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DROOMS ADMINISTRATION / DEAL MANAGER

1. DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 13 Unter Berechtigungen k nnen die Optionen keine und gleiche wie bergeordneter Indexpunkt ausgew hlt werden Ist die Option keine ausgew hlt wird der Indexpunkt hinzugef gt ist f r Nutzer aber unsichtbar so lange keine weiteren Rechte f r Gruppen festgelegt werden Ist die Option gleiche wie bergeordneter Indexpunkt ausgew hlt werden die entsprechenden Berechtigungen bernommen Diese Option ist n tzlich falls f r den neuen Indexpunkt dieselben Berechtigungen gelten sollen wie f r bereits vorhandene Indexpunkte Die Berechtigungen k nnen sp ter bearbeitet werden Ziehen Sie die Dokumente oder Ordner in das Fenster mit der entsprechenden Beschriftung Ziehen Sie Ihre Dateien hierher und lassen Sie sie los Dokumente und Ordner k nnen wieder entfernt werden Klicken sie dazu auf das M lltonnensymbol in der unteren Men leiste Sind alle Dokumente und Ordner ausgew hlt klicken Sie auf das Pfeil Symbol um das Hochladen zu beginnen Der Index wird sofort aktualisiert und die Dateien werden hochgeladen und f r die Online Anzeige konvertiert Die Dateien und Ordner werden automatisch indiziert und nummeriert Ordner werden als neue bergeordnete Indexpunkte eingef gt Dateien werden zu Unterindexpunkten Bitte beachten Sie die technischen Parameter f r das Hochladen von Dokumenten Ordner gehen Dateien voran Die einzelne
2. Bis Gruppe Sortiert nach Ereignisdatum ar Erstellen Unter Von Bis k nnen Sie den Zeitraum des Reports festlegen Unter Gruppe k nnen Sie eine einzelne Gruppe ausw hlen f r die der Report erstellt werden soll Es k nnen auch alle Gruppen ausgew hlt werden Unter Sortieren nach kann eingestellt werden ob der Report nach Datum oder Administrator sortiert wird und ob die Sortierung in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge erscheint Klicken Sie auf Erstellen um den Report zu erstellen Der Report wird daraufhin angezeigt und kann durch einen Klick auf Export to Excel als Excel Datei xls gespeichert werden DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 65 Gesendete Nachrichten Unter dem Men punkt Reports gt Gesendete Nachrichten k nnen gesendete Nachrichten und SMS berpr ft und erneut gesendet werden Dies gilt auch f r Einladungen an neue Nutzer im Datenraum Ak Bis 16 w Dezember w 2013 m Medium a Gruppe Empf nger Betreff sortiert nach Erstellen Unter Von Bis k nnen Sie den Zeitraum des Reports festlegen Unter Medium w hlen Sie ob E Mails oder SMS im Report angezeigt werden sollen Unter Gruppe w hlen Sie die Gruppe f r welche der Report erstellt werden soll Unter Empf nger w hlen Sie den Empf nger f r welchen der Report erstellt werden soll Unter Betreff w hlen Sie den Betreff f r welchen der Report erstellt werden soll z B k nnen Nachrichten mit dem Betreff
3. DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER HANDBUCH DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER HANDBUCH Werte Nutzer herzlich Willkommen zur Administration Ihres virtuellen Datenraums in Drooms Drooms ist die Software mit der Sie einfach und schnell Dokumente sichten im Zuge eines Due Diligence Prozesses Fragen stellen oder Ihren eigenen Datenraum selbst administrieren k nnen Dieses Benutzerhandbuch beschreibt die Administration von Drooms durch Deal Manager welche umf ngliche administrative Rechte in ihren Datenraumprojekten erhalten haben Es werden verschiedene administrative Funktionen beschrieben vom Hinzuf gen neuer Nutzer bis zur Verwaltung der eingestellten Dokumente Die Nutzung des Datenraums die Content Administration sowie die verschiedenen Nutzerrollen im Q amp A Prozess werden jeweils in eigenen Handb chern erl utert Damit Sie von allen M glichkeiten profitieren die Ihnen Drooms bietet empfehlen wir Ihnen sich mit diesem Handbuch vertraut zu machen Mit weitergehenden Fragen k nnen Sie sich gerne an unseren technischen Support wenden support drooms com Mit den besten Gr en Ihr Drooms Team DROOMS ADMINISTRATION DEALMANAGER 1 INHALTSVERZEICHNIS 1 ERSTE SCHRITTE 1 2 00 nee een 4 2 GRUNDLAGEN DER DATENRAUM ADMINISTRATION essssesesesessscoscecesessssececesesescesesescecoeceseseececes 5 2 1 GRUNDLAGEN ensen ne nea ae aaa iari 6 gt berblick ber Projekte und den Datenraum un
4. Invitation to Einladung gew hlt und erneut an Nutzer gesendet werden Unter Sortieren nach kann eingestellt werden ob der Report nach Datum Gruppe Empf nger oder Betreff sortiert wird und ob die Sortierung in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge erscheint Klicken Sie auf Erstellen um den Report zu erstellen Der Report wird daraufhin angezeigt und kann durch einen Klick auf Export to Excel als Excel Datei xls gespeichert werden DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 66 gt Konvertierung Unter dem Men punkt Reports Konvertierung kann die Konvertierung von hochgeladenen Dateien zur Dokumentansicht im Datenraum berpr ft werden Von Bis sortiert nach hochgeladen am s Erstellen Unter Von Bis k nnen Sie den Zeitraum des Reports festlegen Unter Nutzer w hlen Sie den Administrator dessen Konvertierungen Sie als Report einsehen m chten Unter Sortieren nach kann eingestellt werden ob der Report nach Datum hochgeladen am oder Administrator Nutzer sortiert wird und ob die Sortierung in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge erfolgt Klicken Sie auf Erstellen um den Report zu erstellen und anzuzeigen Jede Aktion bei der Dokumente hochgeladen wurden wird in der Anzeige mit einem eigenen Eintrag dargestellt Die Reports zeigen den verantwortlichen Administrator das Datum des Hochladens die Anzahl der hochgeladenen Dateien die Z
5. entfernen Sie vorhandene Zuweisungen 4 Die brigen Men punkte sind eine Auflistung aller im Datenraum vorhandener Task Teams Klicken Sie auf ein Task Team um es zuzuweisen 5 In bestimmten F llen ist eine Zuweisung nicht m glich z B wenn ein bergeordneter Indexpunkt bereits von einem anderen Task Team verwaltet wird Das System wird Sie auf solche F lle hinweisen l Ein Indexpunkt bzw Indexabschnitt kann jeweils nur einem Task Team zugewiesen werden Wenn Sie einem bergeordneten Indexpunkt ein Task Team zuweisen kann dieses auch alle Unterindexpunkt bearbeiten DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 58 Staging Bereich pr fen und bearbeiten Unter dem Men punkt Staging Bereich Staging Bereich k nnen die nderungen am Index von Content Administratoren bearbeitet und berpr ft werden Indexkopien die auf eine finale Freigabe warten Indexkopie Gesperrt durch sat Entsperren Pr fung Anderungen DFS Content Task Team 2 ne 2 fr i Indexkopien ohne nderungen Es liegen keine auf Freigabe wartenden Indexkopien vor Indexkopien von Content Admins die keiner finalen Freigabe unterliegen Es werden derzeit keine Indexkopien bearbeitet Indexkopien die auf eine finale Freigabe warten Dies sind Indexkopien die noch nicht von einem Deal Manager best tigt wurden Unter Indexkopie wird der Name des Task Teams angezeigt Unter Gesperrt durch wird der Name eines Content Administrators angezeigt
6. 2 2 INDEX UND DOKUMENTE Auf den folgenden Seiten wird beschrieben wie der Inhalt des Datenraums eingestellt und verwaltet wird Dateien Ordner hochladen Importieren Sie Dokumente Ordner von Ihrem Computer zu einem Indexpunkt Index Administration Nutzen Sie die Index Administration um den Index und seine Dokumente zu bearbeiten Indexpunkte und Dokumente hinzuf gen Erstellen Sie Indexpunkte und laden Sie Dokumente hoch Indexpunkte bearbeiten Bearbeiten Sie Einstellungen Beschreibung und Dokumente von Indexpunkten Indexpunkte und Dokumente l schen Entfernen Sie Indexpunkte und Dokumente aus dem Datenraum Indexpunkte nummerieren Schlie en oder erstellen Sie L cken in der fortlaufenden Nummerierung von Indexpunkten Indexpunkte verschieben und kopieren Ordnen Sie Indexpunkte und angeh ngte Dokumente innerhalb des Datenraums Dokumente verschieben und kopieren Ordnen Sie Dokumente unabh ngig von ihren Indexpunkten innerhalb des Datenraums Bezugspunkte hinzuf gen entfernen Legen Sie Bezugspunkte fest mit denen Sie Indexpunkte mit identischem Namen unterscheiden k nnen Berechtigungen setzen Legen Sie die Berechtigungen von Nutzergruppen in Bezug auf den Index und dessen Dokumente fest Diese Einstellungen erg nzen die Berechtigungen von Nutzergruppen siehe Abschnitt 2 3 Index exportieren Laden Sie den Datenraum als Excel Datei herunter DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 12 Dateien Ordner hochla
7. Datenraumkonfiguration Nehmen Sie Voreinstellungen f r die Erstellung neuer Gruppen vor Nutzungsbedingungen hochladen entfernen Laden Sie projektspezifische Nutzungsbedingungen hoch welche von Nutzern bei jedem Projektzugriff best tigt werden m ssen Administrative Konflikte vermeiden berpr fen Sie ob andere Administratoren online sind und beachten Sie Datenraum Aktionen die im Hintergrund laufen DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 6 berblick ber Projekte und den Datenraum W hlen Sie den Men punkt Projekt berblick Projekt berblick oder Projekt berblick Datenraum berblick um grundlegende Informationen ber das Projekt und den Datenraum einzusehen Der Projekt berblick wird standardm ig ge ffnet wenn Sie auf den ADMINISTRATIONS Bereich von Drooms zugreifen Aktuelles Projekt DEMO Projektstatus aktiv Projekt Manager Jane Doe a j doe drooms com Status Datenraum alle Blutzer 0490 16912345678 Deal Manager John Doe dosejahnexample com Projekttyp Demodatenraum 041108765432 Angelegt 2013 04 22 07 17 18 UTC Ende der Laufzeit 2014 05 06 DRSdigital Konfiquration Status Frojektname DEMO Datenspeicherung Frankfurt Fassworg ltigkeit Wochen Authentifizierungsstandard 1 Faktor IF Filter deaktiviert IE aktiviert Im Projekt berblick sehen Sie den Projektstatus aktiv und den Status des Datenraums nur Admins nur Sell side alle Nutzer siehe Punkt Datenr
8. Seitenanzahl ber der Liste befinden sich die Felder Freigeben und Ablehnen Indexkopien k nnen nur als Ganzes freigegeben bzw abgelehnt werden dies schlie t auch nderungen ein die aufgrund der Filter Einstellungen nicht angezeigt werden Eine Bearbeitung einzelner nderungen ist nicht m glich z B k nnen Sie nicht einige nderungen freigeben und andere ablehnen Allerdings k nnen weitere nderungen an der Indexkopie vorgenommen werden im Staging Bereich finden Sie Men s um den Inhalt des Datenraums zu bearbeiten Diese k nnen verwendet werden sobald eine Indexkopie ausgew hlt wurde DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 60 A REPORTS In diesem Abschnitt wird die Reports Funktion von Drooms vorgestellt Mit Reports k nnen die Nutzung des Datenraums und alle administrativen Aktionen berpr ft und nachverfolgt werden Reports stehen f r verschiedene Aktionen und Funktionen zur Verf gung Der Abschnitt Reports bietet Erkl rungen zu folgenden Men punkten Statistiken Reports ber die Nutzung des Datenraums durch regul re Nutzer und Gruppen Index Historie Reports ber administrativen Aktionen im Zusammenhang mit Dokumenten und dem Datenraum Berechtigungen Historie Reports ber administrative Aktionen im Zusammenhang mit Berechtigungen Nutzer Historie Reports ber administrative Aktionen im Zusammenhang mit Nutzern und Gruppen Gesendete Nachrichten Reports ber alle E Mails und SMS d
9. Spalten um diese e x q amp 4 Pr pha direkt zu bearbeiten NEF P x ey as A er o Bearbeiten User2 x a amp 0 ddd Berechtigungen User3 lt S x amp 0 ALL H Nutzer hinzuf gen u Statusanzeige F r n here Informationen klicken Sie bitte hier Standardm ig werden alle vorhandenen Gruppen aufgef hrt Sie k nnen verschiedene Filter oberhalb der bersicht nutzen um Gruppen anhand ihres Namens zu suchen oder nur bestimmte Gruppen anzuzeigen z B Gruppen mit bestimmten Setup Status Gruppen mit ohne Datenraum Zugang oder Sell side Buy Side Gruppen Klicken Sie auf Hinzuf gen um direkt eine neue Gruppe zu erstellen siehe Gruppe hinzuf gen bearbeiten Die Gruppen bersicht zeigt die folgenden Informationen Optionen Unter Status zeigen Ampel Farben den Konfigurationsstatus der einzelnen Gruppen an Rot Die Gruppenkonfiguration ist nicht vollst ndig Weder Nutzer noch Berech tigungen wurden zugeteilt Gelb Die Gruppenkonfiguration ist nicht vollst ndig Es wurden noch keine Nutzer zugewiesen oder noch keine Berechtigungen gesetzt Gr n Die Gruppenkonfiguration ist vollst ndig Mindestens ein Nutzer wurde der Gruppe hinzugef gt und Berechtigungen wurden gesetzt Unter Gruppe werden die Namen der aufgelisteten Gruppen angezeigt Unter Kommentar werden Kommentare und Beschreibungen angezeigt die f r die Gruppen angegeben wurden Unter Zugang Datenrau
10. falls dieser noch an der Indexkopie arbeitet oder sie nicht freigegeben hat Unter Anzahl nderungen wird angezeigt wie viele nderungen vorgenommen wurden Mit einem Klick auf das Schloss Symbol unter Entsperren kann eine gesperrte nicht von einem Content Administrator freigegebene Indexkopie jederzeit entsperrt werden Bitte beachten Sie dass der Content Administrator sofort ausgeloggt wird sollte er noch an der Indexkopie arbeiten Mit einem Klick auf das Schraubenschl ssel Symbol unter Pr fung k nnen die nderungen am Index betrachtet gepr ft und abgelehnt werden siehe n chste Seite Indexkopien ohne nderungen Zeigt Indexkopien die erstellt wurden aber keine nderungen enthalten Indexkopien von Content Admins die keiner finale Freigabe unterliegen Zeigt Indexkopien die gerade von Content Administratoren bearbeitet werden Diese Indexkopien m ssen nicht von einem Deal Manager best tigt werden Der Datenraum sollte erst wieder bearbeitet werden wenn diese nderungen durchgef hrt wurden DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 59 Indexkopie pr fen Klicken Sie auf das Schraubenschl ssel Symbol in der Spalte Pr fen um eine Indexkopie zu berpr fen Das folgende Fenster mit einer Auflistung der nderungen durch Content Administratoren erscheint Laufende Jobs D Beendete Jobs 0O Erfolgreich O Fehler Details Y Sie arbeiten derzeit an einer Indexkopie Es kann jeweils nur eine Person an einer Indexk
11. heruntergeladen werden Damit werden die Dateien in ihrer urspr nglichen Form zur Verf gung gestellt also ohne Wasserzeichen DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 34 Sie haben die M glichkeit die Berechtigungen aller Indexpunkte f r eine einzelne Gruppe zu ndern siehe dieser Abschnitt oder die Berechtigungen aller Gruppen f r einen einzelnen Indexpunkt festzulegen siehe auch 2 1 Berechtigungen setzen Kontextmen Schnelle Berechtigungen Schnellgfrjerechtigungen Keine Berechtigungen setzen sichtbar W hlen Sie einen oder mehrere Indexpunkte aus Auswahl aufklappen sichtbar druckbar und ffnen Sie das Kontextmen Auswahl einklappen sichtbar druckbar speicherbar Unter Schnelle Berechtigungen k nnen Sie zwischen den oben genannten Berechtigungseinstellungen w hlen Klicken Sie auf eine Berechtigung um diese f r den ausgew hlten Indexpunkt festzulegen Die gew hlte Berechtigung wird f r alle ausgew hlten Indexpunkte bernommen jedoch nicht automatisch f r Unterindexpunkte Um Berechtigungen auch f r Unterindexpunkte zu bernehmen w hlen Sie diese entweder aus oder ffnen Sie das Fenster Berechtigungen Index bersicht Berechtigungen direkt festlegen Indexpunkt Bezug Dokument je Print S DEMO new index grid 5 1 Demo File 1 1 Different file formats DH Sie k nnen die Berechtigung einzelner Indexpunkte direkt in der Index bersicht festlegen Machen Sie daf r einen Doppel
12. Beschreibung verschiedene Dateigr en Beschreibung Dokument Indexdarstellung Dokument o Dokument hochladen Indexdarstellung x Abbrechen Speichern Speichern 1 W hlen Sie einen oder mehrere Indexpunkte aus 2 ffnen Sie das Kontextmen und w hlen Sie den Men punkt Dokument gt Dokument hochladen um das entsprechende Fenster zu ffnen 3 In der oberen Fensterh lfte sehen Sie den Indexpunkt den Sie bearbeiten Wenn Sie mehrere Indexpunkte gleichzeitig bearbeiten ist nur die Option Dokument bereits aktiviert Die anderen Optionen m ssen erst durch einen Klick auf das Auswahlk stchen links neben jedem Element gew hlt werden Beachten Sie dass die Einstellungen in diesem Fall f r alle ausgew hlten Indexpunkte bernommen werden 4 Unter Beschreibung k nnen Sie den Namen des Indexpunktes bearbeiten 5 Unter Dokument k nnen Sie das Dokument ausw hlen 6 Unter Indexdarstellung w hlen Sie aus ab welcher Stelle die Indexziffer des Indexpunkts angezeigt wird Durch die Einstellung 2 wird z B die erste Indexziffer ignoriert 2 1 Dokumentname statt 1 2 1 Dokumentname Mit der Einstellung Indexpunkt ignorieren wird gar keine Indexziffer angezeigt Dokumentname 7 Klicken Sie auf Speichern um die Einstellungen zu bernehmen G ngige Dateiformate z B Word Excel PDF JPG PNG werden von Drooms konvertiert und k nnen im Reiter DATENRAUM betrachtet werden Alle anderen For
13. Filter Alle Neuer Indexpunkt automatisch angelegt W Dokument beibehalten Pfad DEMO gt 2 Deutsch Indexpunkt 2 5 Beschreibung 25 JNN Im oberen Bereich des Allokations Fensters finden Sie eine Zusammenfassung der vorgenommenen Einstellungen Darunter erhalten Sie Informationen dazu wie viele Indexpunkte neu erstellt und wie viele Dokumente nicht allokiert werden k nnen Darunter finden Sie Info Felder f r alle neuen oder berarbeiteten Indexpunkte und Dokumente K nnen die Dokumente nicht zugeordnet werden erscheint das Feld rot K nnen die Dokumente zugeordnet werden erscheint das Feld gr n Erscheint das Feld orange k nnen die Dokumente zwar zugeordnet werden die Dokumentenanzeige im Datenraum steht aber nicht zur Verf gung das Dokument kann dennoch von Nutzern mit entsprechender Berechtigung heruntergeladen werden Indexpunkte f r die noch kein bergeordneter Indexpunkt existiert werden ebenfalls angezeigt und k nnen berarbeitet werden Verschiedene Filter k nnen verwendet werden um die Anzeige der Dokumente anzupassen siehe oben Mit Hilfe der Info Felder kann die korrekte Allokation der hochgeladenen Dokumente noch einmal gepr ft und ggf korrigiert werden Unter Beschreibung kann die Bezeichnung des Indexpunktes angepasst werden DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 52 Klicken Sie auf den Link Index zuweisen ber der Beschreibung um das Dokument einem anderen Indexpunkt zuz
14. der Unterindexpunkte k nnen Sie Einstellungen f r Unterpunkte vornehmen Sie k nnen die Berechtigungen f r alle Unterindexpunkte bernehmen und danach festlegen ob umf nglichere Berechtigungen bzw unsichtbare Indexpunkte beibehalten werden sollen 5 Unter Festlegen von Berechtigungen f r k nnen Sie f r jede Gruppe individuell Berechtigungen festlegen Folgende Berechtigungen gibt es Keine Der Indexpunkt ist im Datenraum nicht sichtbar sichtbar Der Indexpunkt ist im Datenraum sichtbar sichtbar druckbar Der Indexpunkt ist sichtbar und kann gedruckt werden sichtbar druckbar speicherbar Der Indexpunkt kann auch heruntergeladen werden 6 Klicken Sie auf Speichern um die Berechtigungen festzulegen DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 27 Index exportieren W hlen Sie den Men punkt Dokumente Index exportieren um den Index des Datenraums als Excel Datei xIs herunterzuladen Diese Datei kann mit einem geeigneten Programm ge ffnet werden z B Microsoft Office Excel Gruppe volle Sicht mit letzten Dokumentenaktionen Bitte beachten Sie Die Wiederverwendung der exportierten Index Datei f r Uploads erfordert immer eine vorherige Bearbeitung der Datei Export to Excel a R Unter Gruppe w hlen Sie die Gruppe aus mit deren Ansichtseinstellungen Sie den Index exportieren m chten Der gesamte Index kann mit der Einstellung volle Sicht exportiert werden Wen
15. gen direkt unterhalb der Nutzerauswahl Neuen Nutzer als Deal Manager anlegen W hlen Sie eine der verf gbaren Gruppen aus E Mail Adresse und Nachname sind Pflichtfelder und m ssen ausgef llt werden Die anderen Felder sind optional Wenn der Zugriff auf Ihr Projekt nur mit einer PIN m glich ist m ssen Sie auch eine g ltige Handynummer mit Landesvorwahl angeben Setzen Sie ein H kchen bei Administrations Zugang Klicken Sie auf Speichern um die Einstellungen zu best tigen Klicken Sie auf Speichern amp Hinzuf gen um zu best tigen und einen weiteren Deal Manager hinzuzuf gen DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 42 Einladungen versenden Unter dem Men punkt Nutzer Einladungen versenden k nnen Sie Nutzer zu Ihrem Projekt bzw zu Ihrem Q amp A einladen I Alle Datenraum Nutzer ausw hlen 1 Alle 24 amp Nutzer ausw hlen Einladen Nachname E Mail Adresse Gruppe Suche w Woe el Systemweiter Nachname Vorname E Mail Adresse Gruppe Datenraum Q amp A Zugang Doe Jane j doe drooms com fl Full Access E Speical Johnny johnny drooms com a Gruppe F Mn In der Liste werden alle Nutzer mit Zugriff auf den Datenraum angezeigt die noch nicht in das Projekt eingeladen wurden Nutzer die nicht angezeigt werden wurden entweder schon eingeladen oder haben keine Zugriffsberechtigung auf den Datenraum Letzteres kann an individuellen Gruppeneinstellungen liegen oder daran dass der Datenraumstatus gegenw rti
16. gt Gruppen Administration 2ss2200s0020enenenenonnnenonnnnnnnnnnennnenennnenonenenonensnnnsnsnnsssnenssenonssenonenene 31 gt Gruppe bearbeiten hinzuf gen u u nessineiee een 33 gt Rechte Aamnsttalons eiserne nee 34 2 REMEE ON IT O ee ee ea ee nee ee ine 37 gt N tzer Administration ea 38 gt Nutzer hinzuf gen bearbeilten neseussssien nennen 39 gt Deal Manager Administration s sssssssssessnensnesnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnsnnnnnnnnnnsnsnsnennsnsnensnnnn 41 gt Emneduneen Versehen ee ee 43 7 NaN A Versenden ee E e E 44 DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 2 3 FORTGESCHRITTENE DATENRAUM ADMINISTRATION 2s00s2000020000000000n00n0n0nnnnannnnnann nenne 45 3 1 HOCHLADEN DES INDEX UND DATEI ALLOKIERUNG 2e220202202020020nunn0nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnenne 46 gt Dae NOCH T ee E 47 gt iAaizierte Dateien hochladen ensure 49 gt indizierte Dateien ZUOrdNE M arses ee een 51 3 2 CONTENT ADMINISTRATOREN UND STAGING BEREICH ssesesesesesessececesesescececeseseseesesesee 54 gt Task Team Administration unesincen el 55 gt Task Teams hinzuf gen bearbeiten 00000022222000nnnnneeeeeeesnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnenensnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 56 gt Nutzer zu Task Teams hinzuf gen see een 57 gt Berechtigungen von Task Teams setzen ceessesseessssssessnnnnnnsnennnennnnnnennnnnnnnsnnnsnennnnsnennsnsnensnnnn 58 gt Staging Bereich pr fen und bearbeiten sse
17. in der Spalte L schen kann die Datei wieder entfernt werden Mit einem Klick auf Alle l schen k nnen alle aufgelisteten Dokumente gel scht werden DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 50 gt Indizierte Dateien zuordnen Unter dem Men punkt Dokumente Batch Dateien Datei Allokierung k nnen die hochgeladenen und indizierten Dokumente ihren Indexpunkten zugeordnet werden Laufende Jobs O Beendete Jobs 0 Erfolgreich O Fehler Details lt Datei Allokierung Berechtigungen Ohne Berechtigungen Indexpunkt im Datenraum nicht sichtbar Berechtigungen des bergeordneten Indexpunkt bernehmen ACHTUNG Vorhergehendes trifft NUR auf neue Indexpunkte zul Sie k nnen neue Indexpunkte ohne Berechtigungen hinzuf gen oder dabei die Berechtigungen des bergeordneten Indexpunktes bernehmen Indexbeschreibung M Indexbeschreibung durch Dateinamen ersetzen Indexdarstellung wie beim bergeordneter Inde Filter Alle Anzeige pro Seite 100 Dokumente Allokieren Beachten Sie die Anzeige der laufenden Jobs um administrative Konflikte zu vermeiden In diesem Fenster k nnen die folgenden Einstellungen vorgenommen werden Unter Berechtigungen k nnen die Optionen ohne Berechtigungen und Berechtigungen des bergeordneten Indexpunkt bernehmen ausgew hlt werden Ist die Option ohne Berechtigungen ausgew hlt wird der Indexpunkt hinzugef gt ist f r Nutzer aber
18. noch immer Zugriff auf das Projekt wird aber nicht mehr als Deal Manager gef hrt und kann das Projekt nicht mehr verwalten Durch einen Klick auf das Feld Deal Manager hinzuf gen oberhalb der Deal Manager Liste k nnen neue Deal Manager dem Projekt hinzugef gt werden siehe Abschnitt 2 3 Deal Manager hinzuf gen bearbeiten DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 41 Deal Manager hinzuf gen bearbeiten Unter dem Men punkt Nutzer gt Deal Manager Administration k nnen Deal Manager hinzugef gt und bearbeitet werden Klicken Sie auf Deal Manager hinzuf gen oder auf das Schraubenschl ssel Symbol unter der Spalte Pr fen Bearbeiten Nutzer ausw hlen j admin example com v DocMaster Zugang Speichern amp Hinzuf gen Gruppe FullAccess v 2 x E Mail Adresse Nachname Vorname Handynummer Landesvorwahl Bitte Landesvorwahl ausw hlen Handynummer Handynummern m ssen wie f r internationales Roaming ben tigt eingegeben werden Es d rfen nur Ziffern eingegeben werden Akademischer Titel Telefon Firma Administration Zugang b Pflichtfelder Speichern amp Hinzuf gen Zur ck zum berblick Vorhandenen Nutzer als Deal Manager hinzuf gen Unter Nutzer w hlen k nnen Sie einen existierenden Nutzer w hlen Setzen Sie ein H kchen bei Administrations Zugang Klicken Sie auf Speichern Speichern amp Hinzuf
19. werden auch darauf hingewiesen falls durch das Verschieben ein bereits vorhandenes Dokument am Zielort ersetzt wird 5 Klicken Sie auf Speichern um das Dokument zu verschieben DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 25 gt Bezugspunkte hinzuf gen entfernen Bezugspunkt Vorschau Entfernen b mn 1 1 1 verschiedene Dateiformate Entfernen 7 Klicken Sie auf das Feld um den Indexpunkt aus der Auswahl zu entfernen Bezugspunkt setzen zur cksetzen Berugspunkt 5 Ausgew hltefn Indexpunktie als Bezugspunktie festlegen Ausgew hlte Bezugspunktfe als normalein Indexpunkfe zur cksetzen Abbrechen Speichern Speichern Bezugspunkte k nnen dabei helfen Indexpunkte mit identischer Beschreibung voneinander zu unterscheiden Dies ist z B sinnvoll wenn in der Indexdarstellung die Einstellung Indexpunkt ignorieren gew hlt wurde im Datenraum aber mehrere Indexpunkte mit dem gleichen Namen hinterlegt sind Durch das Festlegen von Bezugspunkten wird u a in den Reports Funktionen von Drooms auf diese Bezugspunkte verwiesen Wenn Sie einen Bezugspunkt setzen bezieht sich dies immer auf die Unterpunkte des ausgew hlten Indexpunkts Wird z B Punkt 1 2 als Bezugspunkt festgelegt dann erscheint dieser f r die Punkte 1 2 1 1 2 2 1 2 3 usw als Bezugspunkt Soll hingegen f r Punkt 1 2 ein Bezugspunkt gesetzt werden muss der bergeordnete Indexpunkt in diesem Fall 1 ausgew hlt werden 1 W hlen Sie den
20. 3 Berechtigungen Auswahl einklappen sichtbar druckbar speicherbar 1 1 3 1 KEINE Berechtigungen C 1 1 3 2 NUR sehen NICHT drucken oder speichern 1 1 3 3 NUR sehen und drucken NICHT speichern 1 1 3 4 Sehen drucken UND speichern 1 1 4 Aufbau Drooms 1 1 5 Hilfreiche Features 1 1 6 Index Struktur Berechtigungen bernehmen von Gruppe Bitte w hlen v Speichern Schnellhilfe Infos zur allgemeinen Nutzung der Rechte Administration Schnellhilfe Ausgew hlter Indexpunkt ggg gg S x x x x x x p 2 Kontextmen s x x x y x x v x v Y v x x x x x x Si x x men Rechte bersicht Ein berblick ber die verliehenen Rechte Sie k nnen diese auch direkt bearbeiten Durch Berechtigungen legen Sie fest auf welche Indexpunkte und Dokumente Nutzergruppen zugreifen k nnen Die Rechte werden immer f r eine Gruppe festgelegt Die folgenden Berechtigungen stehen in Drooms zur Verf gung Keine Der Indexpunkt ist f r die Gruppe nicht sichtbar sichtbar Der Indexpunkt ist f r die Gruppe sichtbar Angeh ngte Dokumente k nnen im Datenraum betrachtet werden so lange ein unterst tztes Dateiformat verwendet wurde sichtbar druckbar Angeh ngte Dokumente k nnen ausgedruckt werden Je nach Einstellungen erscheinen auf dem Ausdruck Wasserzeichen bzw eine Kopf und Fu zeile sichtbar druckbar speicherbar Angeh ngte Dokumente k nnen von Nutzern auch
21. Auswahl einklappen D 11 4 Aufbau Drooms Dokument w hlen um Bearbeitungen vorzunehmen gt Indexpunkt Indexpunkt hinzuf gen Indexpunkte und Dokumente hinzuf gen Indexpunkt bearbeiten Indexpunkte bearbeiten Indexpunkt l schen Indexpunkte und Dokumente entfernen Ab hier neu nummerieren Indexpunkte neu nummerieren Indexpunkt kopieren Indexpunkte innerhalb des Index kopieren Index verschieben Indexpunkte innerhalb des Index verschieben Bezugspunkt Bezugspunkte erstellen entfernen Berechtigungen setzen Berechtigungen f r Indexpunkte festlegen gt Dokument Dokument hochladen Einem Indexpunkt ein Dokument anf gen Dokument kopieren Dokumente innerhalb des Index kopieren Dokument verschieben Dokumente innerhalb des Index verschieben Dokument l schen Dokumente entfernen Bitte beachten Sie die Hinweise in den verschiedenen Bearbeitungsfenstern Diese werden Sie ber Konsequenzen Ihrer Aktionen informieren ein Beispiel finden Sie unter Indexpunkte l schen DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 16 gt Vorschau Sie k nnen in der Vorschau die Index ziffer bearbeiten Indexpunkte hinzuf gen Indexpunkt hinzuf gen 11 116 E Entfernen Entfernen Klicken Sie auf das Feld um den Indexpunkt aus der Auswahl zu Einstellungen Beschreibung Berechtigungen Dokument Indexdarstellung entfernen Beschreibung Berechtigungen Bitte w hlen D
22. DROOMS auf den Datenraum zugreifen DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 8 gt Datenraumkonfiguration W hlen Sie den Men punkt Projekt Konfiguration Datenraumkonfiguration um einige grundlegende Datenraumeinstellungen vorzunehmen Allgemeine Einstellungen Erwartete Seitenanzahl VE Einladungssprache 1 Englisch v 2 3 4 5 Gruppenvoreinstellungen Titelseitendruck Metadaten keine lesen bearbeiten Datenbl tter Ereignisse keine lesen bearbeiten E Mail Benachrichtigungen erhalten Speichern Allgemeine Einstellungen Unter Erwartete Seitenanzahl finden Sie die bei Vertragsabschluss vereinbarte voraussichtliche Seitenzahl Diese Zahl sollte nur nach Absprache mit DROOMS ge ndert werden Unter Einladungssprache k nnen Sie die Sprachen ausw hlen in denen Einladungen zum Datenraum verschickt werden Gruppenvoreinstellungen Setzen Sie ein H kchen bei Titelseitendruck um allen ausgedruckten Dokumenten standardm ig eine Titelseite voranzustellen Unter Metadaten Datenbl tter und Ereignisse k nnen Sie den Zugriff von neuen Gruppen auf diese Funktionen festlegen Um eine dieser Funktionen allgemein nutzen zu k nnen muss sie f r Ihr Projekt freigeschaltet werden Unter Wasserzeichen k nnen Sie ein Wasserzeichen festlegen welches standardm ig mit Dokumenten im Reiter DATENRAUM sowie auf ausgedruckten Dokumenten angezeigt wird Klicken Sie auf Speichern um die Einstell
23. N ley My Windows Windows XP SP2 Windows Server 2003 Windows Vista Windows 7 Windows 8 Mindestens 1 4 GHz Prozessor Mindestens 512 MB Arbeitsspeicher Mindestens 200 MB freier Festplattenspeicher F r die Registrierung und Einrichtung von Drooms eignet sich jeder bliche Web Browser Internetzugang muss gegeben und die Standardports 80 http und 443 https m ssen ge ffnet sein Bitte kontaktieren Sie uns falls Ihr Firmennetzwerk einen zentralen Applikationsserver mit Terminalzug ngen aufweist z B Citrix L sung 2 er BEJ Mac Ab Mac OS X 10 6 Apple computer mit Intel x86 processor Mindestens 512 MB Arbeitsspeicher Mindestens 200 MB freier Festplattenspeicher F r die Registrierung und Einrichtung von Drooms eignet sich jeder bliche Web Browser Internetzugang muss gegeben und die Standardports 80 http und 443 https m ssen ge ffnet sein W hrend der Installation muss Java 6 installiert sein DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 71
24. OOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 17 gt Indexpunkte bearbeiten Indexpunkt bearbeiten Vorschau Entfernen C _ R 1 1 1 Yerschiedene Dateiformate Entfernen T Klicken Sie auf das Feld um den Indexpunkt aus der Auswahl zu entfernen Einstellungen Beschreibung verschiedene Dateiformate Beschreibung Dokument Indexdarstellung Dokument Dokument hochladen Indexdarstellung 1 RER Speichern Abbrechen Speichern 1 W hlen Sie einen oder mehrere Indexpunkte aus 2 ffnen Sie das Kontextmen und w hlen Sie den Men punkt Indexpunkt Indexpunkt bearbeiten um das entsprechende Fenster zu ffnen 3 In der oberen Fensterh lfte sehen Sie den Indexpunkt den Sie bearbeiten Wenn Sie mehrere Indexpunkte gleichzeitig bearbeiten m ssen Sie die folgenden Optionen erst manuell aktivieren Klicken Sie dazu auf das Auswahlk stchen links neben jedem Element Beachten Sie dass die Einstellungen in diesem Fall f r alle ausgew hlten Indexpunkte bernommen werden 4 Unter Beschreibung k nnen Sie den Namen des Indexpunktes bearbeiten 5 Unter Dokument k nnen Sie dem Indexpunkt ein Dokument anf gen 6 Unter Indexdarstellung w hlen Sie aus ab welcher Stelle die Indexziffer des Indexpunkts angezeigt wird Durch die Einstellung 2 wird z B die erste Indexziffer ignoriert 2 1 Dokumentname statt 1 2 1 Dokumentname Mit der Einstellung Indexpunkt ignorieren wird gar kei
25. Projekt gew hrt werden wenn dieser vom System gesperrt wurde Dies tritt dann ein wenn ein Nutzer f nf Mal hintereinander versucht sich mit einem falschen Passwort anzumelden Wird der Nutzer nicht manuell freigegeben muss er 24 Stunden warten bis er sich wieder einloggen kann DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 40 Deal Manager Administration Unter dem Men punkt Nutzer Deal Manager Administration k nnen Deal Manager betrachtet hinzugef gt und bearbeitet werden F gen Sie neue Deal Manager hinzu um administrative Aufgaben innerhalb des Datenraums zu teilen F gen Sie hier einen neuen Deal Manager hinzu Deal Manager hinzuf gen Administration Nachname Vorname E Mail Adresse Telefon Zugang Firma Fr ten Bearbeiten L schen Data Admin Johanna admin test com 123 Pi Room n x Senrices F r weitere Details klicken Sie bitte auf Bearbeiten Unter Nachname Vorname E Mail Adresse Telefon und Firma werden die Kontaktdaten des Nutzers angezeigt Unter Administrations Zugang zeigt ein gr nes H kchen an dass der Nutzer Zugang zum Reiter ADMINISTRATION hat und das Projekt verwalten darf Ein rotes X zeigt an dass der Nutzer keinen Zugang zum Administrationsbereich hat Unter Pr fen Bearbeiten k nnen Deal Manager durch einen Klick auf das Schraubenschl ssel Symbol bearbeitet werden Unter L schen k nnen Nutzern durch einen Klick auf das X Symbol die Administrationsrechte entzogen werden Der Nutzer hat
26. Punkt Bezugspunkt um das entsprechende Fenster zu ffnen 2 Unter Bezugspunkt w hlen Sie ob Sie den Indexpunkt als Bezugspunkt festlegen wollen oder den Bezugspunkt zur cksetzen m chten Letztere Option ist nur verf gbar falls der Indexpunkt bereits als Bezugspunkt gesetzt wurde 3 Klicken Sie auf Speichern um den Bezugspunkt festzulegen DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 26 gt Berechtigungen setzen Berechtigungen setzen Vorschau Entfernen 7 ZT TT ZZ z 13 14 bDemo ODateien Entfernen Klicken Sie auf das Feld um den Indexpunkt aus der Auswahl zu Berechtigungen f r Berechtigungen der Berechtigungen bernehmen entfernen Unterindexpunkte Unterindexpunkte umf nglichere Berechtigungen beibehalten unsichtbare Indexpunkte beibehalten Festlegen von E Alle Gruppen ausw hlen w Festlegen von 3 Berechtigungen f r gl CA Keine Berechtigungen g E Sell side sichtbar druckbar speicherbar W hlen Sie Gruppen und Berechtigungen E Specialist sichtbar druckbar speicherbar aus gl User 1 Keine dl User Keine n User 3 Keine 7 E ee Speichern Abbrechen Speichern 1 W hlen Sie einen oder mehrere Indexpunkte aus 2 ffnen Sie das Kontextmen und w hlen Sie den Men punkt Indexpunkt Berechtigungen setzen um das entsprechende Fenster zu ffnen 3 In der oberen Fensterh lfte sehen Sie den Indexpunkt den Sie bearbeiten 4 Unter Berechtigungen
27. Sie Ihre Auswahl berpr fen k nnen 4 Klicken Sie auf Speichern um das Dokument zu l schen DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 19 gt _ Indexpunkte nummerieren all 1 1 1 Verschiedene Dateiformate Vorschau ja 1 1 2 verschiedene Dateigr en ala 1 1 3 Berechtigungen 1 1 4 1 1 4 Aufbau Drooms Nummerierung starten bei 1 Einstellungen Indexpunkt Starten bei Nurmmerieren in Intervallen von 1 Intervall Unterpunkte Auch f r Unterindexpunkte bernehmen Speichern Abbrechen Speichern Diese Funktion kann genutzt werden um L cken in der Nummerierung des Index zu schlie en oder zu erstellen L cken in der Indexnummerierung k nnen z B beim L schen oder Verschieben von Indexpunkten entstehen Sie k nnen zudem als Platzhalter n tzlich sein wenn sp ter weitere Indexpunkte hinzugef gt werden sollen 1 W hlen Sie den Indexpunkt aus ab dem Sie mit der Nummerierung beginnen m chten 2 ffnen Sie das Kontextmen und w hlen Sie den Men punkt Indexpunkt Ab hier neu nummerieren um das entsprechende Fenster zu ffnen 3 In der oberen Fensterh lfte sehen Sie den ausgew hlten und alle nachfolgenden Indexpunkte Einstellungen zur Nummerierung werden in diesem Ausschnitt als Vorschau angezeigt 4 Unter Nummerierung starten bei Indexpunkt geben Sie an welche Indexziffer dem ersten Indexpunkt zugewiesen werden soll 5 Unter Nummerieren in Intervallen von k nnen Sie ein Intervall f r die N
28. ahl der erfolgreich konvertierten Dateien und die Zahl der Konvertierungsfehler Mit einem Klick auf das Lupen Symbol k nnen weitere Details aufgerufen werden DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 67 gt Updates amp Changes Report Unter dem Men punkt Reports Updates amp Changes Updates amp Changes Report k nnen Reports zu Updates amp Changes Alerts eingesehen werden Von Bis Gruppe Indexpunkt sortiert nach Erstellen Unter Von Bis k nnen Sie den Zeitraum des Reports festlegen Unter Gruppe w hlen Sie die Gruppe f r welche der Report erstellt werden soll Unter Indexpunkt kann der Report optional auf einen bestimmten Indexpunkt beschr nkt werden Unter Sortieren nach kann eingestellt werden ob der Report nach Datum sortiert in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge erscheint Klicken Sie auf Erstellen um den Report zu erstellen Der Report wird daraufhin angezeigt und kann durch einen Klick auf Export to Excel als Excel Datei xls gespeichert werden DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 68 Dokumenten Reports Unter dem Men punkt Reports gt Dokumenten Reports k nnen verschiedene Reports zu Dokumenten im Datenraum eingesehen werden Entweder k nnen alle Dateiformate des Datenraums mit der jeweiligen Anzahl angezeigt oder Dokumente von Indexpunkten mit umfangreichen Informationen aufgelistet werden Dokumenten Reports alle Dokumententypen des Projektes m
29. alte die Dokumentenbeschreibungen z B Gesch ftsbericht enthalten In der dritten Spalte kann die Indexebene z B 3 angegeben werden ab der der Indexpunkt im Index dargestellt wird Die erste Zeile wird nicht in den Datenraum bernommen sie kann f r Spalten berschriften verwendet werden Um einen Beispiel Index herunterzuladen klicken Sie bitte hier Datei Browse Test T ACHTUNG Betrifft nur neue Indexpunkte Indexpunkte k nnen ohne Berechtigungen oder mit den Berechtigungen des bergeordneten Indexpunktes hinzugef gt werden Werden Indexpunkte ohne Berechtigungen hinzugef gt sind sie im Datenraum unsichtbar bis Sie andere Berechtigungen setzen Berechtigungen ohne Berechtigungen Indexpunkt im Datenraum nicht sichtbar Berechtigungen vom bergeordnete Indexpunkt bernehmen Indexdatei hochladen Das obere Feld zeigt laufende oder innerhalb der letzten 15 Minuten beendete Jobs Dies hilft dabei m gliche administrative Konflikte zu vermeiden Um eine Vorlage f r die Indexstruktur herunterzuladen klicken Sie auf den Hyperlink hier in der Zeile Um einen Beispielindex herunterzuladen Unter Datei klicken Sie auf Browse um die Indexdatei von Ihrer Festplatte hochzuladen Unter Berechtigungen k nnen die Optionen ohne Berechtigungen und Berechtigungen vom bergeordneten Indexpunkt bernehmen ausgew hlt werden I Ist die Option ohne Berechtigungen ausgew hlt wird der Indexp
30. aum Status bearbeiten Darunter befindet sich der Projekttyp Transaktion permanent Demodatenraum sowie das Erstellungsdatum und Laufzeitende des Datenraums Auf der rechten Seite finden Sie die Kontaktdaten des Projekt Managers und der Deal Manager der Projekte Darunter zeigt die Tabelle DROOMSdigital Konfiguration verschiedene technische Aspekte des Datenraums Projektnamen Ort der Datenspeicherung Passwortg ltigkeit falls Passw rter regelm ig ge ndert werden m ssen Authentifizierungsstandard 1 Faktor 2 Faktor mit PIN Status des IP Filters aktiviert deaktiviert und den Status der SFTP bertragung projektbezogener Daten von Nutzern zu DROOMS aktiviert deaktiviert Der Datenraum berblick keine Abbildung zeigt zus tzlich die Daten von Status nderungen im Datenraum den Status der Datenraumsicherung aktiviert deaktiviert den Status der Texterkennung in Bildern OCR aktiviert deaktviert und den Status des Titelseitendrucks aktiviert deaktiviert Zudem werden einige wichtige Statistiken zum Datenraum angezeigt Anzahl der erwarteten Seiten Anzahl der derzeitigen Seiten Anzahl der berechneten Seiten Anzahl der Dokumente Anzahl der Gruppen und Nutzer DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 7 Datenraum Status bearbeiten Der Status des Datenraums kann in den Men punkten Projekt berblick Projekt berblick oder Projekt gt berblick gt Datenraum berblick bearbeitet
31. aum Zugang oder Nutzer einer Gruppe Der Filter Applikation zeigt Nutzer mit Zugang zu bestimmten Funktionen von Drooms Sie k nnen die Nutzerliste durch einen Klick auf Export to Excel als xIs Datei herunterladen Klicken Sie auf Nutzer hinzuf gen um einen neuen Nutzer zu erstellen siehe n chste Seite Die Nutzer bersicht enth lt folgende Informationen Optionen Unter Nachname Vorname und E Mail Adresse sehen Sie die Kontaktdaten der Nutzer Unter Zugang zeigt ein gr nes H kchen an dass der Nutzer Zugang zum Datenraum Filter Data Room bzw zum Q amp A Prozess Filter Q amp A hat Ein rotes X zeigt an dass der Nutzer keinen Zugang besitzt Der Zugang wird von den Berechtigungen der Gruppe siehe Abschnitt 2 3 Gruppe hinzuf gen bearbeiten und denen des einzelnen Nutzers siehe Nutzer hinzuf gen bearbeiten festgelegt Unter Einladung zeigt ein gr nes H kchen an dass der Nutzer bereits eine Einladung erhalten hat Ein rotes X zeigt an dass der Nutzer noch nicht eingeladen wurde siehe Einladungen versenden Unter Erster Zugang wird angezeigt wann der Nutzer sich das erste Mal eingeloggt hat Unter Gruppe wird angezeigt welcher Gruppe der Nutzer zugeordnet wurde Unter Bearbeiten kann ein Nutzer durch einen Klick auf das Schraubenschl ssel Symbol bearbeitet werden siehe Nutzer hinzuf gen bearbeiten DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 38 Nutze
32. d dem Mauszeiger daf r auf einen Indexpunkt der Unterindexpunkte enth lt ffnen sie Unterindexpunkte bevor Sie eine Auswahl treffen Wenn Sie einen Unterindexpunkt nach der Auswahl ffnen wird diese aufgehoben und Sie m ssen alle Indexpunkte erneut ausw hlen DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 15 Indexpunkte ausw hlen Einen einzelnen Indexpunkt w hlen Sie mit einem Mausklick Sie k nnen einen ganzen Indexbereich ausw hlen Klicken Sie auf den Shift N ersten Indexpunkt halten Sie anschlie end die Shift Taste gedr ckt u re J und klicken dann auf den letzten gew nschten Indexpunkt Sie k nnen mehrere unterschiedliche Indexpunkte E ry r ausw hlen Halten Sie STRG Windows bzw CMD Mac U x T gedr ckt und klicken Sie nacheinander auf die Indexpunkte Die Einstellungsm glichkeiten in den verschiedenen Kontextmen s sind von der Auswahl der Indexpunkte abh ngig Einstellungen werden f r alle ausgew hlten Indexpunkte bernommen I Unterindexpunkte werden nicht automatisch zusammen mit bergeordneten Indexpunkten ausgew hlt Kontextmen s Um das Kontextmen zu ffnen klicken Sie auf einem 1 1 Demo Dateien Indexpunkt mit der rechten Maustaste Windows bzw SE halten Sie CTRL Taste gedr ckt und klicken Sie auf 1 1 1 Verschiedene Dokument einen Indexpunkt Mac D 1 1 2 Verschiedene Auswahl aufklappen Im Kontextmen k nnen Sie zwischen Indexpunkt und 1 1 3 Berechtigunge
33. den W hlen Sie den Men punkt Dokumente Dateien Ordner hochladen um vorbereitete Ordnerstrukturen und Dokumente von einem Computer in den Datenraum zu laden Diese Dokumente Ordner werden einem bergeordneten Indexpunkt hinzugef gt Dateien Ordner hochladen Dosen nd Won Se den ren Inder far den img Unterindexpunkt DD Geben Sie den Startunterindexpunkt f r den Import ein Indexdarstellung I Ty Geben Sie an ab welcher Ebene der Index angezeigt werden soll Berechtigungen keine Indexpunkt unsichtbar Technische Parameter Datei Ordner Dateigr e Fortschritt statusin amp DEUTSCH TEK Datei Bearbeiten Ansicht Unter bergeordneter Indexpunkt kann ein Indexpunkt ausgew hlt werden dem die Dokumente und Ordner hinzugef gt werden sollen Die Nummerierung erfolgt fortlaufend falls der Indexpunkt bereits ber Unterindexpunkte verf gt Unter Unterindexpunkt kann die Nummerierung der neuen Indexpunkte manuell festgelegt werden Dies beeinflusst nur die unterste Indexebene und kann nur auf Ziffern gesetzt werden die noch nicht vergeben sind Unter Indexdarstellung kann die Indexebene festgelegt werden mit welcher der neue Indexpunkt aufgenommen wird Durch die Einstellung 2 wird ein Indexpunkt z B als 1 Text anstatt 1 1 Text eingef gt Durch die Einstellung ignore index point wird keine Index Nummerierung angezeigt und nur die Beschriftung des Indexpunktes dargestellt z B Text
34. die bersicht als xIs Datei herunterladen k nnen Die Excel Datei enth lt den Datenraumindex sowie zus tzliche Spalten f r jede ausgew hlte Gruppe Innerhalb der Spalten sehen Sie ob Nutzer die jeweiligen Indexpunkte sehen v sehen und drucken v p sehen drucken und speichern v p s k nnen oder sie ber gar keine Berechtigungen verf gen DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 37 gt Nutzer Administration Unter dem Men punkt Nutzer Nutzer Administration k nnen Nutzer betrachtet hinzugef gt und bearbeitet werden Zudem k nnen individuelle Zugriffsrechte auf den Datenraum festgelegt werden Nutzer hinzuf gen r F gen Sie hier neue Nutzer hinzu Nutzer hinzuf gen Filter Klicken Sie hier Applikation Nachname E Mail Adresse Zugang Gruppe Exportiere Liste einen neuen Nutzer zu Nutzer k nnen nach CE Daa Room Alle v Alle Export to Excei erstellen Namen gesucht oder nach Einstellungen gefiltert werden Edera Nachname Vorname E Mail Adresse Zugang Einladung DII Gruppe Bearbeiten Nutzer bersicht MM TT Manager Jane S S 2013 04 03 Full Klicken Sie auf das z Access Symbol in der Spalte Special John e N f S 2013 04 03 Grupper Bearbeiten um den Nutzer zu bearbeiten Standardm ig werden alle Nutzer gelistet Sie k nnen die Filter anwenden um Nutzer nach Name E Mail Adresse zu suchen oder um Nutzer mit bestimmten Einstellungen anzuzeigen z B Nutzer mit ohne Datenr
35. e die Datei und laden Sie sie erneut hoch Um einen Nutzer hinzuzuf gen m ssen die Felder Nachname und E Mail Adresse auf jeden Fall ausgef llt werden DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 39 Wenn der Zugriff auf Ihr Projekt nur mit einer PIN m glich ist m ssen Sie auch eine g ltige Handynummer mit Landesvorwahl angeben Ansonsten k nnen Nutzer nicht auf den Datenraum zugreifen Vorname Telefon Akademischer Titel Firma Abteilung und Position sind optionale Eintr ge Unter Projekt Zugang kann eingestellt werden ob der Nutzer Zugang zum Datenraum erh lt gew hrt Um Zugang zum Datenraum zu gew hren muss auch die Gruppe des Nutzers Zugang erhalten haben siehe Abschnitt 2 3 Gruppe hinzuf gen bearbeiten Klicken Sie auf Speichern um die Einstellungen zu best tigen Wenn Sie einen Nutzer bearbeiten k nnen Sie die gleichen Einstellungen vornehmen Zus tzlich bietet das Programmfenster noch folgende Funktionen Gruppe Full Access Passwort R PR Passwort zur cksetzen zur cksetzen Nutzer freigeben Nutzer freigeben Ein Hinweis erscheint falls ein Nutzer bearbeitet wird dessen Projektzugang momentan gesperrt ist Unter Passwort zur cksetzen kann einem Nutzer eine E Mail zugeschickt werden um sein Passwort zur ckzusetzen Der Nutzer kann daf r allerdings auch das Feld Passwort vergessen in der Login Maske ausw hlen Unter Nutzer freigeben kann einem Nutzer Zugang zum
36. e relevant oder bieten optionale Funktionen Sie k nnen in zwei Themengebiete unterteilt werden Index Upload und Datei Allokierung In Abschnitt 3 1 lernen Sie alternative Methoden zum Erstellen eines Index und dem importieren von Dateien und Ordnern kennen Content Administratoren und Staging Bereich In Abschnitt 3 2 werden Task Teams und Content Administratoren erl utert welche nur den Index und Dokumente content verwalten k nnen und deren Zugriff auf bestimmte Bereiche des Datenraums beschr nkt werden kann Zudem kann festgelegt werden dass ihre Aktionen von einem Deal Manager best tigt werden m ssen I Alle grundlegenden Funktionen werden in Abschnitt 2 beschrieben I Alle Report Funktionen von Drooms werden in Abschnitt 4 beschrieben DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 45 3 1 HOCHLADEN DES INDEX UND DATEI ALLOKIERUNG Mit der Standard Funktion Dateien Ordner hochladen k nnen Ordnerstrukturen in den Datenraum eingestellt werden Diese werden dabei automatisch an die bestehende Datenraumstruktur angepasst und einem Indexpunkt zugewiesen Auf den folgenden Seiten finden Sie Funktionen mit denen es m glich ist den Index und einzelne Dokumente unabh ngig voneinander zu bearbeiten Index hochladen Mit Hilfe einer Excel Datei kann der Index bearbeitet werden Indizierte Dateien hochladen Laden Sie indizierte Dateien hoch und berpr fen Sie diese Indizierte Dateien zuordnen Indizierte Dateien k nn
37. egt 3 W hlen Sie nun ein Ziel f r den zu kopierenden Indexpunkt aus und klicken Sie in der unteren Fensterh lfte auf N chste Sie k nnen mehrere Ziele festlegen Die Kopie wird allen Zielen mit den gleichen Einstellungen angef gt 4 W hlen Sie eine Kopieraktion aus Mit ber oder Darunter f gen Sie die Kopie vor bzw hinter dem gew hlten Ziel ein Mit Als Unterpunkt f gen Sie die Kopie als eigenen Unterpunkt hinzu Klicken Sie wieder auf N chste 5 Ein neues Fenster erscheint in dem Sie die Berechtigungen der Kopie festlegen Die Kopie kann die Berechtigungen des Ursprungsindexpunktes beibehalten Berechtigungen der neuen bergeordneten Indexpunkte bernehmen oder ohne Berechtigungen und damit vorerst unsichtbar eingestellt werden 6 Klicken Sie auf Speichern um den Indexpunkt zu kopieren DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 21 gt Indexpunkte verschieben Index Administration Schnellhilfe Indexpunkt Bezug Dokument Seiten Datum S DEMO 1 Deutsch 1 2012 06 07 08 59 12 Zu verschiebender 5 1 1 Demo Dateien 2012 06 07 09 01 55 1 1 2 Verschiedene Dateigr en Ziel f r die Verschiebung 1 1 3 Berechtigungen 1 2012 06 07 09 09 11 1 1 4 Aufbau Drooms 1 2012 06 07 09 02 35 1 1 5 Hilfreiche Features 2012 06 07 09 05 17 Arbeitsschritte Folgen Sie den Anweisungen in VEN Abbrechen N chste der unteren Bildschirmh lfte i iaa aP naai aus 3 W hlen Sie die Berechtigunge
38. eiben I Wird die Option Berechtigungen bernehmen nicht ausgew hlt gelten die Einstellungen nur f r die ausgew hlten und aufgelisteten Indexpunkte Unter Auch bernehmen f r k nnen Sie einen Indexpunkt bestimmen dem Sie die gleichen Berechtigungen zuweisen m chten Setzen Sie das H kchen Klicken Sie hier um eine Auswahl treffen zu k nnen Unter Berechtigungen w hlen Sie zwischen den oben genannten Berechtigungsoptionen Klicken Sie auf Speichern um die Berechtigungen festzulegen Berechtigungen von anderer Gruppe bernhemen In der unteren Bildschirmh lfte der Rechte Administration k nnen Sie der ausgew hlten Gruppe die Berechtigungen einer anderen Gruppe zuweisen Klicken Sie auf Speichern um die Rechte zu bernehmen DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 36 Rechte exportieren W hlen Sie den Men punkt Dokumente Rechte exportieren um eine bersicht der Rechte aller im Datenraum angelegten Gruppen herunterzuladen Rechte exportieren W hlen Sie die Gruppen aus deren Rechte Sie exportieren m chten Es wird der aktuelle Index mit einer zus tzlichen Spalte f r jede ausgew hlte Gruppe exportiert Gruppen Alle Gruppen ausw hlen Admin 1 CA Test Alpha User 1 User 2 User 3 Export to Excel a Sie k nnen entweder alle Gruppen ausw hlen oder sich f r einzelne Gruppen entscheiden Klicken Sie auf Export to Excel Ein neues Fenster wird ge ffnet in dem Sie
39. ekts Deal Manager hinzuf gen bearbeiten F gen Sie neue Deal Manager hinzu um administrative Aufgaben zu teilen Einladungen versenden Verschicken Sie Einladungen sobald der Datenraum genutzt werden kann Nachrichten versenden Senden Sie Nachrichten an Gruppen Bitte beachten Sie Nutzer m ssen immer einer Gruppe angeh ren denn Berechtigungen und Zugriffsrechte auf den Datenraum sind an Gruppen gebunden Aus diesem Grund gibt es einen festen Arbeitsablauf bei der Nutzerverwaltung Gruppen hinzuf gen und bearbeiten Berechtigungen der Gruppen festlegen Nutzer hinzuf gen und einer Gruppe zuweisen Nutzer in das Projekt einladen DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 30 Nutzer Klicken Sie hier um gt Gruppen Administration Um eine bersicht der Nutzergruppen anzuzeigen sowie um Gruppen hinzuzuf gen und zu bearbeiten w hlen Sie den Men punkt Nutzer gt Gruppen Administration BE Hinzuf gen Filter F gen Sie hier neue Gruppen hinzu Hinzuf gen J Gruppe Status Zugang Sell side Gruppen k nnen nach Sais zn zen Eine NEUE Namen gesucht oder hinzuzuf gen nach bestimmten Angezeigte Gruppen 7 von 7 Einstellungen sortiert werden Status Gruppe Kommentar ang Sellside Bearbeiten Berechtigungen on Nutzer arie Ar Admin 3 Gruppen bersicht e 5 i 8 0 dhh B CA lt S 8 2 aa Klicken Sie auf die Full z Symbole in den Access Un Access v v N amp 4 da da sa
40. en Allerdings werden neue Indexpunkte nicht automatisch gel scht wenn es keinen Ersatz f r sie gibt Wird z B ein Indexpunkt mit f nf Unterpunkten durch einen neuen Indexpunkt mit vier Unterpunkten ersetzt muss der verbleibende f nfte Indexpunkt manuell gel scht werden Wenn Sie einen ganzen Indexbereich ersetzen wollen empfiehlt es sich zun chst alle vorhandenen Indexpunkte und Dokumente zu l schen Die Bearbeitung des Index mittels dieser Funktion erfordert eine genaue Planung und Ausf hrung Die Indexstruktur kann durch die Betrachtung der Excel Datei nachvollzogen werden nicht jedoch die Richtigkeit des Inhalts DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 48 Indizierte Dateien hochladen Unter dem Men punkt Dokumente Batch Dateien Dateien hochladen k nnen Sie indizierte Dokumente hochladen Indizierte Dateien enthalten in ihrem Dateinamen den Indexpunkt und dessen Beschreibung Dateien hochladen Technische Parameter Die einzelnen Dateien m ssen gt 0 b und lt 600 MB sein Es werden nur Dateien der Formate PDF pdf Excel xls xlsx Word doc docx PowerPoint ppt pptx Text txt Tiff tif tiff oder JPEG jpg jpeg f r die Anzeige im Datenraum konvertiert Alle anderen Formate k nnen auch importiert werden k nnen aber nur f r den Download durch daf r berechtigte Nutzer bereitgestellt werden Es werden nur Dateien importiert keine Ordner Bitte achten Sie darauf nic
41. en gefiltert bearbeitet und dem Index zugeordnet werden Diese Funktionen k nnen in gr eren Datenraum Projekten hilfreich sein wenn in diesen z B mit gro en Datens tzen gearbeitet wird und diese noch nicht in digitaler Form vorliegen In diesen F llen kann es m hsam sein auf einer lokalen Festplatte eine korrekte Ordnerstruktur anzulegen um sie in den Datenraum hochzuladen H ufig wird in solchen Projekten darauf zur ckgegriffen den Index als kontinuierlich bearbeitete Excel Datei zu verwalten Diese Datei kann nach nderungen schnell in den Datenraum eingestellt werden Mit Hilfe der Datei Allokierung k nnen digitale Dokumente einfach einem Indexpunkt zugeordnet werden wenn sie im Dateinamen die entsprechende Indexnummer enthalten Dateien ohne zugeh rigen Indexpunkt k nnen sogar dazu benutzt werden den Index des Datenraums direkt einzustellen und zu bearbeiten DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 46 Index hochladen Unter dem Men punkt Dokumente Index hochladen bzw Dokumente Batch gt Index nderungen k nnen Sie eine Excel Tabelle hochladen um dem Index mehrere Indexpunkte gleichzeitig hinzuzuf gen Laufende Jobs 0 Beendete Jobs O Erfolgreich O Fehler Details ke Hinzuf gen und aktualisieren von Indexpunkten Indexpunkte m ssen in Form einer Excel Datei xIs Format hochgeladen werden Die Zellen m ssen als Text formatiert sein Die erste Spalte muss die Indexpunkte z B 1 1 1 die zweite Sp
42. eports zur Auswahl k nnen verschiedene Reports zur Nutzung des Datenraums ausgew hlt werden Unter Q amp A Report k nnen Sie einen Report ber den Zugriff auf den OQ amp A Prozess erstellen Unter Von Bis k nnen Sie den Zeitraum des Reports festlegen Unter Gruppe k nnen Sie eine einzelne Gruppe ausw hlen f r die der Report erstellt werden soll Es k nnen auch alle Gruppen ausgew hlt werden Unter Aktion k nnen Funktionen ausgew hlt werden f r die Reports erstellt werden sollen Diese Funktionen sind das Ansehen Drucken und Speichern von Dokumenten Klicken Sie auf Erstellen um den Report zu erstellen Der Report wird daraufhin angezeigt und kann durch einen Klick auf Export to Excel als Excel Datei xls gespeichert werden DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 62 Index Historie Unter dem Men punkt Reports Historie Index Historie k nnen Reports ber administrative Aktionen im Zusammenhang mit dem Index und Dokumenten eingesehen werden Hat at Aktion Sortiert nach Ereignischatum ev Erstellen Unter Von Bis k nnen Sie den Zeitraum des Reports festlegen Unter Indexpunkt kann der Report optional auf einen bestimmten Indexpunkt beschr nkt werden Unter Aktion k nnen bestimmte Funktionen ausgew hlt werden f r welche der Report angezeigt werden soll Unter Sortieren nach kann eingestellt werden ob der Report nach Datum oder Administrator sortiert wird und ob die Sorti
43. erung in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge erscheint Klicken Sie auf Erstellen um den Report zu erstellen Der Report wird daraufhin angezeigt und kann durch einen Klick auf Export to Excel als Excel Datei xls gespeichert werden DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 63 Berechtigungen Historie Unter dem Men punkt Reports Historie gt Berechtigungen Historie k nnen Reports ber administrative Aktionen im Zusammenhang mit den festgelegten Berechtigungen eingesehen werden au ilh Indexpunkt Gruppe sortiert nach Unter Von Bis k nnen Sie den Zeitraum des Reports festlegen Unter Indexpunkt kann der Report optional auf einen bestimmten Indexpunkt beschr nkt werden Unter Gruppe k nnen Sie eine einzelne Gruppe ausw hlen f r die der Report erstellt werden soll Es k nnen auch alle Gruppen ausgew hlt werden Unter Sortieren nach kann eingestellt werden ob der Report nach Datum oder Administrator sortiert wird und ob die Sortierung in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge erscheint Klicken Sie auf Erstellen um den Report zu erstellen Der Report wird daraufhin angezeigt und kann durch einen Klick auf Export to Excel als Excel Datei xls gespeichert werden DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 64 Nutzer Historie Unter dem Men punkt Reports Historie Nutzer Historie k nnen Reports ber administrative Aktionen im Zusammenhang mit der Nutzeradministration eingesehen werden
44. ex exportieren nutzen Sollten Sie sich doch einmal einer anderen Gruppe zuweisen vergessen Sie nicht sich sp ter wieder der Gruppe Full Access anzuschlie en DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 32 Gruppe bearbeiten hinzuf gen Um eine Gruppe hinzuzuf gen oder zu bearbeiten w hlen Sie den Men punkt Nutzer gt Gruppen Administration aus Klicken Sie auf das Feld Hinzuf gen oberhalb der Gruppen Auflistung oder auf das Schraubenschl ssel Symbol unter der Spalte Bearbeiten Dadurch werden die Fenster Gruppe hinzuf gen bzw Gruppe bearbeiten ge ffnet die identische Funktionen bieten Gruppenname Gruppe A VDR Zugang gew hrt Sell side O amp A Button v Setzen Sie ein H kchen um jenen Mitgliedern der ausgew hlten Gruppe die Zugriff auf das O amp A Tool haben den Zugang zum Q amp A Prozess zu gew hren Wird das H kchen entfernt werden die betreffenden hitglieder der ausgew hlten Gruppe vom O amp A Frozess ausgeschlossen Wasserzeichen Wasserzeichen Titelseite Druck ohne Kopf und Fu zeile Zur ck zum berblick Unter Gruppenname k nnen Sie den Namen der Gruppe eingeben Unter Kommentar k nnen Sie eine Beschreibung zur Gruppe eintragen Unter VDR Zugang k nnen Sie einstellen ob eine Gruppe und ihre Nutzer Zugang zum Datenraum erhalten gew hrt Geh rt die Gruppe zur Sell side setzen Sie an dieser Stelle ein H kchen Setzen Sie ein H kchen be
45. g keine Einladungen zul sst ber der Liste finden Sie Filter mit der Sie die Nutzer durchsuchen k nnen Sie k nnen nach einem bestimmten Nachnamen einer E Mail Adresse oder den Mitgliedern einer Gruppe suchen In den Spalten der Liste finden Sie folgende Angaben Unter Nachname Vorname E Mail Adresse und Gruppe werden die Kontaktdaten der Nutzer angezeigt Unter Systemweiter Zugang zeigt ein gr nes H kchen an dass der Nutzer Zugriff auf den Datenraum hat Ein rotes X zeigt an dass der Zugriff verweigert wurde Der Zugang zum Datenraum kann nur durch DROOMS Projekt Manager verweigert werden Unter Datenraum und oder Q amp A setzen Sie das H kchen f r den Bereich f r den Sie die Nutzer einladen wollen Wenn Sie alle Nutzer zum Datenraum Q amp A Prozess einladen wollen k nnen Sie auch oberhalb der Liste ein H kchen bei Alle Datenraum Nutzer ausw hlen bzw Alle Q amp A Nutzer Ausw hlen setzen Klicken Sie auf Einladen um die Einladungen zu verschicken Alle ausgew hlten Nutzer erhalten eine standardisierte E Mail Einladung zum Datenraum bzw Q amp A Prozess Bitte beachten Sie Gelegentlich erhalten Nutzer Einladungen nicht oder k nnen sie nicht mehr finden z B durch Spam Filter oder das L schen der Einladung Alle Einladungen die von Ihnen oder anderen Deal Managern geschickt wurden k nnen unter Reports gt Gesendete Nachrichten nachvollzogen und erneut versandt werden siehe Abschnitt 4 Reports Gesendete Nachr
46. gen Anzahl Name Beschreibung Eine a en Bearbeiten Berechtigungen Freigabe Content Admin Admins Task Team 1 mit Freigabe a D ann 1 nA Task Team ohne Freigabe x T PER nS A Unter Name werden die Namen der Task Teams angezeigt Unter Beschreibung wird ggf eine kurze Beschreibung der Task Teams angezeigt Unter Finale Freigabe zeigt ein gr nes H kchen an dass die Arbeit des Task Teams nicht von einem Deal Manager best tigt werden muss Alle vom Task Team durchgef hrten nderungen werden direkt in den Datenraum bernommen Ein rotes X zeigt an dass die Arbeit des Task Teams erst best tigt werden muss Unter Anzahl der Content Admins wird angezeigt wie viele Content Administratoren dem Task Team zugewiesen wurden Mit einem Klick auf das Gruppen Symbol unter Content Admin k nnen Nutzer dem Task Team hinzugef gt werden Mit einem Klick auf das Schraubenschl ssel Symbol in der Spalte Bearbeiten kann das Task Team bearbeitet werden Mit einem Klick auf das Schloss Symbol unter Berechtigungen k nnen die Berechtigungen des Task Teams bearbeitet werden siehe Abschnitt 3 2 Berechtigungen von Task Teams festlegen DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 55 gt Task Teams hinzuf gen bearbeiten Klicken Sie auf Task Team hinzuf gen ber der Liste bzw auf das Schraubenschl ssel Symbol in der Spalte Bearbeiten Finale Freigabe Bitte hier ein H kchen setzen wenn dieses Team das Recht zur fina
47. gt werden Nutzer zu Task Teams hinzuf gen Task Teams muss mindestens ein Sell Side Nutzer hinzugef gt werden Jeder Nutzer der mindestens einem Task Team zugewiesen wurde erh lt den Status Content Administrator und damit begrenzten Zugang zum Administrationsbereich des Datenraums Berechtigungen von Task Teams setzen Content Administratoren k nnen nur den Abschnitt des Datenraums bearbeiten f r den sie autorisiert wurden Die Arbeit der Teams kann sich nicht berschneiden da jeder Indexpunkt nur von einem Task Team bearbeitet werden kann Staging Bereich pr fen bearbeiten best tigen und ablehnen Die Arbeit von Content Administratoren muss ggf noch von einem Deal Manager berpr ft werden Ist dies der Fall hat die Arbeit der Task Teams keine Auswirkungen auf den eigentlichen Datenraum und wird zun chst in einer Index Kopie gespeichert GRUNDLEGENDE ARBEITSSCHRITTE ZUR ADMINISTRATION VON TASK TEAMS Task Teams anlegen und Berechtigungen festlegen Nutzer zu Task Teams hinzuf gen Administrative Arbeit delegieren interne Sell side Kommunikation berpr fung und ggf Best tigung der Arbeit von Task Teams DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 54 Task Team Administration Unter dem Men punkt Nutzer Content Administratoren gt Task Teams k nnen Task Teams bearbeitet hinzugef gt werden Alle existierenden Task Teams werden dort aufgelistet F gen Sie hier ein neues Task Team hinzu Task Team hinzuf
48. ht die gleichen Dateinamen in verschiedenen Ordnern zu verwenden Systemdateien werden ignoriert Beim Import einer Datei mit korrektem Indexpunkt und einer Dokumentenbeschreibung wird entweder a ein neuer Indexpunkt angelegt wenn dieser noch nicht existiert oder b ein bereits vorhandener Indexpunkt ge ndert einschlie lich der Dokumentenbeschreibung sofern diese abweicht Die Indizierung im Dateinamen muss numerisch sein und nicht mit einer 0 beginnen Datei Ordner Status E Datei 1 pdf 295889 e Datei 2 pdf 95889 Datei 3 pdf 295889 Datei 4 pdf 2295889 Datei 5 pdf 5889 Datei 6 pdf 295889 Datei 7 pdf 295889 Datei 8 pdf 95889 amp Ziehen Sie die Dokumente oder Ordner in das Fenster mit der entsprechenden Beschriftung Ziehen Sie Ihre Dateien hierher und lassen Sie sie los Dokumente und Ordner k nnen wieder entfernt werden Klicken sie dazu auf das M lltonnensymbol in der unteren Men leiste Sind alle Dokumente und Ordner ausgew hlt klicken Sie auf das Pfeil Symbol um das Hochladen zu beginnen Bitte beachten Sie die technischen Parameter f r das Hochladen von Dokumenten Ordner gehen Dateien voran Die einzelnen Elemente werden zuerst nach Ziffern dann nach Buchstaben und zuletzt nach Sonderzeichen sortiert Einzelne Dateien m ssen zwischen 0 b und 600 MB gro sein Nur Dateien der Formaten PDF pdf Excel xls xIsx Word doc docx PowerPoint ppt p
49. i Q amp A Button wenn die Gruppe Zugang zum Q amp A erhalten soll Unter Wasserzeichen k nnen Sie das voreingestellte Wasserzeichen ndern blich sind Wasserzeichen in der Form Projekt Name Wird das Wasserzeichen gel scht werden f r die Gruppe keine Wasserzeichen bei Dokumenten und Ausdrucken angezeigt Setzen Sie ein H kchen unter Titelseite wenn Dokumente mit Titelseite gedruckt werden sollen Setzen Sie ein H kchen unter Druck ohne Kopf und Fu zeile wenn Dokumente ohne Kopf und Fu zeile gedruckt werden sollen Klicken Sie auf Speichern um die Gruppe und ihre Einstellungen zu speichern DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 33 gt Rechte Administration W hlen Sie den Men punkt Dokumente Rechte Administration um die Berechtigungen einer Gruppe zu bearbeiten Gruppenauswahl W hlen Sie die Gruppe f r die Berechtigungen gesetzt werden sollen Index bersicht Hier sehen Sie den Index Ihres Datenraums sowie die verliehenen Rechte Klicken Sie auf das Ordner Symbol um Unterindexpunkte anzuzeigen Berechtigungen bernehmen Statusleiste Laufende Jobs Im Hintergrund laufende Jobs Aktionen werden in dieser Leiste angezeigt Berechtigungen folgender Gruppe anzeigen Indexnunkt 5 1 1 Demo Dateien User 1 Schnelle Berechtigungen Keine 1 1 1 Verschiedene Dateiformate Berechtigungen setzen sichtbar 1 1 2 Verschiedene Dateigr en Anan ASAE EA EERTE S 1 1
50. ichten DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 43 gt Nachricht versenden Unter dem Men punkt Nutzer gt Nachricht versenden k nnen Sie E Mail Nachrichten an die Nutzer einer oder mehrerer Gruppen versenden An Gruppe Full Access Gruppe Gruppe A Betreff Nachricht Sie k nnen alle Empf nger der Nachricht personalisiert anreden indem Sie ANAME als Platzhalter in der Anrede verwenden Anhang Browse maximale Dateigr e ZMMD Senden Unter An setzen Sie ein H kchen bei den Gruppen deren Nutzern Sie eine Nachricht zukommen lassen m chten Geben Sie einen Betreff Ihrer Nachricht ein Geben Sie unter Nachricht Ihre Mitteilung ein Sie k nnen eine pers nliche Anrede mit dem Platzhalter ENAMEH einf gen z B Sehr geehrte r Herr Frau NAME Klicken Sie auf Browse um eine Datei von Ihrer lokalen Festplatte an die Nachricht anzuh ngen maximal 2 MB Klicken Sie auf Senden um die Nachricht zu verschicken Alle Nachrichten die von Ihnen oder anderen Deal Managern geschickt wurden k nnen unter Reports gt Gesendete Nachrichten nachvollzogen und erneut versandt werden siehe Abschnitt 4 Reports gt Gesendete Nachrichten DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 44 3 FORTGESCHRITTENE DATENRAUM ADMINISTRATION In diesem Abschnitt lernen Sie fortgeschrittene administrative Funktionen des Datenraums kennen Diese sind f r bestimmte Prozess
51. ie von der Administration versandt wurden Konvertierung Reports ber Konvertierungsprozesse f r hochgeladene Dokumente Q amp A XML Export Eine Export Funktion f r den Q amp A Prozess falls Q amp A f r Ihr Projekt freigeschaltet wurde Updates amp Changes Report Berichte ber die Updates amp Changes Alerts welche von einzelnen Gruppen gesehen werden Dokumenten Reports Berichte ber Dokumente im Allgemeinen Anzahl der Dateiformate und Details ber einzelne Dokumente berblick Hintergrundjobs Berichte ber alle innerhalb der letzten Stunde verarbeiteten Hintergrundprozesse DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 61 gt Statistiken Unter dem Men punkt Reports Statistiken k nnen verschiedene Statistiken zur Nutzung des Datenraums und ggf des Q amp A Prozesses eingesehen werden VDR Reports zur Auswahl Gesamtzahl der Datenraumzugriffe pro Gruppe C Gesamtzahl der Datenraumzugriffe pro Indexpunkt und Gruppe Gesamtzahl der Datenraumzugriffe pro Datum und Gruppe C Gesamtzahl der Datenraumzugriffe pro Mutzer und Gruppe Gesamtzahl der angeschauten Dokumente pro Gruppe beinhaltet nur Dokumente die nicht gel scht oder ersetzt wurden Report Gesamtaktwit t auf Nutzerebene Co Report Mutzer Login G amp A Report C Log in report Filter Von 22 April 2013 Bis 25 api z eoa z Gruppe Alle Aktion angesehen Erstellen Unter VDR R
52. inen Nutzer aus Nutzer k nnen nur gew hlt werden wenn sie sonst keine administrativen Rechte besitzen z B Deal Manager 3 Unter Task Team w hlen Sie das Team dem der Nutzer hinzugef gt werden soll 4 W hlen Sie welche Aufgabe der Nutzer erh lt nur bei Task Teams ohne Finale Freigabe _ Administrieren Indexkopie kann bearbeitet und entsperrt werden Pr fen Indexkopie kann nur berpr ft und entsperrt werden nicht bearbeitet 5 Klicken Sie auf Content Admin hinzuf gen um Ihre Einstellungen zu bernehmen Nutzer erhalten eine E Mail Einladung falls sie zum ersten Mal als Content Administrator eingeteilt werden DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 57 gt Berechtigungen von Task Teams setzen Unter dem Men punkt Nutzer Content Administratorren Team Berechtigungen k nnen Sie Task Teams Indexabschnitte zuweisen welche diese dann bearbeiten k nnen 1 2 Different file sizes CE 1 2010 09 15 10 35 42 Task Team Alpha keins zugewiesen 1 3 Access rights examples Task Team Alpha DH 2010 09 15 10 35 46 keins zugewiesen 1 4 Index Levels Task Team Beta keins zugewiesen B 1 5 Example of a construction plan Task Team Gamma l 2010 09 15 10 38 11 keins zugewiesen Task Team ber das Kontext Men zuweisen L W hlen Sie zun chst einen Indexpunkt oder Indexabschnitt aus dem Sie ein Task Team zuweisen m chten 2 ffnen Sie das Kontextmen siehe oben 3 Mit der Option keins zugewiesen
53. it ihrer jeweiligen Anzahl O alle Indexpunkte mit dazugeh renden Dokumenten ar ai Erstellen W hlen Sie den gew nschten Report Typ aus Wenn Sie alle Indexpunkte mit dazugeh renden Dokumenten w hlen m ssen Sie auch einen Zeitraum f r den Report einstellen Von Bis Klicken Sie auf Erstellen um den Report zu erstellen Der Report wird daraufhin angezeigt und kann durch einen Klick auf Export to Excel als Excel Datei xls gespeichert werden DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 69 bersicht Hintergrundjobs Unter dem Men punkt Reports bersicht Hintergrundjobs k nnen Sie alle administrativen Aktionen Jobs sehen welche innerhalb der letzten Stunde im Datenraum ausgef hrt wurden In der bersicht sehen Sie die Art der Aktion Jobs den verantwortlichen Administrator Nutzer und wann die Aktion ausgef hrt und beendet wurde Gestartet Beendet Die Spalte Ergebnis zeigt an ob ein Job erfolgreich ausgef hrt wurde gr nes H kchen Mit einem Klick auf das Lupen Symbol Details k nnen weitere Informationen aufgerufen werden Liste aller Jobs der letzten Stunde die im Hintergrund durchgef hrt wurden Ergebnis 2 Job Nutzer Gestartet Beendet Ergebnis Details Batch Admin Johanna 2013 04 29 10 44 25 2013 04 29 10 44 26 fl pP Aktion im Staging Bereich Peterson David 2013 04 29 10 44 25 2013 04 29 10 44 25 x Pi DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 70 EMPFOHLENE SYSTEMVORAUSSETZUNGE
54. k nnen die Nutzereinstellungen mit einem Klick auf das Gruppen Symbol bearbeitet werden siehe auch 2 3 Nutzer Administration Unter Nutzer hinzuf gen k nnen Nutzer durch einen Klick auf das Plus Symbol direkt einer Gruppe hinzugef gt werden siehe auch 2 3 Nutzer hinzuf gen bearbeiten Bitte beachten Sie Voreingestellt enth lt jedes Projekt eine Gruppe mit dem Namen Full Access Diese Gruppe hat das Recht alle Dokumente und Indexpunkte im Datenraum zu sehen zu drucken und zu speichern Diese Rechte k nnen nicht entfernt werden und sind f r Deal Manager vorgesehen die vollen Zugriff zum Datenraum ben tigen Als Deal Manager k nnen Sie sich selbst zu jeder Gruppe hinzuf gen siehe Abschnitt 2 3 Nutzer bearbeiten Bitte beachten Sie jedoch dass Sie in diesem Fall das Projekt im Reiter DATENRAUM nur mit den Berechtigungen der ausgew hlten Gruppe einsehen k nnen Die Funktion Dokumente Ordner hochladen siehe Abschnitt 2 2 Dokumente Ordner hochladen nutzt ebenfalls diese Datenraumansicht so dass ggf nicht mehr alle Indexpunkte in diesem Men angezeigt werden In diesem Fall kann die M glichkeit zum Hochladen von Dokumenten und Ordnern stark eingeschr nkt sein Wir empfehlen dass Sie als Deal Manager immer der Gruppe Full Access zugewiesen sind Sollten Sie die Datenraumansicht einer bestimmten Gruppe berpr fen wollen k nnen Sie die Funktion Export to Excel siehe Abschnitt 2 2 Ind
55. klick auf die gew nschte Berechtigung in der Rechte bersicht die Spalten View Print und Save Durch den Doppelklick wird die Berechtigung gesetzt bzw entzogen Wenn Sie in der Spalte View die Berechtigung entfernen ist der Indexpunkt f r die ausgew hlte Gruppe nicht mehr sichtbar Nach der Auswahl wird der Index automatisch aktualisiert DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 35 Kontextmen Berechtigungen setzen Berechtigungen der Berechtigungen bernehmen Unterindexpunkte umf nglichere Berechtigungen beibehalten unsichtbare Indexpunkte beibehalten chnelle Berechtigungen b Auch bernehmen f r Klicken Sie hier um die gleiche Berechtigung f r folgenden Indexpunkt Berechtigungen setrer zu bernehmen Auswahl aufklappen sichtbar druckbar Auswahl einklappen Abbrechen Speichern W hlen Sie einen oder mehrere Indexpunkte aus ffnen Sie das Kontextmen und w hlen Sie den Men punkt Berechtigungen setzen um das entsprechende Fenster zu ffnen In der oberen Fensterh lfte wird Ihre Auswahl angezeigt Unter Berechtigungen f r Unterindexpunkte k nnen Sie die Einstellungen f r Unterindexpunkte festlegen Setzen Sie zun chst ein H kchen bei Berechtigungen bernehmen um allen Unterindexpunkten die gleichen Rechte zuzuweisen Sie k nnen zudem festlegen dass bereits vorhandene umf nglichere Berechtigungen beibehalten werden oder dass Unterindexpunkte ohne Berechtigungen unsichtbar bl
56. len Freigabe erhalten soll Alle Aktionen dieses Teams werden unmittelbar umgesetzt und k nnen nicht in der Staging Area berpr ft werden Wenn kein H kchen gesetzt wird erfolgen alle Arbeiten dieses Task Teams im staging Bereich an einer Indexkopie des Datenraums und bed rfen einer finalen Freigabe durch einen Deal Manager Zur ck zum berblick Unter Name geben Sie den Namen des Task Teams ein Unter Beschreibung k nnen Sie eine zus tzliche Beschreibung des Task Teams eingeben Unter Finale Freigabe kann ein H kchen gesetzt werden wenn die Arbeit des Task Teams nicht von einem Deal Manager berpr ft werden soll Alle durchgef hrten nderungen werden dann direkt in den Datenraum bernommen sobald die Indexkopie von einem Content Administrator entsperrt wird Wird kein H kchen gesetzt muss die Arbeit des Task Teams erst im Staging Bereich berpr ft werden siehe Abschnitt 3 2 Staging Bereich pr fen und bearbeiten Ist die Option Finale Freigabe f r ein Task Team aktiviert werden dessen nderungen am Datenraum nicht mehr berpr ft Deshalb k nnen f r diese Task Teams auch keine Content Administratoren mit der Aufgabe Pr fen angelegt werden siehe n chste Seite Sollen Nutzer zum Pr fen eingeteilt werden lassen Sie die Option Finale Freigabe deaktiviert Klicken Sie auf Speichern um die Einstellungen zu bernehmen DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 56 gt Nut
57. m zeigt ein gr nes H kchen dass seine Gruppe Zugang zum Datenraum erhalten hat Die Nutzer dieser Gruppe k nnen auf den Datenraum zugreifen solange sie nicht individuell gesperrt wurden und der Status des Datenraums dies zul sst siehe Abschnitt 2 1 Datenraum Status bearbeiten Ein rotes X zeigt an dass der Zugang zum Datenraum f r diese Gruppe gesperrt wurde Kein Nutzer dieser Gruppe kann auf den DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 31 Gruppe Datenraum zugreifen ungeachtet der individuellen Einstellungen oder dem Datenraum Status Nutzer mit administrativen Rechten haben immer Zugriff auf den Datenraum ungeachtet ihrer Gruppeneinstellungen Unter Sell side zeigt ein gr nes H kchen dass eine Gruppe zur Sell side geh rt Ein rotes X zeigt an dass die Gruppe zur Buy side geh rt Sell side und Buy side Nutzer haben Zugang zum Datenraum Der Zugang zum Datenraum besteht nur solange Nutzer nicht individuell gesperrt wurden die ihnen zugewiesene Gruppe Zugang zum Datenraum hat und der Status des Datenraums dies zul sst Unter Bearbeiten k nnen die Gruppeneinstellungen mit einem Klick auf das Schraubenschl ssel Symbol bearbeitet werden Unter Berechtigungen k nnen die Berechtigungen der ausgew hlten Gruppe durch einen Klick auf die Symbole direkt bearbeitet werden siehe auch Abschnitt 2 3 Rechte Administration Unter Anzahl Nutzer wird angezeigt wie viele Nutzer einer Gruppe zugewiesen sind Unter Nutzer
58. mate z B Zip Dateien k nnen heruntergeladen werden solange ein Nutzer die entsprechenden Berechtigungen erhalten hat Die Dateikonvertierung startet sobald Sie auf Speichern klicken und kann je nach Dateigr e einige Zeit in Anspruch nehmen DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 23 gt Dokumente kopieren Index Administration Schnellhilfe Indexpunkt Bezug Dokument Seiten Datum O 1 1 1 2 Word m 3 2012 06 06 17 44 58 D 1 1 1 3 Power Point 2012 06 11 17 53 39 Zu kopierendes Dokument eaen Da e E a mas 1 1 1 5 JPG 2012 06 06 17 45 01 se B 1 1 2 Verschiedene Dateigr en Ziel f r die Kopie 1 1 3 Berechtigungen 1 2012 06 07 09 09 11 1 1 4 Aufbau Drooms 1 2012 06 07 09 02 35 1 1 5 Hilfreiche Features 1 2012 06 07 09 05 17 Arbeitsschritte Abbrechen Zusammenfassung Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm W hlen Sie das gew nschte Ziel aus und klicken Sie dann auch die Schaltfl che Zusammenfassung Zusammenfassung Klicken Sie hier um die Auswahl zu berpr fen und zu best tigen 1 W hlen Sie den Indexpunkt aus dessen Dokument Sie kopieren m chten 2 ffnen Sie das Kontextmen und w hlen Sie den Men punkt Dokument Dokument kopieren um das entsprechende Fenster zu ffnen 3 W hlen Sie nun ein Ziel f r das Dokument aus und klicken Sie in der unteren Fensterh lfte auf Zusammenfassung 4 Ein neues Fenster erscheint in dem Sie die Aktion noch ei
59. n N chste Best tigen Sie die einzelnen Arbeitsschritte durch einen Klick 1 W hlen Sie einen oder mehrere Indexpunkte aus die Sie verschieben m chten 2 ffnen Sie das Kontextmen und w hlen Sie den Men punkt Indexpunkt Indexpunkt verschieben um das entsprechende Fenster zu ffnen Sie k nnen auch mehrere Indexpunkte verschieben Die verschobenen Indexpunkte werden an ihrer neuen Position fortlaufend eingef gt 3 W hlen Sie nun ein Ziel f r den zu verschiebenden Indexpunkt aus und klicken Sie in der unteren Fensterh lfte auf N chste 4 W hlen Sie eine Kopieraktion aus Mit ber oder Darunter f gen Sie den Indexpunkt vor bzw hinter dem gew hlten Ziel ein Mit Als Unterpunkt f gen Sie den Indexpunkt als eigenen Unterpunkt hinzu Klicken Sie wieder auf N chste 5 Ein neues Fenster erscheint in dem Sie die Berechtigungen festlegen Der Indexpunkt kann an seiner neuen Stelle die Berechtigungen des Ursprungsindexpunktes beibehalten Berechtigungen des neuen bergeordneten Indexpunktes bernehmen oder ohne Berechtigungen und damit vorerst unsichtbar eingestellt werden 6 Klicken Sie auf Speichern um den Indexpunkt zu verschieben DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 22 gt Dokument hochladen Dokument hochladen Vorschau m Entfernen _ 1 1 2 YWerschiedene Dateigr en Entfernen Klicken Sie auf das Feld um den Indexpunkt aus der Auswahl zu entfernen Einstellungen l
60. n Elemente werden zuerst nach Ziffern dann nach Buchstaben und zuletzt nach Sonderzeichen sortiert Einzelne Dateien m ssen zwischen O b und 600 MB gro sein Nur Dateien der Formaten PDF pdf Excel xIs xisx Word doc docx PowerPoint ppt pptx Text txt Tiff tif tiff or JPEG jpg jpeg k nnen im Datenraum direkt angezeigt werden Alle anderen Formate k nnen auch importiert werden stehen Nutzern aber nur zum Herunterladen zur Verf gung DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 14 gt Index Administration W hlen Sie den Men punkt Dokumente Index Administration um Indexpunkte und Dokumente hinzuzuf gen und zu bearbeiten verschieben nummerieren Zudem k nnen Bezugspunkte festgelegt werden Statusleiste Laufende Jobs Aktuell laufende Jobs Aktionen werden in dieser Leiste angezeigt Index Admihistration 0 laufendefr Jobs D abgeschlossen 0 fehlgeschlagen Report Index bersicht Re IOeEXBUNK Hier sehen Sie den Index S DEMO Ihres Datenraums 8 r 1 Deutsch Klicken Sie auf das 5 1 1 Demo Dateien Ordner Sym bol um S 1 1 1 Verschiedene Dateiformate Indexpunkt gt Indexpunkt hinzuf gen Unterindexpunkte C 1 1 1 1 Excel anzuzeigen Dokument Indexpunkt bearbeiten dh 1 1 1 2 Word x D Auswahl aufklappen Indexpunkt l schen Enth lt ein Indexpunkt D 1 1 1 3 Power Point Auswahl einklappen Ab hier neu nummerieren ein Dokument k nnen D 1 1 1 4 PDF I
61. n sie ein H kchen bei der Option mit letzten Dokumentenaktionen setzen wird jeweils auch das Datum exportiert an dem ein Dokument hochgeladen bzw bearbeitet wurde Klicken Sie auf das Feld Export to Excel um den Index mit den entsprechenden Einstellungen im Dateiformat xls herunterzuladen DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 28 gt Benachrichtigungen einstellen und bearbeiten Inaktive Funktion Mit Hilfe von Alerts k nnen Nutzer nderungen an ihnen zug nglichen Dokumenten und Indexpunkten nachverfolgen Sie k nnen zudem regelm ig E Mail Benachrichtigungen ber nderungen an ausgew hlten Indexpunkten erhalten Bitte beachten Sie Standardm ig werden Alerts f r alle Bearbeitungen erstellt welche zu nderungen im Datenraum f hren In Projekten die vor dem 29 01 2014 erstellt wurden haben Deal Manager die M glichkeit zu entscheiden welche nderungen in den Reports und Alerts aufgef hrt werden F r alle neueren Projekte wurde diese Option entfernt EINSTELLUNGEN F R ALERTS W HREND DER BEARBEITUNG FESTLEGEN O 1 1 Demo File Beschreibung Demo File Aktion Dokument hochladen Browse Indexdarstellung 1 Benachrichtigung Werden Nutzer ber Benachrichtigung Ja nein nderungen durch diese u rt Aktion informiert Abbrechen Speichern Falls die Bearbeitung von Alerts in Ihrem Projekt m glich ist finden Sie die Einstellung dazu in zahlreichen Men punkten des Administrationsbereich
62. ndexpunkt kopieren Sie dieses mit einem 1 1 1 5 JPG Indexpunkt verschieben Klick auf das Symbol B kt herunterladen 1 1 2 Verschiedene Dateigr en N Berechtigungen setzen 1 1 3 Berec htigungen 1 1 4 Aufbau Drooms Bezug Dokument 2 8 m SH Kal m kopieren Schnellhilfe l schen und Klicken Sie hier um Infos zur allgemeinen Nutzung der Index Administration einzusehen Schnellhilfe Seiten Datum 1 012 06 07 08 59 12 1 2012 06 07 09 01 55 1 2012 06 07 09 08 53 2012 06 11 17 50 38 2012 06 06 17 44 58 2012 06 11 17 53 39 40 2012 06 06 17 44 55 1 2012 06 06 17 45 01 1 2012 06 07 09 09 11 1 2012 06 07 09 02 35 Ausgew hlter Indexpunkt Kontextmen s Die obere Statusleiste Laufende Jobs zeigt laufende oder innerhalb der letzten 15 Minuten beendete Jobs Dies hilft dabei m gliche administrative Konflikte zu vermeiden Darunter befindet sich eine bersicht des Datenraum Index In den Spalten der Tabelle wird angezeigt ob ein Indexpunkt als Bezugspunkt gesetzt ist welche Art von Dokument ihm zugewiesen wurde die Seitenanzahl des Dokuments und das Datum des Erstellens Unterindexpunkte anzeigen 1 Um Unterindexpunkte anzuzeigen klicken Sie auf das Ordnersymbol neben dem Indexpunkt 1 Demo File F 1 1 Diferent file formats 2 Sie k nnen Unterindexpunkte auch mit Hilfe der 114 Excel Kontextmen s aus bzw einklappen Gehen Sie mit R 1 1 2 Wor
63. ne Indexziffer angezeigt Dokumentname 7 Klicken Sie auf Speichern um die Einstellungen zu bernehmen DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 18 gt Indexpunkte amp Dokumente l schen Indexpunkt l schen Hinweise Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf einen Hinweis um eine Beschreibung zu lesen Vorschau i Entfernen Klicken Sie auf das Feld um den Indexpunkt aus der Auswahl zu entfernen Speichern Abbrechen Speichern Das L schen von Indexpunkten und Dokumenten kann nicht r ckg ngig gemacht werden Alle Inhalte die versehentlich gel scht werden m ssen manuell wieder in den Datenraum eingef gt werden Indexpunkt l schen 1 W hlen Sie einen oder mehrere Indexpunkte aus 2 ffnen Sie das Kontextmen und w hlen Sie Indexpunkt Indexpunkt l schen 3 Ein neues Fenster ffnet sich in dem Sie Ihre Auswahl berpr fen k nnen 4 Beachten Sie auch Hinweise zu dem Indexpunkt Es wird z B angezeigt dass ein Indexpunkt Dokumente oder Unterindexpunkte enth lt und diese ebenfalls gel scht werden Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf einen Hinweis um eine detaillierte Beschreibung zu lesen 5 Klicken Sie auf Speichern um die Indexpunkte zu l schen Dokument l schen 1 W hlen Sie einen oder mehrere Indexpunkte aus deren Dokument Sie entfernen m chten 2 ffnen Sie das Kontextmen und w hlen Sie Dokument gt Dokument l schen 3 Ein neues Fenster erscheint in dem
64. nmal berpr fen k nnen Sie werden auch darauf hingewiesen falls durch das Kopieren ein bereits vorhandenes Dokument am Zielort ersetzt wird 5 Klicken Sie auf Speichern um das Dokument zu kopieren DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 24 gt Dokument verschieben Index Administration Schnellhilfe Indexpunkt Bezug Dokument Seiten Datum r D 1 1 1 2 Word JE 3 2012 06 06 17 44 58 Zu verschiebendes e m 1 1 1 3 Pon i 5 3 2012 06 11 17 53 39 Dokument O 1 1 1 3 Power Point m 5 a E a 1 1 1 5 JPG 1 2012 06 06 17 45 01 P r 1 1 2 Verschiedene Dateigr en Ziel der Verschiebung 113 Berechtigungen 1 2012 06 07 09 09 11 1 1 4 Aufbau Drooms 1 2012 06 07 09 02 35 1 1 5 Hilfreiche Features 1 2012 06 07 09 05 17 Arbeitsschritte Abbrechen Zusammenfassung Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm W hlen Sie das gew nschte Ziel aus und klicken Sie dann auch die Schaltfl che Zusammenfassung Zusammenfassung Klicken Sie hier um die Auswahl zu berpr fen und zu best tigen 1 W hlen Sie den Indexpunkt aus dessen Dokument Sie verschieben m chten 2 ffnen Sie das Kontextmen und w hlen Sie den Men punkt Dokument Dokument verschieben um das entsprechende Fenster zu ffnen 3 W hlen Sie nun ein Ziel f r das Dokument aus und klicken Sie in der unteren Fensterh lfte auf Zusammenfassung 4 Ein neues Fenster erscheint in dem Sie die Aktion noch einmal berpr fen k nnen Sie
65. okument Dokument hochladen I Browse Indexdarstellung 1 Speichern Abbrechen Speichern W hlen Sie einen oder mehrere Indexpunkte aus ffnen Sie das Kontextmen mit einem Mausklick und w hlen Sie den Men punkt Indexpunkt gt Indexpunkt hinzuf gen um das entsprechende Fenster zu ffnen Sie k nnen in der bersicht die Indexziffer bearbeiten Standardm ig ist die erste freie Ziffer vorgegeben Unter Beschreibung geben Sie einen Namen f r Ihren Indexpunkt ein Unter Berechtigungen w hlen Sie ob der Indexpunkt Berechtigungen von seinem bergeordneten Indexpunkt bernehmen soll oder ohne Berechtigungen erstellt wird Ist die Option ohne Berechtigungen ausgew hlt wird der Indexpunkt hinzugef gt ist f r Nutzer aber unsichtbar so lange keine weiteren Rechte f r Gruppen festgelegt werden I Ist die Option Berechtigungen vom bergeordneten Indexpunkt bernehmen ausgew hlt werden die entsprechenden Berechtigungen bernommen Unter Dokument k nnen Sie dem Indexpunkt ein Dokument anf gen Unter Indexdarstellung w hlen Sie aus ab welcher Stelle die Indexziffer des Indexpunkts angezeigt wird Durch die Einstellung 2 wird z B die erste Indexziffer ignoriert 2 1 Dokumentname statt 1 2 1 Dokumentname Mit der Einstellung Indexpunkt ignorieren wird gar keine Indexziffer angezeigt Dokumentname Klicken Sie auf Speichern um die Einstellungen zu bernehmen DR
66. opie arbeiten Bitte achten Sie darauf dass Sie die Indexkopie entsperren sobald Sie Ihre nderungen vorgenommen haben Aktuelle Indexkopie Task Team 2 Entsperren hier Staging Bereich Datum UTC A Aktion A Nutzer Aa Bezugspunkt Aa Indexpunkt A Anzeige von 2 Eintr ge Die Arbeit eines Content Administrators an einer Indexkopie kann nur insgesamt freigegeben oder abgelehnt werden Freigeben Ablehnen Content Datum A Inaretar Indexpunkt Aktion Details 2013 04 22 DRS Content m Indexpunkt 13 22 ra ea ea a 2 Admin hinzuf gen 2013 04 22 DRS Content Dokument A m Al Er Admin hinzuf gen I Alle ausw hlen Unter dem Feld Laufende Jobs zeigt eine Dialogbox den Namen der Kopie Aktuelle Indexkopie Unter Entsperren kann die Indexkopie freigegeben werden Darunter k nnen mit Hilfe der Drop Down Men s verschiedene Filter auf die Anzeige der nderungen angewendet werden Datum Aktion Nutzer Bezugspunkt Indexpunkt Bitte beachten Sie dass die durch Filter nicht angezeigten nderungen dennoch best tigt bzw abgelehnt werden Darunter finden Sie eine Liste mit einzelnen nderungen an der Indexkopie In der Tabelle werden das Datum der nderung der Content Administrator der Indexpunkt und die ausgef hrte Aktion angezeigt Klicken Sie auf das Lupen Symbol in der Spalte Details um weiterf hrende Informationen zur nderung zu erhalten z B Dokumentbezeichnung Bezugspunkte
67. ptx Text txt Tiff tif tiff or JPEG jpg jpeg k nnen im Datenraum direkt angezeigt werden Alle anderen Formate k nnen auch importiert werden stehen Nutzern aber nur zum Herunterladen zur Verf gung DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 49 Sobald die Dateien hochgeladen wurden k nnen Sie im Men punkt Dokumente Batch gt Dateien gt Hochgeladene Dateien betrachtet und bearbeitet werden Diese bersicht enth lt alle Dokumente die hochgeladen aber noch nicht allakiert wurden Anzahl der hochgeladenen Dokumente 4 Alle Dokumente l schen Alle l schen Datum Dokumentenname Dateigr e UTC Hochgeladen von Bearbeiten L schen lan Apr 22 Be 5 2 5 1 Dokument 1 pdf 200 Kb 10 03 36 Admin John n 1x Mion Apr 22 en 2 5 2 Dokument 2 pdf 200 kb 10 02 38 Admin John i x Mion Apr 22 a j 2 5 3 Dokument 3 pdf 200 Kb 10 03 36 Admin John i x lan Apr 22 A j 2 5 4 Dokument 4 pdf 200 Kb 10 03 39 Admin John a X In der bersicht werden Dokumentenname Dateigr e Datum des Hochladens und der Nutzer der das Dokument hochgeladen hat aufgelistet Mit einem Klick auf das Schraubenschl ssel Symbol in der Spalte Bearbeiten kann der Name des Dokuments ge ndert werden Beispielsweise kann hier die Indexpunkt Nummer nachgetragen werden falls diese noch nicht im Dateinamen enthalten ist Dateiname bearbeiten Dateiname 12 5 1 Dokument pdf Speichern Mit einem Klick auf das X Symbol
68. r hinzuf gen bearbeiten Um Nutzer hinzuzuf gen und zu bearbeiten klicken Sie auf den Men punkt Nutzer gt Nutzer Administration Klicken Sie auf das Feld Nutzer hinzuf gen oberhalb und unterhalb der Nutzerliste oder auf das Schraubenschl ssel Symbol unter der Spalte Bearbeiten Dadurch wird das Fenster Nutzer hinzuf gen bzw Nutzer bearbeiten ge ffnet Gruppe Bitte Gruppe ausw hlen v Um eine Beispiel Mutzerliste herunterzuladen klicken Sie hier Nutzerliste F Browse ausw hlen Nachname Vorname 5 E Mail Adresse Handynummer Landesvorwahl Bitte Landesvorwahl ausw hlen Handynummer Handynummern m ssen wie f r internationales Roaming ben tigt eingegeben werden Es d rfen nur Ziffern eingegeben werden Telefon I Akademischer Titel DE Firma Abteilung Position DE Pflichtfelder Projekt Zugang gew hrt Unter Gruppe w hlen Sie die Gruppe zu welcher der Nutzer hinzugef gt werden soll Unter Nutzerliste ausw hlen nur im Fenster Nutzer hinzuf gen kann eine Excel Liste importiert werden um mehrere Nutzer gleichzeitig zu einer Gruppe hinzuzuf gen Unter klicken Sie hier kann eine Vorlage f r Excel heruntergeladen werden Falls Ihre Datei nicht importiert werden kann erscheint eine Fehlermeldung Darin wird angegeben welche Zeilen Fehler enthalten und falls m glich der Grund f r den Fehler Korrigieren Si
69. rden 2 1 Grundlagen In Abschnitt 2 1 lernen Sie grundlegende Arbeitsschritte der Datenraumadministration kennen 2 2 Index und Dokumente In Abschnitt 2 2 wird die Verwaltung von Dokumenten und dem Index des Datenraums erkl rt Sie erfahren wie ein Index erstellt wird und das Hochladen von Dokumenten in den Datenraum funktioniert 2 3 Nutzer Gruppen und Zugriffsberechtigungen In Abschnitt 2 3 werden Funktionen zur Nutzerverwaltung erl utert Sie erfahren wie Nutzer und Gruppen angelegt und verwaltet und wie die Berechtigungen zur Nutzung des Datenraums eingestellt werden k nnen In Abschnitt 3 werden Funktionen zur fortgeschrittenen Datenraumadministration beschrieben Mit diesen kann der Index ebenfalls bearbeitet werden I In Abschnitt 4 werden die Report Funktionen von Drooms beschrieben Mit diesen k nnen sowohl administrative Vorg nge als auch das Verhalten der Nutzer im Datenraum berpr ft und nachverfolgt werden DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 5 2 1 GRUNDLAGEN Die folgenden Seiten beschreiben einige grundlegende Funktionen von Drooms Sie sind unterteilt in folgende Abschnitte berblick ber Projekte und den Datenraum berpr fen Sie Einstellungen und knappe Statistiken zum Projekt und Datenraum Betrachten Sie z B die Anzahl der Seiten Gruppen und Nutzer Datenraum Status bearbeiten ndern Sie den Status des Datenraums um Projekt Etappen zu verwalten und den Projektzugang festzulegen
70. s Insbesondere erscheint die Option am unteren Rand der verschiedenen Bearbeitungsfenster der Index Administration Standardm ig sind die Benachrichtigungen auf ja gesetzt In der Regel sollte diese Option so belassen werden damit Nutzer erwartungsgem ber nderungen informiert werden ALERTS NACHTR GLICH BEARBEITEN Wenn Sie Deal Manager in einem lteren Datenraumprojekt sind k nnen Sie Alerts nachtr glich bearbeiten und so festlegen ob bestimmte nderungen in den Reports und Benachrichtigungen aufgef hrt werden Wir empfehlen diese Funktion nicht zu verwenden Sie k nnen auf die Funktion ber den Men punkt Reports Updates amp Changes Benachrichtigungen bearbeiten zugreifen DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 29 2 3 NUTZER GRUPPEN UND BERECHTIGUNGEN Auf den folgenden Seiten wird die Administration von Nutzern und Gruppen beschrieben Gruppen Administration berpr fen erstellen und bearbeiten Sie die Gruppen Ihres Projekts Gruppe hinzuf gen bearbeiten F gen Sie Gruppen hinzu und bearbeiten Sie diese Rechte Administration Legen Sie Lese Druck und Speicherrechte f r jede Gruppe fest Nutzer Administration berpr fen erstellen und bearbeiten Sie die Nutzer Ihres Projekts Nutzer hinzuf gen bearbeiten F gen Sie Nutzer hinzu weisen Sie ihnen Gruppen zu oder bearbeiten Sie diese Deal Manager Administration berpr fen erstellen und bearbeiten Sie die Deal Manager Ihres Proj
71. seesssesssnneesnnensnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnann 7 gt Datenraumm Status DearDe neesan E Er 8 gt Datenraumkoniig ratiO N aseisissnessiencinn i aN ee 9 gt Nutzungsbedingungen hochladen entfernen uuueseesssssssnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnneeeennnnnnnnnnnnnnnnnnnn 10 gt Administrative Konflikte vermeiden es0n00nenoonenennoneneenonennenonnenennonennenonennenonnenennanensenonenne 11 22 INDEX UND DOKUMENTE euere 12 gt Dateien Ordner hochladen soesenesssssesensssserssseressrsesessresssersessressssrosseressseresssreesserossereessereeseeee 13 gt INI amp Administration ee 15 AdeXB nKTe NIRZ FUBEeN ee ee ee re ee 17 ndexpunkte bearbeiten 18 gt Indexpunkte amp Dokumente l schen zsss222ssesneneneonnnnnnonnnnnnennnnenennnnenennnnnnnennnnenennenenensnnnn 19 gt NdeXp nkte Nummerleren esre A 20 gt TIDdEXPUNKLEKO BIETEN ee ee ee ee 21 9 Haekxpunkte ver c heDEN eea AEN 22 9 Dokument Rochladen sn ee ee 23 gt Doken eko Er Eee N ee 24 D k mentverschie DeM siressa een 25 gt Bezugspunkte hinzuf gen entfernen sssssesssseeeessssssrrrrrrrrrrrererenssssssrrrrrtttrrrrrereeesssrrrrrererrns 26 gt Berechtigungen setzen heine 27 Mde eror ETE een EE EEE 28 gt Benachrichtigungen einstellen und bearbeiten Inaktive Funktion sssecceserrrrerrrreeen 29 2 3 NUTZER GRUPPEN UND BERECHTIGUNGEN 22220200202000020nunnnnunnnnunnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnenne 30
72. sende Drooms Version herunter Windows Mac ffnen Sie die Setup Datei und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm Drooms wird ein Symbol auf Ihrem Desktop anlegen Nutzer mit Administrationsrechten m ssen zus tzlich ein Telefonkennwort festlegen Drooms kann jederzeit erneut heruntergeladen werden https drooms drooms com ERSTE NUTZUNG Starten Sie Drooms W hlen Sie ggf oben rechts Ihre bevorzugte Sprache Bitte melden Sie sich mit Ihrer E Mail Adresse als Nutzernamen und Ihrem Passwort an Sie haben in Drooms nun Zugriff auf die folgenden Bereiche gt Der Reiter START bietet eine bersicht ber alle Projekte zu denen Sie Zugang haben sowie allgemeine Funktionen Er wird standardm ig ge ffnet gt Der Reiter DATENRAUM siehe Handbuch Drooms Datenraum ist f r die meisten Nutzer der zentrale Arbeitsbereich und bietet Funktionen zur Durchsicht der bereitgestellten Dokumente Er wird ge ffnet sobald ein Projekt ausgew hlt wird gt Der Reiter Q amp A siehe Handb cher Drooms Q amp A bietet Ihnen Zugang zum Q amp A wenn f r Ihr jeweiliges Projekt ein Q amp A Prozess eingerichtet wurde gt Der Reiter ADMINISTRATION ist f r alle Administratoren zug nglich DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 4 GRUNDLAGEN DER DATENRAUM ADMINISTRATION Im Folgenden werden die Grundlagen der Administration von Datenraumprojekten in Drooms vorgestellt Diese k nnen grob in drei Bereiche aufgeteilt we
73. sssssssressrerresrrrsssrrresererssrereseresssrereserersseereserersseere 59 A REPORT aisre E nee ee dee nee 61 D a RE e E ee 62 ee INES ON RT 63 gt Berechtigungen Historie uersoneneenoneonenonnonennanenennonennenonnanenonnenennanensunonensenonsenensanenennanensenansnne 64 S Nute HISTONE ereer n EEEE eine 65 gt e E Nachrichten ae EN 66 F KONVEN EUNE nenne T 67 gt Updates amp ChanpesRep rlt aussen E E 68 gt Dokumenlen ReBolls nn ne an EEN 69 gt bersicht Hintergrundjobs 2000220s0ssaseeesnneesnnenennnnnsnnennnnunnnnennnnunnnnnnnnnnunennnnnnnnennsnunnnanennnn 70 5 EMPFOHLENE SYSTEMVORAUSSETZUNGEN 2z0202002020000n0nunnnnunnnnunnnnnnnnnnnunnnnnnunnnnsnnnnnnsnnnnnnn 71 DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 3 ERSTE SCHRITTE REGISTRIERUNG DOWNLOAD amp SETUP Mit der erstmaligen Einladung in einen Drooms Datenraum erhalten Sie eine E Mail mit einem Link zu unserer Nutzerregistrierung Folgen Sie dem Link und legen Sie ein pers nliches Passwort fest Ihr Passwort muss aus 8 20 Zeichen bestehen Es muss mindestens einen Gro und einen Kleinbuchstaben eine Ziffer und ein Sonderzeichen z B enthalten berpr fen Sie Ihre Nutzerdaten und erg nzen Sie die erforderlichen Felder Bitte akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen von Drooms Diese k nnen auch durch einen Klick auf Download heruntergeladen werden Bitte laden Sie sich abschlie end die zu Ihrem Betriebssystem pas
74. stratoren die gerade online sind Laufende Jobs Bitte beachten Sie auch die Anzeige Laufende Jobs die an verschiedenen Stellen in der Administration des Datenraums erscheint Laufende Jobs D Beendete Jobs O Erfolgreich O Fehler Details 0 laufendefr Jobis 03 IHESCNIOSSE 5 Report ort Schnellhilfe w Hier wird die Anzahl der administrativen Aktionen Jobs angezeigt welche im Hintergrund bearbeitet werden Ebenfalls befindet sich dort die Anzahl der innerhalb der letzten 15 Minuten erfolgreich abgeschlossenen und fehlerhaft beendeten Jobs Mit einem Klick auf Details werden weitere Informationen zu laufenden oder beendeten Jobs sowie Fehler angezeigt diese bersicht befindet sich auch im Men punkt Reports gt berblick Hintergrundjobs Neue administrative Aktionen sollten erst durchgef hrt werden wenn laufende Jobs beendet wurden Drooms bietet keine R ckg ngig Funktion Bitte beachten Sie auch Folgendes Einige administrative Aktionen k nnen getestet oder m ssen explizit best tigt werden Dennoch werden die meisten administrativen Aktionen von Deal Managern sofort durchgef hrt und beeinflussen den Datenraum Alle Aktionen und nderungen sollten geplant und mit Vorsicht ausgef hrt werden Dies trifft insbesondere auf die Bearbeitung des Index zu Alle Inhalte die versehentlich gel scht werden m ssen erneut in den Datenraum hochgeladen werden DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 11
75. ummerierung eingeben Standardm ig ist diese Einstellung auf 1 gesetzt was in einer fortlaufenden Nummerierung resultiert 6 Setzen Sie ein H kchen unter Auch f r Unterindexpunkte bernehmen um die Intervalleinstellungen f r Unterpunkte zu bernehmen 7 Klicken Sie auf Speichern um die Nummerierung zu starten DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 20 gt Indexpunkte kopieren Index Administration Schnellhilfe Indexpunkt Bezug Dokument seiten Datum S DEMO Martin S 1 Deutsch 1 2012 06 07 08 59 12 5 1 1 Demo Dateien 1 2012 06 07 09 01 55 Zu kopierender 1 1 1 Verschiedene Dateiformate 1 Se 1 113 Berechtigungen 2012 06 07 09 09 11 Ziel f r die Kopie 1 1 4 Aufbau Drooms ar 1 2012 06 07 09 02 35 1 1 5 Hilfreiche Features 1 2012 06 07 09 05 17 Arbeitsschritte a A P 1 W hlen Sie ein oder mehrere Ziele aus Abbrech N cl Folgen Sie den Anweisungen in JDEBENEN chste A t 2 W hlen Sie eine Kopieraktion aus der unteren Bildschirmh lfte E 3 W hlen Sie die Berechtigungen N chste Best tigen Sie die einzelnen Arbeitsschritte durch einen Klick 1 W hlen Sie einen oder mehrere Indexpunkte aus die Sie kopieren m chten 2 ffnen Sie das Kontextmen und w hlen Sie den Men punkt Indexpunkt Indexpunkt kopieren um das entsprechende Fenster zu ffnen I Sie k nnen mehrere Indexpunkte kopieren Die Kopien werden als fortlaufende Indexpunkte angel
76. ungen zu bernehmen DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 9 Nutzungsbedingungen hochladen entfernen Sie k nnen festlegen dass Nutzer des Datenraums projektspezifische Nutzungsbedingungen akzeptieren m ssen Diese Nutzungsbedingungen k nnen im Men punkt Dokumente gt Nutzungsbedingungen hochgeladen werden Hochladen Um Ihre Mutzungsbedingungen zu l schen und durch die allgemeinen Nutzungsbedingungen von Data Room Semices zu ersetzen klicken Sie bitte auf L schen Klicken Sie auf Browse um ein Dokument auszuw hlen Mit einem Klick auf Hochladen k nnen Sie das Dokument festlegen Dieses Dokument wird nun vor jedem Zugriff auf den Datenraum angezeigt Um die Nutzungsbedingungen zu aktualisieren laden Sie einfach ein neues berarbeitetes Dokument hoch Um die Nutzungsbedingungen zu entfernen und allen Nutzern direkten Zugang zum Datenraum zu gew hren klicken Sie einfach auf L schen DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 10 Administrative Konflikte vermeiden Es sollte vermieden werden dass zu viele Administratoren gleichzeitig an einem Projekt arbeiten Um zu sehen welche Administratoren gerade online sind rufen Sie den Men punkt Nutzer gt Administratoren Online keine Abbildung auf Die Informationen in diesem Fenster k nnen dabei helfen administrative Konflikte zu vermeiden und andere Administratoren ggf zu kontaktieren Angezeigt werden alle Projekt Manager Deal Manager und Content Admini
77. unkt hinzugef gt ist f r Nutzer aber unsichtbar so lange keine weiteren Rechte f r Gruppen festgelegt werden Ist die Option Berechtigungen vom bergeordneten Indexpunkt bernehmen ausgew hlt werden die entsprechenden Berechtigungen bernommen Durch einen Klick auf Indexdatei hochladen importieren Sie die ausgew hlte Excel Datei mit allen neuen und bearbeiteten Indexpunkten DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 47 Um das erfolgreiche Hochladen Ihrer Indexstruktur sicherzustellen beachten Sie bitte die folgenden Hinweise Der Index muss korrekt strukturiert sein Neue Unterindexpunkte k nnen beispielsweise nur erstellt werden wenn ihre bergeordneten Indexpunkte bereits im Datenraum existieren Eine Fehlermeldung erscheint f r jeden Indexpunkt dessen Zuordnung unklar ist der bereits existiert oder der auf andere Art fehlerhaft ist Diese Meldungen enthalten detaillierte Problemdiagnosen Der Upload der Excel Datei ist nur m glich sobald alle diese Fehler behoben wurden Nutzen Sie die Test Funktion um Ihre Excel Datei zu berpr fen Setzen Sie ein H kchen unter Test und laden Sie die Datei hoch Entweder erscheint eine Fehlermeldung mit einem Problembericht oder die G ltigkeit der Datei wird best tigt Danach k nnen Sie die Datei ohne aktivierte Test Option hochladen und den Datenraum aktualisieren Durch das Hochladen werden neue Indexpunkte angelegt und alte Indexpunkte berschrieb
78. unsichtbar so lange keine weiteren Rechte f r Gruppen festgelegt werden Ist die Option Berechtigungen des bergeordneten Indexpunkt bernehmen ausgew hlt werden die entsprechenden Berechtigungen bernommen Unter Indexbeschreibung kann ein H kchen gesetzt werden wenn die vorhandene Indexbeschreibung durch den Dateinamen ersetzt werden soll Unter Indexdarstellung kann die Indexebene festgelegt werden mit welcher der neue Indexpunkt aufgenommen wird Verschiedene Filter k nnen verwendet werden um die Anzeige der Dokumente anzupassen Alle Dokumente Dokumente die zu bestehenden Indexpunkten hinzugef gt werden Dokumente die zu neuen Indexpunkten hinzugef gt werden Dokumente die bestehende Dokumente ersetzen Dokumente die noch allokiert werden m ssen Dokumente die aufgrund von Fehlern nicht allokiert werden k nnen Unter Anzeige pro Seite kann eingestellt werden wie viele Dokumente angezeigt werden DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 51 Ihre Einstellungen Benachrichtigung Aktueller Modus Berechtigungen Indexbeschreibung durch Dateinamen ersetzen Indexdarstellung Filter Klicken Sie auf Allokieren um das folgende Fenster zu ffnen Ja Default ohne Berechtigungen Ja wie beim bergeordneter Indexpunkt Alle zeigen Neuer Indexpunkt und Dokument Neuer Indexpunkt automatisch angelegt Anzeige 5 Dokumentie Limit 100
79. uweisen Es ffnet sich ein Fenster in dem der Indexpunkt ausgew hlt werden kann Unter Dokument beibehalten kann das H kchen entfernt werden falls das Dokument noch nicht zugeordnet werden soll Klicken Sie auf Allokieren unterhalb der Info Felder wenn alle Korrekturen und Eingaben vorgenommen wurden und die Dokumente den Indexpunkten zugewiesen werden sollen Alle Dokumente die nicht allokiert werden sollen oder k nnen werden weiterhin im Men punkt Dokumente gt Batch gt Dateien gt Hochgeladene Dateien angezeigt Diese Dateien verbleiben dort so lange bis sie allokiert oder gel scht werden DROOMS ADMINISTRATION DEAL MANAGER 53 3 2 CONTENT ADMINISTRATOREN UND STAGING BEREICH Auf den folgenden Seiten finden Sie Erl uterungen zu den administrativen Funktionen des Staging Bereichs und zu Content Administratoren Mit diesen Funktionen kann die administrative Arbeit im Datenraum an andere Nutzer delegiert und berwacht werden Task Teams hinzuf gen bearbeiten Content Administratoren sind Task Teams zugewiesen und erhalten dadurch die Berechtigung an begrenzten Indexbereichen des Datenraums zu arbeiten Die administrativen Rechte dieser Nutzer beschr nken sich auf die Bearbeitung des Index Sie arbeiten zudem nicht direkt am Datenraum sondern an einer Indexkopie auf welche ber den Staging Bereich zugegriffen werden kann Je nach Einstellungen muss die Arbeit von Task Teams zun chst berpr ft und best ti
80. werden Aktuelles Projekt DEM Status Datenraum falle Nutzer nur Admins nur Sell side alle Nutzer alle Nutzer Beide Men punkte enthalten ein Drop Down Men in welchem der Datenraum Status ausgew hlt werden kann Der Status des Datenraums bestimmt den Zugriff von Nutzergruppen auf den Datenraum unabh ngig von ihren jeweiligen Nutzer Berechtigungen Die Statusm glichkeiten werden im Folgenden beschrieben Nur Admins Der Datenraum Index Dokumente Rechte Gruppen und Nutzer muss anfangs vom Kunden und oder DROOMS eingerichtet werden Zun chst haben deshalb nur Administratoren Zugriff auf den Datenraum w hrend der Status auf nur Admins gesetzt ist Nur Sell side In der n chsten Phase kann der Datenraum hinsichtlich seines Inhalts und rechtlicher Aspekte berpr ft werden Vendor Diligence Assessment Nur Nutzer der Sell side haben Zugriff auf den Datentraum w hrend der Status auf nur Sell side gesetzt ist Alle Nutzer Sobald der Datenraum fertig eingerichtet ist kann der Status auf alle Nutzer gesetzt werden Dann haben Nutzer aller Gruppen Zugriff auf den Inhalt inklusive der Buy side Nur DROOMS nicht verf gbar f r Deal Manager Sobald ein Projekt nach der vereinbarten Laufzeit endet oder eine Transaktion erfolgreich abgeschlossen wurde wird der Status des Datenraums auf nur DROOMS gesetzt Bis zur endg ltigen L schung k nnen dann nur noch Mitarbeiter von
81. zer zu Task Teams hinzuf gen Unter dem Men punkt Nutzer Content Administratorren Task Team Zuordnung k nnen Nutzer zu Task Teams hinzugef gt werden Content Admin ET WELEHE TE hinzuf gen F gen Sie hier neue Nutzer hinzu Content Admin hinzuf gen Suche Task Team Nachname Suche Alle bersicht Entfernen l Task Team Name Aufgabe L schen MM Task Team Task Team Alpha Administrator Content Administrieren x Mit einem Klick Mame Task Team Beta Administrator Content Administrieren X a nel Aufgabe aeg r werden Nutzer L schen Task Team Delta 2013 Doe Jane Pr fen x aus dem Tak Team entfernt In der bersicht sehen Sie alle Content Administratoren Name deren jeweiliges Team Task Team und ihre Rolle innerhalb des Teams Aufgabe Nutzen Sie die Suche um Task Teams zu filtern und oder nach einzelnen Content Administratoren zu suchen Um einen Nutzer aus dem jeweiligen Task Team zu entfernen klicken Sie auf das X Symbol in der Spalte L schen Beachten Sie dass Nutzer mindestens einem Task Team zugeordnet sein m ssen um weiterhin Zugriff auf den Administrationsbereich zu erhalten Content Administrator einem Task Team zuweisen Content Administrator Content Administrator hi Task Team Task Team Gamma Aufgabe Administrieren Content Admin hinzuf gen Zur ck zum berblick 1 Klicken Sie auf Content Admin hinzuf gen oberhalb der Admin Liste 2 Unter Content Administrator w hlen Sie e

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