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Handbuch - KollegePerfekt

1. der KollegePerfekt als erster ausf hrt die Artikeldatei auf die neue Umsatzsteuer um Damit die damit verbundene Ver nderung der Verkaufspreise keine krummen Werte ergibt werden auch die VKs nach Ihren Regeln bez glich der Rundung neu berechnet Schauen Sie sich aber vorsichtshalber anschlie end die Artikeldatei an ob der automatisch berechnete VK Ihren Vorstellungen entspricht 9 Datensicherung KollegePerfekt hat eine automatische Datensicherung integriert Dabei wird jeden Tag von dem Computer der zuerst gestartet wird die Datensicherung durchgef hrt Das hei t dass die Sicherungsdateien den Stand des Vortages enthalten F r jeden Tag entstehen so zwei ZIP Dateien die im eingestellten Sicherungspfad erstellt werden Die Dateinamen setzen sich aus dem Vorbuchstaben D f r Datenverzeichnis und P f r Programmeinstellungen sowie der vierstelligen Jahreszahl dem Monat dem Tag und schlie lich der Dateiendung zip zusammen ltere Sicherungsdateien die die Verfallszeit in den erweiterten Programmeinstellungen unter der Option backupDays berschritten haben werden automatisch gel scht F r die Sicherheit ist die integrierte Datensicherung kein vollst ndiger Schutz Wenn die Festplatte auf der die Daten gespeichert werden auch die Festplatte ist die die Sicherungsdaten enth lt was bei einer Einzelplatzl sung die Regel ist dann m ssen zus tzliche Ma nahmen f r die Gew hrleistung der Datensicherheit eingeleitet werden
2. erscheint eine Schaltfl che Passwort ndern Nur an dieser Stelle haben Sie als normaler Benutzer die M glichkeit Ihr Passwort zu wechseln Dazu erscheint ein Eingabefenster wo Sie das neue Passwort zwei mal eintragen m ssen Bei bereinstimmung bekommen Sie die Meldung dass das Passwort erfolgreich ge ndert wurde Das Passwort kann alle darstellbaren Zeichen und auch das Leerzeichen enthalten Es kann maximal 15 Zeichen lang sein Die Mindestl nge legt der Administrator fest Wenn das Login erfolgreich war ffnet sich das Mitarbeiterfenster In der Fenster berschrift steht in eckigen Klammern die Platznummer daneben Vor Und Nachname des Mitarbeiters Sobald der Mitarbeiter den Computer verl sst sollte er das Fenster minimieren an den linken unteren Bildschirmrand zu legen indem die Schaltfl che Pause bet tigt wird Bei Wiederaufnahme der Eingabe wird das Fenster durch Doppelklicken auf die minimierte Fenster berschrift und Eingabe des Passwortes wieder reaktiviert Durch Klick auf Beenden wird das Fenster endg ltig geschlossen 5 3 2 Kunde Die Behandlung eines Kunden beginnt mit der Begr ung Das ist die linke obere Schaltfl che Hierauf ffnet sich die Kunden bersicht in der bereits alle in der Kundendatei befindlichen Kunden zu sehen sind Zur besseren bersicht kann man die angezeigten Datens tze einschr nken indem man ein Wortteil des gesuchten Kunden eingibt Gro und Kleinschreibung spielt dabei keine Rolle
3. Eigenverbrauch e Artikel Das ist die Artikelsuche wie Sie sie schon von der Kundensuche kennen Sie bekommen in der Tabelle die Artikelnummer die zwei Zeilen der Bezeichnung und den aktuellen Lagerbestand angezeigt Da aber die Artikeldatei wesentlich umfangreicher ist kann man im Eingabefeld nach zwei enthaltenen W rtern suchen die dort mit einem Leerzeichen getrennt einzugeben sind Dazu braucht man auch nur Wortteile eingeben Gro und Kleinschreibung spielen dabei keine Rolle Durch Klick auf den gefundenen Artikel wird dieser ausgew hlt Dieses Feld dient aber auch der Artikelsuche ber die EAN Auch an dieser Stelle braucht nur der eventuell angeschlossene Scanner auf den Barcode des gew nschten Artikels gehalten und die Scannertaste bet tigt zu werden e Artikelgruppen In der Artikeldatei k nnen die Artikel in drei Ebenen nach Gruppen geordnet wer den Mit der Schaltfl che Artikelgruppen bekommen Sie die Gruppenhierarchie angezeigt und die in den Gruppen befindlichen Artikel Das vor einer Gruppe bedeutet dass die Gruppe nicht ge ffnet ist und Sie nicht alle Elemente innerhalb dieser Gruppe sehen Mit einem Klick auf das oder ein Doppelklick auf die Zeile wird diese Gruppe ge ffnet Die Artikel selbst erkennen Sie an der Raute und der darauf folgenden Artikel Nummer Wiederum durch Klick auf den entsprechenden Artikel wird dieser ausgew hlt Wenn in der Programmeinstellung keine Negativbest nde zugelassen sind bekommen
4. GutAbwertung Nach einer Mehrwertsteuererh hung verlieren die noch im Umlauf befindlichen Gutscheine an Wert da diese mit der alten Mehrwertsteuer gekauft worden sind Wenn dieser nun mit einer h heren Steuer eingel st werden soll hat er genau genommen einen geringeren Nettowert Wenn Sie diese Differenz dem Kunden nicht erlassen wollen muss die Einstellung auf J stehen e GutSofort Wenn Sie neue Gutscheine anlegen haben Sie die M glichkeit sich eine Vorschau anzusehen Sollten Sie diese nicht sehen wollen sondern sofort ausdrucken wollen dann m ssen Sie mit Ja antwor ten Damit haben Sie aber auch keine M glichkeit mehr fertige Gutscheine in den Gutscheinbestand auf zunehmen KontoVonOG Wenn neue Artikelgruppen erstellt werden kann automatisch das Konto der Obergruppe bernommen werden Wenn das nicht gew nscht ist bleibt das Konto leer Manuell Im Kassenmodul gibt es eine M glichkeit Bons ber die Eingabe der Preise per Tastatur zu er zeugen Damit l uft praktisch die Kasse als Registrierkasse Das ist vielleicht sinnvoll wenn aus technischen Gr nden ein Notbetrieb aufrecht erhalten werden soll MinusBestand Wenn Ihr aktueller Lagerbestand System mit dem tats chlichen Lagerbestand identisch ist kann es keine Minusbest nde geben F r einen korrekten Betrieb sollten auch keine Minusbest nde zugelassen werden Wer aber darauf keinen Wert legt den Lagerbestand mit dem Programm abzubilden kann Minusbest nde zu
5. Preise Zu jedem Artikel kann man praktisch unbegrenzt viele Lieferanten mit deren Preiskonditionen hinterlegen Der Bestellassistent bietet die M glichkeit bis zu f nf Lieferanten in die Bestell bersicht aufzunehmen Mit einem Klick in eine leere Lieferantenspalte ffnet sich zuerst die Lieferantenauswahl und anschlie end die Artikelinformationen des ausgew hlten Lieferanten Falls der Lieferant bisher noch nicht erfasst worden ist haben Sie in diesem Zuge die M glichkeit einen neuen Lieferanten anzulegen Dabei sollten die Adressdaten komplett eingetragen werden damit die Bestellung formal korrekt durchgef hrt werden kann Im Falle dass Ihr Computer an das Internet angeschlossen ist und Sie eine e Mail Adresse beim Lieferanten eingegeben haben kann die Bestellung auch als e Mail versendet werden Mit der Preiseingabe sollte auch die Artikelnummer des Lieferanten erfasst werden da diese in der Bestellung ben tigt wird Wenn der Lieferant f r einen Artikel mengenabh ngige Staffelpreise anbietet sollten diese auch mit eingegeben werden Damit wird abh ngig von der Bestellmenge der Einkaufspreis zugeordnet Sie k nnen auch Aktionspreise mit G ltigkeitsdauer eintragen Wenn die Bestellung in diesem Zeitraum erfolgt wird auch dieser ber cksichtigt Wenn ein Aktionspreis abgelaufen ist wird dieser automatisch am Folgetag gel scht 7 8 1 3 Manuelle Erg nzungen Sie k nnen zus tzliche Artikel mit der Schaltfl che Artikel hinzuf g
6. aus dem Artikelstamm bernommen und k nnen f r den Beleg beliebig abge ndert werden Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Artikelnummer klicken gelangen Sie direkt in die Stammdaten zu diesem Artikel 6 2 4 Besonderheiten Bei jedem Belege kann die Adresse ge ndert werden F r die meisten F lle ist dies aber nicht erforderlich Zudem gibt es ja im Kundenstamm die M glichkeit einen anderen Kunden als Rechnungsempf nger einzutragen Dann erfolgt die Adress nderung automatisch Sobald ein Lieferschein zu einer Rechnung werden soll und noch andere Lieferscheine zu diesem Kunden die noch nicht zur Rechnung geworden sind dann wird eine Sammelrechnung angeboten Hier haben Sie dann die Wahl alle offenen Lieferscheine oder nur ausgew hlte zu bernehmen F r die Sammelrechnung selbst k nnen Sie festlegen ob die Lieferscheine einzeln samt Positionen aufgelistet werden oder ob die Mengen auf alle beteiligten Artikel akkumuliert werden sollen Bei letzterer Methode ist zu beachten dass der Preis jedes Artikels vom ersten Lieferschein bei dem der Artikel zum erstem mal auftritt bernommen wird 7 Verwaltung Unter Verwaltung sind alle Arbeiten zusammen gefasst die nicht unmittelbar mit dem Tagesgesch ft zu tun haben und alle Dateien betreffen die zum Funktionieren des ganzen Systems wichtig sind In diese Abteilung k nnen sich nur Benutzer mit Administratorrecht einloggen Die Datei Fenster sind in der Regel mit einer Na
7. bernehmen gehen w hlen Sie den entsprechenden Gutschein aus der mit der verkauften Gutscheinnummer bereinstimmt Bei befristet g ltigen Gutscheinen bekommen Sie Meldung ber das Verfallsdatum welches Sie auch auf dem Gutschein vermerken sollten 5 3 6 Lagerverwaltung F r Mitarbeiter mit Chef oder Administrator Berechtigung stehen die Schaltfl chen Lagerverwaltung und Tagesumsatz zur Verf gung Dar ber gelangt zur Lagerverwaltung um die Bestellabwicklung und Lagerzug nge im laufenden Gesch ft zu t tigen 5 3 7 Tagesumsatz Um einen berblick ber das Tagesgesch ft zu erhalten hat hier der Mitarbeiter mit Chef Berechtigung die M glichkeit den Tagesumsatz auf Mitarbeiter aufgesplittet getrennt nach Dienstleistungen und Verk ufen angezeigt zu bekommen 5 3 8 Abschluss des Kaufes Sind Sie mit dem Kunden fertig haben Sie die Wahl entweder den Kunden zu kassieren als Kunde fertig zu melden oder den Kunden bergeben Die Schaltfl che kassieren sehen Sie aber nur wenn Sie selbst berechtigt sind zu kassieren und kein weiterer Mitarbeiter das Kassenmodul ge ffnet hat Damit schlie t sich der Kreis und Sie haben ein fast leeres Mitarbeiterfenster Jetzt haben Sie wieder die M glichkeit einen Kunden zu begr en oder einen Kunden zu bernehmen An dieser Stelle soll noch mal gesagt sein dass alle Rechnungspositionen die im Mitarbeiterfenster erstellt werden diesem Mitarbeiter im Umsatz zugeordnet werden Aus diesem
8. bersichtlichkeit sich der Nutzer besser auf das Wesentliche konzentrieren kann Der im Text genannte Cursor ist der blinkende senkrechte Strich der anzeigt wo die n chste Tastatureingabe wirksam wird Wenn Sie ein Feld ndern wollen in dem sich der Cursor nicht befindet dann klicken sie mit der linken Maustaste in dieses Feld oder wechseln mit der Tabulatortaste von Feld zu Feld e Eingabefelder Wenn der manchmal schon vorgegebene Wert nicht der richtige ist einfach den richtigen Wert eingeben sobald der Cursor in diesem Feld steht Wenn der Wert die vorgegebene maximale Zei chenzahl erreicht hat springt der Cursor automatisch ins n chste Feld e Navigation Wenn aber die Eingabe abgeschlossen ist und der Cursor noch nicht ins n chste Feld gesprungen ist dann bet tigen Sie die Enter oder die Tabulatortaste Mit Shift Tabulator gehen Sie in den Eingabefeldern r ckw rts Zur Bewegung in der Dateiverwaltung k nnen Sie ber die Schaltfl chen vor zur ck und ber verschieden Suchm glichkeiten zwischen den einzelnen Datens tzen wechseln e Speichern Alle Eingaben werden in der Regel sofort gespeichert Nur mit ESC wird das gerade bearbeitete Feld verlassen ohne zu speichern Damit wird aber auch das komplette Fenster verlassen Im Normalfall werden beim Verlassen des aktuellen Datensatzes die Eingaben auf Plausibilit t gepr ft werden und notfalls auf fehlende oder unrichtige Angaben aufmerksam gemacht wird e Suchen Zur Suche i
9. der Name der Protokolldatei f r diese Inventur Erst nach nochmaliger Best tigung durch Inventur abschlie en wird die Inventur beendet Die Protokolldatei befindet sich im Datenverzeichnis und kann mit einem Textprogramm ge ffnet und gedruckt werden Sie enth lt alle wichtigen Eckdaten der Inventur und die Artikel bei denen es mengenm ige Differenzen gegeben hat 7 9 Gutscheine Gutscheine sind ein beliebtes Kundenbindungsmittel und stellen einen Geldwert dar Deshalb ist es wichtig den berblick ber Gutscheine zu behalten KollegePerfekt verwaltet Gutscheine mit in der Artikeldatei sodass diese wie eine Ware oder Vorabdienstleistung verkauft werden kann Sie k nnen vorhandene gedruckte Gutscheine verwenden oder sich Gutscheine vom Programm erstellen lassen Die vorhanden Gutscheine m ssen aber auch vom Programm erstellt werden um Sie in den Artikelbestand Angaben machen Anzahl Anzahl der zu erstellenden Gutscheine e Wert Der Wert des Gutscheins in der jeweiligen Landew hrung Dieser kann aber auch frei bleiben und erst zum Verkaufszeitpunkt festgelegt werden e VonNr bis Diese Felder sind vorbelegt und w rden eine fortlaufende Nummerierung garantieren der Erstellung eine Nummer vergeben werden m sste die schon existiert dann wird diese bersprungen Somit ist gew hrleistet dass bei nicht fortlaufender Erstellung Doppelbelegungen entste hen k nnen e G ltigkeitsdauer Wie lange der Gutschein ab dem Tag des
10. nger liegt dann m ssen Sie hier ein H kchen setzen Hart kalkulieren___ Wenn aber der Konkurrenzdruck sehr gro ist dann m ssen Sie hart kal kulieren Das k nnen Sie schon tun indem Sie das mit dem Kalkulationspreis regulieren Hiermit beeinflussen Sie die Kalkulation in der Weise dass vom preiswertesten Einkaufspreis ausgegangen wird sofern mehrere Lieferanten den Artikel f hren Wenn Sie die Kalkulation mit OK best tigen wird der errechnete VK in den Artikel bernommen Zu jedem Artikel k nnen Sie eine Notiz speichern Das k nnte zum Beispiel eine Gebrauchsanleitung sein Sobald Sie einen Datensatz zum Artikel verlassen wollen wird auf Plausibilit t gepr ft So wird bei eventuellen Ungereimtheiten nachgefragt oder bei leeren Pflichtfeldern das Verlassen verhindert In der Artikeldatei k nnen Sie wie schon erw hnt mit den unteren Tasten zwischen den Datens tzen bl ttern Weitere M glichkeiten zu einem gesuchten Datensatz zu gelangen gibt es mit folgenden Schaltfl chen e ZuArtikelnummer Wenn Sie die Artikelnummer kennen gelangen Sie direkt zu diesem Artikel e Artikelsuche Das ist die Artikelsuche die Sie auch aus dem Mitarbeiterfenster kennen Durch Eingabe von einem oder zwei Wortteilen bekommen Sie nur Datens tze angezeigt die die beide Wortteile enthal ten e Gruppensuche Hier gelangt man ber die Artikelgruppen zum gesuchten Artikel Artikel sind mit einer Raute und der Artikelnummer gekennzeichne
11. von keiner besonderen Bedeutung Unterhalb dieser bersicht befindet sich die Schaltfl che die diesen Beleg in den Folgebeleg berf hren kann Wiederum darunter befinden sich die Kopfdaten des Belegs mit Kundenzeichen Erstellungsdatum Auftragsdatum und dem Bearbeiter der den Beleg erstellt hat 6 2 2 Unterer Navigationsbereich Die Vor und Zur ck Tasten bewegt Sie in der Auftragsdatei in der Reihenfolge wie die Belege erstellt worden sind Die Suche bringt Ihnen ein Fenster mit verschiedenen Suchfunktionen Sie k nnen durch Eingabe einer beliebigen Zeichenfolge die Tabelle auf Kunden einschr nken die diese Zeichenfolge in ihrem Namen enthalten Weiterhin kann diese Liste nach verschiedenen Merkmalen sortiert werden und die Belege nach deren Bearbeitungsstand angezeigt werden Die letzte Auswahlm glichkeit bietet Ihnen einen sehr guten berblick ber Ihre aktuellen Gesch ftsvorf lle Ein Klick in die Zeile des gesuchten Beleges bringt diesen zur Bearbeitung angezeigt Ein neuer Auftrag kann durch Anklicken von neuer Auftrag oder durch Auftrag kopieren aus dem dem aktuellen Beleg erstellt werden Letzteres vereinfacht die Positionseingabe bei hnlichen Auftr gen Die Druckenfunktion wird bei Rechnungen in besonderer Weise ber das Zahlungsziel gesteuert Wenn im Kundenstamm kein Zahlungsziel angegeben ist wird davon ausgegangen dass ein Barkauf erfolgt und der Auftrag wird an die Kassenfunktion weitergereicht wobei dann ein
12. Bon entsteht Andernfalls wird eine Rechnung im gewohnten Belegformat erstellt Jeder Rechnungsdruck wird nur beim ersten Druckauftrag ohne Kopievermerk gedruckt 6 2 3 Positions und Adressbereich Dieser Bereich ist hnlich Karteikarten aufgebaut wo entweder die Belegpositionen oder die Adressdaten angezeigt werden Die Adressdaten k nnen f r jeden Beleg abge ndert werden was aber nicht in Anspruch genommen werden sollte Vielmehr sollte von den Mechanismen die im n chsten Punkt beschrieben werden Gebrauch gemacht werden Der Positionsbereich hat im unteren Teil wiederum eine Navigationsleiste mit der Positionen hinzugef gt verschoben oder gel scht werden k nnen Diese Navigationsleiste ist bei bereits gedruckten Rechnungen und Gutschriften gesperrt um die Ordnungsm igkeit der Buchf hrung Ihres Unternehmens zu garantieren Die Belegpositionen werden in einer Tabelle dargestellt um die bersichtlichkeit zu bewahren Jede Position kann im Beleg aus zwei Zeilen bestehen wenn der Artikel aus zwei Bezeichnungszeilen besteht Dar ber hinaus kann jeder Position beliebig viel Text als Notiz hinterlegt werden der unterhalb der entsprechenden Positionszeile auf gro er Breite gedruckt wird Mit einem einfachen Klick auf die Artikelnummer in der Tabelle gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus der Position Dort k nnen Menge Bezeichnung Preis Rabatt und die Notiz bearbeitet werden Diese Felder werden beim Anlegen einer Position
13. Die Gr e der Sicherungsdaten l sst auch eine Speicherung auf Disketten zu Es ist aber sinnvoll diese auf einem oder mehreren USB Speicher Stiks abzulegen Eine Datenr cksicherung ist vom Programm nicht vorgesehen und sollte auch nur von einem EDV kundigen Fachmann vorgenommen werden da sich diese auch nur in besonderen Notsituationen notwendig macht 10 Netzwerkf higkeit KollegePerfekt ist voll netzwerkf hig Wenn Sie also mehrere Computer mit diesem Programm betreiben wollen dann brauchen Sie nur das Datenverzeichnis auf einem Computer zu halten und alle anderen auf dieses Daten verzeichnis einzustellen Auf die Datens tze auf die mehrere Computer gleichzeitig zugreifen k nnten werden von dem Computer ge sperrt der diesen Datensatz zuerst aufruft Hat ein Mitarbeiter zum Beispiel den Datensatz zur Kundin Meier ge ffnet so kann f r diese Zeit kein anderer Benutzer diesen Datensatz ffnen Falls dieser Sperrmechanismus durch Programmabst rze oder nicht ordnungsgem es Beenden Datens tze blockieren sollte die mit Sicherheit gemeinsamen Datenverzeichnis werden alle anfallenden Daten gehalten w hren im Programmverzeichnis alle Programmeinstellungen gespeichert werden So kann auf verschieden Computern mit verschiedenen Einstellungen gearbeitet werden Zus tzlich wird noch ein Verzeichnis f r tempor re Daten auf jedem Computer ben tigt Sollte ein Computer nur im B ro zum Einsatz kommen dann besteht bei diesem die M gli
14. Grund ist es dem Mitarbeiter bei erforderlichen Korrekturen erm glicht nur seine selbst erfassten Positionen l schen zu k nnen 5 4 Kasse 5 4 1 Login und Kassenabgleich Im Gegensatz zum Mitarbeiterfenster ist es nur einer Person m glich sich an der Kasse anzumelden Bei der ersten Anmeldung am Tag wird der Kassenstand abgeglichen welches in der Regel mit der Bef llung der Kasse mit Wechselgeld einhergeht Dabei wird der letzte Kassenstand als Kassen Soll angezeigt Unter Kassen Ist ist der Kassenstand nach der Bef llung einzugeben und mit OK zu best tigen Bei Mitarbeiterwechsel w hrend des Tages oder nur zur Kontrolle kann man mit Kassenschnitt den aktuellen Stand einsehen oder auch Entnahmen durchf hren Das betrifft aber nicht solche Entnahmen die zur Begleichung von Bareink ufen get tigt werden Daf r steht die Schaltfl che Bareinkauf zur Verf gung siehe Punkt 6 2 2 4 Wie auch bei den Mitarbeiterfenstern gibt es hier die M glichkeit bei Verlassen des PCs das Kassenfenster zu minimieren Aktiviert wird dieses wieder durch einen Doppelklick auf die minimierte Fenster berschrift Nach korrekter Eingabe des Passwortes steht das Fenster wieder zur Verf gung 5 4 2 Kassieren Links oben befindet sich die Schaltfl che n chster Kunde Diese ist nur aktiv wenn noch nicht kassierte Rechnungen existieren die nicht mehr in Bearbeitung durch Mitarbeiter sind Um die Aufmerksamkeit auf diese Kunden zu lenken beginnt die stili
15. Ihres e Mail Accounts Passwort das zugeh rige Passwort Eine weitere Voraussetzung f r Rundmails ist dass Sie eine bestehende Internetverbindung haben Wenn Sie nicht ber DSL angeschlossen sind dann m ssen Sie vor deren Absenden eine Modemverbindung aufbauen Das Absenden der Mails geschieht ber Mail versenden im Hintergrund Sie bekommen dann eine Meldung ob die Versendung erfolgreich war oder nicht 7 11 1 5 SMS F r Kunden die ber Mobiltelefon zu erreichen sind k nnen Sie auch Ihre Nachrichten per SMS senden Voraussetzung daf r ist ein Internetanschluss an dem PC von dem aus Sie diese senden wollen Eine weitere Voraussetzung ist dass Sie sich eine Benutzer Nummer geben lassen ber die dann die Abrechnung l uft Die einmalige Einrichtungsgeb hr dazu betr gt zur Zeit 10 00 Sie haben die Wahl zwischen zwei Tarifen mit R ckantwortm glichkeit auf Ihr Handy oder ohne R ckantwortm glichkeit Die versendeten SMS werden monatlich nach versendeten SMS abgerechnet Zu Zeit betr gt der Preis f r eine SMS mit R cknummer 20 Cent und ohne 10 Cent Darin ist schon die Mehrwertsteuer enthalten und es fallen keine zus tzlichen Kosten an Sie ben tigen dazu auch kein e Mail Postfach Aktuelle Informationen finden Sie auf der Internetseite www kollegeperfekt de 7 11 1 6 Etiketten Fur alle ausgew hlten Kunden k nnen Sie Etiketten Aufkleber drucken Das kann schon bei der Selektion geschehen Dazu m ssten Sie Et
16. Ist der oder die Kundin noch nicht in der Kundenda tei so kann ber die Schaltfl che neuer Kunde dieser in der Datei aufgenommen werden Diese Schaltfl che erscheint verz gert weil sich jeder Mitarbeiter erst vergewissern sollte dass die Kundin nicht schon in der Kundendatei vorhanden ist Weitere Einzelheiten zum Kundendatei finden Sie unter Punkt 6 3 3 Haben Sie den Kunden in der Tabelle gefunden klicken Sie darauf und die Kundendaten erscheinen im Mitarbeiterfenster In der obersten Zeile sehen Sie neben der Kundennummer das Geburtsdatum welches je nach Aktualit t in der Farbe ndert Hat der Kunde heute Geburtstag dann erscheint es rot In der Woche vor und nach dem Geburtstag ist es gr n In gleicher Zeile besteht die M glichkeit einen Rabatt einzutragen bzw zu ndern falls in der Kundendatei f r diesen Kunden ein Dauerrabatt eingetragen ist Der dort oben eingetragene Rabatt hat auf alle folgenden Buchungen Einfluss So haben Sie die M glichkeit f r jede danach zu erstellende Zeile den Rabatt un terschiedlich zu gestalten Bei der Erstellung der Rechnungszeile ist ausschlaggebend welcher Rabattwert in Moment des bernehmens im oberen Rabattfeld steht In der zweiten Zeile ist der Kundenname zu sehen Darunter befindet sich ein Feld in dem Notizen zum Kunden hinterlegt wurden bzw hinterlegt werden k nnen Diese werden in der Kundendatei gespeichert und beim n chsten Besuch wieder angezeigt Dort k nnen Informationen
17. KollegePerfekt 2 01 Benutzerhandbuch Inhaltsverzeichnis kEmle tung een O RR 4 l l Handb chmitzuns A SA A iaasa 4 A O a NEE ee 4 1 5Pr99r ammbedienins a ee ee ru 4 O O a S E N i nea 5 2 1Systemvoraussetzungen und Planung can ke sm san 5 A nella annleliiieuse 5 O een Eee 5 32 Prostfamminstallation arena lese 5 3 3brogtammeinstellingen A A A EA A 6 3021 Weitere E ihr chtun sen ne ee A nn One asien 6 A A arena es 6 33 126 Mills ana er allerlei e 6 aR Bi da A A A SEHR RS EA A e 6 4 1 Aktivierung Und Registrieruns 2 Eh 6 4 1 1 Onlineaktwieren oesie ae al eciod 6 4 1 2 Von einem anderen Rechner autaktivieren as 7 42 2Zusalzmoduleund LBenzen ya sr air 7 I EUNK ION oL oe A N A A EA E E E E E 7 3 1 PR1losophie na teren i E a iaa 7 5 2 A ear A E E a a a a a as ei O 8 A o Lol a e ed 8 A A RNA 8 33 3 Artikel Dienstleistungen und Gutschene us il di 9 5 3 4Rechnungspositionen TOO A aid 9 MAA sea ae esse ed t 9 33 0L a0erverwall ns RA En ee ae ee 9 A ebene elite EEEE reaa hen 9 9 2 SAbschl ss des Kalle ee en A A E E 10 AR ass air legt 10 354 Login ind Kassenabgleich use ai er real 10 A A A RT AN 10 E A NN 10 E ON 11 ABU renato ria linia vaina stupid tiro 11 AO A re 11 a ea en nel 11 6A ftragsbearbeitung sn aan 11 6 T Bel gdur e ai a nee Reue nee EN rege 11 6 2Das Fenster Auftrassbearbeiine u a ehe ee ann 12 6 2 1Einker Ito mati DETER a lei 12 6 22 Unterer Naviealionsbereich ENS 12 6 2 3Position
18. Sie hier auch nur die im Lager befindlichen Artikel angezeigt e InsKabinett Wenn Sie Artikel f r Ihre t gliche Arbeit aus dem Lager holen m ssen Sie zur Aktualisie rung des Lagerbestandes diesen Artikel hier ber austragen Der Artikel muss nicht urs chlich mit der ak tuellen Behandlung zu tun haben Diese Funktion steht Ihnen auch zur Verf gung wenn Sie momentan keinen Kunden in Bearbeitung haben Sie w hlen einen Artikel wie oben beschrieben aus und klicken statt auf bernehmen auf ins Kabinett Wenn in den Artikelzeilen alles korrekt ist wird dieser durch Klick auf bernehmen in die Rechnungspositionen aufgenommen 5 3 4 Rechnungspositionen l schen Falls in der Tabelle Rechnungspositionen falsch sind k nnen diese wieder gel scht werden Dazu klicken Sie am linken Rand in der Tabelle auf das zu der entsprechenden Zeile geh renden kleine wei e Rechteck Danach bekommen Sie ein Sicherheitsabfrage nach der bei Best tigung diese Position gel scht wird 5 3 5 Gutscheine Gutscheine die wie unter Punkt 6 3 8 erstellt worden sind sind ebenfalls in der Artikeldatei enthalten Sie k nnen wie jeder andere Lagerartikel verkauft werden Dabei gibt es Gutscheine die mit einem Wert versehen sein k nnen oder die erst beim Verkauf wertm ig festgelegt werden In letzterem Fall muss der Gutschein handschriftlich oder anderweitig mit dem Wert versehen werden und in der Artikelzeile der gleiche Wert eingetragen werden Wenn Sie auf
19. Verkauf und Dienstleistung unterschieden wird Zu Sicherheit kann die Anmeldung nur mit Benutzernamen und Passwort erfolgen Damit ist gew hrleistet dass niemand unbefugt an andere Daten gelangt f r die er keine Berechtigung hat Im Auslieferungszustand ist dieser Schutz noch nicht aktiviert Im Kapitel 7 1 wird erkl rt was daf r zu tun ist Das Programm kann je nach Einsatzort in zwei verschieden Betriebsmodi laufen dem Kassen und dem B ro modus Beide Modi gleichzeitig schlie en einander aus Das hei t aber nicht dass auf anderen PCs der andere Modus betrieben werden kann oder dass am Kassenplatz nicht auch mal in die Verwaltung gewechselt werden kann Es macht ja auch keinen Sinn am Kassenplatz Bestellungen vornehmen zu wollen Das geschieht in der Regel eher im B ro Aber grunds tzlich k nnen an jedem PC alle Funktionen genutzt werden Die Kassierung kann ber zwei verschiedene Vorgehensweisen vorgenommen werden Entweder ist ein Mitarbeiter f r die Kasse zust ndig und loggt sich an der Kasse ein oder die Mitarbeiter kassieren ihre Kunden selbst ab Im zweiten Fall darf kein Mitarbeiter im Kassenmodul angemeldet sein und alle Mitarbeiter m ssen die Berechtigung f r die Kasse besitzen Im Mitarbeiterfenster sind alle Funktionen enthalten die die Behandlung am Kunden bis zur bergabe an die Kasse abbilden Damit ist die Grundlage gegeben jede Mitarbeiterleistung einzeln zu erfassen und in der Provisionsabrechnung getrennt a
20. Verkaufs seine G ltigkeit beh lt Diese wird in Tagen angeben Wenn dort nichts eingetragen wird verliert der Gutschein nie seine G ltigkeit e Besonderer Text Wenn Sie aus speziellen Anl ssen Gutscheine vergeben wollen oder falls ein Kunde einen besonderen Vermerk wie Tombola 1 Preis haben m chte kann hier ein Text eingeben werden der auf dem Gutschein mitgedruckt wird Sobald Sie auf Vorschau klicken werden die Gutscheine in den Lagerbestand aufgenommen und stehen sofort zum Verkauf zur Verf gung F r jeden Gutschein wird eine eindeutige Zertifikatsnummer erstellt die zur Gutscheinnummer gespeichert wird Falls Sie fertige Gutscheine benutzen ist es sinnvoll diese Zertifikatsnummer auf den Gutscheinen zu vermerken Dies soll F lschungen erschweren Nach der Erstellung der Gutscheine in KollegePerfekt hat jeder Gutschein eine eindeutige Nummer erhalten An Hand dieser Nummer wird der Weg des Gutscheins bis zum Einl sen transparent gemacht Damit wird gew hr leistet dass jeder Gutschein nur einmal verkauft und auch nur einmal wieder eingel st werden kann Den rere selbsterkl rende Selektionsm glichkeiten um sich den gew nschten berblick zu verschaffen Verkauft werden Gutscheine ber das Mitarbeiterfenster wie ein normaler Artikel Sobald nicht eingel ste Gutscheine im Umlauf sind bekommt man im Kassenmodul eine Schaltfl che Gutschein einl sen angezeigt Wenn ein Kunde mit einem Gutschein bezahlen m chte dann wird d
21. Wenn Bon und Rechnungsdaten bereinstimmen machen Sie einen Doppelklick auf die Rechnungsnummer Damit wird die Rechnung storniert und die Kassenlade ffnet sich zur Auszahlung des Stornobetrages 5 4 7 Zusatzfunktionen Hier soll nur kurz erw hnt werden dass mit Funktionstasten jederzeit Zusatzfunktionen aufgerufen werden k nnen die unter Punkt 6 4 n her beschrieben werden e FM Hilfe F3 Suchfunktionen F6 Kundenverzeichnis mit Kontaktinformationen Beendet werden diese Zusatzfunktionen mit der Taste ESC auf der Tastatur links oben 6 Auftragsbearbeitung Die Auftragsbearbeitung umfasst alle Gesch ftsvorf lle die nichts mit Laufkundschaft und Sofortverkauf zu tun haben 6 1 Belegdurchlauf Jeder Auftrag kann aus einem oder mehreren Belegen bestehen wobei nicht der gesamte Belegdurchlauf erforderlich ist Aus jedem Beleg kann ein Folgebeleg erstellt werden der auch einen oder mehrere Belege berspringen kann Folgende Belege k nnen in gleicher Reihenfolge einen Auftrag abbilden e ANG Angebot AB Auftragsbest tigung LS Lieferschein RE Rechnung GU Gutschrift Der Minimalfall ist die Rechnung Die Belege m ssen auch nicht zwingend gedruckt werden Wenn aber das Bestellwesen f r die Auftragsbearbeitung eingebunden werden soll dann ist die Erstellung einer Auftragsbest tigung erforderlich Anhand dieser wird der Bestellvorschlag um die Positionen erweitert die f r den entsprechenden Auftrag ben tigt wer
22. as Einverst ndnis vorliegen Mit Brief schreiben sind brigens die Kommunikationswege Post e Mail oder SMS gemeint Kunden k nnen zu den verschiedensten Mailinglisten zugeordnet werden Wenn die Schaltfl che zu Mailingliste fett geschrieben ist k nnen Sie sehen in welchen Listen der Kunde bereits eingetragen ist wenn Sie mit Mauszeiger auf dieser Schaltfl che sind Mehr zu Mailinglisten finden Sie im n chsten Kapitel Falls Sie einem Kunden einen Dauerrabatt einr umen wollen der bei jedem Besuch ber cksichtigt wird dann F r Notizen zum Kunden steht das unterste Eingabefeld zur Verf gung Es gibt dort keine Beschr nkungen auch im Bezug auf die Anzahl der eingegeben Zeichen 7 4 Mailinglisten Mailinglisten sind ein wichtiges Werkzeug f r das Marketing Sie k nnen in beliebig viele solcher Listen anlegen Ebenso beliebig ist die Anzahl der Kunden die jeder Liste zugeordnet werden k nnen wie auch die Anzahl der Listen in den ein Kunde gef hrt werden kann So k nnen Sie sich f r verschiedene Themen gezielt den Empf ngerkreis ausw hlen Im Fenster Mailinglisten befinden sich die Auswahl der Liste beziehungsweise die Schaltfl chen zur Bearbeitung der Systematik Darunter befinden sich zwei Zusammenstellungen der Kunden die noch nicht bzw die sich bereits in der angezeigten Liste befinden Sie f gen Kunden zu der Liste hinzu oder entfernen Kunden aus der Liste indem Sie den oder Kunden markieren und mit den Tasten dazw
23. b einschr nkt Sie sollte m glichst au erhalb der ffnungszeiten durchgef hrt werden Es ist aber auch in dieser Zeit m glich Kunden zu bedienen sofern keine Lagerartikel ben tigt werden Der Zeitraum der Inventur ist nicht beschr nkt und k nnte sich durchaus ber mehrere Tage erstrecken Die erscheint eine Tabelle in der alle Artikel enthalten sein sollten die im Lagerbestand sind Zur finanziellen Bewertung des Lagerbestandes ist es erforderlich dass zu jedem Artikel der EK eingetragen ist Sofern diese Liste unvollst ndig ist k nnen fehlende Artikel ber Artikel hinzuf gen erg nzt werden Diese Liste soll Ihnen als Hilfe bei der Aufnahme der Warenbest nde dienen und kann ber Aufnahmeliste drucken ausgedruckt werden Wenn die Liste geduckt und Ihrer Meinung nach vollst ndig ist kann die Inventur mit bernehmen be ginnen Damit erscheint in der Lagerverwaltung die Schaltfl che Bestandsabgleich Wenn Sie alle Artikelbest nde gez hlt und in die vorbereitete Liste eingetragen haben dann tragen Sie diese Werte in die Artikelliste ein Diese l sst sich nach Artikelnummer oder nach der Bezeichnung sortieren ber den entsprechenden Spalten befinden sich dazu die Schaltfl chen v Den Bestandsabgleich k nnen Sie mehrfach mittels sp ter fortsetzen unterbrechen Erst wenn der Lagerbestand mit den Angaben im Computer bereinstimmt kann man die Inventur abschlie en Daraufhin erscheint eine bersicht mit den Inventurwerten und
24. chkeit das Einloggen zu vereinfachen Man wird nur einmal bei Programmstart nach dem Anmeldenamen einschlie lich zugeh rigem Passwort gefragt Anschlie end sind alle Programmfunktionen voll zug nglich Dieses w re beim Verlassen dieses Arbeitsplatzes von Bedeutung da somit auch Unbefugte das Programm nutzen k nnten Sollte diese Gefahr bestehen so beenden Sie besser jedes mal vor Verlassen des Arbeitsplatzes das Programm 11 Hinweise und Tipps 11 1 Oberfl chengestaltung Beim Programmstart bekommen Sie das Hauptfenster welches st ndig im Hintergrund zu sehen ist Der freie Platz unter dem Programmlogo kann von Ihnen frei gestaltet werden indem Sie eine Datei mit dem Namen LOGO2 im GIF oder JPG Format im Daten oder Programmverzeichnis von KollegePerfekt ablegen Sobald eine dieser Dateien im Programmverzeichnis abgelegt dann hat dieses Vorrang F r die Fenster des normalen Betriebes sind die Farben f r einen besseren Wiedererkennungswert nach Kategorien fest vergeben In den Bereichen Verwaltung und Auswertung gibt es nur eine Farbe die auch bei Systemmeldungen zum Einsatz kommt Diese Farbe ist ber den Men punkt Einstellungen auch diesen Farbton nur abgedunkelt 11 2 Fehlerbehandlungen Viele Fehlbedienungen werden bereits programmseitig vermieden oder Sie bekommen eine Warnmeldung Trotzdem kann es vorkommen dass unter bestimmten Umst nden Fehler auftauchen Bei den Fehlern bei denen Sie eine Schaltfl che ignorie
25. cht schl ssig sind welche Auswirkungen die abgefragte Einstellung hat k nnen Sie also dieses H kchen entfernen und erst die Auswirkung testen Wenn Sie die Systemeinstellungen umgehen wollen steht Ihnen zu Beginn der Einrichtung die M glichkeit offen alle Systemvoreinstellungen zu benutzen Damit entf llt ein gro er Teil der Abfragen Einige Programmeinstellungen werden teilweise auf jedem PC einzeln abgefragt und auch abgespeichert sodass jeder Arbeitsplatz seine eigenen Einstellungen haben kann Theoretisch w re es auch m glich das Programm mehrfach auf einem Computer zu installieren Damit kann man sich auch eine Testumgebung schaffen die ihren eigenen Datenbestand hat Alle Systemeinstellungen lassen sich auch jederzeit vom Administrator ndern Dies geschieht ber Verwaltung 3 3 1 Weitere Einrichtungen 3 3 1 1 Terminplaner F r die Funktionalit t des Terminplaners kann es erforderlich sein die ffnungszeiten einzutragen Dazu gehen durchgehend ge ffnet haben dann tragen Sie bitte nur in der linken H lfte die Zeiten ein Darunter haben Sie die M glichkeit die Aufl sung im Kalenderblatt zu beeinflussen 3 3 1 2 e Mail F r die Kundenkorrespondenz ist es von Vorteil wenn Sie diese Einzelnachrichten oder Serienbriefe per e Mail versenden k nnen Das Senden geschieht direkt vom Programm aus Sie ben tigen daher kein eigenes e Mail Postfach oder Provider oder Administrator Sie k nnen aber auch ohne ei
26. den Eine Besonderheit in der Belegabfolge gibt es bei der Erstellung der Rechnung W hrend bei den anderen Belegformen aus einem Beleg ein Folgebeleg wird sind bei der Rechnungserstellung folgende Mechanismen wirksam e Mehrere Lieferscheine zum Kunden die noch zu keiner Rechnung geworden sind k nnen zu einer Sammelrechnung zusammengefasst werden e Lieferscheine zu Kunden die in der Kundendatei die Rechnungsadresse zum aktuellen Kunden eingetragen haben und noch zu keiner Rechnung zugeordnet wurden werden ebenfalls in die Rechnung aufgenommen e Eine Rechnung kann zur Nullrechnung werden Das bedeutet dass nur ein Gesch ftsvorfall angelegt wird aber der Kunde nicht zur Kasse gebeten wird Jeder Belegtyp hat seine eigene fortlaufende Nummerierung Nur die Rechnung bekommt erst mit dem Ausdruck ihre Nummer 6 2 Das Fenster Auftragsbearbeitung Die Belegabfolge ist auch farblich nachgebildet wobei das Angebot die blasseste und die Rechnung die intensivste Farbe hat 6 2 1 Linker Informationsbereich Am linken Rand des Fensters befindet sich unterhalb der Schaltfl che die zum Kundenstamm des aktuellen Kundens f hrt die bersicht ber die Belege die zum Auftrag geh ren Der aktuelle Beleg ist dabei markiert Mit einem Klick auf einen anderen Beleg in der Liste bringt Sie zu dem entsprechenden Beleg ber diesem Fenster sehen Sie die eindeutige Nummer des Belegs in der Auftragsdatei Diese ist aber f r Ihre T tigkeit
27. e Diese k nnen Sie anschlie end drucken oder die Vorschau verlassen falls Sie noch nderungen vornehmen wollen Sie haben zwei M glichkeiten Ihr Logo auf dem Brief zu haben Entweder Sie benutzen Briefpapier mit Ihrem Briefkopf und setzen kein H kchen bei Blankopapier oder Sie ersetzen im Programmverzeichnis die leere Datei LOGO1 JPG mit Ihrem Logo Der Dateiname darf nur diesen Namen haben und im JPG Format vorliegen 7 11 1 4 e Mail KollegePerfekt bietet Ihnen auch die M glichkeit der Versendung von e Mails F r die Versendung wird kein zu s tzliches Mailprogramm ben tigt KollegePerfekt hat einen so genannten SMTP Client integriert Aber alle eingehenden Mails m ssen Sie aber wie gewohnt ber Ihr Mailprogramm behandeln KollegePerfekt ben tigt folgende Daten zum SMTP Server sofern Sie nicht den Programm internen e Mail Absender client kollegeperfekt e verwenden wollen Verbindung Um mehrere Verbindungen verwalten zu k nnen wird ein eindeutiger Name der en ben tigt Das k nnte auch der Name des Providers sein Diesen Namen k nnen Sie frei w h Mail Adresse Ihre e Mail Adresse wird als Absenderadresse gebraucht SMTP Server der Name Ihres SMTP Servers z B pop freenet de e Authentifizierung Die meisten SMTP Server ben tigen eine Authentifizierung Diese ist meist mit den Daten der POP3 Anmeldung identisch daher auch die Angaben zum POP3 Server POP3 Server POP3 Server Adresse Benutzer Benutzername
28. en in die Bestellliste aufnehmen Mit einem Doppelklick auf die Artikelnummer gelangen Sie in die Artikelverwaltung wo Sie direkt f r den ausgew hlten Artikel nderungen zum Beispiel Sollbestand und VPE vornehmen k nnen 7 8 1 4 Bestellung Bestellungen k nnen nur bei den Artikeln vorgenommen werden wo mindestens ein Lieferant eingetragen ist Unter der Tabelle finden Sie die Auswahlliste f r die in Frage kommenden Lieferanten Sobald Sie dort den Lieferanten f r Ihre Bestellung ausgesucht haben befinden sich nur noch die Artikel in der Bestellliste die bei diesem Lieferanten in Frage kommen Wollen Sie davon einige Artikel nicht oder wo anders bestellen dann l schen Sie diesen mit einem Klick auf das wei e Feld vor der Artikelnummer Sofern das kein manuell hinzugef gter Artikel ist verbleibt dieser aber trotzdem in der Bestellliste Wenn jetzt alle Artikel die Sie bei diesem Lieferanten bestellen wollen zu sehen sind dann l sen Sie die Bestellung mit der Schaltfl che bestellen oder per email bestellen aus Wenn Sie nicht per email bestellen dann bekommen Sie die Druckansicht der Bestellung zu sehen In diesem Augenblick ist die Bestellung schon gebucht Sie m ssen dann auch die Bestellung drucken und versenden bzw telefonisch bestellen Die bestellten Artikel gelten dann als bestellt und werden erst wieder mit dem Wareneingang zu n chsten Bestellung freigegeben 7 8 2 Wareneingang Wenn die Lieferung aus den Bestellungen e
29. enpflege Serienbriefe sondern nur Textbausteine Ausdrucke oder e Mails Wenn Sie aus der Kundendatei heraus den Kundenbrief gestartet haben bekommt nur der dort aktuelle Kunde einen Brief In diesem Fall k nnen Sie den n chsten Gliederungspunkt berspringen 7 11 1 1Kunden selektieren Als erstes m ssen Sie Kunden selektieren wer den Brief die Mail oder die SMS bekommen soll Die Auswahl erfolgt an Hand von verschiedenen Kriterien und Sortierungen und oder anhand von Mailinglisten siehe Kapitel 6 3 4 Sie schr nken die Kundenauswahl mit folgenden Pflichtbelegungen ein e Adressdaten Zeigt nur die Kunden an von denen die Adresse bekannt ist F r Serienbrief e e Mail Zeigt nur die Kunden an von denen die e Mail Adresse eingetragen ist e Telefonnr Zeigt nur Kunden an deren Telefonnummer gespeichert ist Es werden generell auch nur die Kunden angezeigt die f r die jeweilige Versandart ihr Einverst ndnis gegeben haben siehe Kundendatei Wenn Sie mehrere dieser Kriterien anhaken wird die Anzeige noch mehr eingeschr nkt weil dann all diese Kri terien zutreffen m ssen Die Sortierung ist dann von Bedeutung wenn Sie nur eine gewisse Anzahl von Kunden anschreiben wollen zum Beispiel die ersten 20 Kunden mit dem meisten Umsatz Sie k nnen einzelne Kunden aus der Liste entfernen indem Sie ganz links in der Tabelle die wei e L schmarkierung anklicken Wenn diese Fl che schwarz ist zeigt dies an dass der Da
30. eren Dazu ben tigen Sie einen USB Stik auf den das Programm die Aktivierungsdaten bertr gt Mit diesem Stik gehen Sie an einen Computer mit Internetzugang Sie m ssen nicht mit dem Programm auf die R ckkehr des Stiks warten falls es l nger dauern sollte L nger bedeutet Sie haben bis zu einem Monat Zeit Am Internet PC angekommen starten Sie das Programm KPA auf dem Stik sofern dies nicht mit dem Autostart geschehen ist Daraufhin bekommen Sie eine Meldung ob die Aktivierung funktioniert hat Damit gehen Sie zum KollegePerfekt zur ck schlie en die Aktivierung ab 4 2 Zusatzmodule und Lizenzen Sie haben das Programm mit eine Lizenz f r zwei Computer erworben Das bedeutet dass Sie gleichzeitig mit zwei Stationen im Netzwerk arbeiten k nnen Die Anzahl der Nutzer die mit diesem Programm arbeiten k nnen ist auf 9998 beschr nkt also praktisch unbegrenzt Wenn mehr Stationen oder Kassenpl tze ben tigt werden m ssen Zusatzlizenzen erworben werden 5 Funktionsbeschreibung 5 1 Philosophie Das Programm ist in zwei grunds tzlich verschiedenen Weisen nutzbar Zum einen kann es f r einen Ladenverkauf eingesetzt werden und zum anderen kann die Abwicklung ber die leistungsstarke Auftragsbearbeitung get tigt werden Beide Methoden arbeiten mit dem selben Artikelbestand und k nnen parallel genutzt werden Ein weiterer Schwerpunkt des Programms ist die Aufzeichnung der Ums tze pro Mitarbeiter wobei dort wiederum zwischen
31. erzeichnisse Sie befinden sich jetzt an dem PC wo sich dann auch die Daten befinden sollen sofern kein Server existiert F r letzteren Fall sollten Sie jetzt bereits als Administrator ein Verzeichnis auf dem Server angelegt und freigegeben haben Standardm ig wird ein Verzeichnis f r Daten unter C Programme KollegePerfekt angelegt W nschen Sie ein anderes Verzeichnis f r Ihre Daten dann legen Sie dieses m glichst vorher an und geben die Freigabe f r alle Netzwerkbenutzer mit schreib und Leseberechtigung Ferner wird ein Verzeichnis f r die Datensicherung ben tigt Sollten Sie aber andere Orte f r diese Verzeichnisse vorsehen dann m ssen diese jetzt erstellt oder be reits vorhanden sein 3 2 Programminstallation Starten Sie nun das Setup von CD Sie folgen den Anweisungen des Setup Programms indem sie alle Vorgaben best tigen k nnen Falls Sie ein eigenes Programmverzeichnis angelegt haben geben Sie diese dort an Falls Sie einen zweiten PC oder weitere installieren wollen gehen Sie an diesen genauso vor 3 3 Programmeinstellungen KollegePerfekt kann an Ihre Gegebenheiten angepasst werden Das macht erforderlich dass an den entsprechenden Programmstellen die verschiedenen Einstellungen zur Wahl gestellt werden Dann bekommen Sie ein Fenster Abfrage zur Systemeinstellung angezeigt Diese Programmeinstellungen werden so oft abgefragt bis sie das H kchen Einstellungen speichern gesetzt lassen Wenn Sie sich ni
32. euersatz mit gef hrt was f r Sie aber eher nicht gebraucht wird In der ersten Zeile sind die aktuellen Steuers tze einzutragen Nach Bekanntgabe der offiziellen Umstellung auf andere Steuers tze sind diese vor Inkrafttreten in die zweite Zeile einzutragen Das Datumfeld g ltig ab ist entscheidend f r die automatische Umstellung Mehr dazu unter Punkt 6 4 6 ber die Registerkarte Optionen gelangen Sie an alle Werte und Eigenschaften die den Programmablauf wunschgem beeinflussen So l sst sich einfach an alle Gegebenheiten und Gewohnheiten flexibel anpassen Kassennummer Hier ist an einem Kassenplatz die angeschlossene Kasse mit einer Nummer zu versehen die sich im Kassenjournal wiederfindet e Passwort Mindestl nge Alle Programmteile sind nur nach Authentifizierung zu erreichen Dazu hat jeder Mitarbeiter einen Login Namen oder auch Nickname genannt und sein pers nliches Passwort In puncto Sicherheit ist ein l ngeres Passwort besser Hier legen Sie fest wie viel Zeichen ein neu zu er stellendes Passwort haben muss e nummer automatisch vergeben Sobald ein neuer Datensatz erstellt wird muss dieser eine eindeutige Nummer erhalten Das geschieht in der Regel automatisch F r die Artikel Kunden und Lieferanten k nnen Sie die Nummernvergabe selbst bernehmen Das w re zum Beispiel sinnvoll wenn sie bereits eine Kartei mit Ihrer Systematik haben Indem Sie das H kchen entfernen werden Sie bei jeder Neuanlage eines Da
33. gene e Mail Adresse e Mails und SMS versenden Das geht dann mit dem Absender client KollegePerfekt de wenn Sie keine eigene Adresse eintragen 4 Lizenzierung Nach der Installation muss das Programm aktiviert werden Dazu finden Sie in der Verpackung eine Lizenzurkunde mit dem Aktivierungsschl ssel Die Aktivierung ist einmalige Aktion die zur lizenzgerechten Nutzung das Programms erforderlich ist Wenn die Software nicht aktivieren wird l uft sie nach 60 Tagen nur noch als Demoversion 4 1 Aktivierung und Registrierung Bei der Aktivierung k nnen Sie sich gleichzeitig registrieren und Ihre Kontaktdaten angeben Diese Angaben sind nat rlich freiwillig und Ihre Daten werden keinesfalls weiter gegeben und nur im Zusammenhang mit der Programmnutzung gespeichert 4 1 1 Online aktivieren Bei der Aktivierung geben Sie zuerst den Aktivierungsschl ssel ein Sofern dieser mit der Urkunde bereinstimmt k nnte aktiviert werden Ansonsten geben Sie Ihre Kontaktdaten falls diese noch nicht im Firmenstamm hinterlegt wurden Wenn Sie aber Ihre Daten nicht preis geben m chten klicken Sie auf nur aktivieren Die Aktivierung erfordert eine bestehende Internetverbindung Haben Sie diesen Internetzugang gehen Sie auf online aktivieren Falls es keine Internetverbindung an Ihrem PC oder im Ihrem Netzwerk geben sollte besteht eine etwas umst ndlichere M glichkeit wie im folgenden Punkt beschrieben 4 1 2 Von einem anderen Rechner aus aktivi
34. iche Arbeit gebraucht werden oder die auch verkauft werden k nnen Auch Werkzeuge und Hilfsmittel k nnen hier enthalten sein e Dienstleistung alle Dienstleistungen die am Kunden vorgenommen werden k nnen e Gutschein Alle zum Verkauf vorbereiteten Gutscheine e Kombiartikel Lagerartikel mit Dienstleistungsanteil z B Extensions bei Friseuren Kalkulierung der Verkaufspreise Deshalb sollte jeder Artikel einer Artikelgruppe zugeordnet werden Dies geschieht indem Sie in der obersten Gruppe auf den Pfeil nach unten klicken und die gew nschte Gruppe ausw hlen Danach stehen Ihnen in der n chsten Liste die zugeh rigen Untergruppen zur Auswahl Das gleiche gilt f r die dritte Gruppe Sollte es eine notwendige Artikelgruppe noch nicht geben dann tragen Sie diese in das leere Feld an die entsprechende Stelle ein Danach wird nach einer Sicherheitsabfrage ob Sie das wirklich tun wollen diese neue Gruppe angelegt Zu beachten w re dabei das im vorangegangen Kapitel zur Kontenzuordnung gesagte jedem Produkt Mit einem Barcodescanner k nnen Sie diese sehr schnell einlesen Dabei muss sich der Cursor in diesem Datenfeld befinden Wenn der Artikel verkauft oder ins Kabinett bernommen werden soll l sst sich dieser Artikel mit dem Barcodescanner am schnellsten aufrufen angezeigt Wenn Sie einen neuen Artikel anlegen haben Sie die einmalige Gelegenheit den Bestand einzutragen Danach wird dieser nur durch Verk ufe Kabinettverbr uche und Ware
35. ieden haben Damit sind Sie im Besitz eines leis tungsstarken und effektiven Werkzeugs welches Ihnen viel Arbeit abnehmen und Ihnen so zum Erfolg Ihres Unternehmens beitragen kann Das Programm KollegePerfekt Version 2 01 ist f r jeden geeignet der etwas zu verkaufen hat und oder Dienstleistung anbietet Es deckt den gesamten Informationsbedarf f r das t gliche Gesch ft und liefert In formationen f r nachfolgende Auswertungen und Buchhaltung 1 2 Darstellung Dieses Handbuch ist thematisch gegliedert sodass der Leser alle Programmfunktionen so erkl rt bekommt wie er sich auch mit dem Programm auseinander setzen sollte Nur das Kapitel 2 ist f r Nutzer die sich lieber am Programm direkt das notwendige Wissen dazu aneignen wollen F r diese kann das Handbuch anschlie end auch als Nachschlagewerk dienen oder die restlichen Hintergrundinformationen liefern Zum Hervorheben von Programmfunktionen werden folgende Formatierungen benutzt Eingabefelder 1 3 Programmbedienung Die Programmbedienung ist so ausgelegt dass man mit einem Minimum an Tastatureingaben und Mausklicks auskommen kann Es gibt viele M glichkeiten die gew nschten Eingaben zu t tigen Hier wird meist nur die zweckm igste Bedienung beschrieben Programmfunktionen k nnen wahlweise ber das Men oder ber teils stilisierte Schaltfl chen bedient werden Die m glichen Anzeigen richten sich nach den Berechtigungen der einzelnen Nutzer sodass im Sinne der
36. ieser dar ber in Zahlung genommen Dabei muss man genau den Gutschein ausw hlen der die entsprechende Gutscheinnummer besitzt Gleichzeitig k nnen der Wert und das Zertifikat gepr ft werden um eventuelle F lschungen zu entlarven Der Gutschein wird auf dem Bon mit verrechnet sodass nur noch die Differenz zur Gesamtsumme zu bezahlen ist Damit gilt der Gutschein als eingel st sofern der Gutscheinwert nicht die Gesamtsumme berschreitet In dies em Fall wird vom Programm nachgefragt ob der Restwert des Gutscheins erhalten bleiben soll Beim n chsten Einl sen wird nur noch der Restwert angezeigt 7 10 Reorganisieren Beim Reorganisieren werden alle Dateien auf Plausibilit t gepr ft und gel schte Datens tze endg ltig gel scht Des weiteren werden Die Kundendatei und die Artikeldatei nach eventuell doppelt eingegebenen Datens tzen durchforstet Nach Programm Abst rzen wird die Reorganisation automatisch eingeleitet Man kann dieses auch von Zeit zu Zeit manuell starten um die Dateigr en zu optimieren denn gel schte Datens tze bleiben trotzdem in der Datei stehen haben also nur eine L schmarkierung erhalten Durch das Reorganisieren werden diese erst end g ltig von der Festplatte entfernt Gel schte Datens tze entstehen auch dadurch dass ltere Daten nur begrenzt vom Programm behalten werden Das sind zum Beispiel alte Termine die nur unn tig Computerrecourcen be lasten w rden 7 11 Zusatzfunktionen 7 11 1 Kund
37. iketten Papier vom Format Avery Nr 3424 105 x 48 mm einsetzen 8 Auswertungen Neben dem Kundenbrief stehen noch mehr M glichkeiten zur Verf gung die gesammelten Daten sichtbar oder nutzbar zu machen 8 1 Kassenbuch Das Kassenbuch gibt es in zwei Varianten pro Tag und pro Monat Je nach dem welche Kriterien Sie ausw hlen bekommen Sie eine Druckvorschau f r den Tag oder den ganzen Monat e Heute tr gt den heutigen Tag in Tag Monat und Jahr ein Tag hier tragen Sie ein von welchem speziellen Tag Sie das Kassenbuch ben tigen Monat siehe Tag Jahr siehe Tag e Kasse falls Sie mehrere Kassen haben dann w hlen Sie hier die gew nschte Kasse aus Mit Vorschau bekommen Sie das Kassenbuch f r den gew hlten Zeitraum zu sehen Falls aber zum gew hlten Zeitraum keine Daten vorliegen zeigt das Programm keine Reaktion In der Tagesansicht wird jede Kassenbewegung angezeigt w hrend in der Monatsansicht alle Bewegungen eines Tages zusammen gefasst sind 8 2 Rechnungsausgangsbuch F r das Rechnungsausgangsbuch gilt f r die Auswahl des Zeitraumes das gleiche wie beim Kassenbuch Ausgangsrechnungen sind die Bons Entsprechend wird in der Tagesansicht jede Bonposition ausgewiesen und in der Monatsansicht sind alle Buchungen mit dem gleichen Mehrwertsteuersatz zusammen gefasst 8 3 Rechnungseingangsbuch F r das Rechnungsausgangsbuch gilt f r die Auswahl des Zeitraumes das gleiche wie beim Kassenbuch Ausgangsrechnunge
38. intrifft m ssen die ArKollegeperfekttikel ins Lager gebucht werden Sie k nnen den Wareneingang an Hand der erzeugten Bestellungen ber die obere Liste ausw hlen Damit werden alle Artikel dieser Bestellung samt Bestellmenge aufgelistet Zus tzlich k nnen Sie manuell Positionen hinzuf gen Pos hinzuf gen oder direkt Lagerzugang ber manuelle Eingabe buchen In der Tabelle k nnen bis auf die Artikelbezeichnung alle Felder aktualisiert werden Mit OK best tigen Sie den Wareneingang und mit Abbrechen wird der Wareneingang abgebrochen und alle Eingaben verworfen Im Anschluss daran werden Informationen zum Eingangsbeleg Lieferantenrechnung abgefragt Diese k nnen Sie eintragen um bei Reklamationen eine Zuordnung bekommen 7 8 3 Rechnung zuordnen Wie im vorigen Kapitel angedeutet werden auch die Eingangsbelege mit erfasst Sollte der Wareneingang mit einem Lieferschein erfasst worden sein kann man hier nachtr glich die eingelagerten Artikel einer Rechnung zuordnen Dazu geben Sie zuerst die Belegdaten ein und anschlie end bekommen Sie die zuletzt erfassten Artikel angezeigt die Sie nacheinander dieser Rechnung zuordnen k nnen 7 8 4 Umtausch Retour Mit dieser Funktion werden die nicht allt glichen Artikelbewegungen wie Umlagerung Reklamationen und Umtausch vorgenommen Dies macht sich erforderlich um die Best nde immer aktuell zu halten 7 8 5 Inventur Die Inventur stellt eine besondere Situation dar die den normalen Betrie
39. ischen von einer Seite auf die andere bewegen 7 5 Lieferanten In dieser Datei k nnen Sie sich alle Informationen zu Ihren Lieferanten hinterlegen 7 6 Artikelgruppen Konten Alle Artikel und Dienstleistungen k nnen und sollten in einer bis zu drei Stufen unterteilten Gruppierung zu geordnet werden Zum einen dient es der bersichtlichkeit beim Auffinden von Artikeln und zum anderen werden damit den Artikeln und Dienstleistungen Konten zugeordnet Diese Konten entsprechen den Erl s konten der Finanzbuchhaltung Damit haben Sie ein Hilfsmittel mit dem Sie detaillierte Aussagen ber Ihren Umsatz gewinnen k nnen Dieses ist auch praktisch die Schnittstelle zu Ihrer Buchhaltung Damit nicht jedem einzelnen Artikel ein Konto zugeordnet werden muss geschieht dies ber die Artikelgruppen Letztendlich entscheiden Sie selbst in wieweit Sie die Untergliederung vornehmen wollen Die Grup penverwaltung l sst alle M glichkeiten offen Zur Vereinfachung k nnen die Konten bei Neuanlage von Un tergruppen von der jeweiligen Obergruppe vererbt werden siehe kontoVonOG Kapitel 4 4 1 Wenn also eine neue Gruppe angelegt wird bekommt diese dann das Konto der bergeordneten Gruppe Da auch in der Artikelverwaltung neue Gruppen angelegt werden ist zu beachten dass dabei der neuen Artikelgruppe nur dann ein Konto zugeordnet wird wenn dieses nicht von der Obergruppe geschehen soll In der Artikelgruppenverwaltung sehen Sie in der rechten Liste al
40. kel und der Preis der im Feld EK der Artikeldatei eingetragen ist herangezogen Verschiedene Einstellungen beeinflussen den errechneten VK Allgemeiner Satz Der Prozentsatz der angewendet werden soll wenn kein anderer Aufschlag gespeichert ist e Gruppenaufschlag Jeder Artikelgruppe kann ein separater Aufschlag zugewiesen werden der dann f r alle Artikel dieser Gruppe g ltig ist Dabei spielt die Gruppenhierarchie eine wichtige Rolle wobei die letzte Ebene die Vorrang hat Das hei t dass der Aufschlag zuerst in der Gruppe gesucht wird in der der Artikel steht Ist dort noch kein Aufschlag hinterlegt wird in dessen bergeordneten Gruppe gesucht Zu welcher Gruppe der Aufschlag geh rt erkennen Sie an der berschrift die entweder ein zwei oder dreiteilig ist Wenn Sie den Artikel der dritten Ebene zugeordnet haben Sie aber nur in der berschrift die Hauptgruppe sehen dann bedeutet das dass bisher nur der Hauptgruppe ein Aufschlag hinterlegt ist Wenn Sie nun den Wert in dieser Zeile ndern wird dieser in der Untergruppe gespeichert in der sich der Artikel befindet Runden auf Cent Damit keine krummen Bruttowerte entstehen kann hier festgelegt werden auf welchen Betrag gerundet werden soll Aufrunden Beim Runden wird normal die H lfte zwischen zwei m glichen Werten f r die Richtung in die gerundet werden soll zur Entscheidung herangezogen Wollen Sie aber nur aufrunden sobald der Wert knapp ber dem Vorg
41. lassen Damit verlieren die wertm igen Aussagen in Auswertungen jegliche Relevanz MaStorno Gibt an ob jeder Kassenberechtigte auch Stornos machen darf Ansonsten d rfen das nur Mitarbeiter die auch den Kassenabschluss machen d rfen minLief Die kleinste und damit erste m gliche Lieferantennummer Diese kann 5 stellig sein und sollte mit den Kreditoren im Kontenrahmen der Buchhaltung identisch sein blich ab 70000 Pause Jeder Mitarbeiter bekommt ein eigenes Bearbeitungsfenster zugewiesen Damit nicht unn tig viele Fenster offen sind sollte jeder Mitarbeiter der den PC verl sst zumindest sein Fenster minimieren Damit das automatisch geschieht kann festgelegt werden nach wie viel Sekunden ohne Eingabe in die sem Fenster sich das Fenster selbstt tig minimieren soll SammelPos Auf Sammelrechnungen werden die Mengen aufkumuliert SofortInRechnung Im Mitarbeiterfenster w hlt der Mitarbeiter die Dienstleistungen und Verkaufsartikel f r die Kunden aus der Artikeldatei aus kann Menge evtl Text und Preis ndern Da aber die Dienstleistungen feste Preise haben und auch nicht in mehreren St ckzahlen f r einen Kunden erbracht werden besteht die M glichkeit Dienstleistungen sofort in die Kundenrechnung zu bernehmen TerminHalten Damit die Datei zu Kundenterminen nicht ins Uferlose w chst sollte man hier einen ver n nftigen Wert eintragen wie lange vergangene Termineintragungen gehalten werden sollen Das k n nen abe
42. le Obergruppen Sobald Sie eine durch einen Klick ausw hlen bekommen Sie deren Untergruppen im mittleren Feld zu sehen Dies setzt sich in gleicher Weise bis zur zweiten Untergruppe fort Wenn eine Gruppenbezeichnung markiert ist haben Sie unter der Gruppenliste vier Schaltfl chen zum Bear beiten e clear Dies betrifft die ganze Liste die damit gel scht wird e neu Damit wird eine neue Gruppe angelegt e l schen L scht die markierte Gruppe und deren Untergruppen Umbenennen Benennt die markierte Gruppe um alle Untergruppen bleiben der umbenannten Gruppe erhalten Unter der Gruppierung wird Ihnen das Buchungskonto der markierten Gruppe angezeigt bzw steht Ihnen zur Be arbeitung zur Verf gung Die Schaltfl che Baumanzeige zeigt Ihnen die Gruppenhierarchie und die darin enthaltenen Artikel und Dienst leistungen an Artikel die keiner Gruppe zugeordnet sind werden unterhalb der Gruppenstruktur angezeigt Bei Bet tigen von Gruppen ohne Konto werden alle Gruppen denen noch kein Konto zugeordnet ist mit einem gekennzeichnet und an den Anfang der Liste sortiert Das soll Ihnen bei der Kontozuordnung helfen einen besseren berblick zu bekommen Ein erneutes Klicken macht die Markierung r ckg ngig 7 7 Artikel In der Artikelverwaltung werden nicht nur Artikel gespeichert sondern alles was in Rechnung gestellt werden kann Deshalb ist diese Datei in folgende Kategorien geteilt e Lagerartikel alle Artikel die f r das t gl
43. n den Stammdateien werden zus tzliche Fester eingeblendet die ein schnelles Auffinden des gew nschten Datensatzes erm glicht Sie k nnen diese Tabelle auf einige Datens tze reduzieren indem Sie ber die Tastatur Wortteile vom gesuchten Begriff eingeben Sie brau chen dazu vorher nicht mit der Maus auf das Eingabefeld klicken sonder k nnen gleich mit der Tastatureingabe beginnen Ihre Auswahl treffen Sie mit einem Klick der linken Maustaste in die betreffende Zeile der Tabelle e Mausklicks Die Maus ist in der Regel nur mit der linken Taste zu bedienen Und das auch nur mit ei nem einfachen Klick Es gibt nur einige besondere F lle bei denen ein Doppelklick erforderlich ist Teilweise kann auch die rechte Maustaste wie im Kalender zum Einsatz kommen um zus tzliche Funktionen ber ein sogenanntes Kontextmen aufzurufen e ESC Zus tzlich zu den Schaltfl chen OK Beenden oder Abbrechen k nnen jedes Fenster mit ESC verlassen Wenn das Fenster eine Schaltfl che Abbrechen enth lt dann wirkt sich ESC wie das Bet tigen dieser aus Das Programm k nnen Sie erst beenden wenn alle Mitarbeiterfenster und das Kassenmodul geschlossen ist 2 Installation 2 1 Systemvoraussetzungen und Planung F r das Programm sind folgende Mindestanforderungen an die Technik gestellt e Prozessor gt 500 MHz Arbeitsspeicher gt 16 MB e freier Festplattenspeicher gt 50 MB e Bildschirm mit Mindestaufl sung 1024 768 Pixeln e Microsoftbetriebss
44. n sind die Bons Entsprechend wird in der Tagesansicht jede Bonposition ausgewiesen und in der Monatsansicht sind alle Buchungen mit dem gleichen Mehrwertsteuersatz zusammen gefasst 8 4 Mitarbeiterumsatz Auch beim Mitarbeiterumsatz gibt es zwei Ansichten Die Tagesansicht zeigt jede Position pro Mitarbeiter sortiert an Die Monatsansicht saldiert alle Verk ufe und Dienstleistungen pro Mitarbeiter und errechnet daraus die Provision entsprechend der Einstellungen in der Mitarbeiterdatei 8 5 Logbuch Das Logbuch zeigt monatsweise alle Einloggvorg nge und deren Beendigung an Die daraus errechnete Zeitdauer hat aber keine Aussagekraft wie lange in dieser Zeit am Computer gearbeitet wurde Es ist eine rein informative Liste zur Mitarbeitert tigkeit 8 6 Statistik Die statistischen Auswertungen gibt es fast ausschlie lich als Diagramme Die einzige Ausnahme bildet die Statistik ber die Dienstleistungen pro Mitarbeiter Dort haben Sie zus tzlich die M glichkeit sich die relevanten Zahlen in einer Tabelle anzusehen und auszudrucken Die Mitarbeiterstatistiken zeigen die Daten jeweils zu einem Mitarbeiter Die Auswahl des Mitarbeiters erfolgt ber die Liste unter dem Diagramm Die Umsatzstatistiken gibt es in zwei Ausf hrungen e Monatsweise Die Zahlen sind pro Monat zusammengefasst und in einem Balkendiagramm dargestellt e Tag genau Die Ums tze werden tageweise zusammengefasst und in einem Liniendiagramm dargestellt Dabei we
45. neing nge aktualisiert Alle Differenzen k nnen nur im Zuge der Inventur bereinigt werden Diese Regelung tritt aber erst nach der ersten Inventur die mit durchgef hrt wird in Kraft Bis dahin sind die Best nde frei nderbar w rde der eingetragene Preis f r 100 St ck gelten Die Preiseinheit gilt nur f r den Einkauf Beim VK ist dagegen immer der Einzelpreis gemeint sein kann Tats chlich wird neben der Artikeldatei eine Datei gef hrt die Preise Staffelung und Lieferantenartikelnummer f r jeden in Frage kommenden Lieferanten h lt Dazu mehr im n chsten Kapitel Beim Verkaufspreis haben Sie mehrere M glichkeiten der Eingabe VKnetto Es ist wohl eher unwahrscheinlich dass Sie einen Nettopreis f r den Verkauf eingeben wollen Diese M glichkeit ist aber vorhanden und beim Verlassen wird der Brutto VK aktualisiert VK brutto Damit k nnen Sie einen Verkaufspreis festlegen Der entsprechende Nettopreis wird au tomatisch aktualisiert Da in der Artikeldatei nur die Nettopreise gespeichert werden existiert ein Mechanismus der auch solche Bruttopreise zul sst die es durch Rundung nach dem Mehrwertsteueraufschlag gar nicht geben k nnte einzutragen Der Verkaufspreis ist dann die Summe aus beiden Verkaufspreisen e kalkulieren Mit dieser Taste leiten Sie eine halbautomatische Kalkulation ein die im folgenden be schrieben wird Zu dieser Kalkulation werden alle bekannten Einkaufspreise der Lieferanten zu diesem Arti
46. noch nicht eingel st sind Da liegt der Verdacht nahe dass der Gutschein ung ltig gef lscht oder wieder in Umlauf gebracht wurde garantiert dass nur g ltige und bezahlte Gutscheine in Zahlung genommen werden k nnen Bei abgelaufenen Gutscheinen bekommen Sie eine Meldung 5 4 4 Barkauf Wenn aus der Kasse Bark ufe get tigt werden steht Ihnen die Schaltfl che Barkauf zur Verf gung Dabei wird Ihnen eine fortlaufende Belegnummerierung angezeigt Sie tragen den Verwendungszweck und den Betrag ein und best tigen mit OK Darauf ffnet sich die Kassenlade und Sie k nnen den Betrag zur Bezahlung entnehmen 5 4 5 Budget Wie in vorangegangen Abschnitt erw hnt k nnen auch Ausgaben aus dem Kassenbestand get tigt werden Damit das aber nicht berm ig genutzt wird gibt es die M glichkeit diese Ausgaben zu begrenzen Es kann daf r ein monatliches Budget festgelegt werden Beim Monatswechsel wird das Budget auf den festgelegten Betrag aufgef llt Es kann auch festgelegt werden ob unverbrauchtes Budget aus dem Vormonat mit in den neuen Monat bernommen werden kann In diesem Fall wird jedes mal der Betrag erfragt der auf den Normalbetrag aufgeschlagen werden soll 5 4 6 Storno Falls eine Kundenrechnung Bon falsch sein sollte besteht die M glichkeit diesen zu stornieren und den Betrag wieder auszuzahlen Dazu werden Ihnen alle Rechnungen sortiert nach Nummer angezeigt Die zu stornierende Rechnungsnummer entnehmen Sie dem Bon
47. oder Gewohnheiten hinterlegt werden die von allgemeinem Interesse sind zum Beispiel wie der Kaffee gemocht wird Unter der Rechnungstabelle befindet sich ein weiteres Eingabefeld wo Notizen hinterlegt werden k nnen Dabei geht es um Notizen die den aktuellen Besuch betreffen So k nnen Informationen hinterlegt werden die f r den weiter behandelnden Mitarbeiter oder die Kassiererin von Interesse sein k nnten wie zum Beispiel hat sich ber die lange Wartezeit beschwert Zus tzlich haben Sie neben den Kundendaten zwei Schaltfl chen Kunden bearbeiten hei t in die Kundendatei zum aktuellen Kunden zu wechseln um dort nderungen oder Erg nzungen vorzunehmen ber die Schaltfl che Kundenhistorie bekommen Sie eine bersicht ber die maximal 20 letzten Besuche nach Datum geordnet 5 3 3 Artikel Dienstleistungen und Gutscheine Nun kann mit der Eingabe der Rechnungspositionen begonnen werden Wenn im Folgenden von Artikeln die Rede ist dann sind au er Lager und Verkaufsartikeln auch Dienstleistungen und Gutscheine gemeint die eben falls in der Artikeldatei eingetragen sind ber der Tabelle f r die Rechnungspositionen befinden sich die not wendigen Eingabefelder Artikelnummer Menge und Preis Wenn man die Artikelnummer wei kann sie direkt eingegeben werden oder mittels Scanner tut es auch die EAN Es gibt aber noch zwei weitere M glichkeiten Links neben der Tabelle gibt es die drei Schaltfl chen Artikel Artikelgruppen
48. r den e Das Passwort sollte nicht der Vorname oder z B Der Name des Haustiers sein auf den man leicht schlie en kann Falls ein Mitarbeiter sein Passwort vergessen haben sollte dann kann der Administrator das Passwort in der Mitarbeiterdatei l schen Anschlie end muss der Mitarbeiter beim n chsten Einloggen ein Passwort festlegen In der Mitarbeiterdatei hat unter der Mitarbeiternummer 9999 immer der Administrator volle Zugriffsrechte Sollte das Administratorpasswort auch mal vergessen worden sein und kein anderer Benutzer mit mit Admini stratorrechten ausgestattet sein dann gibt es eine M glichkeit dieses neu zu setzen Dazu m ssen Sie die Hotline bem hen die Ihnen die Schritte dazu erl utern muss Alle Passw rter werden verschl sselt gespeichert und auch das R cksetzen des Administratorpasswortes ist nicht wieder nachvollziehbar es sei denn Sie setzen sich dazu wieder mit der Hotline in Verbindung Der Passwortschutz ist nicht zwangsweise aktiviert Sie sollten diesen aber auf folgende Weise aktivieren ber sein sollte Sobald sich danach ein Mitarbeiter mit zu kurzem Passwort anmelden will muss er zuvor ein Passwort entsprechend der Mindestl nge eingeben Anhang Programmoptionen e ArtGrSort In der Suche nach Artikelgruppen k nnen die Artikelgruppen einer Ebene alphabetisch angezeigt werden Wenn Sie das nicht wollen sondern die Artikelgruppen in der Reihenfolge angezeigt haben wollen in der sie erstell
49. r auch durchaus 365 Tage sein UmsatzNetto Im Mitarbeiterfenster wird der Tagesumsatz des eingeloggten Mitarbeiters getrennt nach Verkauf und Dienstleistungen angezeigt Die Einstellung UmsatzNetto gibt an ob der netto oder der brutto Umsatz angezeigt werden soll Bondruckereinstellungen Als Bondrucker kann ein serieller oder paralleler Typ verendet werden Er sollte eine Schnittstelle f r eine Kassenlade besitzen F r das Programm optimal ist die Epson TM T88 Reihe geeignet Sofern ein serieller Drucker verwendet wird sind folgende Einstellungen vorzunehmen COM Einstellungen am Drucker 9600 baud 8 Datenbits 1 StopBit even gerade entspricht beim TM T88 swl 12345678 on O 000 off X X X X SW2 alle off lassen
50. rden alle Tagesums tze einzeln angezeigt Die meisten zeit bezogenen Diagramme k nnen drei Jahre darstellen und geben so einen berblick einschlie lich der zwei Vorjahre Dabei entsprechen die Diagrammfarben den Farben in der berschrift Alle Diagrammfenster lassen sich sich beliebig in der Gr e ver ndern um eine optimale Darstellung erreichen zu k nnen Diagramme mit vielen Balken werden horizontal dargestellt und bekommen ab einer bestimmten Anzahl einen Scrollbalken an der rechten Seite um auch die momentan nicht sichtbaren Balken in den Diagrammausschnitt zu bekommen Die Statistik zum Lagerbestand zeigt die Lagerbest nde an wobei die Artikel mit der gr ten Differenz zwischen Lagerbestand und Anzahl verkaufter bzw verbrauchter Artikel im letzten Jahr am gr ten ist nach oben sortiert sind Damit sehen Sie an erster Stelle den gr ten Ladenh ter 8 7 Kundenbrief Diesen Gliederungspunkt gibt es nur der Vollst ndigkeit halber Der Kundenbrief ist schon im Kapitel 6 4 3 be schrieben 8 8 Umstellung Mehrwertsteuer Wenn eine Umstellung der Mehrwertsteuer erfolgt so ist KollegePerfekt bestens daf r vorbereitet damit Sie kei nen gro en Aufwand daf r betreiben m ssen Nach Ver ffentlichung der amtlichen Mehrwertsteuerumstellung da w ren die neue Mehrwertsteuer eventuell die neue e rm igte Mehrwertsteuer und das Datum des Inkrafttretens der neuen Steuers tze Am Tag des Inkrafttretens stellt der Computer
51. ren haben benutzen Sie bitte diese Dieses d rfte in dem meisten F llen keine weiteren Auswirkungen haben Eine andere Art von Fehlermeldungen werden vom Programm ausgel st wenn Fehler in der Datenstruktur aufgetaucht sind Diese m ssen ernst genommen werden und bed rfen der Abkl rung durch den Software Hersteller Sofern Sie einen Internetanschluss an diesem PC haben k nnen diese Fehlermeldungen automatisch per e Mail weitergegeben sofern Sie dies zugelassen haben Ansonsten m ssen Sie eine telefonische Abkl rung mit Angabe der aufgetretenen Fehlermeldung veranlassen Die meisten Fehlermeldungen sind aber nicht von Bedeutung und brauchen Sie auch nicht zu beunruhigen Nur bei Fehlern die vom Programm nicht selbst behoben werden k nnen werden als fatale Fehler eingestuft und das Programm muss zwangsweise geschlossen werden Ebenso sollten Sie bei regelm igen Fehlermeldungen Kontakt mit dem Support aufnehmen um die Ursache abstellen zu k nnen 11 3 Passw rter Der Passwortschutz dient zur Sicherheit weil mit dem Programm auch Mitarbeiter Abrechnungen gemacht wer den k nnen Da es dabei um meist um Geld geht darf es keine M glichkeit zur Manipulation geben Das er fordert auch eine gewisse Disziplin im Umgang mit Passw rtern Folgende Punkte sind dabei zu beachten e Das pers nliche Passwort sollte nur der Benutzer kennen e Sollte der Verdacht bestehen dass ein Anderer sein Passwort kennt muss das Passwort gewechselt we
52. s und ALS Dd Ed AOS 12 62 ABE Ni a Dd iia 13 EN EIN A E NT A 13 7 ECO LAS AL EA AS AED EA A A 13 A A A SR ERE 14 A O O E IS al 14 FAMA nl a lo 15 A O A AEA AEEA E E 15 alas pd auskennen ae ei KN ea eas 15 TAO A EN A ES 15 A na LEE a a aaa iae 17 18 1 Bestellungen sans e E E a a a iaaa T 17 TS LID Tall a 17 AA A O N EE 18 1 8 1 3 Manco AO ann ansehe 18 TS LABestellino Selha ee ern 18 1 8 2 Ware eingan g A A A A 18 AG AA E A 18 ES AUS REUS AR 19 A E ea kenn E E 19 TOIGUISCHEINE A R e aT EEE TAT A EE a Ee EEE 19 7 1OReorganisierens A ala 20 LAZOS AA O er A A AS 20 7 14 1Kundenpflege Serienbriefe mr trescientos esla 20 TAE Len sl AS E EA 20 SS A sd as SEEN 21 TIET Serienbriefe He ea Men 21 TILIAEMall ee ns ade ee 21 IA SMS lee A O O 21 EIS Etiketten ia 22 SS A EEE RER Bereich 22 8 lKassenB ch O e e E a a eA a a T NE EEE a S 22 8 2Rechnungsausganssb ch una a el 22 AAA a ee 22 8 AMitarbeiterumsatz ae RR 22 8 SEO SDUch ua ae er ee en ee een 22 A ee a A ae a a a AS 23 STK Inden ee N Dielen 23 8 SU mste lino Mehrwerisielen ar a a ae eisieies 23 9 Dalensichening 2b E ENES E EKE OESE E E RE EANA 23 10 Netzwerkfahlskei nenne E ROEA a 24 El Hinweise dnd TIPPS A a a Rees 24 11 F Obertlachengestaltune NS NN E 24 11 2 Fehlerbehandlungen ses un ae nennen 24 MESAS WO PAT N EE ANE E ETE ai riendo ios 24 1 Einleitung 1 1 Handbuchnutzung Herzlichen Gl ckwunsch dass Sie sich f r KollegePerfekt entsch
53. sierte Leuchtdiode zu blinken Durch Klick auf die Schaltfl che nicht auf die Leuchtdiode bekommt man bei mehreren offenen Vorg ngen die bersicht ber alle Kunden die sich momentan nicht in Bearbeitung befinden Im oberen Teil dieser bersicht befinden sich alle als fertig gemeldeten Kunden Die Kunden im unteren Teil sind noch nicht fertig gemeldet und k nnen von Mitarbeitern wieder bernommen oder aber auch von der Kasse angenommen werden falls die Rechnung doch schon komplett ist Ein irrt mlich von der Kasse angenommene Rechnung kann wieder in die Liste der offenen Kunden gestellt werden indem der n chste Kunde angenommen wird ohne den vorher f lschlichen zu kassieren Im Kassenfenster gibt es keine M glichkeit nderungen an der Rechnung vorzunehmen Mit einem klick auf Kassieren wird die Kassierung eingeleitet Die Kassenlade ffnet sich und es erscheint ein Fenster mit dem zu zahlendem Betrag einer Eingabem glichkeit f r entgegen genommenes Bargeld und dem daraus errechneten R ckgeld Durch Best tigung mit OK ist die Kassierung abgeschlossen und der Kassenbon wird gedruckt Mit der Funktionstaste F10 k nnen Sie jeder Zeit eine Kopie des letzten Bons drucken 5 4 3 Gutschein einl sen Wenn der Kunde mit einem Gutschein bezahlen will steht Ihnen hierzu die Schaltfl che Gutschein einl sen zur Verf gung Falls Sie diese nicht sehen dann sind dem System keine Gutscheine bekannt die noch im Umlauf sein sollen und
54. st Es kommen in der Regel die An schl sse COM1 COM2 oder LPT1 in Frage e BonStatus Wenn der Status des Bondruckers nicht abgetestet werden soll dann ist hier N wie nein ein getragen Das passiert auch automatisch wenn die Druckerverbindung mal gest rt war und es deshalb zu einem Programmaufh nger Einfrieren gekommen ist Nach Behebung der Druckerst rung kann man wieder die Statusabfrage aktivieren e BonSchlussText Ist auf J gesetzt wenn am Bonende ein Abschlusstext zum Beispiel Vielen Dank f r Ihren Besuch stehen soll e BueroPlatz Sollte der Rechner nur im B ro laufen ist es m glich mit nur einer Administrator Anmeldung das Programm zu starten Anschlie end hat jeder der mit dem Programm arbeitet diese Rechte Das sollte st ndig bewusst sein Soll der Zugriff Unbefugter ausgeschlossen werden ist auch das Programm zu schlie en Sobald diesem PC auch eine Kassennummer zugewiesen wird ist dieser B ro Modus au er Kraft gesetzt e ErrorMail Fehlermeldungen werden protokolliert und k nnen gleichzeitig zur Fehlerdiagnose per eMail an den Softwarehersteller gesendet werden e GutAnnehmen Falls Gutscheine den Wert der Rechnung bersteigen wird hier festgelegt ob diese berhaupt angenommen werden Was dann damit passieren soll ist in den folgenden Parametern festgeschrieben e GutAuszahlen Sofern Sie die M glichkeit der Auszahlung des Restbetrages zulassen wollen muss hier ein J stehen e
55. t Ein Klick auf den gefundenen Artikel bringt Sie zum gew nschten Datensatz Bei gro en Artikeldateien kann diese Suche sehr z gerlich arbeiten was in der Natur vom Betriebssystem WINDOWS liegt welches die Hierarchie der Artikeldatei in gro en Listen verwalten muss Das f hrt zu den Verz gerung beim ffnen und Schlie en dieser Suche 7 8 Lagerverwaltung Die Lagerverwaltung dient der Sicherstellung ein genaues Abbild des Lagerbestandes und Lagerbewegungen im Computer zu schaffen Aber vielmehr soll der Computer den Lagerbestand optimieren und die Nach bestellungen vereinfachen 7 8 1 Bestellungen F r Bestellungen steht Ihnen ein umfangreiches Hilfsmittel zur Verf gung Wenn Sie im Artikelstamm Mindest bestand und Sollbestand eingetragen haben dann l uft die Nachbestellung halbwegs automatisch ab Sie bekommen ein Bestellblatt angezeigt welches die im Lager nachzuf llenden Artikel samt Bestellmenge enth lt e Bestand Aktueller Lagerbestand Sollmenge Das ist die Menge die nach Wareneingang im Lager im Regal stehen sollte VPE Verpackungseinheit in des Lieferanten Wird nur belegt wenn die Artikel nicht einzeln zu VPE ist die Menge an die Verpackungseinheit angeglichen so dass mindestens der Sollbestand wird e Lieferantenfelder Hier werden anfangs die bekannten Preise der Lieferanten eingetragen oder angezeigt Nach der Berechnung des Bestellvorschlages stehen hier die zu bestellenden Mengen 7 8 1 2 Lieferanten und
56. t es keine besondere Berechtigung e Kasse Zugang zum Kassenmodul erlaubt e Abschluss Darf Kasse er ffnen und den Tagesabschluss machen Auswertungen Alle Programmteile die unter Auswertung zusammen gefasst sind e Chef Kann Tagesumsatz einsehen und die Lagerverwaltung durchf hren e Administrator keine Einschr nkungen hat berall Zugriff In diesem Fenster gibt es auch die M glichkeit das Mitarbeiterpasswort zu ndern ohne das bisherige Passwort kennen zu m ssen Dies sollte aber nur geschehen wenn der entsprechende Mitarbeiter sein Passwort vergessen hat Damit vergeben Sie ihm ein neues Passwort welches der Mitarbeiter bei seinem n chsten Einloggen durch ein eigenes nur ihm bekanntes Passwort ersetzen sollte Falls Sie als Administrator Ihr Passwort vergessen haben und kein weiterer Benutzer mit Administratorrechten zur Verf gung steht besteht die M glichkeit sich ber die Hotline das Administratorpasswort neu setzen zu lassen 7 3 Kunden In der Kundendatei k nnen alle bekannten Daten zum Kunden gespeichert werden Wenn Sie die die Kundenbrief Funktion kontaktieren F r Serienbriefe ben tigen Sie aus rechtlichen Gr nden die Einverst ndniserkl rung Die entsprechende Einverst ndnis machen Sie durch ein H kchen kenntlich Bei der Selektion f r Serienbriefe werden dann nur diese Kunden zur Auswahl stehen Sie k nnen aber auch direkt dem aktuell im Fenster angezeigten Kunden einen Brief schreiben Dazu muss nicht d
57. t worden sind dann m ssen Sie hier Nein bet tigen e BackupDays Anzahl der Tage wie lange eine Datensicherung aufbewahrt werden soll Alle Sicherungen lteren Datum werden automatisch gel scht e BarBelegAuto Automatische Belegnummernvergabe bei Bark ufen die aus der Kasse gezahlt werden e BarEingabePflicht Um den Mitarbeiter zu zwingen das entgegengenommene Bargeld einzutragen um das Wechselgeld angezeigt zu bekommen m ssen Sie diese Option auf J setzen e BarBelegReset Belegnummern von Bareink ufen aus der Kasse beginnen am Monatsanfang mit 1 e BezEdit Im Mitarbeiterfenster kann man nach der Auswahl des Artikels dessen Bezeichnung ver ndern bevor er in die Rechnung bernommen wird Diese nderung wird aber nicht in der Artikeldatei gespeichert sondern nur f r diesen Bon Diese M glichkeit k nnen Sie aber auch ausschalten e BonDrucker Gibt an ob ein Bondrucker angeschlossen ist Notfalls k nnen auch Rechnungen auf A4 ge druckt werden e BonKopie Wenn Sie generell Bons f r den Kunden drucken wollen dann ben tigen Sie auch stets eine Bonkopie f r Ihre Unterlagen Wenn die Option BonKopie nicht aktiv ist bekommen Sie nach jedem Verkauf die Nachfrage ob eine Kopie gedruckt werden soll e BonLogo Sofern der Drucker mit einem Logo Speicher ausgestattet ist wird hier festgelegt ob dieses auf dem Kassenbon mitgedruckt werden soll e BonPort Der Anschluss an dem der Bondrucker angeschlossen i
58. tensatz bereits gel scht ist Wenn die Tabelle alle Kunden enth lt denen sie Ihre Nachricht zukommen lassen wollen dann schlie en Sie die Kunden Selektion mit Beenden ab 7 11 1 2 Texterstellung F r die Texterstellung haben Sie zwei gr ere Eingabefelder zur Verf gung Das ist zum einen der eigentliche Brieftext und zum anderen die Gru formel einschlie lich Name Zur Vereinfachung der Kommunikation k nnen Sie in beiden Feldern mit Textbausteinen arbeiten Textbausteine werden auf Dauer gespeichert und k nnen jederzeit wieder verwendet werden In jedem der beiden Eingabefelder kann nur ein Textbaustein verwendet werden Allerdings k nnen diese nach Belieben erg nzt oder ver ndert werden Textbausteine werden erstellt indem Sie in Brieftext den neuen Text eingeben und anschlie end mit einem eindeutige Beschreibung f r den neuen Baustein um Ihn sp ter leicht wieder zu finden Einen vorhanden Textbaustein holen Sie sich ber Rechtsklick und Textbaustein w hlen bearbeiten in den Text Dazu suchen Sie in der Liste ber dem Textfeld die entsprechende Bezeichnung des gesuchten Textes und best tigen mit OK Hier haben Sie auch die M glichkeit den Textbaustein zu ver ndern Das macht aber nur Sinn wenn der vorherige Text nicht mehr ben tigt wird Ansonsten nehmen Sie nur nderungen im Brieftext vor 7 11 1 3 Serienbrief Wenn der Text fertig ist k nnen Sie den Serienbrief starten Hier bekommen Sie die Vorschau aller Brief
59. tensatzes in dieser Datei nach Ihrer Nummer gefragt Dabei wird aber gepr ft ob diese Nummer nicht schon vergeben ist um die Funktionalit t zu gew hrleisten e Allgemeine OptionenEinstellungen die die ganze Firma betrifft e Programmoptionen Einstellungen die diesen Computer und diese Programminstallation betreffen Belegnummern In der Einf hrungsphase oder auch sp ter haben Sie hier die M glichkeit von einigen Dateien die Nummernvergabe zu beeinflussen Sie sehen die letzte vergeben Nummer Diese k nnen Sie erh hen um die an Ihre Systematik anzupassen Um die nderung wirksam zu machen best tigen Sie mit OK Danach m ssen Sie im Laufe des Tages einen Datensatz aus dem ge nderten Nummernkeis erstellen damit dieser die darauf folgende Nummer erh lt 7 2 Mitarbeiter Die Mitarbeiterdatei ist eine Art Personalkartei Hier sind alle Mitarbeiter zu erfassen die mit dem Programm andere Daten dienen nur zur Vervollst ndigung falls sie keine andere Personal Datei auf Ihrem Computer halten Der Nickname ist der Name der beim Login erforderlich ist Es kann der Vorname ein Spitzname oder auch ein beliebiges anderes Wort sein Es sollte aber f r jedermann ersichtlich sein wer damit gemeint ist da dieses K rzel auch vom Programm an verschieden Stellen zur Zuordnung angezeigt wird Die Berechtigungen sind entscheidend in welche Programmteile der Benutzer gelange kann Das Mitarbeiterfenster ist f r jeden zug nglich Daf r gib
60. us zuweisen Dabei kann ein Kunde mehrere Mitarbeiter durchlaufen die Abrechnung aber erfolgt mitarbeiterbezogen 5 2 Kassenbetrieb Vornehmlich wird der PC der auch als Kasse dienen soll den ganzen Tag im Kassenbetrieb laufen Das Programm ist so konzipiert dass sich gleichzeitig bis zu 20 Mitarbeiter anmelden k nnen Diese werden so genannten Pl tzen zugeordnet Das k nnen durchaus reale Frisierpl tze sein F r diesen Fall sollte die automatische berblick welcher Mitarbeiter auf welchem Platz welchen Kunden bedient 5 3 Verkauf 5 3 1 Login Zuerst meldet sich der Mitarbeiter ber das Schaltfeld MA Login Mitarbeiter Login mit seinem Nicknamen und dem dazu geh renden Passwort an Sobald das Passwort korrekt eingegeben wurde besteht die M glichkeit f r den Mitarbeiter das eigene Passwort zu ndern Das sollte beim ersten mal einloggen auf alle F lle ge ndert werden denn dieses hat Ihnen der Administrator vergeben Das pers nliches Passwort sollte nur jeder selbst kennen Den Nicknamen kann man in das obere Eingabefeld selbst eintragen oder aber man w hlt seinen Nicknamen ber den Abw rtspfeil recht neben der Liste aus In dieser Liste befinden auch nur die Mitarbeiter die f r den jeweiligen Bereich die Berechtigung haben Beim Nicknamen kommt es im Gegensatz zum Passwort nicht auf korrekte Gro Kleinschreibung an Sobald das Passwort korrekt eingegeben wurde und das Feld mit Enter oder Tabulator verlassen wurde
61. vigationsleiste im unteren Bereich versehen Damit k nnen Sie in der Datei bl ttern einen neuen Datensatz anlegen oder den aktuellen Datensatz l schen In einigen Dateien gibt es zus tzliche Navigationsm glichkeiten Diese erkennt man an einem Abw rtspfeil rechts neben dem entsprechenden Datenfeld Wen Sie darauf klicken ffnet sich eine alphabetisch sortierte Liste aller Eintr ge in diesem Feld Bei Auswahl des gesuchten Eintrages wechselt das Programm zu diesem Datensatz Wenn Sie in den Dateien nderungen vornehmen werden diese sofort gespeichert Seien Sie also vorsichtig mit nderungen da die vorhanden Daten damit berschrieben werden Merken Sie aber dass sie eine falsche nderung vornehmen k nnen Sie diese mit ESC abbrechen sofern Sie das Eingabefeld noch nicht verlassen haben Damit bleibt der urspr ngliche Eintrag erhalten 7 1 Firmenstamm Im Firmenstamm sind alle Firmen spezifischen Angaben enthalten die vornehmlich die Funktionalit t von beeinflussen Diese Daten sind auf vier Registerkarten verteilt wobei auf der ersten Registerkarte Name und Anschrift sowie Erreichbarkeit der Firma zu finden sind Im Register Dateiablage sind die Verzeichnisse eingetragen wo die verschiedenen Daten zu finden sind Bitte ndern Sie daran nichts wenn Sie sich nicht sicher sind welche Auswirkungen dies haben kann der Umstellung der Umsatzsteuer von gro er Bedeutung Der Vollst ndigkeit halber wird hier auch der erm igte St
62. ystem XP Vista oder Windows7 e f r Kassenpaltz ratsam serielle oder parallele Schnittstelle f r einen Bondrucker e Normalpapierdrucker KollegePerfekt ist in verschiedenen Umgebungen einsetzbar und netzwerkf hig Folgende Beschreibung betrifft die Programmnutzung mit mehreren Rechnern Man sollte als erstes festlegen wo die Daten f r den gemeinsamen Zugriff gespeichert werden Wenn im Netzwerk bereits einen Server genutzt wird dann ist die Entscheidung leicht die Daten kommen auf den Server Dazu wird auf dem Server ein Datenverzeichnis angelegt und f r alle Benutzer der Zugriff ber die Freigabe mit Schreib und Leserechten gew hrt Wenn im Netzwerk kein Server ist dann wird einer der PCs bei dem gew hrleistet ist dass er st ndig im Netzwerk erreichbar ist daf r auserkoren Das k nnte ein B ro PC oder auch ein Kassen PC sein Es empfiehlt sich einen leistungsm ig gut ausgestatteten PC daf r auszuw hlen Steht dieser PC fest dann ist auf diesem das Programm zuerst zu installieren An jedem PC der mit KollegePerfekt ausgestattet ist kann auch eine Kasse betrieben werden Es gibt keine Beschr nkungen was die Anzahl der PCs und Kassenpl tze betrifft Die einzige Beschr nkung ist dass an jedem einzelnen PC maximal 20 Mitarbeiter und 1 Kassierer gleichzeitig eingeloggt sein k nnen Das w rde bedeuten dass Sie pro zwanzig gleichzeitig besch ftigten Mitarbeitern mindestens einen PC ben tigen 3 Einrichtung 3 1 V

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