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Accantum Benutzerhandbuch

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1. 0220022002002n0nenonnn nennen 18 Abbildung 3 4 Suche mit Suchvorlage Angebote 0 0220022022002n0nenonnn nennen 19 Abbildung 4 1 Men leiste Bearbeitung von Ordnern 2222022202200220senennenenennnnenennnen 20 Abbildung 4 2 Suche nach Ordnern 220222022002202s0ennennnnnennnennnnnnennnnnnennnnnnennnnenennnen 20 Abbildung 4 3 Zuordnung der Aufgabe Wiedervorlage einem Dokument 21 Abbildung 4 4 Anstehende Aufgabenlliste 220022002002200000nno nenne nennen 22 Abbildung 4 5 Dokument mit n chstem Aufgabenschritt 022002200200220 Rn 22 Abbildung 4 6 Aufgabe mit Aufgabenschritt Unverarbeitet 2022022002000 o 23 Abbildung 4 7 Best tigen Ablehnen Dialog 0 20220022022002n0nnnnnnnnnennnenennnen 23 Abbildung 4 8 Aufgabenschritt weiterdelegieren 02200220020022002n0nn0 nennen 24 Abbildung 4 9 Aufgaben History ffnen 22u022022002200000nnonenennennnenne nenne nennen 24 Abbildung 4 10 Dokumentenliste u22002002002002n0nno nennen nennen nn nnennennenenn en 25 Abbildung 4 11 Dialog zum Bearbeiten mehrerer Dokumente 2202202202200 gt 26 Abbildung 4 12 Dokumentenliste Suchbegriffe 0 20220022002002n0 nenne nennen 27 Abbildung 4 13 Dokumentenliste Suchvorlage 00220220
2. 5 bis 5 Erstellt am von Ablauf Aufbewahrungsfrist von 5 bis 5 Dokumentdatum von 5 bis _ Mail Datum von 5 bis fe Dokumente mit folgender Kategorie suchen W Kategorie Eingangsbelege x Dokumenttyp _ Dokumentstatus Analysestatus Abbildung 5 6 Pers nliche Suchvorlagen Dokumenteneigenschaften Seite 40 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum Bei den Einstellungen zu Benutzerdefinierten Attributen kann eingeschr nkt werden welche Werte Wertebereiche die Attribute erf llen m ssen um im Suchergebniss angezeigt zu werden Suchbegriff Dokumenteigenschaften Benutzerdefinierte Attribute o Dokumente mit folgenden Attribut Werten suchen Fi Attribute Operator 43 Belegnummer We Abbildung 5 7 Pers nliche Suchvorlagen Einstellungen Attribute Seite 41 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum 6 Administration Der Administration von accantum muss gro e Aufmerksamkeit geschenkt werden die hier vorgenommenen Einstellungen beeinflussen das Verhalten vom Gesamtsystem Die Einstellungen sollten festgehalten und die Benutzer auf dem System nach erfolgter Konfiguration geschult werden Beachten Sie bei der Anlage von Objekten in accantum folgende Regeln f r die Namensvergabe diese sind dem Windows Dateisystem angepasst Namen f r alle accantum Objekte Ordner Kategorie Benutzer Dokumentenname sollen
3. Ablageorte ContoPor GmbH Verwaltung Unterordner erzeugen YEART MONTH Abbildung 6 28 Ablageregel Dokumentenname Hiermit kann der Original Dokumentenname durch einen anderen ersetzt werden Kategorie Legt die Kategorie eines Dokuments fest Die Aktionen auf die Regeln sind in drei Teilbereiche Kartenreiter logisch unterteilt In den Dokumenteneigenschaften ist folgendes zu konfigurieren Seite 62 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum e _Dokumentenname hier k nnen folgende Platzhalter verwendet werden YEAR aktuelles Jahr MONTH aktueller Monat DAY aktueller Tag DATE Datum im Format dd mm yyyy TIME Zeit im Format hh mm ss DATE REVERSE Datum im rekursiven Format yyyy mm dd FILENAME Dateiname EXTENSION Dateiendung O O O O O O O O e Es ist eine Dokumentenkategorie zuzuordnen Beispielsweise Eingangsbelege Lohnzettel e Sprache ABBYY versucht die Dokumentensprache von sich aus zu erkennen Kommt es zu Problemen mit Sonderzeichen speziell in einem Unternehmen in denen mehrsprachige Dokumente archiviert werden m ssen kann in der Ablageregel die Sprache eingestellt werden die f r die OCR Erkennung bevorzugt verwendet werden soll e Steuerrelevanz je nach Steuer bzw Sozialversicherungspr fung kann ein Dokument verschiedenen Pr fungen zugeordnet werden e Archivieren Hier wird festge
4. Im Kartenreiter Berechtigungen m ssen dem Benutzer nun noch die Rechte zugeordnet werden Der Benutzer kann die Funktionalit t nutzen f r die er das effektive Recht erh lt Seite 45 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch Gruppen X amp O Deaktivierte anzeigen 5 H mE mM m Seitel von1 Name Technik Name G Eigenschaften Benutzerzuordnung Berechtigungen Administratoren ver Name W Erlauben _ Verweigern Effektiv P Ges E L Gesch ftsleitung Har Benutzer Gruppen administrieren Kunde Alle Ordnerberechtigungen administrieren Lizenz einsehen _ Marketing Scanverzeichnisse administrieren C Supervisior We Ablageregeln administrieren Fr gt Kategorieren administrieren vj Tec Attribute administrieren Aufgaben administrieren Stempel administrieren Mailregeln administrieren Einstellungen administrieren Protokoll einsehen L schen im eigenen Papierkorb Wiederherstellen im eigenen Papierkorb Globalen Papierkorb verwalten Benutzeraufgaben administrieren Globale Suchvorlagen verwalten Pers nliche Suchvorlagen verwalten s asaa a a Sa SS a SS UL DUO UDUDUD UDUDUDUS amp Abbildung 6 6 Gruppen Rechte zuordnen Benutzer deaktivieren aktivieren ber das G ltigkeitsdatum k nnen Benutzer deaktiviert werden Deaktivierte Benutzer verbrauchen keine Lizenz diese wird bei der Deaktivierung wieder freigegeben Benutzer k nnen nicht gel scht werden bei bet
5. 5 0 ACC FilePicker Process 5 0 ACC OCR Process 5 0 ACC Outlook PlugIn 5 0 ACC Sermwice Management 5 0 ACC Silverlight GUI 5 0 ACC WebService APT 5 0 Demo Konnektor nur f r Demo Version 5 0 UnitTest nur f r interne Zweckel 5 0 Abbildung 6 36 Lizenzinformationen Seite 70 von 73 Jaccantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum 7 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 1 Migration von PDF Dokumenten 2220202020n0nsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nennen 6 Abbildung 1 2 Verlinkung von Dokumenten 2220202020 00s0nnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nennen T Abbildung 2 1 accantum Startmaske annanannnnanennnnensnnnnensnnnrensnrnrernnrnrerrnrnrerrrrerene 10 Abbildung 2 2 Web Anwendung nach erfolgtem login 2022002200220220 Renee 11 Abbildung 2 3 Men leiste Icons Zur Bearbeitung u2202200200220nnonno nennen nennen 11 Abbildung 2 4 Einstellungen 20222402020 ee nn nnnnnnennnnnnnnnn nennen nenn nn nenne nenn nennen nennen 12 Abbildung 2 5 Einstellungen 20222202020 ennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nenn nenn nenne nenn nenn nenne nennen 13 Abbildung 3 1 Fensterverhalten u2 02200200240200000 000000 Bnn nn nn nen ann ann anne 15 Abbildung 3 2 Listeneinstellungen u2200200240200000000 000 Bnn nn nennen ann ann ann nenne 15 Abbildung 3 3 Suche mit Suchvorlage Angebote
6. Auftragsbest tigung AB _ Eingangsrechnung ER _ Eingangsangebot EAG _ Eingangslieferschein ELS E Eingangsauftragsbest tigung EAB Abbildung 6 17 Attribute Eigenschaften Als n chstes ordnet man zu f r welche Dokumenttypen PDF TIFF und vor allem f r welche Kategorie die Attribute G ltigkeit haben Praxis Man sollte immer versuchen Dokumente gleicher Kategorie zusammen zufassen also Eingangsrechnungen lieferscheine angebot etc nicht jeweils eine eigene Kategorie anlegen sondern diese in einer Kategorie Eingangsbelege zusammen zu fassen Dies spart viel Konfigurationsaufwand und hilft das System bersichtlich zu halten Alle diese verschiedenen Eingangsbelege unterscheiden sich durch die Beleg Art Diese ist in obiger Abbildung als Auspr gungsliste angelegt Das Attribut Belegart macht sp ter nur bei Dokumenten der Kategorie Eingangs oder Ausgangsbelege Sinn Seite 54 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum Name Beleg Art Eigenschaften Zuordnungen Berechtigungen Zugeordnete Dokumenttypen Zugeordnete Kategorien L Alle lv Ausgangsbelege BC Inspection Certificate Dokumente 10 Jahre Dokumente 10 Jahre _1 Dokumente 6 Jahre lv Eingangsbelege Abbildung 6 18 Attribute Eigenschaften 6 6 Stempel Im Gegensatz zu echten Stempeln kann zum Stempel noch eine Bemerkung gesetzt werden Stempel Birx ia p Biel
7. eindeutig sein und keine Sonderzeichen enthalten Der Dateiname inklusive des Pfades und der Dateiendung darf nicht l nger als 255 Zeichen sein e Eindeutigkeit je Objekttyp 100 Zeichen maximal f r alle administrativen Objekte in accantum e Ablageortnamen sind auf 100 Zeichen beschr nkt e Die komplette Ablagestruktur Pfadname in accantum kann max 1000 Zeichen lang sein Da diese nicht mit dem Dateinamen gespeichert wird kann Sie somit l nger sein als im Windows Dateisystem Generell sollte auf Sonderzeichen in Pfaden Ablageorten und Dateinamen verzichtet werden accantum unterscheidet zwischen dem Dateinamen also dem Originalnamen der Datei wie diese an accantum bergeben wird f r den Anwender nicht sichtbar und dem frei zu vergebenden Dokumentennamen wie er an der Oberfl che angezeigt wird Beim Download eines Dokuments wird standardm ig der nicht sichtbare original Dateiname als Dateiname bergeben In den Parametern Kapitel 6 13 kann man konfigurieren das der Dokumentenname anstatt des Dateinamens verwendet wird Ausnahme Bei Dokumenten welche aus mehreren TIFF s bestehen wird der Dateiname der ersten TIF Datei als Dateiname f r das Dokument welches aus mehreren TIF Seiten besteht verwendet Allgemeines zu der Rechtevergabe ermittlung in accantum Nachdem in der Version 5 die Dokumente nicht mehr in einem Ablageort liegen sondern nun in mehreren Ablageorten verlinkt werden k nnen
8. tigen des lt L sch Icons gt werden diese zum L schdatum deaktiviert Benutzer re X amp F Deaktivierte anzeigen Seite von 1 Name Hubei Eigenschaften Gruppenzuordnung Berechtigungen Peter Schulze Vollst ndiger Name judia Hu AccServiceUser AccServiceUser Administrator Administrator PAIR AD Standard Benutzer admuser ADM USER Sprache Browser Einstellungen t ooe TE Windows Benutzerkonto DocumentManagerUsr DocumentManager E Mail ExchgConUsr ExchangeConnector Empf nger E Mail HHofmann Heinz Hofmann 0000o onne hle Hans Lemke Suchvorlage G ltig bis 11 01 2012 Abbildung 6 7 Benutzer aktivieren deaktivieren Um Benutzer wieder zu aktivieren nach der Babypause w hlen Sie den Benutzer aus und gehen auf Wiederherstellen Icon dann auf Speichern Beachten Sie zum aktivieren eines Benutzers muss eine passende Lizenz zur Verf gung stehen Neue Benutzer erhalten automatisch f r Ihren eigenen pers nlichen Ablage Ordner alle Berechtigungen auf diese Seite 46 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum 6 2 AD Import Alle Benutzer und Gruppen welche im accantum verf gbar sein sollen sollten in eine eigene AD Gruppe zusammengefasst werden diese hei t standardm ig AccantumGroup diese kann ber Men Parameter im Feld AD Import Gruppe ge ndert werden AD Import Gruppe AccantumGroup A
9. wird bzw die Aufgabe in roter Schrift angezeigt wird Vorlage am Der Tag ab dem die Aufgabe mit dem aktuellen Schritt in der Aufgabenliste des Bearbeiters der Bearbeitergruppe angezeigt wird Zu bearbeiten bis Der Tag ab dem die Aufgabe im aktuellen Schritt zus tzliche in der Aufgabenliste des Vertreters der Vertretergruppe angezigt wird bzw die Aufgabe in blauer Schrift angezeigt wird Seite 21 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum In Anstehende Aufgaben sieht man die Aufgaben welche dem aktuell angemeldeten Benutzer zugeordnet sind Besitzt man das Recht auch die Aufgaben anderer Benutzer einzusehen administratives Benutzerrecht so hat man beim Aufgabenfilter die M glichkeit die Aufgaben anderer Benutzer auszuw hlen Aaccantum Angemeldet Administrator Anstehende Aufgaben 2 Aufgabenfilter Administrator x el el 1 P Eskalation am Aufgabe Aufgabenschritt Vorlage am Zu bearbeiten bis Dokumentname Benutzer 28 08 2012 Wiedervorlage Wiedervorlage 24 08 2012 24 08 2012 Kassenbeleg tif Administrator Rechnungspr fung berweisung 30 07 2012 JOBRI_A RE_R0000393 tif Administrator Wiedervorlage Wiedervorlage 19 07 2012 22 07 2012 Seite 3 tif Administrator Abbildung 4 4 Anstehende Aufgaben liste Aufgaben bei denen die Bearbeitungszeit des aktuellen Schrittes berschritten ist sind blau dargestellt Zus tzlich wird die Aufgabe bei dem angegebenen Vertreter in der Lis
10. Abmelden Ordner a Dokumentliste 2 Pa i C X A r auvuu Bauer Kompressoren Seite 1 von 1 4 ContoPor GmbH Typ f Vorschau Dokument Datum Status Referenznummer Ge ndert am Abgelegt am Abgelegt von a gt Dokumentation 2 J DMS Newsletter Panel 2008 28 08 2008 Abgelegt 11 06 2012 02 09 2008 AccServiceUser Gesch ftsleitung Projekte gt Technik Angebot AG2008003 Planungsgesellsch 13 08 2008 Archiviert 24 02 2011 13 08 2008 AccServiceUser Vertrieb Anatehende Aufgaben Angebot AG2008003 Planungsgesellsch 13 08 2008 Abgelegt 13 08 2008 13 08 2008 Administrator 3 Aufgabenfilter J rgen Konzak z ne mta PE fien foe Seite von1 Eskalation am Aufgabe Aufgabenschritt Auftragsdokumente tif 14 08 2008 Abgelegt 22 09 2010 14 08 2008 AccServiceUser J Einladung zur COMPUTERLINKS Univers 21 08 2008 Abgelegt 11 06 2012 02 09 2008 AccServiceUser Rechnung pr fen Rechnungsbetrag Pressemitteilung pr fen PM inhaltlich sac i 2 i J Microsoft Dynamic News KW 29 17 07 2008 Abgelegt 11 06 2012 02 09 2008 AccServiceUser Auftragsbearbeitung Zahlungsfreigabe Auftragsbearbeitung Zahlungsfreigabe i J Microsoft Dynamics CRM 4 0 Starter Kit 28 08 2008 Abgelegt 11 06 2012 02 09 2008 AccServiceUser Auftragsbearbeitung Auftragsbeleg pri Reisekostenabrechnung ContoPor Helm 03 09 2008 Abgelegt 03 09 2008 03 09 2008 AccServiceUser Auftrags
11. Dokumentenliste Dort k nnen sie eine Suche durchf hren um die gew nschten Dokumente zu finden die sie in Beziehung stellen m chten oder w hlen sie den entsprechenden Ablageort aus der Ordnerstruktur 3 Markieren Sie die gew nschten Dokumente in der Liste und klicken den Schalter Kopieren 4 Wechseln Sie zur ck auf das offene Dokument und klicken den Schalter Hinzuf gen Seite 34 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum Mit der Historie hat man einen berblick ber s mtliche Dokument Aktionen Mit lt mouse over gt ber das Datum erh lt man auch die genaue Uhrzeit Auswerten kann man die Historie ber Datum chronologisch Benutzer und Aktion Beschreibung gavvane Datum Benutzer Beschreibung 11 02 2012 Administrator Dokument bearbeitet 11 02 2012 Administrator Dokument wurde heruntergeladen Abbildung 4 27 Historie In der Historie wird auch vermerkt wann das Dokument erstellt und ber welchen Weg in das Archiv gekommen ist Dar ber hinaus kann das Dokument jederzeit verifiziert werden also ob das Dokument dem Original entspricht Diese Verifizierung passiert bei jedem Laden des Dokumentes im Hintergrund automatisiert 4 9 Versionierung In accantum k nnen neue Versionen von Dokumente hochgeladen werden Es k nnen aber in accantum keine neuen Versionen erzeugt werden Dokumentli ste Bladeserwer Abbildung 4 28 Hochladen neuer Versionen Die jeweils a
12. Felix Keckstein Franz Mayer Heinz Hofmann Hans Lemke Hans Lemke Helmut Linke Hubert Linke Heinz Zimmermann Windows Benutzerkonto E Mail Empf nger E Mail Suchvorlage G ltig bis Passwort ndern Neues Passwort Passwort wiederholen JKonzak J rgen Konzak mga Markus Gardoni mga admin Admin Gardoni MGehrl Martin Gehrl MMever Manuela Mever Abbildung 2 5 Einstellungen Es sollte vor der Ablage Archivierung von Dokumenten das System vollst ndig konfiguriert werden Im Anschluss sollte mit ausgew hlten Dokumenten berpr ft werden ob das parametrisierte System die gew nschten Ergebnisse liefert Diese Konfiguration Stammdaten k nnen exportiert werden Dies sollte nach erfolgtem Test erfolgen damit hat man eine Sicherung der getesteten und eventuell ja auch zertifizierten Archivstruktur Diese kann bei Bedarf wieder eingespielt und damit die Archivstruktur wieder hergestellt werden Verwalten oder betreuen Sie mehrere Archive k nnen Sie solch exportierte Archivstammdaten als Template Vorlage f r weitere Archive nutzen Gleichzeitig dient die exportierte Struktur auch als Nachweis f r das eingerichtete Archiv Beachten Sie bei der Anlage von Objekten in accantum folgende Regeln f r die Namensvergabe diese entsprechen weitestgehend denen vom Windows Dateisystem Kapitel 6 Namen f r alle accantum Objekte Ordner Kategorie
13. Freir ume lv Eingangsverzeichnis Rosenheim Regel Aktionen Dokumenteigenschaften OCR Konvertieren Dokumenteigenschaften Dokumentname I Kategorie Eingangsbelege I Dokument Status Abgelegt I Analyse Status Dokument analysieren Sprache I Steuerrelevanz Umsatzsteuerrelevant Lohnsteuerrelevant Sozialversicherungsrelevant Archivieren lW Aufbewahrungsfrist Jahre 10 Ablage Ziel e p A 1 Ablageziel Ablageorte ContoPor GmbH Verwaltung Unterordner erzeugen YEAR MONTH Abbildung 6 27 Ablageregel Seite 61 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum Name Belege Standort Rosenheim Beschreibung Beim Eingangsverzeichnis handelt es sich immer um das bergabeverzeichnis von dokumenten aus dem Windows Filesystem Die freie Zuordnung von Namen Ablageort im Archiv zu einem Eingangsverzeichnis in Windows schafft Freir ume w Eingangsverzeichnis Rosenheim O OS m Posteingangsverarbeitung Regel Aktionen Dokumenteigenschaften OCR Konvertieren Dokumenteigenschaften Dokumentname L LJ OCR unterdr cken Steuerrelevanz Umsatzsteuerrelevant Lohristeuerrelevant Sozialversicherungsrelevant Archivieren Ablage in Posteingang ins Archiv revisionssicher archivieren Aufbewahrungsfrist Jahre BEE Aufgaben Aufgabe starten m Ablage Ziel e x 1 Ablageziel
14. Import Gruppe AccantumGroup AD Import Server Abbildung 6 34 Liste Systemparameter Seite 67 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum Hinweise zu den einzelnen Parametern Minimale Passwortl nge Hier kann die Mindestl nge des Passworts angegeben werden Der Standard Posteingang nimmt alles auf was ber E Mail und Ablageregeln nicht zugeordnet werden kann Hier muss die GUID des Posteingangs angegeben werden diese ist derzeit nur ber die DB zu ermitteln Pers nliche Ordner 0 es werden keine autmatisch angelegt Wenn Pers nliche Ordner 1 dann wird der pers nliche Ordner immer angelegt wenn ein neuer Benutzer im System angelegt oder ein bestehender Benutzer ohne pers nlichem Ordner gespeichert wird Berechtigung wird automatisch vom System gesetzt Dieser Wert besagt das der User Dokumente lesen darf Der Benutzertyp f r AD Import Standardeintrag Light legt fest welcher Benutzertyp den neu importieren Benutzer zugewiesen werden soll Folgende Benutzertypen sind m glich Benutzertyp Wert Beschreibung Standard 0 Standardbenutzer dieser kann alle Rechte bekommen Viewer 1 Recherchebenutzer kann nur Dokumente einsehen Mail 2 E Mail Benutzer kann nur E Mails bearbeiten Application 3 Benutzer welcher ausschlie lich ber API auf accantum zugreifen darf Kann aber alle Rechte erhalten wie Standard Benutzer Light 4 Light User wie Viewer mit eingeschr nkten Rechten zum Bearbeiten vo
15. Suchvorlage al Abbildung 5 2 Einstellungen Suche Im Reiter Suche kann die Standard Suchvorlage festgelegt werden die f r den Benutzer beim ffnen des Archivbereichs ausgew hlt sein soll Einstellungen Pers nliche Suchworlagen Passwort ndern ein Sortierreihenfolge der Listen Suche Dokumentansicht Ablageort Layout Dokumentansicht Automatische Vorauswahl der Seiten LI Automatische Anzeige der Dokument Eigenschaftsseiten Dokument Bestimmung der Anzeige f r den jeweiligen Dokumenttyp PDF Bezeichnung Bilder Dokumentseiten Text Tt Konvertierter Inhalt Email T Original Inhalt HTML RTF video Audio Abbildung 5 3 Einstellungen Dokumentansicht Hier kann festgelegt werden welcher Bereich der Dokumentbearbeitung beim ffnen eines Dokumentes angezeigt werden soll Au erdem kann bestimmt werden welche Ansicht auf ein Dokument bevorzugt falls vorhanden angezeigt werden soll Original Inhalt Diese Anzeige enth lt keine Thumbnails Dokumente im Original werden nur dann angezeigt wenn dies ohne weitere Konvertierung in Silverlight m glich ist Andernfalls anstelle des Dokuments ein Downloadlink angezeigt um das Dokument in einer externen Anwendung zu ffnen Dokumentseiten Seitenansicht mit Thumbnails Alle Dokumente die sich in ein in Silverlight darstellbares Format konvertieren lassen werden direkt im Browser angezeigt Konvertierter Inhalt ber z B Ablageregeln Abbildu
16. accantum Benutzerhandbuch accantum 5 1 2 Accantum GmbH Sch nfeldstra e 17 D 83022 Rosenheim Accantum GmbH Stand 14 02 2013 Die Weitergabe sowie Vervielf ltigung dieser Unterlage auch von Teilen Verwertung und Mitteilung ihres Inhalts ist nicht gestattet soweit nicht ausdr cklich durch die Accantum GmbH zugestanden Zuwiderhandlung verpflichtet zu Schadenersatz Alle Rechte vorbehalten Seite 1 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum Inhaltsverzeichnis 1 ber dieses la chi ae ea Ve ee ee 5 1 1 Konventionen der Schreibweise usssssssssssssseeennnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnsnnssnnnnn 5 1 2 nstallatlom und Starten ee ae ee 5 1 3 MIIEFAU ON een ehe 6 1 4 Wissenswertes zum Konzept aa 7 1 5 Einrichtung des Systems uesnneeeessnssseesnensnesnnnnnensnnnnnnnnnnsnennnnnnnnsnnnnnnsnnnsnensnnsnnnsnnnsnennsnnnnn 8 1 6 Fragen die Sie sich vor der Konfiguration stellen sollten 0u0s222200sneneeeeeenneo 8 2 Die Programmoberfl che a seen ee 10 2 1 SEITEN DES PLOEL NN nee ee ee ei 10 2 2 Hau NVE ALON een era are 11 2 2 1 APENI nee ern E AEN 11 2 2 2 ESTENDERE I nee AE E en 12 2 2 3 OALE EELS p ee ee ee ee 13 3 Grundlegende Arbeitstechniken ns 15 3 1 Umgang mit Fenstern ae eier 15 3 2 Umgang mit BIST Te ee ER 15 3 3 Dokumente und Daten Stammdaten Metadaten uuueeeeeeeessssnnnnnnnnnnnnnnnnnnneeeeeen 16 3 4 Kategorien und Attribute nase ee nee ar 16 3 5 AUS ee
17. dies mit OK best tigen wird der Ordner Ordnerstruktur samt aller Dokumente in den Papierkorb verschoben Erst beim leeren des Papierkorbes sind die Ordner samt Dokumente endg ltig gel scht Seite 20 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch acca COUI 4 2 Aufgaben Workflow Dokument einer Aufgabe zuordnen in den Workflow bringen Bevor man mit Aufgaben arbeiten sprich Person Absender ein Dokument eine Aufgabe zuordnet damit dann Person Empf nger dieses Aufgabe zur Bearbeitung erh lt m ssen die Aufgaben im Administrationsbereich Kapitel 6 7 angelegt worden sein Einem Dokument kann eine Aufgabe in Workflow bringen zugeordnet werden wenn das Dokument ge ffnet ist und man in den Bereich Aufgaben wechselt Die Wiedervorlage ist die einfachste Art einer Aufgabe W E 4 Aufgabe Wiedervorlage r Erster Schritt Wiedervorlage Delegieren an lt Wicht weiterdelegieren gt r Notiz Eskalation am Vorlage am zu bearbeiten bis a 01 02 2013 El Starten Abbildung 4 3 Zuordnung der Aufgabe Wiedervorlage einem Dokument Eine Aufgabe kann auch automatisiert durch zuweisen zu einer Kategorie oder ber eine Ablageregel gestartet werden Alle Dokumente die der Kategorie Eingangsrechnungen ber 5 000 zugeordnet werden sind automatisch in der Aufgabe Rechnungspr fung Mehr hierzu im Kapitel Kategorien 6 4 Eskalation am Der Tag an dem der Vertreter die Vertretergruppe per Mail benachrichtigt
18. ee ee 16 3 6 Deaktivieren L schen von Daten ru 17 3 7 SUCHVOr I IBERN SUCHTIIKEN eers ee 18 A FACH Neem ee nee ersteren 20 4 1 Ordner ABlae Oben ee ee 20 4 2 Aufgaben I VOL KON ee ee ee ee 21 4 3 DOKUMENTENE ee ee ee 25 4 4 Bearbeiten mehrerer Dokumente 222sssss000nnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnnnenssnennnnn 26 4 5 DOKUMENTEN UN ee ee ee 27 4 6 Erweiterte Dokumentensuche Adhoc Suche u ucusesnsssseennssenennnnnnnnnnnnnnennnnenennnen 27 4 7 ER DT IN ee ee 28 4 8 Dokumentenbearbeit ns aucnsesann nie 30 4 9 VERSIONEN ee ee ee ER ee 35 4 10 Daten exportieren u222s020s02nnonnnonnnonnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnsnnnsnnnsnnnennnsnnnsnnnsnnnsnnnsnnnnnen 36 Seite 2 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch 5 7 accantum 4 10 1 Dokumentenliste exportieren an 36 4 10 2 Metadaten eines Dokuments exportieren sesssesssseresrreserreresrrressrrresrrrresrrresene 36 Eins ONUN DON ee A A T 37 5 1 Einstellungen PersonliC eenen es ee 37 5 2 S chvorlagen Personlich use 39 AGBS ALOE 42 6 1 Benue OODE ee tee re erento 45 6 2 AD IMIDOH see ee nahen nee een 47 6 3 OTONO c TERN EIRREURENEDRREER N UENEIEEN ER LNERL EIN EURE HIER SENEIRIRTEES ERSTER SUOEUREHEUREEEUEREESERE 48 6 4 KORCPON IE Nee A 50 6 5 LI er ee Te 54 6 6 SENT o E EE O E E AEA EA A E EE OA E E A EAT 55 6 7 AO E AEE E ANE AEE AAEE E EE A A E 56 6 8 Seea E A E E E A EE E een 57 6 9 MOROGO I eea E ee ee 57 56 10 AnlaBere Beli
19. lt man oft viele Suchergebnisse um in diesen nochmals verfeinert suchen zu k nnen gibt es die M glichkeit der Suche im Suchergebnis Seite 27 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum Erweiterte Suche mit Suchworlage Ausgangsbelege X Suche in Suche ausf hren Suchen x Unterordner durchsuchen Volltext Index verwenden _ Nur exakte bereinstimmung von W rtern Suche im aktuellen Pfad _ Suche in Pfad E Suchbegriff Dokumenteigenschaften Benutzerdefinierte Attribute Esso Rechnung i Und Suche _ Oder Suche Suchbegriff in den folgenden Dokumenteigenscha ften suchen W Dokumentname W Dokument Referenznummer Dokument Beschreibung Dokument Suchbeariffe Dokument Pfad Notizen lv Inhalt von Dokument OCR Text Suchbegriff in den folgenden Anh ngs Eigenschaften suchen Dateiname Inhalt von Anh ngen OCR Text C Beschreibung _ m ur u m ro u mo m im Abbildung 4 15 Adhoc Suche Suche im Suchergebnis Wenn man sich den Inhalt eines Ablageortes anzeigen l sst dann ist das Bereits eine Suche Darin kann ebenfalls eine weitere Suche Suche in Suche ausgef hrt werden Eine Abspeicherung der Adhoc Suche als Suchvorlage ist nicht m glich 4 7 Attributsuche Ausgangsbelege v P A Attributsuche Esso Rechnung Abbildung 4 16 Dokumentenliste Attributsuche Die Attributsuche ist speziell auf verschlagwortete Dokumente ausgeleg
20. z B darf nur steuerrelevante Dokumente im Pr fungszeitraum einsehen Abbildung 6 32 Suchfilter einem Benutzer zuweisen Filter Suchvorlage Steuerpr fer Dieser Filter ersetzt auch den bisherigen Pr fermodi Die Zuweisung eines Filters an einen Benutzer ist die Verallgemeinerung des Pr fermodi und somit nun universell anwendbar 6 12 SMTP Mailkonto Um Dokumente direkt aus accantum per Email zu versenden muss ein Mailkonto konfiguriert werden Hierzu m ssen Sie folgende Angaben machen e SMTP Host Mail Server SMTP Serveradresse mit dem die Emails versendet werden sollen e Benutzername Registriertes Benutzerkonto mit dem auf dem angegebenen Server Emails versendet werden k nnen e Passwort Passwort des Benutzerkontos e E Mail Adresse Email Adresse des Benutzerkontos e als Standard verwenden Wenn gesetzt dann wird beim Versenden von Dokumenten die E Mail Adresse des Benutzerkontos immer als Antwortadresse verwendet Wenn nicht gesetzt dann wird als Antwortadresse die beim eingeloggten accantum Benutzer angegebene Email Adresse verwendet Seite 66 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch SMTF Mailkonto IM id Konfigurieren Sie den zum Mailvers and aus accantum notwendigen SMTP Ma il Zug ang SMTP Host srosbs Benutzername ae mem Passwort ECT TIETTTTTT E Mail Adresse nantsve accantum de als Standard verwenden Test Abbildung 6 33 Konfig
21. 022002002n0 nenne nennen 27 Abbildung 4 14 Adhoc Suche 22022202200200000 0200000 nno ann nnn nano nnn nano nnnnnnennnnene nenn 27 Abbildung 4 15 Adhoc Suche Suche im Suchergebnis 22002202220220022 02000 28 Abbildung 4 16 Dokumentenliste Attributsuche 2 022022002002000n0 nn nennen nennen 28 Abbildung 4 17 Attributsuche Standardkonfiguration 2 00220220022002002n0 nennen 29 Abbildung 4 18 Attributsuche konfigurieren 22200220220022002nnnnnnnennn nenne nennen 29 Abbildung 4 19 Dokument Informationen Metadaten 2z0220220020 220220 30 Abbildung 4 20 Dokument Attribute 022022002002002n0nno nennen nennen nn nne nennen nennen 31 Abbildung 4 21 Dokument Notizen 02402200200200200 000000 ann nnn nenne nen ann nun anne 31 Seite 71 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch Abbildung 4 22 Abbildung 4 23 Abbildung 4 24 Abbildung 4 25 Abbildung 4 26 Abbildung 4 27 Abbildung 4 28 Abbildung 4 29 Abbildung 4 30 Abbildung 5 1 Abbildung 5 2 Abbildung 5 3 Abbildung 5 4 Abbildung 5 5 Abbildung 5 6 Abbildung 5 7 Abbildung 6 1 Abbildung 6 2 Abbildung 6 3 Abbildung 6 4 Abbildung 6 5 Abbildung 6 6 Abbildung 6 7 Abbildung 6 8 Abbildung 6 9 Abbildung 6 10 Abbildung 6 11 Abbildung 6 12 Abbildung 6 13 Abbildung 6 14 Abbildung 6 15 Abbildung 6 16 Abbildun
22. 5 AU a DE N a E ESA 56 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch Abbildung 6 21 Abbildung 6 22 Abbildung 6 23 Abbildung 6 24 Abbildung 6 25 Abbildung 6 26 Abbildung 6 27 Abbildung 6 28 Abbildung 6 29 Abbildung 6 30 Abbildung 6 31 Abbildung 6 32 Abbildung 6 33 Abbildung 6 34 Abbildung 6 35 Abbildung 6 36 Seite 73 von 73 accantum MALFINE See ee eo T 57 Mail Regel Aktionen 0220220220020 sen nnennennnnnnnen nennen nnennennennn nennen 58 ADIAGELEGEL ee ee ee ee ee ee see 59 ADAJO gel ee ee ee er 60 ADAGE TOGO usa ee E E ee ee 60 ADIAgETEgEl su en 61 ADIJO O ee ee ee 61 ADAGE OG Een ee ee ee 62 EINSTEILUNGEN ce ee ee 64 EINSIEUNG EN ee ee ne ee ee nee 64 Ablageregel 02000000000000nnnno non ann ann ann ann nnnnnne nenne ann nun nennen 65 Suchfilter einem Benutzer zuweisen ussusssesssensenenennenenennnnenennnen 66 Konfiguration Mailkonto 022002200200000 nennen nnnennnnne nennen 67 Liste Systemparamelter 0 20220024020002n0nnno ann nen ann nnnennnnnnennnennennnn 67 Foner OOKO ee ee re 69 Lizenzinformationen 22022002s0senennnnnnennnnenennnnnnennnnnnennnnnne nennen 70 Jaccantum V5 1 2 Benutzerhandbuch
23. Benutzer Dokumentenname sollen eindeutig sein Seite 13 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum Der Dateiname inklusive des Pfades und der Dateiendung darf nicht l nger als 255 Zeichen sein e Eindeutigkeit je Objekttyp 100 Zeichen maximal f r alle administrativen Objekte in accantum e Ablageortnamen auf 100 Zeichen beschr nkt und darf keine Sonderzeichen enthalten e Der Ordnerstruktur in accantum kann beliebig lang sein e Generell sollte auf Sonderzeichen in Pfaden Ablageorten und Dateinamen verzichtet werden accantum unterscheidet zwischen Dateinamen Name der Datei wie diese an accantum bergeben wird nicht sichtbar f r den Anwender und dem Dokumentennamen wie er an der Oberfl che angezeigt wird Beim Download eines Dokuments wird standardm ig der nicht sichtbare Dateiname als Dateiname bergeben In den Parametern kann man konfigurieren das der Dokumentenname anstatt des Dateinamens verwendet wird Ausnahme Bei Dokumenten welche aus mehreren TIFF s bestehen wird der Dateiname der ersten TIF Datei als Dateiname f r das Dokument welches aus mehreren TIF Seiten besteht verwendet Eine detaillierte Beschreibung der Konfigurationsm glichkeiten finden Sie im Kapitel Administration Seite 14 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum 3 Grundlegende Arbeitstechniken In diesem Kapitel geht es um generelle Arbeitstechniken mit accantum Ferner geben wir ein paar n tzlich
24. Fb Laflung Pos Menge Alie Tas 1 00 Sc 2 3 00 zu zzgl 19 00 LE au Gesaenbeir Bihis innihald von 14 Tagen mi Fi fiom Innerhalb von 30 Tagen mean Lishanueg bus Hia kir danken I lhon Aufirag Pras von hs 2 p T Ru hoch gt nechverh Biriklpitzahl Sheanar Emeki hari THET huii E iH ei eohsland kig Aji JET SH ai Hagai pah beaich Abbildung 1 1 Migration von PDF Dokumenten Seite 6 von 73 Tal aan accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum 1 4 Wissenswertes zum Konzept Dokumente stehen in Ablageorten Postf chern nur verlinkt zur Verf gung Die Metadaten sind grunds tzlich nur einmal je Dokument vorhanden F Name S Vorschau Dokument Datum Abgelegt am Ge ndert am El Rechnung 2008003 14 08 2008 14 08 2008 27 09 2010 L Ablageorte ContoPor GmbH Verwaltung Einkauf Rechnungen Ablageorte ContoPor GmbH Verwaltung Buchhaltung Abbildung 1 2 Verlinkung von Dokumenten Unterschiedliche Benutzer erhalten auf ein und dasselbe Dokument abh ngig von Ihren Rechten auf Ordner und Kategorie unterschiedliche Sichten Werden Dokumente bzw die Links auf das Dokument kopiert so stehen die Dokumente in verschiedenen Ablageorten zur Verf gung Die Metadaten sind grunds tzlich nur einmal je Dokument vorhanden Werden also im Ablageort A Metadaten zum Dokument D ver ndert so gelten diese nderungen ebenso f r das Dokument D welches im Ablageort B l
25. Seite von 1 Name Ausgeliefertam Name Beschreibung Im Beschreibungsfeld zum Stempel ist Name und KFZ gt m Kennzeichen zu vermerken Berechnet am Do C Bestellt am Betrag erhalten am _ Einmalig Fi Bezahlt am Enth lt Datum w L Eingang am Datum nderbar Fj Entspricht dem u Original L schbar a Abbildung 6 19 Attribute Eigenschaften Seite 55 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum 6 7 Aufgaben Um ein Dokument in eine Aufgabe Workflow bringen zu k nnen m ssen die Aufgaben zun chst definiert werden Eine Aufgabe bekommt einem eindeutigen Namen und besteht aus mehreren Arbeitsschritten E Name Rechnung pr fen Beschreibung Beispiel einer Rechnungspr fung Arbeitsschritt definieren Schritt Nr 2 a Schrittname Rechnungsbetrag gt 1000 Schritt Beschreibung Betrag gt 1000 zu bearbeiten durch _ Benutzer Gruppe Benutzer Gruppe Verwaltung m Anz erf Zustimmungen E Alle Benutzer Folgeschritt OK 3 Pr fung durch Gesch ftslei a Folgeschritt nicht OK 4 Zahlungsfreigabe E Abbildung 6 20 Aufgaben Die Arbeitsschritte erhalten eine Nummer Name sowie optional eine Beschreibung Jeder Arbeitsschritt muss einem Benutzer oder einer Gruppe zugeordnet werden Der Benutzer eines jeden Arbeitsschrittes erh lt das Dokument in seine Aufgabenli
26. baish nchr 2 Yerglrg vor al Done ne 21 Der Schlier zahl Er is Lei ea Ail Siea ran sa erg ung da aich imisa Schulgeld ur die Eirachrebazee Fr sta Cua chugek wrechreei wich pLa jen wor dar Gohlis gebuerzer Stufen Da hiha der Verg tung Im Eirzainar erzbr sich ma De 3 22 Enrschmeibageschr Preia f r COL Premi PO Sen Tahura Migan 1 TAHI Iahiingust Barahir Dis Lamirgan srd ger k f F r H LRSRG von dar Urramiraisuar babai i 4 D k ri wir sich der einzelner di im Werirng apia w hrend Sea Vetagsseh rinese gerachlen Angaben Abbildung 4 5 Dokument mit n chstem Aufgabenschritt Seite 22 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum Mit dem ffnen des Dokuments ist noch keine Aktion passiert die Aufgabe Wiedervorlage ist noch offen open und somit noch kein Ergebnis verf gbar Unverarbeitet Aufgaben Historie Er Aufgabe Schritt Ergebnis E Wiedervorlage Pr fung 11 07 2012 02 02 2013 Genehmigt Vorlage am Aufgabenschritt Benutzer Gruppen Bemerkung Ergebnis 11 07 2012 Pr fung Max M ller Best tigt Wiedervorlage Pr fung 02 02 2013 Vorlage am Aufgabenschritt Benutzer Gruppen Bemerkung Ergebnis 02 02 2013 Pr fung Administrator Unwerarbeitet Schlie en Abbildung 4 6 Aufgabe mit Aufgabenschritt Unverarbeitet Das Dokument wird gepr ft eventuell um neue Metadaten Stempel Notizen Freizeichnungsfeld etc erg nzt und dann wie folgt die Wiedervorlage
27. bbildung 6 8 AD Importgruppe Benutzer und Gruppen k nnen nun aus dem AD importiert werden Benutzer a 2 IN Deaktivierte anzeigen Abbildung 6 9 AD Import Neue Benutzer welche per AD bernommen werden erhalten zun chst keine Berechtigungen Sie erhalten auf den pers nlichen Ordner die in den Parametern festgelegten Standardberechtigungen sofern ein pers nlicher Ordner beim Import angelegt wird AD Import pr ft zuerst ob die vorhandene Lizenz f r die zu importierenden Benutzer ausreichend ist ist dies der Fall werden die Benutzer des AD bernommen ansonsten kann der Import nicht ausgef hrt werden Folgend sollten zun chst die Gruppen mit Berechtigungen versehen und danach spezifische Berechtigungen auf einzelne Benutzer vergeben werden Werden sp ter erneut ber den Importmechanismus Benutzer hinzugef gt werden diese den bestehenden Gruppen in accantum zugeordnet und erhalten somit deren Berechtigungen Die Zuordnung geschieht nur zu den Gruppen die aus dem AD importiert wurden ansonsten muss eine manuelle Zuordnung erfolgen Wird ein Benutzer im accantum deaktiviert und anschlie end per AD Import neu importiert wir der deaktivierte Benutzer durch den Import wieder aktiviert Meldet sich ein Benutzer mit Windows Authentifizierung an und ist dieser noch nicht im accantum angelegt wird dieser automatisch hinzugef gt und der richtigen Gruppe sofern vorhanden zugeordnet Hierzu muss im Men Parameter folgend
28. bearbeitung Zahlungsfreigabe Auftragsbearbeitung Auftragsbeleg pr Urlaubsplanung ContoPor April 2009 xls 03 09 2008 Abgelegt 03 09 2008 03 09 2008 AccServiceUser Vertraulichkeitsvereinbarung ContoPor 10 08 2008 Abgelegt 11 08 2008 10 08 2008 AccServiceUser UUN Drivathaftnflichtuareicharung Drad 1n ne Dane Ahnalant 10 ne Dnnao Ill gt Auftragsbearbeitung Auftragsbeleg pri gt Abbildung 2 2 Web Anwendung nach erfolgtem login Folgende Men leiste findet sich im Archiv an mehreren Stellen wieder die Icons Funktionen werden hier kurz beschrieben Refresh der Ordner Ablagestruktur Editieren von Namen Neuanlage von Ordner Kopieren von Ordner Ausschneiden von Ordner Einf gen von Ordner und L schen von Ordner Danach kommt das Suchfeld wo nach einem bestimmten Ordner gesucht werden kann die Suche starten sie mit Klick auf das Fernglassymbol oder der lt Returntaste gt Wenn Sie mit der Maus ber eines der lt Men lIcons gt fahren blendet sich ein Tooltip ein der die Funktionalit t des Icons kurz beschreibt Ordner en a E a A Abbildung 2 3 Men leiste Icons zur Bearbeitung Seite 11 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum 2 2 2 Einstellungen Der Bildschirm gliedert sich in zwei Teilbereiche links der Bereich f r pers nliche sprich benutzerspezifische Einstellungen welche logisch in Kartenreiter zusammengefasst sind Rechts zwei bereinander ange
29. best tigt Durch Best tigen oder Ablehnen wird die Aufgabe in den n chsten Schritt berf hrt Abbildung 4 5 Dabei wird das Zeitfenster zu bearbeiten bis ausgehend vom Tagesdatum und der definierten Zeit f r den folgenden Schritt neu berechnet N chster Aufgabenschritt Kein weiterer Aufgabenschritt vorhanden Vorlage am Zu bearbeiten bis Informationen f r den n chsten Aufgabenschritt OK Abbrechen Abbildung 4 7 Best tigen Ablehnen Dialog Im Best tigen Ablehnen Dialog hat der Bearbeiter die M glichkeit das Zeitfenster zu editieren und Informationen f r folgende Bearbeiter einzutragen Ist in der Aufgabe kein Folgeschritt definiert wird die Aufgabe abgeschlossen und wird nach Aktualisierung auch nicht mehr in der Aufgabenliste angezeigt Seite 23 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum Aufgabenschritt weiterdelegieren X Delegieren an Claudia Huber m OK Abbrechen Abbildung 4 8 Aufgabenschritt weiterdelegieren Aufgabenschritte k nnen ber den Schalter Weiterdelegieren Abbildung 4 5 einem anderen Bearbeiter zugeordnet werden Hierbei wird der aktuelle Schritt nicht verlassen edE Aufgabe Aktueller Schritt Pr funa Abbildung 4 9 Aufgaben History ffnen In der Aufgaben History lassen sich alle Aufgaben und die Entscheidungen innerhalb der einzelnen Schritte durch die ein Dokument gelaufen ist
30. chliche Sicht auf die Dokumente verstanden beispielsweise Belege aus der Warenwirtschaft Rechnungen Angebote Lieferscheine oder Dokumente welche bei der Produktion verwendet werden Welche Attribute haben die Dokumente einer Kategorie gemeinsam Jede Dokumentenkategorie kann um individuelle Attribute Felder erweitert werden So haben Ausgangsbelege in der Regel eine Belegnummer ein Belegdatum eine Kundennummer und so weiter Wie soll die Ablage die Ordnerstruktur aufgebaut werden Nach Standorten Abteilungen Mandanten zeitlich nach Gesch ftsjahren Oder eine Mischung aus mehreren Parametern Wer soll auf welche Ablage Ordner welchen Zugriff bekommen Welcher Mitarbeiter erh lt generell Zugriff auf welche Ablage Archivbereiche Soll der Zugriff weiter eingeschr nkt werden beispielsweise auf Dokumente einer Kategorie Der verantwortliche Ausbildungsleiter erh lt Zugriff auf die Personalordner aber nur auf die Personalakten der Auszubildenden Wie sollen die Dokumente abgelegt werden Mittels der Ablageregeln k nnen Dokumente genauer gesagt der Link auf ein Dokument in mehrere Ordner abgelegt werden So k nnte eine Ausgangsrechnung in der Buchhaltung gleichzeitig aber auch beim Kunden und dem zugeordnetem Projekt abgelegt werden Wichtig Das Dokument und die zugeh rigen Daten sind im System nur einmal vorhanden Wie sollen E Mails abgelegt werden Hier gilt das gleiche Prinzip wie f r andere Dokumente erg nzend g
31. chtige Informationen ber das Dokument wie dessen Name zugeordnete Kategorie und vieles mehr Wenn man das Recht dazu hat kann man die Informationen Metadaten bearbeiten kr Dokumentenname Rechnung Esso 128120 Dokument Status Abgelegt Kategorie Eingangsbelege m Dokumentdatum 18 06 2008 Ablauf Aufbewahrungsfrist 01 01 2019 Beschreibung Rechnung Esso INA Schaeffler Schlagw rter Esso Heiz l Extra F Referenznummer 1128120 Abbildung 4 19 Dokument Informationen Metadaten Die Kategorie des Dokumentes beeinflusst die Attribute da diese je Kategorie festgelegt werden Seite 30 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum Attribute hier sind die individuell angelegten Felder der Kategorie dem das Dokument zugeordnet ist zu bearbeiten Rechnung Esso 128120 Beleg Art Eingangsrechnung ER Belegbetrag 11210 95 Beleg Datum 22 04 2005 Beleg Nummer 12180 Abbildung 4 20 Dokument Attribute Verschlagwortung hier findet sich der Text welcher ber die automatische OCR Volltexterkennung ermittelt wurde Dar ber hinaus erh lt man Informationen zum Analysestatus und kann diesen bei Bedarf bearbeiten Es k nnen beliebig viele Notizen zu dem Dokument hinterlegt werden Erstell Datum Notiz 1 zu Dokument 11 0 201 C Notiz 2 Nachtrag 11 02 2012 Abbildung 4 21 Dokument Notizen Hochgeladene Anh nge werden zum Dokument abg
32. den Steuerpflichtige Belege m ssen f r die Steuerpr fung vorgehalten werden gleiches gilt f r SV Pr fungen dies kann mit den drei Checkboxen zugeordnet werden Der Pr fer erh lt dann eben nur Zugriff auf die Dokumente die als solche automatisiert ber die Kategorie gekennzeichnet wurden In Vorsystemen erzeugte Dokumente oder auch durch den Einsatz hochwertiger Scanner k nnen bereits lesbare PDF Dokumente zur Verf gung gestellt werden So dass man auf die OCR Optical Character Recognition also die Wandlung von Bild in Textformat verzichten kann dies entlastet die Rechnerleistung und spart Lizenzen f r die OCR Erkennung ein Dokumente einer bestimmten Kategorie k nnen dann auch gleich einer Aufgabe Workflow wie hier der Rechnungspr fung zugeordnet werden Mehr zu den Aufgaben erfahren Sie in Kapitel 6 7 Revisionssicher archivierte Dokumente k nnen w hrend der Aufbewahrungsfrist nicht ver ndert werden aber Sie k nnen konfigurieren was w hrend dieser Zeit mit dem Dokument noch geschehen darf In der obigen Abbildung wird erlaubt archivierte Dokumente einer Aufgabe zu zuordnen und auch nachtr glich noch Beziehung zu anderen Dokumenten zu erm glichen Um Belege nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht manuell l schen zu m ssen k nnen diese automatisiert gel scht werden F r Dokumente einer Kategorie k nnen Benachrichtigungen in eine Tabelle geschrieben werden wenn das Dokument einen bestimmten Status
33. e Hinweise im Umgang mit accantum 3 1 Umgang mit Fenstern Die meisten Fenster k nnen in Ihrem Auftreten angepasst werden Gehen Sie hierzu auf den Dropdown Pfeil der jeweils rechts oben im Fenster sofern verf gbar zu finden ist Klicken Sie den Nach unten Pfeil an und Sie sehen je Fenster die m glichen Einstellungen f r dieses verschiebbar Andockbar Registernavigation Automatisch m H ntergrund Verstecken Abbildung 3 1 Fensterverhalten Testen Sie einfach mal alle M glichkeiten durch und verschaffen sich so einen Eindruck dar ber 3 2 Umgang mit Listen Die Spaltenbreite von Listen k nnen durch ziehen ver ndert werden Hierzu verwandelt sich der Cursor zwischen den Spaltenk pfen in ein Doppelpfeil Die Spaltenanordnung kann per Maus indem man auf den Spaltenkopf geht die linke Maustaste gedr ckt h lt und die Spalte verschiebt ge ndert werden Dokumentliste Typ Vorschau Dokument Datum Abgelegt am Ge ndert am Abgelegt von Status Referenznummer Seiten Version 6 E Angebot AG2008002 HHM Metallbau tif 10 08 2008 10 08 2008 16 05 2012 AccServiceUser Abgelegt AG2008002 BE Angebot AG2008003 Planungsgesellsch 13 08 2008 13 08 2008 16 05 2012 AccServiceUser Archiviert 2008003 Abbildung 3 2 Listeneinstellungen Die Darstellung der Liste kann durch verschieben der Spalten und deren Breite abge ndert werden Durch Klick auf den Spaltenkopf kann man die Liste nac
34. eits als lesbare PDF vorliegen Eingangsbelege hingegen nicht Wie Sie Kategorien einrichten und was dabei zu beachten ist lesen Sie im Kapitel 6 4 3 5 Aufgaben Aufgaben Workflow dienen dazu Dokumente anderen Benutzern des accantum Systems mit einer Aufgabe zu zustellen Hierbei werden drei Rollen unterschieden derjenige der ein Dokument einer Aufgabe zuordnet sprich den Workflow f r das Dokument anst t die Beteiligen denen das Dokument mit einer entsprechenden Aufgabe zur Erledigung zugestellt wird und den Stellvertreter der ein Dokument in seiner Aufgabenliste angezeigt bekommt sobald ein Schritt die zugeteilte Bearbeitungszeit berschreitet bzw per Mail benachrichtigt werden kann sobald die Gesamtdauer der Aufgabe berschritten wurde In Kapitel 4 2 zeigen wir Ihnen wie Sie mit Aufgaben arbeiten Bevor Sie ein Dokument einer Aufgabe zuordnen m ssen zun chst im Administrationsbereich die Aufgaben angelegt werden Siehe hierzu Kapitel 6 7 Ein Dokument kann sich immer nur in einer aktiven Aufgabe befinden Nach Abschluss k nnen beliebig oft neue Aufgaben gestartet werden Aufgabenschritte Bearbeiter und Notizen k nnen jederzeit in der Aufgaben History nachgesehen werden Seite 16 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum 3 6 Deaktivieren L schen von Daten Benutzer Gruppen k nnen nicht gel scht werden Diese werden Deaktiviert und bei Bedarf wieder aktiviert siehe hierzu Kapitel 6 1 Gleiches gilt
35. elegt und k nnen von dort direkt aufgerufen werden KELE accantum V5 0 API Dokument 11 02 2012 Accantum Installations Anleitun 11 02 2012 Seite 31 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum Dokumente werden digital gestempelt erg nzend zu herk mmlichen Stempel k nnen Bemerkungen hinzugef gt werden Enth lt ein Dokument mehrere Stempel so werden diese unterhalb in einer Liste aufgelistet exXu gt 6 Stempelauswahl lien Bemerkung Sparkasse Rosenheim Stempel Datum 24 02 2012 Stempel Bemerkung Ausgeliefert am Huber R _KS5323 22 02 2012 Berechnet am I 22 02 2012 Sparkasse 74 072 201 Betrag erhalten am i g Rosenheim Abbildung 4 23 Dokument Stempel Dokumente k nnen in Aufgaben Workflow bergeben werden Dort werden diese dann von Aufgabenschritt zu Aufgabenschritt weitergeleitet Seite 32 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum Aufgabe Rechnung pr fen m Erster Schritt Rechnungsbetrag gt 1000 Bemerkung Rechnung wegen Skontonutzung bitte innerhalb 4 Tage pr fen und freigeben Delegieren an mann o e Vorlage Termin 11 02 2012 Starten Abbildung 4 24 Dokument Informationen Metadaten Dokumente k nnen mit weiteren in accantum vorhandenen Ablageorten und anderen Dokumenten in Verbindung gebracht werden Ein Dokument kann in mehrere Verzeichnisse abgelegt werden Das Dokument selbst ist n
36. enutzerverwaltung verwendet e Basic Authentication ist die h ufigste Art der HTTP Authentifizierung Der Webserver fordert mit eine Authentifizierung an anschlie end sendet er Benutzername und Passwort Base64 codiert an den Server zur ck Die Daten sind zwar codiert aber nicht verschl sselt e Digest Authentication verschl sselt im Gegensatz zur Basic auch die Daten e Windows Sie verwenden die Anmeldedaten von Ihres Windows Login AD Hinweis HTTP Authentifizierung ist ein Verfahren mit dem sich der Nutzer eines Webbrowsers gegen ber dem Webserver bzw einer Webanwendung als Benutzer authentisieren kann um danach f r weitere Zugriffe autorisiert zu sein Geben Sie nun Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein und klicken Sie auf anmelden den Benutzernamen und Ihr Passwort erhalten Sie von Ihrem Administrator Seite 10 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum 2 2 Hauptnavigation Als Administrator also angemeldeter Benutzer mit allen Rechten erhalten Sie Zugriff auf alle Bereiche der Softwarel sung diese sind wie folgt unterteilt 2 2 1 Archiv Der normale User wird vorwiegend im Archiv arbeiten Die Archivansicht gliedert sich in folgende drei Arbeitsbereiche Fenster e Ordner Ablagestruktur e Dokumentenliste durch Auswahl eines Dokuments erh lt man die Dokumentenansicht e Anstehende Aufgaben accantum Angemeldet Administrator Archiv Contopor51 Archiv Einstellungen Administration
37. er Wert AD Import auf 1 stehen AD Import automatisch bei Anmeldung 1 Abbildung 6 10 AD Import automatisieren Der AD Import pr ft zuerst ob die vorhandene Lizenz f r die zu importierenden Benutzer ausreichend ist ist dies der Fall werden die Benutzer des AD bernommen ansonsten kann der Import nicht ausgef hrt werden Seite 47 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch 6 3 Ordner Hier vergeben Sie Berechtigungen f r Benutzer oder Gruppen auf die Ordnerstruktur Die Rechte werden hierbei nach unten vererbt pn j leu 4 Ablageorte Benutzer Gruppen Bauer Kompressoren backupsve Asa d 4 ContoPor GmbH amp CHuber Gesch ftsleitung Supervisior a Dokumentation 8 ci G Accantum 4 Gesch ftsleitung u u Projekte Name Erlauben _Verweigern Effekt Technik Dokument anzeigen Dokument erweitern Vertrieb d Dokument erstellen Verwaltung Dokument bearbeiten eMails Dokument archivieren 3 Dokument l schen Ferrotechnik z Dokument kopieren 521 HFK Dokument verschieben b SBE MailAblage Dokument drucken Dokument exportieren Spedition EMO Ran Dokument per Mail versenden Pers nlich Dokumentstatus ndern Posteing nge Dokumentinhalt bearbeiten Dokumentseite l schen Anhang hinzuf gen Anhang l schen Stempel hinzuf gen Stempel l schen Dokumentversion erstellen Aufgabe starten Ablageort einsehen Ablageort erstellen Ablageort bearbeiten Ablageort l schen Ablageor
38. f r administrative Objekte wie Kategorien Attribute und Aufgaben Nur Suchvorlagen Ablageorte und Dokumente k nnen physikalisch aus dem System gel scht werden Seite 17 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum 3 7 Suchvorlagen Suchfilter Es gibt drei Suchvorlagen welche zu Anwendung kommen k nnen 1 Pers nliche Suchvorlagen kann jeder User selbst unter Einstellungen f r sich definieren Wird bei der Suche keine Suchvorlage ausgew hlt so wird die vom System vorgegebene Standardsuchvorlage verwendet Es ist sinnvoll sich eine oder mehrere Suchvorlagen die dem eigenen Suchverhalten am besten entspricht anzulegen und zu verwenden Pers nliche Suchvorlagen k nnen unter Einstellungen angelegt werden Suchvorlagen Unterordner durchsuchen Volltext Index verwenden Nur exakte bereinstimmung von W rtern Suche im aktuellen Pfad Suche in Pfad Suchbegriff Dokumenteigenschaften Benutzerdefinierte Attribute Und Suche Oder Suche Suchbegriff in den folgenden Dokumenteigenschaften suchen Dokument Name Dokument Referenznummer Dokument Beschreibung Dokument Suchbegriffe Dokument Pfad Notizen Inhalt von Dokument OCR Text Suchbegriff in den folgenden Anh angs Eigenschaften suchen Dateiname Inhalt von Anh ngen OCR Text Bemerkung Suchbegriff in den folgenden Mail Eigenschaften suchen Yon An Ce Betreff Abbildung 3 3 Suche mit Suchvorlage Angebote Der Administrat
39. fte Suche handeln soll wenn merere Suchbegriffe angegeben werden Seite 39 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch Suchbegriff Dokumenteigenschaften Benutzerdefinierte Attribute Contopor Rechnung w Und Suche _ Oder Suche Suchbegriff in den folgenden Dokumenteigenschaften suchen IW Dokument Name Dokument Referenznummer IV Dokument Beschreibung IV Dokument Suchbegriffe W Dokument Pfad W Notizen V Inhalt von Dokument OCR Text Suchbegriff in den folgenden Anhangs Eigenschaften suchen W Dateiname I Inhalt von Anh ngen OCR Text IV Bemerkung Suchbegriff in den folgenden Mail Eigenschaften suchen W von lv An VI cc IV Betreff Suchbegriff in den folgenden benutzerdefinierten Attributen suchen Iv In allen Attributen suchen Suche in spezifischen Attributen Beleg Art A _ Belegbetrag _ Beleg Datum _ Beleg Nummer Abbildung 5 5 Pers nliche Suchvorlagen Einstellungen Suchbegriff Suchbegriff hier kann man optional eine Vorbelegung f r die Standardsuche eingeben Wichtig auch ob es sich um eine ODER verkn pfte Suche oder um eine UND verkn pfte Suche handeln soll wenn mehrere Suchbegriffe angegeben werden Suchbegriff Dokumenteigenschaften Benutzerdefinierte Attribute Umsatzsteuerrelevant Ja Nein Lohnsteuerrelevant Ja Nein Sozialversicherungsrelevant Ja Nein Archiviert am von e bis e e bis e Ge ndert am von
40. g 6 17 Abbildung 6 18 Abbildung 6 19 Abbildung 6 20 Seite 72 von 73 accantum DOKUMENL ANNaNge seen ee en 31 Dokument Stempel u2202202200200nnennennennnnnnnnnnnnennennenne nme nennen 32 Dokument Informationen Metadaten 0022022002202eneenenen 33 Dokument Verkn pfungen in andere Ablageorte 33 Dokument Beziehungen zu anderen Dokumenten 34 FISTO Eine ee ee 35 Hochladen neuer Versionen nnnnnnenonnnnennnnnnennnnnrnnnnrnrerrnenrnrnnrennne 39 Dokumentenliste exportieren 2 22022022020020 000 ann nnn nennen nennen 36 Metadaten eines Dokuments exportieren 0220240200200nn nennen 36 Einstellungen Sortierreihenfolge von Listen 0220220022020 37 Einstellungen Suche u22u0220220nnonenennonnnennenenennenenennenenennenen 38 Einstellungen Dokumentansicht 22002002402402n0nnn nennen 38 Pers nliche Suchvorlagen generelle Einstellungen 39 Pers nliche Suchvorlagen Einstellungen Suchbegriff 40 Pers nliche Suchvorlagen Dokumenteneigenschaften 40 Pers nliche Suchvorlagen Einstellungen Attribute 41 Kumulierung der Rechte 02202002000000000nn0nnonnn ann ann ann anne 43 Kumulierung der Rechte am Beispie
41. geben werden Das Dokument wird also mit der gleichen Kategorie wie erkannte Dokumente abgelegt kann aber trotzdem automatisiert in eine Aufgabe gestellt werden Seite 59 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum Regel Aktionen Dokumenteigenschaften OCR Konvertieren Dokumenteigenschaften Dokumentname wenn hier nichts eingetragen wird wird der Dokname verwendet Kategorie Dokumente amp Jahre x Sprache x OCR unterdr cken a Steuerrelevanz Umsatzsteuerrelevant Lohnisteuerrelevant E Sozialversicherungsrelevant _ Archivieren Ablage in Posteingang ins Archiv revisionssicher archivieren Aufbew ahrungsfrist Jahre B Aufgaben Aufgabe starten x Ablage Ziel e p p x 1 Ablageziel Ablageorte Archiv ContoPor Unterordner erzeugen Abbildung 6 24 Ablageregel Optional k nnen bei der Ablage in Posteing ngen bereits Links f r den Archivbereich gespeichert werden Dokumente werden abh ngig von ihrem Status in einem Posteingang oder im Archivbereich angezeigt Den Dokumentstatus k nnen sie in der Regel bei Archivieren in Posteingang oder ins Archiv festlegen Ablage Zielle 2 A 1 Ablageziel Ablageorte ContoPor GmbH Verwaltung Unterordner erzeugen YEAR MONTH Abbildung 6 25 Ablageregel Das Speichern von Ablagezielen zu Dokumenten im Posteingang ist dann sinnvoll wenn man die Dokumente so wie diese ins System kamen org
42. h jeder Spalte auf absteigend sortieren Die generellen Listeneinstellungen z B Defaultsortierung werden unter Einstellungen siehe Kpaitel 5 1 vorgenommen Seite 15 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum 3 3 Dokumente und Daten Stammdaten Metadaten accantum unterscheidet das Dokument Bin rdatei und die zugeh rigen Metadaten Ein Dokument und dessen Metadaten sind im System nur einmal vorhanden auch wenn es in mehreren Ablageorten verlinkt zur Verf gung steht Die Stammdaten als auch Ablageorte k nnen als XML Datei exportiert werden siehe Kapitel 4 10 3 4 Kategorien und Attribute Dokument Kategorien repr sentieren in accantum die fachliche Sichtweise auf Dokumente Diese Kategorien k nnen mit weiteren Attributen und Funktionalit ten versehen werden und stellen damit ein m chtiges Instrument da Die durchdachte Anlage von Kategorien und deren Konfiguration ist eine der elementaren Arbeiten beim Anlegen eines neuen Archivs Dokumente einer Kategorie beispielsweise Eingangsrechnung oder Lieferschein k nnen um spezifische Attribute Betrag Nummer Konto erg nzt werden Dokumente einer Kategorie k nnen automatisiert in Aufgaben berf hrt werden beispielsweise Rechnungspr fung etc Auf Dokumente einer Kategorie k nnen verschiedene Funktionen erlaubt werden beispielsweise soll bei Ausgangsbelegen keine OCR Erkennung stattfinden da man wei das Ausgangsbelege aus der Warenwirtschaft ber
43. hat sich die Rechteermittlung wie folgt ge ndert Seite 42 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum Gew hrte Rechte Gewahrte Rechte Parent Ablageorte Kategorie Effektive K Berechtigungen aller Links verweigerte verweigerte I Eff Berechtigung Rechte Rechte l Dokument Parent Ablageorte Kategorie verweigerte Benutzer Typ Berechtigung Abbildung 6 1 Kumulierung der Rechte Es werden die Rechte aller Links zu einem Dokument ermittelt und mit den Rechten der Kategorie kumuliert Dies passiert getrennt f r die Erlaubt Rechte und f r die Verweigert Rechte Daraus ergeben sich die Effektivberechtigungen aller Links Diese Effektivberechtigung aller Links wird nun noch mit den Benutzertyp Berechtigung abgeglichen um dann letztendlich die Berechtigung auf das Dokument zu erhalten Zur Verdeutlichung an folgendem Beispiel f r Ablageordner 4 ContoPor GmbH 1 0 1 1 0 1 1 0 1 erlaubt Dokumentation gt Gesch ftsleitung gt Projekte Technik gt Vertrieb 4 Verwaltung 1 1 0 NL 1 1 0 1 1 0 nicht erlaubt 4 Buchhaltung 1 0 0 1 1 i 1 1 0 nicht erlaubt Finanzen Abbildung 6 2 Kumulierung der Rechte am Beispiel Ordnerstruktur Alle Rechte werden kumuliert also m ssen die Berechtigungen ber alle Ebenen zusammen gez hlt werden um dann aus dieser Summe die Subtraktion zu bilden 1 erlaubt O nicht erlaubt Ablageregeln dienen dazu Dokumente automatisiert in accantum an eine ode
44. hrt werden so sind diese per Hacken vorab zu markieren Folgende Funktionen stehen zur Verf gung Refresh der Dokumentenliste Editieren ffnet alle gew hlten Dokument Neuanlage von Dokumenten manueller Upload Kopieren von Dokumenten Links auf ein Bin r und Metadatensatz Ausschneiden von Dokumenten Einf gen von Dokumenten L schen von Dokumenten mehrere Dokumenteigenschaften bearbeiten Dokumente als Mailanhang verschicken und die Metadaten zu ausgew hlten Dokumenten als CSV Datei exportieren Kapitel 4 10 1 Die Dokumentenliste ist erweitert um ausgew hlte Dokumente bearbeiten ausgew hlte Dokumente per E Mail versenden und die Dokumentenliste als CSV herzunter zu laden Bitte beachten Sie dass all diese Aktionen nicht nur auf die abgelegten Dokumente in einem Ordner sondern auch auf beliebige Suchergebnisse zutreffen Praxis Filtern Sie alle Dokumente zu einem Gesch ftsvorfall selektieren und versenden diese per E Mail an Ihren Gesch ftspartner Seite 25 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum 4 4 Bearbeiten mehrerer Dokumente Dokumentliste L Reg tegone El Ange Dokumenteigenschaften E Sprache II E RG 2 je Dokument Datum OCR unterdr cken Steuerrelevanz Umsatzsteuerrelevant Lohnsteuerrelevant Sozialversicherungsrelevant Archivieren Ablage in Posteingang ins Archiv revisionssicher archivieren Aufbew a
45. hrungsfrist Jahre I B Ablage Ziel e a OK Abbrechen Abbildung 4 11 Dialog zum Bearbeiten mehrerer Dokumente Mit dem Dialog zum Bearbeiten von mehreren Dokumenten aus einer Dokumentenliste Suchtrefferliste haben Sie die M glichkeit einzelne Eigenschaften der getroffen Auswahl mit wenigen Einstellungen zu ndern Bei der Auswahl einer Ablageregel werden die Dokumente anhand der dort getroffenen Definitionen bearbeitet Kapitel 6 10 Ablage Ziel e f gt den Dokumenten zus tzliche Ablage Ziele hinzu Dokumente k nnen also nicht ber diese Bearbeitung verschoben werden Dokumente werden auch bei gespeicherten Ablage Zielen solange im Posteingang angezeigt bis ihr Status auf ins Archiv gesetzt wurde Ein Verschieben von Dokumenten aus dem Archivbereich zur ck in einen Posteingang ist nicht m glich und f hrt zu einer entsprechenden Fehlermeldung Seite 26 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum 4 5 Dokumentensuche Zur Dokumentensuche geben Sie beliebige Werte durch lt Leerzeichen gt getrennt in dem zweiten Suchfeld ein und bet tigen dann lt RETURN gt oder klicken das lt Fernglassymbol gt an Abbildung 4 12 Dokumentenliste Suchbegriffe accantum durchsucht dann alle Dokumente ausgehend von dem Ordner indem Sie sich befinden Mit dem durchgestrichenen Fernglassymbol wird die Suche wieder aufgehoben Es wird wieder die ungefilterte Dokumentenliste des aktuellen Ablageorts Postei
46. ibt es aber noch die E Mail Headerdaten zur Auswertung wie Absender Betreff etc Ferner k nnen Anh nge getrennt abgelegt werden Oftmals werden Rechnungen als Anhang in einer E Mail versendet diese sollen aber getrennt abgelegt werden Welche Dokumentenbezogene Aufgaben gilt es ab zu bilden Rechnungsfreigabe Genehmigung Urlaubsantr ge und dergleichen Seite 8 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum Sollen Suchvorlagen zur Verf gung gestellt werden und welche Insbesondere bei gro en Dokumentenbest nden macht es Sinn mit Suchvorlagen zu arbeiten da diese die Suche genauer definieren und exaktere Suchergebnisse liefern Seite 9 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum 2 Die Programmoberfl che 2 1 Starten des Programms Um accantum zu starten ffnen Sie bitte den Browser wie z B den Internet Explorer und geben in die Adresszeile den Link der gehosteten Silverlight GUI an accantum Archive URL http srobuild01 50000 Archive Name Contopor5s1 Authentifizierung Accantum 2 Benutzer administrator Passwort Anmelden Abbildung 2 1 accantum Startmaske W hlen Sie als erstes unter Archive URL das Archiv aus auf welchem Sie arbeiten recherchieren m chten Ihnen wird dann der Name des Archivs angezeigt W hlen Sie die Art der Authentifizierung accantum bietet folgende Anmelde M glichkeiten e Accantum dies bedeutet es wird die accantum eigene B
47. iegt Tats chlich sind ja Dokument und Metadaten nur einmal vorhanden es gibt nur mehrere Verlinkungen auf dieses Dokument aus unterschiedlichen Ablageorten Posteing nge sind die erste Anlaufstelle f r ein Dokument Historisch wurden Dokumente entgegen genommen und zur weiteren Bearbeitung in die Postf cher der einzelnen Mitarbeiter oder Abteilungen verteilt In Posteing ngen befinden sich also Dokumente die noch um Metadaten erg nzt werden sollen Mussten mehrere Mitarbeiter Aufgaben zu einem Dokument erledigen wurde dies in der Vergangenheit einfach kopiert und in mehrere Postf cher verteilt Hier ergibt sich ein Widerspruch von Arbeitsweise und dem Konzept dass alle n tigen Informationen zu einem Dokument gespeichert werden sollen denn wenn mehrere Kopien existieren sind die Informationen nicht mehr eindeutig zu einem Dokument Gibt es mehrere Links auf ein Dokument stellt sich die Frage Wer entscheidet wann das Dokument vollst ndig ist und archiviert werden darf und was passiert mit den Sichten auf andere Posteing nge Daher darf in accantum ein Dokument immer nur in einem Posteingang liegen Damit mehrere Mitarbeiter Abteilungen an einem Dokument arbeiten k nnen gibt es die Aufgaben Kapitel 3 5 um eine vom Speicherort unabh ngige Sicht auf ein Dokument zu genau diesem Zweck zu generieren Dokument Kategorien repr sentieren in accantum die fachliche Sichtweise auf Dokumente Diese Kategorien k nnen mit weiteren Attributen
48. ieren v7 Dokument l schen Dokument kopieren v Abbildung 6 16 Kategorien Berechtigungen auf Dokumente Kategorie Einstellungen haben eine h here Priorit t als manuell eingestellte Werte beim Dokument Diese werden also von den Einstellungen der Kategorie berschrieben dies betrifft insbesondere die Steuerkennzeichen Alle Rechte die ein Benutzer aus unterschiedlichsten Konfigurationen hat werden summiiert und dabei sein effektives Recht berechnet Beispiel Der Benutzer UFlensburger hat Im Ablageort Verwaltung das allgemeine Recht Dokumente zu kopieren und zu l schen Aber f r die Kategorie Eingangsbelege ist es Ihm verweigert dann kann er im Ablageort Verwaltung keine Dokumente der Kategorie Eingangsbelege l schen oder kopieren Die Rechte werden ber alles auf summiert Das Veweigertrecht hat immer h here Priorit t als ds Erlaubt Recht Seite 53 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum 6 5 Attribute Benutzerdefinierte Attribute k nnen ebenfalls konfiguriert werden Unter Eigenschaften legt man zun chst das Attribut und dessen Typ fest Name Beleg Art Eigenschaften Zuordnungen Berechtigungen Typ Zeichenfolge r Sichtbar BA Pflichtfeld laj Einmal beschreibbar L Standardwert L nge Format Auswahlliste x Auspr gungen o x wert Deaktiviert Rechnung AR _ Lieferschein LS _ Angebot AG
49. in r gleich an der richtigen Stelle abgelegt haben m chte bevor diese dem Sachbearbeiter in seinen Posteingang zur Weiterbearbeitung zugestellt werden Die gespeicherten Ablageziele k nnen nicht mehr bearbeitet werden bis das Dokument in den Archivbereich verschoben wurde Seite 60 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum Ordner l ex gt vVorverarbeitung Posteing nge Allgemein Abbildung 6 26 Ablageregel Die Dokumente k nnen in dem angelegten Posteingang Allgemein bzw dem in der Regel definierten Posteingang vom zust ndigen Sachbearbeiter eingesehen und manuell weiter bearbeitet werden Der Ablageregel wurde der Name Allgemein gegeben Wird der Ablageregel ins Archiv definiert so werden alle Dokumente aus dem Windows Filesystem Rosenheim geholt und im Archiv unter Ablageorte ContoPor GmbH Verwaltung lt aktuelles Jahr gt lt aktuelles Monat gt mit den zugewiesenen Eigenschaften abgelegt Es wurde also kein Posteingang im Archiv erzeugt da die Dokumente direkt in die Ablage gelegt wurden Bereits vorhandene Posteing nge werden durch das ndern der Ablageregel nicht automatisch gel scht ii Name Belege Standort Rosenheim Beschreibung Beim Eingangsverzeichnis handelt es sich immer um das bergabeverzeichnis von Dokumenten aus dem Windows Filesystem Die freie Zuordnung von Name Ablageort im Archiv zu einem Eingangsverzeichnis in Windows schafft
50. iste der im System angelegten Kategorien Jedem Dokument einer Kategorie hier Eingangsbelege k nnen Eigenschaften zugeordnet werden u Name Eingangsbelege Eigenschaften Benachrichtigungen Berechtigungen Aufbew ahrungsfrist Oahre El Cag Monat Umsatzsteuerrelewant Lohnssteuerrelevant Sozialversicherungsrelewant OCR f r Dokument unterdr cken OCR f r Anh nge unterdr cken DE og i Anh nge nicht revisionssicher setzen L Beim Ablegen Aufgabe starten Rechnung pr fen F r revisionssicher archivierte _ Dokumenteigenschaften bearbeiten erlauben Dokumente _ Benutzerdef Attribute bearbeiten erlauben Seiteneigenschaften bearbeiten erlauben Stempel bearbeiten erlauben Fi Aufgaben erstellen erlauben Fi Dokumentbeziehungen bearbeiten erlauben Dokumentversionen anf gen erlauben Anh nge bearbeiten erlauben Revisionssicher archivierte Dokumente nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch l schen Abbildung 6 14 Kategorie Zuordnung von Eigenschaften Seite 50 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum Jedes Dokument erh lt eine Aufbewahrungsfrist Lebensdauer zugeordnet damit dies nicht manuell f r jedes Dokument einzeln angegeben werden muss ordnet man diese allen Dokumenten dieser Kategorie zu Eingangsbelege also buchhalterische Belege wie Auftragsbest tigung Rechnung etc m ssen in Deutschland 10 Jahre aufbewahrt wer
51. ktuellste Version wird angezeigt Es k nnen keine unterschiedlichen Berechtigungen auf einzelne Versionsst nde vergeben werden Seite 35 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum 4 10 Daten exportieren 4 10 1 Dokumentenliste exportieren Mit dem Button Info k nnen die dort gefilterten und ausgew hlten Dokumente in eine CSV Datei exportiert werden Es werden alle verf gbaren Metadaten zu den Dokumenten exportiert Der Aufbau der Exportdatei ist in der V5 nicht konfigurierbar Dokumentliste Ser Te a OME In Dokumentliste als CSV Datei herunterladen Fi Type vorschau Name Dokument Datum Abgelegt am Abgelegt von nn EEE Abbildung 4 29 Dokumentenliste exportieren 4 10 2 Metadaten eines Dokuments exportieren Die Metadaten eines Dokuments k nnen als XML exportiert heruntergeladen werden Hierzu steht Ihnen im Bereich Dokument der lt Info Icon gt zur Verf gung Rechnung 2008003 x hdo Metadaten herunterladen Dokumenten Rechnung 2008003 Dokument Status Abgelegt Abbildung 4 30 Metadaten eines Dokuments exportieren Der Export s mtlicher Archiv Stammdaten ist im Administrationsbereich m glich siehe Kapitel 4 10 Seite 36 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum 5 Einstellungen 5 1 Einstellungen Pers nlich In den Einstellungen werden die f r den Benutzer individuellen Einstellungen vorgenommen Die Eins
52. l Ordnerstruktur 43 Deaktivierung von Stammdaten Objekten u2z0022022s022020 44 Gruppen Gruppe anlegen 2 22220240220nnennnsnnnnnnnennennennnnnnnnn nennen 45 Gruppen Benutzer Zuordnen 20220220220020 sen ennennennennennennn nennen 45 Gruppen Rechte zuordnen sessen E A nenne nennen 46 Benutzer aktivieren deaktivieren 2 0022022002s0senennnnenennnnenennenen 46 AD OGUNDE ee rei 47 ADEIMPO een enter inenineneineniimenchreineereie 47 AD Import automaltisieren 220020220220nnennennnnnnnennennennnnnnnnnennen 47 Rechtevergabe auf Ordner nannnnannannnnnnonnnnnnnnnrnrrnnnnrnrrnrnnrnrrnrnnnne 48 Verweigert Recht 02402200200240200000 000 nnnnnn ann nn nennen ann ann ann nnnnnnen 48 Liste der im System angelegten Kategorien 2 22002s022000o 50 Kategorie Zuordnung von Eigenschaften 02200220020e2n0 20 50 Zuordnung von Benachrichtigungen 2220220220220eennnennennennnnnneneenen 52 Kategorien Berechtigungen auf Dokumente 0 0sss22000 53 Attribute Eigenschaften 2 0220220020000002n0 none ann nnnennn nennen 54 Attribute Eigenschaften 22022002200200nnunnnennnnenennnenennenen 55 Attribute Eigenschaften 2 0220220020000000n0 Bene nnn nen nnn nennen 5
53. legt in welchem Bereich des Archivs die Dokumente angezeigt werden soll Des Weiteren kann die Aufbewahrungsfrist gesetzt werden Einstellungen die nicht in der Ablageregel definiert werden werden aus der gew hlten Kategorie bernommen Ist keine Kategorie vorgegeben erhalten die Dokumente die Kategorie Standard Unter dem Kartenreiter OCR k nnen Sie Parameter f r die Ocr Analyse f r Bild und PDF Dokumente festlegen Seite 63 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch dcCaiiHN Regel Aktionen Dokumenteigenschaften OCR Konvertieren OCR sofort ausf hren OCR Sprache f r die OCR Erkennung Dokumentsprache verwenden x Aufl sung Automatische Erkennung uf Te ann OCR Text ermitteln unterdr cken Thumbnails f r Seiten erzeugen E unterdr cken Barcode Typ Automatische Erkennung x Orientierung Automatische Erkennung Abbildung 6 29 Einstellungen e OCR sofort ausf hren Das Dokument bleibt solange in der Vorverarbeitung bis die OCR erfolgreich abgeschlossen wurde Das bedeutet das dieses Dokument auch solange nicht sichtbar ist nur in der Vorverarbeitung e OCR Text ermitteln unterdr cken Wurde per API ein Dokument samt OCR Text bergeben dieser aber nicht mittels Abbyy OCR berschrieben werden soll so w rden dann nur die Thumbnail erzeugt werden e Thumbnails f r Seiten erzeugen unterdr cken wenn keine Thumbnails erzeugt werden s
54. llung und deren Sortierreihenfolge e Verwendung der pers nlichen Suchvorlage e Festlegung der pers nlichen Dokumentenansicht e Festlegung des pers nlichen Ablageortes e Layout bernahme Accantum merkt sich die Anordnung der Fenster Die pers nlichen Suchvorlagen sind identisch mit den Suchvorlagen welche im Kapitel 3 7 beschrieben werden Das Benutzerpasswort kann im Kartenreiter Passwort ndern ge ndert werden Seite 12 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch 2 2 3 Administration acca ACUT Auf den Administrationsbereich erh lt man nur mit Administrator Berechtigungen Zugriff In diesem Bereich werden alle relevanten Systemeinstellungen konfiguriert Zum einen accantum Angemeldet Administrator Archiv Accantum Archiv Einstellungen Administration Logout Bereiche v A Benutzer E O Benutzer 2 X amp OC Deaktivierte anzeigen E Gruppen m mm O iE DBT o Seite 1 von 2 Name Ordner Ia er 3 3 igenschaften G d B hti c fiia ruppenzuordnung Berechtigungen 5 pE Attribute AccServiceUser AccServiceUser Vollst ndiger Name F Stempel Administrator Administrator a Benutzer Typ wu Aufgaben admuser ADM USER YP 3 Scan Verzeichnisse backupsvc BackupSvc Sprache Mail Regeln CHuber Claudia Huber E Ablage Regeln Suchvorlagen SMTP Mailkonto Parameter Fehlerprotokoll HHofmann hle hlei hli HLinke hzi Christine Kieler
55. men im Allgemeinen warenzeichen marken oder patentrechtlichem Schutz unterliegen 1 1 Konventionen der Schreibweise lt RETURN gt zu bet tigende Taste Tastenkombination l l ne B JA MX lt Icons gt Icons hinter denen eine Funktionalit t liegt Beispiel Beispiele werden kursiv dargestellt Praxis Praktische Tipps 1 2 Installation und Start Die Installation ist im Installationshandbuch detailliert beschrieben dies ist neben dem hier vorliegenden Handbuch das zweite verf gbare Handbuch welches in erster Linie f r den Administrator Systembetreuer vorgesehen ist Datensicherheit Um zu verhindern dass bei versehentlichem L schen oder bei anderweitiger Besch digung des Datenbestandes s mtliche Daten unwiderruflich verloren sind ist es empfehlenswert in regelm igen Abst nden eine Datensicherung vorzunehmen Produktaktivierung siehe Installationshandbuch Systemvoraussetzungen sind im Installationshandbuch beschrieben Seite 5 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch 1 3 Migration accantum Seiteninformationen OCR Text f r migrierte PDF Dokumenten einer Vorg ngerversion k nnen in der V5 standardm ig nicht angezeigt werden Hierzu gibt es aber ein Script welches bei uns angefordert werden kann Dokumentliste SystemAG Rechnung 231190 Planungsgesellschaft Tultge Eonioroe Gabh Fahnbafszir 4 1245 Mustereiadt Panungsgetsllenaft Tutgan Woligasen T BF Augsburg Angebot Nr 2008003
56. n Dokumenten Bin rdaten Cache unterdr cken empfohlen wird Wert 0 damit die Bin rdaten gecached werden um die Geschwindigkeit beim Aufbereiten der Dokumentdaten zu beschleunigen Die Bin rdaten werden als Tempor rdatei in den Cache gelegt dadurch wesentlich schnellerer Zugriff auf die Daten Die Bin rdaten Dauer gibt an wie lange die Datei im Cache bevorratet wird Timeout beim Lesen der wiederherzustellenden Bin rdaten so dass verschiedene Prozesse darauf zugreifen k nnen Je h her der Wert um so l nger warten die Prozesse auf die Antwort Wenn es Fehlermeldungen gibt das Zugriffsverletzungen auf die Cachedateien aufgetreten sind dann sollte der Wert nach oben gesetzt werden Beispiel Wenn die CPU komplett mit der OCR Verarbeitung ausgelastet ist bleibt zu wenig Zeit um die Dateien wieder herzustellen Beim Wiederherstellen von Dateien aus dem Storage wird der Hashcode f r alle Dateien gepr ft wenn der Wert auf 1 gesetzt ist dies kostet jedoch Resourcen Allerdings darf dann auf keinen Fall der Bin rdaten Cache unterdr ckt Wert 1 sein Die Liste der Dateierweiterungen legt fest welche Dateien mit der Ocr verarbeitet werden sollen Diese Liste kann nicht beliebig erweitert werden sondern ist abh ngig von den von ABBYY unterst tzten Dateitypen Werden jedoch Dateiendungen aus der Liste entfernt dann werden diese nicht mehr durch die Ocr verarbeitet Minimalgr e von OCR Inhalten Oftmals werden in E Mails Abse
57. n gepr ft werden Filter Kriterien Absender accounting de also com Reg Ausdruck Empf nger accantum de L Reg Ausdruck Betreff Bankeinzug Avis L Reg Ausdruck Text Inhalt Reg Ausdruck Anh nge Reg Ausdruck Abbildung 6 21 Mail Filter Seite 57 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum Extrahieren der Anh nge Hiermit kann der E Mail Anhang zus tzlich in getrenntem Ablageort abgelegt werden So kann beispielsweise die Original E Mail wie vorgeschrieben unver ndert im Ablagebereich E Mail Archiv archiviert werden w hrend die im Anhang befindliche PDF Rechnung von der E Mail getrennt automatisiert in der Buchhaltung abgelegt wird Ausschluss Hiermit wird verhindert dass die E Mail auf die die Filterkriterien zutreffen archiviert wird Regel Abbruchbedingung Sollen mehrere Regeln auf eine E Mail angewendet werden so darf diese Option nicht aktiviert werden Praxis Soll wie oben im Beispiel beschrieben die E Mail archiviert und der Anhang separiert abgelegt werden m ssen hier zwei Regeln angewendet werden Eine zur Archivierung der Original E Mail und eine Zweite zur Ablage des Anhangs in der Buchhaltung Hierzu darf also kein Haken in der Regel Abbruchbedingung gesetzt sein da Dieser nach der ersten zutreffenden Regel die weitere Regel berpr fung abbrechen w rde id Name ALSO Bankeinzug AVIS Mail Filter Regel Aktionen Dokumenteigenschaf
58. nder viele Kleinstgrafiken wie Firmenloge etc mit versendet Damit nicht f r jede dieser Grafiken eine OCR Erkennung l uft und damit auch eine OCR Lizenz verbraucht wird kann hier die Gr e in Bytes ab der Grafiken zu verschlag Worten sind eingestellt werden Seite 68 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum Wenn 1 dann wird f r Download und Mailversand nicht der originale Dateiname verwendet sondern Dokumentname im accantum System verwendete Bezeichnung Dateierweiterung des Originaldateinamens Maximale Anzahl Suchtreffer Egal wie viele Ergebnisse es gibt es werden maximal die hier angegebene Anzahl aufgelistet 6 14 Fehlerprotokoll Das Fehlerprotokoll gibt eine bersicht ber aufgetretene Fehler bzw Informationen ber den Zustand des Systems Fehlerprotokoll gt CORE a Seite von 1 I A Type Datum Uhrzeit Server Anwendung Beschreibung Datum 22 02 2012 14 36 08 I 22 02 2012 15 26 49 SROBUILDO1 ACCANTUM Benutzer oder Passwort Server SROBUILDO1 22 02 2012 14 36 09 SROBUILDO1 ACCANTUM Das Dokument konnte ni Anwendung ACCANTUM vi 22 02 2012 14 36 08 SROBUILDO1 ACCANTUM Prozesse wurden gestart i gt 8 SROBUTLDOL ACCANTUM Beschreibung Prozesse wurden gestartet Document l 22 02 2012 14 36 08 SROBUILDO1 ACCANTUM Prozesse wurden gestopf Process FilePicker Process Analysis 22 02 2012 13 33 32 SROBUILDO1 ACCANTUM Prozesse wurden ges
59. nea 59 6 11 SUCHVOorlagen ee een 66 6 12 SMTPREMAUKON ee ee ee 66 5 13 Paramet ee rer 67 6 14 Fehlerprotoko lher A een 69 6 15 Lizenziniormationeii een E ERE 70 Abbild ngsverzeichiiS ee ee ae een 71 Seite 3 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum Einf hrung Vielen Dank dass Sie sich f r den Einsatz des accantum Systems zur Dokumenten Archivierung entschieden haben Damit haben Sie eines der modernsten Ablagesysteme erworben das derzeit zu erhalten ist accantum ist entstanden um dem Anwender eine elektronische Dokumenten Ablage mit der Technik des Internets zu erm glichen Sie ben tigen f r den Zugriff und die Ablage innerhalb accantum nur einen handels blichen Browser wie z B den Microsoft Internet Explorer Bei der Entwicklung des Systems stand vor allem eine einfache Bedienung im Vordergrund die von m glichst jedem Ort aus gew hrleistet werden soll Sie als Anwender sollen sich genauso wohl f hlen als st nde eine reale Papierablage mit einem normalen Aktenschrank vor Ihnen Am Anfang steht die Digitalisierung des Papiers Hierzu k nnen Sie beliebige Dokumenten Scanner oder seit einigen Jahren auch Digitalkopierer einsetzen Wichtigster Hinweis an dieser Stelle ist Ihr Scanner sollte die Funktion FTP Scannen oder ScanTofFile in ein Verzeichnis scannen unterst tzen ber ein FTP Programm wie z B WS FTP k nnen Sie auch TIFF Dateien aus Ihrem PC in ein accantum Postfach ablegen oder da
60. ng 6 30 lassen sich Dokumente in andere Formate konvertieren Diese werden dann als eigene Ansicht auf ein Dokument gespeichert Seite 38 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum 5 2 Suchvorlagen Pers nlich accantum unterscheidet zwischen globalen und pers nlichen Suchvorlagen Globale Suchvorlagen werden vom Administrator zentral angelegt und Benutzern Gruppen zugewiesen Dar ber hinaus kann jeder Benutzer seine eigenen pers nliche Suchvorlagen erzeugen W hlen Sie eine vorhandene Suchvorlage aus um diese zu ndern oder legen Sie mit dem lt Neu Icon gt eine neue Suchvorlage an und vergeben sie als erstes einen sprechenden Namen f r diesen Suchfilter Neben den allgemeinen Einstellungen ob Unterordner mit durchsucht werden sollen etc ist die Konfiguration der Suchvorlage logisch in drei Teilbereiche Kartenreiter aufgeteilt Einstellungen Pers nliche Suchworlagen 2 JAB Name jean Contopor Rechnung Kategorie EB Contopor Rechnung Kategorie EB Unterordner durchsuchen W Volltext Index verwenden I Nur exakte bereinstimmung von W rtern i Suche im aktuellen Pfad _ Suche in Pfad Suchbegriff Dokumenteigenschaften Benutzerdefinierte Attribute Abbildung 5 4 Pers nliche Suchvorlagen generelle Einstellungen Suchbegriff hier kann man optional eine Vorbelegung f r die Standardsuche eingeben Wichtig auch ob es sich um eine ODER verkn pfte Suche oder um eine UND verkn p
61. ngangs angezeigt Sie k nnen die von Ihnen gesuchten Werte aber auch ber einen Suchfilter erweitern bzw einschr nken Wenn kein Suchfilter gesetzt ist so wird die Standardsuche von accantum verwendet Hier wird der selbst angelegte Suchfilter Ausgangsbelege verwendet Wird nun die Suche gestartet werden nur noch Dokumente angezeigt die dem Suchtemplate entsprechen Esso Rechnung T Ausgangsbelege voi Abbildung 4 13 Dokumentenliste Suchvorlage Die Einstellungen der Standardsuche als auch die Anlage von pers nlichen Suchfiltern wird in Kapitel 5 2 beschrieben 4 6 Erweiterte Dokumentensuche Adhoc Suche Adhoc Suche Sie k nnen die erweiterte Suchmaske f r eine individuelle Suche direkt aufrufen indem Sie in das Suchfeld nichts eingeben und stattdessen den Dropdown Butten der Suchmaske klicken A P A Erweiterte Suche Ausgangsbelege Esso Rechnung Abbildung 4 14 Adhoc Suche Es erscheint dann der Dialog f r die erweiterte Suche hier k nnen Sie Ihre gew nschte Suche adhoc konfigurieren und ausf hren mit oder ohne Filterauswahl Die Erweiterte Suche wird immer mit den Voreinstellungen des aktuellen Suchfilters ge ffnet Abbildung 4 15 nderungen im Diealog werden nicht gespeichert Suchfilter k nnen also hier nicht versehentlich ge ndert werden Bereits eingetragene Suchbegriffe werden ebenfalls bernommen Praxis Wenn keine exakten Werte zum Suchen vorliegen erh
62. ollen Regel Aktionen Dokumenteigenschaften OCR Konvertieren Ww Dokument konvertieren Zielformat Pdf A Aufl sun g des Bildes dpi wie Eingangsgr e Qualit t des Bildes 80 E Abbildung 6 30 Einstellungen Mit accantum k nnen Bild und PDF Dokumente in andere Formate konvertiert werden Voraussetzung f r die Konvertierung ist dass die OCR Analyse nicht unterdr ckt wird Die Konvertierung von anderen Dokumentformaten z B Email in PDF ist nicht m glich Da die Konvertierung im Zuge der Ocr Analyse stattfindet werden hierf r keine zus tzlichen Ocr Lizenzen verbraucht Seite 64 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum Das konvertierte Dokument wird zus tzlich zu dem Original gespeichert wof r zus tzlicher Speicherplatz ben tigt wird Ein Ersatz des Originals durch das konvertierte Dokument ist derzeit nicht m glich Folgende Einstellungen k nnen vorgenommen werden e Dokument konvertieren Aktivieren der Konvertierung e Zielformat Einstellen des Dokumentformats in welches das Original Dokument konvertiert werden soll e Aufl sung des Bildes Hier kann die Aufl sung des Bildes im Zieldokument festgelegt werden F r die Anzeige auf dem Bildschirm ist eine Aufl sung von 150 dpi ausreichend Es kann aber auch die Aufl sung des Original Bildes verwendet werden Kennzeichen wie Eingangsgr e e Qualit t des Bildes Hier kann die Qualit t des Bildes angegeben we
63. or kann dar ber hinaus globale unternehmensweite Suchvorlagen erstellen Diese stehen dann allen Benutzern zur Verf gung Ferner besteht die M glichkeit jedem Benutzer genau eine Suchvorlage zuzuweisen Dies ist quasi ein vorgeschalteter Zwangsfilter Jede vom User ausgef hrte Suche wird dieser vorgeschaltet und ist durch den User nicht beeinflussbar Siehe hierzu auch Kapitel 6 11 Seite 18 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum Suchen mit Suchvorlagen w hlen Sie eine Suchvorlage aus diese definiert das Suchverhalten von accantum und geben dann wieder die Suchbegriffe ein nach denen Sie suchen Dokumentl ste 2 ee u a a aE Angebote m vk preise Au M Type vorschau Name Dokument Datum Ga 58 Demofahnen VK Preise 18 09 2007 Abbildung 3 4 Suche mit Suchvorlage Angebote In obiger Abbildung wurde die Suchvorlage Angebote in dieser wird nur nach Dokumenten vom Typ Angebot gesucht ausgew hlt und wieder nach den Suchbegriffen vk und preise gesucht Die aktuelle Suche wird verworfen wenn Sie auf das durchgestrichene Fernglassymbol klicken Informationen zur Erweiterten Suche von Dokumenten finden Sie in Kapitel 4 6 Informationen zur Verwaltung pers nlicher Suchvorlagen finden Sie in Kapitel 5 2 Seite 19 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum 4 Archiv Der accantum Benutzer arbeitet im Archiv um Dokumente zu suchen diese mit weiteren Informationen Metadaten z
64. ordnete Fenster mit Informationen ber Dienste und die Nutzung statistische Auswertungen des Archivs Accantum Angemeldet Administrator Archiv Contopor50DemoMaster Archiv Einstellungen Administration Abmelden Einstellungen Pers nliche Suchvorlagen Passwort ndern Dienst Informationen ag dd Sortierreihenfolge der Listen Suche Dokumentansicht Ablageort Layout Archive Name Contopor50DemoMaster Authentifizierungsarte e None Basic Digest Windows EPERE IE EPSE EE E ianla d Datenbank Name contopor50demomaster Datenbank Server Name srosql02 Anzahl der in Listen angezeigten Datens tzen 25 MS SQL Server Enterprise Automatisch die zuletzt gew hlte Sortierreihenfolge bernehmen Edition 64 bit 9 00 5057 00 Datenbank Server Version SP4 Ablageorte Mama Datenbank Version 5 1 0 Posteingangs Ordner Name Unterst tzte DE EN FR IT RU UK Sprachen AAA Vorverarbeitung Name Archiv Informationen q Pers nliche Ordner Name Aktueller Monat x Papierkorb Name 01 10 2012 J bis 31 10 2012 Suchergebnis Name Aktivit t Analyse Inhalte Dokumente Anzahl Benutzer 15 Anzahl Gruppen 8 Aktive Benutzer 1 Online Zeit aller Benutzer Min 81 Abbildung 2 4 Einstellungen Die pers nlichen Einstellungen gliedern sich e Listendarste
65. r mehrere Ablageorte verschlag wortet abzulegen In accantum unterscheiden wir zwischen Stammdaten und Metadaten Stammdaten sind im Archiv angelegte Objekte wie Benutzer Ablageregeln Kategorien Aufgaben etc Diese Stammdaten werden niemals gel scht einmal angelegt bleiben diese erhalten Seite 43 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum Abbildung 6 3 Deaktivierung von Stammdaten Objekten Werden diese Objekte nicht mehr ben tigt so werden diese deaktiviert Deaktivierte Objekte k nnen aber auch angezeigt werden dies ist dann sinnvoll wenn man in der Vergangenheit recherchieren m chte bzw deaktivierte Objekte wieder aktivieren m chte Praxis Eine Mitarbeiterin geht in Erziehungszeit dann wird man diese Mitarbeiterin deaktivieren Denn dadurch wird eine Benutzerlizenz frei welche anderweitig genutzt werden kann Deaktivierte User ben tigen keine Lizenz Kommt die Mitarbeiterin zur ck muss Ihr Profil nur wieder aktiviert und nicht neu angelegt werden Seite 44 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum 6 1 Benutzer Gruppen Zun chst sollten die Gruppen eingerichtet beziehungsweise vom Windows AD bernommen werden siehe Kapitel 6 2 Um eine neue Gruppe anzulegen gehen Sie auf das Icon NEU geben der Gruppe einen Namen zur n heren Beschreibung der Gruppe steht im Kartenreiter Eigenschaften ein Notizfeld zur Verf gung Speichern Sie die Gruppe und ordnen im n chsten Schritt Benu
66. rden Der Wert von 80 sollte nicht unterschritten werden weil dadurch nderungen des Dokumentinhalts erfolgen k nnen nderung des Fonts Austausch von Ziffern bei Zahlen J Regel Aktionen Dokumenteigenschaften OCR Konvertieren Dokumenteigenschaften Dokumentname wenn hier nichts eingetragen wird wird der Dokname verwendet Kategorie Dokumente 6 Jahre Sprache x Dokument Datum E OCR unterdr cken u Steuerrelevanz Umsatzsteuerrelevant Lohnisteuerrelevant oJ Sozialversicherungsrelevant Archivieren Ablage in Posteingang ins Archiv revisionssicher archivieren Aufbewahrungsfrist Jahre a Aufgaben Aufgabe starten 5 Ablage Ziel e p x 1 Ablageziel Ablageorte Archiv ContoPor Unterordner erzeugen Abbildung 6 31 Ablageregel Seite 65 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum 6 11 Suchvorlagen Die unterschiedlichen Suchvorlagen wurden bereits in Kapitel 3 7 erkl rt An dieser Stelle wollen wir nochmals detailliert auf die M glichkeit eingehen einem Benutzer einen Suchfilter fix vorzugeben Dies ist quasi ein vorgeschalteter Zwangsfilter Jeder vom User ausgef hrte Suche wird dieser Zwangsfilter vorgeschaltet und ist durch den User nicht beeinflussbar Damit kann man das Ergebnis der Suche Suchm glichkeiten dieses Users von administrativer Seite aus einschr nken wie es beispielsweise f r Pr fer angewendet wird Ein Steuerpr fer
67. s Postfach auf Verzeichnisebene im Netzwerk freigeben S mtliche Dokumente k nnen dabei innerhalb einer SQL Datenbank gespeichert und dort sicher archiviert Der Schwerpunkt liegt darin die Papierablage nachzuempfinden und Dokumente Dateien samt zugeh rigen Metadaten Daten die das Dokument n her beschreiben klassifizieren in der Datenbank zu sichern bzw zu archivieren Seite 4 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum 1 ber dieses Handbuch Dieses Handbuch ist f r den Anwender der Software geschrieben Einerseits soll es grundlegende Arbeitstechniken also den Umgang mit der Software beschreiben zum anderen dem Benutzer als Nachschlagewerk dienen Die Software und das Handbuch wurden mit gr ter Sorgfalt erstellt Es kann jedoch keinerlei Gew hr f r die Fehlerfreiheit der Software der mitgelieferten Daten sowie des Handbuchs bernommen werden Da nach Ver ffentlichung des Handbuchs noch nderungen an der Software vorgenommen werden k nnen k nnen die im Handbuch beschriebenen Sachverhalte bzw Vorgehensweisen u U von der Software abweichen Kein Teil des Handbuchs darf in irgendeiner Form Druck Fotokopie Scan oder in einem anderen Verfahren ohne unsere vorherige schriftliche Genehmigung reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet vervielf ltigt oder verbreitet werden Wir weisen darauf hin dass die im Handbuch verwendeten Bezeichnungen und Markennamen der jeweiligen Fir
68. st ein Eingangsverzeichnis zu zuordnen Im Feld Beschreibung kann die Regel optional n her erl utert werden um auch bei einem vielf ltigen Regelwerk den berblick zu behalten a Name Allgemein Beschreibung Allgemeine Dokumente sollen OCR verschlagwortet und in PDF A konvertiert werden Es wird aus Revisionsgr nden sowohl das Original als auch das konvertierte Dokument gespeichert I Eingangsverzeichnis Allgemein W Posteingangsverarbeitung Abbildung 6 23 Ablageregel Die Ablageregel besagt wie ein Dokument abgelegt werden soll Haken f r Eingangsverzeichnis und dessen Name Ordnername im Dateisystem ben tigt man wenn Dokumente ber das Dateisystem Filepicker archiviert werden sollen Haken f r Posteingang ben tigt man nur wenn man m chte dass ein Posteingangsordner mit dem Namen der Ablageregel angelegt wird Ablageregeln k nnen auch ohne Eingangsverzeichnis und ohne Posteingang angelegt werden Solche Ablageregeln k nnen ber den Benutzer manuell ber Bulkedit mehrere Dokumente bearbeiten oder ber die API durch externe Module genutzt werden um die weiteren Einstellungen anzuwenden Die Ablageregel kann von au en ber die API immer genutzt werden ob ein Haken gesetzt ist oder nicht Praxis Es wird eine Ablageregel definiert die nur eine Aufgabe startet Dokument Pr fen Wird in einem ADM Projekt festgestellt dass Dokumentdaten nicht vollst ndig sind kann die Ablageregel mit ange
69. ste eingestellt er muss dies bearbeiten und mit OK oder NOK best tigen Je nach Folgeschritt wird das Dokument dann dem n chsten Benutzer zugestellt bis das Dokument alle Arbeitsschritte Personen durchlaufen hat Seite 56 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum 6 8 Scan Verzeichnisse Scan Verzeichnisse 2 IM Deaktivierte anzeigen Dimes 0 KEINE Beschreibung Fax Eingang Fax Eingang MFC Multi Funktions Ger t OfficeDokumente OfficeDocs I Standard Yon System eingerichteter Scanner Per Default wird vom System ein Dokumentenverzeichnis f r die bergabe von Dokumente an accantum erzeugt Dieses kann mittels des Configuration Managers siehe Installationshandbuch angepasst werden Unterhalb dieses bergabeverzeichnisses wird f r jeden Scanner ein Scanverzeichnis angelegt Darunter befinden sich dann nochmals Unterverzeichnisse f r jede Ablageregel mit Eingangsverzeichnis 6 9 Mail Regeln Mit dem Mail Filter werden zun chst Kriterien festgelegt die erf llt sein m ssen damit eine E Mail archiviert wird dA Name ALSO Bankeinzug AVIS Mail Filter Regel Aktionen Regel Parameter Extrahieren der Anh nge Fi Ausschluss _ E Mail wird nicht archiviert Es werden keine weiteren Regeln mehr ausgewertet Regel Abbruchbedingung v Legt fest ob die Regelverarbeitung nach Anwendung der Regel abgebrochen wird oder noch weitere Regel
70. t kopieren Ablageort verschieben Vorverarbeitung ENGEN ENTE EST ESSEN ooooooooooooogooguououououot laj F Abbildung 6 11 Rechtevergabe auf Ordner Der Benutzer bzw die Gruppe erh lt die effektiven Rechte welche aufsummiert werden Wobei das Verweigert Recht st rker ist als das Erlaubt Recht E a m z BZ 5 4 Ablageorte Benutzer i Gruppen H Bauer Kompressoren backupsve S Accantum J 4 ContoPor GmbH amp CHuber Gesch ftsleitung Supervisior 4 Dokumentation E cki G Accantum 4 Gesch ftsleitung u u b Proisktn Name _ Erlauben _ Verweigern Effekt Technik Dokument anzeigen m wi Dokument erweitern 1 x b Wartriah Abbildung 6 12 Verweigert Recht Seite 48 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum Beispiel Im bergeordneten Ordner Contopor GmbH erhielt CHuber generell das Erlaubt Recht welches nach unten vererbt wird Soll Sie nun im Ordner Gesch ftsleitung keinen Einblick erhalten muss das Verweigert Recht gesetzt werden Seite 49 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum 6 4 Kategorien Liste der im System angelegten Kategorien mit dem Hinweis auf die Steuerrelevanz der Dokumente dieser Kategorie Kategorien s r RK Deaktivierte anzeigen Cies DC KEE Ausgangsbelege T E E BC Inspection Certificate m m T T C Dokumente 10 Jahre T E C Dokumente 10 Jahre _1 T E E Dokumente 6 Jahre m m m E Abbildung 6 13 L
71. t und bietet so eine komfortable Alternative zur Standardsuche Bei der Attributsuche k nnen Dokumente anhand von Dokumenteigenschaften und Benutzerdefinierten Attributen gefiltert werden Dabei schr nkt jede Einstellung die Trefferliste weiter ein Seite 28 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum he Dokumentname Schlagw rter Abbildung 4 17 Attributsuche Standardkonfiguration Im Standard enth lt der Dialog nur wenige Felder Dieser kann aber ber den Schalter Konfigurieren beliebig erweitert werden lv Dokumentname Fi Kategorie Dokument Beschreibung Fi Schlagw rter Referenznummer L Dokument Datum Dokument Status L Analyse Status L Beleg Art m Beleg Betrag m Beleg Datum m Beleg Nummer Dokument Bearbeiter Dokument Datum _ Dokument Name Dokument Nummer E vertrag Art m Vertrag Nummer L vertrag Nehmer L vertrag Laufzeit B Sparte L Zeitschrift L verband Kennzahlen L Design Abbildung 4 18 Attributsuche konfigurieren Seite 29 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum Die ausgew hlten Dokumenteigenschaften Attribute f r die Attributsuche werden umgehend angezeigt und Benutzerbezogen gespeichert So enth lt der Dialog alle Felder wie in der zuletzt ausgef hrten Suche 4 8 Dokumentenbearbeitung Die Funktionen zum Bearbeiten eines ge ffneten Dokuments sind in folgende Bereiche aufgeteilt Hier erh lt man wi
72. tart Process OCR Process m 22 02 2012 13 33 31 SROBUILDO1 ACCANTUM Prozesse wurden gestop al 77 N N1 13 22 R SRNRUTNNI ACCANTIIM Prozesse wirden nestart Abbildung 6 35 Fehlerprotokoll Il Die Fehlermeldung samt n tzlicher Zusatzinformationen kann mittels lt Kopieren gt in die Zwischenablage kopiert werden diese kann dann per Email an den Support gesendet werden Seite 69 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch 6 15 Lizenzinformationen accantum Im Administrationsbereich kann man sich die aktuelle accantum Lizenz anzeigen lassen Diese gibt einen kompakten berblick ber die lizenzierten und damit freigeschalteten Module etc Lizenz Informationen ve T Informationen Lizenziert f r Lizenzschl ssel Lizenztyp Lizenzversion Aktiviert am Lizenz g ltig bis Unterst tzte Sprachen Unterst tzte Ausgabeformate Max Anzahl Benutzer Max Anzahl Seiten gesamt Datenbank Datenbank Server Lizensierte Module Accantum Entwicklung 93DBB16BA23DEB476BE B31B9570EA7 4 Enterprise 3 0 26 01 2012 30 05 2012 DE EN RU UK PDF PDFA Standard Benutzer 100 Recherche Benutzer 100 Email Benutzer 100 Anwendungs Benutzer 100 Light Benutzer 100 lt unbegrenzt gt ACC Analyse Process 5 0 ACC Qutsource M anager 5 0 ACC Document Process 5 0 Document Core Processor DCP 5 0 Document Manager ADM 5 0 ACC Email Process
73. te angezeigt Ist die Aufgabe rot hinterlegt so ist das zu bearbeitende Datum der gesamten Aufgabe bereits berschritten In diesem Fall kann der Vertreter ber Email benachrichtigt werden Durch Doppelklick auf den Eintrag wird das Dokument mit dem n chsten zu bearbeitenden Aufgabenschritt ge ffnet m E Mail Vorherige Seite Jb N chste Seite E 3 Aufgabe Wiedervorlage gt Aktueller Schritt Pr f IM E amp O9 4 Y g A unterschreiben U Em ek F Gegen UZS drehen L Im UZS drehen Suchen EZ SPRACHTRAININGSVERTRAG Wall Street Zu bearbeiten durch INSTITUTE Fiimenmn d CLER i T a e u Notiz Werimagkie DNH EST a Pra Fairer Iual Gaben art 6 eb Tiaro Tralammaner Tainena mE biski Dans F al Acraan ei mal da cha bigaren Lauda war Wa Swat an l Eskalation am Vorlage am Zu bearbeiten bis ee Ban Aa T prar aiaga 1 ea me ROT en 06 02 2013 m 02 02 2013 04 02 2013 11 a ar a a aa aa me Anfang mean Eea zur SEA F r zen Inmaun UnAn ana geraten LAENE LAE MRE NASIS ge Angaben zus Eai Caena Best tigen Ablehnen Weiterdelegiere 13 Cie mieng vereinbar eri beginn er 1 1 07 202 ud endai derr varn der Gorschachlier daa Sprsciningeriel ger ZU 11 erreiche ha wp imaniseren jich am 1 1 DOT 3 ra a sa sirar K rsligung durch ara dar Varragaparmian bow ainar Mbachimapritang Scharf 13 Dia M ge ee Lt ar ooa palee Tel ca AusSlcingeprne Aa niea een eg Arena er ale Zuerst 27 WS Ein draprsch Sara
74. tellungen erkl ren sich weitestgehend von selbst Einstellungen Pers nliche Suchworlagen Passwort ndern 2 i Sortierreihenfolge der Listen Suche Dokumentansicht Ablageort Layout Sortierreihenfolge der Listen Standard Anzahl der in Listen angezeigten Datens tzen 25 Automatisch die zuletzt gew hlte Sortierreihenfolge bernehmen Ablageorte Name x Posteingangs Ordner Dokument Datum la Vorverarbeitung Status ale Pers nliche Ordner Referenznummer Papierkorb Name m Suchergebnis Ge ndert am Aufgaben Eskalation am i Abbildung 5 1 Einstellungen Sortierreihenfolge von Listen Legen Sie zun chst fest wie viele Datens tze je Liste angezeigt werden sollen Diese Anzahl bestimmt wie viele Dokumente pro Bildschirmseite angezeigt werden sollen Sind mehr Dokumente vorhanden erhalten sie mehrere Seiten bis zur maximalen Anzahl an Suchtreffern Kapitel 6 13 Dann k nnen Sie festlegen ob die jeweils zuletzt gew hlte Sortierreihenfolge wieder verwendet werden soll oder ob Sie je Liste die Spalte und deren Sortierreihenfolge aufsteigend absteigend fix verwendet werden soll Seite 37 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch dccCaiitUN Einstellungen Pers nliche Suchworlagen Passwort ndern i pr r Sortierreihenfolge der Listen Suche Dokumentansicht Ablageort Layout Suchvorlage Letzte Suche speichern Standard
75. ten W Dokumentname lv Kategorie lv Dokument Status W Analyse Status lv Sprache Email steuerrelevant x Archiviert 4 Dokument analysieren Englisch x Steuerrelevanz Umsatzsteuerrelevant LI Lohrnsteuerrelevant Sozialversicherungsrelevwant Archivieren Ww Aufbewahrungsfrist Jahre 00 6 Ablage Ziel e F p A 1 Ablageziel Ablageorte ContoPor GmbH Verwaltung Buchhaltung Unterordner erzeugen YEAR r 2 Ablageziel I pers nlich Helmut Linke 7 Abbildung 6 22 Mail Regel Aktionen Die Regelaktionen f r E Mails sind identisch mit denen der allgemeinen Ablageregeln f r Dokumente Diese werden im folgenden Kapitel beschrieben Seite 58 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum Spezialfall Wird als Ablageziel direkt der Ordner Pers nlich ausgew hlt so werden die archivierten Emails automatisch auf die Pers nlichen Ordner der in Accantum angelegten Benutzer verteilt Die Zuordnung wird ber die definierten Email Adressen der accantum Benutzer getroffen Das Erzeugen der Unterordner findet abh ngig davon in jedem pers nlichen Ordner statt 6 10 Ablageregeln Ablageregeln dienen dazu Dokumente automatisiert in accantum an eine oder mehrere Ablageorte und oder Posteing nge verschlagwortet abzulegen F r jede Ablageregel ist zun chst ein eindeutiger Name zu vergeben Bei bergabe des Dokuments ber das Windows Filesystem i
76. tzer zu Gruppen ee Deaktivierte anzeigen 7 fe 5 u LOME In Seite von 1 Name Technik EINE Beschreibung Eigenschaften Benutzerzuordnung Berechtigungen Administratoren Verwalter des Archivs Beschreibung Alle Mitarbeiter der Gesch ftsleitung Gesch ftsf hrer Sekret Abteilung Technik Kunde Alle Kunden Marketing Superwisior Weniger Rechte als Ad k Alle Mitarbeiter der Abte Vertrie e Mitarbeiter der Abte Vertrieb Alle Mitarbeiter der Abt Verwaltung e Mitarbeiter der Abte W ltu Alle Mitarbeiter der Abte Abbildung 6 4 Gruppen Gruppe anlegen Auf dem Kartenreiter Benutzerzuordnung k nnen Sie aus der Liste verf gbarer sprich im System angelegter Benutzer nun die ausw hlen welcher der Gruppe hier Technik zugeordnet werden sollen Gruppen 2 MM Deaktivierte anzeigen g m 5 n O In Seite von 1 Name Veit Beschreibung Eigenschaften Benutzerzuordnung Berechtigungen Administratoren Verwalter des Archiv Zugeordnete Benutzer Verf gbare Benutzer 2n Gesch ftsf hrer Sek Gesch ftsleitun i mn u m 2 Hannover Name C Kunde Alle Kunden Y HHofmann m AccServiceUser Marketing Fil i MGehrl m Administrator Supervisior Weniger Rechte als admuser a Al CHuber u L hle Alle Mitarbeiter der A Hli Verwaltun I E H p Verwaltung HLinke JKonzak MMeyer Abbildung 6 5 Gruppen Benutzer zuordnen
77. u versehen Dokumente in Umlauf zu bringen oder ab zu legen 4 1 Ordner Ablageorte Die Ablagestruktur ist hnlich der vom Windows Explorer Sie k nnen sich beliebig viele Ordner und Unterordner anlegen Beachten Sie hierbei die Regeln zur Vergabe von eindeutigen Namen Folgende Men leiste erm glicht von links nach rechts Refresh der Ordner Ablagestruktur Editieren von Namen Neuanlage von Ordner Kopieren von Ordner Ausschneiden von Ordner Einf gen von Ordner und L schen von Ordner Danach kommt das Suchfeld wo nach einem bestimmten Ordner gesucht werden kann die Suche starten sie mit Klick auf das Fernglassymbol oder der lt Returntaste gt Wenn Sie mit der Maus ber eines der lt Men Icons gt fahren blendet sich ein Tooltip ein der die Funktionalit t des Icons kurz beschreibt Ordner ee D dA FR Abbildung 4 1 Men leiste Bearbeitung von Ordnern Wenn Sie sich nicht durch die gesamte Ordnerstruktur durchklicken wollen um auf einen spezielle Ablagestruktur zu kommen geben Sie einfach den zu suchenden Ordnernamen ein und Sie gelangen direkt in den passenden Ordner Ordner a 2 I R rechnung g 4 Ablageorte Ablageort Suchergebnisse xX d Ablageorte ContoPor GmbH WVerwaltung Einkaufl Rechnungen Abbildung 4 2 Suche nach Ordnern Wird ein Ordner oder gesamte Ordnerstruktur gel scht so kommt zun chst eine Sicherheitsabfrage M chten Sie die Datens tze von Ordner XY l schen Wenn Sie
78. und Funktionalit ten versehen werden und stellen damit ein m chtiges Instrument da Die durchdachte Anlage von Kategorien und deren Konfiguration ist eine der elementaren Arbeiten beim Anlegen eines neuen Archivs Mehr hierzu finden Sie in Kapitel 3 4 und in Kapitel 16 Seite 7 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum 1 5 Einrichtung des Systems Es sollte vor der Ablage Archivierung von Dokumenten das System vollst ndig konfiguriert werden Im Anschluss sollte mit ausgew hlten Dokumenten berpr ft werden ob das parametrisierte System die gew nschten Ergebnisse liefert Diese Konfiguration Stammdaten k nnen exportiert werden Dies sollte nach erfolgtem Test erfolgen damit hat man eine Sicherung der getesteten und eventuell ja auch zertifizierten Archivstruktur Diese kann bei Bedarf wieder eingespielt und damit die Archivstruktur wieder hergestellt werden Verwalten oder betreuen Sie mehrere Archive k nnen Sie exportierte Archivstammdaten als Template Vorlage f r weitere Archive nutzen Gleichzeitig dient die exportierte Struktur auch als Nachweis f r das eingerichtete Archiv bzw f r Folge nderungen Siehe auch Kapitel 2 2 1 6 Fragen die Sie sich vor der Konfiguration stellen sollten Welche Art der Authentifizierung soll verwendet werden Einrichten von Benutzern Gruppen sollen Benutzer vom Windows Active Directory bernommen werden Welche Dokumentenkategorien gibt es im Unternehmen Hierbei wird die fa
79. ur einmal im System vorhanden Es wird lediglich in verschiedenen Ablageorten auf das Dokument verkn pft Verkn pfungen Ablageorte ContoPor GmbH Verwaltung Verkaufi Ablageorte Gast GmbH Abbildung 4 25 Dokument Verkn pfungen in andere Ablageorte Ein Dokument kann mit anderen Dokumenten in Beziehung gebracht werden Man sieht auf einen Blick die zugeh rigen Dokumente und kann direkt auf diese zugreifen Seite 33 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum Beziehungen zu anderen Dokument Dokumentname Angebot AG2008002 HHM Metallbau tif Angebot AB2009003 Ridco LS 008003 Planungsgesellschaft Tultge L ftur Neue Beziehung zu Dokument Bitte kopieren Sie zuerst das Dokument zu dem Sie eine Beziehung erstellen m chten Hinzuf gen Abbildung 4 26 Dokument Beziehungen zu anderen Dokumenten In Beziehung stehende Dokumente k nnen nicht zu einem Dokument zusammengefasst werden da diese ja aus unterschiedlichen Dateitypen bestehen k nnen Beziehungen werden bei beiden in Beziehung stehenden Dokumenten angezeigt Bieziehungen sind direkte Links auf ein Dokument und somit unabh ngig vom Ablageort in dem sie angezeigt werden Zum anzeigen werden aber effektiven Berechtigungen auf das Dokument ben tigt die sich aus Kategorie und Ordnerberechtigungen ergeben Beziehungen Hinzuf gen 1 ffnen Sie das Dokument dem sie eine oder mehrere neue Beziehungen hinzuf gen m chten 2 Wechseln sie wieder auf die
80. uration Mailkonto 6 13 Parameter Mit den Parametern von accantum werden ein paar grundlegende Eigenschaften des Archivsystems gesteuert Die Werkseinstellungen sind i d R f r die meisten Installationen gut geeignet Bitte beachten Sie vor Ver nderungen an diesen Einstellungen sich die Originalwerte zu notieren um im Bedarfsfall darauf zur ckgreifen zu k nnen Ein Reset der Werkeinstellungen ist nicht m glich Einstellungen an diesen Parametern sollten nur von geschultem Personal vorgenommen werden Parameter 2 id Datenbankversion 5 0 1 Server Buildnummer 5 0 2 1573 Minimale Passwortl nge 6 Pers nliche Ordner autom erstellen Ja Nein Berechtigung f r pers Ordner Dokument anzeigen Dokument erweitern Dokument erstellen Dokument bearbeite g Zu verwendender Benutzertyp AD Import Light Benutzer x Bin rdaten Cache unterdr cken Ja W Nein Bin rdaten Cache Dauer in Minuten 20 2 Bin rdaten Cache Lesetimeout in Minuten 1 Hashcode beim Laden von Bin rdaten autom pr fen nur mit Cache w Ja _ Nein Standardsprache f r OCR Liste mit Dateierweiterungen von OCR Inhalten pdf tif tiff bmp png gif jpg jpeg dex pcx jp2 jpc Jjfif djvu djv jb2 jxr Minimalgr e von OCR Inhalten 5 120 Dokumentnamen f r Download und Mailversand verwenden Ja Nein Maximale Anzahl Suchtreffer 1 000 AD Import automatisch bei Anmeldung Ja wW Nein AD
81. wie abgelegt erreicht Damit ist es anderen Systemen m glich auf Ver nderungen des Dokuments zu reagieren Dies ist insbesondere f r Anwender wichtig die Schnittstellen Erweiterungen zu accantum entwickeln Seite 51 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch Name Eingangsbelege _ Eigenschaften Benachrichtigungen Berechtigungen Event Aktion en Beim Speichern x Beim Ablegen _ Beim Vernichten Abbildung 6 15 Zuordnung von Benachrichtigungen S O O E E Die Berechtigungen welche Sie den Benutzern Gruppen des Systems zuordnen beziehen sich in erster Linie auf die Nutzungsrechte also welche Funktionen der Benutzer zur Verf gung gestellt bekommt Bei den Kategorien werden der Gruppe Benutzer Rechte zugeordnet welche die Bearbeitung der Dokumente steuert Es kommt oft vor das eine Gruppe Dokumente einsehen und oder bearbeiten aber nicht l schen und auch keine Kopien anfertigen darf Seite 52 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum F Name Eingangsbelege Eigenschaften Benachrichtigungen Berechtigungen i Benutzer Gruppen amp 8 Supervisior CHuber J amp Technik HHofmann MGehrl MStadler 8 Vertrieb MMuck RKappel MSchmid MM ller Verwaltung JKonzak UFlensburger 4 Name _ Erlauben L Verweigern Effektiv Dokument anzeigen Pa Dokument erweitern Fi E Dokument erstellen l Dokument bearbeiten Fi m Dokument archiv
82. zur ckverfolgen Abbildung 4 6 Seite 24 von 73 accantum V5 1 2 Benutzerhandbuch accantum 4 3 Dokumentenliste In der Dokumentenliste erh lt man eine bersicht der Dokumente die hier wie folgt aufgebaut ist Dokumentliste ZT 7 dan va r a x tan mtn PE e ot Seite 1 von 1 Typ Name Vorschau Dokument Datum Abgelegt am Ge ndert am Abgelegt von Status Referenznummer Seiten Version wv a Angebot AG2008002 HHM Metallbau tif 10 08 2008 10 08 2008 16 05 2012 AccServiceUser Abgelegt AG2008002 1 T OU a 27 Rechnung 2010194 C K 11 10 2010 11 10 2010 11 07 2012 AccServiceUser Abgelegt 2010194 2 1 GU a 7 RG 2010193 RM Infotech 10462 pdf 11 10 2010 11 10 2010 11 10 2010 AccServiceUser Abgelegt 1 1 Abbildung 4 10 Dokumentenliste Die Darstellung der Liste kann durch verschieben der Spalten und deren Breite abge ndert werden Durch Doppelklick auf den Spaltenkopf kann man die Liste nach jeder Spalte auf absteigend sortieren Die generellen Listeneinstellungen werden unter Einstellungen siehe Kpaitel 5 1 vorgenommen Ist ein Vorschaubild Thumbnail vorhanden wird das Bild bei Bilddokumenten vergr ert eingeblendet sobald man den Mauszeiger ber das Vorschaubild bewegt Hinweis Die Funktion steht derzeit nur f r Bildbasierte Dokumenttypen z B Tif zur Verf gung F r PDF Dokumente ist das derzeit noch nicht m glich Sollen Aktionen auf ein oder mehrere Dokumente ausgef

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