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Manuel d`utilisation du fichier bibliographique informatisé du

1. QUELQUES UTILISATIONS PARTICULIERES I RECHERCHE EVITER LES CONFUSIONS Ainsi que nous l avions dit p 8 la recherche se faisant sur une chaine de caract re il peut y avoir des confusions si l on cherche 1 auteur MARTIN on sortira galement MARTINEZ si on cherche dans les mots cl s le symbole Na sodium on sortira galement le pays Namibie guand aC symbole du carbone c est tout simplement tous les noms commen ant par non qui sortiront La solution est la suivante taper DISP FOR MARTIN AUTEUR au lieu de DISP FOR MARTIN AUTEUR Dans ces conditions la cha ne demand e inclut l espace qui suit le nom et le s pare du pr nom Cette cha ne est diff rente de la sous cha ne MARTIN Par cons quent les MARTINEZ ne sortiront pas Par contre il est difficile d viter les DUMARTIN ou LEMARTIN ventuels il faudrait dans ce cas taper DISP FOR MARTIN SAUTEUR Ceci quivaut introduire un espace vierge avant le nom dans la sous cha ne Du coup l ordinateur ne reconnaitra pas les MARTIN premiers auteurs d une publication En ef fet la saisie le nom du premier auteur commence tout fait au d but du champ sans insertion d un blanc entre le d but du champ et le nom du premier auteur Il faut toutefois reconnaitre que ce cas est rare Une autre solution est possible lorsque l on connait le pr nom de l auteur DISP FOR MARTIN G AUTEUR par exemple Dans le champ MOTSCLES le probleme est plus complexe dans
2. Sam ge mb afte RTS lt qe MANUEL D UTILISATION DU FICHIER BIBLIOGRAPHIQUE INFORMATISE DU LABORATOIRE DE PEDOLOGIE DE POINTE NOTRE l usage de ceux qui comme moi ne connaissent pas grand chose l informatique D SCHWARTZ el re dition ORSTOM Pointe Noire mars 1990 Lo document technique ORSTOM Fonds Documentaire 2 7 AVR 1992 INTRODUCTION La biblioth que du Laboratoire de P dologie de Pointe Noire a t cr e en 1985 en m me temps que le Laboratoire Son enrichissement achats abonnements photocopie de documents du Centre de Brazzaville de tir s part personnels commandes de tir s part a t rapide 914 r f rences Fin 1985 1191 fin 1986 1429 fin 1987 2287 fin 1988 et 2923 fin 1989 Au 31 03 1990 elle contient environ 3200 r f rences dont 393 sur le Con go dont 268 en p dologie Cette somme d informations peut para tre minime par rapport des biblio theques plus anciennes et disposant de plus de moyens comme celleg du Laboratoire de P dologie de Brazzaville qui dispose de pres de 40 ans de collections compl tes de revues Elle n est toutefois pas n gligeable et d passe les capacit s d une m moire humaine tant qu il n y avait que 600 1000 references je pouvais sans trop de probl mes retrouver la documen tation qui m tait utile avec plus de 3000 fiches ce n est plus possi ble Le fichier manuel qui existait d s l origin
3. Mc INTOSH auteur d origine cossaise EN L EzDnl en cas de nom compose LE FLOC H BENOIT JANIN noms accol s Les auteurs za rois et certains auteurs asiatiques n ont pas de pr nom Ces pr cisions sont importantes pour la recherche des auteurs Celle ci se fait sur une cha ne de caract res La chaine recherch e doit tre conforme la cha ne saisie Ainsi une recherche sur P de MARET ou P DE MARET ou F de MARET ou deMARET ou DEMARET ou encore MARET P DE etc n aboutira pas Par contre une recherche sur MARET ou MARET P ou MARET P ou encore MARET P de aboutira car chacune de ces expressions est une sous cha ne correcte du nom de l auteur tel qu il figure sagisi dans la base Petit inconv nient ce type de recherche aboutit amp donner gale ment sortir tout nom contenant la sous cha ne recherch e une recherche sur MARTIN donnera galement MARTINEZ une recherche sur BENOIT donnera galement BENDIT JANIN Une recherche sur SCHWARTZ donnera galement SCHWARTZKOPFF ou SCHWARTZENNEGGER si ceux ci existent dans la base mais pas SCHWARZKOPFF ou SCHWARZENNEGGER On verra ult rieurement comment lever cette hypoth que Les ouvrages anonymes sont not s sous la forme XX et non pas sous la forme X On comprend pourquoi au vu de ce qui pr c de En faisant une recherche sur X on sortira en m me temps que les anonymes tous les auteurs dont le nom contient un X qui est une cha ne un
4. bases de donn es IT BIBLIO PRG BIBLIO PRG est un fichier de programmation associ BIBLIPED DBF BIBLIO propose sur l cran des options successives On choisit une option en appuyant sur la touche correspondante Un nouvel cran s affiche qui lui aussi proposera des choix BIBLIO permet de modifier un enregistrement ajouter un enregistrement effectuer des recherches sur auteur ann e III LES FICHIERS INDEPENDANTS MOTSCLES DBF ET LEXIPED PRG A partir de BIBLIPED on a cr une nouvelle base MOTSCLES DEF qui contient la liste de tous les mots cl s de BIBLIPED Cette base est mise jour r guli rement MOTSCLES contient quatre champs tous de type caract re MOTCLE d une longueur de 30 octets contient le mot qe ANGLAIS d une longueur de 30 octets contient sa traduction en anglais ALLEMAND d une longueur de 30 octets contient sa traduction en allemand ABREV d une longueur de 5 octets contient une abr viation du mot Pour l heure les champs ANGLAIS ALLEMAND et ABREV existent mais sont en g n ral vides de contenu ILs ont t pr vus pour des appli cations ult rieures LEXIPED PRG est le fichier de programmation destin amp faciliter la gestion de MOTSCLES DBF Il permet un choix dans une succession d op tions ajouter ou modifier un mot cl faire un listing des mots cl s v rifier l existence d un mot cl etc qu CHAPITRE IV UTILI
5. l ment Avec une recherche sur XX on ne sortira en plus des anonymes que les auteurs dont le nom contient deux X cons cutifs ce qui est tout de m me assez rare champ ANNEE Ce champ est form de 4 octets Une publication sans date est entr e sous la forme O champ TITRE Le champ titre fait 254 octets de long ce qui est la lon gueur maximale d un champ sur DB3 Il y a des cas o cette longueur est insuffisante Dans ce cas on aura abr g certains mots p dol pour p do logie geol pour g ologie etc Il est prudent dans ce cas de rechercher la r f rence compl te dans le fichier manuel Le champ TITRE contient ga lement les r f rences d diteurs sous la forme Masson Paris 483 p par exemple et de revues nom de la revue en entier ou abr g volume en chiffres arabes majorit des cas ou romains fascicule pages Exemples Gah ORSTOM ser P dol XXIV 3 65 78 Geoderma 36 93 117 Les titres sont rentr s en minuscule N apparaissent en majuscule que les sigles la premi re lettre d un nom propre et du premier mot de chaque phrase La recherche s effectue ici galement sur une cha ne de carac teres Il est d conseill d entrer un titre dans sa totalit amp Les risques d erreur sont trop grands D une mani re g n rale il vaut mieux choisir une sous chafne caract ristique Prenons l exemple suivant Contribution l tude de la fertilisation de savanes du Congo par ana lyse folia
6. produit dBASE III Plus dans les conditions de son contrat d utilisation Chaque contrat est unique Le logiciel qui est associ ne peut tre utili s que sur un poste de travail informatique L acquisition de ce logiciel ne vous permet en aucun cas d effectuer des reproductions m me partiel les et par quelque moyen que ce soit du logiciel et de sa documentation Vous ne devez effectuer aucune modification du programme ni tenter un un d sassemblage de tout ou partie des instructions Ce produit est r gi par la r glementation sur les copyrights et des poursuites seront enga g es pour toute utilisation non conforme Version fran aise Copyright c CAFE COMPUTER Co ET Ass 1986 Pour obtenir de l aide appuyez sur la touche F1 Frappez une commande ou ASSIST et appuyez sur la touche RETOUR a a Ne point qui mat rialise le d but de la ligne sur laquelle va s inscrire la premi re instruction FIGURE 2 Le premier cran qui s affiche lorsque l on entre sur DBase3 Sur le Victor de l administration la touche return ou retour est mat rialis e par entr e sous laquelle se trouve la fl che de retour C est la touche qui permet de valider quasiment toutes les instructions on verra quelques exceptions chapitre 4 C est la grande touche qui se trouve a droite des lettres sur le clavier CHAPITRE II PRESENTATION DE BIBLIPED DBF BIBLIPED DBF est la base de donn es regroupant toutes
7. Fin de traitement choix Lorsqu on fait le choix on quitte automatiquement LEXIPED et on se retrouve dans le programme g n ral de DB3 mat rialis par le point en bas gauche de l cran On peut alors quitter DB3 par la commande QUIT on se retrouve alors sur l cran de la figure 1 soit faire d autres op rations sur DB3 IV E Listing des mots cl s choix 4 Ce choix aboutit l apparition d un nouvel cran fig 11 bati sur le mod le du pr c dent Diff rentes options s offrent alors a nous 24 Voulez vous un listage rapide sur cran une impression du r pertoire successivement les deux un listing page apr s page a FW N Tetourner au menu principal Faites votre choix FIGURE 11 L cran de listage sur LEXIPED IV E 1 Un listage rapide sur cran option 1 de listage L ardinateur affiche liste des mots cl s de la base BIBLIPED et nressez une touche pour continuer On eppuie sur une touche quelconque et le listing des mots cl s d bute Ce listage est rapide Il est possible de l arr ter en appuyant sur la touche peuse si on veut par exemple v ri fier l existence d un mot cl dont on connait l emplacement dans l ordre alphab tique Pour reprendre la listage il suffit de presser sur la tou che enter Il est impossible de revenir en arri re Si on a rat un mot il faut attendre la fin du listage puis r appuyer sur A A la fin du listage on revient eut
8. les r f rences de la BIBLioth que de PEDologie du Centre ORSTOM de Pointe Noire Comme tous les fichiers DBF bases de donn es BIBLIPED est form d une structure et d un contenu La structure est l ensemble des rubriques qui d finissent le contenu Sur DB3 ces rubriques sont appel es CHAMPS Les donn es contenues dans BIBLIPED sont r parties dans 4 champs au nom tout fait explicite les champs AUTEUR ANNEE TITRE et MOTSCLES N B 1 Sur DB3 le nom des champs ne peut d passer 8 caract res 5 agissant d un nom MOTSCLES s crit en un seul mot N B 2 D une mani re g n rale il y a sur DB3 5 types de champs num rique caract re date logique m mo Dans les champs de type caract re les lettres chiffres symboles ont une valeur de caract re d imprimerie de lettre il est impossible de faire par exemple une op ration arith m tique sur des chiffres entr s dans un champ caract re l inverse un champ num rique correspond des chiffres on peuts en servir pour faire des calculs un champ date a toujours 8 octets de long on y entre la date sous la forme JJ MM AA Un champ logique a une longueur d un octet on ne peut y entrer que les lettres F pour False faux et T pour True vrai Les champs m mo permettent des extensions sur d autres fichiers Les champs AUTEUR TITRE et MOTSCLES sont des champs de type ca ract re voir N B 2 Le champ ANNEE est un champ num rique Nous avons
9. on veut poursuivre sa recherche En cas de r ponse positive on se retrouve devant l cran de la figure 9 En cas de r ponse n gative devant l cran de la figure 6 Gi le mot cl ne figure pas dans la base de donn es l ordinateur affi che ce mot cl n existe pas puis voulez vous continuer votre recherche O N On se retrouve alors devant les cas de figure pr c dents II A e Recherche sur auteur et ann e option 5 de menu Ce sous menu fonctionne exactement comme II A a et II A b II A f Retour sur BIBLIO option de menu Cette option permet de quitter le menu de recherche et de repas ser sur BIBLIO cran de la figure 5 On peut alors soit quitter BIBLIO et repasser sur le programme g n ral de DB3 option soit faire les op tions decrites aux paragraphes II B et II C II B AJOUTER UN ENREGISTREMENT OPTION 2 DE BIBLIO Si l on fait ce choix l ordinateur se place automatiquement a la fin du fichier et affiche un enregistrement vide Avant de remplir l enregistrement il est prudent de v rifier que l on est bien sur le dernier enregistrement vide En effet dans certains rares cas l ordinateur compte un enregistrement vide comme tant rempli Ceci arrive lorsque la saisie le dernier champ MOTSCLES est enti re ment rempli Le curseur se place alors automatiquement sur le d but de 1 enregistrement vide suivant Si l on valide alors la saisie ce dernier enregistrement comptera comme s il
10. permet de continuer son travail 25 IV E 3 Successivement les deux option 3 de listage Il suffit de lire les instructions des paragraphes IV E 1 et IV E 2 Ce sont rigoureusement les m mes successivement IV E 4 Un listing page apr s page option 4 de listage Avec cette option l cran pr sente une premi re page de 21 r f rences Contrairement l option 1 il n y a pas de d filement automa tique Pour passer la page suivante il faut presser sur la touche L avantage de cette option est la possibilit de retour en arri re gr ce la touche Cette option est toutefois fastidieuse raison de 20 r f rences par page et de 1100 r f rences au total il faut environ 50 pages pour faire d filer tout le r pertoire de mots cl s IV E 5 Retourner au menu principal option de listage Lorsque l on presse sur la touche on se retrouve sur l cran de la figure 10 On peut ensuite sortir de LEXIPED ou choisir une autre des options propos es V UTILISATION DE MOTSCLES DEF MOTSCLES DBF s utilise de la m me fa on que BIBLIPED voir page 20 pour ouvrir MOTSCLES on a le choix entre les deux possibilit s SET DEFA TO A enter puis USE MOTSCLES enter ou USE A MOTSCLES enter ajouter un enregistrement se fait par la commande APEND La recherche par la commande DISP for MOTCLE etc se r f rer aux pages 20 et suivantes x Are a CHAPITRE V
11. pr f r cette solution un champ de type date pour diff rentes raisons gain de place inutilit des jours et mois dans les r f rences bibliogra phiques existence de r f rences des si cles pass es ce qui pose un pro bl me de reconnaissance lorsqu on n entre que les deux derniers chiffres de l ann e comme dans les champs date Voyons maintenant de mani re plus pr cise le contenu de chacun des champs champ AUTEUR Ce champ a une longueur de 150 octets soit autant de signes et intervalles typographiques ce qui permet d y entrer environ 13 15 auteurs C est en g n ral largement suffisant Seuls deux articles ont pos probl me Il convient alors de se r f rer au fichier manuel Les auteurs sont entr s de la mani re suivante SCHWARTZ D et LANFRANCHI R Soit dans l ordre le nom en majuscule un intervalle l initiale du ou des pr noms en majuscule suivie d un point Lorsqu il y a plusieurs pr noms ils ne sont pas separ s par un intervalle Lorsqu il y a plusieurs auteurs ils sont s par s par une virgule accol e au point de l initiale du pr nom et pour le dernier par la pr position et en minuscule GAC J C JANSEN J H F et KOUYOUMONTZAKIS G Il y a quelques cas particuliers MARET P de auteur frangais ou wallon 4 particule DE PLOEY J auteur belge ou hollandais d origine flamande DE OLIVEIRA J J auteur br silien ou portugais O CONNELL auteur d origine irlandaise
12. re ensuite l op ration avec les autres disquettes de BIBLIPED et on cr e ainsi AFRIQUE3 AFRIQUEG Nous nous retrouvons alors avec 6 fichiers temporaires de copie qui ont la m me structure que BIBLIPED Mais il s agit de les regrouper en un seul La d marche est la suivante set default to c aller sur le lecteur c use AFRIQUE 1 ouvrir le fichier AFRIQUE1 append from G AFRIQUE2 rajouter AFRIQUE1 tous les enregistrements de AFRIQUE2 L ordinateur ajoute alors la fin du fichier AFRIQUE1 tous les enregistrements du fichier AFRIQUE2 Pendant qu il travaille une petite barre lumineuse clignote D s qu il a fini le point r apparait en bas gauche de l cran On va alors d truire AFRIQUEZ qui ne sert plus rien et encombre inutilement le disque dur Ceci s obtient par la commande delete file AFRIQUEZ D8F 30 a ATTENTION cette op ration extr mement rapide est irr m diable L ordi nateur affiche ce fichier a t d truit On recommence ensuite les m mes op rations de copie et de des truction des fichiers temporaires AFRIQUE3 AFRIQUE6 On se retrouve ainsi avec un seul fichier appel AFRIQUE Le chiffre n a plus de raison d tre nous allons renommer la base V C RENOMMER UNE BASE Pour renommer une base il faut qu elle soit ferm e Nous fermons donc AFRIQUE1 par la commande USE ou la commande CLOSE DATA Il suffit ensuite de taper la commande RENAME AF
13. ED puis valider 21 soit taper l instruction unique USE A BIBLIPED qui condense les deux pr c dentes On peut alors introduire les instructions n cessaires pour ajouter un enregistrement il suffit de taper puis valider l ins truction APPEND ou tout simplement APPE puisqu on a vu pr c demment que DB3 reconnaissait les quatre premi res lettres d une instruction La sai sie se fait alors exactement comme d crit au paragraphe II B p 19 et 20 Il faut galement valider la fin par les deux touches CTRL et FIN la recherche se fait d une fa on diff rente selon que le champ est de type caract re ou num rique Pour les recherches sur les champs de type caract re la struc ture de l instruction est la suivante disp for nom du champ exemples DISP FOR SCHWARTZ AUTEUR recherche sur l auteur SCHWARTZ DISP FOR S n gal MOTSCLES recherche sur le mot cl S n gal DISP FOR Contribution de l tude exoscopique des TITRE recherche sur les titres contenant le cha ne Contribution exoscopique des N B 1 Il est important d entrer la cheine recherch e exactement comme elle est orthographi e et de respecter les r gles concernant majuscules et minuscules voir chapitre II N B 2 ne pas oublier les pour encadrer la cha ne recherch e N B 3 le symbole doit obligatoirement tre accol et au nom du champ N B amp ne pas faire d erreur sur le nom du c
14. RIQUE1 DBF TO AFRIQUE DBF et nous avons une nouvelle base de donn es appel e AFRIQUE V D TRIER LA BASE Il peut tre int ressant par exemple d avoir une base tri e par ordre alphab tique d auteur avant d en faire un listing Il faut sa voir qu on ne peut trier une base sur elle m me Il est n cessaire de cr er un fichier temporaire Appelons le par exemple TEMPO DBF Restons sur le disque dur pour faire ce tri Il est en effet possible qu il n y ait pas de place suffisante sur la disquette Les commandes sont les suivantes use AFRIQUE ouvrir le fichier AFRIQUE sort on auteur to tempo dbf effectuer le tri sur auteur dans tempo dbf use Fermer le fichier AFRIQUE DELETE FILE AFRIQUE DBF d truire le fichier AFRIQUE rename tempo DBF to AFRIQUE DBF changer le nom de TEMPO en AFRIQUE Nous avons ainsi un nouveau fichier AFRIQUE tri par ordre al phab tique Il reste un dernier point a faire copier ce fichier sur la disquette puis le d truire sur le disque dur Il faut introduire la dis quette dans le lecteur A de l ordinateur On tape ensuite les instruc tions suivantes USE AFRIQUE s COPY TO A AFRIQUE DBF CLOSE DATA DELETE FILE AFRIQUE DBF 5 V E FAIRE UNE SAUVEGARDE Nous avons donc transf r toutes les r f rences de BIBLIPED con cernant l Afrique sur une seule disquette que nous serons amen mani puler de fa on fr quente Il est prudent de faire une copie de sauveg
15. SATION DES FICHIERS I OPERATIONS PRELIMINAIRES mettre l ordinateur en route attendre l apparition sur cran du texte voir fig 1 taper DB3 pour s lectionner DBase3 valider par enter attendre l apparition du texte sur l cran voir fig 2 entrer la disquette dans le lecteur A puis baisser la manette situ e droite de la fente Une disquette se rentre toujours de la fa on suivante fig L QO face sup rieure FIGURE 4 Orientation de la disquette au moment de la rentrer dans le lecteur A pr ciser l ordinateur que l on va travailler sur le lecteur A en tapant SET DEFAULT TO A puis en validant avec enter N B La reconnaissance des instructions par DB3 se fait sur les quatre premieres lettres de chaque mot Il est donc possible de ne taper que SET DEFA TO A on peut taper l instruction en majuscules ou minuscules On est alors sur la disquette le travail peut d buter ZA S II UTILISATION DE BIBLIO PRG taper DO BIBLIO valider par enter Un cran s affiche alors proposant un certain nombre de choix BIBLIO BIBLIO permet de g rer la base de donn es BIBLIPED BIBLIotheque de PEDologie RECHERCHE SUR AUTEUR ANNEE o 1 AJOUTER UN ENREGISTREMENT 2 MODIFIER UN ENREGISTREMENT 3 FIN DE TRAITEMENT y FAITES VOTRE CHOIX a apparait en vid o inverse FIGURE 5 L cran qui s affiche lorsque l on fait BIBLIO Les trois premiers choix sont exp
16. amp tait plein Pour faire cette v rification il faut appuyer sur la touche L ordina teur passe alors automatiquement la page pr c dente Si elle est remplie revenir alors la page suivante l enregistrement vide par la touche Sinon continuer remonter avec a Pour remplir la fiche il faut se conformer aux normes adopt es voir pages 7 amp 11 Le curseur se place automatiquement sur le d but du 20 premier champ On commence donc par entrer les auteurs Si le champ est enti rement rempli le curseur passera automatiquement au d but du champ suivant Sinon valider avec la touche enter On saisit ensuite l ann e Le curseur passe alors automatiquement au d but du champ titre puisque par sa longueur m me le champ ann e est toujours plein sauf dans le cas peu fr quent des publications sans dates o il faut alors entrer 0 puis valider Apr s avoir rempli le titre on appuie nouveau sur la touche enter sauf si le titre occupe toute la place du champ et on remplit le champ MOTSCLES Les mots cl s peuvent tre entr s dans n importe quel ordre Si tout le champ MOTSCLES est occup le curseur passera automati quement sur l enregistrement vide suivant Sinon on peut y passer de trois mani res diff rentes en appuyant sur la touche enter sur la touche ih ou encore sur la touche Le Il faut noter qu on peut tout moment se d placer dans un enre gistrement avec les touches t
17. arde de la disquette Une fausse manoeuvre peut en effet d truire de fa on irr m diable la dis quette originale avec tous les inconv nients que cela comporte Pour faire cette sauvegarde il faut sortir de DB3 par QUIT On se retrouve sur l cran de la figure 1 Il suffit alors de taper la com mande suivante qui n est plus une commande DB3 mais une commande MSDOS DISKCOPY A A L ordinateur demande alors d introduire la disquette source c est dire la disquette originale source disket dans le lecteur A puis de valider par enter Il copie alors la disquette dans un r pertoire pro visoire sur le disque dur L ordinateur demande ensuite d introduire la disquette de sauvegarde target disket dans le lecteur A apr s avoir videmment sorti la disquette pr c dente Apr s copie l ordinateur de mande si on veut copier une autre disquette Y N On r ponds non puis on sort la disquette Il faut noter que dans ce cas pr cis il n est pas n cessaire que la disquette de sauvegarde soit format e au pr alable Le formatage est fait automatiquement en pr alable la copie VI COMPTER DES ENREGISTREMENTS Il est possible de compter les enregistrements de BIBLIPED cor Tespondant une condition particuli re La commande est COUNT FOR con dition Par exemple COUNT FOR SCHWARTZ AUTEUR donnera le nombre de r f rences crites seul ou en collaboration par SCHWARTZ et pr sentes dans la base COUNT FOR p do
18. e a donc t enti rement in formatis en grande partie gr ce Mr G ALETTI directeur de 1 AFCA Congo Association pour la Formation des Cadres en Afrique association de type loi de 1901 organisant des stages de formation pour adultes qui m a initi amp DBase3 lors de deux stages de formation et a r solu les probl mes les plus ardus Le fichier a enti rement t retranscrit sur le systeme de gestion de bases de donn es DBase3 Un r pertoire de mots cl s permet d effectuer des recherches th matiques Le fichier est r actualis au fur et mesure des arriv es Notons que le fichier manuel Subse gale ment une mise jour r guli re Le but de cette note est clair permettre A quiconque de se servir du fi chier pour ex cuter des recherches sur auteur sur ann e sur th me sur pays Nulle connaissance informatique ne sera n cessaire pour cela l inverse il ne rentre pas dans les objectifs de cette note l apprentis sage de notions m me l mentaires de programmation Le texte qui suit est divis en cing chapitres le premier est une pr sentation sommaire de DBase3 et de ses possibi lit s le deuxi me est une pr sentation de BIBLIPED la base de donn es prin cipale le troisi me est une pr sentation des bases de donn es partielles tir es de BIBLIPED et des programmes d utilisation aff rents le quatri me est un manuel d utilisation des bases de donn es et pro grammes af
19. emiere lettre du nom propre en majuscule Afrique Afrique de l Ouest majuscule pour le point cardinal minuscule Afrique australe pour l adjectif de majuscule pour les p riodes g ologiques CO2 en tonala Fe24 selon conventions internationales Attention il est important de veiller l orthographe des mots Une re cherche sur Senegal Venezuela Al echangeable n aboutira pas L orthogra phe correcte est S n gal Venezuela et Al amp changeable En cas d h sitation la solution est de se r f rer la base de donn es MOTSCLES DBF qui contient le listing de tous les mots cl s de la base de donn es BIBLIPED DBF voir chapitres 4 et 5 N B ne pas confondre MOTSCLES nom d un champ dans la base BIBLIPED DBF et MOTSCLES DEF base de donn es D une mani re g n rale le champ MOTSCLES contient deux mots cl s g ographiques pays et continent ou r gion 1 3 mots cl s sur des mati eres g n rales p dologie g ochimie arch ologie botanique puis des mots cl s plus th matiques isotope sol brun acide Age du Fer 130 ga let fissur cro te horizon sombrique Au 31 03 1990 la base BIBLIPED contient environ 1100 mots cl s Ce chiffre peut para tre lev mais l exp rience nous a montr que c est en multipliant les mots cl s que les recherches sont les plus efficaces De plus ce grand nombre de mots cl s tient pour partie au fait que de nombreux th mes n apparaissent que dans un no
20. enir sur BIBLIO et sortir du programme Pour le moment l option recherche sur auteur est dans une confi guration provisoire Elle sera modifi e ult rieurement pour afficher auto matiquement les r f rences de l auteur recherch MENU DE RECHERCHE AUTEUR ET ANNEE RETOUR SUR BIBLIO RECHERCHE SUR AUTEUR 1 TITRE 2 ANNEE 3 MOTS CLEFS L 5 g FIGURE 6 L cran du menu de recherche BONJOUR Ceci est un programme de recherche sur auteur dans la base BIBLIPED BIBLIoth que de PEDologie ATTENTION entrez le nom de l auteur Le pr nom est facultatif il ne peut figurer que par son initiale suivie ou non d un point exemples CADEE G ou CADEE G ou Cadee ou CADEE FIGURE 7 L cran de recherche sur auteur N B il y a dans le programme une instruction qui transforme les minuscules en majuscules on peut donc entrer le nom de l auteur en minuscules l ordinateur fera la transforma tion en majuscules avant de faire sa recherche 48 II A b Recherche sur titre option 2 de menu La recherche sur titre se fait selon le m me principe L ordina teur affiche l cran suivant fig 8 Il suffit d ob ir aux instructions comme pr c demment D une fa on g n rale cette recherche sur titre est fastidieuse Il y a de plus des risques d erreurs possibles lors de la sai sie voir p 9 BONJOUR Ceci est un programme de recherche sur titre dans la base BIBLIPED ATTENTION entrez le titre dans sa
21. f rents recherches th matiques le cinqui me est une pr sentation de quelques utilisations particuli res cr ations de sous fichiers impression copie sauvegarde tri avec toutes les instructions suivre CHAPITRE I PRESENTATION DE DBase3 DBase3 que nous appellerons par la suite DB3 est un systeme de gestion de bases de donn es L int r t de DB3 est d tre la fois un moyen de stocker ordonner et utiliser les informations con tenues dans un ou des fichiers un langage de programmation permettant de tirer le maximum de profit des informations des fichiers Il est en fait possible de se servir des donn es stack amp dans les Fichiers de DB3 de trois mani res diff rentes en programmant les instructions de gestion des fichiers en se servant d un programme utilitaire d assistance appel AS SIST qui fait partie int grante de DB3 en se servant de petits fichiers de programmation conviviaux que l on met au point soi m me ou non et qui correspondent un usage pr cis Ainsi BIBLIO qui sera d crit au chapitre 3 permet d interroger la base de donn es BIBLIPED avec le m me niveau de connaissance informatique que celui n cessaire pour Tetirer de l argent dans un distribanque L ordinateur qui nous sert pour l instant est le Victor de 1 administration Comme le disque dur de 30 megaoctets est r serv l admi nistration nous travaillons exclusivement sur d
22. hamp Pour les recherches sur les chamos de type num rique l instruc tion est la suivante DISP for ANNEE condition entrer l ann e exemples DISP FOR ANNEE 1986 rechercher l ann e 1986 DISP FOR ANNEE gt 1988 recherche sur les ann es 1989 et suivantes N B 5 la notation compl te de DISP est DISPLAY mais encore une fois seules comptent les quatre premi res lettres On peut toujours et c est important de le noter combiner plu sieurs instructions gr ce aux commandes and et et or ou La structure est alors la suivante exemples DISP FOR Congo MOTSCLES AND FOR ANNEE gt 1953 N B 6 on peut encha ner plusieurs conditions les unes la suite des autres N B 7 il est essentiel d encadrer and et or par deux points DB3 ne reconnait pas la commande autrement D autres possibilit s de DB3 seront voqu es dans le chapitre suivant Pour sortir de BIBLIPED on a le choix entre deux commandes soit simplement la commande USE sans nom de fichier soit la commande CLOSE DATA Ces deux commandes ferment le fichier Si on veut ensuite quitter rappellons que les instructions peuvent tre tap es en majusc ou minusc 22 _ DB3 il suffit de taper la commande QUIT On se retrouve alors sur 1 cran de la figure 1 QUIT est une commande tr s s re elle permet de re fermer tous les fichiers qui taient ouverts Si on veut quitter DB3 alors que l on est dans BIBLIPED o
23. ire des gramin es titre entier On vitera la cha ne Contribution l tude de sous chsine que l on risque de retrouver dans de nombreuses publications On prendra plut t analyse foliaire des gramin es On peut galement faire une recherche sur deux sous chatnes On verra comment au chapitre 4 Mais on verra galement qu il est plus simple de faire une recherche sur mots cl s On trouvera galement dans le champ TITRE des messages Par exemple TAP signifie que la r f rence est rang e avec les classeurs de Tir s A Part Autre message ATN pour attention ann e exacte 1984 85 pour une r f rence parue dans une revue faisant un num ro double cette solution est en effet obligatoire dans la mesure ou le champ ANNEE ne fait que octets de long champ MOTSCLES La longueur de ce champ est de 100 octets ce qui corres pond environ 10 mots cl s A l usage cette longueur se r v le un peu limite cf infra Il est en effet important d entrer le maximum de mots cl s pour que les recherches ne soient pas triviales Les mots sont entr s en minuscules Lorsque l emploi des majus LA s cules est n cessaire la r gle est la suivante ATD sigle en majuscules sans entre les initiales Ag ie symboles chimiques selon les conventions internationales 232Th si isotope pas de s paration entre chiffres et lettres 140 pH selon convention internationale Atterberg ampoule de Koepf pr
24. isquettes de 5 pouces 1 4 lecteur A de l ordinateur Ces disquettes ont une capacit de stockage limit e environ 360000 octets soit autant de caract res d imprimerie Compte tenu de la dimension de nos fiches de la n cessit de laisser de la place de disponible pour les fichiers de programmation cela repr sente peu pr s 680 fiches bibliographiques DB3 permet la r alisation de diff rents types de fichiers Nous nous servirons exclusivement ici de deux d entre eux les fichiers de bases de donn es qui contiennent les donn es saisies L ordinateur les reconna t leur extension DAF Exemple BIBLIPED DBF Pour se servir ouvrir d un tel fichier on utilisera la commande USE suivie du nom de fichier Exemple USE BIBLIPED L extension DBF n est pas utile ici car la commande USE ne s emploie qu avec des fichiers DBF Pour refermer la base de donn es une fois son utilisation ter min e on emploiera la commande USE sans nom de fichier ou encore la commande CLOSE DATA les fichiers de programmation qui permettent de gerer les bases de donn es voire d utiliser DB3 dans d autres buts fai re des calculs et qui ont l extension PRG A titre d exemple on citera BIBLIO PRG qui permet d interroger BIBLI PED DEF ou encore LEXIPED PRG qui permet de g rer le r per toire de motscl s de la base v rification de l existence d un mot cl ajout sortie listing voir chapitre 3 Pou
25. la me sure o certains mots sont accol s pour gagner de la place voir p 10 D une mani re g n rale il convient de distinguer les mots qui posent pro bleme et ceux qui n en posent pas les symboles Ne posent pas de probl mes des symboles comme Pb MO CE C02 Fe2 etc Posent probl mes des symboles comme Na inclus dans Nami bie Ni Niger Nigeria C N Ag Age du Fer etc D une mani re g n rale les symboles sont tout de m me s par s les uns des autres par un blanc Il est tout fait possible de faire une recherche sur Ni Li CO G C est au coup par coup qu il faut voir quels sont les possibilit s d erreur les noms Peuvent poser des probl mes certains noms de pays Niger in clus dans Nigeria et surtout tous les noms scientifiques pouvant tre rallong s Diff rents cas de figure se pr sentent Si on tape par exemple p dologie on aura galement pal op dologie En l occurence ce n est pas g nant Si l on fait une recherche sur le seul mot cl p dologie cela signifie que l on cherche toutes les r f rences se rapportant la p dolo gie Or la pal op dologie est bien une branche de la p dologie C est plus g nant dans d autres cas avec botanique on sortira galement pal obota nique avec chimie on sortira g ochimie biochimie avec histoire pr his 28 toire Il n y a ici gu re de solution En rajoutant un blanc avant ou apr s le mot on risque de rater de
26. licites Le 4 not permet de sortir de BIBLIO et de repasser dams le programme g n ral de DB3 La notation correspond O z ro Elle permet de diff rencier ce chiffre de la lettre 0 Le choix se fait en tapant le chiffre correspondant Il ne faut pas valider gt II A RECHERCHE SUR AUTEUR ANNEE CHOIX 1 Un deuxi me cran s affiche alors fig 6 Le choix se fait ga lement en tapant le chiffre correspondant et sans valider II A a Recherche sur auteur choix 1 Un nouvel cran s affiche fig 7 On demande l utilisateur d entrer selon certaines normes le nom de l auteur recherch Apr s avoir frapp le nom il faut valider L ordinateur effectue une recherche Si l auteur existe il affiche cet auteur figure dans la base de donn es vous pouvez faire votre recherche Dans le cas contraire il affiche cet auteur ne figure pas dans la base de donn es Dans les deux cas l ordi nateur affiche galement appuyez sur une touche pour continuer ee Il faut alors appuyer sur une touche n importe laquelle une lettre un chiffre la touche enter la barre d espacement cela n a pas d importance L ordinateur pose alors la question voulez vous continuer votre recherche O N Si on r pond oui l ordinateur affiche nouveau l cran de la figure 7 dans le cas contraire il affiche l cran de la figure 6 On peut alors soit faire une recherche sur un autre th me soit rev
27. logie MOTSCLES donnera le nombre de r f rences en pedologie COUNT FOR ANNEE 1988 donnera toutes les r f rences crites en 1988 etc etc BON TRAVAIL
28. lt gt On peut modifier effacer ra jouter des lettres des mots soit en r crivant par dessus les caract res d j saisis soit en ins rant de nouveaux caract res Dans ce cas il faut tre en mode insertion touche inser Lorsque l on a fini de saisir les enregistrements il convient de valider la saisie Pour cela il faut appuyer 4 la fois sur les deux tou ches CTRL contr le et FIN ou END selon l ordinateur Si l on est sur un enregistrement vide ce qui arrive donc lorsque le champ MOTSCLES de l enregistrement pr c dent est enti rement plein il convient avant de valider de remonter dans l enregistrement pr c dent par la touche L ordinateur ajoute sinon un enregistrement vide qui sera valid et d comp t dans le total des fiches saisies II C MODIFIER UN ENREGISTREMENT OPTION 3 DE BIBLIO Cette option est cit e pour m moire Il est demand aux utilisa teurs de ne pas modifier les enregistrements Si une erreur est constat e me pr venir TI D SORTIR DE BIBLIO OPTION DE BIBLIO La sortie de BIBLIO se fait par l option On se retrouve alors devant un cran vide avec juste en bas gauche le point qui materialise le curseur nous sommes sur le programme g n ral de DB3 III UTILISATION DE BIBLIPED DBF Pour entrer sur BIBLIPED deux solutions s offrent nous soit taper SET DEFAULT TO A aller sur le lecteur A puis valider taper USE BIBLIPED ouvrir BIBLIP
29. mbre restreint d ouvrages ainsi itabirite appara t sur 3 articles itabirite et Congo sur un article horizon sombrique sur deux articles Pour retrouver ces ar ticles il est bien n cessaire de pr ciser ces mots cl s particuliers mais sans oublier des mots d int r t plus g n ral La longueur du champ soit 100 octets appara t l usage faible Diff rentes astuces permettent de rem dier cet tat de fait 7 supprimer les intervalles entre les mots proc d peu esth tique mais pas genant pour la recherche puisque celle ci s effectue sur des chafnes de caract res fusion de certains mots par exemple pedologie et exoscopie donne ront p dologiexoscopie M me remarque que ci dessus utilisation de termes plus courts abr viations synonymes dans le pire des cas mettre par exemple pal o cologie en lieu et pla ce de pal obotanique et pal oclimatologie 11 fusion de certains groupes de mots ainsi chimie du sol et sol fer rallitique donneront chimie du sol ferrallitique andosol et sol brun calcaire donneront andosol brun calcaire ce qui en soi n a aucun Sens Mais il ne faut pas perdre de vue qu un mot cl n est qu une cha ne de caract res pour effectuer une recherche th matique Ce qui est impor tant ici ce n est pas andosol brun calcaire qui n apparatt pas dans la liste des mots cl s mais le fait que gr ce amp ce subterfuge il est po
30. n de la figure 1 Cet cran appara t automatiquement lorsqu on met l ordinateur en route Si on est sur D83 il faut en sortir par QUIT L cran appara t alors Lorsqu on est sur l cran de la figure 1 il suffit de taper la commande FA comme signal sur l cran puis de valider L op ration se fait automatiquement et l ordinateur pr vient lorsqu elle est finie V B CREATION DU SOUS FICHIER AFRIQUE Il sera n cessaire de travailler temporairement sur le disque dur pour faire les transferts Prendre la premi re disquette de BIBLIPED r f rences A et B des auteurs Taper les commandes suivantes set default to a aller sur le lecteur A use bibliped ouvrir le fichier BIBLIPED copy to C AFRIQUE1 DBF for Afrique MOTSCLES copier dens un fichier appel AFRIQUE1 situ sur le lecteur C disque dur tous les enregistrements dans lesquels Figure Afrique comme mot cl close data Fermer le fichier BIBLIPED On change ensuite de disquette On prend la deuxi me disquette de BIBLIPED r f rences auteurs de C F On cr era ensuite sur le disque dur un deuxi me fichier appel AFRIQUE2 Il n est en effet pas possible de copier directement les enregistrements de la deuxi me disquette dans le fichier AFRIQUE Si on tente cette manoeuvre l ordinateur r pond que ce fichier existe d j et demande si on veut l craser le d truire Il faut obligatoirement cr er ce deuxi me fichier temporaire On r it
31. n peut taper QUIT sans avoir fait au pr ala ble USE ou CLOSE DATA IV UTILISATION DE LEXIPED PRG x LEXIPED PRG est le fichier de programmation associ 4 la hbase MOTSCLES DBF Pour effectuer LEXIPED il faut taper la commande DO LEXIPED puis valider par la touche enter L cran suivant apparait fig 10 LEXIPED permet de g rer le r pertoire de mots cl s de BIBLIPED ajouter un mot cl v rifier l existence d un mot cl traduction listing des mots cl s a FF WN fin de traitement Faites votre choix FIGURE 10 L cran qui s affiche lorsqu on fait LEXIPED IV A Ajouter un mot cl choix 1 L ordinateur demande alors entrer le mot de passe et valider avec enter Si on fait un mauvais mot de passe l ordinateur affiche d sol vous avez perdu Pressez sur une touche pour continuer On se retrouve alors sur l cran de la figure 10 Si on fait le bon mot de passe l ordinateur affiche Bonjour entrez le mot cl Il faut alors entrer le mot valider L ordinateur entame alors une v rification Si le mot cl existe d j dans le r per toire cela peut arriver l ordinateur affiche ce mot cl existe d j dans le r pertoire Voulez vous ajouter un autre mot O N Il faut alors repondre par O ou par N sans valider Si le mot cl n existe pas encore il est rajout automatiquement en fin de fichier et l ordinateur affiche le message correspondant L ordinateur demande ensuite Voulez v
32. omatiquement sur l cran de la figure 11 Les r gles du listage sur DB3 sont particuliere Le tri se fait d abord sur le premier caractere puis sur le second puis sur le troisi me etc 11 faut savoir que les chiffres apparaissent en premier puis les majuscules puis les minuscules Ceci explique que le chiffre 102 par exemple apparaitra avant le chiffre 11 Lors du tri sur le second caract re Of apparait avant 1 De m re 1892 appara tra avant 19 puis que 8 est plac dans l ordre avant 9 De m me le symbole MO mati re orga nique appara tra avant Martinique lors du tri sur le second caract re pr o majuscule appara tra avant a minuscule Ceci explique que les mots ne suivent pas tout fait l ordre du dictionnaire Mais connaissant cette r gle il est facile de retrouver un mot dans la liste IV E 2 Une impression du r pertoire option 2 de listage L ordinateur demande d allumer l imprimante Il faut alors atten dre que celle ci soit op rationnelle fin du clignotement des voyants 11 suffit ensuite de presser sur une touche et l impression se fait automa tiquement pendant que la liste d file sur l cran Ce listage est plus rapide que l impression D s qu il est fini on se retrouve sur l cran de la figure 11 On peut d s cet instant faire autre chose sortir du pro gramme quitter DB3 m me si l impression n est pas termin e L im primante poss de en effet une m moire tampon qui lui
33. ous ajou ter un autre mot cl O N On r pond de la m me mani re par O ou N sans Valider re eu Si la r ponse est D on recommence les op rations pr c dentes Si la r ponse est non l ordinateur affiche Patientez base en cours de tri L ordinateur proc de en effet un tri alphab tique De cette mani re les mots cl s sont toujours class s par ordre voir II E 1 ce sujet Pr cision d importance le mot cl est DS IV B V rifier l existence d un mot cl choix 2 L ordinateur affiche entrez le mot cl Il faut alors entrer le E mot cl puis valider Si le mot cl figure bien dans MOTSCLES DBF l ordi nateur affiche ce mot est bien un mot cl de la base BIBLIPED On presse sur une touche quelconque pour continuer et l ordinateur demande alors si on veut continuer sa recherche Si oui 0 l ordinateur demande nou veau d entrer un mot cl sinon on se retrouve sur l cran de la figure 10 Si le mot ne figure pas dans la base l ordinateur le pr cise puis demande galement si on veut poursuivre sa recherche On repasse au cas de figure pr c dent IV C Traduction choix 3 Lorsqu on fait ce choix l ordinateur affiche patientez TRADUC n existe pas encore TRADUC est un programme qui n est pas encore cr et qui permettra ult rieurement de demander une traduction en allemand ou en anglais des mots cl s de BIBLIPED Cette option est donc inutilisable pour l heure IV D
34. r se servir d un tel fichier la commande est DO suivie du nom de fichier sans extension Pour refermer le fichier la commande est automatique car incluse dans le programme Dernier point comment entrer ou sortir de DB3 Sur l ordinateur de l administration une fois mis en marche apparait un cran offrant un certain nombre de choix Pour entrer sur DBase3 il suffit de taper DB3 puis valider la commande en appuyant sur la touche return Appara t alors un nouvel cran avec en haut les caract ristiques de DBase3 copy right notamment et en bas un point les instructions que l on donnera l appareil s afficheront la suite de ce point qui mat rialise le d but de chaque ligne d instructions figures 1 et 2 Pour sortir de DB3 il suffit tout moment de taper la commande QUIT et de valider par return La commande QUIT ferme automatiquement tous les fichiers ouverts GESTION 89 GEST89 GESTION 96 GEST99 DBASE III MULTIPLAN LOTUS 123 PRINTGRAPH C gt o signifie que l on est sur le lecteur C c est A dire que 1 travaille sur le disque dur FIGURE 1 L cran qui appara t lorsqu on met l ordinateur en marche message indiquant que l on est en mode Majuscule Maj dBASE III PLUS Version 1 0 IBM MSDOS Copyright c Ashton Tate 1985 1986 Tous Droits R serv s dBASE dBASE III Plus CAFE COMP sont des marques d pos es de CAFE COMP Vous pouvez utiliser le logiciel et la documentation constituant le
35. s r f rences Il vaut mieux employer la proc dure normale II IMPRESSION D UN FICHIER S Il y a deux possibilites set default to a type BIBLIPED DBF to print qu set default to a use bibliped list all to print close data III IMPRESSION DE CERTAINS CHAMPS D UN FICHIER il suffit de pr ciser le nom des champs que l on d sire voir sortir list all AUTEUR ANNEE to print IV IMPRESSION PARTIELLE D UN FICHIER Supposons que notre fichier fasse 300 r f rences mais qu on ne veuille imprimer que les 100 derni res r f rences Il faut alors placer le curseur sur l enregistrement n 200 puis demander l ordinateur d im primer le reste Ceci ce fait de la mani re suivante set default to a use nom du fichier 200 list rest to print close data V CREATION D UN SOUS FICHIER Supposons qu a partir de BIBLIPED nous voulons faire un sous fichier rassemblant toutes les donn es en p dologie en Afrique V A FORMATAGE D UNE DISQUETTE x Le formatage est une op ration consistant rendre une disquette neuve lisible par l ordinateur Sans cette op ration automatique une disquette neuve est inutilisable Or nous aurons besoin d une disquette neuve pour cr er la base de donn es AFRIQUE 2g Prenons une disquette et orientons la comme indiqu figure 4 p 15 Mettre une tiquette AFRIQUE DBF sur la face sup rieure Pour formater la disquette il faut tre sur l cra
36. ssible de faire une recherche sur andosol sol brun ou sol brun calcaire De m me pour biog ochimie et chimie organique qui donneront biog ochimie organique Cette solution discutable nous a sembl pr f rable celle consistant rallonger apr s coup la longueur du cham ope ration toujours d licate ro es AUTEUR ANNEE TITRE MOTSCLES les champs apparaissent en vid o inverse sur l cran avec leur longueur exacte le tiret clignotant mat rialise la position du curseur Il se d place quand on frappe des touches et avec les fl ches haut bas gauche droite FIGURE 3 L cran de saisie de BIBLIPED DBF 2 CHAPITRE III LES FICHIERS CONNEXES A BIBLIPED DBF Les fichiers connexes BIBLIPED DBF sont soit des sous fichiers soit des bases de donn es ind pendantes soit des fichiers de programma tion I LES SOUS FICHIERS Deux fichiers de bases de donn es ont t extraits de BIBLIPED DBF Il s agit de CONGO DBF qui regroupe toutes les r f rences sur le Congo 393 au 31 03 90 CONGOPED DBF qui regroupe toutes les r f rences p dologiques sur le Congo 268 au 31 03 1990 CONGOPED DBF peut galement tre con sid r comme un sous fichier de CONGO DBF Ces deux bases de donn es ont exactement la m me structure que BIBLIPED DBF Les champs portent le m me nom et ont m me longueur Pour l instant il n y a pas de fichier de programmation PRG associ ces
37. totalit ou partiellement Respectez la ponctuation Exemple L interpr tation des analyses et non L interpretation FIGURE 8 L cran du menu de recherche sur titre II A c Recherche sur ann e option 3 de menu La recherche sur ann e seule a t introduite ici bien que son int r t soit tr s faible M me principe que ci dessus II A d Recherche sur mots cl s option 4 de menu La recherche sur mots cl s est en d finitive la plus int ressante L ordinateur affiche l cran suivant figure 9 BONJOUR CECI EST UN PROGRAMME PERMETTANT DE VERIFIER L EXISTENCE D UN MOT CLE Entrez le mot cl d sir FIGURE 9 L cran du menu de recherche sur mot cl Il faut entrer le mot cl puis valider par enter en respectant les consignes donn es pages 9 et 10 du texte Si le mot cl recherch existe dans la base l ordinateur affiche le premier enregistrement qu il a trouv correspondant au choix L ordinateur pose galement la question voulez vous une impression O N Si oui 1 ordinateur demande d allumer l imprimante puis de presser sur une touche quelconque l impression s effectue alors Quel que soit le choix impression ou non l ordinateur demande ensuite voulez vous l enregistrement suivant O N Si l on r pond 0 cette question l ordinateur affiche le second enregistrement et repose les m mes questions que pr c demment Si l on r pond non l ordinateur demande si l

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