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INFOTALIS Handbuch v 2.10

1. Mit der Eingabe des Benutzers und des zugeh rgien Passworts bitte auf Gro und Kleinschreibung achten startet nach dem Bet tigen der Anmelde Schaltfl che oder dem Dr cken der Entertaste der Anmeldevorgang Es werden dabei mehrere Datenbank und Datenpr fungen vorgenommen Ebenfalls wird das Datumsformat des Betriebssystems gepr ft bei einem abweichendem Format erfolgt ein kurzer Hinweis die Anwendung l sst sich dennoch starten A Das Format des Datums des Betriebssystems sollte als DD MM JJJJ definiert werden Lediglich manche Funktionen in der Anwendung k nnen nicht korrekt oder gar nicht ausgef hrt werden ist dies der Fall erscheint jeweils vor Ausf hren der Aktion wiederum ein Hinweis Bei Bedarf kann vor der Anmeldung die Sprachversion der Software auf eine andere Sprache ge ndert werden Die Einstellung der Sprache kann aber auch noch sp ter in der Software vorgenommen werden Wird der Anmeldedialog ge ffnet und es erfolgt 90 Sekunden lang kein Anmeldeversuch so wird der Anmeldedialog wieder autmatisch geschlossen Durch das Bet tigen der Abbrechen Schaltfl che wird der Dialog ebenfalls beendet Ist der Benutzer falsch oder das Passwort falsch so wird eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt und nach Korrektur der Daten kann eine erneute Anmeldung gestartet werden Als Administrator kann man in der registrierten Version einem neuen Benutzer zeitlich und oder auf die Anzahl der Anmeldungen begrenzten Zugri
2. Benutzerhandbuch 2 10 A Beachten Sie dass die Vorschau nicht der gesendeten Mail entsprechen muss Bel Sonderzeichen sowie umlauten kommt es oftmals auf die Einstellungen der jeweiligen Mailprogramme an Am besten Sie lassen sich vor Versand eine Testmail zusenden und p rfen ob die Darstellung fehlerfrei ist und Ihren Vorstellungen entspricht Je nach dem ob E Mails versendet oder EML Dateien erzeugt worden sind erscheint eine Meldung die den Versandablauf zusammenfasst Infotalis 011 Mails wurden versendet D EL Dateien wurden erzeugt Im Mailprotokoll kann ebenfalls nachgelesen werden was w hrend des Sendeverlaufs geschehen ist Beachten Sie dass im Mail Protokoll nur dann Eintr ge vorgenommen werden wenn die Mail auch wirklich gesendet wird Werden nur EML Dateien erzeugt so findet keine Protokollierung statt Ist die E Mail versendet oder die Bearbeitung der E Mail vorerst abgeschlossen so wird beim Verlassen des Mail Editior Dialoges wieder der vorherige Auswahldialog angezeigt E Mail Erstellt van Mail Betreff Datum Status 5 D Eigent mer Privat L5 Admin 01 01 2006 09 39 52 Ungesendet I F Admin 29 olele el D ie A Beachten Sie dass der Versandstatus nicht garantieren kann dass die E Mail auch wirklich versendet worden ist F r das System gilt eine E Mail als versendet wenn die bergabe an den MAPI oder SMTP Client funktioniert hat Um sicherzustellen dass E Mails korrekt versendet worden sind em
3. EN Termin Assistent fal Terminliste Eh Mail Profile Copyright 2010 Legt eine neue Adresse an Aktualisiert und speichert die aktuellen Daten L scht den angezeigten Datensatz Legt die Adresse als Zusatzadresse an Aktiviert den Schreibschutz f r die Adresse Adresse kann gelesen aber nicht ge ndert werden ffnet den Import Export Dialog zum Austausch von Adressdaten Druckt die aktuelle Adresse aus ffnet den Listen Dialog Zeigt alle anstehenden Termine im Zeitraum von 365 Tagen an Einstellungen die der Benutzer selbst vornehmen kann Zeigt alle Termine auf die man Berechtigungen hat an ffnet den Dialog um Termine f r die jeweilige Adresse einzugeben ffnet den Dialog mit dem Terminlisten gedruckt werden k nnen ffnet den Dialog mit der Kalender bersicht Zeigt Information zur Version und Registrierung an ffnet einen Dialog um das Passwort zu ndern In der Administration wird der Dialog f r die Passwortsicherheit ge ffnet ffnet den Administrationsbereich der Software ffnet den Such Dialog Kopiert den aktuellen Adresskopf in die Zwischenablage Kopiert den aktuellen Adresskopf in eine Word Vorlage ffnet den Dialog um Anh nge in die Datenbank zuladen oder um Dateien an eine Mail anzuh ngen im Mail Dialog Offnet den Dialog f r den Mailversand ffnet den Chat Dialog Beendet die Anwendung Legt eine neu Zeile f r den dynamischen Mailversand an L scht eine Zeile des dyna
4. INFOTALIS Adressen und Terminverwaltung Handbuch Version 2 10 Stand 22 Dezember 2010 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 INHALTSVERZEICHNIS LENIN sa 4 2Ub rdieses Handbuch ann een 5 2 1 AUDAU zes ee ne ee ee ss ee ee 5 2 2 Erkl rung der verwendeten Gvmbole 5 CREOS EE E y ICRA PMA PERE E O E O A A ETET 6 SNE ee Ee Le EE 6 3 2 DAIERSTUKIUT Ai ee ee ee Nenn ae ee ee 7 SE Reen acatar atra ee ea 8 SR Ke RE e EE 13 SR un Seesen nee 14 SEN Ken Ha e e E 14 352 Kan le ER ee WEE 15 328 3 ene MIN a eier 16 9 9 4 Termino als Bencina ee een 17 3 525 Termine als SO O Eege Ee 18 lo En O 19 3 0 DaAlelEN sea A 21 en Ee EE 23 A I ee 24 3 8 NOA alo Ste ai its 25 3 8 2 CHECK A een ee ner 26 3 8 3 Check Listen mit Wellen aus sanken 27 3 9 Termineinstellungen n nnnnnennensnnneornrrnsnreerrnrrnsrnrrrrnrrnsrrrrrsnrrrsrrtrrrnrrestntrnrnrrrstntenantrnnnrnrrsnrrnnnreronn reenn 29 SEET Elle DEE 30 o 32 o ee ce enge 34 A A UA E STERBEN RETTEN 35 52 DmMamsche Mall tna raider rico 40 Sl A A 43 9 4 Dynamische E ul E UE 45 5 4 1 Dynamische Attachments ana A AAA ISA 49 E ENEE e EEN 51 E ele OOO EE ARO 52 en WR Ee UE 53 5 52 SMER PFON UNE E 55 55 3 Sighaturund BeschreibUng ae eu 56 554 GHECK Malle ans id 57 O Copyright 2010 Seite 2 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 6 1MPOFLUNG EXDOFE lead 1 ee ai 58 6 1 lu ue Le 58 El Standard MD Lu 59 Bo A o A O 60 ES CS VIMP een O 61 A A E ECO E O eher 63 6 3
5. Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben Um einen Fegistrierungschl ssel zu bekommen bet tigen Die einfach den Weer Seite 89 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 Bet tigen Sie die Schaltfl che PENTI Fertigstellen um die Installation zu Beenden des Infotalis beenden Y Setup Assistenten Setup hat die Installation von Infotals auf Ihren Computer abgeschlossen Die Anwendung kann uber die installierten Frogramm Yerknupfungen gestartet werden Klicken Ge auf Fertigstellen um das Setup zu beenden Nach einer erfolgreichen Installation kann die Anwendung ber den Pfad Start gt Programme gt Infotalis gt Infotalis gestartet werden 9 3 Installation als Mehrplatzversion Zum Betrieb der Software INFOTLAIS in einer Netzwerkumgebung installieren Sie zun chst das Softwarepaket auf dem von Ihnen genutzten Zentralrechner wie unter Installation als Einzelplatzversion beschrieben Beachten Sie dass zur Installation nur Festplattenbereiche gew hlt werden k nnen die lokal vom Zentralrechner verwaltet werden Die Installation der Arbeitsstationen die gemeinsam auf die INFOTALIS Datenbank des Zentralrechners zugreifen erfolgt wie nachstehend beschrieben Folgen Sie den Anweisungen des Installationsassistenten Sie k nnen diesen jederzeit durch Bet tigen der Schaltfl che Abbrechen verlassen W hlen Sie Sprache des Installationsassistenten aus und bet tigen Sie die Schal
6. O Copyright 2010 Seite 77 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 8 3 Zugriffsrechte In dem Register Zugriffsrechte k nnen alle datenrelevanten Dialoge und deren Felder und Schaltfl chen individuell gesperrt oder freigegeben werden Administration Benutzer Gruppen Zugriffsrechte Archiv Login Datengruppen Datensaetze Aruppe r Masken A ugri Maske zugriff Beschreibung Items Kopieren Alle ltem Kopieren Screen ame Item Kopieren Beschreibung Administration ach TT tan Beach as RI Administration Beach RI e Admiistraon boxBiockser RI tan bodiage RI Administration ca ki aae Mit dem Auswahlfeld Gruppe wird eine bereits vorhandene Gruppe ausgew hlt In dem Bereich Maske werden die Dialoge angezeigt und in dem Bereich Items die einzelnen Felder und Schaltfl chen die bereits zugeordnet worden sind In dem unteren Bereich sind alle Felder und Schaltfl chen angezeigt die administriert werden k nnen Copyright 2010 Seite 78 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 Mit der Auswahl einer Gruppe werden die oberen Bereiche gef llt Gruppe Admin r Masken Maske zugriff Administration A Adresse schen Adressliste Erstellen A Attachments Maske ltem UO Beschreibung Administration chte KI Administration Be RI Administration boxogns RI Items Kopieren Alle Items Kopieren Entfernt man nun das H kchen Zugriff so kann dieser Dialog von der Gruppe und den
7. er ist als die tats chlich vorhandene Datenmenge Um eine Datenbank oder die Client Applikation zu komprimieren steht Ihnen die Datei Job ini zur Verf gung Die Datei l sst sich mit einem normalen Editor ffen und kann dann nach Bedarf editiert werden RB Job Editor ER Datei Bearbeiten Format Ansicht 7 COMPACT_CLIENT 20 COMPACT_OB 0 FREPAIR_CLIENT AUTOUFDATE NGO Dabei sind folgende Eintr ge zul ssig E COMPACT_CLIENT komprimiert die Client Applikation E COMPACT_DB komprimiert die Datenbank E COMPACT_CLIENT 20 komprimiert den Client wenn dieser gr er als 20 MB ist E COMPACT_DB 20 komprimiert die Datenbank wenn diese gr er als 20 MB ist E REPAIR_CLIENT repariert die Client Datei E REPAIR_DB repariert die Datenbank E 2 AUTOUPDATE NO pr ft ob eine neue Version vorliegt Wenn der Eintrag gesetzt ist findet keine berpr fung statt auch wenn das H kchen unter 8 1 1 gesetzt ist Der Zahlenwert kann beliebig angepasst werden Setzt man ein oder ein anderes beliebiges Zeichen vor die jeweilge Zeile so wird die Zeile nicht beachtet Bei einer Netzwerkinstallation sollten die Eintr ge die die Datenbank komprimieren oder reparieren nicht verwendet werden da die Funktionen nur ausgef hrt werden k nnen wenn niemand auf der Datenbank angemeldet ist Eine Komprimierung der Daten ist immer dann empfehlenswert wenn es zu sp rbaren Performance verlusten
8. Indexierung eingegeben bzw eingelesen werden Sind weitere Spalten vorhanden so werden diese beim einlesen ignoriert Soll eine dynamische Mail versandt werden so muss mindestens ein Eintrag in der Tabelle vorhanden sein da sonst eine Fehlermeldung aufgerufen wird und der Sendevorgang abgebrochen wird x Keine Yariablen vom Typ 1 vorhanden Wird dagegen ein Wert nicht gefunden so werden die Platzhalter in der Mail entfernt Bei dem Variablentyp 2 k nnen 10 Spaltenwerte neben der Nummerierung Indexierung eingegeben werden Sind weitere Spalten vorhanden so werden diese eingelesen und k nnen auch in den E Mails verwendet werden sie werden jedoch nicht in dem Variablen Dialog angezeigt da dieser auf 10 Spalten begrenzt ist Bei einer dynamischen Serienmail muss die Mail des Adressaten in dem Variablenset vorhanden sein ansonsten wird der Adressat beim versenden bergangen Ist kein Adressat vorhanden so erscheint eine Warnmeldung Wie auch beim Variablentyp 1 muss mindestens ein Zeilenwert vorhanden sein damit der Sendevorgang gestartet wird Da die Bearbeitung von umfangereichen Variablensets etwas umst ndlich ist empfiehlt sich der Export der A Daten mit der La Schaltfl che und das bearbeiten der Datei mit einem Editor oder MS Excel Nach erfolgreicher Bearbeitung kann die Datei dann mit der Des Schaltfl che wieder eingelesen werden Vor jedem einlesen muss das vorherige Variablenset gel scht werden das Programm
9. Installieren PSST um die Softwarekomponenten auf Ihrem Installation durchf hren Rech ner zu installieren Das Setup ist jetzt bereit Infotal s auf Ihren Computer zu installieren Klicken Sie auf Installieren um mit der Installation zu beginnen Bet tigen Sie die Schaltfl che Weiter um PETITI das Setup fortzusetzen informatica Lesen Ge bitte folgende wichtige Informationen bewor Sie fortfahren Klicken Sie auf Weiter sobald Sie bereit sind mit dem Setup fortzufahren Das Passwort des Benutzers Admin let admin Ez muss nach dem ersten einloggen ge ndert werden Bitte merken Sie sich das neue Passwort da ansonsten keinerlei Zugriffsmoglichk eit auf de Datenbank besteht Wenn Sie sich registrieren lassen konnen Sie selbst Benutzer anlegen und administrieren Die Registrierung zieht keinerlei Kosten nach sich Sie werden nur uber 4nderungen und Erweiterungen an der Software informiert sofern Sie dies Wunschen Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben Um einen Registnerungschlussel zu bekommen bet tigen Sie einfach den Copyright 2010 Seite 92 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 Bet tigen Sie die Schaltfl che d Setup Infotalis Fertigstellen um die Installation zu beenden Beenden des Infotalis Setup Assistenten Setup hat die Installation von Infotals auf Ihren Computer abgeschlossen Die Anwendung kann uber die installierten Frogramm Yerknupfungen gestartet werden Klick
10. che EI ein Dateidialog ge ffnet werden mit der Mailadressen aus Dateien eingelesen werden k nnen Die Schaltfl che hinter dem Datenfeld An hat zus tzlich die Funktion dass Mail Adressen aus einer Infotalis Liste Adressliste geholt werden kann Infotalis d Mail Adressen aus einer Infotalis Liste holen Wird die Schaltfl che Ja best tigt so ffnet sich eine weiterer Dialog der alle vorhandenen Listen zur Auswahl anbietet Listenauswahl Listenname Nach Auswahl einer Liste und der Best tigung der Auswahl werden alle Mailadressen die bei den jeweiligen Adressen hinterlegt sind in das An Datenfeld bernommen Sie k nnen so relativ leicht einfache Verteilerlisten f r Ihre E Mails erstellen und verwalten da immer die aktuellen Mailadressen aus den Adressen geholt werden Bei Checklisten wird der Dialog automatisch um die M glichkeit der Auswahl der Adressen erweitert Listenauswahl Listenname KA D bernahmekriterien Gesamt C Erledigt C Unerledigt Status Ge Ak Ja C Men Offen In dem Feld Betreff wird die Betreffzeile der E Mail eingegeben und in dem Feld Text der Mailtext der versendet werden soll Sollen Dateianh nge zu der E Mail hinzugef gt werden so wird mit der Schaltfl che i ein Dateidialog ge ffnet mit dem Dateien ausgew hlt werden k nnen die mit der Mail versendet werden sollen A Beachten Sie dass in den Mail Profilen das H kchen f r die Attachments gesetzt werden
11. 8 Administration Mit dem Bereich Administration kann die ganze Software administriert werden In den einzelnen Register werden die jeweiligen Bereiche angezeigt in sich Einstellungen und nderungen vornehmen lassen 8 1 Benutzer In dem Register Benutzer k nnen die Rechte und Einstellungen eines jeden Benutzer vorgenommen werden Ebenfalls k nnen hier Benutzer gesperrt oder gel scht werden Auf den nachfolgenden Seiten wird beschrieben welche Rechte und Eigenschaften Benutzer haben k nnen und was die m glichen Einstellungen f r Auswirkungen haben Administration Benutzer Gruppen Zugriffsrechte Archiv Login Diatengruppen Datensastze Benutzer Daten Benutzer Admin Besuch 18 L ogm 0 00 00 18 06 10 Logoff 0 00 00 18 06 70 Termine in 14 Taglen Termine wor 14 Tagen Fassworzugrilfe Passwort ndern 1 Passwort en bi Anzahl der Zugriffe Anzahl Falsches Passwort Anzahl O G ltiger Zeitraum Won Po Bis Po Benutzer Einstellungen Anderungen Automatisch schlie en D User sperren E Mail Funktion W Adminrechte Jk Terminenstellungen Link Funktion M Dateien hinzuf gen Multi User Datengruppen aktiv Gruppenrechte aktiv Datensatz setzen Logfile Schreiben Separates Logfile Suchliste Laschen Loschen Archwieren Optische Hilfe Suchliste aktualisieren Lhat Funktion kW Inaktive Zeit nach der die Anwendung schliesst 00 50 Applikaton Einstellungen Logn
12. Benutzer angelegt werden Soll die Datengruppenfunktion f r den jeweiligen Benutzer verwendet werden so kann mit Bet tigen der Ja Schaltfl che automatisch eine Datensatzgruppe erh lt den selben Namen wie der neue Benutzer angelegt werden Der Benutzer wird dann automatisch dieser Gruppe zugewiesen Eine ausf hrliche Erkl rung der Datengruppen erfolgt unter 8 7 in diesem Handbuch Das Passswort f r einen neuen Benutzer wird automatisch mit dem Benutzernamen vorbelegt Ebenfalls wird bei Neuanlage eines Benuutzers das H kchen f r das ndern des Passworts gesetzt so dass beim der ersten Anmeldung ein neues Passwort eingegeben werden muss Bei Bedarf kann das Passwort aber schon nach der Neuanlage durch den Administrator ge ndert werden y Alle Einstellungen die Benutzer betreffen k nnen auch noch sp ter erfolgen und jederzeit ge ndert werden Sind die Gruppenberechtigungen und Datengruppen uninteressant so k nnen diese Funktion einfach Ignoriert werden da bei jeder Anlage eines neuen Benutzers automatisch alle ben tigen Rechte zugewiesen werden Copyright 2010 Seite 74 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 8 1 4 Benutzer L schen Soll ein Benutzer gel scht werden so w hlt man den entsprechenden Benutzer aus und bet tigt die H Schaltfl che Bevor der Benutzer entfernt wird muss dies nochmals in einer Sicherheitsabfrage best tigt werden Da alle Datens tze immer einem vorhanden Benutzer zugeordnet w
13. CSV Editor AE Wenn Sie die Werte in dem Dialog eingeben wollen so bet tigen Sie die Schaltfl che 31 um eine neue Zeile einzuf gen Variablen Editieren Zelle 1 Spalte 0 wert AT SCH Sg a T pl Markieren Sie in dem oberen Bereich das Datenfeld in dem ein Wert erfasst oder ge ndert werden soll Geben Sie nun in dem Feld Wert den zuersetzenden Eintrag ein und best tigen Sie diesen mit der Schaltfl che Y Der Wert wird nun gesetzt Alternativ k nnen Sie auch direkt in das Datenfeld gehen dessen Wert Sie eingeben oder ndern wollen und mit der Leertaste den folgenden Dialog zum ndern der Werte aufrufen Editieren Alter Wert heuer wert 01 01 2006 Aufgrund der Datenstruktur lassen sich die Werte nicht direkt in dem Dialog ndern es empfiehlt sich daher bei vielen Variablen nderungen direkt in der CSV Datei vorzunehmen Die vorhandenen Variablen k nnen dazu immer als CSV Datei gespeichert und auch wieder geladen werden Copyright 2010 Seite 41 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 F gen Sie die ben tigten Variablen hinzu und schliessen Sie den Dialog anschliessend Variablen Editieren Mr 0 1 01 01 2006 2 Admin Zeller 2 Spalte 0 mE Jaleel Wenn Werte hinterlegt worden sind wird die Schaltfl che Variablen Typ 1 rot eingef rbt Wenn die E Mail vollst ndig ist k nnen Sie sich ber das Senden der E Mail eine Vorschau anzeigen lassen und sehen ob
14. E Mail gepr ft wird ob Dateianh nge vorhanden sind sollte sichergestellt sein das nur g ltige oder leere Eintr ge in dem Feld vorhanden sind Beachten Sie dass die Dateianh nge nur verarbeitet werden wenn das Mail Profil die Berechtigung hat Attachments zu versenden Ist die Berechtigung nicht vornanden so werden keine Dateianh nge angezeigt Das Mail Profil Standard Client kann keine Dateianh nge versenden Copyright 2010 Seite 49 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 Versendet man nun die E Mail tia Edie ren Caen JJL AA Arc Taste dada Ja Jm aA leg race ro dan rascher x zer ar A E Mail Siaha Ev wer u Eipri rin ej Ms Ungezendt Eng Optionen E Serierna M Syu Hinzuligen TC up TC Pria Variable Typ F rehe H haea hnis ls 2 Warsablar T pp amp bad Prodi 1 EHI dpr C anen EM T Senden ER T Curr aa I pa E asi E l a Y ee und l sst sich die Vorschau der E Mails anzeigen Mail Vorschau 1 2 infotalis infotaisde Za pa A Ir oi Ir oi Betreff Dynamische Serienmail mit dynamischen Attachment 28 Mail Sehr geehrteir Herr Meier anbei die gew nschte Datei viele Gr e Administrator DS sollten die normalen Dateianh nge wenn vorhanden und de dynamischen Dateianh nge angezeigt werden Copyright 2010 Seite 50 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 5 4 2 Variablentypen Bei dem Variablentyp 1 wird nur Spaltenwert neben der Nummerierung
15. Gespr ch L schen Zeitangaben setzen Sollen die Zeitangaben hinter jedem Eintrag gesetzt werden so muss das H kchen Zeitangaben setzten aktiviert werden Handelt es sich bei dem Gespr ch nicht um eine offenes Gespr ch so m ssen die Teilnehmer manuell hinzugef gt werden Dazu markiert man das aktuelle Gespr ch mit der Maus und dr ckt die rechte Maustaste In dem nun angezeigten Dialog werden alle Benutzer angezeigt die Berechtigt sind die Chat Funtkion zu benutzen Teilnehmer zuordnen Alle Benutzer i Teilnehmende Benutzer Mit den Schaltfl chen gt und lt k nnen Benutzer hinzugef gt oder entfernt werden Die Zuordnung kann nur vom Urheber des Gespr chs ausgef hrt werden f hrt ein andere Gespr chsteilnehmer diese Funktion aus so kann er lediglich sehen wer am Gespr ch teilnehmen darf bzw wer im System angemeldet ist Soll ein Gespr ch gel scht werden so kann dies ebenfalls nur vom Eigent mer jederzeit durchgef hrt werden Gespr che k nnen aber auch auf unbestimmte Zeit im System gehalten werden Mit der einem Klick auf die Schaltfl che Dialog Schliessen wird der Dialog geschlossen das Gespr ch bleibt dann aber erhalten und kann von anderen Teilnehmern weiter genutzt werden Copyright 2010 Seite 33 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 5 Mail Funktion Sie k nnen mit Infotalis normale Textmails erfassen und ber verschiedene Wege versenden Dabei stehen Ihnen unterschiedlich
16. Ihre E Mail korrekt erstellt wird Mail Vorschau INFOTALISINFOTALIS de Testimtest de 22 1261 OO A O O Betreff Testmail Dynamisch 15 Mail Hallo es handelt sich um eine Testmail vom 01 01 2006 y Der Betreff kann ebenfalls mit Variablen belegt werden Copyright 2010 Seite 42 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 5 3 Serienmail Um eine Serienmail zu schreiben und zu versenden ffnen Sie eine E Mail oder legen eine neue E Mail an W hlen Sie wie bei einer normalen Mail die Adressaten aus Listen oder Dateien aus oder geben Sie sie ein Beachten Sie dass bei einer Serienmail die Versendung nur an die An Mailadressen erfolgt Setzen Sie das H kchen in der Checkbox Serienmail E Mail Optionen W Serienmail Signatur Hinzuf gen Po Ls TI Priat Yanablen Typ 1 Dynamische Mal TI Dynamische Attachments Yanablen Top Mail Profil Standard Client VM Die Zeilen CC und BK werden daher deaktiviert E Mail Editieren Datum 01 01 2006 09 39 52 An Te ce O a aaaa ES 192 rer fa IT Jem Betreff Berend 18 Text Hello 67 es handelt sich um eine Testmail Dateiname Datelgrofe e T E Anzahl der Dateien 0 Grohe ME E Mail Status Erstellt won Admin Eigentumer Admin x Mail Status Ungesendet E Mail Optioner W Serienmail Signatur Hinzuf gen I us To Privat Wanablen Typ 1 Dynamische Mal Dynamische Attachments Yarablen Typ 2 Mail P
17. Prioritat EI Normal Ohne I Mo f Di IM T Do T Fr f Sa Go Erstellen Nach Eingabe der Informationen in die Felder Name und Infotext kann per Hand oder per Doppelklick in die Felder Starttermin und Endtermin der Zeitraum eingegrenzt werden in dem die Serientermine erstellt werden sollen Mit der Angabe der Anzahl und des Intervall wird bestimmt wie viele Termine angelegt werden sollen In den Feldern Privat S L Priorit t und Eigent mer werden die Rechte der Termine definiert Mit dem setzen der H kchen bei den einzelnen Wochentagen k nnen diese f r die Erstellung von Terminen ausgenommen werden Beispiel Sie wollen 5 Termine erstellen die im Abstand von 5 Tagen liegen und nicht an einem Montag sind Serientermine Mame amp dministrator Infotext E Beispieltermine Starttermin 06 01 2006 Ende 07 01 2007 Eigent mer Admin Anzahl 5 Interval 5 Privat MT S L Priorit t EI Normal Ohne MI Di I Mi IT Do JT Fr I Sa I Go Erstellen Durch bet tigen der Schaltfl che Erstellen werden nun 5 Termine erstellt Legen Sie den Endtermin soweit in die Zukunft dass Ihre Serientermine auf jeden Fall erstellt werden k nnen es sei denn der Endtermin soll nicht berschritten werden Copyright 2010 Seite 16 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 3 5 4 Termine als Bericht Durch das Bet tigen der Schaltfl che K bekommen sie eine Termin bersicht der Termine angezeigt Termine I
18. Schaltfl che Y wird der Dialog zur Einstellung der Passwortsicherheit ge ffnet Passworteinstellungen Anzahl Zeichen 5 gt Insgesamt Anzahl Zahlen E davon Zahlen Sonderzeichen E idavon Sonderzeichen Leerzeichen erlauben W Pazzworer andern u Y Anzahl Zeichen gt L nge des Passwortes inklusive aller Zeichen Anzahl Zahlen gt Das Password muss die ausgew hlte Anzahl an Zahlen enthalten Sonderzeichen gt Das Password muss die ausgew hlte Anzahl an Zahlen enthalten Leerzeichen erlauben gt Leerzeichen sind im Password zul ssig Passw rter ndern gt Jeder Benutzer muss beim n chsten Login sein Passwort ndern Mit der Schaltfl che Y werden die nderungen bernommen und der Dialog geschlossen Die Schaltfl che X schliesst den Dialog ohne die nderungen zu bernehmen A Ein Passwort sollte mindestens aus 8 Zeichen bestehen Zwei Zeichen sollten Zahlen sein Copyright 2010 Seite 73 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 8 1 3 Benutzer Anlegen Soll ein neuer Benutzer angelegt werden so wird die Schaltfl che f r eine Neuanlage bet tigt Ist eine Neuanlage m glich so muss ein eindeutiger Benutzername eingegeben werden Benutzer anlegen Bitte geben Sie einen Benutzernamen ein Ist die Eingabe erfolgreich so fragt das Programm automatisch ab ob eine Datensatzgruppe f r den Benutzer angelegt werden soll Benutzer anlegen 7 Soll eine Datensatzgruppe f r den
19. User setzen Jh Login Fasswort setzen u Auf Updates prufen Updates automatisch einspielen D okument Eigenschaften Dokumenten Schnittetelle aktivieren nur Clipboard E Ffad Vorloge Copyright 2010 Seite 69 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 8 1 1 Einstellungen In dem Bereich Benutzer Daten kann ein Bereits vorhandener Benutzer ausgew hlt und nderungen an der Einstellungen vorgenommen werden Benutzer Daten Benutzer admin Besuch 1 Lagin 20 59 26 01 01 06 Logoff Termine in 14 Taglen Termine wor 14 Taglen ber die Auswahlbox Benutzer kann der entsprechende Benutzer ausgew hlt werden Die Informationen in den Feldern Besuch Login und Logoff zeigen die Anzahl der bisherigen Logins des Benutzers sowie die Loginzeiten an Die Informationen in den Feldern Termine in und Termine vor grenzt den Zeitraum der Terminanzeige ein Diese Einstellung kann aber in der Regel auch durch den Benutzer selbst erfolgen Der Bereich Passwort Zugriffe erm glicht eine genaue Einstellung von Zugriffsm glichkeiten Fasswors Zugriffe Passwort ndert D Passwort pe I99 Anzahl der Zugriffe Anzahl Falsches Passwort Anzahl 0 G ltiger Zeitraum Won Bis Wird das H kchen der Checkbox Passwort ndern gesetzt so muss der Benutzer beim n chsten Login zwingend sein Passwort ndern nach dem er sich angemeldet hat In dem Feld Passwort kann ebenfalls das Passwort eines B
20. aktuellen Adresse zugeordnet sind D Mails die zu der jeweiligen Adresse geh ren Bei der Schaltfl che f r die Zuordnung der Adressen zu den Checklisten ist die Farbnotation unterschiedlich im Vergleich zu den anderen Schaltfl chen Bei Schwarz ist keine Checkliste zugeordnet habe alle vorhandenen Checklisten den Status Offen so die Schaltfl che Rot stehen alle Checklisten auf Erledigt so ist Schaltfl che Gr n und gibt es erldigte und offene Eitr ge zu Checkisten so ist die Schaltfl che Gelb Die genaue Funktionsweise der Dialoge die mit den Schaltfl chen aufgerufen werden werden unter den jeweiligen Punkten in diesem Handbuch erkl rt Die Hinterlegung der Buchstaben der obigen Schaltfl chen soll der Benutzerfreundlichkeit dienen so dass direkt gesehen werden kann ob Detaildatens tze die f r einen relevant sein k nnen vorhanden sind Copyright 2010 Seite 10 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 Neben der Eingabe der Daten stehen Ihnen folgende Funktionen in dem Rahmen Adressen zur Verf gung Adressen Ole m e S m Sie k nnen durch das anklicken der Schaltfl chen folgende Aktionen ausf hren Schaltfl che Funktion Erkl rung D dy m E E ln NM Neuanlage Legt eine neue Adresse an Aktualisieren Aktualisiert und speichert die aktuellen Daten L schen L scht den angezeigten Datensatz Vor dem L schen wird nochmals eine Sic
21. als Liste Um bestimmte Termine auf einer Liste auszugeben m ssen die jeweiligen Termine mit dem Bet tigen der Schaltfl che der Terminliste hinzugef gt werden Durch einen Mausklick auf das Icon wird der Listendialog ge ffnet Terminliste Drucken kW Adressen Drucken T d Test 01 01 2006 Termin Durch das Setzen des H kchens Adressen Drucken werden bei dem Report die zugeh rigen Adressdaten des Termins mit angedruckt Markiert man einen Termin so werden die zugeh rigen Adressdaten im Fu bereich angzeigt Terminliste Drucken Y Adressen Drucken Test 01 01 2006 Termin Willkommen Deutschland O Copyright 2010 Seite 18 von 97 3 5 6 Kalender bersicht Um alle Termine innerhalb eines Jahres sehen oder drucken zu k nnen ffnen Sie die Kalender bersicht INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 per Mausklick auf das Symbol sl und w hlen Sie anschliessend Ihre Terminoptionen aus Kalender Februar Mi Do JJ 104112 17 18 19 1241125126 3115116 2223 Do IE z ei JEEE la enai eaa 7 28 29 3 Oktober Al 2o br 5a 50 4 E Do Es Hei ia 13 20 November Mr Do IT pe ea 15 16 11 22 23 0 ENEE 121311 261127 128 Do or Rs a 18 13 120 11214 a August Mi Do 10 11 63 1 18 le Jejas lao 81 Dezember Mi Do Fr PH e Is ig ls 1113 14 115 201121 Jazz Wiedervorlage Erledigt p Friwat M
22. das H kchen Schreibgesch tzt so ist die Adresse und alle zugeh rigen Daten lesbar kann aber nur von dem importierenden Benutzer ge ndert werden Wird das H kchen Privat gesetzt so sind die importierten Datens tze nur f r den Benutzer der den Import ausgef hrt hat Die Auswahl der H kchen ist kombinierbar ebenfalls lassen sich die Stati Privat und Schreibgesch tzt auch noch nach dem Import von dem Eigent mer der Adresse wieder ndern CSV Dateien k nnen beliebig oft eingespielt werden Es erfolgt dabei keine Kontrolle ob sich die Daten schon im System befinden da die Daten immer neu angelegt werden Copyright 2010 Seite 62 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 6 2 Export Will man Daten aus der Anwenung Exportieren so stehen der Standard Export und der Export als CSV Datei zur Verf gung Die Daten die Exportiert werden sollen m ssen vorher f r den Export gekennzeichnet werden Mit der Schaltfl che D wird die jeweilige Hauptadresse f r den Export markiert Sollen die Zusatzadressen und Termine ebenfalls exportiert werden so m ssen auch dort die entsprechenden Datens tze f r den Export markiert werden Alle Hauptadressen werden nur f r den jeweiligen Benutzer f r den Export markiert Bei Terminen und Zusatzadressen gilt die Markierung f r den Export allerdings Benutzerunabh ngig Es werden aber auch hier nur die Daten exportiert f r die der Benutzer die Berechtigung hat Nach Kennzeichnung der Daten di
23. fragt vorher nach Infotalis 2 Bei einem Import m ssen alle vorhanden Wariablen gel scht werden ob dies wirklich geschehen soll Falls Sie unsicher sind speichern Sie das existierende Variablenset vorher nochmals ab Kontrollieren Sie bei Variablensets sorgf ltig ob die gew nschten Werte in die entsprechenden Felder gesetzt werden Copyright 2010 Seite 51 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 5 5 Mailprofile Um eine geschriebene Mail versenden zu k nnen m ssen Sie ber einen Mail Client auf Ihrem Rechner und oder einer Verbindung ins Internet verf gen ber die Mailprofile haben Sie die M glichkeit E Mails ber einen MAPI Client oder ber einen SMTP Client zu versenden Das Standard Mail Profil verwendet den Standard MAPI Client auf Ihrem Rechner kann aber keine Dateianh nge versenden Das erstellen und verwalten von Mail Profilen wird ausf hrlich auf den folgenden Seiten erkl rt Um ein neues Mailprofil anzulegen oder die vorhanden Mailprofile anzuzeigen bet tigen Sie das Symbol D und bekommen den dargestellen Dialog angeboten Mail Profile Mail Profil Standard Client gt 5 T hle Sender Mail INFOTALIS INFOTALIS de Outlook Direkt T Sender Name INFOTALIS Outlook Express I Public ne Attachments u vorab Codieren I Cie Angaben Sender Mail und Sender Name werden nur f r die Erstellung on EML Cateien verwendet Bei den versendeten Mails wird immer die Daten des sendenden Mapi Cli
24. k nnen wahlweise bereits definierte Werte aus einer CSV Datei einlesen oder aber die Werte in dem Dialog eingeben Um Werte aus einer CSV Liste einzulesen klicken Sie mit der Maus auf das Symbol und w hlen Sie mit dem Dateidialog die gew nschte CSV Datei aus Beachten Sie dass die CSV Datei indiziert d h in der ersten Spalte eine eindeutige Zahl haben muss und die E Mailadresse des jeweiligen Adressaten an der zweite Stelle stehen muss E Beispiel CSV Editor Datei Bearbeiten Format Ansicht a l tsest test de Herr Meier 02 01 2006 Vertreter Ar a a de Frausm ller 03 01 2008 Bezirks leiter Ist keine CSV Datei zum einlesen vorhanden so k nnen mit Hilfe der Schaltfl che Y alle Adressaten dem Variablenset hinzugef gt werden Infotalis P Sollen die Mailadressen mit den variablen Daten verglichen werden E Mein Wird dies mit Ja best tigt so werden alle noch nicht vorhandenen Mailadressen in das Variablenset geschrieben Bereits vorhanden Mailadressen bleiben erhalten und werden nicht ver ndert Copyright 2010 Seite 46 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 Wenn Werte hinterlegt worden sind wird die Schaltfl che Variablen Typ 2 rot eingef rbt Bet tigt man die Schaltfl che bekommt man folgenden Dialogansicht Variablen Editieren Mr 0 1 Test test de 2 jama de Spalte Mit der Schaltfl che a k nnen nun weitere Spalten hinzugef gt werden und wie bei einer dynamische
25. kann die Chat Funktion benutzen Der Bereich Applikations Einstellungen regelt welche Informationen bei dem Start der Anwendung im Anmeldedialog angezeigt werden Applik ations Einstellungen Login User setzen Login Fasswort setzen E Auf Updates pruten F Updates automatisch einspielen Login User setzen gt Der letzte Benutzer wird automatisch im Anmeldedialog angezeigt Login Passwort setzen gt Das letzte Passwort wird automatisch im Anmeldedialog angezeigt wird Auf Updates pr fen gt Pr ft ob die installierte Version aktuell ist Internetverbindung erforderlich Updates automatisch einspielen gt Installiert automatisch neue Progammupdates A Beachten Sie dass diese Einstellung Benutzerunabh ngig ist und f r den installierten Client gilt Der Bereich Dokument Eigenschaften aktiviert die Dokumentenschnittstelle Dokument Eigenschaften D okumenten Schnittstelle aktivierennur Clipboard u Pfad Yorlage Dokumenten Schnittstelle Clipboard gt Aktiviert die Schnittstellenfunktion bei Deaktivierung wird die jeweilige Adresse in den Zwischenspeicher Clipboard kopiert Pfad gt Pfad in dem die neuen Dokumente abgelegt werden sollen Vorlage gt Word Vorlage die f r die Erstellung der Dokumente verwendet werden soll Die genaue Funktionweise der Schnittstelle ist unter 6 3 beschrieben Copyright 2010 Seite 72 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 8 1 2 Passwortsicherheit Mit der
26. kommt Copyright 2010 Seite 85 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 8 9 Sicherheit Die Datenbank ist verschl sselt und sollte nicht ohne erheblichen kriminellen Aufwand ge ffnet werden k nnen Damit die Datenbank nicht unerlaubt auf einem anderen System eingesetzt werden kann wird beim ersten Start ein eindeutiger Schl sselwert generiert der einen Start nur dann zul sst wenn sich die Datenbank auf der Festplatte befindet auf der die Vollinstallation durchgef hrt wurde Es kann selbstverst ndlich keinerlei Gew hrleistung bernommen werden dass es Dritten nicht doch gelingt die Datenbank auszulesen Um eine Datenbank dennoch auf einem anderen Laufwerk unterzubringen oder ggf bei einer Neuinstallation eine andere Festplatte oder Rechner zuverwenden gibt es die M glichkeit eine Authentifizierung ber einen zus tzlichen Identifikationsschl ssel durch zuf hren Dazu senden Sie bitte die Daten SN txt und IDENTIFIGCATION txt die sich in dem Installationverzeichnis befinden an die E Mail Adresse register infotalis de und kopieren dann die zur ckgesendete CHECK_ID txt in das Verzeichnis der Datenbank Beachten Sie dass das generieren des neuen Identifikationsschl ssel manuell geschieht und daher etwas Zeit in Anspruch nehmen kann Der zur Verf gung stehenden Funktionen der Software werden durch die Datei USER_LICENCE txt in dem Installationsverzeichnis gesteuert Sollte eine manipulierte oder fehlerhafte Lizenzdatei gef
27. muss damit die E Mails diese beim Versand auch beachtet Ebenfalls m ssen alle Dateien die angeh ngt sind vorhanden sein da sonst keine Mail gesendet wird Im Bereich E Mail Status wird anzeigt wer die Mail erstellt hat und wer der aktuelle Eigent mer ist Ebenfalls wird der Mailstatus angezeigt Copyright 2010 Seite 36 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 E Mail Status Erstellt van Admin Elgentumer Admin Mail Status Gesendet Nur der aktuelle Eigent mer kann den Status Lesen Schreiben f r die E Mail setzen und auch den Status Privat die E Mail wird dann nur noch dem Eigent mer angezeigt ndern In den E Mail Optionen kann der E Mailtyp gesetzt und bestimmt werden ob die im Mailprofil hinterlegte Signatur an den Mailtext angehangen werden soll Mit den Checkboxen L S und Privat kann die Berechtigung auf die E Mail ge ndert werden E Mail Optionen Serienmail Signatur Hinzuf gen I Lis TI Privat Yanablen Typ 1 Dynamische Mal Dynamische Attachments Yanablen Typ 2 Mail Profil Standard Client e Mit den Schaltfl chen Variablen Typ 1 und Variablen Typ 2 k nnen die Werte f r die dynamische Mail und die dynamische Serienmail editiert exportiert oder importiert werden Mit der Auswahl des Mailprofils bestimmt der Anwender auf welche Art die E Mails versendet werden sollen ber die EML Optionen k nnen die E Mails ebenfalls als EML Dateien auf dem Rechner abgelegt werden EML Op
28. sst sich die Wichtigkeit des Termins einstellen Nach dieser Einstellung kann dann in der Kalender bersicht gefiltert werden y Der Dialog Termine Editieren der ber die Schaltfl che pa aufgerufen wird hat dieselben Funktionen wie der normale Termindialog Es k nnen nur keine Termine angelegt oder kopiert werden Daf r werden alle Termine unabh ngig von der zugeh rigen Adresse angezeigt Ebenfalls kann in diesem Dialog der Staus Erledigt nicht gesetzt bzw ge ndert werden 3 5 2 Termine kopieren Um einen Termin nachtr glich einer anderen Adresse zuzuordnen bet tigen Sie die Schaltfl che mit einem Mausklick Setzen Sie das H kchen Kopieren bei den Terminen die kopiert werden sollen und W hlen Sie in dem Feld Zieladressen die Adresse aus der die Termine zugewiesen werden sollen lermine kepie rem Tarn parah aa Hess Tas Ke Us To Aue chnauden Durch das Bet tigen der Schaltfl che wird der Termin der Zieladresse zugewiesen Soll der Termin aus der urspr nglichen Adresse entfernt werden so muss das H kchen Ausschneiden gesetzt werden Copyright 2010 Seite 15 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 3 5 3 Serientermine Um Serientermine zu erstellen wird in der Terminmaske die Schaltfl che EN bet tigt und der Dialog f r die Serienterminerstellung wird ge ffnet Serientermine Name Infotext Starttermin 06 01 2006 Ende 07 01 2006 Eigent mer Admin Anzaht 1 Interea 14 Privat PSA
29. zugeordneten Benutzern der Gruppe nicht mehr ge ffnet werden A Beachten Sie dass bei manchen Dialogen zus tzlich die Erlaubnis in den Benutzereinstellungen aktivert sein muss In dem Bereich tems kann man setzen des H kchens Zugriff das entsprechende Feld oder die Schaltfl che aktivieren oder deaktivieren Mit den Schaltfl chen Item kopieren werden die Items aus dem unteren Bereich kopiert in denen das H kchen gesetzt ist Mit der Schaltfl che Alle Items Kopieren werden alle Items der ausgew hlten Gruppe hinzugef gt Items Kopieren Alle Items Kopieren Screen ame Item Kopieren Beschreibung Administration Archiv Po Administration Besuch aus e Administration Besuch in h Administration bad RI e A Beachten Sie dass nur die Items und Dialoge administriert werden die auch zugeordnet worden sind Copyright 2010 Seite 79 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 8 4 Archiv In dem Register Archiv werden die archivierten Datens tze Datens tze die von Benutzern gel scht worden sind und die den Benutzereinstellungen die Checkbox L schen Archivieren aktiviert haben und die Logindaten der Anmeldung und Abmeldung der einzelnen Benutzer angezeigt Administration Benutzer Gruppen Zugriffsrechte Archiv Login Datengruppern Datensastze Relozchte Adressen Gelozchte Zusatz Adressen Gelozchte Termin Daten Test 12 01 2006 Test Relozchte 4dreszclizter Standard N ame Lo
30. 10 5 5 2 SMTP Profil Ein SMTP Profil verwendet ein internen SMTP Server oder aber einen externen SMTP Server von einem Free Mailanbieter z B GMX WEB de usw In der Regel bieten die meisten Anbieter eine Versandm glichkeit ber das SMTP Protokoll an lediglich die Authentifizierungsmethode kann unterschiedlich sein Die meisten Anbieter geben die notwendigen Informationen auf Ihrer Homepage an und erkl ren ausf hrlich welches Authentifizierungsverfahren unterst tzt wird Um ein SMTP Profil anzulegen w hlen Sie bei der Neuanlage einfach den Profil Typ SMTP aus Mail Profile Mail Profil SMF Te A D T Aa SMTP Hast gt smtp ode Public u Sender Mail esti 23m de 00 Attachments Sender Mame Test 1379 Vorab Cadieren POF Server I Authorisierung auth Login zl Passwort A Bitte beachten Sie das bei dem Yersand der Daten in der Regel keine 4usgangsmails erzeugt werden Ben tigt wird der SMTP Host als Name oder IP Adresse Die genaue Sender Mail des Absenders sowie der Sender Name der in der Mail angezeigt werden soll Soll die Authentifizierung ber einen POP3 Server erfolgen so muss dieser ebenfalls angegeben werden In dem Auswahlfeld Authorisierung wird nun die Authorisierungsmethode ausgew hlt Zur Verf gung stehen dabei E Keine Authorisierung wird in der Regel bei intern genutzen SMTP Server verwendet M Auth Login h ufiges Verfahren bei externen SMTP Servern zum Beispiel von GMX de Benutzer und Passwo
31. 3 5 1 Termine Anlegen Termine Erstellt von Name Datum Infotext Meldung Erledigt Wann WV Privat L S Espot Eigentumer Priorit t Admin Test 01 01 2006 T ermin m r E E E E Admin 5 Normal 02 01 2006 KT TR TI sl Nomal liese Mit Eingabe von Daten in eine leere Zeile oder durch das Anklicken der Schaltfl che wird ein neuer Termin angelegt In dem Datumsfeld kann das entsprechende Datum direkt eingegeben werden oder aber ber den Auswahlknopf ein Termin aus der dann angezeigten Liste ausgew hlt werden Eine Vorbelegung erfolgt immer mit dem aktuellen Datum des n chsten Tages In der Liste werden immer die Daten der n chsten 14 Kalendertage angeboten Mit einem Doppelklick in dem Feld Datum wird die Kalenderfunktion aufgerufen aus der dann das entsprechende Datum ausgew hlt werden kann Monats bersicht mM KW Mo D Mi Do Fr Ga 5o 4 718 11 12 18 113 29 b 01 01 2006 Mit einem Mausklick auf ein Kalenderfeld kann das Datum eines Termines ge ndert werden Da zu Beginn immer das Datum des ausgw hlten Termins angezeigt wird kann ber die Schaltfl chen neben der Monats und Jahranzeige ein anderes Jahr und oder Monat eingestellt werden Per Doppelklick auf die Monats und Jahranzeige stellt der Kalender wieder das aktuelle Tagesdatum ein Soll das Datum f r den Termin bernommen werden so geschieht dies durch das Bet tigen der Schaltfl che Wird das H kchen Meldung gesetzt so ist der T
32. 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 8 7 Datens tze Mit dem Register Datensaetze k nnen den Datengruppen bereits vorhanden Adressen zugeordnet oder entfernt werden W hlt man in dem Auswahlfeld Gruppe eine Gruppe aus so werden in dem darunter liegenden Datenfeld alle Adressen angezeigt die dieser Gruppe zugeordnet worden sind In dem 2 gro en Datenfeld werden alle Adressen der DB auch die Adressen mit dem Status Privat angezeigt Administration Benutzer Gruppen Zugriffsrechte Archiv Login Datengruppen Datensaetze Gruppe kopierer Ziel Gruppe EI Alle Satze Hinzuf gen Alle Satze Entfernen willkommen Mit den Schaltfl chen Alle S tze Hinzuf gen und der Schaltfl che Alle S tze entfernen k nnen der ausgew hlten Gruppe die Datens tze zugeordnet werden Mit der Schaltfl che kopieren ordnet man alle Adressen der Gruppe auch der ausgew hlten Zielguppe zu Mit dem Fernglas kann das jeweilige Datenfeld eingegrenzt werden die Eingrenzung wird auch bei dem zuordnen oder entfernen der Daten ber cksichtigt Einzelne Datens tze k nnen per Doppelklick auf die jeweilige Adresse hinzugef gt oder entfernt werden Copyright 2010 Seite 84 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 8 8 Wartung Da es sich bei der Datenbank um eine Access Datenbank handelt in der oftmals tempor re Objekte und Datens tze angelegt werden kann es sein dass die Gr e der Datenbank oder der Applikation gr
33. Dokumenten Gchnttetelle 64 7 REgIStHELUNG Und LIZENZIErUNG aa an 65 A era 65 7 2 Hzn LUNG reise nern asociada 6 S AQMINISTAlON ee ai 69 o V BE ee 69 Sas Einstellungen EE 70 EE TEE ee 73 So BENUTZE ANIEgGEN tio 74 o lA BENUTZET EOSCHEN tao 75 8 2 Benutzer UPS Nanita 76 A AAA o A 78 A 80 E A een een 81 3 0 DAIENGT PBEN rer an een een ieh 82 8 7 EE Eeer 84 8 8 WALUNg seen 85 AS AA Pe eren ee ee beette 86 9 Installation REEL E le WEE 87 df SolWare Voraussetizind Sn a naeh Eee 87 9 2 Installation als EinzelplatzversiOn ico ae Anlass 87 9 3 Installation als ag ele Te EE 90 9 4 Deinstallati n ee EE 95 SP ee ee ee 96 Die Informationen im vorliegenden Handbuch werden ohne R cksicht auf einen eventuellen Patentschutz ver ffentlicht Warennamen werden ohne Gew hrleistung der freien Verwendbarkeit benutzt Bei der Erstellung des Handbuchs wurde mit gr ter Sorgfalt vorgegangen Trotzdem k nnen Fehler nicht vollst ndig ausgeschlossen werden Der Autor kann f r fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung bernehmen Copyright 2010 Seite 3 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 1 Einf hrung Bei Infotalis handelt es sich um eine Adress und Terminverwaltung mit zahlreichen Zusatzfunktionen f r den privaten Bereich Es erm glicht auf einfache Weise die Erfassung und Verwaltung von Kontaktdaten und bietet zahlreiche M glichkeiten diese Daten auch zu drucke
34. H kchen erledigt bekommen hat wird die Schaltfl che cl auf der Adressmaske Rot eingef rbt Ist bei mehreren Check Listen und einer unerledigten Liste wird die Schaltfl che Gelb eingef rbt und wenn alle Check Listen erledigt sind ndert sich die Farbe der Schaltfl che in Gr n Eine Adresse kann zu beliebig vielen Check Listen geh ren Eine Zuordnung zu Listen kann auch f r die Zusatzadressen erfolgen Um eine Liste zudrucken ffnen Sie mit einem Klick auf die Schaltfl che Hl den Listen Dialog und w hlen dort die zudruckende Liste aus Wird das H kchen Liste Nummerieren gesetzt so wird die Liste zus tzlich durchnummeriert Druckoplioner Gesamt C Erledigt C Offen Bei Checklisten erscheint zus tzlich die M glichkeit bei den Druckoptionen auszuw hlen ob man die alle Adressen der Liste drucken will oder nur die erledigten oder offenen Adressen Copyright 2010 Seite 26 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 3 8 3 Check Listen mit Werten Die Zuordnung einer Adresse zu einer Check Liste mit Werten kann ebenfalls direkt in der Hauptmaske erfolgen Um eine Adresse zu einer Liste hinzuzuf gen klickt man auf die Schaltfl che c und bekommt folgenden Dialog angezeigt Listenzugehorigkeit Alle Listen Zugeordnete Listen Erledigt Doku Doku L EI Gi Nach Auswahl der Liste aus dem Auswahlfeld Alle Listen wird per Mausklick auf die Schaltfl che gt gt eine Liste hinzugef gt oder mit der S
35. INFO1 INFO2 STRASSE PLZ STADT LAND TEL FAX MOBIL MAIL HOMEPAGE LISTE LISTENTYP CHARACTER CHARACTER CHARACTER CHARACTER CHARACTER CHARACTER CHARACTER CHARACTER CHARACTER CHARACTER CHARACTER CHARACTER CHARACTER CHARACTER NUMBER 1 259 255 255 AN AO AO MO AMO AO AO AO OA AO ATA OA AMA A 255 Pflichtfeld Wenn die Angaben Liste und Listentyp gesetzt sind so wird automatisch eine Adress Liste erzeugt Als Listentyp werden folgende Werte erkannt 1 Normale Listen 2 Check Listen 3 Check Listen mit Werten Falls die Liste schon vorhanden ist so werden die Adressen der bestehenden Liste zugeordnet Bei einer bestehenden Liste wird der Listentyp aus der CSV Datei ignoriert Copyright 2010 Seite 61 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 Um eine CSV Datei einzuspielen Laden Sie die Datei wie auf den vorherigen Seiten beschrieben sollte fehlerhafte S tze enthalten sein so werden diese beim Import ignoriert und die Anzahl der fehlerhaften S tze vom Programm angezeigt Daten Import Import Optionen Import Geladene Dateien Update Script upel e C Standard Import d ptup l Belsplel c w EI LUpdate Datej kV Schreibgesch tzt SY Diatei G Privat rem Dateien Laden Mit den Checkboxen Schreibgesch tzt und Privat kann wiederum gesteutert werden ob die Leserechte beim importieren der Datens tze bereits eingeschr nkt werden soll Setzt man
36. Pfad ein Verzeichnis eingegeben in dem das neuerstellte Dokument abgelegt werden soll In dem Feld Vorlage wird auf die entsprechenden Word Vorlage verwiesen die f r das neue Dokument verwendet werden soll Dokument Elqenschaften Dokumenten Schnittstelle aktivierennur Clipboard RI Ffad E Yorlage E test dot Damit die Adresse an eine bestimme Stelle im Word Dokument gesetzt wird muss in der Vorlagedatei eine Textmarke mit den Namen Adresse eingef gt werden Bet tigt man nun die Schaltfl che BF so wird ein neues RTF Dokument erzeugt und der Adresskopf der aktuellen Hauptadressen in das Dokuement eingef hrt Ist das H kchen Dokumenten Schnittstelle aktivieren nicht gesetzt so wird die Adresse in den Zwischenspeicher kopiert und kann beliebig oft in andere Dokumente eingef gt werden Bei den Zusatzadresen erfogt immer eine Ablage in den Zwischenspeicher unabh ngig davon ob die Dokumentenschnittstelle aktiviert ist Copyright 2010 Seite 64 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 7 Registrierung und Lizenzierung Um Benutzer anlegen oder die Software administrieren zuk nnen m ssen Sie die Anwendung Registrieren Bei jeder Neuinstallation wird automatisch ein Seriennummer generiert die f r die Datenbank und die Festplatte auf der die Software installiert worden ist eindeutig ist Um bestimmte Funktionen in der Software nutzen zuk nnen ist eine Registrierung und evtl auch eine Lizenzierung notwendig 7 1 Regis
37. T 4 0 Workstation Server Microsoft Windows 2000 Workstation Server Microsoft Windows XP Professional Home 9 2 Installation als Einzelplatzversion Folgen Sie den Anweisungen des Installationsassistenten Sie k nnen diesen jederzeit ber Anwahl der Schaltfl che Abbrechen verlassen W hlen Sie Sprache des Installationsassistenten aus und bet tigen Sie die Schaltfl che OK um die Ca W hlen Sie die Sprache aus die wahrend der Les Installation benutzt werden soll Installation zu starten ur Setup Sprache ausw hlen Copyright 2010 Seite 87 von 97 Bet tigen Sie die Schaltfl che Weiter um die Installation zu beginnen 3 Lesen Sie die nun angezeigte Lizenzvereinbarung Durch Anwahl der Checkbox Ich akzeptiere die Vereinbarung wird die Schaltfl che Weiter aktiviert Bei Ablehnung der Lizenzvereinbarung haben Sie die M glichkeit ber die Schaltfl che Abbrechen die Installation zu beenden oder ber die Schaltfl che Zur ck zum Er ffnungsbildschirm zur ckzukehren 4 W hlen Sie den Pfad aus unter dem INFOTALIS Installiert werden soll Copyright 2010 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 5 Setup Infotalis Willkommen zum Infotalis Setup Assistenten Dieser Assistent wird jetzt Infotalis Version 2 00 auf Ihren Computer installieren Sie sollten alle anderen Anwendungen beenden bewor Die mit dem Setup fortfahren leiter
38. Wenn ein Element eines Dialoges Schaltfl che Textfeld usw beschrieben wird so wird der Name des Elements kursiv dargestellt 2 2 Erkl rung der verwendeten Symbole Symbol Funktion Erkl rung ME Auflistung Auflistungen welche keiner bestimmten Reihenfolge unterliegen Aufz hlung Abl ufe mit einer bestimmten Reihenfolge werden durchnummeriert dargestellt Diese Nummerierungen finden sich auch in den Screenshots wieder Der jeweilige Bereich auf welchen sich die Nummer bezieht wird blau umrahmt dargestellt Tipp Dieses Symbol hebt wichtige Tipps und Informationen hervor A Wichtiger Hinweis Dieses Symbol gibt Hinweise auf wichtige Informationen 5 Hintergrund Dieses Symbol wei t auf Hintergr nde hin warum bestimmte Programmteile so implementiert worden sind Copyright 2010 Seite 5 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 3 Grundlagen Bei allen Dialogen gilt dass mit dem Symbol ein neuer Eintrag erzeugt wird und mit dem Symbol H ein Eintrag gel scht wird Vor dem L schen erfolgt immer ausser bei Terminen und Zusatzadressen eine Sicherheitsabfrage ob der Datensatz wirklich gel scht werden soll Da dies in der gesamten Applikation durchg ngig ist wird auf das Erstellen und L schen von Datens tzen nicht gesondert eingegangen 3 1 Anmeldung Nach dem erfolgreichem Start der Anwendung erscheint die Anmeldemaske der Anwendung Anmeldung Benutzer Admin Passwort Sprache Deutsch Anmelden
39. altfl che die Kalenderansicht um folgende Parameter erweitert werden In den Feldern Eigent mer Priorit t Adresse und Monat kann aus den jeweiligen Wertelisten ein entsprechender Wert ausgesucht und gesetzt werden Die Felder Name und Infotext fragen die Werte in den entsprechenden Feldern der Termine ab Als Wildcard kann in den beiden Feldern das benutzt werden Sobald Parameter gesetzt worden oder ge ndert worden sind kann der Kalender mit dem Symbol aktualisiert werden Mit der Schaltfl che kann in der Kalenderansicht ein Dialog ge ffnet werden mit dem f r ein oder mehrere Kalenderjahre die Feiertage angegeben werden k nnen Die hinterlegten Feiertage werden dann als rote Zahl in dem Kalender angezeigt Feiertage D atum Gultig ab Gultig bs Beschreibung 01 05 1950 01 05 1950 01 01 2999 1 Mal IEN 0 2000 07 0901 1390 01 01 2999 T ag der Deutschen Einheit AN EEE EEE Das G ltig ab und das G ltig bis Datum grenzt dabei den Anzeigezeitraum der jeweiligen Feiertage ein A Die definierten Feiertage sind sprachenabh ngig das hei t dass die Feiertage jeweils in der Sprache der Anwendung gelten Beispiel Anmeldung mit der Sprache Deutsch und Anlage des Feiertages 03 10 so wird dieser bei Anmeldung mit der Sprache Englisch nicht angezeigt Sollte dieser Feiertag auch in der Sprachversion erscheinen muss er nochmals angelegt werden Copyright 2010 Seite 20 von 97 INFOTALIS Benutzerhandb
40. as Datum der Erfassung des jeweiligen Datensatzes angezeigt sowie der Typ in dem die Daten gefunden wurden e A Hauptadresse e Z Zusatzadresse e T Termin e M Mail Wird das H cken Feld bergreifende Suche gesetzt so wird die Daten praktisch aneinander gehangen und anschliessend durchsucht Wichtig ist hierbei das bei den Adressdaten der Vorname vor den Nachnamen gesetzt wird Mit setzten des H kchens Suchergebnisse Markieren werden diese in den gefunden Datens tzen markiert Sollte der Begriff fters vorkommen so kann mit einem Dialog der die Anzahl der gefundenen Begriffe anzeigt hin und her navigiert werden Bl ttern Ist bei den Suchfunktionen die phonetische oder die feld bergreifende Suche aktiviert so ist eine Markierung der Suchergebnisse nicht m glich F hren Sie die Suche erst mit minimalen Einschr nkungen aus da das benutzen der phonetischen Suche sehr zeitintensiv ist Eine Kombination der verschiedenen Suchoptionen ist m glich kann aber je nach Auswahl auch sehr zeitintensiv sein Wird das Zeichen als Suchbegriff verwendet so wird dies als Formatmaske f r eine Zahl betrachtet und nicht als eigentliches Zeichen Mit dem Suchbegriff wird z B der Wert 123 456 gefunden Eine Markierung von Suchergebnissen die mit der Formatmaske gefunden worden sind ist nicht m glich Copyright 2010 Seite 31 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 4 Chat Funktion Um mit anderen Benutzern
41. auf das Symbol wird der Suchdialog ge ffnet Nach Eingabe des Suchbegriffes in das Feld Suchwort wird die Suche mit dr cken der Enter Taste oder per Mausklick auf ausgef hrt Wenn die Suche erfolgreich war kann per Doppelklick der entsprechende Datensatz ge ffnet werden Suchwort kyilkommen E gt Aa A ps WM Adressen M Zusatzadressen v Termine Mails Feld bergreifende Suche Suchergebnisse markieren Eine bereinstimmung gefunden Liefert die Suche zu viele oder wenig Ergebnisse so kann die Art der Suche angepasst werden Dabei stehen mehrere Suchoptionen zur Verf gung Mit dem dr cken der Schaltfl che wird eine phonetische Suche durchgef hrt D h dass bei einem Suchbegriff Telephon auch das Wort Telefon gesucht und gefunden wird Die phonetische Suche ist auf die deutsche Sprache angepasst worden und wird ber den kompletten Inhalt der Datens tze durchgef hrt Wird die Schaltfl che gedr ckt so wird bei der Suche nach Gro und Kleinschreibung unterschieden Ist die Schaltfl che gedr ckt wird nach freihstehenden W rten gesucht Mit den H kchen Adressen Zusatzadressen und Termine und Mails kann definiert werden welche Daten durchsucht werden sollen EI Mit einem rechten Mausklick in dem Feld mit der Datumsanzeige k nnen die Suchergebnisse auf und L absteigen sortiert werden Copyright 2010 Seite 30 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 In der Ergebnissanzeige wird d
42. ch im Feld Land muss das entsprechende Land wiederum aus einer Liste ausgew hlt werden Durch einen Doppelklick auf das Feld Land wird Ihnen die Vorwahl des entsprechenden Landes angezeigt Die Felder Stadt und PLZ sind mit besonderen Funktionen ausgestattet Sie k nnen aus der Auswahliste Se ll einen Ort ausw hlen oder direkt in das Feld eingeben Wenn die Stadt nicht in der Liste hinterlegt ist wird Sie der Liste automatisch hinzugef gt und steht allen Benutzern der Software zur Verf gung Kennt man die Postleitzahl der vorher eingegebenen Stadt nicht so kann ber den PLZ Assistent ein Dialog ge ffnet werden der vorhandene Postleitzahlen zu dem jeweiligen Ort vorschl gt Durch Auswahl und bernahme der entsprechenden Postleitzahl kann Al diese in dem Feld PLZ gesetzt werden Copyright 2010 Seite 8 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 Wird die Postleitzahl eingegeben und war diese dem entsprechenden Ort vorher nicht zugeordnet so greift der gleiche Mechanismus wie bei der Eingabe der Stadt die eingegebene Postleitzahl wird automatisch der Ort zugeordnet die sich in dem Feld Stadt befindet Die Felder Telefon und Fax entfernen beim Klick mit der rechten Maustaste automatisch alle Leerzeichen die eingegeben worden sind Durch Doppelklick in dem Feld Mail wird bei Berechtigung der Mail Dialog ge ffnet Ist eine Mail Adresse in dem Feld eingegeben worden so wird diese automatisch bernommen Die Mail Funktion
43. chaltfl che lt lt die Liste wieder entfernt Handelt es sich bei der Check Liste um eine Check Liste mit Werten so wird der Listenname mit einem markiert In dem rechten Listenfeld werden alle Zugeordneten Listen angezeigt der die Adresse bereits zugeordnet ist Solange eine der zugeordneten Check Listen noch nicht das H kchen erledigt bekommen hat wird die Schaltfl che el auf der Adressmaske Rot eingef rbt Ist bei mehreren Check Listen und einer unerledigten Liste wird die Schaltfl che Gelb eingef rbt und wenn alle Check Listen erledigt sind ndert sich die Farbe der Schaltfl che in Gr n Eine Adresse kann zu beliebig vielen Check Listen geh ren Eine Zuordnung zu Listen kann auch f r die Zusatzadressen erfolgen Um eine Liste zudrucken ffnen Sie mit einem Klick auf die Schaltfl che Hl den Listen Dialog und w hlen dort die zudruckende Liste aus Copyright 2010 Seite 27 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 Es ffnet sich ein Dialog in dem die jeweilige Liste bearbeitet werden kann Liste editieren Listenname Doku Liste Nummerieren Status Erledigt e A Willkommen A Willkommen E db EH Summe 1 00 Druckoptionen Status CG Gesamt Erledigt Unerledigt CG Sle Ja Men Offen gt I Au As gt In das orange Feld kann ein Zahlenwert eingetragen werden der f r weitere Berechnungen verwendet wird Als Status kann zwischen den Werten Ja Nein und Offen gew hlt w
44. der Mail sehen sollen wer die Mail noch bekommen hat mit dem An und Cc oder aber ob der Empf nger nicht erfahren soll dass die Mail noch an andere Adressaten gesendet worden ist mit Bcc A Beachten Sie dass die Checkmail nicht im Mail Protokoll oder in der Mail Vorschau angezeigt wird Pr fen Sie vorher ob es rechtlich zul ssig ist eine Kontrollmail zu versenden informieren Sie ggf den oder die Adressaten der Mail wenn der Mail Typ Bcc verwendet wird Copyright 2010 Seite 57 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 6 Import und Export Funktionen Damit Daten in Im oder export werden k nnen sind ein paar einfache Funktionen implementiert worden Unterschieden werden muss dabei generell zwischen einem Austausch von Infotalis zu Infotalis und dem Austausch von Daten ber eine CSV Datei Desweiteren k nnen Update Scripte die auf der Datenbank ausgef hrt werden m ssen Importiert und anschliessend gestartet werden 6 1 Import Um Daten zu importieren bet tigen Sie die Schaltfl che um den Import Export Dialog zu ffnen Daten Import Export aten Import Import Optionen Import Geladene Dateien m Standard Import EI C Update D atei 7 Schreibgeschuitzt CSV Datei GG Privat Insert Dateien Laden D aten E sport Name Yorame Termine Zusatzadr Deer DatenEmpoftieren Adresse Entfernen nz AlleAdiesse Entfemen Adresse Entfernen Format le COW C INFOTALIS 112 Um vorhandene Import Dateien zulad
45. e Funktionen und Versand bzw Ausgabem glichkeiten zur Verf gung Um den Mail Dialog zu ffnen wird die Schaltfl che E mit der Maus angeklickt E Mail Erstellt on Mail Betreff Status 5 D Eigent mer Privat L5 E a ii e A nn Sind bereits E Mails vorhanden so k nnen diese mit einem Doppelklick oder nach Markierung mit der Maus und dem bet tigen der Schaltfl che EY bearbeitet werden Um eine neue E Mail anzulegen klicken Sie auf das Symbol 1 Mit einem Klick auf das Symbol werden die vorhanden Mailprofile angezeigt Hier k nnen die vorhandenen Mailprofile angepasst oder neue Profile erstellt werden ber das Auswahlfeld Sendestatus kann eine Eischr nkung auf den Sendestatus der vorhanden Mails vorgenommen werden Es wird dabei zwischen den Stati Alle zeigt alle E Mails an Ungesendet zeigt alle ungesendeten Mails an Teilweise zeigt die Mails die teilweise an den Empf ngerkreis gesendet worden sind und Gesendet zeigt die E Mails an die komplett gesendet worden sind Es wird generell zwischen vier E Mailtypen unterschieden E normale Mail E dynamische Mail E Serienmail E dynamische Serienmail In der normalen Mail versenden Sie die eingegebene Mail wie in jedem Programm an alle Empf nger Mit der dynamischen Mail k nnen Sie Platzhalter in der Mail definieren die dann einen hinterlegten Wert einsetzen Mit der Serienmail wird die normale Mail an jeden Empf nger einzel
46. e diese Rechte nicht besitzen bzw nicht sicher sind ob Ihnen diese Rechte erteilt wurden wenden Sie sich bitte an Ihren zust ndigen Systemadministrator Zur Deinstallation des Programms INFOTALIS rufen Sie ber Start gt Einstellungen gt Systemsteuerung den Punkt Software auf 2 In der angezeigten Liste der installierten Software klicken Sie auf den Eintrag E Bunter Prag INFOTALIS und w hlen anschlie end die ae ne Schaltfl che Entfernen r Fihan a auf Endara ua damm Propam won dan Conte au srdlerren ei AN tech Sonn dl windows Ire 50085015 AN Wird HT Mami Y wgektec HE tfte KO jE Winde KP Hakfte KERT2A 45 dl wndoss HE tite K d i Windes NP Hofe E wirklich entfernt werden soll mit Ja A Sind Sie sicher dass Sie Infotalis und alle zugeh rigen Komponenten entfernen m chten Copyright 2010 Seite 95 von 97 10 Symbole Funktion INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 Erkl rung Neuanlage Aktualisieren Duplizieren Schreibschutz L dy M L schen T i Import Export Drucken Listen Terminanzeige Einstellungen Termine Editieren Termine eingeben Terminliste Kalender bersicht Informationen aa GG EI oi fm RG EB fy WM Passwort Administration Suche Kopieren Word Schnittstelle Anh nge Mail Chat hie Schlie en he Zeile Einf gen dh erg m z Zeile L schen 3 Spalte Einf gen JH Spalte L schen ed Adresse anzeigen
47. e exportiert werden sollen stehen zwei Exportformate zur Verf gung Mit dem CSV Format werden lediglich die Hauptadressen in dem definierten CSV Format ausgegeben Das INFOTALIS Format gibt alle Daten in einem Format aus das nicht von anderen Programmen gelesen werden kann Bei dem INFOTALIS Format kann mit den Checkboxen Termine und Zusatzadressen weiterhin bestimmt werden ob die Daten sofern f r den Export Markiert mit exportiert werden sollen D aten E sport Mame Yomame Termine Zusatzadr Daten Exportieren willkommen u Adresse Entfernen Alle Adresse Entfernen Format le CSW CC IMFOTALIS Mit der Schaltfl che Daten Exportieren wird der Datenexport ausgef hrt Das Programm fragt in einem Dateidialog wo die zu exportierenden Daten abgespeichert werden sollen Bei dem INFOTALIS Format kann optional ein Passwort zum Schutz der Daten vergeben werden Mit der Schaltfl che Adresse Entfernen k nnen einzelne Adressen aus der Export Liste entfernt werden Mit der Schaltfl che Alle Adressen Entfernen wird die gesamte Exportliste gel scht Copyright 2010 Seite 63 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 6 3 Dokumenten Schnittstelle Um die Hauptadresse an ein Word Dokument zu bergeben muss f r den jeweiligen Benutzer in der Administrationsmaske die Dokumenten Schnittstelle aktiviert werden Dazu wird als erstes das H kchen in der Checkbox Dokumenten Schnittstelle aktivieren gesetzt Als n chstes wird in dem Feld
48. eine falsche S N oder Registrierungsschl ssel gefunden so wird eine neue Seriennummer generiert und die Registrierung aufgehoben Soll eine Datenbank auch auf einem anderen Rechner verwendet werden so kann ber ein Identifikationschl ssels die Datenbank auf einem weiteren Rechner genutzt werden Durch diesen Mechanismus ist Unbefugten das Starten der Anwendung ohne Erlaubnis auf einem anderen Computer nicht m glich Copyright 2010 Seite 66 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 7 2 Lizenzierung Nach der erfolgreichen Registrierung k nnen im Adminbereich die Lizenzdaten eingesehen werden Lizenz Info SN FEKFH 3QHLQ IHMWUNGAUU USER_LOGINS Oo93OT USERNAMES 0 03oOT START_DATE mme END_DATE 21 01 2006 MAILS 10 LOGINS UNLIMITED LICENCES_TYF Test LOG COUNTER MAIL COUNTER Nach der Installation werden folgende Einstellungen der Lizenz gesetzt USER_LOGINS Legt fest wieviele Benutzer sich gleichzeitig auf der Datenbank anmelden k nnen USER_NAMES Legt fest wieviele Benutzer angelegt werden k nnen START_DATE Legt den Beginn der Laufzeit der Software fest END_DATE Legt das Ende der Laufzeit der Software fest MAILS Legt die Anzahl der Mails fest die gesendet werden k nnen inkl EML Dateien LOGINS Legt die Anzahl der erlaubten Anmeldungen an der Datenbank fest LICENCE_TYP Zeigt die Art der Lizenz an TRIAL Testversion FULL Vollversion LOG COUNTER Zeigt die Anzahl der Anmeldungen an Wird vom System gesetz
49. einen Austausch von Daten zu erm glichen kann die Chat Funktion genutzt werden Mit einem Klick auf das Symbol ffnet sich der Chat Dialog Teilnehmer Admin Gespr ch Bitte neues Gespr ch starten oder Gespr ch ausw hlen Eingabe wn Gespr che Gespr ch Beginnen Gespr ch L schen Dialog Schliessen Zeitangaben setzen Der Dialog ist ist in die Felder Gespr ch Eingabe und Gespr che unterteilt Um am einem Gespr ch teilzunehmen w hlen Sie in dem Feld Gespr che ein Gespr ch per Mausklick aus oder Sie Starten mit der Schaltfl che Gespr ch Beginnen ein neues Gespr ch Neues Gespr ch beginnen Mame Telegramm offenes Gespr ch alle k nnen teilnehmen Nach Eingabe des Namens kann mit setzen des H kchens offenes Gespr ch daf r gesorgt werden das alle Benutzer das Gespr ch sehen und daran teilnehmen k nnen Wird das H kchen nicht gesetzt so werden sp ter die Gespr chsteilnehmer f r das jeweilige Gespr ch manuell hinzugef gt Copyright 2010 Seite 32 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 Ist ein Gespr ch angelegt worden oder bereits vorhanden so kann dies mit einem Mausklick ausgew hlt werden und in dem Feld Eingabe kann der zusende Eintrag eingtragen und mit Enter abgesendet werden Teilnehmer Admin Gespr ch Telegramm 01 01 2006 17 36 00 Telegramm 01 01 2006 17 36 00 Eingabe Gespr che Telegramm 01 01 2006 17 36 00 Gespr ch Beginnen
50. eldung m Serentermine Ale Ja Men G Ale O Ja Mein Ale Ja C Mein G Ale Ja G Ale C Ja Mein Existieren Termine die den eingestellen Optionen entsprechen so werden die jeweiligen Tage grau unterlegt Mit einem Doppelklick auf den entsprechenden Tag ffnet sich der Termindialog und zeigt die entsprechenden Termine f r diesen Tag an Termine editieren 01 01 2006 Termine editieren oder loschen Ersteller Name Datum Infatext Meldung Erledigt Wann WM Privat L S Esport Eigentumer Priorit t Admin Test 01 01 2006 T ermin M r WWW mu Admin E f Narmal else Um ein anderes Jahr aufzurufen k nnen die Schaltfl chen neben der Jahreszahl Al 2006 Hl verwendet werden um jeweils ein Jahr auf oder abw rts zugehen Ebenfalls kann direkt das gew nschte Jahr in das Feld eingetragen werden Nach der Best tigung mit der Entertaste wird das gew nschte Jahr angezeigt ber einen Mausklick auf das Druckersymbol kann die aktuelle Kalenderansicht gedruckt werden Copyright 2010 Seite 19 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 Die Kalender bersicht bietet folgende Standard Einschr nkungen E Wiedervorlage Erledigt Privat Meldung Serientermine Ist der Optionswert Alle gew hlt wird nicht zwischen Ja oder Nein unterschieden F r den Fall das Ja oder Nein gesetzt sind wird bei den Terminen darauf eingeschr nkt Sollten diese Einschr nkungen noch nicht ausreichen so kann mit dem Bet tigen der Sch
51. en Ge auf Fertigstellen um das Setup zu beenden 2 Nach der erfolgreichen Installation wird die Anwendung ber den Pfad Start Programme gt Infotalis gt Infotalis gestartet Nach dem Start der Anwendung Bet tigen Er E Anmeldung Sie die Schaltfl che OK Benutzer Passwort Sprache Abbruch Bet tigen Sie die Schaltfl che OK um den Auswahldialog zu ffnen Datenbank berpru fung Keine Datenbank vorhanden Copyright 2010 Seite 93 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 12 Suchen Sie ber den Auswahldialog die Datenbank mit der der Client verbunden Buchen er 23 ira hero werden soll Bet tigen Sie die Schaltfl che ebe ffnen um die Auswahl zu bernehmen ico Bitte informieren Sie sich in welchem Verzeichnis die Datenbank liegt da es sich bei der Grafik nur um ein Beispiel handelt Geben Sie den Benutzer und das Passwort an und bet tigen Sie die Schaltfl che Anmelden um die Anwendung zu starten SEITEN Ir Passwort Sprache Deutsch j Anmelder Anmeldung Bitte beachten Sie dass die Verbindung der Datenbank bei einer Netzwerkversion ber ein Netzlaufwerk erfolgen muss damit eine erfolgreiche Authentifizierung m glich ist Copyright 2010 Seite 94 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 9 4 Deinstallation der Software A Zur Deinstallation der Software INFOTALIS ben tigen Sie Administratorenrechte Falls Si
52. en Zugriffsrechte Archiv Login Datengruppen Datensaetze Gruppenname Admin Gaeste Standard Gruppe Erstellen Gruppen Benutzer Benutzer E E O Copyright 2010 Seite 76 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 Soll eine neue Gruppe angelegt werden so wird in dem Feld Gruppe erstellen ein eindeutiger Name vergeben und die Schaltfl che f r eine Neuanlage bet tigt Soll eine Gruppe gel scht werden so markiert man die entsprechende Gruppe und bet tigt die H Schaltfl che Um zusehen welche Benutzer einer Gruppe bereits zugeordnet worden sind markiert man die jeweilge Gruppe Gruppenname l1aeste Standard In den Feldern Gruppen Benutzer werden die Benutzer angezeigt die der Gruppe bereits zugeordnet worden sind und in dem Feld Benutzer stehen die Benutzer die zugeordnet werden k nnen Gruppen Benutzer Benutzer Mit den Schaltfl chen lt lt und gt gt k nnen die Benutzer dann hinzugef gt oder entfernt werden Wird eine Gruppe gel scht zu werden auch alle zugeh rigen Gruppen Benutzer entfernt Wird ein Benutzer mehreren Gruppen zugeordnet so greift immer die maximale Berechtigung die aus den zugeh rigen Gruppen erreicht werden kann A Beachten Sie die Gruppenberechtigung f r einen Benutzer nur greifen wenn die Gruppenrechte in den Benutzereinstellungen aktivert sind Sollen keine Gruppenrechte verwendet werden so deaktivieren Sie f r die Benutzer die Checkbox Gruppenrechte aktiv
53. en klicken Sie auf die Schaltf che Dateien Laden und w hlen mit dem Dateidialog die entsprechenden Import Datei aus Der Dialog unterscheidet zwischen 3 Dateitypen E Import Export Dateien ied Eigenes Datei Format f r den Austausch von Infotalis nach Infotalis E Update Dateien upd Eigenes Datei Format um Datenbank oder Daten nderungen vorzunehmen MW CSV Dateien csv Format um Adressdaten aus anderen Quellen einzulesen K nnen Optional mit einem Passwortschutz versehen werden bzw einen Passwortschutz haben Copyright 2010 Seite 58 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 Beachten Sie dass immer nur eine Datei von jedem Typ eingelesen wird und die eingelesen Daten nicht in der Datenbank sondern im Client abgelegt werden und Daten die vorher eingespielt worden sind durch die neuen Daten ersetzt werden Ist eine Datei erfolgreich engelesen worden so kann die Verarbeitung nach Auswahl des Typs der Import Datei im Optionsfeld Import ber die Schaltfl che Import erfolgen 6 1 1 Standard Import Ist eine Import Export Datei Standard Import eingelesen worden so kann mit den Import Optionen gesteuert werden was und wie importiert werden soll D aten Impaort Impaort ptionen Import Geladene Dateien v Termine e Standard Import L uzatzadressen Update Datei kV Schreibgesch tzt C CSW Datel G Privat Fran Dateien Laden Da bei einem Standard immer eine Hauptadresse und optional Termine
54. en werden in diesem Handbuch in einem separaten Kapitel beschrieben Alle Felder dieser Maske lassen Eintr ge bis maximal 255 Zeichen zu Einzige Ausnahme ist das Feld Sonstiges hier k nnen maximal 64 000 Zeichen eingegeben werden Zur besseren Eingabe der Daten steht bei manchen Feldern eine Editor Funktion zur Verf gung So kann auf der Hauptmaske von Infotalis bei den Feldern Info und Sonstige per rechten Mausklick ein Editor Dialog ge ffnet werden Editieren Test Eintrag 12264000 Automatisch korrigieren In dem Editor Dialog k nnen bei Berechtigung die Daten des Feldes ge ndert werden Sollen die Daten bernommen werden so wird die Schaltfl che mit dem H kchen bet tigt F r den Fall dass die Daten verworfen werden sollen wird die Schaltfl che mit dem X angeklickt In der linken unteren Ecke wird die Gesamtzahl der Zeichen und die maximal erlaubte Anzahl der Zeichen nach einem Schr gstrich 12 64000 angezeigt Wenn das H kchen Automatisch korrigieren gesetzt ist so wird nach jeder eingegeben Zeile eine m gliche Korrektur der Eingabe vorgenommen Diese Korrektur ist allerdings nicht mit einer professionellen Rechtschreibpr fung vergleichbar Mit H kchen kann markiert werden ob die Adresse aktuell oder veraltet ist Diese Information hat lediglich informativen Charakter und wird derzeit nicht anderweitig von der Software genutzt Das H kchen dagegen sorgt daf r dass nur Sie die Adresse mit Terminen
55. ent verwendet Um ein neues Profil anzulegen klicken Sie auf die Schaltfl che soll ein bereits vorhandenes Profil bearbeitet werden so wird das entsprechende Profil ber die Auswahlfeld ausgew hlt Bei einer Neuanlage muss ein eindeutiger Name f r das Profil angegeben werden und festegelegt werden ob es sich um ein SMPT oder MAPI Profil handelt Profil Anlegen Mame E ap Llent Frofil T yp e MAP Anschliessend wird das Profil mit der Y Schaltfl che angelegt Das neu angelege Profil wird direkt angezeigt und die n tigen Detailinformationen k nnen eingegeben werden Copyright 2010 Seite 52 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 5 5 1 MAPI Profil Ein MAPI Profil verwendet das Standard Mailsystem das auf Ihrem Rechner installiert ist Sie finden relativ leicht heraus um welches MAPI Programm es sich handelt in dem einfach eine E Mail mit dem Standard Profil versenden Der Versand erfolgt dann automatisch mit dem Standard MAPI Programm auf Ihrem Rechner Die g ngigsten MAPI Programme sind Outlook und Outlook Express auf Rechnern die privat genutzt werden Da es noch eine Vielzahl anderer Programme gibt sollte vorher ausporbiert werden ob die bergabe und Versand der E Mails funktioniert Um das Profil verwenden zu k nnen werden m ssen auf Register MAPI Client die Informationen Sender Mail und Sender Name gesetzt werden Diese Informationen werden bei einem MAPI Client nicht bergeben da die Benutzere
56. enutzers ge ndert werden Wird das Checkbox Anzahl der Zugriffe aktiviert so wird die Anzahl der Logins auf den Wert des Feldes Anzahl eingeschr nkt Dieser Wert vermindert sich bei jedem Login automatisch um den Wert 1 Ist keine Anzahl eingegeben so wird die Pr fung ignoriert Mit der Checkbox Falsches Paswort wird bei Aktivierung und einem Zahlenwert in dem Feld Anzahl bei falscher Eingabe des Passwortes beim Login der Wert um einen Z hler vermindert Ist der bei einem falschen Passwort der Wert O erreicht so wird der Benutzer automatsich gesperrt Durch diesen Mechanismus kann ein Zugriff auf die Daten durch einen Passworttool verhindert werden ber die Aktivierung der Checkbox G ltiger Zeitraum und das setzen der Datumswerte in den Feldern Von und Bis kann ein G ltigkeitszeitraum f r einen Benutzer eingeschr nkt werden Will man z B einen Gast Zugriffes einrichten so kann dieser Mechanismus daf r verwendet werden Copyright 2010 Seite 70 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 Der Bereich Benutzereinstellungen l sst eine genaue Einstellung der Rechte und Funktionen eines jeden Anwenders zu Benutzer Einstellungen Anderungen Automatisch schlie en E Mail Funktion Sdminrechte User speren Termineinstellungen Datengruppen aktiv Gruppenrechte aktiv Datensatz setzen m nel Link Funktion Dateien hinzuf gen EI Multi User u E Logfile Schreiben Separates Logfile suchliste Loschen TI Loschen Archti
57. erden Das H kchen Erledigt wird wie bei einer Check Liste ohne Werte behandelt Wird das H kchen Liste Nummerieren gesetzt so wird die Liste im Ausdruck zus tzlich durchnummeriert Druckoplioner Status G Gesamt Erledigt Unerledigt Ge Ale Ja Nein Offen Bei Checklisten erscheint zus tzlich die M glichkeit bei den Druckoptionen auszuw hlen ob man die alle Adressen der Liste drucken will oder nur die erledigten oder unerledigten Adressen Ebenso kann man den Status einschr nken Diese Auswahl hat auch direkte Auswirkung auf die angezeigten Adresse der Liste Mit der Schaltfl che lassen sich dann die Details der Liste einblenden Zusammenfassung Adressen Erledigt Mein Vverte Adressen Erledigt Mein Werte la Adressen Erledigt Ja Werte Adressen Erledigt Ja Werte Mein Ges amtadressen Were Offen Gesamtsumme Mit der Schaltfl che a erden die Zahlenwerte aktualisiert E Durch die Liste soll bei z B bei geplanten Veranstaltungen die Zahl der Personen oder Kosten sowie die noch offenen oder m glichen Personen und Kosten anzeigen Copyright 2010 Seite 28 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 3 9 Termineinstellungen Mit dem Dialog Termineinstellungen k nnen neben der Einschr nkung der Daten die in der Terminanzeige angezeigt werden sollen noch weitere Einstellungen vorgenommen werden Durch eine Mausklick auf die Schaltfl che ffnet sich der folgende Dialog Terminein
58. erden m ssen erfolgt automatisch die Frage welchem Benutzer die Datens tze des zul schenden Benutzers zugewiesen werden sollen Datens tze zuordnen Sollen die Datens tze einem anderen Benutzer zugeordnet werden Bet tigt man die Schaltfl che Ja so kann ber den folgenden Dialog ein neuer Benutzer ausgew hlt werden Wird die Schaltfl che Nein angeklickt so werden die Datens tze dem Benutzer Admin zugewiesen Eigent mer Zuweisen Benutzer Admin r ZUwelsen Dazu wird der Benutzer aus der Auswahlliste ausgew hlt und mit der Schaltfl che Zuweisen best tigt Wird die Schaltfl che Zur ck angeklickt so werden die Datens tze dem Benutzer Admin zugewiesen A Beachten Sie dass ein gel schter Benutzer nicht wieder hergestellt werden kann O Copyright 2010 Seite 75 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 8 2 Benutzergruppen Mit dem Register Gruppen k nnen in Infotalis Gruppen erstellt werden denen die Zugriffsrechte der einzelnen Dialoge zugeordnet werden Diesen Gruppen wiederum k nnen Benutzer zugeordnet werden die dann die entsprechenden Berechtigungen der jeweiligen Gruppe bekommen Standardm ig sind drei Gruppen vorhanden denen bereits Benutzer zugeordnet werden k nnen Die Gruppe Admin kann alle Dialoge ffnen und komplett bearbeiten hingegen kann die Gruppe Standard die meisten Dialoge ffnen und die Gruppe Gaeste hat keinerlei Berechtigung Administration Benutzer Grupp
59. eren Jh Optische Hilfe Suchliste aktualisieren Chat Funktian Wo Inaktiwe Zeit nach der die Anwendung schliesst 00 50 nderungen gt Setzt das nderungsdatum der Hauptadresse wenn nderungen vorgenommen werden Automtisch schlie en gt Eine Uhr wird auf der Hauptmaske eingeblendet in der die Zeit angezeigt wird nach der die Anwendung bei Inaktivit t automatisch geschlossen wird User sperren gt Der Benutzer wird gesperrt und kann sich solange nicht anmelden bis das H kchen wieder entfernt wird E Mail Funktion gt Die Mail Funktion darf genutzt werden Adminrechte gt Der Benutzer kann den Adminbereich aufrufen und hat damit die M glichkeit die Software zu administrieren Weiterhin kann ein Benutzer mit Adminrechten den Eigent mer von Datens tzen ndern Beachten Sie dass diese Einstellung immer bei einem Benutzer gesetzt sein sollte damit die Software administrierbar bleibt Termineinstellungen gt Der Benutzer kann seine Termineinstellungen auf der Hauptmaske ndern Link Funktion gt Per Doppelklick kann die Hompepage die in einer Adresse angegeben ist ge ffnet werden Dateien hinzuf gen gt Der Benutzer darf Dateien in der Datenbank ablegen und speichern Multi User gt Der Benutzer kann sich in mehreren Sitzungen anmelden Datengruppen aktiv gt Der Benutzer kann nur die Datens tze bearbeiten die ihm in den Datengruppen zugeordnet worden sind Siehe Register Datengruppen Gruppenrec
60. ermin aktiv und wird in der Terminanzeige angezeigt Wird das H kchen Erledigt gesetzt so gilt der Termin als abgeschlossen Der Termin wird in der Termin bersicht ebenfalls nicht mehr angezeigt Durch setzen des H kchens WV wird der Termin jedes Jahr erneut Copyright 2010 Seite 14 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 angezeigt Dies eignet sich besonders f r Geburts oder Jahrestage an die automatisch erinnert werden soll Mit dem H kchen Privat wird der Termin nur dem Eigent mer angezeigt w hrend das H kchen L S den Termin anzeigt aber die Daten von anderen Benutzern nicht ge ndert werden k nnen Ist das H kchen Export gesetzt so wird der Termin exportiert Vorraussetzung ist auch hier dass die zugeh rige Adresse exportiert wird Ist die Adresse ebenfalls zum Export freigegeben so erscheinen auf der Terminmaske zwei neue Schaltfl chen Termine Erstellt von Name Datum Infotext Meldung Erledigt Wann WV Privat L S Espot Eigentumer Priorit t Admin Test 21 01 2006 Termin MT o mmm Admin E Nomal 0201 2006 PF E m m 2 E Noma D E S E 1 Qe lle Eme SC Se Alle Termine Zumuckzetzen Mit den Schaltfl chen Alle Termine Ausw hlen k nnen alle Termine der Adresse f r die eine Berechtigung zum Export vorhanden ist auf Export gesetzt werden Bet tigt man die Schaltfl che Alle Termine Zur cksetzen so wird das H kchen f r den Export wieder entfernt Mit dem Auswahlfeld Priorit t l
61. ess als MAPI Client verwendet werden so erscheint ein zus tzliches Datenfeld in dem der Outlook Pfad eingegeben oder per Dateildialog definiert werden muss Mail Profile Mail Profil MAPT Chent Zu T MAPI Client Signatur Beschreibung Check Mail Sander Outlook Direkt TI Ssender Name Outlook Express Je Public Attachments u Outlook Pfad Programme Outlook Express vorab Codieren Die Angaben Sender Mail und Sender Name werden nur f r die Erstellung on EML Dateien verwendet Bei den versendeten Mails wird immer die Daten des sendenden Mapi Client verwendet Im Gegensatz zu den meisten anderen MAPI Programmen wird ein Abbruch des Versands der Mail von Infotalis trotzdem als versendet gewertet Es empfiehlt sich daher die Check Mail f r das jeweilige Profil zu aktivieren Soll das Profil Dateianh nge versenden so muss das H kchen in der Checkbox Attachments gesetzt werden Sollen die Dateianh nge vor dem versenden Codiert werden so muss ebenfalls das H kchen in der Checkbox Vorab Codieren gesetzt werden y Beim Versenden von Serienmails wird jede Mail individuell zusammengestellt Sind Dateianh nge vorhanden so werden die beim versenden f r die E Mail codiert Sollen in allen E Mails dieselben Dateien versendet werden so macht es Sinn die Datei einmalig zu codieren und dann die bereits codierte Datei mit jeder E Mail zu versenden Copyright 2010 Seite 54 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2
62. et ist Eine Adresse kann zu beliebig vielen Listen geh ren Eine Zuordnung zu Listen kann auch f r die Zusatzadressen erfolgen Um eine Liste zudrucken ffnen Sie mit einem Klick auf die Schaltfl che Hl den Listen Dialog und w hlen dort die zudruckende Liste aus Wird das H kchen Liste Nummerieren gesetzt so wird die Liste zus tzlich durchnummeriert Bei normalen Listen wird in der letzten Spalte immer die Telefonnummer aus dem Feld Telefon 1 mit angedruckt A Beachten Sie dass Adresslisten und Check Listen von allen Benutzern gesehen und genutzt werden k nnen aber nur die Adressen auf der Liste angezeigt werden f r die der Benutzer auch eine Berechtigung hat O Copyright 2010 Seite 25 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 3 8 2 Check Listen Die Zuordnung einer Adresse zu einer Check Liste kann ebenfalls direkt in der Hauptmaske erfolgen Um eine Adresse zu einer Liste hinzuzuf gen klickt man auf die Schaltfl che c und bekommt folgenden Dialog angezeigt Listenzugeh rigkeit Alle Listen Zugeordnete Listen Erledigt Beispiel Check Beispiel Check Nach Auswahl der Liste aus dem Auswahlfeld Alle Listen wird per Mausklick auf die Schaltfl che gt gt eine Liste hinzugef gt oder mit der Schaltfl che lt lt die Liste wieder entfernt In dem rechten Listenfeld werden alle Zugeordneten Listen angezeigt der die Adresse bereits zugeordnet ist Solange eine der zugeordneten Check Listen noch nicht das
63. ff auf die Software geben Dieses bietet sich besonders bei einem Gast oder Test Account an Copyright 2010 Seite 6 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 3 2 Datenstruktur In Infotalis werden die Adressdaten vereinfacht dargestellt in folgender Weise abgelegt Zusatz Adressen Adressen Termine Als Hauptdatensatz Master wird immer die eigentliche Adresse abgelegt Zu dieser Adresse k nnen Termine und Zusatzadressen als Detaildatens tze angelegt werden Ein Termin oder eine Zusatzadresse sind demnach immer einer Adresse zugeh rig Bei allen Daten die in der Software abgelegt werden haben Sie die M glichkeit die Daten f r andere Benutzer der Software auszublenden mit einem Schreibschutz zu versehen oder einem anderen Benutzer Explizit zuzuordnen ber die Zuordnung und Vergabe der Rechte auf die Datensatzgruppe kann man die Sicht auf Adressdaten f r Personen oder Gruppen sehr leicht festlegen Man kann die Datengruppen aber auch f r jeden Benutzer individuell deaktivieren E In der ersten Version der Software waren alle Daten f r alle Benutzer sichtbar es wurde aber schnell als st rend empfunden Adressen und Termine angezeigt zubekommen die f r einen nicht von Belang waren Daher wurde in der aktuellen Version der Software das Konzept der Datensatzgruppen eingef hrt denen Adressen zugeh rig sind Dateien oder Dokumente und E Mails die in der Datenbank gespeichert werden lassen sich einer Ad
64. gins P home Admin 01 01 2006 21 33 26 LOGIN 1 wiederherstellen Loschen Markiert man einen gel schten Datensatz so wird die zugeh rige Hauptadresse angezeigt Mit den Schaltfl chen Wiederherstellen wird der Datensatz wieder bereitgegestellt mit der Schaltfl che L schen wird der Datensatz entg ltig entfernt Copyright 2010 Seite 80 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 8 5 Login In dem Register Login werden die aktuellen Lizenzinformation siehe 7 2 sowie die aktuellen angemeldeten Benutzer angezeigt Administration Benutzer Gruppen Zugriffsrechte Archiv Login Datengruppen Datensaetze Lizenz Info SN EGPH 30HLO 4HLRU PRAUI USERLOGINS Lo USERNAMES he START_DATE 01 01 2006 END_DATE 31 01 2006 MAILS 1100 LOGINS UNLIMITED LICEHCES_TYF Test LOG COUNTER M lL COLUNTER Angemeldete Benutzer Sitzung Benutzer Sestem Benutzer Machine KI Akt Login 1 Admin home IKOELLES u e e Aktualisieren Soll ein Sitzung beendet werden so muss das H kchen in der Checkbox Kill gesetzt und anschliessend die Schaltfl che Aktualisieren bet tigt werden Die Sitzung des Benutzer wird nun umgehend geschlossen Copyright 2010 Seite 81 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 8 6 Datengruppen Mit dem Register Datengruppen k nnen Datengruppen erstellt und die gew nschten Benutzer einer Gruppe zugewiesen werden Administration Benutzer Gruppen Zugriffsrechte Arc
65. h ngig von den Adressen dargestellt Copyright 2010 Seite 11 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 Um die Infotalis zu administrieren Daten zu suchen usw stehen Ihnen die Schaltfl chen in dem Rahmen Sonstiges zur Verf gung Sonstiges Sie k nnen durch das anklicken der Schaltfl chen folgende Aktionen ausf hren Schaltfl che Funktion Erkl rung ES Informationen Zeigt Information zur Version und Registrierung an T Passwort Offnet einen Dialog um das Passwort zu ndern Administration Offnet den Administrationsbereich der Software de Suche Offnet den Such Dialog Kopieren Kopiert den aktuellen Adresskopf in die Zwischenablage EF Word Schnittstelle Kopiert den aktuellen Adresskopf in eine Word Vorlage N Anh nge ffnet den Dialog um Anh nge in die Datenbank zuladen E Mail ffnet den Dialog f r den Mailversand Chat ffnet den Chat Dialog hie Schlie en Beendet die Anwendung Copyright 2010 Seite 12 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 3 4 Zusatzadressen In Infotalis k nnen jeder Adresse Zusatzadressen zugeordnet werden Durch das Klicken auf das Symbol D wird die Maske zur Erfassung der Zusatzadressen ge ffnet M chte man aus der eigentlichen Adresse eine Zusatzadresse machen um z B einen Adressstand zu historisieren so wird mit einem Mausklick auf die Schaltfl che e die Adresse als Zusatzadresse angelegt Zusatz Adressen Bezeichnung Zusatz DI D ei Mame Yomame St
66. haltfl che wird das Versandprotokoll der jeweiligen E Mail aufgerufen Hier wird festgehalten wann die Mail an wenn versendet worden ist und ob eventuell Probleme aufgetreten sind Eine E Mail kann jederzeit nochmals gesendet werden auch ist eine nderung der E Mail jederzeit m glich Vor dem Versand kann mit der Schaltfl che Y eine berpr fung auf doppelte und g ltige E Mailadressen durchgef hrt werden Alle ung ltigen und doppelten Mailadressen werden dann automatisch entfernt Mit der Schaltfl che E kann die E Mail nun versendet bzw EML Dateien erzeugt werden Bei Ausf hrung der Funktion wird nochmals eine berpr fung der Mailadressen vorgenommen Kann die Mail versendet werden so wird vom Programm gefragt ob eine Vorschau angezeigt werden soll Infotalis 7 Soll eine Yorschau der Mails angezeigt werden es H Mein Best tigen Sie die Vorschau der Mails so haben bekommen Sie eine Ansicht der versendeten Mail dargestellt Mail Vorschau POT de e 2 Test teskde 1200 DO E DO Betreff Testmail 3 Mail Testma il E u AAA Mit der Schaltfl che werden alle noch zuzeigenden Mails ist bei Serienmails der Fall gesendet und der Vorschau Dialog geschlossen Mit der Schaltfl che wird nur die aktuell angezeigte Mail versendet und bei weiteren Mails die n chste Mail angezeigt Mit Schaltfl che E wird das Senden abgebrochen und die Vorschau beendet Copyright 2010 Seite 38 von 97 INFOTALIS
67. herheitsabfrage angezeigt ob der Datensatz auch wirklich gel scht werden soll Duplizieren Legt die Adresse als Zusatzadresse an Schreibschutz Aktiviert den Schreibschutz f r die Adresse Adresse kann gelesen aber nicht ge ndert werden Import Export ffnet den Import Export Dialog zum Austausch von Adressdaten Drucken Druckt die aktuelle Adresse aus Listen ffnet den Listen Dialog Das Feld Name ist ein Pflichtfeld und muss immer ausgef llt werden wird eine neue Adresse angelegt so wird immer der Eintrag Standard Name eingetragen Dieser Eintrag sollte dann durch den richtigen Namen ausgetauscht werden Um Termindaten zu bearbeiten stehen Ihnen die Schaltfl chen in dem Rahmen Termine zur Verf gung Termine Sie k nnen durch das anklicken der Schaltfl chen folgende Aktionen ausf hren Schaltfl che Funktion Erkl rung hs Terminanzeige Zeigt alle anstehenden Termine im Zeitraum von 365 Tagen an E Einstellungen Einstellungen die der Benutzer selbst vornehmen kann m Termine Editieren Zeigt alle Termine auf die man Berechtigungen hat an LN Termine eingeben ffnet einen Dialog um Termine f r die jeweilige Adresse einzugeben e Terminliste ffnet einen Dialog mit dem Terminlisten gedruckt werden k nnen Kalender bersicht ffnet den Dialog mit der Kalender bersicht Alle Termine die angelegt werden sind immer einer Adressen zugeh rig In den Termin bersichten der Software werden die Termine aber unab
68. hiv Login Datengruppen Datensastze Gruppenname Gruppe Erstellen Gruppen ser Ze Die Benutzer die dieser Gruppe zugeh rig sind bekommen de Datens tze der Gruppen angezeigt f r die Sie Leserechte haben und schreiben alle Adressen die Sie erstellen in die Gruppe f r die eine Schreibberechtigung vorliegt Copyright 2010 Seite 82 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 Um die Funktion der Datengruppen etwas zu erl utern dient folgendes Beispiel Sie haben 4 Benutzer angelegt von denen jeweils zwei Benutzer die selben Daten bearbeiten sollen Die anderen Daten sollen f r die Benutzer der anderen Gruppe nicht sichtbar sein Um dies zu realisieren legen Sie mit der Schaltfl che 2 Gruppen Gruppe A und Gruppe B an W hlen Sie mit der Maus die Gruppe in dem Feld Gruppenname aus der Sie Benutzer zuordnen wollen Administration Benutzer Gruppen Zugriffsrechte Archiv Login Datengruppen Datensastze Gruppenname Gruppe B Gruppe Erstellen Gruppen ser SHE User A F gen Sie die gew nschten Benutzer mit der lt lt Schaltfl che der Gruppe hinzu und setzen Sie die H kchen S und L in dem Feld Gruppen User Wenn die Datengruppen f r die Benutzer aktiviert sind so sehen die Benutzer A und B nur die Daten die der Datengruppe Gruppe A zugeordnet worden sind Alle Datens tze die von den Benutzern angelegt werden werden automatisch dieser Gruppe zugeordnet Copyright 2010 Seite 83 von
69. hrankt auf konkludente Gew hrleistungen der Tauglichkeit der Eignung f r einen bestimmten Zweck oder des Nichtbestehens einer Rechtsverletzung The program ig provided as el without warranty of any kind either expressed or implied including but not limited to the implied warranties of merchantability and fitness for a particular purpose LIZENZBEDINGUNGEN O Ich lehne die Yereinbarung ab Deutsch El Le Setup Infotalis el Ordner w hlen Wohin soll Infotal s installiert werden a O Das Setup wird Infotal s in den folgenden Ordner installieren Klicken Sie auf Weiter um fortzufahren Klicken Sie auf Durchsuchen fall Sie einen anderen rdner ausw hlen mochten CFrogramme lnfotalis Mindestens 24 8 MB freier Speicherplatz ist erforderlich Deutsch Weller gt Abbrechen Seite 91 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 5 Entfernen Sie das H kchen vor dem Eintrag PEE alla Datenbank Komponenten ausw hlen Bet tigen Sie die Schaltfl che Weiter um Welche Komponenten sollen installert werden die Vollst ndige Installation zu beginnen w hlen Sie de Komponenten aus die Ge installieren mochten Blicken Sie auf weier wenn sie bereit sind fortzufahren Benutzerdefinierte Installation wi DD atenbank Wollnstallation Die aktuelle Auswahl erfordert min 24 8 MB Speicherplatz lt Zur ck weiter gt y Abbrechen Bet tigen Sie die Schaltfl che
70. hte aktiv gt Der Benutzer kann nur die Masken und Felder benutzen f r die er die Berechtigung hat Siehe Register Gruppen Datensatz setzen gt Der zuletzt ge ffnete Datensatz wird beim n chsten anmelden automatisch angezeigt Logfile Schreiben gt Die get tigten Aktionen inklusive der Dateninhalte werden in eine Logdatei geschrieben Diese Funktion ist nicht durchg ngig implementiert worden und dient eigentlich zur Fehlerbehebung in der Applikation Separates Logfile gt F r jede Sitzung wird eine separate Logdatei geschrieben Suchliste L schen gt Wird der Suchdialog ge ffnet so werden die alten Suchergebnisse gel scht Copyright 2010 Seite 71 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 L schen Archivieren gt Wird die Checkbox gesetzt so werden alle gel schten Datens tze Adressen Zusatzadressen Termine Adresslisten und E Mails aus der Datenbank entfernt Ist das H kchen nicht gesetzt so werden die Datens tze ausgeblendet und k nnen in dem Register Archiv wieder hergestellt werden Gel schte Mails k nnen nur mit einem Update Script wieder hergestellt werden Dateien die in der Datenbank abgespeichert worden sind werden direkt gel scht Optische Hilfe gt Das aktuelle Feld wird mit blauem und Pflichtfelder mit gelben Hintergrund dargestellt Suchliste aktualisieren gt ffnet man den Suchdialog so wird die Ergebnisliste des letzen Suchbegriffes erneut abgefragt Chat Funktion gt Der Benutzer
71. instellungen des Systems f r die Versanddaten verwendet werden f r die Erstellung von EML Dateien ist es allerdings notwendig einen Absender anzugeben Mail Profile Mail Profil MArT Cient D T MAPI Client Signatur Beschreibung Check Mail Sender Mail Outlook Direkt TI Sender Name Outlook Express Public Po Attachments E vorab Codieren I Cie Angaben Sender Mail und Sender Name werden nur f r die Erstellung won EML Cateien verwendet Bei den versendeten Mails wird immer die Daten des sendenden Mapi Client verwendet Wird das H kchen in der Checkbox Public gesetzt so wird das Mail Profil allen Benutzern zur Verwendung angeboten Entfernt man das H kchen sp ter wieder so muss in den E Mail die das Profil verwendet haben wieder ein neues Profil ausgew hlt werden damit die E Mail versendet werden kann Wenn als MAPI Client Outlook verwendet werden soll so kann durch das setzen des H kchens bei der Checkbox Outlook Direkt die Mail direkt an Outlook bergeben werden In diesem Fall findet der Zugriff nicht ber die MAPI Schnittstelle statt Sollte es beim MAPI Versand zu Problemen mit Outlook kommen so ist ein direktes ansteuern von Outlook mit der Verwendung von Outlook Direkt m glich Copyright 2010 Seite 53 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 Soll als MAPI Client Outlook Express verwendet werden so muss das H kchen in der Checkbox Outlook Express gesetzt werden Soll Outlook Expr
72. ird im Fu bereich des Formulars die zugeh rige Adresse angezeigt Mit einem erneuten Mausklick auf das Symbol Be kann die Zuordnung wieder aufgehoben werden A Um die Datei wieder auf einem anderen Datentr ger abzuspeichern klickt man auf das Symbol El und es wird wiederum ein Dateidialog angezeigt mit dessen Hilfe man den Speicherort ausw hlen kann Wenn man die Datei vor unberechtigtem Abspeichern sch tzen will so kann mit der Schaltfl che H ein Passwort f r die jeweilige Datei vergeben werden das von anderen Benutzern vor dem Speichern best tigt werden muss In den Optionen l sst sich einstellen welche Dateien angezeigt werden sollen Optionen G Ale Ohne Zuordnung Mit Zuordnung M Alle zeigt alle Dateien an unabh ngig davon ob sie einer Adresse zugeordnet worden sind oder nicht E Ohne Zuordnung zeigt nur die Dateien an die keiner Adresse zugeordnet worden sind M Mit Zuordnung zeigt nur Dateien an die einer Adresse zugeordnet sind A Beachten Sie dass gel schte Dateien nicht wieder hergestellt werden k nnen Wird der Dialog mit der D Schaltfl che ge ffnet werden die Dateien direkt der jeweiligen Adresse zuzuordnen und nur die Dateien angezeigt die der aktuellen Adresse zugeordnet sind Copyright 2010 Seite 22 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 3 7 Beziehungen Per Mausklick auf die Schaltfl che D ffnet sich der Dialog Beziehungen mit dessen Hilfe Adressen mit einander Ver
73. kn pft werden k nnen Beziehungen Willkommen Test Test A El KS al Es werden dabei auf der linken Seite alle Adressen angezeigt auf die der Benutzer Zugriff hat und auf der rechten Seite die Adressen die bereits zugewiesen worden sind Per Maus wird in dem jeweiligen Fenster eine Adresse markiert und dann mit der Schaltfl che gt gt hinzugef gt oder mit der Schaltfl che lt lt wieder entfernt Beziehungen willkommen Sobald auf der rechten Seite eine Adresse selektiert wird werden unter jeder Liste Eingabefelder eingeblendet in die pro Adresse ein Stichwort f r die angelegte Beziehung eingegeben werden kann Copyright 2010 Seite 23 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 3 8 Listen Um Adressen bequem auswerten und verwalten zu k nnen lassen sich drei Typen von Adresslisten in Infotalis erstellen Um eine neue Liste zu erstellen oder eine vorhanden Liste zu drucken wird der Dialog mit einem Klick auf das Symbol Hl ge ffnet Adressliste Erstellen Listenname ol T pe Liste Hummerieren BR m a Wilkommen Ea Ka E EI EI Mit einem Klick auf die Schaltfl che ffnet sich ein Dialog in dem der Name und der Typ der Liste definiert wird Liste Erstellen Mame Lister ame Listentyp Ce Normale Liste Check Liste Check Liste mit Werten vr Nach Eingabe des Namens f r die Liste kann die neue Liste mit einem Klick auf das Symbol Y e
74. mischen Mailversands Legt eine neue Spalte f r den dynamischen Mailversand an L scht eine Spalte des dynamischen Mailversands Sucht die zugeh rige Adresse und zeigt diese an ffnet den Dialog zur Serienterminerstellung F gt den Termin einer Terminliste hinzu ffnet den Dialog f r die Verwaltung und Erstellung der Mailprofile Seite 96 von 97 Symbol Ei Y lo EE Sa INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 Funktion Erkl rung Editieren Offnet den Mail Dialog um die ausgew hlte Mail zu bearbeiten bernehmen Get tigte nderungen werden bernommen Mail Protokoll ffnet das Mail Protokoll der aktuellen Mail Suche Startet im Suchendialog die Suche Datei Speichern Speichert die Datei auf dem Rechner Datei zuordnen ffnet einen Dialog mit der die Datei einer Adresse zugewiesen werden kann Alle Mails Senden Versendet bei mehreren E Mails die in der Vorschau angezeigt werden alle folgenden E Mails und beendet die E Mail Vorschau Copyright 2010 Seite 97 von 97
75. mport Optionen deaktiviert da immer nderungen an der Datenbank oder an den Stammdaten vorgenommen werden Daten Import Import Optionen Import Geladene Dateien Update Script upel Co Standard Import Update atei C CSY Datei Mit dem Bet tigen der Schaltfl che Import wird die Update Datei verarbeitet und es wird angezeigt ob die Verarbeitung erfolgreich verlaufen ist Da Update Dateien alle nderungen Erweiterungen und Anpassungen unabh ngig von dem Benutzer durchf hren stehen beim dem Import Typ keine Import Optionen zur Verf gung Die Update Datei pr ft bei Bedarf den Versionstand vor dem durchf rhen der nderungen so das eine versehentliches oder wiederholtes einspielen von Update Dateien keinen Schaden verursachen sollte Sollte die Datei mit einem Passwortschutz versehen sein so wird vor dem erfolgreichen Import das Passwort abgefragt und nur bei bereinstimmung die Update Datei auch wirklich ausgef hrt Update Dateien k nnen z B eine neue Sprachversion einspielen oder aber Stammdaten f r eine neue Version bereitstellen Da die Update Dateien verschl sselt sind k nnen die Dateien nicht von Ihnen selbst erstellt werden Copyright 2010 Seite 60 von 97 6 1 3 CSV Import Erstellen Sie eine CSV Datei mit Ihren Adressdaten die folgendes Format hat INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 NAME VORNAME INFO1 INFO2 STRASSE PLZ STADT LAND TEL FAX MOBIL MAIL HOMEPAGE Format der CSV Datei NAME VORNAME
76. n Neben der Erfassung von Adress und Termindaten ist weiterhin das Erstellen und Senden von einfachen E Mails bis hinzu dynamischen Serienmails m glich F r diese Funktion muss eine Verbindung zum Internet oder zu einem Mapi Client bestehen Um das Wiederfinden von Informationen zu erleichtern kann ber die wesentlichen Daten eine Suche mit unterschiedlichen Optionen durchgef hrt werden Ist die Suche erfolgreich so kann au er bei der phonetischen Suche das Suchergebnis anschliessend in dem entsprechenden Formular markiert angezeigt werden F r den Import und Export steht ein CSV Format zu Verf gung mit dem Adressdaten ein oder ausgelesen werden k nnen F r den Austausch von einer Infotalis Datenbank zu einer anderen Infotalis Datenbank ist ein eigenes Export Format vorhanden Ebenfalls k nnen Dateien in der Datenbank abgelegt und bei Bedarf einer Adresse zugeordnet werden Auch bei diesen Daten ist wiederum m glich diese nur einem bestimmten Personenkreis zug nglich zumachen oder z B per Passwort zu sch tzen F r die Anwender die Funktionen oder Rechte auf Datens tze einschr nken wollen besteht die M glichtkeit die Software durch ein zweistufiges Rechtekonzept exakt auf einzelne Benutzer oder Gruppen anzupassen Dadurch ist es mit einfachen Schritten m glich Daten zu sch tzen oder nur bestimmten Personen anzuzeigen Die Software ist mehrbenutzerf hig und kann in einem Netzwerk betrieben werden Fileserver Ebe
77. n Mail bearbeitet werden Variablen Editieren Y 0 6 E Aufgrund der Datenstruktur lassen sich die Werte nicht direkt in dem Dialog ndern es empfiehlt sich daher bei vielen Variablen die nderungen direkt in der CSV Datei vorzunehmen Die vorhandenen Variablen k nnen dazu immer als CSV Datei gespeichert und auch wieder geladen werden Beim schliessen des Dialogs fragt das Programm nach ob die gefunden Mailadressen bernommen werden sollen Infotalis 2 Sollen die Mailadressen als Empf nger bernommen werden mr Best tigt man dies mit Ja so werden alle Mailadressen der An Zeile hinzugef gt Copyright 2010 Seite 47 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 A Beachten Sie dass nur f r die Mailadressen eine Mail versendet wird f r die auch ein Eintrag in dem Variablenset vorhanden ist Wenn die E Mail vollst ndig ist k nnen Sie sich ber das Senden der E Mail eine Vorschau anzeigen lassen und sehen ob Ihre E Mails korrekt erstellt wird Mail Vorschau 1 2 INFOTALIS INFOTALIS de EZ e A O DU Betreff Dynamische Serienmail 0000 el Mail Sehr geehrter Herr Meier ich kann Ihnen einen Termin am 02 01 2006 viele Gr e Vertreter E In der Kopfzeile des Dialoges wird die aktuelle Mail und die Anzahl der E Mails angezeigt z B 1 2 Mit der Schaltfl che E werden alle noch zuzeigenden Mails gesendet und der Vorschau Dialog geschlossen Mit der Schaltfl che wird n
78. n versendet Die Adressaten sehen sich gegenseitig nicht Mit der dynamischen Serienmail k nnen Sie Platzhalter definieren und individuelle Werte pro Mailempf nger hinterlegen Copyright 2010 Seite 34 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 5 1 Normale Mail Ist eine E Mail erstellt worden oder eine vorhandene E Mail ausgew hlt worden so wird Ihnen der folgende Dialog angezeigt E Mail Editieren Datum 01 01 2006 09 39 52 an Jam Dateiname Dateigro e ME ms Anzahl der Dateien 0 Gro e ME E Mail Status Erstellt von Admin Eigent mer Admin Mail 5tatus Ungesendet E Mail Optioner Serienmail Signatur Hinzuf gen I Lis TI Privat anablen Typ 1 Dynamische Mal Dynamische Attachments anablen Typ Mail Profil Standard Client VM EML Optionen De Senden EML Senden EML T alelvle In das Feld An werden die Mail Adressen der jeweiligen E Mail eingegeben In die Felder CC werden die Adressaten eingegeben die die E Mail in Kopie erhalten sollen In BK werden die Adressaten eingegeben die die E Mail erhalten sollen aber nicht von den anderen Adressaten gesehen werden sollen E In den Feldern hinter den Schaltfl chen DL wird in der Zahl vor der Klammer die Anzahl der Zeichen angezeigt w hren die Zahl in der Klammer die Anzahl der Mal Adressen angibt Copyright 2010 Seite 35 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 Hinter den Datenfeldern kann mit der Schaltfl
79. nfalls ist die Software mehrsprachig wobei keine besondere Beachtung auf eine grammatikalisch korrekte Schreibweise gelegt wurde Es k nnen bei vorliegender bersetzung der Sprachtabellen weitere Sprachen per Updatescript eingespielt werden Das Handbuch ist so aufgebaut dass davon ausgegangen wird dass Infotalis bereits erfolgreich installiert worden ist und fehlerfrei gestartet werden kann Sollte dies nicht der Fall sein so lesen Sie bitte die Kapitel zur Installation der Software in diesem Handbuch Um manche Funktionen nutzen zuk nnen ist f r Privatpersonen eine kostenlose Registrierung erforderlich Der Registrierung erfolgt per E Mail und ist im Handbuch beschrieben Da es sich dabei noch um einen weitestgehend manuellen Prozess handelt kann bis zum versenden des Registrierungsschl ssels Zeit vergehen Ich hoffe das Programm erleichtert Ihnen die Adress und Terminverwaltung sowie das Erstellen und Versenden von E Mails Patrick K ster Copyright 2010 Seite 4 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 2 ber dieses Handbuch 2 1 Aufbau Dieses Benutzer Handbuch soll dem Anwender der Software eine pr zise informative und ansprechende Dokumentation zur Verf gung zu stellen Die einzelnen Funktionen innerhalb der Software werden anhand von g ngigen Beispielen welche mit Musterdaten versehen sind dargestellt Um das Handbuch bersichtlich zu halten wurden verschiedene typographische Konventionen verwendet
80. nformations ubersicht Name Priorit t Test hat zoll Heute am 11 01 2006 Termin gl Moral Die hier angezeigten Termine k nnen mit einem Klick auf das Druckersymbol ausgedruckt werden Mit der Schaltfl che amp werden die Detailinformationen des Termins angezeigt die ebenfalls gedruckt werden k nnen Mit der Schaltfl che eu wechselt das Programm zu der zugeh rigien Adresse und ffnet den Termin so dass dieser bearbeitet werden kann Die Auswahl der Daten kann durch den Benutzer eingegrenzt werden Durch eine Mausklick auf die Schaltfl che B ffnet sich der folgende Dialog Termineinstellungen Termine n 14 Tagfen Anderungsdatum k Termine vor 14 Taglen Auto Beenden E Sprache Deutsch DI In den Feldern Termine in und Termine vor kann der Zeitraum der Anzeige in Abh ngigkeit des Tagesdatum eingeschr nkt werden Dass hei t dass am 01 01 2006 die Termine die in dem Zeitraum vom 17 12 2005 und 14 01 2006 angezeigt werden Der gesamte Zeitraum kann allerdings nicht gr er als ein Jahr sein Sollte Ihnen die Berechtigung auf den Dialog fehlen so informieren Sie sich bei Ihrem Administrator er kann Ihnen die Berechtigung erteilen oder aber den Zeitraum f r Sie einzustellen F r eine Jahres bersicht von Terminen ist eher die Kalenderansicht zu empfehlen da dort wesentlich genauer nach Terminen gesucht werden kann Copyright 2010 Seite 17 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 3 5 5 Termine
81. pfiehlt sich die Verwendung der Check Mail des jeweiligen Mail Profils Copyright 2010 Seite 39 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 5 2 Dynamische Mail Um eine dynamische Mail zu schreiben und zu versenden ffnen Sie eine E Mail oder legen eine neue E Mail an W hlen Sie wie bei einer normalen Mail die Adressaten aus Listen oder Dateien aus oder geben Sie sie ein Verfassen Sie den Mailtext und setzen Sie dort wo der Inhalt dynamisch gesetzt werden soll ein 1 ein Die Zahl in der Klammer steht f r den Wert der zugewiesen werden soll Hallo es handelt sich um eine Testmail vom 017 Setzen Sie nun das H kchen in der Checkbox Dynamische Mail E Mail Optionen Serienmaill Signatur Hinzuf gen I Lis Privat Yanablen Typ 1 Yanablen Typ 2 Mail Profil Standard Client k Um die Werte f r die Variablen zuzuordnen klicken Sie auf die Schaltfl che Variablen Typ 1 und ffnen den folgenden Dialog Variablen Editieren Yes Jae Sie k nnen wahlweise bereits definierte Werte aus einer CSV Datei einlesen oder aber die Werte in dem Dialog eingeben Copyright 2010 Seite 40 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 Um Werte aus einer CSV Liste einzulesen klicken Sie mit der Maus auf das Symbol und w hlen Sie mit dem Dateidialog die gew nschte CSV Datei aus Beachten Sie dass die CSV Datei indiziert d h in der ersten Spalte eine eindeutige Zahl haben muss E Beispiel
82. platzversion installieren so muss das H kchen der Datenbank entfernt werden 6 Bet tigen Sie die Schaltfl che Installieren um die Softwarekomponenten auf Ihrem Rechner zu installieren Bet tigen Sie die Schaltfl che Weiter um das Setup fortzusetzen Copyright 2010 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 la setup Infotalis EIER Komponenten ausw hlen Welche Komponenten sollen installiert werden Wahlen Ge die Komponenten aus die Sie installieren mochten Klicken Sie auf Weller wenn sie bereit sind fortzufahren Die aktuelle Auswahl erfordert min 36 2 ME Speicherplatz 5 Setup Infotalis Installation durchf hren Das Setup ist jetzt bereit Infotalia auf Ihren Computer zu installieren Klicken Sie auf Installieren um mit der Installation zu beginnen za a Setup Infotalis Information Lesen Sie bitte folgende wichtige Informationen bevor Sie fortfahren Klicken Sie auf Weiter sobald Sie bereit sind mit dem Setup fortzufahren Das Passwort des Benutzers Admin ist admin Ez muss nach dem ersten einloggen ge ndert werden Bitte merken Sie sich das neue Passwort da ansonsten keinerlei Zugnffsmaglichkeit auf de Datenbank besteht Wenn Sie sich registrieren lassen konnen Sie selbst Benutzer anlegen und administrieren Die Registrierung zieht keinerlei Kosten nach sich Sie werden nur uber nderungen und Erweiterungen an der Software informiert sofern Die des Wunschen
83. ra e Stadt PLZ Land Telefon Fax Handy D atum 01 01 2006 Ersteller Admin Eigentumer Admin sl Privat L S Export gt E Mail Homepage Details Die Zusatzadresse kann ebenfalls einer Liste oder Checkliste zugewiesen werden ber die Schaltfl che k nnen weitere Zusatzadressen angelegt werden Mit einem Mausklick auf die GC Schaltfl che wird eine Zusatzadresse als normale Adresse angelegt Mit den Checkboxen Privat und WS lassen sich wie bei den Hauptadressen die Rechte auf die Zusatzadresse einschr nken Wird das H kchen bei Privat gesetzt so wird die Zusatzadresse nur dem Eigent mer angezeigt Wird das H kchen bei L S gesetzt so kann die Zusatzadresse von anderen Benutzern nur gelesen nicht aber ver ndert werden Soll die Zusatzadresse exportiert werden so muss das H kchen in dem Feld Export aktiviert werden Damit der Export greift muss auch die Hauptadresse zum Export definiert werden Copyright 2010 Seite 13 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 3 5 Termine In Infotalis k nnen jeder Adresse beliebig viele Termine zugeordnet werden Durch das Klicken auf das Symbol ZE wird die Maske zur Erfassung der Termine ge ffnet Der Dialog kann ebenfalls ber die Schaltfl che D ge ffnet werden Wollen Sie alle Termine der Datenbank sehen so wird mit Bet tigung der Schaltfl che Ga ein Dialog ge ffnet in dem die Termine nur editiert aber keine neuen Termine angelegt werden k nnen
84. resse zuordnen werden sie keiner Adresse zugeordnet sind die Dateien und E Mails f r alle Benutzer der Datenbank sichtbar Mit dem setzten des H kchen s Privat kann das einsehen durch andere Benutzer verhindert werden Copyright 2010 Seite 7 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 3 3 Adressen Nach dem erfolgreichen Start wird die Hauptmaske von Infotalis angezeigt ES Infotalis 2 10 Registriert Benutzer Admin Name Wilkommen ja 8 lr c r n w Aktuell vV Privat Yorname Stra e Il Stadt Tp Land Deuschiand E Telefon Hobil Ort 1 Ort 2 Ort 3 Erstellt 01 01 2006 Won Admin Eigentumer Admin sl Ge ndert 11 01 2006 Yon Homepage Details Drucken Sie F um de Bedienungsanteltung zu offnen Adressen Termine Sonstiges Blelilslealejsjun ts olzlei algplnelel s Sie k nnen den bereits angezeigten Datensatz bei Bedarf ndern oder einen anderen Datensatz ber das Kombinationsfeld Wilkommen El ausw hlen Die Auswahl l sst sich ber das Anklicken der jeweiligen Adressen ausw hlen Sie k nnen aber auch den Nachnamen der Adresse eingeben und das Kombinationsfeld zeigt dann die Werte an die Ihrer Eingabe entsprechen Befindet man sich in den Feldern Name oder Vorname und bet tigt die rechten Maustaste so wird der erste Buchstaben in einen Gro buchstaben und die Folgenden in Kleinbuchstaben umgewandelt In alle Eingabefelder lassen sich per Tastatur die jeweiligen Daten eingeben ledigli
85. rofil Standard Client EML Optionen DG Senden EML Senden EML IT Sall P Copyright 2010 Seite 43 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 Wenn die E Mail vollst ndig ist k nnen Sie sich ber das Senden der E Mail eine Vorschau anzeigen lassen und sehen ob Ihre E Mails korrekt erstellt wird Da an jeden Adressaten eine separate Mail versendet wird ist die Darstellung der Vorschau etwas anders Mail Vorschau 1 2 Von INFOTALISDINFOTALIS de de nn Fest teg is y C Pr IT om Betreff Beengd OOO O a aaaaa 10 Mail Hallo es handelt sich um eine Testmail In der Kopfzeile des Dialoges wird die aktuelle Mail und die Anzahl der E Mails angezeigt z B 1 2 Mit der Schaltfl che E werden alle noch zuzeigenden Mails gesendet und der Vorschau Dialog geschlossen Mit der Schaltfl che wird nur die aktuell angezeigte Mail versendet und bei weiteren Mails die n chste Mail angezeigt Mit Schaltfl che E wird das Senden abgebrochen und die Vorschau beendet Anschliessend wird wieder kurz der Sendeverlauf zusammengefasst Infotalis Diz Mails wurden versendet 0 EL Dateien wurden erzeugt Dieser kann auch im Mail Protokoll eingesehen werden Copyright 2010 Seite 44 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 5 4 Dynamische Serienmail Um eine dynamische Serienmail zu schreiben und zu versenden ffnen Sie eine E Mail oder legen eine neue E Mail an W hlen Sie
86. rstellt werden Wenn eine Check Liste oder eine Check Liste generiert werden soll muss die entsprechende im Listentyp gew hlt werden Nach Auswahl der Liste aus dem Auswahlfeld Listename werden in dem rechten Listenfeld alle Adressen angezeigt die der Liste bereits zugeordnet sind Per Maus wird in dem jeweiligen Fenster eine Adresse markiert und dann mit der Schaltfl che gt gt hinzugef gt oder mit der Schaltfl che lt lt wieder entfernt Das A vor dem Namen seht f r Adresse und das Z f r Zusatzadresse Dr ckt man die Schaltfl che I so werden die zugeh rigen Adressendaten angezeigt Um eine Adresse leichter zu finden kann der Name im Eingabefeld eingegeben werden und mit dem Symbol kh die Suche nach der Adresse ausgel st werden Copyright 2010 Seite 24 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 3 8 1 Normale Listen Die Zuordnung einer Adresse zu einer normalen Liste kann ebenfalls direkt in der Hauptmaske erfolgen Um eine Adresse zu einer Liste hinzuzuf gen klickt man auf die Schaltfl che D und bekommt folgenden Dialog angezeigt Listenzugehorigkeit Alle Lister Zugeordnete Listen Beispiel AA E Ge Nach Auswahl der Liste aus dem Auswahlfeld Alle Listen wird per Mausklick auf die Schaltfl che gt gt eine Liste hinzugef gt oder mit der Schaltfl che lt lt die Liste wieder entfernt In dem rechten Listenfeld werden alle Zugeordneten Listen angezeigt der die Adresse bereits zugeordn
87. rt werden getrennt bertragen M Auth Plain Verfahren bei externen SMTP Servern zum Beispiel von GMX de Benutzer und Passwort werden gemeinsam bertragen E SMTP after POP h ufiges Verfahren bei externen SMTP Servern zum Beispiel von Web de Copyright 2010 Seite 55 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 Wird das H kchen in der Checkbox Public gesetzt so wird das Mail Profil allen Benutzern zur Verwendung angeboten Entfernt man das H kchen sp ter wieder so muss in den E Mail die das Profil verwendet haben wieder ein neues Profil ausgew hlt werden damit die E Mail versendet werden kann Beachten Sie das beim versenden von SMTP Mails in der Regel keine Ausgangsmail in dem zugeh rigen Mail Account abgelegt werden Um sicherzustellen dass die Mails auch ordentlich versandt worden sind sollte auch hier die Check Mail genutzt werden Soll das Profil Dateianh nge versenden so muss das H kchen in der Checkbox Attachments gesetzt werden Sollen die Dateianh nge vor dem versenden Codiert werden so muss ebenfalls das H kchen in der Checkbox Vorab Codieren gesetzt werden y Beim Versenden von Serienmails wird jede Mail individuell zusammengestellt Sind Dateianh nge vorhanden so werden die beim versenden f r die E Mail codiert Sollen in allen E Mails dieselben Dateien versendet werden so macht es Sinn die Datei einmalig zu codieren und dann die bereits codierte Datei mit jeder E Mail zu versenden 5 5 3 Signatur und Be
88. schreibung In dem Feld Signatur kann eine Signatur f r die Mails hinterlegt werden die das entsprechende Mail Profil nutzen soll Mail Profile Mail Profil MAPI Client D T MARI Client Signatur Beschreibung Check Mail Dies ist eine Signatur Damit die Signatur auch wirklich verwendet wird muss das H kchen in der Checkbox Signatur hinzuf gen in der gesetzt werden E Mail Optionen Serienmail gt Signatur Hinzuf gen Lis JW Privat Dynamische Mal Dynamische Attachments Durch diese Option kann jeder Anwender nochmals seine eigene Signatur in der Mail eingeben und die vorgegebene Signatur ausser Acht lassen Copyright 2010 Seite 56 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 5 5 4 Check Mail Mit dem einrichten und verwenden einer Check Mail hat man die M glichkeit alle Mails um eine weitere Adressen zu erweitern Mail Profile Mail Profil MArT Cient D T MAPI Client Signatur Beschreibung Check Mail Senden ye Mail Adresse best test de Mail Typ An Cc f Bcc Der erfolgreiche Empfang einer Testmail best tigt lediglich den Versand der Mail nicht aber den Empfang und das Lesen der Mail bei dem urspr nglichen Adressaten Um die Funktion f r das Profil zu aktivieren wird das H kchen in der Checkbox Senden gesetzt In dem Feld Mail Adresse muss eine g ltige Mail Adresse eingegeben werden Mit dem Mail Typ kann festgelegt werden ob der oder die Empf nger
89. stellungen Termine n 14 Tagfen nderungsdatum Termine vor 14 Tagfen Auto Beenden u Sprache Deutsch DI In den Feldern Termine in und Termine vor kann der Zeitraum der Anzeige in Abh ngigkeit des Tagesdatum eingeschr nkt werden D h das am 01 01 2006 die Termine die in dem Zeitraum vom 17 12 2005 und 14 01 2006 angezeigt werden Der gesamte Zeitraum kann allerdings nicht gr er als ein Jahr sein Wird das H kchen Anderungsdatum gesetzt so wird bei jeder nderung der Hauptadress das Ge ndert Datum gleich dem aktuellen Systemdatum gesetzt Wird das H kchen Auto Beenden gesetzt so erscheint auf der Hauptmaske das Feld Rest Zeitin dem Homepage Details Rest elt 00 01 55 Adressen angezeigt wird nach welcher Zeit ohne Aktivit t die Anwendung automatisch geschlossen wird Sobald eine Eingabe nderung oder Datensatzwechsel erfolgt wird die Uhr wieder auf den Ursprungszustand zur ck gesetzt und l uft erneut ab Die Zeit ist dabei durch den Administrator individuell einstellbar Ebenfalls kann die Sprachversion der Software noch nachtr glich in dem Men ge ndert werden Dazu wird einfach die gew nschte Sprache aus dem Pull Down Men ausgew hlt Copyright 2010 Seite 29 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 3 10 Such Funktion Um bei umfangreichen Datenmengen gezielt nach Datens tzen suchen zuk nnen stellt das System vielf ltige Suchfunktionen zur Verf gung Mit einem Mausklick
90. t MAIL COUNTER Zeigt die Anzahl der gesendeten Mails an Wird vom System gesetzt Die Felder USER_LOGIN USER_NAMES MAILS und LOGIN k nnen mit Zahlenwerten oder dem Begriff UNLIMITED keine Beschr nkung belegt werden Die Felder START_DATE und END_DATE k nnen mit einem regul ren Datum oder dem Begriff NONE keine Beshr nkung belegt werden Bitte senden Sie wiederum eine E Mail mit Ihren Kontaktdaten und den gew nschten Lizenzdaten an register infotalis de Sie erhalten dann per Mail eine Setup Datei die die gew nschte Lizenzdatei auf Ihrem Rechner aufspielt Beim Start der Anwendung wird die Lizenzdatei dann automatisch eingelesen und Ihre Lizenzangaben aktualisiert Copyright 2010 Seite 67 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 Beachten Sie dass die Lizenzdatei nur f r den entsprechenden Rechner und Datenbank g ltig ist Wenn eine falsche Lizenzdatei gefunden wird werden wieder die Standard Lizenzinformationen gesetzt Nach dem die Lizenz eingespielt worden ist sehen Sie aktuellen Lizenzwerte Lizenz Info SN 7EKPH 30HLO 4HMWU NQALO USER_LOGINS UNLIMITED USER_NAMES UNLIMITED START_DATE NONE END_DATE NONE MAILS UNLIMITED LOGINS UNLIMITED LILENLES_T YF FL LL LOG COUNTER MAIL COUNTER Ist f r eine Lizenzangabe der Wert UNLIMITED oder NONE gesetzt so besteht f r diese Einstellung keine Einschr nkung mehr O Copyright 2010 Seite 68 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10
91. tfl che OK um die Installation zu starten Setup Sprache ausw hlen Copyright 2010 Seite 90 von 97 Bet tigen Sie die Schaltfl che Weiter um die Installation zu beginnen 3 Lesen Sie die nun angezeigte Lizenzvereinbarung Durch Anwahl der Checkbox Ich akzeptiere die Vereinbarung wird die Schaltfl che Weiter aktiviert Bei Ablehnung der Lizenzvereinbarung haben Sie die M glichkeit ber die Schaltfl che Abbrechen die Installation zu beenden oder ber die Schaltfl che Zur ck zum Er ffnungsbildschirm zur ckzukehren 4 W hlen Sie den Pfad aus unter dem INFOTALIS Installiert werden soll Copyright 2010 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 a Setup Infotalis SEIE Wilkommen zum Infotalis Setup Assistenten Dieser Assistent wird jetzt Infotal s Yersion 2 00 auf Ihren Computer installieren Sie sollten alle anderen Anwendungen beenden bevor Sie mit dem Setup fortfahren Meter zum Fortfahren Abbrechen zum Verlassen 15 Setup Infotalis Lizenzwereinbarung Lesen Sie bitte folgende wichtige Informationen bevor Sie fortfahren Lesen Sie Bitte de folgenden Lizenzwereinbarungen Benutzen Sie bel Bedarf de Bildlaufleiste oder drucken Sie de Bild Ab T aste Die Software wird Ihnen so wie sie ist zur Yerfugung gestellt ohne Gew hrleistung seitens des Autors ingendeiner Art weder ausdrucklich noch konkludent einschlie lich aber nicht besc
92. tionen Senden EML Senden EML El Ist die Option Senden ausgew hlt so wird keine EML Datei geschrieben Wird die Option EML gesetzt so werden nur eine EML Dateien erzeugt aber keine E Mails versendet Und bei der Option Senden EML werden EML Dateien erzeugt und die E Mails versendet Wird eine der letzten beiden Optionen gew hlt so werden die Checkboxen und das Feld Pfad aktiviert EML Optionen Dummy Dateien erzeugen Editierbare EML Dateien Ist das H kchen in der Checkbox Dummy Dateien erzeugen gesetzt so werden Dateianh nge durch eine Textdatei ersetzt die nur noch den urspr ngliche Dateinamen beinhaltet In der versendeten E Mail wird die richtige Datei angehangen und auch versendet Wird das H kchen Editierbare EML Dateien gesetzt so lassen sich die EML Dateien sp ter mit einem Programm wie z B Outlook Express ffnen bearbeiten und nochmals versenden In dem Feld Pfad wird der Pfad hinterlegt in dem die EML Dateien abgelegt werden sollen Durch die EML Funktion kann eine Anzahl von E Mails erstellt werden ohne dass ein versenden der Mail erforderlich ist Dadurch kann vor dem endg ltigen Versand nochmals gepr ft werden ob die E Mails dem gew nschten Inhalt haben Sollten bei EML Dateien die Dateianh nge in Outlook Express gesperrt sein so muss ggf die Virenpr fung in Outlook Express abgeschaltet werden Copyright 2010 Seite 37 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 Mit der Sc
93. trierung Um eine kostenlose Registrierung durchzuf hren klicken Sie auf die Schaltfl che E und die Maske mit Information zur Software wird ge ffnet ber Infotalis Letzter Login 08 01 2006 14 09 30 sy I Sitzung Hr Es 0 Le Ss Anzahl der Datens tze d Aktiv Sen 03 01 2006 14 11 21 Datum 03 01 2006 Version 2 00 00 Ylaul ntaolsinfotalis cde vt Ielotele de Registrieren Copyright Patrick Koster 006 SH GOSSH SHMAY 33U27 LEESD Ffadangaben DB CProgramme nfotalisinfotalis Dat Client CiProgramme nfotalisinfotalis app Dateigr e DE 1 76 MB Client 10 21 MB 0055100064 Notieren Sie sich die Seriennummer S N und senden Sie eine E Mail mit Ihren pers nlichen Kontaktdaten Name Anschrift usw an register infotalis de Sobal die Registrierungsanfrage erfolgreich bearbeitet worden ist bekommen Sie eine Antwortmail in der der Registrierungschl ssel enthalten ist Copyright 2010 Seite 65 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 Bet tigen Sie nach Erhalt des Registrierungsschl ssels die Schaltfl che Registrieren und geben Sie den Registrierungsschl ssel dort ein Registrierung Seriennummer ERPH 30 HALO 4 ARO NOEL Registner Schlussel Abbrechen Ist der Registrierungsschl ssel korrekt so stehen ab sofort alle Funktionen der Software zur Verf gung Beachten Sie dass der Registrierungsschl ssel nur f r den entsprechenden Rechner und die Datenbank g ltig ist Wird
94. uch 2 10 3 6 Dateien Sie k nnen beliebig viele Dateien in der Datenbank ablegen Diese Dateien k nnen einer Adresse zugeordnet werden oder lose abgelegt werden Per Klick auf das Symbol i wird der Dateidialog ge ffnet Dateien hinzuf gen Dateiname D ateigrahe Eigent mer Esispiel ta 0000004 me ME Agen lr Anzahl Dateien 1 Gro e 0000004 ME Optionen 2 l p Date erstelll geandert 11 01 2006 03 53 16 DG Ale Ohne Zuordnung CO Mt Zuordnung gt pe D S Se Date in DE gespeichert 01 01 2006 09 53 22 A Beachten Sie dass die Gesamtgr e der Datenbank 1 Gigabyte nicht berschreiten darf Legen Sie daher nur kleinere Dateien ab und nutzen Sie diese Funktion nicht zur Archivierung oder Sicherung von Daten Per Mausklick auf das Symbol gt ffnet sich ein Dateibrowser mit dem die zuspeichernde Datei geladen werden kann Nach dem erfolgreichen Laden einer Datei in die Datenbank kann der Datei mit dem Symbol E cine Adresse zugewiesen werden Adresse zuordnen willkommen Um eine Adresse leichter zu finden kann der Name im Eingabefeld eingegeben werden und mit dem Symbol Eh die Suche nach der Adresse ausgel st werden Copyright 2010 Seite 21 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 Nach Auswahl der Adresse und der Best tigung mit dem Symbol Y wird die Datei dann der Adresse zugeordnet Das Symbol Be wird bei einer Zuordnung invertiert dargestellt und bei einem Mausklick auf dem Dateinamen w
95. und Zusatzadressen sehen k nnen Ist das H kchen ausgegraut dargestellt hat bereits ein andere Anwender einen Termin oder eine Zusatzadresse als Privat markiert in dem Fall kann das H kchen nicht gesetzt werden Copyright 2010 Seite 9 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 Neben dem Feld Name stehen Ihnen weitere Schaltfl chen zur Verf gung zwei Schaltfl chen haben die selbe Funktionalit t wie die Schaltfl chen die unter der Hauptmaske angezeigt werden Dies betrifft die Schaltfl chen D und D diese lassen ebenfalls durch die Schaltfl chen 4 und Il ausf hren Die Schaltfl chen 4 E E n E ffnen Dialoge mit denen der Adresse weitere Daten oder Dateien zugeordnet werden k nnen Ist bereits ein Detaildatensatz vorhanden so wird der Buchstabe der entsprechenden Schaltfl che rot eingef rbt Bitte beachten Sie dass nur dann eine Einf rbung erfolgt wenn Sie die Berechtigung auf die zugeh rigen Datens tze haben Die Schaltfl chen ffnen folgende Dialoge D Zusatzadressen die zur der jeweiligen Adresse geh ren Beziehungen der Adresse zu anderen Adressen BR Zugeh rigkeit der Adresse zu bestimmten Listen H Termine die zur der jeweiligen Adresse geh ren Le Zugeh rigkeit der Adresse zu bestimmten Check Listen H Markierung dass die Adresse exportiert werden soll ffnet den Dialog um Dateien direkt der jeweiligen Adresse zuzuordnen und zeigt nur Dateien an die der
96. und Zusatzadressen enthalten sind kann der Benutzer mit den Checkboxen Termine und Zusatzadressen steuern ob diese beim Import angelegt werden sollen Sind die H kchen gesetzt so werden die Daten falls in der Import Datei enthalten importiert Wird eines der H kchen nicht gesetzt so werden die entsprechenden Daten berlesen Mit den Checkboxen Schreibgesch tzt und Privat kann gesteutert werden ob die Leserechte beim importieren der Datens tze bereits eingeschr nkt werden soll Setzt man das H kchen Schreibgesch tzt so ist die Adresse und alle zugeh rigen Daten lesbar kann aber nur von dem importierenden Benutzer ge ndert werden Wird das H kchen Privat gesetzt so sind die importierten Datens tze nur f r den Benutzer der den Import ausgef hrt hat Die Auswahl der H kchen ist kombinierbar ebenfalls lassen sich die Stati Privat und Schreibgesch tzt auch noch nach dem Import von dem Eigent mer der Adresse wieder ndern Sollte die Datei mit einem Passwortschutz versehen sein so wird vor dem erfolgreichen Import das Passwort abgefragt und nur bei bereinstimmung der Import der Daten auch wirklich ausgef hrt y Import Dateien k nnen beliebig oft eingespielt werden Es erfolgt dabei keine Kontrolle ob sich die Daten schon im System befinden da die Daten immer neu angelegt werden Copyright 2010 Seite 59 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 6 1 2 Update Datei Ist eine Update Datei eingespielt worden sind alle I
97. unden werden so wird automatisch eine Standardlizenz gesetzt die in der Regel keinen weiteren Start der Anwendung zul sst Erst mit dem einstellen einer g ltigen Lizenz stehen alle Funktionen in dem vorherigen Umfang zur Verf gung Deswegen sollte bei einer Datensicherung folgende Dateien Regelm ig gesichert werden E Infotalis Dat E USER_LICENCE txt E IDENTIFICATION txt E CHECK_ID txt Alle anderen Dateien lassen sich per Installation erneut erstellen und sind f r eine Datensicherung nicht von Bedeutung Beachten Sie dass importierte Dateien die noch nicht verarbeitet worden sind im Client und nicht in der Datenbank abgelegt werden Copyright 2010 Seite 86 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 9 Installation Deinstallation Die Software wird mittels eines Assistenten installiert Alle ben tigten Softwarekomponenten werden automatisch mitinstalliert und bei Deinstallation vom Rechner entfernt gt A Die Installation startet durch Doppelklick auf die Datei Infotalis 2 10 exe Zur Installation Deinstallation der Software INFOTALIS ben tigen Sie Administratorenrechte Falls Sie diese Rechte nicht besitzen bzw nicht sicher sind ob Ihnen diese Rechte erteilt wurden wenden Sie sich bitte an Ihren zust ndigen Systemadministrator 9 1 Software Voraussetzungen Das Programm ist einsetzbar unter den folgenden Betriebssystemen Microsoft Windows 95 Microsoft Windows 98 ME Microsoft Windows N
98. ur die aktuell angezeigte Mail versendet und bei weiteren Mails die n chste Mail angezeigt Mit Schaltfl che E wird das Senden abgebrochen und die Vorschau beendet Anschliessend wird wieder kurz der Sendeverlauf zusammengefasst Infotalis Diz Mails wurden versendet D EL Dateien wurden erzeugt Dieser kann auch im Mail Protokoll eingesehen werden y In einer dynamischen Serienmail k nnen die Variablen Typ 1 und 2 gemeinsam verwendet werden O Copyright 2010 Seite 48 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 5 4 1 Dynamische Attachments Bei Bedarf k nnen neben Dateianh ngen die an alle Adressaten versendet werden sollen auch dynamische Dateianh nge zugeordnet werden Setzen Sie das H kchen in der Checkbox dynamische Attachments Das Auswahlfeld Spalte wird nun aktiviert W hlen Sie aus in welcher Spalte des Variablensets die Dateianh nge vermerkt sind E Mail Optionen W Serienmaill Signatur Hinzuf gen Po Lis Privat Yanablen Typ 1 h Dynamische Mal e Dynamische Attachments Spalte 3 Yariablen Typ 2 Mal Prob Standard Client k Kontrollieren Sie ob in der entsprechenden Spalte im Variablenset die Dateianh nge stehen Variablen Editieren Fr 0 1 2 a A 1 test tect de Herr Meier cita txt 2 jama de Frau M ller ci Ib Ext em aajt rejea Soll keine Datei f r den jeweiligen Adressaten angehangen werden so lassen Sie das entsprechende Feld einfach leer Da vor dem Versand der
99. wie bei einer normalen Mail die Adressaten aus Listen oder Dateien aus oder geben Sie sie ein Beachten Sie dass bei einer Serienmail die Versendung nur an die An Mailadressen erfolgt Setzen Sie das H kchen der Checkbox Serienmail und das H kchen der Checkbox Dynamische Mail E Mail Optionen W Serienmail Signakur Hinzuf gen I us Privat Yanablen Typ 1 W Dynamische Mal Dynamische Attachments Yanablen Typ 2 Mail Profil Standard Client e Verfassen Sie den Mailtext und setzen Sie dort wo der Inhalt dynamisch gesetzt werden soll ein 1 ein Die Zahl in der Klammer steht f r den Wert der zugewiesen werden soll E Mail Editieren Datum 01 01 2006 09 39 52 12 A A El e Betreff Dynamische in Text Sehr geehrteir 01 m2 93 ich kann Ihnen einen Termin am 03 viele Gr lie Ho Dateiname Datelgrole Mem E Anzahl der Dateien 0 Groe ME E Mail Status Erstellt won Admin Eigentumer Admin Mail Status Ungesendet E Mail Optionen W Serienmail Signatur Hinzuf gen Po Ls To Privat Yarablen Typ 1 W Dynamische Mal Dynamische Attachments Yarablen Typ Mail ProFil Standard Client a EML Optionen DG Senden EML Senden EML IT DOME Um die Werte f r die Variablen zuzuordnen klicken Sie auf die Schaltfl che Variablen Typ 2 und ffnen den folgenden Dialog E O Copyright 2010 Seite 45 von 97 INFOTALIS Benutzerhandbuch 2 10 Variablen Editieren Spalte Sie
100. zum Fortfahren Abbrechen zum Werlassen i Setup Infotalis Lizenzwereinbarung Lesen Sie bitte folgende wichtige Informationen bevor Sie fortfahren Lesen Sie Bitte de folgenden Lizenzwereinbarungen Benutzen Sie bel Bedarf die Bildlaufleiste oder drucken Sie de Bild amp b T aste Die Software wird Ihnen so wie sie 121 zur Yerfugung gestellt ohne Gew hrleistung seitens des Autors ingendeiner Art weder ausdrucklich noch konkludent einschlie lich aber nicht beschr nkt auf konkludente Gew hrleistungen der Tauglichkeit der Eignung f r einen bestimmten Zweck oder des Nichtbestehens einer Rechtsverletzung The program ig provided as el without warranty of any kind either expressed or implied including but not limited to the implied warranties of merchantability and fitness for a particular purpose LIZENZBEDINGUNGEN lt O Ich lehne die Yereinbarung ab Deutsch 5 Setup Infotalis el Ordner w hlen Wohin zoll Infotal s installiert werden pe O Das Setup wird Infotalis in den folgenden Ordner installieren Klicken Sie auf Weiter um fortzufahren Klicken Ge auf Durchsuchen falls Ge einen anderen Ordner ausw hlen mochten 2 Programmehlnfotalis Mindestens 34 6 MB freier Speicherplatz ist erforderlich Deutsch Abbrechen Seite 88 von 97 5 Bet tigen Sie die Schaltfl che Weiter um die Vollst ndige Installation zu beginnen Sollten Sie eine Mehr

INFOTALIS Handbuch v 2.10

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