Kreativinventars
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1. 4242422444444444402 nennen 7 Schl sselw rter und benutzerdefinierte Felder 0 8 Allgemeine Tipps f r Schl sselw rter 22222222222244400000002 Rene 9 Freigeben von Dateien f r andere ss00000sssssssssssnonnnnnsnnenn 10 Verteilen von Dateien ber das Web 222222222222420202020 een 10 Freigeben von Dateien mit Portfolio Server in einer Netzwerkumgebung seeeeeeneeeeeennnnnnnnennnnnennnenennnn 12 Verfolgen von Dateien ber einen Arbeitsablauf 15 Archivieren und Sichern von Dateien 0000000ssssssseennnnnnnnnn 18 Archivieren von Dateien auf Festplatte 20222404044ee een 18 Sichern von Dateien ccesensesseneeseeseesnnsnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnn 19 Fin effizienter Arbeitsablauf ist unerl sslich zum Verfolgen der Datenbest nde Portfolio wurde zum Organisieren Verfolgen und gemeinsamen Nutzen von Datenbest nden entwickelt Es ist leistungsstark und flexibel und engt den Arbeitsauflauf nie ein Diese Flexibilit t von Portfolio hat aber zwei Seiten Zwar kann die Verwaltung von Datenbest nden von verschiedenen Gesichtspunkten aus angegangen werden jedoch wird die Ermittlung der optimalen Methode f r eine bestimmte Situation manchmal zur Herausforderung Da die Anforderungen von Benutzer zu Benutzer stark abweichen konzentriert sich dieser L2. Begriffe aus der Lizenzgeb hrenfrei Texter vordefinierten Beschr nkt K nstlerischer Liste Nur Druck amp Web Leiter Nur Druck Manager Webdesigner Nur Web Lizenzerneuerung Tests erforderlich Bibliothekar Nur interne Benutzung Nachdem die benutzerdefinierten Felder eingerichtet wurden k nnen Benutzer auf einfache Weise intelligente Sammlungen einrichten die automatisch dazugeh rige Dateien suchen und anzeigen Anhand des obigen Beispiels kann der Texter alle katalogisierten Dateien anzeigen die im benutzerdefinierten Feld Routung das Wort Texter enthalten Erstellen der notwendigen Elemente zum Verfolgen eines Arbeitsablaufs So erstellen Sie das benutzerdefinierte Feld und die vordefinierte Liste 1 ndern Sie den Zugriffsmodus auf Administrator W hlen Sie Katalog gt Zugriffsmodus ndern Sie den Zugriffsmodus f r den Katalog auf Administrator geben Sie bei Bedarf das erforderliche Kennwort ein und klicken Sie dann auf OK Digitale Dateiverwaltung f r Kreative BestPractices Leitfaden 2 W hlen Sie Katalog gt Benutzerdefinierte Felder 6 Aktivieren Sie die Option Vordefinierte Liste und klicken Sie auf Bearbeiten eoe Benutzerdefinierte Felder Arbeit erlrdenich Tem 7 Geben Sie im zn bigi 2 O e Benutzerdefinierte Liste bearbeiten Kaas en Text 0 Dialogfenster MTele O Dezimalzah Benutzerdefinierte r EN sn Liste bearbeiten die j EXIF Belichtungskorr Tex
3. Verwaltung des Kreativinventars Best Practices Leitfaden Extensis 1800 SW First Avenue Suite 500 Portland OR 97201 USA Geb hrenfrei 800 796 9798 Telefon 1 503 274 2020 Fax 1 503 274 0530 http www extensis com Extensis Europe First Floor Century House The Lakes Northampton NNA4 7SJ UK Telefon 44 0 1604 636 300 Fax 44 0 1604 636 366 info extensis co uKk 2006 Extensis eine Division von Celartem Inc Dieses Dokument und die darin beschriebene Software sind urheberrechtlich gesch tzt Alle Rechte vorbehalten Dieses Dokument und die in diesem Dokument beschriebene Software d rfen ohne schriftliche Genehmigung von Extensis weder ganz noch auszugsweise Kopiert werden Ausgenommen hiervon ist der normale Gebrauch und das Erstellen einer Sicherungskopie der Software Diese Ausnahme gestattet nicht das Erstellen von Kopien f r Dritte Extensis ist eine eingetragene Marke von Extensis Das Extensis Logo Extensis Library Font Reserve Font Reserve Server Font Vault und Font Sense Portfolio Portfolio Server Portfolio NetPublish NetPublish Suitcase und Suitcase Server sind Marken von Extensis Celartem Celartem Inc das Celartem Logo PixelLive und PixelSafe sind Marken von Celartem Inc Adobe Acrobat Illustrator Photoshop und PostScript sind Marken von Adobe Systems Incorporated Apple AppleScript Bonjour FontSync Macintosh Mac OS 9 Mac OS X PowerPC und QuickDraw sin
4. rigen Dateien erstellt Das Sichern von Dateien wird au erhalb von Portfolio vom Betriebssystem durchgef hrt Archivieren von Dateien auf Festplatte Portfolio brennt Archiv CDs indem eine gesamte Sammlung auf eine Platte gebrannt wird Portfolio stellt neue Verkn pfungen vom Katalog zur neuen Archiv CD DVD her bel sst jedoch die alten Originaldateien in der Quellposition Die Quelldateien bleiben zur Sicherheit erhalten und k nnen zu einem sp teren Zeitpunkt entfernt werden Aber was ist wenn sich die Dateien an vielen verschiedenen Speicherorten befinden Das Auffinden und Entfernen von Dateien kann m glicherweise eine gro e Herausforderung darstellen Mit dem folgenden Verfahren k nnen die Dateien f r die einfache Archivierung und nachfolgende Entfernung L schung erfasst werden 1 Erstellen Sie eine neue Sammlung die die zu archivierenden Dateien enth lt F gen Sie alle zu archivierenden Dateien zur neuen Sammlung hinzu Verschieben Sie alle Originaldateien an einem gemeinsamen Speicherort auf der Festplatte oder im Netzwerk Zu diesem Zweck w hlen Sie alle Thumbnails aus und w hlen Sie Element gt Original gt Verschieben W hlen Sie einen tempor ren Ordner f r die Originaldateien und klicken Sie auf OK Verwenden Sie den Befehl Auf Platte brennen um eine Archiv CD DVD dieser Sammlung zu brennen Detaillierte Anweisungen finden Sie auf 108 im Portfolio Benutzerhandbuch P
5. Benutzernamen und das Kennwort C Kennwort im Schl sselbund sichern ein und klicken Sie auf Anmelden Abbrechen Ex Anmelden als 63 a Eine anonyme Anmeldung wird vom Server nicht zugelassen oder die E Mail Adresse y wurde nicht akzeptiert FTP Server Rp extensis com NN w ftp extensis com Berntzername Meinflenutzername v f TE E nii R Kernworl oscsesscsoocsosos amp Netzwerk p Ps HR J E ei ITE omens om a f Archiv Beta A Kennm rter oder Dateien werden durch FTP nicht verschl ssek oder codiert bevor I Schreibtisch sie an den Server gesendet werden Verwenden Sie Webordner Web0AY um A apple m m A Kennm rter und Daten zu sch tzen Weitere Informationen ber Weborcher verwericher x Programme b 3 hS Dokumente Bizentwicklung Copydesk tp axtensis com anonym anmelden Hl kennwort speichern ann j Musik gt 3 3 fi cP eKarte P1 ftp ftp extensis com DEAR Datei Bearbeiten Ansicht Favoriten Extras ar Q urak O JO Suchen f Ordner Die FTP Site wird wie ein normales Netzwerkvolume Adresse Q ttp iittp extensis com v E wechsen zu a g T e e Name Gr e Typ Ge ndert am aktiviert Nun k nnen Sie die Site per Drag and Drop mer a Kell ee direkt zum neuen Speicherort bertragen So senden Sie Dateien im Windows XP Betriebssystem per FTP 1 ffnen Sie ein beliebiges Fenster im Windows Explorer Die FTP Site wird wie ein nor
6. UNIX Zeilenenden Digitale Dateiverwaltung f r Kreative Best Practices Leitfaden bin sh Portfolio SQL Kataloge m ssen unter killall HUP Portfolio Server A Anwendung spezieller Verfahren gesichert ditto rsrcFork v Applications Extensis Portfolio werden Extensis Integration and Consulting N j j Services kann eine Echtzeit Backup L sung Server Catalogs Path to backup files to ma geschneidert f r Ihr Unternehmen erstellen Applications Extensis Portfolio Server Portfolio Rufen Sie Extensis Corporate Sales an um Server app Contents MacOS Portfolio Server amp weitere Informationen zu erhalten Nachdem Sie das Skript erstellt haben starten Sie das Dienstprogramm Terminal Geben Sie folgenden Befehl ein um das Skript ausf hrbar zu machen chmod u x path to script Dieses Skript kann mit dem cron Befehl automatisiert werden Um weitere Infomationen ber diesen Befehl zu erhalten geben Sie im Terminal Fenster man cron ein Detaillierte Informationen ber das Erstellen von Skripts unter dem Mac OS X finden Sie auf der folgenden Website http www macdevcenter com pub a mac 2003 11 07 scripting_osx html Alle Originaldateien Alle Verzeichnisse die Originaldateien enthalten werden gesichert Das Verzeichnis Vorschaubilder Schlie en Sie das Verzeichnis ein das Sie f r Vorschaudateien festgelegt haben Um herauszufinden welches Verzeichnis gegenw rtig zum Speichern von Vorschaubil
7. k nnen nicht mehr ge ndert werden des Dialogfelds Eigenschaften das Dialogfeld nachdem sie definiert wurden P Feldwerte bearbeiten oder ___ R ber eine Elementansicht 5 in der das Feld a erforderlich Benutzungslizenzierung erg i i Web angezeigt wird werden die eingeschr nkt 1 i li b hrenfrei vordefinierten Eingaben TOD in einem Dropdown Men bereitgestellt Zuweisen Best Practices Leitfaden Benutzerdefinierte Felder k nnen auch als Paletten angezeigt werden aus denen Schl sselw rter mittels Ziehen und Ablegen beliebigen Elemente in den Katalogen zugewiesen werden k nnen So erstellen Sie eine intelligente Sammlung Eine intelligente Sammlung f hrt beim ffnen automatisch einen gespeicherten Suchvorgang aus Daher muss ein Suchvorgang gespeichert werden bevor er einer Sammlung zugewiesen werden kann 1 W hlen Sie Bearbeiten gt Suchen gt Suchen Mac oder Katalog gt Suchen Windows 2 Geben Sie im Dialogfeld suchen die Suchkriterien f r das neue benutzerdefinierte Feld ein 802 Suchen Gesicherte Suchvorg nge Standard iv Unbenannt B Ubereinstimmun E Y Druck und Web l eingeschr nkt r n mehreren Katalogen suchen z In aktueller Sammlu Lizenzerneuerung erforderlich lizenzgeb hrenfrei hen Ergebnisse in neuer Scratchpad Sammlung anzeigen Nur Druck Nurinterne Benutzung Interne Benutzung Web 3 W hlen Sie Suchvorgang als Smart G
8. logisch definierbare Themen gibt die sich wahrscheinlich nicht berschneiden k nnen Dateien in verschiedenen Katalogen auf diese Weise gut getrennt werden Ein Verleger der beispielsweise verschiedene Zeitschriften druckt w rde wahrscheinlich f r jede Zeitschrift einen eigenen Portfolio Katalog f hren Ein professioneller Fotograf der nur auf Hochzeiten und Automessen fotografiert w rde wahrscheinlich Bilder dieser beiden unterschiedlichen Kategorien in getrennten Katalogen speichern Gruppieren von Objekten nach Prozessen Machmal befinden sich die Dateien eines Arbeitsablaufs in einem klar definierten Status Das Trennen von Objekten nach ihrem Status kann die Benutzer zu Daten f hren die in einem bestimmten Zustand sind Verwenden wir den Profifotograf als Beispiel Er schie t tausende Aufnahmen und w hlt nur einige wenige aufgrund seiner hohen Anspr che zum Verkauf aus Nachdem Aufnahmen verkauft wurden oder nicht mehr relevant sind m chte er sie aus seinem System entfernen und auf CD archivieren wobei er immer noch wissen m chte wo die Originaldateien zu finden sind In der vorigen Einstellung k nnte der Fotograf drei Kataloge erstellen Verarbeitung Aktuell und Archiv Nach der Aufnahme werden die Bilder sofort in den Katalog Verarbeitung bertragen Wenn sie zum Verkauf zu Verwendung bereit sind zieht er sie in den Katalog Aktuell Nachdem die Aufnahmen Digitale Dateiverwaltung f
9. Die Bedeutung heterogener Pfade Extensis geht davon dass in einem Unternehmen mehrere Betriebssysteme laufen k nnen Deshalb werden Portfolio Server und Client in Macintosh und Windows Versions bereitgestellt Digitale Dateiverwaltung f r Kreative BestPractices Leitfaden Der Netzwerkpfad zu den Katalogen und den dazugeh rigen Dateien sind von kritischer Bedeutung und k nnen die F higkeit der Benu tzer zum Zugriff auf Dateien jedes Systems beeintr chtigen Windows und Macintosh Betriebssysteme m ssen denselben heterogenenen Pfad zu einer Netzwerkressource aufweisen Portfolio verwendet ausschlie lich den Pfad namen zur Verkn pfung mit der Originaldatei Deshalb werden auf Windows Computern keine Laufwerksbuchstaben Zuordnungen zur Verbindung mit freigegebenen Volumes mit Portfolio Datenbest nden verwendet Macintosh Computer akzeptieren keine Laufwerksbuchstaben in Pfadnamen daher w ren die Pfadnamen inkonsistent und w rden zerrissen werden Die Konsistenz von Dateipfadnamen ist in platt form bergreifenden Betriebsumgebungen von gr ter Bedeutung Die wichtigsten Pfade sind die Pfade zu den Originaldateien und Vorschaudateien So erhalten Sie die Position einer Originaldatei 1 Markieren Sie das Datei Thumbnail in Portfolio 2 W hlen Sie Element gt Eigenschaften 3 Die Position der Originaldatei wird auf der Registerkarte Allgemein des Dialogfelds Eigenschaften angezeigt So werden Pfade ak
10. alerie speichern aus dem Dropdown Men Gespeicherte Suchvorg nge O Suchen Gesicherte Suchvorg nge Standard Suchvorgang sichern Unbenannt Suchvorgang sichern unter Suchvorgang als intelligente Sammlung sichern In mehreren Kataloged Als Stand Suchvorgang sich Suchliste bearbeiten Frgehnisse in neuer Se 4 Geben Sie einen Namen f r den gespeicherten Suchvorgang ein und klicken Sie auf Speichern bzw Sichern Mac Dieser Name wird auch f r die neue Smart Galerie verwendet Arbeitsablauf berwachen Bei jedem ffnen der Suchsammlung wird der gesamte Katalog durchsucht und die Datens tze anhand der Suchkriterien des gespeicherten Suchvorgangs ausgew hlt Auf dieses Weise k nnen Sie schnell alle Dateien finden die einen bestimmten Status aufweisen Suchvorgang sichern Nur interne Benutzung Abbrechen Sichern Digitale Dateiverwaltung f r Kreative Archivieren und Sichern von Dateien sind hnliche Konzepte zu ihrer Ausf hrung sind jedoch unterschiedliche Prozesse erforderlich Beim Archivieren von Dateien werden die Dateien von Portfolio auf CD DVD gebrannt Der Portfolio Katalog wird dann automatisch aktualisiert damit er diese Dateien an ihrem neuen Speicherort sucht Das Archivieren von Dateien wird innerhalb von Portfolio durchgef hrt Beim Sichern von Dateien wird eine Sicherungskopie der gesamten Portfolio Datenbank und der dazugeh
11. atalogen die von Portfolio Server verwaltet werden m ssen alle Benutzer abgemeldet sein und der Portfolio Dienst muss angehalten werden Sie k nnen entweder die nachstehenden Batchdateien einsetzen um Benutzer automatisch abzumelden und den Portfolio Dienst anzuhalten Archivieren und Sichern von Dateien Windows Batch Datei Verwenden Sie Notepad oder einen hnlichen Texeditor um die folgende Batchdatei zu erstellen Die Datei muss mit einer BAT Erweiterung gespeichert werden net stop Portfolio Server copy C Program Files Extensis Portfolio Server Catalogs Demo1l fdb C backmeup Demo1 fdb net stop Portfolio Server Sie m ssen die entsprechenden Datei und Verzeichnisspeicherorte auf Ihrem System einsetzen damit dies funktioniert Sie f hren diese Batch Datei aus indem Sie auf das Symbol im Windows Explorer doppelklicken oder sie ber die Befehlszeilenschnittstelle starten Die Windows Funktion Geplante Aufgaben kann verwendet werden um diese Batch Datei zu einem geeigeneten Zeitpunkt automatisch auszuf hren Detaillierte Anweisungen finden Sie in der Dokumentation zu Microsoft Windows Macintosh Skript Verwenden Sie TextEdit oder einen hnlichen Texeditor um den folgenden Shell Skript zu erstellen Erstellen Sie Ihre Datei als Plain Text Dokument und speichern Sie Ihre Datei mit der Erweiterung SH im Format Unicode 8 Falls der verwendete Texteditor diese Option bietet w hlen Sie
12. chung Welche benutzerdefinierten Felder werden erstellt Vielleicht sollte ein benutzerdefiniertes Feld Status erstellt und eine vordefinierte Liste von Produktionsstufen verwendet werden Freigabe Auf welche Weise sollen die Dateien f r andere Benutzer freigegeben werden Sollen Websites ver ffentlicht werden Werden CDs oder DVDs gebrannt um die Projektdaten gemeinsam zu nutzen Portfolio in einer Arbeitsgruppe Die Fragen die sich beim Einrichten eines Arbeitsablaufs f r eine Arbeitsgruppe stellen sind hnlich wie die f r Einzelbenutzer Bei Arbeitsgruppen sind die Probleme jedoch etwas komplexer Zus tzlich zu den Fragen f r Einzelbenutzer sollten auch folgende Punkte beachtet werden Benutzerzugriff Erhalten Benutzer Dateien von einer ver ffent lichten Webseite oder haben sie direkten Zugriff auf den Katalog ber Portfolio Wie viele Benutzer haben Zugriff auf die Kataloge Auf welchen Zug riffsebenen befinden sich die einzelnen Benutzer Freigabe Auf welche Weise sollen die Dateien f r mehrere Benutzer freigegeben werden Werden Webseiten ver ffentlicht damit die Benutzer Dateien herunter laden k nnen oder haben sie direkten Zugriff auf den Katalog ber Portfolio Werden Dateien per E Mail innerhalb Portfolio zu anderen Benutzern gesendet Digitale Dateiverwaltung f r Kreative BestPractices Leitfaden Routing von Dateien Wie viele Dateien werden zwischen Portfolio Benutzern bertra
13. d eingetragene Marken von Apple Computer Inc Microsoft Internet Explorer Windows Windows XP Windows 2000 Windows NT Windows ME und Windows 98 sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation Intel ist eine eingetragene Marke von Intel Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Inhaber Teile dieses Produkts k nnen Softwarekomponenten enthalten diein verschiedenen Open Source Projekten entwickelt wurden Die Lizenzen und die Verf gbarkeit des Quellcodes f r diese Komponenten sind in der Celartem Inc E Mail sales_ap celartem com http www celartem com jp Kundendienst E Mail http www extensis com de customerservice Telefon 44 0 1604 636 300 Technischer Support Web E Mail http www extensis com de support Vertrieb f r Firmenkunden Web http www extensis com de store contact_sales_rep jsp Telefon 44 0 1604 636 300 Datei mit den Copyright Hinweisen LICENSES TXT aufgef hrt die im Lieferumfang dieses Produkts enthalten ist Einzelheiten zur Verwendung dieser Softwarekomponenten sind diesen Lizenzen zu entnehmen Extensis garantiert bei normaler Verwendung f r den Zeitraum von drei ig 30 Tagen beginnend mit dem Kaufdatum dass die CDs auf denen die Software gespeichert ist keine Materialfehler aufweisen und fehlerfrei hergestellt wurden Wenn Sie dieses Produkt direkt bei Extensis erworben haben und innerhalb des Zeitraums von 30 Tagen ein Fehler auftritt k nnen Sie die CDs an Exten
14. dern dient w hlen Sie Katalog gt Administration Der Verzeichnispfad zu den Vorschaudateien wird auf der Registerkarte Vorschau angezeigt P8_BPG_0506_GR
15. einamens auf 32 Zeichen begrenzt e Unterstreichungen statt Leerzeichen verwenden e Daten einfach formatieren Der 23 Juni 2004 kann beispielsweise als 040623 angegeben werden Auf diese Weise bleiben die Dateien im Macintosh Finder und Windows Explorer in derselben Reihenfolge wie innerhalb von Portfolio erhalten Schl sselw rter und benutzerdefinierte Felder Die Benutzer von Portfolio r tseln h ufig wann Informationen in einem benutzerdefinierten Feld gespeichert werden sollen und wann Schl sselw rter besser geeignet sind Im Allge meinen sollten Schl sselw rter benutzt werden um den Inhalt einer Datei zu beschreiben und benutzerdefinierte Felder sollten verwendet werden um besondere Eigenschaften von Dateien zu beschreiben BestPractices Leitfaden Dateiname enth lt Benutzerdefinierte Felder sind besonders n tzlich um Informationen ber die Datei zu verfolgen die f r das Gesch ftsmodell relevant sind Zum Verfolgen der nachfolgenden Informationstypen w re ein benutzerdefiniertes Feld am besten geeignet Projektnummer Teilenummer SKU Preis Informationen mit Ja Nein Option oder alle Informationen f r die vordefinierte Daten m glich sind Beispiel Ein Grafikdesigner hat k rzlich ein Projekt f r einen Hersteller von Tiefk hlproduktpackungen fertiggestellt Das Projekt enth lt eine Adobe Hlustrator Datei und mehrere dazugeh rige Bilder Er kKatalogisiert die Dateien und verwendet benutzerdefin
16. eitfaden darauf einige gute Verwaltungsmethoden f r Datenbest nde zu erl utern die es Benutzern erm glichen einen Arbeitsablauf zu erstellen der iihren spezifischen Anforderungen entspricht Die meisten Arbeitsabl ufe verlaufen auf einem ziemlich gebr uchlichen Pfad 1 Dateien f r das Katalogisieren abrufen 2 Dateien katalogisieren 3 Dateien f r andere freigeben A Dateien archivieren Best Practices Leitfaden Digitale Datenbest nde optimal nutzen Diese Arbeitsabl ufe unterscheiden sich vor allem durch ihre Details voneinander Wenn Portfolio in einer Arbeitsgruppe genutzt wird bestehen andere Anforderungen als wenn Portfolio durch einen Finzelbenutzer genutzt wird Der Einzelbenutzer und Portfolio Einem Einzelbenutzer steht der gr te Grad an Flexibilit t bei der Einrichtung eines Portfolio Arbeitablaufs zur Verf gung Anforderungen definieren Vor dem Einrichten eines Arbeitsablaufs m ssen mehrere Fragen in Betracht gezogen werden Dieser Leitfaden hilft bei der Beantwortung folgender Fragen und bei der Entwicklung von Standards die f r einen direkten und effizienten Arbeitsablauf sorgen Weitere Informationen finden Sie im Benutzerhandbuch von Portfolio Kataloge Werden in verschiedenen Phasen des Arbeitsablaufs mehrere Kataloge f r Datenbest nde erstellt Schl sselw rter Was sind die gebr uchlichsten Begriffe zur Beschreibung der Datenbest nde des Katalogs Fortschritts berwa
17. enster Katalogverwaltung zu schlie en Der neue Katalog kann nun zum Katalogisieren neuer Dateien verwendet werden F r n here Hinweise ber das Hinzuf gen von Dateien zum neuen Katalog siehe Seite 18 des Portfolio Benutzerhandbuchs Wie viele Kataloge verwenden Die Anzahl von Katalogen die Sie erstellen k nnen ist unterschiedlich und h ngt vom Arbeitsablauf und der Art der gespeicherten Dateien ab Portfolio Kataloge sind zur Aufnahme von bis zu 250 000 Dateien konzipiert Es ist m glich dass ein einziger Katalog Ihre Anforderungen problemlos erf llt Dar ber hinaus k nnen Sie durch das Gruppieren von Dateien in verschiedenen Katalogen einen verbesserten Organisationsgrad erzielen und den gew nschten Datenbestand schneller finden Portfolio kann mehrere Kataloge gleichzeitig durchsuchen Falls die Suche in einem Katalog nicht erfolgreich war kann stets eine breitere Suche in mehreren Katalogen durchgef hrt werden Dateien k nnen ber viele Strategien gruppiert werden sofern die Strategie auf logischer Basis aufbaut und die spezifischen Anforderungen erf llt werden Alle nachstehend angef hrten Methoden wurden verwendet um die Datenbestandverwaltung in verschiedenen Situationen zu vereinfachen Weitere Informationen ber das Erstellen von Katalogen finden Sie auf Seite 13 des Portfolio Benutzerhandbuchs Best Practices Leitfaden Dateien katalogisieren Gruppieren von Objekten nach Themen Falls es
18. ern m ssen die aktuellsten Bilder Werbetexte und Web Komponenten vorliegen um die Kampagne zu starten Die Marketing Gruppe verwendet Portfolio Server um kennwortgesch tzte Kataloge auf einem Server bereitzustellen zu denen nur Benutzer Zugriff haben die mit der Kampagne befasst sind Andere Benutzer von Portfolio haben keinen Zugang Weitere Informationen ber das Erstellen von Zugriffsmodus Kennwortschutz finden Sie auf Seite 131 im Portfolio Benutzerhandbuch Best Practices Leitfaden Organisieren von Dateien auf Festplatten Portfolio bietet einen hervorragenden otpischen berblick ber Dateien Viele Benutzer legen besonderen Wert auf die physische Anordnung der Dateien auf der Festplatte Ein logisches und verst ndliches Ordnungsprinzip f r Dateien auf der Festplatte kann die Effizienz von Arbeitsabl ufen verbessern Falls Sie bereits einen Katalog erstellt haben oder wissen dass Ihre Daten nicht gut organisiert sind m ssen Sie sich keine Sorgen machen Sie k nnen alle unordentlichen Verzeichnisse zu Portfolio hinzuf gen und die Dateien dann mit Hilfe von FolderSync innerhalb von Portfolio ordnen und neue Verzeichnisse auf der Festplatte anlegen Erstellen von Ordnerhierarchien Portfolio kann automatisch Schl sselw rter direkt vom Ordnerpfad erstellen w hrend eine Datei katalogisiert wird Die Namen der untergeordneten Ordner k nnen als Schl sselw rter zu den betreffenden Ordnern der Hierarchie hinz
19. gen Wird ein benutzerdefiniertes Feld und eine benutzerdefinierte Liste verwendet um die Dateien zu markieren die an die einzel nen Benutzer bertragen werden Werden intelligente Sammlungen erstellt um Dateien mit speziellen Metadaten Tags anzuzeigen Metadataaufzeichnungen Wie werden Datei Metadaten erfasst aufgezeichnet und genutzt Werden Metadaten extrahiert wenn die Dateien katalogisiert werden Werden Daten in benutzerdefinierten Felder aufgezeichnet Einsatz eines Bibliothekars in Erw gung ziehen In einer Arbeitsgruppe oder in einem Unter nehmensumfeld mit vielen Benutzern eines Datenbestandverwaltungssystems ist Konsistenz von h chster Wichtigkeit Falls Kataloge und Schl sselw rter in einem gro en Freigabesystem unvorsichtig zugewiesen werden Kann dies Chaos im System bewirken Wichtige Informationen k nnen weggelassen oder falsch buchstabiert werden wodurch der einfache Zugang zu diesen Daten in der Zukunft verhindert wird Falls eine Person oder eine kleine Personengruppe die Daten in der Portfolio Datenbank konsistent katalogisiert und aktualisiert lassen sich Fehler bei der Dateikatalogisierung und bei Schl sselw rtern auf ein Minimum beschr nken Best Practices Leitfaden Dateien katalogisieren So erstellen Sie eine Katalogvorlage 1 ffnen Sie Portfolio Katalogvorlagen erstellen Beim Erstellen von Katalogen gibt Ihnen Portfolio die Flexibilit t den Katalog f r Ihre Anforderungen s
20. icht auch den Zugang zu den Originaldateien f r externe Benutzer Q Windows kann Freigabepunkte erstellen 1 W hlen Sie Katalog gt Verwaltung 2 Die Position der Originaldatei wird auf der Registerkarte Vorschau des Dialogfelds Katalogverwaltung angezeigt So aktualisieren Sie den Speicherort der Vorschaudateien Falls Dateien bereits katalogisiert wurden und sich jede Vorschau auf Pfaden befindet die nur ber eine lokale Maschine zug nglich sind m ssen die Pfade f r den Fernzugriff aktualisiert werden 1 Falls erforderlich den Ordner mit den Vorschaubildern mit dem Macintosh Finder oder Windows Explorer an einen freigegebenen Speicherplatz bertragen Im Allgemeinen befindet sich der Vorschauordner im selben Ordner wie der Katalog und sein Name enth lt den Katalognamen katalogname_vorschau 2 W hlen Sie in Portfolio Katalog gt Verwaltung 3 Klicken Sie auf der Registerkarte Vorschau auf die Schaltfl che Durchsuchen Win bzw auf das Ordnersymbol Mac 4 ffnen Sie unter Windows XP Netzwerkumgebung und navigieren Sie durch die Verkn pfung Gesamtes Netzwerk zur lokalen Maschine Unter Mac OS X ffnen Sie ein Finderfenster und navigieren Sie ber das Volume Netzwerk zu den freigegebenen Dateien der lokalen Maschine Digitale Dateiverwaltung f r Kreative BestPractices Leitfaden 5 Klicken Sie auf OK um die neuen Einstellungen zu akzeptieren Wenn der Katalog Elemente oh
21. ierte Felder um den Kundennamen und die Projektnummer zu verfolgen Da das Projekt eine Schachtel f r Tiefk hlpizza ist f gt er die Schl sselw rter Pizza Salami und gefroren hinzu Obwohl benutzerdefinierte Felder einige Schritte zum Einrichten erfordern bieten sie einen erhe blichen Geschwindigkeitsvorteil bei der Suche Benutzerdefinierte Felder werden indiziert um den schnellsten Informationsabruf aus dem Portfolio Katalog zu erm glichen Weitere Informationen ber das Hinzuf gen und Verwenden von Schl sselw rtern finden Sie auf Seite 79 im Portfolio Benutzerhandbuch Weitere Informationen ber das Einrichten und Verwenden von benutzerdefinierten Feldern finden Sie auf Seite 83 Best Practices Leitfaden Organisieren von Dateien Allgemeine Tipps f r Schl sselw rter Wenn Sie eine Liste von Hauptschl sselw rtern entwickeln sollten Sie an die Endbenutzer denken die den Katalog durchsuchen werden W rden Sie ein Objekt eher als Kfz oder Auto bezeichnen Beide Begriffe beschreiben das Projekt ordnungsgem doch ein Begriff k nnte f r eine bestimmte Situation besser geeignet sein W hlen Sie ein Schl sselwort und bleiben Sie dabei Durch das Definieren einer Hauptgruppe von Schl sselw rtern die konsequent eingehalten werden gestaltet sich die Kunst der Dateisuche viel einfacher W hrend ein Portfolio Katalog w chst besteht die Tendenz mehr und mehr Schl sselw r
22. ische Webseiten 5 Geben Sia die Adresse das FTP erer hrer die automatisch aktualisiert werden Weitere Infor mationen ber NetPublish finden Sie unter http www extensis com portfolio 1 W hlen Sie im Finder Gehe zu gt Mit Server verbinden Site in das Dialogfeld Mit Server verbinden ein und klicken Sie auf Verbinden Wozu dienen diese Webseiten seem mann j 2 f ftp ftp extensis com O Wie k nnen die Webseiten die mit dem ee Werkzeug Webseiten erstellen in Portfolio erstellt werden am besten eingesetzt werden Da die erstellten Webseiten relative Verkn p Austen f Verminder fungen enthalten kann das gesamte Verzeichnis an nahezu beliebigen Speicherorten f r den Zugriff von Benutzern bereitgestellt werden Die Benutzer m ssen nur die Datei index html in einem beliebigen Webbrowser ffnen Best Practices Leitfaden Freigeben von Dateien f r andere 3 Geben Sie den Benutzernamen und das Kennwort ein und klicken Sie auf OK 2 Arbeitsplatz Datei Bearbeten Ansicht Favoriten Extras I sd S P P suchen fe Ordner gt Identifizierung am FTP Dateisystem Adresse ftp extensis com v Wechseln zu u Geben Sie Benutzername und Kennwort f r den e T Geam A Zugriff auf den Server unter der URL YP E z ftp ftp extensis com ein Festplatten Ihr Name una inr Kennwort werden nicht sicher gesendet S Lokaler Datentr Lokaler Datentr ger Name lt Kennwort 3 Geben Sie den
23. lt haben oder w hlen Sie eine Katalogvorlage aus dem Ordner Beispielkataloge auf der Portfolio CD 2 Kopieren Sie den ausgew hlten Katalog zu einem lokalen oder Netzwerkspeicherort und geben Sie ihm einen passenden Namen Um einen verwalteten Katalog auf Portfolio Server zu erstellen kopieren Sie den Katalog in den Ordner der verwalteten Kataloge starten Sie den Portfolio Server neu und stellen Sie den Katalog bereit Best Practices Leitfaden ffnen Sie den Katalog mit Portfolio er sollte leer sein Zum Erstellen einer Bildschirmvorschau w hlen Sie Katalog gt Verwaltung Ihr Zugriffsmodus muss auf Administrator gesetzt sein damit Sie auf das Dialogfenster Katalogverwaltung zugreifen k nnen W hlen Sie Katalog gt Zugriffsmodus um Ihren Zugriffsmodus zu ndern W hlen Sie im Dialogfenster Katalogverwaltung die Registerkarte Vorschau Katalopverwaltung Schl ssehv rter Kennw rter Programmstart Vorschaubilder Yursulssubilder n 1edkiger Aufl sung f r BildJaleien in Kalaluy erstelle Diese Vaten speichern in Clive Durchsuchen Maximale Gr e der Vorschau Einpassen 1000 Pixel hochibreit x Giesen Car Aktivieren Sie die Option Vorschaubilder in niedriger Aufl sung erzeugen Klicken Sie auf die Schaltfl che Durchsuchen und w hlen Sie einen Speicherort zum Speichern der Bildschirmvorschau Klicken Sie auf OK um das Dialogf
24. maler Netzwerkstandort 2 Geben Sie die Adresse der FTP Site in die ge ffnet Sie k nnen nun Dateien per Drag and Drop Adresszeile ein bertragen oder wie von jedem anderen Explorer Fenster aus an einen anderen Speicherort bertragen Das gesamte Verzeichnis auf CD DVD brennen Da der Befehl Webseiten erstellen eine vollst ndig gekapselte Website enth lt kann das Verzeichnis das die HTML und dazugeh rigen Dateien enth lt direkt auf eine CD DVD oder andere Wechselspeichermedien gebrannt werden Die Benutzer k nnen dann die Datei index htmlin einem beliebigen Webbrowser ffnen Dateien in einem Netzwerk freigeben Mit Mac OS X und Microsoft Windows XP Pro k nnen Sie eine private Website direkt auf dem Desktop erstellen und verwalten Diese Site kann auf einfache Weise auf internen Netzwerken freigegeben werden Detaillierte Anweisungen ber die Freigabe von Dateien auf diese Weise finden Sie im technischen Artikel Publishing Personal Webpages auf der Extensis Website http www extensis com portfolio Freigeben von Dateien mit Portfolio Server in einer Netzwerkumgebung Die Verwendung von Portfolio Server in einer Netzwerkumgebung ist eine gro artige Methode zur gemeinsamen Nutzung von Dateien Alle Personen mit Zugang zum Katalog m ssen ihre eigene Kopie des Portfolio Client installiert haben und Portfolio Server ist erforderlich damit mehrere Benutzer gleichzeitig auf einen einzelnen Katalog zugreifen k nnen
25. n mit einem bestimmten Bildschirmvorschauordner zu verkn pfen Bildschirmvorschau verwenden M chten Sie die Bildschirm Vorschau f r diesen Katalog aktivieren Die Funktion Bildschirm Vorschau sichert Versionen der Originaldatei mit niedriger Aufl sung und diese Dateien errn glictwer das Anzeiger von Vorschaubildern Ihrer Dateien selbst wenn die Originaldateien nicht verf gbar sind F lethna aktivieren Fertig Wenn Sie den Katalog sp ter benutzen k nnen Sie die Bildschirmvorschau aktivieren und ein Verzeichnis angeben bevor Dateien zum Katalog hinzugef gt werden Digitale Dateiverwaltung f r Kreative 5 Passen Sie den Katalog optimal an Ihre Anforderungen an Die folgenden Einstellungen werden direkt im Katalog gespeichert und sollten zu diesem Zeitpunkt eingerichtet werden e Benutzerdefinierte Felder e Gespeicherte Ansichten e Hauptschl sselw rter e Benutzerkennw rter e Starteinstellungen z B Anzeige eines Begr ungsbildschirms oder Diashow e Extrahierung von Metadaten und eigebetteten Einstellungen Metadata extraction und Embedding 6 Schlie en Sie den Katalog 7 Kopieren Sie den Katalog mit der Erweiterung FDB zu einem Speicherort zu dem alle Benutzer Zugang haben die neue Kataloge erstellen z B ein freigegebener Netzwerkordner So erstellen Sie einen neuen Katalog mit Hilfe einer Katalogvorlage 1 W hlen Sie eine benutzerdefinierte Vorlage die Sie erstel
26. ne Thumbnails enth lt k nnen diese auf einfache Weise regeniert werden 1 Klicken Sie in Portfolio auf die Elemente mit fehlenden Thumbnails um sie zu markieren 2 W hlen Sie Element gt Thumbnail neu erstellen Die Datei Thumbnails werden neu erstellt und im neuen f r das Netzwerk zug nglichen Speicherort gespeichert Best Practices Leitfaden Arbeitsablauf berwachen Fine der gr ten St rken von Portfolio liegt darin dass Sie das Programm Ihren Anforderungen entsprechend anpassen k nnen F r viele Benutzer ist das Verfolgen von Dateien durch einen Arbeits ablauf ein wichtiges Erfordernis Dabei kann es sich um einen Genehmigungsprozess oder um das einfache Nachverfolgen einer Datei durch einen Produktionsprozess handeln Portfolio kann dies alles durchf hren Die n tzlichsten Funktionen von Portfolio zum Verfolgen von Dateien sind benutzer definierte Felder vordefinierte Listen und intelligente Sammlungen Benutzerdefinierte Felder k nnen erstellt werden um nahezu alle Datentypen in Portfolio zu verfolgen Man k nnte beispielsweise ein benutzerdefiniertes Feld mit dem Namen Benutzungslizenzierung erstellen Durch die Verwendung einer vordefinierten Liste werden den Benutzern verschiedene Statusvorgaben bereitgestellt die in dieses neue Feld eingegeben werden k nnen Beispiele f r benutzerdefinierte Felder und vordefinierte Listen Benutzer Benutzungs Routing definiertes Feld lizenzierung
27. ortfolio Benutzer handbuch KSKE ED Testkatalog987 fdb Alle Objekte O r w EE cr ri ie dm ee Zu p Hinzufogen r n O Y 33 von 90 Objekten h B L gt T i me a Y zubeh r L a amp 2 gt Filme r ar gt MeinZubeh r Eme Cati MEET TOT Jim a re i gt Weltall kn 1407009 3 009 f 19 v ss 426 2 print je 4 2 13 or 41932109 tC 0001 01 9 tc 4 Erstellen und Verwenden einer Namenskonvention Beim Katalogisieren von Dateien in Portfolio k nnen Sie mit Hilfe von Katalogisierungsoptionen die Dateien auf einfache Weise bewegen und die Dateinamen ndern Falls Sie eine spezifische Strategie f r die Benennung der Originaldateien erstellen und diese beibehalten k nnen Sie diese Dateien einfacher identifizieren finden und freigeben Sie sollten vielleicht wichtige Dateiinformationen wie Kundenname Projekt Projektnummer und Datum in den Dateinamen einbeziehen Nachstehend finden Sie Beispiele f r einfach zu bernehmende Namenskonventionen Dateiname Maier_rundbrief04_001 jpg Firmenname Projektname und laufende Nummer Teilenummer Teilenummer laufende Nummer achse_756452j_002 jpg Schmidt_040603_066 pdf Firmenname Datum JJMMTT und laufende Nummer Um vollst ndige Kompatibilit t f r Mac Windows und Unix im Netzwerk zu erreichen m ssen Dateinamen verwendet werden die f r alle Plattformen kompatibel sind e L nge des Dat
28. ortfolio sollte nun auf die Archivplatte als Speich erort der Originaldateien verweisen Sie k nnen die neue Position auf einfache Weise best tigen indem Sie nach allen Elementen im neuen Volume suchen 5 W hlen Sie Katalog gt Suchen 6 W hlen Sie im Dialogfeld Suchen die Optionen Pfad Beginnt mit und dann den Volume Namen der CD E Suchen TestenXYZ fdb Gespeicherte Suchvorg nge Standard Pfad y beginnt mit v MeinFestlatte001 In aktueller Sammlung suchen C Ergebnisse in neuer Scratchpad Sammlung anzeigen Mehr Optionen Best Practices Leitfaden Best Practices Leitfaden 7 Klicken Sie auf Suchen Find um nach k rzlich archivierten Dateien zu suchen Alle aufgefundenen Dateien sollten mit der neuen Archivplatte verkn pft sein 8 Sie k nnen nun den tempor ren Ordner in dem Sie alle zu archivierenden Dateien gesammelt haben sicher l schen Sichern von Dateien Unf lle geschehen Es kann vorkommen dass ein Notebook zu Boden f llt eine Festplatte kaputt geht oder eine Netzwerkverbindung im ung nstigsten Moment ausf llt Deshalb sichern viele Menschen regelm ig ihre Daten indem sie Sicherungs kopien erstellen Die wichtigsten Dateien einer Sicherung sind die Portfolio FDB Datei die Originaldateien und die Vorschaubilder Die Portfolio Katalog FDB Datei Die FDB Datei speichert die gesamten Informationen ber die Speicherorte der Original und Vorschaudateien Bei K
29. pezifisch anzupassen Bentzerdefinierte Felder k nnen verwendet werden um alle Datentypen 2 W hlen Sie Ablage Datei gt Neu 3 Geben Sie einen Namen f r den neuen Katalog ein zu verfolgen und mit Hilfe von gespeicherten Ansichten k nnen Daten auf beliebige Weise angezeigt werden Diese und andere Einstellungen werden direkt im Portfolio Katalog gespeichert Um Ihre Produktivit t zu optimieren m ssen Sie einen Katalog nur einmal anpassen und k nnen dann diesen Katalog als Vorlage f r alle zuk nftigen Kataloge verwenden Beispielvorlagen f r Kataloge Im Lieferumfang von Portfolio sind einige Beispielvorlagen f r Kataloge auf der CD enthalten Jeder Katalog wurde mit verschiedenen Einstellungen und benutzerdefinierten Feldern definiert die zum Verfolgen und Anzeigen verschiedener Metadaten der Dateien dienen Sie k nnen auf einfache Weise eine Katalogvorlage erstellen die beliebige andere Daten berwacht und Ihre speziellen Anforderungen erf llt F r n here Hinweise zu Musterkatalogen siehe das Dokument Portfolio Beispielkataloge auf der Produkt CD und klicken Sie auf Sichern Win und Speichern Mac Achten Sie darauf einen Dateinamen zu verwenden mit dem die Art der Vorlage leicht identifiziert werden kann Deaktivieren Sie nach Aufforderung die Option Bildschirmvorschau aktivieren und klicken Sie auf Fertig Dies erm glicht Ihnen den Katalog mehrmals zu kopieren und zu verwenden ohne ih
30. r Kreative Best Practices Leitfaden Gruppieren von Objekten aus Sicherheitsgr nden verkauft wurden oder nicht mehr relevant sind bertr gt der Fotograf sie in den Katalog Archiv von wo die Originaldateien auf CD DVD gebrannt werden Weitere Informationen ber das Erstellen von Archiv CDs DVDs finden Sie auf Seite 108 im Portfolio Benutzerhandbuch Gruppieren nach Dateityp Einige Unternehmen m chten die Dateien in Katalogen nach Dateityp gruppieren Portfolio hat die F higkeit den Text von PDF Dateien zu indizieren und zu durchsuchen Dies ist eine praktische Funktion f r viele Benutzer die mit sehr vielen PDF Dateien arbeiten Wenn die PDFs mit anderen Dateien gemischt werden Bilder Pr sentationen usw darunter PDFs mit Index kann dies die Suche nach den anderen Dateien verlangsamen Falls ein Benutzer ber zahlreiche PDF Dateien mit Index verf gt kann ein Katalog f r PDF Dateien und ein weiterer f r alle anderen Dateien erstellt werden Der Schutz vertraulicher Daten ist von kritischer Bedeutung f r die Existenz der meisten Unter nehmen Indem man festlegt dass nur autorisierte Benutzer Zugriff auf Portfolio Kataloge haben l sst sich die Verteilung vertraulicher Dateien auf effektive Weise steuern Beispiel Eine Marketing Gruppe stellt eine brandneue Kampagne vor die die Mitbewerber unterbietet Die Kampagne muss geheim gehalten werden um die Konkurrenz im Dunkeln zu halten Allen Partn
31. sis zur cksenden Sie erhalten dann kostenlos Ersatz Alle zum Austausch zur ckgesendeten Produkte m ssen bei Extensis registriert sein bevor der Ersatz erfolgen kann Vom H ndler erworbene Extensis Produkte werden vom H ndler garantiert und unterliegen den R ckgaberichtlinien des H ndlers Diese Garantie ist auf den Ersatz beschr nkt und umfasst keine weiteren Sch den einschlie lich aber nicht ausschlie lich Gewinnverluste und spezielle verbundene oder sonstige Anspr che Diese Software wird geliefert wie sie ist Au er der oben angef hrten Garantie gew hrt Extensis hinsichtlich der mitgelieferten Software keinerlei Garantie weder implizit noch explizit auf Qualit t Funktionsf higkeit Verk uflichkeit oder Eignung zu einem bestimmten Zweck Z Bonjour QuickTime Digitale Dateiverwaltung f r Kreative Best Practices Leitfaden Definieren eines effizienten Arbeitsablaufs s000000000 1 Der Einzelbenutzer und Portfolio 2222222242444444400000R nennen 1 Portfolio in einer Arbeitsgruppe 22222222444444440400000nnnennnnnenene nn 2 Kataloge erstellen nase 3 Katalogvorlagen erstellen ae 3 Wie viele Kataloge verwenden ee 5 Organisieren von Dateien unssnnssusoeoseronsnunnnsnannsnennnnennnsnsnnnnnssnenenen 7 Organisieren von Dateien auf Festplatten senennnenennennnn 7 Erstellen von Ordnerhierarchien
32. t Dir ende Dezimalzah ben tigten Werte ein EXIF Blitz Text Ok nemete eninin und klicken Sie jweils Neu L schen Bearbeiten Abbrechen Ex _ Nur W rter aus Liste zulassen auf Hinzuf gen um die m un einzelnen Elemente in die Liste einzuf gen 3 Klicken Sie im Dialogfeld Benutzerdefinierte Felder auf Neu Das Dialogfeld Neues Feld wird angezeigt 8 Da dieses Feld zum Angeben eines bestimmten Status dienen soll Benutzerdefiniertes Feld hinzuf gen Feliname men neuer Ausflug m ssen die Eintr ge auf die vordefinierte Liste Feldtyp v Abbrechen beschr nkt werden Feldoptionen ausw hlen L nge 249 i i i i A me Markieren Sie die Option Nur W rter der _Vordefirierte Liste Liste zulassen 9 Klicken Sie auf OK um die Felddefinition des 4 Geben Sie in das Textfeld Name einen Namen f r Felde abzuschlielkeri das Feld ein 10 Klicken Sie auf OK um das neue benutzerdefinierte Feld zu akzeptieren und schlie en Sie das Dialogfeld Benutzerdefinierte Fenster 5 W hlen Sie einen Feldtyp Vordefinierte Listen k nnen f r die Feldtypen Text Datum Zeit Dezimalfeld und Zahlenfeld verwendet werden Es wird empfohlen f r ein angepasstes Status oder Routingfeld ein Textfeld Wenn die Benutzer dieses Feld nun mit Hilfe der zu verwenden Portfolio Standardwerkzeuge zur Feldbearbeitung bearbeiten z B ber die Registerkarte Felder Feldtypen
33. ter einzubeziehen Indem Sie sorgf ltig einige Richtlinien einhalten und nur Hauptschl sselw rter verwenden helfen Sie den Benutzern Dateien genauer zu katalogisieren und abzurufen Konsistenz ist auch im Zusammenhang mit dem Wortplural wichtig Sie sollten darauf achten dass Ihre Kataloge Duplikate und m glicherweise verwirrende Schl sselw rter enthalten Beispiel Fliege Fliegen Maus M use Gans G nse Digitale Dateiverwaltung f r Kreative BestPractices Leitfaden Portfolio gibt Ihnen die Flexibilit t katalogisierte Nachstehend finden Sie einige M glichkeiten zur Datenbest nde auf verschiedene Arten freizugeben Verwendung der Webseiten Verteilen von Dateien ber das Web Die Dateien per FTP auf einen Webserver bertragen Portfolio enth lt ein integriertes Dienstprogramm zum Erstellen von Webseiten Webseiten erstellen fertigt im Prinzip Schnappsch sse der ausgew hlten Elemente in einem Katalog an und erstellt Webseiten mit diesen Elementen Falls Sie einen Webserver besitzen k nnen Sie die Dateien zu einem Webserver hochladen Sie k nnen beliebige handels bliche FTP Tools oder sogar das Betriebssystem dazu benutzen 2 So senden Sie Dateien im Mac OS X Betriebssystem Die Webseiten die mit Webseiten erstellen per FTP erstellt werden sind statisch Dies bedeutet dass die Webseiten nicht aktualisiert werden es sei denn die Seiten werden erneut exportiert Portfolio NetPublish erstellt dynam
34. tualisiert um Fernzugriffe auf Kataloge zu erm glichen Falls Dateien bereits mit einem Pfad zu einem lokalen Computer in einem Katalog archiviert wurden m ssen die Pfade f r den Fernzugriff aktualisiert werden Best Practices Leitfaden Freigeben von Dateien f r andere 1 ffnen Sie unter Windows XP Netzwerkumgebung und navigieren Sie durch die Verkn pfung Gesamtes So erhalten Sie die Position der Katalogvorschaudateien Netzwerk zur lokalen Maschine Unter Mac OS X ffnen Sie ein Finderfenster und navigieren Sie ber das Volume Netzwerk zur lokalen Maschine Maschine navigieren k nnen versuchen Sie eine der folgenden Positionen zu aktvieren smb localhost smb 127 0 0 1 Diese Adressen k nnen verwendet werden um Freigabepunkte auf der lokalen Maschine zu aktivieren Q Falls Sie unter Mac OS X nicht zur lokalen 2 Ziehen Sie die Originaldateien mit gedr ckter Strg Taste in das Portfolio Fenster 3 Portfolio fordert Sie dazu auf die Verkn pfungen zu den Originaldateien zu aktualisieren Klicken Sie auf OK Die Netzwerkpfade werden aktualisiert Ein korrekter Netzwerkpfad sollte so aussehen computer name share directory name original files Remote Benutzer k nnen auf einen lokalen Pfad nicht zugreifen falls er lokale Laufwerksbuchstaben enth lt Beispiel D share directory name original files die durch einen Laufwerksbuchstaben repr sentiert werden k nnen Diese Funktion unterbr
35. ugef gt werden Aktivieren Sie Pfad und Volumenamen Schl sselw rter auf der Registerkarte Eigenschaften im Dialogfeld Erweiterte Optionen w hlen Sie Katalog gt Erweiterte Optionen Organisieren von Dateien Im vorliegenden Beispiel 8066 C Test werden einem Bild aus gt En0 gt dem Katalog Hatchback automatisch die v Bilder Schl sselw rter Bilder re T anihi Autos und Hatchback gt DJ Kombi zugewiesen F r die Be Arbeit in Arbeitsgruppen I nawr ist das Einrichten einer TE JC effektiven Ordnerhierarchie 7 Objekte 1 56 GB verf gbar 7 praktisch unerl sslich Es wird au erdem empfohlen die Dateien in einem Root Verzeichnis anzuordnen Im vorlie genden Beispiel ist das Verzeichnis Bilder das Root Verzeichnis In diesem Root Verzeichnis k nnen unbegrenzt viele Unterverzeichnisse erstellt werden Dies kann eine wichtige Methode zur Organisation sein besonders f r Kataloge die f r Arbeitsgruppen verwendet werden Falls die Dateien bereits auf mehrere Verzeichnisse verteilt sind k nnen Sie die Dateien im Feld Fenster FolderSync ordnen F gen Sie die Verzeichnisse zu FolderSync hinzu und verwenden Sie dann Portfolio um neue Verzeichnisse zu erstellen und die Dateien zu bewegen und zu organisieren Digitale Dateiverwaltung f r Kreative Weitere Informationen ber die Ver wendung von FolderSync finden Sie auf Seite 71 im P
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