rapport annuel
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1. OMPI ORGANISATION MONDIALE DE LA PROPRI T INTELLECTUELLE WO GA 47 4 ORIGINAL ANGLAIS DATE 4 AO T 2015 Assembl e g n rale de l OMPI Quarante septi me session 22 session ordinaire Gen ve 5 14 octobre 2015 RAPPORT ANNUEL DU DIRECTEUR DE LA DIVISION DE LA SUPERVISION INTERNE DSI tabli par le Secr tariat 1 Le pr sent document contient le rapport annuel tabli par le directeur de la Division de la supervision interne DSI document WO PBC 24 6 qui sera examin par le Comit du programme et budget de l OMPI PBC sa vingt quatri me session 14 18 septembre 2015 2 Toute d cision du PBC l gard de ce document figurera dans la liste des d cisions prises par le Comit du programme et budget sa vingt quatri me session 14 18 septembre 2015 document A 55 4 Le document WO PBC 24 6 suit OMPI ORGANISATION MONDIALE DE LA PROPRI T INTELLECTUELLE WO PBC 24 6 ORIGINAL ANGLAIS DATE 14 JUILLET 2015 Comit du programme et budget Vingt quatri me session Gen ve 14 18 septembre 2015 RAPPORT ANNUEL DU DIRECTEUR DE LA DIVISION DE LA SUPERVISION INTERNE DSI tabli par le Secr tariat 1 Conform ment au paragraphe 38 de la Charte de la supervision interne le directeur de la Division de la supervision interne DSI pr sente un rapport de synth se par crit au Comit du programme et budget PBC Ce rapport contient des informations sur les2. La DSI continue de g rer les recommandations et d en rendre compte au moyen du syst me TeamCentral qui facilite le dialogue avec les chefs de programme et leurs d l gu s en vue d un suivi efficace de la mise en uvre des recommandations en suspens 43 la date d tablissement du pr sent rapport on comptait 184 recommandations en suspens dont 119 qui traitaient de questions pr sentant un risque lev Diagramme 3 Recommandations par priorit 140 120 100 80 60 40 20 lev e Moyenne mElev e mMoyenne Diagramme 4 Suivi des recommandations relatives la supervision par priorit mElev e m Moyenne i a 2011 2013 2014 2015 Paragraphe 8 de l ordre de service n 16 2010 WO PBC 24 6 page 13 44 Deux recommandations jug es prioritaires sont en suspens depuis 2011 et 2013 respectivement et 15 sont en suspens depuis 2014 45 Le nombre de recommandations par programme de l OMPI et par priorit au 30 juin 2015 est indiqu ci apr s Diagramme 5 Recommandations par programme et priorit mElev e m Moyenne MN X NS SP EE E OPS Fa L E Sa L Pe re 7 L F g E S ES S E E E D SES SE ES SE ES ES OS ES ES LE LE g amp Q F H H L SF Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q L Q Q Q 46 Cinq programmes repr sentent 67 des 119 recommandations jug es prioritaires et le
3. leur La liste des politiques et proc dures sur lesquelles la DSI a donn des conseils figure dans l annexe du pr sent rapport annexe III COORDINATION AVEC LES ORGANISMES DE SUPERVISION EXTERNES L ORGANE CONSULTATIF IND PENDANT DE SURVEILLANCE 51 La DSI est r guli rement invit e par OCIS assister ses sessions trimestrielles afin de r pondre des questions d taill es concernant le programme de travail et le fonctionnement de WO PBC 24 6 page 15 la division L OCIS a tenu ses trente quatri me trente septi me sessions pendant la p riode couverte par le pr sent rapport 52 La DSI a ainsi b n fici des avis et des conseils de OCIS comme indiqu dans les rapports de l Organe LE V RIFICATEUR EXTERNE DES COMPTES 53 La DSI entretient d excellentes relations de travail avec le v rificateur externe des comptes au moyen de r unions r guli res sur les questions d audit de contr le interne et de gestion des risques Le v rificateur externe des comptes et la DSI ont partag leurs strat gies programmes de travail et rapports individuels en vue d assurer une couverture de supervision efficace et d viter tout chevauchement inutile et toute lassitude en mati re de supervision COOPERATION AVEC LE BUREAU DU MEDIATEUR ET LE BUREAU DE LA DEONTOLOGIE 54 Au cours de la p riode couverte par le pr sent rapport le directeur de la DSI s est entretenu r guli rement avec la m diatrice et le che
4. nombre le plus lev de recommandations sont adress es au programme 22 Gestion des programmes et des ressources 47 Les pourcentages de recommandations en suspens par source au 30 juin 2015 sont indiqu s ci apr s Programme 1 Droit des brevets programme 4 Savoirs traditionnels expressions culturelles traditionnelles et ressources g n tiques programme 5 Syst me du PCT programme 6 Syst mes de Madrid et de Lisbonne programme 8 Coordination du Plan d action pour le d veloppement programme 9 Afrique pays arabes Asie et Pacifique pays d Am rique latine et des Cara bes pays les moins avanc s programme 11 Acad mie de l OMPI programme 14 Services d acc s l information et aux savoirs programme 19 Communications programme 20 Relations ext rieures partenariats et bureaux ext rieurs programme 21 Direction g n rale programme 22 Gestion des programmes et des ressources programme 23 Gestion et mise en valeur des ressources humaines programme 24 Services d appui g n raux programme 25 Technologies de l information et de la communication programme 26 Supervision interne programme 27 Services de conf rence et services linguistiques programme 28 S ret et s curit programme 29 Projets de construction programme 31 Syst me de La Haye WO PBC 24 6 page 14 Diagramme 6 Recommandations relativ
5. 07 Fraude aux prestations Sans objet INV 2015 08 Harc lement discrimination abus de pouvoir Sans objet INV 2015 09 Fraude aux prestations Sans objet INV 2015 10 D clarations et activit s incompatibles avec le statut de fonctionnaire international Sans objet INV 2015 11 Harc lement discrimination abus de pouvoir Sans objet INV 2015 12 Autres formes de fraude de corruption ou d abus Sans objet INV 2015 13 Abus concernant les horaires de travail Sans objet INV 2015 14 Irr gularit commise par un candidat au cours du Sans obiet processus de s lection et de recrutement J INV 2015 15 Irr gularit commise par un candidat au cours du ia Sans objet processus de s lection et de recrutement INV 2015 16 Abus concernant les horaires de travail Sans objet 1 L appel a propositions visant la recherche d une assistance externe pour effectuer un audit du cadre de l OMPI en mati re d thique n a pas t fructueux et la DSI a d cid de revoir l objet de la mission et de lancer un nouvel appel d offres une fois que le poste vacant de chef du Bureau de la d ontologie aura t pourvu WO PBC 24 6 Annexe page 4 Etat d avancement Plan Secteur INV 2015 17 Harc lement discrimination abus de pouvoir Sans objet INV 2015 18 Autres formes de fraude de corruption ou d abus Sans objet INV 2015 19 Harc lement discriminatio
6. 2015 d utilisation D penses de personnel 4 396 4 358 1993 46 Autres d penses 720 704 536 48 TOTAL 5 116 5 062 2329 46 NOTE le budget 2014 2015 apr s virements tient compte des virements effectu s au 31 mars 2015 pour r pondre aux besoins durant l exercice biennal 2014 2015 conform ment l article 5 5 du R glement financier 67 Pendant la p riode couverte par le pr sent rapport il a t fait appel des experts sous contrat pour diverses activit s de supervision Cette solution a t particuli rement fructueuse pour les valuations les audits et les enqu tes sp cialis s 14 JIU REP 2006 2 sur les Lacunes des m canismes de contr le au sein du syst me des Nations Unies qui recommande que pour les organisations disposant de ressources d un montant total de 250 millions 800 millions de dollars U 0 60 0 90 de ces ressources soient consacr es la supervision interne JIU REP 2010 5 sur la Fonction d audit dans le syst me des Nations Unies qui recommande 6 a 10 v rificateurs des comptes sans compter les enqu teurs ou les valuateurs pour l OMPI et JIU REP 2011 7 sur la Fonction d enqu te dans le systeme des Nations Unies Source chiffres relatifs aux d penses conform ment au Rapport sur l ex cution du programme 2014 Chiffres en milliers de francs suisses WO PBC 24 6 page 18 FORMATION 68 Dans une perspective de formation professionnelle continue et
7. Quatre affaires ont t ouvertes pour irr gularit s pr sum es au cours d un processus de recrutement et de s lection notamment utilisation de mat riel non autoris et plagiat pendant les examens crits tandis qu aucune affaire de ce type n avait t enregistr e au cours de la p riode pr c dente Seules deux des nouvelles affaires ont t re ues par la DSI via la ligne t l phonique d di e au signalement des fautes Toutes les autres affaires ont t enregistr es suite des plaintes ou des rapports manant de fonctionnaires de l OMPI soit en leur qualit personnelle soit en tant que repr sentants de la direction 35 Parmi les nouvelles affaires quatre ont t transmises l OCIS en vue de recueillir son avis conform ment aux paragraphes 18 21 de la Charte de la supervision interne WO PBC 24 6 page 10 RESULTATS DES ACTIVITES D ENQUETE 36 Sur les 20 affaires cl tur es au cours de la p riode couverte par le pr sent rapport huit ont donn lieu une enqu te compl te soit la suite d une d cision du directeur de la DSI sur la base des conclusions de l valuation pr liminaire dans sept cas soit sur renvoi du Jury mixte charg de l examen des plaintes dans un cas Selon la DSI cing des affaires ayant fait l objet d une enqu te contenaient des all gations fond es Plus pr cis ment a dans trois affaires le Directeur g n ral a renvoy affaire au DGRH aux fins de mesures di
8. conform ment a la politique de l OMPI en mati re de formation les membres du personnel de la DSI ont particip des activit s de formation planifi es afin d acqu rir de nouvelles connaissances des comp tences techniques et d autres comp tences et de renforcer ainsi l efficacit op rationnelle de la Division dans le cadre de ses missions de supervision Les activit s de formation auxquelles ont particip les membres du personnel de la DSI portaient sur la gestion de la fonction d audit la pr vention et la d tection des fraudes les techniques de recherche en mati re d enqu te l valuation du d veloppement l analyse des causes profondes d une situation la r daction de rapports et la gestion des risques Les annexes suivent WO PBC 24 6 ANNEXE Etat d avancement des missions de supervision 2014 Etat Programme Secteur d avancem nt EVAL 2014 01 Objectif strat gique VI Coop ration internationale pour le respect de la propri t intellectuelle Questions mondiales EVAL 2014 02 Partage des connaissances l OMPI Tous EVAL 2014 04 Evaluation du programme 30 Petites et moyennes Cabinet du Directeur g n ral entreprises et innovations EVAL 2014 05 Evaluation du portefeuille d activit s dans un pays T a ous Chili EVAL 2014 06 Programme pilote de r compenses et de DGRH reconnaissance INV 2014 01 Abus con
9. ex cutif de l Acad mie au Directeur g n ral en 2013 et l ordre de service relatif la nomination du nouveau directeur ex cutif de l Acad mie 01 8 2015 WO PBC 24 6 page 8 SERVICE DE SURETE ET DE SECURITE 28 Cet audit avait pour but de d terminer si les mesures de s curit en place l OMPI taient adapt es rationnelles et efficaces et si elles taient conformes aux normes minimales de s curit op rationnelle MOSS des Nations Unies Il s agissait de la premi re valuation des services de s ret et de s curit r alis e par la DSI et les r sultats ont mis en vidence certaines questions essentielles 29 Ces questions portaient sur les points suivants officialisation et mise jour des politiques et proc dures en mati re de s ret et de s curit a ach vement dans les d lais du processus de recrutement d un nouveau chef du Service de coordination de la s ret et de la s curit b formation appropri e du personnel de s curit l administration des nouveaux syst mes de s curit c examen de la s curit de tous les syst mes de s curit mis en place r cemment et d gestion efficace des places de stationnement de l OMPI ACTIVITES D ENQUETE MENEES PENDANT LA P RIODE COUVERTE PAR LE PRESENT RAPPORT APERGU DES DOSSIERS TRAITES 30 Au cours de la p riode consid r e 26 affaires nouvelles ont t enregistr es et 20 ont t cl tur es Au 30 juin 2015 18 do
10. IT S DE SUPERVISION cn a Re RE M D ST ct tone 15 RESSOURCES EN MATI RE DE SUPERVISION 0 c ccccccceccescccecccscceseccerecreceseecreceresesees 16 ANNEXES ANNEXE tat d avancement des missions de supervision ANNEXE II Liste des rapports tablis par la DSI ANNEXE III Liste des activit s de consultation et de conseil men es par la DSI WO PBC 24 6 page 2 LISTE DES SIGLES DGRH D partement de la gestion des ressources humaines OCIS Organe consultatif ind pendant de surveillance DSI Division de la supervision interne CCI Corps commun d inspection PMA Pays les moins avanc s GNUE Groupe des Nations Unies sur l valuation OMPI Organisation Mondiale de la Propri t Intellectuelle PRS Plan de r orientation strat gique WO PBC 24 6 page 3 RAPPORT ANNUEL DU DIRECTEUR DE LA DIVISION DE LA SUPERVISION INTERNE Du 1 juillet 2014 au 30 juin 2015 GENERALITES 1 La Division de la supervision interne de l OMPI ci apr s d nomm e DSI a pour mission d assurer l Organisation une supervision interne ind pendante et efficace conform ment aux dispositions d finies dans la Charte de la supervision interne 2 En vertu de la Charte de la supervision interne de l OMPI le directeur de la Division pr sente l Assembl e g n rale de l OMPI dans le cadre du PBC et avec copie au Directeur g n ral et l Organe consultatif ind pendant de surveillance OCIS un r
11. apport annuel sur les activit s entreprises en indiquant notamment l orientation et la port e de celles ci le calendrier des travaux et les progr s r alis s dans la mise en uvre des recommandations Ce rapport permet aux principales parties prenantes et au personnel de l OMPI en g n ral de s informer des rapports activit s et d fis rencontr s par la Division dans l accomplissement de sa mission PRINCIPES DE PLANIFICATION 3 La DSI a tenu compte des facteurs suivants dans l tablissement de son programme de travail valuation des risques pertinence incidence au niveau national cycle de supervision observations pr sent es par la direction de l OMPI observations formul es par les Etats membres et ressources disponibles Le projet de programme de supervision a galement t examin par l OCIS et a b n fici des conseils de ce dernier avant d tre finalis conform ment au paragraphe 24 a de la Charte de la supervision interne 4 Afin d accro tre la couverture de supervision et l utilisation des ressources disponibles de la mani re la plus efficace possible la DSI a galement pris en consid ration les travaux effectu s par d autres organes de supervision tels que le v rificateur externe des comptes le CCI ainsi que les valuations que le Comit du d veloppement et de la propri t intellectuelle CDIP a fait r aliser Cette approche a permis d viter une lassitude dans les secteurs op rationn
12. cement WO PBC 24 6 Annexe page 3 tat d avancement des missions de supervision au 30 juin 2015 Plan Secteur tat d avancement EVAL 2015 01 Programme 3 Droit d auteur et droits connexes Industries de la cr ation EVAL 2015 02 valuation de l assistance fournie par l OMPI aux PMA D veloppement IA 2015 01 Examen de la gestion de la continuit des op rations Multiples IA 2015 02 Audit de l Acad mie de l OMPI D veloppement IA 2015 03 Audit du cadre de l OMPI en mati re d thique Multiples IA 2015 04 Audit de la gestion des performances du personnel Ressources humaines IA 2015 05 Audit des services de s ret et de s curit S ret et s curit IA 2015 06 Audit de la gestion des services contractuels de personnes ICS Multiples IA 2015 07 Audit de la gestion des services la client le Multiples INV 2015 01 Irr gularit commise par un candidat au cours du Sans objet processus de s lection et de recrutement J INV 2015 02 pour le PAM Utilisation abusive des ressources Sans objet informatiques INV 2015 03 Abus concernant les horaires de travail Sans objet INV 2015 04 Autres formes de fraude de corruption ou d abus Sans objet INV 2015 05 Abus concernant les horaires de travail Sans objet INV 2015 06 Harc lement discrimination abus de pouvoir Sans objet INV 2015
13. cernant les horaires de travail Sans objet INV 2014 02 D clarations et activit s incompatibles avec le statut de Sans objet fonctionnaire international INV 2014 03 Pratiques irr guli res dans le domaine des ressources Sans objet humaines INV 2014 04 Communication non autoris e d informations Sans objet INV 2014 05 Autres formes de fraude de corruption ou d abus Sans objet INV 2014 06 Harc lement discrimination abus de pouvoir Sans objet INV 2014 07 Communication non autoris e d informations Sans objet INV 2014 08 Autres formes de fraude de corruption ou d abus Sans objet INV 2014 09 D clarations et activit s incompatibles avec le statut de Sans objet fonctionnaire international INV 2014 10 D clarations et activit s incompatibles avec le statut de Sans objet fonctionnaire international INV 2014 11 Utilisation abusive des ressources informatiques Sans objet INV 2014 12 Harc lement discrimination abus de pouvoir Sans objet INV 2014 13 Harc lement discrimination abus de pouvoir Sans objet INV 2014 14 D clarations et activit s incompatibles avec le statut de Sans objet fonctionnaire international INV 2014 15 Harc lement discrimination abus de pouvoir Sans objet INV 2014 16 Abuse concernant les horaires de travail Sans objet INV 2014 17 Irr gularit commise par un candidat au cours du eee Sans objet processus de s lection et de recrutement INV 2014 18 Harc lement discrimination abus de po
14. dossiers fonctionnaires ou agents contractuels et locaux de l OMPI a t limit au cours de la p riode consid r e 40 Six fonctionnaires ont refus d tre interrog s par la DSI pour des raisons m dicales soit dans le cadre d un cong de maladie avec certificat soit en ayant recours des certificats m dicaux ad hoc En cons quence huit enqu tes quatre au stade de l valuation pr liminaire et quatre au stade de l enqu te compl te ont t retard es au cours de la p riode consid r e TAT D AVANCEMENT DE LA MISE EN UVRE DES RECOMMANDATIONS EN MATI RE DE SUPERVISION 41 Le Directeur g n ral a la responsabilit de veiller ce qu il soit donn effet sans tarder toutes les recommandations du directeur de la DSI et des autres organes de surveillance et d indiquer les mesures prises l gard des diff rentes conclusions et recommandations figurant dans les rapports Le Directeur g n ral s acquitte de cette responsabilit par l interm diaire des chefs de programme charg s des diff rents secteurs op rationnels de l Organisation La Un fonctionnaire est impliqu dans trois des huit affaires Paragraphe 36 de la Charte de la supervision interne Paragraphe 7 de l ordre de service n 16 2010 WO PBC 24 6 page 12 mise en uvre de toutes les recommandations relatives la supervision par les chefs de programme de l OMPI fait l objet d un suivi r gulier de la part de la DSI 42
15. e rapport de synth se annuel au 30 juin 2014 Au stade du projet de rapport au moment de la diffusion du pr sent rapport Projet de rapport diffus au moment de l tablissement du pr sent rapport ONO aA PF ND 11 12 13 14 15 16 17 18 WO PBC 24 6 ANNEXE III LISTE DES ACTIVITES DE CONSULTATION ET DE CONSEIL MENEES PAR LA DSI R glement financier Clause de v rification dans les contrats de l OMPI Comit de contr le des biens Formation du prestataire la gestion des risques Manuel de la gestion des risques et du contr le interne Politique en mati re d archivage des messages lectroniques Gestion des exceptions Enqu te sur le vote lectronique Politique relative a la messagerie et aux fichiers lectroniques apr s le d part d un fonctionnaire Lignes directrices concernant les esp ces d tenues par les bureaux ext rieurs Cadre d ex cution de la Division de l conomie et des statistiques Coop ration entre la DSI et le Service de la coordination de la s ret et de la s curit Normes de conduite dans les relations avec les vendeurs et fournisseurs R gime de sanctions applicable aux fournisseurs de l OMPI valuation du projet relatif aux technologies appropri es FIT RoK Assistance concernant les principaux indicateurs d ex cution du D partement des finances et de la planification des programmes Comit des placements Initiative de l ONU en mati re de transparence et d
16. e responsabilit Fin de l annexe III et du document
17. els soumis de multiples activit s de supervision au cours de la p riode consid r e 5 Le programme de supervision pour 2015 a t diffus aupr s de tous les chefs de programme et port la connaissance des fonctionnaires de l OMPI sur le site Intranet de l Organisation Le programme pour 2014 a t men bien dans les d lais et les limites du budget Le programme pour 2015 est actuellement mis en uvre ainsi qu il est indiqu dans annexe NORMES PROFESSIONNELLES 6 Pour ses activit s d audit la DSI adh re au cadre de r f rence international des pratiques professionnelles promulgu par l Institut des auditeurs internes Par ailleurs dans son travail d enqu te la DSI s inspire des lignes directrices uniformes en mati re d enqu te adopt es par la Conf rence des enqu teurs internationaux Pour les activit s d valuation la DSI suit les J Voir les paragraphes 38 et 39 de la Charte de la supervision interne WO PBC 24 6 page 4 normes internationales en la mati re labor es par le Groupe des Nations Unies pour l valuation UNEG PRINCIPALES CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS DE LA SUPERVISION INTERNE 7 La pr sente section contient des informations sur les principales conclusions et recommandations relatives aux principaux risques contenues dans les rapports de supervision interne rapports d audit interne et d valuation ainsi que rapports sur la gestion diffus s pendant la p riode cons
18. es la supervision par source 48 Cela repr sente une diminution du nombre de recommandations en provenance de la DSI 73 contre 83 en 2014 tandis que le nombre de recommandations en provenance des v rificateurs externes des comptes a augment 27 contre 17 en 2014 VALUATION EXTERNE DES ACTIVIT S DE LA DIVISION DE LA SUPERVISION INTERNE 49 L an dernier la DSI a tabli des rapports sur les valuations externes de la qualit des fonctions d audit interne et d valuation la date d tablissement du pr sent rapport l ensemble des 111 recommandations adress es la fonction d audit interne avaient t mises en uvre et toutes les recommandations en suspens au nombre de 13 issues de l valuation externe de la qualit de la fonction d valuation seront trait es dans le cadre de la politique d valuation r vis e La DSI a commenc planifier une valuation externe de la qualit de la fonction d enqu te qui devrait tre achev e d ici la fin de l ann e ACTIVIT S CONSULTATIVES ET DE CONSEIL EN MATI RE DE SUPERVISION 50 En plus de ses activit s de supervision pr vues la DSI a continu a donner des conseils professionnels sur les politiques et proc dures de l Organisation la gestion des risques et les contr les internes La DSI participe aux sessions du Comit des placements de l OMPI en tant qu observatrice et aux ateliers sur la gestion du risque organis s par le Bureau du contr
19. f du Bureau de la d ontologie conform ment la Charte de la supervision interne pour assurer une bonne coordination et viter toute r p tition inutile des activit s AUTRES ACTIVIT S DE SUPERVISION ACTIVIT S DE SENSIBILISATION AU SEIN DE L ORGANISATION 55 Au titre des efforts qu elle d ploie pour mieux expliquer et faire comprendre son travail la DSI a pris plusieurs initiatives de sensibilisation l intention du personnel de l OMPI notamment l organisation de cours d initiation l intention des nouveaux fonctionnaires le bulletin de la DSI et les expos s pr sent s aux directeurs et la haute direction selon que de besoin ENQU TE DE SATISFACTION 56 La DSI a continu d utiliser des enqu tes sur le niveau de satisfaction des clients apr s chaque mission afin de mieux appr hender les attentes des coll gues et de recueillir leur avis sur les activit s de supervision Quatre enqu tes ont t re ues pendant la p riode couverte par le pr sent rapport 57 Le taux de satisfaction globale est rest stable 83 Si les personnes ayant particip l enqu te consid raient que les secteurs retenus pour l audit et l valuation taient importants pour le programme le groupe ou le projet 93 elles estimaient que la DSI ne tenait pas d ment compte de leurs suggestions concernant les domaines de l audit ou de l valuation 73 58 Les r sultats des enqu tes effectu es un an apr s les miss
20. icaces concrets et pertinents et les am liorations r alis es au cours de la p riode d valuation 2010 2014 ont permis de r pondre aux quelques probl mes recens s 12 Compte tenu des conclusions et observations susmentionn es aucune recommandation n a t formul e pour le programme 17 ou les autres programmes ayant apport leur contribution EVALUATION DU PORTEFEUILLE D ACTIVITES DANS UN PAYS CHILI 13 La DSI a men une troisi me valuation du portefeuille d activit s dans un pays au Chili la fin de l ann e 2014 Les r sultats de cette valuation ont t tr s positifs indiquant que les services de l OMPI taient adapt s et efficaces Les activit s mises en uvre au Chili ont partiellement contribu la r alisation a de cinq des neuf objectifs strat giques de l OMPI et b d une des huit composantes de la politique nationale chilienne en mati re d innovation 14 Quatre recommandations ont t formul es sur de possibles am liorations de l efficacit et de la pertinence de l appui fourni au Chili et aux autres Etats membres par le Secr tariat a laboration d un plan par pays de l OMPI en coordination avec les programmes de l OMPI et le coordonnateur national avant le lancement du cycle de planification b Conform ment la politique de l OMPI en mati re d galit des sexes les plans par pays doivent notamment inclure des activit s visant offrir aux hommes et aux fe
21. id r e 8 Les principales conclusions et recommandations concernent les domaines suivants a la coop ration internationale pour le respect de la propri t intellectuelle b l valuation du portefeuille d activit s dans un pays Chili c le programme de r compenses et de reconnaissance d la gestion du risque de tiers e la gestion des actifs f l Acad mie de l OMPI et g les services de s ret et de s curit 9 La direction a d j pris des mesures pour mettre en uvre la plupart des recommandations relatives aux principales conclusions recens es dans les rapports de la DSI Toutes les recommandations sont mises en uvre par la direction sous la forme d un plan d action comprenant les suggestions d activit s les noms des membres du personnel responsables de la mise en uvre de la recommandation et une date butoir Les recommandations en suspens sont g r es au moyen du syst me TeamCentral accessible par la DSI la direction de l OMPI et les v rificateurs externes des comptes La DSI et la direction se r unissent p riodiquement pour faire le point sur la mise en uvre des recommandations en suspens et actualiser les donn es y relatives EVALUATION DE L OBJECTIF STRAT GIQUE VI COOP RATION INTERNATIONALE POUR LE RESPECT DE LA PROPRI T INTELLECTUELLE 10 Cette mission tait la premi re valuation d un objectif strat gique r alis e par la DSI Les r sultats de cette valuation ont t posit
22. ifs et on a pu parvenir aux conclusions ci dessous a il est g n ralement admis que l appui de l OMPI la r alisation des objectifs de l objectif strat gique VI a t bien g r essentiellement dans le cadre du programme 17 Promouvoir le respect de la propri t intellectuelle 2 p La liste des rapports figure l annexe Il TeamCentralO est un module de TeamMate un logiciel sp cialis pour les missions d audit qui comprend divers modules notamment pour les documents de travail lectroniques le suivi des recommandations l valuation des risques et la planification WO PBC 24 6 page 5 b en d pit de certains progr s la mise en uvre par l OMPI des principes de la gestion ax e sur les r sultats tant pour l laboration que pour le suivi des activit s relevant de l objectif strat gique VI pourrait encore tre am lior e c le Secr tariat a fourni une assistance adapt e et de qualit en vue de la r alisation de l objectif strat gique VI et des objectifs vis s d l assistance technique fournie a dans l ensemble t efficace et a tenu compte des principes fondamentaux de la recommandation n 45 du Plan d action pour le d veloppement et e bien que cela ne soit pas encore syst matique des mesures initiales ont t prises pour renforcer la viabilit au niveau des Etats membres 11 Dans l ensemble les travaux du Secr tariat au titre de l objectif strat gique VI ont t jug s eff
23. igence appropri e est exerc e par les agences de placement ext rieures lors du recrutement du personnel temporaire affect l OMPI notamment au moyen de v rifications des ant c dents et du casier judiciaire et de la signature d un accord de confidentialit s il y a lieu Par ailleurs les risques associ s une d faillance des principaux fournisseurs doivent tre pleinement int gr s aux plans de continuit des op rations de l Organisation 20 La direction a commenc prendre des mesures concernant les recommandations cet gard le Secteur administration et gestion en consultation avec la DSI et le Bureau du conseiller juridique a d j int gr une clause de v rification dans les conditions g n rales de l OMPI et a pris des mesures pour tablir un r gime de sanctions applicable aux fournisseurs qui auraient commis certains actes de fraude et de corruption entit s commerciales cabinets ind pendants ou ONG WO PBC 24 6 page 7 GESTION DES ACTIFS 21 Laudit a r v l que les processus r gissant la r ception l enregistrement la conservation l entretien et la cession des actifs mat riels taient solides bien que les contr les internes en ce qui concerne le suivi des actifs et la v rification physique pourraient tre renforc s davantage 22 Par ailleurs le fait de corriger les informations incompl tes dans la base de donn es des actifs pour ce qui concerne l emplacement et les d positai
24. ins de l ex cution du mandat de la DSI le niveau des ressources 0 76 du budget total de l OMPI et 0 98 des d penses de personnel de l Organisation pourrait tre jug bas compar certaines normes telles celles recommand es dans les rapports du Corps commun d inspection sur les fonctions de supervision Cependant le niveau actuel des ressources humaines et financi res a t suffisant pour permettre la DSI d englober efficacement les secteurs prioritaires recens s dans ses programmes de travail Cela a t rendu possible par une meilleure coordination des activit s de supervision avec le v rificateur externe des comptes et par un recours accru des outils informatiques permettant de mener ces activit s plus efficacement En l absence de modifications significatives des objectifs strat giques de l Organisation et compte tenu des progr s r alis s dans la mise en uvre d un syst me de gestion des risques et de contr le interne pour toute l Organisation le niveau de ressources actuel semble ad quat Par ailleurs la conversion progressive de postes temporaires en des postes de dur e d termin e contribuera accro tre la motivation du personnel et limiter les r percussions de la perte de m moire institutionnelle li es au d part de membres du personnel Tableau 2 Budget et d penses 2014 de la DSI apr s virements Budget 2014 2015 Budget 2014 2015 D penses Taux approuv apr s virements 2014
25. ions au nombre de six utilis s pour mesurer les incidences moyen terme des activit s de supervision ont indiqu que l utilit g n rale de l audit ou de l valuation apr s une ann e correspondait un taux de 19 Voir les documents WO IAOC 30 2 WO IAOC 31 2 WO IAOC 32 2 et WO IAOC 33 2 WO PBC 24 6 page 16 64 tandis que le taux le plus lev 70 avait t atteint pour la pertinence des recommandations Le taux le plus bas hauteur de 45 revenait l audit ou l valuation vous a aid prendre des d cisions 59 Les observations suppl mentaires communiqu es par les services ayant fait l objet d audits ou d valuations ont aid la DSI a recenser les lacunes et a mettre en place des mesures correctrices CREATION DE RESEAUX AVEC D AUTRES FONCTIONS DE SUPERVISION 60 La Charte de la supervision interne fait express ment tat de la participation diff rents r seaux officiels des Nations Unies en mati re de supervision La DSI est consciente de la valeur et de l importance que rev t l tablissement de relations de travail avec ses homologues Pendant la p riode consid r e la DSI a poursuivi activement et utilement ses activit s de collaboration et de cr ation de r seaux avec les autres organisations et entit s des Nations Unies La DSI a notamment particip aux activit s suivantes a quarante quatri me r union annuelle des repr sentants des services d audit inte
26. mmes un acc s quitable au syst me de la propri t intellectuelle c Les nouveaux plans par pays doivent comprendre des liens plus manifestes entre les activit s les r sultats et les indicateurs de r ussite conform ment au cadre de l OMPI ax sur les r sultats d Les accords de niveau de services entre l OMPI et les organismes publics doivent pr voir des plans indiquant la contribution de chaque partenaire ainsi que des strat gies de sortie WO PBC 24 6 page 6 PROGRAMME DE RECOMPENSES ET DE RECONNAISSANCE 15 Cette valuation a t effectu e entre septembre 2014 et janvier 2015 Elle comprenait une analyse d taill e de la situation une comparaison avec d autres organisations du syst me des Nations Unies ayant mis en ceuvre des programmes similaires des ateliers structur s ainsi que des enqu tes adress es l quipe de haute direction pour la p riode 2008 2014 et l ensemble du personnel de l OMPI En tout quatre cents fonctionnaires de l OMPI ont t consult s 16 L valuation a r v l que les r compenses en nature et les r compenses intangibles devaient tre privil gi es et que la direction devrait a tablir un syst me de nomination et de s lection plus factuel transparent et dans la mesure du possible document b inciter les membres du personnel reconna tre et r compenser les r sultats c informer sans attendre les fonctionnaires de l OMPI sur le programme de r c
27. n abus de pouvoir Sans objet Evaluation des risques de fraude Multiples Activit s de consultation et de conseil Multiples Constitution de r seaux avec d autres institutions DSI Organe consultatif ind pendant de surveillance DSI Autres activit s indirectes DSI Suivi des recommandations en suspens Tous Formation DSI Code En cours Achev Pr vu mais non commenc L annexe II suit WO PBC 24 6 ANNEXE II Liste des rapports tablis par la DSI 1 juillet 2014 au 30 juin 2015 Audit des manifestations officielles IA 2014 02 Audit de la gestion des actifs IA 2014 05 Audit du risque de tiers IA 2014 07 Audit de la gestion de la continuit des op rations IA 2015 01 Audit de l Acad mie de l OMPI IA 2015 02 Audit des services de s ret et de s curit IA 2015 05 Objectif strat gique VI Coop ration internationale pour le respect de la propri t intellectuelle EVAL 2014 01 Partage des connaissances l OMPI EVAL 2014 02 Evaluation du portefeuille d activit s dans un pays Chili EVAL 2014 05 Programme de r compenses et de reconnaissance EVAL 2014 06 24 dossiers d enqu te enregistr s 18 dossiers d enqu te cl tur s repr sentant au cours de la p riode consid r e 10 rapports d valuation pr liminaire huit rapports d enqu te et deux rapports sur la gestion L annexe III suit on Comme indiqu dans l
28. oir Irr gularit commise par un candidat au cours du processus de s lection 0 0 1 6 0 0 4 15 Autres pratiques irr guli res dans le 1 6 4 25 4 15 0 0 domaine des ressources humaines Abus concernant les horaires de 0 0 3 19 1 4 5 19 travail gt Fraude aux prestations 5 28 0 0 1 4 2 8 Utilisation abusive des ressources 0 0 1 6 1 4 1 4 informatiques Autres formes de fraude de corruption 4 22 0 0 3 12 4 15 ou d abus Communication non autoris e 3 17 3 19 3 12 1 4 d informations D clarations et activit s pS incompatibles avec le statut de 2 11 2 13 7 27 1 4 fonctionnaire international Total 18 100 16 100 26 100 26 100 WO PBC 24 6 page 11 Diagramme 2 Analyse des affaires cl tur es entre le 30 juin 2011 et le 30 juin 2015 T T Affaires clotur es entre Affaires cl tur es entre Affaires cl tur es entre Affaires cl tur es durant le 1er juillet 2011 le 1er juillet 2012 le 1er juillet 2013 la p riode couverte par et le 30 juin 2012 et le 30 juin 2013 et le 30 juin 2014 le pr sent rapport E All gations fond es E All gations infond es CAS DANS LESQUELS DES DEMANDES D INFORMATION OU D ASSISTANCE ONT T REJET ES 39 Conform ment au paragraphe 39 g de la Charte de la supervision interne le directeur de la DSI doit tablir un rapport dans tous les cas o l acc s de la DSI aux
29. ompenses et de reconnaissance d donner une d finition claire des composantes de la nomination et de la s lection des fonctionnaires des proc dures employ es et des motifs appliqu s et e s assurer de l appui du D partement de la gestion des ressources humaines DGRH en faveur de la mise en uvre du programme de r compenses et de reconnaissance notamment au moyen d un contr le r gulier du programme 17 Le DGRH a r pondu favorablement et accept de mettre en uvre ces recommandations Le plan d action propos comprend une r vision de la politique relative au programme de r compenses et de reconnaissance l laboration d un Manuel d utilisation du PMSDS sur la reconnaissance et la cr ation d une page intranet consacr e au programme ainsi que le lancement d un programme relatif aux comp tences en mati re de gestion GESTION DU RISQUE DE TIERS 18 Les principaux objectifs de cet audit taient d tablir si l OMPI avait mis en place des m canismes visant examiner valuer et g rer correctement le risque de tiers afin d att nuer les risques qui s y attachent et de maximiser les avantages escompt s des relations avec les tiers L audit a conclu que le risque de tiers devait tre g r d une mani re plus formelle et syst matique 19 La gestion du risque de tiers peut tre plus efficace si la gestion des accords cadres sur les services est harmonis e entre les divers programmes de l OMPI La dil
30. orcement des capacit s sans toujours coordonner leurs activit s avec l Acad mie Cela a entra n des chevauchements dans les activit s de formation au d triment d une utilisation efficace des ressources et de l image de l OMPI 26 Si une s rie de documents confirme la volont de l OMPI de convertir l Acad mie en unit centrale de la formation et du renforcement des capacit s en faveur du d veloppement le mandat de l Acad mie doit encore tre officiellement r vis pour refl ter son nouveau r le Une fois le nouveau mandat officialis l Acad mie devra galement laborer un plan d activit strat gique pour r pondre pleinement aux obligations d coulant de sa conversion 27 Dans l intervalle l Acad mie doit r pondre aux difficult s op rationnelles actuelles Il s agit notamment d harmoniser les proc dures et pratiques internes de revoir la structure actuelle de ses ressources humaines et ses comp tences d am liorer ses syst mes afin de faciliter les op rations et l application du programme de d velopper plus avant des outils pour mieux valuer les effets de ses activit s et d am liorer son cadre de contr le de la qualit afin de fournir des services efficaces et de qualit i Le document du programme et budget pour l exercice biennal 2014 2015 le projet de programme et budget pour l exercice biennal 2016 2017 un m morandum sur la r forme de l Acad mie envoy par l ancien directeur
31. principales activit s men es par la DSI entre le 1 juillet 2014 et le 30 juin 2015 2 Le paragraphe de d cision ci apr s est propos 3 Le Comit du programme et budget a pris note du rapport annuel du directeur de la Division de la supervision interne DSI document WO PBC 24 6 Le rapport annuel du directeur de la Division de l audit et de la supervision internes suit TABLE DES MATIERES USTEDES SIGLES ed a teak ER Nc 2 G N RAE O RS de CR r ce 3 PRINCIPES DE PLANIFIGATION 5 0 mutant nd A 22224 3 NORMES PROFESSIONNELLES 24 2 maine nt in en ma tn net inet 3 PRINCIPALES CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS DE LA SUPERVISION INTERNES SES him D Co ru IN ATEA AAEE T 4 ACTIVIT S D ENQU TE MEN ES PENDANT LA P RIODE COUVERTE PAR LE PR SENTRAPPORT ia meet lee date TR du Z 8 CAS DANS LESQUELS DES DEMANDES D INFORMATION OU D ASSISTANCE ONT TEREJE Wee race 20 E R AO eee ed me lies 11 ETAT D AVANCEMENT DE LA MISE EN UVRE DES RECOMMANDATIONS EN MATI RE DE SUPERVISION nn en A entr nine ere tr ttes 11 VALUATION EXTERNE DES ACTIVIT S DE LA DIVISION DE LA SUPERVISION INTERNE hs 2 E E an A A E ee te led ere tesa E 14 ACTIVIT S CONSULTATIVES ET DE CONSEIL EN MATI RE DE SUPERVISION 02102 14 COORDINATION AVEC LES ORGANISMES DE SUPERVISION EXTERNES 14 COOPERATION AVEC LE BUREAU DU MEDIATEUR ET LE BUREAU DE LA DEONTOLOGIE A Sara nt Seah tual ns ea nl dt beste h tA UE 15 AUTRES ACTIV
32. res de ces actifs permettrait de renforcer l int grit des donn es du point de vue de leur exhaustivit et de leur pr cision L usage d tiquettes infalsifiables r duira le risque de transposition des tiquettes et d erreurs dans la v rification physique des stocks d actifs fixes 23 S agissant de la gestion des uvres d art la mise en place d une base de donn es unique pour l enregistrement de ces uvres et le rassemblement de donn es actuellement contenues dans deux syst mes distincts renforceraient consid rablement les contr les internes en la mati re La direction est sensibilis e cette question et a d j pris des mesures correctives appropri es 24 La d finition des principaux indicateurs d ex cution pour la gestion des actifs dans le programme et budget du prochain exercice biennal permettra d am liorer la reddition de comptes de renforcer la responsabilit et de perfectionner les m canismes actuels de suivi des r sultats afin d assurer une gestion efficace et rationnelle des actifs de l OMPI ACAD MIE DE L OMPI 25 L Acad mie de l OMPI cr e en 1998 est le principal prestataire de services de formation et d enseignement en mati re de propri t intellectuelle au b n fice des pays en d veloppement des PMA et des pays en transition Cependant depuis quelques ann es plusieurs autres programmes de l OMPI proposent des activit s de formation ax e sur le d veloppement et des services de renf
33. rne des organismes des Nations Unies Washington septembre 2014 b r union annuelle du Groupe des Nations Unies pour l valuation GNUE New York avril 2015 Au cours de la p riode couverte par le pr sent rapport la DSI a particip aux travaux du sous groupe du GNUE charg de l objectif strat gique concernant les r gles et les normes c quinzi me conf rence des enqu teurs internationaux et deuxi me r union des repr sentants des services d enqu te des Nations Unies toutes deux tenues Riva del Garda Italie en octobre et d r union des chefs des services d audit interne des organisations internationales bas es en Europe organis e par l Office europ en des brevets a Munich Allemagne en avril 2015 RESSOURCES EN MATIERE DE SUPERVISION 61 En vertu de la Charte de la supervision interne le directeur de la DSI fait part de ses observations sur l ind pendance des activit s de la Division la port e de celles ci et la question de savoir si les ressources allou es a la fonction de supervision interne sont adapt es 62 Au cours de la p riode consid r e aucun cas ni aucune activit n ont t observ s qui auraient pu mettre en p ril l ind pendance des activit s de la DSI La port e des activit s a t d termin e par la Division elle m me compte tenu des commentaires et des observations formul s par la direction de l OMPI l OCIS et les Etats membres BUDGET ET EFFECTIFS 63 Les effectif
34. s de la DSI qui taient une source de pr occupation dans le pass ont t renforc s et comptent 11 fonctionnaires depuis 2012 Durant l exercice biennal 2014 2015 les ressources financi res allou es a des experts ext rieurs ont t suffisantes pour engager 11 12 13 Voir le paragraphe 24 g de la Charte de la supervision interne Voir le paragraphe 39 i de la Charte de la supervision interne Huit postes approuv s et trois postes temporaires composent les effectifs actuels de la DSI WO PBC 24 6 page 17 des prestataires de services ext rieurs afin d aider la DSI dans la mise en ceuvre de ses programmes de supervision 64 Le poste de chef de la Section des enqu tes a t pourvu au 1 juillet 2014 La Division a galement engag sur des contrats temporaires une administratrice adjointe charg e de l valuation et une secr taire ce qui a permis de garder les effectifs au m me niveau qu en 2012 65 Au cours de la p riode couverte par le pr sent rapport le directeur de la DSI a t transf r dans une autre institution du syst me des Nations Unies au 1 mai 2015 Au moment de l tablissement du pr sent rapport la proc dure de recrutement visant pourvoir le poste vacant tait en cours Dans l intervalle le chef de la Section de l audit interne a t nomm directeur par int rim de la DSI compter du 8 mai 2015 jusqu l entr e en fonction du nouveau directeur de la DSI 66 Aux f
35. sciplinaires En cons quence deux sanctions disciplinaires ont t impos es dont un licenciement dans le troisi me cas l int ress a quitt l OMPI avant la fin de la proc dure b une affaire a abouti la cessation de service d un int rimaire au service de l OMPI sur recommandation de la DSI et c la derni re affaire concernait un fonctionnaire qui au moment du rapport d enqu te avait d j quitt l Organisation 37 Par ailleurs les activit s d enqu te men es au cours de la p riode consid r e ont amen la DSI tirer un certain nombre d enseignements En particulier trois rapports sur la gestion ont t diffus s contenant cinq recommandations visant l am lioration des contr les internes des syst mes informatiques et des politiques et proc dures en vigueur Parmi les questions port es l attention de la direction figuraient des sujets tels que l application des horaires de travail les relations avec les sous traitants et la s curit de l information 38 Une analyse compar e des affaires enregistr es pendant la p riode allant du 1 juillet 2011 au 30 juin 2015 est pr sent e ci dessous Tableau 1 Analyse des plaintes re ues entre le 30 juin 2011 et juin 2015 P riode couverte 1 juillet 2011 1 juillet 2012 1 juillet 2013 A par le pr sent 30 juin 2012 30 juin 2013 30 juin 2014 rapport Harc lement discrimination abus de 3 17 2 13 6 23 8 31 pouv
36. ssiers taient en cours d enqu te dont 14 au stade de l valuation pr liminaire et quatre au stade de l enqu te compl te WO PBC 24 6 page 9 Diagramme 1 Analyse compar e des enqu tes p riode du 30 juin 2011 au 30 juin 2015 30 28 25 20 15 10 0 T T T 30juin 2011 2012 30juin 2012 2013 30juin 2013 2014 30 juin P riode 30 juin 2011 2012 2013 2014 couverte 2015 par le A pr sent m Affaires ouvertes HEM Affaires cl tur es Affaires en instance rapport 31 Au 30 juin 2015 l ge moyen des affaires faisant l objet d une enqu te tait de 5 1 mois AFFAIRES INTRODUITES AU COURS DE LA P RIODE COUVERTE PAR LE PR SENT RAPPORT 32 Les plaintes pour harc lement discrimination ou abus de pouvoir pr sum ont constitu une proportion significative des nouvelles affaires re ues par la DSI huit plaintes re ues au cours de la p riode consid r e 33 Cinq affaires ont t ouvertes pour abus concernant les horaires de travail principalement sous la forme d absences non autoris es et d une utilisation frauduleuse du syst me de pointage Flexitime contre une seule affaire au cours de la p riode pr c dente Sur ces cinq affaires trois ont t ouvertes la suite d un rapport tabli par les sup rieurs hi rarchiques des fonctionnaires concern s ce qui peut laisser penser que les responsables sont davantage sensibilis s la question des horaires de travail 34
37. uvoir Sans objet INV 2014 19 Harc lement discrimination abus de pouvoir Sans objet INV 2014 20 Autres formes de fraude de corruption ou d abus Sans objet INV 2014 21 Communication non autoris e d informations Sans objet WO PBC 24 6 Annexe page 2 Programme Secteur VALID 2014 01 Validation du Rapport sur l ex cution du programme 2012 2013 Ensemble de l OMPI IA 2014 01 Prestations et avantages pour le personnel DGRH IA 2014 02 Gestion des v nements Ensemble de l OMPI IA 2014 03 valuation externe de la fonction d audit interne de la DSI DSI IA 2014 05 Gestion des actifs Ensemble de l OMPI IA 2014 07 Risque de tiers Multiples IA 2013 01 S curit de l information Administration et gestion IA 2013 03 Examen de la gestion de la cessation de service de fonctionnaires Ressources humaines IA 2013 05 Examen d une initiative du PRS Renforcer la gestion ax e sur les r sultats Multiples Activit s de consultation et de conseil Multiples Constitution de r seaux avec d autres institutions DSI Organe consultatif ind pendant de surveillance DSI Autres activit s indirectes DSI Suivi des recommandations en suspens Tous Formation DSI Code En cours Achev Non commenc valuation r alis e par des consultants externes la division faisant l objet de cette analyse externe tat d avan
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