sie k nnen windream Benutzern oder Gruppen f r einzelne Indexe Rechte vergeben Standardm ig sind keine Einschr nkungen vorgesehen d h alle Benutzer und Gruppen haben uneingeschr nkten Zugriff auf die in der windream Management Console konfigurierten Indexe Die Verwaltung der Zugriffsrechte auf Indexe erfolgt auf der Objekttypen anlegen und verwalten 3 23 Registerkarte Rechte der Eigenschaften eines Eintrags Befehl Eigenschaften aus
232. f r die Verwaltung und Pflege des windream Dokumenten Management Systems Autorisierte Anwender verwalten hier ber beispielsweise die windream Benutzer und Gruppen die Objekttypen oder die windream Speicherbereiche Die WMC ist ein Snap In Programm der Microsoft Management Console MMC und stellt so dem Anwender eine Benutzeroberfl che zur Verf gung die dem Microsoft Standard f r Administrationstools entspricht Die ausf hrliche Beschreibung der windream Management Console finden Sie im Kapitel windream Administration dieser Dokumentation Die Systemeinstellungen f r Server und Client Die windream Systemkonfigurationen erm glichen die serverseitige Verwaltung und Pflege allgemeiner Umgebungseinstellungen f r die windream Dienste und Anwendungen beispielsweise f r den windream DMS Service Auf der Client Seite bieten sie die arbeitsplatz und benutzerspezifische Konfiguration der Arbeitsstationen Die windream Systemkonfigurationen sind in der Windows Systemsteuerung eingebunden Das Kapitel Systemeinstellungen Server dieser Dokumentation beschreibt die Systemkonfigurationen auf dem windream Server Die windream Symbol windream eine Einf hrung ausf hrliche Beschreibung der windream Systemeinstellungen des Clients finden Sie im Benutzerhandbuch oder der Online Hilfe der Anwendung Das windream Control Center Das windream Control Center ist die Anwendung die die einzelnen windream Komponenten a
233. finiert sein muss der die Eingabe einer Zeichenfolge des Typs Text String erlaubt Wenn Sie Auswahllisten integrieren wollen m ssen Sie zun chst im Ordner Auswahllistn gt Alle Auswahllisten die entsprechenden Listen erstellen Dabei ist darauf zu achten dass der gew hlte Datentyp der Auswahlliste mit dem Datentyp des Typindex bereinstimmt der dem Feld zugeordnet wird Bei Auswahllisten vom Typ Text ist dar ber hinaus die Gr e des Feldes zu beachten Wird einem Indexfeld ein Typindex vom Typ Text mit einer Gr e von 128 Zeichen zugeordnet muss die Auswahlliste auch vom Typ Text mit einer Gr e von bis zu 128 Zeichen sein Um eine Auswahlliste in das Layout des Dialogfeldes integrieren zu k nnen f gen Sie auf der Registerkarte Layout ein entsprechendes Dialogfeldelement ein Nach der Zuordnung eines Typindex weisen Sie die Liste ber das Dialogfeld Eigenschaften Registerkarte Auswahlliste zu Sie k nnen die folgenden Dialogfeldelemente f r die Integration von Auswahllisten verwenden e Dropdown Kombinationsfeld e Dropdown Listenfeld Auswahllisten e Listenfeld e Tabelle e Gruppe von Optionsschaltfl chen e Gruppe von Kontrollk stchen oder e iste von Kontrollk stchen F r Auswahllisten in denen Mehrfachauswahl m glich sein soll k nnen Sie die Dialogfeldelemente Listenfeld Gruppe von Kontrollk stchen oder Liste von Kontrollk stchen verwenden Zudem erfordert dies die Zuordn
234. from the RSA Data Security Inc MD5 Message Digest Algorithm in all material mentioning or referencing the derived work Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1 Einf hrung in windream Willkommen 1 1 Hinweise zu weiterf hrenden Dokumentationen 1 2 windream eine Einf hrung 1 3 VFS die Technologie 1 3 windream das Dokumenten Management System 1 4 Die windream Architektur 1 6 Die Konfiguration und Administration 1 8 Leistungsmerkmale von windream 1 11 Separat zu lizensierende windream Module 1 14 Das Administrationshandbuch windream 1 15 Konventionen Orientierungshilfen 1 16 2 Erste Schritte Einf hrung in die windream Administration 2 1 Das windream Control Center 2 3 windream Control Center starten 2 3 Men punkte des windream Control Center aktivieren deaktivieren 2 5 Zehn Schritte bis zur Inbetriebnahme von windream 2 7 Benutzer und Gruppenkonten in der Benutzerverwaltung des Betriebssystems anlegen 2 8 Als windream Hauptbenutzer anmelden und die windream Management Console WMC starten 2 9 Die Dom nen zu windream hinzuf gen 2 10 Die Benutzer und Gruppen zu windream hinzuf gen 2 11 Die Administratorengruppe festlegen 2 12 Die Benutzer und Gruppendaten in windream abgleichen 2 14 Die ben tigten windream Speicher anlegen 2 15 Die erforderlichen Dokument und Ordnertypen anlegen und definieren 2 16 Ablagestruktur anlegen und Rechte vergeben 2 27 windream in Betrieb nehmen 2 32 3 windream Administ
235. ft bis Sie alle typspezifischen Indexe angelegt haben die f r den aktuellen Dokumenttyp gelten sollen Hinweis Unter Umst nden kann es erforderlich sein die windream Serverdienste ber den Dienst Manager zu beenden und erneut zu starten um sicherzustellen dass die Eingaben wirksam werden Hinweis Sie k nnen einem Dokumenttyp Indexe auch per Drag amp Drop und Mehrfachauswahl Multiselektion zuweisen ffnen Sie dazu die Liste aller Indexe in einem neuen Fenster und markieren Sie dort die gew nschten Indexe Ziehen Sie die Indexe mit der Maus in die Liste der typspezifischen Indexe eines Dokumenttyps Layout und Eigenschaften von Indexen Mit der Management Console von windream k nnen Sie individuelle Dialogfelder f r die Indexierung und Verwaltung von Dokumenten und den zugeordneten Indexen generieren Die Dialogfelder die Sie in der windream Management Console festlegen werden in der laufenden Anwendung immer dann eingeblendet wenn ein Dokument in das DMS bernommen indexiert oder bearbeitet werden soll und wenn die Indexmerkmale des Dokumentes angezeigt werden sollen Sie k nnen f r jeden Dokumenttyp ein eigenes Dialogfeld entwerfen Dazu rufen Sie den Layout Editor auf und gestalten im Dialogfeld Eigenschaften von Indexen mit der Registerkarte Layou ein neues Dialogfeld Objekttypen anlegen und verwalten So starten Sie den Layout Editor 1 ffnen Sie im linken Fenster der Management Console den
236. ften Skript 3 52 Firmenlogo einf gen 3 46 bersetzungen bearbeiten und testen 3 102 Layout Kontrolle testen 3 56 LDAP Provider 3 133 3 136 Unterst tzung 3 133 3 136 Lebenszyklus Anpassen an SBX 3 29 Anpassung an bestehende Dokumente 3 30 Archivierungszeitraum 3 28 Bearbeitungszeitraum 3 28 Definition 3 28 Eigenschaften 3 28 Einstellungen 3 31 Nachtr gliche nderung 3 30 Registerkarte 3 29 3 31 SBX 3 27 Verwaltung 3 28 Leerzeilen In Auswahllisten 3 81 Leistungsmerkmale von windream 1 11 Lizenz Registerkarte 4 30 Systemeinstellungen 4 30 windream Administration 4 30 windream Konfiguration 4 30 Lizenzen windream 1 14 windream Module 1 14 L schen Dateifilter 4 11 4 13 4 17 4 22 Dokumente 3 215 Dokumenttyp 3 71 Men befehl 4 41 Objekte 3 192 Prozess 4 15 Typindex 3 68 Mailadresse windream Gruppe 3 160 Management Console Schlie en 3 217 windream DMS Browser 3 213 Mehrfachauswahl Auswahlliste 3 52 Eigenschaften Auswahlliste 3 52 Meldungen Registerkarte 4 33 Systemeinstellungen 4 33 windream Administration 4 33 windream Konfiguration 4 33 Men Registerkarte 4 38 Systemeinstellungen 4 38 windream Administration 4 38 windream Konfiguration 4 38 Men befehl Bearbeiten 4 41 Hinzuf gen 4 40 L schen 4 41 Position bestimmen 4 41 Position festlegen 4 41 Reihenfolge bestimmen 4 41 Reihenfolge festlegen 4 41 Migration Lebenszyklus SBE zu SBX 3 29 SBE zu SBX 3 29 Miniaturansicht Generieren 5 7 Konfigu
237. ftr ge gesendet Negativ Liste Diese Listen werden bei der Installation des windream Servers vom Setup Programm voreingestellt und es ist in der Regel nicht notwendig Anderungen vorzunehmen Hinweis Der Dateifilter kann auf Benutzerebene an den einzelnen Arbeitsstationen den bereits auf Systemebene eingerichteten Dateifilter nur weiter einschr nken D h die Dateilisten der zu indexierenden bzw der nicht zu indexierenden Dokumente k nnen auf Benutzerebene um weitere Dateitypen eingeschr nkt bzw erweitert werden So f gen Sie einen Dateityp in eine der Listen ein 1 Aktivieren Sie die Schaltfl che Hinzuf gen f r die Liste der ein Eintrag hinzugef gt werden soll 2 Geben Sie in dem eingeblendeten Feld Eintrag bearbeiten den Filter f r den Dateityp ein den Sie hinzuf gen m chten 3 Schlie en Sie das Eingabefeld mit der Schaltfl che OK Filter 4 11 So bearbeiten Sie einen Dateityp in einer der Listen Bearbeiten 1 W hlen Sie aus der Liste den Eintrag den Sie bearbeiten m chten 2 Aktivieren Sie die Schaltfl che Bearbeiten f r die Liste deren Eintrag bearbeitet werden soll 3 Geben Sie in dem eingeblendeten Feld Eintrag bearbeiten die gew nschten nderungen ein 4 Schlie en Sie das Eingabefeld mit der Schaltfl che OK So l schen Sie einen Dateityp aus einer der Listen L schen 1 W hlen Sie aus der Liste den Eintrag den Sie l schen m chten 2 Aktivieren Sie die Schaltfl
238. g Local System Configuration Version Whi T SysCont dll 2 0 0 24 Input SecuntyE ventCount OFf ApplcatonE ventCount ll SypstemE ventCount All Abbildung 4 23 windream Diagnostic eXtensible tool Weitere windream Dienste Dienstmanager und Systemmonitor Der windream Dienst Manager 5 1 Dieses Kapitel enth lt die detaillierten Beschreibungen weiterer windream Dienste und Module Es beschreibt den windream Dienst Manager Seite 5 1 und den windream Agenten der windream Dienst der die Dokumente f r die Archivierung an das DMS bergibt Seite 5 1 In separaten Abschnitten wird erl utert wie Sie Miniaturansichten Thumbnails generieren und verwalten Seite 5 7 und welche Einstellungen f r die Verwaltung der Annotationen erforderlich sind Seite 5 13 Das windream System Monitoring wird ab Seite 5 16 beschrieben Der windream Dienst Manager Der in windream integrierte Dienst Manager erm glicht die berwachung aller windream Dienste sowie das manuelle Starten und Beenden einzelner Dienste Er informiert einen authotrisierten Systemverwalter dar ber hinaus ber den aktuellen Status jedes einzelnen Dienstes Der Dienst Manager wird bei der Installation des windream Servers mitinstalliert und ber einen Befehl aus dem windream Control Center gestartet Hinweis Der Dienst Manager ist eine Anwendung des windream Servers Er wird nicht auf den windream Clients installiert So start
239. g ltigen Regel des windream Kontextmen s aus dem Explorer ausgef hrt Lebenszyklus bei archivierten Dokumenten bearbeiten Ein windream Hauptbenutzer ist dazu erm chtigt den Lebenszyklus von Dokumenten zu ndern Innerhalb der Bearbeitungszeit darf alles ge ndert werden Die Archivierungszeit kann nur verl ngert werden um gesetzeskonforme Zeiten auf jeden Fall zu erhalten Bei der nderung der Archivierungszeit ist zu beachten dass das eingesetzte Archivsystem dies auch unterst tzt Die Registerkarte Lebenszyklus lt sex Die SBX Version von windream erm glicht es detaillierte Einstellungen zur exakten Festlegung der Lebenszyklen von Dokumenten eines Typs vorzunehmen Die Einstellung f r die automatisierte Verwaltung des Lebenszyklus erfolgt im Dialogfeld Eigenschaften von lt Dokumenttyp gt auf der Registerkarte Lebenszyklus 3 30 Objekttypen anlegen und verwalten Eigenschaften von Dokumentation l x Allgemein Lebenszyklus Rechte 5 3 Nach der Typzuordnung sofort archivieren Bearbeitbare Dokumente C ao e an lee m bezogen auf WORK 5 B x Monate Luartalsende Erstellung g Die Bearbeitungsdauer ist als Dokument Eigerischaften editierbar J MW Nach Ablauf der Bearbeitungsdauer automatisch archivieren M Manuelle Archivierung zulassen Archivierte Dokumente gt C Unbegrenzte Bee Archivbereich Archivierungsdauer bezogen auf WORK fio Jare Om v Besrbeitungs
240. g 3 88 Sprachversion 4 29 Standard Dokumenttyp 3 70 Standardordner 3 70 Standardsprache 3 92 Starten Windream Management Console 3 6 Suche Ausgecheckte Dokumente 3 196 Gesperrte Dokumente 3 199 Suchen Aktueller Benutzer 3 195 3 198 Bearbeiter 3 201 Synchrone Indexierung Voraussetzung 4 8 Systemeinstellungen 4 1 Allgemein 4 25 Dateifilter 4 9 Filter 4 7 Lizenz 4 30 Meldungen 4 33 Men 4 38 Verbindungen 4 4 Verzeichnisse indexieren 4 9 Volltext 4 19 Systemindex 3 11 T Task Scheduler windream Agent 5 3 Tempor rverzeichnis Konfiguration 4 26 Test Einstellungen 3 56 Layout Kontrolle 3 56 Tools Anwenden 3 192 6 13 Gel schte Objekte wiederherstellen 3 192 Typindex ndern 3 68 Einmal editierbar 3 36 Hinzuf gen 3 68 L schen 3 68 Mu feld 3 36 Neu 3 36 3 68 Schreibgesch tzt 3 36 3 48 Vorbelegung 3 36 Typindexe Festlegen 3 36 3 73 Typspezifische Indexe Datentypen 3 64 Typspezifischer Index 3 11 Typunabh ngiger Vektorindex 3 11 Anlegen 3 18 bergeordnete Gruppen abgleichen Benutzer und Gruppen 3 173 bergeordnete Gruppen hinzuf gen Benutzer und Gruppen 3 133 3 169 bersetzt 3 98 bersetzungen 3 96 Index 3 96 Objekttyp 3 96 Objekttypfeld 3 96 bersetzungen im Layout Editor bearbeiten und testen 3 102 bersetzungseinstellungen 3 97 Umbenennen Benutzer 3 172 Namen 3 172 Umstellung auf Active Directory 3 133 3 136 lokale auf globale Gruppen 3 133 3 136 WinNT auf LDAP 3 133 3 1
241. gang au erhalb des DMS gespeichert werden ber die Schaltfl che fes wird ein Auswahldialog ge ffnet ber den ein Pfad als Vorbelegung festgelegt werden kann Wenn dieses Kontrollk stchen aktiviert ist werden Dokumente des aktuell selektierten Ordners und alle Dokumente in den untergeordneten Verzeichnissen rekursiv ausgecheckt exportiert Zus tzlich zum Check Out Export der Dokumente werden die Indexdaten aller Dokumente in einer HTML Datei zur Verf gung gestellt Kontrollk stchen aktiviert Die HIML Dateien werden in dem gleichen Verzeichnis abgelegt in dem sich auch die Dokumente selber befinden Zus tzlich zum Check Out Export der Dokumente werden die Indexdaten aller Dokumente in einer XML Datei zur Verf gung gestellt Kontrollk stchen aktiviert Die XML Dateien werden in dem gleichen Verzeichnis abgelegt in dem sich auch die Dokumente selber befinden Wenn diese Option aktiviert ist werden Dokumente beim Check Out oder Export mit dem ReadOnly Flag versehen D h f r die ausgecheckten bzw exportierten Dokumente wird das Dateisystemattribut Schreibgesch tzt gesetzt Dieser Schreibschutz wird beim Undo Check Out oder beim Check In Import Vorgang wieder aufgehoben Standardm ig ist die Option nicht gesetzt siehe auch die Themen Dokumente aus und einchecken und Dokumente exportieren in der windream Benutzerdokumentation Hinweis Unter Umst nden kann die Bearbeitung der Datei
242. gen Zudem wird beschrieben wie Sie die Lizenzdaten einsehen und ggf den Lizenzschl ssel ndern k nnen eingestellte Arbeitsverzeichnisse anpassen oder die Konfigurationen f r die integrierte Reporting Funktion vornehmen Grundlagen der windream Konfigurationen Server Aus dem Windows Start Men Aus dem windream Control Center Die Administration der Systemeinstellungen von windream auf der Serverebene erfolgt mit der Anwendung windream Konfiguration die in der Windows Systemsteuerung eingetragen ist Die Anwendung dient der Verwaltung allgemeiner Umgebunsgseinstellungen f r den windream DMS Service die Datenbank und die Objektspeicherverbindungen oder f r notwendige Arbeitsverzeichnisse Zudem erfolgt hier die Einstellung f r die Indexierung von Objekten Es werden dar ber hinaus auch die Einstellungen f r die Wiederherstellung gel schter Dokumente die Zwischenspeicherung der Indexe die Volltexterstellung oder die Konfiguration der zu erstellenden Protokolldateien f r bestimmte Bearbeitungsprozesse bestimmt Auch die Ansicht der Lizenzdaten und die nderung des Lizenzschl ssels erfolgt hier ber den Befehl Einstellungen gt Systemstenerung gt windream aus dem Windows S7art Men wird die Anwendung windream Konfiguration aufgerufen Auch ber den Befehl Konfiguration aus dem Kontextmen des Symbols f r das windream Control Center in der Windows Taskleiste kann die Anwendung windrea
243. gen dienen ausschlie lich der Fehlerr ckverfolgung der Problemlokalisierung und Problembehebung f r den 3 Level Support Im allgemeinen sollten an den Standardeinstellungen die bei der Installation vom Setup Programm gesetzt werden keine nderungen vorgenommen werden Meldungen 4 37 Einstellungen jetzt aktivieren ber die Schaltfl che Einstellungen jetzt aktivieren k nnen einige ge nderte Konfigurationseinstellungen aktiviert werden die andernfalls nur ber einen Neustart der windream Dienste wirksam w rden Diese Funktion dient zur Fehleranalyse und ist in der Regel nur bei Aufforderung der windream Hotline zu bet tigen Es ist dann nicht erforderlich die windream Dienste zu beenden und neu zu starten um die ge nderten Einstellungen zu aktivieren 4 38 Men Menu Auf der Registerkarte Men erfolgt die benutzerspezifische Konfiguration des windream Kontextmen s windream Konfiguration Abbildung 4 17 windream Konfiguration Men Das windream Kontextmen windream enth lt fest definierte windream spezifische Befehle und kann um zus tzliche benutzerdefinierte Men eintr ge erweitert werden Men Men eintrag 4 39 Die fest definierten Men optionen werden in der windream Management Console bearbeitet Die benutzerdefinierten Befehle legen Sie auf der Registerkarte Men fest Hinweis Die benutzerspezifische Anpassung des Kontextmen s kann nur duch einen Benutzer erfolgen der
244. geordnet werden Eigenschaften von Yertrag x Allgemein Fechte Auswahlliste Hame vertrag Typ Text Max Grohe E4 1 255 Format E l m Leasingvertrag Mietwertt ag Wartungs vertrag werkvertt g Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 3 23 Dialogfeld zur Anlage einer Auswahlliste am Beispiel Vertragsart Rechte auf Auswahllisten Se Sie k nnen windream Benutzern oder Gruppen f r einzelne Auswahllisten Rechte vergeben Standardm ig sind keine Einschr nkungen vorgesehen d h alle Benutzer und Gruppen haben uneingeschr nkten Zugriff auf die in der windream Management Console konfigurierten Auswahllisten Die Verwaltung der Zugriffsrechte auf Auswahllisten erfolgt auf der Registerkarte Rechte der Eigenschaften eines Eintrags Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen Auswahllisten anlegen und verwalten 3 83 der zu bearbeitenden Auswahlliste in der Baum oder Listenansicht der windream Management Console Markieren Sie im Ordner windream Administration gt Auswahllisten gt Alle Auswahllisten den gew nschten Index ffnen Sie ber den Befehl Eigenschaften das Dialogfeld Eigenschaften von lt Answahllitenname gt Eigenschaften ron Yerkrag xl Allgemein Rechte Hame Dom ne Beschreibung Lesen Zuwel Ei windrsam Ber DOKUTEST OF Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 3 24 Rechte einer Auswahlliste verwalten In der Liste werden die Benutzer und Gruppen mit ih
245. gew hlt wird so muss dieser zun chst in der windream Management Console mit den folgenden Indexen erstellt werden szText25 char 128 dwInteger2l dwInteger22 AwInteger23 AwInteger24 Weitere Informationen zum Anlegen eines Objekttyps finden Sie in den entsprechenden Kapiteln dieser Dokumentation Miniaturansichten f r Dokumente 5 9 Dokumenttyp Spalte wird verwendet f r windream Spaltenname Einstellungen auf der Registerkarte windream Miniaturansicht Die Konfiguration des Objekttyps und der zu verwendenden Indexe erfolgt in dem Konfigurationsdialog windream Miniaturansicht der mit einem Doppelklick auf die Datei WMThmbCf exe aus dem windream Programmverzeichnis aufgerufen wird Sie k nnen das Programm auch mit dem Befehl Minzaturansicht gt Konfiguration Status aus dem windream Programm Men z B Start gt Programme gt windream starten vindream Miniaturansicht Ablage Yerzeichnie in windream ASpstemva hl Thumbs aystemiwMThumbs Indesierung Dokumenttyp Thumbnail Aus Dateiliste Spalte wird verwendet f r windream Spaltenname Erzeugung e Selbst ndig suchen t Mur f r selektierten Dateityp Dateiliste verwenden Dateiname Original Char 128 7 eT ext Starten OOL o Neu L schen Status pr fen Ste Erzeugung f r Dateien ge ndert am oder nach 30 12 1893 x ner D ateitypen Bitmap Breite 115 VE Bitmap H
246. ggf beeinflusst DMS Log 14 Programmewundream GmbH windreams T empe MPd log Benutzer Oruppenabgleich Systemlag Level 0 D Programmewindream GmbH TCF Traceoptionen fatal error waming Neustart TCF Serice notwendig Einstellungen jetzt aktivieren Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 4 13 windream Konfiguration Meldungen Die Registerkarte beinhaltet die Bereiche Dialoganzeige Debug Ausgaben Fehlerr ckverfoleung Debug Level allgemein und Debug Level Serverspezifisch Die Einstellungen dienen ausschlie lich der Fehlerr ckverfolgung der Problemlokalisierung und Problembehebung f r den 3 Level Support Im allgemeinen sollten an den Standardeinstellungen die bei der 4 34 Meldungen Installation von dem Setup Programm gesetzt werden keine Anderungen vorgenommen werden Dialoganzeige Mit der Option Erweiterte Fehleranzeige wird die erweiterte Fehleranzeige f r die Ausgabe zus tzlicher Informationen zur besseren Fehlerlokalisierung ein oder ausgeschaltet Standardm ig ist die Option ausgeschaltet deaktiviert da eine erweiterte Fehleranzeige im allgemeinen nicht notwendig ist Dialoganzeige st die Option ausgeschaltet erscheinen die Meldungen im Falle eines Enseiterte Fehleranzege Fehlers ohne zus tzliche Informationen windream WMOMMC Fehler a x x Es kannte keine verbindung zum Server aufgebaut werden F r dieses Modul werden Ad
247. gisterkarte windream Miniaturansicht 5 9 Report Dateien und Fehlerkontrolle 5 11 Eintr ge im Windows NT Taskmanager zur automatisierten Erzeugung von Miniaturen 5 12 Anzeige und Erstellung von Miniaturen auf einem windream Client 5 12 Einstellungen f r die Verwaltung der Annotationen 5 13 Konfigurationen f r die Verwaltung der Annotationen auf dem windream Server 5 14 System Monitoring 5 16 Abbildungsverzeichnis 6 1 Tabellenverzeichnis 6 5 Index 6 7 Einf hrung in windream Willkommen Willkommen Das Kapitel enth lt eine Einf hrung ber die Grundlagen Architektur und Leistungsmerkmale des windream Dokumenten Management Systems eine Liste der separat zu lizensierenden windream Programm Module und allgemeine Hinweise zum vorliegenden Admnistrations handbuch Dieses Administrationshandbuch beschreibt in den nachfolgenden Kapiteln die Administration des windream Dokumenten Management Systems und dient Ihnen als Hilfestellung bei der Bedienung der Administrationsanwendung windream Management Console WMC Einleitend werden Grundlagen und Leistungsmerkmale des windream Dokumenten Management Systems beschrieben Anschlie end erhalten Sie einen Leitfaden zur Dokumentation in dem auch die typographischen Konventionen erkl rt werden Die folgenden Kapitel beinhalten zun chst eine Kurzbeschreibung der Schritte die Sie durchf hren m ssen bevor Sie das windream Dokumenten Management System erstmalig in Betrie
248. gleichen ab Seite 3 171 12 Die Dummy Eintr ge l schen und die Reorganisation der Benutzer und Gruppendaten durchf hren Nach dem Abgleich werden die Eintr ge f r die Benutzer und Gruppen die auf die Dummy Namen ge ndert wurden die windream Benutzer und Gruppenkonten im AD vor der Umstellung als deaktiviert gekennzeichnet gelbes Symbol Diese Eintr ge m ssen Sie mit Hilfe des Befehls Ade Tasks gt Aus windream entfernen aus dem Kontextmen l schen rotes Symbol windream entfernt dann alle mit rotem Symbol gekennzeichneten Eintr ge bei der n chsten Reorganisation der Datenbank aus der Benutzer und Gruppenverwaltung Auch der Eintrag f r die Dom ne unter dem Knoten Benutzer und Gruppen gt Alle Dom nen mit dem NetBIOS Namen hier W2003NATIVEDOM kann entfernt werden L schen Sie den Eintrag mit dem Befehl Aus windream entfernen aus dem Kontextmen Der Eintrag wird als deaktiviert gekennzeichnet und bei der n chsten Reorganisation der Datenbank Wartungsmodus aus windream gel scht siehe auch Reorganisation der Benutzer und Gruppendaten ab Seite 3 187 Auch die Dummy Eintr ge in der Benutzerverwaltung der Dom ne k nnen nun aus dem AD wieder gel scht werden Benutzerdaten in der Benutzerverwaltung der WMC nach der Umstellung ge Windream Konsolenstamm windream lt Lokal gt UHW2KSP2 windream Administration Benutzer und Gruppen windream Alle Benutzer p u Jo xj be Da
249. gt 2 4 Dom ne gt Alle Gruppen k i u Neues Fenster T wir DC Pi v ea Neue Taskpadansicht wi T Aktualisieren G ru p pe a u sw h e n v y l Liste exportieren 4 Hilfe Befehl Zu windream hinzuf gen 2 Zugang Administration vergeben Ordner in der WMC windream Administration gt vor IE Benutzer und Gruppen gt windream gt DEE Aus windream entfernen amp Mitglieder hinzuf gen ame o e ru p p e n ichel i 3 windream Administration intern WINDREAM Aus l amp ext Gruppe entfernen Fersen Ansicht ugang Administration Neues Fenster Gruppe ausw hlen E Mes Tasoadenekht Aktualisieren wi w Liste exportieren DE wi Befehl Eigenschaften a se ee Abbildung 3 67 Gruppe f r die windream Administration festlegen So bernehmen Sie die Gruppe f r die windream Administration in windream 1 Wechseln Sie vom Konsolenstamm in den Ordner windream gt lt windreamServer gt gt windream Administration gt Benutzer und Gruppen gt Nertzwerkumgebung 2 W hlen Sie den Eintrag f r den windream Server oder die gew nschte Dom ne 3 ffnen Sie den Ordner Alle Gruppen 4 Markieren Sie die Gruppe die Sie zu windream hinzuf gen m chten 5 W hlen Sie den Befehl Zu windream hinzuf gen aus dem Kontextmen 6 Markieren Sie eine der Optionen
250. gt lt windreamServer gt gt windream Administration gt Objekttypen gt Alle Dokumenttypen an Dieser Dokumenttyp wird jedem neuen Dokument automatisch zugewiesen sobald es in windream gespeichert und kein anderer Dokumenttyp zugewiesen wird Wie Sie nun einen Objekttyp anlegen wird im folgenden anhand eines Beispiels f r einen Dokumenttyp beschrieben Ordnertypen erstellen Sie auf die gleiche Weise wie Dokumenttypen Um den Dokumenttyp zu erstellen m ssen Sie a die Indexe festlegen und benennen b die Auswahllisten anlegen c den Objekttyp anlegen und einen Lebenszyklus definieren d dem Objekttypen Indexe Iypindexe zuordnen und e das Layout der Registerkarte Indexe im Layout Editor festlegen Dokumenttyp Dokumentation Lebenszyklus Dokumente des Typs Dokumentation sollen noch 2 Jahre ab Monatsanfang des Datums der Erstellung bearbeitbar sein Am Ende Zehn Schritte bis zur Inbetriebnahme von windream 2 17 des Bearbeitungszeitraums sollen die Dokumente automatisch archiviert werden Die Archivierungsdauer betr gt 10 Jahre ab Monatsanfang des Bearbeitungsendes Ansonsten gelten die Standardeinstellungen Dokumenttypspezifische Indexe Indexe Iypindexe Typ und Max Gr e Daum m Auswahllisten Brosch re Offen Grafik In Bearbeitung Handbuch Manual In Nachbearbeitung Pr sentation Abgeschlossen Pressemitteilung Spezifikation Vorlage Ende Beispiel a Die Indexe f
251. gt durch autorisierte Systemadministratoren in der windream Management Console In der windream Management Console erfolgt auch die Verwaltung der Abonnements Ereignisse und Entit ten des windream Ereignisdienstes F r jeden in der Systemumgebung und der windream Serverauswahl konfigurierten windream Server Eintrag in den windeam Alias Einstellungen mit Modul Management Console werden diese Einstellungen separat verwaltet Unter dem Knoten eines windream Servers sind im Knoten der windream Tools die Verwaltungsfunktionen f r den Ereignisdienst des jeweiligen Servers integriert Konsolenstamm windream windream Server windream Tools Ereignisdienst Hinweis Nach der Installation ist der Ereignisdienst windream Event Service gestartet Der Ereignisdienst muss f r die Abonnementverwaltung aber erst noch konfiguriert werden Andernfalls beendet sich der Dienst automatisch wieder und beim Versuch den Ereignisdienst dann erneut zu starten erscheint die Die windream Tools 3 203 folgende Fehlermeldung Der Dienst windream Event Service auf Lokaler Computer konnte nicht gestartet werden Fehler 0x80004005 Unbekannter Fehler Wie Sie den Abonnement Dienst konfigurieren finden Sie unter Den Ereignisdienst konfigurieren Seite 3 208 beschrieben Abonnements verwalten Im Ordner windream Server windream Tools Ereignisdienst Abonnements werden die Abonnenments des windream Ereignisdienstes aufgelistet Ai Windream Kon
252. haften einer Sprache in der windream Management Console ermitteln Sonstiges Rechte auf Dokumenttypen Auswahllisten Attribute etc aktivieren Standard SDK Funktionen die Listen von Objekten anfordern erhalten immer ein komplette Liste zur ck Auch wenn dort 4 0 Berechtigungen existieren Sollen auch bei diesen Funktionen die Rechte ber cksichtigt werden ist diese Option zu aktivieren windream interne 4 0 Funktionen die derartige Listen anzeigen z B windream Suche Eigenschaften etc ber cksichtigen die Rechte jedoch unabh ngig von dieser Einstellung immer Diese Option sollte immer aktiviert sein Nur falls es externe Applikationen oder Implementierungen gibt die darauf angewiesen sind immer rechteunabh ngig die kompletten Listen zu erhalten kann diese Option deaktiviert werden Sollen die Administrationsrechte auf Abonnements z B Abonnement ist sichtbar Leserecht f r andere Benutzer oder kann von anderen Benutzern ge ndert gel scht ndern Recht werden ber cksichtigt werden MUSS diese Einstellung aktiviert sein Weitere Informationen zur Abonnementverwaltung finden Sie unter dem Thema Der Ereignisdienst Abonnements im Kapitel windream Administration Damit die ge nderte Einstellung wirksam wird ist ein Neustart des windream DMS Dienstes windream DMS Service erforderlich Sie k nnen den Dienst ber den windream Dienst Manager aus dem windream Control Center beenden und neu starten 4
253. hecken Download Upload Das momentan zugewiesene Recht wird f r alle Benutzer und Gruppen durch eine entsprechende Spalte in der Listenansicht der WMC angezeigt Die Kennzeichnung X in der Spalte Lesender Zugriff w2p2 oder Vollzugriff w2p2 zeigt an dass das jeweilige Recht gesetzt ist Benutzer ohne Kennzeichnung haben keinen Zugriff Zugriffsrecht auf w2p2 ber das Dialogfeld Eigenschaften vergeben Zugriffsrechte auf w2p2 k nnen f r einen einzelnen selektierten Benutzer ber das Dialogfeld Eigenschaften Aufruf aus dem Kontextmen des Benutzereintrags vergeben bzw angezeigt werden Nach Aufruf des Dialogfelds wird im Bereich Zugang windream web portal Zugriff auf das windream web portal pro w2p2 3 179 pro w2p2 die entsprechende Option gesetzt oder ge ndert Es kann jeweils nur eine Berechtigung aktiv sein Eigenschaften von Administrator xj Allgemein vertretungen Zugang windream web portal pro wepz C Kein Zugriff C Lesender Zugriff Eenutzereinstellunger Keine Besitzerrechte Signaturberechtigung Mailadresse Mitglied von Mame Dom ne Pii windream Test DOKUTEST win dream Administratoren DOKUTEST Wwindream Benutzer DOKUTEST indream Administratian intern WINDREAM Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 3 71 Dialogfeld Eigenschaften Zugang w2p2 Zugriffsrechte auf w2p2 ber das Kontextmen vergeben Neben der Rechtevergabe ber
254. hen Sie ber das Kontrollk stchen Kerne Besitzerrechte in den Eigenschaften das Recht zur bernahme bzw Vergabe der Besitzerrechte auf Objekte siehe auch Abschnitt Besitzerrechte auf Objekte in der Benutzerdokumentation bzw der Online Hilfe der Anwendung Signaturberechtigung Es ist m glich zu windream Dokumenten zus tzliche Informationen im DMS zu erfassen und zu verwalten beispielsweise Signaturen Daf r ist eine gesonderte Lizenz sowie der Einsatz der entsprechenden Fremdsoftware notwendig Den einzelnen windream Benutzern vergeben Sie dann ber das Kontrollk stchen Szgnaturberechtigung in den Eigenschaften das Recht diese zus tzlichen Informationen zu erfassen und zu bearbeiten Neben der Rechtevergabe ber die Benutzereigenschaften f r einzelne Benutzer wird die Signaturberechtigung f r mehrere Benutzer gleichzeitig ber entsprechende Befehle aus dem Kontextmen vergeben bzw entzogen Markieren Sie daf r die Eintr ge f r die Benutzer einer windream Gruppe und w hlen Sie aus dem Kontextmen Ale Tasks den Befehl Keine Szgnaturberechtigung oder Szgnaturberechtigung Mailadresse Hier k nnen Sie eine Mail Adresse f r den Benutzer eingeben Ss Diese Mail Adresse wird beispielsweise von windream f r den Versand der Benachrichtigungen bei abonnierten Objekten dieses Benutzers verwendet siehe auch Der Ereignisdienst Abonnements Seite 3 202 wenn Sie die windream Business Edition einsetzen
255. hen ausschlie lich die Indexe der Kategorie Typspezifisch zur Verf gung Diese sind weiter unterteilt in die Unterkategorien Fester Typindex Varilabler Typindex Erweiterter Volltext und Vektorindex Die Indexe der Kategorien Fester und Variabler Typindex sind in der Datenbank bereits vorhanden Aus diesen w hlen Sie entsprechend der erforderlichen Indexmerkmale eines Objekttyps die Indexe aus Die Indexe der Kategorie Fester Typindex sind bereits fest definiert d h Datentyp Gr e und ggf das Format sind in der Datenbank festgelegt und k nnen nicht mehr ge ndert werden Bei Indexen dieser Kategorie legen Sie den Namen fest Index bennenen und k nnen f r Indexe vom Typ Text noch bestimmen ob diese Felder Volltextsuchbar sein sollen Indexe der Kategorie Variabler Typindex sind in der Datenbank bereits angelegt k nnen aber noch definiert werden D h Sie k nnen neben dem Namen den Datentyp und abh ngig vom Typ weitere Eigenschaften wie die maximale Gr e das Format oder volltextsuchbar eines solchen Index festlegen Objekttypen anlegen und verwalten 3 13 Erweiterter Volltext Vektorindex und Typunabh ngiger Vektorindex See Die Indexe der Unterkategorien Erweiterter Volltext Vektorindex und Golobaler Vektorindex legen Sie ber die WMC neu in der Datenbank an Bei der Definition erweiterter Volltextfelder vergeben Sie den Namen und den Datenbanknamen Bezeichner der Spalte Erweiterte Volltextfelder werden al
256. hert wird Wenn Sie kein Backup Verzeichnis angeben standardm ig ist kein Verzeichnis eingestellt dann wird der Ordner WMCIBak im Verzeichnis angelegt in das die Dokumente zuvor ausgecheckt exportiert wurden In diesem Verzeichnis generiert windream f r jedes Dokument einen eigenen Unterordner in das die Kopien gesichert werden ffnen ohne Abfrage Beim Auschecken oder Exportieren von Dokumenten k nnen Sie festlegen dass die Dokumente direkt nach dem Check Out Export ge ffnet werden Aus Sicherheitsgr nden k nnen Sie dort einstellen ob vor dem ffnen einer Datei zun chst nochmals eine Sicherheitsabfrage erscheint Wenn Sie dies f r bestimmte Dateitypen ausschlie en m chten geben Sie hier im Feld ffnen ohne Abfrage die entsprechenden Dateiendungen an Geben Sie die Dateiendungen dreistellig ein mehrere durch Kommata voneinander getrennt Wildcards werden nicht unterst tzt Beispielsweise BMP JPG TIF Standardm ig sind keine Dateitypen angegeben 4 46 Eingabefeld Nach Untergeordnete Ordner einbeziehen HTIML Indexdaten XMIL Indexdaten ReadOnly Flag setzen Ein Ausgang Ausgehende Dokumente Auschecken Exportieren In diesem Bereich der Registerkarte werden alle Vorbelegungen eingestellt die den Export bzw die Check Out Prozesse von Dokumenten betreffen Eingabefeld zur Festlegung des Pfades und des Arbeitsverzeichnisses in dem Dokumente bei einem Check Out bzw Export Vor
257. hes Textfeld ein Befehl Element einf gen gt Tex Markieren Sie das Feld auf der Registerkarte Layour 10 W hlen Sie den Index aus dem Dropdown Listenfeld Naze auf der Registerkarte Index Dialogfeld Eigenschaften lt Dialogfeldelement gt an Position lt x y gt aus der dem Textfeld zugeordnet werden soll Best tigen Sie die Zuordnung mit der Schaltfl che bernehmen auf der Registerkarte Layout und schlie en Sie die Dialogfelder mit OK Anzeige von Systemindexen oder globalen Indexfeldern Es ist m glich Systemindexe oder auch globale Indexfelder auf der Registerkarte Indexe eines Objekttyps beispielsweise des Objekttyps Standard darzustellen Systemindexe werden auf der Registerkarte Indexe nur angezeigt Typunabh ngige Indexe k nnen dort angezeigt oder auch editiert werden So k nnen Sie einen System oder globalen Index anzeigen 1 Wechseln Sie in der windream Management Console in den Ordner windream Administration gt Objekttypen gt Alle Dokumenttypen bzw in den Ordner windream Administration gt Objekttypen gt Alle Ordhnertypen Doppelklicken Sie in der Liste aller Dokument Ordnertypen den Namen des Dokument Ordnertyps dessen Eigenschaften Sie ndern m chten z B den Dokumenttyp Standard ffnen Sie im Ordner Typindexe das Kontextmen und w hlen Sie den Befehl Neu gt Typindex W hlen Sie aus dem Dropdown Listenfeld Name im Dialogfeld Eigenschaften von Neu den Systemindex
258. hren e Mindestens eine Betriebssystemgruppe in die Benutzer und Gruppenverwaltung von windream bernehmen und zur windream Administrationsgruppe bestimmen Dom nen der windream Benutzerverwaltung hinzuf gen Der windream Server wird beim Setup in die Benutzer und Gruppenverwaltung von windream eingetragen Falls Benutzer und Gruppenkonten weiterer Dom nen in windream bernommen werden 3 164 Benutzer und Gruppen verwalten sollen m ssen Sie vorab die jeweiligen Dom nen zu windream hinzuf gen So bernehmen Sie eine Dom ne in windream 1 Wechseln Sie vom Konsolenstamm in den Ordner windream gt lt windreamServer gt gt windream Administration gt Benutzer und Gruppen gt Nertzwerkumgebung 2 Markieren Sie den Eintrag f r die Dom ne die hinzugef gt werden soll 3 W hlen Sie den Befehl Zu windream hinzuf gen aus dem Kontextmen 4 Best tigen Sie die eingeblendete Abfrage mit der Schaltfl che Ja um die gew hlte Dom ne zu bernehmen Die gew hlte Dom ne wird in die Benutzer und Gruppenverwaltung von windream eingetragen Anschlie end k nnen Sie den Abgleich auf die Gruppe aller windream Benutzer durchf hren und die Gruppe f r die windream Administration einrichten Hinweis Beachten Sie dass nur die Benutzer und Gruppenkonten in windream bernommen oder beim Abgleich ber cksichtigt werden die auf den Dom nen eingerichtet sind die Sie in windream bernommen haben Auch Be
259. hrt werden kann Um Miniaturen zu erstellen m ssen die gew nschten Dateien zun chst im Windows Explorer markiert werden Die Ansicht bzw die Erstellung der Miniaturen erfolgt ber die Befehle Miniaturansicht anzeigen bzw Miniaturansicht erzengen aus dem windream Kontextmen der markierten Dateien Erstellte Miniaturen werden immer mit den Standardeinstellungen f r Breite H he Farbtiefe und Rahmen angezeigt Zudem ist es m glich auch die Konfiguration der Miniatur Erzeugung auf einem Client vorzunehmen Dazu muss die Datei WMThmbCf exe auf den Client Rechner kopiert und von dort ausgef hrt werden Die Konfigurationseinstellungen werden dann in der Registrierungsdatenbank des Client Rechners gespeichert Somit lassen sich individuelle Client spezifische Generierungsprozesse ausf hren Einstellungen f r die Verwaltung der Annotationen 5 13 Einstellungen f r die Verwaltung der Annotationen Verzeichnis in windream Dokumenttyp In der Dokumentvorschau windream DocView k nnen Anwender f r aktuell geladene Dokumente so genannte Annotationen Kommentare eingeben Die Annotationen werden wie windream Dokumente gespeichert Der Zugriff auf die gespeicherten Anmerkungen wird ber die windream Rechte gesteuert So ist sichergestellt dass nur diejenigen Anwender die Kommentare zu den Dokumenten einsehen und bearbeiten k nnen die auch ber die entsprechenden Rechte verf gen Voraussetzungen
260. ht werden deaktivierte Gruppen erst ber die entsprechende Funktion bei der Reorganisation des Systems durch einen zust ndigen Systemadministrator F r deaktivierte Gruppen stehen die Funktionen aus dem Kontextmen nur eingeschr nkt zur Verf gung ber die Spalte Deaktiviert k nnen Sie die Benutzer und Gruppen ermitteln die aus windream entfernt wurden Eingabe von X als Filter in der Spalte Deaktiviert Mit den entsprechenden Funktionen aus dem Kontextmen k nnen Sie sich die Eigenschaften zu einer Gruppe anzeigen lassen oder f r einen oder mehrere Gruppen einen Abgleich durchf hren Mit einem Abgleich werden die Benutzer und Gruppendaten in der windream Datenbank aktualisiert Die Aktualisierung ist dann notwendig wenn z B in der Benutzer und Gruppenverwaltung des Betriebssystems Gruppenzugeh rigkeiten ge ndert wurden Mit einem Abgleich werden diese nderungen in die windream Benutzer und Gruppenverwaltung bernommen siehe auch Themen Benutzer und Gruppen abgleichen ab Seite 3 171 und Eigenschaften windream Gruppe ab Seite 3 158 3 158 Benutzer und Gruppen verwalten Hinweis Bei der Aktualisierung von Gruppenzugeh rigkeiten werden nur die Gruppen ber cksichtigt die bereits in die windream Benutzer und Gruppenverwaltung bernommen wurden Wenn auf Betriebssystemebene einer Gruppe eine neue Gruppe hinzugef gt wird die noch nicht in der windream Benutzer und Gruppenverwaltung existiert muss diese Gruppe zu
261. ht zu ndern In diesem Feld wird der Name der eingesetzten windream Datenbank angezeigt oder ge ndert Dieser Eintrag wird bei der Installation vom Setup Programm gesetzt TCP Service Hier wird die Portnummer des windream Treiberdienstes angezeigt Dieser Eintrag wird bei der Installation vom Setup Programm gesetzt und kann hier nicht ge ndert werden Die Portnummer in die lokale system32 drivers etc Services Datei eingetragen und kann dort ge ndert werden wenn dies erforderlich ist Objektspeicher In dem Feld wird der Name des Rechners angezeigt auf dem der windream Objektspeicher Dienst installiert ist In der aktuellen Version wird nur der lokale Computer unterst tzt Der Name des Servers wird in der windream Management Console als Voreinstellung angezeigt Der Eintrag in diesem Feld wird bei der Installation vom Setup Programm gesetzt Hier wird die Portnummer des windream Objektspeicherdienstes angezeigt oder ge ndert Dieser Eintrag wird bei der Installation vom Setup Programm gesetzt und wird in der windream Management Console als Voreinstellung angezeigt Verbindungsversuche DMS Dienst Datenbank Abh ngig von der Konfiguration des eingesetzten Servers kann ein Neustart der Datenbank Dienste zum Beispiel einer Oracle Instanz und des DMS Service einige Zeit in Anspruch nehmen Dies gilt insbesondere dann wenn DMS und Datenbankdienst nach einem Reboot des Servers automatisch gestartet werden Die Ei
262. ichert werden Auf der Root Ebene des windream Laufwerks sollten ausschlie lich entsprechend autorisierte Anwender die Gruppe der windream Administratoren Schreibrechte und das Recht zur Rechtevergabe besitzen Alle anderen Gruppen m ssen Leserechte darauf erhalten um deren Mitgliedern den Zugriff auf windream zu erm glichen Hinweis Das Setup vergibt f r die Gruppe aller windream Benutzer hier windream Benutzer standardm ig alle Zugriffsrechte auf das windream Laufwerk Wenn Sie der Administratorengruppe diese Rechte erteilt haben entziehen Sie der Gruppe aller windream Benutzer die Schreibrechte und die Rechte zur Rechtevergabe Es empfichlt sich die Rechte auf der Root Ebene zu vergeben bevor die Ablagestruktur angelegt wird da die Rechte auf die Unterordner vererbt werden Zehn Schritte bis zur Inbetriebnahme von windream 2 29 So legen Sie die Ablagestruktur fest und vergeben die initialen Rechte 1 Melden Sie sich unter der Kennung des windream Hauptbenutzers auf einem angeschlossenen Client an 2 Starten Sie die windream Dienste VFS Dienst 3 Starten Sie den Windows Explorer Rechte auf das windream Laufwerk Root Ebene vergeben 4 Markieren Sie das windream Laufwerk 5 W hlen Sie aus dem Kontextmen den Befehl Eigenschaften 6 Wechseln Sie auf die Registerkarte Rechte 7 F gen Sie ber die Schaltfl che Hinzuf gen alle windream Gruppen und Benutzer hinzu die Zugriff auf windream erhalten
263. icht ver ndert werden darf Die einzelnen Spalten bersetzungen werden durch Semikolon voneinander getrennt ber die Sprach ID in der ersten Zeile werden die Sprachen festgelegt Standard sind die Eintr ge der zwei Spalten GER 7 und US 9 F r jede weitere Sprache f gen Sie eine weitere Spalte an In der ersten Zeile definieren Sie ber ein K rzel und die Sprach ID die neue Sprache in der Form K rzel Sprach ID z B ITAL 16 Das K rzel k nnen Sie frei w hlen Das Gleichheitszeichen m ssen Sie eingeben gefolgt von der Sprach ID Die ID k nnen Sie aus der Auswahlliste der Sprachen im Dialogfeld Eigenschaften einer Sprache ermitteln siehe auch Abschnitt Eine neue Sprache einf gen ab Seite 3 91 Zur Bearbeitung ffnen Sie die CSV Dateien in einem beliebigen Texteditor i WMOPrPpX csyv Editor Datei Bearbeiten Format Don t edit this column ver 1 1 GER 7 US 9 PropertyPageTitle TxtIndexes Indexe Indices TxtHistory Historie History Txtrights Rechte Rights TxtFulltext volltext Full text Txtversions Version version TxtLocked y Das Dokument ist in Bearbeitung von This document is used by s TxtpermanentLockedBy Das Dokument ist permanent in Bearbeitung von This document is perma TxtRightsnotEdit Die Rechte k nnen ne ver ndert werden The document rights cannot be edite TxtLirecycles Lebenszyklus Lifecycle TxtNotEdit Das Dokument kann nicht bearbeitet werden The docume
264. ie auch den Eintrag Standard Alle Dokumente die im DMS erfasst werden sollen werden zun chst mit dem Dokumenttyp Szandard und den systemspezifischen Indexen im DMS gespeichert Es handelt sich dabei grunds tzlich um Dokumente die noch keinem speziellen Dokumenttyp zugeordnet bzw die noch nicht indexiert worden sind Bei der Indexierung werden die Dokumente dann einem Dokumenttyp zugeordnet Auch Ordner werden zun chst mit dem Dokumenttyp Standard und den systemspezifischen Indexen im DMS gespeichert Bei der Indexierung werden die Ordner dann einem Ordnertyp zugeordnet Hinweis Ab windream 4 0 ist es m glich auch das Dialogfeld f r den Objekttyp Standard im Layout Editor individuell zu gestalten Dabei k nnen diesem Objekttyp keine typspezifischen Indexe zugewiesen Es k nnen Systemattribute und in der windream Business Edition zus tzlich auch typunabh ngige globale Indexe zugewiesen werden siehe auch Anzeige von Systemindexen oder globalen Indexfeldern ab Seite 3 55 In den Eigenschaften f r den Objekttyp Standard kann auf der Registerkarte Lebenszyklus nur eine Dateiablage f r den Arbeitsbereich angegeben werden Weitere Einstellungen sind hier nicht m glich So kann z B auch kein Archivbereich festgelegt werden da die Archivierung nur f r Dokumente vorgesehen ist die Dokumenttypen verwalten 3 71 einem spezifischen Dokumenttyp zugeordnet worden sind Weiterhin wird auf der Registerkarte Allgemein
265. ie das Dropdown Listenfeld Naze W hlen Sie aus der Liste der verf gbaren Indexe den gew nschten Index aus Die Eigenschaften dieses Indexes werden auf der Registerkarte im Bereich Index angezeigt Mit den Kontrollk stchen Schreibgesch tzt Einmal editierbar und Muf feld geben Sie an ob das aktuelle Indexfeld in dem Dialogfeld schreibgesch tzt oder einmal editierbar ist oder ob ein Eintrag zwingend erforderlich ist Muffeld Die Option Einmal editierbar gestattet nur eine einmalige Eingabe in diesem Feld Danach wird das Eingabefeld schreibgesch tzt Im Feld Vorbelegung k nnen Sie abh ngig vom Datentyp des gew hlten Index angeben welcher Eintrag f r diesen Index standardm ig angezeigt werden soll wenn das Dialogfeld von windream bei der Anlage und Indexierung von Ordnern ge ffnet wird In einem Datumsfeld kann dies zum Beispiel das aktuelle Tagesdatum sein in einem Textfeld ein voreingestellter Standardtext Best tigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf OK bzw bernehmen Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 7 so oft bis Sie alle typspezifischen Indexe angelegt haben die f r den aktuellen Ordnertyp gelten sollen Unter Umst nden kann es erforderlich sein die windream Serverdienste ber den Dienst Manager zu beenden und erneut zu starten um sicherzustellen dass die Eingaben wirksam werden Die Einstellungen werden gespeichert Hinweis Typspezifische Indexe k nne
266. ie erlaubt es diese Vorlagen im DMS zu speichern und sie trotzdem ber den Men punkt Datei gt Nen zu ffnen Eine redundante Ablage von Vorlagendateien auf Datei Servern und im DMS ist nicht mehr erforderlich windream gestattet die freie Wahl der Scan Applikation Eine spezielle Anwendung zum Scannen ist mit windream nicht erforderlich Das dezentrale Scannen am Arbeitsplatz mit Low End Scannern kann mit einer beliebigen Scan Anwendung erfolgen da die gescannten Images wie auf einem normalen Laufwerk direkt in windream gespeichert werden k nnen Massenbelegerfassung wird mit Anwendungen wie Ascent Capture von Kofax durch einfache Anpassungen m glich Hierzu wird die COM DCOM Schnittstelle von windream in eigene Anwendungen eingebunden z B in Skripte windream erm glicht den Batch Import via Drag amp Drop In windream lassen sich mehrere Dokumente einfach mit den Drag amp Drop Funktionen des Windows Explorers speichern Dabei hat der Anwender die M glichkeit die Indizierung zu einem sp teren Zeitpunkt vorzunehmen oder durch Skripte zu automatisieren windream eine Einf hrung 1 13 windream unterst tzt ferner den automatischen Batch Import ber die Schnittstellen COM DCOM windream l st Hypertext Links und Verkn pfungen auf windream verwaltet Referenzen Verkn pfungen auf Dokumente Sogar das Speichern von Hypertext Links ist realisierbar Die Hypertext Links k nnen direkt aus dem windream
267. ienst Entit ten werden die Enti ten des windream Ereignisdienstes aufgelistet Dokument Ordner Attribute und k nnen hier f r den Dienst aktiviert bzw deaktiviert werden Standardm ig sind alle Entit ten deaktiviert Ein neues Abonnement f r eine aktivierte Entit t erstellen Sie ber den Eintrag Neu aus dem Kontextmen im Knoten windream Tools gt Ereignisdienst gt Abonnements siehe Abonnements verwalten Seite 3 203 3 208 Die windream Tools Aktivieren bzw Deaktivieren von Entit ten Markieren Sie die Ereignisse in der Liste die Sie aktivieren deaktivieren m chten W hlen Sie den Befehl A amp zuzeren bzw Deaktivieren aus dem Kontextmen Der Eintrag in der Spalte Status ndert sich f r die bearbeiteten Eintr ge in der Liste von Deaktiviert inAktiviert und umgekehrt Tabelle 3 14 Entit ten des windream Ereignisdienstes Den Ereignisdienst konfigurieren Damit die Abonnements f r die gew hlten Ereignisse und Entit ten erstellt und entsprechende Benachrichtigungen an die betreffenden Abonnenten generiert und verschickt werden m ssen Sie den windream Ereignisdienst konfigurieren Nach der Installation von windream ist der windream Event Service installiert und der Abonnement Handler registriert Der Ereignisdienst ist allerdings noch nicht f r die Generierung und den Versand der Abonnements konfiguriert Daf r m ssen Sie den Dienst zun chst einrichten Folgende Konfigurationen sind h
268. ierung einer neuen Sprache wird f r alle zu bersetzenden Elemente ein Eintrag f r die Sprache generiert bersetzt werden die Bezeichner von Indexen E Objekttypen und Objekttypfeldern In der Liste werden die vorhandenen Objekte aufgef hrt Die Spalte Schl ssehvert beinhaltet den Namen der als Schl sselwert ein Objekt bezeichnet ber diesen Schl sselwert erfolgt die Zuordnung der verschiedenen bersetzungseintr ge f r ein Objekt Index Objekttyp oder Objekttypfeld Die Spalte bersetzung enth lt die sprachabh ngige bersetzung Bei der Initialisierung wird hier der Schl sselwert des jeweiligen Eintrags als Vorbelegung eingetragen Alle bersetzten Eintr ge werden als bersetzt markiert und in der Spalte bersetzt entsprechend gekennzeichnet Hinweis Bei der Initialisierung einer bereits vorhandenen Sprache werden die Schl sselwerte in die Liste der bersetzungen eingetragen f r die noch kein Eintrag existiert Vorhandene bersetzungen werden nicht berschrieben Mi Windream Konsolenstamm windream windream Administration Sprachen Alle Sprachen Deutsch F oj x im Konsole Fenster Pr x Yorgang nsicht je am x e ABe Struktur Ei Absender Absender Index Pac DB ID ACL DB ID Index Hac m ACL ID Index amp nderungsnachweis nderungsnachweis Index E Anzahl nderungen Anzahl nderungen Index amp Archivierungsregel Archivierungsregel Index Archivierungszeit Archivieru
269. ierzu notwendig 1 Die ben tigten Entit ten und Ereignisse des Ereignisdienstes m ssen aktiviert werden 2 Die Mail Schnittstelle des Abonnement Handlers muss konfiguriert werden 3 Die Mail Adressen der Benutzer m ssen eingetragen werden 4 Die Abonnement Rechte m ssen vergeben werden Die windream Tools 3 209 5 Die Standard Mail Dateien f r die verschiedenen Ereignisse k nnen angepasst werden 1 Die ben tigten Entit ten und Ereignisse des Ereignisdienstes aktivieren In der windream Management Console k nnen die Ereignisse und Entit ten f r den Ereignisdienst einzeln aktiviert und deaktiviert werden Nach der Installation von windream sind alle Ereignisse aktiviert alle Entit ten jedoch deaktiviert Daher werden keine Events erzeugt und somit auch keine Abonnements verarbeitet Hier m ssen Sie zun chst die ben tigten Entit ten aktivieren beispielsweise die Entit ten Document und Folder Es sollten immer nur die wirklich ben tigten Entit ten und Ereignisse aktiviert werden um ein unn tig hohes Aufkommen an Events zu vermeiden siche Ereignisse der Abonnements verwalten Seite 3 207 und Entit ten der Abonnements verwalten Seite 3 207 2 Die Mail Schnittstelle f r den Abonnement Dienst konfigurieren Der windream Ereignisdienst kann die Nachrichten f r abonnierte Ereignisse und Entit ten an die Abonnenten auf zwei unterschiedliche Arten versenden entweder ber MAPI Messaging App
270. igenschaften Die Dialogfelder Eigenschaften von Indexe mit der Registerkarte Layouf Palette und Eigenschaften werden ge ffnet Definieren Sie mit der Palette die Indexfelder die auf der Registerkarte Layout erscheinen sollen und legen Sie das Layout fest ber dieRegisterkarten des Dialogfelds Eigenschaften definieren Sie die Indexzuordnung der Felder auf der Registerkarte Layout F hren Sie gegebenenfalls einen Test durch um die Eingaben zu berpr fen Hinweis Die Gestaltung des Layouts der Registerkarte und die Definition von Indexmerkmalen f r Ordnertypen erfolgt genau so wie bei den Dokumenttypen Detaillierte Beschreibungen zu diesen Funktionen finden Sie unter dem Thema Layout und Eigenschaften von Indexen ab Seite 3 38 3 76 Objekttypen exportieren und importieren Objekttypen exportieren und importieren ber die windream Management Console k nnen Objekttypen Dokument und Ordnertypen komplett aus dem DMS exportiert und importiert werden Dies betrifft sowohl Indexe als auch Auswahllisten und Objekttypen inklusive der zugeordneten Registerkarten Layout Alle Objekte werden in Form von XML Dateien ex bzw importiert Diese Funktion er ffnet die M glichkeit bereits erstellte Objekttypen mit ihren zugeordneten Indexen Auswahllisten und Registerkarten vollst ndig aus einem installierten windream DMS in ein anderes windream System zu bernehmen Durch die Implementierung dieser Fu
271. iginaldokumenten der Volltext erstellt werden soll Dies wird auf der Registerkarte Fz er in den windream Konfigurationen festgelegt Logging Hier legen Sie die Logging Optionen f r den Volltest Indexierungsdienst fest Nach nderungen der Einstellungen ist ein Neustart des Volltext Indexierungsdienstes windream Fulltext Service erforderlich Sie k nnen den Dienst ber den Volltext Traceoptionen Logdatei D ateitypzuordnung 4 21 windream Dienst Manager aus dem windream Control Center beenden und neu starten Anhand der Traceoptionen wird bestimmt wie ausf hrlich die Protokollierung erfolgt Zur Problemanalyse oder f r Fehlerr ckverfolgungen k nnen die Optionen ge ndert werden Voreingestellt sind die Optionen fatal error warning Zeigt den Pfad der Protokolldatei des windream Volltext Indexierungsdienstes an Hinweis Die Einstellungen dienen ausschlie lich der Fehlerr ckverfolgung der Problemlokalisierung und Problembehebung f r den 3 Level Support Im allgemeinen sollten an den Standardeinstellungen die bei der Installation vom Setup Programm gesetzt werden keine nderungen vorgenommen werden Extraktoren Hier ordnen Sie den auf der Registerkarte Filter festgelegten Dateitypen f r die Volltext erstellt werden soll die Software f r die Extraktion zu Die Anwendung f hrt nur f r die Dokumente Dateitypen die Volltextgenerierung durch denen hier auch eine entsprechende Software f
272. ihr zum Beispiel einen neuen Namen zuweisen neue Elemente hinzuf gen oder nicht mehr ben tigte Elemente l schen Dazu markieren Sie ein zu bearbeitendes Element klicken anschlie end mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich des Feldes E emente und w hlen im Kontextmen einen der angezeigten Befehle aus Auswahllisten anlegen und verwalten 3 87 4 Best tigen Sie die nderungen durch einen Klick auf die Schaltfl che bernehmen bzw OK Die nderungen werden gespeichert 3 88 NLS Unterst tzung NLS Unterst tzung M it der NLS Unterst tzung National Language Support bietet windream die M glichkeit bersetzungen der Oberfl chenelemente der Anwendung in beliebigen Sprachen zu verwalten Dies erfolgt mit Hilfe von CSV Dateien und ber entsprechende Administrationsfunktionen in der windream Management Console WMO Die bersetzungen von Meldungen z B Fehlermeldungen Informationen oder Sicherheitsabfragen und von Elementen der Dialogfelder der Anwendung werden in CSV Dateien verwaltet Diese Dateien werden bei der Installation im Verzeichnis NLS im Programmverzeichnis von windream auf den Arbeitsplatzrechnern installiert Um bersetzungen f r weitere Sprachen zu erfassen k nnen die Dateien mit einem beliebigen Texteditor ge ffnet und entsprechend erg nzt werden In der windream Management Console werden sprachenabh ngig die bersetzungen der Bezeichner von Indexen Objekttypen und Obj
273. ilen ie Yolltextsuchbar 5 MailFile c a Rechnung M Typindex 3 VektorIndizes Schreibgesch tzt B ia F DEN Einmal editierbar vertrag E E Alle Ordnertypen Mugika B Sprachen Yorbelegung E windream Speicher H windream Kontextmen Benutzer und Gruppen H E ACLs windream Tools GJ windream DMS Browser WDServer DOKUTEST2 m 3 S aati aa Abbrechen bemehmen Hilfe Abbildung 2 11 Typindexe zuordnen 1 ffnen Sie im Verzeichnis aller Dokumenttypen den Ordner mit dem Namen des neu angelegten Dokumenttyps hier Dokumentation Markieren Sie den Knoten Typindexe 3 F hren Sie den Befehl New gt Typindex ber das Kontextmen aus 4 W hlen Sie im Dialogfeld Eigenschaften von Neu aus der Auswahlliste Naze einen Typindex aus einen der Indexe die Sie zuvor bei der Definition der Indexe vergeben haben beispielsweise Bemerkung 5 Legen Sie im Bereich Typindex weitere Eigenschaften f r diesen Index fest V orbelegung Schreibgesch tzt Einmal editierbar oder Mup feld 6 Best tigen Sie Ihre Eingaben mit OK Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 6 so oft bis Sie alle typspezifischen Indexe zugeordnet haben die f r den aktuellen Dokumenttyp gelten sollen Zehn Schritte bis zur Inbetriebnahme von windream 2 23 F r den Typ Dokumentation in diesem Beispiel sind das die Typindexe Indexe Typindexe Dokumentart Ai Windream Konsolenstamm windream lt Loka
274. imale Anzahl von Verbindungen zur Datenbank und zum Objektspeicher festgelegt werden die immer ge ffnet sind Wenn mehr Verbindungen ben tigt werden ffnet windream weitere Verbindungen unabh ngig von der hier eingestellten 4 28 Datenbank verbindungen Objektspeicher verbindungen Bin rdateien Allgemein Anzahl Wenn keine Verbindungen ben tigt werden schlie t windream alle Verbindungen bis auf die hier festgelegte Anzahl Zudem kann eine maximale Anzahl von Bin rdateien eingegeben werden die lokal f r weitere Zugriffe im Cache Speicher vorgehalten werden und dann nicht erst erneut aus dem Objektspeicher geladen werden m ssen Die hier eingetragene Anzahl f r die Datenbankverbindungen Objektspeicherverbindungen oder Bin rdateien Originaldateien der Dokumente kann entsprechend der aktuellen Konfiguration des Zielsystems sowie der Anzahl der angeschlossenen Arbeitsstationen variieren Maximale Anzahl von offenen Verbindungen Sessions zur windream Datenbank Bei Bedarf k nnen zus tzliche Verbindungen ge ffnet werden Danach werden alle Verbindungen bis auf die hier eingestellte Anzahl wieder geschlossen Maximale Anzahl von gestarteten windream Objektspeicher Prozessen Bei Bedarf k nnen immer weitere Prozesse gestartet werden Danach werden alle Prozesse bis auf die hier eingestellte Anzahl wieder beendet Maximale Anzahl der zuletzt aus dem Objektspeicher geholten und verwendeten
275. in der Spalte Kene Dokumente zugewiesen Wenn Sie Dokumente aus windream l schen werden diese Dokumente nicht direkt auch aus der Datenbank gel scht Dies erfolgt erst ber eine entsprechende Funktion in der WMC durch einen Systemadministrator siehe auch Thema Die windream Tools ab Seite 3 192 In diesem Fall wird die Anzahl der Objekte in der Spalte Objekte auf den Wert O gesetzt In der Spalte Keine Dokumente zugewiesen wird aber erst ein X eingetragen wenn diese Dokumente auch tats chlich aus der Datenbank entfernt wurden Standard ACLs Es existieren zwei ACLs die standardm ig vorgegeben sind Die ACLs f r den windream Hauptbenutzer und f r die Gruppe aller windream Benutzer k nnen nicht deaktiviert und aus der windream Datenbank gel scht werden ACL f r den windream Hauptbenutzer zur Recherche von Dokumenten ohne Rechte Der ACL f r den windream Hauptbenutzer ist ausschlie lich der Hauptbenutzer zugeordnet Diese ACL wird im Rahmen der Reorganisation den Dokumenten zugeordnet auf die kein Benutzer bzw keine Gruppe mehr Leserechte besitzt Dieser Fall kann dann eintreten wenn z B alle Rechtetr ger die Leserecht auf ein Dokument besitzen deaktiviert sind Dann wird auch die zugeh rige ACL deaktiviert und bei der n chsten Reorganisation der Datenbank gel scht Falls diese ACL die einzige oder die letzte ist die einem Dokument oder Ordner zugewiesen ist k nnte auf dieses Objekt nach einer Reorganisa
276. in der WMC werden die Einstellungen f r den Lebenszyklus der Dokumente dieses Typs festgelegt Dabei wird f r die bearbeitbaren Dokumente ein Arbeitsbereich eingestellt in dem die Dokumente f r die Zeit der Bearbeitung Bearbeitungszeitraum verwaltet werden F r die Zeit der Archivierung Archivierungszeitraum werden die Dokumente in einem entsprechend konfigurierten Archivbereich verwaltet Der Arbeitsbereich verweist immer auf einen windream Speicher vom Typ Dateiablage Der Archivbereich kann auf windream Speicher vom Typ Dateiablage oder Objektspeicher verweisen Um Dokumente in Objektspeichern archivieren zu k nnen muss der Archivbereich auf einen windream Objektspeicher verweisen windream verwaltet seine bearbeitbaren Dokumente in daf r einzurichtenden windream Speichern vom Typ Dateiablage die auf Verzeichnisse auf dem windream Server verweisen Diese Dateiablagen existieren unabh ngig davon ob der windream Objektspeicherdienst installiert und entsprechende windream Objektspeicher eingerichtet sind Der Arbeitsbereich eines Dokumenttyps wird auf eine windream Dateiablage konfiguriert und windream legt bei der Zuweisung dieses Typs das jeweilige Dokument in der zugeordneten windream windream Speicher verwalten 3 107 windream Objektspeicher Dateiablage ab Neuen Dokumenten wird immer zun chst der Standard Objekttyp Standard zugeordnet und windream speichert diese Dokumente somit in der diesem
277. indream Tools durch 3 L schen Sie in der Ergebnisliste der Suche alle Dokumente endg ltig die dem zu l schenden Dokumenttyp noch zugeordnet sind 4 Wechseln Sie in den Ordner windream Administration gt Objekttypen gt Alle Dokumenttypen 3 72 Dokumenttypen verwalten 5 Markieren Sie den zu l schenden Dokumenttyp in der Liste aller Objekttypen rechtes Konsolenfenster 6 L schen Sie den ausgew hlten Dokumenttyp entweder mit dem Befehl L schen aus dem Kontextmen durch Bet tigung der entsprechenden Schaltfl che in der Symbolleiste oder ber die ENTF Taste auf der Tastatur Ordnertypen anlegen und verwalten 3 73 Ordnertypen anlegen und verwalten Ordnertypen werden auf die gleiche Art angelegt und verwaltet wie Dokumenttypen Nachdem Sie zun chst die ben tigten Indexe benannt oder angelegt haben legen Sie einen neuen Ordnertyp an Anschlie end ordnen Sie diesem die Typindexe zu Abschlie end legen Sie im Layout Editor die Indexfelder und das Layout der Registerkarte Indexe f r den Ordnertyp fest Zum Erstellen eines neuen Ordnertyps ffnen Sie zun chst den Ordner windream gt lt windream Server gt gt windream Administration gt Objekttypen gt Alle Ordnertypen So erstellen Sie einen neuen Ordnertyp 1 Markieren Sie den Ordner Ale Ordnertypen 2 ffnen Sie das Kontextmen dieses Ordners und w hlen Sie den Befehl Neu gt Ordhnertyp 3 Geben Sie im Textfeld Name des Dialogfelde
278. ine Bezeichnung f r die neue Auswahlliste ein hier Typ 4 W hlen Sie aus der Dropdown Liste Typ den Datentyp der Auswahlliste aus hier Text 5 Legen Sie abh ngig vom Datentyp die Gr e und das Format in den entsprechenden Feldern fest hier 64 6 Tragen Sie im Feld Elemente alle Elemente ein die in der neuen Auswahlliste enthalten sein sollen pro Zeile ein Eintrag Zum Beispiel f r die Auswahlliste Typ e Brosch re e Grafik e Handbuch Manual e Pr sentation e Pressemitteilung e Spezifikation e Vorlage 7 Klicken Sie auf OK um die neue Auswahlliste zu speichern Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 7 bis Sie alle Auswahllisten definiert haben die Sie ben tigen 2 20 Zehn Schritte bis zur Inbetriebnahme von windream F r den Typ Dokumentation in diesem Beispiel sind das die Listen Brosch re Offen Grafik In Bearbeitung Handbuch Manual In Nachbearbeitung Pr sentation Abgeschlossen Pressemitteilung Spezifikation Vorlage Jetzt legen Sie die erforderlichen Dokument und Ordnertypen an c Die Objekttypen anlegen Die Vorgehensweise beim Anlegen von Objekttypen wird im folgenden am Beispiel des Dokumenttyps Dokumentation beschrieben Ordnertypen erstellen Sie auf die gleiche Weise wobei Sie keinen Lebenszyklus definieren m ssen Lebenszyklus der Dokumente Bei der Definition der Dokumenttypen geben Sie auch die Angaben zum Lebenszyklus der Dokumente dieses Typs an beispielswe
279. ine manuelle Archivierung von Dokumenten des aktuellen Typs zu erm glichen Wenn diese Option aktiv ist kann ein Dokument ber den Befehl Sofort archivieren aus dem Kontextmen der Explorer Listenansicht oder ber den entsprechenden Befehl aus dem Dialogfeld Eisenschaften Registerkarte Lebenszyklus an das Archiv bergeben werden Das Dokument kann dann nicht mehr bearbeitet werden Bereich Archivierte Dokumente In diesem Bereich werden alle Einstellungen vorgenommen die den Archivierungszeitraum der Dokumente betreffen Die Einstellungen werden analog zu den Einstellungen des Bearbeitungszeitraums vorgenommen W hlen Sie aus der Dropdown Liste den Archzvbereich aus der f r Dokumente des aktuellen Typs gelten soll Der Archivbereich kann auf einen windream Speicher im Dateisystem windream Dateiablage oder einen Speicherbereich im windream Archivsystem windream Objektspeicher Pool konfiguriert sein Voraussetzung f r die Archivierung in einem windream Archiv ist dass das windream Archivsystem lizensiert und installiert ist siehe auch Abschnitt windream Speicher verwalten ab Seite Seite 3 105 Weitere Informationen ber das Anlegen und Verwalten von Pools finden Sie in der Dokumentation des Objektspeicherdienstes und des windream Archivsystems auf der Installations CD Falls diese Option aktiviert ist werden Dokumente des aktuellen Typs nicht aus dem Archiv entfernt bzw gel scht Wenn ein neuer Dokumen
280. intr ge Men eintr ge sortieren 3 125 Rechte auf Untermen s und Men eintr ge 3 126 windream Men eintr ge und Untermen s neu anlegen oder bearbeiten 3 128 Benutzer und Gruppenverwaltung 3 131 Voraussetzungen f r windream Benutzer und Gruppen 3 132 Hinweise zum Einsatz von LDAP mit windream 4 0 3 136 Neuinstallation mit Einsatz von LDAP 3 136 Umstellung von WinNT Provider auf LDAP Provider 3 136 So stellen Sie vom WinNT auf den LDAP Provider um 3 138 Benutzer und Gruppen verwalten 3 150 windream Alle Dom nen 3 150 windream Alle Benutzer 3 151 windream Alle Gruppen 3 157 windream interne Gruppen verwalten 3 160 Netzwerkumgebung Alle Dom nen 3 162 Erste Schritte nach der Installation von windream 3 163 Dom nen der windream Benutzerverwaltung hinzuf gen 3 163 Die Gruppe aller windream Benutzer abgleichen 3 164 Die Gruppe f r die windream Administration 3 165 Benutzer und Gruppen zu windream hinzuf gen 3 168 Benutzer und Gruppen abgleichen 3 171 Benutzer und Gruppen aus windream entfernen 3 174 Abgleich von Benutzergruppen nach dem L schen einer NT Gruppe 3 175 Hinweise f r die Verwaltung einer gr eren Anzahl von Benutzern und Gruppen 3 176 Zugriff auf das windream web portal pro w2p2 3 178 Zugriffsrechte f r w2p2 3 178 ACLs Access Control Lists 3 181 ACLs verwalten 3 182 Inhaltsverzeichnis Alle ACLs 3 182 ACL Statistiken 3 185 Reorganisation der Benutzer und Gruppendaten 3 187 Wartungs Modus start
281. ion gt Benutzer und Gruppen gt windream gt Alle Benutzer oder auf dem Knoten windream Administration gt Benutzer und Gruppen gt windream gt Alle Gruppen gt Gruppenname Dom ne durchgef hrt werden Benutzer und Gruppen verwalten 3 173 Benutzer und Gruppencache beim Abgleich verwenden Gruppen abgleichen e x Benutzer und Gruppencache Status Cache gefull Gefullt am 12 09 2002 10 14 45 Aktuellen Cache benutzen Cache neu f llen Cache l schen Aktion ohne Cache ausf hren Untergeordnete Gruppen bernehmen Abbrechen Abbildung 3 70 Benutzer und Gruppencache beim Abgleich verwenden Benutzer und Gruppencache Die Benutzer und Gruppendaten k nnen zur Verbesserung der Ablaufgeschwindigkeit von Aktualisierungsaktionen auf Benutzer und Gruppendaten in einem Cache vorgehalten werden Die Daten Gruppenhierarchien und Zugeh rigkeiten auf den einzelnen Dom nen auf Betriebssystemebene werden daf r einmalig eingelesen und stehen dann f r weitere Aktionen zur Verf gung Die Verwendung des Cache ist abh ngig von der vorhandenen Systemstruktur z B der Anzahl der eingesetzten Dom nen und der Anzahl der vorhandenen Benutzer und Gruppen ber entsprechende Optionen k nnen Sie beim Hinzuf gen oder beim Abgleich von Benutzer und Gruppendaten w hlen ob Sie den aktuellen Cache verwenden den Cache neu f llen oder die Aktion ohne Verwendnung des Cache ausf hren m
282. ird bei der Dokumentrecherche Suche nicht als Indexfeld ber cksichtigt Tabellen k nnen Sie ausschlie lich Typindexe vom Typ Vektor lt Datentyp gt zuordnen Die Zeilenbegrenzung wird bei der Anlage des entsprechenden Typindex festgelegt siehe Abschnitt Indexe festlegen und verwalten ab Seite 3 11 Die Bearbeitung der Tabellen erfolgt bei der Indexierung bzw Bearbeitung der Indexkriterien auf der Registerkarte Indexe in den Objekteigenschaften ber ein Kontextmen k nnen neue Zeilen eingef gt bzw bestehende Zeilen aus der Tabelle gel scht werden Bei der Eingabe zweistelliger Jahreszahlen in einem Datumstfeld ist folgender wichtiger Hinweis zu beachten Z weistellige Jahresangaben werden vom System intern zu einer vierstelligen Jahreszahl erweitert Wenn Sie als Beispiel die zweistellige Angabe 36 w hlen kann dies bedeuten dass auf unterschiedlichen Systemen eine automatische Erweiterung zu 1936 oder zu 2036 vorgenommen wird Da es sich bei dieser Funktion um eine betriebssysteminterne Umsetzung handelt m ssen Sie die korrekte Angabe der Jahreszahl im Datumsfeld berpr fen In der Windows Systemsteuerung k nnen Sie unter den L ndereinstellungen die generelle Darstellung einer vierstelligen Jahreszahl festlegen windream weist Sie vor dem Speichern der Registerkarte Layout auf fehlerhafte Eingaben bei der Zuordnung von Indexen hin In folgenden F llen werden Fehlermeld
283. irni Abbrechen UF Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 3 33 Index bersetzungen Wie Sie einen Index benennen oder einen neuen Index anlegen finden Sie in den Abschnitten Indexe ausw hlen und benennen ab Seite 3 15 und Indexe neu anlegen ab Seite 3 18 beschrieben Einen neuen Objekttyp anlegen Wenn Sie einen Objekttyp neu anlegen geben Sie bei der Festlegung der Eigenschaften auch die bersetzungen f r die vorhandenen Sprachen ein Schaltfl che NLS 3 102 NLS Unterst tzung Eigenschaften von Dokumentation gt x Allgemein Lebenszyklus Rechte Objekttyp Hame Dokumentation HLS bersetzungen F r Zuordn T HSM Unte Dokumentation Dokument Optionern Aiie Dokumentation Worversionen arc Documentation Franz sisch Bearbeitung nur Beim Checkin im Editierbar nur b Beiin Bearbeitur Neue Yersion ar Datei nicht beart i Abbrechen DK Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 3 34 Objekttyp bersetzungen Wie Sie einen neuen Objekttyp anlegen finden Sie in den Abschnitten Objekttypen anlegen und verwalten ab Seite 3 9 und Einen Dokumenttyp anlegen ab Seite 3 24 beschrieben bersetzungen im Layout Editor bearbeiten und testen Auch bei der Definition und Bearbeitung von Objekttypen im Layout Editor k nnen Sie die bersetzungen f r die einzelnen Dialogfeldelemente bearbeiten Dazu z hlen die bersetzu
284. is F r das Generieren und Anzeigen von Miniaturen ist eine separate Lizenz erforderlich Generierungsprozess f r Miniaturansichten starten Die Miniaturansichten werden von einem windream Dienst generiert Der Start bzw das Stoppen dieses Dienstes erfolgt entweder ber den Befehl windream Thumbnail Service aus der Auswahlliste Dienste des windream Dienst Managers oder manuell aus dem Konfigurationsdialog der Registerkarte windream Miniaturansicht s unten Speicherung der Miniaturdateien windream speichert alle generierten Miniaturdateien im Bitmap Format wobei jede Miniaturdatei 15 Kilobyte Speicherkapazit t belegt Alle Miniaturen werden in einem separaten windream Ordner bzw in Unterverzeichnissen dieses Ordners abgelegt und als Standardeinstellung dem Dokumenttyp Thumbnail zugeordnet der als XML Datei Thumbnail xml auf der Installations CD zur Verf gung gestellt wird Der Thumbnail Objekttyp kann mit dieser Datei einschlie lich der f r diesen Objekttyp vorgesehenen Indexe in ein bestehendes windream System importiert werden Die generierten Miniaturen werden immer mit denjenigen Rechten versehen die auch f r die Originaldokumente gelten aus denen die Miniaturen generiert wurden F r Miniaturen wird kein Volltext erzeugt Ordnerstruktur der Miniaturdateien Bei der Konfiguration des Thumbnail Dienstes muss zun chst das Hauptverzeichnis im windream Laufwerk angegeben werden in dessen Unterverzei
285. is zur Inbetriebnahme von windream Layout testen 15 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich der Registerkarte Layout 16 F hren Sie den Befehl Testen T aus dem Kontextmen oder ber die Palette aus windream schaltet vom Editier in den Testmodus um Die Registerkarte Eigenschaften von Indexe mit den definierten Eingabefeldern und Schaltfl chen wird angezeigt Pr fen Sie die korrekte Funktion der einzelnen Elemente auf der Registerkarte Eigenschaften von Indexe i x Layout Sprache Titel Dokumentart Status der Bearbeitung T 02 05 2007 Datum der Freigabe Bemerkung Dies ist ein Bemerkungstext ndere Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 2 14 Layout der Registerkarte Indexe f r den Dokumenttyp Dokumentation 17 Beenden Sie den Test indem Sie das Kontextmen erneut aufrufen und den Befehl Test beenden w hlen Legen Sie nun das Layout f r alle weiteren Objekttypen Dokument und Ordnertypen fest die Sie zuvor angelegt haben Zehn Schritte bis zur Inbetriebnahme von windream 2 27 9 Schritt Ablagestruktur anlegen und Rechte vergeben Jetzt legen Sie die Ablagestruktur im windream DMS fest und vergeben die Zugriffsrechte auf Ordner an die Benutzer Diese Konfigurationen f hren Sie auf einem angeschlossenen windream Client aus Melden Sie sich daf r auf dem windream Client mit der Benutzerkennung des windream Haup
286. ische Gruppen in windream Bei den windream Gruppen handelt es sich um Abbildungen der vorhandenen Betriebssystemgruppen bernommen werden auch hierarchische Gruppen 3 134 windream Benutzer Benutzer und Gruppenverwaltung Bei der bernahme in windream werden die direkten Mitglieder und die Mitglieder aus untergeordneten Gruppen indirekte Mitglieder der entsprechenden windream Gruppe zugeordnet Untergeordnete Gruppen und deren Mitglieder werden nur auf Anforderung bernommen Die bernahme untergeordneter Gruppen muss in einem angezeigten Dialogfeld best tigt werden Die indirekten Mitglieder in der windream Gruppe werden als indirekte Benutzer gekennzeichnet hellgrau dargestellt So ist erkennbar dass diese Benutzer ihre Zugeh rigkeit zu der windream Gruppe durch eine vorhandene Hierarchie in der Gruppenverwaltung des Betriebssystems erlangt haben Der windream Hauptbenutzer Neben den Benutzern und Gruppen des Betriebssystems die in windream bernommen werden wird ein windream Hauptbenutzer f r den Betrieb von windream ben tigt Dieser Benutzer hat windream Administrationsrechte d h ber dieses Benutzerkonto k nnen die Administrationsfunktionen ber die WMC ausgef hrt werden Nach der Installation von windream wird die windream Administratorengruppe unter dem Konto dieses Benutzers festgelegt F r den Hauptbenutzer wird beim Setup des windream Servers ein NT bzw 2000 Benutzerkonto auf dem windream Ser
287. ise Angaben zum Bearbeitungs und Archivierungszeitraum Beispiel Dokumente des Typs Dokumentation sollen noch 2 Jahre ab Monatsanfang des Datums der Erstellung bearbeitbar sein Am Ende des Bearbeitungszeitraums sollen die Dokumente automatisch archiviert werden Die Archivierungsdauer betr gt 10 Jahre ab Monatsanfang des Bearbeitungsendes Der Archivbereich wird auf den Objektspeicher ARCHIV konfiguriert Ansonsten gelten die Standardeinstellungen DKUTEST Eigenschaften von Dokumenttyp 1 Neu x gt lBalBBle Allgemein Lebenszyklus Rechte C Konsolenstamm a Name m Objekttyp ev windream E stand lt Lokal gt DOKUTEST E windream Administration E Indexe oS Alle Indexe 5 Objekttypzuordnung Auswahllisten Objekttypen Ei Alle Dokumenttypen 5 Standard EA Annotation E Dokumentation a Annot Name E3 Dokur 5 Fax J F r Zuordnung sperren Liefer E MailFil E Rechr E vekto 5 vekto I Vorversionen archivieren 9 Vertrz 7 HSM Unterst zung r Dokument Optionen I m T Bearbeitung nur ber CheckQut E Fax J Beim Checkln immer eine neue Version erstellen H 5 Lieferschein M Editi RUHE 5 53 Mailile ditierbar nur ber in Bearbeitung nehmen H E Rechnung 7 Bei in Bearbeitung nehmen immer eine neue Version erstellen 9 5 VektorIndizes H YektorListControl E ia vertrag E es Alle
288. iste Zur Fehlerr ckverfolgung der Problemlokalisierung und der Problembehebung f r den 3 Level Support kann die angezeigte Fehlerliste mit der Schaltfl che Speichern in einer Textdatei WMTrace txt gespeichert werden So speichern Sie die Fehlerliste 1 Aktivieren Sie die Schaltfl che Speschern 2 W hlen Sie im Dialogfeld Speichern unter den Ordner aus in dem die Datei WMTrace txt gespeichert werden soll 3 Speichern Sie die Datei mit der Schaltfl che Speichern Debug Ausgaben und Level zur Fehlerr ckverfolgung Zur besseren Fehlerr ckverfolgung kann ein Programm zur Protokollierung der einzelnen Schritte der Programmabl ufe von windream Debug Viewer f r Windows installiert werden In den Bereichen Debug Ausgaben Fehlerr ckverfoleung und Debug Level werden die Einstellungen f r die Anzeige der Meldungen im Debug Viewer festgelegt Diese Einstellungen haben keine Auswirkung auf die Leistungsf higkeit des Rechners und sind nur sinnvoll wenn der Debug Viewer gestartet ist 4 36 Ausgabe aktivieren Level hex Alle Level und Level 1 5 Level DMS Log Benutzer Gruppenabgleich SystemLog TCP Traceoptionen Meldungen Standardm ig ist diese Option ausgeschaltet deaktiviert Mit dieser Option wird die Ausgabe von Meldungen des eingestellten Levels im Debug Viewer f r die Fehlerr ckverfolgung ein oder ausgeschaltet Hexadezimale Darstellung des eingestellten Loglevels z B
289. istenansicht ausf hrbar So exportieren Sie eine Sprache 1 Wechseln Sie vom windream Ordner der Management Console in den Ordner windream Administration gt Sprachen gt Alle Sprachen 2 Markieren Sie die zu exportierenden Sprachen und ffnen Sie das Kontextmen 3 W hlen Sie den Befehl Exportieren 4 Geben Sie im Dialogfeld Spezchern unter einen Zielordner an in dem die XML Dateien gespeichert werden sollen und best tigen Sie die Eingabe mit Spechern windream erstellt die XML Dateien f r die ausgew hlten Sprachen im gew hlten Verzeichnis Der Verlauf des Export Prozesses wird im Dialogfeld Export angezeigt So importieren Sie eine Sprache 1 Wechseln Sie vom windream Ordner der Management Console in den Ordner windream Administration gt Sprachen gt Alle Sprachen 2 Markieren Sie den Ordner Ale Sprachen und ffnen Sie das Kontextmen 3 W hlen Sie den Befehl Importieren 4 Geben Sie im Dialogfeld ffnen den Ordner an aus dem die XML Dateien importiert werden sollen und best tigen Sie die Eingabe mit ffnen windream erstellt im Verzeichnis Ale Sprachen einen Eintrag pro importierter Sprache und generiert f r jedes Element der Sprache Indexe E Objekttypen amp und Objekttypfelder 3P einen entsprechenden Eintrag Der Verlauf des Import Prozesses wird im Dialogfeld Import angezeigt 3 96 NLS Unterst tzung bersetzungen einer Sprache initialisieren Mit der Initialis
290. itfeld ein F gt ein Dropdown Kombinationsfeld ein F gt ein Dropdown Listenfeld ein F gt ein Listenfeld ein F gt eine Tabelle ein 3 44 Dialogfeldelemente generieren 7 ja f Hr 50 0 0 Ei 0 Befehl in der Palette Befehl Element einf gen gt Gruppe von Optionsschaltfl achen Befehl Element einf gen gt Gruppe von Kontrollk stchen Befehl Element einf gen gt Liste mit Kontrollk stchen Befehl Gr e anpassen gt Gleiche Breite Befehl Gr e anpassen gt Gleiche H he Befehl Ausrchten gt Links Befehl Ausrichten gt Rechts Befehl Ausrichten gt Oben Befehl Ausrichten gt Unten Befehl Ans cht gt Raster verwenden Befehl Ans chr gt Raster einblenden ausblenden Objekttypen anlegen und verwalten Bemerkung F gt eine Gruppe von Optionsschaltfl chen ein F gt eine Gruppe von Kontrollk stchen ein F gt eine Liste mit Kontrollk stchen ein Alle markierten Dialogelemente werden an die Breite des zuerst markierten Elements angepasst Alle markierten Dialogelemente werden an die H he des zuerst markierten Elements angepasst Alle markierten Dialogelemente werden anhand des zuerst markierten Dialogelements links ausgerichtet Alle markierten Dialogelemente werden anhand des zuerst markierten Dialogelements rechts ausgerichtet Alle markierten Dialogelemente werden anhand des zuerst markierten Dialogelements nach obe
291. k Letzter UndoWorkLock Subscribe Makeversion DelPrev ersion Archive ow AdoptR ules E sportH T ML INSOFrewier E sport Import Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 3 44 Eintr ge des Kontextmen s sortieren In der Liste werden die Eintr ge angezeigt Mit den Schaltfl chen verschieben Sie einen zuvor markierten Listeneintrag an die gew nschte Position Rechte auf Untermen s und Menu eintr ge See Sie k nnen windream Benutzern oder Gruppen f r einzelne Men eintr ge oder Untermen s Rechte vergeben Standardm ig sind keine Einschr nkungen vorgesehen d h alle Benutzer und Gruppen haben uneingeschr nkten Zugriff auf die im windream Kontextmen angebotenen Funktionen die in der windream Management Console serverseitig konfiguriert sind Die Verwaltung der Zugriffsrechte auf Men eintr ge erfolgt auf der Registerkarte Rechte der Eigenschaften eines Eintrags Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen des zu bearbeitenden Men eintrags in der Baum oder Listenansicht der windream Management Console windream Kontextmen verwalten 3 127 Eigenschaften von CheckDut x Allgemein Einstellungen Rechte Hame Doma ne Beschreibung Lesen ANzel Ei windrsam Dok DOKUTEST E Hinzufugen Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 3 45 Rechte eines Kontzextmen eintrags verwalten In der Liste werden die Benutzer und Gruppen mit ihren zugewiesenen Rechten aufgef hr
292. k nnen Sie Abonnements bearbeiten und die Rechte der Abonnements ndern Eigenschaften eines Abonnements einsehen und ndern ber den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen eines Abonnements k nnen Sie die Eigenschaften einsehen und bearbeiten auf der Registerkarte Rechte k nnen Sie die Zugriffsrechte auf das Abonnement festlegen Auch ber die Eigenschaften des Eintrags des windream Laufwerks Root Ebene im Windows Explorer oder im windream DMS Browser k nnen Sie die Abonnements einsehen ndern l schen oder 3 204 Entit t Pfad Name des Objekts ID Datenbank ID Die windream Tools neue Abonnements anlegen Auch die Rechte auf Abonnements k nnen Sie an dieser Stelle bearbeiten Eigenschaften ron Abonnement j xX Allgemein Fechte Entit t iene E EEE EEEE Frad HN ame E okumentatonswindreamB E Handbuch m ID E Datenbank ID 42 Untergeordnete Objekte einbeziehen Ereignis archived bi Abonnent DOKUTEST M ustermann p Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 3 87 Eigenschaften eines Abonnements Liste der aktivierten Entit ten In der Liste werden die Entit ten angezeigt die unter dem Knoten windream Server windream Tools Ereignisdienst Entit ten f r den Freignisdienst aktiviert sind siehe Abschnitt Entit ten der Abonnements verwalten Seite 3 207 Hier wird der Name des windream Objekts bzw der Pfad des gew hlten Objekts angezeigt Sie w hlen d
293. kaler Datentr ger F Produkte 1 Standard Administrator Dateiordner 1 pien G lsekreteriat Standard Administrator Dateiordner A we no C Test 1 Standard Administrator Dateiordner r H E 2 a ii Ci Tmp 1 Standard Administrator Dateiordner SE Objects auf Windream W Vertrieb 1 Standard Administrator Dateiordner a Systemsteuerung E Netzwerkumgebung Papierkorb Internet Explorer 12 Objekte und 2 versteckt Freier Speicherplatz 31 3 MB 76 Byte g Lokales Intranet Abbildung 1 1 windream Laufwerk Der Treibertyp f r den VFS Treiber Der Treiber f r das windream Laufwerk VFS Treiber wird entweder lokal auf jedem Arbeitsplatzrechner Simulation eines Netzwerklaufwerks einmalig lokal auf einem f r die Clients erreichbaren Server Server Laufwerk mit Freigabe oder als Terminal Server Netzwerktreiber installiert Daf r kann das Client Setup ab der Version windream 3 6 in zwei Modi ausgef hrt werden e Standard VFS Treiber lokal als Netzwerktreiber Der VFS Treiber wird lokal als Netzwerktreiber auf dem Client installiert Das Netzwerklaufwerk wird mit dem windream Laufwerk durch die Einstellung einer manuellen Netzlaufwerk Verbindung Mapping ber den Windows Explorer verbunden DMS wie Windows windream eine Einf hrung e Extended VFS Treiber lokal auf einem Server oder einem Terminal Server Der VFS Treiber wird lokal auf einem Server installiert lokales Serverlaufwerk Das
294. kkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk kkkkkkkkkkkkkkkkkxk 4 44 Ein Ausgang Ein Ausgang Auf der Registerkarte Ein Ausgang ab SBX Version werden standardm ige Vorbelegungen eingestellt die f r das Aus und Einchecken sowie f r den Export und Import von Dokumenten gelten Dabei k nnen die Einstellungen f r Check In Check Out Prozesse einerseits und Im Export andererseits unabh ngig voneinander vorgenommen werden windream Konfiguration x Server Registerkarten beziehen Daten von lt LON AL gt sowie aus der lokalen Registrierungsdatenbank verbindungen Filter Yolkexk Allgemein Lizenzen Meldungen Men Ein Ausgar g Report Typ Backup Werz IM ffnen ohne Abfrage z B TIF JPG Ausgehende Dok Auschecken Exportieren Mach 1 Untergeordnete Ordner einbeziehen Aktiviert 1 HTML Indexdaten Aktiviert 1 lt ML Indexdaten Aktiviert O Read nly Flag setzen Immer Eingehende Dok Einchecken Importieren fe wie ausgegangen lt Pfad gt Aktiviert P C Yon lt bestimmten Werzeichnis gt Aktiviert I En 1 Untergeordnete Ordner einbeziehen Aktiviert D I Meue Version erstellen Aktiviert 1 Read nly Flag l schen Immer vorbelegungen werden bei jedem Ein Auschecken und Esportieren Importieren Yorgang angeboten wenn das Kontrallkastchen Aktiviert markiert ist Ansonsten werden die zuletzt benutzten Werte angeboten Abbrechen bernehmen Hilfe
295. konten f r doppelte Benutzer und Gruppenkonten einrichten F r den Fall dass Benutzer und Gruppen sowohl lokal als auch auf der Dom ne eingerichtet und windream Benutzer sind muss vor der Umstellung entschieden werden welche der betreffenden Kennungen lokal oder global jeweils beibehalten wird Das jeweils andere Konto muss in der Benutzer und Gruppenverwaltung von windream f r die Umstellung auf die Verwendung des AD ggf auf ein Dummy Konto ge ndert werden Siehe hierzu den Punkt 4 Mit Hilfe des Tools ugadjust die Benutzer und Gruppendaten anpassen ab Seite 3 139 Dies kann beispielsweise die Konten f r den windream Hauptbenutzer die windream Gruppe oder den Administrator betreffen Legen Sie im AD der Dom ne die erforderlichen Dummy Benutzer und Gruppenkonten an Beispiel f r ein Dummy Benutzerkonto im AD New Object User Create in W2003NATIYE DOF merlin aiz gambh deU sers First name Initials Last name Full name dummy User logon name dummy ana 00AN ATIVE DOM merlin ai User logon name pre wiindows 2000 W2003NATIVEDOMS dummy Abbildung 3 48 Beispiel f r ein Dummy Benutzerkonto im AD der Dom ne Die Dummy Eintr ge k nnen Sie dann nach der Umstellung sowohl aus dem AD der Dom ne wie auch aus der Benutzer und Gruppenverwaltung von windream wieder entfernen 4 Mit Hilfe des Tools ugadjust die Benutzer und Gruppendaten anpassen Alle windream Benutzer und G
296. kretariat u Exportieren System Importieren O Tmp DB vertr ge fs Neues Untermen DO Vertrieb Eintrag H 5 windream share drive Z Neuer Eintrag amp Systemsteuerung E DO Gemeinsame Dokumente Dr ii r Eintrag4 H O Dateien von Markus Mustermann Neue Men ueli ntr ge Netzwerkumgebung 12 L schen inklusive Vorversionen Eintrag3 Abbildung 3 40 windream Kontextmen Die Bearbeitung und Konfigurierung des Kontextmen s und der einzelnen Eintr ge erfolgt ber die Registerkarten der Eigenschaften der jeweiligen Eintr ge Auf der Root Ebene Eintrag windream unter windream Administration gt windream Kontextmen legen Sie zus tzlich die globalen Men einstellungen fest F r die einzelnen Eintr ge nehmen Sie die Einstellungen separat auf den Eigenschaftsseiten des jeweiligen Eintrags vor z B CheckOut windream Kontextmen verwalten 3 119 Eigenschaften des Eintrags windream oberste Ebene Eigenschaften ron windream 3 xj Allgemein Einstellungen Eintr ge Menuenstellungen Mame windresm NLS Script Ne Ausfuhren mit Dokument und Ordner M Anzeigen bei Eintachauswahl In Toolbar anzeigbar Anzeigen bei Mehrfachauswahl I Mit Ordnerinhalt ausf hren D Anzeige dureh Script pr fen Anzeige nicht auzf hrbarer Menupunkte Ausgegraut anzeigen Nicht anzeigen Globale Menueinztellungen M Semer Menukonfiguration deaktivieren Menupunkte auf ober
297. kte Funktionen hinzugef gt werden Weitere globale Einstellungen erm glichen zudem beispielsweise das Deaktivieren des in der windream Management Console konfigurierten Kontextmen s um das Standard windream Kontextmen verwenden zu k nnen W Dokumentation L sungen Exchange TAR Datei Bearbeiten Ansicht Favoriten Extras au Zur ck g D Suchen E Ordner ES E72 x Ez Adresse w Dokumentation L sungentExchange Das windream Kontextmen v gt wechseln zu E E Ordner x Name Ge ndert am Objects auf Windream wi A windream Eb h 1 312KB Microsoft Word Dok 20 12 2006 13 45 O Dokumentation m i ffnen 1 312 KB Microsoft Word Dok 20 12 2006 13 45 O Brosch ren E windream Bearbeiten 1 108 K6 PDF Datei 20 11 2006 10 42 O L sungen Wi windream Neu 1 312 KB Microsoft Word Dok 20 12 2006 13 45 O Exchange E windream er 919KB PDF Datei 20 11 2006 10 42 D Imaging ffnen mit E O Deutsch E O Englisch windream 2 Auschecken I OfficeBundle RER KB Einchecken ai O windreamSync B Auschecken r ckg ngig O windresmToGo Ausschneiden E DO Projekte Kopieren amp In Bearbeitung nehmen O windreamBE x Bearbeitung beenden Verkn pfung erstellen L schen Umbenennen 12 Neue Version erstellen H O windreamSBE 4 Abonnieren O windreamsBx O Einkauf O Empfang Eigenschaften i Hepa g Sofort archivieren E DO Produktmanagement HTML Export Protokoll K amp Docview D Se
298. l Eigenschaften Angezeigt werden alle Gruppen denen der gew hlte Benutzer zugewiesen ist Eigenschaften von Mustermann xj Allgemein Zugang windream web portal pro wepz Kein Zugriff C Lesender Zugriff Yollzugriff Eenutzereinstellunger Keine Besitzerrechte Signaturberechtigung Mailadresse Mitglied won Mame Dom ne Pii windream Dokumentation DOKUTEST FE windream Produktmanagement DOKUTEST Pi win dream Test DOKUTEST fii windream Vertrieb DOKUTEST windream Administratoren DOKUTEST windream Benutzer DOKUTEST Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 3 62 Eigenschaften eines Benutzers Zugang windream webportal pro w2p2 In diesem Bereich legen Sie fest ob der aktuell ausgew hlte Benutzer Zugang zum windream web portal erhalten soll Weitere Informationen dar ber finden Sie unter dem Thema Zugriff auf das windream web portal pro in diesem Kapitel Benutzereinstellungen Hier k nnen Sie einem Benutzer das Recht zur bernahme der Besitzerrechte auf Objekte oder die Signaturberechtigung entziehen oder vergeben Keine Besitzerrechte windream Benutzer k nnen Besitzerrechte auf Dokumente und Ordner im DMS vergeben bzw bernehmen Der Besitzer eines Objekts hat immer alle Rechte Lesen Andern Recht zur 3 154 Benutzer und Gruppen verwalten Rechtevergabe auf das entsprechende Objekt Den einzelnen windream Benutzern vergeben bzw entzie
299. l gt DOKUTEST windream Administration Objekttypen lle Dokumenttypen Dokumentation Ty pind E3 ia Datei Aktion Ansicht Favoriten Fenster 18 x amene C Konsolenstamm E F4 windream H lt Lokal gt DOKUTEST 5 windream Administration H E Indexe 2 Alle Indexe 25 Objekttypzuordnung Name bersetzung Spate mp Max Gr e Vorbelegung amp Bemerkung Bemerkung szText03 Text 255 SF Datum Datum dwDate00 Datum 0 Status Status szText31 Text 64 a Titel Titel szText12 Text 128 Typ Typ szText29 Text 64 E Auswahllisten Objekttypen Bi Alle Dokumenttypen H Standard E Annotation Dokumentation A Registerkarten E Felder Fax Lieferschein amp MailFile E Rechnung VektorIndizes VektorListControl vertrag E es Alle Ordnertypen Sprachen windream Speicher windream Kontextmen Benutzer und Gruppen ACLs windream Tools H windream DMS Browser Fl WDServer DOKUTEST2 E 11 Objekt e D HH Abbildung 2 12 Alle Typindexe zugewiesen Nun m ssen Sie das Layout der Registerkarte Indexe f r den Dokumenttyp im Layout Editor festlegen e Das Layout der Registerkarte Indexe im Layout Editor festlegen Mit dem Layout Editor w hlen Sie zun chst die erforderlichen Dialogfeldelemente ordnen diese auf der Registerkarte an und weisen den Felde
300. laner installiert wird Der Zugriff auf den windream Agenten bzw auf den Taskplaner erfolgt ber den Ordner Geplante Vorg nge der aus dem Windows Explorer oder ber das Arbeitsplatz Symbol auf dem Desktop aktiviert wird Voraussetzung ist dass der Anwender als Administrator auf dem windream Server angemeldet ist und ber die notwendigen Administrationsrechte verf gt Der Zugriff auf den Taskplaner bzw auf den Ordner Geplante Vorg nge kann von jedem angeschlossenen Client Rechner aus erfolgen auf dem der Task Scheduler installiert ist Der windream Agent So legen Sie die Einstellungen f r das Archivieren und L schen von Objekten fest 1 Wechseln Sie vom Arbeitsplatz in den Ordner Geplante Vorg nge 2 Doppelklicken Sie in der Explorer Listenansicht den Eintrag windream Objekte archivieren und l schen 3 Nehmen Sie auf den Registerkarten Task Zeitplan und Einstellungen die notwendigen Einstellungen f r das Archivieren und L schen von Objekten vor 4 Best tigen Sie die Eingaben mit den Schaltfl chen Ubernehmen bzw OK Hinweis Der Taskmanaget ist ein Programm das mit dem Microsoft Internet Explorer 5 0 ausgeliefert wird Bitte lesen Sie deshalb unbedingt die entsprechende Microsoft Dokumentation ber die Anwendung des Taskplaners Task Auf der Registerkarte Task werden Programmeinstellungen zum Ausf hren des Dienstes vorgenommen In der oberen Textzeile wird der Name des aktuellen Tasks sowie der Pf
301. ld und geben Sie im Feld Tzre im Dialogfeld Eigenschaften auf der Registerkarte Fe d die Bezeichnung f r das Indexfeld ein oder w hlen ein bereits vorhandenes Element aus der Liste Sie k nnen auch einen vorhandenen Listeneintrag modifizieren Die Bezeichnung wird in das Textfeld eingef gt ber Schaltfl chen k nnen bestimmte Aktionen ausgel st werden Daf r wird einer Schaltfl che ein entsprechendes Skripte hinterlegt F gen Sie an der gew nschten Stelle auf der Registerkarte Layout eine Schaltfl che ein Geben Sie im Dialogfeld Eigenschaften auf der Registerkarte Fe d die Beschriftung f r die Schaltfl che ein Anschlie end w hlen Sie auf der Registerkarte S amp r pr das Skript aus das bei Bet tigung der Schaltfl che ausgef hrt werden soll 3 60 Feldtypen Dialogfeld elemente m ssen mit typspezifischen Indexen bereinstimmen Auswahllisten integrieren Objekttypen anlegen und verwalten Bestimmten Dialogfeldelementen k nnen auschlie lich Indexe ganz bestimmter Datentypen zugeordnet werden Bei der Festlegung der typspezifischen Indexe eines Objekttyps ist daher darauf zu achten dass die Datentypen der Indexe mit den vorgesehenen Indexfeldern auf der Registerkarte Layout bereinstimmen So erfordert beispielsweise die Zuordnung eines m glichen typspezifischen Indexes Datum das Anlegen eines Feldes vom Typ Datum Datumsfeld w hrend f r ein ein oder mehrzeiliges Texteingabefeld ein Typindex de
302. legen l schen oder erneuern Mit der M glichkeit f r typspezifische windream Attribute unter Indexe gt Alle Indexe Datenbankindexe anzulegen kann die Geschwindigkeit bei der Suche nach Dokumenten deutlich erh ht werden da die Suche dann auf Basis der eingetragenen Datenbankindexe erfolgt Datenbankindexe k nnen Sie ausschlie lich f r typspezifische Indexe Kategorie Typspezifisch anlegen l schen und erneuern Datenbankindex anlegen 1 Wechseln Sie in der windream Management Console in den Ordner windream gt gt lt windream Server gt gt windream Administrahon gt Indexe gt Alle Indexe Objekttypen anlegen und verwalten 2 Markieren Sie den Indexeintrag in der Liste f r den Sie einen Datenbankindex anlegen m chten 3 ffnen Sie das Kontextmen zu diesem Indexeintrag und w hlen Sie den Befehl Datenbankindex anlegen Sie k nnen auch in den Eigenschaften des Indexes die Option Datenbankindex aktivieren um einen Datenbankindex anzulegen Datenbankindex l schen Mit dem Befehl Dazenbankindex l schen aus dem Kontextmen l schen Sie einen Datenbankindex zu einem Index Oder Sie l schen den Datenbankindex indem Sie die Option Datenbankindex n den Eigenschaften des Indexes deaktivieren Datenbankindex erneuern Systembedingt kann es erforderlich sein den Datenbankindex mit Hilfe des Befehls Dazenbankindex erneuern aus dem Kontextmen zu aktualisieren Indexe neu anlegen Thae Zus tzlich zu de
303. legen und verwalten 3 1 ffnen Sie im linken Konsolenfenster den Ordner mit dem Namen des neuen Dokumenttyps Markieren Sie den Knoten Typindexe F hren Sie im Kontextmen dieses Knotens den Befehl Neu gt Typindex aus W hlen Sie in dem angezeigten Dialogfeld aus der Auswahlliste Name einen Typindex aus und best tigen Sie die Auswahl mit OK Wiederholen Sie die Schritte 3 1 bis 3 4 f r alle Indexe die Sie zuordnen m chten ffnen Sie im linken Konsolenfenster den Ordner mit dem Namen des neuen Dokumenttyps W hlen Sie den Knoten Regsterkarten 4 3 Doppelklicken Sie im rechten Fenster den Eintrag Indexe es werden drei Dialogfelder ge ffnet 4 4 W hlen Sie die gew nschten Datenfelder bzw Feldtypen aus der Palette Plazieren Sie die Felder auf der Registerkarte Layout er Markieren Sie ein Feld auf der Registerkarte Layout 5 1 52 W hlen Sie einen Index aus dem Dropdown Listenfeld Name auf der Registerkarte Index Dialogfeld Eigenschaften lt Dialogfeldelement gt an Position lt x y gt aus 5 3 Best tigen Sie die Zuordnung mit der Schaltfl che bernehmen auf der Registerkarte Layout Die Registerkarten bleiben weiterhin ge ffnet Wiederholen Sie die Schritte 5 1 bis 5 3 f r alle Felder bzw Indexe die Sie einander zuordnen m chten Best tigen Sie Ihre Eingaben abschlie end mit OK um die Dialogfelder zu schlie en Schlie en Sie die windream Management Console Objekttypen anlegen und ve
304. leich von Benutzergruppen nach dem L schen einer NT Gruppe Wenn eine Benutzergruppe in der Benutzerverwaltung von Windows NT gel scht wurde kann in der WMC kein Abgleich durchgef hrt werden mit dem Ziel die betreffende Gruppe automatisch auch als windream Gruppe zu entfernen Es wird eine Fehlermeldung angezeigt die besagt dass der Netzwerkpfad nicht gefunden wurde WMOMMC Fehler Diese Information wird jedoch nur in der erweiterten Meldung angezeigt Anstelle eines Abgleichs ist die windream Gruppe manuell ber den Befehl Aus windream entfernen des Kontextmen s zu l schen Anschlie end kann ein Abgleich durchgef hrt werden 3 176 Benutzer und Gruppen verwalten Hinweise f r die Verwaltung einer gr eren Anzahl von Benutzern und Gruppen Bei einer gro en Anzahl von Benutzern oder Gruppen k nnen Sie mit Hilfe der Filterfunktion den angezeigten Inhalt eines Ordners auf ausgew hlte Elemente einschr nken So lassen sich z B nur die Benutzer und Gruppen mit einem bestimmten Namen oder von einzelnen Dom nen anzeigen Sie k nnen nach deaktivierten Benutzern und Gruppen suchen oder nach Gruppen die als windream Gruppen klassifiziert sind oder die Administrationsrechte besitzen Zudem werden alle Aktionen protokolliert die Sie auf Benutzer und Gruppendaten ausf hren Anhand dieser Protokolle lassen sich durchgef hrte Aktionen kontrollieren Filterfunktion Mit Hilfe der Filterfunktion k nnen Sie d
305. lication Programming Interface oder ber ein Skript MAPI Versand ber die Standard Mail Applikation In der Regel werden die Benachrichtigungen per MAPI an die Abonnenten versandt Hierzu muss ein MAPI f higer Mailclient verf gbar sein beispielsweise Microsoft Outlook In der Mail Anwendung muss ein Profil f r den windream Hauptbenutzer Standard windream angelegt werden unter dessen Benutzerkennung auch der windream Freignisdienst l uft ber dieses Profil versendet der Ereignisdienst dann die E Mails an die betreffenden Abonnenten Skript Versand ber SMTP Simple Mail Transfer Protocol Alternativ kann der Versand ber SMTP erfolgen z B ber das 3rd Party Produkt sevMail Daf r wird von windream f r jede Nachricht ein Skript aufgerufen mit den f r die Benachrichtigung relevanten Daten Der komplette Pfadname dieses Skripts muss in der Windows Registrierungsdatenbank unter dem Schl ssel HKLM Software A I S GmbH windream 3 6 Event Handler Subscription in den REG_SZ Wert SendMailScript eingetragen werden 3 210 Die windream Tools Standardm ig wird als Beispiel das Skript sevMail vbs mit installiert f r den Versand ber sevMail das Sie nach den erforderlichen Anpassungen verwenden k nnen Sie finden das Beispielskript sevMail vbs im windream Skript Verzeichnis lt Programmverzeichnis gt windream Scripts oder auch im Verzeichnis windream Subscription Templates Das Skript
306. lie lich diese die betreffenden Rechte erhalten Die m glichen Zugriffsrechte auf einen windream Speicher Der windream Speicher ist in der Administration in der windream Management Console sichtbar Zuweisen Der windream Speicher kann von dem Benutzer den Benutzer der Gruppe einem Objekttyp zugewiesen werden Das Recht Lesen muss f r den Benutzer die windream Speicher verwalten 3 117 Benutzer ebenfalls gesetzt sein ansonsten l sst sich das Recht Zuweisen f r den windream Speicher nicht setzen Sowohl die Auswahlliste als auch die Rechte sind in der windream Management Console nderbar wenn der Benutzer windream Administrator Mitglied der windream Administratorengruppe ist Das Recht Lesen muss f r den Benutzer die Benutzer ebenfalls gesetzt sein ansonsten l sst sich das Recht ndern f r den windream Speicher nicht setzen Tabelle 3 10 Rechte auf windream Speicher windream Kontextmen verwalten windream Kontextmen verwalten Die Verwaltung des windream Kontextmen s erfolgt serverseitig mit Hilfe der windream Management Console in der windream Administration unterhalb des Knotens windream Kontextmen Die Funktionen bieten die M glichkeit zum einen die Kontextmen s der windream Clients unter Einbeziehung der Rechte und des Status der Dokumente zu konfigurieren Zum anderen l sst sich eine eigene Men struktur neue Hierarchie Gruppierung von Befehlen entwickeln und es k nnen neue Men pun
307. lisierung generiert windream f r jedes Element 3 94 NLS Unterst tzung das bersetzt werden kann Indexe Objekttypen und Objekttypfelder einen entsprechenden Eintrag Eine Sprache kopieren Sie k nnen ber den Befehl Kopie einfiigen aus dem Kontextmen die bersetzungseintr ge einer Sprache f r eine neu einzuf gende Sprache kopieren Auf diese Weise werden nur die Eintr ge von Elementen f r die neue Sprache generiert die bersetzt werden m ssen Zudem enth lt die Spalte bersetzung bereits die jeweiligen bersetzungseintr ge der kopierten Sprache und nicht die Schl sselwerte wie nach einer Initialisierung So kopieren Sie eine neue Sprache 1 Wechseln Sie vom windream Ordner der Management Console in den Ordner windream Administration gt Sprachen gt Alle Sprachen 2 Markieren Sie die zu kopierende Sprache und ffnen Sie das Kontextmen 3 W hlen Sie den Befehl Kopie einf gen Das Fenster Eigenschaften von Sprache Kopie 1 Neu mit der Registerkarte Allgemein wird ge ffnet 4 W hlen Sie aus der Liste Sprachen die gew nschte Sprache aus 5 Geben Sie im Feld Name den Bezeichner f r die Sprache ein Unter diesem Namen wird die neue Sprache in der WMC angezeigt Knoten Sprachen 6 Legen Sie fest ob die Sprache als aktiv markiert und oder als Standardsprache verwendet werden soll 7 Im Feld Bemerkung k nnen Sie optional einen Text eingeben 8 Best tigen Sie die Eingab
308. lnen Benutzer legen Sie in den Eigenschaften weitere Berechtigungen fest Wechseln Sie dazu in den Ordner windream gt lt windreamServer gt gt windream Administration gt Benutzer und Gruppen gt windreaem gt Alle Benutzer Eigenschaften der Benutzer festlegen ber die Eigenschaften eines Benutzerkontos vergeben Sie weitere Rechte an die Benutzer Hier legen Sie beispielsweise die Zugriffsrechte auf das windream web portal pro fest oder vergeben die Besitzerrechte auf Ordner und Dateien m Windream Konsolenstamm windream lt Lokal gt D lol x Kim Datei Aktion Ansicht Favoriten Fenster 18 x e fa m B C Konsolenstamm i ev windream D 6 E lt Lokal gt DOKUTEST E windream Administration Indexe Auswahllisten Objekttypen Sprachen windream Speicher 4 Administrator fi Aufermann fi Bachmann fi Meier M ller fi Mustermann Schmitt Dom ne Eigenschaften von Mustermann Allgemein Vertretungen DOKUTEST DOKUTEST DOKUTEST DOKUTEST DOKUTEST DOKUTEST DOKUTEST Kein Zugri Lesender Yollzugriff r Zugang windream web portal pro w2p2 ff Zugriff A Alle windream Speicher windream Kontextmen E Benutzer und Gruppen E Pl windream 3 Alle Benutzer Alle Gruppen windream Dokume windream Produkt windream Test Di windream Vertrieb windream Adminis windream Benutze Alle Dom nen E Netzwerkumgebung E ha DOKUTEST
309. lokalen und globalen Systemeinstellungen in der windream Konfiguration werden abh ngig von dem jeweils aktuell eingestellten Server verwaltet windream das Dokumenten Management System windream stellt das DMS als zus tzliches Laufwerk unter einem frei w hlbaren Laufwerksbuchstaben in der Systemumgebung des Betriebssystems dar Alle Anwendungen unter Windows und unter MS DOS k nnen auf das zus tzliche virtuelle Laufwerk zugreifen ohne zwischen einer Ablage auf einem lokalen Laufwerk oder einem Dateiserver Netzlaufwerk zu unterscheiden S mtliche vom Betriebssystem Windows und den Anwendungsprogrammen unterst tzten Funktionen arbeiten wie gewohnt Die Bedienung des Dokumenten Management Systems mit VFS windream eine Einf hrung 1 5 Technologie ist konform zu der Bedienung von Windows Zugriff auf das Ein Zugriff auf die Dokumente ist aus allen auf dem Zielsystem DMS ber Standard vorhandenen Windows Applikationen heraus m glich ber den funktionen Windows Explorer oder ber die Standard Dateidialoge der Anwendungsprogramme So wird z B zur Erfassung eines Dokuments im DMS in der entsprechenden Anwendung eine Datei erstellt bzw bearbeitet und ber den Standard Dateidialog Dater gt Speichern unter im windream Laufwerk gespeichert Der Treiber startet automatisch die Anwendung zur Indexierung und anschlie enden Speicherung des Dokuments erweiterte Dateieigenschaften Dies geschieht je nach Anforderung entwede
310. lt Lokal gt DOKUTEST windream Administration Indexe Cale ACLs EJ ACL Statistiken Auswahllisten Objekttypen Sprachen windream Speicher windream Kontextmen Benutzer und Gruppen am C3 Alle ACLs o ACL Statistiken windream Tools N windream DMS Browser HB WDServer DOKUTEST2 x 2 Objekt e H H Abbildung 3 73 Verwaltung der Access Control Lists Alle ACLs Der Ordner zeigt alle ACLs an die in der windream Datenbank existieren Mi Windream Konsolenstamm windream lt Lokal gt DOKUTEST windream Administration ACLs Alle ACLs lolxl fil Datei Aktion Ansicht Favoriten Fenster laj x e lm ie Konsolenstamm a Beschreibung Mitglieder Objekte Keine Dokumente zugewiesenen Keine ak 1 9 windream 33 DOKUTEST windream 1 0 x E lt Lokal gt DOKUTEST RS DOKUTEST windream Benutzer 1 436 EA windream Administration RS DOKUTEST Administrator 1 49 Indexe R DOKUTEST windream Administratoren 1 1 E Auswahlisten REIDOKUTEST windream Dokumentatio 4 1 Objekttypen H E Sprachen E windream Speicher windream Kontextmen Benutzer und Gruppen A ACL Statistiken windream Tools EN windream DMS Browser m wDServer DOKUTEST2 ila gt
311. ltfl chen wird angezeigt Zus tzlich wird eine Auswahlliste angezeigt aus der Sie die gew nschte Sprache ausw hlen k nnen Pr fen Sie die bersetzungen der einzelnen Elemente auf der Registerkarte z B Objekttypfelder Feldbezeichner Tabellen berschriften oder Bezeichner von Schaltfl chen Beenden Sie den Test indem Sie das Kontextmen erneut aufrufen und den Befehl Tesz beenden w hlen windream schaltet zur ck auf den Editiermodus Falls notwendig passen Sie die bersetzungen f r einzelne Elemente ber die Schaltfl che NLS auf der Registerkarte Eigenschaften lt Dialogfeldelement gt an Position lt x y gt an 3 104 NLS Unterst tzung Hinweis Es werden nur die bersetzungen von aktiven Sprachen angezeigt siehe Abschnitt Eine neue Sprache einf gen ab Seite 3 91 windream Speicher verwalten 3 105 windream Speicher verwalten windream verwaltet die Dokumente in daf r einzurichtenden windream Speichern Dabei wird unterschieden zwischen Speicherbereichen im Dateisystem Dateiablagen und im windream Archiv oder anderen Speichersystemen Objektspeicher Die Konfiguration der windream Speicher Dateiablagen und Objektspeicher erfolgt in der windream Management Console Die Konfiguration des windream Archivs z B die Einrichtung der Pools f r die Ablage zu archivierender Dokumente erfolgt bei der Installation und Konfiguration des windream Objektspeicherdienstes Hinweis Weitere Infor
312. m Konfiguration aufgerufen werden So rufen Sie die windream Konfigurationen auf 1 ffnen Sie das Windows Start Men 2 W hlen Sie den Befehl Systemsteuerung aus dem Men Einstellungen 3 ffnen Sie das Dialogfeld windream Konfiguration mit einem Doppelklick auf das windream Symbol Oder 1 ffnen Sie das Dialogfeld windream Konfiguration mit einem Doppelklick auf das windream Symbol in der Taskleiste Oder 1 ffnen Sie das Kontextmen in dem Sie mit der rechten Maustaste auf das windream Symbol in der Taskleiste klicken 2 W hlen Sie den Befehl Konfiguration windream Konfiguration x Server Registerkarten beziehen Daten von lt LON AL gt sowie aus der lokalen Registrierungsdatenbank Meldungen Men Ein Ausgang Report verbindungen Fiter voltet Allgemein Lizenzen Datenbank Server SQL Instanz ORA Serice Frowider salo LECE Name windream TCF 5ervice Fort Bad Ubjektzpeicher Mur Worbelegung f r Management Console Servername DOKUTEST Port feo 1 Yerbindungsversuche DMS Dienst Datenbank Anzahl Versuche a Yerzogerung f 0 Sekunder Notwendig bei verzogertem DB Start nach Reboot SOL Serer Command Timeouts Wahrend Dienstatart feo Sekunden Standard 30 Sekunden Allgemein Impersonifizierung f r xML Archivierung Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 4 1 windream Konfiguration Die Einstellungen werden auf den einzelne
313. mationen zum windream Archiv erhalten Sie in der Dokumentation des windream Archivsystems sowie in der Installationsanleitung f r den Objektspeicherdienst auf der Installations CD Hierarchisches Speichermanagement HSM windream unterst tzt hierarchisches Speichermanagement HSM da ber die windream Speicherverwaltung unterschiedlichste Speichersysteme angebunden werden k nnen Die Ansteuerung der Speichersubsysteme erfolgt ber eine standardisierte Provider Schnittstelle ber die windream auch mehrere Provider parallel steuern kann Entsprechende Archiv Provider angepasste Programmbibliotheken sind f r das windream Archiv und bereits auch f r Centera von EMC IBM Tivoli IBM DR 550 sowie IBM OnDemand verf gbar Das hierarchische Speichermanagement erm glicht es Dokumente je nach Bedarf innerhalb einer komplexen Speicherumgebung zu verschieben zu archivieren sowie beispielsweise Daten je nach Bedarf aus einem performanten Speichersystem in ein weniger schnelles System zu transferieren oder umgekehrt windream Speicher verwalten Die windream Management Console bietet die M glichkeit die spezifischen Einstellungen der windream Speicher einzusehen neue Speicher anzulegen oder Einstellungen bestehender Speicher zu ndern Die hier eingerichteten Speicher stehen bei der Konfiguration der Dokumenttypen in der WMC f r die Festlegung der Bearbeitungs und Archivierungsbereiche in entsprechenden Dropdown Listen zur Auswahl
314. me ftivedom merlin ais gmbh de windream resek windream server semices account and DCOM settings to Full name windream Hauptbenutzer default Password MOTE Manuser iz only created on local Confirm Password SEIVEr indream All Users Group TE T De are changed Enter with Domain Frefis if group iz a Domain group Hame erin ais gmbh de windream B enutzer Comment Alle indream Benutzer Create as local group Create as global arcup DE only C windrean 26 Policy Use existing group Gave Server Defaults wWwindream Client aa Ll ck button below sP SP2 Reset DEOM Limits NY or windteem Client installations Incl Terminal Server Set Client DCOM This will add Remote Access permission for the Anonymous account in DEOM Limits Abbildung 3 56 DCOM Einstellungen und Konfigurationen f r die windream Dienste anpassen WMStpCfg exe Hinweise zum Einsatz von LDAP mit windream 4 0 3 147 Hinweis Bitte diese Konfigurationen nur auf einem windream Server setzen Schaltfl che Save Server Defaults Auf keinen Fall die Schaltfl che Set Chent DCOM bet tigen Die Beschreibung von WMStpCfg exe finden Sie unter Setup Standard Einstellungen wiederherstellen im Kapitel System einstellungen Server dieser Dokumentation 8 Den Eintrag in der Windows Registrierungsdatenbank anpassen Um windream 4 0 auf den LDAP Provider umzustellen m ssen Sie jetzt noch folgende nderung in de
315. mehr ausgef hrt wird und neu geplant werden muss berpr fen Sie dar ber hinaus alle Zeitangaben zu den Wiederholungsintervallen und den Leerlaufzeiten Deaktivieren Sie gegebenenfalls das Kontrollk stchen Task l schen wenn er nicht erneut geplant wird Registerkarte Einstellungen damit der bestehende Task nach Erreichen des Enddatums erneut geplant werden kann und nicht automatisch gel scht wird berpr fen Sie regelm ig die Logdatei auf eventuell aufgetretene Fehler Hinweis Da der Taskmanager ein Programm ist das mit dem Microsoft Internet Explorer 5 0 ausgeliefert wird lesen Sie bitte unbedingt auch die entsprechenden Microsoft Dokumentationen zum Einsatz des Taskplaners Miniaturansichten f r Dokumente 5 7 Miniaturansichten fur Dokumente windream erm glicht das Generieren und Anzeigen von Miniaturansichten Thumbnails f r Dokumente auf einem windream Server ab Version 3 5 0 9 Miniaturansichten k nnen f r beliebige in windream gespeicherte Dokumente automatisch oder manuell erzeugt werden Die Ansicht und das manuelle Generieren von Miniaturen kann dar ber hinaus auch von einem windream Client ber einen Befehl des Kontextmen s aus dem Explorer oder aus der Ergebnisliste nach einer Suche in windream ausgef hrt werden Miniaturen lassen sich auf von windream generierten HTML Seiten in einem normalen Browser betrachten z B Microsoft Internet Explorer Netscape Navigator Opera Hinwe
316. ment Test doc wird im Explorer gel scht Die Wiederherstellungsinformationen werden f r die Wiederherstellung des Dokuments in der Recovery Tabelle in der Datenbank abgelegt Eine Dokument Test tmp wird im Explorer gel scht Die Wiederherstellungsinformationen werden nicht in der Recovery Tabelle in der Datenbank abgelegt 4 16 Beispiel 3 Erstellung starten f r Filter Ein Dokument Test doc wird mit Microsoft Word bearbeitet W hrend der Bearbeitung wird eine Tempor rdatei 1234 doc von Winword angelegt Beim Speichern in Winword wird die Originaldatei Test doc von Winword zun chst gel scht Die Wiederherstellungsinformationen werden in der Recovery Tabelle abgelegt und zus tzlich als Zwischenspeicherung der Indexe markiert da der l schende Prozess Anwendung nicht der Explorer oder Winfzle ist Danach wird eine neue Datei Test doc von Winword angelegt Hierbei werden die als Zwischenspeicherung markierten Informationen Indexe aus der Recovery Tabelle der Datenbank bernommen und die Wiederherstellungsinformation gel scht Danach wird die Tempor rdatei 1234 doc von Winword wieder gel scht Hierf r werden keine Wiederherstellungsinformationen gespeichert Volltext F r die in windream gespeicherten Dokumente kann mit dem windream Volltext Indexierungsdienst der Volltext generiert werden Nach jeder nderung der Originaldateien eines Dokuments wird die Volltextgenerierung
317. mente 5 11 Dateiliste verwenden Aus Dateiliste Beispiel Beispiel Ende Miniaturen k nnen auch aus einer Liste generiert werden die als Textdatei Format lst angelegt wird und die alle Pfade bzw die Namen der Dateien enth lt f r die Miniaturen erstellt werden sollen Dabei besteht jede Zeile der Dateiliste aus einer beliebigen Folge von Daten zum Beispsiel einer fortlaufenden Nummer oder einem Datum dem Pfad und dem Dateinamen des entsprechenden Dokuments Die Liste wird im lst Format als Textdatei gespeichert Beispiel f r eine Dateiliste 001 MyThumbs pic1 bmp 002 MyThumbs pic2 bmp 003 MyThumbs pic3 bmp Die Generierung der Miniaturansicht wird ber die Schaltfl che Starten ausgef hrt ber die entsprechenden Schaltfl chen kann der Status des aktuellen Generierungsprozesses sowohl berpr ft als auch gestoppt werden Hinweis Mit der Funktion Miniaturansicht gt Umgebungs Check aus dem windream Programm Men z B Start gt Programme gt windream k nnen Sie berpr fen ob bereits die erforderlichen Konfigurationen f r die Erstellung der Miniaturansichten existieren Das Programm berpr ft zun chst ob ein Dokumenttyp und das erforderliche Verzeichnis f r die Ablage der Miniaturansichten konfiguriert sind Ist dies der Fall pr ft die Anwendung ob der Dokumenttyp in der Objekttypverwaltung von windream in der windream Management Console existiert und ob das Verzeichnis im Dat
318. mfassenden Daten Infrastruktursystem mit integriertem Information Lifecycle Management ILM genutzt werden 3 Object Linking and Embedding Database 4 ActiveX Data Objects windream eine Einf hrung windream bernimmt dabei die gesamte Steuerung der in die IT Umgebung integrierten Provider und deren Storage Systeme Provider sind neben dem windream eigenen Archiv bereits f r Centera von EMC IBM Tivoli IBM DR 550 sowie IBM OnDemand verf gbar Weitere Provider k nnen einfach und schnell integriert werden Die Beschreibung der windream Speicherverwaltung finden Sie im Kapitel windream Administration dieser Dokumentation unter dem Thema windream Speicher verwalten Speichermanagement windream Speichersteuerung windream Archivmanager Centera TSM TSM DR OnDemand Harddisk RAID 01o 14 Fileserver IBM IBM Jukeboxen Einzel Harddisk EMC 01 DHA D V B laufwerk NT LINUX Tivoli OnDemand 6iB BIVID UNIX Centera MO WORM 2000 XP Umgebung Archiv 0D0N zi DB OS 2 HSM HSM Archivbereich windream Lebenszyklus Information Lifecycle Management Abbildung 1 5 windream Speichermanagement Die Konfiguration und Administration Die Einrichtung und Administration des windream Dokumenten Management Systems erfolgt ber die windream Management Console WMC und die windream Systemkonfigurationen aus dem windream Control Center windream eine Einf hrung 1 9 windream Konfigur
319. ministrator Rechte ben tigt 1 0x8004158d Mo admin group user Abbildung 4 14 windream Konfiguration Erweiterte Fehleranzeige aus Dialoganzeige Um einen Fehler genauer zu lokalisieren z B um unterscheiden zu Iv Erweiterte Fehlerarizeige k nnen ob der Fehler auf der Arbeitsstation Client oder auf dem windream Server aufgetreten ist kann die Option eingeschaltet werden Im Fehlerfall erscheint dann die gleiche Meldung mit der zus tzlichen Schaltfl che Abbrechen ber die die zus tzlichen Informationen in dem Dialogfeld Fehlermeldungen angezeigt werden k nnen windream WMOMMC Fehler x Es konnte keine verbindung zum Server aufgebaut werden F r dieses Modul werden Administrator Rechte ben tigt 10x8004158d Mo admin group user Klicken Sie auf Abbrechen f r zus tzliche Informationen Abbrechen Abbildung 4 15 windream Konfiguration Erweiterte Fehleranzeige ein Meldungen Fehlerliste speichern 4 35 Fehlermeldung E x Fehler Einzelheiten Optionen Folgefehler Fehlerklasse SessionManager_Error Fehler 1013 her sO000O0SFE Fehlerkategonie Session Manager Fehler a ZZUTLICK weiter Speichern Hilfe Antang Ende Gehe zu f Abbrechen bernehmen Abbildung 4 16 windream Konfiguration Zus tzliche Informationen Auf den einzelnen Registerkarten werden im Falle eines Fehlers zus tzliche Informationen ausgegeben Fehlerl
320. mit ausgeliefert Die Datei Default mail f r Benachtichtigungen im HTML Format und die Datei template textonly mail f r Nachrichten im Text Format Sie finden die Dateien im Unterverzeichnis Subscription im windream Programmverzeichnis Hier kann f r jedes Ereignis eine separate Mail Template Datei existieren die als Vorlage f r die zu versendenden Nachrichten genutzt wird Um z B f r das Ereignis New eine spezielle Vorlagedatei zu erstellen kopieren sie die vorhandene Datei Default mail nach New maill und passen diese Datei entsprechend Ihrer W nsche an Wenn f r ein Ereignis keine passende Vorlagedatei vorhanden ist verwendet der Ereignisdienst die Datei Default mail Falls diese ebenfalls nicht vorhanden ist wird ein entsprechender Fehler protokolliert Vorlagedateien der zu generierenden Nachrichten anpassen Die erste Zeile beinhaltet den Betreff der Rest der Datei wird als Body Mail K rper verwendet Innerhalb des Betreffs und des Mail K rpers k nnen diverse Platzhalter genutzt werden um Informationen zum konkreten Ereignis und Abonnement versenden zu k nnen Folgende Platzhalter k nnen Sie verwenden Platzhalter VAR Der Prozess oder die Anwendung der die das Ereignis ausgel st hat sofern diese Information am DMS Server verf gbar ist Ye Der Name des Ereignisses durch das der Event ausgel st wurde Die IP Adresse oder der DNS Name des Clients von dem 3 212 Die wind
321. mit den fest definierten Untermen punkten zur Bearbeitung der windream Objekte Standardm ig ist die Option deaktiviert Alle untergeordneten Men punkte des Kontextmen s werden anstelle des Eintrags windream auf der obersten Ebene Root Ebene angezeigt Standardm ig ist die Option deaktiviert Unterdr ckt die Anzeige der an den windream Arbeitstationen benutzer bzw arbeitsplatzspezifisch konfigurierten Men eintr ge windream Konfiguration Registerkarte Men Standardm ig ist die Option deaktiviert windream Kontextmen verwalten 3 123 Standard windream Men Men punkte auf oberster Ebene ffnen Bearbeit earbeiten 4 Abonnieren Neu Drudien Dokumente auschecken bearbeiten gt Auschecken ffnen mit gt Kl Einchecken 12 Neue Version erstellen EM Auschecken r ckg ngig windream I Neue Version erstellen 1 L schen inklusive Yorversionen Senden an TR L schen inklusive Yorversionen amp In Bearbeitung nehmen a Sofort archivieren i x Bearbeitung beenden Ausschneiden B Auschecken E Regeln bernehmen Kopieren W Einchecken HTML Export sa m P zi ji Verkn pfung erstellen EM Auschecken r ckg ngig g Docview L schen u Exportieren us Exportieren Umbenennen Importieren Importieren Eigenschaften 2 In Bearbeitung nehmen Senden an amp Bearbeitung beenden Ausschneiden ou Abonnieren i Kopieren ciz Sofort archivieren verkn pfung erstellen Regeln
322. n windream Vertrieb Mailadresse windream Adminis Mitglied von indream Benutze Name Dom ne I Alle Dom nen E gE Netzwerkumgebung DOKUTEST windream Alle Gruppen Organisationseinh ACLs E windream Tools H windream DMS Browser FE WwNServer DOKLITFSTAN Ra gt 4 ffnet die Eigenschaften des aktuellen Objekts Ok _Abbrechen Ubemehmen Abbildung 2 5 Zugang zur Administration vergeben Zehn Schritte bis zur Inbetriebnahme von windream 2 13 Die gew hlte Gruppe erh lt die Rechte zur Ausf hrung der windream Administrationsfunktionen und wird als Administratorengruppe gekennzeichnet durch den Eintrag X in der Spalte Administratoren im Ordner windream gt lt windreamServer gt gt windream Administration gt Benutzer und Gruppen gt windream gt Alle Gruppen Jetzt entziehen Sie der Gruppe aller windream Benutzer die Administrationsrechte 6 Schritt Zehn Schritte bis zur Inbetriebnahme von windream Die Benutzer und Gruppendaten in windream abgleichen Nun f hren Sie einen Abgleich auf die Benutzer und Gruppen in der WMC durch um die ge nderten Benutzer und Gruppendaten in windream zu aktualisieren siehe Thema Benutzer und Gruppen abgleichen im Kapitel windream Administration Alle Benutzer die Mitglied der Gruppe windream Benutzer sind werden als windream Benutzer in die Benutzer und Gruppenverwaltung von windream eingetragen im Knoten Benutzer F r jeden einze
323. n C Option wa Option 1 wa C Option 2 b Option 2 Ch C Option 3 Option 3 Abbildung 3 13 Die m glichen Dialogfeldelemente So f gen Sie ein Dialogfeldelement aus der Palette in die Registerkarte Layout ein 1 W hlen Sie aus der Palette das gew nschte Dialogfeldelement aus 2 F hren Sie den Mauszeiger an die gew nschte Position auf der Registerkarte Layout an der das Element eingef gt werden soll 3 Mit einem Klick auf die linke Maustaste positionieren Sie das Dialogfeldelement an der aktuellen Position des Mauszeigers 3 46 Objekttypen anlegen und verwalten 4 Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 3 so oft bis Sie alle gew nschten Dialogfeldelemente eingef gt haben So f gen Sie ein Bitmap in die Registerkarte Layout ein 1 W hlen Sie aus der Palette das Symbol Bitmap aus 2 F hren Sie den Mauszeiger an die gew nschte Position auf der Registerkarte Layout an der das Bild eingef gt werden soll 3 Mit einem Klick auf die linke Maustaste positionieren Sie das Bild an der aktuellen Position des Mauszeigers Es wird das windream Logo eingef gt 4 Markieren Sie das Bild und wechseln Sie auf die Registerkarte Fe d im Dialogfeld Eigenschaften Bitmap an Position lt x y gt 5 Geben Sie im Feld Tzze den Namen der Bilddatei ein mit Pfadangabe 6 Speichern Sie die nderungen mit OK oder bernehmen Hinweis Die Bilddatei muss auf einem lokalen Laufwerk auf dem windream Server gespeichert s
324. n Rechten aufgef hrt Neue Benutzer und Gruppen f gen Sie ber die Schaltfl che Hinzuf gen der Liste hinzu Hinweis Aus Kompatibilit tsgr nden werden standardm ig die Rechte auf Objekttypen nicht f r alle vom windream Client ber DCOM angeforderten Objekttyplisten ausgewertet Sie liefern wie in den Vorg ngerversionen der windream 4 0 die Informationen zu allen Objekttypen zur ck Kompatibilit ts Modus Es kann allerdings serverseitig ber eine Einstellung in der Windows Resistrierungsdatenbank eingestellt werden dass die Objekttyprechte bei allen Anforderungen ber DCOM ber cksichtigt werden In diesen F llen werden die Rechte auch bei den Listenanforderungen ausgewertet Die Inhalte von Dokumenten Ordnern von Objekttypen auf die Anwender kein Leserecht besitzen werden jedoch immer angezeigt z B in der Ergebnisliste im Explorer oder auf der Registerkarte Indexe der Objekteigenschaften Attribute Auswahllisten und windream Speicher sind f r alle immer lesbar d h die Rechte wirken sich NICHT auf die Zugriffsberechtigungen der Anwender auf das Dokument den Ordner aus Beachten Sie bitte dass sobald Sie einem Benutzer oder einer 3 36 Objekttypen anlegen und verwalten Benutzergruppe Zugriffsrechte auf einen Objekttyp erteilt haben auch nur ausschlie lich diese die betreffenden Rechte erhalten Die m glichen Zugriffsrechte auf einen Objekttyp Lesen Der Objekttypeintrag ist in der Administration in de
325. n chst ber die WMC in windream bernommen werden ber die Funktion Zu windream hinzuf gen Erst danach werden die ge nderten Gruppenzugeh rigkeiten ber die Funktion Abgleich durchf hren auch in windream aktualisiert Wird einer Gruppe auf Betriebssystemebene ein weiterer Benutzer zugeordnet werden diese nderung bei der Aktualisierung in windream nur dann ber cksichtigt wenn dieser Benutzer auch Mitglied in der Gruppe aller windream Benutzer ist Diese Zuordnung muss ggf zuvor in der Benutzer und Gruppenverwaltung des Betriebssystems erfolgen F r die Aktualisierung der nderungen in windream muss ein Abgleich auf die windream Gruppe aller Benutzer und die Gruppe der der neue Benutzer zugewiesen wurde erfolgen Nach der Auswahl einer Gruppe in dem Ordner windream gt Alle Gruppen werden die Mitglieder der Gruppe Benutzer und Gruppen angezeigt Indirekte Benutzer werden durch ein ausgegrautes Symbol dargestellt Eigenschaften windream Gruppe Mit dem Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen k nnen Sie sich die Gruppen anzeigen lassen in denen eine Gruppe Mitglied ist Zudem k nnen Sie hier einer windream Gruppe die windream Administrationsrechte zuweisen Markieren Sie den Eintrag f r die Gruppe und ffnen Sie mit dem Befehl Eigenschaften das gleichnamige Dialogfeld Angezeigt werden alle Gruppen in denen die gew hlte Gruppe Mitglied ist Benutzer und Gruppen verwalten 3 159 Eigenschaften ron wi
326. n Archivierungsdaner und bestimmen Sie ber die Listen den Zeitraum hier 10 Jahre ab Monatsanfang des Bearbeitungsendes Wechseln Sie auf die Registerkarte Rechte um die Rechte zu bearbeiten wenn die Zugriffsrechte auf bestimmte Rechtetr ger eingeschr nkt werden sollen Klicken Sie auf OK um den neuen Dokumenttyp zu speichern Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 12 bis Sie alle Dokumenttypen definiert haben die Sie ben tigen Anschlie end legen Sie auf analoge Weise die erforderlichen Ordnertypen an Im n chsten Schritt m ssen Sie den einzelnen Objekttypen die typspezifischen Indexe zuordnen 2 22 Zehn Schritte bis zur Inbetriebnahme von windream d Die Indexe Typindexe zuordnen im Windream Konsolenstamm windream lt Lokal gt DOKUTEST windream Admi lol x fia Datei Aktion Ansicht Favoriten Fenster la x e 0m e nB 2 C Konsolenstamm Name bersetzung Spate Typ Max Gr e vorbelegung ev windream ATi Titel szText12 Text E E lt Lokal gt DOKUTEST Typ s2Text29 Text EN Eigenschaften von Neu _ E Indexe Auswahllisten Allgemein Objekttypen E Alle Dokumenttypen Index E Standard Name jemerkung Annotation Dokumentation Spalte szTexo3 48 Typindexe A Registerkarten Typ Tent 2 Felder ji B al Max Gro e 25 Format i Lieferschein Max Ze
327. n Gruppen sind die bereits in windream bernommen wurden m ssen Sie ggf zus tzlich einen Abgleich auf diese Gruppen durchf hren Um die Benutzer und Gruppendaten zu aktualisieren k nnen Sie einen Abgleich durchf hren auf Benutzer und Gruppen verwalten 3 171 e den Ordner Alle Benutzer oder e die Gruppe aller windream Benutzer in dem Ordner Alle Gruppen Wenn Sie einen Abgleich auf den Ordner AVe Benutzer ausf hren werden f r alle Benutzer die Gruppenzugeh rigkeiten gepr ft und aktualisiert D h alle Gruppen in denen die Benutzer Mitglied sind und die bereits in windream bernommen wurden werden aktualisiert Hinweis Beachten Sie bitte dass die Zeit die dieser Vorgang ben tigt abh ngig ist von der vorhandenen Anzahl an Benutzern bzw Gruppen Wenn Sie einen Abgleich auf die Gruppe aller windream Benutzer durchf hren in dem Ordner Ale Gruppen so wird nur diese Gruppe aktualisiert Andere Gruppen in denen die hinzugef gten Benutzer Mitglied sind werden dann nicht ber cksichtigt Diese M glichkeit sollte in den F llen gew hlt werden wenn bekannt ist dass die Benutzer z B ausschlie lich Mitglieder in der Gruppe aller windream Benutzer sind da der Abgleich auf eine einzelne Gruppe schneller ausgef hrt werden kann als auf alle Benutzer oder alle Gruppen auf die Knoten Alle Benutzer oder Alle Gruppen Benutzer und Gruppen abgleichen Wenn sich nderungen an Benutzer und Gruppenkonten z
328. n Registerkarten vorgenommen Beachten Sie dass einige nderungen erst nach einem Neustart des Systems wirksam werden Sie k nnen die Einstellungen aber auch ber die Schaltfl che Einstellungen jetzt aktivieren auf der Grundlagen der windream Konfigurationen Server 4 3 Server Registerkarten beziehen Daten von bernehmen Registerkarte Meldungen aktivieren Ein Neustart der windream Dienste ist dann nicht mehr erforderlich Farbliche Kennzeichnung der Einstellungen aus der Windows Registrierungsdatenbank und vom windream Server Die Einstellungen werden auf den Registerkarten in unterschiedlichen Farben dargestellt Die Einstellungen die aus der Windows Registrierungsdatenbank gelesen bzw dort eingetragen werden sind unter XP oder Vista rot dargestellt Blau werden diejenigen Einstellungen dargestellt die vom aktuell ausgew hlten windream Server gelesen und dort auch gespeichert werden Hier wird der Name des lokalen windream Servers angezeigt Mit der Schaltfl che bernehmen auf einer der Registerkarten werden die Angaben bernommen Das Dialogfeld windream Konfiguration bleibt f r die Bearbeitung weiterhin ge ffnet Mit der Schaltfl che OK werden die Angaben bernommen und das Dialogfeld windream Konfiguration geschlossen 4 4 Verbindungen Verbindungen Auf der Registerkarte Verbindungen die Parameter f r die Verbindungen des windream DMS Service mit der windream Datenbank und dem Objektspeicher f
329. n Sie die Schaltfl che Beenden um einen aktiven Dienst herunterzufahren 3 Optional Aktivieren Sie das Kontrollk stchen Dienst bei Betriebssystemstart automatisch starten wenn der aktuelle Dienst nach dem n chsten Neustart des Servers automatisch mitgestartet werden soll Der aktuelle Status eines Dienstes wird neben dem windream Symbol im Dialogfeld angezeigt Zus tzlich informiert ein Text in der Statuszeile des Dialogfelds ber den aktuellen Status des jeweiligen Dienstes Falls ein Dienst nicht ber den Manager sondern ber die Systemsteuerung deaktiviert wurde wird dies ebenfalls in der Statuszeile angezeigt In diesem Fall sind die Schaltfl chen Szarten Beenden und Automatisch starten deaktiviert ausgegraut Die Statuszeile gibt dar ber hinaus auch dann eine Meldung aus wenn ein Dienst ber die Systemsteuerung angehalten wurde In diesem Fall wird im Dialogfeld des Managers kein Symbol angezeigt und der Dienst kann nur ber die entsprechende Schaltfl che des Dienst Managers beendet werden Hinweis Ein Dienst kann mit dem Dienst Manager nicht angehalten sondern nur gestartet bzw beendet werden Das Anhalten eines Dienstes ist nur ber die Systemsteuerung m glich Der Inhalt der Statuszeile wird nach jeder Benutzereingabe aktualisiert Der windream Agent 5 3 Der windream Agent Der windream Agent ist ein Dienstprogramm das zwei grunds tzliche Aufgaben wahrnimmt Zum einen bernimmt es die Dok
330. n Sie initiale Rechte zuweisen m chten 2 32 Zehn Schritte bis zur Inbetriebnahme von windream 10 Der letzte Schritt windream in Betrieb nehmen Melden Sie sich jetzt als Hauptbenutzer ab und auf einem windream Client unter der Kennung eines eingerichteten Benutzers an Beispielsweise mit der Kennung des Administrators oder auch eines anderen windream Benutzers Sie k nnen jetzt mit windream arbeiten und Ihre ersten Dokumente im Dokumenten Management System windream erfassen Wie Sie daf r vorgehen finden Sie sowohl in der Kurzanleitung windream Die ersten Schritte als auch im Handbuch zur Anwendung und in der Online Hilfe beschrieben Die detaillierten Beschreibungen der hier erl uterten Administrationsfunktionen und der weiteren Funktionen und Tools der windream Management Console sowie der windream Server Systemeinstellungen k nnen Sie in den folgenden Kapiteln des Handbuchs bzw in der Online Hilfe der Anwendung nachlesen windream Administration Die windream Management Console WMC 3 1 Dieses Kapitel erl utert die Administrationsfunktionen der windream Management Console sowie die Funktionen des windream Agent und des windream Dienst Managers Die windream Management Console WMC Die windream Management Console WMC dient der Verwaltung der Objekttypen Dokument und Ordnertypen und der DMS bzw der objekttypspezifischen Indexe durch einen Systemadministrator ber die windream Management Consol
331. n Suchkriterien werden automatisch als Profil gespeichert Das Suchprofil steht bei einem erneuten Aufruf der Suchfunktion wieder zur Verf gung Die windream Tools 3 195 Eigenschaften ron Gel schte Objekte Allgemein Objekttyp Ale Ubjekttyper ia Suche nach Objekten mit folgenden Kriterien Dateiname sc gleich ce Gelazcht von ich Markus klusterm K t Kriterien festlegen Inder Gel scht vor Hinzuf gen Bedingung Isteich Wert Markus Mustermann El Einstellungen Masmale Trefferanzahl 50 7 1000 OK Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 3 82 Dialogfeld zur Eingabe von Suchkriterien bei der Suche nach gel schten Objekten Hinweis N here Erl uterungen zur Eingabe von Suchkriterien im Dialogfeld Eigenschaften von Gel schte Objekte finden Sie unter dem Thema Indexsuche Strukturierte Suche in der Benutzerdokumentation und der Online Hilfe der Anwendung Dokumente suchen die von einem bestimmten Benutzer gel scht wurden Dokumente die von einem bestimmten Benutzer gel scht wurden k nnen gefunden und anschlie end entweder endg ltig gel scht oder wiederhergestellt werden Um Dokumente zu finden die von einem bestimmten Benutzer gel scht wurden muss zun chst der Index Gel scht von und als Bedingung Gleich ausgew hlt werden Anschlie end geben Sie im Feld Wert den Namen des Benutzers oder den Eintrag aktueller Benutzer entwe
332. n auf der Registerkarte Layout und positionieren das Element mit einem Klick der linken Maustaste Eigenschaften des Indexfelds bearbeiten 9 10 11 12 Markieren Sie die Auswahlliste auf der Registerkarte Layout und wechseln Sie auf die Registerkarte Index W hlen Sie den Index Typindex aus der Auswahlliste Narze der dem Indexfeld zugeordnet werden soll hier Status Wechseln Sie auf die Registerkarte Auswahlliste W hlen Sie die Auswahlliste aus die dem Indexfeld hinterlegt werden soll hier Status Zehn Schritte bis zur Inbetriebnahme von windream 2 25 m Windream Konsolenstamm windream lt Lokal gt DOKU rt ream Admini lolx F Datei Aktion Ansicht Favoriten Fenster 2 lelx e om EE A Konsolenstamm Name bersetzung Position S windream A Indexe 0 lt Lokal gt DOKUTEST A windream Administration xil a Indexe L t Ba nE Alle Indexe en k ca amp ex 5 Objekttypzuordnung Im Elab H E Auswahllisten Eigenschaften von Indexe Objekttypen E Alle Dokumenttypen g oO Eh E Standard H sa a maf a Annotation ER BE b Tb Eb 3 Dokumentation a p p F E E Fax g o r 20
333. n aus dem Kontextmen 6 Markieren Sie eine der Optionen zur Verwendung des Cache je nachdem ob Sie den Cache benutzen neu f llen oder l schen m chten 7 Aktivieren Sie das Kontrollk stchen Untergeordnete Gruppen bernehmen wenn auch untergeordnete Gruppen hinzugef gt werden sollen Die gew hlten Gruppen werden in die Benutzer und Gruppenverwaltung von windream bernommen Zus tzlich wird im Betriebssystemknoten Ordner windream gt lt windreamServer gt gt windream Administration gt Benutzer und Gruppen gt Netzwerkumgebung die Kennzeichnung als windream Gruppe X in der Spalte windream f r die betreffenden Gruppen gesetzt windream blendet einen Report Dialog ein in dem der Ablauf des Vorgangs f r die gew hlten Gruppen und evtl auftretende Fehler protokolliert werden siehe auch Thema Protokoll der Bearbeitungsabl ufe Reporting ab Seite 3 176 So f gen Sie Benutzer der windream Benutzer und Gruppenverwaltung hinzu Um einzelnen Benutzern den Zugriff auf windream zu erm glichen wechseln Sie auf dem entsprechenden Server z B windream Server oder PDC in die Benutzer und Gruppenverwaltung des Betriebssystems Dort f gen Sie die betreffenden Benutzerkonten der Gruppe aller windream Benutzer hinzu Anschlie end wechseln Sie in der WMC in die Benutzer und Gruppenverwaltung von windream und f hren f r diese Gruppe einen Abgleich durch Falls die Benutzer auch Mitglieder in andere
334. n ausgerichtet Alle markierten Dialogelemente werden anhand des zuerst markierten Dialogelements nach unten ausgerichtet Raster wird zur Anordnung der Dialogelemente verwendet Raster anzeigen oder ausblenden Tabelle 3 4 Befehle zum Editieren und Anordnen der Dialogfeldelemente auf der Registerkarte Layout Die Dialogfeldelemente in der Palette Neben den Befehlen wie Kopieren Einf gen Ausschneiden k nnen ber die Palette Dialogfeldelemente erzeugt werden mit denen Sie auf der Registerkarte Layout zum Beispiel Eingabefelder Dropdown Listenfelder und Textfelder generieren Die in der Palette aufgef hrten Elemente werden durch einen Mausklick auf die entsprechende Schaltfl che aktiviert Der Befehl wird durch einen weiteren Mausklick auf der Registerkarte Layout ausgef hrt und das entsprechende Dialogfeld wird angezeigt Objekttypen anlegen und verwalten 3 45 In der folgenden Abbildung sind die m glichen Dialogfeldelemente f r einen Dokumenttyp mit den entsprechenden Symbolen dargestellt ber die diese eingef gt werden k nnen Textfeld f r Anzeige ah Eingabefeld Textfeld aj Bi Kontrollk stchen M x Schaltfl che L D atum Era Zeit Datum und Zeit 18 0 r Eh Tabelle Pombinationsfeld m F Bs uswahlliste Y Liste von Kontrollk stchen z re maf Fbk U Listenfeld 15 rm x E Gruppe von ptionsschaltllachen Gruppe von Kontrollk astche
335. n bereits in der Datenbank vorhandenen Indexen besteht die M glichkeit neue Indexe anzulegen ab windream BE Sie k nnen zur Definiton eines Objekttyps Vektorindexe oder Erweiterte Volltextfelder generieren Befehl Neu gt Vektorindex Neu gt Erweiterter Volltext bzw Neu gt Typunabh ngiger Vektorindex Objekttypen anlegen und verwalten 3 19 Eigenschaften von Neu x Allgemein bjekttypzuordnung Rechte Index Hame Stichwortiste NLS Spalte vektorindentist Typi Text Text Mas Gro e 2b o Yolltextzuchbar m Festkomma Format N A Wektor Max Zeilen I m unbegrenzt Datenbankeinstellungen Patenbankinder B Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 3 5 Das Dialogfeld Eigenschaften von Neu am Beispiel eines m glichen Vektorindex Stichwortliste Vektorindexe Mit Hilfe von Vektorindexen k nnen Sie typspezifische Indexfelder generieren die z B die Erfassung von Stichwotrtlisten in Tabellen zu einzelnen Dokumenten erm glichen Oder Sie k nnen Listenfelder oder Gruppen von Optionsschaltfl chen oder Kontrollk stchen definieren aus denen einzelne oder mehrere Elemente bzw Optionen zur Indexierung ausgew hlt werden k nnen Daf r werden bei der Defintion eines Objekttyps zun chst die entsprechenden Vektorindexe generiert und dann als dokumenttypspezifische Indexfelder einem Dokumenttyp zugeordnet Abh ngig von der Art der Indexfelder werden die Inhalte entwed
336. n der Indexe Spaltenauswahl in der Ergebnisliste und im Explorer und in der Indexsuche sichtbar Das Recht Lesen muss f r den Benutzer die Benutzer ebenfalls gesetzt sein ansonsten l sst sich das Recht Suchbar f r den Index nicht setzen ndern Sowohl der Index als auch die Rechte sind in der windream Management Console nderbar wenn der Benutzer windream Administrator Mitglied der windream Administratorengruppe ist Das Recht Lesen muss f r den Benutzer die Benutzer ebenfalls gesetzt sein ansonsten l sst sich das Recht ndern f r den Index nicht setzen Tabelle 3 1 Rechte auf Indexe Einen Dokumenttyp anlegen Nachdem Sie die gew nschten Indexe angelegt bzw benannt haben legen Sie nun den neuen Dokumenttyp an dem diese Indexe zugeordnet werden Dabei wird dem neuen Dokumenttyp zun chst ein Name zugewiesen Anschlie end legen Sie fest wie lange Dokumente des definierten Typs zur Bearbeitung verf gbar sind und wann Sie an das Langzeitarchiv bergeben werden Lebenszyklus Objekttypen anlegen und verwalten 3 25 Name en Zuordnung sperren Eigenschaften von Dokumenttyp 1 Neu l X Allgemein Lebenszyklus Rechte m n ge F r Zuordnung speren HS Unterstizung Dokument ptionen Worrersionen archivieren Bearbeitung nur ber CheckOut Beim Checkin immer eine neue Yersion erstellen Editierbar nur ber in Bearbeitung nehmen Beiin Bearbeitung nehmen
337. n in den Bereichen Text und Festkomma fest z B Volltextsuchbar maximale Gr e und das Format 7 Aktivieren Sie die Option Datenbankindex wenn ein Datenbankindex angelegt werden soll siehe auch Datenbankindex anlegen l schen oder erneuern Seite 3 17 8 Best tigen Sie die Eingabe mit einer der Schaltfl chen OK oder bernehmen 9 Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 8 so oft bis Sie alle ben tigten Indexe f r einen neuen Dokumenttyp benannt haben Hinweis Unter Umst nden kann es erforderlich sein die windream Serverdienste ber den Dienst Manager zu beenden und erneut zu starten um sicherzustellen dass die Eingaben wirksam werden Die Indexe werden nun unter dem eingetragenen Namen in die Liste aller verf gbaren Indexe eingef gt Es besteht die M glichkeit einen Namen zu ver ndern Dazu f hren Sie nochmals die Schritte 1 bis 5 aus und ndern auf der Registerkarte Allgemein die Bezeichnung des Indexes Der alte Name wird dabei berschrieben Falls ein Index bereits Objekttypen zugeordnet ist Registerkarte Objekttypzuordnung wird der ge nderte Name auch in den Listen der Typindexe dieser Objekttypen entsprechend angepasst Eine Benennung bzw Umbenennung kann auch dadurch erfolgen dass Sie in der Listenansicht mit der Maus auf einen markierten Index klicken und den bestehenden Namen direkt berschreiben oder Sie markieren den Index und bet tigen die Taste F2 Datenbankindex an
338. n sowohl f r Dokument als auch f r Ordnertypen gelten Indexe die Sie bereits zu einem fr heren Zeitpunkt zum Beispiel f r Dokumenttypen benannt haben k nnen gleichzeitig auch neu angelegten Ordnertypen zugewiesen werden Sie k nnen einem Ordnertyp Indexe auch per Drag amp Drop und Mehrfachauswahl Multiselektion zuweisen ffnen Sie dazu die Liste aller Indexe in einem neuen Fenster und markieren Sie dort die gew nschten Indexe Ziehen Sie die Indexe mit der Maus in die Liste der typspezifischen Indexe eines Ordnertyps Ordnertypen anlegen und verwalten 3 75 Indexmerkmale und Layout festlegen Eigenschaften von Indexen bei Ordnertypen Die Definition von Indexmerkmalen und die Festlegung des Layouts auf der Registerkarte Layont Dialogfeld Eigenschaften von Indexe ertolgt auf die gleiche Art wie bei den Dokumenttypen Um diese Aktionen auszuf hren wechseln Sie zun chst in den Ordner windream gt windream Administration gt Objekttypen gt Alle Ordnertypen So definieren Sie die Eigenschaften von Indexen und legen das Layout fest 1 W hlen Sie aus dem Verzeichnis Ale Ordnertypen den Ordnertyp aus f r den Sie die Indexmerkmale und das Layout der Registerkarte Layout im Dialogfeld Eigenschaften Indexe definieren wollen 2 Klicken Sie auf den Eintrag Registerkarten Im rechten Fenster doppelklicken Sie auf den Eintrag Indexe oder Sie ffnen das Kontextmen zu diesem Eintrag und w hlen den Befehl E
339. n verwalten Mit Hilfe windream interner Gruppen besteht die M glichkeit windream Gruppen unabh ngig von Betriebssystemgruppen anzulegen und zu verwalten Bis auf die windream Gruppe aller windream Benutzer k nnen alle anderen windream Gruppen als windream interne Gruppen angelegt werden Voraussetzung F r die windream Benutzer und die Gruppe aller windream Benutzer Standard windream Benutzer m ssen jedoch immer entsprechende Betriebssystemkonten existieren Diese m ssen in die windream Benutzer und Gruppenverwaltung bernommen und so als windream Benutzer und Gruppen klassifiziert werden siehe auch Benutzer und Gruppen zu windream hinzuf gen ab Seite 3 168 So legen Sie eine neue windream Gruppe an 1 Wechseln Sie vom Konsolenstamm in den Ordner windream gt lt windreamServer gt gt windream Administration gt Benutzer und Gruppen gt windream 2 Markieren Sie den Ordner Ale Gruppen und ffnen Sie das Kontextemen 3 W hlen Sie den Befehl Neu gt windream Gruppe Benutzer und Gruppen verwalten 3 161 Eigenschaften ron Neu i x Allgemein Gruppenname indream Administration intern Domain WINDREAM Mailadresse Rechte M Zugang Administration Kein windream Rechtetr ger Mame om ne OK Abbrechen Abbildung 3 66 Neue windream Gruppe anlegen 4 Geben Sie einen Gruppennamen z B windream Administration intern und ggf eine Mailadresse ein 5 Vergeben Sie durch Ma
340. nder Zugriff Vollzugriff Die Benutzer und Gruppenverwaltung der WMC erm glicht die Steuerung des Zugriffs auf das windream web portal pro w2p2 f r alle windream Benutzer und Gruppen Das windream web portal pro ist als zus tzliche optionale Software Komponente erh ltlich die Anwendern einen internetbasierten und damit standortunabh ngigen Zugang zum Dokumentenmanagementsystem windream bietet Hinweis Es ist zu beachten dass die Anzahl der Benutzer die Zugriff auf das windream web portal pro erhalten k nnen abh ngig ist von der Anzahl der erworbenen w2p2 Lizenzen Detaillierte Informationen zu den Funktionen des windream web portals finden Sie in der Dokumentation die die windream GmbH zusammen mit der Software zur Verf gung stellt Zugriffsrechte f r w2p2 Die Vergabe der Zugriffsrechte kann sowohl ber den Befehl Ale Tasks aus dem Kontextmen innerhalb der Benutzer und Gruppenverwaltung als auch ber das Dialogfeld Eigenschaften eines einzelnen windream Benutzers erfolgen Dabei wird zwischen folgenden Rechten unterschieden Den aktuell ausgew hlten Benutzern bzw Gruppenmitgliedern wird kein Zugriff auf w2p2 gew hrt Die aktuell selektierten Benutzer bzw Gruppenmitglieder k nnen Dokumente im DMS recherchieren und lesen jedoch nicht ndern oder l schen Die aktuell selektierten Benutzer bzw Gruppenmitglieder d rfen alle Funktionen von w2p2 uneingeschr nkt nutzen z B Dokumente aus und einc
341. nderung des Datentyps nicht m glich Max Gr e Gr e des Indexfeldes zum Beispiel 255 Zeichen f r ein Textfeld usw Sie k nnen die Gr e f r Indexe der Kategorie Erweiterter Volltext und Vektorindex vom Typ Text ndern Ansonsten ist eine nderung der Gr e nicht m glich Volltextsuchbar Mit dieser Option legen Sie f r Indexe vom Datentyp Text fest dass ein Index volltextsuchbar ist Inhalte dieser Felder werden als Volltext gespeichert ber Volltextsuchen wird dann auch ber diese Inhalte recherchiert Format Das Format von Indexen des Datentyps Festkomma Sie k nnen das Format f r Indexe der Kategorie Vektorindex vom Typ Festkomma ndern Ansonsten ist eine nderung des Formats nicht m glich Max Zeilen Anzahl der Zeilen f r Vektorindex Felder Dies kann nur f r Vektorindexe bearbeitet werden Standardm ig ist keine Zeilenbegrenzung eingestellt das Kontrollk stchen unbegrenzt ist aktiviert Um eine Zeilenbegrenzung festzulegen demarkieren Sie die Option und tragen Sie die gew nschte Anzahl der Zeilen in das Feld Max Zeilen ein Datenbankindex F r den Index ist ein Datenbankindex angelegt aktiviert oder nicht deaktiviert Sie k nnen einen Datenbankindex auch ber die entsprechenden Befehle aus dem Kontextmen eine Indexeintrags anlegen l schen oder erneuern siehe auch Datenbankindex anlegen l schen oder erneuern Seite 3 17 Hinweis Die Vergabe eine
342. ndexe Auswahllisten Objekttypen O n S O e Sprachen windream Speicher windream Kontextmen Y 4 0 Benutzer und Gruppen e rs O n a El windream Tools windream with the patented virtual file system ern V FS H E windream DMS Browser windream homepage windream and VFS are registered trademarks of windream GmbH Fertig Abbildung 2 2 Die windream Management Console 3 Schritt Zehn Schritte bis zur Inbetriebnahme von windream Die Dom nen zu windream hinzuf gen Wechseln Sie jetzt vom Konsolenstamm in den Ordner windream gt lt windreamServer gt gt windream Administration gt Benutzer und Gruppen gt windream gt Alle Dom nen um die erforderlichen Dom nen als windream Dom nen zu klassifizieren Der windream Server ist bereits vom Setup als windream Dom ne eingetragen worden Falls Sie Benutzer und Gruppenkonten weiterer Dom nen in windream bernehmen wollen m ssen Sie als n chstes die jeweiligen Dom nen zu windream hinzuf gen ber die Funktion Zu windream hinzuf gen unter windream gt lt windreamServer gt gt windream Administration gt Benutzer und Gruppen gt Netzwerkumgebung Siehe auch Abschnitt Dom nen der windream Benutzerverwaltung hinzuf gen im Kapitel windream Administration Andernfalls k nnen Sie diesen Abschnitt berspringen und mit dem 4 Schritt fortfahren Hinweis Beachten Sie dass Sie nur diejenigen Benutzer und Gruppenkonten in windre
343. ndg ltig aus dem Papierkorb zu l schen Auswahl gel schter Dokumente einschr nken Sie k nnen mit Hilfe der Suchfunktion nach ganz bestimmten Objekten suchen die Sie wiederherstellen oder endg ltig l schen m chten So suchen Sie nach bestimmten Dokumenten die Sie wiederherstellen oder endg ltig l schen m chten 1 ffnen Sie in der windream Management Console den Ordner windream gt windream Tools gt W iederherstellung gt Gel schte Objekte 2 W hlen Sie den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen entweder auf dem Ordner Gel schte Objekte oder in einem freien Bereich des rechten Konsolenfensters 3 In dem Dialogfeld Eigenschaften von Gel schte Objekte geben Sie die Suchkriterien an anhand derer windream nach gel schten Objekten suchen soll 4 Legen Sie in der Gruppe Einstellungen die Anzahl der angezeigten Treffer fest optional 5 Bet tigen Sie die Schaltfl che OK um die Suche zu starten Die gefundenen Objekte werden in der Trefferliste im rechten Konsolenfenster angezeigt In der Liste markieren Sie anschlie end die Objekte die Sie wiederherstellen oder endg ltig l schen wollen Hinweis Starten Sie die Suche ohne Eingabe von weiteren Suchkriterien werden alle im DMS gel schten Objekte gefunden Falls die Anzahl der gefundenen Objekte gr er ist als die unter Einstellungen angegebene fordert windream Sie auf die Suchkriterien n her zu spezifizieren Die eingegebene
344. ndream Administr akoren Allgemein Rechte M Zugang Administration Kein windream Rechtetr ger Mailadresse Mitglied von Mame Dom ne Abbrechen berriehmen Hilfe Abbildung 3 65 Eigenschaften windream Gruppe Zugang Administration Mit der Option Zugang Administration bestimmen Sie ob die Gruppe Administrationsrechte erh lt Kontrollk stchen aktiviert oder nicht Kon trollk stchen deaktiviert Dadurch wird die Gruppe berechtigt ber die windream Management Console Administrationsfunktionen auszuf hren Kein windream Rechtetr ger F r die Verwaltung der Zugriffsrechte von windream Benutzern und Gruppen auf Objekte ber die Registerkarte Rechte k nnen Rechtetr ger ausgew hlt und die Rechte entsprechend gesetzt werden Benutzergruppen f r die die Option Kein windream Rechtetr ger gesetzt ist erscheinen nicht mehr in dem Dialogfeld f r die Auswahl der Benutzer und Gruppen siehe auch Abschnitt Benutzer und Gruppen hinzuf gen in der Benutzerdokumentation bzw der Online Hilfe der Anwendung 3 160 Benutzer und Gruppen verwalten Mailadresse Hier k nnen Sie eine Mail Adresse f r die Gruppe eingeben Se Diese Mail Adresse wird beispielsweise von windream f r die Benachrichtigungen bei abonnierten Objekten dieser Gruppe verwendet siehe auch Der Ereignisdienst Abonnements Seite 3 202 wenn Sie die windream Business Edition einsetzen windream interne Gruppe
345. ndream Sie auf die Suchkriterien n her zu spezifizieren Die eingegebenen Suchkriterien werden automatisch als Profil gespeichert Das Suchprofil steht bei einem erneuten Aufruf der Suchfunktion wieder zur Verf gung 3 198 Die windream Tools Eigenschaften von Ausgecheckte Objekte 2 x Allgemein Objekttyp Ale Objekttypen bi Suche nach Objekten mit folgenden Kriterien Dateiname gleich ss Kriterien festlegen Inder Ausgecheckt vor Hinzuf gen Bedingung Isteich T Wert ttaktueller Benutzer H EN Einstellungen Masmale Trefferanzahl 50 7 1000 Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 3 83 Dialogfeld zur Eingabe von Suchkriterien bei der Suche nach ausgecheckten Objekten Hinweis N here Erl uterungen zur Eingabe von Suchkriterien im Dialogfeld Eigenschaften von Ausgecheckte Objekte finden Sie unter dem Thema Indexsuche Strukturierte Suche in der Benutzerdokumenation und der Online Hilfe der Anwendung Dokumente suchen die von einem bestimmten Benutzer ausgecheckt wurden Um den Check Out f r Dokumente aufzuheben die von einem bestimmten Benutzer ausgecheckt worden sind f hren Sie eine entsprechende Suche durch W hlen Sie daf r im Dialogfeld Eigenschaften von Ausgecheckte Objekte den Index Ausgecheckt von und als Bedingung Gleich Anschlie end geben Sie im Feld Wert den Namen des Benutzers oder den Eintrag aktueller Benutzer entweder manuell oder be
346. ner windream gt lt windreamServer gt gt gt windream Administration gt Benntzer und Gruppen gt windream gt Alle Gruppen So entziehen Sie einer Gruppe die windream Administrationsrechte 1 Wechseln Sie vom Konsolenstamm in den Ordner windream gt lt windreamServer gt gt windream Administration gt Benutzer und Gruppen gt windream 2 ffnen Sie den Ordner Alle Gruppen 3 Markieren Sie die Gruppe der Sie die Administrationsrechte entziehen m chten 4 W hlen Sie den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen 5 Demarkieren Sie im Dialogfeld Eigenschaften von lt Gruppenname gt das Kontrollk stchen Zugang Administration 6 Speichern Sie die Einstellungen mit einer der Schaltfl chen OK oder bernehmen Der gew hlten Gruppe werden die Rechte zur Ausf hrung der windream Administrationsfunktionen entzogen Wenn keine Gruppe mehr Administrationsrechte besitzt ist nur noch der windream Hauptbenutzer berechtigt die windream Administrationsfunktionen auszuf hren siehe auch Thema Der windream Hauptbenutzer ab Seite 3 134 3 168 Benutzer und Gruppen verwalten Benutzer und Gruppen zu windream hinzuf gen Benutzer und Benutzergruppen m ssen als windream Benutzer bzw Gruppen klassifiziert werden damit die betreffenden Anwender den Zugriff auf windream erhalten und mit windream arbeiten k nnen Dazu werden die entsprechenden Benutzergruppen ber die WMC als windream Gruppen in die Benutzer und Gruppenv
347. ners bei der Umstellung des Providers Bei der Umstellung auf den LDAP Provider muss in allen F llen die die Eingabe des Dom nenbezeichners erfordern der DNS Name der Dom ne verwendet werden Die Nutzung des LDAP Providers setzt den Einsatz von windream 4 0 Clients voraus Bereits vor der Umstellung des Providers werden ausschlie lich Benutzer und Gruppen aus dem AD verwendet Falls bereits alle windream Benutzer und Gruppen aus dem Active Directory der Dom ne stammen m ssen f r die Umstellung auf den LDAP Provider keine neuen Benutzer und Gruppen eingerichtet werden In diesem Fall m ssen Sie e Den Bezeichner f r die Dom ne in den Benutzer und Gruppendaten in windream auf das DNS Format ndern mit Hilfe der Tools ugadjust WMShdw und WMStpCfg und e in der Windows Registrierungsdatenbank f r windream die Einstellung f r die Unterst tzung des LDAP Providers ndern 3 138 Hinweise zum Einsatz von LDAP mit windream 4 0 So stellen Sie vom WinNT auf den LDAP Provider um Um die erforderlichen Anpassungen im AD der Dom ne und in der Benutzer und Gruppenverwaltung von windream vorzunehmen m ssen Sie folgende Schritte ausf hren 1 Die windream Dienste beenden 2 Die windream Datenbank sichern 3 Alle bisher lokalen Gruppen und Benutzer im AD der Dom ne einrichten und ggf Dummy Konten anlegen 4 Mit Hilfe des Tools ugadjust die Benutzer und Gruppendaten anpassen 5 Mit Hilfe des To
348. nertypen gel scht werden Objekttypen exportieren und importieren 3 77 Besonderheiten bei Indexen Auswahllisten Objekttypen windream Speicher Besonderheiten des Imports Bei der Importfunktion ist der Ordner anzugeben aus dem die exportierten Elemente importiert werden Der Import wird in der WMC jeweils ber den Ordner Knoten Ad Index Alle Auswahllisten Alle Dokumenttypen oder Alle Ordnertypen ausgef hrt Nach dem Importvorgang werden die importierten Objekte unter dem selektierten Knoten gelistet Es werden nur Objekte importiert die zu dem jeweils selektierten Import Knoten Ordner passen Wird zum Beispiel der Ordner Ale Dokumenttypen selektiert so k nnen auch nur Dokumenttypen importiert werden Falls die ausgew hlte XML Datei f r den Import z B nur Indexe enth lt werden keine Objekte importiert Importierte Indexe werden nicht neu angelegt sondern es wird jeweils nur der Indexname aktualisiert Falls Indexe importiert werden sollen die im Zielsystem bereits existieren so wird zun chst ein entsprechendes Dialogfeld eingeblendet das den Benutzer darauf hinweist Bei Best tigung der angezeigten Frage werden die im Zielsystem schon vorhandenen Indexe durch die zu importierenden berschrieben Auswahllisten werden immer neu angelegt Falls im Zielsystem bereits eine Liste mit gleichem Namen existiert so wird der Name um den Zusatz 1 bei mehreren gleichen Listen in aufsteigender Reihe
349. nes zus tzlichen Listenelementes Auswahllisten anlegen und verwalten 3 81 Eigenschaften von Optionsschaltfl che n und Kontrollk stchen Leerzeile als Listenelement einf gen Die Anzahl der m glichen Optionen der Dialogfeldelemente Gruppe von Optionsschaltfl chen bzw von Kontrollk stchen ist begrenzt maximal 15 Eintr ge sind m glich In einer Liste von Kontrollk stchen k nnen eine unbegrenzte Anzahl von Auswahlm glichkeiten angeboten werden Zudem ist die Anzahl abh ngig von der Anzahl der festgelegten Eintr ge einer Auswahlliste Jedem dieser Dialogfeldelemente muss eine entsprechende Auswahlliste zugewiesen werden damit die einzelnen Optionsschaltfl chen bzw Kontrollk stchen entsprechend bezeichnet sind Jeder Auswahlliste kann als Listenelement auch eine Leerzeile zugeordnet werden Dies ist zum Beispiel dann sinnvoll wenn ein zu indexierendes Dokument einem Listenelement nicht eindeutig zuzuordnen ist Falls eine Auswahlliste jedoch als Mu feld definiert ist muss ein Listenelement ausgew hlt werden Auswahllisten anlegen Um einem Indexfeld eine Auswahlliste zuordnen zu k nnen muss die entsprechende Liste zun chst im Ordner windream gt windream Administration gt Auswahllisten gt Alle Auswahllisten generiert werden So legen Sie eine Auswahlliste an 1 Wechseln Sie vom windream Ordner in der Management Console in das Unterverzeichnis windream Administration gt Auswahllisten
350. nfigurierten anzeigbar Men eintr ge bzw Befehle auch in der Symbolleiste der Ergebnisliste der windream Suchfunktion verf gbar sein sollen Standardm ig ist die Option aktiviert Men punkte ausgegraut oder nicht anzeigen Men punkte k nnen anhand der Auswertung des Dokumentstatus oder m glicher Bearbeitungsrechte des Anwenders auf das betroffene Dokument entweder ausgegraut oder gar nicht angezeigt werden Dies wird ber die Optionen im Bereich Anzeige nicht ausf hrbarer Men punkte der Registerkarte Allgemein in den Eigenschaften konfiguriert Hinweis Men eintr ge die f r den Anwender aufgrund seiner Zugriffsberechtigungen Rechte auf die Men punkte nicht sichtbar sind werden nie angezeigt auch nicht ausgegraut In diesen F llen hat die aktuelle Einstellung im Bereich Anzeige nicht ausf hrbarer Meni punkte keine Auswirkung Ausgegraut Markieren Sie diese Einstellung wenn Men punkte ausgegraut anzeigen angezeigt werden sollen die f r Anwender aufgrund der Auswertung der Einstellungen bzgl des Dokumentstatus und oder m glicher Bearbeitungsrechte auf das betroffene Dokument nicht ausf hrbar sein sollen 3 122 Nicht anzeigen Beispiel Beispiel Ende Server Men konfiguration deaktivieren Men punkte auf oberster Men ebene anzeigen Dynamische Client Men s nicht anzeigen windream Kontextmen verwalten Wenn dieses Option aktiviert ist werden Men punkte nicht angezeigt die f r An
351. nfolge erg nzt Es werden sowohl die Namen der Auswahllisten als auch alle Listeneintr ge bernommen Nach dem Import von Listen ist die Ansicht der WMC mit der Taste F5 zu aktualisieren damit die importierte Auswahlliste angezeigt wird Objekttypen werden immer neu angelegt Falls im Zielsystem bereits ein Objekttyp mit gleichem Namen existiert so wird der Name um den Zusatz 1 bei mehreren gleichen Typen in aufsteigender Reihenfolge erg nzt Der Import eines Objekttyps umfasst alle zugeordneten Daten inklusive Registerkarten sowie Lebenszyklus Daten Typindexe und Verweise auf eventuell zugewiesene Skripte in Feldern der Registerkarten Skriptdateien selber werden nicht importiert Der Objekttyp Standard kann nicht importiert werden Da windream Speicher nicht exportiert werden k nnen stehen sie f r einen Importvorgang nicht zur Verf gung Die windream Speicher aus dem Arbeits und Archivbereich des Quellsystems werden im Zielsystem ber den Namen identifiziert Falls beim Import kein identischer Speichername im Zielsystem gefunden wird werden alle Objekte zun chst dem Arbeits und Archivbereich des Standard Objekttyps zugeordnet 3 78 Objekttypen exportieren und importieren So exportieren Sie Objekttypen 1 Markieren Sie in der Baumstruktur oder in der Listenansicht der WMC die Elemente die Sie exportieren m chten 2 W hlen Sie den Befehl Exportieren aus dem Kontextmen 3 Geben Sie im Dialogfeld Dates s
352. ng bzw Deaktivierung von Kontrollk stchen und Optionsschaltfl chen H kchen bzw kein H kchen vor oder hinter einem entsprechenden Befehl Datum amp Erm glicht die Eingabe bzw Auswahl eines Uhrzeit Z eitstempels mit Datum und Uhrzeit Stunden Minuten Sekunden Tag Monat Jahr in einem definierten Datum und Zeitfeld 3 66 Objekttypen anlegen und verwalten Beschreibung Timestamp Erm glicht die Eingabe einer Uhrzeit Zeitstempel Zeitstem pel Currency Erm glicht die Eingabe einer W hrungseinheit w hrung Volltext Volltext erm glicht die Eingabe eines Textes in einem definierten Eingabe oder Textfeld Eingaben in diesen Feldern werden als Volltext gespeichert Vektor lt Da Vektorindex kann f r alle Datentypen angelegt tentyp gt werden erm glicht Eingaben bzw Auswahl von Elementen in und aus Tabellen Kombinationsfeldern Auswahllisten Listenfeldern Gruppen von Optionsschaltfl chen oder Kontrollk stchen und Liste mit Kontrollk stchen Tabelle 3 7 Liste aller Indexe welche Datentypen werden den einzelnen typspezifischen Indexen in der Datenbank zugeordnet Dokumenttypen verwalten 3 67 Dokumenttypen verwalten Individuelle Dialogfelder erstellen Definierte Felder ndern ber die windream Management Console k nnen Sie Dokumenttypen neu anlegen bestehende Typen sowie typspezifische Indexe aus der Liste aller Inde
353. ng von windream bernommen Benutzer die dieser Gruppe nicht zugeordnet sind k nnen nicht mit windream arbeiten unabh ngig davon in welchen anderen Gruppen sie Mitglied sind Nach Abschluss des Setups m ssen alle Anwender die mit windream arbeiten sollen ber die Benutzerverwaltung des Betriebssystems dieser Gruppe zugeordnet werden Anschlie end muss in der WMC der Abgleich f r diese Gruppe durchgef hrt werden um die ge nderten Gruppenzugeh rigkeiten auch in windream zu aktualisieren siehe Thema Benutzer und Gruppen abgleichen ab Seite 3 171 Es muss mindestens eine windream Gruppe als Administratorengruppe festgelegt sein deren Mitglieder die windream Administrationsfunktionen ausf hren d rfen Dazu wird eine Betriebssystemgruppe in die windream Benutzer und Gruppenverwaltung bernommen und dort als windream Administratorengruppe klassifiziert Sie k nnen auch eine bereits existierende windream Gruppe zur windream Administratorengruppe bestimmen Diese Einstellungen sind nach Beendigung des Setups unter dem Konto des windream Hauptbenutzers vorzunehmen Denn solange noch keine Gruppe als Administratorengruppe festgelegt ist besitzt nur dieser Benutzer die windream Administrationsrechte siehe Thema Die Gruppe f r die windream Administration ab Seite 3 165 3 136 Hinweise zum Einsatz von LDAP mit windream 4 0 Hinweise zum Einsatz von LDAP mit windream 4 0 Falls Sie f r die Benutzer und Gru
354. ng zur Einrichtung eines windream Speichers vom Typ Objektspeicher ist dass der windream Objektspeicherdienst lizensiert und installiert ist und die ben tigten Pools zur Archivierung der Dokumente konfiguriert sind Server Auswahlliste zur Angabe des Servernamens auf dem der windream Objektspeicherdienst installiert ist Anschlu Auswahlliste zur Angabe der Portnummer des gew hlten Servers Pool Auswahlliste zur Angabe des Pools im windream Archiv auf den der einzurichtende windream Speicher verweisen soll Weitere Hinweise zur Einrichtung und Verwaltung von Pools finden Sie in den Dokumentationen zum Archivsystem und zur Installation des windream Objektspeichers auf der Installations CD windream Speicher verwalten 3 115 Aktualisieren Schaltfl che zur Aktualisierung der Einstellungen zum Objektspeicher Angaben in den Feldern Server Anschlu und Poo Tabelle 3 9 Einstellungen auf der Registerkarte Allgemein der windream Speicher Die Einstellungen zu den windream Speichern zum Beispiel Servername Pfad Anschlu Pool Typ werden in der Listenansicht der WMC dargestellt Hinweis Fine Eingabe von Daten bzw die nderung von Daten der windream Speicher auf dieser Registerkarte ist nur m glich so lange die entsprechenden Speicher unbenutzt sind Eine nderung ist nicht mehr m glich wenn sich in einem Speicher bereits Dokumente befinden da eine nderung in diesem Fall eine Poolwander
355. ngegebenen Suchkriterien werden automatisch als Profil gespeichert Das Suchprofil steht bei einem erneuten Aufruf der Suchfunktion wieder zur Verf gung Eigenschaften von Objekte in Bearbeitung 1 x Allgemein Objekttyp HE aene j E EA EEE EEEE Suche nach Objekten mit folgenden Kriterien Dateiname Kriterien festlegen Inder Hinzutigern Bedingung Wert Einstellungen Masmale Trefferanzahl 50 7 1000 Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 3 84 Dialogfeld zur Eingabe von Suchkriterien bei der Suche nach gesperrten Objekten Hinweis N here Erl uterungen zur Eingabe von Suchkriterien im Dialogfeld Eigenschaften von Objekte in Bearbeitung finden Sie unter dem Thema Indexsuche Strukturierte Suche in der Benutzerdokumentation und der Online Hilfe der Anwendung Die windream Tools 3 201 Dokumente suchen die von einem bestimmten Benutzer gesperrt wurden Um die Bearbeitungssperre f r Dokumente aufzuheben die von einem bestimmten Benutzer in Bearbeitung genommen worden sind f hren Sie eine entsprechende Suche durch W hlen Sie daf r im Dialogfeld Eigenschaften von Objekte in Bearbeitung den Index Bearbeiter und als Bedingung Gleich Anschlie end geben Sie im Feld Wert den Namen des Benutzers oder den Eintrag aktueller Benutzer entweder manuell oder ber die Schaltfl che b ein Der Wert aktueller Benutzer kann dar ber hinaus durch den realen Namen eines
356. ngen e von Tabellen berschriften e der Bezeichner f r Objekttypfelder e der Beschriftungen von Schaltfl chen und Gruppierungsrahmen und e der Bezeichner der einzelnen Indexseiten NLS Unterst tzung Eigenschaften von Indexe X Layout k ai Ah BE x 3 103 Ci E t ab abl 2 orgo g 3 wi Fa 0 Een gt bersetzungen o 0 Oo Sprache Al Sur en Deutsch Se Englisch 9 Grm Franzosisch HLS TabPage Abbrechen r Be E m EA m N m a aaa a a a DK Schreibgeschutet 55 Position p Indexe Beim Indesieren ee Mr h 738 738 In der Suche anzeigen M OK Abbrechen u Textfarbe 1 Hintergrundfarbe Erweitert Abbildung 3 35 Layout Editor bersetzungen Eine ausf hrliche Beschreibung des Layout Editors finden Sie im Abschnitt Layout und Eigenschaften von Indexen ab Seite 3 38 So testen Sie die bersetzungen der Oberfl chenelemente auf der Registerkarte Indexe 1 Markieren Sie den Objekttyp f r den Sie die Index und Objekttypfeldeintr ge testen m chten Aktivieren Sie im Ordner Registerkarten das Dialogfeld Eigenschaften von Indexe mit der Registerkarte Layout Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich der Registerkarte und w hlen Sie aus dem Kontextmen den Befehl Testen windream schaltet vom Editier in den Testmodus um Die Registerkarte Eigenschaften von Indexe mit den definierten Eingabefeldern und Scha
357. ngen werden erst wirksam wenn Sie das Dialogfeld Bearbeiten Kontextmen schlie en und die vorgenommenen nderungen in den windream Einstellungen mit einer der Schaltfl chen OK oder bernehmen aus dem Dialogfeld windream Konfiguration speichern So f gen Sie dem Kontextmen einen Men befehl hinzu 1 ffnen Sie auf der Registerkarte Men in der windream Konfiguration das Dialogfeld Bearbeiten Kontextmen mit der Schaltfl che Hinzuf gen 2 Geben Sie im Feld Men eintrag die Bezeichnung f r den Men befehl ein den Sie hinzuf gen m chten 3 Geben Sie im Feld Akon die Aktion ein die mit dem Befehl ausgef hrt werden soll 4 Schlie en Sie das Eingabefeld mit der Schaltfl che OK Ein neuer Eintrag wird immer vor dem aktuell angew hlten Eintrag in die Liste eingef gt Bearbeiten L schen i An Antang Mach oben Mach unten Ans Ende BEER 4 41 So bearbeiten Sie einen Men befehl aus dem Kontextmen 1 W hlen Sie aus der Liste den Eintrag den Sie bearbeiten m chten 2 ffnen Sie das Dialogfeld Bearbeiten Kontextmen mit der Schaltfl che Bearbeiten 3 Geben Sie in den Feldern Men eintrag und Aktion die gew nschten nderungen ein 4 Schlie en Sie das Eingabefeld mit der Schaltfl che OK So l schen Sie einen Men befehl aus dem Kontextmen 1 W hlen Sie aus der Liste die Eintr ge die Sie l schen m chten 2 Aktivieren Sie die Schaltfl che L schen um die Eintr ge a
358. ngszeit Index G Archivreferenz Archivreferenz Index Konsolenstamm E F windream 5 windream Administration Indexe H E Auswahllisten Objekttypen Sprachen E Art Art Index Englisch Attribute Attribute Index Franz sisch E Auftragsnummer Auftragsnummer Index Sair El Autor Autor Index B Kindes Spokhar Q Bearbeiter DB ID Bearbeiter DB ID Index Benutzer und Gruppen Bearbeiter ID Bearbeiter ID Index H E ACLs Eal Bearbeitungsregel Bearbeitungsregel Index amp Bearbeitungszeit Bearbeitungszeit Index z windream Tools H windream DMS Browser E Bemerkung Bemerkung mi m mi 261 Objekt e Abbildung 3 30 WMC Eine Sprache Die Objekte bersetzen Um die bersetzungen f r einzelne Eintr ge einzugeben markieren Sie den gew nschten Eintrag und w hlen den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen NLS Unterst tzung 3 97 Eigenschaften von Autor am x Allgemein Sprache E nglisch bersetzungseinstellungen Objekt Schlusselwert Autor bersetzung Author bersetzungsoptionen bersetzt I Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 3 31 Eigenschaften von lt Objekt gt bersetzung Sprache Hier wird die Sprache angezeigt bersetzungseinstellungen In den Feldern Objekt Schl sselvert und bersetzung legen Sie die Art des Objekts den Schl
359. nktion ist es nicht mehr notwendig auf einem neu installierten System alle Objekttypen erneut anlegen zu m ssen Zudem k nnen auch bestehende Indexe oder einzelne Auswahllisten exportiert und importiert werden Wichtiger Hinweis Um die Im und Exportfunktion f r Objekttypen nutzen zu k nnen muss MSXML 3 Service Pack 2 installiert sein Die Installation erfolgt durch Ausf hrung der Datei msxml3sp2 exe auf der windream Installations CD Die Export Import Funktion wird ber den entsprechenden Befehl aus dem Kontextmen aufgerufen und ausgef hrt Der Befehl ist sowohl f r einzelne in der Baumstruktur als auch f r mehrere markierte Elemente in der Listenansicht ausf hrbar Nach Auswahl der zu exportierenden Elemente und Aufruf des Befehls wird ein Dialogfeld eingeblendet auf dem der entsprechende Ordner anzugeben ist in den die Elemente exportiert werden sollen Objekttypen aktualisieren Beim Import von Objekttypen k nnen Sie festlegen ob bereits im DMS vorhandene Objekttypen berschrieben und somit aktualisiert werden sollen Elemente l schen Es ist dar ber hinaus auch m glich nicht mehr ben tigte Elemente eines Objekttyps oder komplette Objekttypen zu l schen Diese Funktion wird mit dem entsprechenden Befehl aus dem Kontextmen der WMC ausgef hrt wenn die zu entfernenden Elemente zuvor markiert wurden Multiselektion m glich Es k nnen sowohl Auswahllisten als auch Dokument und Ord
360. nstellungen in diesem Bereich erm glichen es den DMS Dienst bzw die Verbindung zwischen DMS Dienst und Datenbank nach einem Neustart so anzupassen dass eine wiederholte Anmeldung des DMS Dienstes and 4 6 Anzahl Versuche Verz gerung W hrend Dienststart Standard Impersonifizierung f r XML Archivierung Verbindungen der Datenbank erm glicht wird zum Beispiel 20 mal alle 30 Sekunden In diesem Feld wird die Anzahl der Versuche f r den Verbindungsaufbau angegeben Das in diesem Feld festgelegte Zeitintervall bestimmt den zeitlichen Abstand der Anmeldeversuche in Sekunden Hinweis Wenn eine Anmeldung des DMS Dienstes an der Datenbank nicht m glich ist tr gt das System entsprechende Fehlermeldungen in das Ereignisprotokoll ein zum Beispiel ORA 1033 Ozaele era on or einiiccdonm 71a progress oder ORA 01034 Oracle not available SQL Server Command Timeouts Timeout f r den SQL Server beim Start des Dienstes in Sekunden Voreingestellt sind 60 Sekunden Dies ist notwendig da der SQL Server 2005 direkt nach Reboot bei manchen Suchen unregelm ssig Timeout Fehler zur ckgibt Dieses Verhalten verschwindet jedoch nach einiger Zeit Deshalb ist der Timeout beim Start des windream DMS Dienstes hier separat einstellbar um auf dieses Problem angemessen reagieren zu k nnen Standard Timeout f r den SQL Server in Sekunden Dieser Timeout wird von allen Suchen in windream genutzt die nicht explizit einen
361. nt cannot be edited TxtDocArchived Das Dokument ist archiviert The document ist archived TxtDoccCheckoutToedit Die Datei kann nur durch Auschecken bearbeitet werden The file can only PropertyPageIndexe Properties szReportnLsstartDesc Eigenschaften Properties LockReportbialogTitle Dateien sperren Locking Files SavereportDialogTitle s Dateien speichern sawing Files ReportNLSAction s s xofNFilesLocked s von s Dateien gesperrt of files locked xofnFrilessaved s von s Dateien gespeichert of files saved NumberErrors Es sind s Fehler en errors occoured Header Fi lenames Dateiname Filename Header Status Status Status Headerbescription s Beschreibung Description Headersegnr Lfd Nr Item No Header user Names Benutzer User HeaderErrorbescriptions Fehler Beschreibung Error description Headererrorcode Fehler Nummer Error number TxtnotLocked s Sperren nicht m glich Lock not possible TxtLocked Gesperrt Locked Txtsaved Gespeichert saved Txtok 0k 0k TxtLockings sperren locking TxtrightsLockings Rechte sperren rights locking TxtunLocking Dokumente freigeben unlock documents Txtsavings speichern saving TxtIsLocked y Datei ist in Bearbeitung von File is used by s Abbildung 3 26 Beispiel einer CSV Datei 3 90 NLS Unterst tzung So f gen Sie bersetzungen in einer CSV Datei hinzu 1 ffnen Sie die zu bearbeitende CSV Datei in einem Texteditor
362. nt sind auf mindestens einem angeschlossenen Arbeitsplatzrechner betriebsbereit Falls Sie zus tzlich das windream Archiv erworben haben und einsetzen werden haben Sie auch den windream Objektspeicher bereits installiert und entsprechend konfiguriert Wie Sie daf r vorgehen ist nicht in der vorliegenden Dokumentation beschrieben Sie finden dies in den entsprechenden Dokumentationen zum windream Archiv die Sie mit der Software erhalten haben Sie m chten jetzt mit windream arbeiten Wie gehen Sie weiter vor Anpassung des Systems windream wird mit Standardeinstellungen installiert Die f r den Betrieb von windream erforderlichen Anpassungen des Systems an die vorhandene Hard und Software beispielsweise die Anpassung an die vorhandene Systemarchitektur die Anpassung an die existierenden Benutzer und Gruppenkonten die Dokumenttypen oder die Ablageorte f hren Sie mit Hilfe der Administrationsanwendung der windream Management Console aus Sie m ssen die Konfigurationen vornehmen bevor Sie windream in Betrieb nehmen einen entsprechenden Hinweis haben Sie bereits zum Abschluss der Installation des windream Servers erhalten Hilfe bei der Konfiguration Um welche Einstellungen es sich im einzelnen handelt und wie Sie vorgehen m ssen um diese Konfigurationen vorzunehmen wird nachfolgend kurz in 10 Schritten beschrieben Es werden die notwendigen Konfigurationen nach einer Erstinstallation von windream erl utert
363. nte direkt ausw hlen Schritt 6 oder zun chst einen Suche durchf hren um die Liste auf bestimmte Dokumente einzuschr nken ab Schritt 2 2 Markieren Sie den Ordner Objekte in Bearbeitung oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich des rechten Konsolenfensters und w hlen Sie im Kontextmen den Befehl Eigenschaften 3 Geben Sie im Dialogfeld Eigenschaften von Objekte in Bearbeitung die Suchkriterien ein anhand derer nach gesperrten Dokumenten gesucht werden soll und starten Sie die Suche 4 Legen Sie in der Gruppe Einstellungen die Anzahl der angezeigten Treffer fest optional 5 Starten Sie die Suche mit der Schaltfl che OK Die gefundenen Dokumente werden im rechten Konsolenfenster angezeigt 6 Markieren Sie die Dokumente f r die Sie die Bearbeitungssperre aufheben wollen und w hlen Sie den entsprechenden Befehl aus dem Kontextmen 3 200 Die windream Tools Die Bearbeitungssperre wird aufgehoben Die Dokumente stehen anschlie end wieder f r alle Benutzer zur Bearbeitung zur Verf gung windream generiert f r die Historien der bearbeiteten Dokumente einen entsprechenden Eintrag Hinweis Starten Sie die Suche ohne Eingabe von weiteren Suchkriterien werden alle im DMS gesperrten Dokumente gefunden Falls die Anzahl der gefundenen Objekte gr er ist als die unter Einstellungen angegebene fordert windream Sie auf die Suchkriterien n her zu spezifizieren Die ei
364. nten eingerichtet sein und als windream Benutzer bzw Gruppen klassifiziert werden damit die betreffenden Anwender mit windream arbeiten k nnen Die Klassifizierung der Benutzer und Gruppen und deren Verwaltung erfolgt ber die windream Management Console WMC Benutzergruppen deren Mitglieder Zugriff auf windream erhalten sollen werden ber die WMC als windream Gruppen in die windream Datenbank bernommen nderungen von Konten oder Gruppenzugeh rigkeiten k nnen nur ber die Betriebssystembenutzer und Gruppenverwaltung erfolgen Eine Aktualisierung der Benutzer und Gruppen in windream wird anschlie end in der WMC durchgef hrt Funktionen Zu windream hinzuf gen und Abgleich durchf hren Um Gruppen aus windream zu entfernen werden die entsprechenden Gruppen zun chst deaktiviert Funktionen Aus windream entfernen Das L schen der Gruppen aus der windream Datenbank erfolgt ber die entsprechende Funktion im Rahmen der Reorganisation des Systems durch einen zust ndigen Systemadministrator Benutzer und Gruppen in der WMC verwalten IS windream Management Console Ordner in der WMC windream gt windream Administration gt Benutzer und Gruppen gt amp Netzwerkumgebung gt 4 Dom ne gt Alle Gruppen AY Benutzer und Gruppen E und Gruppen in windream bernehmen Ansicht Neues Fenster Befehl Zu windream hinzuf gen Neue Taskpadansicht Aktualisieren Liste exportieren Hilfe
365. nter dem Thema windream Rechte in der Benutzerdokumentation bzw der Online Hilfe der Anwendung Voraussetzungen f r windream Benutzer und Gruppen Voraussetzung ist dass die Benutzer und Gruppen als Windows Benutzer bzw Gruppenkonten Betriebssystembenutzer auf dem windream Server einem Primary Domain Controller PDC und ggf weiteren Dom nen Trusted Domains konfiguriert sind Je nach vorhandener Systemarchitektur kann ein PDC vorhanden sein und die Anzahl der Dom nen kann variieren Es k nnen immer nur Gruppen in die Benutzer und Gruppenverwaltung von windream eingef gt werden Die Zuordnung einzelner Benutzer ist nicht m glich F r die Auswahl der Gruppen stehen alle Betriebssystemgruppen zur Verf gung die im System auf dem windream Server der prim ren Dom ne PDC wenn vorhanden und ggf weiteren Dom nen Trusted Domains eingerichtet sind Die Anzahl der m glichen Benutzer und Gruppen ist abh ngig von der vorhandenen Systemarchitektur und von der Anzahl der auf den vorhandenen Servern eingerichteten Benutzer und Gruppenkonten Benutzer und Gruppenverwaltung 3 133 Hinweise zu Universalgruppen Gruppenhierarchien und verschachtelungen Die Benutzer und Gruppenverwaltung in windream unterst tzt das Netzwerkprotokoll LDAP Lightweight Directory Access Protocol das die Verzeichnisdienste Active Directory AD von Microsoft Windows 2000 Windows 2003 Server unterst tzt Dabei sind je nach eing
366. nutzer die Mitglieder der Gruppe aller windream Benutzer sind werden nur dann ber cksichtigt wenn die Dom nen auf denen die Konten eingerichtet sind als windream Dom nen klassifiziert worden sind Die Gruppe aller windream Benutzer abgleichen Diese Gruppe wird beim Setup bestimmt und in die Benutzer und Gruppenverwaltung von windream bernommen Anschlie end m ssen dieser Gruppe in der Benutzer und Gruppenverwaltung des Betriebssystems alle Benutzer zugeordnet werden die Zugriff auf windream erhalten sollen siehe auch Thema Vordefinierte windream Gruppen ab Seite 3 134 Damit diese nderungen auch in windream wirksam werden m ssen Sie die Gruppe aktualisieren So aktualisieren Sie die Gruppe aller windream Benutzer 1 Wechseln Sie vom Konsolenstamm in den Ordner windream gt lt windreamServer gt gt windream Administration gt Benutzer und Gruppen gt windream 2 Markieren Sie den Ordner AVe Benutzer Oder Benutzer und Gruppen verwalten 3 165 1 ffnen Sie den Ordner Alle Gruppen und markieren Sie die Gruppe aller windream Benutzer Standard windream Benutzer Anschlie end 1 W hlen Sie aus dem Kontextmen den Befehl Abgleich durchf hren 2 Markieren Sie eine der Optionen zur Verwendung des Cache je nachdem ob Sie den Cache benutzen neu f llen oder l schen m chten siehe auch Thema Benutzer und Gruppencache beim Abgleich verwenden ab Seite 3 173 3 Aktivieren Sie das Kontrollk stch
367. nutzer und Gruppen 3 134 windream Benutzer Benutzer und Gruppen 3 134 windream Hauptbenutzer Benutzer und Gruppen 3 134 windream Module Lizenzen 1 14 windream Speicher Eigenschaften 3 115 Rechte 3 115 WinNT Provider 3 133 3 136 Unterst tzung 3 133 3 136 WMC Dokumenttyp erstellen 3 9 WMDiagXt 4 60 WMShdw exe 4 57 WMStpCfg exe 4 53 Z Zeitplan festlegen 5 3 windream Agent 5 3 Zu windream hinzuf gen Benutzer und Gruppen 3 168 Zugang Administration 3 159 Zugriff windream web portal 3 178 Zuordnen Skript f r Objekttyp 3 52 3 54 Skripte f r Dialogfeldelemente 3 52 Zwischenspeicherung f r Indexe windream Konfiguration 4 13
368. nzeichnet Hinweis Es ist generell nicht m glich ein bestehendes oder ein neues typspezifisches Indexfeld eines bestehenden Objekttyps nachtr glich als Mu feld zu definieren es sei denn dass dem neuen Mu feld eine standardm ige Vorbelegung zugewiesen wird Diese wird dann automatisch in das Indexfeld Mu feld eingef gt Beschriftungen von Kontrollk stchen Schaltfl chen und Tabellen k nnen in den entsprechenden Feldern direkt vorgenommen werden Kontrollk stchen Checkboxen k nnen drei unterschiedliche Zust nde annehmen e Nicht aktiviert kein H kchen in dem entsprechenden Feld Objekttypen anlegen und verwalten 3 63 Interpretation zweistelliger Jahreszahlen in einem Datumsfeld Warnhinweise und Meldungen vor dem Speichern der Registerkarte Layout e Aktiviert H kchen in dem entsprechenden Feld oder e Aktiviert mit grauem Hintergrund H kchen in dem entsprechenden Feld auf grauem Hintergrund Beim ffnen des Dialogfeldes Eigenschaften ist zun chst der Zustand 3 voreingestellt Er signalisiert dass in diesem Feld noch keine Eingabe erfolgt ist Wenn das Feld als Mu feld definiert ist wird der Anwender bei einem eventuellen berspringen dieses Feldes aufgefordert eine Eingabe vorzunehmen das heisst das Feld entweder zu aktivieren oder nicht zu aktivieren entsprechend Zustand 1 oder 2 Zustand 3 gilt als leeres Eingabefeld in dem kein Eintrag vorgenommen wurde Ein leeres Eingabefeld w
369. nzuf gen Hier w hlen Sie die gew nschten Benutzer und Gruppen aus und ordnen ihnen aus der Liste der Inztzalen Rechte die erforderlichen Rechte zu Das Recht Lesen ist immer gesetzt Das Recht Andern erlaubt es Anwendern die betreffenden Abonnements zu bearbeiten L schen eines Abonnements ber den Befehl L schen aus dem Kontextmen ausgew hlter Abonnements k nnen Sie die Abonnements nach der Best tigung einer Sicherheitsabfrage l schen Neues Abonnement f r ein windream Objekt erstellen 1 Wechseln Sie vom Konsolenstamm der WMC in den Ordner windream gt lt windream Server gt gt windream Tools gt Ereignisdienst gt Abonnements 2 Markieren Sie den Eintrag Abonnements und w hlen Sie den Befehl Neu aus dem Kontextmen 3 W hlen Sie die Entitat f r die Sie ein Abonnement erstellen m chten 4 W hlen Sie ber die Schaltfl che Feld Pfad Name das windream Objekt der Entit t aus f r das das Abonnement gelten soll 3 206 Die windream Tools Markieren Sie die Option Unfegeordnete Objekte einbeziehen wenn gew nscht ist dass das Abonnement auch auf untergeordnete Objekte angewendet werden soll W hlen Sie aus der Liste der Ereignisse das Erezgnzs aus bei dem der Abonnent informiert werden soll Legen Sie im Feld Abonnent ber die Schaltfl che E den Abonnenten des Abonnements fest Sie k nnen einen Benutzer oder eine Gruppe w hlen Speichern Sie die Eingaben mit einem Kli
370. ohe 115 0 0 Bitmap Farbtiefe 1 4 9 24 8 Abstand vom u eren Band 2 Dokumente 0 0 1 Kein innerer Rahmen Zur cksetzen Abbrechen bernehmen Abbildung 5 1 Dialogfeld zur Konfiguration der Miniaturansichten Auf der Registerkarte k nnen die nachfolgend beschriebenen Einstellungen vorgenommen werden Bereich Ablage Im Bereich Ab age wird das Hauptverzeichnis festgelegt in dessen Unterverzeichnissen die Miniatur Dateien gespeichert werden Bereich Indexierung Enth lt den Namen des Dokumenttyps der den Miniaturdateien zugeordnet werden soll Standard Thumbnaz Dropdown Liste zur Auswahl eines Datei Attributs das f r die Indexierung verwendet werden soll Zeigt den Namen des Indexes in der windream Datenbankspalte an abh ngig von der Auswahl eines entsprechenden Eintrags in der Dropdown Liste Spalte wird verwendet f r 5 10 Dropdownliste f r Dateitypen Erzeugung f r Dateien ge ndert am oder nach Bitmap Breite Bitmap H he Bitmap Farbtiefe Abstand vom Au eren Rand Kein innerer Rahmen Zur cksetzen Selbst ndig suchen Nur f r selektierten Dateityp Miniaturansichten f r Dokumente Bereich Dateitypen In diesem Bereich werden die Dateitypen festgelegt f r die Miniaturansichten generiert werden sollen F r Dateitypen die in dieser Liste nicht registriert sind werden keine Miniaturen erstellt Die Konfiguration gilt jeweils f r den in der Dr
371. okumenttypen festlegen ab Seite 3 36 und Layout und Eigenschaften von Indexen ab Seite 3 38 Beachten Sie dass diese nderungen auch f r Dokumente denen der Objekttyp bereits zugewiesen wurde automatisch bernommen werden Einen Index l schen Um einen Typindex zu l schen wechseln Sie in den Ordner T ypindexe des gew nschten Objekttyps Markieren Sie den Typindex und entfernen diesen ber den Befehl L schen aus dem Kontextmen oder ber die Men leiste Das L schen eines Typindex ist nur dann m glich wenn der zu l schende Index keinem Dialogfeldelement Indexfeld auf der Registerkarte Layont im Dialogfeld Eigenschaften von Indexe zugeordnet ist siehe Abschnitt Layout und Eigenschaften von Indexen ab Seite 3 38 Wenn Sie im Layout Editor ein Dialogfeldelement l schen dem ein Typindex zugeordnet ist wird das Dialogfeldelement gel scht der zugeordnete Typindex wird aber nicht aus der Liste der Typindexe des Objekttyps entfernt Eigenschaften eines Index ndern Eine nderung der Eigenschaften eines bereits zugeordneten Typindex ist m glich So kann z B nachtr glich eine Vorbelegung f r ein Dokumenttypen verwalten 3 69 Indexfeld angegeben oder auch ein Feld als Mu feld gekennzeichnet werden Voraussetzung daf r ist dass diesem Index dann auch eine Vorbelegung zugewiesen wird siehe Abschnitt Typspezifische Indexe f r Dokumenttypen festlegen ab Seite 3 36 Typspezifische In
372. ols ugadjust den Eintrag AllUsersGroup Tabelle Setting in der windreamDatenbank korrigieren 6 Die Benutzerdaten des windreamHauptbenutzers in windreammit Hilfe des Tools WMShdw exe ndern 7 Die DCOM Einstellungen und Konfigurationen f r die windream Dienste anpassen WMStpCfg exe 8 Den Eintrag in der Windows Registrierungsdatenbank anpassen 9 Die windream Dienste starten 10 Die windreamManagement Console starten 11 Die Benutzer und Gruppendaten abgleichen 12 Die Dummy Eintr ge l schen und die Reorganisation der Benutzer und Gruppendaten durchf hren 1 Die windream Dienste beenden Beenden Sie die windream Dienste ber den windream Dienst Manager aus dem windream Control Center 2 Die windream Datenbank sichern Sichern Sie die windream Datenbank SQLServer oder Oracle auf dem windream Datenbank Server mit den Administrationsfunktionen der jeweiligen Datenbank 3 Alle bisher lokalen Gruppen und Benutzer im AD der Dom ne einrichten und ggf Dummy Konten anlegen Legen Sie f r alle bisher lokal genutzen Benutzer und Gruppen die entsprechenden Benutzer und Gruppenkonten im Active Directory der Dom ne an Dies betrifft auch die Konten f r den windream Hauptbenutzer Standard windream Hauptbenutzer und die windream Gruppe aller windream Benutzer Standard windream Benutzer wenn diese als lokale Konten eingerichtet sind Hinweise zum Einsatz von LDAP mit windream 4 0 3 139 Dummy Benutzer
373. opdown Liste ausgew hlten Dateityp und kann f r jeden Typ separat vorgenommen werden Die Dropdown Liste f r registrierte Dateitypen kann ber die Schaltfl che Nez beliebig erweitert werden Die Schaltfl che L schen entfernt einen bestehenden Eintrag aus der Liste Es wird empfohlen die Liste auf die jeweils ben tigten Dateiformate einzuschr nken da die Generierung von Miniaturen f r ALLE Dateitypen sehr viel Zeit erfordert ca 1 5 Sek pro Dokument und enorme Systemressourcen belegt Die Generierung von Miniaturen wird nur f r Dokumente ausgef hrt die an einem bestimmten Datum oder danach ge ndert wurden Bestimmt die Breite einer Miniatur f r die Ansicht in einer HTML Seite im Internet Browser Bestimmt die H he einer Miniatur f r die Ansicht in einer HTML Seite im Internet Browser Bestimmt die Farbtiefe mit der die Miniatur eines Dokuments angezeigt wird Bestimmt den Abstand vom u eren Rand der HTML Seite Es wird kein innerer Rahmen auf der generierten HIML Seite angezeigt wenn dieses Kontrollk stchen aktiviert ist Setzt die Eingaben auf die Standard Vorbelegung zur ck Bereich Erzeugung Veranla t das System selbst ndig nach Dokumenten zu suchen f r die Miniaturen auf der Basis der vorgenommenen Konfiguration erstellt werden sollen Eine Generierung wird nur f r denjenigen Dateityp vorgenommen der in der Dropdownliste angezeigt wird Miniaturansichten f r Doku
374. orderlich sein die windream Serverdienste ber den Dienst Manager zu beenden und erneut zu starten um sicherzustellen dass die Eingaben wirksam werden Hinweis Fine nachtr gliche nderung der Index Eigenschaften von Dokumenttpyen ist nur dann sinnvoll wenn noch keine oder 3 68 Dokumenttypen verwalten nur wenige Dokumente des entsprechenden Typs indexiert wurden Im Falle einer nderung sollten alle bereits indexierten Dokumente mit den neuen Indexkriterien nachindexiert werden Um die Anzahl der nachzuindexierenden Dokumente zu ermitteln muss eine entsprechende Suche durchgef hrt werden Typspezifische Indexe von Dokumenttypen ndern Sie k nnen einem Objekttyp auch nachtr glich einen weiteren Typindex zuweisen einen bestehenden typspezifischen Index l schen oder ndern Hinweis Fine nachtr gliche nderung der Index Eigenschaften von Dokumenttpyen ist nur dann sinnvoll wenn noch keine oder nur wenige Dokumente des entsprechenden Typs indexiert wurden Im Falle einer nderung sollten alle bereits indexierten Dokumente mit den neuen Indexkriterien nachindexiert werden Um die Anzahl der nachzuindexierenden Dokumente zu ermitteln muss eine entsprechende Suche durchgef hrt werden Einen weiteren Index hinzuf gen Wenn Sie einen weiteren Index hinzuf gen m ssen Sie auch das Layout der Registerkarte Index mit Hilfe des Layout Editor entsprechend anpassen siehe Abschnitte Typspezifische Indexe f r D
375. ormationen schwebende Indexe und die Wiederherstellungsinformation dieser Datei Dokument aus der Datenbank gel scht Mit der Schaltfl che Prozesse ausschlie en wird das Dialogfeld Lzsze bearbeiten ge ffnet Hier werden die Prozesse festgelegt bei denen windream keine Information f r die Zwischenspeicherung von Indexen speichert Liste bearbeiten E xj Fur die hier aufgef hrten Prozesse wird beim Loschen U mbennnen von Objekten keine aaschenspeicherung von Indexen vorgenommen Hinzufuigen D wunuuuuunnnuuuuEnEEEEEEEEEEEEEEEEENEEENENENEEENENEEENEEEREEENENEEEEEEEEEEEENEEENNEEN Ca Bearbeiten L schen ui Abbrechen Abbildung 4 6 Prozesse ausschlie en F r Dokumente die ber die hier festgelegten Prozesse gel scht werden wird keine Einstufung der Wiederherstellungsinformation als Zwischenspeicherung wie z B bei einem impliziten L schvorgang von Winword w hrend der Bearbeitung vorgenommen Die Wiederherstellungsfunktion f r Dokumente die von diesen Prozessen gel scht wurden wird gespeichert und eine Wiederherstellung dieser Dokumente ist m glich sofern die Dokumente nicht in der Liste f r nicht wiederherzustellende Dokumente ausgeschlossen werden Diese Liste wird bei der Installation des windream Servers voreingestellt und es wird empfohlen keine Anderungen vorzunehmen Filter Hinzufugen Bearbeiten L schen Beispiel 1 Beispiel 2
376. p festgelegt Dort haben Sie das Verzeichnis angegeben in das alle Dokumente des Standard Dokumenttyps gesichert werden Arbeitsbereich dieses Dokumenttyps Das Setup legt die Dateiablage in der windream Administration an Beispielsweise fg Kim Datei Aktion Ansicht Favoriten Fenster eo Zn E wW all oi E H A E3 m E3 H E Ap XE ABA ndream lt Lokal gt DOKUTEST windream Administration Indexe Auswahllisten Objekttypen Sprachen windream Speicher A Alle windream Speicher windream Kontextmen Benutzer und Gruppen ACLs H E windream Tools H windream DMS Browser FE WDServer DOKUTEST2 H WDServeri w2k3x64 r windream Speicher Name Kommentar M HSM Ablage I Offlineattribute anzeigen Dateiablage Pfad D Programmewindream GmbH Filestore Verzeichnisebenen I Schreibgesch tzt 7 Dbjektspeicher Archiyprovider Lib Server IKUTEST win Eigenschaften von WORK vi J0 Direkt auf Festplatte schreiben D Programme windream GmbH Filestore 3 m Anschlu Pool Abbildung 2 7 windream Speicher konfigurieren Falls Sie zus tzliche Arbeitsbereiche ben tigen beispielsweise f r die automatische Ablage von Dokumenten eines Typs in festgelegten Verzeichnissen so legen Sie hier weitere Dateiablagen an Um einen Archivbereich zu definieren k nnen Sie eine wei
377. peichern unter einen Zielordner an in dem die exportierten Objekte gespeichert werden sollen und best tigen Sie die Eingabe mit OK Der Verlauf des Export Prozesses wird im Dialogfeld Export als Detailansicht angezeigt Hinweis Es k nnen keine windream Speicher und Skripte Skriptdateien exportiert werden So importieren Sie Objekttypen 1 Markieren Sie in der Baumstruktur oder in der Listenansicht der WMC die Elemente die Sie importieren m chten 2 W hlen Sie den Befehl Importieren aus dem Kontextmen 3 Geben Sie im Dialogfeld ffnen den Quellordner an aus dem die zu importierenden Objekte importiert werden sollen 4 Markieren Sie die Option berschreiben wenn bereits vorhandene Objekttypen gleichen Namens beim Import aktualisiert werden sollen 5 Best tigen Sie die Eingabe mit OK Der Verlauf des Import Prozesses wird im Dialogfeld I port als Detailansicht angezeigt Kopien von Objekttypen erzeugen 3 79 Kopien von Objekttypen erzeugen Kopie einf gen Sowohl von Dokumenttypen als auch von Ordnertypen k nnen Kopien erzeugt und unter einem anderen Objekttypnamen gespeichert werden Diese Funktion er ffnet zum Beispiel die M glichkeit zun chst eine identische Kopie eines bereits bestehenden Objekttyps inklusive der Typindexe und der Layout Registerkarte anzulegen und den kopierten Objekttyp anschlie end weiter zu modifizieren bzw zu bearbeiten Bereits bestehende Objekttyp
378. ppe erneut zu windream hinzuf gen Hinweis Die Gruppe aller windream Benutzer kann nicht aus der Benutzer und Gruppenverwaltung von windream entfernt werden So entfernen Sie Gruppen aus der windream Benutzer und Gruppenverwaltung 1 Wechseln Sie vom Konsolenstamm in den Ordner lt windreamServer gt gt vwindream Administration gt Benutzer und Gruppen gt windream 2 ffnen Sie den Ordner Alle Gruppen 3 Markieren Sie die Gruppen die Sie aus windream entfernen m chten 4 W hlen Sie aus dem Kontextmen den Befehl Aus windream entfernen 5 Best tigen Sie die eingeblendete Sicherheitsabfrage mit der Schaltfl che Ja Die gew hlten Gruppen werden aus windream entfernt und die Gruppen werden als deaktiviert markiert Zus tzlich wird im Betriebssystemknoten Ordner windream gt lt windreamServer gt gt windream Administration gt Benutzer und Gruppen gt Netzwerkumgebung die Kennzeichnung als windream Gruppe X in der Spalte windream f r die betreffenden Gruppen entfernt windream blendet einen Report Dialog ein in dem der Ablauf des Vorgangs f r die gew hlten Gruppen und evtl auftretende Fehler protokolliert werden siehe auch Thema Protokoll der Bearbeitungsabl ufe Reporting ab Seite 3 176 Benutzer und Gruppen verwalten 3 175 So entfernen Sie Benutzer aus der windream Benutzer und Gruppenverwaltung Um einzelnen Benutzern den Zugriff auf windream zu entziehen wechseln Sie auf dem
379. ppenverwaltung Windows Active Directory mit dem LDAP Provider einsetzen sind bei der Installation von windream 4 0 verschiedene Bedingungen und Vorgehensweisen zu beachten Um welche es sich im Einzelnen handelt ist abh ngig davon ob es sich um eine Neuinstallation mit Einsatz des LDAP Providers oder eine Umstellung auf den LDAP Provider handelt Neuinstallation mit Einsatz von LDAP Wenn Sie windream 4 0 neu installieren und den LDAP Provider einsetzen m ssen alle Benutzer und Gruppen die als windream Benutzer und Gruppen genutzt werden sollen von der Active Directory Dom ne stammen D h Sie m ssen die entsprechenden Benutzer und Gruppenkonten im Active Directory AD der Dom ne einrichten Dies betrifft auch die Konten f r den windream Hauptbenutzer Standard windream Hauptbenutzer und die windream Gruppe aller windream Benutzer windream Hauptgruppe Standard windream Benutzer Anschlie end werden diese Benutzer und Gruppen in die windream Benutzer und Gruppenverwaltung bernommen Bei der Installation des windream Servers w hlen Sie im Setup Dialog zur Benutzerauthentifizierung die Option Active Directory LDAP Provider aus Die ausf hrliche Installationsanleitung finden Sie im windream Programmverzeichnis oder auf der Installations CD Ansonsten sind keine weiteren Konfigurationen f r die LDAP Unterst tzung erforderlich Umstellung von WinNT Provider auf LDAP Provider Wenn Sie vom WinNT Provide
380. ption aktiviert ist werden Dokumente des aktuellen Typs nach dem Ende der Archivierungsperiode automatisch gel scht Wenn diese Option deaktiviert ist verbleiben die Dokumente auch nach dem Ende des Archivierungszeitraums im Archiv Rechte auf Objekttyp Ss Sie k nnen windream Benutzern oder Gruppen f r einzelne Objekttypen Rechte vergeben Standardm ig sind keine Einschr nkungen vorgesehen d h alle Benutzer und Gruppen haben uneingeschr nkten Zugriff auf die in der windream Management Console konfigurierten Objekttypen Die Verwaltung der Zugriffsrechte auf Objekttypen erfolgt auf der Registerkarte Rechte der Eigenschaften eines Eintrags Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen des zu bearbeitenden Objekttypeintrags in der Baum oder Listenansicht der windream Management Console Markieren Sie im Ordner windream Administration gt Objekttypen gt Alle Dokumenttypen den gew nschten Dokumenttyp bzw im Ordner Ale Ordnerttypen den gew nschten Ordnertyp ffnen Sie ber den Befehl Eigenschaften das Dialogfeld Eigenschaften von lt Objekttypname gt Objekttypen anlegen und verwalten 3 35 Eigenschaften von Dokumenttyp 1 Neu X Allgemein Lebenszyklus Rechte Hame om ne Beschreibung Lesen ZUWE windream Ber DOKUTEST gt Hinzuf gen i Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 3 9 Rechte eines Objekttyps verwalten In der Liste werden die Benutzer und Gruppen mit ihren zugewiesene
381. ptverzeichnis angegeben werden In diesen Verzeichnissen werden die Skripte abgelegt die bei der Definition der Objekttypen mit dem Layout Editor in der WMC windream Management Console verwendet werden Diese Skripte werden erst in dem lokalen und danach in dem globalen Verzeichnis gesucht Sowohl globale als auch lokale Skripte sollten standardm ig in den Verzeichnissen Shell und Index abgelegt werden Das Verzeichnis She ist f r Skripte vorgesehen die aus dem erweiterten windream Kontextmen ausgef hrt werden Das Verzeichnis Index gilt f r Skripte die sich auf die Indexierung von Objekten beziehen Die Eingaben in den Feldern erfolgen manuell oder ber das Standarddialogfeld Ordner suchen das mit der Schaltfl che aufgerufen wird Allgemein Mit Laufwerks buchstaben Ohne Laufwerks buchstaben Objekttyp Annotations verzeichnis 4 27 Da auf dem Server kein windream Laufwerk existiert m ssen Pfade die auf Verzeichnisse des windream Laufwerks verweisen manuell eingegeben werden Andere Pfade z B Verzeichnis auf einem Fileserver k nnen ber den Datei Auswahldialog eingestellt werden Die Einstellung des Verzeichnisses kann auf zwei Arten erfolgen e Mit Laufwerksbuchstaben e Ohne Laufwerksbuchstaben In diesem Fall muss es sich entweder um ein allgemein auf den Arbeitsstationen Clients zur Verf gung stehendes Laufwerk eines Fileservers handeln oder wenn dieser Pfad auf ein Verz
382. r synchron bei der Ablage des Dokuments im DMS oder asynchron zu einem sp teren Zeitpunkt falls keine direkte Indexierung gew nscht wird Bereits existierende Objekte die au erhalb des windream Laufwerks gespeichert sind k nnen in das DMS importiert und dort weiter bearbeitet werden Dokument in der Originalanwendung Rech Hu 3i gt Speichern unter Indizierung ber erweiterte Dateieigenschaften fi Eigenschaften von Rechnung 00000404836 doc S W EinkauflRechnungen 9 Historie 9 Volltext Lebenszyklus E Rechte Datei Bearbeiten Ansicht Favoriten Extras Allgemein Benutzerdefiniert Dateiinfo Indexe 9 Version Zur ck gt JD suchen i LEDE o D a Sen Objekttyp Rechnung z Adresse W Einkauf Rechnungen Ordner Name Thema 5 temp auf Server2 N A q windream En windream Laufwerk H 5 ais_tmp auf Serveri T Objects auf Windream wi Projekt Projekt E O Dienste a a E O Dokumentation echnung DI Datum M 05 01 2006 z Einkauf Auftrags Nr 10000204323 Kunden Nr D 1122334 Kunde Mustergesellschaft mbH E O Mailarchivierung Marketing Lieferschein Nr 00000404836 Windows naese E DO vertrieb DR PPn Explorer mm p t Abbrechen bernehmen Hilfe lt gt J 1 10 Objekte e Freier Speicherplatz 657 MB 247 KB Lokales Intranet Abbildung 1 2 windream DMS wie Windows Recherche im DMS Recherchen im DM
383. r windream Management Console sichtbar Benutzer ohne Leserecht auf einen Objekttyp k nnen diesen Objekttyp nicht suchen und auch Dokumenten bzw Ordnern nicht zuweisen Zuweisen Objekttypen k nnen von dem Benutzer den Benutzern der Gruppe einem Dokument Ordner zugewiesen werden Das Recht Lesen muss f r den Benutzer die Benutzer ebenfalls gesetzt sein ansonsten l sst sich das Recht Zuweisen f r den Objekttyp nicht setzen ansonsten l sst sich das Recht Suchbar f r den Objekttyp nicht setzen ndern Sowohl der Objekttyp Dokument oder Ordnertyp als auch die Rechte sind in der windream Management Console nderbar wenn der Benutzer windream Administrator Mitglied der windream Administratorengruppe ist Das Recht Lesen muss f r den Benutzer die Benutzer ebenfalls gesetzt sein Suchbar Der Objekttyp Dokument oder Ordnertyp ist f r den Benutzer die Benutzer der Gruppe in den Auswahllisten der Objekttypen in den Suchen sichtbar D h die betreffenden Anwender k nnen nach Dokumenten oder Ordnern des Objekttyps suchen Das Recht Lesen muss f r den Benutzer die Benutzer ebenfalls gesetzt sein ansonsten l sst sich das Recht ndern f r den Objekttyp nicht setzen Tabelle 3 3 Rechte auf Objekttypen Typspezifische Indexe f r Dokumenttypen festlegen Anhand der typspezifischen Indexe werden Dokumente eines bestimmten Typs im DMS indexiert und recherchiert Die Zuordnung eines Iypindexes erfolgt in
384. r Indexbezeichnung erlaubt nur die einfache Benennung eines Indexes f r alle Objekttypen Ordner und Dokumenttypen Eine gleichlautende Indexbezeichnung kann Objekttypen anlegen und verwalten 3 15 nicht zweimal verwendet werden Die typspezifischen Indexmerkmale werden alle in einer globalen Tabelle verwaltet Der Name des Index gilt sowohl f r Ordner als auch f r Dokumenttypen Index Namen d rfen kein Semikolon enthalten da die Windows Registrierungsdatenbank ein Semikolon als Feldtrennung interpretiert Dies w rde u a zu einer fehlerhaften Darstellung der Spalten berschrift im Explorer f hren Indexe ausw hlen und benennen Markieren Sie in der Liste der Indexe den gew nschten Index und ffnen Sie das Dialogfeld Eigenschaften von lt Indexname gt Befehl Eigenschaften F r die Benennung der Typindexe der Objekttypen w hlen Sie Indexe aus der Kategorie Typspezifisch Eigenschaften ron String 18 Allgemein bjekttypzuordnung Rechte Index Mame Spalte szT ext15 Typ Text Text Max Gro e 125 1 512 Yoltestzuchbar u Festkomma Format E l E Wektor Max Zeilen 0 WM unbegrenet Datenbankeinstellungen Datenbankindex E Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 3 3 Im Dialogfeld Eigenschaften kann die Indexbezeichnung f r einen typspezifischen Index ge ndert werden 3 16 Objekttypen anlegen und verwalten Als Voreinstellung wird als Nam
385. r Indexe zum Beispiel Text Datum oder Zahl auf In der Spalte Kategorie ist erkennbar ob ein Index in der Datenbank als system oder typspezifisch definiert ist Die Spalte Format enth lt das definierte Format An der Spalte Volltextsuchbar ist erkennbar ob ein Index als volltextsuchbar definiert 1St Kategorien der Indexe windream unterscheidet generell drei verschiedene Arten Kategorien von Indexen e Systemindexe e globale und e typspezifische Indexe 3 12 Objekttypen anlegen und verwalten System globale und Systemindexe k nnen zum Beispiel Dokument IDs typspezifische Indexe Fester und variabler Typindex Versionsnummern ein Erstellungsdatum oder das Datum des letzten Zugriffs enthalten Systemindexe gelten nicht als typspezifisch da sie keinem speziellen Objekttyp Ordner oder Dokumenttyp zuzuordnen sind Die Anzeige auf der Registerkarte Indexe eines Objekttyps ist m glich Auch globale Indexe werden keinem speziellen Objekttyp zugeordnet sondern allen definierten Objekttypen F r die Anzeige auf der Registerkarte Indexe des Objekttyps werden sie wie auch die Systemindexe in die Liste der Typindexe eingef gt und einem Dialogfeldelement zugeordnet Typspezifische Indexe hingegen bezeichnen gemeinsame Eigenschaften von Dokumenten Ein typspezifischer Index kann mehreren Dokument oder Ordnertypen zugeordnet werden F r die Festlegung der typspezifischen Indexmerkmale eines Objekttyps ste
386. r Verzeichnisse auch f r Verzeichnisse D ateifilter fur Indesierung Auch f r Verzeichnisse Es besteht die M glichkeit Ordner Verzeichnisse im DMS Laufwerk zu indexieren Dies bedeutet dass beim Anlegen eines neuen Ordners im windream Laufwerk zus tzlich zu den Systemindexen auch DMS spezifische Indexmerkmale vergeben werden k nnen Mit der Option auch f r Verzeichnisse legen Sie auf Systemebene fest ob Verzeichnisse indexiert werden sollen oder nicht Ist die Option aktiviert wird f r jeden Ordner der in das windream Laufwerk eingestellt wird neu angelegt verschoben oder kopiert auf dem windream Server ein Indexierunsgauftrag erstellt und an die Arbeitsstationen gesendet Die DMS spezifische Indexierung erfolgt dann entsprechend der Einstellungen an dem Arbeitsplatz synchron oder asynchron mit der bernahme des neuen Ordners in das DMS vom Setup bei der Installation von windream voreingestellt Ist die Option deaktiviert werden f r neu in das DMS bernommene Verzeichnisse Ordner keine Indexierungsauftr ge erstellt Hinweis Unabh ngig von diesen Einstellungen kann zu jeder Zeit eine Nachindexierung der im DMS gespeicherten Ordner ber das Dialogfeld Eigenschaften von lt Ordnername gt erfolgen Dateifilter f r Indexierung Mit dieser Schaltfl che wird das Dialogfeld Lzszen bearbeiten ge ffnet in dem der an den Arbeitsstationen zu verwendende Dateifilter festgelegt wird F
387. r Vorversionen von Dokumenten innerhalb des DMS zu verschieben Objekte in windream anlegen ber den windream DMS Browser k nnen Sie Objekte im DMS ablegen indexieren und die Objekteigenschaften ndern Im Unterschied zum Windows Explorer ist das Anlegen von Objekten allerdings ausschlie lich per Drag amp Drop vom Windows Explorer aus m glich Dazu ffnen Sie den Windows Explorer und den windream DMS Browser in der windream Management Console Markieren Sie die gew nschten Objekte im Windows Explorer und ziehen Sie diese in das gew nschte Verzeichnis im windream DMS Browser Anschlie end aktualisieren Sie die Ansicht Das Erfassen und Bearbeiten von Dokumenten ber die entsprechenden Originalanwendungen und das Anlegen neuer Ordner ist im windream DMS Browser nicht m glich Neue Dokumente erstellen Sie mit Hilfe der Originalanwendungen und speichern diese im Dateisystem oder im DMS Anschlie end k nnen Sie diese per Drag amp Drop dann vom Windows Explorer an die gew nschte Stelle im windream DMS Browser kopieren Neue Ordner werden im Windows Explorer mit den entsprechenden Befehlen angelegt und k nnen dann anschlie end auch per Drag amp Drop aus dem Windows Explorer im windream DMS Browser an die gew nschte Stelle im windream DMS Browser kopiert werden windream Objekte bearbeiten ber die Objekteigenschaften ist die Bearbeitung der windream Datei und Ordnereigenschaften auf den entsprechenden Registerkarten 3
388. r Windows Registrierungsdatenbank vornehmen Unter dem Schl ssel HKLM SOFTWARE A I S GmbH windream 3 6 Connection den Eintrag f r WMSysDLL ndern von WMSysDLL WMSysUG DLL REG _ SZ in WMSysDLL WMSysLD DLL REG _SZ 9 Die windream Dienste starten Starten Sie jetzt die windream Dienste ber den windream Dienst Manager aus dem windream Control Center 10 Die windream Management Console starten Melden Sie sich nun auf dem windream Server oder einem windream Client mit dem Benutzerkonto des Dom nen Administrators an Dieser muss Mitglied der windream Administratorengruppe sein Starten Sie die windream Management Console Falls der Benutzer nicht ber windream Administratorrechte verf gt wird beim Start der windream Management Console eine Fehlermeldung ausgegeben In diesem Fall melden Sie sich unter der Benutzerkennung des windream Hauptbenutzers Dom nen Account an Siehe auch das Thema Vordefinierte windream Gruppen ab Seite 3 134 11 Die Benutzer und Gruppendaten abgleichen F hren Sie nun einen Abgleich der Benutzer und Gruppendaten durch Wechseln Sie dazu vom Konsolenstamm gt windream in den Ordner windream 3 148 Hinweise zum Einsatz von LDAP mit windream 4 0 Administration des betreffenden windream Servers ffnen Sie den Knoten Benutzer und Gruppen gt windream F hren Sie auf dem Eintrag Ale Gruppen einen Abgleich durch Siehe hierzu auch das Thema Benutzer und Gruppen ab
389. r auf den LDAP Provider umstellen d rfen Sie anschlie end alle lokalen Benutzer und Gruppen die als windream Benutzer und Gruppen verwendet werden nicht mehr verwenden Alle Benutzer und Gruppenkonten die als windream Benutzer und Gruppen genutzt werden sollen m ssen im Active Directory der Dom ne eingerichtet sein Dies gilt auch f r den windream Hauptbenutzer Standard windream Hauptbenutzer und die windream Gruppe aller windream Benutzer windream Hauptgruppe Standard windream Benutzer Hinweise zum Einsatz von LDAP mit windream 4 0 3 137 F r die Umstellung des Providers und damit verbunden die Umstellung von lokalen Benutzer und Gruppenkonten auf Active Directory Benutzer und Gruppen der Dom ne m ssen Sie e Alle windream Benutzer und Gruppenkonten die als windream Benutzer und Gruppen verwendet werden sollen im Active Directory der Dom ne einrichten e Danach die entsprechenden Anpassungen der Benutzer und Gruppendaten in windream vornehmen mit Hilfe der Tools ugadjust WMShdw und WMStpCfg e In der Windows Registrierungsdatenbank f r windream die Einstellung f r die Unterst tzung des LDAP Providers ndern e Abschlie end in der Benutzer und Gruppenverwaltung mit Hilfe der windream Management Console einen Abgleich auf die Benutzer und Gruppendaten durchf hren und die berz hligen Eintr ge aus windream Reorganisation der Datenbank und dem AD entfernen Format des Dom nenbezeich
390. r die Schaltfl che Ed ein Der Wert aktueller Benutzer kann dar ber hinaus durch den realen Namen eines anderen aktuellen Benutzers ersetzt werden z B Mike M ller Daraufhin werden alle Dokumente gefunden die von Mike M ller ausgecheckt wurden Die windream Tools 3 199 Bearbeitungssperre aufheben und nach gesperrten Dokumenten suchen sex Dokumente k nnen zur Bearbeitung im DMS exklusiv durch einen Anwender gesperrt werden F r die Dauer der Bearbeitungssperre k nnen diese Dokumente von anderen Anwendern nur gelesen werden Nach Abschluss der Bearbeitung wird die Bearbeitungssperre wieder aufgehoben und das Dokument f r andere zur Bearbeitung wieder freigegeben Mit der Funktion aus der WMC wird dem Administrator die M glichkeit gegeben die Bearbeitungssperre gesperrter Dokumente aufzuheben oder nach Dokumenten zu suchen die von einem Anwender gesperrt worden sind Durch diese Funktion kann jederzeit festgestellt werden welche bzw wie viele Dokumente zu einem bestimmten Zeitpunkt von den windream Anwendern zur Bearbeitung gesperrt sind So f hren Sie eine Suche nach gesperrten Dokumenten durch und heben die Bearbeitungssperre wieder auf 1 Wechseln Sie vom Konsolenstamm in den Ordner windream gt windream Tools gt Bearbeitungssperre aufheben gt Objekte in Bearbeitung Im rechten Konsolenfenster werden alle gesperrten Dokumente aufgelistet Sie k nnen die zu bearbeitenden Dokume
391. r is only created on local Confirm Password SEIWET MOTE In windreeam 3 6 also DCOM limits are changed ndream Alllser Group Enter with Domain Prefis if group i a Domain group Name Comment Create as local group f Treate as global group DE only ea Use existing group Gave Server Defaults wWwindream Client E Click button below SP SP2 Reset DCOM Limits ee Client installations Incl Terminal Server set Client DCOM This will add Remote Access permission for the Anonymo account in DCOM Limits Abbildung 4 20 Setup Config Tool zur Wiederherstellung der Standardeinstellungen 4 54 Setup Standard Einstellungen wiederherstellen WMStpCfg exe wird in der Regel zu Support Zwecken eingesetzt und sollte nur in R cksprache mit der windream Hotline genutzt werden Sie starten das Programm mit der Funktion Erweitert gt Serup Config Tool Stellt Setup Standard wieder her aus dem windream Programm Men windream Server In diesem Bereich k nnen Sie die Standard Einstellungen des Setups auf dem windream Server wiederherstellen windream Main User Account Name Benutzername des windream Hauptbenutzers Geben Sie den Namen inklusive des Dom nenbezeichners ein wenn es sich um ein Dom nenbenutzerkonto handelt z B DOM NE windream Das Benutzerkonto muss existieren Das Passwort wird unter Windows 2003 gepr ft Warnung Existiert das Benutzerkonto nicht wird
392. r konfigurieren 2 15 Abbildung 2 8 Indexe festlegen und benennen 2 17 Abbildung 2 9 Auswahlliste anlegen 2 19 Abbildung 2 10 Dokumenttyp anlegen 2 20 Abbildung 2 11 Typindexe zuordnen 2 22 Abbildung 2 12 Alle Typindexe zugewiesen 2 23 Abbildung 2 13 Layout festlegen 2 25 Abbildung 2 14 Layout der Registerkarte Indexe f r den Dokumenttyp Dokumentation 2 26 Abbildung 2 15 windream Laufwerk Beispiel einer Ablagestruktur 2 28 Abbildung 2 16 Beispiel f r iniatiale Rechte auf den Root Ordner des windream Laufwerks 2 29 Abbildung 2 17 Beispiel f r initiale Rechte auf einen Ordner im windream Laufwerk 2 31 Abbildung 3 1 Darstellung der Ordnerstruktur in der windream Management Console 3 7 Abbildung 3 2 WMC Alle Indexe 3 11 Abbildung 3 3 Im Dialogfeld Eigenschaften kann die Indexbezeichnung f r einen typspezifischen Index ge ndert werden 3 15 Abbildung 3 4 Das Dialogfeld Eigenschaften von lt Indexname gt am Beispiel eines m glichen Index Betreff 3 16 Abbildung 3 5 Das Dialogfeld Eisenschaften von Neu am Beispiel eines m glichen Vektorindex Stichwortliste 3 19 Abbildung 3 6 Rechte eines Index verwalten 3 23 Abbildung 3 7 Das Dialogfeld Eigenschaften zur Festlegung eines neuen Dokumenttyps 3 25 Abbildung 3 8 Registerkarte Lebenszyklus zur Einstellung der Lebenszyklus Daten eines Dokumenttyps 3 30 Abbildung 3 9 Rechte eines Objekttyps verwalten 3 35 Abbildung 3 10 Das Dialogfeld Eigenschaften zur Fe
393. ration Die windream Management Console WMC 3 1 windream in verteilten Serverumgebungen 3 2 Das windream Rechtekonzept 3 3 Inhaltsverzeichnis Starten der windream Management Console 3 6 Detailansicht in zus tzlichen Fenstern und Ansichtsoptionen 3 6 Optionen f r die Ausf hrung von Befehlen in der WMC 3 7 Ansicht der Ordnerstruktur aktualisieren 3 7 Objekttypen anlegen und verwalten 3 9 Kurzanleitung So verfahren Sie bei der Festlegung von Dokumenttypen 3 9 Indexe festlegen und verwalten 3 11 Eigenschaften eines Index 3 13 Indexe ausw hlen und benennen 3 15 Indexe neu anlegen 3 18 Objekttypzuordnung der Indexe 3 22 Rechte auf Indexe 3 22 Einen Dokumenttyp anlegen 3 24 Einstellungen auf der Registerkarte Allgemein eines Dokumenttyps 3 25 Die automatische Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten 3 27 Die Registerkarte Lebenszyklus 3 29 Einstellungen auf der Registerkarte Lebenszyklus 3 31 Rechte auf Objekttyp 3 34 Typspezifische Indexe f r Dokumenttypen festlegen 3 36 Layout und Eigenschaften von Indexen 3 38 Die Registerkarte Layout 3 40 Die Palette 3 40 Die Dialogfeldelemente in der Palette 3 44 Das Dialogfeld Eigenschaften 3 46 Anzeige von nicht editierbaren Indexmerkmalen 3 54 Anzeige von Systemindexen oder globalen Indexfeldern 3 55 Aktuelle Einstellungen testen und Layout Kontrolle 3 56 Befehle ber das Kontextmen der Registerkarte Layout ausf hren 3 57 Die richtige Auswahl der Feldtypen 3 59 Dokumenttypen verwalten
394. ration 5 8 5 9 Speicherung 5 7 Mu feld ndern 3 62 Index 3 36 Typindex 3 36 Mu felder Eigenschaften 3 62 N Namen umbenennen 3 172 Namen ndern Index 3 13 3 15 National Language Support 3 88 Neu Index 3 11 Typindex 3 36 3 68 Neue Registerkarte einf gen 3 57 Neue Sprache Einf gen 3 91 6 12 Initialisieren 3 93 3 96 Kopieren 3 94 NLS Unterst tzung Alle Sprachen 3 90 CSV Dateien 3 89 NLS Unterst tzung 3 88 Nur Lesen Modus Beenden 3 190 Starten 3 190 O Objekte Bearbeitungssperre aufheben 3 192 Gel schte Objekte wiederherstellen 3 192 L schen 3 192 Wiederherstellen 3 215 Objekte inklusive der Objekteigenschaften kopieren 3 214 Objekttyp Eigenschaften 3 34 Exportieren und importieren 3 76 f r Annotationen 5 13 Kopieren 3 79 Rechte 3 34 Skript zuordnen 3 52 3 54 bersetzungen 3 96 Objekttypen Verwalten 3 9 Objekttypfeld bersetzungen 3 96 Objekttypzuordnung Index 3 22 Online Dokumentationen 2 2 Optionsfelder Eigenschaften 3 81 Ordner Bearbeitungssperre aufheben 3 192 Besitzerrechte 3 153 Gel schte wiederherstellen 3 192 Indexieren 4 9 Ordnertyp Anlegen 3 73 Verwalten 3 73 Ordnertypen Eigenschaften der Indexe 3 75 Orientierungshilfen 1 16 P Palette 3 40 Dialogfeldelemente 3 44 3 45 Passwort Datei Pr fen ndern 4 57 Position bestimmen Men befehl 4 41 Position festlegen Men befehl 4 41 Protokoll Konfiguration 4 48 Index Prozess Bearbeiten 4 15 Hinzuf g
395. raussetzung ist dann dass Sie bei der Anpassung der Benutzer und Gruppendaten mit ugadjust f r diese Eintr ge den Dom nennamen nicht ndern Grunds tzlich gilt dass f r alle Benutzer und Gruppenkonten der Dom ne die in der windream Benutzer und Gruppenverwaltung existieren und die auch lokal vorhanden sind entsprechende Dummy Konten f r die Umstellung auf die Verwaltung im AD eingerichtet werden m ssen wenn diese nach der Umstellung nicht mehr genutzt werden sollen Siehe hierzu auch den Punkt 3 Alle bisher lokalen Gruppen und Benutzer im AD der Dom ne einrichten und ggf Dummy Konten anlegen ab Seite 3 138 So korrigieren sie die Benutzer und Gruppendaten in windream Die Anpassung der Benutzer und Gruppendaten erfolgt mit Hilfe des Programms ugadjust exe aus dem Verzeichnis ResourceKit im windream Installationsverzeichnis Dort finden Sie auch die Dokumentation zum Programm ugadjust pdf 1 Starten sie das Programm ugadjust exe 2 F hren Sie den Befehl User Group gt Read from database aus 3 Melden Sie sich als windream Hauptbenutzer oder Administrator Option Use NT Authentication an 7 windream User Group adjustment tool ioj xi User Group View D F lmame Staus 000000000 00000382 Unchecked 000003 windream Hauptbenutzer Unchecked fs UHW2KSP2 windream Benutzer windream 6 UHWZ2KSP2 localllser Unchecked da UHW2KSP2 Oe Unchecked amp w2003NATIYEDOM windr
396. rch Auswahl eines Listeneintrags zum Beispiel Erstellung Datum der Typzuordnung nderungsdatum Wenn diese Option aktiviert ist kann der Bearbeitungszeitraum manuell ber den Aufruf der Dokumenteigenschaften in der Explorer Listenansicht ge ndert werden Hinweis F r den Dokumenttyp Standard kann nur ein Arbeitsbereich jedoch kein Archivbereich festgelegt werden da Dokumente erst nach der Indexierung Zuweisung eines Dokumenttyps auch archiviert werden k nnen Dokumente werden bei der bernahme in windream zun chst immer mit dem Dokumenttyp Standard in einem Arbeitsbereich abgelegt Erst durch die Zuweisung eines Dokumenttyps wird f r diese Dokumente auch der Lebenszyklus eines Dokuments bestimmt Nach Ablauf des Bearbeitungszeitraums Die automatische bergabe von Dokumenten an den Archivbereich nach Ablauf des Bearbeitungszeitraums kann deaktiviert oder manuell eingeleitet werden Aktivieren Sie diese Option um die automatische bergabe von Dokumenten an das Archiv zuzulassen nach Ablauf des Bearbeitungszeitraums Beachten Sie dass bei der Aktivierung des Kontrollk stchens ein Archivbereich Speicher f r archivierte Dokumente definiert sein muss damit die Dokumente in dem festgelegten Speicher archiviert werden k nnen Objekttypen anlegen und verwalten 3 33 Manuelle Archivierung zulassen Archivbereich Unbegrenzte Archivierungsdauer Archivierungsdauer Aktivieren Sie diese Option um e
397. rden windream Konfiguration u xj Server Registerkarten beziehen Daten von lt LON L gt sowie aus der lokalen Registrierungsdatenbank Meldungen Men Ein Ausgang Report verbindungen Filter volltext Allgemein Lizenzen Zelten Neue Verbindung versuchen nach sec Neue Suche starten alle sec 300 Timeout pro Dokument zec 1200 Logging Nach ptonenanderung Neustart Fultext Service notwendig Traceoptionen fatal error warning Logdatei DL Programmewuindream GmbH windream T emp MFE log E straktorer l Hier werden nur die Yoltest Extraktoren konfiguriert D ateitypzuordnung Markierung f r Yolltert E straktion wird zus tzlich auf der Filter Karteikarte eingestellt Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 4 8 windream Konfiguration Volltext 4 20 Neue Verbindung versuchen nach sec Neue Suche starten alle sec Timeout pro Dokument sec Volltext Zeiten F r die in windream gespeicherten Dokumente kann Volltext generiert werden Nach jeder nderung der Originaldateien eines Dokuments wird die Volltextgenerierung erneut aktiviert Die Volltexterstellung erfolgt asynchton d h nicht zeitgleich mit der Ablage der Dokumente im DMS In bestimmten Zeitabst nden sucht der Volltext Indexierungsdienst in der Datenbank nach neu eingestellten oder ge nderten Dokumenten f r die Volltext erstellt werden soll Anschlie end wird die Volltextgenerier
398. rden die Felder Pfad und Verzeichnisebenen zur Festlegung des Pfades und der Anzahl der Verzeichnisebenen f r die Dateiablage aktiviert Pfad Eingabefeld zur Angabe eines Pfades f r die Dateiablage Verzeichnisebenen Durch Auswahl einer Zahl wird die Anzahl der Unterverzeichnisse der aktuellen Dateiablage festgelegt Der Pfad wird automatisch gesetzt und die Unterverzeichnisse werden durch fortlaufende Nummerierungen bis zur angegebenen Verzeichnisebene benannt 3 114 windream Speicher verwalten Feldbezeichnung Beschreibung Schreibgesch tzt Mit dieser Option wird erreicht dass in dem windream Speicher keine neuen Dateien mehr gespeichert werden k nnen Bereits gespeicherte Dokumente k nnen weiterhin entsprechend der ihrer Lebenszyklus Regeln bearbeitet werden Wenn beispielesweise in einem windream Speicher kein Speicherplatz mehr verf gbar ist Festplatte ist voll dann kann ein neuer Speicher eingerichtet werden neue Festplatte Die Dokumenttypen werden auf diesen Speicher konfiguriert und die betreffenden Dokumente ab diesem Zeitpunkt in dem neuen Speicher abgelegt Objektspeicher Option zur Konfiguration eines Speichers vom Typ Objektspeicher Die Aktivierung dieser Option bewirkt die Aktivierung der Auswahllisten zur Angabe des Servernamens der Portnummer und des Pools im windream Archiv f r die Konfiguration des windream Speichers Objektspeichers Hinweis Voraussetzu
399. ream Archivsystem lizensiert und installiert ist siehe auch Abschnitt windream Speicher verwalten ab Seite 3 105 Bereich Bearbeitbare Dokumente In diesem Bereich werden alle Einstellungen vorgenommen die den Bearbeitungszeitraum der Dokumente betreffen W hlen Sie aus der Dropdown Liste Arbeitsbereich den windream Speicher aus der f r Dokumente des aktuellen Typs gelten soll siehe auch Abschnitt windream Speicher verwalten ab Seite 3 105 3 32 Unbegrenze Bearbeitungsdauer Bearbeitungsdauer Die Bearbeitungs dauer ist als Dokument Eigenschaften editierbar Nach Ablauf der Bearbeitungsdauer automatisch archivieren Objekttypen anlegen und verwalten Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen um eine zeitliche Begrenzung des Bearbeitungszeitraums auszuschlie en Wenn diese Funktion aktiviert ist k nnen alle Dokumente des aktuellen Typs f r unbestimmte Zeit bearbeitet werden Es findet keine bergabe an das Archiv statt Legen Sie hier die den Zeitraum fest f r den die Dokumente zur Bearbeitung zur Verf gung stehen sollen Zur Auswahl des Zeitraums stehen insgesamt vier Dropdown Listen zur Verf gung o Bearbeitungsdaner Zwei Listen geben den Zeitraum der Bearbeitung an Anzahl Woche Monat Jahr etc e ab Gibt den Beginn des Zeitraums an Monatsanfang Monatsende Quartalsanfang Quartalsende Jahresanfang Jahresende e bezogen auf Definiert den Bezug der Dropdown Liste ab du
400. ream Tools Platzhalter oo das Ereignis ausgel st wurde Die Entit t des Abonnements in windream z B Dokument oder Verzeichnis Der Pfad des Dokuments im Abonnement Der aktuelle Pfad des Ereignisses Zusatzinformationen Tabelle 3 15 Platzhalter f r den Versand spezieller Informationen bei abonnierten Dokumenten Der windream DMS Browser 3 213 Der windream DMS Browser Swm In der windream Management Extension WMX ist der windream DMS Browser in die windream Management Console implementiert Um diese Funktion nutzen zu k nnen ist die WMX entsprechend zu lizensieren Mit dem windream DMS Browser in der windream Management Console ist der Zugriff auf Objekte im DMS aus der windream Management Console heraus m glich ber den windream DMS Browser k nnen Administratoren auf Objekte im windream Laufwerk direkt aus der Administrationsanwendung zugreifen und von dort bearbeiten Die Bedienung des windream DMS Browser erfolgt analog der des Windows Explorers Die verf gbaren Funktionen im windream DMS Browser umfassen neben Funktionen die auch im Windows Explorer verf gbar sind windream spezifische Funktionen die ausschlie lich der Bearbeitung von Objekten im DMS ber die Administrationsanwendung dienen Insbesondere k nnen Dokumente gel scht werden die ausschlie lich ber Check Out zu bearbeiten sind und im Windows Explorer nicht gel scht werden k nnen Zudem ist es hier m glich auch archivierte Dokumente ode
401. ren zugewiesenen Rechten aufgef hrt Neue Benutzer und Gruppen f gen Sie ber die Schaltfl che Hinzuf gen der Liste hinzu Hinweis Beachten Sie bitte dass sobald Sie einem Benutzer oder einer Benutzergruppe Zugriffsrechte auf eine Auswahlliste erteilt haben auch nur ausschlie lich diese die betreffenden Rechte erhalten Die m glichen Zugriffsrechte auf eine Auswahlliste Die Auswahlliste ist in der Administration in der 3 84 Auswahllisten anlegen und verwalten Il windream Management Console sichtbar Zuweisen Die Auswahlliste kann von dem Benutzer den Benutzer der Gruppe einem Typindex eines Objekttyps zugewiesen werden Das Recht Lesen muss f r den Benutzer die Benutzer ebenfalls gesetzt sein ansonsten l sst sich das Recht Zuweisen f r die Auswahlliste nicht setzen ndern Sowohl die Auswahlliste als auch die Rechte sind in der windream Management Console nderbar wenn der Benutzer windream Administrator Mitglied der windream Administratorengruppe ist Das Recht Lesen muss f r den Benutzer die Benutzer ebenfalls gesetzt sein ansonsten l sst sich das Recht ndern f r die Auswahlliste nicht setzen Tabelle 3 8 Rechte auf Auswahllisten Auswahllisten in Indexfelder einbinden Um Auswahllisten in Indexfelder einzubinden muss im Dialogfeld Eigenschaften von Indexe des jeweiligen Objekttyps ein geeignetes Feld generiert werden in dem die Elemente der Auswahlliste angezeigt werden sollen Dazu w
402. rherstellung gel schter Dokumente die Zwischenspeicherung der Indexe oder die Volltexterstellung festlegen Zudem wird beschrieben wie Sie die Lizenzdaten einsehen und ggf den Lizenzschl ssel ndern k nnen oder eingestellte Arbeitsverzeichnisse anpassen enth lt die Beschreibung des windream Agent des windream Dienst Managers und des windream Thumbanail Dienstes zur Generierung von Miniaturansichten der Dokumente Zudem wird das windream Systemmonitoring erl utert beinhaltet Verzeichnisse der Abbildungen und Tabellen sowie einen ausf hrlichen Index Konventionen Orientierungshilfen Konventionen Orientierungshilfen Kursive W rter Anf hrungszeichen Courier Courier KAPIT LCHEN ISEx wmx Die folgenden typographischen Bezeichnungen werden verwendet F r Bezeichner von Men s Optionen Funktionen oder Dialogfeldern Sie geben eine Benutzeraktion an die ein Men eine Funktion oder eine Schaltfl che betreffen Beispiel ffnen Sie das Men Einstellungen W rter in Anf hrungszeichen geben einen Verweis auf eine Textstelle oder Zitate an Beispiel siehe auch Abschnitt Orientierungshilfen Verweise auf Feldinhalte oder Listeneintr ge die ausgew hlt werden k nnen Verzeichnisnamen Dateinamen und Akronyme oder andere Systemausgaben Beispiel W hlen Sie aus der Liste den Eintrag Standard Beispiel Wechseln Sie in das Verzeichnis C TMP um die
403. rkieren der Kontrolllk stchen Zugang Administration und Kein windream Rechtetr ser die Rechte die diese Gruppe erhalten soll siehe hierzu Eigenschaften windream Gruppe ab Seite 3 158 6 Speichern Sie die Einstellungen mit bernehmen oder OK Die windream Gruppe wird in der Liste aller Gruppen angezeigt Als Dom ne wird immer WINDREAM eingetragen Daran sind interne windream Gruppen von Gruppen anderer Dom nen zu unterscheiden Jetzt weisen Sie der Gruppe die gew nschten Benutzer und Gruppen zu 3 162 Benutzer und Gruppen verwalten So f gen Sie einer windream internen Gruppe Mitglieder hinzu 1 Wechseln Sie vom Konsolenstamm in den Ordner windream gt lt windreamServer gt gt windream Administration gt Benutzer und Gruppen gt windream 2 ffnen Sie den Ordner Alle Gruppen 3 Markieren Sie die windream interne Gruppe der Sie die Mitglieder hinzuf gen m chten z B windream Administration intern 4 ffnen Sie das Kontextmen und w hlen Sie den Befehl Mitglieder hinzuf gen 5 Markieren Sie im Dialogfeld Benutzer oder Gruppe ausw hlen die gew nschten Benutzer und Gruppen 6 Schlie en Sie Das Dialogfeld mit OK Die ausgew hlten Benutzer und Gruppen werden der Gruppe als Mitglieder zu geordnet windream blendet einen Report Dialog ein in dem der Ablauf des Vorgangs und evtl auftretende Fehler protokolliert werden siehe auch Thema Protokoll der Bearbeitungsabl ufe Reporting ab Seite 3 1
404. rn die Feldbezeichner Typindexe Auswahllisten und Skripte ZU Im folgenden wird das Vorgehen am Beispiel eines Indexfeldes mit einer zugeordneten Beschriftung f r den Dokumenttyp Dokumentation beschrieben Um weitere Dialogfeldelemente einzuf gen anzuordnen und deren Eigenschaften festzulegen gehen Sie analog vor 2 24 Zehn Schritte bis zur Inbetriebnahme von windream So legen Sie das Layout der Registerkarte Indexe fest 1 Markieren Sie den Knoten Register amp arten im Ordner mit dem Namen des neu angelegten Dokumenttyps hier Dokumentation 2 Doppelklicken Sie im rechten Konsolenfenster auf den Eintrag Indexe Der Layout Editor drei Dialogfelder wird ge ffnet Bezeichner f r ein Indexfeld einf gen 3 W hlen Sie aus der Palette ein statisches Textfeld aus 4 F hren Sie den Mauszeiger an die gew nschte Position auf der Registerkarte Layout und positionieren Sie das Element mit einem Klick der linken Maustaste Markieren Sie das Feld auf der Registerkarte Layout Geben Sie einen Bezeichner Titel ein oder w hlen einen Bezeichner aus der Auswahlliste Tz e auf der Registerkarte Fe d der Eigenschaften hier Status der Bearbeitung Indexfeld einf gen 7 8 W hlen Sie das Dialogfeld f r das Indexfeld aus der Palerte aus beispielsweise ein Eingabefeld oder eine Auswahlliste hier w hlen Sie eine Auswahlliste F hren Sie den Mauszeiger an die gew nschte Positio
405. rsionen e Export log Objekte exportieren e Import log Objekte importieren e Export TML log HTML Indexdaten anzeigen e MakeVersion log Neue Version erstellen e Properties log Eigenschaften e Subscribe log Abonnieren e Thumbnail log Miniaturansicht Erzeugung e UndoCheckOut log Auschecken r ckg ngig e UndoWorkLock log Bearbeitung beenden e UserGroup log Benutzer und Gruppen 4 52 Report e WMCExplorer log Dokumente l schen e WorkLock log In Bearbeitung nehmen So legen Sie die Einstellungen f r die Protokolldatei eines Vorgangs fest 1 ffnen Sie die windream Konfiguration mit dem Befehl Konfiguration aus dem windream Control Center 2 Wechseln Sie auf die Registerkarte Report W hlen Sie aus dem Dropdown Listenfeld Report f r die Aktion f r die Sie die Protokolldatei konfigurieren m chten Aktivieren Sie das Kontrollk stchen Dialog anzeigen wenn die Protokolldatei w hrend eines Prozesses angezeigt werden soll Markieren Sie das Kontrollk stchen Selbstst ndig schlie en wenn das Dialogfeld zur Anzeige des Reports nach Abschluss einer Aktion automatisch geschlossen werden soll Aktivieren Sie das Kontrollk stchen Prozo olldatei schreiben damit f r die eingestellte Aktion eine Protokolldatei geschrieben wird empfohlen Aktivieren Sie das Kontrollk stchen An bestehende Datei anh ngen wenn die Protokolldatei nicht jedesmal gel scht
406. ruppen m ssen auf die entsprechenden Benutzer und Gruppen im AD der Dom ne umgestellt werden Dabei 3 140 Hinweise zum Einsatz von LDAP mit windream 4 0 ist es zwingend erforderlich dass die urspr nglichen Benutzerkonten des windream Hauptbenutzers und der windream Hauptgruppe die bei der Installation von windream im Setup angegeben wurden auf die entsprechenden Konten im AD der Dom ne ge ndert werden Diese sind in der Liste im ugadjust mit den Symbolen Pf und ar gekennzeichnet windream Hauptbenutzer und Gruppe aller windream Benutzer bereits im AD eingerichtet Falls der windream Hauptbenutzer und die windream Hauptgruppe bereits zus tzlich als Dom nen Benutzer Gruppe eingerichtet waren m ssen diese Konten in windream zun chst auf Dummy Eintr ge ge ndert werden Ansonsten kommt es bei der Umstellung der Benutzerdaten auf die Konten im Active Directory der Dom ne mit Hilfe von ugadjust zu Fehlern da die Eintr ge f r den Hauptbenutzer bzw die Benutzergruppe dann doppelt vorhanden sind Administrator lokal und Dom ne bereits als windream Benutzer vorhanden Wenn der Administrator lokal und Dom ne windream Benutzer ist m ssen Sie bei einer Umstellung entscheiden welche der Kennungen zuk nftig in windream verwendet werden soll Ansonsten kommt es bei der Anpassung der Benutzerdaten mit Hilfe von ugadjust zu Fehlern da der Eintrag f r den Administrator dann doppelt vorhanden 1St Wenn beispiels
407. rwalten 3 11 Indexe festlegen und verwalten Um einen neuen Dokumenttyp anzulegen m ssen zun chst die daf r ben tigten Indexmerkmale Indexe festgelegt werden ber die die Dokumente eines bestimmten Typs indexiert und recherchiert werden k nnen Dazu k nnen Sie die Indexe aus den in der Datenbank verf gbaren Indexen ausw hlen und benennen oder auch neue Indexe anlegen Starten Sie zun chst die windream Management Console Markieren Sie im Hauptverzeichnis windream den Eintrag f r den betreffenden windream Server Wechseln Sie dann in den Ordner windream Administration gt Indexe gt Alle Indexe Im rechten Fenster werden alle in der Datenbank verf gbaren Indexe angezeigt Ai Windream Konsolenstamm windream lt Lokal gt DOKUTEST windream Administration Indexe Alle Indexe iol xj Kim Datei Aktion Ansicht Favoriten Fenster l x 4 2 m EX C Konsolenstamm 2 9 windream lt Lokal gt DOKUTEST windream Administration Indexe S Alle Indexe a5 Objekttypzuordnung Auswahllisten Objekttypen Sprachen windream Speicher windream Kontextmen Benutzer und Gruppen ACLs E windream Tools H B windream DMS Browser WDServer DOKUTEST2 WDServeri W2k3x64 Name bersetzung spater Kategorie Subkategorie 5 Absender Absender szText10 Typspezifisch Fester Typin a2 ACL DB ID ACL DB ID dw ccessListDBID System Systemindex 3 ACL ID ACL ID
408. rzungs Modus beenden Der windream DMS Service wird erneut gestartet im Betriebs Modus In der WMC stehen anschlie end wieder alle Administrationsfunktionen zur Verf gung die Ordner unterhalb des Ordners windream werden angezeigt und die windream Benutzer k nnen sich wieder am System anmelden 3 190 Nur Lesen Modus eines Servers Nur Lesen Modus eines Servers Swm Mit der Funktion Nur Lesen Modus starten Nur Lesen Modus beenden aus der windream Management Console kann der windream DMS Dienst und somit der betreffende windream Server in den Status Nur Lesen Read only gesetzt werden In diesem Status ist f r alle Anwender nur noch der lesende Zugriff auf die Dokumente m glich nderungen sind nicht erlaubt Dokumente die zum Zeitpunkt an dem Sie den Nur Lesen Modus aktivieren durch Anwender bereits zur Bearbeitung gesperrt sind k nnen weiterhin bearbeitet werden windream bietet jedoch die M glichkeit an alle betreffenden Dokumente zu suchen und die Liste auszugeben Hinweis Um den Nur Lesen Modus f r einen Server zu aktivieren deaktivieren ist die Benutzerkennung des windream Hauptbenutzers erforderlich Gestartet und beendet wird der Vorgang aus der windream Management Console ber entsprechende Befehle durch einen zust ndigen Systemadministrator unter dem Benutzeraccount des windream Hauprbenutzers So starten Sie den Nur Lesen Modus 1 Wechseln Sie vom Konsolenstamm in den Ordner windream
409. s Dokuments lt Systemzeit Bearbeitungszeitraum Zur Verf gung stehender Zeitraum zwischen der Erstellung des Dokuments und der bergabe an das Archiv entspricht dem Zeitraum in dem das Dokument bearbeitet werden kann Archivierungszeitpunkt Zeitpunkt der bergabe des Dokuments an das Archiv Nach dem Erreichen dieses Zeitpunkts steht das Dokument nicht mehr zur Bearbeitung sondern nur noch zur Ansicht zur Verf gung Archivierungszeitraum Zeitraum in dem das Dokument im Archiv gespeichert wird Innerhalb dieser Periode kann das Dokument ber das DMS recherchiert jedoch nicht mehr bearbeitet Objekttypen anlegen und verwalten 3 29 Zeitpunkt Zeitraum Beschreibung werden Nur Lesc Status L schzeitpunkt Kennzeichnet das Ende des Archivierungszeitraums Bei Erreichen dieses Zeitpunkts wird das Dokument aus dem Archiv entfernt bzw endg ltig gel scht falls keine entsprechende manuelle nderung dieser Einstellung vorgenommen wird Tabelle 3 2 Lebenszyklus eines Dokuments Zeitpunkte und Zeitr ume T Wichtiger Hinweis Dokumenttypen die bereits in einer bestehenden Installation der windream Standard Business Edition generiert wurden werden bei einem Upgrade auf die SBX Version migriert Allerdings m ssen anschlie end die Dokumenttypen und die zugeordneten Dokumente an die mit der SBX Version erstellten Lebenszyklusregeln angepasst werden Dies wird ber den entsprechenden Befehl bernahme der aktuell
410. s Eigenschaften von Ordnertyp 1 eine Bezeichnung f r den neuen Ordnertyp an 4 Geben Sie unter F r Zuordnung sperren an ob diesem Typ Ordner zugeordnet werden d rfen oder nicht 5 Best tigen Sie die Eingaben mit bernehmen bzw OK Unter Umst nden kann es erforderlich sein die windream Serverdienste ber den Dienst Manager zu beenden und erneut zu starten um sicherzustellen dass die Eingaben wirksam werden Die Eingaben werden gespeichert Der neue Ordnertyp wird als Verzeichnis unter Ale Ordnertypen aufgef hrt Mit einem Doppelklick auf den Namen des neuen Ordnertyps ffnen Sie die Verzeichnisse Typindexe und Registerkarten Hinweis Falls die Zuordnung von Ordnern eines Typs gesperrt ist wird dies durch eine entsprechende Spalte in der Explorer Ansicht gekennzeichnet Typindexe f r Ordnertypen festlegen Im Anschluss an die Definition eines neuen Ordnertyps werden nun die spezifischen Typindexe festgelegt anhand derer Ordner die diesem Typ entsprechen im DMS recherchiert werden k nnen 3 74 Ordnertypen anlegen und verwalten So legen Sie einen neuen Typindex f r Ordnertypen an 1 ffnen Sie das Verzeichnis Ale Ordnertypen und darin den Ordnertyp dem Sie einen Typindex zuweisen wollen ffnen Sie das Kontextmen im Ordner Typindexe und w hlen Sie den Befehl Neu gt Typindex Das Fenster Eigenschaften von Neu mit der Registerkarte Allgemein wird angezeigt ffnen S
411. s objekttypspezifische Indexe einem Objekttyp zugeordnet Die Inhalte aus erweiterten Volltextfeldern werden bei der Indexierung der Dokumente als Volltext gespeichert Dokumente k nnen dann mit Hilfe von Volltextsuchen ber diese Inhalte gefunden werden F r Vektorfelder typspezifische Vektorindex oder typunabh ngiger Vektorindex vergeben Sie den Namen und den Datenbanknamen Bezeichner der Spalte Zudem k nnen Sie den Datentyp frei w hlen und abh ngig vom gew hlten Typ weitere Eigenschaften wie die maximale Gr e das Format oder volltextsuchbar des Index festlegen Vektorfelder werden als objekttypspezifische Felder einem Objekttyp zugeordnet oder stehen als typunabh ngige Vektorfelder allen Objekttypen zur Verf gung Die Inhalte dieser Felder werden z B aus Tabellen oder Listenfeldern bei der Erfassung und Bearbeitung der Indexmerkmale der Dokumente erfasst Anhand der Eintr ge aus diesen Tabellen oder Listenfeldern k nnen Dokumente recherchiert werden Eigenschaften eines Index Um die Eigenschaften eines Index einzusehen ffnen Sie ber den Befehl Eigenschaften das Dialogfeld Eigenschaften von lt Indexname gt Auf der Registerkarte Objekttypznordnung werden die Objekttypen aufgelistet denen der gew hlte Index bereits zugeordnet ist Auf der Registerkarte Allgemein werden die in der Datenbank festgelegten Eigenschaften eines Indexfeldes angezeigt Abh ngig vom Datentyp des Feldes variieren die
412. s oder der Kennung unter der Sie die Serverinstallation ausgef hrt haben nicht bei Einsatz von Oracle Die windream Management Console WMC starten Alle Dom nen der windream Benutzerverwaltung hinzuf gen auf denen Konten von Benutzern und Gruppen eingerichtet sind die als windream Benutzer und Gruppen bernommen werden sollen Die Benutzer und Gruppen des Betriebssystems die mit windream arbeiten sollen in die windream Benutzer und Gruppenverwaltung bernehmen Mindestens eine windream Administratorengruppe in der windream Benutzer und Gruppenverwaltung festlegen Benutzer und Gruppen in der windream Benutzer und Gruppenverwaltung abgleichen F r die einzelnen Benutzer die Zugriffsberechtigung auf das windream web portal pro und weitere Berechtigungen festlegen Die ben tigten Objektspeicher und Dateiablagen in der Verwaltung der windream Speicher anlegen Die erforderlichen Dokument und Ordnertypen anlegen und definieren Die gew nschte Ablagestruktur anlegen und die Rechte auf das Root Verzeichnis und die darunterliegenden Ordner vergeben windream in Betrieb nehmen 1 Der erste Schritt Zehn Schritte bis zur Inbetriebnahme von windream Benutzer und Gruppenkonten in der Benutzerverwaltung des Betriebssystems anlegen Melden Sie sich auf dem windream Server der Rechner auf dem Sie die windream Serverdienste installiert haben mit der Benutzerkennung f r den lokalen Administrator
413. schieben m chten 3 Markieren Sie die zu verschiebenden Dokumente und verschieben Sie diese ber die Befehle Ausschneiden und Einf gen aus dem Kontextmen oder der Symbolleiste in das gew nschte Verzeichnis Alternativ verschieben Sie einzelne Dokumente per Drag amp Drop vom Quell in das gew nschte Zielverzeichnis Die windream Management Console schlie en 3 217 Die windream Management Console schlie en Sie beenden die Arbeit mit dem Administrationsprogramm durch einen der folgenden Schritte e Klicken Sie auf das Symbol Schie en in der Titelleiste der Management Console e w hlen Sie den Befehl Beenden aus dem Men Konsole in der Men zeile von WMC e klicken Sie auf das Symbol f r die Management Console in der Titelleiste des Administrationsprogramms und w hlen Sie den Befehl Schhe en e w hlen Sie den Befehl Schke en im Kontextmen der Titelleiste System einstellungen Server Grundlagen der windream Konfigurationen Server 4 1 Dieses Kapitel erl utert die m glichen Systemkonfigurationen von windream auf der Serverebene Es werden die Parameter der Datenbank und Objektspeicherverbindungen f r den windream DMS Service beschrieben und erl utert wie Sie die f r die Indexierung der Dokumente notwendigen Einstellungen vornehmen wie Sie die Einstellungen f r die Wiederherstellung gel schter Dokumente die Zwischenspeicherung der Indexe oder die Volltexterstellung festle
414. sen einer Aktion angezeigt werden und an welcher Stelle im Dateisystem diese Dateien abgelegt werden sollen Report 4 49 windream Konfiguration x Server Registerkarten beziehen Daten won lt LON L gt sowie aus der lokalen Registrierungsdatenbank verbindungen Filter Yolkext Allgemein Lizenzen Meldungen Men Ein Ausgang Report Report fur Abonnieren Dialog M Dialog anzeigen Selbstst ndig schlie en Frotok olldatei 7 Frotokalldatei schreiben lv An bestehende Datei anh ngen P Programme windream GmbH mindreamt A eportingsSubecribe log P Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 4 19 windream Konfiguration Report Auswahlliste Report f r Die benutzerspezifischen Einstellungen zum Reporting k nnen f r die einzelnen Aktionen separat konfiguriert werden Die Auswahlliste Report f r listet alle Aktionen auf f r die Report Dateien geschrieben werden k nnen Nach der Auswahl eines Listenelements legen Sie die Einstellungen in den Bereichen Dialog und Protokolldatei fest Hinweis Unabh ngig von den Reporting Einstellungen wird kein Report Dialog f r das Archivieren und L schen von Dokumenten 4 50 Elemente der Auswahlliste Report f r Dialog anzeigen Selbstst ndig schlie en Protokolldatei Report angezeigt da diese Anwendung ber die mit dem Internet Explorer installierte Funktion Geplante Vorg nge ausgef hrt wird F r folgende Vorg nge k nn
415. solenstamm windream lt Lokal gt DOKUTEST windream Tools Ereignisdienst Abonnements Datei Aktion Ansicht Favoriten Fenster lelx e Em RB A Konsolenstamm Entit t PfadjName Ereignis aAbonnent untergeordnet G ltigkeit lt E FA windream Document Dokumentation Objekt wurde a Benutzer Admin G ltig lt Lokal gt DOKUTEST S Document Dokumentation Rechte wurden Benutzer Admin G ltig Oo windream Administration Document H B windream DMS Browser a WDServer DOKUTEST2 E Indexe Auswahllisten Objekttypen Sprachen windream Speicher windream Kontextmen E Benutzer und Gruppen ACLs windream Tools Wiederherstellung CheckOut aufheben Bearbeitungssperre aufheben DMS Objekte Ereignisdienst Abonnements O Ereignisse 9 Entit ten amp Document amp Document amp Document amp Document amp Document S Document amp Document amp Folder amp Document Folder amp Document amp Folder Document amp Document amp Document amp choicelist amp choiceList SIFolder Dokumentation Objekt wurde a Benutzer Marku G ltig Dokumentation Dokumentation Dokumentation Dokumentation Dokumentation Dokumentation Dokumentation Dokumentation Dokumentation Dokumentation Dokumentation
416. sondern um die Angaben eines Vorgangs erg nzt wird empfohlen ndern Sie ggf den Ordner und den Namen unter dem die zu erstellende Protokolldatei von windream abgelegt werden soll Best tigen Sie Ihre Eingaben mit einer der Schaltfl chen OK oder bernehmen Setup Standard Einstellungen wiederherstellen 4 53 Setup Standard Einstellungen wiederherstellen Mit Hilfe des Programms WMStpCfg exe k nnen die windream Server Dienste auf die Setup Standard Konfiguration eingestellt werden DCOM Einstellungen und Benutzerkonto unter dem die Dienste ausgef hrt werden Weiterhin wird die Lokale Aktivierung und Remote Aktivierung in den DCOM Limits f r die windream Benutzergruppe gesetzt Der Hauptbenutzer wird der lokalen Administratoren Gruppe zugeordnet und ihm werden au erdem die erforderlichen Benutzerrechte zugewiesen Hinweis Die ausf hrliche Beschreibung der einzelnen Konfigurationen und weitere Informationen finden Sie in der windream Server Installationsanleitung z B im Kapitel windream Server Basiskonfiguration oder in der Datei readme txt im windream Installationsverzeichnis windream Default Configuration x indream Server ndream Main User Click button below Enter with Domain Prefis if user is a Domain user ONLY ar ndream server installation bo Account Name reset windream server service account and COCOM settings to Full name default Password NOTE Mainuse
417. stamm windream lt Lokal gt DOKUTEST ol x fial Datei Aktion Ansicht Favoriten Fenster 18 x S Sm EY C Konsolenstamm ev windream DALE Lokal gt lt Lokal gt DOKUTEST H WDServer DOKUTEST2 z windream i Maintenance Die Reorganisation ist abgeschlossen Der Wartungs Modus des DMS Dienstes kann jetzt beendet werden Fertig Abbildung 3 77 Reorganisation durchgef hrt Wartungs Modus beenden Nach Abschluss der Reorganisation muss der windream DMS Service wieder im normalen Modus Betriebs Modus gestartet werden Befehl Wartungs Modns beenden aus dem Kontextmen im Ordner Konsolenstamm gt windream gt lt Lokal gt Servername Solange die Reorganisation noch nicht beendet ist kann diese Funktion nicht ausgef hrt werden Reorganisation der Benutzer und Gruppendaten 3 189 Ai Windream Konsolenstamm windream lt Lokal gt DOKUTEST a iol x se Datei Aktion Ansicht Favoriten Fenster t m EX C Konsolenstamm cE 4 fi z windream i Maintenance D Der DMS Dienst wird im Normal Modus neu gestartet Abbildung 3 78 Wartungs Modus beendet So beenden Sie den Wartungs Modus 1 Wechseln Sie vom Konsolenstamm in den Ordner windream 2 Markieren Sie den Eintrag f r den lokalen windream Server z B lt Lokal gt DOKUTEST 3 W hlen Sie aus dem Kontextmen den Befehl Wa
418. stelllungen anpassen Erweiterte Eigenschaften f r Tabellen Vektor Indexfelder ber die Schaltfl che Erweitert legen Sie f r Tabellen den Feldtyp f r die Eingabe fest Erweiterte Tabellen Eigenschaften x E ditier Feldtyp Abbrechen Kombinationsfeld U Auswahlliste Abbildung 3 17 Registerkarte Fe d erweiterte Eigenschaften von Tabellen Sie k nnen w hlen zwischen den Optionen e Eingabefeld f gt pro Zeile ein Listenfeld ein in das die Daten eingegeben werden 3 50 Objekttypen anlegen und verwalten o Kombinationsfeld f gt pro Zeile ein Dropdown Kombinationsfeld ein Sie k nnen die Daten eingeben oder einen Eintrag aus der Liste bernehmen e Auswahlliste f gt pro Zeile eine Auswahlliste ein aus der Sie einen Eintrag w hlen k nnen Der Feldinhalt kann nicht editiert werden Wenn Sie eine der Optionen Kombinationsfeld oder Auswahlliste w hlen ordnen Sie der Tabelle eine entsprechende Auswahlliste ber die Registerkarte Auswahlliste zu siehe auch Abschnitt Registerkarte Auswahlliste ab Seite 3 51 Mit rbeiterliste Andrea Aufermann Markus Mustermann Andres Aufermann Otto Bachmann Faul Meier Markus Mustermann Frank Schmitt Abbildung 3 18 Beispiel einer Tabelle mit Kombinationsfeldern zur Eingabe Weitere Hinweise zu den einzelnen Feldtypen finden Sie im Abschnitt Die richtige Auswahl der Feldtypen ab Seite 3 59 Registerkarte Index Auf dieser Registerk
419. ster Menliebene anzeigen l Dynamische Client Menus nicht anzeigen Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 3 41 Eigenschaften des Haupteintrags des windream Kontextmen s Allgemeine Konfigurationen Auf der Registerkarte Allgemein werden der Name das zugeordnete Skript und verschiedene allgemeine Einstellungen des aktuell gew hlten Men eintrags angezeigt bzw bearbeitet Name Hier wird der Name eines Eintrags angezeigt F r einen neuen Men oder Untermen eintrag geben Sie hier den Namen ein ber die Schaltfl che NLS erfassen Sie die bersetzungen des Namens f r die definierten Sprachen Skript Hier wird das einem Eintrag zugeordnete Skript angezeigt das die Aktion Funktion des Befehls ausf hrt Bei einem neuen Men oder Untermen eintrag geben Sie hier das entsprechende Skript ein oder w hlen das Programm ber die nebenstehende Schaltfl che aus Wenn das Skript die berpr fung f r die Anzeige des Men eintrags im Men bernehmen soll m ssen Sie die Option Anzeige durch Script 3 120 Ausf hren mit Anzeigen bei Einfachauswahl Anzeigen bei Mehrfachauswahl Anzeige durch Script pr fen windream Kontextmen verwalten pr fen aktivieren Men punkte bei Einfach und oder Mehrfachauswahl Men punkte sollen entweder nur bei Einfach oder Mehrfachauswahl oder in beiden F llen verf gbar sein Hier stellen Sie ein f r welche Objekte ein Men punkt ausf hrbar sein soll M
420. stlegung eines neuen Typindexes 3 37 Abbildung 3 11 Abbildungsverzeichnis Die Dialogfenster Eigenschaften von Indexe Palette und Eigenschaften lt Dialogfeldelement gt an Position lt x y gt 3 39 Abbildung 3 12 Palette zur Gestaltung und Erzeugung von Index bzw Datenfeldern 3 41 Abbildung 3 13 Abbildung 3 14 Abbildung 3 15 Abbildung 3 16 Abbildung 3 17 Abbildung 3 18 Abbildung 3 19 Abbildung 3 20 Abbildung 3 21 Abbildung 3 22 Abbildung 3 23 Die m glichen Dialogfeldelemente 3 45 Das Dialogfeld Eigenschaften Registerkarte an Position lt n gt 3 47 Dialogfeld Eigenschaften Registerkarte Fe d 3 47 Registerkarte Fe d Farbeinstelllungen anpassen 3 49 Registerkarte Fe d erweiterte Eigenschaften von Tabellen 3 49 Beispiel einer Tabelle mit Kombinationsfeldern zur Eingabe 3 50 Dialogfeld Eigenschaften Registerkarte Index 3 50 Das Dialogfeld Eigenschaften mit der Registerkarte Skript 3 52 Das Dialogfeld Eigenschaften mit der Registerkarte Skript 3 53 Layout Editor Alle Dialogfeldelemente 3 61 Dialogfeld zur Anlage einer Auswahlliste am Beispiel Vertragsart 3 52 Abbildung 3 24 Abbildung 3 25 Abbildung 3 26 Abbildung 3 27 Abbildung 3 28 Abbildung 3 29 Abbildung 3 30 Abbildung 3 31 Abbildung 3 32 Abbildung 3 33 Abbildung 3 34 Abbildung 3 35 Abbildung 3 36 Abbildung 3 37 Abbildung 3 38 Abbildung 3 39 Abbildung 3 40 Abbildung 3 41 Abbildung 3 42
421. t Neue Benutzer und Gruppen f gen Sie ber die Schaltfl che Hinzuf gen der Liste hinzu Anzeigen Der Men eintrag ist in der Administration in der windream Management Console sichtbar Der Men eintrag ist f r den Benutzer die Benutzer der Gruppe sichtbar Das Recht Lesen muss f r den Benutzer ebenfalls gesetzt sein ansonsten l sst sich dieses Recht f r den Men eintrag nicht setzen Sowohl der Men eintrag als auch die Rechte sind in der windream Management Console nderbar wenn der Benutzer windream Administrator Mitglied der windream Administratorengruppe ist Das Recht Lesen muss f r den Benutzer ebenfalls gesetzt sein ansonsten l sst sich dieses Recht f r den Men eintrag nicht setzen Tabelle 3 11 Rechte auf Men eintr ge des windream Kontextmen s 3 128 windream Kontextmen verwalten Hinweis Men eintr ge die f r den Anwender aufgrund seiner Zugriffsberechtigungen Rechte auf die Men punkte nicht sichtbar sind werden nie angezeigt auch nicht ausgegraut In diesen F llen hat die aktuelle Einstellung im Bereich Anzezge nicht ausf hrbarer Men punkte keine Auswirkung windream Men eintr ge und Untermen s neu anlegen oder bearbeiten Um die Einstellungen bestehender windream Men eintr ge einzusehen und zu bearbeiten oder neue Eintr ge einzurichten wechseln Sie in der windream Management Console in die windream Administration f r den windream Server auf dem Sie das Kontextmen bearb
422. t Console WMC 3 3 Eigenschaften eines windream Servers ber den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen eines Server Eintrags k nnen Sie sich verschiedene Systeminformationen anzeigen lassen oder in einer Datei speichern Wartung der windream Datenbank ber den Befehl Warzungs Modus starten bzw Wartungs Modus beenden aus dem Kontextmen des lokalen windream Server Eintrags starten und beenden Sie den Wartungsmodus siehe auch Reorganisation der Benutzer und Gruppendaten ab Seite 3 187 Nur Lesen Modus starten und beenden MX ner den Befehl Nur Lesen Modus starten bzw Nur Lesen Modus beenden aus dem Kontextmen eines windream Server Eintrags aktivieren und deaktivieren Sie den Nur Lesen Modus Dies kann nur unter dem Benutzerkonto des windream Hauptbenutzers ausgef hrt werden siehe auch Nur Lesen Modus eines Servers ab Seite 3 190 Daten eines Servers auf andere windream Server kopieren Es ist m glich sowohl Auswahllisten als auch definierte Indexe der einzelnen windream Systeme mit Hilfe von Drag amp Drop zwischen den verschiedenen windream Servern zu kopieren Gleiches gilt f r Dokumente und Ordner sowie f r die mit den Objekten assozilerten Indexdaten So k nnen beispielsweise einmal definierte Auswahllisten auf mehreren Servern zur Verf gung gestellt werden Voraussetzung f r das Kopieren von Dokumenten und Ordnern oder das rekursive L schen von Dokumenten ber den DMS Browser ist eine Lizenz f r
423. t besitzen Anhand der Rechtekombination in diesen Listen wird der Lese Zugriff auf die Objekte in windream gesteuert Der Zugriff auf einzelne Objekte z B zur Ansicht oder f r die Recherche ist nur f r die Anwender m glich die auch als Mitglieder in den zugeh rigen ACLs eingetragen sind Mitglied einer ACL werden Anwender entweder direkt oder ber ihre Gruppenzugeh frigkeit einer zugeordneten Gruppe Die Erstellung und Zuweisung der ACLs erfolgt automatisch bei der Speicherung der Zugriffsrechte der windream Objekte Bei der Ablage in windream werden jedem Objekt Rechtetr ger zugewiesen die mindestens das Leserecht auf die Objekte besitzen F r die zugeordneten Rechtetr ger erzeugt windream eine entsprechende ACL und weist diese den Objekten zu windream f hrt einen Abgleich auf bereits vorhandene ACLs durch Falls in der windream Datenbank ACLs existieren deren Mitglieder identisch mit den Rechtetr gern der zu speichernden Objekte sind werden keine neuen ACLs generiert In diesen F llen werden den Dokumenten die bereits vorhandenen ACLs zugewiesen Nach der nderung von Zugriffsrechten auf bereits in windream gespeicherte Objekte werden auch die entsprechenden ACLs neu generiert Bei der Speicherung der ge nderten Objekte werden die neu erstellten ACLs zugewiesen windream pr ft auch nach einer nderung der Zugriffsrechte ob bereits ACLs mit einer identischen Rechtekombination in der Datenbank existieren Nur w
424. tbenutzers an Die Benutzerkennung ist die gleiche Kennung die Sie bereits in Schritt 2 Seite 9 verwendet haben Hinweis Weitere Hinweise zur Rechteverwaltung insbesondere auch zum erweiterten Rechtekonzept der windream Business Edition finden Sie unter dem Thema windream Rechte in der Benutzerdokumentation oder der Online Hilfe der Anwendung Um die zu verwaltenden Dokumente im DMS in den Ordnern des windream Laufwerks strukturiert ablegen und die Zugriffsrechte auf die Dokumente festlegen zu k nnen m ssen Sie zun chst eine Ablagestruktur Ordnerstruktur bestimmen und dann die Rechte darauf vergeben Ablagestruktur Die Ablagestruktur ergibt sich aus den individuellen Anforderungen beispielsweise aus der Unternehmensstruktur der Art der anfallenden Dokumente usw M glich ist die Strukturierung nach e Abteilungen oder Bereichen des Unternehmens z B Marketing Vertrieb Sekretariat e Kunden oder Projekten oder nach e Diensten z B Fax Mail Empfehlenswert sind auch Mischformen die die bisherigen Ablageorte der zu verwaltenden Dokumente entsprechend abbilden 2 28 Datei Bearbeiten Ansicht Favoriten Zur ck v7 P 3 s Suchen E Ordner Adresse e w Ordner E Objects auf Windream wi O Dienste ID Faxausgang OD Faxeigang Q Mail 3 5 Dokumentation O Public O Tmp D Einkauf O Empfang O Gesch ftsf hrung 5 Global O Scripts O Marketing
425. te Dialogfeldelement auf einer der Indexseiten an Eigenschaften Eingabefeld an Position 96 47 Indexe 1 Feld Index Auswahlliste Skript Titel Tee HES Mame Schreibgeschutzt Sisto er Beim Indezieren anzeigen w e In der Suche BE z oDe zu Textfarbe o l EC Hintergrundtarbe C Erweitert Abbildung 3 15 Dialogfeld Eigenschaften Registerkarte Fe d Felder bezeichnen Auf der Registerkarte Fe d werden dem aktuell markierten Dialogfeldelement auf der Registerkarte Layout der symbolische Name und der Titel des Dialogfeldelements zugeordnet Au erdem wird in den entsprechenden Feldern die Position und Gr e des markierten Indexfeldes angezeigt Hinweis F r das Clipboard Indexing werden in einem Auswahlmen die m glichen objekttypspezifischen Indexfelder aufgelistet in die Eingaben ber die Zwischenablage bernommen 3 48 Objekttypen anlegen und verwalten werden k nnen Es werden dort nur die Felder aufgef hrt die ber einen symbolischen Namen eines statischen Textfeldes Bezeichner im Feld Name mit einem Indexfeld verbunden sind Bezeichner im Feld Tize Titel und Name Sie k nnen ein Feld beschriften indem Sie zun chst ber die Palette ein statisches Textfeld generieren und es auf der Registerkarte Layout plazieren Anschlie end ffnen Sie das Listenfeld Tzze auf der Registerkarte Fe d Dialogfeld Eigenschaften lt Dialogfeldelement gt an Position lt x y gt und w
426. tei Aktion Ansicht Fenster 2 PIE e iomna Belg A Konsolenstamm Name Dom ne o vollst ndiger Name Mailadresse Angemeldet P windream Fl Zi Ti Sf Filter nicht Sl E lt Lokal gt UHW2KSP2 E windream Administration H E Indexe E Auswahllisten Objekttypen H E Sprachen H E windream Speicher Ej windream Kontextmen Benutzer und Gruppen windream lle Benutzer 2 09 Alle Gruppen windream Benutzer W20 windream DomainAdmins windream DomainBenutze Alle Dom nen H Netzwerkumgebung ACLs H E windream Tools H B windream DMS Browser d Administrator W2003NATIVEDOM MERLIN AIS GMBH DE Administrator e dummy W2003NATIVEDOM MERLIN AIS GMBH DE windream x e dummy W200OSNATIVEDOM MERLIN AIS GMBH DE Administrator x amp localUser1 W2003NATIVEDOM MERLIN AIS GMBH DE localUser1 6 user1 W2003NATIVEDOM MERLIN AIS GMBH DE useri user I windream com 6 user WZ2OO3NATIVEDOM MERLIN AIS GMBH DE user2 user2 windream com amp windream W2O03NATIYEDOM MERLIN AIS GMBH DE windream Hauptbenutzer x Abbildung 3 57 Eintr ge in der Benutzerverwaltung der WMC nach der Umstellung Hinweise zum Einsatz von LDAP mit windream 4 0 3 149 Zum Vergleich die Benutzerdaten in der Benutzerverwaltung der WMC vor der Umstellung ii Windream Konsolenstamm windream lt Lokal gt UHW2KSP2 windream Administration Benutzer und Gruppen windream aAlle Benutzer Km Datei Aktion Ansicht Fenster e omae m
427. ten in einem Cache vorgehalten werden Die Daten Benutzer und Gruppen verwalten 3 169 Gruppenhierarchien und Zugeh rigkeiten auf den einzelnen Dom nen auf Betriebssystemebene werden daf r einmalig eingelesen und stehen dann f r weitere Aktionen zur Verf gung Die Verwendung des Cache ist abh ngig von der vorhandenen Systemstruktur z B der Anzahl der eingesetzten Dom nen und der Anzahl der vorhandenen Benutzer und Gruppen ber entsprechende Optionen k nnen Sie beim Hinzuf gen oder beim Abgleich von Benutzer und Gruppendaten w hlen ob Sie den aktuellen Cache verwenden den Cache neu f llen oder die Aktion ohne Verwendnung des Cache ausf hren m chten Dabei ist zu beachten dass nach nderungen der Gruppenzugeh rigkeiten auf Betriebsystemebene der Cache mindestens einmalig neu gef llt werden muss wenn Sie den Cache anschlie end bei der Aktualisierung der Benutzer und Gruppendaten in windream verwenden wollen Untergeordnete Gruppen hinzuf gen Beim Hinzuf gen von Gruppen k nnen Sie w hlen ob auch untergeordnete Gruppen mit bernommen werden sollen Kontrollk stchen Unfergeordnete Gruppen bernehmen Damit wird in windream die gew hlte Gruppe hinzugef gt der direkte Mitglieder indirekte Mitglieder und die untergeordneten Gruppen als Mitglieder angeh ren Die indirekten Mitglieder werden in der WMC als solche durch ein hellgraues Symbol dargestellt Zudem wird jede untergeordnete
428. tere Dateiablage oder einen Objektspeicher konfigurieren Objektspeicher k nnen Sie nur einrichten wenn Sie das windream Archiv installiert und entsprechend konfiguriert haben Falls Sie keine weiteren windream Speicher einrichten m chten k nnen Sie diesen Abschnitt berspringen und mit dem 8 Schritt fortfahren 2 16 8 Schritt Beispiel Zehn Schritte bis zur Inbetriebnahme von windream Die erforderlichen Dokument und Ordnertypen anlegen und definieren Jetzt legen Sie die erforderlichen Objekttypen Dokument und Ordnertypen an Wechseln Sie dazu in den Ordner windream gt lt windreamServer gt gt windream Administration gt Objekttypen Siehe auch Abschnitt Objekttypen anlegen und verwalten im Kapitel windream Administration Die Objekte Dokumente und Ordner werden bei der Erstellung bzw Ablage in windream mit einem Objekttyp und objekttypspezifischen Indexmerkmalen versehen Anhand dieser Merkmale werden Dokumente strukturiert abgelegt und ber die windream Suchfunktionen wiedergefunden Die erforderlichen Objekttypen Dokument und Ordnertypen ergeben sich aus den individuellen Voraussetzungen eines Unternehmens beispielsweise der Art und Gr e des Unternehmens der Art und Anzahl der zu verwaltenden Dokumente usw M gliche Dokumenttypen sind beispielsweise Fax Lieferschein Protokoll Rechnung oder Vertrag Das Setup legt den Standard Dokumenttyp Standard in der WMC im Knoten windream
429. tion nicht mehr lesend zugegriffen werden und es w re ber die Anwendung nicht mehr recherchierbar Deshalb wird bei der Reorganisation den betreffenden Objekten die ACL des windream Hauptbenutzers und das Attribut Flag keine Rechte Wert 32768 zugewiesen siehe auch Thema Dokumente Ordner ohne 3 184 ACLs verwalten Rechte in der Benutzerdokumentation bzw der Online Hilfe der Anwendung So k nnen diese Objekte nach einer Anmeldung unter dem Konto des windream Hauptbenutzers anhand einer entsprechenden Bitsuche ber die windream Suchfunktionen gefunden und bearbeitet werden z B neue Zugriffsrechte vergeben Die Beschreibung der Bitsuchen finden Sie unter dem Thema Bitsuchen in der Benutzerdokumentation bzw der Online Hilfe der Anwendung beschrieben ACL der Gruppe aller windream Benutzer f r unternehmensweit ffentliche Dokumente Zur Optimierung des Systems Performance beim Zugriff auf Objekte wird allen Objekten denen als Rechtetr ger die Gruppe aller windream Benutzer zugewiesen ist ausschlie lich die ACL dieser Gruppe zugewiesen Dies erfolgt unabh ngig davon ob zudem noch weitere Gruppen Leserechte auf diese Objekte besitzen Da alle windream Anwender unabh ngig von ihren weiteren Mitgliedschaften immer Mitglied in der Gruppe aller windream Benutzer sind ist es in diesen F llen nicht erforderlich zus tzliche ACLs f r den Lesezugriff auf diese Objekte zu generieren Eigenschaften Mit dem
430. tional ab SBX Version e Export Import von Dokumenten e Dokumenthistorie e Zugriffsrechte auf Dokumente und Ordner e Benutzer und Gruppenverwaltung Separat zu lizensierende windream Module Separat zu lizensierende windream Module F r den Einsatz bestimmter windream Module sind zus tzlich zur windream Lizenz noch weitere Freischaltungen bzw Lizenzen erforderlich In der folgenden bersicht finden Sie alle windream Module aufgelistet die separat zu erwerben sind Weitere Informationen hierzu sowie zu den einzelnen Modulen erhalten Sie bei der windream GmbH www windream com oder einem ihrer Partner Liste der separat zu lizensierenden windream Module windream Management Extension WMX windream Standard Business Extension SBX windream Business Edition BE windream Archiv windream DocView windream Exchange windream Miniaturansicht Thumbnail View windream Imaging windream web portal w2p windream web portal pro w2p2 windream XML Import Manager windream Signature digitale Signaturen windream Mailarchivierung Office Bundle DMS Server NLS National Language Support windream Share Drive Serverlaufwerk windream f r Terminal Server Citrix windexer Indexierungstool windream Sync windream ILM Information Life Cycle Management hierarchisches Speichermanagement mit windream windream ArcLink windream Integration in SAP windream Software Development Kit SDK Das Administrationshandb
431. treten durch werden die windream Benutzer eingetragen die den aktuellen Benutzer vertreten Vertretungen hinzuf gen und l schen ber die Schaltfl che Hinzuf gen w hlen Sie aus der Benutzerliste die Benutzer f r die Vertretungen aus Einen Eintrag in der Liste der Vertretungen entfernen Sie ber die Schaltfl che L schen 3 156 Benutzer und Gruppen verwalten Den Zeitraum der Vertretungen festlegen Sie legen den Zeitraum einer Vertretung ber die Datumsangaben in den Spalten S art und Ende fest Standardm ig wird das Startdatum mit dem aktuellen Tagesdatum das Endedatum mit dem 31 12 9999 vorbelegt Sie ndern den Zeitraum indem Sie mit einem Doppelklick auf das Datum in der betreffenden Spalte die Kalenderfunktion ffnen und dort das gew nschte Datum ausw hlen Die Rechte der Vetretungen bestimmen Sie vergeben entziehen die Rechte in den jeweiligen Spalten der Vertretungslisten Ein X in einer Spalte kennzeichnet das betreffende Recht als gesetzt Standardm ig werden alle Rechte vergeben Mit einem Doppelklick in die betreffenden Spalte wird das Recht entzogen X wird entfernt mit einem weiteren Doppelklick k nnen Sie das Recht erneut setzen X Recht Gruppe Vertreter f r Der Benutzer erh lt ee a a Rechte der Gruppen des zu Vertretenden Vertreten durch Der Vertreter erh lt die Rechte der Gruppen des Benutzers Benutzer Vertreter f r Der Benutzer erh lt die Rechte des zu Vertret
432. ttyp angelegt wird so ist diese Option zun chst standardm ig voreingestellt Legen Sie hier den Zeitraum fest f r den die Dokumente im Archiv gespeichert werden sollen Zur Auswahl des Zeitraums stehen insgesamt vier Dropdown Listen zur Verf gung o _Archivierungsdauer Zwei Listen geben den Zeitraum der Archivierung an Anzahl Woche n Monat e Jahr e etc e ab Gibt den Beginn des Zeitraums an Monatsanfang Monatsende Quartalsanfang Quartalsende Jahresanfang Jahresende e bezogen auf Definiert den Bezug der Dropdown Liste ab durch Auswahl eines Listeneintrags zum Beispiel bezogen auf das Ende des Bearbeitungszeitraums 3 34 Ohne Indexdaten Die Archivierungsdauer ist als Dokument Eigenschaften editierbar Nach Ablauf der Archivierungsdauer automatisch l schen Objekttypen anlegen und verwalten Dokumente k nnen wahlweise mit den DMS spezifischen Indexdaten Kontrollk stchen deaktiviert oder ohne Indexdaten Kontrollk stchen aktiviert im Archiv abgelegt werden Nach einer Archivierung ohne Indexdaten bleiben die Dokumente auch zuk nftig recherchierbar Die Indexdaten gehen beim Archivierungsvorgang nicht verloren da sie nach wie vor in der Datenbank gespeichert sind Trennung zwischen Archiv und Datenbank Wenn diese Option aktiviert ist kann der Archivierungszeitraum manuell ber den Aufruf der Dokumenteigenschaften in der Explorer Listenansicht ge ndert werden Wenn diese O
433. uch windream 1 15 Das Administrationshandbuch windream Kapitel 1 Kapitel 2 Kapitel 3 Kapitel 4 Kapitel 5 Anhang Diese Dokumentation umfasst folgende Kapitel enth lt eine Einf hrung ber die Grundlagen Architektur und Leistungsmerkmale des windream Dokumenten Management Systems eine Liste der separat zu lizensierenden windream Programm Module und allgemeine Hinweise zum vorliegenden Benutzer handbuch gibt einen berblick ber die erforderlichen Schritte zur Konfiguration des Systems bis zur Inbetriebnahme des windream Dokumenten Management Systems Es beschreibt in Kurzform die notwendigen Konfigurationseinstellungen um windream nach der Installation in Betrieb zu nehmen Zudem enth lt es die Beschreibung der Funktionen des windream Control Centers erl utert detailliert die Funktionen der Administrationsanwendung windream Management Console WMC Hierzu z hlen beispielsweise die Verwaltung der Objekttypen der windream Speicher der windream Benutzer und Gruppen und des windream Kontextmen s Auch die in der windream Management Console integrierten windream Tools werden in diesem Kapitel beschrieben beschreibt die m glichen Systemkonfigurationen von windream auf der Serverebene und die Parameter der Datenbank und Objektspeicherverbindungen f r den windream DMS Service Es wird erl utert wie Sie Einstellungen zur Indexierung der Dokumente vornehmen und wie Sie die Einstellungen f r die Wiede
434. uen Eintrag 6 Geben Sie im Feld Seripr das Skript an das ber den Befehl 10 11 12 ausgef hrt werden soll Legen Sie ber die Optionen Anzeigen bei Ei nfachanswahl und anzeigen bei Mehrfachauswahl fest ob der Eintrag bei Einfach oder Mehrfachauswahl oder in beiden Situationen ausf hrbar sein soll Markieren Sie das Kontrollk stchen I Toolbar anzeigbar wenn der Befehl auch in der Symbolleiste der Ergebnisliste angezeigbar sein soll Bestimmen Sie mit Hilfe der Optionen Ausgegrant anzeigen und Nicht anzeigen was mit einem Eintrag geschehen soll der im aktuellen Kontext f r den aktuellen Anwender nicht ausf hrbar ist Wechseln Sie auf die Registerkarte Einstellungen um weitere Einstellungen zu definieren optional Wechseln Sie auf die Registerkarte Rechte um die Zugfriffsrechte der windream Benutzer und Gruppen auf den Eintrag festzulegen bzw einzuschr nken optional Speichern Sie die Eingaben mit einem Klick auf bernehmen bzw OK Hinweis Wenn Sie ein neues Untermen anlegen k nnen Sie auf der Registerkarte Eintr ge in den Eigenschaften die Sortierung der Eintr ge des Untermen s festlegen siehe auch Eintr ge Men eintr ge sortieren Seite 3 125 So f gen Sie einen Separator ein 1 Wechseln Sie vom Konsolenstamm der WMC in den Ordner 2 windream gt lt windream Server gt gt windream Administrahon gt windream Kontextmen gt windream Markieren Sie den Eintrag
435. uf einem windream Client oder einem windream Server steuert Das windream Control Center wird entweder ber die Systemsteuerung oder aus dem Start Men SZar gt Programme gestartet und kann dann ber das windream Symbol aus der Taskleiste aufgerufen werden Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Erste Schritte dieser Dokumentation windream Control Center auf einem windream Server Konfiguration Management Console Dienst Manager Serverausw ahl b Automatisch starken Meuskark Beenden Hilfe ber Abbildung 1 7 windream Control Center windream Server windream Control Center auf einem windream Client Konfiguration Management Console Indexierungsdierst d FS Dienst d Serverauswahl Automatisch starken Meuskark Beenden Hilfe ber Abbildung 1 8 windream Control Center windream Client windream eine Einf hrung 1 11 Leistungsmerkmale von windream windream erfordert keine neuen Arbeitsweisen In windream wird nicht die Anwendung mit der die Dokumente erstellt oder bearbeitet werden vom Dokumenten Management System DMS gestartet sondern der Anwender w hlt die Anwendung mit der er seine Dokumente bearbeiten m chte unabh ngig von dem DMS aus Nach dem Abschluss der Bearbeitung wird das Dokument einfach in dem windream Laufwerk gespeichert z B ber den Standard Dateidialog Dater gt Speichern unter der jeweiligen Anwendung Der Anwender braucht seine bisher gewohnte Ar
436. umenten bergabe an den windream Archivbereich nach Ablauf des Bearbeitungszeitraums Andererseits wird ber den Agenten der L schvorgang f r Dokumente gestartet deren Archivierungszeitraum abgelaufen ist Voraussetzung f r den Einsatz des windream Agent ist die Installation des Microsoft Internet Explorers 5 0 mit dem ein Taskplaner installiert wird Der Zugriff auf den windream Agent erfolgt ber den Taskplaner ber den in den Internet Explorer 5 0 integrierten Task Scheduler Funktion Geplante Vorg nge kann ein authotisierter Systemverwalter festlegen wann bzw in welchen Zeitintervallen der windream Agent gestartet wird um Dokumente aus dem Arbeits an den Archivbereich zu bergeben oder Dokumente aus dem Archiv zu l schen Hinweis Der Archivierungsproze hat immer Vorrang vor dem L schen Es ist nicht m glich f r beide Prozesse separate Z eitpl ne zu erstellen da der Agent die Aufgaben immer in dieser festgelegten Reihenfolge ausf hrt Der Taskplaner ist ein Zusatzprogramm das standardm ig mit dem Microsoft Internet Explorer 5 0 ausgeliefert wird Weitere Informationen ber die Anwendung des Taskplaners finden Sie daher auch in den entsprechenden Microsoft Dokumentationen Zugriff auf den windream Agenten Das Dienstprogramm windream Agent wird bei der Installation des windream Servers mitinstalliert Voraussetzung f r den Zugriff ist die Installation des Microsoft Internet Explorers 5 0 mit dem der Taskp
437. umenten und Dateioperationen wie das Kopieren Verschieben oder L schen von Objekten Beide windream Komponenten sind jeweils separat zu erwerben und zu lizensieren Die Dokumentation der windream Web Anwendungen ist nicht Bestandteil der vorliegenden Dokumentation Diese erhalten Sie gemeinsam mit dem jeweiligen Produkt Die windream Architektur windream ist Client Server System das nach der sogenannten Drei Schichten Architektur entwickelt wurde Benutzeroberfl che Applikationsserver und Datenbankserver Diese als getrennt laufenden Komponenten kommunizieren miteinander ber die Schnittstellen COM und DCOM Component Object Model Distributed Component Object Model Die Software Architektur von windream gestattet neben Component Object Model 2 Distributed Component Object Model windream eine Einf hrung 1 7 Anbindungen von Fremdsoftware ber den Windows Scripting Host und die Schnittstellen COM DCOM OLE DB ADO ActiveX XML und HTML weitreichenden Konfigurationen auch den Zugriff auf alle Dokumenten Management Funktionen ber einfache Windows Skripte Die Einbindung des Windows Scripting Hosts erm glicht es beinahe beliebige Ver nderungen und Erweiterungen am System vorzunehmen Diese Skripte k nnen in Visual Basic Script oder Java Script mit einem Editor Notepad ohne eine Programmierumgebung erstellt werden Damit k nnen Dokumente z B direkt indexiert Anbindungen an Adressdatenbanken realisiert
438. umenttyp Annotation zugeordnet Die generierten Anmerkungen werden standardm ig mit denjenigen Rechten versehen die auch f r die Originaldokumente gelten Anwender k nnen die Rechte aber auch ber die die Eigenschaften des Annotationsfensters ndern Einstellungen f r die Verwaltung der Annotationen Ordnerstruktur der Annotationsdateien Bei der Konfiguration muss zun chst das Hauptverzeichnis im windream Laufwerk angegeben werden in dessen Unterverzeichnissen die Annotationsdateien gespeichert werden sollen z B w System Annotations Unterhalb dieses Ordners erstellt windream eine Verzeichnisstruktur von 10 000 Unterordnern 100 x 100 mit folgender Struktur lt Hauptverzeichnis der Annotatlionen gt 00 00 99 99 Konfigurationen f r die Verwaltung der Annotationen auf dem windream Server Um Annotationen erfassen und verwalten zu k nnen sind folgende Einstellungen vorzunehmen 1 Zun chst ist das Hauptverzeichnis im windream Laufwerk zu erstellen in dessen Unterordnern die Annotationen gespeichert werden sollen zum Beispiel System Annotations Alle authorisierten windream Benutzer m ssen Lese und Schreibberechtigung auf dieses Verzeichnis erhalten 2 Das Verzeichnis und der zu verwendende Dokumenttyp m ssen in in den windream Konfigurationen auf dem windream Server Registerkarte Allgemein eingetragen sein Ggf m ssen Sie die Einstellungen aktualisieren ber die Schaltfl
439. und Layout festlegen Objekttypen anlegen und verwalten Die Registerkarte Layout Auf der Registerkarte Layout des Dialogfeldes Eigenschaften von Indexe werden die einzelnen dokumenttypspezifischen Indexmerkmale festgelegt und die Anordnung der einzelnen Felder bestimmt Layout Dabei ist es m glich die Felder auf mehreren Indexseiten anzuordnen Registerkarten Indexe Indexe 1 bis Indexe n Mit Hilfe der Scrollbalken der einzelnen Indexseiten ist es m glich die individuelle Gr e einer Registerkarte festzulegen Eine neue Indexseite f gen Sie mit dem Befehl Neue Registerkarte hinzuf gen aus dem Kontextmen oder ber die Palette ein ber die Befehle Registerkarte nach rechts verschieben oder Registerkarte nach Iinkss verschieben aus dem Kontextmen oder der Palette verschieben Sie die aktuell markierte Registerkarte nach rechts bzw links Tre Hinweis Die Verwendung mehrerer Indexseiten f r die Anordnung der objekttypspezifischen Indexe auf der Registerkarte Indexe ist erst mit der windream Business Edition BE m glich Ab der Version 4 0 ist es m glich Indexe mehrfach auf verschiedenen Registerkarten anzuordnen Nachdem Sie einen neuen Dokumenttyp erzeugt haben w hlen Sie die Feldtypen der einzelnen Indexmerkmale aus legen deren Eigenschaften fest und bestimmen anschlie end das endg ltige Layout auf der Registerkarte Die dokumenttypspezifischen Indexmerkmale eines Dokumenttyps werden in der windre
440. ung aktiviert Diese Zeitintervalle werden hier festgelegt Hier wird der Zeitabstand eingetragen in dem der windream Volltext Indexierungsdienst versucht eine neue Verbindung zum windream DMS Service windream Datenbank Server aufzubauen um dann die Datenbank nach neuen Dokumenten zu durchsuchen Voreingestellt sind 900 Sekunden F r den Fall dass der Verbindungsaufbau fehlgeschlagen ist z B wenn der windream DMS Service nicht gestartet ist versucht der windream DMS Service wiederholt die Verbindung aufzubauen Hier wird das Zeitintervall festgelegt in dem der Volltext Indexierungsdienst in der Datenbank nach neu eingestellten oder ge nderten Dokumenten sucht Der voreingestellte Wert betr gt 300 Sekunden d h windream aktiviert die Volltextgenerierung alle 5 Minuten Standard 3600 Sekunden F r maximal diese Zeit versucht der Volltext Dienst aus einem Dokument den Volltext zu extrahieren Z B kann dieser Timeout bei der OCR Erkennung von gro en Dokumenten bzw bei Problemen der OCR Software erreicht werden Wird der Timeout erreicht wird das Dokument entsprechend in der Historie gekennzeichnet und die Volltext Extraktion abgebrochen Der Volltext Dienst beendet sich zur Sicherheit danach und startet sich wieder neu In der Regel sind Timeouts von 10 30 Sekunden absolut ausreichend Hinweis Es wird nur nach Dokumenten gesucht deren Dateityp in der Liste der Dateitypen eingetragen ist f r die aus den Or
441. ung der Dokumente zur Folge h tte Rechte auf windream Speicher See Sie k nnen windream Benutzern oder Gruppen f r einzelne windream Speicher Rechte vergeben Standardm ig sind keine Einschr nkungen vorgesehen d h alle Benutzer und Gruppen haben uneingeschr nkten Zugriff auf die in der windream Management Console konfigurierten windream Speicher Die Verwaltung der Zugriffsrechte auf windream Speicher erfolgt auf der Registerkarte Rechte der Eigenschaften eines windream Speichers Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen des zu bearbeitenden Speichereintrags in der Baum oder Listenansicht der windream Management Console Markieren Sie im Ordner windream Administration gt windream Speicher gt Alle windream Speicher den gew nschten Speicher ffnen Sie ber den Befehl Eigenschaften das Dialogfeld Eigenschaften von lt Speichername gt 3 116 windream Speicher verwalten Eigenschaften von Neu x Allgemein Rechte Hame Doma ne Beschreibung Lesen Zuwel 4 u Hinzufugen Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 3 39 Rechte eines windream Speichers verwalten In der Liste werden die Benutzer und Gruppen mit ihren zugewiesenen Rechten aufgef hrt Neue Benutzer und Gruppen f gen Sie ber die Schaltfl che Hinzuf gen der Liste hinzu Hinweis Beachten Sie bitte dass sobald Sie einem Benutzer oder einer Benutzergruppe Zugriffsrechte auf einen windream Speicher erteilt haben auch nur aussch
442. ung von Typindexen des Datentyps Vektor lt Datentyp gt siehe auch Abschnitt Indexe festlegen und verwalten ab Seite 3 11 Hinweis N here Informationen ber Auswahllisten erhalten Sie im Abschnitt Auswahllisten anlegen und verwalten ab Seite 3 80 Objekttypen anlegen und verwalten 3 61 Datentypen mit Dialogfeldelementen verbinden Sie weisen einem markierten Dialogfeldelement auf der Registerkarte Layout einen Index zu indem Sie auf der Registerkarte Index des Dialogfeldes Eigenschaften von lt Dialogfeldelement gt an Position lt x y gt aus der Auswahlliste Name einen Eintrag bzw Index ausw hlen Die in dieser Liste angezeigten Indexe erf llen drei Bedingungen 1 Sie sind als typspezifische Indexe des aktuellen Dokumenttyps definiert worden UND 2 sie sind noch keinem Dialogfeldelement der aktuellen Registerkarte Layout zugeordnet UND 3 der Datentyp des jeweiligen Indexes aus der Liste entspricht dem markierten Dialogfeldelement auf der Registerkarte Layout Zur besseren bersicht sind im folgenden die m glichen Dialogfeldelemente mit den passenden Datentypen aufgelistet Eigenschaften ron Indexe ee _ x Layout Statische Textfeld Eingabefeld Textfeld 7 Kontrollk stchen Schaltfl che D atum Uhrzeit Datum und Uhrzeit M 25 09 2002 A Mio SIT 10 41 5325 Tabelle Kombinationstel Auswahlliste Listenfeld Gruppe Optionsschaltflachen Kontrollk astchen Liste
443. ungen ausgegeben e wenn Feldern keine typspezifischen Indexe zugeordnet wurden und e wenn Listenfeldern keine Auswahllisten zugeordnet wurden In diesen F llen erhalten Sie eine Aufforderung die entsprechenden nderungen auf der Registerkarte Layout vorzunehmen Hinweis Mu felder m ssen bei der Indexierung von Dokumenten f r den Anwender immer sichtbar sein Stellen Sie deshalb sicher dass Sie f r alle typspezifischen Indexe die als 3 64 Objekttypen anlegen und verwalten Mu felder definiert sind immer ein entsprechendes Eingabefeld auf der Registerkarte Layont anlegen Besondere Eigenschaften der Datentypen Bei der Zuordnung der typspezifischen Indexe und der Datenfelder auf der Registerkarte Layout sind die besonderen Eigenschaften der einzelnen Datentypen zu beachten So muss zum Beispiel einem Datumsfeld ein Typindex vom Typ Datum zugeordnet werden damit in diesem Feld ein Datum eingegeben werden kann In der Liste aller Indexe ist erkennbar welche Datentypen den einzelnen typspezifischen Indexen in der Datenbank zugeordnet wurden windream stellt eine Reihe von fest definierten Indexen f r verschiedene Datentypen zur Verf gung Subkategorie Fester Typindex Zudem werden eine bestimmte Anzahl variabler Indexe angeboten Subkategorie Variabler Typindex f r die Sie den Datentyp bei der Benennung der Typindexe festlegen k nnen Dar ber hinaus besteht die M glichkeit Indexe der Kategorien Vektorindex
444. uppen Abgleich durchf hren 3 171 Alle Benutzer 3 150 3 151 Alle Dom nen 3 150 3 162 Alle Gruppen 3 150 3 157 6 8 Aus windream entfernen 3 174 Direkte Mitglieder 3 133 3 169 Filterfunktion 3 176 Indirekte Mitglieder 3 133 3 169 Netzwerkumgebung 3 150 bergeordnete Gruppen abgleichen 3 173 bergeordnete Gruppen hinzuf gen 3 133 3 169 Untergeordnete Gruppen abgleichen 3 173 Untergeordnete Gruppen hinzuf gen 3 133 3 169 Verwalten 3 131 Voraussetzungen 3 132 windream interne Gruppen 3 160 windream Administratoren 3 134 windream Benutzer 3 134 windream Hauptbenutzer 3 134 WMC 3 150 Zu windream hinzuf gen 3 168 Benutzer und Gruppendaten Reorganisieren 3 187 Benutzer und Gruppenverwaltung Zugriff windream web portal pro 3 178 Benutzerkennung des Hauptbenutzers ndern 4 57 Beschriftung zuordnen 3 48 3 58 Besitzerrechte 3 153 Bitmap einf gen Layout Editor 3 46 C Check Out Aufheben 3 196 Check In Check Out Registerkarte Ein Ausgang 4 44 Vorbelegung 4 44 Client Registerkarten beziehen von 4 3 Control Center 2 3 Beenden 2 3 Befehle aktivieren 2 5 Befehle deaktivieren 2 5 Starten 2 3 CSV Dateien 3 89 Bearbeiten 3 89 Neue Sprache hinzuf gen 3 89 bersetzungen 3 89 D Dateifilter Bearbeiten 4 11 4 13 4 17 4 22 Hinzuf gen 4 10 4 12 4 17 4 22 L schen 4 11 4 13 4 17 4 22 Systemeinstellungen 4 9 windream Konfiguration 4 9 Index Dateitypen f r die Volltexterstellung 4 16 Datenbank
445. us der Liste zu l schen Reihenfolge der Men befehle festlegen Zur Festlegung der Befehlsreihenfolge im Kontextmen stehen folgende Schaltfl chen zur Verf gung Verschiebt den ausgew hlten Eintrag an den Anfang der Liste Verschiebt den ausgew hlten Eintrag um eine Zeile in der Liste nach oben Verschiebt den ausgew hlten Eintrag um eine Zeile in der Liste nach unten Verschiebt den ausgew hlten Eintrag an das Ende der Liste So bestimmen Sie die Reihenfolge der Befehle im Kontextmen 1 W hlen Sie aus der Liste den Eintrag den Sie verschieben m chten 2 Positionieren Sie den Men befehl mit der entsprechenden Schaltfl che an die gew nschte Stelle in der Liste Aufruf eines Programms exe Datei aus dem windream Kontextmen ber Eintr ge des windream Kontextmen s k nnen benutzerdefinierte Visual Basic und Java Skripte ausgef hrt werden Wenn ber einen Befehl im windream Kontextmen ein Programm gestartet werden soll z B die Anwendung Notepad muss der Aufruf daf r ber ein entsprechendes Skript erfolgen siehe Beispiel Skript 4 42 Men Im folgenden wird am Beispiel des Aufrufs von Notepad beschrieben wie Sie ber einen Befehl im windream Kontextmen eine exe Datei aufrufen k nnen 1 Kopieren Sie den Beispielcode in eine leere Textdatei die Sie zuvor mit einem beliebigen Texteditor erstellt haben 2 Speichern Sie die Datei unter dem Namen start notepad vbs entweder
446. us der Benutzer und Gruppenverwaltung von windream l schen Wenn Sie Gruppen aus der Benutzer und Gruppenverwaltung von windream entfernen werden die Gruppen und deren Mitglieder zun chst deaktiviert und durch die Symbole fE bzw sowie den Eintrag X in der Spalte Deaktiviert gekennzeichnet Aus der Datenbank gel scht werden deaktivierte Gruppen erst ber die entsprechende Funktion im Rahmen der Reorganisation des Systems durch einen zust ndigen Systemadministrator F r deaktivierte Benutzer stehen die Funktionen aus dem Kontextmen nur eingeschr nkt zur Verf gung Mit den entsprechenden Funktionen aus dem Kontextmen k nnen Sie sich die Eigenschaften zu einem Benutzer anzeigen lassen oder f r einen oder mehrere Benutzer einen Abgleich durchf hren Mit einem Abgleich werden die Benutzer und Gruppendaten in der windream Datenbank aktualisiert Die Aktualisierung ist dann notwendig wenn z B in der Benutzer und Gruppenverwaltung des Betriebssystems der Name eines Benutzers ge ndert wurde siehe auch Themen Benutzer und Gruppen abgleichen ab Seite 3 171 und Eigenschaften windream Benutzer ab Seite 3 152 Eigenschaften windream Benutzer Mit dem Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen k nnen Sie sich die Gruppen anzeigen lassen in denen ein Benutzer Mitglied ist Markieren Benutzer und Gruppen verwalten 3 153 Sie den Eintrag f r den gew nschten Benutzer und ffnen Sie das gleichnamige Dialogfeld mit dem Befeh
447. usgegeben werden k nnen Das System Monitoring f r windream kann nur auf einem Rechner ausgef hrt werden auf dem der windream Server installiert ist Die windream spezifische Erweiterung des System Monitors enth lt folgende Eintr ge e Aktive Arbeitsstationen e Aktive Verbindungen e Benutzte Datenbank Verbindungen e Unbenutzte Datenbank Verbindungen e Benutzte Objektspeicher Verbindungen e Unbenutzte Objektspeicher Verbindungen e Bestehende Objekte Anzahl offener bzw bestehender windream Objekte auf die Benutzer momentan zugreifen e sehaltene Bin robjekte Anzahl von Bin robjekten die aus einem Archivbereich aufgerufen wurden und deren Daten noch im Speicher vorgehalten werden Hinweis Eine kurze Erkl rung der einzelnen Leistungsindikatoren kann direkt bei der Auswahl eines Indikators im Dialogfeld Leiszungsindikatoren angezeigt werden Schaltfl che Erkl rungen So ffnen Sie das windream System Monitoring 1 ffnen Sie das Windows Systemmonitor Programm ber den Befehl Start gt Programme gt Verwaltung gt Systemmonitor aus dem Windows Startmen die Befehlsfolge zum Starten des Systemmonitors kann je nach eingesetztem Betriebssystem variieren 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Lerstungsindikatoren hinzuf gen Schaltfl che 3 W hlen Sie im Feld Datenobjekt den Eintrag windream System Monitoring 5 17 4 Markieren Sie in der Liste Leistungsindikatoren diej
448. ver eingerichtet und in die windream Benutzer und Gruppenverwaltung bernommen Wenn ein PDC oder weitere Dom nen verwendet werden muss dieses Benutzerkonto zus tzlich auf dem PDC und allen verwendeten Dom nen eingerichtet sein Eine ausf hrliche Beschreibung des windream Setups und der f r den Betrieb notwendigen Konfigurationen finden Sie in der Dokumentation windream Serverinstallation wer windream GmbH In der WMC im Ordner windream gt Benntzer und Gruppen gt windream gt Alle Benutzer ist der windream Hauptbenutzer ber den Eintrag Xin der Spalte Hauptbenutzer gekennzeichnet siehe auch Thema windream Alle Benutzer ab Seite 3 151 Vordefinierte windream Gruppen Zus tzlich werden f r den Betrieb von windream zwei vordefinierte windream Gruppen ben tigt e windream Benutzer e windream Administratoren Es muss eine windream Gruppe existieren der alle Anwender zugeordnet sind die mit windream arbeiten sollen Diese Gruppe wird beim Setup als lokale Betriebssystemgruppe auf dem windream Server Benutzer und Gruppenverwaltung 3 135 windream Administratoren oder als globale Gruppe auf dem PDC wenn vorhanden angelegt und eingerichtet Standard windream Benutzer Als weitere M glichkeit kann auch eine bereits vorhandene Gruppe ausgew hlt und als Gruppe aller windream Benutzer festgelegt werden Die im Setup konfigurierte Gruppe aller windream Benutzer wird in die Benutzer und Gruppenverwaltu
449. wahlliste angezeigt Sie beenden den Test indem Sie das Kontextmen erneut aufrufen und den Befehl Test beenden w hlen 3 86 Auswahllisten anlegen und verwalten Eigenschaften von Indexe u x Layout Gruppe von Optansschaltfl chen Typ Zahl C Gruppe von Kontrollkastchen Typ Test f oO Offen Listenfeld Typ Test Q In Bearbeitung Brief Freigegeben Broschure laraf k Handbuch M art Liste mit Kontrollk astchen Typ Zahl Lropdown Kombinationsteld Typ Test Dropdawun Listenfeld Typ Text Englisch Os Franzosisch Itallernisch Polnisch Spanisch Arbeitsvertrag Kaufvertrag Leasingvertt g Mietvertrag Wartungswertag Werkvert aQ Indexe Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 3 25 Auswahllisten Beispiele Auswahllisten bearbeiten Sie k nnen Auswahllisten bearbeiten indem Sie einer Liste zum Beispiel neue Elemente hinzuf gen bestehende Elemente l schen oder die Position einzelner Elemente in der Liste ver ndern Zudem k nnen Sie die Auswahlliste unter einem neuen Namen speichern So bearbeiten Sie eine Auswahlliste 1 ffnen Sie den Ordner Ale Auswahllisten und markieren Sie die Auswahlliste die Sie bearbeiten wollen 2 Aktivieren Sie im Kontextmen der markierten Liste den Befehl Eigenschaften Das Dialogfeld Eigenschaften von lt Answahlliste gt wird eingeblendet 3 Bearbeiten Sie die Liste indem Sie
450. weise der lokale Administrator Mitglied der windream Benutzergruppe ist und deshalb auch auf die Dom ne umgestellt werden soll m ssen Sie die Administratorkennung der Dom ne in windream auf einen Dummy Eintrag ndern Falls der Dom nen Administrator nach der Umstellung verwendet werden soll muss die lokale Administratorkennung auf einen Dummy Eintrag ge ndert werden Siehe hierzu auch den Punkt 3 Alle bisher lokalen Gruppen und Benutzer im AD der Dom ne einrichten und ggf Dummy Konten anlegen ab Seite 3 138 Andere Dom nen Benutzer bereits als windream Benutzer vorhanden Auch f r andere windream Benutzer bzw windream Gruppen deren Benutzer bzw Gruppenkonten sowohl lokal als auch im AD eingerichtet sind m ssen Sie vor der Umstellung entscheiden welche der betreffenden Kennungen zuk nftig in windream genutzt werden sollen Bei der Umstellung auf die Verwaltung im AD kann immer nur jeweils eine der Kennungen beibehalten werden Hinweise zum Einsatz von LDAP mit windream 4 0 3 141 Falls die lokalen Benutzer und Gruppenkonten bernommen werden sollen m ssen die entsprechenden Konten aus dem AD auf Dummy Eintr ge ge ndert werden Falls die Dom nen Konten weiterhin genutzt werden sollen ist eine nderung auf Dummy Eintr ge der lokalen Konten nicht erforderlich Diese werden automatisch bei der Umstellung und dem Abgleich der Benutzerdaten aus der windream Benutzer und Gruppenverwaltung entfernt Vo
451. wender aufgrund der Auswertung der Einstellungen bzgl des Dokumentstatus oder m glicher Bearbeitungsrechte auf das betroffene Dokument nicht ausf hrbar sein sollen Die Option Ausgegrant anzeigen ist aktiviert Ein Dokument ist ausgecheckt F r den Men punkt Ernchecken ClheckIn ist in den Eigenschaften auf der Registerkarte Einstellungen im Bereich Bearbeitungsmodi die Option Spezzell eingestellt und dort der Eintrag Einchecken gesetzt D h der Men punkt Einchecken wird im Kontextmen aktiv angezeigt wenn der Anwender das aktuelle Dokument tats chlich einchecken kann d h er selber derjenige war der das Dokument ausgecheckt hat F r alle anderen Benutzer wird dieser Men punkt nur ausgegraut angezeigt Globale Einstellungen Die globalen Men einstellungen legen Sie an dieser Stelle fest Hier k nnen Sie das Men auch so konfigurieren dass anstatt des Eintrags windream andere Men punkte auf der Root Ebene des Kontextmen s angezeigt werden Wenn Sie die Option Men punkte auf oberster Ebene anzeigen auf der Registerkarte Allgemein aktivieren erscheinen im Kontextmen alle Men punkte die in der Hierarchie eine Ebene unterhalb des Eintrags windream liegen auf der Root Ebene Der Eintrag windream entf llt Markieren Sie diese Option wenn statt des in der windream Management Console konfigurierten Kontextmen s auf den windream Clients das Standard windream Kontextmen verf gbar sein soll Haupteintrag windream
452. werden sollen Ein Men punkt wird angezeigt wenn das Dokument den gew hlten Dateityp die gew hlten Dateitypen hat deaktiviert bzw nicht hat aktiviert Standardm ig ist die Einstellung deaktiviert windream Kontextmen verwalten 3 125 Eigenschaften von windream Bu x Allgemein Einstellungen Eintr ge Be arbeitungsmadi tar darc Speziell Systemdaten bearbeiten indreeam D aten bearbeiten Ein rdaten bearbeiten Lebenszyklus bearbeiten Rechte bearbeiten Signaturen bearbeiten On Bearbeitung I Alle selektierten abgleichen 1 usgecheckt C Bearbeitung nur ber CheckOut Besrbeitungsspere Editierbar nur ber in Bearbeitung mn H Status gesetzt Status nicht gesetzt Darf Dateityp nicht haben Bearbeiten Abbrechen bernehmen Hilfe Abbildung 3 43 Men einstellungen zum Bearbeitungsmodus und Status von Objekten Eintr ge Men eintr ge sortieren Die Eintr ge des Kontextmen s oder eines Untermen s sortieren Sie auf der Registerkarte Eintr ge aus den Eigenschaften des jeweiligen Eintrags Befehl Sorzeren oder Eigenschaften aus dem Kontextmen des zu bearbeitenden Men eintrags in der Baum oder Listenansicht der windream Management Console 3 126 windream Kontextmen verwalten Eigenschaften ron windream x Allgemein Einstellungen Eintr ge Erster CheckQut TE Checkin UndoCheck ut Mach unten workLoc
453. wert die Protokolldatei regelm ig zu analysieren um eventuelle Fehler rechtzeitig erkennen und nachtr glich beheben zu k nnen Hinweis Detaillierte Einstellungen zur Logdatei k nnen in der windream Konfiguration auf der Registerkarte Report vorgenommen werden Dort ist aus der Dropdown Liste Reporz f r der Eintrag Archivieren und L schen von Dokumenten auszuw hlen Weitere Informationen zu den Einstellungen auf der Registerkarte Report finden Sie in Kapitel 4 dieser Dokumentation Wichtige Hinweise zur Erstellung eines Zeitplans Es ist unbedingt darauf zu achten dass die vorgenommenen Einstellungen auf den Registerkarten Task Zeitplan Erweitert und Einstellungen nicht zu einem ungewollten Abbruch der Prozesse Archivieren und L schen f hren Dar ber hinaus k nnen falsche Einstellungen dazu f hren dass der Dienst nicht zur vorgesehenen Zeit gestartet wird Achten Sie besonders auf die korrekte Einstellung der folgenden Optionen e berpr fen Sie die Korrektheit der Angaben zum Benutzer Account auf der Registerkarte Task unter dem der Dienst ausgef hrt werden soll e Markieren Sie das Kontrollk stchen A amp zvieren auf der Registerkarte Task damit der Task gem den von Ihnen vorgenommenen Einstellungen gestartet wird e Achten Sie auf die korrekte Angabe des Start und Enddatums im Dialogfeld Weitere Zeitoptionen Das Enddatum definiert den Der windream Agent Zeitpunkt nach dem der Task nicht
454. windream Administration Administrations handbuch windream GmbH Bochum Copyright 2001 2007 by windream GmbH Wasserstr 219 44799 Bochum Stand 09 07 4 0 0 4 Alle Rechte vorbehalten Kein Teil dieser Beschreibung darf in irgendeiner Form Druck Fotokopie oder einem anderen Verfahren ohne Genehmigung der windream GmbH reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet vervielf ltigt oder verbreitet werden Wichtige Hinweise Alle Informationen und technischen Angaben dieser Beschreibung wurden von den Autoren mit gr ter Sorgfalt zusammengetragen Sie k nnen jedoch weder Garantie noch juristische Verantwortung oder irgendeine Haftung f r Folgen die auf fehlerhafte Angaben zur ckgehen bernehmen windream und die VFS Technologie sind eingetragene Warenzeichen der windream GmbH Alle anderen Markennamen und Produktnamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Eigent mer Wir weisen darauf hin da die in dieser Beschreibung verwendeten Soft und Hardwarebezeichnungen und Markennamen der jeweiligen Firmen im allgemeinen einem Warenzeichen Marken oder Patentrechtschutz unterliegen Irrt mer und kurzfristige nderungen vorbehalten Es gilt der Lizenztext zur Verwendung des Referenz Quellcodes MD5 Message Digest Algorithm von RSA Data Security Inc License is also granted to make and use derivative works provided that such works are identified as derived
455. xe bezeichnen und diese verschiedenen Dokumenttypen zuordnen Die windream Management Console erm glicht das Anlegen individueller Dialogfelder so dass f r jeden Dokumentttyp der neu angelegt wird auch ein neues Dialogfeld mit den notwendigen Indexkriterien erstellt werden kann Index Eigenschaften eines Dokumenttyps ndern Dar ber hinaus k nnen Sie bereits definierte Felder ndern Sie k nnen e die Gr e und Position eines Indexfeldes ndern e ein Indexmerkmal entfernen oder e die Eigenschaften einzelner Indexmerkmale bearbeiten zum Beispiel zugeordneter Index oder die Auswahlliste So ndern Sie die Index Eigenschaften eines Dokumenttyps 1 Wechseln Sie vom windream Ordner im linken Fenster der Management Console in den Ordner windream Administration gt Objekttypen gt Alle Dokumenttypen 2 Doppelklicken Sie in der Liste aller Dokumenttypen den Namen des betreffenden Dokumenttyps dessen Eigenschaften Sie ndern m chten 3 Klicken Sie auf den Eintrag Registerkarten im linken Fenster 4 Aktivieren Sie im rechten Fenster den Eintrag Indexe bzw Indexe n Die Dialogfelder Eigenschaften von Indexe Palette und Eigenschaften Registerkarte an Position lt n gt werden angezeigt 5 Nehmen Sie auf der Registerkarte Layout bzw im Dialogfeld Eigenschaften die notwendigen nderungen vor und best tigen Sie die nderungen mit OK bzw bernehmen Unter Umst nden kann es erf
456. zur Verwendung des Cache je nachdem ob Sie den Cache benutzen neu f llen oder l schen m chten siehe auch Thema Benutzer und Gruppencache verwenden ab Seite 3 168 7 Aktivieren Sie das Kontrollk stchen Untergeordnete Gruppen bernehmen wenn auch untergeordnete Gruppen hinzugef gt werden sollen Die gew hlte Gruppe wird in die Benutzer und Gruppenverwaltung von windream bernommen Anschlie end weisen Sie dieser Gruppe die Administrationsrechte zu Benutzer und Gruppen verwalten 3 167 Hinweis Alle Mitglieder dieser Gruppe die berechtigt sind mit windream zu arbeiten m ssen auch Mitglied in der Gruppe aller windream Benutzer sein So vergeben Sie einer Gruppe die windream Administrationsrechte 1 Wechseln Sie vom Konsolenstamm in den Ordner windream gt lt windreamServer gt gt windream Administration gt Benutzer und Gruppen gt windream 2 ffnen Sie den Ordner Alle Gruppen 3 Markieren Sie die Gruppe der Sie die Administrationsrechte vergeben m chten 4 W hlen Sie den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmen 5 Markieren Sie das Kontrollk stchen Zugang Administration im Dialogfeld Eigenschaften von lt Gruppenname gt 6 Speichern Sie die Einstellungen mit einer der Schaltfl chen OK oder bernehmen Die gew hlte Gruppe erh lt die Rechte zur Ausf hrung der windream Administrationsfunktionen Die Gruppe wird durch den Eintrag X in der Spalte Administratoren gekennzeichnet Ord

windream 4.0 - Administrationshandbuch

Contents

Download Pdf Manuals

Related Search

Related Contents