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InTec Fahrschulsystem

1. InTec Fahrschulsystem Version 5 0 Benutzerhandbuch gN TEC ENESE Impressum InTec 2005 Alle Rechte vorbehalten Alle Produktnamen Firmennamen Warenzeichen oder eingetragenen Warenzeichen sind das Eigentum ihrer jeweiligen Besitzer und sollten als solches behandelt werden Einige Namen Firmennamen und Daten die in Beispielen verwendet werden sind frei erfunden und wurden nur zum Zweck der Veranschaulichung verwendet Die Software und das Handbuch wurden mit gr ter Sorgfalt erstellt Es kann jedoch keinerlei Gew hr f r die Fehlerfreiheit der Software der mitgelieferten Daten sowie des Handbuchs bernommen werden Da nach Drucklegung des Handbuchs noch nderungen an der Software vorgenommen wurden k nnen die im Handbuch beschriebenen Sachverhalte bzw Vorgehensweisen u U von der Software abweichen Kein Teil des Handbuches oder Programms darf in irgendeiner Form Druck Fotokopie Mikrofilm oder einem anderen Verfahren ohne unsere schriftliche Genehmigung reproduziert oder unter Verwendung elektronischer System vervielf ltigt oder verarbeitet werden Wir weisen darauf hin dass die im Buch verwendeten Bezeichnungen und Markennamen der jeweiligen Firmen im Allgemeinen warenzeichen marken und patentrechtlichem Schutz unterliegen Die Vertriebsrechte dieser Version liegen bei InTec An der Stadtlandwehr 7 D 59073 Hamm Benutzerhandbuch Inhalt InTec Fahrschulsystem Inhaltsverzeichnis InTec Fahir
2. Wenn der Sch ler an einem Aufbauseminar teilnehmen soll m ssen Sie diesen unter Personendaten Teilnehmer erfassen und nicht unter Sch ler N heres zum Erfassen von Aufbauseminaren und Teilnehmern finden Sie im Kapitel 6 8 Benutzerhandbuch 73 Das Tagesgesch ft InTec Fahrschulsystem 6 1 2 Sch lerdaten bearbeiten W hlen Sie den zu bearbeitenden Sch ler aus der Liste aus und klicken Sie auf die Schalfl che Bearbeiten um die Daten des Sch lers zu ver ndern Sie k nnen in diesem Fenster die dargestellten Daten des zuvor ausgew hlten Fahrsch lers ndern Wenn Sie den Inhalt eines bestimmten Feldes ndern wollen dann k nnen Sie sich entweder mittels der lt TAB gt lt RETURN gt oder lt ENTER gt Taste durch die einzelnen Felder bewegen bis Sie das gew nschte Feld erreicht haben oder Sie bringen den Cursor Einf gemarke direkt in das gew nschte Feld indem Sie einfach in dieses Feld klicken und dann hier die nderung vornehmen Wenn Sie die durchgef hrten nderungen bernehmen m chten klicken Sie auf die Schalfl che OK Verwerfen k nnen Sie die nderungen durch Klicken auf Abbrechen 6 1 3 Sch lerdaten l schen W hlen Sie den zu bearbeitenden Sch ler aus der Liste aus und klicken Sie auf die Schalfl che L schen um den Sch ler zu aus Ihrem Datenbestand zu entfernen Sie werden nach dem Klicken auf diese Schaltfl che noch einmal gefragt ob Sie den Fahrsch ler ta
3. bungsstunde i g O Beginn 08 00 Uhr Dauer 45 Minuten Ortlusterstadt E Hinweis bei mehr als 495 min Abbildung 132 Einstellungen Benutzerhandbuch 137 mobile Datenerfassung InTec Fahrschulsystem Im Einstellungsfenster siehe Abbildung 132 k nnen Sie folgende Standards festlegen Fahrlehrer Tippen Sie mit dem Stift auf die Auswahlliste um den Fahrlehrer zu w hlen mit dem Sie arbeiten m chten Der ausgew hlte Fahrlehrer wird zur Erfassung von Leistungen f r den Tagesnachweis verwendet Er wird auch beim Anlegen eines Fahrtenbucheintrages als Vorgabe verwendet hier k nnen Sie Ihn jedoch beim Bearbeiten des Eintrages auch ndern Fahrzeug Tippen Sie mit dem Stift auf die Auswahlliste um das Fahrzeug zu w hlen auf dem Sie schulen Dieses Fahrzeug wird beim Anlegen einer neuen Leistung als Fahrzeug vorgeschlagen In der Fahrtenbuchansicht werden Ihnen die Fahrten f r das hier eingestellte Fahrzeug angezeigt es wird auch als Vorschlag f r neue Eintr ge verwendet Standardleistung Die aus der Auswahlliste gew hlte Leistung wird als Vorschlag f r jede neu zu erfassende Leistung verwendet Beginn Hier wird der Beginn der ersten fr hesten Fahrstunde festgelegt Bei allen Fahrstunden die vor dieser Zeit erfasst werden wird die Anfangszeit auf die hier festgelegte Zeit ge ndert Dauer Die voreingestellte Dauer einer Leistung k nnen Sie hier festlegen Voreingestellt ist der Wert 45 min Ort D
4. Bearbeiten Schliessen ASF Nachschulung ASP Nachschulung B L schen F1 Hilfe B Automatik Abbildung 17 F hrerscheinklassen verwalten Benutzerhandbuch 16 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem 5 2 1 F hrerscheinklassen hinzuf gen Zu den bereits vorhandenen Klassen k nnen Sie Mehrfachklassen durch Klicken auf die Schaltfl che in das System aufnehmen In dem nun erscheinenden Fenster w hlen Sie die gew nschte Kombination der Klassen einfach durch Anklicken mehrer Klassen in der Liste aus siehe Abbildung 18 Mehrfachklassendefinition Klassen A unbeschr nkt l B Automatik VE OK X Abbrechen Abbildung 18 Mehrfachklasse erfassen Haben Sie die Auswahl der Einzelkassen vorgenommen klicken Sie auf um die Klassenkombination anzulegen Es erscheint ein Hinweis dass die ausgew hlte Klassenkombination als Mehrfachklasse angelegt wurde Im Anschluss k nnen sofort weitere Mehrfachklassen angelegt werden Wenn alle Klassen angelegt wurden kann das Fenster durch Klicken auf Abbrechen geschlossen werden 5 2 2 F hrerscheinklassen bearbeiten Um die Definition einer bestehenden F hrerscheinklasse zu ndern m ssen Sie die entsprechende Klasse zuerst aus der Liste der vorhandenen F hrerscheinklassen ausw hlen Anschlie endes Klicken Sie auf Bearbeiten Im rechten Teil des Fensters erscheinen die nderbaren Einstellungen f r die ausgew hlte Klasse Benutzerhandbuc
5. Hinzuf gen Ao Bearbeiten c L schen q Schliessen F1 Hilfe Abbildung 66 Fahrlehrer bersicht Das bersichtsfenster siehe Abbildung 66 stellt Ihnen in der Listenansicht einen berblick ber alle eingetragenen Fahrlehrer zur Verf gung Fahrlehrer erfassen Personendaten Lohn Rechnungswesen Ausbildung Name Konfession Geburtsdatum R mischKatholisct r Vorname Geburtsort Anrede Fahrlehrer Code Fahrlehrer Nr Geburtsname Herr r Stra e Staatsangeh rigkeit Deutsch PLZ Familienstand Anzahl Kinder Ort gt EEE Telefon Nr 1 Bemerkung Einstellungsdatum Entlassungsdatum EEE EEE 17 EEE EEE Telefon Nr 2 Bemerkung Jahresurlaub I ist inaktiv L OK X Abbrechen lt Ft gt Hilfe Abbildung 67 Neueingabe eines Fahrlehrers Personendaten Benutzerhandbuch 66 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem Fahrlehrer erfassen Personendaten Lohn Rechnungswesen Ausbildung Grundlohn Bankverbindung Lohngruppen Nr Lohngruppe Lohnbindung bis Lohnsteuerklasse Bankname BLZ Finanzamt a E DT Krankenkasse Anschrift der Krankenkasse Mitglieds Nr Ye OK X Abbrechen lt Fls Hilfe Abbildung 68 Neueingabe eines Fahrlehrers Lohn Rechnungswesen Fahrlehrer erfassen Personendaten Lohn Rechnungswesen Ausbildung F hrlehrerschein Klassen F hrlehrerschein Nr A beschr nkt nkt en Ausstellende Beh rde B B Automatik Auss
6. legen Sie fest welche Sitzung stattfinden soll Die Beschreibungen der jeweiligen Sitzungen k nnen Sie im Formular Benutzerhandbuch 89 Das Tagesgesch ft InTec Fahrschulsystem Theoriethemen ver ndern siehe Kapitel 5 4 Um die anwesenden Teilnehmer einzutragen klicken Sie entweder zweimal auf das gro e Feld rechts oder auf die Schaltfl che anwesende Sch ler siehe Kapitel 6 4 4 Anwesenheit am theoretischen Unterricht verwalten Anfangszeit Anwesende Sch ler Datum Dauer 18 11 2005 13 00 Uhr EN Minuten theoretischer Unterricht Nachschulung Nachschulung ASP r Filiale Hauptstelle Seminarleiter Meier Sigi Thema 51 r 1 Sitzung anwesende liey Sch ler Z X Abbrechen lt F1 gt Hilfe Abbildung 88 Sitzung erfassen 6 8 4 Beobachtungsfahrt erfassen Um die Beobachtungsfahrt zu erfassen klicken Sie im Hauptmen auf und in der Leistungsverwaltung auf _Hinzuf gen W hlen Sie als Leistung Beobachtungsfahrt aus und tragen Sie die restlichen Daten in die entsprechenden Felder ein Wenn Sie jetzt mit best tigen wird die Beobachtungsfahrt angelegt und der Ausbildungsstand des Teilnehmers wird auf Ausbildung abgeschlossen gesetzt wenn auch an allen Sitzungen teilgenommen wurde M chten Sie die gemachten Angaben nicht bernehmen klicken Sie auf Abbrechen Benutzerhandbuch 90 Das Tagesgesch ft InTec Fahrschulsystem 6 9 Terminplaner Bitte
7. ndern L schen Randkorrektur Links 0 Oben 0 Antragsfelder Antragsfelder ndern Feldname Links Schriftgr e Feldbreite Feldh he a Geburtsname 1 100 Geburtsdatum 100 Sch lername Sch lervorname 100 Geburtsort 100 Staatsangeh rigkeit 100 Stra e Abbildung 62 SVA Antragsgenerator 5 18 Fahrzeuge einrichten Um sp ter bei der Erfassung von Fahrstunden das Ausbildungsfahrzeug mit dem diese Leistung erbracht werden soll angeben zu k nnen ist es notwendig dem System die Daten aller Ihrer Fahrzeuge mitzuteilen Den Bereich zum Verwalten von Fahrzeugen k nnen Sie im Hauptmen ber die Schaltfl che Fahrzeuge betreten Das bersichtsfenster siehe Abbildung 63 stellt Ihnen in der Listenansicht einen berblick ber alle eingetragenen Fahrzeuge zur Verf gung Benutzerhandbuch 63 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem Fahrzeugdaten verwalten Bestehende Fahrzeuge Nr Kennzeichen Hersteller Bezeichnung Typ Bemerkung 1 HAM AB 123 VW PRW Hinzuf gen Bearbeiten L schen Drucken Schliessen lt F1 gt Hilfe Dh eoon A W EN 1 Abbildung 63 Fahrzeuge verwalten Um ein neues Fahrzeug zu anzulegen klicken Sie auf die Schaltfl che Hinzuf gen Sie gelangen dann in ein Fenster in dem Sie die Daten des Fahrzeugs eingeben k nnen siehe Abbildung 64 Hierzu z hlen neben der Fahrzeugnummer das Kennzeichen die Klassen sowie weitere Angaben
8. Das Tagesgesch ft InTec Fahrschulsystem 5 Preisbindung aktualisieren Sch ler Code Sch lerNr Klasse Anmeldedatum Preisbindung Preisliste gt Becker Malte BEBO 20030001 B 05 04 2003 21 10 2003 Ir Bohlen Mirko BOMI 200172 beschr nkt 21 02 2003 21 10 2003 1E Hoffmann Nadine HONA 200171 B BE 10 02 2003 21 10 2003 g E Preisbindung aktualisieren Preisliste zuweisen I auf Datum 18 11 2005 Preisliste 1z Preisliste DE F1 Hife Abbildung 83 Preisbindung aktualisieren Wenn Sie die Aktualisierung nicht vornehmen m chten k nnen Sie das Formular auch ohne nderungen wieder schliessen Sie werden dann bei entsprechend aktivierter Option im Anpassen Formular beim Start oder beim Leistungen erfassen wieder daran erinnert dass es noch Sch ler gibt bei denen die Preisbindung abgelaufen ist Wenn Sie die Preisbindung zum sp teren Zeitpunkt aktualisieren m chten k nnen Sie das Formular Preisbindung aktualisieren im Hauptmen aus der Men leiste im Men Fahrsch lerdaten unter Preisbindung pr fen ffnen Sollten keine Sch ler mit abgelaufener Preisbindung vorhanden sein so erhalten Sie nur einen Hinweis 6 7 Gutscheine Mit ifas k nnen Sie problemlos Gutscheine f r Fahrsch ler Teilnehmer oder auch andere Personen die nicht in Ihrer Fahrschule angemeldet sind verwalten Klicken Sie hierzu im Hauptmen auf die Schaltfl che Gutscheine Im folgenden Formular werden Ihn
9. Sonstiges Zus tzmodule Zusatzmodul Status Mobile Datenerfassung nein gt Weitere Infos Terminplaner ja gt Weitere Infos Filialversion nein gt Weitere Infos Netzwerkversion nein gt Weitere Infos i q Schliessen Abbildung 116 Zusatzmodule Benutzerhandbuch 122 Textverarbeitung InTec Fahrschulsystem 10 Textverarbeitung Mit der in ifas standardm ig integrierten Textverarbeitung haben Sie die M glichkeit auf einfache Art und Weise Briefe an bestimmte Adressaten Fahrsch ler Fahrlehrer oder frei w hlbare Adressaten zu erstellen und zu verwalten 10 1 Texte verwalten Sie gelangen in das Dokumentverwaltungsfenster siehe Abbildung 117 des Textverarbeitungsmoduls durch Klicken auf Textverarbeitung im Hauptmen Texte verwalten Dokumentname 7 _ Datum Adressat Dokumentart Infoschreiben wichtige Mitteilung 11 07 2005 Nadine Hoffmann Einzelbrief Hinzuf gen amp Bearbeiten L schen A Drucken o Adressbuch q Schliessen lt F1 Hilfe amp k 8 Abbildung 117 Texte verwalten Im oberen Teil des Fensters sehen Sie bereits erfasste Dokumente im unteren Teil befinden sich die zur Bearbeitung notwendigen Schaltfl chen 10 1 1 Neue Dokumente erfassen Klicken Sie auf die Schaltfl che Hinzuf gen wenn Sie ein neues Dokument schreiben m chten Daraufhin ffnet sich ein neues Fenster in dem Sie mit dem Erfassen eines neuen Dokumentes beginnen k nnen siehe A
10. Unterricht oder ein Aufbauseminar die Filiale der Fahrlehrer das Thema die Klasse und die anwesenden Sch ler Um die an einer Uhnterrichtseinheit anwesenden Sch ler zu erfassen bzw zu bearbeiten klicken Sie auf oder doppelt auf die Liste auf der rechten Seite Sie gelangen daraufhin in das Fenster Anwesende Sch ler verwalten siehe Kapitel 6 4 4 Anwesenheit am theoretischen Unterricht verwalten Datum Anfangszeit Dauer Anwesende Sch ler 18 11 2005 13 00 Uhr 930 Minuten theoretischer Unterricht C Nachschulung Filiale 1 r Hauptstelle Fahrlehrer MESI Meier Sigi Klasse Fahren mit Solokraftfahrzeugen und Z gen anwesende i Hiz Z X Abbildung 80 Neue Unterrichtseinheit erfassen Haben Sie alle Eingaben vorgenommen dann klicken Sie auf OK um die neu definierte theoretische Unterrichtseinheit zu bernehmen M chten Sie die Erfassung r ckg ngig machen klicken Sie auf Abbrechen In beiden F llen verschwinden die Benutzerhandbuch 81 Das Tagesgesch ft InTec Fahrschulsystem Eingabefelder und die Liste der bereits existierenden Uhnterrichtseinheiten erscheint wieder Wenn Sie keinen weiteren theoretischen Unterricht eingeben m chten dann klicken Sie nun auf Schlie en und Sie gelangen wieder zur ck in das Hauptmen Um eine weitere theoretische Uhnterrichtseinheit einzugeben gehen Sie einfach noch einmal wie oben beschrieb
11. eingegeben haben Systemstatistik Sch lerdaten Buchhaltung FEahrschuldaten Sonstiges Zusatzmodule Anzahl Filialen Anzahl Klassen Anzahl Fahrlehrer Anzahl ext Konten Anzahl Fahrzeuge Anzahl Leistungen insg Anzahl Pr fer Anzahl Preislisten al q Schliessen Abbildung 114 Karteikarte Fahrschuldaten Die Karteikarte Sonstiges Informationen ber die Daten der durchgef hrten theoretischen Unterrichte und Leistungen entnehmen Sie dieser Karteikarte Systemstatistik Sch lerdaten Buchhaltung Eahrschuldaten Sonstiges Zusatzmodule letzter theor Unterricht 18 11 2005 ltester theor Unterricht 03 04 2003 letzte Fahrstunde 18 11 2005 erste Fahrstunde 12 03 2003 Anzahl Briefe 5 q Schliessen Abbildung 115 Karteikarte Sonstiges Benutzerhandbuch 121 Textverarbeitung InTec Fahrschulsystem Die Karteikarte Zusatzmodule Holen Sie diese Karteikarte siehe Abbildung 116 in den Vordergrund um sich Informationen ber die in Ihrer ifas Version installierten Zusatzmodule anzeigen zu lassen Sie k nnen hier auf einen Blick erkennen welche Zusatzmodule existieren und welche davon installiert sind Um genauere Informationen ber ein Zusatzmodul zu erhalten klicken Sie auf Weitere Infos Eine dieser Schaltfl chen befindet sich jeweils rechts neben jedem Zusatzmodul Systemstatistik Sch lerdaten Buchhaltung Fahrschuldaten
12. gekennzeichnet sind k nnen Sie dann im Fenster Leistungen verwalten ein Fahrzeug als Zugfahrzeug und einen Anh nger eingeben Wenn Sie ein Fahrzeug aus ijas l schen m chten w hlen Sie es im bersichtsfenster aus der Liste aus und klicken Sie anschlie end auf Schaltfl che Fahrzeuge lassen sich aber erst l schen wenn sie nicht mehr im Programm z B als Stammfahrzeug eines Fahrlehrers verwendet werden Sollte das Fahrzeug das Sie entfernen m chten noch mindestens einen dieser Verweise besitzen so macht ifas Sie darauf aufmerksam siehe Abbildung 65 Fahrzeug Zuordnung Eahrlehrer Leistungen Nr Name Fahrzeug b 1 DYSH dvbfcdxbv SFXB YCX SHBD Anzeige aktualisieren Eahrzeug 1 Golf TDI 1 Schliessen lt F1 gt Hilfe Abbildung 65 Fahrzeugzuordnung Erst wenn das Fahrzeug weder Stammfahrzeug eines Fahrlehrers ist noch in einer Leistung verwendet wird l sst es sich komplett aus ifas l schen in dem Sie auf Schlie en klicken Benutzerhandbuch 65 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem 5 19 Fahrlehrer einrichten Die letzten Daten die Sie f r die pers nliche Einrichtung von ifas eingeben m ssen sind die Daten der in Ihrer Fahrschule besch ftigten Fahrlehrer Den Bereich zum Verwalten von Fahrlehrern k nnen Sie im Hauptmen ber die Schaltfl che Fahrlehrer betreten Anschrift Hammer Str 1 12345 Musterstadt MUMA Muster Manfred Musterstra e 1 12345 Musterstadt
13. r die Anzeige von Leistungen einstellen also beispielsweise ein ganzes oder gar mehrere Jahre kann die Suche nach den anzuzeigenden Leistungen einige Zeit in Anspruch nehmen Schr nken Sie den Anzeigezeitraum lieber auf einen m glichst kleinen Bereich ein Wenn Sie also eine bestimmte Leistung suchen aber nur noch wissen dass diese Leistung irgendwann im Januar oder Februar erbracht worden sein m sste geben Sie als Anzeigezeitraum nicht das gesamte Jahr sondern lediglich den 01 01 bis 27 02 des betreffenden Jahres ein Die Anzeige der Leistungen wirkt sich auch bei der Eingabe von neuen Leistungen aus Haben Sie beispielsweise ein bestimmtes Datum im Anzeigefenster eingestellt und erfassen eine neue Leistung so wird das eingestellte Datum automatisch von itas vorgegeben Dasselbe gilt wenn Sie einen Lehrer im Anzeigefenster ausgew hlt haben Benutzerhandbuch 79 Das Tagesgesch ft InTec Fahrschulsystem Auch dieser Lehrer wird beim Erfassen einer neuen Leistung automatisch als derjenige Lehrer vorgeschlagen von dem die Leistung erbracht wurde Auf diese Art und Weise k nnen Sie sehr einfach die Tagesnachweise Ihrer Fahrlehrer eingeben indem Sie im Anzeigefenster die Anzeige zun chst auf den gew nschten Lehrer und das gew nschte Tagesdatum einschr nken und dann die von diesem Fahrlehrer am ausgew hlten Tag erbrachten Leistungen erfassen Wollen Sie alle Pr fungen eines bestimmten Pr fers an einem bestimmten Tag sehe
14. 5 The retischer nteriicht 2 22 45 2822er 144 12 6 Unterschrift der Anwesenheitsliste 22222a 22 ea 146 127 SChUIEINIO ee ee ee ee ee see 147 12 8 Sch lerauswahl Fenster na 2a 151 12 9 vFahttenbuch 222 222 A222 222er ea teneree 152 12 10 Fahrtenbucheintrag erfassen bearbeiten sss4s44snnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnn 153 12 11 Pahrzauslhlo 222 2er es euere 154 12 12 Synchronisation ans ee ee gehende ergehen 154 13 VPAaTESAnStalllEre hie rennen 158 14 Allgemeine Gesch ftsbedingungen 4444444440nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 159 Benutzerhandbuch Willkommen InTec Fahrschulsystem 1 Willkommen beim InTec Fahrschulsystem Mit ifas haben Sie sich f r ein neu konzeptioniertes System im Bereich der Fahrschulprogramme entschieden Dazu m chten wir Sie herzlich begl ckw nschen ifas wurde 1993 mit der Hilfe von Fahrlehrern f r Fahrlehrer entwickelt Egal ob Sie bereits mit einem anderen System gearbeitet haben oder ob itas f r Sie den Einstieg in die elektronische Datenverarbeitung in Ihrer Fahrschule darstellt Sie werden feststellen dass ifas Ihre t gliche Arbeit erleichtert und Ihnen viel Arbeit durch die automatische Durchf hrung zahlreicher Funktionen erspart Durch Einf hrung der europaweiten F hrerscheinklassen wurde die Fahrschulverwaltung mit zahlreichen Klassen und Klassenkombinationen zunehmend komplexer ijas hilft Ihnen stets die bersich
15. Benutzerhandbuch 91 Das Tagesgesch ft InTec Fahrschulsystem 6 9 1 Tag wird hervorgehoben Um die vorigen bzw nachfolgenden Monate oder Jahre ansehen zu k nnen m ssen Sie die oder die Schaltfl che neben dem Monatsnamen bzw neben der Jahreszahl klicken M chten Sie zum aktuellen Tagesdatum springen und dieses auch gleichzeitig anw hlen klicken Sie auf Heute Wenn Sie Tagesk stchen mit einem X angew hlt haben werden auf der rechten Seite die eingetragenen Termine des gew hlten Tages angezeigt Die Termine werden in zwei Bereiche unterteilt Allgemeine Termine und Fahrstunden Mit einem Klick auf die entsprechende Karteikarte k nnen Sie sich entweder die Termine oder die geplanten Fahrstunden der einzelnen Fahrlehrer anzeigen lassen ver ndern bzw l schen Um einen Termin oder eine Fahrstunde zu ver ndern oder zu l schen m ssen Sie diese vorher anklicken um sie zu selektieren Zum Verlassen des Terminplaners klicken Sie auf Schlie en Neue Termine erfassen Wenn Sie neue Termine erfassen m chten klicken Sie auf die Schaltfl che In dem nun folgendem Fenster siehe Abbildung 90 k nnen Sie die relevanten Details eintragen Termin bearbeiten Termindatum 18 11 2005 V Zeitabh ngig Yon 10 00 Bis 12 00 r Termintitel Besprechung Termindetails Z OK X Abbrechen lt F1s Hilfe Abbildung 90 Termin bearbeiten In dem Feld Termindatum legen Sie den Tag fest der a
16. Datenbestand l schen Sie erreichen es aus dem Hauptmen indem Sie zun chst den Programmbereich Rechnungswesen ausw hlen Rechnungen verwalten Anzeige Diese Woche r Ausbildungsstatus J lle X Betr ge gr er Von 14 11 2005 Bis 20 11 2005 Sch ler lle r Status J lle X Datum Rechnungs Nr Sch ler Rechnungsbetrag Bereits gezahlt ZuZahlen Stomiert 18 11 05 0000000004 HONA Hoffmann Nadine 550 00 Nein T Hinzuf gen e Bearbeiten X Stornieren W L schen A Drucken q Schliessen F1 gt Hilfe A Abbildung 94 Rechnungen verwalten Rechnungen k nnen nach verschiedenen Kriterien z B f r einen einzelnen Sch ler f r alle Sch ler mit einem bestimmten Sollbetrag auf dem Konto etc erstellt werden 7 1 1 Rechnungen erstellen Klicken Sie auf Hinzuf gen wenn Sie neue Rechnungen erstellen lassen m chten Sie gelangen daraufhin in das Fenster Rechnungen erstellen siehe Abbildung 95 indem Sie die Kriterien ausw hlen k nnen nach denen Rechnungen erstellt werden sollen Benutzerhandbuch 96 InTec Fahrschulsystem Rechnungen erstellen Rechnungen erstellen f r Rechnungsbetr ge gr er Zu zahlende Betr ge gr er Sch ler r Ausbildungsstatus Rechnungsdatum 18 11 2005 Leistungen bis q Schliessen Abbildung 95 Rechnungen erstellen In dem Eingabefeld Rechnungsdatum k nnen Sie das Datum eingeben f r das die Rechnungen erstellt werden s
17. Durchf hrung und Abwicklung ist der Gesch ftssitz der Firma InTec Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland als vereinbart 13 Datenschutz Ihre Daten werden unter Beachtung der Datenschutzgesetze und anderer gesetzlicher Bestimmungen elektronisch und oder manuell durch die Firma InTec gespeichert Sollte es zur Gesch ftsabwicklung oder Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen notwendig sein so geben wir ihre Daten auch an Dritte unter Beachtung der entsprechenden Datenschutzbestimmungen weiter Eine Weitergabe der Daten an unsere Tochtergesellschaften Filialen Gesch ftsstellen Handelsvertreter oder agenturen sowie an unsere Steuer und Wirtschaftsberater sowie Bankinstitute behalten wir uns ausdr cklich vor 14 Mitteilungen Die Firma InTec wird alle Mitteilungen an den Sitz oder die ihr zuletzt bekannt gegebene Anschrift des K ufers richten Schriftliche fernschriftliche oder telegrafische Mitteilungen gelten mit der Absendung oder der bergabe an die Post als erfolgt 15 Schlussbestimmungen Sollten einzelne Bestimmungen dieser Gesch ftsbedingungen unwirksam nichtig oder anfechtbar sein oder werden so bleiben die brigen Bestimmungen davon unber hrt und sind in diesem Fall so auszulegen oder zu erg nzen dass der beabsichtigte wirtschaftliche Zweck in juristisch zul ssiger Weise m glichst genau erreicht wird G ltig ab 01 01 2004 Benutzerhandbuch 161
18. Fahrschule jeder Sch ler immer von einem bestimmten Fahrlehrer ausgebildet werden soll sollten Sie hier die Einstellung Ja ausw hlen Bei der Anmeldung eines neuen Sch lers k nnen Sie ihm dann einen Fahrlehrer zuweisen Sobald Sie Leistungen f r den Sch ler beispielsweise Fahrstunden eingeben wird automatisch der Stammfahrlehrer f r die Leistung als Fahrlehrer vorgeschlagen Stammfahrlehrer sofort ndern Wenn Sie dieses Kontrollfeld auf Ja gestellt haben und im Fenster Leistungen verwalten eine Leistung f r einen Sch ler eingeben bei der nicht der eingetragene Stammfahrlehrer verwendet wird erscheint eine Abfrage ob ifas den ausgew hlten Fahrlehrer als neuen Stammfahrlehrer eintragen soll Wenn Sie diese Frage mit Ja beantworten wird der Fahrlehrer automatisch ge ndert Voraussetzung f r dieses Verhalten ist dass Sie das Kontrollfeld Stammfahrlehrer verwenden auf Ja eingestellt haben Benutzerhandbuch 57 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem Stammfahrzeug verwenden Sollte jeder Fahrlehrer Ihrer Fahrschule ein eigenes Ausbildungsfahrzeug haben stellen Sie das Feld auf Ja Im Fester Fahrlehrerdaten verwalten k nnen Sie jedem Fahrlehrer sein entsprechendes Fahrzeug zuordnen Hierdurch wird automatisch beim Erfassen einer fahrzeugabh ngigen Leistung das eingestellte Fahrzeug mit ausgew hlt Stammfahrzeug sofort ndern Sollten Sie diese Option auf Ja stel
19. Lehrer finden Sie bereits alle im System enthaltenen Personen und deren Adressen Neu angelegte Sch ler Teilnehmer bzw Lehrer werden automatisch in das Adressbuch bernommen Zus tzlich k nnen Sie hier die Postanschriften ndern ohne dass diese nderungen Auswirkungen auf andere Programmbereiche haben sondern lediglich f r das Adressbuch gelten Adressbuch Kategorie Name Postanschrift Boris Becker Boris Becker Musterstra e 12 35464 Hamm Teilnehmer Mirko Bohlen Mirko Bohlen Dortmunderstra e 48 35983 Musterstadt Fahrlehrer Nadine Hoffmann Nadine Hoffmann Wilhelmstra e 220 48829 Musterstadt Beh rden Sonstige e Hinzuf gen P Bearbeiten L schen q Schliessen F1 Hilfe Abbildung 119 Adressbuch M chten Sie Adressaten hinzuf gen die noch nicht in ifas enthalten sind klicken Sie auf die Schaltfl che Hinzuf gen Im folgenden Fenster siehe Abbildung 120 k nnen Sie die Adressinformationen eintragen Eintrag bearbeiten nzeigename Mirko Bohlen Adressinformationen Eirma Telefon Nr 1 Anrede Telefon Nr 2 Bemerkung Herr r Bohlen Vorname Mirko Stra e Dortmunderstra e 48 Dortmunderstra e 48 35983 Musterstadt Plz Ort 25983 Musterstadt enem X Abbrechen lt Ft gt Hilfe Abbildung 120 Adressbuch neuer Eintrag Benutzerhandbuch 126 Textverarbeitung InTec Fahrschulsystem 10 1 6 Verlassen des Textverarbeitungsmoduls Wenn Sie das Fenster zur V
20. Men punkt dient dazu Rechnungen f r alle Sch ler erstellen zu lassen deren Sch lerkonto einen bestimmten Sollbetrag aufweist Dieser Betrag den das Sch lerkonto mindestens im Soll stehen muss k nnen Sie auf der Karteikarte Rechnungen im Fenster Einstellungen Anpassen vorgeben siehe Kapitel 5 17 3 Nachdem Sie die automatische Rechnungserstellung durch Klicken auf die zugeh rige Schaltfl che gestartet haben werden die Rechnungen erzeugt und es wird Ihnen angezeigt wie viele Rechnungen neu erstellt wurden Werden keine Fahrsch ler gefunden deren Sch lerkonto mindestens den vorgegebenen Betrag im Soll steht erhalten Sie ein entsprechender Hinweis auf dem Bildschirm angezeigt 7 3 Mahnungen Die in itas integrierte Mahnungsverwaltung dient dazu Sch lern die in Zahlungsverzug geraten sind eine entsprechende Mitteilung zukommen zu lassen um sie darauf aufmerksam zu machen dass noch ein zu zahlender Betrag auf ihrem Sch lerkonto offen steht Benutzerhandbuch 100 InTec Fahrschulsystem Um Mahnungen zu verwalten erstellen bearbeiten und l schen w hlen Sie bitte im Hauptmen den Programmbereich Mahnungen aus Sie gelangen daraufhin in das Fenster Mahnungen verwalten siehe Abbildung 98 in dem Sie neue Mahnungen erstellen bestehende bearbeiten oder wieder l schen k nnen Mahnungen verwalten Sch ler Datum Nr _ Mahnbetra Mahngeb hr Hoffmann Nadine 18 11 2005 1 550 00 e Bearbeit
21. Rechnungen f r Sch ler erstellen zu lassen Mittels des Feldes Mindestbetrag f r autom Rechnungserstellung legen Sie fest f r welche Sch ler bei der automatischen Rechnungserstellung Rechnungen erzeugt werden sollen Hierzu geben Sie einfach den Betrag an den das Sch lerkonto im Soll stehen soll um f r den zugeh rigen Sch ler eine Rechnung erzeugen zu lassen Allgemeines Extras Buchhaltung Rechnung Mahnung Funktionstasten Lohnabrechnungen SVA Antrag Rechnungen automatisch Mahnungen automatisch erstellen nein r erstellen nein x Tag der automatischen Mindestbetrag f r autom Rechnungserstellung 15 des Monats Mahnungserstellung 1 Hindestbetrag f r autom Rechnungserstellung 10 1 Mahnung erstellen nach 15 Format der RechnungsNr 2 Mahnung erstellen nach 30 fortlaufende Nr Jahr Nr 3 Mahnung erstellen nach 45 Jahr Monat Nr C Jahr Woche Nr Mahngeb hr der 1 Mahnung 5 Startwert 1 Mahngeb hr der 2 Mahnung 10 Anzahl Stellen o a Mahngeb hr der 3 Mahnung 15 Abbildung 59 Die Karteikarte Rechnung Analog zur automatischen Rechnungserstellung lassen sich auch Mahnungen automatisch anlegen Sie k nnen bestimmen ab was f r einen Betrag und nach wie viel Tagen nach der Rechnung die erste zweite und dritte Mahnung erstellt werden soll In den restlichen drei Feldern auf der rechten Seite k nnen Sie die Mahngeb hren bzw Bearbeitungszuschl ge
22. Satz Wiederholung Prakt Pr fung sonstige Arbeiten 5 il 16 00 Theoretischer Unterricht Mahngeb hr MG A TUV Geb hr Praxis TUY Geb hr Theorie M Mehrfachklassen bezogen Sch lerabh ngig Verwaltungsgeb hren il Ubungsstunde a g 0 Grundfahraufgaben GF Zeitabh ngig Unterweisung am Ausbildungs Uw Weiterer Grundbetrag GBW x durchlaufende Posten Pr fung OK Abbrechen F1s Hilfe Klassenbezogen Fahrzeugabh ngig l Anh ngerabh ngig Lehrerabh ngig Abbildung 28 Neue Leistung erfassen Die verschiedenen Kontrollfelder dienen zur n heren Spezifikation der Leistung Jedes Kontrollfeld hat hierzu eine spezielle Funktion die nachfolgend beschrieben wird Das Kontrollfeld Klassenbezogen Handelt es sich bei der Definition um eine Leistung die f r eine bestimmte Einzel Klasse erbracht wird dann ist dieses Feld auszuw hlen Klassenbezogene Leistungen sind beispielsweise Fahrstunde Autobahnfahrt Praktische Pr fung usw Das Kontrollfeld Mehrfachklassenbezogen Wenn die Leistung f r Mehrfachklassen Mehrfachklassen erbracht werden kann so w hlen Sie dieses Kontrollfeld aus Die Leistung Grundbetrag beispielsweise w re eine mehrfachklassenbezogene Leistung da der Grundbetrag f r die Klasse B BE einen eigenen Preis hat w hrend der Grundbetrag f r Klasse B einen anderen Preis hat Fahrstunden sind deswegen nicht mehrfachklassenbezogen da eine Fahrstunde imme
23. auf Grund der st ndigen Weiterentwicklung notwendig sein dass weitere Schritte zur Installation durchgef hrt werden m ssen Diese werden dann in der entsprechenden Anleitungen erl utert Benutzerhandbuch 158 InTec Fahrschulsystem 14 Allgemeine Gesch ftsbedingungen 1 Allgemeine Bedingungen Verkauf und Lieferung erfolgen ausschlie lich aufgrund dieser Gesch ftsbedingungen Diese haben G ltigkeit auch f r alle k nftigen Gesch ftsbeziehungen ohne dass es einer nochmaligen ausdr cklichen Vereinbarung bedarf Die Gesch ftsbedingungen gelten grunds tzlich mit der Bestellung sp testens mit der Entgegennahme der Ware als angenommen Gegenbest tigungen des Kunden unter Hinweis auf seine Gesch fts bzw Einkaufsbedingungen werden hiermit widersprochen Abweichungen von diesen Gesch ftsbedingungen sind nur wirksam wenn die Firma InTec sie schriftlich best tigt Wir sind berechtigt Anspr che aus unseren Forderungen an Dritte abzutreten 2 Angebot und Vertragsschluss Unsere Angebote sind stets freibleibend sofern eine Bindefrist nicht ausdr cklich genannt ist Alle Auftr ge gelten erst dann als angenommen wenn sie von uns schriftlich oder fernschriftlich best tigt sind Bei sofortiger Lieferung kann die schriftliche Best tigung auch durch die Lieferung und oder Rechnung erfolgen Verbesserungen oder Anderungen der Bauart oder Ausf hrung unserer Ware bleiben vorbehalten berschreitet der K ufer durch seinen Abruf se
24. beachten Sie dass das Zusatzmodul Terminplaner optional ist und nicht zu der Grundausf hrung von ifas geh rt Wenn Sie sich f r den Terminplaner interessieren wenden Sie sich bitte an die InTec Hotline Mit diesem Zusatzmodul erhalten Sie in i as die M glichkeit Ihre Termine mit Hilfe eines integrierten Terminplaners im berblick zu behalten und so besser zu organisieren und zus tzlich Fahrstunden im Voraus zu planen siehe Abbildung 89 Terminplanung Heute ist Freitag 18 11 November 2005 46 KW 322 Tag R Allgemein Eahrstunden November 2005 Toitabhanans Tene Yon Bis Bezeichnung Mo Di Mi Do Fr ja zeitunabh ngige Termine T tigkeit erledigt Feiertage Nordrheinwestfalen z Heute 01 11 Allerheiligen A November A 2005 Kai Drucken q Schliessen lt F1 gt Hilfe Abbildung 89 Terminplaner bersicht Im Kalender werden auf der linken Seite Feiertage farbig unterlegt und Tage an denen Sie Termine eingetragen haben werden mit einem X gekennzeichnet Da Feiertage in Deutschland nicht einheitlich sind k nnen Sie Ihr Bundesland in dem Feld unten links neben Feiertage aussuchen Die entsprechenden Feiertage werden zus tzlich noch als Text in dem umrandeten Feld unten links angezeigt Damit Sie Termine anzeigen hinzuf gen oder bearbeiten k nnen klicken Sie mit dem Mauszeiger auf das entsprechende Tagesk stchen im Kalender Der jeweils aktivierte
25. dem Fahrtenbuch werden Ihnen alle eingetragenen Fahrten des in den Einstellungen ausgew hlten Fahrzeugs angezeigt siehe Abbildung 148 Wenn as an einem Tag zum ersten Mal gestartet wird ist automatisch das aktuelle Tagesdatum voreingestellt HAM AB 123 E Datur 03 06 02 Mo 4 Zeit Fahrer I Gesamt 20 km Abbildung 148 Fahrtenbuch Die angezeigten Leistungen k nnen wie folgt gekennzeichnet sein Gesch ftliche Fahrt P Private Fahrt Im Fahrtenbuch k nnen Sie folgende Aktionen durchf hren lt Das aktuelle Datum wird um einen Tag erniedrigt Das aktuelle Datum wird um einen Tag erh ht Heute Durch Tippen auf diese Schaltfl che wird das Datum auf das aktuelle Tagesdatum gesetzt alas Neu Es wird ein neuer Fahrtbucheintrag angelegt n heres hierzu Benutzerhandbuch 152 mobile Datenerfassung InTec Fahrschulsystem erfahren Sie in Kapitel 12 10 Lsch Der im Fahrtenbuch ausgew hlte Eintrag wird gel scht ber diese Schaltfl che gelangen Sie zu den Fahrzeuginfos siehe Kapitel 12 7 Es wird automatisch das aktuelle Fahrzeug angezeigt Lsch Info Durch Tippen auf diese Schaltfl che gelangen Sie in die Tagesnachweisansicht siehe Kapitel 12 3 Eine Fahrt aus dem Fahrtenbuch bearbeiten k nnen Sie indem Sie mit dem Stift doppelt auf den entsprechenden Eintrag tippen Ist die Liste voll so erscheint am rechten Bildschirmrand eine Scrollleiste Sie k nnen dann entweder
26. die Buchung in einem neuen Fensters ge ffnet ndern Sie nun die gew nschten Daten M chten Sie die nderungen bernehmen klicken Sie anschlie end auf OK Sollen die nderungen r ckg ngig gemacht werden klicken Sie auf Abbrechen Nach einem Klick auf eine der beiden Schaltfl chen schlie t sich das Fenster wieder 7 4 3 Buchungen l schen M chten Sie eine Buchung wieder aus dem Datenbestand l schen klicken Sie auf L schen Wie beim ndern so ist es auch hierbei notwendig die zu l schende Buchung zuvor in der Liste der bereits erfassten Buchungen auszuw hlen Ist in dieser Liste keine Buchung ausgew hlt und Sie klicken auf L schen so erhalten Sie eine entsprechende Meldung W hlen Sie also zun chst die zu l schende Buchung aus der Liste aus und klicken Sie dann auf L schen Sie werden daraufhin gefragt ob Sie die entsprechende Buchung tats chlich l schen m chten Beantworten Sie diese Frage mit JA durch Anklicken von im Fragefenster so wird die Buchung endg ltig aus dem Datenbestand gel scht Klicken Sie auf im Fragefenster um die L sch Operation nicht durchzuf hren 7 4 4 Drucken Durch Klicken auf diese Schaltfl che gelangen Sie in das Fenster Drucken Es werden Ihnen jedoch nur Kategorien und Unterkategorien angeboten die thematisch mit Buchungen bzw externen Konten zusammenh ngen also zum Beispiel Dokumente wie Buchungsliste oder Umsatzsteuervoranmeldung Wenn Sie d
27. die M glichkeit bereits vor dem Ausdruck zu kontrollieren ob es sich bei dem Dokument tats chlich um das von Ihnen gew nschte handelt Benutzerhandbuch 115 InTec Fahrschulsystem Handelt es sich um ein mehrseitiges Dokument k nnen Sie entscheiden welche Seiten gedruckt werden sollen ffnen Sie das Men Datei und w hlen Sie den Men punkt Drucken aus In dem dann angezeigten Formular siehe Abbildung 109 k nnen Einstellungen f r Druck des in der Seitenansicht gezeigten Dokumentes vorgenommen werden Drucker Name Kyocera FS C5030N KX x Eigenschaften Status Bereit Typ Kyocera F5 C5030N KX Ort Kommentar Ausgabe in Datei umleiten Druckbereich Exemplare Alle Anzahl Exemplare 88 C Seiten Yon C er e CHEECH c Einrichten Abbrechen Abbildung 109 Eigenschaften von Drucken 8 3 Zeitraum ausw hlen Dieses Fenster gibt Ihnen die M glichkeit den Zeitraum auszuw hlen f r den das vorher im Fenster Drucken ausgew hlte Dokument ausgegeben also gedruckt oder auf dem Bildschirm angezeigt werden soll Hierzu gibt es verschiedene Auswahlm glichkeiten siehe Abbildung 110 die im folgenden erl utert werden Ausgabe f r die aktuelle Woche Wenn Sie die Optionsschaltfl che Aktuelle Woche ausw hlen wird das Dokument mit den Daten der aktuellen Woche ausgegeben Unter aktueller Woche wird hier der Zeitraum von Montag bis Samstag verstanden Ausgabe f r di
28. die Sie bei Bedarf eingeben k nnen Fahrzeugdaten verwalten Fahrzeug Nr Typ Klassen f PKW A beschr nkt hr nkt Kennzeichen Hersteller es rani HAM AB 123 vw Kilometerstand Bezeichnung B Automatik Golf TDI Kraftstoff Eahrgestell Nr 12378189 Zulassungsdatum Zulassungsstelle p1 ot 2000 Stva Hamm Fahrzeug hat Automatik n chste HU n chste ASU Fahrzeug hat Anh ngerkupplung Bemerkung Fahrzeug ist Anh nger keine nicht in nzeige Druck verwenden ea OK X Abbrechen lt F1 Hilfe J v A Abbildung 64 Fahrzeugdaten bearbeiten Falls es sich bei dem zu definierenden Fahrzeug um einen Anh nger handelt so aktivieren Sie das Kontrollk stchen Fahrzeug ist Anh nger Sollten Sie ein Fahrzeug nicht mehr verwenden da es z B verkauft wurde markieren Sie das Kontrollfeld nicht in Anzeige Druck verwenden dann wird dieses Fahrzeug Benutzerhandbuch 64 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem auch nicht mehr in der Auswahl beim Leistung erfassen bei fahrzeugabh ngigen Leistungen ausw hlbar sein Wenn Sie alle Daten korrekt eingegeben haben klicken Sie auf die Schaltfl che um das neu angelegte Fahrzeug in den Datenbestand zu bernehmen Wenn Sie Ausbildungen mit Anh ngern durchf hren k nnen Sie diese Anh nger als eigenst ndige Fahrzeuge in i as erfassen und als solchen kennzeichnen Bei den entsprechenden Leistungen und Klassen die als anh ngerabh ngig
29. mit den Bildlauftasten oder mit dem Stift auf oder ab bl ttern um die restlichen Eintr ge anzuzeigen Zu den Einstellungen gelangen Sie ber das a Symbol 12 10 Fahrtenbucheintrag erfassen bearbeiten Wenn Sie im Fahrtenbuch auf die Schaltfl che getippt haben oder mittels Doppeltippen einen Eintrag zum Bearbeiten ausgew hlt haben gelangen Sie in das Fahrtenbucheintragsfenster Wenn Sie einen neuen Eintrag anlegen m chten durchlaufen Sie erst einen festen Ablauf 1 Zeit festlegen siehe Kapitel 12 4 1 2 weitere Daten festlegen z B Fahrer Kilometerstand etc w hlen Fahrt am 03 06 02 up Von10 00 bis 11 30 Min 90 a Fahrlehrer w Muster Thomas Anfang 0km Ende 20km Typ der Fahrt w gesch ftlich Zweck Einkaufen Ziel Musterstadt Abbildung 149 Fahrtenbucheintrag Benutzerhandbuch 153 mobile Datenerfassung InTec Fahrschulsystem Um den erfassten bearbeiteten Eintrag zu bernehmen kehren Sie ber das Symbol wieder zur ck zum vorherigen Fenster Den aktuellen Eintrag k nnen Sie auch sofort ber das s Symbol wieder l schen 12 11 Fahrzeuginfo Das Fenster Fahrzeuginfo gibt Ihnen eine bersicht der wichtigsten Fahrzeugdaten siehe Abbildung 150 Fahrzeug Info 4 Kennzeichen w HAM AB 123 N Golf TDI O Automatik D Kupplung T V 02 06 03 ASU 02 06 03 KNI Stand 15500 O Anh nger Abbildung 150 Fahrzeug Info Um ein anderes Fahrzeug auszuw hlen tippen Sie einfach mit dem St
30. wenn Sie Nur Daten f r einen Fahrlehrer bertragen ausgew hlt haben Wenn Sie diese Option ausw hlen werden auch Sch ler die bisher keine fahrzeugabh ngige Leistung haben f r den oben ausgew hlten Fahrlehrer mit bertragen egal ob er der Stammfahrlehrer f r einen dieser Sch ler ist oder nicht In der Zukunft liegende Leistungen bertragen M chten Sie bereits vor dem Absolvieren der praktischen Pr fung die Endabrechnung Ihren Sch lern ausstellen so k nnen Sie diese Option verwenden Nach dem Ausw hlen dieser Option werden alle in ifas bereits angelegten nicht unterschriebenen praktischen Leistungen die bei Beginn der Synchronisation mit dem Palm in der Zukunft liegen bertragen Termine die bereits als Leistungen existieren nicht bertragen Diese Option findet nur Anwendung wenn Sie In der Zukunft liegende Leistungen bertragen ausgew hlt haben Wenn Sie diese Option ausw hlen werden nur Termine bertragen f r die es keine identische Leistung gibt Zum Vergleich der Termine mit den Leistungen werden alle Daten der entsprechenden Termine bis auf die Dauer verwendet Ausbildungsinfos auch bei schneller Synchronisation aktualisieren Wenn Sie diese Option aktivieren werden die Ausbildungsinformationen wie Theorie Info Praxis Info und Pr fungs Infos aktualisiert auch wenn Sie in den Synchronisationseinstellungen die Option Nur Daten vom Palm auslesen ausgew hlt haben Hinweis wenn Ta
31. 1 HotSync Vorgang Einige Informationen f r die Leistungsdaten werden erst beim Datenaustausch berechnet und angelegt Dies sind die L hne der Fahrlehrer und die Barzahlungen f r die Buchhaltung Die Lohngruppen Informationen werden nicht mit auf den Palm bertragen Die L hne werden daher beim Datenaustausch nach dem gleichen Schema wie beim Erfassen einer Leistung in ifas angelegt Bei allen unterschriebenen Leistungen k nnen diese nicht ge ndert werden ansonsten ist ein nachtr gliches Bearbeiten m glich Ver nderungen an Lohngruppen wirken sich immer auf den Datenaustausch aus Bekommt ein Fahrlehrer z B eine neue Lohngruppe zugewiesen oder es wird der Lohn f r die Fahrstunde erh ht werden die neuen Betr ge bei der n chsten Synchronisation verwendet D h auch ltere Leistungen die bisher nicht bertragen wurden werden immer mit den in ifas aktuellen L hnen angelegt e ndern Sie erst die L hne oder Lohngruppen Ihrer Fahrlehrer wenn Sie alle Handhelds mit ifas synchronisiert haben damit nur neue Leistungen die neuen Lohn Informationen erhalten Benutzerhandbuch 155 mobile Datenerfassung InTec Fahrschulsystem Damit die in i as 5 eingetragen Barzahlung auch in ifas angelegt werden m ssen bestimmte Buchungsinformationen vorhanden sein Wie Sie diese Einstellungen vornehmen erfahren Sie in Kapitel 5 12 5 Sind keine Buchungsinformationen f r das Anlegen einer Barzahlung vorhanden werden auch k
32. 8123 Fahrzeug Typ der Fahrt gesch ftlich Preis MwSt l Zahlung X Abbrechen lt Fis Hilfe Abbildung 78 Leistungen erfassen Haben Sie alle Eingaben vorgenommen dann klicken Sie auf OK um die neu erfasste Leistung zu bernehmen M chten Sie die Erfassung r ckg ngig machen klicken Sie auf Abbrechen Wenn Sie auf geklickt haben k nnen Sie eine weitere Leistung wie oben beschrieben erfassen Durch Klicken auf Abbrechen verlassen Sie das Fenster und kehren zur Leistungsverwaltung zur ck 6 3 2 Leistungen bearbeiten Klicken Sie auf diese Schaltfl che um die Daten einer bereits existierenden Leistung zu bearbeiten Hierzu ist es notwendig dass in der Liste aller bereits erfassten Leistungen im oberen Teil des Fensters die Leistung deren Daten ge ndert werden sollen Benutzerhandbuch 77 Das Tagesgesch ft InTec Fahrschulsystem ausgew hlt ist Ist dies nicht der Fall dann erhalten Sie beim Klicken auf eine entsprechende Meldung Eine erfasste Leistung sollte nur dann wieder ge ndert werden wenn sie noch nicht auf einer Rechnung erscheint Sie erkennen eine bereits auf einer Rechnung verwendete Leistung an dem Eintrag X im Feld Rn in der Liste Wenn Sie eine gesperrte Leistung zum Bearbeiten ausgew hlt haben erhalten Sie eine entsprechende Meldung auf dem Bildschirm angezeigt Sie k nnen dann entscheiden ob Sie diese Leistung trotzdem ndern wollen Wenn Sie diese Frage mit J
33. Klick auf eine der beiden Schaltfl chen verschwindet das Fenster und die Liste der bereits existierenden Monatslohnabrechnungen wird wieder sichtbar 7 6 3 Lohnabrechnungen l schen M chten Sie eine Lohnabrechnung wieder aus dem Datenbestand l schen klicken Sie auf die L schen Schaltfl che Wie beim ndern so ist es auch hierbei notwendig die zu l schende Lohnabrechnung zuvor in der Liste der bereits bestehenden Lohnabrechnungen auszuw hlen Ist in dieser Liste keine Monatslohnabrechnung ausgew hlt und Sie klicken auf die L schen Schaltfl che so erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis W hlen Sie also zun chst die zu l schende Lohnabrechnung aus der Liste aus und klicken Sie dann auf die L schen Schaltfl che Sie werden daraufhin gefragt ob Sie die entsprechende Lohnabrechnung tats chlich l schen m chten Beantworten Sie diese Frage mit JA durch Anklicken der Val Schaltfl che im Fragefenster so wird die Lohnabrechnung endg ltig aus dem Datenbestand gel scht Klicken Sie auf die Nein Schaltfl che im Fragefenster um die L sch Operation nicht durchzuf hren Benutzerhandbuch 111 8 Drucken InTec Fahrschulsystem Im Fenster Drucken werden Ihnen alle m glichen zu druckenden Dokumente zur Auswahl angeboten Kategorie Bilanzen Blanko Formulare Buchhaltung Fahrlehrerdaten Fahrschuldaten Fahrsch lerdaten Unterkategorie Antrag P nenbef rderungsschein Auftrag Bescheinigung KO
34. Leistungen Ihrer Fahrlehrer die f r keinen bestimmten Sch ler erbracht wurden k nnen in diesem Fenster verwaltet werden Dies k nnten beispielsweise Leistungen wie Sonstige T tigkeiten sein denn auch f r solche Leistungen wird den Fahrlehrern Lohn gutgeschrieben Haben Sie f r einen Fahrlehrer eine theoretische Unterrichtseinheit erfasst siehe hierzu Kapitel 6 4 so erscheint diese Leistung ebenfalls automatisch in diesem Fenster damit Sie die M glichkeit haben den Lohn des Fahrlehrers f r diesen theoretischen Unterricht zu ndern Sie gelangen in das Fenster zur Leistungsverwaltung siehe Abbildung 77 indem Sie im Hauptmen die Schaltfl che ausw hlen Leistungen verwalten Anzeige Diese Woche r Sch ler lle z Pr fer lle X Von 14 11 2005 Bis 20 11 2005 Lehrer Ale z Fahrzeug lle X Rn Datum Zeit Dauer Leistung Sch ler Lehrer Klasse Fahrzg Preis Lohn Best Pr fer HONA Hoffmann Nadine Ja unbekannt A Hinzuf gen P Bearbeiten L schen a Drucken q Schliessen lt F1 gt Hilfe D AA Abbildung 77 Leistungsverwaltung Um das Fenster der Leistungsverwaltung wieder zu verlassen klicken Sie auf Schlie en und Sie gelangen wieder zur ck ins Hauptmen Leistungen hinzuf gen Klicken Sie auf Hinzuf gen wenn Sie eine neue Leistung erfassen m chten Es ffnet sich ein neues Fenster indem Sie die gew nschten Leistungen hinzuf gen k nnen siehe Abbildung 78 W hlen Si
35. M Bescheinigung KOM EU Seite 1 Bescheinigung KOM EU Seite 2 Bescheinigung Mofa Bescheinigung prakt D1 DIE D DE Fahrsch lerlisten Fahrtenbuch Kontoauszug Pr fungen vw Rechnungswesen Seminare Bescheinigung prakt M A B C T al Anzahl Exemplare 1 V Ausdruck mit Datum 22 02 2006 Beschreibung Nach einer Auswahl von Fahrsch lern werden Antr ge f r den Personenbef roderungsschein angezeigt bzw gedruckt Fa Drucken A Vorschau q Schliessen F1 gt Hilfe Abbildung 106 Drucken ifas listet hierzu alle bergeordneten Themen in der Liste Kategorie auf W hlen Sie hier das gew nschte Oberthema aus so werden alle zu diesem Thema m glichen Dokumente in der Liste Unterkategorie angezeigt W hlen Sie hier nun das zu druckende Dokument aus In der Beschreibung wird eine Erl uterung angezeigt die das von Ihnen ausgew hlte Dokument n her beschreibt Auf diese Art und Weise k nnen Sie erkennen ob tats chlich das von Ihnen gew nschte Dokument aus der Liste ausgew hlt haben Einige Dokumente erfordern zus tzliche Angaben die im Auswahlfenster eingegeben werden k nnen Hierbei handelt es sich zum Beispiel um Zeitangaben und die Auswahl von Fahrlehrern wenn Sie Tagesnachweise ausgeben m chten Haben Sie ein Dokument ausgew hlt das zus tzliche Angaben erfordert so ist dies daran erkennbar dass die Beschreibung zu diesem Dokument mit den Worten Nach einer Auswahl von beginnt Das e
36. _ ListenNr Beh rde A1 23 04 00 763823 Muster Bemerkungen keine Abbildung 146 weitere Infos Die Bemerkungen k nnen Sie auch auf dem Handheld bearbeiten Beim n chsten Synchronisationsvorgang werden sie in itas aktualisiert Zur ck zum Sch lerinfo Fenster gelangen Sie ber das Symbol 12 8 Sch lerauswahl Fenster Mit dem Sch lerauswahl Fenster siehe Abbildung 147 haben Sie die M glichkeit den Sch ler f r den Sie Informationen angezeigt haben oder zum Erfassen einer Leistung verwenden m chten auszuw hlen Sch lerauswahl I Abbildung 147 Sch lerauswahl Im oberen Bereich des Fensters erhalten Sie eine Liste mit Sch ler und Ihren Sch lercodes Ist die Liste voll so erscheint am rechten Bildschirmrand eine Scrollleiste Benutzerhandbuch 151 mobile Datenerfassung InTec Fahrschulsystem Sie k nnen dann entweder mit den Bildlauftasten oder mit dem Stift auf oder ab bl ttern um die restlichen Eintr ge anzuzeigen Durch Tippen auf einen Sch ler k nnen Sie Ihn ausw hlen Um die Anzahl der angezeigten Sch ler einzuschr nken geben Sie auf der unter der Liste abgebildeten Tastatur die Buchstaben eines Namens oder Sch lercodes ein Bei jeder Eingabe eines neuen Buchstabens wird die Liste aktualisiert M chten Sie die Auswahl zur cksetzen tippen Sie auch die Schaltfl che Leeren Ein Sch ler l sst sich durch tippen auf den entsprechenden Listeneintrag ausw hlen 12 9 Fahrtenbuch In
37. a beantworten werden die Daten der Rechnung auf der diese Leistung verwendet wird aktualisiert W hlen Sie also zun chst die zu ndernde Leistung aus der Liste aus und klicken Sie dann auf Bearbeiten Daraufhin wird das Fenster zum Bearbeiten der Leistung ge ffnet ndern Sie nun die gew nschten Daten M chten Sie die nderungen bernehmen klicken Sie anschlie end auf OK Sollen die nderungen r ckg ngig gemacht werden klicken Sie auf Abbrechen Nach einem Klick auf eine der beiden Schaltfl chen verschwindet das Fenster wieder 6 3 3 Leistungen l schen M chten Sie eine Leistung wieder aus dem Datenbestand l schen klicken Sie auf L schen Wie beim ndern so ist es auch hierbei notwendig die zu l schende Leistung zuvor in der Liste der bereits erfassten Leistungen auszuw hlen Ist in dieser Liste keine Leistung ausgew hlt und Sie klicken auf L schen so erhalten Sie eine entsprechende Meldung Wie beim Bearbeiten einer Leistung sollte eine Leistung nur dann gel scht werden wenn sie noch nicht auf einer Rechnung verwendet wird Haben Sie eine Leistung zum L schen ausgew hlt die bereits auf einer Rechnung verwendet wird erhalten Sie eine entsprechende Meldung auf dem Bildschirm angezeigt Sie k nnen dann entscheiden ob Sie die ausgew hlte Leistung trotzdem l schen wollen Wenn Sie eine bereits auf einer Rechnung verwendete Leistung l schen wird der Betrag der Leistung vom Rechnungsbetrag sub
38. ahrschulsystem Setup Assistenten Dieser Assistent wird jetzt InTec Fahrschulsystem 5 0 6 auf Ihren Computer installieren Sie sollten alle anderen Anwendungen beenden bevor Sie mit dem Setup fortfahren weiter zum Fortfahren Abbrechen zum Verlassen _Weiter gt Abbrechen Abbildung 1 Willkommensfenster Als n chstes muss die Lizenzvereinbarung gelesen und zugestimmt werden um die Installation durchzuf hren siehe Abbildung 2 Um fortzufahren muss der Schriftzug Ich stimme dem Lizenzvertrag zu ausgew hlt sein anschlie end kann durch Klicken auf die Installation begonnen werden Wenn der Lizenzvereinbarung nicht zugestimmt wird besteht nur die M glichkeit die Installation abzubrechen i Setup InTec Fahrschulsystem Lizenzvereinbarung Lesen Sie bitte folgende wichtige Informationen bevor Sie fortfahren Lesen Sie bitte die folgenden Lizenzvereinbarungen Benutzen Sie bei Bedarf die Bildlaufleiste oder dr cken Sie die Bild Ab Taste ENDBENUTZER LIZENZVERTRAG F R INTEC SOFTWARE WICHTIG BITTE SORGF LTIG LESEN Dieser InTec Endbenutzer Lizenzvertrag EULA ist ein rechtsg ltiger Vertrag zwischen Ihnen als nat rlicher oder als juristischer Person und InTec f r das die diesem EULA beiliegendeln InTec Softwareproduktfe das die Computersoftware sowie dazugeh rige Medien und gedruckte Materialien und m glicherweise Dokumentation im Online oder elektronischen Format SOFTWAREPRODUKT um
39. as Fenster Drucken durch einen Klick auf verlassen befinden Sie sich wieder im Fenster Buchhaltung Benutzerhandbuch 105 InTec Fahrschulsystem 7 4 5 Quittung drucken Klicken Sie auf Quittung drucken wenn Sie f r eine in der Liste ausgew hlte Buchung eine Quittung drucken m chten Die Daten f r die Quittung werden Ihnen daraufhin in einem neuen Fenster dargestellt siehe Abbildung 102 und k nnen nochmals ge ndert werden Quittung drucken Quittung ber amp von Sch ler 2 Quittungen 3 Quittungen B Drucken i X Abbrechen Abbildung 102 Quittung drucken Klicken Sie in diesem Fenster auf Drucken um die Quittung tats chlich zu drucken Durch einen Klick auf Abbrechen gelangen Sie wieder zur ck in das Fenster Buchhaltung ohne dass die Quittung ausgedruckt wird 7 5 Arbeitszeiten berpr fen Um falsch erfasste Leistungen insbesondere Fahrstunden schnell finden und korrigieren zu k nnen benutzen Sie die Funktion Arbeitszeiten berpr fen Sie haben in diesem Fenster siehe Abbildung 103 die M glichkeit sich schnell einen berblick dar ber zu verschaffen f r welche Tage offensichtlich Falscheingaben vorgenommen wurden Hierzu k nnen Sie sich alle Tage heraussuchen lassen an denen eine vorgegebene Arbeitszeit berschritten wird Um nun nicht immer in die Leistungsverwaltung wechseln zu m ssen um die Fehleingaben zu korrigieren k nnen Sie die notwen
40. at hh mm ein M chten Sie die Anfangszeit auf 20 Uhr festlegen geben Sie bitte 20 00 ein Basis f r Lohnberechnung hnlich wie bei der Dauer einer Fahrstunde die auch f r die Preisberechnung der einzelnen Leistungen herangezogen wird kann hier eingegeben werden auf welcher Basis die Lohnberechnung f r die Fahrlehrer durchgef hrt werden soll Normalerweise wird hier der gleiche Wert eingegeben wie bei Dauer einer Fahrstunde Wenn also eine Fahrstunde beispielsweise 45 Minuten dauert und 39 kostet zur Eingabe der Preise siehe Kapitel 5 7 und der Fahrlehrer f r die 45 Minuten 20 zur Eingabe von L hnen siehe Kapitel 5 8 erh lt tragen Sie in die Felder Dauer einer Fahrstunde und Basis f r die Lohnberechnung jeweils 45 ein Dauern die Fahrstunden in Ihrer Fahrschule 45 Minuten Ihre Fahrlehrer erhalten den Lohn jedoch auf der Basis einer Zeitstunde so tragen Sie bei Dauer einer Fahrstunde und Basis f r Lohnberechnung die Werte 45 und 60 ein Benutzerhandbuch 53 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem Vorlauf Geburtstagsliste Geben Sie hier die Tage ein die i as in die Zukunft schauen soll wenn Sie eine Geburtstagsliste drucken Um also beim Drucken der Geburtstagsliste alle Sch ler aufgelistet zu bekommen die innerhalb des n chsten Monats Geburtstag haben sollten Sie hier 31 eingeben Wenn Sie auf der Geburtstagsliste immer nur di
41. auf die Abbrechen In beiden F llen verschwindet das Bearbeitungsfenster und die Liste der bereits existierenden Dokumente wird wieder sichtbar 10 1 2 Existierende Dokumente ndern Klicken Sie auf die Bearbeiten Schaltfl che um die Daten eines bereits existierenden Dokumentes zu ndern Hierzu ist es notwendig dass in der Liste aller bereits bestehenden Dokumente im oberen Teil des Fensters das Dokument dessen Benutzerhandbuch 124 Textverarbeitung InTec Fahrschulsystem Daten ge ndert werden sollen ausgew hlt ist Ist dies nicht der Fall dann erhalten Sie beim Klicken auf die Schaltfl che Andern eine entsprechende Meldung W hlen Sie also zun chst das zu ndernde Dokument aus der Liste aus und klicken Sie dann auf Bearbeiten Daraufhin ffnet sich wie beim Erfassen eines neuen Dokumentes das Dokumentbearbeitungsfenster und die Daten des ausgew hlten Dokumentes werden dargestellt ndern Sie nun die gew nschten Daten M chten Sie die nderungen bernehmen klicken Sie anschlie end auf OK_ Sollen die nderungen nicht bernommen werden klicken Sie auf Abbrechen Nach einem Klick auf eine der beiden Schaltfl chen verschwindet das Bearbeitungsfenster und die Liste der bereits existierenden Dokumente wird wieder sichtbar 10 1 3 Dokumente l schen M chten Sie ein Dokument wieder aus dem Datenbestand l schen klicken Sie L schen Wie beim ndern so ist es auch hierbei notwendig das
42. bbildung 118 In diesem Fenster k nnen Sie zun chst den bzw die Adressaten des neu zu erfassenden Dokumentes festlegen Hierzu k nnen Sie entweder einen Sch ler einen Fahrlehrer oder einen freien Adressaten direkt eingegeben oder aus dem Adressbuch siehe Kapitel 10 1 5 mittels der Schaltfl che aussuchen Benutzerhandbuch 123 Textverarbeitung InTec Fahrschulsystem Nachdem Sie auf die Hinzuf gen Schaltfl che geklickt haben befinden Sie sich diesem Fenster der Dokumentbearbeitung in dem alle zu einem Dokument geh renden Daten angezeigt werden In diesem Fenster k nnen Sie zun chst den bzw die Adressaten des neu zu erfassenden Dokumentes festlegen Hierzu k nnen Sie entweder einen Sch ler einen Fahrlehrer oder einen freien Adressaten direkt eingegeben oder aus dem Adressbuch siehe Kapitel 10 1 5 mittels der Schaltfl che aussuchen Textverarbeitung Dokument Infoschreiben Empf nger Boris Becker Musterstra e 12 35464 Hamm 2 4 Mirko Bohlen Dortmunderstra e 48 35993 Musterstadt d el Betreff ktuelle Infos zur Ausbildung 18 11 2005 Flie text Gru Mit freundlichen Gr en Fu zeile Fa OK X Abbrechen Ft Hilfe Abbildung 118 Texte erfassen Sind Sie mit der Texteingabe fertig so klicken Sie auf und geben den Namen unter dem das Dokument gespeichert werden soll in der erscheinenden Dialogbox ein M chten Sie die Erfassung r ckg ngig machen klicken Sie
43. ben ist die Angabe eines freien Buchungstextes m glich H ufig ben tigte Buchungstexte k nnen vordefiniert werden so dass diese dann immer zur Verf gung stehen Diese Definition von Buchungstexten die in ijas Buchungskategorien genannt werden wird im Fenster Buchhaltungskategorien verwalten siehe Kapitel 5 10 vorgenommen Im oberen Teil des Buchhaltungsfensters siehe Abbildung 100 befinden sich einige Informationen die zum einen das derzeit angezeigte Konto beinhalten und zum anderen die Angabe ber welchen Zeitraum Buchungen angezeigt werden Zus tzlich zu diesen Daten werden auch noch Informationen ber den Stand des Kontos bis zum heutigen Datum gegeben Unter diesen Informationen befindet sich die Liste der auf dem Konto vorhandenen Buchungen bzw die Liste derjenigen Buchungen die derzeit angezeigt werden sollen Die Anzeige kann ber die Auswahlfelder auf bestimmte Buchungen eingeschr nkt werden Benutzerhandbuch 102 InTec Fahrschulsystem 7 4 1 Buchhaltung Konto 1200 Bank r Anzeige Diese Woche M Einnahmen 200 00 Saldo 200 00 Von 14 11 2005 Bis 20 11 2005 Ausgaben 400 00 Sch ler lle X Saldo 200 00 Vg Datum Text Sch ler Art Gegenkonto Soll Z 18 11 2005 Rechnung vom 18 05 03 Teilzahl 200171 Hoffmann e 1400 18 11 2005 Schreibtisch 4930 el 3 A 2 Quittung Monat ab IE en Cd Bearbeiten g L schen A Drucken i cken Os A 1 Schli
44. ber standardm ig aus dem Kalender bernommen wird Handelt es sich bei dem Termin um einen zeitabh ngigen Termin so klicken Sie auf das K stchen vor Zeitabh ngig und tragen die Anfangs und die Endzeit in die Felder Von und Bis ein Ist Ihr Termin zeitunabh ngig so lassen Sie dieses Feld frei Sie haben dann die M glichkeit nach Erledigung dieses Termins oder Benutzerhandbuch 92 Das Tagesgesch ft InTec Fahrschulsystem dieser Aufgabe das Feld erledigt anzuklicken um den Termin als beendet zu kennzeichnen Das Feld Termintitel beinhaltet eine kurze Beschreibung des Termins die hinterher in der Terminplaner bersicht angezeigt werden soll Sollten Sie n here Beschreibungen bzw Erg nzungen zum Termin machen wollen tragen Sie diese in das Feld Termindetails ein Haben Sie alle Eingaben get tigt klicken Sie auf um die Daten zu bernehmen Klicken Sie auf Abbrechen wenn Sie die Eingaben verwerfen m chten 6 9 2 Fahrstunden planen Wenn Sie eine Fahrstunde im Voraus planen m chten klicken Sie auf Hinzuf gen wenn die Karteikarte Fahrstunde ausgew hlt ist Es ffnet sich folgendes Fenster siehe Abbildung 91 Fahrstunde planen Datum 28 10 2005 Yon 10 30 Bis 12 00 Fahrlehrer Sigi Meier Sch ler BEBO r Klasse B r Leistung 3 v bungsstunde i g 0 Treffpunkt Schule Abbildung 91 Fahrstunde planen Um eine geplante Fahrs
45. ch berechnet Zahlungen sind sofort nach Rechnungsstellung ohne jeden Abzug f llig Rechnungsstellung erfolgt mit Lieferung Wechsel und Schecks werden nur nach besonderer Vereinbarung und f r die Firma InTec kosten und spesenfrei angenommen Bei berschreitung der Zahlungstermine steht der Firma InTec ohne weitere Mahnung ein Anspruch auf Verzugszinsen in H he von 5 ber dem jeweiligen Diskontsatz der Europ ischen Zentralbank zu Das Recht zur Geltendmachung eines dar ber hinausgehenden Verzugschadens bleibt unber hrt Die Firma InTec ist berechtigt trotz anders lautender Bestimmungen des Kunden Zahlungen zun chst auf dessen alte Schulden anzurechnen Sind bereits Kosten und Zinsen durch Verzug entstanden so ist die Firma InTec berechtigt die Zahlung zun chst auf die Kosten dann auf die Zinsen und zuletzt auf die Hauptleistung anzurechnen Eine Aufrechnung oder die Geltendmachung eines Zur ckhaltungsrechtes wegen von uns nicht anerkannter oder nicht rechtzeitig festgestellter Gegenanspr che ist ausgeschlossen Soweit Umst nde oder Ausk nfte eine schlechte wirtschaftliche Situation des Kunden erkennen lassen kann die Firma InTec jederzeit wahlweise Lieferung Zug um Zug gegen Barzahlung Vorleistung oder Sicherheitsleistung verlangen Alle offenen Forderungen einschlie lich derjenigen f r die die Firma InTec Wechsel angenommen hat oder f r die eine Ratenzahlung vereinbart ist werden in diesem Fall sofort f llig 8 Eigentumsvorb
46. che das Modul wieder aus dem HotSync Manager entfernen 5 12 2 Lizenzierung eines Palm Handhelds Bevor Sie ijas auf dem Palm installieren m ssen Sie eine Lizenz f r Ihren Palm eingeben Beim Kauf der mobilen Datenerfassung haben Sie auch einen oder mehrere Lizenzschl ssel erhalten Sie ben tigen f r jeden Palm den Sie verwenden m chten einen Lizenzschl ssel Um eine Lizenz einzurichten wechseln Sie zuerst zur Ansicht Lizenzverwaltung im Konfigurationsformular siehe Abbildung 47 f r ifas Benutzerhandbuch 43 Fahrschule einrichten ifasME verwalten Lizenzverwaltung Protokoll Lizenznehmer Fahrschule InTec Seriennummer 430496000 Lizenzanzahl 0 verf gbare Lizenzen 0 InTec Fahrschulsystem Lizenz L freischalten Benutzer Seriennummer erstellt Am L schen G9 Aktivieren A Deaktivieren A N Installieren Schliessen F1 gt Hilfe Abbildung 47 ilas verwalten Karteikarte Lizenzverwaltung Anschlie end klicken Sie auf die Lizenz freischalten Schaltfl che In dem neuen Formular k nnen Sie einen Lizenzschl ssel eingeben Die Eingabe best tigen Sie mit der Schaltfl che OK InTec Fahrschulsystem Bitte geben Sie einen g ltigen Lizenzschl ssel ein Abbrechen 1234567890 Abbildung 48 Lizenzschl ssel eingeben Wenn es sich um einen g ltigen Lizenzschl ssel handelt sehen Sie anschlie end den Z hler f r die Anzahl d
47. cheintr ge werden bertragen Keine Fal intr ge vorhanden Kilometerst nde der Fahrzeuge werden aktualisiert Anzahl Fahrzeuge 5 lle Kilometerst nde wurden erfolgreich aktualisiert Schliessen F1 gt Hilfe J Abbildung 152 ifas verwalten Karteikarte bertragungsprotokoll L schen Sie einen Palm aus der Liste der lizenzierten Benutzer werden automatisch auch alle Protokolle die mit dem Palm in Verbindung stehen gel scht Benutzerhandbuch 157 mobile Datenerfassung InTec Fahrschulsystem 13 Updates installieren In regelm igen Abst nden erscheinen immer wieder Updates f r ifas und as Damit es keine Probleme zwischen itas und las nach der Installation eines Updates gibt ist folgendes zu beachten Vor der Installation des Updates 1 Alle Handhelds vor der Installation eines Updates mit ifas synchronisieren damit die neu erfassten Daten auch in ias vorhanden sind 2 Datensicherung mit ifas Werkzeuge anlegen siehe Kapitel 11 2 Nach der Installation des Updates 3 neue Version von ifas auf alle Handhelds bertragen siehe 5 12 3 4 Erneuten Datenaustausch mit allen Handhelds um die neuen Daten f r ifas zur Verf gung zu stellen Der hier beschriebene Installationsablauf stellt nur die grunds tzliche Update Installation dar Wenn einem Update eine Installationsanleitung beigef gt ist gilt es die Installation nach der jeweiligen Anleitung durchzuf hren Es kann
48. ck zum Fenster Anwesenheitsliste Hat der Sch ler die Unterschrift korrekt geleistet so muss er dies in dem Fenster welches beim Verlassen des Uhnterschriftenfensters angezeigt eigenh ndig best tigen Andernfalls hat diese Unterschrift keine Rechtsg ltigkeit 12 7 Sch lerinfo Das Fenster Sch lerinfo gibt Ihnen eine bersicht der wichtigsten Daten Ihrer Sch ler siehe Abbildung 141 4 Moier Manfred i Klasse Anm 05 03 02 Filiale 1 Geb 01 12 84 Saldo 158 32 L Zig 27 05 02 O Sehhilfe O Behinderung Adresse M nchenerstra e 200 12345 Musterstadt 01234 85976 017779983664 Theo Prak Suche Abbildung 141 Sch ler Info Um einen anderen Sch ler auszuw hlen tippen Sie einfach mit dem Stift auf den Namen des bisher angezeigten Sch ler es erscheint dann das Sch lerauswahlfenster siehe Kapitel 12 8 Benutzerhandbuch 147 mobile Datenerfassung InTec Fahrschulsystem Eine weitere M glichkeit einen Sch ler auszuw hlen ist die direkte Eingabe des Sch lernamens im Feld Suche am unteren Bildschirmrand Dazu schreiben Sie auf dem Graffiti Schreibbereich den Nachnamen zu suchenden Sch lers Wenn Buchstaben die nicht in einem Sch lernamen enthalten sind eingegeben werden so werden diese automatisch wieder gel scht Der erste Sch ler auf den der Suchname passt wird automatisch angezeigt ber das Symbol k nnen Sie sich Informationen ber die vorhandenen F hrerscheinklassen und Bem
49. d bertragen und mit der Arbeit beginnen 5 12 1 Einrichten des HotSync Moduls Damit Sie zuk nftig Ihre Daten von ifas zu ifas bertragen k nnen muss zuerst das HotSync Modul aktiviert werden Das HotSync Modul l sst sich aus ifas aktivieren Daf r starten Sie ifas und begeben sich in das Men Einstellungen Wie Sie sicherlich bemerkt haben finden Sie hier die Benutzerhandbuch 42 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem neue Schaltfl che pas einrichten Klicken Sie auf diese Schaltfl che um zur Konfiguration von as zu gelangen ifasME verwalten Lizenzyerwaltung Protokoll 8 rn _ amp freischalten gt E Benutzer Seriennummer erstellt Am Lizenznehmer Fahrschule InTec ae Seriennummer 490495000 G9 Aktivieren G9 Deaktivieren A y Installieren Lizenzanzahl 0 q Schliessen verf gbare Lizenzen 0 F12 Hilfe Abbildung 46 ifas verwalten Karteikarte Lizenzverwaltung Anschlie end k nnen Sie das HotSync Modul installieren dazu klicken Sie auf die Schaltfl che HotSync aktivieren Der HotSync Manager wird anschlie end neu gestartet und Ihre Daten werden in Zukunft bei jedem HotSync Vorgang mit einem Palm Handheld vorausgesetzt ifas ist bereits auf diesem Palm installiert bertragen M chten Sie nicht mehr dass bei jedem HotSync Vorgang Ihre Daten von ifas auf den Palm bertragen werden k nnen Sie mit der HotSync deaktivieren Schaltfl
50. dann auf klicken erhalten Sie eine entsprechende Meldung auf dem Bildschirm angezeigt Bevor Sie eine Statistik ausw hlen um sich diese anzeigen zu lassen sollten Sie den Auswertungszeitraum festlegen Sie k nnen einen vordefinierten Zeitraum w hlen oder selbst ein beliebiges Start und Enddatum eintragen Die die rechts angezeigte Statistik wird automatisch aktualisiert 9 2 Systemdaten Die Systemdaten erreichen Sie vom Hauptmen durch die Men leiste Men Hilfe Systeminfo Die unter diesem Men punkt zusammengefassten Statistiken geben Ihnen detaillierte Informationen ber den Zustand Ihres Systems Um die Informationen m glichst bersichtlich zu gestalten wurden Sie in verschiedene Kategorien eingeteilt Diese Kategorien finden Sie im Fenster der Systemdaten Statistiken in Form von Karteikarten wieder Durch Anklicken des entsprechenden Reiters im oberen Bereich des Fensters k nnen Sie die gew nschte Karteikarte nach vorne holen um sich die zugeh rigen Daten ansehen zu k nnen Im folgenden werden die auf den einzelnen Karteikarten enthaltenen Informationen kurz beschrieben Die Karteikarte Sch lerdaten Auf dieser Karteikarte siehe Abbildung 112 werden Ihnen verschiedene Informationen ber die im System vorhandenen Sch lerdaten angezeigt Hierzu z hlen beispielsweise die Anzahl der theoretischen Uhnterrichte die Gesamtanzahl der eingegebenen Fahrsch ler oder Informationen ber die verwendeten Sch
51. den Bei diesem Vorgang werden alle ben tigten Dateien von der CD ROM auf die Festplatte des Computers kopiert Dies ist notwendig da ifas nicht direkt von der CD ROM ausgef hrt werden kann sondern vorher auf der Festplatte vorhanden sein muss Damit die Installation erfolgreich abl uft ist es erforderlich dass die Mindest anforderungen zur Installation bereits erf llt werden 3 1 Starten des Installationsprogramms von CD ROM 1 Schlie en Sie alle ge ffneten Programme 2 Legen Sie die CD bitte in das CD ROM Laufwerk Ihres Computers Der Installations vorgang wird automatisch gestartet ltere bereits auf Ihrem Computer vorhandene itas Versionen werden automatisch deinstalliert Startet die CD ROM nicht automatisch w hlen Sie aus dem Startmen den Men punkt Ausf hren aus und geben in die Eingabezeile des sich daraufhin ffnenden Fensters x ifas ein wobei Sie x f r den Laufwerksbuchstaben Ihres CD ROM Laufwerks ersetzen m ssen Best tigen Sie Ihre Eingabe durch Klicken auf 3 2 Der Installationsvorgang Nach dem Start des Installationsprogramms erscheint zun chst einen Willkommen Bildschirm siehe Abbildung 1 Die Installation wird durch Klicken auf begonnen Durch Klicken auf wird die Installation vorzeitig abgebrochen Dies kann w hrend des gesamten Vorgangs durchgef hrt werden Benutzerhandbuch 4 Einleitung InTec Fahrschulsystem i Setup InTec Fahrschulsystem Willkommen zum InTec F
52. den wenn sie nicht mehr ben tigt wird Im bersichtsfenster siehe Abbildung 29 m ssen Sie daf r eine Preisliste ausw hlen die anschlie end ber die Schalfl che nach Best tigung einer Sicherheits abfrage gel scht werden kann Damit die Preisliste unwiderruflich gel scht wird m ssen Sie die Sicherheitsabfrage mit JA beantworten durch Klicken auf Ja J Eine Preisliste k nnen Sie nur dann wieder l schen wenn kein Sch ler mehr existiert der nach der zu l schenden Preisliste abgerechnet wird Gibt es noch Fahrsch ler die nach dieser Preisliste abgerechnet werden so erhalten Sie eine entsprechende Meldung siehe Abbildung 32 auf dem Bildschirm angezeigt Hier k nnen Sie entweder in der jeweiligen Zeile im Feld Preisliste die entsprechende Benutzerhandbuch 31 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem Preisliste ausw hlen oder mit der Schaltfl che allen angezeigten Sch lern die unten angew hlte Preisliste zuordnen 5 7 4 Preisliste kopieren Wenn Sie eine neue Preisliste angelegen k nnen alle definierten Preise einer bestehenden Preisliste bernommen werden indem Sie diese Preisliste kopieren Geben Sie bei der Definition der neuen Preisliste eine Nummer und eine Bezeichnung an die es noch nicht im System gibt 5 8 Lohngruppen anlegen Lohngruppen werden in ifas ben tigt um die L hne f r von Fahrlehrern durchgef hrte Leistungen berechnen zu k nnen Hierzu wird jedem Lehrer eine Lohngru
53. den durch Aushang in der Fahrschule bekanntgegeben Preisen zu entsprechen Werden diese ge ndert so bleiben Preis nderungen vorbehalten f r Leistungen die nach Ablauf von mehr als 4 Monaten seit Vertragsabschlu erbracht werden Mit dem Grundbetrag sind abgegolten die allgemeinen Aufwendungen der Fahrschule sowie die Erteilung des theoretischen Unterrichts Mit der Verg tung f r die Fahrstunde von 45 Minuten Dauer sind abgegolten die Kosten f r das Lehrfahrzeug einschl Versicherungen sowie der praktische Fahrunterricht X Abbrechen lt F1 gt Hilfe y 2 Abbildung 42 Karteikarte AGB Die Karteikarte Ausbildungsauftrag Auf dieser Karteikarte siehe Abbildung 43 steht der Text der auf jedem Ausbildungs auftrag gedruckt werden soll Benutzerhandbuch 40 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem Briefkopf AGB Ausbildungsauftrag Rechnung Teilechnung Gesamtrechnung Mahnung 1 Mahnung 2 Mahnung 3 Es gelten die in den Filialen ausliegenden Allgemeinen Gesch ftsbedingungen X Abbrechen lt Fl gt Hilfe 7 Abbildung 43 Ausbildungsauftrag Die Karteikarten Teilrechnung und Gesamtrechnung Auf diesen Karteikarten siehe Abbildung 44 k nnen Sie einen freien Text eingeben der von ifas automatisch unter jede Teil bzw Gesamtrechnung die Sie f r einen Fahrsch ler ausdrucken gesetzt wird Briefkopf AGB Ausbildungsauftrag Rechnung Teilechnung Gesamtrechnung Mahnung 1 Ma
54. der Kontonummer in das Feld Konto oder durch Auswahl aus der Liste F r jede Buchung k nnen Sie noch eine Belegnummer erfassen um Quittungen den entsprechenden Buchungen zuordnen zu k nnen Schlie lich muss noch der Betrag der Buchung in das Feld Betrag eingegeben werden Beim Vorgang Sch lerzahlung muss zus tzlich zu den oben genannten Angaben noch der Sch ler eingegeben werden der die Zahlung geleistet hat Geben Sie den Code des Sch lers entweder direkt in das Feld ein oder w hlen Sie den Sch ler aus der Liste aus Haben Sie alle Eingaben vorgenommen dann klicken Sie auf OK um die neu erfasste Buchung zu bernehmen M chten Sie die Erfassung r ckg ngig machen klicken Sie auf Abbrechen Wenn Sie auf geklickt haben k nnen Sie eine weitere Buchung wie oben beschrieben erfassen Durch Klicken auf Abbrechen verlassen Sie den Eingabe Modus Benutzerhandbuch 104 InTec Fahrschulsystem 7 4 2 Buchungen bearbeiten Klicken Sie auf Bearbeiten um die Daten einer bereits existierenden Buchung zu ndern Hierzu ist es notwendig dass in der Liste aller bereits erfassten Buchungen im oberen Teil des Fensters die Buchung deren Daten ge ndert werden sollen ausgew hlt ist Ist dies nicht der Fall dann erhalten Sie beim Klicken auf eine entsprechende Meldung W hlen Sie also zun chst die zu ndernde Buchung aus der Liste aus und klicken Sie dann auf Bearbeiten Daraufhin wird
55. der keinen weiteren Unterricht bearbeiten dann klicken Sie auf Schlie en und Sie gelangen zur ck in das Hauptmen 6 4 3 Theoretischen Unterricht l schen M chten Sie eine Unterrichtseinheit wieder aus dem Datenbestand l schen klicken Sie auf diese Schaltfl che Wie beim Bearbeiten so ist es auch hierbei notwendig die zu l schende Unterrichtseinheit zuvor in der Liste der bereits bestehenden theoretischen Unterrichtseinheiten auszuw hlen Ist in dieser Liste keine Unterrichtseinheit ausgew hlt und Sie klicken auf L schen so erhalten Sie eine entsprechende Meldung Benutzerhandbuch 82 Das Tagesgesch ft InTec Fahrschulsystem W hlen Sie also zun chst die zu l schende Unterrichtseinheit aus der Liste aus und klicken Sie dann auf L schen Sie werden daraufhin gefragt ob Sie die entsprechende Unterrichtseinheit tats chlich l schen m chten Beantworten Sie diese Frage mit JA durch Anklicken von im Fragefenster so wird die Unterrichtseinheit endg ltig aus dem Datenbestand gel scht Klicken Sie auf im Fragefenster um die L sch Operation nicht durchzuf hren Um in das Hauptmen zur ck zu gelangen klicken Sie einfach auf Schlie en 6 4 4 Anwesenheitsliste verwalten Wenn Sie sich im Erfassen oder ndern Modus befinden so gelangen Sie durch einen Klick auf in ein neues Fenster in dem Sie die an der theoretischen Unterrichtseinheit anwesenden Sch ler verwalten k nnen siehe Abb
56. digen Korrekturen direkt in diesem Fenster vornehmen Sie haben hierzu verschiedene M glichkeiten indem Sie beispielsweise einzelne Fahrstunden auf ein anderes Datum buchen oder einem anderen Fahrlehrer gutschreiben k nnen Benutzerhandbuch 106 InTec Fahrschulsystem Arbeitszeiten berpr fen Lehrer MES z Tage mit berkapazit t Leistungen einzeln Summe Datum ab 13 11 2005 Daum D Datum bis 19 11 2005 Minuten FE Leistungen einzeln Zu ndernde Daten Datum 18 11 2005 Lehrer MES Beginn OOo Lohn Preis ndern l schen Ausbildungstage des Sch ler Dam _ teitung Zet Dauer Name Lehrer MESI z V Theorie mit einbeziehen Suchen Schliessen Gehe zu Datum 18 11 2005 11 2005 Abbildung 103 Arbeitszeiten berpr fen Die Bedienung des Fensters wird im folgenden detailliert beschrieben W hlen Sie zun chst den Fahrlehrer aus dessen Arbeitszeit Sie berpr fen m chten Geben Sie dazu den Fahrlehrer Code entweder direkt in das Feld Lehrer ein oder w hlen Sie den Fahrlehrer aus der angebotenen Liste aus Als n chstes schr nken Sie den Suchzeitraum ein indem Sie in die Felder Datum ab und Datum bis den Start und Endzeitpunkt des zu durchsuchenden Zeitraums eintragen Im Feld Minuten geben Sie die Arbeitszeit eines Tages an die berschritten werden muss damit dieser Tag in der Ergebnisliste der Suche erscheint Klicken Sie das Ko
57. e Ihren Palm Handheld zuerst ein Wenn Sie sich nun in der Programm bersicht befinden sehen Sie das Programmsymbol von las siehe Abbildung 130 Sollte das Symbol nicht sichtbar sein so m ssen Sie evtl das Bild runterscrollen oder die Kategorie der angezeigten Programme am oberen rechten Bildschirmrand auf Alle umstellen Br w Alle A I Adressen Aufgaben Einstellen D da Graffiti HotSync ifasME 8 Kalender Karteninfo Mail ER se g Merkzettel Notizen Rechner Abbildung 130 Palm Programm bersicht Tippen Sie mit dem Stift auf das Symbol las Das Begr ungsfenster erscheint siehe Abbildung 131 und zeigt Ihnen die i as 5 Version und Lizenzinformation an Benutzerhandbuch 136 mobile Datenerfassung InTec Fahrschulsystem ijas amp InTec 1994 2002 Yersion 1 0 Lizenznehmer Fahrschule InTec GbR Serien Nr 00000000Q Abbildung 131 Info Fenster Danach ffnet sich der Tagesnachweis siehe Abb Aus Tagesnachweis mit dem heutigen Datum Sie k nnen nun mit der Arbeit beginnen oder zuvor noch Einstellungen vornehmen Um eine Hilfe zum aktuellen Fenster von ifas zu erhalten k nnen Sie auf das Symbol am oberen rechten Bildschirmrand tippen 12 2 Einstellungen Zu den Einstellungen gelangen Sie aus der Tagesnachweis oder Fahrtenbuchansicht ber das a Symbol Einstellungen 4 Fahrlehrer w Muster Thomas Fahrzeug w HAM AB 123 Golf TDI Standardleistung w STi
58. e Leistung anlegen lassen werden alle wichtigen Informationen der Leistung verwendet um den Eintrag f r das Fahrtenbuch auszuf llen Sie m ssen dann nur noch den aktuellen Kilometerstand eintragen und sind fertig Welche m glichen Eingaben f r einen Fahrtenbucheintrag gemacht werden k nnen entnehmen Sie Kapitel 12 10 Wird eine Leistung zu der auch ein Fahrtenbucheintrag existiert ver ndert oder gel scht so wirkt sich dies auch auf den Fahrtenbucheintrag aus 12 5 Theoretischer Unterricht Wenn Sie im Tagesnachweis auf die Schaltfl che getippt haben oder mittels Doppeltippen einen Eintrag mit der Bezeichnung theoretischer Unterricht zum Bearbeiten ausgew hlt haben gelangen Sie in das Theoriefenster Wenn Sie einen neuen theoretischen Unterricht anlegen m chten durchlaufen Sie erst einen festen Ablauf 1 Zeit festlegen siehe Kapitel 12 4 1 Anders als beim Erfassen einer Leistung wird hier immer der in ifas eingestellte Unterrichtsbeginn vorgeschlagen Die Dauer ein Unterrichtsstunde wird auch automatisch auf den in ifas eingestellten Wert gesetzt 2 weitere Daten festlegen z B Filiale Thema etc w hlen Von 12 00 bis 20 30 Min 30 8 Art w theoretischer Unterricht Filiale w Hauptstelle Klasse wE Thema w 54 Stro enwerkehrssystem und seine N Anwesende Sch ler 4 Anwesenheitsliste Abbildung 138 theoretischen Unterricht erfassen Benutzerhandbuch 144 mobile Datenerfassung I
59. e Sch ler ausgedruckt bekommen m chten die innerhalb der n chsten Woche Geburtstag haben k nnen Sie den Wert 7 eintragen Preisbindung Legen Sie hier fest wie lange Sie sich an die Preise gebunden halten die beim Anmelden eines Sch lers aktuell sind Immer wenn Sie einen Sch ler neu im System aufnehmen m ssen Sie diesem eine Preisliste zuweisen nach der die Leistungen die der Sch ler in Anspruch nimmt abgerechnet werden Nach Ablauf der hier eingetragenen Zeit weist ifas Sie dann darauf hin dass die Preisbindung f r den Sch ler abgelaufen ist und Sie ihm nun eine neue Preisliste zuweisen k nnen beispielsweise weil sich in der Zwischenzeit die Preise erh ht haben Lohnbindung hnlich wie bei der Preisbindung k nnen Sie hier eintragen wie lange die einem Fahrlehrer zugewiesene Lohngruppe nach der seine Lohnabrechnungen erstellt werden g ltig sein soll Ist diese Zeit abgelaufen erhalten Sie beim Erstellen einer Lohnabrechnung f r den Fahrlehrer den Hinweis dass die Lohnbindung abgelaufen ist und Sie dem Fahrlehrer eine neue Lohngruppe zuweisen k nnen Standardpreisliste W hlen Sie hier die Preisliste aus die bei der Neueingabe eines Fahrsch lers als diejenige Preisliste vorgeschlagen werden soll nach der bei dem neu erfassten Sch ler abgerechnet wird Mit Hilfe dieser Einstellung k nnen Sie festlegen dass f r neu eingegebene Fahrsch ler immer die neueste Preisliste gelten soll Standardf hrersch
60. e hierzu zun chst die Nummer der zu erfassenden Leistung ein oder w hlen Sie diese aus der angebotenen Liste aus In Abh ngigkeit der von Ihnen gew hlten Leistung werden nun die weiteren Felder sichtbar die f r die Erfassung dieser Leistung notwendig sind Als n chstes geben Sie das Datum der Leistung ein Das aktuelle Benutzerhandbuch 76 Das Tagesgesch ft InTec Fahrschulsystem Tagesdatum bzw das im Fenster Leistungen verwalten ausgew hlte Datum wird standardm ig vorgegeben Welche Felder f r die Leistung aktiv werden ist abh ngig davon wie die ausgew hlte Leistung definiert wurde sch lerabh ngig lehrerabh ngig zeitabh ngig anh ngerabh ngig etc Wenn die Leistung eine Preiseingabe beinhaltet k nnen Sie mit der Kontrollbox Zahlung automatisch eine Buchung in der Buchhaltung anlegen lassen Um die automatische Buchungserstellung nutzen zu k nnen m ssen Sie im Men Einstellungen Anpassen unter der Registerkarte Extras f r die jeweilige Zahlungsart ein Konto aussuchen auf welches die Zahlung gebucht werden soll Leistungen bearbeiten on Fahrlehrer Deste Meier Sigi 0 min 3 bungsstunde 1 9 0 r Sch ler Saldo Becker Malte 265 56 Datum Von Bis Dauer 18 11 2005 10 00 11 30 90 IE Fa Tai Sch ler Klasse 4n ie 11 BEBO Becker Ma e H Datum 13 11 2005 Won 10 00 Bis 11 30 Lehrer Ta Fahrlehrer Meier Sigi MESI Meier Sigi z Fahrzeug MU 4B
61. e letzte Woche Durch Auswahl der Optionsschaltfl che Letzte Woche wird das Dokument mit den Daten der letzten Woche ausgegeben Ausgabe f r den aktuellen Monat Die Auswahl der Optionsschaltfl che Aktueller Monat bewirkt eine Ausgabe des Dokuments mit den Daten des aktuellen Monats Benutzerhandbuch 116 InTec Fahrschulsystem Ausgabe f r das aktuelle Jahr Durch Auswahl der Optionsschaltfl che Aktuelles Jahr wird das Dokument mit allen Daten des aktuellen Jahres also vom 1 Januar bis zum 31 Dezember ausgegeben Ausgabe f r ein bestimmtes Datum W hlen Sie die Optionsschaltfl che am aus und geben Sie in das zugeh rige Eingabefeld ein Datum ein f r das das entsprechende Dokument ausgegeben werden soll Ausgabe ab einem bestimmten Datum bis heute W hlen Sie die Optionsschaltfl che Ab aus und geben in das entsprechende Eingabefeld das Datum ein ab dem die Daten f r das Dokument ausgegeben werden sollen Ausgabe f r einen bestimmten Zeitraum Hier k nnen Sie den Zeitraum frei bestimmen f r den die Daten ausgegeben werden sollen W hlen sie dazu die Optionsschaltfl che von bis aus und geben Sie in die entsprechenden Eingabefelder das Start und das Enddatum des gew nschten Auswertungszeitraums ein Wenn Sie auf klicken wird das Dokument mit den in diesem Fenster ausgew hlten Daten auf dem Bildschirm angezeigt wenn Sie im Fenster Drucken auf Seitenansicht gekl
62. e zun chst durch Klicken auf die zugeh rige Lasche am oberen Rand des Fensters nach vorne holen Die Fenster Anpassen vorhandenen Karteikarten werden im folgenden beschrieben 5 17 1 Allgemeines Allgemeines Extras Buchhaltung Rechnung Mahnung Funktionstasten Lohnabrechnungen ya Antrag Dauer einer Fahrstunde 45 Minuten Vorlauf Geburtstagsliste EEE Tage Dauer einer Minut Preisbindung 3 Monate Unterrichtsstunde en Lohnbindung 24 Monate Anfangszeit des theor Unterrichts Standardpreisliste 1 z Standardf hrerscheinklasse E z 19 00 00 Uhr Basis f r Lohnberechnung 45 Minuten Auto Buchen Leist 4 i aa UNO FUCNEN Stetungen SANERDEERT H chste benutzte Sch ler Nr 20030001 Buchen Nr Leistung Sch ler ASF ASP FSF u A a 001 Grundbetran TI ge dm N chste freie Sch ler Nr 20060173 002 Lehrmaterial 4 m m Fails H chste benutzte Fahrlehrer Nr 2 026 ASFKusget r D M r r E L N chste freie Fahrlehrer Nr 1 Automatisches Dropdown nein r X Abbrechen lt Fi gt Hilfe Abbildung 55 Die Karteikarte Allgemeines 027 ASP Kursgeb hr E Auf dieser Karteikarte legen Sie verschiedene Einstellungen fest auf die ifas zur ck greifen k nnen muss um in allen Bereichen korrekt zu arbeiten siehe Abbildung 55 Benutzerhandbuch 52 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem Die einzelnen Einstellungen und die Funktion der eingestellten Daten werden i
63. ehalt Das Vertragsprodukt bleibt Eigentum der Firma InTec bis zur Erf llung aller auch zuk nftiger Forderungen aus diesem Vertrag und dar ber hinaus der gesamten Gesch ftsbeziehung mit dem Kunden Wird ein gelieferter Gegenstand mit anderen nicht der Firma InTec geh renden Gegenst nden verarbeitet so erwirbt die Firma InTec das Miteigentum an der neuen Sache im Verh ltnis des Wertes des gelieferten Gegenstandes zu den anderen verarbeiteten Gegenst nden zum Zeitpunkt der Verarbeitung Der Kunde ist zur Weitergabe der Ware im ordnungsgem en Gesch ftsverkehr unter Eigentumsvorbehalt berechtigt nicht aber zur Verpf ndung oder Sicherheits bereignung in irgendeiner Form Bei Zugriffen Dritter auf die Vorbehaltsware hat der Kunde auf das Eigentum der Firma InTec hinzuweisen und die Firma InTec unverz glich zu unterrichten damit wir Klage nach 771 ZPO erheben k nnen Bei Zahlungsverzug auch aus anderen oder zuk nftigen Lieferungen oder Leistungen der Firma InTec an den Kunden oder bei Verm gensverfall des Kunden darf die Firma InTec zur Geltendmachung des Eigentumsvorbehaltes an der Vorbehaltsware die Gesch ftsr ume des Kunden betreten und die Vorbehaltsware an sich nehmen Die Geltendmachung des Eigentumsvorbehaltes oder die Pf ndung eines Liefergegenstandes durch die Firma InTec gelten nicht als Vertragsr cktritt soweit der Kunde Kaufmann ist Der Kunde tritt seine Forderungen aus der Weitergabe der Vorbehaltsware im jeweiligen Rechnu
64. ehen die sich f r die ausgew hlte F hrerscheinklasse angemeldet haben siehe Abbildung 20 Fahrsch ler mit der ausgew hlten Preisliste Sch ler 1 Schliessen Abbildung 20 zugeordnete Sch ler Benutzerhandbuch 19 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem 5 3 Pr fer einrichten Immer wenn Sie im Fenster Leistungen verwalten eine praktische Pr fung erfassen muss ein Pr fer angegeben werden der diese Pr fung durchgef hrt hat Dieser Pr fer muss vorher dem System bekannt sein Pr fer verwalten Fahrpr fer Hinzuf gen e Bearbeiten L schen q Schliessen F1 Hilfe ar 7 Abbildung 21 Pr fer verwalten Die Eingabe von Pr fern ist auch notwendig um sp ter Statistiken ber die Erfolgs und oder Durchfallquote bei einzelnen Pr fern erstellen zu k nnen Ein Pr fer mit dem Namen unbekannt ist immer im System enthalten Dieser Pr fer wird im Fenster Pr fer verwalten jedoch nicht angezeigt da er weder ge ndert noch gel scht werden kann Dieser Pr fer wird lediglich dann ben tigt wenn eine Pr fung erfasst wird f r die der Pr fer nicht bekannt ist z B wenn die Pr fung bereits im voraus eingegeben wird 5 3 Pr fer hinzuf gen Um einen neuen Pr fer in das System aufzunehmen klicken Sie auf Hinzuf gen Im rechten Teil des bersichtsfensters erscheinen alle ben tigten Felder in denen die Daten eingegeben werden k nnen siehe Abbildung 22 Pr f
65. ein Drucker installiert sein k nnen keine Dokumente auf dem Bildschirm in der Seitenansicht angezeigt bzw gedruckt werden 2 2 Bestandteile des InTec Fahrschulsystems Das Programmpaket besteht au zwei Programmen ifas und ias Werkzeuge i as das Kernst ck dieses Programmpaketes enthalt alle Funktionen f r die Verwaltung der Fahrschule Das Zusatzprogramm ifas Werkzeuge dient beispielsweise zum Anlegen von Datensicherung oder Auslagern fertige Sch ler in ein Journal N here Information zum Funktionsumfang werden in den n chsten Kapiteln beschrieben Benutzerhandbuch 2 InTec Fahrschulsystem 2 3 Informationen zu diesem Handbuch F r die typografische Struktur dieses Handbuchs werden bestimmte Elemente konsistent verwendet Ziel dieser typografischen Konventionen ist es das Zurechtfinden in diesem Handbuch zu erleichtern und eine bessere bersicht zu gew hren Schriftstil GROSSBUCHSTABEN Schaltfl che Symbol 7 Bedeutung Tastenbezeichnungen z B STRG TASTE F1 ENTF TASTE Wenn zwei Tasten gleichzeitig gedr ckt werden m ssen wird es als TASTE1 TASTE2 dargestellt Bezeichnungen f r Aktionsschaltfl chen z B OK Abbrechen Bedeutung Wichtige Hinweise und Tipps zur Verwendung von ifas Aufz hlung von zusammen geh renden Punkten Benutzerhandbuch InTec Fahrschulsystem 3 InTec Fahrschulsystem installieren Bevor ijas eingesetzt werden kann muss das Programmpaket installiert wer
66. eine Sch lerzahlungen in der Buchhaltung automatisch angelegt Die Eingabe der Sch lerzahlungen muss dann per Hand erfolgen Wenn Sie im Konfigurationsformular von las die Einstellung Alle zuk nftigen Leistungen bertragen ausgew hlt haben und Leistungen bereits in Rechnungen verwendet werden werden die Rechnungen dieser Leistungen aktualisiert falls der Preis der jeweiligen Leistung in has ge ndert wurde 12 12 2 _ bertragungsprotokoll Das bertragungsprotokoll wird bei jedem Datenaustausch mit ifas angelegt In ihm werden Angaben ber alle Datenarten und deren Umfang gemacht die bertragen werden Sollten bei einer Synchronisation Fehler auftreten so finden Sie an der entsprechenden Stelle im Protokoll eine Angabe des genauen Fehlers Sie k nnen jedes Protokoll aus dem Konfigurationsformular von as in der Protokoll Ansicht siehe Abbildung 152 ber die Schaltfl che drucken lassen Gel scht wird ein ausgew hltes Protokoll mit der Schaltfl che Benutzerhandbuch 156 mobile Datenerfassung InTec Fahrschulsystem ifasME verwalten Benutzereinstellungen Lizenzyerwaltung Protokoll N en amp freischalten Datum Zeit _Palm Protokoll 03 06 02 12 00 InTec Synchronisation am 03 06 02 12 14 57 gestartet Fr L schen Es werden alle Daten spnchornisiert Leistung gen u Es werden keine Sch lerzahlungen angelegt Aktivieren Keine Leistungen vorhanden G9 Deaktivieren Drucken Fahrtenbu
67. einklasse Die hier ausgew hlte F hrerscheinklasse wird bei der Neuerfassung eines Sch lers als Anmeldeklasse vorgeschlagen Tragen Sie hier also diejenige F hrerscheinklasse ein f r die sich die meisten Sch ler anmelden N chste freie Sch ler Nr Sie sehen im Feld H chste benutzte Sch ler Nr welches die derzeit im System vorhandene gr te Sch lernummer ist In das Feld N chste freie Sch ler Nr geben Sie bitte die Sch lernummer ein die als n chstes beim Anmelden eines neuen Sch lers vergeben werden soll Wenn Sie Ihre Sch lernummern beispielsweise nach Jahren vergeben haben z B 2005134 f r den 134 Sch ler der sich im Jahr 2005 angemeldet Benutzerhandbuch 54 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem hat m ssen Sie zu Beginn eines neuen Jahres hier eine entsprechende nderung vornehmen damit die Sch lernummern nicht mehr mit dem alten Kalenderjahr beginnen N chste freie Fahrlehrer Nr Sie sehen im Feld H chste benutzte Fahrlehrer Nr welches die derzeit im System vorhandene gr te Fahrlehrernummer ist In das Feld N chste freie Fahrlehrer Nr geben Sie bitte die Fahrlehrernummer ein die als n chstes beim Eintragen eines neuen Fahrlehrers vergeben werden soll Auto Buchen Leistungen Klicken Sie auf die Sch lfl che und w hlen Sie dann Leistungen aus die beim Erfassen eines neuen Fahrsch lers als auf das Sch lerkonto zu buchende Leistungen vorgeschlagen werd
68. eise z hlt e die Verwaltung der theoretischen Unterrichtseinheiten und e die Anzeige des Sch lerkontos mit allen bisher in Anspruch genommenen Leistungen und den geleisteten Zahlungen e die Verwaltung von Seminaren 6 1 Sch ler verwalten Zum Verwalten von Sch lerdaten z hlen neben dem Erfassen der Daten von neu angemeldeten Sch lern auch das Bearbeiten von Sch lerdaten oder das L schen von Sch lern Es wird Ihnen hierzu ein bersichtsfenster zur Verf gung gestellt siehe Abbildung 70 ber welches Sie die entsprechenden Funktionen aufrufen k nnen 5 Sch ler bersicht Alle sch ler Teilnehmer Code Name Sch lerfur Anschrift Telefon BEBO Becker Malte Musterstra e 12 59065 Musterstadt 02381 BOMI Bohlen Mirko 200172 Dortmunderstra e 48 59065 Musterstadt HONA Hoffmann Nadine 200171 Wilhelmstra e 220 59065 Musterstadt Hinzuf gen amp Hinzuf gen A Bearbeiten W L schen q Schliessen F1 Hilfe Abbildung 70 Fahrsch ler bersicht Benutzerhandbuch 69 Das Tagesgesch ft InTec Fahrschulsystem 6 1 In das oben gezeigte Fenster gelangen Sie indem Sie im Hauptmen den Programmbereich Sch ler ausw hlen Sch lerdaten erfassen Wenn Sie einen neuen Fahrsch ler in das System aufnehmen m chten klicken Sie auf die Schaltfl che Hinzuf gen Im Fenster Sch lerdaten erfassen siehe Abbildung 71 k nnen Sie nun die Daten f r einen Fahrsch ler der sich n
69. eistung erbracht hat ndern Haben Sie die gew nschten nderungen vorgenommen best tigen Sie dieses indem Sie auf klicken Um Sie bei der Korrektur der Leistungen m glichst gut zu unterst tzen werden in der Liste Ausbildungstage des Sch lers alle Tage aufgef hrt die zwischen der Anmeldung des Sch lers und dessen Ausbildungsende liegen In der Spalte Dauer wird Ihnen angegeben wie lange der unterhalb dieser Liste ausgew hlte Fahrlehrer an den betreffenden Tagen gearbeitet hat Um sich die Arbeitszeiten eines anderen Fahrlehrers anzusehen tragen Sie den gew nschten Fahrlehrer einfach in das Feld Lehrer unterhalb der Liste Ausbildungstage des Sch lers ein Die Liste wird daraufhin automatisch aktualisiert und Sie sehen auf einen Blick an welchen Tagen der andere Fahrlehrer noch Kapazit ten frei hat Hierdurch steht Ihnen auf einfache Art und Weise die M glichkeit zur Verf gung die Leistung einem anderen Fahrlehrer gutzuschreiben da Sie bereits von vornherein erkennen k nnen ob der gew nschte Fahrlehrer an dem betreffenden Tag berhaupt noch ber freie Kapazit t verf gt Jede nderung die Sie in diesem Fenster an einer Leistung vornehmen wirkt sich auch auf das Sch lerkonto aus Haben Sie also die Daten einer Leistung ge ndert so befindet sich diese mit den ge nderten Daten auch auf dem Sch lerkonto Auch dem Fahrlehrer wird nun die ge nderte Leistung gutgeschrieben Sie k
70. en Stra enverkehrssystem und seine Nutzung Geschwindigkeit Verkehrszeichen und Yerkehrseinrichtungen sowie Bahn berg nge Andere Teilnehmer im Stra enverkehr Geschwindigkeit Abstand und umweltschonende Fahrweise Verkehrsverhalten bei Fahrman vern Yerkehrsbeobachtung Ruhender Verkehr Verhalten in besonderen Situationen Folgen von Verst en gegen Verkehrsvorschriften Lebenslange Lemen Technische Bedingungen Personen und G terbef rderung umweltbewu ter Umgang mit Kraftfahrzeugen Voraussetzung f r den Erwerb der Fahrerlaubnis D1 und Zusammenstellung von Z gen Pers nliche Voraussetzungen und Arbeitsplatz Verkehrsbeobachtungen und Yerkehrsverhalten Zusammenstellen von Z gen Fahrer Beifahrer Fahrzeug Verkehrshenharhtunnen und Verkehrsverhalten 7usammenstellen von Ziinen zl Unterrichtsart f r Klassen Hi e Bearbeiten W L schen a Drucken q Schliessen F12 Hilfe Abbildung 23 Theoriethemen verwalten Benutzerhandbuch 21 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem 5 4 1 Theoriethemen hinzuf gen Um neue Theoriethemen anzulegen klicken Sie auf die Schaltfl che Hinzuf gen Es wird zwischen drei Unterrichtsarten unterschieden Grundunterrichte erhalten nur eine Nr sowie die Themenbeschreibung und sind f r alle F hrerscheinklassen g ltig Bei den Erweiterungsunterrichten werden zus tzlich noch die Klassen f r welche das Thema gelten soll angeben Eine Sitzung wird nur in einem Aufbausem
71. en vor 6 4 2 Theoretischen Unterricht ndern Klicken Sie auf Bearbeiten um die Daten einer bereits existierenden theoretischen Unterrichtseinheit zu ndern ndern Modus Hierzu ist es notwendig dass in der Liste aller bereits bestehenden Uhnterrichtseinheiten im oberen Teil des Fensters die Unterrichtseinheit deren Daten ge ndert werden sollen ausgew hlt ist Ist dies nicht der Fall dann erhalten Sie beim Klicken auf eine entsprechende Meldung W hlen Sie also zun chst die zu ndernde Unterrichtseinheit aus der Liste aus und klicken Sie dann auf Bearbeiten Daraufhin verschwindet die Liste und die Daten der ausgew hlten theoretischen Unterrichtseinheit werden dargestellt ndern Sie nun die gew nschten Daten Um die Anwesenheitsliste zu bearbeiten klicken Sie auf anwesende Sch ler Sie gelangen daraufhin in das Fenster zur Verwaltung der Anwesennheitsliste siehe Kapitel 6 4 4 M chten Sie die vorgenommenen nderungen bernehmen klicken Sie anschlie end auf OK Sollen die nderungen r ckg ngig gemacht werden klicken Sie auf Abbrechen Nach einem Klick auf eine der beiden Schaltfl chen verschwinden die Eingabefelder und die Liste der bereits existierenden Unterrichtseinheiten wird wieder sichtbar Sie k nnen nun die Daten eines weiteren theoretischen Unterrichts ndern einen neuen Unterricht erfassen oder auch einen Unterricht l schen M chten Sie keine weiteren Eingaben vornehmen o
72. en Ort der f r einen Fahrtenbucheintrag vorgeschlagen wird k nnen Sie in diesem Feld festlegen Wird das Feld freigelassen m ssen Sie beim Erfassen eines Fahrtenbucheintrages den Zielort selbst eintragen Hinweis bei mehr als 495 min Ist diese Option ausgew hlt wird beim Erfassen oder Bearbeiten einer Leistung immer berpr ft ob die t gliche Arbeitszeit von 495 Minuten berschritten wird Sollte dies vorkommen erscheint ein Hinweisfenster Benutzerhandbuch 138 mobile Datenerfassung InTec Fahrschulsystem 12 3 Tagesnachweis Auf dem Tagesnachweis werden Ihnen die Leistungen und Planstunden des in den Einstellungen ausgew hlten Fahrlehrers angezeigt siehe Abbildung 133 Wenn ifas an einem Tag zum ersten Mal gestartet wird ist automatisch das aktuelle Tagesdatum voreingestellt Datura 03 06 02 Mo 4 Zeit Sch ler Mustermann Kl Maier Manfred Schr der Heinz Schmidt Daniela Theoretischer U Maier Manfred Fahrzeit 465 min Abbildung 133 Tagesnachweis Die angezeigten Leistungen k nnen wie folgt gekennzeichnet sein Die Leistung ist weder bezahlt noch unterschrieben worden B Die Leistung wurde bezahlt aber nicht unterschrieben U Die Leistung wurde unterschrieben aber nicht bezahlt Die Leistung wurde bezahlt und unterschrieben P Bei dieser Leistung handelt es sich um eine Planstunde I Bei dieser Leistung handelt es sich um einen theoretisc
73. en Schritte mit ifas Nachdem Sie as auf Ihrem Computer wie in Kapitel 3 beschrieben installiert haben k nnen Sie das Programm starten um das System erstmalig einzurichten 4 1 ifas starten W hrend der Installation wurde eine Verkn pfung namens InTec Fahrschulsystem im Startmen in der Programmgruppe InTec Fahrschulsystem bzw in der Programm gruppe die bei der Installation angegeben wurde siehe Kapitel 3 1 angelegt Sie k nnen ifas ber diese Verkn pfung starten Alternativ k nnen Sie itas auch ber die Verkn pfung auf dem Desktop sofern Sie diese eingerichtet haben starten 4 2 Anmelden Nach dem Start von ijas erscheint ein Fenster in dem Sie sich anmelden m ssen siehe Abbildung 11 Die Benutzeranmeldung ist notwendig da verschiedene Personen die mit ifas arbeiten eventuell unterschiedliche Rechte bez glich ihrer Arbeit besitzen und nicht allen unbedingt alle Programmbereiche einsehen sollen Anmelden Name Jifas Abbrechen Kennwort Abbildung 11 Anmelden Die Anmeldung erfolg durch Eingabe von ifas im Feld Name Beim ersten Start m ssen Sie das Kennwortfeld leer lassen Best tigen Sie die Anmeldung durch Klicken auf OK Wenn Sie bereits Kennw rter f r verschiedene itas Benutzer vergeben haben muss zus tzlich noch das entsprechende Kennwort im Feld Kennwort eingeben werden Wie Sie Passw rter vergeben und Berechtigungen f r verschiedene ifas Benutzer einstel
74. en die bisher erstellten Gutscheine angezeigt siehe Abbildung 84 Benutzerhandbuch 86 Das Tagesgesch ft InTec Fahrschulsystem Gutscheine verwalten Nr Datum F r eingel st i Hinzuf gen 3 L schen Drucken 1 Schliessen lt F1 gt Hilfe E 4 Abbildung 84 Gutscheine verwalten Mit einem Klick auf siehe Abbildung 85 k nnen Sie neue Gutscheine anlegen und wenn diese eingel st werden durch die Schaltfl che als eingel st kennzeichnen Erst wenn Gutscheine eingel st wurden werden sie dem Sch lerkonto des jeweiligen Sch lers gutgeschrieben Wenn Sie auf klicken k nnen Sie f r den ausgew hlten Gutschein eines von insgesamt 4 vorgefertigten Gutschein Layouts aussuchen und ausdrucken lassen Gutschein erstellen Datum 27 11 2005 Bern F r Max Muster Abbildung 85 Gutschein erstellen Benutzerhandbuch 87 Das Tagesgesch ft InTec Fahrschulsystem 6 8 Seminare verwalten In diesem Abschnitt erfahren Sie wie Sie Aufbauseminare anlegen die Teilnehmer erfassen und Sitzungen bzw Beobachtungsfahrten eintragen k nnen Um Aufbauseminare verwalten zu k nnen m ssen Sie zuerst die jeweiligen Seminare im Programm erstellen Klicken Sie hierzu im Hauptmen auf die Schaltfl che Seminare Aufbauseminare verwalten Kursbeginn Kursende Seminar Ausbildungsart Seminarleiter Teilnehmer ASP Gruppenausbildung MESI Meier Sigi 0 amp Hinzuf gen P Bearbeiten S7 L schen U sr l
75. en g L schen A Drucken q Schliessen lt F1 gt Hilfe HA Abbildung 98 Mahnungen verwalten Um eine neue Mahnung zu erstellen klicken Sie auf Hinzuf gen Im folgenden Fenster siehe Abbildung 99 k nnen Sie dann die f r eine Mahnung notwendigen Daten eingeben Geben Sie zun chst den Sch ler an f r den Sie eine Mahnung erstellen m chten Dies geschieht entweder indem Sie den Sch lercode direkt in das entsprechende Feld eingeben oder den Sch ler aus der Liste ausw hlen Auch hier k nnen Sie wieder das Schnellsuch Fenster aufrufen indem Sie die Tastenkombination lt STRG gt F2 dr cken Mahnungen verwalten Sch ler Mahnungskopf HONA Hoffmann Nadine auf Ihrem Konto ist der folgende Betrag zur Zahlung f llig geworden Mahnung fe 1 20 Mahnungsbetrag 550 00 Datum Bearbeitungszuschlag 5 18 11 2005 Summe 555 00 Mahnungsfu Leistungen bis Fahrstunden oder Pr fungstermine k nnen nur vereinbart werden wenn f llige 18 11 2005 Ausbildungsbetr ge beglichen sind Abbrechen lt F1 gt Hilfe Abbildung 99 Neue Mahnung erfassen Wenn Sie neue Mahnungen erstellen pr ft ifas automatisch ob f r den Sch ler f r den Sie eine Mahnung erstellen wollen bereits eine Rechnung existiert Ist dies nicht der Fall Benutzerhandbuch 101 InTec Fahrschulsystem werden Sie darauf hingewiesen dass Sie f r diesen Sch ler zun chst eine Rechnung erstellen sollten Sie hab
76. en jedoch trotzdem die M glichkeit die Mahnung zu erstellen Der anzumahnende Betrag wird ebenfalls automatisch von ifas berechnet wenn Sie das Datum eingeben bis zu dem Leistungen ber cksichtigt werden sollen Alle bis zu diesem Datum von dem entsprechenden Sch ler in Anspruch genommenen Leistungen werden dann addiert die Summe der bis dahin geleisteten Zahlungen davon abgezogen und der offen bleibende Betrag als Mahnbetrag bernommen Falls gew nscht kann zu diesem Betrag noch eine Mahngeb hr hinzu addiert werden Die H he dieser Mahngeb hr k nnen Sie ber den Men punkt Einstellungen im Hauptmen festlegen Diese Mahngeb hr wird Ihnen hier lediglich als Vorschlag angeboten und kann f r jede Mahnung individuell ge ndert werden 7 4 Buchhaltung Die Buchhaltung wird in i as f r die Bearbeitung von Sch lerzahlungen und von Ein und Ausgaben benutzt Es k nnen hierzu beliebig viele Konten definiert werden auf denen die gew nschten Buchungen dann vorgenommen werden k nnen Zus tzlich zu diesen Buchungen k nnen auch noch Umbuchungen von einem Konto auf ein anderes vorgenommen werden um beispielsweise die Einzahlung von Bargeld aus der Kasse auf ein Bankkonto m glichst einfach zu gestalten Wie erw hnt k nnen innerhalb der Buchhaltung in ifas auch alle geleisteten Sch lerzahlungen verbucht werden Hierbei kann auch angegeben werden wof r ein Sch ler eine Zahlung geleistet hat Auch bei anderen Ein und Ausga
77. en nenne Salerinsheteie eisen 96 7 2 Automatische Rechnungserstellung 4444444444444000nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 100 7 3 Mahnungen een 100 724 SB CHNAL Um en ee ee 102 7 5 Arbeitszeiten berpr fen uuuus44444444444nBnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 106 7 62 k hhabrechn ngs re ee ur 109 SREE DIAPLE E en A AAT TT 112 8 1 Dalenauswahl unse sans ae 113 8 2 DIE Sellfenansichl as ras rss sei 115 8 3 Zeitraum ausw hlen ame armen near Hal 116 9 SAUSWEIIUNGEN asiatische 118 97T Statistikes seann rn 118 9 2 Systemdaten arena ee a a AE a a aaa aaa eai 119 10 Textverarbeitung san elieleeienteertehdelsgseee 123 Benutzerhandbuch Inhalt InTec Fahrschulsystem 10 1 Tele verWallentzassssssis A 123 11 fas Werkzeuge nennen sans 128 11 1 Werkzeuge Hauptmen 2444444440000nn4Hnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 128 11 2 Datensicherung erstellen 2 2 erareleishara lea 129 11 3 Datensicherung wiederherstellen 444 0000044444nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 131 11 4 z5chulerfournale sense a ee eiiienisieisseiiedeiile 132 12 mobile Datenerfassung saure eek 136 12 1 fas nass 117511 EASEREBETRRRER BEREITEN WERTEN VENEN WERERU VEN ERDERROR TERROR MERRERMERREMERTIHE ER 136 12 2 Einstellungen var ee ee a E ee an ERE 137 123 TagesnachWeisS asaid ee ea 139 12 4 Leist ng erfassen bearbeiten n uu unn 8 140 12
78. en sollen Sie k nnen hier beliebig viele Leistungen vorgeben Leistungen zum AutoBuchen ausw hlen Alle Leistungen p 3 die noch nicht zugeordnet wurden Bereits zugeordnete Leistungen Mahngeb hr 001 Grundbetrag T V Geb hr Praxis 002 Lehrmaterial TUY Geb hr Theorie 026 ASF Kursgeb hr Verwaltungsgeb hren weiterer Grundbetrag FSF Kursgeb hr 027 ASP Kursgeb hr d f i q Schliessen Abbildung 56 Leistungen zum AutoBuchen ausw hlen Auf der linken Seite sind alle Leistungen enthalten die Sie in die Vorschlagsliste aufnehmen k nnen In der rechten Liste stehen alle Leistungen die Sie bereits ausgew hlt haben und in der Vorschlagsliste zum automatischen Buchen angeboten werden Sie k nnen hier beliebig viele Leistungen vorgeben indem Sie jede Leistung mittels der Pfeiltaste in die Liste der bereits zugeordneten Leistungen verschieben Eine Leistung k nnen Sie ber die Pfeiltaste wieder aus der Liste der automatisch zu buchenden Leistungen entfernen Das Fenster wird durch bet tigen der Schlie en Schaltfl che wieder verlassen Mit dem Kontrollk stchen Buchen siehe Abbildung 57 bestimmen Sie ob diese Leistung automatisch gebucht werden soll oder ob Sie nur in der Vorschlagsliste erscheinen soll und Sie bei Bedarf entscheiden Nat rlich k nnen Sie sp ter beim Benutzerhandbuch 55 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem Erfassen eines neuen Sch lers auch Leistungen nicht buc
79. er Lizenzen und Anzahl der verf gbaren Lizenzen jeweils um eins erh ht 5 12 3 Installation auf dem Palm Um has auf dem Palm zu installieren muss Ihr Palm zuvor einmal mit HotSync synchronisiert worden sein damit dieser auf Ihrem System registriert wird Aus dem Konfigurationsmen siehe Abbildung 47 k nnen Sie ifas auf dem Palm installieren Klicken Sie hierzu auf die Schaltfl che itas installieren Anschlie end Benutzerhandbuch 44 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem m ssen Sie nur noch den entsprechenden Palm Handheld ausw hlen siehe Abbildung 49 auf dem i as installiert werden soll und auf die Schaltfl che klicken Palm w hlen Palm inTec r X Abbrechen Abbildung 49 Palm ausw hlen Starten Sie nun den HotSync Vorgang f r den gew hlten Palm dag wird nun bertragen Nachdem der Datenaustausch erfolgreich abgeschlossen ist ist das auf dem Palm Handheld installiert Um ifas einsatzbereit zu machen m ssen Sie den Palm ein zweites Mal synchronisieren da bisher nur das Programm bertragen wurde nicht aber Ihre Daten Der HotSync Manager erkennt erst nachdem die Software auf dem Palm installiert wurde dass ein neues Programm vorhanden ist Welche Einstellungen f r den Handheld vorgenommen werden k nnen erfahren Sie in Kapitel 12 2 Beim ersten Datenaustausch werden grunds tzlich alle Daten bertragen ifasME verwalten Lizenzverwaltung Protok
80. er auf die Abbruch Schaltfl che getippt wird Der in der Anwesenheitsliste ausgew hlte Eintrag wird gel scht Benutzerhandbuch 145 mobile Datenerfassung InTec Fahrschulsystem ber diese Schaltfl che gelangen Sie zu den Sch lerinfos siehe Kapitel 12 7 Es wird automatisch der Sch ler des ausgew hlten Eintrages angezeigt Der in der Anwesenheitsliste ausgew hlte Eintrag wird zum Unterschreiben angezeigt Einen Sch ler zum unterschreiben ausw hlen k nnen Sie auch indem Sie mit dem Stift doppelt auf den entsprechenden Eintrag tippen Ist dieser bereits mit einem U gekennzeichnet wird Ihnen die Unterschrift nur angezeigt Sie k nnen die Anzeige der Anwesenheitsliste auch einschr nken Wenn Sie den Palm Handheld z B zum Unterschreiben der Anwesenheitsliste Ihren Sch lern geben w hlen Sie zuvor in dem Auswahlliste Liste den Eintrag noch zu unterschreiben aus dann werden alle bereits unterschriebene Sch ler ausgeblendet Die Sch ler k nnen nun jeder auf seinen Namen doppelt tippen und Ihre Anwesenheit unterschreiben Nach jedem Unterschreiben wird der entsprechende Eintrag automatisch ausgeblendet Um wieder alle Sch ler in der Liste zu sehen m ssen Sie den Eintrag alle Sch ler aus der Auswahlliste ausw hlen Ist die Liste voll so erscheint am rechten Bildschirmrand eine Scrollleiste Sie k nnen dann entweder mit den Bildlauftasten oder mit dem Stift auf oder ab bl ttern um die
81. er erfassen Personendaten Rechnungswesen Ausbildung Rechnungsanschrift Bankverbindung Anrede Her X e Bankname Vorname BLZ Fe Stra e Konto Nr ey en De Kontoinhaber Zahlungsbedingung Z Einzugserm chtigung Personenanschrift bernehmen Preiseliste Preislisten Nr Preisliste Preisbindung bis 1 r Preisliste 18 02 2006 Z xml eM Abbildung 72 Neueingabe eines Fahrsch lers Sch ler erfassen Personendaten Rechnungswesen Ausbildung Antragsart Beantragte Klasse Ausbildungsstatus Erst Erteilung r E r Noch in Ausbildung r Fahrlehrer Code Fahrlehrer Name X PersonalausweisNr Ausstellungsdatum ausstellendes Amt I Kopie Personalausweis l EYV Erkl rung I Sehtest I Lichtbild I amti Bed oO l Erste Hilfe 7 rztl Unt I SVA Geb hr I Papiere ans SVA T Papiere zur ck DO SYA Listen Nr SYA Datum Besitzt KI Listen Nr ausstellendes Amt E U Abbildung 73 Neueingabe eines Fahrsch lers Beachten Sie dass einige Felder auf jeden Fall ausgef llt werden m ssen da es sich hier um so genannte Mussfelder handelt Diese Felder sind dadurch gekennzeichnet dass die entsprechende Feld berschrift rot dargestellt ist Sollten Sie vergessen eines Benutzerhandbuch 71 Das Tagesgesch ft InTec Fahrschulsystem oder mehrere dieser Mussfelder auszuf llen wird ifas Sie entsprechend darauf hinweisen Wenn die entstehenden Ausb
82. er mit angeben Sie k nnen jedoch eine Standardpreisliste definieren sie Kapitel 5 17 1 die dann automatisch beim Erfassen eines neuen Fahrsch lers zur Abrechnung eingesetzt wird 8 Preislisten bersicht Alle aktive Inaktive Nr Bezeichnun Preisliste 01 01 2003 amp Hinzuf gen e Bearbeiten A Kopieren W L schen q Schliessen F1 Hilfe Abbildung 29 Preislisten verwalten Benutzerhandbuch 28 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem 5 7 1 Neue Preise erfassen Eine neue Preisliste legen Sie durch Klicken auf die Schaltfl che an Im folgenden Fenster siehe Abbildung 30 geben Sie die Daten f r die neue Preisliste ein Bevor die Preise eingegeben werden k nnen m ssen Sie zun chst eine Nummer eine Bezeichnung sowie das Datum ab dem die Preisliste g ltig sein soll eintragen Preisliste erfassen Nr Bezeichnung Zugeh rige Leistungen 2 Zweigstelle ok j Nr Leistung G ltig ab 13 11 2005 Vorhandene Klassen Klassenunabh ngig A beschr nkt A beschr nkt B A unbeschr nkt A unbeschr nkt B Al ASF Nachschulung ASP Nachschulung B B Automatik B BE Abbildung 30 Preisliste anlegen Um nun die Preise der Leistungen f r die verschiedenen F hrerscheinklassen eingeben zu k nnen w hlen Sie aus der Liste aller F hrerscheinklassen durch Anklicken dies kann eine Einfach Klasse oder auch eine Kombinationsklasse sein der gew nschten Klasse eine Klasse aus Um die Pre
83. er verwalten Fahrpr fer Name Manfred Vorname Muster Be Abbildung 22 Neuen Pr fer erfassen Benutzerhandbuch 20 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem 5 3 2 Pr fer bearbeiten Um die Daten eines bereits existierenden Pr fers zu ndern w hlen Sie diesen in der Liste aus und klicken anschlie end auf Bearbeiten Haben Sie die Daten des neuen Pr fers eingegeben bzw die gew nschten nderungen vorgenommen best tigen Sie diese indem Sie auf klicken Pr fer k nnen Sie ber die Schaltfl che wieder aus dem Datenbestand l schen Bevor der der Pr fer gel scht wird erscheint eine Sicherheitsabfrage welche Sie mit best tigen m ssen Erst dann wird der Pr fer endg ltig gel scht Ein Pr fer kann nur dann gel scht werden wenn sich keine Pr fungsleistungen mehr auf ihn beziehen 5 4 Theoriethemen amp Sitzungen f r Seminare einrichten Um im sp teren Betrieb von ifas in Anwesenheitslisten an theoretischen Unterrichts einheiten f hren zu k nnen ist es als n chstes notwendig die von Ihnen angebotenen Themen f r die theoretischen Unterrichte festzulegen siehe Abbildung 23 ijas enth lt bereits alle vorgeschlagenen Themen des Fahrlehrerverbandes sowie alle Sitzungen f r Aufbauseminare diese k nnen Sie jedoch beliebig ver ndern Theoriethemen verwalten Bestehende Unterrichtsthemen Thema Pers nliche Voraussetzungen Risikofaktor Mensch Rechtliche Rahmenbedingung
84. erden einige Leistungsdefinitionen automatisch angelegt z B Stadtfahrt Autobahnfahrt Lehrmaterial etc Diese Leistungen k nnen Sie selbstverst ndlich ver ndern wenn z B die Bezeichnung nicht derjenigen entspricht die in Ihrer Fahrschule verwendet wird oder wenn Sie beispielsweise statt Stadtfahrt lieber den Begriff bungsfahrt verwenden m chten Benutzerhandbuch 24 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem Leistungsdefinitionen verwalten Bestehende Leistungen N Bezeichnung K rzel MwSt Standard Grundbetrag GB Lehrmaterial LI 07 00 bungsstunde i g 0 STi 16 00 Durkelheitsfahrt N 16 00 berlandfahrt 16 00 Autobahnfahrt 16 00 Theoriepr fung 16 00 Pr fungsfahrt 16 00 Wiederholung Theo Pr fung 16 00 Wiederholung Prakt Pr fung 16 00 sonstige Arbeiten 16 00 Theoretischer Unterricht 16 00 Mahngebiihr MG 16 00 TUV Geb hr Praxis 00 00 TUY Geb hr Theorie 00 00 Verwaltungsgeb hren 5 00 00 bungsstunde a g 0 16 00 oo oo 00 w 75 vooom g 3 Grundfahraufgaben GF 16 00 Unterweisung am Ausbildungst Uw 16 00 Weiterer Grundbetrag GBW 16 00 J oo 0 v ia Hinzuf gen P Bearbeiten W L schen Kai Drucken q Schliessen lt F1 gt Hilfe LO t Abbildung 27 Leistungsdefinitionen verwalten Zu den notwendigen Daten einer Leistungsdefinition z hlen die Nr Bezeichnung K rzel und MwSt Au erdem ex
85. erden k nnen 7 1 3 Rechnungen l schen Um eine Rechnung unwiderruflich aus dem Datenbestand zu l schen klicken Sie auf L schen Bitte beachten Sie dass nur zuvor stornierte Rechnungen gel scht werden k nnen W hlen Sie die zu l schende Rechnung aus der Liste aller vorhandenen Rechnungen im oberen Teil des Fensters aus und klicken Sie auf Stornieren Sie werden nun gefragt ob Sie die Rechnung stornieren m chten Antworten Sie mit JA durch Klicken auf im Fragefenster so wird sie storniert Danach klicken Sie auf und Sie werden noch einmal gefragt ob die Rechnung tats chlich gel scht Benutzerhandbuch 98 InTec Fahrschulsystem werden soll Antworten Sie mit Ja durch Klicken auf im Fragefenster so wird die Rechnung unwiderruflich aus dem Datenbestand gel scht Klicken Sie auf Nein um die L sch Operation nicht durchzuf hren 7 1 4 Rechnungsnummer und anschrift ndern Wenn Sie nachdem Sie eine Rechnung erstellt haben die Rechnungs Nr bzw die Rechnungsanschrift nachtr glich ver ndern m chten klicken Sie auf Bearbeiten 7 1 5 Rechnungen drucken Durch Klicken auf gelangen Sie in das Fenster Rechnungen Drucken siehe Abbildung 97 Hier k nnen Sie die Einstellungen zum Drucken von Teilrechnungen und Gesamtrechnungen vornehmen Um die Rechnung zu drucken klicken Sie auf die Schaltfl che LOK Sollten Sie die Option Stapeldruck ausgew hlt haben so erscheint noch ein Fenste
86. erkungen ansehen siehe Kapitel 12 7 5 Mit Hilfe der Schaltfl chen am unteren Bildschirmrand erhalten Sie einen Einblick in die Ausbildung des Sch lers Die Bereiche sind unterteilt in die theoretische und praktische Ausbildung und die bisher absolvierten Pr fungen Diese Ausbildungsdaten werden erst beim n chsten Synchronisationsvorgang aktualisiert ffnet das Fenster Theorie Info siehe Kapitel 12 7 2 ffnet das Fenster Praxis Info siehe Kapitel 12 7 3 ffnet das Fenster Pr fungs Info siehe Kapitel 12 7 4 Zur ck zum vorherigen Fenster gelangen Sie ber das Symbol 12 7 1 Theorie Info Im Fenster Theorie Info Details siehe Abbildung 142 erhalten Sie eine Zusammenfassung ber die Anwesenheit des Sch lers am theoretischen Unterricht Theorie Info Maier Manfred Art Klasse Anwesend Abbildung 142 Theorie Info Die Tabelle zeigt Ihnen die Art Klasse und Anwesenheit des theoretischen Unterrichts Es werden 3 verschiedene Unterrichtsarten unterschieden Benutzerhandbuch 148 mobile Datenerfassung InTec Fahrschulsystem Grund Grundunterricht Erw Klassenspezifischer Unterricht Sitz Sitzungen von Aufbauseminaren Das Klassen Spalte wird nur f r den klassenspezifischen Unterricht ben tigt in allen anderen F llen ist sie leer Die Anwesenheit am Unterricht wird immer in der Form x y angezeigt wobei x f r die Anzahl der verschiedenen Themen und y f r Gesamtanzah
87. erricht Lohnsteuer 0 00 ame Meier y Z Sonstige Stunden Kirchensteuer RK 0 00 orname Sigi Kirchensteuer EY 0 00 Summe Familienstand verheiratet Krankenversich 0 00 Anzahl Kinder 1 Grundlohn Rentenversich 0 00 Konfession keine Arbeitslosenversich 0 00 Finanzamt Musterstadt Feiertagegeld Vorauszahlung 0 00 E Krankengeld y Lohnsteuerklasse E Solidarit tszuschlag 0 00 R F Urlaubsgeld Krankenkasse Techniker Pflogoversicherung m Anschrift VL priv Unfallversicherunc 0 00 Sonst Steuerpfl Krankentage Sonst Steuerfrei Feiertage Resturlaub Yorj Urlaubstage Bruttolohn Nettolohn 1 278 Jahresurlaub Nettolohneingabe 0m 0 00 Yo X Abbrechen lt F1 Hilfe Abbildung 105 Lohnabrechnung erfassen In die Felder der mittleren Spalte des Fensters werden alle dem Bruttolohn zuzurechnenden Betr ge eingegeben Die Felder f r Fahrstunden Pr fungsfahrten theoretische Unterrichte und sonstige T tigkeiten sind bereits von itas automatisch ausgef llt worden Sie k nnen die hier eingetragenen Betr ge jedoch jederzeit korrigieren Der Grundlohn ist der Betrag der in das entsprechende Feld bei den Fahrlehrerstammdaten eingetragen wurde In der rechten Spalte des Fensters werden die vom Bruttolohn abzuziehenden Betr ge erfasst Hierzu z hlen auch die im Fenster Anpassen zu definierenden freien Texte f r eine Lohnabrechnung Aus all diesen Daten berechnet ifas dann den Nettolo
88. errichte Summe Saldo Datum Art Klasse Preis Best Theoretischer Unterricht 21 07 03 Theoriepr fung B BE 50 00 Ja Zu zahlen 550 00 1 Std 0min 9Dmin bereits gezahlt 0 00 Zuletzt am 21 04 2003 Geburtsdatum en Zu zahlen 550 00 05 03 1983 Neu L schen Fa Drucken DE lt F1 gt Hilfe Abbildung 82 Anzeigen des Sch lerkontos W hlen Sie in diesem Fenster zun chst den Sch ler aus dessen Konto Sie angezeigt haben m chten Geben Sie dazu den Sch lercode in das entsprechende Eingabefeld ein Benutzerhandbuch 84 Das Tagesgesch ft InTec Fahrschulsystem oder w hlen Sie den Sch ler direkt aus der Liste aus Nat rlich k nnen Sie auch hier wie berall innerhalb von ifas wenn Sie einen Sch ler ausw hlen m ssen auf das Schnellsuche Fenster zur ckgreifen das Sie durch die Tastenkombination lt STRG gt F2 aufrufen k nnen siehe Kapitel 6 2 In der Liste im linken Teil des Fensters sehen Sie daraufhin eine Auswahl der Daten dieses Sch lers Name Vorname Anmeldedatum und Klasse etc Rechts daneben werden in zwei Listen alle Leistungen und Zahlungen dargestellt die der ausgew hlte Sch ler in Anspruch genommen bzw geleistet hat Sie k nnen den Inhalt dieser Listen zwischen einer Einzelauflistung aller Leistungen und Zahlungen und einer Summendarstellung umstellen indem Sie das entsprechende Register ausw hlen Im unteren Teil des Fensters werden neben einer Auflistung de
89. erung der Daten ausgesehen hat k nnen Sie mit Hilfe der automatischen Datensicherung die Daten wiederherstellen ifas legt bei jedem Start automatisch eine Datensicherung an insgesamt stehen mit der Standardeinstellung drei Sicherungen zur Verf gung 5 13 1 Vorherige Daten wiederherstellen Um eine Datensicherung wiederherzustellen w hlen Sie eine bestimmte Sicherung aus der Liste der vorhandenen Datensicherungen aus Der angezeigte Name der gesicherten Datenbank besteht aus dem Zeitpunkt an dem die Sicherung angelegt wurde dem Computernamen und dem Namen der urspr nglichen Datenbankdatei siehe Abbildung 52 Nachdem Sie die Sicherung ausgew hlt haben k nnen Sie diese durch Klicken auf die Schaltfl che wiederherstellen Die Anzahl der maximalen automatischen Sicherungen die auf der Festplatte gespeichert werden k nnen Sie auf einen beliebigen Wert zwischen 0 99 einstellen Die nderung wird bernommen sobald Sie auf die Schaltfl che Schlie en klicken und das Fenster dadurch verlassen Datensicherung Sicherung wiederherstellen 13 11 2005 18 10 08 BATMAN ifasdat mdb max Anzahl Sicherungen 3 a NA OK q Schliessen lt Ft gt Hilfe Abbildung 52 automatische Datensicherung wiederherstellen Benutzerhandbuch 49 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem 5 14 Berechtigungen Das Berechtigungssystem siehe Abbildung 53 bietet Ihnen die M glichkeit f r verschiedene Benutzer festzulegen welche Fu
90. erwaltung von Texten wieder verlassen m chten klicken Sie auf die Schlie en Schaltfl che Sie gelangen daraufhin zur ck in das Hauptmen Benutzerhandbuch 127 ifas Werkzeuge InTec Fahrschulsystem 11 ifas Werkzeuge Bei dem Zusatzprogramm itas Werkzeuge handelt es sich um ein sehr wichtiges Programm das f r Datensicherungen und Sch lerjournale zust ndig ist und standardm ig mit ifas mitgeliefert wird Sie k nnen ifas Werkzeuge entweder aus ifas heraus starten indem Sie in der Men leiste den Punkt Werkzeuge und dort ifas Werkzeug anw hlen oder wenn Sie im Start Men von Windows auf Programme dann auf Intec Fahrschulsystem und anschlie end auf ifas Werkzeuge klicken F r die 2 Variante ist es aber wichtig dass Sie vorher ifas beenden 11 1 Werkzeuge Hauptmen Im Hauptmen von ifas Werkzeuge siehe Abbildung 121 haben Sie die M glichkeit mit einem Klick auf das entsprechende Symbol eine Datensicherung anzulegen Sch ler die ihre Ausbildung abgebrochen oder abgeschlossen haben aus ifas auszulagern eine Diskette zu formatieren die Fehlerdatei ifas log auf Diskette zu schreiben f r den Fall dass Fehler aufgetreten sind und falls sich ifas berhaupt nicht mehr starten l sst eine Reparatur von ifas und der Datenbank durchzuf hren Datei Datensicherung Reparatur Sch lerjournal Werkzeuge Hilfe Hauptmen u Ca ee Formatieren Daten sichern Sicherung einspielen Ha
91. essen F1 gt Hilfe Abbildung 100 Die Buchhaltung Im unteren Teil des Fensters sind die Schaltfl chen zu finden die f r die Verwaltung von Konten notwendig sind Um aus dem Buchhaltungsfenster wieder zur ck ins Hauptmen zu gelangen klicken Sie auf Schlie en Buchungen erfassen Klicken Sie auf Hinzuf gen wenn Sie eine neue Buchung erfassen m chten siehe Abbildung 101 Geben Sie hierzu zun chst das Datum der Buchung ein Als n chstes geben Sie die Vorgangsart der zu erfassenden Buchung ein oder w hlen Sie diese aus der angebotenen Liste aus Die Vorgangsart kann entweder eine Sch lerzahlung Umbuchung Geldtransfer auf ein anderes Konto Einnahme Ausgabe oder Journalbuchung sein Standardm ig ist in diesem Feld bereits Sch lerzahlung eingetragen da Sch lerzahlungen die am h ufigsten zu erfassenden Buchungen sind In Abh ngigkeit der von Ihnen gew hlten Vorgangsart werden nun die weiteren Felder aktiv die f r die Erfassung einer Buchung der ausgew hlten Art notwendig sind Hierzu z hlt der Buchungstext wo Sie einen freien Text f r die zu erfassende Buchung eingeben k nnen Sie haben allerdings auch die M glichkeit eine bereits definierte Buchhaltungskategorie auszuw hlen Haben Sie als Vorgang eine Umbuchung gew hlt ist der Buchungstext nicht nderbar und besteht aus den Worten Umbuchung auf Sie m ssen jetzt nur noch das zweite an der beteiligte K
92. eu anmeldet eingeben Soweit m glich werden die Eingabefelder mit Standardwerten gef llt um Ihnen die Eingabe der Daten zu vereinfachen So wird als Anmeldedatum das aktuelle Tagesdatum eingetragen als Filiale in der sich der Sch ler anmeldet die erste eingegebene Filiale der Familienstand wird auf ledig gesetzt der erste Fahrlehrer wird standardm ig eingetragen Dar ber hinaus wird die Staatsangeh rigkeit auf Deutsch gesetzt und der Beruf auf Sch ler in Student in In die Felder Preislisten Nr und Beantragte Klasse werden die auf der Karteikarte Anpassen im Men Einstellungen Anpassen ausgew hlten Standardwerte eingetragen siehe Kapitel 5 17 1 Der Ausbildungsstand wird automatisch auf den Wert Noch in Ausbildung gesetzt Sch ler erfassen Personendaten Rechnungswesen Ausbildung Anmelde Datum Filial Nr Filiale Geburtsort 18 11 2005 1 Hauptstelle Name Staatsangeh rigkeit Deutsch 5 Vorname Familienstand ledig Anrede Sch ler Code Sch ler Nr Beruf Herr r 2005001 Sch lerfin Studentfin Stra e Arbeitgeber Sehhilfe Z K rperbehinderung Telefon Nr 1 Bemerkung keine Offizielle Bemerkungen Telefon Nr 2 Bemerkung Een Geburtsdatum Geburtsname Interne Bemerkungen Z o X Abbrechen lt Ft gt Hilfe Abbildung 71 Neueingabe eines Fahrsch lers Benutzerhandbuch 70 Das Tagesgesch ft InTec Fahrschulsystem Sch l
93. eutet dass alle Leistungen Planstunden und Fahrtenbucheintr ge zu ifas bertragen werden Es werden auch Aktualisierungen wie Kilometerst nde der Fahrzeuge Sch ler Bemerkungen sowie die Informationen ber die Ausbildung der Sch ler durchgef hrt Wenn Alle Datenaustauschen Palm gt PC gew hlt wurde werden erst alle Aktionen wie bei Nur Daten vom Palm auslesen durchgef hrt Anschlie end werden dann alle zur Arbeit ben tigten Daten auch Grunddaten wie F hrerscheinklassen Leistungen etc neu bertragen Diese bertragungsmethode wird ben tigt wenn auf einem Palm ifas 5 neu installiert wurde Damit die Einstellungen bernommen werden und die entsprechenden Daten auf den Palm bertragen werden m ssen Sie den Handheld noch mit HotSync synchronisieren Danach steht Ihnen Ihr Palm einsatzbereit zur Verf gung Benutzerhandbuch 48 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem 5 12 5 Einrichten der Barzahlungen von ifas In den individuellen Einstellungen von ifas im Programmbereich Einstellungen Anpassen k nnen Sie auf der Registerkarte Extras die Einstellungen f r die automatische Zahlungs bernahme von ifas vornehmen siehe Kapitel 5 17 2 5 13 automatische Datensicherung Wenn w hrend der Arbeit mit ifas Ihr Computer abst rzen sollte und das Programm nach einem Neustart die Daten nicht mehr einwandfrei lesen kann oder wenn gewollt eine Sicherung vor einer bestimmten nd
94. f r die verschiedenen Mahnstufen festlegen Wenn Sie Benutzerhandbuch 60 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem beispielsweise bei einer ersten Mahnung an einen Sch ler keinen Bearbeitungszuschlag nehmen m chten geben Sie im entsprechenden Feld eine 0 an Auf der linken Seite k nnen Sie das Format der automatisch erstellten Rechnungsnummer festlegen Fortlaufende Nr bzw Nr bedeutet dass die vorherige Rechnungsnummer um eins erh ht wird Das Feld Anzahl Stellen gibt die Anzahl der Stellen der Rechnungsnummer an Im Feld Startwert k nnen Sie festlegen ab welcher Zahl die fortlaufende Nummer beginnen soll 5 17 5 Funktionstasten Um die Dateneingabe in ifas m glichst einfach zu gestalten k nnen Sie die Funktions tasten der Tastatur mit vordefinierten Textbausteinen belegen An jeder beliebigen Stelle innerhalb von ifas an der Sie Dateneingaben ber die Tastatur vornehmen k nnen k nnen Sie auf die hier definierten Textbausteine zur ckgreifen indem Sie einfach die entsprechende Funktionstaste dr cken Allgemeines Extras Buchhaltung Rechnung Mahnung Funktionstasten Lohnabrechnungen SVA Antrag Funktionstasten Funktionstasten mit SHIFT Musterstadt F3 F4 F5 F6 F7 F8 Abbildung 60 Die Karteikarte F Tasten Es ist beispielsweise denkbar dass Sie die Funktionstasten mit h ufig benutzten Ortsnamen belegen um so beim Erfassen eines neuen Fahrsch lers den Wo
95. fasst umfassen Indem Sie das SOFTWAREPRODUKT oder UPDATES wie unten definiert installieren kopieren oder anderweitig verwenden erkl ren Sie sich damit einverstanden durch die Bestimmungen dieses EULAs gebunden zu sein Falls Sie den Bestimmungen O Ich lehne die Vereinbarung ab Abbildung 2 Lizenzvertrag Im n chsten Fenster kann das Zielverzeichnis ge ndert werden Durch Klicken auf kann ein alternativer Installationsordner ausgew hlt werden Wenn die Installation in den angegebenen Order erfolgen soll kann der Vorgang durch Klicken fortgesetzt werden siehe Abbildung 3 Benutzerhandbuch 5 Einleitung InTec Fahrschulsystem ie Setup InTec Fahrschulsystem Ziel Ordner w hlen Wohin soll InTec Fahrschulsystem installiert werden Das Setup wird InTec Fahrschulsystem in den folgenden Ordner installieren Klicken Sie auf weiter um fortzufahren Klicken Sie auf Durchsuchen falls Sie einen anderen Ordner ausw hlen m chten C Progtamme itas Mindestens 8 4 MB freier Speicherplatz ist erforderlich Abbildung 3 Ziel Ordner ausw hlen Die Standardvorgaben f r Laufwerk und Ordner k nnen normalerweise bernommen werden Nur wenn auf der eingestellten Festplatte nicht mehr gen gend Speicherplatz zur Verf gung steht sollte die Installation auf einem anderen Laufwerk durchgef hrt werden Nach der Auswahl des Zielordners werden die zu installierenden Komponenten des Programmpakets ausge
96. finden Aus las l sst sich das Zeitauswahlfenster immer ber das Symbol ffnen Dauer der Fahrstunde Anfangszeit Endzeit Keine Uhrzeit Abbildung 136 Zeit ausw hlen Um die Anfangszeit zu ver ndern tippen Sie mit dem Stift auf die Anfangszeit so dass das Feld schwarz hinterlegt wird Anschlie end k nnen Sie die Stunde und Minuten mit dem Stift aus den beiden Listen auf der rechten Bildschirmseite ausw hlen Das Einstellen der Endzeit verh lt sich analog zur Anfangszeit ber die Schaltfl che wird der Zeitbereich von 08 00 18 00 Uhr ausgew hlt Die Schaltfl che hat bei ifas 5 keine Bedeutung Sollte diese dennoch ausgew hlt werden erscheint das Fenster zur Zeitauswahl erneut Um die Zeitauswahl abzuschlie en tippen Sie auf die Schaltfl che Wenn Sie das Erfassen einer neuen Leistung abbrechen oder beim Bearbeiten der Leistung die neue Uhrzeit nicht bernehmen m chten tippen Sie auf die Abbrechen Schaltfl che Benutzerhandbuch 142 mobile Datenerfassung InTec Fahrschulsystem 12 4 2 Sch ler ausw hlen Um n here Informationen ber die Auswahl des Sch lers zu erhalten lesen Sie bitte Kapitel 12 8 Damit Sie auch beim Bearbeiten einer Leistung wieder in die Sch lerauswahl gelangen tippen Sie einfach auf das v Symbol 12 4 3 Unterschrift Die aktuelle Leistung k nnen Sie hier vom Fahrsch ler unterschreiben lassen In dem Fenster wird Ihnen ein kurzer Ausbildun
97. g 144 erhalten Sie eine aufsummierte Auflistung aller Leistungen Fahrstunden des aktuellen Sch lers Fahrstunden Info Maier Manfred Anz Mlin Lstg Klasse 1 45 sTti B 60 Abbildung 144 Praxis Infos Ist die Liste voll so erscheint am rechten Bildschirmrand eine Scrollleiste Sie k nnen dann entweder mit den Bildlauftasten oder mit dem Stift auf oder ab bl ttern um die restlichen Eintr ge anzuzeigen Zur ck zum Sch lerinfo Fenster gelangen Sie ber das Symbol 12 7 4 Pr fungs Info Im Fenster Pr fungs Info siehe Abbildung 145 erhalten Sie eine Auflistung aller theoretischen und praktischen Pr fungen des aktuellen Sch lers 4 Maier Manfred theoretische Pr fungen Datum Klasse best praktische Pr fungen Datum Klasse best Abbildung 145 Pr fungs Info Ist die Liste voll so erscheint am rechten Bildschirmrand eine Scrollleiste Sie k nnen dann entweder mit den Bildlauftasten oder mit dem Stift auf oder ab bl ttern um die restlichen Eintr ge anzuzeigen Zur ck zum Sch lerinfo Fenster gelangen Sie ber das Symbol Benutzerhandbuch 150 mobile Datenerfassung InTec Fahrschulsystem 12 7 5 Weitere Informationen Im Fenster Weitere Informationen siehe Abbildung 146 werden Ihnen die bereits vorhandenen Klassen und die eingetragenen Bemerkungen des aktuellen Sch lers gezeigt weitere Infos 4 Maier Manfred ListenNr 123456 Datum02 05 02 Klasse Seit
98. gesarbeitszeit berschritten wird Wenn Sie diese Option aktivieren wird beim Erfassen oder Bearbeiten einer Leistung immer berpr ft ob die t gliche Arbeitszeit von 495 Minuten berschritten wurde Sollte dies vorkommen erscheint ein Hinweisfenster Standard Fahrzeug Das aus der Auswahlliste gew hlte Fahrzeug wird beim Anlegen einer neuen Leistung oder eines neuen Fahrtenbucheintrages als Standardfahrzeug vorgeschlagen Benutzerhandbuch 47 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem Standard Leistung Die aus der Auswahlliste gew hlte Leistung wird beim Anlegen einer neuen Leistung f r den Tagesnachweis als Standardleistung vorgeschlagen Erste Fahrstunde Hier wird der Beginn der ersten fr hesten Fahrstunde festgelegt Bei allen Fahrstunden die vor dieser Zeit auf dem Palm erfasst werden wird die Anfangszeit auf die hier festgelegte Zeit ge ndert Fahrstundendauer Die voreingestellte Dauer einer Leistung k nnen Sie hier festlegen Voreingestellt ist der Wert 45 min Fahrtenbuchort Den Ort der f r einen Fahrtenbucheintrag vorgeschlagen wird k nnen Sie in diesem Feld festlegen Wird das Feld freigelassen m ssen Sie beim Erfassen eines Fahrtenbucheintrages den Zielort selbst eintragen Synchronisationseinstellungen Bei den Synchronisationseinstellungen k nnen Sie zwischen Alle Datenaustauschen Palm gt PC und Nur Daten vom Palm auslesen w hlen Nur Daten vom Palm auslesen bed
99. gsten Daten z B theoretische Unterrichte Fahrstunden oder Zahlungen werden dabei in Sch lerjournalen gespeichert 11 4 1 Sch lerjournal anlegen Um ein Sch lerjournal anlegen zu k nnen m ssen sich in Ihrer Datenbank Sch ler befinden die entweder ihre Ausbildung abgebrochen oder abgeschlossen haben Sollte dies der Fall sein klicken Sie auf Sch ler auslagern Sie erhalten nun eine komplette bersicht siehe Abbildung 127 ber alle Sch ler die Sie auslagern k nnen Um die Liste auf Sch ler zu beschr nken die bis zu einem Benutzerhandbuch 132 ifas Werkzeuge InTec Fahrschulsystem Zeitpunkt ihre Ausbildung beendet haben oder um die Liste auf die zu beschr nken die z B ihre Ausbildung abgebrochen haben klicken Sie auf Anzeige und w hlen die gew nschte Anzeigeform aus Zum Auslagern der Sch ler w hlen Sie die entsprechenden Personen aus und klicken Sie auf den Pfeil nach rechts Mit einem Klick auf den Doppelpfeil nach rechts werden alle Sch ler der linken Liste in die rechte Liste verschoben Alle Sch ler die nun in der rechten Liste stehen k nnen Sie mit einem Klick auf auslagern Sch lerjournal erstellen Sch ler zur Auswahl in ifas Name Code Ende Ausb Hoffmann Nadine HONA 200171 19 11 2005 451 69 Ju Becker Malte BEBO 18 11 2005 G Anzeigefilter l q Schliessen Abbildung 127 Sch ler auslagern Nach dem Auslagern stellt ifas Werkzeuge Ihnen die Frage ob theoretische Unterr
100. gsvertrag angezeigt siehe Abbildung 137 Es werden alle f r die Rechtg ltigkeit der Unterschrift ben tigten Informationen angezeigt Ich Klaus Mustermann best tige Ihnen hiermit am 03 06 02 STi f r die Ausbildung KI B von Muster Thomas auf dem Fahrzeug HAM AB 123 vermittelt bekommen zu haben Abbildung 137 Unterschrift Unter dem Vertrag befindet sich der umrahmte Bereich indem der Sch ler seine Unterschrift mit dem Stift leisten kann Sollte er sich verschrieben oder zu unleserlich unterschrieben haben kann die eingegebene Unterschrift mit der Schaltfl che wieder gel scht werden und der Vorgang anschlie end wiederholt werden Um den Vorgang abzuschlie en muss der Sch ler auf die Schaltfl che tippen Anschlie end folgt noch eine Sicherheitsabfrage die auch vom Sch ler mit Ja beantwortet werden muss Andernfalls hat diese Unterschrift keine Rechtsg ltigkeit Das Unterschrift Fenster k nnen Sie auch alternativ ber das Symbol verlassen Sie kehren dann wieder zur ck zum Fenster Leistung Hat der Sch ler die Unterschrift korrekt geleistet so muss er dies in dem Fenster welches beim Verlassen des Uhnterschriftenfensters angezeigt eigenh ndig best tigen Andernfalls hat diese Unterschrift keine Rechtsg ltigkeit Benutzerhandbuch 143 mobile Datenerfassung InTec Fahrschulsystem 12 4 4 Fahrtenbucheintrag f r eine Leistung Wenn Sie einen Fahrtenbucheintrag f r die aktuell
101. h 17 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem Klassendefinitionen verwalten Bestehende Klassen A unbeschr nkt B 1 ASF Nachschulung ASP Nachschulung r Anh ngerabh ngig NG OK x Abbrechen v Y Abbildung 19 Klassendefinition bearbeiten Mit Hilfe des Kontrollfeldes Aktuell k nnen Sie festlegen ob die von Ihnen eingegebene F hrerscheinklasse von Ihnen angeboten wird d h ob diese Klasse aufgef hrt wird wenn innerhalb von ifas die Eingabe oder Auswahl einer F hrerscheinklasse notwendig ist z B bei der Leistungserfassung oder der Erfassung von theo Unterrichtseinheiten M chten Sie die Klasse zun chst so definieren ohne dass sie bei einer Auswahl auftaucht dann w hlen Sie das Kontrollfeld Aktuell einfach nicht an Mit Hilfe des Kontrollfeldes Anh ngerabh ngig k nnen Sie festlegen ob die von ihnen ausgew hlte F hrerscheinklasse Ausbildungsfahrten mit Anh ngern beinhaltet Die Auswahl dieses Kontrollfeldes ist z B bei Klasse BE notwendig M chten Sie die nderungen bernehmen klicken Sie anschlie end auf OK Sollen die nderungen r ckg ngig gemacht werden klicken Sie auf Abbrechen Anschlie end verschwinden die Eingabefelder und die Liste der bereits existierenden F hrerscheinklassen wird wieder aktiv 5 2 3 F hrerscheinklassen l schen Neben der Neuaufnahme von F hrerscheinklassen in itas und die nderung bereits bestehender Klassen lassen sich F hrersc
102. he Abbildung 124 Der Ablauf des Wiederherstellens gleicht dem des Sicherns mit dem einen Unterschied dass Sie bei dem Dateifenster welches sich ffnet siehe Abbildung 126 Ihre Datensicherung die Sie zur cksichern m chten anw hlen und anschlie end auf ffnen klicken m ssen Benutzerhandbuch 131 ifas Werkzeuge InTec Fahrschulsystem Datensicherung wiederherstellen Suchen in gt DVD Rw Laufwerk H i _051119 ids Zuletzt verwendete D Desktop Eigene Dateien Arbeitsplatz _ I Netzwerkumgeb Dateiname 051 119 ids ung Dateityp fitas Datensicherung ids Abbrechen Abbildung 126 Datensicherung wiederherstellen Tritt beim R cksichern die Fehlermeldung Kann von Laufwerk A nicht lesen auf handelt es sich entweder um eine defekte Diskette und die Datensicherung ist nicht mehr r ckzusichern oder Ihr Diskettenlaufwerk hat Probleme diese Diskette zu lesen Falls Sie einen zweiten Computer besitzen testen Sie die Disketten auf diesem Rechner da es unter Umst nden auch passieren kann dass ein Diskettenlaufwerk nicht mehr 100 fehlerfrei arbeitet 11 4 Sch lerjournale Mit ifas Werkzeuge haben Sie neben dem Anfertigen einer Datensicherung ebenso die M glichkeit Sch ler die Ihre Ausbildung beendet oder abgebrochen haben aus der Datenbank auszulagern um die Gr e der Datenbank zu verringern und um Sch lercodes wieder freizugeben Diese ausgelagerten Sch ler und deren wichti
103. heinklassen auch wieder aus dem System entfernen W hlen Sie hierzu zun chst die zu l schende F hrerscheinklasse aus der Liste aus und klicken Sie dann auf L schen Sie werden daraufhin gefragt ob Sie die entsprechende F hrerscheinklasse tats chlich l schen m chten Beantworten Sie diese Frage mit JA durch Anklicken von im Fragefenster so wird die F hrerscheinklasse endg ltig aus dem Datenbestand gel scht Klicken Sie auf im Fragefenster um den L schvorgang nicht durchzuf hren Benutzerhandbuch 18 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem Sie k nnen eine F hrerscheinklasse nur dann aus dem System l schen wenn aus keinem anderen Teil von i as mehr Bezug auf diese Klasse genommen wird Das bedeutet dass eine Klasse nur dann gel scht werden kann wenn kein Sch ler mehr diese Klasse als Ausbildungsklasse besitzt wenn keine theoretische Unterrichtseinheit mehr existiert die sich auf diese Klasse bezieht wenn kein Fahrzeug mehr f r diese Klasse im System vorhanden ist und wenn keine Leistung Fahrstunde etc mehr in idas vorhanden ist die f r die zu l schende Klasse erteilt wurde Erst wenn all diese Bedingungen erf llt sind k nnen Sie eine F hrerscheinklasse wieder aus dem System l schen Sie k nnen eine F hrerscheinklasse nur dann l schen wenn es sich um eine Mehrfachklasse handelt Klicken Sie auf die Schaltfl che zugeordnete Sch ler um die Liste der zugeordneten Sch ler einzus
104. hema oder die Sitzung ver ndern 5 4 3 Theoriethemen l schen Sollten Sie ein Thema nicht mehr ben tigen k nnen Sie das zuvor aus der Liste ausgew hlte Thema ber die Schaltfl che aus dem Datenbestand entfernen Ein Thema kann nur dann gel scht werden wenn sich keine theoretischen Unterrichte mehr darauf beziehen 5 5 Mehrwertsteuer S tze einrichten Um Leistungen wie beispielsweise Fahrstunden Lehrmaterial etc mit den korrekten gesetzlichen Mehrwertsteuers tzen zu versehen ist es notwendig diese Mehrwertsteuers tze in itas einzurichten Die derzeit g ltigen S tze von 0 7 und 16 sind bereits in ijas enthalten Wenn sich diese S tze ndern so k nnen Sie ijas an die nderungen sehr einfach anpassen indem Sie neue Mehrwertsteuers tze anlegen und Leistungen bzw Buchungen innerhalb der Buchhaltung nun nach diesen neuen S tzen abrechnen Mehrwertsteuers tze verwalten Bestehende MwSt S tze i Hinzuf gen amp e Bearbeiten q Schliessen L schen lt F1 gt Hilfe Abbildung 25 Mehrwertsteuers tze verwalten Im bersichtsfenster stehen Ihnen wieder die Standardaktionen zur Verf gung Neue Mehrwertsteuers tze k nnen Sie durch Klicken auf anlegen ver ndern und durch Klicken auf aus dem System entfernen Benutzerhandbuch 23 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem Mehrwertsteuers tze verwalten Bestehende MwSt S tze Nr Satz Prozent 1 16 Ust Konto 1770 U
105. hen Unterricht In der Tagesnachweisansicht k nnen Sie folgende Aktionen durchf hren Das aktuelle Datum wird um einen Tag erniedrigt Das aktuelle Datum wird um einen Tag erh ht Durch Tippen auf diese Schaltfl che wird das Datum auf das aktuelle Tagesdatum gesetzt Es wird eine neue Leistung oder Planstunde angelegt n heres hierzu erfahren Sie in Kapitel 12 4 Der im Tagesnachweis ausgew hlte Eintrag wird gel scht Sollte es bei der Leistung um eine bereits aus ifas Benutzerhandbuch 139 mobile Datenerfassung InTec Fahrschulsystem bertragene handeln wird diese Leistung bei der n chsten Synchronisation auch aus ifas gel scht Es wird ein theoretischer Unterricht angelegt n heres hierzu erfahren Sie in Kapitel 12 5 ber diese Schaltfl che gelangen Sie zu den Sch lerinfos siehe Kapitel 12 7 Es wird automatisch der Sch ler der ausgew hlten Leistung angezeigt Durch Tippen auf diese Schaltfl che gelangen Sie in die Fahrtenbuchansicht siehe Kapitel 12 9 Eine Leistung vom Tagesnachweis k nnen Sie bearbeiten indem Sie mit dem Stift doppelt auf den entsprechenden Eintrag tippen Ist diese Leistung mit einem U oder gekennzeichnet k nnen Sie sich diese Leistung nur ansehen da sie bereits unterschrieben ist Ist die Liste voll so erscheint am rechten Bildschirmrand eine Scrollleiste Sie k nnen dann entweder mit den Bildlauftasten oder mit dem Stift auf oder ab bl ttern um die restl
106. hen lassen obwohl Sie diese hier als automatisch buchen markiert haben ber die Kontrollk stchen Sch ler ASF ASP und FSF k nnen Sie festlegen welche Leistungen nur bei bestimmten Anmeldungen verwendet werden sollen F r Teilnehmer an einem Aufbauseminar wird beispielsweise eine Kursgeb hr nicht aber eine Grundgeb hr f r eine bestimmte Klasse gebucht Automatisches Dropdown W hlen Sie den Zustand f r das automatische Dropdown aller Listenfelder Wenn Sie den Zustand Ja gew hlt haben dann klappen sich die Listenfelder automatisch auf sobald sie betreten werden 5 17 2 Extras Auf dieser Karteikarte legen Sie verschiedene Zugeh rigkeiten und Anzeigeoptionen fest auf die ifas zur ckgreift um Ihnen die Arbeit zu erleichtern siehe Abbildung 57 Allgemeines Extras Buchhaltung Rechnung Mahnung Funktionstasten Lohnabrechnungen SVA Antrag Leistungen anzeigen Diese Woche Stammfahrlehrer verwenden Rechnungen anzeigen Diese woche Stammfahrlehrer sofort ndern theoretische Unterrichte anzeigen Diese woche Fahrtenbucheintr ge anzeigen Diese woche Stammfahrzeug verwenden Standardzeitraum f r Statistiken Diese woche Stammfahrzeug sofort ndern Preisbindung beim Start pr fen nein r automatische Datensicherung Preisbindung beim Erfassen pr fen nein M X Abbrechen Fts Hilfe gt D Abbildung 57 Die Karteikarte Extras Leistunge
107. hlie end an die Microsoft Access 2000 Runtime Installation kann durch Klicken auf mit dem Kopieren der Dateien von ifas auf die Festplatte fortgesetzt werden siehe Abbildung 8 Benutzerhandbuch 8 Einleitung InTec Fahrschulsystem i Setup InTec Fahrschulsystem Installiere Warten Sie bitte w hrend InTec Fahrschulsystem auf Ihren Computer installiert 4 wird Dateien werden ausgepackt C ProgrammeN ifas benutzer pdf Abbrechen Abbildung 8 Kopiervorgang Nach dem Kopiervorgang k nnen noch weitere Verkn pfungen zu ijas und ijas Werkzeuge auf dem Desktop oder in der Schnellstart Leiste angelegt werden siehe Abbildung 9 i6 Setup InTec Fahrschulsystem Zus tzliche Aufgaben ausw hlen welche zus tzlichen Aufgaben sollen ausgef hrt werden W hlen Sie die zus tzlichen Aufgaben aus die das Setup w hrend der Installation von InTec Fahrschulsystem ausf hren soll und klicken Sie danach auf Weiter V Verkn pfung von ifas auf dem Desktop C Verkn pfung von ifas Werkzeuge auf dem Desktop C Verkn pfung von ifas in der Schnellstart Leiste O Verkn pfung von ifas Werkzeuge in der Schnellstart Leiste ezu were Abbildung 9 Verkn pfungen anlegen Nachdem die Installationsvorgang abgeschlossen ist wird eine Erfolgsmeldung angezeigt siehe Abbildung 10 Das Installationsprogramm hat nun automatisch alle ben tigten Dateien auf Ihre Festplatte kopiert und einen Men punkt i
108. hn und zeigt diesen an Sollte der Betrag nicht korrekt sein so k nnen Sie ihn durch berschreiben korrigieren Benutzerhandbuch 110 InTec Fahrschulsystem Haben Sie alle Eingaben vorgenommen dann klicken Sie auf die OK Schaltfl che um die neu erfasste Monatslohnabrechnung zu bernehmen M chten Sie die Erfassung r ckg ngig machen klicken Sie auf die Abbrechen Schaltfl che In beiden F llen verschwindet das Fenster und die Liste der bereits existierenden Lohnabrechnungen erscheint wieder 7 6 2 Lohnabrechnungen ndern Klicken Sie auf die Bearbeiten Schaltfl che um die Daten einer bereits existierenden Monatslohnabrechnung zu ndern Hierzu ist es notwendig dass in der Liste aller bereits bestehenden Lohnabrechnungen im ersten Fenster die Lohnabrechnung deren Daten ge ndert werden sollen ausgew hlt ist Ist keine Lohnabrechnung ausgew hlt dann erhalten Sie beim Klicken auf die Schaltfl che einen entsprechenden Hinweis W hlen Sie also zun chst die zu ndernde Lohnabrechnung aus der Liste aus und klicken Sie dann auf die Bearbeiten Schaltfl che Daraufhin ffnet sich ein neues Fenster indem die Daten der ausgew hlten Lohnabrechnung dargestellt werden ndern Sie nun die gew nschten Daten M chten Sie die nderungen bernehmen klicken Sie anschlie end auf die LOK _ Schaltfl che Sollen die nderungen r ckg ngig gemacht werden klicken Sie auf die Abbrechen Schaltfl che Nach einem
109. hnort des Sch lers mit einem einzigen Tastendruck einzuf gen Um eine Funktionstaste mit einem Text zu belegen geben Sie einfach den gew nschten Text in das entsprechende Eingabefeld auf dieser Karteikarte ein Benutzerhandbuch 61 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem e Sie k nnen nicht alle Funktionstasten mit freien Texten belegen da einige der F Tasten besondere Funktionen besitzen Beispielsweise hat die Taste F1 immer die Funktion das Hilfesystem zu starten Aus diesem Grund kann diese Funktionstaste nicht mit einem freien Text belegt werden Welche Funktionstasten Sie mit eigenen Texten belegen k nnen sehen Sie direkt im Fenster 5 17 6 Lohnabrechungen Bei der Erstellung von Lohnabrechnungen f r Ihre Fahrlehrer haben Sie neben vielen Daten Eingabefeldern wie z B Lohnsteuer Kirchensteuer etc noch die M glichkeit f nf eigene Datenfelder zu definieren deren Werte dann innerhalb der Lohnabrechnung von ifas automatisch vom Bruttolohn abgezogen werden Allgemeines Extras Buchhaltung Rechnung Mahnung Funktionstasten Lohnabrechnungen SvA Antrag Freier Text 1 Be Freier Text 2 Piiegevesicheung Freier Text 3 priv Untalvercheu Freier Text 4 a ZZ lt lt Freier Text 5 EM X Abbrechen lt F1 gt Hilfe Abbildung 61 Die Karteikarte Lohnabrechnung Standardm ig sind drei der f nf belegbaren Felder bereits belegt Das erste Feld ist hierbei mit dem Text Solidari
110. hnung 2 Mahnung 3 Rechnungstext Vielen Dank f r die schnelle Zahlung Rechnungstext bei Einzugserm chtigung Der Betrag wird in den n chsten Tagen von Ihrem Konto abgebucht X Abbrechen lt Fl Hilfe Abbildung 44 Karteikarte Teilrechnung Benutzerhandbuch 41 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem Die Karteikarten Mahnung 1 bis Mahnung 3 Legen Sie auf dieser Karteikarte siehe Abbildung 45 den Text f r die 1 Mahnung 2 Mahnung oder 3 Mahnung je nachdem auf welcher Karteikarte Sie sich befinden fest Briefkopf AGB Ausbildungsauftrag Rechnung Teilrechnung Gesamtrechnung Mahnung 1 Mahnung 2 Mahnung 3 Mahnugskopf auf Ihrem Konto ist der folgende Betrag zur Zahlung f llig geworden Mahnungsfu Fahrstunden oder Pr fungstermine k nnen nur vereinbart werden wenn f llige Ausbildungsbetr ge beglichen sind Mit freundlichen Gr en X Abbrechen lt Fi Hilfe Abbildung 45 Karteikarte Mahnung Es wird hierbei zwischen Mahnungskopf und Mahnungsfu unterschieden Der Mahnungskopf enth lt den Text der vor dem anzumahnenden Betrag gedruckt wird der Mahnungsfu enth lt den Text der hinter dem anzumahnenden Betrag gedruckt werden soll 5 12 ifas einrichten Alle erforderlichen Komponenten der mobilen Datenerfassung wurden bereits w hrend Installation von ifas mit installiert siehe Kapitel 3 Sie k nnen ifas nun auf Ihren Palm Handhel
111. ichen Eintr ge anzuzeigen Zu den Einstellungen gelangen Sie ber das a Symbol Informationen zur aktuellen ilas Version erhalten Sie ber das Symbol 12 4 Leistung erfassen bearbeiten Wenn Sie im Tagesnachweis auf die Schaltfl che getippt haben oder mittels Doppeltippen einen Eintrag zum Bearbeiten ausgew hlt haben gelangen Sie in das Leistungsfenster Wenn Sie eine neue Leistung anlegen m chten durchlaufen Sie erst einen festen Ablauf 1 Zeit festlegen siehe Kapitel 12 4 1 2 Sch ler ausw hlen siehe Kapitel 12 4 2 3 weitere Daten festlegen z B Leistung Fahrzeug Pr fer etc w hlen Benutzerhandbuch 140 mobile Datenerfassung InTec Fahrschulsystem Von 09 00 bis 09 45 Min 45 5 Sch ler Mustermann Klaus D Klasse vE Fahrzeug w HAM AB 123 Golf TDI Leistung w STi bungsstunde i c Preis 25 00 O Bar O Plan Abbildung 134 Leistung erfassen Nachdem alle Daten f r die Leistung festgelegt wurden k nnen Sie noch falls Ihr Sch ler diese Leistung sofort bezahlen m chte eine Barzahlung im Kontrollfeld Bar festhalten Beim n chsten Datenaustausch mit ifas wird automatisch eine Sch lerzahlung in der Buchhaltung angelegt sofern die ben tigten Buchungs informationen f r eine automatische Sch lerzahlung in ifas zur Verf gung stehen Wie Sie die bernahme f r die Barzahlungen aus ifag einrichten erfahren Sie in Kapitel 5 12 5 Handelt es sich bei dieser Leistung um eine
112. ichte ohne Sch ler gel scht werden sollen was bedeutet dass sollte in einer Anwesenheitsliste eines theoretischen Unterrichts kein aktueller Sch ler mehr stehen dieser dann gel scht w rde Mit einem Klick auf Schlie en gelangen Sie wieder ins Hauptmen Ausgelagerte Sch ler k nnen nicht mehr in das Programm zur ckgeholt werden Benutzerhandbuch 133 ifas Werkzeuge InTec Fahrschulsystem 11 4 2 Sch lerjournale ansehen Mit einem Klick auf Journal bearbeiten kommen Sie in das Formular in welchem Sie die bereits angelegten Journale bzw die Sch lerdaten einsehen k nnen siehe Abbildung 128 Sch lerjournal bearbeiten Sch ler in Sch lerjournalen Sch ulernummer Sch lername Ausbildungsende u BecKer Malte un 0 0 nn VBEBO UBS LL 2005 je Anzeigefilter a Drucken q Schliessen Abbildung 128 Journal bearbeiten Zur Begrenzung der Liste auf Sch ler eines bestimmten Journaljahr klicken Sie auf Anzeige und w hlen Sie dort das entsprechende Feld siehe Abbildung 129 aus Benutzerhandbuch 134 ifas Werkzeuge Sch lerdaten anzeigen Anmeldung 05 04 2003 Filiale Hauptstelle Ende Alter Code BEBO Sch ler Stra e Ort Geburtsname Geburtsdatum Geburtsort Familienstand Beruf Arbeitgeber Staatsangeh rigkeit Telefon Nr 1 Telefon Nr 2 Stammfahrlehrer SYA Listen Nr Preisliste Preisbindung bis Bankabbuchung Bankname BLZ Konto Nummer K rperbehinde
113. ickt haben oder auf dem Drucker ausgegeben wenn Sie im Fenster Drucken auf geklickt haben Durch Klicken auf die Schaltfl che Abbrechen gelangen Sie zur ck in das Fenster Drucken ohne dass das Dokument ausgegeben wird Zeitraum und Art der Tagesnachweise ausw hl Auswahl des Zeitraums Aktuelles Jahr Aktuelle Woche Aktueller Monat Letzte Woche Am 22 11 2005 C Ab C Von Bis X Abbrechen Abbildung 110 Auswahl des Zeitraums Benutzerhandbuch 117 Textverarbeitung InTec Fahrschulsystem 9 Auswertungen Mit ifas haben Sie verschiedene M glichkeiten die Daten die Sie im Verlauf der Zeit in eingegeben haben auszuwerten Sie k nnen Statistiken ber Ihre t gliche Arbeit den Erfolg Ihrer Fahrschule erstellen lassen und Informationen ber die eingetragenen Daten und das System selbst ansehen dazu Z hlen beispielsweise die Anzahl der im System vorhandenen Sch ler oder vorhandene Zusatzmodule 9 1 Statistiken ijas bietet Ihnen viele verschiedene M glichkeiten die von Ihnen eingegebenen Daten graphisch aufzubereiten und in ansprechender und informativer Form auf dem Bildschirm darzustellen oder auszudrucken Hierzu ist in ifas der Programmbereich Statistik integriert worden den Sie direkt aus dem Hauptmen heraus erreichen k nnen indem Sie auf die entsprechende Schaltfl che klicken siehe Abbildung 111 In dem Fenster werden Ihnen alle zur Verf gung stehenden Statistike
114. iehe Abbildung 6 Benutzerhandbuch Einleitung InTec Fahrschulsystem ie Setup InTec Fahrschulsystem Installation durchf hren Das Setup ist jetzt bereit InTec Fahrschulsystem auf Ihren Computer zu 4 installieren Klicken Sie auf Installieren um mit der Installation zu beginnen oder auf Zur ck um Ihre Einstellungen zu berpr fen oder zu ndern Ziel Ordner a A C ProgrammeNifas 7 Setup Typ Vollst ndige Installation Ausgew hlte Komponenten InTec Fahrschulsystem ifas Werkzeuge Startmen Ordner InTec Fahrschulsystem Installieren Abbrechen Abbildung 6 Zusammenfassung der Installationsaufgaben ifas wurde mit Microsoft Access 2000 entwickelt Deshalb wird auch eine Microsoft Access 2000 Installation auf dem Computer ben tigt Sollte das Installationsprogramm keine Access Version auf dem Computer finden wird automatisch die Microsoft Access 2000 Runtime Version installiert siehe Abbildung 7 Der Computer muss dann ggf nach der Installation neu gestartet werden i Setup InTec Fahrschulsystem MS Access 2000 Runtime Installation Hinweis Es wurde kein MS Access 2000 bzw Runtime Installation auf Ihrem Computer gefunden Damit InTec Fahrschulsystem gestartet werden kann ist mindestens die Installation der Runtime erforderlich Klicken Sie auf Weiter um die Runtime und im Anschlu das Programm zu installieren Abbildung 7 Microsoft Access 2000 Runtime Installation Ansc
115. ierung aus Soll gt Ist oder Ist gt Soll und legen Sie den Zeitraum der zu ber cksichtigenden Zahlungen fest Die Konvertierung in Richtung Ist gt Soll ist denkbar einfach alle Sch lerzahlung werden vom Erl skonto auf das Forderungskonto umgebucht entsprechende Erl sbuchungen werden zum Zeitpunkt einer erstellten Rechnung f r den Zeitraum angelegt Die entgegengesetzte Konvertierung ist weitaus schwieriger da die Sch lerzahlungen auf Grund von Verf lschungen der Buchungen nicht aufgeteilt werden k nnen Daher ist es nur m glich alle Buchungen zu einem fest vorgegebenen MwSt Satz zu konvertieren Entsprechende Anpassungen f r Buchungen an andere MwSt S tze muss daher anschlie end manuell durchgef hrt werden Benutzerhandbuch 59 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem Automatische Zahlungseinstellungen Hier k nnen Sie f r die einzelnen Zahlungsarten festlegen auf welches Buchhaltungs konto die automatischen Zahlungen im Formular AutoBuchen und beim Erfassen von Leistungen und in der mobilen Datenerfassung gebucht werden sollen Damit Rechnungen und Gutscheine erstellt werden k nnen w hlen Sie ein Konto als Forderungskonto f r Rechnungen und ein Erl skonto f r Gutscheine aus 5 17 4 Rechnungen Mahnungen Auf dieser Karteikarte siehe Abbildung 59 k nnen Sie festlegen wann die automatische Rechnungserstellung angesto en werden soll Geben Sie hier z B eine 1 ein um an jedem ersten eines Monats automatisch
116. iesbez glich bitte in den entsprechenden Kapiteln ber Preislisten nach hnlich wie bei Preislisten kann auch eine Lohngruppe nicht ohne weiteres aus dem System gel scht werden Nur wenn die zu l schende Lohngruppe keinem Fahrlehrer mehr zugeordnet ist besteht die M glichkeit sie wieder aus dem System zu entfernen Sollte dies der Fall sein wird analog zum Preislisten l schen ein Fenster ge ffnet in dem Sie den entsprechenden Fahrlehrern andere Lohngruppen zuweisen k nnen Benutzerhandbuch 34 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem 5 8 3 Lohngruppe kopieren Wenn Sie eine neue Lohngruppe anlegen m chten k nnen Sie alle definierten L hne einer bestehenden Lohngruppe bernommen werden indem Sie diese Lohngruppe kopieren Geben Sie bei der Definition der neuen Lohngruppe eine Nummer und eine Bezeichnung an die es noch nicht im System gibt 5 9 Konten einrichten Konten werden in ifas innerhalb der Buchhaltung verwendet um Buchungen auf ihnen durchzuf hren Sie k nnen die Konten individuell konfigurieren so dass nur die Konten im Datenbestand gehalten werden die f r Sie auch tats chlich relevant sind und ben tigen Sie erreichen den Programmbereich aus dem Hauptmen indem Sie auf die Schaltfl che Einstellungen klicken und anschlie end ausw hlen Kontendefinitionen verwalten Bestehende Konten Bezeichnung sse Bank Kasse Postgiro Bank Kasse Bank Bank Kasse Sparkasse Bank Kasse SchmidtBan
117. ift auf die Kennzeichenliste und w hlen nun ein anderes Kennzeichen aus Sie k nnen die Fahrgestell Nr das Datum f r den n chsten T V Termin der n chsten ASU und den aktuellen Kilometerstand bearbeiten Sie k nnen die k nnen die Felder aber frei lassen wenn Sie keine Angaben machen m chten Zur ck zum Fahrtenbuch Fenster gelangen Sie ber das Symbol 12 12 Synchronisation In diesem Kapitel erfahren Sie wichtige Informationen und Richtlinien die Sie f r einen reibungslosen Datenaustausch beachten m ssen und wie Sie feststellen k nnen ob Probleme w hrend des Datenaustausches aufgetreten sind 12 12 1 Datenaustausch Der Datenaustausch zwischen ijas und dem Palm Handheld findet bei jedem HotSync Vorgang statt Voraussetzung daf r ist jedoch dass las auf dem Palm installiert wurde Benutzerhandbuch 154 mobile Datenerfassung InTec Fahrschulsystem und das Modul zum Datenaustausch mit itas aktiviert ist Wie Sie diese Voraussetzungen erf llen erfahren Sie in Kapitel 5 12 Erkennen ob ein Datenaustausch zwischen ifas und ifas stattgefunden hat k nnen Sie anhand des HotSync Fensters siehe Abbildung 151 dass w hrend der Synchronisation angezeigt wird Dazu muss der Schriftzug InTec Fahrschulsystem in diesem Fenster angezeigt werden HotSync Status Status InTec Fahrschulsystem wird synchronisiert Benutzer H rtel 6 zu ve fam powered Abbrechen Abbildung 15
118. ildung 81 Hierzu z hlt zum einen das Hinzuf gen von Sch lern zur Anwesenheitsliste des entsprechenden Unterrichts und zum anderen das L schen von Sch lern aus der Anwesennheitsliste Um einen Sch ler in die Anwesenheitsliste einzutragen geben Sie den Code oder die Nr des Sch lers entweder in das entsprechende Eingabefeld ein oder w hlen Sie den Sch ler direkt aus der Liste aus Klicken Sie daraufhin auf die Sch ler bernehmen Schaltfl che DI Der ausgew hlte Sch ler wird dann in die Liste der anwesenden Sch ler bernommen Wollen Sie einen Sch ler wieder aus dieser Liste entfernen so w hlen Sie den entsprechenden Sch ler in der Liste aus und klicken Sie auf die Sch ler entfernen Schaltfl che k Der ausgew hlte Sch ler wird daraufhin aus der Liste der anwesenden Sch ler entfernt Sch lerauswahl f r die Anwesenheitsliste Sch ler zur Auswahl Ausgew hlte Sch ler 1 BEBO Becker Malte Bohlen Mirko HONA Hoffmann Nadine Bohlen Mirko C Ale Noch in Ausbildung U lt Fi gt Hilfe Abbildung 81 Anwesenheitsliste verwalten Sch ler Nr X Sch ler Code letzter Sch ler aa anzeigen Benutzerhandbuch 83 Das Tagesgesch ft InTec Fahrschulsystem Um die Anzahl der in der Liste zur Auswahl angebotenen Sch ler zu begrenzen k nnen Sie die Anzeige der Sch ler auf diejenigen Sch ler einschr nken deren Ausbildungsstatus Noch in Ausbildung ist die also die theore
119. ildungskosten von Ihnen nicht bar abgerechnet sondern von einem Bankkonto abgebucht werden so k nnen Sie die Bankverbindung des Sch lers eingeben indem Sie den entsprechenden Daten in der Rechnungswesenkarte in die Felder im Bereich Bankverbindung eintragen Handelt es sich bei dem einzutragenden Sch ler um einen Fahrschulwechsler so wird eine weitere Registerkarte n mlich Fahrschulwechsel sichtbar siehe Abbildung 74 Hier k nnen Sie die relevanten Daten der bisherigen Fahrschulausbildung wie z B schon geleistete Stadtfahrten eintragen welche dann auch in ifas verwendet werden Um klassenabh ngige Daten einzugeben klicken Sie zun chst auf die Schalfl che Hinzuf gen W hlen Sie im ersten Feld die Klasse aus und tragen Sie die Werte in die zugeh rigen Felder ein Mit der Schaltfl che k nnen Sie die ausgew hlte Zeile wieder entfernen Sch ler erfassen Personendaten Rechnungswesen Ausbildung Fahrschulwechsel Herkunft Fahrschule Telefon Bemerkung Stra e 3 Bemerkung I a Plz Ort Theorie 3 Praxis Pr fung Grund Erw Stadtfahrt berland Autobahn Nachtfahrt Theo Prakt Hinzuf gen L schen Z o X Abbrechen lt Fis Hilfe Abbildung 74 Fahrschulwechsel Wenn Sie die von Ihnen eingegebenen Daten verwerfen m chten den neuen Fahrsch ler also nicht in den Datenbestand bernehmen wollen dann klicken Sie auf Abbrechen ber die Schaltfl che k nnen Sie den Sch ler in da
120. in Kreditlimit so sind wir von unserer Lieferverpflichtung entbunden Die als vereinbart geltende Hauptleistung wird ausschlie lich durch die Pr zisierung der schriftlichen Auftragsbest tigung abgegrenzt Die Verkaufsangestellten der Firma InTec sind nicht befugt m ndliche Nebenabreden zu treffen oder m ndliche Zusicherungen zu geben die ber den Inhalt der Auftragsbest tigung hinausgehen Solche Abreden verpflichten uns nur wenn wir diese schriftlich best tigen 3 Preise Die in unseren Angeboten Auftragsbest tigungen und Rechnungen angegebenen Preise verstehen sich zuz glich der jeweils zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung g ltigen Mehrwertsteuer und anderer gesetzlicher Abgaben im Lieferland sowie Transportkosten Verpackung ggf Transportversicherung und Abwicklungspauschale F r alle Lieferungen bleibt Versand per Vorauskasse oder Barnachnahme ausdr cklich vorbehalten Ma gebend f r die Preise sind die zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe geltenden Preise unserer Zulieferanten sowie W hrungsparit ten Zoll und Einfuhrgeb hren Bei Handelsware die aus dem Ausland bezogen wird k nnen die vereinbarten Preise dann angepasst werden wenn die W hrung des Bezugslandes zum EURO zwischen Auftragserstellung und Auslieferung Rechnungsstellung um mehr als 5 schwankt 4 Lieferung und Leistung Die von uns genannten Termine und Fristen sind unverbindlich sofern nicht ausdr cklich schriftlich etwas anderes vereinbart wurde Alle Lieferu
121. in der rechten Liste markierten Datensatz wieder in die linke Liste zur ckzuschreiben Auswahl aller Datens tze aufheben Klicken Sie auf die Schaltfl che um alle in der rechten Liste stehenden Datens tze wieder aus ihr zu l schen und in die linke Liste zur ckzuschreiben Bei manchen Dokumenten z B dem Ausbildungsnachweis k nnen Sie indem Sie auf klicken noch Auswahl der entsprechenden Klassen vornehmen f r welche das Dokument gedruckt werden soll Benutzerhandbuch 114 Haben Sie mittels der zuvor beschriebenen Schaltfl chen die Daten ausgew hlt f r die das gew nschte Dokument angezeigt bzw gedruckt werden soll so verlassen Sie das Auswahlfenster indem Sie auf klicken Um die Anzeige bzw den Ausdruck nicht zu starten klicken Sie auf Abbrechen Sie gelangen daraufhin wieder zur ck in das Drucken Fenster 8 2 Die Seitenansicht M chten Sie das Dokument zun chst nur auf dem Bildschirm angezeigt bekommen so klicken Sie auf Seitenansicht Das ausgew hlte Dokument wird daraufhin genau so auf dem Bildschirm angezeigt wie es gedruckt w rde InTec Fahrschulsystem Ausbildungsnachweis B Datei Hilfe ye Schlie en W weiterarbeiten mit MS word amp Drucken amp Zoomen M erste Seite K n chste Seite gt letzte Seite I vorherige Seite gehe zu Seite 2 Hife Abbildung 108 Seitenansicht Auf diese Art und Weise haben Sie hier
122. inar verwendet Sie erh lt eine Nummer von 1 bis 4 und die Beschreibung der Sitzung Nachdem Sie alle Eingaben vorgenommen haben k nnen Sie diese durch Klicken auf bernehmen siehe Abbildung 24 Theoriethemen verwalten Bestehende Unterrichtsthemen Pers nliche Voraussetzungen Risikofaktor Mensch Rechtliche Rahmenbedingungen Stra enverkehrssystem und seine Nutzung Geschwindigkeit Verkehrszeichen und Yerkehrseinrichtungen sowie Bahn berg nge Andere Teilnehmer im Stra enverkehr Geschwindigkeit Abstand und umweltschonende Fahrweise Verkehrsverhalten bei Fahrman vern Verkehrsbeobachtung Ruhender Verkehr Verhalten in besonderen Situationen Folgen von Verst en gegen Verkehrsvorschriften Lebenslange Lemen Unterrichtsart Klasse Thema Nr beschr nkt c Grundunterricht Arunbaschr nkl Erweiterungsunterricht B Automatik Sitzung BE C FA OK X Abbrechen F1 gt Hilfe Abbildung 24 Neues Theoriethema erfassen Sie k nnen mehrere Erweiterungsthemen mit der selben Nr anlegen wenn diese alle f r unterschiedliche Klassen kombinationen gelten sollen Wenn Sie bereits eine Klasse in einem anderen Erweiterungsunterricht mit gleicher Nr verwendet haben erscheint beim Speichern der nderungen eine entsprechende Hinweis meldung Benutzerhandbuch 22 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem 5 4 2 Theoriethemen bearbeiten ber die Schaltfl che k nnen Sie das ausgew hlte T
123. ine Dauer mit angegeben werden m ssen dann muss bei der Definition dieser Benutzerhandbuch 27 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem Leistung das Kontrollfeld zeitabh ngig ausgew hlt werden Zeitabh ngige Leistungen sind zum Beispiel Fahrstunden Sonderfahrten Pr fungsfahrten etc w hrend Lehrmittel oder Grundbetrag nicht zeitabh ngig sind Das Kontrollfeld Pr fung Handelt es sich bei der Definition um eine Pr fungsleistung dann w hlen Sie dieses Kontrollfeld aus Bei der Erfassung einer Leistung mit dieser Definition im Fenster Leistungen verwalten muss dann ein Pr fer mit angegeben werden 5 7 Preislisten anlegen Preislisten enthalten Informationen ber die Preise der angebotenen Leistungen Eine Preisliste kann alle Preise f r alle m glichen F hrerscheinklassen und Leistungen enthalten Es ist daher nicht erforderlich eine separate Preisliste pro Klasse anzulegen Wenn Sie sp ter Leistungen Fahrstunden etc erfassen greift ifas automatisch auf die hier eingegebenen Daten zur ck um so den richtigen Preis f r die erbrachte Leistung errechnen zu k nnen Sie k nnen beliebig viele Preislisten verwalten Auf diese Art und Weise ist es beispielsweise m glich Sch lern die sich in unterschiedlichen Filialen anmelden unterschiedliche Preise in Rechnung zu stellen Bei der Neuaufnahme eines Sch lers in das System m ssen Sie die Preisliste nach der bei ihm abgerechnet werden soll imm
124. inen 32 5 9 ZKONIEN EINEIChTe Eee te 35 5 10 Buchhaltungskategorien anlegen 44444444Hnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnennnnnnnnnnnnnnnnnn nn 37 Ill TEXTS SIHRICHTO ee a ee ee ee ee a ee 38 512 MASS einnehlet er as a Oa a A a 42 5 13 automalisene D lensieherungz 2 a eier raeiasse 49 cA Berschti lngen ses a a a a r A 50 92197 P sswort andern hentai nee Esel 50 Benutzerhandbuch Inhalt InTec Fahrschulsystem 5 167 Datum amp Zellen ss 51 5 17 Weitere Einstellindenzs tasten ana 52 5 18 Fahrzeuge einrichten 2224444440nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 63 5 19 Eahtlehrerreinfiehlensssans see farnsasearerare aan lan hass 66 6 Das Tagesgasch lt 2 25 22 aus EHER aaa aa a aaaea an iiai E 69 6 1 Sch ler verwalten esse ei eisieisieldeseiereieiede 69 6 2 2Die Sch ler schnellsuche zn s2 eek 74 6 3 Leistungen verwalten uu 2444444nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 75 6 4 Theoretischer Unterrichts esse es eeeeee 80 65 SSCHLIERKONIG era era 84 6 6 sPreisbind ng aktualilsierenszu sus 85 6 7 GUlsScheine ean n a rarae ear a aaae rar aaa Aaaa DaT pa EA Er E 86 6 8 Seminare VerWallenzsensessheeseheeeeseeaseense 88 6 9 Terminplaner inanan E naO an EENAA NE AAEN a AE eaa a ATA e NaN a 91 6 10 Fahttenbilch saaa a AEE a E A A E AA AAAA 93 Ta 01 1174 1 eA a TEL N NEE OR 96 7 1 Bechnund
125. innahmen zu verbuchen Jeder Leistung wird beispielsweise ein Erl skonto zugeordnet Aufw nde Auf den Aufwandskonten werden s mtliche Ausgaben gegen gebucht Forderungen Forderungskonten werden f r die Erstellung von Rechnungen ben tigt Auf diese Konten werden alle offenen verbucht Sch lerzahlungen werden auf diese Kontenart gegen gebucht um die Forderungen auszugleichen Am Ende eines Wirtschaftsjahres sollten die Forderungskonten ausgeglichen sein dann sind keine Posten aus gestellten Rechnungen mehr offen Verbindlichkeiten Auf diese Kontenart werden zu leistende Zahlungen wie beispielsweise Vorsteuer Zahlungen oder Kredite verbucht Kontendefinitionen verwalten Nr Bezeichnung 1000 Kasse Kontenart Bank Kasse MwSt Nr MwSt Satz X Kontoinhaber Bankname Abbildung 37 Neues Konto anlegen S oK X Abbrechen Benutzerhandbuch 36 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem Zu einer Kontendefinition z hlen Nr Bezeichnung Kontenart und MwSt Nr Die Nummer ist die Kontonummer die in anderen Bereichen von ijas z B Buchhaltung oder Buchhaltungskategorien zur Auswahl dieses Kontos verwendet wird Im Feld Bezeichnung legen Sie den Namen des Kontos fest z B Lehrmittel Ertr ge 16 o Mit dem Feld MwSt Nr geben Sie an unter welchem Mehrwertsteuersatz Buchungen auf diesem Konto standardm ig durchgef hrt werde
126. ise f r Leistungen zu erfassen die nicht klassenabh ngig sind also z B T V Geb hr theoretisch w hlen Sie aus dieser Liste den Eintrag Klassenunabh ngig aus Daraufhin werden Ihnen alle Leistungen aufgef hrt die im System vorhanden und die so definiert sind dass Sie f r die ausgew hlte Klasse einen Preis besitzen Benutzerhandbuch 29 Fahrschule einrichten Preisliste erfassen Nr _ Bezeichnung 2 Zweigstelle G ltig ab 13 11 2005 Vorhandene Klassen A beschr nkt A beschr nkt B A unbeschr nkt A unbeschr nkt B Al ASF Nachschulung ASP Nachschulung B B Automatik B BE Zugeh rige Leistungen Nr Leistung T Y Geb hr Theorie ASF Kursgeb hr ASP Kursgeb hr FSF Kursgeb hr InTec Fahrschulsystem aaa 4 2 lt lt TI Abbildung 31 Preise eintragen z OK X Abbrechen lt Ft gt Hilfe Haben Sie beispielsweise die Klasse B ausgew hlt werden alle klassenabh ngigen Leistungen aufgelistet siehe Abbildung 31 und Sie k nnen nun die einzelnen Preise f r die Leistungen eingeben Neben den Preisen und dem entsprechenden Mehrwertsteuersatz f r die Leistungen k nnen Sie zus tzlich ausw hlen ob die Leistung auf dem Ausbildungsauftrag oder im Preislistenausdruck erscheinen soll Ist ein H kchen in der entsprechenden Spalte gesetzt A Ausbildungsauftrag PL Preisliste wird die Leistung auf dem jeweiligen Ausdruck angezeigt sofern ih
127. islisten im Konten Buchhaltungskategorien an m ifas ME Datensicherung Berechtigungen Passwort ndern Datum amp Zeit Anpassen Einstellungen Lohngruppen Formularansicht ei N Abbildung 14 Men Einstellungen Benutzerhandbuch 14 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem 5 1 Filialen einrichten Im bersichtsfenster Filialen verwalten siehe Abbildung 15 richten Sie alle vorhandenen Filialen Ihrer Fahrschule ein Dies ist notwendig da die Filialen in anderen Programmbereichen wie z B beim Erfassen von Fahrsch lern oder beim Verwalten von theo Unterrichten ben tigt werden Filialdaten verwalten Bestehende Filialen Stra e Musterstra e 5 12345 Musterstadt Musterstra e 7 12345 Musterstadt Hinzuf gen P Bearbeiten g L schen hei Drucken q Schliessen lt F1 gt Hilfe Abbildung 15 Filialen verwalten Eine neue Filiale k nnen Sie durch Klicken auf in ifas aufnehmen In dem folgenden Fenster siehe Abbildung 16 tragen Sie nun die Daten der neuen Filiale ein Alle ben tigten Felder sind in Ihrem bezeichnenden Text rot gef rbt Wenn Sie alle Daten f r eine Filiale eingetragen haben k nnen Sie die Eingaben durch Klicken auf in ifas bernehmen Filialdaten verwalten Filial Nr Telefon Nr 1 Bemerkung 2 B ro Filialname Telefon Nr 2 Bemerkung Zweigstelle Mobil Stra e Bemerkung Musterstra e 7 Plz Dit 12345 Musterstadt X Abbrechen lt F1 gt Hi
128. istieren noch einige Kontrollfelder die die Leistung n her klassifizieren 5 6 1 Leistungsdefinition hinzuf gen Eine neue Leistung legen Sie durch Klicken auf die Schaltfl che an Die notwendigen Eingaben k nnen anschlie end vorgenommen werden siehe Abbildung 28 Die Eingaben bernehmen Sie durch Klicken auf die Schaltfl che OK Die Nummer ist die Leistungsnummer die in anderen Bereichen von ifas z B Leistungen verwalten zur Auswahl dieser Leistung benutzt wird Im Feld Bezeichnung k nnen Sie den Namen der Leistung festlegen z B Lehrmaterial Fahrstunde Autobahnfahrt 0 amp Im Feld K rzel k nnen Sie eine Abk rzung f r die definierte Leistung angeben z B LF f r die Leistung berlandfahrt etc Diese Abk rzung wird beispielsweise im Fenster Leistungen verwalten in der Liste aller bereits erfassten Leistungen angezeigt Im Feld MwSt tragen Sie den Standard Mehrwertsteuersatz ein der f r die Preislisten als Vorgabe verwendet wird Benutzerhandbuch 25 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem Leistungsdefinitionen verwalten Bestehende Leistungen Grundbetrag GB 16 00 Ja Hassichnaig Lehrmaterial LI Fehistund bungsstunde i g D i SIE UNE Dunkelheitsfahrt N K rzel Standardleistung berlandfahrt v Autobahnfahrt Theoriepr fung Erl skonto Konto Pr fungsfahrt 400 r Einn Fahrschulen Wiederholung Theo Pr fung MwSt MwSt
129. jedem Computer mit seiner spezifischen Hard und Softwarekonfiguration tats chlich erfolgreich durchgef hrt werden kann Dass die Software den individuellen Anforderungen des Nutzers gen gt kann nicht gew hrleistet werden die reibungslose Zusammenarbeit mit der auf dem Computer des Nutzers vorhandenen Software einschlie lich den Systeminstallationen kann ebenfalls nicht gew hrleistet werden Technische Eigenschaften und Beschreibungen in Produktinformationen allein stellen keine Zusicherung bestimmter Eigenschaften dar handels bliche Abweichungen bleiben vorbehalten Eine Zusicherung von Eigenschaften im Rechtssinne ist nur dann gegeben wenn die jeweiligen Angaben von der Firma InTec schriftlich best tigt wurden Die Gew hrleistungsanspr che gegen die Firma InTec verj hren in vierundzwanzig Monaten ab Lieferung und sind nicht bertragbar Unabh ngig davon gibt die Firma InTec etwaige weitergehende Garantie und Gew hrleistungszusagen der Hersteller in vollem Umfang an den Kunden weiter ohne daf r selbst einzustehen 10 R cksendungen Bei etwaigen R cksendungen an die Firma InTec tr gt der Vertragspartner die Gefahr bis zur bergabe in den Gesch ftsr umen der Firma InTec R cksendungen haben frachtfrei zu erfolgen und werden nur nach vorheriger Vereinbarung angenommen sofern die Ware unbesch digt und in der originalen Verpackung unge ffnet an uns retourniert wird Individuell erstellte Softwarelizenzen sind von einer R ck
130. k Bank Kasse Anfangssaldo Anlageverm gen Privatentnahmen Anlageverm gen Privateinlagen Anlageverm gen Zinsen und hnliche Ertr ge Anlageverm gen erhaltene Anzahlungen Erl se Erl se Erl se Erl se aus Dienstleistungen Erl se Erl se aus Dienstleistungen normaler Steuersatz Erl se Erl se aus Dienstleistungen steuerbefreit Erl se Erl se aus W renverkauf Erl se Erl se aus Warenverkauf normaler Steuersatz Erl se n Hinzuf gen A Bearbeiten L schen E Drucken Schliessen F1 Hilfe Abbildung 36 Kontendefinitionen verwalten Die Konten sind in mehrere Kategorien aufgeteilt welche auf unterschiedliche Art und Weise f r die betriebswirtschaftliche Auswertung relevant sind Bank Kassen Konten Unter dieser Kontenart werden Bank Girokonten und Kassenb cher verstanden Auf diesen Konten werden Einnahmen und Ausgaben z B Sch lerzahlungen und Zahlungen eingegangener Rechnungen verbucht Benutzerhandbuch 35 Fahrschule einrichten Anlageverm gen InTec Fahrschulsystem Wenn Sie Verm gensgegenst nde die in Ihrem pers nlichen Besitz sind auf Ihre Fahrschule bertragen m chten oder einen Verm gensgegenstand f r Ihre Fahrschule mit privaten Mitteln erwerben m ssen Sie diesen auf Anlageverm genskonto buchen Falls Sie Abschreibungen erfassen m chten m ssen Sie separate Konten f r die urspr nglichen Kosten und die aufgelaufenen Abschreibungen anlegen Erl se Erl skonten dienen dazu um die E
131. l der teilgenommenen Unterrichte steht Ist die Liste voll so erscheint am rechten Bildschirmrand eine Scrollleiste Sie k nnen dann entweder mit den Bildlauftasten oder mit dem Stift auf oder ab bl ttern um die restlichen Eintr ge anzuzeigen Zur ck zum Sch lerinfo Fenster gelangen Sie ber das Symbol 12 7 2 Theorie Info Details Im Fenster Theorie Info Details siehe Abbildung 143 erhalten Sie eine Auflistung aller theoretischen Unterrichte an denen der Sch ler teilgenommen hat Die Tabelle zeigt Ihnen Datum Zeit Klasse und Thema Nr des theoretischen Unterrichts Um die genaue Bezeichnung eines Themas zu erhalten m ssen Sie nur doppelt auf den entsprechenden Eintrag tippen Theorie Info Details 4 Maier Manfred Datum Zeit Klasse Thema 25 02 02 19 00 B 27 02 02 19 00 B 04 03 02 19 00 B 06 03 02 19 00 B 11 03 02 19 00 amp 13 03 02 19 00 E 18 03 02 19 00 amp 20 03 02 19 00 B 03 04 02 19 00 B 10 04 02 19 00 E Abbildung 143 Theorie Infos Details Ist die Liste voll so erscheint am rechten Bildschirmrand eine Scrollleiste Sie k nnen dann entweder mit den Bildlauftasten oder mit dem Stift auf oder ab bl ttern um die restlichen Eintr ge anzuzeigen Zur ck zum Theorie Info Fenster gelangen Sie ber das Symbol Benutzerhandbuch 149 mobile Datenerfassung InTec Fahrschulsystem 12 7 3 Praxis Info Im Fenster Praxis Info siehe Abbildun
132. la 1 Abbildung 104 Lohnabrechnungen verwalten Lohnabrechnungen erfassen Klicken Sie auf die Schaltfl che wenn Sie eine neue Lohnabrechnung eingeben m chten Es ffnet sich daraufhin ein neues Fenster und Sie befinden sich in der Erfassungsmaske um eine neue Monatslohnabrechnung zu definieren siehe Abbildung 105 Geben Sie hierzu zun chst den Monat und das Jahr sowie den Fahrlehrer ein f r den Sie die Lohnabrechnung erstellen m chten Geben Sie den Code des entsprechenden Fahrlehrers entweder direkt in das Feld ein oder w hlen Sie den Lehrer aus der Liste aus ifas stellt nun die Daten des ausgew hlten Fahrlehrers dar und Benutzerhandbuch 109 InTec Fahrschulsystem errechnet den Bruttolohn anhand der von diesem Fahrlehrer geleisteten Fahrstunden theoretischen Unterrichte und sonstigen T tigkeiten Auch die Urlaubstage werden von ias innerhalb eines Jahres automatisch errechnet d h wenn der Fahrlehrer im aktuellen Jahr bereits Urlaub genommen hatte so wird dies von ifas automatisch zur Berechnung des Urlaubsanspruches ber cksichtigt Sie k nnen die in diesem Monat genommenen Urlaubstage in das Feld Urlaubstage eingeben Auch Krankheitstage Feiertage und der Resturlaub des Vorjahres k nnen in die entsprechenden Felder eingetragen werden Lohnabrechnung verwalten Monat 7 Jahr 11 2005 Fahrstunden Lohnsteuerfreibetrag 0 00 Fahrlehrer Code MESI Pr fungsfahrten Lohnsteuerpflichtig 12 78 Name z Th Unt
133. ldung 13 Benutzerhandbuch 12 Einleitung InTec Fahrschulsystem InTec Fahrschulsystem Datei Sch ler Fahrlehrer Leistungen Rechnungswesen Einstellungen Werkzeuge Einstellungen ifas beenden Abbildung 13 Men leiste Benutzerhandbuch 13 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem 5 Einrichten der pers nlichen Daten Dieses Kapitel gibt Ihnen Aufschluss wie Sie ijas individuell einrichten und anpassen k nnen Dazu z hlt das Einrichten der Stammdaten wie beispielsweise die Filialen Fahrzeuge Leistungen Preislisten usw sowie grundlegender Daten wie F hrerscheinklassen oder Mehrwertsteuers tze Wenn ifas das erste Mal gestartet wird ist es notwendig diese Daten einzugeben damit Ihnen alle ben tigten Daten w hrend der Arbeit zur Verf gung stehen Da einige der grundlegenden Daten voneinander abh ngig sind kommt es beim ersten Einrichten auf die Reihenfolge in der Sie die Eingabe vornehmen werden an Die nun folgenden Abschnitte geben Ihnen eine vorgeschlagene Reihenfolge vor um sicherzustellen dass alle Abh ngigkeiten korrekt beachtet werden und keine Daten bei der Eingabe bersehen werden Alle nun folgenden Abschnitte beziehen sich auf das Men Einstellungen siehe Abbildung 14 InTec Fahrschulsystem Datei Sch ler Fahrlehrer Leistungen Rechnungswesen Einstellungen Werkzeuge Einstellungen Br Theoriethemen Hauptmen MwSt S tze Leistungsdefinition Pre
134. len k nnen erfahren Sie in den Kapiteln 5 14 und 5 15 Benutzerhandbuch 11 Einleitung InTec Fahrschulsystem 4 3 Das Hauptmen Nachdem die Anmeldung erfolgt ist startet ijas und es erscheint das Hauptmen siehe Abbildung 12 Vom Hauptmen aus sind alle Programmbereich und Funktionen erreichbar Das Hauptmen wird in einer so genannten Workflow Ansicht dargestellt d h die einzelnen Programmbereiche sind als Arbeitsprozesse angeordnet und einzelne zusammenh ngende Stationen durch Linien miteinander verbunden Diese Darstellungsart erleichtert Ihnen die Arbeit und das Finden einzelner Programmbereiche erheblich Die Programmbereiche k nnen Sie durch Klicken auf das jeweilige Symbol betreten InTec Fahrschulsystem Datei Sch ler Fahrlehrer Leistungen Rechnungswesen Einstellungen Werkzeuge Hauptmen a 3 A Sch ler Leistungen Rechnungswesen Buchhaltung Hauptmen eP theo Unterricht Sch lerkonto Gutscheine Mahnungen AR 2 3 a Fahrlehrer Terminplaner Lohnabrechnung Fahrtenbuch Fahrzeuge ma am B A Drucken Seminare Textverarbeitung Geburtstage Arbeitszeit pr fen Statistik Einstellungen Formularansicht es Abbildung 12 Hauptmen Statt die Schaltfl chen zu benutzen um die gew nschten Funktionen aufzurufen k nnen Sie auch die Men s so genannte Pulldown Men s die sich im oberen Bereich des Fensters in der Men zeile befinden verwendet siehe Abbi
135. len und eine Leistung f r einen Fahrlehrer mit einem anderem Wagen als seinem Stammfahrzeug eingeben werden Sie gefragt ob ifas das selektierte Fahrzeug zum Stammfahrzeug des entsprechenden Fahrlehrers machen soll Automatische Datensicherung Steht dieses Feld auf ja wird bei jedem Start eine automatische Datensicherung auf der Festplatte abgespeichert Diese Funktion kann deaktivieren werden indem nein ausgew hlt wird Wie bereits gesicherte Daten wiederhergestellt werden k nnen ist in Kapitel 5 13 1 zu finden 5 17 3 Buchhaltung Auf dieser Karteikarte legen Sie die Einstellungen f r das Verhalten der Buchhaltung fest siehe Abbildung 58 Anpassen Allgemeines Extras Buchhaltung Rechnung Mahnung Funktionstasten Lohnabrechnungen SvA Antrag Buchungen anzeigen Dieser Monat v Besteuerungsart Angezosates Konto 1000 Kasse Ist Besteuerung nach Zahlungseingang C Soll Besteuerung nach Rechnungsstellung Forderungskonto 1400 Forderungen r Gutscheinkonto 8400 Einn Fahrschulen Buchungszeitraum konvertieren nichts konvertieren r Zahlungsart Konto Bar 1000 Kasse r Scheck 1200 Sparkasse r berweisung 1200 Sparkasse r Schnellerfassung von Sch lerzahlungen X Abbrechen Ft Hilfe Abbildung 58 Die Karteikarte Buchhaltung Benutzerhandbuch 58 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem Buchungen automatisch anzeigen W hlen Sie einen Zeitraum au
136. lernummern Benutzerhandbuch 119 Textverarbeitung InTec Fahrschulsystem Systemstatistik Sch lerdaten Buchhaltung Fahrschuldaten Sonstiges Zusatzmodule Anzahl theoretische Unterrichte 4 kleinste Sch lernr 200171 Anzahl Sch ler insgesamt 3 gr te Sch lern 200320001 j ngstes Anmeldedatum 05 04 2003 lt LE ltestes Anmeldedatum 10 02 2003 1 A besc Noch in Ausbildung B Noch in Ausbildung B BE Noch in Ausbildung Sraa SE A beschr nkt B B BE q Schliessen Abbildung 112 Karteikarte Sch lerdaten Die Karteikarte Buchhaltung Um sich Informationen ber die in der Buchhaltung vorhandenen Daten anzusehen holen Sie diese Karteikarte siehe Abbildung 113 in den Vordergrund Es werden Ihnen Informationen ber die Anzahl der eingegebenen Buchungen sowie ber die lteste bzw j ngste vorgenommene Buchung angezeigt Systemstatistik Sch lerdaten Buchhaltung Eahrschuldaten Sonstiges Zusatzmodule Anzahl Buchungen j ngste Buchung 27 07 2005 Anzahl Rechnungen lteste Buchung 01 03 2003 Anzahl Mahnungen Anzahl Lohnabrechnungen q Schliessen Abbildung 113 Karteikarte Buchhaltung Benutzerhandbuch 120 Textverarbeitung InTec Fahrschulsystem Die Karteikarte Fahrschuldaten Diese Karteikarte siehe Abbildung 114 enth lt Ausk nfte ber die eingegebenen Filialen Fahrlehrer sowie weitere Daten die Sie im Men Einstellungen
137. lfe Abbildung 16 Filialdaten erfassen Benutzerhandbuch 15 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem Auch wenn Sie nur ber eine Filiale verf gen erfassen Sie diese bitte in diesem Fenster Die Daten der Filialen k nnen Sie nachtr glich ber die Schaltfl che noch ver ndern Wenn Sie eine Filiale nicht mehr ben tigen kann diese ber die Schaltfl che gel scht werden Es d rfen sich keine Daten z B theo Unterrichte mehr auf die zu l schende Filiale beziehen Der L schvorgang ist sonst nicht m glich 5 2 F hrerscheinklassen einrichten Eine der wichtigsten Voraussetzungen f r den reibungslosen Einsatz von ifas ist die Definition der F hrerscheinklassen Bei der Installation werden bereits die ben tigten F hrerscheinklassen automatisch eingerichtet Zu den vorhandenen Klassen k nnen Sie eigene Doppelklassen bzw Mehrfachklassen definieren Sie erreichen das Fenster zur Definition von F hrerscheinklassen indem Sie im Hauptmen den Programmbereich Einstellungen und anschlie end F hrerscheinklassen ausw hlen Daraufhin gelangen Sie in ein Fenster in dem Sie die F hrerscheinklassendefinitionen verwalten k nnen siehe Abbildung 17 Das bersichtsfenster listet Ihnen bereits alle eingerichteten Klassen auf Klassendefinitionen verwalten Bestehende Klassen Bezeichnung Aktuell D Hinzuf gen F Ze A beschr nkt B amp ch ler A unbeschr nkt A unbeschr nkt B Al
138. m folgenden beschrieben Dauer einer Fahrstunde Bei der Eingabe von zeitabh ngigen Leistungen Fahrstunden Sonderfahrten etc greift itas auf den hier eingegebenen Wert zur ck und schl gt diesen als Standarddauer einer Fahrstunde vor blicherweise betr gt die Dauer einer Fahrstunde 45 Minuten Wenn Sie in Ihrer Fahrschule andere Fahrstundendauern anbieten geben Sie den entsprechenden Wert hier ein Die Preise die Sie f r die einzelnen Leistungen festgelegt haben basieren ebenfalls auf dem hier eingegebenen Wert Haben Sie als Dauer hier beispielsweise 40 Minuten eingetragen so bedeutet dies dass sich der eingegebene Preis auf eine Dauer von 40 Minuten bezieht Dauer einer Unterrichtsstunde Hier legen Sie die Dauer einer theoretischen Uhnterrichtseinheit fest Dieser Wert wird standardm ig von ifas bei der Eingabe von theoretischen Unterrichten vorgeschlagen Normalerweise betr gt die Dauer des Unterrichts 90 Minuten Sie k nnen jedoch auch einen hiervon abweichenden Wert eintragen Anfangszeit des theoretischen Unterrichts Da der theoretische Unterricht in den meisten Fahrschulen immer zu einer bestimmten Zeit beginnt kann hier die Anfangszeit der Unterrichte eingetragen werden auf die dann bei der Eingabe von theoretischen Unterrichten zur ckgegriffen wird Bitte achten Sie darauf dass bei der Anzeige der Zeit auf Sekunden angezeigt werden die allerdings nicht ber cksichtigt werden Geben Sie die Zeit einfach im Form
139. m Startmen mit dem Namen InTec Fahrschulsystem angelegt Benutzerhandbuch Einleitung InTec Fahrschulsystem ie Setup InTec Fahrschulsystem Beenden des InTec Fahrschulsystem Setup Assistenten Setup hat die Installation von InTec Fahrschulsystem auf Ihren Computer abgeschlossen Die Anwendung kann ber die installierten Programm Verkn pfungen gestartet werden Klicken Sie auf Fertigstellen um das Setup zu beenden C Adobe Acrobat Reader installieren ifas jetzt starten Eengel Abbildung 10 Installation abgeschlossen Als abschlie ende Aufgaben kann noch der Adobe Acrobat Reader installiert werden um dieses Handbuch als PDF Version auf dem Bildschirm zu lesen Als zweite M glichkeit besteht der automatische Start von ilas nach dem Beenden des Installationsprogramms Die ausgew hlten Aktionen werden durch Klicken auf Fertigstellen gestartet und das Installationsprogramm dadurch beendet Falls Windows 95 auf dem Computer eingesetzt wird m ssen die System schriftarten aktualisiert werden da sonst keine Darstellung des EURO Zeichens m glich ist In der Gruppe InTec Fahrschulsystem Start gt Programme InTec Fahrschulsystem Ist ein Programm daf r enthalten Nachdem es ausgef hrt wurde erscheint die Aufforderung den Computer neu zu starten Nach dem n chsten Start ist idas nun bereit f r den ersten Einsatz Benutzerhandbuch 10 Einleitung InTec Fahrschulsystem 4 Die erst
140. msatzsteuer r Vst Konto 1545 Vorsteuer X Erl skonto f r Schnellzahlungen 8400 Einn Fahrschulen X 7 OK X Abbrechen Abbildung 26 Mehrwertsteuersatz hinzuf gen Beim Anlegen eines neuen Mehrwertsteuersatzes m ssen zu den Mehrwertsteuersatz informationen noch die Konten f r die Umsatzsteuer f r Zahlungseing nge und Vorsteuer f r Zahlungsausg nge angegeben werden Das Erl skonto f r Schnellzahlungen wird das Einl sen eines Gutscheines und Sch lerzahlungen der mobile Datenerfassung ben tigt richten Sie es auf jeden Fall mit ein F r das L schen von Mehrwertsteuers tzen gilt auch dass diese nur dann gel scht werden k nnen wenn sich keine Daten mehr auf den entsprechenden Satz beziehen 5 6 Leistungen definieren Unter Leistungen werden in i as alle Materialien und Dienstleistungen verstanden die von Ihrer Fahrschule Ihren Fahrlehrern erbracht werden Hierbei kann es sich um Leistungen handeln die f r Sch ler erbracht werden Fahrstunden Lehrmaterial etc oder um andere Leistungen die von Ihren Fahrlehrern durchgef hrt werden z B sonstige T tigkeiten unter denen beispielsweise Arbeiten wie Fahrzeugpflege o verstanden werden k nnen ijas bietet Ihnen die M glichkeit Leistungen frei zu definieren damit nur diejenigen Leistungen im System vorhanden sind die Sie auch tats chlich in Ihrer Fahrschule ben tigen und anbieten Bei der Installation von ifas w
141. n 5 10 Buchhaltungskategorien anlegen Buchhaltungskategorien werden in ifas verwendet um in der Buchhaltung einzelne Buchungen mit einem Buchungstext zu versehen Jeder Kategorie wird ein Vorgabe konto sowie ein entsprechender Vorgang zugeordnet auf das Einnahmen bzw Ausgaben dieser Kategorie gebucht werden Das Vorgabekonto wird dann im Fenster Buchhaltung bei Auswahl des Buchungstextes automatisch vorgeschlagen Mit Hilfe der Kategorien k nnen Sie beispielsweise Sch lerzahlungen entsprechenden Leistungen zuordnen indem Sie die Leistungen einfach als Buchhaltungskategorien f r Sch lerzahlungen definieren Sie erreichen den Programmbereich aus dem Hauptmen indem Sie auf die Schaltfl che Einstellungen klicken und anschlie end Buchhaltungskategorien ausw hlen Buchhaltungskategorien verwalten Bestehende Kategorien Kategorie Vorgang MwSt Soll Konto Haben Konto Ausgabe gabe 1000 r Hinzuf gen p Bearbeiten W L schen q Schliessen lt F1 gt Hilfe Abbildung 38 Buchhaltungskategorien verwalten Eine neue Buchhaltungskategorie k nnen Sie durch Klicken auf auf die Schaltfl che anlegen Benutzerhandbuch 37 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem Buchhaltungskategorien verwalten Bezeichnung Tanken Vorgang Ausgabe z Soll Konto Konto 1000 M Kasse Haben Konto Konto 4500 r Fahrzeugkosten MwSt MwSt Satz 1 16 00 MwSt Konto Konto 1545 r Vorste
142. n dann w hlen Sie den entsprechenden Pr fer aus und stellen Sie den Zeitraum auf das gew nschte Tagesdatum ein 6 4 Theoretischer Unterricht Das Fenster Anwesenheit am theoretischen Unterricht verwalten siehe Abbildung 79 erreichen Sie aus dem Hauptmen heraus durch Klicken auf Unterricht Anwesenheit am theoretischen Unterricht verwalten Anzeige Diese Woche r Filiale lle r Klasse J lle r Von 14 11 2005 Bis 20 11 2005 Lehrer lle X Thema lle r Datum Anfang Filiale _ Leher Klasse Thema 18 11 05 19 00 90 1 Hauptstelle MESI Meier Sigi B las Hinzuf gen Bearbeiten L schen Drucken Schliessen lt F1 gt Hilfe Pl A 7 EN 1 Abbildung 79 Anwesenheit am theoretischen Unterricht verwalten Benutzerhandbuch 80 Das Tagesgesch ft InTec Fahrschulsystem 6 4 1 Es dient zum Verwalten der Daten der durchgef hrten theoretischen Unterrichts einheiten sowie der Anwesenheitslisten der Sch ler die an den Uhnterrichtseinheiten teilgenommen haben Theoretischen Unterricht erfassen Klicken Sie auf Hinzuf gen wenn Sie eine neue theoretische Unterrichtseinheit mit der zugeh rigen Anwesenheitsliste eingeben m chten Erfassen Modus Die Liste verschwindet daraufhin und Sie befinden sich in der Erfassungsmaske um eine neue Unterrichtseinheit zu definieren siehe Abbildung 80 Zu den hierzu ben tigten Daten z hlen das Datum die Anfangszeit die Dauer theo
143. n Sie einen neuen Fahrtenbucheintrag generieren m chten m ssen Sie folgende Daten in die entsprechende Felder siehe Abbildung 93 eintragen Datum Anfangs und Endzeit der Fahrt das Fahrzeug den Anfangs und Endstand des Kilometerz hlers des gew hlten Fahrzeugs den Fahrlehrer den Fahrttyp entweder privat gesch ftlich oder Wohnung Arbeit zur Kennzeichnung von Privat Gesch ftsfahrten und Fahrten zur Arbeit oder zur ck nach Hause den Fahrtzweck z B bungsstunde mit und das Fahrziel Benutzerhandbuch 94 Das Tagesgesch ft InTec Fahrschulsystem Fahrtenbucheintragung bearbeiten Datum 18 11 2005 Von 10 00 Bis 12 00 Eahrzeug Ir Fahrlehrer MESI z Km Stand Anfang 33330 Ende 33400 Typ der Fahrt gesch ftlich Fahrtzweck Fahrstunde Zielort Musterstadt Abbildung 93 Fahrtenbucheintrag erstellen Haben Sie alle Daten eingetragen klicken Sie auf OK um diese dann zu bernehmen oder auf Abbrechen um sie zu verwerfen und nicht zu speichern Benutzerhandbuch 95 InTec Fahrschulsystem 7 Finanzen In diesem Kapitel werden alle Funktionen von ifas erl utert die mit der Verwaltung von Finanzen zu tun haben Hierzu z hlen beispielsweise Buchhaltungsfunktionen die Rechnungsverwaltung und die Erstellung und Bearbeitung von Mahnungen 7 1 Rechnungen In diesem Fenster siehe Abbildung 94 k nnen Sie Rechnungen erstellen stornieren und wieder aus dem
144. n anzeigen W hlen Sie einen Zeitraum aus f r den die Leistungen beim ffnen der Leistungsverwaltung angezeigt werden sollen Benutzerhandbuch 56 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem Rechnungen anzeigen W hlen Sie einen Zeitraum aus f r den die Rechnungen beim ffnen des Rechnungswesens angezeigt werden sollen Theoretische Unterrichte anzeigen W hlen Sie einen Zeitraum aus f r den die Unterrichtseinheiten beim ffnen desr Maske theo Unterrichte angezeigt werden sollen Fahrtenbucheintr ge anzeigen W hlen Sie einen Zeitraum aus f r den die Eintr ge des Fahrtenbuchs beim ffnen des Fahrtenbuchs angezeigt werden sollen Standardzeitraum f r Statistiken W hlen Sie einen Zeitraum aus der beim ffnen des Programmbereichs Statistiken gilt Preisbindung beim Start pr fen Wenn Sie hier Ja ausw hlen wird bei jedem Start von ifas berpr ft ob Sch ler existieren deren Preisbindung abgelaufen ist Anschlie end werden Sie gefragt ob die Sch ler auf dem Bildschirm angezeigt werden sollen um die Preisbindung zu ver ndern Zur Beschleunigung des Startvorgangs k nnen Sie diese Option deaktivieren Preisbindung beim Erfassen pr fen Bei Aktivierung dieser Option wird beim Erfassen einer Leistung eines Sch lers sofort berpr ft ob dessen Preisbindung abgelaufen ist Sollte dies der Fall sein k nnen Sie diese bei Bedarf automatisch verl ngern Stammfahrlehrer verwenden Wenn in der
145. n eine Einfach Klasse oder auch eine Kombinationsklasse sein eine Klasse aus Um L hne f r Leistungen zu erfassen die nicht klassenabh ngig sind w hlen Sie aus dieser Liste den Eintrag Klassenunabh ngig aus Leistungen erscheinen in der Lohngruppe nur wenn Sie diese als lehrerabh ngig definiert haben Benutzerhandbuch 33 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem Lohngruppe erfassen Nr Bezeichnung Zugeh rige Leistungen 2 Lohngruppe Nr Leistung G ltig ab sonstige Arbeiten 30 06 2005 Theoretischer Unterricht Vorhandene Klassen ASF Sitzung KERSE ENT A beschr nkt ASP Sitzung A beschr nkt B A unbeschr nkt i FSF Sitzung A unbeschr nkt B Al ASF Nachschulung ASP Nachschulung B B Automatik TA ok X Abbrechen F1 gt Hilfe j gt gt Abbildung 35 L hne erfassen Die L hne die Sie f r zeitabh ngige Leistungen also z B Fahrstunden eingeben beziehen sich jeweils immer auf eine bestimmte Dauer Diese Basisdauer k nnen Sie im Men Anpassen auf der Karteikarte Allgemeines einstellen Siehe hierzu Kapitel 5 17 1 5 8 2 Lohngruppen ndern und l schen Genau wie Preislisten k nnen Sie auch Lohngruppen ndern und wieder aus dem System l schen Die Bedienung ist hierbei identisch wie bei der Verwaltung von Preislisten Aus diesem Grund erfolgt an dieser Stelle keine gesonderte Beschreibung dieser Funktionen Schlagen Sie d
146. n in einer Liste angeboten Statistik Anzeige Diese Woche r Von 14 11 2005 Bis 20 11 2005 Statistiken zur Auswahl Anmeldestatistik Ausbildungsstatus Klasse Sch ler Status Ausbildungsstatus Sch ler Klasse Status Ausbildungsstatus Sch ler Status Ausbildungsstatus Text Erfolgsquote praktisch Erfolgsquote praktisch nach Klassen Erfolgsquote theoretisch Erfolgsquote theoretisch nach Klassen Pr fungserfolge praktisch absolut Pr fungserfolge praktisch absolut nach Klassen Pr fungserfolge theoretisch absolut Pr fungserfolge theoretisch absolut nach Klassen Pr fungs bersicht Lehrer Grafik Pr fungs bersicht Lehrer Text Pr fungs bersicht Pr fer Grafik Pr fungs bersicht Pr fer Text Pr fungs bersicht theoretisch Lehrer Grafik Pr fungs bersicht theoretisch Pr fer Grafik berblick Filiale berblick Sch ler Klassen z Drucken A Vorschau F al Abbildung 111 Grafische Statistiken Um sich nun eine bestimmte Statistik anzeigen zu lassen w hlen Sie diese einfach aus der Liste aus um sich die gew hlte Statistik auf dem Bildschirm anzeigen zu lassen Um Benutzerhandbuch 118 Textverarbeitung InTec Fahrschulsystem die Statistik auszudrucken oder in der Seitenansicht als Druckvorschau anzuzeigen klicken Sie auf die Schaltfl che bzw Vorschau Nicht alle Statistiken lassen sich ausdrucken Wenn Sie eine Statistik ausw hlen die nicht gedruckt werden kann und
147. n zuk nftigen Termin siehe Abbildung 135 den Sie mit Ihrem Fahrsch ler vereinbart haben so w hlen Sie das Kontrollfeld Plan aus und eine Planstunde wird angelegt Nichtben tigte Felder werden ausgeblendet Hinzu kommt das Feld Treffpunkt In diesem Feld k nnen Sie festhalten wo Sie einen Fahrsch ler abholen sollen Leistung am 03 06 02 K E IE Von 12 00 bis 12 45 Min 45 ta Sch ler Schmidt Daniela D Klasse vE Leistung w STi bungsstunde i c Treffpunkt Zuhause Y Plan Abbildung 135 Planstunde erfassen Um die Leistung unterschreiben zu lassen tippen Sie auf die Schaltfl che siehe Kapitel 12 4 3 Ein Fahrtenbucheintrag zur Leistung l sst sich ber die Schaltfl che Fahrtenbuch anlegen siehe Kapitel 12 4 4 M chten Sie sich die Benutzerhandbuch 141 mobile Datenerfassung InTec Fahrschulsystem aktuellen Informationen ber den ausgew hlten Sch ler ansehen kann dies mit der Schaltfl che gemacht werden siehe Kapitel 12 7 Um die erfasste bearbeitete Leistung oder Planstunde zu bernehmen kehren Sie ber das Symbol wieder zur ck zum Tagesnachweis Die aktuelle Leistung k nnen Sie auch sofort ber das Symbol wieder l schen hierbei gelten die gleichen Regeln wie beim L schen aus der Tagesnachweisansicht 12 4 1 Zeit festlegen Das Fenster zum Festlegen der Uhrzeit ist ein Standardfenster des Palms Sie werden es auch in anderen Programmen wie z B im Kalender wieder
148. nTec Fahrschulsystem Nachdem alle Daten f r den Unterricht festgelegt wurden k nnen Sie noch die Anwesenheitsliste anlegen ber die Schaltfl che k nnen Sie alle anwesenden Sch ler festhalten siehe Kapitel 12 5 1 Sobald ein Sch ler die Anwesenheitsliste unterschrieben hat k nnen die Daten f r den theoretischen Unterricht nicht mehr ge ndert werden Um den erfassten bearbeiteten Unterricht zu bernehmen kehren Sie ber das Symbol wieder zur ck zum Tagesnachweis Den aktuellen Unterricht k nnen Sie auch sofort ber das Symbol wieder l schen hierbei gelten die gleichen Regeln wie beim L schen aus der Tagesnachweisansicht 12 5 1 Anwesenheitsliste Auf der Anwesenheitsliste werden Ihnen die Sch ler des aktuellen Unterrichts angezeigt siehe Abbildung 139 Anwesenheitsliste 4 Liste w alle Sch ler Maier Manfred Mustermann Klaus U Schmidt Daniela Schr der Heinz Abbildung 139 Anwesenheitsliste Die angezeigten Sch ler k nnen wie folgt gekennzeichnet sein Der Sch ler hat die Anwesenheitsliste nicht unterschrieben U Der Sch ler hat die Anwesenheitsliste unterschrieben In der Anwesenheitsliste k nnen Sie folgende Aktionen durchf hren ber diese Schaltfl che k nnen Sch ler hinzugef gt werden Die Auswahl erfolgt ber das Sch lerauswahlfenster siehe Kapitel 12 4 2 Das Hinzuf gen zur Anwesenheitsliste wiederholt sich so lange bis im Sch lerauswahlfenst
149. nahme generell ausgeschlossen Benutzerhandbuch 160 InTec Fahrschulsystem 11 Haftung Die Firma InTec haftet f r vors tzlich oder grob fahrl ssig verursachte Sch den sowie in den F llen in den sie nach dem Produkthaftungsgesetz f r Personen oder Sachsch den an privat genutzten Sachen zwingend haftet Bei schuldhafter den Vertragszweck gef hrdender Verletzung wesentlicher Vertragspflichten haftet die Firma InTec nur f r solche Sch den deren Eintritt die Firma InTec bei Vertragsschluss nach den damals bekannten Umst nden vorhersehen konnte Die Haftung erstreckt sich maximal ber den Kaufpreis der Ware unter Ber cksichtigung des Wertverfalls F r Verm genssch den wird keine Haftung bernommen F r den Erhalt von Daten auf elektronischen magnetischen optischen oder sonstigen Datentr gern welche der Firma InTec zum Zweck der berpr fung oder Reparatur ausgeh ndigt werden wird von der Firma InTec keine Haftung bernommen Die Firma InTec pr ft Datentr ger vor bergabe an den Kunden mittels aktuellem Virenscanner auf Viren Eine Haftung f r Sch den die durch Viren entstehen erfolgt nicht Der Kunde ist selbst f r eine endg ltige berpr fung der erhaltenen Datentr ger Daten auf m gliche Viren zust ndig Diesbez gliche Schadensersatzanspr che werden nicht anerkannt 12 Erf llungsort und Gerichtsstand anzuwendendes Recht Der Erf llungsort f r alle wechselseitigen Anspr che aus dem Kaufvertrag seiner
150. nellsuche Suchtext Sch ler Becker Malte 20030001 BEBO 59065 Musterstadt Bohlen Mirko 200172 BOMI 59065 Musterstadt Hoffmann Nadine 200171 HONA 59065 Musterstadt Gefunden 3 A oK X Abbrechen Abbildung 76 Das Schnellsuchfenster Geben Sie hierzu einfach den Namen oder auch nur einen Teil davon bzw die Sch lernummer in das entsprechende Eingabefeld ein und dr cken Sie die lt RETURN gt oder lt ENTER gt Taste W hlen Sie den gew nschten Sch ler dann aus der Liste aus und klicken Sie auf die OK Schaltfl che ijas bernimmt daraufhin automatisch den Code des ausgew hlten Sch lers in das Fenster aus dem heraus Sie die Schnellsuche aufgerufen haben 6 3 Leistungen verwalten Bei der Leistungsverwaltung handelt es sich um einen zentralen Punkt innerhalb von i as Hier werden alle von Ihren Fahrsch lern in Anspruch genommenen Leistungen erfasst bearbeitet oder gel scht Dazu z hlen zum einen fahrlehrerabh ngige Leistungen wie beispielsweise Fahrstunden oder Pr fungsfahrten Zum anderen werden hier auch andere von Sch lern in Anspruch genommene Leistungen verwaltet also zum Beispiel Lehrmittel T V Geb hren o Mittels dieses Programmbereiches k nnen Sie also die Tagesnachweise Ihrer Fahrlehrer erfassen und bearbeiten Wie Sie hierzu vorgehen ist weiter unten in diesem Kapitel beschrieben Benutzerhandbuch 75 Das Tagesgesch ft InTec Fahrschulsystem 6 3 1 Aber auch
151. ng 125 angezeigt Klicken Sie auf den Pfeil nach unten neben dem Feld Speichern in um eine Liste der verf gbaren Laufwerke zu erhalten Das direkte Brennen einer Sicherung auf eine CD ist nicht m glich W hlen Sie sich also in dem Speichern in Feld ein Laufwerk und ein Verzeichnis aus in dem Sie die Sicherung vornehmen m chten und klicken Sie auf Speichern Benutzerhandbuch 130 ifas Werkzeuge InTec Fahrschulsystem Datensicherung erstellen Speichern in gt DYD Rw Laufwerk H a EG Zuletzt verwendete D Desktop Eigene Dateien er Arbeitsplatz _ I Netzwerkumgeb Dateiname 051 119 ids ung Dateityp ifas Datensicherung ids Abbrechen Abbildung 125 Datensicherung sichern 11 3 Datensicherung wiederherstellen Bitte beachten Sie dass beim R cksichern die aktuellen Daten komplett durch die Datensicherung ersetzt werden Vergewissern Sie sich um zu verhindern dass Daten verloren gehen dass Sie die richtigen Daten r cksichern Eine Datensicherung k nnen Sie r cksichern indem Sie im Hauptmen auf die Schaltfl che klicken Als Standardlaufwerk und verzeichnis wird jeweils der letzte Speicherort verwendet an welchem die letzte Datensicherung gespeichert wurde d h wenn Sie die letzte Datensicherung auf Diskette vorgenommen haben so versucht ias Werkzeuge von Diskette zu lesen Sollte keine Diskette im Laufwerk sein erscheint wie beim Sichern ein Hinweis sie
152. ngen stehen unter dem Vorbehalt richtiger und rechtzeitiger Selbstbelieferung Eine Lieferfrist beginnt sobald eine Einigung ber s mtliche Auftragsbedingungen erzielt und die Kl rung eventueller Vertragsmodalit ten erfolgt ist und verl ngert sich unbeschadet unserer Rechte bei Kundenverzug um die Zeit die der Kunde im Verzug ist Teillieferungen sind grunds tzlich zul ssig Anspr che aus Nichteinhaltung einer Lieferfrist bestehen nur wenn eine Nachfrist von mindestens 10 Tagen schriftlich gesetzt ist und auch die Nachfrist nicht eingehalten wird Liefer und Leistungsverz gerungen aufgrund h herer Gewalt oder aufgrund von Ereignissen die die Lieferung wesentlich erschweren oder gar unm glich machen wie Materialbeschaffungsschwierigkeiten Betriebsst rungen Streiks beh rdliche Anordnungen Naturkatastrophen etc auch wenn sie bei unseren Lieferanten oder deren Lieferanten eintreten befreien uns von der Einhaltung bestimmter vereinbarter Lieferfristen Schadensersatzanspr che des K ufers wegen versp teter Lieferung auch nach Ablauf einer uns etwa gesetzten Nachfrist sind ausgeschlossen Teillieferungen sind zul ssig und verpflichten den K ufer zur Annahme es sei denn bei Vertragsschluss wurde ausdr cklich etwas anderes vereinbart 5 Abnahme Abnahmeverzug Der K ufer ist verpflichtet die Ware zum vereinbarten Termin anzunehmen Verweigert der K ufer die Annahme so geht die Gefahr des Untergangs oder der Verschlechterung sofor
153. ngswert der Vorbehaltsware bereits zum Zeitpunkt der Bestellung im voraus an die Firma InTec ab Die Firma InTec ist im Rahmen des ordnungsgem en Gesch ftsganges einziehungsberechtigt und verpflichtet Auf das Verlangen der Firma InTec hin wird der Kunde die abgetretenen Forderungen benennen Die Firma InTec darf zur Sicherung ihrer Zahlungsanspr che jederzeit diese Abtretung offen legen bersteigt der Wert der Sicherheiten die Zahlungsanspr che der Firma InTec um mehr als 20 gibt die Firma InTec auf Verlangen des Kunden den bersteigenden Teil der Sicherheiten frei F r Test und Vorf hrungszwecke gelieferte Gegenst nde bleiben im Eigentum der Firma InTec Sie d rfen vom Kunden nur aufgrund gesonderter Vereinbarung mit der Firma InTec benutzt werden 9 Gew hrleistungen Die Firma InTec gew hrleistet dass die Vertragsprodukte nicht mit M ngeln zu denen auch das Fehlen zugesicherter Eigenschaften geh rt behaftet sind Die Herstellung der Vertragsprodukte erfolgt mit der gebotenen Sorgfalt Die Parteien sind sich jedoch der Tatsache bewusst dass es nach dem derzeitigen Stand der Technik nicht m glich ist Fehler an der Hard und Software unter allen Anwendungsbedingungen auszuschlie en F r entwickelte Software wird f r die Dauer der gesetzlichen Gew hrleistungsfrist garantiert dass sich ein gelieferter Datentr ger prinzipiell in einem installationsf higem Zustand befindet was nicht bedeutet dass die Installation auch auf
154. nktionen sie innerhalb von ijas von durchf hren d rfen und welche nicht Sie k nnen einzelne Berechtigungen f r vier verschiedene Benutzer ifas1 bis ifas4 vergeben Berechtigungssystem Bezeichnungen Berechtigungen f r Funktionen Kategorie Berechtigungen ifasl ifas2 ifas3 ifas4 m Bezeichnung f r Benutzer ifas1 Angestellte B rokraft Sch ler keine X Keine _v jKeine _vjjkene _r theo Unterricht keine lKeine _v ljkeine _vjjKeine _r Bezeichnung f r Benutzer ifas2 Fahrlehrer Keine Keine Keine Ikeine Fahrlehrer p P ika Ike Ike Bezeichnung f r Benutzer ifas3 Hilfskraft Berechtigungen f r Berichte Berechtigungen ifasl ifas2 ifas3 ifas4 Blanko Formulare Bezeichnung f r Benutzer ifas4 Stra enverkehrsamt Drucken Tara Abbrechen lt F1 gt Hilfe Abbildung 53 Berechtigungen vergeben Innerhalb der beiden Listen k nnen Sie jedem Benutzer das Recht f r die zugeh rige Funktion geben Welche Rechte ein Benutzer jeweils haben soll legen Sie durch die Auswahlbox fest Berechtigungen k nnen Sie nur dann vergeben wenn Sie sich als Benutzer ifas angemeldet haben Damit sich nicht jeder unter diesem Benutzernamen anmelden kann und somit die M glichkeit hat Rechte zu vergeben sollten Sie diesem Benutzernamen auf jeden Fall ein Passwort zuweisen siehe Kapitel 5 15 5 15 Passwort ndern Jedem Benutzer k nnen Sie ein Passwort zuweisen das beim Anmelden mit dem
155. nnen die Leistung auch komplett aus dem Datenbestand entfernen indem Sie auf klicken Wenn Sie eine Leistung l schen so wird diese auch vom Konto des betreffenden Sch lers entfernt Dar ber hinaus wird die Leistung auch vom Konto des Fahrlehrers entfernt Die Leistung existiert also in keinem Bereich mehr Benutzerhandbuch 108 InTec Fahrschulsystem Wenn Sie einen weiteren Suchlauf starten wollen z B f r einen anderen Zeitraum oder einen anderen Fahrlehrer geben Sie die Daten f r den neuen Suchlauf in die entsprechenden Eingabefelder wie oben beschrieben ein und klicken Sie erneut auf Suche starten Um das Fenster zu verlassen und in das Men Termin berwachung zur ckzukehren klicken Sie auf Schlie en 7 6 Lohnabrechnung 7 6 Das Fenster Lohnabrechnungen verwalten dient zum Verwalten der Daten der f r Ihre Fahrlehrer durchgef hrten monatlichen Lohnabrechnungen siehe Abbildung 104 Die f r eine Lohnabrechnung notwendigen Daten werden in einem separaten Fenster verwaltet Im oberen Teil des Fensters Lohnabrechnungen verwalten sehen Sie eine Liste aller bereits vorhandenen Lohnabrechnungen Im unteren Teil des Fensters befinden sich die zur Bearbeitung notwendigen Schaltfl chen Lohnabrechnung verwalten Jahr Monat Fahrlehrer Bruttolohn Nettolohn 2005 November MESI Meier Sigi 12 78 2 75 Hinzuf gen Bearbeiten L schen Drucken Schliessen lt F1 Hilfe h mon 2 g
156. ntrollk stchen Theorie mit einbeziehen an wenn Sie theoretische Unterrichte mit in die Berechnung mit einbeziehen wollen Nachdem Sie diese Eingaben vorgenommen haben klicken Sie auf Suche starten um den Suchlauf zu veranlassen In der Liste Tage mit berkapazit t werden Ihnen daraufhin alle Tage aufgelistet an denen der ausgew hlte Fahrlehrer mehr als die eingestellte Minutenzahl gearbeitet hat Um sich nun einen dieser Tage n her anzusehen klicken Sie den Tag einfach in der Liste an und sehen daraufhin in der Liste Leistungen einzeln Summe alle Leistungen aufgef hrt die der Fahrlehrer an dem gew hlten Tag erbracht hat Die Eintr ge innerhalb dieser Liste sind hierbei gruppiert nach einzelnen Leistungen und es wird jeweils deren Benutzerhandbuch 107 InTec Fahrschulsystem Gesamtdauer angegeben Wenn Sie sich die in dieser Summe enthaltenen einzelnen Leistungen ansehen m chten w hlen Sie einen der Listeneintr ge aus und kontrollieren Sie die Einzelleistungen die Ihnen in der Liste Leistungen einzeln aufgef hrt werden Sie haben nun die M glichkeit jede einzelne dieser Leistungen direkt zu korrigieren Klicken Sie hierzu die zu korrigierende Leistung an und ndern Sie die Daten indem Sie die Ver nderungen in den Feldern die sich rechts neben der Liste befinden direkt vornehmen Sie k nnen hier das Datum und den Beginn der Leistung den Preis und den Lohn sowie den Fahrlehrer der die L
157. ntsprechende Auswahlfenster erscheint dann wenn Sie auf Seitenansicht oder klicken Benutzerhandbuch 112 InTec Fahrschulsystem Ausdruck mit ohne Briefkopf Bei einigen Dokumenten k nnen Sie w hlen ob die Ausgabe mit oder ohne Ihren spezifischen Briefkopf erfolgen soll Befindet sich ein Kreuz im Kontrollfeld Ausdruck mit Briefkopf so wird der Briefkopf mit ausgegeben ansonsten erfolgt die Ausgabe ohne den Briefkopf Bei manchen Dokumenten ist bereits festgelegt dass sie grunds tzlich mit Briefkopf ausgegeben werden z B Ausbildungsauftrag o Hier besteht dann nicht die M glichkeit das Kontrollfeld zu ver ndern Anzahl der Druckexemplare einstellen Mit Hilfe des Eingabefeldes Anzahl Exemplare haben Sie die M glichkeit einzustellen wie viele Exemplare des von Ihnen ausgew hlten Dokumentes ausgedruckt werden sollen Geben Sie die gew nschte Anzahl entweder direkt in das Feld ein oder stellen Sie die Anzahl der Exemplare durch Klicken auf die T und N Schaltfl chen ein Jeder Klick auf die fl Schaltfl che erh ht die Anzahl der Exemplare um eins bis maximal 9 jeder Klick auf die Kl schattl che erniedrigt die Anzahl entsprechend um eins bis minimal 1 e Die eingestellte Anzahl wird nur beim Ausdrucken eines Dokumentes ber cksichtigt nicht bei der Seitenansicht Ausdruck mit Datum Wenn auf dem Dokument das gedruckt werden soll ein Datumsfeld existiert so k nnen Sie mit dieser Option da
158. oli Lizenznehmer Fahrschule InTec Seriennummer 490496000 Lizenzanzahl 0 verf gbare Lizenzen 0 Benutzer H ijp Lizenz amp freischalten Seriennummer erstellt Am 546186176 03 06 02 12 02 54 EE G9 Aktivieren A Deaktivieren y Installieren Schliessen F1 gt Hilfe Abbildung 50 ifas 5 verwalten Karteikarte Lizenzverwaltung Benutzerhandbuch 45 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem Nachdem dann auch der zweite Datenaustausch mit HotSync abgeschlossen ist kann die Arbeit mit der Mobilen Datenerfassung beginnen Wenn Sie anschlie end das Konfigurationsformular von las verlassen dann erneut ffnen und wieder in die Ansicht der Lizenzverwaltung wechseln sehen Sie nun Informationen ber den neu lizenzierten Palm siehe Abbildung 50 5 12 4 Festlegen der Daten f r den Palm Handheld Um die individuellen Einstellungen von i as 5 f r einen Palm festzulegen wechseln Sie im Konfigurationsformular in die Ansicht Benutzereinstellungen W hlen Sie zuerst den Palm Benutzer aus der Auswahlliste f r den Sie die Einstellungen vornehmen m chten aus ifasME verwalten Benutzereinstellungen izenzverwaltung Protokol Lizenz Palm Me amp freischalten Einstellungen V Nur Daten f r einen Fahrlehrer bertragen Sigi Meier ESSCHEN I Sch ler ohne Fahrstunden f r alle Fahrlehrer bertragen I In der Zukunft liegende Leistungen bert
159. ollen Es werden f r die Rechnungserstellung alle Leistungen ber cksichtigt die bis zu dem eingegebenen Datum angefallen sind Auf diese Weise haben Sie die M glichkeit Leistungen bereits im voraus zu erfassen und die Rechnung vorzudatieren Sie k nnen Rechnungen f r einen bestimmten Sch ler und sofern dieser eine Mehrfachklassenausbildung macht nur f r eine bestimmte Klasse Rechnungen f r alle Sch ler deren Konto wenigstens einen bestimmten Sollbetrag aufweist oder Rechnungen f r alle Sch ler mit einem bestimmten Ausbildungsstand erstellen lassen W hlen Sie einfach die gew nschte Optionsschaltfl che aus geben Sie die erforderlichen Daten ein wie z B einen Sch ler f r den Sie Rechnungen erstellen lassen m chten oder den Ausbildungsstand der Sch ler f r die Sie Rechnungen erstellen lassen m chten und klicken Sie auf Erstellen ifas sucht nun nach Sch lern f r die nach den eingegebenen Kriterien Rechnungen erstellt werden k nnen und bietet Ihnen eine Liste der m glichen zu erstellenden Rechnungen in einem Fenster an siehe Abbildung 96 Die gefundenen Rechnungen sind bereits ausgew hlt und stehen dementsprechend in der rechten Liste Wollen Sie einzelne Rechnungen nicht erzeugen so w hlen Sie die entsprechende Rechnung in der Liste aus und klicken Sie auf die k I Schaltfl che Die ausgew hlte Rechnung wird daraufhin aus der Liste der zu erstellenden Rechnungen entfernt und taucht in der Liste der nicht zu e
160. on H he und L nge des Feldes sowie die Schriftart und gr e festlegen siehe Abbildung 41 ber das Optionsfeld Textfeld anzeigen k nnen Sie den Text auf dem Ausdruck ausblenden ohne das Sie den Text aus der Zeile entfernen m ssen Benutzerhandbuch 39 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem 5 Textfeld formatieren Schriftart Schriftschnitt Schriftgrad rial Standard E OK Andale Mono A i Another Fett Kursiv X Abbrechen Arial Alark MI I nterstrichen Ausrichtung Standard AaBbYyZz Feldposition Links 00cm Breite 0 0 cm Oben 0 0cm H he 0 0 cm F1 Hilfe V Textfeld anzeigen Abbildung 41 Karteikarte Briefkopf Text formatieren Die Karteikarte AGB Geben Sie auf dieser Karteikarte siehe Abbildung 42 den Text der Allgemeinen Gesch ftsbedingungen Ihrer Fahrschule ein Diesen Text k nnen Sie im Drucken Men unter Fahrschuldaten Allgemeine Gesch ftsbedingungen ausdrucken lassen Briefkopf AGB Ausbildungsauftrag Rechnung Teilechnung Gesamtrechnung Mahnung 1 Mahnung 2 Mahnung 3 llgemeines Die Fahrausbildung wird entsprechend der hierf r geltenden Gesetze und Verordnungen insbesondere der Fahrsch ler Ausbildungsordnung erteilt Sie umfa t theoretischen und praktischen Unterricht und wird aufgrund eines schriftlichen Ausbildungsvertrages vorgenommen Ausbildungsentgelt Das im Ausbildungsvertrag zu vereinbarende Entgelt hat
161. onto ausw hlen und den zu berweisenden Betrag eingeben Es wird daraufhin auf dem zweiten ausgew hlten Benutzerhandbuch 103 Finanzen externen Konto automatisch eine Buchung InTec Fahrschulsystem mit dem Buchungstext berweisung von erzeugt amp Buchhaltungseintrag bearbeiten Datum 18 11 2005 Vorgang Sch lerzahlung r Sch lerzahlung HONA Hoffmann Nadine r 1200 Bank r 1400 Forderungen aus Warenlieferungen v Saldo 555 00 Art berweisur v Betrag 200 00 Sch ler Soll Konto Haben Konto Zweck Rechnung vom 18 05 03 Teilzahlung Beleg Aufwendungen Ro Beuag Skonto bis Fal Betag Zahlung 500 00 18 05 2003 500 00 50 00 18 11 2005 50 00 18 05 2003 0000000002 18 11 2005 0000000004 Automatisch zuordnen Zuordnung l schen i z e f OK xl i X Abbrechen lt Fi gt Hilfe gt 7 Abbildung 101 Buchungen bearbeiten Bei allen anderen Vorg ngen m ssen Sie noch das Konto angeben auf das die Buchung gebucht werden soll Haben Sie als Buchungstext eine Buchungskategorie aus der Liste ausgew hlt dann wird das Konto automatisch eingetragen da f r jede Buchungskategorie bereits ein Konto definiert wurde Dies ist bereits im Fenster Buchhaltungskategorien verwalten siehe Kapitel 5 10 geschehen Wenn Sie einen freien Buchungstext eingegeben haben so m ssen Sie das entsprechende Konto noch vorgeben Dies geschieht entweder durch Eingabe
162. opf dargestellt werden kann folgende Ma e besitzen Breite 17 5cm H he 3 5cm Farbtiefe beliebig Aufl sung 150 300dbpi Benutzerhandbuch 38 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem Der Fahrschulname ist fest vorgegeben und kann nicht ge ndert werden Es handelt sich hierbei um den Namen der Fahrschule auf den diese ifas Version lizenziert wurde Wenn eine Namens nderung erfolgt ben tigen Sie eine neue Programmlizenz In den Feldern Stra e Plz und Ort tragen Sie die Anschrift ein die auf dem Briefkopf erscheinen soll Briefkopf ace Ausbildungsauftrag Rechnung Teilrechnung Gesamtrechnung Mahnung 1 Mahnung 2 Mahnung 3 Eer n ifas Demoversion Stra e n der Stadtlandwehr 7 Ort PLZ 59073 Hamm Absenderadresse formatieren Fahrschulkenn Nr 123456 Steuernummer 123 456 7890 X Abbrechen lt F1 Hilfe Abbildung 40 Karteikarte Briefkopf Auf dieser Karteikarte k nnen Sie auch die Kenn Nummer Ihrer Fahrschule eintragen Diese Nummer wird dann auf den SVA Formbl ttern mitgedruckt Unter der Grafik bzw unter dem Logo der Fahrschule k nnen Sie sieben Zeilen freien Text eingeben der ebenfalls auf dem Briefkopf mitgedruckt wird In diesen Zeilen k nnen Sie beispielsweise Telefonnummern und eine Bankverbindung o unterbringen Mit den Schaltfl chen L am Ende einer Textzeile k nnen Sie diese formatieren d h Sie k nnen die Positi
163. ppe zugewiesen nach der sein Lohn dann berechnet wird Die Eingabe der Daten f r Lohngruppen gestaltet sich hnlich den Preislisten Sie erreichen den Programmbereich aus dem Hauptmen indem Sie auf die Schaltfl che Einstellungen klicken und anschlie end Lohngruppen ausw hlen 8 Preislisten bersicht Alle aktive Inaktive Nr Bezeichnung pe l Hinzuf gen e Bearbeiten A Kopieren c L schen q Schliessen F1 Hilfe amp Abbildung 33 Lohngruppen bersicht Benutzerhandbuch 32 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem 5 8 1 L hne erfassen Eine neue Lohngruppe legen Sie durch Klicken auf die Schaltfl che an Im folgenden Fenster siehe Abbildung 34 geben Sie die Daten f r die neue Lohngruppe ein Bevor Sie die L hne eingeben m ssen zun chst eine Nummer eine Bezeichnung sowie das Datum ab dem die Lohngruppe g ltig sein soll eintragen Lohngruppe erfassen Nr Bezeichnung Zugeh rige Leistungen 2 Lohngruppe Nr Leistung G ltig ab 30 06 2005 Vorhandene Klassen Klassenunabh ngig A beschr nkt A beschr nkt B A unbeschr nkt A unbeschr nkt B Al ASF Nachschulung ASP Nachschulung B B Automatik B BE VA OK X Abbrechen lt F1 Hilfe J gt _ Abbildung 34 Lohngruppe erfassen Um nun die L hne der Leistungen f r die verschiedenen F hrerscheinklassen einzugeben w hlen Sie aus der Liste aller F hrerscheinklassen durch Anklicken dies kan
164. r nur f r eine einzelne Klasse erbracht werden kann Auch wenn ein Sch ler sich f r die Klasse B BE angemeldet hat kann er Fahrstunden entweder nur f r Klasse B oder f r Klasse BE in Anspruch nehmen Das Kontrollfeld Durchlaufende Posten Eine Leistung die als durchlaufenden Posten definiert wird wird beispielsweise auf Rechnungen und Kontoausz gen immer einzeln aufgef hrt also nicht im Zusammenhang mit anderen in Anspruch genommenen Leistungen F r diese Leistung sollte sollten Sie keine Mehrwertsteuer erheben Benutzerhandbuch 26 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem Das Kontrollfeld Fahrzeugabh ngig Eine fahrzeugabh ngige Leistung ist eine Leistung bei deren Erfassung im Fenster Leistungen verwalten ein Fahrzeug mit angegeben werden muss Fahrzeugabh ngige Leistungen w ren beispielsweise alle Fahrstunden w hrend Lehrmittel nicht fahrzeugabh ngig sind genauso wenig wie der Grundbetrag Das Kontrollfeld Anh ngerabh ngig Eine anh ngerabh ngige Leistung ist eine Leistung bei deren Erfassung im Fenster Leistungen verwalten ein Fahrzeug als Anh nger mit angegeben werden muss Anh ngerabh ngige Leistungen w ren beispielsweise alle Fahrstunden w hrend Lehrmittel nicht fahrzeugabh ngig sind genauso wenig wie der Grundbetrag Weitere Voraussetzung f r die Angabe eines Anh ngers im Fenster Leistungen verwalten i
165. r Pr fungen dieses Sch lers die Preise der in Anspruch genommenen Leistungen addiert und die Summe der geleisteten Zahlungen davon abgezogen Sie haben auf diese Art und Weise immer einen berblick ber den Zahlungsstand bzw den Kontostand des ausgew hlten Sch lers Um die bersicht ber den Leistungs und Zahlungsstand des ausgew hlten Sch lers auszudrucken klicken Sie auf Drucken Klicken Sie auf Schlie en um die Anzeige des Sch lerkontos zu verlassen und ins Hauptmen zur ckzukehren 6 6 Preisbindung aktualisieren Wenn die Preisbindung von einem Sch ler abgelaufen sein sollte werden Sie optional beim Start von ifas oder beim Erfassen einer Leistung daraufhin gewiesen In dem Formular Preisbindung aktualisieren werden Ihnen alle Sch ler angezeigt deren Preisbindung abgelaufen ist siehe Abbildung 83 Mit einem Klick auf die Schaltfl che wird diese um die in den Einstellungen angegebene Dauer verl ngert Wie Sie die Preisbindungsdauer einstellen k nnen lesen Sie in Kapitel 5 17 1 Sie k nnen die Preisbindung auch manuell auf ein beliebiges Datum einstellen hierf r tragen Sie in das Feld Preisbindung f r jeden Sch ler das jeweils neue Datum ein Wollen Sie den aufgelisteten Sch lern eine neue Preisliste zuteilen w hlen Sie diese am unteren Rand aus und klicken auf oder w hlen f r jeden Sch ler die entsprechende Preisliste aus dem Feld Preisliste aus Benutzerhandbuch 85
166. r Preis nicht 0 00 entspricht e Die Preise f r zeitabh ngige Leistungen beziehen sich jeweils auf eine bestimmte Dauer Diese Basisdauer wird im Men punkt Anpassen auf der Karteikarte Allgemeines einstellt siehe Kapitel 5 17 1 Haben Sie alle Preise der Leistungen f r die einzelnen Klassen definiert k nnen Sie die Preisliste durch Klicken auf speichert 5 7 2 Preise bearbeiten Die Daten einer bereits vorhandenen Preisliste k nnen Sie durch Klicken auf die Schaltfl che bearbeiten Benutzerhandbuch 30 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem Es erscheint nun das Fenster aus Abschnitt 5 7 1 siehe Abbildung 31 indem Sie nun alle Daten ver ndern k nnen Wenn Sie alle nderungen vorgenommen haben k nnen Sie die Daten durch Klicken auf bernehmen ber die Schaltfl che zug Sch ler k nnen Sie sich die aktuell zugeordneten Sch ler der Preisliste anzeigen lassen Daraufhin werden in einer Liste alle Sch ler angezeigt bei denen nach der ausgew hlten Preisliste abgerechnet wird Fahrsch ler mit der ausgew hlten Preisliste Sch ler Sch lername Code Nummer Preisbindung Ausbildungsstand lun Bohlen Mirko BOMI 200172 21 10 2003 Noch in Ausbildung mi Hoffmann Nadine HONA 200171 21 10 2003 Theoretische Priifung bestanden q Schliessen Abbildung 32 Preislistenzuordnung 5 7 3 Preisliste l schen Eine Preisliste kann komplett wieder aus dem System gel scht wer
167. r zur Rechnungsauswahl Wenn Sie das Fenster Rechnungen Drucken durch einen Klick auf verlassen befinden Sie sich wieder im Fenster Rechnungen verwalten Rechnungen Drucken Teilrechnung Gesamtrechnung Rechnung mit Darstellung Brutto Betr gen aufsummierte Leistungen Netto Betr gen Einzelauflistung Bisherige Zahlungen zusammenfassen C einzen C weglassen Druckeinstellungen Anzahl Exemplare S I Stapeldruck Auswahl des Zeitraums X Abbrechen Abbildung 97 Rechnungen drucken Benutzerhandbuch 99 InTec Fahrschulsystem e Es k nnen nur Rechnungen gedruckt werden die zuvor wie weiter oben beschrieben erstellt wurden 7 1 6 Anzeigezeitraum festlegen Sie haben viele verschiedene Auswahlm glichkeiten um eine Einschr nkung der angezeigten Rechnungen vorzunehmen Im oberen Bereich des Fensters Rechnungen verwalten befinden sich mehrere Felde ber welche die Anzeige gesteuert werden kann Sie k nnen die Anzeige auf alle im Datenbestand vorhandenen Rechnungen Rechnungen f r Sch ler deren Konto ein bestimmter Sollbetrag aufweist Rechnungen f r einen bestimmten Sch ler oder Rechnungen f r alle Sch ler mit einem bestimmten Ausbildungsstand beschr nken Die einzelnen Kriterien k nnen auch beliebig miteinander kombiniert werden Der eingestellte Filter wird direkt aktiv sodass Sie sofort ein Ergebnis in der Liste sehen 7 2 Automatische Rechnungserstellung Dieser
168. ragen G9 Aktivieren l Termine die bereits als Leistungen existieren nicht bertragen I Ausbildungsinfos auch bei schneller Synchronisation aktualisieren A P Deaktivieren V Hinweis wenn Tagesarbeitszeit berschritten wird _ Standard Fahrzeug 1 Audi MU AB123 7 eO Installieren Standard Leistung g Ubungsstunde i g 0 Erste Fahrstunde 08 00 Synchronisationseinstellungen Fahrstundendauer 5 Alle Daten austauschen Palm lt gt PC Fahrtenbuch Ort Km 777 Nur Daten vom Palm auslesen Schliessen lt Fis Hilfe Abbildung 51 ias verwalten Karteikarte Benutzereinstellungen Sie k nnen f r jeden registrierten und lizenzierten Palm folgende Einstellungen festlegen Nur Daten f r einen Fahrlehrer bertragen Wenn Sie diese Option ausw hlen werden nur Sch ler auf den Palm bertragen die den in der Auswahlliste gew hlten Fahrlehrer als Stammfahrlehrer zugeordnet bekommen haben Ist diese Option nicht ausgew hlt werden alle Sch ler bertragen Wenn hierzu noch ein Fahrlehrer in der Auswahlliste ausgew hlt ist wird dieser als Standardfahrlehrer auf dem Palm gesetzt Benutzerhandbuch 46 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem Grunds tzlich werden nur Sch ler bertragen die nicht den Ausbildungsstatus Ausbildung abgeschlossen oder Ausbildung abgebrochen haben Sch ler ohne Fahrstunden f r alle Fahrlehrer bertragen Diese Option findet nur Anwendung
169. restlichen Eintr ge anzuzeigen Um die Anwesenheitsliste wieder zu verlassen k nnen Sie ber das 4 Symbol wieder zum Theorie Fenster zur ckkehren 12 6 Unterschrift der Anwesenbheitsliste Die Anwesenheit am theoretischen Unterricht k nnen Sie hier vom Fahrsch ler unterschreiben lassen 4 Ich Daniela Schmidt best tige Ihnen hiermit am 03 06 02 von 19 00 bis20 30 Uhr die Teil nahme am theo Unterricht Thema G4 f r die Klasse B unter der Leitung von Muster Thomas Abbildung 140 Unterschrift Benutzerhandbuch 146 mobile Datenerfassung InTec Fahrschulsystem In dem Fenster wird Ihnen ein kurzer Ausbildungsvertrag angezeigt siehe Abbildung 140 Es werden alle f r die Rechtg ltigkeit der Unterschrift ben tigten Informationen angezeigt Unter dem Vertrag befindet sich der umrahmte Bereich indem der Sch ler seine Unterschrift mit dem Stift leisten kann Sollte er sich verschrieben oder zu unleserlich unterschrieben haben kann die eingegebene Unterschrift mit der _ Schaltfl che wieder gel scht werden und der Vorgang anschlie end wiederholt werden Um den Vorgang abzuschlie en muss der Sch ler auf die Schaltfl che tippen Anschlie end folgt noch eine Sicherheitsabfrage die auch vom Sch ler mit Ja beantwortet werden muss Andernfalls hat diese Unterschrift keine Rechtsg ltigkeit Das Unterschrift Fenster k nnen Sie auch alternativ ber das Symbol verlassen Sie kehren dann wieder zur
170. rstellenden Rechnungen im linken Teil des Fensters auf Auf die gleiche Art und Weise k nnen Sie Rechnungen auch wieder in die Erstellung mit einbeziehen W hlen Sie die zu erstellende Rechnung aus der linken Liste aus und klicken Sie auf die gt Schaltfl che Die ausgew hlte Rechnung wird daraufhin wieder der Liste der zu erstellenden Rechnungen hinzugef gt Benutzerhandbuch 97 InTec Fahrschulsystem 5 Zu erstellende Rechnungen ausw hlen Ausgew hlte Rechnungen Sch lername Code _ Betrag bereits gezahlt f OK X Abbrechen Abbildung 96 Rechnungen ausw hlen Wenn Sie die ausgew hlten Rechnungen nun erzeugen m chten klicken Sie auf OK Durch einen Klick auf Abbrechen verlassen Sie das Fenster ohne neue Rechnungen erzeugen zu lassen Die auf die beschriebene Art und Weise erstellten Rechnungen werden nicht direkt ausgedruckt Um den Ausdruck zu veranlassen m ssen Sie die Schaltfl che im Rechnungsverwaltungsfenster ausw hlen 7 1 2 Rechnungen stornieren Haben Sie eine Rechnung erstellt so k nnen Sie diese durch einen Klick auf wieder stornieren Dazu muss die zu stornierende Rechnung in der Liste aller im Datenbestand vorhandenen Rechnungen im oberen Teil des Fensters ausgew hlt sein Wenn Sie eine Rechnung stornieren so werden alle Leistungen die auf dieser Rechnung vorhanden waren wieder frei d h dass diese Leistungen im Fenster Leistungen verwalten wieder ge ndert oder gel scht w
171. rung Sehhilfen 05 04 2003 18 11 2005 Sch ler Nr 20030001 Herr Malte Becker Musterstra e 12 59065 Musterstadt Becker 13 10 1980 Hamm ledig Sch lerlin Studentfin Deutsch 023817123456 Meier Sigi vom 1 Preisliste 21 10 2003 Nein keine Nein Abbildung 129 Journal anzeigen Ausbildungsstatus abgeschlossen Beantragte Klasse B Besitzt Klasse i Pr fungen Klasse Datum Pr fung 14 05 2003 Theoriepr fung unbekannt InTec Fahrschulsystem Bestanden Betrag Zahlungen Konto Nr Kontoname Leistungen Klasse Leistung Lehrmaterial Grundbetrag MwSt 7 geleistete Zahlungen 0 00 265 56 265 56 genommene Leistungen Differenz a Schliessen M chten Sie sich nun die Daten eines ausgelagerten Sch lers ansehen w hlen Sie diesen in der Liste an und klicken auf Sch ler anzeigen Sie verlassen dieses Formular mit der Schlie en H Schaltfl che Benutzerhandbuch 135 mobile Datenerfassung InTec Fahrschulsystem 12 mobile Datenerfassung Innerhalb dieses Kapitels erfahren Sie wie Sie Ihre las Version dem Benutzer anpassen Hierzu z hlt das Festlegen der Standardeinstellungen sofern dieses noch nicht beim Einrichten in ifas durchgef hrt wurde Des weiteren lernen Sie has richtig kennen und nutzen so dass sie von der dadurch entstehenden Zeitersparnis profitieren k nnen 12 1 ifas starten Um ifas zu starten schalten Si
172. s f r den die Buchungen beim ffnen der Buchhaltung angezeigt werden sollen Angezeigtes Konto Legen Sie hier das Konto fest welches beim ffnen der Buchhaltung angezeigt wird Forderungskonto Das Forderungskonto wird f r die Soll Besteuerung ben tigt Auf dieses Konto werden alle Sch lerzahlungen und Rechnungen gebucht Es muss mindestens ein Forderungskonto in der Kontenliste siehe Kapitel 5 9 angelegt sein Gutscheinkonto Das Gutscheinkonto wird als Erl skonto f r das Erstellen eines Gutscheins ben tigt Auf dieses Konto werden alle Ums tze aus Gutscheinverk ufen gebucht Diese Ums tze sind zum Erstellungszeitpunkt nur Vorauszahlungen ohne Umsatzsteuer und werden beim Einl sen des Gutschein mit der entsprechenden Steuer auf das Erl skonto des entsprechenden Steuersatzes gegen gebucht Besteuerungsart Bei der Ist Besteuerung werden alle Sch lerzahlungen direkt auf ein Erl skonto gebucht Bei Verwendung der Soll Besteuerung wird as hier festzulegende Forderungskonto als Buchungskonto verwendet Die Berechnung der Mehrwertsteuer wird zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung vorgenommen Buchungszeitraum konvertieren Wenn Sie w hrend ihrer Arbeitszeit zwischen den einzelnen Besteuerungsarten wechseln m chten oder m ssen k nnen Sie bisherige Sch lerzahlungen die in dem Zeitraum der neuen Besteuerungsart liegen von einer Besteuerungsart in die Andere konvertieren lassen W hlen Sie dazu die Richtung der Konvert
173. s Druckdatum festlegen Standardm ig ist hier das aktuelle Tagesdatum eingetragen 8 1 Datenauswahl In diesem Fenster siehe Abbildung 107 werden die Daten ausgew hlt die auf dem im Fenster Drucken ausgew hlten Dokument ausgegeben werden sollen Benutzerhandbuch 113 InTec Fahrschulsystem Datenauswahl fiir Berichte Fahrsch ler zur Auswahl Ausgew hlte Fahrsch ler BOMI Bohlen Mirko A beschr nkt BEBO Becker Boris HONA Hoffmann Nadine B BE Sch ler Code 2 Klassen f X Abbrechen Am X Abbildung 107 Datenauswahl Hierzu stehen zwei Listen zur Verf gung In der linken Liste werden alle m glichen Daten z B Sch ler oder Lehrer angezeigt Die rechte Liste stellt diejenigen Daten dar f r die das entsprechende Dokument ausgegeben werden soll Sie k nnen beliebig viele Daten aus der linken Liste ausw hlen bzw wieder aus der rechten Liste entfernen Um nun eine Auswahl der zu druckenden Daten zu treffen stehen Ihnen zwischen den beiden Listen mehrere Schaltfl chen zur Verf gung mit denen Sie die gew nschte Auswahl treffen k nnen Einen Datensatz ausw hlen Klicken Sie auf die Schaltfl che um den in der linken Liste markierten Datensatz in die rechte Liste zu bernehmen Alle Datens tze ausw hlen Klicken Sie auf die Schaltfl che um alle Datens tze aus der linken Liste in die rechte Liste zu bernehmen Auswahl eines Datensatzes aufheben Klicken Sie auf die Schaltfl che um den
174. s System aufnehmen Benutzerhandbuch 72 Das Tagesgesch ft InTec Fahrschulsystem Nun besteht die M glichkeit direkt den Ausbildungsauftrag zu drucken und bestimmte Leistungen auf das Sch lerkonto zu buchen Es erscheint ein Fenster siehe Abbildung 75 in der Sie die entsprechenden Kontrollfelder an bzw abw hlen k nnen um die zugeh rige Leistung zu buchen bzw um das Dokument zu drucken AutoBuchen zu druckende Auswertungen Ausbildungsauftrag Anzahl Exemplare 2 E Gesundheitsfragebogen Allgemeine Gesch ftsbedingungen Sch lerausweis Einverst ndniserkl rung zu buchende Leistungen v 001 Grundbetrag a vj 002 Lehrmaterial v I Zahlung Gesamtbetrag 240 00 X Abbrechen Abbildung 75 Automatisches Buchen und Drucken Das Kontrollfeld Zahlung legt fest ob automatisch auch eine Buchung in der Buchhaltung ber die zu buchenden Leistungen angelegt werden soll Um die automatische Buchungserstellung nutzen zu k nnen m ssen Sie im Men Einstellungen Anpassen unter der Registerkarte Extras f r die jeweilige Zahlungsart ein Buchhaltungskonto und externes Konto aussuchen auf welches die Zahlung gebucht werden soll siehe Kapitel 5 17 2 Durch einen Klick auf werden die gew nschten Leistungen gebucht und die gew hlten Dokumente gedruckt Um den Vorgang abzubrechen klicken Sie auf die Schaltfl che Abbrechen es werden dann weder Leistungen gebucht noch Dokumente gedruckt
175. schUlsySstemas Ss a ttnn nnastttrtEEEEEnnEseennnEEEnnnnnsen nnne Enn 1 1 Willkommen beim InTec Fahrschulsystem 4444444444000nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 1 2 ENIEIDNGe ss Ense 2 2 1 Sy siemVvoralssetz ngen z z u2 22Hss2R Er a A 2 2 2 Bestandteile des InTec Fahrschulsystems 4444444000nnnnn nen nnnnnnnnnnnnnnnnnennnnn 2 2 3 Informationen zu diesem Handbuch sss44444444nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 3 3 InTec Fahrschulsystem installieren uu 4444444444440nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 4 3 1 Starten des Installationsprogramms von CD ROM z40usss22222nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 4 3 2 Derilhstallalionsvorgandg anna Reli 4 4 Die ersten Schritte Mitilfas e suaa area 11 4A las Starlet re en Eee 11 42 Anmelden er Al HE 11 4 3 Das Haupimenl ssss seele ee 12 5 Einrichten der pers nlichen Daten susanne 14 5 1 Filialen enneh E a a a ea Aaa 15 5 2 F hrerscheinklassen einfichten ans2 sea 16 9 3 Pr fereinnieMteN See 20 5 4 Theoriethemen amp Sitzungen f r Seminare einrichten r s44 44 nnnennnnennnnnn nn 21 5 5 Mehrwertsteuer S tze einrichten 444444440nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn 23 5 6 Leistingen delinierenze a einekeies ai alsellainli 24 9 7 Preislisten anlegen 3m Es u ER aaao lE aoas Sraa aaa EES Toe ae 28 5 8 Lohngruppen anlegen e
176. sgew hlt wird Beim Anmeldevorgang siehe Kapitel 4 2 geben Sie jetzt den Namen des Benutzers also tas1 bis ifas4 ein dessen Passwort ge ndert werden soll Sie k nnen nun wie oben beschrieben ein Passwort f r diesen Benutzer setzen e Das vergebene Passwort sollten Sie an einem sicheren Ort aufbewahren damit es nicht ffentlich zug nglich ist Andernfalls kann sich jeder der das Passwort kennt damit an Ihrem System anmelden Das Passwort sollten Sie nicht vergessen sonst besteht keine M glichkeit mehr ifas zu starten 5 16 Datum amp Zeit Das aktuell g ltige Tagesdatum und die Uhrzeit werden von ijas automatisch eingestellt itas greift hierzu auf die Daten des Betriebssystems zur ck Benutzerhandbuch 51 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem Das Tagesdatum wird beispielsweise bei Ausdrucken ben tigt um den Zeitpunkt des Drucks festhalten zu k nnen Eine Beschreibung der Bedienung dieses Fensters finden Sie im Windows Benutzerhandbuch 5 17 Weitere Einstellungen Im Bereich der Weiteren Einstellungen werden die individuellen Einstellungen f r itas vorgenommen Alle Einstellungen nehmen Sie im Fenster Anpassen vor welches Sie aus dem Hauptmen heraus ber den Programmbereich Einstellungen und hier ber das Bereich Anpassen erreichen Dieses Fenster ist hnlich einem Karteikasten aufgebaut Um nderungen auf einer Karteikarte vornehmen zu k nnen m ssen Sie dies
177. so dass Sie im Zweifelfall im Kapitel 6 1 ff weitere Informationen erhalten k nnen Wenn Sie die Daten in den ersten beiden Registerkarten Personendaten und Rechnungswesen wie bei einem Sch ler eingetragen haben klicken Sie auf die Registerkarte Nachschulung Hier m ssen Sie jetzt im Feld Seminar den Kurs aussuchen den der Teilnehmer besuchen wird und den Sie vorher im Men theoretische Unterrichte angelegt haben siehe Kapitel 6 8 1 Im Feld Aufgefallene Klasse w hlen Sie die Klasse aus in der der Teilnehmer aufgefallen ist Je nach Seminarart tragen Sie noch entweder den Anlass der Teilnahme am Aufbauseminar ASF bzw die Punktzahl ASP des Teilnehmers in das entsprechende Feld ein Klicken Sie auf OK um die Angaben zu bernehmen und den Teilnehmer zu erfassen Sollten Sie Felder die ausgef llt werden m ssen nicht ausf llen so wird ilas Sie darauf aufmerksam machen Wenn Sie nderungen verwerfen oder ohne einen Teilnehmer zu erfassen bzw zu l schen wieder in das vorherige Fenster zur ck m chten klicken Sie auf Abbrechen Sie k nnen keinen Teilnehmer erfassen wenn Sie vorher kein Aufbauseminar angelegt haben siehe Kapitel 6 8 1 6 8 3 Sitzungen eintragen Um Sitzungen zu einzutragen gehen Sie in das Fenster theoretische Unterrichte und klicken dort auf Hinzuf gen Klicken Sie auf das Feld Aufbauseminar und w hlen den entsprechen Kurs aus Im Feld Thema
178. st das Attribut anh ngerabh ngig auch bei der F hrerscheinklasse F r die neuen EU Klassen ist dieses Attribut bereits bei den entsprechenden Klassen gesetzt Hier spielt es zun chst keine Rolle dass nur f r bestimmte Klassen Anh nger fahrten m glich sind ias k mmert sich bei der Leistungserfassung automatisch darum dass nur zu anh ngerabh ngigen Leistungen dieser Klassen ein Anh nger ausgew hlt werden kann Das Kontrollfeld Sch lerabh ngig Wird eine Leistung f r einen bestimmten Sch ler erbracht so w hlen Sie dieses Kontrollfeld aus Dies bedeutet dann dass bei der Erfassung einer sch lerabh ngigen Leistung im Fenster Leistungen verwalten ein Sch ler mit angegeben werden muss der diese Leistung in Anspruch genommen hat Eine nicht sch lerabh ngige Leistung w re beispielsweise die Leistung sonstige Arbeiten da sich diese Leistung immer nur auf einen Fahrlehrer bezieht nicht jedoch auf einen bestimmten Sch ler Das Kontrollfeld Lehrerabh ngig Analog zum Kontrollfeld Sch lerabh ngig wird hier angeben ob eine Leistung von einem bestimmten Fahrlehrer erbracht wird oder nicht Lehrerabh ngige Leistungen sind zum Beispiel Fahrstunden oder Pr fungsfahrten w hrend Lehrmittel oder Grundbetrag keine lehrerabh ngigen Leistungen sind Das Kontrollfeld Zeitabh ngig Soll bei der Erfassung einer Leistung im Fenster Leistungen verwalten eine Anfangszeit und e
179. t tszuschlag belegt Sollte dieser Solidarit tszuschlag irgendwann einmal entfallen l schen Sie bitte den entsprechenden Eintrag auf dieser Karteikarte siehe Abbildung 61 und bei den n chsten Lohnabrechnungen die Sie erstellen wird der Solidarit tszuschlag nicht mehr aufgef hrt Benutzerhandbuch 62 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem 5 17 7 SVA Antrag Auf der Karteikarte SVA Antrag siehe Abbildung 62 k nnen Sie weitere Stra enverkehrsamtsantr ge in das Programm einbinden Dazu m ssen Sie zuerst einen Antrag mit der Schaltfl che anlegen Danach w hlen Sie ber die Schaltfl che die Felder f r diesen Antrag aus die hinterher auf Ausdruck erscheinen sollen Haben Sie alle Felder selektiert m ssen Sie noch die Positionierung auf dem Blatt vornehmen Jedes Feld hat einen gewissen Abstand vom linken bzw oberen Blattrand diese Abst nde m ssen Sie auf dem Original messen und die Werte in die entsprechenden Felder eintragen Zus tzlich k nnen Sie die Schriftgr e und die Feldh he bzw breite anpassen Wenn Sie alle Daten eingetragen haben kann der Antrag im Drucken Men unter Stra enverkehrsamt SVA Individuell ausgedruckt werden Allgemeines Extras Buchhaltung Rechnung Mahnung Funktionstasten Lohnabrechnungen YA Antrag Hiermit k nnen Sie Ihren SYA Antrag individuell anpassen den Sie dann im Drucken Men unter SYA Antrag individuell ausdrucken k nnen SYA Antrag Ham Neu
180. t F1 gt Hilfe Abbildung 86 Seminare verwalten 6 8 Seminar anlegen Um einen ASF oder ASP Kurs anlegen zu k nnen klicken Sie auf siehe Abbildung 87 Nun k nnen Sie unter Seminarart festlegen ob es sich um einen ASF ASP oder FSF Kurs handelt und unter Ausbildungsart ob der Kurs in einer Gruppen oder Einzelausbildung stattfindet Tragen Sie jetzt noch die Filiale in welcher der Kurs abgehalten wird und den Leiter des Kurses ein Klicken Sie auf Ok um die Angaben zu bernehmen und den entsprechenden Kurs anzulegen oder auf Abbrechen um zur bersicht zur ckzukehren ohne einen Kurs erstellt zu haben Aufbauseminare verwalten Seminarart Ausbildungsart Kursbeginn Kursende ASP r Gruppenausbildung r Filiale 1 r Hauptstelle Seminarleiter Code Seminarleiter MESI X Meier Sigi Z X Abbrechen F1 Hilfe Abbildung 87 Seminar hinzuf gen Benutzerhandbuch 88 Das Tagesgesch ft InTec Fahrschulsystem Den Kursanfang und das Kursende k nnen Sie hier nicht festlegen Diese Angaben werden vom Programm automatisch nach dem Eintragen der ersten bzw letzten Sitzung eingetragen 6 8 2 Teilnehmer erfassen Das Erfassen eines Teilnehmers funktioniert genauso wie das Erfassen eines Sch lers Klicken Sie wenn Sie sich im Hauptmen befinden auf und anschlie end auf Teilnehmer hinzuf gen Bis auf wenige nderungen gleichen diese Formulare denen im Bereich der Sch lerdaten
181. t auf ihn ber In diesem Fall befindet sich der K ufer ohne weitere Mahnungen im Verzug und haftet gegen ber der Firma InTec f r alle entstehenden Kosten insbesondere durch Versand sowie zwischenzeitlichen Wertverlust 6 Versand und Gefahren bergang Die Bef rderungsgefahr tr gt der Empf nger auch bei frachtfreier Lieferung Die Entscheidung ber die Versendungsform Transportweg und Transportmittel beh lt sich die Firma InTec vor Au er auf ausdr ckliche schriftliche Erkl rung des Kunden wird die Ware f r den Versand durch die Firma InTec zwangsversichert W nscht unser Vertragspartner Sonderbef rderung so tr gt dieser auch die dadurch hervorgerufenen Kosten Lieferungen erfolgen stets auf Rechnung und Gefahr des Vertragspartners die Gefahr geht mit der Absendung bzw der bergabe auf den Vertragspartner ber Eine Haftung f r Transportsch den ist ausgeschlossen Eingetretene Transportsch den oder Transportverluste sind der Firma InTec unverz glich anzuzeigen Der Kunde ist zur Abnahme von Teillieferungen verpflichtet ohne das es seiner vorherigen Zustimmung bedarf Benutzerhandbuch 159 InTec Fahrschulsystem 7 Preise und Zahlungsbedingungen Die sich aus der jeweils g ltigen Preisliste ergebenden Preise verstehen sich FOB Auslieferungslager Mehrwertsteuer und andere gesetzliche Abgaben im Lieferland sowie Verpackung Transportkosten und Transportversicherung werden dem Kunden entsprechend der Preisliste zus tzli
182. t zu behalten Der Umgang mit ifas gestaltet sich besonders einfach da durchg ngig eine grafische Benutzeroberfl che geschaffen wurde die es Ihnen leicht macht sich an jeder Stelle des Programms schnellstens zurechtzufinden unabh ngig davon ob Sie mit der Maus oder der Tastatur arbeiten Benutzerhandbuch 1 InTec Fahrschulsystem 2 Einleitung Dieses Kapitel enth lt einige grunds tzliche Anmerkungen die Auskunft dar ber geben welche Voraussetzungen gegeben sein m ssen damit ijas reibungslos eingesetzt werden kann Des weiteren wird kurz beschrieben aus welchen einzelnen Programmen das ias Programmpaket besteht 2 1 Systemvoraussetzungen Folgende Mindestanforderungen sollten erf llt werden e Pentium oder kompatibler Prozessor mit mind 500 MHz e 128 MB Hauptspeicher e Windows 98 ME NT 2000 XP e Festplatte mit 100 MB freiem Speicherplatz und CD ROM Laufwerk e Aufl sung 1024x768 Bildpunkte mit 256 Farben oder h her Es handelt es sich bei den aufgef hrten Anforderungen nur um die Mindest anforderungen die erf llt sein m ssen damit ijas problemlos mit dem entsprechenden Betriebssystem ausgef hrt werden kann Eine bessere Ausstattung beispielsweise ein schnellerer Prozessor oder mehr Hauptspeicher kann die Verarbeitungsgeschwindigkeit erh hen und sich aus diesem Grund als durchaus sinnvoll erweisen Die Bildschirmaufl sung muss mindestens 1024x768 Punkte betragen und ein Drucker muss installiert sein Sollte k
183. tellungs Datum Bemerkung RG OK X Abbrechen lt F1 gt Hilfe Abbildung 69 Neueingabe eines Fahrlehrers Ausbildung Einen neuen Fahrlehrer k nnen Sie ber die Schaltfl che anlegen Es ffnet sich dann ein Fenster in dem Sie die Daten des neuen Fahrlehrers eingeben k nnen siehe Abbildung 69 Die Daten f r den Fahrlehrer bernehmen Sie durch Klicken auf die Schaltfl che OK Nachdem Sie nun die Daten der Fahrlehrer erfasst haben sind alle Daten die f r die pers nliche Einrichtung von ijas notwendig sind im System integriert Das System ist jetzt bereit um den t glichen Betrieb in der Fahrschule aufzunehmen Benutzerhandbuch 67 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem Alle T tigkeiten die in einer Fahrschule anfallen k nnen Sie mit den in ifas integrierten Funktionen verwalten Die nachfolgenden Kapitel dieses Benutzerhandbuchs helfen Ihnen bei der Verwaltung dieser T tigkeiten indem es Ihnen Informationen ber die Bedienung der einzelnen Funktionen bereitstellt Benutzerhandbuch 68 Das Tagesgesch ft InTec Fahrschulsystem 6 Das Tagesgesch ft In den folgenden Unterkapiteln werden Funktionalit ten von ifas beschrieben die bei der t glichen Arbeit immer wieder ben tigt werden Hierzu z hlen e das Verwalten von Sch lern also das Erfassen Bearbeiten und L schen von Sch lerdaten e die Leistungsverwaltung Fahrstunden Pr fungen etc zu der auch die Eingabe der Tagesnachw
184. tische Pr fung noch nicht bestanden haben Um die Einschr nkung der Anzeige vorzunehmen w hlen Sie die Anzeige Noch in Ausbildung Um die Einschr nkung wieder r ckg ngig zu machen stellen Sie die Anzeige zur ck auf Alle Wenn Sie alle anwesenden Sch ler erfasst haben verlassen Sie das Fenster durch einen Klick auf Schlie en Sie gelangen daraufhin wieder zur ck in das Fenster Anwesenheit am theoretischen Unterricht verwalten 6 5 Sch lerkonto Durch diesen Programmbereich erhalten Sie einen berblick ber die von einem bestimmten Fahrsch ler in Anspruch genommenen Leistungen sowie die von ihm geleisteten Zahlungen Sie erreichen das Fenster zur Anzeige von Sch lerkonten siehe Abbildung 82 indem Sie im Hauptmen die Schaltfl che Sch lerkonto ausw hlen Sch ler Code Einzelanzeige Summenanzeige Unterlagen HONA z Datum min Leistung Klasse Preis Datum Buchungstext Art Betrag Sch ler 10 02 03 Lehrmaterial B BE 300 00 Hoffmann Nadine 10 02 03 Grundbetrag B BE 45 00 Sch ler Nr 12 03 03 45 bungsstunde i B 25 00 200171 04 04 03 90 bungsstunde i B 50 00 13 04 03 90 Ubungsstunde i B 50 00 Telefonnummer 14 05 03 45 Autobahnfahrt B 30 00 Beantragte Klasse B BE Anmeldedatum 10 02 2003 Ausbildungsstatus Theoretische Pr fung bestar STYA Nr Datum Neu L schen Quittung Neu L schen Stammfahrlehrer Manfred Muster Pr fungen Theo Unterrichte Theo Unt
185. trahiert Benutzerhandbuch 78 Das Tagesgesch ft InTec Fahrschulsystem W hlen Sie also zun chst die zu l schende Leistung aus der Liste aus und klicken Sie dann auf L schen Sie werden daraufhin gefragt ob Sie die entsprechende Leistung tats chlich l schen m chten Beantworten Sie diese Frage mit JA durch Anklicken von im Fragefenster so wird die Leistung endg ltig aus dem Datenbestand gel scht Klicken Sie auf im Fragefenster um die L sch Operation nicht durchzuf hren 6 3 4 Drucken Durch Klicken auf die Schaltfl che gelangen Sie in das Fenster Drucken Es werden Ihnen jedoch nur Kategorien und Unterkategorien angeboten die thematisch mit Leistungen zusammenh ngen also zum Beispiel Dokumente wie Ausbildungs bescheinigungen oder Tagesnachweise Wenn Sie das Fenster Drucken durch einen Klick auf Schlie en verlassen befinden Sie sich wieder im Fenster Leistungen verwalten 6 3 5 Anzeige der Leistungen ndern Im oberen Bereich des Fensters Leistungen verwalten siehe Abbildung 77 haben Sie die M glichkeit einen Filter f r die anzuzeigenden Leistungen zu erstellen Hier kann zum Beispiel ein vordefinierter Zeitbereich ausgew hlt werden oder wenn nur Leistungen eines bestimmten Fahrlehrers angezeigt werden sollen der entsprechende Fahrlehrer ausgew hlt werden Es k nnen beliebige Kriterien miteinander kombiniert werden Wenn Sie einen sehr gro en Zeitraum f
186. ts chlich l schen m chten Beantworten Sie diese Frage mit Ja durch Klicken auf im Fragefenster dann wird der dargestellte Fahrsch ler unwiderruflich aus dem Datenbestand gel scht Klicken Sie auf im Fragefenster um die L sch Operation nicht durchzuf hren und den Fahrsch ler weiterhin im Datenbestand zu f hren e Wenn Sie einen Sch ler l schen m chten auf den noch Verweise existieren d h der Sch ler steht beispielsweise in der Anwesenheitsliste eines theoretischen Unterrichtes so werden Sie gefragt ob alle entsprechenden Verweise gel scht werden sollen Wenn Sie diese Frage mit Ja beantworten werden alle Daten die mit diesem Sch ler in Verbindung stehen unwiderruflich gel scht 6 2 Die Sch ler Schnellsuche Alle Fahrlehrer und Fahrsch ler erhalten bei ihrer Erfassung automatisch ein vierstelliges K rzel zugewiesen ber dieses K rzel k nnen Sie die betreffende Person sp ter sehr einfach und schnell wieder ausw hlen Benutzerhandbuch 74 Das Tagesgesch ft InTec Fahrschulsystem Immer wenn Sie einen Sch ler ausw hlen m ssen z B bei der Eingabe von Leistungen und Zahlungen oder bei der Erfassung der Anwesenheitsliste f r den theoretischen Unterricht k nnen Sie ber die Tastenkombination lt STRG gt F2 das so genannte Schnellsuchfenster siehe Abbildung 76 aufrufen In diesem Fenster haben Sie die M glichkeit einen Sch ler anhand seines Namens oder seiner Sch lernummer zu finden Sch
187. tunde zu erfassen geben Sie die ben tigten Daten wie Datum Uhrzeit Fahrlehrer Sch ler und die Klasse in die entsprechenden Felder ein und klicken Sie auf OK _ M chten Sie die Angaben verwerfen und nicht speichern klicken Sie auf Abbrechen 6 10 Fahrtenbuch Mit Hilfe des Programmbereichs Fahrtenbuch k nnen Sie f r jedes Ihrer Fahrzeuge ein gesondertes Fahrtenbuch f hren und ausdrucken lassen siehe Abbildung 92 Benutzerhandbuch 93 Das Tagesgesch ft InTec Fahrschulsystem Fahrtenbuch verwalten Anzeige Diese woche z Fahrzeug lle r gefahrene Kilometer 70 km Von 14 11 2005 Bis 20 11 2005 Fahrlehrer lle M Datum Zeit Fahrzeug Km Stand Art Zweck der Fahrt Zielort Fahrer 18 11 05 10 00 12 00 1 MU 4B123 33330 33400 gesch ftlich Fahrstunde Musterstadt Hinzuf gen Bearbeiten L schen Drucken Schliessen lt F1 gt Hilfe rum 2m E en PR U Oi Abbildung 92 Fahrtenbuch In der Mitte des Bildschirms erhalten Sie die Informationen der einzelnen Fahrten Wenn Sie die Fahrten nur von einem bestimmten Fahrzeug in einem bestimmten Zeitraum oder von einem Fahrlehrer sehen m chten k nnen Sie die Anzeige auch einschr nken Zum Erfassen eines neuen Fahrtenbucheintrags klicken Sie auf Hinzuf gen zum Bearbeiten und L schen bereits bestehender Eintr ge w hlen Sie diese aus der Liste an und klicken auf die entsprechende Schaltfl che 6 10 1 Fahrtenbucheintrag erstellen Wen
188. uer SL OK X Abbrechen lt Fis Hilfe Abbildung 39 Neue Buchhaltungskategorie erfassen 5 11 Texte einrichten Im Fenster Texte k nnen Sie verschiedene Standardtexte die in den einzelnen Programmbereichen verwendet werden hinterlegen Hierzu geh ren z B die auf Rechnungen und Mahnungen erscheinenden Texte aber auch die Festlegung des Briefkopfes Dieses Fenster funktioniert nach dem Prinzip eines Karteikastens der Ihnen Karteikarten zur Verf gung stellt die Sie einzeln bearbeiten k nnen Um eine solche Karteikarte innerhalb des Fensters zu bearbeiten holen Sie diese nach vorne indem Sie auf die entsprechende Lasche am oberen Fensterrand klicken Sie k nnen nun auf der in den Vordergrund geholten Karteikarte Eingaben in den einzelnen Feldern vornehmen Die in diesem Fenster vorhandenen Karteikarten werden im folgenden kurz erl utert Die Karteikarte Briefkopf Auf dieser Karteikarte k nnen Sie das Aussehen Ihres Briefkopfes festlegen siehe Abbildung 40 Wenn Sie das Fahrschullogo als Grafikdatei vorliegen haben k nnen Sie es durch Klicken auf den bisher sichtbaren Briefkopf oben rechts auf der Karteikarte ausw hlen Es erscheint ein Fenster zum ffnen von Dateien dort k nnen Sie eine selbst erstellte Bilddatei ausw hlen und in das Programm einbinden Wenn die Bilddatei erfolgreich geladen werden konnte wird das Logo direkt in dem Bereich angezeigt Ihr Logo sollte damit es korrekt als Briefk
189. uptmen O Einstellungen Auslagern BEER s Reparieren Log Datei sichern Replikationsmanager Formularansicht Abbildung 121 ifas Werkzeuge Benutzerhandbuch 128 ifas Werkzeuge InTec Fahrschulsystem 11 2 Datensicherung erstellen Hier haben Sie die M glichkeit eine Sicherung der Daten auf einen beliebigen Datentr ger anzufertigen Die Grundeinstellungen f r das Erstellen von Datensicherungen kann durch Klicken auf die Schaltfl che vorgenommen werden In dem folgenden Fenster siehe Abbildung 122 k nnen sie einstellen ob i as die Datenbank vor dem Sichern z B Festplatte komprimieren sprich verkleinern soll oder nicht Wir empfehlen die Komprimierung einzuschalten da Sie besonders bei Sicherungen auf Diskette viel Platz sparen k nnen und so anstatt beispielsweise 4 Disketten nur noch eine ben tigen Einstellungen Datensicherung Datensicherung komprimieren mit integriertem Packprogramm Ti OK X Abbrechen Abbildung 122 Datensicherung Einstellungen Um nun eine Datensicherung anzufertigen klicken Sie im Hauptmen auf die Schaltfl che Daten sichern In dem sich nun ffnenden Fenster siehe Abbildung 123 wird Ihnen angezeigt ob die Komprimierung aktiviert ist wohin die Datensicherung gespeichert werden soll und wie viele Disketten Sie ben tigen Zus tzlich k nnen Sie w hlen ob Sie Ihre aktuellen Daten oder schon ausgelagerte Sch ler d h die zugeh rigen Sch lerjo
190. urnale falls vorhanden sichern wollen Datensicherung erstellen Komprimierung ist deaktiviert Ziel A W hlen Sie die zu sichernde Datei aus X Abbrechen Daten sichern ifasdat mdb C Joumal sichem Ben tigte Disketten 3 Abbildung 123 Datensicherung erstellen Standardm ig ist das Laufwerk A Diskettenlaufwerk als Ziellaufwerk angegeben Benutzerhandbuch 129 ifas Werkzeuge InTec Fahrschulsystem Falls Sie Ihre Datensicherung auf Diskette sichern m chten vergewissern Sie sich dass Sie 1 gen gend formatierte bzw leere Disketten zur Verf gung haben und 2 dass diese Disketten nicht defekt sind Disketten formatieren k nnen Sie im Hauptmen das berpr fen der Disketten k nnen Sie mit dem Windows Programm Scandisk welches mit Windows ausgeliefert wird durchf hren Bei Standardinstallationen von Windows finden Sie Scandisk im Startmen unter Start gt Alle Programme gt Zubeh r gt Systemprogramme Sollten Sie Ihre Datensicherung jedoch auf einem anderen Laufwerk speichern wollen klicken Sie trotzdem auch ohne eine Diskette im Laufwerk zu haben auf OK Haben Sie keine Diskette in Ihrem Laufwerk erscheint folgende Meldung siehe Abbildung 124 Datentr ger einlegen Abbrechen Abbildung 124 Datensicherung Fehlermeldung Klicken Sie jetzt auf Abbrechen um ein anderes Laufwerk als Ziellaufwerk ausw hlen zu k nnen Es wird Ihnen nun das Windows Dateifenster siehe Abbildu
191. w hlt siehe Abbildung 4 Es kann zwischen den folgenden M glichkeiten gew hlt werden Komponente Beschreibung Vollst ndige Installation Es werden ifas und ifas Werkzeuge installiert Kompakte Installation Es wird nur ifas installiert Benutzerdefinierte Installation Im nachfolgenden Fenster k nnen die einzelnen Programmteile separat zur Installation ausgew hlt werden siehe Abbildung 5 Benutzerhandbuch 6 Einleitung InTec Fahrschulsystem 16 Setup InTec Fahrschulsystem Komponenten ausw hlen welche Komponenten sollen installiert werden w hlen Sie die Komponenten aus die Sie installieren m chten Klicken Sie auf Weiter wenn sie bereit sind fortzufahren Vollst ndige Installation Vollst ndige Installation Kompakte Installation Benutzerdefinierte Installation Abbildung 4 Auswahl der zu installierenden Komponenten i6 Setup InTec Fahrschulsystem Komponenten ausw hlen welche Komponenten sollen installiert werden w hlen Sie die Komponenten aus die Sie installieren m chten Klicken Sie auf weiter wenn sie bereit sind fortzufahren Benutzerdefinierte Installation InTec Fahrschulsystem ifas Werkzeuge Die aktuelle Auswahl erfordert min 52 2 MB Speicherplatz Abbildung 5 Auswahl einzelner Komponenten Bevor der eigentliche Installationsprozess gestartet wird werden alle vorgenommenen Einstellungen noch einmal in der Zusammenfassung zur berpr fung angezeigt s
192. zu l schende Dokument zuvor in der Liste der bereits bestehenden Dokumente auszuw hlen Ist in dieser Liste kein Dokument ausgew hlt und Sie klicken auf die L schen Schaltfl che so erhalten Sie eine entsprechende Meldung W hlen Sie also zun chst das zu l schende Dokument aus der Liste aus und klicken Sie dann auf die L schen Schaltfl che Sie werden daraufhin gefragt ob Sie das entsprechende Dokument tats chlich l schen m chten Beantworten Sie diese Frage mit JA durch Anklicken der Ja Schaltfl che im Fragefenster so wird das Dokument endg ltig aus dem Datenbestand gel scht Klicken Sie auf die Nein Schaltfl che im Fragefenster um die L sch Operation nicht durchzuf hren 10 1 4 Drucken von Dokumenten Durch Klicken auf gelangen Sie in das Fenster Drucken Es werden Ihnen jedoch nur Kategorien und Unterkategorien angeboten die thematisch mit der Textverarbeitung zusammenh ngen Wenn Sie das Fenster Drucken durch Klicken auf die Schlie en Schaltfl che verlassen befinden Sie sich wieder im Fenster Texte verwalten 10 1 5 Adressbuch Klicken Sie auf Adressbuch um das in as integrierte Adressbuch zu ffnen Hier k nnen Sie s mtliche Adressaten verwalten an die Sie Briefe geschickt haben bzw Benutzerhandbuch 125 Textverarbeitung InTec Fahrschulsystem schicken wollen Die Adressaten sind dabei in 5 Kategorien unterteilt siehe Abbildung 119 Unter Sch ler Teilnehmer und
193. zugeh rigen Benutzernamen eingegeben werden muss Dies ist insbesondere dann sinnvoll wenn Sie verschiedene Berechtigungen f r die einzelnen Benutzer vergeben damit nicht jeder ijas Benutzer die gleichen Bearbeitungsrechte besitzt Es w re denkbar dass B roangestellte keinen Zugriff auf die Kassenb cher haben sollen oder keine Tagesnachweise erfassen k nnen Benutzerhandbuch 50 Fahrschule einrichten InTec Fahrschulsystem Um ein neues Passwort festzulegen siehe Abbildung 54 geben Sie das bisherige Passwort sowie das neue Passwort zur Sicherheit doppelt ein Das Passwort wird f r den aktuellen Benutzer also den Benutzer mit dem Sie sich beim Systemstart angemeldet haben festgelegt bzw ge ndert Damit das neue Passwort wirksam wird best tigen Sie die Eingabe ber die Schaltfl che OK Passw rter ndern Aktueller Benutzer ifas ACHTUNG 7 Stellen Sie sicher da Sie Altes Passwort K Ihr Passwort an einem sicheren Ort aufbewahren der nicht ffentlich zug nglich ist Wenn Sie Ihr ge ndertes Passwort vergessen k nnen Sie ifas nicht mehr starten X Abbrechen Abbildung 54 Passwort ndern Stimmen die beiden eingegebenen Passw rter berein m ssen Sie beim n chsten Starten von ifas nicht nur der Benutzernamen sondern auch das hier festgelegte Passwort eingeben Um ein Passwort f r einen anderen ifas Benutzer festzulegen m ssen das System verlassen werden indem im Hauptmen au

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