Procès-verbal de la réunion de la Table en gestion de documents et
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1. ORDRE DU JOUR Sur la proposition de Mme Francine Hamelin l ordre du jour suivant est adopt unanim it Dans les faits Mme Martine Gagnon a communiqu les suites pr vues sous l article 2 apr s l tude de l article 12 Aussi le titre de l article 3 1 a t modifi en cours de r union tandis que l article 13 3 a t ajout en cours de r union Table en gestion de documents et de l information 14 d cembre 2010 Laval Laurentides Lanaudi re Montr al Outaouais 1 _ Lecture et adoption de l ordre du jour 2 Adoption et suivi du proc s verbal de la r union du 21 septembre 2010 3 Communication correspondance information 3 1 Mise jour des listes 3 2 Comit en gestion de documents du Centre et de l Est du Qu bec 3 2 1 Compte rendu de la r union du 28 mai 2010 3 2 2 Compte rendu de la r union du 10 septembre 2010 3 3 Sous comit de la gestion des documents de la Mont r gie et de l Estrie 3 3 1 Compte rendu de la r union du 21 mai 2010 3 4 Commissions scolaires ne faisant pas partie d un regroupement en gestion documentaire 3 5 Poste de technicien en documentation 3 5 1 R sultats du sondage de deux techniciens en documentation de l Universit de Montr al 3 5 2 R vision projet e du plan de classification 3 6 Recherche de M Jean Pierre Proulx sur les coles de syndics 1829 1836 4 Invit s aux r unions de la Table 5 P L 100 2010 c 202. SECR TAIRES G N RAUX LAVAL LAURENTIDES LANAUDI RE Un membre souligne qu un courriel semble avoir t adress tous les secr taires g n raux des organismes repr sent s notre table mais non repr sent s la Table des secr taires g n raux LLL pour les aviser des travaux de mise jour qui seront faits conjointement par les deux tables et pour les inviter proposer des suggestions et mettre des commentaires La pr sidente donne lecture d un courriel qu elle a re u de Me Stella Duval le 7 d cembre dernier Me Duval confirme que la Table des secr taires g n raux LLL collaborera la mise jour et l actualisation de la brochure Elle demande que le comit de travail que notre table mettra sur pied cet effet la contacte pour tablir un ch ancier de travail et fixer une date de rencontre pour d buter les travaux Les membres suivants manifestent leur d sir de faire partie de ce comit Mme Francine Hamelin Mme Martine Gagnon Mme JoAnna Wrench Il est convenu que Mme Francine Hamelin communiquera avec Me Duval pour convenir d une date de rencontre BANQ 10 1 Recueil des r gles de conservation des commissions scolaires 2010 10 2 Approbation des r gles dont le total des p riodes active et semi active a t 10 3 Formulaire de num risation valide Comme suite aux interrogations formul es par les membres notre r union de septembre dernier la pr sidente a communiqu avec M C d
3. R vision projet e du plan de classification Selon Mme Manon Sarrazin un bulletin d information de la CSQ mentionne que des travaux sont en cours pour cr er une classe principale pour quelques classes d emplois techniques dont technicien en documentation Des rencontres sont pr vues cet effet en avril 2011 sa commission scolaire 3 6 Recherche de M Jean Pierre Proulx sur les coles de syndics 1829 1836 Les commissions scolaires des Affluents de la Seigneurie des Mille les et de la Rivi re du Nord ont t approch es par M Jean Pierre Proulx pour documenter sa recherche Malheureusement aucune des commissions scolaires n a pu fournir une documentation M Proulx par contre selon Mme Martine Gagnon une commission scolaire en Estrie aurait para t il pu l accommoder Table en gestion de documents et de l information 14 d cembre 2010 Laval Laurentides Lanaudi re Montr al Outaouais 25 INVIT S AUX R UNIONS DE LA TABLE Suite notre derni re r union Mme Diane Robert a r f r la biblioth caire du MELS qui souhaite assister aux r unions de la Table notre pr sidente mais aucune d entre elles n a eu de nouvelles de cette personne P L 100 2010 C 20 EFFETS SUR LA GESTION DOCUMENTAIRE Les membres ne voient pas trop les effets de cette loi sur la gestion documentaire outre les plans de r duction des d penses et les r solutions demandant d tre dispens es de l appl
4. article 13 1 remplacer la date 10 f vrier 1007 par la date 10 f vrier 2007 En r ponse des interrogations formul es l article 12 3 du proc s verbal de la r union du 13 avril 2010 et mentionn es nouveau dans le proc s verbal du 21 septembre 2010 Mme Martine Gagnon s est inform e sur les meilleures fa ons d encrypter des courriels l interne et l externe Selon l analyste consult peu de gens encryptent leurs courriels parce qu il n est pas toujours facile d changer des cl s publiques et que les logiciels Word et Excel n offrent pas les meilleures garanties d encryptage Par contre le format PDF est plus difficile percer Mme Gagnon distribue une fiche produite par l AAPI sur les courriels et les pr cautions prendre pour prot ger leur confidentialit Il est galement question dans ce document du logiciel de codage Pretty Good Privacy PGP disponible gratuitement sur Internet Table en gestion de documents et de l information 14 d cembre 2010 Laval Laurentides Lanaudi re Montr al Outaouais 3 3 COMMUNICATION CORRESPONDANCE INFORMATION 3 1 Mise jour des listes Les membres mettent jour la liste des membres la liste t l phonique d urgence et la cha ne t l phonique d urgence La secr taire versera les nouvelles listes sur la zone prot g e du site de la Table 3 2 Comit en gestion de documents du Centre et de l Est du Qu bec 3 2 1 Compte ren
5. effets sur la gestion documentaire 6 Comit de communication et de perfectionnement 6 1 Perfectionnement du 29 octobre 2010 6 1 1 Bulletin du 7 octobre 2010 6 1 2 Evaluation de l activit 6 2 Prochaine activit de perfectionnement th mes sugg r s 6 3 Site Internet 6 3 1 Activation du nouveau mot de passe pour acc der la zone prot g e 6 3 2 Repr sentation graphique de la fr quentation du site ao t et septembre 2010 7 Comit de travail sur la refonte du Recueil des r gles de conservation des commissions scolaires 8 Comit de la politique et des proc dures de gestion des documents technologiques 9 Brochure intitul e La protection des renseignements personnels dans les tablissements d enseignement collaboration de la Table des secr taires g n raux Laval Laurentides Lanaudi re 10 BANnQ 10 1 Recueil des r gles de conservation des commissions scolaires 2010 FCSQ BAnQ 10 2 Approbation des r gles dont le total des p riodes active et semi active a t modifi 10 3 Formulaire de num risation valide 11 Gestion int gr e des documents 11 1 R sultats d un sondage pour Cl de vo te 11 2 Exportation des bulletins de GPI pour l archivage dans Cl de vo te 12 Protection des renseignements personnels et acc s l information Table en gestion de documents et de l information 14 d cembre 2010 Laval Laurentides Lanaudi re Montr al Outaouais 2 12 1 Cas v cus 12 2 Dur e de la v
6. Table en gestion de documents et de l information LAVAL LAURENTIDES LANAUDIERE MONTREAL OUTAOUAIS Proc s verbal de la r union de la Table en gestion de documents et de l information Laval Laurentides Lanaudi re Montr al Outaouais tenue le 14 d cembre 2010 9 heures la Commission scolaire de la Seigneurie des Mille lles Pr sences Mme Mme Mme Mme Mme Mme Mme Mme Mme Mme Line Fafard pr sidente C s des Samares Martine Gagnon C s de la Seigneurie des Mille lles Francine Hamelin tr sori re C s de Laval M lanie Morest Coll ge Lionel Groulx Rachel Ostiguy secr taire Comit de gestion de la taxe scolaire de l le de Montr al Nathalie Prazeres C s des Affluents Diane Robert C s Sir Wilfrid Laurier Manon Sarrazin C s de la Rivi re du Nord Marie Jos e Tessier C s de la Seigneurie des Mille les JoAnna Wrench C s English Montr al Absences motiv es Mme Pierrette Billot C s des Hauts Bois de l Outaouais M Fran ois Cardinal C s Pierre Neveu M Michel Goyer C s des Laurentides Mme Deborah Kane C s Lester B Pearson Mme Alena Krytskaya C s Western Qu bec Mme Francine Lalonde C s au Coeur des Vall es Mme Viviane Laurendeau C s Marguerite Bourgeoys Mme Lina Marcoux C s des Draveurs Mme Ruth Mercier C s de la Seigneurie des Mille lles Mme Sarah Polk C s Lester B Pearson Mme Diane Roy C s des Portages de l Outaouais 1 LECTURE ET ADOPTION DE L
7. alidit d une autorisation de consultation 13 Divers 13 1 Centre de services partag s du Qu bec 13 2 D lais de conservation brefs de saisie mauvaises cr ances 13 3 D lais de conservation Charlemagne 14 Lev e de la r union APPROBATION ET SUIVI DU PROC S VERBAL DE LA R UNION DU 21 SEPTEMBRE 2010 Sur la proposition de Mme Manon Sarrazin le proc s verbal de la r union du 21 septembre 2010 est adopt l unanimit apr s avoir apport les corrections suivantes e Dans les pr sences remplacer le nom de la commission scolaire de Mme Martine Laporte par la C s des Laurentides e Partout dans le proc s verbal remplacer l appellation Laval Lanaudi re Laurentides par l appellation Laval Laurentides Lanaudi re e l article 9 1 remplacer les mots photos d l ves dans leurs publications par les mots photos vid oclips et r alisations d l ves dans les m dias sur le site Internet ou encore dans certains outils promotionnels e Dans la premi re phrase de l avant dernier paragraphe de l article 12 1 remplacer le sujet et le verbe par les mots Un membre s tonne e Dans la premi re phrase du dernier paragraphe de l article 12 1 remplacer les mots Les membres du comit expriment finalement leur frustration par les mots Les membres du comit de communication et de perfectionnement expriment finalement leur d ception e l avant derni re ligne de l
8. dant au moment d mission de ce bulletin Mme Hamelin fait d ailleurs partie d un comit interne visant trouver des solutions aux probl mes d impression et d archivage des bulletins 12 PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET ACC S L INFORMATION 12 1 12 2 Cas v cus Mme Francine Hamelin fait tat de fraudes commises par deux individus la Commission scolaire de la Rivi re du Nord et la Commission scolaire de Laval Les individus ont utilis le m me bulletin falsifi pour obtenir une attestation de test de d veloppement g n ral Elle ajoute que la falsification de documents constitue une infraction au code criminel et qu il y a lieu d en aviser un corps policier Dur e de la validit d une autorisation de consultation Mme Line Fafard demande pendant combien de temps une autorisation de consultation est valide m me si aucune note n appara t cet effet sur le document Table en gestion de documents et de l information 14 d cembre 2010 Laval Laurentides Lanaudi re Montr al Outaouais 9 13 14 DIVERS 13 1 13 2 13 3 Les membres lui sugg rent de toujours pr voir un d lai de validit de tels documents et de v rifier si la Loi sur l acc s protection des renseignements personnels pourrait r pondre sa question Madame Rachel Ostiguy explique que son employeur a recours aux services du Centre de services partag s du Qu bec pour l obtention de lignes t l
9. du de la r union du 28 mai 2010 Les membres expriment leur satisfaction ce que BAnQ n oblige pas d utiliser le format PDF A pour le moment lls commentent le fait de ne plus avoir remettre de relev d emploi au d part d un employ il semble en effet que depuis au moins 3 ans les employ s soient r f r s au gouvernement f d ral pour obtenir gr ce un mot de passe une copie imprim e de leur relev d emploi Les membres veulent savoir si ce changement d coule d une directive et si oui ils souhaiteraient pouvoir la consulter pour documenter la r gle de conservation qui s appliquait ce document il y aurait en effet lieu d y pr ciser qui revient la responsabilit d mettre et de conserver ce document Afin d obtenir r ponse ces questions il est convenu que les membres s adresseront leur secr taire g n ral respectif Finalement les membres souhaitent sensibiliser la Table des secr taires g n raux LLL de m me que la Table des avocats communiquer aux gestionnaires de documents toute information susceptible d avoir un effet entre autres sur les questions suivantes la responsabilit de conserver un document la dur e de conservation d un document la migration du support d un document 3 2 2 Compte rendu de la r union du 10 septembre 2010 En lien avec l article 14 1 de ce compte rendu un membre mentionne qu il serait int ressant de consulter le calendrier de conservati
10. e comit a produit une politique type de gestion des documents technologiques et qu il avait amorc la production de proc dures de num risation Ayant appris que BAnQ tait r viser son Guide d imagerie num rique document servant de r f rence au comit celui ci a mis en veilleuse son projet jusqu la sortie de la mise jour Or depuis la parution en septembre 2009 de ce document sous le titre La num risation des documents administratifs m thodes et recommandations le comit n a pas repris ses travaux et ce n est pas par manque d int r t ou de n cessit les motifs suivants sont par ailleurs invoqu s e certains de ses membres font partie d autres comit s et disposent de peu de temps lui consacrer Table en gestion de documents et de l information 14 d cembre 2010 Laval Laurentides Lanaudi re Montr al Outaouais 7 10 e les proc dures devraient reposer sur une politique une vision d avenir dont peu de commissions scolaires repr sent es la Table sont dot es Apr s d lib rations il est convenu que Mme Rachel Ostiguy versera sur la zone prot g e du site de la Table le projet de proc dures de num risation produit par ce comit Lors de la r union de la Table du 8 f vrier 2011 les membres se prononceront sur le sort de ce comit BROCHURE INTITUL E LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DANS LES TABLISSEMENTS D ENSEIGNEMENT COLLABORATION DE LA TABLE DES
11. fectionnement qu ils souhaiteraient voir trait Mme Diane Robert croit qu il serait int ressant qu un repr sentant de BAnQ soit invit pour pr ciser quels liens peuvent tre faits entre les calendriers de conservation d organismes comme la CARRA ou Emploi Qu bec et ceux des commissions scolaires La pr sidente communiquera avec son bureau r gional de BAnQ pour savoir qui s occupe des calendriers de conservation de ces organismes 6 3 Site Internet 6 3 1 Activation du nouveau mot de passe pour acc der la zone prot g e Vu l absence de Mme Julie Duchesne l tude de cet article est report e la prochaine r union 6 3 2 Repr sentation graphique de la fr quentation du site ao t et septembre 2010 Mme Manon Sarrazin a pu produire cette repr sentation graphique de la fr quentation de notre site elle reprendra l exercice pour couvrir la fr quentation pendant une p riode plus achaland e et la d posera la prochaine r union COMIT DE TRAVAIL SUR LA REFONTE DU RECUEIL DES R GLES DE CONSERVATION DES COMMISSIONS SCOLAIRES La secr taire donne lecture d un courriel de Mme Viviane Laurendeau sur l tat d avancement des travaux de ce comit A la suite d un avis plus que favorable de la Commission des biens culturels il se pourrait que le nouveau recueil soit disponible en janvier 2011 COMIT DE LA POLITIQUE ET DES PROC DURES DE GESTION DES DOCUMENTS TECHNOLOGIQUES Mme Rachel Ostiguy rappelle que c
12. ication de cette loi Ils reconnaissent cependant que des compressions de d penses sont d j appliqu es dans leur milieu COMIT DE COMMUNICATION ET DE PERFECTIONNEMENT 6 1 Perfectionnement du 29 octobre 2010 6 1 1 Bulletin du 7 octobre 2010 Le bulletin d information du 7 octobre 2010 annon ant la tenue de la journ e de perfectionnement du 29 octobre 2010 est d pos 6 1 2 valuation de l activit Mme Rachel Ostiguy communique aux membres les commentaires des participants aux 2 conf rences prononc es par Mme Francine L gar Ces commentaires ont t tr s majoritairement positifs Aussi les membres du comit de communication et de perfectionnement se sont montr s tr s satisfaits du taux de participation particuli rement des membres de la Table Mme Rachel Ostiguy sugg re les th mes suivants D veloppement et mise en place d un calendrier de conservation optimal des documents lectroniques M Michel L vesque et Mme Nicole Lemay responsable et coordonnatrice de la GID Service de la GID Directeur g n ral des lections r f rence Institut Canadien 2009 Sch ma de classification de qualit sup rieure Mme V ronique Gagnon GESTAR Les membres du comit de communication et de perfectionnement demandent aux membres de leur communiquer tout sujet de Table en gestion de documents et de l information 14 d cembre 2010 Laval Laurentides Lanaudi re Montr al Outaouais 6 per
13. on du MELS pour voir si la r gle de conservation du relev d emploi est document e dans le sens des changes mentionn s au point pr c dent Table en gestion de documents et de l information 14 d cembre 2010 Laval Laurentides Lanaudi re Montr al Outaouais 4 3 3 Sous comit de la gestion des documents de la Mont r gie et de l Estrie 3 3 1 Compte rendu de la r union du 21 mai 2010 Mme Manon Sarrazin soul ve ce qui semble tre une erreur la page 2 de ce compte rendu sous le titre Inscription l cole anglaise dans la premi re phrase 3 4 Commissions scolaires ne faisant pas partie d un regroupement en gestion La secr taire a fait cet exercice partir des comptes rendus des tables en gestion de documents On compterait donc 25 commissions scolaires sur un total de 72 qui ne font pas partie d un regroupement Il faut dire que la plupart d entre elles ont des territoires tr s tendus 3 5 Poste de technicien en documentation 3 5 1 R sultats du sondage de deux techniciens en documentation de l Universit de Montr al Mme Manon Sarrazin mentionne que l objectif poursuivi par les auteurs de ce sondage tait de d finir les enjeux actuels des techniciens en documentation Elle fait remarquer que le milieu des biblioth ques est fortement repr sent dans ce sondage page 8 et que en page 24 il s agit des r ponses des sond s la question O vous voyez vous dans 10 ans 3 5 2
14. phoniques et d interurbains de m me que pour la parution d avis publics La contribution annuelle de 500 a permis au Comit de gestion d conomiser jusqu 40 pour les lignes t l phoniques et jusqu 60 pour les interurbains s ils avaient t fournis par certaines entreprises priv es Aussi le Comit de gestion a pu b n ficier d un prix r duit pour l achat d un photocopieur num riseur Mme Ostiguy invite les membres consulter les divers services offerts par ce centre services aussi vari s que le placement m dia la traduction la gestion documentaire la num risation et la gestion lectronique des documents Les membres changent leurs commentaires concernant les d lais de conservation appliqu s aux brefs de saisie et mauvaises cr ances Mme Diane Robert informe les membres qu un manuel d utilisation du syst me Charlemagne contient des d lais de conservation elle s interroge savoir si les d lais du manuel correspondent ceux qu on applique dans les commissions scolaires Elle fera suivre le lien lectronique aux membres LEV E DE LA R UNION Sur la proposition de Mme Martine Gagnon la r union est lev e Pr sidente Secr taire Table en gestion de documents et de l information 14 d cembre 2010 Laval Laurentides Lanaudi re Montr al Outaouais 10
15. ric Champagne de BAnQ qui lui a indiqu que toute modification au calendrier de conservation doit tre soumise l approbation de BAnQ qu il s agisse d une modification la hausse ou la baisse d un d lai de conservation Table en gestion de documents et de l information 14 d cembre 2010 Laval Laurentides Lanaudi re Montr al Outaouais 8 l actif au semi actif ou l inactif ou d une modification de support Aussi il faut comprendre que le document publi par BAnQ en septembre 2009 et intitul La num risation des documents administratifs m thodes et recommandations remplace toutes les proc dures mises auparavant y compris le formulaire du 12 ao t 2008 identifi Num risation de documents inscrits au calendrier de conservation 11 GESTION INT GR E DES DOCUMENTS 11 1 Sur les 45 commissions scolaires qui poss dent Cl de vo te 36 ont r pondu au sondage qui a permis d identifier les fonctionnalit s que les usagers souhaiteraient voir d velopp es les propositions de d veloppement se retrouvent au point 4 5 1 du sondage Mme Francine Hamelin explique que des pourparlers sont en cours avec la GRICS pour s assurer que le bon format d impression soit utilis pour visualiser un bulletin archiv avant le 1 avril 2011 c est dire avant l implantation du bulletin uniforme La GRICS pourrait int grer au syst me un avertissement l effet de retracer le format initial correspon
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