Benutzerhandbuch für öffentliche Träger
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1. Daf r werden zun chst nur wenige Angaben abgefragt Wenn alle Felder ausgef llt wurden und der Captcha Buchstaben Sicherheitsabfrage richtig eingegeben wurde erh lt die der Jugendleiter in umgehend eine E Mail mit dem Passwort Mit diesem Passwort und der E Mail Adresse erfolgt anschlie end das Login Registrierung Herzlich Willkommen Hier kannst Du Deine Juleica beantragen Wenn Du noch keine Juleica online beantragt hast musst Du Dich zun chst registrieren Anschlie end kannst Du Dich hier einloggen Benutzername Passwort Login Wenn Du dein Passwort vergessen hast kannst Du ein neues anfordern Name Vorname E Mail Adresse Bundesland Zustimmung zur Datenspeicherung Sicherheitsabfrage y nr An diese Adresse bekommst Du gleich Dein Zugangspasswort gemailt Achte daher unbedingt auf die richtige Schreibweise Die E Mail Adresse ist gleichzeitig auch Dein Benutzername Jede E Mail Adresse kann nur von einer Jugendleiterin einem Jugendleiter verwendet werden lt Bitte w hlen lt i a Registrierung absenden benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 24 juleica Jugendleiter in card 3 1 2 Antragstellung Mit diesem Login beginnt dann die eigentliche Antragstellung Informationen Ea Hilfe Logout Hallo Julius Tester Willkommen in Ihrem JULEICA Zugang Archiv Zurzeit hast du keinen2. Die Freien Tr ger auf der Landesebene erhalten die Zugangsdaten f r die Benutzer und Antragsverwaltung vom Landesamt f r Soziales Anschlie end k nnen die freien Tr ger der 1 Ebene dann die Struktur ihres Tr gers digital nachbilden und f r die Kreisebene und oder Stadtebene zust ndige Tr ger und zugeh rige Bearbeiter innen einpflegen 1 3 2 ffentliche Tr ger der Ebene 2 Alle Jugend mter in Niedersachsen erhalten ihre Login Daten vom Landesamt f r Soziales bzw automatisiert aus dem System heraus Zu den Aufgaben des ffentlichen Tr gers auf der 2 Ebene geh rt es e Freie Tr ger auf der Kreisebene die KEINEN Landesverband haben zu erfassen e ffentliche Tr ger der 3 Ebene zu erfassen WICHTIG Die rtlichen Jugendpflegen d rfen nur dann als ffentlicher Tr ger erfasst werden wenn diese Juleica Antr ge als ffentlicher Tr ger unterzeichnen d rfen d h wenn sie in dem Papierverfahren bislang auch auf der rechten Seite unterschreiben durften Daf r ist eine Vereinbarung zwischen Kreis und Gemeinde nach 813 AG KJHG notwendig Falls die Stadtjugendpflegen dieses Recht nicht haben sollen wie es in Niedersachsen blich benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 7 juleica Jugendleiter in card ist m ssen diese als Freie Tr ger der Ebene 3 angelegt werden Alle Gemeinden die bislang diese Berechtigung hatten wurden im System bereits erfasst Daher sind alle weiteren Kommune
3. Tr ger verwalten neue Beschreibung normal 2 4 1 Neuer wichtiger Hinweis zum Versand der HOCH Benachrichtigungs E Mail an Tr ger 2 4 3 Zus tzliche Erl uterung zur Anzeige der Benutzer Admins niedrig 2 4 3 1 Automatische Information der Benutzer innen ber Anlegen normal des Accounts Aufgaben des Admins innerhalb des Tr gers bzwg gg des freien HOCH Tr gers 2 4 4 1 Erfassung neuer Tr ger durch freie Tr ger Anpassung an erweiterte normal Funktionalit t Anlegen von FT3 durch FT1 2 4 4 1b NEUER Abschnitt Anlegen eines FT3 durch einen FT2 normal 2 4 4 2a K rzung des Textes niedrig 2 4 4 2b Zus tzlicher Hinweis zur Auswahl der GKZ normal 2 4 5 1 NEUER Abschnitt Wichtige Hinweise zur Benutzer innen Admin HOCH Verwaltung 3 1 Hinweis auf Dokumentation und Powerpoint Pr sentation zum normal Online Antragsverfahren aus Sicht der Jugendleiter innen 3 1 2 Hinweis zur Tr gerauswahl durch die den Antragsteller in normal 3 2 Sprachliche Anpassung an das erweiterte Modul zur Stellung HOCH von Gruppenantr gen zus tzliche wichtige Hinweise benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 2 juleica Jugendleiter in card 3 3 Hinweise zur Pr fung des Bildes normal 3 3 3 NEUER Abschnitt Antrags bernahme per E Mail HOCH Ausf hrlichere Beschreibung wichtige Hinweise zur Identit t des Tr gers 3 4 2 jetzt in 3 3 3 niedrig 4 Ge nderte Hinweise zu den Ansprechpartner inne n HOCH 5 FAQ s jetzt nur noch online
4. davon in Eskalationsstufe 3 o tsge schaft de Antr ge zur Genehmigung T 3 davon in Eskalationsstufe 1 0 Antr ge in Bearbeitung durch 2 Antragsteller A davon in Eskalationsstufe 2 0 davon in Eskalationsstufe 1 o davon in Eskalationsstufe 3 2 davon in Eskalationsstufe 2 o Antr ge vorerst abgelehnt durch davon in Eskalationsstufe 3 z 0 FT i davon in Eskalationsstufe 1 f Antr ge vorerst abgelehnt durch T i davon in Eskalationsstufe 2 o davon in Eskalationsstufe 1 0 davon in Eskalationsstufe 3 0 davon in Eskalationsstufe 2 o davon in Eskalationsstufe 3 0 Wichtig sind zun chst die Antr ge zur Genehmigung FT Hier sieht der Tr ger die Zahl der noch zu genehmigenden Antr ge in den verschiedenen Eskalationsstufen Eskalationsstufen Wenn Antr ge zu lange mehr als 14 Tage von einem Tr ger oder der Druckerei nicht bearbeitet werden erhalten die Antr ge eine andere Eskalationsstufe In dem Moment wo der Antrag in die n chst h here Eskalationsstufe kommt werden die der Jugendleiter in und auch die bergeordneten Tr ger bzw der ffentliche Tr ger informiert um ggf nachhaken zu k nnen Durch einen Klick auf die Zahl hinter Antr ge zur Genehmigung FT gelangt der Tr ger zur bersicht ber alle noch zu genehmigende Antr ge Juleica Antr ge Selbstverwaltung Logout Status gt a Antrags Nr Eintr ge 10 yj Oversee Antragsda
5. stand 06 07 09 seite 22 juleica Jugendleiter in card Untergliederungen bei denen sie er als verwaltende r User in registriert ist e Durch eine sp tere Ver nderung des Statuses von Admin zu Benutzter in bzw umgekehrt werden diese Rechte f r alle Tr ger ver ndert benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 23 uleica Jule in card 3 Online Antragsverfahren Wie unter 1 2 beschrieben gibt es ein mehrstufiges Mitzeichnungsverfahren das die Antr ge durchlaufen m ssen bevor die Juleicas produziert werden Wir beschreiben zun chst die Antragstellung durch Jugendleiter in bzw Ehrenamts Tr ger anschlie end die weiteren Stufen der Freischaltung 3 1 Online Antrag durch die den Jugendleiter in Die der Jugendleiter in kann zuk nftig auf www juleica de in der Rubrik Antrag amp Infos den Juleica Antrag online ausf llen Dazu ben tigt sie er eine E Mail Adresse Die Antragstellung erfolgt ber ein zweistufiges Verfahren HINWEIS Unter www juleica de 225 0 html k nnen Sie sich einen Einblick in das Online Antragsverfahren aus der Sicht der Jugendleiter innen verschaffen Dort gibt es auch einen Flyer und eine Powerpoint Pr sentation zum Download 3 1 1 Registrierung Jugendleiter innen die noch keine Zugangsdaten haben und das sind alle die noch keinen ONLINE Antrag gestellt haben m ssen sich zun chst durch einen Klick auf Hier geht s zur Registrierung anmelden
6. 0 u u SE uU u ui sn u ne 3 davon in Eskalationsstufe 1 1 Bruckfreigabe D davon in Eskalationsstufe 2 o davon in Eskalationsstufe 1 0 amp davon in Eskalationsstufe 3 1 davon in Eskalationsstufe 2 g davon in Eskalationsstufe 3 0 Antr ge zur Genehmigung T 3 O davon in Eskalationsstufe 1 0 Ein 2 Antragsteller davon in Eskalationsstufe 2 0 davon in Eskalationsstufe 1 g davon in Eskalationsstufe 3 2 davon in Eskalationsstufe 2 g Antr ge vorerst abgelehnt durch davon in Eskalationsstufe 3 1 0 FT davon in Eskalationsstufe 1 0 feala Naperst abgalehnt durch 0 davon in Eskalationsstufe 2 0 a davon in Eskalationsstufe 1 0 davon in Eskalationsstufe 3 o davon in Eskalationsstufe 2 0 davon in Eskalationsstufe 3 0 Die obere Navigationsleiste enth lt die Hauptrubriken Juleica Antr ge Selbstverwaltung und Tr ger verwalten Die Juleica Antr ge werden unter 3 2 vorgestellt Je nachdem mit welchen Rechten die der User in versehen ist stehen unterschiedliche Optionen zur Verf gung benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 12 juleica Jugendleiter in card 2 3 Tr ger verwalten Juleica Antr ge Selbstverwaltung Hilfe Logout Durch Sie zu verwaltende Tr ger TRIR A Arbeitsgemeinschaft der Evangelischen Jugend in Niedersachsen Identit t bernehmen EJ in der Region Hannover Identit t bernehmen Ev
7. L schen von begonnenem Antrag Wenn ein e Antragsteller in sich bereits registriert und mit der Antragstellung begonnen hat hat sie er die M glichkeit den begonnen Antrag wieder zu l schen Daf r steht unter Status in der Detailansicht des Antrages der entsprechende Button zur Verf gung WICHTIG Das L schen des Antrages ist nur m glich solange der Antrag noch nicht in Schritt 7 8 tats chlich abgeschickt wurde 3 5 2 L schen von oa Informationen Hilfe ogout begonnenem Gruppenantrag l E Wenn ein e Antragsteller in im Rahmen eines Gruppenantrages s BEE an angelegt wird aber keine Juleica Pe er ar haben will kann er sie diesen ge Antrag ebenfalls l schen so era De Eee a D lange sie er den Antrag nicht 5 bgesch ickt hat a freier Evangelische Jugend im Kirchenkreis Nienburg zust ndiger ffentlicher Landkreis Nienburg Tr ger Bearbeitungsstatus eingegeben und nicht abgeschickt ggf unvollst ndige Eingabe zuletzt bearbeitet am 02 07 2009 Antragsteller durch Bemerkung durch Tr ger vorherige Kartennummer g ltig bis Antrag l schen Details anzeigen Antrag fortsetzen 3 5 3 L schen des Benutzeraccounts Auch der gesamte Benutzeraccount kann von der dem Antragsteller in gel scht werden so lange kein Juleica Antrag gestellt wurde Daf r muss zun chst ggf der begonnene Juleica Antrag gel scht werden anschlie end kann dann der Account gel scht werd
8. Telefon 0511 106 74 07 BUNDESWEITE CLEARINGSTELLE Deutscher Bundesjugendring Verantwortlich f r Fragen amp Anregungen zur technischen Umsetzung bundesweite Clearingstelle M hlendamm 3 10178 Berlin juleica dbjr de Telefon 030 400 404 44 benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 37 juleica ugendleiter in card 5 FAQs Bitte nutzen Sie die FAQs auf www juleica de 6 0 html 6 Anhang 6 1 Datenschutzerkl rung Die folgende Einwilligung muss die der Antragsteller in in Schritt 6 8 des Juleica Antragsverfahrens akzeptieren Daraus ergeben sich auch die Rechte amp Pflichten die die Organisationen haben die Kenntnis von den Daten erlangen Einverst ndniserkl rung zur Datenverarbeitung und Speicherung Im Zuge der Antragsstellung der Jugendleiter in Card ist die Speicherung und Verarbeitung der von Dir soeben angegebenen Daten notwendig Dies geschieht grunds tzlich nur zu den Zwecken zu denen Du die Daten zur Verf gung gestellt hast n mlich zur berpr fung und Genehmigung Deines Antrags zur Herstellung und dem Versand der Karte sowie ggf zur berpr fung der im Zusammenhang mit der Juleica eingesetzten F rdermittel in der Regel wird die Herstellung der Karte aus F rdermitteln bezahlt Ferner darf nach 828 5 BDSG der Tr ger f r den Du ehrenamtlich t tig bist d h der den du im Antragsverfahren aus der Liste ausgew hlt hast und der zust ndige ffentliche Tr ge
9. angezeigt f r den sie unmittelbar angelegt wurden Juleica Antr ge Selbstverwaltung Tr ger verwalten Ea Hilfe Logout Kreis nn ESSERNE EPSE Name Login Status ale I Eintr ge 10 yj Cok Meine Daten j TANA 2 Benutzerverwaltung SE TRITT Unkergeartinage Tr ger Manfred Neubauer test19 kjr wiz de bearbeiten l schen Be E EE Test Tester21 test21 kjr wiz de bearbeiten l schen Se sind Endeloontale tetster Tester22 test22 kjr wiz de VA bearbeiten l schen lanfred fji 2 Eintr ge 3 4 1 3 x gt yait d geli hs Benutzer anlegen benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 15 jJuleica Jugendleiter in card 2 4 3 1 Anlegen eines neuen Benutzers Klicken Sie auf Benutzer anlegen anschlie end ffnet sich folgendes Formular Juleica Antr ge Selbstverwaltung Tr ger verwalten B Hilfe Logout Tr ger Profil EEE ee Benutzer bearbeiten Nerte Dopa Anrede Titel Pe Er a 1 Name Koch NER Goa E Mail Adresse auresseces benutzers de Login Telefonnummer d eingeloggt als Manfred Neubauer Arbreitsgemmeinschaft der Evangelischen Passwort ndern wenn gew nscht Jugend in Niede altes Passwort neues Passwort neues Passwort wiederholen Administrator F Benutzer aktivieren v eo O S EA Tragen Sie in diesem Formular bitte alle erforderliche
10. hinterlegt werden und der Benachrichtigungsmodus ber neue Juleica Antr ge eingestellt werden 2 4 1 1 Erkl rung der Felder Name vollst ndig vollst ndiger Name des Tr gers dieser erscheint in der Liste der gefundenen Tr ger die den Jugendleiter inne n angezeigt werden Da diese Bezeichnung auch in der Ansicht Tr ger verwalten f r die Admins angezeigt wird sollte diese Bezeichnung jeweils eindeutig sein und nur einmal verwendet werden Name Kurzform Bezeichnung des Tr gers max 30 Zeichen nur diese wird auf der Juleica dargestellt Kurzbezeichnung m glich Alias Unter Alias sollten andere g ngige Bezeichnungen z B Jugendzentrums Juz JZ f r den Tr ger angegeben werden Diese werden in die hnlichkeitssuche einbezogen und erleichtern es sp ter der dem Jugendleiter in den richtigen Ehrenamts Tr ger zu finden Adresse Kontakt Erfassung wichtiger Adress und Kontaktdaten des Tr ger WICHTIG An die hier angegebene E Mail Adresse gehen alle E Mails die im Rahmen der Antragsbearbeitung an die Organisation versendet werden Au erdem werden diese Kontaktdaten auch den Jugendleiter inne n und anderen beteiligten Tr gern mitgeteilt Daher sollte hier jeweils die Adresse angegeben werden unter der die der Antragsbearbeiter in zu erreichen ist WICHTIG Wir empfehlen dringend eine allgemeine und keine pers nliche E Mail Adresse z B Juleica mein verband de anzugeben Wenn ansonsten irgendwann die pe
11. laufenden Juleica Antrag Um jetzt eine Juleica zu beantragen klick bitte auf Antrag stellen deine alten Antr ge findest du im Archiv Benutzerkonto l schen Unter Antrag stellen wird die der Antragsteller in dann durch ein achtseitiges Formular gelotst Zun chst erfolgt die Angabe der pers nlichen Daten und der Upload eines geeigneten Bildes Au erdem k nnen in einem Bemerkungsfeld Angaben gemacht werden wo wann die Ausbildung absolviert wurde Neuer Antrag Allgemeine Daten 1 8 Kartennumer des Vorantrages Name des 64test test64 Antragstellers Deine Anschrift Stra e x Postleitzahl Ort Geburtsdatum gt TT MM 22 Geschlecht Bitte w hlen Foto Datei ausw hlen Keine Dat usgewahlt Das Foto muss ein Portrait von dir sein hnlich wie ein Passfoto Das Bild muss im JPG Format vorliegen und sollte eine Gr e von 150 KB bis max 2 MB haben Wo wurde die Juleica Ausbildung absolviert Hinweis Bitte gib an bei welchem Tr ger du wann deiner Juleica Ausbildung absolviert hast Bitte gib auch einen Ansprechpartner an mit E Mail Adresse Au erdem teile bitte mit bei welchem Anbieter du deiner Erste Hilfe Ausbildung gemacht hast Antrag speichern weiter zu Schritt 2 Pflichtfeld Im n chsten Schritt wird dann der Ehrenamts Tr ger ausgew hlt Durch die Auswahl des Bundeslandes des Landkre
12. ob das Bild brauchbar ist und den Anforderungen gen gt siehe www juleica de 229 0 html Aufgaben des ffentlichen Tr gers Der ffentliche Tr ger pr ft den Antrag auf e die formelle Korrektheit Alter des Antragstellers e die Legitimation des Ehrenamtstr gers ist der Ehrenamtstr ger tats chlich im Bereich der Jugendarbeit nach 811 KJHG t tig Verf gt er ber die Anerkennung als freier Tr ger e ob das Bild brauchbar ist und den Anforderungen gen gt siehe www juleica de 229 0 html Eine inhaltliche Pr fung der Qualifikation geh rt nicht zu den Aufgaben des ffentlichen Tr gers benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 29 juleica Jugendleiter in card 3 3 1 Bearbeitung durch den Ehrenamtstr ger Dieser sollte sich dann einloggen um den Antrag zu pr fen und freizuschalten Direkt nach dem Login sieht der Tr ger eine bersicht wie viele Antr ge zurzeit wo in Bearbeitung sind Juleica Antr ge Selbstverwaltung Tr ger verwalten B Hilfe Logout Statusinformation Statusintormation Hallo Manfred Neubauer Willkommen in Ihrem JULEICA Zugang Antr ge Im berblick Antrag bernehmen Statusinformation Gruppenantrag manuell Antr ge zur Genehmigung FT 2 Antr ge me offener o davon in Eskalationsstufe 1 1 Druckfreigabe davon in Eskalationsstufe 2 0 davon in Eskalationsstufe 1 o davon in Eskalationsstufe 3 1 davon in Eskalationsstufe 2 o
13. unter www juleica de 6 0 html niedrig benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 3 Juleica Jugendleiter in card Inhaltsverzeichnis 1 Grundz ge des neuen VerfahrenS ssssesssssssessecesssccoseceossecsssesossescosesssesscessesessseeossecosssecssesse 6 1 1 Die Vorteile des neuen Verfahrens ssssssssssssssssrrrssssrtststrttttsttttttstt ttrt stt tt oe bins 6 1 2 Antragsverfah EN en sennie oened e neea aie re n e a eE aea aa ea a aaa Aaa aae e EEEa 6 1 3 Ertassung der Tragera 2 2 een E E a EE E Eaa 7 1 3 1 Freie Tr ger mit Landesebene u u a lan ER een 7 1 3 2 ffentliche Tr ger der Ebene 2 7 1 3 3 Freie Tr ger der Ebene 2 ohne Landesebene uusseseeennnnsssennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 8 1 3 4 Freie Tr ger der Ebene 2 mit Landesebene uueesssessnenssssnnnennnssnnnnennnennnnennnnnnnnannnnnnnnnnnnenssnnnnnensnannn 8 1 3 5 ffentliche Tr ger der Ebene a katat at inkata kn kakaa RAS EA EAE ARENEA EAEEREN EAEE nanena 8 1 3 6 Freie Tr ger der Ebene 3 ohne Landesebene uuueseensnsssssnnnennnsnnnnnennnennnnennnnnnnnennnennnnnnnnnenssnnnnsensnnenn 8 1 3 7 kleine Tr ger mit wenigen Juleicas uusseeeesnnssesssnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnsnnnnnnnnnnnnnnnsnsnnnnnnnnnn 8 1 3 8 kombinierte Tr ger uuusseseeeesensssssnnnnnnnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnsnnnennnnnnnnnnnssnnnnnsnnnnnnnsnnnnsssssnnsnnnnn 9 1
14. werden und nach Datens tzen gesucht werden Die eigentliche bernahme erfolgt dann durch die Eingabe des bernahmecodes aus der E Mail benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 33 Details zum Antrag A 0000000228 14 06 2012 14 05 2009 Antragsnummer G ltigkeit bis Antrag gestellt am Name Tester Vorname Zwanzig Adresse Kontakt Stra e Testweg 45 Postleitzahl 56233 Ort test E Mail Adresse testantrag20 juleica de Alternative Lieferadresse Adresse freier Tr ger VW Adresse ff Tr ger RG Adresse freier Tr ger manuelle Eingabe Empf nger Ev Jugend KK Hameln Pyrmont Stra e Testweg 46 Postleitzahl 46464 Hameln Ort Geburtsdatum TT MM 23 Geschlecht 23 05 1980 weiblich Bearbeitungsstatus zur bernahme FT zuletzt bearbeitet am 22 05 2009 Antragsteller durch Bemerkung durch Antragsteller Nummer der Vorg ngerkarte bernahmecode bernehmen bernahme ablehnen Anschlie end ist dann die weitere Bearbeitung des Antrags m glich J uleica Jugendleiter in card WICHTIG Bevor Sie den Antrag bernehmen d h BEVOR Sie den bernahmecode eingeben m ssen Sie die Identit t der Untergliederung angenommen haben f r die die der Jugendleiter in t tig ist Falls Sie a
15. 3 9 Sp tere Erfassung von Tr gern unesesssseeeennnnsnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnsnnennnnnnnnnnnnsnnnnnsnnnnnnnnnnnnsssssnnnnennn 9 1 3 10 Zuordnung der Ehrenamts Tr ger zum ffentlichen Tr ger uuuseeeesensssssssnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 9 1 4 Datennutzung amp Datenschutz 2222sssssseenonnsnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnsssnnnnnnnnen 10 FS 21 1514 gt 10 ponina NEE PERS FR HEHFEIBEEEUESBREEEIERLTERTEPEFEOESEEBERFELEREELFERREIEREERAFENEE E E EUEFEUERPEEREECRENEE AFBEBE SER 10 PN 53 I Wan LU 10 OSSTENEEREEINERENITEERTFTLRTSTILEISTTTTRSTTETEEESTTELTFERSTTSTTETTTLUERTETTERTELTEETEETTTIERTRTLBEITTIELEN TE 11 2 1 Trager ROEM 2 en Re are nen erholen E A Ea EE EAO EN 11 2 2 Login amp Startbildschirm sasesana n E ee EEE a 12 2 3 Trag r verwaltet ienna a e E e a a a EEA 13 2 4 Selbstverwaltung au n ee E E E rege 14 234 1 Trager Profil ausc nee ne E E aek 14 2 4 1 7 Erkl arung der Felder dena ish hausen 14 2 4 2 Meine Dateni u s 50s05s402H0r 0 ale ne ka este nahen ehe nn ana he re Or Er ra ferhresieheerentdete 14 2 4 3 Benutzerverwaltung uassssssenenonnnnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnssnsnnnnnnnnnnnnnnnnennsnnnn 15 2 4 3 1 Anlegen eines neuen Benutzerss seseeisaninesssseinsnnnessersenensnnhangener E AEA AEE A ee EEE RERNA 16 2 4 4 Erfassenineuer Tr ger na i ea ara a ap En EE Ean a ae E E S 17 2 4 4 2 Erfassung
16. HTIG Bitte achten Sie unbedingt auf die korrekte Angabe der Daten Wenn in der E Mail Adresse ein Fehler ist werden die Zugangsdaten und Info Mails an die falsche Person geschickt bzw sind nicht zustellbar Auch Name amp Vorname erscheinen so auf der Juleica wie sie eingegeben wurden und k nnen durch die den Jugendleiter in nicht ver ndert werden Option ich bin der zust ndige freie Tr ger Wenn beim Gruppenantrag der Haken bei Ich bin der zust ndige freie Tr ger gesetzt wird kann die der Jugendleiter in anschlie end keinen anderen Tr ger mehr aus der Auswahlliste aussuchen Dadurch kann vermieden werden dass die der Jugendleiter in einen falschen Tr ger ausw hlt WICHTIG Es ist in diesem Fall immer der Tr ger voreingestellt dessen Identit t Sie bei der Stellung des Gruppenantrags angenommen haben Dieser Tr ger wird unterhalb der linken Navigation angezeigt HINWEIS Wenn Sie nicht sicher sind ob die der Jugendleiter in wirklich diesen Tr ger auf ihrer seiner Juleica stehen haben will oder Sie nicht die Identit t des korrekten Tr gers annehmen k nnen sollten Sie diesen Haken NICHT setzten NEU Wenn der Tr ger vorausgew hlt wird wird der Schritt 2 8 in der Antragsbearbeitung durch die den Jugendleiter in bersprungen Wurden alle Datens tze erfasst und der Gruppenantrag abgeschlossen besteht die M glichkeit die Datens tze als CSV Datei zu exportieren Au erdem werden die Jugendleiter innen
17. ammsymbol in Ihrer Men Leiste 3 Gehen Sie auf den Menu Punkt Daten gt Externe Daten gt Textdatei importieren und w hlen Sie dort den Dateityp CSV aus W hlen Sie die Datei aus die Sie importieren m chten 4 Folgen Sie dem weiteren Dialog Als Format der CSV Datei w hlen Sie unbedingt 65001 Unicode UTF 8 aus leider hat Excel die genau Bezeichnung von Version zu Version etwas modifiziert Das in der CSV Datei verwendete Trennzeichen sind Kommas 5 Klicken Sie dann auf fertigstellen und w hlen Sie die Position an der die Daten in der Tabelle eingebunden werden sollen B Wenn Sie mit Open Office arbeiten 1 Speichern Sie die Datei auf Ihrem Rechner ffnen Sie die Datei nicht direkt aus dem Browser heraus 2 ffnen Sie Open Office calc durch einen Klick auf das Programmsymbol in Ihrer Men Leiste 3 Gehen Sie auf den Men Punkt Datei gt ffnen und w hlen Sie dann die entsprechende Datei aus 4 Folgen Sie dem weiteren Dialog Als Format der CSV Datei w hlen Sie unbedingt 65001 Unicode UTF 8 aus leider wechselt die genau Bezeichnung von Version zu Version etwas Das in der CSV Datei verwendete Trennzeichen sind Kommas 5 Anschlie end klicken Sie auf OK um die Datei zu ffnen benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 35 juleica Jugendleiter in card 3 5 Nachtr gliche Account Bearbeitung durch die den Antragsteller in 3 5 1
18. angelische Jugend im Kirchenkreis Diepholz Identit t bernehmen Diese Funktion steht Administrator inn en zur Verf gung die f r mehr als einen Tr ger der 2 und oder 3 Ebene zust ndig sind Die bernahme der verschiedenen Identit ten ist notwendig um die Einstellungen und Daten der einzelnen Untergliederungen bearbeiten zu k nnen Au erdem ist diese Funktion bei der bernahmen von Antr gen siehe 3 4 2 und dem Stellen von Gruppenantr gen siehe 3 2 wichtig Nach dem Klick auf Identit t w hlen bei dem gew nschten Tr ger stehen dann unter Selbstverwaltung und Juleica Antr ge jeweils die Ansicht des gew hlten Tr gers zur Verf gung WICHTIG Diese Funktion steht nur den User innen der freien Tr ger zur Verf gung die selber Untergliederungen anlegen und verwalten k nnen ffentliche Tr ger haben nicht die M glichkeit die Identit t von Tr gern zu bernehmen die durch sie angelegt wurden benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 13 Juleica Jugendleiter in card 2 4 Selbstverwaltung Die Selbstverwaltung bietet folgende M glichkeiten diese M glichkeiten variieren etwas je nachdem welche Rechte der dem jeweiligen Benutzer in Administrator in bertragen worden sind 2 4 1 Tr ger Profil Das eigene Tr gerprofil kann durch die den Administrator in bearbeitet werden Neben dem Namen und einer Kurzform diese erscheint auf der Juleica m ssen hier die Adress Daten
19. aten ab Antragstellung eingestellt diese kann jedoch durch den Tr ger reduziert werden Antrag genehmigen Sind alle Angaben korrekt bzw wurden die notwendigen nderungen vorgenommen kann der Antrag genehmigt werden Nach der Freischaltung durch den Ehrenamtstr ger wird dann der ffentliche Tr ger informiert nach dessen Freischaltung erfolgt der Druck der Juleica Sollten Angaben im Antrag nicht korrekt sein hat der Tr ger die M glichkeit den Antrag vorl ufig zur ckzuweisen und die den Jugendleiter in zu bitten die Fehler zu korrigieren Bitte nutzen Sie das Kommentarfeld um die den Jugendleiter in ber die Gr nde der vorl ufigen Ablehnung zu informieren Vorl ufige Ablehnung des Antrages mit are A Schritt 272 Kartennummer Antrag gestellt am Name Vorname Begr ndung der vorl ufigen Ablehnung zur ck Antrag endg ltig ablehnen Falls die der Antragsteller in keine Juleica erhalten soll oder wenn die der Antragsteller einen falschen haben Sie auch die M glichkeit den Antrag endg ltig zur ckzuweisen Die der 03256000002 05 02 2009 Bertram Bj rn Antrag vorl ufig ablehnen benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 31 juleica Jugendleiter in card Jugendleiter in wird dann per E Mail informiert Bitte begr nden Sie Ihre Entscheidung gg der dem Jugendleiter in Bitte nutzen Sie das Kommentarfeld um die den Jugendleiter in
20. ber die Gr nde der endg ltigen Ablehnung zu informieren WICHTIG Auch wenn Sie der falsche Ehrenamtstr ger sind ist es notwendig den Antrag endg ltig abzulehnen Da jede r Antragsteller in nur einen offenen Antrag haben kann ist diese Ablehnung zwingend notwendig um eine erneute Antragstellung zu erm glichen benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 32 juleica Jugendleiter in card 3 3 2 Bearbeitung durch den ffentlichen Tr ger Nachdem der Ehrenamtstr ger dem Antrag zugestimmt hat wird der ffentliche Tr ger per E Mail informiert das ein neuer Antrag vorliegt Er loggt sich dann in gleicher Weise wie unter 3 3 1 beschrieben ein und bearbeitet den Antrag 3 3 2 1 Druckfreigabe WICHTIG Zus tzlich muss der ffentliche Tr ger auch die Druckfreigabe erteilen Daf r ist unter Juleica Antr ge gt Druckfreigabe eine bersicht aller noch nicht gedruckten Juleicas zu finden Bitte erteilen Sie die Druckauftr ge jeweils nach Sie die Antr ge gepr ft haben Die Warenkorb Funktion erm glicht es alle Antr ge auf einmal auszuw hlen und die Druckfreigabe zu erteilen Juleica Antr ge Selbstverwaltung Tr ger verwalten B Hilfe Logout Antragsdatum tt mm jjjj Antragsteller Volltextsuche Eintr ge 10 ok nen r nn _Druesreiamoe re Auswahi Jantragsteller U Antragenummer Antragedatum Optionen mi Ju
21. ch f r den freien Tr ger dann wiederum die Verantwortung mindestens einmal j hrlich alle Adressen der Juleica Antragssteller innen dem jeweils zust ndigen ffentlichen Tr ger der 2 Ebene zur Verf gung zu stellen benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 9 juleica ugendleiter in card 1 4 Datennutzung amp Datenschutz Alle Tr ger die unmittelbar mit der Bearbeitung eines Antrages zu tun haben haben Zugriff auf die pers nlichen Daten der Antragsteller innen F r die weitere Nutzung durch die Tr ger stehen Export Schnittstellen zur Verf gung F r die Nutzung der Daten durch die Tr ger gelten die allgemeinen Datenschutz Bestimmungen Die Weitergabe an Dritte ist generell ausgeschlossen Innerhalb des Tr gers d rfen die Daten nur zu Juleica Zwecken verwendet werden Dazu hei t es in der Datenschutzerkl rung die die Antragsteller innen akzeptieren m ssen Ferner darf nach 828 5 BDSG der Tr ger f r den Du ehrenamtlich t tig bist d h der den du im Antragsverfahren aus der Liste ausgew hlt hast und der zust ndige ffentliche Tr ger die Adressdaten nutzen um dich ber wichtige Neuigkeiten im engen Zusammenhang mit der Juleica zu informieren Es gelten folgende Bestimmungen e das Bundesdatenschutzgesetz o e die Datenschutzregelungen des Landes Niedersachsen e die Bestimmungen des KJHG Alle Daten d rfen nur f r den Zweck verwendet werden f r den sie erhoben wurd
22. e 6 juleica Jugendleiter in card im Online Antragsverfahren wird dieser Ehrenamts Tr ger generell als der freie Tr ger bezeichnet e der ffentliche Tr ger der f r den Ehrenamts Tr ger zust ndig ist bislang Feld 9 des Papier Verfahrens Je nachdem wer den Antrag stellt werden nacheinander die anderen Beteiligten gebeten dem Antrag zuzustimmen Beispiel Der Jugendleiter Julius Leiterin stellt online einen Juleica Antrag Als Ehrenamts Tr ger w hlt er das Jugendrotkreuz G ttingen aus Dann w rde automatisch der im System hinterlegte Ansprechpartner des JRK eine Benachrichtigungs E Mail ber den neuen Antrag erhalten und k nnte dann auf www juleica de online den Antrag einsehen und die Richtigkeit best tigen Sobald diese Freigabe erfolgt ist erh lt das zust ndige Jugendamt in diesem Fall das G ttinger Jugendamt eine Benachrichtigungs E Mail und k nnte dann den Antrag ebenfalls pr fen und freischalten Liegen beide Best tigungen vor erfolgt automatisch der Druck der Karte Diese wird dann wenn keine alternative Lieferadresse angegeben wurde direkt an Julius Leiter verschickt 1 3 Erfassung der Tr ger Damit das Online System die Antr ge an den richtigen Ehrenamts Tr ger und den richtigen ffentlichen Tr ger weiterleiten kann m ssen die Tr ger zun chst in einer Datenbank erfasst werden landesamt f r soziales ortliche ffentliche tr ger 1 3 1 Freie Tr ger mit Landesebene
23. e Juleicas im Jahr beantragen und die rein ehrenamtlich arbeiten nicht mit eigenem Admin im System erfasst werden sollen Um die Auffindbarkeit dieser Tr ger im System zu gew hrleisten und den Jugendleiter inne n die Antragstellung zu erleichtern sollten sich die ffentlichen Tr ger der 2 Ebene aber eines Tricks bedienen um diese Tr ger trotzdem im System aufzunehmen Bitte legen Sie einen freien Tr ger Jugendinitiativen im Landkreis XY an F r diesen Tr ger erfassen Sie sich selber als Admin das Einzige was Sie dazu ben tigen ist eine zweite E Mail Adresse Unter diesem benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 19 juleica ugendleiter in card Tr ger k nnen Sie dann in den einzelnen Orten die Jugendinitiativen als untergeordnete Tr ger anlegen und den Admin der Jugendinitiative im Landkreis XY also sich selber als verwaltenden Administrator angeben Dieses Vorgehen erleichtert Ihnen zuk nftig die Arbeit da Sie dann nicht gg Den kleinen Initiativen kontinuierlich darauf hinweisen m ssen wie diese eine Juleica beantragen k nnen Bislang ist f r diese die Antragstellung ja nur per bernahmecode an Sie m glich Verfahren Sie dabei wie folgt Legen Sie zun chst als ffentlicher Tr ger einen Freien Tr ger als Kreisverband mit der 5 stelligen GKZ an Anschlie end loggen Sie sich aus und loggen sich als dieser Tr ger ein Wechseln Sie in die Ansicht untergeordne
24. ea a E AE 38 6 ANhaNE E E E E A A Han ana ann am Han BR OHG An EIREERTER BEE HE nee ER eR ER Ee HE ee 38 6 1 Datensch tzerkl r ng u nenne einer anderen 38 6 2 Selbstverpflichtungserkl rung 200s44420400ennnsnnennennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnennnnnnnnennnnnnnssnnnnnnnnsnnsnnnnsnnnnn 39 6 3 Hinweis zu den Fotos a u een E A EEE EE Ei 39 6 4 Weitere Optimierungen des Antragssystems uueeesssnenenssssnnnnnnnnnennennnennnnennnnnnnnnnnnensnnnnnensnnennnssssnnnnssensnen 40 IMPRESSUM Herausgeber Landesjugendring Niedersachsen e V Zei stra e 13 30519 Hannover Autor Bj rn Bertram Referent f r Jugendpolitik Kontakt Tel 0511 5194510 Fax 0511 5194 5120 juleica ljr de www lir de www niedersachsen juleica de benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 5 juleica Jugendleiter in card 1 Grundz ge des neuen Verfahrens Seit dem 01 04 2009 soll das gesamte Antragsverfahren f r die Juleica in Niedersachsen online abgewickelt werden Dabei wird weitestgehend das bisherige Papierverfahren online nachgebildet 1 1 Die Vorteile des neuen Verfahrens Das neue Verfahren bietet zahlreiche Vorteile e Die Juleica ist schneller bei der beim Jugendleiter in Wenn alle Tr ger schnell ihre Zustimmung erteilen kann des Verfahren in 14 Tagen abgeschlossen und die Karte an die den Jugendleiter in verschickt sein e Der Zeitaufwand reduziert sich soweit es Verfahren an sich und die Druck
25. en Dies bietet die M glichkeit Tippfehler bei der falschen Eingabe des Namens bei der Registrierung zu korrigieren in dem der Account gel scht und dann ein neuer angelegt wird Mein Benutzerkonto l schen Ein L schen des Benutzerkontos ist nur m glich wenn von Dir bislang noch kein Juleica Antrag abgeschickt gestellt wurde Wenn Du gerade selber Deinen Juleica Antrag in Bearbeitung hast musst Du zun chst den Antrag l schen Bitte gehe dazu auf den Men punkt Status Unterhalb der Informationen zum Antrag hast Du die M glichkeit den Antrag zu l schen Anschlie end kannst Du dann auch Dein Benutzerkonto l schen Wenn Du Dein Benutzerkonto l schst werden alle Deine Daten aus der Juleica Datenbank gel scht Das bedeutet gt Wenn Du zu einem sp teren Zeitpunkt eine Juleica online beantragen willst musst Du Dich auf der Startseite wieder neu registrieren Benutzerkonto jetzt l schen benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 36 juleica ugendleiter in card 4 Ansprechpersonen Gerne beantworten wir Ihre Fragen und freuen uns ber weitere Anregungen Bevor Sie jedoch telefonisch oder per E Mail Kontakt zu uns aufnehmen w ren wir Ihnen dankbar wenn Sie in dieser Dokumentation und oder den FAQs unter www juleica de 6 0 html nachschauen ob Ihre Frage dort bereits beantwortet wurde 4 1 Aktualisierung dieser Dokumentation In der Pilotphase kann es immer wieder zu kleineren Ver
26. en Abk rzung oder h ufig gebr uchlichen Kurzbegriff einer Organisation Dieser Begriff steht stellvertretend f r die Langbezeichnung der Organisation welche h ufig sehr lang und schwer zu merken ist Beispiel DLRG Jugend steht f r Jugend der Deutschen Lebens Rettungs Gesellschaft e V Es folgt dann die Angabe des Namens des Tr gers und des Kurznamens der sp ter auch auf der Juleica erscheint sowie die Angabe der Aliase die Aliase k nnen aber auch durch den untergeordneten Tr ger angegeben werden Bitte beachten Sie die Hinweise zu den Feldern die bereits in 2 4 1 1 vorgestellt wurden Ebenfalls notwendig ist es die Adresse des Tr gers zu erfassen WICHTIG Die Benachrichtigungen ber neue Antr ge werden an diese E Mailadresse verschickt Au erdem werden diese Kontaktdaten in Zukunft den Antragsteller inne n und den anderen an der Antragsbearbeitung beteiligten Tr gern angezeigt benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 17 juleica Jugendleiter in card 2 4 4 2 Erfassung neuer Tr ger durch FFENTLICHE Tr ger a Erfassung eines ffentlichen Tr gers der 3 Ebene WICHTIG Die rtlichen Jugendpflegen d rfen nur dann als ffentlicher Tr ger erfasst werden wenn diese Juleica Antr ge als ffentlicher Tr ger unterzeichnen d rfen d h wenn sie in dem Papierverfahren bislang auch auf der rechten Seite unterschreiben durften Daf r ist eine Vereinbarung zwischen Kreis und Gemeinde
27. en Dies sind i A folgende e Bearbeitung des Antrags und Produktion der Karte e zugeh rige Kosten u o F rdermittelabrechnung e statistische Auswertungen i R der Jugendhilfe Daf r sind die Daten sobald wie m glich zu annonymisieren d h den Datens tzen sind zumindest Name Vorname und Stra e Hausnummer zu entfernen ber die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen wird in kurzform beim Export der Daten belehrt Diese Belehrung ist mit einem Mouseklick zu best tigen dies wird protokolliert Die pers nlichen Daten der Antragssteller innen bleiben im System f r die G ltigkeitsdauer der Juleica zzgl einer Sicherheitsspanne gespeichert so dass die der Jugendleiter in bei einer erneuten Beantragung der Juleica auf diese Daten zugreifen kann Die dar ber hinaus im Antragsverfahren freiwillig erhobenen Statistik Angaben stehen den Tr gern NICHT zur Verf gung Diese werden anonymisiert der Arbeitsstelle Kinder und Jugendhilfestatistik an der Uni Dortmund AKJstat bermittelt die regelm ig die Daten auswerten wird 1 5 Fristen 01 07 2009 Das Papier Antragsverfahren wird in Niedersachsen abgeschafft benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 10 juleica ugendleiter in card 2 Tr gerverwaltung Jeder Tr ger erh lt die Zugangsdaten zur Tr gerverwaltung auf www juleica de bzw www juleica antrag de In dieser Tr gerverwaltung k nnen sowohl die Antr ge gepr ft und freigeschaltet al
28. erei beeinflusst werden kann e Die Kosten werden gesenkt Der Preis pro Karte bleibt gleich enth lt jedoch die Portokosten f r den Versand der Juleica an die den Jugendleiter in bzw eine Alternativadresse au erdem entf llt die Abrufpauschale e Das neue Design steigert die Attraktivit t der Karte und unterstreicht auch die offizielle Funktion der Juleica e Fehler bei der bertragung der Daten werden weitestgehend ausgeschlossen e Es kann kein Antrag verlorengehen es ist ein System von Benachrichtigungen eingebaut so dass jede r Beteiligte erinnert benachrichtigt wird bzw ber den Status der Card informiert ist 1 2 Antragsverfahren Beeniekerin ienne Bez endeten Be Um die Juleica zu beantragen gibt es zwei M glichkeiten a Beantragung durch die den Jugendleiter in b Beantragung durch den Tr ger f r den die der Jugendleiter in Ehrenamts Tr ger t tig ist oder bei dem die der Jugendleiter in die Ausbildung absolviert hat Im Regelfall sind im Antragsverfahren jeweils drei Personen Organisationen beteiligt e die der Jugendleiter in e der Tr ger f r den die der Jugendleiter in ehrenamtlich t tig ist bisher Feld 8 auf dem Papier Formular Dies kann sowohl ein freier Tr ger Jugendverband als auch ein ffentlicher Tr ger Stadtjugendpflege sein im Folgenden als Ehrenamts Tr ger bezeichnet benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seit
29. eses Codes den Antrag bernehmen und weiter bearbeiten Anderenfalls sollte die Person die E Mail an diejenige denjenigen in der Tr gerstruktur weiterleiten die der die Rechte hat 3 2 Antragstellung durch den Ehrenamtstr ger Auch der Ehrenamtstr ger kann Juleica Antr ge stellen Die Daten werden dann der dem Jugendleiter in zur Best tigung vorgelegt Hat sie er den Antrag best tigt erh lt zun chst erneut der freie Tr ger den Antrag anschlie end kann dann der der ffentliche Tr ger zustimmen Dazu loggt sich eine Benutzer in des Tr gers ein und w hlt unter Juleica Antr ge die Option Gruppenantr ge manuell aus In die Maske k nnen nacheinander die Daten der einzelnen Jugendleiter innen eingegeben werden Nach jedem Datensatz hat man die M glichkeit zwischen erfassen n chster Antrag und erfassen Gruppenantrag abschlie en zu w hlen Juleica Antr ge Selbstverwaltung Tr ger verwalten I Hilfe Logout Gruppenantrag manuell Antr ge erfassen Neuer Antrag Name Sruppenantrag manuen Ki i Stra e N Postleitzahl Ort E Mail Geburtsdatum gt TT MM JJ Geschlecht Bitte w nlen Foto Datei ausw hlen Keine Dat usgew hlt Wo wurde die Juleica Ausbildung absolviert Ich bin der zust ndige freie Tr ger te 27 Speichern n chster Antrag Speichern zur bersicht juleica Jugendleiter in card WIC
30. ger anlegen mene RENA Gemeindekennziffer 03 GKZ suchen e f r einen Tr ger der 2 Ebene ist dies die 5 stellige GKZ Ihres Landkreises voreingestellt in dem die Untergliederung ihren Sitz hat e f r einen Tr ger der 3 Ebene ist dies die 8 stellige GKZ der jeweiligen Gemeinde in dem die Untergliederung ihren Sitz hat Bei Samtgemeinden verwendet bitte die GKZ von dem Ort in dem das Rathaus steht Bitte beachten Sie dass Sie einen bergeordneten Tr ger ausw hlen m ssen Dies ist i d R die Auswahl Kein bergeordneter Tr ger vorhanden Nur bei Kreisverb nden mit rtlichen Untergliederungen kann eine andere Auswahl notwendig sein Bitte beachten Sie die Hinweise zu den Feldern die bereits in 2 4 1 1 vorgestellt wurden benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 18 juleica Jugendleiter in card Nachdem alle Angeben get tigt wurden dr cken Sie bitte Tr ger anlegen Anschlie end erh lt der freie Tr ger automatisch eine E Mail mit den Zugangsdaten und kann alle weiteren Einstellungen selber vornehmen Juleica Antr ge A EM Tr ger verwalten Hilfe Logout Tr ger Profil Neuen Tr ger anlegen Tpk Dal bergeordneter Tr ger Bitte w hlen J Hinweis Die Angabe eines bergeordneten Tr gers ist nur notwendig wenn mind 1 Tr ger oder die Option Kein bergeordneter Tr ger vorhanden Dummy in der Liste zur Auswahl steht Name vol
31. informiert und kann anschlie end den Antrag bearbeiten oder an eine andere Person weiterleiten Es konnte kein Tr ger go gefunden werden E Mail Adresse des Tr gers Deine Mitteilung an den Tr ger HINWEIS Person ein die Deiner Meinung nach bei eurem Tr ger f r die Bearbeitung der Juleica Antr ge zust ndig ist jJuleica Jugendleiter in card Da Jugendleiter innen in der Regel auf der rtlichen Ebene t tig sind suchen sie fast immer in ihrem Ort nach dem Tr ger f r den sie t tig sind Wenn Tr ger nur Kreisverb nde aber keine Ortsgruppen angelegt haben ist der Kreisverband in den einzelnen Orten NICHT zu finden Die Jugendleiter innen d rfen dann nur den Landkreis ausw hlen und m ssen dann in der Liste der gefundenen Tr ger den Kreisverband ausw hlen Danach folgt ein Block mit freiwilligen statistischen Fragestellungen Diese werden neutralisiert und ohne personenbezogene Informationen durch die AKJstat ausgewertet Die Tr ger haben keinen Zugriff auf die statistischen Angaben der Jugendleiter innen ee Status Neuer Antrag Einverst ndniserkl rungen 6 8 Logout Artragstenen ee 0 Datenverarbeitung und Speicherung Archiv Selbstverpflichtungserkl rung Benutzer Ja ich m chte auch Mitglied der Juleica de Community werden und den Juleica Newsletter erhalten zur ck zu Schritt 5 Weiter zu Schritt 7 Pflichtfe
32. ises und ggf der Stadt wird die Liste der zur Verf gung stehenden Tr ger eingegrenzt und die weitere Bearbeitung des Antrages durch Ehrenamts Tr ger und zugeordneten ffentlichen Tr ger erm glicht benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 25 Neuer Antrag Auswahl Deines Tr gers 2 8 Gew hlter Tr ger Du hast noch keinen Tr ger gew hlt W hle nun bitte die Jugendorganisation Tr ger aus f r die Du ehrenamtlich t tig bist Bitte gib zun chst an in welchem Bundesland in welchem Landkreis und in welchem Ort diese Organisation ihren Sitz hat In dem Feld gefundene Tr ger findest Du jeweils alle Tr ger die es in der Region gibt Wenn Du Deine Organisation trotz Angabe des Ortes nicht findest kann es sein dass sie nur auf der Kreisebene eingetragen wurde Falls Deine Organisation nicht zu finden ist kannst Du unter Tr ger nicht gefunden eigene Angaben hinterlegen Schritt 1 In welchem Bundesland hat der Tr ger seinen Sitz Bundesland w hlen Bitte w hlen Schritt 2 In welchem Kreis hat der Tr ger seinen Sitz Landkreis w hlen Schritt 3 In welchem Ort hat der Tr ger seinen Sitz Ort w hlen Bitt Textsuche Gefundene Tr ger Kein Trager gew hlt Tr ger nicht gefunden Du konntest deinen Tr ger nicht finden Dann markier hier das Auswahlfeld und gib die Kontaktdaten der Diese Person wird dann per E Mail
33. juleica ugendleiter in card Benutzerhandbuch f r ffentliche Tr ger Version 1 4 Einf hrung des Juleica Online Antragsverfahrens OONO Erstellt unter CreativeCommons Lizenz creativecommons org Landesjugendring Niedersachen e V Bj rn Bertram benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 1 juleica ugendleiter in card Wesentliche nderungen in der Version 1 4 2 4 1 1 Neufassung des gesamten Abschnittes normal 2 4 4 1 Hinweis zur E Mail Adresse die bei Adresse Kontakt hinterlegt werden sollte HOCH 2 4 4 2A Neuer Abschnitt zum Erfassen von kleinen rtlichen freien Tr gern durch den ffentlichen Tr ger HOCH 3 1 2 1 E Mail mit bernahmecode geht in Kopie auch an Antragsteller in HOCH 3 2 Hinweis auf ver nderte Antragsbearbeitung durch Jugendleiter in normal 3 3 1 nderung in der Detailansicht zum Antrag normal Hinweise zu endg ltig abgelehnten Antr gen HOCH 3 3 3 bernahme eines Antrages normal 3 4 3 Neufassung des gesamten Abschnitts normal 3 5 L schen von Benutzeraccounts amp Antr gen durch die Jugendleiter innen HOCH 6 3 Hinweise zum Foto normal 6 4 Informationen zu weiteren Ver nderungen im Online System HOCH Wesentliche nderungen in der Version 1 3 2 4 4 1 Auswahl des bergeordneten Tr gers Dummy HOCH Wesentliche nderungen in der Version 1 2 Pkt Beschreibung Priorit t 1 3 1 Verpflichtung der freien Tr ger zur Erfassung der Untergliederungen HOCH 2 3 Funktion
34. ld Bevor der Antrag endg ltig gestellt werden kann muss die der Antragstellerin noch die Datenschutzbestimmungen siehe 6 akzeptieren und der Selbstverpflichtungserkl rung zustimmen benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 26 juleica ugendleiter in card Anschlie end sieht sie er noch einmal alle Antragsdaten in einer bersicht zur Kontrolle und hat ggf die M glichkeit Fehler zu korrigieren bevor der Antrag endg ltig abgeschickt wird Wenn der Antrag abgeschickt wurde hat die der Antragsteller in keine M glichkeit mehr die Daten zu bearbeiten oder einen zweiten Juleica Antrag zu stellen Erst wenn einer der im Verfahren beteiligten Tr ger den Antrag vorl ufig ablehnt ist eine Bearbeitung durch die den Antragsteller in wieder m glich NEU Der Abschnitt 3 5 behandelt die nachtr gliche Ver nderbarkeit des Benutzeraccounts durch die den Jugendleiter in 3 1 2 1 Ehrenamtstr ger wird in der Liste nicht gefunden Sollte die der Jugendleiter in ihren seinen Ehrenamts Tr ger nicht in der Liste finden besteht die M glichkeit den vermutlichen Ansprechpartner per E Mail zu informieren Daf r kann die der Jugendleiter in die E Mail Adresse und eine Bemerkung hinterlassen Das System verschickt dann automatisch eine E Mail mit einem bernahme Code an die betreffende E Mail Adresse Wenn diese Person ber einen Tr ger Login zum Antragsverfahren verf gt kann sie er sich mit Hilfe di
35. lius Leiterin 03256000001 02 02 2009 anzeigen g Bj rn Bertram 03256000002 05 02 2009 anzeigen g Leiter Julius 00000000011 11 02 2009 anzeigen Alle Antr ge ausw hlen 3 3 3 Antrags bernahme per E Mail Wenn ein e Jugendleiter in in der Datenbank den Ehrenamtstr ger nicht findet oder nicht korrekt zuordnen kann besteht die M glichkeit den vermutlich zust ndigen Tr ger per E Mail zu informieren Dieser erh lt dann automatisch eine E Mail mit einem bernahme Code HINWEIS Da die Jugendleiter innen h ufig nicht wissen wer in ihrem Verband die entsprechenden BEarbeitungsrechte hat kann es vorkommen dass die E Mails bei anderen ehren oder hauptamtlichen Mitarbeiter innen der Jugendverb nde landen Bitte informieren Sie diese daher was es mit den E Mails Juleica bernahme eines Antrages auf sich hat und an wen diese dann die E Mails weiterleiten sollten Juleica Antr ge Selbstverwaltung Tr ger verwalten Hilfe Logout atusinformatien r Antrag bernehmen Antr ge Im berblick Gruppen ntrag manuell Antrag suchen Antragsnummer Nachname des Antragstellers Wenn ein e Admin Benutzer eine E Mail mit einem bernahmecode erh lt m ssen Sie sich in das System einloggen Nach erfolgtem Login gibt es daf r unter Juleica Antr ge die Funktion Antrag bernehmen Dort muss dann die Antragsnummer und der Nachname des Antragstellers der Antragstellerin eingegeben
36. ls Benutzer in diese M glichkeit nicht haben leiten Sie die E Mail mit dem bernahmecode bitte an die den zust ndige n Administrator in weiter benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 34 juleica ugendleiter in card 3 4 Sonderfunktionen 3 4 1 Kombinierter Tr ger F r ffentliche Tr ger die zugleich auch Ehrenamtstr ger sind besteht die M glichkeit diese als kombinierte Tr ger anzulegen Diese k nnen dann in einem Schritt f r freie und ffentliche Tr ger mitzeichnen 3 4 3 Export von Datens tzen Ehrenamtstr ger und ffentlicher Tr ger haben die M glichkeit eine CSV Tabelle mit den Adress Daten der Jugendleiter innen zu exportieren Dazu steht Ihnen in der Ansicht Antr ge im berblick unterhalb der Tabelle die Funktion Antr ge exportieren zur Verf gung In dieser Ansicht werden jeweils alle gerade aufgerufenen Juleica Antr ge exportiert Bitte nutzen Sie ggf die Funktion Eintr ge um die Zahl der gleichzeitig aufgerufenen Datens tze zu erh hen Beachten Sie unbedingt die Datenschutz Bedingungen 1 4 3 4 3 1 Umgang mit der CSV Datei Die Daten werden in einer CSV Datei ausgegeben Um die Daten gut verarbeiten zu k nnen gehen Sie bitte wie folgt vor A Wenn Sie mit Microsoft Excel arbeiten 1 Speichern Sie die Datei auf Ihrem Rechner ffnen Sie die Datei nicht direkt aus dem Browser heraus 2 ffnen Sie Excel durch einen Klick auf das Progr
37. lst ndig Name Kurzform max 30 Zeichen Alias Bezeichnungen Alias bezeichnet einen Namen Abk rzung oder h ufig gebr uchlichen Kurzbegriff einer Organisation Dieser Begriff steht stellvertretend f r die Langbezeichnung der Organisation welche h ufig sehr lang und schwer zu merken ist Beispiel DLRG Jugend steht f r Jugend der Deutschen Lebens Rettungs Gesellschaft e V Mit Hilfe der Aliase soll die Identifizierung der Organisation f r die Jugendleiter innen beim Antragsverfahren vereinfacht werden Daher folgende Bitte Beim Erfassen der Organisation Tr ger m gliche Aliase in die daf r vorgesehen Felder einpflegen Alias 1 Alias 2 Alias 3 Alias 4 Alias 5 Alias 6 Alias 8 1 Alias 7 Alias 9 Alias 10 Adresse Kontakt Stra e I a Postleitzahl N Ort z E Mail Adresse i Js Telefonnummer Kategorie Bitte w hlen a Rechnungsanschrift M Empf nger Nos Landesamt f r Soziales Birte Baade Stra e am Wat Postleitzahl 30169 Ort Hannover Administrator Anrede Titel Name E Mail Adresse Vorname Telefonnummer Tr ger anlegen zur ck 2 4 4 2 A Erfassung von kleinen freien Tr gern Grunds tzlich gilt ja die Empfehlung dass kleine freie Initiativen die nur wenig
38. mmenhang stehen und auch zu keinem anderen als den beschriebenen Zwecken genutzt F r diese Datenbank ist zust ndig Deutscher Bundesjugendring benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 38 juleica Jugendleiter in card M hlendamm 3 10178 Berlin Telefon 49 30 400 40 400 Telefax 49 30 400 40 422 E Mail info dbjr de Internet www dbjr de Eingetragen im Vereinsregister Amtsgericht Berlin Charlottenburg Nr 23372Nz Vertretungsberechtigter Vorstand Detlef Raabe Vorsitzender 6 2 Selbstverpflichtungserkl rung Diese Erkl rung muss von den Jugendleiter inne n ebenfalls in Schritt 6 8 akzeptiert werden Hiermit versicherst Du dass Du alle Voraussetzungen zum Erwerb der Jugendleiter innen Card Juleica erf llst Dazu geh ren insbesondere e eine ehrenamtliche T tigkeit in der Jugendarbeit i S des 73 Kinder und Jugendhilfegesetzes bzw eine T tigkeit die in dem Bundesland Deines Tr gers f r die Ausstellung einer Juleica gelten e eine Ausbildung welche den g ltigen Anforderungen enspricht die f r das jeweilige Bundesland und ggf f r die Organisation f r die Du t tig bist g ltig sind Du versicherst ebenfalls dass alle von Dir gemachten Angaben richtig sind 6 3 Hinweis zu den Fotos Das Foto wird auf der Juleica so abgedruckt wie es hochgeladen wird Eine Bearbeitung ein Beschnitt etc findet nicht statt Deshalb muss durch die pr fenden Tr ger auf f
39. n Daten ein WICHTIG Anschlie end wird die der neue Benutzer in ber die Zugangsdaten informiert Bitte informieren Sie die den Benutzer in dennoch mit einer gesonderten E Mail ber seine ggf tr gerspezifischen Aufgaben und verweisen Sie ihn auf die Anleitung zur Antragsbearbeitung WICHTIG Als Administrator in sollten Sie der erste Ansprechpartner f r die von Ihnen angelegten Benutzer innen und Administrator inn en sein Die Landeszentralstelle ist in erster Linie f r die Beratung der Admins der Freien Tr ger auf Landesebene und der ffentlichen Tr ger auf der Kreisebene zust ndig Das selbe Formular wird auch zum Bearbeiten der vorhandenen Eintr ge verwendet benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 16 juleica Jugendleiter in card 2 4 4 Erfassen neuer Tr ger Die Erfassung eines neuen Tr gers unterscheidet sich in der Vorgehensweise etwas je nachdem ob der Tr ger durch den freien oder ffentlichen Tr ger angelegt wird Daher unterscheidet das Handbuch an dieser StelLe die verschiedenen F lle Bitte w hlen Sie den f r Sie zutreffenden Fall B Durch den Admin einer Untergliederung auf der 2 Ebene Wenn Sie f r den Tr ger der 2 Ebene einen anderen Admin hinterlegt haben kann dieser in seinem Account unter Selbstverwaltung gt Untergeordnete Tr ger einen neuen Tr ger mit der 8stelligen GKZ des Ortes anlegen Wir empfehlen das folgende Vorgehen 1 Auswahl des zust ndigen f
40. n als FREIE Tr ger anzulegen Weitere ffentliche Tr ger d rfen nur im System erfasst werden wenn vorher das Landesamt f r Soziales informiert wurde e Eigene Einrichtungen zu erfassen in denen Jugendleiter innen aktiv sind anzulegen Beispiel Die ffentlichen Tr ger haben also mit der Erfassung von Jugendverb nden kirchlichen Jugendgruppen etc nichts zu tun Das unabh ngige Jugendzentrum oder die rtliche Jugendkulturinitiative hingegen verf gt ber keinen organisatorischen berbau und wird vom rtlichen ffentlichen Tr ger erfasst 1 3 3 Freie Tr ger der Ebene 2 ohne Landesebene werden vom ffentlichen Tr ger der 2 Ebene angelegt und haben dann die M glichkeit ggf Untergliederungen der 3 Ebene anzulegen WICHTIG Pr fen Sie unbedingt vor dem Erfassen des Tr gers ob dieser wirklich keinem Landesverband angeh rt Sollte ein freier Tr ger der einem Landesverbandangeh rt nicht in der Auswahlliste erscheinen nehmen Sie bitte Kontakt zu dem zust ndigen freien Tr ger auf Landesebene auf Eine Liste der Administrator inn en finden Sie unter www niedersachsen juleica de 203 0 html 1 3 4 Freie Tr ger der Ebene 2 mit Landesebene werden vom freien Tr ger auf der Landesebene angelegt 1 3 5 ffentliche Tr ger der Ebene 3 Alle Kommunen die bislang auf Grundlage einer Vereinbarung nach 813 AG KJHG das Recht hatten selber die Juleica Antr ge zu bearbeiten und auf der rechten Seite des Antragformulars zu un
41. nach 13 AG KJHG notwendig Falls die Stadtjugendpflegen dieses Recht nicht haben sollen wie es in Niedersachsen blich ist m ssen diese als Freie Tr ger der Ebene 3 angelegt werden Alle Gemeinden die bislang diese Berechtigung hatten wurden im System bereits erfasst Daher sind alle weiteren Kommunen als FREIE Tr ger anzulegen Sollte es dennoch n tig sein einen neuen ffentlichen Tr ger anzulegen steht daf r unter Selbstverwaltung gt Untergeordnete Tr ger ein Formular zur Verf gung das dem der Erfassung von freien Tr gern hnlich ist WICHTIG Vor dem Anlegen eines neuen ffentlichen Tr gers MUSS die Landeszentralstelle informiert werden b Erfassung eines freien Tr gers der 2 oder 3 Ebene WICHTIG Die freien Tr ger d rfen nur dann durch den ffentlicher Tr ger erfasst werden wenn diese Tr ger NICHT ber einen Landesverband verf gen Generell haben die ffentlichen Tr ger der 2 Ebene die Berechtigung in ihrem GKZ Bereich sowohl freie Tr ger der 2 Ebene als auch der 3 Ebene anzulegen Das Recht auf Anlegen eines freien Tr gers der 3 Ebene erlischt wenn es einen ffentlichen Tr ger der 3 Ebene gibt dann muss dieser die freien Tr ger der 3 Ebene anlegen F r das Anlegen eines freien Tr gers steht unter Selbstverwaltung gt freier Tr ger ein Formular zur Verf gung Zwingend notwendig ist zun chst die Eingabe richtigen GKZ Juleica Antr ge g verwalten Hire Itogout Neuen Tr
42. nderungen im System kommen Wir bem hen uns darum diese Dokumentation kontinuierlich fortzuschreiben Unter www niedersachsen juleica de k nnen Sie jeweils die aktuellste Fassung herunter laden 4 2 Ansprechpersonen Mitarbeiter innen der Jugendverb nde wenden sich bitte zun chst an die Landesgesch ftsstelle des jeweiligen Jugendverbandes MitarbeiterInnen von kleinen freien Tr gern wenden sich bitte an das jeweils zust ndige rtliche Jugendamt MitarbeiterInnen der Landesgesch ftsstellen der Jugendverb nde und der ffentlichen Tr ger wenden sich bitte an die jeweilige Landeszentralstelle Die Adressen finden Sie unter In den Bundesl ndern im jeweiligen Bundesland MitarbeiterInnen der Landeszentralstellen wenden sich bitte an den Deutschen Bundesjugendring LANDESZENTRALSTELLE F R NIEDERSACHSEN Landesjugendring Niedersachsen Verantwortlich f r Fragen amp Anregungen zur technischen Umsetzung diese Dokumentation Imagekampagne macht niedersachsen lebendiger inhaltliche Fragen zur Beantragung der Juleica Zei stra e 13 30519 Hannover juleica ljr de Telefon 0511 5194510 Landesamt f r Soziales Verantwortlich f r Fragen zur Tr gererfassung Anlegen von ffentlichen Tr gern der 2 Ebene und Landesweiter Freier Tr ger organisatorische Fragen zur Antragsabwicklung in Niedersachsen Ansprechpartner Matthias Gelbke Birte Baade Am Waterlooplatz 11 30169 Hannover matthias gelbke Is niedersachsen de
43. neuer Tr ger durch FFENTLICHE Tr ger uunnnennensenennennennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnennannnnnnnnnnnnenn 18 2 4 4 2A Erfassung von kleinen freien Tr gern uussssssessnsssssnnnnunnnnnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnen 19 2 4 5 Verwaltung angelegter Tr ger nannte aualniininnRaann EEEE 21 3 Online Antragsverfahren sascsssscrssoncsessnenerunensennsnne ses unn ann denen nan T ERENS ONEEN ONENEN O SENSEO ENESE 24 3 1 Online Antrag durch die den Jugendleiter in ssenesseesensnssnnennennnnnnnennnnnennnnnnnenonnnnnnnnnnnnnenanennenn 24 SLE GREBISHIE CUN E PEISFTORSFFRSERAEHFFPEESTEEENEEBESERTELELEELSETEITFEUHENEESTERUBEPRELFULTETEEEFPESESTTERTERFERFERFORFVEIFFECEHDEHEETTEFENEREFRERFRRN 24 SLANT ag teU Ersin a A O N S E E 25 3 1 2 1 Ehrenamtstr ger wird in der Liste nicht gefunden ssssesssrsssesssrrnsssnserrrrrensssnsrerrnrrnssnnrerrnssseerrernnennsne 27 3 2 Antragstellung durch den Ehrenamtstr ger uneseseesesssessnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnn 27 3 3 Bearbeitung der Antr ge durch die Tr ger unnseeeeesenssessnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnensnnnn 28 3 3 1 Bearbeitung durch den Ehrenamtstr ger uunesseeesessssssssnnnnnnennennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnsnnnnsnnnnnennnnn 30 3 3 2 Bearbeitung durch den ffentlichen Tr ger z2 22 02002202000000000000n0nn0nnnununnennnnnnnnnnnnnsnnnnn
44. nnsensann 33 3 3 2 1 Druckfreigab Ennen na aaa nennen EE Ra E E E a en auge a een eher een 33 3 3 3 Antrags bernahme per E Mail uusesssseessssnnnensesnnnnennnennnnnennnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnennsensnnnnnsnensnnnnn 33 3 4 S nderf nktionen ni nina E E E E EE E EO 35 3 4 1 Kombinierter Tr ger ae a iea aaia E E E Ra 35 3 4 3 Export von Datens tzen uessssssssssssennnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnssennnnnnnsssnsnunensnssssnnnnnnsssssnnnensnusssnnnnnnn 35 3 4 3 1 Umgang mit der CSV Dateisiisei renacido aaa aaia aaia aa a ahnen a E eaaa i iaai pE aAa daher 35 3 5 Nachtr gliche Account Bearbeitung durch die den Antragsteller in s s sssossnnssssesssnserenssreesssseennsserens 36 benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 4 juleica Jugendleiter in card 3 5 1 L schen von begonnenem Antrag ussssesssssnnensennnnennnnnnnnnennennnnennennnnnennsnnnnsenssesnnnenneessnnennsensssnann 36 3 5 2 L schen von begonnenem Gruppenantrag usessesssenenssennnnennennnnnennnnnnnnnnnennnnnnnnsnnnsnnnsenssnnnnnnsssnnnn 36 3 5 3 l schen d s Benutzer ccounts au RaBc HR ERS Rn khneenninhaed 36 4 Ansprechpersonen auieeesiaeiieinieeeeenee a E E EE EE A OEO ee 37 4 1 Aktualisierung dieser Dokumentation eessssensseessennnnennnnennnnennnennnnnnnnennnnnennennnnennnensnnnnnensnnensensnsnnnnannn 37 A 2 Ansprechpersonen linie ae a ne weile reiadeeretanidenn eher 37 D FAOS susune eneee ee T
45. olgende Hinweise geachtet werden Das Foto muss e das Gesicht der Antragstellerin des Antragstellers zeigen e im Hochkantformat mit dem ungef hren Verh ltnis 18 x 20 5 b x h vorliegen e mindestens 150 kb und maximal 2 MB gro sein e im Format JPG vorliegen Das Foto darf nicht e im Querformat sein e ein Ganzk rper Foto sein e mehrere Personen zeigen e nur einen Teil der gesamten Bildfl che einnehmen Geeignete Bilder sind Hamed Saber Joesse manm raad benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 39 juleica Jugendleiter in card Schlechte Bilder sind aE A Sportpixel Sportpixel gt i Amar Fathi damel pabra Iebenszentrum adelsiwofe n manurand Quelle alle Bilder von www flickr com unter CC Lizenz Namensnennung jeweils unter dem Bild 6 4 Weitere Optimierungen des Antragssystems Wenn ein e Jugendleiter in in Schritt 7 8 Antragsdaten im berblick feststellt dass sie er einen Fehler gemacht hat kann sie er nun direkt zu Schritt 1 zur ckspringen und muss nicht alle Schritte einzeln zur ck Wenn die der Antragsteller in einen Antrag mit der Funktion vorl ufig ablehnen zur ck erh lt sieht er sie nur noch die Schritte 1 8 Pers nliche Angaben und Schritt 7 8 Antragsdaten im berblick die anderen Schritte werden bersprungen Die Detailansicht des Antrags wurde sowohl f r die den Antragsteller in als auch f r die Tr ger erg nzt Es werden n
46. per E Mail informiert und um ihre Zustimmung gebeten 3 Formular Best tigungsseite mit CSV Export Gruppenantrag manuell Best tigung Ihre Antr ge wurden erfolgreich im System erfasst Die betreffenden Jugendleiter wurden im System registriert und per E Mail ber ihren Antrag sowie Ihre Juleica Zugangsdaten informiert CSV Export Neue Antr ge als CSV Datei speichern CSV Export Die Der Antragsteller in kann sich dann mit den automatisch bermittelten Zugangsdaten auf www juleica de 26 0 html einloggen die Daten berpr fen korrigieren und ggf erg nzen NEU Au erdem hat die der Jugendleiter in auch die M glichkeitm den Juleica Antrag abzulehnen wenn er keine Juleica beantragen m chte oder der vorausgew hlte Tr ger falsch ist Siehe 3 5 3 3 Bearbeitung der Antr ge durch die Tr ger Nach erfolgter Antragstellung durch die den Jugendleiter in wird zun chst der Ehrenamtstr ger ber das Vorliegen eines neuen Antrags per E Mail informiert Aufgabe des Ehrenamttr gers Dem Ehrtenamtstr ger obliegt die Aufgabe zu pr fen ob die der Antragssteller e f r den Tr ger kontinuierlich t tig ist e eine dem Erlass entsprechende Ausbildung absolviert hat e ber die erforderlichen Kenntnisse in Erste Hilfe verf gt e die pers nlichen Angaben der des Jugendleiterin s korrekt sind benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 28 juleica Jugendleiter in card e
47. r die Adressdaten nutzen um dich ber wichtige Neuigkeiten im engen Zusammenhang mit der Juleica zu informieren F r diese Zwecke und nur f r diese Zwecke stehen die Daten e der Organisation bei der Du ehrenamtlich t tig bist z B Dein Jugendverband und die Du eben ausgew hlt hast e dem ffentlichen Tr ger der f r diese Organisation zust ndig ist z B das Kreisjugendamt oder das Landesjugendamt e und wenn n tig der Landeszentralstelle f r die Juleica i d R das Landesjugendamt das Jugendministerium des Landes oder der Landesjugendring zur Verf gung Dar ber hinaus werden die daf r notwenigen Daten durch die Druckerei NOVO GmbH Bonn zum Druck und Versand der Karte verarbeitet und bis zum Versand gespeichert nach Versand werden die Daten in der Druckerei gel scht Alle Beteiligten am Antragsverfahren der Juleica haben sich an die Datenschutzbestimmungen des Bundes des jeweiligen Bundeslandes und des Kinder und Jugendhilfegesetzes SGB VIII zu halten Um Dir eine bequeme Neu Beantragung nach Ablauf des G ltigkeitszeitraums Deiner Juleica zu erm glichen sowie Dich zwischendurch ber den Stand der Bearbeitung u a zu informieren werden Deine Daten in der Juleica Datenbank w hrend der Laufzeit der Juleica und einer Nachlauffrist von 6 Monaten gespeichert und anschlie end gel scht Die Daten werden zu keinem Zeitpunkt an Personen oder Organisationen weitergegeben die nicht im oben beschriebenen Zusa
48. r im System anzulegen bzw zu verwalten die die Antr ge pr fen und ggf Gruppenantr ge stellen k nnen Tr ger darf selbst Gruppen Antr ge stellen Ist diese Funktion aktiviert k nnen die Tr ger einzelne oder mehrere Antr ge f r ihre Jugendleiter innen stellen Diese Antr ge sind dann automatisch f r den Freien Tr ger best tigt Im weiteren Verfahren zeichnet nur noch die der Jugendleiter in und der ffentliche Tr ger mit Tr ger darf eine alternative Lieferadresse erfassen Mit diesem Recht kann dem Tr ger das Recht einger umt werden eine Lieferadresse f r die Juleica einzugeben die von der Adresse der des Jugendleiterin s abweicht Option Benutzer Die Bearbeitung der Benutzer innen der untergeordneten Tr ger ist identisch mit der Bearbeitung der Benutzer innen auf der eigenen Ebene 2 4 5 1 Wichtige Hinweise zur Benutzer innen Admin Verwaltung Insbesondere die freien Tr ger sollten bei der Vergabe der Benutzer innen und Admin Rechte folgende Hinweise bedenken e Wenn weitere Benutzer innen auf der Landesebene angelegt werden k nnen diese sp ter KEINE Administrationsrechte f r einzelne Untergliederungen erhalten ohne dass die der jetzige Admin diese Rechte verliert Daher ist es sinnvoll solche User innen als Benutzer innen einer Untergliederung anzulegen e Wenn ein e Benutzer in Administrationsrechte erh lt bekommt die der User in diese Rechte f r alle benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4
49. reien Tr gers Falls der Admin der 2 Ebene f r mehrere Tr ger Adminrechte hat muss zun chst unter Tr ger verwalten die Identit t des Tr gers auf der 2 Ebene bernommen werden f r den Sie agieren m chten 2 Erfassen des Tr gers Wechseln Sie in die Ansicht Selbstverwaltung gt Untergeordnete Tr ger Unterhalb der Liste mit den bereits angelegten Untergliederungen klicken auf den Button neuen Tr ger anlegen Zwingend notwendig ist zun chst die Eingabe richtigen GKZ F r einen Tr ger der 3 Ebene ist dies die 8 stellige GKZ der jeweiligen Gemeinde in dem die Untergliederung ihren Sitz hat Bei Samtgemeinden verwendet bitte die GKZ von dem Ort in dem das Rathaus steht Anschlie end muss der bergeordnete Tr ger aus einem Pull Down Menu ausgew hlt werden F r einen Tr ger auf der 3 Ebene w hlt bitte den jeweiligen Kreisverband aus Wenn es keinen Kreisverband gibt bitte auch hier Kein bergeordneter Tr ger vorhanden Dummy ausw hlen Juleica Antr ge EIER Tee Tr ger verwalten B Hilfe Logout r ger Profil E ES lo Neuen Tr ger anlegen Meine Daten bergeordneter Tr ger MATT IE y ES 5 yi E Osnabr ck f 2 a P Hinweis Die Angabe eit An mind 1 Tr ger oder die i 2 Kein bergeordneter Tr ger vorhanden Dummy Option Kein bergeordnete Name vollst ndig x Name Kurzform i max 30 Zeichen Alias Bezeichnungen Alias bezeichnet einen Nam
50. rs nliche E Mail Adresse ung ltig wird m ssen bei allen Untergliederungen die Adressenver ndert werden Dies kann durch eine allgemeine Adresse vermieden werden Kategorie Jeder Tr ger geh rt zu einem T tigkeitscluster die aus einer Liste ausgew hlt werden k nnen Diese Zuordnung dient statistischen Zwecken 2 4 2 Meine Daten nderung der E Mail Adresse des Namens und des Passwortes WICHTIG Es wird dringend empfohlen das urspr ngliche Passwort sofort zu ndern Bitte nutzen Sie ein Passwort mit erh hten Sicherheitsanforderungen um Passwort Klau zu erschweren Ihr Passwort sollte eine Kombination aus Gro und Kleinbuchstaben Ziffern und Sonderzeichen umfassen und mindestens 8 Stellen haben benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 14 jJuleica Jugendleiter in card 2 4 3 Benutzerverwaltung Hier kann der Administrator weitere Benutzer innen anlegen oder bestehende Eintr ge bearbeiten Die Tabellenansicht gibt einen berblick ber die Benutzer innen und bietet die M glichkeit diese zu bearbeiten oder zu l schen Freie Tr ger k nnen diese Benutzer sp ter den verschiedenen untergeordneten Tr gern zuordnen HINWEIS Wenn ein User in zwischen den Ansichten mehrerer Tr ger w hlen kann erscheinen hier jeweils nur die Benutzer innen Administrator inne n des jeweils ausgew hlten Tr gers Die verwaltenden Administrator inn en und verwaltenden Benutzer innen werden nur bei dem Tr ger
51. s auch Benutzer innen angelegt und verwaltet sowie ggf Untergliederungen angelegt werden 2 1 Tr ger Rollen Als Tr ger im Sinne des Systems wird jeweils ein freier oder ffentlicher Tr ger verstanden unabh ngig davon auf welcher Ebene er angesiedelt und in welche Struktur er eingebunden ist Im System werden 2 verschiedene Rollen unterschieden e Administrator inn en K nnen neue Tr ger und Benutzer innen anlegen sowie Antr ge pr fen und freischalten Die Administrationsrechte k nnen aber auch auf der bergeordneten Ebene verbleiben e Benutzer innen k nnen lediglich Antr ge pr fen und freischalten Es kann beliebig viele Benutzer innen geben Sind mehrere Benutzer innen auf der selben Ebene eingetragen k nnen die Rechte zwischen diesen Benutzer innen nicht genauer differenziert werden benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 11 juleica Jugendleiter in card 2 2 Login amp Startbildschirm Nach dem Login auf www juleica de wird zun chst die bersicht ber die aktuell zu bearbeitenden Antr ge in den verschiedenen Eskalationsstufen siehe dazu 3 3 1 angezeigt Juleica Antr ge Selbstverwaltung Tr ger verwalten Ea Hilfe Logout Statusinformation Statusintormation Hallo Manfred Neubauer Willkommen in Ihrem JULEICA Zugang Antr ge Im berblick Antrag bernehmen Statusinformation ErupgenAndrag Moidi Antr ge zur Genehmigung FT 2 Antr ge pait offener
52. te Tr ger und klicken Sie dort auf neuen Tr ger anlegen Es erschient die bekannte Maske zum Anlegen eines Tr gers Nur bei der Admin Verwaltung gibt es einen Unterschied Hier haben Sie entweder die M glichkeit einen neuen Admin zu erfassen oder einen verwaltenden Admin auszuw hlen Setzen Sie deshalb den Haken bei Ja Admin zuweisen und w hlen Sie sich selber aus der Liste aus Wenn Sie bereits weitere Benutzer innen angelegt haben die die Antr ge dieses untergeordneten Tr gers bearbeiten d rfen sollen k nnen diese nun aus der Liste ausgew hlt werden Setzen Sie dazu den Haken bei Ja Benutzer zuweisen und w hlen Sie diese dann aus der Liste aus Eine Mehrfachauswahl ist durch das Dr cken der STRG bzw APFEL Taste m glich Anschlie end best tigen Sie die Angaben durch einen Klick auf Tr ger anlegen In diesem Moment wird der Tr ger angelegt und erscheint in der bersichtsliste Wenn Sie sich Ebene selber die Admin Rechte f r diesen Tr ger gesichert haben k nnen Sie nun au erdem unter Tr ger verwalten die Identit t dieses Tr gers bernehmen benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 20 2 4 5 Verwaltung angelegter Tr ger J uleica Jugendleiter in card Auch f r die untergeordneten Tr ger bzw die durch den ffentlichen Tr ger angelegten freien Tr ger steht jeweils eine Listenansicht zur Verf gung die das Verwalten der angelegten Tr ger
53. terschreiben wurden bereits im System erfasst Deren Aufgabe ist es nun die freien Tr ger der Ebene 3 die KEINEN Kreisverband haben sowie ggf eigene Einrichtungen des ffentlichen Tr gers anlegen 1 3 6 Freie Tr ger der Ebene 3 ohne Landesebene werden vom ffentlichen Tr ger der 3 Ebene angelegt falls es diesen gibt ansonsten vom ffentlichen Tr ger der 2 Ebene 1 3 7 kleine Tr ger mit wenigen Juleicas Nicht jede kleine rtliche Initiative die nur selten Juleicas beantragt muss im System erfasst werden F r diese F lle gibt es im Antragsverfahren die M glichkeit f r die den Jugendleiter in eine E Mail Adresse anzugeben und dar ber die Antragsbearbeitung zu veranlassen siehe 3 4 2 TIPP Wir empfehlen freie Tr ger nur dann mit eigenem Admin einzutragen wenn e dieser mindestens 10 Juleicas Jahr beantragt und e es einen kontinuierlich mitarbeitenende n Hauptamtliche n Ehrenamtliche n gibt die der l ngerfristig das Verfahren betreuen wird Sollte sich sp ter herausstellen dass ein Tr ger zz nicht in der Lage ist die Antr ge eigenst ndig im System zu verwalten kann er auch wieder deaktiviert werden benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 8 Juleica Jugendleiter in card 1 3 8 kombinierte Tr ger ffentliche Tr ger f r die selber auch als Ehrenamtstr ger fungieren k nnen als kombinierte Tr ger angelegt werden In diesem Fall werden die Juleica Antr ge n
54. tum Status zur Genehmigung FT x Textsuche Eskalation alle v 1 Antrag bernehmen a Lok Gruppenantrag manuell Antr ge im berblick m zur Genehmigung FT Bj rn Bertram 03256000002 05 02 2009 anzeigen Druckauftr ge Eintr ge 1 4 1 1 vn benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 30 Details zum Antrag Kartennummer G ltigkeit bis Antrag gestellt am Name Vorname Adresse Kontakt Stra e Postleitzahl Ort E Mail Adresse Geburtsdatum TT MM ID Geschlecht Foto Wo wurde die Juleics Ausbildung absolviert zust ndiger freier Tr ger zust ndiger ffentl Tr ger Bearbeitungsstatus zuletzt bearbeitet am durch Nummer der Vorg ngerkarte g tig bis 03256000002 05 03 2012 05 02 2009 Bertram Bj rn Zei stra e 13 30519 Hannover test g kjr wiz de 30 03 2019 m nnlich Jugendverband Nienburg zur Genehmigung FT 05 02 2009 Antragsteller Anderuna speichern Antrag vorl ufig ablehnen Durchsuchen juleica ugendleiter in card In der Einzelansicht sieht der Tr ger die Daten der des Antragstellerin s Diese Daten k nnen nicht ver ndert werden Lediglich das Bild kann durch den Tr ger ausgetauscht bzw erg nzt werden Au erdem besteht die M glichkeit die G ltigkeit der Juleica zu ver ndern Standardm ig ist die G ltigkeit auf die maximale L nge von 3 Jahren und 1 Mon
55. ufe sind Wenn ein Benutzer das Passwort ndert wird das neue Passwort nicht mehr per E Mail bermittelt benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 41
56. un nicht nur die Namen der Tr ger sondern auch die Kontaktdaten angezeigt Dabei handelt es sich um die Kontaktdaten die unter Selbstverwaltung gt Tr gerprofil bzw Selbstverwaltung gt Untergeordnete Tr ger Freie Tr ger gt bearbeiten unter Adresse Kontakt angegeben wurden Die Benachrichtigungs E Mails aus dem System werden zuk nftig mit einer Bundeslandspezifischen E Mail Adresse nach dem Muster bundesland juleica antrag de verschickt Diese E Mail Adressen werden von den jeweiligen Landeszentralstellen in Niedersachsen Landesamt f r Soziales abgerufen und bearbeitet Bei kreisfreien St dten wurde die 3 Ebene abgeschafft da es diese ja eigentlich nicht gibt Die Tr ger die in den Orten auf der 3 Ebene angelegt waren sind nun auf der zweiten Ebene in der jeweiligen kreisfreien Stadt angelegt Die Abfrage ob die Jugendleiter innen auch den Juleica de Newsletter erhalten und Mitglied der Community werden wollen erschient nun erst in Schritt 6 8 und nicht bei der Registrierung So haben auch die Jugendleiter innen aus Gruppenantr gen die M glichkeit die Mitgliedschaft zu aktivieren Die Datenschutzbestimmungen in Schritt 6 8 werden zuk nftig komplett auf der Seite angezeigt benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 40 juleica Jugendleiter in card Die ffentlichen Tr ger werden zuk nftig alle freien Tr ger aus ihrer Region einsehen k nnen f r die sie die 2 Genehmigungsst
57. und deren Benutzer innen erm glicht Juleica Antr ge EISEN TE Tr ger verwalten B Hilfe Logout Tr ger Profil Name Meine Daten Adresse Eintr ge o zi or Benutzerverwa Untergeordnete Tr ger C Mn TU ae ontonn EJ in der Region Hannover V bearbeiten Rechte _Benutzer ETAF EJ KV Peine 41 V bearbeiten Rechte Benutzer d Neut EJ Osnabr ck V bearbeiten Rechte Benutzer Evangelische Jugend im Kirchenkreis Diepholz V bearbeiten Rechte Benutzer Evangelische Jugend im Kirchenkreis Nienburg CA bearbeiten Rechte _Benutzer oa 1 5 gt Eintr ge 5 neuen Tr ger anlegen Optionen bearbeiten Hier gibt es die M glichkeit die im Rahmen des Tr gererfassung gemachten Angaben zu modifizieren Interessant ist vor allem auch die M glichkeit weitere Admins und Benutzer innen zuzuordnen Damit die entsprechenden Zuweisungen die in der Auswahlliste get tigt werden auch gespeichert werden ist es notwendig den Haken bei Ja Admin Benutzer zuweisen zu setzen Verwaltende Administratoren extern Hier haben Sie die M glichkeit externe Administratoren auszuw hlen die den Tr ger ber Ihren eigenen Juleica Zugang verwalten sollen Ja Admins zuweisen m Zuweisung vornehmen Test20 E Nienburg test33 E Osnabr ck test41 E KV Peine 41 Antragsverwaltende Benutzer extern Hier haben Sie die M glichkeit externe Benutzer auszu
58. ur durch diesen einen Tr ger freigeschaltet 1 3 9 Sp tere Erfassung von Tr gern Auch zu einem sp teren Zeitpunkt k nnen neue Tr ger jederzeit durch die zust ndigen Administrator inn en angelegt werden 1 3 10 Zuordnung der Ehrenamts Tr ger zum ffentlichen Tr ger Die Zuordnung der Ehrenamts Tr ger zum freien Tr ger erfolgt anhand des amtlichen Gemeindeschl ssels Gemeindekennzahl GKZ Daher ist beim Anlegen der Tr ger jeweils die Angabe einer entsprechenden GKZ zwingend notwendig Infos WICHTIG Die GKZ besteht auf bis zu 8 Stellen Land Land Regierungsbezirk Kreis Kreis Stadt Stadt Stadt Alle nieders chsischen GKZs beginnen daher mit der 03 Die richtige GKZ kann unter http www destatis de jetspeed portal cms Sites destatis Internet DE Content Statistiken R egionales Gemeindeverzeichnis Gemeindeverzeichnis__htm templateld renderPrint psmI gesucht werden Daraus ergeben sich wichtige Hinweise f r die freien Tr ger auf der Landesebene e Wenn wenigstens die Untergliederungen auf der 2 Ebene eingetragen sind erfolgt die Zuordnung der Antr ge zu dem jeweiligen Jugendamt auf der 2 Ebene ber die GKZ selbst dann wenn die Antr ge durch den freien Tr ger auf der Landesebene erfolgt e Wenn ein landesweiter freier Tr ger keine Tr ger auf der 2 oder 3 Ebene anlegt m ssen diese Antr ge anschlie end durch das Landesamt f r Soziales als ffentlichen Tr ger freigeschaltet werden Daraus ergibt si
59. w hlen welche ber ihren eigenen Juleica Zugang die Antragsverwaltung f r den Tr ger vornehmen sollen Ja Benutzer zuweisen v Zuweisung vornehmen Manfred Neubauer AEIN Test Tester21 AEJN tetster Tester22 AEIN Optionen Rechte Die untergeordneten Tr ger k nnen ber unterschiedliche Rechte verf gen die der Administrator der bergeordneten Ebene anlegen kann benutzerhandbuch ffentliche tr ger v1 4 stand 06 07 09 seite 21 juleica Jugendleiter in card Juleica Antr ge Selbstverwaltung Tr ger verwalten Hilfe Logout a RT e ai Gew hlter Tr ger Meine Daten Name des Tr gers EJ KV Peine 41 Benutzerverwaltung EBENE SEE E Rechte bearbeiten Bascraituna Optionen Tr ger darf Druckfreigabe erteilen F Baer darf untergeordnete Tr ger anlegen verwalten jv Tr ger darf eigene Benutzer verwalten a Tr ger darf selbst Gruppen Antr ge anlegen Iv Tr ger darf eine alternative Lieferadresse f r Antragsteller erfassen v Cura Tr ger darf Druckfreigabe erteilen Diese Funktion darf nur bei ffentlichen Tr gern nicht aber bei freien Tr gern angeklickt werden Tr ger darf untergeordnete Tr ger selber anlegen verwalten Damit r umt der Freie Tr ger der 1 Ebene der Untergliederung auf der 2 Ebene das Recht ein selber Tr ger auf der 3 Ebene anzulegen Tr ger darf eigene Benutzer verwalten Erm glicht es dem Tr ger weitere Benutze
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