instrucciones sobre registro - Gobierno de Castilla
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1. de Desarrollo R iMa manaia da kadar Europa Castilla La Mancha elementos que permiten dejar constancia de la hora y fecha de entrada de la comunicaci n sin embargo su desconexi n con el registro de documentos y la falta de control sobre la necesaria sincronizaci n horaria hacen dif cil su control y b squeda por los gestores por lo que se aconseja Registrar este tipo de comunicaciones de los particulares cuando tengan la consideraci n de tr mites en un procedimiento administrativo siempre que el procedimiento en cuesti n no exija el original haciendo una referencia en el campo observaciones a que se trata de un fax En caso de que no tengan la consideraci n de tr mites no parece conveniente su registro porque tendr an que hacerse dos registros el del fax y el del documento original respectivamente Cuando se trate de comunicaciones internas estas comunicaciones se considerar n v lidas por el rgano receptor y en cualquier caso no ser necesario su registro Existe una aproximaci n a este tema respecto al derecho de todo ciudadano a presentar por fax durante las 24 horas del d a cualquier tipo de documento Art culo 2 derecho 27 del Decreto sobre la Carta de Derechos del Ciudadano y art culo 7 del Acuerdo de Consejo de Gobierno de 17 de febrero de 1998 el cual otorga validez a las comunicaciones internas por fax siempre que en la unidad de origen se conserve y archive el documento original y2. Union Europea f Fondo Europeo de D ollo R a niia maneia de kaoa Europa Castilla La Mancha INSTRUCCIONES SOBRE REGISTRO 1 Que tipo de documentos se registra Deber n registrarse en el libro de entrada solicitudes escritos y comunicaciones Desde la entrada en vigor del Decreto 54 2011 de 17 de mayo deben ser tratadas como documentos y por tanto registrarse de entrada las facturas que se presenten para su pago por la Administraci n de la JCCM No se entienden incluidos en estas categor as a La documentaci n complementaria que acompa e al documento que es objeto de registro b Los documentos publicitarios comerciales informativos invitaciones saludas y otras comunicaciones no oficiales c Los documentos an nimos o los que contienen datos de los que no se puede conocer con certeza la identidad de las personas que los suscriben No debe registrarse de salida a La documentaci n complementaria que acompa e al documento que es objeto de registro b Saludas felicitaciones invitaciones y an logos 2 A quien pueden ir dirigidos los documentos que se deben registrar de entrada a A cualquier rgano de la Administraci n de la Junta de Comunidades de Castilla La Mancha o a sus Organismos de derecho p blico vinculados o dependientes b A la Administraci n General del Estado o a sus Organismos de derecho p blico vinculados o dependientes c A las Administraciones de otras Comunidades y Ciudades Aut
3. rgano colegiado en el caso de las convocatorias o del funcionario que instruya el procedimiento en los restantes supuestos Toda la documentaci n precisa se har llegar a los destinatarios en ficheros adjuntos a las comunicaciones electr nicas o mediante el sistema de env o de ficheros voluminosos de la JCCM https envialo jecm es A pesar de lo expuesto se mantiene en la aplicaci n el Registro Interno que solo deber ser utilizado de forma residual y sobre el cual Est n autorizados los usuarios de registro con perfil de unidad org nica ya que los que realmente lo utilizan son las unidades org nicas No se deben hacer entradas internas dentro del Registro Unico esto es incoherente Habr que realizar una nica anotaci n por parte de la unidad que emite el documento la cual ser validada a trav s de la validaci n de asientos por la unidad receptora sin que tenga que volver a hacer una anotaci n nueva de entrada Regulado en el art culo 8 de la Orden de 14 de diciembre de 1998 por la que se regula el Registro y en el Acuerdo de Consejo de Gobierno de 8 de marzo de 2011 19 Qui n es el perfil de Administrador de Oficinas que cometido tiene El perfil de Administrador de Oficinas se introduce por la nueva aplicaci n y corresponde al de la persona que presta funciones de registro en el Centro administrativo en cuesti n normalmente a nivel de Consejer a Organismo Aut nomo o similar y que u
4. As por ejemplo las Cortes Regionales y sus rganos dependientes la Administraci n de Justicia las empresas p blicas vinculadas a la Junta se entienden como instituciones ajenas Sin embargo no son ajenos sino que est n integrados en la estructura administrativa el Consejo Consultivo o el Instituto de la Vid y el Vino Regulado en el art culo 10 1 de la Orden de 14 de diciembre de 1998 por la que se regula el Registro 14 Por tanto es obligatorio registrar de entrada salida documentos procedentes dirigidos de a entidades de derecho p blico dependientes de la Junta No ya que son a estos efectos Administraci n de la Junta por ejemplo el Instituto de la Vid y el Vino ver Organigrama por lo que se tratar a de una comunicaci n interna Su registro se realizar en el Registro interno de forma facultativa Regulado en los art culos 3 2 f 8 y 14 Orden de 14 de diciembre de 1998 por la que se regula el Registro Manual de Usuario Registro Presencial P gina 8 i Union Europea f Fondo Europeo de Desarrollo R nd da kadar Europa Castilla La Mancha 15 Es obligatorio registrar de entrada salida documentos remitidos dirigidos por a empresas p blicas de la Junta de Comunidades S en el Registro nico se har n salidas externas ya que son organismos ajenos a la Administraci n de la Junta por ejemplo la Empresa p blica Gesti n de infraestructuras o la Fundaci n Cultura y De
5. exigir que se le selle una copia del escrito que presenta Si se utiliza etiqueta el sistema permite emitir una copia de sta para estamparla en la copia del escrito registrado Si no se utilizan etiquetas se le estampar el sello en la copia conteniendo los mismos datos que en el sellado del escrito original El ciudadano puede por otra parte solicitar un recibo de presentaci n La aplicaci n permite emitir un recibo con un contenido predeterminado No hay obligaci n de estampar etiqueta o sello en mas de una copia de la misma solicitud a n cuando el ciudadano lo solicite 6 Informaci n sobre los efectos que produce el registro 1 En el supuesto de que los documentos sean presentados en una oficina de registro que pertenezca a la Consejer a competente para su tramitaci n la fecha del asiento inicia el c mputo de plazos para resolver y notificar 2 Si la oficina que registra la entrada de un documento no pertenece a la Consejer a competente para su tramitaci n es la fecha de validaci n de la minuta de registro por la Consejer a competente la que se cuenta como fecha de entrada del documento en el rgano competente para resolver a efectos de los plazos del art culo 42 3 b de la Ley 30 1992 de 26 de noviembre sin perjuicio de la obligaci n de la notificaci n expresa que el rgano competente debe hacer seg n establece el art culo 42 4 del mismo cuerpo legal Seg n jurisprudencia consolidada si no se validan las
6. minutas ni se realiza expresamente la notificaci n del art culo 42 4 la fecha de c mputo de plazos para resolver ser a la nica sobre la que existe certeza de cara al interesado es decir la del asiento de entrada en el registro nico Manual de Usuario Registro Presencial P gina 2 Union Europea Fondo Europeo de D rollo R al nd da ame Europa Castilla La Mancha 7 Compulsas Cuando las normas reguladoras de un procedimiento o actividad exijan la aportaci n de copias compulsadas de documentos las oficinas de registro deben compulsar dichas copias devolviendo al interesado el documento original Las compulsas pueden ser en formato papel o en formato electr nico En este ltimo caso debe existir posibilidad t cnica para su realizaci n y el funcionario que compulsa debe estar en posesi n de firma electr nica avanzada Todas las oficinas de registro est n obligadas a compulsar copias de documentos originales cuando dichas copias acompa en a solicitudes escritos o comunicaciones presentados para ser registrados Las OIR deben compulsar adem s los documentos emitidos por la propia Administraci n de la Junta de Comunidades aunque no acompa en a una solicitud de registro Para proceder a la compulsa el personal de registro debe cotejar el documento original y la copia y una vez comprobada la identidad de sus contenidos debe estampar en la copia un sello que debe contener los siguientes datos fecha
7. nomas o a sus Organismos de derecho p blico vinculados o dependientes d A las Entidades que integran la Administraci n Local tengan o no suscrito convenio o a sus Organismos de derecho p blico vinculados o dependientes No se consideran Administraci n p blica a efectos de registro los otros poderes del Estado Tribunal Constitucional Consejo General del Poder Judicial Tribunal de Cuentas u rganos similares de las Comunidades Aut nomas Juzgados y Tribunales Ministerio Fiscal Organos legislativos tanto del Estado Congreso de los Diputados y Senado como de las Comunidades Aut nomas Asambleas legislativas Organos de la Uni n Europea En este caso solo pueden rechazarse los escritos dirigidos directamente a la UE no los que se refieran a asuntos en los que intermedian las Administraciones Central o Auton mica ej Una solicitud de ayudas de la UE dirigida al Ministerio o la Consejer a competente en agricultura en cuyo caso si debe registrarse Las Corporaciones de Derecho P blico C maras de Comercio Colegios Profesionales Los Registros Civil Mercantil y de la Propiedad 3 Como se identifica a las personas interesadas o representantes en registro La anotaci n en el registro de datos de un interesado o representante requiere siempre su identificaci n Manual de Usuario Registro Presencial P gina 1 i Union Europea Fondo Europeo de D rollo R al nd da ame Europa Castilla
8. El Registro interno refleja el flujo interno de documentos para las comunicaciones de la Administraci n de la Junta es decir entre rganos y unidades administrativas de la misma Forma parte de la aplicaci n de Registro nico pero su uso es diferente en el sentido siguiente Hay que hacer constar que no solo no es obligatorio el registro de las comunicaciones internas ya que de cara a los ciudadanos no surten efectos jur dicos ver la Orden de Registro sino que el Acuerdo de Consejo de Gobierno de 8 de marzo de 2011 en su instrucci n segunda ordena la eliminaci n de las comunicaciones en papel entre los rganos administrativos de la Junta de Comunidades para la convocatoria de reuniones de rganos colegiados o para la petici n de informes o actuaciones Dichas comunicaciones deben sustituirse por comunicaciones electr nicas que se dirigir n en el caso de las convocatorias de reuniones de rganos colegiados directamente a la direcci n de Manual de Usuario Registro Presencial P gina 9 i Union Europea f Fondo Europeo de Desarrollo R nd da kadar Europa Castilla La Mancha correo electr nico de las autoridades o funcionarios miembros de aqu llos y en el caso de las peticiones de informe o actuaciones a la direcci n de correo gen rica que cada rgano deber tener asignada La recepci n de estas comunicaciones por sus destinatarios se har constar en el expediente mediante la diligencia del secretario del
9. La Mancha a Personas f sicas gt Mediante el nombre y los dos apellidos a veces solo el primer apellido y un n mero identificativo que puede ser NIF NIE o pasaporte b Personas jur dicas gt Mediante la raz n social y el n mero identificativo que solo puede ser NIF ya no existe legalmente la denominaci n CIF aunque a veces la veremos en aplicaciones inform ticas u otros soportes No se considera identificaci n y por tanto la aplicaci n inform tica no permitir el registro la mera inclusi n de un nombre y uno o dos apellidos al menos deber constar asociado a ellos un n mero de identificaci n NIF NIE pasaporte o en su defecto domicilio o medio de contacto tel fono o correo electr nico que permitan obtener dicho n mero No se debe confundir identificaci n con acreditaci n por ejemplo a efectos de presentaci n de documentos en calidad de representante de alguien lo normal es pedir la identificaci n pero solo se deber acreditar la representaci n en determinados supuestos y generalmente no es competencia del registro sino del rgano gestor 4 Podr omitirse la hora del asiento La hora debe figurar en el asiento que se practique en registro y as se hace de forma automatizada si se emplea el sistema de etiquetas De realizarse el registro mediante sello la hora deber consignarse junto a la fecha 5 Expedici n de recibos o copias selladas por el registro El ciudadano puede
10. anotaci n de asientos de entrada o salida de las solicitudes escritos y comunicaciones La remisi n de esta documentaci n a las personas rganos o unidades destinatarias La realizaci n de cotejos y la expedici n de copias compulsadas de los documentos originales aportados por los interesados cuando vayan a acompa ar instancias solicitudes o cualquier escrito para su registro en una Oficina de Registro de la Junta Cualesquiera otras que se atribuyan legal o reglamentariamente Regulado en art culo 38 2 y 3 LRJPAC art culo 2 derechos 23 24 y 25 de la Carta de Derechos del Ciudadano art culo 3 del Decreto 24 1998 de 31 de marzo 3 Existe entonces obligaci n de comprobar los documentos a aportar junto a un escrito solicitud o comunicaci n que se va a registrar No con car cter general No existe normativa al respecto ya que como se deduce del apartado anterior el funcionario de registro s lo tiene obligaci n de recepcionar la documentaci n que se le entrega y hacer la anotaci n correspondiente y s lo en casos muy concretos puede denegar tal anotaci n La comprobaci n y en su caso petici n de subsanaci n deber realizarla el Manual de Usuario Registro Presencial P gina 4 i Union Europea f Fondo Europeo de Desarrollo R r ina mania da kadar Europa Castilla La Mancha Servicio o unidad administrativa encargada de tramitar el expediente o gestionar la actividad concreta En cas
11. e si se reservan menos de los necesarios no hay soluci n Manual de Usuario Registro Presencial P gina 10 Union Europea 0 Fondo Europeo de D ollo R al nd da ame Europa Castilla La Mancha posible y si se reservan m s n meros despu s hay que anularlos mediante un procedimiento espec fico Es responsabilidad del Registrador utilizar las reservas para el nico fin que est n previstas en el ordenamiento jur dico 23 Si el Registro nico no funciona Qu hago Se avisar al Administrador de Registro Podemos distinguir dos tipos de incidencias Incidencias que afectan a todo un Centro por ejemplo no conexi n con el sistema o desconexiones con el sistema los tiempos de respuesta son anormalmente altos u otros similares en este caso se verificar con el Departamento de Explotaci n inform tica del Centro las posibles causas Si se debe a fallos del ordenador ca da de la red local o fallo de las comunicaciones corresponde a los responsables de explotaci n aportar la soluci n en otro caso se llamar a un tel fono de incidencias dependiente de la Inspecci n General de Servicios 925 266211 o bien se enviar por e mail la ficha de incidencias aapp registrounicoOjccm es Este Servicio recabar la siguiente informaci n Centro donde se localiza la incidencia ciudad hora de inicio de la incidencia usuario s afectado s y mensajes de error que se producen Incidencias relacionadas con las anotacione
12. el resguardo de la recepci n y conste el rgano y fecha de la misma No obstante la falta de regulaci n de esta herramienta y de atribuci n de responsabilidad en el control de los fax hace desaconsejable el uso de esta herramienta por los ciudadanos salvo que en el procedimiento concreto se designe un fax espec fico como apto para recibir comunicaciones 7 Se registran las comunicaciones electr nicas Respecto al correo electr nico interno no ser necesario su registro ya que quedan registradas en el servidor correspondiente cuando se trate de las siguientes comunicaciones gt Convocatorias para reuniones de rganos colegiados gt Citaciones para asistir a actos de prueba comprobaci n o verificaci n tales como inspecciones gt Petici n de informes o actuaciones La recepci n de estas comunicaciones por sus destinatarios se har constar en el expediente mediante diligencia del secretario del rgano colegiado en el caso de las convocatorias o del funcionario que instruya el procedimiento en los restantes supuestos Toda la documentaci n precisa se har llegar a los destinatarios en ficheros adjuntos a las comunicaciones electr nicas o mediante el sistema de env o de ficheros voluminosos de la JCCM Regulado en el Art culo 7 de la Orden de 14 de diciembre de 1998 por la que se regula el Registro y art culos 1 al 6 del Acuerdo de Consejo de Gobierno de 17 de febrero de 1998 Tambi n vuelve a recogerse
13. en el Acuerdo de Consejo de Gobierno de 8 de marzo de 2011 8 Es obligatorio expedir recibos de presentaci n de los documentos que se registran en la Administraci n Regional procedentes de los particulares S si nos lo solicitan Una vez registrada la solicitud escrito o comunicaci n la documentaci n complementaria no se registra como ya hemos visto se deben expedir tales recibos de presentaci n si el ciudadano lo solicita Manual de Usuario Registro Presencial P gina 6 i Union Europea Fondo Europeo de Desarrollo R nd da kadar Europa Castilla La Mancha Regulado en el art culo 38 5 en relaci n con el art culo 35 f de la LRJPAC art culo 102 2 a contrario de la Orden de 14 de diciembre de 1998 por la que se regula el Registro derecho 25 del Decreto sobre la Carta de Derechos del Ciudadano 9 Qu ocurre cuando las normas del procedimiento o actuaci n administrativa requieran la aportaci n de originales junto con la solicitud escrito o comunicaci n Cuando el original deba obrar en el procedimiento se registrar igualmente solo la solicitud escrito o comunicaci n y se entregar al ciudadano si lo solicita la copia del documento original una vez cotejada con el mismo y sellada en la que se har constar el lugar de presentaci n y la fecha La finalidad fundamental de la copia sellada de documentos es acreditar la entrega a la Administraci n de un determinado d
14. en la comparaci n de una copia con un original ambos presentados por el interesado con el objeto de comprobar que son id nticos y no de acreditar la fecha de presentaci n posibilitando as la devoluci n del original en el mismo momento En caso de que el particular aporte la fotocopia del documento original se proceder a su cotejo comprobando la identidad de sus contenidos se devolver el documento original al ciudadano y se unir la copia sellada a la solicitud escrito o comunicaci n presentada en Registro El sello expresar la fecha en que se realiz la compulsa y la identificaci n del funcionario que la practic En caso de que el ciudadano no aporte la copia se le ofrecer gratuitamente Regulado en el art culo 38 5 en relaci n con el art culo 35 f de la LRJPAC art culo 2 derecho 24 del Decreto sobre Carta de los Derechos del Ciudadano Art culo 3 1 b del Decreto 24 1998 de 31 de marzo Art culo 20 1 Orden de 14 de diciembre de 1998 por la que se regula el Registro Manual de Usuario Registro Presencial P gina 7 Union Europea f Fondo Europeo de Desarrollo R nd da kadar Europa Castilla La Mancha 11 La obligaci n de realizar fotocopias se mantiene en el caso de documentaci n que el ciudadano presenta en nuestro Registro dirigido a otras Administraciones Estas fotocopias son gratuitas S en ambas preguntas Aunque la normativa reguladora es un tanto ambigua la implantaci
15. en que se practic la compulsa no es necesario hacer constar la hora Identificaci n de la persona que realiza la compulsa nombre y apellidos y cargo o puesto y del rgano al que est adscrita No se considera documento original o copia aut ntica que a estos efectos sirven igual un documento o impreso descargado electr nicamente que no incluya las precauciones que permitan verificar su autenticidad en los t rminos establecidos por el art culo 30 de la Ley 11 2007 firma electr nica sellado de tiempo c digo de verificaci n u otro sistema aceptado por la sede electr nica A efectos de compulsa tambi n se deben compulsar copias aut nticas y copias notariales de documentos originales Sin embargo no se deben compulsar las copias que con pretensi n de aut nticas se expidan por Colegios Profesionales y por Gestores Administrativos Se define como copia aut ntica a la expedida por el rgano que emiti el documento original o bien en el caso de documentos antiguos la emitida por un Archivo general o hist rico competente Si el rgano que emiti el documento ya no existe la competencia para emitir copias aut nticas corresponder al que haya asumido las competencias que permitieron expedir el documento o en su caso al Archivo competente En caso de negativa a compulsar la oficina de registro deber informar al ciudadano sobre la causa de su negativa y de cual es el rgano competente para la c
16. istro perfil OFICINA para los administradores del sistema se ci e al cumplimiento de las funciones expuestas en los apartados anteriores y respecto a las anotaciones registrales son los nicos autorizados para hacer entradas externas en el Registro nico y residualmente para hacer salidas externas y utilizaci n del Registro interno anotaci n y validaci n de asientos Este perfil es casi id ntico al de usuario de OIR con la diferencia de que ste puede hacer consultas en toda la Junta y el de OFICINA s lo en el mbito de su Consejer a entendida en sentido amplio gt La responsabilidad de un usuario de Unidad Org nica perfil de U O es mucho m s limitada puesto que respecto del Registro nico s lo est autorizado para hacer salidas externas En el Registro interno podr hacer las anotaciones internas y las validaciones de asientos recepci n En cualquier caso la responsabilidad sobre el incumplimiento del plazo para resolver a efectos de silencio administrativo as como otras cuestiones conexas al procedimiento obviamente no son de la persona que hace la anotaci n 6 Se registran los faxes que se reciben en la Administraci n regional No existen instrucciones al respecto T cnicamente se trata de una comunicaci n de datos por medios electr nicos con emisores y receptores en formato papel que en teor a cuentan con Manual de Usuario Registro Presencial P gina 5 i Union Europea f Fondo Europeo
17. n del efecto ventanilla nica requiere que se d a los ciudadanos el mismo trato siempre que la documentaci n vaya a registrarse en una Oficina nuestra con independencia de la Administraci n en sentido estricto a la que vaya a dirigirse por ello tambi n se har n las fotocopias gratuitamente Regulado en el art culo 32 1 d del Decreto 24 1998 de 31 de marzo Art culo 2 derecho 25 del Decreto sobre Carta de los Derechos del Ciudadano 12 La obligaci n de cotejo y compulsa se mantiene en el caso de documentaci n que el ciudadano presenta en nuestro Registro dirigido a otras Administraciones S En las mismas condiciones que los documentos que se dirigen a la Administraci n de la Junta siempre que se presenten para su registro en una Oficina de la Junta Regulado en el art culo 2 derecho 24 del Decreto sobre Carta de los Derechos del Ciudadano Art culo 3 1 b Decreto 24 1998 de 31 de marzo Art culo 20 1 Orden de 14 de diciembre de 1998 por la que se regula el Registro 13 Se registran _las comunicaciones que se reciben en la Administraci n Regional procedentes de las instituciones u rganos administrativos ajenos a la Administraci n de la Junta S Deber n registrarse en el libro de entrada como una entrada externa Respecto a qu instituciones u rganos son ajenos a la Junta bastar con buscar en el campo unidades org nicas para averiguar qu se entiende por Administraci n regional
18. ocumento no s lo al efecto de constatar el cumplimiento de plazos sino tambi n para prevenir posibles extrav os y garantizar la efectividad de otros derechos como el consagrado en el art culo 35 f de la LRJPAC derecho a no tener que presentar documentos que ya se encuentren en poder de la Administraci n actuante En cualquier caso si el ciudadano no aporta la copia se le deber hacer la fotocopia gratuitamente en calidad de copia sellada o anotada de esta documentaci n original Regulado en el art culo 38 5 en relaci n con el art culo 35 f de la LRJPAC art culo 102 2 a contrario de la Orden de 14 de diciembre de 1998 por la que se regula el Registro derecho 25 del Decreto sobre Carta de Derechos del Ciudadano 10 Si el ciudadano lo solicita es obligatorio cotejar y compulsar las copias de la documentaci n que aporta en el Registro de entrada acompa ando a las solicitudes escritos o comunicaciones S siempre que se trate de una copia de documentos originales que se presente para su registro cuando a diferencia con el caso anterior las normas del procedimiento no obliguen al interesado a aportar los originales Es decir las Oficinas de registro no estar n obligadas a compulsar copias de documentos originales cuando dichas copias no acompa en a solicitudes escritos o comunicaciones presentadas por el ciudadano para su remisi n al rgano administrativo destinatario La compulsa consiste
19. ompulsa concreta que se le solicita Es interesante hacer constar que tambi n pueden compulsar los rganos que han solicitado la aportaci n de documentos al expediente que gestionan Manual de Usuario Registro Presencial P gina 3 Union Europea f Fondo Europeo de D ollo R al nd da ame Europa Castilla La Mancha FAQ S preguntas frecuentes 1 Cu les son los principales objetivos del Registro nico Por supuesto dar seguridad al ciudadano sobre sus tr mites con la Administraci n y adem s a efectos internos Normalizar simplificar y automatizar el trabajo de registro evitando tareas rutinarias y costosas acelerando los tr mites de anotaci n y minimizando los riesgos de error en las anotaciones Aprovechar la informaci n del registro para la gesti n y seguimiento de los procedimientos administrativos haci ndolo compatible con las herramientas de gesti n de expedientes ya disponibles Reportar a todas las unidades de gesti n informaci n en tiempo real sobre la entrada y salida de documentos que sean de su incumbencia en cualquier punto de registro de la Administraci n regional 2 Cu les son las principales funciones de una Oficina de registro presencial La recepci n de solicitudes escritos y comunicaciones dirigidos a cualquier rgano entidad de cualquier Administraci n p blica La expedici n de recibos de presentaci n de solicitudes escritos y comunicaciones La
20. os puntuales puede considerarse conveniente para una mayor agilidad en la tramitaci n de instancias o solicitudes que en las Oficinas de registro se hagan este tipo de comprobaciones por ejemplo en procedimientos selectivos En ese caso se dictar n por la unidad competente en materia de Calidad de los Servicios de acuerdo con las Consejer as afectadas las instrucciones precisas y esta informaci n deber venir normalizada al menos en la instancia 4 En qu casos es posible denegar la anotaci n en el Registro No se registrar de entrada La documentaci n complementaria que acompa e al documento que es objeto de registro con independencia de que se estampe el sello a instancia del interesado Los documentos publicitarios comerciales informativos invitaciones saludas y otras comunicaciones no oficiales Los documentos an nimos o de los que no pueda deducirse la identidad de las personas que los suscriben En estos casos deber hacerse una diligencia motivada si lo solicita el ciudadano Regulado en el art culo 10 de la Orden de 14 de diciembre de 1998 por la que se regula el registro Desde la entrada en vigor del Decreto 54 2011 de 17 de mayo deben ser tratadas como documentos y por tanto registrarse de entrada las facturas que se presenten para su pago por la Administraci n de la JCCM 5 Qu funciones tienen los usuarios de Registro gt La responsabilidad de un usuario de Oficina de Reg
21. portes En cuanto a las entradas se recoger n los documentos y se enviar n al rgano competente sin hacer anotaci n en el registro de entrada Hay que comunicar al particular el tr mite dado a su escrito Regulado en los art culos 9 y 18 y en el art culo 10 4 de la Orden de 14 de diciembre de 1998 por la que se regula el Registro respectivamente 16 Es obligatorio registrar de salida en el Registro nico documentos dirigidos a otras Administraciones S por supuesto Regulado en el art culo 18 de la Orden de 14 de diciembre de 1998 por la que se regula el Registro 17 Se registra la documentaci n remitida y previamente registrada por los Ayuntamientos Diputaciones provinciales adheridos al Convenio marco de Ventanilla nica S Deber volver a registrarse como una entrada externa y en el campo Entidad registral de origen se har constar la fecha de presentaci n efectiva en el Ayuntamiento Diputaci n As la fecha de entrada en los Registros de estas Entidades Locales ser v lida a efectos de cumplimiento de plazos por los interesados Para distinguir a aquellos Ayuntamientos con Ventanilla nica de los que no est n adheridos bastar ver si aparece en la p gina Web de la JCCM siguiendo esta ruta Atenci n a la ciudadan a informaci n de inter s a un clic Oficinas de Registro Entidades Locales con Registro integrado 18 Para qu existe el Registro interno C mo se utiliza
22. s en el Registro nico o interno o con la validaci n de minutas y asientos se llamar al tel fono de incidencias dependiente de la Inspecci n General de Servicios 925 266211 o bien se enviar por e mail la ficha de incidencias a la misma direcci n anterior Este Servicio investigar las causas con el Servicio de Inform tica de la Consejer a responsable de Registro Unico y aportar la soluci n Manual de Usuario Registro Presencial P gina 11
23. tiliza cotidianamente la aplicaci n Debe responsabilizarse entre otras cuestiones de tramitar las peticiones de altas bajas y modificaciones de usuarios las peticiones de nuevas instalaciones atender consultas del resto de los usuarios ya est n en Oficinas ya est n en las unidades org nicas y realizar consultas al Responsable General de la Inspecci n General de Servicios Asimismo cuando se lleva a cabo una primera instalaci n del Registro nico en un Centro de la Junta la primera formaci n sobre la aplicaci n se har a trav s de esta persona quien deber trasladar manuales y todo tipo de documentaci n que interese al resto de usuarios En definitiva es el principal y m s inmediato interlocutor entre los usuarios de Registro y la Inspecci n General de Servicios 20 Existe un manual sobre la utilizaci n de la aplicaci n de Registro nico S Si no lo tienes puedes solicitarlo en cualquiera de las siguientes direcciones correo electr nico internet aapp registrounico jccm es se puede descargar de la web en el sitio donde est ubicado el Registro nico 21 Si tiene entrada en el Registro un n mero de documentos superior al que se puede registrar en el d a qu debemos hacer Una reserva de n meros En la aplicaci n inform tica existe un hist rico de reservas que permite la apertura de huecos en la secuencia de numeraci n Es aconsejable reservar los n meros exactos que se necesitan porqu
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