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Benutzerhandbuch - Bluework Solutions GmbH

1. Ex Art Tage 0 s bertrag 2005 Werfall Sconderuraub Bemerkung Schlie en Unter Art k nnen Sie die entsprechende Position ausw hlen Im Feld Tage erfassen Sie die Anzahl der Urlaubstage die hinzuaddiert oder abgezogen werden sollen Bitte beachten Sie dass bei Verfall die Anzahl der Tage ein negatives Vorzeichen erhalten muss Im Feld Bemerkung k nnen Sie jeden beliebigen Text erfassen Zum Beispiel den Grund des Sonderurlaubes oder jeglicher anderer Ver nderung Bu Schlie en Wenn Sie Ihre Eintragungen vorgenommen haben beenden Sie ber und Und ordnen wie gewohnt ber a Den Arbeitnehmer speichern die Ver nderungen dem Mitarbeiter zu Benutzerhandbuch Seite 21 3 7 Unproduktive Zeiten Die Maske zur Erfassung etwaiger unproduktiver Zeiten finden Sie unter Optionen beim Mitarbeiter unproduktive Zeiten bersicht Dauer Tage Art Bemerkung bezahlter Urlaub a Bis K Bemerkung Die Erfassungen in diese Maske haben lediglich informativen Charakter Sie haben keinerlei Einfluss auf irgendwelche Abrechnungen Die Erfassungen sind f r die Abrechnungen von Krankheit Urlaub etc nicht notwendig Diese Maske dient zum Abspeichern langfristig geplanter Urlaubszeiten Krankheiten oder anderer Ausf lle Die Erfassung erfolgt ber den unteren Teil der Maske Mit werden die entsprechenden Felder aktiviert Sie k nnen jetzt mittels Kalender
2. Ort N lrmberg Sie k nnen also frei entscheiden wie detailliert Sie ihre Datenbank aufbauen Da es sich beim Einsatzort um ein Suchkriterium handelt k nnen wir nur empfehlen diesen etwas grolsr umiger zu definieren Zum Beispiel kann eine Unterkunft in N rnberg Telefon 0911 I99342242 auch f r Mitarbeiter mit Fax 0911 98342343 Einsatz in Erlangen oder F rth 5 interessant sein Stra e Postweg Er Deutschland Einsatzort A aum N mberg Ansprechpartner Frau Schmidt mas 4 Betten Bemerkung 11 0 Dokumente und Listen Unter Extras gt Dokumente finden Sie noch weitere verschiedene Dokumente und bersichten Liste aller aktuellen Arbeitnehmer Liste aller neuen Arbeitnehmer Liste aller ausgezahlten Abschl ge Liste aller fehlender AUY Abschlagliste Abhakliske OP Liste Euchungsliste Rechnungsbuch Statistik nach dem Arbeitnehmer berlassungsgesetz Diese Dokumente k nnen Sie jeweils durch einen Klick ffnen Einige bersichten fragen dann in einer entsprechenden Maske die Eingabe eines Zeitraums ab Geben Sie diesen entsprechend ein und best tigen sie mit OK Die Liste aller fehlenden AUV k nnen Sie sich mit Klick auf das Excel Symbol oben links nach Excel exportieren und dort weiter bearbeiten oder ausdrucken Die Liste aller ausgezahlter Abschl ge beinhaltet nur die Bar Auszahlungen und dient zum Abgleich mit dem Kassenbuch Zum Erstell
3. E Mail auszuw hlende Funktion kann bei Bedarf im Admin Tool noch Bemerkung zus tzlich hinterlegt werden Mit Speichern wird dann der Geburtsdatum Ej Datensatz oder die Ver nderung ins System bernommen Speichem 2 4 Kontakte In dieser Maske k nnen alle Kundentermine und kontakte gespeichert bzw angesehen werden Die Erfassung oder Bearbeitung erfolgt in der Kontaktmaske ffnet sich nach Klick db 3 auf oder 2 Das System setzt alsKontaktdatum immer das aktuelle Tagesdatum Dieses kann ber den Kalender Kaenderemiran beliebig ver ndert werden ber die Auswahlfelder Kontaktart und p Sur i ARE Ansprechpartner k nnen von ngawin be 1109208 11 2 entsprechende Daten bernommen a werden Durch Markierung des Feldes Arbeitnehmer kann der Vi Kud V Ansprechpartner entsprechende bernommen werden Betreff Der Termin Kontakt erscheint somit ebenfalls in der Arbeitnehmermaske In den Feldern Betreff und Bemerkung Bemerkung kann jeder beliebige Text sprich das Ergebnis des Kontaktes bzw Grund des Termins erfasst werden Uber das Feld bernehmen wird automatisch eine Viedervorlage erfasst welche mittels Kalender und Uhrzeit entsprechend angepasst werden kann Benutzerhandbuch Seite 7 Diese Wiedervorlage steht dann in der Kundensuchmaske f r Selektionen zur Verf gung und kann mittels Klick auf S in Ihr Outlook als Erinnerungsfunktion expor
4. Mit dem vorab beschriebenen Prozedere k nnen Sie einem Auftrag nun beliebig viele Mitarbeiter zuordnen 4 4 Auftragsdokumente Eine weitere wichtige Funktion unter der Rubrik Auftrag ist der Dokumentendruck Dokumente p Bevor Sie ein Dokument erstellen AES m h nnen m ssen Sie in der Arbeitnehmerliste der Auftragsmaske das Kontrollk stchen vor dem betreffenden Arbeitnehmer aktivieren Nun w hlen Sie das oder die gew nschten Dokumente aus und starten die Ansicht mit 2 oder den Druck mit Sie k nnen selbstverst ndlich auch aus der Ansichtsfunktion mit dem herk mmlichen Word Befehlen drucken Arbeitnehmeruberlassungsrahmerertrag FPersonalbedarfsbogen Arbeitsplatzbegehung Kunden Debitoreninformation Einsatzzettel usatzvwereinbarung Zulagen b bi hbib Alle Benutzerhandbuch Seite 34 5 0 T tigkeitsnachweise Stundenscheine Wenn Ihr Mitarbeiter nun zum Kunden arbeiten geht erh lt er am Ende der Woche einen unterschriebenen Stundenschein Ihre Aufgabe besteht nun darin aus diesen Stundenschein zum einen eine Rechnung an den Kunden und zum anderen Lohndaten f r Ihren Mitarbeiter zu erstellen Hierzu steht Ihnen diese Maske zur Verf gung Zwingende Voraussetzung f r die Erfassung und Verarbeitung von Stundenscheinen ist 1 Die vollst ndige Erfassung des betreffenden Mitarbeiters mit allen Vertragsdaten und f r den Zeitraum vorgesehenen Zulagen und Erstattungen 2 Die ordnungsgem
5. bekannten Ort abgespeichert sein ber den Button be k nnen Sie dann das Dokument suchen und durch den Befehl ffnen importieren Die Dokumente werden aus dem Ordner verschoben nicht nur kopiert Sie k nnen diese Dokumente jederzeit ber 1 einsehen ausdrucken oder per E Mail verschicken Mit dem Button S werden die markierten Dokumente ohne vorher an zu schauen ausgedruckt Diese Verfahrensweise ist jedoch nicht ratsam da man vorm Ausdruck immer noch einmal pr fen sollte ob die hinterlegte Vorlage auch den Erfordernissen der aktuellen Arbeitsaufgabe gerecht wird Mit dem Button schlie en Sie die Dokumentenmaske und k nnen anderer Stelle weiter arbeiten Benutzerhandbuch Seite 26 3 12 Monats bersicht Unter Optionen in der Mitarbeiteransicht finden Sie auch die Monats bersicht Monats bersicht August 2008 h El Speichern oh Kalender Drucken Schlie en 60 00 Mittwoch Montag Dienstag 04 08 2008 06 06 2008 D 05 08 2008 0 i L Donnerstag 07 08 2008 0 Normal o 13 w Hormat pilloa mE Freitag 01 08 2008 o 08 08 2008 o we samstag 02 08 2008 Kine w 09 08 2008 0 L en Moma oma Fj SBonnt ag 03 08 2008 1 at Normal 10 08 2008 Mormal 11 08 7008 17 08 2008 13 08 2008 14 08 7008 15 08 2008 16 08 2008 17 08 7008 ES 7 B 0 9 se 2 Kranklinbezahlt ul I Moma v Normal e 18 0
6. ausw hlen Diese m ssen allerdings erst ber das Administrationstool eingegeben bzw erg nzt werden Mit El speichern Wenn Sie alle erforderlichen Lebenslaufdaten gespeichert haben k nnen Sie ber das Drucksymbol amp ein Mitarbeiterprofil erstellen Danach schlie en Sie die Maske und mit Elfen Arbeitnehmer speichern ordnen Sie dem Mitarbeiter die Daten zu Benutzerhandbuch Seite 17 3 5 Zulagen VMA bernachtung und Fahrgeld Im Regelfall setzt sich die Verg tung eines Mitarbeiters neben dem Tariflohn aus weiteren verschiedenen Komponenten zusammen Das Programm bietet Ihnen die M glichkeit mit diesen weiteren Verg tungskomponenten sehr variabel zu arbeiten Es stehen Ihnen neben Ihren im Admintool angelegten Zulagen noch die nachfolgenden Reisekostenkomponenten zur Verf gung e VMA steuerfrei pauschal versteuert steuerpflichtig Verpflegungskostenmehraufwand kann unter bestimmten Voraussetzungen an den Mitarbeiter gezahlt werden e bernachtung steuerfrei pauschal versteuert steuerpflichtig hier ist die Erstattung der bernachtungskosten gemeint diese kann pauschal oder nach Beleg erfolgen e Fahrgeld steuerfrei pauschal versteuert steuerpflichtig hier ist die Erstattung der angefallenen Fahrkosten des Mitarbeiters gemeint auch diese kann nach Beleg oder pauschal erfolgen Alle diese Zahlungen k nnen Sie entweder an einen bestimmten Start bzw Endtermin oder einen bestimmten Eins
7. be y Wenn Sie mit der Maus direkt auf den Monat klicken k nnen sie 37 o0 29 dann einen anderen Monat ausw hlen Ein Klick auf das Jahr erm glicht ihnen dieses direkt per Eintragung anzupassen Heute 19 11 2006 Benutzerhandbuch Seite 4 2 0 Kundenverwaltung Kundenwerwaltung Kunde suchen Kunden Nr Firma PLZ Bereich Ort Branche Arbeitnehmer Disponent Angebot Niederlassung Hauptniederassung ka E Termine vor 16 07 2013 bis 16 07 2013 Status O interessent W aktiv E ex Ergebnisse Fima m Ar Kunde erzeugen Kunde anzeigen bearbeiten T Kunde l schen Listen Fortschritt 2 1 Kundensuchmaske In dieser Suchmaske kann nach Kunden Interessenten und Ex Kunden gesucht werden Die Selektion ist nach den verschiedensten Kriterien m glich Die verschiedenen Suchkriterien k nnen miteinander kombiniert werden Als Vorgaben sind Namensteile ausreichend Sucht man beispielsweise die Firma Metallbau XYZ reicht die Eingabe Metall unter Firmenname Jetzt werden alle Firmen selektiert in deren Name das Wort Metall vorkommt mit dieser Schaltfl che wird die Suche nun aktiviert und das Ergebnis wird in der Ergebnistabelle angezeigt Mit einem Doppelklick auf ein Suchergebnis gelangt in die entsprechende Detailansicht mit dieser Schaltfl che werden die eingestellten Suchkriterien zur ck gesetzt und die Ergebnistabelle wird geleert Zum Anlegen eines neuen Kunden klick
8. e Eintragung der Kundendaten inklusive Buchhaltungsdaten und eventuelle Zuschl ge 3 Die Anlage eines Auftrages f r den entsprechenden Zeitraum und die Zuordnung des Mitarbeiters Sollten Sie in einem dieser Punkte nicht sicher sein lesen Sie bitte vorab in den entsprechenden Abschnitten nach und berpr fen Sie Ihre Eingaben Verwaltung von T tigkeitsnachweisen db neuen TN erzeugen S einen TN laden E aktuellen TN speichern E Schlie en TN Datum 03 10 2006 TN Nummer Auftrag 5 7 Preis 19 50 Montag Dienstag Arbeitnehmer lbert Max 520 Mittwoch Donnerstag 02 10 2006 3 Oktober 0 0 Zuschl ge C Nachtschicht C Dauemachtschicht C Schicht _ Feiertag _ FreieEingabe Zuschl ge C Nachtschicht C Dauemachtschicht C Schicht _ Feiertag C FreieEingabe Zuschl ge Zulagen f r den Arbeitnehmer Stunden j Normalka Normallohn Zulagen einsatzbezogene Zulage Zuschl ge Nachtschicht Dauemachtschicht Schicht Samstag Sonntag Feiertag Freie Eingabe Tariflohn 04 10 2006 0 i Zuschl ge C Nachtschicht C Dauemachtschicht _ Schicht _ Feiertag _ FreieEingabe Satz 0 5 pro Stunde 05 10 2006 0 Zuschl ge _ Nachtschicht C Dauemachtschicht C Schicht _ Feiertag C FreieEingabe Gesamt 0 00 v Kunde 5 gewerk Emil Holzbrett 182 Freitag Samstag 06 10 2006 07 10 200
9. Maske den entsprechenden Resturlaub des Mitarbeiters Resturlaubsanspruch 3 angezeigt Mittels der Pfeiltasten k nnen Sie festlegen wie viele Tage davon abgegolten werden sollen im Regelfall alle Jetzt m ssen Sie nur noch festlegen nach welchem Modus die entsprechende Stundenanzahl berechnet werden soll Entscheiden Sie sich hierbei f r die freie Eingabe so ist darauf zu achten dass Sie im Feld abzugeltende Stunden die Gesamtstunden eingeben und nicht etwa die Stunden pro Abbruch bernehmen Urlaubstag Mit werden die Stunden dann in die Lohnrechnung weitergegeben und mit dem Tariflohn des Mitarbeiters abgerechnet ber den Button Pielke annala kennen Sie f r die eingegebene Woche Fahrgeld VMA bernachtung und oder gefahrene km eintragen abzugeltende Tage 0 B abzugeltende Stunden E Reisekosten Mit Klick auf Berechnen werden die hinterlegten Reisekosten f r den entsprechenden Fahrgeld 5 5 uu Zeitraum berechnet VMA 00 4 ot 0 0 und vorgeschlagen bemachtung Schlie en bernehmen Die Betr ge k nnen manuell eingegeben bzw ge ndert werden Mit werden die eingegebenen Betr ge gespeichert Wenn Sie nun alle Eingaben in der Monats bersicht des Mitarbeiters abgeschlossen haben schlie en verlassen speichern Sie mit El speichern ab und k nnen die Monats berschicht mit Bitte beachten Sie dass f r einen Monat in dem der Lohnlauf bereits durchgef hr
10. Nachtschicht i Sonntag D auemachtschicht p Feiertag Schicht j Variabel Samstag Sonntag Feiert g Freie Eingabe Als n chsten Schritt w hlen Sie im Feld ARBEITNEHMER den betreffenden Mitarbeiter aus Jetzt stehen Ihnen im Feld KUNDE die Auftr ge des Mitarbeiters f r die zu erfassende Woche zur Verf gung W hlen Sie bitte auch hier den gew nschten aus Nach Ihrer Auswahl zeigt Ihnen das System die entsprechende Auftragsnummer und den entsprechenden Preis laut Auftrag an Wenn diese Angaben korrekt sind k nnen Sie nun mit der Erfassung der Stunden beginnen Vorab kurz noch ein Hinweis zum Feld ABTEILUNG Als Standard ist hier immer eine Null eingestellt Sollten Sie einen Kunden haben der mehrere Mitarbeiter von Ihnen in verschiedenen Abteilungen eingesetzt hat so ist es m glich dass der Kunde f r jede Abteilung eine separate Rechnung gestellt haben m chte Sie brauchen nun nur jeder Abteilung eine Abteilungskennzahl zuordnen und diese in den entsprechenden T tigkeitsnachweisen zu hinterlegen Daraufhin stellt dann das System f r jede Abteilung eine separate Rechnung Wenn Sie diese Trennung nach Abteilungen nicht vornehmen werden alle erfassten TN dem Kunden in einer Rechnung berechnet Nun k nnen Sie mit der Eingabe der gearbeiteten Stunden in die t glich daf r vorgesehenen Felder beginnen Bitte geben Sie hier alle gearbeiteten Stunden ein unabh ngig davon ob Stunden auf das berstundenkonto gebucht werden
11. Sie k nnen in dieser Maske keine Ver nderungen am berstundenkontd vornehmen Der Zugang und Abgang vo Mehrarbeitsstunden kann ausschlie lich i T tigkeitsnachweis oder in de Monats bersicht eingegeben werden Mit dem Excel Button haben Sie die M glichkeit die Kontodaten nach Excel zu exportieren und zur weiteren Verwendung zu bearbeiten oder zu drucken BauMeier GmbH Elektro Huber Elektra Huber Elektro Schmidt GmbH Elektro Schmidt GmbH 29 09 2006 05 09 2005 18 08 2006 01 05 2006 04 08 2006 22 09 2006 05 10 2006 14 03 2005 24 09 2005 07 09 2006 10 08 2006 20 09 2006 Schlosserei Faber amp Sobr Dauer T age T atigkeit Schlosser Elektriker Elektriker Elektriker Schlosserhelfer verlegen der Kabel Ebenfalls unter Optionen beim Mitarbeiter finden Sie die Maske Eins tze beim Kunden Auch diese Tabelle hat nur informativen Charakter Sie wird automatisch vom System beim Anlegen von Auftr gen gef llt Sie k nnen hier die wesentlichsten Einsatzdaten der Mitarbeiter ansehen und ber w in eine Exceltabelle exportieren Wie in allen Tabellen stehen Ihnen hier die Sortierfunktionen ber die Spaltenk pfe zur Verf gung Benutzerhandbuch Seite 23 3 10 Abschl ge Eine sehr wichtige Option die Ihnen unter der Mitarbeitermaske zur Verf gung steht ist die Option Abschl ge bersicht der Abschl gz hlungen Betrag Auszahlung Bemerkung era
12. Skonto 0 H E Gutschriften 50 00 bisherige Zahlung 000E Zahlbetrag oo Zahlungsdatum 10 12 2006 akzept Abzug U ungerechttertigter Abzug 0 00 Bisherige Zahlungen loschen Abbruch Nun geben Sie den Zahlbetrag des Kunden in das entsprechende Feld ein und best tigen mit Speichern Wenn mit dem Zahlungseingang die Rechnung nun vollst ndig bezahlt ist wird diese Rechnung als bezahlt verbucht und erscheint nicht mehr in der OP Liste Liegt jedoch zwischen dem Zahlungseingang und dem noch offenen Rechnungsbetrag eine Differenz werden Sie durch den Buchungsassistenten darauf hingewiesen Als erstes wird dann gepr ft ob dem Kunden laut ihren Eingaben ggf Skonto gew hrt werden kann Abb 1 Die Verbuchung des Skontobetrages k nnen Sie nun mit Ja oder Nein beantworten Sollte danach die Rechnung immer noch nicht ausgeglichen sein werden Sie vom System gefragt wie die Differenz weiter verbucht werden soll Abb 2 Wenn Sie sich f r akzeptierter Abzug entscheiden wird die Rechnung als bezahlt verbucht und der Abzug wird entsprechend in der Buchungsliste EXTRAS gt DOKUMENTE ausgewiesen Entscheiden Sie sich jedoch f r ungerechtfertigter Abzug bleibt die Rechnung weiter im Status offen und wird weiter angemahnt Auch der ungerechtfertigte Abzug wird der Buchungsliste entsprechend ausgewiesen Mit OK best tigen Sie nun entsprechend ihre Auswahl Benutzerhandbuch Seit
13. an diesem Tag gearbeiteten Stunden Die Erfassung dieser Stunden erfolgt ausschlie lich ber einen T tigkeitsnachweis Mit einem Doppelklick auf die Kalenderwoche k nnen Sie sich den die entsprechenden T tigkeitsnachweis e ansehen Ob Sie diese in dieser Ansicht bearbeiten k nnen ist jedoch davon abh ngig ob bereits die Rechnung erstellt ist bzw der Lohn verarbeitet worden ist Seite 27 Benutzerhandbuch 23 10 2006 Istein Tag noch nicht mit Arbeitsstunden belegt dann haben Sie die 0 M glichkeit ber das Auswahlfeld diesem Tag bzw dem Mitarbeiter f r TF diesen Tag unproduktive Zeiten zuzuordnen Das System schl gt Ihnen arms wt i n Feen dann je nach Ihrer Voreinstellung f r diesen Tag eine entsprechende KeinEinsatz Menge an Stunden vor Sie haben nun noch die M glichkeit diese Anzahl Krank im Stundenfeld manuell ab zu ndern Die Berechnung der unproduktiven a Zeiten erfolgt anhand ihrer Voreinstellungen im Admintool Urlaub UrlaubUnbezahlt Freizeitausgleich 3 12 1 Zulagen f r unproduktive Zeiten Im unteren Teil der Maske Monats bersicht werden Ihnen die Zulagen f r die entsprechenden unproduktiven Zeiten angezeigt 30 10 2006 31 10 2006 7 Zulagen 44 Urlaub i Fl Bezeichnung Satz Stunden Summe 3 12 2 Urlaubsabgeltung Abrechnung berstundenkonto Neben den bisher erl uterten M glichkeiten stehen Ihnen in der Monats bersicht noch zwei Funktionen zur Ve
14. den Zeitraum eintragen ber das Feld Art die Art des Ausfalls definieren und im Feld Bemerkung nur einen Hinweistext eingeben Mit speichern Sie Ihre Eintragung in der Tabelle ab Mit dem Button K k nnen Sie eine vorher in der Tabelle markierte Spalte wieder bearbeiten oder mit W aus der Tabelle l schen Wenn Sie Ihre Eintragungen vorgenommen haben beenden Sie ber und Schie en Und ordnen wie gewohnt ber Den Arbeitnehmer speichern die Ver nderungen dem Mitarbeiter zu Die Tabelleneintr ge werden Ihnen unter Extras gt bersicht gt Auftragsschnell bersicht bzw Status bersicht als Dispositionshilfe neben den aktuellen Auftr gen f r den Zeitraum der n chsten zwei Wochen mit angezeigt Benutzerhandbuch Seite 22 3 8 berstunden Mehrarbeitsstunden Eine weitere Option unter Mitarbeiter ist die bersicht des berstundenkontos bersicht der berstunden Datum TN Stunden Typ MU a e a i aia an 10 09 2006 10002 16 Zugang 17 09 2006 10003 o Zugang 24 09 2006 10005 14 Zugang 08 10 2006 10007 16 Zugang 15 10 2006 10008 5 Zugang 22 10 2006 0 14 Abgang Freizeit Summe Stunden 56 3 9 Eins tze beim Kunden bersicht der bisherigen Kundeneins tze Diese bersicht hat einen rein informativen Charakter Sie k nnen hier erkennen wann etwaige Mehrarbeitsstunden geleistet wurden bzw wann sie bezahlt oder abgefeiert wurden
15. ndig Bezahlt akzeptierter Abzug Ergebnisse Zusatz Bruttobetrag amp Fa llg am 01 12 2006 20 00 07 12 2006 1152 5agewerk Emil Holzbrett Leeren Sie haben in dieser Maske die M glichkeit bereits vorhandene Rechnungen und Gutschriften nach Kriterien wie Rechnungsnummer Kunde Zeitraum oder Status zu selektieren Die einzelnen Kriterien sind kombinierbar Mit Suchen starten Sie die Selektion und in der Ergebnisliste werden Ihnen die einzelnen Dokumente angezeigt Durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile ffnen Sie das Dokument in der Detailansicht Mit der rechten Maustaste k nnen Sie ein Kontextmenu f r weitere Bearbeitungsschritte ffnen Dazu jedoch sp ter im Einzelnen Benutzerhandbuch Seite 43 7 1 Rechnungserstellung Wenn Sie f r ihre Mitarbeiter T tigkeitsnachweise erfasst haben k nnen Sie nun die entsprechenden Rechnungen an Ihre Kunden erstellen Mit dem Button Rechnungserstellung Das Yerarbeiten offener TN s ist reversibel ffnen Sie die folgende Maske Rechnungserstellung Auftrag Kostenstelle 5113 Elektro Schmidt GmbH Auftrag Kostenstelle 5113 HBY Metall GmbH Auftrag Kostenstelle 5113 Heizung amp Sanit r GmbH Auftrag Kostenstelle 5113 Sie k nnen nun in dieser Maske mittels der Kontrollk stchen gezielt ausw hlen welche Rechnungen Sie erstellen m chten Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben k nnen Sie mit Vor
16. noch nicht ausreichen k nnen Sie noch das Ergebnis in das Programm Microsoft Excel exportieren und dort zu Diagrammen oder Datenbl ttern weiter verarbeiten Hierzu klicken Sie links oben auf Ei Mit einem Klick auf k nnen sie ihre Arbeit im Controllingmodul beenden Benutzerhandbuch Seite 50 10 0 Unterk nfte Sollten Ihre Mitarbeiter h ufig in Montageeins tzen t tig sein ist es sicherlich f r Sie sinnvoll eine Unterkunftsdatenbank aufzubauen Die Voraussetzung daf r finden Sie unter dem Modul Unterk nfte Unterk nfte am Einsatzort BAR Wie in allen Auswahlmasken k nnen Sie hier nach Eine neue Unterkunft aufnehmen entsprechenden Krite rien sreske f w suchen und in der Ergebnis tabelle nach diesen sortieren In die entsprechende Detail SEELE ansicht gelangen Sie wieder Name Einsatzort Bemerkung Fension ur Fost Nurmberg mas 4 Betten mittels Doppelklick auf zulen Zum L wen M nchen bis 12 Betten der Ergebnisse Unter dem Button Einen neue Unterkunft aufnehmen gelangen Sie in eine leere Detailmaske die sie nun ausf llen k nnen Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf ein Ergebnis klicken gelangen Sie in ein Kontextmenu welches Ihnen erm glicht gespeicherte Unterk nfte wieder zu l schen Unterkunft In dieser Detailmaske k nnen Sie nun alle Daten zur eteki Pension Zur Post entsprechenden Unterkunft erfassen Wir haben hier keine Pflichtdaten hinterlegt PLZ
17. werden soll Anschlie end k nnen Sie w hlen zwischen Lohn Vorschau und Lohn erstellen In der Lohnvorschau haben Sie noch einmal die M glichkeit zu pr fen und gegebenenfalls Fehler zu korrigieren Entspricht alles Ihren Vorstellungen klicken Sie auf Lohn erstellen Nun k nnen Sie anhand des unteren Balkens den Fortschritt der Verarbeitung verfolgen Nach erfolgter Verarbeitung werden die entsprechenden Lohndatenbl tter ge ffnet Diese k nnen Sie nun ausdrucken und an Ihr Lohnb ro weiter geben Bitte beachten Sie dass die Lohnerstellung nur einmal monatlich durchgef hrt werden darf Das hei t Sie sollten die Lohnverarbeitung erst starten wenn sie alle T tigkeitsnachweise erfasst haben alle unproduktive Zeiten zugeordnet haben und alle Abschl ge der Mitarbeiter im System erfasst sind Sollten Sie einen T tigkeitsnachweis eines Mitarbeiters erst viel zu sp t erhalten k nnen Sie diesen auch nach der aktuellen Lohnerstellung erfassen Dieser T tigkeitsnachweis wird dann vom System automatisch im n chsten Monat mit ber cksichtigt Sollten Sie dennoch versehentlich einen Lohnlauf zu fr h gestartet haben setzten Sie sich bitte mit uns in Verbindung Wir k nnen dann ggf diesen Fehler im Datensystem noch korrigieren F r den Export von Lohndaten erhalten Sie je nach Schnittstelle eine gesonderte Beschreibung Benutzerhandbuch Seite 49 9 0 Controlling B Crossprofit E ER zo Auswerungszeitraum vo
18. 6 0 0 Zuschl ge C Nachtschicht Zuschl ge C Nachtschicht C Dauemachtschicht _ Schicht _ FreieEingabe C FreieEingabe v Abteilung EA Sonntag Gesamt 08 10 2006 EE 0 Zuschl ge C Nachtschicht C Dauemachtschicht C Schicht _ berstunden auf Konto 0 berstunden auszahlen C Sonntag o _ Feiertag Netto Be Abzug Zuschl ge die dem Kunden in Rechnung gestellt werden Art Stunden _Normallohn Normallohn Zuschl ge Nachtschicht Dauemachtschicht Schicht Samstag Sonntag Feiertag Yariabel _ FreieEingabe Gesamt Bas ssatz Satz 0 00 Wenn Sie nun mit der Erfassung beginnen w hlen Sie bitte als ersten im Kalender neben TN DATUM die Woche aus f r die Sie den Stundenschein erfassen m chten Im Kalender ist ein Klick auf ein Datum im Erfassungszeitraum ausreichend Nun klicken Sie auf amp neuen TN erzeugen Das System baut dann die entsprechende Woche in der Ansicht auf Sollte beim ffnen der TN MASKE bereits die richtige Woche in der Ansicht sein m ssen Sie Ihre Eingaben trotzdem mit Fr neuen TN erzeugen lassen beginnen und die Woche neu aufbauen Benutzerhandbuch Seite 35 Jetzt geben Sie in das Feld die Nummer Ihres T tigkeitsnachweises ein Sollten Ihre TN nicht Nummeriert sein dann k nnen Sie diese Eingabe einfach berspringen und das System vergibt selbstst ndig eine entsprechende TN NUMMER Verwaltung von T tieke
19. 6 2008 19 08 2008 20 08 2008 21 08 2008 22 08 2008 23 06 2008 24 08 2008 e e 8 8 4 0 ES 25 08 2008 26 08 2008 29 08 2008 30 08 2008 o 0 E mE Normal 27 08 2008 31 08 2008 mE EE 28 08 2008 LE T FIRE orria Normal J mE berstundenkanteo IBe und Abzuge Stand berstundenkante 7 00 berstundenkanto Uraubsabgelt Bezeichnung Stunden Summe Metto Be s bzug Diese Monats bersicht ben tigen Sie f r verschiedenste Aufgaben Jedoch vorab zu einigen Grundfunktionen In der oberen linken Ecke sehen Sie den Monat der aktuell angezeigt wird Sie k nnen mittels der Pfeiltasten neben der Monatsbezeichnung zwischen den verschiedenen Monaten wechseln Im linken Feld neben der entsprechenden Woche wird die aktuelle Kalenderwoche angezeigt und in dem wei en Feld darunter sind die Gesamtwochenstunden des Mitarbeiters dargestellt Unabh ngig davon ob die Stunden ausbezahlt werden Stunden auf das Gutstundenkonto geschrieben wurden oder ob es sich um unproduktive Zeiten handelt In den einzelnen Wochentagen wird Ihnen das entsprechende Datum ggf bundeseinheitliche Feiertage die Menge der Stunden pro Tag sowie die Art der entsprechenden Stunden angezeigt Wenn das Stundenfeld grau hinterlegt ist und Normal angezeigt wird 09 10 2006 so handelt es sich hier um einen Tag an dem der Mitarbeiter gearbeitet hat Die angezeigte Stundenzahl ist die Anzahl der
20. Benutzerhandbuch FACTOR Zeitarbeit 4 0 Inhaltsverzeichnis Abschnitt 1 0 Grundlegende Funktionen 2 0 Kundenverwaltung 2 1 Kundensuchmaske 2 2 Kunden anlagen 2 3 Ansprechpartner 2 4 Kontakte 2 5 Angebote Textdokumente 2 6 Alternative Rechnungsadresse 2 8 Zuschl ge beim Kunden 2 9 Offene Rechnungen anzeigen 3 0 Arbeitnehmerverwaltung 3 1 Suchmaske 3 2 Neuer Bewerber oder Mitarbeiter 3 3 Stammdaten 3 3 1 T tigkeitsschl ssel ermitteln 3 4 Lebenslauf Profil 3 5 Zulagen VMA bernachtung und Fahrgeld 3 6 Urlaub 3 7 Unproduktive Zeiten 3 8 berstunden Mehrarbeitsstunden 3 9 Eins tze beim Kunden 3 10 Abschl ge 3 11 Arbeitnehmerdokumente 3 12 Monats bersicht 3 12 1 Zulagen f r unproduktive Zeiten 3 12 2 Urlaubabgeltung Abrechnung berstundenkonto 3 13 F higkeiten 4 0 Der Auftrag 4 1 Auftragssuche 4 2 Auftrag anlegen 4 3 Arbeitnehmer im Auftrag 4 4Auftragsdokumente 5 0 T tigkeitsnachweise Stundenscheine 6 0 Werkvertrag 6 1 Werkrechnung 7 0 Rechnungsverwaltung 7 1 Rechnungserstellung 7 2 Gutschriften erstellen 7 2 1 Teilgutschriften 7 3 Mahnwesen 7 4 Zahlungseing nge 8 0 Lohnerstellung 9 0 Controlling 10 0 Unterk nfte 11 0 Dokumente und Listen Benutzerhandbuch Seite O ONNO Q3 N n ODO 50 51 52 Seite 2 1 0 Grundlegende Funktionen Vorab sollen einige grundlegende Funktionen des Programms erl utert werden Es handelt sich bei dieser Soft
21. Bewerber oder Mitarbeiter Arbeitnehmerverwaltung Arbeitnehmer Status Bewerber r Optionen emo H Den Arbeitnehmer speichern Stammdaten Vertragsdaten Personal Nr Anrede Vomame Nachname T ligkeit Geburt sun Beschreibung Geburtsdatum Geburtsort Nationalit t Niederlassung Disponent nur aktuelle Eintr ge anzeigen Mitarbeiter Datum Kontaktat Betreff Bemerkung In dieser Maske erfassen Sie die Grunddaten eines Bewerbers Mitarbeiters Hier sind die Anrede der Vor und Nachname die Strae mit Hausnummer die PLZ und der Wohnort Pflichtfelder Jedoch sollten Sie zumindest beim Mitarbeiter die anderen Daten so vollst ndig wie m glich erfassen da die Angaben ansonsten in einigen Dokumenten fehlen k nnten Nach der Eingabe der Grunddaten m ssen Sie H Den Arbeitnehmer speichern Damit erh lt der Bewerber Mitarbeiter vom System seine Nummer und kann nun weiter bearbeitet werden Zu einem Bewerber ist es sicherlich sinnvoll die vom Bewerber angegebenen F higkeiten berufsspezifische Kenntnisse mit zu erfassen Auf diese Maske wird jedoch an anderer Stelle n her eingegangen Um nun einen Bewerber zum Mitarbeiter zu machen brauchen Sie jetzt lediglich noch den Status zu ver ndern die Vertragsdaten zu erfassen und anschlie end die entsprechenden Dokumente auszudrucken Ausgeschieden Bei der Erfassung der Vertragsdaten ist folgendes zu beachten Als Vertra
22. E berstundenzuschl ge stehen Ihnen EEE gt drei verschiedene Optionen zur Schicht 2 0000 bis 00 g Verf gung da viele Entleiher die E 2200 hie Toen Zuschl ge f r Mehrarbeitsstunden nach bestimmten Staffelungen bezahlen Samstag Neben den Zuschlagss tzen k nnen Sie TR auch einen Basissatz f r die Berechnung abspeichern Wird kein ee Basissatz abgespeichert rechnet das Programm mit dem jeweiligen Sonntag Feiertag Verrechnungssatz des entsprechenden Auftrages Neben dieser Maske haben Sie im Auftrag noch einmal die M glichkeit auftragsspezifisch Berechnungsregeln und einen Basissatz f r die berstundenberechnung zu hinterlegen Wenn Sie alle Daten eingetragen haben beenden Sie mit Speichern und ordnen dann die gespeicherten Daten mit Aktuellen Kunden speichern dem Kunden zu Achtung Das System schl gt Ihnen f r Ihre neu erfassten oder importierten Kunden bereits Zuschlagss tze vor Um diese anzuwenden m ssen Sie in jedem Fall in der Zuschlagsmaske den Button bet tigen und anschlie end mit el Aktuellen Kunden speichern die Werte dem Kunden zuordnen Benutzerhandbuch Seite 10 Die Daten die Sie hier bzw im Auftrag kundenspezifisch oder auftragsspezifisch speichern haben lediglich Einfluss auf die Berechnung der Zuschl ge bei der Rechnungslegung Sie haben keinen Einfluss auf die Zuschl ge die Sie ihren Mitarbeitern mit dem Lohn berechnen Die Berechnung
23. Gm 0 25 einsetzbezogene Zulage pro Stunde 01 09 2010 200 Werkzeuggall fra Arbe stag Feuer Reisekosten Reisekosten Von f r Auftrag Berg Bezeichnung 01 08 2010 ENEpm A WMAsteusrirel 02 08 2010 Metallbau M ker Gm DlEpe KM Fahrgeid abeuerfre Kim G ltig fur Auftrag von bis Zulage 0 8 Betrag 0 G de f r Auftrag von 10 03 2818 bis Bemerkung Art Betrag Bemerkung Schie en Im Feld Auftrag k nnen Sie einen Auftrag des Arbeitnehmers ausw hlen an denn Sie die Zahlung binden m chten Die Zahlung beginnt und endet dann automatisch mit dem ausgew hlten Auftrag Im Feld von k nnen Sie ber den Kalender ein Beginndatum der Zahlung ausw hlen wenn Sie die Zahlung nicht an einen Auftrag binden m chten Im Feld bis k nnen Sie entsprechend dazu ein Enddatum definieren Bei Zulagenart w hlen Sie eine der vorab genannten Zulage oder Zahlungen aus Im Feld Betrag in k nnen Sie nun den entsprechenden Betrag in der Form 00 00 ohne Zeichen eintragen Und in dem Auswahlfeld daneben definieren Sie die Berechnungsgrundlage der entsprechenden Zahlung Im Feld Bemerkung k nnen Sie noch eine Erl uterung zur definierten Zahlung eintragen um sp ter ggf nach vollziehen zu k nnen was der Anlass der Zahlung war Mit dem Button Speicher bernehmen Sie nun ihre Einstellungen in die untere Tabelle In dieser Tabelle stehen alle Zahlung
24. Stuck Mitarbeitersuche 500 00 Mitarbeiter Steckdosen verklemmen 3 50 Stuck Vermittlung eines Mitarbeiters 1 000 00 pschl t AED Bezeichnung Einzelpreis mM K Mengeneinheit Hier haben Sie die M glichkeit Werksvertr ge zu verwalten und abzurechnen In dieser Maske Rechnungspositionen unter dem jeweiligen Kunden k nnen Sie die verschiedensten Rechnungspositionen bzw Werksvertragskonditionen zur sp teren Verarbeitung hinterlegen Mit oder 2 k nnen Sie die Inhalte anlegen bzw bearbeiten Bei Bezeichnung k nnen Sie die ausge bte T tigkeit eintragen Den Einzelpreis k nnen Sie mittels der Pfeiltasten einstellen oder frei als 0 00 ohne eingeben Bei Mengeneinheit tragen Sie die gew nschte Einheit z B St ck Meter Mitarbeiter ein und gehen anschlie end auf E Benutzerhandbuch Seite 41 6 1 Werkrechnung Werksrechnung Rechnungsbetrag netto 704 00 Bauvorhaben und TNS Kunde Oper Leipzig ineu Werksvertrag 001 Einsatzort B hne Leipzig mit MwSt V Sicherheitseinbehalt 20 1 23 04 08 2008 bis 08 08 2003 Knaak G nter 123 TNs E 24 11 08 2008 bis 16 08 2008 Knaak G nter 123 Rechnungspositionen gt Position Einzelpreis Menge Gesamt Fenster putzen 1700 H St ck 578 00 Steckdosen verklemmen 30 36 St ck 126 00 Fostion Menge Abbruch Vorschau Erstellen In der Maske Werksrechnung besteht nun die M glichke
25. Wenn Sie einen Datensatz aus der Tabelle durch Klick ausgew hlt haben k nnen Sie diesen mit 2 erneut bearbeiten mit id aus dem System l schen oder mit B einen Quittungsbeleg f r diesen Datensatz drucken Mit dem Button beenden Sie Ihre Arbeit Benutzerhandbuch Seite 24 3 11 Arbeitnehmerdokumente Einen weitere sehr wichtige Option unter Mitarbeiter ist die Option Dokumente Dokumente Auswahl Arbeitsvertrag Zeugnis Arbeitsvertrag befristet Mitarbeiterprafil _ Einstellungsmeldung _ Zusatzvereinbarung Zulagen _ Abmahnung _ Checkliste Aufhebungsvertrag Arbeitnehmerbrief K ndigung in der Probezeit Unfallanzeige K ndigung fristlos Yerhaltenskodex AGG K ndigung Monats Joumal _ Austrittsmeldung Diese Maske erm glicht Ihnen die vollst ndige Dokumentenverwaltung Ihrer Mitarbeiter Bitte beachten Sie dass bei allen Dokumenten die mit dem Ausscheiden eines Arbeitnehmers zu tun haben vorm Dokumentendruck das Vertragsende in der Arbeitnehmermaske eingetragen wird Um ein Dokument zu erstellen markieren Sie das gew nschte Dokument auch mehrere m glich mit einem H kchen und klicken auf den Button 1 Damit ffnet sich das entsprechende Dokument als Word Datei Sie haben nun die M glichkeit das Dokument weiter zu bearbeiten oder sofort ohne weitere nderungen vorzunehmen zu drucken Wenn Sie das gew nschte Dokument erstellt haben k n
26. atz des Mitarbeiters binden Wird die Zulage an einen Einsatz gebunden so endet diese automatisch mit der Beendigung des Einsatzes Die Zulage wird dann auch nur f r Arbeitszeiten berechnet welche in diesem Einsatz geleistet werden Weiterhin steht es Ihnen frei die Zulagen an den geleisteten Arbeitsstunden den Arbeitstagen der Woche oder dem Monat zu definieren F r Fahrgelder stehen Ihnen neben diesen Optionen noch die gefahrenen Kilometer zur Verf gung Die Auszahlung der Zulagen erfolgt ber die entsprechenden T tigkeitsnachweise bzw ber die Bezahlung unproduktiver Zeiten An diesen Stellen werden Ihnen die nach Ihren Definitionen errechneten Betr ge als Vorschlag angeboten und Sie haben dort dann die M glichkeit diese Betr ge zu bernehmen oder nach ihrem Ermessen noch zu korrigieren Insbesondere bei allen steuerfreien Zahlungen und pauschal versteuerten Zahlungen sollte noch einmal eine Beurteilung erfolgen ob diese dem Mitarbeiter auf Grundlage der aktuellen Steuergesetzgebung anhand seiner geleisteten Stunden der Abwesenheit vom Wohnort und der gefahrenen Kilometer erstattet werden d rfen Diese Beurteilung k nnen nur Sie leisten Das Programm ist auf der Grundlage der erfassten Daten hierzu nicht in der Lage Doch sehen wir uns jetzt die entsprechenden Masken an Benutzerhandbuch Seite 18 f r Auftrag Bezeichnung 01 08 2010 050 bertarfliche Zulage pro Stunde Ste 02 08 2010 Metalbau M ller
27. ben Teilbetrag gutschreiben Mit dem Klick auf komplett gutschreiben ffnet sich das entsprechende Dokument Nach dem ordnungsgem en Ausdrucken des Dokuments m ssen Sie nun best tigen das alle Dokumente gedruckt sind Warten Sie damit bitte bis dies wirklich geschehen ist Anschlie end werden Sie vom System gefragt ob die zur Gutschrift geh rende Rechnung freigegeben werden soll Wenn Sie jetzt Korrekturen an den T tigkeitsnachweisen vornehmen wollen bzw diese erneut in Rechnung stellen wollen m ssen sie mit Ja antworten Jetzt k nnen Sie in den einzelnen TN die entsprechenden nderungen vornehmen und diese dann wie bereits erl utert nochmals in Rechnung stellen Bitte beachten Sie dass vom System die Gutschriften lediglich einen Anhang an die alte Rechnungsnummer erhalten jedoch die neue Rechnung mit einer neuen Nummer versehen wird 7 2 1 Teilgutschriften Wenn Sie nur eine Teilgutschrift erstellen m chten w hlen Sie dieses bitte im Kontextmenu aus und gehen Sie wie folgt vor Gutschrift Kechnung Nummer 7 Datum 10 12 2006 Kunde 413 S gewerk Emil Holzhrett Autschriitsbetr g Der Rechnung wird der Betrag von Netto gutgeschrieben In dieser Maske tragen Sie bitte in das Feld Gutschriftsumme den entsprechenden Nettobetrag ein und starten mit Erstellen die Bearbeitung Wenn das Dokument ordnungsgem erstellt ist best tigen Sie dieses bitte mit JA und der Vorgan
28. ck VMA Fahrgeld bernachtung Reisekosten steuerfreie Zahlungen In der Maske Zulagen unter Mitarbeiter hatten Sie auch die Option die Reisekosten des Mitarbeiters vorab zu definieren Jedoch wollen wir unbedingt darauf hinweisen dass das Thema Reisekosten von den Pr fbeh rden immer sehr sensibel unter die Lupe genommen wird Aus diesem Grund haben wir auch darauf verzichtet insbesondere die steuerfreien Zahlungen zu automatisieren Die von Ihnen hinterlegten Berechnungsgrunds tze werden Ihnen jedoch im T tigkeitsnachweis als Vorschlag angeboten und k nnen nach Ihrer berpr fung bernommen werden Hierzu doppelklicken Sie in der Rubrik Reisekosten auf der Mitarbeiterseite des TN an irgendeine Stelle Daraufhin ffnet sich die folgende Maske Reisekosten In Ihrer Maske sind die gefahrenen In dieser woche gefahrene KM 18800 Kilometer noch auf 0 00 eingestellt Sie steuerfrei pauschal versteuert steuerpflichtig m ssen dann die Fahrgeld aze le 0 g ooo entsprechenden Kilo meter eintragen und YMA u 36 000 auf Berechnen bernachtung 0 60 oo klicken Das System berechnet nun die ale voreingestellten Werte f r das Fahrgeld Benutzerhandbuch Seite 39 Die in der Maske ersichtlichen Werte k nnen Sie nun berpr fen und ggf noch entsprechend der steuerlichen Richtlinien korrigieren Wenn Sie nun alle Angaben den Erfordernissen der Pr fbeh rden sollten Si
29. e 47 Abb 1 Differenz verbuchen Es legt eme Differenz von 54 38 zwischen dem Brutto Rechnungsbetrag und dem gezahlten Betrag vor Dem Kunden kann ein Skonto in Hohe von 15 09 gewahrt werden Soll dieses gebucht werden Abb 2 Differenz verbuchen Es legt eine Differenz zum Brutto Rechnungsbetrag m Hohe ron 393 79 worl wie soll die Differenz verbucht werden ungerechtfertigter Abzug akzeptierter Abzug Sollten Sie eine Zahlung einmal nicht der richtigen Rechnung zugeordnet haben k nnen sie mit enge Zahlungen sehen alle Ihre Eingaben wieder l schen und den Zahlungseingang erneut verbuchen Benutzerhandbuch Seite 48 8 0 Lohnerstellung Unter Extras gt Lohn finden Sie zwei Auswahlm glichkeiten Zum einen die M glichkeit Anzeigen und zum anderen Erstellen Unter Anzeigen k nnen Sie sich alle bisher erstellten Lohndaten der Vormonate entsprechend anzeigen lassen Sie k nnen dann zu je dem Mitarbeiter ein Lohndatenblatt ansehen oder ausdrucken Mit der Rubrik Erstellen werden alle Daten des entsprechenden Monats zusammengefasst und f r jeden Mitarbeiter in einem Lohndatenblatt dargestellt Lohn erstellen zur Lohnerstellung werden alle noch nicht verarbeiteten Tat gkeitsnachweize herangezogen Manat fur Lohnerstellung August 2008 ri Schlie en Lohn Yorschau Lahn erstellen Zuerst m ssen Sie den Monat ausw hlen f r den der Lohn erstellt
30. e Kontrollk stchen Benutzerhandbuch Seite 33 Untersuchung Yerleiher Das Kontrollk stchen AUV gedruckt wird automatisch aktiviert wenn Sie den AUV mit dem Befehl amp ausdrucken Gehen Sie beim Ausdrucken ber die Ansichtsfunktion E wird das Kontrollk stchen nicht automatisch aktiviert Sollte Ihnen jedoch der Ausdruck ber die Ansichtsfunktion lieber sein k nnen sie AUV gedruckt auch manuell aktivieren Das Kontrolifeld AUV zur ck m ssen Sie in jedem Fall manuell aktivieren wenn der Entleiher den AUV an Sie zur ck gesandt hat Sollten Sie dieses vergessen wird der AUV weiterhin in der bersicht fehlende AUV mit angezeigt Wenn Sie nun alle notwendigen Angaben erfasst haben speichern Sie diese mit ab Daraufhin wird der Mitarbeiter in die Arbeitnehmerliste der Auftragsmaske eingetragen und kann hieraus jederzeit wieder bearbeitet K oder gel scht m werden Hierzu m ssen Sie allerdings das Kontrollk stchen vor dem betreffenden Mitarbeiter aktivieren Mit dem Speichern des Mitarbeiters wird auch in der Maske Arbeitnehmer dem Auftrag hinzuf gen die Schaltfl che aktiviert Mit dieser Schaltfl che k nnen Sie die Zulagenmaske des Mitarbeiters ffnen und dem Mitarbeiter Einsatzbezogene Zulagen Fahrgelder oder hnliches zuordnen Diese Zulagen enden automatisch mit dem Ende des entsprechenden Auftrages Wenn Sie nun alles vollst ndig bearbeitet haben k nnen Sie die Maske Schlie en
31. e hierzu Unklarheiten haben k nnen Sie uns gern kontaktieren gen gen k nnen Sie die Erfassung mit bernehmen abschlie en Neben dieser Maske haben Sie im T tigkeitsnachweis unter dem Button noch die M glichkeit weiter Netto Be und Abz ge zu erfassen Netto Abzug bzw Bezug x Hier k nnen Sie Ihrem Mitarbeiter Zahlungen f r Werkzeuggeld oder andere Kostenerstattungen zukommen Betrag 0 00 lassen bzw Vertragsstrafen oder andere Unkosten in Abzug Bezug bringen Gane Bitte beachten Sie hierbei unbedingt die gesetzlichen und Betrag 0 00 tarifrechtlichen Richtlinien Mit bernehmen schlie en Sie auch hier Ihre Eingabe ab und kehren zur TN Maske zur ck Wenn Sie nun alle Eingaben zum entsprechenden T tigkeitsnachweis get tigt haben schlie en Sie mit Hl aktuellen TH speichern ab und k nnen nach dem beschriebenen Schema den n chsten Stundenschein erfassen Mit Eingabe der TN Nummer und L einen TH laden k nnen Sie sich jeden TN wieder zum Bearbeiten laden Bitte beachten Sie hierbei dass das Bearbeiten nur m glich ist wenn weder die Rechnung gestellt wurde noch der Lohn verarbeitet worden ist Weitergehende Hinweise hierzu finden sie unter der Rubrik ADMINTOOL TN l schen Abzug Grund Benutzerhandbuch Seite 40 6 0 Werkvertrag Positionen f r Werksrechnungen Bezeichnung Preis Einheit Aufbereitung von Bewerbungsuntellagen 200 00 Bewerber Fenster putzen 17 00
32. elist Kinderfreibetrag 5 Konfession Ehegatte katholisch v Familienstand verheiratet x Lohnsteuerfreibetrag lin pro Monat 100 pro Jahr 1200 Freistellungsbescheinigung Mehrfachbesch ftigt Eltemeigenschaft nachgewiesen AGS 2345 Finanzamt Nr Leipzig 2345 9 Oberen Die Eingabe der Daten dieser Maske erfolgt ber die angezeigten Eingabe oder Auswahlfelder Wichtig ist die Erfassung der Daten zur Arbeits und Aufenthaltserlaubnis sowie zur Passg ltigkeit da hierauf eine Erinnerungsfunktion des Systems aufbaut Achten Sie bitte bei der Erfassung der Krankenkasse auf den korrekten Namen da ansonsten eine elektronische bergabe an ein Lohnprogramm nicht m glich ist Die SV Nummer des Mitarbeiters finden Sie auf dem Rentenversicherungsausweis bzw auf einer Lohnabrechnung des letzten Arbeitgebers Bitte nicht mit der KV Nummer auf der KV Karte verwechseln Ubemehmen Der T tigkeitsschl ssel ist der f r die SV Meldung notwendige Schl ssel Er kann in das Feld eingetragen werden oder ber unsere Hilfe ermittelt werden Die Anleitung dazu finden Sie im folgenden Punkt 3 3 1 T tigkeitsschl ssel ermitteln T tigkeitsschl ssel Ausge bte T tigkeit G Berufenet der gentur f r rbeit Hinweis Nach der erfolgreichen Suche des entsprechenden Berufes finden Sie den T tigkeitsschl ssel unter Zahlen Daten Fakten Stellung im Beruf Vollzeitbesch ftigte Auszubildende Lehlinge Anleml
33. en die jemals f r einen Mitarbeiter eingestellt gewesen sind Der Inhalt dieser Tabelle sagt jedoch nichts ber die tats chliche Zahlung der Betr ge aus Entscheidend hierf r ist zum einen der definierte Zeitraum der Zulage und zum anderen ob bei der Erfassung der T tigkeitsnachweise der vom System unterbereitete Zahlungsvorschlag auch bernommen worden ist In der Tabelle k nnen Sie per Mausklick einen Datensatz markieren und mit der rechten Maustaste l schen oder zum bearbeiten aufrufen Weiterhin stehen ihnen In der Tabelle die blichen Sortierfunktionen zu Verf gung Wenn Sie alle Zulagen erfasst haben k nnen sie den Dialog mit Schlie en beenden und mit FA Den Arbeitnehmer speichern die erfassten Daten dem Mitarbeiter zuordnen Benutzerhandbuch Seite 19 3 6 Urlaub Das Programm bernimmt f r Sie die berwachung und Berechnung der Urlaubszeiten Ihrer Mitarbeiter Als Grundlage gilt hier das BurlG 5 Abs 1 Anspruch auf 1 12 des Jahresurlaubs f r jeden vollen Monat des Bestehens des Arbeitsverh ltnisses hat der Arbeitnehmer a f r Zeiten eines Kalenderjahres f r die er wegen Nichterf llung der Wartezeit in diesem Kalenderjahr keinen vollen Urlaubsanspruch erwirbt b wenn er vor erf lter Wartezeit aus dem Arbeitsverh ltnis ausscheidet c wenn er nach erf llter Wartezeit in der ersten H lfte eines Kalenderjahres aus dem Arbeitsverh ltnis ausscheidet Das System errechnet den Urlaubsstand zum aktue
34. en Sie mit der rechten Maustaste in das Ergebnisfeld und w hlen dann Kunde erzeugen Benutzerhandbuch Seite 5 2 2 Kunden anlegen Kundenverwaltung Kundenstatus Interessent ki Et Optionen Memo H Aktuellen Kunden speichern Kunde bisher entliehene Arbeitnehmer Firma 4 nur aktuelle berlassungen anzeigen rbeitnehme Stiaksei Stra e Arbeitnehmer T tigkeit PLZ Ort Bundesland Land Deutschland x Fax nur aktuelle Eintr ge anzeigen Anrede Womame Name Funktion Telefon Handy Fax Mitarbeiter Datum Kontaktat Betreff Bemerkung Dokumente a E Angebot Brief nur Angebote aus akt Monat zeigen Datum T tigkeit Preis Bemerkung In der Kundensuchmaske werden als erstes die Grunddaten eines Kunden oder Interessenten gespeichert bzw angezeigt Im Kopf der Maske wird die Kundennummer angezeigt bzw beim Neuerfassen eines Kunden oder Interessenten mit dem Speichern der Daten vom System automatisch vergeben Bei der Erfassung der Kundendaten ist zu beachten dass der Firmenname 3 Zeilen m glich es muss jedoch nur die obere Zeile verwendet werden die Stra e mit Hausnummer die PLZ der Ort und die Branche Auswahlfeld die Auswahl wird im Admin Tool hinterlegt Pflichtfelder sind Als Land wird vom System automatisch Deutschland eingetragen Dieses kann ber das Auswahlfeld beliebig ver ndert werden Wird ein anderes Land ausgew hlt erfolgt die Rechnungsstellung an diesen Kunden aut
35. en der Statistik nach dem Arbeitnehmer berlassungsgesetz m ssen Sie erst angeben f r welches Halbjahr Sie die Liste erstellen m chten Bitte beachten Sie dass die Statistik nur so genau sein kann wie Ihre Datenbank gepflegt ist Achten Sie deshalb bitte darauf dass Sie Auftr ge korrekt erfassen und beenden ausgeschiedenen Arbeitnehmer ordnungsgem beenden sowie bei Neueinstellungen immer die Herkunft im Feld Statistik in der Arbeitnehmermaske erfassen ACHTUNG vor der Erstellung der Statistik nach dem AUG sind Folgende Kriterien zu berpr fen Erfassung der Nationalit t der Arbeitnehmer Erfassung der T tigkeiten im AUY Auftrag vollst ndige Erfassung von VYertragsbeginn und ende vollst ndige Erfassung von Auftragsbeginn und ende Soll die Statistik nach dem A G jetzt durchgef hrt werden Statistik nach dem AUG 1 Halbjahr Januar Juni 2 Halbjahr Juli Dezember Benutzerhandbuch Seite 52 Als weiteres Hilfsmittel steht Ihnen die Status bersicht zu Verf gung Sie erhalten immer einen aktuellen berblick ber den aktuellen Status ihrer Mitarbeiter Durch einen Klick auf den Pfeil neben der jeweiligen Kategorie werden Ihnen die betreffenden Mitarbeiter angezeigt aktueller Status E ACHTUNG Die Daten k nnen immer nur so aktuell sein wie die Datenerfassung der Disponenten Status Details EAT E Edi an a Arbeitnehmer Kunde Auftrag Hr Einsatzort Bro
36. en wie gewohnt ber i l Den Arbeitnehmer speicherngje Ver nderungen dem Mitarbeiter zu Benutzerhandbuch Seite 30 4 0 Der Auftrag 4 1 Auftragssuche Nachdem Sie Ihren Kunden und Ihren Mitarbeiter entsprechende der vorangegangenen Beschreibung angelegt haben ist es nun an der Zeit einen entsprechenden Auftrag zu erstellen Auftragsverwaltung Auftrag suchen Auftrags Nr Niederlassung Arbeitnehmer Kunde E Auftragsbeginn 16 07 2013 4 nur laufende Auftr ge anzeigen IF Werksvertrag Ergebnisse Auftrag erzeugen Auftrag anzeigen bearbeiten Auftrag l schen Die Suchmaske Auftragsverwaltung gibt Ihnen die M glichkeit vorhandene Auftr ge nach den Kriterien AuftragsNr Arbeitnehmer Auftragsbeginn oder Kunde zu selektieren Sie k nnen auch die einzelnen Kriterien kombinieren Mit starten Sie nun den Suchlauf und erhalten die Resultate in der Ergebnisliste angezeigt Hier k nnen Sie wieder mit Klick auf den Spaltenkopf entsprechende Sortierungen vornehmen Mit entfernen Sie ihre Suchergebnisse und k nnen eine neue Selektion starten Haben Sie nun den richtigen Auftrag gefunden gelangen Sie mit Doppelkick auf das Suchergebnis in die entsprechende Detailansicht Zum Erfassen eines neuen Auftrages klicken Sie mit der rechten Maustaste einfach auf das Ergebnisfeld und w hlen Auftrag erzeugen Benutzerhandbuch Seite 31 4 2 Auftrag anlegen Auftragsbearbeitung H Den aktuelle
37. er 19 mit Werkzeug C 2510 2006 Betriebsschlosser 15 mit Werkzeug Angebot Fax O Fax C 11 11 2006 Bauleiter 30 mit PC O Auftragsbest tigurig Brief Angebot Brief Brief 4 gt O Auftragsbest tigung Fax Jetzt m ssen Sie ber die Markierungsk stcehen den Ansprechpartner der die Offerte erhalten soll und die Positionen die angeboten werden sollen max 3 f r ein Angebot ausw hlen Jetzt markieren Sie noch das entsprechende Dokument Angebot oder Auftragsbest tigung Mit dem Klick auf ZU oder E kann nun das Dokument ge ffnet und weiter bearbeitet oder auch sofort ausgedruckt werden Weiterhin erlaubt Ihnen diese Maske freie Briefe oder Faxe an ihren Kunden zu erstellen Dazu w hlen Sie lediglich den Ansprechpartner und das Dokument aus und X1 ffnen es zum weiteren Bearbeiten Alle diese erstellten Dokumente k nnen Sie jederzeit ber den Dateimanager des amp Kunden wieder ansehen und bearbeiten Benutzerhandbuch Seite 8 2 9 Alternative Rechnungsadresse Unter Optionen finden Sie unter anderem die Auswahl alternative Rechnungsadresse Diese Option alternative Rechnungsadresse erlaubt es Ihnen vom System gesteuert alle Buchhaltungsdaten Rechnungen an den Kunden an eine andere Adresse zu adressieren Die Auswahl dieser 2 Funktion ffnet dann die folgende Maske 4g Optionen e Aktuellen Kunden speichern Zuschl ge offene Rechnungen anzeigen alternative Rechnungsadresse Nach d
38. er Markierung des alternative Rechnungsadresse K stchens wird die Zur Rechnungserstellung diese alternative Adresse verwenden Adressmaske zur Eintragung frei gegeben Wenn Sie die entsprechende Adresse erfasst haben mit Speichern beenden und anschlie end noch Stabes zwingend zur bernahme ins System die Kundendaten noch PLZ einmal mit Aktuellen Kunden speichern abspeichern Bundesland Telefon Bemerkung 2 10 Buchhaltungsdaten ber das oben bereits beschriebene Feld Optionen k nnen Sie die Funktion Buchhaltungsdaten ausw hlen Folgende Maske wird ge ffnet Buchhaltungsdaten Ed Hier hinterlegen Sie bitte die Daten wie Kunden Nr 002 Zahlungsziel ggf Skonto und Skontofrist Niederlassung E ggf Limit beim Kreditversicherer ggf mapes ee Buchungskonto Buchungsnummer und E ggf Debitorennummer Bei diesen Eintragungen sollten Sie gro e Sorgfalt walten lassen da diese Daten in der Au ren ZEN Rechnungsstellung und in der Buchungskonto Buchhaltung weiter verarbeitet werden Rechnung Des Weiteren k nnen Sie hier f r das Zahlungsziel E annate Rechnung amp Controlling jedem Kunden einen skontoiiat o rs Rein Disponenten und die Niederlassung zuordnen sowie die Steuernummer Ihres Kunden f r innergemeinschaftliche Dienstleistungen hinterlegen ATU Nr Speichen f r steuerfreie Rechnung Allgemein Limit Betriebsnummer 23456789 Skonto i Einzelrec
39. erf lscht wird In der Schlussabrechnung k nnen Sie dann unter Optionen gt Monats bersicht den Resturlaub und das Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters abrechnen Unter T tigkeitsnachweise k nnen Sie jetzt nur noch Nachweise mit TN Datum vor Vertragsende des Mitarbeiters erfassen Sollten Sie mit einem Mitarbeiter ein zweites Vertragsverh ltnis eingehen m ssen Sie diesen zwingend wieder neu anlegen Es ist nicht m glich einfach das Vertragsende zu l schen und einen neuen Beginn zu erfassen da sonst die Statistik der Bundesagentur verf lscht wird bzw Ihr Lohnprogramm die Lohndaten falsch zuordnet Benutzerhandbuch Seite 14 Sie haben auch die M glichkeit ein Passbild des Arbeitnehmers zu hinterlegen Durch Doppelklick auf k nnen Sie das hinterlegte Bild einf gen 3 3 Stammdaten ja Optionen Unter Optionen gt Stammdaten finden Sie eine Maske zur sammen Erfassung der Stammdaten des Arbeitnehmers Die Erfassung dieser Daten ist nicht zwingend notwendig jedoch f r die Weitergabe an Ihr Lohnb ro oder zum Export an Ihr Lohnprogramm erforderlich Daten 8 Steuerkarte m Bankverbindung Bank Spaka Leipzig BLZ 86055592 Konto Nr 112233445566 Inhaber Frau Mustermann Krankenkasse SV Krankenkasse AOK Zweigstelle Leipzig Telefon 112 SV Nummer 49160665m003 T tigkeitsschl sse 27022 emiten Steuerkarte Lohnsteuerklasse v Steuer ID 987654321 Konfession evang
40. g ist abgeschlossen Bitte beachten Sie dass bei einer Teilgutschrift die T tigkeitsnachweise und die zugeh rige Rechnung nicht zur Bearbeitung freigegeben werden und somit auch nicht erneut in Rechnung gestellt werden m ssen Benutzerhandbuch Seite 45 7 3 Mahnwesen Das System verfolgt automatisch wenn Rechnungen nicht rechtzeitig beglichen werden Voraussetzung hierf r ist dass Sie bei Ihren Kunden die entsprechenden Zahlungsziele eingepflegt haben und dass Sie die Zahlungseing nge Ihrer Kunden zeitnah und ordnungsgem in das System einpflegen Beim Einrichten Ihres Systems legen Sie im Admintool fest alle wie viel Tage ein Mahnlauf durchgef hrt werden soll Diese Festlegung dient lediglich zur berwachung dass Ihre Kunden nicht versehentlich f lschlicher Weise mit Mahnungen bersch ttet werden Um den Mahnlauf zu starten klicken Sie in der Maske Rechnungsverwaltung einfach auf Sollten Sie innerhalb der im Admintool festgelegten Frist bereits einen Mahnlauf durchgef hrt haben werden Sie vom System darauf hingewiesen Sie entscheiden jedoch mit Ja oder Nein ob trotzdem gemahnt werden soll Mahnlauf Zum Start des Mahnlaufs wird Ihnen die Auswahl der anzumahnenden Rechnungen angezeigt Hier w hlen Sie bitte mit den Kontrollk stchen aus welche der aufgef hrten Positionen sie anmahnen m chten Das System fasst in der Mahnung die einzelnen Rechnungspositionen jedes einzelnen Kunden zusammen und ordne
41. gsbeginn ist immer das aktuelle Tagesdatum hinterlegt Es kann jedoch ber den Kalender beliebig ver ndert werden Soll ein befristeter Vertrag geschlossen werden so gibt es zwei M glichkeiten Zum ersten eine Befristung nach 14 TzBfG oder zum zweiten eine Befristung mit Befristungsgrund Im ersten Fall wird lediglich das Befristungsdatum unter Befristet zum eingegeben Bei einer Befristung mit Grund werden das Befristungsdatum und der Befristungsgrund erfasst Bitte beachten Sie dass bei einer Vertragsbefristung auch die Probezeit der Befristungszeit angemessen ver ndert werden muss Die Probezeit bezieht Benutzerhandbuch Seite 13 sich immer auf Monate und kann mittels der Pfeiltasten oder durch Eintragung ver ndert werden Die T tigkeit wird ber das Auswahlfeld aus der Liste der hinterlegten Berufe ausgew hlt Sollte ein Beruf nicht vorhanden sein kann dieser ber das Administrationstool erg nzt werden Die Entgeltgruppe des Mitarbeiters wird im entsprechenden Feld ausgew hlt und das System erg nzt nun den dazugeh rigen Tariflohn Sollte der Mitarbeiter noch eine bertarifliche Zulage erhalten ist diese unter Zulagen zu erfassen Unter dem Feld Stunden oro woche 35 wird die tarifliche Wochenarbeitszeit des Mitarbeiters gespeichert Sie k nnen diese beliebig eingeben oder ber die Steuerpfeile ver ndern Wichtig ist dass die korrekte Wochenarbeitszeit erfasst ist da diese in verschiedene Berechnungen ei
42. hnung Factoring m Rechnung ohne MwSt E Anschlie end Speichen zum bernehmen und wieder El ktwellen Kunden speichern Benutzerhandbuch Seite 9 2 11 Zuschl ge beim Kunden Da Ihre Mitarbeiter zuweilen auch in der Nacht an Feiertagen oder an Wochenenden arbeiten k nnen ist es notwendig entsprechende Zuschl ge bei Ihren Kunden in Rechnung zu stellen Unsere Software bietet Ihnen die M glichkeit f r jeden Ihrer Kunden die verschiedenen Zuschl ge separat zu hinterlegen In der Rechnungslegung ber cksichtigt dann das Programm die hinterlegten Zuschl ge und stellt sie dem Kunden entsprechend in Rechnung Um f r ihre Kunden die Zuschlagss tze abzuspeichern ffnen Sie bitte in der Kundenmaske unter Optionen asoptionen E Aktuellen kunden speichern die Einstellung Zuschl ge Es wird nun die folgende Maske alternative Eee ge ffnet Euchhaltungsdaten Zuschl ge offene Rechnungen anzeigen El Wie Sie sehen k nnen Sie hier f r berstundenzuschl ge verschiedene Ereignisse jeweils separate Zuschlagss tze eintragen Sollten die einzelnen Positionen hier im Bild von Ihrer Programmversion Bas zzatz berstundenzuschlag 1 l gt Stunden abweichen liegt das daran dass jede berstundenzuschlag 2 D0 Stunden Programmversion auf die Anforderungen unserer Kunden berstundenzuschlag 3 Stunden abgestimmt ist Zuschl ge im AD F r die Berechnung der En u om amp o
43. icht Dauemachtschicht Schicht Samstag Sonntag Feiertag Yariabel 54 berstunden auf Konto 14 berstunden auszahlen 0 Netto Be Abzug Gesamt 1 053 0 Wenn Sie alle Stunden erfasst haben k nnen Sie nun noch in den Kontrollk stchen im jeweiligen Tag markieren ob es sich bei den gearbeiteten Stunden um zuschlagspflichtige Stunden handelt Wenn Sie diese Markierung vornehmen sehen Sie im unteren Bereich der Maske wie das System die Zuschlagberechnung auf der Mitarbeiter und Kundenseite vornimmt Das System verwendet zu dieser Berechnung immer die gesamten Stunden welche an den entsprechenden Tagen gearbeitet wurden Dieses kann aber unter Umst nden nicht richtig Benutzerhandbuch Seite 37 sein Beispielhaft sei hier das Thema Nachtschichtzuschlag angesprochen Angenommen laut Ihrem Tarifvertrag erhalten die Mitarbeiter von 23 00 Uhr bis 6 00 Uhr Nachtschichtzuschlag Ihr Kunde jedoch zahlt ihnen den Zuschlag von 22 00 Uhr bis 6 00 Uhr Die Schicht Ihres Mitarbeiters beginnt jedoch 20 00 Uhr und endet mit Pausen um 5 00 Uhr Dann ist auf der Mitarbeiter und der Kundenseite eine Zuschlagsberechnung mit den vollen 8 Stunden nicht richtig In diesem Fall haben Sie die M glichkeit mit einem Doppelklick auf die entsprechende Zuschlagszeile die entsprechende Korrektur vorzunehmen Mitarbeiterseite Kundenseite Bearbeitung der Zuschlagszahlung X Bearbeitung der Zuschlagszahlung 3 Stunden Nachtschichtzu
44. ie unter dem Kunden abgespeichert sind Wenn Sie alle Daten erfasst haben beenden Sie Ihre Eingaben mit l Den aktuellen Auftrag speichern Nun k nnen Sie mit unter beinehmer gem gespeicherten Auftrag entsprechende Arbeitnehmer zu ordnen Dazu ffnet sich die folgende Maske Benutzerhandbuch Seite 32 4 3 Arbeitnehmer im Auftrag Arbeitnehmer dem Auftrag hinzuf gen Im Feld Arbeitnehmer w hlen Sie bitte nun den Mitarbeiter aus Arbeitnehmer der dem Kunden zugeordnet werden soll Ist der Arbeitnehmer I bereits in einem anderen Auftrag AEM ee oder in seinem vorherigen Auftrag T tigkeit noch nicht ausgetragen spielt das keine Rolle Das System wei t Sie sp testens Begin 12 03 2006 Tatigkeitsbeschreibung Bemerkung beim Abspeichern darauf hin und stellt Ihnen zur Auswahl ob der ie SS Preis VO E andere Auftrag zum Austragen Auslose pro Tag vom Kunden 0 00 des Mitarbeiters ge ffnet werden soll oder ob eine a aan Doppel berlassung stattfinden pers nliche Schutzausrstung soll Als Beginn schl gt Ihnen das System immer das aktuelle Tagesdatum vor welches Sie jedoch mittels Kalender beliebig ver ndern k nnen Nach dem Ende des Auftrages m ssen Sie dieses in das daf r benctigte Ay vorgesehene Feld eingeben Untersuchung liegt wor m Als Qualifikation k nnen Sie zwischen Helfer Facharbeiter Meister etc ausw hlen Reichen Untersuchung Entleiher Ihnen die angebotenen M g
45. inge Praktikant innen Volont r innen Arbeiterinnen die nicht als Fachaibeiter innen t tig sind Arbeiter innen die als Facharbeiter innen t tig sind Meister innen Polier innen gleichg ltig ob Arbeiterinnen oder Angestellte O Angestellte aber nicht Meister innen im ngestelltenverh ltniss O Heimarbeiter innen Hausgewerbetreibende Teilzeitbesch ftigte mit einer Wochenarbeitszeit von weniger als 18 Stunden einschl geringf gig Besch ftigte O mit einer wWochenarbeitszeit von 18 Stunden und mehr jedoch nicht vollbesch ftigt Ausbildung Volks Hauptschule mittlere Reife oder gleichwertige Schulbildung ohne abgeschlossene Berufsausbildung O mit abgeschlossener Berufsausbildung Abitur Hochschulreife allgemein oder fachgebunden O ohne abgeschlossene Berufsausbildung O mit abgeschlossener Berufsausbildung Abschluss einer Fachhochschule Hochschul Universit tsabschluss Ausbildung unbekannt Angabe nicht m glich F r die Ermittlung des T tigkeitsschl ssels sind drei Komponenten zu beachten Als erstes ben tigen Sie den Schl ssel f r die ausge bte T tigkeit Diesen k nnen Sie in das vorgesehene Feld eintragen Haben Sie diesen Schl ssel nicht zur Hand dann klicken sie auf den blauen Link Berufe net der Agentur f r Arbeit Auf der Seite welche sich daraufhin ffnet tragen Sie den gesuchten Beruf in das vorgesehene Feld ein und klicken auf Suche starte
46. it aus den vorher hinterlegten Positionen eine beliebige Rechnung zu erstellen In diesem Vorgang k nnen Sie auch f r den Werksvertrag erfasste T tigkeitsnachweise dieser speziellen Rechnung zuordnen um diese im Controlling entsprechend auswerten zu k nnen ber die Auswahlfelder Kunde und Werksvertrag w hlen Sie die entsprechenden Daten aus Im Feld IN s k nnen Sie durch H kchen die T tigkeitsnachweise ausw hlen die der Rechnung zugeordnet werden sollen Sie haben jetzt die M glichkeit mit Vorschau die Rechnung noch einmal einzusehen um gegebenenfalls Fehler zu korrigieren Entspricht die Vorschau ihren Erwartungen k nnen Sie mit Erstellen das Verarbeiten der T tigkeitsnachweise starten Benutzerhandbuch Seite 42 7 0 Rechnungsverwaltung Mit dem Modul Rechnungsverwaltung K nnen Sie bereits erstellte Rechnungen und Gutschriften gezielt suchen Rechnungen und Gutschriften erstellen das Mahnwesen durchf hren Zahlungen erfassen und verbuchen Alle diese einzelnen Schritte m chten wir Ihnen im Nachgang erl utern Rechnungen und Gutschriften gezielt suchen EN Rechnungsverwaltung Rechnungssuche Mahnlauf Rechnungsmummer Kunde S gewerk Emil Holzbrett 182 a Rechnungserstellang Zeltraum C voni LTD bis DIE a Das Verarbeiten offener Rechnungsstatus Offen _ berf llig ungerechtfertigter Abzug TN s ist meversibell Bezahlt unvollst
47. itsnachweisen dp neuen TN erzeugen L einen TN laden E aktuellen TN speichern Schlie en TN Datum 08 10 2006 TN Nummer Arbeitnehmer Albert Max 520 Y Kunde S gewerk Emil Holzbrett 182 v Abteilung U Auftrag 5 7 Preis 19 50 Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Samstag Sonntag Gesamt 02 10 2006 3 Oktober 04 10 2006 05 10 2006 06 10 2006 07 10 2006 03 10 2006 0 0 0 0 0 0 T 0 Zuschl ge Zuschl ge Zuschl ge Zuschl ge Zuschl ge Zuschl ge Zuschl ge berstunden auf Konto C Nachtschicht C Nachtschicht _ Nachtschicht C Nachtschicht C Nachtschicht C Nachtschicht l Nachtschicht 0 Dauemachtschicht Dauemachtschicht Dauemachtschicht Dauemachtschicht Dauernachtschicht Dauernachtschicht Dauemachtschicht Schicht M Schicht Schicht Schicht Schicht i M Schicht berstunden auszahlen Feiertag C Feiertag Feiertag Fei C Samstag i M Sonntag 0 _ FreieEingabs FreisEingabe _ FreieEingabe FreieEi _ Feiertag Feiertag _ FreieEingabe i _ FreieEingabe C FreieEingabe L Netto Be Abzug Zuschl ge Zulagen fur den Arbeitnehmer Zuschl ge de dem Kunden in Rechnung gestelk werden Art Stunden Tarflohn Satz At Stunden Basissatz Satz Normallohn i Nomallohn Normallohn 17 Normallohn _ Zulagen Zuschl ge einsalzbezogene Zulage 0 5 pio Stunde Nachtschicht Dauemachtschicht Zuschl ge Schicht F Samstag
48. lichkeiten hier nicht aus so Schlie en k nnen Sie im ADMINTOOL i weitere erg nzen Unter T tigkeit w hlen Sie bitte den Beruf aus in dem der Mitarbeiter berlassen werden soll Sollten hier etwaige Berufe nicht zur Verf gung stehen k nnen Sie diese ebenfalls im ADMINTOOL erg nzen Im Feld T tigkeitsbeschreibung haben Sie die M glichkeit freien Text zu Beschreibung der zu verrichtenden T tigkeiten einzugeben Im Feld h Woche erfassen Sie bitte die mit dem Entleiher vereinbarten w chentlichen Sollarbeitsstunden Die Eintragung in dieses Feld ist sehr wichtig da Sie bei verschiedenen Tarifvertr gen die Berechnungsgrundlage f r die Zahlung von berstundenzuschl gen an die Mitarbeiter darstellt Im Feld Preis wird der vereinbarte Verrechnungssatz Stunde in der Form 00 00 ohne Zeichen eingegeben Unter PSA k nnen Sie die pers nliche Schutzausr stung f r diesen Auftrag erfassen und in den nebenstehenden Kontrollk stchen eintragen ob Verleiher oder Entleiher diese zur Verf gung stellen In die einzelnen Zeilen tragen Sie bitte nur jeweils eine Position ein da es sonst in den Auftragsdokumenten zu fehlerhaften Darstellungen kommen kann Bei den ben tigten AVU Arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchung tragen Sie bitte jeweils alle bereits vorliegenden z B G41 624 6238 alle vom Verleiher veranlassten und alle vom Entleiher veranlassten Untersuchungen in die jeweilige Zeile ein und aktivieren das nebenstehend
49. llen Tag Zur Anzeige kommt immer der aktuell erworbene Urlaubsanspruch Der Anspruch zum Jahresende steht in Klammern hinter Jahresurlaub Die H he des jeweiligen Urlausanspruches ermittelt das System entsprechend Ihres Tarifvertrages Urlaubs bersicht des Arbeitnehmers Uraubzubersicht TMN Datum Bemerkung 04 09 2006 04 09 2006 04 09 2006 02 10 2006 23 10 2006 13 11 2006 31 12 2005 31 12 2005 05 10 2006 29 10 2006 05 10 2006 29 10 2006 Jahresurlaub 2006 24 Tage Sonderurlaub Yertall Systemabgleich aktueller Urlaubsanspruch 3 Tage G Art Tage Bemerkung _ Schlie en Unter der Mitarbeitermaske gt Optionen finden Sie die Auswahl Urlaub Wie Sie in der Urlaubsmaske erkennen k nnen werden Ihnen alle Ver nderungen bez glich des Mitarbeiters angezeigt Neben dem Jahresurlaub aktueller Stand sehen Sie eventuell erworbenen Sonderurlaub den Verfall von Urlaubstagen bzw die Zeiten in denen der Mitarbeiter tats chlich Urlaub genommen hat In der oberen Tabelle stehen Ihnen die blichen Sortierfunktionen zur Verf gung Benutzerhandbuch Seite 20 Der Abgang von Urlaustagen in Form von genommenem Urlaub oder Urlaubsabgeltung wird automatisch vom System aus der Monats bersicht des Mitarbeiters bernommen Es bedarf hier keiner extra Erfassung Im unteren Teil der Maske k nnen Sie manuell den Zugang oder Abgang von Urlaubstagen erfassen ber das aktivieren Sie die Erfassungsmaske
50. n Daraufhin wird Ihnen eine Auswahl an Berufsbezeichnungen angeboten Eine f r Sie passende w hlen Sie nun mit einem Mausklick aus Sie werden nun auf die Detailseite des Berufs weitergeleitet Links unter dem Button Zahlen Daten Fakten finden Sie nun den entsprechenden Schl ssel Wenn Sie diesen nun eingetragen haben w hlen Sie eine der Optionen unter stellung im Beruf und eine der Optionen unter Ausbildung aus und klicken auf bernehmen zur bertragung der Daten in Ihre Stammdatenmaske Benutzerhandbuch Seite 16 3 4 Lebenslauf Profil Unter Optionen gt Lebenslauf finden Sie eine Maske zur Erfassung des schulischen und beruflichen Werdegangs des Arbeitnehmers Lebenslauf M ller Frank 123 Lebenslauf ar _ Ausbildung 1 3 2002 31 8 2005 Ausbildung als Elektnker bei Elektro Kraul e Werdegang 1 3 2005 31 3 2007 Elektriker bei Elektro Krau e 1 3 2007 31 5 2008 Elektriker bei Elektro Schulz Bearbeiten Du S E Schlie en 1 Oktober 2007 s 31 Dezember Schulungen verschiedener Elektrowerf hren Fortbildun Gruppe Mit und E k nnen Sie die Inhalte erstellen bzw bearbeiten Bei Von Bis geben Sie den Zeitraum ein Dabei k nnen Sie das komplette Datum nur den Monat und das Jahr oder auch nur das Jahr eingeben ber das Auswahlfeld Gruppe k nnen Sie anhand der Pfeiltasten die ben tigten Daten
51. n 01 12 2006 biz 3112 2006 Srbeitnehmer Albert Max 520 Fr F Arbeitnehmer zusammenfassen C Krankheit und Urlaub anzeigen Kunde l C Kunden zusammenfassen Lohr und Freis anzeigen Disponent s Berechnung nach Pechnungsdatum TH Datum Aktualisieren Ausgaben 135 00 produktive Stunden 139 00 Einnahmen 2730 98 E durchschnittl Stundensatz 13 50 Erlos 2595 98 E Erlos pro Stunden 18 68 Faktor 2 13 Arbeitnehmer Stunden Ausgaben Einnahmen Erlss Erlos Stunde H lbert Max 520 5 375 00 B40 00 Albert Mas 520 Albert Mas 520 In der Maske Controlling k nnen Sie anhand der erfassten T tigkeitsnachweise die Produktivit t Ihrer Mitarbeiter bzw Kundenbeziehungen nach den verschiedensten Kriterien und unter Ber cksichtigung der verschiedensten Rahmenbedingungen auswerten sie k nnen Ihr gesamtes Ergebnis oder einzelne Mitarbeiter bzw Unternehmen betrachten Sie haben genauso die M glichkeit den gew nschten Zeitraum insgesamt oder Wochenweise zu betrachten Ihre Betrachtung kann nach TN Datum oder Rechnungsdatum erfolgen Je nach Auswahl wird Ihnen nach einem Klick auf Aktualisieren das entsprechende Ergebnis pr sentiert In der Ergebnistabelle k nnen Sie durch Doppelklick auf die Spaltenk pfe die Ergebnisse nach den gew nschten Kriterien sortieren Sollte Ihnen jedoch diese Ansicht
52. n Auftrag speichern Auftragsdaten Dokumente Kundenadresse FA C AOV E Anlage zum A V Auftragsnummer Werksvertrag Kunde Einsatzland o Femmontage Einsatzort Strasse Lagebeschreibung Arbeitnehmer W nur laufende Auftr ge anzeigen Meldezet Bir Name Arbeitszeit Ansprechpartner Telefon Weitere Auftragsdaten Basissatz E in Frozent wom Preis berstundenzuschlag 1 nach 000 Stunden berstundenzuschlag 2 nach 0 00 Stunden berstundenzuschlag 3 nach 000 Stunden 4f F Al Alk Al Alk Nachtschichtzuschlag Z von 00 S bis In der Auftragsdetailmaske k nnen Sie nun alle Kenndaten des entsprechenden Auftrages erfassen Als erstes w hlen Sie unter Kunde einen Ihrer Kunden oder Interessenten aus Mit der entsprechenden Auswahl wird die Kundenadresse in das Adressfeld bernommen Das Feld Kunde ist das einzige Pflichtfeld in dieser Maske Jedoch ist es f r den Ausdruck eines Einsatzzettels und einer Arbeitsplatzbegehung sinnvoll die weiteren Daten wie Einsatzort Stra e Lagebeschreibung Meldezeit Ansprechpartner und Telefon mit in das System einzugeben Neben den genannten Optionen haben Sie nun noch die M glichkeit f r diesen Einsatz unter Weitere Auftragsdaten einen entsprechenden Rechnungsvermerk und spezielle berstundenzuschl ge mit Basissatz zu hinterlegen Wird kein Basissatz bzw Zuschlag erfasst rechnet das System mit den Zuschl gen d
53. n Datensatzes beim Klicken auf den Button ffnet sich eine entsprechende Erfassungsmaske bzw werden in der vorhandenen Maske Felder zu Datenerfassung freigegeben K mit diesem Button wird ein Datensatz einer Tabelle zur Bearbeitung in der entsprechenden Maske ge ffnet Nach der Bearbeitung immer Speichern w mit diesem Button wird der markierte Datensatz unwiederbringlich gel scht a mit diesem Button wird der sofortige Ausdruck von vorher ausgew hlten Dokumenten aktiviert Das Dokument kann hier vor Ausdruck nicht noch einmal ver ndert oder angesehen werden A dieser Button ffnet ein ausgew hltes Dokument zur Ansicht das ge ffnete Dokument kann nun noch ver ndert werden und anschlie end ber den Modus Datei gt Drucken ausgedruckt werden dieser Button steht f r das Abspeichern ver nderter Datens tze Benutzerhandbuch Seite 3 H dieser Button ffnet den Kunden Interessenten oder Mitarbeiter Bewerber spezifischen Dateimanager Sie k nnen in diesem Dateimanager alle bereits erstellten Dokumente ansehen und bearbeiten OD mit diesen Markierungsboxen werden Datens tze oder Dokumente f r die weitere Bearbeitung oder zum ffnen bzw L schen markiert und ausgew hlt Der Kalender steht Ihnen zur vereinfachten Datumseingabe September Z006 Mo Di Mi Do Fr Sa zur Verf gung 1 Mit den Pfeiltasten k nnen Sie sich von Monat zu Monat bewegen b 798 Mittels Klick auf ein Datum w hlen Sie dieses dann aus
54. nen Sie ber Datei gt Schlie en die Arbeit beenden Im Regelfall werden Sie vom System gefragt ob die nderungen gespeichert werden sollen Hier muss man nun zwei verschiedene F lle unterscheiden 1 Es gibt verschiedene Dokumente die nicht im System abgespeichert werden Diese werden beim Ausdruck immer wieder aus einer Vorlage erstellt Sie erkennen diese Dokumente daran dass in der Word Kopfzeile lediglich ein Dokumentenname angezeigt wird z B Arbeitsvertrag Arbeitnehmer Microsoft Word In diesen F llen verneinen sie bitte die Frage nach dem Speichern der nderungen Bei mehreren Dokumenten ist es jedoch notwendig die nderungen abzuspeichern Diese erkennen Sie daran dass in der Word Kopfzeile neben dem Dokumentnamen auch der Name des Mitarbeiters und das Tagesdatum angezeigt werden z B K ndigung _ Schmidt Heinz 19112006 Microsoft Word In diesem Fall bejahen Sie bitte die Fragen nach dem Speichern der nderungen Es handelt sich bei diesen Dokumenten um Schriftst cke welche Sie in der ge nderten Form ggf noch einmal ben tigen k nnten Mitarbeiterprofil Abmahnungen K ndigungen Sie k nnen diese Dokumente jederzeit wieder unter in der ver nderten Form einsehen und ausdrucken Benutzerhandbuch Seite 25 Sie haben auch die M glichkeit Dokumente zu importieren z B Passbild Schwei erpass Facharbeiterbriefe Die Dokumente m ssen vorher eingescannt und an einem Ihnen
55. nflie t automat Zeitkonto Wenn sie einen Haken in machen wird die Arbeitszeit die ber die hinterlegte Wochenarbeitszeit hinausgeht automatisch auf das Zeitkonto gebucht ber die Auswahlfelder Zuschlags Gruppe und Niederlassung k nnen die entsprechenden Daten bernommen werden Ein sehr wichtiger Punkt ist das Feld Statistik Hier stehen Ihnen f nf verschiedene M glichkeiten zur Verf gung den Arbeitnehmer bez glich seiner letzten Besch ftigung einzugruppieren Diese Eingruppierung sollte unbedingt vorgenommen werden da diese Daten f r die halbj hrliche Statistik der Bundesagentur f r Arbeit ben tigt werden Wenn Sie nun alles erfasst haben bzw bei jeder Ver nderung an den Mitarbeiterdaten m ssen Sie zwingend l Den Arbeitnehmer speichern um die Daten dem Arbeitnehmer zu zuordnen Soll ein Arbeitnehmer gek ndigt oder ein Vertragsverh ltnis auf andere Weise beendet werden gehen Sie bitte wie folgt vor Als Erstes aktivieren Sie mit einem Haken die Box Vertragsende Nun w hlen Sie ber den Kalender das entsprechende Enddatum aus Jetzt ndern Sie noch den Status des Mitarbeiters r 5 und klicken auf Elben Arbeitnehmer speichern um zu speichern Ausgeschieden Jetzt k nnen Sie unter Optionen gt Dokumente die entsprechenden Schriftst cke ausdrucken Bitte achten Sie darauf dass Sie auch den Auftrag bei Austritt eines Mitarbeiters beenden da sonst die Statistik v
56. oder nicht Sie k nnen die gearbeiteten Stunden oder die Arbeitszeit eintragen F r die Arbeitszeit erscheint durch Doppelklick auf das Stundenfeld folgende Maske Benutzerhandbuch Seite 36 Die Zeit k nnen Sie mittels der Pfeiltasten einstellen oder in Form von 00 00 Erutto Arbeitzzeit bis 00 00 Uhr xj WW Yon eingeben Mit v best tigen So die entsprechenden Schichtzeiten beim Kunden hinterlegt sind erkennt das System selbstst ndig nach Eingabe der Arbeitszeiten ob Schichtzuschl ge anfallen oder nicht Pauze ml auer j o0 Ea Minuten Sollte an einem Tag nicht gearbeitet worden sein lassen Sie die Felder frei Wenn Sie die Stunden eintragen k nnen Sie sehen dass sich die Summe unter Gesamt immer entsprechende ihrer Eingaben erh ht Unter Gesamt BERSTUNDEN AUFS KONTO k nnen Sie nun eingeben wie viele der Gesamtstunden auf das berstundenkonto des Mitarbeiters gebucht werden sollen Gleichsam k nnen Sie unter BERSTUNDEN AUSBEZAHLEN Stunden vom Konto an den Mitarbeiter auszahlen Diese Option sollte allerdings lediglich zur Auszahlung und nicht zum Abfeiern von Stunden verwendet werden Das Abfeiern von Stunden finden Sie unter Monats bersicht unproduktive Zeiten Die Buchung der Stunden erfolgt lediglich zum Tariflohn des Mitarbeiters Verwaltung von T tiekeitsnachweisen qP neuen TN erzeugen L einen TN laden E aktuellen TN speichern Schlie en TN Da
57. omatisch ohne Mehrwertsteuer Es ist jedoch ratsam neben diesen Pflichtfeldern auch die Telefon und Faxnummer eines Kunden zu erfassen Nachdem diese Grunddaten erfasst sind muss der Kunde lnteressent erst ber den Button A Aktuellen Kunden speichern abgespeichert werden Dabei vergibt das System die Kundennummer und gibt die anderen Men felder zur Bearbeitung frei _ Als n chsten Schritt sollte man immer den Kundenstatus festlegen ee Ir A Aktuellen Kunden speichern aktiv ooo o Ex Kunde Die Tabelle bisher entliehene Arbeitnehmer jst lediglich eine Ergebnisanzeige Hier werden durch den Nutzer keine Daten erfasst Die Daten werden vom System mit der Erstellung eines Auftrages automatisch eingef gt Ansprechpartner der Auswahl des Status noch einmal Benutzerhandbuch Seite 6 2 3 Ansprechpartner In dieser Maske werden Ansprechpartner eines Kunden Interessenten angezeigt Die Erfassung oder Bearbeitung erfolgt in der Ansprechpartnermaske ffnet sich nach Klick auf 3P oder R Ansprechpartner bearbeiten E In dieser Maske sind die Anrede der Name die Anrede Her Funktion sowie Telefon Handy Name M ller oder Fax als Pflichtfelder zwingend zu erfassen Empfehlenswert ist immer eine Ansprechpartner Vomame Funktion Gesch ftsf hrer Faxnummer zu erfassen da Gie iiai diese in Angeboten oder Handy ES anderen Dokumenten Fax 0341 7339399 verwendet wird Die
58. r die Gew hrung der Zulagen der Mitarbeiter gibt es zwei m gliche Varianten Zum einen kann Ihr System so eingestellt sein dass es alle den Zeitraum oder Einsatz des Mitarbeiters betreffenden Zulagen bertarifliche Zulage einsatzbezogene Zulage sonstige Zulage Benutzerhandbuch Seite 38 entsprechend Ihrer Voreinstellung im Mitarbeiter automatisch berechnet und anwendet Hier ist genau darauf zu achten dass die Zulagen immer aktuell eingepflegt sind und Zulagen die nicht mehr gew hrt werden sollen zum entsprechenden Datum beendet werden Nicht betroffen sind hier VMA Fahrgeld und bernachtung Sollte Ihr System nicht entsprechend eingestellt sein dann m ssen Sie bei der Erfassung der T tigkeitsnachweise jeweils die Anwendung der Zulagen aktivieren Dieses erfolgt mit einem Doppelklick in eine der angezeigten Zulagenzeilen Auswahl der Zulagen In dieser Maske k nnen Sie nun durch Aktivierung der _ einsatzbezogene Zulage 0 50 amp pro Stunde Kontrollk stchen festlegen welche bertarifliche Zulage 0 25 pro Stunde Zulagen f r die geleisteten einsatzbezaogene Zulage 0 10 pro Stunde Stunden bezahlt werden sollen Die Berechnung der Zulagen erfolgt immer mit den Gesamtstunden Es spielt keine Rolle ob Sie Stunden auf das berstundenkonto buchen oder nicht berstunden werden immer nur mit dem Tariflohn auf das Konto gebucht Mit beenden Sie Ihre Auswahl und kehren zum T tigkeitsnachweis zur
59. rbeitet am Eratum Betrag EEE offene Abschl ge Suszahlangsart Bemerkung Schlie en Sie k nnen in dieser Maske alle Abschl ge einsehen die ein Mitarbeiter jemals erhalten hat Neben dem Datum dem Betrag der Art der Auszahlung und einer Bemerkung zum jeweiligen Abschlag wird Ihnen unter verarbeitet am ein Datum angezeigt Es handelt sich hier um das Datum der Lohnerstellung mit welcher der entsprechende im Lohn verarbeitet worden ist Alle Abschl ge bei denen ein solches Datum eingetragen ist k nnen Sie nicht mehr ver ndern oder l schen Eine nderung an solch einem Abschlag w rde sich nicht mehr auf die Lohndaten auswirken In der Tabelle stehen Ihnen die blichen Sortierfunktionen zu Verf gung Im unteren Teil der Maske k nnen Sie nach der Aktivierung der Eingabefelder mit La ausgezahlten Abschl gen erfassen und einen entsprechenden Quittungsbeleg drucken Als Datum gibt das System immer das aktuelle Tagesdatum vor Sie k nnen dieses aber beliebig ber den Kalender ver ndern Den Betrag k nnen Sie mittels der Pfeiltasten einstellen oder einfach in der Form 0 00 ohne Zeichen eingeben Als Auszahlungsart stehen Ihnen die Optionen Bar Konto Scheck oder Sonstiges zur Verf gung Unter Bemerkung haben Sie nun noch die M glichkeit einen Text Ihrer Wahl zu erfassen Mit dem Button speichern Sie Ihre eingegebenen Daten und diese werden in der oberen Tabelle angezeigt
60. rf gung die gerade beim Ausscheiden eines Mitarbeiters sehr wichtig sind Im unteren Teil der Monats bersicht wird immer der aktuelle Stand des berstundenkontos angezeigt Sie k nnen also wenn alle Tage bis zum Ausscheiden des Mitarbeiters ausgef llt sind immer noch den etwaigen Rest des U Kontos erkennen und diesen mit dem Button __ berstundenkonto gingeben und mit der n chsten Lohnrechnung zur Abrechnung bringen Die so ausbezahlten berstunden werden aus den unter dem Abschnitt Freizeitausgleich erl uterten Gr nden lediglich mit dem Tariflohn des Mitarbeiters abgerechnet berstundenkonto berstundenkonto Be und Abziige Stand berstundenkanto 7 00 Monats Sollstunden 0 00 Monats Habenstunden 63 00 berstundenkonto Heisekosten Uraubsabgelt Differenz 68 00 berstunden auf Konto 0 00 Netto Be Abzug berstunden ausbezahlen 0 00 berstunden bertrag 00 Benutzerhandbuch Seite 28 Mit dem Button k nnen Sie verbleibende Resturlaubstage des Mitarbeiters mit seinem Ausscheiden zur Abrechnung bringen Bevor Sie mit der Abrechnung von Urlaubsabgeltung beginnen sollten jedoch alle Tage bis zum Ausscheiden des Mitarbeiter mit Urlaub Freizeitausgleich oder dergleichen mehr ausgef llt sein und der damit erreichte Stand mit dem Button al peichern zwischengespeichert sein Erst jetzt kann das System den korrekten Resturlaubsstand berechnen Urlaubsabgelt Sie bekommen nun in der
61. schau die Rechnung noch einmal einsehen und gegebenenfalls Fehler noch korrigieren Ist die Rechnung wie gew nscht k nnen Sie mit Erstellen das Verarbeiten der T tigkeitsnachweise starten Nun werden sich die einzelnen Rechnungen als Worddokumente ffnen und Sie k nnen diese ausdrucken Bitte warten Sie mit dem Schlie en der Dokumente bis die Rechnungen ordnungsgem gedruckt sind Der Vorgang l sst sich nicht ohne weiteres wiederholen Wenn Sie die Dokumente schlie en antworten Sie bitte auf die Frage ob die nderungen gespeichert werden sollen bitte mit JA Nur so steht Ihnen das Originaldokument jederzeit wieder zur Verf gung Wenn der Rechnungsdruck abgeschlossen ist k nnen Sie diese Maske schlie en Benutzerhandbuch Seite 44 7 2 Gutschriften erstellen Jede Gutschrift ist immer an eine Rechnung gebunden Es ist ohne weiteres m glich f r eine Rechnung mehrere Gutschriften zu erstellen Um eine Gutschrift zu erstellen gehen Sie bitte wie folgt vor Als erstes suchen Sie in der Rechnungssuchmaske die entsprechende Rechnung heraus Wenn Sie diese gefunden haben klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die betreffende Zeile EE T EA Anzeigen CEE Im Menu entscheiden Sie jetzt bitte ob Sie die betreffende Rechnung vollst ndig oder nur teilweise gutschreiben wollen Im Nachgang werden wir erst die vollst ndige Gutschrift erl utern H Drucken Geldeingang Gutschrift komplett gutschrei
62. schlag zu 20 8 Stunden Nachtschichtzuschlag zu 20 In diesen Fenstern k nnen Sie nun die Stundenzahl entsprechend korrigieren und mit bernehmen die neue Stundenzahl ins System einpflegen Diese M glichkeit besteht f r alle Zuschl ge und kann unabh ngig voneinander genutzt werden F r zwei Zuschlagsoptionen gibt es jedoch Besonderheiten welche im Nachgang erl utert werden Wenn Sie in einem Wochentag das Kontrollk stchen Freie Eingabe markiert haben k nnen Sie dann auf der Mitarbeiterseite durch Doppelklick auf die Zuschlagszeile Freie Eingabe das folgende Fenster ffnen Benutzerdefinierter Zuschlag Stunden 6 00 Bezeichnung Erschwemiszuschlag Zuschl gssatz 6 00 dem Kunden anrechnen V dem Arbeitnehmer anrechnen v Abbruch bemehmen In diesem Fester k nnen Sie die Stundenanzahl anpassen und den entsprechenden Zuschlag ausw hlen Mit bernehmen speichern Sie dann Ihre Eingaben ab Die berstundenzuschl ge berechnet das System automatisch jedoch nur wenn f r die berstunden nicht bereits ein anderer Zuschlag gew hrt wurden ist Es gilt hier dass jeweils nur der h here Zuschlag berechnet wird Sollte Ihr System die berstundenzuschl ge der Mitarbeiter monatlich berechnen dann findet f r die Mitarbeiter diese oben genannt Regelung keine Anwendung Sie m ssen dann manuell in die berstundenberechnung eingreifen Zulagen im T tigkeitsnachweis F
63. sgrundlagen f r die Zuschl ge in der Lohnberechnung werden im Administrationstool hinterlegt und sollten sich an Ihrer Tarifbindung orientieren 2 12 Offene Rechnungen anzeigen W hrend eines Kundentelefonates ist es sicherlich oft sehr n tzlich einen schnellen Zugriff auf die aktuellen offenen Posten eines Kunden zu haben Um im Telefonat nicht die Kundenmaske verlassen zu m ssen k nnen Sie unter jederzeit den OP Bestand Ihres Kunden einsehen Nat rlich ist eine Datenbank immer nur so aktuell wie Ihre erfassten Daten Das bedeutet um einen aktuellen Stand der offenen Posten zu sehen m ssen auch die Zahlungseing nge Ihrer Kunden aktuell erfasst werden Optionen e Aktuellen Kunden speichern alternative Rechnungsadresse Euchhaltungsdater Zuschl ge offene Rechnungen anzeigen Offene Rechnungen F Rechnung anzeigen Rechnung drucken amp Schlielien Eruttobetrage Fall g am Mahnstufe 04 10 2006 1 397 00 09 10 2006 23 10 2006 1 500 00 04 11 2006 Sie sehen nun in dieser Maske alle zurzeit offenen Rechnungen Ihres Kunden Neben Rechnungsnummer Rechnungsdatum Rechnungsbetrag und F lligkeit wird auch die aktuelle Mahnstufe angezeigt Mit einem Klick auf eine Rechnungszeile k nnen Sie eine Rechnung markieren und diese anschlie end mit einem des oberen Buttons anzeigen oder sofort ausdrucken Im Anzeigemodus sollten Sie hier keine nderungen in den Rechnungen vornehmen da sich diese nder
64. t wurde keine Ver nderungen mehr in der Monats bersicht vorgenommen werden k nnen Benutzerhandbuch Seite 29 3 13 F higkeiten Unter der Maske Mitarbeiter gt Optionen gt F higkeiten k nnen Sie f r den betreffenden Mitarbeiter alle F hig und Fertigkeiten bzw besondere Eigenschaften hinterlegen Nach diesen F higkeiten k nnen Sie in der Suchmaske Bewerber bzw Mitarbeiter suchen Sie finden in dieser Maske ein Baumdiagramm das alle S T m glichen Eigenschaften eines I 3 Schwei en Mitarbeiters geordnet nach Berufen und Themengebieten I OFW wider spiegelt Die Vorlage f r a E Maschinenbau dieses Baumdiagramm ist nicht AR anche durch das Programm vorgegeben J Allgemein E Mobilit t Sie k nnen sich diese Vorgabe z B anhand Ihres Bewerberbogens re ie selbst im ADMIN TOOL aufbauen a E Fertigung bzw um beliebige Eintr ge erweitern Wenn Sie nun f r Ihr Unternehmen die richtigen Vorgaben eingestellt haben k nnen Sie einfach zum entsprechenden Mitarbeiter durch Aktivieren der Kontrollk stchen die entsprechenden Eigenschaften zuordnen Mit dem Befehl Speichern schlie en Sie ihre Eingabe ab und k nnen den Dialog ber den Befehl Schlie en verlassen Mit dem Button Alles Leeren k nnen Sie alle gespeicherten Daten l schen Der Button Alles zur cksetzen hat lediglich Einfluss auf die Ansicht und F cherung des Diagramms Nun ordn
65. t den Rechnungen entsprechende Mahnstufen zu jedoch nur bis zu Mahnstufe 4 Mahnlauf Auswahl der anzum ahnenden Rechnungen 117 vom 02 12 2006 Sagewerk Emil Holzbrett 115 vor 02 12 2006 Sagewerk Emil Holzbrett 16 vor 01 12 2006 Sagewerk Emil Holzbrett Cu Jetzt brauchen Sie nur noch mit OK Ihre Auswahl best tigen und die Mahnungen werden entsprechend Ihrer Vorlage versandfertig erstellt Es kann jedoch auch recht hilfreich sein wenn man sich unter EXTRAS gt DOKUMENTE einmal w chentlich die aktuelle OP Liste erstellt und ausstehende Zahlungen telefonisch anmahnt Benutzerhandbuch Seite 46 7 4 Zahlungseing nge Um immer einen aktuellen berblick ber die offenen Posten zu haben bzw um im Mahnwesen immer auf dem aktuellen Stand zu sein ist es dringend erforderlich die Zahlungseing nge der Kunden zeitnah ins System einzupflegen Um einen Zahlungseingang zu erfassen lassen Sie sich in der Maske Rechnungsverwaltung die entsprechende Rechnung suchen Wenn die Rechnung dann in der Ergebnistabelle zu sehen ist klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Rechnung um zum folgenden Kontextmenu zu gelangen Anzeigen g Drucken seldeingang sutschrift b Durch einen Klick auf Geldeingang ffnet sich nun die Maske zu Zahlungserfassung Geldeingang verbuchen Rechnungadater RNr 18 Kunde S gewerk Emil Holzbrett Rechnungsdatum 02 12 2006 F llig am 9 12 2006 Eruttobetrag Be l
66. tiert werden Opeichern bernimmt dann die erfassten Daten ins System 2 5 Angebote Textdokumente Das Programm erm glicht es Ihnen sehr schnell und unkompliziert Angebote und Auftragsbest tigungen f r Ihre Kunden zu erstellen In der Kundenmaske befindet sich das Feld ngebstspostionen Hier sehen Sie jederzeit alle dem Kunden Interessenten bereits angebotenen Angebotspositionen mit Datum Verrechnungssatz und eventuellen Bemerkungen auf einen Blick Um eine neue Position zu erstellen klicken Sie wieder auf Es ffnet sich die entsprechende Angebotsmaske neues Angebot erstellen Al Das System verwendet als Angebots Angebot ber datum automatisch das aktuelle lm 11205 gt Tagesdatum Dieses k nnen Sie ber ma zem den Kalender frei ver ndern Die T tigkeit T tigkeit f r die Angebotsposition Preis lin 000 E w hlen Sie bitte ber das Auswahlfeld ze aus Den entsprechende Preis k nnen sie Bemerkung ber die Pfeiltasten einstellen oder frei eingeben in der Form 00 00 Im Feld Bemerkung k nnen Sie Erg nzungen wie z B mit Werkzeug oder Einsatz in Abbruch Speichen eintragen Mit Speichern wird die Position dann wieder ins System bernommen Angebotsposihaonen gt D atum T tigkeit Freis Bemerkung POLRES C 01 01 2006 Produktionshelfer 14 82 8 8 C 03 10 2006 Anlagenmechaniker 20 mit Werkzeug C 23 10 2006 Schloss
67. tum 15 10 2006 TN Nummer Arbeitnehmer Albert Max 520 v Kunde S gewerk Emil Holzbrett 182 v Abteilung Auftrag 5 7 Montag Freis 19 50 Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Samstag Sonntag Gesamt 11 10 2006 09 10 2006 10 10 2006 8 g Zuschl ge _ Nachtschicht _ Dauemachtschicht _ Schicht _ Feiertag _ FreieEingabe Zuschl ge Nachtschicht C Dauemachtschicht C Schicht C Feiertag _ FreieEingabe Zuschl ge Zulagen f r den Arbeitnehmer Art Stunden Tariflohn Normallohn Normallohn _ Zulagen einsatzbezogene Zulage _ Zuschl ge Nachtschicht Dauemachtschicht Schicht Samstag Sonntag Feiertag Freie Eingabe Zuschl ge C Nachtschicht C Dauemachtschicht _ Feiertag _ FreieEingabe 12 10 2006 9 9 Zuschl ge C Nachtschicht _ Dauemachtschicht C Schicht _ FreieEingabe Satz Gesamt 333 18 0 5 pro Stunde 13 10 2006 14 10 2006 15 10 2006 8 7 4 Zuschl ge C Nachtschicht C Dauemachtschicht C Schicht _ Feiertag C FreieEingabe Zuschl ge _ Nachtschicht Zuschl ge C Nachtschicht C Dauemachtschicht Dauemachtschicht C Schicht C Schicht C Samstag Samstag _ Feiertag _ FreieEingabe _ FreieEingabe Zuschl ge die dem Kunden in Rechnung gestellt werden A Art Normallohn Stunden Bas ssatz Satz Normallohn _ Zuschl ge Nachtsch
68. ungen nicht auf die Buchhaltungsdaten auswirken Mit dem Button Schlie en k nnen Sie wieder zur Kundenmaske zur ckkehren Benutzerhandbuch Seite 11 3 0 Arbeitnehmerverwaltung 3 1 Suchmaske Arbeitnehmerserwa tung Arbeitnehmer suchen Personal Nr Yaomame Name PLZ Bereich Status Bewerber Aktiv O Ausgeschieden Sana nach ni Ergebnisse Pers Hr Anrede Vorname Nachn T tigkeit Status gesperrt Arbeitnehmer erzeugen Arbeitnehmer anzeigen bearbeiten Arbeitnehmer kopieren Arbeitnehmer l schen Monats bersicht anzeigen Monatsjournal erzeugen Lohnworschau erzeugen Jahres bersicht erzeugen Listen Fortschritt In dieser Suchmaske kann nach aktiven Mitarbeitern Bewerbern und ausgeschiedenen Mitarbeitern gesucht werden Die Selektion ist nach den verschiedensten Kriterien m glich Die verschiedenen Suchkriterien k nnen miteinander kombiniert werden Als Vorgaben sind Namensteile ausreichend mit dieser Schaltfl che wird die Suche nun aktiviert und das Ergebnis wird in der Ergebnistabelle angezeigt Mit einem Doppelklick auf ein Suchergebnis gelangt man in die entsprechende Detailansicht mit dieser Schaltfl che werden die eingestellten Suchkriterien zur ck gesetzt und die Ergebnistabelle wird geleert Zum Anlegen eines neuen Arbeitnehmers klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Ergebnisfeld und w hlen Arbeitnehmer erzeugen Benutzerhandbuch Seite 12 3 2 Neuer
69. ware um eine sehr komplexe Datenbankanwendung Viele verschiedene Daten und Datens tze aus verschiedenen Erfassungs und Anzeigemasken sind mit einander verbunden bauen aufeinander auf oder werden in Verarbeitungsprozessen weiter verwendet Eine wichtige Schlussfolgerung hieraus ist dass sehr viele einmal erfasste und verarbeitete Daten nicht ohne Weiteres wieder gel scht werden k nnen Aus diesem Grund gibt es bei verschiedenen Masken auch keine L schfunktion Sollten Sie diesbez glich einmal ein Problem haben dann wenden Sie sich unbedingt an Ihr Systemhaus Durch einen Eingriff in die Datenbank ist es uns unter Umst nden noch m glich falsche Daten wieder zu korrigieren oder zu entfernen Im gesamten Programm werden Ihnen verschiedene Button und Funktionen immer wieder begegnen Diese sollen jetzt hier vorab erl utert werden Ein gro er Teil der Daten wird in verschiedenen Tabellen angezeigt xl i Hame orname Funktion Telefon Handy Fas Die Daten in diesen Tabellen k nnen mit einem Doppelklick auf den entsprechenden Spaltenkopf in der Tabelle sortiert werden Ein Doppelklick auf eine Tabellenzeile ffnet die Detailansicht des entsprechenden Datensatzes Ein einfacher Klick mit der linken Maustaste auf die Zeile markiert die Zeile f r die Bearbeitung Ein einfacher Klick mit der rechten Maustaste ffnet f r diese Zeile entsprechende Kontextmen s t dieser Button steht immer f r das hinzuf gen anlegen eines neue
70. wn Sandra 11 Malerei Kecks GmbH 113 Bautzen Aktualisieren Brown Sandra 11 HEY Metall GmbH 115 Berlin Herbst Jonas 18 HEW Metall GmbH 115 Berlin aktive Mitarbeiter G M ller Frank 10 Elektro Schmidt GmbH 111 D sseldorf Mustermann Max ineu Schlosserei ArZ 1234 davon im Auftrag 6 100 E Schubert Gert 12 BauSchulz GmbH 112 J Od Schubert Ger 12 BauSchulz GmbH 117 Leipzig davon ohne Auftrag 5 Fi Vetter Lars 16 Malerei Kecks GmbH 113 Dresden Kein Einsatz o 00 bezahlter Urlaub 0 200 unbezahlter Urlaub H 1m me bezahlte Krankheit 0 0 00 Epl unbez ahlte Krankheit i 0 0 cll Freizeitausgleich 0 ALHS cll unentschuldigt T MALIE SA Leeren Schie en A eO August 150 2Mo 3Di 4Mi 5Do 6Fr 75a 850 9Mo 10Di iMi 12Do 13Fr 145a 1550 16Mo 17Di 18Mi 19Do 20Fr 215a 2250 23Mo 24Di 25Mi 26Do 27Fr 285a 2950 30 Mustermann Max Normalstunden Normalstunden 0001 PU Schneider Fritz Normalstunden Normalstunden Normalstunden Nor 0002 3 Weiterhin findet man unter Dokumente diese Dispositions bersicht Man erkennt auf einen Blick alle laufenden Auftr ge sowie die produktiven und unproduktiven Zeiten der gesamten Mitarbeiter Mit Doppelklick auf den entsprechenden Zeitraum ffnen Sie die jeweilige Detailansicht Benutzerhandbuch Seite 53

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