Manuel d`utilisation du logiciel de Gestion d - Gémogiciel
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1. Vous verrez que globalement l application est bas e sur un code de couleurs qui permet de se rep rer rapidement Par exemple tout ce qui concerne les adh rents est g n ralement de couleur orange Bri vement Pointage planning Les adherents Comptabilit Gestion du patrimoine mat riel TZ Options et Base de Donn es ASA SAS SA Puis sous le bandeau principal commun toutes les sections vous avez un bandeau sp cifique a la section affich e Les boutons qui s y trouvent vous donnent acc s aux commandes de l application il n y a pas de menu 5 48 JERALE PRESENTATION GENERA Concernant les diff rents formulaires disponibles dans ce programme une chose leur est en commun la fermeture de la fen tre peut toujours se faire par un appui sur le bouton 4 situ en haut a gauche Parfois les informations introduites dans les formulaires doivent tre valid es pour prise en compte Dans ce cas la fen tre affiche un bouton de validation comme dans l exemple ci dessus v Parfois pour faciliter le travail de l utilisateur les donn es sont enregistr es imm diatement lors de la saisie Point de bouton de validation dans ce Cas Selon la situation le formulaire sera ferm lors de la validation ou sera maintenu ouvert pour permettre d autres saisies Sachez n anmoins que si un bouton de validation est pr sent cela signifie que tant que vous ne l aurez pas actionn les modification2. 48 Le champ de num rotation de facture en haut droite est automatiquement rempli par le programme sous une forme AAAA xx AAAA repr sente l ann e d exercice et xx est un nombre qui s incr mente a chaque nouvelle facture Vous pouvez modifier ce rep re mais n oubliez pas que la loi impose a ce que le syst me de num rotation de facture doit emp cher d escamoter une pi ce comptable Le logiciel ne vous imposera rien et vous laissera la responsabilite de ce que vous faites Des cases a cocher permettent d afficher ou non votre N d inscription au RCS de g rer la TVA et de g rer un m canisme d escompte en cas de paiement anticipe Enfin apres impression le programme vous proposera d enregistrer ce document dans un fichier JPEG afin d en garder une trace F La section Base de Donn es Cette section regroupe tous les param tres communs l application qui vont influencer le fonctionnement des autres sections Il faudra bien souvent passer par celle c1 avant de pouvoir effectuer un travail Bien qu elle soit accessible tout type d utilisateurs vous remarquerez que Si vous n tes pas identifi comme Super Utilisateur ou Administrateur beaucoup de boutons appara tront inhib s Les outils disponibles dans cette partie du logiciel ne seront utilisables que par une personne responsable au niveau de l association F I Gestion des fichiers de donn es Ces 3 boutons servent respectivement cr er cha
3. Table des matieres CHE 5 o EE EE 5 LBE 6 OD e UA add 7 AMAS Ur le Proteo PTA nr aaa a asia 8 DO e 11 B Planification des ours ES A ao 11 S IER ek eka aN Ah E 12 EE e o PG UE a eo O Ro A 13 CDN EC ECO SORA ee sn 13 a L S donnees dident e EE 14 AA o OO O A E AE 14 REH 14 A o E E o A ed es Ga Eee E ee eu 15 ente Fale lees Materiel s ee teen seeer 15 f La repeche d anciens membres du Cubes rencc redonne en iia 15 HE REEL A o 5 nn o er ene ee eee ee et ee aera 16 SHEET 16 SE PP e o ALO 17 E EE 17 BD EE gll El De lier 19 DEE des ones maere EE conato a 19 Baue e EAE EE 20 SEITEN EE 21 DIDL Le AS LORS Roue LUI Le A LE ALES LOU 842 LE RL ALO le e o o e O o E e EE A 21 DANED E Rn ke eeler lee Le SSP RES eE O O A a 22 a casa ne Vente AVEC ION NAT de ae ae 23 GROS Ee une vente avec E LE a ER R E E A EE ER pct 23 DANCE EE E 23 BA e o A E E A 24 BN A A II Pr e A 26 Ec e o 27 AO e aro eege o o OO ee o eee 27 aLe D DE ee ei RA o A SS GER A 28 De montant de Tee ee 28 EEN 28 EE EE 29 MO A 0 8 OL REEL 30 E IV Annulation et suppression d une op ration DANCAIFC ccccceececseecccsecccsueccsuecceueeseueeeuuueeeeueecaueesaueeseuueseaueeneueeteueessuueseuueesaueeteeensueeseuueeuaueeneueetsauetsauesnaesausggnnes 31 ENEE du EECHER E 32 AN A e ol iO SOLO e 33 EVE co ee Ee 34 PSC Bace de DOnNEGE A a A e Eo 37 AE des qee A oe eee ere err ern ere nee eee ne errr 37 CANO CCS WTA el
4. La couleur de la marge passe alors en orange Un double clic sur un adh rent d ja s lectionn le d s lectionnera Lorsque vous appuierez sur ce bouton le programme v rifiera si pour chaque membre supprimer x il est absent du journal comptable x il est absent du journal de pr t de mat riel Dans le cas contraire il ne sera pas effac de la liste Un message vous en informera a la fin de la proc dure Vous pouvez s lectionner ou d s lectionner la totalit de la liste grace a ce bouton C IV L envoi de courriel A l instar du bouton de suppression il ne s activera qu avec la s lection d un ou plusieurs adh rents L appui sur celui ci provoque l apparition du formulaire d envoi de courriel En partie gauche figurent les destinataires Ceux c1 sont coch s selon la s lection que vous avec op r e au pr alable dans le tableau des adh rents Vous pouvez encore effectuer un ajustement de la liste d envoi Votre travail consistera gt D finir le sujet du courriel gt Joindre ventuellement un fichier gt R diger le corps du message Pour que cela fonctionne 1l faut bien s r que vos param tres de messagerie soient r gl s Voyez cela au chapitre F VIII page 46 uy Seuls les membres disposant d une adresse de courriel seront repr sent s dans la liste des destinataires Ne vous tonnez pas de constater parfois des absences V rifiez alors les informations concernant ce
5. es permet de d finir tous les param tres n cessaires la bonne marche de l ensemble ainsi que les donn es communes a toutes les sections VV WV WV Chaque section poss de ensuite ses outils sp cifiques d dition et d extractions de donn es Sachez que seules la section Planning est librement accessible Toutes les autres parties plus sensibles requi rent un mot de passe C est une application faite pour tre partag e entre les membres du comit directeur et les assesseurs Ces derniers n ont logiquement acc s qu aux informations en lecture et ne peuvent pas modifier des donn es Les autres sections modifient des informations et des param tres influen ant le fonctionnement de l ensemble Seuls certains membres de l association auront donc la responsabilit des actions effectu es ACCES LIMITE As Ainsi lors de l acc s une section prot g e vous serez invit par cette boite de dialogue prouver que vous Supe sto mt avez droit d acc s de par la connaissance du mot de passe gt Saisissez le mot de passe gt Appuyez sur la touche Entr e de votre clavier ou cliquez sur le bouton de validation Sachez qu il existe 2 niveaux d habilitation dont les d tails seront donn s au chapitre F VI page 43 Y Le Super Utilisateur qui acc de toutes les sections de l application v L Administrateur qui peut en plus effectuer des op rations sp ciales Vous aurez plus d informations
6. quences d un prix de vente d un article diff rent de sont prix actuel a Cas d une vente avec moins value Imaginons que le compte bancaire associatif est a 0 et que l association ne dispose d aucun mat riel donc un patrimoine nul gt Achat d un article a 1000 Y Le d bit de 1000 du compte bancaire occasionne un solde de 0 1000 1000 Y L acquisition d un article 1000 fait passer le solde du patrimoine le compte Mat riel de 0 1000 1000 Y La valeur globale de l association constitu e des soldes bancaires et du solde mat riel vaut 1000 1000 0 gt Vente de cette article avec une valeur modifi e 800 Le cr dit de 800 sur le compte bancaire ram ne son solde de 1000 800 200 Y La suppression du mat riel du stock associatif fait que le solde Mat riel est nul Y La valeur globale de l association vaudra alors 200 0 200 l association perd de l argent b Cas d une vente avec b n fice Si l on reprend le m me sch ma que dans le chapitre pr c dent mais cette fois ci avec une vente de l article 1200 on constatera que le patrimoine associatif se soldera 200 L association prendra de la valeur conomique D IV Le pr t de mat riel Ce bouton affiche le formulaire de pr t de mat riel Ce dernier se d compose en 2 parties 23 48 Y La zone de s lection de l emprunteur
7. vous y voyez les dossiers et fichiers contenus d Zone de s lection de fichier ou dossier Un l ment important a prendre en compte dans l utilisation de cette zone sensible a la souris c est que la s lection ne se fait que par un seul clic Beaucoup d utilisateurs novices en informatique ne comprennent pas que parfois il faut faire un clic parfois il faut faire 2 clics Cette embrouille que nous devons l esprit tortueux de certaines t tes pensantes s av re illogique pour le commun des mortels Sur la base de cette constatation j ai d cid que le principe r gissant cette zone est un seul clic Sile clic se situe au dessus d un nom de fichier 1l sera s lectionn et son nom sera inscrit dans la zone de saisie du nom de fichier Si le clic se situe au dessus d un nom de dossier celui ci sera ouvert et la fen tre listera alors le contenu de ce dernier Sile clic se situe sur la premi re ligne du listing qui se distingue des autres par sa couleur jaune vous remonterez vers le dossier parent celui que vous tiez en train de visualiser Un double clic n a pas d effet de validation et fermeture de la boite de dialogue la validation se fait exclusivement a l aide du bouton pr vu cet effet L exemple illustr indique que le dossier en cours est cojets JAVA ClubI Global Executable Cela veut dire que la liste des fichiers actuellement affich e repr sente le contenu de Executable Ce dernier est
8. 41 pour plus d informations ce sujet Outils sp cifiques selon la section A 9 48 B Section Planning Cette section est accessible librement a tous les utilisateurs Elle est destin e essentiellement visualiser le calendrier de saison notamment les p riodes de vacances Ce e E Ss Elle dispose aussi du bouton permettant de passer a la saison suivante Ceci sera eo ine ana ne Se ws 2 is d taill dans l un des chapitres suivants Er tee a A E Le calendrier propose aussi un syst me de pense b te journalier Un double clic ch au ma mu A sur une journ e quelconque ouvre une boite dialogue permettant d inscrire une Hen HE 5 CC E annotation co Coes ee SE po ura mua me ee lee ie KE ES ee s ES e Il est normalement configur pour une saison allant de Janvier D cembre Sur mr me we SCH e S3 SS demande particuli re vous pouvez obtenir une application dont le planning couvre une a Fi Er AL Li plage de Septembre Ao t de l ann e suivante B I Planification des jours f ri s et vacances La d finition des types de journ e requiert l habilitation Super Utilisateur ou Administrateur Les boutons seront inhib s pour les simples utilisateurs L op ration se fait simplement en s lectionnant un ou plusieurs jours par un cliquer tirer puis en appuyant sur le b
9. Dans notre cas il s agit des entra neurs qui 43 48 y au contact des adh rents de l association sont m me d entrer leur pointage Niveau Simple Utilisateur gt Des membres du comit directeur de l association notamment le tr sorier et le secr taire qui doivent intervenir dans la comptabilit la liste des adh rents les statistiques pour tablir des compte rendus Niveau Super Utilisateur gt Le pr sident de l association qui doit ma triser l ensemble Il a par exemple le pouvoir de supprimer une op ration bancaire Pour viter des tensions au sein de l association ce pouvoir n est pas donn au tr sorier Le pr sident donc le niveau Administrateur a Super Utilisateur Ce bouton ouvre une boite de dialogue permettant de s identifier comme Super Utilisateur Ensuite vous pourrez si vous le d sirez modifier ce mot de passe b Administrateur Ce bouton ouvre une boite de dialogue de s identifier comme Administrateur Ensuite vous pourrez si vous le d sirez modifier ce mot de passe uy Sachez que toute man uvre de changement de mot de passe est consign e dans le journal des v nements Lorsqu un utilisateur entre le mot de passe du Super Utilisateur afin d acc der a une section il est consid r comme tel pendant toute sa session de travail Il ne lui sera pas demand de s identifier a chaque nouvelle manceuvre n cessitant ce degr d habilitation Il en va de m me pour la pe
10. dans les diff rents chapitres wy Par d faut le mot de passe du Super Utilisateur est MotPasse et celui de l Administrateur est ADMIN A IV Alias pour le protocole FTP Lors du premier lancement de l application 1l vous sera demand d entrer un alias ou un pseudo Ceci est n cessaire a la gestion des fichiers en r seau En effet ce logiciel permet de fonctionner avec des fichiers de donn es situ s sur un serveur afin de partager le travail Voyons la raison de ce pseudo Imaginez l exemple suivant gt L utilisateur Alias01 charge le fichier 2012 Saison pour y faire des modifications Le programme d pose un fichier de liaison sur le serveur indiquant que 2012 Saison est en cours de traitement par Alias01 gt Quelques instant apr s un autre utilisateur Pseudo0 4 tente d ouvrir ce m me fichier pour y faire du travail Le programme lui indiquera alors que le fichier est pour le moment indisponible car utilis par Alias01 gt Lorsque Alias01 enregistrera son travail sur le serveur le programme effacera alors le fichier de liaison lib rant ainsi le fichier de donn es pour d autres utilisateurs Il est important de renseigner ce pseudonyme car cela permettra aux autres membres du groupe de savoir qui a verrouill un fichier de donn es De ce fait si d aventure le fichier n est pas lib r vous pourrez contacter cette personne pour comprendre d o vient le probl me Reportez vous au au chapitre F III page
11. es et de ne pas verrouiller syst matiquement l utilisateur En contre partie ce dernier doit tre conscient et responsable de ses actes C est pour cela que cette man uvre ne sera permise qu un Administrateur Ka Sachez enfin que cette action sera consign e dans le journal des v nements Ceci permet de garder une trace qui en cas de dysfonctionnement facilitera la compr hension du pourquoi du probleme E VI Les diff rentes ditions Ce bouton provoque l affichage d un formulaire d dition filtr e du journal comptable CN Te a A ee 1 AZ EA L architecture et le fonctionnement sont les m mes que pour l dition des adh rents RM 1h 4 E Comme vous pouvez le constater l outil donne la possibilit de filtrer selon gt Une p riode comprise entre 2 dates gt Un ou plusieurs comptes de l association gt Un ou plusieurs types d op rations gt Un type de ventilations p i H EI ek sir D GC CEE re TERI O CT orn Ben GET EM VfR VE im A Pour ce qui est du filtrage sur les ventilations vous pouvez choisir entre gt Le filtrage par une cat gorie bancaire globale ou plus finement par une sous cat gorie bancaire Couleur verte gt Le filtrage par un fournisseur de mat riels ou plus finement par une r f rence chez un fournisseur Couleur jaune gt Le filtrage par un adh rent Couleur orange Pour des raisons techniques 1l n est pas poss
12. fichier pseudo vierge intitul 2013 Saison Ka Au cas ou des adh rents auraient encore en leur possession des mat riels pr t s par l association nous allons tre confront s au fait que ces personnes n existe plus dans la liste de la nouvelle saison Dans ce cas le programme vous alertera sur la situation Dans le fichier de la nouvelle saison tous les mat riels seront consid r s comme de retour au club Vous devrez g rer les restitutions de ces articles dans le fichier de la saison pr c dente Les donn es des saisons pr c dentes sont toujours consultables et modifiables Pour ce faire rendez vous en section Base de Donn es au chapitre F I page 37 Cette partie de l application sert a l entr e la modification ou la suppression d adh rents Le tableau affichant les donn es se concentre sur l essentiel le patronyme l adresse les t l phones l ann e de naissance le num ro de licence l tat du solde de dd l adh rent Vous pourrez aussi depuis cette section eeng gt Editer des listes des membres selon certains crit res gt Envoyer du courriel C I Inscription d un adh rent Ce bouton appelle le formulaire de saisie des donn es d un adh rent Il n est disponible que pour les utilisateurs habilit s Ceux qui se sont identifi s par le mot de passe d acc s 13 48 S DHERENT E gt A gt gt SECTION be am Il se d c
13. lui m me situ dans le dossier parent intitul Global e Champ de saisie du nom de fichier Cette boite de dialogue servant a s lectionner un fichier a ouvrir ou donner le nom a un fichier a enregistrer elle comporte donc naturellement un champ permettant de d finir ce fameux nom Cet emplacement fonctionne diff remment selon que vous voulez ouvrir ou enregistrer un fichier gt en cas d ouverture de fichier il est extr mement rare de nos jours que l utilisateur crive lui m me son intitul Le choix se fera essentiellement par un clic dans la liste De ce fait vous ne pourrez pas crire dans la zone de saisie mais celle c1 sera renseign e automatiquement selon votre s lection gt En cas d enregistrement de fichier et bien que le programme vous proposera automatiquement un nom de fichier il vous permettra de le modifier la main dans ce cas la zone de saisie est modifiable f Les ic nes du type de travail Afin de donner des rep res visuels selon que vous enregistriez ou chargiez un fichier la boite de dialogue vous propose 4 ic nes Indique que vous voulez charger un fichier depuis une unit de stockage locale Disque dur du PC cl USB Indique que vous voulez enregistrer un fichier sur une unit de stockage locale Indique que vous voulez charger un fichier depuis le r seau sur un serveur distant Indique que vous voulez enregistrer un fichier sur le serveur distant F IT Param trage
14. ment Le programme vous propose celui qui a t enregistr Base de Donn es cf chapitre F V page 43 mais vous pouvez le modifier in situ La quantit d articles sur cette ligne de ventilation Vv VVWV D s qu une ligne est correctement renseign e le montant total de l op ration est actualis et le programme fait de la place pour en inscrire une autre Lorsque tout vous semble correct validez la saisie le formulaire reste ouvert pour d autres entr es et le programme actualise le montant du patrimoine de l association Ke Souvenez vous que chaque article est unique Lorsque vous achetez 10 l ments Fournisseurs R f rences le programme m morisera dans la base de donn es 10 articles diff rents ayant tout de m me en commun le Prix Unitaire et date d achat Tout se passe dans le tableau de la ventilation WERL e O is A Th Liste d roulante de la 1 colonne propose directement les objets d tenus par l association Valeur actuelle de cet objet cette cellule n est pas modifiable Date de mise a jour de cette valeur Le prix de vente le logiciel propose la valeur actuelle de l objet mais vous pouvez la modifier ASA SA S SO GC H 1 LN in L l ment a vendre doit tre en libre de contrainte Ce qui signifie qu il n est pas emprunt par un membre ou une autre entit Pour plus d information concernant le pr t de mat riel consultez le chapitre DIN 22 48 Quelles sont les cons
15. ter Un vieil article pour cet adh rent peu soigneux un bon article pour cet adh rent s rieux N oubliez pas de valider la saisie Chaque article emprunt fera l objet d une ligne dans le journal des mat riel Vous fermerez le formulaire l aide du bouton K D V Retour de mat riel Ce bouton affiche le formulaire de pr t de mat riel Il ressemble pratiquement au formulaire de pr t de mat riel si ce n est que vous devez choisir parmi la liste des emprunteurs celui qui vous ram ne les objets 24 j 48 C est la que l on comprend l importance du texte inscrit dans le champ Observation du formulaire pr c dent En effet tant que l emprunteur est un membre de l association vous retrouverez son patronyme dans la liste d roulante de choix Par contre s il s agit d emprunteurs Hors association le seul moyen de les distinguer sera cette fameuse observation que vous avez obligatoirement renseign e dans l tape pr c dente Imaginons la situation suivante gt Une autre association partenaire appel e Alpha vous emprunte du mat riel le 1 d cembre gt Puis le 03 d cembre elle vous demande encore du mat riel gt Pour le 1 emprunt il est conseill de mettre en observation Alpha 01 12 gt Pour le 2nd emprunt mettez Alpha 03 12 Ainsi lors du retour des objets la liste d roulante de choix vous proposera Alpha 01 12 avec l affichage des articles concern s dans l arbore
16. FTP Ce bouton donne acc s a la boite de dialogue de param trage du protocole FTP Le logiciel vous donne la possibilit de travailler avec des fichiers sur un r seau distant vous permettant ainsi de faire un travail partag Pour cela vous devez lui fournir les l ments n cessaires a la connexion sur le serveur qui stockera vos donn es Reportez vous a votre fournisseur d h bergement pour conna tre vos param tres FTP File Transfert Protocole Sachez ensuite que l application travaillera dans un dossier d di Ce dernier est d fini dans ce formulaire dans l exemple ci contre il s agit de DataClub Vous n tes pas oblig de pr parer ce dossier par avance sur votre espace d h bergement Si le dossier que vous avez sp cifi dans cette fen tre n existe pas sur le serveur le programme se chargera de le cr er AAA Las ad ARR EH Se ASF S m r A Cp m Lo Enfin notez que c est dans ce formulaire que votre pseudo ou alias est d fini 40 48 E Y Remarque cette application n a pas pour objectif de g rer votre espace d h bergement Donc il ne vous sera pas possible au moment de charger ou d enregistrer un fichier de cr er renommer ou supprimer le dossier de donn es Le programme se connectera toujours dans le dossier d fini par ce formulaire Vous devrez utiliser les moyens mis votre disposition par votre h bergeur pour ventuellement organiser votre espace de travail distan
17. Y La zone de s lection du ou des articles pr ter Concernant le choix de la personne a qui est confi le mat riel il peut s agir d un des membres de l association d une part mais aussi un emprunteur ext rieur une personne une autre association Dans ce cas s lectionnez Hors association dans la boite d roulante de choix Il est obligatoire alors de renseigner le champ Observation Soyez sobre car le texte y figurant sera utilis dans le formulaire de retour de materiel Ensuite le choix des articles qui seront pr t s se fait l aide d une arborescence Fournisseurs Objets Attention il ne s agit des objets de l association vous pouvez remarquer dans l exemple ci contre que chacun d eux poss de un identifiant entre crochets D Ed he D Fiksa din bucal H Beare Rel H S hiet cp mare 28 N I Es de mo H S Wine res CS MI B n de mara Wi S Bai de ees Ti N I n ca ran 4 N I Bi de een TA S Fisa cp Eer Er nel TEFAI Peck IT L Ing Gi el pe 8 Cliquez sur un ou plusieurs de ceux ci Il est possible d en pr ter plusieurs en m me temps la m me personne A chaque s lection le programme indique Le Prix Unitaire de l objet La date laquelle ce prix a t valu Le Prix Unitaire d acquisition La date d acquisition ASA SS Le but de toutes ces informations est de vous guider dans le choix de l objet pr
18. at riels construite sur la base des couples Fournisseurs R f rences Un objet repr sente un l ment que SECTION PATRIMOINE possede l association dans son patrimoine Concernant ces objets Chaque objet est unique Bien entendu il y aura plusieurs articles issus du m me couple Fournisseurs R f rences mais chacun d eux aura un rep re diff rent permettant son identification Chaque objet a sa propre valeur financi re Au moment de l acquisition il aura bien s r la valeur fix e par le fournisseurs mais la longue avec l usure il sera possible de modifier la valeur intrins que de l objet vY L ensemble des objets constitue le patrimoine de l association Sa valeur financi re est calcul e sur la somme des valeurs de chaque article C Revenons au sujet de ce chapitre Le point de d part se situe au niveau de la liste d roulante des fournisseurs en partie haute du formulaire Le contenue de cette liste est g r dans la section Base de Donn es Choisissez un fournisseur gt Cela activera les listes d roulantes de choix des zones Ajout de mat riel et Suppression de mat riel gt Vous aves le choix maintenant entre 2 actions a Ajout de mat riel Cette action ne doit pas tre confondue avec de l achat de mat riel Ici il n y a pas de transaction financi re Quand devez vous opter pour ce proc d gt Lorsque vous utilisez pour la premi re fois l application et que vous fait
19. devez renseigner les champs de saisies l aide des param tres d livr s par votre Fournisseur d Acc s Internet ou de votre h bergeur de messagerie 46 48 Je remercie l association Les Enfants de la S L A F pour son aimable collaboration a la r alisation de ce projet ASSOCIATION DES ENFANTS DE LA SCLEROSE LATERALE YOTROPHIQUE FAMIL om Ae Merci l quipe dirigeante qui avec patience a servi de cobaye pour le d veloppement de l application et la correction de eo quantit de bogues YD Tous les efforts ont t fait pour fournir dans cet ouvrage une information compl te et exacte N anmoins G mogiciel se r serve le droit d apporter des modifications au logiciel d crit dans ces pages Il se peut alors que des divergences existent entre cette application et ce mode d emploi Tous droits r serv s Aucun extrait de ce livre ne peut tre reproduit quelle que soit la forme ou le proc d d autre fin que de servir de mode d emploi de Gestion d une association Outils sp cifiques selon la section A
20. e E V page 32 gt Au dessous seront affich es les donn es concernant le Vouveau rapprochement savoir le num ro et la date du relev bancaire avec lequel vous allez pointer l application propose le num ro suivant le dernier relev et la date du jour mais vous avez le droit de les modifier A ce stade de la man uvre le programme attend que vous entriez le solde final apr s rapprochement donn e qui figure sur votre nouveau relev bancaire Lorsque cette information est inscrite l application calcule le montant Ecart entre les deux derniers relev s et l affiche dans la zone Bilan pointage Ce n est qu partir de ce moment que la liste des op rations situ e en partie basse devient active Celle c1 relate toutes les op rations au cr dit et d bit du compte qui n ont pas encore t point es Cliquez sur les cases cocher correspondant aux lignes du relev bancaire Y Un premier clic coche l op ration et prend en compte son montant selon que ce soit au cr dit ou au d bit les montants s accumulent dans les champs de la zone Bilan pointage Y En cas d erreur un second clic d coche celle ci pour ne pas la prendre en compte Le but du jeu et de faire correspondre le montant Ecart avec la somme des valeurs point es Ceci doit naturellement tre le cas lorsque vous avez point es toutes les op rations figurant sur votre relev et que leur montant correspond celui qui est inscrit dans l applicat
21. e de lignes comptables puisque l utilisateur ne peut pas supprimer d autres lignes que celles qu il vient d entrer Ka A partir du moment ou le programme est ferme les op rations ne pourront qu tre annul es pas supprim es par un Administrateur y E V Ajustement du solde initial d un compte Cette fonctionnalit est utiliser avec pr caution Le logiciel doit permettre d ajuster le solde initial d un compte surtout lorsqu il est ex cut pour la premi re fois En effet chaque compte de l association poss de d j un montant alors que l application n a encore aucune information ce sujet gt L appui sur ce bouton ouvre une boite de dialogue vous demandant sur quel compte vous voulez op rer gt Apr s choix de celui ci une autre boite de dialogue attend la nouvelle valeur du solde initial du compte au d marrage cela vaut 0 gt Entrez le montant r el du compte et validez Pourquoi l utilisation de cette fonctionnalit peut s av rer dangereuse Parce que vous risquez de fausser la comptabilit si des op rations ont d j t enregistr es dans le journal comptable Sachez que cet ajustement est encore possible m me si des op rations ont t rapproch es avec les relev s bancaires Dans ce cas un message d alerte appara tra L informatique devant tre au service des utilisateurs et non pas une entrave au travail le choix a t fait de donner de la souplesse l exploitation des donn
22. e type d op ration annul e Y Sai l op ration impliquait un ch que celui ci dispara tra de la liste des bordereaux de remise de ch ques Compte tenu de ces ph nom nes des verrouillages sont en place il est interdit x d annuler une op ration bancaire lorsque celle ci est rapproch e car elle existe r ellement dans votre comptabilit x d annuler une op ration d achat de mat riel alors que ce dernier est pr t un adh rent ou est affect une salle Car dans ce cas il est consid r comme physiquement employ x d annuler une op ration d achat de mat riel alors qu il existe une op ration de vente de ce m me mat riel En effet si vous avez vendu un article vous ne pouvez pas annuler l op ration qui a permis de l acheter N anmoins le logiciel tol re dans un cas bien pr cis de suppression d une op ration L erreur tant humaine le logiciel autorise un utilisateur ayant commis une b vue dans la saisie des donn es de rectifier sa faute La suppression de la ligne comptable est possible sous condition m me si l utilisateur n est pas identifi comme Administrateur il est minima Super Utilisateur puisqu il a acc s la comptabilit LA condition pour pouvoir annuler un ligne comptable est que l utilisateur la supprime avant de fermer l application Seules les lignes comptables entr es lors de la session de travail de cette personne seront effacables par cette personnes Il n y a pas de risque d escamotag
23. entil e Il est donc n cessaire de cr er d abord les cat gories et sous cat gories de ventilations bancaires avant de proc der une op ration Reportez vous pour cela au chapitre F IV page 42 28 48 Le m canisme de ventilation est simple gt Inscrivez le montant ventiler dans la 1 colonne du tableau de ventilation gt S lectionnez ensuite dans la 2 colonne une cat gorie gt S lectionnez enfin dans la 3 me colonne la sous cat gorie Le programme propose automatiquement d ajouter une nouvelle ligne de ventilation si la somme ventil e est inf rieure au montant de l op ration Quand tout vous semble correct validez la saisie Le formulaire reste ouvert pour permettre une autre entr e La fermeture se fait comme d habitude par le bouton EA E II Un paiement d adh rent Cette proc dure doit tre utilis e lorsqu un ou plusieurs adh rents paient leur cotisation au club Il est possible donc sur un seul paiement de regrouper plusieurs adh rents en m me temps Ce cas se pr sente notamment lorsque plusieurs membres d une famille sont au club Le formulaire ci contre est d coup en 4 parties En haut gauche le type d op ration Notez qu il y en a moins que pour une op ration bancaire Le compte bancaire cr diter C est toujours une entr e d argent Date montant et observation Remarquez que le champ du montant n est pas modifiable par l utilisateur Il s adapte tout seul sel
24. er une d cote de sa valeur Par exemple si vous estimez que votre stock a perdu 11 3 vous inscrirez 11 3 lorsque la boite de dialogue vous le demandera En clair si en 2012 votre patrimoine a une valeur globale de 2000 00 dans le nouveau fichier 2013 1l aura perdu 2000 00 x 11 3 100 soit 226 00 Il ne vous restera plus que 1774 00 La liste des adh rents est transf r e dans la liste de r serve De ce fait vous repartez avec une liste vide de membre mais vous pourrez rep cher les adh rents de la saison pr c dente dans la liste de r serve vous vitant un fastidieux travail de saisie Reportez vous pour cela au chapitre C Df page 15 Le programme construit ensuite le calendrier de la saison suivante Vous tes invit s ensuite enregistrer ce classeur sous un nouveau nom Cette tape est cruciale Le logiciel vous proposera un nom type contenant notamment le num ro de la nouvelle ann e probablement du type 2013 Saison Vous n tes pas oblig de vous y conformer mais cela permet de g rer ais ment les diff rentes saisons Ne lui donnez surtout pas le m me nom que le fichier en cours de cl ture car sinon vous perdez toutes les donn es de la saison pass e La nous touchons au B a BA de l informatique Enfin l application vous invite d finir les p riodes de vacances et jours f ri s de la prochaine saison Arriv cette tape vous n tes plus dans le fichier 2012 Saison mais dans un
25. es le recensement de votre patrimoine Dans ce cas vous n achetez pas les objets puisque l association les poss de d ja Constituez en fait votre patrimoine initial a l aide de cet outil gt Lorsque l association re oit un don mat riel offre promotionnel d un fournisseur Le Prix Unitaire affich correspond celui qui a t d fini dans la section Base de Donn es et peut tre modifi M me si c est un don n inscrivez pas forc ment 0 Si l objet a de la valeur d contribuera celle du patrimoine Enfin inscrivez le nombre d articles ajouter 20 48 Ka Si vous entrez 4 articles GEMOGICIEL Antivirus l application stockera 4 objets r f renc s de Antivirus 1 4 b Suppression de materiel Cette action ne doit pas tre confondue avec de la vente de mat riel Quand devez vous utiliser cette fonction Lorsque du mat riel est S lectionnez dans la boite de choix en bas du formulaire l article supprimer Le programme affiche alors sa valeur mon taire actuelle qui n est probablement plus celle correspondant a l poque de son acquisition ainsi que la date d acquisition de cet objet La raison de cette derni re information est qu elle vous aidera probablement dans le choix de suppression de tel ou tel article en fonction de son ge d truit par l usure ou perdu ou cass Ka Vous ne pourrez pas supprimer un objet tant qu il sera pr t a quelqu un Proc dez d abo
26. est aussi li e a la section Patrimoine puisque cette derni re permet l achat et la vente de mat riels destin e au patrimoine associatif Bien entendu on peut aussi acheter du mat riel en section Comptabilit mais il s agira dans ce cas de consommable c est dire du pat riel qui n est pas attribu au patrimoine associatif Remarquez la droite du bandeau une petit tableau de synth se des comptes de l association Un compte sp cial y figure le compte Patrimoine Ce n est pas un compte bancaire mais c est l image de la valeur financi re du patrimoine associatif Il sera influenc par les op rations de la section Patrimoine E I Op ration au cr dit ou au d bit C est une op ration qui ne concerne ni le paiement de cotisation d un adh rent ni l achat ou la vente de mat riel associatif L appui sur ce bouton ouvre un formulaire d di l op ration comptable SECTION COMPTABILIT Le formulaire ci contre est d coup en 4 parties En haut a gauche le type d op ration En bas a gauche le compte bancaire a imputer En haut a droite date montant au cr dit si c est une entr e d argent pour l association ou au d bit si c est une d pense observation En bas a droite la ventilation selon les cat gories et sous cat gories bancaires Y VV WV r L H PR E k iE 1E UY Reportez vous au chapitre F IV page 42 pour leur d finition a Le type d op ration Il ex
27. ible de m langer ventilations bancaires et ventilations mat riel 33 48 Vous avez sans doute remarqu que lors d une op ration comptable au cr dit ou lors d une vente de mat riel deux boutons de validation d op ration sont disponible dont notamment celui qui permet d imprimer une facture correspondant a l op ration Zone du vendeur vous Nom logo Coordonn es physiques et lectroniques N SIREN immatriculation Reperes de facturation N d indexation de facture Date de facture et d ch ance Zone du payeur Nom Coordonn es physiques Zone de saisie libre c ETE Donn es de facturation Mode de paiement mie Zeene Liste des articles Coordonn es de paiement Quantit prix Formule de politesse TVA Accompte Escompte Le syst me d impression de facture est relativement rudimentaire mais n anmoins complet Le formulaire se d coupe en 5 zones Tout ce qu appara t sur fond blanc repr sente ce qu il y aura sur votre feuille Certains champs permettent une saisie directement par l utilisateur D autres l ments comme la table des articles sont remplis par le logiciel et ne sont pas modifiables La table des articles est issue de la ventilation de l op ration Le libell de la facture est issu de ce que vous avez inscrit dans le champ Observation du formulaire d op ration vous pouvez le modifier votre convenance 9 4 990590 34
28. ion vy Si tel n est pas le cas alors une erreur s est gliss e quelque part ou il vous manque une op ration Fermez alors le formulaire par le bouton K4 30 48 afin de ne pas valider la manceuvre Puis faites les ajustements n cessaires au niveau des op rations comptables Y Si l op ration est un succ s alors validez l ensemble Le journal comptable sera actualis en cons quence E IV Annulation et suppression d une op ration bancaire L annulation d une op ration ne fait que supprimer le montant de celle c1 Elle n efface pas la ligne dans le journal comptable Ce syst me emp che d escamoter des pi ces comptables une ligne entr e sera toujours visible Les lignes inhib es tant sans montant elles seront neutres vis a vis des soldes de comptes Elles n apparaitront plus dans les ditions filtr es L annulation d une op ration bancaire entra ne des r percussions sur d autres l ments de l application De ce fait cette man uvre est d di e l administrateur de l association En effet v L annulation d une op ration bancaire n influence que la partie comptable de l application Y L annulation d un paiement de cotisation modifiera le montant d des adh rents concern s Y L annulation d un achat ou vente de mat riel supprimera dans le journal des mat riels la ou les lignes g n r es par l op ration qui a t inhib e De plus les articles de mat riels dispara tront ou r appara tront selon l
29. ion du patrimoine Cette section affiche un Journal relatant chaque v nement concernant le mat riel inscrit au patrimoine de l association Ces lignes font tat d achat vente acquisition ou ee eee perte de mat riel On y trouve aussi les v nement de pr t et de retour de mat riels Concr tement la section que nous tudions 1c1 vous permet gt Ajouter ou supprimer des l ments au patrimoine de l association gt Acheter ou vendre des objets concernant le patrimoine associatif A ne pas confondre l achat ou vente de consommable de la section Comptabilit gt G rer le pr t et le retour de mat riel associatif D I Gestion des objets mat riel du patrimoine Ce bouton affiche un formulaire regroupant 2 fonctions distinctes mais intimement li es gt Ajouter des l ments mat riels au patrimoine de l association gt Supprimer des objets du patrimoine Avant d aller plus loin dans les explications 1l est n cessaire de bien comprendre les principes de conception r gissant la gestion des mat riels Pour commencer int ressons nous la syntaxe utilis e dans ce chapitre Nous avons v Une liste de couples Fournisseurs R f rences de mat riel par exemple GEMOGICIEL GEMOciation GEMOGICIEL AssoZik Elle est g r e en section Base de Donn es Reportez vous au chapitre F V page 43 pour plus d information ce sujet v Une liste d objets de m
30. iste 2 types d op ration gt Les op rations simples concernant un seul compte bancaire op ration par ch que en esp ce par virement par Carte Bancaire par cheque CESU gt Les op rations mettant en uvre 2 comptes Le d p t d esp ce qui consiste transf rer de l argent contenu dans le compte caisse vers le compte courant le retrait d esp ce qui est l op ration inverse le virement d un compte vers un autre compte Dans le cas d op ration double le formulaire fait appara tre une seconde section de choix de compte afin de d signer lequel est associ l op ration Remarquez que selon le type d op ration choisie le logiciel pr positionne le compte imput Rien ne vous oblige lui ob ir c est simplement un m canisme facilitant la saisie Notez aussi que lors d une op ration par ch que des champs suppl mentaires s affichent pour sp cifier les donn es concernant celui ci b Le montant de l op ration Il peut tre au cr dit si l association encaisse de l argent ou au d bit si c est une d pense Il ne peut pas y avoir de montant dans les deux champs la fois Et cette somme doit tre toujours positive Le programme se charge de l ter ou l ajouter au compte selon que ce soit un d bit ou un cr dit Il est pr f rable d entrer d abord cette donn e avant de commencer les ventilations Vous allez comprendre pourquoi c La ventilation de la somme Chaque op ration doit obligatoirement tre v
31. l n est pas obligatoire de le remplir 14 48 d Montant du Entrez le montant de la cotisation Cette saisie n est pas obligatoire non plus Sachez que le logiciel retient la somme inscrite et vous la proposera lors de la prochaine inscription afin de facilit le travail e Le tableau des mat riels emprunt s Ce tableau est en lecture seule Il se remplit automatiquement en fonction des l ments entr s depuis la section Mat riels Pour plus d informations sur le sujet reportez vous au chapitre D IV page 23 Cela permet d avoir rapidement un rapport sur la situation de l adh rent vis vis de l association f La repeche d anciens membres du club Remarquez en haut a gauche du formulaire la pr sence d une liste d roulante Vous y retrouverez au fil des saisons les patronymes des anciens membres de l association La s lection de l un d eux remplit instantan ment tous les champs du formulaire A vous de faire quelques ajustements et voila une entr e pr te a tre valid e en quelques secondes wy Le contenu de cette liste est mis jour au moment du changement de saison Tous les adh rents de la saison close sont transf r s en liste de rep che La capacit de stockage n tant pas infinie les membres les plus anciens finiront par dispara tre au profit des plus r cents Pour finir n oubliez pas de valider la saisie a l aide du bouton pr vu a cet effet Le formulaire restera ouvert afin de permettre la saisie de plusie
32. le 38 RAR Te e KT un ele un ET ue WE 38 Sei Bel Wale GE En COS a os 39 d Zone de Ee leiere dee e ET EEN 39 Cia ale dae Sans le CU NOM de enterar is 39 PES icones du iy pe de ONG ea oa seins 39 AID 2c clinle iys e oi al E rotar 40 D Rov A e a e el O e A de 41 Y ea et sous cat gories EE ee A II e E OO da ee ie 42 EK 43 FVD Gestion d s mots de PO eS id EE EE Ee 43 SU ee ET EE 44 A AA o no o E 44 Ad e o On a o OC A EAE RAARO ATAA 45 FV LED Parametrage Messe ria ati acia 46 E ANNE E psico aci 48 A Pr sentation g n rale Cet ouvrage regroupe et d crit les fonctionnalit s offertes par l application GEMOciation Ce logiciel requiert la pr sence de JAVA dition 8 ou version sup rieure sur votre ordinateur Incompatible avec Windows XP Ce syst me est logiquement install sur chaque machine car il est devenu quasiment indispensable a leur fonctionnement Cela permet surtout de rendre cette application utilisable sous Windows Linux et Mac Plus d information sur http www java com A I Boutons et code des couleurs of Ramyassos 2019 50 _ eT Le navigation principale dans les sections de Planning Adherents Compta Patrimoine yeah cy Set l application se fait par les boutons situ s au niveau sup rieur de la fen tre La page en cours d affichage est rep r e par son onglet qui appara t en couleur Dans l illustration il s agit de la page de Planning Les autres boutons sont en gris
33. ments directements dans le formulaire d enregistrement d op rations bancaires n a pas t retenu Le risque dans ce cas est de cr er des familles Cat gories Sous cat gories de mani re anarchique selon les besoins au moment de l op ration Le choix d obliger l utilisateur cr er ces l ments travers un formulaire d di lui impose de r fl chir a une organisation coh rentes des l ments 42 48 F V Fournisseurs et r f rences mat riel Ce bouton ouvre le formulaire de cr ation modification et suppression des fournisseurs de mat riel et de leurs r f rences Le tableau de gauche contient les noms des fournisseurs Le tableau de droite contient les r f rences du fournisseur s lectionn Le fonctionnement est exactement le m me que pour le formulaire du chapitre pr c dent F VI Gestion des mots de passe d acc s Le principe de fonctionnement de cette application repose sur 3 types d habilitation Y Le Simple Utilisateur dont l acc s est limit la section Planning Le Super Utilisateur qui peut acc der toutes les sections du logiciel Y L Administrateur qui en plus de l acc s aux sections dispose de certaines fonctionnalit s pouvant g n rer des incoh rences dans les donn es Ce principe est fait pour r pondre une organisation associative dans laquelle il y a gt Des intervenants ou des assesseurs qui ont besoin d acc der voir modifier des donn es peu sensibles
34. ompose en 3 parties gt Partie sup rieure gauche regroupant les donn es d identification gt Partie sup rieure droite concernant la licence le type d adh rent le montant de la cotisation gt Partie inf rieure affichant un tableau des mat riels emprunt s l association par cet adh rent a Les donn es d identification Nom pr nom date de naissance adresse et t l phones sont les grands classiques dans ce domaine Laissez vous guider par les petits messages d aide qui apparaissent furtivement lorsque votre pointeur passe au dessus des composants Ne vous cassez pas la t te avec les majuscules et les minuscules le programme s en charge Naviguez entre les champs de saisie en appuyant sur la touche TAB pour aller en avant ou Shift TAB pour revenir La petite ic ne devant le nom est en fait un bouton de d finition du sexe de la personne Cette information permettra de faire le tri lors des ditions de listes filtr es b Type d adh rent L application propose de distinguer les membres de l association selon 4 types Adh rent personne qui s inscrit et paie la cotisation d adh sion Donateur personne qui verse une somme titre de don Honneur personne reconnue pour son d vouement envers l association et qui est admise comme membre sans avoir besoin de cotiser c Num ro d adh rent Ce champ permet d entrer un rep re d identification des adh rents I
35. on les montants que vous allez ventiler Enfin en partie basse le tableau de la ventilation selon les adh rents de l association Vv YYY Ce tableau de 2 colonne est tr s simple d utilisation gt S lectionnez dans la l re colonne le nom de l adh rent l aide de la liste d roulante de choix gt Inscrivez dans la seconde colonne le montant du paiement Le programme proposera automatiquement le montant que doit la personne au club Cependant vous pouvez le modifier notamment dans le cas d un paiement chelonn Apres validation chaque encaissement de cotisation sera report dans la colonne des Soldes en liste des adh rents Vous avez l oe1l sur le montant 29 48 y d et le montant pay vous tes inform s quant aux retards de paiement E III Le rapprochement des op rations Ce bouton ouvrira le formulaire permettant de rapprocher les op rations par rapport aux relev s bancaires Au pr alable il vous sera demand d indiquer le compte que vous souhaitez pointer gt En haut a gauche les donn es du Dernier rapprochement savoir son num ro sa date et son solde ces informations devront correspondre au relev bancaire pr c dent Evidemment lorsque vous utiliserez cette fonctionnalit pour la premi re fois l application n aura aucune donn es ce sujet Vous aurez n anmoins pris soin d tablir avant tout cela le solde initial du compte bancaire Reportez vous pour cela au chapitr
36. outon Vacances ou F ri 11 48 i gt SECTION l B II Passage la saison suivante Ce bouton lance la d marche du passage a la nouvelle saison sportive Attention bien que se trouvant en section Planning cette fonctionnalite requiert un droit Administrateur Le programme provoquera la fermeture du fichier de donn es de la saison actuelle puis cr era un nouveau fichier pour la saison a venir N anmoins ce dernier sera construit en grande partie avec les donn es de la saison pass e le stock mat riel sera conserv par exemple Les saisons pass es seront donc int gralement pr serv es et consultables puisque contenues dans leur fichier respectif Sans entrer dans les d tails voici les diff rentes tapes ex cut es lors de cette proc dure gt gt gt gt Imaginons que vous travaillez avec un fichier qui s appelle 2012 Saison et qui correspond a la saison 2012 2013 Le programme vous demande si vous voulez sauvegarder une derni re fois les donn es actuelles c est dire celui de la saison qui se cl ture Ceci permet de m moriser d ventuelles modifications que vous venez tout juste de faire Le logiciel vidange ensuite toutes les donn es sp cifiques a une saison Il conserve n anmoins les soldes des comptes bancaires les articles mat riels les r f rences fournisseurs Concernant le patrimoine associatif le logiciel vous demandera si vous voulez appliqu
37. rd a un Retour mat riel l amp i Un petit verrou indiquera ce blocage Plus d informations a ce sujet dans les chapitres suivants D II L achat d quipement au patrimoine L achat et vente de mat riel est une fonctionnalit employer lorsque l association acquiert des l ments venant enrichir son patrimoine v l achat d une chaise roulante dans le cas d une association d aide a la personne Y l achat d un ordinateur dans le cas d une association de quartier Ces objets auront une certaine valeur l achat qui va d croitre avec le temps et l usure Cette valeur sera inscrite dans le patrimoine de l association Il est important de ne pas confondre ce type d achat avec celui de boisson dans le cadre d une manifestation organis e par l association Car ce genre d acquisition ne contribuera pas a la valeur patrimoniale Elle ne fera qu engendrer une d pense suivie d une recette lors de la f te et ventuellement un remboursement des invendus par le fournisseur Ces transactions seront donc trait es dans la section Comptabilit Ce bouton affiche le formulaire d achat de mat riel Cette op ration g n rant une d pense monaitaire cr era automatiquement une ligne dans le journal de la section Comptabilit y ESEM Ce formulaire affiche un tableau de 4 colonnes pe er Liste d roulante des fournisseurs Liste d roulante des r f rences chez le fournisseur choisi Prix Unitaire de cet l
38. rger et enregistrer un fichier de donn es qu il soit local sur votre PC ou sur un serveur distant Le stockage de fichiers dans un dossier distant vous permettra d effectuer un travail partag entre les responsables du club Notez que m me pour un enregistrement distant le logiciel cr era toujours une copie locale de vos donn es Attention le syst me est relativement simpliste dans la mesure ou il ne permet de travailler que dans un seul dossier distant Celui ci est d fini gr ce la boite de dialogue de param trage FTP d crite au chapitre EI page 40 Vous constaterez l usage que les applications G mogiciel ont une ergonomie et un design tr s soign La boite de dialogue servant la gestion des sauvegarde et chargement de fichier en est une 1llustration Elle vous permettra d enregistrer et charger vos fichiers d application et se concentrera sur cette mission Il n y aura pas de possibilit de renommer ou supprimer des fichiers ou de cr er des dossiers travers elle ce n est pas la fonction premi re de l application Elle appara tra identique quel que soit le syst me d exploitation que vous utilisez Et surtout elle vous permettra de travailler aussi bien sur votre disque dur local votre cl USB ou sur le serveur distant VV vv SECTION BASE DE DONNEES a Choix de l unit de stockage Cette boite d roulante de s lection affichera les lettres d identification de votre ou vos disques du
39. rs de la ou des cl s USB actuellement connect es votre PC Une s lection de l un de ces items vous y envoie directement et affiche dans la fen tre centrale les dossiers et fichiers y figurant b Choix d un emplacement favori Les trois boutons en partie gauche de la boite de dialogue vous emm nent directement vers des emplacements particuliers gt Le dossier utilisateur c est le dossier qui sous Windows regroupe les dossiers principaux de l utilisateur savoir Mes documents Ma musique Mes Images Mes Vid os mais aussi le Bureau le dossier des t l chargements Il en va de m me pour un PC tournant avec Linux gt Le dossier de l application c est le dossier o vous avez plac le module GestiContrat ou GestiPointage 1l est probable que vous y mettiez aussi vos diff rents dossiers de donn es Ce bouton sera donc un moyen rapide de revenir vers cet emplacement favori gt Le dossier du serveur distant en appuyant sur ce bouton l application se connecte au dossier d fini dans les param tres FTP cf F I chapitre page 40 Il faut donc lui laisser un peu de temps avant qu il ne fasse appara tre les fichiers situ s dans votre espace de stockage Evidemment il faut aussi que les param tres de connexion au serveur soient correctement d finis sans quoi il y aura un probleme 38 48 c Nom du dossier en cours Ce plot affiche le nom du dossier actuellement en cours de listing Dans la fen tre juste au dessous
40. rsonne se d clarant Administrateur Ce degr d habilitation tant sensible l ic ne ci contre appara tra au niveau du bandeau de navigation F VII Inscription du produit Ce bouton permet d enregistrer le produit afin de pouvoir l utiliser dans sa version totale En effet l application contient un dispositif de protection qui permet d utiliser l ensemble pendant une p riode d essai limit e Au del de ce temps des dysfonctionnements appara tront Le principe est le suivant gt Lorsque le logiciel est plac sur un ordinateur il g n re un N de produit Celui ci est visible dans une tiquette plac e c t de ce bouton gt Vous pouvez l utiliser un peu plus d un mois afin d appr cier toutes ses qualit s gt Si vous d cidez de l acqu rir contactez G mogiciel http gemogiciel free fr ou mailto gemogiciel gmail com subject Contact pour GEMOciation afin d obtenir le num ro de licence qui lib re le fonctionnement en illimit ATTENTION en cas de formatage du PC 1l faudra renouveler la proc dure uy Ce bouton n est plus visible si votre produit est correctement enregistr F VITI Param trage messagerie Ce bouton permet d enregistrer le produit afin de pouvoir l utiliser dans sa version totale En effet l application contient un dispositif de protection qui permet d utiliser l ensemble pendant une p riode d essai limit e Au del de ce temps des dysfonctionnements appara tront Vous
41. s cas particuliers uy Sachez que m me si le courriel est envoy partir de ce programme cela est r alis en fait travers votre messagerie En clair vous aller retrouver ces l ments dans le dossier Courier envoy de votre fournisseur de boite lettres lectronique Vous pourrez ensuite d cider de les classer ou de les supprimer dans votre gestionnaire de courriel Cela ne fait pas partie de la mission de ce programme C V Les diff rentes ditions Ce bouton provoque l affichage d un formulaire d dition filtr e des adh rents Cette fen tre est compos e en partie gauche d un panneau regroupant les outils de filtrage et en partie droite la liste r sultante 17 48 Le volet de filtrage dispose de 4 boutons servant respectivement a gt Lancer le calcul du filtrage gt Effacer le tableau des r sultats et r initialiser tous les filtres gt Imprimer le tableau des r sultats gt Exporter le r sultat dans un fichier EXCEL au format CSV Export de donn es Les diff rents filtres propos s sont Le sexe de l adh rent et quelques caract ristiques comme le Droit a l image le type d adh rent Y Une plage d ge minimum et ou un ge maximum Sachez enfin que si vous s lectionnez des membres dans la liste des adh rents avant d appuyer sur le bouton Imprimante l outil d extraction travaillera sur cette s lection au lieu de travail sur l ensemble des membres 18 48 D La sect
42. s ne seront pas effectives Ainsi vous pourrez fermer la fen tre sans prise en compte en appuyant simplement sur le bouton K Ne vous inqui tez pas vous verrez que l ensemble est intuitif Ch Dans tous les cas l ic ne ci contre vous informera visuellement lorsque les donn es seront stock es dans le fichier o A II Aide Deux niveaux d aide sont disponible j ke R Des indications furtives apparaissant lors des passages du pointeur au dessus des boutons i ii onne la liste enti re L appui sur ce bouton provoquant l ouverture du fichier d aide de l application Bien entendu 1l vous reste en dernier recours l assistance t l phonique aupr s de votre serviteur voir une assistance a distance via Internet A IIT Architecture g n rale Le logiciel est articul autour de 4 sections cf Annexes Une section Planning affichant le calendrier de la saison Une section Adh rents g rant l inscription la modification la suppression des membres de l association Une section Mat riel regroupant des formulaires d entr e d articles ainsi que la gestion de pr t de mat riel Une section Comptabilit qui n a pas l ambition de remplacer un vrai logiciel de comptabilit mais qui fournit tout de m me les outils n cessaires a la gestion d une association Nous verrons que cette section est li e a la section Mat riel et la section Adh rents En marge de celles ci la section Base de Donn
43. scence des mat riels et Alpha 03 12 avec les articles du second emprunt S1 l emprunteur est un membre de l association et qu il a effectu plusieurs emprunts vous retrouverez dans l arborescence des objets tout ce qu il a en sa possession Notez que par d faut tous les objets sont coch s et sont donc consid r s comme en retour Le programme vous donne la possibilit de d cocher ceux que l emprunteur ne vous rend pas Il g re le retour partiel des mat riels N oubliez pas de valider la saisie Chaque article retourn fera l objet d une ligne dans le journal des mat riel Vous fermerez le formulaire l aide du bouton K 25 48 D VI Les diff rentes ditions Ce bouton provoque l affichage d un formulaire d dition filtr e du journal des mat riels TFYS EE A IN EE A L architecture et le fonctionnement sont les m mes que pour l dition des adh rents L outil offre la possibilit de filtrer selon gt Un fournisseur gt Une r f rence chez un fournisseur gt Mat riel emprunt ou non Pa Be De LL d Us bei E KEE i Pie F adas ri a F Hi ii LE H CN H w CN Lal H H CN i CN CR i E im HI CR a IR a 26 48 E La section comptabilit Cette section vous permet d entrer toutes les op rations comptables de l association A ce titre elle est li e a la section Adh rents puisqu il faut pouvoir encaisser les cotisations des membres Elle
44. t F III Lev e d un verrou FTP Lorsque vous ouvrez un fichier distant situ sur un serveur vous en devenez le propri taire exclusif En d autre termes personne ne peut ouvrir ce fichier et y apporter des modifications tant que vous tes en train de l utiliser Imaginez la confusion dans les donn es si vous tiez en H train de planifier des activit s de votre c t alors que l animateur concern effectuerait en m me temps du pointage sur la m me journ e Pour r aliser ce verrouillage le programme d pose sur le serveur un fichier associ au fichier de donn es Ce fichier verrou contient votre pseudo ainsi que la date et heure de propri t Ainsi quiconque tentera d ouvrir le fichier en m me temps que vous sera notifi d un refus d acc s et saura par l interm diaire du pseudo qui est la personne actuellement sur l affaire C est la raison pour laquelle vous devez d finir votre pseudo ou alias cf paragraphe pr c dent Si par malheur le programme tait interrompu accidentellement il n aurait pas le temps de lever le verrouillage propri taire Le fichier serait alors d finitivement indisponible Dans cette ventualit le bouton c1 dessus permet de voir les fichiers verrous pr sents sur le serveur et supprimer celui ou ceux qui bloquent l acc s ATTENTION cette man uvre est risqu e En effet si le fichier est verrouill parce qu un utilisateur est r ellement en train de le travailler il es
45. t fortement d conseill de lever la protection Car cela redonnerai l aptitude charger et modifier le fichier tout autre utilisateur Il risquerait alors d y avoir d synchronisation des donn es et corruption du fichier Essayez d abord de contacter la personne suppos e utiliser le fichier F IV Cat gories et sous cat gories bancaires Ce bouton ouvre le formulaire de cr ation modification et suppression des cat gories et sous cat gories de ventilation bancaire Le tableau de gauche contient les cat gories Le tableau de droite contient les sous cat gories de la cat gorie s lectionn e Vous devez d abord cr er une cat gorie en cliquant sur la 1 re ligne et en entrant un libell Apres validation vous cliquez sur la 1 re ligne des sous cat gories et entrez un libell A chaque appui sur la touche Entr e ou TAB du clavier le programme effectue un classement alphab tique et vide la 1 re ligne Celle ci est toujours pr te pour une nouvelle entr e La suppression d un item se fait toujours par appui sur le bouton Poubelle Ceci n est bien entendu possible que si l l ment n est pas utilis dans le journal comptable Dans le cas contraire un petit verrou indique que l l ment est prot g contre cette man uvre Il n y a pas de validation n cessaire les donn es sont enregistr es au fur et mesure des saisies E US La possibilit de d finir ces l
46. urs inscriptions d affil e Pour fermer le formulaire vous devrez utiliser le bouton K Attention si vous appuyez sur celui ci sans avoir valid la saisie les donn es ne seront pas prises en compte y C II La modification d un adh rent Double cliquez sur une ligne de la liste des adh rents pas dans la 1 re colonne Le formulaire de saisie d adh rent appara t et ses champs de saisie sont renseign s avec les l ments de l individu Apportez les modifications n cessaires et n oubliez pas de valider l aide du bouton ad quat Py Ce bouton peut devenir actif a condition d tre identifi en tant qu Administrateur Il permet de modifier la valeur de la cotisation due par l adh rent Cette man uvre est utile par exemple si une erreur de saisie a t faite lors de l entr e des donn es Cette op ration risquant de fausser la comptabilit si des paiements ont d j eu lieu elle n est donc disponible qu au plus haut degr d habilitation PA Ka N oubliez pas de valider avec le bouton ad quat du formulaire m me si vous n avez rien modifi d autre que cette donn e C III La suppression d un ou plusieurs adh rents Ce bouton ne s active que lorsque vous s lectionnez un ou plusieurs adh rents et condition bien s r que vous soyez identifi comme membre avec pouvoir La s lection des adh rents se fait en double cliquant dans la marge de num rotation 1 colonne du tableau
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