Le ministère de l`Intérieur (préfectures)
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1. Lexique C A A Cour administrative d appel C E S Contrat emploi solidarit G M S Groupe mobile de s curit M A D Mise disposition M O P Ma tre ouvrier professionnel O P Ouvrier professionnel PREF Pr fecture S G A P Secr tariat g n ral pour l administration de la police S G A R Secr tariat g n ral pour les affaires r gionales S T M Service technique du mat riel S PREF Sous Pr fecture T A Tribunal administratif TRANS Transmissions 19 2 PR SENTATION DE GPR2 ET D AGORA GPR2 Les personnels du cadre national des pr fectures sont depuis 1990 g r s par l outil informatis GPR2 Tous les actes individuels et collectifs sont assur s par cet outil mais GPR2 ne traite pas la r mun ration de ces personnels N anmoins la gestion des primes servies dans le cadre de la r forme du r gime indemnitaire est possible Si aujourd hui GPR2 donne globalement satisfaction une analyse critique de GPR2 permet d tablir le bilan suivant 1 Des fonctions ne sont pas couvertes la gestion des r mun rations le calcul des primes hors r forme du r gime indemnitaire la gestion des ch anciers par exemple suivi des positions statutaires venant ch ance 2 Des fonctions ne sont que partiellement couvertes la double carri re ex directeur est CSA certaines situations doubles ex agent temps partiel part en CLM 3 L ergo2. La d marche s organise en plusieurs volets e identification des m tiers voir fiche n 3 partir d un inventaire pr cis des effectifs actuels et de leur r partition en m tiers par ge anciennet comp tences e projection moyen terme de l volution des ressources humaines e valuation des besoins futurs en effectifs par emploi et par comp tence e laboration d une politique de r duction des carts entre l volution spontan e des effectifs et celle des besoins e n cessit de calculer d sormais les cr dits de personnels au co t r el et non au plus au co t moyen budg taire e cr ation d un groupe paritaire de r flexion sur la GPEEC l issue des Assises des pr fectures du 23 novembre 2000 voir fiche n 2 e mise en uvre d un plan triennal de formation voir fiche n 7 La gestion pr visionnelle des effectifs des emplois et des comp tences suppose donc une utilisation coordonn e de diff rents moyens d action disposition de l administration mobilit promotion professionnelle formation recrutement Concernant l tablissement d un r f rentiel des m tiers voir fiche n 3 pour les domaines de comp tence les plus nouveaux et les plus strat giques Un cahier des charges sera tabli afin de lancer une tude dans les pr fectures Il est propos de retenir principalement deux objectifs d une part l laboration d une m thodologie reproductible et d un
3. fautes professionnelles La circulaire du 9 janvier 2001 propose des mesures concr tes propres favoriser cette pr vention 26 FICHE N 7 PROJET D ORIENTATIONS POUR UN PLAN TRIENNAL DE LA FORMATION Dans son discours de cl ture des assises nationales des pr fectures le ministre a fait part de sa volont de donner une v ritable priorit la formation et m me si des efforts importants ont d j t accomplis dans ce domaine invit aller plus loin pour que chaque agent b n ficie en moyenne de quatre jours de formation par an au lieu de trois environ aujourd hui Pour atteindre cet objectif le ministre a annonc la mise en uvre d un plan triennal visant notamment favoriser les formations interminist rielles renforcer les chelons d concentr s de la formation et d velopper les formations dans les domaines o les pr fectures sont confront es de nouveaux enjeux Il a aussi souhait une syst matisation des stages de prise de poste permettant notamment de mieux accompagner chaque agent dans le d roulement de son cursus Un premier projet de plan triennal pour la formation a t labor partir des orientations ainsi d finies Il se d cline autour de trois axes principaux mieux pr parer les pr fectures et l administration centrale aux volutions de leurs MISSIONS accompagner les personnels dans la mise en uvre de leurs projets professionnels conduire plus effi
4. voir fiche n 5 Elabor avec l aide d un consultant ext rieur ARCADE est actuellement en phase de validation pr fecture par pr fecture ARCADE d cline l effectif r parti en missions et fonctions support ce qui donne au gestionnaire le moyen de d celer des d s quilibres internes Est galement pr vu un module de comparaison qui permettra aux pr fectures mission par mission de se situer utilement et de s interroger le cas ch ant sur des modes d organisation plus efficaces ARCADE sera enfin un outil d aide la r flexion sur l volution souhaitable dans le temps de la structure des emplois de la pr fecture sans attendre que l outil ARCADE ne devienne pleinement op rationnel le bureau de gestion des personnels de pr fecture interroge d sormais chaque semestre les pr fets sur leurs pr visions de d part et sur leurs souhaits de remplacement quantitativement et qualitativement Cet exercice permet au gestionnaire central d affiner la r ponse faite aux pr fectures l occasion des op rations de mutation d affectation des laur ats de concours ou d accueil en d tachement le d veloppement d une gestion pr visionnelle des effectifs des emplois et des comp tences GPEEC s inscrit dans le cadre de la circulaire du premier ministre en date du 3 juin 1998 dont le CIRE du 12 octobre 2000 a rappel toute l importance dans le contexte des d parts massifs la retraite qui vont affecter la fonction publique
5. Assises pr sid es par le Ministre de l Int rieur x Le d bat national a suscit des questions importantes relatives la motivation et parfois au mal tre dans les pr fectures o l on discerne la fois une forte ambition pour le service public et un r el sentiment de lassitude ou de d sillusion et souvent d interrogation ou de critique sur le management qui ne cadrent pas avec l image d administration moderne de fer de lance de la r forme de l tat que les pr fectures voudraient donner d elles m mes D o l importance au del de la r flexion sur les missions et l organisation d un r el effort d am lioration de la gestion des ressources humaines Les d veloppements consacr s ce sujet par le document introductif n ont laiss personne indiff rent Il n est pas une pr fecture qui n ait r agi aux pistes sugg r es qu il s agisse de l introduction d une gestion personnalis e des carri res ou de l adoption de mesures de revalorisation cat gorielle VERS UNE GESTION PERSONNALISEE DES CARRIERES cet gard des axes de d veloppement sont retenus et titre d exemples e des entretiens de carri re d velopper e une r forme de la notation e l tablissement de fiches de postes e le d veloppement de la mobilit Par ailleurs le suivi des Assises a donn lieu la mise en uvre d un dispositif de travail avec les organisations syndicales repr sentatives des pe
6. Cr dits de r mun ration Chapitre 3721 amp PRE Mais encadr e Maintien du statut et des droits des personnels et du r le des instances CTP et CAP nationaux et locaux Limite du plafond d emploi pour les recrutements Limite de la masse indiciaire globale des effectifs pour les changements internes Maintien de la N B I Compensation financi re des mesures nationales Contr le financier et de l administration centrale Prise en compte d v nements de force majeure Progression annuelle garantie de la dotation de 0 3 La globalisation permet ainsi une plus grande souplesse de gestion pour un meilleur r sultat une d l gation de cr dits plus rapide une connaissance plus fine des besoins et la r alisation de pr visions pluriannuelles le b n fice de marges de man uvres financi res x En 2000 quatre pr fectures ont t concern es ISERE FINISTERE SEINE MARITIME DOUBS En 2001 dix autres pr fectures sont entr es dans l exp rimentation CHARENTE MARITIME EURE EURE ET LOIR MAINE ET LOIRE HAUT RHIN SOMME VAR VOSGES TERRITOIRE DE BELFORT SEINE SAINT DENIS FICHE N 2 LES ASSISES DES PREFECTURES L lan donn par le gouvernement la R forme de l Etat imposait qu une r flexion en profondeur soit conduite sur la modernisation des pr fectures Les Assises des pr fectures qui se sont tenu
7. fecture Les premiers changes intervenus entre les pr fectures et l administration centrale sur ARCADE qui est en cours de validation font appara tre que les pr fectures seront pr tes se livrer loyalement l exercice qui leur est propos Elles prennent notamment conscience des cloisonnements qui affectent souvent le fonctionnement des services Les notions de polyvalence ou de modes d organisation plus souple qui permettent le renfort d un service l autre trouvent des illustrations concr tes de plus en plus nombreuses Extrait du tableau CHIFFRAGE DU COUT REEL D partement GESTION DU CHAPITRE BUDGETAIRE 31 11 ARTICLE 30 TOTAL 31 d cembre 2000 01 janvier 2001 EFFECTIF SOUS y ERA DU EFFECTIF SOUS EFFECTIF SOUS EFFECTIF SOUS w r 3 AUTORITE PREFET fi AUTORITE PREFET AUTORITE PREFET AUTORITE PREFET CORPS ET GRADES MAD HORS TA CAA ENTREES SORTIES ODEA TON MAD HORS TA CAA EN MAD HORS TA CAA MAD HORS TA CAA N TPS J S F S A EN TPS REMUNERE DU TPS PARTIEL TPS REMUNERE EN AGENT EN TPS TRAVAILLE 120 78 0 00 0 00 121 78 121 70 DIRECTEUR 220 61 5 00 0 50 222 11 222 00 ATTACHE PRINPL IERE CL 33 92 0 00 0 00 34 92 34 90 ATTACHE 9EME ECHELON 1029 16 14 00 5 50 0 60 1037 06 1068 1031 20 CATEGORIE A 3006 01 64 90 45 00 1 20 3024 71 3101 3007 00 SA CL EXCEPTL 548 65 9 80 5 00 1 60 551 85 580 544 60 SA CL SUPERIEURE 853 96 12 00 11 00 0 30 854 66 843 90 CATEGORIE B
8. tences seront reconnues au travers de parcours professionnels valorisants Ils attendent de l administration qu elle pr cise les modalit s de la mobilit voir fiche n 4 qu elle promeut Ils demandent enfin concr tement une am lioration des perspectives de promotion et une harmonisation de leur r gime indemnitaire par rapport aux pratiques interminist rielles Parmi les objectifs poursuivis une importance particuli re est accord e la diffusion progressive au sein des pr fectures d une culture partag e du management r pondant ainsi aux souhaits exprim s lors des assises Le management exige une formation initiale et continue au m me titre que n importe quelle comp tence technique Le principe des formations obligatoires au management sera donc syst matis et b n ficiera l ensemble des fonctionnaires quel que soit leur grade qui assument des responsabilit s d encadrement 2 Rappel des actions de modernisation engag es dans le cadre du plan pluriannuel Toute gestion des ressources humaines poursuit la fois d une mani re d ailleurs indissociable l am lioration de l efficacit globale des services et la qualit du service rendu ainsi que l panouissement professionnel de l ensemble de ceux qui constituent une communaut au travail Gestion personnalis e et gestion pr visionnelle des emplois et des comp tences sont de ce point de vue les deux facettes d une m me ambition a Le d vel
9. et l appr ciation qui est port e sur la qualit de celui ci e d enrichir les fiches de notation par des appr ciations litt rales plus pr cises argument es et refl tant davantage les missions confi es et les comp tences manifest es 24 3 La r forme de la notation et la mise en uvre d un processus d valuation pour les agents des pr fectures Un groupe de travail compos de repr sentants de l administration et des organisations syndicales repr sentatives des agents des pr fectures a t constitu Les travaux de ce groupe s inscrivent dans les orientations de la circulaire du 31 janvier 2001 qui a d fini les modalit s de suivi des Assises des pr fectures S agissant de la notation de l valuation et de l avancement il convient de rappeler que le Ministre de l Int rieur dans son discours de cl ture des Assises Nationales des pr fectures le 23 novembre 2000 Lyon a indiqu qu il existait une aspiration tr s forte pour qu une plus grande attention soit port e la situation des agents tous les moments forts de leur carri re Cela passe effectivement par une gestion des personnels plus transparente et plus personnalis e en particulier l occasion de la notation dont le syst me doit tre refondu pour faire une plus grande part l valuation afin que chacun puisse b tir un v ritable parcours professionnel Pourquoi r former la notation e La
10. mode d emploi d autre part l identification pr cise des comp tences attendues dans les domaines identifi s comme les plus sensibles l issue des assises nationales des pr fectures expertise juridique communication GRH contr le de gestion ou aux fonctions plus traditionnelles mais dont le contenu sous forme d un descriptif de comp tences doit tre pr cis coordination interminist rielle et plus g n ralement m tiers des Directions des actions interminist rielles gestion de crise Dans deux des secteurs les plus directement expos s des mutations rapides celui des syst mes d information et de communication et celui du b timent le travail de r f rentiel est d ores et d j bien engag il convient enfin d insister sur l importance fondamentale que rev t pour le d veloppement de la gestion pr visionnelle le dossier AGORA Fond sur le logiciel HR ACCESS d velopp par la soci t IBM lui m me l origine de l application DIALOGUE retenue par la Police nationale AGORA a vocation unifier l ensemble des bases de donn es concourant la gestion des ressources humaines du dossier individuel la paye Cet outil est indispensable par la facilit qu il donnera pour toutes les op rations de simulation ou de pr vision aujourd hui tributaires de requ tes extraordinairement lourdes sur la base GPR II et qui requi rent le plus souvent l intervention pr alable d un technicien Cet outil est en out
11. pr fectures Les contr leurs des services techniques sp cialis B timent seront charg s d une part d encadrer une quipe restreinte d ouvriers professionnels appel s au fil des ans devenir de plus en plus polyvalents et charg d effectuer les interventions urgentes et d entretien courant et d autre part de n gocier les prestations demand es aux entreprises pour effectuer les travaux les plus lourds et enfin d assurer le suivi de ces travaux Ce renforcement et cette professionnalisation de la fili re B timent se sont effectu s par transformation d emplois d ouvriers d tat et d ouvriers professionnels alors m me que le volume des travaux s est accru Par ailleurs le statut des ing nieurs STM sera modifi afin de permettre aux contr leurs de pouvoir y acc der par concours interne et au choix Le Minist re a lanc une tude sur la r alisation d un r f rentiel m tiers du b timent qui permettra de d finir le format optimal des quipes techniques des pr fectures charg es de la maintenance des b timents et les formations n cessaires C Renforcer la pr sence des services sociaux Il importe de renforcer la capacit d intervention des assistants de service social dont la mission concerne tant les personnels administratifs et techniques que de police L action du service social s adresse l ensemble des personnels du Minist re et vise en particulier faciliter l adaptatio
12. 4049 14 120 80 60 60 4 30 4105 04 4309 4052 90 S T ADJOINT 8324 12 171 80 131 10 0 50 8365 32 8880 8228 80 CATEGORIE C 12131 39 230 70 180 20 0 30 12181 59 12932 11977 60 TOTAL ADMINISTRATIFS 19186 53 416 40 285 80 5 80 19311 33 20342 19037 50 22 FICHE N 6 LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES UN OUTIL STRATEGIQUE DE LA MODERNISATION Il est tr s important de parler des missions des pr fectures et de leur volution Il est tout aussi fondamental de parler des femmes et des hommes qui y travaillent de l esprit de service public qu ils incarnent de leur motivation de leurs aspirations de leur panouissement professionnel et de leurs conditions de travail Dans les pr fectures un mod le d organisation a v cu fond sur une r partition des t ches qui favorise les cloisonnements et sur une repr sentation pyramidale de la structure hi rarchique Ce mod le est obsol te en raison tout d abord de l rosion des effectifs qu il faut bien consid rer comme une r alit durable Les pr fectures doivent r solument d velopper la polyvalence de leurs agents et l adaptation continue de leur organisation l volution de leurs missions mais galement mettre en uvre chaque fois que cela est possible des traitements de dossiers s appuyant sur les nouvelles technologies de l information et de la communication Les agents quant eux aspirent pouvoir exprimer plus compl tement le sens de
13. IFS DES PREFECTURES CIGNE 43 PREFECTURE TOTAL No CORPS DES NOMBRE PERSONNELS DES PREFECTURES CADRE NATIONAL DES PREFECTURES 62 6 18 9 TPS i n TRAVAILLE D AGENTS Sous AUTORITE PREFET PREF S PREF DONT TA ET HORS TA ET TABLEAU I MAD MAD SITUATION DU 31 DECEMBRE 2000 EMPLOIS TECHNIQUES PREF AUTRES AUTRES MAD S PREF STRUCT STRUCT SGAP toutes SGAR sid affecta tions HORS AUTORITE TA CAA 4910 4501 3 3399 1 801 5 103 6 15 9 11 6 26701 3048 1 229 2 76 0 18 2 15111 13525 4 1099 1041 2 24652 22404 5 0e 4337 0 465 0 390 9 427 7 1060 1034 9 110 8 21 6 2 0 527 7 3413 AGENTS MIS A DISPOSITION PAR COLLECTIVITES TERRITORIALES AGENTS Mis A DISPOSITION 124 116 9 62 1 48 0 7 27 1 164 5 8 25836 23556 3 16102 7 4363 4 467 7 945 7 785 4 480 1 AUTRES DEPARTEMENTS MINISTERIELS PERSONS MIS A nN DU ET AGENTS AUTRES E E Hs E E ET GMS 2 i T 70 9 72 7 5 6 116 6 213 8 270 0 7 1 460 4 a 2 0 292 0 381 4 93 5 0 2 0 37 5 410 3 __33 6 685 4 30 5 2 0 11 0 411 3 35 6 696 4 AGENTS CONTRACTUELS CONTRACTUELS 344 330 3 AUTRES AGENTS NON TITULAIRES 129 6 18 0 263 9 0 7o 137 4 30o 1 0 IVACATAIRES 37 10 _ 2o 1066 17 105 17 ias 1299f 7858 28s 20 T 7 1 0 D ies vs 45 20 0 5 1270 1084 9 1153 20 0 2 0 1504 185 8 28 8 1614 1415 2 ass sol asl ia EST ET 10 1 0
14. La gestion pr visionnelle des emplois des effectifs et des comp tences GPEEC au MINISTERE DE L INTERIEUR L exemple des pr fectures x_k k k K La GPEEC a pu se d velopper la Direction des personnels de la formation et de l action sociale du Minist re de l Int rieur gr ce la mise en place de nouveaux outils de gestion et surtout par la fin du gel budg taire des postes Le plan pluriannuel concernant les pr fectures affirme la volont de poursuivre et de dynamiser une v ritable gestion des ressources humaines au sein du Minist re x k k kK K 1 Objectifs g n raux de la gestion des ressources humaines en pr fecture Les mesures propos es en faveur des personnels de pr fecture pousent la logique de modernisation d un grand service public de proximit et d accueil assumant galement en toutes circonstances la continuit de l Etat r publicain et de la solidarit nationale et plac au c ur de l animation et du pilotage de l action interminist rielle l chelon d concentr L exp rimentation profond ment novatrice pour la gestion publique de la globalisation voir fiche n 1 participe au d veloppement progressif d une gestion personnalis e et pr visionnelle des comp tences et s accompagne incontestablement d un haut degr d exigence l gard des agents Les pr fectures se sont volontairement inscrites travers la contractualisation triennale dans l objectif national de ma tr
15. aucoup plus grande au contact direct entre le fonctionnaire et son service gestionnaire Cette exigence n appartenait pas jusqu pr sent la culture des pr fectures Comme le souligne le programme pluriannuel de modernisation l un des enjeux primordiaux de la modernisation des pr fectures est bien l laboration et la diffusion progressive en leur sein d une culture partag e du management qui suppose en particulier un renouveau du dialogue social L organisation des Assises des pr fectures r pondait la volont de d finir les grands axes d volution des pr fectures et notamment d affirmer les orientations mettre en uvre en mati re de GRH Sur l ensemble de ces th mes les Assises ont tr s largement fait appel l ensemble des agents Une v ritable mobilisation a eu lieu au travail d un dispositif jamais mis en uvre au Minist re de l Int rieur r daction d un document pr paratoire transmis toutes les pr fectures fixant les enjeux ainsi que les orientations pour les ann es venir des groupes de travail th matiques mis en place dans les pr fectures la visite de deux responsables du Minist re dans toutes les pr fectures afin de sensibiliser et d expliquer des groupes de travail th matiques en centrale association des repr sentants du personnel des pr fectures r daction d un document final pr sent le 23 novembre 2000 Lyon lors des
16. blics consultants priv s 16 susceptibles de proposer des emplois de mobilit les formaliser et les diffuser dans le r seau des pr fectures diffuser une culture mobilit au sein des pr fectures Parmi ces objectifs deux actions prioritaires ont t identifi es recevoir en entretien dans les 3 ans venir l ensemble des CSA des directeurs et des attach s principaux des pr fectures produire des propositions de d bouch s pour le cadre national des pr fectures dans les pr fectures dans les autres administrations publiques dans les collectivit s territoriales dans le secteur para public KK KK KK La mobilit dans ce contexte appara t comme un outil de gestion facteur d efficacit et de dynamisme permettant d identifier des comp tences Elle permet de mettre en uvre une meilleure ad quation entre les besoins et les ressources humaines surle plan quantitatif r partition des effectifs sur le plan qualitatif comp tences et motivation en relation avec les situations de travail et de cr er et utiliser les outils de la GRH notamment les fiches de poste les entretiens d valuation les entretiens de carri res les fiches profil KKK KKK Par ailleurs la pratique des entretiens de carri re est d sormais syst matis e Ainsi les propositions de nomination dans les postes comportant des responsabilit s particuli res directeur de pr fecture chef de service ad
17. cacement la politique nationale de formation MIEUX PREPARER LES PREFECTURES ET L ADMINISTRATION CENTRALE AUX EVOLUTIONS DE LEUR MISSIONS gt Adapter le contenu des formations gt G n raliser les stages d accueil des nouveaux fonctionnaires et les formations d adaptation aux emplois gt D ployer un effort sp cifique en faveur de la formation des personnels d administration centrale gt D velopper les formations interminist rielles gt valuer plus efficacement les actions de formation 27 ACCOMPAGNER LES PERSONNELS DANS LA MISE EN UVRE DE LEURS PROJETS PROFESSIONNELS gt Rendre la formation plus accessible gt Mieux int grer les comp tences acquises par la formation dans la gestion des carri res gt Mieux articuler la promotion professionnelle pr paration aux concours et la formation continue gt Accentuer l effort de formation de l encadrement CONDUIRE PLUS EFFICACEMENT LA POLITIQUE NATIONALE DE FORMATION gt Renforcer les chelons d concentr s du dispositif de formation gt Placer l administration centrale en situation de piloter la mise en uvre d orientations nationales de formation au profit de l ensemble des personnels g r s par la DGA gt D velopper le recours aux formateurs internes 28
18. de la fonction conseil prospective relative en particulier l intercommunalit environnement s curit civile NTIC communication contr le de gestion etc animation du travail interminist riel l chelon d concentr et la conduite d actions le d veloppement d une v ritable fili re de responsables de la gestion des ressources humaines s accompagnant en particulier d une r valuation des postes correspondants la pr paration des structures l ventuelle g n ralisation de la globalisation des cr dits De m me les fili res techniques des pr fectures sont concern es Trois principales fili res contribuent directement la modernisation des pr fectures la fili re des syst mes d information et de communication la fili re du b timent et de service et la fili re sociale cet effet diverses actions ont d j t engag es et seront poursuivies dans les prochaines ann es A Adapter les m tiers aux enjeux des nouvelles technologies de l information et de la communication NTIC Les volutions technologiques extr mement rapides dans le domaine des t l communications et de l informatique et plus particuli rement l mergence des nouvelles technologies de l information et de la communication ont sensiblement modifi les m tiers des personnels qui exercent au sein du p le de comp tences des transmissions et de l informatique Un recensement des diff rents m
19. ectifs du service social dans une vingtaine de d partements soit en raison de l importance des effectifs soit en raison du contexte local zone forte densit urbaine agglom ration faisant l objet d un contrat de ville Par ailleurs pour couvrir les d partements faible effectif qui ne justifient pas de postes temps plein des conventions de r ciprocit de prestation de service social dans le cadre de l interminist rialit telles que celles d j exp riment es avec le Minist re de la justice et le Minist re des finances dans six d partements seront d velopp es Actuellement 131 assistants de service social et 18 conseiller techniques r gionaux de service social sont en fonctions 4 cr ations d emplois ont t obtenues en 2001 30 postes d assistants de service social suppl mentaires sont n cessaires FICHE N 4 LA MOBILITE Partant du constat de la long vit excessive dans les m mes fonctions qui affecte de tr s nombreux agents de tous grades au d triment de leur d roulement harmonieux de carri re mais aussi de l int r t des services concern s une mission mobilit a t cr e l automne 1999 Cette mission mobilit s inscrit dans un contexte de modernisation du service public en r pondant aux priorit s nonc es dans la R forme de l tat parmi lesquelles figure la mise en place d une gestion des ressources humaines r nov e et reconnue dans l admin
20. es Lyon le 23 novembre 2000 ont tr s largement contribu cette d marche S agissant de la GRH la r flexion tenait compte de trois l ments majeurs qui ordonnent le paysage pour les ann es qui viennent la d mographie des diff rents corps qui servent dans les pr fectures avec des d parts naturels tr s peu nombreux jusqu en 2004 ou 2005 puis massifs dans les ann es qui suivront Une r flexion pr alable s impose sur la structure des emplois et l volution des m tiers qu il sera possible de projeter l occasion de ce profond renouvellement la perspective de l application adapt e au secteur public de la loi sur les 35 heures qui ne fera tr s vraisemblablement appel des cr ations d emplois qu titre exceptionnel la globalisation des moyens de fonctionnement y compris les r mun rations des pr fectures dans une logique de tr s grande d concentration Elle transformera profond ment les modes actuels de gestion et conduira l administration centrale red finir ses propres missions et se r organiser La gestion des ressources humaines d velopper dans les ann es qui viennent dans les pr fectures doit tre d abord pr visionnelle Il s agit d une v ritable r volution par rapport la r alit subie jusqu pr sent celle d une visibilit au mieux trimestrielle Surtout cette gestion doit tre personnalis e et faire une place be
21. es Il recherche les moyens de faciliter la mise en uvre uniformis e des techniques modernes du management et s assure de la pratique effective au sein des services des outils de management dont la mise en place est recommand e En cela il tient lieu d instance d analyses et de pr conisations A ce jour les travaux de l observatoire portent sur accueil des agents nouvellement nomm s le r gime indemnitaire les fiches de poste la mobilit Ja notation et l valuation 2 La mise en uvre d un processus d valuation en centrale La mise en uvre d une d marche d valuation s inscrit dans le cadre de l observatoire du management cr au cours de l t 2000 Un groupe de travail charg de proposer la mise en place d entretiens d activit a ainsi t cr Ce groupe a la charge de proposer les outils les dispositifs et les formations qui permettront de g n raliser la d marche L objectif des entretiens est e d instaurer un change annuel sur la base d un guide sp cifique permettant de mieux faire le point sur les activit s exerc es de d finir des objectifs de d velopper les comp tences d envisager des formations et d voquer les souhaits d volution professionnelle e de r aliser pour tous les agents le n cessaire et l gitime retour d information par la hi rarchie sur le travail qu ils ont effectu durant l ann e coul e
22. estionnaire En d autres circonstances la notation annuelle est aussi l occasion d exprimer dans les formes appropri es aux agents dont la mani re de servir n est pas pleinement satisfaisante ce qui est attendu d eux avec le concours si n cessaire des actions utiles de formation 25 e La notation appara t ainsi comme l un des outils du management La notation s appuie sur trois principes principe de simplicit aussi s abstiendra t on en particulier de multiplier les entretiens principe de transparence il faut pouvoir afficher les crit res principe d objectivit elle est essentiellement le bilan r trospectif et prospectif d une activit professionnelle Elle se fondra donc sur des objectifs collectifs et individuels et s attachera limiter les risques inh rents la subjectivit du notateur Pour que la notation soit effectivement consid r e comme un outil de management elle doit s appuyer sur la pratique des entretiens Chaque ann e tout agent not doit b n ficier d un entretien d activit Cet entretien doit permettre de faire une analyse dynamique des missions des activit s exerc es effectuer un bilan de l ann e coul e voquer les dossiers marquants les contraintes sp cifiques les am liorations possibles gt r f rencer les principales comp tences requises sur le poste gt fixer de mani re contractuelle les objectifs prioritaires pour l ann e
23. ise de la d pense publique et de l emploi public Il importe donc dans le prolongement des Assises nationales des pr fectures qui se sont d roul es LYON le 23 novembre 2000 voir fiche n 2 de tracer pour les personnels qui travaillent en pr fecture cadre national des pr fectures corps des services techniques du mat riel corps des syst mes d information et de communication professionnels de soutien l action sociale agents contractuels des perspectives d avenir qui conjuguent adaptation de la structure des emplois aux besoins nouveaux du service public et de l action de l Etat et am lioration des d roulements de carri re En effet les pr fectures dont les emplois budg taires ont diminu de quelque 1000 emplois en 5 ans entre 1995 et 1999 sont confront es des volutions multiples qui ont des incidences tant sur le volume des emplois que sur leur niveau ou leur sp cialisation mise en uvre de nouvelles technologies et par voie de cons quence de nouveaux rapports avec les usagers adaptation voire all gement de certaines t ches renforcement du r le interminist riel des pr fectures notamment l occasion de la d concentration de certaines fonctions volution de certaines missions notamment pour mieux faire face aux situations de crise d veloppement rapide et alourdissement de certaines t ches telles les demandes d asile territorial qui ont justifi au budget 2001 la cr ation de 38 emplois
24. istration comme une fonction strat gique au programme pluriannuel de modernisation PPM du Minist re de l int rieur qui affirme dans ses orientations strat giques la volont que le Minist re soit un artisan actif de la r forme de l tat en pla ant les pr fectures au centre de la r forme et en promouvant la gestion des ressources humaines en pr fecture ce titre il fixe les conditions d un rapprochement administration centrale pr fectures d une mise en uvre d une politique de mobilit et de d bouch s d une optimisation des pratiques de mobilit et des outils de management Au projet de service du BGPP qui d cline ces objectifs en priorit s dont certaines concernent la gestion des ressources humaines mieux conna tre les pr fectures mieux conna tre les agents du cadre national des pr fectures encourager la mobilit Les missions du poste ainsi d finies conduire des entretiens individuels avec les directeurs attach s principaux attach s secr taires administratifs agent de cat gorie C qui souhaitent faire preuve de mobilit d une pr fecture l autre ou l ext rieur des pr fectures mettre en ad quation des profils individuels des agents avec les postes ouverts en pr fecture ou en dehors du r seau des pr fectures prendre des contacts avec les organismes ext rieurs administrations publiques collectivit s locales organismes para pu
25. l initiative et des responsabilit s dont ils sont capables Emergent peu peu des logiques de professionnalisation qui doivent trouver dans l organisation actuelle une reconnaissance officielle La gestion des ressources humaines d velopper dans les ann es qui viennent dans les pr fectures doit tre pr visionnelle et surtout personnalis e et faire une place beaucoup plus grande au contact direct entre le fonctionnaire et son service gestionnaire Cette exigence doit se traduire au sein des pr fectures par l laboration et la diffusion progressive d une culture partag e du management Ce sont ces principes qui inspirent d sormais les actions de modernisation engag es en faveur d une v ritable gestion des ressources humaines et d une gestion pr visionnelle des emplois des effectifs et des comp tences Un certain nombre d actions significatives ont d ores et d j t mises en uvre en ce sens 23 1 L observatoire du management Cr au cours de l t 2000 l observatoire du management est une instance de recueil d information de r flexion et de propositions Pour faciliter ses travaux et approfondir certains th mes il peut d cider de constituer des groupes de travail th matiques et faire appel divers participants titre d experts Il doit sensibiliser tous les niveaux hi rarchiques de l importance des m thodes de management dans le bon fonctionnement des servic
26. mbre d arrondissements appliqu s en fonction de la situation des d partements et des pr fectures pour obtenir un effectif r parti Module de comparaison La fonction de comparaison et d analyse destination des pr fectures consistera pour chacune des missions repr senter la pr fecture sur un graphique en fonction d une part de l effectif r parti sur la mission et d autre part de l effectif r el que la pr fecture a affect cette mission Un m me graphique fera appara tre des pr fectures comparables c est dire qui ont des caract ristiques similaires Des indicateurs explicatifs permettront alors de d terminer les raisons des carts constat s entre les pr fectures Ces raisons peuvent tre de quatre types l organisation du travail le recours aux nouvelles techniques le red ploiement 21 d activit s entre la pr fecture et d autres services de l tat et le niveau de traitement des dossiers Commentaires ARCADE d cline l effectif r parti en missions et fonctions support ce qui donne au gestionnaire le moyen de d celer des d s quilibres internes Le module de comparaison permettra aux pr fectures mission par mission de se situer utilement et les invitera le cas ch ant se rapprocher de modes d organisation plus efficaces ARCADE sera galement un outil d aide la r flexion sur l volution souhaitable dans le temps de la structure des emplois de la pr
27. ministratif directeur des services du cabinet sont d sormais syst matiquement pr c d es par un entretien de carri re Paris qui permet d clairer et de compl ter le dossier administratif du candidat On peut consid rer que cette simple mesure syst matique depuis le printemps 2000 l ve notablement la qualit des propositions qu il incombe l administration de faire la commission administrative paritaire Cet entretien permet galement au candidat et son gestionnaire de d velopper des logiques de parcours professionnel supposant notamment des engagements r ciproques la d finition de formations n cessaires ou encore la mise en uvre des mobilit s Enfin une circulaire actuellement en pr paration renforcera la mobilit quelle soit interne ou externe intra pr fectures ou interminist rielle FICHE N 5 LES OUTILS DE LA GRH 1 LA FICHE NAVETTE TRIMESTRIELLE Ces fiches navettes sont tablies tous les trimestres par les pr fectures et transmis la DPFAS du Minist re de l int rieur o elles sont exploit es mod le au 31 d cembre 2000 ci apr s 2 GPR 2 et AGORA Outil informatis mis en place en 1990 et qui a terme sera remplac par AGORA fiche de pr sentation ci apr s 3 ARCADE Outil d aide la r partition la comparaison et l ajustement de l effectif mis en place en 2000 fiche de pr sentation ci apr s 1 EXTRAIT D UNE FICHE NAVETTE DES EFFECT
28. mne 1999 d une mission mobilit voir fiche n 4 la Direction du Personnel de la Formation et de l Action Sociale destination des personnels des pr fectures qui est venue compl ter la mission mobilit de la Sous Direction du Corps Pr fectoral et des Administrateurs Civils Cette cr ation qui va tre tendue aux personnels d administration centrale prochainement r sulte du constat fait d une long vit excessive dans les m mes fonctions qui affecte de tr s nombreux agents de tous grades au d triment de leur d roulement harmonieux de carri re mais aussi de l int r t des services concern s cr ation l automne 1999 d une mission outils et m thodes de la GRH destin e aider aussi bien les services de l administration centrale que ceux des pr fectures se familiariser avec des concepts et des pratiques qui leur taient souvent trangers r affirmation par les circulaires des 7 f vrier 2000 et 27 mars 2001 de la valeur professionnelle compar e comme crit re exclusif pour les propositions de promotion au choix L administration centrale d s l automne 1999 a clairement manifest que les propositions motiv es par la seule anciennet des candidats ne pouvaient plus prosp rer les propositions de nomination dans les postes comportant des responsabilit s particuli res directeur de pr fecture chef de service administratif directeur des services du cabinet sont d sormais syst matiquement p
29. n se substituer l actuelle application GPR2 Le premier objectif d AGORA est donc de refondre l actuel syst me d information des ressources humaines GPR2 en respectant la d concentration des actes de gestion et en largissant son p rim tre fonctionnel afin de combler les manques actuels pr liquidation de la paye gestion des doubles situations En outre il offrira aux utilisateurs la possibilit de produire eux m mes des tats standards ou de sortir des statistiques l aide d un outil de requ tes mis leur disposition Il permettra ainsi de disposer d outils d aide la d cision et de simulation Diff rentes structures du Minist re de l int rieur ayant d ores et d j fait le choix de ce m me progiciel les outils de gestion des ressources humaines seront harmonis s ce qui devrait entra ner une diminution des co ts et assurer un meilleur service aux utilisateurs 20 3 ARCADE Outil d Aide la R partition la Comparaison et l Ajustement De l Effectif Pr sentation Abandonnant l effectif de r f rence qui pr sentait le d faut d tre fond sur la notion d effectif souhaitable l administration centrale s est dot e en 2000 d un nouvel outil d aide la r partition la comparaison et l ajustement des effectifs des pr fectures ARCADE Cet outil a pour objectif d aider d une part les d cideurs d administration centrale mieux aj
30. n des personnes au milieu professionnel Le service social a aussi pour mission d analyser la situation des personnels confront s des difficult s d adaptation au travail afin d apporter les solutions les plus pertinentes tant pour les agents concern s que pour le service public Le d veloppement du r le des services sociaux s articule autour de deux axes l am lioration des conditions de travail et de vie dans les services et la recherche d une meilleure articulation vie professionnelle vie priv e Ce cadre d intervention suppose que les assistants de service social soient clairement identifi s par les agents et les acteurs locaux et poss dent une culture de terrain qui leur permettent de comprendre et d anticiper les difficult s des personnels La d marche entreprise depuis quelques ann es doit donc tre accentu dans les ann es venir de fa on offrir aux agents une prestation de proximit sur l ensemble du territoire Les objectifs sont les suivants affectation d un poste d assistant de service social par d partement sur la base au moins d un mi temps pour les pr fectures tr s faible effectif et 14 l affectation d un poste d assistant de service social pour 1 100 agents actifs ou 1 500 agents en prenant en compte les retrait s ratios compatibles avec un fonctionnement plus satisfaisant du service social Pour atteindre ces objectifs il est n cessaire de renforcer les eff
31. nomie de l application est insatisfaisante pr sentation de certaines ditions n est pas agr able pas d autonomie des utilisateurs pour ex cuter des requ tes navigation peu ais e entre les crans redondance de certains crans 4 Certaines populations ne sont pas prises en compte contractuels vacataires agents mis disposition en provenance d autres administrations 5 Aucune gestion pr visionnelle n est possible Dans le cadre de la modernisation de l tat le minist re de l int rieur a fait le choix du progiciel HRAccess d IBM pour g rer les personnels de police Dans un souci de coh rence et de rentabilit les personnels de pr fectures seront terme g r s par AGORA d clinaison du mod le fonction publique d HRAcces adapt e aux besoins des pr fectures AGORA Le Minist re de l Int rieur inscrit dans une logique de modernisation de la gestion des ressources humaines a fait le choix du progiciel HRAccess dit par IBM Global Services D ores et d j la DATAP la SDRF et la SDP ont retenu ce progiciel pour la gestion du corps pr fectoral PREFACE pour la gestion des formations GEF la gestion des personnels de l admimistration centrale PROSPER Le d veloppement du projet DIALOGUE pour les personnels de la police nationale g r s par la DAPN est en cours de validation La gestion des personnels de pr fectures suit ce mouvement de modernisation avec le projet AGORA qui a vocatio
32. oncern s revoir les programmes des concours et lancer dans le cadre d un plan de formation des cycles de formation destination de tous les personnels de cette fili re Une r flexion doit enfin tre men e pour rapprocher les possibilit s d volution de carri re de ces personnels de celles qui sont offertes aux personnels administratifs l objectif tant de rassembler dans une m me fili re vocation interminist rielle les personnels qui concourent au fonctionnement des syst mes d information et de communication 13 B Adapter et professionnaliser les agents affect s au m tier b timent et service Le programme immobilier des pr fectures ainsi que la n cessit de renforcer l expertise technique des pr fectures sur l entretien et la s curit des b timents ont conduit au recrutement par concours en 2000 de 16 contr leurs B timent affect s en SGAP et en pr fecture Un nouveau concours au titre de 2001 est d ores et d j lanc hauteur de 22 postes Une derni re tranche sera pr vu en 2002 hauteur de quelque 10 postes par transformation d emplois Les pr fectures qui g rent un volume important de TATE travaux d am nagement et travaux d entretien et celles qui sont trop loign es d un SGAP se verront donc l issue de ce plan dot es d au moins un contr leur B timent Par ailleurs le renforcement en personnel des SGAP doit permettre le renforcement de la coop ration entre les SGAP et les
33. oppement d une gestion personnalis e La gestion des personnels de pr fecture a incontestablement t marqu e jusqu une p riode r cente par le primat donn la gestion statutaire et budg taire qui repr sente assur ment le socle indispensable de toute bonne gestion La fiche navette trimestrielle voir fiche n 5 associ e au logiciel GPR 2 voir fiche n 5 donne une connaissance tr s pr cise de l volution des effectifs pr fecture par pr fecture La fiabilit et l utilit de cet outil sont r guli rement soulign es par le Contr leur financier C est dans ce cadre que la sous direction des personnels a pu progressivement optimiser les emplois budg taires en particulier en assurant le recyclage des rompus de temps partiel soit l quivalent d environ 1180 emplois De la m me fa on on peut consid rer que la gestion statutaire n appelle pas de critiques fondamentales En revanche la gestion personnalis e voir fiche n 6 ne prend quelque consistance que depuis moins de trois ans On en donnera ici quelques exemples concrets multiplication l initiative de l administration centrale des contacts directs avec les fonctionnaires de cat gorie A qui savent d sormais qu ils peuvent r guli rement b n ficier d un entretien de carri re avec leur gestionnaire central les pr fectures devant assumer le m me r le en ce qui concerne les fonctionnaires de cat gorie B et C cr ation l auto
34. ou l am lioration de la gestion des cr dits europ ens qui a conduit la cr ation de 52 emplois L exigence de qualit de service exprim e par le public va croissant tandis que le d veloppement du travail interminist riel fait de plus en plus appel la notion de r seau et celle des p les de comp tences partag es C est pourquoi une analyse pr cise de ces diff rentes volutions portant tout la fois sur le volume des emplois et leur qualification sera engag e dans le cadre du plan pluriannuel pour les pr fectures Un plan de recrutement et de requalification sera labor pour tenir compte des d parts massifs la retraite partir de 2005 de pr s de 1000 fonctionnaires par an pour le seul CNP Ces perspectives d mographiques donnent une occasion ne pas manquer d agir sur la structure des emplois et les qualifications professionnelles qu exige l volution des missions Elles repr sentent galement une contrainte dans la mesure o il conviendra d assurer des recrutements importants dans un contexte de plus en plus concurrentiel entre secteurs public et priv mais aussi au sein de secteurs publics Les agents du CNP aspirent la clarification et l actualisation des missions confi es aux pr fectures et aux sous pr fectures Ils demandent dans cette perspective une d finition plus pr cise des m tiers voir fiche n 3 qu ils ont vocation exercer Ils veulent galement savoir comment leurs comp
35. r c d es par un entretien de carri re en administration centrale qui permet d clairer et de compl ter le dossier administratif du candidat On peut consid rer que cette simple mesure syst matique 3 depuis le printemps 2000 l ve notablement la qualit des propositions qu il incombe l administration de faire la commission administrative paritaire Cet entretien permet galement au candidat et son gestionnaire de d velopper des logiques de parcours professionnel supposant notamment des engagements r ciproques la d finition de formations n cessaires ou encore la mise en uvre de mobilit s mise en place depuis la fin de l ann e 1999 de formations sp cifiques la GRH destination des chefs de bureau des ressources humaines et des directeurs de pr fecture sur les th mes de la GPEEC de l entretien d valuation et de la mobilit la r novation du syst me de notation intervient dans ce contexte comme la cons quence indispensable de l attention beaucoup plus pr cise port e au fonctionnaire son profil professionnel ses aptitudes et ses lacunes ventuelles Les personnels eux m mes comme on a pu le constater Lyon revendiquent avec force une notation plus sinc re et plus responsable qui fasse appel l valuation et la d finition pr alable d objectifs collectifs et individuels La g n ralisation de l entretien annuel de notation est dans ce contexte un objectif priori
36. r forme de la notation constitue donc un objectif prioritaire pour la DPFAS avec le double souci d en faire un th me privil gi de concertation avec les organisations repr sentatives des personnels et d aboutir rapidement un cadre clair objectif et efficace e La notation pour tre une obligation r glementaire au sens du d cret n 59 308 du 14 f vrier 1959 n est pas une fin en soi aucun syst me ne sera r ellement mis en pratique si ses utilisateurs n en prouvent pas la n cessit e L exercice annuel de notation serait per u comme une t che r p titive et trop formelle e Elle doit permettre un v ritable change entre le notateur et chacun de ses collaborateurs e La crainte du conflit est galement pr sente ainsi que le souci de ne pas perturber la relation quotidienne quoi sert la notation e C est une marque officielle de reconnaissance professionnelle l agent not est situ pour ce qu il est et ce qu il fait dans la structure 1l n est pas anonyme indiff renci et interchangeable e La notation annuelle scande le temps de la vie professionnelle Elle peut tre le moment privil gi du recul par rapport au flux de l activit quotidienne permettant la fois de dresser le bilan indispensable et de se projeter dans l avenir e certaines tapes cruciales promotions au choix s lection de candidats pour pourvoir certains postes la notation est un outil d aide la d cision pour le g
37. rc es dans les pr fectures a ainsi t cr Le plan 1990 1995 de modernisation des pr fectures confirmait la poursuite des recherches engag es et avait retenu comme principe que le r sultat de l tude devrait servir de base la construction des nouveaux plans de formation con us dans une optique de professionnalisation c est dire de valorisation de tous les aspects du travail administratif et d adaptation de la qualification des agents aux exigences requises par leurs attributions et par l volution de celles ci Aujourd hui la modernisation de la GRH et notamment la mise en uvre d une gestion plus personnalis e et la d finition de parcours professionnels n cessite de rechercher la meilleure ad quation entre les souhaits et profils des agents et les besoins des services La r flexion sur les m tiers ou les fili res m tiers actuellement engag e reprendra l tude tr s compl te r alis e en 1994 et l affinera pour tenir compte de l mergence des nouveaux m tiers Cette attente d une d finition de m tiers ou de fili res m tiers manifest e lors des Assises s inscrit en effet dans le sens des volutions pr visibles pour les prochaines ann es notamment au regard de la professionnalisation dans un certain nombre de domaines nouveaux de comp tences ou de m tiers conforter expertise juridique de haut niveau gestion des fonds europ ens d veloppement
38. re n cessaire pour la r alisation des objectifs assign s par le CIRE sur l acc s en ligne s curis des fonctionnaires leur dossier individuel et sur la gestion individualis e des carri res Cette nouvelle application remplacera dans les ann es venir le logiciel GPR 2 voir fiche n 5 actuellement d ploy dans les pr fectures FICHE N 1 LA GLOBALISATION DES CREDITS DE REMUNERATION ET DE FONCTIONNEMENT DES PREFECTURES La globalisation des cr dits des pr fectures au sein d une enveloppe fongible s inscrit dans un processus de d concentration Elle vise favoriser un meilleur emploi des cr dits et inciter une gestion pr visionnelle dans un climat nouveau de concertation au plan local Elle constitue un outil de r novation des modes de gestion et de transformation des structures Ses objectifs permettre une adaptation des moyens aux priorit s choisies au regard du projet territorial notamment permettre une programmation pluriannuelle mieux conna tre la r alit des co ts pour am liorer les d cisions Les principes La dotation est globalis e mais encadr e dotation globalis e cela signifie 2 sous enveloppes cr dits de fonctionnement et de r mun ration La Fongibilit des cr dits Le report des cr dits Ni gel ni annulation budg taires Montant de la dotation garantie 3 ans Quels cr dits concern s amp Cr dits de fonctionnement
39. repr sente la forme la plus achev e de la contractualisation illustre apr s 15 mois d exp rimentation dans quatre pr fectures et son extension 10 nouvelles pr fectures au 1 janvier 2001 que la responsabilit nouvelle donn e au gestionnaire local permet plus s rement que toute mesure coercitive de remettre en cause les organisations tablies et de provoquer une v ritable r flexion sur l adaptation souhaitable de la structure des emplois ainsi que sur la r partition des quilibres internes des effectifs au sein d une pr fecture en fonction de l volution des missions et des priorit s qu elle se fixe les entretiens de gestion inaugur s en 1998 ont permis un tr s remarquable rapprochement de l administration centrale et des pr fectures permettant chacun de mieux mesurer les contraintes du partenaire Les entretiens sont pr c d s d un v ritable audit interne de la pr fecture qui fait une large place en particulier la gestion des ressources humaines Les pratiques de communication interne de management de mobilit ou encore de formation sont syst matiquement abord es A partir de la photographie loyale et pr cise de l existant la pr fecture est tout naturellement port e se fixer des objectifs pour am liorer les points qui m ritent de l tre l administration centrale s est dot e en 2000 d un nouvel outil d aide la r partition comparaison et ajustement des effectifs des pr fectures ARCADE
40. rsonnels des pr fectures arr t l occasion d une r union tenue le 4 janvier dernier en s ance pl ni re Des r unions mensuelles sont pr vues pour faire le point sur l tat d avancement de la d marche Dans ce cadre cinq groupes de r flexion charg s de pr parer les travaux des r unions de synth se et des propositions seront constitu s sur les th mes suivants 10 gestion pr visionnelle des emplois et des comp tences requalification des emplois r gime indemnitaire notation valuation avancement formation technologies et nouveaux m tiers de l information et de la communication simplification et all gement des t ches d concentration En outre l instance d valuation de l exp rimentation de la globalisation compos e de administration du Minist re des organisations syndicales repr sentatives des personnels des pr fectures et des autres minist res concern s se r unira la fin du mois de f vrier 11 FICHE N 3 METIERS ET REFERENTIEL DES EMPLOIS TYPES DANS LES PREFECTURES Un r f rentiel des emplois types dans les pr fectures a t labor en 1994 Il r pondait au besoin de disposer d un recueil structur d informations sur les diff rents m tiers rencontr s de mani re g n rale dans les pr fectures et sous pr fectures Un r pertoire vocation nationale recensant et d crivant les grands types d activit s administratives exe
41. taire une plus grande attention port e aux agents qui pour les raisons les plus diverses sont expos s au risque de marginalisation professionnelle Ce sujet particuli rement complexe int resse l ensemble de l encadrement mais galement le service social et la m decine de pr vention qui doivent travailler en troite coop ration S agissant du seul volet disciplinaire de cette action la circulaire du 9 janvier 2001 relative la pr vention des fautes professionnelles et la mise en uvre des proc dures disciplinaires donne tous des rep res utiles avec l ambition de favoriser la diffusion des bonnes pratiques du management Le m me souci inspire la circulaire DLPAJ du 9 janvier 2001 relative la protection des agents mis en cause dans l exercice de leurs missions b l amorce d une gestion pr visionnelle Il importe de souligner que la gestion pr visionnelle n est un objectif r aliste que depuis tr s peu de temps la pratique du gel des emplois budg taires en flux ou en stock interdisait toute r elle visibilit et a fortiori toute pr vision le paysage a volu radicalement depuis la mise en place avec le Minist re du budget du contrat triennal d volution des effectifs au moins en ce qui concerne les personnels administratifs assorti de la garantie pour les pr fectures d tre exon r es de toute mesure de gel ou de mise en r serve d emplois La globalisation voir fiche n 1 qui
42. tiers a t effectu afin de mieux ma triser les besoins des services mieux assurer l ad quation des ressources ces besoins tant en ce qui concerne les effectifs eux m mes que les comp tences requises L tude pilot e par PIGA et reprise dans le sch ma directeur informatique identifie ainsi une trentaine de m tiers principaux regroup s dans huit familles principales modernisation et informatisation des services tudes et d veloppement mise en uvre d ploiement support technique production exploitation et gestion technique assistance aux utilisateurs expertise gestion accueil Dans les pr fectures les nouveaux besoins au sein du service commun des transmissions et de l informatique sont principalement le suivi du SIT la mise en place des t l proc dures via internet la fonction d administrateur de donn es webmestre la fonction d administrateur de r seau local et un d veloppement de l assistance informatique Dans les pr fectures de zone les nouveaux besoins sont le d veloppement du conseil et de l assistance au profit des services utilisateurs l assistance la ma trise d ouvrage dans le cadre d un projet SIT par exemple le d veloppement d applications d int r t national l installation le support et la maintenance importante des quipements gr ce un centre d assistance technique permanent Un travail important est en cours pour faire voluer les statuts des personnels c
43. uster l effectif des pr fectures et de fa on plus quitable module de r partition et d autre part aider les responsables en pr fecture mieux organiser la r partition quantitative et qualitative de leur effectif entre les missions module de comparaison ARCADE a donc deux fonctions principales e R partir les emplois budg taires allou s aux pr fectures de fa on quitable et objective e Ajuster les effectifs en nombre et en comp tences par mission dans chaque pr fecture en facilitant la recherche des meilleures pratiques par le biais d une fonction de comparaison Missions d ARCADE L activit de la pr fecture a t d compos e en sept missions principales et sept missions de support Missions principales Missions support Repr sentation de l tat Gestion administrative S curit Informatique R glementation Standard Accueil et d livrance des titres Imprimerie et reprographie Relations avec les collectivit s locales Entretien des b timents Interminist rialit Entretien des r sidences SGAR Garage et parc automobile Module de r partition La fonction de r partition utilis e par l administration centrale consiste ventiler l effectif budg taire administratifs et techniques ou sp cialis s titulaires entre les pr fectures et par missions en fonction d un certain nombre d indicateurs objectifs tels que la population le nombre de ch meurs le no
44. venir d finir les besoins de formation et conna tre les souhaits de formation gt examiner les souhaits d volution professionnelle et les moyens de les mettre en uvre c t de la fiche de notation un guide sp cifique a t con u pour permettre au notateur direct et l agent de pr parer chacun de son c t l entretien La pr paration est une phase essentielle pour les deux parties et la r ussite de l exercice est en grande partie li e la qualit de celle ci L entretien d activit ne doit pas tre confondu avec les changes quotidiens il constitue un moment privil gi o l agent et le notateur prennent le temps durant 1 heure environ d changer sur les conditions d exercice des activit s de faire un bilan et de d finir les orientations pour l ann e venir Un programme de formation permettra tous les notateurs de r aliser les entretiens d activit dans les meilleurs conditions Enfin la mise en uvre d une gestion individualis e des ressources humaines suppose que les l ments relatifs la valeur des agents soit mieux prise en compte dans leur parcours professionnel cet gard les bilans des commissions administratives paritaires centrales d avancement des personnels de pr fecture ont fait l objet de circulaires en 2000 et en 2001 afin de rappeler les principes retenir La gestion individualis e des ressources humaines c est aussi mieux pr venir les
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