Question number 1: "Have you envisaged a period during
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1. 17 Concernant le point 4 5 du bordereau de prix nous souhaiterions galement avoir des pr cisions sur les agendas de publications en quoi consistent ils Sont ils publi s par la Commission R ponse n 17 Ces agendas sont des calendriers d v nements propos s par les m dias crits Question n 18 Pour faciliter la collaboration en mati re de bases de donn es lectroniques pouvez vous expliquer dans quelles conditions pour la mise en commun des bases les dossiers de presse sont ils consid r s comme confidentiels Toutes les donn es deviennent elles la propri t de la Commission R ponse n 18 Les bases de donn es ne seront pas mises en commun Le contractant constituera des bases de donn es Oui elles deviendront toutes la propri t de la Commission Question n 19 Concernant le point 1 4 du bordereau de prix et le Responsable audiovisuel et informatique cette personne est elle un technicien ou doit elle aussi tre capable de produire du mat riel audiovisuel R ponse n 19 Les comp tences pour ce poste sont celles d un technicien La production de mat riel audiovisuel ne fait pas l objet de cet appel d offres Question n 20 Pourriez vous d crire la fonction d aide Combien de personnes occupant ce poste devons nous mettre disposition R ponse n 20 Il s agit d une personne qui aide diff rentes t ches sans avoir de responsabilit particuli re Ses fon2. qui peut couvrir diff rents th mes au choix Question n 27 Concernant le point 9 du bordereau de prix l unit utilis e est personnes heure S agit il du nombre de formateurs heure ou de personnes en formation heure R ponse n 27 Il s agit du nombre de formateurs heure Question n 28 la page 11 du cahier des charges il est indiqu que la partie technique doit comprendre entre autres un r sum de l offre avec une table des mati res Est il n cessaire de pr senter un r sum de l offre ou consid rez vous que la table des mati res suffit R ponse n 28 L offre doit contenir un r sum de l offre et une table des mati res
3. Question n 1 Conform ment au cahier des charges les soumissionnaires doivent pr senter un projet de campagne dont le point fort sera un grand v nement Qu entend on par campagne Faut il r aliser une campagne de communication grande chelle en s appuyant sur diverses actions de communication publicit relations avec les m dias manifestations projets audiovisuels et interactifs etc Ou bien le terme campagne fait il plut t r f rence une campagne de presse Concernant le grand v nement le contractant sera t il charg de tous les aspects de sa r alisation et de sa mise en uvre ou seulement des aspects li s la presse R ponse n 1 Le terme campagne fait r f rence une campagne de presse information et communication Le contractant n est charg que des services couverts par l annexe III Bordereau de prix du cahier des charges Question n 2 Concernant l tude de cas n 1 grand v nement ITER Combien de participants doivent assister cette manifestation Quel est le r le du contractant est ce une manifestation comptant des participants autres que des journalistes pour lequel le contractant doit fournir une offre compl te de la logistique la gestion des invitations y compris les chefs d tat ou un simple v nement m diatique autour d une grande manifestation organis e par les partenaires du projet ITER et la DG RTD R ponse n 2 Le contractant do
4. ctions d pendent du projet Question n 21 Combien d assistants et de secr taires n cessitez vous doivent tre mis disposition R ponse n 21 Leur nombre d pend du projet Question n 22 Concernant les archives de p riodiques de la Commission a Est il possible d y effectuer des recherches par th me Dans l affirmative peut on effectuer une recherche par nom et par date b Est il possible de se rendre au service des archives pour les consulter Et d y acc der en ligne R ponse n 22 a Non b Une demande d acc s des documents sp cifiques peut tre pr sent e mais il n est pas possible d y acc der en ligne Question n 23 Pourriez vous nous transmettre avant l expiration du d lai le prix et les conditions g n rales d acc s ces archives R ponse n 23 L acc s aux documents de la Commission est g n ralement gratuit sauf exception Question n 24 Il est indiqu que L offre doit tre plac e sous double enveloppe chacune ferm e L enveloppe int rieure adress e au service indiqu dans l invitation soumissionner portera la mention suivante Appel d offres ne doit pas tre ouvert par le service du courrier interne Si des enveloppes autocollantes sont utilis es elles seront ferm es l aide de bandes adh sives au travers desquelles sera appos e la signature de l exp diteur Vous indiquez enveloppe int rieure mais ne s agit il pas pl
5. iez vous nous fournir le manuel d utilisation des l ments graphiques de votre organisation R ponse n 6 Il n existe pas de manuel officiel d utilisation des l ments graphiques Question n 7 Concernant l annexe III point 2 3 les recherches doivent elles inclure une analyse qualitative du retentissement m diatique et porter sur les 27 tats membres ET sur les autres pays mentionn s R ponse n 7 Oui une analyse qualitative des m dias est demand e Oui les articles doivent provenir de tous les pays Question n 8 Concernant l annexe III et la question des droits d auteur aux points 6 3 6 4 et 6 5 dans la plupart des pays europ ens les organismes d livrant les autorisations octroient un droit de licence par article Il est donc difficile d inclure le montant total des droits de licence dans l offre car il d pend du nombre d articles recueillis pour chaque v nement En revanche nous pouvons calculer le prix des offres pour le point 6 3 sur la base de 100 articles pour le point 6 4 sur la base de 200 articles et pour le point 6 5 sur la base de 300 articles Cependant le montant total des droits de licence pour chaque v nement ne sera connu que par la suite R ponse n 8 Pour les points 6 3 6 4 et 6 5 il convient d indiquer un prix forfaitaire Question n 9 Concernant l annexe III point 6 6 les Blogs et les Online Portalen doivent ils inclure tous les contenus produits par les u
6. it fournir un projet de campagne permettant de revaloriser au maximum l image du projet de fusion ITER aupr s du public Le contractant est libre de sugg rer un nombre de participants pour autant qu il tienne compte du fait que la campagne s adresse tous les tats membres de l UE Le contractant n est charg que des services couverts par l annexe II Bordereau de prix du cahier des charges Question n 3 a Qu entend on exactement par annonce d un v nement dans des agendas de publications aux points 4 4 et 4 5 du bordereau de prix Fait on r f rence aux calendriers ditoriaux pr sents dans les m dias presse crite en ligne b S il s agit d un plan pour l annonce d une manifestation dans les m dias celui ci couvre t 1l les co ts de planification de la campagne la pr sentation de la maquette et le texte de l annonce ainsi que les co ts ventuels de l achat d un emplacement publicitaire c Dans l affirmative pourriez vous pr ciser le type de manifestations annoncer tant donn que les prix factur s par les m dias d pendent largement du public vis grand public ou groupes sp cifiques Nous aimerions avoir si possible quelques exemples et renseignements concernant la port e de la manifestation le public cible la r gion le contenu du message etc R ponse n 3 Oui il s agit des calendriers ditoriaux dans les m dias presse crite en ligne Aucun emplacement ne doit tre achet dans u
7. n support m diatique Il n est donc demand ni maquette ni mise en pages Il s agit simplement de trouver des m dias dans lesquels annoncer la manifestation et de g rer les contacts cette fin Le contractant ne peut tre charg que des services couverts par l annexe III Bordereau de prix du cahier des charges Question n 4 Pourriez vous pr ciser si les r ponses aux questions pos es figureront sur le site internet http ec europa eu research dgs tenders rtd tender en cfm tender ref s41 059349 ou sur un autre site R ponse n 4 Oui le document contenant les questions et les r ponses sera publi et mis jour r guli rement sur le site internet http ec europa eu research dgs tenders rtd tender_en cfm tender_ref s41 059349 Question n 5 Je souhaiterais avoir des pr cisions concernant la partie III point 3 1 de l appel d offres et la liste demand e des 20 services directement en rapport avec celui ci Ces 20 r f rences concernent elles des actions destin es la presse internationale uniquement ou diff rents tats membres de l Union europ enne ou les actions visant un seul tat membre suffisent elles R ponse n 5 tant donn que l appel d offres fait r f rence une campagne m diatique internationale destin e au public des 27 tats membres le soumissionnaire est invit choisir les exp riences concr tes qui illustrent le mieux cet objectif Question n 6 Pourr
8. onse n 6 Question n 13 Was bedeutet Pflege einer Journalistendatenbank f r die Kommission Nur delivery failures checken oder wirklich jeden Kontakt einmal oder zweimal im Jahr verifizieren per Telefon Per Email R ponse n 13 Cette question est identique la question n 10 Veuillez vous reporter la r ponse n 10 Question n 14 Pourriez vous pr ciser si la liste de 20 services demand e dans la partie III point 3 1 de l appel d offres concerne des services offerts dans le cadre de relations presse internationales uniquement ou des services visant diff rents tats membres de l Union europ enne ou si les actions visant un seul tat membre suffisent R ponse n 14 tant donn que l appel d offres fait r f rence une campagne m diatique internationale destin e au public des 27 tats membres le soumissionnaire est invit choisir les exp riences concr tes qui illustrent le mieux cet objectif Question n 15 Pourriez vous indiquer o la conf rence a lieu pour l tude de cas n 1 R ponse n 15 C est le contractant qui d cide propose le lieu Question n 16 Pour le point 4 4 du bordereau de prix nous souhaiterions savoir en quoi consistent les agendas sur internet S agit il d un outil sp cifique de la Commission Figurent ils sur le site internet de la Commission R ponse n 16 Il s agit d agendas sur internet propos s par les m dias en ligne Question n
9. tilisateurs tels que les communaut s sociales les vid os les blogs de photos et de fichiers audio les salons de bavardage etc Le terme Inhalt des Volltextes d signe t il le texte complet en document html ou pdf ou le th me central de l article R ponse n 9 Il s agit d analyser la couverture m diatique L analyse doit inclure tous les contenus pertinents produits par les utilisateurs et d j connus Il ne s agit pas de reproduire le contenu mais de l analyser Question n 10 Concernant l annexe III point 7 4 V rification des contacts mise jour r guli re s agit il de v rifier tous les contacts par t l phone ou par courrier lectronique Ou simplement de mettre jour les contacts lorsqu un courrier lectronique revient avec un message d chec R ponse n 10 La liste doit tre mise jour r guli rement et pas seulement en cas de message d chec Question n 11 Concernant l annexe II 2 tude de cas n 2 que signifie outre les annexes Tous les l ments photos croquis illustrations doivent il tre inclus dans le dossier de cinq pages Ou peut on joindre une annexe avec tous ces l ments additionnels R ponse n 11 Oui il est possible de joindre des annexes Les cinq pages ne contiennent que du texte Question n 12 Pourriez vous nous fournir le manuel d utilisation des l ments graphiques de votre organisation R ponse n 12 Veuillez vous reporter la r p
10. ut t de l enveloppe ext rieure Pouvez vous confirmer R ponse n 24 Les soumissionnaires sont invit s suivre la proc dure indiqu e dans le cahier des charges Veuillez noter que toute offre non conforme aux exigences de celui ci sera refus e Question n 25 Au point iii de la page 8 du cahier des charges version fran aise concernant la d claration sous serment iii en ce qui concerne les points 10 1 3 10 1 6 10 1 7 et 10 1 8 les soumissionnaires doivent accompagner leur offre d une d claration sous serment ou d faut d une d claration solennelle faite par l int ress devant une autorit judiciaire ou administrative un notaire ou un organisme professionnel qualifi du pays d origine ou de provenance suivant le mod le donn voir d claration l annexe IV Cette d claration sous serment doit elle tre jointe la d claration sur l honneur annexe IV ou la d claration sur l honneur seule annexe IV suffit elle R ponse n 25 Seul l adjudicataire devra produire cette pi ce ce stade de la proc dure la d claration sur l honneur suffit Question n 26 Concernant les parties 3 2 et 3 3 du bordereau de prix pouvez vous expliquer la diff rence entre une synth se du projet et un document de r f rence R ponse n 26 Le point 3 2 concerne un document faisant la synth se d un projet de recherche et le point 3 3 un document de synth se informatif
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