Email Agent de DocuShare Guía del usuario
Contents
1. Para utilizar TO en el cuerpo del mensaje el texto del mensaje no debe tener ning n formato Ejemplo l nea vac a opcional no debe aparecer ning n texto en ella TO TeamLeaders User 17 hsantosQOdominiocorreo l nea en blanco Email Agent de DocuShare Gu a del usuario 2 7 Env o de mensajes de correo electr nico Uso de Email Agent a usuarios y grupos Cuando env e un mensaje a varios destinatarios utilice una coma un espacio o un punto y coma como separador El administrador de DocuShare es quien determina si es necesario escribir TO O alg n otro texto Puede agregar espacios o un tabulador antes y despu s de TO Nota Cuando se utiliza la direcci n de correo electr nico de un usuario puede sustituir la palabra TO por Upload si el mensaje incluye datos adjuntos y desea enviarlos solos Email Agent carga cada archivo adjunto en la colecci n personal del usuario Dado que el administrador puede especificar una palabra distinta de Upload consulte con l la palabra que debe utilizar 4 Acabe de redactar el mensaje y env elo El mensaje se env a a cada usuario y miembro del grupo y usted recibir una notificaci n de correo electr nico si el administrador ha configurado DocuShare para que env e mensajes de confirmaci n Email Agent de DocuShare Gu a del usuario Uso de Email Agent Escaneado de documentos y env o directo a colecciones y espacios de trabajo Escaneado de documentos y env o directo a2. Ejemplo Actualizaci n programa lt TO Collection 45 TeamWorkspace gt 6 Pulse el bot n Iniciar El dispositivo escanea el documento y a continuaci n lo env a por correo electr nico a la colecci n personal del remitente si no realiz el paso 5 o a los contenedores indicados en el paso 5 El formato de los documentos escaneados puede variar en funci n del tipo de equipo multifunci n que se utilice Email Agent de DocuShare Gu a del usuario 2 9 Visualizaci n de mensajes en una colecci n Uso de Email Agent o espacio de trabajo Visualizaci n de mensajes en una colecci n o espacio de trabajo Un icono de sobre identifica a los mensajes de correo electr nico en una colecci n o espacio de trabajo Adem s los mensajes firmados digitalmente y los mensajes codificados se identifican mediante iconos junto al t tulo del mensaje Los usuarios con permiso de lectura de un mensaje pueden ver su contenido y sus propiedades Cualquier usuario con permiso de escritura en el mensaje de correo puede cambiar sus propiedades Como propietario de todos los mensajes que env e puede eliminar esos mensajes y cambiar sus permisos Para ver un mensaje de correo electr nico 1 Localice el mensaje que desea ver 2 Haga clic en el mensaje para abrirlo Para ver un hilo de mensajes una cadena de mensajes haga clic en el v nculo Ver hilo de mensajes Nota Un hilo de mensajes est formado por los mensajes de una colecci n o espacio
3. colecciones y espacios de trabajo Si tiene acceso a un dispositivo multifunci n que permita el escaneado dirigido a correo electr nico puede escanear los documentos y enviarlos directamente a las colecciones y los espacios de trabajo de DocuShare Para poder escanear documentos primero necesita la direcci n de correo electr nico del servidor de DocuShare que se la puede proporcionar el administrador de DocuShare Nota Dado que las interfaces de usuario de los equipos multifunci n pueden ser diferentes el siguiente procedimiento incluye pasos generales para el escaneado de un documento y su env o a DocuShare Para escanear un documento 1 Coloque un documento en el alimentador de documentos 2 Aparece la pantalla de escaneado a correo electr nico En el campo De introduzca la direcci n de correo electr nico del remitente Esta direcci n de correo electr nico debe coincidir con la de un usuario registrado en el servidor de DocuShare Si no coincide se rechazar o se asignar un nombre de propietario prefijado 4 Enel campo Para introduzca la direcci n de correo electr nico del servidor de DocuShare Ejemplo servidordocushare Wdominiocorreo Nota Si el dispositivo acepta el uso de plantillas se recomienda crear una plantilla con los campos De y Para especificados 5 Tambi n puede en el campo Asunto incluir entre corchetes angulares la palabra TO o Upload y el identificador del objeto o alias de e mail
4. de trabajo que comparten el mismo asunto del mensaje Los mensajes encadenados se ordenan seg n la fecha de recepci n y se muestran primero los m s recientes Para ver y cambiar las propiedades de un mensaje de correo electr nico 1 Localice el mensaje cuyas propiedades desea ver y cambiar 2 Haga clic en el icono de Propiedades del mensaje Aparece la p gina Ver propiedades Haga clic en el v nculo Editar 4 Cambie las propiedades que desee Haga clic en el nombre de un campo para obtener una descripci n de cada propiedad Nota Si el administrador ha creado propiedades personalizadas tambi n se muestran en la p gina Consulte al administrador para obtener informaci n sobre las propiedades personalizadas 5 Haga clic en Aplicar 2 10 Email Agent de DocuShare Gu a del usuario Uso de Email Agent Importaci n de un certificado digital a la aplicaci n de correo electr nico Importaci n de un certificado digital a la aplicaci n de correo electr nico Una firma digital a ade seguridad a las comunicaciones por correo electr nico y garantiza que usted es el remitente del mensaje y ste no ha sido modificado por ninguna otra persona Para agregar una firma digital a un mensaje de correo electr nico es preciso importar un certificado digital a la aplicaci n de correo electr nico por ejemplo Microsoft Outlook En esta secci n se proporcionan los pasos generales para importar un certificado digital Consulte la
5. las siguientes acciones En el campo Asunto incluya entre corchetes angulares la palabra TO y el identificador del objeto o alias de e mail Ejemplo Actualizaci n programa lt TO Collection 45 TeamWorkspace gt En la primera l nea del cuerpo del mensaje escriba TO y el identificador o el alias de e mail del objeto A continuaci n agregue una l nea vac a Para utilizar TO en el cuerpo del mensaje el texto del mensaje no debe tener ning n formato Ejemplo l nea vac a opcional no debe aparecer ning n texto en ella TO Collection 45 Workspace 73 l nea en blanco Email Agent de DocuShare Gu a del usuario 25 Env o de mensajes de correo electr nico Uso de Email Agent a colecciones y espacios de trabajo Cuando se env a un mensaje a varios contenedores puede utilizar una coma un espacio o un punto y coma para separar los identificadores de los contenedores El administrador de DocuShare es quien determina si es necesario escribir TO O alg n otro texto Puede agregar espacios o un tabulador antes y despu s de TO Nota Si el mensaje de correo electr nico incluye datos adjuntos y desea enviarlos solos cambie la palabra TO por Upload Dado que el administrador puede especificar una palabra distinta de Upload consulte con l la palabra que debe utilizar 4 Acabe de redactar el mensaje y env elo El mensaje se env a recibir una notificaci n por correo electr nico si el administrador ha configur
6. n se env a a todos los destinatarios externos Separe las direcciones de correo electr nico con una coma Responder a Especifica a qui n se env a una respuesta de correo electr nico cuando cualquiera de los miembros del grupo env a un mensaje Remitente env a respuesta s lo al usuario que envi el mensaje Grupo env a respuesta a todos los miembros del grupo con independencia de qui n enviara el mensaje Si el grupo incluye a otro grupo como miembro Responder a se aplica tambi n a ese grupo Control de correo no deseado Controla qui n puede enviar mensajes de correo al grupo Email Agent de DocuShare Gu a del usuario 2 3 Propiedades exclusivas de objetos de Email Agent Uso de Email Agent Tabla 2 1 Propiedades de objetos Propiedad Descripci n Propiedades de colecci n S lo datos adjuntos Env a a la colecci n cada archivo adjunto como documento individual sin el mensaje de correo electr nico Alias de e mail Nombre exclusivo y de una sola palabra que puede utilizarse como destinatario de un mensaje de correo electr nico en lugar del identificador de colecci n Control de correo no deseado Controla qui n puede enviar mensajes de correo a la colecci n Propiedades de espacio de trabajo S lo datos adjuntos Env a al espacio de trabajo cada archivo adjunto como documento individual sin el mensaje de correo electr nico Alias de e mail Nombre e
7. nico almacenados as como sus subprocesos y propiedades en una vista del explorador Nota Los espacios de trabajos son caracter sticos de DocuShare CPX 1 2 Email Agent de DocuShare Gu a del usuario Primeros pasos Requisitos previos Requisitos previos Para utilizar Email Agent necesita lo siguiente Una aplicaci n y una cuenta de correo electr nico Un explorador de web La URL del servidor de DocuShare y una cuenta de usuario de DocuShare La direcci n de correo electr nico del servidor de DocuShare se la puede proporcionar el administrador del sitio Conocimiento de las funciones b sicas de DocuShare Si lo desea un certificado digital ID que puede obtener de una entidad emisora de certificados interna o de terceros Recursos En esta gu a se explica c mo utilizar las capacidades de Email Agent de DocuShare Para obtener una informaci n completa acerca de las funciones de DocuShare consulte la Gu a del usuario de DocuShare en la p gina Asistencia Email Agent de DocuShare Gu a del usuario 1 3 Recursos Primeros pasos 1 4 Email Agent de DocuShare Gu a del usuario Uso de Email Agent e Acerca del env o de mensajes de correo electr nico a objetos de DocuShare osorno er iss ssarai e Propiedades exclusivas de objetos de Email Agent e Env o de mensajes de correo electr nico a colecciones y spacios d PAPA IRSA SA e Env o de mensajes de correo electr nico a u
8. XEROX Email Agent de DocuShare Gu a del usuario Fecha de publicaci n Abril de 2007 Documento espec fico para DocuShare versi n 6 0 DocuShare CPX versi n 6 0 Preparado por Xerox Corporation DocuShare Business Unit 3400 Hillview Avenue Palo Alto California 94304 EE UU Traducido por Xerox GKLS European Operations Bessemer Road Welwyn Garden City Hertfordshire AL7 1BU Reino Unido Copyright O 2007 de Xerox Corporation Reservados todos los derechos Xerox y DocuShare son marcas comerciales de Xerox Corporation Todas las dem s marcas comerciales pertenecen a sus respectivas empresas y se reconocen como tales ndice Cap tulo 1 Primeros pasos BlenVenidO iia a A A A ta Requisitos previos o oooooooooo RECUrSOS nd ninna ir a aia de a a Cap tulo 2 Uso de Email Agent Acerca del env o de mensajes de correo electr nico a objetos de DocuShare Propiedades exclusivas de objetos de Email Agent o oo o ooo o ooo Env o de mensajes de correo electr nico a colecciones y espacios de trabajo Env o de mensajes de correo electr nico a su colecci n personal Posibilidad de enviar mensajes de correo electr nico a colecciones y espacios de trabajo por parte de usuarios ajenos a DocuShare Env o de mensajes de correo electr nico a usuarios y grupos Escaneado de documentos y env o directo a colecciones y espacios de trabajo ooooo
9. ado DocuShare para que env e mensajes de confirmaci n Env o de mensajes de correo electr nico a su colecci n personal Puede enviar f cilmente mensajes de correo electr nico a su colecci n personal basta con dirigir el mensaje a su servidor de DocuShare Para enviar un mensaje de correo electr nico a su colecci n personal 1 En la aplicaci n de correo electr nico abra una ventana de mensaje 2 Enel campo Para o CC no utilice el campo CCO introduzca la direcci n de correo electr nico del servidor de DocuShare Ejemplo servidordocushare Wdominiocorreo 3 Acabe de redactar el mensaje y env elo El mensaje se env a recibir una notificaci n por correo electr nico si el administrador ha configurado DocuShare para que env e mensajes de confirmaci n Posibilidad de enviar mensajes de correo electr nico a colecciones y espacios de trabajo por parte de usuarios ajenos a DocuShare Puede permitir que los usuarios que no tienen cuentas de DocuShare env en mensajes de correo electr nico a colecciones y espacios de trabajo El administrador configura una cuenta de usuario para que Email Agent habilite esta funci n Tendr que cambiar los permisos del contenedor para otorgar permiso de escritura en el contenedor a la cuenta de usuario de Email Agent o al grupo Todos los usuarios excepto el invitado A los mensajes que env an usuarios ajenos a DocuShare se les asigna un nombre de propietario prefijado Si no cambia l
10. da con el grupo o si especifica un identificador incorrecto del usuario o el grupo el mensaje de correo electr nico se enviar auna colecci n prefijada que habr configurado el administrador de DocuShare Consulte al administrador sobre la ubicaci n de la colecci n Adem s el administrador de DocuShare le puede proporcionar la direcci n de correo electr nico del servidor de DocuShare Para su comodidad puede agregar la direcci n de correo electr nico a su libreta de direcciones Para enviar un mensaje de correo electr nico a usuarios y grupos 1 En la aplicaci n de correo electr nico abra una ventana de mensaje 2 Enel campo Para o CC no utilice el campo CCO introduzca la direcci n de correo electr nico del servidor de DocuShare Ejemplo servidordocushare AWdominiocorreo 3 Lleve a cabo una de las siguientes acciones En el campo Asunto incluya entre corchetes angulares la palabra TO y uno de los siguientes elementos el identificador o alias de e mail del grupo el identificador o alias de e mail del usuario o la direcci n de correo electr nico de un usuario Ejemplo Actualizaci n programa lt TO TeamLeaders cmorgan gt En la primera l nea del cuerpo del mensaje escriba TO y uno de los siguientes elementos el identificador o alias de e mail del grupo el identificador del usuario el nombre de usuario o la direcci n de correo electr nico de un usuario A continuaci n agregue una l nea vac a
11. documentaci n correspondiente a su aplicaci n de correo electr nico para obtener instrucciones detalladas sobre la importaci n de un certificado digital Para importar un certificado digital a la aplicaci n de correo electr nico 1 Consulte al administrador de DocuShare para conocer la entidad emisora de certificados de la cual debe obtener el certificado digital El certificado es un archivo con la extensi n p12 por ejemplo micertificado p12 2 Una vez haya obtenido el certificado digital de la entidad emisora de certificados c pielo a una carpeta del equipo 3 Mediante la aplicaci n de correo electr nico importe el certificado de la carpeta al equipo Tendr que aportar la siguiente informaci n Archivo de certificado e Clave que proporciona la entidad emisora de certificados Nota Si el certificado lo ha emitido una entidad emisora de certificados que forme parte de una cadena de confianza de otros certificados o entidades emisoras puede que la aplicaci n de correo electr nico le pregunte si desea agregar la entidad emisora de certificados al almac n ra z Puede hacer clic en S para agregar la entidad emisora de certificados o puede agregarla directamente a la aplicaci n de correo electr nico Este ltimo m todo requiere que se importe un archivo PEM con la extensi n cer para la entidad emisora de certificados Puede obtener el archivo PEM en la entidad emisora de certificados de su sitio Email Agen
12. e objetos de Email Agent Email Agent aporta propiedades de objetos adicionales para respaldar sus capacidades Estas propiedades adicionales se describen a continuaci n Tabla 2 1 Propiedades de objetos Propiedad Descripci n Propiedades de usuario Datos adjuntos como URL Especifica c mo se tratar n los datos adjuntos cuando reciba un mensaje enviado a un grupo del cual es miembro S incluye un v nculo a los datos adjuntos del mensaje No incluye los datos adjuntos en el mensaje Desactivar mensajes de Email Agent Detiene el env o por parte de Email Agent de un mensaje de correo electr nico para la acci n seleccionada Propiedades de grupo Colecci n asociada Especifica el nombre de la colecci n a la que desea copiar mensajes de correo electr nico que se env an al grupo Haga clic en el bot n Cambiar para seleccionar la colecci n que desea utilizar Confirmar recepci n de e mail Especifica que se enviar un mensaje de correo electr nico de confirmaci n a la persona que envi el mensaje de correo electr nico al grupo Alias de e mail Nombre exclusivo y de una sola palabra que puede utilizarse como destinatario de un mensaje de correo electr nico en lugar del identificador de grupo Destinatarios externos Direcciones de correo electr nico de destinatarios que no son usuarios registrados de DocuShare Cuando se env a un mensaje de correo electr nico al grupo tambi
13. ocoorncoor EERE TA TRE Visualizaci n de mensajes en una colecci n o espacio de trabajo Importaci n de un certificado digital a la aplicaci n de correo electr nico Email Agent de DocuShare Gu a del usuario ndice Email Agent de DocuShare Gu a del usuario Primeros pasos E DINO cris a aa A REQUISICOS PREVIOS sepia a A A AAA A e A AAA ana Email Agent de DocuShare Gu a del usuario Bienvenido Primeros pasos Bienvenido Email Agent de DocuShare mejora la colaboraci n y las capacidades de administraci n del correo electr nico mediante la posibilidad de enviar contenidos por correo electr nico directamente a DocuShare Mediante la aplicaci n de correo electr nico puede enviar mensajes a colecciones espacios de trabajo usuarios y grupos de DocuShare Email Agent est completamente integrado en DocuShare lo cual permite utilizar las funciones de DocuShare para buscar mensajes de correo electr nico controlar el acceso a la correspondencia confidencial y organizar el contenido del correo electr nico Mediante Email Agent de DocuShare puede e Compartir el contenido del correo electr nico enviando mensajes a usuarios y grupos de DocuShare e Almacenar los mensajes de correo electr nico envi ndolos a colecciones incluida su colecci n personal y espacios de trabajo e Agregar seguridad a los mensajes de correo electr nico mediante una firma digital e Ver los mensajes de correo electr
14. os permisos los mensajes de correo electr nico se env an a una colecci n prefijada Consulte al administrador el nombre de la cuenta de usuario de Email Agent as como el nombre de colecci n prefijado Si el administrador no configura una cuenta de usuario para Email Agent DocuShare no podr recibir mensajes de correo electr nico de quienes no sean usuarios de DocuShare 2 6 Email Agent de DocuShare Gu a del usuario Uso de Email Agent Env o de mensajes de correo electr nico a usuarios y grupos Env o de mensajes de correo electr nico a usuarios y grupos Mediante su aplicaci n de correo electr nico puede enviar mensajes de correo electr nicos a usuarios y grupos de DocuShare Para enviar un mensaje de correo electr nico a un grupo se necesita la direcci n de correo electr nico del servidor de DocuShare y el identificador de grupo o si se ha especificado el alias de e mail Si se ha especificado una colecci n asociada para el grupo cuando env e un mensaje al grupo tambi n se enviar una copia a esa colecci n si dispone de permiso de escritura en ella Para enviar un mensaje de correo electr nico a un usuario necesita la direcci n de correo electr nico del servidor de DocuShare y el identificador del usuario o si se ha especificado su alias de e mail Cuando se env a un mensaje a un usuario se env a a la colecci n personal del usuario Si no dispone de acceso suficiente a la colecci n asocia
15. recci n de correo electr nico especificada para su cuenta de correo electr nico no es id ntica a su propiedad Direcci n de e mail de DocuShare DocuShare distingue entre may sculas y min sculas se asigna un nombre de propietario prefijado Del mismo modo cuando se utiliza una firma digital el propietario del mensaje se determina a partir de la direcci n de correo electr nico del certificado digital de la firma en lugar de determinarlo a partir de la direcci n de correo electr nico incluida en el campo De del mensaje Nota Para verificar que la direcci n de correo especificada para su cuenta de correo electr nico es id ntica a su direcci n de correo electr nico de DocuShare compruebe la direcci n que se muestra en el campo De del mensaje la parte nombredeusuario Adominiodecorreoelectr nico debe coincidir con su propiedad Direcci n de e mail de DocuShare Otra posibilidad es hacer clic en el enlace Buscar usuario que hay a la derecha del campo De si la cuenta de usuario se muestra en la p gina de resultados de la b squeda ambas direcciones de correo electr nico son id nticas Para enviar un mensaje de correo electr nico a colecciones y espacios de trabajo 1 En la aplicaci n de correo electr nico abra una ventana de mensaje 2 Enel campo Para o CC no utilice el campo CCO introduzca la direcci n de correo electr nico del servidor de DocuShare Ejemplo servidordocushare Wdominiocorreo 3 Lleve a cabo una de
16. suarios y grupos Escaneado de documentos y env o directo a colecciones y ESPACIOS do IDO y rd RA A RARA AA AA e Visualizaci n de mensajes en una colecci n o espacio de trabajo e Importaci n de un certificado digital a la aplicaci n de correo electr nico Email Agent de DocuShare Gu a del usuario Acerca del env o de mensajes de correo Uso de Email Agent electr nico a objetos de DocuShare Acerca del env o de mensajes de correo electr nico a objetos de DocuShare Email Agent junto con la aplicaci n local de correo electr nico permite compartir el contenido del correo electr nico enviando mensajes y datos adjuntos a colecciones espacios de trabajo usuarios y grupos de DocuShare Para garantizar la seguridad de las comunicaciones electr nicas Email Agent admite el uso de firmas digitales Cuando se env a un mensaje de correo electr nico a un grupo tambi n se puede enviar una copia del mensaje a una colecci n asociada al grupo Con ello puede almacenar c modamente la correspondencia electr nica de un grupo Con Email Agent puede administrar f cilmente las listas de distribuci n de correo electr nico mediante la creaci n de grupos seg n las necesidades de su organizaci n Nota Los espacios de trabajos son caracter sticos de DocuShare CPX 2 2 Email Agent de DocuShare Gu a del usuario Uso de Email Agent Propiedades exclusivas de objetos de Email Agent Propiedades exclusivas d
17. t de DocuShare Gu a del usuario 2 11 Importaci n de un certificado digital a la Uso de Email Agent aplicaci n de correo electr nico 2 12 Email Agent de DocuShare Gu a del usuario
18. xclusivo y de una sola palabra que puede utilizarse como destinatario de un mensaje de correo electr nico en lugar del identificador de espacio de trabajo Email Agent de DocuShare Gu a del usuario Uso de Email Agent Env o de mensajes de correo electr nico a colecciones y espacios de trabajo Env o de mensajes de correo electr nico a colecciones y espacios de trabajo El env o de mensajes de correo electr nico a colecciones y espacios de trabajo permite compartir almacenar y recuperar f cilmente mensajes seg n lo necesite Para enviar un mensaje de correo electr nico a un espacio de trabajo o colecci n se necesita la direcci n de correo electr nico del servidor de DocuShare y el identificador del objeto o bien si se ha especificado el alias de e mail del objeto El administrador de DocuShare le puede proporcionar la direcci n de correo electr nico del servidor de DocuShare Para su comodidad puede agregar la direcci n de correo electr nico a su libreta de direcciones Puede enviar un mensaje a un espacio de trabajo o colecci n si tiene permiso de escritura sobre ellos Si no dispone de acceso suficiente al contenedor o si se especifica un identificador incorrecto del mismo el mensaje se env a a una colecci n prefijada que habr configurado el administrador de DocuShare Consulte al administrador sobre la ubicaci n de esta colecci n Usted es el propietario de todos los mensajes que env a sin embargo si la di
Download Pdf Manuals
Related Search