Combinar correspondencia
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1. 6 El paso siguiente es indicarle a Word de donde se obtendr n los datos fuente u origen de datos para la combinaci n Para esto se debe escoger el bot n Obtener datos bajo el paso 2 Origen de datos Posteriormente se debe escoger la opci n Crear origen de datos o Abrir origen de datos seg n exista o no la fuente de datos 7 Si la fuente de datos existe la cual puede ser una lista de nombres y direcciones de otro documento de Word o de una hoja de c lculo base de datos u otro tipo de lista se debe seleccionar la opci n Abrir origen de datos y posteriormente en el cuadro de di logo Abrir que se despliega indicarle a Word cual es el archivo que contiene dicha lista Posteriormente pasar al paso 13 8 Si la fuente de datos no existe se la debe crear Para esto se debe escoger la opci n Crear origen de datos 9 Si se trata de un nuevo origen de datos se presentar un cuadro de di logo donde se deben definir los registros de datos y posteriormente guardar dicho origen Word guarda el origen de datos en forma de tabla como un documento con extensi n doc En la lista Campos en el res registro inicial todos los nombres Un origen de datos para combinar correspondencia debe estar compuesto de Filas de campo de la fuente de datos de datos La primera Fila se denomina registro inicial Cada columna de esta fila comienza con un nombre de campo aparecen una serie de nombres de Word le ofrece algunos de los nombre2. que indican a Word d nde debe imprimir la informaci n variable de la fuente u origen de datos Cuando se combina el documento principal con la fuente u origen de datos Word reemplaza los campos de combinaci n por la informaci n apropiada de la fuente u origen de datos Campos de combinaci n Marcador como Nombre o Ciudad para la informaci n del origen de datos que se combina en el documento principal Por ejemplo el campo de combinaci n Ciudad podr a sustituirse por Par s en una carta modelo combinada Los campos de combinaci n que se inserten en un documento principal de combinaci n indican a Word d nde debe insertar la informaci n exclusiva del origen de datos seleccionado cada vez que estos c digos de campo aparecen en el documento Por ejemplo el campo de combinaci n Ciudad le indica a Word que inserte el nombre de la ciudad del campo de datos Ciudad de la fuente de datos correspondiente Los campos de combinaci n deben ser insertados en el documento principal a trav s de las herramientas apropiadas Insertar campo de combinaci n de la barra de herramientas Combinar correspondencia no pueden escribirse los caracteres de campo de combinaci n gt P gina 212 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica ati SN Ca Operaci n de Microsoft Word W S 0 07 2 0 34 Origen de datos En una operaci n de combinar correspondencia la fuente u origen de datos contiene la i
3. en el origen de datos la que contiene los nombres de campo se le denomina registro inicial de la fuente de datos sa Valores de campo Valores que son introducidos en los campos de los registros de una fuente u origen de datos Gu a del Usuario P gina 213 Centro de Capacitaci n en Inform tica z EF a tic Operaci n de Microsoft Word l y 0 34 Realizar una combinaci n de correspondencia Para realizar una combinaci n de correspondencia por ejemplo entre una carta modelo como documento principal carta de invitaci n y una lista de clientes como fuente de datos se debe realizar el siguiente procedimiento 1 Para utilizar un carta existente como carta modelo se debe abrir dicha carta con anterioridad Para crear una nueva carta se debe generar un nuevo documento de Word De todas formas es recomendable tener en la ventana activa de Word al documento que actuar como documento principal en la combinaci n 2 Seleccionar la opci n Combinar Combinar correspondencia correspondencia del men Herramientas Use esta lista de verificaci n para crear su correspondencia Comience eligiendo el bot n Crear 1 Documento principal 3 En el cuadro de di logo que se despliega seleccionar el bot n Crear bajo el paso 1 Documento principal a Origen de datos Obtener datos T 4 Posteriormente se debe escoger la O p C i n Ca rtas mode O 3 Combinar los datos con el documento Comb
4. palabra Juan es menor que la palabra Pedro porque Juan precede a Pedro en el orden alfab tico Las letras may sculas no afectan a los criterios de ordenaci n Por ejemplo para seleccionar los registros de clientes cuyos nombres empiecen por las letras A a la L seleccionar la opci n Nombre del cuadro Campo despu s escoger la opci n Menor que del cuadro Comparaci n y a continuaci n escribir la letra M en el cuadro Comparado con Si un registro de datos contiene una combinaci n de n meros con letras guiones signos m s signos menos u otros caracteres no num ricos Word compara los n meros como si fueran caracteres de texto Por ejemplo un c digo postal de cinco digitos se compara como un n mero mientras que una matr cula que contenga n meros letras y guiones se compara como texto La comparaci n de secuencias de n meros y caracteres no num ricos combinados por ejemplo matr culas puede generar resultados inesperados si algunos elementos contienen m s n meros secuenciales que otros Para especificar criterios de selecci n m ltiples se deben utilizar los operadores O e Y que aparecen a partir de la segunda linea en el cuadro de di logo Puede especificarse un m ximo de seis criterios de selecci n utilizando los operadores Y u O para enlazarlos Se debe escoger el operador Y para seleccionar registros que coincidan con todos los criterios de filtrado mientras se debe escoger O para selecci
5. Operaci n de Microsoft Word W NA y Combinar correspondencia Generalidades y conceptos Word a trav s de la herramienta combinar correspondencia permite combinar un documento el que puede ser una carta con el texto que se pretende hacer llegar a varias personas con otro documento o lista de datos que contiene los datos de los destinatarios de forma tal de obtener en un solo documento o impreso directamente todas las copias de las cartas que se deseen enviar Documento principal Fuente de dabos Sr fa nombre emp esa Le imitamos a Dd a participar del lanzaruiento de rmestms rmuiewos productos Sr a Juan Perez Fonade 5A Le imitamos a Ud a participar del lanzariento de mestms reos productos Esta tarea se realiza utilizando un asistente el cual se ejecuta a trav s del comando Combinar correspondencia del men Herramientas En el mismo se deben realizar tres pasos fundamentales para conseguir el objetivo planteado Combinar correspondencia a 1 Crear o abrir el documento que contiene los datos constantes el cual es llamado 1 ES boumento principal ES Documento principal Crear T Use esta lista de verificaci n para crear su correspondencia Comience eligiendo el bot n Crear mam 2 Crear o abrir el documento o E 2 E ai la lista que contiene los datos FEL origen de datos temer d T variables el cual es llamado Obtener datos Origen de datos 3 E cs Combin
6. ar los datos con el documenta a 3 Combinar ambos archivos Combinar obteniendo una copia del documento principal por cada registro del origen de datos MES Gu a del Usuario P gina 211 Centro de Capacitaci n en Inform tica D tio Operaci n de Microsoft Word W S 4 yo 0 34 El resultado de una combinaci n puede generarse en un nuevo documento o directamente obtenerlo impreso en papel Tambi n existe la posibilidad de configurar la combinaci n A trav s de opciones de consulta se podr n especificar diferentes criterios de selecci n de los registros del origen de datos a ser incluidos en la combinaci n Documento principal En una operaci n de combinar correspondencia el documento principal contiene el texto la puntuaci n los espacios los gr ficos y la informaci n adicional que no cambian en las versiones del documento combinado o sea que se y Documento principal desean conservar en cada carta modelo por ejemplo el remitente y el texto de Sr fa lt nombre gt Campos de una carta modelo de los sobres o de las empresa gt combinaci n e S o c digos etiquetas postales Le invitamos a Ud a participar o del lanzamiento de nuestros Como documento principal puede nuevos productos usarse un documento nuevo o uno ya existente Luego de tener dise ado el documento principal se deben insertan las instrucciones especiales en el mismo denominadas campos de combinaci n
7. de acceder a Modificar el documento principal o la fuente de datos en cualquier momento seg n g la tarea que quede pendiente 11 Si se selecciona la opci n Modificar origen de datos del cuadro de datos anterior o el bot n Modificar del paso 2 Origen de datos del cuadro de di logo Combinar Correspondencia se despliega el cuadro de di logo Ficha de datos para ingresar los datos de los registros correspondientes en la misma La fuente de datos EmA EE guardada como una tabla en un Aceptar e documento de Word es Agregar nuevo presentada como una ficha de Eliminar datos en lugar de presentar la Restaurar informaci n en forma de Buscar tabla siendo cada fila de la ME El misma un registro de la fuente de datos Los registros se presentan en forma de fichas cada una por cada registro existente en la misma Registro H Dado que la fuente de datos a n no posee informaci n la misma debe ser P gina 216 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica ati SN Ca Operaci n de Microsoft Word W S 0 Ns 2 0 34 ingresada Para esto en los cuadros de campo se deben escribir los datos que se deseen Para pasar de campo en campo se debe presionar la tecla Enter o hacer un YI S clic con el rat n en el cuadro del campo que corresponda Una vez llenada la primera ficha se debe pasar a la siguiente seleccionando el bot n Agregar nuevo y as sucesivamente para todos los registros q
8. dencia del men Herramientas y posteriormente escoger el bot n Modificar del paso 2 Origen de datos EZI HE Dicha acci n permite acceder al cuadro ESPERE de di logo Ficha de datos M En dicha ficha de datos se pueden E agregar nuevos registros eliminar a Heroien registros y modificar los datos de los Pm a registros existentes tal como se describi en el proceso de combinaci n P gina 222 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica tico a 2 2 gt vo l 0 34 Operaci n de Microsoft Word W de correspondencia anteriormente Tambi n se puede acceder a la informaci n de la fuente seleccionando el bot n Ver origen de dicho cuadro de di logo pero en este caso la informaci n ser presentada como una tabla de documento de Word Si el documento que contiene el origen de datos se encuentra abierto se puede acceder a l seleccion ndolo directamente del men Ventana Si no se encuentra abierto se lo puede abrir desde la opci n Abrir del men Archivo o seleccionando el bot n I Abrir de la barra de herramientas Est ndar En este caso Word muestra autom ticamente la barra de herramientas Base de datos a trav s de la cual se pueden realizar diferentes acciones Opciones de la barra de herramientas Base de datos Ej Ficha de datos Al seleccionar este bot n se accede al cuadro de di logo Ficha de datos presentando los registro en forma de fichas E Administrar ca
9. ebe de indicar a Word cual es e A el siguiente paso a realizar registros eligiendo Modificar origen de datos o agregar campos de combinaci n al documento principal eligiendo Modificar documento principal 7 El origen de datos creado no contiene registros de datos Puede agregar nuevos Se debe escoger el bot n Modificar origen de datos si se pretende llenar la fuente de datos con por ejemplo los datos de los clientes Mientras que se debe escoger el bot n Modificar documento principal si se pretende agregar en el documento principal los campos de combinaci n En este momento se tiene el documento principal sin los campos de combinaci n insertados en el mismo y la fuente de datos sin informaci n Dependiendo de la opci n que se escoja del cuadro de di logo anterior en una segunda instancia se debe seleccionar la opci n que quedar pendiente Tambi n Word habilit el segundo E Documento principal bot n Modificar en el paso 2 Origen de Crear T l Modificar 7 datos que al seleccionarlo en cualquier aan momento desde el cuadro de di logo Documento principal D 1Cabo Polonio Invitaci n doc ES b r EEF Combinar correspondencia permite T ongen de o acceder a la ficha de datos para _ Obtener datos Medicas a Datos Diha Fuente de clie modificar su contenido tanto para agregar o eliminar registros as como para modificar los datos de los registros existentes Con esto se pue
10. ertado en el documento principal solo basta con seleccionarlo como si fuese texto todo lo que se encuentra sombreado es el campo de combinaci n y posteriormente presionar la tecla PEL M Gu a del Usuario P gina 219 Centro de Capacitaci n en Inform tica SIA ANA Gl 0 34 Operaci n de Microsoft Word W En determinado momento puede suceder que se desee seleccionar un origen de datos diferente para el documento principal dado que ste se puede adaptar con algunas modificaciones que se le realicen para obtener otra carta modelo que se quiera combinar Para esto con el documento principal en la ventana activa se debe seleccionar la opci n Combinar correspondencia del men Herramientas y posteriormente elegir la opci n Obtener datos del paso 2 Origen de datos y a continuaci n seleccionar la opci n Abrir origen de datos Esta acci n despliega el cuadro de di logo Abr r en el cual se le debe de indicar a Word cual es el archivo que se desea abrir Los campos de combinaci n que puedan estar insertados en el documento principal deben coincidir con los nombres de campo utilizados en el registro inicial del nuevo origen de datos Si no es as se los debe borrar y posteriormente insertar los campos de combinaci n de la nueva fuente de datos Seleccionar y ordenar registros en un origen de datos Antes de realizar la combinaci n se pueden especificar ciertos criterios de selecci n de los registros de la fuen
11. inar 5 A continuaci n del siguiente cuadro de di logo que se presenta seleccionar el bot n Ventana activa aean El documento activo la carta abierta o el nuevo documento que se encuentre en ese momento en Microsoft Word 2 P E delo d t tiva del d t pantalla se convertir en el O miam ur enana aca acne documento pri nel pal de la Muewo documento principal combinaci n correspondencia Si se escoge el bot n Nuevo documento principal Word abre un nuevo documento en blanco para que posteriormente se escriba el texto del mismo Luego de la acci n anterior el cuadro de di logo Combinar Correspondencia se Crear Modificar presenta como la imagen lo muestra Tipo de combinaci n Cartas modelo donde queda asignado como documento Documento principal D 4Cabo Polonio Invitaci n doc o ES principal el archivo que se encuentra en 2 Origen de datos uso en ese momento En el paso 1 a tener datos 7 Documento principal se habilita el bot n Modificar que al seleccionarlo en cualquier momento desde el cuadro de di logo Combinar correspondencia se cierra dicho cuadro de di logo y se pasa al documento actual en pantalla con la posibilidad de retomar la combinaci n en cualquier otro momento ejecutando el comando correspondiente Documento principal P gina 214 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica y mF goate Operacion de Microsoft Word e y 0 34
12. mento Al cerrar el documento remeras principal se puede presentar el siguiente cuadro de di logo dado que Word detecta cambios To Carton en el origen de datos que a n no se han guardado 7 Invitaci n doc es un documento principal de combinaci n adjunto a un origen de datos fuente de clientes doc que no se guard Desea guardar Fuente de clientes doc IS Las modificaciones en el texto no deben hacerse sobre el documento resultante de la combinaci n sino que deben realizarse sobre el documento principal Una vez realizadas se debe volver a realizar la combinaci n Word permite revisar los resultados de la combinaci n de correspondencia en pantalla antes de realizar la combinaci n en un nuevo documento o imprimir directamente las cartas modelo Para comprobar los resultados de la combinaci n r pidamente pueden mostrarse los datos combinados en el documento principal y ver los documentos combinados resultantes uno a uno Para mostrar los datos combinados en el documento principal con el documento principal en la ventana activa se debe seleccionar el bot n Ver datos combinados de la barra de herramientas Combinar correspondencia Para ver informaci n de otros registros de datos se deben seleccionar los botones de flecha naji en de la barra de herramientas Combinar correspondencia o escribir un n mero de registro en el cuadro y presionar la tecla M77 Para eliminar un campo de combinaci n ins
13. mpos Al seleccionar Memme este bot n se accede al cuadro de Mombre de campo Campos en el registro di logo Administrar campos En este pres s Agregar gt gt cuadro de di logo se pueden realizar E cambios en la estructura del origen de datos pudiendo agregar nuevos campos Quitar Cambiar nombre El imi i Acept Cancel eliminar campos existentes e inclusive ancelar modificar el nombre de uno de ellos Para agregar la informaci n de un nuevo campo agregado se pueden introducir los datos desde la ficha de datos o directamente sobre la tabla del documento CEI Agregar nuevo registro y Eliminar registro Estos botones permiten agregar un nuevo registro al final de la tabla y eliminar los registros seleccionados filas de la tabla seleccionadas o donde se localice el cursor en ese momento respectivamente B 3 Ordenar ascendente y Ordenar descendente Estos botones permiten ordenar la fuente por alguno de los campos de la misma Para esto se debe hacer un clic dentro de la columna del campo por el cual se quiera ordenar la tabla o seleccionar la columna directamente y posteriormente seleccionar uno de los botones seg n sea el orden de ordenaci n deseado Ei Documento principal Al seleccionar este bot n se accede a la ventana del documento principal de combinaci n IS Manteniendo la estructura de la tabla como fuente de datos para una Gu a del Usuario P gina 223 Centro de Capacitaci n en Info
14. nformaci n que var a en cada versi n de un documento combinado como los nombres y las direcciones de por ejemplo los destinatarios de Fuente de datos una carta modelo que se desee i a u Homb enviar a una serie de clientes o i Nombre Empresa a e informaci n de una base de datos e que se desee utilizar en cualquier Registro aane oo de A de datos Puede abrirse una fuente u origen de datos existente usar la libreta personal de direcciones o la lista de contactos de Microsoft Outlook o bien crear una nueva fuente u origen de datos en Microsoft Word Microsoft Access o Microsoft Excel Nombre de campo Nombre de una categor a de informaci n de un origen de datos para combinar correspondencia Por ejemplo Nombre Direcci n y Ciudad son nombres de campo que se utilizan con frecuencia en una lista de direcciones Los nombres de campo s lo pueden contener letras n meros y el car cter de subrayado _ no pueden tener m s de cuarenta caracteres y no admiten espacios en blanco El nombre de cada campo de datos aparece en la primera fila denominada registro inicial del origen de datos sa Registro de datos Conjunto completo de informaci n relacionada en un origen o fuente de datos Un registro de datos corresponde a una fila de informaci n del origen de datos Por ejemplo toda la informaci n referente a un cliente en una lista de correo de clientes es un registro de datos A la primera fila
15. onar registros que coincidan con cualquiera de los criterios de filtrado que satisfagan al menos uno de los criterios La forma en la que se utilicen los operadores Y y O determina los registros de datos que se seleccionar n Se debe utilizar el operador Y para comparar un campo seleccionado con un intervalo de valores Por ejemplo para seleccionar todos los registros de datos que tengan un valor comprendido en el intervalo 20 45 de un campo que puede ser Edad se deben especificar dos criterios Edad mayor o igual que 20 y Edad menor o igual que 45 ISS Word guarda los criterios de selecci n de registros con el documento principal Cada vez que se abra el documento principal Word recupera el conjunto de registros de datos seleccionados Para seleccionar registros distintos se deben cambiar los criterios de selecci n Para seleccionar todos los registros de datos del origen de datos se debe escoger el comando Borrar todo de la ficha Filtrar registros Al ordenar los registros de datos se puede determinar el orden en el que Word combinar los datos con el documento principal Para esto se debe realizar el siguiente procedimiento Gu a del Usuario P gina 221 Centro de Capacitaci n en Inform tica z EF a tic Operaci n de Microsoft Word l y 0 34 1 Escoger la ficha Ordenar registros del cuadro de di logo Opciones de consulta 2 En dicha ficha se debe especificar el orden en que se desean presen
16. puede seleccionar el intervalo de registros que se desee combinar con el documento principal Para combinar todos los registros de datos del origen de datos debe estar seleccionada la opci n Todos Para combinar un intervalo de registros determinado se debe seleccionar la opci n Desde y escribir los n meros de registro de comienzo y de final en los cuadros Desde y Hasta respectivamente En la opci n Cuando se combinan los registros se le debe de indicar a Word P gina 218 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica ati DN Ca Operaci n de Microsoft Word W S 0 2 0 34 c mo tratar las l neas en blanco que aparecen cuando un campo de datos est vac o Seleccionando el bot n Opciones de consulta se pueden especificar criterios de selecci n de los registros de datos Este mismo bot n aparece en el cuadro principal del asistente para combinar correspondencia bajo el paso 3 Combinar los datos con el documento por m s informaci n sobre criterios de selecci n consultar la secci n Seleccionar y ordenar registros en un origen de datos 17 Por ltimo se debe escoger el bot n Combinar Word coloca cada documento combinado resultante en una secci n independiente del nuevo documento Una vez finalizada la combinaci n no es necesario guardar el resultado de la misma dado que se posee el documento principal y la fuente de datos con lo que la combinaci n puede volver a realizarse en cualquier mo
17. r el bot n Ficha de datos de la barra de herramientas Base de datos que se despliega autom ticamente en este tipo de documentos por m s informaci n sobre modificar el origen de datos consultar la secci n Modificar el origen de datos Luego de ingresar los datos en la fuente de datos se debe escoger el bot n Aceptar En ese momento Word pasa al documento principal de la ventana activa 12 Si selecciona la opci n Modificar documento principal del cuadro de di logo descripto en el paso 10 o se selecciona el bot n Modificar del paso 1 Documento principal se cierra el cuadro de di logo Combinar correspondencia y se pasa al documento actual en pantalla con la posibilidad de retomar la combinaci n en cualquier otro momento ejecutando el comando correspondiente 13 Si se trataba de un nuevo documento se debe escribir el texto que se desea que aparezca en todas las cartas modelo de lo contrario si se trata de un Gu a del Usuario P gina 217 Centro de Capacitaci n en Inform tica tico Operaci n de Microsoft Word I e yo 0 34 documento que se recuper se puede modificar si fuese necesario o de no ser as pasar directamente a la acci n de insertar los campos de combinaci n en el mismo Para insertar los campos de combinaci n se debe hacer un clic en donde se desee insertar un nombre direcci n u otro tipo de informaci n que cambie en todas las cartas 14 Posteriormente seleccionar el bot n Inser
18. rm tica le e ati Operaci n de Microsoft Word W y O ye na AS onn combinaci n de correspondencia se pueden realizar todas las operaciones descriptas en el cap tulo Trabajar con tablas P gina 224 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica
19. s de campo m s usados en la lista siguiente Puede quitar los que no desee o agregar otros campo que propone Word Para Mombre de campo Campos en el registro inicial eliminar los nombres que no interesen ser definidos en la Agregar campo gt gt fuente de datos se deben f Quitar campo seleccionar y posteriormente escoger el bot n Quitar campo MS Query Cancelar para eliminarlos de la lista Word incluye el nombre del campo quitado en el cuadro Nombre de campo para que pueda ser cambiado si es que se desea y vuelto a agregar Luego para agregar los nuevos nombres de campo se debe escribir cada nombre de campo hasta 40 caracteres en el cuadro Nombre de campo y a continuaci n seleccionar el bot n Agregar campo para agregarlo al registro inicial El nombre debe empezar con una letra los siguientes caracteres deben ser letras n meros o caracteres de subrayado _ no se pueden utilizar espacios en blanco en el nombre de los campos Luego de dise ar la fuente de datos se debe escoger el bot n Aceptar con lo cual Word abre el cuadro de di logo Guardar como para que dicha fuente sea guardada Al guardarla como documento de Word con extensi n doc Word crea una tabla con la fuente de datos en dicho documento Gu a del Usuario P gina 215 Centro de Capacitaci n en Inform tica o EF P tic Operaci n de Microsoft Word Ya y 0 34 10 Posteriormente rra presenta un cuadro de di logo donde se le d
20. tar campo de combinaci n de la barra Nombre de herramientas Combinar correspondencia SDE y a continuaci n escoger el nombre del campo que se desee Repetir los pasos 13 y 14 seg n sea necesario Despu s de insertar todos los campos de combinaci n ra Mornbres el documento se presenta como la figura lo muestra con los Empresa campos de combinaci n en otro color para identificarlos del Le invitamos a Ud a particip resto del texto que forma parte del documento 15 Al concluir el documento principal se debe realizar el ltimo paso para obtener la combinaci n de correspondencia Para esto seleccionar la opci n Combinar correspondencia del men Herramientas y posteriormente escoger el bot n Combinar bajo el paso 3 Combinar los datos con el documento o seleccionar el bot n ES Combinar correspondencia de la barra de herramientas Combinar correspondencia 16 En el cuadro de Combinar ix di logo que se cen p res enta i se debe A Configuraci n Cancelar ombinar registros especificar en el Todos C Desde Hasta Revisar errores cuadro Combinar en la e o AS direcci n dl E resultado de la combinaci n de correspondencia a la impresora o a un nuevo documento Dependiendo de las posibilidades del sistema tambi n pueden distribuirse los documentos combinados mediante correo electr nico o fax Mo se establecieron opciones de consulta En las opciones de Combinar registros se
21. tar los registros de la fuente de datos En el cuadro de Opciones de consulta lista Ordenar por se ear teatros Ordenar registros TED debe seleccionar un Ordenar a T N Ascendente campo de datos y a ea E E pescendente continuaci n un tipo de EAS cs Ascendente ordenaci n el que puede hombre gp Descendente ser ascendente O uego po _ ___ __ __ Poy Ascendente descendente En el f Descendente cuadro Luego por se puede establecer un E Cancelar Borrar todo segundo orden para el caso en que se reiteren los valores del campo especificado en primer orden y as hasta con un tercer orden ISS Word guarda los criterios de ordenaci n junto con los criterios de selecci n de registros que se hayan especificado para el origen de datos Cada vez que se abra el documento principal Word recupera y ordena los registros de datos Modificar el origen de datos La informaci n del origen de datos se puede ver en el cuadro de di logo Ficha de datos donde se muestran los registros de datos de uno en uno o tambi n pueden mostrarse los registros como una tabla en una ventana del documento de Word si los datos est n en formato de Word Para acceder a la informaci n de la fuente de datos se debe seleccionar desde la ventana del documento principal de combinaci n el bot n El Modificar origen de datos ubicado en la barra de herramientas Combinar correspondencia o seleccionar la opci n Combinar correspon
22. te de datos Para esto se debe realizar el siguiente procedimiento 1 Si no se muestra el cuadro de di logo Opciones de consulta se debe hacer un clic en cualquier parte del documento principal A continuaci n seleccionar el bot n Combinar EN de la barra de herramientas Combinar correspondencia y despu s escoger el bot n Opciones de consulta del cuadro de di logo que se despliega o seleccionar la opci n Combinar correspondencia del men Herramientas y despu s escoger el bot n Opciones de consulta del paso 3 Combinar con el documento 2 La acci n anterior Opciones de consulta despliega el cuadro de d i logo Campo Comparaci n Comparado con 6 Momb Igual Opciones de mm EEE consulta del cual se debe escoger la ficha Filtrar registros 3 a En d i C ha f iC ha se Cancelar Borrar todo deben especificar los criterios de selecci n para los registros de la fuente de datos Para definir un criterio de selecci n es necesario especificar 1 un campo de datos del origen de datos seleccionado en el cuadro Campo 2 una frase de comparaci n como por ejemplo Igual a o No vac o en el cuadro Comparaci n y 3 el texto o los n meros que se deseen comparar con el contenido del campo de P gina 220 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica 3 pe rt a Operaci n de Microsoft Word W inf byn Q 0 13 datos en el cuadro Comparado con Cuando Word compara texto la
23. ue se deseen ingresar 1 Los botones uap rm en Registro muestran el n mero de registro actual Tambi n permiten desplazase al primero al anterior al siguiente o al ltimo registro seleccionando el bot n de flecha correspondiente Para desplazarse a un registro especifico se puede escribir su n mero y a continuaci n presionar la tecla fer o hacer un clic en cualquier lugar libre del cuadro de di logo MUDO El bot n Eliminar permite eliminar el registro de datos seleccionado en ese momento mientras el bot n Restaurar deshace cualquier cambio realizado en el registro de datos seleccionado en ese momento Mediante el bot n Ver origen se puede acceder al Namhre Emprea Jun Perez Fonade 5 4 documento de Word en una nueva ventana donde se ao Desprode SEL Jos L pez Miar 5 4 muestran los datos del origen dentro de una tabla En este caso la fuente de datos no es m s que un documento de Word que contiene la informaci n en una tabla esto indica que el origen puede ser creado y modificado desde una ventana de documento de Word en cualquier momento como si fuera una tabla com n y corriente Dado que los datos que se ingresaron en la ficha no se han guardado a n solo se guard la estructura de la misma puede ser buen momento para seleccionar la opci n Guardar del men Archivo o escoger el bot n E Guardar de la barra de herramientas Est ndar Para regresar a la ficha de datos se debe selecciona
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