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Bestellungen und Lieferungen verwalten - e-Shop

1. ndern Sie falls n tig im Feld Angekommen die vom System eingetragenen Angaben zu Datum und Uhrzeit der Lieferung Klicken Sie auf die Schaltfl chte Weiter Die Seite Lieferschein wird angezeigt veenion GmbH Seite 24 Benutzerhandbuch Bestellungen und Lieferungen verwalten impact ordering Lieferscheine verwalten Lieferschein f r mehrere Bestellungen anlegen 1 Um einen Lieferschein f r mehrere Bestellungen anzulegen markieren Sie die gew nschten Bestellungen b 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Lieferschein 3 Verfahren Sie wie unter Lieferschein f r eine Bestellung ausw hlen ab Punkt 4 beschrieben Lieferschein f r mehrere Bestellungen anlegen 1 Um einen Lieferschein f r einzelne Bestellpositionen anzulegen klicken Sie auf das Symbol H um die Positionen anzuzeigen und klicken Sie dann in das Kontrollk stchen neben den Positionen um diese zu markieren 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Lieferschein 3 Verfahren Sie wie unter Lieferschein f r eine Bestellung ausw hlen ab Punkt 4 beschrieben Lieferschein bei unterschiedlichen Lieferanten Enth lt eine Bestellung Positionen f r mehrere Lieferanten so m ssen die Lieferscheine nacheinander f r die einzelnen Lieferanten angelegt werden Beispiel Eine Anforderung enth lt Positionen von Lieferant A und Lieferant B Daraus werden zwei Bestellungen Das erkennen Sie daran dass in der Liste der Anforderungen in der Spalte Warenkorbnummer Best
2. Bestellanforderungen verwalten Wurden Sie einer oder mehreren Firmen als Eink ufer zugeordnet k nnen Sie die Bestellanforderungen der Benutzer dieser Firmen und ihrer untergeordneten Firmen verwalten Sie k nnen e Details der Bestellanforderungen einsehen und den Status verfolgen e Bestellanforderungen ganz oder teilweise stornieren oder die Bestellmengen ndern e _ Warenkorbvorlagen anhand von Bestellanforderungen erstellen e Die Lieferung der angeforderten Waren verbuchen Bestellanforderungen einsehen Sie k nnen eine bersicht der Bestellanforderungen aller Benutzer der Firmen und deren untergeordneten Firmen denen Sie als Eink ufer zugeordnet sind einsehen Sie k nnen eine bersicht aller Bestellanforderungen oder nur Bestellanforderungen mit einem bestimmten Status einsehen z B schon gelieferte oder bezahlte Bestellanforderungen bersicht aller Bestellanforderungen einsehen 1 Klicken Sie auf der Seite Bestellverwaltung auf den Link Bestellanforderungen 2 Klicken Sie auf den Link Anforderungen bersicht um eine bersicht aller Bestellanforderungen einzusehen Anforderungen Einzelpositionen um eine bersicht der einzelnen Positionen der Bestellanforderungen einzusehen Die Seite Anforderungen bzw Anforderungspositionen Einzelpositionen wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten Klicken Sie auf die Schaltfl che bersicht bzw
3. Um den Lieferschein abzuschlie en haken Sie das Kontrollk stchen Abschlie en an Sie k nnen einen abgeschlossenen Lieferschein nicht mehr bearbeiten Werden zus tzliche Artikel geliefert m ssen Sie einen neuen Lieferschein anlegen A Das System ist so einstellbar dass der Lieferschein beim Anlegen abgeschlossen wird Dieses Verhalten ist einstellbar im Firmendialog in der Registerkarte Mandantendaten mit der Option Lieferscheine Reklamationen m ssen bei Anlage Bearbeitung abgeschlossen werden A Entspricht die im Feld Menge geliefert voreingestellte Menge der vom Lieferanten best tigten Menge wird das Kontrollk stchen Abschlie en automatisch aktiviert M chten Sie den Lieferschein nicht abschlie en m ssen Sie dieses Kontrollk stchen deaktivieren 1 Klicken Sie auf die Schaltfl che Speichern um den Lieferschein abzuschlie en bzw zu speichern 2 Haben Sie das Kontrollk stchen Abschlie en deaktiviert k nnen Sie den Lieferschein zu einem sp teren Zeitpunkt bearbeiten Weitere Informationen finden Sie unter Lieferschein bearbeiten auf Seite 27 3 Haben Sie das Kontrollk stchen Abschlie en aktiviert wird die Seite Lieferscheinpr fung angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten Auf der Seite Lieferscheinpr fung k nnen Sie die Richtigkeit der Lieferung best tigen oder Reklamationen anlegen Die hier verf gbaren Optionen sind von den Einstellungen des jewei
4. gen suchen und die Anzeige der bersicht anpassen siehe Informationen suchen und Arbeiten mit bersichten im Handbuch Allgemeine Informationen f r alle Benutzer Klicken Sie auf das Symbol il um eine Vorlage einzusehen bzw zu bearbeiten Die Seite Vorlage wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten Informationen zur Bearbeitung von Vorlagen finden Sie unter Vorlage bearbeiten im Handbuch Produkte anfordern und bestellen Hinweis Sie k nnen die Details der Vorlage nur bei entsprechender Berechtigung ndern Um einen Warenkorb anhand der Vorlage anzulegen klicken Sie auf die Schaltfl che Zum aktiven Warenkorb hinzuf gen Weitere Informationen zu Warenk rben finden Sie unter Warenk rbe anlegen und f llen im Handbuch Produkte anfordern und bestellen veenion GmbH Seite 20 Benutzerhandbuch Bestellungen und Lieferungen verwalten impact ordering Stichproben verwalten Stichproben verwalten Im Rahmenvertrag Registerkarte Stammdaten kann festgelegt werden wie viel Prozent der Bestellungen aus diesem Rahmenvertrag als Stichprobe entnommen werden Durch die Entnahme von Stichproben kann die Qualit t der Leistungen von Lieferanten gepr ft werden Benutzer mit dem Recht Eink ufer k nnen alle Stichproben von Benutzern aus ihnen zugewiesenen Firmen einsehen Ein Benutzer ohne Eink uferrechte sieht keine Stichproben auch wenn er sie selbst ausgel st hat S
5. ngeradresse Die Ware wurde an die falsche Adresse geliefert Qualit tsdefizit Die Ware hat Qualit tsdefizite Behandlungen Abh ngig von den Reklamationseinstellungen und dem ausgew hlten Grund stehen folgende Behandlungen ggf zur Auswahl Die Auswahl einer Behandlung kann zu weiteren Aktionen durch das System f hren oder Sie m ssen weitere Aktionen selber durchf hren Behandlung Beschreibung M gliche weitere Aktionen Akzeptieren Die gelieferten Wenn Sie bei einer berlieferung bzw bei Waren akzeptieren der Lieferung nicht bestellter Waren die Lieferung akzeptieren wird in der Reklamation das Symbol il angezeigt Sie m ssen die gelieferten Positionen unter den beteiligten Kostenstellen Anforderern aufteilen Stornieren Die Bestellung f r Wenn Sie Unterlieferungen bzw die die gelieferten Bestellung f r nicht gelieferte Waren Waren stornieren stornieren erstellt das System automatisch eine Stornierung und sendet diese an den Lieferanten Erneut bestellen Die Waren erneut Wenn Sie Waren erneut bestellen legt das bestellen System automatisch eine Stornierung und veenion GmbH Seite 34 Benutzerhandbuch Bestellungen und Lieferungen verwalten impact ordering Retouren verwalten Behandlung Beschreibung M gliche weitere Aktionen eine neue Bestellung an Preissenkung Eine Preissenkung Wenn Sie diese Behandlung w hlen wird wurde mit dem das Symbol H angezeigt Sie m ssen Lieferanten den neuen Preis in den Det
6. Ihre eigenen Bestellungen zu ndern w hlen Sie den Men punkt Status und klicken Sie auf die Registerkarte Anforderungen e Um Bestellungen anderer Benutzer zu ndern w hlen Sie den Men punkt Leitstand und klicken Sie auf den Link Bestellverwaltung Klicken Sie dann auf die entsprechenden Links Bestellanforderungen Anforderungen bersicht Bestellungen Bestellungen 1 Um die Mengen aller Bestellpositionen zu ndern klicken Sie in das Kontrollk stchen neben der Bestellung um diese zu markieren H Wollen Sie einzelne Bestellpositionen ndern klicken Sie auf das Symbol um die Positionen anzuzeigen und dann in das Kontrollk stchen neben den Positionen um diese zu markieren b 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Menge ndern Die Seite Mengen ndern Stornieren wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten 3 Geben Sie f r jede Position die neue Menge in das Feld Neue Menge ein Um die Bestellposition zu stornieren geben Sie eine Null ein M chten Sie den Preis neu berechnen klicken Sie auf das Symbol vi 4 Klicken Sie auf Speichern Auftragsbest tigungen verwalten Lieferanten k nnen Auftragsbest tigungen direkt im System eingeben wenn sie Zugang zu Impact Ordering haben oder sie k nnen Auftragsbest tigungen via CBL versenden Wenn der Lieferant Auftragsbest tigungen au erhalb des Systems schickt zum Beispiel per Fax oder Telef
7. Positionen um zwischen der bersicht der Bestellanforderungen und der bersicht der Einzelpositionen zu wechseln 3 Um Bestellanforderungen mit einem bestimmten Status einzusehen klicken Sie auf die entsprechende Registerkarte 4 Um die einzelnen Positionen einer Bestellanforderung in der bersicht anzuzeigen klicken Sie auf das Symbol neben der Bestellanforderung veenion GmbH Seite 11 Benutzerhandbuch Bestellungen und Lieferungen verwalten impact ordering Bestellanforderungen verwalten Sie k nnen in der bersicht nach Eintr gen suchen und die Anzeige der bersicht anpassen siehe Informationen suchen und Arbeiten mit bersichten im Handbuch Allgemeine Informationen f r alle Benutzer Details einer Bestellanforderung einsehen 1 Klicken Sie in der bersicht Anforderungen auf das Symbol i neben der Anforderung Die Seite Anforderungsdetails wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten 2 Am Anfang der Seite werden allgemeine Informationen zur Anforderung angezeigt Im Bereich Positionen k nnen Sie detaillierte Informationen zum Bearbeitungsstatus der Positionen z B das Datum an dem die Bestellposition versendet best tigt oder geliefert wurde Klicken Sie auf das Symbol neben einer Position um detaillierte Informationen zu der Position anzuzeigen Klicken Sie auf die Schaltfl che Alle aufklappen oder Alle zuklappen um detaillierte Informat
8. den berf lligen Positionen angezeigt und die Schaltfl che Mahnungsmail generieren wird angezeigt ber diese Schaltfl che k nnen Sie eine Mahnung an den Lieferanten senden Tipp Sie k nnen im Suchbereich nach berf lligen Bestellungen suchen W hlen Sie in der Auswahlliste den Eintrag Status und in der zweiten Auswahlliste den Eintrag berf llig und klicken Sie auf Ergebnisse angezeigen Mehr Informationen zur Suche finden Sie unter Informationen suchen im Handbuch Allgemeine Informationen f r alle Benutzer 1 ffnen Sie die Bestellung f r die Sie eine Mahnung an den Lieferanten senden m chten siehe Bestellungen einsehen auf Seite 14 Die Seite Bestellung wird angezeigt veenion GmbH Seite 15 Benutzerhandbuch Bestellungen und Lieferungen verwalten impact ordering Bestellungen verwalten 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Mahnungsmail generieren Die Seite Bestellung anmahnen wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten ndern Sie falls n tig die im Feld Empf nger angezeigten E Mail Adresse Sie k nnen den automatisch erstellten Text in den Feldern Betreff und Text ndern Klicken Sie auf Senden O 0 A Q Um bereits f r diese Bestellung versandte Mahnungen einzusehen klicken Sie auf die Registerkarte Mahnungen Bestellungen stornieren Wurden im Rahmenvertrag Stornobedingungen definiert k nnen Sie Ihre Bestellungen aus diesem Rahm
9. hlen Sie den Lieferschein auf dem Sie den Wareneingang verbuchen m chten oder falls noch kein Lieferschein angelegt wurde legen Sie einen neuen Lieferschein an F llen Sie den Lieferschein aus und speichern Sie ihn Schlie en Sie den Lieferschein ab Dieser Schritt ist optional aber die Rechnungsverarbeitung kann erst nach dem Abschlie en des Lieferscheins durchgef hrt werden Lieferschein f r eine Bestellung anlegen 1 Klicken Sie in der Liste der Anforderungen Bedarfsanforderungen auf Lieferschein Die Liste der Bestellungen f r die Sie einen Lieferschein anlegen k nnen wird ge ffnet Optional Geben Sie die Bestellnummer ein und klicken Sie auf Ergebnisse anzeigen Klicken Sie bei der gew nschten Bestellung in der letzten Spalte auf Lieferschein Die Seite Lieferscheinauswahl wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten W hlen Sie falls n tig in den Auswahllisten die Belieferte Firma den Lieferanten und die Bestellende Firma Dies ist normalerweise nur erforderlich wenn das System diese Firmen nicht identifizieren konnte Um einen neuen Lieferschein anzulegen geben Sie in das Feld Lieferscheinnummer eine Nummer ein Um die Lieferung auf einem bestehenden Lieferschein zu verbuchen w hlen Sie in der Auswahlliste Nummer den entsprechenden Lieferschein Diese Auswahlliste wird bei der Anlage des ersten Lieferscheins f r die Bestellung nicht angezeigt
10. rot rot Lieferstatus lt L gelb Ein Teil der Lieferung ist eingetroffen wartet auf die Nachlieferung i gelb Automatischer Wareneingang Ein Teil der Lieferung ist eingetroffen und die Wareneingangsbest tigung f r die betroffenen Positionen ist automatisch erfolgt Durch Bearbeiten des Lieferscheins kann diese Best tigung widerrufen werden Sa gelb Der Lieferschein ist abgeschlossen aber nicht vollst ndig Nach Abschicken einer Fehllieferungsmail wird z B der Status von gr n auf gelb zur ckgesetzt Der Eink ufer muss die Fehllieferung noch bearbeiten und danach abschlie en ea gelb Automatischer Wareneingang Der Lieferschein ist abgeschlossen aber nicht vollst ndig Die Wareneingangsbest tigung f r die betroffenen Positionen ist automatisch erfolgt Durch Bearbeiten des Lieferscheins kann diese Best tigung widerrufen werden gelb rot Nicht gelieferte und fehlerhafte Positionen Mindestens eine bestellte Position kann nicht geliefert werden oder wurde storniert L gr n Alle Positionen wurden korrekt geliefert der Lieferschein ist aber noch nicht abgeschlossen a gr n Alle Positionen wurden korrekt geliefert Der Lieferschein ist abgeschlossen und kann nicht mehr bearbeitet werden veenion GmbH Seite 5 Benutzerhandbuch Bestellungen und Lieferungen verwalten impact ordering Statussymbole ei gr n Automatischer Wareneingang Alle Positionen wurden korrekt geliefert aber der Lieferschein ist noch nic
11. wenn die korrekte Menge geliefert wurde aber die Waren M ngel aufweisen Bei entsprechender Berechtigung k nnen Sie auch bei abgeschlossenem Lieferschein Reklamationen anlegen Reklamation bei Aufforderung durch das System anlegen Wenn Sie einen Lieferschein mit Abweichungen zwischen den bestellten und gelieferten Mengen abschlie en siehe Lieferschein anlegen auf Seite 23 wird die Seite Lieferscheinpr fung angezeigt Abh ngig von den Problemen mit der Lieferung und den Einstellungen im Rahmenvertrag werden die folgenden Bereiche auf der Seite Lieferscheinpr fung angezeigt Sie m ssen in jedem Bereich eine Behandlung ausw hlen oder eine Reklamation anlegen W hlen Sie in jedem Bereich eine Option und klicken Sie auf die Schaltfl che Speichern Bereich Beschreibung Minderlieferung Dieser Bereich wird angezeigt wenn die Liefermenge weniger als die Bestellmenge ist Lassen die Einstellungen im Rahmenvertrag Teillieferungen zu k nnen Sie Minderlieferungen als Teillieferungen akzeptieren L sst der Rahmenvertrag keine Teillieferungen zu m ssen Sie veenion GmbH Seite 31 Benutzerhandbuch Bestellungen und Lieferungen verwalten impact ordering Reklamationen verwalten Bereich Beschreibung eine Reklamation anlegen berlieferung Dieser Bereich wird angezeigt wenn die Liefermenge gr er als die Bestellmenge ist Lassen die Einstellungen im Rahmenvertrag berlieferungen zu k nnen Sie die berlieferung a
12. 3 Geben Sie f r jede Position in das Feld Neue Menge eine Null ein um die gesamte Bestellung zu stornieren oder eine neue Menge um nur einen Teil der Bestellung zu stornieren M chten Sie den Preis neu berechnen klicken Sie auf das Symbol A Abh ngig von den Systemeinstellungen betr gt die voreingestellte Menge im Feld Neue Menge Null oder ist identisch mit dem Wert im Feld Alte Menge Ist die voreingestellte Menge Null m ssen Sie f r veenion GmbH Seite 16 Benutzerhandbuch Bestellungen und Lieferungen verwalten impact ordering Auftragsbest tigungen verwalten Positionen die Sie nicht stornieren m chten die urspr nglich bestellte Menge in das Feld Neue Menge eintragen 4 W hlen Sie f r jede Position in der Auswahlliste Grund den Grund f r die Stornierung 5 Klicken Sie auf Speichern Wenn Sie eine Bestellung stornieren die schon geliefert wurde werden Sie vom System aufgefordert eine Reklamation anzulegen siehe Reklamation anlegen auf Seite 31 Bestellmengen ndern Bei entsprechender Berechtigung k nnen Sie die Mengen bestellter Produkte ndern Solange die Bestellung noch nicht an den Lieferanten versendet wurde k nnen Sie die Mengen erh hen oder verringern Wurde die Bestellung schon an den Lieferanten versendet k nnen Sie die Mengen nur verringern Eine Verringerung der Mengen f hrt zu einer Teilstornierung der Bestellung Sie k nnen die Bestellmengen von Bedarfsanforderungen nicht ndern e Um
13. Es wird dann eine E Mail an den Lieferanten verschickt Retouren einsehen Sie k nnen eine bersicht aller Retouren einsehen von Firmen und deren untergeordneten Firmen denen Sie als Eink ufer zugeordnet sind Sie k nnen eine bersicht aller Retouren einsehen oder nur Retouren mit einem bestimmten Status zum Beispiel offene oder versendete Retouren veenion GmbH Seite 35 Benutzerhandbuch Bestellungen und Lieferungen verwalten impact ordering Lieferungsinformationen verwalten 1 Klicken Sie auf der Seite Lieferverwaltung auf den Link Retouren Die Seite Retouren wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten 2 Klicken Sie auf die entsprechende Registerkarte um Retouren mit einem bestimmten Status anzuzeigen 3 Klicken Sie auf das Symbol il um die Details einer Retoure anzuzeigen bzw um die R cksendung der Ware an den Lieferanten zu best tigen Retouren best tigen Das Erstellen einer Retoure im System best tigt nicht automatisch dass die Artikel tats chlich an den Lieferanten zur ckgeschickt wurden Die tats chliche R cksendung erfolgt durch den Eink ufer oder den Empf nger der Waren durch das Aktivieren der Option Versendet auf der Detailseite der Retoure Es wird dann eine E Mail an den Lieferanten verschickt 1 Klicken Sie auf der Seite Lieferverwaltung auf den Link Retouren Die Seite Retouren wird angezeigt 2 Klicken Sie auf das Symbol il neb
14. Lieferavis via CBL versenden Wenn der Lieferant Lieferavis au erhalb des Systems schickt zum Beispiel per Fax oder Telefon kann der Eink ufer f r die ihm zugeordneten Firmen diese Lieferavis im System nacherfassen Es ist m glich im Rahmenvertrag festzulegen dass ein Lieferavis eine vorher bestimmte Anzahl Werktage vor der Lieferung im System eingegeben werden muss Die zeitgesteuerte Aufgabe Auftragsbest tigung Lieferavis Eingang berpr fen berpr ft ob ein Lieferavis innerhalb des vordefinierten Zeitraums eingegangen ist Ist ein Lieferavis berf llig erh lt der entsprechende Eink ufer eine Nachricht in seiner Lobby Lieferavis einsehen Sie k nnen eine bersicht aller Lieferavis einsehen von Firmen und deren untergeordneten Firmen denen Sie als Eink ufer zugeordnet sind Sie k nnen eine bersicht aller Lieferavis einsehen oder nur Lieferavis mit einem bestimmten Status zum Beispiel offene oder geschlossene Lieferavis 1 Klicken Sie auf der Seite Lieferverwaltung auf den Link Lieferavis 2 Klicken Sie auf den Link Lieferavis um eine bersicht aller Lieferavis einzusehen Lieferavispositionen um eine bersicht der einzelnen Positionen einzusehen Die Seite Lieferavis bzw Lieferavispositionen wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten 3 Klicken Sie auf die entsprechende Registerkarte um Lieferavis mit einem bestimmten Status anzuzeigen 4 K
15. Lieferungen verwalten impact ordering Lieferscheine verwalten e Um Lieferscheine f r Ihre eigenen Bestellungen zu bearbeiten w hlen Sie den Men punkt Status und klicken Sie auf die Registerkarte Anforderungen oder Bedarfsanforderungen e Um Lieferscheine f r Bestellungen von anderen Benutzern zu bearbeiten w hlen Sie den Men punkt Leitstand und klicken Sie auf den Link Lieferverwaltung Klicken Sie dann auf den entsprechenden Link Bedarfsanforderungen Anforderungen Bestellungen 1 Um den Lieferschein f r eine Bestellung zu bearbeiten klicken Sie in das Kontrollk stchen neben der Bestellung um diese zu markieren l Um den Lieferschein f r einzelne Positionen zu bearbeiten klicken Sie auf um die Positionen anzuzeigen und klicken Sie dann in das Kontrollk stchen neben den Positionen um diese zu markieren I A Wurde f r eine Bestellung noch keinen Lieferschein angelegt ist das Lieferstatussymbol grau dL 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Lieferschein Die Seite Lieferscheinauswahl wird angezeigt 3 W hlen Sie in der Auswahlliste Lieferscheinnummer den Lieferschein den Sie bearbeiten m chten und klicken Sie auf die Schaltfl che Weiter Die Seite Lieferschein wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten 4 Nehmen Sie die nderungen vor und klicken Sie auf Speichern Weitere Information zum Ausf llen von Lieferscheinen finden Sie unter Li
16. Reklamationen anlegen und bearbeiten e Retouren einsehen und die R cksendung der Ware an den Lieferanten best tigen Seiten der Lieferverwaltung Sie k nnen Lieferungen verwalten indem Sie auf die entsprechenden Links auf der Seite Lieferverwaltung klicken Um diese Seite anzuzeigen w hlen Sie den Men punkt Leitstand und w hlen Sie dann den Men punkt Lieferungen oder klicken Sie auf den Link Lieferverwaltung Sie k nnen nur Lieferungen von Firmen denen Sie als Eink ufer zugeordnet sind verwalten Leseberechtigte k nnen Lieferungen nur im Lesemodus einsehen d h sie k nnen keine Aktionen durchf hren Link Lieferavis Lieferscheine Lieferscheine Sicht Warenannahme Lieferscheinpositionen Lieferscheinpositionen Sicht Warenannahme Reklamationen Retouren veenion GmbH Beschreibung Sie k nnen die im System vorhandenen Lieferavis einsehen Sie k nnen die Details zu bestehenden Lieferscheinen einsehen bearbeiten oder auch neue anlegen Sie k nnen die Details zu bestehenden Lieferscheinen einsehen bearbeiten oder auch neue anlegen In dieser Sicht wird die Registerkarte Abgerechnet nicht angezeigt Die Lieferscheine werden hier als einzelne Positionen angezeigt In dieser Sicht wird die Registerkarte Bezahlt nicht angezeigt Die Lieferscheine werden hier als einzelne Positionen angezeigt In dieser Sicht wird die Registerkarte Bezahlt nicht angezeigt Hier bearbeiten Sie Reklamati
17. agsbest tigung angezeigt in welcher die Differenz aufgetreten ist Diese Symbole werden erst nach dem Speichern angezeigt 7 Wenn der Lieferant nur eine Teillieferung f r eine Position best tigt hat klicken Sie auf das Symbol a um eine neue Zeile zur Auftragsbest tigung hinzuzuf gen Geben Sie in diese Zeile die Details zur Teillieferung ein Klicken Sie auf um die Zeile zu entfernen 8 Wenn Sie keine weiteren Auftragsbest tigungen mehr zu dieser Bestellung hinzuf gen m chten aktivieren Sie das Kontrollk stchen Abgeschlossen und klicken Sie auf Speichern Ist das Kontrollk stchen Abgeschlossen nicht aktiviert kann die Auftragsbest tigung f r diese Bestellung weiterhin bearbeitet und erweitert werden Hinweis Sie k nnen an einer abgeschlossenen Bestellung keine nderungen mehr vornehmen und keine weiteren Auftragsbest tigungen zu dieser Bestellung hinzuf gen Auftragsbest tigungen bearbeiten Sie k nnen Auftragsbest tigungen bearbeiten so lange die Bestellung noch nicht f r die Anlage von Auftragsbest tigungen abgeschlossen wurde Bestellungen werden f r die Anlage von weiteren Auftragbest tigungen geschlossen indem das Kontrollk stchen Abgeschlossen in den Details zur Auftragsbest tigung aktiviert wird 1 Klicken Sie auf der Seite Bestellverwaltung auf den Link Auftragsbest tigungen 2 Klicken Sie auf den Link veenion GmbH Seite 19 Benutzerhandbuch Bestellungen und Lieferungen verwalten impact orde
18. ails zu der vereinbart Reklamationsposition eintragen Zur ck Die gelieferten Wenn Sie diese Behandlung w hlen wird Waren an den nur die gelieferte Menge storniert und das Lieferanten System erstellt automatisch eine Retoure zur ckschicken f r diese Menge Teillieferung Eine Unterlieferung Wenn Sie diese Behandlung w hlen wird als Teillieferung der entsprechende Lieferschein akzeptieren automatisch geschlossen und steht f r die Rechnungsverarbeitung zur Verf gung Entsorgen Die gelieferten Wenn Sie diese Behandlung w hlen wird Waren entsorgen nur die gelieferte Menge storniert und das System erstellt automatisch eine Retoure f r diese Menge Retouren verwalten Wurden Sie als Eink ufer einer oder mehreren Firmen zugeordnet k nnen Sie die Retouren dieser Firmen und ihrer untergeordneten Firmen verwalten Retouren werden automatisch vom System angelegt sobald eine Reklamation erstellt wurde Eine Retoure listet alle Artikel die zum Lieferanten zur ckgeschickt wurden in Folge einer Reklamation bei der Zur ckschicken oder Zur ckschicken und auf Nachlieferung warten auf der Reklamationsseite als Behandlung angegeben wurde Das Erstellen einer Retoure im System best tigt nicht automatisch dass die Artikel tats chlich an den Lieferanten zur ckgeschickt wurden Die tats chliche R cksendung erfolgt durch den Eink ufer oder den Empf nger der Waren durch das Aktivieren der Option Versendet auf der Detailseite der Retoure
19. aten Bereich Eigenschaften angehakt werden 1 Abh ngig von den Rahmenvertragseinstellungen f r den Lieferanten k nnen Sie ggf die Lieferung von Ersatzprodukten oder zus tzlich gelieferten Produkten verbuchen Wurde ein Ersatzprodukt anstelle des bestellten Produkts geliefert klicken Sie auf das Symbol U um das Ersatzprodukt im Katalog auszuw hlen Wurden Produkte geliefert die nicht bestellt wurden klicken Sie auf das Symbol a um die zus tzlich gelieferten Produkte zu erfassen Die Seite Suche wird angezeigt Suchen Sie nach dem Ersatzprodukt bzw dem zus tzlich gelieferten Produkt und klicken Sie auf das Symbol um das Produkt dem Lieferschein hinzuzuf gen Weitere Informationen zur Suche finden Sie unter Informationen suchen im Handbuch Allgemeine Informationen f r alle Benutzer Bei der Auswahl eines zus tzlich gelieferten Produkts wird eine zus tzliche Zeile mit dem ausgew hlten Produkt im Lieferschein angezeigt Geben Sie hier die gelieferte Menge ein Klicken Sie auf das Symbol E wenn Sie diese Zeile l schen m chten Wurde der Lieferschein automatisch angelegt k nnen Sie den automatischen Wareneingang mit Klick auf das Symbol i stoppen und die Position manuell bearbeiten Mit Klick auf das Symbol S reaktivieren Sie den automatischen Wareneingang veenion GmbH Seite 26 Benutzerhandbuch Bestellungen und Lieferungen verwalten impact ordering Lieferscheine verwalten Lieferschein abschlie en
20. chlossen und klicken Sie auf Speichern Ist das Kontrollk stchen Abgeschlossen nicht aktiviert k nnen Sie jederzeit Lieferavis f r die Bestellung bearbeiten oder hinzuf gen veenion GmbH Seite 30 Benutzerhandbuch Bestellungen und Lieferungen verwalten impact ordering Reklamationen verwalten Reklamationen verwalten Wurden Sie als Eink ufer einer oder mehreren Firmen zugeordnet k nnen Sie die Reklamationen dieser Firmen und ihrer untergeordneten Firmen verwalten Reklamationen einsehen Sie k nnen eine bersicht aller Reklamationen einsehen von Firmen und deren untergeordneten Firmen denen Sie als Eink ufer zugeordnet sind Sie k nnen eine bersicht aller Reklamationen einsehen oder nur Reklamationen mit einem bestimmten Status zum Beispiel offene oder geschlossene Reklamationen 1 Klicken Sie auf der Seite Lieferverwaltung auf den Link Reklamationen Die Seite Reklamationen wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten 2 Klicken Sie auf die entsprechende Registerkarte um Reklamationen mit einem bestimmten Status anzuzeigen 3 Klicken Sie auf das Symbol il um die Details zu einer Reklamation anzuzeigen Reklamation anlegen Bei einer fehlerhaften Lieferung z B bei einer Minderlieferung werden Sie beim Abschlie en des Lieferscheins aufgefordert eine Reklamation anzulegen Sie k nnen auch Reklamationen f r korrekt gelieferte Waren anlegen z B
21. dlungen Wenn Sie eine Reklamation anlegen m ssen Sie den Grund f r die Reklamation und eine Behandlung ausw hlen Abh ngig von den Problemen mit der Lieferung und den Einstellungen im Rahmenvertrag werden auf der Seite Reklamation folgende Gr nde und Behandlungen in die Auswahllisten Grund und Behandlung automatisch eingetragen Problem Grund Behandlung Gelieferte Menge ist weniger als Minderlieferung Stornieren bestellte Menge Gelieferte Menge ist mehr als berlieferung Zur ckschicken bestellte Menge Ersatzprodukt anstelle des bestellten Ersatzlieferung Zur ckschicken Produkts geliefert Nicht bestellte Artikel wurden Nicht bestellt Akzeptieren geliefert Artikel mit der gelieferten Menge Null Bestellt aber nicht Stornieren geliefert veenion GmbH Seite 33 Benutzerhandbuch Bestellungen und Lieferungen verwalten impact ordering Reklamationen verwalten Abh ngig von den Reklamationseinstellungen im Rahmenvertrag k nnen Sie einen anderen Grund bzw eine andere Behandlung ausw hlen und durch das Hinzuf gen von zus tzlichen Reklamationspositionen zus tzliche Reklamationen anlegen Gr nde Zus tzlich zu den Standardgr nden stehen ggf folgende Gr nde zur Auswahl Grund Beschreibung Schon storniert Die Bestellung wurde schon storniert Liefertermin berschritten Die Ware wurde zu sp t geliefert Defekt Die Ware ist defekt Wird nicht mehr ben tigt Die Ware wird nicht mehr ben tigt Falsche Endempf
22. eferanten gepr ft werden Stichproben k nnen nur mit Eink uferrecht eingesehen werden Seite 8 Benutzerhandbuch Bestellungen und Lieferungen verwalten impact ordering Bedarfsanforderungen verwalten Bedarfsanforderungen verwalten Wurden Sie als Eink ufer einer oder mehreren Firmen zugeordnet k nnen Sie die Bedarfsanforderungen der Benutzer dieser Firmen und ihrer untergeordneten Firmen bearbeiten und verfolgen Sie k nnen e Details der Bedarfsanforderungen einsehen und den Status verfolgen e Bedarfsanforderungen ganz oder teilweise stornieren Bedarfsanforderungen einsehen Sie k nnen eine bersicht der Bedarfsforderungen aller Benutzer der Firmen und deren untergeordneten Firmen einsehen denen Sie als Eink ufer zugeordnet sind Sie k nnen eine bersicht aller Bedarfsanforderungen oder nur Anforderungen mit einem bestimmten Status einsehen z B schon gelieferte oder bezahlte Bedarfsanforderungen bersicht aller Bedarfsanforderungen einsehen 1 Klicken Sie auf der Seite Bestellverwaltung auf den Link Bedarfsanforderungen 2 Klicken Sie auf den Link Bedarfsanforderungen bersicht um eine bersicht aller Bedarfsanforderungen einzusehen Bedarfsanforderungen Einzelpositionen um eine bersicht der einzelnen Positionen der Bedarfsanforderungen einzusehen Die Seite Bedarfsanforderungen bzw Bedarfsanforderungen Einzelpositionen wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informatione
23. eferschein anlegen auf Seite 23 Wareneingangsdatum des Lieferscheins ndern Das Wareneingangsdatum eines Lieferscheins l sst sich nach Abschluss eines Lieferscheins ndern wenn folgende Voraussetzungen erf llt sind e Der Lieferschein wurde noch nicht erfolgreich exportiert e Es gibt keine genehmigten Genehmigungseintr ge zu dem Lieferschein e Es gibt keine verarbeitete Rechnung Gutschrift f r den Lieferschein Zum ndern des Wareneingangsdatums gehen Sie wie folgt vor 1 Wechseln Sie in den Lieferscheindialog 2 Klicken Sie hinter dem Feld Angekommen auf das Symbol F Ist diese Symbol nicht vorhanden verf gen Sie nicht ber das Recht das Datum zu ndern Erscheint das Symbol ist eine der obigen Voraussetzungen nicht erf llt und Sie k nnen das Datum nicht ndern 3 Geben Sie das Datum ein oder benutzen Sie den Kalender veenion GmbH Seite 28 Benutzerhandbuch Bestellungen und Lieferungen verwalten impact ordering Lieferavis verwalten 4 bernehmen Sie die Eingabe mit Klick auf Die Eingabe k nnen Sie mit Klick auf abbrechen Das ndern des Wareneingangsdatums ist nur mit den entsprechenden Rechten notwendig Standardm ig sind nur die Berechtigungsset Sets superuser und root mit den Rechten ausgestattet Das Recht kann jedoch auch anderen Sets zugeteilt werden Lieferavis verwalten Lieferanten k nnen Lieferavis direkt im System eingeben wenn sie Zugang zu Impact Ordering haben oder sie k nnen
24. ellnummer zwei Bestellnummern zu finden sind Zum Anlegen der Lieferscheine gehen sie vor wie oben unter Lieferschein f r eine Bestellung ausw hlen beschrieben Bei Schritt 5 w hlen Sie Lieferant A Fahren Sie fort wie oben unter Lieferschein f r eine Bestellung ausw hlen und nachfolgend unter Lieferschein ausf llen beschrieben Es wurde nun ein Lieferschein f r die Positionen der Bestellung an Lieferant A angelegt Nun legen Sie erneut einen Lieferschein f r diese Anforderung an Bei Schritt 5 w hlen Sie Lieferant B Fahren Sie fort wie oben unter Lieferschein f r eine Bestellung ausw hlen und nachfolgend unter Lieferschein ausf llen beschrieben Es wurde nun ein Lieferschein f r die Positionen der Bestellung an Lieferant B angelegt Lieferschein ausf llen Sie geben die Lieferscheindetails auf der Seite Lieferschein ein W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten veenion GmbH Seite 25 Benutzerhandbuch Bestellungen und Lieferungen verwalten impact ordering Lieferscheine verwalten Im Bereich Positionen werden alle Bestellpositionen aufgelistet Die Felder Artikelnr Produkt und Angekommen werden automatisch vom System ausgef llt basierend auf den Informationen in der Bestellung Sie k nnen jedoch bei Abweichungen von der Bestellung diese Angaben ndern Sie m ssen aber in der Regel nur die gelieferte Menge eingeben Positionen die Sie bereits bearbeit
25. en der Retoure die Sie best tigen m chten Die Seite Retoure Seite wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten 3 Um einen Kommentar zu der Retoure hinzuzuf gen klicken Sie auf die Registerkarte Kommentar und geben Sie Ihren Kommentar ein Mehr Informationen zu Kommentaren und Anh ngen finden Sie unter Kommentare und Anh nge im Handbuch Allgemeine Informationen f r alle Benutzer 4 Um zu best tigen dass die Artikel an den Lieferanten zur ckgeschickt wurden aktivieren Sie das Kontrollk stchen neben dem Feld Versendet L und klicken Sie auf Speichern Lieferungsinformationen verwalten Bei der Beschaffung von technischen Produkten ist es in einigen F llen erforderlich dass z B zur besseren Abwicklung von Garantief llen die jeweiligen Seriennummern der Ger te erfasst werden Dazu liefert der Lieferant eine Excel Liste in vorgegebenem Format mit Bestellnummer Bestellposition und der entsprechenden Seriennummer die zu Wareneing ngen als Lieferinformation importiert werden k nnen Die zu importierenden Informationen m ssen in einem vordefinierten Format vorliegen und die zeitgesteuerte Aufgabe Lieferungsinformationenimport muss eingerichtet sein Die Seriennummern k nnen Sie dann den Empf ngern der Ware zuordnen Die Empf nger k nnen Sie aus einer Liste aller Empf nger der belieferten Firma ausw hlen oder manuell eintragen Lieferungsinformationen k nnen von Ben
26. en k nnen einen unterschiedlichen Status haben Statussymbole k nnen daher aufgrund des unterschiedlichen Status der Bestellpositionen mehr als eine Farbe haben i Bedarfsanforderungsstatus Bestellanforderungsstatus Bestellstatus Lieferstatus ES Rechnungsstatus Bedarfsanforderungsstatus E gelb Wartet auf Genehmigung 5 gelb rot Mindestens eine Position wurde abgelehnt oder storniert oder zur Nachbearbeitung zur ckgeschickt und mindestens eine Position wartet auf Genehmigung E gr n Genehmigt gr n rot Mindestens eine Position wurde genehmigt und mindestens eine Position wurde abgelehnt oder storniert oder zur Nachbearbeitung zur ckgeschickt E rot Abgelehnt oder storniert oder zur Nachbearbeitung zur ckgeschickt Bestellanforderungsstatus Er gelb Wartet auf Genehmigung E gelb rot Mindestens eine Position wurde abgelehnt oder storniert und mindestens veenion GmbH Seite 3 Benutzerhandbuch Bestellungen und Lieferungen verwalten impact ordering Statussymbole eine Position wartet auf Genehmigung E gr n Genehmigt E gr n rot Mindestens eine Position wurde genehmigt und mindestens eine Position wurde abgelehnt oder storniert E rot Abgelehnt oder storniert Bestellstatus gelb Die Bestellung wartet noch auf den Versand oder die Bestellung wurde versendet aber der Empfang wurde vom Lieferanten noch nicht best tigt N gelb rot Mindestens eine Position der Bestellung wurde storniert oder
27. en wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten 3 Klicken Sie auf die entsprechende Registerkarte um Auftragsbest tigungen mit einem bestimmten Status anzuzeigen 4 Klicken Sie auf neben einer Auftragsbest tigung um alle Einzelpositionen dieser Auftragsbest tigung anzuzeigen 5 Klicken Sie auf das Symbol i neben einer Auftragsbest tigung um die Details der Auftragsbest tigung anzuzeigen Die Seite Auftragsbest tigung wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten Di Sie k nnen in der bersicht nach Eintr gen suchen und die Anzeige der bersicht anpassen siehe Informationen suchen und Arbeiten mit bersichten im Handbuch Allgemeine Informationen f r alle Benutzen Auftragsbest tigungen anlegen Lieferanten k nnen Auftragsbest tigungen direkt im System hinterlegen wenn sie Zugang zum Impact Ordering haben oder sie k nnen Auftragsbest tigungen via CBL versenden Wenn der Lieferant Auftragsbest tigungen au erhalb des Systems schickt zum Beispiel per Fax oder Telefon kann der Eink ufer f r die ihm zugeordneten Firmen diese Auftragsbest tigungen im System nacherfassen 1 Klicken Sie auf der Seite Bestellverwaltung auf den Link Bestellungen 2 Klicken Sie auf den Link Bestellungen veenion GmbH Seite 18 Benutzerhandbuch Bestellungen und Lieferungen verwalten impact ordering Auftra
28. envertrag ganz oder teilweise stornieren Bei entsprechender Berechtigung k nnen Sie auch die Bestellungen anderer Benutzer stornieren Stornobedingungen legen fest ob und wann eine Bestellung storniert werden kann z B nur vor oder auch nach der Lieferung Stornieren Sie eine Bestellung die schon an den Lieferanten versendet wurde wird eine E Mail an den Lieferanten geschickt um ihn ber die Stornierung zu informieren e Um Ihre eigenen Bestellungen zu stornieren w hlen Sie den Men punkt Status und klicken Sie auf die Registerkarte Anforderungen bzw Bedarfsanforderungen e Um Bestellungen von anderen Benutzern zu stornieren w hlen Sie den Men punkt Leitstand und klicken Sie auf den Link Bestellverwaltung Klicken Sie dann auf die entsprechenden Links Bedarfsanforderungen Bedarfsanforderungen bersicht Bestellanforderungen Anforderungen bersicht Bestellungen Bestellungen 1 Um die gesamte Bestellung zu stornieren klicken Sie in das Kontrollk stchen L neben der Bestellung um diese zu markieren I Um einzelne Positionen zu stornieren klicken Sie auf das Symbol um die Positionen anzuzeigen und klicken Sie in das Kontrollk stchen neben den Positionen um diese zu markieren b 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Stornieren Die Seite Bedarfsanforderung stornieren bzw Anforderung stornieren wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten
29. et haben k nnen Sie als erfasst markieren indem Sie hinter der Position den Haken in der Spalte Erfasst setzen Klicken Sie auf die Schaltfl che erfasste ausblenden erscheinen nur noch Positionen die Sie nicht erfasst haben Mit Klick auf die Schaltfl che alle einblenden blenden Sie die ausgeblendeten Positionen wieder ein 1 Geben Sie f r jede Position in das Feld Gelieferte Menge die tats chlich gelieferte Menge ein Abh ngig von den Systemeinstellungen ist die voreingestellte Menge im Feld Gelieferte Menge entweder Null oder die vom Lieferanten best tigte Menge Gibt es eine Auftragsbest tigung mit abweichender Menge kann bei Neuanlage die vorgeblendete Menge von der offenen Menge abweichen Mit den entsprechenden Rechten k nnen Sie die Mengen mit den Schaltfl chen Mengen nullen und Mengen zur cksetzen bearbeiten Mengen nullen setzt bei allen Positionen die keinen Haken bei Erfasst haben die Mengen auf 0 Mengen zur cksetzen setzt bei allen Positionen die keinen Haken bei Erfasst haben die Mengen auf die noch offene Menge Sollte das System so eingestellt sein dass bei allen Positionen 0 als Menge vorgeblendet wird entf llt die Schaltfl che Mengen nullen und Mengen zur cksetzen setzt nicht auf die noch offene Menge sondern auf 0 zur ck A Damit ein Nutzer diese Schaltfl chen nutzen kann muss das Recht dazu entweder im Rahmenvertrag Tab Wareneingang und Reklamation Bereich Lieferschein oder im Benutzerprofil Tab Stammd
30. gsbest tigungen verwalten Die Seite Bestellungen wird angezeigt 3 Um eine Auftragsbest tigung f r die komplette Bestellung zu erstellen klicken Sie das Kontrollk stchen neben der Bestellung um diese zu markieren b Um eine Auftragsbest tigung f r einzelne Positionen zu erstellen klicken Sie auf um die Positionen anzuzeigen Klicken Sie dann auf das Kontrollk stchen neben den Positionen um diese zu markieren b 4 Klicken Sie auf die Schaltfl che Auftragsbest tigung Die Seite Auftragsbest tigung wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten 5 Die Auftragsbest tigung ist in der Voreinstellung mit allen Details der Bestellung ausgef llt Stimmen die Details der Auftragsbest tigung mit den Details aller Positionen der Bestellung berein geben Sie im Feld Voraussichtliches Lieferdatum das Lieferdatum ein und im Feld Auftragsbest tigungsnummer die Nummer der Auftragsbest tigung ein und klicken Sie auf Speichern 6 Sie k nnen f r jede Position eine Auftragsbest tigungsnummer eingeben und die Angaben in den Feldern Voraussichtliches Lieferdatum Menge Einzelpreis Netto und MwSt ndern in Abstimmung mit den Informationen die Ihnen der Lieferant bermittelt hat Sollte die Menge die Sie in die Auftragsbest tigung eingeben von der Menge in der Bestellung abweichen wird das Symbol A neben dem Produkt angezeigt und das Symbol wird neben der Auftr
31. ht abgeschlossen Die Wareneingangsbest tigung ist automatisch erfolgt Durch Bearbeiten des Lieferscheins kann diese Best tigung widerrufen werden gr n Abgeschlossener Automatischer Wareneingang Lieferschein vom Anforderer ohne Reklamation oder nach durchgef hrter Reklamation durch Eink ufer abgeschlossen ot Der automatische Wareneingang wurde durch die entsprechende Bearbeitung des Lieferscheins angehalten gr n rot Mindestens eine bestellte Position kann nicht geliefert werden oder wurde storniert und mindestens eine bestellte Position ist eingetroffen A rot Der Lieferschein hat den Status Problem weil er Abweichungen von der Bestellung aufweist Solange der Lieferschein noch nicht abgeschlossen ist kann er bearbeitet werden Reklamationen werden erst erzeugt wenn der Lieferschein abgeschlossen ist AA rot Diese Bestellung hat ein Problem und muss noch bearbeitet werden Vom System wurde automatisch eine Reklamation angelegt da der Lieferschein abgeschlossen ist Nach Abschluss der Reklamation kann sich die Farbe in gr n oder gelb wandeln it grau Ein Lieferavis liegt vor Das Zusatzsymbol in Form eines Ausrufezeichens wird wieder entfernt wenn der Status der Lieferung sich ndert da es als Erinnerung f r eine anstehende Lieferung gedacht ist Rechnungsstatus Eg gelb Die Rechnung ist bereits eingetroffen wurde jedoch noch nicht gepr ft Bi gelb rot Die Pr fung der Rechnung ergab Fehler bei mindestens e
32. iner Rechnungsposition Ez gr n Die Rechnung wurde gepr ft und ist korrekt ii gr n rot Die Pr fung der Rechnung ergab Fehler bei mindestens einer Rechnungsposition und mindestens eine Rechnungsposition ist korrekt E ot Die Rechnung wurde bereits gepr ft Die Pr fung ergab Fehler bei allen Rechnungspositionen veenion GmbH Seite 6 Benutzerhandbuch Bestellungen und Lieferungen verwalten impact ordering Bestellungen und Anforderungen verwalten Wurden Sie einer oder mehreren Firmen als Eink ufer zugeordnet k nnen Sie die Bestellungen dieser Firmen und ihrer untergeordneten Firmen verwalten Sie k nnen e Details zu Bedarfsanforderungen Bestellanforderungen und Bestellungen einsehen und den Status verfolgen e _Mengenabfragen einsehen und bearbeiten Eine Mengenabfrage ist eine spezielle Vorlage mit der Sie den Bedarf eines Produkts direkt ermitteln k nnen e Bestellungen ganz oder teilweise stornieren e Die Bestellmengen ndern z B um den im Lieferantenrahmenvertrag festgelegten Mindestbestellwert zu erreichen e Erinnerungen an berf llige Bestellungen an Lieferanten senden e Auftragsbest tigungen einsehen anlegen und bearbeiten e Bedarfsvorlagen verwalten Anhand von Vorlagen k nnen Benutzer Warenk rbe f r oft bestellte Produkte schnell erstellen e Stichproben verwalten Durch die Entnahme von Stichproben kann die Qualit t der Leistungen von Lieferanten gepr ft werden F r die Zusammenstel
33. ionen zu allen Bestellpositionen anzuzeigen 3 Klicken Sie auf das Symbol er um Kommentare f r den Lieferanten hinzuzuf gen oder das Symbol gt um interne f r den Lieferanten unsichtbare Kommentare hinzuzuf gen 4 Klicken Sie auf das Symbol ach um die Bestellanforderung als PDF Datei zu drucken 5 Um die Genehmigungsdetails der Bestellanforderung einzusehen klicken Sie auf die Registerkarte Genehmigungsinformationen Bestellanforderungen stornieren Wurden im Rahmenvertrag Stornobedingungen definiert k nnen Sie Ihre Bestellungen aus diesem Rahmenvertrag ganz oder teilweise stornieren Bei entsprechender Berechtigung k nnen Sie auch die Bestellungen anderer Benutzer stornieren Stornobedingungen legen fest ob und wann eine Bestellung storniert werden kann z B nur vor oder auch nach der Lieferung Stornieren Sie eine Bestellung die schon an den Lieferanten versendet wurde wird eine E Mail an den Lieferanten geschickt um ihn ber die Stornierung zu informieren e Um Ihre eigenen Bestellungen zu stornieren w hlen Sie den Men punkt Status und klicken Sie auf die Registerkarte Anforderungen bzw Bedarfsanforderungen e Um Bestellungen von anderen Benutzern zu stornieren w hlen Sie den Men punkt Leitstand und klicken Sie auf den Link Bestellverwaltung Klicken Sie dann auf die entsprechenden Links Bedarfsanforderungen Bedarfsanforderungen bersicht Bestellanforderungen Anforderungen bersicht Bestell
34. ionen einsehen 22220224020002n0 ann nnennnnnennnnene nee 31 Reklamation si al 6 1 0 DIRERNEEREUNIESTFIEREN ERIERERIAEEREERN AEERERIEERTREERN TCUTRERNERTE 31 Reklamationsgr nde und behandlungen 4 420 33 Retouren verwalten arena 35 Retouren einsehen arena 35 Retouren best tigen u022400200002nn nenn nenne nenne nenn nenne nennenen 36 Lieferungsinformationen verwalten 2 z02200202020002nnennn 200 36 Lieferungsinformationen imporftieren 22u020s020en nennen 200 37 Lieferungsinformationen Zuordnen s ssesseeserserererererreereene 37 INGON areae 38 veenion GmbH Seite ii Inhalt Benutzerhandbuch Bestellungen und Lieferungen verwalten impact ordering ber dieses Handbuch Dieses Handbuch richtet sich an Benutzer die f r die Verwaltung von Bestellungen und Lieferungen in Impact Ordering verantwortlich sind in der Regel Benutzer mit dem Berechtigungs Sets Eink ufer Eink ufer k nnen einer oder mehreren Firmen zugeordnet sein und k nnen die Bestellungen und Lieferungen dieser Firmen verwalten Statussymbole Der Status einer Bestellung wird durch unterschiedliche Statussymbole gekennzeichnet Die Farbe eines Statussymbols weist auf den Status der Bestellung hin Wenn Sie auf ein Statussymbol klicken bzw den Mauszeiger ber das Symbol positionieren werden weitere Informationen zum Status angezeigt Hinweis Die einzelnen Bestellposition
35. is Abh ngig von den Einstellungen im Rahmenvertrag k nnen mehrere Anforderungen in einer Bestellung zusammengefasst oder die einzelnen Positionen einer Anforderung ber mehrere Bestellungen verteilt werden Bestellungen einsehen Sie k nnen eine bersicht aller Bestellungen von Firmen und deren untergeordneten Firmen denen Sie als Eink ufer zugeordnet sind einsehen Sie k nnen eine bersicht aller Bestellungen einsehen oder nur Bestellungen mit einem bestimmten Status z B bereits gelieferte oder bezahlte Bestellungen bersicht aller Bestellungen einsehen 1 Klicken Sie auf der Seite Bestellverwaltung auf den Link Bestellungen 2 Klicken Sie auf den Link Bestellungen um einen bersicht aller Bestellungen einzusehen Bestellpositionen um eine bersicht der einzelnen Bestellpositionen einzusehen Die Seite Bestellungen bzw Bestellpositionen wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten veenion GmbH Seite 14 Benutzerhandbuch Bestellungen und Lieferungen verwalten impact ordering Bestellungen verwalten Tipp Klicken Sie auf die Schaltfl che bersicht bzw Einzelpositionen um zwischen der bersicht der Bestellungen und der bersicht der Bestellpositionen zu wechseln 3 Um Bestellungen mit einem bestimmten Status einzusehen klicken Sie auf die entsprechende Registerkarte 4 Um die einzelnen Positionen einer Bestellung in der bersicht anzuzeige
36. ite zu erhalten veenion GmbH Seite 13 Benutzerhandbuch Bestellungen und Lieferungen verwalten impact ordering Bestellungen verwalten 3 Geben Sie f r jede Position die neue Menge in das Feld Neue Menge ein Um die Bestellposition zu stornieren geben Sie eine Null ein M chten Sie den Preis neu berechnen klicken Sie auf das Symbol vi 4 Klicken Sie auf Speichern Bestellungen verwalten Wurden Sie einer oder mehreren Firmen als Eink ufer zugeordnet k nnen Sie die Bestellungen dieser Firmen und deren untergeordneten Firmen bearbeiten und verfolgen Sie k nnen e Die Details der Bestellungen einsehen und den Status verfolgen e Bestellungen ganz oder teilweise stornieren e Erinnerungen zu berf lligen Bestellungen an Lieferanten senden e Die Bestellmengen ndern z B um den im Rahmenvertrag festgelegten Mindestbestellwert zu erreichen e Auftragsbest tigungen berpr fen die von Lieferanten im System angelegt wurden Versenden die Lieferanten diese Informationen au erhalb des Systems z B per Fax k nnen Sie diese Informationen selber im System eintragen F r die Zusammenstellung der Bestellungen ist die zeitgesteuerte Aufgabe Bestellungen erzeugen zust ndig Diese Aufgabe sammelt im System die Anforderungen verschiedener Benutzer nach dem in der Aufgabe angegebenen Zeitrhythmus ein stellt sie nach den Erfordernissen der Lieferanten Einstellungen im Rahmenvertrag zusammen und macht sie versandfertig Hinwe
37. k stchen neben der Bestellung um diese zu markieren I Um einzelne Positionen zu stornieren klicken Sie auf das Symbol um die Positionen anzuzeigen und klicken Sie in das Kontrollk stchen neben den Positionen um diese zu markieren b 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Stornieren Die Seite Bedarfsanforderung stornieren bzw Anforderung stornieren wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten 3 Geben Sie f r jede Position in das Feld Neue Menge eine Null ein um die gesamte Bestellung zu stornieren oder eine neue Menge um nur einen Teil der Bestellung zu stornieren M chten Sie den Preis neu berechnen klicken Sie auf das Symbol A Abh ngig von den Systemeinstellungen betr gt die voreingestellte Menge im Feld Neue Menge Null oder ist identisch mit dem Wert im Feld Alte Menge Ist die voreingestellte Menge Null m ssen Sie f r veenion GmbH Seite 10 Benutzerhandbuch Bestellungen und Lieferungen verwalten impact ordering Bestellanforderungen verwalten Positionen die Sie nicht stornieren m chten die urspr nglich bestellte Menge in das Feld Neue Menge eintragen 4 W hlen Sie f r jede Position in der Auswahlliste Grund den Grund f r die Stornierung 5 Klicken Sie auf Speichern Wenn Sie eine Bestellung stornieren die schon geliefert wurde werden Sie vom System aufgefordert eine Reklamation anzulegen siehe Reklamation anlegen auf Seite 31
38. kann nicht ausgef hrt werden gr n Die Bestellung wurde an den Lieferanten weitergeleitet und der Lieferant hat den Empfang best tigt E gr n rot Mindestens eine Position der Bestellung wurde storniert oder ist nicht lieferbar und der Lieferant hat den Empfang best tigt E ot e Die Bestellung ist unzustellbar Dies kann auch nur vor bergehend sein z B wenn beim Server des Empf ngers ein Problem auftrat Mit dem n chsten Versand der Bestellungen wird diese erneut mitgeschickt e Die Bestellung wurde versendet aber nachtr glich storniert und die Stornierung wurde vom Lieferanten noch nicht best tigt e Die Mindestbestellmenge wurde nicht erreicht oder der Bestellnummernkreis ist ausgelaufen Es Das Zusatzsymbol in Form eines Stempels weist darauf hin dass eine gelb schwar Auftragsbest tigung vorliegt Das Zusatzsymbol bleibt vor dem Symbol Z der Bestellung unabh ngig davon welchen Status die Bestellung selbst Ex gelb rot annimmt Ee Ist das Zusatzsymbol schwarz gibt es keine Differenzen zwischen der gr n schwar Bestellung und der Auftragsbest tigung Z Ist das Zusatzsymbol rot gibt es Differenzen zwischen der Bestellung und Ek l der Auftragsbest tigung z B Abweichungen in Menge oder Preis E gelb rot sch veenion GmbH Seite 4 Benutzerhandbuch Bestellungen und Lieferungen verwalten impact ordering Statussymbole warz gelb rot rot Fa gr n rot sch warz gr n rot rot rot schwarz
39. kzeptieren Pro forma Bestellungen f r die zus tzlichen Positionen werden angelegt und in der Status bersicht angezeigt L sst der Rahmenvertrag keine berlieferungen zu m ssen Sie eine Reklamation anlegen Weitere Probleme Nicht bestellte Artikel Dieser Bereich wird angezeigt wenn zus tzliche nicht bestellte Artikel geliefert wurden Sie k nnen die zus tzlichen Artikel akzeptieren oder eine Reklamation anlegen Ersatzartikel Dieser Bereich wird angezeigt wenn Ersatzprodukte anstelle der bestellten Produkte geliefert wurden Sie k nnen die Ersatzprodukte akzeptieren oder eine Reklamation anlegen Keine weiteren Dieser Bereich wird bei korrekter Liefermenge angezeigt Sie Probleme k nnen die Lieferung akzeptieren oder eine Reklamation anlegen z B bei mangelhafter Ware Haben Sie die Option Reklamieren ausgew hlt wird die Seite Reklamation angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten 1 Falls erforderlich geben Sie im Feld Menge rekl die zu reklamierende Menge ein Standardm ig ist dies der Unterschied zwischen der bestellten und der gelieferten Menge 2 W hlen Sie in der Auswahlliste Grund den Grund f r die Reklamation Welche Optionen hier zur Verf gung stehen h ngt von den im Rahmenvertrag definierten Reklamationseinstellungen ab 3 W hlen Sie in der Auswahlliste Behandlung die Behandlung f r die Reklamation berlieferungen k nnen z B akzeptie
40. licken Sie auf das Symbol il um die Details eines Lieferavis anzuzeigen Lieferavis anlegen Lieferanten k nnen Lieferavis direkt im System eingeben wenn sie Zugang zu Impact Ordering haben oder sie k nnen Lieferavis via CBL versenden Wenn der Lieferant Lieferavis au erhalb des Systems schickt zum Beispiel per Fax oder Telefon kann der Eink ufer f r die ihm zugeordneten Firmen diese Lieferavis im System nacherfassen 1 Klicken Sie auf der Seite Bestellverwaltung auf den Link Bestellungen 2 Klicken Sie auf den Link Bestellungen veenion GmbH Seite 29 Benutzerhandbuch Bestellungen und Lieferungen verwalten impact ordering Reklamationen verwalten Die Seite Bestellungen wird angezeigt Um ein Lieferavis f r die gesamte Bestellung anzulegen klicken Sie in das Kontrollk stchen neben der Bestellung um diese zu markieren H Um ein Lieferavis f r einzelne Positionen anzulegen klicken Sie auf das Symbol um die Positionen anzuzeigen Klicken Sie auf das Kontrollk stchen L neben den Positionen um diese zu markieren I Klicken Sie auf die Schaltfl che Lieferavis Die Seite Lieferavis wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten Um ein Lieferavis f r eine Position zu erstellen klicken Sie auf das Symbol Eine neue Zeile mit den Feldern Nummer Avisiertes Lieferdatum und Menge wird angezeigt Um diese Zeile zu l schen klicken Sie auf das Sy
41. ligen Rahmenvertrags abh ngig Korrekte Lieferung War die Lieferung korrekt w hlen Sie im Bereich Keine weiteren Probleme die Option Korrekt geliefert und klicken Sie auf die Schaltfl che Speichern M chten Sie trotz korrekter Lieferung die gelieferten Waren reklamieren w hlen Sie im Bereich Keine weiteren Probleme die Option Reklamieren und klicken Sie auf Speichern Fehlerhafte Lieferung Wenn die im Lieferschein eingegebenen Mengen von den bestellten Mengen abweichen stehen unterschiedliche Optionen zur Behandlung der fehlerhaften Lieferung zur Verf gung Wurde z B zu wenig geliefert wird der Bereich Minderlieferung angezeigt In diesem Bereich k nnen Sie z B die Minderlieferung als Teillieferung buchen oder eine Reklamation erstellen Weitere Informationen zu den unterschiedlichen Optionen finden Sie unter Reklamation anlegen auf Seite 31 4 W hlen Sie die entsprechenden Optionen und klicken Sie auf Speichern Lieferschein bearbeiten Sie k nnen einen Lieferschein nur bearbeiten wenn er noch nicht abgeschlossen wurde Lieferscheine werden durch Aktivierung der Option Abgeschlossen oder automatisch in den Lieferscheindetails abgeschlossen siehe Abschnitt Lieferschein abschlie en im Kapitel Lieferschein anlegen auf Seite 23 F r Positionen die nach dem Abschlie en des Lieferscheins geliefert werden m ssen Sie einen neuen Lieferschein anlegen veenion GmbH Seite 27 Benutzerhandbuch Bestellungen und
42. ll aufzurufen Lieferungsinformationen zuordnen Nach einem Import der Lieferungsinformationen k nnen Sie die Lieferungsinformationen einem Lieferschein einer Lieferscheinposition und einem Benutzer zuordnen 1 Klicken Sie auf der Seite Lieferverwaltung auf den Link Lieferungsinformationen Die Seite Lieferungsinformationen wird angezeigt 2 Klicken Sie auf das Symbol il um die entsprechende Lieferungsinformation zu bearbeiten Die Seite Lieferungsinfo Zuordnung wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten 3 W hlen Sie im Feld Lieferscheinnummer die entsprechende Lieferscheinnummer 4 W hlen Sie im Feld Lieferscheinposition die entsprechende Lieferscheinposition 5 W hlen Sie im Feld Empf nger im System den Empf nger der Lieferung Sie k nnen auch stattdesssen einen Namen in das Feld Empf nger nicht im System eintragen 6 Klicken Sie auf Speichern veenion GmbH Seite 37 Benutzerhandbuch Bestellungen und Lieferungen verwalten impact ordering Index A Auftragsbest tigungen anlegen 0022220000 18 Auftragsbest tigungen bearbeiten 19 Auftragsbest tigungen einsehen 0022220000 18 Auftragsbest tigungen verwalten 222200022220000 17 B Bedarfsanforderungen einsehen ssus4440erne nn gt 9 Bedarfsanforderungen stornieren 0000 10 Bedarfsa
43. lung der Bestellungen ist die zeitgesteuerte Aufgabe Bestellungen erzeugen zust ndig Diese Aufgabe sammelt im System die Anforderungen verschiedener Benutzer nach dem in der Aufgabe angegebenen Zeitrhythmus ein stellt sie nach den Erfordernissen der Lieferanten Einstellungen im Rahmenvertrag zusammen und macht sie versandfertig Hinweis Abh ngig von den Einstellungen im Rahmenvertrag k nnen mehrere Anforderungen in einer Bestellung zusammengefasst werden oder die einzelnen Positionen einer Anforderung k nnen ber mehrere Bestellungen verteilt werden Seiten der Bestellverwaltung Sie k nnen Bestellungen und Anforderungen verwalten indem Sie auf die entsprechenden Links auf der Seite Bestellverwaltung klicken Um diese Seite anzuzeigen w hlen Sie den Men punkt Leitstand und w hlen Sie dann den Men punkt Bestellungen oder klicken Sie auf den Link Bestellverwaltung Sie k nnen nur Anforderungen und Bestellungen von Firmen und deren untergeordneten Firmen denen Sie als Eink ufer zugeordnet sind verwalten Leseberechtigte k nnen Anforderungen und Bestellungen nur im Lesemodus einsehen d h sie k nnen keine Aktionen durchf hren veenion GmbH Seite 7 Benutzerhandbuch Bestellungen und Lieferungen verwalten impact ordering Link Bedarfsanforderungen Mengenabfragen Preisanfragen Bestellanforderungen Bestellungen Auftragsbest tigungen Bedarfsvorlagen Stichproben veenion GmbH Bedarfsanforder
44. mbol Geben Sie die Informationen ein die Ihnen der Lieferant bermittelt hat und klicken Sie auf das Symbol amp Wenn Sie keine weiteren Lieferavis mehr zu dieser Bestellung hinzuf gen m chten aktivieren Sie das Kontrollk stchen Abgeschlossen und klicken Sie auf Speichern Hinweis Sie k nnen an einer geschlossenen Bestellung keine nderungen mehr vornehmen und keine weiteren Lieferavis zu dieser Bestellung hinzuf gen Lieferavis bearbeiten Sie k nnen Lieferavis bearbeiten so lange die Bestellung noch nicht f r die Anlage von von Lieferavis geschlossen wurde Bestellungen werden f r die Anlage von weiteren Lieferavis geschlossen indem das Kontrollk stchen Abgeschlossen in den Details zum Lieferavis aktiviert wird 1 2 Klicken Sie auf der Seite Lieferverwaltung auf den Link Lieferavis Klicken Sie auf den Link Lieferavis um eine bersicht aller Lieferavis zu erhalten Lieferavispositionen um eine bersicht der einzelnen Positionen zu erhalten Die Seite Lieferavis bzw Lieferavispositionen wird angezeigt Klicken Sie auf das Symbol i neben dem Lieferavis das Sie bearbeiten m chten Die Seite Lieferavis wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten Nehmen Sie die gew nschten nderungen vor siehe Lieferavis anlegen auf Seite 29 M chten Sie der Bestellung keine weiteren Lieferavis hinzuf gen aktivieren Sie das Kontrollk stchen Abges
45. n klicken Sie auf das Symbol neben der Bestellung Sie k nnen in der bersicht nach Eintr gen suchen und die Anzeige der bersicht anpassen siehe Informationen suchen und Arbeiten mit bersichten im Handbuch Allgemeine Informationen f r alle Benutzer Details einer Bestellung einsehen 1 Klicken Sie in der bersicht Bestellungen auf das Symbol il neben der Bestellung Die Seite Bestellung wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten 2 Am Anfang der Seite werden allgemeine Informationen zur Bestellung angezeigt Im Bereich Positionen k nnen Sie detaillierte Informationen zum Bearbeitungsstatus der Positionen z B das Datum an dem die Bestellposition versendet best tigt oder geliefert wurde Klicken Sie auf das Symbol neben einer Position um detaillierte Informationen zu dieser Position zu erhalten Klicken Sie auf die Schaltfl che Alle aufklappen bzw Alle zuklappen um detaillierte Informationen zu allen Positionen anzuzeigen bzw auszublenden 3 Klicken Sie auf das Symbol 1 um einen Kommentar f r den Lieferanten hinzuzuf gen oder auf das Symbol um einen internen Kommentar zu hinterlegen der nicht sichtbar f r den Lieferanten ist 4 Klicken Sie auf das Symbol ah um die Bestellung als PDF Datei zu drucken Mahnungsmail an den Lieferanten senden Ist ein Lieferant mit seiner Lieferung im Verzug wird in den Bestelldetails das Symbol neben
46. n zu dieser Seite zu erhalten Tipp Klicken Sie auf die Schaltfl che Einzelpositionen bzw bersicht um zwischen der bersicht der Bedarfsanforderungen und der bersicht der Einzelpositionen zu wechseln 3 Um Bedarfsanforderungen mit einem bestimmten Status einzusehen klicken Sie auf die entsprechende Registerkarte 4 Um die einzelnen Positionen einer bestimmten Bedarfsanforderung in der bersicht anzuzeigen klicken Sie auf das Symbol neben der Bedarfsanforderung Details einer Bedarfsanforderung einsehen 1 Klicken Sie in der bersicht Bedarfsanforderungen auf das Symbol il neben der Bedarfsanforderung Die Seite Bedarfsanforderung wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten 2 Am Anfang der Seite werden allgemeine Informationen zur Bedarfsanforderung angezeigt Im Bereich Positionen sehen Sie detaillierte Informationen zum Bearbeitungsstatus der Positionen z B das Datum an dem die Bestellposition versendet best tigt oder geliefert wurde Klicken Sie auf das Symbol neben einer Position um detaillierte Informationen zu der Position anzuzeigen veenion GmbH Seite 9 Benutzerhandbuch Bestellungen und Lieferungen verwalten impact ordering Bedarfsanforderungen verwalten Klicken Sie auf die Schaltfl che Alle aufklappen oder Alle zuklappen um detaillierte Informationen zu allen Bestellpositionen anzuzeigen 3 Klicken Sie auf das Symbol er um Kommen
47. n zuordnen 22200222s0 222 37 M Mahnungsmail an den Lieferanten senden 15 R Reklamation anlegen zu022242002e0nnennennn nennen 31 Reklamationen einsehen u 00000220 nen nnnnnennnn 31 Reklamationen verwalten u uu02uuneenennnnnnnnnnnnnn 31 Reklamationsgr nde und behandlungen 33 Retouren best tigen uuss22242usnnnnnnnennnennnnennennnnennnn 36 Retouren einsehen aesecsesereesesersrrsrnrrrrnrrrsrnrrenne 36 Retouren Verwalten 35 veenion GmbH S Seiten der Bestellverwaltung sss 2222222000e 2220 T Seiten der Lieferverwaltung ssnn001nnnnnnnsennrnneeneene 22 StatussymDOlE een nee 3 Stichproben verwalten 22uuu0ssssnnssnnnnneeennnnnennnnnnen 21 U ber dieses Handbuch unenaenaennennennennennennneneennennn 3 W Wareneingangsdatum des Lieferscheins ndern 28 Seite 38
48. nderungen neuere Versionen dieser Dokumentation k nnen Sie bei der veenion GmbH erfragen Die meisten in dieser Dokumentation verwendeten Software und Hardwarebezeichnungen sind eingetragene Warenzeichen und sollten als solche behandelt werden Tel 49 0 1805 44 78 77 0 14 EUR min aus dem Festnetz der Telekom hotline veenion de http www veenion de Benutzerhandbuch Bestellungen und Lieferungen verwalten impact ordering Inhalt ber dieses Handbuch uneesnensnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnen 3 ASSY MOO gt WER ARARINNE REN MEERE Ee 3 Bestellungen und Anforderungen verwalten 7 Seiten der Bestellverwaltung 2u02222002020000000 nennen enn nenne 7 Bedarfsanforderungen verwalten u 2220220002220020n0 nenne nenne nnnenenn 9 Bedarfsanforderungen einsehen u u02240020n0 nenne nenn nenne 9 Bedarfsanforderungen stornieren 222022400222002nn nenn nennen 10 Bestellanforderungen verwalten u22220224002080020n 0 nenne nnnn nenne 11 Bestellanforderungen einsehen 022420222002000nenn nennen 11 Bestellanforderungen stornieren 2 u222s02220020n0nnen nennen 200 12 Bestellmengen Andersen 13 Bestellungen verwalten 2220220020000000 0000 nnne nun nun nnnennnnnnnnnnn 14 Bestellungen einsehen nennen 14 Mahnungsmail an den Lieferanten senden 02220220022000 15 Bestellungen stornieren nn nnnnnnnnannannnnnnnnnnnnr
49. nforderungen verwalten 22uuss2220seeen en 9 Bedarfsvorlagen einsehen 222244000222nnne een 20 Bestellanforderungen einsehen 11 Bestellanforderungen stornieren 4u0022442e en gt 12 Bestellanforderungen verwalten 22u000222242e 0000 11 Bestellmengen ndern sn nnnnnennnensnnnnenennrnenenne 13 12 Bestellungen einsehen 2222002220022n00nnnne nn 14 Bestellungen stornieren 0222002240002n00 nennen 16 Bestellungen und Anforderungen verwalten 7 Bestellungen verwalten n nnannnennounnnnnnnennnnnnnnnnnnnnne 14 L Lieferavis anlegen s nssssnnesenensrnnesrrresrrresrrrrsrrreen 30 Lieferavis bearbeiten uu 2uunsnnneennnennnnnnnnnnnnnnnnn 30 Lieferavis einsehen ueuuenueneennennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 29 Lieferavis verwalten uuunuuneensensennennnnnnnnnnnnnnnnnnnn 29 Lieferschein anlegen 2 22u002242000200nn nennen nennen 23 Lieferschein bearbeiten 0 220022004200 nennen 27 Lieferscheine einsehen 2uunuunsenneennnnnnnnnnnnnnnnnnn 23 Lieferscheine verwalten u uun20neeneennnnnnnnnnnnnnnnn 23 Lieferungen verwalten 022240002408000Rennn nennen 22 Lieferungsinformationen imporlieren 37 Lieferungsinformationen verwalten 36 Lieferungsinformatione
50. nnrrnnnnrrnrrerrnes 16 Bestellmengen ndern ssnnnennnnnoennnnnoernnnrnrrerrrnrrrrrrnrrrenrnne 17 Auftragsbest tigungen verwalten 222200224002000 0200 nnnn nennen 17 Auftragsbest tigungen einsenen z 2s0220n02nennennen nennen 18 Auftragsbest tigungen anlegen 2222u2222002nnenenn nenn nennen 18 Auftragsbest tigungen bearbeiten 022002200200022ne nenne 19 Bedarfsvorlagen einsehen 222u020200200000nn none nenne nenn nenne 20 SICHPFODEN Vernalel eeeneneeeeneeener 21 Lieferungen verwalten uuu200000a00000n00nannnnnnnnnnn 22 Seiten der Lieferverwaltung 20002240022200020n0 nenne nnnnn nennen 22 Lieferscheine verwalten 2 0220020000000 0000 nnn nun nun nun nnnennnennn 23 Lieferscheine einsehen 2u0240020002000nnn one nun nnnennnennn 23 Lieferschein ONE Osaka ame esnasnrksan 23 Lieferschein bearbeiten 02240024200220020n0 nano nenn nennen 27 veenion GmbH Seite i Benutzerhandbuch Bestellungen und Lieferungen verwalten impact ordering Wareneingangsdatum des Lieferscheins ndern 28 Lieferavis verwalten 22022202200240nnnnnnennnnnnennnnnennnnnennnnenen nenn 29 LIEFETAVIS BINSENEN en eieeeeeeeeieee 29 Lieferavis anlegen een 29 Lieferavis bearbeiten 022202220022002n0ennnnnnennnennnennnennnennn 30 Reklamationen verwalten ee 31 Reklamat
51. on kann der Eink ufer f r die ihm zugeordneten Firmen diese Auftragsbest tigungen im System nacherfassen veenion GmbH Seite 17 Benutzerhandbuch Bestellungen und Lieferungen verwalten impact ordering Auftragsbest tigungen verwalten Es ist m glich im Rahmenvertrag festzulegen dass eine Auftragsbest tigung nach einer vorher bestimmten Anzahl Werktage nach dem Versenden der Bestellung im System eingegeben werden muss Die zeitgesteuerte Aufgabe Auftragsbest tigung Lieferavis Eingang berpr fen berpr ft ob eine Auftragsbest tigung innerhalb des vordefinierten Zeitraums eingegangen ist Ist eine Auftragsbest tigung berf llig erh lt der entsprechende Eink ufer eine Nachricht in seiner Lobby Auftragsbest tigungen einsehen Sie k nnen eine bersicht aller Auftragsbest tigungen zu Bestellungen von Firmen und deren untergeordneten Firmen denen Sie als Eink ufer zugeordnet sind einsehen Sie k nnen eine bersicht aller Auftragsbest tigungen einsehen oder nur Auftragsbest tigungen mit einem bestimmten Status z B offene oder abgeschlossene Auftragsbest tigungen 1 Klicken Sie auf der Seite Bestellverwaltung auf den Link Auftragsbest tigungen 2 Klicken Sie auf den Link Auftragsbest tigungen um eine bersicht aller Auftragsbest tigungen einzusehen Auftragsbest tigungspositionen um eine bersicht der einzelnen Positionen einzusehen Die Seite Auftragsbest tigungen bzw Auftragsbest tigungsposition
52. onen und k nnen diese abschlie en Hier finden Sie die mit den Reklamationen erzeugten Retouren in denen Sie den erfolgten Versand eintragen m ssen Seite 22 Benutzerhandbuch Bestellungen und Lieferungen verwalten impact ordering Lieferscheine verwalten Link Beschreibung Ung ltige Lieferscheine Hier finden Sie Lieferscheine die als ung ltig markiert wurden Marktplatzbetreiber Eine bersicht alle Reklamationen die von Reklamationen Marktplatzbetreibern erstellt wurden Lieferungsinformationen Zus tzliche Informationen vom Lieferanten z B Seriennummern von bestellten Produkten einsehen und die Informationen einem Lieferschein und Empf nger zuordnen Lieferungsinfor Zus tzliche Informationen vom Lieferanten z B mationenimport Seriennummern von bestellten Produkten importieren Dieser Link stehen nur Benutzern mit dem Berechtigungs Set Superuser zur Verf gung Lieferscheine verwalten Wurden Sie als Eink ufer einer oder mehreren Firmen zugeordnet k nnen Sie die Lieferscheine dieser Firmen und ihrer untergeordneten Firmen verwalten Lieferscheine einsehen Sie k nnen eine bersicht aller Lieferscheine einsehen von Firmen und deren untergeordneten Firmen denen Sie als Eink ufer zugeordnet sind Sie k nnen eine bersicht aller Lieferscheine einsehen oder nur Lieferscheine mit einem bestimmten Status zum Beispiel offene oder geschlossene Lieferscheine 1 Klicken Sie auf der Seite Lieferverwalt
53. ring Bedarfsvorlagen einsehen Auftragsbest tigungen um eine bersicht aller Auftragsbest tigungen einzusehen Auftragsbest tigungspositionen um eine bersicht aller einzelnen Positionen anzuzeigen Die Seite Auftragsbest tigungen bzw Auftragsbest tigungspositionen wird angezeigt Klicken Sie auf das Symbol i neben der Auftragsbest tigung die Sie bearbeiten m chten Die Seite Auftragsbest tigung wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten Nehmen Sie die gew nschten nderungen vor siehe Auftragsbest tigungen anlegen auf Seite 18 M chten Sie der Bestellung keine weiteren Auftragsbest tigungen hinzuf gen aktivieren Sie das Kontrollk stchen Abgeschlossen und klicken Sie auf Speichern Ist das Kontrollk stchen Abgeschlossen nicht aktiviert k nnen Sie jederzeit Auftragsbest tigungen f r die Bestellung bearbeiten und hinzuf gen Bedarfsvorlagen einsehen Sie k nnen eine bersicht alle Firmen und Systemvorlagen einsehen und anhand dieser Vorlagen Warenk rbe erstellen Sie k nnen nur Firmenvorlagen f r die Firmen und deren untergeordneten Firmen denen Sie als Eink ufer zugeordnet sind einsehen 1 Klicken Sie auf der Seite Bestellverwaltung auf den Link Bedarfsvorlagen Die Seite Vorlagen wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten r Sie k nnen in der bersicht nach Eintr
54. rt an den Lieferanten zur ckgeschickt oder entsorgt werden Welche Optionen hier zur Verf gung stehen h ngt von den im Rahmenvertrag definierten Reklamationseinstellungen Detaillierte Informationen zu den verf gbaren Gr nden und Behandlungen finden Sie unter Reklamationsgr nde und behandlungen auf Seite 33 4 Klicken Sie auf die Schaltfl che Speichern veenion GmbH Seite 32 Benutzerhandbuch Bestellungen und Lieferungen verwalten impact ordering Reklamationen verwalten Abh ngig von den Reklamationseinstellungen und den ausgew hlten Behandlungen sind ggf weitere Aktionen notwendig Wenn Sie z B die Behandlung Preisnachlass ausw hlen m ssen Sie den neuen mit dem Lieferanten vereinbarten Preis eingeben Reklamationen f r abgeschlossene Lieferscheine anlegen Bei entsprechender Berechtigung k nnen Sie auch bei abgeschlossenem Lieferschein Reklamationen anlegen 1 Klicken Sie auf der Seite Lieferverwaltung auf den Link Lieferscheine 2 Klicken Sie auf das Symbol il neben dem Lieferschein 3 Klicken Sie auf die Registerkarte Reklamation 4 Klicken Sie auf die Schaltfl che Neuer Eintrag Die Seite Reklamation wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten 5 Geben Sie die zu reklamierende Menge in das Feld Menge rekl ein 6 W hlen Sie aus den Auswahllisten einen Grund und eine Behandlung und klicken Sie auf Speichern Reklamationsgr nde und behan
55. tare f r den Lieferanten hinzuzuf gen oder auf das Symbol um interne f r den Lieferanten unsichtbare Kommentare hinzuzuf gen 4 Klicken Sie auf das Symbol ah um die Bedarfsanforderung als PDF Datei zu drucken 5 Um die Genehmigungsdetails der Bedarfsanforderung einzusehen klicken Sie auf die Registerkarte Genehmigungsinformationen Bedarfsanforderungen stornieren Wurden im Rahmenvertrag Stornobedingungen definiert k nnen Sie Ihre Bestellungen aus diesem Rahmenvertrag ganz oder teilweise stornieren Bei entsprechender Berechtigung k nnen Sie auch die Bestellungen anderer Benutzer stornieren Stornobedingungen legen fest ob und wann eine Bestellung storniert werden kann z B nur vor oder auch nach der Lieferung Stornieren Sie eine Bestellung die schon an den Lieferanten versendet wurde wird eine E Mail an den Lieferanten geschickt um ihn ber die Stornierung zu informieren e Um Ihre eigenen Bestellungen zu stornieren w hlen Sie den Men punkt Status und klicken Sie auf die Registerkarte Anforderungen bzw Bedarfsanforderungen e Um Bestellungen von anderen Benutzern zu stornieren w hlen Sie den Men punkt Leitstand und klicken Sie auf den Link Bestellverwaltung Klicken Sie dann auf die entsprechenden Links Bedarfsanforderungen Bedarfsanforderungen bersicht Bestellanforderungen Anforderungen bersicht Bestellungen Bestellungen 1 Um die gesamte Bestellung zu stornieren klicken Sie in das Kontroll
56. ung auf den Link Lieferscheine um eine bersicht aller Lieferscheine einzusehen Lieferscheinpositionen um eine bersicht der einzelnen Positionen der Lieferscheine einzusehen Die Seite Lieferscheine bzw Lieferscheinpositionen wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten 2 Klicken Sie auf die entsprechende Registerkarte um Lieferscheine mit einem bestimmten Status anzuzeigen 3 Klicken Sie auf das Symbol il um die Details zu einem Lieferschein anzuzeigen Lieferschein anlegen Wurden Waren geliefert k nnen Sie f r Ihre eigenen Bestellungen die Lieferung verbuchen Bei entsprechender Berechtigung k nnen Sie auch Lieferungen f r die Bestellungen von anderen Benutzern verbuchen veenion GmbH Seite 23 Benutzerhandbuch Bestellungen und Lieferungen verwalten impact ordering Lieferscheine verwalten Um die Lieferung f r Ihre eigenen Bestellungen zu verbuchen w hlen Sie den Men punkt Status und klicken Sie auf die Registerkarte Anforderungen bzw Bedarfsanforderungen Um Lieferungen f r die Bestellungen anderer Benutzer zu verbuchen w hlen Sie den Men punkt Leitstand und klicken Sie auf den Link Bestellverwaltung Klicken Sie dann auf den entsprechenden Link Bedarfsanforderungen Bestellanforderungen Bestellungen Die Bestellung muss im Status Versendet sein gr n Das Anlegen eines Lieferscheins umfasst die folgenden Schritte 1 W
57. ungen Bestellungen 1 Um die gesamte Bestellung zu stornieren klicken Sie in das Kontrollk stchen neben der Bestellung um diese zu markieren I veenion GmbH Seite 12 Benutzerhandbuch Bestellungen und Lieferungen verwalten impact ordering Bestellanforderungen verwalten Um einzelne Positionen zu stornieren klicken Sie auf das Symbol um die Positionen anzuzeigen und klicken Sie in das Kontrollk stchen neben den Positionen um diese zu markieren I 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Stornieren Die Seite Bedarfsanforderung stornieren bzw Anforderung stornieren wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten 3 Geben Sie f r jede Position in das Feld Neue Menge eine Null ein um die gesamte Bestellung zu stornieren oder eine neue Menge um nur einen Teil der Bestellung zu stornieren M chten Sie den Preis neu berechnen klicken Sie auf das Symbol A Abh ngig von den Systemeinstellungen betr gt die voreingestellte Menge im Feld Neue Menge Null oder ist identisch mit dem Wert im Feld Alte Menge Ist die voreingestellte Menge Null m ssen Sie f r Positionen die Sie nicht stornieren m chten die urspr nglich bestellte Menge in das Feld Neue Menge eintragen 4 W hlen Sie f r jede Position in der Auswahlliste Grund den Grund f r die Stornierung 5 Klicken Sie auf Speichern Wenn Sie eine Bestellung stornieren die schon geliefert wurde werden Sie
58. ungen verwalten Beschreibung Details zu bestehenden Bedarfsanforderungen einsehen und bearbeiten gegliedert nach Einzelpositionen oder in der bersicht Sie k nnen offene Bedarfsanforderungen stornieren Eine bersicht aller Antworten auf Ihre Mengenabfragen einsehen Eine Mengenabfrage ist eine spezielle Vorlage mit der Sie den Bedarf eines Produkts direkt ermitteln k nnen Eine bersicht aller Preisanfragen von Benutzern der Firmen denen Sie als Eink ufer zugeordnet sind einsehen Details zu bestehenden Bestellanforderungen einsehen gegliedert nach Einzelpositionen oder in der bersicht Sie k nnen Anforderungen stornieren oder die Mengen ndern eine Vorlage anhand einer Anforderung erstellen und Lieferscheine anlegen Details zu bestehenden Bestellungen einsehen gegliedert nach Einzelpositionen oder in der bersicht Sie k nnen Bestellungen stornieren oder Mengen ndern und Auftragsbest tigungen Lieferavis und Lieferscheine anlegen Details zu bestehenden Auftragsbest tigungen einsehen gegliedert nach Einzelpositionen oder in der bersicht Sie k nnen offene Auftragsbest tigungen bearbeiten und abschlie en Eine bersicht aller zur Verf gung stehenden Firmen und Systemvorlagen einsehen Anhand von Vorlagen k nnen Benutzer Warenk rbe f r oft bestellte Produkte schnell erstellen Stichproben einsehen und berpr fen Durch die Entnahme von Stichproben kann die Qualit t der Leistungen von Li
59. uper Usern und Root werden keine Stichproben aufgelistet Sie k nnen eine bersicht aller entnommenen Stichproben einsehen und diese berpr fen 1 Klicken Sie auf der Seite Bestellverwaltung auf den Link Stichproben Die Seite Stichproben wird angezeigt 2 Klicken Sie auf das Symbol il um eine Stichprobe zu berpr fen Die Seite Stichprobe wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten Im unteren Bereich der Seite werden die Details zur Anforderung Bestellung Rechnung und zum Lieferschein angezeigt abh ngig vom Status der Bestellung 3 berpr fen Sie die Details und klicken Sie auf die Schaltfl che In Ordnung wenn Sie die Stichprobe gepr ft haben und als korrekt verbuchen m chten Die Stichprobe erh lt den Status OK Nicht in Ordnung wenn Sie die Stichprobe gepr ft haben und als nicht korrekt verbuchen m chten Die Stichprobe erh lt den Status Fehlerhaft Diese Schaltfl che ist nur vorhanden wenn die Stichprobe den Status Neu hat 4 Klicken Sie auf das Symbol ii um einen Kommentar hinzuzuf gen 5 Klicken Sie auf Speichern veenion GmbH Seite 21 Benutzerhandbuch Bestellungen und Lieferungen verwalten impact ordering Lieferungen verwalten Wurden Sie einer oder mehreren Firmen als Eink ufer zugeordnet k nnen Sie die Lieferungen dieser Firmen und ihrer untergeordneten Firmen verwalten Sie k nnen e Lieferavis Lieferscheine und
60. utzern mit dem Berechtigungs Set Superuser auf der Seite Lieferungsinformationenimport importiert werden veenion GmbH Seite 36 Benutzerhandbuch Bestellungen und Lieferungen verwalten impact ordering Lieferungsinformationen verwalten Lieferungsinformationen importieren Um Lieferungsinformationen einer Lieferung zuzuorden m ssen Sie zun chst die Lieferungsinformationen importieren Die zu importierenden Informationen m ssen in einem vordefinierten Format vorliegen und die zeitgesteuerte Aufgabe Lieferungsinformationenimport muss eingerichtet sein Lieferungsinformationen k nnen von Benutzern mit dem Berechtigungs Set Superuser auf der Seite Lieferungsinformationenimport importiert werden 1 Klicken Sie auf der Seite Lieferverwaltung auf den Link Lieferungsinformationenimport Die Seite Lieferungsinformationenimport wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Seite zu erhalten 2 Geben Sie in das Feld Import Datei ausw hlen den Pfad und Namen der Importdatei ein oder klicken Sie auf die Schaltfl che Durchsuchen um nach der gew nschten Datei zu suchen 3 W hlen Sie in der Auswahlliste im Feld Lieferant den Lieferanten aus 4 Klicken Sie auf die Schaltfl che Import starten um mit dem Import zu beginnen In den Bereichen Protokoll Dateien und Fehler Dateien k nnen Sie die entsprechenden Protokolle einsehen Klicken Sie auf eine Bezeichnung um ein Protokoll oder Fehlerprotoko
61. veenion impact ordering Bestellungen und Lieferungen verwalten Benutzerhandbuch impact ordering Version 8 0 Vertraulichkeit Dieses Dokument und die darin enthaltenen Informationen d rfen ausschlie lich zu Zwecken der Bewertung der Applikationen von veenion in dessen Zusammenhang dieses Dokument verf gbar gemacht wurde verwendet werden Das Dokument beinhaltet Betriebs und Gesch ftsgeheimnisse von veenion oder Dritten die veenion zur Verwendung und Weitergabe dieser Informationen erm chtigt haben Die Informationen d rfen nur von den zust ndigen Personen innerhalb der internen Organisation des Empf ngers durchgef hrt werden Dieses Dokument und die darin enthaltenen Informationen d rfen nur mit schriftlicher Einwilligung von veenion Dritten zug nglich gemacht werden Sofern das zugrunde liegende Angebot nicht angenommen wird sind dieses Dokument und alle ggf davon erstellten Kopien veenion auf erstes Verlangen zur ckzugeben Copyright 2015 veenion GmbH Alle Rechte vorbehalten Kein Teil der Dokumentation darf in irgendeiner Form ohne schriftliche Genehmigung der veenion GmbH reproduziert ver ndert oder weiterverarbeitet werden Die veenion GmbH bem ht sich um eine vollst ndige und richtige Dokumentation bernimmt aber keine Garantie f r die Vollst ndigkeit und Richtigkeit der enthaltenen Informationen Texte Grafiken Links und anderer Daten Die Informationen in dieser Dokumentation unterliegen st ndigen Ver
62. vom System aufgefordert eine Reklamation anzulegen siehe Reklamation anlegen auf Seite 31 Bestellmengen ndern Bei entsprechender Berechtigung k nnen Sie die Mengen bestellter Produkte ndern Solange die Bestellung noch nicht an den Lieferanten versendet wurde k nnen Sie die Mengen erh hen oder verringern Wurde die Bestellung schon an den Lieferanten versendet k nnen Sie die Mengen nur verringern Eine Verringerung der Mengen f hrt zu einer Teilstornierung der Bestellung Sie k nnen die Bestellmengen von Bedarfsanforderungen nicht ndern e Um Ihre eigenen Bestellungen zu ndern w hlen Sie den Men punkt Status und klicken Sie auf die Registerkarte Anforderungen e Um Bestellungen anderer Benutzer zu ndern w hlen Sie den Men punkt Leitstand und klicken Sie auf den Link Bestellverwaltung Klicken Sie dann auf die entsprechenden Links Bestellanforderungen Anforderungen bersicht Bestellungen Bestellungen 1 Um die Mengen aller Bestellpositionen zu ndern klicken Sie in das Kontrollk stchen neben der Bestellung um diese zu markieren H Wollen Sie einzelne Bestellpositionen ndern klicken Sie auf das Symbol H um die Positionen anzuzeigen und dann in das Kontrollk stchen L neben den Positionen um diese zu markieren b 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Menge ndern Die Seite Mengen ndern Stornieren wird angezeigt W hlen Sie den Men punkt Hilfe um detaillierte Informationen zu dieser Se

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