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EMC® Documentum® TaskSpace

1. Dokument erstellen erstellt ein neues Dokument wobei entweder ein benutzerdefiniert oder ein vorkonfigurierter Dokumenttyp verwendet werden kann Gleicherma en kann der Zielordner entweder vom Benutzer gew hlt oder vom System vordefiniert sein Formular erstellen erm glicht die dynamische Erstellung eines Formulars wobei entweder ein benutzerdefiniert oder ein vorkonfigurierter Typ verwendet werden kann Gleicherma en kann der Zielordner entweder vom Benutzer gew hlt oder vom System vordefiniert sein High Fidelity Formular erstellen erm glicht die dynamische Erstellung eines High Fidelity Formulars wobei entweder ein benutzerdefiniert oder ein vorkonfigurierter Typ verwendet werden kann Gleicherma en kann der Zielordner entweder vom Benutzer gew hlt oder vom System vordefiniert sein Kalender erstellen erstellt ein neues Kalenderobjekt Weitere Informationen ber Kalenderfunktionen finden Sie unter Erstellen von Kalendern Seite 72 Die folgenden Elemente im Dropdown Men Weitere Aktionen sind nur dann verf gbar wenn Sie in einem Unterordner oder Dokumentkontextmen die Option Zur Zwischenablage hinzuf gen gew hlt haben Hier verschieben verschiebt den Ordner oder das Dokument in der Zwischenablage in den neu ausgew hlten Ordner Hier kopieren kopiert den Ordner oder das Dokument in der Zwischenablage in den neu ausgew hlten Ordner Hier verkn pfen verkn pft den Ordner oder das Dokument in der Zwischen
2. Wenn diese Angaben beim n chsten Anmelden automatisch angeboten werden sollen aktivieren Sie die Option Anmeldedaten speichern Tipp Nach dem Anmelden k nnen Sie gespeicherte Anmeldeinformationen anzeigen oder l schen Klicken Sie dazu auf Einstellungen Klicken Sie zum Eingeben eines Microsoft Windows NT Dom nennamens auf Mehr Optionen und geben Sie die Dom ne ein Sie k nnen die Sprache f r den Text in der TaskSpace Benutzeroberfl che ausw hlen indem Sie auf Mehr Optionen klicken und die Sprache ausw hlen Um eine Verbindung zum Repository ber einen bestimmten Server herzustellen klicken Sie auf Mehr Optionen und w hlen Sie den gew nschten Server im Listenfeld Server aus Die Standardeinstellung lautet Jeder ausgef hrte Server Um die Zugriffsfunktionen zu verwenden klicken Sie auf Mehr Optionen und aktivieren Sie Zus tzliche Zugriffsfunktionen Gehen Sie zum ndern des Kennworts wie folgt vor Hinweis Wenn Ihre Organisation Lightweight Directory Access Protocol LDAP verwendet k nnen Sie das Kennwort nicht ber die TaskSpace Anmeldeseite ndern Erkundigen Sie sich bei Ihrem Systemadministrator wie Sie Ihr Kennwort ndern k nnen a Klicken Sie auf Mehr Optionen b Klicken Sie auf Kennwort ndern c Geben Sie Ihr jetziges Kennwort und das neue Kennwort ein d Klicken Sie auf Anwenden Klicken Sie auf Anmelden Die TaskSpace Software ermittelt die Rollenmitgliedschaften Ihres Benutzerkontos
3. event_location Schriftart v G te v BU JE ESEEEA SO Anmerkungen Schl sselw rter Bearbeiten m ones Weter Boonden Abbrechen 2 F llen Sie auf der Registerkarte Erstellen die verf gbaren Felder wie folgt aus Tabelle 4 Felder auf der Registerkarte Kalenderereignis erstellen Feld Beschreibung Name erforderlich Geben Sie den Namen des neuen Ereignisses ein Ist die Option Bei Abschluss E Mail senden aktiviert wird der Ereignisname im Feld Betreff der Kopfzeile der E Mail zum Ereignis angezeigt Startdatum W hlen Sie das Datum aus an dem das Ereignis beginnt erforderlich Startzeit erforderlich Geben Sie die Uhrzeit ein zu der das Ereignis beginnt sofern nicht Ganztagesereignis aktiviert ist Ganztagesereignis Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen wenn das Ereignis den ganzen Tag dauert Enddatum W hlen Sie das Datum aus an dem das Ereignis endet erforderlich Endzeit erforderlich Geben Sie die Uhrzeit ein zu der das Ereignis endet sofern nicht Ganztagesereignis aktiviert ist EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 75 Verwenden von Kollaborationsfunktionen Feld Organisator erforderlich Teilnehmerliste Ort Notizen Bei Abschluss E Mail senden Beschreibung W hlen Sie den Namen des Benutzers aus der das Ereignis organisiert wenn sich dieser von dem standardm igen Benutzer unterscheidet der das Ereignis erstellt Ist die
4. Der Administrator hat die Dokumentansicht m glicherweise so konfiguriert dass beim ffnen eines Dokuments ein separates Fenster Popup Fenster ge ffnet wird Sie k nnen angeben ob diese Popup Fenster f r nachfolgende Dokumente wiederverwendet werden So legen Sie diese Einstellung fest 1 2 Auf der Seite Einstellungen unter Fensterverwaltung sind zwei Optionen verf gbar W hlen Sie eine Option aus e Mit der Option Das Dokument im ge ffneten Fenster laden und den Inhalt des Fensters ersetzen wird das Popup Fenster wiederverwendet e Mit der Option Das Dokument in einem neuen Fenster laden wird stets ein neues Popup Fenster ge ffnet Klicken Sie nach Abschluss der Einstellungs nderungen auf OK Konfigurieren der Dokumentvorschau Wenn Sie eine Ordneransicht anzeigen die eine Dokumentvorschau enth lt wird das Dokument m glicherweise inline oder in einem Popup Fenster angezeigt abh ngig von der Einstellung So legen Sie diese Einstellung fest 1 W hlen Sie auf der Seite Einstellungen unter Dokumentvorschau eine der folgenden Optionen aus e Anzeigen des Dokuments Inline Anzeigen des Dokuments in einem Popup Fenster Wenn Sie das Dokument in einem Popup Fenster anzeigen lassen erscheinen zus tzliche Optionen Wenn Sie das Dokument in einem Popup Fenster anzeigen lassen ndern Sie die Popup Einstellungen entsprechend Ihrer Anforderungen e Um die Gr e des Popup Fensters festzulegen geben Sie d
5. Dokumente Importieren 60 Sch tzen 58 Dokumente und Ordner Arbeiten mit 54 Dokumente Aktionen im Kontextmen 56 Dokumente Aktionsschaltfl chen 58 Dom nen Anmelden bei 12 Drucken von Dokumenten in Bildansicht 54 E Einf gen von Seiten Aus Suchergebnissatz 41 Einf hrung in TaskSpace 9 Einstellungen 15 Workflow Verf gbarkeit 31 Entfernen Gespeicherte Anmeldedaten 17 Erstellen einer Formatvariante Aus einem Suchergebnissatz 51 Erstellen und Anzeigen von Anmerkungen in Bildansicht 54 Erstellen von Kalenderereignissen 74 Erstellen von Kalendern 72 Erstellen von Ordnern 60 Exportieren einer Formatvariante Aus einem Suchergebnissatz 50 Exportieren nach CSV Aus einem Suchergebnissatz 44 Exportieren von Dokumenten Aus einem Suchergebnissatz 44 Extrahieren von Seiten Aus einem Suchergebnissatz 43 G Ge ffnete Elemente Registerkarte 15 URL Verkn pfungen 66 Verwenden 53 Gespeicherte Anmeldedaten Entfernen 17 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 79 Index H Hochladen eines Dokuments als neue Version Aus einem Suchergebnissatz 46 Importieren einer Formatvariante Aus einem Suchergebnissatz 48 Importieren von Dokumenten 60 Anzeigen von Dokumenten 61 Importieren von Ordnern 60 61 Information Rights Management IRM 58 Inliinedokumentanzeige in der Ordneransicht 18 K Kalender Anzeigen 74 Erstellen 72 berblick 72 Kalenderereignisse nd
6. Ed thema 6 Kommentar hinzuf gen Hinzuf gen eines Kommentars So f gen Sie einen Kommentar zu einer Diskussion hinzu 1 ffnen Sie das Dialogfeld Diskussion f r das gew nschte Objekt 2 Klicken Sie in der Diskussion unter dem letzten Kommentar auf Kommentar hinzuf gen 3 Geben Sie einen Titel erforderlich und Text optional f r den Kommentar ein 4 Klicken Sie auf OK Ihr Kommentar wird unter dem letzten Kommentar angezeigt Antworten auf einen Kommentar So beantworten Sie einen bestimmten Kommentar 1 ffnen Sie das Dialogfeld Diskussion f r das gew nschte Objekt 2 Klicken Sie neben dem Titel des Kommentars auf den Sie antworten m chten auf u 3 Geben Sie in das RichText Bearbeitungsfenster den Titel und den Text Ihres Kommentars ein Ihre Anmerkungen werden unter dem Kommentar angezeigt auf den Sie antworten Bearbeiten eines Kommentars So bearbeiten Sie einen Kommentar 1 ffnen Sie das Dialogfeld Diskussion f r das gew nschte Objekt EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 71 Verwenden von Kollaborationsfunktionen 2 Klicken Sie neben dem Titel des von Ihnen hinzugef gten Kommentars auf 3 Bearbeiten Sie im RTF Fenster den Titel und oder Text Ihres Kommentars 4 Klicken Sie auf OK um Ihre nderungen zu speichern Sie k nnen nur Ihre eigenen Kommentare bearbeiten es sei denn Sie verf gen ber Administratorrechte L schen von Kommentaren Sie k nnen
7. ndern von Dokumenten aus einem Suchergebnissatz neen 35 Zusammenf hren mehrerer Dokumente 222222424022020snen nennen nennen nee 36 Neuanordnen von Seiten Sie a e an eaa TER nn 38 L schen von Seiten EERE E ATEA E EAEN 39 Einf gen von Seilten 4 r4 2 rn nee ae EAEAN 41 Extrahieren von Seiten u uasessenunnenunnannnnnnnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnen 43 Exportieren von Dokumenten aus einem Suchergebnissatz 44 Exportieren in das CSV Format aus einem Suchergebnissatz 44 Anzeigen von Dokumentversionen aus einem Suchergebnissatz 45 Hochladen einer Datei als neue Version eines Dokuments 46 Anzeigen der Formatvarianten eines Dokuments u 4Hsns nenn 47 Importieren von Formatvarianten 44444444044enn anne nnennnnnee nennen 48 L schen von Formatvarianten u uusunsanennennnnnnunannnnnnnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnnn 49 Exportieren von Formatvarianten 4 44444444snnennnnennnnene nennen nenn 50 Erstellen einer Formatvariante uuunuanesnenennennnannnanennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 51 Arbeiten mit Ordnern a n o a ae a aa a E O EE O E nn nun nn nnnnnnen 52 Verwenden der Registerkarte Elemente ffnen uunrssunnsnnnennnnnnnnennn nenn 53 berblickass2 mar 28a nannten HAHN 53 Verwenden eines Dokumentanzeigeprogramms u
8. pfung zu ausgew hlten Ordnern erstellt Anschlie end wird Microsoft Office Outlook ge ffnet und die URL Verkn pfung wird automatisch in das Textfeld der E Mail eingef gt Die Empf nger der E Mail k nnen anschlie end auf die Verkn pfung klicken um sich direkt bei TaskSpace anzumelden und den Ordner als ge ffnetes Element zu ffnen e Mit dem Befehl Rechteverwaltung gt Ordner IRM Profil bearbeiten wird es einem Benutzer erm glicht einen Ordner zu sch tzen sodass alle in den Ordner eingef gten Dokumente automatisch gesch tzt sind Dokumente die sich vor dem Anwenden des Schutzes bereits im Ordner befinden werden nicht automatisch konvertiert Diese Dokumente m ssen auf manuelle Weise gesch tzt werden Die Option ist aktiviert wenn Information Rights Management Services IRM im Repository installiert ist und f r die TaskSpace Instanz aktiviert wurde Informationen zum Konfigurieren und Zuweisen von Profilen f r Ordner finden Sie in der IRM Dokumentation Aktionen im Kontextmen f r Dokumente Abh ngig von der jeweiligen Konfiguration sind die folgenden Kontextmen aktionen f r Dokumente verf gbar Bearbeiten ffnet das Dokument in der urspr nglichen Anwendung wo es ge ndert und wieder im Repository gespeichert werden kann Das Dokument wird au erdem automatisch gesperrt damit andere Benutzer es nicht gleichzeitig ndern k nnen Handelt es sich beim Dokument z B um ein Microsoft Word Dokument wird dieses he
9. Bearbeitung eines Falls auszutauschen Wenn die Diskussionsfunktion f r ein Element Dokument Ordner usw aktiviert wurde k nnen Kommentare von TaskSpace Benutzern angezeigt hinzugef gt bearbeitet und gel scht werden In den folgenden Abschnitten wird die Verwendung von Diskussionen beschrieben e Aktivieren von Diskussionen Seite 69 e Anzeigen Hinzuf gen und Bearbeiten von Kommentaren Seite 70 L schen von Kommentaren Seite 72 Aktivieren von Diskussionen Bevor Benutzer Kommentare zu einem Element anzeigen hinzuf gen oder bearbeiten k nnen muss die Diskussionsfunktion aktiviert werden Um die Diskussionsfunktion aktivieren zu k nnen m ssen Sie zun chst das gew nschte Objekt an einer der folgenden Stellen ausw hlen EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 69 Verwenden von Kollaborationsfunktionen e Suchergebnisliste auf einer Suchregisterkarte e Ordner oder Dokumentliste in einem Ordnerregister e Anhangliste auf einer Aufgabenregisterkarte Klicken Sie anschlie end mit der rechten Maustaste auf das ausgew hlte Objekt um das Kontextmen zu ffnen und w hlen Sie dann Diskussion aktivieren Nach dem Aktivieren der Diskussionsfunktion k nnen Sie sie durch Wiederholen desselben Verfahrens wieder deaktivieren wobei Sie jedoch im Kontextmen die Option Diskussion deaktivieren w hlen Anzeigen Hinzuf gen und Bearbeiten von Kommentaren Nach dem Aktivieren der Diskussionsfunktion sind Benu
10. Ee r ff 2 Willkommen bei TaskSpace Konfiguration Administration Eigener Ordner Import Mail Suchen Prozesse Warteschlangenverwaltu ig ale ai dmadmin E Info Kommentare Fortschritt Prozessvariablen DE u Eing nge Arbeitswarteschlangen Activity 2 Beschreibung NoBAMWFM 2010 01 28 Von dmadmin Empfangen 23 04 2010 11 23 Workflow Anweisungen Anforderungen Anweisungen keine Name Aktionen JPEG Low atgore Resolution 21 01 2010 23 07 Entfernen bamboo2 JPEG Image 21 01 2010 06 41 Entfernen car 01 JPEG Story 21 01 2010 08 26 Entfernen Enth lt die Registerkarte Aufgabenaktivit t eine Schaltfl che zum Schlie en kann die Konfiguration dieser Schaltfl che variieren Auf der standardm igen Registerkarte Aufgabenaktivit t validiert und speichert die Schaltfl che Schlie en die Daten bevor die Aktivit t geschlossen wird Schlie en aller ge ffneten Elemente Sie k nnen alle ge ffneten Elemente schlie en indem Sie auf der Registerkarte Ge ffnete Elemente auf das Symbol X klicken Auf diese Weise werden alle offenen Elemente ohne Validierung oder Speichern von nderungen geschlossen Abbildung 33 TaskSpace Registerkarte Ge ffnete Elemente EIER t oesiener _ Einsteitungen abmeicung f if LOS Eigener Ordner Import Mail Suchen Prozesse Warteschlangenverwaltung N E por TI eistilter_api_reference pat E 3 Activity 2 64 EMC Documentum TaskSpace Version
11. Einstellung aktiviert Ist das Feld leer dann ist die Einstellung deaktiviert 16 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch Einf hrung in die Konfiguration von TaskSpace 2 Klicken Sie nach Abschluss der Einstellungs nderungen auf OK Entfernen gespeicherter Anmeldedaten Wenn Sie zuvor ausgew hlt haben dass Anmeldedaten auf der TaskSpace Anmeldeseite gespeichert werden mit der Option Anmeldedaten speichern k nnen Sie diese ber die Einstellungsseite entfernen So legen Sie diese Einstellung fest 1 Klicken Sie im Dialogfeld Einstellungen auf Entfernen neben den gespeicherten Anmeldeinformationen Das Dialogfeld Anmeldedaten entfernen wird ge ffnet in dem Sie aufgefordert werden das Entfernen der gespeicherten Anmeldeinformationen zu best tigen 2 Klicken Sie auf OK Das Dialogfeld Einstellungen wird wieder ge ffnet Die gespeicherten Anmeldeinformationen wurden entfernt 3 Klicken Sie nach Abschluss der Einstellungs nderungen auf OK Konfigurieren von Best tigungsaufforderungen Wenn Sie versuchen ein Element von der TaskSpace Konfigurationsregisterkarte zu entfernen wird standardm ig eine Best tigungsaufforderung angezeigt Diese Eingabeaufforderung bietet die M glichkeit die Best tigungsseite in Zukunft zu berspringen Diese Meldung nicht mehr anzeigen Wenn Sie die Best tigungsseiten sp ter wieder anzeigen m chten k nnen Sie dies ber die Einstellungsseite ndern So legen Sie
12. Option Bei Abschluss E Mail senden aktiviert wird der Name des Organisators im Feld CC der Kopfzeile der E Mail zum Ereignis angezeigt W hlen Sie die Namen der Benutzer aus die am Ereignis teilnehmen Ist die Option Bei Abschluss E Mail senden aktiviert werden diese Namen als Empf nger im Feld An der Kopfzeile der E Mail zum Ereignis angezeigt Geben Sie den Ort f r das Ereignis an Geben Sie Informationen zu dem Ereignis ein optional Ist die Option Bei Abschluss E Mail senden aktiviert werden diese Anmerkungen nach dem Standardtext im Hauptteil der E Mail Nachricht an die Empf nger angezeigt Der Standardtext in dieser E Mail lautet You are invited to the following meeting Topic meeting name Date recurrence pattern or start date time duration Location location Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen wenn E Mail Nachrichten ber das Ereignis gesendet werden sollen 3 Klicken Sie auf Weiter um zur Registerkarte Wiederholung zu wechseln oder auf Fertig stellen um das Kalenderereignis zu erstellen ohne weitere Informationen einzugeben 76 Optional Geben Sie auf der Registerkarte Wiederholung weitere Informationen ber den Kalender ein beispielsweise einen Zeitplan oder die Dauer Tabelle 5 Zeitplanungsoptionen auf der Registerkarte Wiederholung Zeitplanungsoption Keine T glich W chentlich Monatlich J hrlich Zus tzliche Optionen Keine Sie k nnen die Auswahl verfeinern i
13. Seite 17 e Konfigurieren von Best tigungsaufforderungen Seite 17 e Konfigurieren der Versionszuweisung Seite 17 e Konfigurieren der Wiederverwendung eines Popup Fensters Seite 18 Konfigurieren der Dokumentvorschau Seite 18 e Konfigurieren der Zusammenf hrung von Dokumenten Seite 19 e Konfigurieren der Seiten nderung Seite 19 Klicken Sie zum Anzeigen der Einstellungsseite auf Einstellungen unterhalb der oberen Leiste der TaskSpace Benutzerschnittstelle neben der Abmeldeschaltfl che EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 15 Einf hrung in die Konfiguration von TaskSpace Abbildung 4 Seite Einstellungen Caixa de di logo P gina da Web Einstellungen N chste Aufgabe abrufen chste Aufgabe automatisch abrufen Gespeicherte Anmeldedaten honudes Eule Kennwort Es wurden keine gespeicherten Anmeldedaten gefunden Durch Entfernen gespeicherter Anmeldedaten wird das Repository nicht entfernt Sie m ssen nur die Anmeldedaten erneut eingeben Benutzername und Kennwort Best tigungsaufforderungen Beim Entfernen Dialogfeld f r Best tigungsaufforderung anzeigen Komponenteln Prozessie Reeisterkarte n Rollen Dashboardis C Aktionten Aktualisierung des Dokumentinhalts ersion des ver nderten Inhalts Unbedeutende nderung Bedeutende nderung Fensterverwaltung Ah glicherweise wurden die Dokumenten Wiewer so eingestellt dass sie in einem Popup Fenster geladen
14. Sie eine angeh ngte Datei entfernen m chten klicken Sie entweder auf L schen oder auf Entfernen 3 Klicken Sie auf Weiter Die Registerkarte 2 Kommentare wird ge ffnet Wenn Sie einen Kommentar hinzuf gen m chten klicken Sie auf Kommentare hinzuf gen a Geben Sie auf der Seite Kommentar hinzuf gen Ihre Kommentare in das Feld Kommentar ein b W hlen Sie die Benutzer aus an die der Kommentar gesendet werden soll e F r nachfolgende Empf nger Der Kommentar wird an alle brigen Benutzer im Workflow gesendet e Nur f r die n chsten Empf nger Der Kommentar wird nur an die Benutzer gesendet denen die n chste Aufgabe im Workflow zugewiesen ist c Klicken Sie auf OK 4 Klicken Sie auf Beenden Der Prozess wird gestartet Um die Aufgaben abzurufen und zu initiieren die mit dem Prozess verbunden sind ffnen Sie eine Aufgabenlisten Registerkarte Weitere Informationen zum Bearbeiten von Aufgaben finden Sie unter Bearbeiten von Aufgaben Seite 29 Bearbeiten von Aufgaben Das Verarbeiten von Aufgaben kann mehrere Aktivit ten umfassen bei denen eine oder mehrere Registerkarten in TaskSpace verwendet werden In diesem Abschnitt finden Sie eine allgemeine Beschreibung f r das Bearbeiten von Aufgaben Zahlreiche Faktoren im Prozess unterliegen bestimmten Konfigurationseinstellungen und Designelementen Dieser Abschnitt kann daher nicht alle Details f r Ihre individuelle Implementierung von TaskSpace abdecken Der erste Z
15. Teilenummer 300 008 169 A01 erraneren Emraeon tosenn semene W hlen Sie auf der linken Seite die Seiten aus die extrahiert werden sollen 4 Klicken Sie auf Extrahieren Das Dialogfeld Seite n extrahieren wird angezeigt EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 43 Verwenden einer Suchregisterkarte Abbildung 21 Dialogfeld Seite n extrahieren Seite n extrahieren Seiten nach dem Extrahieren l schen Aktuelle Version berschreiben Neue Version erstellen Medaten aus Originaldokument kopieren va O Nein Kommentare fox antrechen 5 Geben Sie an ob die extrahierte Seite gel scht werden soll und ob die aktuelle Version berschrieben werden oder eine neue Version des ge nderten Dokuments erstellt werden soll Hinweis Wenn Sie PAS verwenden ist diese Option nicht verf gbar Wenn Sie ein anderes Anzeigeprogramm verwenden das Dokument jedoch zuvor mit PAS kommentiert wurde gehen alle vorhandenen Anmerkungen beim Erstellen einer neuen Version des Dokuments verloren 6 Geben Sie an ob die Metadaten aus dem ersten Dokument oder ob berhaupt keine Metadaten verwendet werden sollen 7 F gen Sie ggf einen Kommentar hinzu 8 Klicken Sie auf OK Hinweis Anmerkungen zum ge nderten Dokument werden nicht mit den extrahierten Seiten in das neue Dokument bernommen Exportieren von Dokumenten aus einem Suchergebnissatz Dokumente k nnen aus einem Suchergebnissatz
16. a m EMC Documentum TaskSpace Version 6 5 Service Pack 1 Benutzerhandbuch Teilenummer 300 008 169 A01 erraneren Enraeon tasenn 2 senene W hlen Sie die Seite im linken Fensterbereich zum Einf gen der Seite n aus 4 Klicken Sie auf Einf gen Das Dialogfeld Dokumentauswahl wird angezeigt EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 41 Verwenden einer Suchregisterkarte Abbildung 18 Dialogfeld Dokumentauswahl Anlage n ausw hlen Document2 tsps5 v Beginnt mit gt x aie anzeigen r Name Eigentiimer P PoF dmadmin P PoF11 dmadmin EP POF 1 4 Adobe 5 dmadmin PDF 1 5 Adobe 6 dmadmin Por1s dmadmin P Por dmadmin SE cho8 pdf dmadmin m Document dmadmin w Document_1 dmadmin a w Document dmadmin pS Document dmadmin SE paf p0001 paf dmadmin IM Tacksnace AN Liser Guide dmadmin 5 W hlen Sie das einzuf gende Dokument aus und klicken Sie auf OK Das Dialogfeld Seite n einf gen wird angezeigt Abbildung 19 Dialogfeld Seite n einf gen Seite n einf gen Seiten bei 3 einf gen Aktuelle Version berschreiben Neue Version erstellen Einf geposition O Einf gen vor Einf gen hinter Kommentare 6 Geben Sie an ob die aktuelle Version berschrieben werden oder eine neue Version des ge nderten Dokuments erstellt werden soll und ob die Seite n vor oder nach der im Originaldokument
17. ausgew hlten Seite eingef gt werden soll en Hinweis Wenn Sie PAS verwenden ist diese Option nicht verf gbar Wenn Sie ein anderes Anzeigeprogramm verwenden das Dokument jedoch zuvor mit PAS kommentiert wurde gehen alle vorhandenen Anmerkungen beim Erstellen einer neuen Version des Dokuments verloren 7 F gen Sie ggf einen Kommentar hinzu 8 Klicken Sie auf OK 42 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch Verwenden einer Suchregisterkarte Hinweis Anmerkungen zum ausgew hlten Dokument werden nicht mit den eingef gten Seiten in das Originaldokument bernommen Extrahieren von Seiten Ein Dokument kann ge ndert werden indem eine oder mehrere Seiten extrahiert werden und aus diesen Seiten ein neues Dokument erstellt wird Hinweis Sie m ssen ber Versionsberechtigungen f r Dokumente verf gen die Dokumente d rfen nicht gesperrt sein und das verwendete Anzeigeprogramm muss mit dieser Funktion kompatibel sein um in TaskSpace zu funktionieren So extrahieren Sie Seiten aus einem Dokument 1 W hlen Sie ein Dokument aus dem Ergebnissatz aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste 2 W hlen Sie Seiten In der Ansicht Seiten nderung wird das Dokument mit einer Liste der Dokumentenseiten auf der linken Seite angezeigt Abbildung 20 Bildschirm Seiten nderung BB E43 1 weoim id a k ur cksetzen EMC Documentum TaskSpace Version 6 5 Service Pack 1 Benutzerhandbuch
18. das erste zu importierende Dokument oder den ersten zu importierenden Ordner ge ffnet e Wenn Sie auf Beenden klicken m ssen Sie die Seite Importieren Objektdefinition nicht f r alle zu importierenden Dokumente oder Ordner anzeigen Stattdessen wird eine Meldung angezeigt mit der Sie aufgefordert werden zu best tigen dass Ihre nderungen auf alle verbleibenden Dateien angewendet werden sollen Klicken Sie auf Weiter 4 Die Seite Importieren Objektdefinition wenn Sie in Schritt 3 auf Weiter geklickt haben enth lt Felder mit dem Dateinamen dem Dateityp dem Format der Lebenszyklus ID und dem aktuellen Status f r die erste zu importierende Datei Diese Felder k nnen bei Bedarf bearbeitet werden Wenn mehrere Dateien f r den Import ausgew hlt wurden gelangen Sie mit Weiter zu den Informationen f r die n chste Datei 5 Um den Importvorgang abzuschlie en klicken Sie auf Beenden im Ordner Importieren Dateiauswahl Weitere Importfunktionen Abh ngig von der spezifischen Konfiguration k nnen Sie u u zus tzliche Informationen zu den importierten Dateien hinzuf gen oder bearbeiten Unter Umst nden haben Sie auch die M glichkeit die Dateien w hrend des Importierens anzuzeigen PDF Anmerkungen berblick Wenn Ihre Organisation PAS installiert und konfiguriert hat k nnen Sie in Adobe Acrobat oder Reader erstellte Kommentare in einem Repository speichern und Kommentare direkt aus TaskSpace in PDFs anzeigen und eingebe
19. diese Einstellung fest 1 W hlen Sie auf der Seite Einstellungen unter Best tigungsaufforderungen die Elemente aus f r die Sie Best tigungen ben tigen Die Elemente die Sie ausw hlen k nnen entsprechen den Knoten auf der Registerkarte Konfiguration Komponente n Prozess e Registerkarte n Rolle n Dashboard s und Aktion en 2 Klicken Sie nach Abschluss der Einstellungs nderungen auf OK Konfigurieren der Versionszuweisung Wenn Sie den Inhalt eines Dokuments ndern und wieder einchecken weist TaskSpace eine neue Versionsnummer zu Sie k nnen angeben ob es sich hierbei um eine Hauptversion mit bedeutenden nderungen oder um eine Unterversion mit kleineren nderungen handelt Bei der aktuellen Dokumentversion 1 4 w re die n chste Unterversion zum Beispiel Version 1 5 die n chste Hauptversion Version 2 0 So legen Sie diese Einstellung fest 1 Auf der Seite Einstellungen sind unter Aktualisierung des Dokumentinhalts zwei Optionen verf gbar 2 W hlen Sie eine Option aus e Um das eingecheckte Dokument zu einer Unterversion zu machen w hlen Sie die Option Unterversion EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 17 Einf hrung in die Konfiguration von TaskSpace 3 e Um das eingecheckte Dokument zu einer Hauptversion zu machen w hlen Sie die Option Hauptversion Klicken Sie nach Abschluss der Einstellungs nderungen auf OK Konfigurieren der Wiederverwendung eines Popup Fensters
20. einen Kommentar nur dann l schen wenn Sie der Benutzer sind der den Kommentar zur Diskussion hinzugef gt hat Wenn Sie einen Kommentar l schen werden alle Antworten darauf und die Antworten auf die Antworten gel scht unabh ngig von Ihren Berechtigungen So l schen Sie einen Kommentar 1 ffnen Sie das Dialogfeld Diskussion f r das gew nschte Objekt 2 Klicken Sie neben dem Titel eines Kommentars den Sie hinzugef gt haben und den Sie nun l schen m chten auf xi In einer Meldung werden Sie aufgefordert das L schen des Kommentars zu best tigen 3 Klicken Sie auf OK Der Kommentar wird aus der Diskussion gel scht Kalender Mit Kalendern k nnen Sie Ereignisse organisieren verfolgen und planen TaskSpace Benutzer die ber die entsprechenden Berechtigungen verf gen sind in der Lage Kalender f r einen Ordner oder eine Ablage zu erstellen und anzuzeigen und anschlie end Kalenderereignisse zu erstellen und anzuzeigen Dies wird in den nachfolgenden Abschnitten beschrieben Erstellen von Kalendern Seite 72 e Anzeigen von Kalendern Seite 74 e Erstellen von Kalenderereignissen Seite 74 Bearbeiten von Kalenderereignissen Seite 77 Erstellen von Kalendern Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen k nnen Kalender f r einen Ordner oder eine Ablage erstellen Nach dem Erstellen eines Kalenders k nnen Kalenderereignisse erstellt werden So erstellen Sie einen Kalender 1 Navigieren Sie zum Speic
21. haben klicken Sie auf Fertig stellen um den neuen Ordner zu erstellen Importieren von Ordnern und Dokumenten In diesem Abschnitt wird beschrieben wie Ordner und Dokumente importiert werden 60 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch Verwenden der Registerkarte Elemente ffnen So importieren Sie Ordner und Dokumente 1 Klicken Sie auf Importieren oder w hlen Sie in einem Kontextmen auf einer Ordnerregisterkarte oder der Registerkarte Elemente ffnen die Option Importieren Die Seite Importieren Dateiauswahl wird angezeigt 2 Klicken Sie auf Dateien hinzuf gen oder auf Ordner hinzuf gen Die Standardseite Dateien ausw hlen wird ge ffnet auf der Sie nach Dokumenten oder Ordner f r den Import suchen k nnen Sobald Sie die gew nschten Dokumente oder Ordner ausgew hlt haben klicken Sie auf der Seite Dateien ausw hlen auf OK Die Seite Dateien ausw hlen wird geschlossen und die ausgew hlten Elemente werden im Fenster Ausgew hlte Dateien Ordner auf der Seite Importieren Dateiauswahl angezeigt Um ein Dokument oder einen Ordner aus dem Fenster Ausgew hlte Dateien Ordner zu entfernen markieren Sie das gew nschte Dokument oder den Ordner und klicken Sie auf Entfernen 3 Sobald alle zu importierenden Ordner und Dokumente im Fenster Ausgew hlte Dateien Ordner angezeigt werden klicken Sie auf Weiter oder auf Beenden e Wenn Sie auf Weiter klicken wird die Seite Importieren Objektdefinition f r
22. und es wird festgestellt welche dieser Rollen f r die Verwendung in der TaskSpace Benutzeroberfl che konfiguriert sind e Wenn Ihr Anmeldekonto nur einer Rolle als Mitglied angeh rt wird die TaskSpace Benutzeroberfl che ge ffnet Die verf gbaren Elemente in der Benutzeroberfl che h ngen von Ihrer Rolle ab EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch Einf hrung in die Konfiguration von TaskSpace e Wenn Ihr Anmeldekonto mehreren Rollen als Mitglied angeh rt werden Sie aufgefordert eine Rolle auszuw hlen Falls Ihr Konto Mitglied einer Rolle ist die ihrerseits einer anderen Rolle als Mitglied angeh rt wird auch die geerbte Rolle in der Liste aufgef hrt sofern diese Rolle f r die Verwendung in der TaskSpace Benutzeroberfl che konfiguriert wurde Abbildung 2 Dialogfeld Rolle ausw hlen Rolle ausw hlen Zugewiesene Rolle zur Verwendung in Task5pace ausw hlen queue_advance_processor queue_manager Ausi hen A brechen 11 Wenn Sie dazu aufgefordert werden w hlen Sie eine Rolle aus und klicken Sie auf Ausw hlen Die TaskSpace Benutzeroberfl che wird ge ffnet Die verf gbaren Elemente in der Benutzeroberfl che h ngen von der ausgew hlten Rolle ab Hinweis Nach dem Anmelden k nnen Sie ber das Listenfeld in der oberen Leiste zu einer anderen Rolle wechseln Die Benutzeroberfl che wird gem der neuen Rolle angepasst TaskSpace Registerkarten Die Funktionen in TaskSpace
23. 00003830003672 dmadmin acs_pageAware_test_folder dm_folder 0b0000388000afc1 dmadmin acs_pageAware_test_folder dm_folder 0b0000388000b6f2 dmadmin acs_pageAware_test_folder dm_folder 0b0000388000b708 dmadmin Pe acs_page ware_test_folder dm_folder 0b00003880006726 dmadmin acs_pageAware_test_folder dm_folder 0b00003880006736 dmadmin pltest dm_folder 0b0000388000b8e3 dmadmin e acs_page ware_test_folder dm_folder 060000338000693d dmadmin 7 testsubprocess dm_folder 0b0000388000f501 dmadmin Pe test dm_folder 0b600003880007592 dmadmin testpilform dm_folder 0b0000388000f311 dmadmin testpilform2 dm_folder 0600003880007912 dmadmin testpilform3 dm_folder 0b0000388000f313 dmadmin A welcome_test dm_folder 0b000038800108d4 dmadmin hebtest dm_folder 0b00003880015ab5 dmadmin arv test task dm folder 0b00003880018465 dmadmin a Arbeiten mit Dokumenten Die folgenden Aktivit ten sind f r Dokumente verf gbar die in einem Suchergebnissatz zur ckgegeben wurden e Anzeigen von Dokumenten aus einem Suchergebnissatz Seite 35 e ndern von Dokumenten aus einem Suchergebnissatz Seite 35 e Zusammenf hren mehrerer Dokumente Seite 36 e Neuanordnen von Seiten Seite 38 34 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch Verwenden einer Suchregisterkarte e L schen von Seiten Seite 39 Einf gen von Seiten Seite 41 Extrahieren von Seiten Seite 43 e Exportieren von Dokumenten aus einem Suchergebnissatz Sei
24. 6 7 Benutzerhandbuch Kapitel 6 Verwenden von E Mail URL Verkn pfungen In diesem Kapitel werden die folgenden Themen behandelt e berblick e Browseranforderungen f r die Verwendung der Option Per E Mail als Verkn pfung senden e Versenden von TaskSpace URL Verkn pfungen per E Mail e ffnen von TaskSpace Dokumenten Formularen Aufgaben und Ordnern aus einer E Mail berblick Verwenden Sie die Option Per E Mail als Verkn pfung senden um eine URL Verkn pfung zu ausgew hlten Dokumenten Formularen Aufgaben oder Ordnern zu erstellen und Microsoft Office Outlook zu ffnen um die URL Verkn pfung automatisch in das Textfeld der E Mail einzuf gen Die Empf nger der E Mail k nnen anschlie end auf eine URL Verkn pfung klicken um sich direkt bei TaskSpace anzumelden und das Dokument das Formular die Aufgabe bzw den Ordner als ge ffnetes Element zu ffnen Hinweis Eine URL Verkn pfung die von Webtop erstellt wurde kann keine TaskSpace Registerkarte Ge ffnete Elemente ffnen Browseranforderungen f r die Verwendung der Option Per E Mail als Verkn pfung senden Die E Mail Client Software Microsoft Office Outlook muss auf dem Clientcomputer installiert sein auf dem der Internetbrowser ausgef hrt wird Die Browser Option f r das E Mail Internet Programm muss zus tzlich f r Microsoft Office Outlook konfiguriert sein Gehen Sie nach der Installation von Outlook folgenderma en vor 1 Navigier
25. Anmeldeseite angezeigt wird geben Sie ein Kennwort ein und klicken Sie auf Anmelden Die PDF Datei wird mit ihren Kommentaren in einem separaten Fenster ge ffnet Wenn Sie Internet Explorer verwenden dann ffnet der Browser eine zus tzliche leere Seite Wenn Sie dies vermeiden m chten w hlen Sie in Internet Explorer die Option Extras gt Internetoptionen klicken Sie auf die Registerkarte Erweitert und stellen Sie sicher dass Verkn pfung im gleichen Fenster aktiviert ist Arbeiten mit Aufgabenaktivit ten Wenn Sie Aufgaben ber eine Aufgabenlisten Registerkarte bearbeiten und dabei zun chst eine Aufgabe ausw hlen und dann im Kontextmen die Option Ansicht w hlen wird die Aufgabenaktivit t ge ffnet Die verf gbaren oder zum Abschlie en der Aufgabenaktivit t notwendigen Aktionen sind abh ngig vom jeweiligen Prozess und von der Aufgabenkonfiguration Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeiten einer Aufgabe Seite 30 Es steht mindestens eine Methode zur Verf gung um eine Aufgabenaktivit t zu schlie en Sie k nnen eine offene Aufgabenaktivit t stets schlie en indem Sie auf das Symbol X auf der Registerkarte der Aufgabenaktivit t klicken Auf diese Weise wird die Aufgabenaktivit t ohne Validierung oder Speichern von nderungen geschlossen EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 63 Verwenden der Registerkarte Elemente ffnen Abbildung 32 TaskSpace Aufgabenaktivit tsansicht MAN 00
26. Auf der Registerkarte Berechtigungen k nnen Sie Berechtigungsinformationen anzeigen und zus tzliche Berechtigungen und Einschr nkungen f r das Kalenderereignis festlegen Klicken Sie anschlie end auf Zur ck um zur Registerkarte Info zur ckzukehren oder auf Fertig stellen um das Kalenderereignis zu erstellen Bearbeiten von Kalenderereignissen Benutzer die ber die entsprechenden Berechtigungen verf gen k nnen Ereignisse f r einen Kalender bearbeiten So bearbeiten Sie ein Kalenderereignis 1 Zeigen Sie das gew nschte Kalenderobjekt ber eine Suchregisterkarte eine Ordnerregisterkarte oder eine Anhangliste auf einer Aufgabenregisterkarte an Anleitungen zum Anzeigen von Kalenderobjekten finden Sie unter Anzeigen von Kalendern Seite 74 2 W hlen Sie das gew nschte Kalenderereignis aus und f hren Sie einen der folgenden Schritte durch e Klicken Sie auf Bearbeiten oder ffnen e Klicken Sie mit der rechten Maustaste und w hlen Sie Bearbeiten oder ffnen aus dem Kontextmen Das Dialogfeld Eigenschaften f r das ausgew hlte Kalenderereignis wird angezeigt 3 Nehmen Sie die erforderlichen nderungen am Kalenderereignis vor und klicken Sie auf OK um die nderungen zu speichern und das Dialogfeld zu schlie en R ume R ume sind virtuelle Arbeitspl tze an denen Gruppeninteraktionen stattfinden R ume haben Mitglieder und eine Mitgliedschaft ist sowohl mit den Prozessen als auch dem Inhalt in einem
27. Bearbeiten Anzeigen Auschecken auf eine bestimmte Dokumentversion anwenden EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 45 Verwenden einer Suchregisterkarte So zeigen Sie die Versionen eines Dokuments an das in einem Suchergebnissatz oder Ordner aufgef hrt ist 1 W hlen Sie aus dem Ergebnissatz ein Dokument aus Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument und w hlen Sie Anzeigen gt Versionen Das Dialogfeld Versionsliste wird angezeigt Abbildung 23 Dialogfeld Versionsliste Versionsliste 50 u 59 Versionsbezeichnung Beschreibung Gr e Format nderungsdatum Eigent mer B 1 0 CURRENT 1 48 MB Acrobat PDF 09 07 08 00 11 dmadmin ox avorecnen 2 Wenn Sie eine Aktion f r das Dokument ausf hren m chten klicken Sie mit der rechten Maustaste und w hlen Sie die gew nschte Aktion im Kontextmen aus Hinweis Wenn Sie eine vorherige Version zur aktuellen Version machen m chten checken Sie diese aus und als neue Version wieder ein Hochladen einer Datei als neue Version eines Dokuments Ein Dokument kann vom lokalen Dateisystem zur Verwendung als neue Version eines vorhandenen und ausgecheckten Dokuments hochgeladen werden So laden Sie ein Dokument als neue Version aus einem Suchergebnissatz oder Ordner hoch 1 Klicken Sie im Suchergebnissatz mit der rechten Maustaste auf das ausgecheckte Dokument und w hlen Sie die Option Aus Dateisystem hochladen aus Das Dialogfeld Aus Dateisy
28. EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch EMC Corporation Unterneh Hopkinton MA 01748 9103 USA 1 508 435 1000 www EMC com Die Informationen dieses Dokuments entsprechen dem aktuellen Stand am Tag der Ver ffentlichung Die Informationen k nnen jederzeit ohne Vorank ndigung ge ndert werden Die Informationen in dieser Ver ffentlichung werden wie vorliegend bereitgestellt EMC Corporation gibt keine Zusicherungen oder Garantien jeglicher Art in Bezug auf die Informationen in dieser Ver ffentlichung und schlie t insbesondere konkludente Garantien der Handels blichkeit oder Eignung f r einen bestimmten Zweck aus Das Verwenden Kopieren und Verbreiten jeglicher EMC Software die in dieser Ver ffentlichung beschrieben wird erfordert eine g ltige Softwarelizenz Die aktuellste Liste von EMC Produktnamen finden Sie unter EMC Corporation Trademarks auf EMC com Alle anderen hier aufgef hrten Marken sind Eigentum der jeweiligen Besitzer Copyright 2011 EMC Corporation Alle Rechte vorbehalten Inhaltsverzeichnis Kapitel 1 Einf hrung in die Konfiguration von TaskSpace unnnnsssnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nennen 9 LBS DIIOR a ee a ee a en a ee N 9 Taskspace bersicht nie ee 9 Verwenden von TaskSpace 44444444424nnannnnnnennnnnnnennnnnnnnnn nennen nenn 10 TaskSpace Benltzer 2 2 anal Halle 11 Starten der Benutzeroberfl che uumssssenennnnssennnnnsnnnnnnnnnnnnnnnsnn
29. Elemente ffnen innerhalb einer Ordnerbaumstruktur angezeigt Weitere Informationen zum Arbeiten mit Ordnern in der Registerkarte Elemente ffnen finden Sie unter Arbeiten mit Ordnern und Dokumenten Seite 54 52 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch Kapitel 5 Verwenden der Registerkarte Elemente ffnen In diesem Kapitel werden die folgenden Themen behandelt e berblick e Verwenden eines Dokumentanzeigeprogramms e Arbeiten mit Ordnern und Dokumenten e Arbeiten mit Aufgabenaktivit ten e Schlie en aller ge ffneten Elemente berblick In diesem Abschnitt werden die Funktionen beschrieben die auf der Registerkarte Ge ffnete Elemente verf gbar sind Auf dieser Registerkarte werden die Elemente angezeigt die ber andere Registerkarten ge ffnet werden Verwenden eines Dokumentanzeigeprogramms Wenn ein Benutzer ein Dokument in TaskSpace ffnet oder anzeigt wird es auf der Registerkarte Ge ffnete Elemente unter Verwendung des konfigurierten Anzeigeprogramms f r den Dokumentdateityp angezeigt Wenn sich der Benutzer f r die Anzeige eines Dokuments entscheidet und kein Anzeigeprogramm f r den Dokumentdateityp konfiguriert ist wird das Dokument in der urspr nglichen Anwendung ge ffnet Folgende Dokumentanzeigeprogramme werden unterst tzt IGC Brava unterst tzt BMP EMF GIF JPEG PCX PDF PNG TIFF TXT und andere Dateitypen e Daeja ViewOne Pro unterst tzt GIF JPEG PDF TIFF und and
30. Raum verkn pft Elemente in einem Raum werden von diesem Raum gesteuert d h ihre Berechtigungen werden durch den Raum festgelegt und Nichtmitglieder haben keinen Zugriff auf sie R ume k nnen in TaskSpace nicht erstellt sondern nur angezeigt werden Es ist jedoch m glich in TaskSpace R ume anzuzeigen die in Webtop oder einer anderen WDK basierten Anwendung von Repository Benutzern mit den entsprechenden Berechtigungen erstellt wurden Die Ersteller Eigent mer eines Raums sowie die Benutzer Manager legen die Mitgliederliste f r einen Raum fest EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 77 Verwenden von Kollaborationsfunktionen TaskSpace Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen k nnen einen Raum auf folgende Weisen anzeigen e W hlen Sie ein Raumobjekt auf einer Ordnerregisterkarte einer Suchregisterkarte oder einer Anhangliste auf einer Aufgabenregisterkarte aus und klicken Sie auf ffnen e Doppelklicken Sie auf ein Raumobjekt auf einer Ordnerregisterkarte e W hlen Sie einen Raumknoten in der Strukturansicht einer Ordnerregisterkarte aus Das Raumobjekt wird anschlie end ge ffnet und auf der Registerkarte Ge ffnete Elemente angezeigt Weitere Informationen zu R umen einschlie lich zum Erstellen von R umen in Webtop finden Sie im Webtop Benutzerhandbuch 78 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch A Abmelden von TaskSpace 19 Administration Registerkarte 14 Aktionen We
31. Sie die Benutzeroberfl che und melden sich an 1 ffnen Sie einen unterst tzten Browser Eine Liste der unterst tzten Browser finden Sie in den Documentum TaskSpace Release Notes Navigieren Sie zur TaskSpace Benutzeroberfl che unter folgender URL http Servername Portnummer Bereitstellungsname appname Anwendungsname In der folgenden Tabelle werden die einzelnen Variablen dieser URL erl utert Tabelle 3 Die TaskSpace URL Variablen URL Variable Erl uterung Servername Der Name des Computers auf dem TaskSpace installiert ist Portnummer Der Port den der Anwendungsserver nach Verbindungen abfragt Bereitstellungsname Das virtuelle Verzeichnis das w hrend der Installation erstellt wurde Anwendungsname Der Name einer TaskSpace Anwendung Hinweis Wenn Sie nicht sicher sind welche URL Sie verwenden sollten wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator Beim ersten ffnen der TaskSpace Benutzeroberfl che lassen Sie das Fragezeichen und alle nachfolgenden Variablen weg Die Anmeldeseite wird ge ffnet EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 11 Einf hrung in die Konfiguration von TaskSpace 10 Abbildung 1 TaskSpace Anmeldeseite 7 EMC documentum TaskSpace Benutzername dmadmin Kennwort Repository tsp65 Anmeldedaten speichern L Mehr Optionen W hlen Sie auf der TaskSpace Anmeldeseite ein Repository aus und geben Sie Ihren Anmeldenamen und Ihr Kennwort ein
32. Verwaltung Willkommen bei TaskSpace Konfiguration Administration Aufgaben A Ordnername color tiff Betreff ge C fdmadmin TestFiles Others colt f Name l Suchen Anzeigen Dokumente x 59 Name Titel Typ Schl sselw rter Format Gr e Ge ndert Eigent mername 5 Cf kinghill TIF dm_document tiff 215 222 08 07 2008 22 59 dmadmin Cit TIF dm_document tiff 215 222 08 07 2008 22 59 dmadmin E Coshill TIF dm_document tiff 215 222 08 07 2008 22 59 dmadmin 5 Copl TIF dm_document tiff 215 222 08 07 2008 22 59 dmadmin kitl TIF dm_document tiff 215 222 08 07 2008 22 59 dmadmin i PAAT 3 n of kinghill TIF dm_document tiff 215 222 03 07 2008 22 59 dmadmin 3 Wahlen Sie ein Dokument 2 UI Map Viewer Guidelines Version dm_document pdf 1 211 015 08 07 2008 23 00 dmadmin aus der Liste aus um es hier anzuzeigen a a a anne Zus tzliche Aktionen sind entweder f r Unterordner oder Dokumente verf gbar und zwar durch Klicken mit der rechten Maustaste auf ein Element und Ausw hlen einer Aktion aus dem Kontextmen oder durch Klicken auf eine der Aktionsschaltfl chen unter der Ordnerbaumstruktur wie in den folgenden Abschnitten erl utert Aktionen im Kontextmen f r Unterordner Seite 56 e Aktionen im Kontextmen f r Dokumente Seite 56 e Aktionsschaltfl chen f r Dokumente Seite 58 e Weitere Aktionen Seite 59 Erstellen von Ordnern Seite 60 e Importieren
33. ablage mit dem neu ausgew hlten Ordner Zwischenablage anzeigen ffnet die Seite Zwischenablage mit den Elementen die sich derzeit in der Zwischenablage befinden EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 59 Verwenden der Registerkarte Elemente ffnen Erstellen von Ordnern In diesem Abschnitt wird das Erstellen eines Ordners beschrieben So erstellen Sie einen Ordner 1 Klicken Sie auf Neuer Ordner oder w hlen Sie in einem Kontextmen auf einer Ordnerregisterkarte auf der Registerkarte Elemente ffnen die Option Neuer Ordner Die Seite Neuer Ordner Erstellen wird mit den folgenden Registerkarten angezeigt 1 Erstellen 2 Info und 3 Berechtigungen Geben Sie auf der Registerkarte 1 Erstellen einen Namen f r den neuen Ordner ein und w hlen Sie einen Typ aus Standardm ig ist der Typ bereits auf Ordner dm_folder eingestellt was in der Regel der zutreffende Typ ist Klicken Sie auf Weiter um mit der Registerkarte 2 Info fortzufahren oder auf Beenden wenn Sie die auf den Registerkarten 2 Info und 3 Berechtigungen angegebenen Standardwerte bernehmen und die Erstellung des Ordners abschlie en m chten Auf der Registerkarte 2 Info a Der Ordnername wird angezeigt den Sie auf der vorherigen Registerkarte eingegeben haben Nach Wunsch k nnen Sie auch einen Titel und ein Thema festlegen b Um Suchw rter f r den Ordner einzutragen klicken Sie auf Bearbeiten neben der Option Su
34. aller Formatvarianten f r dieses Dokument angezeigt EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 49 Verwenden einer Suchregisterkarte Abbildung 27 Dialogfeld Formatvarianten Formatvarianten 59 Format Gr e Ge ndert Eigent mer 2 Acrobat PDF 1 48 AB 09 07 08 00 04 dmadmin w GIF image 20 KB 6 26 08 11 32 AM dmadmin 2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die zu l schende Formatvariante und w hlen Sie L schen aus 3 Klicken Sie auf OK um das Dialogfeld Formatvarianten zu schlie en Exportieren von Formatvarianten Formatvarianten eines Dokuments k nnen in das lokale Dateisystem exportiert werden So exportieren Sie eine Formatvariante eines Dokuments 1 Klicken Sie in der Ergebnisliste mit der rechten Maustaste auf ein Dokument und w hlen Sie Anzeigen gt Formatvarianten aus Das Dialogfeld Formatvarianten wird mit einer Liste aller Formatvarianten f r dieses Dokument angezeigt 50 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch Verwenden einer Suchregisterkarte Abbildung 28 Dialogfeld Formatvarianten Formatvarianten 9 Format Gr e Ge ndert Eigent mer Acrobat PDF 1 48 MB 09 07 08 00 04 dmadmin w GIF image 20 KB 6 26 08 11 32 AM dmadmin 2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Formatvariante die exportiert werden soll und w hlen Sie Exportieren aus 3 W hlen Sie das Verzeichnis im lokalen Dateisystem aus in das das Dokument exportie
35. angezeigt wird h ngt m glicherweise von Konfiguration ab Grundlegende Anweisungen finden Sie unter Abschlie en der Prozessinitiierung Seite 28 Abschlie en der Prozessinitiierung Wenn Sie einen Prozess starten wird standardm ig eine Seite Workflow starten Info mit zwei Registerkarten angezeigt 1 Info und 2 Kommentare Wurde der gew hlte Prozess jedoch einer Forms Builder Vorlage zur Prozessinitiierung zugeordnet kann die angezeigte Seite abweichen In diesem Abschnitt wird beschrieben wie die Prozessinitiierung mit der standardm igen Seite Workflow starten abgeschlossen wird So schlie en Sie die Prozessinitiierung ab 1 Geben Sie auf der Registerkarte 1 Info eine Beschreibung ein 2 Falls eine Anlage hinzugef gt werden soll klicken Sie au erdem auf der Registerkarte 1 Info auf Hinzuf gen a Um die Dateien zu finden die Sie anh ngen m chten klicken Sie auf die entsprechende Registerkarte und suchen die Dateien auf der Registerkarte In Registerkarten die den Repository Knoten entsprechen navigieren Sie wie durch Repository Knoten W hlen Sie die anzuh ngenden Dateien aus b Klicken Sie am unteren Seitenrand auf OK 28 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch Verwalten von Aufgaben c Wenn Sie eine Datei anh ngen die ber Verkn pfungen zu anderen Dateien verf gt k nnen Sie die verkn pften Dateien mit Verkn pfte Objekte automatisch hinzuf gen ebenfalls aufnehmen d Wenn
36. as Anzeigeprogramm enth lt Das Dokument wird dabei im editierbaren Modus angezeigt aber nicht gesperrt ffnen ffnet das Dokument in der Dokumentansicht im schreibgesch tzten Modus oder sofern der Benutzer ber die Berechtigung verf gt im Bearbeitungsmodus Hinweis Wenn Sie ein Internetformular ausw hlen zeigt TaskSpace das Dokument in der Registerkarte Ge ffnete Elemente in der standardm igen Dokumentansicht an und sperrt es nicht Wenn Sie ein High Fidelity Formular ausw hlen zeigt TaskSpace dieses Formular in der Registerkarte Ge ffnete Elemente in der standardm igen Dokumentansicht an und sperrt es nicht Anzeigen ffnet das Dokument in der Dokumentansicht oder in einem Popup Fenster im schreibgesch tzten Modus Hinweis Wenn Sie ein Internetformular ausw hlen zeigt TaskSpace das Dokument in der Registerkarte Ge ffnete Elemente als schreibgesch tztes Dokument an und sperrt es nicht Wenn Sie ein High Fidelity Formular ausw hlen zeigt TaskSpace das Dokument in einer speziellen Dokumentansicht DefaultHiFiDocView an die nur das Anzeigeprogramm enth lt Das Dokument wird dabei im schreibgesch tzten Modus angezeigt aber nicht gesperrt Ein Dokument kann einfach durch Ausw hlen entweder inline oder in einem Popup Fenster angezeigt werden abh ngig von der Konfiguration f r die entsprechende Registerkarte Sie k nnen die Dokumentansicht durch Klicken auf den Nach Links oder Nach Rechts Pfeil erweitern o
37. auf die folgende Weise exportiert werden So exportieren Sie eines oder mehrere Dokumente die in einem Suchergebnissatz oder Ordner aufgef hrt werden 1 W hlen Sie aus dem Ergebnissatz das zu exportierende Dokument aus Sie k nnen auch das Dokument ausw hlen und auf Exportieren klicken Sie k nnen auch eines oder mehrere Dokumente im Ergebnissatz ausw hlen und dann auf Exportieren klicken Die standardm ige Seite Ordner ausw hlen wird ge ffnet 2 W hlen Sie einen Zielordner aus und klicken Sie dann auf OK um den Exportvorgang abzuschlie en Exportieren in das CSV Format aus einem Suchergebnissatz Wenn Sie die Eigenschaftswerte der Elemente in eine bestimmte Liste exportieren werden die Informationen in einer CSV Datei gespeichert Diese kann mit der Standardanwendung f r CSV Dateien ge ffnet werden 44 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch Verwenden einer Suchregisterkarte So exportieren Sie aus einem Suchergebnissatz oder Ordner in das CSV Format 1 W hlen Sie aus dem Ergebnissatz das zu exportierende Dokument aus das Sie in das CSV Format exportieren m chten Sie k nnen auch das Dokument ausw hlen und auf Exportieren nach CSV klicken Das Dialogfeld Inhalt nach CSV exportieren wird angezeigt Abbildung 22 Dialogfeld Inhalt nach CSV exportieren Inhalt in CSV exportieren Spalten ausw hlen Ausgew hlte Spalten Eigent mername Ausgecheckt von OK av
38. ausw hlen wird der Ordnerinhalt im anderen Fensterbereich angezeigt Wenn Sie auf einen Unterordner in der Ordnerinhaltsliste doppelklicken wird die Ordnerstruktur aktualisiert Weitere Informationen zum Stammordner finden Sie ber der Ordnerbaumstruktur die ein Benutzer je nach Rollenberechtigungen und jeweiliger Konfiguration bearbeiten kann M glicherweise befinden sich dort auch eines oder mehrere Felder f r das Eingeben von Suchbegriffen um verschiedene Ordner und Dokumente abzurufen ohne zu einer Suchregisterkarte zur ckzukehren Wie detailliert der Inhalt im rechten Fensterbereich angezeigt werden soll k nnen Sie im Listenfeld Anzeigen durch Auswahl einer der folgenden Optionen festlegen e Dokumente zeigt alle Dokumente im Stammordner an 54 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch Verwenden der Registerkarte Elemente ffnen e Dokumente und Unterordner zeigt alle Dokumente im Stammordner sowie alle Unterordner des Stammordners an Dokumente und Dokumente in Unterordnern zeigt alle Dokumente im Stammordner sowie alle Dokumente in Unterordnern des Stammordners an Dokumente Unterordner und Dokumente in Unterordnern zeigt alle Dokumente im Stammordner alle Unterordner des Stammordners sowie alle Dokumente in Unterordnern des Stammordners an Abbildung 30 Beispiel einer Ordnerstrukturansicht in TaskSpace ee Tonsetnzer smeme A e lt Eigener Ordner Suchen Prozesse Arbeitswarteschlangen
39. bildung 31 Seite Anmeldung Documentum Adobe Comment Connector Repository TaskSpace65 Benutzername dmadm n Kennwort Anmelden 3 Wenn die Anmeldeseite angezeigt wird geben Sie ein Kennwort ein und klicken Sie auf Anmelden Das PDF Dokument wird mit den zugeh rigen Kommentaren im schreibgesch tzten Modus in einem separaten Fenster ge ffnet 4 Wenn Sie Internet Explorer verwenden dann ffnet der Browser eine zus tzliche leere Seite Wenn Sie dies vermeiden m chten w hlen Sie in Internet Explorer die Option Extras gt Internetoptionen klicken Sie auf die Registerkarte Erweitert und stellen Sie sicher dass Verkn pfung im gleichen Fenster aktiviert ist 5 Kommentare f gen Sie mit den entsprechenden Acrobat Befehlen hinzu Weitere Informationen finden Sie in der Acrobat Dokumentation 6 Klicken Sie auf die Adobe Schaltfl che Senden und Empfangen von Kommentaren um die Kommentare im Repository zu speichern Im Repository gespeicherte Kommentare haben das Acrobat XFDF Format 62 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch Verwenden der Registerkarte Elemente ffnen Anzeigen von Kommentaren in einem PDF Dokument So zeigen Sie Kommentare in einem PDF Dokument an 1 Navigieren Sie zu einem PDF Dokument 2 W hlen Sie das Dokument aus und klicken Sie auf Anzeigen Abh ngig von der System und Browser Konfiguration k nnte eine Anmeldeseite angezeigt werden 3 Wenn die
40. chern Dokument 54 Sprachen Ausw hlen bei der Anmeldung 12 Starten TaskSpace Benutzeroberfl che 11 Starten eines Prozesses 25 Suchen nach Aufgaben 29 Suchen nach Informationen 33 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch Suchergebnissatz Verwenden 34 Suchregisterkarte 14 Verwenden 33 T TaskSpace Beenden oder Abmelden 19 Benutzer 11 Einf hrung 9 TaskSpace Registerkarten 13 U Unterordner Aktionen im Kontextmen 56 URL Verkn pfungen ffnen 66 Versenden 66 V Verarbeiten einer Aufgabe 30 Verarbeiten von Aufgaben 29 Versionsverwaltung Konfigurieren 17 Verwalten von Aufgaben 25 W Warteschlangenverwaltung Registerkarte 14 Wiederverwenden von Popup Fenster Konfigurieren 18 Workflow Verf gbarkeitseinstellung 31 Z Zugriffsmodus Ausw hlen 12 Zusammenf hren mehrerer Dokumente Aus einem Suchergebnissatz 36 Zusammenf hrungsdokument Konfigurieren 19 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch Index 81
41. chw rter c Das Feld Eigent mername enth lt standardm ig den Namen des aktuellen Benutzers Wenn Sie den Namen des Eigent mers ndern m chten klicken Sie auf Bearbeiten d Mit Weitere anzeigen rufen Sie weitere Eigenschaften f r den Ordner ab e Klicken Sie auf Weiter um mit der Registerkarte 3 Berechtigungen fortzufahren oder auf Beenden wenn Sie die auf der Registerkarte 3 Berechtigungen angegebenen Standardwerte bernehmen und die Erstellung des Ordners abschlie en m chten Auf der Registerkarte 3 Berechtigungen k nnen Sie verschiedene Arten von Berechtigungen f r den neuen Ordner anzeigen und festlegen a Die Standardberechtigungswerte f r den Ordner befinden sich im Feld Aktuelle Berechtigungen Um diese Berechtigungswerte zu ndern klicken Sie auf Suchen neben Andere Benutzer Gruppenberechtigungen anzeigen b Das Feld Name des Berechtigungssatzes enth lt den Namen des Standardberechtigungssatzes Soll ein anderer Berechtigungssatz angegeben werden klicken Sie auf Ausw hlen c Das Feld Beschreibung enth lt den Namen des Berechtigungssatzes und im Feld Eigent mer wird der Name angezeigt den Sie im Feld Eigent mername auf der vorangegangenen Registerkarte festgelegt haben d Dar ber hinaus k nnen Sie die erforderlichen Gruppen den erforderlichen Gruppensatz die Berechtigungen f r Benutzer und Gruppen sowie die Einschr nkungen festlegen e Wenn Sie alle gew nschten Einstellungen vorgenommen
42. darf nach dem Objekt oder navigieren Sie zu diesem f r das Sie einen Prozess starten m chten 2 W hlen Sie das Objekt aus Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und w hlen Sie Anhang starten Die Seite Workflow starten wird ge ffnet EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 27 Verwalten von Aufgaben Abbildung 8 Seite Workflow starten Workflow starten 110n66ko21rep01 R re Eigent mer t x Name Version Ale ASampleProcess 1 0 CURRENT dmadmin Brian_fix_bug 1 3 CURRENT dmadmin DaveTestProcess 1 0 CURRENT dmadmin Davis3 1 0 CURRENT dmadmin Eigene Vorlagen ausw hlen DavisTest2 1 0 CURRENT dmadmin ur Ordner eric_test_process 1 0 CURRENT dmadmin FormProcess 1 0 CURRENT dmadmin LauraT5ActionTestProcess 1 0 CURRENT dmadmin mm_process_mail 1 0 CURRENT dmadmin mocs_request_processing 1 0 CURRENT dmadmin newsdtprocess 1 0 CURRENT dmadmin NoFormProcess 1 0 CURRENT dmadmin raviSDTTestProcess 1 0 CURRENT dmadmin RexBP1 1 0 CURRENT dmadmin SeanTestProcess1 1 0 CURRENT dmadmin SeanTestProcess2 1 0 CURRENT dmadmin SeanTestProcess3 1 0 CURRENT dmadmin TestFolderProcess 1 0 CURRENT dmadmin testsubprocess 1 0 CURRENT dmadmin VersioningTest 1 0 CURRENT dmadmin Z Folder Pke WF 1 0 CURRENT dmadmin Elemente pro Seite so vil fo abbrechen D E E E a E E HF HF HF FR HH HR FR HR FR RE 3 W hlen Sie einen Prozess aus und klicken Sie auf OK Die Seite die danach
43. dem eine oder mehrere Seiten neu angeordnet werden Hinweis Sie m ssen ber Versionsberechtigungen f r Dokumente verf gen die Dokumente d rfen nicht gesperrt sein und das verwendete Anzeigeprogramm muss mit dieser Funktion kompatibel sein um in TaskSpace zu funktionieren So ordnen Sie die Seiten eines Dokuments neu an 1 W hlen Sie ein Dokument aus dem Ergebnissatz aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste 2 W hlen Sie Seiten In der Ansicht Seiten nderung wird das Dokument mit einer Liste der Dokumentenseiten auf der linken Seite angezeigt Abbildung 13 Bildschirm Seiten nderung BB 8149 meee in gt ur cksetzen EMC Documentum TaskSpace Version 6 5 Service Pack 1 Benutzerhandbuch Teilenummer 300 008 169 A01 erraneren Enraeon tosenn semene 38 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch Verwenden einer Suchregisterkarte 3 W hlen Sie das gew nschte Dokument bzw die gew nschten Dokumente im linken Fensterbereich aus und ordnen Sie es sie mithilfe der Pfeilschaltfl chen neu an 4 Klicken Sie auf Speichern Das Dialogfeld Seiten nderung wird angezeigt Abbildung 14 Dialogfeld Seiten nderung Seiten nderung Seiten 1 2 4 3 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 179 neu sortieren Aktuelle Version berschreiben Neue Version erstellen Kommentare i fox favorecnen 5 Geben Sie an ob die aktuelle Version berschrieben werden o
44. der ausblenden 22 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch Verwenden einer Ordnerregisterkarte Abbildung 5 Beispiel einer Ordnerregisterkarte in TaskSpace Willkommen bei TaskSpace Konfiguration Administration Aufgaben Suchen Prozesse Arbeitswarteschlangen Verwaltung Ge ffnete El E dmadmin BD 090a5a2a80000770 ama Suchen 090a5a2a80000773 7 Anzeigen 090a5a2a8000114d ee aia 090a5a2a80001152 Seal 59 Name Titel Typ Scht black white tiff 59 Invoice EMC pdf PDF Document dm_document eric_test_process Hao MailManager 59 UI Map Viewer Guidelines Version dm_document new Page Modification PDF pdf ProcessForBinthu ssdsdsd Versioning Documents Workspace Customizations lt m 9 97 x6 74in lt IKa 1of1 PB OO HH m EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 23 Verwenden einer Ordnerregisterkarte 24 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch Kapitel 3 Verwalten von Aufgaben In diesem Kapitel werden die folgenden Themen behandelt e berblick e Starten eines Prozesses e Bearbeiten von Aufgaben e Festlegen der Workflow Verf gbarkeit berblick Wenn Prozessvorlagen in Documentum Business Process Manager BPM erstellt f r Ihr Repository installiert und in Ihre TaskSpace Anwendung implementiert wurden m ssen Sie m glicherweise Aufgaben verwalten Pr
45. der Registerkarte Elemente ffnen Anzeigen ffnet das Dokument in der Dokumentansicht oder in einem Popup Fenster im schreibgesch tzten Modus auf der Registerkarte Elemente ffnen Das Dokument wird in der konfigurierten Anzeige f r den Dokumentdateityp ge ffnet Wenn sich der Benutzer f r die Anzeige eines Dokuments entscheidet und kein Anzeigeprogramm f r den Dokumentdateityp konfiguriert ist wird das Dokument schreibgesch tzt in der urspr nglichen Anwendung ge ffnet Exportieren ffnet die Standardseite Ordner ausw hlen auf der Sie einen Zielordner ausw hlen und dann den Export mit OK abschlie en k nnen Weitere Aktionen Beim Arbeiten mit Ordnern und Dokumenten sind zus tzliche Aktionen verf gbar Durch Klicken auf Weitere Aktionen wird ein Dropdown Men mit den folgenden Funktionen ge ffnet e Importieren ffnet die Seite Importieren Dateiauswahl auf der ein oder mehrere Ordner oder Dokumente f r den Import in den ausgew hlten Ordner ausgew hlt werden k nnen Weitere Anweisungen zum Importieren von Ordnern oder Dokumenten finden Sie unter Importieren von Ordnern und Dokumenten Seite 60 Hinweis Wenn Sie das TaskSpace Dialogfeld Importieren verwenden k nnen Sie keine Ordner importieren sondern nur ein oder mehrere Dokumente Ordner erstellen erstellt einen neuen Ordner unter dem ausgew hlten Ordner Weitere Anweisungen zum Erstellen von Ordnern finden Sie unter Erstellen von Ordnern Seite 60
46. der eine neue Version des ge nderten Dokuments erstellt werden soll und klicken Sie auf OK Hinweis Wenn Sie PAS verwenden ist diese Option nicht verf gbar Wenn Sie ein anderes Anzeigeprogramm verwenden das Dokument jedoch zuvor mit PAS kommentiert wurde gehen alle vorhandenen Anmerkungen beim Erstellen einer neuen Version des Dokuments verloren L schen von Seiten Ein Dokument kann ge ndert werden indem eine oder mehrere Seiten gel scht werden Hinweis Sie m ssen ber Versionsberechtigungen f r Dokumente verf gen die Dokumente d rfen nicht gesperrt sein und das verwendete Anzeigeprogramm muss mit dieser Funktion kompatibel sein um in TaskSpace zu funktionieren So l schen Sie Seiten aus einem Dokument 1 W hlen Sie ein Dokument aus dem Ergebnissatz aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste 2 W hlen Sie Seiten In der Ansicht Seiten nderung wird das Dokument mit einer Liste der Dokumentenseiten auf der linken Seite angezeigt EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 39 Verwenden einer Suchregisterkarte Abbildung 15 Bildschirm Seiten nderung sB 2 erber opm d BF l EMC Documentum TaskSpace Version 6 5 Service Pack 1 Benutzerhandbuch Teilenummer 300 008 169 A01 3 W hlen Sie im linken Fensterbereich die entsprechende Seite bzw die entsprechenden Seiten aus die gel scht werden sollen 4 Klicken Sie auf L schen Da
47. e in der standardm igen Dokumentansicht an und sperrt es nicht e Anzeigen ffnet das Dokument in der Dokumentansicht oder in einem Popup Fenster im schreibgesch tzten Modus Hinweis Wenn Sie ein Internetformular ausw hlen zeigt TaskSpace das Dokument in der Registerkarte Ge ffnete Elemente als schreibgesch tztes Dokument an und sperrt es nicht Wenn Sie ein Druckformular ausw hlen zeigt TaskSpace das Dokument in einer speziellen Dokumentansicht DefaultHiFiDocView an die nur das Anzeigeprogramm enth lt Das Dokument wird dabei im schreibgesch tzten Modus angezeigt aber nicht gesperrt 2 Zum Beenden der Dokumentanzeige klicken Sie auf das Schlie symbol auf der Registerkarte Elemente ffnen Weitere Anweisungen zum Anzeigen von Dokumenten finden Sie unter Verwenden eines Dokumentanzeigeprogramms Seite 53 ndern von Dokumenten aus einem Suchergebnissatz Je nach Dokumenttyp Art des verwendeten Dokumentanzeigeprogramms und Systemkonfiguration k nnen verschiedene nderungen vorgenommen werden EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 35 Verwenden einer Suchregisterkarte So ndern Sie ein Dokument das in einem Suchergebnissatz aufgef hrt ist 1 W hlen Sie aus dem Ergebnissatz das zu ndernde Dokument aus Sie k nnen auch das Dokument ausw hlen und entweder auf Bearbeiten oder auf ffnen klicken Sie k nnen auch das Dokument ausw hlen und dann auf Bearbeiten oder ffnen klicken e f
48. eine _Datei Dokumente eingeben EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 33 Verwenden einer Suchregisterkarte Verwenden eines Suchergebnissatzes In diesem Abschnitt wird beschrieben wie Sie einen Suchergebnissatz verwenden k nnen z B zum Anzeigen von Dokumenten oder Ordnern so wie in den folgenden Abschnitten im Einzelnen aufgef hrt e Arbeiten mit Dokumenten Seite 34 e Arbeiten mit Ordnern Seite 52 Dar ber hinaus k nnen Sie auch einen Prozess aus einem Suchergebnissatz heraus initiieren wenn die Suche so konfiguriert wurde dass Prozesse zur ckgegeben werden Weitere Informationen zum Initiieren eines Prozesses finden Sie unter Starten eines Prozesses Seite 25 Je nach Konfigurationseinstellungen und Lizenz k nnen Sie auch auf die Kollaborationsfunktionen einer Suchregisterkarte zugreifen Abbildung 10 Beispiel einer Suchregisterkarte in TaskSpace einstetungen il AboutTaskspace Konfiguration Administration Aufgaben Eigener Ordner Suchen Prozesse Arbeitswarteschlangen Verwaltung c Suchen nach DefaultFolderSearch 4 a Name test suchen Suchergebnisse Ga LJ so y Name Typ JD Eigent mer test1234 dm_folder 0600003880007848 dmadmin e D eric_test dm_folder 0b000038800090c7 dmadmin eric_test_process dm_folder 060000388000917c dmadmin search_eric_test_process dm_folder 06000038800091e3 dmadmin E test dm_folder 0b000038800093f5 dmadmin 7 piltestform1 dm_folder 06
49. en Sie zu den Internetoptionen des Browsers 2 Klicken Sie auf die Registerkarte Programme 3 W hlen Sie Microsoft Office Outlook als E Mail Internet Programm aus EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 65 Verwenden von E Mail URL Verkn pfungen Versenden von TaskSpace URL Verkn pfungen per E Mail Sie k nnen URL Verkn pfungen f r ausgew hlte Dokumente oder Ordner per E Mail versenden Wenn Sie mehr als ein Dokument oder mehr als einen Ordner ausw hlen erstellt TaskSpace mehrere URL Verkn pfungen f r jedes ausgew hlte Objekt und f gt sie in die E Mail Nachricht ein So versenden Sie TaskSpace URL Verkn pfungen per E Mail 1 ffnen Sie in TaskSpace eine Such Ordner oder Aufgaben Registerkarte Der genaue Name der Registerkarte h ngt m glicherweise von der Konfiguration ab 2 W hlen Sie Dokumente oder Ordner aus f r die Sie URL Verkn pfungen erstellen m chten Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Per E Mail als Verkn pfung senden und w hlen Sie diese Option aus 4 Microsoft Office Outlook ffnet die URL Verkn pfungen und zeigt sie f r die ausgew hlten Dokumente und Ordner an 5 Geben Sie die E Mail Adressen der Empf nger ein und senden Sie die E Mail ffnen von TaskSpace Dokumenten Formularen Aufgaben und Ordnern aus einer E Mail Wenn Sie eine E Mail erhalten die eine TaskSpace URL Verkn pfung enth lt verweist die Verkn pfung auf ein bestimmtes Dokument ei
50. en und Ordnern aus einer E M il 22 2 ea Bananen 66 Verwenden von Kollaborationsfunktionen uz22u2000n 0000 00 nnn nun un nun un nnnnnn 69 berblick er ee rs ae ee eo 69 BIALE Mel a EATE ASETE EEE E SIET E T ee ee ER 69 Aktivieren von DiISkUSSIONeEN ai oean aaa a a aa aa eia aaea 69 Anzeigen Hinzuf gen und Bearbeiten von Kommentaren 70 Hinzuf gen eines Kommentars 4 44444444400nennennnn nenn nnsne nennen nn 71 Antworten auf einen Kommentar uusuunusnennanennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn anne 71 Bearbeiten eines Kommentars 2222220220220020sneeennnnnnnnnennnnnn nennen enne nen 71 L schen von Kommentaren u uasssusnenunnnnnannnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn anne 72 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch Inhaltsverzeichnis Kalenders ei aha bedenke 72 Erstellen von Kalendern ersari nan ARE EA EANAN EESAN ADA ASAE ern 72 Anzeigen von KalendelM sicisrrerinieorireaino irern an Eu O EEKE EEKE A EEEE 74 Erstellen von Kalenderereignissen u s4444ssennsnnennnnnnennnnnnnen nennen 74 Bearbeiten von Kalenderereignissen 44444444nsnnenennnnnenn nennen nennen 77 R ume e ea N R A AA O NAE 77 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 5 Vorwort In diesem Benutzerhandbuch wird beschrieben wie Sie mithilfe von EMC Documentum TaskSpace mit Standardeinstellungen Aufgaben verwalten Ordner
51. ende Aktionen durchf hren e Sie k nnen Kommentare ber Dokumente und Ordner anzeigen und hinzuf gen Weitere Anweisungen finden Sie unter Diskussionen Seite 69 e Sie k nnen Kalender anzeigen und Kalenderereignisse anzeigen und hinzuf gen Weitere Anweisungen finden Sie unter Kalender Seite 72 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch Einf hrung in die Konfiguration von TaskSpace e Sie k nnen R ume anzeigen Weitere Anweisungen finden Sie unter R ume Seite 77 Hinweis Kollaborationsfunktionen sind nur verf gbar wenn die Documentum Collaboration Edition DCE aktiviert wurde DCE erfordert eine separate Lizenz und wird ber die Lizenzierungskonfiguration in Documentum Administrator aktiviert TaskSpace Benutzer In diesem Abschnitt werden einige der typischen TaskSpace Benutzer beschrieben Tabelle 2 TaskSpace Benutzer Benutzer Beschreibung Anwendungsentwickler Benutzer die f r das Konfigurieren des Systems geschult sind aber nicht unbedingt Erfahrung mit Java Programmierung haben Entwickler Benutzer die f r die Entwicklung und Wartung von Document Imaging Anwendungen auf der Documentum Plattform verantwortlich sind Administratoren Benutzer die f r die Verwaltung und Wartung der TaskSpace Anwendung verantwortlich sind Benutzer Beliebige Endbenutzer beispielsweise Kundendienstmitarbeiter Aufgabenbearbeiter oder Prozesseigent mer Starten der Benutzeroberfl che So starten
52. erden die folgenden Themen behandelt berblick e Verwenden einer Ordnerregisterkarte berblick In diesem Kapitel wird die Verwendung einer Ordnerregisterkarte in TaskSpace beschrieben Verwenden einer Ordnerregisterkarte Der genaue Name und die Funktionen der Ordnerregisterkarte k nnen in Abh ngigkeit davon variieren wie die Registerkarte vom Systemadministrator oder Anwendungsentwickler konfiguriert wird Die Hauptfunktionen der Ordnerregisterkarte entsprechen dem Arbeiten mit Ordnern in der Ordneransicht auf der Registerkarte Elemente ffnen Weitere Informationen zu den grundlegenden Ordneransichtsfunktionen finden Sie unter Arbeiten mit Ordnern und Dokumenten Seite 54 Allerdings ist die Ordnerregisterkarte so konfiguriert dass sie standardm ig einen festen Ordnerspeicherort ffnet In Abh ngigkeit von den Konfigurationseinstellungen f r Ihre Ordnerregisterkarte kann sich der angezeigte Elementtyp ndern Neben Ordnern und Dokumenten sehen Sie m glicherweise auch Prozesse In diesem Fall k nnen Sie einen Prozess von einer Ordnerregisterkarte aus anzeigen ausw hlen und starten Weitere Informationen zum Initiieren eines Prozesses finden Sie unter Starten eines Prozesses Seite 25 Je nach Konfigurationseinstellungen und Lizenz k nnen Sie auch auf die Kollaborationsfunktionen eines Ordnerregisters zugreifen Eine Ordnerregisterkarte kann auch Aktionsschaltfl chen enthalten Die jeweils verf gbaren Aktions
53. ere Abbildungen mithilfe eines Dokument Anzeigeprogramms wie Adobe Acrobat Reader Documentum PDF Annotation Services PAS Daeja ViewOne Pro IGC Brava oder High Fidelity Forms betrachten Benutzer k nnen Dokumente und andere Bilder mit PAS Daeja ViewOne Pro oder IGC Brava kommentieren Abrufen von Informationen Es ist m glich Daten und Dokumente zu extrahieren und so die Anforderungen von Benutzern abzurufen und zu bearbeiten Die Informationen k nnen ber Metadaten Suchfunktionen oder auch durch Durchsuchen der Ordner und Kategorien im Repository abgerufen werden Verwenden von TaskSpace Im nachstehenden Verfahren finden Sie einen kurzen berblick ber die Verwendung von TaskSpace und ber die Informationen in diesem Handbuch 1 Melden Sie sich bei TaskSpace an Anweisungen hierzu finden Sie unter Starten der Benutzeroberfl che Seite 11 Der Teil von TaskSpace der zuerst angezeigt wird h ngt von der Konfiguration Ihrer Rolle ab weitere Informationen zum Konfigurieren von Benutzerrollen finden Sie im Documentum TaskSpace Konfigurationshandbuch e Wenn Sie eine Administratorrolle innehaben k nnen Sie m glicherweise alle Registerkarten und Bereiche von TaskSpace sehen e Andernfalls k nnen Sie m glicherweise nur diejenigen Registerkarten und Bereiche von TaskSpace sehen die zu den Ihnen zugewiesenen Aufgaben geh ren Wenn Sie eine Administratorrolle innehaben m ssen Sie u U eine Vielzahl administrativer Akti
54. ere Dateitypen e Adobe Acrobat Reader unterst tzt PDF e Documentum PDF Annotation Services PAS unterst tzt PDF e OpenOffice unterst tzt OpenOffice Writer Dateien ODT z B Instanzen von High Fidelity Formularvorlagen Ein Browser der GIF JPEG PDF PNG und wenn Internet Explorer verwendet wird die MS Office Formate unterst tzt Die Anzeigeprogramme IGC Brava Daeja und PAS unterst tzen beide das Erstellen und Anzeigen von Anmerkungen aber Adobe Acrobat Reader 7 0 OpenOffice und der Browser unterst tzen jedoch kein Bearbeiten von Anmerkungen EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 53 Verwenden der Registerkarte Elemente ffnen Hinweis Wenn Sie das OpenOffice Anzeigeprogramm verwenden wird m glicherweise jedes Mal wenn Sie versuchen ein Dokument zu ffnen das Dialogfeld Internet Explorer Sicherheitswarnung angezeigt F hren Sie folgende Schritte aus damit diese Warnung nicht mehr angezeigt wird 1 Klicken Sie auf Mehr Optionen 2 W hlen Sie die Option Software von EMC Corporation immer installieren 3 Klicken Sie auf Installieren Um das OpenOffice Anzeigeprogramm verwenden zu k nnen m ssen Sie ber die notwendigen Berechtigungen zur Softwareinstallation verf gen Wenden Sie sich an den Systemadministrator falls Sie Fragen haben sollten Die meisten Funktionen bei der Verwendung eines Anzeigeprogramms auf der Registerkarte Elemente ffnen werden vom Anzeigeprogramm selbs
55. ern 74 Erstellen 74 Kennw rter ndern 12 Kollaborationsfunktionen Verwenden 69 Kommentare Hinzuf gen zu Diskussionen 71 In Diskussionen bearbeiten 71 L schen in Diskussionen 72 Kommentaren Beantworten in Diskussionen 71 Konfiguration Registerkarte 15 Konfigurieren der Seiten nderung 19 Konfigurieren von Zusammenf hrungsdokumenten 19 L LDAP Kennwort ndern 12 Lightweight Directory Access Protocol 12 L schen einer Formatvariante Aus einem Suchergebnissatz 49 L schen von Seiten Aus einem Suchergebnissatz 39 N Neuanordnen von Dokumentseiten Aus einem Suchergebnissatz 38 O Ordner 80 Arbeiten mit Ordnern aus Suchergebnissatz 52 Erstellen 60 Importieren 60 Sch tzen 58 Ordner und Dokumente Arbeiten mit 54 Ordnerregisterkarte 13 Verwenden 21 P PDF Dokumente Anzeigen von Kommentaren 63 Hinzuf gen von Kommentaren 62 Kommentieren 61 Per E Mail als Verkn pfung senden Option 65 Popup Dokumentanzeige in der Ordneransicht 18 Popup Fenster Konfigurieren der Wiederverwendung 18 Prozess Starten 25 Prozessinstanzliste Registerkarte 15 Prozessregisterkarte 14 Prozessvorlage Starten 25 R R ume Anzeigen 77 Registerkarten TaskSpace 13 Repository Anmelden bei TaskSpace 11 TaskSpace Zugriffsmodus 12 S Schlie en Alle ge ffneten Elemente 64 Aufgabenaktivit t 63 Dokument 54 Seiten nderung Konfigurieren 19 Sitzungen Zugriffsmodus 12 Spei
56. erungen an einem Dokument vornehmen wird standardm ig ein Best tigungsdialogfeld angezeigt Wird ein beliebiges dieser Kontrollk stchen aktiviert schlie t das System die entsprechende Seiten nderung ohne weitere Best tigung ab Wird kein Kontrollk stchen aktiviert werden die Best tigungsdialogfelder weiterhin angezeigt So legen Sie diese Einstellung fest 1 Klicken Sie auf der Seite Einstellungen in die Kontrollk stchen neben den vier Optionen unter Seiten nderung um die Einstellungen zu aktivieren oder zu deaktivieren Wenn ein Feld ein H kchen enth lt ist die Einstellung aktiviert Ist ein Feld leer ist die Einstellung deaktiviert 2 Klicken Sie nach Abschluss der Einstellungs nderungen auf OK Schlie en der Benutzeroberfl che Im nachstehenden Verfahren wird beschrieben wie Sie sich von TaskSpace abmelden und die Benutzeroberfl che schlie en k nnen So melden Sie sich bei TaskSpace ab 1 Stellen Sie sicher dass alle Arbeiten in TaskSpace abgeschlossen sind und die nderungen gespeichert wurden 2 Klicken Sie oben in der Benutzeroberfl che auf Abmelden Eine TaskSpace Seite wird ge ffnet Hier wird eine Meldung angezeigt dass Sie sich erfolgreich abgemeldet haben EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 19 Einf hrung in die Konfiguration von TaskSpace 20 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch Kapitel 2 Verwenden einer Ordnerregisterkarte In diesem Kapitel w
57. ffnet auf der die TaskSpace Benutzer aufgef hrt werden 4 W hlen Sie einen anderen Benutzer aus zu dem Sie die Aufgaben umleiten m chten und klicken Sie auf OK Die Seite Workflow Verf gbarkeit wird mit dem ausgew hlten Benutzernamen erneut ge ffnet 5 Klicken Sie auf OK um zur Aufgabenlisten Registerkarte zur ckzukehren Der Link enth lt nunmehr den Text Ich stehe derzeit nicht zur Verf gung EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 31 Verwalten von Aufgaben Festlegen des Workflow Status auf Verf gbar So ndern Sie Ihren Status in Verf gbar 1 ffnen Sie auf einer Aufgabenlisten Registerkarte Ihren Eingangsordner und klicken Sie oben im Fensterbereich auf den Link Ich stehe derzeit nicht zur Verf gung Die Seite Workflow Verf gbarkeit wird ge ffnet 2 Deaktivieren Sie die Option Ich stehe derzeit nicht zur Verf gung und klicken Sie dann auf OK Der Link auf der Aufgabenlisten Registerkarte enth lt nunmehr den Text Ich stehe zur Verf gung 32 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch Kapitel 4 Verwenden einer Suchregisterkarte In diesem Kapitel werden die folgenden Themen behandelt e berblick e Suchen nach Informationen e Verwenden eines Suchergebnissatzes berblick Sie k nnen mithilfe einer Suchregisterkarte nach verschiedenen Informationstypen suchen Der genaue Name der Registerkarte kann sich in Abh ngigkeit von bestimmten Systemkonfigurationsein
58. fgabe abzuschlie en klicken Sie auf bermitteln Weiterleiten oder Beenden je nachdem welche Schaltfl che angezeigt wird Je nach Konfiguration und rollenbasierten Benutzerberechtigungen k nnen viele weitere Aktionen verf gbar sein wie z B Bildanzeigevorg nge Kommentieren und Exportieren Weitere Informationen finden Sie unter Arbeiten mit Ordnern und Dokumenten Seite 54 Abh ngig von Konfigurationseinstellungen und Lizenz haben Sie m glicherweise auch Zugriff auf Funktionen f r die Kollaboration wenn ein Dokument oder Ordner aus der Anlagenliste einer Aufgabe ausgew hlt wird Festlegen der Workflow Verf gbarkeit Auf einer Aufgabenlisten Registerkarte k nnen Sie ber Ihren Eingangsstatus angeben dass Sie nicht verf gbar sind und Sie k nnen einen Vertreter festlegen Ihr Status kann zwischen verf gbar und nicht verf gbar wechseln Standardm ig ist Ihr Status auf Verf gbar eingestellt Festlegen des Workflow Status auf Nicht verf gbar So ndern Sie Ihren Status in Nicht verf gbar 1 ffnen Sie auf einer Aufgabenlisten Registerkarte Ihren Eingangsordner und klicken Sie oben im rechten Fensterbereich auf den Link Ich stehe zur Verf gung Die Seite Workflow Verf gbarkeit wird ge ffnet 2 Aktivieren Sie auf der Seite Workflow Verf gbarkeit das Kontrollk stchen links neben der Option Ich stehe derzeit nicht zur Verf gung 3 Klicken Sie auf Bearbeiten Die Seite Benutzer ausw hlen wird ge
59. fnen ffnet das Dokument in der Dokumentansicht im schreibgesch tzten Modus oder sofern der Benutzer ber die Berechtigung verf gt im Bearbeitungsmodus Wurde das Dokument im Bearbeitungsmodus ge ffnet k nnen Sie dieses durch Hinzuf gen von Anmerkungen oder Bearbeiten von Dokumentattributen Eigenschaften modifizieren Weitere Anweisungen zum ndern von Dokumenten in der Dokumentansicht finden Sie unter Verwenden eines Dokumentanzeigeprogramms Seite 53 Bearbeiten ffnet das Dokument in der urspr nglichen Anwendung wo es ge ndert und wieder im Repository gespeichert werden kann Das Dokument wird au erdem automatisch gesperrt damit andere Benutzer es nicht gleichzeitig ndern k nnen Handelt es sich beim Dokument z B um ein Microsoft Word Dokument wird dieses heruntergeladen und in Microsoft Word ge ffnet Hinweis Wenn Sie ein Internetformular ausw hlen zeigt TaskSpace das Dokument in Ge ffnete Elemente als editierbares Formular an und sperrt es Wenn Sie ein Druckformular ausw hlen zeigt TaskSpace das Dokument in einer speziellen Dokumentansicht DefaultHiFiDocView an die nur das Anzeigeprogramm enth lt Das Dokument wird dabei im bearbeitbaren Modus angezeigt aber nicht gesperrt 2 Klicken Sie abschlie end auf Speichern um die am Dokument vorgenommenen nderungen zu speichern Zusammenf hren mehrerer Dokumente Zwei oder mehr TIFF oder PDF Dokumente k nnen in ein einzelnes Dokument zusammengef hrt
60. gen TaskSpace ffnet Dokumente mithilfe des konfigurierten Anzeigeprogramms f r den Dokumentdateityp Wurde kein Anzeigeprogramm konfiguriert zeigt TaskSpace die Nachricht Diesem Dateiformat wurde kein Anzeigeprogramm zugewiesen an Unter Verwenden eines Dokumentanzeigeprogramms Seite 53 finden Sie weitere Informationen zu Anzeigeprogrammen f r Dokumente EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 67 Verwenden von E Mail URL Verkn pfungen 68 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch Kapitel 7 Verwenden von Kollaborationsfunktionen In diesem Kapitel werden die folgenden Themen behandelt e berblick Diskussionen e Kalender e R ume berblick Mit den Kollaborationsfunktionen sind Benutzer in der Lage Daten und Ideen ber Elemente von TaskSpace z B Ordner und Dokumente gemeinsam zu verwenden Dies beinhaltet gemeinsame Diskussionskommentare das Einrichten von Kalendern und Planen von Kalenderereignissen und das Anzeigen von R umen Hinweis F r die Kollaborationsfunktionen ist eine separate Lizenz erforderlich Je nach Ihrer spezifischen TaskSpace Konfiguration sind die Kollaborationsfunktionen m glicherweise nicht verf gbar Diskussionen Diskussionen sind Online Kommentarthreads die die Teamarbeit in Bezug auf bestimmte Elemente erleichtern Ein Fallbearbeitungsteam kann beispielsweise die Diskussionsfunktion verwenden um Kommentare und Informationen ber Inhalte w hrend der
61. herort f r den Kalender Kalender k nnen aus einer Ordnerliste auf einer Ordner oder Suchregisterkarte oder aus einer Anhangliste auf einer Aufgabenregisterkarte erstellt werden 72 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch Verwenden von Kollaborationsfunktionen W hlen Sie das Element Ordner oder Ablage aus f r das Sie einen Kalender erstellen m chten Gehen Sie dann folgenderma en vor e Wenn Sie sich auf einer Ordnerregisterkarte befinden k nnen Sie mit der rechten Maustaste klicken und Kalender erstellen ausw hlen oder Sie k nnen auf Weitere Aktionen klicken und anschlie end Kalender erstellen aus dem Flyout Men ausw hlen e Wenn Sie sich auf einer Suchregisterkarte befinden klicken Sie mit der rechten Maustaste und w hlen Sie Kalender erstellen aus e Wenn Sie sich auf einer Anhangliste auf einer Aufgabenregisterkarte befinden klicken Sie mit der rechten Maustaste und w hlen Sie Kalender erstellen aus Das Dialogfeld Neuer Kalender mit den drei folgenden Registerkarten wird angezeigt Erstellen Info und Berechtigungen Sie m ssen zumindest einen Namen f r den Kalender eingeben Alle anderen Angaben sind optional Abbildung 35 Dialogfeld Neuer Kalender Neuer Kalender Erstellen 1 Erstellen 3 Berechtigungen cs65 dmadmin TestFolder_DE Name Typ Ordner dmc_calendar 9 Schriftart v er B U Z Ev E EEA Ar SO BP Beschreibung Geben Sie auf der Registerkarte Ers
62. hlt Der Benutzer kann den Typ der Beziehung ausw hlen wenn mehrere Beziehungstypen konfiguriert wurden Eigenschaften zeigt die Dokumenteigenschaften an F r diese Aktion kann nur ein Dokument ausgew hlt werden L schen l scht das ausgew hlte Dokument Zur Zwischenablage hinzuf gen f gt das ausgew hlte Dokument der Zwischenablage hinzu damit es eingef gt oder in einen anderen Ordner verschoben werden kann Exportieren nach CSV ffnet eine Reihe von Dialogfeldern die den Benutzer durch die Erstellung einer CSV mit Spaltenbegrenzungen aus dem ausgew hlten Dokument unterst tzen Mit der Option Rechteverwaltung gt IRM Profil bearbeiten k nnen Benutzer Dokumente sch tzten Das Dokument muss eines der von IRM unterst tzten Dateiformate aufweisen Die Option ist verf gbar wenn IRM im Repository installiert ist und f r die TaskSpace Instanz aktiviert wurde Informationen zum Konfigurieren und Zuweisen von Profilen f r Dokumente finden Sie in der IRM Dokumentation Anzeigen gt Versionen ffnet ein Dialogfeld mit Informationen zu allen Versionen des ausgew hlten Dokuments Anzeigen gt Formatvarianten ffnet ein Dialogfeld das Informationen zu allen Formatvarianten des ausgew hlten Dokuments enth lt Anzeigen gt Diskussion ffnet ein Dialogfeld in dem Sie Kommentare im ausgew hlten Dokument anzeigen hinzuf gen und l schen k nnen Anzeigen gt Beziehungen ffnet ein Dialogfeld oder ein ge ffnetes Elemen
63. ie gew nschten Werte in Pixel in die Felder Breite und H he ein e Um die Position des Popup Fensters auf dem Bildschirm festzulegen w hlen Sie im Listenfeld die Option Zentriert Oben links Oben rechts Unten links Unten rechts oder Genaue Position e Wenn Sie Exakte Position ausw hlen geben Sie die Anzahl der Pixel in die Felder X und Y ein um die Ausrichtung des Fensters am Bildschirm anzupassen Klicken Sie nach Abschluss der Einstellungs nderungen auf OK EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch Einf hrung in die Konfiguration von TaskSpace Konfigurieren der Zusammenf hrung von Dokumenten Wenn Sie zwei Dokumente zusammenf hren wird standardm ig ein Best tigungsdialogfeld angezeigt Wird dieses Kontrollk stchen aktiviert schlie t das System die Zusammenf hrung ohne weitere Best tigung ab Wird das Kontrollk stchen nicht aktiviert wird das Best tigungsdialogfeld weiterhin angezeigt So legen Sie diese Einstellung fest 1 Klicken Sie auf der Seite Einstellungen auf das Kontrollk stchen neben der Option Standarddaten f r Best tigung der Dokumentzusammenf hrung um die Einstellung zu aktivieren oder zu deaktivieren Wenn dieses Kontrollk stchen ein H kchen enth lt ist die Einstellung aktiviert Ist das Kontrollk stchen leer dann ist die Einstellung deaktiviert 2 Klicken Sie nach Abschluss der Einstellungs nderungen auf OK Konfigurieren der Seiten nderung Wenn Sie Seiten nd
64. ird die Aufgabenlisten Registerkarte als Liste oder als Browser dargestellt Wenn Sie gem Ihrer Rolle nur eine einzige Warteschlange anzeigen k nnen finden Sie auf der Aufgabenlisten Registerkarte eine Liste von Aufgaben die dieser Warteschlange zugeordnet sind Falls dagegen die Anzeige mehrerer Warteschlangen gem Ihrer Rolle zul ssig ist enth lt die Aufgabenlisten Registerkarte eine Strukturansicht von Warteschlangen und eine Liste von Aufgaben die der ausgew hlten Warteschlange zugeordnet sind Weitere Informationen finden Sie unter Arbeiten mit Aufgabenaktivit ten Seite 63 Starten eines Prozesses Seite 25 Suchregisterkarte Eine Suchregisterkarte umfasst einen Eingabebereich f r Suchkriterien und einen scrollf higen Bereich f r Suchergebnislisten In Abh ngigkeit von Ihren Berechtigungen d rfen Sie nach Dokumenten Ordnern Dokumenten innerhalb von Ordnern Aufgaben Warteschlangen und Prozessen suchen Das von Ihnen f r die Suche gew hlte Element bestimmt sowohl die Eingabefelder f r die Kriterien als auch die Spalten berschriften der Ergebnisse Sie k nnen Spalten ausblenden oder anzeigen Weitere Informationen finden Sie unter Suchen nach Informationen Seite 33 Prozessregisterkarte Eine Prozessregisterkarte enth lt alle Prozesse die f r den angemeldeten Benutzer zur Verf gung stehen und erm glicht das Starten eines ausgew hlten Prozesses Weitere Informationen finden Sie unter Starten eines Prozesses Se
65. istration Aufgaben Eigener Ordner Suchen Prozesse Arbeitswarteschlangen Verwaltung Ge ff dmsendTolist 2 F An Ordnername dmSendToList2 Betreff l S E z System DistributionList Templates idmSe 2 j Name Suchen Anzeigen Dokumente x 59 Name Titel Typ Schl sselw rter Format Gr e Ge ndert 4 dmSendToList2 dm_process 0 25 06 2008 20 03 C End dm_activity 0 25 06 2008 20 03 Start_high dm_activity 0 25 06 2008 20 03 U Start_high_signoff dm_activity 0 25 06 2008 20 03 3 Start_low dm_activity 0 25 06 2008 20 03 c 3 I Start_low_sienoff dm_activity 0 25 06 2008 20 03 lt O Start_mid dm_activity 0 25 06 2008 20 03 3 Start_mid_sienoff dm_activity 0 25 06 2008 20 03 lt gt s maerore renere onen 2 W hlen Sie den Prozess aus Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und w hlen Sie Start Die Seite die danach angezeigt wird h ngt m glicherweise von Konfiguration ab Grundlegende Anweisungen finden Sie unter Abschlie en der Prozessinitiierung Seite 28 Suchen eines Objekts und Starten eines Prozesses Sie k nnen ggf eine Ordner oder Suchregisterkarte verwenden um ein Objekt zu suchen und einen Prozess f r dieses Objekt zu starten So starten Sie einen Prozess 1 ffnen Sie in TaskSpace eine Such oder Ordner Registerkarte Der genaue Name der Registerkarte h ngt m glicherweise von der Konfiguration ab Suchen Sie bei Be
66. ite 25 Arbeitswarteschlangen Verwaltung Registerkarte In Abh ngigkeit von Ihrer Rollenkonfiguration ist ggf die Registerkarte Warteschlangenverwaltung sichtbar Auf dieser Registerkarte k nnen Sie einer Warteschlange einen Benutzer zuweisen die Definition der Benutzerfertigkeiten konfigurieren die Arbeit eines Benutzers einem anderen zuweisen die Priorit ten f r Arbeitselemente in einer Warteschlange ndern die Anforderungen an die Fertigkeiten f r ein Arbeitselement ndern oder Berichte ausf hren Mit der Registerkarte Arbeitswarteschlangen Verwaltung k nnen Sie au erdem die Warteschlangen nach Kategorien gruppieren und berpr fen ob bestimmte Warteschlangen noch nicht verarbeitet wurden Weitere Informationen zum Verwenden der Registerkarte Arbeitswarteschlangen Verwaltung finden Sie im Documenta TaskSpace Konfigurationshandbuch Administration Registerkarte In Abh ngigkeit von Ihrer Rollenkonfiguration ist ggf die Registerkarte Administration sichtbar Auf dieser Registerkarte k nnen Anwendungsentwickler Benutzer und Rollen verwalten Weitere Informationen zum Verwenden der Registerkarte Administration finden Sie im Documenta TaskSpace Konfigurationshandbuch 14 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch Einf hrung in die Konfiguration von TaskSpace Konfiguration Registerkarte In Abh ngigkeit von Ihrer Rollenkonfiguration wird ggf die Registerkarte Konfiguration angezeigt Auf diese
67. itere 59 Aktivieren von Diskussionen 69 ndern von Dokumenten Aus einem Suchergebnissatz 35 ndern von Kalenderereignissen 74 Anmeldedaten Entfernen gespeicherter 17 Anmerkungen Erstellen und Anzeigen 54 Anzeigen einer Formatvariante Aus einem Suchergebnissatz 47 Anzeigen von Diskussionen 70 Anzeigen von Dokumenten 53 Aus dem Suchergebnissatz 35 Anzeigen von Dokumentversionen Aus dem Suchergebnissatz 45 Anzeigen von Kalendern 74 Anzeigen von R umen 77 Arbeiten mit Dokumenten Aus einem Suchergebnissatz 34 Arbeiten mit Ordnern Aus einem Suchergebnissatz 52 Aufforderung zur L schbest tigung 17 Aufforderung zur L schungsbest tigung 17 Aufgabe N chste automatisch abrufen 16 Suchen nach 29 Verarbeiten 30 Aufgaben Verarbeiten 29 Verwalten 25 Aufgabenaktivit ten auf der Registerkarte Ge ffnete Elemente 63 Aufgabenlisten Registerkarte 14 Automatisches Abrufen der n chsten Aufgabe 16 B Beenden von TaskSpace 19 Benutzer 11 Benutzeroberfl che Starten Starten 11 Best tigungsaufforderungen 17 D Dashboard Registerkarte 15 Deaktivieren von Diskussionen 70 Diskussionen Aktivieren 69 Antworten auf Kommentare 71 Index Anzeigen 70 deaktivieren 70 Hinzuf gen von Kommentaren 71 Kommentare bearbeiten 71 L schen von Kommentaren 72 bersicht 69 Dokument Drucken aus Bildansicht 54 Dokumentanzeige in der Ordneransicht 18 Dokumentanzeigeprogramm Verwenden 53
68. jedes Prozesses an So starten Sie einen Prozess 1 ffnen Sie in TaskSpace eine Prozess Registerkarte Der genaue Name der Registerkarte h ngt m glicherweise von der Konfiguration ab Die Registerkarte Prozesse f hrt alle im Repository installierten Prozesse auf Abbildung 6 Beispiel einer Prozess Registerkarte in TaskSpace 00 wJenseungenfsmeunef Willkommen bei TaskSpace Konfiguration Administration Aufgaben Eigener Ordner Suchen Prozesse Arbeitswarteschlangen Verwaltung Gei Prozesse suchen Start aktuelle Versionen anzeigen 9 Name Version Eigent mer Wy ProcessForBinthu 1 0 CURRENT dmadmin 2 W hlen Sie einen Prozess aus und klicken Sie auf Prozess starten Die Seite die danach angezeigt wird h ngt m glicherweise von Konfiguration ab Grundlegende Anweisungen finden Sie unter Abschlie en der Prozessinitiierung Seite 28 Suchen und Starten eines Prozesses Sie k nnen ggf einen Prozess auf einer Such oder Ordner Registerkarte starten So starten Sie einen Prozess 1 ffnen Sie in TaskSpace eine Such oder Ordner Registerkarte Der genaue Name der Registerkarte h ngt m glicherweise von der Konfiguration ab Suchen Sie bei Bedarf nach dem zu startenden Prozess oder navigieren Sie zu diesem 26 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch Verwalten von Aufgaben Abbildung 7 Eine Liste von Prozessen a Tensetngenfasmeumef2 nau Willkommen bei TaskSpace Konfiguration Admin
69. ltsansicht ausgew hlt ist e Klicken Sie in einer Ordnerstrukturansicht auf ein Kalenderobjekt Wenn ein Kalenderobjekt zur Anzeige ge ffnet wird werden auch s mtliche Ereignisse angezeigt die f r den ausgew hlten Kalender erstellt wurden Erstellen von Kalenderereignissen Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen k nnen Ereignisse f r Kalender erstellen So erstellen Sie ein Kalenderereignis 1 Zeigen Sie das gew nschte Kalenderobjekt von einer Suchregisterkarte bzw einer Anhangliste auf einer Aufgabenregisterkarte aus an Anleitungen zum Anzeigen von Kalenderereignissen finden Sie unter Anzeigen von Kalendern Seite 74 und w hlen Sie Kalenderereignis erstellen aus dem Flyout Men Weitere Aktionen aus Das Dialogfeld Neues Kalenderereignis mit den drei folgenden Registerkarten wird angezeigt Erstellen Wiederholung und Berechtigungen Sie m ssen zumindest einen Namen sowie ein Startdatum und eine Startzeit f r den Kalender eingeben Alle anderen Angaben sind optional 74 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch Verwenden von Kollaborationsfunktionen Abbildung 36 Dialogfeld Neues Kalenderereignis E Web Page Dialog Neues Kalenderereignis Erstellen 1 Erstellen 2 Wiederholung 3 Berechtigungen 65 dmadmin TestFolder_RU ab sab s Name start_date Datum Ea 00 00 00 end_date Datum amp irfo0 00 00 has_date_only 77 event_organizer Bearbeiten event_attendees Bearbeiten
70. mssssnnennnnsnnnennnnnenn nn 53 Arbeiten mit Ordnern und Dokumenten u20u 02ssnnanennnannnnnnnnnnnnnn anne anne 54 Aktionen im Kontextmen f r Unterordner 0200002022nnanennnannnannnnnnnnnnnn 56 Aktionen im Kontextmen f r Dokumente u 002usuu nn anennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 56 Aktionsschaltfl chen f r Dokumente uuuussussenuannnnannnnnnnnnannnnnnnnnnnnnnnn 58 Weitere AKtionen a ne Reset 59 Erstellen von Ordnem u 2 2 0 endete ment 60 Importieren von Ordnern und Dokumenten 4444444444nennnennnen nenne 60 Weitere Importunklonen sen ea RR rn 61 PDF Anmerkungen berblick 444444snenennnnnnennnnnnennnnnnnnn nn nnnnen nn 61 Hinzuf gen von Kommentaren zu einem PDF Dokument uurnnnne 62 Anzeigen von Kommentaren in einem PDF Dokument men 63 Arbeiten mit Aufgabenaktivit ten 444s4nssnnnnnnnnennnnnnnennnnnnnennnnnenn nenn 63 Schlie en aller ge ffneten Elemente uunnnnssenennnnssnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 64 Verwenden von E Mail URL Verkn pfungen ueur 4n0nn nnnnn ann nn anne 65 berblick 24 2 ee ee ee 65 Browseranforderungen f r die Verwendung der Option Per E Mail als Verkn pfung senden urteilte EE 65 Versenden von TaskSpace URL Verkn pfungen per E Mail 66 ffnen von TaskSpace Dokumenten Formularen Aufgab
71. n Hinweis Anwender die mehrere PDF Dokumente oder Versionen gleichzeitig anzeigen m chten k nnen dies mit Adobe Reader 7 tun Benutzer von Adobe Reader 8 oder Adobe Acrobat 8 k nnen jeweils nur ein Dokument ffnen um Anmerkungen hinzuzuf gen Kommentare sind mit einer bestimmten Version eines Dokuments verkn pft Wenn Sie f r ein Dokument Versionen erstellen werden die Kommentare der vorherigen Version zur neuen Version migriert EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 61 Verwenden der Registerkarte Elemente ffnen Beispiel Wenn Sie ein Dokument mit der Version 1 0 AKTUELL auschecken und ein zweiter Benutzer diesem Dokument Kommentare hinzuf gt sind die Kommentare mit der Version 1 0 verkn pft Wenn Sie das Dokument anschlie end einchecken und die Versionsnummer in 1 1 ndern werden beim Anzeigen der Version 1 1 AKTUELL keine Kommentare aus der Version 1 0 angezeigt Hinweis Wenn Sie mit PAS als Anzeigeprogramm nderungen an den Seiten vornehmen und dann eine neue Version des Dokuments ber das Best tigungsdialogfeld f r die Seiten nderung erstellen gehen die vorhandenen Anmerkungen verloren Hinzuf gen von Kommentaren zu einem PDF Dokument So f gen Sie einem PDF Dokument Kommentare hinzu 1 Navigieren Sie zu einem PDF Dokument 2 W hlen Sie das Dokument aus und klicken Sie auf Anzeigen Abh ngig von der System und Browser Konfiguration k nnte eine Anmeldeseite angezeigt werden Ab
72. n bestimmtes Formular eine bestimmte Aufgabe oder einen bestimmten Ordner innerhalb der TaskSpace Anwendung So ffnen Sie TaskSpace Dokumente und Ordner aus einer E Mail 1 ffnen Sie Microsoft Office Outlook und rufen Sie die E Mail auf die die TaskSpace URL Verkn pfung enth lt 2 Klicken Sie auf die URL Verkn pfung Ein neuer Internetbrowser wird ge ffnet Wenn die E Mail mehr als eine URL Verkn pfung enth lt klicken Sie auf jede URL Verkn pfung wodurch jedes Mal ein neuer Internetbrowser ge ffnet wird Alle ge ffneten Browser arbeiten in der gleichen HTTP Sitzung Der zuletzt ge ffnete Browser ist der aktive Browser 3 Geben Sie falls erforderlich Ihre TaskSpace Anmelde ID ein Starten der Benutzeroberfl che Seite 11 bietet eine vollst ndige Anleitung f r die Anmeldung bei TaskSpace e Wenn Sie derzeit nicht im Repository angemeldet sind in dem sich das Dokument das Formular die Aufgabe oder der Ordner befindet wird die TaskSpace Anmeldeaufforderung angezeigt e Wenn Sie derzeit bei einem Repository angemeldet sind wird die TaskSpace Anmeldeaufforderung nur angezeigt wenn Sie zu einem anderen Repository wechseln Nachdem TaskSpace Ihre Anmeldung f r die angegebene Anwendung authentifiziert hat wird das Dokument das Formular die Aufgabe oder der Ordner in der Registerkarte Ge ffnete Elemente ge ffnet 66 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch Verwenden von E Mail URL Verkn pfun
73. n einer Prozessregisterkarte um einen Prozess zu starten 26 Suchen und Starten eines Prozesses 24444ssnnnnennnnnnnennnnnnnnnnnnnenn nen 26 Suchen eines Objekts und Starten eines Prozesses reenn 27 Abschlie en der Prozessinitiierung uumnnssennnnnnsennnnnnnnnnnnnsnnnn nn nnnnnnnn 28 Bearbeiten von Aufgaben 44444ssnnnnnnnnnnnen nassen nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nenn 29 Suchen nach Aufgaben oerni aiaa Atir TERA T ARRUA AAA aa anne nen 29 Bearbeiten einer Aufgabe 4444nnnssennnnnnnnennnnnnnennnnnnnnnnnnnnnn nn nnnnnn nn 30 Festlegen der Workflow Verf gbarkeit 444444444nHnnnennnnnnnnnnn en nnnnenn nen 31 Festlegen des Workflow Status auf Nicht verf gbar u ren 31 Festlegen des Workflow Status auf Verf gbar 444ssennnnee nennen 32 Kapitel 4 Verwenden einer Suchregisterkarte uruussrnnsnnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn anne 33 BEFDITCK a A REES a ae re ne EA AE ET 33 Suchen nach Informationen aessa onni aR EEEE nme nennt 33 Verwenden eines Suchergebnissatzes 44444ennnnnnnnennnnnnnnnnnnnenn nen 34 Arbeiten mit Dokumenten 444444444442n44Hn anne nenne nnnnnnnnnn nennen 34 Anzeigen von Dokumenten aus einem Suchergebniss tz gt 35 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 3 Inhaltsverzeichnis Kapitel 5 Kapitel 6 Kapitel 7
74. ndem Sie auch die Option Alle zwei Tage ausw hlen um anzugeben dass das Ereignis nur jeden zweiten Tag eintritt Sie k nnen die Auswahl verfeinern indem Sie auch die Option Alle zwei Wochen ausw hlen um anzugeben dass das Ereignis nur jede zweiten Woche eintritt Sie k nnen auch den Wochentag ausw hlen Standardm ig wird der Wochentag ausgew hlt auf den das Startdatum f llt Sie k nnen die Auswahl verfeinern indem Sie auch die Option Alle zwei Monate ausw hlen um anzugeben dass das Ereignis nur jeden zweiten Monat eintritt Sie k nnen auch den Tag angeben indem Sie einen Wert f r die Option Am x Tag ausw hlen und eingeben oder Sie k nnen die Option Jeder zweite und vierte ausw hlen und einen Wochentag eingeben Keine Das Ereignis wird jedes Jahr am gleichen Datum wiederholt EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch Verwenden von Kollaborationsfunktionen F r die Dauer k nnen Sie eine der folgenden Optionen w hlen e Legen Sie die Anzahl der Ereignisse fest indem Sie die Option Vorkommen ausw hlen und einen Wert eingeben e Legen Sie ein Enddatum fest indem Sie die Option Enddatum ausw hlen und ein Datum eingeben e Wenn das Ende des Ereignisses offen ist w hlen Sie die Option Unendlich aus Klicken Sie auf Weiter um zur Registerkarte Berechtigungen zu wechseln oder auf Fertig stellen um das Kalenderereignis zu erstellen ohne weitere Informationen einzugeben 5 Optional
75. ner Aufgabe Beim Verarbeiten einer Aufgabe m ssen verschiedene zusammengeh rige Aktivit ten durchgef hrt werden die je nach Prozess und Workflow Design unterschiedlich sind So verarbeiten Sie eine Aufgabe 1 ffnen Sie eine Aufgabenlisten Registerkarte 2 Steht die Baumansicht zur Verf gung und ben tigen Sie eine Aufgabenliste die von der standardm igen Aufgabenliste abweicht erweitern Sie den Eingangsknoten und w hlen Sie eine andere Aufgabenliste aus Suchen Sie bei Bedarf nach einer Aufgabe um die zu verarbeitende Aufgabe zu lokalisieren 4 F hren Sie einen der folgenden Schritte aus e Klicken Sie auf N chste Aufgabe abrufen e W hlen Sie eine ruhende Aufgabe in der Aufgabenliste aus klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und w hlen Sie die Option Anzeigen Die Aktivit tsseite f r die ausgew hlte Aufgabe wird auf der Registerkarte Elemente ffnen eingeblendet 30 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch Verwalten von Aufgaben 5 In Abh ngigkeit von der Konfiguration den rollenbasierten Berechtigungen und dem Workflow Design stehen verschiedene Aktionen bereit mit denen Sie die ausgew hlte Aufgabe bearbeiten und abschlie en k nnen beispielsweise e Anzeigen und Indizieren eines Dokuments e Anh ngen eines oder mehrerer Dokumente Eingeben von Informationen oder Hinzuf gen von Kommentaren e Erstellen eines Ordners e Ablehnen oder Neuzuweisen der Aufgabe 6 Um die Au
76. nf hren wird angezeigt Abbildung 12 Dialogfeld Dokument zusammenf hren Dokumente zusammenf hren Was soll nach dem Zusammenf hren mit den Originaldokumenten geschehen 0 Originaldokumente speichern Originaldokumente l schen Was soll mit den Metadaten des zusammengef hrten Dokuments geschehen Metadaten aus erstem Dokument kopieren O Keine Metadaten kopieren Geben Sie einen Namen und einen Speicherort f r das zusammengef hrte Dokument ein Name Typ Zielordner fdmadmin Durchsuchen Kommentare 4 Geben Sie an ob die Originaldokumente beibehalten oder gel scht werden sollen 5 Geben Sie an ob die Metadaten aus dem ersten Dokument oder ob berhaupt keine Metadaten verwendet werden sollen EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 37 Verwenden einer Suchregisterkarte 6 W hlen Sie einen Namen Dokumenttyp und Speicherort f r das neue Dokument aus 7 F gen Sie ggf Kommentare hinzu 8 Klicken Sie auf OK Hinweis Wenn Sie PAS verwenden ist diese Option nicht verf gbar Wenn Sie ein anderes Anzeigeprogramm verwenden das Dokument jedoch zuvor mit PAS kommentiert wurde gehen alle vorhandenen Anmerkungen beim Erstellen einer neuen Version des Dokuments verloren Hinweis Anmerkungen in den Originaldokumenten werden nicht in das zusammengef hrte Dokument bernommen Neuanordnen von Seiten Ein Dokument kann ge ndert werden in
77. nnnnnsnnnnn 11 TaskSpace Registerkarten u 24444nnnsnenennnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnen nn nnnnen nn 13 Festlegen der Einstellungen u 44444H4nss nen nnnnsnnnnnennnennnnnnnnnnnnnnnn nenn 15 Konfigurieren von automatischer Beschaffung der n chsten Aufgabe 16 Entfernen gespeicherter Anmeldedaten u ssennnneen nennen nennen 17 Konfigurieren von Best tigungsaufforderungen 444444ssennnnnee nennen 17 Konfigurieren der Versionszuweisung uuusnn4seennnnnnenennnnnennnnnnnen nn nnnn nenn 17 Konfigurieren der Wiederverwendung eines Popup Fensters een 18 Konfigurieren der Dokumentvorschau u nn2sseeennsnnennnnnnnennnnnnnnn nn nnnn en 18 Konfigurieren der Zusammenf hrung von Dokumenten sesser 19 Konfigurieren der Seiten nderung uu44nnssenennnnnnennnnnnenn nennen nnnn nenn 19 Schlie en der Benutzeroberfl che uumnnssenennnnssnnnnnnnnnnnnnsnnnnnnnsnnnen 19 Kapitel 2 Verwenden einer Ordnerregisterkarte uussu44s4uns0nnennnn ann nenn nun nenn nun nenn 21 berblick inner AA a Aa a 21 Verwenden einer Ordnerregisterkarte 24444444nnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnenn nen 21 Kapitel 3 Verwalten von Aufgaben uusssrrssnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnsnnnennn nun 25 berblick EPEE E EEEE ee ehe 25 Starten eines Pr zesses 22 42 22 0420000nue aAA engen 25 Verwende
78. onen durchf hren beispielsweise die Konfiguration von TaskSpace die Verwaltung von Benutzern und Rollen oder die Verwaltung von Aufgabenwarteschlangen Weitere Anweisungen finden Sie im Documentum TaskSpace Konfigurationshandbuch Wenn Ihnen Aufgaben zugewiesen werden m ssen Sie einen Prozess starten und diese Aufgaben bearbeiten Weitere Anweisungen finden Sie unter Starten eines Prozesses Seite 25 W hrend der Aufgabenbearbeitung oder auch zus tzlich zu dieser Bearbeitung m ssen Sie ggf Fallordner oder Dokumente erstellen Weitere Anweisungen zum Erstellen von Ordnern finden Sie unter Erstellen von Ordnern Seite 60 Nach dem Erstellen der Ordner und Dokumente k nnen Sie die folgenden Aktionen durchf hren e Sie k nnen nach Ordnern Dokumenten oder Kunden suchen Anweisungen hierzu finden Sie unter Suchen nach Informationen Seite 33 e Sie k nnen Ordner und Dokumentverwaltungsaktionen durchf hren wie z B das Verschieben von Dokumenten und das Bearbeiten eines Dokuments in seiner urspr nglichen Anwendung Weitere Anweisungen finden Sie unter Verwenden einer Ordnerregisterkarte Seite 21 und Arbeiten mit Ordnern und Dokumenten Seite 54 e Sie k nnenDokument und Seitenverwaltungsaktionen im Bildanzeigeprogramm durchf hren wie z B Navigieren Kommentieren Drucken und Exportieren Weitere Anweisungen finden Sie unter Verwenden eines Dokumentanzeigeprogramms Seite 53 Mit den Kollaborationsfunktionen k nnen Sie folg
79. orecnen 2 W hlen Sie die gew nschten Spalten aus und verwenden Sie die Pfeiltasten um diese in den Bereich Ausgew hlte Spalten zu verschieben und dort in die richtige Reihenfolge zu bringen Das Dialogfeld Datei herunterladen erscheint 3 Klicken Sie auf ffnen um das Dokument anzuzeigen u U m ssen Sie auf Suchen klicken um nach einem Programm zur Anzeige der Datei zu suchen Klicken Sie auf Speichern um die Datei im System zu speichern Das standardm ige Dialogfeld Datei speichern erscheint Navigieren Sie zu dem Ordner in dem Sie die Datei speichern m chten und klicken Sie auf Speichern 4 Klicken Sie auf ffnen oder Ordner ffnen um die Datei oder den Ordner in dem sie gespeichert ist anzuzeigen u U m ssen Sie auf Suchen klicken um nach einem Programm zur Anzeige der Datei zu suchen Klicken Sie auf Schlie en um das Exportieren in das CSV Format abzuschlie en Hinweis Enthalten die exportieren Spalten Sonderzeichen die in Microsoft Excel nicht korrekt angezeigt werden speichern Sie die Datei und schlie en Sie sie Verwenden Sie dann die Men option Daten gt Externe Daten importieren gt Daten importieren um die csv Datei zu importieren Anzeigen von Dokumentversionen aus einem Suchergebnissatz Sie k nnen ber den Suchergebnissatz oder ber die Registerkarte Ordner auf Dokumentversionen zugreifen Mithilfe der Liste der Dokumentversionen kann der Benutzer alle Standardfunktionen z B
80. ozesse werden m glicherweise auf eine Vielzahl von Weisen gestartet Sobald ein Prozess initiiert wurde stehen die zugeh rigen Aufgaben auf einer Aufgaben oder Aufgabenlisten Registerkarte zur Verf gung Die tats chlichen Bezeichnungen der Registerkarten sind abh ngig von der jeweiligen Systemkonfiguration Die Aufgabenaktivit ten befinden sich auf der Registerkarte Elemente ffnen Starten eines Prozesses Je nach Konfiguration der TaskSpace Anwendung k nnen Sie Prozesse wie folgt starten e Verwenden Sie eine Prozessregisterkarte um einen Prozess zu suchen und zu starten Weitere Anweisungen finden Sie unter Verwenden einer Prozessregisterkarte um einen Prozess zu starten Seite 26 e Verwenden Sie eine Ordner oder Suchregisterkarte um einen Prozess zu suchen und zu starten Weitere Anweisungen finden Sie unter Suchen und Starten eines Prozesses Seite 26 e Verwenden Sie eine Ordner oder Suchregisterkarte um ein Objekt zu suchen und einen Prozess f r dieses Objekt zu starten Weitere Anweisungen finden Sie unter Suchen eines Objekts und Starten eines Prozesses Seite 27 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 25 Verwalten von Aufgaben Verwenden einer Prozessregisterkarte um einen Prozess zu starten Sie k nnen m glicherweise einen Prozess auf einer Prozesse Registerkarte starten Eine Prozess Registerkarte enth lt eine Liste installierter Prozesse Die Liste gibt die Version und den Eigent mer
81. r Registerkarte k nnen Anwendungsentwickler bestimmte Elemente konfigurieren Weitere Informationen zum Verwenden der Registerkarte Konfiguration finden Sie im Documentum TaskSpace Konfigurationshandbuch Prozessinstanzliste Registerkarte In Abh ngigkeit von Ihrer Rollenkonfiguration wird ggf die Registerkarte Prozessinstanzliste angezeigt Auf dieser Registerkarte k nnen Sie nach Prozessen suchen Weitere Informationen zur Verwendung der Registerkarte Prozessinstanzliste finden Sie im Documenta TaskSpace Konfigurationshandbuch Registerkarte Dashboard In Abh ngigkeit von Ihrer Rollenkonfiguration ist ggf die Registerkarte Dashboard sichtbar Eine Dashboard Registerkarte erm glicht Administratoren die berwachung der Verarbeitungsleistung f r das Repository Weitere Informationen zum Verwenden der Registerkarte Dashboard finden Sie im Documentum TaskSpace Konfigurationshandbuch Elemente ffnen Registerkarte Auf der Registerkarte Ge ffnete Elemente werden alle Elemente angezeigt die in TaskSpace ge ffnet oder initiiert wurden z B zum Anzeigen von Dokumenten oder zum Ausf hren von Aufgaben Weitere Informationen finden Sie unter Arbeiten mit Ordnern und Dokumenten Seite 54 Festlegen der Einstellungen Auf der Seite Einstellungen k nnen Sie die folgenden Benutzereinstellungen festlegen e Konfigurieren von automatischer Beschaffung der n chsten Aufgabe Seite 16 Entfernen gespeicherter Anmeldedaten
82. rt werden soll und klicken Sie auf OK 4 Klicken Sie auf OK um das Dialogfeld Formatvarianten zu schlie en Erstellen einer Formatvariante Wenn Content Transformation Services installiert ist kann TaskSpace durch Umwandeln des urspr nglichen Formats eine PDF oder HTML Formatvariante eines Dokuments erstellen So erstellen Sie eine Formatvariante 1 Klicken Sie in der Ergebnisliste mit der rechten Maustaste auf ein Dokument und w hlen Sie Anzeigen gt Formatvarianten aus Das Dialogfeld Formatvarianten wird mit einer Liste aller Formatvarianten f r dieses Dokument angezeigt EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 51 Verwenden einer Suchregisterkarte Abbildung 29 Dialogfeld Formatvarianten Formatvarianten 9 Format Gr e Ge ndert Eigent mer Acrobat PDF 1 48 MB 09 07 08 00 04 dmadmin w GIF image 20 KB 6 26 08 11 32 AM dmadmin 2 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Formatvariante die umgewandelt werden soll und w hlen Sie je nach dem gew nschten Format die Option Umwandeln gt PDF bzw Umwandeln gt HTML aus 3 Klicken Sie auf OK um das Dialogfeld Formatvarianten zu schlie en Arbeiten mit Ordnern Ein in einem Suchergebnissatz zur ckgegebener Ordner kann ge ffnet werden indem Sie entweder auf diesen Ordner doppelklicken oder mit der rechten Maustaste auf ihn klicken und ffnen w hlen Der Ordner und sein Inhalt werden f r den Zugriff in der Registerkarte
83. runtergeladen und in Microsoft Word ge ffnet Sie k nnen nur ein Dokument auf einmal bearbeiten e ffnen ffnet das Dokument in der Dokumentansicht im schreibgesch tzten Modus oder sofern der Benutzer ber die Berechtigung verf gt im Bearbeitungsmodus Wurde das Dokument im Bearbeitungsmodus ge ffnet k nnen Sie dieses durch Hinzuf gen von Anmerkungen oder Bearbeiten von Dokumentattributen Eigenschaften modifizieren 56 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch Verwenden der Registerkarte Elemente ffnen Anzeigen ffnet das Dokument in der Dokumentansicht oder in einem Popup Fenster im schreibgesch tzten Modus auf der Registerkarte Elemente ffnen Das Dokument wird in der konfigurierten Anzeige f r den Dokumentdateityp ge ffnet Wenn sich der Benutzer f r die Anzeige eines Dokuments entscheidet und kein Anzeigeprogramm f r den Dokumentdateityp konfiguriert ist wird das Dokument schreibgesch tzt in der urspr nglichen Anwendung ge ffnet Hinweis Wenn das Dateiformat eines Dokuments keinem eingebetteten Anzeigeprogramm zugeordnet ist reagiert TaskSpace wie folgt auf die Aktionen des Benutzers Bearbeiten Das Dokument wird ausgecheckt und auf den Computer des Benutzers heruntergeladen Anschlie end wird es mit der im Betriebssystem festgelegten Verkn pfung zum Bearbeiten ge ffnet Das Formular Dokumentansicht wird nicht angezeigt ffnen Das Formular Dokumentansicht wird in TaskSpace zusammen mi
84. s Dialogfeld Seiten nderung wird angezeigt Abbildung 16 Dialogfeld Seiten nderung Seiten nderung Seite 4 l schen Aktuelle Version berschreiben Neue Version erstellen Kommentare 5 Geben Sie an ob die aktuelle Version berschrieben werden oder eine neue Version des ge nderten Dokuments erstellt werden soll 40 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch Verwenden einer Suchregisterkarte Hinweis Wenn Sie PAS verwenden ist diese Option nicht verf gbar Wenn Sie ein anderes Anzeigeprogramm verwenden das Dokument jedoch zuvor mit PAS kommentiert wurde gehen alle vorhandenen Anmerkungen beim Erstellen einer neuen Version des Dokuments verloren 6 F gen Sie ggf einen Kommentar hinzu 7 Klicken Sie auf OK Einf gen von Seiten Ein Dokument kann ge ndert werden indem eine oder mehrere Seiten eingef gt werden Hinweis Sie m ssen ber Versionsberechtigungen f r Dokumente verf gen die Dokumente d rfen nicht gesperrt sein und das verwendete Anzeigeprogramm muss mit dieser Funktion kompatibel sein um in TaskSpace zu funktionieren So f gen Sie eine Seite in ein Dokument ein 1 W hlen Sie ein Dokument aus dem Ergebnissatz aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste 2 W hlen Sie Seiten In der Ansicht Seiten nderung wird das Dokument mit einer Liste der Dokumentenseiten auf der linken Seite angezeigt Abbildung 17 Bildschirm Seiten nderung BAA eorom d
85. schaltfl chen h ngen von den f r die Registerkarte festgelegten Konfigurationseinstellungen ab es sind jedoch folgende Aktionsschaltfl chen m glich Importieren ffnet eine Seite f r den Dateiimport auf der eines oder mehrere Dokumente f r den Import in den ausgew hlten Ordner ausgew hlt werden k nnen F r den Import von Dokumenten kann nur ein Ordner ausgew hlt werden Weitere Anweisungen zum Importieren von Ordnern oder Dokumenten finden Sie unter Importieren von Ordnern und Dokumenten Seite 60 Neuer Ordner erstellt einen neuen Ordner unter dem ausgew hlten Ordner F r das Erstellen von Dokumenten kann nur ein einziger Ordner ausgew hlt werden Weitere Anweisungen zum Erstellen von Ordnern finden Sie unter Erstellen von Ordnern Seite 60 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 21 Verwenden einer Ordnerregisterkarte Bearbeiten erm glicht das Bearbeiten des Dokuments in der urspr nglichen Anwendung sowie das anschlie ende Speichern der Bearbeitungen im Repository Handelt es sich beim Dokument z B um ein Microsoft Word Dokument wird dieses heruntergeladen und in Microsoft Word ge ffnet Hinweis Wenn Sie ein Internetformular ausw hlen zeigt TaskSpace das Dokument in der Registerkarte Ge ffnete Elemente als editierbares Formular an und sperrt es Wenn Sie ein High Fidelity Formular ausw hlen zeigt TaskSpace das Dokument in einer speziellen Dokumentansicht DefaultHiFiDocView an die nur d
86. sind in Registerkarten gegliedert Jede Registerkarte weist unten eine Leiste auf Die untere Leiste kann eine oder mehrere Schaltfl chen enthalten mit denen Sie je nach Kontext und Ihren Berechtigungen verschiedene Aktionen durchf hren k nnen Die TaskSpace Oberfl che verf gt auch ber eine obere Leiste Die obere Leiste enth lt eine Registerkartenleiste einen Suchbereich eine Liste zur Rollenauswahl eine Schaltfl che f r Voreinstellungen eine Schaltfl che zum Abmelden und eine Informationsschaltfl che Mithilfe der Registerleiste k nnen Sie von einer TaskSpace Registerkarte zu einer anderen navigieren Die Verf gbarkeit jeder Registerkarte h ngt von Ihren Berechtigungen ab In diesem Abschnitt werden die verschiedenen Registerkartentypen beschrieben die in TaskSpace ggf verf gbar sind Abbildung 3 TaskSpace Registerleiste ereer _ J instetungenameisune if TTS AboutTaskspace Konfiguration Administration Aufgaben Eigener Ordner Suchen Prozesse Arbeitswarteschlangen Verwaltung Search 2 Ordnerregisterkarte Auf einer Ordnerregisterkarte k nnen Benutzer nach Ordnern und Dokumenten suchen und diese anzeigen Auch Prozesse k nnen gesucht und initiiert werden EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 13 Einf hrung in die Konfiguration von TaskSpace Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden einer Ordnerregisterkarte Seite 21 Aufgabenlisten Registerkarte In Abh ngigkeit von Ihrer Rolle w
87. stellungen ndern In diesem Abschnitt wird die Verwendung der Registerkarte Suchen beschrieben Suchen nach Informationen Der Hauptzweck einer Suchregisterkarte besteht in der Suche nach Informationstypen einschlie lich Dokumenten Ordnern Prozessen und Aufgaben je nach spezifischer TaskSpace Konfiguration So suchen Sie mithilfe einer Suchregisterkarte nach Informationen 1 ffnen Sie die Suchregisterkarte die Sie verwenden m chten 2 W hlen Sie in der Suchregisterkarte in der Dropdown Liste Suchen nach den gesuchten Informationstyp aus Entsprechend dem ausgew hlten Informationstyp wird eine Suchkomponente mit verschiedenen Feldern f r die Suche angezeigt Geben Sie die Suchkriterien in dem verf gbaren Suchkriterienfeldern an 4 Klicken Sie auf Suchen oder dr cken Sie die Eingabetaste Ein Suchergebnissatz wird angezeigt Weitere Anweisungen finden Sie unter Verwenden eines Suchergebnissatzes Seite 34 Hinweis Enthalten Ihre Suchkriterien entweder ein Prozentzeichen oder einen Unterstrich _ m ssen Sie diesen Zeichen ein Escape Zeichen voransetzen Das Escape Zeichen ist standardm ig ein umgekehrter Schr gstrich kann jedoch w hrend der ersten Formularkonfiguration ge ndert werden Pr fen Sie daher das richtige Escape Zeichen zusammen mit Ihrem Systemadministrator Wenn Sie z B bei Verwendung des standardm igen Escape Zeichens nach Meine _Datei Dokumente suchen m ssen Sie als Suchkriterium M
88. stem hochladen erscheint 46 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch Verwenden einer Suchregisterkarte Abbildung 24 Dialogfeld Aus Dateisystem hochladen Aus Dateisystem hochladen Datei hochladen 2 Klicken Sie auf die Schaltfl che Durchsuchen um ein Standarddialogfeld zur Dateiauswahl anzuzeigen 3 W hlen Sie die zu ladende Datei aus 4 Klicken Sie auf OK Anzeigen der Formatvarianten eines Dokuments Bei einer Formatvariante handelt es sich um eine schreibgesch tzte Darstellung eines Dokuments die sich in gewisser Hinsicht z B in Bezug auf die Sprache das Format oder die Aufl sung vom Originaldokument unterscheidet TaskSpace unterst tzt die Anzeige mehrerer Formatvarianten eines Dokuments So zeigen Sie die Formatvarianten eines Dokuments an 1 Klicken Sie in der Ergebnisliste mit der rechten Maustaste auf ein Dokument und w hlen Sie Anzeigen gt Formatvarianten aus Das Dialogfeld Formatvarianten wird mit einer Liste aller Formatvarianten f r dieses Dokument angezeigt EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 47 Verwenden einer Suchregisterkarte Abbildung 25 Dialogfeld Formatvarianten Formatvarianten 59 Format Gr e Ge ndert Eigent mer 2 Acrobat PDF 1 48 AB 09 07 08 00 04 dmadmin 2 Um eine bestimmte Formatvariante anzuzeigen klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und w hlen Sie Anzeigen aus Die Formatvariante des Dok
89. t in dem Informationen zu allen Beziehungen f r das ausgew hlte Dokument angezeigt werden Das ausgew hlte Dokument kann ber die Registerkarte Ge ffnete Elemente ge ffnet oder angezeigt werden indem Sie auf eine der folgenden Schaltfl chen klicken Urspr ngliches Dokument ffnen ffnet das Dokument als ge ffnetes Element Urspr ngliches Dokument anzeigen ffnet das Dokument in einem Popup Fenster Beziehung entfernen entfernt die ausgew hlte Beziehung zwischen Dokumenten Aktionsschaltfl chen f r Dokumente Die folgenden Schaltfl chen sind f r das Ausf hren von Dokumentaktionen verf gbar Bearbeiten ffnet das Dokument in der urspr nglichen Anwendung wo es ge ndert und wieder im Repository gespeichert werden kann Das Dokument wird au erdem automatisch gesperrt damit andere Benutzer es nicht gleichzeitig ndern k nnen Handelt es sich beim Dokument z B um ein Microsoft Word Dokument wird dieses heruntergeladen und in Microsoft Word ge ffnet Sie k nnen nur ein Dokument auf einmal bearbeiten ffnen ffnet das Dokument in der Dokumentansicht im schreibgesch tzten Modus oder sofern der Benutzer ber die Berechtigung verf gt im Bearbeitungsmodus Wurde das Dokument im Bearbeitungsmodus ge ffnet k nnen Sie dieses durch Hinzuf gen von Anmerkungen oder Bearbeiten von Dokumentattributen Eigenschaften modifizieren 58 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch e Verwenden
90. t bereitgestellt Hierzu z hlen z B das Erstellen und Anzeigen von Anmerkungen sowie das Drucken von Dokumenten Aus diesem Grund muss die Dokumentation f r das Anzeigeprogramm nach weiteren Informationen durchsucht werden Wird ein in einem Ergebnissatz zur ckgegebenes Dokument mit einem Anzeigeprogramm auf der Registerkarte Elemente ffnen ge ffnet stehen ggf die folgenden Aktionsschaltfl chen zur Verf gung wenn ein Dokument mit einem der unterst tzten Anzeigeprogramme im Bearbeitungsmodus ge ffnet wird sofern der Anwender ber Bearbeitungsrechte verf gt e Speichern speichert am Dokument vorgenommene nderungen e Speichern und schlie en speichert die am Dokument vorgenommenen nderungen und schlie t das Dokumentanzeigeprogramm e Abbrechen hebt am Dokument vorgenommene nderungen auf und schlie t das Dokumentanzeigeprogramm Hinweis Verf gbare Schaltfl chen unterliegen einer bestimmten Systemkonfiguration und sind m glicherweise nicht immer vorhanden oder Sie sehen m glicherweise andere Schaltfl chen als die hier aufgef hrten Je nach Konfigurationseinstellungen und Lizenz k nnen Sie bei der Ansicht eines Dokuments auch auf Kollaborationsfunktionen zugreifen Arbeiten mit Ordnern und Dokumenten Wenn ein Ordner aus einem Suchergebnissatz ge ffnet wird wird er auf der Registerkarte Ge ffnete Elemente als Stammordner einer Ordnerbaumstruktur angezeigt Wenn Sie in der Ordnerstruktur den Stammordner
91. t der Meldung Diesem Dateiformat wurde kein Anzeigeprogramm zugewiesen angezeigt Der Benutzer kann nun die Dokumentattribute anzeigen oder aktualisieren Das Anzeigen oder Bearbeiten des Dokumentinhalts oder das Hinzuf gen von Anmerkungen ist jedoch nicht m glich da kein geeignetes Anzeigeprogramm vorhanden ist Anzeigen Das Dokument wird auf den Computer des Benutzers heruntergeladen Anschlie end wird es mit der im Betriebssystem festgelegten Verkn pfung zum Bearbeiten ge ffnet Das Formular Dokumentansicht wird nicht angezeigt Auschecken sperrt das Dokument Bei ausgecheckten Dokumenten wird neben dem Dateinamen ein Schl sselsymbol eingeblendet In das Kontextmen werden die Optionen Einchecken nderungen speichern und Sperre des Dokuments aufheben und Auschecken abbrechen Sperre des Dokuments aufheben ohne die nderungen zu speichern aufgenommen Formatvariante importieren erm glicht den Import einer neuen Formatvariante des Dokuments in einem anderen Format aus dem lokalen Dateisystem Mit dem Befehl Per E Mail als Verkn pfung senden wird eine URL Verkn pfung zu ausgew hlten Dokumenten und Ordnern erstellt Anschlie end wird Microsoft Office Outlook ge ffnet und die URL Verkn pfung wird automatisch in das Textfeld der E Mail eingef gt Die Empf nger der E Mail k nnen anschlie end auf die Verkn pfung klicken um sich direkt bei TaskSpace anzumelden und das Dokument als ge ffnetes Element zu ffnen Disk
92. te 44 e Exportieren in das CSV Format aus einem Suchergebnissatz Seite 44 e Anzeigen von Dokumentversionen aus einem Suchergebnissatz Seite 45 e Hochladen einer Datei als neue Version eines Dokuments Seite 46 e Anzeigen der Formatvarianten eines Dokuments Seite 47 e Importieren von Formatvarianten Seite 48 e L schen von Formatvarianten Seite 49 Exportieren von Formatvarianten Seite 50 Erstellen einer Formatvariante Seite 51 Anzeigen von Dokumenten aus einem Suchergebnissatz In einem Suchergebnissatz zur ckgegebene Dokumente k nnen mithilfe eines konfigurierten Dokumentanzeigeprogramms auf der Registerkarte Ge ffnete Elemente leicht angezeigt werden So zeigen Sie ein Dokument an das in einem Suchergebnissatz aufgef hrt ist 1 W hlen Sie aus dem Ergebnissatz das gew nschte Dokument aus Sie k nnen auch das Dokument ausw hlen und entweder auf ffnen oder auf Anzeigen klicken Sie k nnen auch das Dokument ausw hlen und dann auf ffnen oder Anzeigen klicken e ffnen ffnet das Dokument in der Dokumentansicht im schreibgesch tzten Modus oder sofern der Benutzer ber die Berechtigung verf gt im Bearbeitungsmodus Hinweis Wenn Sie ein Internetformular ausw hlen zeigt TaskSpace das Dokument in der Registerkarte Ge ffnete Elemente in der standardm igen Dokumentansicht an und sperrt es nicht Wenn Sie ein Druckformular ausw hlen zeigt TaskSpace das Dokument in der Registerkarte Ge ffnete Element
93. tellen in das Feld Name einen Namen f r den Kalender ein Auf Wunsch k nnen Sie in das Feld Beschreibung eine Beschreibung des Kalenders eingeben Klicken Sie auf Weiter um zur Registerkarte Info zu wechseln oder auf Fertig stellen um den Kalender zu erstellen ohne weitere Informationen einzugeben Optional Geben Sie auf der Registerkarte Info weitere Informationen zum Kalender ein beispielsweise einen Titel oder einen Betreff Klicken Sie anschlie end auf Weiter um zur Registerkarte Berechtigungen zu gelangen oder klicken Sie auf Fertig stellen um den Kalender zu erstellen ohne weitere Informationen einzugeben Optional Auf der Registerkarte Berechtigungen k nnen Sie Berechtigungsinformationen anzeigen und zus tzliche Berechtigungen und Einschr nkungen f r den Kalender festlegen Klicken Sie anschlie end auf Zur ck um zur Registerkarte Info zur ckzukehren oder auf Fertig stellen um den Kalender zu erstellen EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 73 Verwenden von Kollaborationsfunktionen Anzeigen von Kalendern Benutzer k nnen zum Anzeigen von Kalenderobjekten eines der folgenden Verfahren verwenden e W hlen Sie das gew nschte Kalenderobjekt aus einer Liste auf einer Suchregisterkarte oder Ordnerregisterkarte bzw aus einer Anhangliste auf einer Aufgabenregisterkarte aus und w hlen Sie dann ffnen aus dem Kontextmen e Klicken Sie auf ffnen w hrend ein Kalenderobjekt in einer Ordnerinha
94. tzer die ber die entsprechenden Berechtigungen verf gen in der Lage Kommentare ber das ausgew hlte Objekt anzuzeigen hinzuzuf gen oder zu bearbeiten Sie k nnen das Dialogfeld Diskussion ffnen um Kommentare anzuzeigen Verwenden Sie hierzu eines der folgenden Verfahren e W hlen Sie das gew nschte Objekt aus einer Liste auf der Suchregisterkarte oder Ordnerregisterkarte bzw in einer Anhangliste auf einer Aufgabenregisterkarte aus und w hlen Sie dann im Kontextmen die Option Anzeigen gt Diskussion e Klicken Sie auf das Diskussionssymbol in der Themenstatusspalte des gew nschten Objekts in einer Liste Hinweis Das Diskussionssymbol wird angezeigt nachdem ein Benutzer den ersten Kommentar zu einem Objekt hinzuf gt e Klicken Sie auf Diskutieren wenn Sie ein Dokument oder Ordnerinformationen anzeigen Wenn das Dialogfeld Diskussion angezeigt wird k nnen die Benutzer unter Verwendung der folgenden Verfahren Kommentare hinzuf gen bearbeiten und beantworten 70 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch Verwenden von Kollaborationsfunktionen Abbildung 34 Dialogfeld Diskussion Diskussion one pdf 0 ungelesene Kommentare Thema 2 dmadmin 24 11 08 18 15 amp Test Thema mit zus tzlichen neuen Kommentaren thema 4 dmadmin 24 11 08 18 19 amp EI test thema 4 thema 5 dmadmin 24 11 08 18 19 amp EI thema 5 thema 6 dmadmin 24 11 08 18 20 amp
95. ueue mm_sales_queue thi i mm_other_queue Gesendet von Datum z Bis Datum z Suchen dd_work_queue Absender IE V suwg1 Anzeigen Alle Aufgaben oo 00 Aufgabe Prozess Status Priorit t Absender Sendedatum F lligkeitsdatum E Activity 1 SeanTestProcess2 acquired 0 dmadmin 6 24 2008 2 18 Pin A 2 Activity 1 SeanTestProcess1 dormant 0 dmadmin 6 24 2008 2 17 PM E Activity 1 SeanTestProcess dormant 0 dmadmin 6 24 2008 2 08 PAh 2 Create Folder mocs_request_processing paused 0 TaskSpace65 6 24 2008 1 01 PM E Activity 1 SeanTestProcess1 dormant 0 dmadmin 6424 2008 11 58 AM Z Activity 1 SeanTestProcess2 dormant 0 dmadmin 68 24 2008 11 57 AM E Activity 1 SeanTestProcess2 dormant 0 dmadmin 6 24 2008 11 55 AM 7 l Activity 1 LauraTSActionTestProcess acquired 0 dmadmin 68 24 2008 11 09 AM E Activity 1 LauraT5ActionTestProcess dormant 0 dmadmin 6 24 2008 11 08 AM tl Activity 1 LauraTSActionTestProcess dormant 0 dmadmin 6 24 2008 11 07 AM l Activity 1 LauraTSActionTestProcess dormant 0 dmadmin 6424 2008 11 07 AA ka Activity 1 eric_test_process dormant 0 dmadmin 6 24 2008 10 23 AA 2 Activity 1 SeanTestProcess2 dormant 0 dmadmin 6 24 2008 10 22 AM E Activity 1 SeanTestProcess2 dormant 0 dmadmin 6424 2008 9 42 Ahh E Activity 1 SeanTestProcess2 dormant 0 dmadmin 67 24 2008 9 41 AM Activity 1 SeanTestProcess2 dormant 0 g dmadmin 6 24 2008 9 35 AM N chste Aufgabe abrufen Bearbeiten ei
96. ugriff auf die Aufgaben erfolgt ber eine Aufgabenlisten Registerkarte auf der Sie nach Aufgaben suchen die Aufgaben sortieren und mit dem Bearbeiten der Aufgaben beginnen k nnen wie in den folgenden Abschnitten beschrieben e Suchen nach Aufgaben Seite 29 e Bearbeiten einer Aufgabe Seite 30 Suchen nach Aufgaben Der obere Abschnitt einer Aufgabenlisten Registerkarten enth lt Suchfelder f r Aufgaben Die tats chlich verf gbaren Felder sind abh ngig von der Systemkonfiguration Hier k nnen Sie beispielsweise nach Status Priorit t Absender und Datum suchen Wenn Sie die Registerkarte ffnen werden ggf schon die aktuellen Ihnen zugewiesenen Aufgaben angezeigt ohne dass Sie eine Suche durchf hren m ssten So suchen Sie nach Aufgaben 1 ffnen Sie eine Aufgabenlisten Registerkarte EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 29 Verwalten von Aufgaben 2 Geben Sie Werte in mindestens eines der Suchfelder im oberen Bereich der Registerkarte ein 3 Klicken Sie auf Los oder Suchen Die Suchergebnisse werden in der Aufgabenliste unterhalb der Suchfelder aufgef hrt Abbildung 9 Beispiel einer Aufgabenlisten Registerkarte in TaskSpace see E T A AboutTaskspace Konfiguration Administration Eigener Ordner Suchen Prozesse Arbeitswarteschlangen Verwaltung tsp65 Ich stehe zur Verf gung tsp65 dmadmin Te Eing nge H DefaultUserInbox Nach Aufgaben E Arbeitswarteschlangen suchen D mm_acct_q
97. uments wird in einem Dokumentanzeigeprogramm ge ffnet Importieren von Formatvarianten Neue Formatvarianten eines Dokuments k nnen mit TaskSpace importiert werden So importieren Sie eine neue Formatvariante eines Dokuments 1 Klicken Sie in der Ergebnisliste mit der rechten Maustaste auf ein Dokument und w hlen Sie Importieren gt Formatvariante aus Das Dialogfeld Formatvariante importieren wird angezeigt 48 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch Verwenden einer Suchregisterkarte Abbildung 26 Dialogfeld Formatvariante importieren Formatvariante importieren City002 pdf Typ dm_document Format pdf en City002 pdf Zita Version 1 0 CURRENT W hlen Sie die zu importierende Datei und die Formatvariante aus Zu importierende Datei Durchsuchen Format Unknown b 2 Geben Sie Pfad und Namen des zu importierenden Dokuments als neue Formatvariante des ausgew hlten Dokuments ein oder klicken Sie auf Durchsuchen um danach zu suchen 3 W hlen Sie im Dropdown Men den Formattyp f r die neue Formatvariante aus 4 Klicken Sie auf OK L schen von Formatvarianten Formatvarianten eines Dokuments k nnen mit TaskSpace gel scht werden So l schen Sie die Formatvariante eines Dokuments 1 Klicken Sie in der Ergebnisliste mit der rechten Maustaste auf ein Dokument und w hlen Sie Anzeigen gt Formatvarianten aus Das Dialogfeld Formatvarianten wird mit einer Liste
98. und Dokumente erstellen abrufen anzeigen und verwalten sowie Informationen suchen k nnen TaskSpace erweitert die Funktionalit t des Documentum WDKs Zielgruppe Dieses Handbuch richtet sich an Benutzer von TaskSpace Software wie unter TaskSpace Benutzer Seite 11 beschrieben Verwandte Dokumentation Der vollst ndige Dokumentationssatz f r TaskSpace Software besteht aus folgenden Unterlagen Documentum TaskSpace Release Notes e Documentum TaskSpace Deployment Guide e Documentum TaskSpace Konfigurationshandbuch e Documentum TaskSpace Benutzerhandbuch Documentum Document Image Services Release Notes Documentum Document Image Services Deployment Guide e Documentum Document Image Services Development Guide Revisionsverlauf Folgende nderungen wurden in diesem Dokument vorgenommen Revisionsdatum Beschreibung Mai 2010 Erste Ver ffentlichung EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 7 Vorwort EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch Kapitel 1 Einf hrung in die Konfiguration von TaskSpace In diesem Kapitel werden die folgenden Themen behandelt e berblick e TaskSpace bersicht e TaskSpace Benutzer e Starten der Benutzeroberfl che e TaskSpace Registerkarten e Festlegen der Einstellungen Schlie en der Benutzeroberfl che berblick TaskSpace ist ein browserbasierter Client v a f r das Bearbeiten von Aufgaben und das Abrufen von Dokumenten und geh rt z
99. ur Produktgruppe von EMC Documentum Transactional Content Management TaskSpace bersicht Die TaskSpace Software ist eine sofort einsatzbereite detailliert Konfigurierbare Benutzeroberfl che f r die Verarbeitung umfangreicher Aufgaben und das Abrufen von Dokumenten Die Benutzeroberfl che ist mit einem integrierten Anzeigeprogramm ausgestattet und erm glicht den Zugang zu den Repository und Inhaltsverwaltungsdiensten von EMC Documentum ber einen normalen Browser Beispiele f r die M glichkeiten in TaskSpace Erstellungs und Layoutfunktionen ber EMC Documentum Forms Builder Dieses Tool beruht auf dem Komponenten Framework des EMC Documentum Web Development Kit Hiermit k nnen Sie Benutzeroberfl chen entwerfen ber die die Wissensarbeiter auf Workflows Gesch ftsprozesse und Funktionen zum Abrufen von Dokumenten zugreifen Administration Die Administratoren k nnen die TaskSpace Komponenten warten Rollen f r Benutzer definieren Anwendungen mit Dokumenten und Ordnern verkn pfen und Sicherheit auf diese Dokumente und Ordner anwenden Integration der Gesch ftsprozessverwaltung EMC Documentum Process Suite bietet Funktionen zum Definieren Ausf hren berwachen und Optimieren von Gesch ftsprozessen ber Gesch ftsbereiche Systeme und Anwendungen hinweg EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 9 Einf hrung in die Konfiguration von TaskSpace Dokumentansicht Anwender k nnen Dokumente und and
100. ussion aktivieren aktiviert die Diskussionsfunktion mit der Benutzer Kommentare in den ausgew hlten Unterordnern anzeigen hinzuf gen und l schen k nnen Wenn die Diskussionsfunktion aktiviert ist kann sie mit der Option Diskussion deaktivieren deaktiviert werden Exportieren ffnet die Standardseite Ordner ausw hlen auf der Sie einen Zielordner ausw hlen und dann den Export mit OK abschlie en k nnen Seiten erm glicht die nderung eines Dokuments durch Neuordnen Einf gen Extrahieren oder L schen einer oder mehrerer Seiten Dokumente zusammenf hren erm glicht das Zusammenf hren von zwei oder mehr Dokumenten in einem einzigen Dokument Mit dem Befehl Materialisieren wird das nicht materialisierte Lightweight Objekt in ein materialisiertes Objekt umgewandelt Weitere Informationen zum Materialisieren und zu Lightweight SysObjects finden Sie im Entwicklungshandbuch zum Documentum High Volume Server Mit dem Befehl Entmaterialisieren wird ein materialisiertes Objekt in ein nicht materialisiertes Lightweight Objekt umgewandelt EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 57 Verwenden der Registerkarte Elemente ffnen Weitere Informationen zum Entmaterialisieren von Lightweight SysObjects finden Sie im Entwicklungshandbuch zum Documentum High Volume Server Beziehung hinzuf gen erstellt eine Beziehung zwischen den ausgew hlten Dokumenten und einem oder mehreren weiteren Dokumenten die der Benutzer ausw
101. von Ordnern und Dokumenten Seite 60 e PDF Anmerkungen berblick Seite 61 Hinzuf gen von Kommentaren zu einem PDF Dokument Seite 62 e Anzeigen von Kommentaren in einem PDF Dokument Seite 63 EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch 55 Verwenden der Registerkarte Elemente ffnen Aktionen im Kontextmen f r Unterordner Die folgenden Aktionen im Kontextmen sind f r Unterordner verf gbar e ffnen ffnet den Ordner auf der Registerkarte Elemente ffnen F r diese Aktion kann nur ein Ordner ausgew hlt werden Diskussion aktivieren aktiviert die Diskussionsfunktion mit der Benutzer Kommentare in den ausgew hlten Unterordnern anzeigen hinzuf gen und l schen k nnen Wenn die Diskussionsfunktion aktiviert ist kann sie mit der Option Diskussion deaktivieren deaktiviert werden e Kalender erstellen erstellt ein neues Kalenderobjekt Eigenschaften zeigt die Ordnereigenschaften an F r diese Aktion kann nur ein Ordner ausgew hlt werden e L schen l scht den ausgew hlten Ordner Der Benutzer wird gefragt ob Unterordner oder Versionen gel scht werden sollen Wenn der Ordner in ein anderes Verzeichnis kopiert wurde bleibt der kopierte Ordner unber hrt Zur Zwischenablage hinzuf gen f gt den ausgew hlten Ordner der Zwischenablage hinzu damit er eingef gt oder in einen anderen Ordner verschoben werden kann e Mit dem Befehl Per E Mail als Verkn pfung senden wird eine URL Verkn
102. werden Hinweis Sie m ssen ber Versionsberechtigungen f r Dokumente verf gen die Dokumente d rfen nicht gesperrt sein und das verwendete Anzeigeprogramm muss mit dieser Funktion kompatibel sein um in TaskSpace zu funktionieren So f hren Sie zwei oder mehr Dokumente zusammen 1 W hlen Sie aus der Ergebnisliste ein oder mehrere Dokumente aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste 2 W hlen Sie Dokumente zusammenf hren 36 In der Dokumentvorschau f r Zusammenf hrung wird eine Vorschau des Dokuments der Dokumente angezeigt Sie k nnen die Reihenfolge der Dokumente innerhalb des neuen Einzeldokuments ndern indem Sie ein Dokument ausw hlen und mithilfe der Pfeilschaltfl chen nach oben oder unten verschieben Mithilfe der Plus Minus Schaltfl chen k nnen Dokumente zur Zusammenf hrung hinzugef gt bzw aus ihr entfernt werden EMC Documentum TaskSpace Version 6 7 Benutzerhandbuch Verwenden einer Suchregisterkarte Abbildung 11 Bildschirm mit der Dokumentvorschau f r die Zusammenf hrung Dokumente a amp leaeaeer idee Fr jame Typ ch08 pdf dm_document EJ Reader 60 Document2 dm_document EHHE pdf p0001 pdf dm_document Obia Aida Hilfe Aiutn Hialn Aada Hi in 2070 cS ISEN ai Ainda Himin Nhia Niro v 3 Klicken Sie auf Zusammenf hren wenn die Dokumente in der richtigen Reihenfolge sind Das Dialogfeld Dokumente zusamme
103. werden Wenn ein Dokument ge ffnet ist und ein anderes Dokument aufgerufen wurde Das Dokument im ge ffneten Fenster laden und den Inhalt des Fensters ersetzen O Das Dokument in einem neuen Fenster laden Dokumentvorschau Bei der Ansicht von Dokumenten in einem Ordner oder im Suchergebnissatz Dokument einbetten O Anzeigeprogramm Anzeigeprogramm Breite 500 ausgeblendet erweitert pa Dokument in Popup Fenster anzeigen Dokument zusammenf hren Standarddaten f r die Bet tigung der Dokumentzusammenf hrung Seiten nderune Standarddaten f r Seitenextraktion verwenden v fox avorecnen Die Einstellungen auf der Einstellungsseite werden in Cookies Ihres Browsers gespeichert und gelten daher f r alle TaskSpace Anwendungen und alle Anwender die den gleichen Browser auf einem Computer verwenden Konfigurieren von automatischer Beschaffung der n chsten Aufgabe Wenn Sie eine Aufgabe ausf hren k nnen Sie standardm ig die n chste Aufgabe ausw hlen Wenn diese Einstellung aktiviert ist wird Ihnen automatisch die n chstfolgende Aufgabe in Ihrer Aufgabenwarteschlange zugewiesen sobald Sie eine zugewiesene Aufgabe abgeschlossen haben So legen Sie diese Einstellung fest 1 Klicken Sie auf der Seite Einstellungen auf das Kontrollk stchen neben der Option N chste Aufgabe automatisch abrufen um die Einstellung zu aktivieren oder zu deaktivieren Wenn dieses Feld ein H kchen enth lt ist die

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