comité financier - Food and Agriculture Organization of the United
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1. Rapports sur les affectations au titre des fonds auto renouvelables OSRO GLO 402 MUL et OSRO GLO 403 MUL 30 Nous avons analys l utilisation du Fonds sp cial durant l exercice biennal en cours jusqu au 30 juin 2011 Nous avons not que durant l exercice biennal 2010 2011 le total des affectations s est mont 6 071 702 USD au 30 juin 2011 Nous avons galement observ que le Fonds sp cial avait t mobilis pour deux projets mis en uvre depuis le lancement du Fonds sp cial en 2004 savoir 1 OSRO GLO 402 MUL et 2 OSRO GLO 403 MUL 31 Durant l exercice biennal en cours des concours d un montant total de 900 000 USD et 1 000 000 USD ont t respectivement mobilis s pour les projets OSRO GLO 402 MUL et OSRO GLO 403 MUL Depuis 2004 les sommes totales affect es ces deux projets ont t de 4 065 442 USD et de 2 886 243 USD respectivement 32 Notre analyse a r v l que 83 pour cent des fonds allou s au projet OSRO GLO 402 MUL soit 747 000 USD correspondaient aux traitements du personnel du cadre organique compte 5011 Les autres principaux postes taient la r mun ration des consultants compte 5013 6 pour cent du total soit 54 000 USD et les frais de voyage compte 5021 3 pour cent 27 000 USD Le solde 8 pour cent 72 000 USD a t imput diff rents comptes Personnel recrut localement compte 5020 Mat riel durable compte 5025 et D penses d appui Compte 50292. 33 Les principaux postes de d penses du projet OSRO GLO 403 MUL ont t les suivants Traitements du personnel du cadre organique compte 5011 220 000 USD soit 22 pour cent du total Consultants compte 5013 300 000 USD 30 pour cent et Voyages compte 5021 350 000 USD 35 pour cent Le solde des financements affect s au projet durant l exercice biennal en cours 13 pour cent du total soit 130 000 EUR ont t r partis entre les postes Personnel recrut localement compte 5020 Services d appui techniques compte 5027 D penses g n rales de fonctionnement compte 5028 et D penses d appui compte 5029 34 Il ressortait des donn es du Syst me d information sur la gestion du Programme de terrain FPMIS que le code de projet OSRO GLO 402 MUL correspondait l intitul Contributions au programme d intervention d urgence et de rel vement men par la FAO apr s le tsunami par l interm diaire du Fonds sp cial pour les activit s d urgence et de rel vement Les dates de d marrage EOD et de fin NTE propos es taient le 1 juin et le 31 ao t 2005 alors que celles de d marrage et de fin r elles sont le 1 juin 2004 et le 31 d cembre 2019 35 Le projet OSRO GLO 403 MUL a le m me intitul et les m mes EOD et NTE propos es et r elles que le projet OSRO GLO 402 MUL La Division TCE nous a inform s que les intitul s de projets ont t mal saisis et que des mesures ont t prises po
3. 48 L outil de planification et de suivi ax sur les r sultats de la Division TCE vise en particulier d finir pr cis ment l impact les r sultats les produits et les activit s de chaque projet ou bien les mesures prendre pour r aliser les produits ainsi que les indicateurs correspondants Il contient galement sous la forme d une matrice un volet de suivi pr sentant les donn es de d part les unit s de mesure et jalons r sultats interm diaires par p riode les r sultats obtenus ce jour ou finaux le pourcentage de r alisation les avanc es r alis es au regard des cibles ainsi que les cibles de fin de projet 49 Le Cadre strat gique actuellement pr sent dans FPMIS pour les projets financ s par le Fonds sp cial ne fournit toutefois aucune information sur les produits services et activit s sp cifiques pr vus pour les diff rents projets non plus que sur les d lais et fonctionnaires responsables ventuels Des efforts ont cependant t d ploy s au cours du dernier exercice biennal pour renforcer le lien entre les projets d intervention d urgence et le Cadre strat gique Il convient de poursuivre sur cette voie 50 De surcro t nous avons not que pour l ensemble des projets financ s par le Fonds sp cial en 2010 2011 le FPMIS ne comporte pas de matrice de gestion ax e sur les r sultats S il se peut que des donn es pertinentes existent dans des documents distincts documents de projet et ra
4. affect s en r ponse une demande donn e 41 Comme le montre le tableau ci dessous il est ardu d tablir les co ts particuliers de chacune des activit s d valuation des besoins men es durant l exercice biennal en cours au titre du fonds auto renouvelable du Fonds sp cial FC 143 16 Add 1 PAYS R GION APPUI B nin Mission d valuation des besoins dans les zones affect es par les inondations Ha ti Envoi rapide d experts en mati re d levage pour aider le gouvernement formuler une proposition de projet dans le domaine de l levage Japon Envoi rapide d experts en mati re de s curit alimentaire pour appuyer les travaux d valuation urgente li s la situation d urgence nucl aire Kenya Mission de formulation d un Plan d action Kirghizistan Mission l appui du Groupe de la s curit alimentaire et de l agriculture r cemment cr Libye Exercices d valuation rapide et de formulation de projets pour stimuler la capacit d appoint Madagascar Mission de formulation d un Plan d action Pakistan Appui imm diat l op ration de r ponse aux inondations pakistanaises au niveau de l valuation des besoins de la coordination et de l laboration de programme Asie du Sud Est laboration d un plan d action pour d ployer la classification de la phase humanitaire et de la s curit alimentaire dans
5. avec la m thode de gestion ax e sur les r sultats adopt e par la FAO II peut constituer pour la Division TCE un outil de choix pour la planification de projet le suivi et l tablissement de rapports FC 143 16 Add 1 7 28 L absence de cadres logiques pour les projets financ s par le Fonds sp cial risquerait de nuire l efficacit de la planification du suivi de l tablissement de rapports et de l valuation de la mise en uvre Nous avons not de surcro t que le projet de lignes directrices sur le Fonds sp cial ne pr voit aucune obligation cet gard Recommandation n 2 Afin de faciliter l examen et le suivi des projets d intervention d urgence nous encourageons la Division TCE s assurer qu un cadre logique soit tabli pour tous les projets financ s par le Fonds sp cial quel qu en soit le co t et int gr la documentation de projet conform ment au Manuel d instructions sur la planification et le suivi int gr s ax s sur les r sultats Nous encourageons galement la Division TCE faire en sorte que les Lignes directrices sur la gouvernance et la gestion du Fonds sp cial qui devraient tre adopt es et diffus es d ici la fin 2011 exigent qu un tel cadre soit tabli pour tous les projets indiff remment de leur co t 29 La Direction a fait siennes les recommandations de l audit tant entendu que des cadres logiques types pourraient tablis pour les projets de faible budget
6. des possibilit s d am liorer encore sa gestion pr sent es ci dessous Application de cadres logiques aux projets du Fonds sp cial 25 Nous avons examin les documents aff rents 12 projets ayant b n fici d un financement du Fonds sp cial au cours de l exercice biennal 2010 2011 voir le paragraphe 38 et constat qu ils num raient chaque fois les activit s concern es par exemple distribution d intrants agricoles soutien technique mise au point de programmes de formation s minaires ateliers et r unions Nous avons constat qu aucun de ces projets n tait assorti de cadres logiques labor s conform ment au Manuel d instructions Instruction Manual on Results Based Integrated Planning and Monitoring 26 La circulaire du programme de terrain 2007 02 pr voit qu une pr sentation type de document de projet doit tre utilis e pour les projets pour lesquels une aide technique de la FAO est envisag e Le Manuel d instructions stipule quant lui que tous les projets doivent tre assortis de cadres logiques pour autant que leur montant soit inf rieur 500 000 USD 27 Un cadre logique nonce clairement quels sont les objectifs d un projet ses moyens pr vus ses r sultats attendus ses activit s programm es et son calendrier Il rel ve de la documentation de projet conform ment au Manuel d instructions Pour tous les projets financ s par le Fonds sp cial il doit tre labor en coh rence
7. me session en octobre 2011 INDICATIONS QUE LE COMIT FINANCIER EST INVIT DONNER Le Comit financier est invit prendre note des informations fournies dans le pr sent document et donner les indications qu il jugera appropri es PROJET D AVIS Le Comit a examin le Rapport du Commissaire aux comptes sur le Fonds sp cial pour les activit s d urgence et de rel vement Il a demand qu un point sur l tat d avancement de la mise en uvre des recommandations d coulant du rapport soit pr sent dans le rapport int rimaire sa prochaine session ordinaire FC 143 16 Add 1 3 R SUM 1 Ce rapport pr sente les r sultats de l examen du Fonds sp cial que le Commissaire aux comptes a r alis du 21 novembre au 9 d cembre 2011 au titre du troisi me audit int rimaire pour l exercice 2010 2011 25 Le Comit financier sa cent quaranti me session en octobre 2011 a accept la proposition faite par le Commissaire aux comptes de suivre l application de la recommandation sur l laboration de lignes directrices pour le Fonds sp cial formul e dans le rapport d taill pour 2008 2009 Le Commissaire aux comptes a galement examin la gouvernance et la gestion du fonds 3 Le principal objectif de l analyse tait de faire le point sur l application de la recommandation d audit relative au Fonds sp cial d valuer sa gestion actuelle et d appr cier de mani re ind
8. 46 La Division TCE a not que pour le Programme de travail et budget PTB 2010 2011 le lien entre les projets d intervention d urgence et le Cadre strat gique tait tabli au niveau des produits c est dire dans les r sultats d activit au sein de cha ne de r sultats du syst me de GAR de la FAO Ces derniers sont nonc s dans un document distinct mais ne sont pas r pertori s dans le FPMIS Le lien devrait tre fait au niveau des projets et services partir de 2012 2013 Selon la Division TCE les produits et services aujourd hui pr cis s dans un document distinct appara tront d s lors dans le logiciel FPMIS qui sera synchronis avec PIRES d o des donn es ont t extraites 47 Il y a lieu d indiquer que dans le cadre des efforts consentis par la Division TCE pour passer une gestion ax e sur les r sultats alors qu elle se fondait auparavant sur les ressources un outil FC 143 16 Add 1 11 int gr de planification et de suivi ax sur les r sultats a t labor l intention des quipes de terrain et du Si ge de la Division charg es d laborer de mettre en uvre et de suivre les projets d intervention d urgence l objectif tant d am liorer la planification et le contr le des r sultats Cet outil qui s articule autour du cadre logique type de la FAO entend permettre l Organisation de mieux rendre compte aux donateurs et aux tats membres de l usage des fonds
9. FC 143 16 Add 1 Avril 2012 i W AY Adi KA E Food and Organisation des Npoaosonscteennaa n Organizacion PR Agriculture Nations Unies cenbckoxos crseHHa Naciones Unidas I aa si aig RREA Organization pour oprannsayna para la of the l alimentation O6beAVHEHHbIX Alimentaci n yla aatal KLAR United Nations et l agriculture famn Agricultura COMIT FINANCIER Cent quarante troisi me session Rome 7 11 mai 2012 Rapport int rimaire sur la mise en uvre des recommandations du Commissaire aux comptes Additif 1 Pour toute question relative au contenu du pr sent document pri re de s adresser M Nicholas Nelson Fonctionnaire responsable Division des finances CSF T l 3906 5705 6040 Le tirage du pr sent document est limit pour r duire au maximum l impact des m thodes de travail de la FAO sur l environnement et contribuer la neutralit climatique Les d l gu s et observateurs sont pri s d apporter leur exemplaire personnel en s ance et de ne pas demander de copies suppl mentaires La plupart des documents de r union de la FAO sont disponibles sur Internet l adresse www fao org MD579 Add 1 f FC 143 16 Add 1 R SUM Le pr sent additif 1 pr sente le Rapport du Commissaire aux comptes sur le Fonds sp cial pour les activit s d urgence et de rel vement que le Comit lui a demand d tablir sa cent quaranti
10. O RAF 007 EC 1 million d USD 21 Nous saluons les efforts de la Division des op rations d urgence et de r habilitation TCE pour r unir dans un m me document les diff rentes politiques qui une fois adopt es constitueront les lignes directrices officielles sur la gouvernance et la gestion du Fonds sp cial Comme nous l avons d j not sa version pr liminaire est en cours d examen et le texte sera d finitivement adopt fin 2011 6 FC 143 16 Add 1 Dans cette perspective nous encourageons le d partement s efforcer de respecter le d lai fix pour la publication des lignes directrices officielles savoir d cembre 2011 de sorte disposer de crit res bien d finis quant au montant maximal des avances pouvant tre consenties par le Fonds sp cial et leur d lai maximal de remboursement 22 Cependant ce stade le projet de lignes directrices devant tre adopt d ici la fin de l exercice biennal en cours ne pr cise clairement ni les limites applicables aux avances ni les d lais de remboursement ni ce qui d finit une situation d urgence Recommandation n 1 Nous recommandons l Organisation de prendre imm diatement des mesures pour la publication de lignes directrices exhaustives sur la gouvernance et la gestion du Fonds lesquelles devraient pr ciser les l ments suivants 1 le montant maximal par projet des avances de caisse du Fonds sp cial 2 les d lais dans lesquels les avances du Fonds s
11. adre de son audit afin de donner la direction et au Comit financier une appr ciation ind pendante de la gouvernance et de la gestion dudit Fonds sp cial
12. cent de moins que ceux re us lors de l exercice biennal imm diatement pr c dent 54 Selon la Division TCE plusieurs facteurs expliquent les fluctuations observ es dans les contributions Les ressources mobilis es au cours de deux premiers exercices biennaux taient indispensables pour constituer le fonds de roulement du Fonds sp cial Son niveau plus de 30 millions USD est aujourd hui suffisant pour permettre la FAO d intervenir en cas de nouvelle crise 55 En ce qui concerne l utilisation des fonds la Division TCE a indiqu que la forte progression des ressources mobilis es en 2006 07 tenait la crise de la grippe aviaire le Fonds sp cial tant alors l outil le plus adapt compte tenu de l ampleur mondiale du probl me Au cours des exercices biennaux suivants aucun v nement de nature similaire n a n cessit une telle approche programmatique ce qui expliquerait en partie les reculs not s en 2008 09 et 2010 11 En revanche on suit actuellement une strat gie semblable face la crise de la Corne de l Afrique il est ainsi propos que les soutiens des donateurs soient achemin s par le Fonds sp cial de sorte cr er des synergies 56 La Division TCE a galement fait observer que deux grandes m thodes de mobilisation des ressources ont t lanc es labor es au cours de deux derniers exercices biennaux et que si les montants concern s sont moindres elles rev tent n anmoins une importance strat
13. certains pays en vue d un largissement progressif toute la r gion 10 Soudan du Sud Mission de formulation d un programme sur le r gime foncier pour anticiper sur les d fis pos s et les possibilit s offertes par l ind pendance 11 R publique arabe syrienne Participation des missions conjointes Nations Unies gouvernement d valuation des besoins et laboration d un portefeuille de projets d urgence en r ponse la faible pluviom trie enregistr e dans le nord du pays 12 Cisjordanie et Bande de Gaza Mission d valuation des p ches pour laborer des recommandations en vue d une aide plus compl te aux moyens de subsistance dans le secteur 10 FC 143 16 Add 1 42 Le m canisme actuel pour les rapports sur les projets d intervention d urgence et activit s d appui relevant du fonds auto renouvelable consiste proc der comme dans le tableau ci dessus au titre des volets de coordination des op rations d urgence et d valuation des besoins et d laboration des programmes projets OSRO GLO 402 MUL and OSRO GLO 403 MUL Cette m thode fait obstacle une valuation objective et une analyse co ts avantages pertinente des diff rentes initiatives de soutien aux op rations d urgence Elle pourrait ne pas satisfaire aux besoins d information financi re de la Direction de la FAO des donateurs individuels et des autres parties prenantes Reco
14. chnique constitue une base solide pour toute intervention 38 La Division TCE a galement indiqu que le financement du Fonds sp cial permet la FAO de participer des missions d valuation de mener des efforts de coordination pour une r ponse harmonis e et efficace dans le secteur agricole et de contribuer la formulation de programmes d intervention qui r pondent aux principaux besoins des populations affect es La Division affirme par cons quent que ces activit s rel vent enti rement du fonds auto renouvelable du Fonds sp cial et que partant la part importante que repr sentent les frais de personnel et les d penses de voyage dans les projets OSRO GLO 402 MUL et OSRO GLO 403 MUL est de bonne logique 39 La Division TCE a galement soulign que pour les deux projets les virements sont approuv s uniquement lorsque le Bureau de coordination des affaires humanitaires OCHA de l ONU d clare une situation de crise ce qui donne lieu appel international 40 M me s il appara t que les activit s des deux volets rel vent d interventions d urgence l examen des co ts correspondant chacune des activit s d urgence est rendu plus difficile par la pratique consistant regrouper les affectations sous les projets OSRO GLO 402 MUL ou OSRO GLO 403 MUL bien qu un nouveau sous projet soit cr pour chaque nouveau virement La Division TCE a pr cis qu il s agit l d assurer un suivi ad quat des fonds
15. du Fonds sp cial avaient t labor es mais que leur version finale n avait pas encore t diffus e Il convient de parachever ce travail et de publier rapidement ce document de sorte disposer d une politique crite sur la gouvernance du fonds FC 143 16 Add 1 5 18 Les audits externes pr c demment men s sur les mouvements et affectations du Fonds sp cial indiquent que le montant des avances s est chelonn de 100 000 USD 3 5 millions USD par projet Il a galement t not que les avances ont couvert jusqu 80 pour cent du co t approuv des projets De surcro t les analyses men es par le Commissaire aux comptes au cours des exercices biennaux pr c dents ont montr que les avances du Fonds sp cial sont rest es en suspens au minimum six mois et au maximum 14 mois apr s la date laquelle elles ont t accord es 19 L importante flexibilit observ e dans la gestion et l utilisation des financements du Fonds sp cial nous avait sembl tenir l absence de lignes directrices et politiques claires concernant a le montant des avances que le Fonds sp cial peut consentir pour commencer financer des projets ou initiatives avant l encaissement des concours des donateurs et b les d lais durant lesquels les fonds doivent tre rembours s au Fonds sp cial Nous avions ainsi recommand la FAO de poursuivre l laboration de lignes directrices pour le Fonds sp cial pour les activit s d urge
16. e d valuation 12 L examen des donn es financi res du Fonds sp cial de m me que l valuation de la gouvernance et de la gestion de ce m canisme de financement ont t men s conform ment au cadre ci apr s 13 Notre analyse s est cantonn e aux d caissements et ou aux affectations r alis s l objectif tant d valuer le respect des proc dures d approbation recommand es Elle ne portait pas sur la validation des projets sur le terrain 14 Nous avons tudi les objectifs le champ et la m thodologie de l audit avec la Direction de la FAO au Si ge Rome lors d une conf rence pr liminaire tenue le 21 novembre 2011 15 Les observations et recommandations d taill es dans les paragraphes suivants sont rigoureusement fond es sur les renseignements mis notre disposition au cours de l audit Ses r sultats ont galement t examin s avec la Direction le 9 d cembre 2011 16 Nous remercions la Direction de la FAO de sa coop ration et de l aide qu elle nous a apport e aux diff rentes tapes de notre travail R SULTATS ET RECOMMANDATIONS Domaine 1 Suivi de l application de la recommandation de 2008 09 sur le Fonds sp cial 17 Dans le rapport d taill pour 2008 2009 le Commissaire aux comptes a recommand que soient tablies des lignes directrices pour le Fonds sp cial Nous avons not qu au 31 d cembre 2011 des lignes directrices relatives la gouvernance et la gestion
17. ectation des fonds au titre des projets OSRO GLO 402 MUL et OSRO GLO 403 MUL afin de rassurer les donateurs quant la pr sence effective de m canismes ad quats La Division TCE a confirm qu il faudrait les pr ciser clairement dans les politiques officielles sur la gouvernance et la gestion du Fonds sp cial qui seront diffus es fin 2011 Donn es de projet du FPMIS au regard de la gestion ax e sur les r sultats GAR 45 Nous avons recueilli par l interm diaire du Syst me d information sur la gestion du Programme de terrain FPMIS des donn es sur tous les projets d intervention d urgence ayant re u des affectations du Fonds sp cial l accent tant mis sur le Cadre strat gique Il a t not que ces informations pr sentent les objectifs strat giques auxquels concourent les projets les r sultats de l Organisation les r sultats r gionaux les produits de l Organisation et les r sultats d activit Il a n anmoins t observ qu aucune information n est disponible quant aux produits services et activit s sp cifiques pr vus pour les diff rents projets non plus que sur les d lais et fonctionnaires responsables ventuels Dans les fiches d information des projets financ s par le Fonds sp cial la partie aff rente au Cadre strat gique indique que la contribution du projet un produit service n a pas t d termin e ce qui n est pas conforme une gestion ax e sur les r sultats
18. gique de par leur impact 1 M canisme consistant demander syst matiquement aux donateurs de transf rer vers le Fonds sp cial le solde non d pens des projets cl tur s Il a permis de d gager chaque ann e deux millions USD qui sont venus alimenter le fonds auto renouvelable 2 Cr ation d une rubrique Interventions pr voyant la fourniture d intrants agricoles dans le volet programmatique du fonds par l interm diaire de laquelle des financements strat giques de l ordre de 5 6 millions USD par exercice biennal sont mobilis s pour la distribution urgente d intrants agricoles 57 La tendance la baisse des contributions de donateurs et des transferts au b n fice du Fonds sp cial pourrait indiquer que les Etats membres sont aujourd hui moins dispos s soutenir les projets d intervention d urgence de la FAO Compte tenu du risque per u de diminution des fonds ce FC 143 16 Add 1 13 probl me pourrait s il n est pas correctement trait nuire aux efforts de la FAO pour promouvoir et prot ger le Fonds sp cial en tant que m thode efficace face aux crises Recommandation n 7 Pour att nuer le risque de voir les ressources du Fonds sp cial diminuer dans une mesure telle qu il serait incapable de financer des activit s d intervention d urgence en cas de catastrophes majeures nous recommandons la FAO de poursuivre sa campagne actuelle en vue d obtenir le soutien de plus d tats membre
19. i dessous pr sente les contributions re ues des donateurs les maintiens transferts de solde des cr dits allou s et des revenus d int r t et les transferts du compte de recouvrement des co ts directs de fonctionnement depuis l exercice biennal 2004 2005 jusqu l exercice biennal en cours 12 FC 143 16 Add 1 Montant des Montant de la hausse Pourcentage de hausse contributions ou de la baisse par ou de baisse par re ues transferts rapport l exercice rapport l exercice biennal pr c dent biennal pr c dent Exercice biennal en millions USD en millions 2004 2005 24 781 2006 2007 47 599 22 818 92 2008 2009 22 604 24 995 52 2010 2011 9 598 13 006 59 jusqu au 31 octobre 2011 53 Il ressort de ce tableau que les flux entrants ont augment de 22 818 millions USD soit 92 pour cent durant l exercice biennal 2006 2007 Fait remarquable les dons et transferts ont progress de 24 781 millions USD au cours de l exercice biennal 2004 2005 pour s tablir 47 599 millions USD pour 2006 2007 Durant 2008 2009 cependant les flux entrants ont chut de 24 995 millions USD soit une baisse de 52 pour cent par rapport l exercice biennal pr c dent Un nouveau recul de 13 006 millions a galement t enregistr durant l exercice biennal en cours portant le total des dons et transferts seulement 9 598 millions USD au 31 octobre 2011 soit 59 pour
20. la FAO en ce qui concerne la gouvernance et la gestion du Fonds sp cial 7 Le Commissaire aux comptes tient remercier la Direction de la FAO de l aide qu elle a apport e ses quipes et de l esprit de coop ration dont elle a fait preuve durant l audit Il se f licite galement qu elle reconnaisse l utilit des recommandations d audit pour am liorer la gouvernance et la gestion du Fonds sp cial INTRODUCTION OBJECTIFS DE L AUDIT ET M THODOLOGIE D VALUATION Introduction 8 Le Comit financier sa cent quaranti me session en octobre 2011 a accept la proposition du Commissaire aux comptes de suivre l application de la recommandation sur l laboration de lignes directrices pour le Fonds sp cial formul e dans le rapport d taill pour 2008 2009 De surcro t le Commissaire aux comptes a examin la gouvernance et la gestion du Fonds sp cial durant l exercice biennal en cours Ce rapport pr sente les r sultats de cet examen qu il a r alis du 21 novembre au 9 d cembre 2011 au titre du troisi me audit int rimaire pour l exercice 2010 2011 Objectifs de l audit 9 Nous avions pour principal objectif de suivre en vue d appr cier la gestion actuelle du fonds l application de la recommandation du rapport d taill pour 2008 2009 concernant l laboration de lignes directrices pour le Fonds sp cial et d identifier des possibilit s d am lioration de la gouvernance et de la gestio
21. mmandation n 3 Nous encourageons l Organisation am liorer son m canisme d tablissement de rapports pour la Direction de la FAO les donateurs individuels et les autres parties prenantes en tenant compte du fait chaque mission financ e par le fonds auto renouvelable du Fonds sp cial OSRO GLO 402 MUL et OSRO GLO 403 MUL supporte des co ts Il serait tr s utile tant pour les donateurs que pour les valuateurs des projets que soient tablis des rapports plus d taill s sur l utilisation des fonds permettant d appr cier chaque mission notamment par le biais d une analyse co ts avantages Recommandation n 4 La Direction devrait envisager de fixer des crit res clairs concernant les affectations relevant du fonds auto renouvelable lesquels seraient adopt s en tant que politiques officielles dans les lignes directrices propos es pour la gouvernance et la gestion du Fonds sp cial 43 La Direction a indiqu que les divisions TCE et CSF ont abord la question de l tablissement des rapports et tudient la possibilit d ouvrir de nouveaux comptes pour l unit de coordination des activit s d urgence et l valuation des besoins avec de nouveaux codes de projet et codes d activit Oracle de sorte pouvoir cl turer d finitivement les d penses historiques non recouvrables des projets OSRO GLO 402 MUL et OSRO GLO 403 MUL 44 La Direction a galement indiqu que des crit res sont d ment utilis s dans l aff
22. n du fonds 10 L audit visait galement valuer de mani re ind pendante et objective si l utilisation du Fonds sp cial contribuait la mise en uvre de l Objectif strat gique I Am lioration de la 4 FC 143 16 Add 1 pr paration et de la r action aux menaces et aux situations d urgence ayant une incidence sur l alimentation et l agriculture 11 Ses objectifs sp cifiques taient les suivants faire le point sur l application de la recommandation du Commissaire aux comptes relative au Fonds sp cial s assurer que la FAO a adopt des crit res pr cis pour d finir les activit s relevant des situations d urgence et que des proc dures claires sont en place pour d terminer les activit s que le Fonds sp cial peut financer d terminer si le Fonds sp cial a t utilis conform ment aux normes et crit res nonc s dans les orientations strat giques de la FAO d terminer si le Fonds sp cial a rempli l objectif pour lequel il a t cr d terminer si un syst me est en place pour contr ler l encaissement des contributions et l utilisation du Fonds sp cial afin de s assurer que des fonds sont disponibles pour financer les projets d urgence et que les d penses n exc dent pas le solde disponible et identifier des possibilit s d am lioration et les transmettre la haute direction de sorte apporter une valeur ajout e la mission M thodologi
23. nce et de rel vement et d y donner des orientations sur ces deux points 20 Au cours du pr sent examen nous avons not que durant l exercice biennal 2010 2011 le Fonds sp cial a accord plusieurs avances d un montant cons quent 1 million USD et plus Elles sont d taill es ci dessous N Date de l accord PROJET MONTANT DE L AVANCE 1 Juin 2010 OSRO AFG 004 JPN 5 millions d USD 2 Juin 2011 OSRO AFG I102 JPN 5 millions d USD 3 Novembre 2010 OSRO PAK 012 UK 3 5 millions d USD 4 F vrier 2010 GCP ZIM 017 EC 2 75 millions d USD 5 Mars 2010 OSRO NER 003 EC 2 5 millions d USD 6 Septembre 2010 OSRO MAG 003 CHA 2 4 millions d USD 7 Avril2011 OSRO SOM 102 CHA 2 058 millions d USD 8 Janvier 2011 OSRO SUD 102 CHF 1 5 million d USD 9 Octobre 2010 OSRO ZIM 006 NET 1 3 million d USD 10 Mai 2010 OSRO RAS 601 ASB 1 3 million d USD 11 Mars 2010 OSRO HAI 003 CHA 1 3 million d USD 12 Mars 2010 GCP NER 054 EC 1 3 million d USD 13 Janvier 2011 OSRO SUD 101 CHF 1 2 million d USD 14 Juin 2010 OSRO SUD 007 USA 1 2 million d USD 15 Janvier 2010 OSRO ZIM 907 EC 1 1 million d USD 16 Avril 2010 OSRO PAK 002 EC 1 1 million d USD 17 Mai 2010 OSRO HAI 004 CHA 1 million d USD 18 Mai 2010 GCP BGD 043 EC 1 million d USD 19 Octobre 2010 OSRO ZIM OO2 SWE 1 million d USD 20 Octobre 2010 OSR
24. p cial devraient tre rembours es une fois encaiss es les contributions des donateurs 3 des crit res pr cis pour d finir les situations d urgence admissibles un financement du Fonds sp cial en se fondant sur ceux nonc s dans le document de 2005 du Comit du Programme de terrain intitul new approach for the designation of TCE operational responsibility et 4 le fait qu un cadre logique devrait s appliquer tous les projets quel qu en soit le co t en tant qu outil exemplaire pour la planification le suivi et d tablissement de rapports 23 La direction de la Division TCE a indiqu que les lignes directrices officielles pour la gouvernance et la gestion du Fonds sp cial qui seront publi es fin 2011 int greront toutes ces recommandations Domaine 2 valuation de la gouvernance et de la gestion actuelles du Fonds sp cial 24 Nous avons examin la gouvernance et la gestion actuelles du fonds afin d identifier les am liorations possibles Aussi avons nous not que le Fonds sp cial par l interm diaire des programmes et activit s mis en uvre par la Division TCE concourt l Objectif strat gique I du Cadre strat gique 2010 2019 Meilleure pr paration et r ponse efficace aux menaces et situations d urgence alimentaires et agricoles et constat que globalement dans son utilisation du fonds la direction tenait compte des politiques tablies Nous avons n anmoins identifi
25. pendante et objective si son utilisation contribuait la mise en uvre de l Objectif strat gique I Am lioration de la pr paration et de la r action aux menaces et aux situations d urgence ayant une incidence sur l alimentation et l agriculture 4 L audit a not que la Direction de la FAO a scrupuleusement veill s assurer que le fonds soit exclusivement utilis pour des projets et activit s ayant trait aux situations d urgence L Organisation a pu par l interm diaire du Fonds sp cial apporter des solutions rapides et efficaces des menaces et situations d urgence ayant une incidence sur l alimentation et l agriculture Il remplit donc l objectif pour lequel il a t cr et concourt enti rement l Objectif strat gique I du Cadre strat gique 2010 2019 5 Le Commissaire aux comptes a not que les lignes directrices relatives la gouvernance et la gestion du Fonds sp cial avaient d j t formul es mais pas encore diffus es L audit a par ailleurs soulign l absence de cadres logiques pour les projets du Fonds sp cial la n cessit d am liorer le syst me de rapport du fonds auto renouvelable l absence d informations sur les produits services et activit s pr vus au titre du Cadre strat gique et la tendance la baisse des contributions biennales des donateurs au Fonds sp cial 6 Huit possibilit s d am lioration ou recommandations d audit sont communiqu es la Direction de
26. pports d tape l absence de tel outil qui inclut des plans de travail et pr cise les r sultats interm diaires risque de compromettre le suivi des plans de travail Les parties prenantes risquent ainsi se trouver dans l incapacit de consulter rapidement suffisamment d informations pertinentes pour suivre les projets et tablir des rapports leur sujet Recommandation n 5 S agissant des projets financ s par le Fonds sp cial la Division TCE devrait int grer aux informations fournies par le FPMIS des donn es sur les produits services et activit s de projets sp cifiques qui sont planifi s au titre du Cadre strat gique de sorte apporter une valeur ajout e aux informations de projet du FPMIS aux fins de l tablissement des rapports pour l Organisation et les donateurs et d y appliquer une m thode de gestion ax e sur les r sultats Recommandation n 6 Pour chaque projet la Division TCE devrait inclure au FPMIS une matrice de gestion ax e sur les r sultats afin de fournir suffisamment d informations sur l avancement des activit s de projet et l utilisation des fonds 51 Le lien devrait tre fait au niveau des projets et services partir de 2012 2013 lorsque ceux ci pr cis s dans un document distinct appara tront dans le logiciel FPMIS qui sera synchronis avec PIRES d o des donn es ont t extraites Contributions et autres ressources du Fonds sp cial 52 Le tableau c
27. s et d autres donateurs aux programmes d intervention d urgence et de redressement de l Organisation Recommandation n 8 La FAO devrait largir son assise de donateurs et les encourager apporter des contributions directes au Fonds sp cial en particulier aux fins de l valuation des besoins de la coordination et de la formulation de programmes elle devrait galement se concerter avec eux pour qu ils transf rent vers le Fonds sp cial les soldes non d pens s des projets achev s et cl tur s financ s partir de ressources extrabudg taires 58 La Division TCE a reconnu l utilit des recommandations de l audit concernant la gouvernance et la gestion du Fonds sp cial CONCLUSION 59 Le Fonds sp cial contribue bien r pondre efficacement aux menaces et situations d urgence alimentaires et agricoles et concourt ce titre la r alisation de l Objectif strat gique I Partant le Commissaire aux comptes a formul l intention de la Direction huit recommandations valeur ajout e en vue d am liorer encore sa gouvernance et sa gestion 60 Le point saillant des recommandations porte sur la publication imm diate de lignes directrices exhaustives sur la gouvernance et la gestion du Fonds sp cial compte tenu du nombre croissant d interventions d urgence qu il finance ce qui contribuera r duire les risques en la mati re 61 Le Commissaire aux comptes poursuivra son examen du Fonds sp cial dans le c
28. ur les corriger de la mani re suivante OSRO GLO 402 MUL Fonds auto renouvelable du Fonds sp cial Volet de coordination des 8 FC 143 16 Add 1 op rations d urgence et OSRO GLO 403 MUL Fonds auto renouvelable du Fonds sp cial Volet d valuation des besoins et d laboration des programmes 36 Selon la Division TCE l intitul Contributions au programme d intervention d urgence et de rel vement apr s le tsunami de la FAO par l interm diaire du Fonds sp cial s applique aux sous projets dits babies 08 09 et 10 pour le projet OSRO GLO 402 MUL et aux sous projets 07 08 09 et 10 pour OSRO GLO 403 MUL Ces derniers sont achev s et les documents finaux y aff rents ont t tablis et soumis 37 La Division TCE a pr cis que ces deux projets correspondent aux deux volets du fonds auto renouvelable du Fonds sp cial savoir coordination des op rations d urgence OSRO GLO 402 MUL et valuation des besoins et laboration des programmes OSRO GLO 403 MUL Le fonds auto renouvelable soutient l engagement de la FAO dans les activit s d valuation de coordination d laboration de programmes de d ploiement rapide d experts et de renforcement des capacit s des quipes de pays en cas de crise D finir les besoins fondamentaux des populations affect es en garantissant des capacit s suffisantes pour intervenir et assurer une action bien coordonn e et rationnelle du point de vue te
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